Вторник , 27 Июль 2021

Докладная записка и служебная записка отличие: Докладные и служебные записки

Содержание

Докладные и служебные записки

Новая страница 1

Докладные и служебные записки – это, как правило, внутренние документы организации, видимо, поэтому очень часто этим документам не уделяют должного внимания, не придают особого значения их оформлению. Во многих организациях вообще не делают различий между этими документами или используют во всех случаях только служебные записки, независимо от того, к кому, по какому поводу и с какой информацией обращаются. Однако различия между этими документами существуют. Рассмотрим их.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Из определений следует, что докладная записка – документ, составляемый в структурном подразделении и представляемый руководителю вышестоящего уровня, это может быть руководитель подразделения, заместитель руководителя организации или руководитель организации.

Служебная записка – документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем одного подразделения и направляемый в другое подразделение для решения вопросов, входящих в его компетенцию.

Служебные записки составляются по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу. Служебные записки – это своего рода переписка между структурными подразделениями. Опыт показывает, что в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений подразделений. В таких ситуациях и используются служебные записки.

Конечно, служебная записка не должна заменять докладную записку, хотя бы по той причине, что докладная записка – это документ, направляемый вышестоящему должностному лицу. Таким образом, можно сказать, что с помощью докладных записок реализуются вертикальные информационные взаимосвязи организации, а с помощью служебных записок – горизонтальные

.

Докладные и служебные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.

С точки зрения оформления у этих документов много общего. Они имеют одинаковый состав реквизитов: наименование подразделения – автора документа, наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, в необходимых случаях – визы. Поскольку речь идет о внутренних документах, место составления может не указываться. При оформлении реквизитов следует придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению организационно-распорядительных документов.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора документа, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы или предложения составителя. Докладные записки, составляемые работниками подразделения, представляются руководителю подразделения, составляемые и подписываемые руководителями подразделений, представляются руководителю организации (заместителю руководителя).

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования причин ее составления и заключительной части – предложения, просьбы и т.п.

Служебная записка подписывается непосредственно составителем или руководителем подразделения. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Янковая В.Ф.

определение, цели написания и правила оформления. Служебная и докладная записка — в чем разница между ними

Что такое служебная записка и зачем она нужна?

По своему назначению, служебная записка — это информационное сообщение, адресованное сотрудникам своего или других отделов, руководству отделов, фирмы, подразделений, филиалов. Список тем, освещаемых в таких документах, довольно широк. В служебных записках информируется об основных событиях в жизни компании, о выполнении текущих работ, сложившихся нестандартных ситуациях, содержатся жалобы и пути решения разнообразных производственных проблем.

Основная цель такого рода общения – согласование самых разных рабочих вопросов в тех случаях, когда устное решение невозможно по каким-либо причинам. Служебная записка может использоваться и руководством для составления распоряжений, которые, в отличие от приказов, имеют более неформальный характер.

Пример служебной записки

Виды и назначение докладных записок

Докладная записка – это наиболее популярный вид служебных записок, адресованный руководителю предприятия, главному бухгалтеру или любому другому вышестоящему сотруднику. Главное назначение докладной – информирование вышестоящих лиц о какой-либо ситуации, выполнении работ, а также составление рекомендаций по решению (устранению) проблемы и пр. Докладная записка, в отличие от служебной, всегда направляется вышестоящему звену и имеет юридическую силу.

Наиболее распространенным видом докладных записок являются отчетные, информирующие руководство о выполнении планов, ходе текущих работ и т.д. Реже составляются докладные, сообщающие о какой-либо внеплановой ситуации, требующей реагирования со стороны вышестоящего руководства. Спектр вопросов таких докладных довольно широк: от информации, касающейся основной отраслевой деятельности предприятия, до жалоб на организацию условий труда и докладов о несоблюдении трудовой и финансовой дисциплины, служебного поведения и т.д.

Докладная записка — пример

Составляем правильно служебную записку

Структура служебной записки предполагает обязательное наличие таких элементов:

  • «Шапки» с указанием организации, ФИО и должности адресата, ФИО и должности составителя.
  • Текстового блока, состоящего из названия документа («Служебная записка») и краткого изложения ситуации, каких-либо действий, просьб.
  • Даты и подписи составителя (в одной строке слева направо указывается дата, подпись и ФИО составителя).

Также в служебной записке может быть указан регистрационный номер, если по правилам предприятия она регистрируется в журнале. Важно отметить, что, поскольку служебные записки используются только внутри организации, то наличие бланков не является обязательным условием, если только этого не требуют правила предприятия. В то же время, некоторые предприятия имеют свой бланк с логотипом, разработанный специально для ведения служебной переписки.

Как составить докладную записку?

Докладная записка по своей структуре похожа на служебную. Главным ее отличием является адресат: если в служебной записке информация может быть направлена любому другому сотруднику, то в докладной сообщение адресуется вышестоящему должностному лицу.

Способы оформления докладной записки отличаются в зависимости от назначения. В частности, внутренняя докладная, направляемая руководству внутри организации, оформляется так же, как и служебная записка. Различие состоит в содержании текстового блока, который называется «Докладная записка», содержит изложение сути проблемы, предложения по ее устранению или описание уже принятых мер.

А вот при составлении внешней докладной записки, которая адресуется сотрудникам других организаций, правила более строгие:

  • Документ составляется на фирменном бланке организации.
  • Записка регистрируется в книге исходящих писем компании, при этом присвоенный регистрационный номер указывается в шапке записки. Также, при получении записки, она регистрируется как входящий документ в организации адресата.
  • Внешняя записка подписывается, как правила, руководителем фирмы или его заместителем. При отправке также могут потребоваться подписи начальников других отделов.
  • Дата составления записки является датой ее подписания и отправки.
  • Если записка сопровождается документальными приложениями, то в текстовой ее части составляется список прилагаемых документов.

Текстовая часть докладной записки зависит от ее назначения:

  1. Отчетная докладная должна содержать информацию о ходе работ, выполнении сроков, описание текущих проблем и т. д. Такой отчет позволяет начальнику вовремя заметить недостатки в работе и устранить их.
  2. Докладная записка, информирующая о конкретной ситуации, состоит из подробного описания проблемы и предложений по ее улучшению (устранению). На практике довольно часто подобные документы посвящены жалобам на нарушения сотрудниками трудовой дисциплины и носят негативный характер, поэтому в изложении информации важно опустить эмоциональную составляющую и придерживаться сути.

Служебная записка или докладная: так в чем же разница?

Как видим, служебная и докладная записки имеют много общих черт. Так, оба варианта используются для делового общения, имеют похожую структуру оформления. В то же время, есть и ряд отличий:

  1. Служебная записка адресуется сотрудникам разного ранга внутри предприятия, тогда как докладная составляется только в адрес вышестоящего звена (своей или сторонней компании).
  2. Служебная записка является внутренним документом, тогда как докладная может использоваться во внешней переписке с другими юридическими лицами.
  3. Служебная записка, в отличие от докладной, юридической силы не имеет.
  4. Поскольку служебная записка используется внутри предприятия, она может быть составлена на обычном листе бумаги. По такому же принципу оформляется и внутренняя докладная, если она используется внутри компании. В то же время, если докладная направляется в другую организацию, то при ее составлении используется фирменный бланк, регистрационный номер и другие обязательные элементы официальной переписки.

 

Объяснительная записка

Объяснительная записка — короткое письмо, объясняющее причины случившейся ситуации или факта. Статья 193 ТК РФ определяет объяснительную записку как обязательный документ, которым сопровождаются дисциплинарные взыскания. Руководство компании вправе потребовать написать «провинившегося» сотрудника такую записку и назначить какое-либо «наказание».

Кому пишется: руководителю.

Что писать: структура письма состоит из 2-х смысловых блоков. В первом описывают причины написания объяснительной, во втором — объясняют их.

Объяснительные записки — это ответ на реакцию, претензию со стороны руководства. Например, за опоздание, невыполнение задания или как объяснение сложившейся внештатной ситуации (ДТП с участием служебного автомобиля, кража имущества или офисной техники и пр.).

Образец объяснительной записки

Различия служебной записки, докладной и объяснительной

Некоторые должностные лица путают служебную с докладной запиской. Несмотря на их сходство, эти два документа отличаются друг от друга. Если в докладной руководство компании ставится в известность о том, что на том или ином участке существует проблема или сбой в работе, то в служебной не только приводится этот факт, но еще излагаются варианты решения возникшей проблемы.

Также чем-то похожа на докладную объяснительная записка, только ее чаще всего пишут подчиненные на имя своих вышестоящих руководителей.

Этот внутренний документ используется для объяснения причин происшествия, описания предпринятых действий и обстоятельств произошедшего.

Обратите внимание!

В некоторых случаях закон обязывает работодателя взять у работника объяснение при нарушении им трудовой дисциплины или нанесении материального вреда имуществу предприятия.

Определение термина: что это такое?

Служебная записка или «служебка» — это информационно-справочный документ, содержащий просьбу или предложения по поводу возникших производственных трудностей и адресованный другим сотрудникам учреждения на горизонтальном уровне.

Главная его черта в том, что он не только кратко информирует о возникновении проблемы, но и содержит план мероприятий по ее устранению.

Регламентирующий документ

Основные правила по оформлению и составлению различных записок организации (в том числе, и служебных) указаны в . Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». Наиболее важные моменты отражены в его следующих частях:

  • раздел 4 — требования к используемым бланкам (формат, цветность и поля).
  • Раздел 2 — реквизиты (перечень и порядок указания на бланке).
  • П. 3.20 — требования к оформлению табличной информации.
  • П. 3.17 — требования к исполнению резолюции как итога рассмотрения служебной записки и принятия на ее основании решения руководством организации.

