Вторник , 26 Октябрь 2021

Матрица эйзенхауэра шаблон: матрица приоритетов Эйзенхауэра (+ бланк для скачивания)

Содержание

Матрица Эйзенхауэра — инструмент личной эффективности

 

Добрый день, читатели блога Твое решение!

В этой статье хочу поговорить о  проблеме перегруженного списка задач, с которой встречается почти каждый современный человек. В чем это проявляется? В том, что мы планируем выполнить много всяких разных задач в течение дня или в течение недели, а в конце этого периода понимаем, что ничего не успели.

Почему же так получается? Почему мы перегружены и не успеваем сделать то, что запланировали?

Чаще всего это связано с тем, что наше планирование нереалистично. Мы перегружаем свой список задач, из него надо что-то вычеркнуть, но возникает вопрос “Как из него что-то вычеркнуть, если мы в него вписываем только необходимые дела?”

Специальные техники определения приоритетов могут помочь нам определить то, что должно быть выполнено в первую очередь, а что мы можем отложить, а что не выполнять вовсе.

Одна из самых простых и эффективных методик определения приоритетов является матрица Эйзенхауэра.

Идея принадлежит Президенту США Дуайту Эйзенхауэру . А известность она получила после того, как о ней написал Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей».

Постоянная занятость — это форма лени, ленивого мышления и неизбирательного действия.
                                                                                      Тим Феррис

В основе матрицы Эйзенхауэра лежит принцип Парето, согласно которого 20% наших усилий дают 80% результата. Эйзенхауэр усовершенствовал этот принцип.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный двумя пересекающимися осями на 4 сектора или квадранта.
Вертикальная ось — “важность”, горизонтальная — “срочность”.
Таким образом, получаем 4 сектора:
сектор А — “срочно и важно”

сектор В — “не срочно, но важно”
сектор С — “срочно, но неважно”
сектор D — “не срочно, не важно”

Сектор А: важно, срочно

Объединяет дела, которые необходимо выполнять в первую очередь. Они не терпят отлагательств, выполнить из завтра — будет уже поздно. Регулярное появление таких дел в нашем списке задач является, как правило, следствием плохого планирования, неорганизованности, откладывания на потом и т.д Идеальным планированием является ситуация пустого квадранта А.

Примеры дел квадранта А:

  • оплата кредита
  • внеплановый визит к врачу, когда уже сильно что-то болит
  • вызов сантехника для ремонта протекающей трубы
  • ремонт ноутбука

Сектор В: важно, не срочно

Этот сектор объединяет дела, которые напрямую влияют на вашу личную эффективность. Главное отличие этих дел от дел квадранта А — отсутствие срочности. Это позволяет подойти к решению таких задач более обдуманно, что позволяет достигнуть больших результатов и эффективности. Из задач сектора В должен в основном состоять наш список дел на день. Также нужно помнить, что дела сектора В, если им не уделять своевременно внимание и время, могут перейти в сектор А.

Примеры дел квадранта В:

  • обучение, повышение квалификации, курсы и семинары, тренинги
  • плановый отчет
  • занятия спортом
  • качественный отдых
  • плановый визит к врачу (диспансеризация, профилактические осмотры)

Сектор С: не важно, срочно

Дела, которые не приближают вас к цели,но делать их необходимо. Главной ошибкой при работе с матрицей является не перепутать дела сектора А и С, иначе возникнет ситуация, что вы крутитесь как белка в колесе, но выполненные задачи не приближают вас к намеченной цели, а важные задачи остаются нерешенными.

Примеры дел сектора С:

  • проверка электронной почты
  • текущие звонки
  • совещания
  • домашние рутинные дела(уборка дома)
  • навязанные кем-то встречи

Сектор D: не важно, не срочно

Сектор объединяет дела, которые тратят наше время впустую, не приносят нам совсем никакой пользы. Иными словами — поглотили времени. Но эти задачи имеют для нас большую привлекательность, они просты для выполнения, позволяют хорошо провести время и отдохнуть. Поэтому противостоять им очень трудно, но делать это необходимо.

Примеры:

  • посидеть в соцсетях
  • просмотр телевизора
  • треп с коллегами

Чем может быть полезна матрица на практике? Возможно два направления применения матрицы Эйзенхауэра:

  1. для планирования
    Часто мы выполняем все срочное, но неважные дела, а важные и несрочные откладываем все дальше и дальше. Если мы займемся планированием своего времени и задач по матрице Эйзенхауэра, то сможем уделить больше времени на важные дела, которые приблизят нас к цели, и устраним задачи, которые занимают время, силы, энергию и редко приводят к цели. Как использовать матрицу для планирования читайте в этой статье ниже.
  2. для оценки своей эффективности
    Матрица Эйзенхауэра наглядно показывает какие задачи вы выполняете. Такой анализ можно проводить в конце недели или месяца. Регулярный анализ задач, выполнением которых вы были заняты в течение определенного периода, повысит вашу личную эффективность.

Как это выглядит?

  1. Выпишите на лист дела, которые вы выполнили в течение дня.
  2. Распределите сделанное по четырем секторам с указанием затраченного времени.
  3. Подсчитайте, как распределилось время и количество задач по секторам.
  4. Интерпретация результата:
    сектор А
    Если сектор А разросся, значит вы не управляете своей жизнью. вы не занимаетесь стратегическим планированием, не умеете распределить нагрузку по сотрудникам и делегировать обязанности.
    сектор В
    Если сектор В наиболее заполнен делами, то вы достаточно уделяете время достижениям своих целей, умеете концентрироваться на главном.
    сектор С
    Увеличение дел сектора С показывает отсутствие у вас намеченных целей, планов. вы тратите свое время на неважные задачи.
    сектор D
    Возникает вопрос “За что вам платят зарплату?”, да и в личном плане вы тратите время “впустую”.

Основная трудность применения матрицы Эйзенхауэра является сложность определения важности задачи. Часто нам кажутся все задачи важными. как определить в чем истинная важность задачи. как из всех задач выделить действительно важные задачи?

Здесь пригодится “метод Франклина”: важное — это то, что соответствует главным целям моей жизни.

Основная идея состоит в том, что до того, как расставлять приоритеты, необходимо четко определиться со своими целями на определенный период.
После этого дополним матрицу Эйзенхауэра, помещая в ее центр наши цели. Что теперь происходит? Теперь оценка важности всех задач на день будет осуществляться относительно поставленной цели.

Важность задачи отличает ответ на 3 вопроса:

  1. Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?
  2. Может кто-то это сделать вместо меня?
  3. Важна ли эта задача для достижения поставленной цели?

Например, ваша цель “погасить все кредиты и долги в течение года”. Важность каждой задачи матрицы оцениваем именно с позиции, поможет ли она достигнуть поставленной цели.

Практическая реализация. Алгоритм применения матрицы для ежедневного планирования

  1. Определите цели. Посмотрите, соответствуют ли ваши цели принципам SMART. Из списка ваших целей выберите 1-3 цели, более приоритетные на данный период. Именно эти цели будут являться для вас маяком, на который вам нужно ориентироваться при классификации задач по секторам.
  2. Составьте список всех задач на текущий момент (день, неделя, месяц). Профессионалы в области тайм-менеджмента советуют планировать также и отдых.
  3. Разбейте объемные задачи на подзадачи.
  4. Оценка приоритетов. Распределить задачи по секторам, определяя важность задачи исходя из поставленных целей. Расчертите лист на 4 квадранта и заполните матрицу задачами. Если вас не вдохновляет мысль чертить каждый день квадранты, можно отмечать приоритеты буквами: А, В, С и D. Отметки вносим в ваш список напротив каждой задачи.
    Можно использовать для приоритетов три цвета светофора: красный (квадрант А), зеленый (квадрант В) и желтый (квадрант С).
  5. Исполнение поставленных задач:
  • в первую очередь выполняются дела важные и срочные. С этих дел должен начинаться день.
  • после этого переходим к делам важным, но не срочным. Основное наше время и внимание должны быть сосредоточены на делах этого сектора
  • только потом к остальным делам.

Прежде чем приступить к выполнению любой задачи, сначала задайте себе вопрос “Это должен сделать я?, “Может это сделать кто-то другой?”.
Задачи квадранта С, как правило, рутинного характера, не продвигающие вас к поставленной цели, рекомендуется делегировать или не делать совсем.

6. Контроль исполнения плана
На этом этапе выполните анализ исполнения намеченного плана. Подсчитайте в каждом квадранте матрицы какое количество задач выполнено за день и сколько времени потрачено на их исполнение. Оцените свою эффективность.

Чем больше времени вы уделяете задачам квадранта В, тем эффективнее вы становитесь и быстрее добиваетесь поставленных целей.

Невыполненные задачи перенесите в список на следующий день. Если вы отложили выполнение задачи более трех раз, задумайтесь о том, следует ли ее вообще выполнять? Скорее всего, вы прекрасно обойдетесь и без нее! Вычеркивайте такие дела из списка или выполните немедленно.

Как видите, матрица Эйзенхауэра — простой рабочий инструмент, который облегчает планирование и помогает текущему контролю и анализу вашей деятельности. Оставьте свой e-mail в форме в конце статьи и скачайте шаблон ежедневного планирования по матрице Эйзенхауэра. Шаблон создан в двух форматах: в таблице эксель и в виде шаблона заметки для Evernote.

Чтобы добавить заметку с шаблоном в свою учетную запись Evernote, нужно нажать правой кнопкой мыши по заметке в аккаунте Evernote и выбрать из выпадающего меню «Скопировать в блокнот». Затем выбрать свой блокнот и нажать «Копировать». Теперь вы можете вносить любые изменения в шаблон.

Если вы будете часто пользоваться матрицей, сделайте шаблон заметки ярлыком! Это ускорит поиск заметки и сэкономит ваше время!
Обязательно внедрите в свою систему управления делами приоритеты!

Как только вы научитесь правильно распределять дела внутри матрицы Эйзенхауэра, у вас появится немалое количество дополнительного времени и самое главное, вы быстрее придете к поставленной цели.

Наполняйте каждый свой день смыслом и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

Читайте еще:

Эйзенхауэр Матричный шаблон | Эйзенхауэр Бокс

Больше Эйзенхауэрских матричных шаблонов и примеров

Эйзенхауэр Бокс

Матричный шаблон Эйзенхауэра

Шаблон еженедельного планирования

Шаблон списка задач

Вероятность риска и матрица воздействия

Креативно помогает тебе сделать это с

Предварительно разработанные шаблоны для создания матрицы Эйзенхауэра

Простые инструменты рисования и построения диаграмм для принятия решений

Обменивайтесь информацией с другими членами вашей команды для совместной работы в режиме реального времени и группового редактирования

Экспортируйте диаграмму в виде высококачественных изображений или PDF файлов для включения в презентации PowerPoint и документы Word

Руководство и передовой опыт

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент, который используется для определения приоритетности задач/работы на основании их срочности и важности. Он также поможет вам определить задачи, которые могут быть делегированы или отменены

Как использовать матрицу Эйзенхауэра.

  • Перечислите все виды деятельности или проекты, которые вам необходимо выполнить. Даже если вы думаете, что это неважное занятие, если на него требуется время, добавьте его в список.
  • Выберите матричный шаблон Эйзенхауэра в меню Creently. Если вы хотите создать его с нуля, вы можете быстро сделать это и с помощью Creently.
  • Поместите все задачи/проекты, перечисленные ранее, в одну из четырех категорий в окне Эйзенхауэра.
  • В первом квадранте перечислите вниз задачи, которые являются неотложными и важными. Эти задачи должны быть выполнены незамедлительно.
  • Задачи в квадранте 2 важны, но не срочны. Это те задачи, которые повлияют на ваши долгосрочные цели, поэтому большую часть вашего времени следует посвятить им.
  • Перечислите задачи, которые не являются важными, но срочными в третьем квадранте. Вы можете делегировать эти задачи кому-то другому, не отвлекаясь при этом от выполнения тех задач, которые действительно важны.
  • Определите задачи, которые не являются ни важными, ни срочными, и перечислите их в квадранте 4. Устраните эти задачи, чтобы освободить время для выполнения других задач из списка.
  • Вы можете поделиться своей матрицей Эйзенхауэра со своими коллегами через Creently Viewer, которая может быть легко встроена в веб-сайты или блоги. Или вы можете экспортировать его в виде изображения, PDF или SVG для добавления в ваши презентации или документы.

Больше шаблонов и визуальных идей для принятия решений

Риски — Анализ вознаграждения

Матрица ударных усилий для DMAIC

Шаблон анализа дерева решений

Карта принятия решений Карта разума

Шесть Мыслящих Шляп Карта Разума

Планировщик еженедельного расписания

Работает с инструментами, которые вы любите

Продуманная интеграция с платформами, которые вы используете каждый день

Матрица Эйзенхауэра — Психолог — медиаплатформа МирТесен

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

 

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по горизонтали) и ось срочности (по вертикали).

В квадрант «А» помещаются дела, которые особенно важны и требуют неотложного выполнения.

Квадрант «В» включает несрочные задачи, выполнение которых имеет достаточно высокую важность. В квадрант «С» помещаются дела, которые не особо важны для исполнителя, но их необходимо выполнить безотлагательно. Дела, что находятся в последнем квадранте «D», не требуют быстрых действий и их нельзя отнести к важным.

В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Квадрант А: важные и срочные дела

Идеальной можно считать матрицу, в которой этот квадрант пуст, поскольку важность и срочность дела подразумевает ситуацию, близкую к авралу. Что интересно, важные задачи становятся срочными по причине нашей лени и прокрастинации. Само собой разумеется, каждый из нас периодически сталкивается с подобными ситуациями. Тем не менее, работать и развиваться в таких условиях постоянно невозможно.

По этой причине имеет смысл не допускать попадание дел из других квадрантов в сектор «А». Практика показывает, что гораздо легче устранять возможные неприятности, нежели бороться с последствиями уже наступивших.

К делам, которые следует помещать в квадрант «А», можно отнести следующие: 
1. Задачи, невыполнение которых в данную минуту станет причиной появления неприятностей; 
2. Дела, имеющие отношение к нашему самочувствию и здоровью; 
3. Задачи, не выполнив которые, вы отдалитесь от намеченной заранее цели.

В качестве примеров таких дел можно привести такие: 
• Завершение проекта, у которого скоро наступает срок сдачи; 
• Внеплановый визит к доктору; 
• Важный звонок партнеру по бизнесу или клиенту; 
• Необходимый отдых по причине хронической усталости или возникновения синдрома профессионального выгорания; 
• Вызов сантехника для ремонта протекающей трубы.  
• Стоит отметить, что некоторые дела из квадранта «А» следует обязательно делегировать в том случае, если они не нуждаются в вашем непосредственном участии.

Квадрант В: важные и несрочные дела

Стоит обращать особое внимание на запланированные дела из этого сектора. Практика показывает, что целенаправленное и методичное выполнение дел из квадранта «В» демонстрирует хорошую отдачу в будущем. Те, кто уделяет достаточно внимания именно этим делам, имеет гораздо больше шансов добиться успеха.

Поскольку задачи в квадрате «В» несрочные, у человека появляется возможность выполнить их максимально качественно. При этом нужно учитывать то, что, если вы вовремя не выполнили определенные задания из этого сектора, есть вероятность, что они перекочуют в квадрант «А». Основной вашей задачей является недопущение такого исхода.

В качестве примеров дел из сектора «В» можно представить следующие:

• Разработка плана нового проекта; 
• Анализ имеющихся результатов; 
• Превентивные действия; 
• Налаживание контактов и отношений; 
• Выявление дополнительных перспектив и разработка альтернативных проектов.

Квадрат С: неважные и срочные дела

Зачастую выполнение задач из этого сектора лишь отдаляет человека от намеченной цели. В большинстве случаев эти дела мешают полноценно сконцентрироваться на том, что для нас действительно важно.

Главной ошибкой многих, кто начинает использовать матрицу Эйзенхауэра, является неправильная классификация дел. Не стоит путать задачи из квадранта «А» с неважными, но срочными делами. К примеру, руководитель дает вам указание, которое не имеет отношения к вашим должностным обязанностям. При этом он требует выполнить поставленную задачу максимально быстро. В данном случае важно не отнести это дело к сектору «А». Эта задача никоим образом не приближает вас к поставленным целям. 
Стоит постоянно помнить о своих первоначальных задачах. Постарайтесь не рассеивать свое внимание на второстепенные дела.

В квадрант «С» могут все шансы попасть следующие дела: 
• Незапланированные срочные встречи; 
• Внезапно возникшие хлопоты в виде гостей, которые требуют вашего внимания; 
• Незапланированная уборка или устранение негативных последствий вашей невнимательности; 
• Любые другие задания, которые отдаляют вас от первоначальной цели.

Квадрант D: неважные и несрочные дела

Невыполнение задач из этого сектора в большинстве случаев сыграет вам на руку. Тем не менее, они могут быть достаточно легкими и интересными. По этой причине не стоит полностью от них избавляться. 
Если у вас все же нет возможности вычеркнуть все дела из данного сектора, приступайте к их выполнению в самую последнюю очередь, при этом жестко лимитируя время, которые вы им выделяете.

В сектор «D» можно смело относить такие задачи: 
1. Хронофаги и поглотители времени; 
2. Бесполезные телефонные разговоры; 
3. Активность развлекательного характера.

Матрица Эйзенхауэра – это великолепный шанс получить значительный дополнительный ресурс в виде освободившегося времени. Этот инструмент позволит вам быстрее достичь поставленных целей.

Приложение: Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Источник

Вы можете работать с Матрицей Эйзенхауэра через мобильное приложение Битрикс24.


“видОК” — автоматизация бизнеса с помощью Битрикс24 по всей России.
Лидер по Программе мониторинга качества внедрений 1С-Битрикс.


Консультации по Битрикс24 в WhatsApp

Консультации по Битрикс24 в Viber

Консультации по Битрикс24 в Telegram

Консультации по Битрикс24 в Skype

Консультации по Битрикс24 в Вашем Битрикс24


Разработка модулей и приложений для Битрикс24 — [email protected]

Быстрое внедрение Битрикс24 — [email protected]

Разработка и техническая поддержка сайтов — [email protected]

Как пользоваться?

После установки приложения на свой Битрикс24, вы увидите интерфейс приложения поделенный на 5 областей: “Не разобранные”, “Важные, срочные”, “Важные, не срочные”, “Не важные, срочные” и “Не важные, не срочные”. В каждой области могут находиться ваши текущие задачи.
В области “Не разобранные” находятся задачи которые в данный момент не относятся ни к одной другой группе. С помощью drag&drop вы можете “перетащить” задачу в нужную область, задача сохранит свое расположение.

При следующем открытии приложения задачи будут находится там-же куда их определили до этого.

При клике на название задачи откроется страница с детальным просмотром задачи.

Изменение расположения областей

Для удобства вы можете изменить расположение областей выбрав один из трех вариантов отображения: “Не разобранные сверху”, “Не разобранные слева” и “Список”

Просмотр задач других пользователей

Вы можете распределить задачи другого пользователя в матрице, если у вас есть доступ. Это может быть полезно если вы руководитель и хотите распределить задачи подчиненного.

Скрытие задач

Если по какой-то причине вы не хотите видеть задачу в матрице — вы можете её скрыть. Для этого начните перетаскивать ненужную задачу и “бросьте” её в появившуюся справа небольшую область с надписью “Скрыть”.


Установить приложение

как с ее помощью все успевать? Значение квадрантов в матрице

Матрица Эйзенхауэра — метод эффективной организации времени, помогающий добиваться быстрых и значительных результатов и всегда все успевать.

Время не купишь за деньги, а так хотелось бы овладеть секретами бытия и прибавить к суткам еще хотя бы час. Все просто: планирование – ваш идеальный помощник на пути к благополучию. Именно планирование поможет выйти из постоянного состояния цейтнота и избегать раздражительности и разочарования.

Матрица Эйзенхауэра помогает добиться большего и решает важные задачи планирования. Состояние выжатого лимона – это стандартное состояние большинства людей в конце рабочего дня. Ситуацию можно изменить с разворотом на 180 градусов.

Впервые серьезным поиском решения задачи эффективного распределения времени занялся выдающийся политик, а в прошлом талантливый военный, 34 президент Соединенных Штатов – Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Все больше людей предпочитают использовать матрицу Эйзенхауэра для достижения эффективности в делах.

Создатель метода Эйзенхауэра

Родился Дуайт Дэвид Эйзенхауэр в 1890 году в обычной семье. В 1909 году окончил школу, затем 4 года учебы в военной академии. С особым пристрастием Эйзенхауэр изучал биографию Линкольна и великих мира сего. Родители во всем поддерживали сына. Поддержка близких в юности положительно скажется на карьере Эйзенхауэра в будущем.

Отставка 1948 года не стала окончанием активной деятельности. После Эйзенхауэр становится ректором Колумбийского института, а в начале 1953 года занимает пост президента США — на этот пост потом его избирали неоднократно. Перед политиком встает вопрос эффективного управления временем, и Эйзенхауэр решает его.

Матрица Эйзенхауэра как метод организации времени

Сейчас мы четко понимаем, что тайм-менеджмент – это инструмент, который помогает эффективно планировать задачи и управлять временем, сохраняя при этом энергию. В 50-х годах прошлого столетия Эйзенхауэр не знал этого.

Была создана матрица Эйзенхауэра, которая помогала решать срочные и важные задачи. Ее не рекомендуют использовать при долгосрочном планировании, но при ежедневной постановке целей этому методу нет равных. Элементарность использования делает пирамиду Эйзенхауэра доступной для всех людей.

Матрица Эйзенхауэра поможет отбросить несущественное, чтобы максимально сосредоточиться на важных задачах. Вы увидите на практике, что для достижения целей не обязательно одолевать горы задач, растрачивая энергию впустую. Вы научитесь классифицировать дела по важности и срочности.

Как правильно распределить задачи в таблице

Выберем основное из вышеперечисленного для удобства использования метода Эйзенхауэра. Распределяйте задачи в таблице согласно 4 квадрантам:

  • Первостепенные важные и срочные дела, которые следует выполнить безотлагательно.
  • Важные, но не срочные задачи, которые следует выполнить при первой возможности. Они имеют большое влияние на конечную цель, но

Матрица Эйзенхауэра: как пользоваться простым и эффективным инструментом тайм-менеджмента

Матрица Эйзенхауэра: как пользоваться простым и эффективным инструментом тайм-менеджмента

Человек 21 века, какой он? Наверняка всегда спешит и никуда не успевает… Выполняя одновременно несколько заданий, пытается сэкономить время и сделать больше. В итоге к концу дня остается без сил, а чувство удовлетворенности не испытывает. Почему? В режиме многозадачности очень сложно отличить важное от второстепенного, правильно расставить приоритеты и распланировать время. Нескончаемый поток дел растет, как снежный ком, и 24 часов в сутках становится недостаточно, чтобы все успеть. Из-за постоянного стресса падает работоспособность, пропадает мотивация и опускаются руки.

 


Учеными давно доказано: мозг человека не способен выполнить 2 равнозначные задачи одновременно. А попытка обойти правило приводит к существенному снижению продуктивности. Причина кроется в рассредоточении внимания и невозможности концентрации на нескольких видах деятельности одновременно. Поэтому необходимо четко понимать, что нужно сделать срочно, что может подождать, а на что и вовсе не стоит отвлекаться. В этом поможет один из лучших инструментов тайм-менеджмента – матрица Эйзенхауэра. Простая, понятная и удобная в использовании. И одновременно наглядная, точная и просто незаменимая в повседневной деятельности любого успешного человека.

 

История создания

 

Авторство принадлежит Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру, который в 1949 году возглавил вооруженные силы НАТО, а позднее стал 34 президентом США(1953-1961 года). Эйзенхауэр был символом 50-х годов, воплощал руководящую силу, надежность, благосостояние и мощь американского народа.

 

 

Сложно переоценить степень нагрузки и ответственности на столь высокой должности. Будучи военным человеком, Дуайт как никто другой понимал масштаб последствий неправильных или несвоевременных решений. Поэтому, опираясь на личный опыт и знания, создал уникальный инструмент планирования, известный как «Матрица Эйзенхауэра».

 

 

Структура матрицы

 

Инструмент состоит из четырех секторов, которые лежат на двух осях: вертикальная – показывает уровень важности, а горизонтальная – срочность выполнения. Система построена таким образом, что каждая область имеет свои качественные показатели. Задачи ранжируются и вписываются в подходящие разделы, образуя наглядную и четкую картину.

 

  1. Важные /срочные (квадрат А, красный).
  2. Важные/несрочные (квадрат В, желтый).
  3. Срочные/неважные (квадрат С, зеленый).
  4. Несрочные /неважные (квадрат D, голубой).

Чтобы добиться большей продуктивности, нужно учитывать следующие рекомендации по заполнению:

  • составить список всех дел и определить их приоритетность;
  • заполнить матрицу, в зависимости от важности и срочности дел;
  • заданий должно быть не больше 8 в одном разделе, иначе не получится сосредоточиться на конечной цели;
  • нельзя смешивать профессиональную и личную сферы деятельности в одной матрице;
  • срочные задачи должны решаться немедленно, а важные – конструктивно.

 

 

Сектор А (выполнить немедленно)

 

Нельзя перегружать этот квадрат. Максимум 1 – 2 задания, а в идеале – он должен быть пустым. Показатель организованности и успешности самодисциплины. Естественно, жизнь непредсказуема и иногда случаются непредвиденные ситуации. Но если квадрат постоянно перегружен, то стоит уделить большее внимание тайм-менеджменту и пересмотреть приоритеты. А также своевременно выполнять задачи остальных секторов.

Какие задания сюда вписывают:

  • от выполнения которых зависит осуществление поставленных целей;
  • связанные со здоровьем;
  • невыполнение которых влечет неприятности.

Причины загруженности квадрата А.

  1. Откладывание дел «на потом».
  2. Отсутствие самодисциплины.
  3. Пренебрежение делегированием.

Делегирование – это передача права выполнения какой-либо задачи другому лицу.

 

 

Сектор В (выбрать время для выполнения заданий)

 

Сюда записывают задания по планированию и анализу (основная деятельность), а также дела, из которых состоит повседневная жизнь (спорт, оплата услуг, питание, СТО автомобиля).

Содержит приоритетные задачи, которые требуют максимум внимания:

  • постановка целей;
  • краткосрочное планирование;
  • подготовительные работы;
  • обучение и повышение квалификации;
  • саморазвитие;
  • прохождение планового обследования.

Несрочные дела решаются взвешенно и конструктивно. Это позволит продумать нюансы стратегии и раскрыть свой потенциал. Такой подход гарантирует достижение поставленных целей, наряду с достаточным количеством свободного времени. Снизятся нагрузка и стресс, а жизнь станет насыщенной и позитивной.

Чем меньше он заполнен, тем хуже самоорганизация. Причины:

  1. пренебрежение обучением,
  2. переполненность квадрата А,
  3. отсутствие четкой цели и способов ее достижения,
  4. лень.

 

 

Сектор С (делегировать другому человеку)

 

Задачи не относятся к конечным результатам. Это отвлекающий фактор, который мешает сосредоточиться и снижает эффективность. Никоим образом не пересекаются со срочными делами квадрата А, поэтому не стоит их путать! В противном случае ждет провал. Всегда нужно помнить о целях и отличать важное от второстепенного.

Причины перегруженности сектора:

  1. нерациональное использование времени,
  2. некорректная расстановка приоритетов.

 

 

Сектор D (выполнить позже)

 

Вписанные в этот квадрат задачи – препятствия на пути достижения целей. Они очень привлекательны, доставляют удовольствие, помогают расслабиться, снять стресс и приятно провести время. Удержаться сложно. Но непременно нужно.

 

Сюда относят:

  • хобби;
  • встречи с друзьями;
  • незапланированная поездка на отдых;
  • просмотр телевизора;
  • чтение художественной литературы
  • гости и т.д.

Когда все дела в порядке, то и цели будут достигаться быстро и без особого труда. Это прибавит уверенности в себе и поможет самореализоваться. Главный секрет – организованность и собранность, четкость действий. Нужно четко понимать: что, когда и зачем делать. Освоение этого инструмента позволит грамотно распорядиться нагрузкой и освободить достаточное количество времени для любимых занятий.

Матрица Эйзенхауэра – лучший помощник и путеводитель в режиме многозадачности. 

 

Что такое матрица Эйзенхауэра? Теория, шаблон и пример

Эта статья описывает на практике матрицу Эйзенхауэра . После прочтения вы поймете основы этого мощного инструмента управления временем и эффективности . Эта статья также содержит загружаемый и редактируемый шаблон Eisenhower Matrix .

Что такое матрица Эйзена-Хауэра?

Матрица Эйзенхауэра, также известная как Матрица срочно-важных или Матрица Эйзенхауэра , является часто используемой моделью для управления временем. С одной стороны, он сравнивает срочность, а с другой — важность поручений и помогает расставить приоритеты.

Матричная модель Эйзенхауэра была разработана Дуайтом Д. Эйзенхауэром, 34-м президентом США. Эйзенхауэр также был верховным главнокомандующим союзными войсками во время Второй мировой войны, а затем возглавлял НАТО.

За свою карьеру ему часто приходилось принимать множество трудных решений; все было срочно и важно. Он задавался вопросом, что именно означает «срочность», и пришел к выводу, что, если это не нужно делать сегодня, это не срочно.Важнее всего насущные вопросы, но если они могут подождать до завтра, они больше не являются срочными.

Кроме того, он занимался одинаково важными задачами. Он также спросил себя, важно ли, чтобы он выполнил задачу лично, или кто-то другой мог бы выполнить ее так же хорошо. Если последнее оказывалось так, он больше не считал задачу «важной». Цитата «то, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно», показывает мысли Эйзенхауэра по этому поводу.

EisenHower Matrix: четыре квадранта

Матрица Эйзенхауэра состоит из четырех квадрантов; до (важно — срочно), расписание (важно — не срочно), делегат (не важно — срочно) и исключить (не важно — не срочно). Определив, принадлежит ли задача или задание к одному из этих квадрантов, становится проще расставлять приоритеты, передавать задачи или делегировать другому или включать их в расписание. На первый взгляд кажется, что большинство задач нужно выполнять немедленно, но, внимательно посмотрев на расположение секторов, вы вскоре обнаружите, что нет ничего более далекого от истины.

Матрица Эйзенхауэра помогает различать задачи, которые необходимо выполнить немедленно, и задачи, которые можно решить позже или которые можно даже полностью игнорировать.

Пример матрицы EisenHower

Квадрант 1 — До

Этот квадрант матрицы Эйзена-Хауэра также называется квадрантом напряжений . Это потому, что выполнение всех задач в этом секторе может вызвать стресс. Но задачи из квадрантов 2 и 3 также могут перемещаться в первый квадрант в результате плохого делегирования полномочий или плохого планирования, что приводит к нехватке времени и, как следствие, к стрессу.Задачи в этом квадранте нужно выполнять как можно быстрее сегодня.

В этом квадранте вы спрашиваете себя, должны ли вы выполнять задачу лично. Важно ли, что вы это делаете, несете ли вы в конечном итоге ответственность и можете ли вы их наказывать, если вы их не выполняете? Если ответ на этот вопрос однозначный «да», то задача важна.

Затем вы спрашиваете, действительно ли задачу нужно выполнить сегодня, в течение нескольких часов, или ее можно отложить на завтра или позже на неделе.Если задача должна быть выполнена в течение нескольких часов, то ответ — «да», то есть задача срочная.

В этом примере мы будем использовать региональную больницу. Больница регулярно принимает пациентов, перенесших несчастные случаи и неотложную помощь, которых привозит скорая помощь, и которым срочно требуется помощь. Если поступает неотложный случай с пациентом с острым аппендицитом, то срочность операции очень высока. В больнице есть бесплатные операционные и на территории работает команда хирургов. Несомненно, операция должна быть выполнена в (самом) ближайшем будущем, и это задача, относящаяся к квадранту 1.

Квадрант 2 — График

В этом квадранте матрицы EisenHower вы снова задаете себе вопрос, может ли задача быть выполнена только вами лично. В этом он ничем не отличается от квадранта 1. Срочность снова заключается в том, нужно ли выполнить задачу сегодня или в течение следующих нескольких часов.

Если выяснится, что откладывание — это вариант, будет следовать график, и было бы неразумно обращать внимание на эту задачу сегодня. Если вы это сделаете, вы столкнетесь с проблемами с задачами, которые уже были в первом квадранте.

В этом примере используется та же региональная больница, что и в первом квадранте Матрицы Эйзенхауэра. В этой больнице работает специализированная бригада пластических хирургов, в которую входит блефаропластика. Больница вложила средства в эту команду, и бизнес идет хорошо, так как много людей обращаются за этой небольшой хирургической процедурой.

Обычно это пациенты, которым очень неудобно иметь тяжелые веки и которые хотят их исправить. Насколько важно, чтобы больница самостоятельно проводила эти процедуры? Ответ положительный.Но должно ли это случиться сегодня? Ответ на вопрос срочности — «нет». Задачи из квадранта 2 должны быть включены в расписание. Пациенты будут внесены в список ожидания, и его очередь не будет на несколько дней или недель.

Однако в случае второго квадранта таится опасность. Если график составлен, но его никто не придерживается, он обречен на провал. Планирование не откладывается; это соглашение, которое вы заключаете с собой и со своим окружением, чтобы выполнять задачи в порядке их приоритетности.

Квадрант 3 — Делегат

В этом квадранте матрицы EisenHower вы снова задаете вопрос, действительно ли задача, которую необходимо выполнить, входит в ваши обязанности. Если это может быть выполнено и другими, задача для вас не так важна. Если окажется, что задача не может ждать до завтра, а должна быть решена и выполнена сегодня, срочность высока.

Продолжим наш пример с региональной больницей. Есть еще один случай, когда пациент с острым аппендицитом был доставлен в больницу.Понятно, что это срочное дело, однако в настоящее время в больнице нет операционной. В результате люди срочно звонят и спрашивают близлежащие больницы, которые могут сразу же провести операцию. В этом случае дело передается (делегируется) другому лицу.

Невозможно и для того, кто работает над большой работой, которую нужно выполнить сегодня, разделиться на две части, взявшись за другую срочную задачу. Если вы ищете кого-то еще, у кого есть время для выполнения задания, есть возможность быстро взять его на себя и выполнить задание.

Это часто самый сложный сектор, когда дело касается тайм-менеджмента. Все сводится к напористости. В какой степени вы можете сказать «нет», не позволять себе руководствоваться тем, что говорите, что вы «должны» сделать, и искать альтернативные решения. Объясняя должным образом, что у вас мало времени и, возможно, вам нужно оставить решение о том, какую задачу кто-то хочет, чтобы вы выполняли, ему или ей, вы даете понять, что у вас просто нет больше времени.

Квадрант 4 — исключить

В этом квадранте матрицы EisenHower находятся задачи, которые напрямую не входят в чью-либо ответственность и не должны выполняться сегодня.Его также называют квадрантом побега.

В большинстве случаев проблемы в этом квадранте решаются сами собой или могут быть запланированы на длительный срок. Дурч Эйнфах Лиген Лассен Эрледиген (DELLE) — фраза, которая действительно применима к этому квадранту; «Оставь это, оно решит само».

Для последнего примера продолжим работу с региональной больницей. Ежегодное обследование удовлетворенности пациентов в некоторой степени важно для больницы. Больнице не нужно проводить обследование самостоятельно; они нанимают компанию, которая сделает это за них, то есть делегируют задачу.Опрос точно не обязательно проводить сегодня или завтра. Его можно легко запланировать на конец года.

На практике многие лишние задачи попадают в этот квадрант. Электронные письма, отправленные людям, являются хорошим примером этого. Люди часто думают, что электронные письма cc’ed действительно нужно читать, но на самом деле все наоборот. Это способ создать доказательства, и это просто пустая трата времени, чтобы все прочитать и проверить то, что действительно предназначено для получателя.

Также социальные сети (клипы YouTube, Facebook, Twitter, Instagram, WhatsApp и т. Д.) хорошо вписываются в этот квадрант и — при использовании в бизнесе — тратят огромное количество времени в рабочее время.

Планирование

Планирование — особенно важный фактор во втором квадранте матрицы EisenHower. Стоит создать четкие списки задач, основанные на честном и конкретном указании времени. Обманывать себя, думая, что задача, на которую уйдет два часа, можно выполнить за 30 минут, на самом деле бесполезно.

Разделение большого задания на подзадачи упрощает работу и упрощает соблюдение сроков. Работа с так называемыми списками дел помогает понять, что было сделано в течение дня. Это стимулирует и мотивирует начать следующий рабочий день с новым мужеством. Разделив задачи на эти четыре квадранта матрицы EisenHower, становится проще расставлять приоритеты и действительно знать, можно ли делегировать задачи или игнорировать.

Матричный шаблон Эйзенхауэра

Этот шаблон матрицы Эйзенхауэра поможет вам управлять временем. Начните перечислять, какие задачи нужно выполнить немедленно, какие задачи можно решить позже, а какие можно даже полностью игнорировать.

Твоя очередь

Как вы думаете? Применима ли матрица Эйзенхауэра в вашей повседневной работе? Вы знакомы с практическим объяснением или у вас есть другие предложения? Каковы ваши факторы успеха при принятии решения о том, является ли задача срочной и / или важной?

Поделитесь своим опытом и знаниями в поле для комментариев ниже.

Если вам понравилась эта статья, то, пожалуйста, подпишитесь на нашу бесплатную рассылку новостей, чтобы получать последние сообщения о моделях и методах. Вы также можете найти нас в Facebook, LinkedIn, Twitter и YouTube.

Дополнительная информация

  1. 50Minutes.com. (2017). Навсегда победите прокрастинацию: измените свои привычки и начните добиваться цели . 50Minutes.com.
  2. Дрейк Баер (10 апреля 2014 г.). Дуайт Эйзенхауэр сделал важный вывод о производительности . Business Insider, (по состоянию на 31 марта 2015 г.)
  3. Кириллов А.В., Танатова Д.К., Виниченко М.В., Макушкин С.А.(2015). Теория и практика тайм-менеджмента в образовании . Азиатские социальные науки, 11 (19), 193.
  4. McKay; Бретт; Кейт (23 октября 2013 г.). Матрица решений Эйзенхауэра: как различать срочные и важные задачи и добиться реального прогресса в своей жизни. Жизнь человека, личностное развитие.

Как цитировать эту статью:
Mulder, P. (2017). Матрица Эйзенхауэра . Получено [вставить дату] с toolshero: https: // www.toolshero.com/personal-development/eisenhower-matrix/

Добавьте ссылку на эту страницу на своем веб-сайте:
Присоединяйтесь к нам и получите неограниченный доступ

Присоединяясь к нашей платформе электронного обучения, вы получите неограниченный доступ ко всем (более 1000) статьям, шаблонам, видео и многому другому!

Узнать больше

Матричный шаблон Эйзенхауэра

| Расставьте приоритеты для задач в Excel

Когда-нибудь пытались спланировать свои задачи? Особенно, когда вам нужно выполнить слишком много, но вы не знаете, с чего начать? Матрица Эйзенхауэра также известна как Матрица срочно-важных позволяет вам решать и расставлять приоритеты задач по их уровню срочности и важности, а также помогает разделить ваши задачи на категории, например, что делать сейчас, что планировать позже, что делегировать и что удалить из вашего списка.

Название происходит от бывшего 34-го президента Соединенных Штатов по имени Дуайт Д. Эйзенхауэр. Поскольку он все время сталкивался с трудными решениями, это привело его к созданию матрицы Эйзенхауэра, которую мы используем сегодня. Теперь легко распределить задачи по категориям в зависимости от важности и уровня срочности. В соответствии с шаблоном матрицы Эйзенхауэра вы сможете знать, что делать, решать, делегировать и удалять.

ОСОБЕННОСТИ ШАБЛОНА МАТРИЦЫ Эйзенхауэра:

По сути, вы перечисляете все задачи, которые вам нужно выполнить, в разделе «Данные» на панели инструментов.

Выберите важность и уровень срочности как «Да» или «Нет». Позже задачи автоматически найдут свое место в поле Эйзенхауэра, независимо от того, являются ли они задачами, которые нужно выполнить, решить, делегировать или удалить. После этого вы можете поставить «» или «✘» слева от задач, если вы выполнили или не выполнили эту конкретную задачу.

Итак, хотите попробовать распределить свои задачи по категориям и попытаться так спланировать свой список дел?

Давай, узнай…

Обзор функций:

  • Простота заполнения Раздел данных
  • Держит ваши дела в порядке.
  • Готово к полной печати
  • Включены информационные заметки
  • Установка не требуется. Готов к использованию.
  • Работает как на Mac, так и на Windows
  • Совместимость с Excel 2007 и более поздними версиями
  • Не включает макросы VBA

Этот матричный шаблон Эйзенхауэра готов к использованию и предоставляется как есть. Если вам нужна настройка отчетов или более сложные шаблоны, обратитесь к нашим индивидуальным услугам.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра и пример для команд

О шаблоне матрицы Эйзенхауэра

Мы все были там: вы садитесь, чтобы начать свой день, и вы так загружены задачами, которые нужно выполнить, что не знаете, с чего начать.Накапливаются электронные письма, у вас есть дела … Как вы справляетесь с этим хаосом? Знакомьтесь, матрица Эйзенхауэра, структура принятия решений, разработанная бывшим президентом США Дуайтом Д. Эйзенхауэром.

Продолжайте читать, чтобы узнать больше о матрице Эйзенхауэра.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра помогает расставить приоритеты задач в зависимости от их срочности и важности. Вместо того, чтобы пытаться понять, в каком порядке вы должны выполнять свои задачи; решить, какие из них являются срочными, какие можно делегировать, а какие — необязательными.

Как следует из названия, матрица Эйзенхауэра основана на принципах, разработанных президентом Дуайтом Д. Эйзенхауэром. Известно, что Эйзенхауэр расставлял приоритеты по срочности и важности. Это простое, но действенное практическое правило было позже систематизировано в матрицу.

Когда использовать матрицу Эйзенхауэра

Начиная свой день, вам может быть полезно построить две матрицы Эйзенхауэра, одну для личных задач, а другую для профессиональных. Ограничьте себя не более чем восемью задачами на квадрант, и, прежде чем добавлять еще одно, подумайте, следует ли вам сначала выполнить начальные.

Обновляйте матрицы в течение дня. Но будьте осторожны, не тратьте на них слишком много времени. Каждый виноват в том, что откладывает составление списков дел! Выделите для своей матрицы определенное количество времени, может быть, пять или десять минут утром и еще пять или десять минут на обед, чтобы не задумываться над этим.

Создайте свою собственную матрицу Эйзенхауэра

Создать собственную матрицу Эйзенхауэра легко. Инструмент Miro whiteboard — идеальный холст для создания и публикации. Начните с выбора шаблона матрицы Эйзенхауэра, затем сделайте следующие шаги, чтобы создать свой собственный.

  1. Заполните первый квадрант Do. Задачи в левом верхнем квадранте — самые важные. Их нужно сделать сегодня. Например, ответьте на срочное электронное письмо от начальника или запишитесь на прием к врачу.

  2. Заполните квадрант расписания. Задачи в правом верхнем квадранте важные, но не насущные. Это вещи, которые вы можете запланировать на будущее и которые вам нужно включить в свой календарь. В эту категорию можно пообщаться с другом или встретиться с коллегой по несрочной теме.Основная часть ваших задач должна попадать в этот квадрант.

  3. Заполните квадрант делегата. Нижний левый квадрант предназначен для задач, которые не так важны, как срочные задачи, но все же должны быть выполнены быстро. Обязательно отслеживайте делегированные задачи, чтобы убедиться, что они выполняются должным образом. Например, если кто-то зовет вас на собрание, вы можете делегировать задачу, попросив товарища по команде принять участие в собрании.

  4. Заполните квадрант «Не делайте». Нижний правый квадрант предназначен для задач, которые вам совсем не нужны. Подумайте о задачах, которые позволяют вам откладывать дела на потом и мешают выполнить работу. Такие вещи, как прокрутка социальных сетей, могут попасть в эту категорию.

  5. Переоценивайте свою матрицу в течение дня. Выполните итерацию по вашей матрице по мере необходимости. Ваши приоритеты могут измениться в течение дня; так что не стесняйтесь использовать шаблон для быстрого добавления, перемещения или изменения задач по мере развития вашего расписания.

Матричный шаблон Эйзенхауэра

| Шаблон коробки Эйзенхауэра

Дополнительные шаблоны и примеры матриц Эйзенхауэра

Creately поможет вам в этом с помощью

Готовые шаблоны для создания матрицы Эйзенхауэра

Простые инструменты рисования и построения диаграмм для принятия решений

Делитесь с другими в вашей команде для совместной работы в реальном времени и группового редактирования

Экспортируйте схему как высококачественные изображения или PDF-файлы для включения в презентации PowerPoint и документы Word.

Руководство и передовой опыт

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент, который используется для определения приоритетов задач / работы в зависимости от их срочности и важности.Это также помогает определить задачи, которые можно делегировать или оставить невыполненными.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

  • Перечислите все мероприятия или проекты, которые вам нужно выполнить. Даже если вы считаете, что это неважное занятие, но если оно требует времени, добавьте его в список.
  • Выберите шаблон матрицы Эйзенхауэра от Creately. Если вы хотите создать его с нуля, вы также можете быстро сделать это с помощью Creately.
  • Поместите каждую из задач / проектов, которые вы перечислили ранее, в одну из четырех категорий в поле Эйзенхауэра.
  • В первом квадранте перечислите задачи, которые одновременно являются срочными и важными. Эти задачи следует выполнять немедленно.
  • Задачи в квадранте 2 важные, но не срочные. Это задачи, которые повлияют на ваши долгосрочные цели, поэтому большую часть вашего времени следует уделять им.
  • Перечислите в третьем квадранте неважные, но срочные задачи.Вы можете делегировать эти задачи кому-то другому, уделяя время тем, которые действительно важны.
  • Определите задачи, которые не являются ни важными, ни срочными, и перечислите их в квадранте 4. Удалите эти задачи, чтобы высвободить время для выполнения других задач из вашего списка.
  • Вы можете поделиться своей матрицей Эйзенхауэра с коллегами через Creately Viewer, которое можно легко встроить в веб-сайты или блоги. Или вы можете экспортировать его как изображение, PDF или SVG, чтобы добавить в свои презентации или документы.

Дополнительные шаблоны и визуальные идеи для принятия решений

Работает с любимыми инструментами

Продуманная интеграция с платформами, которые вы используете каждый день

Матричный шаблон Эйзенхауэра

| Ящик Эйзенхауэра

Другие модели и образцы матрицы Матрица Эйзенхауэра

Creately ti aiuta a fare questo con

Модели, созданные для создания матрицы Эйзенхауэра

Схема конструкции и диаграмма, удобная для использования для принятия решения

Совместно с другими участниками команды для совместной работы в реальном времени и модификациях группы

Сделайте эту диаграмму как изображение высокого качества из PDF, включая все презентации PowerPoint и новые документы Word

Guida e migliori pratiche

«Матрица Эйзенхауэра» — это инструмент, который используется для приоритетной игры / любви на основе всего сущего и важного. Ti aiuta anche identity i compiti che posono essere delegati o lasciati in sospeso

Приходите использовать матрицу Эйзенхауэра

  • Elenca Все предложения о продуктах питания. Anche se pensi che sia un’attività non importante, se ci vuole tempo, aggiungilo alla lista.
  • Scegliere un modello di matrice Eisenhower da Creately. Se vuoi crearlo da zero, puoi farlo velocemente anche con Creately.
  • Mettete ciascuno dei compiti / progetti che avete elencato in prevdenza in una delle quattro category nel box Eisenhower.
  • Nel primo quadrante, elencare i compiti urgenti e importanti. Questi compiti dovrebbero essere completemediatamente.
  • I compiti del quadrante 2 sono importanti, ma non urgenti. Sono i compiti che influenzeranno i vostri obiettivi a Lungo termine, quindi la maggior parte del vostro tempo dovrebbe essere investito in essi.
  • Elencare i compiti che non sono importanti, ma urgenti nel terzo quadrante. Puoi delegare questi compiti a qualcun altro, mantenendo il tuo tempo per quei compiti che sono effettivamente importanti.
  • Индивидуально я сочиняю, что не звучит, что не имеет значения, что необходимо использовать в квадранте 4. Устранить этот запрос в свободном темпе, который посвящен альтернативному атрибуту вашего списка.
  • Вы можете создать матрицу Эйзенхауэра с другими коллегами по Creately Viewer, которые могут легко интегрироваться в веб-сайт или блог. Вы можете создать новые спортивные игры, PDF или SVG, чтобы добавить все презентации или документы.

Простые модели и видимость для предварительного решения

Funziona con glistrumenti che ami

Integrazioni ben progettate con le piattaforme che utilizzate ogni giorno

Матрица Эйзенхауэра: повышение эффективности за счет приоритезации задач

Неужели слишком много задач нужно выполнить за короткий промежуток времени? Даже не знаете, с чего начать, как все это организовать или что сделать в первую очередь? Вы работаете за чистым столом, но с загроможденным умом? Вы определенно не одиноки.

Мы живем в обществе, перегруженном информацией, в котором люди, информация и задачи соревнуются за наше внимание, что чрезвычайно затрудняет устранение отвлекающих факторов и шума из нашей повседневной жизни.

Приоритезация — это ключ. Ответ на вопрос, как делать больше, лучше — в том, как мы планируем свое время.

Решения

для управления временем — это эффективные инструменты для измерения и повышения производительности. И поскольку мы не можем выделить больше времени, нам нужно научиться использовать его лучше.Вместо того, чтобы сосредотачиваться на количестве задач, выполненных за день, начните расставлять приоритеты по тем, которые имеют значение.

Научитесь лучше управлять своим временем.

Существует бесчисленное множество методов и приемов управления временем и проектами, которые повышают вашу продуктивность и помогают выполнять свою работу более эффективно. Простой, но мощный инструмент, который делает именно это, — это Матрица Эйзенхауэра. Матрица Эйзенхауэра — это отличная матрица для определения приоритетов задач, позволяющая лучше управлять своим временем. Даже если вы никогда не слышали об этом термине, вы, вероятно, использовали этот метод.

Само собой разумеется, что самые успешные люди — искусные менеджеры времени и проектов. Как ключевые навыки в любой отрасли, управление временем и задачами требует сосредоточенности, расстановки приоритетов и планирования для повышения производительности и достижения ваших целей.

Однако, если честно, оставаться организованным и соблюдать сроки не всегда так просто. Продолжайте читать, чтобы узнать, как матрица Эйзенхауэра может помочь вам в достижении цели…

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра (также известная как Матрица срочности и важности, Коробка Эйзенхауэра, Метод Эйзенхауэра и Матрица управления временем) — это метод принятия решений, который помогает вам сортировать задачи на основе критериев срочности и важности.

Несмотря на простоту конструкции, эта матрица приоритезации очень эффективна. Используйте его, чтобы избавиться от шума и тратить время на занятия в вашей жизни, помочь вам бороться с эффектом «простой срочности» (подробнее об этом позже) и увеличить пространство для мысленных ног, чтобы добиться прогресса в достижении ваших долгосрочных целей.

Этот метод особенно полезен для людей, которые:

  • Просто бегают, справляясь с ежедневными кризисами
  • Вы заняты, но чувствуете себя неэффективным и неэффективным
  • У вас есть долгосрочные цели, но нет времени или энергии для их достижения
  • Не можете делегировать задачи или сказать «нет»

Что делает Матрицу Эйзенхауэра такой примечательной при наличии множества стратегий и инструментов тайм-менеджмента? Он примечателен тем, что, несмотря на свою простоту, он пережил тенденции (часто переупаковывался и продавался как новый!) И продолжает приносить результаты.

Откуда появился термин?

Для тех из нас, кто более знаком с историей США, имя Эйзенхауэр, вероятно, будет звонком. Этот термин действительно происходит от 34-го президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра. Прослужив пятизвездочный генерал в армии США, но более известный как Верховный главнокомандующий союзными войсками во время Второй мировой войны, Эйзенхауэр должен был постоянно принимать жесткие решения из-за характера своей работы и обязанностей.

«У меня два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». — Дуайт Д. Эйзенхауэр

Интересный факт: метод впервые стал популярным благодаря его появлению в определяющей жанр книге самопомощи Семь навыков высокоэффективных людей . Автор, Стивен Кови, переработал принципы принятия решений Эйзенхауэра в шаблон для определения приоритетов задач, теперь известный как матрица Эйзенхауэра.

Как это работает? Объяснение матрицы Эйзенхауэра…

Матрица Эйзенхауэра — чрезвычайно эффективный способ расставить приоритеты и управлять своим временем и задачами. Разделенный на четыре категории, метод принятия решений основан на двух простых критериях: срочность и важность.

Матрица систематизирована по четырем квадрантам, структурированным в соответствии с актуальностью по оси x и по важности по оси y.В соответствии с уровнем приоритета и срочности пользователь распределяет свои задачи и действия по следующим категориям:

  • Квадрант 1: Сделайте сначала — сделайте сейчас
  • Квадрант 2: Решите, когда — составьте график, установите крайний срок
  • Квадрант 3: Делегирование — разделение рабочей нагрузки
  • Квадрант 4: Удалить — удалить ненужные элементы

Почему все, что мы знаем о производительности, неверно: как отличить срочное от важного

Приступим к обучению!

Возможность разделить ежедневные и еженедельные задачи на эти четыре квадранта является сложной задачей и, возможно, основным и наиболее сложным навыком для использования этой матрицы приоритизации.

Согласно принципу Парето, 80% запланированных результатов могут быть достигнуты с помощью 20% общих усилий. Проблема: большинство людей часто тратят больше времени на разные виды деятельности, а не на задачи, которые дадут наилучшие результаты с наименьшими усилиями.

Это следствие «настоящего шока» — состояния, в котором мы теряем ощущение долгосрочного повествования и направления из-за того, что живем в непрерывном, всегда активном моменте «сейчас». Исследования показывают, что мы живем по схеме, получившей название «Эффект простой срочности», когда мы склонны отдавать приоритет задачам с крайними сроками над задачами без таковых, независимо от того, какое влияние они могут оказать в долгосрочной перспективе.

Таким образом, уместно уметь отличать срочные задачи и действия от важных. Срочные задачи — это вещи, требующие немедленного и внимательного реагирования, такие как крайний срок уплаты налогов, страхование здоровья или запланированная встреча родителей с учителем. По словам Бретта Маккея, основателя и главного редактора Art of Manliness: «Важные задачи — это то, что способствует нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям». Решить, какие задачи вам следует или не следует выполнять, становится намного проще, если вы уверены в том, что для вас важно.

Рори Ваден, автор и специалист по стратегии самодисциплины, объясняет, что большинство людей меняют свои списки дел на чрезвычайные ситуации. В Прокрастинация с целью он описывает наиболее успешных людей как «умножителей времени», которые начинают свой день с вопроса: «Какие самые важные дела, которые я могу сделать сегодня, освободили бы больше времени завтра?»

Знай, чего хочешь. Знайте, почему вы этого хотите.

Итак, вместо того, чтобы продолжать утомительный и, вероятно, нездоровый цикл принятия решений, начните сегодня делать действительно более разумные и осознанные выборы.Прекратите суетиться без цели.

Популярный ютубер Джон Грин комментирует продуктивность: «Я бы сказал, что жизнь не в том, чтобы стать самой эффективной машиной для решения проблем и создания ценности, которой вы можете стать. Для меня продуктивность в основном заключается в осознании того, что время — это то, что у нас есть, и что совершенно необходимо распоряжаться нашим самым ценным ресурсом: временем ».

Начните делать то, что важно, используя матрицу Эйзенхауэра

  1. Сделай первым — Сделай это сейчас: Срочные и важные задачи

Задачи квадранта 1 неизбежны, характеризуются как срочные и важные; они требуют прямого и немедленного внимания.Эти задачи имеют тенденцию быть более утомительными и сложными, следовательно, для их выполнения требуется больше времени и внимания.

Задачи, попадающие в первую четверть, часто являются прямым результатом прокрастинации. Однако они должны быть решены в первую очередь и завершены как можно скорее.

Используйте принцип Марка Твена «Ешь лягушку», чтобы справиться с возможным параличом задания. Термин «съесть эту лягушку» означает в первую очередь избавиться от худшей задачи. Поедание лягушки подразумевает, что вы завершаете задачу, которую не хотите выполнять, но знаете, что должны делать.Эти задачи в конечном итоге вызывают у вас сильное чувство выполненного долга.

Для тех из нас, кто лучше всего работает под давлением или с четкими сроками, вы можете использовать технику Помидора, которая поможет вам сосредоточиться на задаче.

Типы задач квадранта 1 включают:

  • Ознакомьтесь с документом для своего руководителя
  • Завершить оформление платежных ведомостей сотрудников
  • Возьмите химчистку в пятницу днем ​​на мероприятие выходного дня

  1. Решите, когда — Составьте график, установите крайний срок: Задачи, которые важны, но не срочны

Не каждую важную задачу нужно выполнять за один день.Задачи, которые являются важными, но не срочными, обычно являются долгосрочными проектами или заданиями, требующими достаточного планирования и определенного количества времени для правильного выполнения.

Второй квадрант, называемый «сладким пятном» в управлении личным временем, — это место, сосредоточенное на личном улучшении с точки зрения возможностей и роста. Квадрант 2 — идеальное место, чтобы записать список ваших важных целей. Не забывайте устанавливать реалистичные сроки даже для несрочных задач.

Типы задач квадранта 2:

  • Составьте маркетинговый бюджет на следующий год
  • Возобновление режима фитнеса
  • Обновите свою волю

  1. Делегировать — разделить рабочую нагрузку: Срочные, но не важные задачи

В квадранте 3 эффект простой срочности влияет на жизни.Даже если бы мы с вами были лучшими многозадачными и чрезвычайно эффективными в своей работе, мы должны признать тот факт, что мы не Супермен.

Распространенная фраза «командная работа заставляет мечту работать» известна не потому, что она цепляет, а потому, что это правда.

Хорошие лидеры и менеджеры знают, когда выполнять задачу самостоятельно, а когда делегировать работу кому-то другому. Иногда лучше делегировать задачу, которую вы могли бы выполнить самостоятельно, коллеге, зная, что он может лучше выполнить эту работу.

Типы задач квадранта 3:

  • Запланировать собеседование
  • Сходить за покупками
  • Забронировать авиабилеты для отпуска

  1. Удалить — удалить ненужные элементы: Задачи, которые не являются ни срочными, ни важными

Квадрант 4 — это квадрант избытка и немедленного удовлетворения. Задачи, которые не являются ни срочными, ни важными, должны быть выброшены в мусорную корзину, вне поля зрения и из виду.В зависимости от ситуации, такие задачи могут снова появиться в вашем списке дел через неделю, но их еще не нужно делать, и их даже можно считать пустой тратой времени.

Типы задач квадранта 4:

  • Купить новую кофеварку
  • Продлить подписку на журнал
  • Сортировка нежелательной почты

Рекомендации по использованию матрицы Эйзенхауэра:

  • Добавьте всплеск цвета! Цветовое кодирование помогает быстро составить обзор категорий и квадрантов.
  • Не смешивайте бизнес с отдыхом! Создавайте отдельные списки для своих профессиональных и личных задач. Это помогает оставаться организованным, поскольку вам не нужно выбирать между записью на прием к врачу и бронированием важной деловой поездки.
  • Сделайте это визуально! Не любите квадратную планировку? Почему бы не организовать матрицу в стиле Канбан! Для этого можно использовать множество отличных инструментов. Вот шаблон для внедрения матрицы приоритетов в Zenkit:
Попробуйте шаблон «Матрица Эйзенхауэра» в Zenkit.
  • Наденьте этикетку! Ярлыки — отличный способ оставаться организованным. Этот метод особенно хорошо работает для задач или действий, которые могут подпадать под более чем одну категорию в течение определенного периода времени. Кроме того, вы можете распределить свои задачи по четырем категориям, используя метки в макете Канбан.
  • Будьте экологически чистыми! Экономьте бумагу. Выйти в онлайн! В настоящее время доступно множество онлайн-инструментов для управления задачами и временем, которые могут помочь вам отслеживать ваш прогресс, будь то для личного или профессионального использования в команде.(psst! зенкит!)

Убеждены, что матрица Эйзенхауэра для вас? Вот некоторые вещи, которые следует учитывать…

Преимущества матрицы тайм-менеджмента:

  • Это бесплатно! Это один из самых дешевых методов , если не . Матрица Эйзенхауэра — это бесплатный ресурс, и для начала вам не потребуется специальное программное обеспечение или инструменты.
  • UX одобрен! Для использования этого метода не требуется никаких предварительных знаний или опыта.Поскольку не существует предопределенных правил, указывающих, что срочно, а что важно, вы можете решить, какие задачи в какой квадрант входят, в соответствии с вашими предпочтениями. Чего же ты ждешь? Попробуйте этот метод.
  • Создан для решений! Вы научитесь лучше принимать решения за доли секунды естественным образом, потому что этот метод заставляет вас учитывать важность ваших задач и переоценивать, что является срочным, а что нет.
  • Просмотрите это! Отслеживание и анализ вашего прогресса и привычек после использования матрицы помогает вам практиковать самоанализ и учит лучшему самосознанию.

Недостатки матрицы Эйзенхауэра:

  • У вас есть только два варианта. Матрица систематизирована по двум критериям: срочность и важность. Он не принимает во внимание внешние факторы, такие как ресурсы, сложность или уровень усилий.
  • Не все так просто. Как и все хорошее, использование матрицы требует работы. Ежедневно классифицировать задачи по категориям может быть сложно и отнимать много времени. Матрица помогает вам начинать каждый день с плана действий.Убедитесь, что организация ваших задач не находится в центре внимания.
  • Нет гибкой комнаты. Сетка может легко стать перегруженной и быстро привести к параличу задач, когда их слишком много. Ограничение количества задач в каждом квадранте сохранит хаос.

Ключевые выводы о Матрице Эйзенхауэра, тайм-менеджменте и Вселенной…

Сохранение организованности в этом напряженном мире может оказаться сложной задачей из-за дублирования обязательств и спонтанных «срочных» встреч.Повторяющееся ложное притворство срочности также может затруднить понимание или определение «срочного дела».

Распространенной причиной стресса и выгорания на работе является неправильное управление временем. Использование этого метода поможет вам изучить ключевые принципы планирования, расстановки приоритетов, делегирования и составления расписания. Матрица Эйзенхауэра — это простой помощник, который поможет вам повысить продуктивность и выполнять важные задачи.

Эта матрица приоритетов может не работать для всех, но это отличная отправная точка.Вы можете использовать его как трамплин для поиска более индивидуальной и подходящей техники. Чего же ты ждешь?

  1. Настройтесь на успех.
  2. Хватит бездельничать.
  3. Переключитесь на приоритетность долгосрочных целей перед мелкими задачами.
  4. Начни работать над тем, что важно.

Мы знаем, что привычки не возникают в одночасье. Как и в спорте, практика делает совершенство.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *