Среда , 19 Июнь 2024

Делегировать обязанности: Почему так трудно делегировать обязанности?

Содержание

Почему так трудно делегировать обязанности?

Одна из основных задач руководителя — перепоручать часть работы другим сотрудникам. Но иногда расставаться со своими задачами бывает очень тяжело.

В ходе исследования, проведенного в 2013 году сотрудниками Стэнфордского университета, 35% руководителей высшего звена признались, что им необходимо лучше делегировать обязанности, а 37% заявили, что уже пытаются совершенствовать это умение. Почему же более трети руководителей считают, что им необходимо отточить этот навык?

Мы опросили нескольких руководителей и владельцев компаний о том, почему делегирование обязанностей представляет такую огромную сложность, и оказалось, что все ответы можно свести к трем основным причинам.

1. Делегирование обязанностей не избавляет от ответственности

Один из руководителей сказал: «Когда приходится перепоручать кому-нибудь работу, всегда остаются сомнения. Да, я смогу разделить с коллегой успех, но мне также придется в какой-то степени взять на себя ответственность в случае неудачи».

Вероятно, самая главная и самая распространенная проблема связана с ответственностью. Перепоручая задачу коллеге, вы перекладываете на него обязательства по ее выполнению. Но если вы — руководитель, то все равно останетесь ответственным за успех или провал задания. О вас будут судить по результатам работы вашей команды. Поэтому решение поручить кому-нибудь другому переговоры или важный проект может оказаться очень рискованным, особенно с учетом пункта 2.

2. Делегирование обязанностей означает потерю контроля

Один из ответов прозвучал так: «Но ведь я сделаю это лучше!»

И это логично. Очень трудно поверить, что кто-то другой способен выполнить работу так же хорошо, как и вы. Страх утратить контроль (а в мыслях многих руководителей это гарантированно ведет к неудаче) мешает переложить часть обязанностей на подчиненных.


Wrike позволяет проконтролировать выполнение поставленной задачи на любом этапе и оперативно выявить сложности с ходом работы.

Попробуйте бесплатно » 


3. Делегирование обязанностей требует времени и усилий

Один из владельцев компаний объяснил это так: «Я рассматриваю делегирование обязанностей как управленческую задачу. Если я научил сотрудника выполнять работу на том уровне, который меня устраивает, значит, я справился со своей ролью руководителя. Вначале приходится буквально водить подчиненных за руку, но со временем я даю им все больше и больше самостоятельности. И когда я уже оказываюсь не нужен, значит, моя работа завершена».

Делегирование обязанностей связано с необходимостью поддерживать тонкий баланс, особенно при поручении работы новичкам: часто на подготовку сотрудника тратится столько же времени, сколько вы сами могли бы потратить на выполнение задачи. Но более легкого пути не существует. Чтобы ваш подчиненный смог выполнить задание так же хорошо, как и вы, нужно не только объяснить ему цель работы, но и поделиться секретами ее выполнения. Невольно вспоминается пословица: дай человеку рыбу, и он будет сыт один день; научи его ловить рыбу, и он будет сыт всегда.

Как успешно делегировать обязанности?

Чтобы побороть сомнения и опасения, связанные с делегированием обязанностей, вам необходимо заложить основу для будущего успеха. Вот четыре действенных совета.

  1. Прежде всего четко выделите ту часть работы, которую необходимо передать. Определите, с какими задачами ваши подчиненные наверняка справятся и какие сможете сделать только вы.
  2. Обсудите цели и желаемые результаты каждого задания, чтобы исполнитель понимал, чего от него ожидают и как его работа вписывается в общую картину.
  3. Согласуйте срок сдачи и вехи, а также частоту проверок.
  4. И наконец, убедитесь, что ваши подчиненные готовы обращаться к вам с вопросами, если у них возникнут затруднения.

Wrike — единая среда для совместной работы, в которой все сотрудники работают по согласованному сценарию, имеют простой доступ к задачам, файлам, дискуссиям и документам и могут эффективно общаться по проектам. Попробуйте бесплатно » 

Как бы вы ни относились к делегированию обязанностей, избежать его невозможно, если вы хотите сосредоточиться на приоритетных направлениях и одновременно развивать свой бизнес. Просто помните: когда вы перепоручаете работу коллегам, вам необходим налаженный диалог.

Как правильно делегировать обязанности и где искать помощников?

Свобода! Это ведь так прекрасно, когда вы можете заниматься только своими обязанностями и не думать о лишних задачах, погрузиться в своё любимое дело и полностью довериться своим помощникам, освободить время для творчества, развития, путешествий, семьи.

А где взять дополнительные часы в сутках? Вы можете их попросить, одолжить или купить. Да, так можно. Одолжить у кого-нибудь пару часов, попросив о помощи. Взять и купить чье-то время, когда нужно передать часть важных задач, делегировать их.

Как я счастлива сейчас, что начала делегировать. В этой статье поделюсь с вами своей историей и расскажу про основные правила и принципы делегирования, перечислю этапы передачи работы помощнику и дам список источников, где искать ассистента.

Делегирование обязанностей – это ещё один способ жить в потоке, а не на бегу, жить свободной жизнью, сохранять баланс между работой и жизнью. Это один из принципов эффективного тайм-менеджмента, процесс передачи полномочий от жены к мужу или ребенку, от эксперта к узкому специалисту в какой-либо области и от руководителя к подчиненному. В бизнесе правильное делегирование – залог успеха предприятия.

Только представьте, сколько лишнего мы делаем каждый день и дома, и на работе: уборка, готовка, куча задач по работе, забрать детей из сада или школы, отвезти на плавание и танцы, оплатить счета. Этот список можно продолжать бесконечно. В итоге, времени на творчество и развитие не остается, или же мы работаем в ущерб себе. Если выписать всё, чем мы занимаемся, то совершенно удивительно, как на всё хватает 24 часов!

Чем может помочь делегирование?

Делегирование работы – мощный и полезный инструмент, которые позволяет сделать глоток свежего воздуха и посмотреть на привычную деятельность свежим глазом. Мне делегирование задач помогло снова полюбить свою работу и начать жизни. Также частичное или полное перекладывание полномочий помогает:

  • Освободить время для того, что действительно важно для вас в конкретный момент. Если вы руководитель, то передав задачи подчиненным, вы найдете время для выстраивания стратегии бизнеса, сформулируете новые задачи и цели, найдете новые пути развития. Если вы мама, то будете больше времени проводить со своими детьми, и может быть наконец, найдете время для своих хобби и откроете свой бизнес;
  • Освободить время на отдых. Да-да. Перерывы нам жизненно необходимы для того, чтобы работать с энтузиазмом и получать удовольствие от своей работы. Процесс восстановления также необходим мозгу и всему телу, как и работа;
  • Повысить собственную эффективность и результативность сотрудников. У вас будет больше времени на развитие, и новые идеи сами придут к вам в голову. Не успеете и опомниться;
  • Построить команду, которая работает, как часы. Сначала я всё контролировала, пыталась быть многоруким многоногом, но ничего не выходило, пока я не сформировала команду, где каждый занимается своим делом. Только так получилось достичь результата;
  • Увеличить прибыль компании и вашу собственную. Правильное делегирование ­– когда каждый занимается своим делом, работает и получает удовольствие на благо компании.
    Обеспечить более качественного выполнения задач. Вы можете быть настоящим гуру, но, к сожалению, не во всем. Передача обязанностей специалисту узкого профиля позволит решить проблем более качественно.

Правила и принципы делегирования

Когда мы на курсе «Time Balance» говорим о необходимости делегировать обязанности, со всех сторон слышатся голоса: «Я всё смогу сама», «Боюсь, что меня обманут», «Зачем тратить деньги», «Никто не сделает лучше меня», «Сделают, а мне придется переделывать», «Я уже пробовала, мне сделали ужасно, да еще денег содрали, да еще расстроилась».

Девочки, я прекрасно всё понимаю. Сама столкнулась с каждым их этих страхов. Никто не застрахован от ошибок, а во время поиска помощников можно набить хорошие шишки. Я на этом собаку съела. 4 года сливала деньги, не получая результата, делая всё сама, выматывалась и оставалась без сил. А потом поняла, что есть люди, которые могут сделать лучше меня, быстрее и не так уже и дорого.

Сейчас я делегирую 95% рутины и делаю, только то, что приносит мне удовольствие, развиваюсь и помогаю расти другим.

Пока вы говорите себе «это я не могу делегировать», «в моей ситуации это невозможно» и прочее, вы так и будете ничего не успевать, ваше время будет утекать сквозь пальцы, а скопившиеся дела нависнут над вами, как дамоклов меч.

Знаю, по своему опыту, что есть те, кто может сделать лучше и быстрее вас и за адекватные деньги. Однако делегирование – не так просто, как кажется. Чтобы получить максимальный результат, важно соблюдать правила и принципы делегирования:

  1. Прежде всего, составьте список того, что вы можете делегировать, а что нет.
    Выделите задачи по степени важности, отделите их от рутины, которую можно поручить другим людям. Мой вам совет – делегируйте всё возможное, позвольте себе жить свободнее.
  2. Найдите помощника. Это может быть личный или бизнес ассистент, кто-то из ваших сотрудников или родственников, если нужно делегировать домашние дела. Человек, который всегда рядом с вами и онлайн-ассистент. Удаленный помощник, кстати, сэкономит ваше время на встречи и обсуждение деталей офлайн.
  3. Ищите сотрудников по отзывам и рейтингу. Выбирайте проверенного человека с хорошими рекомендациями. Вы можете сами искать сотрудников или же делегировать это. Это может быть как сотрудник в штате, так и фрилансер. Если вы попробовали поработать и вам понравилось, можете перейти на аутсорсинг.
  4. Ставьте четко задачи. Правильная постановка задач решает половину проблем в делегировании. Выбирайте задачи по технологии СМАРТ: конкретная, измеримая, достижимая, важная и ограниченная по времени.
  5. Готовьтесь отвечать на вопросы, будьте всегда готовы к диалогу. Человек – не робот, в которого можно загрузить все данные. Хорошо, если он будет интересоваться и спрашивать. Если нет, то постарайтесь подробно описать задачи, цели и сроки. Если у вас есть возможность, вы руководитель крупной фирмы, например, то отправьте сотрудника на обучение или тренинг.
  6. Мотивируйте. Придумайте систему вознаграждений, премий для подчиненного за успешную работу. А ещё, ищите человека, которому будет интересная работа, которую вы хотите делегировать. Чтобы он был увлечен и процессом, и результатом.
  7. Если считаете себя профи в том, что нужно делегировать, лучше напишите подробную инструкцию. Ещё лучше – пригласите сотрудника на личную беседу, подробно объясните ему его обязанности, цели и задачи, выслушайте готов ли он взяться за данную работу. Если да, то вместе составьте подробный план действий.
  8. Платите не 100% предоплату, а 50% сразу и 50% после выполнения. Чтобы обезопасить себя, работайте по договору и внимательно читайте отзывы.
  9. При поиске помощника, считайте не сколько стоит его работа, а сколько вашего времени она сэкономит. Даже, если сначала цена кажется завышенной, но человек – специалист в своем деле, то стоимость полностью окупиться.
  10. Назначьте испытательный срок или дайте ему «пилотное/тестовое задание». Так вы сможете получше узнать, что он за человек и какой специалист, понять, подходит ли он или она как помощник.
  11. Вместе с полномочиями делегируйте и ответственность за результат. И не передавайте ответственность без полномочий. Ваш личный помощник или подчиненный в бизнесе должен быть осознавать серьезность своей работы. Делегирование ответственности поможет достичь ещё больших результатов.
  12. Контролируйте процесс и результат. Это не значит, что нужно превращаться в детектива и следить за помощником. Придумайте процедуру отчетности удобную и для вас, и для сотрудника. Устройте контрольные точки или встречи, когда вы будете обсуждать, как проходит работа и чего удалось достигнуть.
  13. Отказывайтесь от сотрудничества, если вам не нравится результат работы. Не стоит с этим тянуть и зря тратить время.

Где искать помощников?

На этом правила делегирования не заканчиваются. Дальше идет самая важная их часть – найти помощника. К этому вопросу стоит подойти со всей серьезность и ответственностью. Можно искать через знакомых, по сарафанному радио, передать полномочия сотрудникам вашей фирмы или найти кого-то со стороны.

Я подготовила для вас небольшую подборочку сайтов и сервисов, которые помогут вам найти удаленных помощников, и фрилансеров, которым вы сможете делегировать задачи:

  1. work-zilla.com — сайт по поиску онлайн помощников для помощи в несложной работе- найти информацию, сделать табличку, отредактировать текст и проч. (задание от 150 р.)
  2. fl.ru — поиск более серьезных фрилансеров: дизайнеров, программистов, маркетологов и проч.
  3. yourbees.ru — сервис удаленных помощников с почасовой оплатой (час 300 р) могут многое!
  4. youdo.com — сервис поиска помощников в основном в быту. Курьер, уборка, починка, переезд и проч (Москва, Питер)
  5. kabanchik. ua —  аналог youdo в Украине
  6. pomogatel.ru — сайт по поиску домашнего персонала+репетиторов (вся Россия)

Я сама не раз пользовалась этими ресурсами. Здесь я нашла людей, которым смогла делегировать большую часть своих обязанностей. Подробнее о сервисах поиска помощников рассказала в видео.

Кому важно уметь делегировать?

Всем. И это не шутки. Делегировать работу не помешало бы и домохозяйке, и бизнесмену. И там, и там есть, что передать помощнику.

Когда я основала свой первый проект, то исполняла в нем все возможные роли: и менеджер, и бухгалтер, и руководитель. А при этом ещё и о семье нельзя забывать. И что вы думаете? Я выдохлась. Не осталось ни желания, ни сил работать. Мне было плохо, потому что я не могла, а главное – уже не хотела делать то, чем когда-то горела. Это же грозит любому руководителю крупного бизнеса, если не обучиться принципам делегирования.

Сначала вам может казаться, что вы сами со всем справитесь: и сайт сделаете, и ребенка из садика забрать успеете, и дома приберетесь. Вместо того, чтобы найти помощника: дизайнера/программиста, няню, клининговую компанию. Но это возможно совмещать только на самых начальных этапах. Чем крупнее бизнес, тем больше в нем должно быть сотрудников.

Делегирование обязанностей важно не только для руководителей, но и для обычных людей, у которых нет своего бизнеса. Составьте список домашних обязанностей и разделите их с мужем, детьми, если они уже могут помогать. Для детей, кстати, это будет отличный способ научиться ответственности.

Ошибки в делегировании

Делегирование – это один из принципов тайм-менеджмента. Оно помогает жить свободнее и развиваться, но важно передавать полномочия правильно и избегать следующих ошибок:

  1. Делегирование обязанностей, которые нельзя делегировать. Я всё понимаю, иногда хочется лечь на диван, закрыть глазки и сказать, что больше ничего не хочешь делать, в том числе и руководить. К сожалению, а может и к счастью, есть задачи, которые не предназначены для передачи другим сотрудникам.
  2. Передавать задачи через посредника, не напрямую исполнителю. Может быть такое, что поиском помощников занимается ассистент. В этом случае всё равно стоит обговорить задачи и обязанности лично с новым сотрудником.
  3. Неверный выбор помощника. Передавайте обязанности человеку, который точно справится с поставленной задачей, у которого есть соответствующие компетенции.
  4. Делегирование с опозданием. Передавать полномочия всегда необходимо заранее и ставить реальные сроки. Не должно быть так, что вы хотели всё сделать сами, но в последний момент поняли, что не справитесь и начинаете искать помощника, который должен выдать результат за 5 минут. Такое делегирование не принесет пользы, а вы зря потратите нервы и деньги.
  5. Передача задач без цели. Такое тоже может быть, хоть и звучит странно.
  6. Делегирование без сроков. Я уже говорила, что нужно ставить реальные сроки. Скажу ещё раз, что важно чётко обозначить начало и конец работа. В противном случае может получиться так, что сотруднику делегируют какую-либо задачу, не говорят о сроках, но ждут немедленного исполнения. Если вы не проговариваете подчиненному, когда именно ждете работу, будьте готовы к задержкам.
  7. Отсутствие приоритетов. Эта ошибка тоже приводит к полному хаосу. Вы передаете помощнику сперва одну задачу, потом прибавляете ещё одну, и в конце ещё штучки четыре. Сотрудник начинает метаться, не знает, за что взяться и либо не делает ничего, либо выполняет легкие дела, а сложные так и остаются висеть, либо делает всё, но кое-как. Такое может произойти и с личным, и с бизнес-ассистентом.
  8. Делегирование без делегирования. Тем, кто у меня на курсах кричит «Я всё могу сама», «я всё равно сделаю лучше», должно быть знакомо. Этот тот случай, когда вы вроде, как и передали полномочия, доверились подчиненному, но всё равно сомневаетесь и параллельно выполняете ту же работу. Отложите свой перфекционизм подальше, четко пропишите требования, определите цель и доверьтесь человеку.

Кстати, подобные опасения могут серьезно помешать эффективному делегированию. Также к помехам можно отнести:

  • страх остаться совсем без работы;
  • неуверенность в себе, как в руководителе;
  • сомнение в опыте и знаниях подчиненных;
  • страх, что свободное время, которое останется после делегирования, нечем будет заполнить. В последнем случае вам стоит серьезно пообщаться с собой, разобраться в своих ценностях, негативных установках, изменить мышление. На курсах мы тоже это делаем.

Подробнее о том, как научиться делегировать, выделить время для себя любимой, не упахиваться мы говорим на курсе «Time Balance».

Я рассказываю о своем горьком опыте делегирования, как я месяцами искала специалистов и взваливала все дела и по бизнесу, и домашние на себя, выгорала и теряла мотивацию к чему-либо.

Сейчас всё по-другому! Моя семья счастлива, я отлично выгляжу, мои глаза горят! Большую часть домашних и рабочих дел за меня выполняют проверенные люди. Свою команду я долго искала с собирала, выстраивала список обязанностей и полномочий, сейчас наслаждаюсь прекрасным результатом.

Я верю, что и вы так сможете.

Страшные сказки

Когда компания только начинает путь и в ней работают три друга-основателя, делегировать полномочия нет нужды. Каждый успевает поработать и начальником, и продавцом, и ночным сторожем склада с товаром. Каждый знает новорожденный бизнес до последней бухгалтерской запятой.

Но бизнес развивается, обрастает сотрудниками и отделами. Руководителям не хватает времени уследить за всем. Надо на каждом приказе поставить подпись, каждому работнику подготовить план действий, по каждому вопросу принять начальственное решение.

За мелкими задачами у лидера не остается времени на стратегическое и финансовое планирование. Начальник засиживается в офисе, работает без выходных. Страдает личная жизнь, руководитель постепенно эмоционально выгорает.

Надо бы передать часть полномочий, но руководитель говорит себе, что подчиненные не справятся, обучение займет слишком много времени, его самого сочтут некомпетентным. Все это — страшные сказки, которые мешают бизнесу развиваться.

Путаница понятий

Делегировать — не значит заставлять делать пыльную работу за начальника. Делегировать — значит передать часть полномочий руководителя сотруднику, чтобы он сам принимал решения для достижения результата.

Кен Бланшар в книге «Одноминутный менеджер и обезьяны» придумал отличную метафору: каждое крупное дело состоит из задач. Каждая задача надоедлива, как обезьяна. Если менеджеры приходят к начальству за решением, они приводят с собой обезьян. Если ваш кабинет кишит чужими обезьянами, у вас проблема: вы путаете делегирование с поручением.

Принимать окончательное решение по крупным проектам — не то же самое, что выбирать цвет шариков на корпоративную вечеринку. Делегирование отличается от простого поручения мерой ответственности и степенью свободы. Это партнерство, где каждая сторона имеет право на решение и право на ошибку.

Представьте простое дело — подготовить конференц-зал для переговоров. Руководитель хочет, чтобы через какое-то время сотрудник отчитался, что конференц-зал готов.

Если это означает, что подчиненный приходит в конференц-зал, убирает пустые кружки из под кофе, протирает доску, заполняет вазочку с печеньем и настраивает проектор, то это поручение.

Но если конференц-зала нет, а есть только пустое помещение, сотрудник разрабатывает стиль, принимает решение о необходимой технике, получает деньги у бухгалтерии, закупает мебель, находит специалиста для настройки аппаратуры, собирает по отделам заявки для работы с конференц-залом. Работник все делает, не обращаясь к руководителю каждые пятнадцать минут, — это делегирование.

Делегирование помогает выполнять более масштабные задачи, которые не под силу одному человеку. Когда исполняешь работу сам, то за раз можешь справиться только с одной задачей. Когда делегируешь обязанности, количество задач умножается на количество подчиненных. У руководителя появляется время на решение стратегически важных дел.

Но как только дело доходит до прямой передачи власти, появляются страхи. Делегирование — риск получить непредсказуемый результат. Чтобы бороться с этими страхами, нужно взглянуть им в глаза.

Страх провала подчиненных

Жил был один начальник крупный. И делегировал он подчиненному маленькому организовать рекламную кампанию большую. Маленький подчиненный не справился, и компания потеряла богатства несметные.

Руководители боятся, что подчиненные не справятся с возложенными обязанностями. Они дают понять свои опасения сотрудникам и запускают эффект Пигмалиона — психологический феномен, когда ожидания личности влияют на ее действия и создают будущее. Звучит фантастично, но этот механизм доказан научно.

Психологи Роберт Розенталь и Леонора Якобсон подтвердили эффект Пигмалиона экспериментом в школе. Учителям сообщили случайные фамилии учеников, которые, по результатам IQ-тестов якобы показали высокие результаты.

Учителя были уверены, что ученики — вундеркинды, и подбадривали их в течение года. В итоге школьники поверили, что у них достаточно знаний и они справятся с любой контрольной. К концу года успеваемость этих школьников выросла вдвое.

Человек подсознательно выбирает те действия, которые от него ожидают. Если руководитель дал работнику понять, что не ждет от него звезд с неба, работник неосознанно провалит дело.

Избавиться от страха провала подчиненного руководителю поможет правило «нет перфекционизму»: если подчиненный справится с 70% задания, смело поручайте ему работу. У сотрудника будет куда расти, а ошибки уместятся в ожидаемые 30%.

Понять, достаточно ли компетентен сотрудник для делегирования ему полномочий, просто. Представьте идеального исполнителя задачи, подумайте, какими качествами он должен обладать, чтобы справиться с делом. Примерьте виртуальный образ на подчиненного, которому собираетесь делегировать. Если совпадение 70%, смело делегируйте. Но прежде стоит уточнить, готов ли сам сотрудник взять на себя такую ответственность.

Страх своих учеников

Один начальник, талантливый, но скромный, делегировал обязанности менее опытному коллеге. Коллега выполнял работу аккуратно и в срок, а работа начальника незаметна была высшему руководству. Уволили скромного и талантливого начальника. А менее опытного коллегу повысили.

Еще один страх руководителя — сотрудник научится справляться с обязанностями начальника и подсидит его. Так бывает. Но только если руководитель делегирует все полномочия. Хороший руководитель так не поступит.

В средневековой Франции работа короля определялась тремя действиями: вести войну, определять внешнюю политику государства и вершить правосудие. Сколько бы ни было советников и фаворитов, никто, кроме короля, не мог подписать помилование, выбирать стран-союзников или заключить мир с воинственной державой.

Задача руководителя — принимать решения. У руководителя компании, как и у французского короля, есть функции, которыми нельзя делиться даже с заместителем.

Нельзя перепоручить разработку генерального плана компании, принятие критических решений в финансовых, внутренних и внешних вопросах. Нужно лично контролировать прием на работу, увольнение и награждение сотрудников. Если не перекладывать эти обязанности, ни один сотрудник не сможет в них отличиться.

Если вы делаете все правильно, у сотрудников не будет мысли вас подсидеть. Подчиненным необходим профессиональный рост и возможность принимать решения. Делегирование как раз учит брать ответственность за собственные проекты и становиться начальником на своем месте.

Страх неразделенной ответственности

В недалекие времена один серьезный руководитель отдела поручил несерьезному работнику реализовать опрос клиентов. Несерьезный работник не справился, и за это серьезного руководителя уволили.

Руководитель боится, что ответственность за провал сотрудника ляжет на него. Это может случиться, если сотрудник не чувствует личной ответственности за проект.

В 1963 году эксперимент Стэнли Милгрэма доказал, что мы готовы принимать абсурдные решения, если ответственность лежит на других.

46 случайных людей пригласили помочь «профессору» проверить домашнее задание «ученика». За каждую ошибку профессор назначал ученику удары током, но нажать на кнопку должен был приглашенный.

Только пять человек из 46 прекратили эксперимент из-за глупых приказов профессора. Остальные продолжали бить ученика током по приказу и не задумывались о последствиях.

Если мы не несем ответственности за свои поступки, нам кажется, что можно выполнить работу «как пойдет».

Отсутствие назначенной ответственности снижает ответственность личную. Если мы ошибемся, накажут не нас. Поэтому мы готовы согласиться с любым идиотским решением, над которым задумались бы, если бы сами отвечали за последствия.

Предположим, вы даете стажеру задание — разослать клиентам приглашение на пресс-конференцию. При неправильном делегировании стажер просто отправит письма. При делегировании с переносом ответственности стажер разошлет письма, проверит, получил ли их адресат, подтвердит время и отчитается о проделанной работе.

Делегирование — это не слепое доверие. Это равенство и процесс обоюдного роста. Начальник, конечно, несет ответственность за своего подчиненного. Но при делегировании ответственность за провал они несут вместе.

Страх потерянного времени

Один очень важный начальник поручил сотрудникам составить сложное коммерческое предложение для одного богатого клиента, которым обычно занимался сам. Долго начальник объяснял сотрудникам, как составлять бумаги, как писать запросы в бухгалтерию и даже как улыбаться богатому клиенту. Богатый клиент не дождался предложения и ушел.

Многие руководители боятся, что, когда они будут делегировать обязанности, потеряют слишком много времени. Делегирование требует ресурсов, как внедрение любого новшества. Но такая потеря окупается с головой. Остается вопрос, где найти необходимое время, если проекты есть здесь и сейчас.

Мы писали о матрице Эйзенхауэра. Из четырех групп задач руководитель должен работать только с первой — «срочными и важными». Лидер — тот, кто принимает решение в чрезвычайной ситуации.

Предположим, у руководителя есть важная, но не срочная задача — отправить крупным партнерам подарки на Новый год. Он может заняться этим сам и отодвинуть более срочные задачи по развитию фирмы и закрытию квартала. Или может делегировать эту обязанность маркетологу.

Но если при этом руководитель будет контролировать каждый шаг сотрудника, требовать ежедневные отчеты о переговорах, проделанной работе, выбранных или отложенных вариантах, время потеряют оба. Следует обговорить конкретные сроки промежуточных обсуждений и доверить сотруднику проявить инициативу.

Не стоит бояться, что сотрудники сорвут дедлайн. Надо сверить часы: установить сроки сдачи и время промежуточных результатов. Остальные попытки проконтролировать процесс только замедлят работу или даже снизят мотивацию сотрудника недоверием начальства.

Если решение делегировать обязанности было принято, нет смысла проверять сотрудника больше положенного. Если он не справляется, есть время перехватить инициативу на промежуточных этапах.

Страх прослыть лентяем

Один умный начальник так хорошо делегировал обязанности, что появлялся на работе раз в неделю. Подписывал бумаги, следил, чтобы его отдел работал слаженно и дружно, и уходил домой до следующего понедельника. Посмотрев на такую работу, высшее руководство решило, что может обойтись без умного начальника, и уволило его без выходного пособия.

Еще одна страшная сказка начальника — сказка о некомпетентности. Руководители боятся, что если они распределят задачи, то подчиненные сочтут их некомпетентными. Ведь они не делают так много, как раньше, а их функции может выполнить любой менеджер.

Теоретик менеджмента Питер Друкер писал: «Чем меньше усилий прикладывает руководитель для достижения эффекта, тем лучше он справляется со своей работой».

Нет смысла делегировать сразу все обязанности, которые возможно отдать в другие руки. Разобраться, какие обязанности делегировать, поможет принцип Парето: «20% усилий дают 80% результата». Правильно выбрав минимум важных действий, можно получить значительную часть запланированного результата. В нашем случае это означает, что 80% усилий можно распределить между сотрудниками.

Бухгалтерию доверить бухгалтеру, для разработки дизайна и логотипа нанять профессионального дизайнера, а переговоры с партнерами и клиентами вести самостоятельно.

В авиаперевозках вся ответственность ложится на первого пилота. Первые пилоты принимают решения о взлете и посадке, за ними остается решение при чрезвычайных ситуациях. Но они не заливают топливо в баки, не разносят еду пассажирам и не рассказывают про технику безопасности.

Первый пилот даже не всегда управляет самолетом, эта задача ложится на плечи второго пилота. Первый пилот ведет самолет правильным курсом. Как и лидер компании.

