Кассовая книга пример заполнения: Порядок ведения и заполнения кассовой книги — образец

Среди десятков важных административных систем, которые вносят существенный вклад в конечный успех вашей компании, финансовый отдел является главным жизненно важным. Помимо сильной команды сотрудников, вам необходимо отслеживать приток и отток денежных средств вашего бизнеса.

Однако, учитывая многочисленные аспекты, мониторинг вашей кредиторской задолженности и документирование всей финансовой деятельности может быть исключительно трудоемким делом.Если вы с нетерпением ждете оптимизации своих ежедневных финансовых рабочих процессов, то кассовая книга будет идеальным выбором. Этот документ позволяет вам фиксировать ежедневные денежные потоки и упорядочивать записи в бухгалтерской книге.

Часть 1
Что такое кассовая книга?

В одном предложении кассовая книга является основным бухгалтерским документом, используемым для учета депозитов и снятий .

Типы Кассовых Книг

Обычно существует три основных типа кассовых книг.Они включают в себя:

1. Простая / Единственная Кассовая книга Колонки

   В основном документирование кассовых операций, простая или одностолбцовая кассовая книга считается самой базовой из трех доступных версий. Как следует из названия, простая кассовая книга содержит только столбцы дебетовых и кредитных операций, которые обычно фиксируют поступления и платежи наличными.
   Совет : Как правило, поступления (притоки денежных средств) регистрируются с левой стороны (кредитная сторона), а дебетовые транзакции обычно фиксируются с правой стороны. Нажмите здесь, чтобы увидеть отличный формат кассовой книги с одним столбцом.

2. Двухколонная кассовая книга

   В отличие от описанной выше модели, в кассовой книге с двумя столбцами имеется дополнительный столбец, который обычно используется для документирования банковских операций.

   Чтобы получить четкую картину кассовой книги с 2 колонками, нажмите здесь.

3. Трехколонная кассовая книга

   Эта расширенная модель включает дополнительный столбец на каждой стороне документа.С дополнительным столбцом, кассовая книга с 3 столбцами позволяет документировать скидки на оплату наличными в результате заимствования, а также скидки, полученные от кредиторов.
   
   Перейдите по этой ссылке, чтобы увидеть идеальный 3-х колоночный образец кассовой книги.

Часть 2
Преимущества кассовой книги

Преимущества кассовой книги

Некоторые из общих плюсов этого бизнес-инструмента включают в себя:

• Прекрасный инструмент для записи, особенно при поиске транзакций, совершенных за определенный период времени.
• Консолидация нескольких транзакций, кассовая книга обеспечивает точную консолидацию банковской выписки
• Имея длинную и невероятно надежную базу данных, этот дотошный документ обеспечивает выдающуюся точку отсчета
• Невероятно всеобъемлющая кассовая книга предлагает дополнительные сведения, важные при проведении проверок
• Помогает вам в принятии рациональных финансовых решений, таким образом регулируя расходы

Часть 3
Как использовать кассовую книгу

Возможно, кассовая книга является одним из наиболее настраиваемых деловых документов .В основе этого универсального инструмента самое важное, чтобы иметь точное понимание того, где каждый элемент должен быть представлен.

Обычно типичная кассовая книга включает в себя два основных раздела (дебетовый и кредитный), в которых фиксируются финансовые операции. В верхней первой строке, особенно в части кредитования, этот документ выделяет начальный остаток денежных средств, обычно известный как стартовый капитал.

ProsperForms — программное обеспечение для ежедневных и еженедельных отчетов о состоянии

После этого на следующем шаге вам необходимо перейти на дебетовую сторону и перечислить транзакции получения наличных.Однако на кредитной стороне дебетовые транзакции отражаются как вычеты и экспоненциально обновляются по мере формирования вашего списка.

Часть 4
Образец кассовой книги

Хотя вышеприведенные рекомендации могут оказаться как-то краткими, что не дает точного представления о применимости этого документа, вы, вероятно, хотели бы улучшить свое понимание, прочитав этот подробный образец образца кассовой книги.

Эта кассовая книга включает транзакции, совершенные в январе 2006 года.Начальный капитал был $ 50 000

Сделок:

• 5 января : купленные вещи на сумму $ 30000 чеком
• 6 января : продано товаров на сумму 17 000
долларов США
• 8 января : снял 1000 долларов США за офисное использование
• 9 января : снял 900 долл. США для оплаты счетов за электроэнергию после последующего снятия 700 долл. США для оплаты аренды (оплачивается чеком)
• 10 января : чеки были проданы на сумму 15 000 долл. США, за которыми последовала распродажа наличными на сумму 5000 долл. США и, наконец, проданные товары на сумму 18 000 долл. США в кредит.
• 11 января : выплаченная заработная плата 2000 долл. США
• 12 января : совершил продажу наличными на сумму 8 000
долларов США
• 14 января : получил чек на сумму 12 000 долларов от покупателей и предоставил скидку в размере 500
долларов США
• 16 января : снял с банка сумму 2500 долл. США за служебное пользование
• 18 января : купленные товары на сумму 12 000 долларов США (наличными), 4 000 долларов США (чек), 25 000 долларов США (в кредит)
• 20 января : продажа за наличные 20 000 долларов и продажа чеков 15 000
• 22 января : заработная плата кредиторов составила 20000 долларов США через чек и получена 1500 долларов США со скидкой
• 24 января : совершил продажу наличными на сумму 3000 долларов США, которая была немедленно депонирована в банк
• 25 января : платная аренда чеком на сумму 1500 долларов плюс заработная плата на сумму 2000
долларов
• 28 января : выплаченная зарплата в размере 6000 долларов США через чековый чек
• 30 января : внесенная сумма $ 10000 на банковский счет
• 31 января : чек на сумму 500 долларов на мелкие деньги

Используя вышеупомянутые детали, мы можем разработать кассовую книгу на январь месяц, которая будет выглядеть следующим образом:

Что включать в кассовую книгу

Типичная кассовая книга будет содержать важные детали, такие как

ProsperForms — программное обеспечение для ежедневных и еженедельных отчетов о состоянии

• Точная дата, когда произошла транзакция
• Получатель / номер доставки для каждого приобретенного товара
• Краткое описание конкретной транзакции
• Текущий дебетовый остаток и кредитный баланс
• Наименование получателя, а также последующие денежные расходы / выручка
• Применяемые налоговые ставки

Часть 5
Рекомендации по созданию кассовой книги

1.Обеспечить отличную запись записей

Отличная кассовая книга должна быть надлежащим образом документирована. По сути, каждое действие транзакции должно быть зафиксировано в правильном столбце. Чтобы контекстуализировать это, вот краткое руководство о том, где должна появляться каждая запись.

• Кассовые чеки — кассовый столбец чековой стороны
• Скидки с учетом дебетовой стороны
• Денежные платежи — кредитная сторона
• Получена скидка-кредитная сторона

2.Обеспечьте чистоту документа

Человек ошибается, и когда записываете свои транзакции, понятно, что в какой-то момент вы можете сделать неправильную запись. Вместо того, чтобы делать многократные отмены, которые могут привести к путанице в вашей кассовой книге, рассмотрите возможность сделать один крест на конкретной записи.

3. Все записи должны быть датированы после каждой транзакции.

Вот пример формы:

Отредактируйте и используйте этот шаблон

ProsperForms — программное обеспечение для ежедневных и еженедельных отчетов о состоянии

Отредактируйте и используйте этот шаблон

Как начать:

Шаг 1: Создайте свою учетную запись и создайте новый апплет, выбрав настраиваемый шаблон.

Опции:

• Установите апплет как «для всей команды», если вы хотите, чтобы все члены команды просматривали записи друг друга.
• Кроме того, вы можете разрешить каждому участнику просматривать только свои собственные записи, а заинтересованным сторонам — просматривать все записи.
• Пригласите гостей с ограниченными разрешениями, если это необходимо.

• Установите напоминания, если вы хотите, чтобы члены вашей команды получали автоматические напоминания по электронной почте.
• Настройте, кто будет добавлять записи, выбрав вкладку «Участники».

Шаг 2: Пользователи нажимают кнопку « Открыть форму заявки », чтобы заполнить ее и отправить.

Шаг 3 : Как только новая запись добавлена, участники с правами «Просмотр» получат уведомление по электронной почте и смогут просмотреть его в режиме реального времени на экране «Таймлайн».

• Нажмите «Изменить», чтобы изменить статус или другие соответствующие атрибуты.
• Сотрудники могут обсуждать записи в режиме реального времени — у каждой записи есть свой раздел для комментариев в реальном времени.
• Добавить неограниченное количество вложений (документы, изображения, фотографии, видео, аудио заметки, файлы) к записи.
• Экспортируйте записи или делитесь ими через Интернет.

Шаг 4 : Получите мгновенный доступ к историческим данным и файлам с мощными возможностями поиска и фильтрации.

Шаг 5 : Экран информационной панели позволяет сэкономить время, когда вы хотите проверить обзор высокого уровня, с быстрым получением необходимой информации одним щелчком мыши.

Начните сейчас

,

видов мелкой кассовой книги в бухгалтерском учете (с диаграммами и примерами)

В небольших или крупных компаниях существует 2 вида мелкой кассовой книги для всех кассовых операций бизнеса. Два типа мелкой кассовой книги, поддерживаемой небольшими или крупными компаниями, для простой, быстрой и точной регистрации всех кассовых операций.

Это зависит от характера, объема и необходимости операций бизнес-организации. Кассовые операции могут быть наличными или чеком.

Что такое мелкая кассовая книга?

Количество ежедневных мелких расходов крупных коммерческих организаций, таких как бумага, чернила, транспортные средства, расходы на печать и т. Д.настолько велика, что, если они записаны в кассовой книге, это приводит к потере времени главного кассира и делает кассовую книгу излишне объемной.

Чтобы сэкономить драгоценное время главного кассира, дать ему возможность комфортно работать и избежать излишней громоздкой кассовой книги, введена система мелкой наличности.

Мелкие расходы регистрируются в мелкой кассовой книге в хронологическом порядке дат вместо кассовой книги. Сотрудник, который ведет мелкую кассовую книгу, называется мелким кассиром.

Мелкий кассир получает фиксированную сумму денег от главного кассира, с которой он покрывает мелкие расходы определенного периода и записывает в хронологическом порядке дат в мелкой кассовой книге.

Итак, книга, в которой ежедневные мелкие расходы за определенный период хозяйственной деятельности записываются в хронологическом порядке дат, называется мелкой кассовой книгой.

Типы мелкой кассовой книги

Мелкая кассовая книга бывает двух типов:

1. Колонковая мелкая кассовая книга и
2. Мелкая кассовая книга.

Колонка мелкой кассовой книги и процесс ее подготовки

Колонка мелкой кассовой книги содержит множество денежных колонок для записи текущих расходов. У этого есть две стороны — дебетовая сторона и кредитная сторона.

Сведения о денежных поступлениях и расходах записываются вместе в одном столбце, который называется столбцом сведений, а другой столбец используется для записи дат как дебетовых, так и кредитных.

В колонке дебетовых денег указывается сумма наличных денег, полученных от главного кассира.

Кредитная сторона содержит множество денежных столбцов в соответствии с требованием для учета расходов, а расходы регистрируются в секретном порядке в хронологическом порядке дат.

Чтобы выяснить общую сумму потраченных денег, для учета всех расходов используется столбец общей суммы денег.

Деньги, потраченные на покупку активов или выплату долга, отражаются в отдельных столбцах, известных как столбцы главной книги. После этого выводятся столбцы суммы денег и суммы всех столбцов расходов кредитной стороны.

Разница между суммой поступления наличных и общей суммой платежей наличными называется балансом. Этот баланс всегда дебетовый баланс.

Поэтому основная книга, в которой деньги, полученные от главного кассира, и сумма расходов за определенный период организации записываются в хронологическом порядке дат в отдельных денежных столбцах обеих сторон, называется столбчатой ​​мелкой кассовой книгой.

Imprest Petty Cash Book

Как и столбчатая мелкая кассовая книга, она также содержит множество денежных столбцов на стороне кредита и один денежный столбец на стороне дебета, а конкретный столбец и столбец даты также аналогичны столбцу столбца. или аналитическая мелкая кассовая книга.

В соответствии с этой системой начисления мелкой кассовой наличности главный кассир заранее предоставляет мелкой кассе фиксированную сумму денег для покрытия расходов определенного периода.

В конце периода мелкий кассир представляет головному кассиру отчет о понесенных им расходах.

Следует отметить, что сумма расходов в руках мелкого кассира не может превышать сумму, которую он получает.

Главный кассир после надлежащей проверки расходов заранее выплачивает сумму, равную сумме, потраченной мелким кассиром, чтобы выровнять префиксный фонд мелкого кассира.

Ведение кассовой книги по указанной системе называется авансовой мелкой кассовой книгой.

Например,

1 января 2003 года главный кассир заранее выплачивает мелкому кассиру 500 долларов. В январе мелкий кассир потратил 400 долларов и представляет отчет о расходах на потраченную сумму главному кассиру.

Главный кассир снова платит ему 400 долларов за покрытие расходов за февраль.

Мелкий кассир начинает свою мелкую кассовую книгу 1 февраля с остатка денежных средств в размере 500 долларов.

Таким образом, в начале каждого месяца мелкий кассир будет иметь 500 долларов США в качестве авансового фонда для покрытия текущих расходов.

7 Преимущества мелкой кассовой книги Imprest

Минимизация потерь времени в рамках этой колонки авансовой мелкой кассовой книги мелкие расходы не нужно снова и снова регистрировать на соответствующем счете ГК.

В конце периода итоги всех глав мелких расходов переносятся на соответствующий счет ГК. Этот процесс экономит драгоценное время кассира.

1. Минимизация труда.
2. Контроль мелких расходов.
3. Проверка арифметической точности мелких расходов.
4. Возможность для мелкого кассира работать комфортно.
5. Определение расходов.
6. Фиксированный авансовый фонд.
7. Предотвращение незаконного присвоения.

1. Минимизация труда

В соответствии с системой начисления мелких денежных средств, поскольку итоговые суммы различных статей расходов отражаются на счетах главной книги по истечении определенного периода, рабочая нагрузка кассира в значительной степени минимизируется.

2. Контроль над мелкими расходами

В рамках авансового платежа мелкая кассовая система мелкого кассира представляет отчет о расходах главному кассиру с интервалом в определенный период, а затем получает от него средства для дальнейших расходов.

Главный кассир перед финансированием снова проверяет предыдущие расходы. Тем самым устраняется возможность мошенничества и подделки, и остается контроль над расходами.

3. Проверка арифметической точности мелких расходов

При начислении, расходы на мелкую кассовую систему регистрируются в хронологическом порядке дат.По истечении определенного периода сумма общих расходов сортируется, и сумма каждой статьи расходов подсчитывается отдельно.

Сумма расходов, записанных в различных столбцах, равна сумме расходов в общих столбцах, что доказывает, что запись расходов арифметически верна.

4. Возможность для мелкого кассира работать комфортно

Поскольку мелкий кассир не собирает наличные деньги, он может уделять больше внимания понесенным расходам и их надлежащему учету.

5. Определение расходов

В рамках этой системы можно установить и узнать количество расходов одинакового характера в каждой колонке отдельно за определенный период.

6. Фиксированный авансовый фонд

Главный кассир всегда осведомлен о денежных средствах, предоставляемых мелкому кассиру в рамках этой системы. У главного кассира нет никаких проблем узнать точную наличность мелкого кассира, поскольку фиксированная сумма наличных денег всегда остается за мелким кассиром.

В нем главный кассир может комфортно закрывать счета.

7. Предотвращение незаконного присвоения

В рамках этой системы со стороны мелкого кассира практически невозможно неправомерно присвоить фонд, поскольку главный кассир имеет полный контроль над мелким кассиром.

3 этапа работы Petty Cash Fund

Согласно принципу оплаты наличными, все платежи должны выполняться чеком. В случае оплаты мелкой наличности этот основной принцип оплаты чеком не соблюдается.

Каждая коммерческая организация должна платить наличными за различные ежедневные мелкие расходы, такие как карандаш, резина, бумага, чернила, ручка, транспортные средства, телефон, почтовая марка, штамп дохода и т. Д.

Оплата этих расходов чеком не представляется возможным.

Более того, это создает сложности. Если эти платежи осуществляются чеками, то каждый день необходимо выпустить огромное количество чеков на мелкие платежи, которые отнимают много времени и стоят дорого.

В некоторых случаях сумма расходов настолько мала, что выписка чека на нее является довольно неудобной и ненужной.

Таким образом, для оплаты мелких расходов создается мелкий денежный фонд в качестве альтернативы выдаче чеков, из которых производится оплата наличными.Операции с мелкими денежными средствами очень часто называют системой авансов.

Операционный мелкий кассовый фонд содержит там этапы;

1. Создание фонда.
2. Осуществление платежей из средств.
3. Пополнение фонда.

1. Создание фонда

Два необходимых шага для создания мелких денежных средств:

1. назначение мелкого кассира, который будет работать хранителем этого фонда, и
2. определения необходимой суммы средств.Обычно фонд создается для покрытия ежедневных мелких расходов в течение максимум четырех недель.

Для этой цели мелкому кассиру выдается чек на определенную сумму денег компанией.

При условии, что 1 июля компания iEduNote решит учредить фонд мелких денежных средств на сумму 500 долл. США. В тот же день чек передается мелкой кассе.

Общая запись в журнале для этого;

Мелкий кассир обналичивает чек и хранит эти деньги в ящике под замком и ключом, называемым мелким ящиком.

Мелкий денежный фонд создается на определенную сумму денег. Если не требуется каких-либо изменений в установленном денежном фонде, новая запись в журнале не требуется.

Например, компания iEduNote решила увеличить денежный фонд с 500 до 700 долларов США. Для этого изменения общая новая запись в журнале такая же, как и выше.

2. Осуществление платежей из фондов

Мелкая касса уполномочена руководством тратить деньги из этого фонда в соответствии с установленными правилами компании.

Как правило, руководство устанавливает максимальный лимит расходов мелкого кассира за один раз для конкретного главы расходов.

Аналогичным образом, из этого фонда выплачиваются ограничения для некоторых глав расходов, таких как выплата краткосрочного займа работникам.

Мелкая касса должна использовать распечатанную квитанцию ​​об оплате, содержащую серийный номер для начисления денежных расходов.

Каждый мелкий кассовый чек / квитанция должен быть подписан мелким кассиром и получателем.Учет мелких сумм ведется с помощью этих чеков / ваучеров. Эти квитанции хранятся в мелкой кассе.

Образец мелкой кассовой квитанции;

Petty Cash Fund уменьшается на каждую мелкую кассовую квитанцию, хранящуюся в коробке для мелких денег.

Когда фонд мелких денежных средств практически исчерпан из-за увеличения многих поступлений мелких денежных средств, фонд пополняется на равную сумму потраченных денег.

Нейтральный человек проверяет, правильно ли мелкая касса использует мелкую наличность.

Этот человек должен быть внутренним аудитором. Запись в журнале не требуется для оплаты наличными транзакций из мелкого денежного фонда.

Если для этого будет пропущена какая-либо запись, она будет считаться ненужной работой. Вместо этого во время пополнения фонда учитываются все расходы.

3. Пополнение фонда

Когда минимальный денежный фонд сводится к минимальному пределу, он пополняется за потраченные деньги. В таких случаях мелкая касса должна предоставить заявку в новый фонд.

Мелкий кассир готовит отчет о расходах мелких денежных средств и отправляет его вместе со всеми поступлениями мелких денежных сумм в кассу.

Главный кассир после надлежащей проверки и проверки мелких расходов высылает чек на израсходованную сумму для покрытия мелких расходов за следующий период.

Главный кассир ставит резиновый штамп «оплата произведена» на депонированную квитанцию ​​об оплате мелких сумм, чтобы прекратить их повторное использование.