Пятница , 22 Октябрь 2021

Правила заполнения кассовой книги и отчета кассира: Кассовая книга: образец | Современный предприниматель

Содержание

Формирование кассовой книги (КО-4) в 1С 8.3 Бухгалтерии 3.0

Ирина Попова

Методист отдела 1С Scloud

Каждая организация, занимающаяся торговыми операциями купли-продажи товаров, обязана регистрировать все движения наличных денежных средств. Отражение осуществляется по специальным документам: приходный кассовый ордер (ПКО) и расходный кассовый ордер (РКО). В обязательном порядке ежедневно ведется кассовая книга по форме КО-4. Здесь должны быть зафиксированы все операции выдачи и получения наличных денег. Оформление и заполнение каждого листа книги происходит дважды. Один лист для отчетности кассиру, а второй для кассовой книги. При ведении книги вручную все листы предварительно прошиваются и опечатываются. Гораздо удобнее вести данный учет в программе 1С 8.3 Бухгалтерия.

Кассовая книга – это, по сути, отчет, который формируется автоматически нажатием одной клавиши по первичным документам поступления и расхода наличных денежных средств, зарегистрированных в программе.

Чтобы отчет работал корректно, нужно сделать некоторые настройки. Переходим на вкладку программы «Банк и касса», раздел «Касса» и открываем журнал «Кассовые документы»:

Нажимаем на клавишу «Кассовая книга» в верхней части панели и попадаем в форму отчета.

Здесь имеются всего два параметра, которые нужно указать для формирования: период и организация. В случае, когда учет ведется по одной организации, название будет уже отображено. Если по нескольким организациям, например при аренде 1С, то необходимо заполнить поле верным значением путем выбора из справочника. Параметр «Период» можно задать любой по необходимости, все равно на каждый день сформируется отдельный кассовый лист:

Чтобы попасть в раздел установки дополнительных параметром отображения кассовой книги, нужно нажать клавишу «Показать настройки».

Здесь имеются несколько пунктов:
  • Книга формируется – необходимо установить «По основной деятельности» или «По деятельности платежного агента».

  • Формировать обложку и завершающий лист — отмечается галочкой. Данный параметр устанавливается для формирования кассовой книги в конце отчетного периода (года). На титульном листе выведутся данные об организации, а на последнем отразится общее количество листов. Все листы в обязательном порядке прошиваются и заверяются печатью и подписью главного бухгалтера и руководителя.

  • Выводить основания кассовых документов – отмечается галочкой. Если установить, то в книге по каждому зарегистрированному документу отразится информация, на основании чего выдан или получен.

  • Нумерация листов кассовой книги – поле доступно будет при формировании не с начала отчетного периода (года), а с более поздних дат. Если частично книга уже формировалась, можно указать номер листа для продолжения нумерации.

  • Кассир и бухгалтер – здесь отображаются фамилии ответственных лиц, указанных в учетной политике организации. При необходимости можно выбрать из справочника.

После произведенных настроек нажимаем клавишу «Сформировать», и на экране выводится заполненный отчет «Кассовая книга»:

В отчете по каждому кассовому документу выводится информация: от кого получено или кому выдано. Так же, при отмеченном выводе основания, отображается непосредственно само основание. По соотношению заполняются колонки: номер корреспондирующего счета (субсчета), приход и расход наличных денежных средств. На каждом листе указывается дата формирования, порядковый номер листа, итоговая сумма за день, остаток денег на начало и конец рабочего дня. Все обязательно заверяется подписью кассира. Вывод каждого листа происходит автоматически в двух экземплярах. Печать кассовой книги осуществляется по одноименной клавише. Данный отчет можно сохранить в электронном виде, так как в программе он не сохраняется, как и любой другой отчет, а формируется по необходимости.


Конспект урока на тему «Порядок ведения кассовой книги»

Тема урока: «Правила ведения кассовой книги, требования к ее ведению»

1. Общие правила заполнения кассовой книги

Кассовая книга должна быть заведена в обязательном порядке для индивидуального предпринимателя в следующих случаях:

  1. если бизнесмен получает денежные средства, поступающие от клиентов, проводит расходование для собственных нужд, для осуществления предпринимательской деятельности, куда входит наличие собственного банковского счета;

  2. если предприниматель пользуется только безналичными расчетами с клиентами, поставщиками, при этом собственные расходы оплачиваются наличными;

  3. если бизнесмен снимает и вносит денежные средства наличными со своего банковского счета, при этом финансовые средства не являются частью дохода от осуществления предпринимательской деятельности.

Кассовая книга – это документ, где отображаются все расходные и доходные операции наличных денежных средств предпринимателя.

В таком документе обязательно должна содержаться информация обо всех зачислениях от поставщиков, клиентов, о выдаваемых денежных средствах бизнесменом подрядчикам, кредиторам и так далее.

Конфигурация кассовой книги имеет унифицированный характер, что существенно облегчает ее заполнение.

Однако необходимо соблюдать следующие требования по ее оформлению:

  1. титульный лист обязан содержать полные реквизиты бизнесмена, фирмы, предприятия;

  2. бланк книги имеет свой срок использования, который равен одному календарному году. Запрещается ведение одной книги в течение нескольких лет;

  3. все страницы необходимо нумеровать и прошивать, на последней странице должно быть их количество.

Каждый лист в кассовой книге делится на две части. В первой части содержится сама кассовая книга, во второй находится отчет кассира.

Если должность кассира в фирме отсутствует, то предприниматель самостоятельно заполняет обе части.

2. Порядок ведения кассовой книги в электронном виде

Порядок ведения этого документа одинаков для юридических и физических лиц.

Книга может вестись в электронном формате и в бумажном виде. Электронный формат предусматривает использование различных программных продуктов, которые автоматизируют весь бухгалтерский учет на предприятии.

При ведении кассовой книги электронным способом, кассиру необходимо в начале каждого последующего рабочего дня приготовить два одинаковых листа, содержащие «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» соответственно.

В них должны быть указаны:

  • все нужные реквизиты,

  • содержать нумерацию по возрастанию, с начала календарного года,

  • последний вкладной лист месяца и года должен содержать общее количество листов за прошедший месяц либо год.

Хранение вкладных листов в кассе должно быть равно одному году.

В бухгалтерию передается отчет кассира, содержащий все расходные и приходные кассовые ордера.

По мере необходимости вкладные листы прошиваются, подвергаются опечатыванию. Такую процедуру делают в конце года в обязательном порядке.

Руководитель и главный бухгалтер заверяют кассовую книгу, указывают общее количество листов.

3. Порядок ведения кассовой книги в бумажном виде

В ручном способе ведения кассовой книги документ заводится на определенный промежуток времени, исходя из числа операций.

Нумерация листов в книге происходит перед ее использованием.

Руководитель и главный бухгалтер, как и в электронном способе, заверяют ее и указывают общее количество листов на самой последней странице.

Затем кассовая книга подвергается прошивке и опечатыванию посредством мастичной или сургучной печати.

Самостоятельно произвести оформление кассовой книги фирмы не является особо сложным делом, однако для осуществления такого процесса требуются дополнительные документы.

Этими документами являются:

  • приходно-кассовый ордер, посредством которого осуществляется поступление денежных средств в кассу предпринимателя,

  • расходно-кассовый ордер, с помощью которого выдаются денежные средства из кассы.

Их формы, также утверждены и имеют свои особенности эксплуатации в обязательном порядке физическими и юридическими лицами.

Заполняя графы в кассовой книге, нужно опираться на данные ордера, которые необходимо прикреплять ко второй части кассового документа, то есть к отчету кассира.

Обязательный характер носит заполнение графы «остаток на конец дня», где суммируются все финансовые средства в кассе, взятые по данным приходно-кассовых ордеров.

Если за день не произошло поступлений наличных денег в кассу, либо не было произведено операций по выдаче средств из кассы, надобность заполнять журнал за день отпадает.

Отчет кассира — Энциклопедия по экономике

Порядок ведения кассовых операций. Кассовый план. Ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью. Документальное оформление движения денежных средств в кассе. Кассовая книга, порядок ее ведения. Бухгалтерская обработка отчета кассира. Использование контрольно-кассовых машин при расчетах с наличными. Синтетический и аналитический учет кассовых операций. Ревизия кассы и контроль за сохранностью денежных средств  [c.53]

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем и главным бухгалтером предприятия и опечатана сургучной печатью. Записи в ней производятся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или химическим карандашом. Вторые экземпляры являются отрывными и служат отчетом кассира. Возможные исправления должны быть заверены кассиром и главным бухгалтером. В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день и остаток денег в кассе на следующее число, а затем передает в бухгалтерию в качестве своего отчета второй отрывной лист вместе с кассовыми документами под расписку в кассовой книге.  [c.249]

В бухгалтерии учет кассовых операций ведется на счете Касса . В дебет данного счета записывается поступление наличных денег в кассу, в кредит—их выдача. Сальдо этого счета показывает остаток, наличие денег в кассе. При журнально-ордерной форме счетоводства поступление денег отражается в ведомости № 1 по дебету счета Касса , а выдача — в журнале-ордере № 1 по кредиту этого счета. Основанием для записи в эти регистры служат проверенные отчеты кассира, в которых делается разметка корреспондирующих счетов по каждому документу. Счет Касса , как и счет Расчетный счет , корреспондирует с очень многими счетами баланса, основными из которых являются по дебету— счет Расчетный счет , по кредиту — счет Расчеты с рабочими и служащими и счет Расчеты с подотчетными лицами .  [c.250]

Сводные документы отражают ряд однородных по экономическому содержанию операций в течение определенного периода времени. К ним относятся отчеты о движении материальных ценностей, отчеты кассира, ведомости движения продукции и др. Сводные документы, таким образом, представляют сводку данных первичных документов. Они имеют большое значение для сокращения учетной работы и количества составляемых бухгалтерских документов.  [c.149]

При наличии иностранной валюты в кассе организации может изменяться курс валюты и возникает необходимость пересчета валюты по изменившемуся курсу с определением курсовой разницы. Отражение курсовой разницы можно оформить бухгалтерской справкой. В случаях роста курса валюты кассир на основании бухгалтерской справки делает запись в кассовой книге в графе Приход , а при падении курса — в графе Расход (бухгалтерские справки прикладываются к отчету кассира вместе с другими оправдательными документами). На счетах бухгалтерского учета эти операции отражаются  [c.361]

Оперативная отчетность характеризует отдельные фрагменты деятельности предприятия и используется для нужд текущего управления и контроля (например, отчет кассира о движении наличных денег в кассе, отчет о выполнении плана отгрузки и реализации продукции). Для отражения информации применяются различные измерители натуральные, трудовые и стоимостные. По периодичности она подразделяется на внутрисменную, суточную, недельную, декадную, месячную.  [c.91]

Все приходные и расходные документы вносятся в кассовую книгу (ф. № КО-4) учета движения наличных денег. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью, а на последней ее странице — указано количество пронумерованных страниц, заверенное подписью руководителя и главного бухгалтера организации. Кассовая книга является отчетом кассира, записи в ней прихода и расхода денег производятся через копировальную бумагу на основании первичных документов. Бухгалтер, проверив правильность заполнения кассовой книги, принимает все первичные документы по кассе вместе со вторым отрывным листом (копией записей в кассовой книге), а на подлиннике расписывается в получении отчета и возвращает кассовую книгу кассиру.  [c.345]

Основными документами, которые необходимо изучить при проверке кассовых операций, являются кассовая книга отчеты кассира приходные кассовые ордера расходные кассовые ордера журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров журнал (книга) регистрации выданных доверенностей журнал (книга) регистрации депонентов журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей оправдательные документы к кассовым документам авансовые отчеты.  [c.501]

Касса 3.1.1 — проверки полноты первичных приходных кассовых документов, приложенных к отчету кассира  [c.516]

В условиях автоматизированного составления отчета кассира и ведения кассовой книги необходимость в проведении многих из указанных процедур отпадает.  [c.518]

Очень часто отсутствие оправдательных документов свидетельствует о мошенничестве с наличными денежными средствами при получении. Поэтому следует проверить правильность и полноту зачисления денежных средств, сданных в банк наличными. Проверка осуществляется путем сопоставления квитанции к объявлению на взнос наличными, кассовой книги, отчета кассира и выписки банка на соответствующую дату.  [c.550]

Ведение кассовой книги. Указанным положением определено, что для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Записи в кассовой книге ведут в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов отрывные и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруют одинаковыми номерами.  [c.448]

Записи в кассовую книгу кассир заносит сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.  [c.448]

Записи в кассовой книге, ежедневные отчеты кассира о произведенных кассовых операциях сверяют с приходно-расходными документами, расчетно-платеж-  [c.452]

Строение кассовой книги (ф. № КО-4) предусматривает деление каждого листа на две равные части. Одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, не отрывается и остается в книге. Вторая часть (без горизонтальных линий) заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Она служит отчетом кассира и является отрывной частью листа. Причем первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.  [c.325]

По строению различают два вида журналов-ордеров. Журналы-ордера первого вида служат для отражения кредитовых операций по одному синтетическому счету. Они являются накопительными ведомостями. В них отражаются кредитовые обороты данного счета или по каждому первичному документу, или по итогам за день, или по итогам за более длительный период (табл. 8.7). Записи в журнале-ордере № 1 производятся итогами за день на основании отчетов кассира, подтвержденных приложенными к ним документами (приходными и расходными ордерами или заменяющими их документами). При незначительном количестве кассовых документов допускаются записи операций в регистры (производить не ежедневно, а за 3—5 дней или реже) в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе Дата указываются начальные  [c.222]

Касса (отчет кассира)  [c.228]

Q Кассовая книга (форма КО-4) — для учета поступлений и выдач наличных денег в кассе. Является формой ежедневного отчета кассира.  [c.189]

Информационный материал для проведения проверки за отчетный период содержится в учетных регистрах предприятий — в Главной книге, журналах-ордерах или в мемориальных ордерах, оборотных ведомостях по счетам синтетического и аналитического учета, отчетах кассира, накопительных, группировочных, расчетно-платежных ведомостях, лицевых счетах, карточках аналитического учета и т.д. При этом в учетных регистрах сосредоточены все бухгалтерские записи по хозяйственным и финансовым операциям предприятия с использованием метода двойной записи, т.е. отражения каждой хозяйственной операции по дебету и кредиту соответствующих счетов.  [c.192]

К этой же группе документов следует относить и сводные документы, составляемые на основе первичных учетных документов и содержащие обобщенную информацию о хозяйственных операциях, выполненных в течение определенного отчетного периода. Например, отчет кассира (кассовая книга), отчет материально-ответственного лица.  [c.461]

В отчете кассира допущена ошибка при оприходовании выручки в меньшей сумме. Способ исправления ошибки  [c.149]

Составление отчета кассира.  [c.293]

Составьте отчет кассира, перечислите его основные реквизиты и определите его принадлежность к классификационной группе документов по следующим данным  [c.293]

Платежное поручение 10. Отчет кассира.  [c.295]

Составить на бланках типовой формы отчеты кассира.  [c.300]

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой, чернилами или химическим карандашом. Первые экземпляры листов (линованные) остаются в кассовой книге, а вторые (отрывные) — служат отчетом кассира. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число, сверяет его с фактической наличностью и передает главному бухгалтеру в качестве отчета кассира второй отрывной лист (нелинованный) с приходными и расходными кассовыми документами за его подписью в кассовой книге.  [c.19]

Главный бухгалтер, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей подписью на неотрывном листе кассовой книги подтвердить приемку оправдательных документов (количество принятых приходных и расходных кассовых ордеров — прописью).  [c.19]

На основании отчета кассира при мемориально-ордерной форме учета составляют два учетных регистра ведомость на поступление денег в кассу и ведомость на расходование денег из кассы, которые при журнально-ордер-ной форме учета объединены в один учетный регистр журнал-ордер № 1.  [c.19]

Записи в журнале-ордере, открываемом на месяц, производят итогами за день (при незначительном количестве операций по кассе за 3—5 дней) на основании отчетов кассира и приложенных к ним документов. Итоги за день (несколько дней) по корреспондирующим счетам определяются путем подсчета сумм однородных операций.  [c.20]

Остаток средств в кассе отражают в ведомости на обратной стороне журнала-ордера № 1 только на начало и конец отчетного месяца. В течение месяца для оперативного контроля за движением денежных средств в кассе используют данные отчетов кассира.  [c.21]

При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируют в виде машинограммы Вкладной лист кассовой книги . Одновременно с ней формируют машинограмму Отчет кассира . Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.  [c.448]

Использование в этих целях сначала первичных учетных документов — несоставление приходного кассового ордера на поступившие в кассу организации наличные деньги, неотражение этой суммы в отчете кассира (кассовой книге), а затем использование для этого учетных регистров — неотражение ее в журнале-ордере № 1 и на счете 50 Касса и далее в документах бухгалтерской отчетности и в соответствующих расчетах налога — Расчет налога от фактической прибыли  [c.462]

При аудите кассовых операций используются следующие материалы Приходный кассовый ордер (ф. № КО-1), Расходный кассовый ордер (ф. № КО—2), Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3 и КО-За), Кассовая книга (ф. № КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денег (ф. № КО-5), книги аналитического учета прочих денежных средств и бланков строгой отчетности, журнал-ордер № 1 и ведомость № 1, в которых на основании данных отчетов кассира и приложенных к ним документов производятся записи по кредиту и дебету счета 50 Касса , машинограммы аналогичного содержания при автоматизации бухгалтерского учета, Главная книга, балансы на соответствующие даты и др.  [c.109]

Как заполнять кассовую книгу? — вопрос от 01 авг. 2017 г. «Моё дело»

Если кассовая книга заполняется от руки.

Записи в книге надо делать чернилами или шариковой ручкой.

Каждый лист книги состоит из двух одинаковых частей (экземпляров):

— первая всегда остается в книге;
— вторая — отрывная.

1. В начале смены кассир, то есть работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций:

— по пунктирной линии (линии отреза) подгибает отрывную часть листа под первую и вкладывает между ними копировальную бумагу;
— указывает дату и сумму остатка наличных на начало дня, которая всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня, в котором проводились кассовые операции.

2. В течение дня кассир построчно вносит в кассовую книгу записи о каждом ПКО и РКО.

Строка «Перенос» кассовой книги с общей суммой принятых и выданных к этому моменту наличных заполняется:
— или в конце смены;
— или когда одной страницы листа не хватило для записей за смену.
Если одного листа книги не хватило для всех записей за смену, записи вносятся в следующий лист, в котором в строке «Касса за ___» указывается та же дата.

3. В конце смены кассир:

— подсчитывает и указывает в кассовой книге общую сумму полученных и выданных денег (обороты по кассе) и остаток наличных на конец дня. При этом сумму, предназначенную для выдачи зарплаты по платежной или расчетно-платежной ведомости, указывает дополнительно в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии»;

— ставит в кассовой книге свою подпись и указывает фамилию и инициалы.

4. После этого кассир относит кассовую книгу вместе с полученными за день ПКО и РКО бухгалтеру или главному бухгалтеру (при их отсутствии руководителю организации) (п. 4.6 Указания N 3210-У).

5. Бухгалтер, сверив записи в кассовой книге с данными ПКО и РКО:
— указывает в кассовой книге прописью общее количество полученных ПКО и общее количество полученных РКО и расписывается;

Если кассовая книга заполняется на компьютере.
Ее можно вести в бухгалтерской программе или в другой удобной вам программе.
Записи в такую кассовую книгу вносятся так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.

В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает и подписывает 2 экземпляра листа кассовой книги, которые относит бухгалтеру вместе с оформленными за день ПКО и РКО. Сверка данных кассовой книги с данными ПКО и РКО проходит так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.

Руководство и передовая практика по получению денежных средств

— Контроллер

Октябрь 2011 г.

Область применения

Эти правила распространяются на все факультеты Ричмондского университета, которые принимают наличные или чеки от студентов, преподавателей или сотрудников на различные расходы. Эти правила не распространяются на следующие транзакции: (1) благотворительные подарочные платежи, которые должны быть отправлены в службы поддержки для надлежащего учета, и (2) отделы, которые создают свои собственные сеансы кассира Banner и депозиты, исключены из этой политики.

Назначение

Установить и поддерживать единообразные правила и процедуры получения денежных средств в кампусе Университета Ричмонда.

Руководящие принципы

Отделения университетов, занимающиеся обработкой средств, должны стремиться к созданию и поддержанию строгого внутреннего контроля за процессом поступления денежных средств, чтобы предотвратить ненадлежащее обращение со средствами и принять меры для защиты от потерь. Надежный внутренний контроль также защищает сотрудников, определяя перекрестные проверки для обязанностей по работе с фондами.Департаменты, ответственные за обработку чеков и наличных денег, должны поддерживать письменные процедуры, описывающие каждый этап процесса обработки денежных средств. Эти процедуры следует пересматривать не реже одного раза в год, чтобы гарантировать их актуальность. Для тех отделов, у которых нет соответствующего персонала для поддержки надлежащего разделения обязанностей, необходимо установить компенсационный контроль, чтобы гарантировать соблюдение процедур. Компенсационные меры — это дополнительные процедуры, помогающие снизить риск ошибки или потери. В ведомственных процедурах также следует учитывать безопасность средств (т.е., запирающийся картотечный шкаф, сейф) в течение рабочего дня и хранилище для хранения на ночь. Офис государственного финансового директора в консультации с отделом внутреннего аудита будет проводить ежегодные проверки случайно выбранных офисов, чтобы убедиться в следующем:

  1. Были установлены письменные процедуры для обработки кассовых чеков, и их копия была отправлена ​​в Ассоциированный бурсар. В процедурах также должно быть указано, кто несет ответственность за выполнение каждой обязанности.
  2. Персонал должным образом обучен этим процедурам.
  3. Письменные процедуры действительно соблюдаются.
  4. Доходы, полученные отделами , не используются для обналичивания личных чеков, чеков третьих лиц или для внесения сдачи.
  1. Денежные средства и квитанции хранятся в надежных местах.

Процедуры

Департаменты должны регистрировать все валютные операции в журнале операций (см. Приложение). Валютные операции включают наличные деньги, чек, денежный перевод, дорожный чек, кассовый чек или кассовый чек.Департаменты должны приобретать многокомпонентные пронумерованные книги квитанций и выдавать квитанции по всем кассовым операциям. Все квитанции должны включать, помимо прочего, следующую информацию: дату получения, сумму в долларах, номер квитанции, имя лица, оплачивающего транзакцию, описание услуги или продукта, название отдела или области сбора. денежные средства и подпись кассира. Неиспользованные чеки должны храниться в надежном месте. Квитанции можно приобрести в любом магазине канцелярских товаров.Вот некоторые ключевые моменты, о которых следует помнить при написании процедур:

  1. Вкладчик несет ответственность за доставку денежных средств и университетского билета в кассу для внесения депозита.
  2. Все депозиты должны быть сделаны до полудня каждой пятницы или как только совокупные средства достигнут 500 долларов США. Все накопительные денежные поступления на общую сумму 500,00 долларов США или более должны быть депонированы в течение 24 часов с момента достижения этого лимита.
  3. Поставьте на оборотной стороне каждого чека ограничительную отметку (например, «Ричмондский университет только для депозита»).На штампе подтверждения также должно быть указано название отдела. Марки можно заказать в Office Depot.
  4. Фонды, журнал и квитанции должны храниться в надежных местах. Для защиты денежных средств их следует хранить в закрывающемся контейнере, таком как кассовый ящик, и хранить в месте, недоступном для посторонних лиц. Емкость нельзя оставлять без присмотра в течение рабочего дня. В ночное время или в нерабочее время все средства должны храниться в охраняемом (запертом) месте для хранения, например, в запирающемся картотеке или в сейфе.Журнал транзакций / квитанции следует хранить отдельно от денежных средств, чтобы обеспечить учет убытков в случае кражи.
  5. Все транзакции должны регистрироваться в журнале транзакций. Если допущена ошибка, проведите одну линию через неверную информацию, введите исправление и начальное значение. Это должно быть утверждено и датировано руководителем или менеджером во время транзакции.
  6. Квитанция должна выдаваться для всех операций с наличными деньгами.

Роли и обязанности по работе с денежными средствами

Уровень отдела

Отдел обработки наличности Ro le Administrator

Политика: Требуемая роль
Это лицо может быть администратором отдела (DA) или любым другим лицом, которое коммерческий директор сочтет подходящим.Мы рекомендуем, чтобы этим человеком был кто-то другой, чем кто-либо из лиц, исполняющих другие роли. Однако, если другой вариант недоступен, мы настоятельно рекомендуем ограничить дублирование ролей только местным диспетчером управления обработкой наличных или супервайзером пункта инкассации. При необходимости будет разрешено перекрытие с другими ролями при условии, что назначения соответствуют ограничениям на перекрытие ролей, описанным ниже.

Описание роли

  • Поддерживайте своевременную, точную и эффективную связь со всеми местными менеджерами по контролю за обработкой наличных в отделе.
  • Своевременное и точное обновление ролей по обработке наличности для всех пунктов приема платежей на уровне подотделов.

Аудиторский контроль: Нет. Если необходимо совпадение ролей, мы настоятельно рекомендуем ограничиться только локальным менеджером по контролю за обработкой наличных и супервизором пункта инкассации .

Подотдел

уровня

I. Местный менеджер по управлению наличностью

Политика: Требуемая роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от любого из лиц, исполняющих роли.Однако, если другой вариант недоступен, это может быть то же лицо, что и руководитель пункта инкассо .

Описание роли

  • Поддерживайте строгий внутренний контроль за поступлением платежей на уровне местоположения платежных квитанций и защитой от потерь.
  • Ежегодно пересматривайте местные процедуры обработки наличных и обновляйте их по мере необходимости. Как минимум, каждые 3 года повторно представляет процедуры в AFR для утверждения.
  • Уведомить администратора ролей по работе с денежными средствами в отделе об изменении ролей персонала, чтобы можно было обновить институциональные роли и работу с денежными средствами.

Аудиторский контроль: Роли не совпадают, за исключением роли администратора отдела обработки наличных и руководителя пункта инкассации .

II. Биллер

Политика: Необязательная роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть тот же человек, что и Reconciler.

Описание роли

  • Создание и отправка счетов.
  • Запишите соответствующие продажи.
  • Обновите систему дебиторской задолженности.

Контроль аудита: Роли не совпадают, за исключением Reconciler.

III. Касса пункта выдачи наличных

Политика: Требуемая роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть то же лицо, что и составитель депозитов .

Описание роли

  • Проведение кассовых операций с покупателями
  • Предоставить клиенту квитанцию ​​об оплате лично.
  • Подтвердите все чеки сразу после получения с ограничительным одобрением Университета Айовы.
  • Ввод операций в систему дебиторской задолженности, кассовый аппарат или журнал / журнал кассовых чеков.
  • Подсчитайте наличные и отправьте кассовую и подтверждающую документацию начальнику пункта выдачи наличных в конце их смены.

Аудиторский контроль: Роли не совпадают, за исключением Составителя депозитов.

IV. Инспектор пункта выдачи наличных

Политика: Необязательная роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть тот же человек, что и менеджер по контролю за обработкой денежных средств Local Cash Handling Control Manager.

Описание роли

  • Монитор функций кассового поступления.
  • Разрешать различные транзакции, такие как возврат средств, аннулирование и выверка денежных ящиков.

Контроль аудита: Роли не совпадают, за исключением Администратор ролей отдела обработки наличных денег и Менеджер местного контроля обработки наличных денег.

V. Депозитарий

Политика: Требуемая роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от любой из 5 других ролей.Однако, если другой вариант недоступен, это может быть то же лицо, что и кассир пункта выдачи наличных .

Описание роли

  • Получение и подсчет денежных поступлений за рабочий день.
  • Подготовьте депозит.
  • Храните наличные в безопасном месте до их внесения.
  • Доставить депозит в банк или в указанное место приема депозита.
  • Предоставить бухгалтерскую информацию через систему eDeposit в течение 3 рабочих дней с момента внесения банковского депозита.
  • Доставьте каждую подтвержденную депозитную квитанцию ​​/ форму электронного депозита посреднику.

Контроль аудита: Отсутствие дублирования ролей, за исключением Касса пункта выдачи наличных.

VI. Реконцилятор

Политика: обязательная роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть тот же человек, что и Биллер .

Описание роли

  • Убедитесь, что Составитель депозита депонировал все полученные денежные средства.
  • Сопоставьте формы электронного депозита с сопроводительной документацией и с подробным отчетом о транзакциях (TDR).
  • Не может получить доступ к наличным деньгам в любой точке, например, к денежному ящику или ящику, сейфу.

Контроль аудита: Нет дублирования ролей, кроме Биллер.

Справочник по работе с наличными деньгами | Финансы и администрация

Введение

Целью данного справочника является определение и документирование движения денежных средств и денежных поступлений, а также рекомендации по надлежащему управлению денежными средствами для тех сотрудников, которые отвечают за получение, обработку и сохранность денежных средств и их эквивалентов.

Хранитель каждого денежного фонда несет ответственность за целостность денежного фонда. Сотрудники должны понимать свою ответственность за все денежные средства, являющиеся собственностью государства.

Эти правила и инструкции предназначены для защиты не только государственных денег, но и тех сотрудников, которым поручено работать с наличными деньгами.

Определение: «Деньги» — деньги в любой форме, включая валюту (монеты и банкноты), чек, банковский перевод, оплату кредитной картой, ACH (прямой депозит), другие электронные переводы денежных средств и т. Д.Также называется наличными или кассовыми поступлениями.

Содержание

Общая политика в отношении кассовых операций

Цель: дать указания отделам университетского городка по сбору, хранению и отчетности о денежных средствах, а также наметить конкретные процедуры обработки наличности для использования отделом.

Затронутые лица / районы: все отделы университетского городка получают денежные выплаты и выплаты в их эквиваленте.

Политика:

  • Все поступающие денежные средства должны быть подтверждены квитанцией при приеме или получении по почте и отправлены в кассу OSU для обработки в течение одного рабочего дня с использованием формы регистрации денежных поступлений OSU, чтобы указать, куда следует депонировать средства.
  • Деньги нельзя оставлять без присмотра. Это относится к кассовым аппаратам, столешницам и денежным ящикам. Если сотрудник покидает свое рабочее место по какой-либо причине, независимо от того, насколько быстро, наличные деньги должны быть надлежащим образом защищены в запертом месте.
  • Посторонние лица не должны допускаться в зоны обработки наличных денег.
  • Двери всегда должны быть заперты в местах, где обрабатываются наличные деньги.
  • Крупные суммы наличных денег следует считать и хранить вне поля зрения широкой публики.
  • Физические лица должны постоянно сводить оборотные денежные средства к минимуму. Излишки средств должны быть на заблокированном устройстве или депонированы в кассе.
  • Полученные денежные средства нельзя использовать для сдачи, получения мелкой наличности и т.д.
  • Для хранения на ночь и в другие периоды, когда наличные деньги не используются, их следует хранить в специальном устройстве хранения — в сейфе или запертом контейнере.
  • Ни при каких обстоятельствах физическое лицо не должно хранить наличные деньги Университета в своих личных средствах, размещать средства Университета на личном банковском счете или брать средства Университета на хранение домой.

Ответственность отделов кампуса:

  • Обеспечить надлежащее использование государственных средств.
  • Защитите сотрудников от рисков, следуя политикам и процедурам.
  • Обеспечивает сохранность и своевременное и точное внесение денежных средств.

Артикул:

  • Руководство по бухгалтерскому учету штата Орегон См. «Внутренний контроль и денежные средства»
  • Стандарт финансового учета Операционное руководство, раздел 100, касающийся депонирования и регистрации
  • Пересмотренный закон штата Орегон (ORS)
  • Руководство по управлению денежными средствами казначейства штата Орегон

Депозиты Общая политика

Цель: Давать указания отделам университетского городка по пересылке денег в кассу для записи в баннере и намечать конкретные процедуры для использования отделом.

Затронутые лица / районы: все отделы университетского городка получают депозиты и выплаты наличными.

Политика:

  • Департаменты должны внести денежные средства в течение одного рабочего дня после сбора или получения таких денежных средств.
  • Своевременное внесение полученных денежных средств обеспечивает улучшенный контроль над средствами, что снижает риск потери из-за ошибок, небрежности или кражи.
  • Деньги, хранящиеся на ночь, должны быть защищены каким-либо запорным устройством, например, сейфом или запирающимся шкафом для документов.
  • Все чеки должны быть надлежащим образом подтверждены при получении.
  • Расходы или возврат не могут быть произведены с помощью кассовых чеков.
  • Депозиты, депонирующие подарки, должны следовать изложенным процедурам бухгалтерского учета и не смешивать деньги с общими деньгами или деньгами на самообеспечение.

Обязанности: Отделы, получающие денежные средства по адресу:

  • Выполните требования по внесению депозита на следующий рабочий день.
  • Предоставьте соответствующую и точную информацию при представлении депозитов.
  • Защитные вклады.

Артикул:

  • Руководство по бухгалтерскому учету штата Орегон
  • Пересмотренный закон штата Орегон (ORS)

Общая информация

  • Политика Университета штата Орегон заключается в том, что департаменты, работающие с наличными деньгами, должны соответствовать стандартам, установленным в Руководстве по бухгалтерскому учету штата, Руководстве по работе со стандартами финансового учета (FASOM) и пересмотренном законодательстве штата Орегон (ORS).
  • Денежные средства включают валюту, монеты, чеки, отчеты о расчетах по кредитным картам и телеграфные переводы.Все поступающие денежные средства должны быть подтверждены, когда они приняты, и отправлены в кассу OSU для обработки с использованием формы записи денежных поступлений OSU. Чтобы получить справку по заполнению формы записи о кассовых поступлениях, обратитесь к разделу «Подготовка кассового чека» на веб-сайте кассы OSU.
  • Денежные средства могут представлять собой оплату различных сборов, скидок или возмещений. Полный список типов доходов см. В разделах 100 и 200 FIS (Руководство по политике и процедурам фискальных операций) FASOM.
  • Департаменты, проводящие семинары, конференции или выставляющие счета, которые не регистрируются как часть дебиторской задолженности, должны уведомлять кассу, чтобы входящие чеки и переводы можно было легко идентифицировать для внесения в соответствующий фонд / индекс / счет.

Прием денежных средств и платежей

Валютные платежи

Вся валюта, полученная от постоянных клиентов, должна быть получена немедленно на последовательно пронумерованных кассовых чеках или через кассовый аппарат. Валюту следует пересчитывать в присутствии лица, предъявляющего ее к оплате. Копия квитанции должна быть предоставлена ​​посетителю. Никакая иностранная валюта не принимается.

Платежные чеки

Чеки всех типов, полученные лично или по почте, должны быть одобрены немедленно.Посетители, которые не ходят, должны получить заранее пронумерованную письменную или кассовую квитанцию. Документы, прилагаемые к почтовым платежам, должны быть проставлены печатью сотрудника, открывающего почту. Все чеки, выписанные в OSU, должны быть депонированы в OSU. Информацию о чеках, выписанных в OSU, но предназначенных в качестве подарков или пожертвований, см. В разделе «Денежные средства в качестве подарка или пожертвования» ниже.

Каждый чек или денежный перевод необходимо проверять на полноту следующим образом:

  • Убедитесь, что имя, адрес и номер телефона владельца счета указаны в чеке.Дневной телефонный номер предпочтительнее.
  • Убедитесь, что на чеке указано название банка и что маршрутный номер, номер банковского счета клиента и номер чека закодированы на нижнем крае чека.
  • Обратите внимание на дату. Не принимайте почтовый чек с датой (чек с датой в будущем) и не соглашайтесь удерживать чек для будущего депозита.
  • Убедитесь, что сумма, записанная цифрами, соответствует сумме, написанной прописью. Если другое, сделайте специальную пометку на кассовом чеке, чтобы касса могла обработать его надлежащим образом.Как правило, банки уважают письменную сумму, а не числовую.
Условия приема чеков

Есть несколько различных категорий чеков. Все они должны рассматриваться как чеки.

  • Кассовый чек: чек, купленный в банке на любую сумму; банк дополняет всю информацию на лицевой стороне чека сотрудником банка, подписывающимся в качестве векселя.
  • Сертифицированный чек: личный чек, который выписывается владельцем счета, а затем проштампован и подписан служащим банка на лицевой стороне чека.
  • Денежный перевод
  • : товар, приобретенный в банке, почтовом отделении или другом коммерческом учреждении на любую сумму до 1000 долларов США. Банк заполняет только информацию о сумме.
  • Дорожный чек: специальный чек, предоставляемый банками или другими компаниями для использования путешественниками; эти чеки уже имеют подпись покупателя и должны быть подписаны и датированы в присутствии кассира.
  • Персональный чек: письменное поручение, подлежащее оплате по требованию, выписанное в банк вкладчиком; личный чек выписывается против текущего счета физического лица, в отличие от кассового чека, сертифицированного чека, денежного перевода или дорожного чека, которые выписываются против банковских средств.
  • Стартовый чек: неперсонализированный закодированный чек, который человек получает от банка при открытии текущего счета. Они предназначены для использования лицом до получения кодированных чеков из банка. Однако их следует принимать только в том случае, если банк закодировал номер маршрута и номер счета в нижней части чека.
  • Иностранный чек: Чек, выписанный в иностранном банке. Даже если после суммы чека написано «USD», он не может быть оплачен в U.S. валюта, если на лицевой стороне чека не указано, что он подлежит оплате через банк США. Если иностранный чек принимается, сделайте специальную отметку на кассовом чеке, чтобы касса могла обработать его надлежащим образом. (См. Также Иностранная валюта и чеки)
Иностранная валюта и чеки

Принимается только валюта США (монеты и купюры). Чеки, выписанные в иностранных банках или выпущенные в иностранной валюте, требуют специальной обработки в кассе OSU и Государственном казначействе.Взыскание по таким чекам может занять у Казначейства несколько дней или недель, чтобы получить средства. Первоначальный депозит в фонд отдела будет суммой, отраженной в чеке, даже если он находится в иностранной валюте. Казначейство обработает товар и обсудит обменный курс. Любые курсовые разницы будут взиматься в депозитарном отделе как уменьшение депозита (дебет на счет доходов, указанный в оригинальном кассовом чеке).

Внесение вкладов

Сохранение денег

Департаменты, получающие денежные средства, несут ответственность за их сохранность и своевременное внесение.Департаменты должны сделать следующее:

  • Подтвердите чеки с ограничительным индоссаментом немедленно.
  • Внесите все деньги в кассу в течение одного рабочего дня.
  • Депозиты следует делать чаще, если в отделе отсутствует надежное хранение средств.
  • Все деньги, хранящиеся на ночь, должны находиться в безопасном месте.
  • Если отдел обнаруживает отдельные события, при которых он не может выполнить требование о внесении депозита на следующий рабочий день из-за необычных обстоятельств, не зависящих от него, рекомендуется, чтобы отдел задокументировал причины возникновения и сохранил документацию в файлах отдела, поскольку это может оказаться полезным для отдела в случае аудита.
Денежные средства с депозитами

Правила отправки валюты и монеты в кассу для депозита:

  • Купюры должны быть «лицевой стороной» (все лицевой стороной вверх и лицевой стороной вверх). Это позволяет производить более точный пересчет.
  • Купюры следует отсортировать по номиналу, и, если количество номинала достаточно, вырезать или разделить на следующие суммы:
    • Единицы = 25 или 25
    • долларов
    • Пятерка = 20 или 100 долларов
    • Десятки = 20 или 200 $
    • Двадцатые годы = 25 или 500 долларов
    • Пятидесятые = 20 или 1000 долларов
    • Сотни = 10 или 1000 долларов
  • Монета может быть принята свернутой, если в роликах типа «дробовик», обеспечивающих точный счет монеты.Рулоны, зажатые вручную, должны быть пересчитаны в кассу. Если вы отправляете в одном пакете с монетой, пожалуйста, плотно свяжите его или конвертом.
  • При отправке нескольких мешков в качестве одного депозита в Журнале денежных поступлений должны быть указаны мешки отдельно и сумма в долларах, включенная в каждую сумку. Если вы используете пронумерованную сумку, обратите внимание на номер в Журнале кассовых чеков. Это гарантирует, что все наличные деньги могут быть учтены при каждом депозите.
Депозит пакетов кредитной карты

Платежи по кредитной карте завершаются, когда передается пакетный расчет.Все платежи по кредитной карте должны производиться и вноситься на депозит ежедневно. Отчет о расчетах должен сопровождать заполненную запись о кассовых поступлениях. Отчет о расчетах (имеет разные названия в зависимости от устройства для чтения кредитных карт или машины, используемой для обработки), представляет собой сводку транзакций за определенную дату или диапазон дат, а также перечисляет общее количество транзакций и общую сумму в долларах. Большинство отчетов о расчетах содержат промежуточные итоги по типам используемых кредитных карт, а также по расходам и кредитам / возмещениям.

Депозиты, сделанные непосредственно в отделении банка

Есть несколько отделов, которым разрешено вносить депозиты напрямую в указанный банк. Эти отделы используют заранее закодированные депозитные квитанции. Копия депозитной квитанции (желтая, розовая или фактическая) отправляется в качестве резервной копии с заполненной отчетом о кассовых поступлениях в кассу для обработки и ввода в Banner.

Инструкция по заполнению банковского депозита:

  • Укажите дату в депозитной квитанции.
  • Отметьте отдел или индекс на депозитной квитанции.
  • Перечислите монеты и валюту отдельно в отведенном для этого месте.
  • Перечислить проверки и включить ленту счетной машины.
  • Отсортируйте все наличные деньги перед чеками, в открытую и в порядке номинала.
  • Подтвердить все чеки.
  • Включите дорожные чеки с чеками.

Учет по форме учета денежных поступлений

Денежные средства как доход

Деньги можно перевести на:

  • Операционный фонд с использованием индекса и кода счета
    • Учетный код должен быть выбран из серии 0xxxxx
  • Фонд главной бухгалтерской книги
    • Код счета главной книги должен быть выбран из серии Axxxx (Актив) или Bxxxx (Ответственность).
  • См. Стандартное руководство по эксплуатации финансового управления.
Денежные средства в виде подарков или пожертвований

Дар определяется как пожертвование, отличное от пожертвования, без возмещения ущерба со стороны дарителя, т. Е. Даритель ничего не ожидает взамен подарка. Депозиты на подарочные счета отдела должны состоять из благотворительных пожертвований, сделанных отделу. Пожертвования, сделанные в пользу отдела, даже если они предназначены для общего использования, считаются ограниченными фондами.Эти деньги не следует смешивать с общими фондами или фондами самоподдержки. Эти средства расходуются в соответствии с правилами университета, и их нельзя перерасходовать.

Фонд ОГУ (OSUF) и Фонд сельскохозяйственных исследований (ARF)

  • Чеки, выданные OSUF в OSU, должны регистрироваться в указанных фондах (FSxxxx, FExxxx, 438xxx, 8xxxxx или 9xxxxx).
  • Only Research Accounting переводит средства в FAxxxx.
  • Депозиты из ARF в OSU должны регистрироваться в фондах FAxxxx.
  • Проверки, оформленные в OSU, предназначенные для OSUF или ARF
  • Депозиты в OSUF и ARF ограничиваются настоящими подарками или доходами от мероприятий по сбору средств, в которых донор намеревается передать дар фонду (фондам).
  • Подарки, переданные в фонды, должны оплачиваться в фонды. Если чеки подлежат оплате в OSU, они должны быть депонированы непосредственно в OSU. Если есть доказательства от донора, что он намеревался передать деньги OSUF или ARF, пожалуйста, свяжитесь с этими фондами для получения инструкций.
  • Для получения дополнительной информации см. Руководство по политике и процедурам учета грантов, контрактов и подарков
Деньги как уменьшение расходов

Денежные поступления, которые могут быть депонированы для уменьшения расходов, очень ограничены. Возврат средств продавцу может быть результатом переплаты, возврата предоплаты, возврата бракованного товара, кредита для досрочной оплаты и т. Д.

Депозиты, которые приводят к кредитам на коды счетов, начинающиеся с 2xxxx до 4xxxx, должны:

  • Зачислить на фонд и код счета, на который была списана первоначальная покупка.
  • Покажите номер счета-фактуры и / или номер чека первоначального платежа или утверждения Счета к оплате для возврата, скидки или переплаты.
  • Если возмещение получено до того, как первоначальный платеж был записан в баннере, код счета должен быть 08001 или 08008.
  • Укажите в описании причину (возврат, переплата).
  • Возврат средств за регистрацию на семинар / конференцию:
    • Следует записывать с использованием учетного кода 2xxxxx.
    • Приложите копию оригинальной платежной документации, как указано выше.

Возвращенные товары

Чеки о недостаточности средств (NSF) — это чеки, которые возвращаются из банка в отдел по работе с бизнесом из-за отсутствия средств на индивидуальном счете для покрытия позиции. Отдел отдела бизнеса направит чек обратно в банк во второй раз, чтобы попытаться вернуть сумму, как написано. Если чек возвращается в отдел по делам бизнеса во второй раз, чтобы зафиксировать нехватку средств для депозита отдела, будет обработано СП для отмены платежа (дебет на счет доходов отдела).Затем товар будет отправлен в депозитарный отдел, чтобы они могли продолжить работу по своему усмотрению.

Определения

Советы
Уведомление
о банковских переводах, переводах ACH и банковских исправлениях.
Автоматизированная клиринговая палата (ACH)
перевод ACH — это электронный элемент, который обрабатывается через Автоматическую клиринговую палату, созданную в качестве клирингового и расчетного механизма для финансовых учреждений. Переводы ACH достигают места назначения от 2 до 4 рабочих дней и могут быть отозваны или возвращены по разным причинам.
Наличные
валюты; монеты и купюры. Также используется для всех эквивалентов денежных средств, таких как чеки. Часто используется во множественном числе: денежные поступления или деньги.
Квитанции (используются в данном справочнике)
деньги в любой форме: валюта (монеты и банкноты), чек, банковский перевод, оплата кредитной картой, ACH (прямой депозит), другие электронные переводы денежных средств и т. Д.
Электронный перевод денежных средств (EFT)
общий термин для любого движения средств не бумажными средствами; может быть автоматизированной клиринговой палатой (ACH) или банковским переводом.Все входящие электронные платежи для системы Университета Орегона обрабатываются через Отдел управления денежными средствами Казначейства штата Орегон.
Подтверждение / одобрение
акт написания или печати, обычно на обратной стороне, а иногда и на лицевой стороне чека или другого оборотного инструмента, посредством которого переуступаются и передаются находящиеся в нем денежные средства или имущество.
Денежные средства (используются в данном справочнике)
деньги в любой форме: валюта (монеты и банкноты), чек, банковский перевод, оплата кредитной картой, ACH (прямой депозит), другие электронные переводы средств и т. Д.
Квитанция
существительное: Письменное подтверждение получения денежной суммы или указанного предмета; документ, который обеспечивает контрольный след денежных средств. Форма записи кассовых чеков ОГУ.
глагол: Чтобы отдать или выписать квитанцию ​​об уплаченных деньгах или доставленных товарах или услугах; для учета перевода наличных денег.
Банковский перевод
средства отправлены через электронную сеть Федеральной резервной системы из одного финансового учреждения в другое.Их можно отозвать только с разрешения получателя. Электронные переводы обычно используются, когда требуются большие суммы вместе с возможностью подтверждения получения, а также при совершении международных платежей.

Дополнительные источники информации

Расчетно-кассовая деятельность и ведомственные депозиты

Как кассир UO вы несете ответственность за надлежащее обращение со средствами UO. Каждый кассир UO несет ответственность за то, чтобы знать о надлежащих политиках и процедурах обработки наличных денег и обеспечивать их интеграцию в повседневные операции каждого отдела.Это обеспечивает сохранность и своевременное и точное внесение средств, а также защищает сотрудников от рисков, следуя политикам и процедурам. Полный текст политики см. В разделе «Обязанности и процедуры внутреннего контроля UO по обработке наличных денег».

Полученные наличные и чеки

Ежедневные чеки и чеки должны храниться в кассе без изменений. Возврат или оплата НЕ ДОЛЖНЫ производиться на основании денежных поступлений.
Денежные средства должны регистрироваться сразу после их получения.Первоначальной записью полученных денежных средств может быть заранее пронумерованная квитанция, кассовая лента, журнал почтового отделения или список полученных чеков или какое-либо другое извещение о переводе.
Предварительно пронумерованные квитанции следует использовать там, где нет другой записи (например, кассовый аппарат).

Квитанционные книги можно приобрести через службы печати и рассылки. Вы можете связаться с главным офисом по телефону 346-3794. Вы также можете заказать квитанции через веб-сайт службы печати и рассылки по адресу http: //uoprint.uoregon.edu /, выберите ссылку «Формы заказа на работу», затем заполните и отправьте форму офсетной печати.

Квитанции оформляются в трех экземплярах и распределяются следующим образом:

  1. Оригинал белой копии — выдается лицу, от которого были получены денежные средства.
  2. Blue Copy — отправляется кассирам вместе с депозитом отдела для подтверждения того, что полученные денежные средства равны депонированным наличным деньгам.
  3. Желтая копия — сохраняется в отделе для поддержания числовой последовательности квитанций (сохраняется не менее 3 лет).

Необходимо учитывать все предварительно пронумерованные квитанции, включая аннулированные оригиналы, и хранить их в отделе. Аннулированные или аннулированные квитанции должны быть четко помечены, чтобы их нельзя было повторно использовать, а синяя копия должна быть отправлена ​​кассирам вместе с депозитами отдела.
Полученные чеки / наличные деньги должны быть указаны в кассовом отчете или журнале. Форма депозита отдела BANNER TWADEPO — это приемлемый журнал отдела. Должна быть включена следующая подробная информация о проверке:

  1. Контрольный номер
  2. Payor
  3. Количество

Обо всех полученных подарках, будь то наличные деньги, чеки или материальное личное имущество, необходимо сообщать в BAO Financial Services в форме отчета UO о подарках.Не используйте эту форму для сообщения о подарках в UO Foundation. Свяжитесь с BAO Financial Services по телефону (6-3163), чтобы задать вопросы по этой форме.

Для отделов, использующих кассовые аппараты:
Все кассеты регистров должны быть учтены путем обеспечения того, чтобы первый номер транзакции на каждой ленте следовал за последним номером на предыдущей ленте. Лицо, не являющееся кассиром, должно ежедневно проверять ленту регистра на предмет частых или крупных недействительных транзакций.

Чеки, выписанные в иностранных банках, должны выплачиваться на счет Университета Орегона в валюте страны, в которой выписан чек.Банковские сборы зависят от типа валюты и взимаются с депозитного отдела. Такие чеки следует регистрировать в отдельной форме депозита Департамента TWADEPO BANNER и депонировать в соответствии с требованиями к депозиту, указанными в этом разделе.

Денежные переводы обрабатываются точно так же, как чеки.

Все чеки должны быть надлежащим образом и четко подписаны при получении, в идеале, когда чек доставлен и / или открыто письмо. Свяжитесь с менеджером офиса по делам бизнеса по телефону 346-4340, чтобы получить информацию о заказе печати подтверждения.

Область чека, доступная для индоссамента, ограничена первыми 1,5 дюймами от торца чека. Важно, чтобы отделы одобряли чеки в этой области, поскольку оставшаяся часть обратной стороны чека зарезервирована для банковских индоссаментов. Эти требования установлены Федеральной резервной системой. Несоблюдение этих правил может вызвать задержки в обработке и снизить усилия по взысканию возвращенных чеков.

Если двусторонний чек принимается, лицо, предъявляющее чек, должно подписать чек на обратной стороне точно так, как показано на лицевой стороне чека.Штамп ограничительного подтверждения проставляется непосредственно под отметкой подписи и заполняется в соответствии с инструкциями, указанными выше.

Квитанции об оплате должны быть депонированы в кассу с использованием формы депозита департамента BANNER TWADEPO. Чтобы получить доступ к этой форме BANNER и запланировать посещение учебного класса, свяжитесь с координатором по планированию деловых операций по телефону 346-2387. Учебный класс

Квитанции [включая валюту и чеки] должны сдаваться в кассу не реже одного раза в неделю.Однако, если на руках имеется 1000 долларов и более, их необходимо перевести на следующий рабочий день. Все наличные деньги и чеки, которые не были депонированы немедленно, должны храниться в сейфе или запертом шкафу для документов. Депозиты должны быть сделаны немедленно, если в отделе отсутствует надежное хранение средств.

Все депозиты отделов должны быть доставлены в кассы BAO лично. Конверты с депозитами должны быть помещены в защищенный ящик в холле первого этажа. Депозиты должны включать две заполненные копии формы депозита Департамента BANNER TWADEPO.Один экземпляр будет возвращен в отдел сразу же после подтверждения депозита. Депозиты должны пересмотреть свои внутренние процессы, включив проверку того, что копия отчета департамента о депозите была возвращена с указанием того, что депозит был получен в кассе.

Депозиты ведомства должны транспортироваться в герметичных самозакрывающихся полиэтиленовых пакетах. Эти сумки можно приобрести в кассах (6-3154). Каждая сумка имеет индивидуальный номер и отрывной чек.Рекомендуется, чтобы составитель депозита сохранил отрывную квитанцию ​​и приложил к отделам копию утвержденного отчета о депозите для целей отслеживания.

Нехватка наличных денег> 20 долларов должна быть немедленно сообщена в кассу (6-3154).

Депозит должен быть произведен до 15:30.

Никто не должен обрабатывать денежные операции от начала до конца.

Если количество чеков, полученных по почте, велико, почту должны открыть два человека.

Могут потребоваться дополнительные процедуры контроля для обеспечения надлежащего разделения обязанностей. Дополнительные процедуры контроля включают, но не ограничиваются:

  1. Надлежащий надзор.

  2. Проверка приходов и депозитов.

  3. Периодическая перераспределение обязанностей.

  4. Администратор подразделения проверяет транзакции, сверку и отчеты.

Функции обработки наличности и ведения учета должны быть разделены. Сотрудник, который ведет журнал денежных поступлений, должен быть кем-то другим, а не лицом, обрабатывающим наличные деньги.

Ежедневная сверка полученных денежных средств должна происходить незамедлительно и выполняться лицом, не ответственным за обращение с наличными деньгами. Начальник отдела или другое уполномоченное лицо, которое в административном отношении является старшим по отношению к тем, кто участвует в работе с денежными средствами, должен проверять ежедневную выверку на полноту и точность, а также должным образом датировать и инициализировать выверку в качестве доказательства их проверки.

Если сотрудник, который ведет журнал кассовых чеков, совпадает с тем, кто принимает кассовые чеки или открывает почту, то для этого должен быть назначен ответственный сотрудник, не зависящий как от кассовых операций, так и от делопроизводства (обычно руководитель отдела или административный старший сотрудник). сверить подробные записанные документы с депозитами. Делать это нужно ежедневно, но не реже одного раза в неделю.

Ежемесячно должна производиться сверка между общей суммой депозитов и общей записью поступлений.Сверка может быть подготовлена ​​кассиром или лицом, ведущим журнал кассовых чеков, но должна быть проверена кем-то, не имеющим отношения к кассовому отделу (обычно руководителем отдела или руководящим сотрудником по административным вопросам). Обзор должен быть задокументирован с указанием даты и инициалов лица, проводящего проверку.

Для отделений, использующих кассовые аппараты:

Кто-то, кроме кассира отделения, должен (в присутствии кассира) пересчитать наличные и извлечь кассету.

Собранная сумма должна быть уравновешена с общей суммой на ленте регистра не кассиром кассы.

Следует вести учет излишков и нехватки денежных средств по сотрудникам с объяснением всех различий.

Политика и процедуры обработки наличных денег — Политики и процедуры — Бизнес

Перед обработкой наличных денег все отделы должны:

Сначала получить одобрение Контролера. При необходимости отделы могут запросить начальную наличность в офисе Контролера в письменной форме.

Получите бланк чековой книжки в кассе, если не используется кассовый аппарат. КНИГИ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ПОЛУЧИТЬСЯ В КАССЕ. ДРУГИЕ КНИГИ ЗАПИСИ НЕ РАЗРЕШЕНЫ.

Получите запирающийся кассовый ящик, если нет подноса для наличных или другого защищенного устройства.

Иметь возможность хранить средства в сейфе или запирающемся картотеке, когда они не используются.

Имейте процедуру изменения комбинаций / ключей защищенных устройств при смене сотрудника.

Имейте по крайней мере одну запирающуюся сумку для денег для перевозки денег. Денежные мешки доступны в кассе.

Назначьте одного человека, ответственного за денежные средства.

Разработайте подробную политику отдела кассовых операций, которая соответствует политике университетского городка.

Расчетно-кассовое дело

Все транзакции должны быть подтверждены. Квитанцию ​​следует оформить сразу после совершения транзакции.

1. Плательщику выдается оригинал квитанции, если используется чековая книга.Копию следует оставить в книге. Если квитанция аннулирована, оригинал квитанции должен быть приложен в кассовой книге. Пропущенные чеки следует аннулировать, а оригинал хранить в чековой книге.

2. Кассовые аппараты должны быть размещены так, чтобы плательщик мог видеть, что ему звонят. Квитанция, распечатанная на машине, должна быть передана плательщику.

3. При продаже билетов предварительно пронумерованный билет, выданный плательщику, является квитанцией, и никакой другой квитанции не требуется.

4.Концессионные торговые автоматы являются исключением из правил, и квитанции не требуются. В этом случае контроль наличных средств осуществляется посредством жесткого инвентарного контроля. Новые концессионные операции должны связаться с Офисом Контролера, чтобы установить надлежащие процедуры.

Проверенные чеки должны быть выписаны в университетский городок и отдел, принимающий оплату, то есть чеки, проведенные в книжном магазине, должны быть выписаны в книжный магазин UW-Superior.

Выполняемые чеки должны быть незамедлительно скреплены печатью департамента «только для депозита».На марке подтверждения должно быть указано название отдела, и она должна быть «только для депозита». Никакие другие штампы подтверждения не допускаются.

Чеки с датой поздней даты не принимаются к оплате. Долговые расписки, заимствованные под начальные денежные средства или необеспеченные расписки, запрещены.

Счета для обработки наличных денег предназначены для ведения бизнеса и не должны использоваться в качестве фонда для обналичивания чеков для студентов или сотрудников. У книжного магазина есть единственная авторизованная служба обналичивания чеков на территории кампуса.

Возврат средств не производится по квитанциям.Если требуется возврат, необходимо отправить запрос в Главную кассу с указанием номера квитанции, даты получения, суммы квитанции, суммы, подлежащей возврату, и объяснения, если необходимо. Единственное исключение из этого — если квитанция была только что написана, а оплата за эту квитанцию ​​еще не внесена. В этом случае квитанцию ​​нужно будет аннулировать, а оригинал квитанции приложить к книге квитанций. Если вы не можете получить оригинал квитанции, возврат необходимо произвести через кассу.

Никакие расходы не могут быть произведены непосредственно за счет поступлений. Все расходы, связанные с операцией, должны быть инициированы в соответствии с установленными процедурами закупок. Любые вопросы по этому поводу следует направлять агенту по закупкам.

Вклады

Квитанции должны быть депонированы в течение пяти рабочих дней после мероприятия, а квитанции на сумму более 1000 долларов должны быть депонированы до конца следующего рабочего дня после мероприятия.

Все отделы должны заполнить стандартную квитанцию ​​о депозите при внесении наличных в кассу.Бланк депозита доступен на веб-сайте бизнес-офиса.

Необходимо заполнить имя и описание учетной записи. Подразделения, у которых нет отклонений в информации, должны заполнить данные на бланке квитанции и сделать копии для будущего использования. Вопросы по названию и описанию учетной записи следует адресовать кассирам, которые также предоставят информацию о кодировании, счете и классе деталей.

Если общая сумма поступлений не равна общей сумме депозита, отклонение должно быть увеличено в строке «избыточное / короткое».Разница никогда не должна добавляться или вычитаться из начальных денежных средств в попытке уравновесить поступления и депозиты.

Департаменты, уполномоченные делать прямые депозиты в банк, по-прежнему должны отправлять депозитные квитанции в кассу.

Период, покрываемый вкладом, должен быть указан в поле для заметок депозитной квитанции.

Депозиты должны быть представлены кассирам с 9:00 до 14:30 с понедельника по четверг.

При использовании чековых книжек их следует отдавать кассирам вместе с депозитами для проверки.

При использовании кассового аппарата регистровую ленту следует датировать и хранить для проверки в отделении.

Когда используются билеты, в отделе должна храниться запись о количестве билетов, проданных для каждого депозита. Неиспользованные билеты следует хранить в надежном месте.

Отчеты о концессионных продажах / сокращении запасов по каждому событию должны храниться для аудита в отделе.

Бизнес-офис — единственный отдел, у которого есть банковский счет.Всем другим отделениям кампуса и студенческим организациям запрещается открывать какие-либо банковские счета для депонирования государственных средств. Все квитанции, собранные любым отделом при выполнении возложенных на него обязанностей, считаются государственными фондами и должны депонироваться через кассу.

Все депозиты должны быть доставлены в закрытом денежном мешке. В кассе следует хранить ключ.

Архивирование

Заполненные квитанции или квитанции любой другой формы должны храниться не менее шести лет.Их можно хранить в отделении или отдать в кассу на хранение.

Убытки

О краже или исчезновении наличных денег следует немедленно сообщать в офис контролера.

кассовая книга — определение, типы, формат, примеры — Авансовые и Обыкновенное Петти Cash Systems

LnRiLWdyaWQsLnRiLWdyaWQ + LmJsb2NrLWVkaXRvci1pbm5lci1ibG9ja3M + 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 + Knt3aWR0aDoxMDAlfS50Yi1ncmlkLWNvbHVtbi50Yi1ncmlkLWFsaWduLXRvcHt3aWR0aDoxMDAlO2Rpc3BsYXk6ZmxleDthbGlnbi1jb250ZW50OmZsZXgtc3RhcnR9LnRiLWdyaWQtY29sdW1uLnRiLWdyaWQtYWxpZ 24tY2VudGVye3dpZHRoOjEwMCU7ZGlzcGxheTpmbGV4O2FsaWduLWNvbnRlbnQ6Y2VudGVyfS50Yi1ncmlkLWNvbHVtbi50Yi1ncmlkLWFsaWduLWJvdHRvbXt3aWR0aDoxMDAlO2Rpc3BsYXk6ZmxleDthbGlnbi1jb250ZW50OmZsZXgtZW5kfSB9IA ==

кассовая книга: Определение

Кассовая книга ведется для учета небольших расходов, таких как почтовые расходы, канцелярские товары и телеграммы.Для каждого вида расходов используется отдельный столбец.

Разница между суммой дебетовых статей и суммой кредитовых статей представляет собой остаток наличных мелких денежных средств.

Мелкая кассовая книга также относится к книге, в которой записываются мелкие платежи, которые неудобно регистрировать в основной кассовой книге .

Пояснение

На всех предприятиях некоторые платежи производятся чеками для лучшего контроля над наличными деньгами. Однако на оплату небольших расходов (например.g., канцелярские товары, проездные, почтовые расходы и газеты), оплата чеком является необоснованной.

Кроме того, в крупном бизнесе главный кассир должен ежедневно обрабатывать множество крупных транзакций. Если они регистрируют мелкие расходы в основной кассовой книге, то и главный кассир, и основная кассовая книга будут перегружены.

Чтобы решить эти проблемы, главный кассир делегирует обязанности другому старшему сотруднику по учету повседневных мелких транзакций.Для этого ему дается небольшая сумма и отдельная книга для учета этих небольших платежей.

Книга, в которой записываются эти мелкие платежи, называется книгой мелкой кассы. Фонды, используемые для небольших платежей, известны как мелкие денежные средства, и лицо, ответственное за осуществление и регистрацию этих платежей, является мелким кассиром.

Системы ведения мелкой наличности

Для ведения мелкой наличности используются три разные системы. Этими системами являются:

  • Открытые системы (или обычные) для мелкой наличности
  • Фиксированная система для оплаты наличных денег
  • Амортизационная система наличных денег

Открытая или обычная система мелкой наличности

По этой системе мелкому кассиру выплачивается единовременная сумма для покрытия мелких расходов.Когда вся сумма наличных денег израсходована, кассир представляет счет главному кассиру, который снова выплачивает единовременную сумму кассиру.

Фиксированная система наличных денег

В рамках фиксированной системы кассовой наличности фиксированная сумма выдается мелкой кассе на определенный период времени.

В конце установленного периода кассир представляет подробные сведения о мелких расходах, а главный кассир снова вносит фиксированную сумму на следующий установленный период.

Система авансовых выплат мелкой наличности

Это наиболее научный подход к поддержанию Petty Cash.

Согласно системе авансов, общие мелкие расходы за определенный период оцениваются, и сумма авансируется мелкой кассе. Эта сумма известна как авансовых наличных .

Кассирша тратит авансовый платеж в течение периода. В конце периода кассирша представляет главному кассиру отчеты о мелких расходах.

Сумма, потраченная кассиром, возмещается, таким образом доводя остаток до первоначальной суммы.

Таким образом, кассир будет начинать каждый период с суммы, равной сумме авансового платежа, и сумма, удерживаемая кассиром, никогда не превысит эту сумму.

Преимущества системы Imprest

Система авансовых платежей имеет следующие преимущества:

  • Экономия времени у главного кассира, ответственного за основную кассовую книгу.
  • Снижение вероятности неправомерного использования наличных средств, поскольку мелкому кассиру не разрешается хранить свободные деньги.
  • Снижение вероятности незаконного присвоения, так как авансовый платеж представляет собой небольшую сумму.
  • Ошибки исправляются быстро, так как главный кассир периодически проверяет кассу.
  • Создание возможностей для младшего персонала научиться ответственно обращаться с деньгами.

Типы кассовой книги

Существует два основных типа мелкокассовой книги:

  1. Простая кассовая книга
  2. Аналитическая кассовая книга

Простая кассовая книга

Простая кассовая книга — это как основная кассовая книга.Денежные средства, полученные кассиром, отражаются по дебету, а все платежи по мелким расходам отражаются по кредиту в одной колонке.

Формат простой кассовой книги

Пример простой кассовой книги

Запишите следующие операции в простую кассовую книгу за январь 2019 года.

Решение

Аналитическая кассовая книга

Аналитическая кассовая книга — наиболее эффективный способ учета мелких денежных выплат.

Каждому мелкому расходу по кредиту назначается отдельный столбец. Каждый раз, когда мелкие расходы регистрируются в столбце общих выплат, такая же сумма записывается в соответствующем столбце мелких расходов.

Формат аналитической кассовой книги

Пример аналитической кассовой книги

Запишите следующие операции в аналитическую кассу за январь 2019 года.

Решение

Операции с мелкими денежными средствами

Когда мелкому кассиру нужны деньги, главный кассир выдает им чек.Этот чек записывается на платежной стороне основной кассовой книги.

Кассир получает наличные по чеку из банка и записывает чек в графе приходов кассовой книги.

Когда необходимо произвести платеж из фонда мелкой кассы, кассир готовит талон на мелкую кассу (PCV). Этот ваучер должен быть утвержден ответственным сотрудником до того, как мелкий кассир произведет оплату.

Перед выполнением платежа кассир записывает дату платежа, реквизиты платежа (в столбце с подробностями), номер PCV и сумму ваучера (в столбце общего платежа, а также в соответствующем столбце анализа).

Первая PCV месяца обозначается цифрой 1, за которой следует номер месяца. Например, первый майский ваучер будет иметь номер 1/5, следующий — 2/5, затем — 3/5 и так далее.

Проводка мелкой кассовой книги в бухгалтерскую книгу

В конце каждого месяца, когда кассир подходит к основному кассиру для получения возмещения, последний готовит чековый ваучер.

В чековом ваучере указывается сумма различных столбцов анализа платежей в книге мелкой кассы.Например, рассмотрим следующее:

Заработная плата $ 113.20
Транспорт $ 41,80
Стационарный 80,60 $
Чай для персонала $ 26,40
Телефон 140,00
Итого 402,00 долл. США

Когда чек (на 402 доллара США) выдается мелкому кассиру, записи, сделанные в основной кассовой книге:

  • Итого 402 доллара.00, отображается на кредитной стороне кассовой книги (столбец банка) как платеж.
  • В бухгалтерской книге счет заработной платы дебетуется на 113,20 доллара, транспортный счет — на 41,80 доллара, счет канцелярских товаров — на 86,60 доллара, счет для персонала — на 26,40 доллара, а телефонный счет — на 140 долларов.

Таким образом, общее дебетование в бухгалтерской книге согласуется с кредитом в основной кассовой книге. Другими словами, кассовая книга не является частью двойной бухгалтерии .

Позиция мелкокассовой книги аналогична вспомогательной книге.Предполагается, что у мелкого кассира всегда есть наличные, равные сумме авансового счета, в виде наличных денег или оплаченных PCV.

Связаться с экспертом

Надеюсь, эта статья помогла вам понять особенности и способы использования книги мелкой кассы. Если у вас есть дополнительные вопросы, обратитесь к финансовому консультанту в Спокане, штат Вашингтон, или, если вы живете за пределами региона, просмотрите страницу нашего финансового консультанта, чтобы найти того, кто сможет связаться с вами.

Изменить процедуры фонда

Изменить форму управления фондами и фондами и фондами ведомства

Какие деньги хранятся в ящике для разменного фонда?

Обменный фонд

Фонд сдачи — это деньги, авансированные ответственному лицу с целью выдачи сдачи для деловых операций, совершаемых в отделе.Обычно отдел, запрашивающий обменный фонд, занимается продажей товаров или услуг другим лицам.

Ведомственные фонды

Средства ведомства — это деньги, собранные отделом за продажу товаров / услуг. Они также могут включать сбор денег за нестандартные операции, такие как возмещение сотрудниками расходов на телефонную связь или использование фотокопий. Такие средства должны быть незамедлительно переведены в Финансовые службы.

Примечание: мелкие деньги / квитанции НЕ должны храниться в ящике для сдачи и наоборот! Пожалуйста, используйте кассовые боксы, специально отведенные для их целей! Если вы использовали мелкую наличность для внесения сдачи для клиентов и в настоящее время не имеете утвержденного фонда для сдачи, пожалуйста, войдите и подайте заявку на получение сдачи.

Изменить форму фонда


Заявление на изменение фонда — это для долгосрочного использования фонда сдачи (например, для использования в новом торговом автомате).

Заявление на получение мелкой кассы — это для временного использования небольших покупок, возмещения или транзакций, в которых использование карт, CPO или PO не логично (например, для возмещения вступительных взносов на своп-встречу, используемых во время ориентации новых студентов).

Заявление на получение фонда временных изменений — оно было создано во время пандемии для отделов, которым требуется дополнительный фонд временных изменений, но они могут не понадобиться после того, как бизнес вернется к нормальной работе (например,грамм. Почтовый центр нуждался в этом для покрытия своих средств в те дни, когда касса не могла их разместить).

Принесите соответствующую заполненную форму в кассу, чтобы получить денежный фонд.

Что можно использовать для получения наличных денег и чеков?

  1. Вспомогательным компаниям разрешено продавать товары и услуги.
  2. Департаменты могут получать чеки от доноров. Однако такие чеки следует немедленно пересылать в Управление развития, которое отвечает за депонирование средств в Финансовые службы и предоставление квитанции донору.Студентам и сторонним организациям также разрешается возмещать расходы на расходные материалы кафедрам. Они также могут получать наличные деньги и чеки для профессиональной деятельности (семинары, конференции, обеды, ужины и т. Д.).
  3. Все департаменты могут собирать средства для личного пользования копировальными аппаратами, междугородной телефонной связью, факсом и т. Д.
  4. Как правило, академические и вспомогательные отделы (не вспомогательные) не могут собирать наличные или чеки для продажи инвентаря или услуг без предварительного разрешения вице-президента по административным вопросам.
  5. Как правило, в соответствии с требованиями к налоговой отчетности студенческие и офисные принадлежности (книги, бумага, дискеты, компьютерная периферия и т. Д.) Должны продаваться только магазином BYUH, а не другими отделами.

Как следует обрабатывать сбор наличных?

  1. Выдайте покупателю квитанцию! Все операции с наличными должны быть квитанциями. Если электронный кассовый аппарат, выдающий квитанцию, не используется, то отделу следует использовать двухэлементную квитанцию ​​BYUH с числовым программным управлением.Это правило не применяется к очень маленьким индивидуальным транзакциям, таким как возмещение за использование личных копий.
  2. Наличные и чеки должны быть всегда защищены.
    1. Ящики для кассовых аппаратов или ящики для сдачи фондов должны оставаться закрытыми и запертыми, за исключением случаев ведения бизнеса.
    2. В отсутствие кассира все средства должны быть депонированы в Финансовых службах, заперты в сейфе отдела или в запертом шкафу для документов.
  3. Каждый кассир отвечает за свой «денежный ящик».Процедуры закрытия смены должны выполняться каждый раз, когда сотрудник завершает работу в определенную смену.
  4. Процедуры закрытия смены включают:
    1. Кассир для подсчета всех наличных денег, чеков и кредитных карт.
    2. Кассир для сопоставления наличных денег и чеков с продажами (по кассовому аппарату или журналу).
    3. Кассир для учета переполненных / коротких замыканий.
    4. Кассир должен подготовить «Форму работы кассира в конце смены».
    5. Отдельная проверка (желательно инспектором) подсчета наличных / чеков и точности «формы кассира в конце смены».

Для чего используется журнал продаж?


При использовании чековой книжки вместо кассового аппарата необходимо вести журнал продаж. Это означает, что каждый раз при составлении квитанции в журнал вносится соответствующая запись. Журнал продаж служит документом о собранных денежных средствах. При внесении депозита в бизнес-офис приложите копию журнала. Общая сумма зарегистрированных продаж будет равна сумме депозита.

Хотя нет необходимости выписывать квитанцию ​​для очень мелких транзакций, таких как полученные личные копии / распечатки денег, транзакция должна быть записана в журнале.Достаточно просто записать дату, сумму и краткое описание того, на что были собраны деньги. Невозможно переоценить важность письменной документации, которая соотносится с полученными денежными средствами!

Каковы процедуры в отношении вкладов?

  1. Депонирование собранных наличных денег и чеков должно производиться в кассе не реже одного раза в неделю или всякий раз, когда собранные средства превышают 50 долларов США.
  2. Наличные деньги или чеки никогда не должны храниться в течение выходных, за исключением тех отделов университетского городка, которые открыты для работы в выходные дни и были предварительно одобрены для хранения наличных денег и чеков.В таких обстоятельствах необходимо внести депозит в пятницу из всех средств, собранных ранее в течение недели.
  3. Форма ведомственного депозита BYUH должна сопровождать все депозиты, сделанные с помощью финансовых услуг. Форма депозита должна быть подготовлена ​​полностью и точно и должна быть подписана составителем и руководителем, который проверил правильность депозита. Проверка включает физический подсчет всех наличных денег и чеков.
  4. Чтобы обеспечить личную безопасность, депозиты «в нерабочее время» должны сдавать в Финансовую службу два сотрудника.
  5. Депозиты могут быть внесены в кассу в обычные рабочие часы или могут быть внесены в ночную депозитную ячейку в любое время.

Контрольный список для внесения депозита

Полный депозит включает в себя следующее:

  • Точно заполненная ведомственная форма депозита BYUH.
  • Сопроводительная документация о продажах: кассовая лента (и) или журнал продаж.
  • Наличные деньги и чеки в пластиковом депозитном пакете

Советы по использованию электронной формы ведомственного депозита

  1. Откройте форму депозита, сохраненную под _____________________________________
  2. .Наведите курсор на вкладку «Шаблон формы депозита».
  3. Щелкните вкладку правой кнопкой мыши.
  4. Когда появится меню, выберите «Переместить или скопировать».
  5. Установите флажок «Создать копию»
  6. Нажмите ОК
  7. Заполните форму — убедитесь, что вы работаете с КОПИЕЙ шаблона, а не с исходным пустым шаблоном!
  8. Распечатайте форму два раза (убедитесь, что составитель и проверяющий подписали обе копии) или, если подписание дважды кажется обременительным, сделайте фотокопию подписанной и заполненной формы.
  9. После печати щелкните правой кнопкой мыши «Шаблон формы депозита (2)».
  10. Когда появится меню, выберите «Удалить».
  11. Нажмите ОК.
  12. Теперь у вас должны быть две бумажные копии формы депозита и экран компьютера, на котором доступна только вкладка «Шаблон формы депозита».
  13. Отнесите свой депозит и обе копии формы депозита Рите, главному кассиру, у окна кассы. Она подписывает обе копии: одну для своих записей, а другую — для ваших.
  14. Сохраняйте запись о депозите в файле.
  15. Теперь вы готовы начать весь веселый процесс заново!

Если вы желаете вести учет вашего депозита на компьютере в дополнение к бумажной копии в файле, старый трюк «сохранить как» подойдет. Просто работайте непосредственно с исходной формой депозита и каждый раз сохраняйте ее под другим именем — возможно, с датой депозита. Таким образом, при открытии файла с именем «Депозитная форма» он всегда остается пустым.

Доступ к денежным средствам

  1. Фонды сдачи и фонды отдела должны храниться в сейфе или запирающемся картотеке, когда нет назначенного кассира. Доступ к сейфу должен быть ограничен уполномоченными сотрудниками.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *