Как повысить эффективность: 11 способов повышения личной эффективности

Содержание

11 способов повышения личной эффективности

Личная эффективность – это способность быстро и эффективно делать свое дело. Данное утверждение одинаково справедливо для представителей всех профессий. Как организовать работу, чтобы все успевать, не отвлекаться и достигать максимального результата.

Интернет пестрит советами, как повысить личную эффективность. Психологи считают, что в первую очередь нужно осознать цель. О какой личной эффективности может идти речь, если не ставить перед собой задачи, ни к чему не стремиться! Какую эффективность должна развивать в себе дамочка, чья деятельность сосредоточена в направлении парикмахерская-шоппинг-ресторан?…

Так что подумайте, чего вы хотите добиться – повышения зарплаты, более высокой должности? А может быть, открыть филиал своей фирмы в другом городе? Или же научить ребенка читать? выбрав цель, необходимо мобилизовать свои ресурсы, в первую очередь интеллектуальные, и начать двигаться по направлению к ней (см. «7 советов как поставить цель и добиться ее осуществления»). Вот тут и придется параллельно работать над собой, развивая свое умение действовать продуктивно.

Это трудно объяснить, но чистота, аккуратность «среды обитания» просветляют ум, приводят в движение мыслительный процесс. Поэтому всегда перед работой окиньте взглядом свой кабинет или рабочий стол, уберите все лишнее, сотрите пыль, проветрите помещение и беритесь за дело.

План – основа самоконтроля. Он помогает структурировать свою деятельность. И не нужно бояться, что план будет загонять вас в свои жесткие рамки. Это же вы сами создали его, а не наоборот. При желании любой график можно скорректировать: ужесточить или же, наоборот, ослабить. Зато, преодолев очередной этап, вы будете ощущать себя победителем.

Некоторые, кстати, планируют каждый день. И в этом есть свой резон. Возьмите за правило каждое утро записывать, что вы должны сделать. Набросав список задач, выберите из них первоочередные. Главное преимущество планирования – вы ясно увидите приоритеты. Ведь даже если вы впишете в дневной план 10 заданий, вряд ли вы сможете все их выполнить без ущерба для дела и собственного здоровья.

Нельзя хвататься за все – рабочий день не безразмерный. У вас должно хватить времени и на работу, и на личную жизнь, и на отдых. Поэтому в список заданий на день запишите 5-6 неотложных дел, а менее срочные и важные перенесите на конец недели или даже месяца.

Психологи рекомендуют сначала выполнять наиболее сложную и, возможно, не самую приятную работу. После чего перейти к тому, что вам больше всего нравится, что позволит быстро закончить запланированное на день. Хотя некоторые специалисты, наоборот, советуют начинать с более приятного, благодаря чему вы легко войдете в рабочий ритм и успешно справитесь со всем объемом намеченных дел.

Закон Парето, или правило 80/20 помогает оценить эффективность любой деятельности. А состоит это любопытное правило в том, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий помогают добиться только 20% результата. Значит, нужно понять, что даст наибольший эффект, а какие последующие действия будут, по сути, лишними.

Проанализируйте все свои задачи и определите, какие из них попадают в те 20%, которые позволяют добиться 80% результатов. После этого все малозначимые обязанности оставьте побоку, уделив все внимание тем, которые действительно влияют на ваш успех.

Хотя мы и отмечали выше, что план не должен загонять нас в жесткие рамки, однако крайние сроки все же полезно устанавливать. Если вы вдруг расслабитесь, – а такое может случиться с каждым! – и пробездельничаете пару дней, не беда. Крайние сроки не позволят вам окончательно погубить намеченный план действий.

За несколько дней до критической даты вы опомнитесь, напряжетесь и успешно закончите важное дело. Многие, наверное, замечали за собой способность во время дедлайна добиваться высокой производительности труда. Впрочем, если вы и не помышляли сбавлять темпы работы, знание крайних сроков позволит разумнее распределить силы и время.

Сколько раз давала себе слово: с самого утра со свежей головой сразу же приступить к работе, а не позволить себе «немножко» почитать новости в Интернете и ответить на электронные письма. Ничего не получается! В итоге тридцать ценных минут рабочего времени испаряются неизвестно куда.

Теперь вот, прошерстив советы всевозможных коучей, решила: до 12-ти часов усердно работаю, а потом уж завариваю кофе и в качестве награды разрешаю себе минут 10-15 побродить в Интернете. Потом опять поработать – и опять побродить… Потому что нельзя весь день держать себя в ежовых рукавицах. Нужно доставлять себе маленькие удовольствия, но в строго определенное время и в разумных количествах. Тогда и дело не будет страдать.

Мобильный телефон, безусловно, благо, но порой у нас развивается зависимость от него. С утра нужно позвонить маме, потом одной подруге, второй, мужу, ребенку, наконец. Так и утекают ценные минуты рабочего времени. Поэтому психологи советуют хотя бы раз неделю просто отключать телефон. Ничего страшного не случиться, пропущенные звонки зафиксируются, зато вы поработаете с полной отдачей.

Итак, мобильный телефон отключили, электронную почту решили просмотреть после двенадцати… Но остались еще отвлекающие моменты. Например, курение или разговоры с сотрудниками. Так вот, с сигаретами вообще лучше расстаться, а от ненужных разговоров спасут наушники с тихой музыкой.

Если же в вашем распоряжении отдельный кабинет, запритесь на пару часов и таким образом спасетесь от непрошенных гостей, желающих вместе с вами выпить кофе и пообщаться. Но если у вас удаленная работа и ваш кабинет – это уголок в гостиной или спальне, предупредите домочадцев, чтобы не беспокоили вас.

Специалисты доказали: если поставить перед собой задачу за месяц прочитывать одну книгу по специальности, то за год таких книг наберется 12! А это достаточно для того, чтобы быть, что называется, в теме: знать, в каком направлении развивается отрасль, какие новые разработки появляются, какие проблемы решаются.

Без мотивации трудно рассчитывать на успех в любом деле. Нужно любить то, чем занимаешься, – вот главный наш мотиватор. Однако порой его оказывается недостаточно. Многие переживают немотивированные спады активности, сезонные периоды неважного настроения, физической усталости. Это нормально. Организм не может функционировать, как автомат. Иногда нам требуется подзарядка. И тут каждый сам должен узнать, что именно ему помогает восстановить продуктивную работоспособность.

К примеру, один коуч поделился в Интернете своим способом держать себя в тонусе. Он плавает по часу в бассейне два-три раза в неделю. После занятия чувствует себя полным сил, обновленным, физически и эмоционально готовым к трудной работе.

Этот же психолог советует всякий раз, когда вы чувствуете, что внутренний огонек вот-вот погаснет, спросить себя: зачем вы делаете эту работу? Что вы получите благодаря ей? Работа может быть рутинной, но результат — мотивирующим. Представляйте его, визуализируйте, и дело пойдет.

Правильное питание также очень важно. Если вы весь день перекусываете печеньем, шоколадом и прочим фаст-фудом, то и нервная система истощается, и мотивация куда-то исчезает. Поэтому свою функциональность повышаем полезной едой: берем с собой на работу каши, орехи, фрукты, нежирное мясо. Пьем зеленый чай и воду.

А еще учимся забывать дома о работе. Мозгу, нервной системе необходим полноценный отдых, то есть переключение на книги, кинофильмы, общение с близкими и друзьями. И тогда каждый день вы будете готовы с еще большим усердием воплощать в жизнь свои наполеоновские планы.

Суперпродуктивные люди ничем не отличаются от всех остальных. Кроме того, что они ценят свое время и знают, как его использовать. Порой банальные и простые вещи могут помочь сэкономить уйму ресурсов и значительно повысить эффективность работы. Тревис Бредберри собрал для издания Inc 11 вещей, которые продуктивные люди делают не совсем так, как все остальные.

Однако, иногда складывается ощущение, что у некоторых людей времени в два раза больше: у них есть какая-то сверхъестественная способность все успевать. Даже если они ведут несколько проектов, они достигают поставленных целей и избегают провалов.

Продуктивные люди никогда не откладывают на потом, потому что приступать к задаче дважды – это большая трата времени. Не откладывайте письмо или телефонный звонок. Как только что-то попадает в зону вашего внимания, либо сделайте это, либо делегируйте, либо удаляйте.

Продуктивные люди каждый день заканчивают подготовкой к следующему. Эта практика решает две проблемы: помогает структурировать то, что вы сделали сегодня, и убедиться в своей продуктивности завтра. Занимает всего пару минут, но это отличный способ завершить рабочий день.

«Есть лягушку» — американский фразеологизм, который означает «делать что-то глубоко неприятное». «Есть лягушку» — лучшее лекарство от прокрастинации и суперпродуктивные люди начинают с этого свое каждое утро. Другими словами, они делают самые неприятные и неинтересные задачи прежде всех остальных. После этого они приступают к тем вещам, которые их действительно вдохновляют.

«Тирания срочного» – это когда мелкие задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас, отнимают время у того, что на самом деле важно. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект.

Если вы поддадитесь «тирании срочного», можете обнаружить, что целыми днями, а иногда неделями не занимаетесь важными задачами. Продуктивные люди умеют вовремя заметить, когда «горящие» дела начинают убивать продуктивность и предпочитают их игнорировать или делегировать.

Встречи – наибольшие убийцы времени. Суперпродуктивные люди знают, что встреча может длиться вечно, если не задать ей строгие часовые рамки, поэтому они с самого начала информируют участников о расписании. Ограничение по времени не позволяет расслабитья и делает всех более эффективными и сконцентрированными.

«Нет» — это мощное слово, которое суперпродуктивные люди не боятся использовать. Когда надо сказать «нет», они не используют фразы вроде «Не думаю, что смогу», «Я не уверен» и тому подобное. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти.

Исследование, которое проводилось в Калифорнийском университете Сан-Франциско показало, что чем сложнее вам говорить «нет», тем больше вероятность того, что вы будете испытывать стресс, перегорание на работе и даже депрессию. Научитесь использовать это слово, и у вас улучшится и настроение, и продуктивность.

Суперпродуктивные люди не позволяют электронным письмам постоянно их отвлекать. Мало того, что они проверяют почту только в определенное время, они используют возможности, которые позволяют сортировать письма по отправляющему. Они настраивают уведомления на письма от самых главных вендоров или пользователей, а остальные откладывают до определенного момента. Некоторые люди даже ставят автоответчик, в котором написано, когда они в следующий раз будут проверять почту.

Суперпродуктивные люди знают, что мультитаскинг – убийца продуктивности. Исследования, проведенные в Стенфорде, подтвердили, что мультитаскинг менее эффективен, нежели работа над одним заданием в один момент времени. Исследователи выяснили, что люди, которых постоянно бомбардируют электронной информацией, не способны концентрироваться, обрабатывать данные или переключаться с одной работы на другую настолько же хорошо, как выполнять одно конкретное задание.

Но что, если есть люди со врожденными способностями к мультитаскингу? Ученые из Стенфорда сравнили группы людей на основании их предрасположенности к мультитаскингу и вере в то, что он хорошо сказывается на их продуктивности. Они обнаружили, что жесткие мультитаскеры – те, кто делает множество дел одновременно и чувствует, что это улучшает результаты их работы – оказались хуже на этом поприще, нежели те, кто предпочитает делать что-то одно. Постоянные мультитаскеры показали худшие результаты, потому что имели проблемы с организацией собственных мыслей и фильтрованием ненужной информации. Они медленнее переключались с одной задачи на другую. Упс.

Мультитаскинг уменьшает вашу эффективность, поскольку ваш мозг способен фокусироваться на чем-то одном в определенный момент времени. Когда вы пытаетесь делать два дела одновременно, мозгу не хватает мощности, чтобы выполнить оба задания успешно.

Не бойтесь выпадать из социума, когда нужно. Дайте одному человеку, которому доверяете, номер телефона, чтобы он звонил по нему в экстренных случаях. Пусть это станет вашим фильтром. Все должно проходить через этого человека, и, если он не сочтет это дело критически важным, пусть оно подождет. Такая стратегия – пуленепробиваемый способ закончить высокоприоритетные проекты.

Технологии могут оказывать разрушительный эффект, однако могут и помочь сконцентрироваться. Суперпродуктивные люди заставляют технологии работать на себя. Кроме настройки фильтров в email, которые сортируют и расставляют приоритеты в почте, они используют приложения вроде IFTTT, которые настраивают связи между другими приложениями и уведомления о действительно важных вещах. Так что если ваши акции достигнут пика или вам придет письмо от лучшего покупателя – вы будете в курсе.
Источник: AIN

– Такое понятие, как «личная эффективность» сейчас упоминаются часто и всеми. Задумываться об этом не просто модно, но и приносит реальные полезные результаты, поскольку личная эффективность – это конкретные техники и методики. Методы повышения личной эффективности актуальны не только для саморазвития, но и в применении HR и руководителями.

У меня есть тренинг на тему личной эффективности. Руководители выражают интерес к нему в ситуациях, когда из месяца в месяц не достигаются показатели, когда есть рассеянность, несобранность, апатия. Конечно, мало кто думает на перспективу, но зачем доводить ситуацию до крайностей? Когда можно простыми системными действиями планомерно повышать личную эффективность.

Часто мы слышим формулировку «действовать результативнее и эффективнее», чтоб разобраться в сути, важно разграничивать эти понятия. Результативность – способность достигать поставленных целей с минимальными затратами времени и ресурсов.

Например, результативность сотрудника: за месяц совершено 10 продаж новым клиентам, выполнен проект по обустройству тренажерного зала. Эффективность сотрудника: для совершения этих 10 продаж ему потребовалось сделать 100 холодных звонков и 20 встреч с клиентами. Для обустройства тренажерного зала потребовалось 3 месяца, такой-то бюджет и привлечение консультанта.

Разумеется, любой HR или руководитель хочет видеть результативных сотрудников, постоянно повышающих эффективность процессов. Если человек прокачивает в себе связанные с этим навыки, то неизбежно они положительно сказываются на всех сферах его жизни. В первую очередь – на работе.

Все начинается с цели.
У человека, подчеркиваю, в данном случае, у человека, прежде всего, а не у сотрудника должна быть генеральная цель. При ее наличии ему проще себя мотивировать на повышение эффективности на работе. Если у человека ее нет, то нет вкуса к жизни. Соответственно, и на работе он выкладывается на 30%.

Тест на определение стоящая ли генеральная цель:
– Она мотивирует вставать по утрам;
– Она соответствует ценностям конкретного человека;
– В результате ее достижения человек получает кардинально иное качество жизни;
– Есть стратегия по ее достижению;

Упражнения для саморазвития
Уделять внимание анализу своей жизни и долгосрочному планированию. Образы из разряда «мечта», «хочется» переводить в конкретные цели. Важно ежегодно пересматривать свою генеральную цель и при наличии вносить корректировки.

Занятия и упражнения в коллективе
Важно узнавать и понимать – к чему стремится каждый сотрудник и как работа поможет ему в достижении цели. Менеджер по продажам, который строит дом и растит двух маленьких детей, он уже мотивирован на достижение больших результатов, чем человек, которого «все устраивает».

– Определение генеральной цели компании на год. В разработке или хотя бы корректировке стратегии компании должны участвовать все сотрудники. Это помогает выработать не только оптимальные решения, но формировать вовлеченность в процессы и повышать понимание деятельности.

Следить за здоровьем и прислушиваться к своему эмоциональному состоянию. А еще важно определить – что является Вашим индивидуальным источником энергии. Для кого-то это возможность побыть в одиночестве, а для другого – спортивные достижения, для третьего – творчество.

Занятия и упражнения в коллективе:
– Влиять на отношение сотрудника к здоровью. Арсенал инструментов от пятиминуток с аэробикой до корпоративных фитнес-абонементов или централизованной организации качественного питания для персонала.
– Создавать мотивацию. В этом материале речь не о KPI, не о материальных выгодах, а об эмоциональных выгодах. Вот для этого нужны планы развития сотрудников, годовые встречи по определению его перспектив в компании, поддержание здорового климата в коллективе.
– Позитивное мышление. Идеально, когда сотрудник положительно относится к себе, всему происходящему в его личной жизни и на работе, а вместо наваливающихся проблем видит задачи, которые просто нужно решить. Реализовать в компании культуру позитивного мышления трудно, но можно. Прежде всего, примерами поведения руководителя, стилем общения с сотрудниками.
– Ежедневное формирование позитивного настроя. В таких отделах, как прямые продажи, колл-центр, сервисная служба это достигается за счет утренних мини-игр и просто пятиминуток позитива. Если сам руководитель относится серьезно к этому упражнению и своим видом демонстрирует заинтересованность, то сотрудники будут копировать эту модель.

Осознанно поставить цель и иметь энергию для ее достижения – этого недостаточно.
Нужны шаги, то есть действия. Прокрастинация, страхи, неуверенность и банальная лень знакомы каждому. Лень – губительное состояние, возникает оно тогда, когда человеку неинтересно то, чем он занимается.

Упражнения для саморазвития:
Брать на себя ответственность принимать решения и действовать. А еще важно искать причину лени, что называется, «на месте». Если чувствуете, что теряете интерес к какому-то занятию или неоправданно его затягиваете, то сразу соотнесите его с достижением генеральной цели. Хоть каким-то образом это действие должно работать на ее достижение.

Занятия и упражнения в коллективе:
– Приучить сотрудников брать ответственность на себя. Это начинается с формулировки задач, с постановки вопросов.
– Учить бороться со страхами. Любой страх преодолим, если его сначала победили в голове. Нужно менять людям привычную зону комфорта, давать им новые проекты.
– Формулировать задачи в «поле» действия. Никаких «я постараюсь», «если будет возможность». Нужно «я сделаю», «я смогу».
– На утренней планерке или другом общем собрании раздать задачи сотрудникам, которые выводят их из зоны комфорта. Главное, чтобы для их выполнения не требовалось много времени, иначе некоторые могут уйти в депрессию. Помню случай, когда директор торгового комплекса в кризисный период дал задание абсолютно каждому работнику офиса сделать по исходящему звонку с целью поиска арендаторов. В тот день звонили все: и бухгалтер, и секретарь, и главный инженер.
– День борьбы с ленью. Это упражнение хорошо подходит для проведения внутри отдела или в коллективе небольшой фирмы, когда у большинства сотрудников накапливаются незавершенные дела, срок сдачи которых сдвигается на неопределенный период без видимых причин. Если Вы будете обвинять каждого сотрудника в прокрастинации, то он начнет защищаться, саботировать. Поэтому лучше собрать все такие затянувшиеся проекты и предложить другим сотрудникам поменяться этими проектами.

Часто говоря про личную эффективность, на первое место ставят именно навыки тайм-менеджмента. Сделать что-то можно только если у тебя есть время на это.
Грамотное планирование времени – это только одна его составляющая. Прежде всего, нужно научиться управлять временем. Это понимание приходит, когда у человека есть генеральная цель. Просто высвободившиеся два часа в день субъекту без цели и не нужны. Какая разница, как он их проведет? Например, не отрываясь от монитора рабочего компьютера или лежа дома на диване?

Упражнения для саморазвития:
Не просто слушать тренинги по тайм-менеджменту, а отрабатывать все методики на практике, например, в неделю или в день по какой-то технике. Так, спустя месяц, каждый может подобрать инструментарий, работающий в его конкретном случае.

Занятия и упражнения в коллективе6
Прокачка базовых навыков тайм-менеджмента – это must-have любого человека, не пускающего на самотек свою жизнь. По данному блоку очевидно, что делать с сотрудниками:
– Обучать тайм-менеджменту. Не просто прошли тренинг, прослушали курс и поставили галочку. Они обязательно сами должны предлагать изменения по оптимизации своей работы
– Соизмерение плана дня с долгосрочной целью. Если в день не сделано несколько шагов по достижению генеральной цели работника, то трудовой день прошел зря. Вот так будет меньше тянущихся годами проектов по автоматизации или выводу нового продукта на рынок.
– Делиться опытом по применению техник. Прочитать книгу или прослушать материал – это 10% эффективности, а попробовать – это уже 80%. А если испытал сам и пробуешь научить кого-то – это 100% отдачи.
– Централизованно внедрять какие-то методики. Например, многие знают про правило «красного флажка» (если он стоит на столе, то сейчас руководителя тревожить нельзя) – можно использовать его в каждом отделе. Или про часы максимальной продуктивности 10:00-12:00, 15:00-16:00, в которые не назначать совещаний, а оставлять время для индивидуальной работы или напротив, организовать мозговой штурм, посвященный разработке годовой стратегии.

Наверное, все помнят притчу прорубку леса ненаточенным топором? Как раз реализуемые нами жизненные программы и используемые алгоритмы мышления помогают определять точки повышения эффективности.
Чтоб интеллект развивался и наш мозг задействовал больше потенциала, который имеется, важны постоянное развитие, умение концентрироваться и свобода.

Упражнения для саморазвития:
Просто осознать, что кроме тебя самого никто развитием твоего интеллекта не займется. 1 полезная статья в день, 1 книга в неделю, 1 знакомство с человеком из интересующей области в месяц. Нужно самому задавать себе рамки и им следовать.

Занятия и упражнения в коллективе:
– Постоянное развитие – это обучение персонала всеми возможными и доступными способами. Но не только. Это значит давать возможность сотруднику освоить новое, выйти за рамки.
– Умение концентрироваться – наведение фокуса внимания, сосредоточение на основной проблеме.
– Свобода. Любые решения человек принимает на основе информации. Для развития свободы мышления важно не просто прохождение обучения по актуальным темам, но и смелость взглянуть на себя со стороны, и упомянутая выше работа со страхами.
– Создание и ведение корпоративной библиотеки. Знаю много компаний, где это стало не только полезным инструментом, но и доброй традицией. При чем фонд библиотеки пополняется не только из бюджета компании, многие сотрудники приносят литературу из дома.
– Чаще практиковать мозговой штурм. Предметом «штурма» может стать повышение эффективности какого-то направление, борьба с закоренелой проблемой и просто идея креативного корпоративного праздника. Это не только развивает, но помогает существенно оптимизировать процессы.

Упражнения для саморазвития:
Это тема для вечного поиска и исследования. Отправная точка – научиться принимать и любить себя. Следующий этап – слушать, понимать и принимать других. Нужно каждый день «ловить» себя на недоработках в этом направлении и на следующий день стараться это исправить.

Занятия и упражнения в коллективе:
Важно обращать внимание на процессы коммуникации в компании и отлаживать их. Насколько четкие сообщения доносятся, получается ли обратная связь, устранены ли банальные помехи коммуникации?

Никакая топовая карьерная позиция не заменит личного счастья, никакие деньги не принесут радости без здоровья. Важен баланс всех сфер жизни: работа, личное (семья, друзья, отношения), здоровье, самовыражение. Важно определять свои долгосрочные цели по всем этим направлениям.
Хорошо будет работать сотрудник, проживающий полноценную жизнь!

Занятия и упражнения в коллективе:
В этом блоке нет советов, что делать руководителю. Лучше сказать, что не делать: по возможности не препятствовать реализации всех этих целей, быть лояльным, без ущерба для компании, разумеется.

В 1915 году Альберт Эйнштейн представил свою блестящую и революционную теорию относительности. На протяжении трёх лет, предшествующих этому, он полностью посвятил себя созданию этой теории, не отвлекаясь ни на что другое.

Это был небольшой экскурс в прошлое, а теперь обратимся к современным реалиям: сегодня стала довольно популярной тенденция «делать меньше». Как следует из названия, это направление охватывает техники, с помощью которых можно достичь больших результатов, прикладывая меньше усилий.

В общем виде данный принцип формулируется так: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Закон 20/80 применим практически во всех сферах жизни. Например, согласно этому закону, 20% преступников совершают 80% преступлений.

Если вы знаете, как воспользоваться законом Парето должным образом, это поможет вам не только в профессиональной, но и в повседневной жизни. Это маленький удобный трюк, который сумеет помочь спрогнозировать результат. Например, если вы общительный человек, то у вас, скорее всего, много друзей. Подумайте, кто из этих людей придёт к вам на помощь в трудной ситуации. Вероятно, их будет немного, как раз что-то около тех пресловутых 20%. Стоит принять это к сведению и стараться поддерживать общение с этими 20%, вместо того, чтобы тратить время на виртуальных друзей.

Как это работает
Согласно закону Парето, следует делать все неважные задачи тогда, когда ваша производительность невысока. К примеру, многие люди, как только пришли с утра на работу, не могут сразу же включиться в рабочий процесс. Им нужно пообщаться с коллегами, выпить чашечку кофе или сделать что-то ещё, что поможет им настроиться на рабочий лад.
Только в этом случае они смогут продуктивно работать. Важно расставить приоритеты между рабочими задачами. Старайтесь выполнять важные задания именно в то время дня, когда ваша работоспособность будет на высоком уровне.
2. Три важные задачи
Многие составляют список дел, это позволяет сделать рабочий процесс более организованным. Конечно, в 21 веке мы уже отошли от того, чтобы записывать предстоящие дела на бумаге, для этого у нас есть смартфоны и компьютеры.
Я предлагаю вам следовать одному простому правилу: каждое утро потратьте пять минут на то, чтобы записать три наиболее важных задачи на день. А затем сосредоточьте все свои усилия на выполнении этого короткого списка.
Это замечательная альтернатива тем бесконечно длинным спискам задач, которые мы обычно любим составлять. Кого мы обманываем, ведь на них не хватит и недели, не говоря уже про один день. Сосредоточьтесь на этих трёх основных задачах, и если вы успеете выполнить их раньше срока, то можете приняться за что-нибудь ещё.
Это простая, но действенная привычка действительно может повысить вашу продуктивность.
3. Философия «Делай меньше»
Философия «Делай меньше» очень популярна в современных реалиях. Различные авторы предлагают различные подходы. Например, Марк Лессер написал книгу «Достичь большего, делая меньше«, основанную на дзен-буддизме.

Его манифест «делать меньше» начинается с опровержения утверждения о том, что снижение нагрузки делает сотрудников ленивыми и негативно сказывается на их производительности. Когда мы выполняем меньшее количество задач, мы можем насладиться своими достижениями.
Марк Лессер рекомендует находить несколько минут во время рабочего дня для того, чтобы помедитировать. Это выравнивает ваше дыхание, вы придёте в чувства, избавитесь от стресса и сможете лучше сконцентрироваться на поставленной задаче.
Не забывайте про расстановку приоритетов. В первую очередь выполняйте важные задачи, а затем уже переходите к низкоприоритетным. Не перегружайте себя большим количеством задач: лучше сделать меньше, но качественно и с удовольствием, чем больше, но без энтузиазма.
4. Помидорная техника
Помидорную технику предложил Франческо Чирилло. Техника называется помидорной из-за того, что её автор первоначально применял кухонный таймер в виде помидора для измерения времени.

В основе методики лежит принцип работать 25 минут над конкретной задачей без перерыва, но после этого обязательно сделать перерыв.
Как это работает
Посмотрите на свой список задач и выберите из него наиболее приоритетные задания.
Затем установите таймер на 25 минут и начните работать, ни на что не отвлекаясь, пока не услышите сигнал таймера. Каждый 25-минутный период времени называется «помидор».
После этого сделайте пятиминутный перерыв и включите таймер снова.
После четырёх «помидоров» (то есть через каждые два часа) делайте более длительный перерыв в 15–20 минут.
Если ваша задача занимает более пяти «помидоров», её можно разделить на несколько частей.
Такая техника помогает работать над более приоритетными задачами, улучшает внимание и помогает лучше сконцентрироваться.
5. Миф о многозадачности
Режим многозадачности вовсе не делает нас более продуктивными, это миф. На самом деле, когда мы концентрируемся на многих заданиях одновременно, это оказывает негативное влияние на нашу производительность и концентрацию.

Независимо от того, насколько хорошо вы приноровились работать в режиме многозадачности, ваша производительность будет намного меньше, чем если бы вы решили сосредоточиться от начала и до конца на выполнении одной задачи.
Дэвид Мейер, профессор университета штата Мичиган
Эффективно выполнять одновременно несколько задач возможно только в некоторых особых случаях. Скажем, когда вы делаете что-то автоматически, например идёте и одновременно разговариваете. Ходьба — это деятельность на автомате, она не требует того, чтобы вы на ней сосредоточились. Хорошо это иллюстрирует известная притча:
Однажды муравей встретил на лесной тропинке сороконожку, которая весело и безмятежно бежала ему навстречу. Муравей спросил сороконожку: «Как ты так ловко переставляешь все свои 40 лапок? Как тебе удаётся так легко и быстро передвигаться?» Сороконожка на минутку задумалась и… не смогла больше сдвинуться с места!

Если вы хотите выполнять поставленные задачи более продуктивно, лучше сосредоточьтесь на одном задании, выполните его от начала до конца и только потом переходите к другим.
6. Информационная диета
В наше время перегрузить свой мозг информацией так же просто, как получить тепловой удар в пустыне Сахара. И даже симптомы схожи: нарушение сна, рассеянное внимание и замедленная реакция. Наш мозг перегружен информационным шумом. В современном мире люди постоянно ищут новости, хотя они и так везде окружают нас.
В этом случае Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по четыре часа в неделю и при этом не торчать в офисе „от звонка до звонка“, жить где угодно и богатеть» советует людям «сесть на информационную диету». Подумайте, действительно для вас важны все электронные письма, блоги, газеты и журналы, которые вы читаете? Вам на самом деле нужно тратить так много времени на социальные сети и телевизор?

Постарайтесь получать как можно меньше совершенно ненужной для вас информации хотя бы на протяжении недели и проследите, как это скажется на вашей продуктивности.
7. Живите по графику
Спросите любого успешного человека, когда он или она просыпается, и, скорее всего, услышите, что этот человек рано встаёт. Это довольно несложно: в первой половине дня не так много отвлекающих факторов, поэтому мы можем сфокусироваться на приоритетных делах.
Помните, что есть время отдыхать, а есть время работать. Проведите чёткие границы между тем и другим. Начните с того, что прекратите заниматься делами, как только почувствуете, что вам необходимо отдохнуть.
Лучше жить с планом, чем без него.
Закон Паркинсона гласит, что «работа заполняет время, отпущенное на неё». Это означает, что если вы, к примеру, решили, что напишете отчёт за неделю, вы всю неделю будете его писать. Особенно закон Паркинсона применим к делам, которые нам не нравятся и которыми у нас нет никакого желания заниматься. Многие из нас склонны растягивать дела настолько, насколько это возможно. Но если вы заключите каждую задачу в жёсткие рамки, это позволит вам расправляться с делами куда более эффективно. Когда у вас есть дедлайны, вы стараетесь успеть выполнить всё в срок, так что это отличнейшая мотивация.

7 способов повышения личной эффективности
XXI век – это сплошные дедлайны. Мы спешим, но не успеваем, работаем, но не зарабатываем. Телефон, мессенджеры, электронная почта и еще десятки отвлекающих факторов ежедневно наносят сокрушительные удары по нашей продуктивности. Между тем, личная эффективность – это и есть залог успеха. Предлагаем вашему вниманию 7 способов, помогающих не спешить, но все успевать, работать и зарабатывать.
1. Ежедневное планирование
16-й президент Америки Авраам Линкольн однажды сказал, что, если бы у него было шесть часов, чтобы срубить дерево, то первые четыре из них он потратил бы на заточку топора. Работа без конкретной цели – бессмысленна, поэтому прежде, чем приступить к ней, составьте план действий на день. Уделите 15 минут, чтобы набросать на бумагу свои текущие задачи, а затем проранжировать их. После этого можете смело приниматься за дело. Многие воспринимают планирование как пустую трату времени, но те, кто пользуется им, знают, насколько оно увеличивает профессиональную продуктивность.

2. Приоритетность
В сутках слишком мало времени, чтобы все успевать, поэтому в работе важно расставлять правильные приоритеты. Старайтесь выполнять наиболее срочные и важные задачи в первую очередь.
3. Игра должна стоить свеч
Не стоит растрачиваться на бессмысленные и неважные дела. Представьте, сколько времени у вас появится, если вы исключите из своего графика рутинные и никому не нужные задачи.
4. Поток
Как отмечалось выше, постоянные отвлечения разрушают личную эффективность. Чтобы работать продуктивно, необходимо попасть в состояние потока. Для этого найдите укромное место (кабинет или кафе неподалеку от офиса – не важно) и с головой погрузитесь в процесс. При этом однотипные задачи следует группировать вместе и решать их блоками. Подробнее – в этом выпуске подкаста «42».

5. Электронная почта
Для многих открыть с утра «Gmail» – задача номер один. Ведь это «пустяк», не займет больше десяти минут. Между тем, большинство бизнес-коучей советуют проверять почту один раз в день в одно и то же время. При этом не следует делать этого раньше 11 утра – начало дня лучше потратить на решение своих, а не чужих, первостепенных задач.
6. Работа на результат
Какова ваша цель? Чего вы хотели бы добиться к концу года? Удивительно, но мало, кто может четко ответить на эти вопросы. Определитесь, чего вы хотите (запустить стартап, получить повышение, увеличить заработок и т.д.) и уверенно идите к поставленной цели, уделяя работе над ней не менее трех часов в день.
7. Дедлайны
Многие воспринимают «крайние сроки» как нечто ужасное, так как, если в них не уложиться, будут неприятности. На самом деле дедлайны прекрасно дисциплинируют, а значит, помогают достигать целей. Принимаясь за то или иное дело, обязательно указывайте время его начала и окончания. Зная срок окончания работы, вам будет легче планировать и распределять свои силы и время. Но будьте осторожны – не ставьте дедлайны «с запасом». Помните: работа заполняет всё отпущенное на неё время (закон Паркинсона).

Следуя этим простым рекомендациям и повысив личную эффективность, вы сможете работать меньше, а достигать большего.
Фото: Shutterstock
Действенные методы повышения эффективности сотрудников
Рост производительности труда — это показатель эффективности ведения дел в компании. Но не все понимают, как этого добиться. В статье расскажем: как понять, насколько эффективно работает команда и как можно повысить продуктивность. Еще разберем, какие проблемы могут возникнуть, и дадим практические советы руководителям.
Основные показатели производительности
Производительность труда — основной критерий эффективности бизнеса и главная цель работы управляющего персонала. Показывает, сколько продукта создает один работник за единицу времени. То есть чем больше выработка у одного сотрудника.
Пример: у нас оффлайн-магазин бытовой техники.
Посетителей много, но продавцы не успевают «отработать» всех. Чтобы увеличить продажи, мы можем нанять еще продавцов, а можем обучить старых новым техникам продаж и «натаскать» их по ассортименту. Оба пути дадут нам в итоге рост продаж. Но второй путь экономически выгоднее: мы вкладываемся в обучение работников и экономим на оплате дополнительного персонала, но получаем увеличение продаж за счет большей производительности труда.
Методы оценки результативности
Чтобы понять, кто из сотрудников действительно хорошо работает, а кто только создает видимость, применяют следующие методы оценки:
Аттестация. Это оценка профессионального уровня сотрудника. Учитываются теоретические знания и умение их применять на практике, и соответствие занимаемой должности.
Тесты. Оценивают определить квалификации работника, особенности характера, коммуникативные навыки, уровень конфликтности.
Целевое управление. Это когда руководитель ставит перед отделом четкие задачи, обсуждает с подчиненными сроки выполнения, выявляет возможные «подводные камни», согласовывает план выполнения. Такой метод позволяет оценить эффективность работы отдела и разработать схему оплаты, адекватную поставленным задачам.
Управление эффективностью. Перед коллективом ставят задачу и после совместного обсуждения разбивают ее на части (каждую часть выполняет определенный сотрудник). Так можно оценить продуктивность конкретного работника. Такое управление попутно стимулирует подчиненных совершенствовать свои навыки.
Зачем все это надо?
Чтобы понять:
насколько эффективно работает управленческий аппарат;
какой объем работы реально выполнять конкретному работнику;
насколько компания нуждается в том или ином сотруднике;
соответствует ли оплата труда работника выполненному объему работ;
какие методы мотивации работают лучше;
стоит ли вкладываться в развитие и обучение подчиненного.
Методы, которые повышают эффективность персонала
Вот 6 универсальных методов повышения производительности труда, которые советуют экономисты:
Автоматизация бизнес-процессов. Понятно, что если внедрить, например, СМС-оповещение о доставке заказа в пункт выдачи, менеджеру не придется тратить время на обзвон клиентов. Сэкономленные часы он потратит на выполнение других задач и его производительность возрастет.
Совершенствование средств управления. Например, внедрение программного контроля за рабочим временем удаленных сотрудников позволит, с одной стороны, понять, что «съедает» их продуктивность, а с другой, — будет дисциплинировать работников.
Разработка должностных инструкций для всего коллектива. Тогда каждый работник будет понимать свой круг обязанностей, за что он отвечает, и каким будет наказание за нарушение предписаний.
Создание комфортных условий труда. И это не только стабильная зарплата и кофе в офисе. Сюда можно отнести прописанные в графике перерывы на отдых и специально выделенные для этого зоны; современные рабочие места; развитие корпоративной культуры; создание дружеской атмосферы в коллективе и т.д.
Внедрение мотивационных моментов. Это может быть бонусная система, премии за выполнение плана, торжественное присвоение звания «Лучший менеджер месяца» или, наоборот, «Лентяй недели» и т.п.
Обсуждение производственных задач и проблем с коллективом. Иногда для повышения продуктивности достаточно спросить у персонала, что мешает им работать эффективнее и прислушаться к ответам. А бывает, что предложение об автоматизации процесса от рядового работника выводит предприятие на новый уровень производительности труда.
И да, нужно постоянно мониторить производительность труда, чтобы понимать, какие приемы сработали, а какие нет.
Способы повышения эффективности труда
А вот какие способы повышения производительности труда применяют крупнейшие компании мира:
Тимбилдинг. Конечно, продуктивность труда будет выше в коллективе, где люди уважают друг друга, уверены в поддержке коллег. Для этого все чаще применяют тимбилдинг. Это организация коллективных мероприятий, где люди отдыхают и развлекаются в неформальной обстановке, раскрываются с новых стороны, учатся доверять сослуживцам.
Обучение. Это постоянная «прокачка» персонала: периодические курсы повышения квалификации, посещение семинаров и конференций по основному и смежным направлениям, прочие возможности для профессионального и личностного роста. Такой коллектив будет работать в разы эффективнее «застрявших» на уровне вводного инструктажа работников.
Здоровая конкуренция. Соревновательный момент, например, между отделами будет стимулировать эффективность каждого подразделения. Но тут важно «поймать» баланс, иначе конкуренция может перерасти в ожесточенное соперничество.
Устранение «кислых» лиц. Это люди с низкой мотивацией, недовольные своим положением в компании, критиканы, скандалисты и прочие «демотиваторы». При этом они могут быть прекрасными специалистами, от которых не нужно избавляться в прямом смысле слова. Но нужно выработать инструменты, которые позволят нейтрализовать их «разлагающее» влияние на коллектив.
Возможные проблемы
Проблемы, с которыми вы можете столкнуться, и как их решить:
Раздутый штат управленцев. Начальников и «начальничков» много, а ответственность на себя брать никто не хочет. И начинаются всевозможные проволочки: бесконечные совещания, выдумывание заумных инструкций, требование ненужных отчетов и т.д. Решение тут одно — сократить штат управленцев. Возможно, придется полностью заменить административный аппарат.
Слишком много обслуживающего персонала. Если обслуживающего персонала больше, чем сотрудников, непосредственно участвующих в создании продукта, — вы «кормите» ненужных людей и теряете деньги. Например, совсем необязательно каждому мало-мальски высокому начальнику иметь секретаря, двух замов и личного водителя. Большую часть рабочего времени они заняты «ничем» и сокращение таких работников скажется на общей производительности труда только положительно.
Волокита. Бесконечные «пустые» совещания, горы бумажных документов, противоречащие друг друга поручения — все это отнимает рабочее время. Нужно пересмотреть внутренние управленческие решения, устранить неэффективные, автоматизировать все, что можно.
Плохая организация труда. Руководители не умеют ставить четкие производственные цели и правильно оценивать, сколько времени реально уйдет на их выполнение. Результат: где-то подчиненные не знают, чем себя занять, а где-то — работают на износ. Такие явления нужно отследить и наладить организационные моменты.
Практические советы
Будьте примером. Руководитель должен подавать пример своим подчиненным. Участвовать в решении задач наравне с коллективом. Люди будут видеть заинтересованность и компетентность начальника и будут стараться «не ударить в грязь лицом».
Мотивируйте. Вознаграждение за выполнение задачи должно быть таким, чтобы сотрудник брался за выполнение с горящими глазами. Тогда его продуктивность возрастет в разы.
Контролируйте. Дисциплина на рабочем месте должна быть жесткой и для работников, и для начальства. Если руководитель хронически опаздывает на работу и относится к обязанностям «спустя рукава», то и подчиненные будут халтурить.
Обучайте. Внедрите систему обучения персонала. Это могут быть обучающие мероприятия на рабочем месте или с отрывом от производства. Да, затратно. Но отдача от постоянно развивающихся специалистов будет многократной.
Сплочайте. Коллектив, работающий как единый механизм, всегда продуктивнее разрозненных единиц.
Чтобы повысить продуктивность команды придется вложиться в нее материально, морально и потратить много времени на изучение вопроса. Но все многократно окупается. Пусть не сразу, но усилия обязательно «выстрелят» ростом производительности труда в будущем.
Читай также
Как повысить эффективность | Реальность и мифы
Важно не просто много работать, но и делать это эффективно. Есть много способов улучшить качество работы. Но люди обычно настолько заняты своими делами, что не пользуются такими правилами. У нас нет времени на оптимизацию нашей работы.
По правде говоря, внедрение действительно полезных навыков может занять несколько месяцев. Чтобы победить лень, нужно работать над собой. Те, кому не хватает силы воли и нуждаются в поддержке извне, получат пользу от наших советов.С их помощью вы сможете быстро повысить эффективность своей работы.
Запланируйте три основных задачи на день, неделю и месяц.
Начните неделю с вопроса: все, что вы хотите сделать, будет сделано к пятнице. Это может быть готовая презентация, беговая дистанция, поездка с ребенком в цирк. И в начале каждого дня стоит формулировать один и тот же вопрос. Лучше всего, если ежедневные цели соотносятся с недельными.В пятницу нужно проанализировать все, что было сделано за неделю, подумать, как дела шли в разных сферах. Так можно будет выделить три наиболее успешных области и еще три проблемных области. В следующий понедельник при составлении недельного плана это уже нужно учитывать. Аналогичный подход потребуется при планировании месяца и года. Так вы можете сосредоточиться на цели, а не на путях к ней. Планирование сделает подход к делу гибким, с постоянным вниманием в поле зрения.
Визуализируйте планы.
Для многих работа с долгосрочными планами ограничивается их вводом в таблицу в Excel. Но можно не только записывать планы, но и рисовать, причем не обязательно на бумаге. Холст вполне способен осуществить нашу фантазию. Объяснить это явление непросто, но о нем написаны сотни книг. Считается, что наш мозг не может отделить реальное событие от предполагаемого. Если периодически задумываться о том, чего вы хотите (новый пост, поездка, дорогая покупка), то у вас бессознательно сформируется желание это сделать.И после запуска такого процесса мозг сам начинает активно придумывать решения. Каждый день надо начинать с яркой визуализации чего-то хорошего. Не забываем о глобальных планах. Недостаточно думать о цели строительства собственного дома, нужно заранее ее представить в деталях. Так что все происходит намного быстрее.
Прекратите раскачиваться.
Наш рабочий день начинается с того, что на компьютере мы читаем новости, ленту друзей в социальной сети, пьем чашку чая или кофе, болтаем с коллегами.Его можно встряхнуть перед обедом, после чего работоспособность неизбежно пойдет на спад. А во время праздника все происходит с точностью до наоборот. Какое-то время люди продолжают по инерции возвращаться к делу, проверять почту, куда-то звонить. Расслабиться так же сложно, как начать работать. Необходимо сформировать условный рефлекс, действуя по методике известного профессора Павлова. Между определенным уникальным действием и началом активной работы необходимо создать ассоциативную связь.Пусть будет событие, связанное исключительно с началом работы и ни с чем. На эту роль не подходит чашка кофе, мы все же пьем этот напиток чаще одного раза в день, а не только утром. На эту роль хорошо подходит определенная мелодия, которую можно послушать в наушниках перед тем, как прийти в офис. Мозг уже понял, что после того, как музыка прозвучит, нужно начинать работать. Реагируя на сигнал, разум настраивает нас на рабочий ритм.
Медитируйте.
Важно не только быстро включиться, но и уметь быстро отключиться от этого. Вы даже можете расслабиться посреди рабочего дня на 20 минут. И медитация поможет в этом. Многие не решаются прибегать к этому инструменту, считая его сложной восточной практикой. Есть ли ей место в жизни обычных людей, да еще на работе? На самом деле все не так уж и плохо. Программа Headspace поможет вам освоить медитацию всего за месяц при условии ежедневной практики.Скоро отдыхать можно будет где угодно: в машине, на скамейке в парке, в офисе. На восстановление сил потребуется всего 15-20 минут. Это даст рабочему дню «второе дыхание». Медитация поможет сконцентрироваться, быстрее встать на курс. Это улучшит качество работы. Врачи утверждают, что с помощью медитации можно избавиться от стресса, улучшить сон и настроение. Если вы мыслите более глубокими категориями, эта практика поможет привести мысли в соответствие с реальностью.
Съешьте одну «лягушку» в день.
Не бойтесь, дело не в ужасных кулинарных впечатлениях. «Лягушками» в способах повышения эффективности называют список самых нелюбимых случаев. Например, никто не любит докладывать начальнику, убирать дома, мыть посуду. Всегда есть задачи, которые нужно решать против воли. Их называют «лягушками». Обычно мы откладываем эти дела «на потом». В результате к нам начинает звонить руководитель с запросом срочного отчета. И тут нет продуктивного подхода. Есть только один способ справиться с «лягушками» и уменьшить негатив от этого.Необходимо в начале каждого рабочего дня съедать одну «лягушку». Постепенно это войдет в привычку, уйдут мучения, связанные с необходимостью выполнять неприятную работу. Да и сама она быстро справится, освободив время для более комфортных занятий.
Отключение раздражителей.
У каждого из нас была ситуация, когда из-за чтения почты или сообщений в мобильном телефоне мы упускали важные мысли. Также бывает, что, когда вы работаете над важной задачей, вам внезапно звонят по телефону и вы переключаетесь на что-то совсем другое.Но было ли это действительно важным, требующим немедленной реакции? Мозг действительно нужно время от времени тренировать, переключая его с одной задачи на другую. Но это требуется не всегда. Чаще всего мы просто не можем правильно организовать свой рабочий процесс, сосредоточившись на важном. Мы постоянно на что-то отвлекаемся. Увеличить продуктивность можно, если установить простое правило: сразу после получения не отвечать на электронные письма, сообщения в мессенджере, телефонные звонки. Мы должны научиться игнорировать их.Безлимитные звонки и дела можно отложить на потом, в специальной папке. И один-два раза в день разбирать. Если работа связана с такими сообщениями, то можно делать это чаще, до четырех раз в день. Необходимо настроить почту и телефон так, чтобы проходили действительно важные звонки и сообщения. С таким подходом любой человек, не являющийся сотрудником колл-центра, сможет улучшить качество своей работы.
Концентрат на «помидорах».
Техника под названием «Помидор» позволяет вам сконцентрироваться и управлять своим временем.Говорят, что название ему дано в виде таймера, которым пользовался автор. Суть методики проста: после 25 минут работы дайте себе 3-5 минут на отдых. Каждый четвертый интервал работы следует заменять паузой в 15-30 минут. С помощью этой техники вы можете сосредоточиться на решении конкретной проблемы, решая ее намного быстрее и без перегрузки внутренних сил. Мы должны сначала составить список основных задач на день, тех самых «помидоров», а затем в каждом промежутке времени работать над одной из них, обязательно отдыхая.Такой подход отлично подойдет тем, у кого нет особо больших задач. Это могут быть программисты, работающие над блоками, или бухгалтеры, составляющие отчеты. Вы можете сгруппировать небольшие задачи в один блок, например, ответить на все накопленные короткие сообщения электронной почты. Важно правильно понимать, что такое отдых. Он должен принципиально отличаться от работы. Если человек сидит за компьютером, то паузу нельзя проводить в социальных сетях или играх. Необходимо встать и заняться чем-то другим — погулять, позвонить семье, сделать зарядку.После этого можно начинать еще один «помидор».
Работа со «списком единорогов».
Есть популярный способ запоминания информации, благодаря которому можно держать все необходимое в голове, вовремя запоминая то, что необходимо. Для начала нам нужно составить пару базовых списков по десять-двадцать пунктов в каждом. «Список единорогов» получил свое название благодаря первому пункту, о котором необходимо помнить. Каждому последующему элементу списка соответствует определенное число от 1 до 10.Единорог — это единица, один рог. Далее идет розетка с двумя отверстиями, трехколесный велосипед и так далее. Второй список можно составить из разных частей тела, просматривая их сверху вниз. После того, как вы определили списки, вам нужно взять необходимый объем информации, разбить его на части и связать каждую часть с соответствующим элементом в списке, добавив визуализацию. Такой подход удобен при подготовке к выступлению. Каждую диссертацию можно связать с конкретным объектом в списке единорогов.Доказано, что мозг лучше запоминает зрительные образы, чем слова. Так можно будет лучше сохранить информацию.
Используйте B-Alert.
Речь идет об еще одной простой и эффективной системе повышения личной эффективности. В этом сокращении каждая буква обозначает определенное действие, которое необходимо выполнять ежедневно. Б (люэпринт) — план, который предполагает вечером фиксировать то, что нужно будет сделать на следующий день. A (ction) — действия, которые необходимо выполнять последовательно.L (заработок) — обучение. Хотя бы раз в день нужно узнавать для себя что-то новое. Это может быть интересная статья, аудиокнига, просмотренное вами видео. Не тратьте время на долгие часы лекций. Развиваться можно, находясь в вагоне метро, стоя в пробке. E (xercise) — упражнения. Речь идет о любой физической активности. Это может быть как зарядка утром, так и занятия в тренажерном зале. R (est) или R (elax) — отдых в течение дня. Следует оставить себе время для прогулок, медитаций или просто расслабления в перерывах от работы.Т (задумчиво) — осознание итогов дня. На этом этапе мы также должны визуализировать будущее, строить долгосрочные планы. В этой системе вы можете добавлять другие буквы, обозначающие то, что для вас важно. Это может быть L (ох) — смех или G (благодарность) — чувство благодарности.
Анализ прошедшего дня.
В конце любого рабочего дня вы должны выделить 5-10 минут своего времени на анализ всего сделанного. Стоит оценить и то задуманное, на которое не хватило времени.Необходимо подвести итоги, насколько хорошо получилась работа. Иногда кажется, что приоритеты расставлены правильно и задачи решаются, но почему-то некоторые случаи остаются нетронутыми. При ближайшем рассмотрении выяснится, что причина не в неправильном достижении целей, а во внешних обстоятельствах. Это может быть срочный вызов начальника и переход на другую работу. Очевидно, что форс-мажор в плане не был предусмотрен, в дальнейшем стоит это учесть.Другими словами, в конце концов, необходимо здраво подумать, правильно ли были направлены усилия, правильно ли все спланировано и оптимально ли решены проблемы. Надо отметить, действительно ли все было сделано хорошо, хвалить себя за это. Но нельзя забывать об оптимизации — всегда есть что улучшить.
Как повысить эффективность производства за 8 шагов — MaintainX
Менеджеры всегда ищут способы повысить эффективность производства вместе со своими командами.Прежде чем сразу перейти к способам повышения эффективности, давайте сначала разберемся, что мы подразумеваем под эффективностью производства.
Даже в корпоративной среде большинство производственных предприятий ведут свою деятельность иначе, чем аналогичные предприятия в своей отрасли. Часто заводы не работают по стандартным процессам в одной компании! Каждой компании необходимо определить, что для них означает эффективность производства, исходя из своих уникальных потребностей и целей.
Что такое эффективность производства?
Давайте начнем с оценки высокого уровня.
По данным Investopedia, все дело в экономике производства.
Ваша организация достигает наивысшего уровня эффективности производства, когда ваша экономика диктует, что вы не можете производить больше одного товара без снижения уровня производства другого.
Вы также достигли максимальной эффективности производства, когда производите как можно больше, не тратя впустую какие-либо ресурсы, будь то время, деньги или любой другой тип ограниченного ресурса.
Хотя шаги по достижению этого уровня эффективности могут быть одинаковыми для всех направлений, каждый руководитель операций должен будет оценить свои собственные уникальные потребности и соответствующим образом скорректировать советы.
Восемь шагов ниже предназначены для того, чтобы вызвать внутренний разговор. Очевидно, что это не единственные 8 шагов, необходимых для достижения ваших целей в области эффективности, но они могут стать первыми шагами на пути к превращению вашей организации в более компактную и злобную машину.
Потребности каждой компании будут уникальными, но следующие шаги все же можно использовать в качестве руководства и спровоцировать внутренний диалог.
Вы достигли пика производственной эффективности, когда не можете производить больше чего-то, не сокращая производство чего-то другого.
Оптимальная эффективность производства достигается в полной мере, когда ваша организация сводит к минимуму потери ценных ресурсов.
8 шагов к эффективности производства
Улучшите Ваш Бизнес Процессы
Оцените Ваш Производство Линия
Обновление Технологии
Определить Производство Узкие места
Найти и Устранить Расточительство
Рассмотреть Переработка
Организация, организация, организация
Улучшение Ваш Обучение Процессы
Шаг 1. Улучшение бизнес-процессов
Независимо от того, является ли ваша организация небольшой семейной командой или глобальным производственным центром, люди склонны становиться жертвами собственных привычек.
Я уверен, что вы слышали,
«Но мы всегда так поступали!»
Возможно, когда-то система, которой руководители и сотрудники все еще слепо следуют, была разумной и эффективной.
Но есть вероятность, что со временем они стали неэффективными из-за отсутствия интеллектуальной переоценки или отсутствия интеграции новых технологических инноваций.
Слишком часто организации модернизируют производственное оборудование до новейших и передовых технологий и получают немедленную выгоду в выпуске и похлопывают себя по плечу, не оценивая технологические ресурсы, поддерживающие основное производственное оборудование.
Если ваша команда использует суперсовременное производственное оборудование, но ваша команда все еще тасует бумаги для проведения проверок контроля качества, вы тратите зря потенциал максимальной эффективности, который предлагает вам ваше оборудование.
Для всех организаций крайне важно найти время, чтобы проанализировать все текущие бизнес-процессы и найти области, которые можно улучшить, переопределить или реорганизовать.
После того, как вы примете меры по устранению устаревших или избыточных методов, вы сразу же окажетесь в лучшем положении, чем раньше.
Бросьте вызов статус-кво.
Старые системы и процессы, вероятно, неэффективны.
Просмотрите технологию, используемую на протяжении всей вашей операции.
Шаг 2: Оценка производственной линии
Один из ключевых процессов
, который вы должны проанализировать и оценить, — это ваша производственная линия.
При этом
убедитесь, что вы измеряете пропускную способность. Этот показатель измеряет среднее количество единиц
, которые ваша компания будет производить за определенный период времени, и выявляет любые проблемы
с конкретными машинами.
Еще одна вещь, которую вы можете проверить и отслеживать, — это использование производственных мощностей.
Здесь вы
рассчитываете мощность вашего общего объема производства на заводе в любой данный момент
. Это позволит вам увидеть, какие производственные линии
работают с максимально возможной производительностью.
Когда вы объединяете свою производительность с пропускной способностью, теперь у вас есть два способа отслеживать эффективность ваших производственных линий.
Одна из причин, о которой часто забывают, для измерения пропускной способности и мощности заключается в том, что это может помочь вам понять, насколько ценно простои вашего оборудования.Если ваша производственная линия производит продукции на сумму 500 000 долларов в час, разница между техником, который тратит 15 минут на ее ремонт, и 30 минутами, внезапно кажется намного более существенной — дополнительные 15 минут могут стоить вашей организации 125 000 долларов!
Измерьте пропускную способность — среднее количество единиц, которое вы можете произвести.
Использование пропускной способности пути.
Определите и измерьте стоимость простоя вашего оборудования — эти «дополнительные 15 минут» на ремонт оборудования могут стоить вашей организации серьезных денег.
Шаг 3. Обновите технологию
Узнайте, какие технологии используются в вашей организации, как со стороны оборудования, так и со стороны программного обеспечения. Технологический долг — неприятный факт в жизни современного бизнеса. Если вы не предоставите своей команде инструменты, необходимые для повышения эффективности, вы обнаружите, что теряете больше клиентов в пользу более эффективных конкурентов.
Конечно, иногда это может потребовать значительных предварительных вложений, но новые технологии могут помочь вам вырваться вперед и / или опередить своих конкурентов.Если вашим офисным компьютерам требуется 5 минут для загрузки, это как минимум через 5 минут, чтобы любая новая информация достигла вашей производственной линии — или как минимум 22 часа задержки в год только для этой машины и одного сотрудника! То же самое можно сказать и о любом производственном оборудовании на вашем предприятии.
Ваша готовность вносить такие изменения не только повышает эффективность работы, но и может значительно повысить моральный дух и удержание сотрудников. Никто не с нетерпением ждет архаичного рабочего места, заполненного бумажными процедурами и компьютерами 15-летней давности.Ваши клиенты также обратят на это внимание и будут более склонны отвечать на звонки более современного конкурента.
Лучшие операции обычно выполняются как часы, руководство полностью осведомлено о том, что будет происходить и когда это произойдет. Когда что-то пойдет не так, соответствующие члены команды могут быть немедленно уведомлены и решить проблему.
Используя такой инструмент совместной работы, как MaintainX, любая команда может улучшить коммуникацию и управлять рабочими процессами на ходу в считанные дни. Руководство может в режиме реального времени получать информацию по объектам, линиям и участкам, чтобы точно знать, что им нужно для принятия обоснованных бизнес-решений.
Разберитесь в состоянии вашей внутренней технологии и оцените, как неэффективность может создавать узкие места в вашей работе.
Современные технологии привлекают лучших специалистов и лучших клиентов.
Рассмотрите возможность использования MaintainX, чтобы помочь вашей команде оставаться на одном уровне и оптимизировать операции.
Шаг 4: Определите производственные узкие места
Производственные узкие места возникают там, где где-то на производственной линии происходит сбой, и их необходимо обнаружить в ходе самооценки.
Многие люди ошибочно полагают, что узкие места вызваны недостатками машин или оборудования. Большинство организаций имеют самые дорогостоящие узкие места в их «человеческих» компонентах своих процессов.
Даже некоторые узкие места, связанные с машинами, неправильно классифицируются как машинные ошибки. Реальность такова, что ваша программа профилактического обслуживания далеко отстает, и поломку можно предотвратить. Или время отклика вашего технического специалиста резко влияет на вашу способность вернуть все в нужное русло.
Некоторые узкие места являются чисто административными. Вы всегда ждете одобрения чего-то, прежде чем продолжить? Требуется ли для замены деталей разрешение, которое сокращает время простоя?
Независимо от того, что вызывает узкое место, определите его и найдите обходные пути, чтобы повысить эффективность производства. Даже если вы не можете устранить все узкие места сразу, полезно выявить их и со временем устранить их.
При оценке процессов старайтесь мыслить нестандартно, чтобы не ограничиваться очевидными узкими местами.
Узкие места могут быть вызваны машинами, людьми или процессами.
Выявите и представьте вашему руководству узкие места, чтобы начать действия по их устранению.
Шаг 5: Найдите и устраните расточительство
Кое-что из этого вы можете сделать самостоятельно, но если вы проверяете потребление энергии, вам может потребоваться сторонняя помощь.
Третья сторона может внести объективность в таблицу
, которой у вас может не быть.
Некоторые недостатки могут быть неочевидными, например, такие проблемы, как плохая вентиляция и неэффективное отопление / охлаждение, могут быть не видны невооруженным глазом.Решение этих проблем снизит энергозатраты и затраты при одновременном повышении эффективности.
Отходы также могут быть в виде потраченных впустую трудовых усилий и бесхозяйственности. Оба эти фактора могут существенно повлиять на общую эффективность.
Решение проблемы потери физической энергии человека может положительно повлиять на эффективность производства. Выполняет ли ваша команда стандартные рабочие процедуры, которые можно измерить и улучшить? Если каждый в вашей команде будет использовать другой подход к одной и той же задаче, вы можете тратить сотни, если не тысячи рабочих часов каждый год только на неэффективность рабочего процесса.
Расточительность не всегда очевидна для повседневных операторов
Стандартные рабочие процедуры могут помочь измерить эффективность всей вашей команды и определить области, которые необходимо улучшить.
Отходы энергии человека могут стоить ошеломляющих капиталовложений каждый год, если их объединить с вашим персоналом.
Шаг 6. Рассмотрите возможность вторичной переработки
Повторное использование производственных материалов
— один из лучших способов сократить расходы.
Если у вас есть хорошо оборудованный завод
, вы можете легко сортировать отходы для переработки и повторного использования.
Все, что вы можете вернуть в производственный процесс, будь то остатки или отходы.
Настройте систему, которая позволяет
сортировать отходы.
Добавьте все, что вы можете, верните
в производственный процесс.
Шаг 7: Организуйте, организуйте, организуйте
Неорганизованная команда будет неэффективной. От этого никуда не деться.
Организуйте и стандартизируйте свои процессы по всем направлениям. От того, как ваши инструменты используются в производственном цехе до того, как ваша команда сотрудничает, все, что может выполняться с повторяющимся процессом, может быть оптимизировано с течением времени.
Поставьте перед собой цель количественно оценить и организовать все процессы, которые ваша компания применяет на практике, а не только те, которые происходят в производственном цехе. Как ваш фронт-офис получает информацию о производстве с этажа? Как ваша складская команда узнает, когда товары готовы к отправке? Как все это передается?
Нужно ли вашей команде проверять свой почтовый ящик электронной почты, текстовые сообщения, телефонные звонки, рации и почтовый ящик с офисной бумагой, чтобы быть в курсе событий? Оптимизация и организация ваших внутренних коммуникаций дает сразу несколько преимуществ.
Если ваши процессы не стандартизированы, они дезорганизованы.
Организуйте свои процессы так, чтобы вы могли измерять результаты и работать над их улучшением.
Успешные организации оптимизируют коммуникацию по как можно меньшему количеству каналов.
Шаг 8: Совершенствуйте свои процессы обучения
Если ваши сотрудники неэффективны, это не их вина. Когда они были приняты на работу, их учили соблюдать стандарты компании.Их сверстники и постоянные тренировки усилили существующее негативное поведение.
Как добиться оптимальной производительности сотрудников? Вы тренируете их и стандартизируете свои тренировочные процессы. Эти учебные процессы должны помочь им понять, как работать со стандартными рабочими процедурами, которые они будут выполнять на протяжении выполнения своих обязанностей в рамках своих ролей.
Убедитесь, что у вас есть стандартизированные рабочие процедуры — после того, как вы проделали такие вещи, как выявление и устранение всех форм расточительства — прежде чем создавать свои программы обучения.
В идеале, вы можете устранить препятствия при вводном обучении, используя современное программное обеспечение, которое может укреплять и применять стандартные рабочие процедуры ко всему, что они делают. Преимущества включения этих процессов в программное решение заключаются в том, что любой соответствующий процесс может быть под рукой вашей команды, где бы они ни находились.
Стандартизируйте свое обучение, чтобы вы могли измерять и улучшать процессы.
Предоставьте вашим сотрудникам доступные учебные ресурсы.
Используйте современное программное решение, такое как MaintainX, чтобы создать базу знаний, которую ваши сотрудники смогут использовать в дороге.
Самое главное, позвольте вашим сотрудникам добавлять свои собственные идеи о том, как повысить эффективность. Если они будут выполнять работу каждый день, у них будет понимание, которого не будет ни у одного консультанта или руководителя.
Как повысить эффективность за счет принятия решений на основе данных?
Этот блог послужит источником вдохновения для понимания того, как принятие решений на основе данных может повысить эффективность практически безграничного множества бизнес-процессов и операционных процессов.
Ожидания от аналитики
Исследование Gartner показывает, что более половины организаций (54%) хотят использовать данные и аналитику для повышения эффективности своих процессов, при этом улучшение качества обслуживания клиентов и разработка новых продуктов занимают второе место (по мнению 31% респондентов).
Между тем, исследование, проведенное по заказу Exasol, показывает, что финансовое прогнозирование является наиболее часто используемым вариантом принятия решений на основе данных (51%), за которым следуют решения об инвестициях / ресурсах и прогнозирование продаж (оба показателя по 49%).
По правде говоря, анализ данных можно использовать для повышения эффективности разнообразных бизнес-процессов и операционных процессов. Вот несколько примеров организаций, которые уже используют «Загрузка …» аналитики в реальном времени, чтобы быть на шаг впереди конкурентов.
Группа Отто: опережая Черную пятницу
Европейский розничный торговец электронной коммерцией Otto Group претерпел существенные преобразования в области анализа данных, чтобы объединить системы, источники данных и повысить гибкость.
Otto использует Exasol для более эффективного расчета данных и показателей из наборов данных, охватывающих несколько лет, и для предоставления отчетов намного быстрее, чем это было возможно раньше. Это включает своевременное составление всеобъемлющих наборов логистических данных, чтобы клиенты могли получить свои посылки раньше, и использование данных для разработки новых услуг для клиентов.
Максимилиан Мейер, информационный архитектор финансового и бухгалтерского отдела Otto, сказал: «Спрос на предоставление более качественных услуг клиентам чрезвычайно вырос.Сейчас крайне важно, чтобы мы могли своевременно доставлять наборы логистических данных для бизнеса, чтобы клиенты получали наилучшие впечатления. Если вы не знаете своих данных, вы не сможете реагировать на быстро меняющийся рынок и быстро реагировать на успех. Exasol позволяет нам предоставлять отчеты намного быстрее, чем раньше, используя данные за несколько лет ».
Гибкость имеет решающее значение для бизнеса Отто в течение всего года, но становится незамедлительной операционной проблемой в Черную пятницу, пиковое время торгового сезона для розничных продавцов по всему миру.Мейер добавил: «Эффективность нашей аналитики данных значительно повысила эффективность наших бизнес-операций. Поскольку Черная пятница стала популярной во всем мире, в этот период еще более важно понимать требования клиентов, чтобы максимально использовать это событие календаря розничной торговли ».
Piedmont Healthcare
Piedmont Healthcare управляет 8 больницами в Атланте, США. Он анализирует собственные данные, а также информацию из 30 общедоступных источников данных, чтобы локализовать и минимизировать уровень заражения.Он должен быстро анализировать, визуализировать и понимать 555 миллиардов точек данных.
Чтобы узнать больше, прочтите тематическое исследование «Спасение жизней и сокращение заболеваемости».
Revolut
Revolut привлекла три миллиона клиентов, предлагая современную альтернативу обычным банковским операциям и платежам.
Компания стремится принимать каждое бизнес-решение на основе данных и использует Exasol для предоставления каждому сотруднику быстрой отчетности в режиме самообслуживания.

8 шагов к эффективности производства
Улучшите	Ваш	Бизнес	Процессы
Оцените	Ваш	Производство	Линия
Обновление	Технологии
Определить	Производство	Узкие места
Найти	и	Устранить	Расточительство
Рассмотреть	Переработка
Организация, организация, организация
Улучшение	Ваш	Обучение	Процессы

Как повысить эффективность: 11 способов повышения личной эффективности

11 способов повышения личной эффективности

Вижу цель

Готовимся к работе

Составляем планы

Работаем поэтапно

Следуем правилу 80/20

Устанавливаем крайние сроки

Отвлекаемся по плану

Отключаем связь

Не отвлекаемся на мелочи

Повышаем квалификацию

Находим мотивацию

Мы подготовили специально для вас интересный тест, при помощи которого можно определить, насколько вы эффективны.

11 лайфхаков, которые повысят эффективность работы. | HR-elearning

Почитайте, воспользуйтесь, и вы увидите как вырастет ваша продуктивность.

Как сотруднику повысить личную эффективность | HR-elearning

Формула личной эффективности: Что + В каком состоянии + Как

Составляющие личной эффективности

1) Цель

2) Энергия

3) Действия

4) Время

5) Интеллект

6) Взаимопонимание

7) Баланс

7 способов повысить свою продуктивность

1. Закон Парето, или принцип 20/80

Добавить комментарий Отменить ответ