Пятница , 28 Январь 2022

Выдана депонированная заработная плата: определение, проводки, налоги — Контур.Бухгалтерия

Содержание

определение, проводки, налоги — Контур.Бухгалтерия

Если предприятие выдает сотрудникам зарплату наличными средствами через кассу, то порой оно сталкивается с депонированием заработной платы. Что это такое, как оформлять и куда отправлять такие средства?

Что такое депонирование зарплаты?

Трудовой кодекс требует выдавать сотрудникам зарплату два раза в месяц. Сроки выплат устанавливаются руководителем и отражаются во внутренних документах компании. Перед выплатой зарплаты предприятие получает необходимую сумму из банка и составляет расходную ведомость, куда бухгалтер по зарплате вносит данные по каждому сотруднику: имя, начисленную сумму. Период выплаты зарплаты продолжается не больше пяти дней (включая день получения средств со счета в банке), и это единственное время, когда в кассе компании можно держать средства сверх кассового лимита.

Если кто-то из сотрудников не успел получить свою зарплату в отведенный срок, то эти средства придется депонировать — т.

е., вернуть в банк. Это обязанность компании, по требованию ЦБ РФ (Указание от 11.03.2014 №3210-У). На какие бухгалтерские счета нужно внести средства при возвращении в банк, как признать суммы при расчете налога на прибыль, надо ли начислять с них страховые взносы и удерживать НДФЛ? — читайте далее.

Как депонировать зарплату: пошаговый алгоритм

Когда закончится срок, установленный для выплаты зарплаты, кассир должен проверить зарплатную ведомость, пересчитать выплаченные суммы и выяснить величину остатка. В графе 23 напротив фамилий сотрудников, которые не успели получить деньги, делается запись “Депонировано” или проставляется такой же штамп. В конце ведомости прописываются суммы. Важно: итоги выплаченных и подлежащих депонированию сумм должны быть равны окончательной сумме в ведомости.

Зарплату, которая подлежит депонированию, нужно сдать в банк на следующий день после завершения срока выплаты зарплаты. Депонирование отразите в реестре. Унифицированной формы реестра депонентов не существует, составить его можно в свободной форме.

В реестре обязательно должны присутствовать такие реквизиты:

  • название компании или ФИО ИП;
  • дата оформления реестра;
  • период возникновения депонированных средств;
  • номер платежной ведомости;
  • ФИО и табельный номер (если есть) работника, который не получил деньги;
  • сумма невыплаченной з/п;
  • итоговая сумма по невыплаченной з/п;
  • подпись кассира с расшифровкой.

В реестр можно включить и другие реквизиты, которые важны компании. Из реестра данные перенесите в книгу учета депонированных сумм. Форму книги тоже можно сформировать самостоятельно или взять за основу формы для бюджетных организаций. Бухучет операции по депонированию з/п оформите проводкой:

Дт 70 Кт 76-4 — депонированная з/п, не полученная сотрудниками;
Дт 51 Кт 50-1 — депонированная з/п, внесенная на расчетный счет.

Когда работник, не получивший зарплату, обратится за ней, сумму нужно будет выдать по первому требованию, письменному или устному. Срока для выдачи депонированной з/п нет. Нужно получить из банка сумму зарплаты, составить расходный кассовый ордер на имя сотрудника, дату и номер ордера отразить в книге учета депонированных сумм.

Выдачу з/п надо зафиксировать в реестре депонированных сумм, проставить напротив фамилии сотрудника отметку о полученных суммах и указать дату. Хранить реестры о депонировании з/п нужно пять лет. Бухучет операции по выдаче депонированной з/п оформите проводкой:

Дт 50-1 Кт 51 — получены из банка деньги на выплату депонированной з/п;
Дт 76-4 Кт 50-1 — работнику выдана депонированная з/п.

Что делать с невостребованной зарплатой?

У сотрудника есть три года, чтобы получить свою депонированную зарплату. Отсчет начинается со следующего дня после той даты, когда предприятие должно было выдать з/п. Если работник или его представитель не обратились за депонированной з/п в течение трех лет, нужно совершить следующие действия.

В бухучете спишите сумму на прочие доходы. Для расчета налога внесите ее в состав внереализационных доходов. Подготовьте акт инвентаризации, бухгалтерскую справку и приказ руководителя организации о списании кредиторской задолженности.

Никогда ничего не упустишь в начислении зарплаты

«Бухгалтерия — удобная программа. Спасибо разработчикам. С Контуром работаю уже давно. И кадры удобно вести, никогда ничего не упустишь в начислении заработной платы. Отчеты все вовремя попадают к адресату. Все обновляется в ногу со временем. Мне очень нравится, все удобно. А когда бывает что-то непонятно, можно позвонить — и вам всегда придут на помощь. Еще раз спасибо разработчикам».

Наталия Аббасова, бухгалтер, ст. Вешенская, Ростовская обл.

Как удержать НДФЛ?

НДФЛ с зарплаты удерживается в момент выплаты денег сотруднику. Перечислить налог нужно в день выплаты или на следующий день. Поэтому с депонированной з/п налог удержать невозможно.

Как перечислить страховые взносы?

Со страховыми взносами все тоже однозначно. Поскольку страховые взносы платятся с начисленной зарплаты и не зависят от факта ее уплаты, с суммы депонированной з/п нужно перечислять взносы во внебюджетные фонды не позднее 15 числа следующего месяца.

Как сформировать налог на прибыль?

Порядок списания сумм депонированной з/п в налоговом учете зависит от метода, по которому предприятие рассчитывает налог на прибыль.

  • При методе начисления депонированную з/п включают в расходы в том же месяце, когда она была начислена.
  • При кассовам методе сумму депонированной з/п включают в расходы только в момент ее выплаты. Тогда в месяце начисления з/п возникает вычитаемая временная разница и создается отложенный налоговый актив, который спишется после выдачи з/п.

Сегодня большинство компаний имеют с банками договоры зарплатного проекта с перечислением денег на карты сотрудников, и операции по депонированию з/п случаются редко.

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис, в котором вы можете легко вести бухучет, начислять зарплату (и оформлять депонирование зарплаты), сдавать отчетность. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней!

Попробовать бесплатно

Депонирована заработная плата 2021: проводка

Определение понятия

Порядок обращения денежных средств регулируется указанием ЦБ РФ № 3210-У. В соответствии с порядком ведения кассовых операций, на выплату зарплаты наличными деньгами отводится не более пяти дней, включая день их получения в банке. Сверх этого срока сверхлимитную наличность хранить нельзя, и ее необходимо сдать в банк. Депонировать зарплату необходимо, если по каким-то причинам она так и не получена сотрудником.

В период выдачи зарплаты сотрудники иногда отсутствуют по разным причинам: болезнь, командировка, отпуск без сохранения дохода. Неполученную сотрудниками зарплату необходимо депонировать, то есть отразить в учете обособленно. Депонированные суммы заработной платы оформляют бухгалтерской записью. Ранее было строгое предписание регулятора о сдаче невыплаченной оплаты труда на расчетный счет в банке. Сейчас такого требования нет, но необходимо следить за тем, чтобы остаток наличности в кассе не превысил установленный лимит.

Документальное оформление

Выдавать денежные средства за выполнение трудовых обязанностей организация обязана не реже двух раз в месяц (статья 136 ТК РФ).

Одним из важных разделов бухучета расчетов с сотрудниками по оплате труда является учет и оформление депонированной заработной платы. Возникает это понятие при выплатах сотрудникам наличными денежными средствами через кассу.

Для выплаты заработной платы составляется расчетно-платежная ведомость (Т-49) или платежная ведомость (Т-53). Формы документов утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Они являются обязательными для использования, то есть разрабатывать свою форму для выплаты заработной платы работникам организация не вправе.

В последний день, отведенный для выдачи работникам оплаты труда, кассир должен:

  • напротив Ф.И.О. сотрудников, которым не выплачена зарплата, проставить отметку «депонировано»;
  • определить итог выплаченной суммы и отразить ее в соответствующей статье;
  • определить итог неполученной суммы и сделать запись, сколько составит депонированная зарплата;
  • сверить выданную и депонированные суммы с итоговой суммой в ведомости;
  • поставить подпись и передать ведомость на подпись главному бухгалтеру или, при его отсутствии, руководителю.

На сумму фактически выданной зарплаты следует оформить расходно-кассовый ордер последним днем выдачи работникам оплаты труда. Ответственный бухгалтер сформирует проводки по депонированию заработной платы и суммам выплаты оплаты труда на основании полученных от кассира документов.

Бухгалтерский учет

Для учета депонированной заработной платы приказ Минфина от 31. 10.2000 № 94н, которым утвержден план счетов, предлагает открывать субсчет 76-4 к бухгалтерскому счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В последний день выдачи оплаты труда работникам на сумму невыплаченных денег бухгалтер сделает соответствующую запись.

Депонирована заработная плата, проводка:

Дт 70 Кт 76-4.

А на сумму, выданную по ведомости, оформит расходный кассовый ордер.

Выплачена зарплата по платежной ведомости, проводка:

Дт 70 Кт 50.

Образец РКО на выплату зарплаты

Выплата неполученной заработной платы

Сотрудник вправе затребовать ранее депонированную заработную плату к выплате сразу же после возвращения из вынужденного отсутствия. Выплатить ее необходимо по расходно-кассовому ордеру и оформить бухгалтерской записью.

Выдана из кассы депонированная заработная плата, проводка:

Дт 76-4 Кт 50.

Образец РКО на выплату депонированной зарплаты

Если сотрудник так и не получит отнесенную на депонент сумму, то спустя три года ее следует списать, отразив в доходах компании. Три года — это стандартный срок исковой давности, установленный статьей 196 ГК РФ. Списание производится по результатам инвентаризации на основании распоряжения руководителя организации и оформляется записью:

Списана в доходы сумма, на которую ранее депонирована невыданная заработная плата, проводка:

Дт 76-4 Кт 91.

Таблица проводок

Депонированная заработная плата — что это?

Причины депонирования заработной платы

В соответствии с п. 2 указания Центробанка РФ «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У, юридические лица обязаны установить лимит наличных денежных средств, которые могут храниться в кассе организации. Накопление средств, размер которых превышает указанную сумму, допустимо лишь в дни выдачи зарплаты, пособий, стипендий и некоторых других видов выплат. Если по какой-либо причине (например, в случае временной нетрудоспособности, нахождения в отпуске без сохранения заработной платы, выполнения государственных обязанностей и т. п.) работник не смог своевременно получить заработную плату, излишки средств отправляются обратно в банк, а зарплатная ведомость закрывается.

Очевидно, что депонированную заработную плату выплачивают лишь в том случае, если денежные средства выдаются работникам наличностью через кассу. Если же деньги перечисляются на банковские счета работников, необходимость в учете депонированной зарплаты отпадает. 

Как производится выплата депонированной заработной платы?

Точный порядок и сроки выплаты депонированной зарплаты должны быть установлены положениями локальных нормативных актов, действующих на предприятии.

Как правило, депонированная зарплата выплачивается:

  • в следующий установленный на предприятии день выдачи заработной платы или аванса;
  • в определенный день, отведенный для выдачи депонированной заработной платы.

В некоторых случаях (например, когда установленный для организации лимит наличности, которая может храниться в кассе, позволяет держать в ней некоторое количество свободных средств) работник может получить зарплату непосредственно в день обращения к работодателю с соответствующим требованием.

Если же денег в кассе нет, а дожидаться установленного дня работник не хочет, он может обратиться в бухгалтерию предприятия с соответствующим заявлением, указав в нем желаемую дату выдачи денежных средств. Работодатель не имеет права отказать работнику в удовлетворении его волеизъявления и обязан запросить средства в банке сразу же после получения требования. Отказ в выдаче заработной платы является нарушением положений ст. 136 Трудового кодекса РФ и может быть оспорен посредством обращения в трудовую инспекцию или суд.  

В течение какого времени может быть выдана не полученная в срок заработная плата?

Согласно разъяснениям, которые были даны в письме ФНС РФ «О сроке исковой давности в отношении задолженности…» от 6.10.2009 № 3-2-06/109, срок исковой давности по депонированной заработной плате составляет 3 года с того дня, когда она должна была быть выплачена работнику. В том случае если по истечении указанного срока работник так и не обратился к работодателю с требованием о выплате денежных средств, задолженность может быть списана.

Если работнику за 3 года не была выплачена депонированная заработная плата — проводка по ее списанию составляется следующим образом:

Счет Дт

Счет Кт

Проводка

Сумма

76. 4

91

Списание депонированных средств в качестве внереализационных доходов

Сумма депонированной зарплаты

 

К какой задолженности относят расчеты по не выданной в срок заработной плате? Невыплаченная заработная плата: порядок депонирования

Расчеты по депонированной заработной плате относят к кредиторской задолженности предприятия. Их учет должен вестись отдельно для каждого работника предприятия с использованием Книги аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий, утвержденной приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

П. 6.5 указания Центробанка РФ «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У установлен порядок, в котором должна быть депонирована невыданная заработная плата:

  • в последний день, установленный для выдачи зарплаты, кассир проставляет в ведомости оттиск штампа или вручную пишет слово «депонировано» напротив фамилий работников, которые не получили причитающиеся им средства;
  • производится расчет итоговой суммы выданной и депонированной зарплаты и их сверка с суммой, указанной в расчетной ведомости;
  • ведомость визируется кассиром и передается на подпись главному бухгалтеру предприятия;
  • депонированные средства сдаются в банк.  

Налогообложение депонированной зарплаты и уплата страховых взносов

В соответствии с п. 3 ст. 226 Налогового кодекса РФ, обязанность работодателя по уплате налога с дохода работника возникает в день фактической выплаты ему денежных средств, а не в день получения этих средств из банка. Это значит, что депонирование заработной платы является прямым основанием для увеличения срока, в течение которого НДФЛ перечисляется в бюджет. В этом случае работодатель должен уплатить налог не позднее дня, следующего за днем выплаты зарплаты.

А вот уплатить страховые взносы в установленные сроки работодателю придется даже в том случае, если заработная плата была депонирована. В соответствии с положениями п. 1 ст. 424 Налогового кодекса РФ, датой осуществления выплат работнику является дата начисления заработной платы, а не ее фактической выдачи. П. 3 ст. 431 Налогового кодекса РФ устанавливает срок, в течение которого необходимо произвести уплату взносов — это нужно сделать не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.  

Как депонирование заработной платы отражается в бухгалтерском учете: составляем проводки

Если депонирована невыданная зарплата — проводка должна найти свое отражение в соответствующих финансовых документах. Как правило, при депонировании наличности составляется не одна, а несколько проводок, которые фиксируют не только перевод средств в разряд депонированных, но и их дальнейшее движение на расчетный банковский счет и обратно в кассу с целью последующей выдачи работникам.

Учет депонированной заработной платы на предприятиях выполняется в следующем порядке:

1. Депонирована невыплаченная заработная плата — проводка выглядит следующим образом:

Счет Дт

Счет Кт

Проводка

Сумма

70

76. 4

Депонирование неполученных средств

Сумма невыданной зарплаты

 

2. Перечисление депонированных средств на расчетный банковский счет компании. Составляется следующая проводка:

Счет Дт

Счет Кт

Проводка

Сумма

51

50

Зачисление денег на банковский счет организации

Сумма невыданной зарплаты

 

3. Получение в банке наличности для выплаты депонированной зарплаты с составлением следующей проводки:

Счет Дт

Счет Кт

Проводка

Сумма

50

51

Получение в банке наличных средств, подлежащих выплате

Сумма выплаты

 

4. Выдача депонированной заработной платы — проводка имеет следующий вид:

Счет Дт

Счет Кт

Проводка

Сумма

76. 4

50.1

Выдача депонированной зарплаты из кассы

Сумма выплаты

 

Указанные проводки депонированной заработной платы обязательны к составлению во всех случаях, когда на предприятии возникает необходимость в депонировании наличности, подлежащей выдаче работникам в качестве зарплаты.

Итак, под депонированной заработной платой понимаются наличные средства, которые должны были быть выплачены работнику (или работникам) предприятия, но по какой-либо причине не были получены им и остались в кассе. Такие средства должны быть перечислены на расчетный счет организации, а затем вновь получены наличностью для выплаты работникам.

Каждая операция в ходе движения депонированных денежных средств должна найти свое отражение в виде соответствующей проводки. Если депонирована не полученная в срок заработная плата — проводка состоит из двух счетов и составляется предельно просто. Всего при депонировании зарплаты потребуется составить четыре проводки.

***

Таким образом, само по себе возникновение депонированной заработной платы не является нарушением действующего законодательства, однако несвоевременная выплата депонированных средств работнику может повлечь за собой трудовой спор.

Проводка по депонированой заработной плате в 2019 году

Ситуаций, при которых работник не может получить заработную плату из кассы в установленный день, довольно много. Это может быть и служебная командировка, и внезапный отпуск по семейным обстоятельствам, и болезнь.

Чтобы избежать таких случаев, работодатели предпочитают перечислять зарплату на банковские карты работников. Однако требовать перейти на банковскую книжку нельзя, поэтому некоторые учреждения продолжают выдавать деньги из кассы. Определим, как правильно отразить в бухгалтерском учете депонированную заработную плату, проводки дадим ниже.

Определимся с понятиями

Депонированная зарплата — это денежная сумма, которая должна была быть выдана работнику через кассу учреждения (наличными деньгами), но из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте в дни выдачи начислений осталась в кассе.

Отметим, что такие суммы наличности являются целевыми, то есть имеют строгое назначение: выплата начисленных доходов сотрудникам. Следовательно, израсходовать эти средства на другие цели нельзя, и если в течение пяти рабочих дней заработная плата не получена подчиненным, то наличка должна быть возвращена в банк на расчетный счет учреждения (п. 6.5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Как организовать учет

Бухгалтер-кассир организации в день выплат заполняет специальную зарплатную ведомость. В документе отражены список работников, начисленные суммы, а также пустая графа, в которой работник оставляет подпись, чем подтверждает получение денег. Если в дни выплат сотрудник не явился за зарплатой, то напротив его фамилии делается запись «депонировано».

По итогам зарплатной ведомости кассир составляет специальный реестр депзарплаты. В этом реестре необходимо отразить Ф.И.О. работников, которые не явились за деньгами, сумму и дату образовавшейся задолженности. Также в реестр можно включить прочую информацию о сотруднике: табельный номер, должность, наименование отдела или цеха.

За неполученной заработной платой работник вправе обратиться в любой рабочий день. То есть дожидаться следующего месяца не нужно. Такое обращение лучше оформить письменным заявлением, на основании которого кассир создает расходный кассовый ордер.

Обратиться за невыплаченной зарплатой гражданин может в течение трех лет. После истечения этого срока сумма учитывается в составе внереализационных расходов.

Удержать НДФЛ и начислить страховые взносы на заработную плату нужно в любом случае, независимо от того, получил работник деньги или нет. Налоговые платежи следует перечислить в соответствующие бюджеты не позднее установленных Налоговым кодексом сроков.

Пример реестра

Скачать

Бухгалтерские записи

Депонированные суммы заработной платы оформляют бухгалтерской записью.

Для НКО:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма

С расчетного счета НКО поступили наличные деньги в кассу

50

51

100 000,00

ЗП выдана сотрудникам

70

50

52 000,00

Зарплата, не полученная сотрудниками, депонирована

70

76

48 000,00

Неполученная ЗП сдана в банк на расчетный счет

51

50

48 000,00

Сотрудники обратились за зарплатой, деньги поступили на расчетный счет

50

51

48 000,00

Выдана из кассы депонированная заработная плата, проводка

76

50

48 000,00

Для бюджетников:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма

С расчетного счета НКО поступили наличные деньги в кассу

0 201 34 510

0 201 11 610

100 000,00

ЗП выдана наличными деньгами

0 302 11 830

0 201 34 610

52 000,00

Зарплата, не полученная физлицами, депонирована

0 302 11 830

0 304 02 730

48 000,00

Неполученная ЗП сдана в банк на расчетный счет

0 201 11 510

0 201 34 610

48 000,00

Сотрудники обратились за зарплатой, средства поступили в кассу на расчетный счет

0 201 34 510

0 201 11 610

48 000,00

Выдана задолженность по ЗП

0 304 02 830

0 201 34 610

48 000,00

Об авторе статьи

Евдокимова Наталья

Бухгалтер-эксперт

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Сроки выдачи депонированной заработной платы. Образец РКО на выплату депонированной зарплаты

Заработная плата работнику выдается в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). А если в согласованный день выплаты сотрудник отсутствовал на работе и не смог получить свои деньги? Ответ один — зарплату придется депонировать.

Что такое депонирование заработной платы

Депонированная заработная плата возникает только тогда, когда работники плату за свой труд получают наличными из кассы.

Ведь чтобы перечислить зарплату на банковский счет работника, его присутствие на работе не обязательно. Другое дело — выдача наличных. Если работник в день выдачи зарплаты отсутствовал и не поручал получить деньги другим лицам, его зарплата останется невыплаченной. А значит, подлежит депонированию.

Депонирование заработной платы — это отражение ее как неполученной в первичных учетных документах и бухгалтерском учете.

Отражаем депонирование в первичке и учете

Выплата заработной платы из кассы, как правило, оформляется или ведомостями. При неполучении зарплаты в установленный срок напротив фамилии такого работника делается отметка «Депонировано» в графе, предназначенной для подписи.

На суммы депонированной заработной платы в бухгалтерском учете необходимо сделать запись:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

Суммы невыплаченной зарплаты придется сдать обратно в банк, если из-за нее будет превышен лимит кассы (п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Если в последующем депонированная заработная плата будет выдана из кассы, нужно сделать бухгалтерскую проводку:

Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам» Кредит счета 50 «Касса».

В настоящее время, когда заработная плата в основном начисляется работникам на карты, понятие депонированной зарплаты встречается крайне редко. Но для организаций, в которых выплаты производятся наличными через кассу, этот вопрос актуален до сих пор.

Что же включает в себя понятие депонированная зарплата, как оформляется, проводится и выдается? Что делать, если работник так и не потребовал своих денег у работодателя?

Особенности ситуации

Депонированная зарплата – это определенная часть начисленной к выдаче суммы в качестве оплаты труда, которая была не получена в сроки установленные организацией для этих целей. Во избежание нарушения Положения Банка России о лимите денежных средств в кассе организации, сумму надо депонировать и передать на хранение в обслуживающий банк на расчетный счет предприятия.

Возникновение

Депонированная зарплата возникает в случае неполучения ее работником в течение 3-х дней после получения необходимых сумм из банка.

Причины могут быть самые разнообразные:

  • командировка,
  • отпуск,
  • больничный
  • гибель работника и прочее.

Депонированная зарплата не может появиться, если виновником невыплаты зарплаты является сам работодатель. Тогда этот случай считается неправомерным и наказуемым.

Сроки хранения

Лимитирование кассовых средств не позволяет держать суммы к выдаче более трех дней после получения в банке. Лимит устанавливается руководителем организации по рекомендации банка. По прошествии установленного срока депонированные суммы возвращаются в банк на расчетный счет организации, а ведомость по зарплате закрывается. Напротив фамилий, не получивших зарплату работников, пишется «депонировано», а суммы записываются в графе «Межрасчетные выплаты».

После сверки сумма, оставшаяся в кассе после выдачи зарплаты, возвращается на расчетный счет.

Сумма не выданной заработной платы депонированной на расчетный счет считается невостребованной по истечении определенного законом срока давности, который равен трем годам. После этого срока зарплата переносится на доход предприятия по статье «прибыль не связанная с основной деятельностью».

Книга учета депонированной заработной платы хранится в течение 5-ти лет, кроме тех случаев, где документы используются для судебных дел. Причем началом хранения считается не дата возникновения задолженности, а 1 января года, следующего за годом возникновения кредиторской задолженности.

Учёт

Со стороны учета в организации возникает кредиторская задолженность, при необходимости депонировать зарплату работника. Учет депонированных сумм осуществляется на счете 76-4. При депонированная зарплата относится на расходы месяц начисления.

В бухучете суммы по оплате труда всегда проводятся месяцем их начисления, невзирая на факт депонирования. Если сумма остается невостребованной более 3-х лет, то она относится на 91 счет «Внереализационные расходы».

При общей системе налогообложения учет депонированных сумм может отразиться на начисленных налогах.

В реестре депонированных сумм в графе «дебет» указывается номер расходника и депонированная сумма, а в графе «кредит» дата появления задолженности. Реестр заводится кассиром на 1 год, если суммы, указанные в нем не уплачены, то остаток переносится в новый реестр на следующий год.

Депонированная зарплата

Депонированние зарплаты относится к кассовым операциям.

Существует два варианта выплаты денег через кассу работнику после депонирования зарплаты.

  1. После невыплаты лимит по кассе не был превышен, а потому депонированная сумма может храниться в составе средств на личные нужды и быть выдана по требованию работника.
  2. Если лимит был превышен, то полагается вернуть сумму в банк, но некоторые организации оставляют деньги в кассе дольше. Юридические прецеденты показывают, что суд в таких ситуациях находится на стороне работодателя. Например, работник должен вернуться из отпуска на следующий день после окончания выдачи зарплаты, поэтому 1 день деньги будут находиться и являться превышением лимита по кассе в нарушение установленного порядка.

Проводки

Бухгалтерский учёт зарплатных операций сводится к грамотному разнесению сумм:

  • При возникновении депонированных сумм делается проводка Дт 70 Кт 76-4.
  • Возврат сумм в банк из кассы отражается записью на счетах Дт 51 Кт 50.
  • При востребовании зарплаты, сумма получается по запросу обратно в кассу Дт 50 Кт 51, и выдается работнику Дт 76-4 Кт 50.

Все проводки на одну сумму.

Если зарплата не была востребована по истечении срока давности, то проводка выглядит так: Дт 76-4 Кт 91 – отнесение на внереализационный расходы. При появлении отложенного налогового актива делается проводка Дт 09 Кт 68 на субсчет «Расчеты по налогу на прибыль организации».

Налогообложение

Депонирование заработной платы на начисление налогов на заработок работника влияния не оказывает. Оно производится и показывается в учете в тот же период, что начисление самой зарплаты.

Как правило, на момент выдачи заработной платы налоги уже перечислены в бюджет.

Процесс регулируется положением Центробанка России 2011 года. По закону перечисление НДФЛ происходит не позднее дня получения денег на выплату зарплаты с расчетного счета на кассу. Делается сразу 3 проводки Дт 50 Кт 51 – получение денег в кассу и Дт 68 Кт 51 – сумма НДФЛ, Дт 69 Кт 51 – оплата во внебюджетные фонды. На момент перечисления организация еще не может знать, кто получит зарплату, а кто нет.

Списание депонированных сумм зависит от способа подсчета налога на прибыль предприятия. Если применяется метод начисления, то разницы между налоговым и бухгалтерским учетом не возникает, а при кассовом методе она появляется во временном порядке. Ее следует вычитать при совершении подсчета расходов.

Списание отложенного налогового актива осуществляется после закрытия кредиторской задолженности по депонированию.

Налоговые платежи по зарплате (НДФЛ, страховые взносы) перечисляются не позднее дня выдачи зарплаты, а пенсионные платежи и отчисления страховки не позднее середины следующего месяца.

Если на предприятии действует упрощенная система налогообложения по доходам, то депонированные суммы на налоговую базу влияния не окажут никакого. В случае формирования налоговой базы по системе «доходы минус расходы» депонированная зарплата учитывается в расходах на момент ее выплаты работнику.

Уплата налогов по ЕНВД не требует учета депонированной зарплаты в конкретный период, так как в налоговой базе предпринимателя она не учитывается при выплате вмененного налога.

Выдача

Выдача депонированной зарплаты должна осуществляться абсолютно беспрепятственно, по первому требованию работника организации. Деньги не могут задерживаться до следующей зарплаты, они должны быть выданы в ближайшее время после обращения.

Если ситуация складывается таким образом, что требуемой суммы в кассе нет, то она должна быть запрошена в срочном порядке в банке.

Во избежание споров между работником и организацией срок выдачи депонированной зарплаты лучше прописать во внутреннем уставе. Некоторые организации указывают днем выдачи депонированной зарплаты в уставе предприятия, день следующей зарплаты, аванса или отдельный, специально предусмотренный день.

Действия работника

Работник может обратиться в бухгалтерию для получения депонированной зарплаты в устной или письменной форме. Получение депонированной зарплаты может быть отражено в уставе организации, документах по внутреннему распорядку или в коллективном договоре. В этом случае действовать надо по прописанной схеме получения и, в указанные в ней даты.

Если работник не получил зарплату по вине работодателя, то сумму депонированной считать нельзя.

В статье 136 трудового кодекса определено, что работник должен получать заработную плату по месту выполнения работ. Если бухгалтерия находится в удалении от этого места и, существует отдельный офис, то работник не обязан тратить время на такие поездки. Не выплата заработной платы в таком случае считается задержкой, а не депонентом.

В ситуации, когда работник не смог получить депонированную сумму, по причине смерти, выплата производится родственникам или лицам, проживающим с покойным.

Задание кассира

Работник может обратиться за получением депонированных сумм, как в бухгалтерию, так и в кассу. Во втором случае, кассир обязан доложить о сложившемся положении в бухгалтерию для оформления запроса и планирования заявки в банк, при необходимости.

Если от работника поступило письменное заявление, то кассир обязан передать его секретарю для регистрации.

Непосредственная выдача осуществляется по расходному ордеру. Его номер и дата указываются после в книге депонентов. Операции фиксируются в документах (кассовой книге) и осуществляются только через кассу.

В кассовой книге указывается итоговая сумма фактически выданной заработной платы. В ведомости на зарплату подсчитываются и сумма депонирования и выплат. По депонированным суммам кассир обязан сделать выписку-реестр. Четкой формы реестра нет. Бланк может быть разработан самой организацией. Обязательными графами являются ФИО, таб. №, итоги, сумма зарплаты, депонируемая сумма и номер расходника для выдачи депонента, подпись и расшифровка кассира.

Платежная ведомость должна заполняться по установленной форме. Есть также специальная форма для случаев, когда начисленная зарплата не совпадает с фактической суммой к выдаче, в случаях увольнений или внеплановых отпусков. При получении депонированной зарплаты сразу несколькими работниками также оформляется платежная ведомость.

Расчетные документы подписываются кассиром лично, если это невозможно, то в конце ведомости указывается должность и фамилия лица, выдавшего деньги.

Если деньги получает не сам работник, а его доверенное лицо, то в расходном ордере указываются данные и работника, и его доверенного лица.

Окончательным действием кассира является сверка и подписание документов главным или старшим бухгалтером организации, а в отсутствии руководителем.

Особый случай: сумма осталась невостребованной

Определенный законом срок для получения депонированной заработной платы составляет 3 года.

При не востребовании сумм по окончании установленного срока давности они задолженность списывается и переходит на внереализационный доход предприятия. Срок определяется Гражданским кодексом РФ. Списание проводится после инвентаризации расчетов и подписания руководителем приказа. Оно проводится отдельно по каждому работнику, с соответствующим оформлением.

Учет списанной суммы производится в последний день месяца, в котором истек срок исковой давности по востребованию депонированной суммы.

За нарушение законодательства и невыплату депонированной зарплаты работнику работодатель несет ответственность. Если он все-таки отказывается выполнить свои обязанности, то лучше обратиться в трудовую инспекцию или в суд, но не ранее, чем через три месяца просрочки зарплатной выплаты. Следует учесть, что если выдача заработной платы приходится на праздники, то выдача происходит днем ранее, а срок передачи денег обратно на расчетный счет увеличивается на количество праздничных дней.

Правильный учет депонированных сумм может быть проверен контролирующими органами, которые, прежде всего, обратят внимание полноту, достоверность и своевременность оформления данных, своевременность перечисления депонированных сумм на расчетный счет, правильность отражения в бухгалтерском учете. Выявление и сверка сумм кредиторской депонированной задолженности являются объектом инвентаризации расчетов организации.

В соответствии с п. 2 указания Центробанка РФ «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У, юридические лица обязаны установить лимит наличных денежных средств, которые могут храниться в кассе организации. Накопление средств, размер которых превышает указанную сумму, допустимо лишь в дни выдачи зарплаты, пособий, стипендий и некоторых других видов выплат. Если по какой-либо причине (например, в случае временной нетрудоспособности, нахождения в отпуске без сохранения заработной платы, выполнения государственных обязанностей и т. п.) работник не смог своевременно получить заработную плату, излишки средств отправляются обратно в банк, а зарплатная ведомость закрывается.

Очевидно, что депонированную заработную плату выплачивают лишь в том случае, если денежные средства выдаются работникам наличностью через кассу. Если же деньги перечисляются на банковские счета работников, необходимость в учете депонированной зарплаты отпадает.

Как производится выплата депонированной заработной платы?

Точный порядок и сроки выплаты депонированной зарплаты должны быть установлены положениями локальных нормативных актов, действующих на предприятии.

Как правило, депонированная зарплата выплачивается:

  • в следующий установленный на предприятии день выдачи заработной платы или аванса;
  • в определенный день, отведенный для выдачи депонированной заработной платы.

В некоторых случаях (например, когда установленный для организации лимит наличности, которая может храниться в кассе, позволяет держать в ней некоторое количество свободных средств) работник может получить зарплату непосредственно в день обращения к работодателю с соответствующим требованием.

