Вторник , 7 Декабрь 2021

Работа в сэд: Электронный документооборот на предприятии

Содержание

Обучающий курс: «Что такое СЭД и как ее внедрять?»

Президент компании Docsvision, входящей в группу компаний Digital Design и являющейся разработчиком одноименной ECM/BPM-платформы, подготовил обучающий курс, который будет полезен как тем, кто первый раз столкнулся с понятием СЭД, так и опытным специалистам. Курс носит учебно-просветительский характер и в нем рассказывается не только о Docsvision, а в общем об электронном документообороте. Курс начинается с общих понятий том, что такое СЭД, зачем она нужна на предприятии, ее месте в инфраструктуре компании и других основ электронного документооборота. В дальнейшем на курсе рассматриваются более узкие темы: способы защиты данных в СЭД, реализации управления бизнес-процессами, архитектуре системы и т. д.

Мы предлагаем вам ознакомиться с этим курсом либо полностью, либо только с темами, которые вам интересны. Курс разбит на 15 уроков, каждый из которых посвящен отдельной теме. Длительность каждого видео составляет от 15-20 минут, а весь курс занимает 3,5 часа.

Часть 1. Введение. Роль СЭД в цифровой трансформации

В первом выпуске Владимир Андреев рассказывает о курсе и о том, какими знаниями он будет делиться со слушателями. Затем он переходит к самым основам электронного документооборота.

Часть 2. История развития СЭД в России

Во второй части Владимир рассказывает об истории развития СЭД в России, выделяет текущие тренды и помогает разобраться в терминологии и выборе варианта цифровой трансформации бизнеса.

Часть 3. Что такое электронный документ?

В третьей лекции Владимир Андреев рассказывает о понятии «документ», типах документов и как они обрабатываются в СЭД.

Часть 4. Что такое приложение СЭД?

Тема четвертой лекции – приложение в разрезе системы электронного документооборота: как устроены СЭД, что такое «модели управления», чем отличаются документы, правила, задания и конструкторы.

Часть 5. 7 принципов идеальной СЭД?

В этом видео Владимир рассказывает о семи основных принципах, на которых должна строиться идеальная система электронного документооборота.

Часть 6.

Работа с документом в СЭД

В шестом видео Владимир Андреев рассказывает о роли понятия «документ» в современной СЭД. Из чего он состоит? Какие типы документов используются в системе? Что можно (и что нельзя) делать с документом в СЭД? Какие у них бывают артефакты? Также Владимир расскажет о «жизненном цикле документа», затронет темы контента и атрибутов, управления версиями, комментирования и обработки, перечислит типы метаданных и опишет логику обработки данных в СЭД.

Часть 7. Работа с заданием в СЭД

В этом видео Владимир рассказывает о задачах и маршрутизации в СЭД. Откуда берутся задания? Как ими управлять? Кто отвечает за выполнение, постановку, проверку заданий? Зачем нужны различные «состояния» заданий, их реальные примеры? Как осуществлять контроль исполнительской дисциплины через современную СЭД?

Часть 9. Поиск и навигация в СЭД

В девятой лекции Владимир рассказывает про поиск и навигацию в системе электронного документооборота и нескольких основных видах поиска – по атрибутам, по классификаторам, а также полнотекстовый поиск.

Часть 11. Средства безопасности в СЭД

Одиннадцатое видео посвящено информационной безопасности в СЭД. Владимир Андреев раскроет темы авторизации и аутентификации и поговорит о способах защиты данных в СЭД. Часть лекции будет посвящена ЮЗДО (юридически значимый документооборот), как перейти на «безбумажный» документооборот, и какие именно инструменты могут этому способствовать. Также несколько слов будет сказано об электронной подписи и интеграции СЭД с внешним электронным документооборотом, т. е. обмене электронным документами с контрагентами.

Часть 12. Какие задачи решает и не решает СЭД?

Это видео будет посвящено приложению системы электронного документооборота. Владимир расскажет, какие решения можно создавать на базе платформы СЭД, и в каких случаях нужно выбирать другие IT-платформы. Отдельно будут представлены пять классов решений на базе СЭД:

Часть 13.

Требования к архитектуре СЭД

13-я лекция курса посвящена архитектуре системы автоматизации документооборота. В ней Владимир расскажет о масштабируемости различных компонентов платформы, необходимости реализации сервисной архитектуры и вариантах доступа к системе, возможных клиентских сценариях (Web, on-premise) и необходимых для этого сервисов.

Часть 14. Как внедрять СЭД

В этом видео Владимир ответит на вопрос, как, внедряются системы электронного документооборота в средних и крупных предприятиях? В лекции будут рассмотрены аспекты формирования команды проекта, критерии выбора платформы СЭД и первые шаги по внедрению. Кроме того, слушатели научатся выбирать задачи для автоматизации, узнают, как сделать процесс внедрения максимально эффективным и итеративным, разберутся, как заранее запланировать масштабирование системы.

Часть 15. 7 трендов развития СЭД

В последней лекции курса Владимир расскажет о трендах развития систем электронного документооборота: изменении в позиционировании классических ECM, поддержке групповой работы в системе, интеграции с другими корпоративными системами, новых подходах к организации интерфейсов СЭД и концепции цифровой ловкости (Digital Dexterity), инструментах Low-Code и использовании технологий машинного обучения в СЭД.

Поделиться публикацией:

Что такое СЭД — Диадок

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Система электронного документооборота — это сервис, который позволяет организовать работу с электронными документами внутри компании. Он автоматизирует делопроизводство, ускоряет процессы, освобождает сотрудников от рутинных задач. СЭД закрывают все потребности делопроизводства компаний, а функциональность таких систем превышает возможности бумажного документооборота.

Так, в сервисах электронного документооборота:

  • налаживается работа с электронными документами на всех этапах их жизненного цикла;
  • поиск нужных файлов занимает минимум времени;
  • файлы надежно хранятся в едином архиве;
  • возможна настройка маршрутизации;
  • сокращается время на бумажную работу, корректировку, согласование, подписание документации;
  • взаимодействие между сотрудниками автоматизируется: обмениваться документами, выдавать и получать задания, отправлять уведомления можно в один клик;
  • действия с документами отмечаются и сохраняются в системе ― за счет этого делопроизводство становится контролируемым, а исполнительность сотрудников повышается.

Благодаря СЭД предприятия оптимизируют административные расходы на внутренний документооборот и хранение документации. При выстроенном безбумажном делопроизводстве процессы в компании ускоряются — документы быстрее проходят все согласования, решения принимаются оперативнее. Это не влияет на качество работы, напротив, использование СЭД делает компанию гибкой, способной адаптироваться к ситуации на рынке.

История развития

Первые сервисы по автоматизации делопроизводства начали появляться в 1980-е годы. Этому способствовал рост объемов управленческой документации и территориальная разрозненность филиалов, из-за которой согласования проходили неделями, иногда месяцами.

Первые СЭД разрабатывались для отдельных предприятий с помощью внутренних ресурсов и отвечали конкретным запросам и регламентам. Масштабировать разработки или изменить их структуру было почти невозможно.

Позже, уже в середине 1990-х годов, стали возникать универсальные СЭД. Создавали их в два этапа: сперва разрабатывали унифицированное ядро, затем адаптировали процессы под нужды заказчика. Передовые системы интегрировались в структуру компаний, решения упрощали работу, повышали производительность. Работа в СЭД велась на регистрационных карточках. Сервисы позволяли:

  • регистрировать входящие и исходящие документы;
  • контролировать их исполнение;
  • подготавливать отчеты.

В начале 2000-х от примитивного перевода документов в электронный вид разработчики перешли к управлению документооборотом и его оптимизации. В информационных системах появилось понятие WorkFlow, простыми словами — управление потоком работ. В 2002–2003 годах были разработаны первые комплексные системы, объединяющие инструменты WorkFlow и электронных архивов.

Приход на рынок западных разработчиков ввел понятие ECM — управление информацией предприятия. В таких сервисах работа велась уже не только с документами, но и их метаданными, что позволяло одновременно решать разноплановые задачи организаций.

Последнее десятилетие развитие сервисов электронного документооборота касается их интерфейсов, удобства работы, автоматизации процессов. Разрабатываются мобильные приложения и облачные продукты.

Требования к системам электронного документооборота (СЭД)

Набор функций у систем электронного документооборота схожий. При выборе конкретного продукта следует учесть потребности, бизнес-задачи, технические цели, потенциал организации.

В делопроизводстве важны следующие базовые опции:

  • создание документов, их потоковое сканирование и распознавание, регистрация, согласование, подписание;
  • возможность комментирования, редактирования документов, в том числе коллективного;
  • создание резолюций, контроль исполнения;
  • протоколирование действий, создание отчетности;
  • поиск файлов в едином электронном архиве, классификация;
  • разграничение доступа.

К базовым требованиям к СЭД также относятся совместимость с ПО, наличие дружелюбного интерфейса, профессиональный уровень техподдержки и степени защиты данных, мощность сервиса.

Также важны следующие критерии:

  • применение электронной подписи;
  • надежность разработчика;
  • возможность автоматического выполнения стандартных функций или подготовки документов конкретного типа;
  • массовый ввод документов — востребован компаниями с большим документооборотом;
  • возможность интеграции с существующими информационными системами, почтовой программой, офисными приложениями;
  • соответствие отраслевым стандартам или стандартам организации;
  • количество времени на восстановление сервиса в случае сбоя;
  • необходимость установки дополнительных программ;
  • зрелость системы — чем дольше она на рынке, тем вероятнее, что она будет стабильно работать, соответствовать запросам пользователей, своевременно обновляться.

Играют роль возможность масштабирования СЭД, изменения настроек при расширении компании, наличие удаленного доступа и маршрутизации документов. Это важно при территориальной разрозненности подразделений и сложной организационной структуре. Некоторые разработчики предлагают не только коробочные СЭД, но и индивидуальные решения.

Кроме того, играет роль стоимость СЭД. Следует учесть не только цену покупки системы и лицензии, но и стоимость администрирования, обучения работников, техподдержки, других составляющих.

Правовое регулирование и стандарты

Внедрение электронного документооборота внутри компании предполагает изменение организации работы, ее оптимизацию, упрощение, ускорение. Для того чтобы бизнес-процессы протекали без сбоев и результативно, при переходе на СЭД важно учесть нормативно-правовую базу сферы безбумажного делопроизводства.

Вот основные законы и стандарты:

  • 63-ФЗ «Об электронной подписи», 149-ФЗ об «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», 152-ФЗ «О персональных данных», 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
  • Постановления федерального, региональных правительств, например, Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».
  • Приказы ведомств: Росстандарта, Росархива, Минюста, Минфина, в том числе Приказ Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
  • ГОСТы и стандарты, регулирующие сферу делопроизводства и архивного дела, в частности, ГОСТ Р 7.0.8.-2013, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009, ГОСТ Р 53898-2013 и другие.
  • Общероссийские классификаторы и ряд других документов. 

Деятельность разработчиков СЭД строго не регламентируется. Однако законодательно для всех участников процесса установлена административная и уголовная ответственность за неправомерный доступ к информации, разглашение государственной или коммерческой тайны.

Виды СЭД

Системы электронного документооборота отличаются рядом характеристик. Например, областью применения, интеграционными возможностями, набором опций. В зависимости от параметров выделяют СЭД:

  • Классические — предусматривают перевод в электронный вид всех документов и процессов.
  • Клиент-серверные — размещаются на выделенном сервере, за счет чего работают быстро и надежно. Чаще всего такая технология применяется в универсальных системах.
  • На основе баз данных — интегрированные с различными базами данных, где хранится информация, в том числе в больших объемах.
  • На основе веб-технологий — разработаны для функционирования при удаленном доступе к серверу, поэтому работают через браузер, не нуждаются в клиентских приложениях.
  • Облачные решения — работа ведется с помощью сервера провайдера.

Некоторые СЭД поддерживают конкретные виды документации, например, медицинскую, а также специализированные виды документооборота — кадровый, финансовый и т. д.

Кроме того, сервисы электронного документооборота бывают коробочными (готовые решения), индивидуально разработанными и комбинированными.

Преимущества и недостатки СЭД

Рынок СЭД развивается — расширяется перечень систем и их возможностей, сферы применения, количество клиентов. Распространение таких сервисов объясняется их выгодой, удобством для бизнеса и госструктур.

В числе преимуществ:

  • сокращаются административные расходы на печать, бумагу;
  • меньше времени уходит на рутинные задачи — ввод документов, их обработка, согласование и другие действия происходят быстрее, чем при бумажном делопроизводстве, а персональные номера присваиваются автоматически;
  • обеспечивается прозрачность документооборота, поскольку действия по каждому документу можно отследить;
  • благодаря четкой постановке задач и контролю их исполнения повышается дисциплина труда;
  • надежное, долговременное и структурированное хранение файлов в электронном архиве — утери больше не страшны, а поиск займет секунды;
  • конфиденциальность данных — передача информации в СЭД защищена шифрованием, а доступ сотрудников к файлам разграничивается;
  • удаленная работа с помощью веб-версий систем и мобильных приложений;
  • инструменты для формирования отчетов;
  • сокращение числа ошибок за счет автоматического заполнения форм.

Выбор СЭД зависит от потребностей конкретных компаний. Но сервис так или иначе окажется полезным нововведением для всей организации, поскольку:

  • руководителю будет проще собирать и анализировать информацию, составлять отчеты, согласовывать документы, контролировать исполнение задач;
  • секретарь сэкономит время на рутинных делах — оформлении, регистрации документов;
  • бухгалтеры, экономисты получат в пользование единую структурированную базу данных.

Есть и неочевидные преимущества. Практика взаимодействия между сотрудниками показывает, что внедрение СЭД способствует развитию корпоративной культуры. Бумажной волокиты больше нет, история перемещений документов всем доступна, психологическая атмосфера в офисе становится все более благоприятной. Кроме того, СЭД позволяют оперативно доносить до работников новую информацию.

У систем электронного документооборота есть и свои недостатки. В частности, руководителей компаний смущают начальные траты на приобретение и внедрение СЭД, время на настройку и привыкание, последующее обслуживание. Однако часть этих минусов — временные явления, а остальные вопросы решаются в рабочем порядке. Начальные же затраты компенсирует последующая экономия.

Технические возможности современных СЭД

Современные СЭД делают бизнес-процессы быстрыми, логично выстроенными, понятными. Поэтому даже к базовым сервисам предъявляются высокие требования.

Благодаря этому сегодняшние СЭД позволяют настроить:

  • связь с бумажным документооборотом и эффективное управление как документацией, так и стадиями ее движения в компании;
  • упорядоченный обмен информацией между всеми уровнями организации;
  • управление потоками — маршрутизацию документов, разграничение доступа, совместное пользование;
  • единое пространство для структурных подразделений и отделов;
  • надежную систему информационной безопасности.

Кроме того, сервисы электронного документооборота способны масштабироваться, подстраиваться под нужды компании, даже если выбраны коробочные решения. В них, как правило, доступно отслеживание актуальности данных и архивирование файлов. Среди направлений развития — управление контентом, автопроцессинг и другие.

Готовые решения для всех направлений

Чаще всего в компаниях применяются коробочные решения. Это готовые продукты, внедрение которых в бизнес-процессы занимает минимум времени. Несмотря на единый для пользователей набор опций, они позволяют настроить полноценный документооборот.

Функции готовых решений СЭД:

  • получение, регистрация, обработка документов;
  • организация, структурированное хранение файлов в электронном архиве;
  • отслеживание действий с документами и сроков;
  • выставление задач сотрудникам и другое. 

С помощью таких СЭД можно наладить внутреннее делопроизводство в компании любого направления — на производстве, в электронной торговле, госучреждениях, магазинах, на складах. Тем более что многие системы можно адаптировать под конкретные нужды даже через стандартные настройки.

Внедрение и работа в СЭД

Внедрение систем электронного документооборота — это комплексный процесс. Он предполагает не только выбор, приобретение и установку программного обеспечения, но и перевод всех процессов в электронный формат, обучение сотрудников, шлифовку системы под конкретные задачи предприятия.

Обобщенный порядок действий при внедрении СЭД таков:

  • проанализируйте текущие бизнес-процессы в компании, изучите маршруты документов, регламенты и порядок работы с ними, учтите слабые места, чтобы оптимизировать эти процессы при электронном делопроизводстве;
  • выберите IT-решение, установите необходимое ПО, адаптируйте его или интегрируйте с имеющимися системами — сами или при помощи специалистов;
  • протестируйте и оцените СЭД, введите ее в опытную эксплуатацию;
  • обучите сотрудников работе с электронными документами.

Кроме того, важно внести изменения в учетную политику организации, а также издать положение и приказ о переходе на электронную документацию. В этих документах прописывают цели и задачи новшеств, термины и определения, устанавливают порядок доступа к сервису, правила работы с документами.

При начале работы в СЭД могут возникать сложности. Как правило, они связаны с человеческим фактором. Сотрудникам сложно перестроить работу, адаптироваться к изменениям производственных процессов. С этим можно справиться, если вовремя обучить работников, развеять их страхи и поддерживать в дальнейшем. Важную роль играет и активное участие руководства компании, его заинтересованность и оперативное решение организационных вопросов.

Популярные вопросы

Можно ли совмещать ЭДО с бумажным?

Да, можно. Более того, в первое время это будет необходимо, поскольку прежние документы хранятся в бумажном виде.

Как расшифровывается СЭД?

СЭД — система электронного документооборота. Она автоматизирует бизнес-процессы в компании и организует эффективную, безопасную работу с электронными документами. СЭД сейчас — передовой стандарт в делопроизводстве организации.

Как выбрать СЭД, подходящую для вашего бизнеса?

Сперва проанализируйте процессы в компании. В соответствии с задачами, ресурсами и потребностями бизнеса определите ключевые требования к СЭД. Затем сравните предлагаемые решения, изучите их технические, организационные возможности, оцените стоимость установки и обслуживания системы.

Чем отличается СМЭВ от СЭД?

СЭД может быть внедрена на любом предприятии или в госучреждении. СМЭВ — система межведомственного электронного взаимодействия — предназначена для обмена данными между государственными органами и ведомствами.

Чем отличается НСУД от СЭД?

НСУД — это национальная система управления данными. После полноценного запуска она аккумулирует весь массив информации государственных структур и позволит систематизировать госсистемы, реестры и базы данных. СЭД же относится к конкретной организации.

Опытная эксплуатация СЭД Дело — Областное государственное автономное учреждение Информацилонно-технический центр Иркутской области

Инструкции

Временный регламент работы в системе электронного документооборота и делопроизводства (pdf, 295КБ)

Для работы системы «Дело-WEB» используйте браузер Internet Explorer (версия не ниже 11). Адрес для входа: http://10.3.2.32/delo

Если у Вас возникли проблемы при работе с «Дело-Web»  — нажмите ClearCache.


Для пользователей «толстого» клиента СЭД «Дело»:

  • Полное руководство пользователя СЭД «Дело» («толстый» клиент)  (pdf, 16MB)
  • Настройка фильтров «НА КОНТРОЛЕ ответственный исполнитель», «ПРОСРОЧЕНО ответственный исполнитель», «СРОК ИСТЕКАЕТ ответственный исполнитель 7 дней» (pdf, 842КБ)
  • Регистрация входящего документа (pdf, 512KБ)
  • Регистрация исходящего документа (pdf, 500KБ)
  • Ввод резолюций (поручений) (pdf, 431КБ)
  • Ввод корреспондентов в справочник «Организации» (pdf, 530КБ)
  • Ввод корреспондентов в справочник «Граждане»  (pdf, 500КБ)
  • Подготовка для отправки и отправка документов по МЭДО (pdf, 407КБ)
  • Инструкция по настройке и порядку работы в СЭДД ДЕЛО при приеме и отправке сообщений средствами системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО)(pdf, 1. 8 MБ)

Для пользователей «тонкого» клиента «Дело-WEB»:

  • Полное руководство пользователя «ДЕЛО-Web» («тонкий» клиент) (pdf, 13MB)
  • Методическое пособие для работы в «ДЕЛО-Web» (pdf,5659KБ)
  • Настройка интерфейса «Дело-WEB» (pdf, 816КБ)
  • Работа с документами в «Дело-WEB» (pdf, 1155МБ)
  • Отправка или передача документа, подписанного ЭП (pdf, 316KB)
  • Работа с функциями поиск, быстрый поиск, личные папки в «Дело-WEB» (pdf, 867МБ)
  • Работа со справочником «Организации», в том числе добавление новой организации  (pdf, 901КБ)
  • Работа с документами для руководителей (pdf, 1433МБ)
  • Настройка фильтров «НА КОНТРОЛЕ ответственный исполнитель», «ПРОСРОЧЕНО ответственный исполнитель», «СРОК ИСТЕКАЕТ ответственный исполнитель 7 дней» (pdf, 1415МБ)

Для муниципальных образований:

Работа с поручениями Губернатора Иркутской области:

  • Ответственный исполнитель — муниципальное образование (mp4, 32. 9МБ)
  • Муниципальное образование — соисполнитель (mp4, 33.3МБ)
  • Поручение всем муниципальным образованиям (mp4,36.9МБ)
  • Подготовка инциативного письма (mp4, 19.3МБ)

Для технических специалистов:

  • Обновление и установка клиентской части системы ДЕЛО (pdf, 708КБ)
  • Настройка сканирования из клиентской части системы ДЕЛО (pdf, 415КБ)
  • Дистрибутив «толстого» клиента (rar, 36MB)
  • Файлы для запуска «Отчетных форм» из толстого клиента (патч) (zip, 800КБ)
  • Мониторинг Документов:
  • Настройка ЭП для «Дело-WEB»
    • Настройка рабочего места для работы с ЭП в «Дело-WEB»(pdf, 2MB)
    • Клиент CARMA (rar, 29МБ)

    Работа с обращениями граждан:

    • Руководство по взаимодействию с ССТУ для технических специалистов и пользователей СЭД «Дело» («толстый» клиент):  (pdf, 1,13МБ)
    • Инструкция по регистрации обращений гражданин и направлении их по компетенции для пользователей СЭД «Дело» («толстый» клиент) :  (docx, 2,12МБ)

    Работа с МЭДО:

  • Модуль сопряжения с МЭДО (rar, 8,8МБ)
  • Установка МЭДО (pdf, 361КБ)

Видео СЭД «ДЕЛО»

27. 12.2019 Запись сеанса обучения подведомственных учреждений 20.12.2019

В вашем браузере отключен JavaScript


Настройка интерфейса

В вашем браузере отключен JavaScript


Поиск в СЭД «ДЕЛО»

В вашем браузере отключен JavaScript


Отчетные формы в СЭД «ДЕЛО»

В вашем браузере отключен JavaScript



СЭД: новые возможности для бизнеса

В последние несколько лет российский рынок СЭД показывает хорошие результаты. С 2011 по 2013 год темпы роста достигали 20–30%. По оценкам экспертов дальнейшее развитие рынка будет происходить не за счет увеличения числа новых внедрений, а благодаря обновлению ранее установленных СЭД и усовершенствованию функционала системы. О том, какие возможности открывают перед компаниями современные СЭД, рассказали специалисты компаний ICL, Docsvision и ABBYY на семинаре в Казани.

В столице Татарстана завершился совместный семинар компаний ICL, Docsvision и ABBYY, посвященный новым возможностям систем электронного документооборота. Тематика мероприятия собрала в казанском ИТ-парке представителей государственного, кредитно-финансового, топливно-энергетического сектора экономики — всех тех, кто ежедневно сталкивается в своей работе с большими объемами различной документации.

Участникам представили передовые технологии, расширяющие границы традиционных СЭД. В частности, речь идет о совместной разработке компаний Docsvision и ABBYY — решении, построенном на платформе СЭД Docsvision и уникальной системе понимания и анализа текстов на естественных языках ABBYY Compreno. Данное решение позволяет полностью отказаться от ручного труда при вводе документов в электронную систему и даже автоматически распределяет информацию по заданным категориям: назначению, содержанию, по уровню секретности, отрасли, ответственному подразделению и другим параметрам, что в дальнейшем значительно облегчает поиск необходимых документов. Таким образом, накопленные годами архивы неструктурированной текстовой информации превращаются в реальный информационный актив организации.

Немаловажным аспектом прошедшего семинара стал обмен практическим опытом реализации проектов. Для каждой отрасли существуют свои специфические особенности внедрения СЭД. О том, как обстоят дела в энергетике, рассказал Илья Федоров, эксперт в области бизнес-решений ICL.

— Спецификой внедрения СЭД в энергетической отрасли является более тесная работа с бизнес-пользователями и выполнение задач, на первый взгляд, не имеющих непосредственного отношения к канцелярии. Однако их реализация зачастую намного важнее учета входящих/исходящих документов. — комментирует эксперт. — К примеру, в ходе внедрения СЭД в одной из энергетических компаний были автоматизированы не только процессы традиционного делопроизводства, но и такие специфические бизнес-процессы предприятия, как управление закупками и управление совещаниями. Благодаря этому сотрудники стали тратить гораздо меньше времени на выполнение рутинных операций.


Система электронного документооборота: 6 ошибок при внедрении

У систем электронного документооборота достаточно плюсов. Но среди тех, кто начинает пользоваться СЭД, иногда возникают и ярые противники, которые называют любую систему работы с электронными документами бесполезной и сетуют на потраченные деньги и время.

«Странно,» – подумали мы и решили провести опрос среди предпринимателей, разочаровавшихся в программах электронного документооборота. И вот что мы выяснили.

1. За проект отвечали 5 сотрудников

«Со стороны нашей компании мы выделили несколько ответственных сотрудников, которые помогали внедренцам разобраться, как устроен документооборот в организации и что мы хотим улучшить. Сюда вошли главный бухгалтер, глава финансового отдела и руководитель отдела кадров – в эти отделы СЭД внедряли в первую очередь, старший системный администратор и ведущий менеджер по закупкам ПО. Но ответственного за проект в этой группе не было – и каждый стал тянуть одеяло на себя. Учитывая, что консультации по внедрению и все правки в техническое задание оплачивались, бюджет внедрения в итоге невероятно раздулся».

Выход в этой ситуации – назначать единственного ответственного за проект и оставлять за ним последнее слово. Внедрение СЭД обычно затрагивает всю компанию, и учитывать интересы наиболее активно взаимодействующих с ней отделов нужно – но лучше в качестве консультантов.

2. Не оценили бюджет и сроки

«С ходу решили переводить всю компанию на электронный документооборот, так как крупный партнер-вендор поставил такое условие. Решили разработать свою программу, которая и внутренний документооборот обеспечит, и внешний, и присоединить к ней бухгалтерский архив. В итоге стало понятно, что эта амбициозная задача нам не по зубам, и надо было сразу брать готовые решения. К стоимости этих решений уже следовало добавлять цену сервера и услуг по настройке».

Учтите, что СЭД – это не только оплата лицензии программы документооборота (кстати, проверьте, бессрочная она или всего на 1 год), но и услуги на ее установку и настройку, и, возможно, обновление аппаратного обеспечения – серверов, которые будут обеспечивать работу СЭД. Добавьте сюда финансовые, человеческие и временные траты на оцифровку и внесение документов в систему, а также затраты на обучение пользователей.

3. Сначала внедряли сами

«Что сказать – решили сэкономить, пытаясь внедрить электронный документооборот самостоятельно. В процессе наш программист уволился, и нам пришлось нанимать двух фрилансеров, чтобы они разобрались в его работе. Если честно, проще было начать проект с нуля. Еще проще – не изобретать колесо и воспользоваться готовым решением».

Иногда положиться на опыт внедренцев компании, которая давно работает с системами электронного документооборота, гораздо дешевле, чем пытаться обойтись своими силами.

А установленное готовое решение будет проще поддерживать: вы не будете привязаны к конкретному сотруднику, занимавшемуся настройкой программы, вам поможет любой из специалистов обслуживающей компании.

4. Внедрили систему только для отдела кадров

«Решили, что основные документы всегда оседают в кадровом отделе, там были большие проблемы с документооборотом. Внедрили программу. В итоге она была бесполезной, потому что до кадров документы проходили еще много инстанций».

С документами работают не только делопроизводители, не только кадры, бухгалтерия или юристы компании – обычно к их появлению причастны также менеджеры других отделов, руководители и прочие сотрудники. Поэтому надо продумать систему доступа сотрудников к электронному документообороту.

Даже если вы устанавливаете архив бухгалтерских документов, вам стоит позаботиться, чтобы документы могли оттуда получить не только бухгалтеры, но и, например, менеджеры (особенно если с счетами-фактурами хранятся договоры, какие-то сопроводительные документы).

5. Навязывали новую систему сотрудникам без обучения

«Внедрили ЭДО, сотрудников поставили перед фактом. Через месяц – саботаж. Создают бумажные документы по старинке, так проще и быстрее. И смысл был в этой системе?».

Если сотрудников не подготовить к тому, что создание и учет документов теперь происходит в электронном виде, они вполне естественно будут сопротивляться новшествам.

Лучше всего – выделить для каждого отдела ответственного за работу с СЭД, обучить его с помощью компании, внедряющей систему, и дальше с их помощью обучить остальных сотрудников. Так снизятся затраты на обучение, а сотрудники будут чувствовать уверенность в том, что им помогут разобраться, если возникнут трудности.

6. Не составили регламент

«Внедряли бухгалтерский архив для контроля документов через «1С». К отчетности начался хаос: одни документы внесли, другие не внесли, третьи зависли у контрагентов. Стало ясно, что с самого начала нужен был регламент: получаем пачку документов от контрагента, в конце недели все сканируем и вносим в программу. Дело занимает от силы 10 минут, но избавляет от головной боли потом».

Чтобы электронный документооборот принес порядок в вашу компанию, нужно сначала обеспечить порядок работы с ним. В каждом отделе, кто использует СЭД, пропишите правила работы с системой, и используйте их уже на этапе обучения сотрудников. Тогда электронный документооборот в организации будет действительно полезен.

Составив список из шести основных причина провала при внедрении электронного документооборота в организации, мы пришли к выводу: недостаточно правильно подобрать СЭД для организации, нужно еще правильно ее приготовить. Возможно, чужие ошибки, перечисленные выше, позволят вам избежать лишних трат на доведение электронного документооборота до ума.

Система электронного документооборота (СЭД) | Министерство цифрового развития, информационной политики и массовых коммуникаций Чувашской Республики

В 1995 году в республике начала формироваться инфраструктура системы электронного документооборота (СЭД), которая позволяет вести внутренний документооборот органа исполнительной власти.

Для обеспечения межведомственного взаимодействия органов исполнительной власти Чувашской Республики и органов местного самоуправления, в 2005 году внедрена «Система электронного документооборота Чувашской Республики», позволяющая осуществлять электронное взаимодействие с использованием электронно-цифровой подписи и объединяющая в настоящее время все органы исполнительной власти Чувашской Республики и все органы местного самоуправления в Чувашской Республике вплоть до сельских поселений.

Распоряжением Администрации Президента ЧР от 31.03.2006 № 91 был утвержден «Временный регламент работы с системой электронного документооборота в Администрации Президента Чувашской Республики» и на его основе – в органах исполнительной власти республики, а впоследствии, постановлением Кабинета Министров ЧР от 23.07.2009 № 236 – «Типовой регламент работы с системой электронного документооборота в органах исполнительной власти Чувашской Республики», который был рекомендован к применению и в органах местного самоуправления.

СЭД реализована на основе технологии «клиент-сервер». Сервер СЭД обеспечивает хранение и доступ к данным и реализует необходимую бизнес-логику; клиент — обеспечивает визуализацию интерфейса. Интерфейс Системы реализован на основе Web-технологий. Связь между сервером и клиентом осуществляется через локальную сеть или выделенную линию.

Очередным этапом развития системы электронного документооборота органов власти Чувашской Республики является внедрение информационного ресурса «Народный контроль». Ресурс позволит обеспечить поступление уведомления или жалобы граждан в орган власти, ответственному за рассмотрение, и максимально тесно интегрироваться в существующие процессы по работе с обращениями граждан, принятых в органах исполнительной власти.

В 2018 начата работа по модернизации СЭДа в целях обеспечения соответствия современным тенденциям и необходимым техническим требованиям, таких как:

  • обеспечение пользователей удобным и современным инструментом работы с документами;
  • реализация возможности полноценного использования электронной подписи в работе с СЭД и поддержка машиночитаемого формата данных;
  • минимизация использования бумажных документов;
  • стабилизация работы системы, снижение риска внештатных ситуаций;
  • переход на использование отечественного ПО, а именно на систему управления базами данных PostgreSQL.

Преимущества нового СЭД

  1. Возможность использования полностью безбумажного документооборота.
  2. Возможность отправки и получения документов по МЭДО с федеральными органами власти.
  3. Централизованная СУБД и единый интерфейс для всех организаций, использующих обновленную СЭД. Во-первых, это обеспечивает унификацию и стандартизацию документов. Единообразие состава и форм документов, а также единые принятые нормы и правила, предъявляемые к документам, позволяют упорядочить и оптимизировать процесс по их обработке, учету и хранению и ускорить обмен деловой информацией. Во-вторых, позволяет более полно и оперативно осуществлять техническую поддержку пользователей.
  4. Мгновенная передача документов с возможностью отслеживания даты и времени фактической отправки и доставки документа адресату.
  5. Оперативное оповещение руководителя организации с использованием системы уведомлений о готовности проекта документа к подписанию, оповещение сотрудника о том, что документ подписан.
  6. Персонифицированная ответственность за поручения.

В 2019 году будет продолжена работа по внедрению новой системы документооборота во все органы исполнительной власти Чувашской Республики. В 2020 году планируется внедрить обновленный СЭД в органы местного самоуправления в Чувашской Республике.

Внедрение СЭД. Что дает компании внедрение СЭД ?

Во-первых, расшифруем, СЭД – это система электронного документооборота.

Во-вторых, нужно отметить, что в последние три-пять лет на системы электронного документооборота переходит все большее число компаний, как крупных, так и средних, и даже совсем небольших.

Для электронного документооборота используются специальные программные платформы. Например, одна из наиболее популярных – система Директум.

Внедрение СЭД предполагает закупку такой программной платформы, установку и настройку ее на рабочих местах пользователей, заполнение баз данных, перевод бумажной документации в электронную форму.

Но что же в результате получает компания от внедрении СЭД? Какие преимущества дает автоматизация документооборота?

Постараемся ответить на этот вопрос.

Внедрение СЭД производится практически для всех подразделений компании. В зависимости от ее организационной структуры это могут быть:

  • руководство предприятия,
  • юридический отдел,
  • канцелярия,
  • отдел финансового контроля,
  • бухгалтерия,
  • проектно-сметный отдел,
  • административно-хозяйственная служба,
  • отдел кадров,
  • отдел продаж
  • тендерный отдел т.д.

Оценивая результаты внедрения СЭД, эксперты выделяют такие важные и достаточно общие преимущества, которые проявляются в любом из подразделений:

Увеличение производительности труда

При внедрении СЭД рост производительности труда достигается за счет сокращения времени на поиск необходимых документов и информации.

Система электронного документооборота позволит не только за считанные секунды найти необходимый файл, но и сделать это с любого компьютера компании, независимо от того, находится он в головном офисе или в филиале. Теперь можно более эффективно потратить свое рабочее время.

Оптимизация бизнес-процессов

В рамках внедрения СЭД в большинстве случаев происходит оптимизация процессов. Электронный документооборот и, в первую очередь, автоматизация учета договоров, дают возможность не только существенно сократить временные затраты на оформление и согласование того или иного документа, но и отследить все этапы прохождения документом различных стадий.

Соответственно в любой момент времени можно легко найти «узкое» место, не позволяющее процессу идти дальше. Аналогичный пример можно привести и по согласованию других видов документов – счетов на оплату, заявок на расходование денежных средств, бюджетов компании, потребностей в закупке материалов и т.д.

Те, кто уже внедрил в своей компании СЭД, часто говорят, что электронный документооборот выявил недостатки в организации деятельности – позволил увидеть среди своих сотрудников мало загруженных «лентяев» и тех «трудоголиков», которые оказались просто перегружены задачами и документами.

Коллективная работа в СЭД и улучшение взаимодействия между отделами

Одним из важнейших преимуществ электронного документооборота является улучшение отношений между отделами внутри компании.

Ведь внедрение СЭД не только облегчает передачу и обмен информацией между отделами, но и дает возможность одновременно работать с одним документом сразу нескольким сотрудникам из разных отделов.

Внедрение СЭД уменьшает влияние «человеческого фактора»

Поиск «потерявшихся» документов, исправление ошибок, в том числе и грамматических, выяснение актуальности того или иного документа — все то, на что при бумажном документообороте понадобится не менее получаса, при наличии внедренной системы электронного документооборота займет всего несколько секунд.

Внедрение СЭД способствует снижению материальных затрат

Помимо увеличения производительности труда, автоматизация документооборота значительно снижает издержки на такие расходные материалы, как бумага и картриджи для принтера. Кроме того, внедрение электронного документооборота позволит сократить затраты на хранение документации.

Уменьшение необходимости в дополнительном персонале

Внедрение СЭД позволяет так организовать работу компании, что рост объемов производства или расширение сферы деятельности не потребуют значительного увеличения штата компании.

Развитие «командного духа»

Интересно, что внедрение системы электронного документооборота повышает не только производительность труда сотрудников, но и способствует развитию корпоративного сознания сотрудников, помогает им чувствовать себя единой командой.

Это неслучайно, срабатывает эффект социализации  и сплочения, подобный тому, который наблюдается при общении людей в социальных сетях. Можно сказать, что внедрение СЭД в определенной степени удовлетворяет естественную потребность человека в коллективной деятельности и общении.

Исключение утечки информации

У современных СЭД развитые средства управления доступом позволяют грамотно построить стратегию безопасности при работе с разными видами документов.

Внедрение СЭД обеспечивает максимально эффективное использование всех информационных систем предприятия

Как правило, в любой компании уже установлены учетные или комплексные ERP-системы предприятия. Интеграция этих систем с СЭД позволяет поднять эффективность общего управления предприятием на качественно новый уровень (см. проект  Внедрение СЭД Directum в компании «Аскона»).

Наконец, внедрение СЭД обеспечивает комплексный рост таких конкурентных преимуществ предприятия, которые не измеряются количественно. Это уверенность менеджмента в правильности исполнения поручений и соблюдении сроков решения задач, это и общее изменение корпоративной культуры.
И, что еще немаловажно — создание имиджа передового современного предприятия с понятными и прозрачными бизнес-процессами и хорошо отлаженной системой управления.

Кстати, серьезные зарубежные компании среди основных требований, которые они предъявляют к своим партнерам, в первую очередь называют именно электронный документооборот.

признаков того, что ваша работа делает вас несчастными и что вам могут потребоваться изменения

  • В каждой работе есть свои взлеты и падения. Но, по словам Эми Морин, автора книги «13 вещей, которые не делают умственно сильные люди», может возникнуть серьезная проблема, если ваша работа постоянно сокращается.
  • Если ваша работа доминирует над каждой вашей мыслью — в частности, над всеми вашими ошибками или всеми причинами, по которым вы не хотите уходить, — это может негативно повлиять на ваше время, проведенное вне работы.
  • Если на работе происходит что-то хорошее, но вы все еще можете видеть только негатив, ваша работа может сильно сказаться на вас.
  • Посетите домашнюю страницу Business Insider, чтобы узнать больше.

У всех бывают плохие дни на работе. Но если вы боитесь просыпаться каждый понедельник — пятницу или регулярно обнаруживаете, что сидите за столом на грани слез, у вас, вероятно, есть более серьезная проблема.

Эми Морин, автор книги «13 вещей, которые не делают умственно сильные люди», говорит, что враждебная рабочая среда может сделать людей несчастными, а в некоторых редких случаях может даже быть связана с депрессия . Проблема в том, что если вы попадете в эту ловушку, из нее может быть трудно выбраться.

«Плохое отношение к своей работе может создать у вас самовоспроизводящийся цикл, отрицательно сказавшись на вашем образе мышления и поведении», — объясняет она.«Чем больше вы испытываете негативные мысли и непродуктивное поведение, тем хуже вы себя чувствуете».

Вот 11 признаков того, что ваша работа разрушает вашу жизнь.

1. Вы не можете перестать думать о своей работе

В будние дни по вечерам и выходным вы должны очищать разум и расслабляться.

Итак, если вы приходите домой и не можете перестать проигрывать встречу, которая в вашей голове пошла не так, или думать обо всех причинах, по которым вы не хотите просыпаться на работу завтра, это может серьезно повлиять на качество вашего дома. жизнь, — говорит Морен.

Руминация действительно была связана с депрессией, и Морен говорит, что она может помешать некоторым людям наслаждаться тем коротким временем, которое у них есть вдали от нездоровой рабочей среды.

2. Вы жалуетесь на работу — много

Если вы действительно недовольны и не удовлетворены своей работой, вы можете начать тратить много времени и энергии на объяснения друзьям, семье и всем, кто будет просто слушать насколько плоха твоя работа на данный момент.

В данный момент этот выпуск может показаться приятным, но Морин сказал, что он вреден для здоровья, потому что «отнимает у вас душевные силы. «Это, в свою очередь, может увеличить риск стресса.

3. Социальные мероприятия с коллегами начинают казаться утомительными, а не забавными

Всем нужно время« я », но вы все равно должны получать удовольствие от общения.

Если ваша работа высасывает из вас жизнь, Морен сказал, что вы можете начать отказываться от любой возможности пообщаться, потому что разговор с другими людьми звучит слишком утомительно

Это может быть так же просто, как обедать за своим столом, а не в комнате отдыха или спешить домой после работы, чтобы избежать счастливого часа.

4. Ваши мысли о работе чрезмерно негативные.

Когда у вас мрачное представление о своем офисе, Морен сказал, что вы можете начать думать слишком негативно о работе, например: «Я никогда не получу повышение, «или» Я всегда ругают «.

«Ваш внутренний монолог может еще больше затянуть вас», — сказала она.

5. Вы отфильтровываете все хорошее в работе

Когда вы чувствуете себя подавленным, вы склонны видеть стакан наполовину пустым.

«Даже если однажды на работе произойдет девять хороших вещей, вы, вероятно, сосредоточитесь на одном плохом», — сказал Морен. Когда вы чувствуете себя подавленным, «легко упустить из виду что-нибудь хорошее», — сказала она.

6. У вас проблемы с физическим здоровьем

Депрессия влияет не только на ваше психическое здоровье.

У некоторых людей физические признаки депрессии включают боль в животе, головные боли и другие жалобы.Кроме того, ваша иммунная система может быть не такой сильной, что делает вас более восприимчивым к простуде и другим заболеваниям.

  1. Вы не хотите вставать с постели утром — никогда

Если ваша работа делает вас несчастным, вам не захочется вставать с постели, потому что это означает, что вы ‘ на один шаг ближе к работе.

«Трудно встретить день, когда вы боитесь, как вы его проведете», — сказал Морен.

8. Вы раздражительны

Морен говорит, что вы можете найти свое терпение, одев очень тонких, если ваша работа делает вас несчастным или грустным.

Возможно, вы начнёте огрызаться своим коллегам просто за то, что у них выключился телефон, или за простой вопрос вроде: «Вы знаете, когда будет готов отчет?»

9. Вы звоните по болезни — просто чтобы остаться дома

Если ваша работа является основной причиной других психических и физических проблем, имеет смысл избегать ее любой ценой.

  1. Вы больше не заботитесь о своей работе

«Повышенная прокрастинация, отсутствие участия и небрежная работа — все это признаки того, что вы потеряли интерес к своей работе», — сказал Морен.

Это, в свою очередь, может привести к тому, что ваши негативные прогнозы относительно работы действительно сбудутся, — предупреждает она. Если у вас плохая работа, вас могут понизить в должности или даже уволить.

11. Вы получаете тоску по ночам воскресенья

Воскресенье обычно , а не день отдыха, если ваша работа делает вас несчастными.

Вместо этого Морен говорит, что чувство страха может начать овладевать вами в воскресенье днем ​​(или раньше!) По мере приближения утра понедельника. «Вы можете чувствовать тревогу, переутомление или просто грустить по поводу предстоящей рабочей недели», — сказала она.

Эти тревожные чувства означают, что у вас будет морально утомительный конец выходных, что может сделать вас плохо подготовленным к предстоящей рабочей неделе, сказала она.

Эта статья была первоначально опубликована в марте 2016 года.

Мне грустно на работе и я не знаю, что делать со своей жизнью | Работа и карьера

Вопрос Мне 37 лет, у меня прекрасный муж и замечательный ребенок, а также работа в творческой сфере. Проблема в том, что я не был счастлив в своей карьере долгое время и чувствовал себя очень застрявшим, и время от времени я плачу, потому что просто не знаю, что мне делать со своей жизнью.Я был отличником в школе (много работал, получал оценки, ходил в хороший университет), но сейчас я нахожусь в должности, в которой мало успехов, и я даже не уверен, что хочу остаться в этой карьере.

Я понимаю, что потратил так много времени, пытаясь сделать то, что от меня ожидают, что совершенно не понимаю, чем я хочу заниматься. Я также съеживаюсь от того, как много я терплю в свои 20 лет. Я преследовал людей, которых в глубине души знал, что мне не очень нравились, и брал на себя всевозможные дополнительные задачи на работе с обещанием, что это будет хорошо смотреться в резюме, но получил мало повышения.

Я чувствую облегчение. Я, по крайней мере, наконец осознаю такое поведение, но боюсь, что уже слишком поздно. Я подаю заявление о приеме на работу, но не так много фирм, которые хотят, чтобы мать приближалась к 40. И, как я уже сказал, я даже не уверен, что хочу оставаться в этой сфере. Пожалуйста помоги.

Ответ Филиппы Разве не здорово, что ваши отношения с партнером и ребенком налаживаются? Похоже, в прошлом у вас было прозрение, и вы перестали встречаться с людьми, которых, как вы думали, должны были искать, и вместо этого отправились к тем, кого любили и любили.Хорошая работа. Это вселяет в меня уверенность, что вы сможете выполнить следующую часть работы по саморазвитию, которую вам также необходимо выполнить.

Итак, снова пора изучить ваши «следует». «Должности» часто являются ассимилированными потребностями других людей и вашей культуры. Принимая во внимание все эти интроекты, вы полагали, что должны усердно работать в школе, должны поступить в университет, должны работать в конкурентной отрасли, должны подняться на вершину. Трамвайные линии подходят многим, но они никоим образом не подходят всем, и я рад, что вы теперь прислушиваетесь к своим собственным ощущениям, потому что это означает, что вы сможете внести необходимые изменения, чтобы двигаться в правильном направлении.. Вы ставили галочки в клетках, которые должны были поставить другие, но до сих пор не все они были обязательно вашими.

Я думаю, ваш страх возникает из-за того, что вы имеете в виду своего рода настольную игру о годах и вехах — какой вехи вы должны достичь к какому году. Это основано на тех рекомендациях, которые вы усвоили. Это бесполезная игра. Мой друг стал соучредителем нового предприятия творческой индустрии в 80 (natthecat.co.uk), так что не думайте, что вы проиграли игру, если у вас есть определенное число без определенной вехи — вы этого не сделаете. нужно играть в эту игру.Найдите другую игру.

Самый большой риск — оставаться в месте, которое делает вас несчастным.

Читая вашу электронную почту, я не могу быть уверен, что вас беспокоит то, что вы не поднялись на вершину, или сама работа. Я не уверен, что вы недовольны из-за относительного отсутствия статуса и внутреннего голоса, говорящего, где мое повышение? Или это несчастье связано с характером самой работы. Интересно, сможете ли вы разобрать и разделить их.

Я думаю, что до сих пор, что касается работы, вы упорно работали над тем, чтобы вас видели, что вы делаете правильные вещи, делая что-то для своего резюме, а не для удовлетворения в настоящем.Вам нужно больше внутренних ссылок, а это значит, что нужно работать над тем, что вы чувствуете, и меньше делать внешних ссылок — именно так все выглядят для других. Все должно быть меньше о том, как они выглядят, и больше о том, как они себя чувствуют. Вы знаете это, но я объясняю это — чем больше мы выражаем это словами, тем легче с этим справиться.

Если вам нравится работа, но вы не цените отсутствие прогресса, возможно, вам нужно остаться в своей отрасли, но найти другую группу людей, с которыми можно работать, которые больше подходят для вас.Превратите то, что вы считаете недостатком, в преимущества — родительская роль означает, что вы хорошо используете свое время и можете расставлять приоритеты; старше 35 лет означает, что у вас много опыта, а позитивное мышление означает, что вы будете более позитивно относиться к собеседованию.

Но если вы обнаружите, что вам даже не нравится работа — что ж, самое замечательное, что вы можете начать новое дело или переквалифицироваться на другую работу или профессию, и, если вы можете себе это позволить, сделать перерыв. попробовать другие вещи, чтобы увидеть, нравятся ли они вам.Я думаю, что самый большой риск, на который вы идете, — это оставаться в месте, которое делает вас несчастным.

Подумайте, должна ли ваша работа быть значимой и / или приносить удовольствие. Важны ли социальные аспекты работы? Или вы предпочитаете работать в одиночку? Что вам приходит в голову, когда вы думаете о «вовлеченности и волнении»? «Награждение», что приходит на ум? «Исполнение», «деньги». Не заставляйте себя знать, но запишите эти слова, подумайте о них и посмотрите, что вам придет в голову. Относитесь к этому как к своего рода медитативному мозговому штурму; не отвергайте ни одной идеи — вы можете отпугнуть другие идеи, если сделаете это.Вы не можете торопиться. Запишите образы или слова, которые возникают при выполнении этого упражнения. Затем посмотрите на них еще раз и посмотрите, что вам подходит. И в переходные периоды, я думаю, неплохо записать свои сны и посмотреть, какие чувства и образы также повторяются в них. Сны могут дать нам полезные метафоры, которые помогут понять, что нам нужно.

Сойдите с трамвайных путей. Вы играли в одну игру, пора найти другую. У тебя есть это.

Если у вас есть вопрос, отправьте короткое электронное письмо на адрес askphilippa @ Observer.co.uk

Как справиться с грустью на работе

Вы стоите за занавесом, вот-вот выйдете на сцену, чтобы столкнуться с множеством лиц, наполовину окутанных тьмой перед вами. По мере того, как вы приближаетесь к прожектору, ваше тело с каждым шагом становится все тяжелее. Знакомый стук эхом разносится по вашему телу — ваше сердцебиение зашкаливает.

Не волнуйтесь, не только вы страдаете глоссофобией (также известной как речевое беспокойство или боязнь говорить с большой толпой).Иногда беспокойство возникает задолго до того, как вы даже стоите на сцене.

Защитный механизм вашего тела реагирует, заставляя часть вашего мозга выделять адреналин в кровь — то же химическое вещество, которое выделяется, как если бы за вами гнался лев.

Вот пошаговое руководство, которое поможет вам преодолеть страх публичных выступлений:

1. Подготовьте себя морально и физически

По мнению экспертов, мы созданы для того, чтобы показывать тревогу и распознавать ее в других.Если ваше тело и разум обеспокоены, ваша аудитория заметит. Следовательно, важно подготовиться перед большим шоу, чтобы выйти на сцену уверенными, собранными и готовыми.

«Ваш внешний мир — это отражение вашего внутреннего мира. То, что происходит внутри, видно снаружи ». — Боб Проктор

Легкие упражнения перед презентацией помогают улучшить циркуляцию крови и отправить кислород в мозг. С другой стороны, умственные упражнения могут помочь успокоить ум и нервы.Вот несколько полезных способов успокоить ваше учащенное сердцебиение, когда вы начинаете чувствовать бабочек в животе:

Разогрев

Если вы нервничаете, скорее всего, ваше тело будет чувствовать то же самое. Ваше тело напрягается, мышцы стянуты или вы вспотели. Аудитория заметит, что вы нервничаете.

Если вы заметили, что именно это и происходит с вами за несколько минут до выступления, сделайте пару растяжек, чтобы расслабить и расслабить ваше тело. Перед каждым выступлением лучше разминаться, так как это способствует повышению функционального потенциала организма в целом.Мало того, это увеличивает мышечную эффективность, улучшает время реакции и ваши движения.

Вот несколько упражнений, которые помогут расслабить тело перед началом шоу:

  1. Повороты шеи и плеч — Это помогает снять напряжение и давление мышц верхней части тела, поскольку повороты сосредоточены на вращении головы и плеч, расслабляя мышцы. Стресс и беспокойство могут сделать нас неподвижными в этой области, что может вызвать возбуждение, особенно когда вы стоите.
  2. Растяжка руки — Мы часто используем эту часть наших мышц во время речи или презентации с помощью жестов и движений рук. Растяжка этих мышц может снизить утомляемость рук, расслабить вас и улучшить диапазон языка тела.
  3. Повороты талии — Положите руки на бедра и вращайте талией круговыми движениями. Это упражнение направлено на расслабление брюшной полости и поясницы, что очень важно, так как оно может вызвать дискомфорт и боль, что еще больше усиливает любые беспокойства, которые вы можете испытывать.

Сохраняйте водный баланс

Вы когда-нибудь чувствовали себя сухим за секунду до того, как заговорить? А потом выходить на сцену скрипучим и скрипучим перед публикой? Это происходит потому, что адреналин от страха перед сценой вызывает ощущение сухости во рту.

Чтобы этого не произошло, важно, чтобы перед выступлением у нас было достаточно жидкости. Глоток воды поможет. Однако пейте умеренно, чтобы вам не приходилось постоянно ходить в туалет.

Старайтесь избегать сладких напитков и кофеина, так как это мочегонное средство, а это значит, что вы почувствуете сильную жажду. Это также усилит ваше беспокойство, из-за которого вы не сможете говорить ровно.

Медитация

Медитация широко известна как мощный инструмент успокоения ума.Дэн Харрис из ABC, со-ведущий выпускных программ Nightline и Good Morning America и автор книги под названием 10% Happier , рекомендует, чтобы медитация могла помочь людям почувствовать себя значительно спокойнее и быстрее.

Медитация — это тренировка для ума. Это дает вам силу и концентрацию, чтобы отфильтровать негатив и отвлекающие факторы словами поддержки, уверенности и силы.

Медитация осознанности, в частности, популярный метод, чтобы успокоить себя перед выходом на большую сцену.Практика включает в себя удобное сидение, сосредоточение внимания на своем дыхании, а затем сосредоточение внимания вашего ума на настоящем, не отвлекаясь от забот о прошлом или будущем, что, вероятно, включает в себя блуждание на сцене.

Вот хороший пример управляемой медитации перед публичным выступлением:

4.Разберитесь в своем контенте

Знание того, что у вас под рукой, помогает снизить беспокойство, потому что есть одна вещь, о которой нужно беспокоиться. Один из способов добиться этого — несколько раз попрактиковаться перед выступлением.

Однако дословное запоминание вашего сценария не приветствуется. Вы можете замерзнуть, если что-то забудете. Вы также рискуете показаться неестественным и менее доступным.

«Никакое чтение или запоминание не принесут вам успеха в жизни.Главное — это понимание и применение мудрых мыслей ». — Боб Проктор

Многие люди неосознанно делают ошибку, читая со своих слайдов или дословно запоминая свой сценарий, не понимая их содержания — это явный способ переутомить себя.

Понимание вашего речевого потока и содержания облегчает вам преобразование идей и концепций в ваши собственные слова, которые затем вы можете ясно объяснить другим в разговорной манере.Создание слайдов, включающих текстовые подсказки, также является легким приемом, чтобы вы могли быстро вспомнить свой поток, когда ваш разум становится пустым.

Один из способов понять это — запомнить общие концепции или идеи в своей презентации. Это поможет вам говорить более естественно и позволит проявиться вашей индивидуальности. Это похоже на путешествие вашей аудитории с несколькими ключевыми вехами.

5. Практика ведет к совершенству

Как и большинство людей, многие из нас от природы не настроены на публичные выступления.Редко люди подходят к большой аудитории и безупречно выступают без каких-либо исследований и подготовки.

На самом деле, некоторые из ведущих докладчиков делают это легко во время показа, потому что они провели бесчисленные часы за кулисами, углубляясь в практику. Даже такие великие ораторы, как покойный Джон Ф. Кеннеди, заранее готовили свою речь несколько месяцев.

Публичное выступление, как и любой другой навык, требует практики — будь то многократное повторение речи перед зеркалом или ведение заметок.Как говорится, совершенство помогает практика!

6. Будьте аутентичны

Нет ничего плохого в том, чтобы чувствовать стресс перед тем, как выступить перед аудиторией.

Многие люди боятся публичных выступлений, потому что боятся, что другие будут судить их за то, что они показали их истинное, уязвимое «я». Тем не менее, уязвимость иногда может помочь вам выглядеть более искренним и понятным, как оратор.

Отбросьте притворство, будто пытаетесь вести себя или говорить как кто-то другой, и вы обнаружите, что риск стоит того.Вы становитесь более искренним, гибким и спонтанным, что позволяет легче справляться с непредсказуемыми ситуациями — будь то жесткие вопросы от толпы или неожиданные технические трудности.

Узнать свой подлинный стиль речи очень просто. Просто выберите тему или вопрос, который вам интересен, и обсудите это, как обычно, с близкой семьей или другом. Это похоже на личный разговор с кем-то один на один. Отличный способ сделать это на сцене — выбрать случайного члена аудитории (с надеждой на успокаивающее лицо) и поговорить с одним человеком во время выступления.Вы обнаружите, что проще общаться с одним человеком за раз, чем со всей комнатой.

С учетом вышесказанного, чтобы быть достаточно комфортным, чтобы быть собой перед другими, может потребоваться немного времени и некоторый опыт, в зависимости от того, насколько вам комфортно быть собой перед другими. Но как только вы примете это, страх сцены не будет таким пугающим, как вы изначально думали.

Докладчики, такие как Барак Обама, являются ярким примером искреннего и страстного оратора:

7.Оценка выступления после выступления

И последнее, но не менее важное: если вы выступали публично и были травмированы неудачным опытом, попробуйте воспринимать это как урок, полученный для улучшения себя как оратора.

Не ругайте себя после презентации

Мы самые жесткие по отношению к себе, и это хорошо. Но когда вы закончите выступать с речью или презентацией, дайте себе признание и похлопайте по плечу.

Вы успели закончить то, что должны были сделать, и не сдавались.Вы не позволили своим страхам и неуверенности добраться до вас. Гордитесь своей работой и верьте в себя.

Совершенствуйте свою следующую речь

Как упоминалось ранее, практика действительно ведет к совершенству. Если вы хотите улучшить свои навыки публичных выступлений, попробуйте попросить кого-нибудь снять вас на видео во время выступления или презентации. После этого наблюдайте и наблюдайте, что вы можете сделать, чтобы улучшить себя в следующий раз.

Вот несколько вопросов, которые вы можете задать себе после каждого выступления:

  • Как я это сделал?
  • Есть ли области для улучшения?
  • Я выглядел или казался напряженным?
  • Я наткнулся на свои слова? Почему?
  • Я слишком часто говорил «ммм»?
  • Как проходила речь?

Запишите все, что вы наблюдали, и продолжайте практиковаться и совершенствоваться.Со временем вы сможете лучше справляться со своими страхами перед публичными выступлениями и выглядеть более уверенно, когда это необходимо.

Если вы хотите получить больше советов о публичных выступлениях или проведении отличной презентации, ознакомьтесь с этими статьями:

Когда проводить день психического здоровья

«Я думаю, что безопасный совет не должен быть прямым», — сказал Эндрю Куллер, клинический психолог из больницы Маклин в Бельмонте, штат Массачусетс. Не все ценят психическое здоровье, добавил он, и «если только вы близки со своим руководителем, это риск.

Но предположим, что вы работаете в такой организации, где вы можете говорить правду, не опасаясь наказания. В этом случае вы по-прежнему не обязаны сообщать, почему вы хотите взять больничный. Однако, если вы хотите поделиться (или заинтересованы в снижении некоторой стигмы, связанной с психическим здоровьем), вы можете подойти к своему руководителю и сказать: «Я думаю, мне было бы действительно полезно выделить день, чтобы немного подзарядиться», — сказал доктор. — сказал Грант. «Я хочу вернуться к работе со всей своей энергией.«

Когда сотрудники морально и физически истощены, это влияет на качество их работы, их производительность и людей вокруг них, — добавил доктор Грант.

«Я думаю, что легче разговаривать о выгорании, чем о грусти, депрессии или тревоге, поэтому я бы, вероятно, перестраховался и выделил, почему это хорошо для организации, а не только для вас». он сказал.

Если вы чувствуете себя готовым, вы также можете попытаться собрать коалицию людей в вашем отделе, которые обеспокоены психологической усталостью, — сказал д-р.Грант, чья последняя книга « Подумай еще раз: сила познания того, чего ты не знаешь», призывает читателей изменить устоявшиеся стереотипы мышления. В группе вы можете обсудить проблемы, такие как пропущенные сроки или ошибки, которые могут усугубиться выгоранием, а затем сообщить об этих проблемах своему руководителю, который, возможно, будет заинтересован в поиске решения. Таким образом, вы можете попытаться изменить систему для всех, включая себя.

Что вы делаете в «грустный день»?

Решая, как использовать день психического здоровья, полезно подумать о том, что в первую очередь привело вас к этому моменту.Нужно ли уделять внимание вашим личным отношениям? Вы устали от своей рабочей нагрузки и отчаянно хотите отключиться от всего? У вас была особенно напряженная неделя и вы хотите провести некоторое время, расслабляясь? Может быть, это комбинация нескольких вещей.

Если вы обдумаете это заранее, вы сможете использовать свой день с максимальной пользой. В то время как один человек может получить пользу от массажа или дня ухода за телом, другой может захотеть покрасить или устроить сад. Другие найдут наибольшую ценность в восстановлении связи с друзьями или членами семьи.

Не нравится на работе? Возможно, вам потребуется решить эти 8 общих проблем

Практически каждый успешный человек под солнцем советует другим работать, делая то, что им нравится. Итак, есть веские доказательства того, что у нас есть концепция, что работа может быть (смею сказать?) забавой. Что это может сделать нас счастливыми. И все же, вот и мы, коалиция работодателей за здоровье утверждает, что почти каждый четвертый работник (23 процента) признает, что в какой-то момент своей жизни у него диагностировали депрессию.

Почему многие из нас такие грустные?

1. У вас нет возможности быть самим собой.

Несмотря на нынешний упор на аутентичность, может быть трудно ослабить бдительность и подружиться перед лицом повестки дня и протокола, особенно если вы — начальник, который должен изобразить некое подобие авторитета. При этом большинство рабочих тратят более 40 часов в неделю либо потому, что им нужны наличные, либо потому, что боятся, что не продвинутся вперед, если они этого не сделают.Это много времени каждый день притворяться.

2. Ваша зарплата подрывает ваше чувство собственного достоинства.

В США мы склонны связывать идеи ценности, времени, навыков и интеллекта. Например, если мы можем применить определенные знания или набор навыков, тогда другие обычно считают наше время более ценным, а наша ставка заработной платы выше. Впоследствии мы чувствуем, что многого стоим и играем важную роль в обществе. Но из-за стагнации заработной платы и роста конкуренции на рынке труда у вас могут возникнуть проблемы с тем, чтобы исправить свои ожидания и самоощущение с помощью финансовой реальности.

3. У вас мало контроля или нет.

Работа обычно означает выполнение того, что вам говорят другие, когда они говорят вам делать это, с их инструментами, в соответствии с их графиком. Могут возникнуть серьезные препятствия на пути к высшему руководству, чтобы услышать опасения. Это отсутствие контроля может создать унизительную иллюзию полного бессилия.

Но и не думайте, что вы в опасности только потому, что заявляете о себе. Если вы начальник, вам может казаться, что вы во власти своих акционеров, поставщиков или других участников вашей операционной сети.Это чувство может быстро ухудшиться, когда неожиданный фактор будет добавлен в сделки, которые стоят тысячи или даже миллионы долларов, или когда проблемы с деньгами заставят вас сделать жесткие звонки, которые, как вы знаете, люди будут ненавидеть.

4. У вас нет собственного чувства направления.

Большинство людей идут на работу, потому что им говорят, что они будут хороши на этих должностях, или потому, что эти должности позволяют людям выполнять определенные финансовые или другие обязательства.Без цели работы, соответствующей вашей страсти, трудно расстроиться, идя в офис.

5. Компания видит вещи иначе, чем вы.

В то время как тысячи компаний играют по правилам, у других есть этические стандарты, которые заставят лису в курятнике выглядеть прирученной. Вы можете впасть в депрессию и почувствовать вину, если вам придется каждый день ходить на работу, когда ваши ценности постоянно противоречат тому, что, по словам лидеров, они хотят от вас.

6.У вас конфликтующие приоритеты.

Работа может быть удручающей, если она постоянно отвлекает от чего-то еще, что вы считаете действительно важным. Например, если вы родитель, вы можете чувствовать себя виноватым, когда усердно работаете для своей карьеры, потому что знаете, что не так много заботитесь о своих детях. Большой ключ к разгадке, что это проблема? Вы всегда злитесь из-за того, что не хватает времени, чтобы разобраться во всех ваших интересах.

7. Работа вам не подходит.

То, что у вас есть талант или способности к чему-либо, не означает, что это идеально подходит для вашей личности.Например, вы можете невероятно хорошо общаться с другими лицом к лицу, но при этом чувствуете себя опустошенным, потому что вы больше интроверт.

8. Окружающая среда в беспорядке.

Освещение, присутствие растений или животных, возможность уединения, наличие чего-нибудь здорового для еды, отсутствие индивидуального пространства — все это может повлиять на настроение и то, как вы воспринимаете свою работу.

Как бороться с хандрой на рабочем месте?

Нет волшебной таблетки для бла на рабочем месте.(Извините. Я реалист. Я должен быть честным.) Но если вам нужен базовый подход, скажите депрессии СТОП.

Говорите — расскажите кому-нибудь о своих чувствах, чтобы он выразил сочувствие и поддержал. Этот кто-то не обязательно должен быть твоим начальником. Но большинство работодателей понимают, что инвестировать в получение помощи полезно для производительности и прибыли, а 64% говорят, что они направили бы сотрудника к специалисту EAP! Официальное раскрытие информации также может помочь вам получить разумное приспособление в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями.

T Найдите время для анализа — Кто вы? Каковы твои цели? Когда ты самый счастливый или самый грустный? Почему? Как будут выглядеть изменения, и какие физические и человеческие ресурсы у вас есть для этого?

O Организуйте себя — Здесь речь идет не только о физическом порядке и контроле, хотя это имеет значение. Речь идет об использовании вашего анализа, чтобы настроить себя на легкий переход от того, где вы находитесь, к тому, что вы хотите.

P Вперед — После того, как вы внесли изменения в себя и получили некоторую помощь, будьте открыты, чтобы помочь другим, кто в вас нуждается.Отдача — отличный способ изменить ситуацию к лучшему и почувствовать постоянную значимость.

Мнения, выраженные здесь обозревателями Inc.com, являются их собственными, а не мнениями Inc.com.

Работа с сезонным аффективным расстройством или SAD

© iStockphoto
yanikap

Получите как можно больше солнечного света в зимние месяцы.

У многих из нас когда-то была «зимняя хандра». Долгие, холодные, бесконечно серые дни временами могут затронуть даже самых оптимистичных людей.

Однако некоторые из нас в это время года страдают более серьезными симптомами. В зимние месяцы некоторые люди могут испытывать чувство депрессии, вялости и раздражительности, которые обычно проходят с наступлением весны.

Это состояние называется сезонным аффективным расстройством (САР). Это более серьезно, чем типичный «зимний блюз», и встречается чаще, чем вы думаете.

В этой статье мы рассмотрим, что такое SAD, и узнаем, как вы можете управлять его симптомами, чтобы вы и ваша команда могли оставаться продуктивными и чувствовать себя лучше в течение зимы.

Примечание:

Эта статья предназначена только в качестве общего руководства и не заменяет медицинские консультации или лечение. Если вы страдаете от SAD или подозреваете, что страдаете, обратитесь к квалифицированному специалисту в области здравоохранения.

Что такое сезонное аффективное расстройство?

Клиника Мэйо определяет САР как подтип депрессии, который связан со сменой времен года. Симптомы обычно начинаются осенью, развиваются в зимние месяцы и часто заканчиваются с наступлением весны.Точные причины SAD неизвестны, но многие эксперты сходятся во мнении, что это состояние связано с сокращением продолжительности солнечного света зимой.

Одна теория исследует, как солнечный свет стимулирует гипоталамус, область мозга, которая контролирует настроение и функции сна. У людей, страдающих САР, недостаток солнечного света не позволяет этой части мозга работать должным образом. В результате они могут вырабатывать меньше гормонов настроения и сна, таких как мелатонин и серотонин.

Дефицит витамина D, который большинство людей получает естественным путем с пищей, особенно с солнечным светом, также часто считается причиной САР.Но доказательства неубедительны. В датском исследовании 2014 года исследователи обнаружили, что добавление витамина D имеет незначительный эффект.

Но витамин D действительно играет роль в синтезе дофамина и серотонина, низкий уровень которых связан с депрессией. Исследование Университета Джорджии, проведенное в 2014 году, пришло к выводу: «Логично, что между низким уровнем витамина D и симптомами депрессии может быть связь».

Хотя SAD может повлиять на кого угодно, этот знаменательный отчет показал, что он гораздо более распространен в северных широтах, и это исследование сообщает, что это заболевание поражает в четыре раза больше женщин, чем мужчин.САР также влияет на людей в южном полушарии, но очень редко встречается у людей, живущих вблизи экватора, где световой день длинный и постоянный.

Симптомы сезонного аффективного расстройства

По данным Национального института здоровья (NIH), люди, страдающие САР, могут испытывать следующие симптомы:

  • Безнадежность.
  • Повышенный аппетит и прибавка в весе.
  • Чрезмерный сон.
  • Меньше энергии и снижение способности концентрироваться.
  • Потеря интереса к работе и другой деятельности.
  • Вялые движения.
  • Социальная изоляция.
  • Несчастье и раздражительность.

Мнения о том, сколько людей затронуто САР, расходятся. Например, по оценкам этого исследования, около 15,8 миллиона человек в США могут страдать от него каждый год.

Клиника Кливленда, однако, подсчитала, что полмиллиона человек в США могут страдать от САР, а еще от 10 до 20 процентов населения могут страдать от более легкой формы «зимней хандры».По оценкам Национальной службы здравоохранения Великобритании (NHS), до двух миллионов человек в Великобритании и более 12 миллионов человек в Северной Европе ежегодно страдают от САР.

Лечение сезонного аффективного расстройства

Может быть трудно жить с симптомами SAD, и еще сложнее оставаться оптимистичным и продуктивным на работе. Однако есть несколько стратегий, которые вы можете использовать для управления своими симптомами.

1. Используйте светотерапию

Световая терапия — один из самых эффективных способов лечения симптомов САД.Это включает в себя воздействие высоких уровней интенсивного света, излучаемого световым коробом, в течение определенного времени, обычно 15-30 минут каждое утро.

Некоторые световые короба должны быть прописаны врачом, а другие можно купить в Интернете. Одно исследование показало, что лампы с дозировкой 10 000 люкс (мера освещенности) могут эффективно лечить САР после одной недели использования.

То, как вы просыпаетесь, также важно. Каждое утро вы получаете выброс кортизола, известный как «реакция пробуждения кортизола» (CAR).Это дает вам прилив энергии и улучшает работу вашего мозга в передачу. Вы можете использовать CAR, чтобы оптимизировать свою работу в течение дня, вставая рано и в обычное время.

Постепенное пробуждение по мере приближения дневного света — лучший способ усилить АВТОМОБИЛЬ. Устройства световой терапии, которые излучают синий свет, который усиливает CAR в темное утро, также могут помочь в этом.

Любое воздействие естественного света, даже если на улице серый цвет, также может облегчить ваши симптомы.Итак, постарайтесь как можно больше выходить на улицу, даже если вам этого не хочется. Подумайте о том, чтобы прогуляться во время обеденного перерыва или заняться зимним хобби на свежем воздухе. Экспериментируйте с ходячими встречами .

2. Запланируйте время для обычных упражнений

Было показано, что больше физических упражнений помогает облегчить симптомы SAD. Он также может снизить стресс, улучшить ваше настроение, повысить ваш IQ, улучшить вашу способность учиться и концентрироваться, а также повысить уровень вашей энергии.

Итак, стремитесь делать больше занятий, которые заставляют вашу кровь улучшаться каждый день. Помните, что упражнения не обязательно должны означать посещение тренажерного зала. Вы можете записаться на уроки танцев, побегать или погулять с другом или заняться йогой. Небольшие изменения, такие как подъем по лестнице, езда на велосипеде или ходьба пешком на работу, а также парковка подальше от офиса, также могут иметь большое значение.

Если вам сложно вписать упражнения в свой плотный график, подумайте о том, чтобы встать пораньше, чтобы потренироваться. Упражнения рано утром также могут повысить ваш метаболизм, что способствует сжиганию большего количества калорий в течение дня.

3. Думай позитивно

Мы все испытали, как одна негативная мысль или конфликт с коллегой, например, может перерасти в паттерн негатива, который длится в течение дня. САД может преувеличивать этот негатив и вызывать чувство безнадежности и депрессии.

Для борьбы с негативными мыслями используйте когнитивную реструктуризацию. стратегии для изменения вашего образа мышления и использование медитации и упражнения на глубокое дыхание, чтобы справиться с симптомами.

Это также может помочь в практике внимательности. , когда вы замедляетесь и пытаетесь ценить каждый момент, когда вы его проживаете. Этот простой метод может изменить ваше восприятие жизни. И это также может помочь вам почувствовать благодарность за мелочи, побуждая вас ценить все, что вас окружает.

4. Протяни руку

Когда вы испытываете депрессивное расстройство, возможно, вам не хочется общаться после работы или проводить время с друзьями. Однако общение с другими людьми может помочь улучшить ваше настроение, уменьшить чувство одиночества и отвлечься от других симптомов SAD.

Итак, обратитесь к семье, друзьям и коллегам и найдите веселые занятия, которыми вы можете заниматься вместе.

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Получайте новые профессиональные навыки каждую неделю, а также наши последние предложения и бесплатное загружаемое учебное пособие по личному развитию.

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

5.Ешьте здоровую пищу

Диета может сыграть ключевую роль в том, чтобы помочь вам справиться с симптомами SAD. Например, это исследование 1993 года показало, что люди в Исландии реже страдают САР, чем люди на восточном побережье США, несмотря на то, что они находятся дальше на север и получают меньше солнечного света. Это может быть связано с тем, что их диета с высоким содержанием рыбы, содержащей много жирных кислот Омега-3, снижает возникновение САР.

Итак, подумайте о том, чтобы включить в свой рацион больше рыбы, включая жирные сорта, такие как сардины, сельдь, тунец или лосось.Если вы не едите рыбу, вместо этого можно употреблять больше льняного семени, грецких орехов, говядины, тофу или брюссельской капусты. Также может помочь есть меньше углеводов и больше фруктов и овощей.

Управляющих членов команды с SAD

Как менеджеру важно понимать, что САР — серьезное заболевание, которое может нанести серьезный ущерб жизни людей. Если кто-то из вашей команды испытывает симптомы SAD, вы можете сделать что-то, чтобы помочь ему справиться и работать более продуктивно в зимнее время.

1. Посмотрите на свою рабочую среду

Естественный свет может значительно помочь уменьшить симптомы SAD, поэтому начните с осмотра рабочего места члена вашей команды. Можете ли вы пододвинуть их стол ближе к окну или другому источнику естественного света? Вы также можете посоветовать людям делать перерывы на улице, чтобы подышать свежим воздухом и солнечным светом.

Затем убедитесь, что у них здоровое рабочее место. . Прогулка по офису — окружающая среда вдохновляет и поднимает настроение? Он хорошо освещен и манит? Он чистый и хорошо вентилируется?

Подумайте о том, чтобы украсить вещи красками, растениями и вдохновляющими произведениями искусства.И, в зависимости от обстоятельств, подумайте о предоставлении светового короба. Эти изменения помогут повысить уровень энергии именно тогда, когда вашим людям это нужно больше всего.

2. Поощрение

Членам команды, страдающим САР, может быть трудно сконцентрироваться в зимние месяцы, и вы можете заметить, что это влияет на качество их работы и их продуктивность.

Важно решать любые проблемы, которые у вас есть, напрямую с заинтересованным лицом и относиться к ним чутко и уважительно.Слушайте активно когда они говорят, проявляйте сочувствие о том, через что они проходят, и помните о своем тоне и языке тела когда вы оставляете отзыв.

Поощряйте их следовать советам из первого раздела этой статьи и деликатно предложите им посетить врача, если симптомы не улучшатся через несколько недель.

Ключевые моменты

Сезонное аффективное расстройство (САР) — это подтип депрессии, который поражает людей в зимние месяцы и часто исчезает с наступлением весны.

Хотя точная причина неизвестна, многие эксперты считают, что это состояние является реакцией нашего организма на уменьшение воздействия солнечного света зимой.

Чтобы бороться с симптомами SAD, попробуйте использовать световую терапию каждый день. Купите световой короб или найдите способ проводить больше времени на свежем воздухе.

Старайтесь больше заниматься спортом и больше общаться.

Как справиться со своей сезонной депрессией на работе

Когда острые ощущения от праздников давно прошли, а новогодняя мотивация быстро угасает, вы можете почувствовать, что готовитесь к бесконечному зимнему спаду.В этом сезоне (если вы живете в регионе, который переживает четыре сезона) приходят знакомые, вызывающие стон моменты: холодное утро, когда вставать с постели становится рутинной работой, перемещаться по больным коллегам и тащиться через серые дни, подходящие для спячки.

Но если вы замечаете постоянную летаргию, которая преследует вас повсюду и влияет на ваше настроение, может иметь место нечто большее, чем простая депрессия в холодную погоду. Вы можете быть одним из более чем десяти миллионов людей, которые борются с сезонным аффективным расстройством (САР), типом депрессии, который начинается поздней осенью и длится всю зиму.

Эксперты считают, что САР связано с гормональными изменениями в определенное время года. Отсутствие дневного света в зимние месяцы нарушает естественный ритм тела и снижает уровень серотонина — химического вещества мозга, связанного с энергией и настроением. Результатом могут быть грусть, усталость и даже физические изменения, такие как бессонница и увеличение веса.

Переживать рабочий день с проблемой психического здоровья, такой как сезонная депрессия, может показаться нелегкой борьбой. Это потому, что SAD может повлиять на все, от вашей продуктивности и сосредоточенности до отношений с коллегами и начальником.

Если вы подозреваете, что SAD влияет на вашу работу и счастье, вот несколько шагов, которые необходимо предпринять:

Не Игнорировать знаки

В то время как мрачная зимняя погода может заставить даже самого амбициозного человека захотеть уютной пижамы и кружка горячего чая, не преуменьшайте свои опасения, если подозреваете, что происходит что-то серьезное.

Возможно, пришло время обратиться за помощью, если вы заметите следующее в течение двух или более недель:

  • Вы сверхчувствительны к стрессу, быстро гневаетесь или испытываете беспокойство
  • Вы избегаете социальных взаимодействий с коллегами
  • Вы чувствуете потеря страсти к работе, интересам или задачам, которые вам обычно нравятся
  • Вы апатично относитесь к работе и своим целям
  • У вас проблемы с концентрацией внимания
  • Вы слишком спите — и это отрицательно влияет на вашу жизнь, заставляя вас поздно или пропустите важные обязательства
  • Ваша тяга к сладкому во второй половине дня вышла из-под контроля
  • Вам нужно провести все выходные на диване, чтобы отыграться, потому что вы так измучены

Если эти изменения носят циклический характер, то есть если вы заметили, что они появляются каждую осень или зиму и исчезают по мере того, как дни становятся длиннее и теплее, у вас может быть САД.

С чего лучше начать? Обратитесь к врачу, чтобы получить правильный диагноз и рекомендации по лечению.

Сделайте Сделайте свое здоровье приоритетом

Возможно, сейчас не лучшее время для серьезного изменения карьеры или нового приключения, особенно если это окажет давление на ваше физическое или психическое здоровье. Вместо этого сделайте заботу о своем благополучии частью описания работы и ежедневного контрольного списка.

Удвойте основы, такие как упражнения, хорошее питание, пить много воды и засыпайте полные восемь часов каждую ночь.Это может включать в себя принятие умных, но жестких решений, таких как отказ от новых проектов, отказ от сетевых мероприятий или пропуск на некоторое время счастливых часов для команды.

Do Установите реалистичные ожидания

SAD усиливает чувство подавленности и мысленного тумана, которые могут помешать вашей способности делать что-либо. Если вы окажетесь здесь, вы можете применить простые научно обоснованные стратегии, чтобы максимально эффективно использовать свое время и энергию, которые у вас есть.

Во-первых, посмотри, есть ли что-нибудь, что ты можешь убрать из своего списка дел.Если возможно, сосредотачивайтесь на одной главной инициативе каждый день или неделю или попробуйте работать 20-минутными сериями, которые называются «Помидоры». Разбейте большие проекты на выполнимые шаги, такие как создание одного слайда для презентации или написание одного абзаца многостраничного отчета.

Если сократить ваш фактический список дел невозможно, подумайте о том, чтобы дать себе перерыв, чтобы не выходить за рамки прямо сейчас. Подождите, пока представится возможность произвести впечатление на своего начальника, или возьмитесь за крупный проект без подсказки, когда почувствуете себя более похожим на себя.

Не Суди себя

Сезонная депрессия может привести к критическим мыслям вроде «Я недостаточно хорош», «Я такой ленивый» или к изнурительному поведению, например беспокойству и избеганию. Отличники особенно склонны к самоубийству, даже если из-за реальной проблемы со здоровьем может быть трудно сконцентрироваться и работать в меру своих возможностей.

Корректировка целей или запланированной нагрузки не делает вас слабым или неудачником, а скорее является признаком умственной силы и зрелости.Не сравнивайте себя с тем, что делают ваши коллеги, или с тем, что вы видите, что ваши друзья и коллеги делают в социальных сетях.

Помните, что сезонная депрессия имеет биологическую основу и влияет на гормоны организма и мозг. Это реальная проблема со здоровьем, которая может привести к проблемам с концентрацией внимания и снижению энергии — это не просто вопрос силы воли и принуждения себя к усердной работе.

Do See The Light

Рассмотрите возможность добавления светового короба к своему столу. Исследования показывают, что эти устройства имитируют солнечный свет, повышают уровень серотонина и улучшают настроение.Сядьте ближе к окну или решите гулять во второй половине дня на открытом воздухе — это еще один способ получить больше солнечного света в течение рабочего дня.

В зависимости от характера вашего нарушения в результате SAD, вы можете иметь право на другие приспособления, которые помогут вам справиться, такие как гибкий график или варианты удаленной работы.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *