Вторник , 26 Октябрь 2021

Как правильно оформить докладную записку: Образцы докладной записки. Докладная записка на сотрудника

Содержание

Как писать докладную записку на сотрудника образец. Докладная записка образец

В статье рассказывается, как составить и оформить докладную записку, а также приводятся универсальные шаблоны записок.

Из статьи вы узнаете:

Для чего нужна докладная записка

Руководитель не всегда может лично зафиксировать происшествие или нарушение работником трудовой дисциплины. Как правило, о такой ситуации ему докладывают сотрудники, которые присутствовали при происшествии, или коллеги нарушителя. В некоторых компаниях обязанность сообщать об инцидентах и нарушениях правил работодатели закрепляют в локальных актах.

Многие специалисты, особенно работающие на государственных предприятиях, считают докладные формальностью, отголоском бюрократии, отнимающим время и место. Тем не менее, это распространенное мнение во многом ошибочно. В некоторых случаях соблюдение подобных формальностей может защитить сотрудника от несправедливости со стороны работодателя, помочь подстраховаться от возможных неприятностей. Как показывает практика, устные просьбы не всегда воспринимаются всерьез и быстро забываются. Официальное обращение подтверждает сам факт взаимоотношений. Оно регистрируется как исходящий документ, поэтому менее вероятно, что оно потеряется. Кроме того, такой подход свидетельствует о серьезности намерений работника, его ответственном отношении к работе.

Для чего нужен документ

Если ситуация требует конкретных решений, например, привлечь нарушителя к дисциплинарной ответственности, устного сообщения недостаточно. Сотрудник обязан доложить о произошедшем в письменном виде. Для этого используют докладную записку . Работники пишут ее как по своему желанию, так и по требованию. Адресуют документ руководителю подразделения или организации.

Унифицированных форм записок нет. Поэтому организация может разработать собственный шаблон и включить в него реквизиты по рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003.

Кто составляет

С позиции отдела кадров, докладные делятся на входящие и исходящие. В первом случае их составляют сотрудники других отделов, а во втором – записки оформляет сам кадровик. Так, работники отдела кадров могут проинформировать генерального директора о нарушении линейными руководителями установленных правил, например, о несвоевременной сдаче табелей учета рабочего времени. Однако чаще в отдел кадров попадают докладные линейных руководителей. Они сообщают, что сотрудники не соблюдают дисциплину, и требуют принять меры, например, отстранить от работы, вынести дисциплинарное взыскание.

Что нужно писать

Как правильно оформить докладную записку

Составляют записки на обычном листе бумаги формата А4. Обязательно оставляют поля – не менее 10 мм по правому краю и не менее 20 мм – по прочим сторонам (п. 4.1 ГОСТ Р 6.30-2003). Это важно, так как документ потом нужно подшить в дело для хранения. Если документ займет более одной страницы, их нумеруют. Номер страницы указывают сверху посередине верхнего поля (п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003). Допустимо писать документ от руки, но чаще используют печатную форму.

После того как составили или получили докладную, зарегистрируйте ее в журнале учета внутренней документации. Он может быть как в бумажном, так и в электронном виде. Укажите дату, когда документ поступил или когда его отправили, а также регистрационный номер. В инструкции по делопроизводству работодатель определяет, где присваивать регистрационный номер документа: по месту, где документ составили или где получили. Как правило, чтобы присвоить номер, используют хронологический порядок составления документации, буквенное обозначение структурного подразделения.

об опоздании работника, отсутствии его на рабочем месте вместе с актом, объяснениями сотрудника и пояснениями коллег служит основанием для дисциплинарного взыскания, в том числе и увольнения, поэтому должна быть составлена корректно. Чтобы работники меньше допускали ошибок в докладных, разработайте и утвердите шаблон, который они смогут использовать в дальнейшем.

Оформляйте докладные записки по правилам ГОСТа

Документ должен иметь в правом верхнем углу шапку (п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Здесь нужно указать наименование адресата и составителя. Также при необходимости можно вписать наименование структурного подразделения, чтобы руководитель смог идентифицировать, откуда поступил документ. Ниже по центру нужно указать наименование вида документа (п. 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003). Под наименованием укажите место, где составили документ, дату и регистрационный номер (п. 3.11, 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003). Ниже впишите заголовок, который отражает краткое содержание документа. ГОСТ допускает их расположение как по центру, так и по левому краю документа. Далее идет текст документа и приложения (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003). Внизу обязательно должна стоять подпись (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).

Полезные советы, как составить докладную записку, можно найти в статье «Что вы тут понаписали». Используйте наши шаблоны для идеальных докладных и служебок

Чем отличается служебная записка от докладной

Служебная записка по назначению близка к докладной, но имеет исключительно внутренний характер.

Для чего нужен документ

Составляют записки на обычном листе бумаги формата А4. После того как составили или получили докладную, зарегистрируйте ее в журнале учета внутренней документации.

об опоздании работника, отсутствии его на рабочем месте вместе с актом, объяснениями сотрудника и пояснениями коллег служит основанием для дисциплинарного взыскания, в том числе и увольнения, поэтому должна быть составлена корректно.

Служебная записка помогает решать хозяйственные, организационные и прочие внутренние вопросы, но в отличие от докладной обеспечивает взаимодействие в компании в двух направлениях: информация идет снизу вверх от работников к руководству или между подразделениями.

Докладная записка является нормативным служебным документом. Она относится к организационно-справочной документации, применяемой для осуществления управленческих функций на предприятии. Докладная записка используется наряду с другими информационными записками, но в отличие от них её структурное оформление строго регламентировано трудовым законодательством.

Общие понятия

Основной целью составления докладной записки является информирование о ситуации и происшествиях в организации, о случаях нарушения трудовой дисциплины или невыполнении сотрудниками своих обязанностей. Она может быть направлена руководителю структурного подразделения, всей компании или вышестоящей организации. Докладная записка составляется таким образом, что побуждает к действиям по устранению создавшегося положения.

Разница между докладной, служебной и объяснительной записками

Докладной записке присвоен код ОКУД 0286041. То есть, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации, она входит в перечень нормативных документов, структура и оформление которых определены законом.

Служебная записка составляется в произвольном виде, и её форма никаким кодом ОКУД не предусматривается. Она обычно пишется сотрудником организации по своей личной инициативе и касается информации, распространяемой «по горизонтали», между персоналом одного уровня, а не «по вертикали», как докладная записка.

Для объяснительной записки тоже предусмотрен код ОКУД, и, так же как и докладная записка, она даёт информацию «по вертикали», то есть от подчинённого к начальнику. Но она пишется исключительно по указанию или просьбе руководителя. Содержание ограничивается только разъяснением обстоятельств, связанных с дисциплинарными нарушениями.

Классификация докладных записок

В зависимости от способа классификации докладные записки можно разделить на виды. Если за основу взять инициатора оформления, то можно выделить:

  • докладные записки, оформленные по указанию или требованию руководства;
  • докладные, составленные по личной инициативе подателя документа.

Если в качестве принципа принять содержание, то выделяются информационные и отчётные докладные записки.

Важным является разделение докладных записок на основании их адресации на внешние и внутренние документы.

Структура докладных записок

Построение докладной записки в первую очередь определяется тем, является ли она документом для внутреннего пользования (внутренней докладной запиской) или передаётся в вышестоящую организацию (внешняя докладная записка).

Основные требования предъявляются к содержанию документа. Текст делится на две части. Первая часть содержит информацию, послужившую причиной написания документа, и анализ возникшей ситуации. Во второй части составитель записки должен указать свои выводы и предложения по оптимизации произошедших событий.

Внешние докладные записки

Внешние докладные записки составляются для руководства вышестоящей организации на официальном бланке той нижестоящей организации, где они оформляются.

К документу предъявляются жёсткие требования по структурному плану. Регламентируемыми пунктами записки являются:

  • полное название предприятия, направляющего документ;
  • реквизиты предприятия: юридический адрес, телефоны, электронный адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;
  • полное название должности руководителя внешней организации, куда направляется докладная записка;
  • инициалы и фамилия руководителя;
  • название документа, раскрывающее его основное содержание;
  • текст;
  • должность руководителя предприятия, направляющего докладную записку, его Ф. И. О. и подпись;
  • фамилия исполнителя и его телефон;
  • дата составления документа.

Внешняя докладная записка оформляется в случае её направления в вышестоящую или материнскую организацию

Внутренние докладные записки

Внутренние докладные записки подготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5. Структура такого документа менее строгая, чем для внешнего пользования, но здесь обязательно должны присутствовать следующие элементы:

  • должность руководителя, на рассмотрение которого направляется документ, его инициалы и фамилия;
  • название записки, раскрывающее её суть;
  • текст;
  • должность работника, оформляющего записку, с локализацией производственного участка, цеха или отдела, его инициалы и фамилия;
  • подпись служащего;
  • дата.

Внутренняя докладная записка составляется для подачи руководству своего предприятия

Правила составления, подачи и архивации докладных записок

В деловой жизни наиболее часто встречаются следующие основания:

  1. Нарушение трудовой дисциплины.
  2. Премирование или отказ от выдачи премии.
  3. Невыполнение или ненадлежащее выполнение сотрудником своих служебных обязанностей.
  4. Антисоциальное поведение работника.
  5. Хищение и нанесение вреда имуществу.

Для каждого из этих типичных случаев существует свой распространённый на практике шаблон, облегчающий составление документа.

Подача и регистрация докладных записок

Регистрация внешних докладных записок происходит так же, как и всех исходящих документов в виде писем или справок.

Регистрация внутренних докладных записок производится в Журнале регистрации служебных (докладных) записок и поощрений, составляемом в табличной форме. Никаких особых требований по ведению или не ведению такого журнала в трудовом законодательстве РФ не существует. Однако на средних и крупных предприятиях, а также в государственных организациях они обычно создаются с целью накопления информации по поощрению работников. Согласно ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов», время хранения такого журнала составляет 75 лет.

В него вносятся:

  • порядковый номер записки;
  • должность и фамилия ведущего журнал работника;
  • тезисное содержание документа.

Обычно такой журнал ведётся работником отдела кадров.

Докладная записка после своей регистрации попадает к руководителю для рассмотрения и организационных выводов. В результате рассмотрения документа руководитель принимает решение. Оно фиксируется в виде резолюции, написанной на самой докладной записке между адресом и текстом, или оформляется в виде отдельного документа, прилагаемого к записке. Следует заметить, что писать резолюцию на полях страницы неправильно.

Резолюция начальника является основанием для выполнения написанного в ней решения.

Типы докладных записок

Наиболее часто употребляется докладная записка о нарушении трудовой дисциплины. Автор такой записки информирует своих вышестоящих руководителей о произошедшем трудовом нарушении: прогуле, опоздании или неявке на работу, употреблении спиртных напитков и прочих проступках. Одновременно с фактическим материалом в докладной записке должно быть предложение о мерах по пресечению подобных случаев, о наложении взыскания на виновных в их совершении.

В докладной записке укакзываются все детальные обстоятельтва совершения дисциплинарного проступка

Близка по содержанию к докладной записке о дисциплинарном нарушении записка о невыполнении работником своих служебных обязанностей. Она составляется, когда сотрудник не должным образом соблюдает свои обязанности и в результате этого фирма терпит убытки. В качестве дополнения к докладной записке можно приложить, например, образцы неправильно составленных сотрудником документов или результаты видеонаблюдения за его рабочим местом. Определённой спецификой такого рода докладной является необходимость её согласования с непосредственным руководителем проштрафившегося работника.
К докладной записке желательно добавить документы, свидетельствующие о невыполнении работником своих служебных обязанностей

Довольно распространённым поводом написания докладной записки является неуместное или антисоциальное поведение работника, выражающееся в его грубости, хамстве, игнорировании просьб клиентов и тому подобном.

Написание такой записки обычно является более сложным делом, чем докладной о дисциплинарном нарушении. Здесь необходимо не только отразить факт самого некорректного поведения, но и обрисовать саму личность нарушителя.


Для избежания обвинения в предвзятости или голословности автору докладной записки необходимо иметь свидетелей некорректного поведения сотрудника

Наиболее сложным поводом написания докладной записки являются факты кражи или умышленной порчи имущества. Такие случаи должны быть тщательно задокументированы. И первоначальным документом установления факта кражи нередко является докладная записка. При этом не так важна форма изложения, как точная передача всех обстоятельств. Такую записку необходимо зарегистрировать в журнале входящей документации, так как именно дата, поставленная на входящем документе, считается официальной датой извещения начальства о произошедшей краже или злостной порче имущества.
К докладной записке необходимо приложить Акт о порче имущества, подписанный комиссией в составе не менее трёх человек

Извещение работника о поступившей на него докладной записке и возникающая при этом ответственность

После поступления записки, в которой приводятся факты нарушения трудовой дисциплины, кражи или другого проступка, следует, в зависимости от обстоятельств, служебное или даже судебное разбирательство. Однако сама записка представляет собой всего лишь сообщение, приводящее факты, а не обвинительный приговор. В Трудовом кодексе РФ отсутствуют указания о необходимости ознакомления работника с содержанием докладной записки.

Докладная часто составляется в случае, если начальнику отдела нужно доложить вышестоящему руководству о прогуле работника. В этой статье мы расскажем вам, как составляется докладная записка о прогуле работника. Образец смотрите ниже.

Для чего она необходима?

Прогул считается серьезным нарушением трудовой дисциплины, являющимся основанием для увольнения. Согласно , отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня, а также отсутствие на рабочем месте более четырех часов подряд в течение рабочего дня — является причиной, по которой работодатель имеет полное право .

Этот поступок работника нельзя оставить без внимания. Недобросовестный сотрудник, не явившийся на рабочее место без уважительной причины, должен понести ответственность за такое поведение. Сообщить работодателю о прогуле работника может непосредственный руководитель с помощью официального документа.

Докладная о прогуле работника (образец смотрите ниже) может составляться как по указанию работодателя, так и по собственному желанию сотрудников. С ее помощью можно сообщить о нарушении трудовой дисциплины работником, выразить недовольство тем, как он относится к выполнению своих трудовых обязанностей а также изложить свою точку зрения на ситуацию. Поэтому составителю документа важно правильно сформулировать свою позицию и привести доводы в ее пользу.

Готовый документ передается работодателю.

Правила составления докладной о прогуле

В случае невыхода на работу составляется записка, а также акт об отсутствии на рабочем месте. Эти документы направляются на рассмотрение руководителю. После их рассмотрения он будет принимать решение о дальнейших действиях. Если будет принято решение об увольнении, оно будет оформлено соответствующим .

После возвращения сотрудника на работу, он будет изложить причину своего отсутствия в объяснительной и передать ее руководителю.

Докладная за прогул (образец смотрите здесь) состоит из следующих пунктов:

    в шапке указывается наименование организации, в которой работает сотрудник;

    ФИО работодателя;

    указывается название документа — докладная.

    далее пишется формулировка, содержащая в себе описание ситуации. Обязательно нужно указать должность и ФИО сотрудника, не явившегося на рабочее место, а также период его отсутствия на работе. В документе следует обратиться к руководителю с просьбой рассмотреть инцидент и принять меры;

    ниже указывается ФИО человека, написавшего докладную, его должность и дата.

В организациях для обеспечения дисциплины сотрудников и повышения производительности труда принято излагать имеющие отношение к рабочим процессам факты, предложения, жалобы в письменном виде.

Одним из наиболее распространенных документов является докладная записка на сотрудника. О том, зачем и как писать данный документ, и пойдет речь в нашей статье.

Что это за документ, цели его написания и виды

Докладная записка представляет собой письменный документ, составленный в установленной форме, излагающий факты или информацию по конкретному вопросу. Целью его написания является побуждение руководителя или вышестоящего по должности лица принять решение по изложенному вопросу.

Записка бывает нескольких видов. В зависимости от содержания она может быть:

  • информативного характера;
  • инициативного характера;
  • отчетного характера.

Информативный характер выражается в изложении фактов касаемых, например, завершения поручения, поставленных задач, работ или о ходе их осуществления конкретным сотрудником или рабочей группой.

Инициативный характер выражается в изложении автором предложений или рекомендаций в отношении работника и его трудовой деятельности. В основном, это сообщение о нарушении дисциплины конкретным лицом: о хамском поведении, опоздании, нахождении на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения и т. д.

Отчетная докладная своей целью имеет донесение до начальника сведений об окончании выполнения поручения конкретным лицом или рабочей группой.

Служебная записка также может быть двух видов в зависимости от предполагаемых последствий за совершение или не совершение действий, касаемых дисциплины или трудовых обязанностей конкретного человека:

  • с вынесением предложения на поощрение;
  • с вынесение предложения о взыскании (дисциплинарном или материальном).

В зависимости от того, кому она адресуется, она может быть внутренней (в пределах организации или структурного подразделения) или внешней (за пределы предприятия, в вышестоящую структуру). Инициатором написания могут быть как сами работники любой из структур компании, так и ее руководитель.

Особенность документа в том, что он направляется строго в порядке прямого подчинения от нижестоящего должностного лица к вышестоящему.

Основания

Основаниями для составления документа могут послужить следующие факты:

  • ухудшение производственных процессов по вине сотрудника или группы лиц;
  • улучшение производственных процессов благодаря особой работе и достижениям работника или группы лиц;
  • поддержание контакта между руководителем предприятия и ответственными за выполнение конкретного поручения лицами;
  • изложение точки зрения при возникновении разногласий между сотрудниками по вопросам, касаемых непосредственно рабочего процесса;
  • выражение несогласия с решением, принятым вышестоящим лицом в структурном подразделении или непосредственно в организации.

Форма и структура документа

Докладная записка – это официальный документ, излагаемый на бумаге формата А4 или на бланке в зависимости от ее вида. В полном варианте она должна состоять из следующих частей: причины и события ее написания, анализ ситуации, выводы и предложения решения возникшей проблемы. В некоторых случаях вторая часть может отсутствовать: в таком случае сразу за изложением фактов или событием следуют конкретные предложения по принятию мер в сложившихся обстоятельствах.

С юридической точки оформления записка должна содержать определенные реквизиты. В случае, если она внутренняя, это:

  • наименование структурного подразделения, в котором работает инициатор докладной;
  • наименование документа;
  • дата написания;
  • адресат с указанием должности и ФИО;
  • непосредственно текст с заголовком;
  • подпись и полная расшифровка подписи.

В случае, если она внешняя, к реквизитам добавляются:

  • наименование организации, в которую она направляется;
  • исходящий регистрационный номер;
  • город составления и место составления (организация и структура).

Заголовок в докладной обязателен. Из него должно быть понятно, о чем пойдет речь. Так, это может быть:

  • «О невыходе на работу»;
  • «Об опоздании»;
  • «О хамстве на рабочем месте»;
  • «О ходе проведения работ»;
  • «О повышении производительности труда»;
  • «О премировании» и т. д.

Внутренняя записка может быть оформлена в более свободной форме. Внешняя же должна быть оформлена на бланке установленного образца.

Если документ составляется рядовым сотрудником структурного подразделения, то перед поступлением на рассмотрение непосредственно к руководителю предприятия ее визирует (подписывает) начальник этого структурного подразделения или отдела. Если он предназначен непосредственно начальнику структурного подразделения или отдела, то подпись ставит ее составитель.

Докладная оформляется, как правило, машинописным способом. Однако внутренняя записка может быть написана от руки с соблюдением установленных норм и требований.

Если она не помещается на одном листе, то каждый последующий лист нумеруется согласно существующим правилам нумерации: в верхней правой части арабскими цифрами. Если она имеет приложения, они перечисляются согласно правилам оформления деловой документации с приложением копий.

Виды и формы записок одинаковы для предприятий и организаций любых форм собственности, государственных или частных, и любых видов деятельности. Документ, составленный с нарушениями, не имеет юридической силы и не является основанием для принятия руководителем предприятия или начальником структурного подразделения мер для решения изложенной проблемы или вопроса.

Рекомендуем также

Как правильно оформить докладную записку образец?

С докладными записками все знакомы ещё со школьной скамьи. Однако пишутся они не только на нерадивых учеников, но и на работников компаний.

Поэтому нелишне разобраться, что собой представляет этот документ каковы его реквизиты и особенности.

В данной статье рассмотрим не самый приятный, но важный документ — докладную записку, ее особенности написания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

С докладными записками все знакомы ещё со школьной скамьи. Однако пишутся они не только на нерадивых учеников, но и на работников компаний.

Поэтому нелишне разобраться, что собой представляет этот документ каковы его реквизиты и особенности.

В данной статье рассмотрим не самый приятный, но важный документ — докладную записку, ее особенности написания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

  1. Виды докладных записок
  2. Структура документа
  3. Докладные записки на сотрудников
  4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

  • информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
  • отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
  • инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

Видео удалено.

Видео (кликните для воспроизведения).

Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов. Чуть ниже – ФИО и должность докладывающего сотрудника.

В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

  1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
  2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
  3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Составляя докладную записку, стоит помнить, что это юридически значимый документ, имеющий силу в суде, поэтому эмоциональная составляющая в тексте неуместна.

В конце документа инициатор записки проставляет свою подпись, после чего документ лично или посредством связи передается адресату.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

  • причину отлучки;
  • наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
  • общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
  • тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

  1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
  2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
  3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
  4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
  5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
  6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

  1. История политических и правовых учений / Н.М. Азаркин и др. — М.: Норма, 2007. — 900 c.

Как правильно оформить докладную записку образец?

Оценка 5 проголосовавших: 1

Приветствую вас! на нашем ресурсе. Я Татьяна Туманова. Я уже более 7 лет занимаюсь юрисконсультом. Я считаю, что являюсь специалистом в этом направлении, хочу научить всех посетителей сайта решать сложные и не очень задачи.
Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю необходимую информацию. Перед применением описанного на сайте всегда необходима ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ консультация с профессионалами.

Шпаргалка делопроизводителя : Как написать докладную записку

Докладная записка — это внутренний информационный документ, адресуемый руководству.

Внешние докладные записки распространены реже, в этом случае они оформляются на  официальном бланке организации. Внутренние мы оформляем на обычном листе бумаге. По своему оформлению докладная записка напоминает служебную записку.

Виды докладных записок:

  1. Инициативная докладная записка. Цель: побудить адресата (чаще всего руководителя) принять какое-либо решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

    Сообщаем, что Петров В.П. 25.05.2015 отсутствовал на рабочем месте с 09-00 до 15-00. Документы, подтверждающие уважительность причины его отсутствия, Петровым В.П. не были предоставлены. Просим принять меры по наложению на данного сотрудника меры дисциплинарного взыскания.

  2. Информационная докладная записка. Цель: довести до адресата информацию о результатах проделанной работы, деталях и методах ее выполнения.

    Сообщаем, что статистическая отчетность за 2015 год была отправлена в органы статистики в установленные законом сроки.

  3. Отчетная докладная записка. Цель: информирование о завершении работы, выполнении указаний, приказов, распоряжений, исполнении протоколов.

    Во исполнение распоряжения № 08-01/17 от 31.12.2014 информируем, что за 1 квартал 2015 года сотрудниками отдела работы с клиентами заключено 170 договоров о поставке продукции, за 2 квартал — 210 договоров, за 3 квартал — 256 договоров.

В начале докладной записки мы указываем причины или факты, послужившие основанием для написания документа, затем анализ возникшей ситуации (можно опустить). Завершается написание докладной записки выводами, предложением конкретных мер, которые нужно предпринять.

Докладная записка, адресованная руководству, подписывается начальником структурного подразделения. Докладная записка, адресованная начальнику структурного подразделения, подписывается исполнителем.

Скачайте или скопируйте образец докладной записки>>

Формат

и примеры — Zippia

Коммуникация повышает продуктивность бизнеса. Один из методов, который используют многие компании для внутреннего общения, — это написание служебных записок.

Большинство людей слышали термин «памятка» раньше, но не уверены в том, какое форматирование требуется для этого профессионального обмена.

Что такое памятка?

Офисный меморандум, часто сокращаемый до меморандума, — это метод передачи основной информации и предупреждений коллегам или служащим в компании.Обычно памятки рассылаются нескольким людям, чтобы привлечь внимание широкой публики к конкретному напоминанию, событию или обновлению политики.

Это декларация, которая информирует людей, работающих в компании, и часто требует, чтобы получатель памятки предпринял какие-либо действия.

Поскольку служебные записки рассылаются, чтобы предупредить всю группу сотрудников, он обрабатывает только информацию, полезную для нескольких сторон или целого подразделения.

Если есть ситуация, которая касается только одного или нескольких человек в компании, этим людям будет отправлено простое деловое электронное письмо вместо широко распространенной памятки.

Профессиональная памятка отличается от электронного письма своей длиной и формальностью. При написании делового электронного письма или письма необходимо соблюдать определенные правила форматирования, которые не требуются при составлении памятки, например приветствия.

Памятка имеет менее строгую структуру, потому что цель памятки — сразу перейти к основным моментам.

Почему формат памятки важен?

Формат памятки напрямую зависит от ее эффективности. Цель деловой памятки — привлечь внимание к чему-то, что волнует всех в организации.Формат памятки требует, чтобы общение было кратким и по существу.

Если не придерживаться этого форматирования, сообщение заметки может сбивать с толку.

Типы заметок

Тип памятки, используемой в профессиональном обмене, зависит от цели, которую он пытается достичь. Ниже приведены несколько примеров типов напоминаний для отправки в зависимости от ситуации:

  1. Информационный запрос. Популярная причина отправки служебной записки профессиональной команде — запрос информации.Каждый, кто работает в компании, выполняет определенную роль, о которой знает больше всего. Отправка короткой памятки — это эффективный способ собрать информацию из разных источников.

  2. Призыв к действию. Часто цель деловой памятки — попросить получателей что-то сделать. Это памятка с призывом к действию — следует ли прекратить определенное поведение, внедрить новую политику всей компании или запросить присутствие на мероприятии.

  3. Прогресс обновления. Если организация занимается долгосрочными проектами, они запрашивают у своих сотрудников периодические обновления относительно их прогресса. Памятка — отличный способ узнать о ходе работы, потому что она прямая.

  4. Подтверждение. Рекомендуется отправлять подтверждение после обсуждения любого профессионального решения или деловой встречи. Это делается путем отправки записки с подтверждением заинтересованным сторонам.

    Памятка-подтверждение действует как запись общения или планов встречи на случай, если любой из сторон потребуется вернуться к деталям.

Как отформатировать памятку

Независимо от цели заметки, форматирование остается неизменным. Ниже приведены пять шагов, как правильно отформатировать заметку:

  1. Напишите заголовок. Первый шаг к форматированию заметки — это написание правильного заголовка. Традиционный заголовок памятки начинается с названия и адреса компании, которые уже должны быть напечатаны вверху, если вы используете фирменный бланк. Мы также рекомендуем разместить слово «Меморандум» или «Меморандум», чтобы получатели сразу знали, на что они смотрят.

  2. Определите получателей. Затем обратитесь к получателям по именам и / или титулам. Ваша информация как отправителя также должна быть четко указана в начале памятки.

    Например:

  3. Дополнительные получатели. Если вам нужен кто-то еще, чтобы просмотреть заметку, но он не указан в разделе «Кому:», размещение его копии в документе — мудрое решение.

  4. Введите дату и тему. Датировать памятку или нет — решать вам. Чем он официальнее, тем важнее указать дату для официального учета. Также включите прямую строку темы, которая дает читателю краткий обзор информации, которой нужно следовать.

  5. Дайте краткое введение. Начните напоминание, как если бы вы начинали любое деловое письмо, представив тему, которую вы собираетесь обсуждать, в основных абзацах. Для памятки не обязательно профессиональное приветствие, так что сразу переходите к цели переписки.

  6. Напишите тело. Самая важная часть заметки — это ее основная часть, потому что в ней описывается конкретный вопрос, требующий внимания. Подробно описывайте ситуацию или просьбу, но все же сделайте это как можно короче. Обычно текст заметки не превышает одного-двух абзацев.

  7. Закройте профессионально. Завершите служебную записку традиционным завершением, указав свое имя и контактные данные или последний призыв к действию.Кроме того, укажите соответствующую контактную информацию, такую ​​как должность, адрес электронной почты и номер телефона. Памятка с просьбой к получателям сделать что-то дает им все ресурсы, необходимые для выполнения задачи.

  8. Вложения. Если к заметке прилагаются дополнительные ресурсы или документы, с которыми получателям необходимо ознакомиться, обязательно приложите их для удобства вместе с заметкой.

Шаблоны заметок

  1. [Логотип компании + фирменный бланк]

    Меморандум

    Кому:
    От:
    Тема: 3-10 слов

    Дата: (необязательно)
    CC: (необязательно)

    Кратко опишите основную причину, по которой вы отправляете напоминание.

    Затем перейдите к более подробным сведениям о предмете, предоставьте дополнительные доказательства, предоставьте отзыв, подтвердите информацию, сделайте запрос, сообщите людям о ходе работы или призовите к действию, в зависимости от характера вашей заметки.

    Закройте профессионально и дайте получателям знать, что вы доступны, если у них есть вопросы или им нужна дополнительная информация.

  2. Заметка: [Название записки]

    Дата:
    Кому:
    Откуда:
    Тема:

    Введение

    Введение в тему

    Обзор

    Дополнительная справочная информация

    Хронология

    Предоставьте график

    На вынос

    Обобщите основные моменты и дайте четкое сообщение, чтобы перейти к

Советы по написанию деловой памятки

  1. Будьте прямолинейны. Памятка просто и напрямую передает информацию внутри компании. Когда вы пишете основную часть заметки, будьте максимально прямолинейны. В отличие от делового письма, которое начинается с любезностей, вы хотите включить только информацию, имеющую отношение к цели памятки.

  2. Профессиональное приветствие необязательно. Поскольку служебная записка должна быть более целенаправленным разглашением информации, профессиональное приветствие не требуется. Отправляя массовую памятку каждому члену компании, многие люди предпочтут пропустить этот этап официального письма и начать с введения.

  3. Закрытие подписью может быть более эффективным. Использование подписи в конце памятки необязательно. Иногда закрытие записки без подписи может быть более эффективным, поскольку придает документу более формальный вид, а не разговорный.

  4. Используйте маркированные точки. Один из приемов, который помогает сохранить краткость заметок, — это использование маркеров для четкого представления информации. Хотя маркированные списки обычно не используются в профессиональных электронных письмах, они вполне подходят для деловых заметок.

  5. Вычитайте заметку перед ее отправкой. Как профессионал, корректура любого письменного документа должна быть второй натурой. Несмотря на то, что памятка — это краткий и случайный обмен информацией, опечатки и грамматические ошибки по-прежнему отвлекают читателя.

Примеры памяток

  1. Пример № 1: Записка с запросом информации

    Кому: Недавним сотрудникам маркетингового отдела Jackpot Brands

    От: Скотт Трейнор, менеджер по маркетингу в Jackpot Brands

    Тема: Налоговая информация для недавних сотрудников

    Здравствуйте,

    Эта памятка рассылается десяти недавним сотрудникам маркетингового отдела Jackpot Brands и касается их налоговой информации.

    Прежде чем завершить процесс адаптации и предоставить вам право на получение зарплаты, нам необходимо проверить вашу информацию. Ниже прилагается пустая форма W-9. Нам нужна информация: ваше полное имя, адрес и номер социального страхования. Все остальные документы будут завершены в ваш первый день.

    Спасибо и поздравляю, предложение о работе.

    С уважением,

    Скотт Трейнер
    [email protected]
    (853) -684-4648

  2. Пример № 2: Заметка с призывом к действию

    Кому: Ким Тейлор, младший административный менеджер, Бруклинский медицинский центр

    От кого: Бетани Рейнольдс, директор по персоналу

    Subject Line: Обязательный семинар по сексуальным домогательствам

    Это сообщение информирует всех административных руководителей Бруклинского медицинского центра о предстоящем обязательном собрании.

    Каждый год сотрудники Бруклинского медицинского центра участвуют в семинаре, чтобы узнать больше о том, что представляет собой сексуальное домогательство и как с ним справиться в случае неприятного случая, когда оно возникает. Семинар будет охватывать различные темы, такие как словесные сексуальные домогательства и процесс сообщения.

    Семинар по сексуальным домогательствам для административного персонала состоится 14 декабря 2020 года в 13:00 в конференц-зале A. Он должен длиться около двух часов с 10-минутным перерывом между лекциями.

    Еще раз, явка обязательна.

  3. Пример № 3: Заметка о прогрессе обновлений

    Кому: Всем учителям девятых классов исторического факультета средней школы Джона Грейвса

    От: Райан Бойс, администратор по вопросам образования, средняя школа Джона Грейвса

    Subject Line: Успеваемость девятиклассников-историков

    Всем привет,

    Я обращаюсь ко всем учителям девятых классов исторического факультета средней школы Джона Грейвса, чтобы узнать, как они готовятся к экзаменам штата.

    Экзамены по истории в масштабе штата сдают ученикам девятых классов ближе к концу каждого учебного года, чтобы оценить их способность удерживать знания. Оценки учащихся отражают успехи нашего учебного заведения. В этом году экзамен по истории штата планируется провести 30 апреля 2021 года в 15:00.

    Так как мы прошли примерно половину года, сильные и слабые стороны вашего ученика должны быть очевидны. Я прошу подробно рассказать об успехах вашего класса в этом вопросе.

    Спасибо за предоставление обновления. С любыми вопросами обращайтесь к администратору системы образования Райану Бойсу по адресу [email protected]

  4. Пример № 4: Подтверждающая записка

    Кому: Тому Карсону, младшему продавцу, Deed’s Technology Company

    От кого: Энтони Майклс, региональный менеджер по продажам, Deed’s Technology Company

    Тема: Подтверждение запланированной встречи

    Это электронное письмо подтверждает запланированную встречу с Томом Карсоном, младшим продавцом в Deed’s Technology Company.

    Ваш запрос на официальную встречу с региональным менеджером по продажам для проверки вашей работы и возможности повышения по службе был одобрен. Встреча назначена на понедельник, 21 декабря 2020 года, в 9:30. Оно будет проходить в торговом центре Deed, расположенном по адресу 73 Blake Ave, Miami, FL 64828, в комнате 748.

    Проверка эффективности будет проводиться с вашим региональным руководителем Энтони Майклсом. Пожалуйста, приходите вовремя и будьте готовы обсудить детали вашего трудоустройства.

    Спасибо.

Никогда не упускайте возможность, которая подходит именно вам.
Начать

Центр письма | Написание деловых заметок

Написание деловых заметок

ЧТО ТАКОЕ БИЗНЕС-ЗАПИСЬ?

Деловая записка — это короткий документ, используемый для передачи информации внутри организации. Заметки бывают краткими, прямыми и удобными.Они менее формальны, чем буквы, но должны быть профессиональными и лаконичными. Часто бизнес-памятка преследует двоякую цель: выявить проблему и предложить решение. В других случаях служебные записки могут содержать или запрашивать фактическую информацию.

Бизнес-заметки

предназначены для занятых читателей, которые хотят быстро и легко найти нужную информацию в заметке. При написании деловой заметки вы должны структурировать заметку так, чтобы она соответствовала трем типам читателей:

  • Те, кто читает только резюме
  • Тех, кто просматривает всю записку, выявляя ключевые моменты и некоторые детали, интересуют их
  • Те, кто прочитал весь документ, чтобы узнать подробности, подтверждающие его основные утверждения или рекомендации

Имейте в виду, что у этих читателей могут быть разные цели при чтении памятки.Часто читателям необходимо принимать решения о политике и действиях на основе рекомендаций. Другие могут захотеть получить конкретную информацию (свидетельство), необходимую для понимания и обоснования решений о политике и действиях. Читатели также могут захотеть узнать о ваших профессиональных способностях и суждениях.

При определении цели и аудитории вашей записки спросите себя: кто будет предполагаемым получателем этой записки? Что я хочу, чтобы получатель сделал после прочтения записки? Какую информацию получатель будет искать в записке? Такие вопросы помогут вам выбрать контент, структуру и стиль.

КАК НАПИСАТЬ ЭФФЕКТИВНУЮ ДЕЛОВУЮ ЗАПИСЬ?

Как указано выше, эффективная деловая записка должна быть краткой, прямой и простой в использовании. Следующие пять стратегий написания помогают читателям легко и быстро ориентироваться в деловых памятках:

  1. Сначала представьте главное. Это, возможно, самое важное правило, касающееся структуры и содержания служебных записок. Читатели должны быстро понять содержание и значение памятки. Если у читателей есть вопрос или проблема, они хотят узнать ответ или решение немедленно — если читатели хотят получить больше информации, они могут продолжить чтение.Другими словами, вспомогательные детали должны следовать за основной мыслью или выводом, а не предшествовать ему.
  2. Сохраняйте профессиональный лаконичный стиль. Стиль вашего письма должен соответствовать вашей аудитории: в этом случае ваша аудитория — это ваш начальник, ваши коллеги или и то, и другое. Итак, ваш стиль должен быть профессиональным, прямым, сердечным и легко читаемым. Чтобы добиться такого стиля, используйте короткие активные предложения. Избегайте жаргона и претенциозной лексики. Поддерживайте позитивный или нейтральный тон; по возможности избегайте негативных выражений.Профессиональный стиль письма не только упрощает чтение заметок, но и повышает доверие к автору.
  3. Создайте очень конкретную строку темы, чтобы дать читателю немедленное представление о теме и цели заметки (или сообщения). Строка темы должна ориентировать читателя на предмет и цель памятки и обеспечивать удобную ссылку для хранения и быстрого просмотра. Предположим, например, что вы писали, чтобы запросить разрешение и финансирование для деловой поездки.Вы бы избегали общей темы, такой как «Съезд издателей» или «Поездка на конференцию AWP», в пользу чего-то более конкретного, например «Запрос средств: конференция AWP». В последнем примере читателю рассказывается о предмете и о том, что ее просят с этим делать.
  4. Предоставьте краткое изложение или обзор основных моментов, особенно если заметка занимает более одной страницы. Первый абзац длинного меморандума или сообщения, который часто называют резюме, выполняет следующие функции:
    • Представляет основной запрос, рекомендацию или заключение
    • Обобщает, а затем показывает основные факты, аргументы и доказательства
    • Прогнозирует структуру и порядок информации, представленной в оставшейся части памятки
    • Как и тема сообщения, краткое изложение дает краткий обзор цели и содержания памятки.Читатель использует его, чтобы направлять как быстрое первое чтение, так и последующие быстрые обзоры.
  5. Используйте функции формата, такие как заголовки, для обозначения структуры и направления читателей к информации, которую они ищут. Заголовки представляют собой схему заметки, позволяя читателю быстро увидеть, каковы основные темы или моменты и где их найти в заметке. Делайте заголовки параллельными друг другу и как можно более конкретными. Другие особенности формата, которые сигнализируют о структуре и направляют читателей, включают короткие абзацы и блоки текста, списки, выделенные отступами, числами или маркерами, или щедрое использование пробелов для направления взгляда.

СТАНДАРТНЫЙ ЗАГОЛОВОК

Хотя формат памятки может варьироваться от одной организации к другой, стандартный заголовок состоит из серии четко обозначенных строк, которые передают ключевую информацию о содержании памятки и ее распространении. Ниже приведены стандартные элементы заголовка меморандума:

Дата: Дата выдачи памятки

Кому: Лицо (а), которому оно адресовано в первую очередь

(иногда с указанием должности)

cc: Имя (имена) всех, кто получит копию

(иногда с указанием должности)

От: Имя писателя, за которым обычно следует его / ее

рукописные инициалы (иногда с указанием должности)

Тема: или Re: Краткое изложение темы служебной записки

Формат меморандума

Телефонный центр для письменной и устной речи Связь
Меморандум
Дата: 28 августа 2004


Кому: Все студенты, изучающие деловое письмо


Из: Крид Грир, младший директор программы [подпись от руки]


Тема: Формат памятки

В ответ на запросы студентов, которые попросили простой пример правильно Отформатированный меморандум, я размещаю этот документ.Ниже вы найдете в основные правила, касающиеся формата памятки.

Части меморандума

В служебной записке есть три обязательных элемента:

  • Заголовок — Заголовок обычно состоит из название компании и слово меморандум.
  • Блок заголовка — Блок заголовка должен быть с двойным интервалом.Подпишите свои инициалы своим именем, а не ставьте подпись на в конец памятки, как в письме. Тема письма должна быть заглавные как если бы это был заголовок, и он должен кратко описывать тему сообщение.
  • Тело меморандума — Тело сообщение должно быть одинарным интервалом с двойным интервалом между абзацами. В «блоке» формат, который является наиболее распространенным, каждая строка начинается слева прибыль, и абзацы не имеют отступа.
Организационная структура

Тело сообщения должно быть разделено на три части: (1) заявление о цели, (2) детали и (3) позитивный, дружеский закрытие или информацию о следующем шаге. Эти три части обычно представлены в три отдельные абзацы, хотя сами детали могут потребовать нескольких абзацы в более длинном и сложном меморандуме.

В общем, организуйте так, чтобы самая важная информация на первом месте.Не заставляйте читателя пробираться сквозь периферийную информацию перед тем, как получающий в нижнюю строку. Заявление о цели вполне может указывать на заключение или рекомендации, а также объявление темы.

Заключительный абзац должен быть кратким и по существу. Рисовать ваши выводы, дать рекомендации или определить следующий шаг; расскажи своим читателям, что ты хочу, чтобы они делали. По возможности закройте свое сообщение позитивным а также дружелюбие.

Форматирование для визуального эффекта

Помогите читателю быстро и легко перемещаться по документу используя методы форматирования, которые разбивают его на управляемые пакеты Информация и которые наглядно иллюстрируют логику вашей идеи:

  • Обильно используйте пустое пространство
  • Включите поучительные или тематические подзаголовки
  • Используйте маркированные списки или нумерованные списки
  • Изменяйте типографские элементы, например курсив, жирный шрифт и столица письма.
Темы для следующей встречи

Если у Вас есть вопросы по формату меморандума, просим Вас разрешите знать. В классе мы рассмотрим несколько примеров плохо отформатированных заметок. а также рассмотрим другие важные вопросы, такие как аудитория и бизнес Стиль письма.

Как написать эффективную памятку?

Вы хотели убедиться, что важная информация о компании и электронные письма не пропущены? Один из лучших способов сообщить важные новости в вашей организации — это деловая записка или меморандум.

Памятка — это краткий документ, который обычно содержит срочную информацию. Этот документ может использоваться не только для информирования, но и для формирования юридически обязывающего соглашения для надлежащей структуры передачи.

Четко определенные памятки могут помочь организациям успешно внедрять новые политики, решать проблемы и поддерживать прозрачность на рабочем месте. Однако создание памятки может занять время.

Вот почему мы создали шаблон заметки, который поможет вам структурировать заметку, передать свое сообщение и получить ценную информацию.Но прежде чем мы углубимся в шаблон, важно понять, что такое памятка, почему она важна и какие элементы следует включить в этот документ.

Поехали!

Что такое памятка?

Памятка — это важное сообщение, которое обычно исходит от руководства, генерального директора, правления, юридического отдела, отдела комплаенс, отдела кадров и т. Д.

Это более официальное сообщение, чем простое электронное письмо, и его цель — пролить свет на что-то очень важное и привлечь внимание аудитории.Писатель должен сосредоточиться на одной теме при написании памятки.

Конструктивная памятка должна быть:

  • Краткая
  • Простая навигация
  • Прямо к делу

Почему памятка важна?

Основная цель памятки — обеспечить оперативную связь с сотрудниками или другими членами организации. Памятка обычно используется вместо обычного электронного письма для внутреннего общения.

Организациям необходимо отправлять служебные записки для различных целей.Их можно использовать для обмена информацией об изменениях в структуре управления, политике, слияниях и поглощениях, негативной прессе, отраслевых изменениях, влиянии на рынок и т. Д.

По мере роста организаций в разных географических точках, часовых поясах и удаленной работе эта важная информация становится жизненно важной. выделяется. В рабочие дни сотрудников переполняют все виды общения, а памятки помогают снизить вероятность того, что важная информация будет упущена.

Чтение: Как писать эффективные протоколы собрания

Что следует включать в заметки?

Заголовок: Заведующий меморандумом

Название компании: Зарегистрированное наименование организации

Кому: Полномочия получателя

От: Полномочия адресов

Учетные данные: CC: CC: другого получателя

Дата отправки: Дата отправки напоминания.

Тема: Введение, в котором определяется намерение записки

Конфиденциально — только для предполагаемых сторон (необязательно)

Открытие: Переходите к сути начального абзаца. Делайте вещи простыми и короткими.

Резюме: Предоставьте достаточно информации для понимания всем читателям, но не усложняйте ее.

Заключение: Закончите призывом к действию.

С уважением,

[Имя отправителя]

[Должность, название компании]

[Адрес электронной почты, номер телефона]

Создайте эффективную памятку Bit

Все готово для создания памятки для эффективного общения в вашем бизнесе? Что ж, у нас есть идеальный инструмент для вас!

Бит.ai — это умный новый инструмент для совместной работы с документами и на рабочем месте, который помогает всем сотрудникам организации сотрудничать, создавать и обмениваться знаниями. Платформа Bit начинается с рабочих пространств, которые можно структурировать вокруг отделов, команд, проектов, клиентов и партнеров.

Каждую рабочую область можно настроить с помощью своего собственного набора сотрудников, чтобы защитить знания и поделиться ими с теми, кому нужен доступ к ним. Внутри каждой рабочей области сотрудники могут создавать интеллектуальные документы и хранить любые типы цифрового доступа.

Интеллектуальные документы

Bit позволяют любому человеку использовать все типы цифрового контента внутри своих документов для эффективного взаимодействия. Создаете ли вы памятки, учебные пособия, маркетинговые стратегии, исследования конкурентов, отчеты для клиентов и т. Д., Вы можете добавить внутрь электронные таблицы Google, блоки кода, вложения файлов, видео и многое другое!

Перенесите любой цифровой контент в свои документы и наблюдайте, как он оживает! Если вы создаете документ для внешнего мира, вы можете отслеживать уровни вовлеченности.Платформа

Bit проста в использовании и навигации, что упрощает масштабирование в масштабах всей организации. Давайте посмотрим еще на некоторые потрясающие возможности Bit:

Совместная работа в реальном времени: Несколько пользователей могут одновременно работать над смарт-документом Bit в режиме реального времени. Они могут работать вместе, оставлять встроенные комментарии и @ упоминания соавторов. На вопросы отвечают быстрее, решения принимаются быстрее, а обратная связь улучшает ситуацию!

Minimalistic Editor: Bit не отвлекающий редактор позволяет командам сосредоточиться на работе, которую они делают.Во время написания просто выделите свой текст, чтобы превратить его в стиль заголовка, цитату, список флажков и многое другое.

Поддержка Markdown: Bit поддерживает Markdown внутри редактора, чтобы помочь разработчикам и писателям быстро писать, не касаясь их мыши 🙂 Кроме того, вы можете импортировать файлы Markdown и превращать их в документы Bit, а также экспортировать документы Bit в Markdown . Это полезно для технической документации, которая поступает и выходит из таких платформ, как GitHub.

Smart Widgets: Пока вы работаете в редакторе, за вами будет следовать значок (+).Щелкните этот значок в любое время, чтобы добавить в свои документы цифровой контент любого типа:

  • Вложения файлов
  • Веб-ссылки и превратить их в визуальные закладки
  • Rich встраивает, например, Google Таблицы, видео на YouTube, опросы Typeform и контент из почти 100 популярных Приложения.
  • Таблицы
  • Кодовые блоки
  • Математические уравнения и многое другое!

Автоматизированное оглавление: Bit также имеет автоматизированное оглавление, основанное на заголовках, которые вы добавляете в свой документ.Это поможет вам и вашей аудитории быстро переходить к различным разделам документа.

Множественные параметры общего доступа: Битовые документы могут совместно использоваться в режиме реального времени, что означает, что все изменения, которые вы вносите в документ, будут обновляться в реальном времени. Более того, такие опции, как отслеживание ссылок, защита паролем, срок действия и встраивание, открывают множество возможностей для обмена знаниями.

Вот некоторые преимущества использования Bit:

  1. Умный поиск, который позволяет любому искать и находить любые файлы, изображения, документы и т. Д.быстро.
  2. Свяжите между собой свои заметки и другие документы
  3. Полностью адаптивные документы, которые отлично смотрятся на всех устройствах
  4. Создавайте личные заметки, видимые только вам или вашей команде
  5. Отслеживайте участие в общих заметках с коллегами, клиентами, партнерами и т. Д.
  6. 100 + мультимедийные интеграции.

Теперь, когда вы узнали все о памятке и о том, как ее создать, пора взглянуть на образец шаблона от Bit.

Чтобы упростить процесс создания памятки, мы создали для вас готовый шаблон! Проверьте это ниже:

Как использовать шаблон памятки с битом

Процесс создания памятки на Bit действительно прост! Просто выполните эти четыре простых шага, чтобы создать памятку.документ быстро:

Шаг 1. Создайте учетную запись Bit

Перейдите на домашнюю страницу Bit.ai и нажмите «Начать бесплатно» или «Зарегистрироваться», чтобы начать работу. Введите свой адрес электронной почты , чтобы зарегистрироваться. Зайдя, вы можете создать свой личный профиль.

Шаг 2. Создание рабочего пространства

Рабочие пространства — это то место, где выполняется работа. Нажмите кнопку «Создать рабочее пространство» справа. Появится всплывающее окно с предложением добавить имя для вашей новой рабочей области.

Вы можете создать рабочее пространство вокруг команды, отдела, большого проекта, клиента, партнера и т.д. активы — веб-ссылки, файлы, облачные файлы, расширенные встраиваемые файлы и т. д.).

Шаг 3. Добавление участников группы

Bit позволяет членам вашей команды сотрудничать в режиме реального времени и выполнять работу. Сотрудничество начинается на уровне рабочего пространства.

По умолчанию вы создаете частные рабочие области. Однако вы можете пригласить других присоединиться к вам внутри рабочего пространства и совместно работать над знаниями, проектами, документами и контентом внутри рабочего пространства.

Шаг 4. Создайте желаемый документ

Как только вы окажетесь в рабочем пространстве, нажмите кнопку « Create New» . В раскрывающемся списке выберите «Из шаблона» . Появится всплывающее окно, позволяющее выбрать шаблон из галереи.

В поле поиска в верхнем левом углу вы можете найти «шаблон заметки». Когда появится нужный шаблон, щелкните его и нажмите кнопку «Использовать шаблон » в правом нижнем углу.

Вот и все! Ваш памятный документ готов к использованию!

Заключение

Независимо от того, обновляете ли вы персонал или детализируете новое изменение политики, памятки — мощный способ распространения информации в вашей компании. Основное содержание заметки должно быть кратким, с четкой строкой темы, а сообщение должно оставаться профессиональным, несмотря на негативные новости!

Bit упрощает создание заметок и помогает создать единообразие бренда.Использование шаблона памятки может значительно сократить время и энергию, необходимые для создания этих важных документов, особенно если у вас мало времени. Если вам нужна помощь с шаблоном памятки или вы хотите узнать, как Bit может помочь вашему бизнесу, дайте нам знать, написав нам в Твиттере @bit_docs. Ваше здоровье!

Дополнительная информация:

Как правильно отформатировать памятку?

Записки — важные документы для внутреннего делового общения. Но у многих людей не так уж много опыта написания памяток до того, как они присоединятся к рабочей силе.Если вас когда-нибудь попросят написать записку, вы можете растеряться. К счастью, есть несколько простых советов и практических правил для создания эффективных заметок.

Как написать памятку?

При написании заметки самое важное, о чем следует помнить, — ее цель — сформулировать ключевые моменты. Поскольку памятка — это чисто функциональная форма общения, ее формат определяется общей целью четкого и эффективного общения. Для написания памятки выполните следующие действия:

  • Введите MEMORANDUM вверху страницы крупным жирным шрифтом.
  • На следующей строке адрес памятки должен быть соответствующим, используя формат «Кому: [Аудитория]». Например, памятка для всех сотрудников компании будет выглядеть так: «Кому: всем сотрудникам».
  • Добавьте дополнительных получателей, не входящих в основную аудиторию, в строке CC, используя формат «CC: [Person]». Например, CC может потребоваться, чтобы держать кого-то в курсе проблем, которые вы решаете в памятке.
  • Напишите свое имя в строке ОТ в формате «ОТ: [Ваше имя]». Вы также можете указать здесь свою должность.
  • Включите дату, указанную полностью [Месяц ДД, ГГГГ формат]. Запишите его в формате «ДАТА: [Месяц ДД, ГГГГ]».
  • Добавьте тему памятки в формате «ТЕМА: [Тема]».
  • В теле заметки четко и кратко изложите информацию, касающуюся заметки, как можно эффективнее.
  • Завершите призыв к действию, если это необходимо. Многие памятки призывают читателей действовать по определенной проблеме. Если это относится к вашей заметке, она должна закрываться на этой заметке.
  • Закройте заметку кратким изложением из 1–3 предложений, которое заканчивается на положительной ноте.
  • Подпишите служебную записку.

Как отформатировать заметку?

Правильно отформатированная памятка состоит из нескольких важных компонентов:

Фирменный бланк памятки или деловой бланк.

В некоторых организациях могут быть специальные фирменные бланки, предназначенные для служебных записок — если это так в вашей организации, вам следует написать на нем служебную записку. Если у вас нет фирменного бланка для служебной записки, но у вас есть фирменный бланк, вам следует использовать его.

Легко читаемое форматирование.

Заметки должны быть написаны стандартным шрифтом (Times New Roman или Arial) размером 12. Поля со всех сторон должны составлять один дюйм.

Абзацы должны быть написаны «блочным» стилем, что означает оставление строки между абзацами и отсутствие отступа в первой строке.

Корректура.

Перед завершением заметки автор должен обязательно просмотреть и отредактировать ее, чтобы убедиться, что в ней нет ошибок, с правильным орфографическим, грамматическим и пунктуационным принципами.Заметки также следует редактировать с учетом ясности, лаконичности и последовательности в языке. По возможности следует избегать чрезмерно академических терминов или технического жаргона.

Подписано или подписано автором.

Автор служебной записки должен быть либо подписан автором в конце, либо иметь свои инициалы по имени в блоке заголовка.

Какой длины должна быть записка?

При написании заметки лучше меньше, да лучше. Вы хотите изложить свою точку зрения максимально сжато, чтобы получатели записки прочитали их как можно быстрее.В предложениях должно быть в среднем менее 20 слов, а в абзацах — менее семи строк. Полная памятка должна занимать не более одной страницы.

Примеры форматов заметок.

Следующие форматы могут использоваться для трех распространенных типов заметок: заметки без CC, заметки с CC и заметки с вложениями.

Памятка без CC

МЕМОРАНДУМ

Кому: [Аудитория]

От: [Имя] [Фамилия], [Должность]

Дата: {Месяц} [ДД], [ГГГГ]

Тема: [Краткая строка темы]

[Текст сообщения]

Меморандум с CC

MEMORANDUM

Кому: [Аудитория]

CC: [Имя] [Фамилия]

От: [Имя] [Фамилия], [Должность]

Дата: {Месяц} [ДД], [ГГГГ]

Тема: [Краткая строка темы]

[Текст сообщения]

Памятка с приложением

МЕМОРАНДУМ

Кому: [Аудитория]

От: [Имя] [Фамилия], [Должность]

Дата: {Месяц} [ДД], [ГГГГ]

Тема: [Краткая строка темы]

[Текст сообщения ]

Вложения: [Описание вложений с точкой с запятой между вложениями, если несколько]

Пример

Не пропустите подобные статьи.Подписаться!

Лорелей Янг — консультант и внештатный писатель / исследователь из Нью-Йорка. Найдите ее в Twitter и LinkedIn .

Как написать памятку, которую сотрудники будут читать (+ шаблон)

Легко использовать неправильный метод для обмена важной деловой информацией.

Коммуникационные технологии сделали почти легким общение с большой группой людей. Однако для поддержания чувства профессионализма важно помнить, что определенные темы лучше всего обсуждать, используя определенные каналы связи.

При обращении к большой группе на работе может возникнуть соблазн отправить простое электронное письмо и покончить с ним, но есть некоторые темы, которые следует решить с помощью памятки.

Что такое памятка?

Меморандум или меморандум — это деловое сообщение, отправляемое сотрудникам организации. Цель памятки — проинформировать всю группу об изменении, которое может повлиять на них, и потенциально попросить их предпринять определенные действия.

Думайте о служебной записке как о массовом внутреннем сообщении.Один человек отправляет одно сообщение большой группе людей. Просто они все работают в одном месте.

Итак, одно дело написать и распространить деловую записку, а другое — сделать ее интересной для вашей аудитории. Давайте поговорим о том, как оформить привлекательную памятку, и о некоторых других качествах, которые следует учитывать при ее создании.

Коммуникационные советы для любого канала

На рабочем месте существует множество различных способов общения, но независимо от того, какой из них вы используете, используйте эти советы по этикету, чтобы вас услышали — без оскорбления.

Формат памятки

Формат вашей заметки либо привлечет, либо отпугнет ваших читателей. Ниже приведен простой, но эффективный формат, которому нужно следовать при создании памятки для распространения.

МЕМОРАНДУМ

Кому: Кому отправляется служебная записка?

CC: Следует ли добавить кого-нибудь еще, но не напрямую?

ОТ: Кто отправляет записку?

ДАТА: Какая сегодня дата?

ТЕМА: В двух словах изложите основную идею памятки.

BODY: Здесь идет сообщение.

ПАРАГРАФ 1:

Первый абзац должен изложить основную идею передаваемой информации в простой, ясной и сжатой форме.

ПАРАГРАФ 2:

Второй абзац памятки должен содержать некоторую справочную информацию о том, почему эта информация необходима. Если в служебной записке обсуждается изменение политики, объясните, почему это происходит.

ПАРАГРАФ 3:

Последний полный абзац памятки должен сообщать сотрудникам, нужно ли им действовать.Если нет, не игнорируйте последний абзац. Четко укажите, нужно ли сотрудникам что-либо делать. После заявления о действии закончите положительной нотой с благодарностью за внимание и сотрудничество.

И с этим у вас есть надежная записка.

Хотите сохранить свою копию? Не стесняйтесь скачать шаблон памятки, который описывает все, что вам нужно включить.

Советы по написанию памяток

Разработка формата — хороший первый шаг в обучении написанию заметки, но не менее важно сосредоточить внимание на ее содержании.Если ваша памятка скучна или загружена ненужными деталями, вы можете рассчитывать на то, что сотрудники проигнорируют ее и упустят важную информацию.

Вот несколько советов по написанию памяток, которые помогут донести ваше сообщение.

Учитывайте свою аудиторию

При написании чего-либо нужно помнить о своей аудитории. Что касается меморандумов, ваша аудитория состоит из людей, с которыми вы работаете.

При написании памятки помните о культуре вашей компании. Если общение в вашем офисе обычно носит непринужденный и непринужденный характер, используйте правильный тон и соответствующие слова.С другой стороны, если вы ведете разговоры в офисе на профессиональном уровне, используйте этот подход.

Памятка считается элементом внутреннего маркетинга, поэтому важно представить сообщение таким образом, чтобы оно соответствовало корпоративной культуре, ценностям и миссии вашего бизнеса. Внутренние коммуникационные сообщения, несовместимые с тем, что представляет собой компания, могут привести к путанице в отношении целей и задач компании.

Будьте краткими и простыми

Весь смысл памятки — отправить быстрое сообщение.Вы хотите, чтобы читатели постоянно проводили время.

Сделайте заметку краткой и по существу, а ваш язык — простым. Войдите, изложите свою точку зрения и уходите.

При необходимости приложить документы

Всегда будет больше информации, чтобы развить тему, которой вы рассказываете, но может не вся она найдется в вашей заметке. Если есть дополнительная информация, которая заинтересует даже нескольких людей, прикрепите дополнительные документы или ссылки на веб-сайты, чтобы они могли их изучить.

Сделать памятку

Хотите поделиться информацией с офисом? Сделайте это памяткой. Научиться писать записки — отличный навык для любого, кто несет ответственность за обмен деловой информацией внутри компании. Кто угодно может отправить сообщение, но потребуется немного больше времени и усилий и, возможно, шаблон, чтобы сделать его достаточно интересным для чтения.

Связь на рабочем месте может быть сложной задачей. Ознакомьтесь с нашим ресурсом о том, как создать план внутренней коммуникации, который поможет держать ваш персонал в курсе, формировать корпоративную культуру и повышать вовлеченность сотрудников.

Как вы отвечаете на вопросы в памятке? — Mvorganizing.org

Как вы отвечаете на вопросы в памятке?

Введите первый вопрос и ответ на него, дважды нажмите «Ввод», а затем введите еще один вопрос и ответ. Повторяйте по мере необходимости, пока не ответите на все вопросы и ответы, которые хотите задать.

Что такое стандартный формат памятки?

Формат памятки намного проще. Вы пишете «Меморандум» или «Меморандум» вверху, за которым следуют строка «Кому», строка «От», строка даты, строка темы, а затем фактическое тело сообщения.Обычно вы распечатываете памятку и раздаете ее соответствующим сторонам внутри вашего малого бизнеса.

Какие 4 части памятки?

Компоненты памятки — заголовок и обзор, контекст, задачи и решения, детали, заключение и приложения.

  • Заголовок Компоненты памятки.
  • Контекст и фоновый раздел.
  • Задачи и решения.
  • Поддерживающие исследования и идеи.
  • Заключение и дальнейшее обсуждение.
  • Документы и другие приложения.

Как написать идеальную памятку?

TO: Все деловые писатели RE: Как написать эффективную памятку

  1. Выберите свою аудиторию. Чтобы ваша памятка была прочитана и приняты меры, вам необходимо отреагировать на нее соответствующим образом.
  2. Четко укажите цель. Хорошая деловая записка должна быть краткой и по существу.
  3. Прикрепите данные и документы. Факт: больше людей прочитают краткую памятку.
  4. Используйте соответствующий тон.
  5. Тщательно вычитайте.

Какова структура памятки?

Памятка состоит из двух частей: идентифицирующей информации вверху и самого сообщения. Вверху укажите, для кого написана памятка, кто ее отправляет, тему и дату. Тема письма служит заголовком заметки.

Сколько абзацев должно быть в заметке?

В служебных записках, содержащих запросы или объявления, длина предложений и абзацев должна быть относительно короткой.В предложениях должно быть меньше двадцати слов, а в параграфах — меньше семи строк. Кроме того, по возможности старайтесь, чтобы общая длина заметки не превышала одну страницу.

Каковы особенности памятки?

Ключевые особенности успешного меморандума следующие:

  • Памятка всегда должна начинаться с объяснения причины общения.
  • Сосредоточьтесь на одной ключевой теме или предмете.
  • Объясняйте тему короткими, простыми, прямыми предложениями.
  • Используйте ясную и недвусмысленную речь в вежливом тоне.

В чем разница между памяткой и отчетом?

Цель отчетов — убедить читателя в том, что было написано в отчете, в то время как меморандум в основном написан не для информирования читателя, а для защиты автора. Отчеты охватывают широкий спектр тем от бизнеса, науки и правительства, в то время как служебная записка касается только деловых операций или вопросов.

Как написать хорошую служебную записку и отчет?

Как писать лучшие отчеты и заметки

  1. Есть цель? Явная цель написания записок и отчетов — передать жизненно важную информацию, поэтому начните с конца.
  2. Ожидайте и отвечайте на вопросы ваших читателей. Читатели — любопытная масса.
  3. Сосредоточьтесь на своем содержании.

В чем разница между формальным и неформальным отчетом?

Неофициальные отчеты обычно короткие, от одной до трех страниц, без предварительных частей, информативны, не содержат или не содержат исследований, используют прямой подход и личный язык. Официальный отчет, однако, сформулирован более объективно, фокусируясь на проблеме и ее решении.

Как развить навыки написания отчетов?

Резюме: Как улучшить свои навыки письма

  1. Освежите в памяти основные принципы письма, грамматики и орфографии.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *