Пятница , 23 Апрель 2021

Как пишется докладная на имя директора: Образцы докладной записки. Докладная записка на сотрудника

Содержание

Как написать докладную записку директору

Школа начала 21 века свела к минимуму возможные действия учителя по отношению к ученику с целю воспитания. Если раньше можно было хлопнуть линейкой или выгнать ученика из класса, то сейчас ничего такого учитель делать не вправе. Хотя сильно ли нам повредил родительский ремень, применённый за дело? Зато знали, что так делать нельзя.

как написать докладную

Учитель стал практически бесправным, ученики пользуются этим,а родители считают, что учитель должен «справляться». Ребёнок может заявиться пьяным в класс, не выполнять задания, мешать другим учащимся.  Но ни в каких документах и должностной инструкции не сказано, что учитель должен устанавливать дисциплину в классе, справляться и т.д. Учитель должен давать знания, предусмотренные программой и воспитывать теми средствами, которые предусмотрены школьным курсом. Что же тогда делать?

Почти год назад я написала свои размышления о том, почему в классе может не быть дисциплины. Это очень хорошая статья для родителей, чтобы лишний раз вспомнить, что воспитание в главной степени зависит от родителей, но никак не от школы. Обратите пожалуйста, на неё ваше внимание ещё раз —

почему в классе нет дисциплины. В иных случаях педагогу остается одно — доложить директору о сложившейся ситуации. Сделать это желательно письменно, так как это будет доказательством перед родителями, что претензии к ним и их ребенку не голословны.

Теперь перейдем к вопросу статьи — как написать докладную на имя директора школы. Пишут её обычно учителя и другие работники школы.

Для чего пишут докладную директору?

Для того, чтобы сообщить о сложившейся ситуации в одном или нескольких классах, о дисциплине, о нарушении распорядка в школе и о других проступках.

В каких случаях пишут докладную?

Если вы в школе столкнулись с:

  • нарушением дисциплины в классе;
  • непосещением занятий одним или несколькими учащимися по неуважительной причине;
  • неоднократными опозданиями на уроки;
  • несоблюдением устава школы;
  • появлением ребенка в школе  в состоянии наркотического или алкогольного опьянения и пр. (в таких случаях могут вызвать полицию)
    ;
  • оскорблением в ваш адрес;
  • дракой;
  • неуспеваемостью ребенка по предмету (невозможностью выставить положительную оценку) 
  • и т.д.

В ситуациях, выделенных жирным, вы обязаны написать докладную как можно скорее, чтобы снизить последствия и свести вашу ответственность к минимуму. Обо всех проблемах с классом также нужно оповестить классного руководителя, чтобы он мог оперативно связаться с родителями.

Кто рассматривает докладную?

Директор школы. Докладная фиксируется в книге входящей корреспонденции, что делает её обязательной к рассмотрению.

Докладная передается в зависимости от ситуации, но если дело касается нарушения дисциплины, то её передадут заместителю директора по воспитательной работе, социальному педагогу, психологу и классному руководителю.

В какие сроки принимаются действия после получения докладной?

Всё зависит от ситуации. Как правило, в ближайшее время, так как задержки в решении проблем могут привести к плачевным результатам, чего никто не желает.

Как написать докладную?

Докладная пишется как обычное

заявление на имя директора школы, на листе А4 (можно даже на тетрадном) от руки или на компьютере. Образец для вас.

как написать докладную

Удачи вам в решении школьных проблем! Комментируйте и ставьте лайки. Подписывайся на новые статьи через форму!

С уважением, Татьяна Иванова.

Образец служебной записки. Как написать служебную записку

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Примеры служебных записок:

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки .docСкачать образец заполнения служебной записки .doc

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
  5. Образец служебной записки

  6. В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.

Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

  • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
  • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
  • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
  • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
  • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

Докладная записка (образец) | Современный предприниматель

Административная работа сотрудников управленческого звена зачастую связана с написанием по той или иной причине докладных записок, на основании которых выносятся решения по административно-хозяйственным и дисциплинарным вопросам.

Рассмотрим, что из себя представляет этот документ, каков его статус, и как написать докладную записку в связи с тем или иным обстоятельством.

Докладная: определение и цели

Докладная записка должностного лица – это документ, содержащий сведения и предложения по конкретному вопросу, предполагающие вынесение и последующую реализацию определенных решений. Наличие докладной записки при разрешении производственных ситуаций, предусматривающих вынесение дисциплинарных решений.

Докладная предусмотрена ОКУД, где значится под № 0286041. Установленного стандарта она не имеет, и составляется по общему для документов принципу. Форма, по которой составляется докладная записка, образец ее написания для конкретных нарушений, должны быть предусмотрены в Правилах внутреннего распорядка, и прикреплены к ним в качестве приложения.

Целью написания докладной записки на сотрудника обычно является доведение до вышестоящего руководства служебной информации в части, касающейся дисциплинарных нарушений. Документ адресуется руководителю предприятия, подать его имеет право уполномоченное или должностное лицо, в подчинении которого находится работник, допустивший нарушение трудовой дисциплины.

Как написать докладную записку на сотрудника: образец общей формы

Как и каждый внутренний документ, докладная состоит из:

  • «шапки» – часть, содержащая информацию о наименовании предприятия, фамилии и инициалах адресата – руководителя предприятия, должности, фамилии, инициалах лица, составившего документ;

  • информационно-уведомительной части - раздел, содержащий информацию о дисциплинарном нарушении;

  • резолютивной части - часть документа, содержащая выводы должностного лица относительно нарушения дисциплины работником;

  • подписи должностного лица и даты составления документа.

Оформленную в соответствии с данной структурой должностную записку в установленном порядке подают руководителю, который после ознакомления выносит решение, и указывает его в резолюции, заверенной подписью.

Обзор образцов написания докладной записки

Следует отметить, что в подаваемом на имя руководителя предприятия документе в обязательном порядке должны быть указаны дополнительные сведения. Так, правильно написанная

  • докладная записка на работника должна содержать сведения о категории специалиста и обслуживаемом участке, для рабочих производственного цеха или участка, помимо указания должности, можно указать разряд или классность специалиста, участок работы;

  • докладная записка на ученика, должна содержать информацию о том, в какой специальности он проходит обучение (ученик слесаря, столяра, токаря, и проч.) в течение какого периода времени проходит стажировку в данном качестве, является ли штатным работником или проходит курс практической подготовки по направлению учебного заведения.

Формулировка докладных записок руководителей участков, структурных подразделений, отделов и цехов различаются по типу нарушения, допущенного работником. В случае если на предприятии образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины не утвержден внутренним распорядительным документом, при написании докладной следует руководствоваться общепринятыми стандартами.

Рассмотрим правильное написание информационно-уведомительной части докладной записки, применительно к конкретным видам нарушения трудовой дисциплины, приведя далее образцы докладной записки.

За оскорбление сотрудника (образец):

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 20.09.2018 года, автослесарь 5 разряда Шевелев Виктор Сергеевич, находясь на территории автомастерской, спровоцировал конфликтную ситуацию и в присутствии рабочих цеха, используя ненормативную лексику и личное обращение, нанес личное словесное оскорбление газоэлектросварщику Иванову П.П.

В связи с совершением аморального поступка и имевшиеся ранее аналогичные нарушения трудовой и рабочей дисциплины, прошу вынести автослесарю 5 разряда Шевелеву В.С. дисциплинарное взыскание - выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительные записки Шевелева В.С., Иванова П.П., служебные записки Трифонова А.И., Соколова Ю.В.»

Образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины

Докладная записка – образец на рабочего, совершившего прогул:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 20.09.2018 года, водитель1 класса гаража Приходько Виталий Николаевич, не вышел на работу без уважительной причины. При выяснении обстоятельств невыхода на работу пояснений не дал.

В связи нарушением трудовой дисциплины, выразившемся в невыходе на работу без уважительной причины, прошу вынести водителю 1 кл. гаража Приходько В.Н. дисциплинарное взыскание - выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительная записка Приходько В.Н.»

Докладная записка – образец на сотрудника за выход на работу в нетрезвом виде:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 21.09.2018 года, водитель 3 класса гаража Стародубцев Петр Семенович, вышел на работу в нетрезвом виде. К выезду допущен не был. Ранее имел аналогичные нарушения и дисциплинарное взыскание «выговор» за употребление спиртных напитков в рабочее время.

В связи нарушением трудовой дисциплины, выразившимся в выходе на работу в нетрезвом виде, предлагаю уволить Стародубцева П.С. в связи с неоднократным появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

К настоящему прилагаю: объяснительная записка Стародубцева П.С.»

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей (образец написания при однократном отказе без уважительных причин):

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что токарь 4 разряда мастерских Митрофанов П.П. 18.09.2018 г. без объяснения причин отказался выполнять непосредственные должностные обязанности, не приняв в работу заказ на нарезку многозаходных резьб, в связи с чем был сорван производственный процесс в мастерских.

В связи отказом от выполнения должностных обязанностей, прошу вынести Митрофанову П.П. дисциплинарное взыскание – выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительная Митрофанова П.П.»

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника (образец написания) по отношению к сослуживцам:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 22.09.2018 года, механик гаража Николаев Анатолий Федорович, находясь на территории предприятия, допустил некорректное поведение по отношению к водителям гаража, готовившимся к выезду на линию, выразившееся в употреблении ненормативной лексики и недвусмысленных жестах, грубом поведении.

В связи с совершением аморального дисциплинарного проступка прошу вынести механику гаража Николаеву А.Ф. дисциплинарное взыскание - замечание.

К настоящему прилагаю: служебные записки Прохорова И.Т., Сазонова Д.Ф., Ивановой Л.И, объяснительную Николаева А.Ф.»

Следует отметить, что некорректное поведение работника может быть проявлено не только в сторону сослуживцев, но и в отношении клиентов и заказчиков, партнеров, предприятия, и иных лиц. В этом случае, когда составляется докладная записка о поведении сотрудника, образец ее информационно-уведомительной части пишется аналогично приведенному выше, при этом следует указать фамилию и инициалы лица, по отношению к которому допущено некорректное поведение, его место работы и полномочия.

Некорректное написание служебного документа

Нередко в написании докладных записок должностные лица – руководители структурных подразделений, допускают ошибки в формулировании информационно-уведомительной и резолютивной ее частей.

Приведем пример. Докладная записка – образец некорректно написанного документа:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что автослесарь 5 разряда Шевелев В.С., спровоцировал конфликтную ситуацию - оскорбил газоэлектросварщика Иванова П.П.

К настоящему прилагаю: объяснительная записка Иванова П.П.»

Ошибки в написании приведенного образца:

  • не указаны основные ситуационные обстоятельства – когда и где был совершен дисциплинарный проступок, в чем был выражен и в чьем присутствии он был совершен;

  • не сформулирована резюмирующая часть – не дана оценка проступку и не предложены меры наказания виновного;

  • не отобраны объяснительные записки от виновника конфликта, и пояснения присутствовавших при этом лиц.

Полный образец докладной записки

И в заключении приведем полный образец докладной записки на нарушение трудовой дисциплины:


 

Директору ООО «Прогресс-ХХI»

Филатову Я.Л.

От начальника гаража Деревянко А.Т.

 

Докладная записка

Настоящим довожу до Вашего сведения, что 18.09.2018 года, водитель 2 класса гаража Хромов Захар Викторович, вышел на работу в состоянии остаточного алкогольного опьянения. Медсестрой по выпуску Фроловой М.Н. к выезду допущен не был. Ранее Хромов уже имел аналогичные нарушения. Имеет неснятое дисциплинарное взыскание - выговор.

В связи с нарушением трудовой дисциплины, выразившемся в выходе на работу в состоянии алкогольного опьянения, прошу уволить Хромова З.В. за неоднократное нарушение трудовой дисциплины - появление на работе в состоянии алкогольного опьянения.

К настоящему прилагаю: объяснительные записки Фроловой М.Н., Хромова З.В.

Начальник гаража Деревянко Деревянко А.Т.

18.09.2018 г.

Виды и примеры докладной записки: как правильно ее составить

Автор Денис Деловой На чтение 5 мин. Просмотров 178 Опубликовано

Составляем правильно докладную запискуИнформационная докладная записка — это документ, целью которого является побуждение вышестоящего лица принять какое-либо решение. Автор может составить докладную записку как по личному желанию, так и по указанию вышестоящего лица. Рассмотрим, как правильно писать докладную записку

Виды докладных записок

Моё дело

Внимание!

Скачать и заполнить бланки ДОКЛАДНЫХ ЗАПИСОК можно онлайн. Всё, что Вам требуется, — зарегистрироваться в интернет-бухгалтерии «Моё дело», чтобы работать быстро, чётко и грамотно!

Докладные записки имеют несколько подразделений.

  1. По содержанию докладные делятся на информативные, отчетные и инициативные. Информативная докладная — документ, включающий в себя информацию о деталях и способах проведения работы. Записки данного вида составляются периодически.Отчетная докладная информирует начальника о результатах проделанной работы, выполнении указаний.Инициативная докладная записка побуждает вышестоящее лицо принять решение. В ней автор может изложить свои рекомендации и предложения.
  2. Также докладные записки делятся в зависимости от их адресата:
  • внутренняя записка — документ, адресованный директору организации;
  • внешняя записка адресуется лицу, находящемуся за пределами предприятия.

Внутренние докладные записки пишутся на обычном листе бумаги, внешние — на специальном бланке организации.

Составление докладной записки

Итак, рассмотрим структуру докладной записки вне зависимости от ее вида. Любая докладная записка состоит из 3 частей.

1 часть — включает в себя причины написания докладной, факты и события.

2 часть — анализ произошедшей ситуации, варианты решения проблемы.

3 часть — предлагаются наиболее подходящие по мнению автора действия, делаются выводы.

Какой ОКВЭД выбратьПеред тем, как начинать свое дело, необходимо определиться, какой выбрать ОКВЭД.

Если вы хотите заработать на маскарадных костюмах напрокат, читайте о том, как это сделать легко и эффективно.

Оформление внутренней докладной записки

Важно не допустить ошибок при составлении докладной запискиДля правильного оформления внутренней докладной проделайте следующие шаги.

  1. Вверху, в левом углу, напишите название рабочего отдела, из которого поступает информация.
  2. В верхнем правом углу укажите адресата, его должность, фамилию, инициалы.
  3. В центре или около левой границы листа заглавными буквами напишите название документа.
  4. На следующей строке проставьте дату и индекс докладной. Дату пишите арабскими цифрами, например 31.07.13 г., тот день, когда документ был составлен и подписан.
  5. Кратко напишите суть докладной записки.
  6. Дальше идет, непосредственно, сама информация, которую необходимо донести руководителю.
  7. В заключение, проставьте свою должность, фамилию и инициалы, подпись (все на одной строке).

Бланк внешней докладной записки

Как уже было сказано, для составления внешней докладной используется специальный бланк. Форма докладной записки включает в себя:

  • название организации
  • наименование документа
  • номер документа и дата составления
  • город составления
  • адресат (должность, инициалы, фамилия)
  • заголовок к тексту (начинается словами «Касательно…», «О…»)
  • сам текст докладной записки
  • должность, фамилия, инициалы, подпись составителя

Пример докладной записки

Рассмотрим образец написания докладной записки на сотрудника на примере внутренней докладной.

Коммерческий отдел

Директору ООО «Импульс»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Иванову А.Л.

9.07.13. №5

о командировании сотрудника отдела на фабрику косметики «Прекрасная»

В связи с расширением ассортимента товаров нашей фирмы и формированием плана рекламной компании на 2013 год прошу командировать специалиста коммерческого отдела Петрову Л.М. на фабрику косметики «Прекрасная» для ознакомления с новыми технологиями создания косметической продукции, а также согласования вопросов развития договорных отношений с данной организацией на срок с 10.07.13 по 13.07.13.

Начальник отдела (подпись) Комаров И. А.

Докладная записка о прогуле (образец)

Чаще всего пишут докладные записки о прогулеДокладная записка о прогуле служит для информирования руководителя об отсутствии работника на рабочем месте. Содержит побуждение привлечь отсутствующего к дисциплинарной ответственности.

В тексте докладной о прогуле сначала указывают сам факт отсутствия сотрудника, затем выдвигают просьбу решить эту проблему. Структура докладной остается прежней.

Главный отдел

Директору ООО «Сладкоежка»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Краснову И. Ф.

Довожу до вашего сведения, что 11 сентября 2012 г сотрудник Белов З.Ю. отсутствовал на рабочем месте по неопределенной причине. Ставлю Вас в известность, что сотрудник не является на работу уже 4 раз за последние два месяца.

Прошу Вас применить к Белову В.В. меры дисциплинарного воздействия, так как его прогулы способны существенно снизить производительность нашего предприятия.

Заместитель директора (подпись) Горшков Ю.Г.

Докладная записка о нарушении дисциплины

Докладная записка на имя руководителя о нарушении дисциплины включает в себя ФИО провинившегося, вид нарушения, количество подобных проступков и возможные пути решения ситуации.

Терапевтическое отделение Главному врачу

ИЛПУ «Городская больница №5»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Веткину И.Д.

Довожу до вашего сведения, что 14 августа 2010 года, медицинская сестра терапевтического отделения Палкина Н.Н. присутствовала в больнице в состоянии алкогольного опьянения..

Прошу наложить на Палкину Н.Н. дисциплинарное взыскание в соответствии с ТК РФ.

Старшая медсестра (подпись) Иванова Н.Ю.

Скачать образцы (бланки) в формате doc (Word) докладных записок можно здесь:

Онлайн консультация доктораОнлайн консультация доктора — современный прибыльный бизнес в интернете.

Как зарабатывать на российских и зарубежных фотобанках и фотостоках — читайте в нашей статье.

Как заработать на новогодних открытках — https://bsnss.net/ideas/prazdniki/novogodnie-otkryitki-ruchnoy-rabotyi-kak-zarabotat-tvorchestvom.html

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже:

Образцы и бланки записок 2020 года

Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями. Отличается вспомогательным характером. Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные. Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними. Рассмотрим основные виды бумаг.

Служебная записка

Служебная записка – это документ информационного характера, нужное для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений. Сообщения для передачи могут быть самыми различными: от оповещений от деятельности организации до уведомлений о ЧП, жалоб.

Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании. Оформляется документ тогда, когда решить проблему в устном порядке невозможно. На основании записок могут оформляться распоряжения.

Функции

Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:

  • Оперативное уведомление руководителей о появившейся проблеме.
  • Поиск пути решений проблемы.
  • Согласование предстоящей работы.
  • Запрос необходимых сведений.
  • Формирование инструкций.
  • Извещение о чем-либо.
  • Объяснение той или иной вещи.
  • Согласование с сотрудниками или руководителями.

СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения. Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом. К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству.

Докладные записки

Основное отличие докладных записок – их получатель. Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы. Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы. Составляются они для информирования руководства о чем-либо. К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы. Докладная записка наделяется юридической силой.

Обычно документ носит информационный или отчетный характер. Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП.

Разновидности

Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:

  • Инициативные. Содержат какую-либо инициативу. Служат побуждением для принятия какого-либо решения.
  • Отчетные. Необходимы для уведомления о завершении работы, выполнении распоряжений.
  • Информирующие. Документ содержит сведения о деталях работы, об их итогах.

Записки также могут быть внешними и внутренними. Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы.

Правила составления

Докладная – это документ, наделяемый юридической силой. А потому к нему предъявляются повышенные требования:

  • Для оформления записки потребуется фирменный бланк компании.
  • Записку нужно зарегистрировать, присвоить ему определенный регистрационный номер.
  • Если у записки внешний получатель, она обычно подписывается руководителем компании.
  • ДЗ может сопровождаться другими документами. В этом случае нужно включить в записку перечень этих документов.

Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления.

Разница между разными видами записок

Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:

  • Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
  • СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.
  • СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.
  • СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.

Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:

  • Факт правонарушения.
  • Причины этого нарушения.

Документ составляется при следующих обстоятельствах:

  • Нарушение трудовой дисциплины.
  • Внештатная ситуация на производстве.
  • Материальный ущерб со стороны сотрудника.

Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу. Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.

Примеры и образцы докладной записки

Докладные записки могут быть информационными, инициативными и отчетными. Различают также докладные и объяснительные записки – вторые объясняют причины поступков и событий или разъясняют отдельные части документа.

Пример докладной записки

Классическим примером докладной записки может служить инициативный документ по поводу обеспечения рабочего процесса необходимыми предметами.

В верхней части справа размещаем информацию об адресате:

Директору ООО «Сфера».
Павлову Н.П.
Слева в верху — наименование структурного подразделения: Отдел документооборота
По центру: Докладная записка.
Далее — дата и номер документа в левой части: 07.05.2013 №1.
В правой – место: г. Москва.
Ниже — заглавие: О замене картриджа.

Текст: Довожу до Вашего сведения, что имеющийся картридж для принтера пришел в негодность в связи с превышением срока его использования. Данное обстоятельство не позволяет выполнять поставленные Вами задачи по ведению документации.
Прошу Вас рассмотреть вопрос о замене вышедшего из строя картриджа на новый.
Внизу – сведения об адресате и его подпись: заместитель начальника отдела – подпись — Власов Д.И.

Докладная записка образец

Предложенный образец написания докладной записки поможет проинформировать начальство о результатах – в том числе промежуточных – выполнения какого-либо поручения.

В правом верхнем углу:

Руководителю ЗАО «Стойка».
Ниже по центру: Докладная записка.
Далее дата и номер: 07.05.2013

Краткое содержание: О завершении первого этапа проведения конкурса.
Текст: В рамках проведения конкурса профессионального мастерства среди молодых строителей прошел первый отборочный тур, в котором приняло участие 14 специалистов. Успешно прошли испытание 11 человек. Второй этап конкурса состоится 14 мая в 14.00 в строении 1А.
С красной строки: Бригадир – подпись – Семенов С.А.

Докладная записка на ученика

Докладная записка может служить мерой воздействия на ученика, если иные воспитательные приемы не работают. Тогда учителем составляется докладная записка директору или завучу.

Например: О необходимости перевода учащегося
Довожу до Вашего сведения, что несмотря на проведенные беседы и встречи с родителями, ученик 7б класса Иванов В.В. продолжает нарушать дисциплину. 7 мая им был сорван урок литературы, а 8 мая – урок биологии.
В результате действий Иванова В.В. другие ученики не смогли получить знания. В связи с этим предлагаю поддержать решение педагогического совета и рассмотреть вопрос о переводе Иванова В.В. в 7а класс.

Докладная записка о прогуле

Распространенной разновидностью докладной является записка на руководителя о совершенном сотрудником прогуле без уважительной причины.

Например: О нарушении трудовой дисциплины.
Довожу до Вашего сведения, что 07.05.2013 бухгалтер Глазкова Нина Дмитриевна с 09.00 до 13.00 отсутствовала на рабочем месте.
Документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия, Глазковой Н.Д. не предоставлено. В связи с вышеизложенным предлагаю объявить Глазковой Н.Д. выговор.

Форма докладной записки

Докладные записки составляются в свободной форме: первая часть – изложение сути вопроса, вторая – выводы и предложения. Оформление зависит от адресата.

Внешняя докладная записка в вышестоящую организацию отправляется на фирменном бланке и содержит те же реквизиты, что и обычное письмо.
Внутренняя докладная записка включает: наименование структурного подразделения, название документа – докладная записка, дату, номер, адресат, заголовок текста, текст и подпись.

Интересное видео: Докладная записка (написана по мотивам реальной докладной записки)

Просмотров: 1 221

Докладная записка

Докладная записка является информационно-справочным документом, который может составляться как по инициативе сотрудника организации, так и по указанию руководства. Обычно в таких записках отражается результат выполнения распоряжений начальства, информация о ходе каких-либо работ или жалобы на невыполнение определенным лицом своих обязанностей.

Оглавление статьи

Цели и применение докладной записки

докладная запискаДокладная записка может быть одного из трех возможных видов:

  • отчетная;
  • инициативная;
  • информационная.

В первом случае записка в большинстве случаев носит формальный характер и содержит отчет о завершении определенного этапа работ или о выполнении поручений, приказов или предписаний руководства.

Записка информационного характера также содержит информацию о состоянии и ходе работ, и в отличие от отчетной записки такой документ описывает текущее положение дел.

В инициативной записке может содержаться побуждение адресата к выполнению определенных действий и принятию решений. Это может происходить не в прямой форме, а в виде констатации каких-то фактов или выражения пожеланий, которые могут привести к ответным действиям адресата. Кстати, докладные записки, в которых сообщается о нарушениях со стороны сотрудников, относятся именно к этому виду.

Для составления такого документа нужны основания, так как писать докладную записку целесообразно по определенным поводам. К ним относится ухудшение или улучшение рабочих процессов в связи с действиями одного или нескольких лиц, необходимость разрешения различных конфликтных ситуаций, выражение несогласия с принятыми вышестоящими лицами решениями.

Для осуществления переписки между сотрудниками одной организации применяется служебная записка, которая применяется для освещения возникающих в ходе работы вопросов. Например, ее можно составить на имя руководителя с объяснением необходимости приобретения деталей для станка, в случае его поломки, или при необходимости замены картриджа на принтер и т.д.

Как написать докладную записку

докладная запискаДокладная записка составляется в официальном стиле, при этом для использования внутри подразделения для этого подойдет обычный лист бумаги А4, а для отправки за пределы этой структуры записку необходимо оформлять на фирменном бланке организации. В любом случае – написание докладной записки на бланке или на чистом листе допускается, гораздо важнее придерживаться структуры документа.

Образец докладной записки предполагает следующий вид документа:

  • реквизиты организации или структурного подразделения;
  • «шапка» с указанием составителя и адресата;
  • название и заглавие;
  • текст записки;
  • дата и подпись составителя с расшифровкой.

Сам текст состоит из двух условных частей, в первой из которых составитель указывает суть обращения, а во второй просит принять соответствующие меры или дает адресату рекомендации по поводу того, какими путями обрисованную ситуацию можно исправить.

Нюансы

В некоторых случаях вопрос о том, как написать докладную записку, касается правильного оформления. Иногда такой документ может быть достаточно большого объема и на одной странице текст не умещается. В этом случае достаточно лишь пронумеровать все листы, проставив номера страниц арабскими цифрами в верхней правой части листов.

Яркий пример докладной записки, которая занимает несколько листов – отчетная записка, в которой содержится полный отчет о деятельности большого предприятия за определенный период. В этом случае в документе может содержаться различная информация о функционировании всех подразделений. Часто в таких отчетах требуется перечисление сотрудников, руководителей и ответственных лиц по фамилиям, что и увеличивает объем записки.

Вне зависимости от того, составляется ли докладная записка о невыполнении должностных обязанностей конкретного сотрудника или это лишь формальный отчет, на таком документе обязательно должна быть проставлена дата составления и отправки.

Для больших предприятий, где такого рода документы составляются регулярно, рекомендуется составить и утвердить образец докладной, чтобы сотрудники не тратили время на составление такого документа и не допускали при этом ошибок.

На малых предприятиях и в частных организациях такой документ практически не используется, но в больших компаниях докладные записки составляют неотъемлемую часть внутреннего документооборота и даже могут проверяться внешними контролирующими организациями.

Например, начисление больших премий или безосновательная задержка выплат на государственных предприятиях не могут производиться без соответствующих подтверждающих документов, которые в большинстве случаев являются либо приказами руководства, либо докладными записками. В случае их отсутствия предприятие может быть оштрафовано.

Любая докладная, даже если она предназначена для внутреннего использования, может использоваться в судебных разбирательствах, но только в том случае, если она завизирована соответствующим образом, а адресат ее получил и ознакомился с ее содержанием.

Докладная записка образец

[ads-pc-4] [ads-mob-4]

Шаблон докладной записки, Word.

Образец докладной записки  об отсутствии работника на рабочем месте.

Докладная о невыходе на работу скачать образец в формате Word.скачать-64-64

Образец докладной о невыполнении служебных обязанностей.

Как написать эффективную записку

Это общее руководство о том, как написать заметку (иначе «меморандум», если вы хотите быть техническим), что:

  • ... читают.
  • ... имеет четкую цель.
  • … облегчает жизнь каждому.
  • … передает ваше сообщение в наименьшее возможное время.

Давайте начнем!

How to write a great memo

Что такое памятка?

Записка - это записка для группы людей, в которой им предлагается что-то сделать или информируется о новой политике.

Примерами причин для отправки напоминания могут быть:

  • ИТ-специалист, отправляющий напоминание о том, что все пароли необходимо обновлять каждые 60 дней.
  • Офис-менеджер, напоминающий людям, что нужно положить все блюда в раковину к концу дня.
  • Генеральный директор объясняет новую бонусную политику.
  • Вице-президент сообщает, что их подразделение отстает на год и должно соответствовать определенным цифрам.

Записка обычно отправляется по электронной почте и может заменить необходимость проведения целого собрания по небольшой теме, которая может быть объяснена в записке.

Записки

имеют тенденцию превращаться в хулиганы и хулиганы… и длинные и скучные заметки могут легко потратить много времени и привести к тому, что люди НЕНАВИСТИ будут получать (и читать) будущие заметки. Это плохо!

memo1

К счастью, есть несколько очень простых советов, которым мы можем следовать, которые сделают нашу заметку легкой, быстрой и, возможно, веселой!

Прежде чем писать заметку, запомните эти 5 вещей:

Многие заметки длинные, бессвязные, и к концу вы даже не знаете, что это за хрень.

Сначала задайте себе эти вопросы:

  • «Это вообще НУЖНО быть памяткой?»
  • «Это займет время людей…. Это то, что может подождать?»
  • «Если бы я получил эту записку в своем почтовом ящике, я бы просто закатил глаза?»
  • «Если бы я мог заставить людей предпринять ОДНО действие после прочтения этой записки, что бы это было?»

Если вы не можете ответить ни на один из этих вопросов, возможно, вам следует подумать над отправкой этой записки.

Бесполезные записки занимают время, вызывают ненужное разочарование и возлагают больше работы на уже занятых людей. Поэтому перед отправкой рассылки необходимо убедиться, что памятка на 100% необходима!

Иногда заголовок заметки становится комичным длинным, и его очень трудно читать.

Заголовок часто не очень важен, поэтому вы хотите минимизировать объем занимаемого заголовком пространства, например:

_______________________________
От: Невилл Медхора
Кому: Вся команда продаж.
Причина: Отправьте мне по электронной почте информацию о прогрессе квоты до 17:00 сегодня.
_______________________________

Помните, что многие люди открывают свои сообщения и электронные письма на разных устройствах, таких как планшеты и телефоны, и если ваш заголовок слишком длинный, им приходится прокручивать значительную сумму, чтобы увидеть настоящую суть памятки.

Если вы следовали Memo Tip # 1, то вы знаете точное действие, которое вы хотите предпринять читателями вашей заметки. Получить к этой части действия как можно быстрее!

Нет необходимости растягивать заметку, добавлять ненужные комментарии или использовать большие слова, чтобы выглядеть умнее.Просто перейдите прямо к делу.

Если вы чувствуете себя умным или энергичным, не стесняйтесь использовать изображение, подобное этому!

Memo example dishes in the sink

Кто сказал, что хорошо сделанные заметки не могут быть веселыми? 🙂

Убедитесь, что вы повторили именно то, что вам нужно от людей в конце заметки:

_______________________________
ЧТО МНЕ НУЖНО ОТ ВСЕХ:

Пришлите мне по электронной почте ваш любимый торт сегодня к 5 вечера!
_______________________________

Простое указание того, что вам нужно от людей в конце, значительно увеличит количество людей, предпринимающих действия.

Давайте сэкономим огромное количество времени для всех, если что-то не нужно делать, просто скажите это!

В конце заметки просто напишите в конце:

_______________________________
Никаких действий не требуется.
_______________________________

Эти три слова позволяют всем понять, что им больше нечего делать.

Характеристики большой записки:

  • Самый первый раздел напоминает им, какое действие предпринять.
  • Главное сообщение очень короткое и точное.
  • Самый последний раздел напоминает им, что нужно предпринять.

Good Memo Example

Характеристики плохой заметки:

  • Супер длинный заголовок.
  • Говорит очень корпоративным тоном, который надоедает людям.
  • Suuupppeerrr длинный текст, который трудно прочитать.
  • Много ненужных деталей.
  • Основная мысль памятки не сразу очевидна.
  • В последнем разделе не говорится о действиях людей.

Bad Memo Example

Быстрый контрольный список для проверки перед отправкой заметки.

Good Memo Checklist

Следуя этому быстрому контрольному списку, вы можете превратить длинную и скучную заметку в быструю и эффективную заметку !

Good memo reading

Итак, перед отправкой заметки, не забывайте следовать этим кратким указаниям:

  • Убедитесь, что запрашиваемое вами действие достойно целой заметки.
  • Дайте объяснительную записку в заголовке из одного предложения. Короче = лучше.
  • Доберись до сути сразу. Перечитайте свою записку и устраните ненужную болтовню.
  • В последней части заметки должно быть точно указано, какие действия вы хотите, чтобы люди предприняли.

Smokey the bear only YOU can prevent terrible memos

С уважением,
Невилл Медхора

Хотите показать своей команде отличное видео о том, как написать памятку? Покажите им это, как написать отличное видео!

Загрузите это руководство в формате PDF для совместного использования:

- Получите эту статью как PDF, Word и файл Google Doc -
- Сохраните ее в своих файлах для дальнейшего использования -
- Отправьте новым сотрудникам в офисе -

П.S. Если эта статья в совокупности предотвращает 100 000 плохих записей в год, мы можем сэкономить во всем мире более 166 666 потраченных впустую часов!

Каждое сообщение отправляется 20 людям.
Каждая записка тратит 5 минут времени на человека.
[100 000 записок] x [20 человек] x [5 минут] = 10 000 000 минут = 166 666 часов сэкономлено.

P.P.S. Отправьте ссылку на эту статью коллегам и друзьям:
https://kopywritingkourse.com/how-to-write-a-memo/

До того, как вы ушли, знаете ли вы, что мы сделали отличный учебный курс и даже помогли вам написать копию, когда вам нужно?
Наши тренинги бывают быстрыми и эффективными, и даже если вы просто выберете одну новую концепцию, вы сможете быстро окупить все свои инвестиции.Он обучает вас и коллег по:
  • Написание копии сайта, которая делает продажи или регистрацию.
  • Создание высоко конвертирующих постов в блоге.
  • Написание автоответчиков, которые автоматически отправляют маркетинг и делают продажи.
  • Написание электронных писем, которые приносят продажи и внимание.
В Личном кабинете вы также получаете неограниченное количество критических копий, неограниченную помощь, неограниченное количество рабочих часов в реальном времени и неограниченные обзоры вашего контента. Если это звучит как то, что вы хотели бы начать изучать, потратьте несколько минут, чтобы проверить The Kopywriting Kourse.,

Письменный Центр | Написание деловых записок

Написание деловых записок

ЧТО ТАКОЕ БИЗНЕС-ПАМЯТЬ?

Деловая заметка - это короткий документ, используемый для передачи информации внутри организации. Записки характеризуются краткостью, прямотой и простотой навигации. Они менее формальны, чем буквы, но должны поддерживать профессиональный, лаконичный стиль. Часто цель деловой записки двоякая: выявить проблему и предложить решение. В других случаях заметки могут предоставлять или запрашивать фактическую информацию.

Деловые заметки

предназначены для размещения занятых читателей, которые хотят быстро и легко найти нужную им информацию. При написании деловой заметки вы должны структурировать свою памятку так, чтобы она подходила для трех типов читателей:

  • Те, кто читает только резюме
  • Те, кто просматривает всю записку для ее ключевых моментов и нескольких деталей, они заинтересованы в
  • Те, кто прочитал весь документ для деталей, которые поддерживают его основные требования или рекомендации

Имейте в виду, что у этих читателей могут быть разные цели при чтении заметки.Часто читатели должны принимать политические и практические решения на основе рекомендаций. Другие могут захотеть получить конкретную информацию (доказательства), необходимую для понимания и обоснования политических решений и действий. Читатели могут также захотеть получить представление о ваших профессиональных способностях и суждениях.

Определяя цель и аудиторию вашей заметки, спросите себя: кто является предполагаемым получателем этой заметки? Что я хочу, чтобы получатель сделал после прочтения памятки? Какую информацию получатель будет искать в заметке? Подобные вопросы помогут определить ваш контент, структуру и стиль.

КАК НАПИСАТЬ ЭФФЕКТИВНУЮ БИЗНЕС-ПАМЯТЬ?

Как указано выше, эффективная деловая заметка является краткой, прямой и простой в навигации. Следующие пять стратегий письма помогают читателям легко и быстро ориентироваться в деловых заметках:

  1. Сначала представьте главное. Это может быть единственным наиболее важным указанием относительно структуры и содержания записок. Читатели должны быстро понять содержание и значение заметки.Если у читателей есть вопрос или проблема, они хотят немедленно узнать ответ или решение - если читатели хотят получить больше информации, они могут продолжить чтение. Другими словами, подтверждающие детали должны следовать за основным пунктом или заключением, а не предшествовать ему.
  2. Поддерживайте профессиональный, лаконичный стиль. Стиль вашего письма должен соответствовать вашей аудитории: в этом случае ваша аудитория - это ваш начальник, коллеги или оба. Итак, ваш стиль должен быть профессиональным, понятным, сердечным и легко читаемым.Чтобы достичь такого стиля, используйте короткие, активные предложения. Избегайте жаргонных и претенциозных выражений. Поддерживать положительный или нейтральный тон; по возможности избегайте негативных высказываний. Помимо облегчения чтения заметок, профессиональный стиль письма также повышает авторитет писателя.
  3. Создайте очень конкретную строку темы, чтобы дать читателю непосредственное представление о предмете и цели заметки (или сообщения). Строка темы должна ориентировать читателя на предмет и цель записки и предоставить удобный справочник для подачи и быстрого обзора.Предположим, например, что вы писали запросить авторизацию и финансирование для командировки. Вам следует избегать общих тем, таких как «Издательская конвенция» или «Поездка на конференцию AWP», в пользу чего-то более конкретного, например «Запрос средств: конференция AWP». Последний пример расскажет читателю предмет и то, что ее просят сделать с этим.
  4. Предоставьте краткое изложение или обзор основных моментов, особенно если заметка содержит более одной страницы. Часто упоминаемый как резюме, первый абзац длинной записки или сообщения выполняет следующие функции:
    • Представляет основной запрос, рекомендацию или заключение
    • Подводит итоги, а затем показывает основные факты, аргументы и доказательства
    • Прогнозирует структуру и порядок информации, представленной в оставшейся части памятки
    • Как и сюжетная линия, резюме содержит краткий обзор цели и содержания записки.Читатель использует его как для быстрого первого чтения, так и для последующих быстрых обзоров.
  5. Используйте функции форматирования, такие как заголовки, чтобы обозначить структуру и направить читателей к информации, которую они ищут. Заголовки содержат описание заметки, позволяя читателю быстро увидеть основные темы или пункты и найти их в заметке. Сделайте заголовки параллельными друг другу и как можно более конкретными. Другие функции формата, которые сигнализируют о структуре и ориентируют читателей, включают короткие абзацы и блоки текста, списки, выделенные отступами, числами или маркерами, или щедрое использование пустого пространства, чтобы направлять взгляд.

СТАНДАРТ MEMO HEADING

Хотя формат заметки может варьироваться от одной организации к другой, стандартный заголовок состоит из серии четко обозначенных строк, которые передают ключевую информацию о содержании заметки и ее распространении. Ниже приведены стандартные элементы заголовка заметки:

Дата: Дата распространения памятки

Кому: Человек (а), которому он адресован в первую очередь

(иногда с названием должности)

cc: Фамилия (-и) кого-либо еще, кто получает копию

(иногда с названием должности)

От: Имя автора, обычно сопровождаемое его / ее

рукописных инициалов (иногда с названием должности)

Тема: или Re: Краткое изложение темы записки

,

Как написать понятную деловую записку

Урок 10: Как написать понятную деловую записку

/ ru / деловое общение / как написать эффективный бизнес электронная почта / контент /

Как написать понятную деловую записку

Если вам необходимо сообщить коллегам важную информацию или сделать объявление на рабочем месте, служебная записка может стать идеальным способом обращения к определенной аудитории в формальном контексте.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как написать деловую заметку.

Основы деловой записки

. Хотя деловые заметки и электронные письма на первый взгляд могут выглядеть одинаково, заметка имеет некоторые ключевые отличия. Записки обычно более формальны, чем электронные письма, и часто используются, когда вам нужно придать вашему сообщению более официальный вид. Они также могут быть распечатаны и распространены там, где это сообщение будет иметь наибольшее влияние.

Записки

могут быть адресованы одному человеку или группе, поэтому адаптирует ваше сообщение с учетом интересов вашей аудитории.Как и в любом деловом документе, всегда оставайтесь профессиональным и вежливым, даже если вам приходится обращаться к отрицательной теме. Официальная записка - это не место, где можно критиковать кого-то, поэтому сосредоточьтесь на фактах и ​​конструктивных планах на будущее.

Написание деловой записки
Деловые заметки

обычно начинаются с раздела заголовка , в котором перечислены получатели и другие сведения в следующем формате:

  • До : укажите имя и должность каждого получателя (например, Миранда Лоусон, директор по маркетингу).Однако если вы обращаетесь к назначенной группе, просто укажите название группы (например, «Бухгалтерия»).
  • от : укажите свое имя и должность.
  • Дата : запишите полную дату (например, 30 июня 2017 г.).
  • Тема : Сделайте тему краткой и описательной.

Большинство деловых записок пропускают приветствие (например, «Привет, мисс Лоусон») и сразу переходят к основному тексту. Всякий раз, когда вы начинаете абзац в заметке, всегда ставьте основной пункт этого абзаца первым, так как это делает ваше письмо прямым и легким для понимания.

Как правило, заметки не включают прощание (например, «С уважением, Тоня»), но это может быть уместно в зависимости от вашего сообщения или стиля вашей компании. Если вы включаете прощание, сделайте это кратким.

Редакция

Как обсуждалось на уроке Business Writing Essentials, пересмотр жизненно важен для любого качественного документа. Перечитайте ваши записи до , вырезайте ненужных материалов, уточняйте ваших основных пунктов и вычитайте за грамматические и фактические ошибки.И прежде чем отправлять свои заметки своей аудитории, рассмотрите возможность получения отзыва от коллеги, чтобы убедиться, что ваше сообщение эффективно и профессионально.

Примеры деловых записок

Давайте рассмотрим несколько деловых заметок, чтобы увидеть этот урок в действии. Начнем с примера плохо написанной записки.

Пример выше не приемлем. Тело неясное и бессвязное, сюжетной линии нет, а главное в каждом абзаце сложно найти.Само сообщение также невероятно непрофессионально, особенно потому, что оно зовет одного человека негативным образом.

Теперь давайте посмотрим на более сильный пример.

Это намного лучше! Тело сжато и ясно, а главное - первое предложение в каждом абзаце. Существует также сильная тема, и сообщение остается профессиональным, несмотря на то, что делится негативными новостями.

Независимо от того, детализируете ли вы новое изменение политики или обновите информацию о новой процедуре, деловые заметки являются мощным способом распространения информации среди ваших коллег.По мере того как вы будете практиковаться и учиться, ваши заметки станут более эффективными и отточенными.

/ ru / business-communication / how-to-format-a-business-document / content /

,

Как написать памятку своему боссу ▷ Legit.ng

Что такое памятка и зачем вашему боссу нужно получать ее от вас? Ну, это документ, который предоставляет много информации в очень краткой форме, если он правильно составлен. Теперь мы узнаем, как составить хорошую записку, которую можно передать боссу.

How to write a memo to your boss

Что такое памятка?

Меморандум (для краткости, памятка) является официальным типом документа, который используется внутри компании для информации.Он используется для передачи определенной части информации группе сотрудников или одному человеку. Его главная полезность и цель заключается в его краткости и ясности.

How to write a memo to your boss

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как написать резюме в Нигерии

Нет точных правил написания заметок, но есть определенные критерии качества заметки и ряд типичных особенностей заметки. Например, вы можете создать заметку, которая занимает только одну страницу или документ, который состоит из нескольких страниц.

Однако, если вы пишете это для своего босса, вы должны быть уверены, что у него или нее есть время и интерес, чтобы прочитать несколько страниц.В лучшем случае вы должны быть максимально точными и избавить своего руководителя от ненужного чтения.

Поскольку заметки являются внутренним средством связи, внутри каждой компании могут быть нормы относительно размера и способов форматирования заметок. В случае, если их нет, вы должны использовать общие правила, которые будут перечислены ниже.

Основные характеристики хорошей памятки боссу

How to write a memo to your boss
  • Записка, предназначенная для вашего босса, коротка и ясна. В нем вы не отдает ненужных деталей, которые не имеют значения.Напротив, вы удаляете все, что не имеет смысла, до того, как ваша записка попадет к ее адресату.
  • Записка, которую вы собираетесь передать своему боссу, относится к темам, которые интересны боссу или находятся в сфере его компетенции. , То есть, если вы менеджер по продажам, вы можете написать памятку о снижении эффективности отдела продаж. Тем не менее, вы никогда не должны беспокоить своего босса чем-то вроде «уборщик перемещает цветочные горшки и размещает их в неправильном порядке»
  • Памятка боссу также должна содержать ваши идеи о том, что делать с проблемой, которая требует от босса ' внимание.Сконцентрируйтесь на уникальных выходах и вещах, которые никогда не пробовали до
  • Хорошая памятка боссу также должна содержать описание целей, которые вы хотите достичь с помощью своей стратегии, и шагов, которые приведут к этой цели. Должно быть очевидно, что цель достижима
  • Наконец, наиболее правильно составленная памятка боссу также будет содержать некоторую информацию о возможных рисках и точных действиях, которые вы хотите видеть от своего босса, которые необходимы прямо сейчас
How to write a memo to your boss

Теперь, когда вы уже знаете, что должно быть в хорошей записке для босса, у вас должно быть достаточно четкое представление о том, как написать памятку.Как правило, люди приходят в полное недоумение, когда дело доходит до таких официальных документов, и им очень сложно придумать хотя бы пару предложений.

Самую простую заметку можно написать даже от руки, и в ее составлении нет ничего сложного. Ниже вы найдете несколько шагов, которые помогут вам составить хорошую заметку за считанные минуты.

Шаги для составления памятки боссу

How to write a memo to your boss
  • Шаг № 1: Начните с заголовка. Тип ввода слова «меморандум», все заглавные буквы, в верхнем левом углу страницы.Если вы используете компьютер, введите слово, выделенное жирным шрифтом. Если ты пишешь, просто проясни письма.
  • Шаг № 2: Установите двойной интервал и введите или напишите адресат меморандума в следующей строке. Обращайтесь к человеку формально, используя все его или ее названия и полное имя. Это будет выглядеть так: «Кому: Исполнительный директор…»
  • Шаг № 3: Добавить получателей, если они есть. Следующая строка будет выглядеть так: «CC: Emily Smith», что означает «Копия вежливости». Это человек, к которому вы обращаетесь не напрямую, а тот, кого также следует проинформировать.
How to write a memo to your boss
  • Шаг № 4: Подпишите меморандум. Это будет следующая строка, похожая на: «ОТ: Джеримиа Браун». Вы тоже формальный человек в этой ситуации, поэтому не забывайте свой титул.
  • Шаг № 5: В пятой строке, после того как все адресаты и отправители названы, пришло время установить дату. Это будет выглядеть так: «ДАТА: 7 сентября 2018 года».
  • Шаг № 6: Наконец, вы приближаетесь к сути вашей заметки и ее теме. Продолжайте писать в том же столбце, под всеми предыдущими строками.«ПРЕДМЕТ: Вопросы подчинения в офисе». Тема должна быть короткой, но передавать как можно больше информации.
  • Шаг № 7: Если хотите, вы можете добавить строку, которая будет отделять заголовок (который включает в себя все вышеупомянутые строки) от текста, в котором вы собираетесь описать проблему для своего босса.
How to write a memo to your boss
  • Шаг № 8: Теперь вам нужно начать писать о проблеме, и прежде чем начать, вы должны подумать о тех, кто ее прочитает. Это поможет вам выбрать правильные слова, которые никого не оскорбят, или раскрыть то, что не все сотрудники должны знать.
  • Шаг № 9: приступайте к объяснению проблемы без особых приветствий или около того. Помните о том, чтобы быть лаконичным и избегать действительно ненужных деталей, таких как цвета костюмов, погода и другие вещи, которые не имеют отношения к делу. История должна начинаться с проблемы, описанной не более чем в одном абзаце.
  • Шаг № 10: Укажите контекст, который поможет вашему адресату понять проблему. Например, вы говорите о проблемах подчинения и приводите пример точной ситуации, когда сотрудники не соблюдают правила подчинения.Укажите контекст, который сделает ваше утверждение сильнее. Например, в офисе может быть повторяющаяся ситуация, когда люди слишком смело ведут себя со своим руководителем.
  • Шаг № 11: В следующем параграфе изложите свои предложения по этому вопросу. Назовите преимущества, которые компания может получить от предложенных вами шагов, и проблемы, которые могут возникнуть в результате отказа от действий. Также предложите, что читатель, т. Е. Ваш босс должен делать в этой ситуации.
How to write a memo to your boss
  • Шаг № 12: Подведите итоги с теплым и вежливым резюме.Например, вы можете написать что-то вроде: «Я был бы рад обсудить эту ситуацию с вами в любое удобное для вас время», или что-то вроде этого. Не забывайте о своих наилучших пожеланиях и наилучших пожеланиях, о том, что вы «искренне свои» и так далее. Пара предложений подойдет.

Как правильно написать памятку начальнику

How to write a memo to your boss

Если вы занимаетесь почерком, вам лучше выбрать чистую белую бумагу и сделать свой почерк как можно более отличительным.Вашему боссу не понравится неловко писать рукописные строки, независимо от того, насколько они важны.

Если вы печатаете заметку на компьютере, используйте правильное форматирование, которое сделает документ легким для чтения и приятным для просмотра. Используйте хороший четкий шрифт, который легко читается: Times New Roman, Calibri или Arial. Дайте страницам правильные поля. Они могут быть полезны для замечаний и замечаний вашего босса. Отдельные абзацы с двойным межстрочным интервалом.

Убедитесь, что вы выполняете корректуру после завершения написания.Не должно быть ошибок в грамматике, пунктуации или содержании. Убедитесь, что все имена написаны правильно. Удалите все, что неуместно в вашей заметке, все ненужные детали и бесполезные объяснения.

После распечатки памятки подпишите ее рукой. Хотя для подписи нет отдельной строки, вы можете и должны подписать ее внизу или рядом с вашим именем в заголовке. Он покажет, что вы видели заметку и одобряете все, что в ней написано.

How to write a memo to your boss

Теперь вы можете доставить памятку по своему усмотрению. Также можно отправлять заметки по электронной почте. В этом случае вам необходимо сохранить документ в формате PDF и прикрепить его к основной части письма.

Читайте также: Как написать письмо с извинениями вашему боссу за опоздание?

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *