Понедельник , 17 Май 2021

Докладная записка типовой формуляр особенности оформления: Не самый приятный, но важный документ — докладная записка. Особенности написания

Содержание

Требования к составлению и оформлению докладных и объяснительных записок. Анализ образца внутренней докладной записки.

Докладная записка относится к информационно-справочной документации. Этот документ используется для документирования внут­ренних связей организации (или учреждения), для пе­реписки между руководителем и работниками управ­ленческого аппарата, между структурными подразде­лениями, между отдельными сотрудниками.

Виды: По содержанию докладные записки подразделяют­ся на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное ре­шение, поэтому в тексте записки не только излагают­ся какие-то факты, но и содержатся конкретные пред­ложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляет­ся регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о за­вершении работы, ее этапа, выполнении указаний, рас­поряжений и т. п.

Выделяют внутренние и внешние докладные записки. Внешние - направляются за пределы организации. Внутренняя создается по инициативе работника или заданию его руководителя.

Внутренняя докладная записка имеет следующие рек­визиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида до­кумента (докладная записка), место для даты (если докладные принято регистрировать, то и для номера (индекса)), адресат, текст, подпись, визы.


Специальные бланки для внешних докладных записок или справок обычно не изготавливают, а ис­пользуют для этого обычную бумагу. При этом вос­производят информацию бланка, то есть указывается название вышестоящей организации, полное и сокра­щенное название данной организации, название вида документа (докладная записка), дата, индекс, место составления.

Докладная записка может быть составлена либо по личной инициативе автора (должностного лица), либо по указанию (письменному или устному) руководи­теля.

Докладные и объяснительные записки, которые используют в пределах одной организации, оформляют на обычном листе бумаги, они м. б. в ряде случаев даже рукописными, подписывают их либо сами исполнители (составители), либо руково­дители стр. подразделений. Но состав рек­визитов, порядок их расположения и правила оформ­ления являются едиными для всех документов.

Внутренняя докладная и объяснительная записки должны содержать сведения об авторе документа. Как правило, они начинаются с названия структурного подразделения, в котором работает автор, и указания вида документа и даты его составления.


При направлении этих документов руководителю организации ее название входит в состав должности адресата.

Внутренние докладные и объяснительные запис­ки могут быть адресованы руководителям структур­ных подразделений

Объяснительная записка — доку­мент, составляемый для пояснения отдельных поло­жений выполненной работы (проекта, отчета, разра­ботки). По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выво­дов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являют­ся документы, составляемые сотрудниками организа­ции по указанию прямых или вышестоящих руково­дителей в связи с возникающими в процессе произ­водственной и трудовой деятельности отношениями, конфликтными ситуациями, должностными проступ­ками и др. В деятельности кадровых служб широко применяются объяснительные записки, составляемые при возникновении нештатных ситуаций, нарушени­ях трудовой и производственной дисциплины, дис­циплинарных нарушениях.

Оформляется объяснитель­ная записка по тем же правилам, что и докладная. Текст содержит разъяснения должностного лица по конк­ретной ситуации.


виды, как написать по форме, образцы

Докладная записка является нормативным служебным документом. Она относится к организационно-справочной документации, применяемой для осуществления управленческих функций на предприятии. Докладная записка используется наряду с другими информационными записками, но в отличие от них её структурное оформление строго регламентировано трудовым законодательством.

Общие понятия

Основной целью составления докладной записки является информирование о ситуации и происшествиях в организации, о случаях нарушения трудовой дисциплины или невыполнении сотрудниками своих обязанностей.

Она может быть направлена руководителю структурного подразделения, всей компании или вышестоящей организации. Докладная записка составляется таким образом, что побуждает к действиям по устранению создавшегося положения.

Разница между докладной, служебной и объяснительной записками

Докладной записке присвоен код ОКУД 0286041. То есть, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации, она входит в перечень нормативных документов, структура и оформление которых определены законом.

Служебная записка составляется в произвольном виде, и её форма никаким кодом ОКУД не предусматривается. Она обычно пишется сотрудником организации по своей личной инициативе и касается информации, распространяемой «по горизонтали», между персоналом одного уровня, а не «по вертикали», как докладная записка.

Для объяснительной записки тоже предусмотрен код ОКУД, и, так же как и докладная записка, она даёт информацию «по вертикали», то есть от подчинённого к начальнику. Но она пишется исключительно по указанию или просьбе руководителя. Содержание ограничивается только разъяснением обстоятельств, связанных с дисциплинарными нарушениями.

Классификация докладных записок

В зависимости от способа классификации докладные записки можно разделить на виды. Если за основу взять инициатора оформления, то можно выделить:

  • докладные записки, оформленные по указанию или требованию руководства;
  • докладные, составленные по личной инициативе подателя документа.

Если в качестве принципа принять содержание, то выделяются информационные и отчётные докладные записки.

Важным является разделение докладных записок на основании их адресации на внешние и внутренние документы.

Структура докладных записок

Построение докладной записки в первую очередь определяется тем, является ли она документом для внутреннего пользования (внутренней докладной запиской) или передаётся в вышестоящую организацию (внешняя докладная записка).

Основные требования предъявляются к содержанию документа. Текст делится на две части. Первая часть содержит информацию, послужившую причиной написания документа, и анализ возникшей ситуации. Во второй части составитель записки должен указать свои выводы и предложения по оптимизации произошедших событий.

Внешние докладные записки

Внешние докладные записки составляются для руководства вышестоящей организации на официальном бланке той нижестоящей организации, где они оформляются.

К документу предъявляются жёсткие требования по структурному плану. Регламентируемыми пунктами записки являются:

  • полное название предприятия, направляющего документ;
  • реквизиты предприятия: юридический адрес, телефоны, электронный адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;
  • полное название должности руководителя внешней организации, куда направляется докладная записка;
  • инициалы и фамилия руководителя;
  • название документа, раскрывающее его основное содержание;
  • текст;
  • должность руководителя предприятия, направляющего докладную записку, его Ф. И. О. и подпись;
  • фамилия исполнителя и его телефон;
  • дата составления документа.

Внешняя докладная записка оформляется в случае её направления в вышестоящую или материнскую организацию

Внутренние докладные записки

Внутренние докладные записки подготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5. Структура такого документа менее строгая, чем для внешнего пользования, но здесь обязательно должны присутствовать следующие элементы:

  • должность руководителя, на рассмотрение которого направляется документ, его инициалы и фамилия;
  • название записки, раскрывающее её суть;
  • текст;
  • должность работника, оформляющего записку, с локализацией производственного участка, цеха или отдела, его инициалы и фамилия;
  • подпись служащего;
  • дата.

Внутренняя докладная записка составляется для подачи руководству своего предприятия

Правила составления, подачи и архивации докладных записок

Содержание и оформление записки прямо зависят от конкретных обстоятельств, послуживших поводом для её составления.

В деловой жизни наиболее часто встречаются следующие основания:

  1. Нарушение трудовой дисциплины.
  2. Премирование или отказ от выдачи премии.
  3. Невыполнение или ненадлежащее выполнение сотрудником своих служебных обязанностей.
  4. Антисоциальное поведение работника.
  5. Хищение и нанесение вреда имуществу.

Для каждого из этих типичных случаев существует свой распространённый на практике шаблон, облегчающий составление документа.

Подача и регистрация докладных записок

Регистрация внешних докладных записок происходит так же, как и всех исходящих документов в виде писем или справок.

Регистрация внутренних докладных записок производится в Журнале регистрации служебных (докладных) записок и поощрений, составляемом в табличной форме. Никаких особых требований по ведению или не ведению такого журнала в трудовом законодательстве РФ не существует. Однако на средних и крупных предприятиях, а также в государственных организациях они обычно создаются с целью накопления информации по поощрению работников. Согласно ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов», время хранения такого журнала составляет 75 лет.

В него вносятся:

  • порядковый номер записки;
  • должность и фамилия ведущего журнал работника;
  • тезисное содержание документа.

Обычно такой журнал ведётся работником отдела кадров.

Докладная записка после своей регистрации попадает к руководителю для рассмотрения и организационных выводов. В результате рассмотрения документа руководитель принимает решение. Оно фиксируется в виде резолюции, написанной на самой докладной записке между адресом и текстом, или оформляется в виде отдельного документа, прилагаемого к записке. Следует заметить, что писать резолюцию на полях страницы неправильно.

Резолюция начальника является основанием для выполнения написанного в ней решения.

Типы докладных записок

Наиболее часто употребляется докладная записка о нарушении трудовой дисциплины. Автор такой записки информирует своих вышестоящих руководителей о произошедшем трудовом нарушении: прогуле, опоздании или неявке на работу, употреблении спиртных напитков и прочих проступках. Одновременно с фактическим материалом в докладной записке должно быть предложение о мерах по пресечению подобных случаев, о наложении взыскания на виновных в их совершении.

В докладной записке укакзываются все детальные обстоятельтва совершения дисциплинарного проступка

Близка по содержанию к докладной записке о дисциплинарном нарушении записка о невыполнении работником своих служебных обязанностей. Она составляется, когда сотрудник не должным образом соблюдает свои обязанности и в результате этого фирма терпит убытки. В качестве дополнения к докладной записке можно приложить, например, образцы неправильно составленных сотрудником документов или результаты видеонаблюдения за его рабочим местом. Определённой спецификой такого рода докладной является необходимость её согласования с непосредственным руководителем проштрафившегося работника.

К докладной записке желательно добавить документы, свидетельствующие о невыполнении работником своих служебных обязанностей

Довольно распространённым поводом написания докладной записки является неуместное или антисоциальное поведение работника, выражающееся в его грубости, хамстве, игнорировании просьб клиентов и тому подобном.

Написание такой записки обычно является более сложным делом, чем докладной о дисциплинарном нарушении. Здесь необходимо не только отразить факт самого некорректного поведения, но и обрисовать саму личность нарушителя.

Если не подкрепить свои слова ссылкой на свидетелей, то обвиняемое лицо может написать встречную докладную записку или даже подать на обидчика в суд для защиты чести и достоинства.

Для избежания обвинения в предвзятости или голословности автору докладной записки необходимо иметь свидетелей некорректного поведения сотрудника

Наиболее сложным поводом написания докладной записки являются факты кражи или умышленной порчи имущества. Такие случаи должны быть тщательно задокументированы. И первоначальным документом установления факта кражи нередко является докладная записка. При этом не так важна форма изложения, как точная передача всех обстоятельств. Такую записку необходимо зарегистрировать в журнале входящей документации, так как именно дата, поставленная на входящем документе, считается официальной датой извещения начальства о произошедшей краже или злостной порче имущества.

К докладной записке необходимо приложить Акт о порче имущества, подписанный комиссией в составе не менее трёх человек

Извещение работника о поступившей на него докладной записке и возникающая при этом ответственность

После поступления записки, в которой приводятся факты нарушения трудовой дисциплины, кражи или другого проступка, следует, в зависимости от обстоятельств, служебное или даже судебное разбирательство. Однако сама записка представляет собой всего лишь сообщение, приводящее факты, а не обвинительный приговор. В Трудовом кодексе РФ отсутствуют указания о необходимости ознакомления работника с содержанием докладной записки.

В случае нарушения дисциплины также составляется акт за подписью трёх свидетелей. Докладная записка вместе с этим актом является основанием для привлечения работника к материальной, дисциплинарной или иной ответственности. Подтверждением ознакомления работника с содержанием акта является его подпись на этом документе. Если работник отказывается от подписания акта, то составляется второй акт об отказе подписывать документ, который также должен быть подписан не менее чем тремя свидетелями. Однако никакой ответственности за отказ от подписания акта работник не несёт.

Если есть объективный повод для дисциплинарного взыскания, работодатель должен попросить работника написать объяснительную записку. Отказ от её написания также не влечёт никакой ответственности (ст. 199 ТК РФ). В этом случае работник может попросить работодателя ознакомить его с содержанием докладной записки, но предоставлять этот документ ему не обязаны.

Подписание или не подписание акта, а также составление или не составление сотрудником объяснительной записки не являются препятствием для понесения им соответствующего наказания вплоть до увольнения. Основанием для этого станут только доказанные факты совершения работником дисциплинарного нарушения или другого проступка. Решение руководства вступает в силу только после издания приказа.

Видео: докладная записка в делопроизводстве

Составление докладных записок является частью трудовых отношений. Оформление таких записок в соответствии с правилами делопроизводства ускоряет и облегчает решение поднятых в них вопросов.

Оцените статью: Поделитесь с друзьями!

Докладная записка - образец 2020

На странице представлен образец документа «Докладная записка» с возможностью скачать его в формате doc.

Тип документа: Записка

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 0,0 кб

Докладная записка - это официальный документ, который подается вышестоящему руководителю для решения производственных проблем. Обычно данный документ пишется, когда исчерпаны все меры воздействия на какое-либо должное лицо или структурное подразделение. Пишется записка либо по инициативе работника, либо по требованию начальства. В последнем случае, это либо отчетная записка, либо информативная.

При написании докладной записки могут преследоваться следующие цели:

  • работник предприятия делает отчет о происшествии;
  • начальник структурного подразделения сообщает вышестоящему руководству о нарушениях своих подчиненных;
  • работник предприятия вносит предложения по исправлению недочетов или делится выводами о проверке;

В то же время докладная записка может быть как внутренняя, так и внешняя. В первом случае она может заполняться от руки и адресуется сотруднику того же предприятия. Во втором случае записка печатается на фирменном бланке и адресуется вышестоящему руководству.

Оформление докладной записки

Докладная записка состоит из трех частей: заголовка, текста записки и подписи исполнителя и руководителя подразделения. В заголовке указываются данные адресата: должность, имя и фамилия, а также название отдела, в котором он работает, или организации.

Текст докладной записки делится на две части. В первой части нужно описать, что послужило причиной написания данной записки, и кратко изложить, какие проблемы это может повлечь. При необходимости - сослаться на документы, которые имеют непосредственное отношение к возникшей ситуации. Во второй части сделать выводы и внести предложения для исправления создавшегося положения.

В конце докладной записки ставится дата, подпись исполнителя и подпись начальника структурного подразделения.

Скачать образец документа

Скачать в .doc

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Скачать в .doc

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

Применение докладных и объяснительных записок в трудовых отношениях

Трудовые правоотношения всегда связаны с созданием определенной организационно-распорядительной документации. Это касается не только оформления трудовых отношений, их изменения или прекращения, но и предоставления отпусков, направления в служебные командировки, применения дисциплинарных взысканий и поощрений и др. В перечисленных случаях изданию распорядительного документа часто предшествуют такие справочно-информационные документы, как докладные и объяснительные записки. При подготовке и оформлении докладных и объяснительных записок необходимо соблюдать установленные законодательством правила, обеспечивающие юридическую силу названных документов.

Рассмотрим более подробно основания применения докладных и объяснительных записок, а также порядок их составления.

Докладная записка

Применение докладных записок в трудовых правоотношениях законодательство не регламентирует. Тем не менее отдельные распорядительные документы издаются в т.ч. и на основании докладных записок. Так, согласно законодательству докладные записки входят в число иных документов, являющихся основаниями к приказам по личному составу (п. 5 Рекомендаций по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 23.12.2011 № 135).

Справочно: докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п. 118 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству)).

Формы некоторых разновидностей докладных записок (о переводе (перемещении) на другую работу, поощрении, нарушении трудовой дисциплины, командировании) унифицированы и включены в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 15. 05.2007 № 25 (далее – УСОРД).

Структура

При применении унифицированных форм докладных записок, включенных в УСОРД, необходимо учитывать, что названные формы устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления. Докладные записки, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством РБ.

Общие требования к оформлению и содержанию докладных записок установлены Госстандартом РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Госкомархива РБ от 16.09.2005 № 41 (далее – Методические указания), Инструкцией по делопроизводству.

Разновидности докладных записок

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делят на инициативные (внесение предложений (например, о премировании, направлении в командировку), изложение фактов, явлений (например, о совершении работником прогула)) и отчетные (о результатах проверки соблюдения правил внутреннего трудового распорядка и т.д.).

Образец  докладной  записки  о  перемещении на другую работу смотрите в рубрике  «Полезная  документация»  на  с.  26 журнала.

Образец  докладной  записки  о  поощрении смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.

В зависимости от адресата докладные записки делят на внутренние и внешние. Внутренние докладные записки адресуются руководителю организации. Внешние докладные записки адресуются руководителю вышестоящей организации. Докладная записка не может быть адресована иным лицам. Это следует из части второй п. 13 Инструкции по делопроизводству, согласно которой переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.

Образец докладной записки о командировании (внешняя) смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.

Образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины смотрите в рубрике  «Полезная  документация»  на  с.  27 журнала

Оформление

Законодательство не устанавливает, какие документы должны в обязательном порядке оформляться с помощью технических средств, а какие – рукописным способом. Из содержания п. 9 Инструкции по делопроизводству можно сделать вывод, что докладная записка может быть составлена как рукописным способом, так и с помощью технических средств.

Текст докладной записки должен состоять из вводной и основной частей. В вводной части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления записки, проводится их анализ. В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения (п. 121 Инструкции по делопроизводству).

Текст

Текст докладной записки излагается на одном из языков делопроизводства – белорусском либо русском. Текст должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований. Текст излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка. Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.

В докладной записке применяют термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями. Многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений.

В докладной записке не допускается употребление просторечий и экспрессивных форм разговорной речи; иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке; нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор; аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте докладной записки, и разумеется, ненормативной лексики.

Кроме того, не допускается применять техницизмы и профессионализмы, для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), произвольные словообразования, сокращения слов, кроме установленных правилами орфографии и действующими стандартами (п. 73 Методических указаний).

Текст докладной записки оформляют в виде связного текста, таблицы, а также в виде соединения этих форм. Если сплошной связный текст содержит несколько решений, выводов и т. д., его следует делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, после которых ставится точка.

Нумерация разделов должна быть сквозной, начиная с единицы. Каждый раздел может быть разделен на любое число подразделов, которые в свою очередь могут иметь пункты и подпункты. Таким же образом делят текст сложной по содержанию докладной записки.

Требования к оформлению

Что касается оформления докладной записки, необходимо обратить внимание на следующее.

Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке.

Бланк докладной записки должен иметь поля:

– левое – 30 мм;

– правое – не менее 8 мм;

– верхнее и нижнее – не менее 20 мм.

При оформлении внешней докладной записки используется такой реквизит, как код организации. Он проставляется на верхнем поле справа на первом листе. Органы государственной власти и управления проставляют код организации по Общегосударственному классификатору РБ ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления». Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели».

Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации (для докладной записки используется код 230).

При оформлении докладной записки с помощью технических средств необходимо обращать внимание на следующие требования.

Название вида документа печатают прописными буквами – «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА». Допускается не указывать заголовок к тексту на докладных записках формата А5.

Набор текста докладной записки на компьютере осуществляется в редакторе Microsoft Word, применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пунктов, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами. В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству, оформление документов осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам с параметрами настройки в редакторе Microsoft Word, размер шрифта – 15 пунктов (часть вторая п. 78 Инструкции по делопроизводству).

Выравнивание производится по ширине листа. При оформлении докладной записки на компьютере реквизиты докладной записки (кроме непосредственно текста записки), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пунктов. Составные части реквизитов «Адресат», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом. Реквизиты докладной записки отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Текст на бланке формата А4 печатается на компьютере через одинарный интервал, на бланках формата А5 – точно 14 пунктов.

Оформление таблиц

При подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), межстрочный интервал – до 11 пунктов. В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству, при подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пунктов.

Реквизит «Подпись»

Внутренние докладные записки подписывают их составители, внешние – руководитель организации (п. 122 Инструкции по делопроизводству). Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Необходимо обратить внимание, что при оформлении внешней докладной записки в наименование должности руководителя включают наименование организации. При этой заверение печатью подписи руководителя на внешней докладной записке не требуется. Если вместо руководителя документ подписывает лицо, замещающее его (исполняющее его обязанности), не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. В этом случае указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

Датой докладной записки является дата ее подписания.

Объяснительная записка

Случаи составления объяснительных записок прямо предусмотрены нормами трудового законодательства.

В соответствии с частью первой ст. 199 Трудового кодекса РБ (далее – ТК) наниматель обязан затребовать письменное объяснение работника до применения дисциплинарного взыскания.

До издания распоряжения нанимателя об удержании суммы причиненного нанимателю ущерба из заработной платы от работника должно быть затребовано письменное объяснение (часть третья ст. 408 ТК).

Справочно: в законодательстве отсутствует дефиниция объяснительной записки. Однако исходя из установленных случаев составления объяснительной записки можно вывести следующее ее определение: объяснительная записка – это информационный документ, представляемый вышестоящему руководителю, содержащий обстоятельное описание какого-либо события (факта) с обоснованием обстоятельств, причин и условий его наступления (совершения).

Объяснительная записка адресуется непосредственному или вышестоящему руководителю. Исходя из адресата объяснительной записки (наниматель либо его уполномоченные должностные лица), можно сделать вывод, что она может быть только внутренней.

Форма записки

УСОРД предусматривает единственную форму объяснительной записки – это объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины. При использовании данной унифицированной формы следует помнить, что она является примерной.

Объяснительные записки оформляют на стандартных листах бумаги формата А4 или А5. Способ оформления может быть как рукописный, так и с помощью технических средств. При изготовлении объяснительной записки на компьютере требования к ее оформлению аналогичны требованиям, предъявляемым к докладным запискам.

Текст

Особое значение имеет правильное изложение текста объяснительной записки, поскольку перечисленные в законодательстве случаи их написания, как правило, могут повлечь негативные последствия для работника. Поэтому логичное, последовательное и грамотное изложение событий и причин в объяснительной записке очень важно для работника. Объяснительная записка должна представлять собой сплошной связный текст и содержать грамматически и логически согласованную информацию.

Целесообразно составлять объяснительную записку из 3 смысловых частей: 1-я – введение, где излагаются причины написания объяснения, 2-я – доказательство либо опровержение, в которой описываются события, факты, следствия, и 3-я – заключение с выводами и (или) просьбами. Если же содержание объяснительной записки, по мнению работника, не нуждается в пояснении или обосновании, то она может состоять из одной заключительной части. Обязательно наличие таких реквизитов объяснительной записки, как дата и подпись.

Образец  объяснительной  записки  о  нарушении трудовой дисциплины смотрите в  рубрике  «Полезная  документация»  на с. 28 журнала.

ЭТО ВАЖНО! Достаточно часто работники именуют аналогичные документы служебными записками. Такой подход представляется неверным, поскольку законодательство не предусматривает данной разновидности записки. Единственное исключение составляет норма части второй п. 8 Положения о порядке направления в служебные командировки за границу, утвержденного Указом Президента РБ от 13.06.2005 № 274, в которой служебная записка упоминается как аналог докладной записки. Представляется, что в названном случае необходимо все-таки составлять докладную записку с соблюдением установленных требований к ее оформлению.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                        


⇐ ПредыдущаяСтр 13 из 16Следующая ⇒

                                                                      О.М. Кольченко

12 февраля 2014 г. № 35

 

 

О командировании сотрудника

отдела на Липецкий завод

холодильников «Стинол»

 

 

В связи с расширением ассортимента товаров, реализуемых нашей фирмой, и формированием плана рекламной кампании на 2-е полугодие 2014 г. прошу Вас командировать старшего эксперта отдела электробытовой техники Васнецова В. И. на Липецкий завод холодильников «Стинол» для ознакомления с новыми техническими и дизайнерскими разработками холодильников и морозильных камер «Стинол», а также для согласования вопросов развития договорных отношений с этим предприятием.

 

Руководитель отдела       Личная подпись                         Н.О. Павлов

Образец внутренней докладной записки

 

Отдел новых проектов                                                      Генеральному директору

                                                                                агентства

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                 

И.Л. Петрову

10 марта 2014 г. № 25

Краскову С.С. Прошу подобрать

Об увеличении штатной                     двух кандидатов на должности менеджеров

численности отдела                            в отдел новых проектов.

                                                                             Подпись руководителя   11.03.2014

 

 

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности, прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена нами из аналитического журнала «Эксперт»).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также для подготовки оперативной информации о рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.

 

Руководитель отдела       Личная подпись                И.А. Чернышова

 

 

Образец предложения

     Управление делами          ПРЕДЛОЖЕНИЕ            Заместителю руководителя        агентства по авторским правам           Н.А. Алексееву
22.04.2014            № 12  

 

О повышении исполнительской

дисциплины при работе

с документами

 

    Для совершенствования исполнительской дисциплины при работе с документами необходимо:

1. Во всех подразделениях агентства назначить лиц, ответственных за работу с документами в подразделении. В зависимости от объема документооборота подразделения это может быть работник подразделения, совмещающий выполнение своих основных функциональных обязанностей с делопроизводственными, или секретарь подразделения, занимающийся только организацией работы с документами в подразделении.

2. Переработать действующие нормативные документы по документационному обеспечению и привести их в соответствие с действующими законодательными и иными нормативными правовыми актами.

    3. Создать группу ...

        

 

Управляющий делами               Личная подпись                Р.Т. Петров

Представление на работника

Наименование                                     Руководителю организации

структурного подразделения

                                                                    И.О. Фамилия (в дат. пад.)

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ *

 

________________ № _______

 

Прошу Вас назначить на должность __________________________________

                                                             (наименование должности с указанием

_____________________________________________________________________

                       структурного подразделения)

_____________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

с окладом согласно штатному расписанию.

Ф.И.О., ____________ года рождения, образование _______________, в 20___году окончил(а) ____________________________________________ по специальности

(наименование учебного заведения)

__________________________________________________.

Имеет большой опыт работы в области _______________________. Продолжительное время занимался(-ась) ______________________.

 

Руководитель структурного

подразделения                           Личная подпись      И.О. Фамилия

 

 

________________________

* Составляется в управлениях, отделах их руководителями, передается в Службу кадров.

 

Служебная записка

 

Отдел кадров   СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА   00.00.2014                     №   О введении гибкого графика начала и окончания работы                       Заместителю директора                           по персоналу                               А. И. Скворцову  

 

В связи с транспортными проблемами (автомобильными пробками, неритмичной работой общественного транспорта) и участившимися случаями опозданий работников предприятия (за последний квартал их количество возросло на 17%) прошу рассмотреть вопрос о введении гибкого графика начала и окончания работы для персонала предприятия, не связанного жестко с технологией производственного процесса.

Опытное апробирование подобного графика в отделе комплектации дало положительный результат.

 

Приложение: отчет начальника отдела комплектации на 2 л.

 

 

Начальник отдела            личная подпись                 Н.И. Смирнов

 

Формуляр внешней объяснительной записки

Наименование министерства или ведомства   НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ   Справочные данные об организации ОГРН                  ИНН/КПП   Наименование должности адресата с включением наименования организации (в дат. падеже   И.О. Фамилия (в дат. падеже)  

 

 

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

 

00.00.2014     №

 

Заголовок к тексту (О чем)

 

 

Текст объяснительной записки должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения.

 

 

Наименование должности         Личная подпись      И.О. Фамилия

 

В дело 00-00

личная подпись

Дата

 

 


Рекомендуемые страницы:

Что такое Устав и Учредительный договор?

Если вы хотите создать компанию с ограниченной ответственностью, в дополнение к Форме IN01 (заявка на регистрацию компании) вы также должны предоставить копию Меморандума и Устава вашей компании в Регистрационную палату.


Проще говоря, Статьи описывают, как будет работать компания, а Меморандум содержит подробную информацию обо всех подписчиках компании.

С момента вступления в силу Закона о компаниях 2006 года Меморандум стал гораздо менее важным документом, поскольку положения, ранее содержащиеся в Меморандуме, теперь являются частью Устава.

Устав

Устав регулирует деятельность компании и может включать любое количество условий, в том числе: ограничения полномочий директоров, подробные сведения о различных классах акций и правах, предоставляемых каждым классом, ограничения на передачу акций, связанные с этим положения. о том, как разрешаются конфликты интересов, преимущественное право покупки, порядок созыва и проведения собраний, а также способы принятия и регистрации решений.

Когда вы впервые открываете компанию, вы можете выбрать использование типовых статей Регистрационной палаты, представить типовые статьи с поправками или предоставить свои собственные статьи.

Если директора компании желают изменить или заменить Устав, акционеры должны сначала принять специальное решение

Для внесения поправок в Устав или замены Устава требуется специальное решение акционеров.

Вы можете скачать модельные изделия из Регистрационной палаты здесь.

Учредительный договор

Меморандум содержит заявление каждого подписчика, подтверждающее, что он намеревается создать компанию с ограниченной ответственностью и стать ее членом.

Предполагая, что вы формируете компанию с ограниченной ответственностью, каждый участник также должен согласиться получить хотя бы одну акцию.

Документ также содержит имя каждого первоначального подписчика и общее количество принадлежащих им акций.

Вы можете загрузить примеры меморандумов из Регистрационной палаты по следующему адресу (в формате PDF):

  • Компании с ограниченной ответственностью с акционерным капиталом - нажмите здесь
  • Компании с ограниченной ответственностью без уставного капитала - нажмите здесь

Дополнительная информация

Узнайте больше об Уставе на сайте Департамента BIS - он содержит несколько полезных часто задаваемых вопросов относительно типа статей, которые вы используете, и того, как внести изменения в будущем.

МЕМОРАНДУМ О СТАНДАРТНОЙ ПРАКТИКЕ - Скачать PDF

ЗАКОН О БЕЗОПАСНЫХ ШКОЛАХ ТЕХАСА

БЕЗОПАСНЫЕ ШКОЛЫ ТЕХАСА ДЕЙСТВУЮТ Ваши права и обязанности 2007-2009 ОБНОВЛЕНИЕ Texas AFT www.texasaft.org июль 2009 г. Уважаемый коллега, Семнадцать лет назад, Texas AFT начал свою кампанию за Закон о безопасных школах

Дополнительная информация

Закон о жертвах преступлений

ЦЕЛЬ Закона о жертвах преступлений Признавая заботу государства о жертвах преступлений, цель Закона о жертвах преступлений [31-26-1 NMSA 1978] состоит в том, чтобы гарантировать, что: A.Полное влияние преступления доведено до

Дополнительная информация

ОТДЕЛЕНИЕ ИСПРАВЛЕНИЙ

ДЕПАРТАМЕНТ ИСПРАВЛЕНИЙ Общественная безопасность / Исполнительное агентство Численность персонала на 2014 финансовый год: 11 007 http://www2.illinois.gov/idoc/pages/default.aspx Краткое изложение операций агентства Управление исправительных учреждений (DOC) работает

Дополнительная информация

ОТНОШЕНИЯ С СООБЩЕСТВОМ AR 1041

ОТНОШЕНИЯ С СООБЩЕСТВОМ AR 1041 Школьные волонтеры Начиная с 1 января 2006 г., Закон о безопасности школ (PA 129-131 и PA 138) требует, чтобы все лица, подающие заявление о приеме на работу в Мичиган, имели уголовного

Дополнительная информация

VIII.ПРЕДНАЗНАЧЕННОЕ СУДЬБА

A. Раздел Кодекса: O.C.G.A. 15-11-63 B. Единый суд по делам несовершеннолетних Правило 15.2 C. Процедура VIII. ПРЕДНАЗНАЧЕННОЕ СУДЕБНОЕ СОГЛАШЕНИЕ 1. Судебное слушание, связанное с утверждением об установленном уголовном преступлении, должно быть открытым для

Дополнительная информация

Процесс изъятия:

Как удалить мою запись? Представлено: Офис сенатора штата Ройс Западный сенаторский округ 23 (обновлено в марте 2012 г.) КАК УДАЛИТЬ ЗАПИСЬ Процесс исключения: требуется подача петиции

Дополнительная информация

Карты разрешения отпечатков пальцев

Карточки для снятия отпечатков пальцев. Вопросы и ответы. Этот буклет является общим руководством для членов AEA и не предназначен для предоставления полной информации или юридических консультаций по конкретным проблемам.Изменения в законах могут изменить

Дополнительная информация

Персонал Законодательного совета Колорадо

Комната для персонала Законодательного совета Колорадо 029 Капитолий штата, Денвер, Колорадо 80203-1784 (303) 866-3521 Факс: 866-3855 TDD: 866-3472 МЕМОРАНДУМ 9 октября 2012 г. Кому: Заинтересованным лицам ОТ: Хиллари Смит, Research

Дополнительная информация

ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО О БЕЗОПАСНЫХ ШКОЛАХ MISSOURI

ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО О БЕЗОПАСНЫХ ШКОЛАХ МИССУРИ Подготовлено Центром безопасных школ штата Миссури по состоянию на октябрь 2008 г. Закон о безопасных школах штата Миссури, принятый в 1996 г., в первую очередь касается следующих областей

Дополнительная информация

Приложение для медицинских наук

Приложение для медицинских наук Это приложение предназначено для стоматологической помощи, стоматологической гигиены, ядерной медицины, лучевой терапии, радиографии, респираторной терапии и сонографии.Если вы подаете заявление на получение медсестры

Дополнительная информация

ЗАПРЕЩЕННЫЕ ПРАВОНАРУШЕНИЯ:

Закон № 169 от 1996 г. ЦЕЛЬ: Требует проверки наличия судимости для сотрудников NH, PCH, Dom Care, Home Health и ADC. Работникам, осужденным за особо тяжкие правонарушения, не разрешается работать

Дополнительная информация

КАДРЫ В ТЕХАСЕ

СКАЗАНИЯ В ТЕХАСЕ Комитет по семейному праву Техасской ассоциации молодых юристов П.O. Box 12487, Capitol Station Austin, TX 78711-2487 (800) 204-2222 доб. 1800 Дополнительные ресурсы по семейному праву можно найти на сайте www.tyla.org.

Дополнительная информация

Отдел человеческих ресурсов

ЗАЯВЛЕНИЕ НА РАБОТУ Благодарим вас за интерес к работе в Mountain Regional Service, Inc. (MRSI). Наша организация стремится предоставлять качественную помощь людям, которым мы служим. Если у вас есть интернет

Дополнительная информация

Часто задаваемые вопросы о профессиональном поведении преподавателей

Назад к полной версии Часто задаваемые вопросы о профессиональном поведении преподавателей Ниже приведены часто задаваемые вопросы, связанные с профессиональным поведением преподавателей в Огайо, начиная со списка вопросов, который будет

Дополнительная информация

Форма соглашения между родителем и поставщиком услуг

Si quiere recibir este material en español sírvase llamar al 1-888-214-5437.Форма соглашения между родителем и воспитателем В этой форме рассказывается о порядке ухода за ребенком. Вот что вам нужно сделать: Шаг 1. Этот

Дополнительная информация

Фоновые показы

Информационный пункт Комитета по финансам и административным вопросам, пункт IV-C 10 октября 2013 г. Предварительные просмотры 40 из 59 Вашингтонского муниципального управления транзитным управлением Действия / информация Сводка действий Информация

Дополнительная информация

ЗАПЕЧАТАТЬ ВАШИ ЗАПИСИ ЮВЕНАЛА

ЗАПЕЧАТАЙТЕ ЗАПИСИ ЮВЕНИЧЕСКИХ ДЕТЕЙ Отредактировано и обновлено Кэтрин Селигман, Кимберли Фицджеральд и Алиссой Меллотт, февраль 2005 г. ПРОЕКТ ПЕРВОГО ОКРУГА APPELLATE 730 Harrison Street, Suite 201 San Francisco,

Дополнительная информация

Заявление о приеме на работу

НЕЗАВИСИМЫЙ ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ ОБЩЕСТВЕННОГО РАЙОНА Заявление о приеме на работу Заполните все документы В дополнение к следующим документам вы ДОЛЖНЫ предоставить копию ваших водительских прав, карту социального страхования и копию

Дополнительная информация

ЧТЕНИЕ ОДОБРЕНИЯ СТАЖИРОВКИ

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ СТАЖИРОВКИ ДЛЯ ЧТЕНИЯ Студент обязан подать следующие формы и документы одним полным пакетом в Колледж Рио-Саладо, Офис подготовки преподавателей, 2323 W.14-я улица,

Дополнительная информация

ОБЗОР ЭКЗАМЕНА МЕДСЕСТРА

ОБЗОР ЭКЗАМЕНА МЕДСЕСТРА Информация о курсе ЦЕЛЬ Этот курс дает возможность обновить текущие навыки и получить инструкции по недавно разработанным методам, необходимым для эффективного ухода за пациентами.

Дополнительная информация

Заявление о приеме на работу

Заявление о приеме на работу Мы рассматриваем кандидатов на все должности независимо от возраста, расы, цвета кожи, религии, пола, сексуальной ориентации, национального происхождения, семейного положения или статуса ветерана, генетической информации, статуса

. Дополнительная информация

Судимости

Осуждения по уголовным делам Этот документ предлагает дальнейшие инструкции по осуждению за совершение уголовных преступлений.Обратите внимание, что это всего лишь руководство. Право на участие будет зависеть от характера и обстоятельств правонарушения. Не возможно

Дополнительная информация

Запечатывать записи о несовершеннолетних

Запечатывание ваших записей о несовершеннолетних Каковы мои записи о несовершеннолетних? Документы и постановления суда в вашем деле по делам несовершеннолетних, относящиеся к вашему делу. Некоторые записи о несовершеннолетних также могут храниться в Службе пробации

. Дополнительная информация

Стандарты форм и процедур

Запрос на интерпретацию может быть «официальным» или «неофициальным» (личным).Официальная интерпретация определяется как письменное объяснение значения конкретного положения стандарта или руководства, как это определено существующим компетентным Проектным комитетом (ПК) или Комитетом по интерпретации (ИК) в ответ на письменный запрос. Неофициальная интерпретация определяется как письменное объяснение значения конкретного положения стандарта или руководства, как это определено персоналом отдела технологий ASHRAE в ответ на письменный запрос.

ASHRAE обычно не отвечает на последующий запрос об официальной интерпретации, чтобы подтвердить предыдущую неофициальную интерпретацию.Типичное время ответа на неофициальную интерпретацию составляет 30 дней, в то время как официальная интерпретация может потребовать 6-12 месяцев для ответа. Ответы на запросы об официальных устных переводах должны быть одобрены компетентным комитетом, который обычно собирается два раза в год в связи с собраниями общества ASHRAE.

Лицо, подавшее запрос, должно решить, запрашивать ли ему «официальную» или «неофициальную» интерпретацию. Запросы на официальное толкование должны соответствовать требованиям Раздела 10 Справочного руководства Комитета по стандартам.См. Процедуры ниже. Если запрашивается официальное толкование, запрашивающий должен заполнить и отправить Форму запроса «официального» толкования к Стандарту или Руководству, приведенным ниже. Если запрашивается неофициальный перевод, запрашивающий может просто отправить перевод или вопросы по электронной почте. Официальной формы для запроса неофициального перевода не существует. Контактная информация, включая адрес электронной почты и номер телефона, должна быть включена в каждый запрос.

Официальные интерпретации, доступные на веб-сайте стандартов ASHRAE по адресу
Interpretations, предоставят заказчику общий формат.

Интерпретация не может использоваться для изменения содержания стандарта или руководства. Письма, которые на самом деле не являются запросами на интерпретацию, а скорее являются предложениями по изменению опубликованных стандартов или руководств, будут переданы компетентному ПК, если таковой существует.

Процедуры запроса интерпретации - (июнь 2011 г.) (PDF)

Форма для запроса «официального» толкования стандарта или руководства (март 2012 г.) (документ Word)

Запросы на интерпретацию для публикуемого в настоящее время издания стандарта или руководства должны подаваться в MOS.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *