Понедельник , 12 Октябрь 2020

Техники тайм менеджмента: 25 работающих техник и лайфхаков тайм-менеджмента // Михаил Бакунин

Содержание

25 работающих техник и лайфхаков тайм-менеджмента // Михаил Бакунин

24.03.2017

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;
2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

Матрица Эйзенхауэра
3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Принцип Парето

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».
9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10-3-2-1-0:

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром
20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие  отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Книга «Управление временем для руководителей»

Пособие по тайм-менеджменту для руководителей и собственников бизнеса.

Получите книгу бесплатно по e-mail

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

20 эффективных техник тайм-менеджмента - Лайфхакер

1. Правило 1‑3‑5

Техники тайм-менеджмента: правило 1-3-5 AndreyPopov / Depositphotos.com

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

2. Правило трёх

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

3. Способ 10 минут

У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Скажите себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.

4. Pomodoro

Техники тайм-менеджмента: Pomodoro alessandrozocc / Depositphotos.com

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

5. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями нейрофизиолога Натана Клейтмана.

6. Метод 52/17

Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете. Согласно эксперименту

, проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления. Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.

7. Поедание лягушек

Метод придумал мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело — «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.

8. Временные блоки

Техники тайм-менеджмента: временные блоки Viviamo / Depositphotos.com

У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности.

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

  1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
  2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
  3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
  4. Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

10. ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

  1. Собирайте всю информацию в Inbox.
  2. Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
  3. Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
  4. Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
  5. Создавайте простые короткие списки дел.
  6. Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
  7. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
  8. Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
  9. Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
  10. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

11. Канбан

Канбан comzeal / Depositphotos.com

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

12. Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

13. Zero Inbox

Техники тайм-менеджмента: Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча записей. Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное. Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить. Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

14. Fresh or Fried

Fresh or Fried переводится как «Свежий или жареный». Эта философия создана блогером Стефани Ли. Согласно ей, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». А значит, вы должны определить время своего пика продуктивности и успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот как это работает.

  1. В конце дня, когда вы уже устали, уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра.
  2. Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh. Туда же отправляются дела, которые вы не любите — те самые «лягушки». Их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы.
  3. Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Они будут меньше загружать вам мозг.
  4. На следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый.

Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.

15. Метод айсберга

Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию на потом. Работает он так: вы сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий — как вам удобно.

Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.

16. Автофокус

Техники тайм-менеджмента: автофокус

«Автофокус» изобрёл эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям, которым тяжело следовать GTD.

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

17. Матрица Эйзенхауэра

Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

18. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

  • Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
  • Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
  • Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
  • Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

19. Хронометраж

Техники тайм-менеджмента: хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой. Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский. Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь, узнаете в лицо своих «хронофагов» и сделаете выводы. Может, вам нужно меньше смотреть забавные видосики, или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг — телефонные звонки.

20. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Читайте также ⏲

Техники тайм-менеджмента

GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.

Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.

В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.

3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.

  • Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
  • Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
  • Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.

Система строится на таких правилах:

  1. Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
  2. Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
  3. Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
  4. Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
  5. Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени. Однако, несмотря на сложность, GTD всё равно довольно популярен.

Статья: Разбираемся с методологией GTD: что это и как работает.

21 лучшая техника тайм-менеджмента (ч 1)

Существует множество техник тайм-менеджмента, разбросанных по десяткам книг различных гуру саморазвития и личной эффективности. Мы решили отобрать для вас наиболее эффективные, на наш взгляд, методики. И вот что у нас получилось.

1

Соотносите свой график с пиками продуктивности

В соответствии с индивидуальными особенностями суточных биоритмов, у каждого человека есть пики активности, плато и периоды упадка сил. Итак, на то время, когда вы чувствуете максимальный прилив энергии, планируйте самую сложную и ответственную работу. Оставшееся время посвятите более простым и незначительным делам, вроде наведения порядка, проверки электронной почты и т.д.

То же самое касается и недельного расписания. К примеру, считается что вторник – это самый продуктивный день для большинства людей. У вас это может выглядеть несколько по-иному.
Понаблюдайте за собой и отмечайте в течение нескольких недель часы и дни с наивысшей и наименьшей продуктивностью, а затем планируйте свои дела в соответствии с выявленными закономерностями.

2

Планируйте свой день накануне

Перед сном потратьте 5 минут на написание списка задач на следующий день. Эти дела должны помочь вам двигаться к вашим профессиональным и личным целям. Планируя заранее накануне вечером, вы будете лучше подготовлены морально к предстоящим вызовам. В результате, утром будет значительно легче приступить к делу, зная, что именно вы планируете осуществить. Кроме того, вам не придется тратить время на выбор следующей задачи. Вы уже будете знать, чем заняться дальше.

3

Начните день с самой важной работы

Марк Твен как-то сказал: «Если ваша работа – есть лягушку, то лучше сделать это первым делом с утра. И если ваша работа – съесть двух лягушек, то начните с самой большой».
Это один из лучших методов управления временем. Составляя план на день, выделите самую сложную, существенную или неприятную задачу и поставьте ее на утро. Решив эту задачу первым делом, вы получите чувство выполненного долга и заряд мотивации в самом начале дня, что не сможет не сказаться на ваших дальнейших результатах. Такой подход куда более эффективен и приятен, чем оттягивание ненавистного дела до вечера, когда вы уже устали и утратили мотивацию к работе.
Следуя этой методике, вы всегда будете уверены, что по крайней мере самые важные дела для достижения своих целей вы уже сделали.

4

Расставляйте правильные приоритеты

Умение правильно обозначить приоритет в своих делах является одним из наиболее важных навыков тайм-менеджмента. Вы должны научиться выделять те задачи, от которых в наибольшей степени зависит достижение ваших целей.
Для этого воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра, которая позволяет быстро найти срочные и важные дела. Просто выполните следующие шаги:

  1. Составьте список дел. Не задумывайтесь о каком-либо порядке или приоритетности, просто запишите их.
  2. Подумайте, что срочно, а что важно. Возле каждого дела поставьте отметку “В” (важное) и “С” (срочное). При этом каждое дело может получить две отметки, одну, или вообще никакой.
  3. Теперь остается определить каждое дело в одну из четырех категорий: “важные и срочные”, “важные, но не срочные”, “срочные, но неважные”, “не срочные и не важные”. Для удобства вы можете разделить лист на 4 части и записывать задачи в соответствующие прямоугольники.
  4. Далее выполняйте задачи в соответствии с получившимися приоритетами:
  • важные и срочные – занимайтесь ими в первую очередь;
  • срочные, но не важные – по возможности делегируйте их;
  • важные, но не срочные – дела второй очереди. Запланируйте их выполнение;
  • не срочные и не важные – отложите их до лучших времен.

5

Делегирование

Матрица Эйзенхауэра обнаружит пул не очень важных (для достижения ваших целей), но все же необходимых и срочных дел. Лучшее, что вы можете с ними сделать – это поручить их выполнение кому-нибудь другому. Это позволит сосредоточиться на том, что действительно приближает вас к цели.
Следующие советы помогут вам делегировать максимально эффективно:

  • Найдите подходящего человека: тот, кому вы делегируете задачи, должен обладать всеми необходимыми навыками для выполнения этой работы;
  • Обеспечьте ясные инструкции. Сделайте так, чтобы сотрудник совершенно точно знал, что он должен делать и для чего это необходимо. Напишите пошаговое руководство, дайте сотруднику возможность задать вопросы и уточнить неясные моменты.
  • Определите критерии достижения результата и точные сроки выполнения задачи;

6

Автоматизируйте повторяющиеся задачи

Современные технологии наконец достигли той точки, когда мы можем автоматизировать многие рутинные действия. И это не означает, что вы должны купить робота-домработницу. В первую очередь это касается работы за компьютером и в интернете.

Вот некоторые дела, которые можно возложить на плечи современных технологий:

  • Создавайте шаблоны писем и рассылок электронной почты;
  • Устанавливайте напоминания в Google Календарь, чтобы не заглядывать постоянно в список дел;
  • Используйте сервисы кросс-постинга для управления своими аккаунтами в различных соцсетях;
  • Используйте шаблоны электронных таблиц для создания еженедельных/ежемесячных отчетов;
  • Настройте автоматическую оплату по счетам с помощью сервисов мобильного банкинга;
  • Используйте чат-боты для общения с потенциальными клиентами.

Вы также можете обратиться к программистам, чтобы создать автоматические решения для более специфических задач.

7

Устанавливайте временные ограничения

Люди работают лучше, если они имеют ограничения по времени. Вы и сами наверняка замечали ускорение от волшебного пинка дедлайна. Закон Паркинсона гласит, что «работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения». Справедливо и обратное: если уменьшить срок, необходимый для выполнения работы, можно заставить свой мозг сосредоточиться и включиться на полную.

Поэтому всегда, при любой возможности устанавливайте сроки, даже если в этом нет насущной необходимости. Каждый раз старайтесь сокращать их и выполнять задачу быстрее. К примеру, если вы обычно тратите на просмотр почты и написание писем 20 минут, поставьте таймер на 15 и попытайтесь уложиться в это время.

Это также помогает избавиться от ненужных отвлечений. Вы не будете заглядывать в Facebook, если будете знать, что времени хватает впритык.

8

Устранение отвлекающих факторов

Если вы один раз отвлеклись на проверку уведомлений в смартфоне, вам потребуется в среднем 23 минуты 15 секунд, чтобы вновь сконцентрироваться на выполняемой ранее задаче. По крайней мере так утверждает исследование Калифорнийского университета. Мы теряем многие часы жизни на секундные посматривания в смартфон или пустые разговоры с коллегами.
Следующие советы помогут избежать отвлекающих факторов и полностью сосредоточится на деле:

  • Отключите все уведомления на телефоне, компьютере и планшете;
  • Также отключайте Wi-Fi, если интернет не нужен непосредственно для работы;
  • Спрячьте телефон в таком месте, куда вам будет трудно добираться от рабочего стола;
  • Наденьте наушники – другие люди с меньшей вероятностью подойдут, чтобы побеспокоить вас;
  • Выйдите из аккаунтов социальных сетей и не просматривайте их во время работы. Если уж это так необходимо, выделите для этого специальное время.
  • Если у вас есть кабинет, просто закройтесь в нем.

9

Принимайте быстрые решения для незначительных вещей

90% решений, которые мы принимаем в течение дня, не обладают каким-то существенным влиянием на нашу жизнь. Сюда относится выбор места обеда или покупки стандартного предмета одежды. Поэтому вы не должны тратить слишком много времени на поиск информации и обдумывание таких вещей. Заставляйте себя быстро, в течение нескольких секунд расправляться с ними. Тогда у вас останется больше времени для действительно важных вопросов, таких, как поиск новой работы, к примеру.
Чтобы понять, что для вас действительно имеет значение, воспользуйтесь правилом “10-10-10-” и  ответьте на следующие вопросы:

  • Как я буду относиться к этому решению через 10 минут?
  • Как я буду себя чувствовать через 10 месяцев?
  • А через 10 лет?

10

Отслеживайте свое время

Чтобы управлять чем-то, нужно хорошо знать, как это работает. Это же справедливо и для времени. Задайтесь целью понять, на что вы тратите свое время, и какие результаты это в конечном итоге приносит. Если вы проводите много времени за компьютером, воспользуйтесь программой  RescueTime. Она позволяет точно отследить все действия на компьютере и таким образом понять, куда вы действительно тратите свое время.

Для всего остального используйте блокнот или электронную записную книжку. Отмечайте время начала и окончания каждого дела. Через неделю-две таких наблюдений вы уже сможете понять, какие утечки времени вы следует закрыть, и за счет чего действительно реально повысить продуктивность.

По сути, это то же самое, что вы делаете с деньгами – отслеживаете расходы, чтобы понять, на чем можно сэкономить. Время – это такая же ваша валюта, ресурс. Считайте его и тратьте с умом.

11

Правило 2-х минут

Это правило состоит из 2-х частей.

Часть 1.  Если что-то можно сделать за две минуты, просто сделайте это. Не добавляйте в список дел, не откладывайте на потом его и не делегируйте кому-то другому. Просто сделайте это. Например, ответьте на письмо босса или поставьте тарелку в посудомоечную машину сразу после еды. Или же черкните план на день за чашкой утреннего кофе.

Часть 2. Если что-то требует больше времени, скажите себе, что вы будете делать его в течение 2-х минут. Всего 2 минуты – это совсем немного. Однако проработав их, вы скорее всего продолжите дальше.
Этот нехитрый трюк тем не менее позволяет безболезненно победить инерцию покоя и наконец взяться за дело, которое так долго откладывалось.

Резюме

Ищите пики продуктивности и назначайте на них самые важные дела. Планируйте день заранее, чтобы быть готовым сразу приступить к делу. Делайте наиболее важные, но неприятные дела в первой половине дня, чтобы зарядиться мотивацией на все оставшееся время. Распределяйте дела по приоритетам с помощью матрицы Эйзенхауэра. Делегируйте неважные, но срочные задачи. Автоматизируйте рутину. Устанавливайте временные ограничения для всех дел. Избавьтесь от всего, что отвлекает. Не тратьте время на обдумывание несущественных решений. Отслеживайте то, как вы тратите время и ищите возможность сэкономить. Преодолевайте прокрастинацию с помощью правила 2-х минут.

 

 

 

Популярные техники личного тайм менеджмента и упорядочивания времени – 9psy.ru

«Берегите время: это ткань, из которой сделана жизнь».

С. Ричардсон

К дисциплине нас приучают с детства, и придерживаться определенных ограничений, так или иначе, мы вынуждены всю жизнь. Еда и сон по распорядку дня, занятия по расписанию, работа и отдых в отведенное время. Мы легко подчиняемся чужим правилам игры, по сути, помогая кому-то другому достигнуть его цели. Но когда речь заходит о самодисциплине, многие не готовы отказаться даже от маленьких слабостей, вроде привычки поспать лишние 10 минут по утрам.

Умение ограничивать себя ради достижения определенных целей — ценнейший навык, владеют которым не многие. Но лишь они, в конечном итоге, добиваются успеха. Известные политики, бизнесмены, актеры свой путь к славе прошли только благодаря ежедневному труду во имя своей цели. Способности, талант, даже гениальность это всего лишь один процент успеха, остальные девяносто девять это упорная работа.

Содержание статьи

Самодисциплина — первый шаг к личной свободе

Управление временем — основная составляющая системы личной эффективности для любого амбициозного человека. Не важно, какая цель преследуется: похудеть, получить красный диплом, начать свой бизнес… ни одно из этих дел невозможно без навыков самоорганизации. Тайм-менеджмент это практическое руководство к действию, благодаря которому можно определить собственные жизненные приоритеты, создать свое видение успеха. Разработка действенных мотиваций позволяет не просто беречь время, а развиваться как личности. Самодисциплина — жизнь по строгим правилам, которые человек устанавливает для себя, в своих собственных интересах. Такие жесткие рамки, как ни странно, не ограничивают личность. Напротив, это единственный путь к настоящей свободе.

Тайм — менеджмент это лучший инструмент самосовершенствования. В первую очередь, планирование учит контролю над внешними событиями, окружением, временем и пространством. Полученные в результате работы над собой навыки самоконтроля, позволяют руководить собственными чувствами, сиюминутными желаниями, дурными привычками. А самообладание это признак сильной, волевой натуры. Развитие навыков концентрации позволяет достигать более высоких результатов в работе, затрачивая при этом меньше усилий. Таким образом, освобождается время для совершенствования интеллектуального и духовного. А разве не в этом заключается смысл человеческой жизни?

Навыки самодисциплины не приобретаются за короткий срок. Более того, развить их в себе можно лишь постоянной тренировкой силы воли. То же самое касается системы тайм – менеджмента. Тот, кто хочет достигнуть успеха в жизни, просто обязан относиться ко времени бережно.

7 самых популярных техник тайм-менеджмента

«Если бы у меня было 9 часов на то, чтобы срубить сосну, я потратил бы 6 часов на то, чтобы заточить топор».

Авраам Линкольн

Для эффективного использования времени существует множество методик. Предлагаем вашему вниманию наиболее популярные приемы, без которых не обходится ни одна система тайм-менеджмента.

Матрица Эйзенхауэра

Техника получила свое название в честь Президента США Д.Эйзенхауэра, который все задачи, которые перед ним стояли, делил на 4 категории, руководствуясь их срочностью и важностью.

На основании этого, дела располагались в ячейках простейшей матрицы следующим образом:

  • Категория А — срочные и важные, которые должны быть решены незамедлительно;
  • Категория Б — решение их можно отложить на некоторый срок, но затягивать с ними не стоит;
  • Категория В — задачи, исполнение которых вполне можно делегировать третьим лицам;
  • Категория Г — дела, которые лучше сразу отправить в корзину, поскольку они не стоят потраченного времени и усилий.


По мнению специалистов, ошибкой большинства людей является неверная расстановка приоритетов. Они охотнее берутся за выполнение задач двух последних категорий, поскольку сделать эти дела гораздо проще. Быстрые результаты способствуют выработке неверной оценки личной эффективности. На поверку выходит, что человек расходует усилия на занятия второстепенные, оставляя за бортом то, что действительно важно.

Техника «Хронометража»

Учет времени сотрудников с целью повышения трудовой дисциплины используется не один десяток лет. Программы автоматизации и учета фиксируют своевременный приход и уход, продолжительность рабочего дня сотрудника. Но современные технологии пошли еще дальше. Сегодня можно не просто узнать, присутствует ли человек на рабочем месте, но и проверить чем он занимается.

Подобных систем контроля на сегодняшний день разработано несколько сотен. Программы способны регистрировать автоматически: отсутствие по болезни, командировки, отпуск, отгулы, работу по гибкому графику. Система учитывает продолжительность обеденного перерыва, несвоевременный уход или опоздание, прогулы.

При всем своем совершенстве, модули учета рабочего времени осуществляют лишь поверхностный хронометраж, тогда как шпионские программы вроде «Maxapt QuickEye» помогают отследить работу за компьютером. С их помощью руководитель сразу поймет, что Мария Ивановна из бухгалтерии занята не работой над отчетом, а общением на сайте «Одноклассники». Конечно, составить поминутный хронометраж с учетом перекуров, чаепитий, задушевной болтовни и прочего «мусорного времени» даже с помощью таких программ не удастся, но чаще всего никакой необходимости в этом нет.

Метод Парето

Закон Вильфредо Парето гласит: «20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата, тогда как остальные 80% приносят только 20% результата». Можно трактовать его и по другому:  «20% работников приносят фирме 80% прибыли». Проще говоря, эффективно работает только 1/5 часть коллектива. Коэффициент полезного действия подавляющего большинства тружеников очень низок. Их работа просто имитация бурной деятельности. Если направить эту энергию в нужное русло, общая продуктивность значительно повысится.

Метод Парето состоит в том, чтобы вычленить из всей массы 20% главных дел и сосредоточится на них. Решение о том, что считать важным, а что второстепенным, в каждом случае будет индивидуальным. Разбить дела на категории позволяет матрица Эйзенхауэра или метод АВС-анализа, который чаще всего используют в комбинации с методом Парето. АВС-анализ простейший способ провести градацию дел по степени их важности на данный момент.

АВС — анализ

Данный метод считается наиболее продуктивным и наглядным способом сортировки дел. Он позволяет отсеять все лишнее, сосредоточится на достижении главных целей. Согласно данному методу, все дела разбиваются по категориям:

  • Высший приоритет имеет группа А, это дела важные и срочные. Такие задачи подлежат обязательному решению как можно быстрее. Вклад этих дел в достижение конечной цели 65%, хотя на их выполнение уйдет лишь 15% времени. То есть за минимальный срок будет выполнено больше половины всей работы.
  • К группе В относятся дела не срочные, но необходимые к исполнению. Решение таких задач можно перепоручить третьим лицам. Важно контролировать время их выполнения, поскольку дела группы В имеют тенденцию переходить в категорию А при нарушении сроков.
  • Группа С — задачи которые принято называть «офисной текучкой». Именно на них тратиться львиная доля рабочего времени персонала и руководителя. Хотя с составлением отчетов, закупкой канцтоваров и прочей рутинной работой легко справится человек с низкой квалификацией.

Самостоятельная организация рабочего времени

Самоменеджмент, пожалуй, самая результативная из всех тактик управления временем. Она применима как к отдельно взятому субъекту, так и к коллективу в целом. Добиться того, чтобы работник трудился результативно, позволяет система материальных поощрений и наказаний. Говоря доступным языком, штрафы или премии неплохо стимулируют индивида к выполнению поставленной перед ним задачи. Надо заметить, что сам работник так же должен быть заинтересован в грамотной организации рабочего процесса.

Важнейшей целью самоменеджмета является максимальная реализация потенциала каждого человека в работе, творчестве, личной жизни. Использование данного метода дает следующие преимущества:

  • Время и усилия на выполнение рабочих задач сокращается;
  • Повышается производительность;
  • Устраняются поводы для стрессов, авралов, спешки;
  • Увеличивается моральная удовлетворенность трудовой деятельностью;
  • Повышается квалификация, появляется стимул к личностному росту.

Самоменеджмент начинается с анализа стиля работы, который включает полную инвентаризацию времени. Он позволяет выявить сильные и слабые стороны организации трудового процесса, скорректировать их в нужном направлении. Опись всех видов деятельности включает:

  1. Основные рабочие задачи;
  2. «Помехи» или вынужденные перерывы, так называемое «мусорное время».

Причинами нерационального расходования времени могут быть личностные факторы, такие как неорганизованность, халатное отношение к трудовым обязанностям, отсутствие самодисциплины, стремление все делать быстро, в спешке. Впрочем, излишнее рвение, желание взвалить на себя все дела разом тоже редко дает положительный результат.

Известный американский бизнес-тренер Дэн Кеннеди считает, что телефонные звонки, незапланированные посетители, затянувшиеся совещания — самые злостные поглотители времени для руководителя. По возможности они должны быть устранены, либо сведены к минимуму.

Метод «Помидора»

Эта тактическая методика со смешным названием была придумана в 80-е годы прошлого столетия итальянцем Франческо Чирилло. Будучи одним из отстающих студентов, молодой человек решил начать работу над собой с целью подтянуть успеваемость. Проведя подробный «разбор полетов», он уяснил, что никак не может сосредоточиться на учебе, отвлекаясь на множество мелких дел. Тогда Франческо принес с кухни таймер в виде томата, установил его перед собой и засек время занятий.

Практическим путем было выявлено, что сосредоточенно изучать науки он в состоянии в течение 25 минут. За этот период студент ни разу не отвлекался от книги. В дальнейшем было принято решение разбить все время, отведенное на занятия по блокам. В получасовой интервал входило время максимальной концентрации — 25 минут, а так же время отдыха, которое отводится как раз на те самые мелкие дела. Метод «помидора» получил сегодня широкое распространение, благодаря своей простоте, доступности и эффективности.

Тайм-менеджмент, или Эффективное управление хаосом / Хабр

Каждый в той или иной степени ощущал нехватку времени, давление сроков, испытывал стресс от вынужденной спешки и зарекался: уж в следующий раз я точно буду тщательнее следить за временем, смогу заранее всё запланировать, не буду распыляться на много задач или, наоборот, превращусь в супермена и переделаю все дела сразу. Так какая же стратегия наиболее эффективна? Спешить или не спешить? Делать последовательно или параллельно?   Источник

Недолгий полет Супермена


Вспомните, в каких обстоятельствах мы обычно жалеем о собственной неэффективности. Когда есть несколько горящих приоритетных задач, почта переполнена новыми сообщениями, смартфон разрывается от звонков, а в мессенджере куча непрочитанных сообщений. В такой ситуации хочется прибавить оборотов и работать быстрее, а мозг едва соображает, пытаясь сконцентрироваться на самых важных делах.

Такое возникает, когда слишком много «вводных», что ведет к перенасыщению нашего мозга. Поэтому кажется, что от необходимости реагировать на все «вводные» у нас «едет крыша». Не будем забывать, что в дополнение к хаосу вокруг наш мозг сам генерирует хаос в виде проактивных и реактивных мыслей.

Хаос – это любая вводная, требующая нашей реакции


Знакомьтесь, это мистер Мозг, и он совсем не изменился за последние 600 лет, что доказано нашими любимыми британскими учеными. Левое полушарие отвечает за логику, правое полушарие – за чувства, лобные доли – за оперативную память (планирование, принятие решений, определение приоритетов), затылочная часть – за визуальное восприятие.

Мы можем удерживать внимание лишь на 7 (±2) факторах, требующих нашего внимания и усиленного контроля. Всё, что выходит за это количество, воспринимается человеком как угроза, мозг дает сигнал тревоги, блокируя мышление лобных долей и впрыскивая адреналин для ускорения. Пещерному человеку этот механизм помог выжить, когда нужно было действовать быстро при встрече с саблезубым тигром. Из-за вброса адреналина наш предок спасался, убегая, или действовал решительно, атакуя хищника. Мозг не изменился, он все также реагирует на опасности. Сейчас же такая реакция мозга дезорганизует и утомляет. Работая на проекте, мы порой пытаемся охватить все вводные, но физически не можем их осознать, как итог – в конце рабочего дня продолжаем чувствовать беспокойство, и даже дома испытываем раздражение на любые новые вводные.

Ощущение собственной неэффективности подталкивает к переработкам, которые только ухудшают ситуацию. Мы вновь и вновь садимся за работу, пытаясь наверстать то, что нам кажется упущенным. Это нормально работает на спринтерских дистанциях (переработки время от времени) и пагубно влияет на марафонах, когда переработки носят постоянный характер. Оказавшись в такой ситуации, мы часто не в силах из неё выбраться. Появляется трудоголизм.

Трудоголизм – заболевание, подобное насморку, встречается время от времени у каждого.

Я не раз видел, как сотрудники отказывались уходить из офиса после окончания рабочего дня, поскольку работы оставалось еще слишком много. Работали по 12 часов, хотя последние часы были малоэффективны. Посмотрите на себя со стороны, товарищи трудоголики! Посмотрите на свой день, сделайте ретроспективу его и своей производительности.

Все лежит на поверхности: гиперответственность приводит к трудоголизму так же часто, как и адреналиновая зависимость к генерации проблем. Человек сам подсознательно создает себе проблемы, а потом доблестно с ними справляется – на новой порции адреналина. Как распознать трудоголизм? Да очень просто: трудоголики не спешат компенсировать свои сверхурочные часы, они работают на износ, не успевая восстанавливаться и не преднамеренно, снижая качество своей работы, а затем и свою производительность.

«Сделайте вашу работу наполненной жизнью, а не жизнь наполненной работой».
Стивен Кови

Сидеть над проектом от рассвета и до заката – не самый лучший способ показать лояльность компании. Работа сверх нормы снижает качество и при этом стоит дорого для всех. Компания платит денежную компенсацию за переработку, а в дальнейшем и за потерянное качество.

Любопытный факт: многие люди, ставшие впоследствии знаменитыми, не так уж много времени тратили на свое дело жизни.  

Посмотрите, как проходил день у Гюго, Чайковского и Моцарта.Зеленые секторы – это время, отданное профессии.


Работаем эффективнее и с удовольствием


Источник
«Если вы не умеете управлять временем, то вам не удастся управлять ничем другим».
Питер Друкер, один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века

Наш первый помощник в управлении временем и собственными силами – планирование. Многие, к сожалению, им пренебрегают. С планированием особо туго у тех, у кого энергия бьёт через край: «Какое планирование?! Нужно действовать!» Только в какую сторону бежать, зачем и будет ли от этого толк, они обычно смутно представляют.

Бывает, руководитель предпочитает всё быстро решать на ходу, поскольку «Время – деньги» (в лучших традициях Голливуда), или же он просто не владеет планированием, а может, он просто гуру менеджмента от рождения (такое тоже бывает). Но чаще всего он относится к такому типу людей, которым хочется все иметь сегодня, а думы о завтрашнем дне кажутся бессмысленными. Еще одна распространенная отмазка – «Вокруг слишком много информации, чтобы пытаться всё спланировать и организовать». Это в корне неверная позиция.

Планирование во многих коллективах не считается работой, для него не выделяется время, сотрудники вслед за руководителем забивают на эту важную активность.

Тем не менее, планирование помогает организовать хаос (по крайней мере, на вашей территории его больше не будет), выстроить делегирование (основную компетенцию руководителя) и систему контроля исполнения задач, принимать оптимальные решения. Кроме того, это очень приятно – добиваться собственных целей и получать дозу заслуженных эндорфинов.

Основная идея планирования – видеть сверху ваше «поле боя»: комплексную картину мира и ситуацию вокруг вас.

Парадоксы планирования


Как обычно выглядит наш рабочий процесс? Мы заняты конкретной задачей. Тем временем количество вводных растёт, и мы начинаем нервничать, выходя за комфортные для мозга 7+2 области внимания и теряем контроль происходящего. Мозг, боясь не успеть, вынужденно ускоряет нас. Работа на предельных скоростях снижает концентрацию внимания и качество наших решений. Проблем становится больше – мы нервничаем еще больше. Круг замыкается.
Сделать абсолютно всё невозможно, поскольку количество новых вводных (новых обстоятельств и возникших в связи с ними задач) будет только расти. Поэтому ни в коем случае не стоит внушать подчиненным стремление к идеалу. Желание переделать все дела и решить все проблемы вредит общему процессу. Критически ВАЖНО расставлять приоритеты и заниматься только приоритетными делами на данный момент времени.

Ниже я приведу основные принципы, которые помогут скорректировать стандартный подход описанный выше.

  • Если опаздываем, то начинаем терять контроль, сразу же необходимо ТОРМОЗИТЬ! Остановитесь, сверьте приоритеты, спланируйте выполнение того, что сейчас критичнее.
  • Поймите, за единицу времени качественно делать можно только одно дело.
  • Как бы вы не старались работать значительно быстрее, чем среднестатистический специалист, не получится (если, конечно, вы не гуру).
  • Никогда не делайте сегодня то, что можно БЕЗ ПРОБЛЕМ сделать завтра. Прочитайте еще раз этот принцип. Подумайте. Осмыслите. И вы придете к следующему – нужно делать то, что наиболее критично в данный момент.

Основные пожиратели времени


Чтобы тратить время более эффективно, нужно разобраться, почему же оно ускользает сквозь пальцы? Кто и что его у нас ворует? Предлагаю вам выделить себе один день для эксперимента и с раннего утра до самого позднего вечера записывать все свои активности с хронометражем. Даже если этот день немного выбьется из ваших обычных будней, вы все равно сможете увидеть свои «классические временные ловушки».

Собрав информацию, вы получите неполный список того, что подрывает вашу деятельность. Приведу ниже основных виновников снижения производительности в ходе выполнения задач.

  • Неясные цели (когда не знаете цели выполняемых работ).
  • Не согласована методика достижения цели (когда выполнение работы  производится не оптимальными способами для задачи).
  • Нет приоритетов задач (когда теряетесь в задачах).
  • Неумение говорить обоснованное «Нет» несоответствующим задачам (когда берете на себя дополнительные задачи, не справившись с текущими).
  • Большое количество заданий, требующих высокой концентрации (когда не понимаете, на чем концентрироваться).
  • Не видны перспективы выполняемых задач (когда не знаете конечных целей выполнения задачи).
  • Отсутствие собственной мотивации (когда у вас нет желания заниматься задачей).
  • Шум в рабочем помещении (когда на рабочем месте некомфортно).
  • Телефонное звонки/e-mail во время работы.
  • Визитёры, приходящие во время выполнения вами задач, а иногда и приходящие с новыми задачами.
  • Недостаточная координация с другими коллегами («пожарные команды»: когда все вокруг пытаются потушить возникший пожар – задачи, которые нужно было решить ранее, в том числе с вашим привлечением).
  • Недостаточное делегирование работы подчиненным (когда делаете все сами).
  • Недостаточно организованное хранение информации (когда тратите дополнительное время на поиск необходимой информации).
  • Внезапные совещания (когда возникают срочно, без возможности нормально к ним подготовиться).

Ну и, конечно, есть еще три важных личных фактора, зависящих от каждого из нас.
  • Личная неорганизованность и недостаточная самодисциплина – корень всех проблем.
  • Тлеющие конфликты между сотрудниками/подразделениями – нужно избавляться от такого наследия в самом начале взаимодействия с коллегами.
  • Стремление собрать ВСЮ информацию до принятия решения – перфекционизм излишен, он только замедляет выполнение задачи.

Источник

Учимся планировать


«Гадости происходят сами, хорошие дела требуют организации».
Разные умные люди

Планировать свои задачи, чтобы решать их более эффективно, на самом деле не сложно.

Сначала нужно зафиксировать все вводные. Для этого выводим всю информацию из головы, чтобы разгрузить ее для стратегического мышления. Я обычно выписываю все мелкие дела, которые роятся в голове, на бумагу или в интеллект-карту (об этом как-нибудь в другой раз).

Далее все задачи группируем по общим признакам. Вспоминаем, что «слона едят по частям» и декомпозируем цели, задачи до уровня мероприятия. Декомпозиция помогает точнее рассчитать ресурсы и длительность необходимых процессов. Разбив задачи на конкретные мероприятия, мы сразу можем их делегировать сотрудникам и затем контролировать. Мероприятия, конечно, сразу же стоит добавить в личный календарь.

Теперь у нас перед глазами последовательность событий, которая должна привести к поставленной цели.

Но жизнь обязательно внесет коррективы даже в самый детальный план. Нам не раз придется пересматривать его, и, чтобы не отклониться от основного курса и дойти до желанного финала, нужно расставлять приоритеты. Причем делать это придется постоянно.

Для кратковременного планирования отлично подходит матрица Дуайта Эйзенхауэра. Тридцать четвертый президент США делил лист на четыре квадрата и обозначал по осям срочность и важность задач.

Реализация действительно важных дел сулит крупный выигрыш. И наоборот: игнорирование важных дел принесет большие проблемы. Поэтому при необходимости нужно привлекать для их решения дополнительные ресурсы.

В матрице мы определили основные действия, которые следует выполнять в зависимости от принадлежности задачи квадрантам.

Определив приоритеты, необходимо периодически их пересматривать, чтобы не потерять что-то более важное. Для этих целей существуют «смотровые площадки».

«Смотровые площадки»


Характер вашей деятельности подскажет, с какой периодичностью нужно планировать работу. У меня обязательно есть план на день, неделю. Личные (включая семейные) планы на месяц и на год. Возможно, вам подойдут еще и полугодовые планы.

Рутину стоит планировать заранее на периодической основе. Если речь идет о постоянно повторяющихся ежедневных задачах, советую сгруппировать их по блокам (работа с почтой, звонки и т.п.) и выполнять их совместно группой. Оптимальное количество подходов работы с почтой – 3-4 раза в день (вы же не секретарь; всегда удивляюсь, когда вижу у сотрудников открытый на постоянной основе почтовый клиент, о какой эффективности тут может идти речь), спросите: «А как же срочные письма?» Ответ прост: «Для всего срочное есть телефон и личный контакт».

При этом учтите, что для включения в задачу нужно порядка 15 минут. Добавьте себе это время на «раскачку». А еще подумайте о своих индивидуальных биоритмах. Если пик вашей активности приходится на вторую половину дня, нет никакого смысла себя ломать, назначая «мозговые штурмы» на 10 утра, а после обеда нет смысла ставить высокоинтеллектуальные задачи – организм будет занят трансформацией еды в энергию и ему будет не до мыслительных процессов.

ТОП-3 действенных лайфхака


Источник

«Лягушки»

Определите самое неприятное, но важное на сегодняшний день и «съешьте» в начале дня. Вам будет комфортнее, все остальные активности будут гораздо приятнее, и у вас не будет такого яркого отторжения в их исполнении, ведь самое неприятное вы уже сделали.

«Якорь»

Определите себе сами событие/действие, которое будете считать ключом вашего успешного дня. И каждый день его выполняйте – ваши дни станут успешнее. Со временем вы заметите, что если не выполнять это действие, дни будут менее успешными. Таким образом, вы превратите мелкое событие в ключ к вашему успеху. Например, у меня таким якорем выступает чашка черного свежемолотого кофе без сахара (уже более 7 лет).

Обоснованное «нет»

Не берите дополнительных нереальных обязательств, старайтесь контролировать хаос и ограничивайте количество вводных вокруг вас.

Производительность и мы


Проанализировав все процессы, которые необходимо реализовать на пути к результату, вы наверняка найдете те, которые можно стандартизировать и автоматизировать. Не пренебрегайте этим, освободите людей для более важной работы и сэкономите много времени. В Японии принято оптимизировать процессы, если польза от оптимизации даст хотя бы 3 секунды (время, равное рукопожатию), что повысит общую производительность компании.

От чего зависит производительность труда в программировании, а от  чего – нет


Результатами своих многолетних исследований поделилась Coding War Games.

Оказалось, что на производительность никак не влияет величина зарплаты (хотя казалось бы!) и опыт, если специалист работает не меньше полугода. Разработчикам не важен язык кода (исключая asm). Количество недочетов в ходе выполнения задач тоже не имеет прямой связи с производительностью.

Больше всего на нашу продуктивность влияют коллеги: «в среднем по больнице» никому не удается работать гораздо лучше всей команды (статистически разница производительности отличается не более чем на 20% от среднего значения отдела). Для плодотворной работы важна окружающая среда – площадь рабочего места, тишина, уединенность, возможность отвлечения внешними факторами. Если среда некомфортная, люди начинают искать, где можно «спрятаться» для нормальной работы. Вы могли заметить, как ваши коллеги прячутся по переговорным, чтобы поработать в одиночестве – это признак некомфортной рабочей среды. Насколько же рабочая среда может быть эффективна, и как это понять? На это даст ответ фактор среды.

Фактор среды (С) = время непрерывной работы / время присутствия

Источник

Как организовать свою собственную плодотворную среду? Во-первых, уделите внимание рабочей области. Вы должны свободно ориентироваться в хаосе (есть и такие апологеты) или порядке вашего рабочего места. В идеале – выделите не более 7 рабочих зон (центров внимания), в каждой из которой организуйте свои тематические группы материалов/рабочих инструментов (мониторы, зона стратегического анализа, зона тактических действий, зона коммуникаций и т.п.).

Во-вторых, продумайте удобную организацию документов. Поскольку, как мы уже выяснили, мозг не может удерживать внимание более, чем на 7 объектах, не создавайте слишком объемные папки. Внутри должно быть 7±2 файла /подпапки.

В-третьих у вас должно хватать рабочего пространства для комфортной работы и, как минимум, вы должны иметь возможность просто пройтись или заняться спортом локально на рабочем месте (отжаться, потянуться и т.п.).

Любопытные факты о производительности (по материалам Coding War Games)

  • Лучшие сотрудники работают в 10 раз производительнее худших.
  • Самый производительный сотрудник в 2,5 раза производительнее среднего.
  • Наиболее производительная половина сотрудников в 2 раза более производительна остальной половины.

Готовимся к переговорам


Со временем и получаемым опытом у всех растет число совещаний и деловых переговоров.Распределение времени на различных уровнях иерархии управления

Чтобы организация переговоров не съедала много времени, я приготовил следующую памятку.

  1. По возможности чередуйте дни для встреч с днями в офисе, это сократит время на дорогу из офиса и в офис со встреч.
  2. Уточните время проведения и формат встречи, её актуальность до момента её начала, и закажите пропуски на это мероприятие. Её могут перенести и вы об этом не узнаете. На уровне топ-руководителей такое встречается – не каждый руководитель грамотно управляет своим календарем.
  3. Проинформируйте всех участников об информации из п. 2. Если организатор — вы, попросите подготовиться к встрече заранее. Это поможет провести встречу более продуктивно. Лучшие встречи – не те, где задают вопросы, а те – где с вопросами сразу приносят решения для их обсуждения или утверждения.
  4. Запланируйте необходимые встречи в своем календаре (время для подготовки, встреча, дорога на встречу и с неё, подготовка протокола). Вы увидите, сама встреча – это лишь малая часть всего процесса участия в ней.
  5. Приезжайте за 5-10 минут до начала встречи, а в случае непредвиденной задержки не забудьте заранее сообщить об опоздании или необходимости переноса.
  6. В течение 24 часов после встречи подготовьте протокол. Пока у вас свежи итоги встречи, это позволит грамотно и оперативно делегировать исполнение поручений и решений, принятых на переговорах.

«Тime Management не исключает гадости, он позволяет уменьшить их до приемлемого количества».
Александр Фридман, менеджмент-консультант

Выше я рассказал о личной эффективности, приведении в порядок окружающего хаоса и приоритезации поступающих задач. Если интересно, ставьте «лайк», и в следующей статье я расскажу о применяемых мной инструментах для достижения этих целей.

Тайм-менеджмент: лучшие методы управления временем

Как ответить на следующие вопросы на собеседовании: Как вы управляете своим временем? Как вы планируете свой рабочий день? Какие техники и методы вы используете в планировании? Приведите примеры того, как вы используете навык тайм-менеджмент, чтобы успешно справиться с поставленной задачей. Все ответы на эти вопросы вы узнаете, прочитав эту статью.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это совокупность знаний, умений и навыков, благодаря которым человек умеет расставлять приоритеты, точно планирует свое время, тем самым, повышая свою личную продуктивность в организации своего рабочего времени.

Пока вы не можете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим. Питер Друкер

Тайм-менеджмент входит в ТОП-10 навыков, которые ценят работодатели в сотрудниках больше всего. Почему работодателю важно, чтобы сотрудник имел навыки управления временем? Руководители хотят работать с подчиненными, которые вовремя приходят на работу, умеют точно рассчитать время на выполнение поставленной задачи, соблюдают дедлайн, умеют правильно расставлять приоритеты и планировать свой рабочий день.

Перед тем, как перейти к методам тайм-менеджмента, необходимо разобраться, какие факторы мешают эффективно использовать свое время.

Сделайте экспресс-диагностику: Определите барьеры, которые мешают вам оптимально использовать свое время.

  1. Перфекционизм
  2. Прокрастинация
  3. Недостаток знаний
  4. Отсутствие необходимых инструментов и ресурсов

1. Перфекционизм очень сильно затрудняет выполнение задач точно в срок. Многие считают, что это качество является сильной стороной, однако именно постоянное стремление к совершенству и неудовлетворенность полученными результатами является одной из причин неэффективного использования времени. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», вы экономите значительные ресурсы для других дел. Есть такое выражение: «перфекционизм — это зло», конечно, все это довольно относительно и в каждой отдельной ситуации можно по-разному оценивать данную характеристику личности, однако, несомненно в рамках тайм-менеджмента: пефрекционизм — это ЗЛО!

2. Прокрастинация — постоянное откладывание дел на потом, нежелание выполнять определенные обязанности. В лексиконе прокрастинирующих сотрудников доминирует слово «ЗАВТРА». Про таких людей, очень хорошо сказал Стив Джобс: «Бедный, неудачный,  несчастливый и нездоровый — это тот, кто часто использует слово «завтра».

Избавить вас от перфекционизма и прокрастинации я не смогу, моя цель —  дать знания, предоставить лучшие техники и методики, познакомить с ресурсами и инструментами для овладения навыком тайм-менеджмента. А будете вы использовать полученную информацию или нет —  все зависит исключительно от вашего желания. Однако после прочтения этой статьи, вы уже никогда не будете прежними.

Для начала предлагаю определить свои навыки управлением временем и пройти

онлайн-тест  «Как вы расходуете свое время?»

Когнитивный диссонанс заключается в том, что с одной стороны, мы не можем управлять временем, как таковым. Ведь, именно время мы не можем контролировать и кажется, что именно время управляет нами, а не мы им. Мы привыкли воспринимать время как нечто вечное и безграничное. Кажется, что его всегда много. С другой стороны, время — это один из самых ценных ресурсов, которые есть у всех нас. Важно понимать, что у времени есть свои границы, каждый день — это сосуд определенной вместимости, который вы наполняете делами. Можно заполнить его бесполезными делами, а можно заполнить делами, которые работают на ваши задачи и ведут вас к конечной цели.

Мы можем управлять собой, тем как мы планируем свой день, и как мы расходуем свое рабочее время. Разумное, продуктивное и экономное использование этого ресурса является важной составляющей частью оценки сотрудника.

Эффективность использования времени можно достигнуть двумя способами:

  1. Достижение значимых результатов за счет экономии времени. Это означает, что вы умеете добиваться выполнения задачи за минимальное время.
  2. Эффективное планирование рабочего времени позволит сократить число и объем выполняемых вами дел.

В этой статье я сделала дайджест шести лучших техник управления временем. С их помощью вы сможете научиться планировать и контролировать ваши приоритетные задачи ежедневно.

Как научиться управлять своим временем

6 лучших методов тайм-менеджмента

  1. Принцип Парето
  2. Матрица Эйзенхауэра
  3. Интеллект-карты или Mind maps
  4. Пирамида Франклина
  5. Метод АБВГД
  6. Сначала съешьте лягушку

1. Принцип Парето

Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, приложенных усилий и вкладываемых средств отвечает за большую долю результатов. Это принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни:

20% усилий дают 80% результатов

Принцип Парето в сфере тайм-менеджмента может быть сформулирован так: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.

Как именно определить, какие усилия достаточно затратить для получения хорошего результата? Представьте, что вы ищите ответы на интересующие вас вопросы в книге. Согласно рассматриваемому принципу, 80% нужной вам информации вы найдете в 20% объема текста. Если вы точно знаете, что именно вас интересует, вы сможете быстро пролистать книгу и внимательно прочитать только отдельные страницы. Таким образом, вы сэкономите 80% своего времени.

2. Матрица Эйзенхауэра

Наверное, это самая известная на сегодняшний день концепция тайм-менеджмента, которая позволяет выделять приоритеты. Данная методика, создание которой приписывают американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру, позволяет рассортировать дела одновременно и по их срочности, и по их важности. Все понимают, что в один промежуток времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Иногда без ущерба для работы только одну. И каждый раз нам приходится решать, КАКУЮ ЖЕ ИМЕННО? Американский президент Дуайт Эйзенхауэр имел обыкновение, планируя свои дела, сортировать их по нескольким важным категориям.
В соответствии с так называемой матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех типов, обозначенных на схеме.

 Матрица Эйзенхауэра

ДелаСрочныеНесрочные
Важные

А

Неотложные проблемы. Проекты с «горящим» сроком выполнения.

В

Профилактика проблем. Дела, ведущие к вашей цели. Восстановление сил.

Неважные

С

Предстоящие неотложные дела. Ежедневная рутина.

D

Компьютерные игры, социальные сети. Просмотр ТВ. Телефонные звонки. «Пожиратели» времени.

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на ваш бизнес. А срочность – одновременно двумя факторами: во-первых, насколько быстро надо выполнить это дело, во-вторых, привязано ли выполнение данного дела к конкретной дате и конкретному времени. Именно важность и срочность, рассматриваемые вместе, влияют на расстановку приоритетов.

Рассмотрим подробнее, какие дела можно отнести к каждому их четырех типов.

Тип I: «важное и срочное».
Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для вашего бизнеса (например, обновление лицензий, предоставление налоговых отчетов и т. д.). Определенная доля таких дел неизбежно будет присутствовать в жизни каждого человека. Тем не менее благодаря заблаговременной подготовке (дела Типа II – «важное, но не срочное») можно предотвратить возникновение многих кризисов (например, путем изучения законодательства, налаживания хороших взаимоотношений с влиятельными людьми).

Также это могут быть проекты с «горящим» сроком выполнения, неотложка. Например, посетить врача из-за проблем со здоровьем, сдать в журнал статью к жесткому сроку или оформить отчет по итогам исследования. Здесь у нас выбора нет. Дела этой группы надо выполнять, и точка. Иначе будут серьезные проблемы.

Тип II: «важное, но не срочное».
Это дела, которые ориентированы на будущее: обучение, изучение перспективных направлений развития бизнеса, совершенствование оборудования, восстановление здоровья и работоспособности. Дела, ведущие к вашей стратегической цели. Например, выучить иностранный язык, чтобы перейти на работу в другую, более перспективную организацию. Также это профилактика проблем – поддерживать себя в хорошей физической форме. К сожалению, такими делами мы зачастую пренебрегаем, откладываем их решение в долгий ящик. В итоге – язык так и не выучен, доходы не растут, а сокращаются, здоровье – ни к черту.У этих дел есть интересная особенность – если ими долго пренебрегать, то они переходят в разряд Важные — Срочные. Ведь если хотя бы раз в год не появляться у стоматолога, то рано или поздно срочный визит к нему станет неизбежен.

Тип III: «не важное, но срочное».
Многие из этих дел на самом деле не приносят большой пользы в жизни. Мы делаем их только потому, что они на нас свалились (продолжительный телефонный разговор или изучение пришедшей по почте рекламы), или в силу привычки (посещение выставок, на которых уже нет ничего нового). Как раз та самая каждодневная рутина, которая отнимает у нас уйму времени и сил.

Тип IV: «не важное и не срочное».
Это всевозможные способы «убивания времени»: злоупотребление спиртным, «легким чтением», просмотром кинфоильмов и т. д. Часто мы прибегаем к этому, когда у нас не остается сил для продуктивной работы (не стоит путать с настоящим отдыхом и общением с близкими и друзьями – делами весьма важными).Это «моль», поедающая наше время.

Поскольку вы стремитесь к успеху вашего бизнеса, вы прежде всего стараетесь выполнить дела, определенные вами как «важные» – сначала «срочные» (тип I), а затем «несрочные» (тип II). Оставшееся время можно уделить делам «срочным, но не важным» (тип III).
Нужно подчеркнуть, что основная часть рабочего времени сотрудника должна уходить на дела «важные, но не срочные» (тип II). Тогда будут предотвращены многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей развития бизнеса уже не будет для вас неожиданным.

Когда вы только начинаете пользоваться предложенной системой для расстановки приоритетов, скорее всего, вы захотите отнести многие из этих дел к «важным». Однако, приобретая опыт, вы станете более точно оценивать важность того или иного дела. Чтобы научиться пользоваться системой определения приоритетов, понадобится определенное время. Где же его взять? Скорее всего, вы отнесете работу по освоению приемов управления своим временем к делам «важным, но не срочным».
По образному выражению Стивена Кови (автор международного бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»), надо найти время, чтобы «заточить пилу», тогда и заготовка дров пойдет быстрее.

Притча

Некий человек увидел в лесу дровосека, с большим трудом рубившего дерево совершенно тупым топором. Человек спросил его:
— Уважаемый, почему бы вам не наточить ваш топор?
— У меня нет времени точить топор – я должен рубить! – простонал дровосек…

Поэтому нужно «волевым образом» выделять на планирование своих занятий определенное время, отказавшись от выполнения каких-либо менее важных дел. Если вы сумеете это сделать, то благодаря новым умениям в следующий раз сможете высвободить еще больше времени и использовать его, чтобы еще чему-либо научиться. Так, благодаря решимости повышать эффективность своей работы, вы будете постепенно освобождать время для развития своей личной продуктивности.

Критерии выделения приоритетов
Обычно, оценивая важность того или иного дела, мы считаем важными прежде всего те дела, которые надо сделать срочно (или «вчера»). Накопление невыполненных дел и обещаний создает проблемы у вашей компании, а также порождает лично у вас неприятные чувства. Именно с такими «срочными» делами мы стремимся разделаться в первую очередь. Но фактор срочности не должен быть единственным при написании списка дел и определении порядка их выполнения.
Опыт показывает, что выполнение (или невыполнение) многих срочных дел не сильно влияет на ваш бизнес, в то же время есть много несрочных дел, которые могут заложить основу для успеха в будущем. Поэтому, помимо срочности, необходимо учитывать, насколько то или иное дело влияет на успех бизнеса, т. е. определить и учитывать его важность.

3. Интеллект-карты  или Mind maps

Это разработка Тони Бьюзена – известного писателя, лектора и консультанта по вопросам интеллекта, психологии обучения и проблем мышления. Также встречаются такие переводы словосочетания «Mind maps», как «Ментальные карты», «Мыслительные карты», «Карты ума».

Интеллект-карты – это метод, позволяющий:

• эффективно структурировать и обрабатывать информацию;
• мыслить, используя свой творческий и интеллектуальный потенциал.

Это очень красивый инструмент для решения таких задач, как проведение презентаций, принятие решений, планирование своего времени, запоминание больших объемов информации, проведение мозговых штурмов, самоанализ, разработка сложных проектов, собственное обучение, развитие и т. д.

Области применения:
1. Презентации
• за меньшее время вы даете больше информации, при этом вас лучше понимают и запоминают;
• проведение деловых встреч и переговоров.

2. Планирование
• управление временем: план на день, неделю, месяц, год…;
• разработка сложных проектов, нового бизнеса…

3. Мозговой штурм
• генерация новых идей, творчество;
• коллективное решение сложных задач.

4. Принятие решений
• четкое видение всех «за» и «против»;
• более взвешенное и продуманное решение.

4. Пирамида Франклина

Это готовая система планирования, которая помогает правильно распорядиться своим временем и достичь поставленных целей. Бенджамин Франклин (1706-1790) – амер. полит. деятель. Б. Франклина отличала фантастическая работоспособность и уникальная целеустремленность. В возрасте двадцати лет он составил план достижения целей на всю жизнь вперед. На протяжении всей жизни он следовал этому плану, четко планируя каждый день. Его план достижения целей получил название «пирамида Франклина» и выглядит примерно так:

1. Фундаментом пирамиды являются главные жизненные ценности. Можно сказать, это ответ на вопрос: «С какой миссией вы пришли в этот мир?» Что вы хотите получить от жизни? Какой след на Земле хотите оставить после себя? Бытует мнение, что не наберется и 1% живущих на планете людей, которые бы об этом задумывались серьезно. Другими словами, это вектор направления движения к своей мечте.

2. Основываясь на жизненных ценностях, каждый для себя ставит глобальную цель. Кем он хочет стать в этой жизни, чего планирует добиться?

3. Генеральный план достижения целей – это фиксация конкретных промежуточных целей на пути достижения глобальной цели.

4. План на один три, пять лет называется долгосрочным. Здесь важно определиться с точными сроками исполнения.

5. План на месяц, а потом и на неделю – это краткосрочный план. Чем продуманнее он будет, чем чаще вы будете его анализировать и корректировать, тем эффективнее будет работа.

6. Последний пункт в плане достижения целей – это план на каждый день.

5. Метод «АБВГД»

Метод «АБВГД» представляет собой эффективный способ расстановки задач по приоритетности, который вы можете применять ежедневно. Этот метод прост и настолько эффективен, что способен, при условии регулярного и грамотного использования, возвести вас в ранг самых продуктивных и производительных людей в вашей сфере деятельности.
Сила метода в его простоте. Вот как он работает. Вы начинаете с составления перечня всего, что вам предстоит сделать в течение наступающего дня. Думайте на бумаге.
После этого вы ставите букву А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом вашего перечня.

Задача типа «А» определяется как нечто, имеющее на данном этапе самое важное значение, нечто, что вы обязаны сделать, иначе рискуете столкнуться с серьезными последствиями. Задачей типа «А» может стать визит к важному клиенту или написание отчета для начальника. Данные задачи представляют собой настоящих, зрелых «лягушек» вашей жизни.
Если перед вами стоит более чем одна задача типа «А», вы оцениваете их приоритетность, помечая А-1, А-2, А-3 и т. д. Задача А-1 представляет собой самую крупную и безобразную «лягушку» из всех, с которыми вам предстоит управиться.

Задача типа «Б» определяется как та, которую вам следовало бы выполнить. Тем не менее последствия, в случае ее выполнения или невыполнения, являются достаточно мягкими. Такие задачи представляют собой не более чем «головастиков» вашей жизни. Это значит, что, не сделай вы соответствующую работу, кто-нибудь окажется недовольным или поставленным в невыгодные условия, однако в любом случае по степени важности указанные задачи и близко не соответствуют задачам типа «А». Звонок по не очень срочному вопросу или просмотр накопившейся электронной почты могли бы составить сущность задачи типа «Б».
Правило, которого вы должны придерживаться, гласит: никогда не приступайте к задаче типа «Б», пока у вас остается незавершенной задача типа «А». Никогда не позволяйте «головастикам» отвлекать вас, пока крупная «лягушка» дожидается своей участи быть съеденной!

Задача типа «В» определяется как нечто, что было бы прекрасно сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий, сделай вы это или нет. Задачей типа «В» может стать звонок другу, чашечка кофе, обед с коллегой или какое-либо личное дело, совершенное в рабочие часы. Подобного рода «мероприятия» не оказывают ровным счетом никакого влияния на вашу работу.

Задача типа «Г» оценивается как работа, которую вы можете поручить кому-нибудь другому. Правило в данном случае гласит, что вы должны поручать другим все, что им по силам, тем самым высвобождая для себя время на задачи типа «А», которые вы и только вы в состоянии выполнить.

Задача типа «Д» представляет собой работу, которую можно совсем удалить из вашего перечня дел. Это может быть задача, имевшая прежде значение, но теперь потерявшая актуальность как для вас, так и для других. Нередко это работа, которую вы делаете изо дня в день либо просто по привычке, либо находя в ее выполнении удовольствие.

После того как вы применили метод «АБВГД» к своему перечню дел на день, вы полностью организовали свою работу и подготовили почву для того, чтобы более важные дела выполнялись быстрее.

Важнейшим условием для того, чтобы метод «АБВГД» действительно работал на вас, является соблюдение следующего требования: приступать к выполнению задачи А-1 без промедления и затем трудиться над ней, пока она не будет полностью завершена. Пустите в ход силу воли, чтобы начать и продолжать работу над самой главной для вас задачей на текущий момент. Беритесь за свою самую большую «лягушку» и «ешьте» ее не отрываясь до самого последнего кусочка.
Умение проанализировать свой перечень дел на день и выделить задачу А-1 послужит отправной точкой для достижения истинно большого успеха в вашей деятельности, повысит вашу самооценку, наполнит уважением к себе и чувством гордости за свои достижения.
Когда вы приобретете привычку полностью концентрироваться на своем самом важном деле, т. е. задаче А-1, — иными словами, на съедании главной своей «лягушки» — вы научитесь делать вдвое, а то и втрое больше, чем окружающие вас люди.

6. Сначала съешьте лягушку

Переход от трудного к легкому

Вы, наверное, слышали такой вопрос: «Как бы вы съели слона?» Ответ, разумеется, таков: «По кусочкам». А как бы вы съели свою самую большую и гадкую «лягушку»? Тем же манером: вы разбили бы ее на конкретные пошаговые действия и начали бы с самого первого.

Начните свой рабочий день с самой трудной задачи и выполните ее так быстро, как только вы можете. Вам будет помогать осознание того, что у вас еще много дел, а время рабочего дня ограниченно. Выполнение самого сложного дела в первую очередь даст вам огромное чувство удовлетворения. Используйте это правило ежедневно и вы увидите, какой заряд энергии вы получаете и как эффективно проходит ваш рабочий день. Постоянное откладывание проблемной задачи на конец дня, приводит к тому, что вы все равно будете думать об этой задаче весь день, и это будет мешать вам фокусироваться на выполнении других задач! Сначала съешьте лягушку, а затем приступайте к поеданию слона по частям!

Как использовать метод SMART в работе?

Инструменты планирования времени

Заранее планируйте каждый свой день.
Посредством планирования мы переносим
будущее в настоящее и тем самым имеем
возможность сделать что-нибудь
в отношении него уже сейчас

Алан Лэйкин

Основные поколения «планировщиков»
Известные сегодня технологии и средства организации рабочего времени можно разделить на несколько поколений – отличия здесь в принципах фиксации информации и технике использования.

До XX века планирование рабочего времени осуществлялось с помощью примитивных методов: записки на память, списки дел и т. п. В начале прошлого века вместе с развитием бизнеса, широко распространились новые инструменты, облегчающие работу по планированию времени менеджера.
Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла еще в XIX веке и материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 году. На каждый день отводилась одна страничка календаря, на которой указывались число, день, месяц и год. Наличие свободного места для записей позволяло делать необходимые заметки: переговоры, совещания, расходы, встречи. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом планирования времени для управленцев.

Результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник. Ежедневник – это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разного формата. Ежедневник можно было брать с собой на совещания и в командировки.
Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных дел, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации (ведь теперь она группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням). В 80-х годах еженедельники практически вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятий.

Дизайнерская идея совместить в одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась еще в 1921 году в виде «организатора» (от англ. organizer). Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Здесь в одном инструменте были совмещены накопители информации и технические средства (календарь, блокнот, адресная и телефонная книжка, визитница, ручка, микрокалькулятор). При этом отсутствовали четкая классификация и систематизация записей.

Знаменитый «тайм-менеджер» был создан в Дании в 1975 году. В нем реализовалась идея целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций («ключевых задач») и технологии реализации глобальных мероприятий («слоновьих задач»). При этом использование «тайм-менеджера» оказалось приемлемым только для организованных и дисциплинированных по натуре людей, к тому же требовались значительные финансовые расходы на обучение и приобретение.
Тем не менее название этой разновидности «организатора» – «тайм-менеджер» – стало нарицательным и обозначает сегодня общий подход к активному использованию времени как управленческого ресурса.

Развитие НТП в последние десятилетия привело к созданию принципиально новых с технологической точки зрения электронных инструментов планирования времени: электронной записной книжки, различных сервисных программ ПК, мобильных телефонов, смартфонов и т. п.

Лучшие современные технологии управления временем:

1.Trello — это бесплатное веб-приложение для управления проектами в небольших группах. Trello позволяет продуктивно работать в более тесном сотрудничестве.  Trello — это доски, списки и карты, которые позволяют организовать все дела и расставить приоритеты проектов в веселой, гибкой и легко-изменяемой форме.

2. Evernote — веб-сервис и набор программного обеспечения для создания и хранения заметок. В качестве заметки может выступать фрагмент форматированного текста, веб-страница целиком, фотография, аудиофайл или рукописная запись. Заметки могут также содержать вложения с файлами другого типа. Заметки можно сортировать по блокнотам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать.

3. Держите свою жизнь под контролем с Wunderlist. Выполнять повседневные задачи стало проще, чем когда-либо. Планируете ли вы отпуск, хотите ли поделиться списком покупок с партнером или управляете одновременно несколькими проектами, — вам поможет Wunderlist, в котором вы можете планировать выполнение, как личных, так и профессиональных задач.

Рекомендуемые книги для прочтения:

  1. Джулия Моргенстрен «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью».
  2. Брайн Трейси «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку».
  3. Алан Лэйкин «Искусство успевать».
  4. Тони Бьюзен «Научите себя думать».
  5. Стивен Кови «7 навыков высокоэффективных людей».

Следующие две вкладки изменить содержание ниже.

Карьерный эксперт, копирайтер по резюме и деловому письму, тренер по собеседованию, основатель и автор публикаций на bosshunt.ru.

Похожее

23 метода тайм-менеджмента для безумно занятых людей

Время конечно.

У всех нас одинаковое количество часов каждый день. Вы не можете хранить время, брать его взаймы или откладывать для дальнейшего использования. Вы можете только решить, как их распределить, потратив на деятельность более высокой, а не низкой ценности. Тайм-менеджмент - это игра выбора: проекты, которые нужно реализовать, задачи, которые нужно выполнить, процедуры, которым нужно следовать.

Применение хороших методов тайм-менеджмента в своей жизни - это не просто втиснуть в свой день как можно больше задач.Речь идет об упрощении вашей работы, ускорении и улучшении работы. Так у вас будет больше времени для игр, отдыха и занятий любимым делом. Не пытайтесь усердно работать, инвестируйте в работу с умом.

«Тайм-менеджмент - это не второстепенная деятельность или навык. Это основной навык, от которого зависит все остальное в жизни ». - Брайан Трейси

Ниже вы найдете список моих любимых техник тайм-менеджмента. Это набор принципов, правил и навыков, которые позволяют вам сосредоточить внимание на важных вещах, делать больше и помогать вам работать более продуктивно.

Используйте их как свод правил своей работы. Вы улучшите свою продуктивность, достигнете большего с меньшими усилиями, улучшите свою способность принимать решения, уменьшите стресс и, в конечном итоге, станете более успешным в своей карьере.

Но помните: все разные. Это методы тайм-менеджмента, которые я считаю полезными в своей жизни, но, возможно, нет. Выбирайте те, которые работают для вас, и всегда стремитесь улучшить свои собственные практики, регулярно думая о том, как улучшить свои навыки управления временем.

Написав свой собственный свод правил тайм-менеджмента, вы обнаружите, что в сутках действительно достаточно часов для всего, чем вы хотите заниматься. Чтобы найти их, нужно просто немного переставить и переосмыслить…

# 1 Организация работ вокруг уровней энергии

Производительность напрямую зависит от вашего уровня энергии.

Найдите наиболее продуктивные часы - время пика энергии - и запланируйте на эти периоды глубокую работу. В промежутках между этими часами выполняйте малоценные задачи с низким энергопотреблением (также известные как мелкая работа ), такие как ответы на электронные письма или несущественные встречи.

Например:

Если вы жаворонок, выполняйте самую важную работу, когда вы приходите в офис. После обеда ваша энергия может немного упасть, так что самое время убрать свой стол, почистить электронную почту или обновить таблицы.

Планируйте свою работу с учетом уровня энергии, составляя график критически важных работ на периоды максимальной производительности.

Вы также должны знать уровень своей энергии по дням: вторник кажется самым продуктивным днем ​​для большинства людей, но найдите свои собственные закономерности.Вот как Джеремайя Диллон, руководитель отдела продуктового маркетинга Google Apps for Work, организует свою неделю в соответствии со своим уровнем энергии:

Понедельник : Энергия выходных нарастает - запланируйте малопотребляемые задачи, такие как постановка целей, организация и планирование.

Вторник , Среда : Пик энергии - решать самые сложные проблемы, писать, проводить мозговой штурм, планировать свое время.

Четверг : Энергия начинает спадать - планируйте встречи, особенно когда требуется консенсус.

Пятница : Самый низкий уровень энергии - выполняйте бессрочную работу, долгосрочное планирование и построение отношений.

Отобразите свою работу и уровни энергии в электронной таблице на пару недель, пока вы не обнаружите свои модели продуктивности.

# 2 Спланируйте свой день на ночь до

Перед сном потратьте 5 минут на написание списка дел на следующий день.Эти задачи должны помочь вам двигаться к вашим профессиональным и личным целям.

Планируя заранее накануне вечером, вы будете лучше подготовлены морально к предстоящим испытаниям еще до того, как проснетесь, и утром не останется места для откладывания на потом. В результате вы будете работать быстрее и плавнее, чем когда-либо прежде.

Каждый вечер перед сном выделяйте несколько минут, чтобы записать все, что вам нужно сделать завтра.

Сделайте планирование частью своей ночной рутины и сэкономьте время и нервы по утрам.Проснувшись, вы сможете просто приступить к работе.

# 3 Начните день с критической работы

Марк Твен однажды сказал: «Если ваша работа - съесть лягушку, лучше всего с утра. А если ваша работа - съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ».

Это золотая техника управления временем: найдите свою самую важную задачу (MIT) на день и сначала займитесь ею. Ваш MIT должен быть единственным, что оказывает наибольшее влияние на вашу работу.Выполнение этого придаст вам импульс и чувство выполненного долга в начале дня. Вот как достигаются большие жизненные цели: небольшие постоянные усилия, день за днем.

Каждый день определяйте самые важные задачи, которые нужно выполнить, и решайте их в первую очередь. Как только вы закончите, день уже удался!

Как вы находите свой MIT? По словам Илона Маска: «Сосредоточьтесь на сигнале над шумом. Не тратьте время на вещи, которые на самом деле не улучшают положение ». Посмотрите на свой список дел и решите, какие задачи помогут вам приблизиться к вашим целям и добиться прогресса в осмысленной работе.

Поместите их в начало списка, чтобы вы могли в первую очередь сосредоточиться на них. Не поддавайтесь искушению решать в первую очередь самые простые задачи.

# 4 Приоритет задач

Знание того, как расставить приоритеты в работе, является важным методом управления временем. Проекты, большие или маленькие, нуждаются в четких приоритетах. Когда все в приоритете, ничего нет.

Вы хотите в первую очередь расставить приоритеты для своих «истинных задач», задач, которые действительно двигают стрелку ваших целей. Чтобы помочь вам их найти, воспользуйтесь уловкой для повышения продуктивности под названием «Матрица Эйзенхауэра».

Расставляйте по приоритетам «настоящие задачи»: срочные и важные дела, которые напрямую влияют на ваши цели.

Вот шаг за шагом:

    1. Запишите все свои задачи. Не беспокойтесь о заказе (пока), просто напишите все, что вам нужно сделать
    1. Теперь определите, что срочно, а что важно. После каждой задачи пометьте их буквами «U» для срочных и «I» для важных. Задачи могут иметь одну, обе или ни одной.Если нет, их нужно очистить
    1. Теперь нам нужно оценить ценность: взгляните на свои «я» задачи и определите важные движущие силы вашей работы. Вы хотите узнать, какие задачи имеют приоритет над другими и на скольких людей влияет ваша работа
  1. Следующий шаг - оценить время для выполнения каждой задачи. Закажите их от максимума к минимуму усилий

Наконец, вставьте задачи в матрицу Эйзенхауэра.Теперь у вас есть полный обзор всех ваших рабочих задач

# 5 Задачи делегирования или аутсорсинга

Используя матрицу Эйзенхауэра, вы обнаружите, что некоторые задачи являются срочными, но не важными. В таком случае лучшее, что вы можете сделать, это найти кого-нибудь, кто сможет выполнить эти задачи за вас. Необязательно все делать самому. Делегирование или передача некоторых задач на аутсорсинг может быть отличным способом умножить ваши усилия и добиться большего.

Если вы работаете самостоятельно, вы можете найти VA или нанять фрилансеров.В команде повторно назначайте определенные задачи коллегам, которые лучше подходят для выполнения конкретных задач.

Делегируйте срочные, но не важные задачи, или отдавайте их на аутсорсинг, чтобы приумножить себя и сосредоточить внимание на самой важной работе.

Вот что вам нужно знать для эффективного делегирования:

    • Найдите подходящего человека: Тот, кому вы поручаете задачи, должен обладать всеми необходимыми навыками и выполнять работу
    • Обеспечьте четкие инструкции: запишите задачи в пошаговом руководстве, сделайте как можно более конкретным
    • Определите успех: укажите ожидаемый результат и крайний срок для выполнения задачи
  • Ясность: объясните вам задачи и дайте разъяснения, когда что-то неясно, при необходимости переписав спецификации

# 6 Автоматизация повторяющихся задач

Technology, наконец, достигла точки, когда мы можем автоматизировать множество наших повседневных операций.Автоматизируя несколько задач, вы экономите часы в неделю. Затем вы можете использовать это время для глубокой работы или для перерывов. Переключение некоторых повседневных задач на автопилот - ключ к умной работе.

Используйте технологии для автоматизации ежедневных повторяющихся задач и используйте новое время для глубокой работы или отдыха.

Вот несколько задач, которые можно автоматизировать менее чем за 10 минут:

    • Создавайте шаблоны ответов в Gmail для писем, которые вы продолжаете писать снова и снова
    • Установите напоминания в Google Календаре, чтобы ничего не забыть
    • Автоматическая корректура написанного с помощью Grammarly
    • Используйте Buffer, чтобы заранее запланировать и автоматизировать публикации в социальных сетях
    • Автоматически заполнять онлайн-формы с помощью LastPass, сохраняя все ваши пароли в одном месте
  • Создание шаблонов таблиц для отчетов, которые вы должны составлять еженедельно / ежемесячно

# 7 Установка временных ограничений

Вы становитесь более продуктивными, если выделяете определенное количество времени на выполнение определенной задачи.Вот почему мы устанавливаем дедлайны.

Но закон Паркинсона гласит: «Работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения» . Итак, если вы уменьшите время, необходимое для выполнения задачи, вы заставите свой мозг сосредоточиться и выполнить ее.

Устанавливайте сроки, даже когда в этом нет необходимости. Планируйте меньше времени на выполнение задач и заставляйте свой мозг сосредоточиться.

Вот пример:

Вы должны просмотреть электронное письмо и ответить на него, что обычно занимает у вас около 20 минут.Сократите доступное время до 10 минут, установите таймер обратного отсчета и постарайтесь изо всех сил, чтобы его победить.

Таймер создает ощущение срочности и заставляет вас сосредоточиться и действовать более эффективно, даже если вам придется вернуться и добавить еще время позже.

Используйте крайние сроки и ограничения по времени в своих интересах. Даже если у вас нет крайнего срока, установите его. Ваш мозг это признает. Зная, что у вас есть только один час, чтобы заполнить отчет, вы не потеряете 20 минут на Facebook.

# 8 Устранение отвлекающих факторов

Отвлекающие факторы снижают вашу продуктивность и концентрацию. Исследование Калифорнийского университета в Ирвине показало, что после того, как вы отвлеклись, на то, чтобы вернуться к задаче, требуется в среднем 23 минуты 15 секунд.

Автор бестселлеров Гэри Келлер проиллюстрировал в книге « ЕДИНАЯ вещь: удивительно простая правда, стоящая за выдающимися результатами » что происходит, когда вас прерывают:

Когда вы теряете фокус, вам может потребоваться вдвое больше времени, чтобы вернуться в желоб.

Полчаса полного сосредоточения на задаче более продуктивны, чем 2 часа переключения между задачами. Избавьтесь от отвлекающих факторов от работы, чтобы избежать затрат на переключение задач.

Вот несколько советов, которые помогут избавиться от отвлекающих факторов в вашей жизни:

    • Отключить все уведомления на телефоне, компьютере и планшете
    • Оставьте телефон в непонятных местах, чтобы вы не могли его сразу найти
    • Работайте с наушниками (я использую Bose QuietComfort 35, а люблю их ), так как люди с меньшей вероятностью обратятся к вам с несрочным вопросом или сплетнями, если вы выглядите подключенным к сети и выполняете задачу
    • Если вы найдете интересные статьи, сохраните их в Pocket или Instapaper, чтобы прочитать позже, например, во время поездки на работу.
    • Интернет отвлекает.Выключайте Wi-Fi, если для выполнения ваших задач подключение к Интернету не требуется
    • Ни в коем случае не просматривайте социальные сети на работе. Если не можете устоять, назначьте «время отвлечения» и просмотрите его пару минут. Уберите из социальных сетей именно то, что вы хотите
    • Используйте функции «Не беспокоить» в чат-системах, таких как Slack, Hangouts и Messenger.
    • Точно так же используйте паузу в папке «Входящие», чтобы не получать новые электронные письма.Измените свой почтовый ящик на GTD Gmail, чтобы работать с электронной почтой
  • Если у вас есть офис, закройте дверь

# 9 Принимайте быстрые решения о вещах, которые не имеют значения

Каждый день мы принимаем сотни мелких, средних и крупных решений. 90% решений, которые мы принимаем, не имеют значения. Успех приходит от определения и сосредоточения вашей энергии на 10%.

Небольшие решения влияют на вас в течение дня, например, что надеть или где поесть. Среднее влияние на вашу жизнь в течение года, например, решение вернуться в школу или снять другую комнату.Однако в долгосрочной перспективе очень мало решений имеют значение. Это важные решения: они достойны серьезного размышления, обсуждения, исследования, инвестиций и принятия решений.

Сосредоточьтесь на важных решениях и быстро принимайте средние и мелкие решения.

В статье « 10–10–10: идея, изменяющая жизнь » Сьюзи Уэлч представляет простую систему принятия решений. Когда вам нужно принять решение, задайте себе следующие три вопроса:

    • Как я отнесусь к этому решению через 10 минут?
    • Что я буду чувствовать по этому поводу через 10 месяцев?
  • А через 10 лет?

Занятые люди не тратят много времени на размышления о малых и средних решениях.Отличный метод тайм-менеджмента - научиться быстро их делать.

# 10 Следите за своим временем

Знаете ли вы, сколько времени вы тратите на каждую задачу? Большинство из нас может догадываться, но наши оценки обычно неверны. Приложение для учета рабочего времени поможет вам избавиться от догадок и предоставить реальные данные о вашей производительности.

RescueTime - бесплатное приложение, которое точно отслеживает, как вы проводите время за компьютером. Это так же просто, как установить и забыть, и в конце недели вы получите отчет с разбивкой по вашей производительности.Войдите в систему, чтобы проверить другие показатели, например время, затраченное на выполнение каждой задачи.

Отслеживайте свое время, чтобы иметь реальные данные о своей работе и получать информацию о том, как вы можете повысить свою производительность.

Через пару недель вы начнете замечать закономерности и понимать, где и как уходит ваше время. Зная, как именно вы используете свое время, вы можете разработать план борьбы со своими утечками и способы их устранения.

Учет времени - это мощная техника управления временем, которая заставляет вас внимательно следить за тем, как ваша работа и как вы можете ее оптимизировать.

# 11 Победите промедление с помощью правила двух минут

Это взято из методологии Дэвида Аллена « Как добиться успеха: искусство продуктивности без стресса ». Он называет это «правилом двух минут», и это отличный способ побороть промедление и добиться цели. Это работает как в вашей профессиональной, так и в личной жизни.

«Правило двух минут» состоит из двух частей:

Часть 1: Если это можно сделать за две минуты, просто сделайте это.Не добавляйте его в список дел, не откладывайте на потом и не передавайте кому-то другому. Просто сделай это.

Вот несколько примеров задач, которые можно выполнить за две минуты или меньше:

    • Ответьте на электронное письмо от своего начальника
    • Отправить обновление коллеге
    • Составьте план на день за утренним кофе
  • Загрузка посудомоечной машины сразу после еды

Есть масса крошечных, казалось бы, тривиальных задач, которые занимают меньше двух минут, но вам нужно выполнять их каждый день.

Часть 2: Если требуется более двух минут, запустите. Как только вы начнете выполнять небольшие задачи, вы можете продолжать работу. Простая работа над этим в течение двух минут поможет вам преодолеть первый барьер откладывания на потом.

Например:

    • Писать тысячу слов каждый день? Напишите 50 слов за следующие две минуты
    • Медитировать по 20 минут в день? Сядьте и помедитируйте две минуты
  • Хотите заниматься физическими упражнениями один час в день? Выполняйте прыжки за две минуты

В 9 случаях из 10 мне приходилось работать над задачей намного дольше, чем 2 минуты (затем я продолжал работать с помощью хака производительности Pomodoro).

Используйте правило двух минут, чтобы победить промедление: если задачу можно выполнить за две минуты, просто сделайте это; если на это уходит больше двух минут, запустите.

# 12 Говорите "нет" чаще, чем "да"

Большинство руководителей скажут вам, что отказ от работы - один из самых важных методов управления временем. Часто говорить «да» может быть контрпродуктивным, особенно если вы соглашаетесь делать то, что не способствует вашей работе и целям. Ваше время - ограниченный ресурс, и вы не можете позволять людям определять вашу повестку дня в жизни.

Сосредоточьтесь на выполнении качественной работы, а не на спешке. Каждый день качество побеждает количество.

Уоррен Баффет сказал об этом лучше всего: «Разница между успешными людьми и очень успешными людьми заключается в том, что очень успешные люди говорят нет почти всему».

Но как узнать, чему следует отказать? Что, если вы упускаете возможность изменить жизнь? К счастью, Buffet разработал двухэтапное правило, которое поможет вам установить границы и научиться лучше принимать решения:

    1. Для начала запишите свои двадцать пять основных карьерных целей.Когда закончите, обведите пять самых важных для вас
  1. Второй шаг - полностью исключить остальные двадцать голов. Идите и вычеркните их

По умолчанию говорите «нет» всему, что не способствует достижению 5 основных карьерных целей.

Все, кроме пяти целей, которые вы обвели на первом этапе, отвлекает и мешает достижению того, что вы действительно цените в жизни. Поэтому начните говорить «нет» всему, что не способствует достижению ваших «истинных целей».

# 13 Воспользуйтесь преимуществом промежутка времени

У нас много простоев в течение дня: поездки на работу, очереди, залы ожидания, перерывы между задачами, небольшие перерывы в расписании и т. Д.

Если мы сложим все это время, у нас будет около 1–3 часов «перерыва» каждый день. Относитесь к перерывам так же стратегически, как и к своему дню в целом. Хотя этих коротких периодов может быть недостаточно для глубокой работы, мы все же можем работать над мелочами, которые способствуют вашей работе, развитию и росту.

Вот несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы эффективно использовать «промежуток времени»:

    • Изучите новый навык для профессиональной или личной жизни
    • Читайте книги или статьи, сохраненные в Pocket
    • Организуйте свой компьютер, папки, календарь или работу
    • Планируйте неделю, завтра или остаток дня
    • Прогуляйтесь и подумайте, позвольте мыслям блуждать
  • Сделайте продуктивную паузу, чтобы очистить свой разум.

Эффективно используйте «перерыв» для развития новых навыков, стратегического планирования и личного роста.

Воспользовавшись своим временем простоя, вы в конечном итоге добьетесь большего и получите больше свободного времени для развлечений после работы.

# 14 80/20 Ваше время

Правило 80 20 гласит, что «80% выходных данных или результатов будут получены из 20% входных данных или действий». Другими словами, именно на мелочи приходится большая часть результатов.

Это один из лучших методов управления временем, который вы можете использовать, чтобы помочь вам снова сосредоточиться и работать над тем, что приносит наибольшее влияние.20% ваших задач приносят 80% результата? Затем расставьте приоритеты для работы над ними.

Используйте правило 80/20 в своей жизни и работайте, чтобы расставить приоритеты для входных данных, которые приносят большую часть результатов.

Вот и другие вопросы, которые можно задать себе, используя это правило:

  • Достигнуто ли 80% стоимости с первыми 20% усилий?
  • Являются ли 20% писем 80% важных разговоров?
  • 80% ваших отвлекающих факторов приходит из 20% источников?
  • Доставляют ли 20% ваших задач 80% удовольствия от работы?
  • 20% вашей команды выполняет 80% работы?
  • 80% проблем связаны с 20% проектов?
  • 80% клиентов используют только 20% функций программного обеспечения?
  • 20% клиентов подают 80% жалоб?

# 15 Автоматизация принятия решений

Заставьте свой мозг принимать множество решений, и вы в конечном итоге истощите свою силу воли и страдаете от усталости от решений.Это вредит вашей способности принимать решения: с течением времени вы начнете принимать меньше разумных решений. Вот почему вы с большей вероятностью будете смотреть Netflix, когда вечером едите Doritos.

Чтобы избежать умственного истощения, автоматизируйте решения, чтобы освободиться от когнитивной нагрузки, а не полагаться исключительно на свою самодисциплину. Пусть решения принимаются автоматически, а разумные решения будут приниматься сами собой.

Вот примеры умных решений, которые можно автоматизировать:

    • Переводите деньги на свой сберегательный счет каждый раз, когда получаете зарплату
    • Выберите все свои наряды на неделю в воскресенье и повесьте их в шкафу по порядку
    • Подпишитесь на еженедельную доставку свежих органических овощей и фруктов к вам домой
    • Стандартизируйте типичные ежедневные блюда, которые вам нравятся больше всего, экономя время на приготовлении пищи и покупках продуктов
    • Готовьте спортивную сумку каждую ночь и кладите ее в машину.Если вы предпочитаете бегать утром, оставьте кроссовки возле кровати
  • Автоматизировать все электронные устройства для перехода в спящий режим в определенный час

Вы также можете автоматизировать многие другие задачи с помощью IFTTT или Zapier. Эти приложения соединяют множество других приложений и позволяют им «разговаривать» друг с другом, создавая автоматизацию. Вот две автоматические задачи, которые я использую для электронной почты:

    • Добавить квитанции по электронной почте в электронную таблицу : это упрощает отслеживание покупок в Интернете
  • Сохранить вложения Gmail в Dropbox : Все мои вложения отправляются в определенную папку Dropbox, где я могу их просмотреть и удалить или переместить в соответствующую папку

# 16 Отдельная задача

Многозадачность - это корпоративный миф, который со временем развился.Мозг сконцентрирован на одном деле за раз. Переключение между задачами может привести к значительным потерям для нашей работы и производительности.

Развивайте привычку выполнять одну задачу, заставляя свой мозг концентрироваться только на одной задаче и только на одной задаче. Уберите телефон, закройте все окна браузера и приложения, которые вам не нужны. Погрузитесь в эту задачу. Переходите к следующему, только когда закончите.

Заставьте свой мозг выполнять одну задачу, чтобы выполнять глубокую работу и избегать затрат на переключение задач.

Действительно отличный способ повысить продуктивность, который заставляет выполнять однозадачную работу, - это Техника Помидора. Отключите все отвлекающие факторы и установите таймер на 25 минут. В это время вы можете работать только над одной задачей.

Используйте онлайн-инструмент, такой как Marinara Timer, для автоматической установки таймера или просто воспользуйтесь таймером от Google.

# 17 Разбивайте большие задачи

From Bird by Bird: Некоторые инструкции по письму и жизни Энн Ламотт: «Тридцать лет назад мой старший брат, которому в то время было десять лет, пытался получить отчет о птицах, написанных о том, что у него было три месяца написать, который должен был быть на следующий день.Мы были в нашей семейной хижине в Болинасе, а он сидел за кухонным столом почти до слез, окруженный бумагой, карандашами и неоткрытыми книгами о птицах, обездвиженный масштабностью предстоящей задачи. Затем мой отец сел рядом с ним, обнял брата за плечо и сказал. «Птичка за птицей, приятель. Просто возьми птицу за птичкой ».

У всех нас есть огромные задачи, и мы устаем просто думать о том, сколько работы необходимо для их выполнения. Мы откладываем дела на потом, выполняя бессмысленные задачи вместо того, чтобы начинать их.

Чтобы избежать этого, разбейте свои более крупные цели на небольшие управляемые задачи с реально достижимыми этапами. Это поможет вам наметить все небольшие действия, которые необходимо выполнить, и составить график для их выполнения. Как правило, выполнение каждой небольшой задачи должно занимать менее часа.

Разбивайте большие задачи на более мелкие, чтобы не откладывать на потом и помочь вам не сбиться с пути к достижению конечной цели.

Никогда не записывайте большой проект в список дел, которые нужно сделать.Вместо этого ставьте небольшие задачи, которые вы можете выполнять по одному. Возьмите это «птичка за птичкой».

# 18 Работа по календарю

Еще одна замечательная техника управления временем безумно занятых людей - это планирование их задач, работа с календарем, а не со списком дел. Использование календаря заставляет вас переосмыслить свою работу с задач на единицы времени. Это небольшое изменение увеличивает вероятность достижения цели.

В списках дел

вы составляете и определяете все свои действия.В календаре вы определяете, когда собираетесь делать эти дела и сколько времени нужно на их выполнение.

По словам Шриниваса Рао: « Когда какое-то событие постоянно запланировано в вашем календаре, гораздо больше шансов превратиться в бессознательную привычку».

Планируйте и составляйте свой календарь заранее, чтобы не отвлекаться и не терять время.

Чем больше вы планируете и планируете свое время с определенной целью, тем меньше времени у внешних сил, чтобы взять на себя ваше расписание.Однако не пытайтесь переполнить свой календарь. Оставьте достаточно места для непредвиденных задач, требующих немедленного внимания. По ходу недели перемещайте вещи и меняйте расписание по мере необходимости.

Распределите свой календарь по разным видам деятельности. Например:

    • Красный для всех видов деятельности, связанных с работой
    • Зеленый для встреч и общения
    • Желтый для повседневных дел

При желании вы можете использовать разные цвета для разных организаций: по проектам, по командам или по типу работы.

Когда дело доходит до продуктивности, календарь - ваш лучший друг.

# 19 Меньше (но лучше) встреч

Встречи - это дьявол корпоративного. Мало кому нравятся встречи, и большинство их боится.

По правде говоря, большинству вещей не нужно встречаться. Если цель встречи не в том, чтобы принять решение или завершить действие вместе, отмените ее и сообщите по электронной почте (например, обновления по конкретному проекту). Что касается встреч вне офиса, переключитесь на телефонные звонки или видеоконференции

Что касается встреч, которые вам нужно принять, сделайте их высокоэффективными и продуктивными, следуя этим простым правилам:

    • Не выделяйте больше времени, чем необходимо.В большинстве случаев 20 минут - это золотая середина
    • Сохраняйте небольшое количество участников.
    • Отправьте всем повестку дня и основные моменты накануне
    • Не прекращайте разговор, напоминая участникам о теме: «Давайте назначим другое время, чтобы обсудить это позже, если это будет полезно, поскольку у нас осталось всего 10 минут».
  • Сгруппируйте собрания подряд, чтобы иметь четкую начальную и конечную точку для каждого из них

Принимайте участие только в собраниях с четкой повесткой дня, на которых необходимо принять решение.Чтобы проводить собрания лучше, назначьте время окончания и ограничьте количество участников.

# 20 Let Go Off Перфекционизм

Перфекционизм не дает вам быть идеальным.

Легко попасть в бесконечный цикл попыток сделать все идеально. Но перфекционизм может отложить вашу работу и заставить вас пропустить важные сроки. Чем раньше вы поймете, что выполнение качественной работы в срок - самый важный навык, тем быстрее вы продвинетесь к своим целям и карьере.

На самом деле перфекционизм - это страх, замаскированный под овечью шкуру, который проявляется как прокрастинация. Научитесь соглашаться с тем, что мелкие детали не имеют значения, отправляйте заказы быстрее и при необходимости исправляйте проблемы.

Стремление к совершенству - верный способ отложить или никогда не завершить проект. Вместо этого выберите погоню за «достаточно хорошим».

По словам Марка Твена: «Постоянное улучшение лучше, чем откладываемое совершенствование».

# 21 Чего нельзя делать в списке

В математике есть метод решения задач, называемый инверсией . Вы начинаете с результатов и двигаетесь в обратном направлении, чтобы вычислить причины. Инверсия - это мощный инструмент, потому что он заставляет вас раскрыть скрытые убеждения относительно проблемы, которую вы пытаетесь решить. Вам нужно подумать о том, как минимизировать негативы, а не максимизировать положительные.

Допустим, вы хотите повысить производительность. Думая вперед, вы бы перечислили все, что вы могли бы сделать, чтобы быть более продуктивным. Но если вы посмотрите на проблему через инверсию, вы подумаете обо всех вещах, которые могут снизить продуктивность.

Внесите в список запрещенных.

Создайте свой собственный, записав все привычки, от которых вы хотите отказаться, и действия, которые вы хотите исключить из своей жизни. Подумайте о своем возможном рабочем дне - о долгих встречах с людьми, которые вам не нравятся, и о скучных повторяющихся задачах - и приступайте к работе.

Создайте список того, чего нельзя делать, включив в него все привычки, которые вы хотите удалить из своей жизни. Используйте его как ориентир того, чего вы не позволяете в своей жизни.

Вот пара примеров:

    • Не пишите по электронной почте первым делом утром и последним вечером
    • Не говори "да", если не на 100% уверен, что сможешь доставить
    • Не пейте кофе днем ​​
  • Не соглашаться на встречи или звонки без четкой повестки дня или времени окончания

Причина, по которой работает инверсия, проста: то, что вы не делаете, определяет, что вы можете делать.

«Люди думают, что сосредоточение означает сказать« да »тому, на чем нужно сосредоточиться. Но это вовсе не то, что это значит. Это означает отказ от сотен других хороших идей. Инновации говорят «нет» 1000 вещам ». - Стив Джобс

# 22 Пакетные аналогичные задачи

Что общего между обработкой всех ваших писем за один присест и приготовлением еды в течение всей недели в воскресенье? Они используют хитрость производительности, известную как пакетная обработка.

Основная идея этого метода тайм-менеджмента состоит в том, чтобы собрать группу похожих действий и выполнить их все одним махом.Вы можете эффективно работать над несколькими задачами без потери рабочего процесса, если для выполнения действий требуется схожих установок. Пакетная обработка заставляет ваш мозг сосредоточиться на одной задаче типа за раз.

Группируйте похожие задачи и выполняйте их за один раз. Пакетирование сокращает время запуска и замедления, ежедневный беспорядок и улучшает фокусировку.

Чтобы определить, какие задачи вам следует складывать, начните с записи всех ваших действий на день и неделю. Теперь определите те, которые требуют схожего мышления, и объедините их вместе.Попробуйте выполнить пакетную обработку и при необходимости перегруппируйте задачи.

Вот несколько задач, которые вы должны объединить:

    • Составление всех сообщений в блоге на предстоящую неделю за один присест
    • Обработка всех сообщений: электронной почты, Slack и телефонных звонков
    • Одновременное обновление нескольких связанных листов
  • Выполнение всех ваших поручений - покупка продуктов, химчистка, почта - за один раз

Чтобы обрабатывать партии быстрее, работайте над аналогичными задачами в течение определенного периода времени, используя технику Pomodoro.

# 23 Отдых для перезарядки

В современном мире гиперподключений легко попасться в ловушку, когда они будут на связи 24/7. В выходные мы чувствуем себя виноватыми из-за того, что не поработали заранее или не завершили дополнительный проект. Все время

Для правильного функционирования нашему телу и разуму нужен отдых. Время для перезарядки имеет решающее значение для поддержания мотивации, страсти и продуктивности. Быстрые перерывы во время напряженного дедлайна могут помочь вам сохранить концентрацию, обновить творческий потенциал и заставить вас почувствовать себя более свежим, когда вы вернетесь к своей задаче.

Для более длительных периодов перезарядки берите регулярные трудовые каникулы не менее чем на неделю в течение года. Билл Гейтс, например, дважды в год уединялся на одну неделю, чтобы сосредоточиться и спланировать. Многие инновационные идеи Microsoft родились в эти «недели размышлений».

Запланируйте перерывы в течение дня, чтобы зарядиться энергией и регулярно отдыхать в течение года. Отдых - лучшее лекарство для устойчивой долгосрочной продуктивности.

,

Мастер управления временем с помощью этих 9 основных приемов

Производительность на рабочем месте была предметом бесчисленных исследований, книг и онлайн-статей, но в 9 случаях из 10 любое обсуждение того, как повысить производительность на работе, сводится к одной общей теме - тайм-менеджменту . Однако вряд ли этот факт является совпадением - большинство экспертов сходятся во мнении, что если вы действительно хотите повысить свою продуктивность, овладение этим, таким неуловимым, навыком управления временем имеет решающее значение.

Но если вы только начинаете заниматься тайм-менеджментом, решить, с чего начать, может быть немного сложно. Огромное количество подсказок, советов и рекомендаций, доступных в Интернете, просто ошеломляет. Но не бойтесь, дорогой читатель, потому что мы прочесали бескрайние океаны интернет-знаний, чтобы составить для вас список лучших, по нашему мнению, методов управления временем. Так что давай нырнем, ладно?

1. Используйте списки

В мире нет ни одной системы тайм-менеджмента, которая не включала бы составление и использование списков.Мы так много можем нести в голове, поэтому не полагайтесь на свою память - создайте список (или два)! Это может быть ежедневный график, простой список людей, которым нужно позвонить, или дела, которые нужно сделать в течение месяца или недели. Расставьте приоритеты в своих списках по важности и срочности, чтобы знать, какими из них вам следует заняться в первую очередь. И чтобы помочь вам отделить важное от срочно, взгляните на превосходную матрицу управления временем Стивена Кови.

2. Сначала выполняйте самые важные задачи

Продолжая предыдущий шаг, ключевую роль играет определение пары наиболее важных задач и их выполнение в первую очередь.Даже если в течение дня вы больше ничего не делаете, вы уже можете назвать это успехом, потому что вы выполнили самые важные дела, которые вам нужно было сделать.

3. Придерживайтесь графика

Используя свои списки как образец, составьте расписание на день и неделю, зарезервировав целые временные интервалы для всех ваших запланированных задач и действий. Это позволит вам сосредоточиться и работать более эффективно, а также вы всегда будете в курсе дел и не тратите время на размышления, что делать дальше.

Мы все люди, и все мы знаем, что дела никогда не идут на 100% по расписанию, поэтому обязательно оставьте время для перерывов или любых других незапланированных событий в своем расписании. Если вы позволите себе перерыв между задачами, это поможет вам зарядиться энергией и сосредоточиться на следующей задаче.

4. Знайте, что сказать «нет»

Нет ничего необычного в том, что у вас слишком много обязательств и дел, которым вы не можете посвятить все свое время. Это отличный способ научиться точно управлять несколькими проектами одновременно, но, с другой стороны, наши ресурсы ограничены, и довольно легко зайти слишком далеко.Чтобы этого избежать, вам придется научиться отказываться от определенных вещей и брать на себя только самые важные задачи.

5. Сгруппируйте похожие задачи вместе

Когда у вас есть несколько задач, которые вам нужно выполнить, и некоторые из них похожи (например, сделать пару телефонных звонков или написать три сообщения в блоге), было бы намного эффективнее объединить их вместе и работать над ними последовательно вместо подходя к ним в желаемом порядке.

Различные задачи требуют разного мышления.Таким образом, имеет смысл воспользоваться этим и, пока вы все еще «в зоне», выполнить пару других подобных задач вместо того, чтобы переключаться на что-то другое, что затем потребует от вас перефокусировки и начала с нуля.

6. Сведите встречи к минимуму

Встречи отлично подходят, когда вам нужно обсудить или проверить прогресс вашей команды и убедиться, что все находятся на одной волне, но мы думаем, что мы все можем согласиться с тем, что посещение встречи - вряд ли лучший способ что-то сделать.Мы не предлагаем убежать от них или полностью избавиться от них, а делаем их краткими и целенаправленными, чтобы не возникало ощущения, будто вы тратите драгоценное время на их посещение.

7. Избавьтесь от отвлекающих факторов и погрузитесь в работу

Найдите тихое место, сядьте в удобное кресло, включите музыку, чтобы не слышать офисный шум. Теперь закройте все вкладки браузера, переведите телефон в беззвучный режим, уберите его и приступайте к работе.

Направьте все свое внимание и энергию на поставленную задачу.Погрузитесь в это. Только ты и твоя работа. Ничто другое не должно иметь значения, и ничто иное, кроме этого, не должно существовать в данный конкретный момент времени.

8. Используйте свободное время

У нас обычно бывает довольно много естественных простоев в течение дня, когда мы ничего не делаем - едем в метро, ​​стоим в очереди в супермаркете или ждем в кабинете врача. Может показаться, что «всего 10 минут», что на самом деле не имеет значения, но они имеют значение. Это на 10 минут меньше, чем вы могли бы потратить на что-то полезное.

Так что воспользуйтесь этим временем, чтобы заняться делами. Все, что угодно - почитать книгу, послушать лекцию или подкаст, посмотреть обучающее видео на YouTube. Все человеческие знания легко доступны вам на устройстве, которое умещается на ладони, поэтому нет оправдания, чтобы просто «убить время», сидя в пробке или ожидая своего рейса в аэропорту.

9. Ведите табель учета рабочего времени

Очень полезно отслеживать время, которое вы тратите на повседневные задачи и действия.Это может дать вам реалистичное представление о ваших временных затратах и ​​показать, сколько времени на самом деле отнимают определенные задачи, или даже удивить вас, сколько его времени тратится на вещи, о которых вы даже не подозревали.

Теперь, когда вы усвоили лучшие советы по тайм-менеджменту, пора применить эти знания на практике. Будьте методичны, терпеливы, но, самое главное, будьте любопытными и непредвзятыми. Перестроить весь рабочий процесс для улучшения управления временем - непростая задача, но это сделает вас более эффективным, продуктивным и, в конечном итоге, более счастливым человеком.

,

Лучшие методы тайм-менеджмента для достижения успеха

Метод POSEC основан на иерархии потребностей психолога Абрахама Маслоу, в которой основные потребности и обязанности человека имеют более относительное значение и, следовательно, создают основу для их более амбициозных желаний и целей. Вот компоненты POSEC в порядке их относительной важности:

P: Расставить приоритеты. Первое, что нужно сделать, это решить, каких целей вы хотите достичь, а затем перечислить эти цели в порядке важности.Соответственно, вы должны планировать потратить больше времени на цели, которые вы считаете наиболее важными.

O: Организуйте. Этот шаг включает в себя организацию и планирование повторяющихся обязательств и задач, которые вы должны выполнить для достижения поставленных вами целей. Планирование этих необходимых задач дает вам чувство стабильности и безопасности, что позволяет перейти к следующему шагу.

S: Streamline. На этом этапе вы найдете способы более эффективного выполнения ваших важнейших обязательств и обязанностей.Когда дело доходит до задач, которые вы должны выполнить - но не обязательно делать - каждый раз, когда вы можете сэкономить, можно применить к целям и желаниям, находящимся ниже в вашем списке приоритетов.

E: Экономия. Этот шаг включает в себя выделение времени для несущественных целей, которых вы хотели бы достичь. С практической точки зрения, это те вещи, которые приятны или желательны, но которые, как правило, оказываются в конце вашего списка приоритетов. Используя эффективность, которую вы достигли за счет оптимизации, вы можете выделить время для достижения этих некритических целей.

C: Помочь. На этом последнем этапе вы можете отдать что-то группе, потому что ваши собственные потребности уже удовлетворены. В вашей личной жизни это может означать выполнение каких-либо общественных работ или помощь кому-то еще в достижении их целей. В рабочих условиях это может означать внесение предложений или настройку процессов, которые могут помочь вашей команде или компании в целом.

.

13 эффективных методов управления временем для Agile-команд

Опять опоздали на работу? Не можете сосредоточиться на одной задаче за раз из-за огромной нагрузки на вас? Не можете эффективно управлять повседневными делами и всегда не хватает времени? Не успели на важную встречу?

Это некоторые из сценариев, через которые большинство из нас проходило в течение своей жизни, и каждый раз, когда мы сталкиваемся с одной из этих ситуаций, они ставят под вопрос наши навыки управления временем.

Весьма вероятно, что вы даже пытались решить эту проблему с течением времени, но каждый раз терпели неудачу, потому что то или другое не помогало вам. По этой причине вам нужно продолжать читать, потому что мы только что собрали для вас некоторые из самых эффективных методов управления временем!

Для вашего удобства мы разделили их на две основные категории, которые соответствуют вашим личным и профессиональным потребностям в управлении временем.

Эффективное управление временем на работе

То, как вы эффективно управляете временем, многое говорит о ваших навыках использования времени, и крайне важно, чтобы вы демонстрировали некоторые из них на своем рабочем месте, чтобы выглядеть достойным человеком для работы.Для одних управление временем оказывается легкой задачей, а для других - довольно сложной задачей.

Следующий список содержит некоторые из наиболее эффективных советов по управлению временем, которым вы можете легко следовать, чтобы повысить продуктивность своей работы:

1. Расставьте приоритеты

Начните свой рабочий день с определения приоритетов задач что впереди вас. Это отличный способ подготовиться к остатку дня.

Приоритизация работы в соответствии с срочностью действительно поможет вам решить, сколько времени вам нужно потратить на каждую задачу, а также это эффективный способ решить, какие задачи требуют вашего максимального внимания, а какие могут быть отложены на некоторое время. избавление от кучи задач.

Итак, не дожидаясь, начните расставлять приоритеты прямо сейчас! Один полезный совет по расстановке приоритетов - использование матрицы Эйзенхауэра для принятия решений.

2. Оптимизируйте время, проводимое в социальных сетях

Зависимость от социальных сетей реальна. Опрос 1200 сотрудников из разных компаний показал, что 18% респондентов признались, что использовали социальные сети 10 и более раз в течение дня.

Если вы один из тех людей, которые постоянно проводят излишне много времени в социальных сетях во имя «перерыва в работе», тогда мой дорогой друг! Это проблема.Вам нужно избавиться от этой привычки, если вы хотите увеличить продуктивность на работе.

Узнайте, сколько времени вы ежедневно проводите в социальных сетях в рабочее время, и проанализируйте свои ежедневные шаблоны использования социальных сетей. Эта оценка поможет вам проанализировать общее время, проведенное в социальных сетях, и, следовательно, поможет вам максимально сократить это время для повышения эффективности вашей работы.

3. Используйте часы пиковой энергии

У каждого человека есть «биологические часы», которые направляют человека к тому, чтобы есть, спать или работать в определенное время, и они варьируются от человека к человеку.Например; мой режим сна может отличаться от вашего, и наоборот.

Точно так же, согласно этим биологическим часам, уровни продуктивности в определенные часы дня также различаются для каждого человека. Согласно Redbooth, обычно человек выполняет большинство задач (9,7%) примерно в 11 часов утра. После этого уровень производительности, вероятно, упадет.

Возможно, вы слышали от окружающих, что они не жаворонки или лучше работают ночью.Это верно, потому что для некоторых из нас утро - это великолепие, и максимальная производительность достигается в дневное время, в то время как для некоторых других ночное время является сравнительно более продуктивным для работы, и их пиковые часы энергии приходятся на них.

Для эффективного управления временем на работе вам необходимо определить часы максимальной энергии и планировать свой день вокруг них. Получите максимум от дня, работая в эти часы над задачами с высоким приоритетом. Поступая так, вы сможете достичь большего за меньшее время и научитесь выполнять свою работу вовремя.

Итак, не бойтесь этих сроков на работе и следуйте этой простой технике, чтобы завершить свою работу вовремя!

4. Оптимизация

Наблюдайте за временем, затрачиваемым на ключевые задачи, и оптимизируйте рабочие процессы для более эффективного управления временем. Попробуйте автоматизировать свои задачи. Одним из способов сделать это может быть делегирование наиболее трудоемких задач на более мелкие подзадачи, чтобы сделать больше. Такое разделение на более мелкие подзадачи также поможет вам понять нюансы задачи.

Бонусный совет: использование профессиональных инструментов управления временем

Давайте просто признаем, что без надлежащих инструментов или программного обеспечения эффективное управление всеми индивидуальными и командными задачами на работе становится неприятностью, что, в результате, экономит время управление сложное.

В Интернете доступно множество инструментов управления проектами, которые можно использовать для управления и контроля всех ваших рабочих действий, но, исходя из моего личного опыта, есть один инструмент управления проектами, который может облегчить вашу жизнь и является бюджетным. -дружелюбный тоже.

nTask является новинкой на рынке, но имеет все функции, позволяющие грамотно управлять вашими проектами и задачами за вас. Есть отдельные доски для всех проблем и рисков, которые делают отслеживание чрезвычайно удобным для вас.

  • App Logo
  • Упрощенное управление проектами с nTask, абсолютно бесплатно!

    5 рабочих пространств, управление задачами, расписание и учет рабочего времени, управление ошибками и проблемами и многое другое.

  • Начать бесплатно

Некоторые из других популярных инструментов управления проектами, которые вы можете использовать, - это Trello, Asana, Wrike и т. Д.

5. Избегайте многозадачности

Да, вы не ослышались! Многозадачность - это миф. Хотя вы пытаетесь выполнить несколько задач одновременно, вы действительно терпите неудачу во всех из них. Чтобы развить этот момент, эксперты из Стэнфордского университета провели серию интересных экспериментов, в ходе которых они хотели выяснить, в чем преимущество многозадачности. Удивительно, но их не было!

Исследователи завершили исследование, заявив, что, пытаясь сосредоточиться на нескольких вещах, люди, выполняющие несколько задач, всегда отвлекаются и не могут сосредоточиться на чем-то одном, что нарушает их когнитивный контроль.

Когда вы пытаетесь выполнять несколько задач одновременно, вы не полностью заняты выполняемой задачей и постоянно перемещаетесь между задачами, поэтому вы не можете приложить максимум усилий для выполнения одной задачи. Это приводит к снижению производительности и потерям времени.

Итак, можно с уверенностью сказать, что многозадачность - не лучший способ управлять своим временем. Вместо того, чтобы втиснуть больше задач в свой рабочий график, попробуйте выполнять небольшие значимые, которые имеют наибольшее значение, и лучше распоряжайтесь своим временем.

Также читайте:

Что такое матрица Эйзенхауэра? Как использовать это, чтобы быть более продуктивным?

6. Выполняйте связанные задачи вместе

Весьма вероятно, что у вас в очереди несколько задач на день. Чтобы выполнить все в нужное время, объедините похожие или связанные задачи. Простая причина для этого заключается в том, что разные виды задач требуют разных способностей. Выполняя схожие задачи вместе, ваш мозг не переключает режимы, сохраняя бдительность и сосредоточенность.

Эта простая техника управления рабочим временем эффективна в том смысле, что действительно может помочь вам организовать все ваши задачи и предотвратить умственное истощение, которое обычно возникает из-за попыток выполнить несколько задач в течение дня.

7. Делайте регулярные перерывы

Вы находитесь на своем рабочем месте, чувствуете себя продуктивным и энергичным, идеи текут, и все вроде работает нормально, но это не будет длиться вечно. Придет время, когда вы отключитесь и почувствуете себя несосредоточенным.Это время, когда вам нужен небольшой перерыв!

Один из эффективных методов управления временем на работе - делать регулярные небольшие перерывы в течение всего рабочего времени, поскольку эти небольшие перерывы помогают вам оставаться сосредоточенным. Небольшой перерыв во время выполнения задания - отличный способ сосредоточиться на этом конкретном задании на более длительные периоды времени.

Интересное явление, связанное с эффективным управлением временем, - это усталость от принятия решений. Непрерывное принятие решений в течение дня без регулярных перерывов может привести к утомлению от принятия решений, что отрицательно сказывается на качестве решений, принимаемых человеком.Ссылаясь на известное исследование, израильские судьи с большей вероятностью давали заключенным условно-досрочное освобождение либо в самом начале рабочего дня, либо после того, как они сделали перерыв на еду. Вы понимаете важность перерыва?

Помимо психологической пользы, короткие отвлечения от работы также могут оказаться чрезвычайно полезными для физического здоровья. Продолжительное сидение на рабочем месте подвергает вас повышенному риску для здоровья.

Итак, просто вставайте и делайте перерыв по 5 минут после каждого часа, чтобы освежить свое сознание и поднять настроение, чтобы эффективно управлять своим временем на работе.

См. Также:

9 Эффективные методы управления командой для менеджеров проектов

Эффективное управление временем в личной жизни

Каким бы важным ни было управление временем на рабочем месте, оно очень важно для Ваш распорядок дня тоже. Вот некоторые из техник управления временем, которые вы можете использовать в своих повседневных делах:

8. Используйте списки дел

Списки дел пригодятся почти в каждом случае.Если вы планируете свой день или неделю заранее, это дает вам преимущество вовремя выполнять свои действия.

Создайте список дел, которые вам нужно выполнить в течение дня или недели, и посмотрите, как все встанет на свои места, с помощью этого совета проактивного планирования. Этот список также поможет вам понять задачи, которые вам не нужно делать или которые вы не хотите исключать из своей повседневной жизни.

Начните составлять список дел для вашей личной жизни, и в вашем распорядке будет все разобраться, и все будет делаться в соответствии с надлежащей координацией.

9. Добавление буфера

Добавление буфера к вашему расписанию в основном означает покупку дополнительного времени между действиями, чтобы помочь вам лучше управлять своим временем.

Давайте рассмотрим пример. вам нужно явиться на прием к врачу через 2 часа. Учитывая, что поездка занимает около 30 минут, вы не уйдете через полтора часа.

Вы добавите буфер и уйдете немного раньше, чтобы у вас было достаточно времени, чтобы быть там вовремя, на случай, если что-то еще произойдет или вы застрянете в пробке.

Добавление буферов к вашим ежедневным домашним делам или любым другим ежедневным обязательствам существенно сэкономит ваше время, потому что в конце дня эти буферы приведут к тому, что вся работа будет выполняться вовремя, и в качестве бонуса вы в конечном итоге у вас также появится дополнительное время!

10. Поддерживайте здоровый режим сна

Достаточное количество сна во время ежедневного цикла сна и бодрствования важно для сохранения уровня концентрации.Определите свой цикл сна и бодрствования и выберите время, которое вам подходит в соответствии с потребностями вашего тела, а затем выполняйте всю работу более сосредоточенно.

Этот метод поможет вам с большей энергией выполнять повседневные задачи успешно и с большей пунктуальностью.

11. Часто медитируйте или занимайтесь физическими упражнениями

Регулярная медитация или физические упражнения в течение даже нескольких минут в течение дня могут значительно помочь в снижении стресса и беспокойства, говорится в исследовании.Вы можете подумать, что это не пойдет на пользу эффективному управлению временем, но регулярное выполнение этого упражнения дает вам баланс и контроль над своими умственными способностями, облегчая общее сосредоточение на задачах.

Выведение токсинов из вашего тела повышает выносливость и уровень энергии, что позволяет вам лучше управлять своим временем. Помимо упражнений, существуют некоторые виды медитаций, которые приводят к положительному взгляду на жизнь и помогают повысить самооценку человека.Вкладывайте в них свое время.

Чистая прибыль? Выделяйте каждый день немного времени для медитации или небольшой тренировки и станьте свидетелем радикальных внутренних изменений, которые это приносит.

12. Развитие ключевых привычек

Развитие ключевых привычек ведет к развитию других ценных привычек. Но что такое краеугольные привычки? Вам может быть интересно! Краеугольный камень привычки действует как центральный камень, поддерживая другие привычки. Прививая хотя бы одну ключевую привычку в свой распорядок дня, вы легко сможете уступить место другим продуктивным.

Например, ; Выработка ключевой привычки читать по крайней мере две главы книги ежедневно по ночам поможет вам с умом тратить свое общее время и уделять время этой привычке. Это также уменьшит бесполезную прокрутку социальных сетей ночью и поможет вам спокойно спать.

Эти привычки могут проложить путь к эффективному управлению временем, потому что благодаря одной ключевой привычке генерируются другие чрезвычайно полезные привычки, ведущие к непреднамеренным положительным результатам.

13. Анализируйте свой день

Последний эффективный метод управления временем в нашем списке - анализ вашего дня. Это может показаться немного ребяческим, но поверьте нам! После долгого дня выполнения поручений сядьте в тихом месте и подумайте о своем дне. При необходимости делайте заметки! Запишите все задачи, которые вы выполнили, а также те, которые вы не смогли выполнить из-за нехватки времени или по любой другой причине.

Практика этого ежедневного занятия поможет вам оценить свой распорядок дня и проанализировать свои временные затраты, чтобы лучше спланировать свой следующий день и принимать более обоснованные решения.

Короче говоря, эффективное управление временем не так сложно, как может показаться, и вы определенно согласитесь со мной, если начнете следовать некоторым из вышеупомянутых приемов.

Понравилась эта статья? Вы можете помочь нам расти, поделившись им со своей сетью: Facebook twitter reddit pinterest linkedin mail.