Вторник , 5 Май 2020

Документы связанные с работой перечень – ,

Содержание

Какие документы может запросить работник

 

 

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя в течение трех рабочих дней выдавать работнику документы, связанные с работой, если работник письменно об этом попросил. Казалось бы, все просто. Но на практике работодатели сталкиваются с множеством вопросов, ответы на которые закон не дает.

Опираясь на судебные решения, постараемся ответить на эти вопросы.

КАК ЗАПРАШИВАТЬ ДОКУМЕНТЫ

Только письменный запрос (заявление работника) является основанием для выдачи документов, связанных с работой. И это заявление играет огромную роль. Во-первых, от даты получения заявления начнется отсчет трех рабочих дней, в течение которых нужно выдать документ. Во-вторых, только из заявления мы узнаем, какие именно документы просит работник. В-третьих, опираясь на заявление, можно дать мотивированный отказ в выдаче документов, которые не относятся непосредственно к работе.

Если письменного запроса не было, а была только устная просьба работника, работодатель может ее проигнорировать. Суды не считают это нарушением[1].

Работник пишет заявление в свободной форме на имя руководителя организации (пример 1). Обязательно указывает, какие именно документы он просит выдать. Если сам прийти за документами в нужный срок работник не сможет, в заявлении он может указать, по какому адресу их можно отправить по почте.

Заявление желательно зарегистрировать. Это позволяет зафиксировать именно дату получения, ведь на деле дата написания заявления не всегда совпадает с датой получения этого заявления работодателем.

Запросить документы, связанные с работой, может не только действующий или увольняющийся работник, но и бывший. При этом не играет никакой роли, как давно он был уволен[2].

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НЕ ВПРАВЕ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК

Статья 62 ТК РФ дает работнику право требовать не любые документы организации, а только те, которые связаны конкретно с ним, с его трудовой деятельностью. В качестве примера в данной статье перечислим некоторые виды справок и приказов по личному составу. Но этот список открытый, законодатели оставили возможность запрашивать и другие документы. И эта неопределенность часто приводит к конфликтам.

Например, некоторые работники запрашивают копии штатных расписаний, локальных нормативных актов, инструкций, протоколов. Нужно ли их выдавать? По какому критерию определять, связан ли данный документ с работой конкретного работника? Ответа в законе нет, поэтому работодателям приходится решать это самостоятельно, на свой страх и риск.

Локальные нормативные акты

По мнению судей, локальные нормативные акты не относятся к документам, связанным с работой конкретного работника. Суды подтверждают, что работодатель не обязан выдавать копии локальных актов, с которыми работник должным образом был ознакомлен в период работы[3].

Штатное расписание, должностные инструкции

Суды считают, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставлять только те документы, которые содержат персональные данные работника, сделавшего запрос[4].

Соответственно, если документ такие данные не содержит и не описывает конкретную трудовую функцию работника, то и выдавать его по запросу работника не обязательно.

Приказы для подразделения, нормативные акты министерств

Письменные распоряжения организации, касающиеся структурных подразделений в целом, работодатель также не обязан выдавать по запросу работника. К такому выводу пришли сразу несколько судов[5].

Также работодатель не обязан знакомить работников с нормативными документами министерств и ведомств и предоставлять их копии. Даже если на основании нормативного акта работодатель разрабатывает систему оплаты труда работников, в копии документа можно правомерно отказать, ведь его составляла не компания[6].

Формы первичных учетных бухгалтерских документов также не являются документами, связанными с работой[7].

Документы с конфиденциальной информацией

Если у работника нет доступа к конфиденциальной информации, то в выдаче копий документов, содержащих эти сведения, можно отказать[8].

Ставропольский краевой суд[9] попробовал обобщить законные причины не выдавать работникам копии документов.

Так, основанием для отказа выдать копию может служить наличие в документе информации, которая относится к государственной, коммерческой или служебной тайне, или наличие сведений конфиденциального характера о третьих лицах, в том числе о других работниках. К таким документам суд отнес копии материалов инвентаризации, договоров о полной коллективной материальной ответственности.

Графики отпусков, табели учета рабочего времени также содержат информацию о других работниках организации. Поэтому работодатель вправе отказать работнику в выдаче копий этих документов[10].

КАК ОФОРМЛЯЮТСЯ СПРАВКИ

Работникам могут понадобиться различные справки. Некоторые из них имеют установленную форму, другие составляются произвольно. Расскажем о самых распространенных.

Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ)

Форма этой справки утверждена Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected] С февраля 2018 г. в нее внесены некоторые изменения[11], главные из которых:

• из раздела 2 исчезло поле, где нужно было указывать адрес физического лица, которое получило доход;

• из раздела 4 удалены инвестиционные вычеты;

• для реорганизованных организаций добавлены дополнительные поля (форма реорганизации (ликвидации), ИНН/КПП реорганизованной организации).

Эту правку готовит бухгалтер, так как в ней указываются сведения об источнике дохода, заработной плате и удержанных налогах.

Справка о занимаемой должности и зарплате

Эту справку запрашивают для оформления визы, получения субсидии, оформления опекунства или усыновления.

Нужна она и для военкомата при первоначальной постановке на воинский учет.

Справка не имеет жесткой формы, но конкретные требования к содержанию и форме документа может установить орган, для которого данная справка запрашивается (пример 2).

Оформляют справку обычно на фирменном бланке. Чтобы она имела юридическую силу, ее должен подписать руководитель организации или уполномоченный работник. Если справка содержит информацию о заработной плате либо иные сведения финансового характера, то нужна также подпись главного бухгалтера. Подписи должностных лиц заверяют печатью организации (при ее наличии).

Полномочия подписывать справки должны быть указаны либо в приказе о распределении обязанностей, либо в доверенности (ст. 8, 57 ТК РФ, ст. 185 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ)). В спорных ситуациях может потребоваться документ, дающий право подписи лицу, подписавшему справку вместо руководителя организации.

Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы

Эту справку может затребовать уволенный работник, который хочет встать на учет в центр занятости.

Рекомендованная форма справки приведена в письме Минтруда России от 15.08.2016 № 16-5/В-421. При этом ведомство разъясняет, что орган занятости обязан принять справку в произвольной форме, если она содержит все сведения, необходимые, чтобы определить размер и сроки выплаты пособия по безработице.

Как правило, эту справку готовит бухгалтер, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Печать ставится при ее наличии.

Справка о стаже работы в организации

Справку запрашивают, когда нужно подтвердить, что работник трудился у работодателя в течение определенного времени. Составляется в произвольной форме на фирменном бланке.

Сначала выясните, для чего работник запрашивает справку — от этого будет зависеть объем содержащихся в ней сведений. Уточните, указывать ли периоды работы по всем должностям, которые занимал работник, или достаточно общего трудового стажа в организации, нужны ли ссылки на приказы о приеме и увольнении и т. п.

Справка о неполучении пособия по уходу за ребенком

Получать ежемесячное пособие по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет может один из родителей или другое лицо, фактически осуществляющее уход. Поэтому родитель, который не будет получать пособие и использовать отпуск по уходу за ребенком, должен взять об этом справку.

Форму справки закон не устанавливает. Ее составляют в произвольном виде, подписывают руководитель компании и главный бухгалтер.

Справка о характере и условиях труда по основному месту работы

Если работник хочет трудиться по совместительству у другого работодателя, но там условия труда вредные или опасные, он должен представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Это связано с тем, что нельзя работать по совместительству на вредном производстве, если основная работа связана с такими же условиями.

Справку оформляют в произвольном виде. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное лицо.


[1] Решение Советского районного суда г. Липецка от 25.01.2018 по делу № 2-849/2018г.

[2] Определение Московского городского суда от 08.09.2011 по делу № 33-28750.

[3] Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 16.01.2018 по делу № 33-418/2018.

[4] Апелляционное определение Приморского краевого суда от 12.12.2017 по делу № 33-12403/2017.

[5] Апелляционные определения Волгоградского областного суда от 19.12.2014 по делу № 33-374/2015, Свердловского областного суда от 17.01.2017 по делу № 33-663/2017.

[6] Апелляционное определение Свердловского областного суда от 10.03.2015 по делу № 33-3588/2015.

[7] Решение Арзамасского городского суда Нижегородской области от 22.01.2018 по делу № 2-164/2018 (2-3058/2017;) ~ М-2788/2017.

[8] Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 22.11.2016 № 33-9138/2016.

[9] Апелляционное определение от 02.10.2015 по делу № 33-6746/2015.

[10] Апелляционные определения Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 14.10.2015 по делу № 33-3515/15, Магаданского областного суда от 25.02.2015 по делу № 2-5237/2014, 33-159/2015.

[11] Приказ ФНС России от 17.01.2018 № ММВ-7-11/[email protected]

А. Н. Славинская,
специалист по кадрам, преподаватель по кадровому делопроизводству УЦ «Эксперт»

www.profiz.ru

Статья 62 ТК РФ. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

Новая редакция Ст. 62 ТК РФ

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Части вторая и третья утратили силу.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Комментарий к Статье 62 ТК РФ

В случае если работник потребует (путем подачи письменного заявления) у работодателя копии документов, связанных с работой, работодатель обязан выдать их специалисту не позднее трех дней со дня получения такого запроса (в форме заявления). Об этом говорится в статье 62 Трудового кодекса РФ.

Другой комментарий к Ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации

1. Законодатель не связывает обязанность работодателя выдать работнику копии документов, связанных с работой, с действительной нуждаемостью работника в таких копиях; поэтому требования работодателя к работнику представить соответствующие запросы или ходатайства от третьих лиц являются незаконными. Достаточно письменного заявления работника с указанием перечня копий документов, выдачи которых он требует. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

2. Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, регламентируется Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан". Как следует из Указа, работодатели выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих работодателей, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках работодателя.

В таком же порядке работодатели могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится у работодателя.

Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, партийного, профсоюзного, военного билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

3. Статья 62 ТК РФ устанавливает примерный перечень документов, копии которых работодатель обязан выдать работнику; единственным легальным ограничителем этого перечня является указание на то, что документы должны быть связаны с работой данного работника. Однако возникает вопрос, имеет ли работодатель возможность отказать в предоставлении копии определенного документа (документов), а если имеет, то по каким основаниям?

С учетом упомянутых выше нормативных актов работодатель может отказать в выдаче копий документа, если:

в силу действующего законодательства с определенных документов запрещается снятие копий;

документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления;

документ содержит информацию, составляющую государственную, коммерческую или служебную тайну;

документ содержит информацию конфиденциального характера, касающуюся третьих лиц, в том числе других работников.

4. Как следует из ч. 1 ст. 62 ТК, работодатель обязан выдать требуемые копии не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления. Тем самым уточняется содержание данного правила, устанавливаемого ст. 62 в прежней редакции, где говорилось о трех днях.

5. Обязанность выдать работнику копии документов, связанные с работой, сформулирована в законе и, следовательно, является внедоговорной публично-правовой обязанностью. Соответственно, виновное неисполнение работодателем этой обязанности служит основанием для привлечения его к публично-правовой (административной) ответственности (ст. 5.27 КоАП), вне зависимости от того, имелось ли об этом волеизъявление (заявление, жалоба) работника.

6. Об обязанности работодателя выдать работнику трудовую книжку и копии документов, связанных с работой, при увольнении работника см. ст. 84.1 ТК РФ и комментарий к ней.

tkodeksrf.ru

Документы, предоставляемые работнику работодателем - Все о кадрах

Как в течение работы, так и после увольнения работнику может понадобиться документ, подтверждающий тот или иной факт его трудовой деятельности. И работодатель независимо от причины такого запроса обязан предоставить работнику запрашиваемые им документы: копии приказов, справки, выписки и т. д. В статье рассмотрим, какие же документы или их копии выдаются работнику, в какие сроки и как оформляются.

Перечень предоставляемых документов

Прежде всего отметим, что документы, выдаваемые работнику, должны быть связаны с его работой. Некоторые из них прямо названы в Трудовом кодексе и иных федеральных законах. При этом одни из них выдаются по заявлению работника, а другие в силу закона. Рассмотрим, выдача каких документов установлена законами.

1. Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора, подписанный сторонами, передается работнику, другой хранится у работодателя. Работнику также передаются все экземпляры подписанных дополнительных соглашений к трудовому договору и ученический договор (ст. 200 ТК РФ).

2. Копии документов, связанных с работой (ст. 62, 84.1 ТК РФ). К ним согласно ст. 62 ТК РФ относятся:

2.1. Копии:

— приказа о приеме на работу;

— приказов о переводах на другую работу;

— приказа об увольнении с работы.

2.2. Выписки из трудовой книжки.

2.3. Справки:

— о заработной плате;

— о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;

— о периоде работы у данного работодателя.

2.4. Другие документы.

3. Расчетные листки (ст. 136 ТК РФ).

4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), — предоставляется одновременно с расчетным листком (ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).

5. Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (ст. 230 НК РФ).

6. Справка о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» (далее — Закон N 1032-1)).

7. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. 4.1, 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

8. Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже (Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Обратите внимание! Работодатель не может отказать в выдаче копий, выписок или справок работнику, который уже уволился из организации. Отказавший в этом работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

А теперь рассмотрим более подробно, каким образом оформляются копии, выписки из документов и справки и в какие сроки работодатель должен их предоставить работнику.

Копии документов

В статье 62 ТК РФ перечислены всего лишь три документа, копии с которых работник может запросить: приказы о приеме на работу, о переводе и об увольнении. Однако перечень этот открыт, поскольку в течение трудовой деятельности могут быть оформлены не только указанные приказы, но и, например, приказы о наложении дисциплинарного взыскания или поощрении, о предоставлении отпуска или отзыве из него, о поручении дополнительной работы, о привлечении к работе в выходные, а также приказы, связанные с аттестацией работника. Часто работники просят копию трудовой книжки.

Напомним, что копии документов, связанных с работой, выдаются работнику на основании его письменного заявления, которое пишется в произвольной форме. Срок выдачи запрашиваемых копий не может составлять более трех рабочих дней. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Обратите внимание! В силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом заверенную копию приказа об увольнении в последний день работы. Такое требование работник может заявить устно.

Копия — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Юридическую силу имеют копии, заверенные надлежащим образом. В определенных случаях копии должны быть заверены нотариально.

Порядок выдачи и освидетельствования копий, выдаваемых работодателем работнику, определен Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствована предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ N 9779-Х). Кроме этого, можно руководствоваться ГОСТ N 51141-98, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 (далее — Рекомендации) и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В соответствии с Указом N 9779-Х государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся граждан.

К сведению. В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Право на заверение копий учреждения имеет руководитель организации или уполномоченное им лицо — работник кадровой службы, юрист, бухгалтер, секретарь, руководитель подразделения и др. Полномочия по заверению копий работниками (кроме руководителя) можно установить в локальном акте учреждения, например инструкции по делопроизводству.

Согласно Рекомендациям и Указу N 9779-Х запись о верности копии — соответствии подлиннику документа осуществляется на свободном месте под текстом и включает в себя: указание о месте нахождения подлинника документа; слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать организации (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Слово «Верно» обычно заменяют словами «Копия верна», что не является ошибкой. Запись может выглядеть следующим образом:

Копия верна.
Специалист отдела кадровГалкинаМ. Н. Галкина
25.12.2014МП
Подлинник документа находится в деле N 25/к за 2013 год.

Если документ, с которого снимаются копии, содержит несколько листов, существует два варианта заверения: или заверить каждый лист, или прошить и пронумеровать все листы и скрепить последний лист заверительной надписью с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.

Отметим, что не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, а также составляющих государственную или служебную тайну или содержащих персональные данные других работников.

Что касается печати, может возникнуть вопрос о том, какой печатью заверять копии документов. В соответствии с Рекомендациями в учреждении может быть несколько печатей: печать организации, печать для договоров, печать структурных подразделений, отдельная печать для копий и т. д. Поэтому в локальном акте учреждения по делопроизводству следует предусмотреть, какой печатью заверяют тот или иной документ. Документы, связанные с трудовой деятельностью работников, как правило, заверяются печатью отдела кадров.

Отдельно рассмотрим заверение копии трудовой книжки. Ее выдача помимо Трудового кодекса установлена п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила ведения трудовых книжек), согласно которому по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Специальный порядок заверения для копий или выписок из трудовой книжки не установлен, поэтому применяется порядок, аналогичный предусмотренному Указом N 9779-Х и Рекомендациями. Таким образом, рекомендуем делать на отдельном листе копию с одного разворота трудовой книжки и заверять каждый лист под текстом. На последнем развороте копии, кроме заверительной записи снизу, в сам текст трудовой книжки вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время. Приведем образец.

 

N записиДатаСведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
ЧислоМесяцГод
1234
Муниципальное учреждение
Здравоохранения «Поликлиника N 2»
(МУЗ «Поликлиника N 2»)
0511102010Принята на должностьПриказ
Врача-терапевта.От 05.11.2010 N 12/к
Работает по настоящее время.
25.12.2013
Специалист отдела кадров
Галкина М. Н. Галкина
МП

 

Часто у работодателей возникает вопрос, обязаны ли они выдавать работнику копии таких документов, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание. Ясность в этот вопрос до сих пор не внесена, разрешается он, как правило, в судебном порядке. Оптимальным вариантом для работодателя будет выдача выписки из запрашиваемого работником локального акта.

В любом случае нужно помнить, что выдача работнику персональных сведений других сотрудников недопустима (ст. 88 ТК РФ). Если работник попросит выдать ему копию, например штатного расписания, работодатель не может это сделать, поскольку в расписании указываются оклады других работников и пр. Также нельзя выдавать копии документов, содержащих сведения, составляющие государственную или служебную тайну.

Выписки из документов

Итак, работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему не копию, а выписку из документа — из трудовой книжки, приказа, штатного расписания и т. д.

Выписка — это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу.

Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.

Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью. Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела «Сведения о работе», а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе «Сведения о награждении». В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время..

Справки и другие документы

Справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца. После расторжения трудового договора работник может обратиться в службу занятости для получения пособия по безработице. Для постановки на учет он должен представить в том числе справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона N 1032-1). Такую справку работодатель выдает не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему работника. Поскольку форма такой справки на федеральном уровне не утверждена, работодатель может ее заполнить по форме, утвержденной органами государственной власти субъектов РФ и используемой в работе территориальных органов службы занятости. Если же и такая форма не установлена, то справка может быть составлена в произвольной форме с указанием сведений о среднем заработке.

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой. Данная справка необходима работнику для расчета пособия по временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, периодов освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ. Форма справки и порядок ее выдачи установлены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 N 182н. Согласно данному порядку выдача справки осуществляется в день прекращения работы по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня получения работодателем заявления.

При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы работодатель направляет по адресу места жительства работника уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте. В случае согласия на отправление справки по почте работник должен уведомить об этом работодателя.

Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. В соответствии со ст. 230 НК РФ работодатель выдает работникам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. На практике такие справки выдаются работникам при увольнении и без заявления, однако такая обязанность работодателя ни ТК РФ, ни другими законами не установлена.

Копия сведений, направляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета. Такие сведения должны выдаваться работникам одновременно с подачей таких сведений в отделение ПФР — не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, которым признается первый квартал (полугодие, девять месяцев, календарный год).

А копия сведений персонифицированного учета для установления пенсии и копия сведений о работнике и его трудовом стаже за период до регистрации в системе пенсионного страхования выдаются работникам в течение недели с даты приема таких сведений по установленным формам отделением ПФР.

При этом сведения персонифицированного учета и о трудовом стаже выдаются по заявлению работника о выходе на трудовую пенсию в течение 10 календарных дней со дня подачи заявления.

Предоставляются такие сведения также в день увольнения работника или прекращения гражданско-правового договора, если с вознаграждения по нему отчислялись страховые взносы. В данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений.

Документ, который содержит сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица, копия которого предоставляется работнику, составляется по форме СЗВ-6-1, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192.

В заключение

Помимо перечисленных в статье документов работники могут запрашивать и другие, например различные справки для предоставления по месту требования, характеристики. В любом случае, если работодатель не предоставит работнику документ, связанный с его трудовой деятельностью (особенно если его выдача предусмотрена законодательством), возможно привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. А если будет обнаружено аналогичное правонарушение — документы не выданы сначала одному работнику и работодатель привлечен к ответственности, а потом другому работнику — то руководитель организации может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех (Постановление Пленума ВС РФ от 24.03.2005 N 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»).

Также рекомендуем работодателю подстраховаться и отмечать факт получения работником документов письменно, то есть выдавать их под роспись работника. Если документы запрашивались путем подачи заявления, отметку в получении можно сделать на нем же, если без заявления — в специальном журнале.

info-personal.ru

ст. 62 ТК РФ с комментариями 2018

Полный текст ст. 62 ТК РФ с комментариями. Новая действующая редакция с дополнениями на 2019 год. Консультации юристов по статье 62 ТК РФ.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Часть утратила силу с 6 октября 2006 года - Федеральный закон от 30 июня 2006 года N 90-ФЗ.

Часть утратила силу с 6 октября 2006 года - Федеральный закон от 30 июня 2006 года N 90-ФЗ.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Комментарий к статье 62 ТК РФ

1. Статьей 62 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя выдать работнику по письменному заявлению последнего трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), а также копии документов, связанных с работой.

Право работника, предусмотренное комментируемой статьей, распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о его трудовой деятельности у данного работодателя.

Ранее КЗоТ 1971 года устанавливал обязанность работодателя выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (ст. 39) и справку о работе в соответствующей организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы (ст. 40).

В комментируемой статье содержится перечень документов, связанных с работой, копии которых подлежат выдаче. Это, например, копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате.

Федеральным законом от 30 июня 2006 года N 90-ФЗ этот перечень был дополнен справкой о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. Право на получение указанного документа обусловлено правом работника беспрепятственно получать от работодателя информацию о начислении страховых взносов и осуществлять контроль за их перечислением в бюджет Пенсионного фонда России, предусмотренным ст. 15 ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в РФ".

О необходимости получения копий документов или справок, выписок работник сообщает работодателю в форме письменного заявления.

Требований к содержанию такого заявления трудовое законодательство не содержит. Вместе с тем в заявлении работнику следует указать конкретные виды документов, копии которых ему необходимо выдать, а также обосновать соответствующее требование ссылкой на ст. 62 ТК РФ.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

В п.1 Указа Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 года N 9779-10 "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

Копии документов заверяются в соответствии с нормами ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Срок, в течение которого работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов, не может превышать трех дней со дня подачи соответствующего заявления.

Помимо копий документов работодатель в течение трех рабочих дней обязан выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения).

Данное положение введено в комментируемую статью Федеральным законом от 21 июля 2014 года N 216-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов "О страховых пенсиях" и "О накопительной пенсии". В соответствии с этим же Федеральным законом комментируемая статья дополнена ч.4, которая возлагает на работника обязанность не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

2. В случае неисполнения обязанности, предусмотренной ст. 62 ТК РФ, работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ.

В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Задержка работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника на основании ст. 234 ТК РФ могут быть расценены как лишение работника возможности трудиться и, как следствие, утраты возможного заработка.

Обязанность работодателя выдать по требованию работника копии тех или иных документов предусмотрена также другими статьями ТК РФ.

Так, например, в соответствии с ч.2 ст. 68 ТК РФ по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу.

В целях исключения ответственности работодателя за неисполнение обязанности, предусмотренной ст. 62 ТК РФ, по вине работника, например, в связи с его отсутствием или отказом от получения копий документов, работодателю следует направить работнику уведомление о необходимости явиться либо дать согласие на отправление их по почте.

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику копий документов, связанных с работой.

Другой комментарий к ст. 62 ТК РФ

1. Законодатель не связывает обязанность работодателя выдать работнику копии документов, связанных с работой, с действительной нуждаемостью работника в таких копиях. Поэтому требования работодателя к работнику представить соответствующие запросы или ходатайства от третьих лиц являются незаконными. Достаточно письменного заявления работника с указанием перечня копий документов, выдачи которых он требует. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.

2. Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, регламентируется Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан". Копии документов выдаются на бланках работодателя.

В таком же порядке работодатели могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится у работодателя.

Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, партийного, профсоюзного, военного билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

3. Комментируемая статья устанавливает примерный перечень документов, копии которых работодатель обязан выдать работнику; единственным легальным ограничителем этого перечня является указание на то, что документы должны быть связаны с работой данного работника. Возникает вопрос: имеет ли работодатель возможность отказать в предоставлении копии определенного документа (документов), а если имеет, то по каким основаниям?

С учетом упомянутых выше нормативных актов работодатель может отказать в выдаче копий документа, если:

в силу действующего законодательства с определенных документов запрещается снятие копий;

документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления;

документ содержит информацию, составляющую государственную, коммерческую или служебную тайну;

документ содержит информацию конфиденциального характера, касающуюся третьих лиц, в том числе других работников.

4. Как следует из ч. 1 комментируемой статьи, работодатель обязан выдать требуемые копии не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления. При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа (см. ст. 312.1 ТК и комментарий к ней).

5. Обязанность выдать работнику копии документов, связанных с работой, сформулирована в законе и, следовательно, является внедоговорной публично-правовой обязанностью. Виновное неисполнение работодателем этой обязанности служит основанием для привлечения его к публично-правовой (административной) ответственности (ст. 5.27 КоАП с комментариями) вне зависимости от того, имелось ли об этом волеизъявление (заявление, жалоба) работника.

6. Об обязанности работодателя выдать работнику трудовую книжку и копии документов, связанных с работой, при увольнении работника см. ст. 84.1 ТК и комментарий к ней.

Консультации и комментарии юристов по законодательной системе РФ

Если у вас остались вопросы по законодательству РФ и вы хотите быть уверены в актуальности представленной информации, вы можете проконсультироваться у юристов нашего сайта.

Задать вопрос можно по телефону или на сайте. Первичные консультации проводятся бесплатно с 9:00 до 21:00 ежедневно по Московскому времени. Вопросы, полученные с 21:00 до 9:00, будут обработаны на следующий день.

otkrf.ru

Документы, связанные с работой. Когда компания может отказать работнику в их выдаче

Обязан ли работодатель предоставить работнику документы о финансовой деятельности компании Может ли работник требовать одни и те же документы несколько раз Как быть, если запрашиваемый документ содержит конфиденциальную информацию

Даже такая, казалось бы безобидная, процедура, как выдача документов, связанных с работой, может стать в руках недобросовестного работника инструментом давления на работодателя. Поскольку законодательство не регламентирует конкретный перечень документов, работник может потребовать предоставить ему обширный пакет бумаг, которые, так или иначе, относятся к его трудовой деятельности. Причем подготовка требуемого количества копий иногда в буквальном смысле может парализовать работу целого отдела. Отметим, что подобным образом работник может пытаться завладеть и конфиденциальной информацией, доступ к которой ограничен. Противостоять недобросовестным действиям работника вполне реально. Судебная практика исходит из следующих принципов. Во-первых, запрашиваемые документы должны быть действительно связаны с работой работника, а не просто относится к внутренней деятельности компании. Во-вторых, если запрашиваемый документ содержит конфиденциальную информацию (в частности персональные данные других работников), то работодатель вправе ограничиться лишь выпиской из этого документа. Отметим, что в случае затребования работником документов, связанных с совершением дисциплинарного проступка, работодатель вправе отказать в их предоставлении, поскольку Трудовым кодексом РФ предусмотрена обязанность ознакомления только с приказом о привлечении к дисциплинарной ответственности. А вот отказ предоставить служебную характеристику, скорее всего, будет расценен как незаконный. Суды считают, что данный документ аналогичен справке с места работы и подпадает под действие ст. 62 ТК РФ.

Запрашиваемые документы должны быть связаны с работой данного сотрудника

Статья 62 ТК РФ содержит перечень документов, которые вправе запросить работник. К таким документам относятся: копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя. Между тем, как отметил Верховный суд РФ в определении от 25.03.2010 № КАС10-108, перечень указанных документов является лишь примерным и исчерпывающим образом в законе не определен. Поэтому на практике между работодателями и работниками возникают споры относительно законности и обоснованности требований работников о предоставлении тех или иных документов.

Прежде всего, как работодателю, так и работнику, необходимо исходить из общего правила, согласно которому работник вправе запросить копии не всех документов, имеющихся у работодателя, а только тех документов, которые непосредственно связаны с его работой. Поэтому не будет считаться обоснованным запрос работника о предоставлении ему копий документов, непосредственно не связанных с его работой. Не редко работники запрашивают копии различных документов, связанных с хозяйственной и организационно-распорядительной деятельностью работодателя. К таким документам, в частности, относятся:

документы, подтверждающие доходы, расходы, результаты финансовой деятельности работодателя за определенный период; документы, касающиеся реорганизации (реформирования) деятельности работодателя и/или его структурных подразделений; штатные расписания, табеля учета рабочего времени; иные документы, оформляющие различные организационные решения работодателя по хозяйственным или организационно-административным вопросам или фиксирующие определенные факты хозяйственной или административной деятельности.

Как свидетельствует судебная практика, запрос копий таких документов является неправомерным в той части, в которой данные документы не связаны с работой конкретного работника.

Судебная практика. Работник потребовал от работодателя предоставить ему расчетные листки по заработной плате, справки о доходах от рекламной деятельности, а также расчет от положенных, но не выплаченных премиальных. Работодатель отказался предоставить запрашиваемые документы, тогда работник обратился в суд. Суд признал незаконным только отказ в предоставлении расчетных листков. В отношении справок о доходах от рекламной деятельности суд указал, что данный документ не относится к профессиональной деятельности работника и не связан с его непосредственной работой. Отказывая в удовлетворении требований о предоставлении расчета премиальных, подлежащих выплате согласно Положению о премировании труда, суд указал, что они носят взаимоисключающий характер и что работник вправе самостоятельно рассчитать размер премии на основании указанного Положения (апелляционное определение ВС Удмуртской Республики от 24.09.2012 по делу № 33-3004).

Аналогичные выводы содержатся и в определениях Московского городского суда от 13.07.2010 по делу № 4г/6-4500 и от 16.03.2011 по делу № 33-465. Таким образом, если документ не относится на прямую к трудовой деятельности самого работника, работодатель вправе отказать в его предоставлении.

Запрос на получение документов необходимо проанализировать на предмет злоупотребления правом

Трудовой кодекс РФ не ставит обязанность работодателя предоставить работнику копии документов в зависимость от целей работника по использованию этих документов. Между тем иногда, получая запрос работника о предоставлении копий документов, в особенности если в запросе изложена просьба о предоставлении большого количества документов, вполне логично, что работодатель может задаться вопросом о необходимости работнику того или иного документа и о целях его последующего использования.

Следует отметить, что в судебной практике сложился неоднозначный подход к вопросу о необходимости обоснования работником практической надобности копии того или иного документа.

Некоторые суды придерживаются позиции, согласно которой право работника на запрос и получение документов о его работе распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности работника у данного работодателя. При этом цель получения документа работодателем выясняться не должна как не имеющая правового значения (определение Костромского областного суда от 01.12.2010 по делу № 33-1552; постановление президиума Московского областного суда от 08.02.2012 № 41 по делу № 44г-24/12; определения Санкт-Петербургского городского суда от 08.08.2012 по делу № 33-11320, от 29.10.2012 по делу № 33-15381).

Вместе с тем существует противоположная позиция, в соответствии с которой работодатель может отказать работнику в предоставлении документа, если отсутствует объективная необходимость в нем, сославшись на указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Согласно п. 1 данного документа государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Данная позиция признается судами обоснованной. В частности, Московский областной суд отметил, что законодательством предусмотрена выдача работнику не любых документов, связанных с работой, а только тех, которые необходимы последнему для защиты законных прав и интересов (определение Московского областного суда от 02.08.2011 по делу № 33-17254).

В силу общих принципов правоприменения, нормы трудового законодательства подразумевают возможность получения любых необходимых работнику копий документов, связанных с его работой. Вместе с тем каждый конкретный запрос работника должен оцениваться с учетом всех фактических обстоятельств дела и с учетом принципа о недопустимости злоупотребления правом, в том числе, и со стороны работника. В ряде случаев неконкретный запрос работника о «предоставлении всех документов, связанных с его трудовой деятельностью» или запрос о предоставлении большого объема документов может фактически на несколько дней парализовать работу соответствующего подразделения работодателя. При этом он не будет иметь под собой практической необходимости для работника. В связи с этим, если запрос работника о предоставлении копий документов неконкретен, полагаем возможным запросить у работника соответствующие уточнения.

При оценке запроса работника к каждому требованию необходимо подходить индивидуально и ориентироваться на существующую судебную практику, признающую некоторые действия работников по запросу копий документов злоупотреблением правом. Так, например, в некоторых судебных решениях отмечается, что такими действиями признаются неоднократные запросы работника одних и тех же документов при том, что эти документы уже были получены работником. Злоупотреблением также считается и неуказание работником адреса, по которому следует направить почтовое отправление с подготовленными документами, и умышленное неполучение документов по почте (кассационное определение Сахалинского областного суда от 23.11.2010 по делу № 33-3073, определение Свердловского областного суда от 07.02.2012 по делу № 33-1341/2012).

Компания вправе отказать в выдаче документа, если он является конфиденциальным и не относится к деятельности работника

При передаче работнику документов работодателю следует помнить и о необходимости соблюдения законодательства о защите конфиденциальной информации. Так, например, если копии документов, связанных с работой работника, которые он требует предоставить, содержат коммерческую тайну, полагаем, что прежде чем передать соответствующие копии документов, работодатель вправе потребовать выдачи расписки, подтверждающей, что работник предупрежден о конфиденциальности получаемой информации и об обязанности ее не разглашать. Нельзя также забывать и о том, что для надлежащей защиты своей коммерческой тайны работодатель обязан принимать и другие меры по охране конфиденциальной информации. В частности, необходимо определить перечень видов информации, составляющей коммерческую тайну; наносить соответствующие грифы на материальные носители, содержащие информацию, составляющие коммерческую тайну и т. п. (ст. 10 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»).

Особо следует обратить внимание на случаи, когда работником запрашиваются копии документов, содержащих конфиденциальную информацию, обладателем которой является не работодатель (или не только работодатель), а другое лицо. Такое возможно, когда речь, в частности, идет о персональных данных других работников и профессиональных видов тайн (врачебная, адвокатская и т. д.). При этом у работника отсутствует законный доступ к данным видам конфиденциальной информации. Если запрашиваемый документ касается трудовой деятельности работника, но содержит указанную конфиденциальную информацию, то в таком случае полагаем возможным передать работнику только выписку из указанного документа в части, касающейся именно его трудовой деятельности. Если запрашиваемый документ не имеет отношения к работнику и при этом содержит конфиденциальную информацию, то отказ в передаче такого документа со стороны работодателя признается правомерным (апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 24.07.2012 по делу № 33-3230/2012).

Компания не вправе отказать работнику в выдаче служебной характеристики

Практика показывает, что часто возникают споры касательно выдачи работнику служебной характеристики. Запрос этого документа, как правило, осуществляется либо в момент прекращения трудовых отношений с работником, либо уже после расторжения трудового договора, когда работник не состоит в трудовых отношениях с работодателем. Отметим, что такой запрос является вполне законным и правомерным, поскольку норма ст. 62 ТК РФ в полной мере распространяется на работника и работодателя, которые уже не состоят в трудовых отношениях на момент запроса о предоставлении документов (см. определения Московского городского суда от 28.10.2010 по делу № 33-33920, Санкт-Петербургского городского суда от 18.01.2012 по делу № 33-410; апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 26.09.2012 по делу № 33-5598 и др.). Несмотря на выдвигаемые работодателями аргументы об отсутствии служебной характеристики в числе обязательных документов, которые оформляются работодателем в связи с наличием трудовых отношений и в рамках кадрового учета, следует все-таки согласиться с выводами судов о необходимости предоставления работнику служебной характеристики по его запросу.

Служебная характеристика на работника является документом, подтверждающим факт работы работника у определенного работодателя, то есть, по сути, справкой о работе, но составленной в более развернутом виде. Более того, спор о предоставлении характеристики приобретает еще большую актуальность в случаях, когда такая характеристика может объективно быть необходима работнику для поступления на работу в другую организацию. Часто при трудоустройстве требуется предоставить не просто справку с прежней работы, а развернутую характеристику с предыдущего места работы (например, для замещения некоторых должностей госслужбы). В данном случае суды особо обращают внимание на то, что на основании ст.ст. 37 и 55 Конституции РФ получение характеристики от бывшего работодателя является одним из способов реализации и защиты права работника на труд (определение Санкт-Петербургского городского суда от 18.01.2012 по делу № 33-410, апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 26.09.2012 по делу № 33-5598). Вместе с тем, как отмечается в судебных актах, за работодателем не закреплена обязанность предоставлять работнику исключительно положительную характеристику. И в случае спора о ее содержании каждой стороне спора, руководствуясь ст. 56 ГПК РФ, необходимо доказать основания своих требований или возражений.

Работодатель может отказать работнику в выдаче документов, связанных с расследованием дисциплинарного проступка

Как правило, в случае совершения работником дисциплинарного проступка, требующего сбора особых доказательств, исследования его сложности и иных обстоятельств, работодатели формируют комиссии и проводят полноценные служебные расследования, оформляя соответствующие акты и протоколы расследования. На практике такие документы содержат результаты исследования фактических обстоятельств совершенного проступка и их юридическую оценку, а также анализ предшествующей работы и поведения работника. Одним из наиболее спорных и часто возникающих на практике вопросов является правомерность запроса работником документов, в которых отражены процесс и/или результат такого служебного расследования по вопросу о привлечении работника к дисциплинарной ответственности.

Как следует из положений трудового законодательства (гл. 30 ТК РФ), при привлечении работника к дисциплинарной ответственности как таковое служебное расследование в его традиционном понимании (то есть с формированием комиссии) работодатель проводить не обязан. При этом в соответствии со ст. 193 ТК РФ единственным документом, с которым работодатель должен ознакомить работника по факту дисциплинарного проступка, является приказ о применении дисциплинарного взыскания. В связи с этим, полагаем, что документы, которыми оформляется процесс и/или результат такого служебного расследования (за исключением вышеуказанного приказа о применении дисциплинарного взыскания), по общему правилу могут не передаваться работнику как не связанные непосредственно с его трудовой деятельностью. Судебная практика подтверждает, что отказ работодателя в предоставлении работнику таких документов является правомерным (определение Московского областного суда от 27.05.2010 по делу № 33-8537/2010). В свою очередь необходимо отметить, что в случае оспаривания работником в судебном порядке наложения дисциплинарного взыскания, данные документы с большой долей вероятности будут истребованы судом и/или работником, что повлечет возможность работника как участника судебного процесса ознакомиться с данными документами к (ч. 1 ст. 35 ГПК РФ)

Резюмируя сказанное, отметим, что при поступлении от работника запроса о предоставлении документов имеет смысл выполнить следующие действия:

проанализировать запрос работника с точки зрения относимости запрашиваемых документов к конкретному работнику и конкретики запроса; определить, содержит ли запрашиваемый документ конфиденциальную информацию (в том числе коммерческую тайну работодателя), не будут ли нарушены права третьих лиц (в том числе право на охрану и защиту персональных данных других работников) при передаче документа работнику, и осуществить соответствующие действия; соблюсти установленный ст. 62 Трудового кодекса РФ 3-дневный срок выдачи документов работнику; а в случае принятия решения об отказе в предоставлении документов при наличии обоснованной позиции такого отказа – аналогичный срок направления отказа работнику.

Также следует учитывать, что за неправомерный отказ в предоставлении копий документов, запрашиваемых работником, работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ.

Отказ в выдаче копии локального акта признается судами правомерным

Отказ в выдаче копии локального акта признается судами правомерным

Нередко между работодателями и работниками возникают споры по вопросу о правомерности предоставления работникам локальных нормативных актов работодателя. Следует отметить, что в настоящее время существует судебная практика, согласно которой отказ в предоставлении работникам подобного рода документов работодателя признается правомерным (определения Липецкого областного суда от 04.05.2011 по делу № 33-1154/2011, Московского городского суда от 08.02.2012 по делу № 33-3328). При толковании ст. 62 ТК РФ суды исходят из того, что на работодателе лежит обязанность предоставить лишь документы, содержащие персональную информацию о работнике, связанную с выполнением им конкретной трудовой функции у работодателя. Что касается локальных нормативных актов, то законодательство предусматривает обязанность работодателя только по ознакомлению с ними работников под роспись (ст. 22 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Следует отметить, что данная позиция судов не является бесспорной, и при получении запроса от работника работодателю следует в каждом конкретном случае проанализировать, правомерен ли запрос о представлении копии того или иного локального нормативного акта. При этом в ряде случаев отказ в предоставлении таких актов может быть признан необоснованным (например, в случае если в качестве локального нормативного акта утверждена должностная инструкция работника, определяющая его трудовые обязанности).

Работник потребовал предоставить ему документы, связанные с работой, однако в них фигурируют персональные данные других работников. Должен ли работодатель удовлетворить запрос работника? Да, должен, если этот документ связан с его работой Нет, не должен, поскольку возможно нарушение законодательства о персональных данных Да, должен, но лишь в части, касающейся этого работника, например, сделав выписку из документа Если документ содержит персональные данные работника, то работодатель должен сделать выписку из документа касательно трудовой деятельности этого работника, поскольку у последнего отсутствует доступ к данной конфиденциальной информации.

www.law.ru

Документы для трудоустройства | Читайте статьи журнала Кадровое дело

ИНН и справки о доходах не являются обязательными документами, и работодатель не имеет права их требовать при трудоустройстве. А какие можно запросить?

Из статьи вы узнаете:

Перечень необходимых документов для трудоустройства

В перечне документов, которые кандидату нужно предоставить при трудоустройстве, в соответствии со ст. 65 ТК РФ числятся:

паспорт гражданина РФ или другой, равный ему документ, который удостоверяет личность гражданина;

трудовая книжка. Если это первое место работы, то документ оформляется работодателем. Также в случае утери документа, он оформляется работодателем. В обоих случаях работнику нужно написать заявление на оформление трудовой книжки;

страховое свидетельство – СНИЛС. Если для кандидата это первая работа и у него нет СНИЛСа, то его оформляет работодатель;

военный билет или приписное – для военнообязанных граждан РФ;

документ об образовании – когда кандидат принимается на работу, для которой необходимы специальные знания или подготовка;

справка об отсутствии судимости – данный документ предоставляется при приеме на работу, связанную с деятельностью, к выполнению которой нельзя допускать граждан, которые имели или имеют судимость, подвергнуты или подвергались уголовному преследованию. В частности, это работники авиации, члены экипажа судна, железнодорожного транспорта, частные охранники и обеспечивающие транспортную безопасность и так далее;

справка о наличии или отсутствии административного наказания за потребление наркотических или иных психотропных средств – данный документ нужно запросить для приема на работы, на которые не допускаются граждане, которые имеют административное наказание за потребление наркотических или иных психотропных средств.

Этот тот список, который компания должна затребовать и без предъявления которых приема на работу не осуществляется. Обязательными документами по списку в правилах внутреннего трудового распорядка  нужно указать именно эти документы (фрагмент правил внутреннего трудового распорядка приведен на рисунке 1).

Скачайте документы по теме:

Рисунок 1. Фрагмент ПВТР: Перечень необходимых документов для трудоустройства

Скачать чистый бланк
Скачать в .doc

Справка

На заметку кандидатам!

Если при трудоустройстве работодатель не просит вас предоставить документы и не оформляет трудовой договор, то значит, официально вы на работу не оформлены и рискуете:

  • быть уволенными в любой момент;
  • не получить зарплату;
  • остаться без отпуска, больничного и так далее.

Требуйте от работодателя заключения трудового договора и оформления в соответствии с ТК РФ. Если компания на ваши запросы не реагирует, то обращайтесь в трудовую инспекцию.

Обратите внимание! Многие компании оформляют сотрудникам новые трудовые книжки или вкладыши за свой счет, то есть работники не платят за бланки документа. Если документ оформляется за счет средств работодателя, то закрепите данное условие в локальном нормативном акте, например, в правилах внутреннего трудового распорядка.

Трудоустройство отдельных категорий работников: что необходимо запросить

Трудоустройство отдельных категорий работников предполагает, что от них необходимо запросить дополнительные документы при приеме на работу.  Такими документами работник, как правило, подтверждает, что может выполнять определенные виды работ. Рассмотрим, что относится к таким документам.

Читайте по теме в электронном журнале

В таблице 1 указано, какими документами осуществляется прием на  работу отдельных категорий работников.

Таблица 1. Трудоустройство отдельных категорий работников: что необходимо запросить

Категория работника

Обязательный документ

Внешний совместитель

Кандидат, поступающий на работу по совместительству, должен предоставить свои данные по следующему перечню:

  • паспорт;
  • диплом – на тех же условиях, что и при приеме на основную работу;
  • справку о характере работы на основном месте, а также об условиях труда по основной работе. Документ предоставляется, если работа по совместительству связана с наличием вредных и опасных факторов.

Также на практике у таких работников запрашивают номер СНИЛС или копию этого документа

Кандидат, поступающий на работу в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности

Если работник принимается из другой местности, то он должен предоставить медицинское заключение

Иностранный работник

В зависимости от категории иностранец при приеме на работу предоставляет:

  • вид на жительство,
  • разрешение на временное проживание,
  • разрешение на работу,
  • патент,
  • полис ДМС – для временно пребывающих иностранцев

Кандидаты, которые устраиваются на должности:

  • муниципальной и государственной службы;
  • членов Совета директоров ЦБ РФ, в ЦБ РФ;
  • в гос.корпорации, публично-правовые компании, ПФР, ФСС, ФФОМС,  иные организации, создаваемые на основании федеральных законов;
  • в организации, создаваемые для выполнения задач, поставленных перед федеральными гос.органами;
  • руководителей государственных (муниципальных) учреждений

Данные кандидаты дополнительно обязаны предоставить сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих и своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей

Лица, которые проходят альтернативную гражданскую службы в организациях

Кандидат предоставляет предписание, удостоверение и учетную карту,  проездные документы на проезд к месту прохождения альтернативной гражданской службы

Несовершеннолетние сотрудники

В зависимости от возраста несовершеннолетние при приеме предоставляют:

  • медицинское заключение;
  • согласие родителей,
  • согласие и справка из органов опеки;
  • справка из учебного заведения о времени учебы

Работники, принимаемые на вредные и опасные условия труда, водители и другие работники, связанные с движением транспорта, работники отдельных отраслей промышленности

Медицинское заключение

Справка

Вопрос из практики.

Может ли работодатель хранить у себя оригиналы документов?

Нет, не может. Из оригиналов работодатель хранит у себя только трудовую книжку, все остальные оригиналы необходимо вернуть работнику после получения необходимых данных. Причем, если работодатель хранит у себя копии документов, то он должен получить от работников согласие на такое хранение, даже если эти копии никуда не передаются и из кабинета отдела кадров не выносятся.

Дополнительные документы, которые может запросить компания при приеме на работу

Самая распространенная ошибка в правилах внутреннего трудового распорядка – в документах, без которых не осуществляется прием на работу, указываются те, которые не являются обязательными. У каждой компании свой список, чаще всего в него входят:

ИНН;

справки 2-НДФЛ;

справки о доходах для оплаты больничных листов;

свидетельства о браке, разводе, рождении детей;

фотографии.

Причем работодатели не просто указывают эти сведения среди обязательных, они также прописывают в своих локальных нормативных актах, что кандидат обязан предоставить эти данные и без их предоставления кандидату могут отказать в приеме.

Если подобные условия будут выявлены трудовой инспекцией, то компанию оштрафуют по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

Данные сведения должны быть прописаны как дополнительные документы, которые может запросить компания при приеме на работу. Тогда претензий со стороны проверяющих органов не будет.

Справка

Вопрос из практики.

Во многих коммерческих организациях до приема сотрудника проверяет служба безопасности на предмет выявления судимости, наличия организаций, в которых он является собственником, учредителем или генеральным директором, и так далее. Причем порядок проведения проверки и ее обязательность работодатели закрепляют на локальным уровне, в правилах внутреннего трудового распорядка, и отказывают в приеме кандидатам, у которых результаты проверки отрицательные. Правомерны ли такие действия работодателя?

Нет, не правомерны. Обычная коммерческая организация не имеет права проводить проверки своих струнников. За подобные условия в локальных актах компания несет ответственность. Также обращаем внимание, что такая проверка в принципе не может проводиться в рамках закона, так как многие сведения, которые выявляются в рамках проверки, являются закрытыми и законными способами доступ к ним получить невозможно.

В данной статье мы рассмотрели какие документы являются обязательными при приеме на работу, написали о документах, которые запрашиваются у отдельных категорий работников, а также описали как получить от кандидата дополнительные данные. Каждый документ  принимайте от кандидата в оригиналах, если берете уже готовую копию, то обязательно сравнивайте ее с оригиналами и данными в документах, так как кандидат может предоставить подложные копии.

Читайте также:

www.kdelo.ru

Статья ТКРФ 62. Выдача копий документов, связанных с работой

Комментарий к статье 62

1. Законодатель не связывает обязанность работодателя выдать работнику копии документов, связанных с работой, с действительной нуждаемостью работника в таких копиях; поэтому требования работодателя к работнику представить соответствующие запросы или ходатайства от третьих лиц являются незаконными. Достаточно письменного заявления работника с указанием перечня копий документов, выдачи которых он требует. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно (ч. 1 ст. 62 ТК).

2. Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, регламентируется Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан". Как следует из Указа, работодатели выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих работодателей, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках работодателя.

В таком же порядке работодатели могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится у работодателя.

Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, партийного, профсоюзного, военного билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

3. Статья 62 ТК устанавливает примерный перечень документов, копии которых работодатель обязан выдать работнику; единственным легальным ограничителем этого перечня является указание на то, что документы должны быть связаны с работой данного работника. Однако возникает вопрос, имеет ли работодатель возможность отказать в предоставлении копии определенного документа (документов), а если имеет, то по каким основаниям?

С учетом упомянутых выше нормативных актов работодатель может отказать в выдаче копий документа, если:

В силу действующего законодательства с определенных документов запрещается снятие копий;

Документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления;

Документ содержит информацию, составляющую государственную, коммерческую или служебную тайну;

Документ содержит информацию конфиденциального характера, касающуюся третьих лиц, в том числе других работников.

4. Как следует из ч. 1 ст. 62 ТК, работодатель обязан выдать требуемые копии не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления. Тем самым уточняется содержание данного правила, устанавливаемого ст. 62 в прежней редакции, где говорилось о трех днях.

5. Обязанность выдать работнику копии документов, связанные с работой, сформулирована в законе и, следовательно, является внедоговорной публично-правовой обязанностью. Соответственно, виновное неисполнение работодателем этой обязанности служит основанием для привлечения его к публично-правовой (административной) ответственности (ст. 5.27 КоАП), вне зависимости от того, имелось ли об этом волеизъявление (заявление, жалоба) работника.

6. Об обязанности работодателя выдать работнику трудовую книжку и копии документов, связанных с работой, при увольнении работника см. ст. 84.1 ТК и комментарий к ней.

Комментарии к Трудовому кодексу Российской Федерации

Издательский Дом "Городец", 2007

Источник: СПС Консультант

hr-portal.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о