Если же денег в кассе нет, а дожидаться установленного дня работник не хочет, он может обратиться в бухгалтерию предприятия с соответствующим заявлением, указав в нем желаемую дату выдачи денежных средств. Работодатель не имеет права отказать работнику в удовлетворении его волеизъявления и обязан запросить средства в банке сразу же после получения требования. Отказ в выдаче заработной платы является нарушением положений ст. 136 Трудового кодекса РФ и может быть оспорен посредством обращения в трудовую инспекцию или суд.

В течение какого времени может быть выдана не полученная в срок заработная плата?

Согласно разъяснениям, которые были даны в письме ФНС РФ «О сроке исковой давности в отношении задолженности…» от 6.10.2009 № 3-2-06/109, срок исковой давности по депонированной заработной плате составляет 3 года с того дня, когда она должна была быть выплачена работнику. В том случае если по истечении указанного срока работник так и не обратился к работодателю с требованием о выплате денежных средств, задолженность может быть списана.

Если работнику за 3 года не была выплачена депонированная заработная плата — проводка по ее списанию составляется следующим образом:

К какой задолженности относят расчеты по не выданной в срок заработной плате? Невыплаченная заработная плата: порядок депонирования

Расчеты по депонированной заработной плате относят к кредиторской задолженности предприятия. Их учет должен вестись отдельно для каждого работника предприятия с использованием Книги аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий, утвержденной приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

П. 6.5 указания Центробанка РФ «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У установлен порядок, в котором должна быть депонирована невыданная заработная плата:

  • в последний день, установленный для выдачи зарплаты, кассир проставляет в ведомости оттиск штампа или вручную пишет слово «депонировано» напротив фамилий работников, которые не получили причитающиеся им средства;
  • производится расчет итоговой суммы выданной и депонированной зарплаты и их сверка с суммой, указанной в расчетной ведомости;
  • ведомость визируется кассиром и передается на подпись главному бухгалтеру предприятия;
  • депонированные средства сдаются в банк.

Налогообложение депонированной зарплаты и уплата страховых взносов

В соответствии с п. 3 ст. 226 Налогового кодекса РФ, обязанность работодателя по уплате налога с дохода работника возникает в день фактической выплаты ему денежных средств, а не в день получения этих средств из банка. Это значит, что депонирование заработной платы является прямым основанием для увеличения срока, в течение которого НДФЛ перечисляется в бюджет. В этом случае работодатель должен уплатить налог не позднее дня, следующего за днем выплаты зарплаты.

А вот уплатить страховые взносы в установленные сроки работодателю придется даже в том случае, если заработная плата была депонирована. В соответствии с положениями п. 1 ст. 424 Налогового кодекса РФ, датой осуществления выплат работнику является дата начисления заработной платы, а не ее фактической выдачи. П. 3 ст. 431 Налогового кодекса РФ устанавливает срок, в течение которого необходимо произвести уплату взносов — это нужно сделать не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Как депонирование заработной платы отражается в бухгалтерском учете: составляем проводки

Если депонирована невыданная зарплата — проводка должна найти свое отражение в соответствующих финансовых документах. Как правило, при депонировании наличности составляется не одна, а несколько проводок, которые фиксируют не только перевод средств в разряд депонированных, но и их дальнейшее движение на расчетный банковский счет и обратно в кассу с целью последующей выдачи работникам.

Учет депонированной заработной платы на предприятиях выполняется в следующем порядке:

1. Депонирована невыплаченная заработная плата — проводка выглядит следующим образом:

2. Перечисление депонированных средств на расчетный банковский счет компании. Составляется следующая проводка:

3. Получение в банке наличности для выплаты депонированной зарплаты с составлением следующей проводки:

4. Выдача депонированной заработной платы — проводка имеет следующий вид:

Указанные проводки депонированной заработной платы обязательны к составлению во всех случаях, когда на предприятии возникает необходимость в депонировании наличности, подлежащей выдаче работникам в качестве зарплаты.

Итак, под депонированной заработной платой понимаются наличные средства, которые должны были быть выплачены работнику (или работникам) предприятия, но по какой-либо причине не были получены им и остались в кассе. Такие средства должны быть перечислены на расчетный счет организации, а затем вновь получены наличностью для выплаты работникам.

Каждая операция в ходе движения депонированных денежных средств должна найти свое отражение в виде соответствующей проводки. Если депонирована не полученная в срок заработная плата — проводка состоит из двух счетов и составляется предельно просто. Всего при депонировании зарплаты потребуется составить четыре проводки.

Таким образом, само по себе возникновение депонированной заработной платы не является нарушением действующего законодательства, однако несвоевременная выплата депонированных средств работнику может повлечь за собой трудовой спор.

Депонированная заработная плата — это нередко проблемная зона для руководителей предприятия и бухгалтеров, т. к. при разрешении сопутствующих проблем приходится руководствоваться сразу гражданским, трудовым и налоговым законодательством. В тонкостях этого вопроса мы попробуем разобраться далее.

Депонирована не выданная (не полученная в срок) заработная плата. Куда относят расчеты по депонированной зарплате

Депонированной называется зарплата (далее — ЗП), начисленная работодателем, но не полученная сотрудником вовремя. В настоящий момент, когда выплата вознаграждения за труд нередко производится в безналичной форме на карточные счета работников, проблема депонирования ЗП встает только перед работодателями, выдающими зарплату сотрудникам в наличной форме.

Денежные средства, накопленные в кассе сверх определенного лимита, подлежат передаче в банк на хранение (см. п. 2 указания ЦБР «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У, далее — указание № 3210-У)). Однако в день выдачи ЗП превышение такого лимита допускается. В целом превышение лимита кассы позволительно в течение 5 дней, включая день снятия со счета наличных денежных средств на выдачу ЗП (п. 6.5 указания № 3210-У). После этого невыданная ЗП подлежит депонированию.

После депонирования ЗП у работодателя перед работником возникает кредиторская задолженность (см. также статью по ссылке Срок исковой давности по кредиторской задолженности — 2016). Погашение такой задолженности произойдет после выдачи работнику ЗП, списание — после окончания срока исковой давности.

Тот факт, что сотрудник не явился за получением ЗП в надлежащие сроки, не лишает его права получить ее позже, а работодатель, в свою очередь, не правомочен провести ее списание до того, как истечет срок исковой давности.

До истечения срока исковой давности депонированные суммы ЗП не могут быть списаны не с бухгалтерского, ни с налогового учета (см. письма Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161, ФНС РФ от 06.10.2009 № 3-2-06/109).

Реестр депонированной не выданной в срок заработной платы (скачать бланк) и иная необходимая документация

По истечении отведенного Указаниями 3210-У срока на выдачу ЗП производится сверка и учет, кто из работников не получил начисленную ему ЗП за соответствующий период, а невостребованные суммы депонируются.

Притом схема действий кассира, ответственного за выдачу ЗП, такова:

  • Осуществление проверки и учета работников, не получивших ЗП, и проставление отметки: «Депонировано» в графах 23 или 5 соответственно в расчетно-платежной или платежной ведомости (их стандартизированные формы Т-49 и Т-53 утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В ведомости также прописью и цифрами фиксируется, какая сумма фактически была выдана, а какая депонирована.
  • Составление реестра депонированных сумм. Имеется унифицированная форма такого документа, утв. приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н (ссылка для скачивания с примером заполнения приведена ниже). Предназначение такого реестра — систематизация сведений о не выплаченных в регламентированные сроки сумм депонировано ЗП.
  • Составление расходного кассового ордера на сумму выплаченной ЗП. Реквизиты ордера вносятся в платежную (расчетно-платежную) ведомость. Также необходимо реквизиты такого ордера и сумму выданной из кассы ЗП зафиксировать в кассовой книге. Расходник составляется по форме КО-2, утв. постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.
  • Сдача неполученной ЗП для размещения на счете в банк на следующий день после завершения допустимого срока хранения наличных сумм (п. 6.5 указания № 3210-У).

Скачать стандартизированную форму реестра депонированной ЗП можно по данной ссылке:

На каком счете учитывается депонированная зарплата и как отражается записью на счетах ее выдача?

Учет расчетов по депонированной ЗП осуществляется по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчету 4 «Расчеты по депонированным суммам».

При этом самыми первыми бухгалтерскими проводками после сведения данных по выданным суммам ЗП и по депонированным, будут следующие:

  • Дебет 70 Кредит 76.4 — депонирование неполученных средств, проводимая сумма равна сумме не выданной ЗП, подлежащей депонированию.
  • Дебет 51 Кредит 50 — перечисление денег на расчетный счет организации в банке, проводимая сумма равна сумме не выданной ЗП.

Необходимо отметить, что хотя ЗП депонируется в данном случае, а срок, когда она будет востребована (и будет ли востребована вообще), неизвестен, работодатель обязан в установленные законом сроки произвести уплату сумм во внебюджетные фонды, т. к. согласно п. 1 ст. 424 Налогового кодекса РФ моментом произведения выплаты сотруднику является день начисления ему ЗП, а не день ее выплаты по факту.

Удержание же налога на доходы физлиц производится уже в момент фактической выдачи суммы ЗП на руки (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Как мы уже обозначили, счет депонированной заработной платы в проводках — 76.4. Рассмотрим проводки, с помощью которых производится учет ее выдачи:

  • Дебет 50 «Касса» Кредит 51 «Расчетный счет» — получение в банке наличных денег, подлежащих выдаче, проводимая сумма равна сумме выплат.
  • Дебет 76.4 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 50.1 «Касса организации» — выдача депонированной ЗП из кассы работодателя, проводимая сумма равна выплачиваемой сумме.

Выплата депонированной зарплаты: если зарплата должна быть выдана из кассы

Депонированная ЗП может выдаваться работнику:

  • В день очередной выдачи ЗП в соответствии с утвержденными в организации сроками.
  • Любой иной день, согласованный работником и работодателем. При этом депонированная сумма вполне может быть выдана работнику непосредственно в день обращения, если имеющийся в кассе объем денежных средств позволяет это сделать.

Отказ работодателя в выдаче депонированной ЗП, если работник обратился за ней до истечения общего срока исковой давности, является нарушением закона (ст. 136 Трудового кодекса РФ).

Порядок выдачи наличных средств в счет оплаты труда производится по общей схеме в соответствии с указанием № 3210-У: кассир оформляет расходник по форме КО-2, а также заносит необходимые сведения в платежную или расчетно-платежную ведомости. При этом подпись получателя денег ставится во всех названных документах (п. 6.2 указания № 3210-У).

Как списать депонированную зарплату

Отметим наиболее важные нюансы, которые необходимо учесть при осуществлении данной процедуры:

  • Срок и основания для списания. Списание может быть осуществлено по истечении общего срока исковой давности, т. е. если ЗП не была востребована работником в течение 3 лет с момента, когда она должна была бы быть выдана (см. письмо Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161, письмо ФНС РФ от 06.10.2009 № 3-2-06/109). Если же работник обратился к работодателю до истечения этих 3 лет за ее получением, а работодатель отказал ему в этом, то у первого имеется 3 месяца на обращение в суд за защитой своих прав, т. к. ТК РФ регламентирован срок в 3 месяца именно для обращения работника в судебный орган с момента нарушения его прав, а не к работодателю — с момента начисления ЗП.
  • Бухучет. Списание депонированной ЗП производится по такой проводке: Дебет 76.4 Кредит 91.1 — суммы депонентской задолженности с истекшим сроком исковой давности в расчетах с работниками предприятия списаны на прочие доходы организации, сумма проводки равна сумме списанной кредиторской задолженности.
  • Налоговый учет. Внереализационные доходы, в счет которых будет списана невостребованная депонированная ЗП, могут относиться только к тому отчетному периоду (году), в котором срок исковой давности по кредиторской задолженности завершился (см. письмо ФНС России от 08.12.2014 № ГД-4-3/[email protected]).

Итак, депонирование ЗП — это вынужденная мера организации, обязанной сдавать на хранение в банк все суммы наличности из кассы, превышающие установленный лимит. Депонированная ЗП может быть востребована работником в течение 3 лет со дня, когда она должна была быть им получена.

По истечении срока исковой давности невостребованная ЗП может быть списана. внереализационные доходы.

В последнее время такое понятие, как депонированная заработная плата, уже не настолько актуально, как это было буквально несколько лет назад. Причиной этому является то, что большинство фирм и предприятий выплачивает зарплату своим сотрудникам на пластиковые карты.

Но наряду с этим остались такие предприятия и мелкие фирмы, которые выплачивают зарплату своим сотрудникам через кассу организации.

По этой причине бухгалтеру следует знать, как осуществляется выплата депонированной заработной платы.

Нужно сразу же сказать о том, что порядок действия зависит от конкретной ситуации. Допустим, бывают случаи, когда работник не успел получить свою зарплату из-за срочной командировки, больничного или отпуска, но есть и такие ситуации, когда зарплату не выдали из-за проблем на предприятии.

Бухгалтер и кассир организации должны знать, как правильно вести себя в той или иной ситуации и что такое депонирование заработной платы.

От этого зависят результаты проверки деятельности предприятия, которую может провести любой орган местной власти. Поэтому нужно грамотно следовать всем требованиям законодательства.

Что нужно делать при неполучении работником начисленных ему денежных средств?

Для начала следует разобраться с тем, что же такое депонирование заработной платы. Депонированная зарплата обозначает определенную часть начисленной к выплате зарплаты, которая вовремя не была получена сотрудником. В соответствии с Положением ЦентроБанка России, в кассе предприятия существует определенный лимит финансовых средств.

И если сумма, которую сотрудник не получил на руки, превышает данный лимит, то ее нужно депонировать, а затем передать на хранение в обслуживающий банк. И уже там эта сумма ложится на счет организации.

Очень важный факт, о котором должен помнить любой работодатель, состоит в том, что депонированная зарплата не должна образовываться по его вине. То есть такая ситуация может возникать только из-за вины работника или по его личному желанию.

Самые распространенные причины, по которым возникает такая ситуация, это:

  • отбытие в командировку;
  • отпуск;
  • нахождение на больничном;
  • гибель работника и иные ситуации.

Обычно все работники предприятия должны получать причитающиеся им выплаты в течение 3 дней. Если этого не происходит, тогда появляется необходимость депонировать сумму средств и отправлять ее назад в банк.

Если говорить о лимитах средств, которые могут находиться в кассе предприятия, то они устанавливаются самим работодателем. Но с учетом рекомендации обслуживающего банка.

Как происходит процесс передачи невыплаченной зарплаты в банк?

После того как установленные сроки проходят, ответственный сотрудник предприятия обязан передать часть невыплаченной зарплаты назад в банк и закрыть ведомость. В ведомости напротив фамилии сотрудника, который не получил свою зарплату, проставляется слово «депонировано», а сама сумма выплат зачисляется в графу «Межрасчетные выплаты». В целом, перед тем как отправить деньги в банк, материально ответственное лицо должно провести сверку средств.

Сумма средств депонированной зарплаты может находиться на счету неопределенное количество времени. Но спустя 3 года она переносится на доходы предприятия и отображается в графе «Прибыль, не связанная с основной деятельностью». До этого же времени она считается невостребованной. А вот книга учета депонированной зарплаты должна храниться на предприятии на протяжении 5-ти лет. Датой начала хранения принято считать 1 января будущего года.

И еще один нюанс: в справке о доходах такого сотрудника эта часть зарплаты все равно будет отображаться, и неважно, выдана она ему на руки или нет. Исключением может являться ситуация, когда эти документы истребует суд в рамках любого заседания. Но в таких случаях должен составляться специальный акт изъятия.

Как осуществляется учет депонированной оплаты труда?

Депонированная плата становится одной из причин образования кредиторской задолженности на предприятии. Учет этой суммы происходит на счете 76-4.

Затем при ОСНО эти средства относятся на расходы того календарного месяца, когда были начислены.

По истечении 3 лет, если депонированная сумма не была востребована, она переносится на «Внереализационные расходы».

Но здесь все зависит от типа системы налогообложения, которую использует предприятие. Например, при общей системе депонированную заработную плату можно отображать и на начисленных налогах.

В самом реестре сумма этого вида зарплаты и номер расходника проставляются в графе «Дебет», а вот в графе «Кредит» пишут дату возникновения данной суммы.

Согласно действующему порядку, реестр заводит кассир один раз в год. В случае если в течение этого года данная сумма не выплачивается сотруднику, то ее зачисляют в спецреестр на будущий год. Кроме этого, следует выполнить ряд проводок, которые и помогут отнести эту сумму денежных средств на нужные счета.

Если же говорить о налогообложении данных средств, то дополнительные налоги на эту часть зарплаты не начисляются и с сотрудника никакие платежи не взимаются. Конечно, регламент уплаты налоговых сборов из этой суммы денежных средств зависит от того, какую именно систему использует конкретное предприятие.

Что должен делать сотрудник?

Если сотрудник решил забрать причитающуюся ему зарплату, которую он не успел вовремя получить, то он должен обратиться в бухгалтерию предприятия и попросить выплатить ему эту сумму. Выплата депонированной зарплаты происходит согласно установленному порядку, который действует на предприятии. Все правила прописаны в уставе предприятия и в документах, которые регламентируют внутренний распорядок в организации.

Если же сотрудник не получил свою зарплату по вине работодателя, то такая сумма не считается депонированной. Это просто задолженность по выплатам, но никак не депонированная заработная плата.

В целом в ст. 136 действующего Трудового кодекса прописано, что каждый сотрудник должен получать причитающуюся ему зарплату по своему основному месту работы. Если работодатель заставляет ехать в офис, что находится в другом конце города, то это считается задержкой в выплате, а не депонированием. А вот если задержка произошла из-за непредвиденных причин, которые образовались со стороны работника, то тогда нужно говорить о депонировании.

Каждый работник может обратиться за выплатой такой зарплаты в кассу предприятия или же непосредственно к бухгалтеру организации. Но если сотрудник обратился в кассу, то кассир обязан моментально сообщить бухгалтеру о данной ситуации. Последний оформляет запрос и отправляет заявку в банк. Если же кассиру поступает письменное заявление от работника, то изначально он должен передать его секретарю для регистрации.

Выдача депонированной зарплаты происходит по ордеру. После этого номер ордера и дата выплаты проставляются в книге депонентов. Все эти операции фиксируют в кассовой книге. Ну и, конечно, происходят такие выплаты через кассу предприятия.

О чем важно помнить?

Для того чтобы не допустить развития нежелательных последствий как для стороны предприятия, так и для самого сотрудника, важно соблюдать все установленные стандарты и законы. Поэтому бухгалтер и кассир предприятия должны хорошо понимать, что такое депонирование и как этот процесс отображается на внутренней бухгалтерии организации.

В целом депонирование относится к кассовым операциям. Существует несколько вариантов выплаты депонированных денег через кассу, а именно:

  1. В момент возникновения ситуации, когда нужно депонировать определенную сумму, лимит в кассе не превышен. В такой ситуации деньги хранятся в кассе до момента их выплаты сотруднику или до истечения 3 лет.
  2. В случае когда лимит средств в кассе был превышен, кассир обязан отправить излишек в банк.

Бывают ситуации, когда кассир не отправляет деньги в банк по истечении трех дней. Конечно, это является прямым нарушением закона. Но иногда суд идет навстречу работодателю, если тот доказывает, что сотрудник должен был вернуться из командировки в течение нескольких дней, или как-то по-другому объясняет суду, почему они не отправили деньги своевременно в банк. Но не стоит надеяться на такой вариант, нужно все делать по правилам.

Депонирование заработной платы — Энциклопедия по экономике

Документирование и учет депонированной заработной платы.  [c.51]

Заработная плата выдается обычно два раза в месяц в установленные дни. Например, за первую половину месяца—с 18-го по 20-е число, за вторую половину — с 5-го по 7-е число. Заработная плата, не востребованная в установленные дни выдачи, перечисляется на счет Расчеты по оплате труда (субсчет Депонированная заработная плата ). Для этого делается следующая запись  [c.177]

Субсчет Депонированная заработная плата .  [c.177]

Депонированная заработная плата  [c.333]

Депонированная заработная плата переносится со счета 70 Расчеты с персоналом по оплате труда на счет 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами , на котором для этих целей открывается субсчет Депоненты . На депонируемую сумму делается проводка  [c.267]

Депонированная заработная плата из кассы организации выдается, как правило, по расходным кассовым ордерам. При этом производится запись  [c.267]

Невостребованная депонированная заработная плата хранится на расчетном счете организации в банке в течение трех лет. По истечении этого срока неполученные суммы относятся на финансовые результаты деятельности организации, что отражается проводкой  [c.267]

На сумму депонированной заработной платы делается бухгалтерская запись  [c.278]

Невостребованная депонированная заработная плата хранится на расчетном счете организации  [c.278]

Ответы 1. 2. 3. 4. Для отражения премий работникам. Для отражения удержаний из заработной платы. Для отражения депонированной заработной платы. Для отражения расчетов с работниками за товары, купленные в кредит, по предоставленным займам, по возмещению материального ущерба и т.д.  [c.388]

По статье Прочие кредиторы (стр. 628) отражается задолженность организации по расчетам, не нашедшим отражения по другим строкам подраздела Кредиторская задолженность (по внебюджетным платежам, по имущественному и личному страхованию, с депонентами, в том числе по депонированной заработной плате, по внутрихозяйственным расчетам и т. п.).  [c.73]

Книга представляет собой пронумерованный и прошнурованный регистр, скрепленный печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера. Страницы книги разграфлены для регистрации ФХЖ в зависимости от специфики отражаемых объектов наблюдения, например, кассовая книга, Главная книга, книга депонированной заработной платы. Обязательными реквизитами книги считаются название предприятия период времени, за который отражены хозяйственные операции в данном регистре название счета (счетов).  [c.471]

Заработная плата выдается в течение трех рабочих дней, считая день получения денег в банке. Не выданная в течение трех дней заработная плата депонируется и сдается в банк. Кассир по истечении трех дней закрывает платежные ведомости. Порядок закрытия платежных ведомостей заключается в том, что кассир ставит в ведомости против фамилии не получившего заработной платы штамп Депонировано , затем переносит в реестр депонированных сумм данные по каждой отмеченной фамилии, а на основании реестра — в книгу учета депонированной заработной платы (типовая форма № 8). Выплата депонированной заработной платы в последующие дни производится по расходным кассовым ордерам, на основании которых в книге учета депонированной заработной платы делаются записи о ее выдаче.  [c.201]

Депонированная заработная плата, не востребованная в течение трех лет, зачисляется организацией во внереализационные доходы.  [c.201]

Выдача депонированной заработной платы 76/2 50  [c.349]

На расчетный счет зачисляется выручка, поступившая от покупателей за реализованные готовую продукцию (работы, услуги), товары, материалы, объекты основных средств и другие ценности, также депонированная заработная плата. С расчетного счета организации перечисляется задолженность поставщикам за приобретенные у них ценности, погашаются долги по ссудам банка и кредитам другим юридическим лицам, обязательства перед бюджетом, снимаются наличные деньги для выдачи членам трудового коллектива начисленного заработка, на командировочные, хозяйственные и представительские расходы, для приобретения за наличные деньги горюче-смазочных материалов и на другие цели.  [c.350]

На расчетный счет банк принимает наличные деньги на основании письменного приказа владельца счета, представленного в виде объявления. Объявление заполняется в одном экземпляре, в котором указывается характер вносимых денег (выручка за реализацию товаров, за услуги, депонированная заработная плата и др.). На сумму принятых денег банк выдает квитанцию, на основании которой выписывается расходный кассовый ордер.  [c.353]

Для выявления случаев присвоения сумм, законно начисленных разным лицам и организациям, в частности, депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям, применяют процедуры  [c.516]

Присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям.  [c.518]

К регистрам, которые подлежат проверке, относятся сводные ведомости распределения заработной платы (по видам, шифрам затрат и др.), регистры по сч. 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами в части расчетов по исполнительным листам и депонированной заработной плате, журналы-ордера № 8 и № 10 (при журнально-ордерной форме учета), Главная книга, баланс (ф. № 1).  [c.581]

Расчеты по депонированной заработной плате  [c.584]

Ведутся ли на предприятии карточки по депонированной заработной плате  [c.584]

Применяются ли ПК для расчетов по депонированной заработной плате  [c.584]

Проверка депонированных сумм по заработной плате. Аудитор проверяет, как организован аналитический учет по сч. 76, субсчет Депонированная заработная плата . Он устанавливает, велись ли карточки в разрезе физических лиц и депонированных сумм, как производилась выдача сумм депонированной заработной платы, куда относилась депонированная заработная плата после окончания срока исковой давности (трех лет) и т.п.  [c.590]

Ведомость № 8 Книга учета депонированной заработной платы Промышленность, строительство, наука, снабжение и сбыт  [c.261]

Выплачена невостребованная (депонированная) заработная плата за прошлый отчетный период………………………………. 1  [c.319]

Книга учета депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов 5 5  [c.156]

Выдана депонированная заработная плата на основании карточки депонента № 12 от 21.12 4 220  [c.298]

Операция 32. Оформите платежные ведомости, заполнив данные о выплаченной и депонированной заработной плате, сделайте соответствующие бухгалтерские записи.  [c.21]

Депонированная заработная плата и выручка подлежат сдаче в банк. Заполните объявления на взнос наличными.  [c.21]

Кредит счетов 50 Касса — при взносе наличных денег на расчетный счет (депонированная заработная плата, выручка от продажи продукции, работ, услуг и пр.)  [c.45]

Ведомость № 8 Книга учета депонированной заработной платы .  [c.225]

При выплате депонированной заработной платы производится бухгалтерская запись  [c.332]

В процессе хозяйственной деятельности организация вступает в различные взаимоотношения с разными организациями по операциям некоммерческого характера, продаже приобретенных основных средств, с гражданами — за принятые от них продукты, скот, птицу для реализации, с персоналом — по депонированной заработной плате, по претензиям, имущественному и личному страхованию и т. д.  [c.408]

Особо изучаются переводы текущей и депонированной заработной платы, удержания по исполнительным листам. Обоснованность и правильность переводимых сумм устанавливают путем сверки с первичной учетной документацией и перечнем адресов получателей переводов.  [c.409]

Выплачена ранее депонированная заработная плата…………………. 76-3  [c.215]

Выдача ранее депонированной заработной платы . . . 76-3 50  [c.252]

Реестр депонированной заработной платы  [c.194]

ДЕПОНИРОВАНИЕ — передача на хранение в государствен-. ное учреждение, банк, нотариальную контору денег, ценных бумаг и депонирование заработной платы, командировочных, премий и т. д. Оно осуществляется, когда начисленные денежные средства не были получены работниками  [c.163]

На основании отчета кассира и записей в журнале-ордере № 1-е по мере выплаты и депонирования заработной платы в разработочной таблице формы № 3 заполняются строки 26 Выдано наличными по расчетам за прошлый месяц и 27 Перечислено в депоненты по расчетам за прошлый месяц .  [c.72]

Сумма депонированной заработной платы, числящейся в составе кредиторской задолженности (строки 136, 168). . . .  [c.269]

Особо следует остановиться на проверке обоснованности выплаты депонированных сумм. Все списываемые в расход по кассе выплаты депонированной заработной платы сопоставляются с записями в книге депонентов или реестре депонированных сумм. Это позволит выявить случаи повторного списания денег. Ревизор также должен выяснить, выплачены ли деньги тому лицу, которому они причитаются, особенно по суммам, по которым истекает срок депонентского учета. Это можно сделать различными действиями путем сопоставления под-  [c.158]

Последующую выплату депонированной заработной платы осуществляют по расходному кассовому ордеру и отражают по дебету счета 76 и кредиту счета 50 «Касса».  [c.159]

Не полученная работниками в срок заработная плата депонируется. Аналитический учет депонированной заработной платы ведется по каждому работнику в реестре невыданной заработной платы, в специальной книге невыданной заработной платы или на депонентских карточках.  [c.267]

Учет расчетов с депонентами ведут в книге учета депонированной заработной платы, заполняемой по данным реестра невыданной заработной платы. Книгу открывают на год. Для каждого депонента в ней отводят отдельную строку, в которой указывают табельный номер депонента, его фамилию, имя, отчество, депонированную сумму и отметки ее выдачи. Суммы, оставшиеся на конец года невыплаченными, переносят в новую книгу, открываемую также на год.  [c.159]

Расчетные дни, периоды выплаты заработной платы и окончательная заработная плата

  1. Офис Уполномоченного по вопросам труда

В Калифорнии заработная плата, за некоторыми исключениями (см. Таблицу ниже), должна выплачиваться как минимум дважды в течение каждого календарного месяца в дни, заранее обозначенные как обычные дни выплаты зарплаты. Работодатель должен установить обычный день выплаты жалованья и разместить уведомление с указанием дня, времени и места выплаты. Раздел 207 Трудового кодекса Заработная плата, полученная в период с 1 -го до 15 -го -го дня включительно любого календарного месяца, должна выплачиваться не позднее 26 -го -го числа месяца, в течение которого выполнялась работа, и полученная заработная плата между 16 -м числом и последним днем ​​месяца должна быть произведена оплата до 10 -го числа следующего месяца.Другие периоды расчета заработной платы, такие как еженедельный, двухнедельный (каждые две недели) или полумесячный (два раза в месяц), когда период заработка отличается от периода между 1 и 15 , и 16 и последним днем месяца, должны быть выплачены в течение семи календарных дней после окончания расчетного периода, в течение которого заработная плата была получена. Статья 204

Трудового кодекса

Заработная плата за сверхурочную работу должна выплачиваться не позднее дня зарплаты за следующий регулярный расчетный период, следующий за расчетным периодом, в котором была получена заработная плата за сверхурочную работу.Работодатель должен соблюдать раздел 226 (a) Трудового кодекса, касающийся общего количества часов, отработанных работником, если сверхурочные часы записаны как исправление в детализированном отчете для следующего регулярного периода оплаты и включают даты периода оплаты для которое вносится исправление. Статья 204 (b) (2)

Трудового кодекса

Уволенному сотруднику должна быть выплачена вся его или ее заработная плата, включая накопленный отпуск, сразу после увольнения. Статьи 201 и 227 Трудового кодекса.3

Группе сотрудников, уволенных по причине прекращения сезонной занятости в области консервирования, консервирования или сушки любых видов скоропортящихся фруктов, рыбы или овощей, должна быть выплачена оплата в течение 72 часов после увольнения. Оплата должна производиться по почте любому такому сотруднику, который запрашивает и указывает для этого почтовый адрес. 201

Трудового кодекса

Сотрудник, занятый в производстве кинофильмов, уволенный и чьи необычные или неопределенные условия найма требуют специальных расчетов для определения причитающейся суммы, должен получить зарплату до следующего обычного дня выплаты жалованья.Выплата заработной платы работникам, на которые распространяется данный раздел, может быть отправлена ​​работнику по почте или предоставлена ​​работнику в месте, указанном работодателем в округе, где работник был нанят или выполнял работу. Выплата считается произведенной в день, когда заработная плата сотрудника отправлена ​​сотруднику по почте или сделана доступной для него по месту нахождения, указанному работодателем, в зависимости от того, что наступит раньше. Для целей этого раздела трудовые отношения прекращаются, когда прекращаются трудовые отношения, будь то увольнение, увольнение, увольнение, завершение работы на определенный срок или иным образом.201.5 Трудового кодекса

Уволенный работник, занятый в сфере бурения нефтяных скважин, должен получить оплату в течение 24 часов после увольнения, за исключением субботы, воскресенья и праздничных дней. 201.7 Трудового кодекса

Если сотрудники работают в месте, где проходят театральные представления или концерты, и их зачисляют и регулярно направляют на работу через бюро приема на работу или другую систему регулярной краткосрочной занятости, установленную в соответствии с добросовестным коллективным договором, эти сотрудники и их работодатели могут установить в своем коллективном договоре сроки выплаты заработной платы уволенному или уволенному работнику.201.9 Трудового кодекса

Работнику без письменного трудового договора в течение определенного периода времени, который уведомит не менее чем за 72 часа о своем намерении уволиться и увольняется в день, указанный в уведомлении, должна быть выплачена вся его или ее заработная плата, включая накопленный отпуск, на момент увольнения. Статья 202

Трудового кодекса.

Сотруднику без письменного трудового договора в течение определенного периода времени, который увольняется без предварительного уведомления за 72 часа, должна быть выплачена вся его или ее заработная плата, включая накопленный отпуск, в течение 72 часов после увольнения.Сотрудник, увольняющийся без предварительного уведомления за 72 часа, может потребовать, чтобы его окончательная выплата была отправлена ​​по почте на указанный адрес. Дата отправки будет считаться датой платежа для целей требования о предоставлении платежа в течение 72 часов с момента уведомления об увольнении. Статья 202

Трудового кодекса.

Местом окончательной выплаты заработной платы уволенным (уволенным) работникам является место увольнения. Местом окончательной выплаты заработной платы для сотрудников, которые увольняются без предварительного уведомления за 72 часа и не требуют, чтобы их окончательная заработная плата была отправлена ​​им по почте по указанному адресу, находится в офисе работодателя в округе, в котором выполнялась работа. .Статья 208.

Трудового кодекса.

Прямые переводы заработной платы на банковский, ссудо-сберегательный счет или счет кредитного союза работника, которые ранее были разрешены работником, немедленно прекращаются, когда работник увольняется или увольняется, а выплата заработной платы при увольнении в порядке, описанном выше применяется, ЕСЛИ работник не дал добровольного разрешения на внесение депозита и при условии, что работодатель соблюдает положения раздела 213 (d) Трудового кодекса, касающиеся выплаты заработной платы при увольнении с работы или увольнении с работы.

На работодателя, умышленно не выплачивающего причитающуюся заработную плату уволенному работнику (увольнение или увольнение) в установленные сроки, может быть наложен штраф за время ожидания. Штраф за время ожидания — это сумма, равная дневной ставке заработной платы работника за каждый день невыплаты заработной платы, но не более тридцати (30) календарных дней. Mamika v. Barca (1998) 68 Cal.App4th 487 Сотрудник не получит штраф за время ожидания, если он уклоняется или отказывается получить причитающуюся заработную плату.Если существует добросовестный спор относительно размера причитающейся заработной платы, штрафы за время ожидания налагаться не будут. «Добросовестный спор» о том, что заработная плата подлежит выплате, возникает, когда работодатель представляет защиту, основанную на законе или фактах, которая в случае успеха помешала бы возмещению ущерба со стороны работника. Тот факт, что защита в конечном итоге оказывается безуспешной, не исключает вывода о существовании добросовестного спора. Однако защита, не подкрепленная какими-либо доказательствами, необоснованная или недобросовестная, помешает выявлению «спора о добросовестности».Раздел 203 и Раздел 8 Трудового кодекса, Свод правил штата Калифорния, раздел 13520

Даже в случае спора работодатель должен выплатить, не требуя освобождения, любую причитающуюся заработную плату, которая не оспаривается. Если работодатель не выплатит то, что неоспоримо, защита «добросовестности» потерпит поражение независимо от исхода спорной заработной платы. Статья 206

Трудового кодекса.

Примечание для работодателей: если в ваших бухгалтерских книгах есть неоговоренные чеки, которые выплачиваются сотрудникам, чья работа была уволена (т.д., поскольку вы не можете найти сотрудника) и вы приложили все разумные усилия для выплаты заработной платы, вы можете отправить не согласованные чеки с объяснением ваших усилий связаться с сотрудником в ближайший офис Уполномоченного по вопросам труда. . Комиссар по вопросам труда предпримет дальнейшие усилия, чтобы найти сотрудника для выплаты заработной платы, и, в случае неудачи, чеки будут депонированы в Фонд невостребованной заработной платы штата Калифорния. Щелкните здесь, чтобы найти ближайший офис Уполномоченного по вопросам труда.

Классификация сотрудников Правило Трудовой кодекс п.

Исполнительные, административные и профессиональные служащие

Может выплачиваться один раз в месяц не позднее 26 -го числа месяца, в течение которого выполнялись работы, если выплачивается заработная плата за весь месяц, включая незаработанную часть между датой выплаты и последним днем ​​месяца. в то время.Однако такие сотрудники могут получать зарплату чаще.

204

Рабочие, нанятые сельскохозяйственным подрядчиком

Должны выплачиваться за периоды заработной платы не реже одного раза в неделю в рабочий день, заранее назначенный подрядчиком по трудоустройству на ферме. Выплата в такой день выплаты жалованья должна включать всю заработную плату, полученную до четвертого дня до дня выплаты жалованья включительно.

205

Работники в сельском хозяйстве, садоводстве и виноградарстве, животноводстве или птицеводстве и домашней прислуге , которых нанимает и размещает их работодатель

Должен выплачиваться один раз в каждый календарный месяц в день, заранее назначенный работодателем в качестве обычного дня выплаты жалованья.Никакие два следующих друг за другом дня выплаты жалованья не должны разделяться более 31 дня, и платеж должен включать всю заработную плату до обычного дня выплаты жалованья.

205

Сотрудники автомобильного дилера , лицензированные Департаментом транспортных средств, которым выплачивается комиссионных (механики и другие сотрудники, выполняющие ремонт или связанные с ними услуги, не считаются наемными работниками).

Должен выплачиваться один раз в течение каждого календарного месяца в день, заранее назначенный работодателем в качестве обычного дня выплаты жалованья.Однако, когда на таких сотрудников распространяется коллективный договор, в котором указывается дата выплаты заработной платы, такая договоренность имеет преимущественную силу перед законодательством штата.

204,1

Трудового кодекса.
1. Кв. Если я не предоставлю свою учетную запись на период оплаты, может ли мой работодатель отложить выплату моей заработной платы до тех пор, пока не будет предоставлена ​​учетная карточка?
А. Нет, работодатель обязан заплатить вам в установленный день выплаты жалованья независимо от того, представлена ​​ли табель учета рабочего времени. В законе нет исключения, которое позволяет работодателю требовать от вас подождать до следующего дня выплаты жалованья или даже до тех пор, пока не будет сдана табель учета рабочего времени. Ваш работодатель может соблюдать закон, даже не имея табеля учета рабочего времени, выплачивая всю заработную плату. которые, как ему разумно известно, относятся к вашему регулярному запланированному рабочему периоду.
2. Кв. Я проработал четыре часа сверхурочно в течение последнего расчетного периода. Когда должна быть выплачена моя сверхурочная заработная плата?
А. Выплата сверхурочной заработной платы за один расчетный период должна производиться не позднее дня выплаты зарплаты за следующий регулярный расчетный период. До следующего дня зарплаты может быть отложена только выплата сверхурочной заработной платы, но не повременная оплата труда.
3. Кв. В настоящее время мне платят раз в две недели (каждые две недели). Мой работодатель хочет изменить период выплаты заработной платы на полумесяц (два раза в месяц) и платить 10 -го -го и 25-го -го -го числа. Это изменение приведет к задержке выплаты моей заработной платы. Это законно?
А. Да, при условии, что работодатель заранее уведомит вас об изменении и соблюдает требования закона о выплате заработной платы.
4. Кв. Если мой обычный назначенный день выплаты жалованья приходится на праздничный день, когда мне следует получать зарплату?
А. Если ваш обычный назначенный день выплаты жалованья приходится на праздничный день, и ваш работодатель соблюдает этот праздник, закрывая свое дело, ваш работодатель может выплатить вам заработную плату на следующий рабочий день.
5. В. Как часто мне должны платить?
А. За некоторыми исключениями (см. Таблицу выше) вам должны платить дважды в течение каждого календарного месяца в дни, заранее определенные вашим работодателем в качестве обычных дней выплаты зарплаты.
6. Кв. Обязан ли мой работодатель вести учет заработной платы?
А. Да. Каждый работодатель, ведущий бизнес в Калифорнии, должен вести исчерпывающий учет заработной платы каждого из своих сотрудников.
7. Кв. Имею ли я право просматривать свои платежные ведомости?
А.

Да. Ваши платежные ведомости должны быть доступны вам по разумному запросу, который должен быть выполнен вашим работодателем в кратчайшие сроки, но не позднее 21 календарного дня с даты, когда вы сделаете такой запрос.Начиная с 1 января 2003 г., если работодатель не разрешил нынешнему или бывшему сотруднику проверить или скопировать его или ее платежные ведомости в течение 21 дня, нынешний или бывший сотрудник имеет право взыскать с работодателя штраф в размере 750 долларов США в рамках гражданского иска. передано в суд компетентной юрисдикции.

8. Кв. Могу ли я получать оплату наличными, и если да, то имею ли я право на подробный отчет о заработной плате?
А. да. В соответствии с разделом 226 (a) Трудового кодекса, раз в полгода или каждый раз, когда вам выплачивается заработная плата, будь то чеком, наличными или иным образом, вам должна выдаваться отделяемая часть чека или отдельное письмо с указанием необходимой информации. Примечание. Начиная с 1 января 2008 г., в детализированной выписке могут отображаться только последние четыре цифры вашего номера социального страхования или идентификационный номер сотрудника, кроме номера социального страхования. (Раздел 226 (a) (7) Трудового кодекса) В детализированном выписке должна быть указана следующая информация:
  1. Заработная плата брутто
  2. Общее количество отработанных часов (не требуется для освобожденных от налогообложения сотрудников)
  3. Количество заработанных сдельных единиц и любая применимая сдельная оплата, если работнику выплачивается сдельная оплата
  4. Все удержания (все удержания, сделанные по письменным распоряжениям сотрудника, могут быть объединены и показаны как одна статья)
  5. Чистая заработная плата
  6. Включая даты периода, за который работнику выплачивается заработная плата
  7. Имя сотрудника и последние четыре цифры его или ее номера социального страхования или идентификационного номера сотрудника, кроме номера социального страхования
  8. Наименование и адрес юридического лица-работодателя
  9. Все применимые почасовые ставки, действующие в течение периода оплаты, и соответствующее количество часов, отработанных сотрудником по каждой почасовой ставке
Щелкните здесь, чтобы увидеть пример подробного отчета о заработной плате (квитанции о заработной плате) в соответствии с требованиями раздела 226 Трудового кодекса для работника, получающего почасовую оплату.Примечание: это подробное заявление не применимо к работнику, компенсация которого основана исключительно на заработной плате и который освобожден от оплаты сверхурочных в соответствии с разделом 515 (a) Трудового кодекса или любым применимым приказом Комиссии по промышленному благосостоянию.

Щелкните здесь, чтобы увидеть пример подробного отчета о заработной плате (квитанции о заработной плате) в соответствии с требованиями Раздела 226 Трудового кодекса для служащего, получающего сдельную оплату.

9. Кв. Я только что уведомил своего работодателя за две недели о том, что увольняюсь.Вместо того, чтобы позволить мне работать до даты моего увольнения, он сказал мне, что я уволен, и поручил мне собрать мои личные вещи и уехать. Уходя, он выдал мне чек на всю заработную плату, полученную за мой последний час работы. Имею ли я право на получение оплаты за то время, которое я подал? Кроме того, когда должна быть выплачена моя последняя заработная плата?
А. Вы не имеете права на получение заработной платы за период уведомления, поскольку в течение этого периода вы не выполняли никакой работы.Для выплаты заработной платы ваш работодатель заменил увольнение увольнением, и вся ваша заработанная заработная плата подлежала выплате сразу после того, как он уволил вас.
10. Кв. Я продавец, недавно уволенный с работы. Когда должна быть выплачена моя последняя заработная плата?
А. В случае, если комиссионные были «заработаны» на дату вашего увольнения или до нее, работодатель должен выполнить необходимые расчеты и выплатить комиссию на дату увольнения в случае увольнения или добровольного увольнения с более чем За 72 часа до уведомления или в течение 72 часов после прекращения трудовых отношений в случае добровольного увольнения без такого предварительного уведомления.Работодателю не разрешается ждать до обычного времени для расчета комиссионных текущих сотрудников, а также нельзя откладывать выплату таких заработанных комиссионных до следующего регулярно запланированного дня выплаты жалованья. Если комиссия еще не была заработана на момент расторжения и ожидает выполнения какого-либо прецедента юридического условия, например, получения платежа клиента, комиссия должна быть выплачена вам немедленно после завершения прецедента условия.
11. Кв. Что я могу сделать, если мой работодатель не выплатит мне зарплату в день выплаты зарплаты по расписанию?
А. Вам следует связаться с Отделом по соблюдению трудовых норм и объяснить, что ваш работодатель не платит вам в обычные запланированные рабочие дни. DLSE поможет вам, объяснив закон вашему работодателю. Несоблюдение требований раздела 207 Трудового кодекса в уведомлении о выплате заработной платы и невыплата надлежащей заработной платы в установленный день выплаты жалованья в соответствии с положениями разделов 204, 204b, 205 и 209 Трудового кодекса, соответственно, являются правонарушением.Статья 215

Тема № 757 Формы 941 и 944 — Требования к депозиту

Как работодатель, вы, как правило, обязаны вносить налоги на заработную плату, указанные в Форме 941, КВАРТАЛЬНОЙ федеральной налоговой декларации работодателя или форме 944, ЕЖЕГОДНОЙ федеральной налоговой декларации работодателя. Обе формы содержат сведения о федеральном подоходном налоге, удержанном с ваших сотрудников, а также о долях работодателя и сотрудников в системе социального обеспечения и налоге на медицинскую помощь. Сумма налогов на трудоустройство, которую вы указали в своих формах 941 или 944, определяет, какой график вкладов вы должны использовать — ежемесячно или раз в две недели.Термины «вкладчик с ежемесячным графиком» и «вкладчик с полунедельным графиком» не относятся к тому, как часто ваша компания платит своим сотрудникам или даже как часто вы должны делать вклады. Условия определяют, какой набор правил депозита вы должны соблюдать при возникновении налогового обязательства по найму. Правила депозита основаны на датах выплаты заработной платы (кассовый метод), а не на том, когда начисляются налоговые обязательства для целей бухгалтерского учета. Правила подачи документов см. В теме № 758.

Обязательства менее 2500 долларов США: Если от вас требуется подать форму 941, а ваши налоговые обязательства за предыдущий или текущий квартал меньше 2500 долларов США, вы можете уплатить налоги за текущий квартал с помощью своевременно поданной декларации вместо того, чтобы подавать депозиты, при условии, что вы не берете на себя обязательство по депозиту на следующий день в течение текущего квартала.

Аналогичным образом, если от вас требуется подать форму 944, а ваши налоговые обязательства по найму за год составляют менее 2500 долларов, вы можете уплатить налоги за год вместе со своей своевременно поданной декларацией вместо внесения депозита. Если от вас требуется подать форму 944, а ваше обязательство по налогу на трудоустройство за четвертый квартал составляет менее 2500 долларов, вы можете оплатить свои обязательства за четвертый квартал своевременно поданной декларацией, если вы внесли депозиты за первый, второй, и третий квартал в соответствии с применимыми правилами депозита.Работодатели ниже порога в 2500 долларов, которые не обязаны вносить депозиты, могут выбрать уплату налогов или уплату суммы, указанной в качестве причитающейся в форме 941 или форме 944, когда они заполняют эту форму, в соответствии с инструкциями к форме.

Ответственность в размере 2 500 долларов США или более: Если вы не имеете права производить платежи вместе с декларацией, вы должны внести свои налоги. Если вы заполняете форму 941 и не уверены, что ваши общие налоговые обязательства за текущий квартал будут меньше 2500 долларов (а ваши обязательства за предыдущий квартал не менее 2500 долларов), вносите депозиты, используя полунедельные или ежемесячных правил, поэтому вы не будете подвергаться штрафам за невыполнение депозита.

Когда вносить депозит

Вы должны делать депозиты в соответствии с одним из двух графиков депозита, ежемесячно или раз в две недели. График, который вы используете для текущего календарного года, зависит от суммы налогов на трудоустройство, которую вы указали в течение периода ретроспективного анализа . Если вы заполнили только форму 941, период ретроспективного анализа составляет 12 месяцев (охватывающих четыре квартала) и заканчивается 30 июня предыдущего года. Если вы подали форму 944 в один из двух предыдущих лет или форму 944 в текущем году, период ретроспективного анализа — это календарный год за два года до года, за который вы вносите депозит (см. Главу 11 Публикации 15. , (Циркуляр E), Руководство работодателя по налогам).

Ежемесячный вкладчик — Если вы сообщили о налогах в размере 50000 долларов или меньше в течение периода ретроспективного анализа, вы вносите ежемесячный вклад, и вы, как правило, должны вносить свои налоги на оплату труда на платежи, сделанные в течение данного месяца, не позднее 15 числа. день следующего месяца. Например, вы должны внести налоги на платежи, произведенные в январе, до 15 февраля. Если 15-е число любого календарного месяца выпадает на субботу, воскресенье или официальный праздник в округе Колумбия, депозит подлежит оплате до следующего рабочего дня.Рабочий день — это любой день, кроме субботы, воскресенья или официального праздника в округе Колумбия.

Депозитор с еженедельным графиком — Если вы указали налоги на , превышающие 50000 долларов США за период ретроспективного анализа, вы вносите вклады с еженедельным графиком и обычно должны вносить налоги на заработную плату в соответствии со следующим графиком:

  1. Если ваш день выплаты жалованья приходится на среду, четверг и / или пятницу, вы должны внести эти налоги до следующей среды.
  2. Если ваш день выплаты жалованья приходится на субботу, воскресенье, понедельник и / или вторник, вы должны внести эти налоги до следующей пятницы.

Обратитесь к разделу «Отсрочка внесения депозитов и платежей по налогу на трудоустройство до 31 декабря 2020 года» для получения информации об отсрочке внесения депозитов и выплат по налогу на трудоустройство и уплате доли работодателя в налогах на социальное обеспечение. См. Уведомление 2020-65 PDF и Уведомление 2021-11 PDF для получения информации, позволяющей работодателям отложить удержание и уплату доли налога на социальное обеспечение определенных сотрудников.

Если от вас требуется внести депозит в нерабочий день, он считается своевременным, если вы внесете его до конца следующего рабочего дня. Например, если вам необходимо внести депозит в пятницу, и эта пятница является официальным выходным днем ​​в округе Колумбия, депозит будет считаться своевременным, если вы внесете его до следующего понедельника (если этот понедельник является рабочим днем. ). Праздник в масштабе штата, который не является официальным выходным днем ​​в округе Колумбия, не откладывает дату уплаты федеральных налоговых депозитов.У вкладчиков с полунедельным графиком есть не менее 3 рабочих дней после окончания полунедельного периода для внесения депозита. Если какой-либо из 3 рабочих дней после окончания полунедельного периода является официальным выходным днем ​​в округе Колумбия, у вас будет дополнительный день для каждого из этих дней, чтобы внести требуемый депозит.

Правило внесения депозита на следующий день в размере 100000 долларов — Независимо от того, вносите ли вы ежемесячный график или вкладчик с полунедельным графиком, если вы накапливаете налоги в размере 100000 долларов или более в любой день в течение периода депозита, вы должны внести налоги на следующий день. рабочий день после того, как вы накопите 100 000 долларов.Если это произойдет, вы станете вкладчиком, который будет вноситься каждые пол недели, по крайней мере, на оставшуюся часть календарного года и на следующий календарный год. Подробную информацию о правиле депозита на следующий день в размере 100 000 долларов США см. В главе 11 публикации 15.

Новый работодатель — Если вы новый работодатель, ваши налоги в период ретроспективного анализа считаются равными нулю за любой квартал до того, как вы начали или приобрели свой бизнес. Следовательно, в первый год работы вы вносите ежемесячный вклад, если не применяется Правило внесения депозита на следующий день в размере 100 000 долларов США.

Как внести депозит

Вы должны делать все депозиты по федеральному налогу с помощью электронного перевода средств, как правило, с помощью EFTPS: электронной системы уплаты федеральных налогов. EFTPS — это бесплатная услуга, предоставляемая Министерством финансов. Чтобы ваш депозит EFTPS был вовремя, вы должны запланировать его до 20:00. Восточное стандартное время за день до 9:40:40 даты уплаты депозита. Посетите EFTPS.gov или позвоните по телефону 800-555-4477, чтобы зарегистрироваться. Вы также можете найти дополнительную информацию в Публикации 966, Электронная система федеральных налоговых платежей, Руководство по началу работы в формате PDF.Если вы не хотите использовать EFTPS, вы можете попросить своего налогового специалиста, финансового учреждения, службы расчета заработной платы или другого доверенного третьего лица делать электронные депозиты от вашего имени. Услуги, предоставляемые третьей стороной, могут иметь плату и другое время отключения.

Если вам не удалось инициировать транзакцию депозита на EFTPS до 20:00. Стандартное восточное время за день до даты оплаты депозита, вы все равно можете внести депозит вовремя, воспользовавшись Федеральной службой по сбору налогов (FTCS) для оплаты в тот же день.Если вы предполагаете, что вам когда-нибудь понадобится использовать способ оплаты в тот же день, обязательно заранее договоритесь об этом с вашим финансовым учреждением. Уточняйте наличие, сроки и стоимость в своем финансовом учреждении. Ваше финансовое учреждение может взимать с вас комиссию за платежи, произведенные таким образом.

Вы должны внести 100% налоговых обязательств в срок или до истечения срока депозита. Штрафы могут применяться за просрочку депозита, внесение суммы меньше требуемой или за отправку платежей по почте непосредственно в IRS вместо внесения сумм.В некоторых случаях IRS может отменить штрафы. См. Публикацию 15 для получения дополнительной информации о точности правил депозита и штрафах.

Дополнительная информация

Для получения подробной информации см. Публикацию 3151-A, Азбука УТД: Руководство по ресурсам для понимания федеральных налоговых депозитов PDF.

Заработная плата и ведение бухгалтерского учета | Mass.gov

Рабочие имеют право на свою заработную плату, включая чаевые, отпускные, обещанные отпускные и заработанные комиссионные, которые точно определены, причитаются и подлежат выплате.Заработная плата (или заработная плата) работника должна включать оплату за все отработанные часы.

Работники, работающие почасово, должны оплачиваться каждую неделю или раз в две недели (раз в две недели). Срок выплаты зависит от того, сколько дней сотрудник проработал в течение одной календарной недели.

Прокрутка влево Прокрутка вправо

Количество отработанных дней

Срок оплаты

5-6 дней 6 дней после окончания расчетного периода
1-4 дня ИЛИ 7 дней 7 дней после окончания расчетного периода

Работникам, увольняющимся с работы, необходимо полностью выплатить зарплату в следующий обычный день зарплаты или к первой субботе после увольнения (если регулярного дня зарплаты нет).Уволенным или уволенным работникам должна быть выплачена полная оплата в последний день работы.

Работодатели могут потребовать, чтобы работникам выплачивалась заработная плата посредством прямого депозита, однако работодатели не могут выбирать финансовое учреждение, в которое работники будут получать средства.

С рабочих не может взиматься плата за доступ к своей заработной плате.

Наработка часов

Отработанное время или «рабочее время» включает:

  • все время, пока работник должен находиться на рабочем месте у работодателя или в другом месте,
  • работали в любое время до или после нормальной смены, чтобы завершить работу, и
  • время в пути в течение рабочего дня (кроме обычного времени в пути между домом и работой).

Удержания из заработной платы

Работодатель не может удерживать деньги из заработной платы работника, если это не разрешено законом (например, налоги, удерживаемые с заработной платы), или если работник попросил сделать вычет для его или ее собственной выгоды (например, чтобы отложить деньги в сбережениях работника). учетная запись).

Работодатель не может брать деньги из заработной платы рабочего для покрытия обычных коммерческих расходов работодателя (например, расходные материалы, материалы или инструменты, необходимые для работы рабочего).

Закон также устанавливает ограничения на то, когда и сколько денег работодатель может взять с заработной платы работника за жилье и питание, которые работодатель предоставляет работнику.Кроме того, работодатель, который требует, чтобы рабочий купил или арендовал форму, должен оплатить ее стоимость или незамедлительно возместить работнику фактические затраты.

Отчетность по заработной плате

Работнику коммерческого работодателя должна выплачиваться как минимум минимальная заработная плата за не менее 3 часов, если он или она:

  • рассчитан на работу 3 часа и более,
  • отчетов работают вовремя, а
  • отправляется домой после работы менее 3 часов.

Как платить сотрудникам | Выбор типа платежа

Как вы платите своим сотрудникам? С чеками? Прямой депозит? Другой? Есть несколько способов платить сотрудникам, особенно в связи с тем, что деньги продолжают поступать в цифровую сферу.Если вы хотите знать, как платить сотрудникам, изучите свои варианты.

И мальчик, у тебя есть варианты. Вы можете вырезать сотрудникам чек, внести деньги прямо на счет или передать им конверт с наличными.

Итак, какие варианты лучше всего подходят для вашего бизнеса? Прочтите, чтобы сравнить способы оплаты для сотрудников.

Как платить сотрудникам

Знание того, какой способ оплаты сотрудников использовать, — это лишь часть удовольствия. Прежде чем перейти к этапу распределения заработной платы в процессе расчета заработной платы, вам необходимо рассчитать валовую заработную плату сотрудников и удержать налоги и другие отчисления.

Однако в этой статье не будут подробно останавливаться на деталях процесса расчета заработной платы. Вместо этого он будет сосредоточен на различных способах оплаты сотрудников, включая чеки, прямой депозит, платежные карты, наличные деньги и мобильный кошелек.

Узнайте, как платить своим сотрудникам, изучив различные типы методов и определив, какой из них наиболее целесообразен для вашего бизнеса. Обратите внимание на расходы и обязанности вашего работодателя.

Зарплата

Оплата работникам чеками — один из самых популярных способов оплаты.Вы можете подумать о выплате своим сотрудникам, выписав или распечатав чеки.

В отличие от способов оплаты, включающих электронные переводы денежных средств (например, прямой депозит), сотрудникам не требуется иметь банковские счета для получения заработной платы посредством чеков. Вместо этого сотрудники могут использовать услугу обналичивания чеков (за определенную плату) для получения своей заработной платы.

Прежде чем принять решение о предложении этого способа оплаты, рассмотрите все «за» и «против». Например, некоторые сотрудники могут предпочесть конфиденциальность получения зарплаты, потому что им не нужно предоставлять банковскую информацию.Но зарплаты могут быть потеряны или украдены.

Время и стоимость использования зарплаты

Написание зарплаты от руки может занять у работодателя много времени. Выписка чеков в каждый платежный период требует времени, особенно если у вас несколько сотрудников.

Если вы решите распечатать зарплатные чеки своих сотрудников, вы сможете значительно сэкономить время, выписывая их все. Но если с вашим принтером что-то пойдет не так (или если у вас закончатся чернила), вам, возможно, придется прибегнуть к проверке почерка.

Планируйте потратить деньги на пустые чеки, если вы пишете чеки от руки.А если вы печатаете чеки, вам понадобится чек, чернила и принтер. Возможно, вам даже понадобится специальный принтер MICR с магнитными чернилами.

Прямой депозит

Прямой депозит — самый распространенный способ оплаты, которым пользуются 82% работников в США. Одно из самых больших преимуществ прямого депозита — удобство.

При использовании прямого депозита нет необходимости физически передавать зарплату сотруднику. Таким образом, если вы или ваш сотрудник в отпуске, получатели прямых вкладов все равно будут получать зарплату вовремя.

Получив банковскую информацию сотрудника, вы можете напрямую вносить его заработную плату за каждый платежный период посредством электронного перевода средств (EFT).

Прежде чем принять решение об использовании прямого депозита, примите во внимание временные рамки обработки. Если вы не проведете расчет заработной платы к определенному дню, ваши сотрудники не будут получать свою заработную плату в ожидаемый срок, если вы не ускорите процесс или не воспользуетесь другим способом оплаты.

Время и стоимость прямого депозита

Прямой депозит — это относительно быстрый процесс, если только вы не пропустили сроки обработки.Как правило, самая трудоемкая часть — это настройка прямого депозита.

Имейте в виду, что за прямой перевод взимается комиссия, о которой вам необходимо знать. Возможно, вам придется внести плату за установку, ежемесячную плату и небольшую плату за период оплаты. Комиссия за установку может составлять от 50 до 149 долларов, а комиссия за транзакцию может составлять 1,50 доллара за транзакцию.

Однако вы не можете нести ответственность за оплату счета за прямой депозит. Если у вас есть онлайн-программа для расчета заработной платы, прямой депозит может быть включен без дополнительных затрат.Убедитесь, что ваш поставщик программного обеспечения для расчета заработной платы предлагает прямой депозит без дополнительных затрат.

Зарплатные карты

Платежная карта (или платежная карта) — это предоплаченная карта, которую работодатели могут использовать для оплаты труда сотрудников. Каждый день выплаты жалованья на карту загружается заработная плата сотрудника за этот период выплаты заработной платы.

Сотрудники могут использовать платежную карту как дебетовую карту или снимать заработную плату через банкомат или в кассу банка. В отличие от прямого депозита, сотрудникам не нужен банковский счет для получения заработной платы.

Время и стоимость расчетных карт

Хотя использование платежных карт может сэкономить ваше время, этот метод связан с рядом комиссий.

В дополнение к затратам на установку сотрудники могут нести комиссионные. В зависимости от вашего штата от вас могут потребовать оплатить эти сборы за своих сотрудников.

Наличные

Выплата сотрудникам наличными — это еще один способ оплаты, которым вы можете воспользоваться. Но если вы решите платить сотрудникам наличными, вы должны быть особенно осторожны при ведении учета.

Денежные выплаты сотрудникам могут вызвать у IRS подозрение, что вы снимаете неверные суммы налогов.

Выплата сотрудникам наличными затрудняет ведение учета заработной платы. В отличие от других способов оплаты, при оплате наличными не ведется автоматический контрольный журнал (например, банковские записи).

Время и стоимость выплаты наличных

Выплата сотрудникам наличными не требует немедленных комиссий, как при прямом депозите, зарплатных картах и ​​зарплатных чеках.

Но оплата наличными повышает риск проведения аудита IRS, который требует значительных затрат времени и денег.

Мобильный кошелек

Еще один способ оплаты, набирающий популярность, — использование мобильных кошельков (например, Venmo или Apple Pay).

Мобильные кошельки для расчета заработной платы требуют, чтобы вы вносили заработную плату сотрудников на электронные счета их телефонов. Сотрудники с мобильными кошельками могут использовать средства на своих счетах для непосредственных покупок.

Время и стоимость мобильных кошельков

Внесение денег в мобильный кошелек сотрудника — относительно простой процесс как для сотрудников, так и для работодателей.

Но прежде чем выбирать мобильные кошельки в качестве способа оплаты, подумайте о связанных с ними комиссиях. К счастью, при оплате с банковского счета комиссии за переводы от человека к человеку либо отсутствуют, либо незначительны.

Однако сотрудникам, возможно, придется заплатить комиссию при снятии денег со своего мобильного кошелька.

Выдача квитанции о заработной плате

В зависимости от местоположения вашего предприятия от вас могут потребовать квитанции о заработной плате вашим сотрудникам — независимо от их метода оплаты.Обратите внимание на соблюдение требований штата, чтобы соответствовать требованиям.

Итак, что такое квитанция о заработной плате? В квитанциях о заработной плате сотрудникам указывается валовая заработная плата, удержания и чистая заработная плата. Подумайте о квитанции о заработной плате как о квитанции, которая показывает сотрудникам, что вы им заплатили.

Заработная плата

Независимо от способа оплаты сотрудников, вам необходимо вести точный учет в течение как минимум трех лет.

Подробная информация, такая как дата, сумма и период оплаты для всех сотрудников. И запишите заработную плату брутто, удержания и чистую заработную плату.

Как платить своим сотрудникам: чего нельзя делать

Может ли работодатель потребовать прямой депозит, платежные карты, наличные деньги, чеки или мобильный кошелек?

В большинстве штатов есть законы, которые регулируют, когда вы можете сделать определенные виды платежей обязательными, например, прямой депозит и платежные карты. Как правило, вам нужно будет предложить вашим сотрудникам более одного способа оплаты.

Например, вы можете предложить сотрудникам возможность получать заработную плату посредством прямого депозита или бумажных чеков.Таким образом, сотрудники, не имеющие банковских счетов, могут получать заработную плату.

Выбирая способ оплаты труда сотрудников, не нарушайте законы штата. Работайте со своими сотрудниками, чтобы убедиться, что способ оплаты работает для них.

Избегайте хлопот, связанных с ведением ведомостей заработной платы, комиссий за прямые депозиты и неправильной начисления заработной платы. Заработная плата Patriot позволяет вам легко распечатывать чеки или использовать бесплатный прямой депозит, а точность всех расчетов заработной платы гарантируется на 100%. Попробуйте бесплатно сегодня!

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 22 марта 2017 г.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Обязательный прямой депозит | Федеральные законы и законы штата для работодателей

Многие сотрудники, а точнее 82% из них, получают заработную плату в виде прямого депозита. Когда вы решаете, как платить своим сотрудникам, вам наверняка приходит на ум прямой депозит. Однако не все сотрудники хотят получать заработную плату прямым депозитом. Можете ли вы потребовать обязательный прямой депозит? Осведомитесь о федеральном и обязательном прямом депозите согласно законам штата, прежде чем требовать прямой перевод для вашей рабочей силы.

Что такое прямой депозит?

Прямой депозит — это электронный перевод средств (EFT), который позволяет вам переводить зарплату ваших сотрудников прямо на их текущие или сберегательные счета.

Конечно, вы можете расплачиваться с сотрудниками бумажными чеками, наличными или даже платежными картами. Но использование прямого депозита для оплаты вашей рабочей силы может сэкономить ваше время и обеспечить безопасность и упорядоченность вашей заработной платы.

Как и все, у прямого депозита есть свои плюсы и минусы.

Сотрудники могут увеличить свои личные сбережения и избавиться от необходимости бегать в банк для внесения зарплаты каждый день выплаты жалованья.Однако некоторые сотрудники предпочитают работать с бумажными чеками.

Для работодателей прямой депозит — удобный способ оплаты труда сотрудников. Некоторые поставщики программного обеспечения для расчета заработной платы, такие как Patriot Software, даже предлагают бесплатный прямой перевод.

Из-за преимуществ прямого депозита вы можете задаться вопросом: Могут ли работодатели требовать прямой депозит? Чтобы ответить на этот вопрос, вам необходимо ознакомиться с федеральными законами и законами штата о прямых депозитах.

Федеральные законы об обязательных прямых депозитах

Закон об электронных денежных переводах (EFTA) защищает работодателей и сотрудников, которые используют такие функции, как прямой депозит.

Согласно федеральному закону, работодатели могут потребовать от работников получать заработную плату посредством прямого депозита. Однако работодатели должны соответствовать федеральным требованиям для прямого депозита.

Вы можете сделать прямой депозит обязательным, если вы сделаете ONE из следующего:

  • Разрешить сотруднику выбрать банк для доступа к прямому депозиту
  • Выберите банк, в котором сотрудник должен получить доступ к своему прямому депозиту, но вы также можете предложить другой вариант оплаты (например, бумажный чек или наличные)

Для получения дополнительной информации о федеральных законах об обязательных прямых депозитах посетите веб-сайт Федеральной резервной системы.

Хотя федеральный закон может разрешить вам создать политику обязательного прямого депозита, ваш штат не может.

Обязательный прямой депозит государством

Может ли работодатель потребовать прямой депозит в соответствии с законодательством штата? Это зависит от штата.

Если в вашем штате есть закон за или против обязательного прямого депозита, вы должны его соблюдать.

штатов, в которых отсутствуют законы об обязательном прямом депонировании, подчиняются федеральным законам. Поскольку федеральный закон разрешает обязательный прямой депозит, работодатели в штатах без законов могут потребовать этот метод оплаты.

Законы штата не так просты, как федеральный закон. Каждый штат может устанавливать свои собственные законы о прямых депозитах. И они могут установить дополнительные правила.

Например, в вашем штате могут быть особые законы о прямом депозите, которые:

  • Запретить сотрудникам нести комиссию за прямые депозиты
  • Пусть работодатели выбирают финансовое учреждение
  • Обратитесь к определенным секторам, например к частным работодателям
  • Относятся к конкретным отраслям, например, к работодателям в сельском хозяйстве
  • Разрешить сотрудникам отказаться от прямого депозита с письменным заявлением

Используйте приведенное ниже руководство по штатам, чтобы узнать, какие штаты разрешают работодателям требовать прямой депозит, а какие запрещают обязательный прямой депозит.Государства с особыми правилами отмечены звездочкой.

Обратитесь в департамент труда вашего штата, чтобы узнать о правилах, действующих в конкретном штате.

Если в вашем штате нет возможности делать прямой депозит в обязательном порядке, не волнуйтесь. Вы по-прежнему можете предлагать это в качестве опции для расчета заработной платы.

Вы хотите предложить сотрудникам прямой перевод. Что теперь?

Требуете ли вы обязательного прямого депозита или хотите предложить его в качестве варианта оплаты, вы должны собрать информацию о сотрудниках.

В соответствии с федеральным законодательством и законодательством штата ваш сотрудник должен разрешить прямой перевод, предоставив следующие данные:

  1. Название банка
  2. Тип счета (текущий или сберегательный)
  3. Маршрутный номер
  4. Номер счета

Вы также можете попросить своих сотрудников аннулировать чек с их информацией о прямом депозите, чтобы проверить правильность номера счета и маршрутизации.

Убедитесь, что вы храните информацию о прямом депозите ваших сотрудников в учете.И поместите информацию в безопасное место.

Если вы решите использовать прямой депозит, вам может потребоваться предоставить своим сотрудникам выписку, показывающую, сколько вы удерживаете из их зарплаты. Это заявление известно как квитанция о заработной плате. Вы можете предоставить квитанции о заработной плате либо онлайн, либо выдать сотрудникам бумажные квитанции о заработной плате.

Ищете решение для расчета заработной платы, которое предлагает бесплатный прямой перевод? Ищете систему, которая позволяет легко печатать чеки? Онлайн-программа для расчета заработной платы Patriot позволяет использовать бесплатный прямой перевод, распечатку зарплатных чеков или и то, и другое.Таким образом, вы сможете разместить всех сотрудников. Получите бесплатную пробную версию прямо сейчас!

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 7.11.2016.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Что такое расчет заработной платы? Как обрабатывать платежную ведомость

Распространенные часто задаваемые вопросы и ответы о заработной плате Обработка заработной платы означает компенсацию сотрудникам за их работу. Он включает в себя расчет общей заработной платы, удержание удержаний, подачу налогов на заработную плату и выполнение платежа.Эти шаги можно выполнить вручную, но автоматизированный процесс обычно более точен и эффективен и может помочь вам соблюдать различные правила начисления заработной платы.

Как вы вручную обрабатываете расчет заработной платы?

Если у вас небольшой бизнес с несколькими сотрудниками и вы решили обрабатывать платежную ведомость вручную, вам необходимо будет вести точный учет отработанных часов, выплаченной заработной платы и классификации работников, среди прочего. Вы также должны убедиться, что ваши расчеты верны, и не забыть вовремя подавать все необходимые налоги и документы в государственные органы.Чем больше вы добавляете сотрудников, тем сложнее становится расчет заработной платы, и любые ошибки, которые вы совершаете, могут привести к дорогостоящим налоговым штрафам.

Влияние фонда заработной платы на денежный поток

Даже если вы не платите кому-то другому, чтобы он рассчитывал заработную плату за вас, это все равно считается коммерческими расходами. Это связано с тем, что заработная плата ваших сотрудников и ваша доля налогов на заработную плату сокращают вашу прибыль. А если бизнес замедляется, вы можете столкнуться с трудным решением — отложить платежи или отвлечь деньги из других ресурсов.

Один из способов ограничить влияние заработной платы на ваш денежный поток — это платить своим сотрудникам с использованием прямого депозита или электронных платежей вместо бумажных чеков. Поскольку вы не знаете, когда кто-то обналичит зарплату, становится все труднее гарантировать, что на вашем банковском счете всегда будет достаточно средств. При использовании прямого депозита вам нужно покрывать расходы на выплату заработной платы только в определенные дни месяца, что позволяет вам лучше управлять своими финансами. Кроме того, переход на цифровые технологии сокращает расходы на бумагу для печати.

Положение о заработной плате

Некоторые аспекты обработки заработной платы регулируются Налоговой службой (IRS) и Министерством труда (DOL). Вот некоторые из законов, которые вы должны соблюдать:

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA)

FLSA дает право работникам, не освобожденным от уплаты налогов, на минимальную заработную плату в размере не менее 7,25 долларов в час (с 24 июля 2009 г.) и оплату сверхурочных по ставке, не менее чем в полтора раза превышающей обычную ставку заработной платы после 40 часов работы в рабочая неделя.Это означает, что вам нужны точные средства учета рабочего времени и посещаемости, чтобы вы могли применять заработную плату за сверхурочную работу в соответствии с законом.

FSLA также требует, чтобы вы вели определенные записи для каждого работника, не освобожденного от налогов. Например, записи о заработной плате обычно включают отработанные часы каждый день, общее количество часов, отработанных в течение рабочей недели, основу, на которой выплачивалась заработная плата сотрудников, регулярная почасовая ставка заработной платы, общая сверхурочная работа за рабочую неделю, дату выплаты и покрытый период, а также общую заработная плата выплачивается за каждый период.Эти записи должны храниться не менее трех лет, а записи, на которых основаны расчеты заработной платы, такие как табели учета рабочего времени, должны храниться в течение двух лет.

Федеральный закон о страховых взносах (FICA)

FICA требует, чтобы часть валового дохода каждого сотрудника использовалась для оплаты пособий по программе Medicare и Social Security. Каждый платежный период вы должны вычесть 6,2% налога на социальное обеспечение (до тех пор, пока не будет достигнута базовая заработная плата) и 1,45% налога на Medicare. Вы также должны соответствовать этим вычетам, в результате чего общая сумма налога FICA на одного сотрудника составляет 15.3%.

Федеральный закон о налоге на безработицу (FUTA)

Большинство работодателей вносят вклад в федеральные программы и программы штата по безработице, которые выплачивают компенсацию работникам, потерявшим работу. Таким образом, FUTA не является вычетом из заработной платы, поскольку применяется только к работодателям, а не к работникам. Для этого вы должны заплатить 6% налогов с первых 7000 долларов, которые вы платите сотруднику в год. Однако исключения могут применяться, если у вас есть домашние или сельскохозяйственные работники.

Расчет заработной платы в соответствии с государственными нормами и правилами

В дополнение к федеральным постановлениям вы должны соблюдать законы штата о выплате заработной платы.В каждом штате есть свои правила, некоторые из которых строже других, регулирующие минимальную заработную плату, графики выплаты зарплаты и ведение документации. Итак, если вы ведете бизнес в разных штатах, соблюдение требований к заработной плате становится намного сложнее.

Хороший способ соответствовать требованиям — поручить руководителю или сотруднику вашего юридического отдела составить список всех законов о труде, применимых к вашей организации. Попросите его отслеживать изменения в существующих законах и задокументировать любые предлагаемые новые законы. Проверяйте эти результаты не реже одного раза в месяц, чтобы вы могли адекватно адаптировать свои операции и избежать штрафов.

Просмотреть требования штата к выплате зарплаты
Просмотреть законы штата о минимальной заработной плате
Просмотреть все законы штата о труде

Подать заявку на EIN

Идентификационный номер работодателя, также известный как федеральный идентификационный номер, представляет собой девятизначное число (формат: 00-0000000), которое налоговая служба (IRS) использует для отслеживания вашей организации в налоговых целях. Думайте об этом как о номере социального страхования для вашего бизнеса. Вы можете подать заявку на получение EIN бесплатно онлайн или отправив форму SS-4, Заявление на получение идентификационного номера работодателя (EIN) в IRS.После утверждения его нельзя отменить, и он будет оставаться связанным с вашей организацией, пока вы занимаетесь бизнесом. Некоторые органы власти штата и местные органы власти могут также потребовать, чтобы у вас был отдельный идентификационный номер налогоплательщика.

Документы, необходимые для расчета заработной платы

Прежде чем приступить к расчету заработной платы, как правило, необходимо собрать следующие документы, некоторые из которых могут потребоваться государственным органам:

  • Форма W-4, Свидетельство сотрудника об удержании налогов

    В первый день работы новые сотрудники обычно заполняют форму W-4 «Свидетельство об удержании налогов», которую вы будете использовать для вычета правильной суммы федерального подоходного налога из их заработной платы.Хотя это и не обязательно, ваши сотрудники должны заполнять новую форму каждый год, если их личное или финансовое положение изменится.
  • Форма W-9, Запрос на идентификационный номер налогоплательщика и подтверждение

    Если вы нанимаете фрилансеров или независимых подрядчиков, вам следует попросить их указать свое имя, адрес и номер социального страхования или идентификационный номер налогоплательщика (ID) в форме W-9, запросе на идентификационный номер налогоплательщика и свидетельство. Этот документ предназначен для ваших записей и не пересылается в IRS.В конце года вы будете использовать информацию в W-9, чтобы заполнить форму 1099-NEC «Компенсация неработающим», которая показывает, сколько вы заплатили независимым подрядчикам.
  • Форма I-9, Подтверждение права на трудоустройство

    В Соединенных Штатах используйте форму I-9 «Подтверждение права на трудоустройство» для проверки личности и разрешения на работу любых нанимаемых вами лиц. Сотрудники должны заполнить эту форму в первый день работы. Как только они это сделают, у вас будет три рабочих дня на то, чтобы заполнить и подписать Раздел 2.Сотрудники также должны предъявить документы, удостоверяющие личность, такие как паспорт или водительские права, и подтвердить свое разрешение на работу. Формы I-9 не отправляются в государственное учреждение, если их не попросит уполномоченный представитель.
  • Заявление о приеме на работу

    Хотя кандидаты часто предоставляют резюме, заявления о приеме на работу помогут вам получить последовательную информацию о потенциальных новых сотрудниках. Для большинства из них требуется подпись, подтверждающая точность данных, которую вы можете использовать, чтобы начать подготовку платежной ведомости для любого, кого вы решите нанять.
  • Банковская справка

    Если вы планируете предлагать прямой депозит, вам нужно, чтобы ваши новые сотрудники предоставили вам название своего банка, номер счета и маршрутный номер. Или они могут предоставить аннулированный чек.
  • Бланки медицинского страхования

    У вас могут быть самые лучшие намерения и вы действительно заботитесь о здоровье своих сотрудников, но вы не можете вычитать страховые взносы из их заработной платы без предварительного письменного разрешения.
  • Документы пенсионного плана

    Как и пособия по болезни, пенсионные планы являются добровольным вычетом из заработной платы и требуют подписи сотрудника, прежде чем вы сможете удерживать взносы на счет 401 (k) или другой пенсионный счет.

Как классифицировать рабочих

Чтобы соответствовать федеральным законам о налоге на заработную плату, вам необходимо правильно классифицировать своих работников как наемных работников, так и на независимых подрядчиков. Общие шаги для этого:

  1. Оцените характер выполняемой работы.
    Рабочий может быть независимым подрядчиком, если у вас есть право контролировать или направлять только результат работы, а не то, что будет сделано и как это будет сделано. Если вы контролируете как то, что будет сделано, так и то, как это будет сделано, работник обычно является наемным работником.
  2. Определите, применяются ли вычеты из заработной платы.
    Удерживайте подоходный налог, налог на социальное обеспечение и налог на медицинское обслуживание только с заработной платы, выплачиваемой сотрудникам, а не независимым подрядчикам. Эти типы работников платят налог на самостоятельную занятость со своего дохода.
  3. Подайте форму W-2, восковую и налоговую декларацию в IRS для сотрудников.
    Включите все формы компенсаций, выплачиваемых работникам, включая заработную плату и чаевые, а также удержанные налоги.
  4. Форма файла 1099-NEC, Компенсация неработающим для независимых подрядчиков.
    Как правило, вы должны сообщать о выплатах в размере 600 долларов США или более лицам, не являющимся сотрудниками. Заполненная форма отправляется как в IRS, так и работнику.

Обратите особое внимание на детали при определении статуса работника. Неправильная классификация работников может привести к штрафам, и вы можете нести ответственность за невыплаченную заработную плату, включая сверхурочные. Если вам нужна помощь в определении статуса работника, вы можете подать в IRS форму SS-8 «Определение статуса работника для целей федеральных налогов на трудоустройство и удержания подоходного налога».

Каков типичный цикл расчета заработной платы?

Самый распространенный цикл расчета заработной платы или период выплаты заработной платы в США — два раза в неделю. Посмотрите, как это соотносится с другими частотами начисления заработной платы:

Цикл расчета зарплат в год
Раз в две недели 26
Еженедельно 52
В полмесяца 24
Ежемесячно 12

Соображения по графику заработной платы

Таблицы заработной платы — это вопрос предпочтений, но могут применяться минимальные стандарты.В некоторых штатах требуется, по крайней мере, раз в полмесяца выплаты для всех сотрудников, в то время как в других предусмотрена определенная периодичность для разных типов работников. Если вы не связаны требованиями штата к получению заработной платы, вы можете выбрать период выплаты заработной платы, который лучше всего подходит для вас и ваших работников. Сотрудники, особенно на низкооплачиваемой работе, обычно предпочитают получать более высокую зарплату, но по мере того, как ваша частота оплаты увеличивается, растут и ваши расходы на обработку платежной ведомости. Вам нужно будет тщательно взвесить ожидания сотрудников и вашего бюджета и соблюдать все законы штата.

Создание политики расчета заработной платы

Чтобы ваша платежная ведомость была точной, своевременно обрабатывалась и в соответствии со всеми нормативными актами, вам необходимо установить руководящие принципы как для ваших сотрудников, так и для вашего отдела расчета заработной платы. Типовая политика расчета заработной платы включает:

Определения рабочей недели

Четко определенные рабочие недели необходимы для соблюдения правил FSLA сверхурочной работы, а также требований штата по выплате заработной платы. Вы можете выбрать, когда ваша рабочая неделя начинается и заканчивается, но обычно они должны составлять семь последовательных 24-часовых периодов.

Время и посещаемость

Точный расчет заработной платы начинается с точного хронометража. Ваши сотрудники должны знать, как регистрировать свое рабочее время — часы, бумажные табели учета рабочего времени и т. Д. — процесс утверждения и дисциплинарные меры за предоставление ложных записей.

Перерывы

Федеральное правительство не требует перерывов на обед или прием пищи, но большинство штатов это делают. Предлагая периоды отдыха, четко определите их продолжительность и сообщите сотрудникам, оплачивается ли перерыв или нет, и нужно ли им отсчитывать свое время.

Сверхурочные

Объясните, кто имеет право на сверхурочную работу и как применяется ставка. Не освобожденным от налогов сотрудникам, подпадающим под действие FSLA, должна выплачиваться заработная плата не ниже минимальной заработной платы за все отработанные часы и, по крайней мере, в полтора раза больше обычной ставки заработной платы за каждый час, проработанный более 40 часов в рабочую неделю. Если в вашем штате также есть правила сверхурочной работы, вы должны соблюдать закон, который обеспечивает наиболее щедрые льготы для сотрудников. Например, в Калифорнии требуется, чтобы наемный работник в полтора раза превышал обычную ставку заработной платы за все часы, отработанные более восьми часов в любой рабочий день и более 40 часов в рабочую неделю.Кроме того, CA имеет требование об оплате двойного времени, которое не требуется FLSA.

Расчетные периоды

Документируйте, как часто вы будете платить своим сотрудникам. Наиболее распространены еженедельные, двухнедельные и полумесячные. Также отметьте, какой именно день недели будет днем ​​выплаты жалованья.

Обязательные отчисления из заработной платы

Укажите все федеральные налоги и налоги штата, которые будут вычитаться из зарплаты ваших сотрудников. Включите информацию о формах, которые им необходимо заполнить, чтобы получить правильные суммы удерживаемых доходов, и о том, как работают надбавки к заработной плате.

Добровольные удержания из заработной платы

Если вы предлагаете своим сотрудникам медицинское страхование или пенсионные планы, объясните их стоимость и то, как они могут участвовать. Также предоставьте информацию об оплате пособий до или после налогообложения.

Структура заработной платы

Будьте прозрачны в отношении различных способов оплаты труда сотрудников в вашем бизнесе, будь то почасовая оплата, оклад, бонусы, комиссионные или опционы на акции. Кроме того, обратите особое внимание на законы штата, касающиеся выплаты последней заработной платы тем, кто увольняется из вашей организации.

Заработная плата

FSLA и государственные органы требуют, чтобы записи о заработной плате хранились в течение определенных периодов времени. Задокументируйте применимые к вам законы о ведении документации и способы обеспечения конфиденциальности.

Назначьте менеджера по заработной плате

Каждому предприятию нужен кто-то, кто будет вести начисление заработной платы. Вы можете нанять сотрудника специально для этой цели, но в большинстве случаев эту роль выполняет офис-менеджер, директор по персоналу или даже владелец.В результате у многих администраторов заработной платы есть обязанности, выходящие за рамки простого расчета заработной платы. Им часто поручают обеспечивать поддержку клиентов и отвечать на вопросы сотрудников, анализировать систему расчета заработной платы, следить за нормативными вопросами, работать с аудиторами и устранять технические ошибки.

Те, кто преуспевает в качестве менеджера по заработной плате, обладают определенным набором навыков. Они, как правило, ориентированы на детали, организованы, аналитичны и технически подкованы. Однако их успех требует коллективной командной работы сотрудников, менеджеров и отдела кадров.Например, работники должны предоставлять точную информацию, а менеджеры должны незамедлительно утверждать табели учета рабочего времени, чтобы расчет заработной платы обрабатывался правильно и своевременно.

Отслеживание рабочего времени и посещаемости сотрудников

Как ваш администратор по заработной плате управляет временем и посещаемостью — будь то часы, мобильное приложение или карандаш и бумага — полностью зависит от вас. Однако имейте в виду, что выполнение этого вручную открывает путь к человеческой ошибке. Вы можете помочь устранить многие из этих ошибок, ускорить рабочие процессы и упростить работу менеджера по расчету заработной платы с помощью автоматизированного решения для учета рабочего времени, которое интегрируется с платежной ведомостью.

Рассчитать налоги

Как работодатель, вы несете ответственность за расчет и удержание федеральных, государственных и местных налогов из зарплаты каждого сотрудника. Сумма, которую вы удерживаете, определяется формой W-4, представленной вашими сотрудниками, и текущими налоговыми ставками. Кроме того, правительство Соединенных Штатов требует, чтобы вы платили федеральный налог по безработице (FUTA) и соответствовали тому, что ваши сотрудники платят в налогах на социальное обеспечение и Medicare.

Удерживать дополнительные удержания из заработной платы

Сотрудники могут выбрать, чтобы вы удерживали деньги из их зарплаты для финансирования пенсионных планов и страховых взносов.Для каждого из них требуется отдельная форма согласия. Иногда вам также необходимо удерживать вычеты за украшения, предписанные судом, такие как алименты и алименты.

Соответствие платежной ведомости

В большинстве штатов при выплате заработной платы вы должны предоставлять выписку о заработной плате в печатном или электронном формате. Некоторые законы позволяют сотрудникам выбирать или отказываться от электронных отчетов, и вам, возможно, придется убедиться, что они могут легко просматривать или распечатывать свою информацию о заработной плате.

Цель этих правил — прозрачность.Обычно требуются почасовая ставка, общее количество отработанных часов, валовая оплата, чистая оплата и удержания. Чтобы избежать нарушений, свяжитесь с департаментами труда штата за конкретными инструкциями по оплате труда.

Как выписать зарплату

Вы можете приобрести запас чеков в банке, у которого есть расчетный счет, или в магазине канцелярских товаров. При размещении заказа убедитесь, что чековая бумага предназначена для предотвращения мошенничества, использует чернила, которые могут быть интерпретированы считывающими устройствами банковских чеков, и содержит всю необходимую информацию.В большинстве из них будет отображаться название вашей компании, имя и адрес сотрудника, номер и дата чека, а также название и адрес банка. После того, как чеки напечатаны, запечатайте их в конверт с двойным окном, чтобы были видны адрес назначения и обратный адрес, примените соответствующие почтовые расходы и отправьте их по почте. Этот процесс можно упростить, используя службу расчета заработной платы, которая в некоторых случаях включает доставку чека.

Прямой депозит по сравнению с платежными картами

Печатные чеки были проверенным и надежным методом компенсации в течение многих лет, но благодаря технологиям есть более эффективные и менее дорогие способы оплаты труда ваших сотрудников.Сегодня используются два таких метода: прямой депозит и платежные карты.

Прямой депозит переводит деньги с вашего банковского счета заработной платы на личный банковский счет сотрудника. Транзакция происходит мгновенно, и большинство банков не взимает за нее плату. По этим причинам прямой депозит является предпочтительным способом оплаты, а не распечатанными чеками. Однако у сотрудников должен быть действующий банковский счет, и иногда на его открытие может уйти до двух недель.

Более поздний способ оплаты, который все чаще используется, — это предоплаченные дебетовые или зарплатные карты.Они идеально подходят для сотрудников, у которых нет банковского счета, но которым нужен немедленный доступ к своей зарплате.

Какой бы способ выплаты заработной платы вы ни выбрали для своих сотрудников, обязательно ознакомьтесь со всеми требованиями штата. Большинство из них допускают электронные платежи, но, как правило, это не единственный вариант.

Как я могу улучшить процесс расчета заработной платы?

Долгие часы, потраченные на административную работу и ответы на письма из IRS или судебные постановления об увеличении заработной платы, являются явными признаками того, что ваш процесс расчета заработной платы можно улучшить.Вот несколько советов по оптимизации вашей работы:

  1. Унифицируйте периоды оплаты
    Оплата различным типам работников по разным графикам (например, почасовая оплата сотрудникам еженедельно и наемным сотрудникам раз в месяц) усложняет расчет заработной платы. Найдите период оплаты, который соответствует законам штата и лучше всего подходит для всей вашей рабочей силы.
  2. Инвестируйте в программное обеспечение для расчета заработной платы
    Автоматизированные функции, доступные в программном обеспечении для расчета заработной платы, исключают повторяющиеся задачи, такие как ручной ввод данных.Это уменьшает количество ошибок, экономит время и улучшает соблюдение требований.
  3. Интегрируйте расчет заработной платы с другими процессами
    Многие типы программного обеспечения для расчета заработной платы можно легко интегрировать с часами и бухгалтерскими книгами. Когда эти операции синхронизированы, у вас могут быть более точные расчеты заработной платы.
  4. Используйте решения для цифрового хронометража
    Таблицы учета рабочего времени часто приводят к ошибкам. Программное обеспечение для учета рабочего времени использует биометрическую идентификацию для предотвращения мошенничества и автоматически рассчитывает отработанное время.
  5. Соблюдайте нормативные требования
    Законы, регулирующие заработную плату и занятость, постоянно меняются. Информация о последних законодательных актах поможет вам соблюдать правила и избежать дорогостоящих штрафов.
  6. Работа с поставщиком услуг по начислению заработной платы
    Часто самый надежный способ улучшить процесс расчета заработной платы — это работать с поставщиком, который может обрабатывать все аспекты расчета заработной платы от вашего имени. Вы можете быть спокойны, зная, что вашим сотрудникам платят вовремя, а налоги рассчитываются правильно.

Часто задаваемые вопросы об обработке заработной платы

Узнайте, что другие работодатели спрашивают об обработке заработной платы:

Сколько времени занимает обработка платежной ведомости?

Выбор метода расчета заработной платы определяет, сколько времени это займет. Ручные расчеты могут занимать от нескольких часов до нескольких дней, в зависимости от количества сотрудников и законов, которые вы должны соблюдать. Если вы крупный бизнес, работающий в разных штатах, такой способ расчета заработной платы обычно невозможен.Более эффективный подход — использовать программное обеспечение для расчета заработной платы, которое может выполнять расчет за считанные минуты благодаря автоматизации.

Что такое расчет заработной платы полного цикла?

Промежуток времени между каждым днем ​​выплаты заработной платы называется циклом расчета заработной платы. Это может быть неделя или месяц. В течение этого периода происходит несколько повторяемых шагов:

Что такое сквозная обработка платежных ведомостей?

Сквозная обработка платежных ведомостей объединяет расчет заработной платы с другими аспектами управления персоналом, такими как измерение производительности, обучение, планирование, льготы и компенсации.Установив это соединение, вы можете улучшить коммуникацию, ведение документации, аналитику и эффективность на протяжении всего жизненного цикла сотрудника.

Почему так важен процесс расчета заработной платы?

Обработка заработной платы важна, потому что опоздание с выплатой сотрудникам или неправильная подача налоговых деклараций может привести к штрафам и пени по невыплаченным налогам. Ненадежная заработная плата также может подорвать моральный дух сотрудников и запятнать вашу деловую репутацию. Когда вы рассматриваете эти разветвления, часто лучше выделить необходимые ресурсы, будь то время или деньги, чтобы правильно рассчитать заработную плату.

Что нужно для расчета заработной платы?

Перед тем, как нанять первого сотрудника, должен быть установлен процесс начисления заработной платы. Обычно вам потребуется:

  • Подать заявку на получение федерального идентификационного номера работодателя (EIN)
  • Получите государственные и местные налоговые идентификационные номера, если применимо
  • Сбор налоговых документов для сотрудников (форма W-4, форма I-9 и форма W-9)
  • Открыть банковский счет специально для оплаты сотрудников и налогов
  • Нанять или назначить менеджера по заработной плате
  • Составить график заработной платы
  • Создание политики расчета заработной платы компании

Какие типы обработки платежных ведомостей?

Когда дело доходит до расчета заработной платы, у вас есть несколько вариантов на выбор, в зависимости от размера вашего бизнеса и индивидуальных потребностей.Наиболее распространены:

  • Сделай сам (DIY)
  • Аутсорсинг расчета заработной платы бухгалтеру
  • Купить ПО для расчета заработной платы
  • Работа с провайдером управляемой заработной платы

Это руководство предназначено для использования в качестве отправной точки при анализе обязательств работодателя по заработной плате и не является исчерпывающим источником требований. Он предлагает практическую информацию по предмету и предоставляется при том понимании, что ADP не предоставляет юридических или налоговых консультаций или других профессиональных услуг.

Налоговые данные приведены по состоянию на 2020 налоговый год.

Заработные вклады и выдача чеков о заработной плате

СОДЕРЖАНИЕ:

НАЗНАЧЕНИЕ:

Обрисовать в общих чертах политику Университета в отношении депонирования заработной платы сотрудников в большинстве финансовых учреждений по всей стране и указать методы, которым необходимо следовать при распределении зарплаты сотрудникам, нанятым до 1 ноября 1993 года, когда прямой депозит не используется.

ПРЯМОЕ УЧАСТИЕ В ЗАРПЛАТНЫХ ДЕПОЗИТАХ

Начиная с 1 ноября 1993 г., прямые депозиты заработной платы должны быть обязательными и условием найма для любого, кто начинает работать в этот день или после этой даты.Участие необязательно, но рекомендуется для всех остальных сотрудников.

ЗАПРОС ДЕПОЗИТА:

Сотрудники, нанятые до 1 ноября 1993 г., могут воспользоваться депозитной службой Университета, подав запрос о депозите заработной платы в Департамент заработной платы.

ЗАРПЛАТНЫЙ ДЕПОЗИТ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ, ВЫПЛАЧИВАЕМЫЙ ЕЖЕМЕСЯЧНО:

Сотрудники, получающие ежемесячную зарплату, могут инициировать или изменить услугу депозита заработной платы Университета, отправив форму запроса депозита заработной платы в Департамент расчета заработной платы не позднее 15 числа месяца, в котором требуется инициирование или изменение.

ЗАРПЛАТНЫЙ ДЕПОЗИТ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ, ВЫПЛАЧИВАЕМЫЙ ЕЖЕНЕДЕЛЬНО:

Сотрудники, получающие зарплату раз в две недели, могут инициировать или изменить услугу депозита заработной платы Университета, отправив запрос о депозите заработной платы в Департамент заработной платы за две недели до даты выплаты заработной платы, на которую должен быть сделан первоначальный депозит заработной платы.

СОТРУДНИКОВ (ПРИНЯТО ДО 1 НОЯБРЯ 1993 ГОДА), НЕ ИСПОЛЬЗУЮЩИХ ПРЯМОЙ ДЕПОЗИТ:

Сотруднику не предоставляется «свободное» время в рабочее время для посещения банка или любого другого предприятия для обналичивания своего чека.Если отпуск предоставляется руководителем, время вычитается из суммы отпусков или учитывается как удержание из заработной платы.

ВНУТРЕННИЙ КОНТРОЛЬ:

Для обеспечения адекватного внутреннего контроля подготовка платежных ведомостей должна, по возможности, завершаться кем-то, кто не связан с распределением зарплат в отделе.

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ:

Если у вас возникнут вопросы, дополнительные подробности или запрос на внесение изменений в эту политику, пожалуйста, свяжитесь с отделом расчета заработной платы.

ПЕРЕКРЕСТНЫЕ ССЫЛКИ:

Запрос на депозит заработной платы

ИСТОРИЯ ИЗМЕНЕНИЙ

Последние изменения:

  • 6 декабря 2017 г. — PR11 находится на рассмотрении в связи с внедрением WorkLion.

История изменений (и даты вступления в силу):

  • 29 мая 2013 г. — Удалены следующие разделы для отражения текущих операций, поскольку с 1993 г. требовались прямые депозиты заработной платы для найма сотрудников, что делает эту информацию неприменимой для подавляющего большинства сотрудников:
    • Распределение чеков — Ежемесячно нанятые сотрудники до 1 ноября 1993 г.
    • Распределение чеков — сотрудники, нанятые раз в две недели до 1 ноября 1993 г.
    • Ежемесячно отсутствующих сотрудников в день выплаты жалованья
    • Штатные сотрудники, раз в две недели отсутствующие в день выплаты жалованья
    • Нерегулярные сотрудники, отсутствующие каждые две недели в день выплаты жалованья
  • 22 марта 2005 г. — Редакционные изменения, исключающие ссылки на «Руководство по использованию общих форм» и исправляющие ссылки.
  • 6 марта 2003 г. — Исключен раздел АВТОМАТИЧЕСКАЯ ПРЕКРАЩЕНИЕ ДЕПОЗИТА; устранены процедурные примечания относительно отправки зарплаты в почтовые отделения отделений.
  • 18 июня 1997 г. — Пересмотрено распределение зарплат. Также скорректированы инструкции по выкупу чеков, не полученных через 30 дней.
  • , 22 ноября 1983 г. — Сотрудники, получающие чеки, должны предъявить удостоверение личности.
  • 17 ноября 1988 г. — Сотрудник должен запросить в письменной форме получение зарплаты по почте.
  • , 10 мая 1988 г. — «Кампусы Содружества» заменены на «другие места, кроме Университетского парка».
  • 12 июня 1986 г. — Добавлен раздел АВТОМАТИЧЕСКАЯ ПРЕКРАЩЕНИЕ ДЕПОЗИТА.
  • 14 марта 1986 г. — Заработная плата включена в программу депозита. Добавлена ​​возможность распоряжения невостребованными чеками.
  • 15 февраля 1984 г. — Незначительные редакционные изменения.
  • 10 декабря 1982 г. — Заработная плата исключена из программы заработной платы.