Чтобы процесс работал как часы, потребуется время и усилия, но опытный лидер всегда больше нацелен на будущее увеличение прибыли, чем на сиюминутный заработок.

Ричард Брэнсон говорит

Если у вас маленькая компания, делегирования можно избежать. Но если вы хотите, чтобы компания росла и развивалась, без делегирования вы не справитесь. Основатель корпорации «Вирджин Групп» Ричард Брэнсон считает, что своим успехом обязан именно делегированию. Мы собрали семь самых ярких высказываний миллиардера о делегировании. Возможно, они помогут вам избавиться от страхов.

В первую очередь надо делегировать ту работу, в которой вы разбираетесь хуже, чем человек со специальным образованием.

Убедитесь, что вы нанимаете стоящих людей, и дайте им инструменты, чтобы добиться успеха. Если вы сумеете делегировать им обязанности, у вас будет больше времени, чтобы бросать конкурентам вызов.

Хитрость в том, чтобы начать повышать сотрудников с первого дня работы. Не только в должности, но и предоставить им свободу взять на себя ответственность в рамках нынешних обязательств. Так они станут движущей силой, которая толкает бизнес вперед.

Самоустранение дает основателю компании возможность взглянуть на структуру целиком и вмешаться, когда возникают проблемы или заключаются важные сделки. Именно так управляю я.

Если вы делегируете обязанности, не давите на людей. Какие-то вещи они сделают лучше, чем вы, какие-то хуже. Они имеют на это право.

Дайте людям свободу делать ошибки так, как если бы это была их собственная компания.

Никогда не говорите людям, как делать. Скажите им, что делать, и они удивят вас своей изобретательностью.

Текст: Екатерина Сехина, журналист

Иллюстрации: Константин Амелин, дизайнер Больших планов

Фото в начале: картина Виктора Васнецова «Витязь на распутье»

Делегировать обязанности или нет – вот в чем вопрос

Многие предприниматели не умеют делегировать обязанности. Хотя на первый взгляд это кажется простым — поручил задачу и занялся другими делами, но часто руководители не решаются на это. По статистике только 10% руководителей эффективно тратят свое время. Остальные — выполняют действия, которые могли бы поручить другим.

О том, когда и почему так важно делегировать обязанности, рассказала Лолита Закирова, директор компании Axisа, которая занимается бухгалтерским аутсорсингом.

Делегирование полномочий — это процесс передачи части функций руководителя другим управляющим или сотрудникам для достижения конкретных целей организации. Используется для улучшения и оптимизации рабочей силы руководителя. Делегирование актуально как в небольших, так и в крупных компаниях.

«В самом начале, открывая компанию и работая какое-то время, предприниматели начинают все делать сами. Думаю, что это правильно, когда ты хотя бы поверхностно разбираешься во всех процессах. Конечно, по истечении какого-то времени некоторые задачи нужно делегировать. Сбыт нужно оставить, а остальное все делегировать профессионалам», — считает Лолита Закирова.

Делегирование полномочий необходимо официально оформить, делается это через доверенность, в которой прописываются все условия и функции, которые необходимо будет передать.

«Если мы говорим про ИП, то там нет понятия «директор», он действует от собственного лица. Однако при делегировании он должен сделать это через доверенность. Прописывается период действия доверенности и полномочия, которые он делегирует. Если говорим о ТОО, то получить доверенность может только работник этой фирмы», — пояснила директор компании Axisа.

Кроме того, передать часть функций можно нескольким лицам. Это также оформляется официально и все прописывается.

«Лучше всего сразу предусмотреть в должностных полномочиях исполнительного директора, например, за какие сферы он отвечает, а за какие сферы отвечают другие работники или работник».

«Кроме того, необходимо вести реестр доверенностей. Рекомендую в доверенность включить такую фразу: «в случае прекращения трудовых отношений, срок действия данной доверенности истекает»», — посоветовала бухгалтер.

Лолита Закирова также рассказала, что в компании Axisа, которая занимается бухгалтерским аутсорсингом, в первую очередь заключается контракт, где прописывается ответственность компании за ведение бухгалтерии. Однако клиенты не делегируют полномочия в принятии каких-то решений. Это право остается за руководителем.

Делегирование – это прежде всего освобождение времени у предпринимателя. Собственник не должен тратить время на текучку, ему необходимо думать о стратегии развития компании.

Делегирование предложений в Azure Stack Hub — Azure Stack Hub

  • Чтение занимает 5 мин
Были ли сведения на этой странице полезными?

Оцените свои впечатления

Да Нет

Хотите оставить дополнительный отзыв?

Отзывы будут отправляться в корпорацию Майкрософт. Нажав кнопку «Отправить», вы разрешаете использовать свой отзыв для улучшения продуктов и служб Майкрософт. Политика конфиденциальности.

Отправить

В этой статье

Как оператору Azure Stack Hub вам может понадобиться привлечь других людей к регистрации пользователей и созданию подписок. Например, если вы являетесь поставщиком услуг, посредники должны регистрировать клиентов и управлять ими от вашего имени. Или, например, ваше подразделение является частью центральной ИТ-группы предприятия, и вам нужно делегировать обязанности по входу пользователей другому ИТ-специалисту.

Делегирование упрощает охват и управление большим количеством пользователей по сравнению с самостоятельным выполнением, как показано на рисунке.

При использовании делегирования делегированный поставщик управляет предложением (т. н. делегированным предложением), а пользователи получают подписки в рамках этого предложения без участия системного администратора.

Роли делегирования

Следующие роли являются частью делегирования:

  • Оператор Azure Stack Hub управляет инфраструктурой Azure Stack Hub, создает шаблон предложения и делегирует другим пользователям возможность предлагать его своим клиентам.

  • Делегированные операторы Azure Stack Hub c правами владельца или участника в подписках называются делегированными поставщиками. Они могут относиться к другим организациям (например, к другим клиентам Azure Active Directory).

  • Пользователи регистрируются для получения предложений и используют их для управления своими рабочими нагрузками, создания виртуальных машин, хранения данных и т. д.

Действия делегирования

Существуют два действия по настройке делегирования:

  1. Создание подписки делегированного поставщика. Подписка пользователя на предложение содержит только службу подписки. Таким образом делегированный поставщик сможет расширить делегированные предложения на других пользователей путем их подписки на них.

  2. Делегирование предложения делегированному поставщику. Это предложение позволяет делегированному поставщику создавать подписки или расширять предложение для пользователей. Теперь делегированный поставщик может принимать предложение и предоставлять его другим пользователям.

На следующем рисунке показаны действия по настройке делегирования.

Требования к делегированному поставщику

Чтобы выступать в качестве делегированного поставщика, пользователь устанавливает связь с основным поставщиком, создавая подписки. Подписка позволяет делегированному поставщику предоставлять делегированные предложения от имени основного поставщика.

После установления этой связи оператор Azure Stack Hub может делегировать предложение делегированному поставщику. Делегированный поставщик может принять предложение, переименовать его (но не изменять его содержание) и предложить своим клиентам.

Пошаговое руководство по делегированию

В следующих разделах описывается, как задать настройки делегированного поставщика, делегировать предложение и проверить, могут ли пользователи зарегистрироваться для его получения.

Настройка ролей

Для использования этого пошагового руководства требуется две учетные записи Azure AD в дополнение к учетной записи оператора Azure Stack Hub. Если их нет, необходимо создать две такие учетные записи. Учетные записи могут принадлежать любому пользователю Azure AD. Они называются учетными записями делегированного поставщика и пользователя.

РольПрава в организации
Делегированный поставщикПользователь
ПользовательПользователь

Примечание

В случае торгового посредника CSP для создания этого делегированного поставщика потребуется, чтобы эти пользователи были указаны в каталоге клиента (Azure AD пользователя). Оператору Azure Stack Hub необходимо сначала подключить Azure AD клиента, а затем настроить потребление и выставление счетов, выполнив эти действия.

Идентификация делегированного поставщика

  1. Войдите на портал администратора с учетной записью оператора Azure Stack Hub.

  2. Чтобы создать предложение, которое позволяет пользователю стать делегированным поставщиком, выполните следующие действия.

    а. Создайте план. Этот план должен содержать только службу подписки. В этой статье в качестве примера используется план с именем PlanForDelegation.

    b. Создайте предложение на основе этого плана. В этой статье в качестве примера используется предложение с именем OfferToDP.

    c. Добавьте делегированного поставщика в качестве подписчика на это предложение, выбрав Подписки, затем Добавить и Новая подписка клиента.

    Примечание

    Как и для всех предложений Azure Stack Hub, у вас есть два варианта действий. Вы можете сделать предложение общедоступным и разрешить пользователям регистрироваться в нем или оставить его частным и позволить оператору Azure Stack Hub управлять регистрациями. Делегированные поставщики, как правило, представляют собой небольшую группу. Вам нужно будет контролировать допуск в эту группу. Поэтому в большинстве случаев целесообразнее вариант частного доступа.

Создание делегированного предложения оператором Azure Stack Hub

Следующим шагом является создание плана и предложения, которое необходимо делегировать и которое будут использовать клиенты. Рекомендуем сразу определить это предложение так, как его должны видеть клиенты — делегированный поставщик не может изменить включаемые планы и квоты.

  1. Как оператор Azure Stack Hub создайте план и предложение на его основе. В этой статье в качестве примера используется предложение с именем DelegatedOffer.

    Примечание

    Это предложение не обязательно делать общедоступным, но это возможно. В большинстве случаев вам понадобится ограничить к нему доступ, то есть разрешить его только делегированным поставщикам. После делегирования частного предложения, как описано в представленных ниже инструкциях, делегированный поставщик получит к нему доступ.

  2. Делегируйте предложение. Выберите предложение DelegatedOffer. В разделе Параметры выберите Делегированные поставщики, а затем Добавить.

  3. Выберите подписку делегированного поставщика из раскрывающегося списка и нажмите кнопку Делегировать.

Настройка предложения делегированным поставщиком

Войдите на портал пользователя в качестве делегированного поставщика и создайте предложение, используя делегированное предложение в качестве шаблона.

  1. Выберите + Создать ресурс, Предложения и планы клиента, а затем — Предложение.

  2. Присвойте имя предложению. В этом примере используется ResellerOffer. Выберите делегированное предложение для использования в качестве основы и нажмите кнопку Создать.

    Важно!

    Делегированные поставщики могут выбирать только делегированные предложения. Они не могут вносить изменения в эти предложения. Только оператор Azure Stack Hub может изменять их. Например, только оператор может изменять их планы и квоты. Делегированный поставщик не создает предложение на основе базовых и дополнительных планов.

  3. Делегированный поставщик может сделать эти предложения общедоступными через собственный URL-адрес портала. Чтобы сделать предложение общедоступным, выберите Обзор и щелкните Предложения. Выберите предложение и нажмите Изменить состояние.

  4. Теперь общедоступные делегированные предложения видимы только на делегированном портале. Чтобы найти и изменить этот URL-адрес:

    а. Выберите Обзор, Все службы, а затем в категории Общие выберите Подписки. Выберите подписку делегированного поставщика; например DPSubscription, затем Свойства.

    b. Скопируйте URL-адрес портала в отдельное расположение, например в Блокнот.

    Вы создали делегированное предложение от имени делегированного поставщика. Выйдите из системы как делегированный поставщик и закройте окно браузера.

Регистрация для получения предложения

  1. В новом окне браузера перейдите по URL-адресу делегированного портала, сохраненному на предыдущем шаге. Войдите на портал в качестве пользователя.

    Примечание

    Делегированные предложения отображаются только на делегированном портале.

  2. На панели мониторинга выберите Получить подписку. Вы увидите, что для пользователя отображаются только делегированные предложения, созданные делегированным поставщиком.

Процесс делегирования предложения завершен. Теперь пользователь может зарегистрироваться на это предложение, получив подписку на него.

Перемещение подписок между делегированными поставщиками

При необходимости подписку можно перемещать между новыми или имеющимися подписками делегированного поставщика, которые принадлежат одному и тому же клиенту каталога. Вы можете переместить их с помощью командлета PowerShell Move-AzsSubscription.

Перемещение подписок полезно в следующих случаях.

  • Нужно подключить нового члена команды, который получит роль делегированного поставщика, и этому члену нужно присвоить подписки пользователя, созданные ранее в рамках подписки поставщика по умолчанию.
  • У вас есть несколько подписок делегированных поставщиков в одном клиенте каталога (AAD), и необходимо переместить между ними подписки пользователей. Такой сценарий может иметь место в том случае, когда члена перемещают между командами и его подписку нужно разместить в новой команде.

Дальнейшие действия

Топ-5 советов как правильно делегировать — Work.ua

Вот и настал тот момент, когда вас повысили в должности, у вас теперь очень много разных задач. Поначалу вы справлялись, но их становится все больше и все они для вас с высоким приоритетом, но сил не хватает. Настало время делегировать.

Делегирование обязанностей — это важный этап в развитии как сотрудника, так и компании. Оно позволяет руководителю выделить время на приоритетные задачи. Делегирование также полезно и тому, кому поручают новые задачи — ведь это отличный способ улучшить свои навыки и расширить в будущем полномочия. Work.ua расскажет пять правил, как правильно делегировать, чтобы не нарушить уже устоявшиеся процессы, а только принести пользу компании.

Делегируйте постепенно

Вы выбрали сотрудника, которому готовы отдать часть дел. Он ответственный и компетентный. Но все равно начинайте с небольших задач. Например, с разработки документации или работы только с одним заказчиком. Или пусть эта задача будет не очень срочной. Так коллеге будет проще вникнуть в новые процессы и без стресса начинать работать со все большими и большими объемами задач.

Отдавайте задачу полностью

Лучший мотиватор — это чувство ответственности за выполнение задачи. Конечно, если будет нужна помощь, ее стоит оказать, но не делайте работу за сотрудника, а объясните, как лучше выйти из ситуации. Дайте удочку, а не рыбу.

Если человек способен выполнить 70% задачи, значит, он сможет выполнить ее до конца.

Оговорите конечный результат

Четко опишите, что вы хотите, чтобы коллега сделал, какие результаты вы ожидаете. Если это для него новая сфера, то стоит объяснить и механизм выполнения. Лучше всего письменно зафиксировать ожидания и дедлайны, чтобы они не забылись и не перекрутились в голове. Плюс, если все будет прописано, то по завершению задачи будет ощущение выполненного дела и чувство радости, что все получилось хорошо.

Участвуйте в обсуждениях

Интересуйтесь, как идут дела, но не наседайте, чтобы не казалось, что вы не доверяете и хотите полностью контролировать процесс. Спрашивайте, нужен ли совет или просто надо обсудить какие-то детали, делитесь опытом. Если критикуете, то делайте это правильно. Вы же наверняка тоже были в похожей ситуации.

Не забывайте давать обратную связь, чтобы коллега мог проанализировать свою работу.

Заинтересованность со стороны начальника повышает стремление сотрудника выполнить работу хорошо. 

Делегируйте ответственность

Пусть подчиненный будет полностью ответственным за конечный результат и последствия, которые этот результат может повлечь за собой. Не вносите корректировки в процесс, когда он уже начался, не требуйте детальных отчетов и не контролируйте каждый шаг. Пусть сотрудник вырабатывает удобный ему алгоритм действий. Дайте право на ошибку, ведь все мы люди и как раз на ошибках и учимся.

Если вы переживаете, что у вас будет мало обязанностей и вас заменят, скорее отбросьте эти мысли. Во-первых, сначала вы будете заняты обучением помощника, во-вторых, освободившееся время вы будете тратить на более сложные и значимые задачи, за которые вас обязательно будут ценить еще больше.


Читайте также



Чтобы оставить комментарий, нужно войти.

Что такое делегирование прав и ответственности подчиненным? — Блог Викиум

Некоторые руководители пытаются успеть все сделать сами, в связи с чем работа стопориться, и это сказывается на результатах работы организации. Чтобы такого не происходило, следует научиться делегировать полномочия. В этой статье вы узнаете о принципах делегирования полномочий, а также достоинствах и недостатках передачи дел.

Что такое делегирование?

В менеджменте под делегированием понимают передачу обязанностей и полномочий другому человеку. Делегирование происходит по от начальника к подчиненному. В качестве примера можно взять президента строительной компании, который передал свои полномочия менеджеру одного из регионов. Менеджер в свою очередь должен поставить задачи работникам и следить за качеством их выполнения.

Достоинства делегирования

Делегирование имеет ряд преимуществ:

  1. При передаче руководителем ответственности подчиненному возникает мотивация, и увеличивается производительность.
  2. Подобная техника управления помогает повысить квалификацию сотрудника, так как если он еще не ознакомлен с выполнением определенных задач, это подтолкнет его к тому, чтобы получить новые знания и развиваться.
  3. Люди, ощущающие себя хозяевами на некоторых участках, с помощью делегирования полномочий могут подготовиться к получению более высокой должности.
  4. Передавая право управления подчиненному, руководитель существенно экономит бюджет компании.
  5. Умение делегировать полномочия способствует ускорению процессов в организации.
  6. Принятие решения переложить рутинную работу на подчиненных помогает управляющему сконцентрироваться на более важных вещах.

Недостатки делегирования обязанностей

Делегирование обязанностей имеет также и минусы. Например, когда руководитель передает часть своих обязанностей подчиненному, он не может быть полностью уверен в том, что работа будет выполнена действительно качественно. Также существует вероятность, что сотрудник может и вовсе не справиться с обязанностями, которые на него возложит руководитель. К тому же, в большей степени ответственность за все сделанное несет руководитель, даже если он делегировал кому-то свои обязанности.

Критерии успешного делегирования

Предлагаем вам ознакомиться с основными правилами делегирования обязанностей, чтобы лучше представлять данный процесс:

  1. Заранее продумывайте что и кому вы хотите поручить.
  2. Делегирование полномочий сотрудникам должно происходить в соответствии с их возможностями и умениями.
  3. Во время делегирования необходимо мотивировать сотрудников, иначе они не справятся с поставленной задачей.
  4. Делегирование задач лучше всего делать целиком, а не по частям нескольким сотрудникам.
  5. Чтобы дать определенную задачу сотруднику, следует заранее убедиться, что он готов ее взять.
  6. Не следует одновременно поручать одну и ту же задачу сразу двум сотрудникам в надежде на то, что ни один об этом не узнает.
  7. Необходимо удостовериться в том, что сотрудник правильно понял задачу, и вы дали ответ на все интересующие его вопросы.
  8. Очень важно заранее проинструктировать подчиненного, указав смысл, суть и цель задания.
  9. Доступ к необходимой информации является очень важным моментом для качественного выполнения работы.
  10. Каким бы прекрасным руководителем или правой рукой руководителя вы не были, если вы перепоручили свои дела кому-то, не вмешивайтесь в процесс.

Любому руководителю необходимо уметь принимать правильные решения в разных ситуациях. Развить эту способность поможет курс Викиум «Критическое мышление».

Читайте нас в Telegram — wikium

Чтобы быть великим лидером, нужно научиться хорошо делегировать полномочия

Одним из самых сложных переходов для руководителей является переход от до к с ведущим . Как новый менеджер, вам может сойти с рук работа. Соратники и начальники могут даже восхищаться вашей готовностью «засучивать рукава» при выполнении тактических заданий. Но по мере того, как ваши обязанности становятся более сложными, разница между эффективным лидером и крупным индивидуальным сотрудником с титулом лидера становится до боли очевидной.

В краткосрочной перспективе у вас может хватить выносливости, чтобы вставать раньше, оставаться позже и перевыполнять требования, с которыми вы сталкиваетесь. Но обратное уравнение сокращения ресурсов и увеличения спроса в конечном итоге догонит вас, и в этот момент то, как вы вовлекаете других, устанавливает потолок вашего лидерского влияния. Верхний предел возможного будет увеличиваться только с каждым сотрудником, которому вы дадите право вносить свой лучший вклад в ваши общие приоритеты. Точно так же ваша сила уменьшается с каждой инициативой, за которую вы без надобности держитесь.

Хотя это может показаться трудным, повышение вашего влияния требует от вас принятия неизбежного парадокса лидерства: вам нужно быть более важным и менее вовлеченным. Когда вы оправдываете свое удержание на работе, вы путаете, что включает с важным . Но это не одно и то же — так же, как занятость и продуктивность не обязательно равны. Ваше участие — это сочетание возможностей, поручений и решений, которые вы делаете в отношении выполняемой вами работы. Насколько вы вспомогательны или важны для успеха этого портфеля, зависит от того, насколько решительно и мудро вы активируете тех, кто вас окружает.

Это означает формирование мыслей и идей других вместо того, чтобы диктовать их планы, иметь желаемую точку зрения, но не быть обязательным промежуточным звеном, и видеть, как ваши собственные приоритеты воплощаются в жизнь благодаря вдохновенным действиям других.

На первый взгляд этот совет может показаться здравым смыслом; это то, что должны делать лидеры мотивации. Однако слишком многие из нас постоянно находятся в состоянии перенапряжения, что подпитывает инстинктивную реакцию на «защиту» работы. Этот инстинкт выживания в конечном итоге ослабляет наше влияние, оказывая постоянное ограниченное влияние на других.

Чтобы узнать, виноваты ли вы в том, что слишком много держитесь, ответьте на этот простой вопрос: если бы вам пришлось взять неожиданный выходной на неделю, продвинулись бы ваши инициативы и приоритеты в ваше отсутствие?

Если вы ответили «нет» или не уверены, возможно, вы более вовлечены, чем необходимы. Чтобы поднять потолок своего лидерского потенциала, вам необходимо расширить свое присутствие за счет действий других. Независимо от того, какой метод делегирования вы предпочитаете, вот четыре стратегии, которые, как я нашел, работают для руководителей на всех уровнях.

Начните со своих причин. Когда людям не хватает понимания того, почему что-то имеет значение и как они вписываются в это, их меньше заботит. Но если вы дадите им контекст о том, что поставлено на карту, как они вписываются в общую картину и что уникального в этой возможности, вы повысите личную значимость и шансы на реализацию. Вместо того, чтобы давать просто деловое обоснование, делитесь своими доводами. Вы не можете мотивировать кого-то проявлять заботу, если не можете объяснить причины, по которым это важно для вас, поэтому этот важный шаг закладывает основу для эффективного партнерства.В противном случае вы оставляете людей делать собственные выводы о том, что вы просите их сделать и почему. Риск рассогласования наиболее высок во время первого разговора, поэтому убедитесь, что вы сформулировали свои причины с самого начала.

Вдохновляют свою приверженность. Людей воодушевляет то, что возможно, но они берут на себя обязательства только тогда, когда понимают свою роль в достижении этого. После того, как вы определили работу, уточнили объем их вклада и убедились, что он соответствует их возможностям, внимательно сообщите о любых дополнительных ожиданиях для полного понимания.Это очень важно, если у вас есть точный результат или методология. Они не могут читать ваши мысли, поэтому, если готовый продукт должен быть дотошным, дайте такой же четкий ответ. Как только ясность будет установлена, подтвердите их интерпретацию (лично или, по крайней мере, голосом, чтобы избежать неправильной интерпретации электронной почты). «Но я сказал им, как я хотел, чтобы это было сделано!» не будет причиной падения мяча; это будет просто свидетельством того, что вы не подтвердили их понимание и не вдохновили их на приверженность.

Занимайтесь на нужном уровне. Важно оставаться вовлеченным, но степень имеет значение. Вы должны поддерживать уровень вовлеченности, достаточный для предоставления согласованного сочетания поддержки и подотчетности. Однако при неправильном сочетании возникают риски: если вы слишком вовлечены, вы можете сознательно или непреднамеренно управлять окружающими на микроуровне; слишком невмешательство, и вы можете пропустить критические моменты, когда поддерживающий комментарий или жизненно важная обратная связь были бы важны. Чтобы выбрать свое место, просто спросите людей, какой уровень соответствует их стилю.Это не только проясняет частоту точек соприкосновения, которые они сочтут полезными, но также дает им автономию в том, как делегированная работа будет продвигаться вперед.

Потренируйтесь говорить «да», «нет» и «да, если». Это искусство и наука избирательности. Успешные инвесторы не тратят свои деньги на каждую возможность, которая появляется на их пути, поэтому мы должны в равной мере распоряжаться своим временем. Начните с тщательной оценки каждого запроса, который появляется на вашем пути, и согласовывайте запросы с наиболее ценным вкладом, который вы умеете делать лучше всего.Для тех запросов, которые основаны на этом таланте, вы говорите да и выкладываете время и внимание для непосредственного участия. Но для тех запросов, которые не совпадают, вы говорите да, если… и сразу же указываете других людей для достижения целей посредством их прямого участия. Вы по-прежнему можете советоваться, мотивировать и руководить, но вы важны как катализатор, а не как мускулы, выполняющие тяжелую работу. Такой проницательный подход может означать делегирование одних задач другим, переговоры о сокращении вашего прямого вклада или просто сказать нет , делая бизнес-обоснование того, почему ваши усилия и внимание будут иметь большее влияние в другом месте.

Чтобы проиллюстрировать эти стратегии в действии, рассмотрим Анику. Слова «нет» не было в ее словарном запасе, и в результате она участвовала во всех командных приоритетах. По мере того как спрос продолжал расти, Аника больше не могла быть полностью вовлеченной во все дела. Но так как она застилала свою территорию посередине, различные инициативы начали застаиваться. По мере того как члены ее команды бездельничали, ожидая, пока она потратит драгоценное время на то, чтобы проконсультироваться, просмотреть или одобрить различные вопросы, их разочарование росло.Аника оказалась на грани выгорания, столкнувшись с потенциальной потерей доверия к своей команде.

Первым шагом для Аники было оспаривание определения ее лидерского мандата. До этого момента она определяла свою основную ответственность следующим образом: «Я отвечаю за выполнение работы». Размышляя над этим, она осознала, что это мышление деятеля, которое снизило потолок ее потенциального воздействия. Доказательством этого было то, что в последние месяцы ее коллеги участвовали в различных стратегических беседах и возможностях развития бизнеса с высшими руководителями, однако Аника, у которой не было ни энергии, ни пространства для этих усилий, не использовала эти возможности, чтобы продемонстрировать свой потенциал.

Она осознала, что ее сосредоточенность на выполнении работы не только удерживала ее от общей работы по руководству, но также была источником разочарования среди ее младших сотрудников. Хотя это было неудобно, она хотела дать им больше веревки. Поскольку Аника считала своим долгом развивать других — повышать квалификацию, обеспечивать ощутимый лидерский опыт и т. Д. — она ​​пересмотрела свой лидерский мандат, чтобы не быть вовлеченным и не быть существенным: «Я веду людей, приоритеты и проекты — в этом порядке — и работа будет выполнена, потому что правильные люди сосредоточены на правильных задачах.”

С этим обновленным видением ее следующим шагом была переоценка своего портфолио. Она посмотрела в свой календарь на две предыдущие и две недели вперед, затем подсчитала часы, посвященные каждому усилию (например, на собраниях, рабочих сессиях и конференц-звонках). Закончив подсчет времени, она оценила каждый пункт по 10-балльной шкале, чтобы оценить, насколько важна инициатива для общего успеха команды.

Это упражнение в две колонки быстро выявило несколько несоответствий, когда Аника тратила слишком много времени и энергии на приоритеты, которые не входили в пятерку лучших.Это были кандидаты в делегацию, поэтому ее следующим шагом было рассмотрение уникального сочетания навыков и потребностей каждого члена команды в целях разумного подбора того, кто может взять на себя больше ответственности. Некоторые инициативы можно было бы полностью передать, в то время как другие можно было бы разбить на несколько более мелких частей, чтобы привлечь других без полной передачи ответственности.

Помня об этих новых заданиях, она посвящала 15–20 минут подготовке к каждой беседе.Она придумывала способы поделиться своими причинами перемен, а также тем, как она могла бы вдохновить их на приверженность. При наличии восьми членов команды это были значительные затраты времени на и без того перегруженный график, но Аника признала это краткосрочными затратами для создания долгосрочных выгод.

В течение короткого периода времени Аника стала значительно меньше участвовать в деталях, но она оставалась важной для цели и импульса каждой критической инициативы. Иными словами, ее влияние было вездесущим, но узкое место исчезло.

Наконец, с дополнительной пропускной способностью, которую она создала для себя, Аника была обеспокоена тем, что ее склонность к коленному рефлексу говорить «да» может быстро свести на нет достигнутые успехи. Таким образом, продвигаясь вперед, она взяла на себя обязательство применять стратегию: да , нет или да, если к новым запросам, чтобы не ослаблять свое влияние через участие в областях, которые не соответствовали ее желаемому росту. и личный бренд. И чтобы обеспечить объективную перспективу, Аника попросила коллегу действовать для нее в качестве постоянного звукового сопровождения, когда факторы были неоднозначными, а правильный ответ не был очевиден.

Если помнить об этих четырех стратегиях, устранять изломы, как это сделала Аника, и становиться умелым в расширении прав и возможностей других, чтобы они могли делать все, что в их силах, это укрепляет вашу способность выполнять работу за счет вклада других. С этим импульсом вы сможете сосредоточиться на вторичном потенциале вашего целенаправленного сотрудничества: использовать каждую делегированную задачу как возможность для развития других. Затем, со временем, они тоже могут стать более важными и менее вовлеченными.

успешных делегаций — тренинг по управлению командой от MindTools.com

Использование силы помощи других людей

© iStockphoto
AlexRaths

Создайте сильную и способную команду.

Вы чувствуете стресс и перегрузку? Или как будто ваша карьера застопорилась? Если да, то вам, возможно, придется освежить свои навыки делегирования!

Если вы работаете самостоятельно, вы можете сделать лишь ограниченный объем работы, как бы усердно вы ни работали. В конце концов, вы можете работать только определенное количество часов в день, и вы можете помочь только определенному количеству людей.А поскольку количество людей, которым вы можете помочь, ограничено, ваш успех ограничен.

Однако чем лучше вы выполняете свою работу, тем большего от вас будут ожидать люди. Это может привести к чрезмерному давлению и перегрузке: вы не можете делать все, что всем хочется. И это может вызвать у вас стресс, несчастье и ощущение, будто вы подводите людей.

С другой стороны, у вас есть потрясающая возможность, если вы найдете способ обойти это ограничение. Если вы сможете реализовать эту возможность, вы сможете добиться настоящего успеха!

Один из наиболее распространенных способов преодоления этого ограничения — научиться делегировать свою работу другим.Хорошие делегаты могут создавать сильные и успешные команды, которые более чем способны удовлетворить требования большой рабочей нагрузки. Вот почему делегирование — такой важный навык, которому нужно научиться!

Получите бесплатную рассылку новостей!

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю и получайте бонус Контрольный список для успешного менеджера , бесплатно!

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Почему люди не делегируют полномочия

Есть много возможных причин, по которым люди могут бояться передачи задач или обязанностей:

Они беспокоятся о том, чтобы бросить свою работу другим

Тот факт, что что-то обычно является работой менеджера, не означает, что это не может быть выполнено другими (если только это не требует определенной роли или не зависит от определенного уровня полномочий).Важно то, что работа выполнена, а не кто ее выполняет. Если члены команды кажутся слишком занятыми, стоит проверить, чем они заняты. Возможно, они работают над низкоприоритетной работой, и в этом случае их рабочая нагрузка может быть изменена таким образом, чтобы в первую очередь выполнить делегированную задачу.

Делегирование не пытается увеличить объем работы для вашей команды, а пытается распределить ее более эффективно, чтобы задачи распределялись в соответствии с навыками и рабочими нагрузками. Если члены команды это поймут, они будут рады внести свой вклад в работу команды.

Они чувствуют угрозу

Тем, кто делегирует полномочия, важно понимать, что они не будут передавать всю свою работу — только определенные задачи. И им решать, какие из них передать. Даже если они делегируют несколько задач, работа менеджера не станет лишней. Они по-прежнему будут играть важную роль в поддержке и руководстве командой и всегда будут нести полную ответственность за работу.

И зачем беспокоиться о том, что кто-то другой выполняет задачу лучше вас? Если они могут делать это хорошо, тем больше причин для того, чтобы дать им это! Цель состоит в том, чтобы сделать вашу команду более эффективной и результативной — и дать другим возможность использовать свои навыки и развиваться.

Они не хотят терять контроль

Когда работа передается другим, им нужно время, чтобы научиться делать это так же, как их предшественник. Первоначально это займет больше времени, и качество может снизиться. Однако при достаточной поддержке и руководстве эти препятствия будут быстро преодолены.

Они думают, что быстрее сделать это самому

Каждому нужно время, чтобы узнать что-то новое. Чем больше поддержки им будет оказано вначале, тем быстрее они смогут выполнить работу самостоятельно.Те, кто делегирует работу, должны убедиться, что они дают четкие инструкции и предоставляют множество рекомендаций, похвал, отзывов и заверений на пути к укреплению доверия.

Когда делегировать

Делегирование — беспроигрышный вариант, если все сделано правильно. Однако это не означает, что вы можете делегировать что угодно. Чтобы определить, когда делегирование является наиболее подходящим, вам нужно задать себе пять ключевых вопросов:

  • Есть ли кто-нибудь еще, кто имеет (или может получить) необходимую информацию или опыт для выполнения задачи? По сути, это задача, которую может выполнить кто-то другой, или важно, чтобы вы выполняли ее сами?
  • Дает ли задание возможность расти и развивать навыки другого человека?
  • Будет ли эта задача повторяться в подобной форме в будущем?
  • У вас есть достаточно времени, чтобы эффективно делегировать работу? Должно быть доступно время для соответствующего обучения, для вопросов и ответов, для возможности проверить прогресс и, если необходимо, для доработки.
  • Это задача, которую я должен делегировать? Задачи, имеющие решающее значение для долгосрочного успеха (например, набор нужных людей для вашей команды), действительно требуют вашего внимания.

Если вы можете ответить «да» хотя бы на некоторые из вышеперечисленных вопросов, то, возможно, стоит делегировать эту работу. При этом наличие всех этих условий не является гарантией успешного выполнения делегированной задачи. Также нужно подумать, кому вы делегируете задачу и как вы это будете делать.

Совет:

Другие факторы, способствующие делегированию задачи, включают:

  1. Сроки / сроки реализации проекта.
    • Сколько времени у вас есть на выполнение работы?
    • Есть ли время переделать задание, если оно не было выполнено правильно с первого раза?
    • Каковы последствия несвоевременного выполнения работы?
  2. Ваши ожидания или цели в отношении проекта или задачи, включая:
    • Насколько важно, чтобы результаты были максимально высокого качества?
    • Достаточно ли «адекватного» результата?
    • Будет ли сбой критичным?
    • Насколько неудача повлияет на другие вещи?

Кто и как делегировал

Решив делегировать задачу, необходимо учитывать и другие факторы.Обдумывая их, вы можете использовать нашу бесплатную рабочую таблицу журнала делегирования, чтобы записывать задачи, которые вы выбираете делегировать, и кому вы хотите их делегировать.

Кому следует делегировать?

Факторы, которые следует здесь учитывать, включают:

  1. Опыт, знания и навыки человека применительно к делегированной задаче.
    • Какие знания, навыки и отношение уже есть у человека?
    • Есть ли у вас время и ресурсы для проведения необходимого обучения?
  2. Предпочитаемый стиль работы человека.
    • Насколько независимый человек?
    • Чего они хотят от своей работы?
    • Каковы их долгосрочные цели и интересы и как они соотносятся с предлагаемой работой?
  3. Текущая загруженность этого человека.
    • Есть ли у человека время для дополнительной работы?
    • Будет ли делегирование этой задачи потребовать перестановки других обязанностей и рабочих нагрузок?

Как следует делегировать полномочия?

Используйте следующие принципы для успешного делегирования:

  1. Четко сформулируйте желаемый результат.Начните с конца и укажите желаемый результат.
  2. Четко обозначьте ограничения и границы. Где находятся полномочия, ответственность и подотчетность? Если человек:
    • Подождите, пока вам скажут, что делать?
    • Спросите, что делать?
    • Посоветуйте, что делать, а потом действовать?
    • Действовать, а затем немедленно сообщать о результатах?
    • Инициировать действие, а затем периодически сообщать?
  3. По возможности включайте людей в процесс делегирования.Предоставьте им возможность решать, какие задачи им делегировать и когда.
  4. Сопоставьте объем ответственности с объемом полномочий. Поймите, что вы можете делегировать некоторую ответственность, но не можете делегировать окончательную ответственность. Деньги останутся с вами!
  5. Делегирование на самый низкий организационный уровень. Люди, наиболее близкие к работе, лучше всего подходят для этой задачи, потому что они имеют самые глубокие познания в повседневной работе. Это также увеличивает эффективность рабочего места и помогает развивать людей.
  6. Оказывать адекватную поддержку и быть готовым ответить на вопросы. Обеспечьте успех проекта посредством постоянной коммуникации и мониторинга, а также предоставления ресурсов и кредитов.
  7. Ориентация на результат. Сосредоточьтесь на том, что выполнено, а не на том, чтобы подробно описывать, как должна выполняться работа: ваш путь не обязательно единственный или даже лучший! Позвольте человеку контролировать свои собственные методы и процессы. Это способствует успеху и доверию.
  8. Избегайте «восходящего делегирования».«Если есть проблема, не позволяйте человеку перекладывать ответственность за задачу обратно на вас. Вместо этого попросите рекомендуемые решения, а не просто давайте ответ».
  9. Развивайте мотивацию и приверженность. Обсудите, как успех повлияет на финансовое вознаграждение, будущие возможности, неформальное признание и другие желаемые последствия. Обеспечьте признание там, где это заслужено.
  10. Установить и поддерживать контроль.
    • Обсудите сроки и сроки.
    • Согласуйте график контрольных точек, на которых вы будете отслеживать ход выполнения проекта.
    • Внесите необходимые изменения.
    • Найдите время, чтобы просмотреть все представленные работы.

При тщательном рассмотрении этих ключевых моментов до и во время процесса делегирования вы обнаружите, что делегирование выполняется более успешно.

Сохранение контроля

Теперь, когда вы выполнили вышеуказанные шаги, убедитесь, что вы должным образом проинструктировали своего члена команды. Найдите время, чтобы объяснить, почему они были выбраны для работы, чего от них ждут в ходе проекта, целей, которые вы ставите перед проектом, всех сроков и крайних сроков, а также ресурсов, на которые они могут опираться.И согласовать график проверки с обновлениями хода выполнения.

Наконец, убедитесь, что член команды знает, что вы хотите знать, если возникают какие-либо проблемы, и что вы готовы ответить на любые вопросы или получить рекомендации по ходу работы.

Как менеджеру важно не заниматься мелким менеджментом . Однако это не означает, что вы должны полностью отказаться от контроля. При эффективном делегировании вы должны достичь тщательного баланса между предоставлением людям достаточного пространства для использования их способностей с максимальной эффективностью и при этом достаточно пристальным контролем и поддержкой, чтобы гарантировать, что работа выполняется правильно и эффективно.

Важность полного принятия

Когда делегированная работа будет возвращена вам, выделите достаточно времени для ее тщательного изучения. Если есть возможность, соглашайтесь только на качественные, завершенные работы. Если вы соглашаетесь с работой, которой вы не удовлетворены, член вашей команды не научится делать эту работу должным образом.

Что еще хуже, вы затем соглашаетесь на совершенно новый транш работы, которую вам, вероятно, придется выполнить самостоятельно. Это не только перегружает вас, но и означает, что у вас нет времени правильно выполнять свою работу.

Конечно, когда к вам вернут хорошую работу, убедитесь, что вы признаете и вознаграждаете за приложенные усилия. . Как лидер, вы должны делать комплименты членам своей команды каждый раз, когда вы впечатлены тем, что они сделали. Эти усилия с вашей стороны будут иметь большое значение для формирования у членов команды уверенности в себе и повышения эффективности, и то и другое будет улучшено при выполнении следующей делегированной задачи. Следовательно, вы оба выигрываете.

Ключевые моменты

На первый взгляд, делегирование может показаться больше хлопот, чем оно того стоит.Однако, эффективно делегируя полномочия, вы можете расширить объем работы и набор навыков своей команды.

Когда вы распределяете рабочую нагрузку так, чтобы вы работали над задачами, которые имеют для вас наивысший приоритет, а другие люди работали над значимыми и сложными заданиями, у вас есть рецепт успеха.

Для эффективного делегирования, выберите правильные задачи для делегирования, определите лучших людей для работы и поддержите их в процессе.

Проверьте, насколько эффективно вы делегируете полномочия, с помощью нашей статьи «Насколько хорошо вы делегируете?» контрольный опрос.

Скачать лист

как делегировать ответственность на рабочем месте

0

Многие менеджеры увязли в рутинных операционных задачах, что не оставляет им времени для жизненно важных управленческих функций, таких как долгосрочное планирование и развитие бизнеса.

Делегирование подразумевает возложение на кого-то другого ответственности за выполнение задачи, которая фактически является частью вашей собственной работы.Делегирование не так просто, как может показаться на первый взгляд. Это всегда несет в себе элемент риска, поскольку вы поручаете кому-то работу, за которую вы несете полную ответственность.

Одна из наиболее важных причин делегирования полномочий заключается в том, что они развивают навыки людей, которые работают на вас. Люди в вашей команде будут более активно участвовать в достижении целей и задач организации.

Повышенная ответственность — важный фактор в повышении морального духа и удовлетворенности работой.Примечательно, что менеджеры, которые успешно делегируют полномочия, обычно меньше прогуливают и текучесть кадров.

Часто трудно согласиться с тем, что нам нужна помощь, которую может предоставить делегирование, и для этого есть несколько возможных причин, как показано ниже:

Просьба о помощи указывает на отсутствие способностей
Люди могут чувствовать, что любой признак слабости снижает их репутацию в глазах других и самих себя. Это может удержать их от обращения за помощью.На самом деле это признак слабости, чтобы спрятаться за предлогом, чтобы справиться, и признак силы, чтобы признать личные ограничения.

Никому нельзя доверять, чтобы он выполнял работу должным образом.
Считать себя незаменимым может быть большим стимулом для эго. К сожалению, это редко бывает оправданным. Подумайте немного подробнее о том, что никто другой не может делать так же хорошо, как вы, и вы почти наверняка обнаружите, что, хотя ваши навыки могут быть очень ценными для организации, они почти наверняка не являются необходимыми.Если в некоторых случаях делегирование означает, что определенные задачи выполняются не так хорошо, как вы, то это может представлять собой возможность для обучения.

Кто-то другой сделает свою работу лучше и возьмет кредит
Это указывает на человека, который завидует достижениям своих подчиненных. Что это говорит об их отношении к тем, кто на них работает, конечно, менеджеры должны гордиться достижениями своих сотрудников. Людям, которые признают такое отношение личной чертой, следует хорошенько подумать, поскольку их проблемы могут быть более глубокими, чем неспособность делегировать полномочия.

Никто больше не может помочь
Это признак плохого руководства. Если нет никого, кто мог бы помочь нам, когда нам это нужно, то, вероятно, мы мало что сделали для воспитания и развития навыков тех, кто ниже нас.

Чувствуйте себя виноватым за акт делегирования работы
Если вы чувствуете себя виноватым в самом акте делегирования полномочий, когда персонал, которому вы делегируете полномочия, не перегружен, тогда вам следует быть более реалистичным. Ваша задача — не перегружать себя, а эффективно и рационально управлять своей рабочей нагрузкой, включая делегирование полномочий по мере необходимости.

Неохотно откажитесь от какой-либо части работы
Если вам так нравится ваша работа, что вы не хотите отказываться от нее, то имейте в виду, что другим, вероятно, понравится брать на себя часть работы. Вы оставляете для себя то, чем действительно стоит поделиться с другими?

Это все надуманные причины, и большинство менеджеров, которые не хотят делегировать полномочия, думают так, потому что делегирование снижает их прямой контроль и полагается на других людей для эффективной работы.

Они считают, что риски делегирования перевешивают потенциальные выгоды. Нет сомнений в том, что делегирование увеличивает риск того, что задача не будет выполнена должным образом. Ответ — контролировать этот риск, а не отказываться от делегирования полномочий.

Чтобы снизить риск, менеджер должен тщательно выбирать задачи, которые нужно делегировать, и выбирать правильных людей для их выполнения. Вы должны быть очень осторожны, делегируя задачи, которые уже были делегированы вам. Человек, делегирующий задачу, уже сократил свой прямой контроль и может очень неохотно уменьшать его дальше.

При делегировании задачи, которые следует учитывать в первую очередь, включают: рутинные задачи, прогресс которых поддается измерению, задачи, которые можно четко спланировать заранее, и задачи, которые один из ваших сотрудников выразил искренний интерес к выполнению.

Не делегируйте только неприятные задачи. Чтобы выявить лучшее в своих подчиненных, вы должны предложить им ряд задач. И наоборот, не оставляйте себе все неприятные дела. Важно не отказываться от всех работ, которые лично вам не нравятся, считая несправедливым отдавать их другим.

Убедитесь, что вы выделили достаточно времени, чтобы на самом деле определить делегированные задачи и обсудить их с соответствующими сотрудниками. Убедитесь, что задачи не делегируются в последнюю минуту, у каждого сотрудника есть свои обязанности, на которые они должны найти время для делегированной работы. Работа, делегированная в последнюю минуту, может быть выполнена неправильно или вообще не выполнена.

Восходящее делегирование заботится о том, чтобы вы не тратили время на задачи и действия, которые должны быть переданы людям более высокого уровня в организации.Если вам нужно направить работу вверх, убедитесь, что вы высказываете свои собственные мысли и рекомендации. Это действие должно сэкономить время и продемонстрировать, что вы должным образом продумали работу перед ее отправкой.

В некоторых случаях на вашем столе может оказаться работа, за которую явно отвечает какой-то другой отдел или другое лицо. Здесь наиболее эффективным действием также является пересылка работы.

Для этого необходимо, чтобы вы хорошо понимали, кто за что отвечает в пределах вашего региона организации.Если эти обязанности не ясны, вам может потребоваться разъяснение.

Проходя работу боком, помните, что дружеская записка сделает ее гораздо более приемлемой, особенно когда каждый имеет дело с и без того большой рабочей нагрузкой, и это также поможет гарантировать, что она не вернется сразу же.

Делегирование создает время, необходимое для выполнения жизненно важных управленческих функций, таких как долгосрочное планирование и развитие бизнеса. Это также важный фактор в повышении морального духа персонала и удовлетворенности работой.

Определенные характеристики делают некоторые задачи подходящими для делегирования, например: рутинные задачи, в которых можно измерить прогресс, задачи, которые можно четко спланировать заранее, и задачи, которые член команды выразил заинтересован в выполнении.

Если вы серьезно настроены улучшить свои навыки управления временем, загрузите эти бесплатные электронные книги, контрольные списки и шаблоны для своего ПК, Mac, ноутбука, планшета, Kindle, устройства чтения электронных книг или смартфона.

Электронная книга по постановке целей
В этой электронной книге объясняется, как использовать теорию постановки целей для постановки практических целей для вас и членов вашей команды.

Электронная книга об успешном делегировании
В этой электронной книге объясняются десять правил успешного делегирования, которые будут мотивировать и расширять возможности вашей команды.

Электронная книга «Управление перебоями»
В этой электронной книге объясняется, как защитить себя от перебоев и при этом сохранить хорошие отношения с коллегами.

Преодоление промедления, электронная книга
В этой электронной книге объясняется, как преодолеть препятствия, мешающие вам начать сложные высокоприоритетные задачи.

Согласование пределов рабочей нагрузки электронная книга
В этой электронной книге объясняется, как согласовать вашу рабочую нагрузку до управляемого уровня и не попасть в снегопад.

Электронная книга «Инструменты для повышения производительности»
В этой электронной книге объясняется, как выбрать лучшие инструменты для повышения производительности, и описывается, как их использовать для выполнения большего объема работы.

Ключевые точки

  • Многие менеджеры увязли в рутинных задачах.
  • Вы поручаете работу, за которую несете полную ответственность.
  • Повышенная ответственность — важный фактор в повышении морального духа и удовлетворенности работой.
  • Будьте осторожны, делегируя порученные вам задачи.
  • Определенные характеристики делают некоторые задачи пригодными для делегирования.
  • Делегируйте несколько задач, чтобы обеспечить справедливость по отношению к вам и вашим сотрудникам.
  • Ставьте задачи правильно и не передавайте их в последнюю минуту.
  • Проходя работу вверх, добавляйте собственные мысли и рекомендации.
  • Продвинуть работу, которую можно было бы более эффективно выполнить в другом месте.
  • При прохождении работы боком всегда приветствуется дружеское замечание.

Сегодняшние фавориты для наших читателей: рекомендовано

Как делегировать работу и почему это важно для лидеров

Лучшие лидеры — мастера при делегировании. Почему? Они знают, как дать своим командам возможность выполнять работу. Но дело не только в выполнении работы или умении лучше всего распределять задачи.Речь также идет о создании среды, в которой сотрудники гордятся своей работой и могут называть ее своей. Это критически важные элементы для изучения того, как эффективно делегировать работу.

Но что делегирует и почему лидеры должны это делать? Что может удерживать лидеров от делегирования полномочий? И что компании могут сделать, чтобы научить своих руководителей делегировать работу? Мы рассмотрим эти и другие вопросы в этой публикации.

Что такое делегирование?

Короче говоря, делегирование — это распределение правильной работы между нужными людьми.То, как делегировать работу, означает разделение ответственности за принятие решений и для повышения приверженности других, ускорения результатов и развития возможностей.

Делегирующий стиль лидерства, который является одним из четырех стилей лидерства, охватываемых ситуационной моделью лидерства, заключается в том, что менеджеры разделяют полномочия и ответственность со своими сотрудниками.

Что удерживает лидеров от делегирования полномочий?

Может показаться, что на этот вопрос есть очевидный ответ: лидеры не могут выполнять всю работу самостоятельно.Вот почему у них есть команда, которая ее выполнит.

Однако многие лидеры не хотят делегировать полномочия, особенно если они новички в своей должности. То, что удерживает лидеров от делегирования полномочий, может заключаться в большом количестве вещей. В некоторых случаях они могут возглавлять команду людей, которые раньше были их сверстниками, и им неловко говорить своим друзьям, что им делать.

В других случаях их можно просто использовать как командную рабочую лошадку. Многие лидеры продвигаются на свои должности, потому что они хорошо работают.Они готовы взяться за любую работу и всегда выручают члена команды. В результате они чувствуют, что уклоняются от ответственности, передав работу кому-то другому.

Они также могут просто не доверять своей команде. Высокоэффективные лидеры иногда могут быть перфекционистами, которые изо всех сил стараются отказаться от задач операционного уровня, чтобы вместо этого сосредоточиться на видении общей картины. Удивительно, но это общий камень преткновения на всех уровнях, от начинающих менеджеров до высшего руководства.

Это нежелание делегировать полномочия дорого обходится.По мере того, как лидеры берут на себя больше работы, они перегружаются и испытывают стресс. Они могут даже полностью перегореть и бросить курить.

В то же время их команда, вероятно, тоже разочарована. Они не чувствуют, что вносят достаточный вклад, и у них нет полномочий выполнять свою работу так, как они считают нужным. Скорее всего, они в конечном итоге потеряют интерес или начнут дорабатывать свое резюме для другой должности.

Как лидеры могут расширить возможности других с помощью делегирования

Лидеры, которые знают, как делегировать работу, не ограничиваются простым выполнением задачи.Они дают другим возможность расти, учиться и делать все, что в их силах. И есть несколько важных положительных результатов:

  • Члены команды более креативны и в 3,9 раза чаще добиваются инновационных / творческих результатов.
  • Члены команды проявляют больше инициативы и в 4,2 раза чаще выходят за рамки своих должностных обязанностей.
  • Члены команды работают лучше и в 2,2 раза чаще считаются успешными.
  • Команда имеет более высокие стандарты и составляет 1.В 9 раз больше шансов иметь высокие стандарты производительности.

Сотрудники часто чувствуют себя более удовлетворенными своей ролью, когда у них больше полномочий, а это означает, что они с меньшей вероятностью уйдут. Большинство сотрудников преуспевают в среде, где у них больше свободы для роста. Такая среда может подтолкнуть их к более быстрому карьерному росту, что также может быть весьма удовлетворительным.

Конечно, есть риск, что лидеры потенциально могут делегировать слишком много. Как понять, что вы слишком много делегируете? Вы можете увидеть измученную и сбитую с толку команду, которая может отказаться от порученной работы.Вы также заметите, что людям не хватает сроков для завершения работы. Или у них может быть так много вопросов о своих проектах, что они просто тянутся и теряют всякую мотивацию для завершения. Если руководители начинают видеть появление любого из этих признаков, им следует поговорить со своей командой о своих проблемах и подумать о перераспределении проектов или обеспечении дополнительных ресурсов.

Когда лидеры должны делегировать полномочия?

Важной частью эффективного делегирования является понимание того, когда это делать. Например, великий лидер знает, когда делегировать задачи сотруднику в команде, который, по его мнению, может повысить уверенность в себе.А лучший лидер знает, как делегировать возможности. Но что это значит?

Вместо того, чтобы всегда давать один и тот же набор суперзвезд важных проектов, руководитель группы дает каждому члену команды возможность регулярно выполнять более сложные задачи. Лидер много думает о том, кто получает возможности. Когда дело доходит до назначения задач, они всегда думают о возможностях, потребностях в развитии, мотивациях и доступности на каждого сотрудника.

Руководители также должны учитывать, какие , а не делегировать.Например, им никогда не следует делегировать вопросы, связанные с основными обязанностями лидера, такими как решения о компенсации или решения о производительности. Они также не должны делегировать что-либо, что не разрешено законом или правилами ведения бизнеса.

Но это все еще оставляет много серой зоны. Вот несколько вопросов, которые вы можете задать, решая, следует ли делегировать задачу.

На что следует обратить внимание, прежде чем делегировать работу

Делегирование должно выходить за рамки простого назначения задачи.Это должно быть сделано вдумчиво, с правильным балансом указаний лидера.

Вот что следует учитывать, прежде чем делегировать работу:

  1. Каков желаемый результат? Как будет выглядеть выполненная задача? Как вы узнаете, хорошо он завершен или нет?
  2. В чем важность задачи? Насколько важна эта задача для команды? Насколько важна эта поставленная задача для компании?
  3. Правильно ли вы делегируете полномочия? Какие ключевые решения необходимо будет принять в ходе проекта? Будет ли у человека или группы полномочия принимать важные решения?
  4. Кому делегировать работу? У кого есть навыки для выполнения этой работы? У кого есть мотивация? Есть ли кто-нибудь, кого может заинтересовать работа, которую вы раньше не рассматривали? Каковы преимущества для человека, выполняющего эту делегированную задачу?
  5. Каков метод разделения работы? Будет ли у вас встреча, чтобы сгенерировать идеи или определить задачу вместе с этим человеком? Что такое процесс делегирования? Были ли даны четкие ожидания?
  6. Как вы оцените результаты порученных вам задач? Как вы будете давать обратную связь по ходу дела? Как вы обеспечите ясность критериев того, как выглядит успех?

Если руководитель не может ответить на эти вопросы, ему следует еще раз оценить, следует ли делегировать задачу на самом деле.

Как лидеры могут расширить возможности сотрудников?

Хотя мы уже обсуждали преимущества расширения прав и возможностей лидерства, как успешный лидер может расширить права и возможности сотрудников? Ну, один из способов — эффективно делегировать задачи. Но лидеры также должны всегда проявлять уважение к сотрудникам и поддерживать открытые линии общения.

Когда люди чувствуют, что их выслушивают, ценят и понимают, они также с большей вероятностью будут чувствовать себя вовлеченными и уполномоченными делать хорошую работу, даже если это означает, что они делают несколько ошибок на этом пути.Успешные лидеры — мастера делегирования полномочий и мастера использования ключевых принципов для эффективного общения.

Но лидеры расширят возможности сотрудников только в том случае, если они смогут делегировать правильные задачи нужным людям. Что это значит? Ну, задача, конечно же, должна расширять возможности, вовлекать и поощрять человека к развитию. Но задача не может быть слишком сложной, когда человек чувствует себя подавленным и напуганным, потому что тогда он может не выполнить ее.

Эффективный менеджер может сопоставить способности и мотивацию человека с соответствующей задачей.И эта совместная работа также должна быть сбалансирована с правильной долей собственности и полномочиями по принятию решений, чтобы у человека было место для роста и совершения нескольких ошибок, не теряя при этом импульса.

Что лидеры делают неправильно при делегировании

Но многие лидеры имеют самые лучшие намерения, когда дело доходит до успешного делегирования, только для того, чтобы их сдерживали сами и не соответствовали навыкам делегирования. Вот что лидеры делают неправильно, делегируя задачу. А вот несколько способов научиться лучше делегировать работу и создать команду наделенных полномочиями сотрудников:

1.Лидеры не выражают уверенности и не наделяют своих людей полномочиями. Вместо этого, укрепляя своих сотрудников и используя уважение, чтобы закрыть беседы о делегировании, менеджеры могут укрепить доверие к своим людям.

2. Лидеры не составляют план мониторинга и обеспечения прогресса. Особенно для более сложных задач руководители не могут отправлять людей самостоятельно без какого-либо направления и ожидать, что задачи будут выполнены. Лидеры должны поговорить с этим человеком, где обе стороны обсуждают и согласовывают план дальнейших действий для обеспечения прогресса.

3. Руководители делегируют только административные задачи, оставляя себе более стратегические или высокоуровневые задачи. Члены команды хотят и должны получать вызов, чтобы расти и чувствовать удовлетворение от своей работы. Руководители должны предоставить всем подчиненным сотрудникам равные возможности для решения задач более высокого уровня для развития новых навыков. Лидеры также должны оказывать поддержку, чтобы помочь им в выполнении задач.

В нижней строке? Несмотря на то, что делегирование может быть трудным для полного правильного выполнения, отказ от делегирования вообще чреват риском создания команды из недовольных сотрудников, что является огромным риском удержания.Наем руководителей, которые не умеют делегировать работу, также представляет собой огромный риск.

Связь между делегированием и владением

В конечном счете, эффективный руководитель также хорош в том, чтобы позволить сотрудникам чувствовать ответственность за свою работу. Но что такое владение и какое отношение оно имеет к делегированию? Принадлежность — это когда человек несет ответственность не только за выполнение задачи, но и за мышление, стоящее за ней. Итак, как руководители могут помочь своим сотрудникам взять на себя ответственность за делегированные задачи? Вот три способа:

  • Руководители должны поощрять членов команды определять поддержку, которая им потребуется для выполнения задач с самого начала.
  • Руководители никогда не должны предполагать, что человек знает, как лучше всего выполнить задачу. Руководители несут ответственность за создание среды, в которой сотрудники чувствуют, что могут задавать вопросы о делегированных задачах, не чувствуя себя неловко или неадекватно.
  • Руководители никогда не должны брать на себя ответственность после делегирования задачи. Они должны позволить сотруднику выполнить задачу, чтобы он мог начать укреплять уверенность в себе, даже если человеку потребуется немного больше времени на ее выполнение.Такое постоянное обучение очень ценно для сотрудников!

4 Предостережения при делегировании

Есть также некоторые предостережения, когда дело доходит до делегирования ответственности. Даже менеджер с высокими навыками делегирования может столкнуться с некоторыми проблемами в процессе делегирования. Но это не означает, что делегирования вообще не должно происходить.

1. У вас не всегда будет идеальное выравнивание. Вы, вероятно, будете ошибаться, когда дело касается поставленных задач.Лидеры должны признавать ошибки, особенно потому, что им еще предстоит учиться. В конце концов, лидеры больше узнают о возможностях своей команды.

2. Возможно, вам придется развивать, обучать и мотивировать людей. Кто сказал, что делегирование было легким? Никто. Менеджерам придется поработать, чтобы научить людей, а затем дать им много возможностей применить на практике то, чему они учатся.

3. Делегации бросают вызов и вам, и членам вашей команды. См. Пункт выше. Обе стороны должны принимать вызовы. Члены команды не должны быть единственными, кто учится и развивается.

4. Если все не выходят из своей зоны комфорта, менеджер недостаточно делегирует задачи. Обучение — а также инновации — происходит тогда, когда у всех в команде (включая менеджера) есть длительные задания.

Как HR может формировать эффективных лидеров

Наконец, когда дело доходит до повышения навыков делегирования, есть способы, которыми HR-команды могут помочь своим лидерам.Командам по персоналу следует искать программы и курсы по развитию лидерских качеств, которые, как доказано, помогают менеджерам увидеть позитивные изменения в поведении на работе. И задавая вопросы на собеседовании на руководящую должность, HR должен подумать, как лучше всего разобраться в сути опыта делегирования кандидатов, чтобы выяснить, знают ли они, как правильно делегировать работу.

Но в конечном итоге научиться отпускать и делегировать задачи сложно. Многие лидеры считают полезным изменить свое мышление. Вместо того, чтобы думать: «Но я могу сделать это лучше», эффективное делегирование может дать возможность хорошему лидеру создать свою собственную команду из правильных игроков, чтобы выполнять свою работу наилучшим образом.

Почему лидеры должны делегировать полномочия? Больше времени для лидерства

Когда лидеры учатся эффективно делегировать полномочия, у них высвобождается время, и они могут работать над приоритетами, ключевыми для продвижения вашего бизнеса. И лидеры могут даже получить возможность заниматься тем, на что у них никогда раньше не было времени, включая деятельность по развитию или росту, которая действительно может стимулировать инновации и повысить удовлетворенность работой и вовлеченность.

В нижней строке? Делегирование — это навык, который можно развивать и практиковать со временем.Компаниям важно найти время, чтобы научить руководителей делегировать работу. В конце концов, это навык, имеющий решающее значение для успеха руководства, успеха команды и успеха компании.

Итак, как вы можете научить своих лидеров, как правильно делегировать работу? Ознакомьтесь с курсами DDI по лидерству по делегированию, включая Делегирование с целью , Делегирование: привлечение и расширение возможностей людей и Отпустить и делегировать больше .

Как начать эффективное делегирование задач (Пошаговое руководство)

Жизнь в бесконечных путешествиях довольно увлекательна — новые направления, новые культуры и новые невероятные люди, с которыми можно встретиться и пообщаться! Однако работа в дороге временами может быть довольно беспокойной. Как цифровой кочевник я часто попадал в довольно неловкие ситуации — от пропущенных сроков из-за неправильного преобразования часового пояса до почти пропущенного самолета, когда я забыл распечатать свое бронирование и запутал время (хотя я все же поймал этот самолет!) .

Быть самому себе боссом одинаково круто и адски. Для одновременного выполнения множества задач и сверхбыстрого выполнения задач с ужасным Wi-Fi-соединением требуются потрясающие организаторские способности и дзен-подобная концентрация. Попробуйте использовать следующие 20 веб-сайтов и приложений, чтобы сделать вашу жизнь цифрового кочевника проще, менее напряженной и даже более увлекательной!

1. Trello

Trello — это ваш популярный веб-сайт, который поможет вам оставаться организованным и эффективно работать в дороге. Это бесплатный сервис, который позволяет вам создавать многочисленные доски для ваших текущих проектов и планов.Устали от множества заметок, разбросанных по разным приложениям, и длинных переписок по электронной почте с вашими клиентами или командой? Просто перетащите их все в Trello, где вы можете легко сотрудничать, быстро обмениваться идеями и заметками в виде карточек, оставлять комментарии и отслеживать общий прогресс проекта. Вы можете создавать многочисленные доски и организовывать их так, как вам нравится, загружать файлы на каждую, устанавливать сроки и уведомления, а также легко делиться всем одним щелчком мыши.

Мой Trello содержит два набора досок — личную и рабочую.Я использую первый, чтобы сохранить все свои планы поездок и убедиться, что я не запутаю время полета или не задержусь с визой; второй — для визуального отслеживания моих личных целей и различных мероприятий. На бизнес-доске у меня есть список текущих проектов, состоящий из простых задач с их текущими статусами — вместе со всеми комментариями моих клиентов и отдельной колонкой для последующих действий.

Trello — невероятная бесплатная альтернатива аналогичному программному обеспечению для управления проектами, которое я использовал раньше, и его можно использовать для решения любой задачи — от ремонта дома до многоэтапной маркетинговой кампании! Также доступно как приложение для устройств iOS и Android, позволяющее получать обновления на ходу.

2. f.lux

Как цифровой кочевник вы часто работаете поздно ночью или рано утром, чтобы не отставать от часовых поясов ваших клиентов. Любите проверять электронную почту или читать несколько статей с iPad перед сном? (Я делаю!). Даже если вы еще этого не чувствуете, ваши глаза серьезно страдают от этих привычек, и у вас могут возникнуть проблемы со сном, поскольку синий свет ваших устройств негативно влияет на ваш режим сна. Используйте f.lux — удобное программное обеспечение, которое автоматически подстраивает цвета дисплея вашего компьютера в зависимости от времени дня — теплого ночью и солнечного днем.F.lux позволил мне быть более продуктивным по утрам и облегчить снижение активности по вечерам. Цифровому кочевнику важно оставаться свежим, поскольку ваш доход зависит исключительно от вашей производительности. Кроме того, разве мы не сбежали из кабинки, чтобы иметь лучший баланс между работой и личной жизнью и в первую очередь больше отдыхать?

3. Focus @ Will

Поскольку мы часто работаем в разных местах по всему миру — от переполненного автобусного вокзала до забитого бара (единственное место, где есть приличный Wi-Fi в этом районе) — концентрируясь на своем работа становится чрезвычайно сложной.Вот где на помощь приходит Focus @ Will. Сервис предлагает широкий выбор белого шума и простых мелодий, подобранных в соответствии с нейробиологическим подходом. Кажется, это работает довольно здорово, поскольку я оставался более сконцентрированным на своей работе по сравнению с тем временем, когда я просто играл свои любимые мелодии и бормотал. 30-дневная бесплатная пробная версия имеет ограниченный выбор треков и перестанет воспроизводить их через час (хотя его можно перезапустить немедленно). Платная услуга обойдется вам примерно в 10 долларов на три месяца.Также доступно как бесплатное приложение для устройств iOS и Android.

4. Shopify

Согласитесь, быть цифровым кочевником и работать в одиночку порой сложно. Бывают дни, когда вы чувствуете себя человеком эпохи Возрождения, пытающимся взяться за все сразу и приобретая опыт во многих областях. Это особенно актуально, когда вы только собираетесь запустить свой бизнес-сайт, блог или интернет-магазин. Если вы творческий человек, у вас есть только базовые знания (если таковые имеются) в CSS, HTML или интегрированных платежных системах, поэтому вы проводите бесконечные часы, выясняя, как все работает, вместо того, чтобы делать то, что у вас действительно хорошо получается, и зарабатывать деньги.

Попробуйте Shopify — сервис, предлагающий удобные индивидуальные решения для электронной коммерции. Они предлагают все: от безопасного хостинга и веб-сайтов, оптимизированных для мобильных устройств, до безопасных расчетов с оплатой около 70 способов оплаты на выбор и помощи в проведении вашей маркетинговой кампании в Интернете. Цены невероятно доступные и начинаются всего от 29 долларов в месяц за неограниченный доступ ко всем их услугам и функциям, или выберите 14-дневную бесплатную пробную версию, чтобы сначала протестировать их!

5. Время спасения

Правильное управление временем — еще одна серьезная проблема, с которой сталкиваются все работники цифровых технологий.Сколько раз вы обнаруживали, что проводите более 12 часов в день перед экраном и ничего не делаете? Да, со мной такое случается довольно давно, поэтому я начал использовать Rescue Time — чтобы оставаться на вершине своей продуктивности, сохраняя при этом нормальный баланс работы и личной жизни. Установите его на свой компьютер и все устройства, чтобы иметь точную картину того, сколько времени вы тратите на определенные действия или просмотр определенных сайтов (khm..cat видео на YouTube). В конце каждой недели вы будете получать электронное письмо с достоверным заявлением о вашей (не) продуктивности.

Rescue Time позволяет вам сообщать вашим клиентам более точные сроки; Создавайте точные почасовые счета-фактуры, поскольку вы точно знаете, сколько времени вы потратили на выполнение определенной задачи, и соответствующим образом корректируете ставки, а также исключаете случайную активность в рабочее время. Вы можете использовать версию Light Rescue Time бесплатно или выбрать премиум-план за 6 долларов в месяц.

6. Каждый часовой пояс

Поскольку вы, вероятно, работаете с людьми, базирующимися где угодно от Новой Зеландии до Западного побережья, следить за сроками или обновлять их о своем прогрессе каждый день в 9 утра может оказаться непросто.Так же, как отправка последующих действий, проектных предложений и счетов-фактур в нужное время суток. Каждый часовой пояс — еще одно отличное решение для правильного учета времени — времени вашего клиента. Добавьте все часовые пояса, которые вам нужны, добавьте свое время в маркер вверху и посмотрите, где это происходит в день остальных. Больше никаких сумасшедших математических выкладок с выяснением, когда вам нужно позвонить Джо в Skype, если он попросит сделать это в 11 часов утра по восточному стандартному времени.

7. Валюта XE

Сколько валют у вас в кошельке? Думаю, больше двух.Как цифровой кочевник и вечный путешественник, вы должны постоянно отслеживать коэффициенты конверсии и разные валюты. Чтобы убедиться, что вы устанавливаете одинаково справедливую цену в долларах США / ЕС / фунтах стерлингов или любой другой валюте, используйте валюту XE. Мгновенно узнавайте коэффициенты конверсии в реальном времени или составляйте список по своему усмотрению и синхронизируйте заранее, чтобы иметь мгновенный автономный доступ с любого устройства. XE Currency доступен в виде веб-службы, приложений для iOS, Android, Windows Phone и др.

8. Trail Wallet

Моим вторым основным денежным приложением для цифровых кочевников является Trail Wallet (в настоящее время только для iOS).Это красиво оформленное и простое в использовании приложение для отслеживания ваших расходов в разных странах и в разных валютах. Вы можете организовать свои расходы по странам или месяцам, установить максимальные дневные бюджеты и добавить каждый доллар, потраченный в пути. В конце месяца приложение сообщит вам, превысили ли вы свой бюджет или где именно произошел денежный поток. Он идеально подходит для анализа стоимости жизни и работы в разных городах и странах, чтобы найти оптимальное место для проживания, когда вы устали от дороги и вам нужно на время остепениться.

9. Xero

А чтобы лучше отслеживать свои бизнес-расходы, попробуйте Xero. Пожалуй, лучший онлайн-сервис по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерского учета для всех, кто не занимается бухгалтерским учетом. Он идеально подходит для отправки счетов, отслеживания движения денежных средств и настройки уведомлений о платежах по кредитным картам и приема платежей. Он аккуратно классифицирует все ваши банковские транзакции и сверяет их с транзакциями, которые вы совершили в Xero, чтобы все было еще проще. Доступно для множества устройств iOS и Android, поэтому вы всегда можете получить доступ к своим данным в любое время.

10. Tripit

Tripit — один из лучших организаторов путешествий! Это бесплатно, быстро, а главное — работает в автономном режиме. Просто не говори больше бумаг и потерянных писем. Отправьте все подтверждения бронирования — отели, авиабилеты, прокат автомобилей и т. Д., И пусть приложение сделает за вас все волшебство, превратив его в простой для понимания маршрут. Вы можете настроить уведомления и получить доступ к своим данным с любого устройства без подключения к Интернету. Tripit уменьшил мое разочарование от того, что я приехал не в тот терминал или бродил по новому городу с багажом, поскольку я неправильно записал адрес отеля.Это отличное приложение, которое я настоятельно рекомендую использовать практически всем, кто путешествует.

11. 1Password

Обмен конфиденциальными данными, особенно паролями, с вашими клиентами или командой и их отслеживание может стать сложной задачей. Вот почему я начал использовать 1Password — супербезопасную службу обмена паролями, которая позволяет создавать специальные хранилища с набором паролей к инструментам и службам, доступным только тем людям, с которыми вы ими поделились. Эта услуга доступна для множества устройств и дает вам уверенность при обмене конфиденциальными данными через незащищенные сети.Кстати…

12. Частный доступ в Интернет

Защитите все свои данные и компьютер, выбрав частный доступ в Интернет. Часто нам необходимо произвести эти платежи в последнюю минуту или совершить покупки по кредитной карте, и единственный доступный Интернет — это подозрительная незащищенная сеть, которую каким-то образом обнаружило ваше устройство. Используя анонимный зашифрованный VPN и частный IP-адрес, вы можете быть на 100% уверены, что никакие ваши платежные данные или пароли не будут украдены.

13. Workfrom

Найдите лучшие кофейни и кафе в вашем районе с помощью этой услуги.Workfrom имеет большое количество заведений в крупных городах США — Нью-Йорке, Портленде, Сан-Франциско, Сиэтле — и других направлениях по всему миру, которые будут добавлены в ближайшее время! Присоединиться к сервису можно бесплатно, и вы получите доступ к многочисленным интересным местам с непредвзятым мнением о Wi-Fi-соединении и качестве капучино от цифровых кочевников, как и вы. Обзоры также включают ценовой диапазон, доступное питание, общую атмосферу и диапазон шума, а также некоторые профессиональные советы о том, где найти розетки и какой стол самый уединенный.Таким образом я открыл для себя некоторых из моих фаворитов, таких как мистер Бин в Амстердаме.

14. Обнаружено местными жителями

Еще одна замечательная услуга, позволяющая открыть для себя вкусную еду и захватывающие события на вашей нынешней базе. «Spotted by Locals» — это не типичный путеводитель по городу со скучными туристическими маршрутами, а удивительный ресурс с потрясающими рекомендациями местных жителей о том, чем заняться и где стоит посмотреть. В конце концов, вы выбрали образ жизни, не зависящий от местоположения, чтобы больше исследовать мир, а не просто часами нажимать на ключевые слова в другой среде.

В настоящее время на веб-сайте есть множество рекомендаций для всех крупных европейских городов — Парижа, Мадрида, Вены, Варшавы и многих других, плюс он постепенно расширяется на Северную Америку с недавно добавленными путеводителями по Бостону, Лос-Анджелесу, Торонто и Монреалю. Вы можете просмотреть бесплатную подборку мероприятий по категориям на веб-сайте или заплатить 2,99 доллара за руководство в формате PDF со всеми советами и местами, аккуратно указанными на карте. Или выберите приложение для iOS или Android (по 3,99 доллара США), чтобы получить офлайн-доступ к одному из путеводителей по городу вместе с подробной картой.

15. Jawbone UP

Теперь, когда вы знаете, куда идти и что посмотреть, вот удобное приложение, которое поможет вам отвязаться от ноутбука. Jawbone UP будет нежно пилить вас, когда придет время встать и немного расслабиться. Установите приложение и подключите его ко всему своему оборудованию, а затем пусть Up Activity Tracker (прекрасный браслет) проанализирует ваш сон и режимы активности, чтобы помочь вам улучшить свой образ жизни. Приложение будет отслеживать и анализировать все ваши действия и предлагать вам более здоровый график, помогать вам лучше спать и не отставать от режима упражнений (который становится неустойчивым, когда вы в пути).Зачем нам нужно больше времени, если мы не тратим его с умом, верно? Приложение бесплатное для iOS и Android, однако вам придется заплатить 129 долларов за трекер браслета или 49,99 доллара за зажим.

16. SugarSync

Некоторым нравится DropBox, другим — Google Drive, но я предпочитаю облачное хранилище SugarSync. Он проще, мощнее и имеет действительно красивый дизайн. После установки вам просто нужно щелкнуть правой кнопкой мыши файл / папку, чтобы мгновенно создать резервную копию в облаке. Кроме того, любые дальнейшие изменения, которые вы вносите в эти данные, будут автоматически синхронизироваться.Большие файлы загружаются очень быстро, и вы можете получить 250 ГБ дискового пространства всего за 99,99 долларов в год. Также вы можете открывать, делиться и редактировать все свои файлы с помощью бесплатного приложения для iOS или Android, поддерживаемого на многих устройствах. Теперь я, наконец, перестал беспокоиться, что мне делать, если мой ноутбук сломается / украдут.

17. Контактно

Если вы не хотите разориться и возвращаться домой, вы должны потратить справедливую долю своего времени на построение постоянных отношений со своими клиентами, поставщиками или покупателями, в зависимости от того, чем вы зарабатываете себе на жизнь. .Чтобы все это не превратилось в огромную боль, попробуйте использовать Contactually — простой, но мощный сервис, который расскажет вам, когда и с кем вам следует поддерживать связь, и как вы можете максимизировать рентабельность инвестиций, связавшись с нужными людьми в нужное время. Он будет отправлять вам уведомления, когда вы потеряли связь с определенными контактами (что может означать упущенные возможности в перспективе), и подсказывает, когда вам следует повторно подключиться к наиболее важным контактам из вашей сети, предоставляя полезные контекстные подсказки, такие как социальные обновления и недавние разговоры, чтобы все выглядело более искренним.Сервис может похвастаться тем, что их пользователи получают до 40% больше рефералов после использования их сервиса (подтвержденного тематическими исследованиями), что очень важно для вас, если вы хотите жить кочевой жизнью и работать на себя!

18. Запланировать один раз

Если вы работаете над несколькими проектами с несколькими клиентами одновременно — Расписание один раз — это отличная услуга для планирования онлайн-встреч и конференций. Создавайте элегантный предустановленный календарь, когда вы доступны, и отправляйте людям уникальную ссылку, которая позволяет им выбрать подходящее время для вас обоих.Эта услуга является фантастической для тех, кто предлагает консультационные услуги или тренинги, и стоит всего 5 долларов в месяц!

19. Spaxtel

Иногда интернет становится настолько хреновым, что звонить по скайпу невозможно. Или у вас запланирован очень-очень важный разговор, и вы не хотите, чтобы возможные сбои отвлекали вас. Вот когда стоит использовать Spaxtel — отличную услугу, которая позволяет вам совершать звонки на стационарные телефоны с помощью обратного вызова. Вам не нужно устанавливать какое-либо программное обеспечение или иметь доступ в Интернет.Тарифы зависят от качества звонка, которое вы выбираете (самая низкая скидка довольно велика), и от страны, из которой / в вы звоните. Пока что цена оказалась почти доступной для Skype для лучшего общего качества связи.

20. Почта земного класса

Улитка не так популярна в наши дни, но вы все равно получаете через нее важные вещи. Скажем, счета и зарплаты. Если вы не хотите, чтобы ваши родители или друзья работали с вашей почтой, пока вас нет дома, попробуйте использовать Earth Mail Class — доступную службу пересылки почты, которая сканирует и пересылает вашу почту на адрес электронной почты по вашему выбору, депонирует ваши чеки (за плату), сохраняет PDF-файлы вашей почтовой корреспонденции в Интернете и предлагает личный вывоз и подписание посылки.

Автор фотографии: Ави Ричардс через unsplash.com

Советы по делегированию задач на работе

Проблемы делегирования

Если вы не делаете это часто, делегирование может показаться проблемой.

Это потому, что делегирование — это тяжелая работа по разным причинам. Некоторые люди ошеломлены и не могут по-настоящему отказаться от задачи.

Они хотят делать все самостоятельно, чтобы обеспечить соответствие их стандартам.

Однако компании не могут масштабироваться таким образом, и нереально думать, что вы можете делать все.Большинство согласятся с этим утверждением, так почему же так сложно делегировать полномочия?

Что ж, существует множество препятствий, которые могут сделать делегирование полномочий сложной задачей. К ним относятся ошибки в конечном продукте, чрезмерная нагрузка на сотрудника и борьба с затратами времени.

Некоторые другие факторы также способствуют сбоям делегирования. Harvard Business Review называет отсутствие критического мышления, инициативы, качества и скорости четырьмя основными причинами, по которым делегирование может потерпеть неудачу.

Давайте рассмотрим некоторые из основных проблем, которые вам, возможно, придется преодолеть при делегировании полномочий.

Задача не выполняется правильно

Возможно, самый неприятный опыт делегирования — это когда вы все делаете правильно, но проект, который вы делегировали, не соответствует нужным вам стандартам.

Это один из самых больших опасений, связанных с делегированием полномочий.

Чтобы противостоять этой проблеме, найдите время, чтобы дать надлежащие подробные инструкции.Предоставьте своему сотруднику время, чтобы задать вопросы и подробно ответить.

Приведите множество примеров и советов, которые сотрудник может использовать при выполнении задачи.

Не спешите выполнять этот шаг.

Предоставление подробных инструкций крайне важно для того, чтобы заложить основу для успешного проекта. Это исключает вероятность того, что задача будет выполнена некорректно.

Сотрудник перегружен

Не все знают, на что подписываются, когда принимают новую задачу.

Очень важно подготовить сотрудника, которому вы делегируете полномочия, перед тем, как приступить к выполнению задачи. Это поможет им скорректировать свои ожидания и соответствующим образом спланировать, чтобы они не были ошеломлены.

Периодически регистрироваться и спрашивать, нужна ли сотруднику дополнительная помощь. Это поможет противодействовать угрозе их подавления.

Это может вселить в них уверенность в выполнении задачи в соответствии с вашими требованиями.

Делегирование занимает слишком много времени

Иногда кажется, что лучше выполнить задание самому.

В таких случаях вы должны взвесить время, которое вам потребуется, чтобы сделать это, и время, которое потребуется вам, чтобы объяснить инструкции сотруднику.

Как упоминалось выше, инструктивный компонент делегирования имеет решающее значение. Вам нужно быть внимательным и найти время, чтобы объяснить, что вы ищете.

Однако этот процесс может занять много времени, особенно если вам нужно обучить или научить кого-то, как что-то делать.

Вот почему так важно взвесить временные затраты, связанные с делегированием, прежде чем идти на это.

Заключительные советы, которые помогут вам с делегированием задач

Вы, вероятно, столкнетесь с неудачами при делегировании полномочий. В это время помните о цели более высокого уровня, стоящей за вашей приверженностью делегированию задач.

Напомните себе, каких карьерных целей вы достигаете, отказываясь от своей прошлой работы. Ваши навыки лучше использовать как лидера, чем как отдельного сотрудника.

Вы также можете получить отзывы от членов команды, менеджеров и коллег о том, как улучшить свои навыки делегирования.Они могут увидеть возможности для вашей работы более эффективно с вашей делегацией.

Наконец, не попадайтесь в когнитивную ловушку, полагая, что на выполнение работы самому потребуется меньше времени. Измеряйте время, сэкономленное за счет делегирования полномочий, в долгосрочной, а не в краткосрочной перспективе.

Делегирование может помочь вам расширить возможности сотрудников и улучшить отношения с ними. Подумайте о сотрудничестве с тренером BetterUp, который поможет вам научиться эффективно делегировать задачи.

5 советов по эффективному делегированию

4 мин.Читать

  1. Концентратор
  2. Лидерство
  3. Делегирование задач: 5 советов по эффективному делегированию

Делегирование задач — отличный способ сделать больше работы за меньшее время. Распределяя рабочую нагрузку и давая кому-то полномочия, делегирование ставит перед вашей командой новые задачи, помогает им приобретать новые навыки и оказывает положительное влияние на бизнес в целом.

Менеджерам необходимо научиться эффективно делегировать полномочия, составляя список задач, распределяя их между нужными людьми и усиливая ответственность и сопричастность.

О чем эта статья:

Зачем менеджерам делегировать полномочия?

Делегирование — это лидерский навык, которым должны овладеть владельцы малого бизнеса. Это помогает им оставаться на вершине своей работы и позволяет членам команды приобретать новые навыки и брать на себя ответственность за выполнение своих задач. Делегирование не означает возложение задач на сотрудников. Это влечет за собой возложение ответственности за результаты вместе с полномочиями делать то, что необходимо для достижения желаемых результатов.

Вот несколько причин, по которым менеджеры должны делегировать задачи:

  • Это поможет вам сэкономить время и сконцентрироваться на своей работе
  • Это позволит вашим сотрудникам решать новые задачи и укрепит их уверенность.
  • Это покажет вашим сотрудникам, что вы доверяете им выполнение работы, и повысит ваш авторитет как лидера
  • Вы одновременно занимаетесь слишком многими вещами, которые влияют на вашу работу и здоровье
  • Делегации помогают создать рабочую среду, в которой все работают для достижения общей цели

Как эффективно делегировать полномочия?

Составьте карту своих планов

Перед тем, как приступить к делегированию, найдите время, чтобы разработать план, который точно описывает то, чего вы ожидаете.Если сотрудники не получат четких указаний, они не смогут добиться желаемых результатов. Это возможно только тогда, когда вы обдумали задачи и свои ожидания относительно их выполнения.

Назначьте задачи

Создайте список задач, над которыми в настоящее время работают ваши сотрудники, и оцените сильные и слабые стороны сотрудников, выполняющих задачи. Это поможет вам делегировать задачи на основе специализированных навыков и качеств сотрудника.

При передаче информации о задачах сотрудникам, включая конкретную информацию о сроках, бюджете и контексте.Кроме того, установите ожидания для обновлений и других сообщений, включая частоту, содержание и формат.

Обучайте своих сотрудников

Понимают ли ваши работодатели, чего вы от них ждете? Наберитесь терпения, подробно объясните задачи, а затем убедитесь, что сотрудники понимают все аспекты того, что от них требуется. В некоторых случаях вам может потребоваться документально оформить требования и обязанности.

Воспитание собственности и ответственности

Ваши сотрудники должны нести полную ответственность и стремиться к достижению ожидаемых результатов, а их общие цели должны соответствовать вашим.

Коммуникация и подотчетность

Ключевой частью делегирования полномочий является открытая линия связи и подотчетность. Сотрудники должны регулярно сообщать о статусе результатов и их сроках. Вы также должны быть доступны для получения разъяснений по определенным вопросам.

Регулярные проверки и еженедельные письменные отчеты о ходе выполнения обеспечивают своевременную доставку и помогают избежать неожиданностей в последнюю минуту. В отчетах должны быть указаны задачи, выполненные на прошлой неделе, планы на следующую неделю и возможные проблемы, которые могут возникнуть.Когда человек хорошо справляется с задачей, не забывайте выражать благодарность и вознаграждать сотрудника за его работу.

Как контролировать делегированные задачи?

Секрет эффективного делегирования — это последующие действия. Когда вы решаете поручить кому-то руководить проектом, ваша задача — убедиться, что он завершил его вовремя. Хотя вы должны дать сотрудникам возможность работать независимо, также важно отслеживать делегированные им задачи.