Пятница , 22 Октябрь 2021

Секретарь делопроизводитель должностные обязанности: Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя 2021 года

Содержание

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя 2021 года

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя выполняет роль приложения к трудовому договору. В инструкции подробно расписывают его пункты, особенно в отношении трудовых обязанностей сотрудника, а также права, которыми он наделяется работодателем, и возможные меры ответственности. Являясь юридически значимым документом, рекомендованным к применению Рострудом, должностная инструкция требует вдумчивого подхода по написанию и оформлению.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя .doc

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

1. Общие положения

  1. Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
  2. На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
  3. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
  4. Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
    • среднее образование;
    • английский язык на уровне не ниже, чем B2;
    • законченные профильные курсы;
    • опыт работы не требуется.
  5. Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
    • процесс документооборота в организации;
    • нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
    • должностная структура организации и её основной кадровый состав;
    • система электронных баз документов организации;
    • правила оформления соответствующей документации;
    • требования к хранению документов и их сохранности;
    • нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
    • правила грамматики и орфографии;
    • принципы делового общения;
    • правила архивирования документации;
    • нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
    • нормы ведения деловой переписки;
    • правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
  6. В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
    • правовыми нормами и действующим законодательством;
    • положениями этой инструкции;
    • документами организации.

2. Обязанности

Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:

  1. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
  2. Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
  3. Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
  4. Ведение электронной базы документов.
  5. Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
  6. Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
  7. Участие в описи документов.
  8. Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
  9. Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
  10. Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
  11. Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
  12. Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
  13. Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
  14. Помощь руководителю в организации приема посетителей.
  15. Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
  16. Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
  17. Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
  18. Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
  19. Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
  20. Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.

3. Права

Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:

  1. Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
  2. Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
  3. Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
  4. Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
  5. Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
  6. Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.

4. Ответственность

Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:

  1. За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
  2. За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
  3. За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
  4. За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.

Нормы составления должностной инструкции

В настоящее время утвержденная форма инструкции для секретаря-делопроизводителя отсутствует. Имеются отдельные профессиональные стандарты для секретарей (07.006) и делопроизводителей (07.002), где даны рекомендации по перечню навыков специалистов, их обязанностям и другим должностным параметрам, но они носят рекомендательный характер. Поэтому работодатели имеют большие возможности подстраивать содержимое профстандартов для своих нужд, в соответствии со своими размерами, отраслевыми особенностями и другими факторами. Однако существуют определенные правила составления, применяемые для инструкций. Так, считается, что в обязательном порядке в неё должны входить 4 базовых раздела, которые раскрывают основные аспекты деятельности сотрудника:

  • Общие положения.
  • Должностные обязанности специалиста.
  • Его права.
  • Возможная ответственность за нарушения.

К этим разделам могут добавляться и дополнительные. Особенно популярны описания условий труда, должностных связей и критериев, по которым оценивается результативность работы.

Внимание!

Если специалистов, занимающихся одной работой, несколько, то для них составляется типовая инструкция. Если кто-то из них занят работой с особой спецификой, — ведением документации на иностранном языке или организацией встреч с иностранцами — в этом случае составляется отдельная должностная инструкция «под специалиста».

Общие положения

В этом начальном разделе прописывают базовые параметры работы любого специалиста:

  • порядок его подчинения, найма и увольнения;
  • кто временно заменяет сотрудника;
  • требуемые от него навыки;
  • требования к его образованию и опыту.

Навыки сотрудника должны примерно соответствовать обязанностям, которые перечислены далее.

Внимание! Параметры, заданные в инструкции, не должны выходить за пределы тех, которые закреплены в трудовом договоре.

Обязанности

У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции. Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции. В бюджетных учреждениях от них требуется работа с унифицированной системой государственной документации. Все эти отраслевые особенности необходимо отразить в данном разделе.

Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника. Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.

Права

Здесь приведен список прав, которым наниматель наделяет сотрудника. Эти права довольно типовые, но во многих учреждениях секретарю-делопроизводителю доверяют и право подписи.

Ответственность

В этой части дан список возможных нарушений и ответственности за их совершение.

Для ряда должностей, которые допущены к работе с внутренней документацией, отдельно указывают ответственность за разглашение внутренней информации.

Внимание! Данный раздел содержит перечень нарушений и мер наказания в общем виде, т.к. конкретная ответственность может наступить лишь после окончания необходимых разбирательств, с привлечением свидетелей, их показаний, возможно даже и адвокатов.

Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр. Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу. Окончательным фактором, удостоверяющим ввод инструкции в действие, является её подписывание всеми сторонами: руководителем организации, сотрудником и теми служащими, которые утверждали это назначение.

Секретарь в приемную руководителя (делопроизводитель)

ГАУ «Республиканский олимпиадный центр» Министерства образования и науки Республики Татарстан

Адрес места работы: Республика Татарстан, г. Казань, Социалистическая улица Дом: 5

Дополнительная информация по адресу: В пяти минутах от станции метро «Авиастроительная», г. Казань

График работы: Полный рабочий день

Контактное лицо: Павел

Телефон : (843) 590-28-82 Эл. почта : Pavel.Shi[email protected]

Должностные обязанности

* Планирование рабочего дня руководителя, ведение графика совещаний и переговоров.

* Выполнение личных поручений руководителя.

* Документационное обеспечение работы руководителя, подготовка документов к подписанию.

* Прием и распределение корреспонденции и документации между подразделениями.

* Ведение документооборота подразделения, регистрация входящих и исходящих писем, пакетов и телеграмм.

* Оформление служебных командировок для руководителя, а также сотрудников подразделения.

* Заказ билетов, трансферов, гостиниц, организация схемы передвижения, как в России, так и коммуникация с принимающими сторонами за рубежом для организации логистики встреч и переговоров руководства.

* Организация коммуникации руководителя и сотрудников, как между собой, так и со сторонними организациями и подразделениями внутри компании.

* Работа в электронной системе документооборота, заполнение справок присутствия, табелей учета рабочего времени.

* Заказ и оформление пропусков, прием делегаций, организация аудио и видео конференций.

* Хозяйственное обеспечение приемной.

* Прием и обработка входящих звонков (переадресация‚ фиксирование контактной информации и т.п.)‚ электронной почты‚ факсимильных сообщений.

* Сканирование‚ копирование и пересылка файлов по запросу руководителей.

* Контроль наличия и оформление заказов на покупку канцелярии‚ визиток и т.п.

* Работа с орг. техникой (принтер, сканер, факс, копир, компьютер).

* Делопроизводство в полном объеме, формирование архива документации, в том числе в электронном виде (сканирование, занесение в электронную базу).

* Заказ воды, канц. товаров + экстренная покупка канц. товаров и товаров бытовой необходимости.

* Помощь всем отделам организации в ежедневных делах.

* Поиск информации (необходимой) для руководства и сотрудников предприятия в сети Интернет и через справочные службы.

* Работа в качестве офис-менеджера компании и секретаря генерального директора.

* Отслеживание и напоминание руководству о днях рождениях сотрудников организации и деловых партнерах.

* Заказ картриджей, тонеров и др. расходных материалов для орг.техники (заправка, новые, ремонт- заявки и др.).

* Работа с посетителями.

* Чай, кофе для руководства.

* Работа с текущими и архивными документами.

* Работа на ПК (Word, Excel, Интернет, Почтовые программы: Bat, Outlook Express).

* Отправление корреспонденции (почта, курьерские службы: Pony Express, DHL и другие).

* Подготовка документов для гос. организаций.

* Регистрация счетов в базе; заказ канцелярии.

* Заказ воды, сладостей.