Виды служебных записок

Благодаря достаточно свободной форме изложения, служебная записка используется в очень широком спектре вопросов и ситуаций. Далее будут перечислены наиболее часто встречающиеся ситуации, но это не означает, что данный список исключителен и не может быть дополнен другими пунктами.

Сотрудником на сотрудника

Даже если два сотрудника отделены друг от друга только проходом между столами, это не может помешать им общаться в письменном виде. И расценивать это как рабочий конфликт будет в корне неверно. Взаимодействие с помощью обмена «письмами» помогает:

  • избежать сбоев в результате большой загруженности и забывчивости;
  • решить проблему неисполнения обязанностей или несвоевременной передачи необходимых данных;
  • разрядить напряженные отношения, а также перевести служебную записку на сотрудника в разряд дисциплинирующих и организующих документов.

Содержание этих бумаг может быть очень разным и содержать в себе как просьбы, так и требования. Например, если сотрудник видит, что кто-то из членов команды пренебрегает должностными функциями, то еще до обращения к руководителю, можно направить служебную записку о невыполнении служебных обязанностей легкомысленно относящемуся к работе коллеге. Это будет и корректнее, и позволит доказать в дальнейшем, что пробелы в работе не стали результатом «круговой поруки» и замалчивания проблемы.

Служебная записка – инструмент взаимодействия между специалистами одного структурного уровня, для обращения в адрес руководителя правильнее использовать докладную записку.

На списание

Редко какой труд не связан с материальными ценностями или расходниками, применяемыми для успешной работы. Это влечет за собой их порчу или утрату качественных характеристик, и тогда нужно обратиться в службу снабжения для списания старых материалов и выдачи новых.

Если износ или выход из строя предметов труда стал результатом естественных процессов, связанных со старением или выработкой ресурса, то можно сообщить об этом материально ответственному лицу. Формой уведомления может стать служебная записка на списание с перечнем утративших полезность предметов и причиной отказа от их использования.

Другое дело, если выход их строя был связан с нестандартными событиями или неаккуратностью ответственных сотрудников, то тут уж без ведома и решения начальства не обойтись. В этом случае уместнее писать не служебную записку, а докладную.

На премирование

Письменное общение чаще связано с неприятными событиями или обменом данными. Реже случаются более приятные поводы составления служебной записки – сообщение о премировании.

Поскольку отличительной чертой записки считается правило ее направления сотруднику равного ранга, то и предложение о награждении, оформленное подобным образом, правильнее направить, например, в кадровую службу. Как вариант, можно отдать документ сотруднику, ответственному за составление проекта приказа о премировании или представлении списка кандидатов на получении денежных поощрений.

На совмещение

Эта бумага пишется, если желание совмещения является не просто частным желанием, а обусловлено производственной необходимостью, наличием вакансии и указанием причины, по которой данная должность теперь свободна (например, сотрудница ушла в декрет).

Например:

Генеральному директору ООО «Гринхилл» Федорову П.П.

12 мая 2017 года

служебная записка № 2

Уважаемый Петр Петрович!

Ввиду наличия в финансовом отделе временно вакантной должности аналитика по продажам ( сотрудник Синицына И. А. ушла в декретный отпуск) предлагаю поручение этой должности в порядке совмещения менеджеру по логистике Баранову Ю.Ю.

С уважением,

Финансовый директор

Максимов Максим Максимович (подпись).

На увольнение

Здесь речь идет об увольнении ненужного сотрудника, причем при создании документа необходимо четко указать, почему вы настаиваете на такой мере. Обязательно привести нормы трудового законодательства, чтобы было очевидно, на чем ваши доводы базируются. Иначе мало того, что предложению вашему не придадут серьезного значения.

Вы можете получить и немаленькие неприятности в дальнейшем, если ваше предложение уволить кого-то будет обосновано всего лишь вашей личной неприязнью.

Например:

Директору по персоналу ООО «Викарий»

Сидоровой М.П.

служебная записка

Довожу до вашего сведения необходимость уволить курьера отдела продаж Епифанову А.А, поступившую на работу 15 июня 2016 года и находящуюся на данный момент на испытательном сроке.

Причины для этого следующие:

  1. Епифанова А.А. в течение месяца ни разу не пришла на работу вовремя, опаздывая от 3 минут до 1 часа, обосновывая это дальностью проживания и перебоями с электричками.
  2. При доставке заказов клиентам опаздывала на 1-3 часа, что подтверждается тремя негативными отзывами от наших постоянных клиентов.

Приложение.

Руководитель отдела доставки

Петров Иван Иванович (подпись).

На оборудование

Эту бумагу пишет отдел, которому требуется, к примеру, закупить новое оборудование.

Например:

Генеральному директору ООО «Джи- Стар»

Кузину Петру Кузьмичу

14 июля 2017 года

служебная записка №4

Довожу до вашего сведения, что в отделе по работе с клиентами, сломались 3 компьютера, еще 2 требуют ремонта. На настоящий момент сотрудники работают на принесенных из дома ноутбуках.

Прошу вас закупить 3 компьютера для отдела по работе с клиентами, сдать 2 в ремонт. На время ремонта работникам предоставить 2 резервных ноутбука.

Руководитель отдела по работе с клиентами

Александров Александр Александрович (подпись).

На командировку

После отмены в 2014 году необходимости обязательного оформления командировочного удостоверения на каждую служебную поездку, стал вопрос о том, как правильно зафиксировать некоторые нюансы и отчитаться о ее результатах. Выходом была избрана служебная записка на командировку. Именно в такой форме можно проинформировать руководителя о том, как и когда планируется выполнять задание компании, а также изложить в записке результаты поездки.

Этот документ принято использовать:

  • если путь до места назначения совершался на личном или попутном транспорте;
  • если нужно отчитаться о работе в выходной день или сверхурочные часы;
  • если по приложенным финансовым документам невозможно точно определить фактическую длительность командировки;
  • если есть обстоятельства, которые должны быть учтены при начислении суточных и возмещении расходов или нужно объяснить необходимость трат без первичных документов.

Служебная записка директору

Поскольку руководитель, чаще всего, высший единоличный орган управления предприятием, то представить себе ситуацию, в которой будет правильно направить служебную записку директору, довольно сложно. В соответствии с принципами служебной иерархии на его имя лучше подавать докладные.

Нежелание так озаглавливать предоставляемый на рассмотрение начальства документ продиктовано, скорее, субъективными причинами и эмоциями. Однако, стоит понимать, что служебная записка о нарушении должностной инструкции выглядит нелогичной.

Вариант правильного использования формы служебной записки, адресованной директору, возможен в корпорациях или холдингах. Только в их структуре может быть одновременно несколько директоров, равных по положению в организации и не находящихся друг у друга в подчинении. Внутри предприятий с прямолинейной системой управления и одним руководителем уместнее использовать докладные по всем производственным вопросам, требующим внимания и утверждения директором.

В каких случаях составляется и кем

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

  1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
  2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
  3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

На списание

При составлении этого документа необходимо указать, какие единицы оборудования или техники следует списать и ввиду чего. Обязательно сослаться на объективные факты – истечение срока эксплуатации, итд. Бумагу пишет обычно глава административно-хозяйственного отдела. Правила написания остаются теми же.

На замену

Пишет заинтересованное лицо – обычно на имя генерального директора или лица, ответственного за техническое обеспечение (как написать записку на имя директора?). Например, требуется заменить компьютер. В этом случае следует указать:

  • причину, по которой вы хотите его заменить;
  • тип агрегата, какие дополнительные функции, по вашему мнению, должны присутствовать;
  • дата, подпись.

Составляем служебную записку грамотно — как оформить документ на повышение зарплаты или в должности, о командировке, на выдачу денежных средств или на ремонт автомобиля? Можно ли научиться правильно составлять данную бумагу на перерасчет, выплату или удержание з/п, на покупку товара, обучение сотрудников, о переводе на другую должность и на отгул?

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

  1. Сотрудник создает служебку.
  2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
  3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
  4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
  5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

И.И. Иванову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

«02» сентября 2020 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

  1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
  2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
  3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

П.П. Петров

Отправка документа посредством электронной связи

Нередки случаи, когда в организации ведется электронный документооборот, и все просьбы и записки необходимо отправлять именно по Интернету или внутренней сети. В этом случае пугаться не надо, в этом ничего страшного нет. Однако для этого желательно иметь личную электронно-цифровую подпись, чтобы можно было подтвердить свою просьбу.

Или же можно написать служебную записку на листе бумаги, подписать ее и отсканировать. Электронную версию отправляете на необходимый адрес и ждете ответа.

Всегда ли нужно оформлять свое предложение письменно

Зачастую встает вопрос: а можно ли обратиться к руководству предприятия в устной форме? Ответ очень прост: обратиться устно всегда можно, но даст ли это какие-то результаты, неизвестно. Письменное же сообщение всегда является официальным документом, независимо от его содержания и адресата. А вот устное сообщение – это просто слова, на которые может и не быть ответа.

Поэтому можно посоветовать все предложения, объяснения и пояснения для начальства оформлять исключительно на бумаге. Иначе просто можно не получить ответной реакции на свою просьбу или предложение.

Обмен служебными записками между обособленными подразделениями

Иногда служебные записки служат средством общения между обособленными подразделениями одной и той же фирмы. Составление такого документа для другого подразделения ничем не отличается от записки для руководства. Единственное отличие, которое есть, – это то, что необходимо указать сами подразделения, можно также указать и адрес. В этом случае служебная записка все равно является внутренним документом.

Шапку служебной записки надо оформлять по образцу заявления, которое пишется на имя руководителя. Далее пишется сам текст, в котором поясняются все проблемы конкретного подразделения. Желательно описать не только суть проблемы, но и подробно все нюансы. Также можно предложить способы ее решения.

Обязательно должны быть указаны реквизиты документа: дата и номер. Это нужно для того, чтобы он стал официальным.

Источники

  • https://vchemraznica.ru/sluzhebnaya-i-dokladnaya-zapiska-v-chem-raznica-mezhdu-nimi/
  • https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/v-chem-raznica-slujebnye-dokladnye-i-obiasnitelnye-zapiski-5c78ebcba71ea800b38e6103
  • https://pravoved.ru/journal/sluzhebnaya-zapiska/
  • https://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/chto-takoe-sz.html
  • https://viplawyer.ru/sluzhebnaya-zapiska/
  • https://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya
  • https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-sostavlyaem-sluzhebnuyu-zapisku
  • https://www.syl.ru/article/147474/mod_chto-takoe-slujebnaya-zapiska-i-dlya-chego-ona-nujna
[свернуть]

Facebook

Twitter

Вконтакте

Google+

В ЧЕМ РАЗНИЦА? Служебные, докладные и объяснительные записки | Записки хорошего секретаря

Деловая переписка в любом варианте — электронном или бумажном — является неотъемлемой частью рабочего процесса. На практике многие сталкиваются с трудностями при написании деловых записок, в частности, когда какая записка пишется и как ее правильно составить. Часто любые служебные записки воспринимаются работниками в негативном ключе. До сих пор считается, что написание записки повлечет за собой какие-либо дисциплинарные взыскания.

На самом деле это не так. Каждый вид деловой записки имеет разную цель составления и адресата.

Давайте посмотрим, какие виды деловых записок есть, чем они отличаются и как правильно их составлять.

Чем отличаются служебная, докладная и объяснительная записка

Чем отличаются служебная, докладная и объяснительная записка

Докладная записка

Докладная записка — информационное сообщение о текущей рабочей ситуации, завершенной задаче или факте, которое включает мнение автора, его рекомендации или предложения и вывод.

Кому пишется: вышестоящему лицу. Например, работник пишет докладную руководителю направления, начальник подразделения — руководителю компании, директор филиала составляет записку начальнику головного офиса.

Когда пишется: при необходимости донести какие-либо сведения до начальства, чтобы руководство предприняло шаги для решения проблемы, изложенной в сообщении.

Официально выделяют три типа докладных записок по цели сообщения:

  • Инициативные — сообщается предложение по решению проблемы, подтвержденное фактами. Суть в том, чтобы убедить получателя принять решение, предложение, изложенное в письме. Например, вы просите руководство повысить сотрудника или ввести новые методы работы и пр.
  • Информативные — составляются для донесения до руководства деталей работы над проектом или об итогах работы.
  • Отчетные — отчет вышестоящему коллеги о проделанной работе.

Докладная записка внесена в ОКУД (Общероссийский классификатор управленческих документов) и является официальным управленческим документом. Потому такие записки имеют определенные правила составления. Часто в компаниях пользуются шаблонами при оформлении записки, что упрощает работу и коммуникацию внутри компании.

Что писать в содержании:
Cтруктуру смысловой части можно разделить на 3:
1 часть — описывают причины и мотивы, побудившие написать докладную.
2 часть — разбирается ситуация и предлагаются пути решения.
3 часть — высказывается четкое мнение о теме письма и просьба принять соответствующее решение.

Важно четко обозначить просьбу в тексте, то есть то, чего вы хотите добиться с помощью этой записки.

Пример докладной записки

Пример докладной записки

Служебная записка

Этот вид делового письма часто относят к разновидности докладной. Официального определения нет. Служебная записка не включена в список информационно-справочной документации ОКУДа. На практике все иначе. Служебная записка наряду с объяснительной наиболее популярный вид в деловом письме.

Служебная записка — это сообщение для взаимодействия внутри компании между сотрудниками, которые не подчиняются друг другу, то есть находятся на одном уровне в управленческой системе компании. Цель служебной записки — ускорить коммуникацию между подразделениями одной организации.

Кому пишется: коллеге или руководителю из соседнего отдела, подразделения. Начальник отдела продаж пишет «служебку» руководителю отдела маркетинга, работник составляет служебное письмо другому сотруднику предприятия.

Когда пишется: когда нужно получить информацию, инструкцию, сообщить новые сведения другому отделу.

Что писать в содержании: здесь нет строгих требований к смысловому содержанию. Текст должен быть лаконичным и понятным. Потому многие компании самостоятельно прорабатывают и закрепляют требования к составлению служебной записки в официальной документации организации.

В тексте сообщения пишется о причинах, мотивах его составления и раскрываются просьбы или предложения. По структуре схоже с докладной запиской. Различие — в адресате.

Например, нужно сообщить о ремонте серверов в IT-отделе. Ответственный за поиск ремонтников пишет на начальнику IT-отдела служебную записку с просьбой допустить до ремонта серверов таких-то людей.

Или, бухгалтер составляет служебное письмо для оповещения отделов компании о смене реквизитов банка.

Служебная записка всегда направлена на решение какой-либо ситуации или информирование сотрудников.

Образец служебной записки

Образец служебной записки

Объяснительная записка

Объяснительная записка — короткое письмо, объясняющее причины случившейся ситуации или факта. Статья 193 ТК РФ определяет объяснительную записку как обязательный документ, которым сопровождаются дисциплинарные взыскания. Руководство компании вправе потребовать написать «провинившегося» сотрудника такую записку и назначить какое-либо «наказание».

Кому пишется: руководителю.

Что писать: структура письма состоит из 2-х смысловых блоков. В первом описывают причины написания объяснительной, во втором — объясняют их.

Объяснительные записки — это ответ на реакцию, претензию со стороны руководства. Например, за опоздание, невыполнение задания или как объяснение сложившейся внештатной ситуации (ДТП с участием служебного автомобиля, кража имущества или офисной техники и пр.).

Образец объяснительной записки

Образец объяснительной записки

Как оформлять записки

Деловые записки еще разделяют на внутренние и внешние. Докладная записка может быть составлена для взаимодействия с внешними структурами. Служебной и объяснительной пользуются только для внутренней связи между отделами и сотрудниками. Внешние записки оформляются на официальном бланке компании, для внутренних можно использовать бумагу формата А4.

Структура письменного сообщения выглядит практически одинаково. Вот какие элементы должны быть указаны в записке:

  • Адресат (Название компании, ФИО, должность начальника)
  • Название документа («докладная записка», «объяснительная записка», «служебная»)
  • Смысловой блок ( причина составления, предложения, вывод)
  • Дата написания
  • ФИО, должность составителя, его подпись.

Для наглядности отличий между видами записок, мы составили таблицу.

что это такое, для чего нужна, кто пишет, правила составления, образец



Последнее обновление:

Деятельность любой организации, независимо от формы собственности, масштабов и сферы производства, не обходится без деловой документации.
Полномочия собственника или первого руководителя определены трудовым законодательством. Однако, в силу объективных обстоятельств, работодатель не в состоянии самостоятельно контролировать работу каждого из подчиненных персонально. Одной из форм донесения до сведения руководителя тех или иных фактов, является докладная записка.
Остановимся подробнее, отвечая на вопросы, касающиеся содержания докладных, требований к форме документа.

Что такое докладная записка?

По сути, докладная записка является письменным обращением к руководителю с донесением каких-либо сведений и информации, касающейся рабочего процесса.

Лицо, докладывающее о тех или иных фактах, связанных с производством или, например, о нарушениях трудовой дисциплины, высказывает свое мнение о необходимости принятия конкретных мер.

Так, начальник структурного подразделения вправе довести до сведения работодателя:

  • о недобросовестном отношении к выполнению трудовых обязанностей сотрудников, находящихся в непосредственном его подчинении, с целью привлечения к ответственности;
  • доложить о необходимости приобретения материалов, сырья, необходимых для выполнения работ;
  • сообщить о выходе из строя оборудования для планирования проведения ремонтных работ;
  • и так далее.

Приходим к выводу, что докладная записка – письменно доложенная информация вышестоящему должностному лицу, полномочному принять конкретные меры для разрешения сложившейся ситуации.

Докладная записка всегда адресуется вышестоящему лицу

Назначение докладных записок

Доводя до сведения работодателю или руководителю определенную информацию, предполагают принятия конкретных действенных мер, решений.

Например, начальник отдела, может лишь сделать замечание опаздывающему на работу подчиненному, не имея полномочий привлечь к дисциплинарной ответственности.

Подав первому руководителю докладную записку о нарушении дисциплины труда, он вправе инициировать объявить выговор или, при грубых нарушениях, нахождении в нетрезвом состоянии на рабочем месте – принять более строгие меры наказания, вплоть до увольнения.

В зависимости от желаемого результата доведения информации, касающейся производства, трудовых правоотношений, соблюдения дисциплины, докладные могут иметь разные функции:

  • для урегулирования проблем производственного или административно-хозяйственного характера;
  • предлагать введение рационализаторских предложений, способствующих улучшению производственной деятельности;
  • предоставлять отчетные сведения о выполненных работах;
  • информировать о происшествиях, ставших причиной нанесения материального ущерба или несчастных случаях, связанных с производством;
  • доводить до сведения руководителя о необходимости принятия конкретных мер для устранения нарушений, выявленных в ходе контрольных мероприятий органами государственного надзора;
  • выделять положительные моменты, для поощрения добросовестных сотрудников.

Докладная записка, пример, когда подана после плановой проверки и выданного предписания об устранении нарушений:

Главному врачу
Семейный медицинский центр «Альянс»
Молотягину В.И.
от инженера по охране труда
Тимофеевой И.И.
06.12.2019

Докладная записка 

Довожу до Вашего сведения, что для выполнения п. 3 Предписания № 181-06/ 12-2019, выданного по итогам плановой проверки, проведенной территориальной инспекцией труда с 01. 12.2019 по 05.12.2019, необходимо провести обучение и проверку знаний лиц, обслуживающих паровые стерилизаторы.

Прошу выделить средства для заключения договора с учебным центром для обучения 5 человек.

Инженер по охране труда (подпись) И. И.Тимофеева

Отличительные особенности докладной записки от служебной и объяснительной

Внутренний обмен деловой информацией предполагает помимо докладных, возможность подачи:

  • служебных записок;
  • обязательных при определенных обстоятельствах письменных объяснений.

Служебную записку по существу можно определить как одну из разновидностей докладной.

Применяется такого рода документ для внутреннего пользования, обмена информацией между сотрудниками, не подчиняющимися друг другу.

Как правило, служебные записки, в отличие от докладных, поданных вышестоящему руководству, адресованы коллегам, занимающим равное должностное положение.

Подают служебные записки для получения необходимой информации, либо сообщая сведения, касающиеся производства другому отделу. Например, подготовив служебную записку, главный бухгалтер предприятия информирует структурные подразделения о смене банковских реквизитов.

Согласно трудовому законодательству, для принятия руководителем решения о выборе меры привлечения к дисциплинарной или в предусмотренных законом ситуациях, материальной ответственности, должны быть соблюдены процессуальные требования.

С виновного подчиненного берут письменные объяснения, помогающие разобраться в причинах совершенного проступка, принять объективное решение. При отказе писать объяснительную, составляется соответствующий акт.

Отсутствие объяснительной записки или акта, подтверждающего отказ дать объяснения содеянному, чревато признанием приказа о наложении взыскания незаконным.

Например, при обжаловании увольнения в надзорные органы или суд, руководителю придется не только восстановить с нарушением уволенного сотрудника в прежней должности, но и выплатить компенсацию среднего заработка за время вынужденного прогула.

Цель объяснительной – дать пояснения нарушения дисциплины, невыполнение своевременно задания, и тому подобное.

Любая докладная может начинаться с фразы «довожу до вашего сведения», образец объяснительной имеет произвольную форму:

Должность руководителя,
фамилия, инициалы имени, отчества
полностью фамилия, имя, отчество сотрудника,
структурное подразделение, являющееся основным местом работы,
занимаемая должность (профессия) 

Объяснительная записка 

«__»­_________ 2019 года я опоздал(а) на работу в связи (указать причины нарушения дисциплины труда и внутреннего распорядка).
Приложение: (при наличии документов, подтверждающих обоснованность проступка, перечислить списком).

Дата подпись инициалы имени, отчества, фамилия. 

Так же, как и докладную, для решения производственных задач, в рамках взаимодействия между различными отделами, структурными подразделениями, служебную записку можно начать фразой «довожу до вашего сведения».

Образец служебной записки:

Директору ООО «Гермес»
Леонову А.П.
от менеджера по продажам
Федонюк Натальи Валерьевны 

Служебная записка 

Довожу до Вашего сведения, что с 25.11.2019 по 25.12.2019 года, согласно Приказу № 54 от 22.11. 2019 г., я находилась в служебной командировке в ООО «Астра», расположенном в г. Шахты, Ростовской области.

Для проезда к месту выполнения поручения и обратно был использован личный автомобиль марки ВАЗ 2106, номер государственной регистрации М346РО 123.

Во время пребывания в командировке проживала у родственников.

Отбыла 25.11.2019 в 7ч 00 мин.

Прибыла 25.12.2019 в 19ч 00 мин.

Приложение:

  • кассовый чек на заправку в г. Ростове 25.11.2019;
  • кассовый чек на заправку в г. Шахты, Ростовской области от 25.12.2019;
  • отчет о проделанной работе. 

27.12.2019 г. подпись Н.В. Федонюк

Для наглядности отличий разного рода письменных обращений, используемых в делопроизводстве, приведем таблицу:

Вид записки ЦельКому адресуютСуть содержанияПримеры
ДокладнаяИнформируют о конкретной ситуации, факте, выполнении работы.
Обосновывают выводы, вносят предложения.
Вышестоящему должностному лицу. 1 часть – причины и мотивы, послужившие для написания
2 часть – информирование, анализ ситуации
3 часть – выводы, предложения, просьбы.
Предложение о премировании, повышении сотрудника и так далее.
СлужебнаяОперативно передают в письменном виде информацию между отделами, получают ответы на запросы, уточняют данные поручения. Лицу, состоящему на одном уровне управления с составителем записки. Адресат и составитель не подчиняются друг другу.Заявка на пропуск сотрудников в выходной день, оповещение о ремонтных работах в офисе, прочее.
Объяснительная Объяснить причины совершения проступка, что стало основанием конкретных действий.Собственнику или первому руководителю, непосредственному начальнику. Описываются причины и мотивы написания записки, их объяснение. Не содержит выводов и просьб.Объяснение прогула, невыполнения задания, перерасхода средств компании и тому подобное.

Классификация докладных записок

В зависимости от целей взаимодействия, адресата, кому направлены сообщения, докладные бывают:

  • внешними ­– когда информируют вышестоящие организации;
  • внутренними – поданными на имя руководителя организации.

Возможно разделение видов докладных записок, по сути содержания:

  • информационные, доводящие определенные сведения до начальства;
  • отчетные, для сообщений результатов на определенных этапах деятельности;
  • инициативные, когда работники вносят свои предложения.

Образец докладной записки

 

Главному врачу
 Центральной городской больницы г. Калуга
Малышеву И. И.
инженер по охране труда
 Волков Н.И.

 Докладная записка 

Довожу до Вашего сведения, что в производственных подразделениях Центральной городской больницы № 5 в рамках подготовки ко Дню охраны труда под девизом «Охрана труда и будущее сферы труда» с 08.04.2019 г. по 18.04.2019 г. в структурных подразделениях МУ была проведена проверка выполнения требований нормативных актов:

  • по охране труда на рабочих местах;
  • соблюдения правил пожарной и электробезопасности;
  • техники безопасности эксплуатации сосудов, работающих под давлением;
  • организации и производства работ повышенной опасности.

По результатам проверок прошу поощрить лучших работников и подразделения почетными грамотами:

  • «Лучшее структурное подразделение МУ «ЦПМСП г. Тореза – амбулаторию № 7;
  • «Лучший работник» – младшую медицинскую сестру (санитарку) ДСП манипуляционного кабинета Чужинову Светлану Васильевну;
  • «Лучший молодой работник» – сестру медицинскую общей практики – семейной медицины амбулатории № 5 Рязанцеву Кристину Валериевну. 

19.04.2019 г. 

Инженер по охране труда (подпись) О.Н. Малышева

Кто может написать докладную и куда ее подавать?

Законодательные и правовые акты не ограничивают право работников в зависимости от занимаемой должности, профессии, обращаться к руководству с докладной запиской.

На практике, решение вопросов, связанных с трудовыми правоотношениями, происходит в порядке подчиненности. Сотрудники пишут заявления, служебные записки, объяснительные своему непосредственному начальнику. Далее информация доводится до сведения первому руководителю.

В то же самое время, например, с жалобой на директора каждый работник вправе написать докладную в вышестоящую организацию.

В каких случаях пишется докладная?

Докладная записка является одной из обязательных составляющих при оформлении документации дисциплинарных взысканий, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации № 299, действующему в редакции от 17.07.2019.

Помимо этого, докладные используются для информирования вышестоящего руководства, имеющего полномочия принимать действенные меры для решения производственных задач, стимулирования, поощрения подчиненных.

Содержание и правила составления докладной записки

Унифицированных бланков для заполнения при необходимости донести до сведения руководителя определенную информацию не существует. Локальными правовыми актами может быть утверждена типовая форма докладных.

Несколько рекомендаций о том, как написать докладную, имеющую силу юридического документа:

  • в правом верхнем углу страницы оформляют шапку, указав – кому и от кого направлено сообщение;
  • текстовая часть условно делится на две части, вначале описывают события, ставшие поводом для обращения, во второй части как итог – предлагают необходимые меры, высказывая свои пожелания решения проблем;
  • закачивают послание уточнением даты, личной подписью, расшифровав рядом должность, инициалы имени, отчества, фамилию.

Оформление внутренней докладной

Образец, как можно написать докладную записку

Сообщение, направленное для внутреннего пользования руководителю, составляют на листе бумаги формата А4.

Документ можно подготовить, написав от руки или распечатать современными средствами оргтехники. Стиль изложения должен быть деловой, без лишних эмоций, объяснять суть и четко выражать желаемый результат.

Образец:

 Генеральному директору
ООО «Артемида»
начальник транспортного цеха
Михалев А.И. 

Докладная записка 

По результатам проверки с 01.12.2019 по 10.12.2019 пожарно-технической комиссией состояния внутреннего противопожарного водоснабжения, было выявлено, что пожарные краны:

  • не подключены к центральному водоснабжению;
  • не имеют полной комплектации.

Прошу принять меры для устранения неполадок. 

11.12.2019 г. подпись А.И. Михалев

Оформления внешней докладной

Никаких особых требований к составлению докладной, направленной в вышестоящие организации (внешней), нет.

Поскольку докладная записка играет роль исходящего документа, она должна быть оформлена на фирменном бланке с указанием:

  • полного названия предприятия, выступающего юридическим лицом;
  • адреса регистрации и местонахождения;
  • номеров контактных телефонов, факса, адреса электронной почты.

Докладная, направленная от имени администрации, регистрируется в соответствующем журнале с присвоением исходящего номера.

В конце документ подписывается с уточнением должности лица, направляющего докладную, фамилии, инициалов имени, отчества.

Особенности написания докладной

Как и любое деловое письмо, докладную готовят, соблюдая основные правила, указав:

  • кому направлен документ;
  • кто его заявитель;
  • суть проблем, требующих решения.

В отличие от служебной, объяснительной записки, резолютивная часть докладной содержит мнение лица, обращающегося к вышестоящему по должности, просьбу принять соответствующее решение.

Результат рассмотрения докладной

Изучив изложенные документально факты, руководитель принимает решение, сделав письменную резолюцию.

Так, если до сведения директора доведена информация о прогулах подчиненного, приложен акт об отказе давать письменные объяснения, руководитель отписывает поданную докладную инспектору кадровой службы для подготовки приказа об увольнении.

Образцы докладных записок

Докладная на сотрудника может быть подана его непосредственным руководителем или коллегами по работе.

«Шапка» документа заполняется всегда по аналогии.

Приведем примеры текстовой части при разных обстоятельствах, ставших причиной для обращения.

При некорректном поведении

«Довожу до вашего сведения, что 15.12.2019 г. водителем Петровым Николаем Ивановичем были допущены некорректные высказывания в адрес медицинской сестры Лихачевой Лидии Петровны при освидетельствовании перед выездом на линию.

Нарушая рабочую обстановку, этику поведения, Петров Н.И. постоянно делает нетактичные замечания, касающиеся внешнего вида других водителей, применяя нецензурные выражения, провоцирует конфликт.

Прошу привлечь Петрова Н.И. к дисциплинарной ответственности. 

Заведующий гаражом (подпись) Данилов И.В.»

При нарушении трудовой дисциплины

«Довожу до вашего сведения, что 17.12.2019 г. медсестра доврачебного кабинета Леонтьева Наталья Петровна не вернулась на рабочее место после обеденного перерыва, отсутствовала с 13.00 до 16.00 часов.

18.12.2019 года никаких оправдательных документов, подтверждающих обоснованность причин ее отсутствия, предоставлено не было.

Письменные объяснения давать отказалась, о чем составлен соответствующий акт.

Прошу привлечь в установленном порядке Леонтьеву Н. П. к дисциплинарной ответственности в виде выговора.

Старшая медсестра (подпись) Р.П. Гречкина»

При невыполнении профессиональных обязанностей

Обычно докладная записка начинается со слов “Довожу до Вашего сведения”, но это необязательное требование

Скачать образец докладной записки Заказать бесплатную консультацию юриста

Служебная записка | Образец - бланк - форма

Служебная записка, как самостоятельный вид документа отсутствует в  общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) . При этом данный документ широко используется в деловой практике. В связи с этим оформлять служебную записку лучше всего в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов" в целях однотипности оформления документации.

Документ служебная записка, в отличие от докладной записки, обеспечивают коммуникацию подразделений организации на горизонтальном уровне, и составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует учитывать, что служебная записка направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

В основном, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки - это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение или иную служебную информацию. Служебная записка объясняющая причины не выполнения планов и направляемая в вышестоящее подразделение является объяснительной запиской.

Состав полей служебной записки:

  • Шапка, в которой указывается адресат записки, с указанием структурного подразделения, должности и ФИО получателя;
  • Дата составления и регистрационный номер служебной записки;
  • Собственно наименование "Служебная записка";
  • Предмет сообщения в виде подзаголовка к тексту;
  • Непосредственно текст служебной записки;
  • Подразделение и должность составителя, подпись и ее расшифровка подписи;

Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует привлечения внимания вышестоящего должностного лица. Это своеобразный вид переписки между структурными подразделениями. На практике,  в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений отделов. В этих ситуациях и используются служебные записки.

 

Служебная, докладная и объяснительная записка — образец

Если служебные или докладные записки составляют не все сотрудники организации, то образец объяснительной может потребоваться рано или поздно любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет определенное назначение информационно-справочного характера. Рассмотрим, какие из них лучше всего подходят для того или иного случая.

Докладная записка — образец объяснительной

Вид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу (начальнику отдела, руководителю предприятия) называют докладной. Законодательство не дает четкого определения, она предназначена для изложения выводов, предложений в целях побуждения руководителя к принятию решения.

Составляют докладную по инициативе сотрудника либо в соответствии с устным распоряжением руководителя. Чаще всего с ее помощью вносят предложения, связанные с улучшением технического оснащения на производстве, выражают несогласие с решением руководства, излагают свою позицию при конфликтах с коллегами.

Объяснительная записка образец

В основном тексте этого документа предполагается формулировка своей позиции и четкое изложение доводов по существу вопроса.

Различают следующие виды докладных:

  • Отчетные. Предполагают информирование об окончании работ или этапов, исполнении распоряжений;
  • Информационные. Составляются регулярно для изложения результатов, деталей, хода и методов выполнения работ;
  • Инициативные. Содержат предложения, рекомендации.

Докладная записка образец

Документ может быть внешним или внутренним в зависимости от адресата.

Внешний адресован руководителю вышестоящей организации. Для составления используют общий бланк предприятия. Согласно примеру, докладная записка состоит из нижеследующих элементов:

  • название учреждения;
  • дата;
  • индекс;
  • адрес оформления;
  • данные адресата;
  • заголовок к теме докладной;
  • изложенный текст;
  • подпись руководящего лица;
  • ФИО исполнителя с указанием контактного телефона.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Внутренний документ составляют на имя главы организации, для оформления используют обычный лист. Он содержит следующие элементы:

  • обозначение отдела;
  • наименование записки;
  • дата и регистрационный номер;
  • заголовок;
  • текст;
  • ФИО адресата;
  • подпись, фамилия, инициалы, должность составителя.

Одним из видов внутренних документов является докладная о ненадлежащем исполнении либо невыполнении работником обязанностей. Она предназначена для информирования руководства и включает предложение о назначении сотруднику дисциплинарного взыскания.

Служебная записка — пример написания и журнал учета

Это документ информационного характера, используется для взаимодействия горизонтальных (не подчиненных друг другу) объектов управленческой структуры в целях решения вопросов, касающихся их компетенции. Как составить служебную записку?

В общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) этот вид не предусмотрен. При этом его используют в целях производственного назначения:

  • для запроса сведений;
  • при выдаче инструкций;
  • в качестве сопроводительного документа;
  • как информационное письмо.

Форма служебной записки. В тексте описывают, что послужило причиной его оформления — просьба, заявка, предложение. Может отображаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях, изменениях в работе организации и ее подразделений. Документ также может содержать сведения для службы охраны о работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании.

За трудовые успехи сотрудников могут поощрить денежной премией, ценным подарком, званием, грамотой. Для этого начальник отдела, профсоюз или коллектив оформляет записку.

Служебная записка на премию

В законодательстве отсутствуют строгие требования по оформлению служебной. Однако образец заполнения схож по форме с докладной, он может быть разработан и составлен непосредственно в организации с учетом специфики предприятия.

В целях контроля документации заводят журнал регистрации. Он может содержать данные о регистрационном номере, дате, наименовании или кратком содержании, должностном лице, подписавшем документ.

Журнал регистрации служебных записок образец

Помимо журнального предусмотрен карточный или автоматический учет.

Форма объяснительной записки

Этот документ используют для пояснения обстоятельств событий и фактов. Составляет работник предприятия на имя вышестоящего должностного лица.

Подразумевается написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего документ. В некоторых организациях предусмотрен набор на компьютере. Правила оформления объяснительной на законодательном уровне не закреплено, тем не менее, существуют типовые образцы заполнения. Составленная не по форме, действительна.

Согласно ТК РФ (ст. 193), прежде чем применять к сотруднику взыскание, с него должна быть затребована объяснительная об обстоятельствах и причинах совершенных действий.

Записку составляет сотрудник либо структурное подразделение.

Служебные записки. В каких случаях можно точно отказаться от бумаги? | Статья

Предлагаю обсудить вопрос возможности автоматизации процессов работы со служебными записками и как следствие понять можно ли отказаться от их оформления в бумажном виде.

Начнем с того, что служебная записка, как документ, в Общероссийском классификаторе управленческой документации (далее – ОКУД) не фигурирует. Таким образом служебная записка не относится к унифицированным формам документов и в какой-то степени можно сказать, что она не имеет официального статуса.

С другой стороны, Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации, разработанный ВНИИДАД в 2014 году (далее – Словарь), приводит термин «Служебная записка» в следующей формулировке: «Служебная записка – информационно-справочный документ ("внутренняя переписка"), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками».

В этом же Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации есть еще два термина:

  • Докладная записка – служебная записка, адресованная руководителю организации и содержащая информацию о событиях, фактах и др., в связи с которыми требуется принятие решения.
  • Объяснительная записка – служебная записка, объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка, имеющего негативный характер, составленная лицом, причастным к указанному событию.

Получается, что докладная и объяснительная записки – это подвиды служебных записок.

Что же нам «говорит» ОКУД по терминам «Докладная записка» и «Объяснительная записка»? А там мы находим всего две формы документов:

  • Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286041).
  • Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091).

Теперь посмотрим, что говорится про сроки хранения таких документов.

Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее  – Перечень). В соответствии с указанным Перечнем для служебных и докладных записок сроки хранения составляют 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно, в зависимости от вида служебной или докладной записки. Объяснительные записки следует хранить постоянно. Данный перечень активно используется при составлении номенклатуры дел, но тут следует помнить, что данный Перечень официально не действует, т.к. приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 признан не вступившим в силу (подробнее можно почитать тут).

Складывается следующая картина.

Тут выявляется некоторая нестыковка в документах, которые предназначены для наведения порядка в управленческой документации. Будем считать эти пробелы не такими серьезными и что они не приведут к каким-либо серьезным разногласиям при использовании этих терминов и будем надеяться, что в дальнейшем эти нестыковки будут устранены.

Для себя подытожим
  1. Служебная записка – информационно-справочный документ ("внутренняя переписка"), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками.
  2. Под термином «Служебная записки» иногда могут пониматься и докладные и объяснительные записки.
  3. Со стороны законодательной базы нет жестких требований к написанию служебных записок.
  4. Требования о необходимости согласования служебной записки и порядке согласования не определены. Организация, государственный орган или орган местного самоуправления для себя сами в праве определять и регулировать процесс работы со служебными записками.
  5. Для служебных записок определены сроки хранения, в т.ч. и для хранения на электронных носителях.

Из всего выше сказанного можно сделать вывод, что каких-либо ограничений для перевода служебных записок полностью в электронный вид нет.

Сложности при автоматизации процесса работы со служебными записками

Ограничения, вызванные внутренними регламентами

На одном из проектов столкнулись с ситуацией, что некоторые виды служебных записок, после согласования, нужно с подписями передавать в бухгалтерию. Чаще бывает, что это еще и зафиксировано во внутренних регламентах. Такая ситуация может помешать автоматизации процесса, т.е. будут автоматизированы не все виды служебных записок. Еще хуже будет, если такие служебные записки будут выявлены при проведении опытной эксплуатации. Это может привести к негативу у пользователей системы, когда они начнут согласовывать документы в системе и на завершающей стадии всплывает вопрос о живых подписях. В данном случае, если при проведении исследования появляются такие служебные записки, то нужно сразу решать вопрос по необходимости их автоматизации. Вариантов может быть несколько:

  1. Не автоматизировать. Плохой для внедренца вариант.
  2. Автоматизируем согласование, но в конце собираем живые подписи. Не очень хороший вариант, т.к. увеличится нагрузка на пользователей.
  3. Автоматизируем полностью (без перевода в бумагу). Хороший вариант автоматизации процесса. Требуется решить вопрос, что бы бухгалтерия принимала служебные записки в электронном виде (в случае использования ЭП в тексте служебной записки подписей вообще может не быть).
  4. Автоматизируем полностью (без перевода в бумагу), готовится редакция с простановкой штампа о согласовании в электронном виде. Тоже хороший вариант автоматизации процесса. Требуется решить вопрос, что бы бухгалтерия принимала служебные записки в электронном виде с таким штампом.

При выборе 3-го или 4-го варианта в большинстве случаев при автоматизации процессов потребуется корректировка внутренних регламентов, ну или в крайнем случае, в приказе на проведение опытной эксплуатации нужно будет четко обозначить автоматизацию таких служебных записок. Заказчик должен понимать, что в дальнейшем нужно утвердить в нормативных документах изменения в процессе согласования таких служебных записок.

Некорректный выбор основного документа для согласования

Бывает, что на проектах сталкиваемся со следующей ситуацией. Готовится служебная записка с просьбой рассмотреть проектную документацию для строительства сооружения. При этом специалисты заказчика считают, что они согласовывают служебную записку с приложениями (проектными документами), тогда как на самом деле нужно согласовывать проектную документацию, а служебная записка должна быть просто сопроводительным документом. Список и порядок согласования в этом случае должен определяться от проектной документации. При автоматизации процессов такие ситуации нужно выявлять и четко разделять, какой документ отправляется на согласование, а кокой является сопроводительным при согласовании. От этого будет зависеть весь процесс (от создания документа и до передачи его на хранение).

Разница между письмом о намерениях и меморандумом о взаимопонимании

Письмо о намерениях против меморандума о взаимопонимании: обзор

Письмо о намерениях, вероятно, будет охватывать ряд различных аспектов, и его длина различается в зависимости от уровня специфичности и типа транзакции. Во всех письмах о намерениях излагаются основы сделки, включая стоимость, сроки и непредвиденные обстоятельства. Подобно письму о намерениях, меморандум о взаимопонимании (MOU) вместо этого излагает соглашение между двумя или более сторонами и обычно составляется до окончательного официального контракта.

Ключевые выводы

  • Письмо о намерениях - это документ, декларирующий предварительное обязательство одной стороны вести дела с другой.
  • Меморандум о взаимопонимании (MOU) - это документ, в котором описываются общие принципы соглашения, достигнутого двумя или более сторонами.
  • Основное различие между ними состоит в том, что письмо о намерениях не имеет обязательной силы, тогда как меморандум о взаимопонимании считается обязательным и имеет вес в суде.

Письмо о намерениях

Письмо о намерениях - это часто используемый при слияниях и поглощениях документ, в котором фиксируются предварительные условия соглашения. Хотя письмо о намерениях не имеет обязательной силы, оно представляет собой важный план основных условий, о которых договорились стороны, участвующие в сделке.

В конечном итоге информация, записанная в письме о намерениях, является частью окончательного договора купли-продажи, в котором юридически закреплена сделка; в нем описывается, о чем можно и нельзя говорить вне переговоров, а также приводится дорожная карта, описывающая, как все будет развиваться.

Меморандум о взаимопонимании

Меморандум о взаимопонимании (MOU) - это соглашение между двумя или более сторонами, в котором излагаются условия и детали взаимопонимания, включая требования и обязанности каждой стороны. Часто это первый этап заключения официального контракта, который не предполагает обмена денег.

В любом из документов, вероятно, указаны какие-либо условия, которые необходимо решить до завершения сделки. В документе также обычно указываются временные рамки и сроки транзакции, цена и способ оплаты.Другие аспекты, которые могут быть включены в письмо о намерениях или меморандум о взаимопонимании, включают гарантии товарного титула, список общих обязательств и общих активов, а также рабочее состояние всего оборудования и механизмов на момент покупки.

В письме о намерениях или меморандуме о взаимопонимании могут быть изложены условия ведения бизнеса до даты продажи бизнеса. Незабываемая дата - важный пункт; это момент времени, когда стороны соглашаются прекратить переговоры, если они не достигли соглашения.

Меморандум о взаимопонимании (MOU)

Итог: что гласит закон

Согласно законодательству США, меморандум о взаимопонимании часто является письмом о намерениях. Фактически, возможно, меморандум о взаимопонимании, меморандум о соглашении и письмо о намерениях практически неотличимы от американского прецедентного права. Все выражают согласие относительно взаимовыгодной цели и желание довести ее до конца.

Меморандумы о взаимопонимании отражают взаимоприемлемые ожидания вовлеченных людей, организаций или правительств.Чаще всего они используются в международных отношениях, потому что, в отличие от договоров, они могут быть составлены относительно быстро и в секрете. Они также используются во многих государственных учреждениях США и штатов, особенно когда крупные контракты находятся на стадии планирования.

Различий в учредительном договоре и уставе

Недавно мы получили вопрос от читателя относительно Меморандума об ассоциации (MOA) в связи с регистрацией компании согласно Разделу 25 для негосударственной благотворительности.Человек хотел узнать разницу между MOA и AOA.

В соответствии с разделом 2 (28) Закона о компаниях 1956 г., «Меморандум означает учредительный договор (MOA) компании в том виде, в каком он был первоначально сформулирован или который время от времени изменялся в соответствии с любым из предыдущих законов о компаниях. или Закон о компаниях 1956 года ». По сути, MOA - это документ, содержащий всю информацию, необходимую для регистрации компании. Его также называют Уставом или Уставом Компании.

Устав (AOA) - это документ, содержащий правила и положения, которые используются для управления компанией. AOA определяет цели компании и намечает, как будут решаться такие вопросы, как назначение директоров, обязанности и полномочия высшего руководства, возможности заимствования и право голоса.

Основное различие между MOA и AOA

В следующей таблице перечислены основные различия между Меморандумом об ассоциации (MOA) и Уставом (AOA):

Код Код
Сравнительная таблица MOA и AOA
Меморандум об ассоциации (MOA) Устав (AOA)
1. MOA - это устав компании. AOA - это набор правил и положений, регулирующих работу компании.
2. MOA определяет цели, полномочия и ограничения организации в целом. AOA описывает полномочия, обязанности, права и ответственность лиц, связанных с организацией (например, членов Совета директоров).
3. MOA должен содержать шесть статей. AOA подготовлен в соответствии с требованиями организации.
4. Регистрация MOA является обязательной для всех компаний. Публичная компания с ограниченной ответственностью может использовать Таблицу А вместо статей.
5. MOA необходимо подать во время регистрации компании. Подача AOA во время регистрации компании не является обязательной.
6. MOA - высший документ для компании. AOA подчиняется MOA.
7. MOA является доминирующим инструментом и контролирует статьи в AOA. Любая статья в AOA, которая нарушает положения MOA, будет считаться недействительной.
8. MOA компании не может быть изменено с ретроспективным эффектом. AOA компании может быть изменен ретроспективно.
9. MOA определено в Разделе 2 (28) Закона о компаниях 1956. AOA определен в Разделе 2 (2) Закона о компаниях 1956 года.
10. MOA подчиняется Закону о компаниях. Это означает, что Минсельхоз не может предоставить какой-либо компании полномочия, противоречащие Закону. AOA также подчиняется Закону о компаниях; но AOA также подчиняется MOA.
11. MOA определяет цели компании. AOA определяет правила, с помощью которых компания будет достигать целей, определенных в MOA.

Итак, это были определения Учредительного договора и Устава.Мы также выделили основные различия между MOA и AOA. Мы надеемся, что эта статья была полезна для развеивания ваших сомнений. Если у вас есть какие-либо вопросы, вы можете использовать область для комментариев, указанную ниже. Команда TechWelkin и наше читательское сообщество постараются вам помочь. Спасибо за использование TechWelkin!

Разница между деловой памяткой и деловым письмом | Малый бизнес

Стив Милано Обновлено 28 января 2019 г.

Деловые записки - это внутренние документы, отправляемые сотрудникам для передачи информации о компании, в то время как деловые письма - это внешние коммюнике, часто связанные с коммерческой деятельностью или потребностями клиентов, или с запросом к поставщику или государственное агентство.Форматирование каждого из них разное, и изучение того, как правильно создавать каждый, поможет вам более эффективно передавать свое сообщение.

Деловые записки для сотрудников

«Памятка» - это сокращение от «меморандум», которое относится к напоминанию или уведомлению о важном элементе. Записки часто рассылаются, чтобы уведомить сотрудников о встрече или новой политике, которая, по мнению компании, достаточно важна, чтобы гарантировать большее, чем распространение молвы. Заметки часто бывают неформальными, с меньшим вниманием к структуре, форматированию, грамматике и, в случае напечатанных заметок, качеству бумаги.

Деловые письма, отправленные за пределами компании

Письма - это более официальные документы, отправляемые людям за пределами вашей компании. Они могут включать запросы на информацию или разъяснения от государственного учреждения; ответы на жалобы или запросы клиентов; или презентации или предложения поставщикам, клиентам или средствам массовой информации. Письма обычно пишутся на высококачественной бумаге, а не на копировальной бумаге, и тщательно вычитываются, чтобы избежать даже малейшей ошибки.

Заголовки, используемые в записках и письмах

Заметка не обязательно должна быть на бланке компании или содержать название вашей компании, логотип, адрес или другие элементы, которые обычно встречаются на фирменных бланках.Памятка часто включает заголовок в верхней левой части бумаги, который включает четыре строки, обозначающие, кто отправляет записку, кто ее получает, тему, которую охватывает записка, и дату.

Письмо обычно пишется на бланках для бизнеса, а дата указывается под бланком в левой части страницы. Пустая строка разделяет дату и адрес получателя, который включает имя, должность и адрес получателя. После еще одной пустой строки появляется приветствие, например: «Уважаемый мистер.Смит ».

Содержание, используемое в письмах и меморандумах

В меморандуме в первом предложении указывается цель коммюнике, за которым следует информация, вкратце указывающая на то, кто, что, где, почему, когда и как содержал. В записке, которая часто предшествует встрече или делается краткое объявление, можно найти мало поддержки или подробностей. Если компания должна объявить подробные или сложные новости, она проведет конференцию или предоставит более подробный отчет. Получатели служебной записки могут связаться с отправителем служебной записки или руководителем, если им потребуется дополнительная информация.

Письмо начинается с причины написания, а затем указывается причина. Письмо обычно содержит больше подробностей, поддержки и обоснования, чем служебная записка, поскольку автору письма часто приходится продавать или отвечать на вопрос.

Завершение служебной записки или письма

Записка не суммирует и не резюмирует содержание, часто заканчивается призывом к действию, например, просьбой к читателю внести дату предстоящей встречи в свой календарь или выполнить рекомендованное действие в служебной записке.Письмо часто заканчивается заключением, выражением благодарности, просьбой к читателю связаться с автором и включать имя и титул отправителя. Многие письма содержат постскриптум или постскриптум, которые помогают выделить один факт или информацию.

Учредительный договор против статьи об ассоциации

Различия в Учредительном договоре и Уставе

Меморандум об ассоциации - это документ, который содержит все уставы и правила компаний. Он похож на библию компании.Меморандум об ассоциации необходим для регистрации любой компании в Индии, с другой стороны, устав - это документ, содержащий все правила и положения компании, которая зарегистрировалась в Индии и регулируется этим.

Вы можете свободно использовать это изображение на своем веб-сайте, в шаблонах и т. Д. Пожалуйста, предоставьте нам ссылку с указанием авторства Ссылка на статью с гиперссылкой
Например:
Источник: Меморандум об ассоциации vs Статья об ассоциации (wallstreetmojo.com)

Меморандум и устав действуют как устав для компаний, через которые компании регулируются в Индии.

Меморандум об ассоциации против статьи об ассоциации Инфографика

Давайте посмотрим основные различия между Меморандумом об ассоциации и Статьей ассоциации.

Вы можете свободно использовать это изображение на своем веб-сайте, в шаблонах и т. Д. Пожалуйста, предоставьте нам ссылку с указанием авторства Ссылка на статью с гиперссылкой
Например:
Источник: Меморандум об ассоциации vs Статья об ассоциации (wallstreetmojo.com)

Ключевые отличия

Сравнительная таблица

Учредительный договор Устав ассоциации
Учредительный договор определен в разделе 2 Закона о компаниях, подраздел 56 Устав очень четко определен в Законе о компаниях раздел 2, подраздел 5
Учредительный договор должен содержать шесть статей, а именно пункт об объекте, пункт о названии, пункт о домене и т. д. Устав составлен в соответствии с выбором компании, и также необязательно, чтобы устав всегда подавался для регистрации компании
Меморандум об ассоциации определяет отношения между компанией и сторонними клиентами, которых компания должна обслуживать. Он всегда определяет отношения между компанией и сторонними лицами, с которыми компания имеет дело. Устав регулирует и направляет внутренние процедуры компании и ее участников, а также ограничения для каждого члена.Устав в основном акцентирует внимание на том, насколько хорошо компания управляется внутри компании и как она регулируется с помощью ее внутренней политики, разработанной во время регистрации
Учредительный договор является обязательной частью документа в законодательстве о компаниях. и это обязательство со стороны директоров составить учредительный договор для компании. Публичная компания, ограниченная акциями, если у нее нет собственного устава, может принять Таблицу А, присутствующую в акте компаний. устава
Учредительный договор не позволяет компании действовать за рамками своих полномочий, которые изложены в МСХ, представленном во время регистрации компании Устав может быть позже легко ратифицирован акционерами компании.

Заключение

Каждая компания в законе о компаниях должна внести поправки и составить эти два документа, которые являются жизненно важными и необходимыми до того, как компания начнет свою деятельность. Эти два документа - то, на что должен рассчитывать каждый директор и основатель компании, поскольку эти документы проложат путь к тому, как компания должна выглядеть в будущем, и каковы внутренние политики и процедуры, которые директора должны установить. когда компания регистрируется, чтобы заложить будущее компании.

Рекомендуемые статьи

Это был путеводитель по Меморандуму об ассоциации против статьи об ассоциации. Здесь мы обсуждаем основные различия между ними, а также инфографику и сравнительную таблицу. Вы также можете ознакомиться со следующими статьями -

Разница между Меморандумом и Уставом

При учреждении компании с ограниченной или публичной ограниченной ответственностью вам необходимо подготовить все необходимые документы.Эти документы могут помочь вам понять, как работает компания, состав акционеров и ее процедуры. Вам также необходимо будет понимать, у кого есть полномочия, когда проводится аудит счетов и как формулируются правила. Вы можете достичь этих целей, используя учредительный договор и Устав . Однако не всегда ясно, в чем разница между каждым из этих документов. В этой статье описаны различия, чтобы вы точно знали, для чего они используются и какую информацию они содержат.


  1. Что такое устав?
  2. Что такое учредительный договор?
  3. В чем разница между Уставом и учредительным договором?
  4. Шаблоны меморандума об ассоциации

Устав (AoA) и Меморандум об ассоциации (MoA) могут помочь вам понять, как работает ваша (публичная) компания с ограниченной ответственностью, состав акционеров и ее процедуры. Прочтите эту статью, чтобы узнать больше об этих типах документов.(© pexels.com)

Что такое устав?

Статья Ассоциации (AoA) - это документ, определяющий процедуры компании. В нем также описаны другие его операции. AoA делает это для исполнения. Документ включает другие процедуры, которые организация должна выполнить. Устав , как правило, содержит некоторые из пунктов, упомянутых ниже:

  • Директора, их полномочия, обязанности и назначение.
  • К акциям, принадлежащим определенному классу, будут прикреплены их права и стоимость.
  • Вызов, конвертация и передача акций, а также изменение любого капитала.
  • Распространение протокола собрания вместе с выпиской.
  • Реверс и дивиденды.
  • Формулировка правил.
  • Минимальная подписка.
  • Предлагаемое изменение, увеличивающее ответственность участников
  • Назначение аудиторов и их оплата.
  • Счета, когда они проходят аудит и когда.
  • Положения и правила, позволяющие конвертировать акции (полностью оплаченные) в акции.

Что такое учредительный договор?

Меморандум об ассоциации - это документ, жизненно важный для каждой компании. Это показывает, каковы принципы компании. Эти принципы подчеркивают компетенцию, объем полномочий, цель, юридические права и обязанности. Учредительный договор также определяет отношения, которые компания поддерживает со своими акционерами. Действуя как кодекс поведения, МСХ создает облигацию, которая удерживает компанию вместе с ее акционерами, бенефициарами и инвесторами.

Меморандум об ассоциации (MoA) содержит следующие статьи:

  • A Оговорка о названии
    Частная компания с ограниченной ответственностью должна иметь название, которое заканчивается словами «Private Limited».
    Название публичной компании с ограниченной ответственностью должно заканчиваться словом «Limited».
  • A Положение о зарегистрированном офисе
    В нем указывается, где находится зарегистрированный офис.
  • Статья о предмете
    Это определяет цель компании.Если компания не выполняет поставленную задачу, она может изменить свое название, но только в течение 6 месяцев с даты регистрации.
  • A Положение об ответственности
    В пункте об ответственности указываются обязательства каждого члена. Члены должны быть ограничены гарантией или разделены. В случае неограниченной ответственности пункт может быть отменен.
  • Положение о капитале
    Это определяет максимальный капитал, который создается участниками компании. Этот максимальный капитал должен быть включен в Учредительный договор.
  • Пункт об ассоциации или подписке
    В МСХ следует указать размер уставного капитала. Также следует указать количество акций, которыми владеет каждый член компании.

В чем разница между Уставом и учредительным договором?

Есть несколько различий между уставом и учредительными договорами.

  • MoA - это документ, в котором указывается, какие документы необходимы для регистрации компании.Устав определяет правила управления данной компанией.
  • Обычно возникает противоречие между уставом и меморандумом. Меморандум всегда имеет приоритет перед статьей ассоциации.
  • Меморандум содержит информацию о полномочиях компании. AoA содержит все правила и нормы, которые необходимо реализовать.
  • MoA обычно состоит из 6 пунктов, AoA может быть разработан по усмотрению компании.
  • МСХ устанавливает отношения с внешними органами для обеспечения оптимизации операций. AoA регулирует любые отношения между компанией и ее участниками.

Быстрое сравнение меморандума и статьи ассоциации

Учредительный договор Устав
Определение Определяет основные данные, позволяющие зарегистрировать компанию. Определяет положения и правила, позволяющие управлять компанией.
Регистрация Зарегистрировано при регистрации. Необязательна для регистрации.
Объем документа Характеризует полномочия и ограничивает полномочия организации. Определяет права и власть человека. Это делается для того, чтобы можно было управлять организацией.
Статус документа Жизненно важный документ. Не так важно, как МоА.
Сила документа Обеспечивает соблюдение компанией Закона о компаниях. AoA ограничивается Законом о компаниях.
Содержание Состоит из 6 пунктов. Любая компания может создавать свои статьи.

Цели Он определяет возможности и цели компании. Статьи помогают компании в достижении целей и власти.
Срок действия документа Он оставляет за собой право достичь всех целей. AoA следует процедурам MoA
Отношения Он диктует отношения между компанией и всеми посторонними. Он определяет отношения между компанией и всеми ее членами.

Шаблоны меморандума об ассоциации

Образец учредительного договора можно найти в GOV.СОЕДИНЕННОЕ КОРОЛЕВСТВО. Шаблоны включают в себя как компании, у которых есть акционерный капитал, так и те, у которых нет. Использование шаблона может значительно упростить весь процесс.

меморандумов президента против указов. Какая разница?

Указы и меморандумы президента: в чем разница?

Президент Трамп принял меры, издав как указы, так и президентские меморандумы. Какая разница? Мэтт Хоффман объясняет.

Buzz60

ВАШИНГТОН - Президент Трамп подписал в понедельник три президентских директивы высокого уровня, но они не были указами исполнительной власти.

Вместо этого они были стилизованы под президентские меморандумы, все более распространенное, но менее известное выражение президентской власти, пришедшее на смену многим указам президента Обамы.

Президентские меморандумы - это «указы под другим именем, но все же уникальные», - написал президентский ученый Филлип Купер в своей книге « Указ президента: использование и злоупотребление прямым действием исполнительной власти».

Обе формы президентских действий имеют силу закона для исполнительной власти, и иногда они кажутся взаимозаменяемыми.Даже президенты иногда путают их, называя меморандумы распоряжениями, как это сделал в понедельник президент Трамп в Facebook.

«То, что содержится в президентском меморандуме в одной администрации, может быть зафиксировано в указе другой», - сказал США СЕГОДНЯ в 2014 году Джим Хемфилл из Управления Федерального реестра. «Нет никаких указаний, в которых говорилось бы:« Господин президент, вот что должно быть в исполнительном приказе ».

Так что различия могут быть тонкими и субъективными, но вот некоторые:

Нумерация: Исполнительные приказы нумеруются.Последний приказ Трампа, озаглавленный «Сведение к минимуму экономического бремени, связанного с Законом о защите пациентов и доступном медицинском обслуживании, ожидающим отмены», - это Указ № 13765. Президентские меморандумы не пронумерованы, что затрудняет их подсчет.

Prestige: Приказ звучит убедительнее, чем служебная записка, а система нумерации придает административным распоряжениям ауру власти.

Публикация: По закону указы исполнительной власти должны публиковаться в Федеральном реестре, который является своего рода исполнительным аналогом Регистра Конгресса.Президентские меморандумы могут быть опубликованы или нет, в зависимости от темы. Но именно публикация меморандума дает им «общую применимость и юридическую силу».

Приоритет: Определенным типам заказов отдается приоритет при публикации в Федеральном реестре, и они могут иметь преимущественную силу по закону. Иерархия следующая: прокламации, указы, президентские меморандумы, президентские уведомления и президентские постановления. Конгресс обычно требует уведомлений и определений по конкретным вопросам.

Полномочия: Согласно указу, подписанному президентом Джоном Ф. Кеннеди, в указе должны быть указаны полномочия, которые президент должен его издать. Это может быть конституция или конкретный статут. В меморандумах президента такого требования нет.

Поправки: Исполнительный приказ может быть изменен или отменен только другим исполнительным распоряжением. Меморандум президента можно заменить другим меморандумом.

Субъекты: Исполнительные приказы часто носят организационный характер, используются для создания новых комитетов исполнительной власти, процессов или сфер ответственности.Они могут вводить экономические санкции в отношении других стран, объявлять чрезвычайное положение или предоставлять федеральным служащим выходной. Президентские меморандумы используются для делегирования задач и отчетов, порученных Конгрессом президенту, запуска процесса регулирования или указания конкретному департаменту или агентству, чтобы что-то сделать.

Смета расходов: В 2014 году, пресытившись указами Обамы, Конгресс потребовал от Управления управления и бюджета Белого дома начать отчитываться о стоимости указов.Но Конгресс не позаботился о включении президентских меморандумов и включил их в следующем году - но только для меморандума с предполагаемой нормативной стоимостью в 100 миллионов долларов или более.

Разница между учредительным договором и уставом

Устав компании и ее внутренние законы - это правила, которые регулируют управление ее внутренними делами и ведение бизнеса.

Они определяют обязанности, права, полномочия и полномочия акционеров и директоров в их соответствующих компетенциях и компании, а также способ и форму ведения бизнеса компании.

Регистрация статей

Публичная компания с ограниченной ответственностью может зарегистрировать устав, подписанный подписчиками меморандума. Есть 3 возможных альтернативы, в которых такая компания может принять статьи;

  1. он может принять Таблицу А полностью или,
  2. он может полностью исключить Таблицу А и изложить свои правила полностью, или
  3. может изложить свои статьи и принять часть Таблицы А.

No Article Company

Компания с ограниченной ответственностью может разработать свой собственный набор статей, который может принимать все или любые из положений, содержащихся в Таблице «А».Но если он не регистрирует какие-либо статьи, применяется таблица «’ A ». |

Характеристики устава

Основными особенностями устава являются следующие.

  1. Структура организации и механизм контроля
  2. Порядок голосования и права сотрудников
  3. Порядок проведения собраний директоров
  4. Порядок проведения общего собрания акционеров
  5. Различие прав разных видов акций

Цель Устава

  1. Содействовать позитивному, социально ответственному развитию в датском строительстве, включая улучшение архитектуры, качества и производительности в качестве влиятельного голоса, и, кроме того,
  2. Быть форумом для обсуждения, выработки и распространения общих убеждений профессиональных датских строительных клиентов для продвижения интересов строительных клиентов
  3. Чтобы влиять на законы и постановления, касающиеся строительства, посредством информированного диалога, активного участия и сотрудничества
  4. Для установления и содействия систематическому обмену опытом между членами
  5. Чтобы па участвовать в разработке новых знаний и инструментов для поддержки работы участников
  6. Организовывать профессиональное развитие сотрудников участников

Тематика статей / содержание

Статьи компании обычно касаются следующих вопросов:

  1. Бизнес компании;
  2. Объем выпущенного капитала и классы акций, увеличение и уменьшение акционерного капитала;
  3. Права акционеров каждой категории и порядок изменения их прав;
  4. Заключение или принятие предварительного договора, если таковой имеется; размещение акций; требования и конфискация акций за неуплату требований;
  5. Размещение акций; требования и конфискация акций за неуплату требований:
  6. Передача и передача акций;
  7. Залог Компании по акциям;
  8. Осуществление заемных операций, включая выпуск облигаций;
  9. Общие собрания, сообщения, кворум, доверенность, голосование, решение о голосовании, протокол;
  10. Количество, назначение и полномочия директоров;
  11. Дивиденды - промежуточные и окончательные - и общие резервы;
  12. Бухгалтерия и аудит;
  13. Ведение книг уставных и прочих.

Форма и подпись статей

Устав любой компании, не являющейся компанией с ограниченной ответственностью, должен быть в одной такой форме в таблицах «C», «D» и «E» в Приложении I. применимый. Раздел 30 требует, чтобы статьи:

  1. напечатать;
  2. разделить на абзацы, пронумерованные последовательно;
  3. подписывается каждым подписчиком учредительного договора.

Проверка и копии статей: Компания, по требованию члена, должна отправить ему в течение семи дней с момента требования при уплате одной рупии копию статей.

Изменение устава

Компания может специальным решением изменить или дополнить свой устав.

Печатная или машинописная копия каждого специального решения, изменяющего статьи, должна быть отправлена ​​Регистратору в течение 30 дней после принятия специального решения.

Действие Меморандума и статей / Обязательная сила Меморандума и статей

  1. Члены, связанные с компанией: Каждый член должен соблюдать положения статей и меморандума.
  2. Компания связана с участниками: Компания связана с участниками в соответствии с положениями ее меморандума и устава.
  3. Участник, связанный с участником: Статьи связывают участника между собой, то есть друг с другом в том, что касается прав и обязанностей, вытекающих из статей.
  4. Связаны ли компания или член с посторонними? Нет, меморандум или статьи не предоставляют никаких договорных прав посторонним лицам в отношении компании или ее участников, даже несмотря на то, что имя посторонних лиц упоминается в статьях.
  5. Связаны ли директора положениями Устава? Да, директора компании получают свои полномочия из устава и подпадают под ограничения, если таковые имеются, наложенные уставом на их полномочия.

Разница между Меморандумом и Уставом

Меморандум и статьи являются важными документами компании. Они взаимосвязаны и требуют регистрации для создания компании.

Если есть какая-либо двусмысленность или в меморандуме ничего не сказано по какому-либо пункту, статьи могут служить для объяснения или дополнения меморандума.

Помимо этого, два документа не имеют ничего общего и отличаются друг от друга в следующих отношениях:

Учредительный договор Устав
Учредительный договор является уставом компании и определяет сфера своей деятельности Устав компании является документом, который регулирует внутреннее управление компании
Учредительный договор не может быть изменен, кроме как в порядке и в пределах, предусмотренных законом Устав поскольку только устав компании может быть изменен специальным постановлением
Меморандум является высшим документом компании Статьи подчиняются меморандуму
Каждая компания должна иметь свой собственный меморандум.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *