Перечень кадровых документов: Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Список обязательных кадровых документов на предприятии

Все юридические лица и предприниматели, нанявшие хотя бы одного сотрудника, обязаны вести кадровый учет. В данной статье мы рассмотрим понятие кадрового учета, составим список необходимых кадровых документов и узнаем как упростить кадровый учет на микро предприятиях.

Законодательное регулирование вопроса

Законодательное регулирование вопроса осуществляется Трудовым и налоговым кодексами, а также Положениями Правительства и Госкомстата. Подробнее о статьях кодекса и положениях, прописывающих обязательное наличие того или иного документа мы расскажем далее в статье.

По каждой операции — свой обязательный документ

Перечень кадровых документов, которые должны иметься на предприятии включает в себя документы, описывающие следующие хозяйственные операции:

• Прием сотрудника на работу;
• Уход в отпуск;
• Кадровое перемещение;
• Уход на больничный;
• Увольнение;
• Текущая деятельность предприятия.

Рассмотрим список документов, обязательных к оформлению, по каждой ситуации.

Читайте также статью ⇒ Типовой трудовой договор для микропредприятий.

Прием сотрудника — оформляем все документы

При приеме на работу нового человека оформляется самое большое количество документов для кадрового учета. Список документов и регламентирующий обязанность составления законодательный акт указаны в таблице.

Документ	Нормативный акт
1. Трудовой договор — оформляется при каждом приеме, содержит основные понятия и принципы взаимодействия работодателя и сотрудника. Подписывается обеими сторонами.	Трудовой кодекс РФ — статьи  шестьдесят седьмая, пятьдесят шестая, шестнадцатая (67, 56, 16)
2. Приказ о приеме на работу составляется работодателем, указывает на дату приема, номер трудового договора, подразделение, в которое принимается человек. Подписывается и работодателем, и сотрудником. Оформляется в течение трех дней с момента начала работы.	Трудовой кодекс – статья шестьдесят восьмая (68)
3. Личная карточка — оформляется по документам сотрудника и исходя из его слов.	Постановление номер один Госкомстата от5 января 2004 года
4. Согласие на обработку персональных данных сотрудника. Подписывается работником.	Трудовой кодекс — статья восемьдесят шестая (86)
5. Трудовая книжка работника — заполняется имеющаяся у сотрудника или оформляется новая при отсутствии таковой у работника.	Трудовой кодекс — статья шестьдесят шестая (66)

При приеме на работу сотрудник должен ознакомится с Правилами трудового распорядка на предприятии и поставить свою подпись в ознакомлении.

Отправляем сотрудника в отпуск

Если сотрудник уходит в отпуск, ему необходимо написать заявление на отпуск за 14 календарных дней до его начала. К обязательным документам, оформляемым при уходе работника в отпуск относятся следующие документы:

1. Заявление работника — пишется сотрудником в произвольной форме;
2. Приказ руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя на отпуск — составляется по унифицированной форме Т-6, которую можно скачать здесь:

3. Записка-расчет о размере отпуска по форме Т-60.

На основании данных документов бухгалтер рассчитывает и выплачивает отпускные для работника. Выплата должна быть произведена не позднее, чем за три дня до начала отпуска.

Кадровое перемещение

Если сотрудника нужно перевести в другое подразделение, поменять ему должность или изменить размер заработанной платы, то на любое из этих действий нужно оформить Приказ на кадровое перемещение и Дополнительное соглашение к трудовому договору. И приказ, и дополнительное соглашение должны быть подписаны обеими сторонами трудового договора. Приказ составляется в одном экземпляре, дополнительное соглашение — в двух (один — для работника, другой — для работодателя).

Больничный

При уходе сотрудника на больничный необходимо оформить справку-расчет больничного пособия в произвольной форме и заполнить листок нетрудоспособности, которые предоставил сотрудник. Выплатить больничное пособие нужно в ближайшую выплату заработанной платы ил аванса сотруднику.

Читайте также статью ⇒ Срочный трудовой договор: больничный, отпуск

Увольнение работника

При увольнении работника есть целый перечень документов, которые нужно выдать работнику на руки:

1. Трудовая книга работника;
2. Справка о сумме заработка за предыдущие два года и текущий год;
3. Справку 2-НДФЛ за текущий год;
4. Выписку из отчета СЗВ-Стаж.

Помимо обязательных документов для сотрудника на предприятии должны быть оформлены следующие документы:

• Приказ об увольнении;
• Заявление на увольнение от сотрудника.

Остальные кадровые документы

Помимо описанных выше документов на предприятии должны быть оформлены и другие, которые регламентируют текущую деятельность юр.лица или ИП. Это такие документы, как:

• Правила внутреннего трудового распорядка — обязанность вводится статьей 68 ТК РФ. При приеме каждый работник под роспись должен ознакомиться с данным документом.
• Табели учета рабочего времени — составляются на каждый месяц.
• Штатное расписание — указывает на количество штатных единиц сотрудников по должностям.
• График отпусков на всех сотрудников — устанавливается статьей 123 ТК РФ и регламентирует порядок ухода сотрудников в ежегодные оплачиваемые отпуска.
• Положение о персональных данных — вводится статьей 86 Трудового кодекса и определяет правила работы с персональными данными сотрудников.
• Положение об охране труда на предприятии и журнал прохождения первичного, вводного инструктажа.

Все эти документы должны быть на предприятии и их отсутствие может повлечь наложение штрафа на руководителя и на предприятие в целом.

Типовая форма договора заменяет некоторые кадровые документы

Если микропредприятие применяет типовую форму трудового договора, то согласно статье 309.2 ТК РФ они могут отказаться от оформления некоторых кадровых документов, в частности они могут не оформлять:

• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Положение об оплате труда;
• График сменности;
• Положение о выдаче премий и другие документы.

Таким образом, применений в деятельности типовой формы существенно облегчает ведение кадрового учета на предприятии.

Выводы

На каждом предприятии должны хранится документы по кадровому учета в полном объеме. Индивидуальный предприниматель, нанявший сотрудников должен оформлять все кадровые документы в полном объеме.

Обязательные кадровые документы

I. Документация по личному составу работников
1. Распорядительные документы
Приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (Формы Т-1, Т-1а)
Приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу (Формы Т-5, Т-5а)
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении)  (Формы Т-8, Т-8а)
Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (Формы Т-11, Т-11а)
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) (Формы Т-6, Т-6а)
Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку  (Формы Т-9, Т-9а)
2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность
Трудовые книжки
Трудовые договоры и соглашения к ним
3. Информационно-расчетные документы
Личная карточка работника (Форма Т-2)
Табель учета рабочего времени (Форма Т-13)
Штатное расписание (Форма Т-3)
График отпусков (Форма Т-7)
Расчетная ведомость (Форма Т-51) и Платежная ведомость (Форма Т-53) или Расчетно-платежная ведомость (Форма Т-49)
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Форма Т-60)
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-61)
Расчетные листки на выплату заработной платы работникам
Листки о временной нетрудоспособности
Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска
Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др. ) и подтверждения о получении таких уведомлений
Командировочные документы: — командировочные удостоверения работников (Форма Т-10) — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении  (Форма Т-11)
4. Внутренняя служебная переписка
Это личные заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, об увольнении, о приеме на работу, другие виды заявлений и иной переписки с работниками, которые принимаются в расчет при кадровом делопроизводстве.
II. Внутренние нормативные акты по труду
Правила внутреннего трудового распорядка
Положение об оплате труда
Положение о премировании
Положение о защите персональных данных работников
Должностные инструкции работников
Договоры о полной материальной ответственности
Положение о коммерческой тайне
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну
III. Журналы и книги учета и регистрации кадровых документов
Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним
Книга учета листков временной нетрудоспособности
Журналы ознакомления работников с внутренними локальными нормативными актами
Книга регистрации трудовых договоров
Книга регистрация кадровых приказов
Книга регистрации командировочных удостоверений
Книга регистрации служебных заданий для направления в командировку и отчетов об их выполнении
Журнал регистрации проверок контролирующих органов

Список кадровых документов 2020 | nkpay.

ru

Предупреждён — значит вооружён: к любым изменениям законодательства нужно готовиться заранее. Сегодня поговорим о том, что изменится во взаимоотношениях работодателя и сотрудников в грядущем м. Некоторые из этих изменений уже утверждены, другие находятся в стадии законопроектов, но — с огромной степенью вероятности — все они будут приняты. Напомним, что работавшему весь месяц сотруднику работодатель не имеет права заплатить меньше МРОТ — хотя, факт именно работы вполне можно установить с помощью Kickidler, но это отдельная тема для разговора. Пока отметим, что вместе с МРОТ вырастут и связанные выплаты: социальные пособия, командировочные, отпускные и т. Кроме того, учтите, что регионы могут устанавливать собственную планку МРОТ — выше федеральной, её тоже придётся учитывать.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Электронное кадровое делопроизводство. Перспективы-2020

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Все изменения по ЕНВД в 2020 году

В небольших организациях бухгалтер часто еще и кадровик. При двойной нагрузке даже самый старательный бухгалтер ведет кадровый учет поверхностно, невольно ошибаясь. Если это Ваш случай — в программе БухСофт реализована защита от кадровых ошибок. Рассмотрим самые распространённые ошибки, которые нередко приводят к проверкам ГИТ. На примере программы БухСофт покажем, как бухгалтер может их не допустить. Программа БухСофт последовательно напоминает бухгалтеру о том, что необходимо сделать на каждом этапе оформления работника.

Например, в самом начале БухСофт напомнит, что надо распечатать и дать на подпись работнику согласие на обработку персональных данных, заключить трудовой договор, подготовить приказ и сделать запись в трудовой книжке:. С 24 сентября ужесточили правила по работе с персональными данными сотрудников. Теперь нужно получить от них согласие на обработку телефонов и e-mail адресов. В программе БухСофт все локальные документы подготовлены с учетом последних правок.

Если принимаете в штат иностранного работника, не забудьте уведомить об этом МВД. В сентябре поменялись формы уведомления. Любая проверка начинается с запроса локальных нормативных актов. Чаще всего инспекторам интересны Правила внутреннего трудового распорядка, Инструкция по охране труда, Положение о работе с персональными данными, Положение об оплате труда. Проверяющие могут поинтересоваться, ознакомлены ли сотрудники с этими документами.

Поэтому важно вести Журнал ознакомления с ЛНА. В Минтруд назвал опасные даты выплаты зарплаты — разработчики программы БухСофт сразу внесли преднастроенные даты, которые подходят под требования инспекторов. Все формулировки регулярно обновляются и согласовываются с представителями контролирующих ведомств. Все печатные формы сгруппированы в единый список. Их не придется долго искать, когда они понадобятся. Некоторые бухгалтеры оформляют прием нового сотрудника не задумываясь, есть ли в штатном расписании должность и есть ли свободные ставки.

Если нет, то нужно обязательно оформить новое штатное расписание или доработать прежнее. Выпускать новую редакцию штатного расписания более безопасно, чем корректировать старое. При наличии большого количества вакансий организация обязана сообщать об этом в службу занятости, что скорее всего не успеет сделать бухгалтер-кадровик. В программе БухСофт всегда можно подготовить штатное расписание по фактически занятым должностям. Это удобно, если организация небольшая. При наступлении даты оформления нового сотрудника просто начинает действовать новая редакция штатного расписания.

У работника нужно взять ряд заявлений. Например, заявления на вычеты по НДФЛ, если у него есть дети, заявление о получении расчетного листка в электронном виде и другие. Кроме того, новый сотрудник должен расписаться в Личной карточке работника в день оформления. Если сотрудники отказываются получать расчетные листки на электронную почту и требуют их выдачи на бумаге, бухгалтер может делегировать выдачу листков на непосредственных руководителей этих работников.

В программе БухСофт реализована рассылка расчетных листков руководителям. На электронную почту листки приходят отдельными файлами. Также руководитель получает на почту Журнал учета выдачи расчетных листков, в котором должен расписаться сотрудник. В программе БухСофт для каждого работника подготовлены отдельные кадровые документы. Они хранятся в его Личном деле и их легко найти и при необходимости распечатать.

Все документы заполняются автоматически. Шаблоны разработаны под последние требования чиновников. В день увольнения работнику нужно выдать трудовую книжку. При внести записи в документ следует в строго установленных формулировках. Запись придется исправлять. На любой случай увольнения программа автоматически предложит правильную формулировку.

Москва, Новодмитровская ул. Политика обработки персональных данных. Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе! Вся первичка в реестре Учета покупок без ручного ввода! Новости Программы БухСофт. Как бухгалтеру работать без кадровика: БухСофт защитит от ошибок в кадровом учете. Неправильный прием сотрудника на работу Программа БухСофт последовательно напоминает бухгалтеру о том, что необходимо сделать на каждом этапе оформления работника.

Ошибка 2 Не все необходимые документы есть в кадровом документообороте Любая проверка начинается с запроса локальных нормативных актов. Внесение изменений в штатное расписание Некоторые бухгалтеры оформляют прием нового сотрудника не задумываясь, есть ли в штатном расписании должность и есть ли свободные ставки. Не взяли с работника заявления на вычеты и другие документы У работника нужно взять ряд заявлений.

Неправильное заполнение трудовой книжки В день увольнения работнику нужно выдать трудовую книжку. Вход в программы. Персональные скидки, подарки и бесплатные сервисы при заказе обратного звонка. Электронная отчетность Возможности Тарифы. Возможности Тарифы. Новое в году. Бухгалтерские и налоговые изменения Изменения для бухгалтера с года. Изменения по НДС с года. Производственный календарь Изменения в трудовом законодательстве Новшества для малого бизнеса Как подтвердить основной вид деятельности.

Текущий отчетный период. Сроки сдачи РСВ в году. Форма 4-ФСС за 4 квартал года и срок ее сдачи. Календарь бухгалтера на январь года: сроки сдачи отчетности таблица. СЗВ-М за декабрь года: срок сдачи, бланк и форма. Сроки уплаты налога на прибыль за 4 квартал года. Единая упрощенная налоговая декларация за год: форма, образец заполнения, срок сдачи.

Срок сдачи 6-НДФЛ за 4 квартал года. Декларация по НДС за 4 квартал года. Расчет по страховым взносам за 4 квартал года: образец заполнения. Декларация по налогу на прибыль за 9 месяцев года. Сроки уплаты налога на прибыль за 3 квартал года. Новая форма расчета авансов по налогу на имущество за 3 квартал года. Сроки сдачи отчетности по ЕНВД за 3 квартал года. Форма 4-ФСС за 9 месяцев года: образец заполнения и срок сдачи. Сроки сдачи отчетности за 3 квартал года: таблица.

Авансовый платеж по УСН за 3 квартал года: срок уплаты. Авансы по налогу на имущество за 3 квартал года: срок сдачи и уплаты. Авансовые платежи по налогу на прибыль за 3 квартал года. Программа для отправки отчетности через интернет. Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Опрос недели. Нужен ли вам как бухгалтеру финансовый анализ? Нет, это лишняя головная боль. Да, это часть работы бухгалтера.

Новости по теме. Женщинам с маленькими детьми установят сокращенный рабочий день. БухСофт с Николаем Валуевым покорили бухгалтеров Петербурга. Роструд рассказал, как сделать 31 декабря выходным днем. Оформляем больничный: образец заполнения в программе БухСофт. Статьи по теме.

Изменения в Трудовом Кодексе в 2020 году

В году появились новые КБК по уплате налоговых и административных штрафов. Чтобы вам было удобно, мы собрали все КБК — коды бюджетной классификации на год — в таблицы по видам платежей. Указывайте новые КБК в платежках с 1 января года. Налог на прибыль, который начисляют в федеральный бюджет кроме консолидированных групп налогоплательщиков.

Все организации обязаны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов. При этом важно соблюдать установленные сроки хранения кадровой документации в организации.

Руководитель любой организации или предприятия обязан обеспечить сохранность документов, в которых содержатся личные данные членов коллектива. Сроки хранения кадровых документов определяются законом. Оглавление: 1. Классификация кадровой документации 2. С какой целью хранится кадровая документация 3.

Хранение кадровых документов в организации 2019

Но данная формулировка достаточно узка, поскольку к основным документам, содержащим правила поведения, можно отнести, например, Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по охране труда. Понятие локального нормативного акта несколько шире. Для его определения лучше воспользоваться положениями ст. Создают их, как правило, специалисты разных сфер деятельности — экономисты, правоведы, кадровики и т. Многие часто путают внутренние нормативы организации с кадровой документацией. Однако, между ними существует значительное различие. Например, табель учета рабочего времени сотрудников или регистрационные журналы не являются локальными нормативными документами. Этот документ обязателен в случае наличия в организации работников, которым установлен ненормированный рабочий день, при условии, что данные сведения не отражены в коллективном договоре или другом локальном акте, например в правилах внутреннего распорядка ст. Трудовым кодексом также установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности ст.

Как оформить пять кадровых документов по новой Методичке Росархива

Ожидаются ли изменения в порядке применения режима ЕНВД в году? Ответ на этот вопрос — в нашем материале. Для применения режима ЕНВД год последний. Следует ли ожидать новшеств в правилах применения режима, завершающего свое существование?

Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме.

Сколько кадровых документов должно быть в компании? Какие бумаги необходимо вести в обязательном порядке, а какие имеют рекомендательный характер? Перечень обязательных документов по делопроизводству Обязательные кадровые документы, перечень Каким документом регламентируется Правила внутреннего трудового распорядка ПВТР При приеме на работу до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись.

Документы в кадрах обязательные

Компенсации приобретателям жилья г. Выплаты на детей до 3 лет с года 3. Льготы на имущество для многодетных семей в г. Повышение пенсий сверх прожиточного минимума с года 5.

Отправить заявку. Подача документов — до 01 декабря Приказ Минобрнауки. Форма трудового договора. Концепция реализации единого контракта НПР.

Производственный календарь на 2020 в Крыму

Патентная система налогообложения подразумевает оплату налога не с фактического, а с потенциального дохода, который определяется отдельно по каждому субъекту РФ и отдельно по разным видам деятельности. Стоимость патента — или патентный налог — прописывается в документе, выдаваемом налоговиками. Узнать стоимость патента в году можно на онлайн калькуляторе. Удобней всего вести патент в программе БухСофт. Программа заполняет книгу патентов в автоматическом режиме.

 · Право применения патентной системы налогообложения зависит от вида деятельности, который ведет ИП. Стоимость патента (налоговая нагрузка) также зависит от деятельности и от региона.

Срок хранения кадровых документов установлен законодательно: одни бумаги можно уничтожить через пару лет, а другие придется хранить постоянно. О нюансах определения срока хранения кадровых документов вы узнаете из данной статьи. Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения. Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве.

Список обязательных документов

Приказ о хранении документов в организации является одним из основных локальных правовых актов , регламентирующих сохранность бумаг различного содержания внутри каждого предприятия и компании. В статье будут рассмотрены основные элементы этого документа, выделены основные цели его создания, а также приведён образец. Оглавление: 1. Нормативное регулирование хранения документов в организации, кем и как оно осуществляется 2.

Кадровые документы, которые должны быть в организации

В небольших организациях бухгалтер часто еще и кадровик. При двойной нагрузке даже самый старательный бухгалтер ведет кадровый учет поверхностно, невольно ошибаясь. Если это Ваш случай — в программе БухСофт реализована защита от кадровых ошибок.

Опись документов — это список бумаг, подтверждающий их виды и количество.

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения. Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

КБК на 2020 год

Кадровые документы — которые должны быть в организации, имеющей наемных сотрудников, — включают большой перечень различных наименований, регламентированных Трудовым кодексом РФ: начиная с документа, свидетельствующего о приеме на работу, и заканчивая общими распорядительными предписаниями, касающимися деятельности всей компании. Отсутствие их может иметь для фирмы негативные последствия. Обязательные кадровые документы индивидуального характера. Обязательные кадровые документы в организации общего назначения. Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов. Существование документов кадрового учета обусловлено нормами Трудового кодекса РФ.

Перечень Обязательных Документов Отдела Кадров 2020

Авторский семинар-практикум Инны Ивановой. Аудит кадровых документов своими силами. Развеиваем мифы о проверках. Новые подходы ГИТ и судов по давно отработанным вопросам.

Кадровые документы организации, минимальный набор необходимый работодателю

Какие кадровые документы может требовать при проверке налоговая инспекция, трудовая инспекция, МВД, Пенсионный фонд или ФСС?

Согласно трудовому законодательству, каждый работодатель должен сформировать и иметь в наличии локальные нормативные акты – документы, содержащие нормы трудового права, применяемые Работодателем в пределах своей компетенции. Большинство таких кадровых документов необходимы не только организациям, но и ИП. Полный состав кадровой документации, которая должна быть у организации или ИП (при наличии у ИП сотрудников), определить достаточно сложно. Окончательный перечень зависит от сферы деятельности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

Минимальный набор обязательных кадровых документов включает:

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ч.4 ст.189 ТК РФ)

   Необходимы для регулирования:
   • порядка приема и увольнения Работников;
   • основных прав, обязанностей и ответственности Работника и Работодателя;
   • режима работы, время отдыха, мер поощрения и взыскания;
   • при отсутствии в организации отдельного локального нормативного акта, регулирующего вопросы установления системы оплаты труда, порядка и сроков выплаты заработной платы, порядка индексации заработной платы – указанные положения должны быть включены в Правила внутреннего трудового распорядка иных вопросов.
   •  

2. Штатное расписание (ч.

   2, ст. 57 ТК РФ) Содержит:
   • перечень структурных подразделений;
   • перечень должностей;
   • сведения о количестве штатных единиц;
   • должностные оклады;
   • надбавки и месячный фонд заработной платы.
   Утверждается штатное расписание приказом работодателя или уполномоченного им лица.
3.  

3. График отпусков (ч.1, ст.123 ТК РФ):

   • определяет очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков;
   • утверждается не позднее, чем за 2 недели до наступления нового календарного года;
   • обязателен как для работодателя, так и для работника.
   •  

4. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также сами трудовые книжки работников, оформленных по основному месту работы

5.  

5. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним

   (доп. соглашения заключаются, если условия труда в период работы сотрудников изменялись, например, при изменении оклада, переводе на другую должность и пр.)
6.  

6. Личные карточки сотрудников

7.  

7. Приказы по личному составу

   (прием, увольнение, перевод, отпуска и т.п.)
8.  

8. Заявления работников

   (например, о переводе на другую должность, увольнении, предоставлении отпуска за свой счет) – рекомендуем принимать от работников собственноручно написанные, а не напечатанные на компьютере заявления
9.  

9. Положение о персональных данных

10.  

10. Правила и инструкции по охране труда

11.  

11. Документы о проведении специальной оценки условий труда на рабочих местах

    (кроме дистанционных и надомных работников, а также работников работодателей – физических лиц, не являющихся ИП) Предельный срок для того, для того чтобы тянуть с проведением СОУТ – 31. 12.18 г.
12.  

12. Обязательные документы в отдельных случаях (при наличии определенных условий труда) :

    • договоры о полной материальной ответственности;
    • графики сменности;
    • документ (локальный акт), устанавливающий порядок проведения аттестации – если аттестация проводится в организации;
    • документ (локальный акт), устанавливающий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днём – если имеются такие работники;
    • документ (локальный акт), устанавливающий порядок возмещения расходов работникам с разъездным характером работы и перечень таких должностей таких работников – если имеются такие работники;
    • документ (локальный акт), устанавливающий порядок направления работников в служебные командировки – если работники направляются в командировки;
    • документ (локальный акт), устанавливающий порядок и условия премирования работников – если выплата премий производится в организации;
    • документ (локальный акт), устанавливающий порядок работы со сведениями, составляющими коммерческую тайну организации – при необходимости;
    • иные – исходя из особенностей конкретной организации.

Если у Вас остаются вопросы или нужна помощь в составлении подобных документов, Вы всегда можете обратится к нашим специалистам. Мы ведем кадровый учет многих организаций различных типов правовой собственности и ИП.

Перечень обязательных кадровых документов и требования к ним в 2019 году

24.08

| Замминистра Минтруда Любовь Ельцова рассказала о планах по внедрению электронного кадрового документооборота. Согласно предложениям, работодатели сами смогут выбрать тип кадрового учета: в электронном, полностью или частично бумажном, в зависимости от возможностей фирмы. Оформленные предложения Минтруда передаст на рассмотрение

Требования к кадровым документам

Подтвердить стаж, опыт работы могут кадровые документы. Поэтому их правильное и своевременное оформление имеет важное значение для любого.

Кадровые документы имеют несколько функций:

• подтверждение факта трудоустройства;
• контроль и учет объема возложенной работы;
• регламентация общих условий трудоустройства, а также мер безопасности и защиты личных данных;
• кадровые перемещения, уход работника в отпуск или пенсию и прочих гарантий.

Таким образом, вся полезная деятельность работника должна быть подтверждена кадровыми документами. Такая система учета, с одной стороны, является обеспечением его трудовых прав, с другой стороны — подтверждает исполнение работодателем своих обязанностей по предоставлению гарантий работнику, беспрепятственному осуществлению им своей рабочей функции и оговоренной платы за это.

Унифицированные формы кадровых документов в 2017 году не претерпели существенных изменений, поэтому специалисты могут использовать привычные бланки.

По Трудовому кодексу РФ и подзаконным актам, регламентирующим все аспекты, сопутствующие работе, существует множество справок, приказов, инструкций и положений, которые можно отнести к кадровым.

Однако при составлении и ведении столь важных документов необходимо соблюдать несколько неукоснительных правил:

1. Персонализация. Любая бумага, отражающая какой-либо аспект труда, должна содержать указание на конкретного работника.
2. Срок и порядок хранения. Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» установлены все нужные и важные моменты, соблюдение которых обязательно для ИП. Все, что было оформлено, должно быть  сформировано в дела, имеющие опись. Формироваться все должно по классификации, дела размещены в хронологическом порядке. ИП должен соблюдать установленные сроки хранения кадровых документов.

Кадровый учет — обязанность работника по кадрам. Однако некоторые документы могут составляться и другим специалистами: ответственным по охране труда и бухгалтерами. Например, инструкция по технике безопасности разрабатывается службой охраны труда, но сама инструкция с отметками об ознакомлении должна храниться в кадрах.

Если ИП ведет учет самостоятельно, то в качестве проверки полезно будет время от времени проводить сторонний кадровый аудит.

Как оформлять кадровые документы?

Ранее образцы и бланки каждого документа, издаваемого кадрами, должны были соответствовать формам, установленным Постановлением Госкомстата РФ от 05. 01.2004 № 1. Однако с 2013 года норма об обязательности использования форм, перечисленных в данном постановлении была отменена и теперь использование указанных форм носит рекомендательный характер.

При ведении кадрового учета организации и ИП могут вводить свои виды форм, но с обязательным наличием реквизитов, предусмотренных нормами  трудового права, для подобных документов.

ИП, с точки зрения трудового права, ничем не отличается от компании. Следовательно, обязанность по документальному отражению труда своего работника он обязан так же неукоснительно соблюдать, как и другие работодатели. Закрытый перечень кадровых документов не установлен, поэтому он может отличаться у разных работодателей.

Документация по учету кадров.

1. Трудовой договор.
2. Кадровое дело работника, которое содержит личную карточку и копии всех предъявленных документов, подтверждающих его личность, образование и уровень навыков.
3. Приказы о всех возможных и имеющих место взаимодействиях работника и работодателя — перевод, отстранение, отдых, назначение премии, наказание. Кроме того, в кадрах обязательно должны быть журналы регистрации этих приказов.
4. Обязательные инструкции и положения. Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» каждая организация обязана защищать все личные сведения работников и осведомить о таком порядке всех работающих. Требования о наличии Инструкции по охране труда и технике безопасности установлены статьей 212 ТК РФ.
5. Правила внутреннего трудового распорядка дня. Их нужно издать исходя из индивидуальных особенностей предприятия или деятельности ИП и указать все ключевые моменты взаимоотношений по работе.
6. Документы, утверждающие штат сотрудников и их оклад.
7. Трудовые книжки и книга учета движения трудовых книжек. Наличие этих документов, а также порядок их выдачи, заполнения и ответственности за утерю или порчу регламентируется постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».
8. Журнал регистрации выдачи работникам справок, а также журнал выдачи бланков трудовых книжек.
9. Должностные инструкции.
10. Договоры, устанавливающие случаи материальной ответственности работников.

Документация по учету рабочего времени

Помимо привычных табелей учета рабочего времени это могут быть графики сменности или другие документы, наряды и прочие бумаги, которые подтвердят то, сколько гражданин наработал по количеству времени или объему задач. Рабочее время также подтверждается приказами о выходе на работу в выходные и праздничные дни, а также иными свидетельствами о работе в командировке.

Документация по расчету оплаты труда

Заработанные деньги выплачивают по расчетно-платежным ведомостям. В них могут быть указаны как списки работников, так и отдельные лица. Начисление отпускных производится по записке-счету на отпуск, составляемой кадровым специалистом, а окончательный расчет с работником производится по записке — расчету при увольнении, в которой указывается количество отработанных дней в месяце увольнения, наличие или отсутствие дней отпуска, которые необходимо компенсировать.

Заключение

Трудоустройство у ИП не должно отличаться для работника от работы в организации. Необходимо требовать от предпринимателя соблюдения всех ваших законных прав.

Как мы выяснили, для ИП работа с кадровыми документами предполагает строгое соблюдение ряда принципов:

• оформлять все обязательные первичные кадровые документы;
• обеспечивать их сохранность и своевременную передачу в архивные органы в надлежащем виде;
• соблюдать все предписанные нормы закона для заполнения кадровых документов.

В случае несоблюдения всех требований бизнесмен понесет ответственность в порядке, определенном государством.

Наиболее популярные вопросы и ответы на них по кадровым документам

Вопрос: Добрый день. Скажите, пожалуйста, обязан ли ИП подтверждать факт трудоустройства работника записью в трудовой книжке? И как быть с обязательными взносами и налогами за работника?

Ответ: Здравствуйте. Да, предприниматель обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку работника. Это прямо указано в п. 3 Правил ведения и заполнения трудовых книжек. Более того, он также обязан соблюдать установленные правила заполнения и обеспечить ее сохранность. Отвечая на второй вопрос, надо сказать, что, согласно ст. 20 ТК РФ ИП является таким же работодателем, как и крупные организации, поэтому он обязан платить все взносы и платежи в ФСС России и ПФР, а также налоги вне зависимости от того на какой системе налогообложения работает он сам.

Список законов

Вам могут быть интересны следующие статьи:

Остались вопросы и ваша проблема не решена? Получите бесплатную консультацию у юристов прямо сейчас

Внимание, акция! Получите бесплатную консультацию прямо сейчас по телефонам горячих линий!

Заявки и звонки принимаются круглосуточно и без выходных дней.

Сохраните статью себе!

Информационная система для бухгалтера в Казахстане

Наименование документа	Основание для обязательного наличия	Штрафы/Выгоды
Трудовой договор	Статья 33 ТК. Порядок заключения, изменения и дополнения трудового договора.	Статья 86 КоАП. Допуск к работе лица без заключения трудового договора.
Журнал регистрации трудовых договоров	Статья 28 ТК. Содержание трудового договора:	Выполнение требований трудового законодательства, в части оформления трудового договора.
Правила трудового распорядка	Статья 63 ТК. Правила трудового распорядка:	Наличие данного документа позволяет Работодателю регламентировать трудовой распорядок и доказать, при необходимости, совершение Работником дисциплинарного проступка.
Акт работодателя, устанавливающий порядок сбора, обработки и защиты персональных данных работника	Статья 23 ТК. Основные права и обязанности работодателя:	Статья 79 КоАП. Нарушение законодательства Республики Казахстан о персональных данных и их защите
Согласие работника на сбор и обработку персональных данных	Статья 8 Закона «О персональных данных и их защите» Порядок дачи (отзыва) согласия субъекта на сбор, обработку персональных данных:
Приказы, распоряжения по основной деятельности, по личному составу (кадрам)	Статья 10 ТК. Трудовые договоры, соглашения сторон социального партнерства, коллективные договоры, акты работодателя в сфере труда Статья 34 ТК. Оформление приема на работу
Акты работодателя, определяющие систему оплаты и стимулирования труда работников (при необходимости)	Статья 107 ТК. Система оплаты труда	Возможность регламентировать правила премирования и стимулирования сотрудников.
Личная карточка работника форма № Т-2, отчеты в военкомат	Приложение 27 к Правилам воинского учетавоеннообязанных и призывников	Статья 646 КоАП. Несообщение сведений о военнообязанных, призывниках и гражданах
Табель учета рабочего времени	Статья 79 ТК. Порядок ведения учета рабочего времени	Наличие данного документа позволит Работодателю вести учет рабочего времени, а также при необходимости доказать факт отсутствия Работника на рабочем месте в рабочее время.
График отпусков	Статья 93 ТК. Очередность предоставления оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков:
Графики сменности (при наличии сменной работы)	Статья 73 ТК. Сменная работа:
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (при хранении трудовых книжек у работодателя)	пункт 20 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Акты работодателя, журналы регистрации по вопросам техники безопасности и охране труда и проведению соответствующих инструктажей	Статья 182 ТК. Права и обязанности работодателя в области безопасности и охраны труда	Статья 93 КоАП. Нарушение правил обеспечения безопасности и охраны труда:
Акты работодателя, содержащие сведения о коммерческой тайне, конфиденциальной информации	Статья 22 ТК. Основные права и обязанности работника	Статья 79 КоАП. Нарушение законодательства Республики Казахстан о персональных данных и их защите
Штатное расписание, штатная расстановка	Статья 53 Закона Единоличный исполнительный орган товарищества с ограниченной ответственностью	Штатное расписание фиксирует распределение численного состава работников по подразделениям с учетом их функционального назначения в производственном процессе и обязанностей, возлагаемых на занятых в нем работников.
Информация о предстоящем высвобождении работников в связи с ликвидацией работодателя – ЮЛ либо ФЛ, сокращением численности или штата, снижением объема производств и выполняемых работ и услуг, повлекшего ухудшение экономического состояния работодателя, о количестве и категориях работников, которых оно может коснуться, с указанием должностей и профессий, специальностей, квалификации и размера оплаты труда высвобождаемых работников и сроков, в течение которых они будут высвобождаться.	Статья 28 Закона. Участие работодателей в обеспечении занятости населения	Статья 98 КоАП. Нарушение законодательства Республики Казахстан о занятости населения
Сведения о наличии свободных рабочих мест (вакантных должностей) со дня их появления с указанием условий труда и оплаты
Договор о неконкуренции	Статья 29 ТК. Условие о неконкуренции	В случае отсутствия договора о неконкуренции, работника невозможно будет привлечь к ответственности за использование базы данных, ноу хау, наработок бывшего работодателя.
Коллективный договор (в случае инициирования заключения одной из сторон трудовых отношений)	Статья 156 ТК. Стороны коллективного договора. Порядок ведения коллективных переговоров, разработки и заключения коллективного договора	Статья 97 КоАП. Нарушение требований законодательства по заключению коллективного договора, соглашения:

Оформление, регистрация и хранение кадровых документов — правила

Одной из главных обязанностей сотрудников отдела кадров является оформление, регистрация и хранение кадровых документов в организации. От качества работы кадровиков зависит работа бухгалтерии, а это – своевременная выплата зарплаты, отпускных, премиальных вознаграждений и т.д. Правильное оформление кадровых документов является одним из важнейших аспектов в работе всего предприятия.

Обязательные кадровые документы в организации

С помощью кадровых документов для руководства предприятия упрощается задача координации сотрудников, а они при этом получают стабильное трудовое взаимодействие. Обязательными для всех предприятий по ТК РФ является наличие правил трудового распорядка в организации, штатного расписания, графика отпусков и документов, определяющих обработку персональных данных сотрудников.

Помимо этого, если у работодателя введена сменная работа, необходимо наличие графика сменности, в соответствии с которым каждый работник относится к соответствующей группе, выполняющей свои обязанности в течение установленного времени и продолжительности (в соответствии со ст. 103 ТК РФ).

Также в список кадровых документов, которые в обязательном порядке должны присутствовать не предприятии, следует отнести инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ). Среди обязанностей нанимателя – предоставление безопасных условий и охрана труда каждого сотрудника, поэтому эти инструкции необходимо составить и ознакомить с ними под роспись всех трудящихся на предприятии.

Все вышеуказанные кадровые документы для ООО, как и для любого другого предприятия, относятся к локальным нормативным актам, они проверяются инспекторами федеральной службы по труду и занятости в первую очередь.

Что касается кадровых документов для ИП, то их обязательный перечень является аналогичным, как и для крупных организаций.

Документы кадрового учета по сотрудникам

Кадровый документооборот по учету сотрудников содержит индивидуальную информацию о работнике, занимаемой им должности, данных о поступлении на предприятие, результатах его труда и т.д.

В данный перечень включаются:

1. Документы, касающиеся трудовых взаимоотношений между сотрудником и работодателем (этот вид документации носит распорядительный характер).
2. Документация информационно-расчетного характера.
3. Документация по учету и регистрации.
4. Служебная внутренняя переписка официального характера.

Каждая из этих составляющих кадрового делопроизводства отличается своими особенностями, имеет различное назначение, порядок ведения и вступления в действие.

Документация, регламентирующая трудовые отношения

Документы распорядительного характера включают распоряжения и приказы, подписанные главой предприятия. С их помощью руководство управляет предприятием. Эту группу условно можно разделить на две категории:

• Распоряжения, относящиеся к вопросам функционирования организации в целом (решение производственных вопросов, о штатном расписании и т.д.).
• Распоряжения, касающиеся сотрудников (приказы о трудоустройстве, увольнении работника, переводе на иную занимаемую должность и т.д.).

Среди документов, находящихся в ведении отдела кадров находятся те, которые подтверждают трудовую деятельность сотрудников. К таковым следует отнести трудовую книжку, справку о трудоустройстве, трудовой договор, а также приказы (копии), составленные при трудоустройстве и увольнении. Благодаря им сотрудник имеет возможность зафиксировать свой официальный стаж и подтвердить трудовую деятельность – они важны как для оформления пенсионных выплат в дальнейшем, так и для выплаты больничных пособий на текущем месте работы.

Благодаря наличию копий приказов, возможно восстановление трудовой книжки, оформление ее дубликата и внесение записей о работе по совместительству.

Документация информационно-расчетного характера, официальная переписка

Ведение специалистами отдела кадров этой группы документов требуется для сбора персональной информации о работниках, а также для систематизации данных об их трудовой деятельности. К этим видам кадровых документов следует отнести личную карточку сотрудника, личное дело, а также штатное расписание и табель по учету рабочего времени.

С помощью деловой внутренней переписки все кадровые решения могут быть зафиксированы и задокументированы. К примеру, чтобы привлечь сотрудника за проступок к ответственности необходимо затребовать с него объяснительную записку. А чтобы поощрить трудящегося на предприятии, требуется составленное непосредственным руководителем представление на имя главы предприятия.

Документация внутренней официальной переписки необходима для взаимодействия в письменном виде должностных лиц, сотрудников и администрации предприятия.

Журналы регистрации кадровых документов

В отделах кадров ведется и учетная кадровая документация. Книги по регистрации документооборота в отделе кадров включают в себя систематизированный учет таких документов, как приказы, трудовые книжки, личные дела и др.

В случае правильно оформленной учетной кадровой документации (когда документ пронумерован, на нем проставлена дата его регистрации) работодателю не составит труда выиграть трудовой спор с сотрудником.

В первую очередь, это учет приказов о трудоустройстве сотрудников, об их переводах и увольнениях.

Также учет документооборота службы по кадрам включает в себя наличие регистрационных журналов по учету:

• локальных нормативно-правовых актов;
• трудовых договоров;
• составленных приказов об отпусках;
• приказов о командировках.

Также кадровое делопроизводство включает ведение журналов, систематизирующих данные о прохождении трудящимися медосмотров, учет больничных листов, сведения о выданных командировочных удостоверениях и др.

Также к этому виду кадровых документов следует отнести две книги учета трудовых книжек – в одной отражается их движение, а в другой их приход-расход.

Некоторые учетно-регистрационные книги и журналы имеют строго утвержденную форму, тогда как разработка других предусматривается индивидуально на каждом предприятии в зависимости от специфики его деятельности.

Акт приема-передачи кадровых документов – образец

В некоторых случаях на предприятии требуется провести процедуру передачи кадровой документации. Это возникает при переводе на другую должность или увольнении кадрового специалиста, а также при реорганизационных мероприятиях на предприятии и т.д.

Aкт приема передачи кадровых документов образец

В первую очередь следует выяснить, существует ли на предприятии установленный порядок передачи и образец акта. При его отсутствии следует оформить данный акт произвольно с указанием наименования организации, членов комиссии, их должности, а также перечня передаваемых документов.

Скачать акт приема передачи кадровых документов

Процедура передачи включает в себя формирование комиссии, проверку правильности ведения документооборота (наличие обязательных документов, корректность их составления и хранения), формирование акта приема-передачи.

В комиссию включаются в обязательном порядке новый сотрудник, принимающий дела, и прежний – их передающий. Помимо этого, в качестве членов комиссии могут присутствовать: глава предприятия, специалисты отдела бухгалтерии, делопроизводитель, специалисты юридического отдела и др.

Что входит в досье сотрудников?

Личное дело сотрудника — это основной файл сотрудника, который содержит историю трудовых отношений, начиная с заявления о приеме на работу и заканчивая собеседованием при увольнении и документацией об увольнении.

Доступ к личному делу сотрудников

Только персонал отдела кадров и непосредственный руководитель или менеджер сотрудника могут иметь доступ к информации в личном деле сотрудника, и она никогда не покидает офис отдела кадров.

В некоторых компаниях доступ к файлу имеют только сотрудники отдела кадров. В этих организациях руководители или менеджеры хранят свой собственный файл управления, который включает документы, к которым им может потребоваться доступ, например, копии предыдущих служебных аттестаций.

Требования варьируются от штата к штату, не говоря уже о международном, в отношении того, кто имеет доступ к личному делу сотрудника. В некоторых штатах сотрудники имеют право на доступ и даже на получение копий информации в личном деле.В других доступ более узкий. Требования также различаются в зависимости от того, к чему может получить доступ сотрудник. Знайте правила юрисдикции, в которой вы нанимаете людей, чтобы соответствовать вашим юридическим требованиям.

Как правило, вы не хотите хранить документы в личном деле сотрудников, к которым у сотрудника нет разумных прав доступа. Вы можете рассмотреть возможность хранения всех документов, связанных с проверкой биографических данных, рекомендациями, контрольными списками собеседований и рейтингами, в отдельном файле, который создается для хранения всех документов, связанных с конкретным мероприятием по набору и найму.

Личное дело сотрудников обычно хранится в запертом огнестойком картотеке в закрытом месте, доступном для персонала отдела кадров. Конфиденциальность информации о сотрудниках в личном деле имеет первостепенное значение.

Из всех файлов сотрудников, хранящихся в компании, к кадровому файлу чаще всего обращаются изо дня в день работодатель, руководитель или персонал отдела кадров.

Соображения относительно содержания файла персонала

Кадровые файлы обычно содержат документы, которые сотрудник уже просмотрел, и поэтому он или она знакомы с их содержанием.Сюда входят такие документы, как заявления о приеме на работу, аттестация, письма о признании, записи об обучении и формы, относящиеся к переводам и продвижению по службе.

Вот основные принципы и вопросы, которые следует учитывать при хранении любого документа в личном деле сотрудника.

• Потребуется ли работодателю конкретный документ для обоснования решений, если на него был подан иск? Нужен ли этот документ работодателю в суде?
• Знает ли и понимает ли сотрудник, что документ будет помещен в его или ее личное дело? В большинстве случаев работодатели должны попросить сотрудника подписать документ не для того, чтобы выразить согласие с содержанием документа, а чтобы подтвердить, что они осведомлены о нем и прочитали его.
• Никаких сюрпризов, мнений или личных заметок о сотруднике никогда не следует помещать в личное дело сотрудника. В личном деле сотрудников должны быть только факты, а не спекулятивные мысли.

Содержание личного дела сотрудника

Ниже приведены рекомендации по документации, которую работодатель должен хранить в личном деле сотрудника.

История занятости

• Заявление о приеме на работу
• Резюме
• Сопроводительное письмо к резюме
• Проверка образования
• Проверка занятости
• Отказное письмо
• Должность Описание должности
• Записи анализа работы
• Письмо с предложением о работе или трудовой договор
• Соглашение с агентством занятости или временным агентством, если используется
• Контактная информация для экстренных случаев
• Подписанный бланк подтверждения справки сотрудника, подтверждающий получение справки сотрудника
• Контрольный список из ориентации для новых сотрудников с указанием тем, охваченных и кем
• Любые соглашения и документация о переселении
• Любой договор, письменное соглашение, квитанция или подтверждение между работником и работодателем (например, соглашение об отказе от конкуренции, трудовой договор или соглашение, касающееся автомобиля, предоставленного компанией)
• Официальные формы занятости, включая запросы о переводе, продвижении по службе, внутренние заявления о приеме на работу и т. Д.
• Любая другая документация, связанная с трудоустройством

Повышение эффективности сотрудников, планы развития и улучшения

• Копии использованной служебной аттестации или планов развития сотрудников
• Самооценка сотрудников
• Записи любых официальных консультаций
• Заметки о явке или опоздании
• Документация по плану повышения эффективности
• Протокол о дисциплинарных мерах
• Признание сотрудников в виде сертификатов, благодарственных писем и т. Д.
• Официальные предложения и рекомендации сотрудников, ответы организаций
• Учебные записи
• Запросы на обучение
• Оценка компетенций
• Учебные классы или уведомления о занятиях или расписания
• Требуется оценка подписанных
• Отчеты о расходах на обучение
• Жалобы клиентов или коллег, которые обсуждались с сотрудником

Записи об увольнении

• Заявление об увольнении сотрудника
• Документация для выездного собеседования
• Уведомление Cobra
• Контрольный список окончания работы
• Окончательный отчет по всем аспектам занятости сотрудника, таким как окончательная зарплата, отпускные, возврат имущества компании и т. Д.

Итог

В личном деле сотрудника следует помещать только те документы, с которыми он знаком.Если просмотр содержимого их файла вызывает удивление у сотрудников, значит, вы не смогли эффективно управлять содержимым файла.

Что включать в контрольный список файлов сотрудников

Что такое досье сотрудника?

Работодатели должны использовать досье сотрудников для сбора и хранения всех документов по кадрам, заработной плате, льготам и нормативным требованиям в одном месте. С развитием HR-технологий работодатели должны хранить все важные кадровые документы для каждого сотрудника в своей кадровой системе.Несоблюдение требований к ведению и выпуску документации может привести к нарушению нормативных требований или потенциальным штрафам.

Документы, защищенные законами о конфиденциальности, такие как медицинские / страховые записи и справки / проверки биографических данных, не должны включаться в основное досье сотрудника.

Вот снимок элементов, которые могут быть включены в базовый файл сотрудника:

• Должностная инструкция

• Заявление о приеме на работу и / или резюме

• Предложение о работе

• Форма IRS W-4

• Квитанция или подписанное подтверждение справки работника

• Оценка эффективности

• Формы вознаграждений работникам

• Бланки для экстренной связи

• Жалобы клиентов и / или коллег

• Награды или благодарности за отличную работу

• Записи о посещении или завершении программ обучения

• Предупреждения и / или другие дисциплинарные взыскания

• Заметки о явке или опоздании

• Любой договор, письменное соглашение, квитанция или подтверждение между работником и работодателем

• Документы об увольнении работника с предприятия

HR-решение Paycor предлагает унифицированный учет сотрудников и многое другое. Изучите нашу страницу продукта HR, чтобы узнать, как мы избавляемся от бумажных файлов и обеспечиваем безопасность вашей информации. Узнайте больше о приеме на работу новых сотрудников и о том, как подавать налоги без W2.

Найдите более ценные ресурсы, технические документы, веб-семинары, которые вы можете проводить по запросу, и многое другое в нашем Центре ресурсов.

Личное дело сотрудника — важность, контрольный список, процесс

Это больше не просто хорошая идея для работодателя вести личное дело каждого сотрудника, но это также необходимо учитывать, что принятое решение в основном основано на данных, а также нужны доказательства и документация.

Документация трудовая книжка, записи о вкладе и достижениях, дисциплинарные уведомления, рекламные акции, планы развития производительности и многое другое должны быть личное дело.

У работодателя есть хорошие причины хранить несколько кадровых досье — некоторые юридические, а некоторые — для трудоустройства. цели практики. Документация необходима, чтобы у работодателя был точный просмотр трудовой книжки сотрудника. Документация поддерживает работодателя решения и могут защитить работодателя в судебном процессе — сохранены правильно.

Содержимое досье персонала содержит исторический обзор важных событий во время карьера сотрудника. Они поддерживают решения, которые принимаются в отношении сотрудник и его карьера. Они демонстрируют доводы работодателя за наймом, продвижением по службе, переводом, наградами и признанием, а также увольнением решения.

Прошли те времена, когда большинство личных документов и записей были в твердом формате, которые были сложны в обслуживании, обновлении и, кроме того, очень труднодоступны. Также было сложно составить содержательный отчет для сотрудников в целом в организации.

В наши дни большая часть компании хранят данные о сотрудниках в электронном виде и ведут записи в HRMS (Система управления человеческими ресурсами), хотя для небольших компаний это может быть также удалось в Excel.

Оба эти HRMS доступны в Интернете, а также для небольших устройств в формате приложения. Есть некоторые документы, которые необходимо подписать и хранить в твердом формате отдельно от данные, хранящиеся в HRMS, и, следовательно, личные файлы не менее важны.

Личное дело сотрудников является наиболее важным файлом с точки зрения соответствия как как внутри, так и по закону. Также для HR-функции необходимо иметь это документальное свидетельство для аудита отдела. Личный файл обычно подготовлены на момент присоединения сотрудника отделом кадров и имеют все личные записи хранятся для идентификации личности и для руководства цель.

Личное дело сотрудников представляет собой файл, который содержит документы от присоединения до выхода и имеет документы жизненного цикла прямо из его резюме, документов о трудоустройстве, перевода Письмо, письмо об оценке / повышении квалификации, письмо о повышении, другая документация, связанная с трудоустройством вместе с сотрудниками Подтверждение личности, банк связанные доказательства, квалификационные документы и предыдущая работа, связанная с документы. Здесь также есть копии уставных документов, таких как PF ESIC и т. Д.

Что произойдет, если вы не ведете личное дело сотрудников ?

Если вы не поддерживаете личное дело сотрудников, что может привести к потере огромных данных записей сотрудников а также делает вас нарушителем закона. А хорошо задокументированное кадровое досье является ключом к защите работодателя при проверках и иски. Хорошо управляемые кадровые файлы позволяют работодателю должным образом контролировать и проверять производительность сотрудников.

Давайте рассмотрим контрольный список документов, необходимый для поддержки личное дело сотрудника:

сотрудник:

Имя	Имя Отчество Имя Фамилия
E-код		Дата Регистрация:
Общий опыт
Дата рождения
Вертикальный отдел. /Проект		Расположение:

Личное дело — Контрольный список документов: —

Sl. No.	Документы	Статус
1	резюме / Форма трудоустройства
2	Сковорода Карта
3	Аадхар Карта
4	Избиратель Удостоверение личности
5	Обязательство Подписать
6	Существующий ПФ №/ № КАС / ЭСИК №
7	Образование Подробности PGGraduation12 -е 10 th Другое
8	Опыт Письмо с предложением Письмо3 месяца Квитанция о зарплате	RC ЛК-3 ЛК-2 ЛК-1
9	2 Фотография
10	Форма — 2 (декларация PF)
11	Форма 1 (Декларация ESIC)
12	Форма 11 (для освобожденных от ПФ сотрудников)
13	Форма F (Форма для номинаций на получение вознаграждения)
14	Декларация о доходах Форма
15	Отменено Проверять
16	Получение Письма-предложения вашей компании
17	Получение Письма о назначении вашей компании
18	Получение Письма-подтверждения вашей компании
19	Получение письма об увеличении вашего Компания
20	Получение Письма о переводе вашего Компания
21	Другой Документы

Подготовлено : -__________________ Проверено По: —

Контрольный список документов Обзор: —

CV : первый документ сотрудника, который вы получите во время собеседования. Из что вы можете легко получить все сведения о человеке об их предыдущих опыт, личные и квалификационные детали.

Форма трудоустройства : При присоединении HR попросят сотрудника заполнить Форма трудоустройства. Должным образом заполнены им / ею, а также заверены самими собой, что предоставляет подробную личную информацию о сотруднике. Резюме требуется сотрудника для дальнейшего подсчета информации, предоставленной сотрудником во время собеседование совпадает с выданными сертификатами или нет..

Pan Card: Pan Card является обязательным документом для целей налогообложения и PF KYC.

Карта Aadhar: для идентификации, подтверждения адреса и PF KYC.

Удостоверение избирателя: для подтверждения личности и адреса

Знак предприятия: Это форма декларации, которую сотрудник подписывает в случае отсутствия каких-либо документов на момент присоединения.

Существующий номер PF / номер UAN / номер ESIC: Для привязки предыдущего номера UAN и номера ESIC.

Документы об образовании: Вам необходимо собрать документы об образовании, чтобы убедитесь, что предоставленные вам сведения об образовании верны.

Документы об опыте работы: Целью сбора документов об опыте работы является для проверки правильности информации, указанной сотрудником. Нравится:

• Письмо с предложением: Вы можете проверить Подтверждение работы сотрудника in Предыдущая компания
• Письмо о назначении: Чтобы проверить структуру заработной платы в предыдущей компании, обозначение и подтвержденная дата присоединения.
• Заработная плата: Вы можете перекрестно проверить зарплату из их квитанции о заработной плате и письмо с предложением, и его можно перепроверить с общими деталями.
• Разгрузочное письмо: Для обеспечения продолжительности работы сотрудника в последнем организация.

Форма 1 (Декларация ESIC) / Форма Mediclaim: Назначение TIC (Временное удостоверение личности), для семьи, кандидат и настоящий адрес рядом с больницей ESIC в вашем районе. Мед претензия форма помогает в медицинском страховании сотрудника и его семьи, где сотрудник также предоставляет подробную информацию о кандидате.

Форма — 2 (Форма назначения PF): Это форма, которую сотрудник заполняет, чтобы назначить кровь родственника для иска ПФ в его отсутствие

Форма F (форма для подачи заявки на получение вознаграждения): Эта форма предназначена для обозначения крови, относящейся к заявке на получение безвозмездной помощи. в его отсутствие.

Форма декларации о подоходном налоге: Для сбора данных об инвестициях для вычета подоходного налога.

Первая страница аннулированного чека / сберегательной книжки: для перекрестной проверки реквизиты банка, предоставленные сотрудником, верны.

Приемка на официальные документы : Вам необходимо сохранить прием на всех документах, которые Сообщение отдела кадров в отношении Работник. Как письмо с предложением, письмо о назначении, письмо с подтверждением, увеличение Письмо, переводное письмо и т. Д.

• Прием Письма-предложения вашей компании:
• Получение Письма о назначении в вашу компанию
• Получение Письма-подтверждения вашей компании
• Получение Инкрементного письма вашей компании
• Получение Письма о переводе вашей компании

элементов, которые следует хранить (и НЕ хранить) в файлах сотрудников

Важно, а иногда и требуется по закону, создать систему учета персонала (или сотрудников) и управлять ею.Однако важно помнить, что на одного сотрудника приходится не только одного файла .

• Некоторые файлы персонала используются, чтобы помочь руководителям принимать решения, связанные с сотрудниками.
• Другие файлы являются строго конфиденциальными и могут содержать информацию, защищенную законами о конфиденциальности.

Следовательно, кадровая система не может быть универсальным подходом, поскольку существуют определенные типы информации, относящиеся к сотрудникам, которые носят исключительно личный характер (например, медицинские), которые должны храниться в отдельной системе. от того, что используется для принятия кадровых решений.

Еще один фактор, определяющий, какими типами файлов управлять, связан с размером компании. Например, некоторым компаниям с менее чем 50 сотрудниками может не потребоваться поддерживать определенный тип формы, как те, у которых есть 51 человек.

Итак, подумайте о картотеке персонала как о нескольких типах файлов.

1. Некоторые файлы сотрудников содержат информацию, требуемую законами и нормативными актами; и что они требуют конфиденциальности. Эту защищенную информацию могут просматривать только сотрудники, которым назначено ее просматривать по особым, утвержденным правительством причинам. Такие файлы могут касаться пособий, заработной платы, состояния здоровья и юридических вопросов.
2. Другой файл, чаще всего называемый общим «кадровым файлом», содержит информацию, относящуюся исключительно к работе сотрудника на рабочем месте, которую может видеть руководящий персонал сотрудника.

Зачем вообще нужны записи?

Существует несколько основных причин ведения файлов, относящихся к каждому сотруднику:

• Они помогают в принятии решений о продвижении по службе или увольнении
• Они предоставляют средства для отслеживания действий, связанных с такими вещами, как обучение, отпуск, похвалы, конфликты
• Они необходимы для соблюдения различных местных, государственных и федеральных законов и постановлений.
• Они предоставляют записи о деятельности, разговорах, обзорах и т. Д., что может иметь важное значение для снижения потенциальной ответственности в случае увольнения сотрудника

Что остается, а что уходит?

Следующее должно и не должно включаться в базовое дело о трудоустройстве.

Необходимо включить

Описание должности (настоящие, прошлые должности)
Резюме
Записи, относящиеся к предложениям о работе, продвижению по службе, понижению в должности, переводам, увольнениям, ставкам заработной платы и другим формам компенсации, а также записи об образовании и обучении
Записи, относящиеся к другой занятости практики (включая признание политики и соглашения)
Письма о признании
Дисциплинарные уведомления или документы
Оценки работы и записи о постановке целей
Записи об увольнении
Заявление о приеме на работу
Контрольный список для ориентации
Контактная информация в экстренных случаях
Сотрудникам разрешено удержание Свидетельство W-4
Свидетельство об удержании налоговых выплат сотрудникам штата, если применимо
Копия водительских прав, если требуется для должности
Подписанная квитанция из справочника сотрудника и заявление о трудоустройстве
Изменение личности l Форма данных
Оценка эффективности
Форма изменения должности / ставки
Запись о дисциплинарных мерах (устные и письменные предупреждения), если применимо
Заочная запись
Запросы на перерыв
Запросы на обучение

4 Документация по обучению
Документация о сертификации и / или лицензии (если применимо)
Запросы на проверку кадрового дела
Заявление об увольнении

НЕ должно включаться в базовое досье о трудоустройстве

| На каждого сотрудника должно быть по одному файлу. ЗАПРЕЩАЕТСЯ объединять в общий файл документы о заработной плате более чем одного сотрудника.

| Следующие документы относятся к ОТДЕЛЬНЫМ файлам и НЕ ДОЛЖНЫ БЫТЬ доступны руководителям, которые ищут информацию об эффективности работы сотрудника. Информация, содержащаяся в этих документах, защищена законами о конфиденциальности и принадлежит другой охраняемой конфиденциальной документации.

EEO / приглашение для самостоятельного определения инвалидности или записи статуса ветерана.
Примечания к собеседованию и результаты теста на трудоустройство.
Справочная информация / проверка биографических данных.
Результаты теста на наркотики.
Иммиграционные формы (I-9).
Медицинская / страховая документация (медицинские анкеты, формы регистрации на пособие и заявления на получение пособия, записи врачей, запросы на размещение и записи об отпусках).
Алименты / украшения.
Судебные документы.
Претензии рабочих о компенсации.
Протоколы расследования.(В личное дело сотрудника будут помещены только соответствующие дисциплинарные взыскания, консультации или иное прямое общение.)
Запросы о приеме на работу / проверка заработной платы.

Файл о преимуществах (конфиденциально)

( | Для каждого сотрудника должен быть один файл. НЕ объединяйте в общий файл документов о льготах более чем для одного сотрудника.)

Форма отказа от выплаты пособий
Формы регистрации на страхование здоровья, стоматологии, зрения и / или аптеки
Формы регистрации на другие виды страхования (страхование жизни, STD, LTD и т. Д.)
Формы гибкого расходного счета
Форма выборов / компенсация Соглашение
Форма регистрации для прямого депозита сотрудника
Требования
Форма регистрации, формы выхода на пенсию, формы распределения прибыли
Формы плана только для премиум S125
Форма назначения бенефициара
COBRA или документы о продлении срока действия штата, если применимо

Файл расчета заработной платы (конфиденциально)

( | На каждого сотрудника должно быть по одному файлу. ЗАПРЕЩАЕТСЯ объединять в общий файл документы о заработной плате более чем для одного сотрудника.)

Разрешение на прямой депозит
Формы разрешения на удержание из заработной платы
Запросы на сверхурочную работу, если применимо
Таблицы рабочего времени
Отчет о расходах сотрудников
Ваучеры на автоматическое возмещение пробега
Запросы на гарнитуры / выплаты доходов64 9669

Дополнительные конфиденциальные файлы

( | На каждого сотрудника должно быть по одному файлу.ЗАПРЕЩАЕТСЯ объединять в общий файл документы о заработной плате более чем для одного сотрудника.)

Документация по расследованию
Судебный иск или расследование DOL / EEOC, корреспонденция
EEOC и данные о позитивных действиях
Результаты проверки и проверки на наркотики
Формы OSHA
Отчет о происшествии сотрудника
Медицинская информация сотрудника
Запрос FMLA для семейного медицинского отпуска
Сертификат поставщика медицинских услуг
Периодические отчеты о семейном медицинском отпуске
Семейный медицинский отпуск Справка о возвращении к работе
Формы заявления о нетрудоспособности и / или компенсации работникам
Заявления о размещении

Источники: SHRM. org, Nolo.com, Paychex.com (PDF).

Статьи по теме

• Контрольный список SmallBusiness.com того, что вам нужно на кухне малого офиса.

• Может быть, в вашем офисе только порезы от бумаги и ушибленное эго, но он все равно умный…

• Чтобы предотвратить нарушения трудового законодательства, вот семь вопросов, которых следует избегать в любое время и в любом месте…

Ведение учета 101: Советы по организации учета сотрудников

Как владелец малого бизнеса, вы не привыкать к длинным спискам дел.Это особенно верно, если вы начали прием на работу, а это требует большого количества документов для сотрудников.

Но если вы похожи на большинство стартапов, в бюджете нет места для помощника по административным вопросам, не говоря уже о специалисте по персоналу. Как решить эту проблему, когда вы главный? Как лучше всего вести учет сотрудников по мере роста вашего бизнеса и сотрудников?

Вот несколько рекомендаций по настройке эффективной и совместимой системы ведения документации для вашего бизнеса.

Бумажная или электронная?

Многие предприятия начинают с системы ведения документации на бумажных носителях. Это может иметь смысл, когда у вас всего пара сотрудников, но со временем это может стать громоздким. Для большинства растущих предприятий электронные документы проще и дешевле поддерживать, систематизировать и хранить. Кроме того, когда записи хранятся «в облаке» (онлайн), вы можете получить к ним доступ в любом месте, в любое время, когда у вас есть доступ в Интернет.

Независимо от того, используете ли вы бумажные, электронные файлы или и то, и другое, последовательность является ключом к эффективному ведению документации.Например, если ваши записи о приеме на работу отсортированы по имени сотрудника, организуйте записи о заработной плате таким же образом. Используйте одну и ту же систему для всех типов записей и убедитесь, что ваши папки с файлами имеют точные, единообразные имена.

Создайте основные записи о сотрудниках

В большинстве случаев вам необходимо вести записи о сотрудниках трех типов: кадровые, платежные и медицинские.

Кадровые файлы

включают историю занятости и должны включать документы о приеме на работу, контактную информацию о сотрудниках и на случай чрезвычайных ситуаций, а также подписанную справку для сотрудников вашей компании.Со временем вы можете добавлять обзоры производительности, дисциплинарные формы, награды сотрудников, записи об обучении и увольнительные письма.

Не храните формы I-9 (используемые для подтверждения права на работу в США) в личном деле. Храните эти формы все вместе в отдельном файле. Если ваша компания выбрана для иммиграционного аудита или расследования, следователь попросит изучить эти формы. Хранение этих записей отдельно помогает защитить конфиденциальность ваших сотрудников и снижает риск подвергнуть ваш бизнес дополнительным расследованиям при приеме на работу.

Документы, относящиеся к заработной плате, льготам и финансовым премиям, должны быть поданы в ведомости заработной платы. Примеры включают табели учета рабочего времени, информацию о прямом депозите и формы W-4 и W-2.

Медицинская карта должна включать бланки заявлений на медицинское страхование, страхование жизни и другие льготы работникам, если вы их предлагаете. Другие возможные медицинские записи включают запросы на разумное приспособление в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA), отчеты о травмах, требуемые Управлением по охране труда (OSHA), и документы, касающиеся отпуска сотрудника в соответствии с Законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA), если эти законы применить к вашему бизнесу.

Знайте, что хранить и как долго

Федеральное трудовое законодательство определяет, как долго вы должны хранить определенные записи о сотрудниках. Важно придерживаться этих сроков, чтобы избежать штрафов. В то же время не рекомендуется хранить документы дольше, чем необходимо (вместо того, чтобы их отбрасывать), поскольку любые сохраненные записи могут быть использованы против вас в случае судебного иска.

Ниже приведен список необходимых документов сотрудников и сроков хранения, предусмотренных федеральным законом:

• Резюме, заявления о приеме на работу и тесты при приеме на работу — 1 год (незапрашиваемые резюме не требуются)
• Форма I-9 — 3 года с даты найма или 1 год после увольнения (в зависимости от того, что наступит позже)
• Документация по заработной плате, включая информацию о заработной плате и продвижении по службе, а также хронометраж — от 3 до 4 лет для большей части документации
• W-4s — 4 года после уплаты налогов
• Характеристики производительности — 2 года
• Результаты медицинского осмотра — 1 год после принятия мер на основании медицинского осмотра
• Результаты проверки на наркотики — Отчет за последний год за год
• Запрос на разумное приспособление — 1 год после принятия мер или создания документа, в зависимости от того, что наступит позже
• Льготные планы — 1 год после прекращения действия плана
• Документация FMLA — 3 года после окончания отпуска
• Записи о прекращении — 1 год с даты прекращения

Поддержание эффективной системы ведения документации является сложной задачей, если у вас нет специального административного персонала в штате.Но при правильном планировании и выполнении вы можете организовать работу и выполнить юридические требования.

Как создать контрольный список кадрового файла за 7 простых шагов

Компании создают несколько типов записей для одного сотрудника. Отдел кадров следит за конфиденциальностью этих документов и хранит их в безопасности.

Законы о конфиденциальности различаются от штата к штату, и каждая компания имеет свои собственные передовые методы хранения информации. Контрольный список файлов персонала помогает управлять содержимым папок сотрудников при соблюдении надежного процесса документирования.

1. Начните с трудовой документации и статусов отношений

Ваш отдел кадров собирает массу документов, когда приходит новый сотрудник. Храните эти материалы в личном деле, будь то физическое или электронное.

По мере развития отношений с сотрудником в файл помещается все больше записей.

Быстрый список включает (но не ограничивается):

• Заявление о приеме на работу, резюме и сопроводительное письмо
• Подтверждение трудоустройства и подписанные письма с предложениями
• Контактная информация для экстренных случаев
• Оценка производительности, оценки и многое другое
• Компенсация информация и документы, удерживаемые IRS
• Формы увольнения и расшифровка интервью при выходе, если оно проводится

Почему вы должны включать все эти документы в свои личные дела? Это закон! Законы меняются от штата к штату и тоже меняются со временем.

2. Выясните, что не следует включать

Проведите четкое различие между вашими личными файлами и другими типами файлов.

Вот типы документации, которую нельзя включать в контрольный список кадрового дела:

• Медицинские записи или связанные с ними документы, защищенные Законом о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA). Они будут помещены в отдельную медицинскую карту для сотрудника.
• Конфиденциальная информация или жалобы о расследованиях кадровых ресурсов
• Проверка анкетных данных, справки, криминальные истории и кредитные отчеты
• Номера социального страхования
• Формы льгот сотрудникам
• Подтверждение трудоустройства и подписанные письма с предложениями

Эти типы конфиденциальных материалов не используются Не принадлежат к личному делу.

3. Упорядочите свой контрольный список как оглавление

Контрольный список дает структуру для каждого файла и поддерживает порядок. Поэтому заказывайте его как оглавление.

Поскольку все будет происходить в одном порядке, вы не будете тратить время на поиск конкретной документации. Вы будете точно знать, где его найти.

4. Максимально упростите

Вы сузили содержание, получили отзывы и создали структуру для своего списка.Вы почти подошли к концу, но не совсем. Пора упростить!

Контрольный список вашего личного дела требует удобной навигации. Его должно быть легко переваривать, сканировать и обновлять.

Вот несколько вещей, о которых следует помнить:

• По возможности старайтесь держать контрольный список на одной странице.
• Используйте как можно меньше слов.
• Сделайте его визуально чистым с помощью флажков и маркеров.
• Упростите изменение формы или обновление ее новой информацией.
• Оставьте это гибким.

5. Обновление для изменений политики и новых материалов

После того, как вы завершите свой список, оставьте его открытым для обновлений.

Пересматривайте свой контрольный список при появлении новых политик и внимательно следите за изменениями законодательного органа штата в требованиях к записи о занятости.

Если вы ведете физические записи, храните их в огнестойких шкафах. Вы же не хотите потерять эти файлы в результате пожара на рабочем месте!

Составление списка и его двойная проверка: что должно (и не должно) быть в личном деле вашей компании

Автор Трейси Биллоуз, Эбигейл Кахак и Аннет Ким

Когда дело доходит до управления человеческими ресурсами вашей компании и защиты бизнеса в случае судебного иска, половина дела заключается в том, чтобы ваша организация вела полный и точный кадровый учет.Информация, представленная ниже, поможет вам в этом.

Что должно быть в ваших личных делах

• Документы по найму — Заявления, резюме и письма с предложениями.
• Формы изменения статуса — Повышение по службе, повышение заслуг, понижение в должности и переводы.
• Подписанные соглашения — Такие соглашения охватывают весь спектр, но часто включают в себя трудоустройство по желанию, конфиденциальность, арбитраж, комиссионные, интеллектуальную собственность, единый депозит, возврат собственности и другие контракты.
• Записи о посещаемости и отпусках — Записи о посещаемости имеют решающее значение для обеспечения соблюдения законов, касающихся семейных и медицинских отпусков, а также сверхурочных и минимальной заработной платы. Связанную информацию о расписании и изменениях, записи о времени и запросы на отпуск и отпуск (вместе с любыми последующими решениями, относящимися к этим запросам) всегда следует сохранять. НО ПОМНИТЕ — НИКАКИЕ МЕДИЦИНСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ИЛИ ИНФОРМАЦИЯ НЕ ДОЛЖНЫ ВКЛЮЧАТЬСЯ В ЭТИ ЗАПИСИ.
• Рабочие и дисциплинарные документы — Должностные инструкции, служебные аттестации, дисциплинарные предупреждения, служебные записки и уведомления, документы о понижении или отстранении от должности, благодарности и документы о прекращении работы.
• Благодарности — Подписанные благодарности за руководства для сотрудников, правила, политики, обучение технике безопасности и ориентацию.
• Заработная плата — Как и записи посещаемости, эти документы необходимы, среди прочего, чтобы доказать, что ваша организация соблюдает соответствующие законы о заработной плате и рабочем времени. У всех сотрудников должно быть полное имя (для целей социального обеспечения), платежная ведомость или идентификационный номер работодателя, домашний адрес, дата рождения, пол, налоговый статус (W-4), разрешение на прямой депозит, начало рабочей недели, ставка заработной платы. , расчет заработной платы, общая заработная плата за период оплаты, вычеты / прибавки к заработной плате (включая увольнения или назначения заработной платы) и даты выплаты в файле.
• Информация о льготах — Обзоры, брошюры, плановые документы и подписанные формы регистрации. НО ПОМНИТЕ — НИКАКИЕ МЕДИЦИНСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ИЛИ ИНФОРМАЦИЯ НЕ ДОЛЖНЫ ВКЛЮЧАТЬСЯ В ЭТИ ЗАПИСИ.
• Разное — Контактная информация в экстренных случаях, разрешения на работу (например, для несовершеннолетних), сертификаты безопасности и квалификации, а также заявления по безработице.

Чего не должно быть в ваших кадровых файлах (но вы должны хранить их в отдельных файлах)

• Документы по найму, часть 2 — Хотя большинство документов по найму можно хранить в обычном личном деле сотрудника, проверка кредитоспособности / биография и справочная информация должны храниться в отдельном месте.
• Страховая документация и медицинская информация — Медицинская документация, сопровождающая запросы на отпуск, запросы на разумное приспособление и ограничения на работу; результаты тестирования на наркотики; физические результаты перед приемом на работу; и страховая документация, содержащая медицинские данные.
• Претензии рабочих о компенсации — Претензии, письма и сопроводительные медицинские документы.
• Право на работу Документы — Подтверждение гражданства или юридического статуса иностранца (форма I-9) и подтверждающая документация (e.ж., карточка социального страхования, свидетельство о рождении и т. д.).
• Данные о потоке кандидатов (применимо только к государственным подрядчикам и другим работодателям с обязательствами позитивных действий) — данные о потоках кандидатов с указанием расы, этнической принадлежности и пола должны быть неподписанными и храниться отдельно от личного дела.

Хотя приведенный выше список ни в коем случае не является исчерпывающим, он охватывает широкие категории документов, которые возникают в ходе обычного управления человеческими ресурсами.Цель этого руководства — помочь вам и вашей организации оставаться в списке «хороших», собирая полную и точную историю ваших сотрудников и одновременно соблюдая законы.

Если вам нужна дополнительная информация по этому или другому вопросу, связанному с трудовым законодательством, пожалуйста, свяжитесь с авторами или вашим адвокатом в Зейфарте.