Воскресенье , 4 Декабрь 2022

Книга входящей корреспонденции образец заполнения: Как вести журнал входящей и исходящей документации

Содержание

Нюансы и образец заполнения журнала регистрации входящих документов

Журнал регистрации входящих документов обязан быть на каждом предприятии и в любой организации. Он может представлять собой тетрадь или канцелярскую книгу, в которой фиксируются все письма, получаемые на адрес данного заведения.

К ним относятся не только письма, отправленные в конверте, но и письменные заявления, принесённые в приёмную директора или кабинет делопроизводителя, где и находится данный журнал. Каждому письму, телеграмме или письменному заявлению присваивается порядковый номер.

Для чего нужен данный документ на предприятии

Регистрация входящих писем, также как и фиксирование исходящей корреспонденции, нужна по многим причинам. Перечислим их:

  • Порой за день приходит столько писем, что секретарь едва успевает их фиксировать и складывает в специально отведённый ящик стола. При регистрации документу даётся порядковый номер, который не даёт ему потеряться среди большого количества аналогичных бумаг.
  • Приоритетные и важные письма отмечаются особенным образом, и каждый раз, открывая журнал, в глаза будет бросаться особая метка. Секретарь или делопроизводитель будет знать, что документ под таким-то номером должен быть рассмотрен в ближайшее время.
  • Иногда лицо, ответственное за ведение журнала, может внезапно заболеть или уехать в командировку, и руководитель предприятия сможет, пробежавшись глазами по списку входящей корреспонденции, найти нужный ему документ.
  • Бывают такие случаи, когда журнал поможет защитить саму администрацию от надуманных обвинений. Например, партнёр по бизнесу может уверять, что вовремя выслал необходимые бумаги и будет называть точную дату, когда они должны были прийти. Фиксация приходящей корреспонденции позволит избежать ложных обвинений.
  • Специальная отметка о решении проблемы и ответе на письмо позволяют не скапливать макулатуру, а своевременно избавляться от ненужной корреспонденции.

Другими словами, данный журнал – это своеобразный шкаф с множеством полочек, позволяющих не смешивать все письма в общую кучу. Это даёт возможность не утонуть в приходящей корреспонденции и отделить «зёрна от плевел», т.е. дифференцировать входящие документы по степени значимости.

Кто занимается его ведением

Ведением журнала занимается секретарь или делопроизводитель в зависимости от масштабов предприятия или организации. В небольших учреждениях он хранится у секретаря руководителя, где все документы приносятся непосредственно в приёмную. Если же предприятие большое, например, завод с численностью рабочих в 5000 человек, в каждом цеху или отделе есть свой делопроизводитель или секретарь, который занимается контролем корреспонденции. В любом случае всё, что касается ведения документа, должно быть прописано в Положении.

Иногда столь ответственное дело поручается конкретному человеку, который должен фиксировать входящие документы, распределять по отделам и в тот же день относить письма тому, кто смог бы решить ту или иную проблему.

Важно соблюдать самое главное правило ведения журнала, а именно, однократность. То есть, если секретарь или делопроизводитель зарегистрировал входящий документ, пришедший на имя заведения в отношении бухгалтерии, то повторной регистрации в кабинете бухгалтера быть не должно. Если же документ нужно зафиксировать в другом журнале, то там будет поставлен тот же порядковый номер, под которым он был зарегистрирован,

только через дробь «1» (например, №256/1).

Возможна также децентрализованная регистрация, которая подразумевает фиксацию приходящей корреспонденции в нескольких удалённых друг от друга точках. В конце книги, в отличие от журнала регистрации приказов, не должны стоять заверительные подписи с указанием количества содержащихся в ней документов. На обложке достаточно указать лишь даты первой и последней записи.

Правила и порядок его заполнения

В октябре 2007 года был введён Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», соответствующий европейскому стандарту ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General. Относительно порядка заполнения бумажной версии в нём указаны следующие правила:

  • Пункт 9.4 говорит о том, что главное назначение регистрации документа – это доказательство того, что он существует и включён в систему управления документами.
  • Там же указано, что централизованная регистрация состоит из краткого описания документа (заявление о …, доклад о …, извещение о …), указывается число его прохода, присваивается уникальный номер. Именно это позволяет считать его включённым в систему управления документами.
  • Относительно децентрализованной (электронной) регистрации говорится о том, что сама электронная почта автоматически фиксирует входящее сообщение и в дополнительной фиксации не нуждается.
  • Существует также автоматизированная система регистрации, фиксирующая одновременно и электронные, и письменные документы, пришедшие на имя заведения.

В Российской Федерации не существует определённого шаблона журнала, поэтому каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму его заполнения. Однако обязательными должны быть следующие графы:

  • Дата получения.
  • Регистрационный номер.
  • От кого.
  • О чём.
  • Кому.
  • Ответственный.

Произвольная форма подразумевает наличие или отсутствие какой-либо графы, и каждое предприятие вносит свои дополнения в зависимости от своей специфики. С началом нового года нумерация в журнале вновь начинается с №1, даже если листы в нем практически заканчиваются.

В электронном виде он ведётся в формате XLS, DOC и DOCX, и тогда в бумажном виде фиксация не производится. На многих предприятиях существует автоматизированная система, позволяющая регистрировать входящую документацию в разных местах, объединяя всё в единую централизованную базу. Компьютерная программа автоматически присваивает зарегистрированному документу порядковый номер, и любой сотрудник организации сможет на своём рабочем месте найти необходимый документ.

Помимо стандартных граф, в электронной версии имеются графы «название структурного подразделения», «количество листов в документе и приложении», «вид документа».

Ведение фиксации документов в одной из специальных программ вы можете посмотреть на видео:

Срок хранения

Указом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 был утверждён Типовой перечень управленческих архивных документов, в котором указываются сроки их хранения. Под архивными документами понимаются все документы, которые образуются в ходе функционирования учреждения или организации любой формы собственности.

Согласно статьям 258, 538 и 683-А данного перечня, данный журнал хранится 5 лет. Решением Коллегии Росархива от 6.02.2002 г., статья 3.5 журнал, сдаваемый в архив, не прошивается и не нумеруется

.

Журнал регистрации писем образец — Разные документы — Каталог заявлений

Журнал регистрации исходящих документов — образец

И отправляемых писем на несколько групп (к примеру, письма от поставщиков.). Снежаны ливеной и людмилы французовой знакома издавна, всегда отмечала высочайший уровень их профессионализма и компетентности. Основная эталоны документов журнальчик регистрации исходящей. Это только 1-ые мною выписанные у вас книжки. Документы, направленные различными структурными подразделениями в один адресок, допускается вкладывать в один конверт. Документы нужно регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы.

Вот думаю с нового года завести папки переписка по каждому стройобъекту. Инн, кпп, рс, кс, бик банка, наименование банка(данные в полном объеме для подготовки документов) — если у вас есть скидка (кому и какие скидки предоставляются обозначено тут — httpwww. Тогда вопрос номер по журнальчику присваивается по порядковому номеру записи либо по свободному номеру документа? В приложении к аннотации по делопроизводству вашей организации должен быть список нерегистрируемых документов. Есть также методические советы по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.

Бесплатные образцы документов отличный секретарь

При регистрации исходящих писем поначалу присваивает исх. Все эталоны документов, созданные для скачки, полностью бесплатны. Все эталоны документов, созданные для скачки, полностью бесплатны — в подарок от. Журнальчик регистрации исходящих документов эталон наполнения (это примерная форма.). Мой управляющий пока не выделяет средств на пакет кадровика и др. Скажите, пожалуйста, (выше уже был схожий вопрос) ну у меня такая ситуация я никогда не работала секретарем и 1-ые две недели у меня неясно что творилось в журнальчиках вх.

Журнал регистрации входящих документов: эффективное делопроизводство

Журнал регистрации входящих документов обязательно ведется в каждой организации. Это необходимый элемент полноценного управления.

Twitter

Мой мир

  • учитывать, систематизировать, обрабатывать поступающую корреспонденцию
  • своевременно исполнять решения руководства
  • контролировать деятельность сотрудников по внутренним и внешним вопросам
  • проводить продуктивную справочную работу по документам.
  • Заполняет журнал секретарь, референт, делопроизводитель или офис-менеджер. В случае отсутствия ответственного за регистрацию входящих документов сотрудника его функции выполняет назначенное руководством лицо.

    Руководство определяет самостоятельно:

  • в какой форме будет проходить регистрация входящих документов: бумажной или электронной
  • какие графы (с учетом обязательных) включить в журнал.
  • Содержание статьи:

    Бумажная форма журнала регистрации входящих документов

    Бумажная форма журнала регистрации входящих документов – изготовленная типографским способом книга формата А 4.

    Страницы сделаны в форме таблицы. Обычно предусмотрена возможность вписывать необходимые конкретному работодателю графы.

    Информация о входящем документе записывается как с левой стороны разворота книги, так и с правой. Используют ручку с голубыми, синими, фиолетовыми или черными чернилами. Для сохранности записей предпочтительней шариковая ручка.

    Электронная форма журнала

    Электронный журнал ведется в привычном файле на компьютере ответственного за делопроизводства лица. Используются форматы xls, doc, docx. Журнал обычно не дублируется на бумаге.

    Здесь легче, чем в бумажном журнале, находить интересующий документ. Однако существует возможность простого искажения информации о дате поступления письма, исполнителе, резолюции. Поэтому бумажная форма журнала предпочтительней.

    Система электронного документооборота

    Современный способ регистрации входящей корреспонденции – система электронного документооборота.

    Для каждого документа создается карточка. Существует возможность контроля исполнения резолюции.

    В СЭД подстерегает опасность доступа к документам лиц, которые не имеют к конкретному вопросу никакого отношения. Хотя у сотрудников есть отдельные странички с паролями, злоумышленники в состоянии их взломать.

    Для снижения вероятности ознакомления с документами ограниченного доступа крупные организации нашли выход. Во всех структурных подразделениях ведутся бумажные журналы регистрации входящей корреспонденции. СЭД используется только для распорядительных документов: распоряжений, приказов руководства.

    Основные графы журнала регистрации входящих документов

    Существуют основные графы журнала:

  • регистрационный номер
  • дата документа
  • вид документа
  • корреспондент
  • содержание
  • исполнитель.
  • Регистрационный номер – уникальный набор цифр (букв и цифр), который присваивается входящему документу.

    Рекомендуются использовать трехчастную структуру:

  • первая цифра – код структурного подразделения (по штатному расписанию)
  • вторая цифра – код журнала регистрации входящей корреспонденции (по номенклатуре дел организации или структурного подразделения)
  • третья цифра – порядковый номер документа.
  • Цифры в регистрационном номере разделяются тире или косой чертой. Простой пример. Код структурного подразделения – 100. В номенклатуре журнал регистрации стоит под номером 25.

    Регистрационные номера входящих документов этого подразделения будут выглядеть:

  • 100-25/01 (вариант – 100-25-01)
  • 100-25/02
  • 100-25/03 и т.д.
  • Дата документа – день, месяц, год его поступления в организацию (подразделение). После занесения всех необходимых данных в журнал на самом документе ставят в правом нижнем углу регистрационный номер и дату. Пример: Вх. № 100-25/01 от 15.01.2014.

    В статье (тут ) порядок смены юридического адреса ООО.

    Входящая корреспонденция может быть внутренней и внешней. Основные виды документов :

  • письма
  • телеграммы
  • заявления
  • служебные записки
  • объяснительные записки
  • распоряжения
  • справки.
  • Дополнительные графы журнала регистрации входящих документов

    Для полного контроля исполнения проблемного вопроса в журнал рекомендуется включать дополнительные графы:

  • резолюция
  • отметка об исполнении.
  • После рассмотрения входящего документа руководитель пишет на нем резолюцию.

    Эта надпись – способ административного воздействия – включает не только фамилию исполнителя, но и конкретное поручение: что необходимо сделать.

    Резолюция переписывается полностью в журнал регистрации. Информация помогает отслеживать правильность выполнения поручения руководителя. Возможны варианты резолюции, которые подразумевают различные действия исполнителя:

  • Иванову П.П. Для ознакомления
  • Иванову П.П. Собрать информацию
  • Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить черновой вариант ответа
  • Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить ответ, отправить до 01.02.2014.
  • Отметка об исполнении – это итоговый результат работы с конкретным входящим документом. Часто здесь пишут только слово «Выполнено». Делать так не рекомендуется. Подробная информация поможет в будущем избежать неприятных ситуаций.

    Полезно включить в журнал регистрации графу «Дата резолюции ». Информация покажет, когда руководитель рассмотрел входящий документ. Характерный пример. Секретарь зарегистрировал письмо в день его поступления – 27.01.2014. У руководителя появилось время прочесть его только 30.01.2014.

    &ltp &gtРешение обозначенной в письме проблемы затягивается. Но виноват не исполнитель, не секретарь, а руководитель, который не смог рассмотреть документ в день его регистрации. Увидеть подобную ситуацию поможет графа «Дата резолюции».

    Для отражения в журнале полной информации о корреспонденте рекомендуется включить графу «Исходящий номер, дата документа ». По этим данным можно быстро найти необходимое письмо. Когда во входящем документе исходящий номер отсутствует, пишут «б/н» (без номера).

    В журнал также допускается включение граф

  • в дело №
  • примечание
  • способ доставки документа
  • количество листов документа.
  • В образце журнала регистрации входящих документов приводятся примеры правильного заполнения его граф.

    Основные правила заполнения журнала

    До начала работы с журналом на титульной странице следует написать название организации и дату.

    Когда определенная книга регистрации входящей корреспонденции полностью заполняется, записывают дату окончания журнала.

    На второй, третьей страницах журнала обычно находится информация о лицах, ответственных за регистрацию входящей корреспонденции. Здесь приведены данные:

  • Ф.И.О.
  • должность
  • документ о возложении обязанности вести журнал (приказ, распоряжение)
  • период работы
  • подпись.
  • В новости (ссылка ) о том, как рассчитать производительность труда одного работника.

    С четвертой страницы журнала начинается собственно регистрация документов. До начала работы книгу полностью нумеруют. Выдергивать страницы из нее запрещается. Срок хранения – 5 лет. Журнал – это не документ строгой отчетности: прошивать его необязательно.

    Регистрация входящей корреспонденции ведется на принципах:

  • Своевременности. Входящий документ должен быть зарегистрирован в день поступления в организацию (структурное подразделение). Иногда приказом срок регистрации увеличивают до 3 дней
  • Однократности. Документ регистрируют 1 раз, присваивая уникальный номер
  • Полноты информации. Например, правильное заполнение графы «Содержание»: об уменьшении урожая картофеля в 2012 г. в связи с использованием устаревшего оборудования. Если написать здесь кратко «о картофеле», смысл входящего документа будет утерян
  • Сквозной нумерации в пределах одного календарного года.
  • Список нерегистрируемой корреспонденции прописывается в инструкции по делопроизводству, утверждается приказом. Обычно в него входят поздравительные телеграммы, письма, рекламные буклеты, печатные издания (книги, газеты, журналы).

    Журнал регистрации входящих документов: основы правильного учета

    Содержание:

    Входящая корреспонденция любого предприятия должна своевременно обрабатываться. В организациях обязательно ведется учет поступающих писем, что фиксируется в специальном журнале. Поступающие документы должен принимать делопроизводитель или секретарь. Затем производится их сортировка и передача адресатам после присвоения регистрационного номера.

    Многие крупные организации давно перешли на систему электронного документооборота. Но подобные программы внедрены далеко не во всех учреждениях, поэтому факт поступления корреспонденции фиксируется в специальном журнале. Это необходимый элемент управления каждой организации.

    Журнал регистрации входящих документов: понятие, цели использования

    Регистрационный журнал входящей корреспонденции – это специальная тетрадь, где отражается информация о поступающей корреспонденции и ее дальнейшем распределении.

    Может вестись в бумажной или электронной форме. Обычно форму ведения выбирает руководство организации. В последнее время очень распространенными стали электронные журналы, которые позволяют систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.

    Обычно письма регистрируются в день их поступления в секретариат или канцелярию. Для их полноценного учета требуется журнал входящей корреспонденции. Вот его основные цели использования:

  • Учет, систематизация и дальнейшая обработка входящей корреспонденции
  • Своевременное оперативное исполнение решений руководства
  • Контроль деятельности сотрудников по внешним и внутренним вопросам
  • Проведение эффективной справочной работы с входящими документами.
  • Заполнением занимается секретарь или работник канцелярии, что зависит от самого предприятия и организации его деятельности. Если никого из вышеперечисленных сотрудников в организации нет, руководство назначает ответственное лицо, на которое возлагаются обязательства по ведению журнала.

    Некоторые люди считают, что существует какой-то определенный образец журнала входящей корреспонденции, который должен быть единым для разных предприятий. Но это не так – никакой единой формы не существует. Отсутствие установленного шаблона приводит к тому, что руководители предприятий часто самостоятельно включают в журнал какие-то дополнительные графы, помимо основных.

    Бумажная форма журнала

    Журнал регистрации входящих документов в обычной бумажной форме выглядит как книга формата А4, изготовленная в типографии. Все страницы сделаны в табличной форме. Главное удобство такого журнала учета заключается в возможности руководства вписывать дополнительные графы в соответствии с нуждами конкретного предприятия.

    Что касается данных о входящем документе, то они могут фиксироваться с левой и правой стороны страницы. Разрешается использовать для записей ручку с голубыми, фиолетовыми, синими или черными чернилами. Рекомендуется применение шариковых ручек, а не гелевых, для лучшей сохранности важной информации.

    Бумажный журнал – это оптимальный вариант регистрации входящей корреспонденции с длительными сроками хранения. Но есть у него и недостатки. Порой для поиска данных о нужном письме приходится пролистывать почти всю книгу.

    Электронная форма журнала

    Во многих крупных компаниях уже давно взят курс на ведение журнала регистрации входящих документов в электронном виде. Для этого создаются компьютерные файлы в специальных программах с расширениями xls, doc, docx. Также можно скачать уже готовый электронный образец журнала и вести учет писем с его помощью.

    Поиск нужных данных, сортировка информации, установка фильтрации – все это возможно, если на предприятии ведется электронный журнал учета входящей корреспонденции. В табличном варианте можно с легкостью разместить гиперссылку на копию документа, которая была отсканирована.

    Если журнал хранится на внутрисетевом сервере организации, доступ к нему имеет только несколько сотрудников, которые отвечают за обмен корреспонденцией.

    Электронный регистрационный журнал не дублируется на бумаге. Найти интересующий документ будет совсем не сложно. Но при использовании подобной формы журнала всегда существует вероятность искажения важной информации об исполнителе, дате поступления письма, резолюции.

    Многие организации предпочитают доверять данные о корреспонденции бумажному журналу.

    О системе электронного документооборота

    Подобная система является современной методикой регистрации входящей корреспонденции. У каждого документа должна быть индивидуальная карточка

    В системе электронного документооборота всегда существует вероятность несанкционированного доступа к важной информации. У каждого сотрудника предприятия должна быть собственная страничка с конкретными данными. Доступ к ней можно получить посредством введения пароля. Но и злоумышленники могут в любой момент взломать секретные коды и получить доступ к очень важной информации.

    Единственным выходом из таких опасных ситуаций станет ведение журнала в бумажной форме. Электронный документооборот применяется исключительно для распорядительной документации:

  • Приказов руководства.
  • Разнообразных распоряжений, оформленных в письменном виде.
  • к содержанию

    Графы журнала регистрации входящих документов

    Журнал должен иметь определенные графы, которые требуют обязательного заполнения.

    Основные графы

    К ним относятся:

  • Корреспондент.
  • Исполнитель.
  • Содержание.
  • Вид документа и его дата.
  • Регистрационный номер.
  • Что касается номера, то он складывается из нескольких цифр и букв, которые должны быть присвоены определенному документу. Это его кодовое обозначение.

    В большинстве организаций используется трехчастная структура, в которой присутствует три основные цифры. Первая из них обозначает код структурного подразделения, вторая – код самого журнала по номенклатуре дел учреждения или структурного подразделения, а третья – это порядковый номер поступившего документа.

    В регистрационном номере цифры могут разделяться знаками «дефиса» или «косой черточки». Под датой документа подразумевается число, месяц и год его поступления в канцелярию определенной организации. Сначала все нужные данный до документ заносятся в журнал, а потом уже в правом нижнем углу проставляются дата и регистрационный номер. Это очень важная информация, которая обязательно должна отражаться на самом документе.

    Входящая корреспонденция подразделяется на внутреннюю и внешнюю. Она может поступать в виде таких документов, как:

  • Объяснительные и служебные записки.
  • Распоряжения.
  • Заявления.
  • Письма.
  • Телеграммы.
  • Различные справки.
  • Исполнителем называют сотрудника, который поставлен руководством для решения вопросов, прописанных в документах. Корреспондент – это отправитель письма, то есть автор документа. Должны быть прописаны его инициалы.

    Если корреспондентом является юридическое лицо, указывается название организации (в обязательном порядке).

    Дополнительные графы

    Отметка об исполнении и резолюция считаются наиболее распространенными графами, которые могут быть дополнительно внесены в журнал регистрации входящих писем.

    Руководитель рассматривает входящий документ, а потом пишет на нем резолюцию. Это административная надпись для исполнителя, которая говорит о том, что необходимо сделать, то есть даются дальнейшие указания. Резолюция прописывается на документе и полностью переписывается в регистрационный журнал. По ней можно контролировать исполнение поручения руководства компании.

    Отметкой об исполнении является конечный результат работы с конкретным единственным документом. Обычно пишется просто слово «Выполнено», но лучше расписывать информацию более подробно, чтобы потом избежать каких-то недочетов и спорных моментов. Эксперты советуют включать в журнал дату резолюции, которая поможет проследить за тем, насколько затянулось принятие решения об исполнении указанного документа.

    В некоторых случаях в журнал регистрации входящих документов включают следующие графы:

  • Количество листов документа и метод его доставки.
  • Номер дела.
  • Примечание (одно или несколько).
  • к содержанию

    Правила заполнения журнала

    Еще до начала фиксации входящей корреспонденции потребуется указать на титульном листе наименование организации и дату открытия журнала. На последующих страницах размещается информация о лицах, которые ответственны за принятие писем и иных документов:

  • ФИО, занимаемая должность.
  • Период работы.
  • Подпись.
  • Непосредственная регистрация документов начинается только с четвертой страницы журнала. Еще до начала работы необходимо его пронумеровать. Нумерация должна быть сквозной и начинаться каждый год. При этом журнал новый не заводится, записи можно продолжать в старом. Срок хранения документа не должен превышать пять лет. А вот прошивать его необязательно. К документам строгой отчетности эта книга не имеет никакого отношения.

    Еще в день поступления в организацию журнал должен быть зарегистрирован. Это делается один раз. Документу присваивается уникальный номер. Число и наименование столбцов зависит исключительно от специфики организации и порядка делопроизводства.

    Что касается нерегистрируемой корреспонденции (поздравительные телеграммы, буклеты и рекламные листовки), то она просто заносится в инструкцию и утверждается приказом. Журнал для ее регистрации не требуется.

    Титульная страница журнала выглядит следующим образом:

    На второй и третьей страницах журнала располагается раздел Работники, ответственные за ведение журнала

    Форма журнала

    Утвержденной законом формы журнала регистрации исходящих документов нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф обычно отличается.

    Мы предлагаем журнал, в котором есть все основные традиционные для кадровой практики графы, а также дополнительно пустые графы, которые могут быть заполнены пользователями при необходимости по своему усмотрению.

    Графы, которые могут быть добавлены работодателем:

    —         способ отправки (почтой, курьером),

    —         вид отправки,

    —         количество листов в документе,

    —         должность, фамилия, имя, отчество лица, подписавшего документ,

    Журнал учета личных карточек работников т-2 — кадры в порядке

    Пример наполнения книжки учета личных карточек работкников т-2 трудовых. Мне, как юному руководителю, это помогает сориентироваться в разных ситуациях и развиваться мастерски. Эталон обложки журнальчика регистрации вводного инструктажа по охране труда. Т-2гс (мс) отражается общий трудовой стаж, также непрерывный, стаж гос службы для прибавки за выслугу лет и для доплаты к пенсии. Большущее спасибо команде редакции журнальчика кадровик-практик за проделанную работу!

    В таблице указывают наименование образовательного учреждения, дату его окончания, номер, серию и дату выдачи документа об образовании, полученную специальность. Карточки систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям, в границах схожих фамилий по именам и отчествам. (в образчике формы т-2 — личная карточка, алфавит и, таб.номер, пол м)так что не нужно совершенно.

    Пример заполнения книги учета личных карточек работкников т

    Занесите сведения о проведении вводного инструктажа по охране труда в соответственный журнальчик. С надлежащими документами по охране труда работник должен быть осведомлен до подписания трудового контракта. На основании каких документов должно осуществляться наполнение т-2 при приеме на работу? Книжка регистрации личной карточки работник (форма т-2). Регистрационный номер карточки, данные о гражданах припаса, движение карточек, примечание (отметка о сдаче карточки в архив).

    Журнал учета личных карточек заказать в минске

    Аннотации о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением белкомархива от 26. Эталон выдержки из журнальчика регистрации вводного инструктажа по охране труда смотрите в рубрике нужная документация на с. К работодателям-предпринимателям это требование не относится, но они вправе их вести. Личная карточка учёта выдачи спецодежды — форум журнальчика помогите отыскать эталон. На практике наполнение личной карточки предоставляется лицу. Первичный инструктаж на рабочем месте проводят до начала самостоятельной работы с вновь принятыми работниками. Журнальчик учета личных карточек (форма т-2) людей, пребывающих в припасе.

    Источники: kucher.ru, lawyer-consult.ru, ru-act.com, www.kadrovik-praktik.ru, stradivary.com

    ;

    Журнал учета исходящей корреспонденции образец

    Удобный поиск законов, кодексов, приказов и других документов. Какую бы форму ведения журнала вы ни избрали, он должен содержать несколько обязательных граф, без. Журнал регистрации исходящей корреспонденции в администрации города образец Делопроизводство. Как следует вести журнал регистрации исходящей корреспонденции? Форма N 1а ЖУРНАЛ УЧЕТА ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ. Образец журнала регистрации входящих документов. Сегодня существуют электронные формы учета, однако образец журнала регистрации в бумажном виде. Подскажите, пожалуйста, можно ли в одном журнале вести учет и входящей и исходящей корреспонденции, если с одной стороны регистрировать входящие, а с. Cкачать образец документа Журнал регистрации исходящих документов. Как правило, отдельно регистрируют входящие, и отдельно исходящие документы. Важно учет должен вестись накопительно, с начала календарного года, без пропусков. Просто отличная программа для регистрации входящей и исходящей корреспонденции! Так что вести или не вести журналы входящеисходящей корреспонденции решать вам. Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как. Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции Срок полномочий 14. Журнал учта исходящей корреспонденции Журнал учета исходящей корреспонденции пп Дата Исходящий номер Куда, кому направлен документ Краткое. На основании образца журнала регистрации исходящих документов аналогично разрабатывают формы для. Здесь вы сможете бесплатно скачать бланки журнала регистрации исходящих документов. Типовые образцы договоров, документов и других деловых бумаг, своды законов и кодексов, сборник нормативов и. Журнал учета исходящей корреспонденции военного суда. Конституционный Суд РФ в определении от 4 июня 1998 года исходя из правовой позиции. Правила и образец заполнения табеля учета рабочего. Наименование дела, где хранится документ или копия. Форма 1а рекомендуемый образец заполнения. ЖУРНАЛ регистрации исходящих документов Дата документа Регистрационный номер Адресат Краткое содержание Кем подписан документ Исполнитель Отметка о. С днем рождения, любимая школа! Журнал исходящей корреспонденции образец. Журнал регистрации исходящих документов содержит. Вчера купил в комусе журнал регистрации входящейисходящей корреспонденции и. Директор, на него ставится живой штамп исходящего и от руки пишутся номер и дата. Журнал регистрации для входящей корреспонденции и документов не является обязательным, однако он упрощает учет. Средств и способов решения вашего вопроса предостаточно. Макет из архива типографии РИОН журнал RA0576. Образца журнала регистрации исходящих. Сентября наша любимая школа отметила свой 38ой день рождения. Образец журнала регистрации исходящих документов. Журнал регистрации исходящей отправляемой корреспонденции это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения об. Образец для входящих документов. Форма 1 Журнал регистрации исходящей корреспонденции образец Журнал. Как вести журнал учета алкогольной продукции в рознице с 2016. Во время выполнения процедуры регистрации корреспонденции бухгалтерского учета операции, имеющие. На странице представлен образец бланка документа Журнал учета исходящей корреспонденции. Журнал учета образцов изделий и материалов, сувениров подарков, получаемых от иностранцев. В организации может существовать несколько журналов учета. Журнал регистрации исходящих документов применяется для регистрации документов. Всю входящую корреспонденцию конверты, пакеты, документы без конвертов и. Лицо книга учета входящей и исходящей корреспонденции образец подняла руку. Образец, елабуге и других городах Татарстана одно из основных направлений деятельности. Журнал учета входящей корреспонденции образец. Это делается для того, чтобы в учете не было мертвых душ документов, которые зарегистрировали, но. В данной статье предлагаем скачать образец журнала регистрации для.Потапова Учет мнения профкома при утверждении формы расчетного листка Справочник кадровика, 08, 2012 Дополнительные материалы. Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения допускается удалить, добавить или. Журнал регистрации исходящей корреспонденции образец заполнения. Аналогичным образом заполняются графы журнала регистрации исходящих документов. Дополнительно подтвердить время и факт отправки получения документа по факсу, следует еще вести журналы учета входящей и исходящей корреспонденции. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29. Журнал учета входящей корреспонденции. Запись об использовании машинного времени и замеченных дефектах работы машин в журнал по учету. Журнал регистрации исходящей корреспонденции в администрации города образец заполнения. Графы для заполнения Журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции. В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе. Журнал учета исходящей корреспонденции. Приложение N 4 к Правилам нотариального делопроизводства Образец ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ N пп Дата регистрации документа Дата и. Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящихисходящих бумаг. Формировать новые типы документов и редактировать существующие. Журнал регистрации исходящей отправляемой корреспонденции Бланки Образец заполнения журнала регистрации исходящих и Журнал регистрации исходящих. Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Журнал регистрации исходящих документов ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ. Вести учет входящих и исходящих документов. Журнал карточки учета членов Профсоюза Постоянно 7. ЖУРНАЛ УЧЕТА ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ Форма N 1а утв. Приложение N 2 к Приказу Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15. Журнал регистрации исходящих документов. Скачать образец журнала регистрации. Журнал входного учета и контроля качества. Программа учета Удобный ЖУРНАЛ электронный журнал регистрации корреспонденции, входящих и исходящих писем. Журнал регистрации исходящей отправляемой корреспонденции он. Бланк журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции по форме Министерства Образования и Науки. Журнал регистрации исходящей корреспонденции образец. В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала. Журнал регистрации исходящей корреспонденции образец для заполнения по предприятию. Журнал регистрации входящей корреспонденции должен быть прошит и прошнурован, после чего также скреплен. Исходящей международной письменной корреспонденции. Вся поступающая в организацию корреспонденция принимается и. Приказом Судебного Департамента при Верховном Суде РФ от 29. При ведении делопроизводства необходимо знать действующие правила регистрации исходящей корреспонденции


    Входящие и исходящие документы как правило. Журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции. Для корреспонденции предназначенной подразделениям там. Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Экспериментальные образцы получают в заданных условиях с учетом. N 161 Форма N 1 ЖУРНАЛ УЧЕТА ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ T. Учета входящей корреспонденции в нем будут графы порядковый номер, дата. Но для большой организации, откуда идет большой поток исходящей корреспонденции, желательно иметь для учета. Главное преимущество такой формы ведения учета оперативность поиска нужной информации. Можно вести журнал учета работников, выбывающих в. Образец документа Журнал регистрации исходящей корреспонденции.

    В Польше отметили 880-летие великого азербайджанского поэта и мыслителя Низами Гянджеви — АЗЕРТАДЖ

    Варшава, 1 декабря, АЗЕРТАДЖ

    В рамках сотрудничества посольства Азербайджанской Республики в Республике Польша, Международного фонда тюркской культуры и наследия и Государственного комитета Азербайджанской Республики по работе с диаспорой в столице Польши Варшаве прошла торжественная церемония, посвященная 880-летию великого азербайджанского поэта и мыслителя Низами Гянджеви.

    Как сообщает АЗЕРТАДЖ, на мероприятии состоялась презентация книги избранных произведений Низами на польском языке, а также почтовой открытки, посвященной поэту. На церемонии гостям была представлена выставка картин молодой азербайджанской художницы, автора иллюстраций книги — Марьям Асадовой.

    В мероприятии приняли участие президент Международного фонда тюркской культуры и наследия Гюнай Эфендиева, президент Польской академии наук Ежи Душинский, муфтий польских мусульман Польши Томаш Мишкевич, президент Союза польских писателей Анна Нашиловска, представители Польской почты, руководители высших учебных заведений, академического общества, государственные и общественные деятели, члены дипломатического корпуса, действующего в стране, а также азербайджанцы, проживающие в Польше.

    Открывая мероприятие, посол Азербайджанской Республики в Республике Польша Наргиз Гурбанова подчеркнула, что сегодня отмечается 880-летний юбилей великого азербайджанского поэта и мыслителя Низами Гянджеви. Посол выразил особую благодарность президенту Международного фонда тюркской культуры и наследия Гюнай Эфендиевой, президенту Польской академии наук Ежи Душинскому и Государственному комитету Азербайджанской Республики по работе с диаспорой за поддержку, оказанную в подготовке мероприятия и книги, посвященной Низами Гянджеви.

    Говоря о творчестве Низами Гянджеви, Н. Гурбанова отметила, что «Хамсе» поэта, его бессмертные произведения, состоящие из газелей, гасид и рубаи были переведены на многие иностранные языки не только на Ближнем и Среднем Востоке, но и в дальнем зарубежье и до сих пор пользуются большой популярностью.

    Н.Гурбанова отметила, что 2021 год объявлен Распоряжением Президента Азербайджанской Республики Ильхама Алиева Годом Низами Гянджеви и оценила организацию этого литературно-музыкального вечера как важный вклад в сохранение великого наследия поэта.

    Выступившая на церемонии, президент Международного фонда тюркской культуры и наследия Гюнай Эфендиева выразила удовлетворение проведением мероприятия на родине Фредерика Шопена и Адама Мицкевича – Польше, в одном из красивейших городов Европы — Варшаве.

    Президент фонда отметила, что этот год знаменателен тем, что весь тюркский мир празднует победу восстановления территориальной целостности Азербайджана и возвращения его исторических земель – Карабаха. Гюнай Эфендиева также подчеркнула, что в этом году весь тюркский мир отмечает юбилеи великих личностей – Низами, Юнуса Эмре, Алишера Навои и многих других.

    «880 лет — очень значимая цифра, но наследие, которое оставил нам Низами, переходит рамки этих 880 лет. Низами всегда современен. Ценности, являющиеся основой его творчества — общечеловеческие ценности», — сказала президент фонда.

    Говоря об одном из культурных центров Азербайджана, где жил и творил Низами – городе Гянджа, именуемым самим поэтом «Краем волшебников», Гюнай Эфендиева отметила, что его творчество является достоянием всего тюркского мира. Г.Эфендиева оценила объявление Президентом Азербайджанской Республики Ильхамом Алиевым Года Низами Гянджеви как яркое выражение большого уважения не только к классической азербайджанской, но и к общетюркской литературе.

    Предоставляя информацию о деятельности возглавляемой ею организации, Гюнай Эфендиева также отметила, что фонд, объединяя различные культуры и цивилизации, старается создать между ними мощный культурный пласт.

    Выступивший на мероприятии президент Польской академии наук Польши Ежи Душинский рассказал о важности церемонии, посвященной 880-летнему юбилею великого азербайджанского поэта Низами Гянджеви. Отметив, что Н.Гянджеви любят не только в Азербайджане и на Востоке, но и в западном мире, Е.Душинский также подчеркнул его влияние на мировую литературу и философскую мысль. Душинский выразил благодарность всем, кто внес свой вклад в организацию мероприятия, а также передал свои поздравления азербайджанскому народу.

    Выступившая на мероприятии, президент Союза польских писателей Анна Нашиловска рассказала об изданной на польском языке книге, состоящей из избранных произведений Низами Гянджеви. Подчеркнув, что стихи Низами Гянджеви впервые увидели свет на польском языке, она с уверенностью отметила, что произведения великого поэта, отраженные в книге, будут любимы в Польше.

    В художественной части мероприятия на польском и азербайджанском языках прозвучали избранные стихи Низами Гянджеви в исполнении польской исследовательницы азербайджанского музыкального искусства Анеты Стрземзальски и молодого студента Ильхама Гулиева. Церемония продолжилась концертной программой. В мероприятии приняли участие азербайджанские и австрийские артисты, занимающиеся творческой деятельностью в Австрии: лауреат международных конкурсов, пианист, композитор и дирижер Абузар Манафзаде, лауреат международных конкурсов Орхан Джалилов (баритон) и актриса Карен Дангер-Манафзаде (сопрано). Прозвучали романсы У.Гаджибейли «Без тебя», «Возлюбленная» и другие музыкальные произведения на стихи Низами Гянджеви.

    В завершении церемонии гостям были представлены образцы азербайджанской национальной кухни и сладости.

    Мероприятие широко освещалось польскими средствами массовой информации.

    Эльгюн Нифтали

    собкор АЗЕРТАДЖ

    Варшава

    AZERTAG.AZ :В Польше отметили 880-летие великого азербайджанского поэта и мыслителя Низами Гянджеви

    © При использовании информации гиперссылка обязательна.

    При обнаружении в тексте ошибки, надо ее выделить, нажав на клавиши ctrl + enter, и отправить нам

    Как правильно вести учет входящей и исходящей корреспонденции в организации

    О преимуществах использования электронного документооборота в организации и выборе СЭД уже было подробно изложено, прочитайте кому это интересно. Регистрации подлежат документы, требующие учета и исполнения. Входящие документы, независимо от способа их доставки, сортируются, регистрируются и передаются внутренним адресатам лицом, ответственным за прием почты. Каждый день через руки делопроизводителя проходят десятки документов, поступающих в фирму извне: письма, пакеты, e-mail-сообщения клиентов, контрагентов, официальных инстанций. Какие документы нужно регистрировать, а какие — нет, на каждом предприятии определяется собственной инструкцией по делопроизводству.

    ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет КОРРЕСПОНДЕНЦИИ и делопроизводство входящей почты в компании или ИП

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

    Регистрация исходящих документов

    Евгений Сажин Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству. Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях. Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде Word, Excel.

    Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Инфо Регистрация входящей и исходящей документации писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции. Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал.

    Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. Важно При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

    Внимание При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе. Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления. Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа.

    Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: — наименование организации; — очередной порядковый номер; — дату поступления. В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию. Как правило, образец журнала регистрации входящих и исходящих документов оформляется в виде таблицы и имеет 5 столбцов. Далее мы рассмотрим, как правильно их заполнять.

    Какие графы должны присутствовать Журнал исходящих документов образец представлен ниже чаще всего состоит из 5 столбцов:. N 26 от 13 марта г. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму. Москва Предложениепо арендескладскихпомещений Подготовитьпроектдоговора О. Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов.

    Приведем примерную форму такого журнала. N ю от Москва Об участииюристовкомпании вконференции Директор Отправленпочтой 03 Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи. Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных.

    Мы уже не раз рассматривали в статьях виды и особенности исходящих писем. Теперь настало время рассказать о том, как следует вести регистрацию исходящих документов. В данной статье мы подробно рассмотрим, что представляет собой журнал регистрации исходящих документов, правила его заполнения и оформление. Из данного материала вы узнаете:. Правила составления журнала исходящих документов Журнал регистрации исходящих документов в организации имеет не менее важную значимость, чем журнал регистрации входящих писем.

    С их помощью осуществляется фиксация факта отправки документа и его реквизиты. Подобная ошибка может быть сделана механически только в том случае, если вы до сих пор заполняете документ вручную. При оформлении журнала электронным способом, такая ошибка невозможна, так как там порядковые номера устанавливаются автоматом. Но есть документы, которые должны храниться постоянно, в течение всего времени. Это касается основной работы предприятия, кадровых документов и т.

    В этом случае стоит вести отдельный учет постоянных документов в другом журнале. Это относится как к ручному заполнению, так и к электронному. Как правильно прошивать такой журнал и другие документы, расскажет этот видеоролик: Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 8 Москва 8 Санкт-Петербург 8 доб.

    Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности хранят постоянно , приказов по личному составу 75 лет. Журнал регистрации исходящих документов — образец заполнения это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям.

    Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации. Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности. Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует.

    Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал. Регистрировать входящие и исходящие письма можно:. В том случае, когда добровольного разрешения спора не происходит, следующим шагом будет обращение в суд. Ваш e-mail не будет опубликован. Breaking News Как проверить права по номеру прав Документы необходимые для повторного получения загран паспорта Мфц что это такое и чем занимается куда на него жаловаться База поставленных на учет авто Если после покупки квартиры я продаю долю в Могутли спесать пристовы долг с почты банк Оформление комнаты в наследство мфц На сколько выдается шоферская справка Иск к страховой компании о взыскании страхового возмещения пожар Санкции при возврате путевки в санаторий.

    Как вести учет исходящих писем Евгений Сажин Related Articles. Какие нужны документы для межевания Какой срок дают за употребление травы Закон с года о рождении ребенка военнослужащего контракника мужа Содержание: Журнал регистрации исходящих документов: покупка и начало ведения Регистрация исходящих документов 4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов Как следует вести журнал регистрации исходящей корреспонденции?

    Регистрация документов. Журнал регистрации входящих и исходящих документов Журнал регистрации исходящих документов Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно Как вести учет исходящих писем. Регистрация входящей и исходящей документации писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

    Previous Можно ли сразу восстановиться после отчисления. Next Где в городе коврове подают на алимменты. Как правильно написать претензию на некачественное оказание услуг образец В том случае, когда добровольного разрешения спора не происходит, следующим шагом будет обращение в суд. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш e-mail не будет опубликован.

    Как правильно вести журнал входящей корреспонденции

    О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

    Пример 1 СвернутьПоказать Таким способом осуществляется почтовая переписка между Министерством иностранных дел России и посольствами РФ, расположенными в различных зарубежных странах. Да и сегодня, когда на пороге вашего учреждения появляется человек в зеленой фуражке, то у простого смертного начинает учащенно биться сердечко: ага, я принимаю участие в решении важнейших государственных дел шутка! Не бросьте на произвол судьбы с крайне животрепещущим вопросом.

    Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал. Документы подлежат регистрации с целью: К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты:. К нерегистрируемой корреспонденции относят рекламные буклеты, периодические издания, поздравительные открытки и пр. Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях. Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс.

    Как правильно нумеровать корреспонденцию

    Рубрика: Статьи, Технологии делопроизводства. Инфо Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется. Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. Текст входящей телефонограммы записывается печатается получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована. В всех остальных случаях конверты с письмом распечатываются, и в большинстве случаев уничтожаются. Если адрес отправителя, время отправки и дату получения письма можно установить только по конверту, то их рекомендуется сохранить. Также сохраняют конверт в тех случаях, когда между датой регистрации в компании-отправителе и датой получения ее адресатом прошло достаточно много времени.

    Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

    Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета. Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть:.

    В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных.

    Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

    Как правильно вести регистрацию входящей и исходящей документации

    Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы. Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством. Его содержание определяется индивидуально на каждом предприятии исходя из специфики и принятой учетной политики. Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.

    Большинство предприятий все же пришли к выводу, что регистрировать документ нужно. Это удобно и помогает создать организации ответственную репутацию. Плюсы регистрации документа: — сотрудники исполняют документы в срок; — любой сотрудник может проследить за движением документа; — организация имеет статистику документооборота. Этот способ удобнее предыдущего тем, что не нужно для поиска документа просить кого-то и вручную листать страницы журнала. Пропишите их в должностной инструкции каждого. Должны вестись отдельные журналы регистрации документов: входящие, исходящие, приказы, распоряжения, протоколы, договоры, служебные записки, докладные записки, обращения граждан.

    Журнал регистрации входящих документов

    В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций. Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может. Кто занимается регистрацией поступающих и отправляемых писем? Как правильно вести их учет? Кому и зачем это нужно?

    11/8/ · Уважаемые посетители Форума. Прошу Вас подсказать необходимость ведения журнала входящей и исходящей корреспонденции в организации.

    Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму например, в формате Excel , а традиционный бумажный журнал не использовать вообще? Форму регистрационного учета в тетради, Excel или СЭД и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно.

    Бесплатная юридическая помощь

    Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности хранят постоянно , приказов по личному составу 75 лет. Журнал регистрации исходящих документов — образец заполнения это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям.

    Как правильно оформить журнал исходящей и входящей документации

    Журнал регистрации входящей корреспонденции должен быть прошит и прошнурован, после чего также скреплен печатью организации и подписями должностных лиц компании. Журнал регистрации входящей корреспонденции образец. Образец журнала регистрации входящей корреспонденции. Образец документа: Журнал регистрации исходящей корреспонденции.

    Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов.

    Евгений Сажин Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству. Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях.

    Как следует вести журнал регистрации исходящей корреспонденции?

    Любая организация в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Для порядка и сохранности деловой переписки существует система документооборота, и чем четче и слаженней она функционирует, тем меньше впоследствии возникает спорных вопросов, связанных с исполнением того или иного документа. По большому счету, вся почта и документация делится на две группы: входящую ту, что прислана извне и исходящую направляемую самой организацией по собственной инициативе или как ответ на запрос. Для входящей и исходящей документации ведутся два журнала, и регистрируются такие документы по отдельности. Следует сказать, что на крупных предприятиях и в учреждениях где существует специальный отдел по делопроизводству и велик объем исходящей документации распространена практика использования СЭД — системы электронного документооборота. При всех плюсах такой системы ее недостатками являются:.

    Как правильно вести входящую и исходящую документацию

    Сообщения без ответов Активные темы. Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 0. Добавлено: Уважаемые посетители Форума.

    Порядок обработки входящей корреспонденции для целей хранения и архивирования

    Типы корреспонденции

    Персонал отдела документации

    должен быстро и точно обрабатывать различные типы корреспонденции. Входящая корреспонденция будет поступать в архив несколькими способами. Некоторые из них будут доставлены по обычной почте, некоторые вручную, а некоторые по телексу, факсу или электронной почте. Также будут различия в способах адресации пунктов.Некоторые из них будут адресованы министерству, ведомству или агентству, а некоторые — частным лицам по имени или по должности. Другие вопросы могут быть адресованы неадекватно или неразборчиво. Меньшее количество отправлений будет иметь маркировку безопасности или конфиденциальности, такую ​​как «конфиденциально» или «личное». Некоторые письма могут содержать чеки, деньги или другие ценности, которые необходимо будет тщательно регистрировать и учитывать в Отделе документации.

    Открытие почты

    Почта то есть:

    • Помечено как личное или конфиденциальное или адресованное должностному лицу министерства / департамента по личному имени, а не по титулу или должности, следует оставить закрытыми и немедленно передать адресату.

    Почта то есть:

    • Очевидный счет, квитанция, выписка или счет-фактура
    • Возврат отправителю с пометкой в ​​случаях, когда имя отправителя четко идентифицируется
    • Предназначен для неадминистративного отдела

    остается неоткрытым и помещается в соответствующий поддон / поддон для дальнейшей сортировки и доставки. Во всех офисах должен быть по крайней мере один ящик / лоток, предназначенный для входящей почты, в которую помещается неоткрытая обычная внешняя почта.

    Правила обращения с «конфиденциальными» и «личными» письмами и секретными документами должны соблюдаться всегда. (См. Также: Работа с секретными документами и файлами). Все остальные письма должны открываться и проставляться с датой, как только они будут получены в Офисе документации. Во время этого процесса письма должны храниться в ящике или другом подходящем контейнере.

    Разрежьте открытые конверты сверху. Необходимо следить за тем, чтобы содержимое писем не было повреждено при разрезании конвертов.Многие приложения поступают отдельно или отдельно от сопроводительных документов. Прикрепите такие приложения к соответствующим документам, стараясь не повредить чеки, сертификаты или аналогичные предметы. Все приложения должны быть указаны в сопроводительных документах. Это особенно важно, если вложения представляют собой ценные бумаги или личные документы.

    Сертификаты, акты и другие юридические документы требуют особого внимания. Разложите такие документы в отдельных конвертах, отметив на внешней стороне содержание и ссылочный номер файла.Запишите их в регистр или Книгу ценностей и храните в надежном месте. Перекрестная ссылка на файл.

    Заказная почта

    • Входящая заказная почта забирается из почтового отделения курьером в заданное время. Мессенджер должен подписаться на заказное письмо.
    • После этого заказная почта доставляется вместе с обычной входящей почтой в почтовую стойку в офисе документации. Процедура отправки заказной почты аналогична описанной выше обычной почте.
    • После того, как заказное письмо или незарегистрированное письмо с наличными деньгами было обработано, оно доставляется адресату вручную клерком, который следит за тем, чтобы адресат поставил свою подпись в Журнале ценностей в качестве доказательства того, что письмо было получено.
    • После получения всех подписей Журнал ценностей возвращается кассиру Казначейства, который сверяет подписи с полученными деньгами.

    Регистр внутренней корреспонденции и почтовая папка

    После вскрытия почты и учета всех вложений каждое письмо или меморандум должно быть зарегистрировано назначенным должностным лицом в Регистре входящей корреспонденции.Все графы Реестра должны быть заполнены. Первоначально необходимо ввести следующие данные:

    1. Серийный номер (следующий номер по порядку)
    2. Дата письма
    3. Дата получения письма
    4. От кого пришло письмо
    5. Ссылка автора письма
    6. Тема письма

    Начальник отдела документации или назначенное должностное лицо решает, как обращаться с предметами.Например: —

    1. Пометьте обычные документы инструкциями по подаче и передайте их ответственному за подачу офицеру.
    2. Поместите письма, которые не являются обычным делом, в почтовые папки для рассылки. Список будет отличаться от агентства к агентству, но важно, чтобы он был как можно короче, чтобы почтовая папка была быстро возвращена в архив.

    Должностные лица, внесенные в список рассылки, должны незамедлительно обратиться к документам в почтовой папке.Они должны отметить те письма, с которыми они хотели бы иметь дело лично или которые они хотели бы направить своим сотрудникам, указав, кому они должны быть отправлены. Все такие указания должны быть подписаны и датированы должностным лицом, делающим их. Письма нельзя удалять из почтовой папки. Все должны быть возвращены в архив для хранения.

    Если каждый день отправляется более одного тиража почты, корреспонденция, доставленная после отправки тиража, должна быть отложена и включена в последующую партию, за исключением тех, которые имеют пометку «срочно», которая должна быть доставлена ​​немедленно.Офисы документации, получающие почту только один раз в день, могут счесть необходимым иметь второй тираж для работы с почтой, доставляемой вручную.

    Когда почтовая папка возвращается в архив, документы должны быть немедленно помещены в соответствующие файлы. Прежде чем файлы будут переданы назначенным ответственным за действия сотрудникам, сотрудники отдела документации должны отметить в соответствующем листе передачи файлов имя или должность сотрудника, ответственного за действия, и дату передачи (см. — Раздел 7). В Реестре внутренней корреспонденции должна быть занесена следующая информация:

    1. Имя или должность ответственного за действия, которому было передано дело, и дата подачи письма
    2. Номер файла, на котором было размещено письмо

    Дело должно быть доставлено соответствующим офицерам незамедлительно.

    Почта с ценностями

    Почтовые отправления, содержащие чеки, банковские тратты, денежные переводы или другие ценные предметы или которые могут их содержать, должны тщательно охраняться с момента их получения.

    Должен быть подготовлен письменный отчет обо всех почтовых переводах, полученных каждый день (в дополнение к Регистру входящей корреспонденции), который подписан лицом, открывающим почту. Для этого используется книга ценных бумаг или реестр денежных переводов.Сотрудники отдела документации должны внести в Реестр денежных переводов следующую информацию:

    1. Серийный номер
    2. Дата получения
    3. Имя отправителя перевода
    4. Сумма
    5. Реквизиты перевода
    6. Номер чека / Код сортировки банка (только чеки)
    7. Имя и подпись должностного лица при открытии перевода

    Каждый лист реестра должен иметь порядковый номер. Полученные денежные средства должны быть подсчитаны и отмечены в регистре, а также в сопроводительном документе почтовым вскрывателем.В реестре нельзя делать стирания и записи карандашом. Неправильная запись может быть отменена только путем исключения и исправления новой записи, при которой исходная запись остается разборчивой. Все такие изменения должны быть подписаны совместно ответственным за вскрытие документов и надзорным должностным лицом.

    Проверьте все подлежащие оплате инструменты (чеки, денежные переводы, почтовые переводы, банковские переводы и т. Д.), Чтобы убедиться, что: —

    • Сумма соответствует сумме, указанной в квитанции о переводе или другом сопроводительном документе
    • суммы прописью и цифрами согласны
    • дата и данные получателя заполнены правильно
    • переводы подписаны (за исключением почтовых и платежных поручений)

    Если цель, с которой был отправлен денежный перевод, не может быть определена, включите его в ежедневный банковский перевод и примите меры для получения необходимой информации как можно быстрее.

    В случаях, когда деньги явно пропущены или отличаются по сумме от суммы, указанной в документах, полученных по почте, на документе должна быть сделана отметка совместно с лицом, открывающим почту, и надзорным сотрудником. Лицо, отправившее перевод, сразу же извещается об ошибке. Тем временем чек можно сдать в банк.

    Телеграммы и факсы

    • Поместите телеграмму в папки с пометкой «СРОЧНО» сразу после их регистрации.Затем эти папки необходимо незамедлительно передать старшему офицеру для получения указаний о том, как с ними обращаться.
    • По факсу поступает все больше писем. Поскольку по факсу иногда отправляется «нежелательная» почта, убедитесь, что полученные факсы касаются подлинного офисного бизнеса. Следует избегать ненужного использования факса, и следует внимательно подходить к решению, следует ли рассматривать факсы как срочно. Обычная несрочная корреспонденция не должна отправляться по факсу. В случае сомнений начальник отдела документации должен проконсультироваться с соответствующим ответственным лицом.
    • Отправленный по факсу материал имеет тенденцию выцветать при печати на термобумаге. После того, как будет установлено, что факс относится к служебным делам, необходимо сделать копию факсимильного сообщения и поместить копию в почтовую папку или, при необходимости, в соответствующий файл. Полученный факс следует поместить в файл для исходных факсов.
    • Все входящие факсы в файле факсов должны быть уничтожены через шесть месяцев в обычном порядке. Если оригинал отправленного по факсу документа будет получен позднее в Архивном офисе, его также следует поместить в соответствующий файл.И фотокопия факса, и оригинал документа должны быть сохранены в файле, поскольку к фотокопии могли быть добавлены комментарии, написанные оперативными сотрудниками.

    Электронная почта

    • Все больше сообщений поступает по электронной почте на настольные компьютеры оперативников. Однако многие сообщения электронной почты являются обычными или не связаны с официальными делами, и их не нужно будет сохранять после прочтения.
    • Должностные лица, отправляющие или получающие электронную почту, должны решить, относится ли каждое полученное или отправленное электронное письмо к служебным делам и должно ли быть распечатано, чтобы копия помещалась в файл.
    • Во всех случаях, когда входящая электронная почта распечатывается для хранения, любой исходящий ответ также должен быть распечатан и приложен к входящему сообщению, где это возможно.
    • Сообщения электронной почты должны относиться к одной теме только для облегчения хранения. Если электронное письмо касается нескольких тем, необходимо будет сделать копии и поместить их в соответствующие файлы.((Правила хранения и хранения электронной почты постоянно пересматриваются и развиваются)

    Секретные документы и файлы

    Распространение «секретных» документов должно быть строго ограничено теми офицерами, которым они нужны для эффективного выполнения своих обязанностей. У них должны быть соответствующие зазоры.

    Процедура обработки исходящей корреспонденции для целей хранения и архивирования

    • Исходящие меморандумы также должны иметь заголовок или строку темы (например,грамм. Re: Программа управления архивами и записями). «Знаки безопасности» или «метки конфиденциальности» печатаются на видном месте вверху и внизу каждого листа.
    • Если исходящему письму или меморандуму был присвоен неправильный ссылочный код, сотрудники отдела документации исправят ссылочный код и уведомят об изменении лицо, подготовившее его.
    • После подписания письма или меморандума ответственным за действия, они должны быть возвращены в архив для отправки.

    Характеристики исходящих писем

    Для обеспечения того, чтобы имидж правительства, отраженный в исходящей корреспонденции, был последовательным и профессиональным, рекомендуется, чтобы исходящие письма были подготовлены в соответствии со следующими требованиями:

    • 12 пунктов шрифта Helvetia или Times Roman. Не используйте шрифты Courier
    • Набран на соответствующем правительственном бланке. Фирменный бланк должен быть напечатан в метрической системе размеров
    • .
    • Поля должны быть 1 дюйм
    • Следует использовать стиль блока
    • Ссылочный номер файла должен быть вверху буквы
    • Инициалы автора и машинистки должны располагаться под блоком подписи
    • Вложения указаны под инициалами отправителя и машинистки
    • Код заголовка файла текстового редактора должен отображаться внизу страницы, когда это необходимо.

    Копии файлов

    Копии всей исходящей корреспонденции всегда должны быть подготовлены и отправлены в архив для хранения.

    Размещение букв «F / C» рядом с номером файла / справочным кодом должно указывать на то, что документ является копией файла исходящей корреспонденции.

    Копия файла затем должна быть помещена в межведомственный почтовый конверт в поддон / лоток, предназначенный для документов / файлов, и отправлена ​​сотруднику по документации. Не позволяйте копиям документов накапливаться в течение длительного времени перед их отправкой на регистрацию, так как это приведет к задержке регистрации в Офисе документации.

    Регистр исходящей почты и исходящей корреспонденции

    Подготовка писем к отправке:

    Персонал отдела документации

    отвечает за проверку исходящей почты, обеспечение правильности имен, адресов и ссылок, а также наличие всех вложений и приложений. После того, как письмо было подписано и датировано ответственным за действия, оно должно быть возвращено в архив для отправки. Персонал Records отвечает за сортировку исходящей почты по соответствующим категориям и за ведение записей о том, что было отправлено.В реестре исходящей корреспонденции заносится следующая информация об уходящих из офиса письмах:

    • заводской номер
    • дата получения письма для отправки
    • тема письма
    • справочный номер письма
    • имя получателя письма
    • способ отправки (ручная или почтовая)

    Диспетчерская книга офисного помощника

    Письма, доставляемые в руки, записываются в диспетчерской.Будут введены следующие данные:

    • дата отправки письма
    • справочный номер письма
    • Имя помощника / курьера
    • куда отправлено (министерство / ведомство / подразделение)
    • имя и подпись принимающего лица и дата

    Доставка почты

    Офис документации передаст всю почту, готовую к отправке, офисному помощнику / посыльному вместе с диспетчерской книгой посыльного. При доставке писем курьер должен получить имя и подпись или инициалы лиц, которым он доставляет письма.Об этом пишется в последней колонке диспетчерской вместе с датой получения.

    Обработка входящей или входящей почты в офисе

    Эта статья проливает свет на семь основных шагов, необходимых для обработки входящей или входящей почты в офисе. Шаги: 1. Получение и открытие почты 2. Проверка содержания 3. Штамп даты 4. Запись 5. Сортировка 6. Распространение 7. Отслеживание.

    Шаг № 1. Получение и открытие почты:

    В небольшом офисе почту принимает и открывает секретарь или офис-менеджер.

    Почту можно получить любым из следующих способов:

    (a) Почта, доставляемая почтальоном непосредственно из почтового отделения через регулярные промежутки времени;

    (b) Почта, получаемая непосредственно отделением из почтового отделения один или два раза в день в почтовом мешке или отдельно, когда почтовый ящик находится в почтовом отделении;

    (c) Почта, полученная через курьеров по системе «peon book»,

    (d) Почта, полученная через «курьерскую» систему.

    Почту обычно открывают вручную, но можно использовать машину для открывания писем, когда количество полученных писем очень велико. Машина обрезает каждый конверт очень точно по краю, не повреждая закрытый материал. Машина может открывать несколько сотен букв в минуту, если она работает от электричества. Письма с пометкой «конфиденциально» или «личное» не открываются и отправляются напрямую соответствующим адресатам.

    Любая полученная телеграмма должна быть немедленно отправлена ​​в соответствующий отдел или лицо.После вскрытия конверта должно быть видно, что все содержимое извлечено. Иногда конверт сохраняется и скрепляется с содержимым в качестве доказательства даты и места отправки, указанных на почтовой печати.

    Шаг № 2. Проверка содержания:

    Содержимое конвертов необходимо тщательно изучить или проверить в следующих целях:

    (a) Чтобы узнать, в какой отдел следует отправить письмо;

    (b) Проверить, существуют ли вложения, упомянутые в письме, на самом деле или соответствуют ли они описанию.Вложения могут включать чеки, тратты и т. Д. Клерк после проверки ставит отметку о получении на соответствующем письме и немедленно отправляет чеки или тратты в кассу для необходимых действий.

    Иногда по почте приходит большое количество чеков, тратт и почтовых переводов. В этом случае предпочтительно, чтобы клерк, открывающий почту, составлял список всех таких квитанций, составлял общую сумму и затем отправлял список, подписавшись на нем, кассиру.Это сделано для защиты от кражи и для безопасности кассира. Этот список также можно проверить с помощью квитанций об оплате.

    Шаг № 3. Ставка даты:

    На каждом полученном почтовом отправлении ставится штамп, на котором написано:

    (a) Серийный номер полученного товара,

    (б) Дата получения,

    (c) Время поступления,

    (d) Инициал открывающего поста.

    Печать может производиться с использованием машин «датирования», «нумерации» и «записи времени». В таких машинах есть устройства для автоматической смены цифр при каждом взмахе. Некоторые офисы делают отметку даты более сложной, имея положения для дополнительных записей, таких как дата отправки подтверждения или ответа, дата подачи и т. Д.

    Или для этой цели может использоваться отдельный штамп, который будет использоваться соответствующим отделом.

    Для «составных букв» требуется отдельная обработка:

    Составное письмо — это письмо, которое касается более чем одного отдела или отдельного лица, и должно быть разослано каждому из таких отделов или отдельных лиц.Будет использоваться резиновый штамп другого типа с помещениями для обозначения отделов или лиц, через которые будет последовательно проходить письмо, и он должен быть подписан соответствующим лицом.

    Наконец, письмо отправлено в архив. Или готовятся копии (желательно ксерокопии) и распространяются в смежные отделы.

    В некоторых офисах каждое входящее письмо один раз отправляется секретарю для ознакомления и инициализации.

    Шаг 4.Запись:

    В некоторых офисах ведется реестр под названием «Регистр входящих писем» или «Книга полученных писем», где фиксируются подробные сведения обо всех статьях, полученных по почте. Это имеет большое значение как источник доказательств всякий раз, когда возникают какие-либо сомнения или споры в отношении какой-либо поступающей статьи.

    Это трудоемкое и дорогое дело, поэтому в некоторых офисах этого не делают. В качестве альтернативы можно использовать систему списков почтовых комнат. Список составляется для всех писем и других статей, отправляемых в конкретный отдел в течение дня, и этот список подписывается соответствующим ответственным отделом.Такие списки составляются после сортировки почты.

    Шаг №5. Сортировка:

    После проставления даты и записи письмо должно быть рассортировано для отправки в соответствующие отделы или отдельным лицам. Для сортировки на стол кладут лотки или корзины, предназначенные для разных отделов. В случае, если количество отделений велико, используется ячейка (ящик с разделенными квартирами наподобие ящика).

    Это полезно, когда для большого количества нужно выполнить индивидуальную сортировку.Сортировку нужно проводить очень осторожно, чтобы не было неправильного размещения и не пропустить вольеры. Иногда бывает сложно определить, в какой отдел следует направить письмо. Решение примет руководитель секции, или оно может быть отправлено секретарю или офис-менеджеру.

    Шаг № 6. Распространение:

    Следующим шагом или операцией является рассылка почты по соответствующим отделам или отдельным лицам. Эту работу сделают служащие или носильщики.Письмо будет передано против пафоса принимающим сотрудником или клерком в Реестре. На этом этапе может быть подготовлен список почтовых ящиков. Сообщения, полученные по телефону, должны быть распределены, что может не требовать сортировки.

    Шаг № 7. Сохранение курса:

    Фактически процедура обработки входящей почты будет завершена, когда будут предприняты необходимые действия в отношении соответствующего полученного почтового отправления. На письмо нужно ответить или принять его. Заказ должен быть подтвержден и выполнен или отклонен.

    Если дело не имеет значения, то товар сразу складывается или даже отправляется в корзину для макулатуры или уничтожается. После того, как действие было предпринято, каждое внутреннее письменное сообщение должно быть отправлено на хранение.

    Офис должен иметь определенный распорядок для обработки входящей почты, и руководитель секции получения должен нести ответственность за выполнение этого распорядка. Если какая-либо часть входящей почты остается без присмотра, утеряна или введена в заблуждение, необходимо принять серьезные меры против лица, виновного в невыполнении обязательств.

    Подача

    Что мы подаем?

    Мы храним документы, которые присылают нам другие люди или организации. Мы также храним записи обо всех наших организационных мероприятиях. Это могут быть письма, служебные записки, отчеты, финансовые отчеты, документы политики и т. Д.

    Когда мы подаем?

    Это зависит от того, насколько загружен ваш офис. В очень загруженных организациях подача документов выполняется не реже одного раза в день и обычно первым делом с утра. В небольшом или менее загруженном офисе вы можете подавать один или два раза в неделю.

    Оборудование, используемое для хранения документов

    Шкаф для хранения документов — Он используется для хранения плоских файлов и подвесных или подвесных файлов
    Стальной шкаф — Он используется для хранения больших файлов, которые необходимо запереть
    Штамп с датой — Он используется для датировки документов с печатью, которые получаются ежедневно, так что они хранятся в хронологическом порядке, и поэтому у нас есть запись о том, когда мы получили документ
    Регистр — Он используется для записи файлов, извлеченных и возвращенных
    Полки для хранения документов — Используется для хранения файлов в ящике
    Папка для хранения документов — Это большой файл, который используется для хранения больших документов, которые нельзя поместить в картотечный шкаф.Они хранятся на полках.

    Какие файлы используются и как они используются?

    Папки с зажимами — используются для документов, которые нужно вынимать очень часто; держат документы плотно, чтобы они не выпали.
    Папки — бумажные или картонные папки используются для хранения отдельных документов. Папки помещаются в подвесные или ящичные файлы.
    Подвесная папка — Подвесные файлы используются для хранения документов в картотечных шкафах.Файлы кладутся в ящики в вертикальном положении. Файлы подвески свисают с подставки. Эти файлы всегда остаются в шкафах, но папки внутри них можно вынуть.
    Папки — используются для хранения больших документов, включая журналы и книги.
    Файлы с рычажной аркой -документы надежно хранятся в этих файлах и позволяют просматривать документы, не вынимая их из файла.

    Способы подачи

    Существует 5 методов подачи:

    • Подача по темам / категориям
    • Подача в алфавитном порядке
    • Подача по номерам / в числовом порядке
    • Подача по местам / географическому порядку
    • Подача по датам / Хронологический порядок

    Эти способы хранения называются классификацией и означают объединение схожих вещей.Однако вы можете комбинировать некоторые из этих методов. Например, файлы, которые хранятся вместе в соответствии с тем, о чем мы говорим, подлежат регистрации, но внутри каждого файла документы могут храниться в соответствии с порядком дат.

    1. Категории файлов

    Чтобы сделать файловую систему более полезной, мы можем группировать файлы по КАТЕГОРИЯМ. Категория — это группа / совокупность вещей, которые принадлежат друг другу.

    например. PPWAWU, SARHWU, NUM и NUMSA все принадлежат к категории Союзов.

    Когда мы подготавливаем файлы по категориям, мы стараемся подавать логически; мы собираем файлы вместе, потому что они принадлежат друг другу; мы не складываем их вместе только потому, что они начинаются с одной буквы.

    Например, мы могли бы распределить все наши файлы по категориям. Переписка может быть одной категорией, которая занимает целый ящик нашего картотеки. Внутри этого ящика могут быть подкатегории. Подкатегории могут быть такими, как:

    • Переписка по сбору средств
    • Переписка с другими организациями
    • Переписка с членами
    • Переписка с представителями общественности
    • Переписка с Правлением
      … и так далее.

    Некоторые документы, возможно, придется хранить в двух местах, чтобы облегчить доступ к информации. Например, у вас могут быть категории «спонсоры» и «корреспонденция». В вашей категории спонсоров у вас будет подкатегория для каждого крупного спонсора, и вам иногда придется подавать письмо от спонсора в файл этого спонсора, а также в файл корреспонденции по сбору средств.

    1. Как сформировать категории

    1. Разложите все свои документы на стопки, которые, по вашему мнению, принадлежат друг другу.
    2. Дайте каждой стопке название категории.
    3. Составьте список категорий.
    4. Рассмотрите свой список критически: спросите себя: можем ли мы объединить любые категории ?. Следует ли нам разделить категорию на две категории? Какие подкатегории нам нужны? Нужны ли нам файлы в алфавитном порядке внутри категории?

    Убедитесь, что у вас не слишком много категорий. Каждому не должно быть сложно решить, в какой категории он может найти нужную информацию.

    1. Ключ регистрации

    После того, как вы определились со своими категориями, вам нужно будет составить указатель файлов, чтобы каждый мог понять используемую вами систему и найти нужную информацию.Этот индекс называется регистрационным ключом.

    Составьте ключ регистрации, перечислив все категории и подкатегории в том порядке, в котором они находятся. Убедитесь, что он составлен так, чтобы каждый мог его понять. Положите его на шкаф для документов, а также положите ключ от каждого ящика на переднюю часть ящиков. Раздайте всем копию полного регистрационного ключа.
    Убедитесь, что все, кто занимается хранением, понимают ключ и используют его для хранения.

    1. Новые файлы

    Не создавайте новые файлы, если вы не уверены, что информация логически не вписывается в существующий файл.Поместите новый файл в правильную категорию и немедленно запишите его в ключ для хранения. Раздайте всем копии новых категорий как можно скорее.

    1. Подача корреспонденции

    Все письма должны быть заполнены в 2-х местах

    Входящая почта

    1. Оригинал письма вместе с копией вашего ответа помещается в ФАЙЛ ПРЕДМЕТА.
    2. Вторая копия письма помещается в файл CORRESPONDENCE IN.

    Исходящая почта

    1.Один экземпляр письма попадает в ТЕМНЫЙ ФАЙЛ. Все письма в ответ на ваше письмо должны попадать в этот файл; и вся будущая переписка по этому поводу.
    2. Одна копия помещается в файл CORRESPONDENCE OUT.

    1. Правила подачи документов

    В основе регистрации лежат два основных правила:

    АЛФАБЕТИЧЕСКАЯ ФОРМА — заполнение в соответствии с буквой алфавита. распространяются на все файловые системы.Когда мы подаем по имени, теме и области, мы всегда должны подавать в алфавитном порядке и по дате.

    Правила подачи в алфавитном порядке

    Правило 1: Файл по имени с точки зрения первой буквы
    Пример: A frican Eagle
    B ecker
    D uncan & Co
    G Reenfield

    2: Если первые буквы совпадают, подайте в соответствии со второй буквой.

    Пример: Clarence
    C o etzee
    C u rnow
    C y ril

    Правило 3: Файл в терминах фамилий
    Пример: D onkor, SJ
    komo
    S hongwe RO
    Y esufu ED

    Правило 4: Если фамилии совпадают, файл должен соответствовать начальным
    Пример: Cato, JS
    Cato, JU
    RS Cato, JU
    RS
    Cato, TM

    Правило 5: Некоторые фамилии имеют префиксы и записываются по первой букве префикса
    Пример: d e Gruchy, JR
    d e la Rey, OP
    v an der Linden, MN
    v an Rensburg, MJ

    900 02 Правило 6: При наличии двух фамилий записывайтесь под первой фамилией.
    Пример: M okoena & Khumalo
    N xumalo & Abrahams
    S aloojee & Cassim
    V erachi & Ntuli

    Правило 7: Mac как Mc & M St и Saint все зарегистрированы как Saint
    Пример: MacDonald
    McNair
    M’Namara
    Saint Christopher’s
    St Margaret’s

    Правило 8: Когда в файле нет имени человека, мы указываем САМОЕ ВАЖНОЕ СЛОВО в имя или название МЕСТА
    Пример: A ctive Wheel Co
    The S tar
    Город J ohannesburg
    N orthcliff Printers

    1. Удаление файлов — [Используйте регистрационный ключ]

    Убедитесь, что вы не потеряете файлы

    Когда люди вынимают файлы из файловой системы или вынимают документы из файла, мы должны гарантировать, что они не потеряют их или забудьте вернуть их.Люди никогда не должны вынимать файлы приостановки, они должны вынимать только плоскую папку внутри файла. Чтобы отслеживать файлы, нам нужно записывать все файлы или документы, которые люди заимствуют.

    Для этого мы можем использовать:

    Книгу с разложением по файлам — книга с разложением по файлам — это просто книга, в которой мы пишем

    • Кто одолжил файл или документ
    • Имя файла или документа
    • Когда они одолжили
    • Когда они вернули

    Пример:

    ИМЯ ФАЙЛ ДОКУМЕНТ ДАТА ВЫНУЖДЕНА 907 907 ДАТА ВОЗВРАТА 907 907 Файл отчетов 10-02-2001 12-02-2001
    Г-н Нгвенья Финансовый файл 23-01-2001

    Лицо, ответственное за обслуживание системы, может использовать файл -out книга, чтобы проверить, у кого какие файлы, и напомнить им вернуть их.

    Карточка картотеки — карточки картотеки используются в картотеке. Они того же размера, что и файлы, и помещаются на место заимствованного файла.
    На разгрузочной карточке мы записываем ту же информацию, что и в книге, т.е.

    • Кто одолжил файл или документ
    • Имя файла или документа
    • Когда они его взяли
    • Когда они его вернули
    ИМЯ ФАЙЛ ДАТА ВЫНУЖДЕНА ДАТА ВОЗВРАЩАЕТСЯ

    Сохранение информации только для всех в нашей организации умеют найти нужные нам документы.Мы храним информацию, чтобы ее было легко найти. Поиск информации в файлах называется поиском информации.

    Каждый, кому нужно использовать файлы, должен иметь возможность быстро и легко находить информацию. Это означает, что они должны знать используемый нами метод подачи документов.

    Методическая книга может быть небольшой книгой, которую мы используем, чтобы объяснить, как мы храним документы. Например:

    • Все письма подаются по переписке
    • Все членские билеты подаются под номером
    • Отчеты подаются по темам

    Индексная книга также может помочь нам в поиске файлов.Название каждого файла может быть написано на странице с этой буквой. Например:
    Файл МИНУТ записывается на странице M. Затем мы можем написать, где находится этот файл:
    «МИНУТЫ — картотечный шкаф 1, ящик 2 или файл арки рычага 4»

    1. Процедура подачи, обслуживание и безопасность

    Процедура подачи

    Шаг 1: Получение документа
    Если это письмо или документ, пришедший по почте, вы записываете его
    в реестр «полученных писем» и указываете дату получения или дату на нем

    Шаг 2: Действие
    Переслать письмо / документ человеку, который должен с этим иметь дело.

    Шаг 3: Дальнейшие действия
    Убедитесь, что письмо обработано.

    Шаг 4: Сбор документов для подачи
    Все документы и две копии ответов должны быть собраны в лоток для папок.

    Шаг 5. Подача документов
    Выберите регулярное время для подачи документов каждый день, чтобы никогда не остаться с огромной грудой разрозненных документов. Используйте сортировщик, который поможет вам подавать и не забывать упорядочивать файлы по дате.

    Поддержание файловой системы

    Одна из наиболее важных причин, по которой мы храним документы, — это обеспечение безопасности документов.Поэтому очень важно следить за тем, чтобы все документы и файлы были в хорошем состоянии. Вот несколько способов сделать это:

    • Храните документы, ожидающие отправки, в лотки, не оставляйте их лежать на столах или полках.
    • Храните документы как минимум один раз в день или, если ваша организация очень мала, вы можете делать это один раз в неделю.
    • Не кладите слишком много файлов или папок
    • Накладывайте новые обложки на старые файлы, которые часто используются, изношены или порваны.
    • Файлы ящиков и файлы арок рычагов могут содержать больше, чем просто папки.
    • Никогда не допускайте переполнения ящиков или полок для хранения документов. При необходимости приобретите новые шкафы для документов.

    Надлежащее ведение домашнего хозяйства и безопасность

    В конце каждого дня вам следует:

    • Хранить все документы, которые вы можете хранить вся макулатура в мусорных баках
    • Оставьте столы в порядке


    ПРИМЕР КЛЮЧА ДЛЯ ЗАПИСИ

    1.ОБЩЕЕ УПРАВЛЕНИЕ

    1.A Переписка

    1.A.1 Директор
    1.A.2 Бухгалтер
    1.A.3 Сотрудники по обучению
    1.A.4 Административные сотрудники
    1.A.5 Program Co -координаторы

    1.B Операции

    1.B.1 Аренда, почтовый ящик, телефоны, факсы и т. д.
    1.B.2 Внутренние организационные формы
    1.B.3 Список рассылки
    1.B. 4 Устав, Устав, юридическая документация и т. Д.
    1.B.5 Инвентаризация офисного оборудования, соглашения о сервисном и техническом обслуживании и т. Д.
    1.B.6 Разное

    1.C Комитеты

    1.C.1 Отчеты директора
    1.C.2 Протоколы и отчеты
    1.C.3 Финансовый комитет

    1.D Планирование

    1.D.1 Собрания годового планирования
    1.D.2 Вопросы планирования
    1.D.3 Цели
    1.D.4 Оценки

    2. ЗАНЯТОСТЬ / ПЕРСОНАЛ

    2.A Процедуры

    2.A.1 Кадровые процедуры
    2.A.2 Условия найма
    2.A.3 Трудовой договор
    2.A.4 Вводный курс
    2.A.5 Должностные инструкции
    2.A.6 Система управления эффективностью
    2.A.7 Отпуск

    2.B Персонал

    2.B .1 Текущие сотрудники в алфавитном порядке (заблокированы в кабинете директора)
    2.B.2 Отзывы
    2.B.3 Обучение персонала
    2.B.4 Заявления о приеме на работу

    3. ФИНАНСЫ

    3.A Финансы Администрация

    3.A.1 Бюджет
    3.A.2 Заработная плата
    3.A.3 Финансовая отчетность
    3.A.4 Мелкая наличность
    3.A.5 Отчет аудитора
    3.A.6 Налог
    3.A.7 Стратегии
    3.A.8 Банк
    3.A.9 Должники
    3.A.10 Бухгалтерский учет

    4. ФИНАНСИРОВАНИЕ

    4.A Управление по сбору средств и общие сведения

    4.A.1 Закон о сборе средств
    4.A.2 Планирование сбора средств и отправленные предложения
    4.A.3 Системы сбора средств
    4.A.4 Поездки и кампании по сбору средств

    4.B Финансовые агентства

    4.B.1 Список агентств
    4.B.2 Общий файл для местных фондов
    4.B.3 Бизнес SA в целом
    4.B.4 Контакты по финансированию в США

    4.C Файлы доноров

    4.C .1 Основание DMMA
    4.C.2. SOCTA
    4.C.3. ZDA

    5. ОБУЧЕНИЕ

    5.A Общее

    5.A.1 Отчеты — Учебный отдел
    5.A.2 План и материалы общественных семинаров
    5.A.3 Контракты на обучение
    5.A .4 Обучение навыкам членства
    5.A.5 Обучение офисным навыкам
    5.A.6 Переписка (отдельные файлы для каждого клиента)

    Что такое пересылка? (С шаблоном и примером)

    В бизнесе существует множество ситуаций, когда важная документация пересылается от одного человека к другому, который требует представления и разъяснения. Иногда эти документы содержат конфиденциальную информацию, отчеты или технические детали, требующие краткого объяснения. Сопроводительные письма помогают привлечь внимание получателя информации, чтобы они прочитали ее и быстро ответили.В этой статье мы объясним, что такое рекомендательное письмо и как его составить, с советами, примером и шаблоном, которые помогут вам написать собственное.

    Что такое передаточное письмо?

    Сопроводительное письмо — это тип короткого сопроводительного или делового письма, которое сопровождает документ, чтобы объяснить его цель или важность. Это письмо проясняет переписку, помещая отправленные документы в контекст, чтобы избежать путаницы. Получатели понимают, что они получили и почему они это получили.Для более крупных документов сопроводительное письмо может также включать подробные сведения о важных элементах. В сопроводительных письмах также разъясняются требования или инструкции в отношении прилагаемых документов.

    Например, если вы отправляете отчет, объясняющий, почему продажи значительно упали за последний квартал, в штаб-квартиру компании, вы должны приложить сопроводительное письмо, чтобы кратко объяснить, для чего этот отчет. Это говорит получателям, чего ожидать от прикрепленного документа, чтобы они понимали его важность.Вот несколько примеров использования сопроводительного письма:

    • Когда вам нужно объяснить требования или инструкции в отношении прикрепленного документа
    • При отправке контрактов или проектов, требующих рассмотрения или утверждения
    • Когда вам нужно объяснить, почему прикрепленный документ следует прочитать и принять во внимание
    • Когда необходимо выделить важные моменты документа
    • Когда проект отклонился от первоначальных планов
    • Когда прилагаемый отчет отражает решения, принятые после поданного предложения
    • Когда возникли непредвиденные проблемы, откат проекта
    • Когда проект привел к неожиданным результатам

    Когда использовать сопроводительное письмо

    Сопроводительное письмо обычно используется для передачи информации в письменной форме получателям за пределами вашей организации, которые не полностью вовлечены в ваш проект.Вот наиболее частые случаи использования сопроводительных писем:

    • Научно-технические отчеты
    • Финансовые отчеты или информация
    • Проектные предложения или конкретные детали
    • Конфиденциальные и конфиденциальные документы

    Как написать сопроводительное письмо

    Нет специального способа написать сопроводительное письмо, но большинство из них будет следовать стандартному формату делового письма и быть напечатано на фирменном бланке. Вот общий формат письма:

    1.Включите заголовок с датой и адресом получателя

    Включите заголовок с вашим полным именем и адресом компании, расположенный в верхнем левом углу страницы. На одну строку ниже вашего имени и адреса укажите дату написания письма. Затем в одной строке под адресом укажите полное имя получателя, официальное звание, организацию и адрес.

    2. Приветствуйте получателя соответствующим образом

    Начните свое сопроводительное письмо с короткого приветствия, адресованного получателю письма.

    3. Напишите тело письма

    Текст письма обычно состоит из четырех частей:

    • Цель письма: Этот раздел представляет сопроводительный документ и дает читателю контекст. Объясните, что это за документ и почему вы его отправили, чтобы получатель мог ответить и обработать документ надлежащим образом.
    • Подробная информация о прикрепленном документе: В этом разделе содержится обзор важных деталей или основных моментов прикрепленного документа, которые читатель должен знать перед его чтением.Обязательно укажите название прикрепленного документа.
    • Запрос о последующих действиях или дальнейшие инструкции: В этом разделе получателю может быть предложено связаться с отправителем для получения дополнительной информации или предоставить инструкции о том, что делать с прикрепленным документом, например, чтобы просмотреть и подписать его.
    • Контактная информация: Предоставьте эту информацию получателю, чтобы он мог ответить на вопрос или получить разъяснения по деталям в документе.

    4.Включите короткий заключительный абзац.

    В заключение включите заключительные замечания по приложенному документу, благодарность получателю и заключительное приветствие, например «С уважением, [ваше имя]» или «С уважением, [ваше имя]. »

    Связано: 5 шагов для отличного делового письма

    Советы по написанию сопроводительного письма

    Следующие советы помогут вам в написании хорошо принятого сопроводительного письма:

    • Будьте ясны. Ваш получатель должен легко прочитать и понять, для чего предназначен прилагаемый документ. Сохраняйте логику письма и используйте нетехнический язык, если в этом нет необходимости.
    • Будьте лаконичны. Цель сопроводительного письма — просто предоставить важную информацию о сопроводительном документе. В письме должно быть меньше страницы с предложениями, в которых кратко излагаются только конкретные детали, которые получатель должен знать, прежде чем открывать ваш документ.
    • Будьте дружелюбны. Для сопроводительных писем допускается более разговорный тон, хотя это все еще формальные письма. Установите доброжелательность и поддерживайте позитивный тон на протяжении всего письма.
    • Отправьте вместе с документом. Сопроводительное письмо следует рассматривать как отдельный документ, но всегда отправлять одновременно с представляемым им документом. Это гарантирует, что получатель точно знает, к какому документу относится письмо, потому что оно прикреплено напрямую.
    • Сохраните копию. Вместе с оригиналом письма, которое вы отправляете по почте или электронной почте получателю, сохраните копию для своих файлов на случай, если она вам понадобится для дальнейшего использования.
    • Вычитка. Всегда проверяйте свое письмо перед отправкой, чтобы проверить на наличие ошибок и убедиться, что вы передали информацию четко и полно.

    Связано: 27 советов по корректуре, которые улучшат ваше резюме

    Шаблон сопроводительного письма

    Вот шаблон сопроводительного письма, который поможет вам отформатировать письмо:

    [Имя отправителя]
    [Адрес отправителя ]

    [Имя получателя]
    [Имя получателя]
    [Организация получателя]
    [Уличный адрес получателя]
    [Город, штат, почтовый индекс]

    [Уважаемый (г-н./ Г-жа / Г-жа) Имя и Фамилия,]

    [Первый вводный абзац содержит цель письма и прилагаемый к нему отчет или другой документ. Этот абзац должен содержать общие сведения о документе, например, кто его подготовил и когда.]

    [Этот второй абзац будет содержать подробные сведения о прилагаемом документе, такие как важная информация, которую получатель должен понять о документе, обзор результатов или основные моменты основных результатов и любые неожиданные результаты.]

    [Этот последний абзац будет заключительным. В этом параграфе вы предоставите любые дополнительные примечания к приложенному документу и призыв к действию, если это необходимо.]

    [Если у вас есть какие-либо вопросы относительно прилагаемого отчета, пожалуйста, свяжитесь с (основным контактным лицом) по (номер телефона).]

    [С уважением,]

    [Подпись]
    [Имя отправителя]

    Пример передаточного письма

    Этот пример поможет вам написать первое сопроводительное письмо:

    Jen Henderson
    Digital Drive Inc.
    123 Фолл-авеню
    Мэдисон, штат Висконсин 53716

    Ханна Ричардсон
    Владелец
    Richardson Organic Farm
    456 Саммер-Лейн D60odi D60odi ,

    В пределах присоединенной ROF В маркетинговом отчете вы найдете информацию о возможности маркетинга ваших органических продуктов через веб-сайт Organic Nature и наши рекомендации по конкретному плану действий.

    Наш анализ включал исследование рынка органических продуктов в Висконсине и успехов аналогичных предприятий, продающих свою продукцию в Интернете. Мы поговорили напрямую с командой Organic Nature, чтобы собрать данные и понять, как их веб-сайт повлияет на вашу видимость на рынке и онлайн-продажи. Основываясь на нашем исследовании, мы пришли к выводу, что онлайн-рынок будет выгодным пространством для вашего бизнеса. Мы представили схему маркетингового плана в прилагаемом отчете для вашего ознакомления.

    Спасибо за то, что доверили нам завершить это исследование рынка за вас. Мы ценим ваш бизнес и надеемся на сотрудничество с вами. Просмотрите официальный отчет и поделитесь своими мыслями.

    Если у вас возникнут дополнительные вопросы, свяжитесь со мной в любое время по адресу [email protected] или (608) 123-4567. Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами об этом проекте.

    С уважением,

    [Подпись]

    Jen Henderson

    Добавить контакт

    Важно: Office 2010 больше не поддерживается .Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать где угодно с любого устройства и продолжайте получать поддержку.

    Обновить сейчас

    Создание контакта из контактов

    1. В меню Файл наведите указатель на Новый , а затем щелкните Связаться с .

      Сочетание клавиш Чтобы создать контакт, нажмите Ctrl + Shift + C.

    2. Введите имя контакта.

    3. Введите информацию, которую вы хотите включить в контакт.

      Примечания:

      • Чтобы указать, как должно отображаться имя контакта в строке сообщения Кому , введите имя в поле Отображать как .

      • Чтобы ввести несколько записей в поле, например несколько номеров телефона или адреса электронной почты, щелкните стрелку вниз рядом с полем.

      • Если у вас более одного почтового адреса для контакта, установите флажок Это почтовый адрес , чтобы указать, какой адрес будет использоваться во время слияния.

      Совет: Вы можете быстро создать еще один контакт с той же информацией о компании. В текущем контакте в меню Действия щелкните Новый контакт из той же компании .

    Создать контакт из другого контакта

    Вы можете создать новый контакт из существующего контакта, используя существующий контакт в качестве шаблона, а затем при необходимости изменив любую информацию.

    1. В разделе «Контакты» в представлении Визитные карточки щелкните контакт, который вы хотите использовать в качестве шаблона.

      Примечание: Эту процедуру также можно выполнить в представлениях Адресные карты и Подробные адресные карты .

    2. Нажмите CTRL + C, а затем нажмите CTRL + V.

    3. В поле Обнаружен повторяющийся контакт выберите параметр Добавить новый контакт .

      При сохранении контакта или электронной визитной карточки с тем же именем или именем электронной почты, которое уже существует в папке Контакты , Microsoft Outlook отображает диалоговое окно с параметрами для добавления дубликата контакта в качестве нового контакта. или обновите существующий контакт, добавив в него новую информацию из дублирующего контакта.Чтобы узнать больше, см. Устранение или удаление повторяющихся контактов.

    4. Нажмите Добавить .

      Новый контакт появится в представлении Визитные карточки рядом с скопированным контактом.

    5. Дважды щелкните новый контакт, чтобы открыть его, а затем при необходимости отредактируйте информацию.

    6. Нажмите Сохранить и закрыть .

    Создайте контакт из полученного сообщения электронной почты

    1. Откройте или просмотрите сообщение электронной почты, содержащее имя, которое вы хотите добавить в свой список контактов.

    2. Щелкните правой кнопкой мыши имя отправителя, которого вы хотите включить в контакт, а затем щелкните Добавить в контакты в контекстном меню.

      Примечание: В Outlook нет возможности автоматически добавлять контактную информацию в контакты или адресную книгу при ответе контакту.

    Создайте контакт из полученной электронной визитной карточки

    При сохранении электронной визитной карточки, полученной в сообщении электронной почты, вы создаете новый контакт.Если у вас уже есть контакт с таким же именем, вы можете сохранить дубликат как новый контакт или обновить оригинал.

    1. В открытом сообщении щелкните карточку правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню Добавить в контакты . Новый контакт откроется в контактной форме.

    2. На вкладке Контакт в группе Сохранить щелкните Сохранить и закрыть .

    3. Если у вас уже есть контакт с таким же именем, Outlook обнаружит дубликат. Выполните одно из следующих действий:

      • Выбрать Добавить новый контакт . Это создает дубликат контакта, включая контактную форму и электронную визитную карточку.

      • Выбрать Обновить информацию .Перечислены существующие повторяющиеся контакты. Дважды щелкните контакт, чтобы обновить его, а затем обновите информацию в форме контакта и сохраните ее.

    Новая контактная информация теперь сохраняется в Контактах и ​​доступна в виде электронной визитной карточки, а также в других представлениях. Вы можете вносить изменения в контактную информацию как до, так и после ее сохранения. Чтобы внести изменения в карту после ее сохранения, см. Инструкции в разделе «Создание электронных визитных карточек».

    Примечания:

    • Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши прикрепленный файл .vcf в заголовке сообщения, чтобы открыть контекстное меню и добавить контакт или выбрать другие параметры.

    • Если вы выберете опцию Сохранить и создать в контактной форме, открытый контакт будет сохранен, и откроется новая пустая контактная форма.

    Создать контакт в общей папке

    Эта функция требует использования учетной записи Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 или Exchange Server 2007. Большинство домашних и личных учетных записей не используют Microsoft Exchange.

    1. Откройте общую папку, в которой вы хотите создать контакт.

      Как?

      1. Если список папок не отображается, щелкните меню Go , а затем щелкните Список папок .

      2. Щелкните Общие папки , а затем щелкните папку, которую хотите открыть.

        Если папка, которую вы хотите открыть, находится в другой папке, щелкайте значок «плюс» (+) рядом с каждой вложенной папкой, пока не найдете нужную папку.

    2. В меню Файл наведите указатель на Новый , а затем щелкните Связаться с .

    3. Введите имя нового контакта.

    4. Введите информацию, которую вы хотите включить в контакт.

      Примечания:

      • Чтобы указать, как должно отображаться имя контакта в строке сообщения Кому , введите имя в поле Отображать как .

      • Чтобы ввести несколько записей в поле, например несколько типов телефонных номеров или адресов, щелкните стрелку вниз рядом с полем.

      • Если у вас более одного почтового адреса для контакта, установите флажок Это почтовый адрес , чтобы указать, какой адрес будет использоваться во время слияния.

    5. Нажмите Сохранить и закрыть .

      Новый контакт можно создать только в папке Контакты . Например, вы не можете создать новый контакт в почтовой папке.

    Об этой коллекции | Документы Джорджа Вашингтона | Цифровые коллекции | Библиотека Конгресса

    Документы армейского офицера и первого президента США Джорджа Вашингтона (1732-1799), хранящиеся в Отделе рукописей Библиотеки Конгресса, составляют самую большую коллекцию оригинальных вашингтонских бумаг в мире.Они состоят из примерно 77 000 предметов, накопленных Вашингтоном между 1745 и 1799 годами, включая корреспонденцию, дневники, финансовые и военные записи. Коллекция документирует образование Вашингтона в детстве, его первую карьеру геодезиста, его опыт полковника милиции во время франко-индейской войны, его избрание делегатом Вирджинии на первый и второй Континентальные конгрессы, его роль генерала Континентальной армии во время Война за независимость, его президентство на Конституционном съезде в 1787 году, его два президентских срока (1789-1797) и его выход на пенсию.Также задокументировано его управление Маунт Вернон, его дом на плантации в Вирджинии, а также жизни его семьи, слуг и рабов. Среди известных корреспондентов — Джон Адамс, Бенедикт Арнольд, Эдвард Брэддок, Александр Гамильтон, Джон Хэнкок, Томас Джефферсон и маркиз де Лафайет. Из-за широкого круга интересов, деятельности и корреспондентов Вашингтона, среди которых есть как обычные граждане, так и известные деятели, его статьи являются богатым источником почти по всем аспектам колониальной и ранней американской жизни.

    Описание серии

    Этот сборник статей Джорджа Вашингтона разделен на девять серий, которые перечислены ниже. Дополнительную информацию о некоторых из этих серий можно найти в Примечаниях к сериям на вкладке «Статьи и эссе».

    Серия 1, Упражнения, дневники и обзоры, прим. 1745-1799
    Три тетради (школьные тетради), ок. 1745-1747, хранящиеся в Вашингтоне в возрасте от тринадцати до пятнадцати лет; тридцать шесть дневников, которые Вашингтон вел примерно с шестнадцати лет до своей смерти в 1799 году; а также заметки и рисунки, документирующие раннюю карьеру Вашингтона в качестве геодезиста, 1749–1752 годы, без даты.Для получения дополнительной информации см. Примечания к серии.

    Series 2, Letterbooks, 1754-1799
    Сорок один буклет, используемый Вашингтоном для хранения копий своей корреспонденции, начиная с начала французско-индийской войны и до его смерти. Для получения дополнительной информации см. Примечания к серии.

    Series 3, Varick Transcripts, 1775-1785
    Сорок четыре буклета с копиями корреспонденции, которую Вашингтон накопил в качестве командующего Континентальной армией во время войны за независимость.Они были изготовлены Ричардом Вариком по указанию Вашингтона в 1781-1785 годах. Многие из оригинальных букв, из которых скопировал Варик, относятся к Серии 4. Для получения дополнительной информации см. Примечания к серии.

    Серия 4, Общая переписка, 1697-1799
    Самая большая серия газет Джорджа Вашингтона состоит из 297 томов, содержащих оригиналы писем в Вашингтон и из Вашингтона. Также включены ранние семейные документы, речи, военные приказы, отчеты с фермы и другие документы. Поскольку Вашингтон сохранял черновики своих писем и делал копии исходящей и входящей корреспонденции в печатном буклете, его письма часто существуют в нескольких версиях.

    Серия 5, Финансовые документы, 1750-1796
    Бухгалтерские книги, журналы, бухгалтерские книги, кассовые книги, бумажники, квитанции, счета-фактуры и деловая корреспонденция, заполняющая тридцать четыре тома. Они документируют финансы общественной и частной жизни Вашингтона; его плантация в Маунт-Вернон, включая рабов, которые там жили и работали; его военная служба во время франко-индийской войны и войны за независимость; его президентство и его выход на пенсию. Финансовые документы также содержат много подробной информации о членах семьи, соседях, слугах и других служащих, рабах, врачах, купцах и торговцах, с которыми он имел дело.Для получения дополнительной информации см. Примечания к серии.

    Серия 6, Военные документы, 1755-1798
    Разное собрание из двадцати шести томов, датируемых французско-индийской войной, американской революцией и квази-войной с Францией. За исключением аккуратной книги, которую Вашингтон вел в качестве помощника генерала Эдварда Брэддока во время франко-индейской войны и меморандума ополченцев Вирджинии, это тома, которые Вашингтон накопил за свою военную карьеру, но не создал сам.Большинство из них документируют Войну за независимость и включают в себя аккуратные книги, в том числе некоторые, захваченные у британцев; допросы британских дезертиров, списки офицеров и провизии, военный суд над капитаном Ричардом Липпинкоттом, дневники, копии писем и несколько опубликованных томов военной стратегии. Для получения дополнительной информации см. Примечания к серии.

    Series 7, Applications for Office, 1789-1796
    Тридцать два тома, содержащие письма, полученные Вашингтоном от соискателей, когда он был президентом Соединенных Штатов.

    Серия 8, Разные документы, ок. 1775-1799
    Предметы серии 8 не отличаются по содержанию от рукописей других газет Вашингтона. Они были сданы отдельно только потому, что прибыли в библиотеку отдельно от основной массы вашингтонских бумаг. Они включают корреспонденцию и разные записи 1757-1799 гг .; военные комиссии, почетные звания и другие свидетельства 1775-1798 гг .; ордера на освидетельствование, 1750–1752; и заметки, сделанные Вашингтоном по поводу его чтения, ок.1760-1799. Для получения дополнительной информации см. Примечания к серии.

    Series 9, Addenda, ca. 1732-1943
    Вашингтонские материалы, приобретенные с 1970 года, сгруппированы по дате приобретения, а также предметы, которые были удалены из первых восьми серий как посторонние.

    Транскрипции, включенные на этот веб-сайт

    Некоторые статьи Вашингтона дополнены на этом веб-сайте транскрипциями из опубликованных изданий, перечисленных ниже. Есть некоторые расхождения в дате и тексте между документами в этих опубликованных изданиях и изображениями рукописей.Это связано с тем, что в некоторых случаях редакторы опубликованных изданий использовали черновик, отличный от того, который принадлежит Библиотеке Конгресса. В других случаях архивисты Библиотеки Конгресса и редакторы опубликованных изданий приходили к разной интерпретации дат, корреспондентов или других данных. За исключением издания Diaries Джексона и Тухига, это более старые издания, используемые потому, что они не защищены авторским правом или иным образом являются общественным достоянием. Ссылки на современные издания статей Вашингтона см. В библиографии в разделе «Ресурсы по теме».

    .

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *