Среда , 14 Октябрь 2020

Сэд что это: что это такое, система СЭД, что обеспечивает, современные примеры, какие бывают

Электронный документооборот на предприятии: виды, системы, организация
электронный документ
Внедрение ЭДО дает возможность:
  • контролировать сроки действия договоров;
  • ускорить согласование документов;
  • создать единую базу данных;
  • отказаться от бумажных носителей.
Выбрать систему автоматизации...
ЭДО
Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников.

Подробнее...

консалтинг

Услуги консалтинговой компании могут помочь:

  • повысить производительность бизнес-процессов;
  • оптимизировать расходы;
  • повысить прибыль.
Подробнее об услугах...
консалтинг
файлы

автоматизация
Требуется оптимизировать работу нескольких отделов? Комплексная система автоматизации бизнеса -— хороший помощник в решении сложных задач.

Узнать больше...

Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни? Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инноваций?

Содержание

Понятийный аппарат и виды электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».

Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.

Это интересно
Первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС. В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и представлял собой одно рабочее место секретаря, занимавшегося вводом в систему регистрационно-контрольных карточек, ведением журналов учета документов, составлением отчетов и поиском по регистрационным карточкам.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

  • однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
  • параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
  • непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
  • единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
  • результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
  • эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

  • производственный ЭДО;
  • управленческий ЭДО;
  • архивное дело;
  • кадровый ЭДО;
  • бухгалтерский ЭДО;
  • складской ЭДО;
  • технологический ЭДО;
  • секретный и конфиденциальный ЭДО.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.

Функции и эффективность ЭДО

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

  • создание электронной версии документа;
  • создание атрибутной карточки документа;
  • формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
  • поиск карточек документов;
  • формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
  • сохранение документов в различных форматах;
  • создание маршрутов документа и управление его движением;
  • ведение журналов, классификаторов и справочников;
  • регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
  • рассылка напоминаний и уведомлений;
  • согласование документов;
  • формирование отчетов о движении и исполнении документов.

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

  • сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
  • ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
  • экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

  • рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
  • снижение рисков потери документов;
  • увеличение скорости согласования и утверждения документов;
  • повышение корпоративной культуры.

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Требования к системам электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

  1. СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.
  2. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
  3. СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
  4. СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
  5. СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.

Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

  1. Хранение и поиск документов.
  2. Поддержка делопроизводства.
  3. Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
  4. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
  5. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Виды СЭД

Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см. рис.).

Диаграмма востребованности различных СЭД

Рис. Диаграмма востребованности различных СЭД в российских компаниях

Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу

Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.

  1. Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании.
  2. Соответствие стандарту отрасли организации.
  3. Соответствие целям и задачам компании.
  4. Уровень технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
  5. Возможность изменения СЭД в случае расширения деятельности организации.
  6. Доступность документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
  7. Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
  8. Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.
  9. Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.

Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.

Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:

  • провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям;
  • оценить стоимость владения той или иной программой;
  • изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
  • ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
  • изучить демонстрационные видеоматериалы;
  • установить демо-версию программы;
  • изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании.

После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.

Внедрение электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота в организации — не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.

  • Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.
  • Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.
  • Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
  • Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.

Важно
Не стоит пытаться подстроить все процессы документооборота предприятия под внедряемую систему, так же как и полностью переделывать систему под бизнес-процессы заказчика. Очень важно соблюсти золотую середину, применив передовые практики, уже имеющийся регламент работы компании и ее традиции.

Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.

Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.

  1. Разработка технического задания.
  2. Выбор IT-решения.
  3. Описание бизнес-процессов.
  4. Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
  5. Внедрение электронного документооборота.
  6. Тестирование программы.
  7. Запуск СЭД в эксплуатацию.
  8. Контроль использования системы.

В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.

Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы. К основным рискам можно отнести следующие:

  • консервативность сотрудников;
  • недостаточная компьютерная грамотность работников;
  • отсутствие регламентов на основные процессы;
  • слабое техническое оснащение;
  • отсутствие четкого управления проектом.

Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.

В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.

общие сведения, возможности, внедрение на предприятии
  • 1 марта 2020
  • Статьи

Обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия или организации — это система документооборота.  Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее сложноорганизованному, трудоемкому и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать ее.

Использование специализированных систем актуально как для компаний коммерческого сектора, так и государственных учреждений. Первым они открывают перспективы по повышению прибыльности, отдачи от работы, а для вторых будут эффективным решением задач по оптимизации потоков информации и бумаг, межведомственному взаимодействию и работы с обращениями граждан.

Система электронного документооборота (СЭД) — необходимость, а не опция. Большинство сегодняшних компаний создают офисные бумаги в цифровом виде, но, из-за несовершенства процессов обмена информацией сотрудники вынуждены распечатывать их, передавать в «физическом» виде и терять время и силы на ненужную рутину. Неэффективный формат бывает трудно поменять — для этого необходимо автоматизировать деятельность фирмы комплексно, но результат превысит все ожидания. Грамотно организованная СЭД или ЕСМ-система (система управления контентом организаций) поможет наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях существования.

Общие сведения об элементах и структуре СЭД

Изначально создаваясь как инструмент традиционного делопроизводства и его автоматизации, сегодня СЭД развились в многофункциональные, комплексные продукты. Система электронного документооборота — это решение, которое:

  • обеспечивает процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде;
  • обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные документы;
  • упрощает контроль над документопотоками;
  • помогает эффективно управлять отношениями с партнерами, клиентами и так далее.

В компании СЭД обеспечивает работу со всеми документами в электронной форме — любым набором информации, сохраненном или переданном на ПК. Их необходимо сопровождать атрибутами на своеобразных «карточках», которые идентифицируют единицу.

Система электронного документооборота (СЭД)

Документооборот в электронной форме — это способ централизованно организовать работу с бумагами, где большинство регистров и операций представлены в электронном виде. Соответственно, система, управляющая им, представляет собой решение с инструментарием для осуществления всех процедур по созданию, изменению, поиску документов и поддержке взаимодействия между сотрудниками компании.

Иногда ее называют EDMS (Electronic Document Management System) или вышеупомянутой ЕСМ, но эти термины несколько шире, чем СЭД — к последней необходимо добавить средства обеспечения сохранности информации, ввода бумажных документов в цифровую среду, обработки мультимедийного контента и так далее. Система электронного документооборота базируется на потоках работ — Workflow, представляющих собой действия сотрудников в границах выделенного бизнес-процесса.

Достоинства СЭД

Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор (активный потребитель) и бизнес-структуры заинтересованы в программных продуктах, упрощающих документооборот. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.

Современная система документооборота имеет множество достоинств — она:

  • обеспечивает прозрачность документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать;
  • повышает дисциплину труда и исполнения задач — прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование;
  • сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд — не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;
  • защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;
  • основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO;
  • легко внедряется среди сотрудников — при условии грамотно организованной системы обучения персонала;
  • дает предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.

Система электронного документооборота (СЭД) включает, в том числе, управление нормативными регистрами. Поэтому ее работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.

Стандарты и правовая база для СЭД

Конкретных стандартов или законов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, и при разработке СЭД ее создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:

  • федеральное законодательство об электронной цифровой подписи (1-ФЗ от 10.01.2002), об информации и ее защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
  • Постановления федерального и региональных правительств, отраслевые правила и требования;
  • ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 51141-98, Р 6.30-2003 и другие.

Иногда нормативные акты противоречат друг другу, а правила носят рекомендательный характер, и разработчики стараются делать СЭД компании максимально адаптивной и гибкой. Также нужно учитывать постоянно изменяющиеся правила по работе с электронными подписями, «сочетаемость» системы с юридически значимым документооборотом. Необходимо, чтобы все официальные электронные бумаги организации были легитимны, достоверность их легко определялась. Все это нужно предусмотреть при выборе СЭД для корпоративного использования.

Функциональные возможности СЭД

Чтобы систему электронного документооборота можно было назвать полноценной, в ней должны быть реализованы многие функции. К основным из них относят:

  • управление документацией — ввод и регистрация, повседневная работа, контроль потоков;
  • связь с бумажным документооборотом;
  • организованный поиск и получение данных и документов — быстрый, в соответствии с уровнем допуска;
  • отслеживание актуальности документации (особенно, внешней, входящей) и архивирование устаревших документов;
  • поддержка должного уровня информационной безопасности;
  • простая, прозрачная, интуитивно понятная связь программы и конечных пользователей.

Система электронного документооборота должна быть оснащена удобными инструментами настройки, локализации, хорошо масштабироваться. Важно, чтобы разработчик предусмотрел возможности организации единой СЭД в географически удаленных друг от друга подразделениях компании. В системе необходимо организовать упорядоченный электронный обмен информацией между иерархическими уровнями, а также грамотно внедрить ее на реальном предприятии.

Внедрение СЭД и оценка ее эффективности

Компания Docsvision предлагает качественные и современные программные продукты для решения задач по организации и поддержке электронного документооборота. Наше отличие — комплексный подход: вместе с самим продуктом мы предоставляем весь спектр поддержки по внедрению решений, обучению персонала и сервисному обслуживанию СЭД. Внедрение системы на предприятии — важный этап, на нем происходит окончательная «шлифовка» системы и настройка ее под нужды заказчика. Обычно внедрение состоит из:

  • исследования текущей ситуации в компании, создания плана внедрения;
  • перенос спроектированного продукта на реальные мощности компании — система СЭД адаптируется под них;
  • тестирование работоспособности настроенного продукта;
  • обучение руководства и персонала — методом «шоковой терапии» или постепенно;
  • эксплуатация и корректировки в ее процессе, масштабирование, решение текущих задач.

Система документооборота должна быть эффективной и окупить вложения в нее. Для оценки эффективности СЭД можно использовать методики расчета для IT-проектов и, в принципе, любых нематериальных активов. Необходимо учитывать, насколько активно к работе привлекались сторонние эксперты, какова отдача от их вмешательства, каковы перспективы относительно дальнейшей прибыльности. Можно столкнуться с ситуацией, когда расчет эффективности обойдется заказчику дороже, чем сама СЭД, но делать это нужно.

Стоит учесть, что традиционные методики оценки недостаточно точно определяют результат — внимание уделяют затратам на покупку и внедрение, не учитывая оптимизацию работы различных отделов, ускорение оборачиваемости документов, упрощение принятия решений. Нужно оценивать эффективность СЭД в комплексе, спустя некоторое время после ее внедрения, и тогда результаты приятно порадуют заказчиков.

Выбрать оптимальную редакцию Docsvision, ознакомиться со стоимостью модулей и вариантами лицензирования можно на странице "Стоимость Docsvision и сравнительные характеристики редакций".
 

ВЭДО. Внешний электронный документооборот что это и как выбирать

Не так давно я занимался внедрением электронного документооборота для одного из своих клиентов. В процессе мне пришлось пояснять очень многие понятия, рассказывать, что это такое, как работают системы этого типа. И только после этого он сумел разобраться в сути моих предложений и одобрил план работ. В процессе обсуждения я понял, что по этой тематике очень мало написано простым языком для широкого круга читателей. Как обычно постараюсь объяснить простым языком про это понятие.

Важно понимать, что существует два вида документооборота — внутренний (СЭД) и внешний(ВЭДО). В России его принято называть ЭДО, но я считаю что правильнее называть его ВЭДО и СЭД так разделяют в принципе эти понятия в РФ. То есть если вы ищете систему для обмена с контрагентами, то вам нужно искать ЭДО, если для внутреннего документооборота то СЭД.

В этой статье я хочу рассказать о внешнем электронном документообороте, между компанией и ее контрагентами. Внутренние системы электронного документооборота применяются для обмена документами между подразделениями одной компании, к ним предъявляют несколько иной набор требований. Но их я здесь рассматривать не буду.


Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:


  • Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
  • Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
  • Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
  • Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
  • Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота. При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет. А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.


Из чего состоит электронный документооборот

В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:


  1. Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
  2. Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
  3. Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
  4. Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.

Как это реализуется на практике:


  1. Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
  2. Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
  3. Площадка фиксирует данные о документе.
  4. После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.

При электронном документообороте:


  • Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
  • Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ. И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании. А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.

Чтобы реализовать сотрудничество через электронный документооборот необходимо, чтобы обе стороны пользовались программным обеспечением, подключенным к какой-либо площадке документооборота. Или, как вариант, одна или обе стороны могут работать прямо в сервисе отправки-получения документов.


Электронная подпись

Для организации электронного обмена документами необходима высокая степень безопасности и защиты. Все сервисы электронного документооборота пользуются защищенным соединением, шифрованием данных, а для подтверждения подлинности отправляемого документа применяют электронную цифровую подпись.

Цифровая подпись – это специальный «электронный ключ», который создает уникальный цифровой код при помощи математической обработки данных сертификата пользователя и электронного документа. Для проверки и подтверждения подписи применяют публичные сертификаты. А для генерации (подписания) – личный конфиденциальный «ключ» пользователя.


Площадки (сервисы) документооборота

Сегодня существует широкий перечень площадок, предоставляющих услуги документооборота. Это Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Диадок и многие другие. Все они выполняют примерно одинаковые функции:


  • Получение электронного документа от пользователя.
  • Отправка адресату в его учетную запись или передача в указанную систему, если получатель работает с другим сервисом.
  • Фиксация данных о документе и отправке.

При выборе системы для своей компании важнее всего учитывать предпочтения ваших клиентов. Здесь важно, чтобы вы либо работали в той же системе, что и важный для вас клиент, либо должна быть в сервисе возможность интеграции (обмена данными) между вашей системой и аналогичной площадкой, которой пользуется ваш клиент.

В некоторых случаях вы сумеете убедить покупателя начать работу с удобной для вас площадкой. Но очень часто, особенно, в случае начала сотрудничества с крупными торговыми сетями и предприятиями, они уже давно сделали свой выбор, и одно из условий сотрудничества – возможность работы с определенной площадкой электронного документооборота.


Системы ВЭДО и EDI: в чем разница?

При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ВЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).

Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.

Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям. О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.


Интеграция с 1С и другими учетными системами

Для эффективной работы электронного документооборота очень важно, чтобы выбранная вами площадка поддерживающая интеграцию с вашей учетной системой.

Зачем это нужно:


  • Сотрудники компании создают документы в учетной системе предприятия;
  • После формирования документ автоматически передается внутри системы руководителю или бухгалтеру на подпись;
  • Проверенный и подтвержденный руководителем документ необходимо передать без искажений и ручного ввода данных, т.е. дополнительных затрат времени и возможных ошибок, в сервис электронного документооборота;
  • При грамотной реализации передача данных происходит автоматически. После нажатия кнопки «Отправить документ» он трансформируется в форму, необходимую для системы электронного документооборота автоматически и отправляется в сервис, где происходит фиксация и отправка документа получателю.

Очень важно, чтобы под вашу учетную систему было готовое решение на стороне сервиса, на основании которого ваши специалисты смогут реализовать необходимую надстройку для учетной программы. Если подобного решения нет, то лучше не пытаться реализовать его самостоятельно, это очень трудоемкий и сложный процесс. В сервисах документооборота применяется цифровая подпись, сложные системы шифрования. А потому нет никаких гарантий, что даже после всех усилий программистов вы получите необходимый результат. Лучше выбрать другую площадку, где вы найдете подходящий вариант интеграции.


Стоимость услуги

Сервисы документооборота обыкновенно предлагают подключение к сервису бесплатно. А за отправку документов взымается оплата. В одних случаях это будет фиксированная цена за каждый отправленный документ. Где-то можно покупать услуги пакетами, т.е. одна сумма – за 100 документов, другая – за 1000 в месяц и т.д.

К этому вопросу нужно также подходить разумно. С одной стороны, чем больший пакет вы выбираете, тем меньше будет стоимость отправки одного документа. С другой, нет никакого смысла при документообороте, не превышающем 100 документов в месяц, оплачивать пакет на 300, 500 или 1000 документов.


Часто задаваемые вопросы

Все ли документы надо отправлять через электронную систему?

Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.

Оплата отправки производится за документ или страницу?

Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.

Насколько это безопасно?

Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности.  Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.

Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?

Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.

Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?

У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет.  Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.


Update: После долгих раздумий решил все таки ввести термин ВЭДО ( внешний элекстронный документооборот), так как ЭДО это более обширное понятие.

термины и понятия / Как это устроено / iXBT Live

Дуб, дай желудей,
отнесу свинье,
свинья даст щетину,
сплету канат-веревку,
брошу в воду, вытащу
моего братца-муравеюшку
© сказка «Блоха и муравей»

Примерно такой же квест ждет каждого, кто решится на внедрение Электронного Документооборота. Кажется, что новичку его подключить, заставить работать и не облажаться – невозможно. Но ЭДО необходим, чтобы работать по закону, вести учет, платить налоги и не иметь проблем. В первом посте мы разберемся, что такое документооборот в целом и ЭДО в частности, а также разберем ключевые понятия.

Если вам стало страшно и непонятно уже на первом абзаце – это нормально. В российском законодательстве, документоведении, налогообложении и прочих государственных играх сам черт ногу сломит. Если вам без ЭДО никак, проще всего уже на этом этапе взвалить все на плечи профессионалов, отдав бухгалтерию на аутсорс (например, автору поста Марине Денисовой, которая в бухгалтерском деле не одну собаку съела, а налоговиками закусила). Ну или все-таки разобраться самостоятельно.

Этот пост и все последующие – не для бухгалтеров, документоведов или юристов: они учились этому в институтах и подсматривают в шпаргалки гораздо сложнее, чем эта. Этот пост для обычных людей, кто работает по закону, платит налоги, открывает свое дело или любым другим способом взаимодействует с государством.

Начнем с терминов.

Документ

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

— Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»

Что это значит в переводе с официального языка? В делопроизводстве документ – это достаточная, однозначная и подтвержденная информация о том, что, когда и с кем произошло. Например, магазинный чек (его еще называют кассовым) – это документ: он однозначно говорит, когда и кто поменял деньги на товар. А вот неподписанный договор – еще не документ. Потому что он говорит, что стороны собиралисьсделать что-то. Сделали ли и на каких условиях – неизвестно: подписей нет. Другими словами, документ – это доказательство. Чтобы бумажка с текстом стала документом, она должна содержать однозначные и подробные ответы на вопросы:

  • О чем речь?
  • Когда?
  • Кто говорит?
  • Какие ваши доказательства?
  • Сколько вешать в граммах?
  • Тварь дрожащая или право имеет?
  • За базар ответил!

В качестве последнего доводав документах обычно выступают подписи участников – рукописные, если документ физический, или электронные – если электронный. О последних ниже.

Документооборот

Документооборо́т — деятельность по организации движения документов на предприятии (между предприятиями) с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Ну а если по-простому, документооборот — это создание документов, которые будут однозначно поняты другими участниками, работа с ними, их движениеи хранение, чтобы их можно было прочитать, использовать и найти, когда понадобится.

Электронный документ

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Аналогичное определение можно встретить в п. 3.1ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Электронный документ можно определить также как документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью (ЭП) в соответствии с законодательством РФ (п. 1.4Приказа Судебного департамента при ВС РФ от 27.12.2016 N 251).

С точки зрения закона, электронный документ – это файл, содержащий такую же информацию, что и обычный бумажный. Важный признак электронного документа – это уникальная метка, однозначно определяющая создателя (создателей, если документ двухсторонний). 

Такая уникальная метка иназывается Электронной подписью.

Электронная подпись

Электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст. 2Федерального закона N 63-ФЗ).

Электронная подпись – это персонифицированная уникальная метка, которая «закреплена» за одним лицом и не может быть законным способом использована кем-то другим. Ее валидность и невозможность доступа к ней посторонним гарантируете или вы сами (никому не сообщая ваш логин-пароль, например) или удостоверяющий центр, выдавший ЭП (о них мы поговорим позднее).

Есть два основных типа ЭП: простая и усиленная. Усиленная ЭП бывает в свою очередь квалифицированной и неквалифицированной.

Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются настоящим Федеральным законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее — неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — квалифицированная электронная подпись).

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

  1. получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  2. позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  3. позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  4. создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

  1. Ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  2. Для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Если за безопасность вашей ЭП отвечаете только вы сами, это простая ЭП. Ее проще всего получить (даже создать самим)и использовать, но такого уровня защиты недостаточно для многих документов.

Простая ЭПпосредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования ЭП определенным лицом. В силу ст. 9Федерального закона N 63-ФЗ электронный документ считается подписанным простой ЭП при выполнении в том числе одного из следующих условий:

  • простая ЭП содержится в самом электронном документе;
  • ее ключ применяется в соответствии с правилами, установленными оператором системы. С ее использованием осуществляются создание и отправка электронного документа. При этом в созданном и отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и отправлен электронный документ.

Если за безопасность вашей ЭП отвечает специальное ПО или удостоверяющий центр, то это усиленная ЭП. Ее сложнее получить и пользоваться, но многие государственные органы принимают документы только с ней. Кроме того, документы с усиленной квалифицированной ЭП можно использовать наравне с бумажными везде и без дополнительных договоров.

Принцип действия ЭП можно объяснить примерно так:

« — Я, Иван Лоханкин, хочу снять все деньги со своего счета.

— Чем вы докажете, что вы Иван Лоханкин?

— Ну я же точно знаю, что я – это я!

— Мы не знаем, точно ли вы Иван и говорите ли вы правду. (нет ЭП)

— У меня есть кодовое слово, которое знаю только я (простая ЭП, пароль)

— Да, это верное кодовое слово, но его недостаточно. Вдруг вы подслушали его у настоящего Ивана?

— У меня есть еще пропуск в офис, он выдан компанией, где я работаю. Они тоже подтверждают, что я – это я! (усиленная неквалифицированная ЭП)

— Хм. Вроде все верно, и фото совпадает. Но мы не знаем, можем ли мы доверять мнению вашей компании, мы о ней никогда не слышали.

— У меня есть еще паспорт. (усиленная квалифицированная ЭП)

— Да, все совпадает, паспорт выдан в нашей стране, значит, государство ручается, что вы – это вы. Мнению государства мы доверяем»

Ну и последний термин на сегодня, который объединяет все термины выше.

Электронный документооборот

Электронный документооборот — это организация работы с документами без использования бумажных носителей. Согласно Инструкциипо делопроизводству, утвержденной Приказом Роскомнадзора от 31.03.2014 N 49, система электронного документооборота представляет собой информационную систему, обеспечивающую сбор электронных документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

Пункт 1.3Приказа ФНС России от 09.11.2010 N ММВ-7-6/[email protected] определяет электронный документооборот как последовательность транзакций по обмену документами между его участниками, обеспечивающую некоторый регламентированный процесс по обмену документами.

Итак, электронный документооборот – это все, что происходит с электронными документами. Как и обычный, он нужен, чтобы правильно составить, обработать, понять и хранить документы на случай, если понадобится доказать, что вы не верблюд.

На сегодня на этом все. В следующих сериях:

  • Где используют электронный документооборот и где без него никак
  • Как происходит процесс обмена электронными документами и кто в нем участвует
  • Как сделать себе ЭП и для чего
  • Какие бывают операторы ЭДО и кого выбрать
  • Документооборот в бизнесе: как не попасть на деньги или в тюрьму

Ну а проконсультироваться подробнее или вообще избавить себя от этой головной боли можно все так же у Марины. iXBT.com рекомендует!

Зачем нужна система электронного документооборота? #внедрение #СЭД #ECMJ

О.Г. Подолина, независимый консультант
П.Н. Кочеткова, менеджер по работе с клиентами, компания «ИнтерТраст»

Сейчас делопроизводство все чаще называют документационным обеспечением управления. Почему? Документы необходимы для управления, а не просто ценны сами по себе, – в этом состоит принцип документирования деятельности: вся необходимая информация должна быть отражена в документах; документы должны храниться так, чтобы они не были утеряны и их легко можно было найти; все принятые решения должны быть исполнены.
Кроме того, работа с документами должна быть построена так, чтобы не тормозить основную деятельность организации. Как обеспечить сохранность и доступность документов с одновременным быстрым выполнением всех действий по их обработке и распространению? Для достижения этой цели и был разработан электронный документооборот. Посмотрим, как он облегчает работу разным группам сотрудников компании, и оценим ту роль, которая принадлежит в его внедрении руководителю и сотрудникам службы ДОУ организации.

Задачи службы ДОУ организации

Основная задача службы ДОУ – обеспечение такого состояния работы с документами, при котором каждый специалист (как руководитель компании, так и рядовой ее сотрудник) может в любой момент времени без больших трудозатрат получить необходимые документы и нужную информацию. При традиционном бумажном документообороте, когда объем обрабатываемых документов насчитывает несколько тысяч, достичь такого состояния дел невозможно. На помощь приходят современные информационные технологии, организующие электронный документооборот согласно ГОСТам и принятым в компании правилам и нормам.

Контроль исполнения заданий и поручений – еще одна задача службы ДОУ. Если принятые решения не выполняются, самые лучшие технологии управления перестают работать.

Другая немаловажная задача службы ДОУ – внедрение в организации передовых методов работы с документами. Поэтому инициатива по внедрению электронного документооборота должна исходить от руководителя именно этой службы. Перед ним возникает цель обосновать руководителю организации необходимость внедрения электронного документооборота.

Какие доводы помогут руководителю службы ДОУ убедить генерального директора во внедрении электронного документооборота? Выгоды, которые получают от этого разные службы компании.

Электронный документооборот для руководителя компании

Для руководителя всю работу с документами можно разделить на две большие группы:
• принятие решений;
• контроль исполнения решений.

При принятии решений главная беда руководителя заключается в нехватке времени на сбор необходимой информации и ее анализ.

Система электронного документооборота позволяет собрать необходимую информацию гораздо быстрее. Для этого предусматриваются различные системы ее классификации и поиска.

СЭД также упрощает процедуру контроля исполнения документов и поручений по ним, автоматизируя данный процесс, формируя напоминания о приближении срока исполнения или извещения, если срок исполнения просрочен. Система позволяет оперативно составлять отчеты о состоянии исполнительской дисциплины.

Иногда важнее не срок исполнения, а качество сделанного. Обеспечить его можно, используя заранее сформированные в СЭД подборки документов (так называемые базы знаний) по определенному вопросу.

В одной организации резко повысилась исполнительская дисциплина, когда к каждой еженедельной оперативке стал готовиться отчет о ее состоянии, содержащий информацию о том, сколько документов у каждого на исполнении, сколько исполнено в срок, а сколько – с нарушением. Была также организована подготовка справки о состоянии дел по каждому документу на исполнении. Это позволило сосредоточить внимание руководителя на вопросах, действительно требующих внимания.
Ручная подготовка такой справки – весьма трудоемкий процесс, да и цена любой ошибки очень высока. В любом случае при подготовке справки пройдет довольно много времени с момента сдачи последней справки до момента выдачи готовой сводки о состоянии исполнительской дисциплины. При наличии системы электронного документооборота такую сводку можно составить в любой момент одним нажатием кнопки «Сформировать отчет».

Выигрыш для руководителя: возможность оперативного получения информации, необходимой для принятия решения, оперативного контроля исполнительской дисциплины. При этом специально для руководителей в современных системах электронного документооборота разработано «автоматизированное рабочее место руководителя» (АРМ), интерфейс и функционал которого соответствуют задачам и потребностям управленца, а также могут настраиваться под конкретные задачи данного пользователя системы.

Электронный документооборот для секретаря

Организация работы с документами занимает большую часть рабочего времени секретаря. Именно на секретарей, как правило, ложится нелегкая работа по оформлению документов, их регистрации, контролю исполнения. Все эти операции трудоемки, поиск документов сложен, неоднозначен и занимает много времени.

Что дает секретарям внедрение системы электронного документооборота (СЭД)? Главное преимущество, по отзывам секретарей, поработавших с подобного рода системами, – возможность легко и быстро найти любой документ и получить ответы на вопросы «Исполнен ли он?», «Отправлен ли ответ по документу?», «Когда ответ был отправлен?», «Приходил ли ответ?», «Кому был отправлен на рассмотрение?» и пр.

При бумажном документообороте нужно переворошить кучу папок, проверить не одну страницу журналов регистрации.

Первый выигрыш секретаря: снижается трудоемкость поиска необходимых документов с одновременным повышением качества подборки необходимых материалов.

Второй выигрыш секретаря: облегчается контроль исполнительской дисциплины и подготовка различных мероприятий.

Третий выигрыш секретаря: снижается время подготовки, согласования и утврждения итоговых документов, контроля исполнения решений.

На заметку!
Если всю работу с документами перенести в систему электронного документооборота, контролировать процессы работы с документами станет гораздо легче.

Электронный документооборот для финансово-бухгалтерских служб

Все чаще СЭД функционируют совместно с системами упраления ресурсами и финансово-бухгалтерскими учетными системами. Различия между ними основываются на методах обработки данных. В учетных системах данные хранятся и обрабатываются как структурированные, условно представляемые в виде связанных таблиц предопределенной структуры. В СЭД работают с неструктурированными данными, текстами и разнообразными видами файлов, причем часть информации (реквизиты) может храниться в структурированном, подобном табличному виде. Основное деление потока информации происходит по признаку, какие именно данные нужны для бизнес-процесса – структурированные или неструктурированные. Работу со структурированными данными выполняют учетные системы, в том числе ERP, с неструктурированными – СЭД или, по зарубежной классификации, системы управления корпоративным контентом (ECM – Enterprise Content Management).

Обратите внимание!
Качественное документальное обеспечение учета – необходимое условие успешного прохождения различных проверок, а это – возможность избежать финансовых санкций.

Для передачи товара покупателю накладная на отгрузку товара (документ, который может участвовать в нескольких бизнес-процессах предприятия) должна быть распечатана, подписана и согласована со всеми необходимыми инстанциями. Покупатель расписывается в получении на бумажном документе, на нем ставят печати, указывают сведения о доверенности, вносят записи об отклонениях по качеству и количеству товара, т. е. отражается история совершения сделки и все сопутствующие этому реквизиты. В дальнейшем документ может понадобиться именно в таком виде для целей судопроизводства или для контрольных органов. В то же время данные о количестве и стоимости отгруженного товара и информация о покупателе нужны в структурированном виде для определения складских остатков, объема продаж, расчетов с покупателями и т. д., поэтому документ (в данном случае – накладная) может быть зарегистрирован в СЭД как электронный с хранением отсканированного образа и одновременно введен в ERP-систему в виде набора структурированных учетных данных. При этом важнейшим для учета является тот факт, что один и тот же бумажный документ по мере его прохождения между участниками сделки порождает несколько учетных действий, для контроля правильности которых требуется обращение к нему или его актуальной копии. Так, при отгрузке клиенту с доставкой своим транспортом товар сначала списывается в резерв, и лишь после получения подписанной накладной с фактически довезенным количеством (кроме сбоя, брака и т. п.) проводится списание товара с учета. На документе подобные корректировки будут выполнены, например, исправительной записью, заверенной печатью и подписью. Для оперативного отражения изменений в реквизитах, например в количестве, требуется своевременная доставка копии документа с итоговыми сведениями в учетное подразделение, что не всегда (особенно в территориально распределенных компаниях) можно обеспечить. Решением таких задач является электронный документооборот, однако, будучи отделенным от учетной системы, он не позволяет учетному работнику оперативно отслеживать изменения по документу и связь этих изменений с отражением их в учетных записях. Интеграция СЭД, содержащей образы первичных учетных документов в актуальном состоянии и историю их изменения, с учетной системой, в которой эти документы отражаются на учетных регистрах, обеспечивает решение этой проблемы. Наиболее характерным образцом интеграции СЭД и учетной системы является электронный архив первичных финансово-бухгалтерских документов.

Выигрыш для финансово-бухгалтерских служб. СЭД позволяет повысить скорость движения документов, например из филиалов в головную организацию, избежать утери документов, экономить время на их подборке для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов.

Выигрыш для организации в целом. Снижение трудоемкости работы с документами позволит финансово-бухгалтерским службам сосредоточиться на повышении качества учета и подготовке отчетности.

Электронный документооборот для конструкторских и технологических служб

Разработка конструкторской документации все чаще ведется с использованием специализированных программ. Чертежи – не просто листы ватмана, это файлы. Когда наработан большой архив проектной документации, гораздо легче дорабатывать уже имеющееся документы, нежели делать все заново. Но для этого необходима четкая структура хранения информации, чтобы нужные документы можно было легко найти. Для реализации этих задач в СЭД может быть реализован архив конструкторско-технологической документации.

Выигрыш для инженеров, конструкторов и организации в целом. Необходимые документы легко найти, а также сделать нужные копии. Трудоемкость разработки измененных документов снижается в десятки раз, как следствие – у специалистов появляется больше возможностей повысить качество разрабатываемых документов.

Электронный документооборот для юристов

Задачи юриста организации многообразны и многоплановы. Ему нужно следить за законодательством, изучать все изменения и вносить соответствующие предложения о необходимых изменениях в деятельности компании. Юрист готовит и согласовывает договоры, занимается получением лицензий и разрешений, отслеживает сроки окончания лицензий, чтобы вовремя получить новые. На юридическую службу может возлагаться задача подготовки комплектов документов для участия в конкурсах и тендерах. Все это – работа с документами.

Чтобы выполнять ее еще более четко и качественно, электронный документооборот предлагает различные инструменты для ускорения работы и возможности выполнять ее быстрее и качественнее. СЭД позволяет:
• создать шаблоны договоров, которые будут храниться в месте общего доступа и гарантированно обновляться;
• согласовать документы в электронном виде, исключив долгое «блуждание» документов;
• наладить автоматический контроль срока действия лицензий и разрешений;
• обеспечить хранение электронных образов подборок документов для облегчения формирования комплектов документов.

Юристам было дано задание согласовать договор. Очень важно сделать это вовремя – задержка с согласованием может привести к потере клиента. Но еще важнее, чтобы в договоре были отражены все спорные вопросы и, если дело дойдет до рассмотрения в суде, интересы организации были бы защищены. Чтобы проверить качество согласования документов, потребуется проанализировать ход дел по серии аналогичных договоров. Если это делать вручную – предстоит очень трудоемкая работа. Система электронного документооборота позволяет сгруппировать документы по нужным критериям, проследить связи между ними, что существенно снижает трудоемкость данного анализа.

 

Важно знать!
Снижение срока согласования договоров (при сохранении высокого уровня их проработки и подготовки) – необходимое условие успешной деятельности в современном мире, привлечения и сохранения клиентов.

 

Кроме работы с договорами на юридические службы часто возлагают обязанности по получению лицензий и разрешений. При проведении этой работы необходимо отслеживать сроки действия лицензий и разрешений, вести большую переписку.

Претензионная работа тоже связана с большим количеством документов, контролем за соблюдением сроков их исполнения.

Еще одно направление работы юридических служб – ведение библиотек нормативно-правовых актов и внутренних регламентных документов. Гораздо проще ориентироваться среди этих документов, искать нужные, когда они организованы в электронную библиотеку.

Выигрыш для юридической службы при внедрении СЭД. Юристы могут снизить трудоемкость работы по подготовке договоров, контролю сроков, поиску необходимых нормативных документов.

Коротко о главном

Организация рациональной работы с документами – основная задача службы ДОУ. Руководители и специалисты различных подразделений могут не знать и даже не догадываться о том, что их работа может быть организована иначе и лучше. И задача руководителя делопроизводственной службы – организовать внедрение системы электронного документооборота. Особенно важно провести пропаганду новых методов работы, так как понимание преимуществ СЭД приходит не сразу.

Одной из основных проблем успешного внедрения новых систем является сопротивление персонала. Люди боятся, что они станут ненужными или что им придется работать более интенсивно. Подобные соображения не высказываются открыто, поэтому сопротивление выражается в скрытых формах.

Наш совет!
При внедрении СЭД важно довести до сознания людей новую трактовку автоматизации: внедрение системы будет означать не сокращение потребности в персонале, а возможность выполнения работы на другом качественном уровне.

Когда приходит понимание внедрения СЭД?

Как показывает опыт, понимание важности электронного документооборота приходит не сразу. Можно выделить несколько уровней развития организации, характеризующихся разной степенью внедрения электронного документооборота.

Уровень развития

Разработка плана организации работы с документами

Разработка плана внедрения электронного документооборота

Нулевой

В компании отсутствует понимание необходимости организации работы с документами

В компании отсутствует понимание важности электронного документооборота. Соответственно, у персонала отсутствует необходимый опыт и квалификация. Какая- либо ответственность не определена

Начальный / спонтанный

Руководство признает необходимость совершенствования работы с документами, однако план мероприятий не разработан. Отдельные элементы плана вводятся по мере необходимости, поэтому результаты непоследовательны и спонтанны. Вопросы работы с документами обсуждаются в службе делопроизводства, но не бизнес-руководством. Организация работы с документами проводится без привязки к реальным задачам организации. Риски, связанные с документами, не отслеживаются и не контролируются

Руководство знакомо с электронным документооборотом, но конкретных планов по его внедрению нет. Проблемы по работе с документами обсуждаются от случая к случаю. Документооборот только бумажный

Повторяющийся, интуитивный

Необходимость совершенствования работы с документами понятна руководству, но работа ведется без четкого плана службой делопроизводства с привлечением при необходимости бизнес- специалистов. Изменения происходят только по запросу руководства вне рамок формального процесса работы с документами

В организации существует общая осведомленность об электронном документообороте. Но его применение ограничивается электронной почтой. Решение возникающих вопросов ориентировано на краткосрочные цели

Определенный

Процедуры и ответственность за разработку плана совершенствования работы с документами понятны, документированы и доступны всем. Процесс хорошо определен, и вероятность успешного планирования высока. Реализация процесса совершенствования во многом зависит от индивидуальных исполнителей, регулярных проверок качества процесса нет

Необходимость развития электронного документооборота ясна и принята всей организацией, ответственность за отдельные работы четко определена. Процедуры, приемы и применяемые средства определены, документированы, внедрение системы электронного документооборота производится по разработанному плану. Цели и задачи электронного документооборота регулярно пересматриваются

Управляемый и измеримый

Управление документами является стандартным процессом, отклонения от которого будут заметны для руководства. Определена ответственность за процесс на высшем уровне, обеспечивается его мониторинг и оценка эффективности. Процесс управления документами и бизнес-стратегия направлены на получение преимущества для бизнеса за счет ускорения процессов принятия решений и качества предоставляемой информации

Внедрение электронного документооборота полностью поддержано формальными методиками и процедурами. Обеспечивается возможность количественного измерения характеристик процесса работы с документами. Обучение определено, документировано и последовательно применяется в рамках всей организации. Определены и применяются внутренние «лучшие практики». Сам процесс работы с документами учитывает требования бизнеса и ориентирован на достижение стратегических целей. Организовано общее хранилище документов, позволяющее использовать эту информацию в системах принятия решений и информирования руководства

Оптимизированный

Эффективно поставленный документооборот дает ощутимые преимущества. Процессы работы с документами оптимальны, обеспечивают эффективность бизнес-процессов

Электронный документооборот внедряется последовательно для всех документоориентированных процессов, его важность для бизнеса постоянно подчеркивается. Персонал обладает достаточной квалификацией по работе с системой электронного документооборота. Процессы регулярно пересматриваются и совершенствуются. Для оценки процессов используются количественные и качественные характеристики. Система электронного документооборота интегрирована с другими информационными системами, автоматически формируется информация для принятия управленческих решений, отслеживаются их результаты

Пройдя все ступени развития, электронный документооборот становится частью корпоративной культуры. Как показывает практика, для достижения полного внедрения СЭД необходимо пройти все стадии, перепрыгнуть по ступенькам не удастся.

Оценка эффективности внедрения СЭД

Итак, мы рассмотрели выгоды от внедрения СЭД для разных отделов компании, но только качественные выгоды. Возможно ли как-то количественно оценить экономический эффект от внедрения СЭД?

Существуют две противоположные точки зрения на этот счет. Сторонники первой считают, что оценивать эффективность внедрения СЭД можно и нужно. А их противники придерживаются мнения, что эта затея пустая, поскольку дать однозначную оценку в деньгах полученным результатам очень сложно, если вообще возможно.

В основном это объясняется тем, что все положительные изменения происходят на качественном уровне, который плохо поддается количественной оценке.

Некоторые количественные оценки результатов внедрения СЭД все же возможны, но это становится реальным только тогда, когда организация достигнет достаточно высокого уровня развития автоматизации процессов документооборота – на 4-й и 5-й стадиях развития (согласно классификации «Уровни развития организации»).

 

Подведем итоги

От внедрения СЭД получают выигрыш не только отдельные службы, но вся организация в целом. Если СЭД внедрена и используется, это приводит к переходу работы на качественно иной уровень.

Отделу ДОУ представляется редкая возможность повлиять на эффективность работы своей организации в целом. Для этого требуется наладить пропаганду новых методов работы и добиться понимания необходимости внедрения СЭД, участия в этом первых лиц. В свою очередь, руководство и другие сотрудники компании не преминут отметить высокий профессионализм служб ДОУ и их вклад в организацию эффективной работы с документами.

Руководители службы ДОУ наряду с сотрудниками IT-подразделений могут принять участие в составлении технического задания на разработку СЭД, выборе и внедрении СЭД, обучении сотрудников, подготовке локальных нормативных документов по электронному документообороту и во многих других процессах. В этом вы сможете убедиться, читая материалы специалистов, которые хотят поделиться с вами на страницах журнала своим уникальным опытом.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота", №1, 2011

что такое, особенности и рекомендации

Еще несколько лет назад о системах электронного документооборота говорили как о светлом будущем. Сегодня они уже активно используются на частных и государственных предприятиях. Но самое главное, что спрос постоянно растет на СЭД. Что такое система электронного документооборота и как она действует, рассмотрим на примере действующих в РФ систем.

Предпосылки

Чтобы лучше понять, как функционирует программа СЭД, нужно рассмотреть базовые понятия и задачи. Ключевыми являются факторы, от которых зависит выбор той или иной системы.

Если организация может функционировать в условиях неформального управления, то потребность в документообороте отсутствует. С появлением бизнес-процессов возникает потребность в управлении механизмом с помощью упорядоченной документации. Если не заниматься бумагами своевременно, то они начнут накапливаться и теряться.

сэд что такое

В качестве альтернативы бумажным носителям используется специальная схема хранения файлов на сервере. Но и она работает недолго. С ростом объемов компании увеличивается потребность в хранении и синхронизации информации.

Возникает дилемма: использовать ли для хранения информации старые бумажные носители или СЭД. Что такое важное можно получить благодаря электронной системе? Повысить эффективность деятельности организации.

Экономический эффект

Эффективность работы можно увеличить двумя путями: уменьшить затраты или увеличить результат. Документы СЭД позволяют добиться сразу двух целей. То есть внедрение системы позволяет организации меньше тратить, но больше зарабатывать.

Снижение затрат осуществляется за счет сокращения расходов на бумагу, непроизводительных затрат времени, ускорения процесса обмена информацией, изменения корпоративной культуры.

Чтобы оценить эффективность, которую предоставляет программа СЭД, нужно просчитать затраты рабочего времени на оформление бумажной документации. По оценкам консалтинговых компаний, такие операции занимают 20 % рабочего времени. В системе российской бюрократии на это уходит и того больше - 60 % времени. Внедрение СЭД позволит снизить эти затраты минимум в 10 раз.

Делопроизводство и документооборот

Эти два термина взаимосвязаны. Делопроизводство - это термин, обозначающий формальный набор правил работы с документами. Некоторые системы СЭД можно настраивать под правила делопроизводства, но есть и те системы, на основании которых уже формируется делопроизводство.

Документ является единицей хранения информации в СЭД. Документооборот формируется из разных источников: других систем, приложений, электронной почты, но прежде всего - с отсканированных бумажных носителей. Поэтому сканеры и прочее оборудование являются неотъемлемой частью СЭД. Система хранит все документы, ведет их историю, обеспечивает движение по организации, выполняет с ними бизнес-процессы.

сэд электронный документооборот

В такой базе есть решение, поручение и приказ СЭД. Через них и осуществляется управление организацией. Любой документ снабжается "справкой". Набор полей в бланке зависит от типа документа. В системе информация хранится в виде базы данных каждого поля такой карточки.

Функции и задачи СЭД

Программа документооборота предназначена для решения таких задач:

  • систематизации работы с документами.
  • созданию документов по шаблонам, их регистрации хранение;
  • автоматизации учёта;
  • классификации документов.

Рассмотрим детальнее функции СЭД. Программа документооборота используется для:

  • создания карточек.
  • формирования текста документа;
  • сохранения данных в формате pdf или ms word;
  • управления правами доступа пользователей;
  • создание маршрутов;
  • управления движением документов;
  • рассылки уведомлений, напоминаний;
  • ведения журналов, справочников, классификаторов;
  • формирования поручений;
  • поиска и подписание документов;
  • формирования отчётов.

К общесистемным функциям можно отнести:

  • удалённую работу с документами;
  • использование СУБД для хранения данных;
  • одновременную работу с СЭД;
  • обеспечение безопасности через сертификаты, штрих-коды и персонализацию.
документы сэд

Преимущества и недостатки

Переход на СЭД имеет больше преимуществ, нежели недостатков. Однако некорректно организованный проект может уничтожить все плюсы автоматизации. Цели внедрения СЭД должны быть достижимыми. К преимуществам можно отнести:

  • централизованное структурированное хранение информации;
  • одинаковый подход к формированию и обработке документов;
  • использование шаблонов;
  • поиск;
  • аудит доступа.

К недостаткам можно отнести высокие начальные затраты и скрупулезную работу по обучению пользователей.

Процессы обработки документов

В СЭД электронный документооборот проходит через ряд этапов, в процессе которых документу присваиваются определенные свойства. Обработка осуществляется как вручную, так и автоматически. Во втором случае задаются:

  • условия переходов между этапами;
  • разделения маршрута;
  • циклы обработки;
  • запуск подпроцессов, таймеров, процедур обработки;
  • задаются роли пользователей.

Виды обработок:

  • Создание документа.
  • Редактирование.
  • Переименование.
  • Перемещение.
  • Сохранение.
  • Индексирование.
  • Удаление.
программа сэд

Расходы на СЭД

Документооборот полноценно не может функционировать без лицензии, серверов, полноценной настройки и обучения всех пользователей. Каждый из этих элементов требует больших денежных затрат. Кроме того, не следует забывать об интеграции СЭД с другими системами, обновлении баз и ПО, консультациях службы техподдержки и прочих затратах на сопровождение.

Внедрение СЭД

Внедрение проекта может занимать нескольких месяцев. Процесс зависит как от количества документационных процессов, так и от финансовых, организационных и ресурсных возможностей. Внедрение осуществляется по такому алгоритму:

  • создание рабочей группы, определение руководителя;
  • определение целей и задач;
  • проверка существующих документационных процессов;
  • разработка технического задания;
  • выбор СЭД;
  • заключение договора на внедрение СЭД;
  • разработка и утверждение регламента работы;
  • проверка первоначального наполнения справочников;
  • предварительное испытание СЭД;
  • обучение персонала работе;
  • тестовое внедрение СЭД;
  • анализ результатов тестовой работы;
  • исправление ошибок;
  • полноценное внедрение СЭД.

Ошибки внедрения

Особое внимание следует уделить тем процессам, в которых необходимо наличие бумажного документа. Основная ошибка - это дублирование бумажного документа электронным. Это усложняет работу и вызывает негативное отношение к автоматизации. За выполнение двойной работы никто не доплачивает. Нужно выстроить процессы автоматизации без дублирования. Вторая ошибка - неподготовленность кадров. Чаще всего новые процессы воспринимаются в штыки. Поэтому нужно объяснить сотрудникам, зачем вообще внедряется СЭД, чтобы они осознанно подошли к процессу обучения.

сэд программа документооборота

Технологии хранения документов

В СЭД электронный документооборот состоит из атрибутов, на основе которых осуществляется поиск, классификация, группировка и построение отчётов. Иногда документ создается по шаблону, иногда – путем перенесения данных из базы. Атрибуты хранятся в таблицах. Сам файл помещается в папку хранилища, информация из него - в каталог СУБД. Доступ к данным получают только пользователи системы СЭД.

Что такое поточное сканирование?

Поточная обработка документов с последующим помещением их образцов в архив осуществляется с использованием сканеров. В процессе сканирования возможно автоматическое создание штрих-кода на документе и его регистрация в базе с последующим направлением по заданному маршруту.

Оптическое распознавание текстов

Эта система электронного документооборота СЭД преобразует электронный образ документа в формате фотографии или jpeg в текстовый формат. При этом используется специальное ПО в виде самостоятельного приложения или интегрированной ESCOM.BPM в СЭД. Что такое ESCOM.BPM? Это программа по распознаванию документов, набранных разными шрифтами. Стоит однако отметить, что самостоятельные приложения имеют больше возможностей и распознают даже рукописный текст.

сэд документооборот

Штрих-кодирование

Данная технология предусматривает комплекс процедур по созданию и нанесение графического штрихкода на документ. Уникальный штрихкод создается через сервер системы. Он же обеспечивает идентификацию документа, его быстрый поиск в базе и распределение в местах хранения. При регистрации документа на этикетке печатается штрихкод соответствующий идентификатору электронной карточки. Он клеится на бумажный вариант документа.

ЭЦП

Электронно-цифровая подпись позволяет удостовериться в корректности документа и неизменности данных. Подписание осуществляется с помощью криптопровайдера и программного ключа - сертификата. Последний представляет собой файл в специальном формате, который регенерируется в центре выдачи лицензии. Для обеспечения сохранности информации следует хранить сертификат на смарт-карте или ключах I-Token. Они защищены PIN-кодом. Если PIN несколько раз будет введён неправильно, то сертификат автоматически заблокируется.

система электронного документооборота сэд

Полнотекстовой и атрибутный поиск

Атрибутный поиск осуществляется через специальную форму по нескольким значениям из полей карточек. Например, критерий "Контрагент" обеспечивает поиск данных в поле "Получатель" или "Отправитель". При этом система сравнивает введенные критерии с данными в карточках и заносит в результат те карточки, по которым прошли совпадения. Поиск осуществляется с учётом точного или частичного совпадения.

Полнотекстовый поиск осуществляется по данным в самом документе, в том числе по словоформам через встроенные средства СУБД, такие как MS SQL SERVER, ORACLE. Для полноценного поиска файлы должны быть занесены в базу в формате документа (doc), таблицы (xls), презентаций, сообщения.

СЭД Автоматизированная система документооборота

В экономической литературе встречается утверждение, что в бизнесе, якобы, существуют некие «более важные» и некие «менее важные» составные части. Сторонники такого подхода аргументируют это тем, что основные процессы (которые, допустим, генерируют кэш флоу или производят продукт), это то, на чем реально стоит предприятие, а поддерживающие процессы, такие как, допустим, документооборот в компании – это те составные части, от которых можно с наименьшими потерями отказаться.

С одной стороны можно было бы представить, что такие специалисты правы, и их точка зрения действительно обоснована, но только в том случае, если мы говорим о компании с горизонтом перспектив развития на один год. Потому что, как только мы начнем говорить о компании, которая реально нацелена на развитие на рынке – на увеличение своего оборота, рост активов, распространение своей филиальной сети, становится понятно, что поддерживающие процессы, в числе которых, безусловно, на первый план выступает именно процесс документооборота компании, играют не меньшую роль в успехе бизнеса.

О том, почему автоматизация документооборота сегодня – это ключ к порядку завтра, и какие задачи решают системы электронного документооборота на предприятиях, которые ориентированы на эффективность, разберемся в сегодняшней статье.

Что такое СЭД

Чтобы разобраться, что собой представляют системы электронного документооборота, нужно сначала ответить на вопрос: «Зачем, собственно, они нужны бизнесу?». Многие по-прежнему считают, что бумажный документооборот и менеджеры, бегающие со счетами по коридорам, бухгалтеры, у которых на рабочих столах небоскребы из договоров и счетов – это нормально и такова сущность любого бизнеса. Эта статья ориентирована на тех, кто понимает, что современные условия экономического взаимодействия и уровень технического прогресса создают такую ситуацию, при которой эффективность бизнеса во многом зависит от скорости управления имеющейся у бизнеса информации и порядка организации рационального перемещения этой информации.

Системы электронного документооборота решают одну из ключевых проблем бизнеса в административной части – они упрощают взаимодействие между сотрудниками.

Когда вся корпоративная информация надежно сохранена, распределены уровни доступа разных сотрудников к разным разделам корпоративной информационной системы, обеспечено простое и понятное управление документацией, а также все заинтересованные лица получают в свое распоряжение инструменты электронного документооборота и стандарты его использования – существенно повышается продуктивность любой совместной деятельности сотрудников.

Так называемые EDMS (Electronic Document Management System) – это индивидуально настроенные взаимосвязанные программные комплексы, которые позволяют управлять различными видами документов и информацией.

Рис.1 EDMSРис.1 EDMS

В любой компании, которая активно ведет бизнес, количество официальной документации растет постоянно и сдерживать ее рост невозможно, в частности и по законодательным причинам. В этом случае требуется создание определенных схем автоматизации документооборота, которые позволят стандартизировать управленческие процессы, регламентируют деятельность сотрудников в этой части работы, освободят персонал от ручного труда и фактически позволят повысить эффективность всей системы в целом. Объектами, на которые ориентированы такие системы, являются не только привычные документы в бумажном или даже электронном виде, но в целом все бизнес-процессы компании, которые каким-либо образом отражаются в системе информационного обмена.

Именно поэтому автоматизацией документооборота в целом, и автоматизацией непосредственно систем электронного документооборота в частности, в последнее время заинтересовались ведущие компании, увидев огромные перспективы за счет повышения общей эффективности благодаря внедрению таких изменений. Фактически автоматизированные СЭД-ы становятся универсальной системой управления бизнес информацией в широком смысле, которая дает возможность бизнесу в рамках одной системы получить все необходимые инструменты для работы c момента возникновения информации, до еt окончательной ликвидации.

Бесплатная
консультация
эксперта

Рис.1 EDMS

Наталия Сиворина

Консультант-аналитик 1С

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Эффективность СЭД

Если говорить о фактической эффективности, которой можно достигнуть благодаря автоматизации электронного документооборота на предприятии, то следует перечислить следующие моменты:

  • Полное исключение или максимальное сокращение рутинных операций и ручной работы с информацией. Автоматизированные системы существенно упрощают такие процессы, как первичный ввод или обработка данных, сканирование и контроль данных или документов, процессы импорта или экспорта информации из одних источников в другие.
  • Создание в компании единого пространства электронной документации, в котором существует внутренняя иерархия допуска сотрудников к различной информации. Это исключает необходимость создания распределенных хранилищ информации в целях обеспечения ее сохранности или разделения уровней допуска, поскольку одна взаимосвязанная система позволяет решить эту задачу. Например, в распределенных структурах это становится крайне удобным инструментом для высшего менеджмента, которому может понадобиться доступ к какой-то информации низших уровней.
  • АСЭД позволяет реализовать удобную поисковую систему, которая полностью взаимосвязана со всеми управленческими процессами, протекающими в компании. Таким образом, интегрированная в бизнес система автоматизации документов становится внутренней системой поиска информации, которая может понадобиться для решения бизнес задач или просто осуществления своих прямых функций.
  • Уменьшение количества бумажных носителей информации до минимума или их полное исключение из работы сотрудников. Плюсов в этом решении множество – начиная со снижения фактических расходов по статье «административные», до уменьшения риска того, что конфиденциальная информация покинет компанию на бумажном носителе.
  • Автоматизированная система документооборота позволяет увеличить скорость взаимодействия между сотрудниками и подразделениями, а также повысить степень их обоюдной ответственности за действия, совершенные или наоборот не совершенные в рамках кооперации. Это очень важный аспект эффективности СЭД, поскольку, как показывает практика, продуктивность работы подразделений возрастает в разы именно на фоне того, что стороны сотрудничества ограничены рамками системы и ведут совместную работу исключительно по делу. При этом стоит иметь в виду, что в электронной системе «все оставляют следы», поэтому невозможно будет сделать потом вид, что кто-то чего-то не расслышал, или этого не было вовсе.
  • Автоматизированные системы документооборота благоприятно влияют на взаимосвязи между менеджментом и подчиненными благодаря тому, что распоряжения становятся четко ориентированными, более понятными и гарантированно донесенными до лиц, которым предназначалась информация. Также можно отметить, что в рамках автоматизированных электронных систем возрастает скорость формирования промежуточных указаний, корректировок, решений и правок, а также контроля исполнения распоряжений всех уровней.
  • СЭД-ы позволяют внедрить в компании систему не только внутреннего обмена информацией, но и разработать маршруты и способы импорта и экспорта информации с внешними системами. Таким образом, образуется естественный фильтр, который регулирует то, в каком виде информация покидает компанию (а иногда это крайне важно с точки зрения стандарта), а также в каком виде входящая информация дойдет до сотрудников компании внутри системы. Все это позволяет добиться в компании информационной идентичности, которая крайне важна для продуктивной работы предприятия в целом.

Автоматизация СЭД в глобальном смысле является наилучшей основой для формирования стандартов и алгоритмов, по которым в компании протекают на различных уровнях все бизнес процессы. Таким образом, система электронного документооборота прекращает быть просто частью делопроизводства или обмена документами, но становится важной составляющей бизнес системы, которая отвечает, насколько эффективно информация используется сотрудниками компании.

Рис.2 Эффективность систем электронного документооборотаРис.2 Эффективность систем электронного документооборота

Инструментальные возможности автоматизированных систем документооборота

Благодаря активному развитию программирования в последние десять-пятнадцать лет, сегодня системы ориентированные на автоматизацию информационного взаимодействия позволяют включить именно такой набор инструментов, который необходим конкретной компании. Разные сферы бизнеса и просто индивидуальные особенности его ведения накладывают и на такие системы определенный перечень требований, применимых конкретно здесь и сейчас.

Одним компаниям достаточно более-менее «классического» набора функций – создание документов, обработка информации, поиск и обзор данных, а также внутреннее взаимодействие (передача, уведомления сторон, постановка и контроль выполнения заданий). Другим необходимы существенно более сложные системы и другой набор инструментов, который позволит выстроить сложные иерархии, сформировать удаленные команды, удаленные доступы, интеграцию с данными баз SQL, Oracle, дать доступы к серверам без специальных приложений и, например, к подключению облачных систем. Самым продвинутым пользователям автоматизированных систем электронного документооборота могут быть доступны такие сложные и специфические инструменты, как автоматическое оптическое распознавание информации, штрих-кодирование и сканирование, система цифровых подписей, полнотекстовый и атрибутивный поиск и т.д.

Преимущества автоматизированных систем документооборота

Сегодня использование автоматизированных систем документооборота, в частности, систем 1С для автоматизации документооборота, становится не просто конкурентным преимуществом компаний, ориентированных на эффективность, но и объективной необходимостью для всех участников экономического взаимодействия, которые в принципе заинтересованы в продуктивном функционировании своего бизнеса. Мир сильно преобразился в последнем десятилетии, и это отразилось на всех сферах бизнеса и компаниях, заставив их меняться вместе с наступлением эры цифровой экономики. По сравнению с традиционными системами, которые раньше позволяли выстроить процесс управления информацией на предприятии, системы автоматизированного документооборота открыли бизнесу новые горизонты в области повышения собственной эффективности, которые выразились в следующих преимуществах автоматизированных систем документооборота:

  1. Такие системы сильно увеличивают продуктивность работы компании за счет увеличения производительности, которая обеспечивается не только удобством процессного взаимодействия подразделений, но и наличием в системах АСЭД возможностей для неограниченной работы с необходимой информацией, от доступа и до кардинальных преобразований информации в кратчайшие сроки.
  2. Информация в электронном виде поддерживается в более актуальном состоянии, поскольку процесс внесения и согласования правок может идти без отрыва от основной деятельности в «фоновом» режиме.
  3. Электронные системы являются более отказоустойчивыми и безопасными по сравнению с другими. Они позволяют сильно снизить влияние человеческой невнимательности (так называемого «человеческого фактора») и гарантированно обеспечить сохранность информации. Понятно, что при желании и наличии технических возможностей можно сломать любую систему, но, даже учитывая возможность взлома, электронная система предполагает больше инструментов по защите, шифрованию или резервному копированию данных.
  4. АСЭД создает предпосылки к существенному сокращению операционных издержек как по прямым статьям расходов, так и в области расходов на персонал, благодаря уменьшению у компании необходимости в исполнителях.
  5. Такая система открывает новые возможности по кооперации между подразделениями, как по прямым вопросам (в области обмена информации), так и в виде возможностей для совместной или поэтапной (друг за другом, частями) работы над различными проектами бизнеса. Прекрасный инструмент для удаленных брейнстормов, рабочих групп, коллективных правок и согласования.

В целом автоматизированные системы документооборота дают компании не только перечисленные выше преимущества, но и ряд других, которые сложно измерить или посчитать в условных единицах, но которые не менее важны. Речь идет о росте технической грамотности персонала и однозначном повышении у персонала дисциплинированности и ответственности за свои действия и свою работу. Работая в единой электронной системе, персонал постоянно взаимодействует друг с другом, решая возникающие на низших уровнях проблемы, и тем самым укрепляя корпоративный дух.

Автоматизация системы документооборота сегодня является не просто внутренним средством по оптимизации бизнес процессов, а естественной потребностью компаний повышать продуктивность своей работы в условиях глобальных экономических кризисов. Существенное сокращение возможностей для привлечения фондирования и роста бизнеса за счет инвестиционных вливаний приводит компании из традиционных отраслей к пониманию того, что внутри самих компаний скрыты возможности улучшения показателей бизнеса. Если двадцать лет назад было важно только «много продавать», то сегодня важно «эффективно продавать», а это совершенно невозможно без современной автоматизированной системы работы с информацией.

В заключении хочется отметить, что любая автоматизация в компании сопряжена с внушительными инвестициями, при этом стоимость 1С:Документооборот (если мы имеем в виду саму программу) не является значительной их частью. Их основа - это разработка методологии построения системы, но в перспективе они с лихвой окупаются за счет возрастающей эффективности и скорости бизнеса компании. Как уже было сказано, сегодня выигрывает не только самый умный, но и самый быстрый участник рынка, поэтому система автоматизации документооборота – это одна из возможностей для благоприятного развития компании в будущем.

90000 90001 What does SAD stand for? 90002 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 Seasonal Affective Disorder 90008 90007 Medical »Hospitals - and more ... 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 Search and Destroy 90008 90007 Governmental »Military - and more ... 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 Social Anxiety Disorder 90008 90007 Medical» Physiology 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 Surprise And Delight 90008 90007 Computing »Texting 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 Selected Area Diffraction 90008 90007 Academic & Science »Electronics - and more... 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 Standard American Diet 90008 90007 Miscellaneous »Food & Nutrition 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 Single Administrative Document 90008 90007 Governmental »US Government 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 Security Association Database 90008 90007 Computing» Cyber ​​& Security 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 Sum of Absolute Differences 90008 90007 Academic & Science »Mathematics 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 Sandawe 90008 90007 Regional »Language Codes (3 Letters) 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 Stress, Anxiety, and Depression 90008 90007 Medical» Physiology 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 Systems Analysis and Design 90008 90007 Computing »Assembly 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 Special Assessment District 90008 90007 Governmental »State & Local 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 Sadi S.p. A. 90008 90007 Business »Companies & Firms 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 Single Awareness Day 90008 90007 Miscellaneous» Days Abbreviations 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 Silicon Avalanche Diode 90008 90007 Academic & Science »Electronics 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 Shapes And Designs 90008 90007 Business »Companies & Firms 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 School of Architecture and Design 90008 90007 Academic & Science» Architecture 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 900 23 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 Seasonal Affected Disorder 90008 90007 Medical »Physiology 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 Singles Awareness Day 90008 90007 Community» News & Media - and more... 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 System Analysis and Design 90008 90007 Academic & Science »Electronics 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 Socrates Action Day 90008 90007 Miscellaneous »Days Abbreviations 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 Strategic Accelerator Design 90008 90007 Computing» General Computing 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 Solar Array Deployment 90008 90007 Governmental »NASA 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90003 90004 SAD 90005 90004 90007 Stone Age Des igns 90008 90007 Business »Companies & Firms 90008 90005 90012 90005 90014 90015 90005 90017 90015 90005 90004 Rate it: 90021 90005 90023 90528.90000 90001 What does SAD stand for? The Free Dictionary 90002 90003 90004 Acronym 90005 90004 Definition 90005 90008 90009 90010 SAD 90011 90010 Seasonal Affective Disorder 90011 90008 90015 90010 SAD 90011 90010 Sex, Alcohol, Drugs 90011 90008 90021 90010 SAD 90011 90010 Social Anxiety Disorder 90011 90008 90027 90010 SAD 90011 90010 Seek and Destroy 90011 90008 90033 90010 SAD 90011 90010 Sjedinjenih Americkih Država 90037 (Bosnian: United States of America) 90038 90011 90008 90015 90010 SAD 90011 90010 Sons and Daughters 90037 (band) 90038 90011 90008 90049 90010 SAD 90011 90010 Supply And Demand 90011 90008 90055 90010 SAD 90011 90010 Seaford 90037 (Amtrak station code; Seaford, DE) 90038 90011 90008 90063 90010 SAD 90011 90010 Single Administrative Document 90011 90008 90069 90010 SAD 90011 90010 Structural Analysis and Design 90037 (engineering; various schools) 90038 90011 90008 90021 90010 SAD 90011 90010 Separation Anxiety Disorder 90011 90008 90015 90010 SAD 90011 90010 Search and Destroy 90011 90008 90089 90010 SAD 90011 90010 South Atlantic Division 90037 (USACE) 90038 90011 90008 90015 90010 SAD 90011 90010 Stand and Deliver 90011 90008 90027 90010 SAD 90011 90010 Standard American Diet 90011 90008 90109 90010 SAD 90011 90010 Social Affairs Department 90037 (various organizations) 90038 90011 90008 90089 90010 SAD 90011 90010 Special Activities Division 90037 (US CIA) 90038 90011 90008 90015 90010 SAD 90011 90010 Stay Another Day 90011 90008 90021 90010 SAD 90011 90010 Schizoaffective Disorder 90011 90008 90109 90010 SAD 90011 90010 Shiromani Akali Dal 90037 (India) 90038 90011 90008 90145 90010 SAD 90011 90010 Security Association Database 90037 (computer security, information assurance) 90038 90011 90008 90145 90010 SAD 90011 90010 System Architecture Diagram 90037 (computer architecture) 90038 90011 90008 90109 90010 SAD 90011 90010 Swiss Academy for Development 90037 (fo undation; Biel, Switzerland) 90038 90011 90008 90021 90010 SAD 90011 90010 Species Abundance Distribution 90011 90008 90021 90010 SAD 90011 90010 Sudden Aspen Decline 90037 (forestry; Colorado) 90038 90011 90008 90145 90010 SAD 90011 90010 Security Administration 90011 90008 90145 90010 SAD 90011 90010 Stand Alone Device 90011 90008 90145 90010 SAD 90011 90010 Service Administrative Driver 90011 90008 90145 90010 SAD 90011 90010 Security Association Database 90011 90008 90207 90010 SAD 90011 90010 Software Architectural Design 90011 90008 90145 90010 SAD 90011 90010 System Analysis and Design 90011 90008 90021 90010 SAD 90011 90010 Sum of Absolute Differences 90011 90008 90089 90010 SAD 90011 90010 State Active Duty 90037 (National Guard) 90038 90011 90008 90109 90010 SAD 90011 90010 Slovenská Autobusová Doprava 90011 90008 90021 90010 SAD 90011 90010 Selected Area Diffraction 90011 90008 90109 90010 SAD 90011 90010 Sociedad Anónima Deport iva 90011 90008 90109 90010 SAD 90011 90010 School of Architecture and Design 90011 90008 90021 90010 SAD 90011 90010 Subacromial Decompression 90011 90008 90089 90010 SAD 90011 90010 Southern Area District 90037 (US FEMA) 90038 90011 90008 90271 90010 SAD 90011 90010 Statutory Audit Directive 90011 90008 90089 90010 SAD 90011 90010 Sierra Army Depot 90011 90008 90015 90010 SAD 90011 90010 Sorry About Dresden 90037 (band) 90038 90011 90008 90015 90010 SAD 90011 90010 Single Awareness Day 90037 (slang for Valentine's Day) 90038 90011 90008 90021 90010 SAD 90011 90010 Seizure- Alert Dog 90011 90008 90109 90010 SAD 90011 90010 Scotland Against Drugs 90037 (UK) 90038 90011 90008 90021 90010 SAD 90011 90010 Solar Array Drive 90011 90008 90319 90010 SAD 90011 90010 Safety Assessment Document 90011 90008 90325 90010 SAD 90011 90010 Silicon Avalanche Diodes 90011 90008 90109 90010 SAD 90011 90010 Supplementary Access Device 90037 (spe cial pass) 90038 90011 90008 90145 90010 SAD 90011 90010 Software Architecture Description 90011 90008 90145 90010 SAD 90011 90010 Sistema de Adquisición de Datos 90037 (Spanish: Data Acquisition Systems) 90038 90011 90008 90353 90010 SAD 90011 90010 Salon des Artistes Décorateurs 90037 (French art group) 90038 90011 90008 90021 90010 SAD 90011 90010 Source Axis Distance 90011 90008 90109 90010 SAD 90011 90010 Stanford Athletic Department 90037 (Stanford University) 90038 90011 90008 90145 90010 SAD 90011 90010 Sistema Acquisizione Dati 90037 (Italian: Data Acquisition System) 90038 90011 90008 90109 90010 SAD 90011 90010 Sullen, Angry, Depressed 90011 90008 90389 90010 SAD 90011 90010 Small Area Data 90011 90008 90063 90010 SAD 90011 90010 Summary of Aggregated Deficiencies 90037 (audit) 90038 90011 90008 90145 90010 SAD 90011 90010 System Architecture Document 90011 90008 90021 90010 SAD 90011 90010 Serial Analog Delay 90011 900 08 90389 90010 SAD 90011 90010 Safety Analysis Document 90011 90008 90145 90010 SAD 90011 90010 Stand Alone Dump 90011 90008 90145 90010 SAD 90011 90010 System Activity Display 90037 (IBM) 90038 90011 90008 90145 90010 SAD 90011 90010 Speech Activity Detector 90011 90008 90021 90010 SAD 90011 90010 Small Angle Diffraction 90011 90008 90145 90010 SAD 90011 90010 Security Association Data 90011 90008 90033 90010 SAD 90011 90010 Sjedinjene Amerièke Države 90037 (Croatian: United States of America) 90038 90011 90008 90089 90010 SAD 90011 90010 Senior Air Director 90011 90008 90089 90010 SAD 90011 90010 Safety & Arming Device 90011 90008 90145 90010 SAD 90011 90010 Software Assembly Descriptor 90011 90008 90145 90010 SAD 90011 90010 Splitter-And-Delivery 90037 (network architecture) 90038 90011 90008 90109 90010 SAD 90011 90010 Seniors Against Discrimination 90011 90008 90055 90010 SAD 90011 90010 Summary of Audit Differences 90011 9 0008 90069 90010 SAD 90011 90010 Southern African AIDS Trust 90011 90008 90015 90010 SAD 90011 90010 Single, Available, and Desperate 90011 90008 90089 90010 SAD 90011 90010 Situation Awareness Display 90011 90008 90089 90010 SAD 90011 90010 System Allocation Document 90011 90008 90027 90010 SAD 90011 90010 System Analyst Designer 90011 90008 90389 90010 SAD 90011 90010 Stock Assessment Driven 90037 (fisheries) 90038 90011 90008 90145 90010 SAD 90011 90010 Scan Axis Directionality 90011 90008 90145 90010 SAD 90011 90010 Self-Aware Data 90011 90008 90145 90010 SAD 90011 90010 System Administrator / Administration 90011 90008 90325 90010 SAD 90011 90010 system application design 90011 90008 90089 90010 SAD 90011 90010 Station Address Directory 90011 90008 90389 90010 SAD 90011 90010 Safety Analysis Diagram 90011 90008 90145 90010 SAD 90011 90010 Solution Architecture Document 90011 90008 90021 90010 SAD 90011 90010 Static Airbag Depl oyment 90011 90008 90145 90010 SAD 90011 90010 Service Application Description 90011 90008 90089 90010 SAD 90011 90010 Station Arrival Date 90011 90008 90389 90010 SAD 90011 90010 Safety Assurance Diagram 90011 90008 90021 90010 SAD 90011 90010 Square Air Diffuser 90011 90008 90089 90010 SAD 90011 90010 Special Artificer , Special Synthetic Training Devices 90037 (US Navy) 90038 90011 90008 90617 90010 SAD 90011 90010 Special Assignment Division 90011 90008 90109 90010 SAD 90011 90010 Students Against Destruction 90011 90008 90089 90010 SAD 90011 90010 Staging Area Director 90011 90008 90089 90010 SAD 90011 90010 Submarine Anomaly Detection 90011 90008 90055 90010 SAD 90011 90010 Special Asset Department 90011 90008 90389 90010 SAD 90011 90010 Site Adaption Data 90037 (FAA ARTCC configuration of site resources) 90038 90011 90008 90027 90010 SAD 90011 90010 Status Advisory Display 90011 90008 90055 90010 SAD 90011 90010 Standard Aut o Discount 90037 (insurance) 90038 90011 90008 90109 90010 SAD 90011 90010 Special Activities Directorate 90011 90008 90021 90010 SAD 90011 90010 Shock Advisory Defibrillation 90037 (medical treatment) 90038 90011 90008 90089 90010 SAD 90011 90010 Support Air Direction 90011 90008 90021 90010 SAD 90011 90010 Symptomatic Abdominal Distension 90011 90008 90027 90010 SAD 90011 90010 Supplementary Alteration Drawing 90011 90008 90089 90010 SAD 90011 90010 Systems Architectural Directorate 90011 90008 90027 90010 SAD 90011 90010 Structured ASCI Design 90011 90008 90145 90010 SAD 90011 90010 System Appreciation Document 90011 90008 90719 .90000 What Sad ▷ Indonesian Translation 90001 What Sad ▷ Indonesian Translation - Examples Of Use What Sad In A Sentence In English 90002 Baik, ini sepertinya... pandangan 90003 sedih 90004. 90003 What sad 90004 words you speak.It is so 90003 sad what 90004 passes for fun these days.You must have felt 90003 sad 90004 but you know 90003 what 90004? 90002 Kau boleh merasa 90003 sedih 90004 tapi kau tahu 90003 apa 90004? It's the 90003 sad 90004 things that make you remember 90003 what 90004 's really important.90002 Hal hal 90003 sedih 90004 lah yang membuatmu ingat 90003 apa yang 90004 benar benar penting. .

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о