Как все успеть на работе когда завал: как организовать деятельность и научиться планированию, советы психолога

Как все успеть на работе: пошаговая инструкция. Планирование времени и самоорганизация

Вы хотите стать продуктивнее, но не знаете, с чего начать? Начните с самоорганизации. Искусство тайм-менеджмента должен освоить любой человек, вне зависимости от того, работает он дома или же в офисе. Подобные знания помогут грамотно планировать свой день. Как на работе все успевать, читайте дальше.

Наведите порядок

Почему многие люди не могут стать более организованными? Кто-то может подумать, что человеку не хватает силы воли. Но на самом деле способность к самоорганизации есть у каждого. Просто ее нужно развить. Как это сделать? Первое, что должен понять человек – в беспорядке работать некомфортно. Когда во время работы на глаза попадаются лишние вещи, то они забирают на себя внимание, и персона перестает концентрироваться на своей основной работе. Чтобы этого не происходило, человек должен прибраться на рабочем столе. Вы работаете с бумагами? Выделите для них отдельный ящик в столе. Бумаг в вашей работе нет? Тогда оставьте на столе только компьютер и ручку. Никаких кружек, статуэток и карандашниц ставить нельзя. Стерильно чистый стол помогает человеку сосредоточиться и настроиться на рабочий лад.

Ситуация с захламленностью рабочего места показывает ситуацию с захламленностью у человека в голове. Чем чище пространство вокруг персоны, тем лучше она самоорганизована и дисциплинирована. Профессиональная самоорганизация начинается с порядка. После того как вы очистите свой стол и освободите полки кабинета от хлама, вам следует навести порядок на компьютере и в ежедневнике.

Расставьте приоритеты

Как все успевать на работе и дома? Нужно правильно расставить приоритеты. Человек точно должен знать, что лично для него является важным и ценным. Персона должна выделить те области жизни, в которых она планирует самореализоваться. Помните, что быть хорошей мамой и бизнес-леди не получится. Какая-то одна область вашей жизни будет обделена вашим вниманием. А если вы решите распыляться на все сразу, то вы не сможете реализовать свой потенциал вообще.

Как все успевать на работе? Пошаговая инструкция выглядит так:

• Выпишите на лист все приоритетные задачи.
• Расставьте около каждой цифры, начиная от единицы, по степени важности.
• Напишите задачи в той последовательности, в которой они будут стоять по приоритетности.
• Приступайте к выполнению.

В подобном плане могут быть исключения, когда в приоритете сразу два дела. Тогда делите работу. Одну задачу вы можете выполнять утром, а другую – вечером.

Планируйте свое время

Приоритетность работы расставлена, теперь нужно подумать о планировании времени. Вам нужно завести хорошую привычку: каждый вечер планируйте дела на следующий день. А чтобы вы легко смогли написать план на день, вам предварительно следует составить план на неделю, на месяц и на год.

Любой хороший сотрудник понимает, чем он будет заниматься в течение ближайшего времени и что ему нужно сделать для того, чтобы повысить свою компетенцию. Вы хотите получить повышение? Тогда стремитесь к выполнению большого объема работы. Ваше расписание должно содержать текущие проекты, которые вы получаете каждый день, а также долгосрочные проекты, которые обновляются раз в квартал. В зависимости от своей деятельности вам нужно научиться делить свои задания так, чтобы их можно было заносить в ежедневник, а затем расставлять галки на сделанных частях проекта.

Правило одного важного дела

У вас много правил на работе? Даже если их совсем нет, то нужно ввести одно основное личное правило: в день следует выполнять только одно большое и важное дело. Думаете, подобная стратегия понизит вашу продуктивность? Ничего подобного. Правило поможет вам осознать приоритетность задач, а заодно — научиться правильному планированию.

Например, вам нужно подготовить отчет, а помимо этого, сделать множество звонков, ответить на сообщения электронной почты и не забыть просмотреть материалы перед предстоящей конференцией. Ваше рабочее время не резиновое. Поэтому выделите главную задачу — составление отчета. Вот на ней и нужно сконцентрироваться. Все свои силы потратьте на выполнение этого дела. А мелкие задания делайте в перерывах или в минуты отдыха от основного проекта. Сделать маловажную работу можно в конце рабочего дня или же перенести ее выполнение на завтра. Завершайте в течение дня одно важное дело, и вы увидите, насколько увеличится ваша продуктивность.

Разделите слонов на лягушек

Как выделить одно важное дело, если вы занимаетесь одним большим проектом. Подходите правильно к распределению задач. Основы планирования времени начинаются с базового правила: всегда разделяйте большого слона на небольшие лягушки. Что это значит? Вам нужно подготовить большой отчет, с которым вы будете ковыряться не один день? Разбейте работу на части.

Например, вы работаете в оценке и вам необходимо оценить 500 единиц оборудования. В первый день вам следует найти аналоги на каждый из предметов из заказа. Затем сделать просчеты и скомпоновать отчет. И только потом распечатать бумаги, сшить их и скрепить. Работа займет у вас два-три дня. При правильном подходе вы сразу можете оценить свои силы и не работать в режиме аврала. Чем лучше вы изначально просчитаете время, тем вам будет спокойней вести проект.

Важные дела делайте утром

Хотите успевать больше? Тогда не откладывайте дела на потом. При правильном планировании вы уже с вечера будете знать, какое важное дело вы должны будете сделать сегодня. По приходу на работу сразу садитесь за него. Сделав важное дело утром, у вас останется много времени на остальную работу, и голова не будет болеть о том, что вам нужно делать что-то трудное. Цените время. Приучите себя делать сначала важные дела, а уж потом остальные.

Звучит запутанно? Разберем на примере. У вас есть отчет, который нужно сдать к обеду. Но утром к вам зашла коллега, которая сегодня вышла из отпуска и решила поделиться своими новостями. Коллега уже у вас в кабинете и говорит. Поэтому поддержать разговор – дело срочное, но оно не важное. Вы можете сказать человеку, что сейчас заняты, но во время обеда вы сможете уделить женщине время и послушать все ее невероятные истории о путешествиях. Помните про приоритетность задач и не давайте окружающим шанса испортить ваши планы.

Узнайте свой пик активности

Вы сова или жаворонок? Каждый человек должен понять свои биологические ритмы и жить в соответствии с ними. Цените время и не тратьте его даром. Человек, который хочет больше успевать, должен понять, на какое время приходится его пик активности. Вам сложно просыпаться рано и вы раскачиваетесь к обеду? Тогда именно на это время ставьте важные совещания и встречи.

А если ваша работа не предполагает общения с людьми, то загружайте пик активности своим главным проектом дня. Вы жаворонок и работаете утром? Тогда часть работы вы можете брать на дом. Нет ничего странного в том, если вы после завтрака и зарядки сядете работать. А вторую половину дня в офисе вы можете уделить своим делам. Совершайте личные звонки, читайте или что-то изучайте. Меняя подобным образом уклад своего дня, вы будете продуктивней работать и больше успевать. А если у вас в офисе лояльный начальник, то он поймет ваш ритм жизни и будет отпускать с работы после обеда.

Делегируйте задачи

Хотите стать более продуктивным? Как на работе успеть все? Не выполняйте всю работу самостоятельно. Переложите часть своих обязанностей на чужие плечи. Если у вас в офисе работает много стажеров, то поручите маловажные задания им. Люди будут рады, что они наконец-то займутся делом, а вы сможете выполнять более важную работу, чем сшивать документы или нумеровывать страницы от руки. Минусом подобной работы будет тот факт, что вам придется тратить время на обучение людей и на проверку работы. Но в любом случае, делегируя задачи, вы будете экономить свое время.

Подобная практика подойдет не только для рядовых сотрудников, но и для директоров. Многие управляющие не могут делегировать свои обязанности, так как боятся доверить другому человеку ответственное поручение. Подумайте о том, что вы никогда не добьетесь успеха, если день за днем будете выполнять одну и ту же работу. А если вы будете менять свою деятельность и повышать свою компетенцию, то вы не только улучшите свои знания, но еще и сможете расширить бизнес.

Устраните пожирателей времени

Почему некоторые люди ничего не успевают? Их может отвлекать от полезной работы множество различных пожирателей времени. Как на работе успеть все? В течение недели вам нужно заняться проверкой того, куда уходит ваше время. Записывайте свой рабочий день по минутам. Как только вы сменили свою деятельность, тут же запишите это в блокнот. Запись должна быть даже в случае, если вы открыли на «минуточку» социальную сеть, чтобы ответить на сообщение. Дальше подведите итоги своего эксперимента. У многих людей получается такая ситуация: рабочее время уходит на разговоры с коллегами, перекусы, перекуры, общение по телефону и просиживание в интернете. А для самой работы времени остается часа 3-4 из 8. Как на работе успеть все? Чтобы не отвлекаться, вам нужно четко понимать, когда вы работаете, а когда отдыхаете. Устроили себе перерыв, отдайте себе в этом отчет. Сели работать? Тогда не отвечайте на сообщения в социальных сетях и не ходите курить, по крайней мере, ближайшие 45 минут.

Полноценный отдых

Чем занят ваш перерыв? Работой? Думаете, подобным образом тратить свое время на отдых разумно? Ничего подобного. Хотите знать, как на работе успеть все, тогда оставьте время для отдыха. В середине рабочего дня вам обязательно нужно делать перерыв и покидать свое рабочие место. В идеале вам нужно выходить из офиса на улицу и гулять там. Сходите с коллегами в кафе, встретьтесь с друзьями или же сходите в ближайший парк в одиночестве. Проветритесь и отвлекитесь от своей рутины. Чем более продуктивным и отстраненным от работы у вас будет перерыв, тем лучше вы отдохнете и сможете поработать во второй половине дня.

Как все успевать: 15 золотых правил

Приветствую Вас, друзья!

Современный ритм жизни с каждым годом становится всё быстрее, и в голове постоянно звучит вопрос: как всё успевать? И не просто успевать, а ещё и находить время для отдыха, личной жизни и путешествий? Достичь этого возможно, и сегодня мы над этим поработаем. Однако, прежде чем мы начнем, давайте разберемся с одним простым вопросом:

Почему так трудно все успевать?

Существует множество причин, и вот основные из них:

• Многозадачность. Современному человеку нужно просто успевать слишком многое — ходить на работу или учебу; воспитывать детей, посещать врачей, ходить по магазинам за продуктами или одеждой, заниматься спортом… Чтобы совместить всё это, да её и успеть отдохнуть, нужно сильно постараться.
• Бесполезные занятия. К числу таких занятий относится: просмотр ТВ, сериалов; прокручивание новостной ленты в смартфоне; многочасовые просиживания в соц.сетях. Любому, кто хочет начать всё успевать, придется сократить эти занятия до минимума.
• Лень. Эта чувство свойственно 90% людей, и нет ничего плохого в том, что оно иногда появляется. Однако, если лень начала сильно осложнять Вашу жизнь, пора принимать серьезные меры.
• Неэффективность. Иными словами — низкая производительность труда. Бывает, что какое-то дело можно закончить за час, а некоторые умудряются растянуть его на целый день. Конечно, с такой производительностью труда непросто будет всё успевать и над этим тоже нужно поработать.
• Низкий уровень энергии. Причиной низкой энергетики может стать сидячий образ жизни, отсутствие спорта, плохое питание.

С причинами разобрались, теперь перейдем к действиям.

Наша программа, состоит из 3-х частей:

• Создание полезных привычек;
• Планирование и расставление приоритетов;
• Увеличение эффективности;

Каждый из этапов содержит 5 простых и понятных правил, которые научат Вас всё успевать. Если вы готовы, то мы начинаем!

Часть 1: Полезные привычки

Начните раньше вставать

Первое, и самое простое правило – начать ежедневно вставать немного раньше. Как утверждает автор книги «магия утра» Хэл Элрод: первый час после пробуждения – самый важный, и именно он определяет успех не только предстоящего дня, но и жизни, в целом.

Однако, важно не только приучить себя раньше вставать, но и эффективно использовать этот час. По мнению автора книги, в этот час нужно совершить несколько простых ритуалов: медитацию, планирование, чтение, физические упражнения и т.д. Но внедрять всё это сразу – практически невозможно. Рекомендую двигаться постепенно: первую неделю вставать всего на 10 минут раньше обычного, и делать утреннюю зарядку. Через неделю, уже на 20 минут раньше – делать зарядку и медитацию, и так по нарастающей. Уже менее, чем через 2 месяца Вы легко сможете вставать на час раньше, чтобы наполнить утром полезными ритуалами, а также будете иметь запас по времени, который поможет вам успевать утром гораздо больше, чем раньше.

Составляйте список дел на день

Второе важное правило – составлять список дел на день. Вы удивитесь, но даже Лев Толстой, который жил почти 200 лет назад, советовал утром составлять список дел на предстоящий день, а вечером – подводить итого того, что удалось сделать.

Прошло много лет, и этот совет совершенно не потерял актуальности. Составлять список дел на день удобнее всего утром, в спокойной обстановке. Как список дел может помочь всё успевать? Во-первых, у вас будет полная картина того, что необходимо сделать в течение дня – это помогает сосредоточиться на делах и уделить им максимум внимания. Во-вторых, список дел поможет «разгрузить» мозг от необходимости держать план в голове – это поможет работать продуктивнее. В-третьих, когда вы будете вычеркивать из списка сделанные дела, это подарит ощущение того, что день проходит с пользой, ведь к вечеру у Вас будет четкая картина достигнутых целей. И самое главное – видя перед глазами список дел, вы сможете легко расставить приоритеты, чтобы сделать наиболее важные дела в первую очередь.

Главное правило: не планируйте слишком много. Начните с того, чтобы в день у Вас было 2-3 ключевые задачи, и постарайтесь всегда выполнять задуманное. Когда это войдет в привычку, количество задач можно будет увеличивать.

Приучите себя к порядку

Трудно представить, как можно всё успевать, если вокруг царит хаос. Чтобы увеличить свою продуктивность, возьмите за правило поддерживать порядок вокруг себя: в квартире, на рабочем месте, в телефоне и компьютере, на полках, в автомобиле.

Если вы научитесь поддерживать порядок постоянно, то это подарит Вам несколько бонусов: во-первых, поддержание порядка дисциплинирует и учит быть организованным, что поможет Вам в достижении своих целей. Во-вторых, в такой обстановке работать гораздо легче и приятнее – можно сконцентрироваться на работе и не отвлекаться больше ни на что.

Избавьтесь от «пожирателей времени»

Если бы Вы однажды попробовать измерить, сколько времени поглощают ненужные дела – просмотр ТВ, интернет, смартфон, сериалы, Вы бы удивились этой цифре. Возможно, это уже вошло в привычку, и Вы перестали замечать, как эти «поглотители» времени отнимают драгоценные минуты и часы жизни. Пришло время избавиться от этого.

Начните с того, чтобы перестать терять время попусту, если Ваш список дел на день ещё не закончен. Делается это очень просто: когда Вы заметите, что отвлеклись на телевизор, интернет или соц. сеть, подумайте: всё ли дела на день вы выполнили? Если нет — отложите развлечения в сторону и работайте над списком. А уже потом, когда всё сделано, можете вознаградить себя заслуженным отдыхом и бездельем. Когда это войдет в привычку, вы почувствуете, что Вам стало гораздо проще всё успевать.

Решайте проблемы вовремя

Человеку постоянно приходится сталкиваться с какими-то проблемами и обязанностями, которые не входят в привычный распорядок дел. Иногда надо записаться и пойти к врачу; иногда может сломаться машина и необходимо ехать в сервис; порой необходимо выбрать время и в съездить за важной покупкой. Если начать отгадывать эти дела, они будут расти как снежный ком. Но есть решение.

Начните решать подобные проблемы сразу же при их возникновении. Как только появляется такая задача – вносите её в список дел на сегодня, и решайте при первой же возможности. Это быстро войдет в привычку, и изменит жизнь к лучшему. Поверьте, лучше решать эти задачи сразу по мере поступления, чем откладывать, чтобы однажды пришлось делать сразу массу подобных задач.

Часть 2: Планирование и приоритеты

Самое трудное – в первую очередь

Запас сил в организме не бесконечен, и это нужно учитывать, распределяя задачи на день. Самые трудные и неприятные дела задачи необходимо делать в первую очередь, пока есть силы, настрой и энергия. Если начать с легких дел, то сил на более тяжелые может просто не остаться, и придется откладывать их на завтра. А завтра опять появится соблазн начать с чего-то полегче, и снова та же ситуация.

Чтобы не сталкиваться с этой проблемой, начните отмечать в своем списке дел наиболее тяжелые задачи, и выполняйте их в первую очередь. Гораздо удобнее «отстреляться» по тяжелым делам в первой половине дня, чтобы потом, когда сил будет не так много, осталось доделать более легкие дела.

Используйте правило 20/80

Существует один простой принцип, который сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Согласно этому принципу, 20% усилий приносят 80% результата, остальные 80% усилий – 20% результата. Как бы странно это не звучало, данное правило уже достаточно длительное время доказывает свою эффективность.

Для увеличению продуктивности использовать это правило просто необходимо. Каждый раз, когда перед Вами стоит какая-то задача, попробуйте подробно представить, какие действия необходимо совершить для её достижения. А из этих действий выберите то, что больше всего приблизит Вас к цели, и выполните его в первую очередь. Приступайте к остальным шагам только после того, как выполняете главные. Применяйте это правило ко всем сферам жизни, и очень скоро вы почувствуете, как приблизились к тому, чтобы всё успевать.

Разбивайте крупное дело на мелкие

Ещё с университетских времен каждый из нас помнит, как тяжело браться за очень крупную задачу, на которую предстоит потратить много времени. Например, за написание курсовой работы, или хуже того – дипломной. Масштабность такой задачи вызывает непреодолимое желание откладывать эту работу на потом. Однако, есть отличный способ облегчить выполнение таких задач.

Суть этого метода состоит в том, чтобы разбить задачу на максимально возможное количество мелких задач, и записать их пошагово. Приступая к работе, вы будете думать не о масштабной задаче в целом, а о небольшой подзадаче. Такой подход обеспечит более легкое и быстрое выполнение крупных задач, что поможет ещё на шаг приблизиться к тому, чтобы всегда всё успевать.

Устраняйте лишнее

Как мы уже говорили, одна из причин, мешающих всё успевать – это многозадачность. Современный ритм жизни накладывает на каждого из нас большое количество обязанностей, многие из которых только на первый взгляд кажутся важными. Помните, мы говорили про принцип Парето? Руководствуясь данным принципом постарайтесь отказаться от выполнения тех задач, которые приносят минимум результата.

Конечно же, фильтровать свои обязанности нужно так, чтобы не наносить ущерба своим целям и задачам. Чтобы этот метод работал максимально эффективно, попробуйте простое правило. Каждый раз, когда вы собираетесь начать что-то делать, задайте себе 2 вопроса: «Поможет ли это дело приблизиться к моим целям?» и «Что я потеряю, если откажусь от выполнения данного дела?». По итогам ответов на эти 2 вопроса, примите решения о необходимости данной работы.

Оптимизируйте свои дела

Есть масса ежедневных обязанностей, каждое из которых крадет у нас немного времени. Например: сходить в магазин, погладить рубашку, приготовить еду. Хорошенько подумайте, можно ли планировать эти дела таким образом, чтобы на них уходило меньше времени? Приведу несколько примеров.

Раньше я заходил в магазин после работы каждый день, докупая понемногу всё необходимое. Это отнимало лишние 15-20 минут времени ежедневно. Сейчас я составил план покупок, и стараюсь заезжать в магазин 1 раз в неделю на выходных, чтобы купить все необходимое на 7 дней вперед. С тех пор я перестал терять лишние 20 минут времени ежедневно.

Или другой пример: помимо сайта, и 8-часового рабочего дня, я ещё работаю над каналом в Яндекс.Дзен. Мой привычный ритм работы над каналом: 2 статьи ежедневно. Раньше я писал одну статью в день утром до работы, вторую – после работы. Однако, мне не нравилось писать после работы, поскольку это отнимало драгоценные вечерние минуты. Немного поразмыслив, я построил день таким образом, чтобы иметь возможность писать вторую статью во время обеденного перерыва на работе. Это никак не повлияло на мою производительность в течение дня, однако теперь у меня больше свободного времени вечером. Подумайте, как бы вы могли перераспределить или оптимизировать свои задачи в течение дня?

Часть 3: Эффективность

Сконцентрируйтесь на 1 деле

Существует определённая иллюзия относительно того, что, выполняя несколько дел одновременно, можно успеть больше. Однако, наш мозг не может сконцентрироваться на качественном выполнении нескольких задач одновременно, и в итоге времени на это уходит больше, чем на выполнение каждой из этих задач по отдельности.

Возьмите за правило работать в один момент времени исключительно над одним делом, полностью исключая отвлекающие факторы. Так вы не только успеете сделать больше, но и будете выполнять всё качественно и сохранять больше сил.

Помните об отдыхе

Как бы удивительно это не звучало, качественный отдых – это важный шаг к тому, чтобы всё успевать. В этом я убедился уже неоднократно. В частности, иногда я ставил перед собой очень большое количество задач, работал рано утром, вечером после работы, и на выходных. Конечно, сперва я шел в отличном темпе, однако в один момент я «выгорал» и продуктивность снижалась многократно. За то время, пока я восстанавливал силы, я успевал уже прилично выбиться из графика.

Чтобы не повторять моих ошибок, научитесь распределять свои силы так, чтобы у Вас всегда было время на отдых. Не планируйте много дел на выходные – дайте себе хотя бы один день, когда можно полноценно отдохнуть. Только не забывайте, что сидеть перед монитором – это не отдых. Лучше выбирайтесь на природу, хорошо высыпайтесь и посвящайте время общению с друзьями, физическим упражнениям, или чтению.

Исключите отвлекающие факторы

Раньше мне нравилось работать, когда в комнате включен телевизор (в данном случае я имею ввиду работу над сайтом и написанием статей). Мне казалось, что это делает процесс работы более приятным не таким утомительным. Однако, со временем я заметил, что при включенном телевизоре моя производительность снижается в 2-3 раза!

Это привело меня к мысли, что отвлекающие факторы нужно исключать на 100%. Выключить телевизор, убрать смартфон подальше, и сконцентрироваться только на текущем деле.

Засекайте время

Многие известные исследовали в области тайм-менеджмента утверждают: чтобы быстрее и эффективнее справиться с любой задачей, необходимо установить время для её выполнения, и постараться уложиться в срок. Кроме того, учеными доказано, что ограничение по времени помогает мозгу работать более эффективно.

Данный принцип можно применять абсолютно во всем, и результат будет один – вы будете работать быстрее. Только надо засекать время обдуманно – не слишком мало и не слишком много. Возьмите за привило пользоваться секундомером, когда приступаете к выполнению какой-либо задачи, и это будет ещё один важный шаг к тому, чтобы всё успевать.

Вознаграждайте себя

Помните о том, что в любом деле важна мотивация. И стоит мотивации исчезнуть, как вдруг вы почувствуете, что желание трудиться и достигать целей — пропало. Чтобы этого не произошло, нужно постоянно себя мотивировать. Отличный способ в данном случае – вознаграждать себя за достижения.

Если вы ставили перед собой большую цель, и смогли её добиться – сделайте что-то приятное самому себе. Например, угостите себя вкусным блюдом, купите желанную вещь, или расслабьтесь за просмотром любимого сериала. Главное, чтобы у Вас в голове сложилась устойчивое понимание того, что за достижением цели следует награда. Это поможет Вам всегда сохранять мотивацию, не прекращать двигаться к своим целям, и конечно же, всё успевать.

Спасибо за внимание, желаю Вам удачи!

8 способов справиться с завалом на работе – HEROINE

Сложно признаться, что не справляешься с объемом работы, кому-то кроме подруг — не хочешь разочаровать коллег или показаться некомпетентной перед руководством. Но если вовремя заметишь, что слишком много на себя берешь, и ничего, кроме стресса, новый день не приносит — это пойдет на пользу и твоей карьере и здоровью. Heroine собрал несколько эффективных способов больше успевать и меньше уставать на работе.

1. Не играй в «я так занята»

Есть странное чувство удовлетворения в том, чтобы сказать окружающим: «я очень занята». Ты кажешься себе важным, нужным человеком, без которого не решится ни один вопрос. Жаль, что вместе с этой поднимающей самооценку эмоцией, ты получаешь усталость, раздражение и хуже справляешься с задачами.

Вместо того, чтобы создавать образ чрезмерно деловой леди, проверь, правильно ли ты расставляешь приоритеты, распределяешь время и умеешь ли ты делегировать задачи.

2. Если чего-то не знаешь, признай это

Каждый работодатель мечтает о сотруднике, который без вопросов справляется с любой задачей. Но, так как эта фантазия заведомо невыполнимая, не пытайся стать таким работником.

Есть разница между тем, чтобы пожать плечами и сказать, что это не твоя проблема, и признанием: «я никогда не делала этого раньше, но готова попробовать». Если берешься за незнакомое дело, говори об этом честно и не стесняйся спрашивать и советоваться. Когда амбициозно берешься за то, чего не умеешь, рискуешь обмануть ожидания руководства и убить много времени на выполнение задачи.

3. Найди коллегу, которому доверяешь

Хорошо, если у тебя есть коллега, который понимает, чем ты занимаешься, и может поддержать в трудный момент. Подменить тебя на пару минут, пока ты справишься с эмоциями, подсказать, послушать, как тебя все достало. В идеале это должен быть человек, которому можно показать перегруженный список дел и спросить, сможет ли он взять на себя часть задач. Тебе пригодятся наши советы, как продуктивно работать с женщинами-коллегами.

4. Советуйся с кем-то из другой сферы

Получать обратную связь от человека, который работает в другой сфере, тоже бывает полезно. Пусть он не знает специфику твоей работы, зато может посмотреть на все свежим взглядом. Это может быть коллега из другого отдела или даже другой компании. Вдруг ты получишь от него свежую идею для своего проекта или совет, как упростить свою работу.

1Читать по теме:7 способов справиться с ненавистью к работе

5. Думай, прежде чем взять на себя дополнительные обязанности

Учись говорить «нет» дополнительным задачам, если от них пострадает твоя основная работа. Приятно быть человеком, который всегда готов помочь или вмешаться. Но так ты легко можешь превратиться в того, к кому обращаются по любому вопросу.

Если ты перегружена, тебе нужно закончить основные задачи, а не добавить новых. Когда коллега спрашивает, есть ли у тебя пять свободных минут, скажи ему, что хотела бы помочь, но сейчас занята другим делом.

6. Выясни, временный это завал или постоянный

Во многих компаниях конец года или конец сезона – горячее время. Если знаешь, что завал связан с предстоящими праздниками или другими объективными причинами, значит, можешь подготовиться к нему морально, собраться с силами и пережить это время.

Когда завалу нет конца, возможно, дело не в объективных причинах, а в твоих проблемах с распределением времени и задач. Постоянные переработки – это не нормально.

7. Делай перерывы в работе

Если коллеги знают тебя как человека, который отвечает на сообщения за 0,1 секунду – скажи, что теперь ты проверяешь почту в определенное время (если у тебя есть такая возможность). Если долгое время не можешь завершить проект, посвяти ему целый день, не распыляясь на другие задачи. Если всегда приходишь в офис раньше всех, уходишь позже или берешь работу на дом, посмотри, сможешь ли ты сократить это время.

Соблюдать баланс между работой и личной жизнью – это достоинство, а не признак лени или безразличия.

8. Поговори с начальником

Не можешь разгрузить свой рабочий день самостоятельно – поговори с руководством. На такой разговор сложно решиться из-за страха показаться некомпетентной. Но все пройдет гладко, если ты правильно подготовишься.

Вместо того, чтобы забежать в кабинет к начальнику с криком: «Помогите, я тону в работе», подумай о том, как можно решить эту проблему. Пойми, что конкретно ты не успеваешь, а с чем справляешься хорошо. Найди способы исправить ситуацию. Если ты придешь с конкретными предложениями, а не с жалобами, сохранишь позитивный профессиональный тон, босс сможет правильно понять тебя.

Часто ли у тебя бывает чувство, что ты ничего не успеваешь на работе, и как ты с ним справляешься?

Добавить в избранное

Статьи по теме:

Как научиться все успевать

«Папой» тайм-менеджмента считают политического деятеля Бенджамина Франклина (тот, что на банкноте в $100). Это он заявил: «Время — деньги». А еще славился тем, что подробно записывал свои дела в ежедневник. За 250 лет суть современной науки об управлении временем не изменилась ни капли: цени его и планируй.

Казалось бы, что сложного? Однако, по исследованию компании Headhunter, тайм-менеджмент — один из самых популярных обучающих курсов. А книжные полки отделов бизнес-литературы пестрят этим словом. Экстремальный тайм-менеджмент, женский, детский, для беременных, позитивный, даже аЦЦкий — и тот имеется. Авторы утверждают, что только у них есть какая-то магическая система, которая поможет все успевать. Попахивает надувательством… Разберемся!

СЛОН И ЛЯГУШКА

«Съешьте лягушку на завтрак», — советует Брайн Трейси, гуру тайм-менеджмента. Речь идет не о французской гастрономии. Это термин, которым эксперт называет самую противную задачу, решение которой вы всегда откладываете на потом. А на самом деле выполнить ее нужно в первую очередь. Тогда вас захлестнет чувство эйфории, и вы приметесь за дело с удвоенной энергией.

Проверим. Моя «лягушка» — исследование для дипломной работы в университете. Я давно решила делать его по чуть-чуть каждый день, только вот никак не могу приступить. Героически встаю пораньше и до работы пытаюсь написать хоть несколько строк. Мысли скачут, тянет пойти сделать себе чай, посмотреть соцсети… А еще и посуда не мыта! Мозг услужливо подсказывает более легкие для него варианты времяпровождения. Беру себя в руки, и через 2 часа у меня появляется 4 страницы текста. И, признаюсь, — чувство выполненного долга. Вот только оно такое большое, что работать больше вообще не хочется. Что там по этому поводу у Трейси написано?

«Если дело большое, то это не лягушка. Это целый слон, — пишет он в своей книге. — Мы не будем его есть целиком. Мы поделим его на маленькие кусочки, чтобы через некоторое время слон таким большим не казался. Маленькие задачи гораздо легче выполнять, нежели большие».

Судя по этому совету, надо было написать мне не 4 страницы, а 2. Только мой научный руководитель другого мнения. Он считает, что надо строчить страниц по 10. А ваш начальник будет ждать, пока вы маленькими кусочками доедите слона? Сомневаюсь.

ЗАКИДАЙТЕ ДЕЛА «ПОМИДОРАМИ»

Автор «помидорного» тайм-менеджмента — итальянский студент Франческо Чирилло. Свою подготовку к сессии он решил разбить на множество временных промежутков. А время отсчитывал по будильнику в виде большого томата — отсюда и название метода. Его суть — максимально сконцентрироваться на работе в течение 25 минут. Потом 5 минут отдых. Затем снова 25 минут активного труда и пятиминутка отдыха. После 5 — 6 таких сессий можно расслабиться подольше, минут на 20.

Мой друг боготворит «помидорный» способ организации рабочего времени. Но мне он совершенно не подошел. Я втягивалась в работу, мысль начинала идти — и вдруг звонил этот дурацкий будильник. А через 5 минут я совершенно забывала, на чем остановилась. И добрая половина остального рабочего времени уходила на то, чтобы восстановить логику.

ПЛАНИРОВАЛА, ПЛАНИРОВАЛА, ДА НЕ ВЫПЛАНИРОВАЛА

Советы из книг мне явно не помогали. И я начала расспрашивать бизнес-тренеров, как они сами обуздывают время?

— Мой любимый метод — матрица Эйзенхауэра, — говорит коуч Оксана Звагольская. — Он позволяет рассортировать все дела в порядке значимости. Ведь проблема 95% людей не в чрезмерной загруженности, а в неумении расставлять приоритеты.

Матрица — это 4 квадрата. Один с заголовком «Важное и срочное». Другой — «Важное, но не срочное». Третий — «Срочное, но не важное». И, наконец, четвертый — «Не срочное и не важное». Нужно вспомнить все свои дела на неделю или месяц. И вписать каждое в нужный квадрат. У меня, конечно, получилось, что все дела срочны и важны. Паника. Куда бежать, за что хвататься?

Оказалось, авторы метода предполагают, что первый квадрат вообще должен быть пустым. Его заполняют делами «жизни или смерти».

К важным, но не срочным относят все повседневные дела, творческие и перспективные задачи. Сюда же можно вписать отдых, занятия спортом. Считается, что все внимание и время надо посвящать именно этому квадрату.

Третий — это всяческие хлопоты и занятия, которые важны кому-то, но не вам лично. Деловые встречи, от которых не будет пользы. День рождения приятеля, на который не хочется идти. Или помощь, которую вы пообещали, а теперь не знаете, как отвертеться. Тратить время на такие дела эксперты категорически не советуют. Если есть возможность, нужно отказаться или делегировать их кому-то еще.

И, наконец, четвертый квадрат — не важное и не срочное — состоит из пожирателей времени. Это просмотр нового сезона сериала или отупляющих передач. Сидение в социальных сетях, разглядывание фотографий и так далее. Если уж хотите предаваться прокрастинации — выделяйте час в день и не отступайте от плана.

Рис.: Катерина МАРТИНОВИЧ

ВСЕ ВРУТ?

Каждый день в течение недели я развлекалась: откапывала очередной умный метод тайм-менеджмента и тестировала его на себе. Был, например, метод «швейцарского сыра». Он советует действовать хаотично — немного поделать одно дело, потом другое, третье. В результате я так толком ничего и не сделала.

Пробовала и «метод Уоррена Баффета». Знаменитый миллиардер составлял 25 целей на день. Выбирал из них 5 важных. А об остальных 20 просто забывал и все. «Идеально», — подумала я. Но я не владелец гигантской корпорации и наскребла всего 5 целей в день. И важных и не очень. Пришлось делать все.

Ни одна из распробованных систем так и не пришлась мне по душе. Может, тайм-менеджмент — это просто миф? И достаточно просто завести ежедневник?

— В большинстве книг по управлению временем нет оговорки, что методы должен соответствовать характеру и темпераменту личности. Это же менеджмент! Считается, что он универсальный. Но люди-то все разные, — сетует психолог Людмила Гущина. — Тайм-менеджмент в идеале не должен коренным образом менять образ жизни человека. Это способ коррекции привычек, а не разрушение прежней модели. Свой метод, увы, придется искать. Или даже изобретать. Кто-то эффективнее работает вечером, кто-то утром. Кто-то может нырнуть в задачу на 3 часа. А кто-то способен вынести только 40 минут. Все эти особенности нужно учитывать. Тогда они будут играть вам на руку.

ПРАВО НА ЛЕНЬ

Зачем вообще нужен тайм-менеджмент?

Почему он так популярен? Отчасти из-за моды. Сейчас модно быть человеком, фонтанирующим энергией. Герои нашего времени — те, кто все успевает. «Невозможное — возможно», — повторяем мы рекламный слоган и берем на себя новые и новые обязательства.

В своей книге «О пользе лени» американский ученый Эндрю Смарт оправдывает лень вполне научно. Мозг современного человека измучен хронической многозадачностью. В итоге ему трудно сконцентрироваться, он становится рассеян и забывчив.

— Мобильные устройства круглосуточно семь дней в неделю обеспечивают нас уведомлениями о работе, — пишет Смарт. — Разум никогда по-настоящему не отдыхает.

Но вместо того чтобы взять свое законное право на отдых, мы почему-то начинаем мечтать о волшебной таблетке, которая заставит нас работать в 2 раза дольше. Однако у мозга тоже есть ресурс. И когда его перенапрягают, пишет Смарт, он переходит в режим автопилота. Может делать рутинную работу, но никогда не подкинет вам гениальную мысль.

— Вряд ли Ньютон зарывался в бумаги и рвал на себе волосы в страхе перед надвигающимся сроком сдачи проекта. А специалист по продуктивности не заглядывал ему через плечо, дабы проверить, эффективно ли он думает, — шутит ученый. — Декарт придумал свою знаменитую систему координат, нежась в постели. Выдающиеся открытия — не всегда результат упорного труда. Скорее внезапные вспышки вдохновения, которые возможны только в состоянии покоя.

Так что, прежде чем читать книгу «Как запихнуть тысячу дел в 24 часа», подумайте, может, стоит вместо этого хорошенько выспаться? Такой тайм-менеджмент нам тоже нужен.