Как правильно писать докладную на сотрудника образец: Образцы докладной записки. Докладная записка на сотрудника

Докладная записка пишется подчиненным вышестоящему начальнику для информирования о каком-либо важном событии, для внесения предложений, высказывания просьб. Одним из поводов написания докладной записки может послужить хамское поведение сотрудника.

В данной статье можно скачать образец докладной записки о хамском поведении сотрудника.

Оскорбление на рабочем месте может произойти в любом рабочем коллективе, причиной тому может послужить какой-либо конфликт, вызванный рабочими или личными вопросами. Хамское поведение сотрудника – также может встретиться в любом коллективе. Если решить вопрос мирным путем не получается, имеет смысл донести до начальства подробности поведения сотрудника, указав, в чем именно заключалось хамство и оскорбление.

Хамское поведение сотрудника на рабочем месте вполне может послужить поводом для дисциплинарного наказания, например, объявление выговора или лишение премии, вплоть до увольнения.

Докладная записка позволяет уведомить руководство фирмы о конфликте и хамском поведении сотрудника.

Скачать образцы других докладных записок:

• о невыполнении должностных обязанностей — образец;
• об отсутствии на рабочем месте — образец;
• о нарушении правил трудового распорядка — скачать.

Образец оформления

Как правильно написать докладную записку, можно прочитать в этой статье.

В правом части бланка пишется ФИО лица, которому направляется докладная записка, его точная должность. Ниже пишется ФИО того работника, которые составляется докладную записку. Здесь же, в верхней части пишется наименование структурного подразделения, где выявлено хамское поведение сотрудника, ставится дата оформления документа.

В тексте необходимо подробно описать случившееся, указать, в чем именно состояло хамское поведение сотрудника. На основании изложенного высказывается просьба рассмотреть вопрос о дисциплинарном взыскании в отношении работника. Дисциплинарное взыскание назначается с помощью приказа руководителя, образец которого можно скачать здесь.

Важно выявить причину такого поведения работника, важно получить от виновного объяснительную записку, которую следует приложить к бланку докладной записки.

Образец докладной записки можно скачать ниже.

Пример для скачивания

Докладная записки о хамском поведении сотрудника образец – скачать.

[Бесплатный шаблон] COVID-19 Заметка о возвращении в офис для HR

Собираетесь вернуться в офис, но не знаете, что сказать? Используйте этот редактируемый шаблон при подготовке сообщений для сотрудников, возвращающихся в офис.

И хотя HR и комплаенс возьмут на себя большую часть логистики при планировании безопасного возвращения на работу, эта информация будет лучше всего воспринята сотрудниками в виде сообщения от генерального директора или владельца бизнеса. Скопируйте и вставьте приведенный ниже текст в документ Word и внесите необходимые изменения в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

COVID-19 Записка о возвращении в офис

Уважаемые члены команды,

У меня отличные новости: пора возвращаться в офис!

Но прежде чем мы углубимся в подробности, я хотел бы воспользоваться моментом, чтобы еще раз поблагодарить вас за всю вашу тяжелую работу, преданность делу, гибкость и решимость за последний год.

Когда 11 марта 2020 года Всемирная организация здравоохранения объявила новый коронавирус пандемией, у нас было очень мало информации.Мы не знали, как распространяется вирус, насколько мы можем заболеть и как долго продлится пандемия. Все, что мы знали, это то, что для того, чтобы обезопасить себя, мы должны были максимально дистанцироваться от общества, что означало оставаться дома.

На протяжении всей бесконечной неопределенности прошлого года у нашей руководящей команды была одна неизменная составляющая — преданные своему делу сотрудники, готовые работать с нами, пока мы изучаем способы удержания нашей деятельности на плаву. Благодарим вас за то, что вы доверяете нашей способности находить новые способы и дальше предоставлять лучшие товары и услуги для наших клиентов, при этом заботясь о наших сотрудниках.

Спустя год мы наконец готовы вернуться к работе. Мы откроемся в 3 этапа.

• Этап 1: Сотрудников, работающих полный рабочий день, в возрасте до 60 лет без повышенного риска серьезных заболеваний просят вернуться [ДАТА]. Мы будем придерживаться строгих мер социального дистанцирования, и всем сотрудникам будет предложено носить маски, когда социальное дистанцирование невозможно и при перемещении по рабочему месту.
• Этап 2: Всем штатным сотрудникам без риска серьезного заболевания предлагается вернуться, а второстепенные командировки могут возобновиться [ДАТА]. Мы продолжим строго дистанцироваться и носить маски.
• Этап 3: Возвращение к неограниченному укомплектованию персоналом на нашем рабочем месте. Дата будет определена на основе успеха этапов 1 и 2 и процента наших сотрудников, получивших вакцину от COVID-19.

Некоторые сотрудники могут задаться вопросом, разрешат ли им продолжать работать из дома.

Хотя мы считаем, что лучше всего работать в офисе, где мы можем обдумывать новые идеи и сотрудничать лично, мы продолжим разрешать сотрудникам работать из дома

[полный рабочий день / неполный рабочий день / X дней в неделю], если они решили, что это их лучший и наиболее продуктивный способ двигаться вперед.

или

Некоторые сотрудники могут задаться вопросом, разрешат ли им продолжать работать из дома. Хотя мы понимаем, что многие привыкли работать удаленно, мы будем просить всех сотрудников вернуться в офис в зависимости от их прав, указанных в трехэтапном подходе выше.

Если вы не решаетесь вернуться в офис, как можно скорее поговорите со своим менеджером.

Пока мы рады «вернуться» в офис, вы заметите некоторые изменения в нашем рабочем пространстве. Мы не будем собираться в конференц-залах или перекусить на кухне.Вместо этого мы спроектировали наши рабочие места так, чтобы обеспечить безопасность за счет социального дистанцирования. Мы [подняли перегородки между стойками, создали односторонние входы и выходы, улучшили вентиляцию воздуха (укажите меры безопасности, которые будет принимать ваш бизнес)].

Поскольку CDC теперь знает, что дыхательные капли, взвешенные в воздухе, являются основным путем распространения COVID-19, мы уделили особое внимание вентиляции. Чтобы улучшить вентиляцию в офисе, мы [улучшили центральную фильтрацию воздуха / уменьшили рециркуляцию воздуха / установили фильтры HEPA /, где это возможно, открыли окна / установили потолочные и напольные вентиляторы / (дополнительные варианты обеспечения безопасности вашего офиса с помощью улучшенной вентиляции см. Здесь)] .

Мы также будем просить наших сотрудников регулярно мыть руки или использовать дезинфицирующее средство для рук и носить маски в офисе, когда социальное дистанцирование невозможно.

Как именно это выглядит? Если ваше рабочее место, включая кабину, находится в пределах 6 футов от другого сотрудника, мы просим вас носить маску на все время вашего пребывания на рабочем месте.

Если вы работаете в частном конференц-зале или офисе в одиночку, сотрудники могут снять маски.Когда сотрудники перемещаются по офису, мы просим сотрудников носить маски.

Самое главное, мы просим, ​​чтобы, если сотрудники плохо себя чувствуют, , пожалуйста, оставайтесь дома. Аналогичным образом, если вы живете с человеком, который плохо себя чувствует, , пожалуйста, оставайтесь дома. Кроме того, если у вас был тесный контакт с кем-то, у кого был положительный результат теста на COVID-19, мы просим вас уведомить своего руководителя и, пожалуйста, оставаться дома в течение 2 недель или до тех пор, пока вы не получите отрицательный результат теста.

Я знаю, что это было особенно трудное время для всех нас. Но мы воодушевлены прогрессом, достигнутым с вакциной, и перспективами будущего. Наконец, по прошествии многих-многих месяцев впереди свет, и мы так рады приветствовать вас снова в офисе. Нам не терпится увидеть вас лично.

С уважением и наилучшими пожеланиями,

Генеральный директор и команда руководителей

Пожалуйста, войдите, чтобы добавить закладку

Еще нет учетной записи? Регистрация

Как написать дисциплинарную памятку сотруднику?

Дисциплинарная памятка сотрудника — это заявление, сделанное от имени хостинговой компании сотруднику, который нарушил правила компании во время работы.

Записка о дисциплинарных мерах вручает сотруднику только в том случае, если ситуация вышла из-под контроля устно.

Поскольку дисциплинарная памятка сотрудника — это о принятии строгих мер против сотрудника, поведение или деятельность которого принесли компании больше вреда, чем пользы, его следует составлять с большой осторожностью.

Дисциплинарные записки:

Когда организации необходимо обмениваться информацией или делиться ею, существует множество методов, из которых два наиболее важных:

1. Деловое официальное письмо , которое используется для внешних целей
2. Деловой меморандум используется для внутренних целей.

Деловое официальное письмо используется, когда компания намеревается поделиться информацией или обменяться информацией с другими организациями или клиентами. С другой стороны, деловой меморандум используется для обмена информацией внутри компании, то есть с сотрудниками. Здесь может быть информация любого типа, например, важные изменения, новые планы, более крупное объединение и т. Д.

Теперь, когда мы говорим о записках, есть разные типы записок, и каждая предназначена для разных ролей.

Типы дисциплинарных записок:

1. Дисциплинарная записка
2. Ответ на справку
3. Запросы к действию Записки
4. Памятка к объявлению
5. Подтверждение
6. Финансовые документы
7. Оперативные записки
8. Бюджетные записки

Виды дисциплинарных взысканий к работникам:

Дисциплинарная памятка — это тип служебной записки, в которой содержится информация, требующая немедленного реагирования. К некоторым видам дисциплинарных взысканий относятся

1. Письменное предупреждение.
2. Устное предупреждение.
3. Подвеска.

• • Прекращение
  • Понижение
  • Уменьшение заработной платы

Дисциплинарное производство на рабочем месте:

Когда необходимо применить дисциплинарное взыскание, организация обычно работает в соответствии с установленным протоколом. Сотрудник может воспользоваться всеми процедурами с помощью справочника для сотрудников, в котором будут представлены все подробности о нем.

Теперь обычная процедура дисциплинарного взыскания будет:

• Выдача письма по проблеме
• Назначить встречу для обсуждения
• Сделайте окончательный вывод
• Дать возможность пересмотреть решение

Как начать дисциплинарную записку:

Шаги для начала дисциплинарных записок следующие:

1. Документ должен иметь пометку КОНФИДЕНЦИАЛЬНО вверху
2. Подробная информация о проблеме или проблеме, включая время и дату, когда это произошло
3. Запишите эффект, возникший в результате неисправности
4. Перечислите последующие процедуры и ожидаемые результаты
5. Наконец добавляем последствия из-за нарушения правил

Каждый маленький фактор, ведущий к тому, что возникло, должен быть принят во внимание при написании служебной записки. Следующие рекомендации по написанию дисциплинарной памятки помогут вам лучше понять, что в нее включать:

Советы по написанию дисциплинарной записки для сотрудников:

1. Используйте правильный технический язык:

Использование правильного технического языка необходимо для написания памятки. Вы не можете просто игнорировать необходимость в правильном языке , предназначенном для использования в юридических документах.

Тем не менее, дисциплинарную памятку нужно писать совсем не так, как в любых других юридических формах и уведомлениях.Вы не можете привести его в соответствие с чем-либо еще, что вы написали от имени вашей компании раньше, за исключением случаев, когда это также была дисциплинарная памятка.

Но содержание каждый раз будет разным в зависимости от того, что вызывает необходимость составления служебной записки. Из-за смены темы из-за различных ошибок, допущенных сотрудниками, язык постоянно меняется, чтобы соответствовать стилю изложения.

2. При необходимости обратитесь за помощью:

Написание дисциплинарной памятки может оказаться довольно сложной задачей.Это может показаться еще более трудным, поскольку вы собираетесь набирать текст против кого-то, кто работает с вами. Время от времени человек на радаре оказывается близким другом, из-за чего очень трудно понять, что написать, не проявив хладнокровия.

Помимо этого, вы можете даже не знать, как выбрать протокол , которому необходимо следовать в отношении того, что сделал сотрудник. Но если вы возьмете все это на себя, думая, что вам лучше не прибегать к помощи старшего или наставника, потому что это ваша работа, это может только усугубить ситуацию.

Никто из нас не захочет принимать помощь, если у нас нет другого выбора, кроме как быть чрезмерно самоуверенным и слишком упрямым, чтобы принимать помощь от других, когда нет другого выхода, который бросит вас.

3. Просмотр образца служебной записки или формы:

Вы можете проверить образец памятки о дисциплинарных мерах, если не знаете, что писать. Нет ничего постыдного в том, чтобы взглянуть на образец памятки о дисциплинарных взысканиях, если вы затрудняетесь подобрать слова. Всегда лучше быть уверенным, чем допустить ошибку излишней самоуверенности.В Интернете доступно множество форматов, в которых можно получить помощь.

Кроме того, в фирменных буклетах есть вся подробная информация о том, как составить выписку по любому поводу. Тем не менее, сравнение памятки с образцами снижает риск ошибки.

Так что лучше ссылаться на способы, упомянутые в отформатированных образцах, чем заставлять высшие должностные лица указывать на ваши ошибки.

4. Пишем о проблемах с производительностью:

Сотрудников обычно наказывают за дисциплинарные взыскания из-за их невыполнения.Поэтому постарайтесь указать, почему работодатели считают, что заинтересованные сотрудники должны столкнуться с этим. Запишите ошибки , которые он / она совершил с течением времени, чтобы привлечь негативное внимание высшего руководства.

Получение служебной записки не является внезапным, иногда это занимает много времени даже после долгих лет прощения. Таким образом, не должно быть слишком сложно понять, почему сотрудник заслуживает соблюдения норм памятки.

Если это связано с проблемами, связанными с производительностью, укажите, где он / она слишком много раз ошибался, чтобы его можно было больше прощать.Обычно памятка не выдается, пока предупреждения не будут игнорироваться сотрудником слишком долго.

5. Написание о поведенческих проблемах:

Отсутствие хорошего поведения на работе обязательно приведет к плохой репутации сотрудников. Ни одна компания не хочет портить свою репутацию, нанимая сотрудников, которые плохо себя ведут.

Итак, еще одна причина, по которой требуется дисциплинарная памятка сотруднику, — это поведенческие причины. Часто говорят, что о сотрудниках, которые не идут в ногу со своими коллегами или которые плохо ведут себя со своими коллегами, они должны смотреть в лицо музыке.

Составить памятку о поведенческих проблемах сотрудника — непростая задача. Вам нужно собрать все жалобы от всех потерпевших коллег, которые решили сказать виновного.

6. Недвусмысленно укажите причину, по которой сотрудник получает служебную записку:

Дисциплинарная памятка не выпадает из ниоткуда . Сотрудник, должно быть, постоянно разочаровывал работодателей и компанию в целом. Работодатели обратятся к такому суровому варианту только тогда, когда ситуация вот-вот выйдет из-под контроля.

В противном случае, как и в любой нормальной ситуации, они пытаются решить проблему путем обсуждения с заинтересованным сотрудником. Но когда дела пойдут хуже, обвиняемого уже нельзя отпустить.

Итак, ваша задача — очень тщательно изложить каждое слово о том, почему в отношении сотрудника принимаются меры. Часто при переводе что-то теряется, поэтому убедитесь, что вы записали именно то, что сказали ваши работодатели. Назовите все причины, по которым сотрудник вручил дисциплинарную памятку.

7. Составьте план повышения производительности (PIP):

Прислушайтесь к каждому совету, который может дать начальник отдела о том, что делать в случае, если вам нужно составить дисциплинарную памятку. Чаще всего находящийся под наблюдением сотрудник должен следовать четкому и быстрому плану улучшения. И от вас будет зависеть каждый дюйм плана, исходя из того, что вам скажет ваш работодатель.

Было бы лучше, если бы вы воспользовались сводом правил компании, поскольку это, скорее всего, будет лучшим способом выяснить, как сделать эффективный PIP .

Планы улучшений заключаются в том, чтобы как можно скорее отправить сотрудника на работу после того, как он узнает, что он / она больше не совершит ту же ошибку.

В этой программе PIP сотрудникам предлагается повысить производительность. И, как правило, в нем есть этапы, на которых сотрудник оценивает улучшение своего поведения и производительности.

8. С учетом серьезности обстоятельств:

Никогда не пытайтесь взять все в свои руки. Всегда говорите со своим старшим, прежде чем решить, что в конце концов поместить в памятку.Ваши пожилые люди, вероятно, лучше понимают, как действовать в этой ситуации.

Более того, служебную записку просят сделать только тогда, когда у соответствующего сотрудника слишком много проблем. Так что, если с этим человеком не возникает проблем, нет необходимости составлять меморандум.

Следовательно, решения обычно принимаются в зависимости от серьезности обстоятельств, и ваши пожилые люди также могут счесть необходимым узнать ваше мнение по этому поводу. Когда карьера мужчины зависит от того, что вы хотите сказать по этому поводу, вы не можете рассчитывать на быстрое суждение.

9. Доставить новости лично:

Обычно сотрудник, которому адрес служебной записки не сообщается заранее. Правила компании запрещают сообщать сотрудникам, что они собираются получить дисциплинарную памятку за свои ошибки.

Итак, в зависимости от тяжести правонарушения, предпринимаемые действия. Подобная памятка, скорее всего, перевернет чей-либо карьерный путь с ног на голову. Так что лучше, если вы дадите новость лично, когда памятка пройдет.

Сотрудник, несмотря на то, что он / она сделал, будет меньше обижаться, получая новости лично, а не в электронном виде.Такой способ доставки памятки имеет большее влияние, чем любой другой, поскольку заставляет сотрудников больше стыдиться своего проступка.

10. Всегда имейте документ:

Всегда сохраняйте вторую копию каждого важного документа для использования в будущем. Никогда не угадаешь, что может произойти или как плохо отнесется сотрудник к вручению дисциплинарной памятки.

Дисциплинарная памятка связана с проблемами, если сотрудник не желает согласиться с утверждениями, сделанными в служебной записке. Это может быть очень длительным процессом, если сотрудник не желает признавать свою вину и хочет подать в суд на компанию.

В такие моменты вам нужно будет представить в суд все возможные документы, чтобы доказать, что обвинения полностью соответствуют действительности.

Даже в случае отзыва вам нужно будет сослаться на код памятки, и для этого вам придется держать все документы на месте.

11. Не принимайте вопросы на свой счет:

Все может стать личным, если выговор сделан вашим близким. Но не позволяйте личным отношениям руководить вашей головой.

Если вы позволите личным причинам проникнуть в вашу голову и будете принимать решения за вас, вы никогда не сможете больше видеть себя лояльным по отношению к компании. Сказав это, не позволяйте личному соперничеству взять верх над вами, если кто-то, кто вам не нравится в компании, получает служебную записку.

Не перекладывайте свои проблемы на кого-то только потому, что у вас есть шанс использовать нечестные средства, чтобы отомстить за все, что этот человек сделал с вами.

12. Носитель и режим письма:

Это простой фирменный стиль.Вы должны написать на носителе, который компания подтвердила в своде правил. Язык, выбранный компанией, не идет вразрез с конституцией Америки.

Также имейте в виду, что вы должны сдерживать свои эмоции, рассматривая последствия для соответствующего сотрудника, если вы случайно знаете этого человека. Если компания возглавит какую-либо нечестную игру с вашей стороны, тогда ваша голова будет следующей на рубеже.

Однако, если вы все еще не стали мудрее, спросите кого-нибудь, кто имеет опыт в этом вопросе и может помочь вам принять правильные решения для сотрудника и компании.

13. Всегда запускайте его у руководителя компании:

Убедитесь, что вы проверили памятку как минимум дважды руководителем компании, прежде чем отправлять ее в печать.

Даже если вы думаете, что вы лучший в своей работе и что вы не оставили камня на камне, чтобы указать на все правильные вещи, которые нужно было сказать, вам все равно следует провести это через своего наставника или руководителя.

Не будьте настолько уверены, что вы не чувствуете, что нужно просить больше опыта, люди, если есть что еще добавить.

Всегда есть вероятность того, что вы совершите ошибку, которой можно было бы избежать, только если бы у вас хватило ума попросить помощи у старшего.

14. Цитата из свода правил компании:

Обоснуйте записку, цитируя как можно больше из свода правил компании. Вы сможете составить более четкое представление о сотруднике, если сможете сравнить все его / ее ошибки с нормами нарушения и ненадлежащего поведения, указанными в своде правил компании.

Более того, написание памятки становится намного проще, когда вы можете собрать веские причины, по которым сотрудник должен смотреть в лицо музыке.И если вы много цитируете из свода правил, очень мало шансов, что сотрудник сможет отрицать свои ошибки, упомянутые в памятке.

Вывод:

Существует определенный формат, которому необходимо следовать при составлении дисциплинарной записки сотрудника в зависимости от типа обвинений, предъявленных сотруднику.

В дополнение к вышеперечисленным пунктам, вы можете даже поискать различные шаблоны или образцы дисциплинарных записок, которые доступны в формате pdf в Интернете для наглядности.

Сохранить

Сохранить

Как написать служебную записку с примерами и шаблонами

Сотрудники вашей организации ежедневно просматривают более сотни сообщений и электронных писем. Одно из электронных писем — это служебная записка или служебная записка, отправленная одним из руководителей в офисе.

Как сделать так, чтобы сообщение привлекло внимание читателей и ясно передало его?

Часто эти внутренние сообщения в форме электронной почты могут остаться незамеченными вашими коллегами.Это может произойти, когда сообщение или среда недостаточно вдохновляют или не содержат чуткого подхода.

Большинство служебных записок не требуют каких-либо действий или изменений. Это потому, что они безличны, плохо составлены и перегружены информацией. Есть способ изменить это и сделать межведомственный меморандум более интересным и вдохновляющим.

Давайте посмотрим, как это можно сделать!

Формат служебной записки

Вот указатели на формат служебной записки.

Заголовок: Четко обозначьте свой контент «Меморандум», чтобы ваша аудитория знала, что они получают. Также включите «до», «от», «дату» и «тему».

Body: Здесь напишите о проблеме, возможных решениях, необходимых действиях и ожидаемых результатах.

Заключительный абзац: Если возможно, здесь вы можете запросить предложения, отзывы или подтверждения от адресатов.

Примеры памяток InterOffice

Если вам необходимо проинформировать свою команду об официальных внутренних бизнес-задачах, вот несколько простых для понимания примеров служебных записок для изучения:

Пример служебной записки 1:

Меморандум

Кому: всем коллегам

От кого: XYZ, директор по разработке продуктов

Дата: 19 апреля 2021 г.

Тема: Запуск продукта B

Я пишу это, чтобы сообщить вам, что, глядя на успех продукта A, мы запускаем продукт B 28 апреля 2021 года, чтобы удовлетворить растущий спрос.

По мере того, как наша организация продолжает выделяться на рынке Продуктом А, совету директоров пришла в голову выгодная идея производить Продукт Б.

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо проблемы или вопросы, связанные с этим запуском. В настоящее время я был бы признателен за вашу помощь при запуске продукта B.

Пример служебной записки 2:

Меморандум

Кому: Все сотрудники

От: ABC, Директор по развитию маркетинга

Дата: 21 апреля 2021 г.

Тема: Рекламная вечеринка X

Я рад сообщить, что Mr.X преуспел в нашем последнем проекте MN и был повышен до должности «менеджера по маркетингу».

Промо-вечеринка состоится в кафетерии 25 апреля 2021 года в 16:00.

Для празднования будут предоставлены гамбургеры и картофель фри. Ответить ABC до 23 апреля 2021 г.

Улучшите способ внутренней коммуникации вашей организации

Начните налаживать внутреннюю коммуникацию для своей организации с помощью Cloud Tutorial.

Формат межведомственного меморандума: как его написать?

Роль служебного меморандума или служебных записок состоит в том, чтобы привлечь внимание сотрудников к проблемам, напомнить им об основных событиях и сроках или проинформировать их о задачах или повестках дня в различных отделах.

Совет для профессионалов: Межведомственный меморандум должен быть кратким и кратким. Вы должны писать так, как если бы вы обращались непосредственно к своей аудитории. Кроме того, составляйте короткие предложения и корректируйте свой тон в соответствии с вашей целевой аудиторией.

Как написать служебную записку?

Использование соответствующего формата служебной записки необходимо для реализации цели документа. Межведомственные меморандумы могут быть неформальными или формальными, в зависимости от того, кто на них будет ссылаться.

Шаблон служебной записки 1 : Чтобы сообщить персоналу об изменении политики

Шаблон служебной записки 2: Приветствовать нового члена команды

Шаблон служебной записки 3 : Прекращение выпуска продукта / услуги

Получите ценную информацию от своих сотрудников

Взаимодействуйте с сотрудниками и получайте информацию и идеи из их общения с CloudTutoral

Какие существуют типы межофисных меморандумов?

Межведомственный меморандум чрезвычайно важен для компании, когда речь идет о внутренних коммуникациях.Такие документы следует формировать очень осторожно, поскольку они включают в себя различные важные разделы создания знаний. Большинство служебных записок несут обычную коммуникацию, в то время как некоторые несут негативную информацию или сообщения убеждения. Типы служебных служебных записок:

1. Директива Межведомственная записка

   Директивная служебная записка устанавливает процедуру или политику, которым вы хотите, чтобы коллега или читатель следовали. Длина этого шаблона служебной записки зависит от того, сколько места необходимо для правильного объяснения процесса.

2. Техническая записка

   Техническая служебная записка — это четкое представление последствий с логическим продвижением от идеологий, которые являются фундаментальными для исследования, к выводам, которые были сделаны на основе результатов.

3. Убедительная служебная записка

   В убедительной служебной записке вы должны постоянно беспокоиться о чувствах вашего читателя. Подумайте, как человек отреагирует на то, что вы хотите сказать.Насколько вы можете полагаться на справедливую логику и насколько вы можете апеллировать к эмоциям? Что может убедить ее или его наиболее охотно?

Что такое эффективная служебная записка?

Современный шаблон служебной записки не должен быть бесполезным или скучным. Более чуткий и разумный метод составления и передачи служебных записок может помочь ответить на вопросы сотрудников, вдохновить их на действия и удержать их внимание.

Изменяя содержание, доставку и формат, руководители организации могут превратить любой шаблон служебной записки в часто предпочитаемые инструменты коммуникации, которые привлекают и связывают своих коллег.

Не знаете, как это возможно? Ниже перечислены аспекты, составляющие эффективную служебную записку в 2021 году:

1. Баланс между стремлениями и действиями

   Одна из лучших служебных записок описывает четкие этапы, которые должен предпринять получатель при получении. Эти шаблоны памяток излагают амбициозное и грандиозное видение предприятия, мотивируя персонал к незамедлительным действиям.

2. Доступно и доступно для поиска

   Когда вы отправляете служебную записку по электронной почте, она может потеряться в океане сообщений, которые ваши коллеги получают каждый день.Это означает, что сотрудники могут быстро пропустить достоверную информацию, содержащуюся в этих памятках. Это также означает, что у новых сотрудников нет возможности извлечь уроки из служебных записок, которые были доставлены до того, как они получили работу с помощью различных инструментов и программного обеспечения для найма.

   Разрешение этим новым сотрудникам пройти через хранилище служебных записок может помочь сократить их первичную кривую обучения, поскольку они получат представление о наиболее важных ресурсах организации или любой информации с помощью исторических меморандумов. Для правильной работы служебные записки должны быть доступны удаленно.

   Таким образом, любой сотрудник может получить к нему доступ в любое время в любом месте. Кроме того, он должен быть доступен для поиска, чтобы сотрудники могли легко извлекать ключевые ответы на свои запросы из прежних документов.

   Если вы хотите хранить служебные записки в специальной внутренней базе знаний, обратитесь в CloudTutorial. Здесь ваши сотрудники могут искать соответствующие данные и при необходимости обращаться к прежним служебным запискам.Это повысит эффективность служебных записок и, вероятно, снизит зависимость компании от электронной почты для сегментации самой важной информации.

3. Не поучительно, но увлекательно

   Внутренние служебные записки стараются учитывать с каждым сообщением, которое ваши коллеги получают в чате или по электронной почте. Они должны быть поразительными, побуждая читателей остановиться и полностью сосредоточиться на заметке. Обычные служебные записки не привлекают внимания и не интересны.

   Записки, которые включают в себя тактику рассказывания историй, могут проникнуть в аудиторию на более глубоком уровне, чем те, которые содержат чисто факты. Во время написания заметок постарайтесь сформировать интересное повествование, которое заставит вашу записку заставлять задуматься и эмоционально увлекать ваших сотрудников.

Держите своих сотрудников в курсе событий в организации

Адаптируйте интеллектуальный подход с CloudTutorial, чтобы поддерживать внутреннюю коммуникацию в актуальном состоянии.

Часто задаваемые вопросы

Межведомственная служебная записка — это внутренний документ, который адресован определенным лицам в компании с целью предоставления информации, обеспечения возможности какого-либо действия или записи соглашения.

Чтобы написать письмо-служебную записку, спланируйте содержание, которое вы хотите распространить, отформатируйте записку, создайте правильный заголовок, напишите раздел «основной текст» и завершите его соответствующими действиями, которые необходимо предпринять. Вы можете обратиться к шаблону служебной записки, чтобы узнать содержание письма.

Целью служебной записки является информирование аудитории. Краткость важна при написании памятки, поскольку лица, принимающие решения, должны быстро ознакомиться с содержанием и могут использовать эту памятку в качестве справочного материала, прежде чем предпринимать какие-либо существенные шаги.

Заключение

Interoffice — отличный способ наладить синхронное общение между всеми сотрудниками в организации. Традиционный межведомственный меморандум мог быть скучными и стертыми документами. Но не более того.

С CloudTutorial вы можете разумно подходить к созданию и хранению служебных записок, создав внутреннюю базу знаний вашей организации.

Вместо того, чтобы создавать служебные меморандумы, которые будут отброшены после однократного обращения, организациям необходимо использовать их в качестве инструмента для привлечения внимания и передачи важных сообщений и сохранения их для использования в будущем. Вот где вам может помочь CloudTutorial!

Предупреждение: укажите все подробности в служебных записках

Ключевым документом в личном деле сотрудника является хорошо составленная письменная памятка, если вы хотите усилить свою защиту от действий, инициированных сотрудником.Большинство письменных предупреждений и дисциплинарных записок неадекватны, потому что они не включают несколько очень важных элементов.

элементов для включения

Если вам нужно защищаться от незаслуженного иска по страхованию от безработицы или от иска о неправомерном увольнении, вы хотите включить следующие пункты в предупреждения и дисциплинарные записки:

1. Предметный заголовок, например «Письменное предупреждение».

2. Дата и время предупреждения или действия.

3. Имя задействованного сотрудника.

4. Должность сотрудника.

5. Имя лица, сделавшего предупреждение или предпринявшего действие.

6. Должность лица, дающего предупреждение или предпринимающего действие.

7. Лицо или лица, которым переданы копии.

8. Политика работодателя в отношении инцидента или предмета и / или поведения или производительности, ожидаемых от работника.

9. Конкретный инцидент, вызвавший предупреждение или действие. Укажите дату, время и то, что произошло.

10. Поведение, которое должно было иметь место. Требуется изменение поведения. Быть конкретным.

11. Какие действия могут возникнуть в результате дальнейшего неправильного поведения сотрудника и последствия, если сотрудник не изменится.

12. Подпись лица, сделавшего предупреждение или совершившего действие.

13. Дата получения сотрудником.

14. Подпись сотрудника, получившего предупреждение или действие. ( Примечание: Если сотрудник отказывается подписывать, предложите сотруднику записать в служебной записке причину или причины отказа подписать. Это заявление в собственном сценарии сотрудника — будь то три слова или длинный абзац — является твердым доказательством того, что сотрудник получил и понял содержание служебной записки.)

15. Подпись свидетеля встречи с работником и заявления, сделанные на встрече.

Образец письменного предупреждения

Тема: Письменное предупреждение

Дата: 17 ноября 2005 г., 13:30 ч.

Кому: Джейн Роу, клерк

От кого: Бетти Фрам, инспектор по запасам

Копии получателю: Hank Black, Dept. Mgr. и Мэри Грей, директор по персоналу

Джейн, наша политика в этой компании заключается в том, чтобы вы звонили на работу по крайней мере за час до начала вашего рабочего времени, если вы опаздываете, заболеете или не можете прийти.Вы должны поговорить напрямую со своим руководителем или другим ответственным лицом.

В среду, 16 ноября, вы не позвонили и не сказали, что не можете прийти. Сегодня вы пришли на работу поздно, в 11 часов утра, без объяснения причин. Вам следовало позвонить вчера и сегодня, чтобы сообщить своему руководителю, что вас не будет в среду и что вы опоздаете сегодня.

Это уже третий раз в этом году. Я уже предупреждал вас устно раньше. Вчерашние и сегодняшние инциденты достаточно серьезны, чтобы я сделал следующее предупреждение: в следующий раз, когда вы пропустите работу, не позвонив, как того требует наша политика, вы будете автоматически уволены.

(Подпись Бетти Фрэм) 17 ноября 2005 г.

Получено: (Подпись Джейн Роу) 17 ноября 2005 г.

(подпись свидетеля Антонио Томаро), 17 ноября 2005 г.

Пример внутреннего формата письма-памятки

Существуют разные памятки по разным причинам, которые составляются для разных ситуаций. Существуют разные форматы внутренних заметок, которые можно использовать для одного и того же.

В этом посте мы представили широкий спектр примеров формата для внутреннего шаблона заметок .Вы можете просматривать образцы внутренних служебных записок, внутренний формат заметок для сотрудников и различные другие шаблоны внутренних заметок, чтобы создать свои собственные.

Уважаемые сотрудники,

Информируем вас, что все сотрудники должны строго приходить на работу вовремя, то есть в 9 утра каждый день с понедельника по субботу. Было замечено, что многие сотрудники не приходят на работу вовремя, и поэтому руководство решило, что если какой-либо сотрудник явится на работу после 9.15 часов утра сверх двух дней в месяце придется вычитать из заработной платы. Реализация начнется в ближайший понедельник, и мы надеемся, что все сотрудники будут серьезно следить за графиком.

С уважением,

Менеджмент

Проверьте это: Внутренняя памятка для опоздавших

Уважаемые члены Клуба,

Мы хотели бы проинформировать всех членов нью-йоркского клуба, что с этого момента клуб будет взимать налог на товары и услуги по ставке 18% в соответствии с установленными правительством налогами.Сборы GST применяются ко всем клубным услугам, включая питание, плавание, тренажерный зал и т. Д. Эти сборы вступят в силу с 1 сентября ^st , 2021.

Мы хотели бы, чтобы все члены клуба любезно сотрудничали с нами, так как это обязательные налоги и их нужно платить.

С уважением,

Менеджмент

City Club, Нью-Йорк

Шаблон для внутренней памятки для сотрудников отдела маркетинга

Уважаемые сотрудники отдела маркетинга,

Это сделано для того, чтобы проинформировать всех сотрудников по маркетингу о том, что руководство решило санкционировать повышение суточных и командировочных для группы маркетинга.DA был изменен с 10 до 12 долларов, а TA был пересмотрен с 15 до 18 долларов с учетом инфляции. Эти пересмотренные ставки вступают в силу с 1 сентября ^st , 2021.

Для получения дополнительных разъяснений по этому же вопросу обращайтесь в отдел кадров.

С уважением,

Менеджер

Отдел маркетинга

Зенит Технологии

Формат школьного уведомления для родителей о невыплаченных взносах

Уважаемые родители,

Сообщаем Вам, что 2020-2021 учебный год завершится 31 марта ^-го , а новая академическая сессия 2021-22-го начнется с 10 апреля ^-го .Поэтому вас просят как можно скорее снять все взносы с вашего ребенка, чтобы процесс прошел гладко.

С уважением,

Администрация

Школа ABC

Образец официального уведомления для родителей из школы

Уважаемые родители,

Руководство организовало встречу родителей и учителей 10 августа ^th , 2021 с 9:00 до 11:00, чтобы помочь родителям и учителям общаться по поводу успеваемости и успеваемости учеников.

Мы хотели бы, чтобы вы присутствовали на встрече, после которой состоится презентация в 11.30 в зрительном зале.

С уважением,

Администрация

Школа ABC

Шаблон служебной записки для отдела закупок

Дорогие все,

В соответствии с политикой Компании в отношении закупок и ремонта любые заявки, связанные с покупками, ремонтом и техническим обслуживанием, должны согласовываться с руководством. Заявки необходимо подписать и оплатить только после их отправки в письменной форме руководству.

С уважением,

Менеджмент

Зенит Технологии

Офисная записка для обновления записей сотрудников из отдела кадров

Уважаемые сотрудники!

Настоящим сообщаем вам, что компания обновляет записи о всех своих сотрудниках, и поэтому вас просят предоставить для записей свою фотографию паспортного размера.Вы также должны указать свое имя, идентификатор сотрудника и должность на оборотной стороне. Просим вас предоставить фотографии с руководителями ваших команд до 1 сентября ^st , 2021.

С уважением,

Генри Гиббс

Менеджер по персоналу

Зенит Технологии

Постановление офиса об отключении кондиционера

Уважаемые сотрудники,

Было замечено, что за последние пару месяцев счет за электричество в офисе достиг нового максимума, и это стало серьезной проблемой для руководства.

Мы сталкивались с некоторыми случаями, когда кондиционеры включались даже там, где никого нет в общих помещениях. Поэтому мы просим всех наших сотрудников быть более бдительными при использовании электроэнергии, поскольку потери электроэнергии не будут оценены по достоинству, и кто когда-либо оставит кондиционеры включенными, когда они не используются, должен будет нести ответственность.

С уважением,

Генри Гиббс

Менеджер по персоналу

Зенит Технологии

Образец приказа офиса о прощальном взносе

Уважаемые сотрудники,

Вы все должны внести по 10 долларов на человека, поскольку мы организуем церемонию прощания с мистером.Эндрю Гиббса 1 сентября, ^st , 2021 с 16:00 до 20:00. Мы будем благодарны всем сотрудникам за участие.

С уважением,

Менеджмент

Зенит Технологии

Образец памятки для рабочего времени Заказ

Сообщаем, что во время Дня Благодарения сотрудники Zenith Technologies будут работать с 9:00 до 13:00.

Желаю всем сотрудникам счастливого Дня Благодарения.

С уважением

Менеджмент

Зенит Технологии

Образец формата для служебного распоряжения на христианские праздники для сотрудников

Уважаемые сотрудники,

Сообщаем всем сотрудникам, что офис будет закрыт 24 декабря ^-го , 2021 и 25 декабря ^-го , 2021 года по случаю Рождества для всех христианских сотрудников.Персонал, не являющийся христианами, будет иметь право на однодневный отпуск только 25 декабря ^-го , 2021 и будет иметь рабочий день 24 декабря ^-го , 2021.

Горячие поздравления с Рождеством всем нашим сотрудникам.

С уважением,

Менеджмент

Зенит Технологии

Заказ офиса на субботний праздник

Сообщаем, что офис и магазин будут закрыты в субботу, 1 сентября, ^st , 2021, поскольку для всех сотрудников будет организовано ежегодное мероприятие.

С уважением

Менеджмент

Зенит Технологии

Другие связанные форматы заметок

Образец циркуляра для отказа от курения в офисе
Циркуляр для сотрудника об отпуске без информации
Памятка с просьбой о вкладе
Памятка о назначении нового исполняющего обязанности

Top Search:

Удаленное общение 101: Как написать заметку

Письменное общение переживает своего рода возрождение. С распространением удаленной работы способность выражать мысли ясно и организованно становится все более востребованной.Но хотя в наши дни асинхронное общение в основном связано с чатом, электронной почтой и текстовыми сообщениями, есть еще один навык письма, которым вам следует овладеть, — как писать заметки.

меморандумов ( меморандумов для краткости) — это не только прерогатива высокопоставленных руководителей. Это отличный универсальный инструмент для установления взаимопонимания с вашей командой, улучшения взаимодействия в команде и развития культуры честности и прозрачности. И да, они тоже могут сделать вас лучшим писателем.

Эта статья является частью нашей серии об эффективных коммуникациях:

Сегодня мы углубимся в утраченное искусство написания записок и при этом ответим на несколько интересных вопросов:

📚 В этой статье мы будем ссылаться на части руководства OWL Университета Пердью и U.S. Постановление 25–5 армии о подготовке и ведении корреспонденции. Вы найдете эти, а также другие полезные ресурсы по ссылкам внизу страницы.

«Заметки — это краткие печатные документы, традиционно используемые для рутинного повседневного общения в организациях (…). Они достигают своих целей, информируя читателя о новой информации, такой как изменения политики, повышение цен или убеждая читателя принять действие, такое как посещение собрания или изменение текущей производственной процедуры.

— Колледж свободных искусств Пердью, OWL

Памятка — это важное средство коммуникации, используемое предприятиями и организациями во всем мире. Это более (или менее) формальный тип документа, который обычно однонаправлен в том смысле, что включает одного отправителя и множество адресов.

Чтобы дать вам более наглядный пример, взгляните на первые строки меморандума Джеффри Катценберга о состоянии бизнеса Disney в начале 90-х. 👇

Хотя заметки часто могут занимать несколько или десятки страниц, они делают это с четкой фокусировкой и эффективностью выражения. Лучшие заметки явные , имеют продуманную структуру , и сразу попадают в точку .

Как «эффективное» средство выражения, меморандумы являются основным продуктом военного общения. Как отметила ЛаШунда Уилкисон, которая специализируется на копирайтинге для военнослужащих:

💬 «Умение написать профессиональную армейскую памятку — необходимость для любого военнослужащего.Армия устанавливает высокие стандарты и предоставляет конкретные рекомендации по недвусмысленному и четкому написанию в Положении 25-50 армии «Подготовка и управление корреспонденцией».

С точки зрения структуры меморандумы довольно просты. Если вы умеете составлять электронное письмо, у вас не возникнет проблем с пониманием того, как писать заметки.

Purdue’s OWL ⁽¹⁾ предлагает разбить ваш документ на следующие «сегменты»:

1. ⚙️ Заголовок. Как и в случае с электронной или обычной почтой, заголовок включает строки «Кому», «От», «Дата» и «Тема». Он сообщает вам, кто написал записку, кому она адресована и о чем она, например «Изменение часов работы»
2. 🏁 Открытие . В первом абзаце памятки четко изложена цель документа и кратко представлена ​​статья / выпуск
3. ✅ Задача . Сегмент задачи обсуждает, какие действия уже были предприняты в ответ на ситуацию.Например: «Наши НИОКР уже проводят дополнительные испытания (…)»
4. 🗣 Обсуждение . Это основная часть служебной записки. Здесь собраны все исследования, выводы, мысли, аргументы и наблюдения.
5. 📑 Резюме . Сводки памяток рекомендуются для документов, объем которых превышает одну страницу. Вы можете думать о них как о «ключевых моментах».
6. 👋 Закрытие . В конце записки вы обсуждаете конкретный результат, которого ожидаете, и действия, которые должны предпринять получатели.Это как старый добрый призыв к действию (CTA)
7. 🔗 Attachments . Наконец, сегмент вложений включает в себя вспомогательные материалы, такие как диаграммы, ссылки, внешние ресурсы и статистику, которые вы использовали и упоминали в документе

Для чего используется памятка? ✅

Независимо от того, являетесь ли вы частью совместной или распределенной команды, основное использование служебных записок сводится к внутреннему, официальному деловому общению. Вы можете написать меморандум, чтобы либо проинформировать о чем-то свою команду или компанию, либо вызвать конкретное действие .

Вот несколько типичных случаев использования:

1.

Все идет по плану? Проект идет по плану? Учитывая текущий прогресс, можно ли будет достичь первоначального крайнего срока? Записки также могут быть отличным способом мотивировать остальную команду не отставать.

И, говоря о мотивации … вот пример 10-страничной памятки, отправленной разработчикам и тестировщикам приложений Microsoft в 1989 году. 👇

2.

Вы можете написать памятку, чтобы объявить о важных корпоративных событиях, например:

• 👾 Учебные курсы по кодированию
• 🤝 Ежегодные встречи
• 🏝 Выездные конференции
• 🥳 Фестивали и праздники

В отличие от сообщений электронной почты или чата, заметки являются официальными документами. И уже одно это делает их очень эффективными при привлечении внимания , подготовки и посещаемости .

3.

Memos идеально подходят для внесения критических изменений во внутренние политики и процедуры компании.Ваш ИТ-отдел хочет, чтобы все сотрудники WFH использовали VPN? Все, что вам нужно сделать, это отправить памятку, чтобы сообщить вашей команде, почему это важно и что они должны делать, чтобы соответствовать.

4.

Памятка особенно хорошо подходит для обсуждения того, что происходит в бизнесе и вокруг него, особенно когда дела идут плохо.

• 💸 Проблемы с денежным потоком
• 📉 Сокращение бюджета
• 🔁 Ротация персонала
• 🔌 Отключение системы

В качестве официального документа меморандумы должны подробно описывать, как разрешается ситуация, как она повлияет на персонал и что они могут сделать, чтобы помочь.

5.

Поскольку в записках подробно рассматриваются обсуждаемые вопросы, они идеально подходят для инструктажа команды перед телефонными звонками и видеоконференциями в рамках всей компании или группы. Меморандум может даже включать повестку дня встречи или список тем, которые будут обсуждаться во время встречи.

6.

Хотите, чтобы работы выполнялись вовремя? Не хотите, чтобы ваши электронные письма и сообщения чата затерялись в толпе? Напечатайте памятку, чтобы всегда уделять внимание важному.

Например, вы можете напомнить своей команде:

• 🔴 Выйти из систем компании, когда они закончат работу дома
• 💾 Сохраните все документы перед завершением сеанса
• 🔔 Сообщите остальной команде, когда они закончат редактирование документа
• 🤫 Не допустить оффтопа в команду чат

Хотя служебные записки технически являются внутренними документами, история показала, что они чаще появляются и доходят до общественности.По этой причине, вероятно, не стоит включать любую конфиденциальную информацию, которая может нанести ущерб репутации команды или компании.

Посмотрим правде в глаза. Хотя мы живем в «эпоху общения», эффективное письменное общение стало чем-то вроде единорога. Конечно, мы стали особенно опытными в обмене мгновенными сообщениями, быстром обмене электронной почтой и текстовых сообщениях. Но написание подробных, хорошо структурированных документов — не лучший вариант современного рабочего места.

Теперь, когда все больше предприятий принимают полностью распределенную модель, асинхронное письменное общение становится основным продуктом. Оказывается, написание заметок — одно из лучших упражнений для тренировки этих коммуникационных мускулов.

По словам самого человека, генерального директора Amazon Джеффа Безоса:

«Причина, по которой написать« хорошую »четырехстраничную памятку сложнее, чем« написать »20-страничную PowerPoint, заключается в том, что повествовательная структура хорошей памятки заставляет лучше думать и лучше понимать, что важнее, чем что.”

Хотя наблюдение Безоса основано на электронном письме 2004 года, которое он отправил команде Amazon, оно даже более актуально, чем было тогда. В отличие от любого другого метода делового общения, написание служебных записок требует серьезных затрат времени и внимания.

Набор меморандумов для распределенной команды — лучший способ овладеть искусством эффективного асинхронного общения. Это заставляет вас, как писателя, углубиться в поверхность, проблемы, организовать свои мысли, , сосредоточиться на аудитории, и выяснить, что их ждет.

Заметки содержат содержание, которое не может вместить никакой другой носитель, включая чат или электронную почту. Когда вы не торопитесь и отправляете меморандум, вы говорите своей команде: «Привет, у меня есть * действительно * важные новости для вас».

Но это еще не все.

Заметки — это след значительных изменений, событий или проблем, происходящих в команде или компании. Это письменный отчет, к которому люди могут обратиться в будущем. А поскольку большинство служебных записок являются официальными документами, они сохраняют вашу * ответственность * как автора на высоком уровне.

Memos могут помочь вам установить связь с вашей распределенной командой. Они показывают, что вы заботитесь о качестве и количестве сообщений, , прозрачно, о том, что происходит в компании, и доверяете остальной команде критически важную бизнес-информацию.

В отличие от прямых сообщений (DM), где два сотрудника общаются друг с другом, записки являются групповым адресом. Они вовлекают всех в обмен информацией, что делает их особенно полезными для поощрения открытых разговоров .

Это ключевой момент в распределенных командах, которые склонны к разрозненным коммуникациям. У многих удаленных людей нет стимула спонтанно обращаться к своим коллегам. Общение происходит по необходимости, чтобы обсудить детали проекта или решить проблемы.

Хотя записки технически однонаправлены, они могут побудить всех членов вашей распределенной команды принять участие в обсуждении. Они создают культуру видимости , где открыто , прозрачно общение является нормой, а не исключением.

Как видите, заметки — довольно полезная штука. Их не так легко получить, как быстрое сообщение в чате или электронное письмо, но они определенно намного эффективнее (и приносят удовлетворение).

Один тщательно составленный меморандум, на написание, редактирование и полировку которого ушли дни или недели, может привести к значительным изменениям в организации любого типа.

Итак, как написать убийственную записку для распределенной команды?

1.

Конечно, вы не хотите набирать памятку для каждой видеовстречи или другого мероприятия, которое предстоит вашей команде. Итак, прежде чем начать писать, задайте себе следующие вопросы:

• Является ли памятка правильным способом общения в этой ситуации?
• Не хватит короткой электронной почты или видеовстречи?
• Достаточно ли у меня информации по этому вопросу?
• Я пытаюсь избежать прямой конфронтации?

2.

Заметки призваны произвести впечатление.Вот почему вам следует сосредоточиться на одной важной информации в документе. Если вы попытаетесь включить слишком много «важных» вещей, скорее всего, люди не будут знать, на что им следует обратить внимание. Когда все важно, ничего нет.

• Сформулируйте цель документа в первом абзаце
• Держите предмет в центре внимания по всему тексту
• Следуйте правилу «одна заметка, одна идея»
• Создайте свою заметку на сильных и актуальных аргументах

3.

Если вы хотите расширить свой словарный запас, записки — не место для этого. Поскольку записки адресованы смешанным группам сотрудников из разных команд и отделов, вам следует настроить язык так, чтобы они были доступны для всех участников.

• Ставьте ясность и доступность на первое место
• Избавьтесь от жаргона и технических терминов
• Используйте активное построение предложений
• Отрегулируйте тон, чтобы он соответствовал вашей аудитории
• Держите ваши предложения и абзацы короткими

4.

Сложность и привлекательность записок противоречат друг другу по структуре. С одной стороны, вы хотите написать документ, который бы глубоко погрузился в проблему и обсудил ее наиболее полно. С другой стороны, планирование всех аргументов и фрагментов исследования может оказаться утомительным занятием.

Вот несколько советов, которые помогут вам начать:

• Представьте свои аргументы от самых сильных до самых слабых
• Опишите тему сверху вниз, увеличивая детализацию по мере продвижения
• Используйте заголовки и подзаголовки, чтобы помочь читателям ориентироваться в заметке
• Если вы ожидаете определенного действия в ответ, всегда включайте призыв к действию

Написание заметок требует времени и интеллектуальных вложений. Если вы хотите получить максимальную отдачу от своих усилий, обязательно исправьте все опечатки и несоответствия стиля, прежде чем нажимать кнопку «Отправить».

• Не пропускайте корректуру и редактирование
• Когда закончите, выровняйте еще раз, промойте и повторите
• Сделайте ранний предварительный просмотр отзывов и предложений
• Если вам не нравится читать это, вашим сотрудникам это тоже не понравится

6.

Формально? Конечно. Скучный? Не совсем.

Хотя большинство заметок означают официальный бизнес компании, они не должны утомлять ваших читателей сплошными блоками текста. Мы не говорим, что вам нужно набивать документ «интересными» диаграммами, изображениями и т. Д., Но …

Небольшой стиль сделает вашу памятку долгой:

• Выделяет ключевую информацию цветами
• Поэкспериментируйте со специальными символами ✏
• Полужирный, подчеркнутый и курсив, где это необходимо
• Изучите различные типы заголовков и подзаголовков (h2, h3, h4)

Чтобы научиться писать памятку для распределенной команды, нужно время и настойчивость.Хорошая новость в том, что писать его не должно быть так сложно. Почему бы вам не воспользоваться этими замечательными функциями и не создать свой маленький шедевр с помощью Taskade?

1.

Не знаете, как структурировать записку? Не уверен, где начать? Taskade поставляется с сотнями редактируемых шаблонов, которые позволят вам начать любой письменный проект. Вы можете выбрать один из * бесплатных * шаблонов, которые есть у нас на борту, или создать свой собственный.

Вот одна для вашей первой записки.👇

В случае, если дух Хемингуэя тронет вас, взгляните и на другие шаблоны письма:

2.

Знаете ли вы, что вам не нужно использовать электронную почту для отправки записок вашей распределенной команде? Вместо этого вы можете превратить Taskade Workspaces и Subspaces в цифровую доску объявлений.

Прямо как этот. 👇

Все, что вам нужно сделать, это создать пространство Project , выбрать шаблон, заполнить его и разместить там, чтобы вся команда могла его увидеть.Когда вы закончите, вы можете предоставить доступ к заметке и установить ролей пользователей , чтобы только вы могли редактировать ее.

Вы также можете пригласить некоторых членов команды для ознакомления и позволить им вносить отзывы и предложения непосредственно в документ (с привилегиями Editor ).

3.

Помните, что мы говорили ранее об экспериментах с форматированием?

Taskade позволяет вам проявить творческий подход к вашим заметкам.Вы можете применять цвета, выделять ключевую информацию, добавлять изображения, устанавливать стиль маркированного списка и форматировать текст любым удобным для вас способом.

Большинство заметок написаны в ответ на конкретную ситуацию. Другие касаются специальных изменений в политиках и процедурах. Убедитесь, что ваши сотрудники знают, когда эти изменения вступают в силу, а когда больше не применяются.

Вы можете использовать функции планирования Taskade для:

• ⏰ Установите даты начала и окончания
• 📈 Установите вехи и цели
• 🗓 Визуализируйте заметки на временной шкале
• 🔎 Отображайте заметки как повестку дня
• И многое другое…

Способность писать, которую мы часто принимаем как должное, подобна мускулам.Чем больше вы его используете, тем сильнее он становится. Хотя текстовые сообщения и отправка электронных писем не заставят вас вспотеть, умение писать заметки (и делать это правильно) поможет этим механизмам работать. ⚙️

Но это еще не все.

(удаленные) идеально подходят для обеспечения баланса между автономией и сплоченностью команды. С одной стороны, они имеют приоритет и важность, которых нет у других средств массовой информации. С другой стороны, заметки не так распространены, как электронные письма, и оставляют вашей распределенной команде некоторую способность принимать решения.

В каком-то смысле умение писать служебную записку или любой другой деловой документ может стать вашей суперсилой в удаленной работе! ⚡️

Полезные ресурсы

Вот несколько полезных ресурсов, которые вы можете использовать, чтобы научиться писать памятку. Мы надеемся, что они вам понравятся так же, как и нам, и вы найдете в них много вдохновения.

1. Purdue Online Writing Lab по написанию заметок (щелкните).
2. Постановление 25–5 армии о подготовке и ведении корреспонденции (щелкните).
3. Каталог известных записок Шрирама Кришнана (щелкните).

Образец памятки о запрещении курения для сотрудников

Во всем мире работодатели вводят правила, гарантирующие, что в их организациях не курят.

Чтобы сообщить сотрудникам, что они не могут курить в помещениях компании, необходимо написать служебную записку.

В памятке такого рода следует четко указать, что курение запрещено, подчеркнув при этом последствия курения.

Обычно памятка — это сообщение, отправленное большой группе сотрудников, в котором говорится об определенном важном событии.

В этом случае вам необходимо подчеркнуть необходимость информировать сотрудников о том, что курение вредно для них и окружающих их людей и не допускается на территории компании.

Для этого вам может потребоваться ознакомиться с политикой компании или правительства в отношении курения.

После того, как вы разослали служебную записку «всем сотрудникам», сконцентрируйтесь на рассматриваемом вопросе.

Напишите о политике отказа от курения, которой должны следовать все сотрудники. В конце отметьте, что вы были бы признательны за сотрудничество со стороны сотрудников, и поблагодарите их за то, что нашли время прочитать памятку.

Образец меморандума о политике для сотрудников о запрете курения

Кому: всем сотрудникам (компания ABC)

От: Директор компании

Датировано: 28 октября 2021 г.

Тема: Рабочее место для некурящих

Обращаюсь к вам, чтобы проинформировать всех сотрудников о решении сделать компанию ABC зоной, свободной от табачного дыма.Эта политика направлена ​​на защиту некурящих от болезней и состояний, которые могут быть для них смертельными.

Fender Inc. распространяется на всех постоянных и контрактных сотрудников. Это правило распространяется на следующие области:

• Рабочие места
• Коридоры
• Кафетерий
• Туалеты
• Лестницы
• Транспортные средства компании
• Кухня

Следующие зоны открыты для курения во время перерывов:

• Балконы и открытые веранды
• Тротуары и пешеходные дорожки
• Дворы и сады

Мы советуем нашим сотрудникам ответственно тушить сигареты и выбрасывать их в соответствующие контейнеры, размещенные в каждом из вышеупомянутых мест.Мы также рекомендуем избегать курения вблизи легковоспламеняющихся предметов и следить за тем, чтобы курение не производилось на глазах у посетителей.

Обратите внимание, что руководство оставляет за собой право принять дисциплинарные меры в отношении любого сотрудника, не соблюдающего политику запрета курения. Мы ожидаем, что все сотрудники будут уважать эту политику по отношению к себе и своим коллегам.

Если есть какие-либо сомнения относительно содержания этой памятки, пожалуйста, обращайтесь к своему руководителю или в отдел кадров.Спасибо за то, что нашли время, чтобы прочитать это, и за соблюдение правил компании.

Саймон Столб

Директор
Компания ABC