* Создание и ведение внутренних приказов.

* Прием и учет поступающей в адрес организации корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.

* Осуществляет прием и передачу входящих и исходящих телефонных звонков и факсимильных сообщений между руководством предприятии и структурными подразделениями, а также обеспечивает связь со сторонними организациями.

* Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, компьютер), своевременно доводит до сведения информацию, полученную по каналам связи.

* По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

* Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

* Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

Требования к кандидату

Опыт работы (лет): 1 год

Требования:

* Умение ставить четкие цели, анализировать альтернативные пути их достижения, при стремлении к целям способность видеть главное и расставлять приоритеты.

* Самостоятельность в зоне своей ответственности.

* Способность принимать и отвечать за принятые решения.

* Стремление работать в команде.

* Ответственность.

* Внимательность.

* Пунктуальность.

* Доброжелательность.

* Готовность к ненормированному рабочему дню.

* Презентабельная внешность.

* Исполнительность.

* Аккуратность.

* Внимание к деталям.

* Высшее образование в области делопроизводства и филологии.

* Опытный пользователь ПК, знание стандартных программ MS Office, Интернет, почтовые программы: Bat, Outlook Express.

* Не курящий

* Опыт работы с руководителем высшего звена, средней или крупной компании не менее 1 года.

* Умение вести деловую переписку на русском.

* Гибкость и стрессоустойчивость.

* Системность, аккуратность, детальность.

* Вам можно доверять и на вас можно рассчитывать, несмотря ни на что.

* Вы искренне любите людей и готовы быть полезным.

* Вы всегда комфорты в рабочих взаимоотношениях.

* Вам не надо повторять два раза.

* Вы быстро излагаете свои мысли и задаете вопросы, если нужно.

* Конструктивно принимаете обратную связь и делаете выводы.

* Отвечать на письма и смс быстро.

* По всем задачам, всегда назначаете четкий срок, который соблюдается.

* У Вас отличная коммуникация со всеми.

* Вы искреннее желание помочь руководителю.

* Надежность

* Поставленные Вам задачи должны быть выполнены в срок.

* Если представляются варианты решений, руководитель знает, что это лучшие и проверенные варианты.

* Эмоциональная зрелость.

* Великолепное владение знаниями, умениями и навыками ведения делопроизводства и делового этикета.

* Грамотная устная и письменная речь.

Образование: Высшее

Специальность по образованию: Делопроизводитель

Социальный пакет

Предоставление жилья при переезде из другого региона: жилье не предоставляется

Должностные обязанности делопроизводителя в организации – образец 2021

Скачать образец должностной инструкции делопроизводителя

Кто такой делопроизводитель

Делопроизводитель — это эксперт по обработке любых документов. Количество бумаг, корреспонденции, документов растет, поэтому нужен работник, который готов заниматься движением бумаг от прихода до архивации. Отвечая на вопрос, какие должностные обязанности делопроизводителя в организации, обозначим, что зачастую это не только ведение документооборота, но и задачи офис-менеджера или секретаря-референта. В крупных организациях на этих должностях работают разные специалисты.

Должностная инструкция

В должностной инструкции излагается то, что входит в обязанности делопроизводителя в организации. Она утверждается на основании Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 02.08.2019) и Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. В справочнике изложены требования:

  • какие обязанности у делопроизводителя;
  • к знаниям, которыми необходимо обладать делопроизводителю;
  • к квалификации.

Должностная инструкция разрабатывается для каждой профессии самостоятельно работодателем с учетом специфики производства и состоит из пяти разделов:

  1. Общие положения.
  2. Функции.
  3. Обязанности специалиста по делопроизводству.
  4. Права.
  5. Ответственность.

Общие положения

К квалификации делопроизводителя требования на уровне закона не установлены. Обычно на эту работу берут людей со средним или высшим образованием, желательно со специализацией экономиста, архивариуса или документоведа. От специалиста требуется уметь работать на компьютере в основных офисных программах и на оргтехнике, иметь опыт работы не менее одного года, желательно знание иностранного языка и делового этикета.

Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору и назначается на должность его приказом. Наличие определенных личных качеств входит в должностные обязанности по делопроизводству:

  • коммуникабельность;
  • ответственность;
  • грамотность;
  • терпеливость;
  • усидчивость;
  • внимательность;
  • самоорганизация.

Функции

Функциональные обязанности делопроизводителя на предприятии регламентируются профстандартом, утвержденным Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2015 № 276н. Стандарт необходим для четкого понимания требований к профессии, чтобы не возникало конфликтных ситуаций по поводу завышенных требований к работнику:

  • организационное и документационное обеспечение деятельности организации;
  • организационное, документационное и информационное обеспечение функционирования руководителя организации;
  • организация работы с документами и текущего хранения документов;
  • составление и оформление управленческой документации;
  • организация обработки дел для последующего хранения;
  • организация работы и хранения документов в приемной руководителя.

Обязанности

Чтобы понять, кто такой делопроизводитель и какие у него обязанности на работе, необходимо обратиться к должностной инструкции. Каждый работодатель имеет возможность самостоятельно разрабатывать должностные инструкции для работника, которые зависят от величины компании и от специфики производства. В маленьких фирмах, которые не имеют возможности позволить себе большой штат работников, делопроизводитель совмещает несколько должностей одновременно:

  • офис-менеджер;
  • секретарь-референт;
  • секретарь-делопроизводитель;
  • помощник руководителя.

Например, что входит в обязанности секретаря-делопроизводителя:

  • встречать и провожать посетителей;
  • отвечать на звонки;
  • обеспечивать канцелярией и вести учет расходов на нужды офиса;
  • организовывать кофе-паузы, обеды сотрудников и руководителей;
  • организовывать переговоры, совещания и конференции.

В крупных фирмах должность делопроизводителя подразумевает отдельную штатную единицу, но там объем и поток документооборота значительно выше. Что входит в обязанности делопроизводства, можно посмотреть на примере ГОСТ Р 7.0.97-2016:

  • создание, получение, проектирование документа на начальном этапе;
  • документооборот, что означает начало движения документа по инстанциям, его учет, регистрация и формирование;
  • архивация, что подразумевает организацию хранения и ведение архива.

Права

Права — это то, что есть у работника, чтобы выполнять непосредственные обязанности. Общие должностные обязанности делопроизводителя предусматривают права:

  • вносить вышестоящему начальству предложения по оптимизации труда и улучшению условий работы;
  • получать полную информацию об условиях труда и требовать выполнения всех договоренностей и прав;
  • ставить подпись на документах в рамках своей компетенции;
  • принимать решения в рамках своей компетенции;
  • требовать от руководства способствования и помощи в исполнении обязанностей.

Ответственность

Должностные обязанности в делопроизводстве подразумевают, что работник несет дисциплинарную, административную и иногда уголовную ответственность:

  • за превышение своих полномочий;
  • причинение убытков предприятию, порчу имущества и причинение вреда — на основании действующего законодательства;
  • нарушение правил техники безопасности и трудовой дисциплины;
  • разглашение коммерческой тайны;
  • ненадлежащее исполнение рабочих функций в порядке, установленном действующим трудовым законодательством.

Должностная инструкция делопроизводителя секретаря

Автор статьи: Судаков А.П.

Секретарь-делопроизводитель на предприятии — довольно востребованная должность, вакансию которой довольно часто размещают в объявлениях работодатели. Данный работник выполняет довольно важные функции по обработке больших объёмов различной документации. На каждом предприятии существует документооборот, который требует порядка учёта и хранения документов.

Специфическое направление каждого отдельно взятого предприятия зависит от видов его деятельности и количества проходящих внутренних и внешних документов. Виды деятельности предприятия определяются в его Уставе. В государственных структурах — в юридической и муниципальной сферах, даже в области образования (детские сады, школы) и медицины (поликлиники, больницы) присутствует огромный объём документооборота. Подобным образом это касается научной и кадровой деятельности.


Для организации важной стороной в её деятельности является ведение деловой переписки, проведение переговоров, подписание договоров. От этих факторов зависит внутренний объём документооборота. Поэтому востребованность и степень важности работы секретаря-делопроизводителя достаточно высоки.

Чего требует профессия секретаря-делопроизводителя?

На первый взгляд, эта профессия является достаточно скучной и рутинной. Однако, непосредственные обязанности секретаря делопроизводителя — это занятие не только работой с документами, но и коммуникация с партнёрами, клиентами и сотрудниками. Более того, на крупных фирмах объём документооборота достаточно велик и справиться с ним качественно и быстро сможет только профессионал. Поэтому практически любое предприятие содержит штатную единицу секретаря-делопроизводителя. Главные его задачи:

  • структурировать, обрабатывать и вести учёт документооборота;
    совершать и принимать звонки, вести переговоры с клиентами;
    заниматься входящей и исходящей корреспонденцией;
  • контролировать документацию, оформленную другими сотрудниками;
  • отправлять документацию на хранение в архив.

К соискателю, претендующему на должность секретаря-делопроизводителя, предъявляют следующие квалификационные требования:

  • иметь соответствующее образование — начальное профессиональное либо среднее полное образование, специальную теоретическую подготовку, знать нормы и правила делопроизводства;
  • обладать профессиональными навыками по ведению документооборота;
  • уметь обращаться с оргтехникой, свободно владеть компьютером, знать офисные программы;
  • вежливо и грамотно общаться с клиентами, партнерами и сотрудниками.

Такие требования касаются делопроизводителя. Обязанности для резюме обычно выставляет работодатель в объявлении для замещения вакантной должности.

Кроме знаний и умений, претендент на должность секретаря-делопроизводителя должен обладать личными качествами, подходящими для данной работы. Идеальным вариантом может быть человек, по характеру и качествам удовлетворяющий следующим требованиям:

  • аналитический склад ума, который позволит с максимальной скоростью разбирать большой объем документации и принимать правильные решения;
  • способность к концентрации на одной проблеме в течение длительного времени;
  • способность к выполнению одновременно нескольких поручений, например, совершать звонки клиентам и обрабатывать документы;
  • хорошая память для запоминания большого объёма информации;
  • высокое чувство ответственности;
  • доброжелательность;
  • коммуникабельность;
  • грамотная чёткая речь;
  • спокойный характер и стрессоустойчивость, на случай если работа требует быстрого темпа и больших объёмов;
  • спокойное восприятие критики в свою сторону.

Сотруднику, который отвечает вышеперечисленным требованиям, будет несложно справиться с работой. Но, кроме того, у специальности существуют некоторые медицинские противопоказания:

  • аллергия и/или астма на бумажную пыль;
  • сердечно-сосудистые заболевания, в частности, аритмическая и гипертоническая болезни, пороки сердца;
  • нервные расстройства.

Если со здоровьем у сотрудника нет таких проблем, то для выполнения им работы не должно возникнуть никаких трудностей.

Функции секретаря-делопроизводителя

Крупные фирмы, охватывающие большой диапазон деятельности, имеют возможность содержать в штате как секретаря, так и делопроизводителя. Маленькие и некрупные фирмы с небольшим количеством сотрудников обычно совмещают обе должности в одну — секретарь-делопроизводитель.

Основная задача секретаря — обеспечение нормального функционирования работы руководства путём решения  вопросов организационного и документального характера. Если секретарь совмещает ещё и должность делопроизводителя, то он будет заниматься обработкой документов всего предприятия и дополнительно нести ответственность за эту работу.

Сотрудник, занимающийся только делопроизводством, должен выполнять задачи, касающиеся документооборота. Рассмотрим функции делопроизводителя более подробно.

  1. Приём и обработка всей входящей корреспонденции: регистрация писем и направление их согласно классификации адресату. При указании предписаний в письмах — контроль за их исполнением. Ведение записей в журналах и карточках, информация из которых впоследствии необходима для составления банка данных.
  2. Сопровождение документации на всех этапах подготовки и оформления согласно правилам и стандартам. Приём, обработка и отправка на архивацию.
  3. Строгий учёт отправленной и принятой корреспонденции, необходимый для документационного порядка.
  4. Чёткое проведение архивирования документов. Оперативность в нахождении необходимого документа в архиве.
  5. Создание и ведение справочной базы с учётом удобного поиска.
  6. Контроль за правильностью оформления и подписанием документации во избежание проблем с её аннулированием.
  7. Ответственность за весь документооборот на предприятии.

Если в функции сотрудника входит ещё и секретарская работа, то кроме вышеперечисленных обязанностей, ему нужно принимать входящие звонки и обрабатывать их, работать с резолюциями руководства, составлять план работы начальника и решать организационные вопросы и тому подобное.

С данным перечнем обязанностей справится грамотно обученный и подготовленный специалист. Он сможет оптимизировать работу и выполнить её с максимальной скоростью и эффективностью.

Должностная инструкция делопроизводителя на предприятии

Ознакомившись со своей должностной инструкцией, сотрудник обязан её чётко исполнять, поскольку этот документ имеет организационно-распорядительный характер.

Для правильного поведения сотрудника согласно его должностной инструкции, в ней необходимо подробно прописать все должностные обязанности во избежание в дальнейшем возникающих вопросов и противоречий. Должностная инструкция делопроизводителя включает в себя следующие основные разделы.

Общие положения

В данном пункте согласно утверждённому на предприятии штатному расписанию указывается наименование должности, структурного подразделения, в котором работает делопроизводитель. Тут же прописываются квалификационные требования в случае вакансии этой должности. Обязательно указывается порядок назначения и снятия с должности, должностные лица, заменяющие работника в момент его отсутствия.

Должностные обязанности

Должностные обязанности делопроизводителя в организации требуют чёткого и верного их выполнения. Составляя должностную инструкцию, очень важно определить функциональные обязанности делопроизводителя с учётом специфики данного предприятия. Круг обязанностей зависит в основном от величины организации, автоматизации систем и технического оснащения и прочего. В данном пункте необходимо перечислить чем должен заниматься делопроизводитель — приёмом, обработкой, хранением, учётом, архивацией документации. Функциональные обязанности и задачи делопроизводителя были описаны в предыдущем разделе.

Права

Помимо возложенных на делопроизводителя обязанностей, он имеет комплекс прав, которые дают возможность реализовывать свои задачи:

  • требовать от сотрудников выполнения резолюций руководителя;
  • запрашивать нужную для работы информацию;
  • получать доступ ко всем информационным базам предприятия;
  • знакомиться с проектами решений руководителя, касающихся деятельности делопроизводителя;
  • содействовать руководству и сотрудникам организации любым иным образом.

Ответственность

Если делопроизводитель не выполнил либо выполнил должностные обязанности ненадлежащим образом, на него возлагается ответственность согласно трудовому законодательству. Если причинён материальный ущерб, совершены правовые нарушения в процессе деятельности, то делопроизводитель привлекается к различным видам ответственности: дисциплинарной, материальной, административной, а иногда даже уголовной. Также возлагается ответственность и наказание за разглашение коммерческой тайны предприятия.

Законодательство Российской Федерации не требует точно ограниченного рамками закона составления должностных инструкций делопроизводителя. Наименования разделов и их количество в инструкции может варьироваться. Таким образом, уполномоченные лица имеют право вносить коррективы в текст инструкции на своё усмотрение: дополнять или сокращать некоторые разделы.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

Общие — Инструкция Секретаря-Делопроизводителя — mb-folder141

Инструкция Секретаря-Делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря -машинистки ( делопроизводителя) Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании.

Чем полезна профессия секретаря -референта? Прежде всего тем, что развивает в человеке следующие личностные качества, интересы, склонности.

Образец должностной инструкции (обязанностей) делопроизводителя УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Фамилия И.О. ________________ «________»_____________ ____ г. 1. Общие положения 1.1. Делопроизводителя относят к категории технических исполнителей. 1.2. Делопроизводителя назначают на должность и освобождают от нее по приказу генерального директора компании. 1.3. Делопроизводитель непосредственно подчиняется ачальнику документационного обеспечения/генеральному директору организации/заведующему канцелярией. 1.4. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности и права переходят к другому должностному лицу, о чем объявляют в приказе организации. 1.5. Назначается на должность делопроизводителя лицо, которое отвечает следующим требованиям: образование — среднее специальное, неполное высшее, полное высшее, знание делопроизводства, стаж аналогичной работы от полугода, программ Microsoft Office. 1.6. Делопроизводитель руководствуется в собственной деятельности: — данной должностной инструкцией — нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии; — Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии; — Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка; — распоряжениями и приказами начальства. 2. Должностные обязанности делопроизводителя Делопроизводитель выполняет такие должностные обязанности: 2.1. Регистрирует и принимает корреспонденцию, направляет в структурные подразделения. 2.2. Соответственно с резолюцией руководителей предприятия передает на исполнение документы, создает банк данных, оформляет регистрационные карточки. 2.3. Ведет картотеку учета документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает справки, которые необходимы, по зарегистрированным документам. 2.4. Отправляет по адресатам исполненную документацию. 2.5. Ведет учет отправляемой и получаемой корреспонденции, хранит и систематизирует документы текущего архива. 2.6. Снабжает быстрый и удобный поиск документов. 2.7. Сдает в архив предприятия и подготавливает документальные материалы, оконченные делопроизводством, компьютерные банки данных или регистрационную картотеку, составляет описи дел, которые передаются на хранение в архив. 2.8. Принимает на подпись документы начальника отдела документационного обеспечения/заведующего канцелярией, проверяет правильность их оформления и составления. 2.9. Снабжает сохранность служебной документации. 2.10. Исполняет особые служебные поручения непосредственного начальника. 3. Права делопроизводителя Делопроизводитель имеет право: 3.1. Ознакомляться с проектами решений начальства предприятия, которые касаются его деятельности. 3.2. Вносить на рассмотрение начальства предложения по улучшению работы, которая связана с обязанностями, которые предусмотрены настоящей инструкцией. 3.3. Запрашивать по поручению специалистов и руководителей подразделений, непосредственного начальника или лично документы и информацию, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей. 3.4. Требовать от начальства предприятия оказывать содействие в исполнении должностных обязанностей и прав. 4. Ответственность делопроизводителя Делопроизводитель ответственен: 4.1. За неисполнение или некачественное исполнение должностных обязанностей, которые предусмотрены этой должностной инструкцией, — в границах, которые установлены трудовым ныне действующим законодательством РФ. 4.2. За несоблюдение действующих приказов, инструкций и распоряжений по сохранению конфиденциальной информации и коммерческой тайны. 4.3. За нарушение внутренних правил трудовой дисциплины, трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности. Делопроизводитель — служащий, ведущий делопроизводство, канцелярские дела. Большой компании нужен хорошо регламентированный и организованный оборот документов, а значит, необходим четкий образец должностной инструкции (обязанностей) делопроизводителя — лица, которое будет отвечать за данный участок работы. Должностные обязанности делопроизводителя могут отличаться зависимо от величины компании, штата канцелярии, структуры и так далее. В данном образце должностной инструкции делопроизводителя, главными задачами является контроль за внутренним документооборотом и работа с входящей корреспонденцией компании.

Должностная инструкция делопроизводителя-секретаря :: все бесплатно :: информационно-образовательный портал — школьникам, учителям, студентам, абитуриентам, родителям

Должностная инструкция делопроизводителя — секретаря :: Информационно- образовательный портал. Обзоры, новости, методики, докуметация и.

«УТВЕРЖДАЮ» «УТВЕРЖДАЮ» Директор _________________ (название общеобразовательного заведения) ________________________ (подпись) ________________________ (Ф.И.О.) «_____ »_____________ 200___г. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ-СЕКРЕТАРЯ _____________________________________________________________ (название общеобразовательного заведения) _____________________________________________________________ (Ф. И. О.) 1. Общие положения 1.1.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя обычно подписывается как дополнение к трудовому соглашению, причем один экземпляр.

Должностные обязанности Секретарь — делопроизводитель и инструкции. Ищите работу по должности Секретарь — делопроизводитель и находите ее на.

Оглавление: Требования к секретарю с функциями делопроизводителя; Содержание должностной инструкции секретаря-делопроизводителя.

Образец должностной инструкции (обязанностей) делопроизводителя инструкция секретаря -референта · Должностная инструкция секретаря.

Должностная инструкция делопроизводителя, должностные обязанности делопроизводителя, образец должностной инструкции делопроизводителя.

Должностная инструкция делопроизводителя (рус.). Должностные инструкции на Jobs.ua

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ

I. Общие положения

  1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
  2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
  3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению ______________ (заведующего канцелярией (отдела документационного обеспечения), иного должностного лица).
  4. Делопроизводитель должен знать:
    — Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.
    — Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
    — Структуру предприятия и его подразделений.
    — Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
    — Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
    — Основы организации труда.
    — Правила эксплуатации вычислительной техники.
    — Законодательство о труде.
    — Правила внутреннего трудового распорядка.
    — Правила и нормы охраны труда.
  5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:
    — Положением о ____________ (канцелярии; отделе документационного обеспечения; ином структурном подразделении).
    — Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
    — Настоящей должностной инструкцией.
  6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно _____________.
  7. На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
  8. _________________________________________________________________.
  9. _________________________________________________________________.

II. Должностные обязанности


Делопроизводитель:
  1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
  2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
  3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
  4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
  5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
  6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
  7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
  8. Принимает документы на подпись (заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения), иного должностного лица) проверяет правильность их составления и оформления.
  9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
  10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
  11. _________________________________________________________________.
  12. _________________________________________________________________.

III. Права


Делопроизводитель имеет право:
  1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
  2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
  3. В пределах своей компетенции сообщать (заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения), иному должностному лицу) о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.
  4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
  5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
  6. _________________________________________________________________.
  7. _________________________________________________________________.

IV. Ответственность


Делопроизводитель несет ответственность за:
  1. ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
  2. правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
  3. причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
  4. _________________________________________________________________.
  5. _________________________________________________________________.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: правила составления и образец

Должностная инструкция – один из основных документов для работника, в котором подробно описаны его обязанности, ответственность, система подчинения и взаимозаменяемости. Этот документ позволяет четко разграничить обязанности между сотрудниками компании, тем самым обеспечивая максимально эффективные условия для трудового процесса.

Инструкция составляется для любой должности в организации, но в этой статье мы поговорим об инструкции секретаря-делопроизводителя: как правильно ее составить и какие обязанности нужно туда включить.

Лица, разрабатывающие и утверждающие документ

Должностная инструкция должна по всем пунктам соответствовать нормам трудового законодательства, иначе она будет считаться незаконной. И в случае, если между работодателем и работником возникнут судебные разбирательства, то при наличии незаконной инструкции суд всегда будет на стороне работника.

Утверждает инструкцию руководитель компании или его заместитель. Если это филиальная сеть, документ утверждает директор филиала. Правда, тут важно соблюсти условие: в доверенности руководителя филиала должен быть указан пункт о передаче ему соответствующих полномочий.

В идеале должностную инструкцию разрабатывает руководитель отдела. Ведь именно он владеет тонкостями работы своих подчиненных.

Это будет актуально прежде всего для крупных компаний, в которых создан отдел секретариата и назначен начальник этого отдела. Для мелких фирм, где секретарь-делопроизводитель присутствует в единственном лице и подчиняется напрямую руководителю компании, инструкцию составляет специалист отдела кадров.

Разработанная должностная инструкция может быть согласована и завизирована следующими службами компании:

  • юридический отдел;
  • отдел труда и заработной платы;
  • специалист отдела кадров и т.д.

После того, как инструкция разработана и утверждена, она вводится в действие соответствующим приказом. Обязательными его пунктами являются:

  • дата, с которой инструкция вводится в действие;
  • назначение сотрудника, ответственного за исполнение этого документа;
  • отмена действия устаревших документов.

Инструкция составляется в двух экземплярах. С утвержденной инструкцией необходимо ознакомить работника под роспись, оставив ему один экземпляр, тогда как второй остается у работодателя.

Основные положения инструкции

Единого бланка должностной инструкции, утвержденного какими-либо государственными стандартами, не существует. Но при разработке рекомендуется использовать нормативную основу – Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который утвержден постановлением Минтруда от 21.08.1998 г. № 37.

Впрочем, приведенная там информация носит рекомендательный характер. Поэтому каждая организация сама решает, какой круг обязанностей можно доверить данному специалисту и какой перечень требований к нему предъявлять.

Перед тем, как приступить к разработке должностной инструкции, следует описать должность секретаря-делопроизводителя.

Такое детальное описание перечня выполняемых работ позволит сформировать четкие требования, предъявляемые и к самой должности, и к тому лицу, которое будет ее занимать.

Обязательными пунктами должностной инструкции секретаря-делопроизводителя будут следующие:

Должностная инструкция, если она хорошо проработана и грамотно составлена, является документом длительного действия. Ее изменение может понадобиться только в случаях внесения существенных корректировок в обязанности секретаря, например в связи со структурными изменениями в организации. Это будет не менее актуально, если внесены существенные изменения в законодательство о труде, государственные стандарты и т. д.

Описание работы административного клерка [+3 образца работодателя]

Чем занимается административный клерк?

Административные служащие отвечают за бесперебойную работу офиса, выполняя канцелярские задачи для сотрудников, такие как изготовление копий и отправка документов по факсу, ведение заметок во время собраний или планирование встреч между сотрудниками и клиентами. Некоторые административные клерки выполняют общие бухгалтерские задачи в офисе. Они также могут проводить исследования для предстоящих встреч и использовать эту информацию для построения диаграмм, данных и отчетов, которые сотрудники будут использовать во время презентаций.

Навыки и квалификация административного делопроизводителя

Успешный кандидат на должность административного служащего будет иметь различные предварительные навыки / квалификацию, необходимые для выполнения служебных обязанностей. Используйте этот раздел, чтобы выделить уровень образования, многолетний опыт и навыки, которые вы хотите получить от идеального соискателя. Вот примеры квалификации административного клерка:

  • Требуется аттестат об окончании средней школы или его эквивалент
  • Предыдущий опыт секретарской должности
  • Отличные организаторские способности, умение управлять временем и коммуникативные навыки
  • Возможность использования текстовых редакторов и программного обеспечения для управления документами с минимальной скоростью набора текста 60 слов в минуту
  • Практическое знание основ бухгалтерского учета
  • Сильные навыки межличностного общения и адаптируемость
  • Умение составлять инвентарь и оформлять офисные счета

Ожидаемая заработная плата административного делопроизводителя

Административный служащий зарабатывает в среднем 14 долларов.97 в час. Ставка заработной платы может зависеть от уровня опыта, образования и географического положения.

Требования к образованию и обучению административных служащих

Административным клеркам для работы нужен как минимум аттестат средней школы или его эквивалент, но некоторым работодателям может потребоваться степень младшего специалиста или бакалавра. Клерки могут пройти курсы по программному обеспечению для работы с электронными таблицами, текстовым редакторам, бухгалтерскому учету и другим смежным навыкам, чтобы повысить свои шансы на получение должности.

Работодатели часто проводят обучение без отрыва от производства, которое может длиться до месяца, чтобы познакомить новых офисных клерков с их процедурами. Эта роль требует отличных секретарских навыков, таких как телефонные разговоры, ввод данных, хранение, ведение документации и способность сохранять конфиденциальность. Компании будут обучать успешных кандидатов использованию офисного оборудования, правильному общению, общим рабочим процедурам и руководствам.

Требования к опыту административного делопроизводителя

Администраторы будут иметь отличные навыки офисного администрирования.Они будут внимательно относиться к деталям и практически не будут нуждаться в надзоре для выполнения своих обязанностей для бесперебойной работы офиса. Правильные кандидаты будут обладать отличными навыками обслуживания клиентов, чтобы поддерживать хорошие отношения и эффективное общение с персоналом, клиентами и общественностью. Им также необходимы безупречные организационные навыки для точного хранения и извлечения записей, планирования встреч, ведения протоколов встреч и инвентаризации запасов.

Идеальные кандидаты в административные служащие должны обладать базовыми знаниями в области бухгалтерского учета, технически подкованными и продолжать повышать свои навыки для повышения производительности и эффективности офиса.

Образцы должностных инструкций на аналогичные должности

Если вы ищете кандидатов на должности, аналогичные административному клерку, ознакомьтесь с нашими шаблонами описания должностей для соответствующих должностей:

Описание работы секретаря [с образцами работодателя]

Чем занимается секретарь?

Секретари

могут работать в любом офисе или на предприятии, где есть стойка регистрации для выполнения административных задач, составления расписаний сотрудников и управления перепиской.Они приветствуют посетителей и определяют причину их визита в офис, выступая в качестве посредника, чтобы убедиться, что их коллеги ожидают гостей, прежде чем впускать их обратно в офис. Секретари управляют общими файлами и записями, поддерживая логическую систему организации, чтобы они могли легко получать доступ и отправлять информацию по запросу. Секретари также могут запланировать транспортировку и проживание коллег, которые путешествуют, и подготовить документы для деловых встреч.

Навыки и квалификация секретаря

Как необходимая часть вашей команды, секретари должны обладать отличными навыками тайм-менеджмента и уметь выполнять несколько задач одновременно.Терпение, организационные навыки и умение действовать очень важно. Секретарши также должны иметь базовые навыки работы с компьютером.

Вот еще несколько навыков и квалификаций, которыми должны обладать секретари:

  • Диплом средней школы или GED
  • Канцелярский опыт более 2 лет
  • Знание конкретных программ, используемых в вашей организации
  • Опыт работы в области обработки данных, бухгалтерского учета или другие навыки, которые вам необходимо выполнить
  • Умение работать самостоятельно
  • Организованное и профессиональное поведение
  • Великолепные письменные и устные коммуникативные навыки
  • Опыт ведения и определения приоритетов календаря менеджера

Ожидаемая заработная плата секретаря

Секретарь зарабатывает в среднем 25 942 доллара в год.Заработная плата может зависеть от уровня опыта, образования и географического положения.

Требования к образованию и обучению секретаря

Секретари часто являются выпускниками средней школы, хотя в некоторых отраслях, таких как юридические и медицинские секретари, требуется высшее образование для понимания терминологии и процедур. Например, степень бакалавра делового администрирования может быть полезна для понимания корпоративной среды. Сертификация по определенным программам может быть полезна для вашей организации, поэтому вы должны указать их в описании должности, если это требуется для этой должности.

Требования к опыту секретаря

Секретари должны иметь опыт общения с другими и уметь приветствовать клиентов и помогать им в приветливом и профессиональном менеджере. Им может потребоваться общаться с клиентами по телефону, лично, через онлайн-чат или письменно.

должности секретаря могут быть начального уровня, и в этом случае сотрудник часто учится на работе. Тем не менее, секретарь также должен иметь базовые навыки работы с компьютером, а также знакомство с несколькими программными приложениями.Им потребуется управлять расписанием, помещениями для встреч, встречами и т. Д., И они должны иметь опыт управления расписаниями в других областях.

Образцы должностных инструкций на аналогичные должности

Если это описание должности секретаря не совсем то, что вы ищете, рассмотрите другие связанные должности:

Секретарь или помощник по административным вопросам Профиль карьеры | Описание работы, заработная плата и рост

Секретари и административные помощники выполняют рутинные канцелярские и административные обязанности.Они организуют файлы, готовят документы, назначают встречи и поддерживают других сотрудников.

Обязанности

Секретари и административные помощники обычно делают следующее:

  • Ответить на телефонные звонки и принять сообщения или переадресовать вызовы
  • Планирование встреч и обновление календарей событий
  • Организация встреч персонала
  • Обработка входящей и исходящей почты и факсов
  • Подготовка служебных записок, счетов-фактур или других отчетов
  • Редактировать документы
  • Ведение баз данных и файловых систем, электронных или бумажных
  • Выполнение основной бухгалтерской отчетности

Секретари и помощники по административным вопросам выполняют различные канцелярские и административные обязанности, необходимые для эффективного управления организацией.Они используют компьютерное программное обеспечение для создания электронных таблиц; управлять базами данных; и готовить презентации, отчеты и документы. Они также могут вести переговоры с поставщиками, покупать расходные материалы и управлять складскими помещениями или корпоративными библиотеками. Секретари и административные помощники также используют видеоконференцсвязь, факс и другое офисное оборудование. Конкретные должностные обязанности зависят от опыта, должности и специальности.

Ниже приведены примеры типов секретарей и административных помощников:

Исполнительные секретари и исполнительные административные помощники обеспечивают административную поддержку высокого уровня для офиса и высшего руководства организации.Они часто берут на себя более сложные обязанности, такие как проверка входящих документов, проведение исследований и подготовка отчетов. Некоторые также контролируют канцелярский персонал.

Юридические секретари выполняют работу, требующую знания юридической терминологии и процедур. Они готовят юридические документы, такие как повестки, жалобы, ходатайства и повестки в суд под наблюдением адвоката или помощника юриста. Они также просматривают юридические журналы и помогают в юридических исследованиях, например, проверяя цитаты и цитаты в юридических сводках.

Медицинские секретари расшифровывают диктант и готовят отчеты или статьи для врачей или ученых-медиков. Они также собирают простые истории болезни пациентов, организуют госпитализацию пациентов или обрабатывают страховые выплаты. Медицинские секретари должны быть знакомы с медицинской терминологией и кодами, медицинскими записями, а также с больничными или лабораторными процедурами.

Секретари и административные помощники, за исключением юридических, медицинских и исполнительных , составляют самую большую подкатегорию секретарей и административных помощников.Они занимаются административной деятельностью офиса почти во всех секторах экономики, включая школы, правительство и частные корпорации. Например, секретари в школах часто несут ответственность за большую часть коммуникаций между родителями, учениками, сообществом, учителями и школьными администраторами. Они назначают встречи, принимают посетителей и ведут записи учеников.

Секретарь Секретарь Карьерная информация и специальности колледжа

Важность Деятельность

Взаимодействие с компьютерами — Использование компьютеров и компьютерных систем (включая оборудование и программное обеспечение) для программирования, написания программного обеспечения, настройки функций, ввода данных или обработки информации.

Общение с руководителями, коллегами или подчиненными — Предоставление информации руководителям, коллегам и подчиненным по телефону, в письменной форме, по электронной почте или лично.

Получение информации — Наблюдение, получение или иное получение информации из всех соответствующих источников.

Выполнение административных действий — Выполнение повседневных административных задач, таких как ведение информационных файлов и обработка документов.

Организация, планирование и определение приоритетов работы — разработка конкретных целей и планов для определения приоритетов, организации и выполнения вашей работы.

Установление и поддержание межличностных отношений — Развитие конструктивных и основанных на сотрудничестве рабочих отношений с другими и поддержание их с течением времени.

Документирование / запись информации — ввод, расшифровка, запись, хранение или поддержание информации в письменной или электронной / магнитной форме.

Оценка информации для определения соответствия стандартам — Использование соответствующей информации и индивидуальных суждений для определения того, соответствуют ли события или процессы законам, постановлениям или стандартам.

Общение с людьми вне организации — общение с людьми вне организации, представляющими организацию клиентам, общественности, правительству и другим внешним источникам.Этой информацией можно обмениваться лично, в письменной форме, по телефону или электронной почте.

Обработка информации — компиляция, кодирование, категоризация, вычисление, табулирование, аудит или проверка информации или данных.

Идентификация объектов, действий и событий — идентификация информации путем категоризации, оценки, распознавания различий или сходств и обнаружения изменений в обстоятельствах или событиях.

Принятие решений и решение проблем — анализ информации и оценка результатов для выбора наилучшего решения и решения проблем.

Мониторинг процессов, материалов или окружающей среды — мониторинг и анализ информации из материалов, событий или окружающей среды для обнаружения или оценки проблем.

Помощь и уход за другими — Предоставление личной помощи, медицинской помощи, эмоциональной поддержки или другой личной заботы другим людям, например коллегам, клиентам или пациентам.

Обновление и использование соответствующих знаний — Техническое обновление и применение новых знаний в вашей работе.

Планирование работы и действий — планирование событий, программ и мероприятий, а также работы других.

Креативное мышление — Разработка, проектирование или создание новых приложений, идей, отношений, систем или продуктов, включая творческий вклад.

Разрешение конфликтов и ведение переговоров с другими — рассмотрение жалоб, урегулирование споров и разрешение жалоб и конфликтов или иным образом ведение переговоров с другими лицами.

Выступать или работать напрямую с общественностью — Выступать для людей или иметь дело непосредственно с общественностью.Это включает обслуживание клиентов в ресторанах и магазинах, а также прием клиентов или гостей.

Анализ данных или информации — Выявление основных принципов, причин или фактов информации путем разделения информации или данных на отдельные части.

Интерпретация значения информации для других — Перевод или объяснение того, что означает информация и как ее можно использовать.

Оценка качества вещей, услуг или людей — оценка ценности, важности или качества вещей или людей.

Координация работы и деятельности других — Привлечение членов группы к совместной работе для выполнения задач.

Обучение и обучение других — Выявление образовательных потребностей других, разработка формальных образовательных или учебных программ или классов, а также обучение или инструктаж других.

Разработка и построение команд — поощрение и укрепление взаимного доверия, уважения и сотрудничества между членами команды.

Оценка количественных характеристик продуктов, событий или информации — оценка размеров, расстояний и количества; или определение времени, затрат, ресурсов или материалов, необходимых для выполнения работы.

Чем занимается помощник секретаря: описание работы и обязанности

Чем занимаются помощники администратора стойки регистрации

Помощник администратора стойки регистрации отвечает за выполнение административных обязанностей для поддержки повседневных бизнес-функций и операций. Администраторы стойки регистрации помогают гостям, отвечают на их запросы и проблемы и направляют их к соответствующему персоналу в соответствии с их потребностями.Они также контролируют инвентарь в офисе, пишут заявки на покупку и рассылают почту по отделам. Административные помощники на стойке регистрации проверяют деловые и финансовые операции для создания отчетов, обновления информации в базе данных компании и сортировки документов для справки.

В этом разделе мы сравниваем среднюю годовую зарплату помощника секретаря с зарплатой административного помощника на стойке регистрации. Как правило, зарплата административных помощников на стойке регистрации на 89 130 долларов ниже, чем у помощников секретарей в год.

Несмотря на то, что их зарплаты могут отличаться, у помощников секретарей и административных помощников на стойке регистрации есть одна общая черта — это несколько навыков, необходимых в каждом ремесле. В обеих профессиях сотрудники проявляют такие навыки, как телефонные звонки, планирование встреч и расчет заработной платы.

Что касается сходства, то на этом все заканчивается, потому что обязанности помощника секретаря требуют таких навыков, как «финансовая отчетность», «персональные компьютеры», «соответствующие стороны» и «федеральные агентства».«В то время как административный помощник на стойке регистрации обладает навыками« обслуживания клиентов »,« ввода данных »,« операций на стойке регистрации »и« регистрации ». Так что, если вы ищете, что действительно разделяет эти две карьеры, вы

В среднем административные помощники на стойке регистрации достигают того же уровня образования, что и помощники секретарей.Административные помощники на стойке регистрации на 4,0% реже получают степень магистра и на 2,4% реже заканчивают ее со степенью доктора.

Что Обязанности помощника администратора операций?

Помощник администратора операций в первую очередь отвечает за выполнение задач поддержки при надзоре за операциями внутри компании или организации.Как правило, их обязанности вращаются вокруг ответов на запросы на рабочем месте, ответов на звонки и вопросы клиентов, управления расписанием, организации встреч и ведения точного учета всех транзакций между сотрудниками, клиентами и поставщиками. Бывают также случаи, когда нужно помогать старшим администраторам с организацией поездок и помогать персоналу в сложных вопросах. Кроме того, в качестве помощника важно соблюдать политику и правила компании.

Далее нам нужно изучить профессию помощника администратора по операциям. Эта карьера приносит с собой более низкую среднюю зарплату по сравнению с годовой зарплатой помощника секретаря. Фактически разница в заработной плате помощников администратора операций на 84 939 долларов ниже, чем годовая зарплата помощников секретарей.

Сходство двух профессий помощника секретаря и помощника администратора операций — это некоторые из навыков, связанных с обеими ролями. Мы использовали резюме по обеим профессиям, чтобы обнаружить, что в обеих используются такие навыки, как «телефонные звонки», «планирование встреч» и «финансовая отчетность».«

Помимо разницы в заработной плате, есть некоторые другие ключевые различия, которые стоит отметить. Например, обязанности помощника секретаря, скорее всего, потребуют таких навыков, как« персональные компьютеры »,« соответствующие стороны »,« федеральные агентства »и т. Д. и «собрания совета директоров». Между тем, помощник администратора операций может иметь опыт в таких областях, как «обслуживание клиентов», «ввод данных», «процедуры» и «средства». Эти различия подчеркивают, насколько разные повседневные в каждой роли смотрится.

Когда дело доходит до различий в образовании между двумя профессиями, помощники операционного администратора, как правило, достигают того же уровня образования, что и помощники секретарей. Фактически, у них на 1,8% меньше шансов получить диплом магистра и на 2,4% меньше шансов получить степень доктора.

Сравнение помощника по административным службам

Помощник по административным службам отвечает за административную поддержку организации, обеспечение бесперебойной работы и предоставление лучших услуг для клиентов.Помощники по административным вопросам обычно являются первой точкой контакта с посетителями, отвечая на их запросы и проблемы, проверяя встречи и направляя их к соответствующему персоналу или отделу. Они также присутствуют на собраниях и конференциях, составляя протоколы отчетов, представляя документы и предлагая возможности для улучшения операционных функций и повышения прибыльности. Помощник по административным службам выполняет обработку данных, сортирует файлы, контролирует инвентарь офиса и другие связанные задачи по мере необходимости.

Третья специальность, на которую мы обращаем внимание, — это помощник по административным вопросам. В среднем эти рабочие получают более низкую заработную плату, чем помощники секретаря. Фактически, они получают меньшую зарплату на 86 012 долларов в год.

Просматривая резюме нескольких помощников секретарей и помощников по административным вопросам, мы обнаружили, что обе роли используют схожие навыки, такие как «телефонные звонки», «планирование встреч» и «финансовая отчетность». Но помимо этого карьера выглядит совсем иначе.

Некоторые важные ключевые различия между двумя профессиями — это некоторые навыки, необходимые для выполнения обязанностей. Некоторые примеры из резюме помощника секретаря включают такие навыки, как «персональные компьютеры», «прямые звонки», «соответствующие стороны» и «федеральные агентства», тогда как помощник по административным службам может иметь навыки в «процедурах», «обслуживании клиентов», «данных». вход »и« специальные проекты ».

Помощники по административным вопросам обычно учатся на том же уровне, что и помощники секретарей.Например, у них на 0,6% больше шансов получить степень магистра и на 2,1% больше шансов получить степень доктора.

Описание канцелярского / административного помощника

Административный помощник, также известный как секретарь или офисный клерк, — это человек, который выполняет ежедневные канцелярские и административные задачи. Помощники администраторов выполняют множество задач, таких как ответ на телефонные звонки, организация файлов, поддержание контактов, планирование собраний и встреч и многое другое.Их задача может быть обширной, в зависимости от потребностей операций и высшего руководства. Они служат в качестве привратников компании, поэтому необходимы сильные устные и письменные коммуникативные навыки. Они также должны демонстрировать отличные организаторские способности и умение управлять временем, поскольку выступают в качестве ресурса компании.

Теперь мы рассмотрим секретарей / административных помощников, которые в среднем имеют более низкую заработную плату по сравнению с годовой зарплатой помощников секретарей. Фактически разница составляет около 93 993 доллара в год.

Согласно резюме как помощников секретарей, так и канцелярских / административных помощников, некоторые навыки, необходимые для выполнения обязанностей каждой должности, аналогичны. Эти навыки включают «телефонные звонки», «планирование встреч» и «финансовую отчетность».

Несмотря на то, что некоторые наборы навыков частично совпадают, есть некоторые различия, которые важно отметить. Во-первых, помощник секретаря может больше использовать такие навыки, как «соответствующие вечеринки», «федеральные агентства», «заседания совета директоров» и «записи студентов».Между тем, некоторые канцелярские / административные помощники могут включать в свое резюме такие навыки, как «ввод данных», «обслуживание клиентов», «временные задания» и «точные сообщения».

В целом канцелярские / административные помощники достигают аналогичного уровня образования по сравнению с резюме помощников секретарей. У канцелярских / административных помощников на 3,8% меньше шансов получить степень магистра и на 2,6% меньше шансов получить степень доктора.

Безопасность | Glassdoor

Мы получаем подозрительную активность от вас или кого-то, кто пользуется вашей интернет-сетью.Подождите, пока мы подтвердим, что вы настоящий человек. Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, напишите нам чтобы сообщить нам, что у вас возникли проблемы.

Nous aider à garder Glassdoor sécurisée

Nous avons reçu des activités suspectes venant de quelqu’un utilisant votre réseau internet. Подвеска Veuillez Patient que nous vérifions que vous êtes une vraie personne. Вотре содержание apparaîtra bientôt. Si vous continuez à voir ce message, veuillez envoyer un электронная почта à pour nous informer du désagrément.

Unterstützen Sie uns beim Schutz von Glassdoor

Wir haben einige verdächtige Aktivitäten von Ihnen oder von jemandem, der in ihrem Интернет-Netzwerk angemeldet ist, festgestellt. Bitte warten Sie, während wir überprüfen, ob Sie ein Mensch und kein Bot sind. Ihr Inhalt wird в Kürze angezeigt. Wenn Sie weiterhin diese Meldung erhalten, informieren Sie uns darüber bitte по электронной почте: .

We hebben verdachte activiteiten waargenomen op Glassdoor van iemand of iemand die uw internet netwerk deelt.Een momentje geduld totdat, мы выяснили, что u daadwerkelijk een persoon bent. Uw bijdrage zal spoedig te zien zijn. Als u deze melding blijft zien, электронная почта: om ons te laten weten dat uw проблема zich nog steeds voordoet.

Hemos estado detectando actividad sospechosa tuya o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para informarnos de que tienes problemas.

Hemos estado percibiendo actividad sospechosa de ti o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para hacernos saber que estás teniendo problemas.

Temos Recebido algumas atividades suspeitas de voiceê ou de alguém que esteja usando a mesma rede. Aguarde enquanto confirmamos que Você é Uma Pessoa de Verdade.Сеу контексто апаресера эм бреве. Caso продолжить Recebendo esta mensagem, envie um email para пункт нет informar sobre o проблема.

Abbiamo notato alcune attività sospette da parte tua o di una persona che condivide la tua rete Internet. Attendi mentre verifichiamo Che sei una persona reale. Il tuo contenuto verrà visualizzato a breve. Secontini visualizzare questo messaggio, invia un’e-mail all’indirizzo per informarci del проблема.

Пожалуйста, включите куки и перезагрузите страницу.

Это автоматический процесс. Ваш браузер в ближайшее время перенаправит вас на запрошенный контент.

Подождите до 5 секунд…

Перенаправление…

Заводское обозначение: CF-102 / 69be7e97efca00bc.

Список обязанностей секретаря | Работа

Лесли Блум Обновлено 24 сентября 2018 г.

Секретари выполняют основные канцелярские, организационные и офисные обязанности для компании, отдела или руководителя.В компаниях любого размера работают секретари, которые помогают управлять фронт-офисом и решать административные вопросы. Обязанности секретаря часто не видны публике, но могут иметь жизненно важное значение для того, чтобы помочь компании оставаться организованной и неуклонно идти в ногу со временем.

Описание работы

Обязанности секретаря или административного помощника зависят от отрасли и работодателя, но некоторые задачи являются общими для многих рабочих условий.

Приемная. На общих должностях в офисе секретарские обязанности включают помощь новым сотрудникам и посетителям сориентироваться.Это включает в себя направление посетителей к людям, с которыми они пришли встретиться, и показ новым сотрудникам, куда пойти в первый день. В общем, секретарь проектирует имидж компании, предлагая дружеский и профессиональный прием людям, которые приходят в офис.

Подача. Секретари часто ведут дела клиентов и другие записи в офисе. Например, в кабинете врача секретарь извлекает файл каждого пациента во время записи на прием к медсестре или врачу.Она меняет его по окончании встречи. Хранение файлов в алфавитном порядке и использование файловой системы для удобного хранения и поиска — ключи к успешной организации файлов.

Переписка. Секретари являются общими связями для входящей и исходящей телефонной и почтовой корреспонденции. Они принимают звонки от клиентов, деловых партнеров, работников или членов сообщества и либо отвечают на вопросы, либо переадресовывают звонки. Они также звонят от имени менеджеров, чтобы сообщить клиентам информацию, назначить встречи или ответить на запросы.Делать заметки от менеджера, составлять служебную записку или письмо и проверять почту — обычные обязанности секретаря.

Документооборот. Секретари копируют документы для рассылки или для внутреннего распространения. Они также должны отправлять по факсу документы от компании клиентам или покупателям и получать входящие факсы для передачи нужному человеку. Некоторые секретари используют электронную почту, Word и Excel для создания электронных таблиц или документов и распространения их среди сотрудников или клиентов. Вычитка документов и составление электронных писем — другие обязанности секретаря.

Офисные задачи. Особенно в небольших офисах функции секретаря могут включать рутинные канцелярские задачи и поручения по оказанию помощи другим. Это может означать отмену или перенос встреч, заказ канцелярских принадлежностей, ведение заметок во время встреч и приготовление напитков для гостей.

Требования к образованию

Секретарь может работать по профессии только с дипломом о среднем образовании и навыками работы с компьютером. Секретарши осваивают большую часть своих обязанностей на работе.Некоторые компании, например юридические и медицинские, могут предпочесть секретаря, который посещал занятия, специфичные для отрасли, поэтому он знаком с терминологией и практикой. Для ответственных секретарей может потребоваться степень бакалавра.

Секретари и административные помощники во всех областях получают среднюю зарплату 37230 долларов по состоянию на май 2016 года, что означает, что половина зарабатывает больше, а половина меньше. Лучшие 10% секретарей и административных помощников зарабатывают более долларов 62 230 долларов.Самые низкие 10 процентов зарабатывают менее $ 22 930 .

В разбивке по категориям средние годовые зарплаты составляют:

  • Исполнительные секретари и исполнительные административные помощники: 55 860 долларов США
  • Юридические секретари: 44 180 долларов США
  • Секретари и административные помощники, не юридические, медицинские или исполнительные: 34 820 долларов США
  • Медицинские секретари: 33 730 долларов США

Отрасль

В 2016 году в каждой отрасли работало около 4 миллионов секретарей и административных помощников.

Крупнейшие работодатели секретарей находятся в следующих секторах:

  • здравоохранение
  • социальная помощь
  • образование
  • профессиональные
  • научно-технические услуги
  • государственные и гражданские
  • религиозные и аналогичные организации

Функции секретаря выполняются в офисе, хотя секретари также могут работать удаленно.Карьера секретаря — это работа на полную ставку, которая может потребовать сверхурочной работы и выходных, в зависимости от компании.

лет опыта

Заработная плата секретаря значительно увеличивается при переходе от начального уровня к старшему и может увеличиваться в дальнейшем по мере обучения различным навыкам. Секретарь, специализирующийся в какой-либо отрасли, например, медицинский или юридический секретарь, может получать гораздо более высокую зарплату. Многие секретари фронт-офиса проходят путь до исполнительных секретарей, попутно достигая более высоких уровней оплаты труда.

Тенденция роста занятости

Согласно прогнозам, в течение следующего десятилетия количество вакансий для всех секретарей и административных помощников сократится на 5 процентов, за исключением одной категории. Это в первую очередь связано с современными технологиями, которые могут помочь другим подготовить документацию и другие задачи, которые ранее выполнялись секретарями.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *