Дедлайн проекта: Что такое дедлайн, значение слова, его определение

Что такое дедлайн, значение слова, его определение

Обновлено 05.10.2017.
Слово «дедлайн», в буквальном переводе с английского (deadline) означает «мертвая линия» и используется для обозначения предельного срока выполнения какого-либо действия, после наступления которого это действие уже теряет смысл. Например, вы спешите, чтобы не опоздать на поезд, но после того как время его отправления наступило, можно уже не спешить – поезд-то уже ушел!
Этот термин часто используется среди программистов для описания общего настроения в команде разработчиков накануне наступления срока сдачи проекта.

Нередко складывается ситуация, когда на последние 10% времени, отведенного на выполнение проекта, остается 90% объема работ. Если команда уложится вовремя – всех ждут премии, благодарности и прочие блага от вышестоящего начальства. А если нет – фирму ожидают штрафные санкции, а сверху вниз покатится волна всяческих неприятностей. Все спешат, просиживают на работе ночи и выходные, нервничают, уже ищут виноватых в возможном провале.

Все это можно не описывать любому человеку, имеющему дело с выполнением проектов. Ему достаточно сказать: «У нас – дедлайн!». И он все поймет.

Что такое дедлайн?

Дедлайн (deadline) — это окончательный, утвержденный срок сдачи проекта. Либо же просто, конечная дата или время, когда действие должно завершиться, иначе, если просрочить и заступить за эту черту, то действие уже не будет иметь смысла. Будет бесполезно.

Дедлайн назначается из благих побуждений. Понятно, что любая работа должна планироваться, что жесткие сроки должны стимулировать исполнителей на более интенсивную работу. Все это верно, но только в том случае, если сроки выбраны правильно. Если же нет, то эффект может быть обратным. Когда время, отведенное на выполнение работ нереально мало, может сложиться такое отношение: «Зачем стараться – все равно не успеем!». А если сроки непомерно завышены: «А куда торопиться – у нас еще уйма времени!». В результате складывается та самая ситуация 10 – 90%, и дедлайн будет суровым.

Вот почему в любом проекте так велика роль проект-менеджера. Он должен уметь реально оценивать объемы работ и сроки, потребные для их выполнения. Разбивая работу на этапы, он назначает исполнителям промежуточные дедлайны, строго контролируя их соблюдение, не давая исполнителям расслабляться, но и следя при этом, чтобы скорость работы не пошла в ущерб качеству. Если работу удастся организовать таким образом, дедлайн не превратится в кошмар, и релиз будет сдан вовремя.

Тайминг проекта и соблюдение дедлайнов — Личный опыт на vc.ru

Денис Гордиенко, директор Bright Mobile о том, как уложиться в дедлайн, если всё пропало.

2340 просмотров

Хочу познакомить вас с одним способом по управлению проектами, он не моя индивидуальная разработка, это давний способ попадания в дедлайн, даже если всё пошло не так и ресурсы резко сократились.

Какая есть проблема?

Программисты практически всегда срывают сроки. Работа твоческая и «как попрёт» предсказать до минуты невозможно. Отдельная головная боль ПМа — это когда программист сделал всё быстрее срока, из-за экономии времени решил улучшить что-то из-за собственных перфекционистских амбиций и в итоге… всё верно.

Проблема в дедлайнах есть всегда. Наученный опытом менедежер проекта разносит внутренний дедлайн и клиентский минимум на неделю. Всегда есть шкала времени, дедлайн и список задач, который нужно к этому времени успеть. Вроде как всё распланировалии, всё идет по плану. Но тут, вдруг, программиста выкашивает эбола, дизайнер попадает в аварию, а у верстильщика горит винт. Все наши планы отправляются в мусор.

Срыв дедлайнов на рынке разработки сайтов и мобильных приложений это, к сожалению, стабильность.

Проводя собеседования на должность менеджера проектов, задавал вопрос кандидатам: Что с вы делаете с дедлайнами? Ответ, как правило: «Ну ничего, просто ведем». Соответственно, для клиента это не нормально. Там рекламная кампания, инвестор и куча иных обязательств.

Дедлайн подкрался незаметно

На самом деле от этого никто не застрахован. К примеру, в штате 10 программистов, один заболел — выработка на 10% снижается. А если какая-то эпидемия и 4 разработчика разом заболели — это 60% выработка по проектам.

Приходится объяснять клиенту, что вот такая ситуация, форс-мажор. В таких случаях, конечно, пытаются найти выход, привлекать сторонних разработчиков. Бывают ситуации когда дедлайн срывается.

Критичность дедлайна

Всегда встречаются такие проекты, в которых дедлайн критически важен, к примеру, туристический бизнес. Если ты позже всех начал рекламироваться, продажи путевок уже произошли, а ты сидишь собираешь остатки и получаешь в результате всего 30% от того что, должен был заработать.

Со стартапом эта история еще хуже, т.к. присутствует жесткая отчетность перед инвестором. У вас, к примеру, первого марта срок показа готового софта на который запускается рекламная кампания. Перенос неизбежно влечёт неприятный разговор, как с инвестором, так и с подрядчиком по рекламе.

Как соблюсти дедлайн?

Возвращаемся к способу соблюдения дедлайна. В случае форс-мажора нужно понять и принять, что ваши метрики уже поплыли. Важно разобраться какой из трёх самых важных параметров вам выгоднее ухудшить.

• Срок запуска при той же цене и объёме фунционале. Это, собственно, и есть срыв дедлайна.
• Цену, при том же сроке и функциолале. Это когда вы берёте дорогую замену с доплатой за срочность, вместо выпавшей производящей единицы.
• Функционал, при той же цене и сроке. Это когда мы отрезаем что-то не очень важное к дедлайну.

Про последний пункт материал далее.

В свое время на канале “Темная сторона” Аркадий Морейнис написал, что план работ на 6 месяцев можно выполнить за 6 недель. Это не значит что программист будет работать 24 часа в сутки, это значит что мы упрощаем требования за счет исключения не принципиального функционала.

Давайте рассмотрим на примере. У нас есть товарный маркетплейс. Нам нужно сделать карточку поставщика, у поставщика есть ряд товаров, у каждого товара есть карточка. Всего три экрана которые мы запланировали сделать за какой то срок:

• Профиль поставщика
• Список товаров поставщика
• Детальная карточка товара

Допустим, произошло что-то невероятное и у нас времени хватает только на полтора экрана. Однозначно делаем карточку поставщика (предположим, на это акцент в данном проекте). Ее никуда нельзя убрать. В карточку поставщика можно ниже добавить список товаров и не делать детальный просмотр карточки товара, а ту или иную информацию добавить в этом же списке.

Получиться более длинный список с кнопкой “купить” напротив каждого товара. Мы упростили объем работы, но ключевая идея и бизнес-логика у нас сохранена: можно зайти в поставщика и купить какой-то товар.

Вариант номер два. Если информации у товара много и без карточки не обойтись, то можно сделать все три экрана, но не прикручивать корзину и эквайринг — в режиме форс-мажора заявки можно отправлять на почту менеджеру, а он выставит инвойс.

Это более сжатый вариант, чем планировался с самого начала, но с учетом форс-мажора, мы пожертвовали более удобными развернутыми данными, но сохранили стабильность по всему проекту. Мы уложились в дедлайн, сделали ключевую функцию, можно развивать проект дальше.

Основная фишка этого принципа, что к назначенному дедлайну вы соблюдаете ключевой бизнес-процесс, но оставляете только самые важные вещи и жертвуете, в случае форс-мажора тем, что не важно.

Видел несколько примеров подобного применения. Сделали проект “коротким” способом, запустили его на рынок, накачали трафиком и не стали делать то, что задумали в начале.

Можно любой функционал так или иначе упростить. Вопрос на сколько упростить? Насколько, на сколько ужат срок реализации проекта.

Приведённые примеры выглядят, как «сделать по-хуже» лишь бы соблюсти дедлайн. Упрощение так и воспринимается. Именно поэтому, очень часто принимается решение, либо о переносе дедлайна, либо об увеличении бюджета.

как проджект-менеджеру не лишиться пальцев / Хабр

Все знают, что такое дедлайн, но не все знают, как правильно его ставить. Для разговора о срыве дедлайна на проекте можно подобрать много красивых метафор. Юбицумэ — одна из таких. Это ритуальное отрезание фаланги пальца в Японии. В частности к юбицумэ прибегают, чтобы принести извинения перед руководителем или хозяином за оплошность. Если вы смотрели фильмы про якудза, то поняли, о чём речь.

Ритуал пошёл из среды бакуто — игроков в азартные игры, и рассматривался как адекватная замена выплате долга. Должник пускал в расход фалангу мизинца, и это осложняло его дальнейшую жизнь: он больше не мог надёжно держать меч и в бою сильнее зависел от своих компаньонов, в том числе от хозяина.

Неважно, в каком времени и месте ты живёшь и чем занимаешься — командные отношения должны быть крепкими, а сроки нужно соблюдать. Менеджеры студии Лайв Тайпинг хоть и не отрезают себе пальцы, но всё равно несут ответственность за данное клиенту слово. Опыт позволил мне сформулировать шесть ошибок, допустив которые, вы точно рискуете сдать работу не вовремя, и что делать, чтобы соблюдать дедлайны. Перестав допускать эти ошибки, вы заметите, как вырастет качество ваших проектов, сколько времени освободится на отдых и как улучшатся отношения между членами команды и с клиентом.

Вы не знаете, с кем работаете

Каждый член команды разработки — как персонаж в ролевой игре: у кого-то в избытке умение вовлекаться в проект, но недостаёт усидчивости и сосредоточенности, а кто-то хорошо оценивает время, которое займёт выполнение задачи. Из последних получаются тимлиды, которые обычно хороши во всём.

Со всеми этими, такими разными, людьми нужно работать в разном стиле. Одни нуждаются в стимуле, будь то жёсткий контроль или подбадривающие слова; другие ждут, что вы им расскажете о клиентском бэкграунде, его идеалах и взглядах на жизнь, чего он ждёт от команды и как на неё надеется; третьи просто работают. Если вы не будете делать поправку на характер члена вашей команды, то он окажется предоставленным самому себе и своим худшим привычкам, а срок выполнения задачи, вероятно, будет сорван.

Не менее важен опыт специалиста. Распределяйте задачи по способностям и коэффициенту производительности, иначе джун или мидл провалят задачу, которая изначально им не по силам.

Вы не поняли целей проекта

Работа над сайтом или приложением начинается с этапа проектирования. Этап серьёзный: предстоит осознать, кто будет пользоваться продуктом, для достижения каких целей он предназначен и как он будет приносить деньги своему владельцу. Результаты этого этапа прописываются в функциональном задании, а функциональное задание служит основой для формулирования задач дизайнерам и разработчикам.

У функциональности приложения должно быть чёткое предназначение. Если менеджер его не понял, это значит, что проектирование сделано плохо, и правильно поставить задачу перед исполнителем не получится. Результат непредсказуем, потому что разработчик может начать додумывать роль функциональности, раздувать её, и в итоге потратит кучу времени на написание и переписывание кода.

Чтобы этого избежать, мы проводим дизайн-ревью: вся команда тщательно и итеративно отсматривает получившийся прототип или дизайн и находит как можно больше пробелов, ошибок и недостающих экранов. Качественное выполнение дизайн-ревью сильно влияет на сроки.

Чем точнее и полнее составлена документация, тем меньше у разработчиков будет недопонимания и багов во время разработки, что гарантирует соблюдение дедлайнов.

Члены вашей команды неверно оценили задачи

Неверная оценка — причина большинства сгоревших дедлайнов. Каждый случай неверной оценки нужно обсуждать на ретроспективе, находить причины и выработать тактику по их устранению в будущем.

Переоценивать свои силы склонны некоторые джуниоры и мидлы. С опытом хороший менеджер начинает это понимать и вносит коррективы: например, услышав оценку в 10 часов, он умножает её на 2 и получает результат, впоследствии оказывающийся более верным.

Senior-разработчик — не тот, кто старше остальных, а кто знает, что времени на выполнение задачи может уйти больше, чем ожидается, и смело признаётся в этом себе и менеджеру. Senior-разработчик знает о рисках, и вы должны. Этому посвящена следующая ошибка.

Вы и ваш клиент не знаете о рисках

Риски — это всё, чего вы не планировали и что затормозит работу над задачами. Они бывают внешние и внутренние. Отключение интернета, ураган или наводнение, изменение требований к продукту — это внешние причины, на которые исполнители никак не могут повлиять. Долгий поиск решения задачи, нервный срыв у разработчика — это внутренние причины и они поддаются контролю.

Снизить вероятность рисков можно за счёт декомпозиции, или дробления большой задачи на маленькие. 40 часов — это не всегда четыре задачи по 10 часов; при декомпозиции может оказаться, что для интеграции до боли знакомой платёжной системы в незнакомый проект готовых коробочных решений не хватит, и придётся писать свои. Декомпозиция поможет правильно оценить сроки и упростить контроль над их соблюдением.

На некоторые из внешних причин тоже можно влиять, особенно когда они кроются в клиенте. Чем раньше клиент даст доступ к текстам, логотипу, документации, API (в случае, если серверную часть делает команда на стороне клиента), тем лучше. А ещё лучше будет, если вы соберёте риски, связанные с клиентом, вместе и включите их в договор. Это будет отличным напоминанием клиенту, что он тоже часть проекта.

Если клиент в тонусе, то проект будет идти легко. Информируйте его о статусе задач, рассказывайте обо всём, что может пойти не так и что приведёт к просрочке, рассказывайте о том, что вы пробуете для решения проблемы. Во-первых, вы можете удивиться тому, как это сблизит вас и подтолкнёт к максимально конструктивному диалогу. Во-вторых, возможный выход за срок и его переназначение уже не станут для клиента сюрпризом. Грамотная коммуникация — это залог успеха.

У вас нет плана Б

Хороший менеджер, как шахматист, просчитывает варианты событий наперёд. Но если шахматист смотрит в будущее лишь на несколько минут, то менеджер — на пару месяцев до дедлайна точно. За это время все риски должны вылезти наружу.

На такой случай для ряда особенно сложных задач нужно подобрать более бюджетный вариант их решения, от которого не пострадает пользовательский опыт, а общий результат останется адекватным. Это называется флексом. Вариант флекса — отказаться от кастомного дизайна. А и всё-таки воспользоваться гайдлайнами Apple и Google. Только не забудьте объяснить клиенту, что сейчас это лучший вариант для того, чтобы уложиться в дедлайн.

Вы не можете придать просрочке ценность в глазах клиента

Начать с извинений всё-таки нормально, это базовая вежливость. Другое дело, что извинения нужно подкрепить чем-то прикладным. Будет здорово, если вы:

• разберёте проблему на митинге с командой, сделайте выводы и пообещаете клиенту, что так больше не случится;
• обоснуете, что сорвать срок имело для проекта смысл в перспективе. За эти лишние 16 часов вы наверняка щепетильно протестировали приложение и устранили баги, которые бы непоправимо испортили продукту и клиенту имидж, попади он в руки пользователю.
  

Если не хотите чувствовать вину и внести сбой в размеренный темп своей жизни, не допускайте ни одной из этих ошибок. Я перечислила самые основные и думаем, что специфика вашей работы располагает к другим ошибкам. Будет здорово, если вы расскажете о них в комментариях.

что это такое и насколько важно? — СКБ Контур

Эксперт по организационному поведению Ричард Бояцис считает, что, чем больше стресса вызывает дедлайн, тем меньше человек открыт для поиска способов решения проблем. Поэтому в те моменты, когда в компании от нас ждут нестандартного мышления, мы оказываемся не способны предложить даже стандартные идеи и способы. 

Однако не следует из этого делать вывод, что дедлайн — это непременно плохо. На самом деле, если вы действительно хотите научиться справляться с подобными ситуациями, то вам нужно учитывать некоторые особенности.

• Экстремальный цейтнот лишает нас адекватности.

Великие идеи не обязательно приходят к нам по графику, поэтому ждать от команды, что она за два часа придумает, например, удивительную маркетинговую кампанию, не стоит. Тереза Амабайл, профессор Гарвардской школы бизнеса, хранит тысячи дневниковых записей о работе за много лет и анализирует настроение людей, качество работы и другие факторы. И вот что она заметила: несмотря на то, что под давлением дедлайнов люди демонстрируют по своим результатам невысокую креативность, сами они считают, что в эти дни у них прилив творческой энергии.

Одним словом, вы можете быть уверенными, что дедлайны пробуждают в вас креативность, но на самом деле этого не происходит.

• В некоторой степени дедлайн помогает нам сосредоточиться. 

Когда дедлайн не давит на вас, ваш мозг постоянно ищет новые идеи, и это может быть полезно для творчества. Но потом вы увидите, что часть этих идей неактуальны.

Дедлайны позволяют навести порядок в делах. Например, психологически вы соглашаетесь с самим собой, что не будете беспокоиться о том, что, допустим, вашему ноутбуку может потребоваться замена, приводит пример Ричард Бояцис. Потому что вы сосредоточены только на этой проблеме — и в этом случае дедлайн помогает расставить акценты.

• Творчество — это не единственное, что имеет значение.

Существует большой разрыв между «дедлайнами, препятствующими творчеству» и «соответствия дедлайнам», потому что лучшее враг хорошего. Если вы спортивный репортер, рассказывающий об игре в бейсбол, ваших читателей больше всего заботит, кто выиграл и как вела себя команда-победитель, и эту информацию они хотят узнать как можно быстрее. Просто помните о том, что не каждый результат требует творческого дара.

• Самолично установленные дедлайны гораздо лучше.

Устанавливая свой собственный дедлайн для завершения какой-либо работы, вы можете добиться осуществления двух целей. Вы будете достаточно сосредоточены, чтобы сделать намеченную работу, но при этом не будете находиться под чрезмерно сильным внешним давлением — в таких условиях проще оставаться открытым для новых идей.

• Мини-дедлайны сильнее «больших» дедлайнов.

Если вы занимаетесь большим проектом, то, устанавливая промежуточные сроки, вы можете создать мотивирующие условия для ощущения прогресса, движения к конечной цели. Чтобы визуализировать процесс, заводите подробные электронные таблицы и фиксируйте в них стадии работы над проектом, ответственных и их результаты.  

Мини-дедлайны позволяют использовать пространство для маневра, даже если в целом большой проект таких маневров не предполагает.

• Некоторые люди более ориентированы на работу в условиях дедлайнов, чем другие.

Опытные менеджеры знают, что разные люди реагируют на разные стимулы. Многое в этом случае определяет специфика профессии. Если работа репортера связана с ежедневными новостями, то он будет четко соблюдать сроки. Причем его не придется сильно мотивировать — он и так знает, что и когда нужно делать.

Другие, наоборот, требуют дополнительного контроля. Это не значит, что они плохие работники, просто они другие люди, предупреждает Ричард Бояцис. Ведь грамотное управление строится прежде всего на знакомстве с людьми, с которыми вы работаете, а дедлайны используются как один из инструментов для своевременного выполнения работы.

7 правил, как никогда не нарушать дедлайны

С учетом всего сказанного выше следует все-таки признать, что несоблюдение дедлайнов сильно вредит профессиональной репутации и доставляет неудобства коллегам. Поэтому важно искать способы борьбы с этой вредной привычкой.

1. Примите тот факт, что вы не можете делать все сразу.

С этого фактически нужно начать работать над собой. Часто высокопрофессиональные люди думают, что они способны сделать больше, чем на то рассчитано время. В итоге это приводит к тому, что они не укладываются в сроки.

2. Заранее рассчитывайте, сколько времени нужно на выполнение задачи.

Недооценка этого фактора сильно вредит — вы можете просто переоценить свои способности. Начните отслеживать свое время: обращайте внимание на то, сколько времени на самом деле требует выполнение тех или иных задач. Сравните полученный результат с тем сроком, который вы закладывали изначально. Как только вы увидите разницу во времени, внесите корректировки там, где это необходимо, и начните работать согласно реальным срокам.

3. Попробуйте честно разобраться с личными причинами срыва дедлайнов.

Если проблема несоблюдения дедлайнов стала хронической, то разобраться в ее причинах нужно обязательно. На самом деле может быть несколько объяснений происходящему:

• Вы отрицаете существование самой проблемы.
• Вы слишком заняты.
• Вы пытаетесь соблюдать дедлайны, которые нереалистичны.
• Вы легко отвлекаетесь.
• Вы нарушаете свое обещание.

Как только вы ответите на вопрос «почему», вы сможете понять «как» решить проблему.

4. Установите личную зависимость от дедлайнов.

Доктор философии и клинический психолог Стив Левинсон утверждает, что привычка к нарушению дедлайнов культивируется отсутствием последствий. Решить эту проблему можно с помощью принятия преднамеренных и конкретных действий, чтобы вы реально чувствовали себя обязанными соблюсти установленные сроки. 

5. Начинайте работать над проектом сразу же, как только получили его.

Лучше брать в работу задание в тот же день, когда вы его получаете. Не нужно затягивать. Сделайте важную подготовительную работу: проведите при необходимости базовые исследования, подготовьте папку с нужными файлами, соберите заметки, обсудите идеи проекта, тщательно изучите детали задания. Не нужно пытаться в первый же день объять необъятное, просто заложите основу для будущей работы с помощью несложных действий. 

Небольшие задачи делайте сразу. Если кто-то шлет вам письмо, требующее краткого ответа, сразу же ответьте на него. То, что занимает пять минут, не растягивайте на сутки. Высвобождайте время на более серьезные проекты.

6. Обманывайте себя другими сроками.

Многие эксперты советуют устанавливать «личные сроки», которые на несколько дней опережают дату, которую устанавливает для вас кто-то другой. Это отличный способ заложить «временной запас», если обстоятельства сложатся так, что реализация проекта займет больше времени, чем вы ожидали.

Сроки должны рассматриваться как внутренний, а не внешний мотиватор. Почему это важно? Потому что в психологическом плане мы перестаем полагаться на других людей в плане установки временных границ. В результате мы начинаем делать то, что обязаны, в нужное для нас время.

Кроме того, внешние мотиваторы всегда можно оправдать («этот дедлайн на самом деле не столь важен», «никто не заметит задержки в два дня»). Но внутренние мотиваторы не имеют квалификаторов — мы сами их установили, и мы решили, что мы сделаем это, независимо от сроков, которые нам установили другие люди.

7. Обеспечьте себя полезным набором инструментов.

К счастью, мы живем в мире, который предлагает сотни инструментов для управления своим временем. Можно начать хотя бы с самых доступных — например, использовать календарь в Gmail или Yandeх, настраивая там напоминания о встречах, звонках и предстоящих событиях. Регулировать потоки задач можно с помощью программы Trello. Недавно мы писали о Матрице Эйзенхауэра, которая тоже помогает эффективно управлять своим временем и грамотно распределять задачи на срочные и второстепенные.

Ваш личный инструментарий будет формироваться постепенно, и он, конечно, будет уникальным. Главное — помнить о возможностях оптимизации процессов и не забывать пользоваться теми простыми инструментами, которые облегчают жизнь и позволяют высвободить время.

4 способа правильно поставить дедлайн и выполнить работу в срок

1.

Сделайте проект более срочным для себя

Любую задачу, если вы не считаете её срочной, легко отложить. Действительно, если до окончания работы у вас ещё целый месяц, можно не торопиться и заняться чем-то более приятным. Но такой подход, как правило, оказывается губительным: время пролетает быстро, а это грозит бессонной ночью накануне сдачи проекта.

Совет прост: сдвиньте дедлайн в своём личном рабочем графике на более ранний срок.

Вместо того чтобы дать себе на реализацию проекта месяц, отведите на него неделю. Даже если вы не уложитесь в семь дней, у вас останется время на доработку, улучшение важных мелочей, которые обычно всплывают в последний момент.

2. Установите свой личный срок

Все мы разные. Наверняка во время мозговых штурмов и обсуждений проекта вы слышали, как коллеги предлагают самые разные пути решения проблем. Опираясь на собственные навыки, опыт и предпочтения, вы сумеете создать для себя лучший план выполнения проекта, не оглядываясь на остальных.

Известный бизнес-тренер Карсон Тэйт (Carson Tate) делит людей по продуктивности на четыре категории:

• организаторы — реализуют проекты, используя привлечённых сотрудников;
• расстановщики приоритетов — сосредоточены на основной идее;
• визуализаторы — никогда не теряют происходящее из вида;
• планировщики — умеют приводить в порядок даже мелочи.

Вместо того чтобы в очередной раз сказать: «Я должен выполнить это до такого-то числа», просто полностью сосредоточьтесь на задаче. Вы можете погрузиться в проект сразу с головой либо выполнять его частями параллельно с другими задачами. Главное, определите, что лучше именно для вас.

3. Поставьте достижимую цель

Все мы хотим выполнить работу лучше и быстрее. Но порой сложно сделать первый шаг, справиться с ощущением, что вам предстоит сдвинуть гору. Возникают сомнения: а стоит ли вообще приступать, если задача сложна и, возможно, невыполнима?

Попробуйте разбить проект на несколько небольших, но легко выполнимых этапов. Представьте, что вы должны работать 10-минутными отрезками. Вам придётся определить, что бы вы могли сделать за это время. Возможно, получится придумать дизайн, сделать два или три слайда, поправить написанный ранее текст?

Этот способ хорош, когда вы не решаетесь приступить к работе, а значит, отодвигаете всё дальше срок сдачи проекта. Начните с небольшого 10-минутного дела. Если вам понравится делить задачу на временные отрезки, придерживайтесь этой стратегии до самого конца.

4. Определите срок осмысленно

Что произойдёт, если вы сорвёте дедлайн? Скажете себе, что это не столь важно, или будете переживать?

Если вы не чувствуете ответственности за то, что не уложились в срок, для вас нет никакого стимула его выдерживать. Нужна мотивация.

Скажите своему начальнику, что вы представите доклад в понедельник, а не просто отметьте это в своём ежедневнике. Сообщите коллеге, что доделаете свою часть проекта до конца дня. Внешний контроль позволит вам собраться и выполнить намеченное вовремя. Вы же не хотите стать обманщиком?

Дедлайн — хороший способ повысить производительность. Но он не должен выливаться в ненависть к самому себе за постоянно срываемые сроки.

---

Попробуйте воплотить в жизнь эти четыре совета. Возможно, вы научитесь всё успевать, получать удовольствие от работы и со временем выполнять больший её объём за то же время.

Дедлайн для программиста: что делать?

Коварный дедлайн – извечный спутник программиста. С ним рано или поздно сталкивается каждый. В принципе, в дедлайне нет ничего страшного. Это просто заранее установленный крайний срок сдачи выполненной работы. Но очень часто при слове «дедлайн» вспоминаются «горящие сроки», работа в жестком режиме, когда времени остается катастрофически мало, а объем работы предстоит еще выполнить весьма серьезный.

Иногда проект не удается завершить в указанный срок по вине заказчика. Это могут быть несвоевременно предоставленные исходники, дополнительные «хотелки», затягивание сроков утверждения промежуточных этапов работы и т. д. Но намного чаще причина сопутсвующих дедлайну проблем кроется в самих исполнителях. Здесь основные причины:

• Неумение правильно планировать свое время;
• Неправильная оценка сложности заказа;
• Ошибки при делегировании и контроле работы команды.

По идее, с опытом подобные сложности должны исчезнуть или стать редким исключением из правил. На самом деле, просроченный дедлайн – частая история и у фрилансеров, и в IT-компаниях. С этим приходится смириться и научиться решать сопутствующие проблемы, по возможности, без потерь финансовых и репутационных.

Для чего нужен дедлайн

Если строгие сроки сдачи способны принести столько неприятностей как заказчику, так и самому исполнителю, то не проще ли от них вообще отказаться? Ответ – нет. Как ни странно, но дедлайн – это чуть ли не главная причина, по которой проекты вообще завершаются успехом.

Когда-то слово «dead-line» напрямую ассоциировалось исключительно с тюремным жаргоном: так называлась линия, пересекать которую заключенным запрещалось под страхом смерти. За нарушение границ «мертвой линии» тюремные охранники стреляли без предупреждения. Сегодня лексическое значение этого слова претерпело существенные изменения и ассоциируется у многих исключительно с работой. Но часть своего значения из прошлого оно все-таки сохранило: пересечь черту дедлайна – значит, оборвать жизнь проекта.  

«Работа всегда будет занимать все время, которое на нее выделили». (Закон Паркинсона)

Выполнение практически любой работы займет столько времени, сколько вы сами на нее отведете. И если выделить на определенные действия минимум времени, вы и сами удивитесь, как быстро справились с заданием. Именно поэтому в экстремальных условиях в кратчайшие сроки мы выдаем на-гора такой объем работы, который при обычных обстоятельствах выполняли бы несколько дней, а то и недель. Из закона Паркинсона хорошо виден главный рабочий постулат: нет сроков – нет и работы. В итоге то, что мы можем сделать за пару часов, растягивается на целый день и даже дольше.

Как побороть регулярные срывы сроков

Как заставить работать дедлайн в свою пользу? Решения здесь не самые простые, но, если получится перебороть себя на старте проекта, создать правильное настроение для себя и команды, наличие дедлайна поможет изменить продуктивность и сдать проект вовремя, а, может, даже раньше срока.

Яркий старт

При разработке плана выполнения работ лучше всего продумать максимальную нагрузку на старте проекта, а период ближе к дедлайну, наоборот, разгрузить. В первую очередь нужно остановиться на выполнении самых сложных задач, поскольку они всегда требуют для решения больше времени, чем было запланировано изначально. Вариант яркого старта позволит создать временное окно, которое позволит решить в дальнейшем все незапланированные проблемы. В таком случае, даже если дедлайн будет «на носу», вы уже войдете в курс всех нюансов проекта, поэтому справитесь с работой в срок.

Дополнительный (сокращенный) дедлайн

Это срок завершения работы, который исполнитель должен установить себе сам и который должен наступить раньше реального дедлайна на несколько дней. Чтобы уложиться в дополнительный дедлайн, придется серьезно напрячь силу воли, ведь мозг то и дело будет напоминать, что настоящие сроки совсем другие. Попробуйте простимулировать себя какой-то наградой за выполнение собственного, дополнительного дедлайна. Впрочем, многим достаточно бывает понимания: «я смог, я справился».

Публичное заявление

Расскажите вслух в присутствии коллег, родных или друзей о том, когда вы 100% завершите работу над проектом. Вам будет просто стыдно не уложиться в сроки и подвергнуться возможным насмешкам, особенно, если причина нарушенного обещания – банальная лень. Ведь коллеги, как и родные (в случае работы дома) прекрасно видят, когда человек играется в игры или сидит в соцсетях, а когда – явно работает. Это также мощный стимул для активной и своевременной работы. Особенно он хорошо работает для самолюбивых людей, для которых репутация в глазах окружающих – важный фактор.

Регулярные напоминания о сроках дедлайна

Когда начинается работа над крупным проектом, а сроки весьма далеки, дедлайн становится отдаленным миражом, маячащим далеко-далеко вдали. Но со временем он становится все ближе, и мы начинаем более адекватно оценивать сроки выполнения. В планировщике задач или другой программе с автоматическими напоминаниями установите себе регулярные уведомления о приближении дедлайна. Например: «до окончания проекта осталось 3 недели», потом – «2 недели», потом – «неделя», «3 дня», «сутки».

Конечно, эти сообщения могут вызывать раздражение. Но лучше пусть напоминания вас раздражают, но стимулируют, чем потом столкнуться с проблемой сроков.

«Любая работа длится дольше, чем ожидалось вначале» (Закон Хофштадтера)

Забавный, но правдивый закон от одного весьма уважаемого профессора философии говорит нам о невозможности реалистичного планирования сроков выполнения работы и о пропущенном дедлайне, как о естественном результате. С одной стороны, на него можно списать постоянные нарушения сроков, по крайней мере, для самого себя. С другой стороны, попробуйте варианты решения проблемы, а вдруг и вы сумеете избежать проблемы дедлайна?

Что делать, если дедлайн вот-вот наступит

Если уж дедлайн на подходе, паниковать не стоит. Сохраняем спокойствие и пользуемся следующими советами.

Корректируем план

Как бы мало времени не оставалось, но оно все же есть. Поэтому корректируем план работы, вмещая его в имеющиеся сроки. Первоочередность выполнения – главные задачи, мелочь откладываем на самый конец. Если вы не успеете выполнить какие-то мелочи, но в основном продукт будет работать, заказчик согласится продлить срок для выполнения доработок. Но в случае, если вы все же не уложитесь и сумеете в качестве доказательства показать куски непонятного кода, вероятность отказа от сотрудничества крайне велика.

Оцениваем правильно силы

Даже у лучших разработчиков случаются форс-мажоры, из-за которых они могут не уложиться в дедлайн. Как только почувствовали и осознали, что выполнить работу в отпущенный срок никак не получается, сразу же оповестите об этом заказчика. И чем раньше это будет сделано, тем лучше. Возможно, он даже пойдет вам навстречу и продлит сроки сдачи проекта.

Во время разговора с заказчиком стоит отказаться от детских клише в стиле поломки компьютера и болезни ближайших родственников. Даже если такое случилось на самом деле, лучше использовать формулировку повесомее, например, просто сказать, что «возникли проблемы с программным обеспечением». Это звучит солидно, и практически никто не спрашивает подробности.

Классические причины срыва сроков:

• Во время выполнения заказа от заказчика приходили дополнительные требования и пожелания. В этом случае проблем с дополнительными сроками обычно не возникает. Заказчик и сам понимает, что его «хотелки» требуют времени.
• Исполнитель неверно оценил сложность работы и, как следствие, необходимые для ее выполнения сроки. Здесь нужно как можно раньше извиниться перед заказчиком и обговорить возможность продления сроков работы.
• Несвоевременность получения данных от заказчика (дизайн, наполнение, другие виды данных, утверждение этапов работы и т.д.) Обоснование продления сроков при этом также не составит труда.
• Коллеги (часть команды) не выполнили своевременно свою часть работы. Это хуже, ведь здесь вы отвечаете за проект и их работу. Выясните причины и попробуйте обосновать необходимость продлить срок заказчику. Обязательно покажите при этом промежуточный результат. Чем больше вы успели – тем лучше.
• Болезни, семейные проблемы, прокрастинация. При серьезных проблемах оповестите заказчика о возможном срыве сроков, как только проблема возникла. Не ждите до последнего дня. Если виноваты вы сами, что ж. Учитесь планировать время, а пока – попробуйте уложиться в срок, даже «через не могу».

Оставляем панику

Все. Сроки уже «горят». Теперь выход из ситуации лишь один – максимальная продуктивность. Стресс в период приближающегося дедлайна многим идет на пользу, подстегивая и ускоряя работу. Но если стресс слишком сильный и переходит в панику, тогда от него нужно избавиться.

Создаем продуктивную обстановку

Теперь на счету каждая минута, а это значит – ничего не должно вас отвлекать. Уберите все раздражители, которые могут вас отвлечь от выполнения. Это главное условие комфортной и продуктивной работы в период дедлайна. Никаких телефонов, социальных сетей и прочих приложений, которые «съедят» ваше столь драгоценное время. Также постарайтесь пояснить близким суть проблемы, чтобы вас никто не отвлекал. Ваша цель – максимальная концентрация и снижение числа отвлекающих факторов.

Избегаем истощения

Плохой сон и питание – постоянные спутники работы в режиме дедлайна. И если первые несколько дней с усталостью еще можно будет бороться, то дальше она начнет отрицательно влиять на продуктивность.

• Занятия спортом обогащает мозг кислородом, заставляя его быть в тонусе.
• Недосыпания отрицательно сказываются на эффективности работы.
• Плохое и нерегулярное питание истощает организм — падает продуктивность.

Просим помощи

Иногда объем работы перед дедлайном остается просто огромным, дедлайн слишком близким, а заказчик крайне вредным, обещающий вам немало проблем в случае срыва сроков проекта. В таком случае единственный вариант – подключить коллег, которые в состоянии помочь вашему цейтноту. Не стесняйтесь просить о помощи друзей и знакомых, коллег в профессиональных сообществах и даже не биржах фриланса. Возможно, от вас потребуется в будущем ответная услуга. Часто за помощь придется заплатить. Но это намного лучше, чем потеря оплаты по проекту и запятнанная репутация. О помощи коллег просят часто – это абсолютно нормально. Не стесняйтесь и вы.

Урезаем скоуп проекта

Если вы все правильно распланировали, то ближе к дедлайну основная работа должна быть практически завершена, остаются мелкие доработки и детали. В случае проблем со сроками этими мелочами можно пожертвовать. Главное, выполнить основную часть. Доработки и мелкие детали можно будет довести до ума при последующих обновлениях. Во многих случаях такой подход срабатывает. К сожалению, возможно это далеко не всегда.

Останавливаем проект

Надеемся, что вам не пришлось доходить до этого пункта, поскольку он самый печальный. Заказчик не получает обещанный проект, а исполнитель – часть оплаты. Но это произойдет только в том случае, если одной стороне выгоднее поступить именно так. Например, заказчик теряет к вам доверие и предпочитает перезаказать работу у более ответственного исполнителя. Либо, что также бывает нередко, дополнительные затраты времени и сил на завершение «проблемного» проекта оказываются невыгодными исполнителю. Это бывает при работе над небольшими сайтами, простыми приложениями или какими-то доработками к существующим системам. И почти всегда подобному разрыву предшествует либо неправильная оценка сложности проекта, либо – сложности в коммуникации с заказчиком, в том числе, попытки получить больше работы за ту же сумму.

что это значит простыми словами? Что такое дедлайн. Примеры

Что значит дедлайн — простыми словами

Дедлайн — это крайний срок, к которому необходимо выполнить задание. Например, завершить проект на работе, сдать домашнее задание в школе или институте и т.п.

Синонимы к слову дедлайн — окончательный срок, дата сдачи проекта, черта, рубеж.

Примеры употребления слова «дедлайн»

Нам установили жесткий дедлайн — до конца октября закончить книгу.

Сегодня никак не могу приехать, у меня дедлайн на работе.

Дедлайн — понедельник, 21:00. После этого работы на конкурс не принимаются.

Дедлайн перенесли на два дня, так что время есть.

В спорте дедалайн — последний день, когда игроки могут по желанию перейти в другой клуб. Например: «Меня поменяли за пять суток до дедлайна, после него уже нельзя делать никаких трейдов». (Вячеслав Фетисов. «Овертайм», 1997 год).

Откуда взялось слово дедлайн

Слово происходит от английского deadline — «линия смерти». В годы Гражданской войны в США (1861-1865) в лагерях для военнопленных так называли запретную линию вдоль ограды. При пересечении этой черты охрана открывала по беглецам огонь на поражение.

К концу XIX века лагеря для военнопленных забылись, и слово перестали употреблять в оригинальном смысле. Но в 1910-е годы этот термин стали использовать в новом значении: дедлайном газетчики называли срок, после которого номер уходит в печать и тексты не принимаются к публикации.

Дедлайн. Примеры употребления в прессе

Последний срок — по-иностранному, «дедлайн» — он трудный самый.
«Вчера, сегодня… завтра?» // «64 — Шахматное обозрение», 2004.12.15

Директор «термоядерного департамента» министерства науки и технологий Японии Сатору Отаке заявил, что Евросоюз столь ультимативно навязывает своим конкурентам дедлайн — конец нынешнего года, что это сродни объявлению войны.
Тигран Оганесян. «Термоядерный ультиматум ЕС» // «Эксперт», 2004.12.06

«Последние сроки», к которым контракты должны быть подписаны, военным и оборонщикам несколько раз устанавливали лично премьер-министр и президент. Предпоследний раз Путин назначил дедлайн на 31 августа, потом накинул еще неделю.
Андрей Веселов, Виктор Дятликович. «Гособоронскандал» // «Русский репортер», № 37 (215), 22 сентября 2011, 2011

А мне нужно было на работу, очень нужно было: там ждал дедлайн, и придвинулся вплотную, и надвигался дальше неотвратимо — надо было давно сдать колонку…
Андрей Колесников. Человеческий фактор // «Огонек», 2013

Инструментов с разной степенью эффективности для этого придумано много: электронные пропуска, дедлайны, система мотивации, сдельная форма оплаты труда, премии, штрафы и т. д.
Елена Николаева. «Как не пустить в соцсеть» // «Эксперт», 2015

Deadline (поле задачи) — Проект

Тип данных Дата

Тип записи Введен

Описание В поле Крайний срок отображается дата, которую вы вводите как крайний срок для задачи. Крайний срок — это установленная дата, указывающая, когда вы хотите, чтобы задача была завершена. Если крайний срок истекает, а задача не завершена, Project отображает индикатор. Крайний срок также отображается в виде стрелки в представлении диаграммы Ганта.

Наилучшие варианты использования Примените крайний срок к задаче, если вы хотите отслеживать крайний срок для конкретной задачи, но не хотите блокировать свое расписание, устанавливая жесткое ограничение, такое как «Должен закончиться на» или «Завершить не позднее чем». Такие ограничения влияют на планирование, в то время как поле Deadline просто заставляет индикатор показывать, не была ли задача завершена к своему крайнему сроку. Добавьте поле «Крайний срок» на лист задач, если вы хотите ввести, просмотреть или изменить сроки выполнения задач в своем проекте.Вы также можете использовать поле Крайний срок для сортировки, фильтрации и группировки по дате крайнего срока.

Пример Некоторые задачи в вашем проекте должны завершиться к определенным установленным срокам. Однако вы не хотите, чтобы эти даты действительно влияли на то, как Project планирует задачи; вы просто хотите, чтобы вас предупредили, если задачи не будут выполнены к этим датам. Добавьте поле «Крайний срок» в таблицу ввода в представлении «Диаграмма Ганта» и установите даты крайнего срока для этих задач.

Замечания Хотя установка крайнего срока не генерирует сообщения об ошибках планирования, как это могут быть ограничения даты, крайние сроки могут повлиять на то, как рассчитывается общий резерв.

Вы также можете ввести крайний срок задачи в диалоговом окне Информация о задаче .

Если вы действительно хотите, чтобы Project планировал задачи в соответствии с определенной датой завершения, примените ограничение «Завершить не позднее, чем», «Завершить не раньше» или «Должно завершиться по дате». Вы также устанавливаете ограничения задачи в диалоговом окне Task Information .

Как соблюдать сроки проекта и управлять им

Все мы знаем, что соблюдение сроков имеет решающее значение для успеха проекта.

Без установленного крайнего срока не было бы ощущения срочности, направления или мотивации для выполнения чего-либо. Вот почему планирование сроков выполнения задач и результатов является обязательным в управлении проектами.

К сожалению, многие проекты страдают от задержек, срывов сроков и отсутствия последующих мер. А когда проект замедляется или терпит неудачу, это может означать, что тысячи долларов потрачены на ветер и драгоценные часы потрачены впустую.

Если вы постоянно срываете сроки или торопитесь в последнюю минуту, вы можете предпринять необходимые шаги, чтобы внести важные изменения в свою систему.

Причина №1, по которой вы пропускаете дедлайны

Прежде чем мы углубимся в то, как, давайте обсудим, почему вообще не соблюдаются сроки. В конце концов, понимание движущей силы задержки может помочь вам активно бороться с ней.

Неудивительно, что промедление играет большую роль в управлении сроками. Но почему мы откладываем дела на потом? Исследования показывают, что мы склонны избегать действий, если это вызывает негативные чувства, такие как беспокойство, неуверенность в себе или скука.

С учетом сказанного, первый шаг к соблюдению ваших сроков — это относиться к ним как к священным и важным — рассматривать их как приоритет.

Если прокрастинация закрадывается, подумайте о том, какое положительное влияние вы окажете на проект. Учитывайте всех, кто несет ответственность за проект, время и усилия, которые вы и ваша команда потратили на проект, и связанные с этим затраты, если вы не сможете их удовлетворить.

Такой образ мышления поможет вам оставаться сосредоточенным и настроенным усердно работать, чтобы уложиться в сроки выполнения вашего проекта.

Как уложиться в сроки выполнения вашего проекта

Теперь давайте перейдем к более тактическому подходу и поговорим о способах повышения личной ответственности.

Как вы гарантируете, что каждый раз соблюдаете сроки своего проекта? Вот 6 ключевых шагов, которые вы можете реализовать в существующем рабочем процессе.

1. Составьте список всех задач и результатов вашего проекта.

Напишите их как действия, а не расплывчатые и общие фразы для дополнительной мотивации. Если порученная вам задача включает в себя несколько небольших шагов, составьте контрольный список, чтобы вы могли управлять своим временем и более четко отслеживать прогресс.

2. Установите разумный срок в зависимости от сложности выполняемой работы.

Вы же не хотите совершить ошибку, установив крайний срок, который вы не можете уложиться. Проанализируйте сложность работы и оцените разумное количество времени, необходимое для ее выполнения.

Структурная декомпозиция работ поможет вам лучше понять объем работ, чтобы вы могли более точно оценить время и усилия.

3. Добавьте разумную подушку для каждого крайнего срока.

Подушка — это дополнительное время, которое предоставляется на случай задержек, проблем или проблем, которые могут каким-либо образом привести к внезапной остановке проекта.

Конечно, не стоит перебарщивать. Но если вы сделаете небольшой запас времени в оценках времени, это поможет уложиться в срок, даже если дела идут не так, как планировалось.

4. Работа с партнером по подотчетности.

Уложиться в срок намного проще, когда кто-то вас его придерживает. Будь то ваш руководитель проекта, клиент или заинтересованная сторона, эти люди будут держать вас в курсе и мотивировать соблюдать установленные сроки.

5. Сосредоточьтесь только на одной задаче за раз.

Может показаться, что многозадачность позволяет сделать больше, но одновременные размышления о стольких вещах могут оставить вас измотанным и дезорганизованным.

Сосредоточьте свое время, усилия и внимание только на одной задаче. После того, как вы его закончите, отметка его в списке будет мотивировать вас перейти к следующей задаче.

6. Установите напоминания для каждого крайнего срока.

Простое напоминание поможет вам уложиться в срок. В TeamGantt вы можете выбрать получение уведомлений о задачах по электронной почте или нашу интеграцию со Slack и даже синхронизировать задачи проекта с вашим любимым приложением-календарем, чтобы ничто не провалилось.

Советы по управлению сроками нескольких проектов в TeamGantt

Если вы возглавляете проект, вам нужно управлять не только своими собственными сроками. Вот несколько простых способов, которыми вы можете быть в курсе дедлайнов в TeamGantt.

Используйте вехи для планирования и отслеживания важных сроков.

Вехи упрощают обеспечение выполнения вашего проекта. В TeamGantt этапы отображаются в виде желтых ромбов на диаграмме Ганта, чтобы их было легко найти в вашем плане.

Думайте о вехах как о визуальных указателях, на которые нужно попасть, если вы хотите вовремя успеть к окончательному сроку. Вы можете использовать вехи, чтобы выделить важные встречи, утверждения, решения или результаты.

Вот как одна команда структурирует свой проект, чтобы не пропустить основные сроки.

Регулярно просматривайте отчет о состоянии проекта, чтобы избежать задержек.

Хотите быть на шаг впереди задержек в выполнении задач? Выделите время для просмотра отчета о состоянии вашего проекта каждое утро.

Этот простой, но мощный отчет дает вам мгновенное представление о статусе проекта, разбивая задачи, которые вовремя, отстают и просрочены. Таким образом, вы точно знаете, какие задачи нужно проверить, и можете решать проблемы до того, как они сбивают с курса остальную часть вашего проекта.

Сравните почасовой прогресс с выполнением задачи, чтобы не отставать от сроков.

Если вы используете расширенный план TeamGantt с почасовыми оценками и отслеживанием времени, вы можете увидеть, насколько фактическая работа отслеживается в соответствии с вашими прогнозами.Это позволяет легко следить за задачами, которые занимают больше времени, чем ожидалось.

Просто найдите тонкую полосатую линию, которая появляется в середине каждой панели задач, и обратите внимание на ее цвет и длину.

Вот красные флажки, на которые следует обратить внимание:

• Полосатая линия красного цвета: Эта задача (или группа) превышает бюджет. Было отслежено больше часов, чем первоначально предполагалось для выполнения задачи.
• Полосатая линия длиннее, чем прогресс, указанный для задачи: Эта задача (или группа) подвержена риску перерасхода, потому что она расходует запланированные часы быстрее, чем фактический прогресс.

Запросить информацию о ходе выполнения запаздывающих задач

Вам нужно знать, где кто-то стоит над задачей, срок выполнения которой приближается? TeamGantt позволяет легко выполнять быструю проверку статуса и напоминать членам команды, чтобы они обновляли свой прогресс.

Просто нажмите Запросить обновление хода в правом верхнем углу вкладки обсуждения задачи.

Человек, которому назначена задача, получит электронное письмо с просьбой обновить свой прогресс со ссылкой, которая приведет его непосредственно к задаче.

Как справиться с невыполненными сроками

Есть вещи вне вашего контроля, которые могут помешать вам или вашей команде уложиться в сроки проекта. Когда это происходит, лучшее, что должен сделать профессионал, — это принять ошибку и извлечь уроки из своего опыта.

Сообщите о проблеме своим заинтересованным сторонам и предложите решения, как наверстать упущенное. Подойти к столу с планом продвижения вперед — это добросовестное усилие, которое покажет лидерам и заинтересованным сторонам, что вы искренне заботитесь об успехе проекта.

Хорошее планирование упрощает управление сроками

Хотите быть лучшим планировщиком, чтобы вам было проще выполнять проекты вовремя? Посетите наш образовательный центр Plan Up, где можно найти бесплатные ресурсы, которые помогут вам составить надежные планы проекта и заручиться поддержкой вашей команды и заинтересованных сторон.

Загрузите наше бесплатное руководство по планированию проекта, а также простые сценарии, которые помогут вам обосновать планирование. И зарегистрируйтесь на наш бесплатный урок, чтобы узнать, как создать и продать план выигрышного проекта.

Начните планировать лучше уже сегодня!

7 баллов относительно сроков выполнения проектов

Крайние сроки являются частью каждого проекта.В ваших проектах будут простые и сложные дедлайны и, возможно, даже какие-то крайние сроки, которые «никогда не будут завершены», наложенные вами, вашим заказчиком, высшим руководством или просто обстоятельствами, находящимися вне вашего контроля. Главное — не позволять дедлайнам съесть вас и вашу команду заживо и держать их в перспективе.

Иногда у вас есть гибкость в отношении сроков, а иногда они высечены из камня и не могут быть перемещены по какой-либо причине. Но в 99% случаев пропущенный дедлайн — это еще не конец света.Давайте посмотрим на крайние сроки в первой из двух частей по семи ключевым точкам крайних сроков проекта.

Они могут быть установлены заранее

Если руководство вашей компании привыкло к срыву сроков, оно может иметь привычку устанавливать более ранние сроки — в надежде, что вы завершите свой проект к тому моменту, когда он им действительно понадобится. Например, президент должен получить ваш отчет не позднее 1 мая; вам дадут последний срок — 1 апреля, в надежде, что дополнительных четырех недель будет достаточно для завершения работы.

Установление ранних сроков только поощряет их продолжающееся невыполнение; таким образом, проблема скорее усугубляется, чем решается. Лучший способ выйти из этой ситуации — по возможности уложиться в срок. Поступая таким образом, вы докажете, что можете уложиться в сроки, и эти «ранние» сроки с меньшей вероятностью будут возложены на ваши проектные команды в будущем, поскольку руководство признает вашу постоянную способность соблюдать установленные сроки выполнения проекта.

Руководство может принять пропущенные сроки

Высшее руководство может быть недовольно тем фактом, что сроки часто срываются, но оно может смириться с ситуацией, потому что «все это делают.«Это неприемлемое решение общей проблемы, и его никогда не следует использовать как причину для пропуска крайнего срока по вашему проекту — ни при каких обстоятельствах. Опять же, всегда стремитесь уложиться в сроки выполнения проекта, чтобы заработать репутацию человека, который выполняет свои обязательства. Удовлетворенность клиентов возрастет, и это только поможет вашей репутации в организации.

Руководство может зависеть от вашей своевременной доставки при принятии решения по другим вопросам.

Для менеджера проекта, глубоко вовлеченного в детали выполнения проекта в соответствии с графиком, немедленный крайний срок может показаться наивысшим приоритетом.Однако помните, что руководство может ждать результатов вашего проекта, чтобы решить другие вопросы. Если вы пропустите свой крайний срок, последствия могут быть более серьезными, чем просто ваш проект. В идеале вы должны знать это заранее и отметить это в своем расписании проекта. Это был бы пример того, как руководство хорошо и честно общается с вами и вашей проектной командой. Однако вы не можете рассчитывать на это, поэтому лучший выход — всегда стремиться уложиться в сроки вашего проекта.

Одна из ваших обязанностей — информировать руководство о статусе проекта

Как руководитель проекта, вы обязаны сообщать руководству о том, что происходит, точно так же, как вы несете ответственность за бюджеты, графики и результаты в своем качестве руководителя отдела.Пропущенные сроки и возникающие проблемы (с предлагаемыми решениями) следует сообщать наверх и как можно раньше. Путь от вас к высшему руководству должен быть открытым и последовательным; Надеюсь, информация будет идти в обоих направлениях.

Задержки могут быть приемлемыми не потому, что они случаются часто, а из-за других задержек, выходящих за рамки вашего проекта

Руководство может выразить небольшое беспокойство, если вы сообщите им, что ваш проект задержится. Не думайте, что это означает, что ваш пропущенный срок — не проблема.Возможно, из-за других задержек ваш первоначальный срок стал менее критичным.

Пример: Вам был предложен проект по внедрению нового программного решения для хронометража для вашей организации. В случае некоторых задержек проекта вы должны сообщить высшему руководству, что ваш проект будет реализован на шесть недель позже, чем первоначально планировалось. Их ответ: «Нет проблем». Однако вы не знаете, что человеческие ресурсы и бухгалтерский учет претерпевают некоторые внутренние изменения, из-за которых компании в целом необходимо развернуть новую систему хронометража на пять месяцев позже, чем планировалось изначально.В идеале вы и ваша команда должны быть включены в этот информационный цикл, но не стоит на это делать ставку.

Вы можете запросить добавочный номер

Некоторые руководители проектов опасаются сообщать руководству, что их проекты не будут завершены вовремя, поэтому они выбирают худший из возможных вариантов: ничего не говорят. Когда вам нужно завершить несколько этапов и уложиться в окончательный срок, легко упустить из виду тот факт, что вы можете попросить о продлении, и что оно может быть предоставлено. Это намного лучше, чем просто оставить все в покое и вообще не общаться с руководством.Не сообщать о проблеме проекта — особенно о критических сроках — очень плохо для вас и вашего проекта. Держите руководство в курсе проблем вашего проекта как можно раньше.

Вы можете преодолеть задержки, ища ярлыки

После проверки вы можете сделать вывод, что крайний срок проекта будет пропущен из-за того, что вы отстали от графика. Но так бывает не всегда. Возможно, вы сможете наверстать потерянное время, сократив путь до последнего срока.

Например, некоторые этапы могут выполняться в более короткий промежуток времени, чем вы разрешили. Возможно, вы заложили временную подушку на более поздних этапах и теперь можете ею воспользоваться. Сядьте вместе со своей командой — и, если необходимо, с клиентом — и просмотрите график, чтобы определить области, в которых вы можете «вернуть» некоторое время, чтобы выполнить текущие требования к срокам.

Предостережение относительно сокращений: убедитесь, что они экономят время, не снижая при этом результатов или качества усилий вашей команды или отрицательно влияя на бюджет проекта.Возможно, лучше опоздать, чем вовремя реализовывать проблемы или делать это за счет бюджета проекта.

Как установить дедлайны

Определение результатов и установка сроков — одно из ключевых направлений деятельности менеджера проекта. Здесь я покажу вам, что следует учитывать при установлении сроков.

Установка временных целей для работы над проектом — это не просто определение того, сколько времени займет выполнение задачи. Позади гораздо больше.

Давайте рассмотрим это шаг за шагом.

Когда это нужно?

Первый вопрос, который нужно задать: « Когда мне понадобится результат? “. Если мы говорим о разработке программного обеспечения, вопрос будет: « Когда программное обеспечение должно быть готово? “.

Ответ на этот вопрос зависит от того, какие действия следуют в плане проекта, которые требуют выполнения этой задачи.

Чтобы не отставать от ИТ-контекста, через 3 месяца может пройти пользовательский приемочный тест, в течение которого интерфейс должен быть протестирован.Следовательно, программное обеспечение должно быть завершено в течение следующих 3 месяцев.

Конечно, вы бы не назвали крайний срок через 3 месяца.

Твое чутье подсказывает, что это будет слишком поздно, верно? Было бы рискованно.

Вам нужен буфер.

План в достаточном буфере

Любой руководитель проекта по своему опыту скажет вам, что сроки обычно растягиваются. Есть много причин для этого. Некоторые из них находятся под вашим контролем, но большинство — нет.

Наиболее частые причины:

• другая работа мешает
• человек заболели
• работа получает за забытое
• результаты работы не соответствуют вашим стандартам качества и требуют доработки

Факторинг буфера — одна из немногих вещей, которыми вы можете управлять как менеджер проекта. Вот почему вы должны этим воспользоваться!

Какой размер буфера следует учитывать?

Должно быть достаточно времени, чтобы «исправить ситуацию» в том случае, если результат не будет завершен в согласованные сроки или результат не будет соответствовать вашим ожиданиям.

Что важно: Не рассчитывайте буфер только в календарных днях, а учитывайте фактические рабочие дни, когда ваша команда может сосредоточиться на работе над проектом. В промежутках между ними могут быть государственные праздники, семинары или другие встречи, на которых люди не смогут работать над своими задачами, связанными с проектом.

Дата поставки — это дата, до которой вам понадобится результат минус количество дней, рассчитанное в качестве буфера.

Уточните у своей команды, когда работа будет завершена

Обладая информацией, когда вам нужен результат, вы обсуждаете задачу со своей командой.Вам необходимо уточнить, смогут ли они завершить работу в предполагаемый срок.

Вы: «Привет, Зак, по поводу разработки интерфейса, за который ты отвечаешь: нам нужно, чтобы интерфейс был готов к 16 марта. Вам это кажется возможным? »

Либо да, либо нет.

Если да, отлично.

Если крайний срок слишком близок, нужно копнуть немного глубже. По сути, вам нужно понять, почему ваш коллега считает, что он или она не может завершить работу в соответствии с желаемой датой окончания.

Может быть, есть слишком много другой работы, которую нужно выполнить.

Вот несколько полезных вопросов, которые вы можете задать:

• Почему вы не можете закончить работу в [дата]?
• Над чем еще вы сейчас работаете?
• Есть ли кто-нибудь, кто мог бы вас поддержать? / кто мог взять на себя некоторые из ваших задач?
• Что вам нужно, чтобы завершить работу в эти сроки?

Помимо того факта, что задача просто может оказаться слишком большой для выполнения в желаемый вами срок, могут быть и другие причины, по которым ваша команда может не решаться уложиться в более ранние сроки.

Некоторые люди — перфекционисты, и они скорее делают что-то на 100%, чем работают над этим вообще. Однако во многих случаях «достаточно хорошего» результата будет достаточно для продолжения проекта.

Кроме того, вы можете проверить, можно ли разбить результат дальше. И если да, то какие запчасти требуются срочно, а какие можно поставить позже?

Пример: Вы строите дом и хотите въехать в него со всей своей мебелью. Специалист по напольным покрытиям сообщает, что на укладку полов во всех комнатах уйдет 3 недели.Слишком поздно! Почему бы сначала не закончить полы в жилых помещениях, чтобы у вас было место для хранения мебели. Остальные комнаты можно будет залить позже.

Психология дедлайнов

Это наблюдение, которое вы, вероятно, сделали сами: чем больше времени вы дадите себе на выполнение задачи, тем больше времени вы на самом деле потратите и тем больше вероятность, что вы будете откладывать дела на потом и усложнять дела (это также известно как закон Паркинсона). .

Это ощущение нехватки времени, которое позволит вам сосредоточиться на выполнении работы вовремя.Это основная причина, по которой я предпочитаю проводить короткие 30-минутные встречи, которые на самом деле дают результат, а не длинные 2-часовые сеансы, на которых ничего не решается.

Как следует отслеживать дедлайны?

Понятно, что у вас должна быть какая-то система для отслеживания результатов и сроков. Я использую простой трекер действий Excel. Вы также можете использовать профессиональный инструмент, такой как Jira или Trello, — что вам больше нравится.

список отслеживания задач

Для всех сверхкритических результатов я также поместил напоминание в свой календарь Outlook.На самом деле я мог бы поставить напоминание за несколько дней до крайнего срока. Таким образом, я могу связаться со своей командой и сделать все, что нужно сделать, чтобы уложиться в срок.

Адриан Ноймайер

Привет! Я Адриан, основатель Tactical Project Manager. Я создал сайт, чтобы помочь вам довести ваши проекты до успеха. В прошлом я работал менеджером ИТ-проектов 10 лет.

Другие сообщения

Не пропустите эти другие статьи

Срок выполнения задачи — план проекта 365

Поскольку мы составили список действий, задействованных в нашем проекте, мы можем установить крайний срок для некоторых задач.Даты крайних сроков — удобный способ предупредить вас о проблемах в вашем расписании, но их часто упускают из виду. Если вы хотите, чтобы задача начиналась или завершалась в определенную дату, но хотите сохранить гибкость расписания, вы можете ввести дату крайнего срока.

Крайний срок — это контрольная дата, указывающая, когда вы хотите, чтобы задача была завершена. Наложение жесткого ограничения, такого как Must Finish On, которое устанавливает дату окончания, может заблокировать ваше расписание так, как вы этого не хотите. Вместо этого, если вам просто нужно напоминание, вы можете использовать поле крайнего срока задачи.Это создаст зеленую стрелку вниз на диаграмме Ганта, которая отмечает дату крайнего срока. Преимущество крайних сроков в том, что они отслеживают дату окончания, не блокируя график.

Если дата завершения задачи превышает крайний срок задачи, в столбце «Индикаторы» отображается значок предупреждения.

Пошаговая инструкция по установке крайнего срока для задачи:

1. Выберите задачу, для которой вы хотите установить крайний срок.

Примечание: Есть два способа установить крайний срок для задачи.

Метод 1 — с помощью диалогового окна информации о задаче

2. Перейдите к задаче — Информация о задаче или дважды щелкните задачу, чтобы открыть диалоговое окно Информация о задаче .

3. На вкладке Advanced выберите дату для поля Deadline .

Метод 2 — непосредственно в сетке, используя столбец Крайний срок

2. Перейдите в формат — Вставьте столбец и выберите Крайний срок для Имя поля , затем щелкните ОК .

3. Выберите дату для поля Крайний срок .

4. Посмотрите, что на диаграмме Gantt крайний срок отображается в виде маленькой зеленой стрелки . Когда вы наводите указатель мыши на зеленую стрелку, отображается дата крайнего срока.

Примечание: Если крайний срок не соблюден, в столбце индикатора отобразится красный восклицательный знак . При наведении курсора на этот значок в Project Plan 365 вы получите информацию о проблеме.

Совет:

Многие новые пользователи Project Plan 365 случайно совершают ошибку, используя слишком много полугибких и негибких ограничений задач. Часто это происходит из-за желания установить ограничения Должно завершиться на или фактические даты Завершить при создании своих задач. Это часто приводит к негибкому или полугибкому ограничению для задачи.

Лучший способ установить крайние сроки задачи — просто установить дату крайнего срока для задачи.Затем используйте ограничение по умолчанию как можно скорее (ASAP) . Таким образом, Project Plan 365 может перепланировать задачу с максимальной гибкостью. Вы также можете просмотреть дату крайнего срока для задачи в диаграмме Ганта .

Примечание: При перемещении проекта вы сможете выбрать, переносить или нет крайние сроки.

Примените крайний срок к задаче, если вы хотите отслеживать крайний срок для конкретной задачи, но не хотите блокировать свое расписание, устанавливая негибкое ограничение, такое как «Должен завершиться на» или «Завершить не позднее чем».Такие ограничения влияют на планирование, в то время как поле Deadline просто заставляет индикатор показывать, не была ли задача завершена к своему крайнему сроку. Определенные задачи в вашем проекте должны быть завершены к определенным установленным срокам. Однако вы не хотите, чтобы эти даты действительно влияли на то, как Project Plan 365 планирует задачи; вы просто хотите, чтобы вас предупредили, если задачи не будут выполнены к этим датам. Добавьте поле «Крайний срок» в таблицу ввода в представлении «Диаграмма Ганта» и установите даты крайнего срока для этих задач.

Установив крайний срок задачи, вместо наложения жесткого ограничения для задачи, чтобы отметить дату ее завершения, вы можете добиться более гибкого и динамичного расписания проекта.Динамическое расписание составлено должным образом и не содержит каких-либо ограничений задач. Преимущество состоит в том, что менеджер проекта может оценить изменения даты окончания проекта (через критический путь), не испытывая ошибок ограничений.

Сроки можно добавить к любой задаче в расписании проекта. Вы можете добавить конкретные крайние сроки, основанные на задачах на критическом пути или на важных этапах. Крайний срок дает вам гибкость в установке даты обязательства, которая не связана напрямую с базовой датой окончания.

Практика

1. Рассмотрим задачу с ID = 30 (выемка фундамента), для которой установлено ограничение «Должен завершиться». Однако это может быть неправильный выбор, учитывая тот факт, что это негибкое ограничение, которое снижает гибкость вашего расписания и сообщает Project Plan 365, что эта задача должна завершиться в этот день, а не раньше.

Лучше всего позволить Project Plan 365 обрабатывать дату начала с ограничением «Как можно скорее» и помещать информацию о крайнем сроке для задачи в качестве замены ограничения «Должен завершиться по» и связанной с ним даты ограничения.Для этого давайте откроем диалоговое окно «Информация о задаче» для этой задачи, а затем перейдем на вкладку «Дополнительно». Здесь мы укажем 13 декабря 2016 года как крайний срок и изменим тип ограничения на Как можно скорее:

Также мы введем 24 в ячейку Предшественники этой задачи. Вот что у вас должно получиться. Обратите внимание, что в столбце «Индикаторы» значок, соответствующий ограничению «Должно завершиться при», больше не отображается.

2. Как только крайний срок установлен для задачи, мы получим индикатор крайнего срока на нашей диаграмме Ганта, отмечая дату крайнего срока:

3.Обратите внимание, как это изменение влияет на продолжительность и дату окончания проекта.

Теперь предположим, что мы хотим отследить крайний срок для задачи под названием Заливка опор и фундаментов колонн. Откройте диалоговое окно «Информация о задаче» для этой задачи, перейдите на вкладку «Дополнительно» и рядом с полем «Крайний срок» укажите дату крайнего срока. Допустим, 7 ноября.

После того, как «крайний срок» установлен, он отображается на диаграмме Ганта в виде зеленой стрелки, обозначающей дату «крайнего срока».Поскольку дата завершения задачи превышает крайний срок задачи, в столбце «Индикаторы» будет отображаться значок предупреждения.

Если вы наведите указатель мыши на индикатор, он проинформирует вас о том, что задача вышла за крайний срок.

5. Вы также можете добавить поле Крайний срок на лист задачи, если хотите ввести, просмотреть или изменить крайние сроки задач в вашем проекте. Для этого выберите столбец «Предшественники», нажмите опцию «Вставить столбец» в меню «Формат» и выберите «Срок действия» из списка:

После того, как вы нажмете ОК в этом диалоговом окне, столбец «Срок выполнения» отобразится в таблице задач.Вы можете заметить значения крайних сроков, которые мы установили для двух задач в нашем проекте.

Используя опцию «Скрыть столбец» в меню «Формат», скройте этот столбец, поскольку он нам больше не понадобится.

Видео

Если вы предпочитаете видеть вещи в действии, а не читать текст, посмотрите это видео, в котором рассматриваются некоторые темы из этого раздела.

Как уложиться в срок — Тренинг по тайм-менеджменту от MindTools.com

© GettyImages
malerapaso

Не позволяйте песку времени иссякать над вашими задачами и проектами!

Кто не любит дедлайны? Неофициальные данные свидетельствуют о том, что ответ таков: «На самом деле, большинство из нас!»

Крайние сроки — это «проклятие» трудовой жизни многих людей и источник безжалостного и тревожного давления.Но они важны практически для любой задачи и любой роли, и они необходимы для бесперебойной работы вашей организации.

В этой статье мы исследуем, почему так важны крайние сроки, и рассмотрим практические шаги, которые вы можете предпринять для соблюдения ваших собственных сроков и для поддержки других в соблюдении их.

Почему важны сроки

Обычно у нас есть крайние сроки по одной из следующих причин:

• Чтобы гарантировать, что мы завершим нашу работу. Легко отложить или забыть задачу, у которой нет согласованной конечной точки.Сроки помогают избежать этого.
• Для обеспечения бесперебойной работы. Крайние сроки помогают нам сотрудничать для достижения общей цели и поддерживать выполнение сложных многоступенчатых проектов.
• Чтобы оправдать ожидания. Сроки проясняют, что мы должны доставить и когда. Это означает, что мы можем взять свою работу под контроль, не допуская путаницы.

Несоблюдение сроков также может иметь серьезные последствия. На личном уровне это может нанести ущерб вашей репутации и вашим карьерным перспективам, особенно если это произойдет более одного раза.

Это также может быть чрезвычайно разрушительным на организационном уровне. Несоблюдение крайнего срока, скорее всего, повлияет на репутацию вашей компании и может иметь серьезные финансовые последствия, если ваша задержка приведет к появлению в контракте пункта о штрафах.

Есть две основные области, на которых нужно сосредоточиться, когда вам нужно уложиться в срок: управление сроком и управление собой.

Управление сроками

Скорее всего, большинство из нас просто соглашается с установленным сроком. Но важно хорошенько обдумать это, прежде чем соглашаться на это.

Люди часто недооценивают время, необходимое для завершения проекта, поэтому установленный вами крайний срок может быть нереальным. А иногда сроки устанавливаются излишне рано, чтобы не возникало проблем при опоздании с доставкой!

Итак, что вы должны сделать, прежде чем соглашаться на крайний срок? Вот пять шагов, которые нужно выполнить:

1. Оцените, что требуется.

Во-первых, вам нужно точно понять, что включает в себя задача. Если у вас крайний срок для сложной задачи или проекта, см. Наши статьи Анализ бизнес-требований. и структуры декомпозиции работ , чтобы определить и наметить, какие работы необходимо выполнить.

В идеале, человек, устанавливающий крайний срок, должен учитывать сложность работы. Но наша статья «Точная оценка времени» , содержит множество советов и стратегий для установки реалистичных и удобных сроков.

2. Получите необходимые ресурсы

Затем убедитесь, что у вас есть все необходимое для быстрого выполнения работы. Будут ли у вас люди, техническая поддержка, оборудование, обучение или материалы готовы и доступны вовремя? В противном случае вам, возможно, придется предложить более длительный график или снижение качества или количества работы, которую вы будете выполнять вовремя.

3. Разрешить проблемы

Не всегда все идет по плану, поэтому стоит подумать о потенциальных проблемах. Например, как болезнь, отказ оборудования или неожиданно срочное и важное задание, стоящее перед вами, повлияет на ваши планы?

Подумайте, какие непредвиденные обстоятельства вы можете нарисовать, чтобы свести к минимуму воздействие. Вы можете, например, подумать о том, чтобы проинструктировать коллегу, чтобы он или она могли прикрыть вас или другого члена вашей команды в чрезвычайной ситуации.

4.Подробный план

Следующим шагом будет создание подробного расписания. Хороший подход — часто разбивать задачи на небольшие компоненты и устанавливать сроки для каждой из них.

В результате вы можете обнаружить, что вам потребуется больше времени, чем позволяет общий срок. Обязательно поднимите этот вопрос как можно скорее и не надейтесь на лучшее!

Способность видеть, как вы прогрессируете, может быть очень мотивирующей и может помочь вам сразу определить задачи, которые не были выполнены.Наша статья, Диаграммы Ганта , описывает, как использовать этот популярный инструмент визуального планирования.

5. Ограничьте ущерб, нанесенный пропущенным сроком

Несмотря на всю вашу напряженную работу и предусмотрительность, вы все равно можете пропустить дедлайн. Если это произойдет, сохраняйте спокойствие и приложите все усилия, чтобы минимизировать ущерб.

Держите заинтересованные стороны в курсе прогресса на протяжении всей вашей работы, выделяя любые проблемы, которые вас задерживают, и демонстрируйте, что вы претворяете в жизнь свои планы действий в непредвиденных обстоятельствах.Тогда, если вы все-таки не успеете выполнить поставку вовремя, больше людей поймут ситуацию — и некоторые из них могут быть готовы помочь вам.

В такой ситуации лучше всего быстро решить неотложную проблему, договориться и уложиться в новый срок. Затем проведите обзор проекта чтобы определить, что пошло не так, и принять меры против повторения.

Однако несоблюдение срока может иметь более широкие последствия. Например, как мы упоминали ранее, если вы работаете с внешним клиентом или организацией, может возникнуть финансовый штраф.Это также может навредить вашей репутации . В любом случае обязательно берите на себя ответственность, избегайте оправданий и сосредоточьтесь на том, чтобы сделать все, что вы можете, как можно скорее.

Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Управление собой

Другой важный фактор в соблюдении сроков — это вы! Если у вас правильный образ мышления, самодисциплина и вы организованы , значит, ты почти «дома и просушишь»!

Вот несколько идей для рассмотрения:

• Будьте настойчивы. Научитесь говорить «нет» если это уместно, или, по крайней мере, дать себе время оценить крайний срок, прежде чем вы согласитесь с ним.
• Измените свое мышление. Принять позитивный настрой к дедлайнам, а не обижаться на них. Сроки могут помочь вам достичь целей, которые в противном случае вы могли бы отложить.
• Не путайте «планирование» с «деланием». Неважно, насколько хорош ваш план, это все, что он есть — план. Как только он у вас есть, приведите его в действие .
• Используйте свое время с пользой. Не пытайтесь выполнять несколько задач одновременно, так как это неэффективно. И следи за своим временем чтобы помочь вам работать эффективно, особенно когда сроки близки.
• Избегайте саморазрушительного поведения. Если вы знаете, что откладываете , например, поработайте над решением этой проблемы.

• Разберитесь в своих мотивах. Исследования показывают, что некоторых людей просто не вдохновляют сроки.Если это вы, подумайте, что вас мотивирует.

  Это хорошая работа, получение похвалы и признания или свободное время для того, что вам нравится? Соблюдение установленного срока, вероятно, поможет во всех этих областях.

• Сделайте соблюдение сроков привычкой. Начните с сокращения сроков в повседневной работе и перенесите эту привычку переходят к более крупным, когда они возникают.

Помощь другим в соблюдении сроков

Как менеджер, вы, вероятно, знаете, кто в вашей команде уверен в себе и способен уложиться в сроки, а кому нужна дополнительная поддержка.

Помните, сроки, которые вы установили для своих людей, становятся их обязанностью , но вы можете помочь им добиться успеха. Например, поощрение их к развитию уверенности в себе. может помочь им выдержать сжатые сроки.

Регулярно общайтесь со своими людьми или настройте систему, с помощью которой они будут сообщать вам о своих успехах. 5-15 отчетов являются эффективным способом сделать это. Но будьте осторожны, чтобы избежать микроменеджмента. .

Позвольте вашим сотрудникам проявлять инициативу и устанавливать свои собственные сроки, когда это уместно. Исследования показывают, что это может улучшить производительность.

Ключевые моменты

Сроки важны для бесперебойной работы вашей организации. Они продолжают работу и следят за тем, чтобы все работали до согласованной даты окончания.

При управлении сроками учитывайте следующее:

• Оцените, что требуется.
• Получите нужные ресурсы.
• Допустить проблемы.
• План в деталях.
• Ограничьте ущерб от пропущенного срока.

Ваше собственное отношение и образ мышления также играют решающую роль. Думайте позитивно, эффективно используйте свое время и не увязайте в фазе планирования.

5 эффективных советов по соблюдению сроков и своевременному выполнению работы

Проектные группы, которые неуклонно соблюдают сроки, могут выполнять проекты в соответствии с графиком.

Исследование PwC показало, что только 2.5% компаний смогли успешно завершить 100% проектов. Часто неудачи были вызваны несвоевременным завершением проектов.

Конечным результатом стал перерасход бюджета, разочарование заинтересованных сторон и деморализованная команда.

Если вы можете относиться к этому, вы не одиноки. Составление графиков и попытки уложиться в сроки на работе — важные проблемы для многих проектных команд.

По этим причинам так важно убедиться, что у вас есть надежные инструменты и системы, которые помогут поддерживать ожидаемые результаты.

Так как же обеспечить соблюдение вашей командой сроков выполнения проекта? Вот 5 способов помочь вам установить реалистичные сроки и достичь их.

Совет № 1: Используйте инструмент планирования проекта

Всегда удивительно видеть, что некоторые организации по-прежнему придерживаются обычных методов управления сроками.

Электронная почта, электронные таблицы и стикеры, наклеенные на столы и мониторы ПК, ушли в прошлое, и они, безусловно, не лучший способ работать над проектами и оставаться эффективными в наши дни.

Лучше всего использовать программное обеспечение для управления проектами. Использование инструмента управления проектами дает следующие преимущества:

• Захватывайте, расставляйте приоритеты и систематизируйте мероприятия проекта.
• Планируйте и соблюдайте сроки
• Храните все о своем проекте в одном месте.
• Планируйте и отслеживайте командные задачи.
• Лучше управляйте рабочими нагрузками команды.

Согласно Capterra, управление задачами и отслеживание проектов являются наиболее часто используемыми функциями в инструментах проекта.

Множество организаций видят, как решения по управлению проектами способствуют важности соблюдения сроков.

PMI’s Pulse of the Profession утверждает, что 61% организаций, которые использовали решения для управления проектами, выполнили свои проекты вовремя. С другой стороны, только 41% организаций не использовали программное обеспечение для управления проектами.

Инструменты планирования проекта — ключ к снижению стресса и улучшению результатов. Это устраняет неуклюжие таблицы и задержки при общении.Поприветствуйте более организованный конвейер проекта, где ваши сотрудники знают, какое следующее задание и как его выполнить: окончательный ответ на то, как вы гарантируете, что ваша команда не сбивается с пути, чтобы уложиться в сроки проекта.

Совет №2. Избегайте промедления

Сколько раз вы или члены вашей команды становились жертвами слов «Я сделаю это позже?»

Это обычная черта, когда вы изо всех сил пытаетесь уложиться в сроки на работе, и мы не виним вас за это. Обычно в начале проекта мы получаем искаженную картину времени.

Когда журнал MicroBiz Magazine опросил более 1000 взрослых, более 70 процентов признались, что откладывают работу. Более 40% откладывают работу почти каждый день.

Когда кажется, что крайний срок далек, легко расслабиться и отложить работу на потом. Это часто приводит к срочным задачам ближе к концу срока проекта.

Это определенно неправильный путь. Если есть смысл сразу начать работу и отметить какие-то задачи, то вперед и сделайте это.

Если это помогает, вы также можете установить вехи в плане проекта, чтобы разбить более крупный проект на более мелкие фазы. Попробуйте разные подходы, чтобы понять, что подходит именно вам. это просто предложения, и все работают по-своему.

Совет № 3: Начните с прототипа

Если вы не можете уложиться в сроки на работе, почему бы не попробовать создать прототипы?

Прототип — это способ дать вашим идеям физическое присутствие.

Это идеальный способ быстро приступить к выполнению задачи, чтобы вы знали, что нужно улучшить и на чем сосредоточиться на ранних этапах проекта.

Прототипирование часто начинается с каркаса задачи. Это может быть эскиз, каркас или макет.

Это может быть набросок статьи, основа для презентации перед заинтересованными сторонами, предварительный дизайн нового логотипа или некоторые разработанные стратегии маркетинговой кампании.

Традиционно прототипирование — это 5-этапный процесс — от понимания проблемы до сбора отзывов.

Источник: UXPin

Ранние отзывы на начальных этапах вашего проекта помогут вам убедиться, что вы на правильном пути, прежде чем тратить больше времени.

Совет № 4: Создайте стандартные рабочие процедуры

Ведение бизнеса сопряжено с определенными трудностями.

Неисправности или неэффективность ваших операций, систем и процессов могут быть связаны со многими из этих проблем и проблем. Пытаться уложиться в сроки на работе — одна из них.

Вот где могут помочь стандартные рабочие процедуры.

Стандартные рабочие процедуры (СОП)

— это подробные письменные инструкции для достижения единообразия работы.

С помощью СОП работа может выполняться согласованно и эффективно. Это, в свою очередь, поможет вам выполнять задачи вовремя.

Источник: Collaboris

Для создания СОП необходимо выполнить следующие шаги:

• Определите объем и цель
• Определите аудиторию
• Определите формат и стиль письма
• Протестируйте и настройте
• Распространите СОП и проведите обучение
• Получите обратную связь и обновите соответственно

Например, вы можете максимизировать функции программного обеспечения для управления проектами путем создания СОП по обновлению информации о проекте.

В наши дни очень важно использовать инновационные программные решения, чтобы максимально повысить эффективность работы.

Совет № 5: Избегайте сползания прицела

Мы часто берем на себя больше работы, чем можем.

Особенно когда мы начинаем работать в новой команде, мы чувствуем потребность произвести впечатление и превысить свои достижения. Это приводит к тому, что вы постоянно беретесь за выполнение большего количества задач, пока не достигнете выгорания.

Выгорание является довольно распространенным явлением, при этом 7 из 10 сотрудников пострадали по крайней мере в той или иной форме.

Источник: Clockify

Дополнительные задания к существующей рабочей нагрузке часто неосуществимы и могут привести не только к пропуску новых сроков, но и к пропуску старых — или, по крайней мере, к снижению качества работы.

Не переоценивайте свои возможности.

Научитесь отказываться от задач, которые могут отвлечь вас от того, над чем вы сейчас работаете. Сказать «нет» может показаться не очень приятным, но, по крайней мере, вы будете контролировать сроки и улучшите свою пунктуальность, когда дело доходит до достижения результатов.

Выгорание можно предотвратить, научившись говорить «нет» и сохраняя здоровые привычки.

Не позволяйте дедлайнам влиять на ваше психическое здоровье

Срок может показаться бомбой замедленного действия, но это не всегда так.

Обладая разумным мышлением и соответствующими процессами, вы можете улучшить управление сроками.

• Используйте инструменты планирования и управления проектами, чтобы отслеживать свою работу и расставлять приоритеты по срокам.
• Не откладывайте задачи на последнюю минуту.Начните как можно раньше, чтобы уложиться в сроки.
• При работе с новыми или сложными задачами начните с создания прототипа. Получите обратную связь, чтобы еще не поздно сменить курс.
• Создавайте стандартные рабочие процедуры для повторяющихся задач и выполняйте их, чтобы повысить эффективность и согласованность.