Суббота , 23 Октябрь 2021

Основной документ деятельности предприятия: устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, их назначение и основные виды

Содержание

устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, их назначение и основные виды

на базе 9 классов

дневное обучение:

1. Повар, кондитер

срок обучения 3 года (повар, кондитер, официант)

2. Парикмахер

срок обучения 3 года (парикмахер, мастер маникюра, педикюра, визажист)

3. Продавец

срок обучения 3 года (продавец продовольственных и непродовольственных товаров, контролёр — кассир, компьютерная подготовка)

4. Оператор швейного оборудования.


Мариинская группа

срок обучения 3 года (оператор швейного оборудования, швея).
Предоставляются: общежитие, форма, трехразовое бесплатное питание, трудоустройство

5. Слесарь по эксплуатации и ремонту газового оборудования

срок обучения 3 года

вечернее обучение для 10-11 классов:

1.

Оператор швейного оборудования

срок обучения 2 года

2. Продавец, контролёр — кассир

срок обучения 2 года

на базе 11 классов

дневное и вечернее обучение для работающей молодежи:

Парикмахер

срок обучения 1 год (парикмахер, мастер маникюра, педикюра, визажист)

на базе 9 и 11 классов коррекционных школ VIII вида

дневное обучение:

Швея

срок обучения 2 года

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

Организационные документы — комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав — свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав — сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов. Основные разделы текста устава:

  1. общие положения;
  2. организационное единство;
  3. регламент деятельности;
  4. финансово — материальная база;
  5. отчетная и ревизионная деятельность;
  6. порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами. Ниже предлагаем основные реквизиты, входящие в формуляр устава.

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. название вида документа;
  4. дата, номер;
  5. место издания;
  6. гриф утверждения;
  7. текст;
  8. подпись руководителя.

В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция — организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно — технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия. Основные разделы текста должностной инструкции:

  1. общие положения;
  2. должностные обязанности;
  3. права;
  4. ответственность.

В первом разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы. Во втором разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом. В третьем разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей. В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

Реквизиты формуляра должностной инструкции:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. наименование организации;
  3. наименование вида документа;
  4. дата, номер;
  5. место издания;
  6. заголовок в именительном падеже;
  7. гриф утверждения;
  8. текст;
  9. подпись автора;
  10. визы.

Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.

Проект положения согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом. Структура и содержание положения, как правило, определяются учреждением — разработчиком. Основные разделы текста положения:

  1. общие положения;
  2. основные задачи;
  3. функции;
  4. права;
  5. организация работы.

Формуляр — образец положения состоит из реквизитов:

наименование ведомства,
название организации,
наименование структурного подразделения,
гриф утверждения,
наименование вида документа — положение,
дата, номер,
место издания (город),
заголовок,
текст,
подписи,
гриф согласования,
визы.

Штатное расписание — один из основных видов организационных документов. Штатное расписание — документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Структура и штатная численность — организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в «структуру и штатную численность» вносятся приказом руководителя предприятия.

Правила внутреннего трудового распорядка — организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

  1. организация работы предприятия;
  2. взаимные обязанности работников и администрации;
  3. предоставление отпусков;
  4. командирование сотрудников;
  5. внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

документы необходимые для поступления

  1. Заявление
  2. Аттестат (подлинник)
  3. Паспорт или свидетельство о рождении (копия)
  4. Медицинская справка (форма 086/у) с выпиской о прививках
  5. Фотографии 3×4 (6 штук)
  6. Справка с места жительства с указанием состава семьи
  7. Папка — скоросшиватель, 2 файла

Зачисление производится на основе заключения договора

  1. без вступительных экзаменов
  2. обучение бесплатное
  3. бесплатное питание
  4. стипендия, льготы сиротам
  5. возможность продолжить обучение по сокращенным программам КТЭТ и КТК

Полезные ссылки

виды, требования к оформлению, автоматизация


Содержание

1. Виды ОРД

2. Требование к оформлению ОРД

3. Автоматизация ОРД

Организационно-распорядительная документация (ОРД) — это обширный пласт документов, фиксирующих права и обязанности работников и их работодателей, их задачи, цели и функции. Они оформляются по определенным требованиям, которые сведены в ГОСТ по оформлению ОРД 7.0.97-2016. Несоблюдение этих требований влечет недействительность организационно-распорядительных документов.

Виды ОРД

Весь массив организационно-распорядительной документации с некоторой долей условности можно разбить на три группы:

  • организационная;

  • распорядительная;

  • справочно-информационная.

Организационные документы необходимы для регламентирования деятельности организации. Именно с их помощью фиксируются права и обязанности работников и работодателей, закрепляется их взаимная ответственность. Организационная документация — это уставы, штатные расписания, трудовые договоры, правила внутреннего распорядка, многие другие документы, создаваемые внутри компании на основании действующего законодательства.

Распорядительные документы создаются при постановке конкретных задач внутри организации. В эту категорию входят распоряжения, решения, приказы, постановления и другие документы, издаваемые для решения тех или иных практических задач.

Справочно-информационные документы необходимы для информирования работников и работодателей об установленных правилах, произошедших событиях и их обстоятельствах, результатах принятых мер и другом. В эту категорию входят служебные письма, докладные записки, справки, прочие подобные документы.

Ниже приведен перечень распространенных видов организационно-распорядительной документации. В него входят:

  • приказы о назначении и увольнении;

  • положения о конфиденциальности;

  • руководства по информационной безопасности;

  • правила замены вычислительной техники;

  • должностные инструкции персонала;

  • регламенты разграничения доступа к информации;

  • описания технологических процессов;

  • трудовые договоры и дополнения к ним;

  • инструкции по обеспечению охраны помещений;

  • объяснительные записки;

  • приказы о премировании и депремировании;

  • распоряжения о мерах, необходимых для непрерывности бизнес-процессов;

  • расписания несения дежурства на объектах.

Это — далеко не исчерпывающий перечень. На практике в организациях, помимо перечисленных, издаются многие другие документы.


Требования к оформлению ОРД

В полном объеме эти требования представлены в упомянутом выше ГОСТ 7.0.97-2016, который пришел на смену ГОСТ 6.30-2003. Изменение стандартов было связано с развитием делопроизводства. Все шире стали применяться системы электронного документооборота, все более широкое распространение получили цифровая подпись и другие атрибуты. Стоит предостеречь тех делопроизводителей, которые ошибочно ориентируются на устаревший ГОСТ по оформлению ОРД при создании документов: это нарушение закона.

Организационно-распорядительная документация должна быть выдержана в строгом, нейтральном стиле. В ней не должно быть оценочных суждений, эмоциональности и элементов разговорной речи. Информация, содержащаяся в документах, должна быть:

  • краткой, емкой;

  • однозначной, единообразной;

  • последовательной.

Существует исчерпывающий перечень реквизитов, которые можно включать в организационно-распорядительную документацию. В их число входят:

  • государственный герб РФ;

  • герб субъекта РФ;

  • логотип организации или ее товарный знак;

  • код формы организационно-распорядительного документа;

  • код организации;

  • название организации, в которой был издан документ;

  • ОГРН, ИНН и КПП юридического лица;

  • название структурного подразделения, издавшего документ;

  • название, дата издания и регистрационный номер документа;

  • название должности лица, сформировавшего документ;

  • справочные сведения об организации;

  • место составления документа;

  • грифы утверждения, согласования и ограничения доступа к документу;

  • заголовок и основной текст;

  • отметки об имеющихся приложениях, прохождении контроля, заверении копии, электронной подписи, исполнении документа, его направлении в дело.

Свои требования действуют в отношении оформления организационно-распорядительной документации. Требования, существовавшие в прошлом, формулировались с учетом того, что текст документа печатается на машинке. В ныне действующих стандартах отражены существующие реалии, а именно — повсеместное распространение компьютеров и текстовых редакторов.

Документ следует набирать шрифтом Arial, Times New Roman, Calibri, Verdana или близким к ним. Допустимые гарнитуры шрифтов — от 12 до 14.

Отступ между абзацами должен составлять 1,25 мм. Допустимый междустрочный интервал — 1-1,5. Интервал между символами должен быть обычным, между словами — один пробел.

Основной текст следует форматировать с выравниванием по ширине листа (выражаясь иначе, по границам правого и левого полей).

Если текст документа по объему не превышает 4-5 строк, его можно оставить без заголовка. В противном случае следует составить заголовок и набрать его с центровкой по ширине основного текста.


В новом ГОСТе появились требования, касающиеся электронного оборота организационно-распорядительной документации. По действующим стандартам документы можно создавать и согласовывать в системах электронного документооборота, при этом они не будут терять юридической силы. Важно, чтобы документы на электронных и бумажных носителях выглядели идентично. Из этого следует, что требования о реквизитах и оформлении бумажных документов полностью справедливы и в отношении их электронных версий.

Современный ГОСТ допускает существование документов, представленных только в электронной форме. В их отношении действуют требования, касающиеся цифровой подписи:

  • все ее элементы должны хорошо читаться при просмотре электронного документа в его натуральном размере;

  • цифровая подпись должна располагаться там же, где обычно ставится собственноручная;

  • она не должна перекрывать текст документа.

Автоматизация ОРД

Чтобы сделать работу с организационно-распорядительной документацией удобной и эффективной, стоит задуматься о ее автоматизации. Один из наиболее удачных инструментов для решения этого вопроса — программный продукт «Логика: СЭД», разработанный компанией «Логика Бизнеса».

Назначение платформы «Логика: СЭД» — полная автоматизация документооборота, включая обработку организационно-распорядительной документации. С ее помощью можно решить сразу несколько задач, актуальных в большинстве компаний:

  • перевести документы в электронный формат — свести к минимуму трудозатраты сотрудников, которые с ними работают;

  • создать единое информационное пространство для документов — обеспечить открытость и прозрачность документооборота;

  • стандартизировать процессы обработки ОРД — обеспечить строгое соблюдение стандартов и требований всеми участниками документооборота.

Информация, для обработки которой используется «Логика: СЭД», надежно защищена — в программном продукте есть встроенные средства криптографической защиты данных. Защищенность, в свою очередь, позволяет использовать цифровую подпись, с которой электронные документы сохраняют юридическую силу.


Документы по вопросам производственно-хозяйственной деятельности предприятия

Определяются служебные взаимоотношения структурного подразделения с другими подразделениями предприятия и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласования документов, совместного выполнения работ и т.д.  [c.36]

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т. п.  [c.39]

Все деловые документы (корреспонденцию) можно разделить на следующие группы документы по общим и административным вопросам, документы по оформлению имущества к средств предприятия, документы по производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Особое значение приобретают документы, оформляющие права предприятия в области планирования, в области совершенствования техники и технологии производства, в области капитального строительства и капитального ремонта, в области материально-техниче-  [c.3]

Основной документ, определяющий направления развития и производственно-хозяйственную деятельность каждого предприятия,— техпромфинплан, который представляет собой развернутый годовой план производственно-хозяйственной, финансовой и социальной деятельности предприятия, разработанный на основе его перспективного плана, утвержденного вышестоящей организацией. Техпромфинплан составляют на год с разбивкой основных показателей по кварталам. В новых условиях хозяйствования объединениям (предприятиям) предоставляется все большая хозяйственная самостоятельность, устраняется излишняя регламентация их деятельности путем стабилизации планов и значительного сокращения числа показателей, утверждаемых ему вышестоящей организацией. В Положении о социалистическом государственном производственном предприятии указано, что утвержденные предприятию плановые задания могут изменяться вышестоящим органом лишь в исключительных случаях с предварительным обсуждением этих вопросов с администрацией предприятия в порядке и сроки, устанавливаемые Советом Министров СССР. Отсюда первостепенной задачей планирующих органов является отработка стабильных планов, которые позволят правильно организовать производственно-хозяйственную деятельность организаций и предприятий газоснабжения. Разработку техпромфинплана начинают с составления его проекта на основе показателей перспективного плана с учетом  [c.214]

Должностные обязанности. Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов. Осуществляет правовую экспертизу проектов приказов, инструкций, положений, стандартов и других актов правового характера, подготавливаемых на предприятии, визирует их, а также участвует в необходимых случаях в подготовке этих документов. Принимает меры по изменению или отмене правовых актов, изданных с нарушением действующего законодательства. Организует подготовку заключений по правовым вопросам, возникающим в деятельности предприятия, а также проектам нормативных актов, поступающим на отзыв предприятию. Обеспечивает методическое руководство правовой работой на предприятии, разъяснение действующего законодательства и порядок его применения, оказание правовой помощи структурным подразделениям в претензионной работе, подготовку и передачу необходимых материалов в судебные и арбитражные органы. Представляет интересы предприятия в суде, арбитражном суде, а также в государственных и общественных организациях при рассмотрении правовых вопросов, осуществляет ведение судебных и арбитражных дел. Участвует в подготовке и заключении коллективных договоров, отраслевых тарифных соглашений, разработке и осуществлении мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, регулированию социально-трудовых отношений на предприятии. Возглавляет работу по анализу и обобщению результатов рассмотрения претензий, судебных и арбитражных дел, а также практики заключения и исполнения хозяйственных договоров, разрабатывает предложения по улучшению контроля за соблюдением договорной дисциплины по поставкам продукции, устранению выявленных недостатков и улучшению производственной и хозяйственно-финансовой деятельности предприятия. Руководит подготовкой материалов о хищениях, растратах, недостачах, выпуске недоброкачественной, нестандартной и некомплектной продукции, нарушении экологического законодательства и иных правонарушениях для передачи их следственным и судебным органам, принимает меры по возмещению ущерба, причиненного  [c.122]

Методологическое руководство Б. у. осуществляется Министерством финансов СССР, к-рое разрабатывает и утверждает важнейшие Положения и инструкции по вопросам бухгалтерского учета, подготавливает руководящие документы, представляемые на утверждение правительства, изучает и обобщает передовой опыт счетной работы, осуществляет контроль за соблюдением действующих указаний. На предприятиях, в организациях и учреждениях Б. у. ведут обычно специальные звенья адм.-упр. аппарата — бухгалтерии, возглавляемые главными (старшими) бухгалтерами. Они руководствуются Положением о бухгалтерских отчетах и балансах государственных, кооперативных (кроме колхозов) и общественных предприятий и организаций, в к-рое внесены изменения в соответствии с постановлением Совета Министров СССР от 6 сент. 1957 г. Положением о главных (старших) бухгалтерах государственных, кооперативных, общественных учреждений, организаций и предприятий, утвержденным постановлением Совета Министров СССР от 17 сент. 1947 г. планами счетов бухгалтерского учета и др. руководящими документами. Предприятия и хозяйственные организации союзного, республиканского и местного подчинения с 1 янв. 1960 г. обязаны вести Б. у. своей производственно-хозяйственной деятельности по единому плану счетов бухгалтерского учета, утвержденному Министерством финансов СССР 28 сент. 1959 г. па согласованию с ЦСУ СССР.  [c.163]

Получает годовую и квартальную производственную программу по предприятию утвержденный план производственно-хозяйственной деятельности транспортной службы предприятия методические указания по вопросам планирования и внутризаводского хозрасчета завизированные документы о фактическом выполнении основных и учитываемых показателей по транспортным цехам для подведения итогов социалистического соревнования цены на отгруженную продукцию утвержденную сумму предельных ассигнований на содержание служебных легковых автомобилей.  [c.194]

Деятельность предприятия регулируется Положением о социалистическом государственном производственном предприятии, утвержденном постановлением Совета Министров СССР от 4 октября 1965 г. Этим важным документом определяются требования по высокоэффективному осуществлению предприятием различных сторон его производственно-хозяйственной деятельности регламентируются его права и ответственность права его руководителей взаимоотношения с профсоюзной организацией порядок образования, изменения, перераспределения и изъятия основных и оборотных фондов, использование амортизационных отчислений, распределение прибыли поря-док реорганизации и ликвидации предприятия и другие корен-ные вопросы его функционирования.  [c.17]

Поскольку бизнес-план является документом внутрифирменного планирования, при его разработке на предприятии возникает вопрос в какой мере можно использовать накопленный опыт составления применявшихся ранее на практике тех-промфинпланов Нам представляется, что такая преемственность возможна. В экономических условиях переходного периода бизнес-план предприятия должен быть планом производственной, хозяйственной и финансовой деятельности, своеобразной трансформацией годового техпромфинплана, его адаптацией к рыночным условиям. Ошибочно противопоставление бизнес-плана техпромфинплану как совершенно разных документов. Конечно, по целям они отличаются, но полное отрицание взаимосвязи методических вопросов, их разработки отрицает и преемственность в необходимости планирования. Игнорируется при этом богатейший опыт работников плановых служб предприятий. Это недопустимо для переходного к рынку периода, когда у работников предприятий частично еще сохраняются традиционные для плановой экономики навыки планирования, а новые методы еще достаточно хорошо не известны.  [c.253]

Бухгалтерия составляет и оформляет следующие основные организационно-распорядительные документы акты, удостоверяющие хозяйственные операции договоры, фиксирующие отношения сторон в производственно-финансовой деятельности доклады о хозяйственно-финансовой деятельности докладные записки на имя руководства предприятия с предложениями по вопросам деятельности предприятия заключения по результатам инвентаризации ценностей, списанию инвентаря и оборудования и т. п. инструкции по учету товарно-материальных и денежных ценностей, труда и заработной платы, издержек производства и другим разделам деятельности предприятия объяснительные записки протоколы совещаний работников бухгалтерского учета и др.  [c.371]

ЦК КПСС и Совета Министров СССР по вопросам коренной перестройки управления экономикой и ряде других партийных и государственных документах. Основные изменения в экономике следующие переход от чрезмерно централизованной, командной системы управления к демократической, основанной преимущественно на экономических методах, путем перевода всех отраслей на полный хозяйственный расчет, самоокупаемость и самофинансирование (первая и вторая модели хозрасчета, коллективный и арендный подряд и т. д.) расширение прав трудовых коллективов в решении вопросов производственного и социального развития перестройка структуры управления народным хозяйством страны в центре и на местах, повышение роли Советов Министров союзных республик, местных Советов в управлении экономикой и социальным развитием своих территорий развитие кооперативов и индивидуально-трудовой деятельности совершенствование внешнеэкономических связей, включая развитие производственной кооперации, создание совместных предприятий. На повестке дня перестройки в экономике — переход союзных и автономных республик на хозяйственный расчет, принятие Закона о местном самоуправлении и местном хозяйстве, реформа налоговой системы, ценообразования и ряд других мер, В социальной сфере основной целью перестройки является существенное повышение благосостояния советского народа  [c.212]

Должен знать постановления и решения партии и правительства, определяющие направления развития соответствующей отрасли народного хозяйства СССР постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные материалы вышестоящих и других органов по вопросам капитального строительства, а также касающиеся деятельности предприятия профиль, специализацию и особенности структуры предприятия перспективы технического и экономического развития предприятия производственные мощности предприятия основы технологии производства продукции предприятия порядок разработки и утверждения планов капитального строительства технологию производства и способы ведения строительных работ требования научной организации труда при проектировании строительных объектов порядок финансирования капиталь-, ных вложений строительные нормы и правила порядок разработки и оформления проектно-сметной и другой технической документа ции, ведения учета и составления отчетов о деятельности предприятия в области капитального строительства порядок заключения и исполнения хозяйственных договоров достижения науки и техники в СССР и за рубежом в соответствующей отрасли производства и опыт передовых предприятий в облаете капитального строительства экономику, организацию производства, труда и управления основы законодательства СССР правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.  [c.47]

Распоряжение — документ, издаваемый директором (зам. директора) преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия.  [c.58]

Термин оборотные средства по сравнению с термином оборотный капитал более привычен и фигурирует в законодательных, нормативных документах и хозяйственной практике. В бухгалтерском учете оборотные средства выступают в виде оборотных активов в балансе. Далее в настоящей главе мы будем употреблять оба эти термина, однако, когда речь будет идти о стандартизированных понятиях финансового анализа, бухгалтерского учета и материально-вещественных формах, то будет употребляться термин оборотные средства , а при рассмотрении вопросов структуры и цены капитала, кругооборота капитала будет употребляться термин оборотный капитал . В целом, двойственность терминов обусловлена двойственностью природы капитала в его материально-вещественной и стоимостной (денежной) характеристиках, в том, что капитал является как источником, так и результатом деятельности предприятия независимо от специфики производственной деятельности.  [c.336]

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия (директор, его заместители, главные специалисты) могут издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами Предлагаю , Обязываю , Считаю необходимым , Рекомендую . Образцы распоряжения и указания даны в приложениях 21 и 22.  [c.41]

В брошюре рассказывается о важнейших документах, с кото рыми встречаются руководящие и инженерно-технические работники предприятий, приведены основные формы и примерные образцы этих документов. Все разделы и документы изложены в соответствии с пунктами Положения о социалистическом государственном производственном предприятии . В брошюре учтены нормативные акты по экономическим и правовым вопросам деятельности пред приятии по состоянию на 1 июня 1968 г. Рассчитана брошюра па руководящих, инженерно-технических работников предприятий, партийно-профсоюзный актив, может быть использована как пособие на курсах по экономическому образованию кадров и повышению квалификации хозяйственных работников.  [c.64]

Должностные обязанности. Обеспечивает соблюдение социалистической законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов. Осуществляет контроль за соответствием требованиям законодательства проектов приказов, инструкций, положений и Других актов правового характера, подготавливаемых на предприятии, а также участвует в необходимых случаях в подготовке этих документов. Принимает меры к изменению или отмене правовых актов, изданных с нарушением действующего законодательства. Дает заключения по правовым вопросам, возникающим в деятельности предприятия. Обеспечивает методическое руководство правовой работой на предприятии, оказание правовой помощи структурным подразделениям в претензионной работе, подготовку и передачу необходимых материалов в судебные и арбитражные органы. Представляет интересы предприятия в суде, арбитраже, а также в других государственных и общественных организациях при рассмотрении правовых вопросов. Возглавляет работу по анализу и обобщению результатов рассмотрения претензии, судебных и арбитражных дел, а также практики заключения и исполнения хозяйственных договоров, разрабатывает предложения по устранению нарушений договорной дисциплины по поставкам продукции, выявленных недостатков и улучшению производственной и. хозяйственно-финансовой деятельности предприятия. Руководит подготовкой материалов о хищениях, растратах, недостачах, выпуске недоброкачественной, нестандартной и некомплектной продукции и об иных правонарушениях для передачи их следственным и судебным органам, принимает меры к возмещению ущерба, причиненного предприятию. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению хозяйственного расчета, договорной и финансовой дисциплины, обеспечению сохранности социалистической собственности, па борьбе с растратами и хищениями. Осуществляет контроль за соблюдением на предприятии установленного действующим законодательством порядка приемки продукции. Дает заключения по предложениям о привлечении работников предприятия к-дисциплинарной и материальной ответственности. Участвует в разработке условий и заключении хозяйственных договоров и контролирует их выполнение, в подготовке и заключении коллективных договоров, а также в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению трудовой дисциплины на предприятии. Участвует в рассмотрении материалов о числящейся на балансе предприятия дебиторской и кредиторской задолженности, принимает меры к их ликвидации, дает заключения по предложениям о списании безнадежной задолженности. Организует ведение справочно-информаци-онной работы по законодательству и нормативным актам с применением технических средств, учета действующего законодательства. Руководит работой по изменению действующих или отмене утративших силу приказов и других нормативных актов, изданных на предприятии. Обеспечивает необходимую информацию о действующем законодательстве, а также организацию работы по ознакомлению дол-  [c.114]

Настоящее, второе издание Справочного пособия директору производственного объединения, предприятия существенно переработано — и структурно, и содержательно — с учетом новейших нормативных документов по совершенствованию хозяйственного механизма, замечаний и пожеланий читателей, высказанных в печати и на читательских конференциях, а также новейших научных разработок и передового опыта хозяйствования. Введены новые главы по теории и практике принятия управленческих решений и природоохранной деятельности предприятий. Заново написаны главы о роли общественных организаций и трудящихся в управлении производством и социалистическом соревновании. Полностью переработан раздел Хозяйственный учет. Контроль и ревизия . При этом сделана попытка изложить вопросы применительно к задачам, непосредственно решаемым директором предприятия. С учетом постановлений ЦК КПСС и Совета Министров СССР Об улучшении планирования и усилении воздействия хозяйственного меха-низма на повышение эффективности производства и качества работы (июль 1979 г. ), Об усилении работы по экономии и рациональному использованию сырьевых, топливно-энергетических и других материальных ресурсов (июнь 1981 г.), О мерах по ускорению научно-технического прогресса в народном хозяйстве (август 1983 г.) и ряда других постановлений переработаны разделы Основы прогнозирования и технико-экономического планирова-ния , Капитальное строительство , Экономические проблемы научно-технического прогресса , Хозяйственный расчет , Система экономического стимулирования . В целях большей смысловой увязки разделов внесены следующие изменения в структуру. Вопросы о роли общественных организаций в управлении производством и социалистическом соревновании излагаются в первом разделе — Организация и методы управления промышленным производством . Это позволило рассмотреть все методы управления во взаимосвязи и взаимовлиянии. Раздел Управление качеством продукции перенесен из 1 тома в начало второго.  [c.17]

ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ — Энциклопедия по экономике

ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ  [c. 209]

ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ — материальные носители информации, предназначенные для управления предприятием деловые бумаги, юридически подтверждающие факты или право на что-либо. К Сд.у. относятся  [c.209]

Давайте обобщим изученное и из упражнений по машинописи и делопроизводству составим папку образцов машинописных работ и основных документов управления. Это можно сделать, распечатав каждый файл по отдельности, пронумеровав страницы и оформив титульный лист и содержание.  [c.188]

ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ — 1) организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка) 2) распорядительные документы предприятия (приказы, распоряжения, решения) 3) документы по личному составу предприятия (приказы, трудовые договора, личные дела, личные карточки, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки) 4) финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий и аудиторских заключений, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др. ) 5) информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).  [c.118]

Оригинал документа 118 Осадки сточных вод 118 Осмотр имущества 118 Основные документы управления 118 Основные задачи бухгалтерского учета 118  [c.226]

Основные документы управления  [c.51]

Основным документом управления является приказ. Различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.  [c.77]

В результате централизации основных функций управления в аппарате газотранспортного объединения резко возрос объем деловой информации, основным носителем которой на сегодняшний день остается обычный документ. В создании и оформлении документов принимают участие все ИТР и служащие аппарата объединения и ЛПУМГ.  [c.217]

Положение о социалистическом государственном производственном предприятии — основной документ, определяющий обязанности, ответственность и права предприятия. Предприятие, являясь основным звеном народного хозяйства СССР, использует закрепленное за ним государственное имущество для осуществления силами трудового коллектива производственно-хозяйственной деятельности по производству (добыче) продукции, выполнению работ и оказанию услуг. Предприятие работает под руководством вышестоящего органа, имеет самостоятельный баланс и пользуется правами юридического лица. Управление предприятием осуществляется на основе единоначалия. Вместе с тем коллектив предприятия принимает широкое участие в обсуждении и осуществлении мероприятий по выполнению государственного плана, улучшению условий труда и быта его работников.  [c.45]

В середине 60-х гг. в СССР планировалось осуществление коренной хозяйственной реформы, направленной на повышение эффективности и прибыльности работы предприятий. Целями реформы были совершенствование системы управления народным хозяйством и усиление экономического стимулирования производства. Одним из основных документов, определявших цели и задачи хозяйственной реформы, было постановление ЦК КПСС и СМ СССР О совершенствовании планирования и усилении экономического стимулирования промышленного производства от 4 октября 1965 г.  [c.255]

Основным документом, регулирующим юридические аспекты процедуры банкротства, является Федеральный закон «О несостоятельности (банкротстве)», первая редакция которого появилась в 1992 г. в настоящее время закон действует в редакции от 1997 г. Согласно Закону под несостоятельностью (банкротством) понимается признанная арбитражным судом или объявленная должником неспособность должника в полном объеме удовлетворить требования кредиторов по денежным обязательствам и/или исполнить обязанность по уплате обязательных платежей. Юридическое лицо является неспособным удовлетворить требования кредиторов по денежным обязательствам и/или исполнить обязанность по уплате обязательных платежей, если соответствующие обязательства и/или обязанности не исполнены им в течение трех месяцев с момента наступления даты их исполнения. Дело о банкротстве рассматривается арбитражным судом, правом на обращение в который имеют должник, кредитор, прокурор, а в части уплаты обязательных платежей -также налоговые и иные уполномоченные в соответствии с законом органы. Дело может быть возбуждено арбитражным судом, если требования к должнику (юридическому лицу) в совокупности составляют не менее 500 МРОТ. Рассмотрение дела в суде осуществляется в срок, не превышающий трек месяцев со дня поступления заявления. Законом предусмотрены следующие основные процедуры банкротства наблюдение, внешнее управление, конкурсное производство, мировое соглашение.  [c.390]

Документы управления оформляются согласно требованиям и правилам, установленным государственными нормативными актами (ГОСТ Р 6. 30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (М., 1997) Государственная система докумен-тационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (М., 1991).  [c.142]

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих. Форма карточки типовая (форма Т2), указания по ее заполнению разработаны Центральным статистическим управлением СССР и до сих пор не отменена. Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, национальность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда Он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке.  [c.155]

Наиболее распространенный вид положения — документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.  [c.148]

Должностные инструкции. Они являются основным документом, регламентирующим назначение и место сотрудника в системе управления, его функциональные обязанности, права, ответственность и формы поощрения. Должностные инструкции разрабатываются для каждой должности персонала организации и являются наиболее распространенным нормативным документом, логически продолжающим и развивающим положение о подразделении. Основными разделами инструкции являются общая часть, карта функциональных обязанностей, права, ответственность и поощрения.  [c.57]

Отчет о движении денежных средств — основной документ для анализа денежных потоков, определения потребности в капитале, выработки стратегии финансирования предприятия, а также для оценки эффективности его использования. С помощью этого отчета можно контролировать текущую платежеспособность предприятия, принимать оперативные решения по управлению денежными средствами и объяснять расхождение между финансовым результатом и изменением денежных средств (табл. 2.12).  [c.77]

На основе всего вышеизложенного разработать инструкции для руководителей и специалистов для оперативного руководства к действию, для отбора, тренингов и обучения персонала. Инструкции для руководителей должны служить основным документом, определяющим выбор степени и средств автоматизации, средств и организации работы, контроля, управления и коммуникации, особенностей рабочих мест и рабочей среды, профессионально важных свойств специалистов и путей целенаправленного формирования этих свойств, планирования должностной, профессиональной и деловой карьеры — всего того, что обеспечивается за счет трудового потенциала работника.  [c.216]

Для иллюстрации данного вида стандартов можно сослаться на разработанный с участием автора в 1998 г. и принятый Стандарт предприятия Акционерного московского общества Завод имени И.А. Лихачева (АМО ЗИЛ ) Система качества. Маркетинг. Содержание работ и порядок проведения (СТП 37.105.09152-98), действие которого распространяется на подразделения головного завода и дочерние предприятия АМО ЗИЛ . Данный документ устанавливает основные принципы управления производством посредством активного использования маркетинга как основной составляющей научно-производственного и сбытового процесса. Стандарт соответствует требованиям ИСО 9001 и ИСО 9004-1.  [c.256]

Административные методы. Деятельность по управлению невозможна без разумного применения административных методов управления, которые нередко называют организационно-административными или организационно-распорядительными. С их помощью формируются основные системы управления в виде устойчивых связей и отношений, положений, регламентирующих права и ответственность подразделений и отдельных работников. Административные методы реализуются путем прямого воздействия руководителей на подчиненных. Такое воздействие может осуществляться на основе заключенных договоров, через административные приказы и распоряжения, правила, нормативы и другие документы, организационно регламентирующие деятельность подчиненных лиц, обеспечивающие надлежащую дисциплину и ответственность. Методы административного воздействия опираются на власть руководителя и представляют собой по существу методы властной мотивации, опирающиеся на реальное принуждение или на возможность принуждения.  [c.15]

Проектно-сметная документация. Управление проектно-сметной документацией включает процедуры по приемке, согласованию и внесению изменений в проектно-сметную документацию. Состав и объемы работ по приемке, согласованию и внесению изменений в проектную документацию определяются требованиями заказчика, государственных стандартов или иных нормативных документов Российской Федерации, относящихся к тематике проекта, и закрепляются договором (контрактом) с заказчиком. В качестве основного документа принимается Инструкция о порядке разработки, согласования, утверждения и составе проектной документации на строительство предприятий, зданий и сооружений (СНиП 11-01-95) .  [c.268]

Настройка шины управления может быть стандартной или специальной. Стандартная настройка предусматривает обработку документа, состоящего из четырех счетных граф. Если форма документа не соответствует стандартной настройке шины, то ее следует, перемонтировать или смонтировать другую шину, соответствующую требуемой форме документа. Для ускорения работы на машине и для более рационального ее использования следует иметь комплект заранее смонтированных шин по количеству основных документов.  [c.104]

Основной документ содержит наиболее полную информацию, составленную на базе унифицированных реквизитов, и его ввод может обеспечить исходными данными решение широкого круга задач. Дополнение основного документа кодами и увязка с макетом перфорации дают унифицированный машинно-ориентированный документ. Применение этого метода позволяет избежать повторного копирования документов у адресата (на практике оно часто проводится последовательно на всех уровнях управления) как путем более легкого получения увеличенных тиражей, так и отправкой адресату основного документа, по которому он при минимальных затратах изготовит потребное количество экземпляров для себя и подведомственных организаций. К числу перспективных комбинаций известных методов изготовления документов может быть отнесено применение пишущего автомата для печати с фонограмм текстов, в дальнейшем подвергающихся неизбежной корректурной обработке. При диктовке больших участков текста составитель документа редко обходится без последующих правок, допускает опечатки и машинистка, и поэтому печатание с диктофона на пишущем автомате может значительно расширить границы эффективного применения последнего. При выборе различных технических средств для изготовления управленческих документов необходимо принимать во внимание желательный знаковый набор, нужное количество экземпляров, качество печати и т. д., однако основным критерием выбора должен быть экономический эффект. Расчет его прост, но бывают необходимы исходные данные, для получения которых приходится специально проводить эксперименты.  [c.148]

Для полной реализации рассмотренных направлений, принципов, методов комплексной унификации и стандартизации документов управления и их дальнейшего развития на основе оптимизации по критериям, соответствующим интересам социалистического общества, необходимо развивать научные исследования по совершенствованию и отработке методов комплексной унификации и стандартизации управленческих документов с целью их использования при разработке стандартов на документацию, а также типовых форм унифицированных документов расширить пропаганду эффективности, основных идей и методов унификации и стандартизации документов как необходимой основы для их успешного внедрения объединить имеющиеся отдельные ведомственные системы управления документацией в единую общегосударственную систему, регулирующую развитие документации, исходя из интересов народного хозяйства в целом  [c. 167]

Для описания основных систем управления производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью строительного холдинга мы используем функциональные модели. Функциональная модель состоит из функций и ресурсов, она абстрагирована от организационной структуры холдинга и обеспечивает выполнение рассматриваемых функций. Под ресурсом в настоящем исследовании понимается любой предмет, использующийся в деятельности организации, либо являющийся ее продуктом (материальные активы, работы, информация, распоряжения, документы и др.). Суть функции, по нашему мнению, состоит в потреблении одних ресурсов и создании других. Соответственно, в каждой функции рассматриваются входные и выходные ресурсы. Каждая функция в исследовании представлена в виде функциональной модели, и в свою очередь, функциональная модель рассматривается как единая функция.  [c.120]

Основным документом, определяющим объем работ в денежном выражении и показателей геологических заданий, служит пообъектный план геолого-разведочных работ. Его составляют по объединению, управлению, тресту, а также по экспедициям и партиям, переведенным на самостоятельный баланс. Финансовые показатели строго планируются с учетом его заданий. В нем предусматривают объемы выполняемых работ за счет госбюджета, выделяют геофизические работы, тематические, строительство временных зданий и сооружений. Указываются, например, конкретно намечаемые районы проведения поисковых работ, выявление и подготовки структур к разведочному бурению.  [c.198]

Имеются ли у банка утвержденные уполномоченным в соответствии с учредительными документами банка органом управления банка внутренние документы управления основными рисками, присущими деятельности банка (кредитным, рыночным, валютным, риском потери ликвидности, операционным)  [c.133]

Конкретные формы реализации названных принципов зависят от объема деятельности банка и характера его операций, а также от уровня процентного риска, принимаемого высшим менеджментом. Основные принципы управления процентным риском, закрепленные в специальном документе, должны быть утверждены уполномоченным органом управления. Как правило, в качестве такого документа выступает Процентная политика коммерческого банка .  [c.600]

В настоящее время основным документом, устанавливающим требования к эксплуатации магистральных газопроводов, а следовательно, и к процессу управления основным видом деятельности — транспортировки газа — является Ведомственный Руководящий Документ Правила технической эксплуатации магистральных газопроводов (ВРД 39-1.10-006-2000). Основная проблема организационного характера, возникающая при проведении реформирования ООО Баштрансгаз , заключается в обеспечении соблюдения положений выше указанного документа при выделении отдельных видов деятельности в существующие или создаваемые структуры с последующей необходимостью приобретения услуг у специализированных предприятий.  [c.19]

Обычно тексты большинства документов управления состоят из двух частей — вводной, содержащей основания или мотивы составления документа, и основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.  [c.528]

Изданный в 1971 г. в виде методики Руководящий материал по организации статистического регулирования технологических процессов в условиях массового производства , нуждался в переработке в связи с изданием за это время целой группы стандартов по статистическому регулированию технологических процессов. Поэтому в В75 г. была разработана и издана методика Организация внедрения статистических методов контроля на предприятии . Она легла Б основу ГОСТ 23053—79, который является сейчас основным документом по внедрению в практическую деятельность предприятий статистических методов управления качеством продукции.  [c.49]

Эффективность хозяйственного расчета во многом зависит от правильной подготовки к его внедрению. Непременное условие — участие в этом всех основных отделов управления предприятием под руководством заместителя директора по экономике или главного экономиста. Общая задача подразделений — разработка различных норм и нормативов. Для внедрения полного хозрасчета необходимо также создание правовой основы в виде положений о хозрасчетных взаимоотношениях между предприятиями, о хозрасчете в отдельных подразделениях, о премировании. В этих документах определяются формы обоснованных претензий, позволяющих возложить материальную ответственность на те предприятия или подразделения, которые виновны в упущениях и нанесении материального ущерба. Разра-  [c.98]

Порядок прохождения заказов на продукцию ЦЗМ должен обеспечивать четкую организацию производства в ЦЗМ и минимальные затраты труда и времени производственного персонала на оформление заказов. Основным документом при передаче заказа на продукцию ЦЗМ (см. главу V) является наряд-заказ, выдаваемый производственно-техническим отделом монтажного управления (группой подготовки производства), с приложенными к нему рабочими и монтажными чертежами и эскизами. Наряды-заказы  [c.103]

Если склады или кладовые отдельных хозяйств (цехов, подсобных хозяйств, участков) расположены на значительном расстоянии от основной конторы (управления) организации, контроль за правильным документированием операций и за ведением складского сортового учета материально ответственным лицом допускается осуществлять не на складах, а в бухгалтерии организации. В этом случае первичные документы в установленные сроки должны передаваться в бухгалтерию вместе с реестром сдачи документов, в котором указываются количество и номера сдаваемых первичных документов (раздельно по приходу и расходу).  [c.394]

Личное дело, основным документом в котором является личный листок по учету кадров, формируется на руководителей всех уровней управления и на ответственных исполнителей. Личные дела представляют собой совокупность документов, содержащих наиболее  [c.176]

Общее собрание (конференция) трудового коллектива утверждает устав арендного предприятия, на основании которого оно действует. Примерный Устав арендного предприятия приведен в приложении 12. Это ведущий нормативный документ для функционирования арендного предприятия. Другим основным документом является договор аренды, проект которого разрабатывает руководство организации арендаторов совместно с профсоюзным комитетом и направляет его государственному органу, уполномоченному собственником сдавать в аренду государственные предприятия. Это могут быть производственные, научно-производственные, межотраслевые, государственные и территориальные производственные объединения, министерства (ведомства) или уполномоченные ими органы, например главные управления.  [c.27]

По соде р ж а н и ю информации документы отражают основные функции управления. По происхождению они подразделяются на служебные и личине. По месту составления делятся на внешние — поступающие в учреждение или отправляемые-.им и внутренние— созданные и используемые внутри. аппарата конкретного учреждения. В зависимости от способа изготовления документы бывают рукописные, машинописные и типографские. По форме изл.о жения информации они могут быть типовыми, созданными для всех или ряда учреждений, и индивидуальными. По количеству вопросов, включенных в текст, различаются простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов), документы.  [c.8]

Этот процесс в значительной мере подпадает под нормативы, обеспечивающие функционирование АСУ в управлении. Так ГОСТ 24.209-80 «Требования к содержанию документов по организационному обеспечению» устанавливает обязательное применение следующих основных документов схемы организационной структуры, ее описания, должностных и технических инструкций. Этот же ГОСТ предусматривает при наличии специфических особенностей автоматизированных систем включать и дополнительные документы. Так, в состав организационного обеспечения О АСУ кроме указанных выше входят такие документы, как положения о структурных подразделениях управления, должностные инструкции руководящему составу, исполнителям, специалистам и техническому персоналу. Такой расширенный состав документов необходим для организационного обеспечения ОАСУ по крайней  [c.102]

Инструкция ориентирует руководителя структурного подразделения в условиях применения средств ОАСУ на два основных момента его служебных обязанностей. Первый связан с обеспечением руководства информацией, а второй — с исполнением ОРД анализ исполнения или неисполнения документов, регулирование сроков исполнения и состава исполнителей, обеспечение подготовки основных документов по профилю структуры. Здесь же делаются указания на случай нарушения процесса функционирования ОАСУ, а именно его переориентации на традиционные средства управления.  [c.104]

Основной документ, регламентирующей деятельность биржи. В уставе излагаются ее цели и задачи, определяются полномочия и обязанности членов биржи, а также органов ее управления собрания учредителей, биржевого комитета и исполнительной дирекции. Устанавливается порядок распределения доходов.  [c.158]

Первым шагом к научной организации управленческого труда (НОУТ) считается создание так называемых наглядных документов управления [22]. К ним относятся структурная схема управления таблица распределения ответственности за отдельные функции среди работников аппарата управления основная схема сбора и обработки информации комплект наглядных инструктивно-технологических карт.  [c.313]

Организация документооборота зависит от масштаба деятельности учреждения, его функций, количества звеньев управления и объема документооборота. Объем документооборота складывается из числа входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период, обычно за год. При этом отдельно учитывают копии документов. Общий объем документооборота выражается дробью, где в числителе отражено количество основных документов, в знаменателе — число экземпляров их копий. По объему документооборота учреждения делятся на четыре категории I — объем документооборота свыше 100 тыс. документов, II — от 25 до 100 тыс., III —от 10 до 25 тыс., IV —до 10 тыс, документов1.  [c.41]

В России система показателей, критериев иметодоп оценки эффективности инвестиционных проектов в процессе их разработки и реализации, применяемых на различных уровнях управления, изложены в двух основных документах в постановлении Совета Министров и Правительства РФ от 15 июля 1993 г. №683, которым были утверждены Методические рекомендации по оценке эффективности инвестиционных проектов и их отбору для финансирования , и в постановлении  [c.167]

Товаросопроводительные, товаротранспортные и коммерческие документы во внешнеэкономической деятельности предприятия

&nbsp&nbsp&nbspВсе многообразие документов, используемых предприятием во внешнеэкономической деятельности, условно можно разделить на три основные группы: коммерческие документы, товаросопроводительные документы и товаротранспортные документы.

&nbsp&nbsp&nbspК коммерческим документам (англ. — commercial documents) во внешнеэкономической деятельности относят документы, которые определяют стоимостную, качественную и количественную характеристику товара. Эти документы оформляет на своем бланке продавец, а для покупателя они являются основанием к оплате импортируемого товара. Кроме счета-фактуры к коммерческим документам также принадлежат: предварительный счет (счет-проформа), счет-спецификация и другие.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbspТоваросопроводительные документы (англ. shipping document) – как следует из названия это документы, направляемые поставщиком (грузоотправителем) с отгруженным товаром и сопровождающие груз на всем пути его следования от отправителя к получателю. Обычно они прилагаются к счету, предъявляемому продавцом покупателю для оплаты товара. К товаросопроводительным документам можно отнести следующие документы: сертификат качества, сертификат происхождения, отгрузочная спецификация, упаковочный лист,  грузовая таможенная декларация, документы контроля доставки грузов и др.

&nbsp&nbsp&nbspТоваро-транспортные документы или товаро-транспортная документация (англ. — consignment documents) – комплект юридических документов на основании которых осуществляется учет, прием, передача, перевозка, сдача груза и взаимные расчеты между участниками транспортного процесса. К основным видам товаротранспортной документации относятся: накладная международной автомобильной перевозки (CMR), коносамент, авиационная накладная, железнодорожная накладная.

Коммерческие документы:

Счет-фактура (от лат. factura — обработка; англ. — invoice, нем. — rechnung) – основной финансовый документ, удостоверяющий фактическую поставку товара и его стоимость. Выписывается продавцом (поставщиком, подрядчиком) на имя покупателя (потребителя, заказчика) и содержит подробное описание и окончательную согласованную цену поставленной продукции и (или) оказанных услуг, номер отгрузочного документа, сумму счета и иные реквизиты. Счет-фактура также может выполнять функцию сертификата происхождения товара.

Счет-спецификация (англ. specified account) — финансовый документ, объединяющий функции счета и спецификации. В счете-спецификации указывается цена за единицу товара по видам и сортам и общая стоимость всей товарной партии. Счет-спецификация выписывается в тех случаях, когда партия содержит товары, различные по ассортименту.

Предварительный-счет, счет-проформа (англ. proforma invoice) — счет, выписываемый при частичных поставках товара или в тех случаях, когда приемка товара производится по прибытии к покупателю. После приемки товара или поставки всей партии продавцом выписывается счет-фактура, по которому производится окончательный расчет.

Товаросопроводительные документы:

Сертификат качества (англ. quality certificate) — товаросопроводительный документ, подтверждающий соответствие товара показателям качества, техническим характеристикам, требованиям безопасности для жизни и здоровья людей, природной окружающей среды, а также другим требованиям, которые предусмотрены условиями внешнеэкономического контракта. Сертификат качества обычно выдается предприятием-изготовителем либо экспортером (отправителем). По требованию покупателя сертификат качества может быть выдан и нейтральной стороной.

Спецификация (от лат. specificatus — особый; англ. specification) — товаросопроводительный документ на партию товара, который содержит перечень поставляемых товаров с указанием количества по каждому сорту, марке, артикулу и другим характеристикам. В необходимых случаях в спецификации содержится информация о цене, качестве товара, условиях и сроке выполнения контракта.

Упаковочный лист (англ. packing list) — документ, содержащий перечень всех видов и сортов товара, находящихся в каждом товарном месте (ящике, коробке, контейнере), необходим обычно в тех случаях, когда в одной упаковке содержатся разные по ассортименту товары. Упаковочный лист помещается в упаковке товара так, чтобы покупатель мог легко его обнаружить, либо кладется в специально приспособленный карман с внешней стороны упаковки. Упаковочный лист может использоваться в качестве дополнения к счету-фактуре в том случае, когда отправляется большое количество наименований товаров или когда количество, вес или содержимое каждого индивидуального места различны.

Сертификат происхождения (англ. certificate of  origin) — документ, имеющий форму специального бланка, содержащий описание товара и подтверждение со стороны государственного органа того, что товар, на который оформлено свидетельство (сертификат), произведен в стране, от имени которой действует этот государственный орган. Свидетельство о происхождении товара представляется в тех случаях, когда таможенное оформление товара требует документального подтверждения страны его происхождения.

Документы контроля доставки грузов – документы, предоставляемые перевозчиком (например — Carnet TIR) или составляемые таможенным органом и предназначены для гарантирования доставки товара в таможенный орган назначения.

Товаротранспортные документы:

Международная автотранспортная накладная (англ. CMR), как товаротранспортный документ используется для документального оформления международных грузовых перевозок автомобильным транспортом. Применение CMR регламентировано Конвенцией о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ). Накладная CMR является документом, подтверждающим заключение договора международной автомобильной перевозки груза, в тоже время CMR не является товарораспорядительным документом и груз выдается указанному в ней грузополучателю. CMR заполняется отправителем груза.

Коносамент (англ. bill of lading, B/L, BOL) — товаротранспортный документ, применяемый в морских перевозках и выдаваемый перевозчиком груза грузовладельцу. Коносамент выполняет одновременно несколько функций: расписка перевозчика в получении груза для перевозки, с одновременным описанием видимого состояния груза; товарно-транспортная накладная; подтверждение договора перевозки груза; товарораспорядительный документ.

Авиационная накладная (англ. air waybill) —  документ установленной формы, свидетельствующий о заключении договора на перевозку груза авиационным транспортом. Авиационная накладная заполняется отправителем и вручается перевозчику одновременно с передачей груза к перевозке.

Железнодорожная накладная (англ. rail waybill) – основной товаротранспортный документ при осуществлении перевозки груза железнодорожным транспортом. Железнодорожная накладная представляет собой обязательное двусторонне  письменное соглашение на перевозку груза, которое заключается  между отправителем и железной дорогой в пользу третьей стороны – получателя товара. Железнодорожная накладная является одновременно и залоговым договором груза для обеспечения гарантии внесения надлежащей провозной платы и других платежей за перевозку и сопровождает груз на всем  пути его следования от станции отправления до станции назначения.

Документы и системы документации

Новая страница 1

Система организационно-правовой документации

Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например:

 

Вид документа                  

Разновидности документа

Инструкция

Инструкция по документационному обеспечению управления

Инструкция пользователя АБД «Канцелярия» и др.

Должностная инструкция

Должностная инструкция специалиста 2-й категории

Должностная инструкция кассира и др.

Положение    

Положение об отделе

Положение о совете директоров и др.

Регламент

Регламент коллегии

Регламент работы руководства и др.

 

Система плановой документации

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

Система плановой документации также представлена большим количеством разновидностей документов:

 

Вид документа       

Разновидности документа

План

План мероприятий по выполнению постановления…

План социально-экономического развития коллектива организации

План работы совета директоров

Бизнес-план

План работы отдела

Индивидуальный план работы и др.

 

Система распорядительной документации

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы также представлены большим количеством разновидностей документов:

 

Вид документа

Разновидности документа

Приказ

Приказ о распределении обязанностей между руководством

Приказ о создании филиала (отделения, представительства)

Приказ об утверждении (положения, правил, инструкции)

Приказ о финансировании работ…

Приказ о приеме на работу

Приказ о командировании и др.

 

Система отчетной документации

Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Таким образом, система отчетной документации представлена большим количеством разновидностей документов:

 

Вид документа                  

Разновидности документа

Отчет

Отчет о научно-исследовательской работе

Отчет о командировке

Отчет о работе структурного подразделения

Отчет о проведении рекламной кампании и др.

 

Система информационно-справочной документации

Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.

Каждый вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей, например:

                   

Вид документа       

Разновидности документа

Акт     

Акт ревизии

Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности

Акт приема-передачи дел

Акт экспертизы и др.

 

Письмо          

Письмо (напоминание) о приближении сроков исполнения договора

Письмо (претензия) о нарушении условий договора

Письмо (предложение) об оказании услуг (поставке товара)

Письмо (приглашение) об участии в выставке и др.

 

Система договорной документации

В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры.                                                            

                                                                  

Вид документа       

Разновидности документа

Договор         

Договор купли-продажи

Договор поставки

Договор аренды (договор субаренды)

Договор подряда (договор субподряда)

Договор комиссии

Договор перевозки и др.

 

Системы документации обеспечивающего типа

Рассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию – это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др.

Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.

В.Ф. Янковая

Приказы по основной деятельности

Приказы по основной деятельности

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:

  • приказы по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
  • приказы по административно-организационной деятельности — касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Все виды приказов по основной деятельности должны регистрироваться. Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами.

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к. приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет. То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов – их ценность, выражающуюся в сроке хранения.

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации.  В зависимости от объема документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Полномочия и ответственность

Организационная структура и штатное расписание

Утверждение и введение в действие локальных нормативных актов

Регламенты и процедуры

Режим работы компании

Охрана труда и техника безопасности

Список бизнес-документов каждая компания должна иметь

20. Документ о соответствии

Многие организационные процессы должны соответствовать определенным установленным стандартам и, таким образом, подпадают под категорию документов соответствия. Документация о соответствии — это набор соглашений, отчетов, регистраций, продлений, а также других важных документов, которые важны в случае запроса о проверке соответствия.

Меморандум об ассоциации (MOA) заключается между компанией и ее акционерами.Это свод правил, который определяет работу компании, а также права и вклад акционеров. Кроме того, MOA определяет права и привилегии компании. MOA дает ясное представление о работе компании, что делает ее выгодной для кредиторов и акционеров, позволяя сделать необходимые выводы.

Устав — это важный документ, в котором перечислены руководящие принципы и подзаконные акты, которые вместе помогают в управлении компанией. По сути, именно руководство определяет устав ассоциации, включая траекторию акций, назначение и снятие директоров, полномочия директоров, график заседаний совета и уведомления.Кроме того, он также включает заимствования, процедуру ликвидации, бухгалтерский учет и аудит, доходы и дивиденды и т. Д.

  • Свидетельство о регистрации

Свидетельство о регистрации — это процесс, который регистрирует компанию в рамках компаний. Действуйте, превращая его в действующую организацию. Свидетельство о регистрации также полезно при создании различных документов, включая создание банковского счета для компании. Свидетельство о регистрации — это юридический документ, подтверждающий существование компании.Кроме того, в документе в первую очередь указывается название компании и дата регистрации среди других деталей.

Сертификат GST (налог на товары и услуги) — это налог, взимаемый с компаний за продажу своей продукции на внутреннем рынке. Он пришел на смену существующему налоговому формату и, следовательно, к обязательному процессу и документу. Сертификат GST имеет номер GST, который используется при торговых сделках компании.

Номер GST также облегчает перевод авансового налога, взимаемого государством.Кроме того, он также удобен в клиентских транзакциях. Кроме того, сертификат GST является важным документом, и его необходимо регулярно обновлять.

  • Соответствующая бизнес-лицензия

Для бесперебойной работы предприятиям требуется множество лицензий. Это могут быть региональные лицензии, разрешения на уровне штата или страны. Каждая лицензия имеет набор условий и обязательств, и ее необходимо приобретать, а также время от времени продлевать для эффективного функционирования бизнеса.Подробный список всех лицензий, необходимых вашему бизнесу, может быть полезен при определении дальнейших процессов.

12 типов бизнес-документов, необходимых каждому бизнесу

Документы и бизнес — синонимы друг друга. Вам нужны документы, чтобы начать, вести и расширять бизнес.

Короче говоря, их невозможно обойти. Фактически, вам нужна система для надлежащего ведения всех деловых документов, которые вы накапливаете за эти годы.

Если вы начинаете бизнес и хотите знать, какие типы бизнес-документов потребуются вашей компании, то это руководство для вас.

Давайте сделаем быстрый обзор.

1. Документация по Уставу

Будьте готовы вникнуть во все виды юридических документов, пока вы являетесь владельцем бизнеса. Один из этих деловых документов, который вам необходимо иметь под рукой, — это письменный отчет о внутреннем законодательстве.

Нет необходимости регистрировать это в вашем штате, однако необходимо иметь это под рукой.Что такое подзаконные акты?

Это правила, которые компания устанавливает для самоуправления. В некоторых штатах не требуется, чтобы у компаний были уставы, но их создание — хорошая практика. Он предоставит вашей компании рекомендации по решению определенных проблем.

В этом документе подробно описывается структура вашей компании, проблемы управления и отдельные роли. В случае, если ваша компания окажется в споре, ваши директора будут знать, что делать. Он также определяет, требуется ли собрание совета директоров для предварительного утверждения решения.

2. Операционное соглашение (LLC)

Если вы являетесь корпорацией с ограниченной ответственностью (LLC), то неплохо иметь операционное соглашение под рукой. Это особенно необходимо, когда участников несколько.

Целью данного бизнес-документа является описание функциональных и финансовых решений. Например, при наличии нескольких партнеров будет подробно описано, как следует принимать бизнес-решения и как будет происходить распределение прибылей и убытков.

Хорошо охватить все аспекты, например, что произойдет, если один из партнеров решит уйти из бизнеса.

Все члены компании должны подписать этот документ, и он становится юридически обязывающим контрактом. Вы можете сделать это с помощью онлайн-инструмента для электронной подписи, такого как eversign.

Во-первых, сядьте со своими партнерами, чтобы определить, что включить в документ операционного соглашения.

3. Соглашение о неразглашении информации

На протяжении всей своей деловой карьеры вы будете работать с подрядчиками, фрилансерами, сотрудниками и деловыми партнерами. И во время этих отношений вам придется делиться информацией, которая важна для вашей компании.

Важно защитить свой бизнес, потребовав от этих лиц подписать соглашение о неразглашении информации (NDA).

Некоторые из важных данных, которыми вы можете поделиться, включают:

  • Списки клиентов
  • Детали проекта
  • Финансовые отчеты
  • Ценовые планы
  • Идеи дизайна
  • И так далее

Любая информация, которую ваши конкуренты хотели бы получить их руки должны храниться в тайне. И один из способов обеспечить это — составить NDA и использовать его для каждого нового сотрудника или делового сотрудничества.

4. Протокол деловых встреч

Большинство штатов требует, чтобы корпорации вели протоколы, но только для крупных встреч. Что касается официальных встреч, все, что вам нужно, — это официальный отчет о том, что обсуждалось и какие решения были приняты (или предприняты действия).

Смысл протокола собрания заключается в том, что он может помочь в разрешении споров относительно того, что произошло во время конкретной встречи. Обязательно подробно изложите все, что вы можете, в протоколе собрания, включая список участников и голосов.

5. Трудовой договор

Каждый раз, когда вы нанимаете нового сотрудника, вам необходимо, чтобы он подписал трудовой договор. Это покрывает ожидания компании от работника и обязательства работодателя.

Этот документ также предназначен для разрешения споров в случае, если компания или сотрудник пытается скрыть ожидания от своих рабочих отношений.

Трудовой договор также может помочь удержать новых сотрудников, включая штрафы за слишком ранний увольнение или разрыв контракта.

Вы также можете установить ограничение по времени, в течение которого сотруднику разрешается работать у конкурента, например, два года после увольнения из вашей компании. Это помогает гарантировать, что секреты вашего бизнеса не будут переданы вашим конкурентам.

Убедитесь, что адвокат по трудоустройству ознакомится с документом перед его использованием.

6. Ваш бизнес-план

Это бизнес-документ, необходимый вам для открытия бизнеса, получения ссуд и грантов, а также установления деловых партнерских отношений. Это то, что определяет цели компании и средства их достижения.

Требуется тщательное исследование, чтобы убедиться, что вы участвуете в A-игре, прежде чем открывать магазин. Это включает в себя анализ ваших конкурентов, целевых клиентов и того, как вы планируете выделиться на своем рынке.

Ваш бизнес-план не должен быть длинным. Это может быть одна страница или целых 200 страниц. Все зависит от того, сколько информации у вас есть, чтобы продемонстрировать дорожную карту будущего успеха вашего бизнеса.

7. Бизнес-отчеты

Хорошо знать, насколько хорошо работает ваш бизнес.С помощью бизнес-отчетов вы можете узнать все о своей компании, ее командах и сотрудниках.

Они длиннее обычного письма и состоят из разных форм данных. Например, он может отображать данные о продажах, маркетинговые планы, соответствие требованиям безопасности, технико-экономические обоснования, изображения, графики, тематические исследования и многое другое.

Бизнес-отчеты помогают вам и вашим руководителям принимать более обоснованные бизнес-решения. Они также могут пригодиться, если вы хотите привлечь новых инвесторов.Вы можете легко создать шаблон, чтобы упростить составление отчетов по прихоти.

8. Финансовые документы

Знание того, находитесь ли вы в рамках бюджета или приближаетесь к долгу, является ключом к определению вашего успеха. В ваших финансовых документах будет указано, перерасходовали ли вы бюджет или не выполнили его.

Эти записи также могут помочь вам в процессе составления бюджетных предложений и подачи налоговых деклараций. Вот некоторые примеры финансовой документации:

  • Отчеты о прибылях и убытках
  • Балансы
  • Банковские отчеты
  • Заработные платы
  • Квитанционные записи

С помощью финансового отчета вы сможете определить, продуктивно ли подразделение.Обычно финансовые отчеты составляются ежегодно, чтобы дать вам широкий обзор успехов и неудач за этот год.

9. Транзакционные документы

Ключевым моментом является отслеживание поступающих и исходящих денег из вашего бизнеса. Как и финансовые документы, транзакционные документы помогают упорядочить финансы.

Транзакции, которыми вы хотите управлять, включают квитанции, счета-фактуры, формы заказов и страницы передачи.

Вы можете составить отчет на основе собранных вами транзакционных документов.Это поможет упорядочить все в один аккуратный документ вместо множества бумажных документов.

Некоторые компании даже нанимают юриста для составления документа.

10. Деловые документы для создания

Никогда не знаешь, когда придется доказывать законность своего бизнеса. К счастью, это так же просто, как показать три ключевых документа.

Один — это ваш учредительный договор или учредительный договор. Это когда ваша компания регистрируется как корпорация, например LLC, индивидуальный предприниматель или другое юридическое лицо.

В эти документы могут входить протоколы собраний, имена старших должностных лиц и сертификаты акционеров.

Тогда есть документ для вашего идентификационного номера работодателя, предоставленный IRS. Это число, которое вы используете для разделения личных и деловых финансов. Вы также можете использовать его для открытия отдельного банковского счета, кредитных карт и займов.

Подать заявку на EIN онлайн просто. После утверждения и получения EIN сохраните его в своей деловой документации.

Наконец, вам необходимо иметь под рукой документы о разрешении и номере государственной пошлины. Существуют разные требования в зависимости от штата, в котором вы живете, и отрасли, в которой вы работаете.

Вы можете посетить местный налоговый совет штата или веб-сайт контролера, чтобы узнать больше о правилах для идентификационных номеров налогоплательщиков, разрешений и налога на франшизу. Регистрация.

Все эти документы необходимы для основания вашей компании и должны регистрироваться, пока вы не закроете магазин.

11.Соответствие и нормативные документы

От вашего штата, отрасли бизнеса и вашей деятельности будет зависеть, какие документы вы должны хранить, чтобы соответствовать требованиям и нормативным требованиям.

Например, если у вас есть сотрудники, вам нужно будет хранить данные о заработной плате, формы подтверждения налогового идентификатора и налоговые документы под рукой в ​​течение определенного количества лет.

Любые документы, касающиеся соблюдения требований по обучению информации безопасности и разнообразию обучения, должны быть подписаны сотрудниками и храниться в вашем отделе кадров.

12. Документы по страхованию бизнеса

Надеюсь, вы решили инвестировать в страхование бизнеса, чтобы предотвратить потерю вашей компании в случае бедствия. Важно хранить документацию по вашей страховке, включая номер полиса и детали покрытия.

Вы обнаружите, что некоторые страховщики не предлагают страхование от наводнений и землетрясений, но они покрывают вандализм, кражи, пожары и ущерб от ветра.

Если вам нужны все виды страхования, вам нужно будет приобрести отдельную страховку от наводнений и землетрясений.

Защита деловых документов

Это не исчерпывающий список деловых документов, которые вы должны иметь в наличии. Вы обнаружите, что есть некоторые документы, уникальные для вашего бизнеса, которые требуют ведения учета.

Хорошо организовать свои файлы на тот случай, если вам понадобятся доказательства во время спора.

С помощью системы управления цифровыми документами вы можете легко организовать все свои документы. С eversign вы можете отправлять, подписывать и получать документы на 100% онлайн.

Управлять бизнес-документами в облаке намного проще, чем работать с кучей бумажной работы.

Если вы профессионал в управлении всеми своими бизнес-документами, сообщите нам в комментариях, какие системы и инструменты вы используете!

7 Юридический документ для бизнеса — у вас должен быть

Последнее обновление: 2021-07-09 (первоначально опубликовано 25.03.2019) — Alex Tanglao

Юридические документы для бизнеса играют важную роль в защите интересов бизнеса и владельцев бизнеса на протяжении всей жизни компании.Решение ваших юридических проблем может показаться сложной задачей, но это не обязательно. Часто разумнее начать защищать свой бизнес с самого начала и не оставлять его, пока не станет слишком поздно. Есть ряд ключевых юридических документов, которые необходимы для успеха бизнеса.

1. Соглашение о конфиденциальности

В возбуждении от открытия бизнеса естественно хотеть поделиться своими идеями с семьей и друзьями. Но помните: как только идея появилась, ее уже нельзя вернуть.

Если вы работаете с потенциальными деловыми партнерами и поделитесь с ними своими бизнес-идеями, попросите их подписать Соглашение о конфиденциальности (также известное как Соглашение о неразглашении или NDA), в соответствии с которым они юридически обязаны не разглашать вашу конфиденциальную информацию. третьей стороне и может использовать эту информацию только по указанной причине.

Соглашения о неразглашении запрещают вашим деловым партнерам или сотрудникам раскрывать конфиденциальную и служебную информацию о вашей компании.NDA — это документы, которые должен иметь каждый бизнес

В случае с сотрудником, перед тем, как поделиться какой-либо конфиденциальной информацией, сотрудник должен изложить требования конфиденциальности в письменной форме, чтобы сотрудник получил четкое представление о его / ее ограничениях на предоставление информации.

Если кто-либо нарушил NDA, ему / ей будет предъявлен иск о возмещении ущерба, чтобы компенсировать вашему бизнесу любую упущенную выгоду. Следовательно, он считается важным юридическим документом для бизнеса.

2. Соглашение акционеров или соглашение о партнерстве

Акционерное соглашение — это соглашение между акционерами компании, в котором излагается ряд ключевых правил относительно того, как будет вестись бизнес, гарантируя сотрудничество акционеров и преемственность на протяжении всей жизни компании.

Этот документ должен содержать информацию об акционерах, их правах и обязанностях, а также о том, что произойдет, если и когда они решат покинуть компанию.

Если вы работаете в рамках делового партнерства, убедитесь, что у вас есть соглашение о партнерстве, в котором указывается, как принимаются решения и распределяется прибыль (и обязательства). Вы можете оформить несколько юридических документов для вашего партнерского бизнеса.

Все, кто участвует в партнерстве / соглашении акционеров, должны понимать условия партнерства / акционера и согласиться, в противном случае юридические споры могут иметь последствия в будущем и привести ваш бизнес ни к чему.

3. Трудовой договор

Трудовые отношения должны быть задокументированы с самого начала. В трудовом договоре излагаются обязательства и ожидания как компании, так и сотрудника, чтобы свести к минимуму возможные споры.

Трудовой договор должен охватывать такие ключевые области, как

  • испытательный срок,
  • пай,
  • льгот,
  • часы,
  • ежегодный отпуск и
  • Прекращение действия

Трудовой договор разъясняет ожидания обеих сторон (работника и работодателя), что помогает урегулировать ожидаемый конфликт в будущем.Трудовой договор — один из важных юридических документов для бизнеса

4. Меморандум о взаимопонимании

MoU расшифровывается как Меморандум о взаимопонимании. Это важный юридический документ для бизнеса, содержащий важные разговоры с вашими поставщиками, потенциальными партнерами и другими участниками бизнеса.

Это веха на пути к реализации проекта с участием различных сторон и используется на стадии намерения проекта.

Всеобъемлющий меморандум о взаимопонимании должен установить четкую дорожную карту для его сторон относительно того, как они, возможно, перейдут от стадии намерения к стадии контракта. Стороны, возможно, никогда не смогут перейти от стадии намерения без меморандума о взаимопонимании.

5. Соглашение о неконкурентоспособности

Обязательство об отказе от конкуренции — это договорное обязательство между работодателем и работником или подрядчиком, по которому работник или подрядчик соглашается не работать на конкурентов работодателя или не открывать конкурирующий бизнес после того, как работник или подрядчик завершит свои услуги.Ограничения на участие в соревнованиях могут быть на определенное время, в определенной области и в определенной географии.

Неконкурентоспособность снижает риск для сотрудников в отношении списков клиентов, являющихся коммерческой тайной, и других стратегических ресурсов. Это позволяет компаниям заявлять о защищаемом интересе к опыту сотрудников и «внутренним знаниям» , а также к их работе.

Сотруднику препятствуют положения о недопустимости конкуренции. Эксперты признают, что такой пункт ограничивает личные возможности сотрудников, поскольку они ограничены в реализации своих идей и ограничены определенным периодом времени.

Соглашения

о недопущении конкуренции или положения о недопущении конкуренции могут помочь компании сохранить ценных сотрудников, защитить конфиденциальную информацию, такую ​​как ее интеллектуальная собственность, коммерческие секреты и клиентов, а также предотвратить недобросовестную конкуренцию.

6. Политика конфиденциальности и условия использования веб-сайта

По мере роста электронной коммерции законодательство, регулирующее онлайн-бизнес, стало более строгим. Провайдеры веб-сайтов должны разъяснить, как личные данные (например, имя, контактные данные), предоставленные пользователями, будут использоваться с помощью Политики конфиденциальности веб-сайта.

Уточняя объем использования и защиты личных данных, провайдеры веб-сайтов могут соблюдать законодательные или нормативные требования, связанные со сбором данных, и избегать будущих споров, касающихся нарушения конфиденциальности данных. Условия использования веб-сайта определяют правовые отношения между оператором веб-сайта и пользователями и гарантируют, что пользователи соглашаются с вашими условиями при использовании вашего веб-сайта.

Пользователи часто соглашаются с условиями веб-сайта, ставя галочку в поле, или соглашаются с условиями, просто используя веб-сайт.

Эти два документа являются ключевыми, даже если вы не продаете товары или услуги в Интернете.

7. Заказ на покупку, счет-фактура и письмо с напоминанием о первом платеже

Хороший денежный поток необходим для здорового бизнеса. Когда вы начнете привлекать клиентов, четко изложите условия оплаты в Заказе на покупку.

Своевременно выставляйте счета и отслеживайте все документы, связанные с платежами, поскольку они будут иметь решающее значение при погоне за долгами. Убедитесь, что вы понимаете, как поступать с просроченными платежами, и соблюдаете правильные процедуры получения денег.Если клиент задерживает оплату вашего счета, отправьте официальное письмо с напоминанием о первом платеже. Это может побудить клиента оплатить просроченный счет, чтобы вы не теряли своих денежных потоков.

Получите бесплатную пробную версию. Начните готовить юридические документы с Zegal сегодня.

Подробнее

Сопутствующие документы

Деловые документы — verksamt.se

В Швеции принципиально преобладает договорная свобода. Следовательно, в большинстве случаев формальных требований к оформлению и оформлению деловых документов нет.Однако обычно встречаются определенные выражения и договорные условия. Убедитесь, что вы знаете, что они означают и подразумевают, чтобы избежать недоразумений.

Письменные соглашения упрощают жизнь

Соглашения могут заключаться в устной или письменной форме. Некоторые соглашения, такие как передача собственности и коллективные договоры, должны быть в письменной форме.

На практике многие договоры заключаются в устной форме. Однако письменное соглашение облегчает жизнь продавца и покупателя и снижает риск того, что стороны по-разному интерпретируют содержание соглашения.

В письменном соглашении проще указать подробные сведения о продукте или услуге, а также другие договорные условия. Может быть трудно запомнить условия и еще труднее доказать их при отсутствии письменного соглашения.

Деловые документы часто являются частью имиджа вашего предприятия и его маркетинга. Содержание деловых документов также может лечь в основу договоров, которые ваше предприятие заключает с клиентами, поставщиками и другими сторонами.

Ваше предприятие будет многократно использовать некоторые бизнес-документы, такие как счета-фактуры и предложения. Поскольку документы являются частью имиджа вашего предприятия, возможно, стоит потратить некоторое время и усилия на создание для них хороших шаблонов с самого начала.

Документы, с которыми сталкивается большинство предпринимателей:

  • Предложение / тендер
  • Подтверждение заказа
  • Счет-фактура
  • Напоминание об оплате

Хозяйственные документы, используемые как бухгалтерские, должны храниться семь лет.В противном случае к предприятиям применяется общий срок исковой давности в десять лет. Некоторые документы следует хранить еще дольше, например, документы о продаже недвижимости.

Особые требования для компаний с ограниченной ответственностью

Существуют особые требования к деловой документации, а также к веб-сайту компании с ограниченной ответственностью.

Необходимо предоставить следующую информацию:

  • полное название компании, как оно указано в свидетельстве о регистрации
  • место правления в соответствии с уставом
  • корпоративный идентификационный номер компании.

Самые распространенные документы для предпринимателей:

Что такое корпоративный документооборот (EDM)?

Управление корпоративной документацией (EDM) — это стратегия надзора за бумажными и электронными документами организации, чтобы их можно было легко найти в случае аудита соответствия или повестки в суд. Первоначально термин относился к электронным документам, которые были созданы на компьютере, или бумажным документам, которые были отсканированы в цифровой формат. Значение расширилось и теперь включает электронную почту, изображения, внутренние документы, такие как служебные записки компании, и внешние документы, такие как маркетинговый или коммерческий контент.

В контексте соответствия нормативным требованиям, корпоративный документооборот должен учитывать следующее:

  • Как долго компания должна хранить документы;
  • , где предприятие должно хранить документы;
  • как отслеживать изменения в документах; и
  • как восстановить документы в случае аварии.

EDM также означает электронный документооборот, управление инженерными данными и электроэрозионную машину.

Как работает корпоративный документооборот?

Стратегия корпоративного управления документами позволяет организации иметь четкий план своих процессов управления документами. Организация может использовать стратегию EDM, чтобы решить, как получать, обрабатывать, просматривать, хранить, извлекать и удалять документы, а также когда бизнесу следует выполнять каждый шаг. Стратегия EDM определяет, как бизнес должен корректировать процесс для повышения эффективности.

Организация может использовать систему управления документами (DMS) для создания единого представления всех документов предприятия и предоставления инструментов рабочего процесса для отслеживания и контроля изменений.DMS позволяет предприятиям захватывать документ путем сканирования физического документа или загрузки цифровой версии.

После сканирования или загрузки документа пользователь может пометить и проиндексировать документ ключевыми словами и метаданными, чтобы пользователи могли быстро найти их по ключевым словам или полнотекстовому поиску. DMS организует и помещает документ в папку, к которой имеют доступ соответствующие сотрудники. Эти системы также помогают обеспечить соответствие, устанавливая ограничения разрешений на определенные документы и обеспечивая дополнительную безопасность.

Почему важен корпоративный документооборот?

Организации имеют огромное количество контента как в бумажном, так и в цифровом форматах, который пользователи могут хранить в общедоступных или частных сетях, на общих дисках, в электронной почте или в картотеке. Однако хранение физических файлов сопряжено с риском.

EDM-система снижает потребность в физическом пространстве для хранения и связанные с этим расходы. Непредвиденные обстоятельства, такие как пожар или наводнение, могут потенциально повредить или уничтожить физические файлы.Системы EDM обычно включают план резервного копирования данных и аварийного восстановления, который обеспечивает предприятиям цифровую резервную копию.

Организации, хранящие файлы в нескольких местах, также могут изо всех сил пытаться найти необходимую им информацию, которая имеет решающее значение для выполнения требований законодательства. Системы EDM обеспечивают большую организацию, поскольку все файлы находятся в одном центральном месте, и пользователи могут легко находить файлы с помощью полнотекстового поиска. Благодаря тому, что все файлы находятся в одном цифровом хранилище, пользователи могут получить доступ к файлам в любом месте в любое время.

Системы

EDM могут интегрироваться с различными другими приложениями, включая системы управления контентом, Microsoft Office и Salesforce. Поскольку пользователи обычно работают с другими инструментами в рамках своего рабочего процесса, для системы EDM компании важно иметь возможность легко интегрироваться с другими приложениями.

В компании много движущихся частей, и система EDM может помочь уменьшить узкие места и поддерживать организованный рабочий процесс. Контроль версий и безопасность в системе EDM позволяют пользователям легко видеть, у кого есть доступ к определенным документам и какие изменения внесли другие пользователи, что также обеспечивает организованный рабочий процесс.

Различия между EDM и управлением корпоративным контентом Системы

EDM и системы управления корпоративным контентом (ECM) могут казаться похожими, но это не взаимозаменяемые термины. Компании используют систему EDM для организации бумажных и электронных документов и структурированного контента; ECM-системы позволяют организациям собирать, управлять, хранить, сохранять и доставлять множество дополнительных типов контента. Системы ECM могут организовывать бумажные и цифровые документы, но они также могут обрабатывать другой неструктурированный контент, такой как аудио- и видеофайлы, социальные сети, веб-страницы, контракты, заказы на поставку, счета-фактуры и квитанции.

Программное обеспечение

EDM предназначено для управления жизненным циклом документов и обеспечения соответствия. Основное внимание уделяется не только хранению файлов, но и инструментам и процессам, которые компании используют на протяжении всего жизненного цикла контента.

EDM является подкатегорией ECM, и в результате система ECM может не работать должным образом без установленной системы EDM.

Виды систем документооборота Системы управления документами

доступны в виде локального и облачного программного обеспечения.

Локальная DMS позволяет предприятиям использовать собственное хранилище и выполнять собственное обслуживание. Компании с локальной DMS несут ответственность за свою безопасность. Этот тип DMS не зависит от Интернета — если Интернет-соединение прерывается, пользователи DMS по-прежнему могут получить доступ ко всем своим документам. Обратной стороной локальных DMS являются большие первоначальные затраты плюс ежегодные расходы на обновления программного обеспечения. Файлы в локальной DMS не сохраняются автоматически в облаке, поэтому важно часто выполнять резервное копирование.

Облачная DMS доступна для бизнеса в режиме онлайн. Облачный провайдер обычно взимает ежемесячную или годовую плату, которая включает обслуживание и обновления программного обеспечения. В отличие от локального варианта облачная DMS не так дорога и не требует больших первоначальных затрат. Пользователям облачной DMS не нужно создавать резервные копии своих файлов, поскольку они автоматически сохраняются в облаке. Пользователи могут получить доступ к облачной системе везде, где есть Интернет, однако в случае сбоя подключения к Интернету пользователь не сможет получить доступ к своим файлам.Облачные DMS полностью зависят от поставщика, чтобы поддерживать систему в рабочем состоянии, в то время как локальная система зависит от собственных ИТ-ресурсов компании.

Основные характеристики и компоненты DMS

DMS позволяет предприятиям сканировать, хранить и извлекать деловые документы, но имеет дополнительные функции, в том числе:

  • Классификация документов: позволяет пользователям классифицировать документы с помощью полей метаданных;
  • поиск по ключевым словам: увеличивает доступность контента в DMS;
  • просмотр документов: позволяет пользователям видеть изображение документа без установки дополнительного программного обеспечения;
  • редактирование документов: позволяет пользователям редактировать и создавать новые версии документов;
  • Контроль версий: позволяет пользователям видеть все изменения, которые другие пользователи вносят в документ, и восстанавливать более старые версии документов;
  • общий доступ к документам: позволяет пользователям обмениваться документами с внутренними или внешними пользователями;
  • безопасность и аудит: предоставляет пользователям возможность контролировать, какие лица или группы могут получать доступ к документам и какой уровень доступа они имеют; и
  • рабочие процессы документов: позволяют администраторам определять рабочий процесс документов в организации.

Преимущества использования системы документооборота

Система управления документами может улучшить способ работы организации и ее соответствие процессам соответствия и совместной работы. Вот некоторые преимущества DMS:

  1. Требования соответствия для документов могут быть сложными, но DMS может снизить риск несоблюдения требований соответствия, таких как правила безопасности и конфиденциальности HIPAA. DMS может автоматизировать определенные функции, такие как графики хранения записей, поэтому предприятия с меньшей вероятностью будут рисковать несоблюдением.
  2. Защита документов. Деловые документы более защищены, когда они находятся в безопасном общем репозитории. DMS требует, чтобы пользователи входили в систему, что обеспечивает дополнительный уровень безопасности для защиты контента от кибератак и хакеров.
  3. Улучшенный поиск и поиск. Поиск документов занимает много времени, но DMS может извлекать файлы по ключевому слову или фразе. DMS также может индексировать категории в документе или папке и обеспечивать еще более плавный поиск.
  4. DMS обеспечивает внутреннее сотрудничество, а также внешнее сотрудничество с людьми с авторизованным доступом. Пользователи могут получать доступ к документам из разных источников из разных мест. DMS также предлагают контроль версий, который необходим пользователям для восстановления старых версий документов.

Лучшие инструменты и поставщики систем управления документами

Есть много DMS на выбор с различными возможностями. Вот несколько лучших вариантов, которые стоит рассмотреть:

  1. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint предоставляет пользователям возможности управления документами и совместной работы.Компании могут создавать настраиваемые поля метаданных, которые соответствуют потребностям организации.

SharePoint Syntex

Плюсы:

  • Простота создания, совместной работы и редактирования документов
  • Доступно отдельно или в комплекте с Microsoft Office 365

Минусы:

  • Многие возможности, которые могут потребовать дополнительного обучения персонала
  1. M-файлы

M-Files — это система управления документами, которая предоставляет предприятиям множество функций для организации, оцифровки бумажных документов и автоматизации рабочих процессов.M-Files предлагает локальные, облачные или гибридные системы.

M-файлы

Плюсы:

  • Простой в использовании интерфейс, созданный по образцу проводника Windows
  • Интегрируется с Adobe Sign, что позволяет пользователям применять электронные подписи к документам M-Files
  • Интегрируется с Microsoft Office и Salesforce CRM
  • Предупреждает пользователей, если есть дубликаты документов

Минусы:

  • Информация о ценах недоступна в Интернете, поэтому компаниям необходимо обратиться в M-Files за расценками.
  1. DocuWare

DocuWare — это облачная опция для управления документами и автоматизации рабочих процессов, которая позволяет предприятиям переносить свои цифровые и бумажные документы на единую платформу.

Скриншот DocuWare

Плюсы:

  • Обеспечивает мобильную поддержку
  • Выполняет широкий спектр задач по работе с документами

Минусы:

  • Предлагает ограниченную интеграцию
  • Некоторые функции требуют отдельной загрузки из приложения

Определение исходных документов — AccountingTools

Что такое исходные документы?

Исходные документы — это физическая основа, на которой регистрируются бизнес-операции.Исходные документы обычно сохраняются для использования в качестве доказательства, когда аудиторы позже проверят финансовую отчетность компании и должны подтвердить, что транзакции действительно имели место. Обычно они содержат следующую информацию:

  • Описание бизнес-операции

  • Дата операции

  • Определенная сумма денег

  • Разрешающая подпись

Многие исходные документы также проштампован для обозначения утверждения или для записи текущей даты или счетов, которые будут использоваться для записи базовой транзакции.

Исходный документ не обязательно должен быть бумажным. Он также может быть электронным, например, электронная запись часов, отработанных сотрудником, которая вводится в систему хронометража компании через смартфон.

Примеры исходных документов

Примеры исходных документов и связанных с ними бизнес-операций, которые появляются в финансовых записях:

  • Выписка по счету . Он содержит ряд корректировок балансового остатка денежных средств компании, на которые компания должна ссылаться, чтобы привести свои записи в соответствие с данными банка.

  • Кассовая лента . Это может быть использовано как свидетельство продаж за наличные, которое поддерживает запись сделки купли-продажи.

  • Квитанция по кредитной карте . Это может быть использовано в качестве доказательства выплаты денежных средств из мелкой наличности.

  • Сейф чековые изображения . Эти изображения поддерживают регистрацию денежных поступлений от клиентов.

  • Отборочный лист . Он описывает товары, отправленные покупателю, и, таким образом, поддерживает запись транзакции продажи.

  • Заказ клиента . Этот документ, вместе с транспортной накладной и / или упаковочным листом, может использоваться для выставления счета покупателю, который, в свою очередь, генерирует транзакцию продажи.

  • Счет-фактура поставщика . Это исходный документ, подтверждающий выдачу поставщику наличных, чеков или электронных платежей. Счет-фактура поставщика также поддерживает запись расхода, товарно-материальных ценностей или основных средств.

  • Временная карта .Это поддерживает выдачу сотруднику зарплаты или электронного платежа. Если клиенту выставляются счета за часы работы, он также поддерживает создание счетов-фактур клиентов.

Например, компания занимается консалтинговым бизнесом. он накапливает информацию об отработанном времени из расписаний сотрудников, которая затем включается в счета-фактуры клиентов, что, в свою очередь, приводит к созданию транзакции продажи и дебиторской задолженности. Таким образом, в этой ситуации расписание является исходным документом для транзакции продажи.

Средства контроля исходных документов

Существует ряд возможных средств контроля, которые можно использовать для снижения риска того, что исходные документы не будут должным образом зарегистрированы в системе бухгалтерского учета. Одним из наиболее распространенных элементов управления является предварительная нумерация документов, чтобы упростить отслеживание отсутствующих документов. Другой элемент контроля заключается в согласовании остатков на счетах с подтверждающими исходными документами, чтобы увидеть, не были ли какие-то документы зарегистрированы, или если некоторые транзакции, зарегистрированные в счетах, не имеют никаких подтверждающих исходных документов.

Как долго хранить исходные документы

Согласно различным нормативным актам, некоторые исходные документы должны храниться в течение нескольких лет. Также может быть разумным сохранить эти документы независимо от правил, хотя бы для предоставления доказательств в случае судебного процесса или для улучшения обслуживания клиентов. По этим причинам компания должна принять политику уничтожения документов, которая строго контролирует уничтожение или другие формы уничтожения исходных документов до тех пор, пока не пройдет определенное количество лет.

Сопутствующие курсы

Руководство для бухгалтеров
Пакет для обучения бухгалтеров
Руководство по бухгалтерскому учету
Как проводить аудит о тебе у багажника твоей машины. Его чемодан был автомобильным эквивалентом дзен-сада: на вид пустой, но в нем было все: от теплового одеяла из майлара до светового знака, который можно поставить на дороге в случае аварии.

Я сделал себе мысленную пометку никогда не открывать перед ним свой чемодан.

Когда дело доходит до ваших деловых записей, вы хотите быть тем парнем. Надлежащее ведение учета в малом бизнесе — это гораздо больше, чем требование закона. Он защищает ваши законные права, информирует о планировании и повышает операционную эффективность.

Для этого вам необходимо создать систему управления документами, в которой подробно описывается, какие документы хранить, как долго их хранить и как ими распорядиться, когда придет время.


Документ 1: Учредительные документы

Если вы управляете индивидуальным предприятием, ваша учредительная документация может быть не более чем заявлением на получение федерального идентификационного номера работодателя (EIN).Однако после создания юридического лица, такого как партнерство, корпорация или ООО, у вас будут такие корпоративные документы, как:

  • Соглашения о партнерстве
  • Учредительный договор или учредительный договор
  • Регистрация фиктивного имени и подтверждение публикации
  • Сертификаты из других стран
  • Информация о совете директоров
  • Устав

Учредительные документы — это постоянные записи компании, которые вы должны хранить в течение всей жизни вашего бизнеса.

Это онлайн-руководство от Управления малого бизнеса США является отличной отправной точкой для разработки системы управления документами для вашего малого бизнеса.


Документ 2: Учетные записи сотрудников

Федеральные законы требуют от компаний хранить документы сотрудников в течение различных минимальных периодов времени. Если против вашей компании подана жалоба, требования к ведению документации распространяются до тех пор, пока претензия не будет разрешена.

Минимальные периоды времени для документов сотрудников следующие:

  • Записи о приеме на работу: Комиссия по равным возможностям трудоустройства (EEOC) требует, чтобы вы сохраняли объявления о вакансиях, описания должностей, заявления, резюме, записи собеседований и документы для проверки, такие как кредитные истории и результаты тестирования за один год с даты приема на работу или увольнения сотрудника, в зависимости от того, что наступит позже.
  • Контракты с сотрудниками: Подписанные справочники сотрудников, формы трудовых контрактов, соглашения о неразглашении и недопущении конкуренции, письменные правила, изменения в политике и другие соглашения с сотрудниками должны храниться в надежном месте не менее одного года.
  • Записи об инвалидности: В соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями вся информация об инвалидности, включая запросы на размещение, должна храниться в отдельном защищенном файле в течение одного года.
  • Медицинские и льготные документы: Медицинские и медицинские записи, которые собирает ваша компания, должны храниться отдельно от кадровых файлов в безопасном месте в течение одного года.Планы льгот, предложения и документы о зачислении следует хранить в течение того же периода.

Это руководство Американского института сертифицированных бухгалтеров предоставляет подробную информацию о требованиях к документам плана льгот.

  • Записи о персонале: Аттестации, отчеты о вознаграждениях, документация по продвижению по службе, табели учета рабочего времени, дисциплинарные записи, документы о прекращении службы и рекомендации должны надежно храниться в течение двух лет.
  • Заработная плата: В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах, Законом о равной оплате труда и Законом о дискриминации по возрасту при найме на работу вы должны вести записи о заработной плате, подтверждающие документы, такие как табели учета рабочего времени, и любые документы, которые могут подтвердить требование о заработной плате. предвзятость на два-три года.Поскольку жалобы на дискриминацию в оплате труда могут касаться давних диспропорций, вы можете хранить соответствующие записи о заработной плате в файле на неопределенный срок.
  • Отпуск по Закону о семейном и медицинском отпуске (FMLA): В течение трех лет вести учет всех запросов на отпуск по FMLA и документации.
  • Разрешение на работу: Работодатели должны хранить I-9 на каждого сотрудника в течение трех лет после даты приема на работу или одного года после увольнения, в зависимости от того, что наступит позже. Вам нужно только сохранить страницы с подписями.От вас не требуется делать копии документов, удостоверяющих личность, но если вы это сделаете, обязательно относитесь ко всем сотрудникам одинаково и храните их с I-9.
  • Несчастные случаи: Управление по охране труда (OSHA) требует от большинства работодателей вести учет несчастных случаев и травм в течение пяти лет. Сюда не входят легкие травмы, требующие простой первой помощи.
  • Записи о компенсации работникам: Если ваша работа сопряжена с опасностями, которые могут привести к длительному заболеванию, OSHA требует, чтобы вы в течение 30 лет вели записи о воздействии на сотрудников и соответствующие медицинские документы.

Это лишь минимальные требования к оформлению деловых документов, установленные федеральными властями. Многие юридические и финансовые консультанты рекомендуют хранить документы гораздо дольше.


Документ 3: Налоговые декларации и другие финансовые отчеты

Налоговая служба (IRS) требует, чтобы компании вели следующие налоговые записи:

  • Налоговые декларации: Храните налоговые декларации и подтверждающие документы как минимум в течение трех годы.
  • Налоговые регистрации и декларации: Налоговые записи также должны храниться в течение трех лет.
  • Финансовая отчетность: Счета-фактуры, квитанции, банковские выписки и финансовые отчеты должны храниться не менее трех лет.
  • Налог на заработную плату: Законы штата и федеральные законы требуют, чтобы налоговые записи о заработной плате хранились от четырех до семи лет.
  • Документы по бизнес-активам: Акты, права собственности, записи о покупках, благодарственные документы и документы о праве собственности должны храниться в файле в течение всего срока службы актива.
  • Ссуды: Ссудные документы должны храниться в течение всего срока ссуды.
  • Прочие финансовые документы: Многие финансовые специалисты рекомендуют постоянно вести такие бизнес-формы, как облигации, финансовая отчетность, журналы и бухгалтерские книги.

Поскольку IRS может провести расследование в течение шести лет, если оно подозревает о серьезном налоговом нарушении, вы можете перестраховаться и хранить все налоговые отчеты в течение как минимум шести лет.

Национальная федерация независимого бизнеса издает полезное руководство по хранению документов.


Документ 4: Контракты, лицензии и другие юридические документы

Даже малые предприятия создают изрядное количество юридических и административных документов.

Примеры юридических документов, которые вам необходимо хранить, включают следующее:

  • Деловые соглашения с поставщиками, филиалами и независимыми подрядчиками
  • Лицензии, разрешения и сертификаты
  • Годовые отчеты, поданные государственному секретарю
  • Сертификаты полномочий для работы в других штатах
  • Аренда
  • Соглашения о возмещении убытков
  • Страховые полисы
  • Патенты, товарные знаки и авторские права
  • Записи о недвижимости
  • Протокол заседания Совета директоров

Ваш бизнес должен сохранить все лицензии, договорные соглашения и другие юридические документации до тех пор, пока они остаются в силе, и в течение разумного периода после этого.

Закон о единообразном хранении записей частного бизнеса (UPPBRA), принятый многими штатами, предусматривает базовый уровень в три года, если не указан более конкретный срок хранения.

Чтобы защитить свой бизнес, вам необходимо хранить юридические документы как минимум до тех пор, пока длится срок исковой давности на случай возможных споров и юридических проблем.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *