Суббота , 16 Октябрь 2021

Перечень кадровых документов: Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Содержание

Список обязательных кадровых документов на предприятии

Все юридические лица и предприниматели, нанявшие хотя бы одного сотрудника, обязаны вести кадровый учет. В данной статье мы рассмотрим понятие кадрового учета, составим список необходимых кадровых документов и узнаем как упростить кадровый учет на микро предприятиях.

Законодательное регулирование вопроса

Законодательное регулирование вопроса осуществляется Трудовым и налоговым кодексами, а также Положениями Правительства и Госкомстата. Подробнее о статьях кодекса и положениях, прописывающих обязательное наличие того или иного документа мы расскажем далее в статье.

По каждой операции — свой обязательный документ

Перечень кадровых документов, которые должны иметься на предприятии включает в себя документы, описывающие следующие хозяйственные операции:

  • Прием сотрудника на работу;
  • Уход в отпуск;
  • Кадровое перемещение;
  • Уход на больничный;
  • Увольнение;
  • Текущая деятельность предприятия.

Рассмотрим список документов, обязательных к оформлению, по каждой ситуации.

Читайте также статью ⇒ Типовой трудовой договор для микропредприятий.

Прием сотрудника — оформляем все документы

При приеме на работу нового человека оформляется самое большое количество документов для кадрового учета. Список документов и регламентирующий обязанность составления законодательный акт указаны в таблице.

Документ Нормативный акт
1. Трудовой договор — оформляется при каждом приеме, содержит основные понятия и принципы взаимодействия работодателя и сотрудника. Подписывается обеими сторонами. Трудовой кодекс РФ — статьи  шестьдесят седьмая, пятьдесят шестая, шестнадцатая (67, 56, 16)
2. Приказ о приеме на работу составляется работодателем, указывает на дату приема, номер трудового договора, подразделение, в которое принимается человек. Подписывается и работодателем, и сотрудником.
Оформляется в течение трех дней с момента начала работы.
Трудовой кодекс – статья шестьдесят восьмая (68)
3. Личная карточка — оформляется по документам сотрудника и исходя из его слов. Постановление номер один Госкомстата от5 января 2004 года
4. Согласие на обработку персональных данных сотрудника. Подписывается работником. Трудовой кодекс — статья восемьдесят шестая (86)
5. Трудовая книжка работника — заполняется имеющаяся у сотрудника или оформляется новая при отсутствии таковой у работника. Трудовой кодекс — статья шестьдесят шестая (66)

При приеме на работу сотрудник должен ознакомится с Правилами трудового распорядка на предприятии и поставить свою подпись в ознакомлении.

Отправляем сотрудника в отпуск

Если сотрудник уходит в отпуск, ему необходимо написать заявление на отпуск за 14 календарных дней до его начала. К обязательным документам, оформляемым при уходе работника в отпуск относятся следующие документы:

  1. Заявление работника — пишется сотрудником в произвольной форме;
  2. Приказ руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя на отпуск — составляется по унифицированной форме Т-6, которую можно скачать здесь:
  1. Записка-расчет о размере отпуска по форме Т-60.

На основании данных документов бухгалтер рассчитывает и выплачивает отпускные для работника. Выплата должна быть произведена не позднее, чем за три дня до начала отпуска.

Кадровое перемещение

Если сотрудника нужно перевести в другое подразделение, поменять ему должность или изменить размер заработанной платы, то на любое из этих действий нужно оформить Приказ на кадровое перемещение и Дополнительное соглашение к трудовому договору. И приказ, и дополнительное соглашение должны быть подписаны обеими сторонами трудового договора. Приказ составляется в одном экземпляре, дополнительное соглашение — в двух (один — для работника, другой — для работодателя).

Больничный

При уходе сотрудника на больничный необходимо оформить справку-расчет больничного пособия в произвольной форме и заполнить листок нетрудоспособности, которые предоставил сотрудник. Выплатить больничное пособие нужно в ближайшую выплату заработанной платы ил аванса сотруднику.

Читайте также статью ⇒ Срочный трудовой договор: больничный, отпуск

Увольнение работника

При увольнении работника есть целый перечень документов, которые нужно выдать работнику на руки:

  1. Трудовая книга работника;
  2. Справка о сумме заработка за предыдущие два года и текущий год;
  3. Справку 2-НДФЛ за текущий год;
  4. Выписку из отчета СЗВ-Стаж.

Помимо обязательных документов для сотрудника на предприятии должны быть оформлены следующие документы:

  • Приказ об увольнении;
  • Заявление на увольнение от сотрудника.

Остальные кадровые документы

Помимо описанных выше документов на предприятии должны быть оформлены и другие, которые регламентируют текущую деятельность юр.лица или ИП. Это такие документы, как:

  • Правила внутреннего трудового распорядка — обязанность вводится статьей 68 ТК РФ. При приеме каждый работник под роспись должен ознакомиться с данным документом.
  • Табели учета рабочего времени — составляются на каждый месяц.
  • Штатное расписание — указывает на количество штатных единиц сотрудников по должностям.
  • График отпусков на всех сотрудников — устанавливается статьей 123 ТК РФ и регламентирует порядок ухода сотрудников в ежегодные оплачиваемые отпуска.
  • Положение о персональных данных — вводится статьей 86 Трудового кодекса и определяет правила работы с персональными данными сотрудников.
  • Положение об охране труда на предприятии и журнал прохождения первичного, вводного инструктажа.

Все эти документы должны быть на предприятии и их отсутствие может повлечь наложение штрафа на руководителя и на предприятие в целом.

Типовая форма договора заменяет некоторые кадровые документы

Если микропредприятие применяет типовую форму трудового договора, то согласно статье 309.2 ТК РФ они могут отказаться от оформления некоторых кадровых документов, в частности они могут не оформлять:

  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Положение об оплате труда;
  • График сменности;
  • Положение о выдаче премий и другие документы.

Таким образом, применений в деятельности типовой формы существенно облегчает ведение кадрового учета на предприятии.

Выводы

На каждом предприятии должны хранится документы по кадровому учета в полном объеме. Индивидуальный предприниматель, нанявший сотрудников должен оформлять все кадровые документы в полном объеме.

Обязательные кадровые документы

I. Документация по личному составу работников
1. Распорядительные документы

Приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (Формы Т-1, Т-1а)

Приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу (Формы Т-5, Т-5а)

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении)  (Формы Т-8, Т-8а)

Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (Формы Т-11, Т-11а)

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) (Формы Т-6, Т-6а)

Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку  (Формы Т-9, Т-9а)

2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность

Трудовые книжки 

Трудовые договоры и соглашения к ним

3. Информационно-расчетные документы

Личная карточка работника (Форма Т-2)

Табель учета рабочего времени (Форма Т-13)

Штатное расписание (Форма Т-3)

График отпусков (Форма Т-7)

Расчетная ведомость (Форма Т-51) и Платежная ведомость (Форма Т-53) или Расчетно-платежная ведомость (Форма Т-49)

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Форма Т-60)

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-61)

Расчетные листки на выплату заработной платы работникам

Листки о временной нетрудоспособности

Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска

Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др. ) и подтверждения о получении таких уведомлений

Командировочные документы:

— командировочные удостоверения работников (Форма Т-10)

— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении  (Форма Т-11)

4. Внутренняя служебная переписка

Это личные заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, об увольнении, о приеме на работу, другие виды заявлений и иной переписки с работниками, которые принимаются в расчет при кадровом делопроизводстве.

II. Внутренние нормативные акты по труду

Правила внутреннего трудового распорядка

Положение об оплате труда

Положение о премировании

Положение о защите персональных данных работников

Должностные инструкции работников

Договоры о полной материальной ответственности

Положение о коммерческой тайне

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну

III. Журналы и книги учета и регистрации кадровых документов

Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним

Книга учета листков временной нетрудоспособности

Журналы ознакомления работников с внутренними локальными нормативными актами

Книга регистрации трудовых договоров

Книга регистрация кадровых приказов

Книга регистрации командировочных удостоверений

Книга регистрации служебных заданий для направления в командировку и отчетов об их выполнении

Журнал регистрации проверок контролирующих органов

Список кадровых документов 2020 | nkpay.

ru

Предупреждён — значит вооружён: к любым изменениям законодательства нужно готовиться заранее. Сегодня поговорим о том, что изменится во взаимоотношениях работодателя и сотрудников в грядущем м. Некоторые из этих изменений уже утверждены, другие находятся в стадии законопроектов, но — с огромной степенью вероятности — все они будут приняты. Напомним, что работавшему весь месяц сотруднику работодатель не имеет права заплатить меньше МРОТ — хотя, факт именно работы вполне можно установить с помощью Kickidler, но это отдельная тема для разговора. Пока отметим, что вместе с МРОТ вырастут и связанные выплаты: социальные пособия, командировочные, отпускные и т. Кроме того, учтите, что регионы могут устанавливать собственную планку МРОТ — выше федеральной, её тоже придётся учитывать.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Электронное кадровое делопроизводство. Перспективы-2020

Это больше не просто хорошая идея для работодателя вести личное дело каждого сотрудника, но это также необходимо учитывать, что принятое решение в основном основано на данных, а также нужны доказательства и документация.

Документация трудовая книжка, записи о вкладе и достижениях, дисциплинарные уведомления, рекламные акции, планы развития производительности и многое другое должны быть личное дело.

У работодателя есть хорошие причины хранить несколько кадровых досье — некоторые юридические, а некоторые — для трудоустройства. цели практики. Документация необходима, чтобы у работодателя был точный просмотр трудовой книжки сотрудника. Документация поддерживает работодателя решения и могут защитить работодателя в судебном процессе — сохранены правильно.

Содержимое досье персонала содержит исторический обзор важных событий во время карьера сотрудника. Они поддерживают решения, которые принимаются в отношении сотрудник и его карьера. Они демонстрируют доводы работодателя за наймом, продвижением по службе, переводом, наградами и признанием, а также увольнением решения.

Прошли те времена, когда большинство личных документов и записей были в твердом формате, которые были сложны в обслуживании, обновлении и, кроме того, очень труднодоступны. Также было сложно составить содержательный отчет для сотрудников в целом в организации.

В наши дни большая часть компании хранят данные о сотрудниках в электронном виде и ведут записи в HRMS (Система управления человеческими ресурсами), хотя для небольших компаний это может быть также удалось в Excel.

Оба эти HRMS доступны в Интернете, а также для небольших устройств в формате приложения. Есть некоторые документы, которые необходимо подписать и хранить в твердом формате отдельно от данные, хранящиеся в HRMS, и, следовательно, личные файлы не менее важны.

Личное дело сотрудников является наиболее важным файлом с точки зрения соответствия как как внутри, так и по закону. Также для HR-функции необходимо иметь это документальное свидетельство для аудита отдела. Личный файл обычно подготовлены на момент присоединения сотрудника отделом кадров и имеют все личные записи хранятся для идентификации личности и для руководства цель.

Личное дело сотрудников представляет собой файл, который содержит документы от присоединения до выхода и имеет документы жизненного цикла прямо из его резюме, документов о трудоустройстве, перевода Письмо, письмо об оценке / повышении квалификации, письмо о повышении, другая документация, связанная с трудоустройством вместе с сотрудниками Подтверждение личности, банк связанные доказательства, квалификационные документы и предыдущая работа, связанная с документы. Здесь также есть копии уставных документов, таких как PF ESIC и т. Д.

Что произойдет, если вы не ведете личное дело сотрудников ?

Если вы не поддерживаете личное дело сотрудников, что может привести к потере огромных данных записей сотрудников а также делает вас нарушителем закона. А хорошо задокументированное кадровое досье является ключом к защите работодателя при проверках и иски. Хорошо управляемые кадровые файлы позволяют работодателю должным образом контролировать и проверять производительность сотрудников.

Давайте рассмотрим контрольный список документов, необходимый для поддержки личное дело сотрудника:

сотрудник:

Имя Имя Отчество Имя Фамилия
E-код Дата Регистрация:
Общий опыт
Дата рождения
Вертикальный отдел. /Проект Расположение:

Личное дело — Контрольный список документов: —

Sl. No. Документы Статус
1 резюме / Форма трудоустройства
2 Сковорода Карта
3 Аадхар Карта
4 Избиратель Удостоверение личности
5 Обязательство Подписать
6 Существующий ПФ №/ № КАС / ЭСИК №
7 Образование Подробности PGGraduation12 10 th Другое
8 Опыт Письмо с предложением Письмо3 месяца Квитанция о зарплате RC ЛК-3 ЛК-2 ЛК-1
9 2 Фотография
10 Форма — 2 (декларация PF)
11 Форма 1 (Декларация ESIC)
12 Форма 11 (для освобожденных от ПФ сотрудников)
13 Форма F (Форма для номинаций на получение вознаграждения)
14 Декларация о доходах Форма
15 Отменено Проверять
16 Получение Письма-предложения вашей компании
17 Получение Письма о назначении вашей компании
18 Получение Письма-подтверждения вашей компании
19 Получение письма об увеличении вашего Компания
20 Получение Письма о переводе вашего Компания
21 Другой Документы

Подготовлено : -__________________ Проверено По: —

Контрольный список документов Обзор: —

CV : первый документ сотрудника, который вы получите во время собеседования. Из что вы можете легко получить все сведения о человеке об их предыдущих опыт, личные и квалификационные детали.

Форма трудоустройства : При присоединении HR попросят сотрудника заполнить Форма трудоустройства. Должным образом заполнены им / ею, а также заверены самими собой, что предоставляет подробную личную информацию о сотруднике. Резюме требуется сотрудника для дальнейшего подсчета информации, предоставленной сотрудником во время собеседование совпадает с выданными сертификатами или нет..

Pan Card: Pan Card является обязательным документом для целей налогообложения и PF KYC.

Карта Aadhar: для идентификации, подтверждения адреса и PF KYC.

Удостоверение избирателя: для подтверждения личности и адреса

Знак предприятия: Это форма декларации, которую сотрудник подписывает в случае отсутствия каких-либо документов на момент присоединения.

Существующий номер PF / номер UAN / номер ESIC: Для привязки предыдущего номера UAN и номера ESIC.

Документы об образовании: Вам необходимо собрать документы об образовании, чтобы убедитесь, что предоставленные вам сведения об образовании верны.

Документы об опыте работы: Целью сбора документов об опыте работы является для проверки правильности информации, указанной сотрудником. Нравится:

  • Письмо с предложением: Вы можете проверить Подтверждение работы сотрудника in Предыдущая компания
  • Письмо о назначении: Чтобы проверить структуру заработной платы в предыдущей компании, обозначение и подтвержденная дата присоединения.
  • Заработная плата: Вы можете перекрестно проверить зарплату из их квитанции о заработной плате и письмо с предложением, и его можно перепроверить с общими деталями.
  • Разгрузочное письмо: Для обеспечения продолжительности работы сотрудника в последнем организация.

Форма 1 (Декларация ESIC) / Форма Mediclaim: Назначение TIC (Временное удостоверение личности), для семьи, кандидат и настоящий адрес рядом с больницей ESIC в вашем районе. Мед претензия форма помогает в медицинском страховании сотрудника и его семьи, где сотрудник также предоставляет подробную информацию о кандидате.

Форма — 2 (Форма назначения PF): Это форма, которую сотрудник заполняет, чтобы назначить кровь родственника для иска ПФ в его отсутствие

Форма F (форма для подачи заявки на получение вознаграждения): Эта форма предназначена для обозначения крови, относящейся к заявке на получение безвозмездной помощи. в его отсутствие.

Форма декларации о подоходном налоге: Для сбора данных об инвестициях для вычета подоходного налога.

Первая страница аннулированного чека / сберегательной книжки: для перекрестной проверки реквизиты банка, предоставленные сотрудником, верны.

Приемка на официальные документы : Вам необходимо сохранить прием на всех документах, которые Сообщение отдела кадров в отношении Работник. Как письмо с предложением, письмо о назначении, письмо с подтверждением, увеличение Письмо, переводное письмо и т. Д.

  • Прием Письма-предложения вашей компании:
  • Получение Письма о назначении в вашу компанию
  • Получение Письма-подтверждения вашей компании
  • Получение Инкрементного письма вашей компании
  • Получение Письма о переводе вашей компании

элементов, которые следует хранить (и НЕ хранить) в файлах сотрудников

Важно, а иногда и требуется по закону, создать систему учета персонала (или сотрудников) и управлять ею.Однако важно помнить, что на одного сотрудника приходится не только одного файла .

  • Некоторые файлы персонала используются, чтобы помочь руководителям принимать решения, связанные с сотрудниками.
  • Другие файлы являются строго конфиденциальными и могут содержать информацию, защищенную законами о конфиденциальности.

Следовательно, кадровая система не может быть универсальным подходом, поскольку существуют определенные типы информации, относящиеся к сотрудникам, которые носят исключительно личный характер (например, медицинские), которые должны храниться в отдельной системе. от того, что используется для принятия кадровых решений.

Еще один фактор, определяющий, какими типами файлов управлять, связан с размером компании. Например, некоторым компаниям с менее чем 50 сотрудниками может не потребоваться поддерживать определенный тип формы, как те, у которых есть 51 человек.

Итак, подумайте о картотеке персонала как о нескольких типах файлов.

  1. Некоторые файлы сотрудников содержат информацию, требуемую законами и нормативными актами; и что они требуют конфиденциальности. Эту защищенную информацию могут просматривать только сотрудники, которым назначено ее просматривать по особым, утвержденным правительством причинам. Такие файлы могут касаться пособий, заработной платы, состояния здоровья и юридических вопросов.
  2. Другой файл, чаще всего называемый общим «кадровым файлом», содержит информацию, относящуюся исключительно к работе сотрудника на рабочем месте, которую может видеть руководящий персонал сотрудника.

Зачем вообще нужны записи?

Существует несколько основных причин ведения файлов, относящихся к каждому сотруднику:

  • Они помогают в принятии решений о продвижении по службе или увольнении
  • Они предоставляют средства для отслеживания действий, связанных с такими вещами, как обучение, отпуск, похвалы, конфликты
  • Они необходимы для соблюдения различных местных, государственных и федеральных законов и постановлений.
  • Они предоставляют записи о деятельности, разговорах, обзорах и т. Д., что может иметь важное значение для снижения потенциальной ответственности в случае увольнения сотрудника

Что остается, а что уходит?

Следующее должно и не должно включаться в базовое дело о трудоустройстве.

Необходимо включить

Описание должности (настоящие, прошлые должности)
Резюме
Записи, относящиеся к предложениям о работе, продвижению по службе, понижению в должности, переводам, увольнениям, ставкам заработной платы и другим формам компенсации, а также записи об образовании и обучении
Записи, относящиеся к другой занятости практики (включая признание политики и соглашения)
Письма о признании
Дисциплинарные уведомления или документы
Оценки работы и записи о постановке целей
Записи об увольнении
Заявление о приеме на работу
Контрольный список для ориентации
Контактная информация в экстренных случаях
Сотрудникам разрешено удержание Свидетельство W-4
Свидетельство об удержании налоговых выплат сотрудникам штата, если применимо
Копия водительских прав, если требуется для должности
Подписанная квитанция из справочника сотрудника и заявление о трудоустройстве
Изменение личности l Форма данных
Оценка эффективности
Форма изменения должности / ставки
Запись о дисциплинарных мерах (устные и письменные предупреждения), если применимо
Заочная запись
Запросы на перерыв
Запросы на обучение

4 Документация по обучению
Документация о сертификации и / или лицензии (если применимо)
Запросы на проверку кадрового дела
Заявление об увольнении

НЕ должно включаться в базовое досье о трудоустройстве

| На каждого сотрудника должно быть по одному файлу. ЗАПРЕЩАЕТСЯ объединять в общий файл документы о заработной плате более чем одного сотрудника.

| Следующие документы относятся к ОТДЕЛЬНЫМ файлам и НЕ ДОЛЖНЫ БЫТЬ доступны руководителям, которые ищут информацию об эффективности работы сотрудника. Информация, содержащаяся в этих документах, защищена законами о конфиденциальности и принадлежит другой охраняемой конфиденциальной документации.

EEO / приглашение для самостоятельного определения инвалидности или записи статуса ветерана.
Примечания к собеседованию и результаты теста на трудоустройство.
Справочная информация / проверка биографических данных.
Результаты теста на наркотики.
Иммиграционные формы (I-9).
Медицинская / страховая документация (медицинские анкеты, формы регистрации на пособие и заявления на получение пособия, записи врачей, запросы на размещение и записи об отпусках).
Алименты / украшения.
Судебные документы.
Претензии рабочих о компенсации.
Протоколы расследования.(В личное дело сотрудника будут помещены только соответствующие дисциплинарные взыскания, консультации или иное прямое общение.)
Запросы о приеме на работу / проверка заработной платы.

Файл о преимуществах (конфиденциально)

( | Для каждого сотрудника должен быть один файл. НЕ объединяйте в общий файл документов о льготах более чем для одного сотрудника.)

Форма отказа от выплаты пособий
Формы регистрации на страхование здоровья, стоматологии, зрения и / или аптеки
Формы регистрации на другие виды страхования (страхование жизни, STD, LTD и т. Д.)
Формы гибкого расходного счета
Форма выборов / компенсация Соглашение
Форма регистрации для прямого депозита сотрудника
Требования
Форма регистрации, формы выхода на пенсию, формы распределения прибыли
Формы плана только для премиум S125
Форма назначения бенефициара
COBRA или документы о продлении срока действия штата, если применимо

Файл расчета заработной платы (конфиденциально)

( | На каждого сотрудника должно быть по одному файлу. ЗАПРЕЩАЕТСЯ объединять в общий файл документы о заработной плате более чем для одного сотрудника.)

Разрешение на прямой депозит
Формы разрешения на удержание из заработной платы
Запросы на сверхурочную работу, если применимо
Таблицы рабочего времени
Отчет о расходах сотрудников
Ваучеры на автоматическое возмещение пробега
Запросы на гарнитуры / выплаты доходов64 9669

Дополнительные конфиденциальные файлы

( | На каждого сотрудника должно быть по одному файлу.ЗАПРЕЩАЕТСЯ объединять в общий файл документы о заработной плате более чем для одного сотрудника.)

Документация по расследованию
Судебный иск или расследование DOL / EEOC, корреспонденция
EEOC и данные о позитивных действиях
Результаты проверки и проверки на наркотики
Формы OSHA
Отчет о происшествии сотрудника
Медицинская информация сотрудника
Запрос FMLA для семейного медицинского отпуска
Сертификат поставщика медицинских услуг
Периодические отчеты о семейном медицинском отпуске
Семейный медицинский отпуск Справка о возвращении к работе
Формы заявления о нетрудоспособности и / или компенсации работникам
Заявления о размещении

Источники: SHRM. org, Nolo.com, Paychex.com (PDF).

Статьи по теме

  • Контрольный список SmallBusiness.com того, что вам нужно на кухне малого офиса.

  • Может быть, в вашем офисе только порезы от бумаги и ушибленное эго, но он все равно умный…

  • Чтобы предотвратить нарушения трудового законодательства, вот семь вопросов, которых следует избегать в любое время и в любом месте…

Ведение учета 101: Советы по организации учета сотрудников

Как владелец малого бизнеса, вы не привыкать к длинным спискам дел.Это особенно верно, если вы начали прием на работу, а это требует большого количества документов для сотрудников.

Но если вы похожи на большинство стартапов, в бюджете нет места для помощника по административным вопросам, не говоря уже о специалисте по персоналу. Как решить эту проблему, когда вы главный? Как лучше всего вести учет сотрудников по мере роста вашего бизнеса и сотрудников?

Вот несколько рекомендаций по настройке эффективной и совместимой системы ведения документации для вашего бизнеса.

Бумажная или электронная?

Многие предприятия начинают с системы ведения документации на бумажных носителях. Это может иметь смысл, когда у вас всего пара сотрудников, но со временем это может стать громоздким. Для большинства растущих предприятий электронные документы проще и дешевле поддерживать, систематизировать и хранить. Кроме того, когда записи хранятся «в облаке» (онлайн), вы можете получить к ним доступ в любом месте, в любое время, когда у вас есть доступ в Интернет.

Независимо от того, используете ли вы бумажные, электронные файлы или и то, и другое, последовательность является ключом к эффективному ведению документации.Например, если ваши записи о приеме на работу отсортированы по имени сотрудника, организуйте записи о заработной плате таким же образом. Используйте одну и ту же систему для всех типов записей и убедитесь, что ваши папки с файлами имеют точные, единообразные имена.

Создайте основные записи о сотрудниках

В большинстве случаев вам необходимо вести записи о сотрудниках трех типов: кадровые, платежные и медицинские.

Кадровые файлы

включают историю занятости и должны включать документы о приеме на работу, контактную информацию о сотрудниках и на случай чрезвычайных ситуаций, а также подписанную справку для сотрудников вашей компании.Со временем вы можете добавлять обзоры производительности, дисциплинарные формы, награды сотрудников, записи об обучении и увольнительные письма.

Не храните формы I-9 (используемые для подтверждения права на работу в США) в личном деле. Храните эти формы все вместе в отдельном файле. Если ваша компания выбрана для иммиграционного аудита или расследования, следователь попросит изучить эти формы. Хранение этих записей отдельно помогает защитить конфиденциальность ваших сотрудников и снижает риск подвергнуть ваш бизнес дополнительным расследованиям при приеме на работу.

Документы, относящиеся к заработной плате, льготам и финансовым премиям, должны быть поданы в ведомости заработной платы. Примеры включают табели учета рабочего времени, информацию о прямом депозите и формы W-4 и W-2.

Медицинская карта должна включать бланки заявлений на медицинское страхование, страхование жизни и другие льготы работникам, если вы их предлагаете. Другие возможные медицинские записи включают запросы на разумное приспособление в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA), отчеты о травмах, требуемые Управлением по охране труда (OSHA), и документы, касающиеся отпуска сотрудника в соответствии с Законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA), если эти законы применить к вашему бизнесу.

Знайте, что хранить и как долго

Федеральное трудовое законодательство определяет, как долго вы должны хранить определенные записи о сотрудниках. Важно придерживаться этих сроков, чтобы избежать штрафов. В то же время не рекомендуется хранить документы дольше, чем необходимо (вместо того, чтобы их отбрасывать), поскольку любые сохраненные записи могут быть использованы против вас в случае судебного иска.

Ниже приведен список необходимых документов сотрудников и сроков хранения, предусмотренных федеральным законом:
  • Резюме, заявления о приеме на работу и тесты при приеме на работу — 1 год (незапрашиваемые резюме не требуются)
  • Форма I-9 — 3 года с даты найма или 1 год после увольнения (в зависимости от того, что наступит позже)
  • Документация по заработной плате, включая информацию о заработной плате и продвижении по службе, а также хронометраж — от 3 до 4 лет для большей части документации
  • W-4s — 4 года после уплаты налогов
  • Характеристики производительности — 2 года
  • Результаты медицинского осмотра — 1 год после принятия мер на основании медицинского осмотра
  • Результаты проверки на наркотики — Отчет за последний год за год
  • Запрос на разумное приспособление — 1 год после принятия мер или создания документа, в зависимости от того, что наступит позже
  • Льготные планы — 1 год после прекращения действия плана
  • Документация FMLA — 3 года после окончания отпуска
  • Записи о прекращении — 1 год с даты прекращения

Поддержание эффективной системы ведения документации является сложной задачей, если у вас нет специального административного персонала в штате.Но при правильном планировании и выполнении вы можете организовать работу и выполнить юридические требования.

Как создать контрольный список кадрового файла за 7 простых шагов

Компании создают несколько типов записей для одного сотрудника. Отдел кадров следит за конфиденциальностью этих документов и хранит их в безопасности.

Законы о конфиденциальности различаются от штата к штату, и каждая компания имеет свои собственные передовые методы хранения информации. Контрольный список файлов персонала помогает управлять содержимым папок сотрудников при соблюдении надежного процесса документирования.

1. Начните с трудовой документации и статусов отношений

Ваш отдел кадров собирает массу документов, когда приходит новый сотрудник. Храните эти материалы в личном деле, будь то физическое или электронное.

По мере развития отношений с сотрудником в файл помещается все больше записей.

Быстрый список включает (но не ограничивается):

  • Заявление о приеме на работу, резюме и сопроводительное письмо
  • Подтверждение трудоустройства и подписанные письма с предложениями
  • Контактная информация для экстренных случаев
  • Оценка производительности, оценки и многое другое
  • Компенсация информация и документы, удерживаемые IRS
  • Формы увольнения и расшифровка интервью при выходе, если оно проводится

Почему вы должны включать все эти документы в свои личные дела? Это закон! Законы меняются от штата к штату и тоже меняются со временем.

2. Выясните, что не следует включать

Проведите четкое различие между вашими личными файлами и другими типами файлов.

Вот типы документации, которую нельзя включать в контрольный список кадрового дела:

  • Медицинские записи или связанные с ними документы, защищенные Законом о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA). Они будут помещены в отдельную медицинскую карту для сотрудника.
  • Конфиденциальная информация или жалобы о расследованиях кадровых ресурсов
  • Проверка анкетных данных, справки, криминальные истории и кредитные отчеты
  • Номера социального страхования
  • Формы льгот сотрудникам
  • Подтверждение трудоустройства и подписанные письма с предложениями

Эти типы конфиденциальных материалов не используются Не принадлежат к личному делу.

3. Упорядочите свой контрольный список как оглавление

Контрольный список дает структуру для каждого файла и поддерживает порядок. Поэтому заказывайте его как оглавление.

Поскольку все будет происходить в одном порядке, вы не будете тратить время на поиск конкретной документации. Вы будете точно знать, где его найти.

4. Максимально упростите

Вы сузили содержание, получили отзывы и создали структуру для своего списка.Вы почти подошли к концу, но не совсем. Пора упростить!

Контрольный список вашего личного дела требует удобной навигации. Его должно быть легко переваривать, сканировать и обновлять.

Вот несколько вещей, о которых следует помнить:

  • По возможности старайтесь держать контрольный список на одной странице.
  • Используйте как можно меньше слов.
  • Сделайте его визуально чистым с помощью флажков и маркеров.
  • Упростите изменение формы или обновление ее новой информацией.
  • Оставьте это гибким.

5. Обновление для изменений политики и новых материалов

После того, как вы завершите свой список, оставьте его открытым для обновлений.

Пересматривайте свой контрольный список при появлении новых политик и внимательно следите за изменениями законодательного органа штата в требованиях к записи о занятости.

Если вы ведете физические записи, храните их в огнестойких шкафах. Вы же не хотите потерять эти файлы в результате пожара на рабочем месте!

Составление списка и его двойная проверка: что должно (и не должно) быть в личном деле вашей компании

Автор Трейси Биллоуз, Эбигейл Кахак и Аннет Ким

Когда дело доходит до управления человеческими ресурсами вашей компании и защиты бизнеса в случае судебного иска, половина дела заключается в том, чтобы ваша организация вела полный и точный кадровый учет.Информация, представленная ниже, поможет вам в этом.

Что должно быть в ваших личных делах

  • Документы по найму — Заявления, резюме и письма с предложениями.
  • Формы изменения статуса — Повышение по службе, повышение заслуг, понижение в должности и переводы.
  • Подписанные соглашения — Такие соглашения охватывают весь спектр, но часто включают в себя трудоустройство по желанию, конфиденциальность, арбитраж, комиссионные, интеллектуальную собственность, единый депозит, возврат собственности и другие контракты.
  • Записи о посещаемости и отпусках — Записи о посещаемости имеют решающее значение для обеспечения соблюдения законов, касающихся семейных и медицинских отпусков, а также сверхурочных и минимальной заработной платы. Связанную информацию о расписании и изменениях, записи о времени и запросы на отпуск и отпуск (вместе с любыми последующими решениями, относящимися к этим запросам) всегда следует сохранять. НО ПОМНИТЕ — НИКАКИЕ МЕДИЦИНСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ИЛИ ИНФОРМАЦИЯ НЕ ДОЛЖНЫ ВКЛЮЧАТЬСЯ В ЭТИ ЗАПИСИ.
  • Рабочие и дисциплинарные документы — Должностные инструкции, служебные аттестации, дисциплинарные предупреждения, служебные записки и уведомления, документы о понижении или отстранении от должности, благодарности и документы о прекращении работы.
  • Благодарности — Подписанные благодарности за руководства для сотрудников, правила, политики, обучение технике безопасности и ориентацию.
  • Заработная плата — Как и записи посещаемости, эти документы необходимы, среди прочего, чтобы доказать, что ваша организация соблюдает соответствующие законы о заработной плате и рабочем времени. У всех сотрудников должно быть полное имя (для целей социального обеспечения), платежная ведомость или идентификационный номер работодателя, домашний адрес, дата рождения, пол, налоговый статус (W-4), разрешение на прямой депозит, начало рабочей недели, ставка заработной платы. , расчет заработной платы, общая заработная плата за период оплаты, вычеты / прибавки к заработной плате (включая увольнения или назначения заработной платы) и даты выплаты в файле.
  • Информация о льготах — Обзоры, брошюры, плановые документы и подписанные формы регистрации. НО ПОМНИТЕ — НИКАКИЕ МЕДИЦИНСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ИЛИ ИНФОРМАЦИЯ НЕ ДОЛЖНЫ ВКЛЮЧАТЬСЯ В ЭТИ ЗАПИСИ.
  • Разное — Контактная информация в экстренных случаях, разрешения на работу (например, для несовершеннолетних), сертификаты безопасности и квалификации, а также заявления по безработице.

Чего не должно быть в ваших кадровых файлах (но вы должны хранить их в отдельных файлах)

  • Документы по найму, часть 2 — Хотя большинство документов по найму можно хранить в обычном личном деле сотрудника, проверка кредитоспособности / биография и справочная информация должны храниться в отдельном месте.
  • Страховая документация и медицинская информация — Медицинская документация, сопровождающая запросы на отпуск, запросы на разумное приспособление и ограничения на работу; результаты тестирования на наркотики; физические результаты перед приемом на работу; и страховая документация, содержащая медицинские данные.
  • Претензии рабочих о компенсации — Претензии, письма и сопроводительные медицинские документы.
  • Право на работу Документы — Подтверждение гражданства или юридического статуса иностранца (форма I-9) и подтверждающая документация (e.ж., карточка социального страхования, свидетельство о рождении и т. д.).
  • Данные о потоке кандидатов (применимо только к государственным подрядчикам и другим работодателям с обязательствами позитивных действий) — данные о потоках кандидатов с указанием расы, этнической принадлежности и пола должны быть неподписанными и храниться отдельно от личного дела.

Хотя приведенный выше список ни в коем случае не является исчерпывающим, он охватывает широкие категории документов, которые возникают в ходе обычного управления человеческими ресурсами.Цель этого руководства — помочь вам и вашей организации оставаться в списке «хороших», собирая полную и точную историю ваших сотрудников и одновременно соблюдая законы.

Если вам нужна дополнительная информация по этому или другому вопросу, связанному с трудовым законодательством, пожалуйста, свяжитесь с авторами или вашим адвокатом в Зейфарте.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *