Четверг , 5 Август 2021

Как заполнять кассовый журнал: Оутч!!! Что-то сломалось!

Содержание

Как заполнить журнал кассира операциониста

Компании и предприниматели, которые в своей деятельности используют ККМ, вместе с ними должны обязательно вести такой регистр, как журнал кассира операциониста км 4. Данный отчет постоянно просят предоставить компетентные органы при проверках правильности отражения полученных доходов в виде наличной выручки.

Оглавление статьи

Применение журнала кассира

Этот регистр заводится на каждую ККМ. Его открывают в момент регистрации данной аппаратуры в ИФНС. Поэтому журнал кассира операциониста необходимо обязательно отмечать в налоговой. Для этого используется приобретенный регистр в типографии.

Госстатом для него предусмотрена специализированная форма КМ-4. Его нумеруют, прошивают и заверяют визой директора и печатью фирмы. После этого вместе с документацией на ККМ эту книгу отправляют в налоговую, которая рядом с печатью организации ставит свою печать и подпись соответствующего должностного лица.

Журнал заполняется вручную на основании документа отчет кассира операциониста. Он отражает поступление дохода в виде наличных денежных средств за день или смену. В нем регистрируется z-отчет, которым подводится общий итог за определенный период. На предприятии эту обязанность возлагают на кассиров или лиц их заменяющих. Если за текущий день снималось несколько отчетов, каждый следует внести в соответствующие поля журнала.

Записи в книгу производятся постоянно при работе ККМ. Как только заполняется последняя строка его нужно вместе с новым отправить в налоговый орган для регистрации его смены, которая отражается в заведенной ранее карточке ККМ на данную организацию.

В настоящее время необходимо использовать ККМ с ЭКЛЗ, которая рассчитана на один год. Если пропустить данный срок, аппарат блокируется и не позволяет ничего по нему пробивать. При ее замене журнал не закрывается, а работники ЦТО делают соответствующие отметки в нем. Также эти специалисты согласно заключенным договорам при ежемесячном обслуживании ККМ на полях регистра могут делать отметки о проведенных работах.

Журнал могут заполнять несколько кассиров, работающих на данном аппарате посменно и ведущие прием денег.

Важно! В случае осуществления возврата денег по ранее пробитому в этом же дне чеку, составляется акт на списание, который обязательно отражается в журнале и хранится вместе с ним.

Правильность оформления регистра проверяет старший администратор или главный бухгалтер, также он расписывается в нем при осуществлении приема выручки за день от кассиров. На основании кассовых лент, зарегистрированных в нем, может выписывать на общую сумму приходный кассовый ордер (ПКО). Журнал он передает обратно кассиру, так как этот бланк должен хранится вместе с кассовым аппаратом.

Образец заполнения журнала кассира операциониста

Рассмотрим, как заполнять журнал кассира операциониста.

Оформление документа начинается с обложки. В соответствующих графах нужно указать полное название фирмы, ее адрес нахождения и контактный телефон. Также здесь указывается код согласно классификатору ОКПО.

Если кассовый аппарат находится в определенном структурном подразделении, его название записывается в графе ниже.

Затем указывается название кассового аппарата. В столбце справа также нужно вписать номера производителя и регистрационный. Отличаются они тем, что номер производителя присваивается на заводе и его обычно можно найти в паспорте и на корпусе кассы. Регистрационный номер — это номер, который получил аппарат в налоговой службе.

Под названием документа проставляются даты начала и завершения заполнения журнала, а также должность и Ф.И.О. ответственного за это лица.

Журнал заполняется построчно, при этом каждому Z-отчету отводится одна строка. Не допускается пропускать их или суммировать несколько отчетов в одну запись.

В графу 1 заносится дата, за которую был с кассы снят отчет.

В графе 2 указывается номер отдела, по которому была пробита сумма. Данная графа не заполняется, если отделы в кассовом аппарате не заведены, или используется только один.

В графу 3 записывается Ф.И.О. кассира.

В графу 4 вносится порядковый номер напечатанного Z-отчета. Он записан на самом отчете.

Графа 5 в настоящее время при заполнении книг не используется, поскольку в современных кассовых аппаратах убрана функция обнуления памяти. Здесь можно поставить прочерк, или дублировать номер Z-отчета из графы 4.

Графа 6 показывает накопительный итог всех операций, совершенный на данном аппарате с начала его работы. Цифра берется на начало дня. Данную сумму можно посмотреть на предыдущем Z-отчете, или перенести из графы 9 предыдущего дня.

В графах 7 и 8 проставляют свои личные подписи кассир и администратор, заверяя денежный итог на начало дня.

В графу 9 заносится сумма нарастающим итогом при завершении рабочего дня. Он указывается на снятом Z-отчете. Кроме этого, ее можно проверить, сложив нарастающий итог на начало дня и выручку за день. Обычно, эту же сумму сразу вписывают в графу 6 последующего дня.

В графе 10 отражается вся выручка, пробитая на данном кассовом аппарате в течение рабочего дня. Сумма обязательно указывается на Z-отчете.

В графу 11 заносят сумму денежных средств, поступивших в кассу наличными. Т.е. сюда не входят возвраты, а также операции по картам.

В графах 12 и 13 указывается количество безналичных операций и их сумма. Если подобных операций не проводилось — здесь ставятся прочерки. Кроме этого, графы нужно оставить пустыми, если нельзя точно определить количество таких операций за день или кассовый аппарат не имеет счетчика совершенных безналичных операций.

В графу 14 вносится общая сумма поставивших за день денежных средств, включая наличные платежи и безналичный расчет, однако, исключая возвраты покупателям и ошибочные чеки.

В графу 15 записывается сумма возвратов за день, а также неправильно пробитых чеков.

Графы 16-18 подписываются в конце дня ответственными за кассовую дисциплину лицами — кассиром, администратором и руководителем.

Нюансы ведения журнала

Если за день было снято несколько Z-отчетов, то они все отражаются в журнал отдельными строками. Однако дата в графе 1 проставляется одна и та же.

Если для проведения безналичных операций на кассовом аппарате вводится отдельный раздел, то тогда в строке, соответствующей ему, не заполняется графа 11 (сдано наличными), но указывается информация в графах 12 и 13 (количество безналичных операций и их сумма).

Если в течение дня никакие операции на кассовом аппарате не проводились, то снимать Z-отчет в конце дня и производить запись в журнале не надо.

При утере Z-отчета его можно восстановить. Делается это двумя способами — получением отчета по фискальной памяти или по ЭКЛЗ. Фискальный отчет можно снять, пригласив специалиста, обслуживающего кассовые аппараты на предприятии. Кроме этого, он содержит только итоговые данные. Отчет из ЭКЛЗ содержит подробные данные за каждый рабочий день, однако, этот блок меняется каждый год.

Если во время заполнения допущена ошибка, то неверную строку необходимо вычеркнуть одной чертой (чтобы можно было прочитать зачеркнутое), и начать новую. Ошибочная строка заверяется подписями должностных лиц.

Журнал кассира операциониста бланк

Скачать бланк журнала по форме КМ-4 в формате Excel.

Журнал кассира-операциониста образец заполнения скачать Excel.

Журнал кассира КМ-4 (бланк и образец). Как правильно заполнить журнал по форме КМ-4

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

  • Счета на оплату
  • Счета-фактуры
  • Накладные
  • Путевые листы
  • Доверенности
  • Акты выполненных работ
  • Акты приемки, инвентаризации
  • Коммерческие предложения
  • Кассовые ордеры

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 – это документ, отражающий движение наличных денежных средств в операционной кассе торговой организации. Его ведёт кассир-операционист отдельно для каждого кассового аппарата. Журнал шнуруют, нумеруют и скрепляют подписями руководителя и главного бухгалтера организации; ставят печать. Далее журнал заверяется в ИФНС налоговым инспектором.

Унифицированная форма № КМ-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

«Класс365» — онлайн программа для всех:

  • 50 актуальных бланков документов
  • Торговый и Складской учёт
  • CRM-система для работы с клиентами
  • Банк и Касса
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Встроенная почта и отправка SMS

Бесплатно для одного пользователя

Как правильно заполнить журнал кассира

Если в журнал кассира вносят исправления, то их  необходимо заранее оговорить и далее заверить подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации.

Графа 5 остаётся пустой. Данная графа заполняется при проверке, перерегистрации, снятии кассового аппарата с учёта или при передаче его в ремонт. Заполняется сотрудником налоговой инспекции или работником центра технического обслуживания.

Сумма в графе 6 должна быть равна сумме в графе 9 за предыдущий день.
Сумма в графе 10 равняется сумме граф 14 и 15.

Сумма в графе 10 расчитывается так: сумма графы 9 минус сумма графы 6.

Графа 14 равняется сумме граф 11 и 13.

Графа 15 заполняется, только если возврат был сделан в день покупки или был ошибочно пробит чек.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

  • Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
  • Печатать документы с изображением подписи и печати
  • Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
  • Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
  • Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы.

КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

первичная учетная документация в торговых операциях

Заполнение журнала кассира

На должность кассиров принимают квалифицированных специалистов или обучают на рабочем месте граждан, как заполнять кассовый журнал.

Эти действия становится их ежедневной обязанностью.

Для ведения записей в документе по форме КМ-4  применяют авторучку, строго фиксируя денежные движения рабочей смены.

Навигация по статье

Функции кассы на предприятии

На предприятиях, функционирующих в различных областях, существуют кассы. В специализированных местах, помещениях ведется бухгалтерский учет денежной наличности, операций с ней, отражается информация о денежных документах.

Установка кассовых устройств позволяет выбивать чеки, подтверждающие уплату денег за продукцию.

В приказном порядке назначается человек, на которого возлагаются права кассира, с материальной ответственностью по заключенному договору. В его обязанности входит сдавать деньги в банк или получать определенные суммы.

С помощью чековой книжки можно получить сумму на выплату заработной платы. Чек заполняется по правилам с подписями руководителя, имеющего доступ к финансам и кассира, утвержденными в обслуживающем банке.

При постоянной денежной выручке, достаточной оплатить работникам зарплату или необходимых хозяйственных расходов, у банка берут разрешение на использование денег по назначению. С ним также оговариваются лимитные остатки в кассе.

Если нет такой договоренности, сдается вся наличность, кроме сумм, предназначенных на выплату зарплаты, они находятся в магазине или организации три рабочих дня, затем остатки сдают в банк.

Фирмы приобретают кассовую книгу форма, которой утверждена законодательством. Определено вести ее на протяжении года, потом меняют на новую. Каждая страница нумеруется, все вместе прошивается, ставится печать и ведется хронологическое заполнение ручным способом.

Рост технологий позволяет электронное ведение с ежедневной распечаткой всех движений. Такой бухгалтерский учет, оформляют по установленному порядку при завершении года.

Кассовые книги, состоят из отчетов кассира с прикрепленными приходными, расходными ордерами. А также вкладных листов пронумерованных с начала и до конца года. На последнем месяце подсчитывают, количество листов  каждого месяца и выводится общая годовая сумма.

Приходный ордер показывает сколько денег поступило в кассу. Расходный документ подтвердит законность расходования материальных средств.

Ведение кассовых книг предназначено вести в обязательном порядке всем организациям, работающим с наличными, исключения не предусмотрены.

Как выдают подотчетные суммы

Для жизнеобеспечения, нормального функционирования предприятия часто требуется трата наличных средств. На закупку канцелярских  предметов выдают деньги работнику. За приобретенный товар он отчитывается авансовым отчетом, прикладывая товарный чек.

Все траты должны быть экономически обоснованы, а покупка принята на учет. Чтобы вести подобные операции сотруднику выдают доверенность, выписанная накладная продавцом, отпустившим товар, указывает наименование организации, куда направляется продукция.

Строго фиксированного срока на закупку нет, фирма устанавливает сама время, в которое подотчетное лицо должно отчитаться в трате. Только командировочные расходы ограничены трех дневным отчетом, после возвращения работника. Без отчета за выданные средства, не разрешено производить выплату новых сумм для подобных целей.

По каким правилам заполняется кассовый журнал

Кассир-операционист

Ведение журнала как основного документа в кассе магазина возложено на кассира – операциониста.

При этом, сколько установлено кассовых аппаратов, столько и журналов.

Ответственность и аккуратность, главные профессиональные черты человека, работающего на подобном устройстве и, производящем ежедневные учетные записи.

Кассовый журнал, как и книга, оформляется с обязательной нумерацией страниц и прошивкой их.

Документ должны подписать компетентные руководящие лица и закрепить печатью магазина. Требуется заверить в налоговой безупречность оформления, ведения журнала.

Заполнение кассир производит, используя чернила или шариковую ручку. Административными лицами ведется контроль над правильностью ведения журнала, о чем они подтверждают своими подписями.

Все исправления также проводятся с обязательным объяснением и, закреплением печатью подобные утверждения. Даты открытия документа, периода его функций, данные об аппарате, реквизиты магазина с полной информацией об ответственном лице, можно узнать с лицевой обложки журнала.

В постановлениях Госкомстата указаны обязательные условия для правильного ведения и учета денежных потоков.

В следующих графах заносится информация:

  • 1-указывают текущую дату
  • 2-когда в магазине присутствует не одна торговая секция, здесь обозначают нумерацию данной точки
  • 3-ФИО кассира
  • 4-Z отчет и его номер в соответствии с текущей датой
  • 5-заполняется налоговой инспекцией в случае необходимости зарегистрировать заново аппарат
  • 6-заносят данные не обнуляемого нарастающего итога, отраженного в счетчике ККМ в начале смены
  • 7 и 8 –администратор и кассир утверждают своими подписями достоверность данных
  • 9-данные счетчика в конце смены
  • 10- на основании отчета в соответствии с показаниями ККМ вносится сменная выручка
  • 11-указывают наличные денежные средства в общей сумме
  • 12-13 платежные банковские документы и деньги, оплаченные по ним

В налоговой инспекции, всегда можно получить консультацию, как заполнять кассовый журнал по безналу, они дадут правильные рекомендации. Важно вовремя обратиться. Специалисты этой контролирующей организации заинтересованы, чтобы информация в журнале была понятной и наглядной, и  была возможность легко определить выручку любого периода.

  • 14-общая выручка наличных и безналичных расчетов;
  • 15-отображаются средства с чеков, выбитых по ошибке, а также возращенных, неиспользованных сумм.

Необходимо четко знать, как заполнять кассовый журнал, если был возврат. Должно соблюдаться соответствие пунктов 10 и сумм с 14 и 15. Деньги возвращаются при предъявлении чеков с приложением, оформленного по законодательной форме актом.

Другие случаи предусматривают обращение в бухгалтерию с заявлением, отображающем претензию.

16, 17, 18 пункты, в которых должностные лица ставят свои подписи.

Правила хранения кассовых записей

Кассовый журнал должен быть прошит и опечатан

Регистрационные данные по кассовым операциям, должны находиться близко от расположения аппарата ККМ.

Налоговые проверки, обычно начинаются с требования, доказать соблюдение кассовой дисциплины операционистом, предоставив журнал, карточку зарегистрированного кассового счетчика, наличности и соответствия данных с отчетом.

Законодательных актов на этот счет не существуют, при отсутствии рядом с аппаратом документов, проверяющий может выдать предписание о срочной их доставке по адресу службы.

Представление о Z отчете

Зет отчетами в бухгалтерском понимании являются снятые и зафиксированные ежедневные данные по денежным операциям. Превышение суточной нормы часов в работе механизма, повлечет блокировку ККМ.

Старые устройства показывают кодовую ошибку. Современные установки, на экранах мониторов выявляют сбой в кассовой программе, от превышения суточной смены.

Все производители, выпускающие кассовые аппараты, ввели подобные ограничения по требованию законодательных актов. Они соответствуют соглашению о погашении кассы по окончанию смены, сдаче денег в бухгалтерию или инкассаторам для передачи их в банк.

В законодательстве предусмотрено, снимать зет отчеты необходимо каждый день, нарушение приведет к штрафным санкциям, проверка сразу обнаружит их несвоевременную фиксацию.

Отчет о гашении представляет собой не простой чек, это документ, который является основанием, чтобы оприходовать выручку данного кассового аппарата. С него ведется заполнение журнала, затем он прикладывается и сдается с дневной выручкой в административный орган.

По завершению обнуленная или погашенная касса будет выдавать нулевые показания.

При необходимости можно снимать сводку текущего момента, если закончилась бумага, и ее заменили, чтобы узнать сумму выручки. Такой отчет называют икс.

Где хранят отчеты

Хранение кассовых документов текущего квартала исполняют бухгалтера. Все зет отчеты вместе с остальными денежными документами сохраняются в администрации организации не меньше пяти лет.

Правила замены журнала

После полного заполнения документа,по окончанию календарного года, журнал привозят в инспекцию по налогам, которая делает отметку, что он погашен. Оформляется по заявлению, открытие нового регистра с разрешающим штампом.

Новые отметки начинают с занесения итога предыдущего журнала. От количества регистрационных книг зависит нарастающая итоговая сумма. Предусматривается не менять журнал, если он не закончен. Когда заполниться последняя страница наступит момент его смены.

При выявлении налоговиками, отсутствия учета  денежных перемещений в журнале — считается нарушением. Они фиксируют срок, с которого обнаружено не выполнение своих обязанностей кассиром и привлекают компанию, торговую точку, с помощью составленного акта, к ответственности.

Когда нет только журнала, но установлен кассовый аппарат, ежедневно снимались данные, составлялись зет отчеты, проверяющие могут пойти навстречу нарушителям, предоставив им время восстановить все необходимые записи.

Если регистрационная книга не вмещает в себя всех записей, можно ее заполнить до конца, приехать за новым в инспекцию, опять повторить все действия с заполнением, произойдет несоответствие дат и придется заплатить за это штраф, но выровнять данные, последние цифры.

В случае утери журнала, у финансистов бывали такие случаи, данные налоговикам представляют из зет отчетов. Получение новой книги происходит по всем правилам с заявления, оформления, прошив листы и сняв фискальный отчет, с которым и являются в налоговую.

С чего начинается первая запись

В налоговом органе вводится в работу контрольно-кассовая машина с выводом нулевого чека. Так налоговики регистрируют подобную технику, указывая в зет отчете проверочную сумму равную одному рублю. Первый отчет и акт о вводе аппарата в торговлю остается в налоговой инспекции. Работа кассы начнется со снятия второго отчета.

О том, как заполнять новую кассовую книгу — представлено на видео:

Как исправлять ошибки в журнале

Если нет навыков заполнения кассовых документов, появляются ошибочные записи. Они исчезнут с накоплением опыта и увеличением ответственности в ведении документов, связанных с деньгами, которые требуют предельной внимательности, скрупулёзности, аккуратности.

Правила ведения кассовых документов, предусматривают исправления только зачеркиванием. По неверным данным должна пройти одна черта, возле которой надпись « исправленному верить».

Подобные записи должны быть заверены как кассиром, так и руководством. Нельзя ошибочные цифры стирать ластиком, удалять с помощью корректирующих веществ, выводить новые данные поверх старых.

Сложнее если неверные записи касаются целой страницы. Но корректировка возможна, следует не терять зет отчеты и, зачеркнув целую страницу, восстановить правильность с их помощью.

В налоговой придется предоставить все доказательства и объяснить, почему необходима была переписка. Убедившись в правомерности действий и неумышленной порчи журнала, инспектор должен сам удостоверить законность исправлений.

Если не было денежных операций и чеков нужен ли отчет

Если в магазине не было произведено никаких продаж, следовательно, не пробивались на аппарате чеки, отчет снять не будет возможности, заполнять кассовый журнал в таком случае не обязательно.

Есть желание показать свою дисциплинированность, можно пробить чек со значением нулевым и составить, соответствующий этой цифре отчет. Знать правила заполнения, нюансы бухгалтерских проводок по денежным операциям, необходимо для успешной работы кассиру.

Они помогут проводить постоянный контроль поступлений и расходов денег. Чтобы не было недостач, штрафов проверяющих, необходимо знать каждому кассиру, что у него творится с наличностью. Оформление документов, находящихся под контролем государственных органов, требуют серьезного отношения к себе.

Когда пропущены строки

Когда ошибочно, пропустив строки, заполнение ведется с другой страницы, можно просто поставить пропуски и продолжать вести денежный учет. Необходимо стараться не менять цвет шариковой ручки, когда они заполняются. Журнал ведется в соответствии с отчетами гашения, следующими по возрастающим данным, с порядковым номером.

Пропуск строк не внесет в нумерацию разрывов и путаницы, следовательно, и ошибок не будет. В случаях если операционист по забывчивости не заполнил графы с отчета и обнаружил впоследствии промах, запись производят двойную.

При выявлении отчетной ленты через несколько дней, корректировку проводят в конце строк с припиской, объясняющей на какую дату, был пропущен зет. Закрепление подписями руководителей и печатью, исключит штрафные санкции.

Штраф последует только в случаях постоянных нарушений, забывчивости снятия отчетов гашения, несвоевременного их проведения.

Только если нет посещений представителей из ИФНС в это время, спасет нерадивого кассира от наказания.

Заполнение документов при деятельности предприятия основанного на выдаче денег

Организации бывают не только торгующие, но и принимающие от населения продукцию: металлолом, макулатуру, бутылки. Законодательство требует использование аппарата, если ведется прием металлов.

Операции по оформлению и ведению бумаг аналогичны, только через учетный механизм вводятся суммы по расходнику, так же в конце рабочего дня снимается отчет, и выполняются по нему записи в журнал.

Регистрация такого аппарата ведется с обязательным указанием, что с его помощью производят выплаты клиентам. Производить другие операции на данном кассовом аппарате запрещается.

С течением времени изменяются кассовые аппараты, но ведение и правильный учет денежных средств требуется независимо от механизмов. Грамотное заполнение кассового журнала, исключит неприятности с налогами, избавит от штрафов.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Образец журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров 2020 и 2021

Кассовая документация традиционно требует особого подхода от бухгалтера, поскольку она связана с оборотом наличных денег. Кассир ведет кассовую книгу, а также оформляет приходные и расходные кассовые ордера. Для учета этих документов существует специальный журнал, в оформлении которого поможет разобраться эта статья.

Приход и расход наличных денежных средств по кассе организации оформляется специальными регистрами бухучета — кассовыми ордерами. Несмотря на то, что сейчас большинство расчетов компании предпочитают осуществлять безналичным способом, даже при выплате зарплаты или командировочных перечисления осуществляются на банковские карты, все равно через кассу проходит какое-то число денежных средств. Поэтому соблюдать кассовую дисциплину и правильно оформлять документы обязаны абсолютно все организации, у которых есть касса. Кроме первичных документов, в этом случае необходим журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Разберемся, как его правильно оформить.

Форма журнала

Журнал приходных и расходных кассовых ордеров представляет собой обычную, так называемую «амбарную» книгу, в которую записываются все приходы и расходы по кассе. В отличие от кассовой книги, которая является учетным документом операций и остатков, журнал предназначен для регистрации и присвоения реквизитов всем сформированным кассиром приходным и расходным ордерам. Какой порядковый номер ордер получит в журнале, такой и будет ему присвоен.

Форму этого учетного документа каждая организация обязана утвердить в учетной политике. Существует унифицированная форма, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 № 88, которая известна под кодом форма № КО-3. Однако ее применение с 2013 года обязательным не является, и использовать ее можно исключительно при желании организации. На ее основе или опираясь на собственный опыт и предпочтения каждая компания вправе разработать и утвердить свой вариант. При этом не следует забывать, что все остальные кассовые документы, в частности сами приходные и расходные одера, в соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012, являются обязательными и применяются исключительно в утвержденной форме.

Журнал регистрации приходных и расходных ордеров — это самый обычный бухгалтерский регистр сводного учета. Статьей 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 «О бухгалтерском учете» утверждение любых учетных регистров в организации является прерогативой ее руководителя. Однако разрабатывает и предоставляет документ для утверждения главный бухгалтер. Отдельно утверждать каждый такой регистр не нужно, достаточно привести все необходимые формы в приложениях к утвержденной учетной политике. Если будет применяться все же унифицированная форма, об этом также должно быть написано в учетной политике фирмы.

Требования к оформлению

Хотя форму журнала можно разработать самостоятельно, существует ряд требований к его оформлению, которые необходимо учесть. В частности, страницы такой «амбарной книги» обязательно должны быть пронумерованы сквозным способом, а затем прошиты. Количество страниц нужно указать на задней обложке, заверив их подписью уполномоченного лица и печатью компании (если она используется).

Сама книга внутри на каждой странице состоит из двух одинаковых по объему половин:

  1. Для приходных ордеров.
  2. Для расходных ордеров.

Предполагается, что одной страницы должно хватить на месяц, потому что вести записи необходимо параллельно. Информация о поступлении денег в кассу, а значит, о приходных документах, обычно располагается справа, а сведения о выданных из кассы деньгах (расходе) — слева.

Электронный вариант

Поскольку сейчас большинство компаний ведут бухучет в электронном виде, то и формировать журнал приходных и расходных ордеров в электронной форме законодательство не запрещает. Однако организация должна иметь техническую возможность оперативно превратить электронный документ в бумажный, то есть распечатать заполненный бланк и привести его в соответствие с установленными требованиями. Однако, если у ответственного лица (бухгалтера или кассира) есть квалифицированная электронная подпись, которой он заверяет записи в электронных документах, бумажные копии можно и не печатать. Электронный вариант будет иметь необходимые реквизиты, а значит, и юридическую силу.

Заполнение журнала регистрации кассовых ордеров

Заполнять эту учетную книгу совсем не сложно, если руководствоваться рекомендациями Минфина. Вне зависимости от того, применяется унифицированная форма или бланк, разработанный самостоятельно, на обложке нужно обязательно указать:

  • название фирмы;
  • структурное подразделение организации, где расположена касса;
  • коды;
  • дату, когда начато ведение журнала;
  • данные ответственного за регистрацию лица (должность и Ф.И.О.).

Выглядеть правильно заполненный титульный лист должен так:

Внутри книги обязательно нужно сделать разделение на «приход» и «расход», а также предусмотреть обязательные графы для следующих данных по каждому кассовому ордеру:

  • номер ордера и дата его составления;
  • сумма расхода или прихода;
  • примечания для указания краткой информации о сути операции.

Внутренние страницы, заполненные с соблюдением всех установленных требований, будут выглядеть так:

Номера у приходных и расходных документов должны быть отдельными по каждому виду. Сквозная нумерация не допускается.

Ответственность за нарушения в оформлении и отсутствие регистра

Ведение журнала приходных и расходных ордеров является обязательным для всех организаций, однако за его отсутствие никакая отдельная административная ответственность для руководителей или бухгалтеров законодательством не предусмотрена. Единственное, на что могут в этом случае указать организации проверяющие, — на нарушение порядка ведения бухгалтерского учета.


Образец заполненной унифицированной формы журнала

Правовые документы

Как заполнять журнал кассира-операциониста: образец

Порядок применения журнала кассира-операциониста и других унифицированных кассовых регистров изменился в связи с внедрением онлайн-касс. С 2017 года начат переход на ККТ с доступом в онлайн. Их особенность в том, что информация по всем проведенным операциям в автоматическом режиме передается в базу данных ФНС. Для этого кассовый аппарат должен быть оснащен фискальным накопителем и иметь постоянный доступ к Интернету. Без связи устройство может работать в автономном режиме ограниченный промежуток времени, после чего блокируется.

Статус журнала

Минфин в письме от 16.09.2016 г. № 03-01-15/54413 дал разъяснения по изменению порядка оформления кассовых документов при использовании ККТ нового поколения.

Так, книга кассира-операциониста (журнал) с другими унифицированными кассовыми шаблонами Госкомстата после внедрения онлайн-кассы перестают быть обязательными. Компании могут самостоятельно принять решение о целесообразности дальнейшего использования на практике этих типовых форм.

Предприятия могут применять для систематизации данных книгу или журнал кассира. Первый документ утвержден типовыми правилами по эксплуатации ККМ, которые разрабатывал Минфин. Этот бланк считается устаревшим: его заменили унифицированной формой журнала, представленной Госкомстатом.

Также см. «Минфин отменил обязательность «первички» КМ-1 – КМ-9 при переходе на онлайн кассы».

Порядок оформления журнала

Рассматриваемый учетный регистр заводят на каждый кассовый аппарат. Все страницы книги подлежат нумерации и обязательно прошнуровывают. Документ (книга) содержит 3 подписи:

  • руководителя компании;
  • главного бухгалтера фирмы;
  • налогового инспектора.

Также см. «Кассовая книга. Образец заполнения».

Подпись сотрудника налогового органа образец заполнения книги кассира-операциониста отражает при регистрации ККМ. Также документ включает сведения:

  • о субъекте предпринимательства;
  • подразделении, в котором установлен кассовый аппарат;
  • наименовании и реквизитах ККМ;
  • информацию о постановке устройства на учет в ФНС.

Данные вносят построчно – на каждый зэд-отчет отведена отдельная строка.

Также см. «Z-отчет».

В журнале все записи должны быть отображены в строгом соответствии хронологии проведенных платежей. При необходимости внести исправления корректировки подтверждают подписью директора компании, кассира и начальника бухгалтерской службы.

Что касается того, как заполнять журнал кассира-операциониста – в образце документа предусмотрены поля для обозначения такого набора сведений:

  • суммы вырученных средств на протяжении рабочего дня или смены кассового работника;
  • объем сданных старшему кассиру денег;
  • размер произведенных в течение смены возвратов в пользу покупателей.
Регистр заполняют ежедневно. Исключение не делают для смен с отсутствующими платежными операциями.

Если денежные расчеты в наличной или безналичной форме по ККТ не были осуществлены на протяжении всего трудового дня, необходимо сформировать нулевой Z-отчет. На его основании заносят данные в журнал кассира: вместо числовых показателей проставляют прочерки.

Если зет-отчет по итогам 24-часовой смены не сформировать, работа ККТ будет автоматически заблокирована.

Все вырученные суммы текущей датой заносят в журнал кассира-операциониста. Образец заполнения бланка предусматривает обособленное отображение операций с наличностью и расчетов по банковским картам.

Для получаемых наличных денег в унифицированном шаблоне отведена графа 11. Если платеж был произведен в безналичной форме по банковской карте, то сумму вписывают в ячейки 12 и 13.

Банковские переводы в пользу компании в журнале не фиксируют, так как они происходят в обход ККТ.

Журнал заполняет кассир, который принимал в течение рабочего дня платежи с применением конкретного кассового аппарата. После закрытия смены регистр сдают главному бухгалтеру или руководителю фирмы на хранение. Выдача его кассиру происходит непосредственно перед началом новой смены.

Записи вносят в журнал вручную черной пастой. Ручка может быть чернильной или шариковой.

Учтите, что после перехода на работу с онлайн-кассой книгу можно не регистрировать в ФНС. Однако правила ее оформления и заполнения должны быть оговорены внутренним актом предприятия.

Посмотреть образец-заполнение журнала кассира-операциониста можно по прямой ссылке здесь.

 

Нужно ли сейчас вести журнал кассира-операциониста?

Добрый день, уважаемые ИП!

Начиная с 1 июля 2019 года многие ИП впервые начали применять онлайн-кассы. И, соответственно, часто возникает вопрос о том, нужно ли:

  • Вести журнал кассира операциониста (КМ-4)
  • Заполнять справку-отчет кассира-операциониста (КМ-6)

Нет, не нужно

Отвечал на этот вопрос еще в 2017 году, ссылаясь на письмо Минфина от 16.06.2017 № 03-01-15/37692:

Нужно ли вести журнал кассира-операциониста для онлайн-кассы?

А недавно было опубликовано еще одно письмо Минфина от 13 августа 2019 г. N 03-11-11/61091 где сообщается:

Форма первичной учетной документации КМ-4 (журнал кассира-операциониста) утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».

Учитывая, что названное постановление не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Федеральным законом N 54-ФЗ, оно не относится к законодательству Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники, и, следовательно, указанная форма не подлежит обязательному применению.

Источник

Почему?

Объяснение очень простое: дело в том, что все данные по продажам передаются через ОФД (оператор фискальных данных) в ФНС. И заполнение журнала является излишней процедурой. Налоговики и так видят все данные по любой онлайн-кассе.

Но ничто не мешает Вам вести эту отчетность для того, чтобы кассиры более ответственно относились к своей работе. Или для еще более точного контроля за движением денег по торговым точкам.

Если же вы работаете одни, без сотрудников, то точно не нужно заполнять. Следите только за тем, чтобы данные после закрытия смены корректно передавались в ОФД.


Уважаемые читатели!

Я проанализировал все вопросы, которые задавались мне за 8 лет ведения блога. И отобрал ТОП-70 наиболее частых, которые задают почти все начинающие ИП.

Книга небольшая, время на чтение составит примерно 1 час. Собственно, я на них отвечаю в этой небольшой электронной книге. А называется она вот так:

"Ответы на самые частые вопросы от начинающих ИП без сотрудников"


 

Советую прочитать:

  1. Формат фискальных документов изменится (?) и снова про обновление онлайн-касс
  2. Фискальный накопитель сломался: порядок действий и что говорит закон?
  3. Что случится с онлайн-кассой, если её не использовать 30 дней?
  4. Замена фискального накопителя: сколько я отдал денег + несколько советов

Я создал этот сайт для всех, кто хочет открыть свое дело в качестве ИП, но не знает с чего начать. И постараюсь рассказать о сложных вещах максимально простым и понятным языком.

Журнал кассира – операциониста

При использовании контрольно-кассовой техники обязательной к заполнению является журнал кассира–операциониста (форма КМ-4).  Журнал нумеруется, прошивается и регистрируется в налоговом органе при постановке на учет ККТ.

Журнал кассира-операциониста нужно вести до его окончания и затем заменить новым, зарегистрировав их в ИФНС вновь.  Часто заполнение документа вызывает трудности.  Рассмотрим некоторые из них: по пунктам разберем графы, в которых можно допустить ошибки.

Заполнение журнала кассира–операциониста

Рассмотрим заполнение журнала кассира — операциониста по графам:

  • Графа 1 — записывается дата.
  • Графа 1 — записывается номер секции, данная запись делается, если есть разбивка по секциям. Иначе ставим прочерк.
  • Графа 3 — записывается ФИО кассира – операциониста или лица, непосредственно на данной ККМ в течение смены.
  • Графа 4 — «Порядковый номер контрольного счетчика на конец рабочего дня» — проще говоря, номер Z-отчета. Этот номер можно причесть на сомом Z-отчете. Заполняется обязательно без пропусков в нумерации, то есть отчеты идут один за другим: 0001,0002,0003 и т.д.
  • Графа 5 — «Показания контрольного счетчика, регистрирующего количество переводов..» — опять же, говоря простыми словами, количество продаж в смену.
  • Графа 6 — «Показания суммирующих денежных счетчиков». Все суммы, пробитые по ККМ заносятся в фискальную память. В фискальной памяти ККМ хранится информация как по отдельному дню, так и общая сумма пробитая по ККМ. Вот эту сумму на начало смены и нужно заносить в эту графу. Или, говоря проще, сумма продаж нарастающим итогом с начала деятельности и до начала смены.
  • Графы 7-8 пропускаем.
  • Графа 9 — заносятся данные об общей сумме продаж за весь период деятельности ККМ (с момента регистрации ко конца текущего дня). Сумма, занесенная в эту графу, должна совпадать с суммой, отраженной в графе 6 следующего дня.
  • Графа 10 — заносится выручка по ККМ, пробитая за день. Данная сумма будет напечатана в Z-отчете. Для контроля: графа 10 = графа 9 – графа 6.
  • Графа 11 — отражается фактическая сумма наличных денежных средств, сдаваемая в кассу в конце смены.
  • Графа 12 — отражается количество продаж по документам, проще говоря, по кредитным картам.
  • Графа 13 – фактически полученная сумма по кредитным картам.
  • Графа 14 — отражается общая сумма денежных средств, сданных в бухгалтерию за смену. Данные по этой графе не всегда совпадают с графой 10. Это происходит в случае ошибочно пробитого кассового чека, недостачи и т.д.
  • Графа 15 — отражается сумма, возвращенная покупателям, как ошибочно пробитая кассиром в течение дня (графа 10 = графа 15 + графа 14).
  • Графы 16, 17, 18 — проставляются подписи ответственных лиц.

Исправления в журнале кассира-операциониста

2 способа внести исправления в журнал:

  1. Если пропущена строка, то можно дописать её внизу в свободном поле и заверить исправление.
  2. Если необходимо исправить показатель, то его аккуратно зачеркивают и надписывают правильный, заверяя исправление.

Любые исправления нужно заверить надписью «исправлено верно», подписью руководителя (главного бухгалтера) и синей печатью.

Образец журнала кассира-операциониста

Пример заполнения журнала  приведен ниже.

Левая страница разворота

Продолжение страницы разворота

Теперь вы без труда сможете заполнить журнал кассира — операциониста самостоятельно. Появились вопросы? Задавайте их в комментариях.

Получайте новые статьи блога к себе на почту — так вы всегда будете в курсе новостей для ИП!

Вопросы и ответы (128)

Как уравновесить свой кассовый ящик, как эксперт

Некоторые элементы гостеприимства, безусловно, традиционны.

Это регистрация на стойке отеля, процесс чаевых ожидающей команды за хорошо выполненную работу и мгновенное ощущение важности, которое вы испытываете, когда консьерж организует парковку вашего автомобиля на подземной автостоянке.

Среди моря технического волшебства и влияния социальных сетей этот материал делает отрасль такой, какая она есть.

И это подводит нас к кассовым аппаратам.Нет, правда - это одна из самых важных процедур в современной ресторанной и гостиничной деятельности, и она примерно такая же традиционная, как и раньше.

Также очень легко ошибиться, так что считайте это вашим универсальным руководством по балансировке кассового аппарата до.

Почему так важно балансировать денежный ящик?

С учетом того, что каждый десятый взрослый стал безналичным только в Великобритании, вам будет простительно предположить, что денежные ящики являются чем-то вроде пережитка.

Это просто не так.Для многих из нас деньги по-прежнему являются королем. Исследование 2018 года показало, что 83% потребителей в США потеряли бы деньги, если бы они исчезли навсегда.

Итак, в течение некоторого времени в ваш гостиничный бизнес по-прежнему будут поступать наличные по довольно старому курсу, и, несмотря на это, появление новых способов оплаты, таких как Apple Pay, означает, что балансировка денежного ящика сейчас важнее, чем когда-либо.

Вам необходимо учитывать все денежные средства, поступающие в ваш бизнес, независимо от того, как они поступают. Это обеспечивает надлежащий учет всей получаемой вами прибыли и дает вашему бизнесу более четкую финансовую картину.

Он даже поможет вам спрогнозировать и спланировать неизбежные взлеты и падения, которые ожидает ваш бизнес.

Но… Я доверяю своим сотрудникам!

Независимо от того, насколько вы доверяете своим сотрудникам, вы должны согласиться с тем, что, поскольку ваш бизнес имеет дело с наличными деньгами, всегда есть возможность воспользоваться преимуществом для негодяев.

По оценкам, предприятия в США ежегодно теряют в среднем 7% своего годового дохода из-за краж сотрудников.

Это не означает, что вам, как владельцу бизнеса, нужно на каждом шагу следить за своей спиной, но это наглядно демонстрирует, насколько важны кассовый аппарат ресторана и ваша способность уравновесить его.

Статья по теме: Вы создали лучшую команду в ресторане - вот как ее удержать

3 важных момента, которые нужно помнить при балансировке кассового аппарата

Прежде чем мы перейдем к процессу, вот три жизненно важных вещи, которые вы должны учитывать каждый раз, когда вы балансируете свои кассовые аппараты.

1. Всегда по одному человеку на ящик

Может возникнуть соблазн сократить расходы и устроить только одну розыгрыш для всех, но мы действительно рекомендуем инвестировать в столько, сколько у вас есть сотрудников в любой момент времени.Чем больше людей имеют доступ к одному и тому же денежному ящику, тем больше вы распределяете ответственность за то, что в нем происходит.

2. Начните свой день со счета наличных

Легко предположить, что балансировка денежного ящика - это то, что нужно делать только в конце дня. Не так. Убедитесь, что вы начинаете каждый день с подсчета того, что уже находится в вашей кассе. Это гарантирует, что вы сможете хранить в вашем регистре стабильную и достаточную сумму базовой наличности для удовлетворения спроса и упростить процесс балансировки в конце дня.

3. Депозит наличными в течение смены

Аккуратный кассовый аппарат - это здоровый кассовый аппарат. В более медленные периоды убедитесь, что вы вносите наличные, подсчитываете наличные и убираете разницу из своего утреннего счета. Делайте это попарно, чтобы убедиться, что на каждое депозита смотрят две пары глаз. Сделайте это своей привычкой, и вам будет намного легче выполнять балансировку.

5-ступенчатый процесс балансировки кассовых аппаратов

Теперь мы знаем, что, почему и когда уравновешивать денежные средства в вашем бизнесе. Вот как это сделать за пять простых шагов.

Распечатайте следующий список, прикрепите его к стене возле каждой кассы и сделайте это мантрой вашей команды!

1. Определите идеальную начальную сумму

Важно, чтобы ваш кассовый аппарат содержал постоянное количество монет и банкнот, чтобы у вас всегда было достаточно сдачи для клиентов.

Точно так же слишком много денег в ящике может спровоцировать кражу, поэтому важно держать это под контролем, указав твердую начальную сумму.

Определите базовую сумму наличных денег, которую вы будете хранить в каждом регистре, для обработки транзакций, с которыми вы, вероятно, будете сталкиваться каждый день. Ежедневный просмотр отчетов о доходах поможет вам в этом.

2. Держать одного сотрудника на регистр

Мы упоминали об этом в наших быстрых советах выше, но стоит повторить.

Один сотрудник на регистр означает, что у вас есть одна линия ответственности и гораздо более эффективная работа в обеденном зале благодаря меньшему количеству ошибок из-за синдрома «слишком большого количества поваров».

3. Выполните X-чтение

Когда вы достигнете точки остановки (обычно при смене смены), запустите X-чтение в вашей POS-системе.Распечатайте его и вытащите денежный ящик, прежде чем отступить в отдельное место.

4. Проведите физический учет

Денежный ящик извлечен и X считывается в руке, начинается физический счет.

Подсчитайте итоговые суммы всех монет, банкнот и квитанций PDQ и сравните результат с итогами на считывании X.

Если при выдаче сдачи не было допущено ошибок (или того хуже), все должно совпадать. Просто имейте в виду, что небольшая нехватка наличных - это обычное дело, поскольку они обычно более распространены, чем излишки.

5. Не забывайте кассу

Выпадение наличных - это когда старший сотрудник вручную снимает и кладет наличные в кассу. Это поможет вам не отставать от клиентских транзакций и обеспечить поддержание важнейшего базового уровня денежных средств (см. Шаг 1).

Частота и время этих падений полностью зависят от вас, но имеет смысл делать это, когда торговля немного падает, чтобы избежать прерывания обслуживания.

Когда происходит выпадение наличных, убедитесь, что работник, который его проводил, записан вместе с временем, датой и суммой выпадения.Попросите кассира подписать транзакцию, чтобы убедиться, что ответственность за работу с новым балансом записана.

Статья по теме: 10 эффективных приложений для современного владельца ресторана

Как сбалансировать кассовый аппарат - FAQs

Q: Что означает балансировка кассы? Под балансировкой кассового аппарата понимается процесс обеспечения того, чтобы деньги, содержащиеся в кассовом аппарате, точно отражали бизнес-операции этого дня (или смены).

Q: Как правильно класть банкноты в денежный ящик? Чтобы упростить балансировку, лучше всего размещать банкноты в одном направлении, чтобы сумма банкнот находилась в одном и том же месте во время физического счета.

В: Что делать, если я превышаю сумму конкретной банкноты? Если вы делаете больше заметок, чем может вместить вставка в ящик, скрепите лишние записи вместе и переместите их в отсек под ящиком. Чтобы избежать этого, убедитесь, что выплата и снятие наличных регулярно осуществляется старшими сотрудниками.

Q: В чем разница между чтением X и Z? Чтения X и Z в современных POS-системах по существу предоставляют одну и ту же информацию при запуске в одно и то же время, но чтение X дает вам чтение (или предварительный просмотр), тогда как выполнение чтения Z сбрасывает отчет кассы.

Q: Что делать, если наличные не остаются на балансе? Если у вас нет остатка денежных средств, поговорите со старшим сотрудником. Точно запишите, сколько и где находится несоответствие с точки зрения типа квитанции (это должно быть идентифицировано путем сравнения всех физических квитанций и наличных денег с показанием X).

Q: Могу ли я доверять POS для балансировки наличных? Да. Современная POS-система всегда должна обеспечивать точное считывание X и Z, а также большинство функций аудита на уровне пользователя, поэтому каждая транзакция имеет отметку времени и даты с указанием соответствующего оператора.

Q: Сколько денег я должен провести? Это полностью зависит от вас, но важно помнить, что главная цель состоит в том, чтобы ваш начальный баланс никогда не уменьшался и чтобы у вас было достаточно денег в кассе для обслуживания транзакций клиентов.

Q: Когда мне следует выполнять балансировку кассовых аппаратов? Как правило, балансировать кассовый аппарат лучше всего в конце дня или после окончания смены кассира.

Дополнительная литература: 10 шагов контрольного списка для определения лучшей POS-системы

Завершение

Некоторые вещи никогда не меняются, и процесс балансировки кассового аппарата является прекрасным примером старинной рутины гостеприимства, которой каждый бизнес в этом секторе должен строго следовать.

Мы надеемся, что наше руководство станет вашей библией по балансировке кассовых аппаратов. Почему бы не поделиться им со своими сотрудниками, чтобы убедиться, что все вы поете с одного листа гимнов?

Как балансировать кассовый ящик, как Pro

Балансировка вашего кассового аппарата совсем не похожа на балансировку чековой книжки.

Уравновешивание денежного ящика является такой же важной частью вашей повседневной жизни, как отпирание входной двери, и должно выполняться как минимум ежедневно. Если вы привыкли открывать денежный ящик, вкладывать деньги и не задумываться дважды, вы оказываете себе медвежью услугу.В этом посте мы расскажем, почему важно и как вы можете сбалансировать денежный ящик на профессиональном уровне.

Добро пожаловать в новую эру коммерции

Наш гид расскажет вам о тактике розничной торговли, ориентированной на будущее, которая сделает ваш бизнес гибким и эффективным - ключом к процветанию в новом мире розничной торговли.

Зачем вам балансировать денежный ящик?

Как продавцу, вам необходимо заботиться о движении денежных средств в рамках вашего бизнеса, и баланс вашего денежного ящика связан со всеми видами способов оплаты, включая кредитные карты и чеки.Мобильные способы оплаты, такие как Apple Pay, становятся все более популярными, и их тоже необходимо учитывать. Балансировка денежного ящика гарантирует, что вся прибыль, которую приносит ваш бизнес, будет учтена, и даст вам четкое представление о финансовом положении вашего бизнеса.

Хотя вы можете полностью доверять своим сотрудникам (возможно, даже рассматривать их как семью), для предприятий, занимающихся операциями с наличными деньгами, важно внедрить процедуры обработки наличных денег. Эти методы не только защищают вас как владельца бизнеса, но и ваших сотрудников, заставляя все стороны нести ответственность за то, что входит и выходит из вашего реестра.Самая важная причина, по которой вам необходимо сбалансировать денежный ящик, - это предотвратить нехватку из-за неточной обработки наличных или кражи. Но вы также хотите убедиться, что ваш персонал обеспечивает клиентов достаточным количеством сдачи и что у вас никогда не бывает слишком много наличных денег.

На каждый ящик должен приходиться по одному человеку

Для малых предприятий с одним регистром это может быть невозможно, но ограничение количества людей, ответственных за каждый денежный ящик, всегда идеально.Чем больше людей имеют доступ к ящику или даже ключу от ящика в любой момент времени, тем меньше ответственность за содержимое этого ящика. Это также затрудняет установление лица, ответственного за неправильное обращение или пропажу денежных средств. Однако, в отличие от традиционных кассовых аппаратов, POS-системы iPad предлагают настройки, которые могут помочь отслеживать и определять, какие сотрудники выполняли какие транзакции. Если вы используете Lightspeed, каждая продажа запускает систему POS для автоматического обновления данных о продажах, чтобы было легче узнать, как управляются транзакции в вашем бизнесе, и создавать отчеты для анализа эффективности.

Начните с подсчета наличных денег

Теперь, когда мы поняли, почему так важна балансировка вашего кассового аппарата, давайте обсудим, как это сделать. Ключевой момент, о котором следует помнить, заключается в том, что балансировка вашего денежного ящика - это столько же о том, что вы делаете в первую очередь утром, так и о том, что вы делаете в конце дня. Что это обозначает? Вы всегда должны всегда начинать свой день с подсчета наличных денег в вашей кассе.

Обычно, как продавец, вы хотите, чтобы в вашем реестре была постоянная базовая сумма денег.Это гарантирует, что у вас всегда будет достаточно денег, чтобы раздать сдачу своим клиентам. С точки зрения клиента, нет ничего более раздражающего, чем вручить двадцатидолларовую купюру только для того, чтобы клерк сказал, что у него недостаточно денег, чтобы внести сдачу. Это не только неудобно для посетителей, но также может помешать вам совершить продажу.

Хотя точная сумма может варьироваться от бизнеса к бизнесу, убедитесь, что утром под рукой есть наличные, иногда называемые мелкими. Для малого бизнеса от 100 до 150 долларов будет более чем достаточно. Хорошее практическое правило - хранить не менее 20 долларов в пятидолларовых банкнотах и ​​20 долларов в однодолларовых банкнотах.

Внесение наличных в течение дня

Следующим шагом в поддержании порядка в кассовом аппарате является внесение наличных в течение дня. Опять же, в зависимости от объема и размера ваших транзакций количество депозитов, которые вы сделаете, будет варьироваться. В общем, вы хотите выбрать более медленное время дня, поэтому, если вы предпочитаете обеденный перерыв, полдень, вероятно, не лучшее время для вас, чтобы открывать кассу и считать наличные.

Определив, когда вы будете вносить этот депозит, подсчитайте свои наличные и удалите разницу из своего первоначального утреннего счета. Также важно, чтобы два человека засвидетельствовали подсчет, подтвердили сумму и увидели, что деньги положены в ваш сейф. Таким образом, будь то владелец и менеджер магазина или менеджер и первоклассный сотрудник, два взгляда на такое управление денежными ящиками обеспечат определенный уровень сдержек и противовесов в вашем бизнесе.

Определите свой остаток на конец дня

Конец дня - это когда вся тяжелая работа, которую вы вложили в ведение типового реестра, принесет свои плоды.Пришло время посмотреть на плоды вашего труда и убедиться, что деньги, которые были получены в течение дня и которые были потрачены, были потрачены эффективно и честно.

Первый шаг к этому - подсчет общей суммы в вашей кассе. Это включает любые операции с кредитными картами, наличными и чеками. После того, как вы закончите складывать суммы, вам следует сравнить полученное вручную число с тем, что отображается в вашей POS-системе. Если суммы совпадают, вы золотой! Если они этого не сделают, вам придется немного покопаться.Небольшие расхождения являются обычным явлением и обычно вызваны человеческой ошибкой, возможно, когда кассир отсчитывал сдачу клиенту. Это более серьезные несоответствия, на которые вам нужно обратить внимание.

Обнаружение расхождений в балансе на конец дня

Есть несколько различных видов расхождений, на которые следует обращать внимание, как излишков, так и дефицита. Избыток - это когда сумма в вашем реестре больше, чем ваша POS-система говорит, что вы должны иметь.Однако нехватка - это то место, где ваша POS-система говорит, что у вас должна быть определенная сумма наличных, но ваша касса не хватает. Разработайте политику, которой должны следовать ваши сотрудники, когда дело доходит до обращения с наличными деньгами, и выставляйте ее так, чтобы сотрудники могли легко ее просматривать, чтобы все были подотчетны и единообразны в кассе.

Если говорить об этом, то ни один из них не идеален, но излишки могут нанести больший ущерб бренду вашего бизнеса. В то время как нехватка означает, что наличные деньги были потеряны, украдены или слишком много было возвращено клиентам, избыток наличных средств означает, что деньги были удержаны у клиентов, а сдача не была возвращена.Хотя это и не делается специально, избыток в конце дня означает, что ваших клиентов не хватает. Когда покупатель осознает, что это происходит, вы можете не только потерять от него дополнительные продажи, но и получить отрицательный отзыв в Интернете и / или из уст в уста. Как показывает практика, торговцы всегда должны делать все, что в их силах, чтобы не допустить переизбытка.

Модернизируйте свой кассовый аппарат с помощью Lightspeed

Поздравляем, теперь вы понимаете, как балансировать ящик кассового аппарата, как профессионал.У вас есть все знания и решения для управления денежными средствами, необходимые для обеспечения правильной проверки вашего денежного ящика между сменами и перед закрытием в конце рабочего дня. Чтобы упростить управление денежными средствами и балансировку в конце дня, пора выбрать облачную мобильную точку продаж для вашего ресторана или магазина. Давайте поговорим о том, как Lightspeed может сделать ваши операции максимально простыми и эффективными.

Балансировка вашего денежного ящика | Шаги, советы и многое другое

Уравновешивание денежного ящика - неотъемлемая часть повседневной работы вашего бизнеса.Так же, как чистить зубы, вы также должны ежедневно балансировать в кассовом аппарате.

Если вам сложно сбалансировать денежный ящик, вы не одиноки. Читайте дальше, чтобы узнать, как сбалансировать денежный ящик, а также узнать о советах и ​​приемах, как сохранить его в надлежащем состоянии.

Что такое денежный ящик?

Прежде чем вы углубитесь в то, как сбалансировать денежный ящик, вам необходимо узнать о нем небольшую справочную информацию.

В вашем денежном ящике, также называемом кассовым аппаратом, хранятся наличные деньги, монеты, чеки и другие ценные предметы (например,g., купоны) в точках продаж (POS).

В конце каждого дня, смены или периода вы должны сбалансировать денежный ящик для учета всех входящих транзакций. Транзакции включают не только наличные деньги и чеки, но также платежи по кредитным картам и чаевые (если применимо).

Лучше всего, если вы назначите сотрудников или менеджеров для балансировки денежного ящика. Таким образом, вы доверяете сотрудникам, работающим с вашей поступающей наличностью, а не нескольким людям.

Компании, которые обычно несут ответственность за балансировку денежного ящика, включают:

  • Магазины одежды
  • Супермаркеты
  • Рестораны
  • Булочные
  • Прочие магазины

Как часто нужно балансировать денежный ящик?

Чтобы ваши бухгалтерские книги были максимально точными, вы должны балансировать кассу каждый день или после каждой смены.Таким образом, вы сможете быстро (и легко) внести исправления, если что-то не так.

Исправление чего-либо, сделанного несколько дней, недель или даже недель назад, может занять много времени и быть сложным, потому что вам нужно возвращаться и проверять каждый день индивидуально на наличие ошибок. Ежедневная балансировка помогает уменьшить боль, связанную с отслеживанием расхождений в кассовых ящиках.

Шаги для балансировки денежного ящика

Когда дело доходит до балансировки денежного ящика, ваши действия могут отличаться от действий других компаний. Например, более крупному бизнесу может потребоваться внести несколько депозитов в течение дня. Или у малого бизнеса может быть только один денежный ящик для подсчета.

Независимо от того, насколько мал или велик ваш бизнес, вот четыре шага, которые помогут вам встать на правильную ногу, когда дело доходит до балансировки денежного ящика.

1. Получите отчет POS

Прежде чем вы начнете балансировать свой денежный ящик и учитывать любой входящий денежный поток, вам необходимо распечатать или получить доступ к отчету POS, в котором подробно указано, сколько у вас должно быть в вашей кассе.

Отчет POS разбивает итоги по категориям, например, наличные деньги, чеки и транзакции по кредитным картам.

2. Подсчитайте наличные

Когда у вас под рукой отчет POS, самое время пересчитать наличные.

В начале каждого дня или смены вы должны держать постоянную сумму денег в вашем реестре, например 100 долларов. Это гарантирует, что у вас будет достаточно денег, чтобы раздавать сдачу своим клиентам.

Когда вы считаете свою кассу в конце каждой смены или дня, подсчитывайте свои наличные и суммируйте свои чеки, квитанции по кредитным картам и другие транзакции.

Чтобы сделать процесс менее утомительным, подумайте о приобретении счетной машины. Со счетным автоматом вам не нужно беспокоиться о ручном подсчете наличных или сдаче вручную.

Обязательно вычтите начальный остаток денежных средств из текущего остатка денежных средств (например, вычтите 100 долларов США).

Запишите, сколько в кассе есть наличных денег, чеков, купонов, кредитов и т. Д. Вот пример того, как вы можете отслеживать свои итоги:

Поступления Продажа Всего
Начальные деньги $ 100
Продажа за наличный расчет 500 долл. США
Продажа по кредитной карте 600 долл. США
Общий объем продаж $ 1,100
Продажа в кредит $ 0
Денежные средства получены 500 долл. США
Всего кассовых аппаратов 600 долл. США

После того, как вы суммируете квитанции, чеки и наличные по кредитной карте, сравните их с отчетом POS.Они совпадают? Если так, то вперед! Если нет, вам нужно немного покопаться.

3. Устранить неточности

Значит у вас неточность в кассовом ящике? Не волнуйтесь! С владельцами малого бизнеса это происходит постоянно.

Большинство расхождений вызвано человеческой ошибкой, например, неверная сдача сдачи покупателю или неправильная отправка квитанции по кредитной карте.

При балансировке денежного ящика обращайте внимание как на излишки, так и на нехватку. Превышение - это когда ваш ящик превышает сумму, указанную в отчете POS, которую вы должны иметь.Дефицит - это когда в вашем реестре мало.

Нехватка может означать, что наличные деньги были потеряны, украдены или неправильно подсчитаны. Избыток обычно означает, что ваши клиенты были обмануты.

При попытке устранить несоответствия выполните следующие действия:

  1. Пересчитайте наличные, чеки, купоны, квитанции по кредитным картам и т. Д.
  2. Зарегистрируйтесь в своем ящике и рядом с ним и зарегистрируйтесь на предмет отсутствия информации (например, квитанций)
  3. Просмотрите транзакции POS для получения информации, такой как транзакции по кредитной карте (если применимо)

Убедитесь, что кто-то записывает расхождения в кассовой наличности в отчете о прибылях и убытках (P&L) вашего малого бизнеса.Добавьте строку в отчеты о прибылях и убытках, чтобы учесть расхождения в денежных средствах.

4. Учет операций с денежным ящиком

После того, как вы посчитаете свой ящик и выясните все неточности, запишите операции с денежным ящиком в своих книгах.

При записи итоговой суммы кассового аппарата обязательно учитывайте начальный баланс (например, 100 долларов США). Записывайте в свои книги все наличные, кредитные, магазинные (если применимо), чеки, купоны и другие продажи.

Если есть какие-либо несоответствия, которые вы не смогли устранить, укажите излишки или недостачи в отдельной колонке.

Взгляните на пример сбалансированной кассы ниже:

Собрано денег Зарегистрировано продаж Разница (+/-)
Получено наличных 425,00 $ Продажа за наличный расчет 425,00 $ 0,00 руб.
Чеков собрано $ 53,25 Проверить продажи $ 53,25 0,00 руб.
Кредит магазина получен 233 доллара.55 Продажа в кредит магазина $ 233,55 0,00 руб.
Получено кредитных карт $ 657,48 Продажа кредитных карт $ 657,48 0,00 руб.
Собрано купонов 11,00 $ Купонный доход 11,00 $ 0,00 руб.
Всего собрано $ 1 380,28 Всего зарегистрировано $ 1 380,28 0,00 руб.

Итак, как будет выглядеть, если ваш отчет POS и ваши подсчеты не совпадают? Взгляните на ящик с некоторыми неточностями.

Собрано денег Зарегистрировано продаж Разница (+/-)
Получено наличных 350,00 $ Продажа за наличный расчет $ 367,78 - 17,78 долл. США
Чеков собрано $ 85,33 Проверить продажи $ 72,55 + 12,78 $
Кредит магазина получен $ 247,52 Продажа в кредит магазина 247 долларов США.52 0,00 руб.
Получено кредитных карт $ 776,38 Продажа кредитных карт $ 776,38 0,00 руб.
Собрано купонов 0,00 руб. Купонный доход $ 2,50 - 2,50 доллара США
Всего собрано $ 1 459,23 Всего зарегистрировано $ 1 453,95 + 5,28 $

Как видите, в ящике выше не хватает 17 долларов.78 наличными и купонами на 2,50 доллара.

В кассе также есть дополнительные $ 12,78 в виде чеков, не учтенных в продажах. Если продажи чеков ниже, чем общее количество собранных чеков, это может быть связано с тем, что сотрудник совершил транзакцию с использованием неверного метода оплаты.

Наконечники для балансировки ящиков

Балансировка денежных ящиков не должна быть сложной. Воспользуйтесь приведенными ниже советами, чтобы держать ящик в идеальном состоянии.

1. На каждый ящик должно приходиться по одному человеку

Что касается денежного ящика, то чем меньше людей будет к нему обращаться, тем лучше. Подумайте об ограничении количества людей, использующих каждый ящик. Ограничения позволяют избежать расхождений в денежном ящике и могут помочь избежать краж на рабочем месте.

Та же идея должна подойти и к менеджеру вашего кассового ящика. Ограничьте количество людей, занимающихся балансировкой кассовых и кассовых ящиков вашего бизнеса.

2. Распределить обязанности

В целях подотчетности назначьте одного или двух доверенных сотрудников для балансирования вашего денежного ящика (ящиков). Вы можете назначить одного человека для подсчета ящика, в то время как другой сотрудник готовит банковский депозит.Попросите сотрудников, управляющих денежными ящиками, подписать отчет о том, что они уравновешивают ящик.

В начале следующего дня или следующей смены пересчитайте денежные средства в каждом ящике, чтобы убедиться в правильности начального баланса. Если в вашем бизнесе используется несколько ящиков, назначьте эту задачу каждому кассиру и попросите их подсчитать свой отдельный ящик.

3. Используйте отчеты о продажах

Если у вас есть POS-система, не бойтесь использовать отчеты о продажах в своих интересах. Вы можете использовать отчеты, чтобы увидеть остатки ящика на начало, текущий и конец дня.Отчеты о продажах могут вам помочь:

  • Не кладите в кассу слишком много денег
  • Проверить, был ли покупатель обманут
  • Выявить кражу сотрудника

Отчеты о продажах также могут дать вам представление о вашем денежном потоке за день. Если вы хотите узнать, как идут продажи, откройте отчет о продажах.

4. Депозит наличными в течение дня

Чтобы ваш денежный ящик был чистым и аккуратным, подумайте о его чистке в течение дня. Итак, как вы можете это сделать? Депозиты.

Если вы обнаружите, что ваш денежный ящик переполнен в течение дня, сделайте несколько небольших вкладов в свой сейф или банк, чтобы отсчет наличных в вашей кассе продолжался. В противном случае вы можете иметь дело с беспорядочным ящиком и потерянными или украденными деньгами.

Делайте депозиты в более медленное время в течение дня. Таким образом, вам не придется изо всех сил снимать и считать наличные.

В зависимости от размера вашего бизнеса и поступающей наличности вам может потребоваться внести несколько депозитов в течение дня.Если ваш бизнес меньше, вы, скорее всего, можете вообще пропустить этот шаг.

5. Обращайте внимание на постоянные несоответствия

Если вы снова и снова начнете замечать несоответствия в денежном ящике, возможно, что-то не так. Вы можете иметь дело с украденными средствами, если денежные средства постоянно не соответствуют вашим отчетам POS.

Остерегайтесь шаблонов, таких как повседневная нехватка. Например, если вы заметили, что в ящике сотрудника постоянно скидка 20 долларов, возможно, вам придется еще покопаться и понаблюдать.

Необходимо учитывать денежный поток вашего денежного ящика? Без проблем! Бухгалтерское программное обеспечение Patriot позволяет легко вести учет доходов и расходов вашего бизнеса. Начните с самостоятельной демонстрации уже сегодня!

Нравится то, что вы читаете? Давай подключимся, друг! Поставьте нам лайк на Facebook и давай поговорим.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Балансировка денежного ящика

Даже с сегодняшними современными системами кассовых терминалов (POS) вам все равно нужна процедура для учета кассовых чеков магазина.Эти средства внутреннего контроля необходимы для предотвращения ненадлежащего обращения с деньгами и защиты активов от потери или кражи.

Надежный внутренний контроль не только способствует повышению операционной эффективности, но и обеспечивает надежную бухгалтерскую отчетность, которая понадобится в налоговые периоды. Одна из наиболее частых причин потери или усадки в вашем магазине - неправильное обращение с наличными. При расследовании наиболее частая причина сводится к отсутствию надлежащих процедур или средств контроля.

Эта система управления денежными средствами может быть создана одновременно с установлением политики магазина.Многие из сегодняшних POS-систем содержат пошаговые инструкции по закрытию (также известному как балансирование) денежного ящика, чтобы направлять сотрудника.

Бизнес-аналитика

Руководство магазина или кассиры могут получить отчет о продажах в любое время в течение смены. Добавляя начальные деньги в ящике к сумме ежедневных продаж, розничный торговец будет точно знать, сколько денег должно быть в кассовом аппарате или POS-системе в любой момент времени.

Это полезно по нескольким причинам:

  • Это позволяет не держать слишком много денег в торговом зале.
  • Защищает от утери в случае ограбления магазина.
  • Это предотвращает ситуации, когда покупатель жалуется на слишком малую сдачу.
  • Выявляет частые перерасходы или нехватку у отдельных кассиров.
  • Устраняет соблазн взять наличные без документации из кассы.

Как и когда применять

Балансировка кассы обычно происходит в конце дня или в конце смены кассира.Денежный ящик и его содержимое следует отнести в офис или другое укромное место для подготовки отчета. При балансировке ящика после закрытия убедитесь, что освещение в торговом зале выключено, а дверца заперта. Многие продавцы спешат и начинают закрываться еще до закрытия магазина. Это небезопасная практика. Однако, если у вас несколько сотрудников в магазине, можно закрыть один из регистров в часы работы. & Nbsp;

Любые излишки или нехватка должны быть расследованы.При незначительных ошибках и небольших суммах следует принимать во внимание человеческую природу, но частые расхождения могут быть признаком кражи сотрудником или могут указывать на необходимость дальнейшего обучения конкретного кассира. Как правило, вы хотите, чтобы расхождения не превышали 2 долларов к концу дня.

Начальная касса кладется обратно в кассовый ящик и хранится на вечер, пока готовится депозит для банка. Все квитанции о кредитных картах, отчеты по терминалам и другие квитанции могут быть прикреплены к ежедневному отчету кассового ящика и поданы по дате.

Разделение обязанностей

Для большей ответственности рассмотрите возможность использования двух человек для балансировки кассового аппарата. Один человек будет считать ящик и составлять ежедневный кассовый отчет, а другой готовит банковский депозит. Оба сотрудника должны подписать отчет, указав, что они несут ответственность за указанные цифры. Хотя никакая система не может предотвратить мошенничество, этот контрольный журнал поможет предотвратить сговор между сотрудниками.

В начале следующей смены каждому кассиру должен быть выделен собственный денежный ящик.Попросите кассира пересчитать деньги в ящике, чтобы проверить начальный баланс. Если у вас небольшой магазин только с одним кассовым аппаратом, наличные, скорее всего, останутся в ящике на ночь. Если это ваша ситуация, процедура такая же.

И последнее замечание: поскольку человеческая ошибка является частью игры, убедитесь, что вы включаете расхождения в ваших денежных средствах как часть своих отчетов о прибылях и убытках. Добавьте в свои отчеты о прибылях и убытках строку, в которой указываются убытки от неправильного учета.Это еще один способ аудита и управления убытками.

Как отсчитывать кассовый аппарат

Независимо от типа кассового аппарата, который вы используете в своем бизнесе, вы всегда должны начинать с установленной суммы денег в кассовом ящике. Эти денежные средства, ваш «запас», должны позволить вам предоставлять сдачу своим клиентам в течение дня. Не менее важно, что обратный отсчет до той же суммы в конце смены позволяет вам быстро определить, сколько денег вы взяли, и согласуются ли они с продажами, зарегистрированными в вашем реестре.

Перед закрытием кассы распечатайте выписку из дневного заработка. Это дает вам точный отчет для сравнения с суммой денег в ящике.

Сначала отсчитайте заранее установленную сумму из ящика, сохраняя тот же баланс мелкие купюры и сдачу, которую вам нужно будет начать снова в начале дня. Типичная стартовая сумма колеблется от 100 до 150 долларов. Отложите эту стартовую сумму.

Создайте список, содержащий номиналы купюр, чтобы вы могли записывать суммы по мере их подсчета.Вверху списка добавьте стартовую сумму.

Сначала отсчитывайте большие купюры, а затем переходите к более мелким и мелочам. Записывайте каждый номинал по мере его отсчета. Например, если бы самые большие купюры в вашей кассе составляли три купюры по 50 долларов, вы бы выписали 3 X 50 долларов, а итого 150 долларов. Повторите этот процесс для каждой банкноты меньшего размера, а затем для сдачи.

Закройте транзакции смены на вашем автомате для кредитных карт и убедитесь, что он уравновешен, затем запишите и просуммируйте свои дневные чеки.Если ваш кассовый аппарат не дает вам отдельных итогов для каждого способа оплаты, вычтите данные кредитной карты и проверьте квитанции из общей суммы. Остается только та сумма наличных, которая должна быть у вас в кассе.

Добавьте общее количество выписанных купюр и монет. Проще всего сделать аккуратные столбики или использовать заранее распечатанный бланк. Сравните свою сумму с суммой наличных денег, которую вы должны иметь. Вы редко будете абсолютно правы из-за человеческой ошибки, но должны быть в пределах относительно нескольких долларов от правильной суммы.

  • Вы также можете округлить числа до ближайшего доллара, чтобы не работать с небольшими изменениями.

    Если вы записываете отклонение денежных средств каждый день, вы скоро узнаете, что является нормальным для данной недели или дня недели. Любое внезапное изменение этих цифр может сигнализировать о необходимости переобучения персонала или, в худшем случае, о наличии проблемы с кражей сотрудников.

    Хорошая практика состоит в том, чтобы второй сотрудник считал деньги, чтобы выявить любые ошибки и предотвратить кражу.

8 кассовых насадок для розницы

Когда я думаю о советах кассового аппарата, мне вспоминается , кража сотрудника, свидетелем которой я однажды стал . В тот день, не так давно, я покупал упаковку бумажных полотенец за 3 доллара в магазине, принадлежащем одному из клиентов.

Было поздно, за 5 минут до закрытия. Когда я стоял в очереди в ожидании своей очереди платить, я наблюдал, как кассирша «Марси» (имя изменено) взаимодействует со своими покупателями.

Я заметил, что она мысленно подсчитывала их сдачу, а не заставляла кассу делать это за нее.

Это произвело впечатление на многих клиентов, но не на меня!

Когда я подошел к прилавку, когда подошла моя очередь платить, я заметил, что «Марси» не закрыла денежный ящик от предыдущей транзакции.

Я наблюдал, как она взяла мою пятидолларовую купюру, мысленно подсчитала 45 центов налога и дала мне 1,55 доллара сдачи. Цифры складывались, но ее поведение - нет.

Она крала деньги прямо у меня на глазах!

Для начала, когда «Марси» набрала 3 доллара в кассу, на экране вспыхнули цифры, но она не «внесла» покупку в категорию. Он не был «зарегистрирован» как продажа и не регистрировался.

Кассовый аппарат не издавал ни звука, ни распечатал чек.

Она крала прямо у меня на глазах!

Я знал, что в конце дня, когда она обналичит свой кассовый аппарат, в ящике окажется больше наличных, чем было зарегистрировано в продажах.Она кладет эти деньги в карман, а затем уравновешивает свои наличные.

В ту ночь я позвонил владельцу магазина по имени Росс и рассказал ему о своем опыте. Он был шокирован.

Я посоветовал ему проверить Z-чтение (кассовую ленту, на которой записаны ВСЕ транзакции) на следующее утро. Я описал покупки, сделанные покупателями, которые были в очереди до и после меня. Росс мог бы легко проверить, была ли сделана моя покупка за 3 доллара в какой-то момент после того, как я покинул магазин.

К сожалению, как и предполагалось, во время смены Марси не поступало никаких заказов на сумму 3,00 доллара.

«Это было правдой. Она воровала».

Росс сказал мне кое-что, что подтвердило мои подозрения в краже.

Он сказал, что «Марси» была единственным сотрудником, который у него когда-либо имел денежные средства, равные и пенни. За 25 лет работы в розничной торговле ничейные и не уравнялись с пенни.

Росс подумал, что это странно, но «Марси» казалась хорошей сотрудницей, и клиенты ее любили.

На следующее утро Росс столкнулся с «Марси», когда она пришла на работу, и вошел через парадную дверь его магазина.

Он рассказал ей о своих подозрениях и о моих наблюдениях в качестве третьего лица. Росс передала ей все свои личные вещи вместе с чеком.

Он сказал: «Уходи сейчас и больше не возвращайся». Росс только что уволил Марси.

То, что произошло потом, было невероятным.

«Марси» симулировала приступ астмы (она не страдала астмой). Она начала громко хватать ртом воздух.

Когда она шаталась к входной двери, она притворилась, что рухнула в дверном проеме, в то же время притворившись, что выкручивает лодыжку. Она лежала, растянувшись в дверном проеме - ее ноги были в дверях его магазина, а ее верхняя часть тела лежала за дверным проемом на тротуаре.

Она начала кричать, задыхаясь: «ОМИГАУД. . . вызовите скорую помощь. . . он только что толкнул меня в эту дверь! Кто-нибудь Помогите мне! ПОМОЩЬ!"

Даже при том, что Росс была ошеломлена, не пропуская ни секунды, и громовым голосом он громко приказал ей: «Вставай и уходи СЕЙЧАС, или я позвоню в полицию и предъявлю тебе обвинение в краже!»

Словно закрывая кран, «Марси» тут же перестала плакать, встала, стряхнула брюки, развернулась на каблуках и пошла прочь, высоко поднятой головой.К счастью, Росс больше никогда не слышал о «Марси».

Так как же избежать «Марси»? Ну, краткий ответ. . . ты не можешь!

Их слишком много, и они ищут работу и работодателей, где есть легкая возможность украсть.

Они думают, что они умнее вас, и им нравится исследовать все аспекты.

На самом деле они довольно умны, но недостаточно умны, чтобы знать, что идеального преступления не существует.

В конце концов они спотыкаются и попадают в ловушку. В случае с «Марси» она воровала публично на глазах у платежеспособных клиентов. На самом деле она забирала их деньги из кассы своего работодателя. Это было смело или что?

Итак, если вы не можете избежать таких коварных сотрудников, что тогда?

Решение состоит в том, чтобы внедрить политики и процедуры, определяющие, как в вашем бизнесе работают с наличными деньгами. При этом гораздо легче обнаружить странное поведение, которое приводит к тревожным сигналам.

На самом деле вам не нужно изо всех сил искать такую ​​кражу. Со временем это становится очевидным.

Если у вас есть розничный бизнес с сотрудниками, которые обрабатывают ваши наличные деньги, обратите внимание на эти 8 советов кассового аппарата.

Все это превентивные меры, которые я разделил на две категории: политики учета наличных денег и политики обработки наличных денег.

Они помогут уменьшить проблемы, которые обычно возникают с кассовым аппаратом.

Политика учета денежных средств

1) Введите все покупки в точке продажи:
Наш первый совет кассового аппарата - настаивать на том, чтобы ВСЕ покупки вводились вашим кассиром через кассовый аппарат.Сообщите им заранее, что любые продукты, проходящие через их прилавок, которые не были внесены в кассу, приведут к немедленному удалению с указанием причины.

Как владелец бизнеса, обязательно подайте хороший пример, оплачивая собственные покупки. Слишком часто, если служащий видит, что владелец берет товар, не заплатив за него, у него возникает чувство права на то, что является частью корпоративной культуры, которую вы наблюдаете за практикой. Подавайте хороший пример. Оплачивайте собственные покупки.

2) Все покупатели получают квитанцию:
Вы когда-нибудь совершали покупку, когда кассир спрашивает, хотите ли вы квитанцию? Если вы скажете «нет», то кассиру (или владельцу бизнеса, если уж на то пошло) ничто не помешает аннулировать продажу и положить деньги в карман. Будьте очень осторожны с сотрудником, который спрашивает клиентов, хотят ли они получить квитанцию, или, что еще хуже, если они автоматически не выдают покупателю квитанцию ​​со своей сдачей. В некоторых юрисдикциях закон требует предоставления квитанций.Ваша юрисдикция может быть одной из них. Тем не менее, убедитесь, что ваши кассиры выдают квитанции в качестве условия их приема на работу. Это один из советов по работе с кассовым аппаратом, который поможет поддерживать хорошую репутацию вашего бизнеса у клиентов и правительства.

3) Ограниченный доступ к функции VOID:
Что касается подсказок кассового аппарата, то владельцы бизнеса часто не обращают на нее внимания. Если у сотрудника есть доступ к функции «АННУЛИРОВАТЬ» на кассовом аппарате, он имеет возможность аннулировать продажу после того, как покупатель заплатил и покинул магазин.Если им удастся аннулировать продажу, они могут положить деньги в карман.

Вы когда-нибудь были в магазине, где кассир сделал ошибку, а затем вынужден был вызвать другого сотрудника (обычно начальника смены или менеджера), чтобы он протянул карточку сотрудника или вставил ключ, чтобы продажа могла быть аннулирована? Что ж, как бы неудобно это ни было, на самом деле это очень хорошая политика для предотвращения внутренней кражи.

Если по какой-то причине в вашем кассовом аппарате нет недействительного ключа, я рекомендую одно из двух.Во-первых, ежедневно отслеживать все значения Z на предмет признаков аннулированных продаж. Если у одного сотрудника больше вакансий, чем в среднем, внимательно за ними следите. Вторая моя рекомендация - сменить вашу систему! Купите кассовый аппарат с недействительным ключом. Это выгодное вложение, и ваши правила легко изменить, чтобы учесть двухстороннюю недействительность.

Правила обращения с наличными деньгами

4) Стыковка наличных денег:
Стыковка наличных денег - это место, где кассир физически размещает деньги клиента до завершения платежной транзакции.Вы должны убедиться, что они * НИКОГДА * не кладут деньги вашего клиента в кассовый ящик до того, как пересчитают сдачу. Что, если ваш клиент настаивал на оплате счетом в 20 долларов, но получил сдачу только так, как если бы он заплатил счетом в 10 долларов? (Вспомните фильм «Бумажная луна», когда молодой Татум О'Нил разыграл этот трюк). Это непростая ситуация, которой легко избежать с помощью стыковки наличных денег.

При стыковке наличных вы требуете, чтобы кассир поместил или «закрепил» платеж клиента на клавиатуре или на кассовом ящике.После этого они вносят сдачу, пока первоначальный платеж находится на виду у обеих сторон. Только после того, как покупатель получит сдачу (и квитанцию), кассир помещает наличные в кассовый ящик. Если вы будете следовать этому правилу, трюк с «бумажной луной» будет сложнее (на самом деле почти невозможно). Это один из наиболее практичных советов по работе с кассовым аппаратом, который используют все крупные розничные торговцы.

5) Закройте кассу между транзакциями:
По двум причинам это огромный красный флаг для любого владельца розничного бизнеса.Прежде всего, сотрудник, который не закрывает денежный ящик между транзакциями, создает для клиентов легкую возможность протянуть руку и забрать деньги из денежного ящика. Я видел случаи, когда кассир не закрывал ящик, а фактически уходил со своего места, чтобы запастись полкой. Достаточно сказано! Что касается кассовых наконечников, это также можно отнести к категории безопасности.

Вторая причина заключается в том, что это дает возможность сотруднику вытащить «Марси» и мысленно рассчитать заказ, не звоня в него.Следует отметить, что в большинстве кассовых аппаратов кассовый ящик можно открыть только при вводе действительной продажи или когда кассир «обналичивает» в конце своей смены. Однако эту важную меру предосторожности легко обойти, оставив денежный ящик открытым между продажами. БОЛЬШОЕ нет-нет!

6) Хранение денежных средств:
Из подсказок кассового аппарата, которые говорят об ответственности сотрудников, это самый важный. Это политика, которая дает вашему кассиру исключительный контроль, хранение и ответственность за деньги в своем денежном ящике.При надлежащем хранении наличных денег доступ к деньгам имеет только кассир. Даже владелец бизнеса не должен иметь доступ к наличным деньгам в рамках этой системы, иначе как вы можете привлечь кассира к ответственности, если денег не хватит?

В начале смены денежный ящик будет иметь начальный запас, чтобы кассир мог внести сдачу. Если резерв составлял 100 долларов, а кассир принял 2400 долларов наличными в течение своей смены, то в конечном итоге в денежном ящике должно быть 2500 долларов. Они несут ответственность за любую нехватку.Несколько центов или даже нехватка одного доллара во время смены не являются большим поводом для беспокойства, но сотрудник, который постоянно выходит из строя на 10 или 20 долларов (или больше), является поводом для беспокойства. Либо они некомпетентны, либо воруют.

Если ваш розничный магазин позволяет любому сотруднику «поблизости» объявить о распродаже, то вы оставляете себя открытым для проблем (если они еще не происходят). Хорошая «Марси» заметит следы, так что вы не сможете отследить кражу до нее. Я предлагаю вам изменить свою политику и принять строгую практику хранения денежных средств (о воровстве сотрудников также рассказывается в моем блоге).Хранение наличных денег - один из замечательных советов кассового аппарата.

7) Ограничьте остаток денежного ящика наличными:
Эти последние 2 подсказки кассового аппарата обеспечивают более жесткий контроль над вашими деньгами. Никогда не стоит держать сотни или даже тысячи долларов в денежном ящике. В этом нет необходимости. Это создает большой риск для безопасности и подвергает ваш бизнес кражам как со стороны сотрудников, так и со стороны клиентов.

Хорошая политика выдачи наличных требует, чтобы кассир снимал излишки наличности с их розыгрыша несколько раз в день, чтобы уменьшить остаток.Иногда приходит инспектор и пересчитывает наличные у кассира. Оба подпишутся за это. В других случаях кассир просто помещает деньги в конверт, который они должны запечатать и подписать. Когда деньги удаляются, сумма вводится в кассу как «Выплачено», что более подробно описано ниже.

У некоторых предприятий есть физическая касса, которая представляет собой небольшой сейф, зацементированный в бетонный пол или встроенный в сейф в офисе. Есть небольшая прорезь, через которую могут проходить только небольшие конверты.Эти односторонние системы выдачи наличных обеспечивают хорошую безопасность.

8) Предельная выплаченная сумма:
Каждый кассовый аппарат имеет функцию заказа на поставку, известную как «Выплачено». Эта функция позволяет кассиру физически брать деньги из кассового ящика и «набирать» точную сумму, чтобы она отражалась на кассете. Когда они закрывают свой кассовый аппарат в конце смены, ожидается, что остаток денежных средств в ящике будет уменьшен на сумму Выплаченных сумм.

Касси

также могут использовать функцию заказа на поставку, чтобы снимать деньги с кассового аппарата, которые будут использоваться для покупок наложенным платежом, доставленных в предприятие.Я даже видел, как владельцы бизнеса брали деньги на покупку и использовали их для парковки или, что еще хуже, для кофе!

Надлежащая практика управления денежными средствами четко определяет, когда использовать (а не использовать) выплаченные средства. Возможно, было бы лучше, если бы все Выплаченные работы были сначала авторизованы или одобрены начальником смены, менеджером или владельцем предприятия. Тем не менее, функция заказа на поставку действительно открывает двери для возможностей. За этой дверью следует внимательно следить.

Наши советы кассового аппарата - хорошая политика!

Если вы думаете о своем кассовом аппарате как о центральном хранилище денег, которые поступают в ваш бизнес, его важность скоро станет очевидной.Отсутствие надлежащей политики обработки наличных делает ваш бизнес более уязвимым. Если вы не позволите своим сотрудникам беспрепятственный доступ к вашему банковскому счету, то почему вы будете мириться со слабым денежным контролем? Усиливая заботу о своих деньгах и контролируя их, вы уменьшаете очевидные возможности для «Марси» в мире.

КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ И ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ КАССЫ ДЛЯ АПТЕКИ SHC *

Открытие реестра:

1.При открытии

кассовый ящик персоналу аптеки операторы СВС передают.

2. Деньги подсчитываются двумя сотрудниками для проверки начального баланса в размере 100 долларов США

3. Персонал, подсчитывающий и проверяющий деньги, заполняет форму «Открытие выверки денежных средств» HC 615 и помещает ее в кассовый ящик

.

4. Войдите в систему Propharm POS, нажмите «Открыть регистр».

5. Нажмите "Ввод" или нажмите синюю кнопку "Выбрать ящик"

6. Дважды щелкните «Ящик»

7.Введите начальный баланс денежных средств в размере 100 долларов США

8. Введите свои инициалы

9. Нажмите «Enter» или «Finish».

10. Проверьте запас журнальной ленты, чтобы убедиться, что ее хватит на весь день

11. Откройте кассу, выньте ключ, поместите кассовый ящик в кассу. Ключ всегда хранится в ящике Rx

12. Удалите распечатку отчета об автоматическом расчете суммы партии с терминала FD130 DUO за предыдущий день. Если распечатанный отчет отсутствует, выполните расчет в терминале кредитной карты вручную, следуя приведенным ниже инструкциям:
a.Press Credit
b. Нажмите "Закрыть"
c. Нажмите Да
13. Распечатанный отчет о расчетах должен быть передан соответствующему лицу для сверки

Открытие другого регистра - только транзакций AIS в этом регистре

1. На компьютере для выхода без денежного ящика откройте «Виртуальный ящик»

2. На POS нажмите «Открыть регистр».

3. В открывшемся окне отобразится «Нажмите« Готово », чтобы завершить открытие реестра.

4.Нажмите «Готово»

5. Это позволяет добавлять элементы в учетную запись AIS пациента

6. Выберите только AIS (даже если наличные и чек являются вариантами)

Сделки PnC в течение дня:

1. Для пациентов, которым необходимо произвести оплату в день оказания услуги, персонал по выставлению счетов установит соответствующие сборы и сопроводит пациента в аптеку для оплаты в соответствии с «PnC ___». Персонал по счетам и страхованию заполнит следующие документы:

а.Прежде чем принимать какие-либо платежи от студентов, убедитесь, что плата еще не была переведена на их студенческий счет. Чтобы проверить это, откройте билет через Open Billing, дважды щелкните соответствующий билет и найдите «зеленые и красные флажки передачи». Если их нет, студент может заплатить в SHC. Если сборы были отправлены в AIS, студент должен пойти в кассу UCSC в Hahn Student Services и произвести оплату там.

2.Если возможно получение платежа, проверьте личность пациента по номеру студенческого удостоверения и дате рождения пациента, опубликуйте сумму транзакции в реестре, в POS в соответствующей транзакции PnC (лаборатория, AIT, клиника, рентген, оптометрия или презерватив). Кооператив). Введите сумму с десятичными знаками, например, 4,00 доллара США = 4,00

.

3. Выберите способ оплаты: наличными, чеком или кредитной / дебетовой картой (VISA / MasterCard / Discover).

4. Для операций с наличными введите предложенную сумму, возьмите наличные и верните сдачу, если требуется, положите деньги в ящик, затем закройте ящик.

5. Для операций с чеками введите номер чека в кассовый терминал и подтвердите чек лицевой стороной вниз через принтер чеков. После подтверждения положите чек в ящик, затем закройте ящик (если механизм не работает, проштампуйте обратную сторону чека штампом BofA).

6. Для транзакций по кредитной карте попросите пациента вставить карту (если она имеет чип - может ввести PIN-код вместо подписания транзакции) или провести карту, и пусть пациент подписывает копию транзакции по кредитной карте и вставляет ее в ящик, затем закройте ящик.Затем для пациента распечатывается квитанция с копией клиента. Кроме того, пациенты могут платить электронным способом с помощью ApplePay. ПРИМЕЧАНИЕ: с 2.11.2020 мы установили минимальную сумму кредитной карты в размере 1 доллар США.

7. Для пациентов, оплачивающих услуги в день оказания услуг, или для пациентов, оплачивающих предыдущие сборы, которые не были переведены на счет AIS, персоналу по выставлению счетов необходимо иметь документацию по транзакции, поэтому распечатайте дубликат квитанции и впишите номер SID, Номер Rx, если применимо, и, если отметка, номер чека, и отправить на Billing

8.Затем аккуратно оторвите бумажную квитанцию ​​и закройте лоток.

9. Персонал выдает пациенту кассовый чек и детализированный отчет или счет.

Аптечные операции в течение дня

1. Используя POS-систему, проверьте личность пациента по номеру студенческого удостоверения и дате рождения пациента, выберите соответствующую транзакцию / транзакции - Rx или поиск элемента. Кроме того, эти элементы можно сканировать, если курсор находится в правильном месте.Также можно использовать клавиши «F» (F2).

2. Убедитесь, что рецепт / продукт соответствует квитанции / документам.

3. Завершите транзакцию и примените соответствующий тип оплаты (наличные, чек, кредит / дебет или счет AIS) ПРИМЕЧАНИЕ: пациенты НЕ могут использовать более одного типа оплаты при покупке нескольких товаров (например, наличными и счетом), поскольку налоговая документация может быть перекосом.

4. «Выбрать все».

5. Присвойте платеж конкретному пациенту в базе данных, если транзакция происходит в учетной записи AIS.Установите пациента для транзакции на вкладке «Подробнее».

6. «Завершить транзакцию»

7. Для операций с наличными введите выставленную сумму, возьмите наличные и верните сдачу, если требуется, положите деньги в ящик, затем закройте ящик.

8. Для операций с чеками введите номер чека в кассовый терминал и подтвердите чек лицевой стороной вниз через принтер чеков. Кассир подписывает индоссамент для идентификации оператора. После подтверждения положите чек в ящик, затем закройте ящик.

9. Для транзакций по кредитной карте попросите пациента подписать копию транзакции по кредитной карте, если пациент не использует «чиповую» карту с ПИН-кодом, а затем завершите процесс Propharm и положите ее в ящик, затем закройте ящик. . Затем для пациента распечатывается квитанция с копией клиента. Кроме того, пациенты могут платить электронным способом с помощью ApplePay.

10. Для транзакций AIS закройте ящик

11. Выполните «мягкое закрытие»: распечатайте журнал транзакций торговой точки и сопоставьте квитанции по кредитным картам с транзакциями.Примечание: это следует делать в полдень летом и в 13:00 в течение

учебного года.

Внесение сдачи в течение дня:

1. Каждый раз, когда в аптеке забираются наличные, чтобы запросить сдачу, заполняется форма запроса на изменение, в которой документируется запрошенная сдача. Эта форма подписывается кассиром и поставщиком сдачи и остается в кассе или кассе.

Закрытие реестра:

1. Регистрация закрывается после 16:30.Студентов, пришедших на оплату после этого времени, просят вернуться на следующий рабочий день до 16:30 или перевести сумму на счет AIS.

2. Используя POS, нажмите «Close Register / Reconcile Payments

»

3. Есть два способа сверки платежей

Автоматическое согласование - выберите тип платежа для чеков и нажмите кнопку «Автоматическое согласование только для этого типа». После завершения в верхней части экрана должно быть указано «Остались несопоставленные платежи». Это означает, что все платежи согласованы.
4. Распечатать отчет о закрытии (итоги платежей). Это отобразит общую сумму для каждого типа транзакции.
5. Нажмите кнопку «Распечатать отчет для всех типов»
6. Это покажет транзакции по кредитной карте (VISA / MC).
7. Распечатайте отчет о чистых итогах с терминала FD130 DUO, следуя инструкциям ниже
. а. Пресс-кредит
б. Нажмите Подробнее
c. Пресса Печать отчетов
d. Итоги по прессе
е. Нажмите Очистить (Красный X), чтобы выйти из
. 8. Убедитесь, что отчет о чистых итогах кредитной карты соответствует отчету POS для типов VISA / MC
. 9.Включите «Отчет о чистых итогах» в депозитный конверт
Если будет обнаружено несоответствие, кассир сможет расследовать и исправить любые транзакции, если предложенный способ оплаты был неправильно записан в POS, т.е. наличные деньги, зарегистрированные в POS, но на самом деле кредитная карта была принята для оплаты, и наоборот.
10. Нажмите «ОК», чтобы перевести пакет регистров в режим закрытия кассы ящика.
11. На шаге 1 введите сумму, которая останется в ящике. Вы можете использовать кнопку Помощник по подсчету, чтобы ввести отдельные значения монет и валюты, чтобы получить общую сумму.
12. Нажмите «Распечатать отчет», чтобы получить отчет с разбивкой по валюте чекодателя
. 13. На шаге 2 подсчитайте денежные средства, которые будут внесены на счет. Опять же, помощник по счету может использоваться для ввода индивидуальных значений монет и валюты, чтобы получить общую сумму. Печать
14. Шаг 4, показывает любые расхождения между записями в регистрах и счетом в кассах
. 15. Шаг 5. Введите свое имя или инициалы в качестве лица, ответственного за счет
. 16. Шаг 6, В КОНЦЕ ДНЯ: «Завершите POS-терминал (окончательная постоянная операция). Нажатие этой кнопки навсегда закроет ящик / партию.После закрытия
никакие настройки вносить нельзя. 17. Нажмите OK, чтобы перевести пакет регистров в режим «POS Closed», и нажмите «Close».
18. Деньги подсчитывают 2 сотрудника для проверки
конечный баланс 100 долларов + любые ежедневные поступления. Суммы ежедневных поступлений должны соответствовать сумме в «Отчете о закрытии торговой точки»
19. Распечатайте все отчеты, перечисленные при закрытии (Налог, Аннулирование, Отчет о закрытии торговой точки и т. Д.)
20. Персонал, подсчитывающий и проверяющий деньги, заполняет форму «Завершающая выверка денежных средств» HC 615.ПРИМЕЧАНИЕ: введите номер партии денежного ящика на бланке «Z Tape»
21. Оставьте 100 долларов сдачи в ящике на следующий день.
22. Если есть какие-либо отклонения, задокументируйте отклонения в отчете о отклонениях, который будет отправлен менеджеру, и подпишите в отчете о закрытии торговой точки
. 23. В депозитном конверте место:
а. Все прочие наличные деньги и чеки
б. Заполненная синяя форма
для выверки наличных денег открытия / закрытия HC615 c. Помощник по подсчету POS (если используется)
d. Отчет о закрытии торговой точки ПРИМЕЧАНИЕ: окончательный отчет должен иметь фактическую дату открытия и дату закрытия
е.Форма отклонения, подписанная руководителем, если есть отклонение
23. Также распечатайте отчет о деятельности для документирования доходов по операциям PnC
- может быть распечатан фармацевтом
24. На внешней стороне конверта напишите дату, сумму депозита и инициалы сотрудников и положите их в денежный ящик
. 25. Оперативный персонал SHS забирает денежный ящик и депозитный конверт в конце каждого дня.

а. Сверка вручную - выберите соответствующий тип платежа, т.е.е. Проверяем, вводим сумму и нажимаем «Ввод»

г. Автоматическое согласование - выберите тип платежа и нажмите кнопку «Автоматическое согласование только для этого типа». После завершения в верхней части экрана должно быть указано «Остались несопоставленные платежи». Это означает, что все платежи сверены

4. Распечатать заключительный отчет (итоги платежей). Это отобразит общую сумму для каждого типа транзакции

5. Нажмите кнопку «Распечатать отчет для всех типов».

6. Распечатайте отчет о чистых итогах с терминала FD130 DUO, следуя приведенным ниже инструкциям:
a.Нажмите Credit
b. Нажмите More
c. Нажмите Print Reports
d. Нажмите Net Totals
e. Нажмите Clear (Красный X) для выхода из

.

7. Убедитесь, что «Отчет об итогах нетто» кредитной карты совпадает с итоговыми данными «Отчет о закрытии торговой точки» для транзакций по кредитным картам
8. Включите «Отчет об итогах нетто» в конверт депозита
Если будет обнаружено несоответствие, кассир иметь возможность исследовать и исправлять любые транзакции, если предложенный способ оплаты был неправильно записан в POS, т.е.е. наличные записывались в POS, но реально к оплате принималась кредитная карта и наоборот

9. Нажмите кнопку «Далее»

10. Нажмите «ОК», чтобы перевести пакет регистров в режим закрытия кассы

Закрытие другого регистра - только транзакции AIS в этом регистре

1. В POS-системе нажмите «Закрыть регистр / согласовать платежи»

2. Завершите автоматическую выверку

3.Нажмите «Печать отчета о закрытии»

4. Нажмите кнопку «Распечатать отчет для всех типов».

5. Нажмите «ОК», чтобы перевести пакет в режим закрытия.

6. Нажмите «Закрыть POS» и «Далее».

7. Введите свои инициалы и нажмите: Закрыть:

8. Щелкните «Отчет о закрытии», а затем «Закрыть».

9. Распечатать отчет о фактическом закрытии с «датой открытия» и «датой закрытия»

10. Наконец, распечатайте «Отчет о транзакциях POS» за день, который должен включать каждую транзакцию и все ящики

Возврат

1.Возврат: только , утвержденный дежурным фармацевтом
2. Обоснование возврата должно быть задокументировано.
3. В системе POS выберите «Возврат товара»
4. Выберите пациента, при необходимости, способ оплаты и кредит пациенту в AIS или наличными (как было оплачено изначально)
5. Примечание: это должно происходить крайне редко

6. Сообщите сотрудникам отдела счетов - заполните «синий лист»

Проблемы

1. Если возникнут какие-либо проблемы с кассовым аппаратом, все кассовые операции будут возвращены только в AIS (без наличных или кредита, исключительно на счет AIS студента.

2. Если при регулярной проверке возникнут какие-либо проблемы с устройством (-ами) кредитной карты, немедленно прекратите использование, сообщите менеджеру аптеки о последующих действиях с координатором по платежным картам кампуса и специалистом по контролю наличности в UCSC Student Business Services, и, если возможно, принимайте наличные или вернуться только к AIS. Отчет об инциденте будет подан в соответствии с политикой.

БЕЗОПАСНАЯ ЛИНИЯ КОНТАКТА:

1. Оперативный персонал 9-5407 или 9-1468

2. Помощник директора 9-2869

3.Координатор ИТ / бизнес-услуг 9-5623

4. Аналитик бизнес-услуг 9-4233

Следуйте линии связи в порядке последовательности.

РЕЗЕРВНАЯ КОПИЯ ДЛЯ ПОДСЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ:

1. Аптечный техник и кассир

2. Провизор

3. Студент Аптеки техник

4. Заведующий аптекой

Поддержка терминала для кредитных карт:

Обращение в службу поддержки Bluefin
ТЕЛЕФОН: 800-675-6573 Вариант 2 для технической поддержки и Вариант 4 для обслуживания клиентов
Понедельник - пятница: с 7:00 до 18:00.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *