Вторник , 26 Октябрь 2021

Что может повысить качество исполнения задачи: Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации

Содержание

Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации

Для упрощения порядка ввода в эксплуатацию базовых станций и объектов связи Минкомсвязь России утвердила приказ №258 «Об утверждении требований к порядку ввода сетей электросвязи в эксплуатацию». 

23 июня 2016 был принят Федеральный закон №204-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 24 Федерального закона “О связи”», который устанавливает порядок многосубъектного использования радиочастотного спектра. Совместное использование радиочастотного спектра предполагает объединение выделенных разным операторам связи полос радиочастот в рамках общего телекоммуникационного оборудования с целью повышения рентабельности инвестиций в строительство сетей связи и сокращения сроков окупаемости. Это сказывается на повышении качества и доступности оказываемых услуг связи. Такой подход также позволит обеспечить покрытие территории одновременно несколькими операторами связи, что является важной составляющей в условиях конкурентного рынка.

С 1 января 2015 года в соответствии с приказом Минкомсвязи России №279 от 4 сентября 2014 года вступили в силу изменения в Методику расчета размеров разовой платы и ежегодной платы за использование в Российской Федерации радиочастотного спектра, которые ввели новый принцип взимания платы за использование радиочастотного спектра. Теперь плата за пользование радиочастотным спектром больше не связана с числом радиоэлектронных средств (базовых станций), вводимых оператором связи в эксплуатацию в субъекте Российской Федерации, а зависит от ширины полосы радиочастотного спектра, то есть от объема используемого им радиочастотного ресурса. Изменения коснулись радиотехнологий стандартов GSM (кроме GSM–R), IMT MC–450, UMTS, LTE и их последующих модификаций. Применение нового принципа взимания платы за радиочастотный спектр позволяет обеспечить равные условия операторам связи и является реальным экономическим стимулом для динамичного развития сетей связи.

Упрощенный порядок регистрации радиоэлектронных средств и высокочастотных устройств в электронном виде предусматривается разработанным Минкомсвязью России проектом постановления Правительства РФ «О порядке регистрации радиоэлектронных средств и высокочастотных устройств». Внесение изменений в действующий порядок регистрации позволит более оперативно решать вопросы регистрации и учета радиоэлектронных средств и высокочастотных устройств, оптимизировать процедуры, связанные с регистрацией радиоэлектронных средств и высокочастотных устройств, и существенно сократит срок начала использования радиоэлектронных средств.

В 2014 году Минкомсвязь России осуществляла разработку проекта концепции управления качеством связи в РФ. Основные тезисы, которые лежат в основе документов:

  1. Регулирование качества связи должно основываться на минимальном государственном воздействии и рыночных механизмах, основанных на возможности абонента самостоятельно определять, услугами связи какого оператора ему пользоваться, исходя, прежде всего, из достоверной информации о соотношениях цены и качества оказываемых услуг связи. Использование принципов саморегулирования позволяет обеспечить снижение нагрузки на бюджет за счет вовлечения абонентов и операторов связи в процесс управления и контроля качества услуг связи;
  2. Для обеспечения такого регулирования качества услуг связи необходимо нормативно установить правила регулярного мониторинга качества услуг связи с опубликованием его результатов, а именно:
    • порядка мониторинга качества и декларирования его результатов;
    •  круга организаций и ведомств, проводящих такой мониторинг и опубликования;
    • перечня услуг связи и отдельных их параметров, подлежащих мониторингу;
    • методик оценки и измерений при мониторинге.
  3. Наделение Роскомнадзора новыми контрольно-надзорными и иными дополнительными функциями в сфере контроля и управления качеством связи представляется избыточным.

Для апробации нормативного правового и организационно-методологического обеспечения мероприятий по оценке и улучшению качества услуг подвижной радиотелефонной связи в 2013 году Правительство Москвы совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и операторами связи на территории тестовой зоны Северного административного округа города Москвы реализовало пилотный проект по отработке следующего комплекса практических мероприятий: 

  • Оценочное испытание качества услуг подвижной радиотелефонной связи, в соответствии с утвержденной методикой, для выявления проблемных мест и оценки уровня качества предоставляемых услуг связи населению.
  • Определение в выявленных проблемных местах объектов для установки базовых станций, включая объекты городской собственности, и согласование с собственниками этих объектов условий размещения базовых станций операторов связи.
  • Определение объектов федеральной собственности, находящихся на территории Москвы, для установки базовых станций операторов связи, представление в Росимущество их списка и условий размещения базовых станций операторов связи для оформления договорных отношений. 
  • Проведение в приоритетном и ускоренном порядке всех необходимых процедур в части получения экспертиз, выдачи разрешений, регистрации и ввода базовых станций в эксплуатацию. 
  • Проведение повторных оценочных испытаний качества услуг подвижной радиотелефонной связи на территории г. Москвы с подготовкой по результатам испытаний итогового отчета об оценке эффективности проведенных мероприятий.

Проведенные первичные оценочные испытания качества услуг подвижной радиотелефонной связи в сетях ОАО «Мобильные телесистемы», ОАО «Вымпелком» и ОАО «МегаФон» позволили понять, что сети второго поколения (2G) всех операторов подвижной радиотелефонной связи развиты в достаточной степени и обеспечивают покрытие более 98% исследованной территории с хорошим уровнем сигнала.

В сетях третьего поколения (3G) зоны с низким уровнем покрытия сети наблюдались чаще, при этом покрытие сети составляет 87–90% исследованной территории в зависимости от оператора связи.

По итогам первичных оценочных испытаний и с учетом предложений операторов связи Департамент информационных технологий города Москвы утвердил перечень объектов государственной собственности Москвы для первоочередного размещения средств подвижной радиотелефонной связи. Операторы связи в ускоренном порядке при содействии ДИТ Москвы и Роскомнадзора выполнили работы по строительству и вводу в эксплуатацию новых базовых станций, оптимизировали радиочастотное планирование, улучшили качество голосовых соединений, оптимизировали магистральные каналы.

После выполнения данных мероприятий в ходе проведения повторных испытаний качества предоставляемых услуг подвижной радиотелефонной связи в стандарте 2G/3G получены положительные результаты. Доля звонков с низким качеством передачи речи снизилась на 25-30%. Доля неуспешных вызовов сократилась практически вдвое. Отмечено улучшение покрытия сетей связи третьего поколения (3G).

Положительные результаты пилотного проекта стали основанием для проведения аналогичных практических мероприятий на всей территории Москвы. Минкомсвязь России совместно с Роскомнадзором разработала и утвердила план мероприятий, предусматривающий, в том числе проведение:

  • первичной оценки качества услуг подвижной радиотелефонной связи на территории Москвы;
  • работ по улучшению качества услуг подвижной радиотелефонной связи в Москве;
  • повторной оценки качества услуг подвижной радиотелефонной связи на территории Москвы.

Министр связи и массовых коммуникаций Российской Федерации поручил Роскомнадзору обеспечить своевременное выполнение этого плана мероприятий. 

Для унификации правил и требований при проведении мероприятий по оценке качества услуг подвижной радиотелефонной связи была разработана методика оценки качества связи. 

1С Документооборот 8.

3 СЭД — автоматизация делопроизводства

«1С: Документооборот 8» – это не только автоматизация работы с документами и ведение делопроизводства. Помимо избавления от бумажных аналогов (о том, как «1С: Документооборот 8» поможет избавиться от бумажной волокиты, читайте в этой статье), программа предоставляет широкие возможности для совместной работы и коммуникации сотрудников, управления проектами, контроля задач и исполнительской дисциплины. Это особенно актуально сейчас, в условиях удаленной работы компаний.

Автоматизация документооборота позволит создать эффективную среду управления и взаимодействия сотрудников. Об этих возможностях программы мы и расскажем в нашей статье.

Вы узнаете:

  • Версии программы «1С: Документооборот 8»
  • Отличие версии «1С:Документооборот 8» ПРОФ от КОРП
  • «1C:Документооборот 8»: что это такое?

    «1С: Документооборот 8» — это современная ECM-система (англ. Enterprise Content Management – управление корпоративным контентом). В одной программе собраны широкие возможности для управления документами, деловыми процессами и взаимодействием сотрудников.

    Цель внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в компании – это не только сокращение бумажной волокиты и автоматизация делопроизводства, но также создание эффективной и контролируемой среды управления, коммуникации и взаимодействия сотрудников.

    «1С» делопроизводство с программой «1C: Документооборот 8» (рис.1) будет отвечать всем требованиям законодательства. «1С» СЭД поможет организовать документооборот вашей компании по актуальным нормам и стандартам, с учетом проверенных методик и практик работы с документами в российских организациях.

    Какие задачи решает автоматизация документооборота?

    Автоматизация документооборота с программой «1С: Документооборот 8» позволит решить ряд задач в работе компании:

    • систематизировать поток деловой документации;
    • обеспечить централизованное и безопасное хранение документов;
    • сократить или полностью отказаться от бумажных носителей;
    • автоматизировать рутинные операции при работе с документами;
    • существенно ускорить процесс согласования договоров;
    • ускорить время принятия управленческих решений;
    • организовать качественную работу сотрудников с документами;
    • снизить риски потери или порчи важных деловых бумаг;
    • создать единую базу документов с быстрым поиском;
    • контролировать исполнение задач и качество исполнительской дисциплины;
    • обеспечить коллективную работу пользователей с документами с возможностью согласования, утверждения и исполнения;
    • вести учет и контроль рабочего времени сотрудников и многое другое.

    Что даст автоматизация документооборота с программой «1С»?

    Потребность во внедрении «1С» СЭД в компании может быть обусловлена разным причинами. Например, многим нашим клиентам в первую очередь требуется сократить сроки согласования документов. Другим важно избавиться от громоздких архивов и папок, сэкономить место в офисе. Или же во внедрении «1С» СЭД компании ставят целью построение прозрачной и контролируемой схемы коллективной работы с документами.

    Как показывает практика, автоматизация документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников при работе с документами. Сроки согласования договоров в «1С» ускоряются в среднем в 2-3 раза. Существенно снижается количество невыполненных в срок задач. На поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.

    Выделим пять ключевых преимуществ, которые ваш бизнес получит после внедрения программы «1С: Документооборот 8»:

    1. Экономия. Статистика говорит о сокращении расходов на бумагу, канцтовары, печать и услуги доставки в среднем в 10 раз, и это без учета экономии на архивном хранении.
    2. Порядок в делах. «1С: Документооборот 8» прокладывает четкие, понятные маршруты, по которым движется поток деловых документов в компании. «1С» делопроизводство будет иметь централизованную, контролируемую и прозрачную структуру. Программа определяет стандарты и формы при создании документа, позволяет ввести правила обработки входящей документации и многое другое.
    3. Скорость обработки. Управление документооборотом «1С» позволит сократить время на поиск нужной информации, а также на коллективную работу с документами и согласование договоров. Любая документация при внедрении «1С» СЭД создается и обрабатывается в разы быстрее. Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программы.
    4. Безопасное хранение. С «1С» 8 документооборот больше не нужно переживать, что важный документ потеряется или будет испорчен. Ваши файлы будут надежно храниться в электронном формате. Программа поддерживает использование электронных цифровых подписей для защиты информации. Вы также всегда можете гибко настроить права доступа, чтобы защитить важные корпоративные данные от посторонних лиц.
    5. Повышение качества работы. «1С:Документооборот 8» автоматизирует большую часть рутинных операций при ведении делопроизводства. Ваши сотрудники смогут тратить освободившееся время для решения более важных задач и повысить продуктивность работы.

    Преимущества СЭД «1С:Документооборот»

    • Современная платформа «1С» 8, сертифицированная по требованиям и стандартам законодательства РФ. Программа учитывает последние нормы законодательства к оформлению документов. Платформа регулярно обновляется: все шаблоны, формы и правила всегда будут в актуальном состоянии.
    • Интеграция с другими продуктами «1С». «1С:Документооборот 8» легко интегрируется с другими системами на платформе «1С:Предприятие». Это позволит создать единое информационное пространство, исключить необходимость двойного ввода данных и повысить тем самым скорость работы.
    • Возможность работы в удаленном режиме. Вы сможете оперативно перевести сотрудников на дистанционный режим работы и эффективно управлять делами с «1С:Документооборот 8». Все текущие задачи в одной программе: переписывайтесь с коллегами и клиентами, согласовывайте документы, ведите учет работы и контролируйте выполнение задач.
    • Индивидуальные настройки без привлечения специалистов ИТ. Для каждого пользователя в программе можно настроить индивидуальный рабочий стол с помощью встроенных виджетов. Например, актуальные задачи, события календаря, задачи отдела для руководителей и др.
    • Быстрый старт. Интерфейс программы довольно прост в освоении. «1С:Документооборот 8» поставляется с комплектом справочной документации, подробными описаниями функций, также вам будет обеспечен доступ к справочному порталу 1С:ИТС. В случае возникновения сложностей вы всегда можете обратиться к специалистам технической поддержки пользователей.
    • Налаженная система внедрения и сопровождения продукта благодаря широкой партнерской сети франчайзи «1С». Стоимость и условия продажи программы «1С:Документооборот» открыты и прозрачны. Вы можете выбрать квалифицированного партнера благодаря системе рейтингов и сертификации фирмы «1С».

    В «1С-Архитекторе бизнеса» уже не первый год работает специализированное направление по автоматизации документооборота. У нас есть статус «Центр компетенции «1С» по документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.

    Возможности программы «1С:Документооборот 8»

    В первую очередь мы расскажем функциях программы, которые помогут организовать эффективное взаимодействие сотрудников: управление проектами, совместная работа, контроль задач и учет рабочего времени. Эти функции полезны как для коммуникации сотрудников в офисе, так в условиях удаленной работы.

    Управление проектами

    Инструментарий программы «1С:Документооборот» содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и др. (рис. 2).

    Все ключевые функции для управления проектами и контроля в одной программе: планирование, формирование участников проекта (рис.3), составление плана проекта в формате списка задач и диаграммы Ганта, переписка по проекту, контроль выполнения задач, управление проектом с помощью контрольных точек, учет и отчетность.

    Вы сможете отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.

    Совместная работа сотрудников

    «1С» СЭД документооборот автоматически проверит загруженность участников по их личным календарям и подберет время проведения мероприятия. Используйте встроенный чат в разделе «Обсуждения» (рис.4) для быстрого решения задач.

    Удаленные совещания можно проводить в программе с помощью функционала видеозвонков (рис.5).

    Вы также можете создать голосование на форуме и подсчитать итоги голосования. Доступно создание групповых чатов по сотрудникам, отделам, проектам и т.д.

    Контроль задач

    Важной функцией как в условиях офиса, так и при удаленной работе является контроль задач. В системе «1С:Документооборот 8» фиксируются все задания и документы, поступающие сотруднику в обработку (рис. 6). Для каждого документа устанавливается срок подготовки или согласования.

    В любой момент руководитель может увидеть, кто постоянно задерживает задачи, кто выполняет больше всего заданий в отделе (рис.7)

    Программа накапливает данные для подготовки аналитических отчетов (рис.8). С помощью отчетности руководитель может оценить эффективность сотрудников по разным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр.

    Рис.8. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С» СЭД

    В «1С:Документооборот 8» сотрудники фиксируют данные о проделанной за день работе. Эти данные привязываются к задачам, процессам или проектам. По итогам руководитель сможет вести учет рабочего времени и оценивать продуктивность коллектива.

    • Личные календари. Это персональный инструмент планирования (рис.9). Записи можно внести вручную или создать из писем, задач, документов, мероприятий.
    • Календари других пользователей. В зависимости от прав доступа вам будет доступно различное содержимое в календарях ваших коллег.
    • Учет отсутствий сотрудников. В «1С:Документооборот 8» есть функционал учета отсутствий сотрудников на рабочем месте (рис.10). Отметить отсутствие можно как за себя, так и за коллегу. При этом вы можете указать время и причину пропуска, список замещающих лиц и иные примечания.
    • Ежедневные отчеты. По завершении рабочего дня пользователи могут заполнить простой отчет с указанием: количества рабочих часов, проекта в работе, типа и длительности задач и т.д. (рис. 11)

    Помимо перечисленных функций по организации взаимодействия сотрудников, контроля и управления, «1С:Документооборот 8» предоставляет множество дополнительных инструментов для удобной, быстрой и безопасной работы. Кратко опишем наиболее, на наш взгляд, полезные из них.

    Управление правами доступа

    В «1С:Документооборот 8» для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой можно настроить уровень доступа для отдельных сотрудников или подразделений. При необходимости можно открыть карточку и узнать всю информацию о последнем редактировании, настроить доступ, поставить цифровую подпись.

    Поиск документов и штрихкодирование

    В системе реализовано хранение большого числа файлов. Их легко найти в базе за несколько секунд (в отличие от бумажных аналогов, которые порой приходится часами искать в архиве). Это существенно сэкономит время сотрудников. Для удобства пользователей поиск возможен следующими способами: по реквизитам, в списках (с помощью быстрых отборов), полнотекстовый поиск, по штрихкодам.

    Учет входящей и исходящей корреспонденции

    В системе есть возможность вести учет всех входящих документов от организаций и физических лиц. Входящие документы можно группировать в списки, например, по отправителям или видам. В результате найти документ, оправить его по почте, направить на исполнение или распечатать — дело одной минуты.

    Электронная подпись

    Защита переписки и корпоративных данных – это важный фактор при ведении делопроизводства. Эту задачу в программе решает электронная цифровая подпись (ЭЦП) — надежный аналог печати и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр. По закону документы с ЭЦП имеют такую же юридическую силу, как и бумажные аналоги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами (рис.12).

    Договорные документы

    В «1С:Документооборот 8» для работы с договорами все уже предусмотрено: от подготовки и согласования, до контроля возврата, исполнения и расторжения. В программе будут описаны все этапы работы с договорами, эти данные в любой момент можно найти. Сохраняются все версии и изменения для каждого документа.

    Встроенная почта

    С помощью «1С» СЭД документооборот вы сможете работать с электронной почтой напрямую из программы, не потребуется переключаться в другие системы. При желании вы можете подключить несколько постовых ящиков. Из почты удобно ставить задачи и поручения, прикрепить файлы, отправлять документы (рис. 13).

    Мобильное приложение

    Бесплатный мобильный клиент для «1С:Документооборот 8» позволит удаленно работать над задачами и всегда быть на связи с бизнесом, где бы вы не находились. В любой момент можно проверить почту, отправить письмо, согласовать документы, поставить задачи, посмотреть календарь и многое другое. Функционал практически ничем не отличается от полной версии. Сервис работает автономно и не требует постоянного подключения к сети (рис.14).

    Версии программы «1С:Документооборот»

    «1С:Документооборот 8» выпускается в следующих версиях:

    • «1С:Документооборот КОРП» – оптимальна для предприятий со сложной структурой и документооборотом. Идеально подойдет для средних и крупных компаний, а также холдингов.
    • «1С:Документооборот ПРОФ» – подойдет для малого и среднего бизнеса, организациям с несложным документооборотом.
    • « 1С:Документооборот для государственных учреждений» рекомендуется использовать в бюджетных учреждениях и органах государственного управления со сложным документооборотом.
    • «1С:Document Management». Версия «1С:Документооборот КОРП» с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Подойдет для российских компаний, которые имеют филиалы в других странах. Также этот продукт подойдет, если в компании есть иностранные сотрудники.

    На данный момент у версий КОРП и ДГУ практически одинаковый набор возможностей.

    Отличие версии «1С:Документооборот 8» ПРОФ от КОРП

    Версия «1С:Документооборот ПРОФ» не поддерживает:

    • Учет данных в разрезе проекта
    • Многосторонние договора
    • Множественные состояния документов
    • Штрихкодирование документов и файлов
    • Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов
    • Автоматическое заполнение файлов по шаблонам
    • Печать регистрационного штампа
    • Учет этапа обработки документов
    • Принятие задач к исполнению
    • Настройка и использование условий маршрутизации
    • Периодические бизнес-процессы
    • Учет и использование графиков работы
    • Иерархия и остановка бизнес-процессов
    • Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборот 8» из других приложений
    • Категоризация данных
    • Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам

    Если вы планируете внедрение системы электронного документооборота в своей компании и вам требуется консультация специалиста, обратитесь к нам любым удобным для вас способом. «1С-Архитектор бизнеса» специализируется на построении СЭД, начиная с типовых задач, где требуется только внедрение и настройка «1С:Документооборота», до сложных и масштабных проектов.

    Подведем итоги

    «1С:Документооборот 8» – это не только создание, отправка и получение документов. Внедрение «1С» СЭД позволит создать полностью контролируемое пространство для взаимодействия внутри коллектива и работать продуктивно как удаленно, так и в офисе.

    У нашей компании есть статус «Центр компетенции по «1С:Документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.

    Почему руководителям не следует дружить с подчиненными

    Менеджеров часто поощряют создавать и поддерживать хорошие отношения с сотрудниками, так как это повышает лояльность и производительность, а также дает людям чувство поддержки. Но могут ли слишком близкие отношения с подчиненными выйти боком их руководителю? Наше исследование, опубликованное в журнале Journal of Applied Psychology, подтверждает, что такое возможно. Когда менеджеры не доносят до подчиненных своих ожиданий по задаче и не ставят конкретных сроков исполнения, сотрудники теряют вовлеченность и отзывчивость в краткосрочной перспективе.

    В исследовании мы исходили из так называемой теории социального обмена. Она предполагает, что менеджеры и сотрудники взаимодействуют через множество повторяющихся транзакций, где каждый человек отдает и получает определенные рабочие ресурсы. Эти взаимодействия формируют качество отношений, которое, в свою очередь, влияет на дальнейшее общение. Поэтому обмен такими ресурсами, как чуткое руководство, обратная связь, прилагаемые усилия и вознаграждения, помогает начальникам и подчиненным выстроить прочные отношения. С течением времени они начинают делать все больший упор не на краткосрочные договоренности, а на общие долгосрочные цели и взаимные выгоды.

    В идеале, как только сотрудник почувствует, что начальник дает ему больше ресурсов (задач, признания, советов и т. д.), он постарается сразу же вернуть «долг» – станет более активно и усердно трудиться. Тем не менее мы предположили, что при слишком близких отношениях с менеджером сотрудник может не почувствовать необходимости сразу отвечать услугой за услугу, в результате чего менеджер может столкнуться с непредвиденными проблемами.

    Разберем для примера случай ассистента по маркетингу Ноа, у которого установились близкие отношения с прямым начальником. Мы предполагаем, что Ноа будет с меньшим усердием, чем другой ассистент на его месте, помогать начальнику готовиться к завтрашней встрече. Вместо этого он будет продолжать работать над более масштабными задачами, например разработкой стратегических планов для команды.

    В одном из экспериментов мы собрали данные о 73 парах начальников и подчиненных, работавших в IT-компании в Северном Китае. Сначала мы провели опрос, чтобы оценить общее качество их отношений. Затем проанализировали 600 ситуаций личного взаимодействия за 10 рабочих дней, попросив участников записывать все взаимодействия друг с другом продолжительностью более двух минут через мобильную онлайн-платформу. Взаимодействие включало в себя рабочие встречи, обсуждение обратной связи и повседневные разговоры. Участники записывали, какой обмен ресурсами произошел, чувствовали ли они себя обязанными сделать больше для другого человека и какой уровень вовлеченности в работу они ощущали сразу после очередного взаимодействия. Мы также учитывали такие параметры, как возраст, пол, срок совместной работы и качество каждого взаимодействия (например, «Я доволен прошедшей встречей»).

    В итоге мы выяснили, что уровень отношений «отдавать и получать» сильно зависит от качества взаимодействия. Когда начальники в процессе общения давали больше, подчиненные чувствовали себя обязанными отплатить им большим усердием как в текущий момент, так и в будущем.

    Однако в случае более близких отношений между начальником и подчиненным ситуация развивалась несколько иначе. Подчиненные уже не чувствовали себя столь обязанными сразу отплатить за услугу и, следовательно, были менее вовлечены в работу, а часто вообще не стремились возвращать долг даже в ходе следующего взаимодействия. Они скорее пользовались хорошими отношениями с начальником и не гнались за поддержанием баланса взаимоотношений «отдавать и получать». Результаты наших исследований подтверждают выводы, сделанные в предыдущих экспериментах с участием сотрудников и их менеджеров: в случае близких отношений с начальниками подчиненные реже отвечают им взаимными услугами в краткосрочной перспективе.

    Итак, менеджеры, поддерживающие близкие отношения с подчиненными, могут столкнуться с неожиданным риском: сотрудники, с которыми они общаются ближе всего, могут быть менее эффективными, тратя больше времени на выполнение срочных задач. Подчеркнем: мы не говорим, что начальники вообще не должны выстраивать близких отношений с подчиненными. Это по-прежнему важный элемент мотивации сотрудников. Если менеджеры хотят, чтобы их сотрудники усерднее работали и были более отзывчивы, сначала они должны проявить чуткость и дать им больше ресурсов – например, признания, прав, возможностей, масштабных задач. Но при этом руководители должны подумать о том, как повысить эффективность даже самых близких отношений с непосредственными подчиненными. Один из способов заключается в том, чтобы ставить более четкие ожидания по сроку исполнения задач.

    Авторы: Чжэньюй Ляо – аспирант в бизнес-школе Олина при Университете Вашингтона в Сент-Луисе, У Лю – доцент кафедры менеджмента и маркетинга в Гонконгском политехническом университете, Чжаоли Сун – доцент кафедры менеджмента и организации в школе бизнеса при Национальном университете Сингапура

    Контроль подчиненных — Четвертое измерение

    Юлия Оника, бизнес-тренер


    Под контролем подчиненных принято понимать процесс, позволяющий сравнивать текущее состояние выполняемой подчиненным задачи с запланированным. В данной статье мы рассмотрим, каким образом профессиональная реализация функции контроля может помочь менеджерам получить запланированные и предсказуемые результаты.

    Зачем нужно контролировать сотрудников?

    При качественной реализации менеджером функции контроля в выигрыше оказывается как собственно руководитель, так и его подчиненные, поскольку контроль позволяет…

    • Более качественно координировать достижение результата. Контроль позволяет понимать, достигнуты или нет установленные ранее результаты, и каковы шансы, что они будут достигнуты в заявленные сроки. Систематически контролируя процесс достижения результатов, менеджер получает уверенность в том, что все идет по намеченному плану, а сотрудники — подтверждение, что их деятельность совпадает с требованиями руководителя
    • Отслеживать динамику выполнения поставленной цели. Часто менеджеры переоценивают возможности сотрудников работать с заданной интенсивностью. Причины могут быть разные — иногда не была до конца учтена взаимосвязь с другими задачами, иногда сами сотрудники «геройствуют» и берут на себя большую нагрузку. Контролируя динамику достижения результата, менеджер имеет возможность своевременно откорректировать поведение подчиненного или поставить более реалистичную задачу
    • Обменяться идеями для повышения эффективности работы. Очевидно, что руководитель не всегда лучше всех понимает, как эффективнее решать те или иные рабочие задачи. Общаясь с подчиненными исключительно языком директив, менеджеры часто теряют ценный источник идей. В результате либо работа выполняется не с тем уровнем качества как могла бы, либо отдельные сотрудники вносят в процесс неконтролируемые инициативы. Однако, если процесс контроля представляет собой взвешенное коллегиальное общение начальника с подчиненным, руководитель может получить набор идей от сотрудников, некоторые из которых могут улучшить процессы. Сотрудники могут получить возможность реализовать свой потенциал
    • Выбрать правильное время для постановки новых задач. В бизнесе практически никогда не бывает так, что ситуация решения конкретных задач статична, и сотрудник имеет возможность приступать к решению новых задач только после того, как полностью завершены начатые. Процесс контроля помогает менеджеру рационально управлять новыми вызовами для сотрудников, распределять нагрузки так, чтобы избежать аврала или периодов вынужденного бездействия у подчиненного
    • Воздействовать на мотивацию и развитие сотрудников. В ходе контроля руководитель дает оценку действиям сотрудника. Очевидно, что сам факт оценки (другой вопрос, позитивная она или скорее негативная) — мощное средство воздействия на мотивацию сотрудников. Оценка во время контроля помогает подчиненному понять, что его действия ценятся руководителем или увидеть, какие минусы необходимо устранить. Кроме того, такая оценка позволяет сотруднику определить направление приоритетного развития своих профессиональных качеств

    Каким может быть контроль подчиненных

    Для того чтобы процесс контроля подчиненных комплексно охватывал всю деятельность сотрудников, но при этом не носил характер «стояния над душой», целесообразно комбинировать виды и инструменты контроля. Мы убеждены, что в различных ситуациях и с сотрудниками различной квалификации необходимо использовать различные виды контроля. Очевидно, что попытки каждый день контролировать опытного исполнителя отразятся лишь на его мотивации. В этой связи, исходя из нашей практики работы с руководителями, мы выделяем четыре основных вида контроля:

    1. Предварительный контроль. Если ваш подчиненный — новичок, или задание достаточно сложное, требующее особого подхода и подразумевающее большую степень неопределенности, необходим предварительный контроль. Это означает, что руководитель контролирует состояние выполнения цели в точке, когда задача выполнена на 25-40%. Иногда, особенно в случае с малоопытным сотрудником или сложной задачи, есть смысл добавить еще одну точку контроля, когда выполнено 10-20% задачи, что бы убедиться, что выполнение задачи движется в нужном направлении. С нашей точки зрения, не стоит злоупотреблять предварительным контролем в случаях, когда задача типична или если вы имеете дело с опытным сотрудником
    2. Поэтапный контроль. Если вы находитесь на этапе обучения молодого сотрудника, а также при выполнении задач наставничества, целесообразно применять поэтапный контроль. Это означает, что руководитель перед постановкой цели должен разбить задачу на ряд логических этапов, например, этап первый — сбор информации о проблеме, этап второй — анализ внешних факторов, этап третий — составление предложения по решению проблемы. Контроль должен осуществляться тогда, когда подчиненный завершает тот или иной этап. С нашей точки зрения, данный вид контроля подходит для больших, долговременных задач, которые можно разбить на этапы, но также применяется для сотрудников, которые ориентированы на процесс, невнимательны, требуют частой поддержки руководителя. Еще поэтапный контроль может быть полезен в отношении опытных сотрудников, которые склонны к излишней самоуверенности даже тогда, когда сталкиваются с нетипичными задачами. Обратите внимание, что поэтапный контроль не имеет ничего общего с надзирательством. Менеджер должен выделить ключевые этапы решения задачи и контролировать наличие результатов только в этих точках
    3. Заключительный контроль. Ваш подчиненный имеет качественный опыт, он квалифицирован, инициативен, ответственен, четко понимает задачу — тогда будет уместен заключительный контроль. На практике это означает, что руководитель проверяет готовую работу, вообще не вмешиваясь в процесс выполнения. Важно понимать, что данный вид контроля имеет свои потенциальные риски: в случае неправильного понимания цели подчиненным времени на коррекцию может не остаться
    4. Выборочный контроль. Если вы сомневаетесь в успешности исполнителя поручения или необходимо проверить соблюдение стандартов и технологий, возможно, целесообразно использовать ситуативный контроль. В его рамках руководитель осуществляет не всегда ожидаемый исполнителем контроль в случайный момент времени. Данный вид контроля удобен для руководителя, так как именно он выбирает время и может проверить неподготовленный результат. Вместе с тем, такой формат работы сильно демотивирует сотрудников, создает атмосферу недоверия, порождает стресс

    Каждый вид контроля также позволяет сфокусироваться на определенном аспекте работы:


    Практические рекомендации

    Несколько рекомендаций относительно контроля подчиненных:

    • Не ограничивайте контроль инцидентами. Контроль это не досадная необходимость, которая отрывает руководителя от любимой работы, а одна из основных функций менеджера за которые ему платят деньги. Контроль не должен включаться только тогда, когда что то идет не так или тогда, когда у менеджера есть на это время — это органичная часть деятельности управленца
    • Не занимайтесь тотальной слежкой за своими сотрудниками. Не стоит думать, что количество времени потраченное на контроль как то поможет повысить его эффективность. Дело не в том, чтобы создать у подчиненного ощущение тотальной слежки, а в том, чтобы контролировать получение значимых результатов и своевременно производить корректирующие действия, если что то идет не так. Тотальный контроль, по сути, превращает менеджера в исполнителя, а у сотрудника отбивает всякое желание самостоятельно прикладывать усилия для решения задачи
    • Помните, что скрытый контроль раздражает и демотивирует. Цель контроля — помощь подчиненным в достижении результата. Контроль не имеет ничего общего с партизанской засадой. Контроль это прозрачный и предсказуемый для сотрудников процесс. Набрасываясь на сотрудника, который совершил ошибку, что называется, «из-за угла», менеджер только увеличивает ее стоимость
    • Имитация контроля — бесполезна. Контроль не формальный процесс и одно только присутствие руководителя не поможет изменить ситуацию
    • Обсуждайте результаты контроля с подчиненным. Сам по себе контроль ничего не дает и не меняет. Улучшают качество результатов корректирующие действия выработанные руководителем совместно с подчиненными. Делитесь выводами и давайте объективные оценки подчиненным и тогда ваша команда не будет совершать одни и те же ошибки снова
    • Управляйте вашими эмоциями. Контроль, как и любой другое управленческое воздействие не должен нести эмоционального негатива. Если вы в данный момент не способны управлять своими эмоциями — отложите процесс контроля. Крики, жесткий взгляд и прочие «эмоциональные спецэффекты» от недостаточно качественного выполненного сотрудником задания ничего не прибавят к эффективности его работы, а отнять могут многое

    Завершая данную статью, хочется отметить, что результаты, которые нам демонстрируют наши сотрудники, являются логическим следствием наших же управленческих усилий в процессе решения конкретной задачи. Нравится нам это или нет, но именно мы как менеджеры во многом предопределяем качество этих результатов. А потому, в случае неудовлетворенности действительностью не стоит сразу же начинать искать виновных среди подчиненных. Гораздо эффективней проанализировать свои действия, начиная с момента постановки задачи. Скорее всего, рационально мыслящий руководитель найдет ошибку именно в своих действиях, а потому процесс контроля подчиненных является одним из самых мощных средств оценки профессионализма самого руководителя.

    Эффективность

    Функция Эффективность для KPI доступна не на всех тарифах Битрикс24. Узнать подробнее вы можете на странице тарифов.

    В любой компании сотрудники выполняют огромное количество задач. Для отслеживания того, как сотрудники справляются со своими задачами, в Битрикс24 есть страница Эффективность.


    Для чего она нужна?

    Для сотрудников это удобный способ контролировать время выполнения своих задач. Руководитель, например, может определить размер премии или зарплаты в зависимости от эффективности, показанной его подчиненным.


    Как рассчитывается эффективность?

    Вверху страницы в фильтре вы можете указать, за какой период будут производиться расчеты.

    Эффективность рассчитывается по следующей формуле:

    Эффективность = 100 — (Замечаний к задачам / Всего в работе за период) * 100

    • Завершено задач – сколько было выполнено задач в данный период.
    • Замечаний к задачам – тут учитываются замечания в задачах, в которых был нарушен крайний срок. Одна и та же задача может быть просрочена несколько раз – общее количество будет отображаться в «Замечаниях». Неисправленные задачи также будут переноситься в следующий период, исправить их можно, завершив работу или продлив ее срок.
    • Всего в работе – общее количество активных и завершенных задач.

    Эффективность считается для задач, где вы ответственный либо соисполнитель.

    Если задача изначально была поставлена с нарушением крайнего срока, то замечание не появится и эффективность не снизится.

    По умолчанию ваша эффективность равна 100%.

    Если вы просрочили задачу, когда были в ней ответственным или соисполнителем, ваша эффективность понизится.

    В расчет эффективности не попадают задачи, где постановщик и ответственный – один и тот же человек, т.е. поставленные на самого себя. Поэтому накрутить себе высокую эффективность искусственно невозможно.


    Как следить за эффективностью подчиненных?

    Руководитель может видеть эффективность всех своих подчиненных во вкладке Руковожу.

    Если же вы являетесь руководителем проекта, то можете оценить, как эффективно выполняются задачи на странице Проекты.

    Рекомендую также прочитать:

    Контроль исполнения поручений в Directum RX. Рекомендации и советы | Статья

    Поручения – это возложение на сотрудников обязанностей сделать что-либо. В организациях это указания руководства для подчиненных.

    Поручения передают устно, пишут в резолюциях по входящим документам, оформляют приказами, распоряжениями и протоколами совещаний. В Directum RX их выдают сотрудникам с помощью задач на исполнение поручений. Особенность задач в том, что с их помощью можно не только выдать поручения, но и организовать контроль исполнения работ по ним. Контролировать исполнение может автор поручения или выделенный сотрудник, например, секретарь, помощник руководителя, делопроизводитель или сотрудник канцелярии.

    Проактивный контроль исполнения поручений способствует своевременному и полноценному выполнению поставленных задач руководства. Но прежде, чем говорить о контроле, мы найдем ответ на вопрос:

    Что использовать: задачи или поручения?

    В каждой организации в зависимости от стиля управления используется свой подход к постановке задач, выбору исполнителей, обязательности отчета о выполненных работах. Также в организациях по-разному контролируется исполнение задач и документов. Форма контроля (централизованная, децентрализованная, смешанная) зависит от размеров организации, объема документооборота, наличия выделенной службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и количества сотрудников организации. Поручения или задачи – выбор зависит от особенностей организации.

    Механизм поручений рекомендуется использовать, если в организации принят:

    • формализованный подход к организации документооборота, в том числе с использованием ГСДОУ;
    • контроль исполнения всех поручений, либо требуется предоставлять отчет о выполнении по каждому поручению;
    • централизованный контроль службой ДОУ;
    • контроль исполнительской дисциплины сотрудников.

    Также в организации может быть принят:

    • формализованный подход к работе с входящей корреспонденцией, организационно-распорядительными документами, служебными записками;
    • частичный контроль исполнения поручений руководства, которые представленных в виде резолюций на внутренних и входящих документах, сформулированы в тексте распорядительных документов или переданы устно.

    В этом случае рекомендуется использовать механизм поручений для исполнения работ, по которым требуется контроль и предоставление отчета о выполнении. В других случаях используйте задачи.

    Как поставить поручения на контроль?

    При создании поручений возникают вопросы:

    • кого назначить контролером, если руководитель не указал контролера в резолюции?
    • как в системе отразить поручение, поставленное на особый контроль?

    Для ответа на эти вопросы есть ряд рекомендаций.

    Кого назначить контролером?

    Один из возможных вариантов – назначить сотрудника  из службы ДОУ для контроля исполнения поручений. Эта функция будет для него приоритетной и все поручения будут проходить через него. Желательно закрепить назначение в регламентах организации или приказом.

    Также функции контроля исполнения поручений можно закрепить за делопроизводителем, секретарем или помощником руководителя. Этот вариант рекомендуется, когда загрузка делопроизводителя, секретаря или помощника руководителя невысокая, а выделить специального сотрудника нет возможности.

    Контролером может быть и сам руководитель, когда:

    • он рассматривает документы в электронном виде;
    • через него проходит небольшой поток документов, что позволяет уделять достаточно времени контролю исполнения поручений;
    • он не доверяет контроль исполнения поручений другим сотрудникам и хочет сам отслеживать исполнение поручений.

    Ну и в конце концов, инициатор задачи на исполнение поручения может оставить контроль за собой, если для контроля не выделен отдельный сотрудник.

    Как в системе отразить поручение, поставленное на особый контроль?

    Если поручение требует особого контроля, важно отметить это для исполнителя и контролера. Для этого при создании поручения  на панели действий необходимо нажать на кнопку Высокая важность. В результате задания по поручениям в папке «Входящие» и поручения с высокой важностью в списке «Поручения» отмечаются значком  и заметить их не составляет труда:


     

    Что использовать для контроля исполнения поручений?

    Рекомендации по организации контроля исполнения поручений полезны для ответственных за исполнение поручений, руководства организации, сотрудников, назначенных контролерами, и делопроизводителей, ответственных за соблюдение сроков исполнения поручений.

    При контроле исполнения поручений выделяются этапы:

    • промежуточный контроль. Используется для отслеживания исполнения поручений, позволяет напомнить исполнителям о сроках исполнения, регулировать ход исполнения. В том числе, при необходимости, увеличить сроки исполнения. На этом этапе необходимо проконтролировать исполнение по всем выданным поручениям, по конкретному документу и по конкретному исполнителю;
    • контроль по результатам выполнения. Используется для анализа и выработки предложений о повышении исполнительской дисциплины, качества выполнения поручений исполнителями.

    Рассмотрим, какие инструменты есть в Directum RX для каждого случая.

    Контроль выданных поручений

    Для промежуточного контроля выданных поручений используется список «Поручения»:

    Список позволяет:

    • отслеживать сроки и состояние всех исполненных поручений и поручений в работе;
    • открыть карточку поручения и ознакомиться с перепиской по его исполнению, запросить отчет об исполнении;
    • получить перечень всех поручений на исполнении. Для этого отфильтруйте список с помощью панели фильтрации, при необходимости настройте отображение столбцов;
    • получить различные отчеты по исполнению поручений с помощью панели фильтрации. Например, исполнение поручений конкретным исполнителем или поручения, которые находятся в работе либо на контроле. Отчеты можно экспортировать в Excel. Например, чтобы на совещании осветить вопрос по исполнительской дисциплине.

    Кроме того, специально для контролеров поручений в системе есть виджет «Поручения на контроле». С его помощью вы можете быстро перейти в списки поручений, которые находятся у вас на контроле, в том числе увидеть просроченные поручения. Для перехода в списки достаточно нажать на соответствующий пункт в виджете.

    Контроль исполнения поручений по конкретному документу

    Поиск поручений по документу

    В карточке документа есть закладка «Задачи», на которой представлен перечень выданных поручений, которые можно открыть для просмотра истории переписки по исполнению поручения. Также для каждого поручения указывается имя инициатора и исполнителя, дата выдачи поручения и срок исполнения работ, текущий статус выполнения.

    Контроль сроков исполнения поручений

    Для этого вида контроля в карточке документа с помощью кнопки на панели действий можно сформировать отчет «Контроль сроков исполнения поручений». В нем отобразятся поручения по документу:

    • где вы или сотрудник, которого вы замещаете, указаны автором;
    • которые вы отправили от имени автора;
    • авторами которых являются ваши подчиненные.

    Подробное описание отчета вы найдете в справке.

    Итоговый контроль исполнения поручений

    Для анализа исполнения поручений, проведения совещаний по результатам исполнения поручений рекомендуется подготовить и распечатать отчет «Контроль сроков исполнения поручений».

    Также в списке «Поручения» можно настроить отображение столбцов с необходимой информацией и отфильтровать список с помощью панели фильтрации или по значениям столбцов. При необходимости подготовленный список в один клик экспортируется в Excel и готов для печати.

    Для мониторинга исполнительской дисциплины сотрудников по исполнению поручений за последние три месяца есть специальный виджет. С его помощью:

    • руководитель высшего звена и его помощник могут проследить изменение процента исполнения поручений по всей компании;
    • руководитель высшего звена может проследить изменение процента исполнения поручений, которые он выдал лично.

    Как запросить дополнительную информацию по поручению?

    Автору поручения, помощнику автора или контролеру может потребоваться узнать о состоянии работ по поручению у исполнителя. Для запроса нужной информации:

    • автор поручения, помощник автора или контролер может запросить у исполнителя отчет по исполнению поручения, которое находится в работе. Для этого в карточке поручения есть специальная кнопка. В результате исполнитель получит задание на предоставление отчета по исполнению поручения.
    •  используйте подзадачи. Переписка по вопросу фиксируется в области переписки поручения и доступна всем заинтересованным сотрудникам. Этот способ также может использовать любой участник работ по поручению, если ему нужно получить информацию у другого участника (не исполнителя).

    Больше о поручениях в Directum RX…

    … вы узнаете в справке, а также посмотрев видеоролик.

    БК РФ Статья 160.2-1. Бюджетные полномочия отдельных участников бюджетного процесса по организации и осуществлению внутреннего финансового аудита

    (в ред. Федерального закона от 26.07.2019 N 199-ФЗ)

    (см. текст в предыдущей редакции)

    (введена Федеральным законом от 23.07.2013 N 252-ФЗ)

     

    1. Внутренний финансовый аудит является деятельностью по формированию и предоставлению руководителю главного администратора бюджетных средств, руководителю распорядителя бюджетных средств, руководителю получателя бюджетных средств, руководителю администратора доходов бюджета, руководителю администратора источников финансирования дефицита бюджета:

    1) информации о результатах оценки исполнения бюджетных полномочий распорядителя бюджетных средств, получателя бюджетных средств, администратора доходов бюджета, администратора источников финансирования дефицита бюджета (далее — администратор бюджетных средств), главного администратора бюджетных средств, в том числе заключения о достоверности бюджетной отчетности;

    2) предложений о повышении качества финансового менеджмента, в том числе о повышении результативности и экономности использования бюджетных средств;

    3) заключения о результатах исполнения решений, направленных на повышение качества финансового менеджмента.

    (п. 1 в ред. Федерального закона от 26.07.2019 N 199-ФЗ)

    (см. текст в предыдущей редакции)

    2. Внутренний финансовый аудит осуществляется в целях:

    1) оценки надежности внутреннего процесса главного администратора бюджетных средств, администратора бюджетных средств, осуществляемого в целях соблюдения установленных правовыми актами, регулирующими бюджетные правоотношения, требований к исполнению своих бюджетных полномочий (далее — внутренний финансовый контроль), и подготовки предложений об организации внутреннего финансового контроля;

    2) подтверждения достоверности бюджетной отчетности и соответствия порядка ведения бюджетного учета единой методологии бюджетного учета, составления, представления и утверждения бюджетной отчетности, установленной Министерством финансов Российской Федерации, а также ведомственным (внутренним) актам, принятым в соответствии с пунктом 5 статьи 264. 1 настоящего Кодекса;

    3) повышения качества финансового менеджмента.

    (п. 2 в ред. Федерального закона от 26.07.2019 N 199-ФЗ)

    (см. текст в предыдущей редакции)

    3. Внутренний финансовый аудит осуществляется на основе принципа функциональной независимости структурными подразделениями или в случаях, предусмотренных федеральными стандартами внутреннего финансового аудита, уполномоченными должностными лицами (работниками) главного администратора бюджетных средств, администратора бюджетных средств, наделенными полномочиями по осуществлению внутреннего финансового аудита, а в случаях передачи полномочий, предусмотренных настоящей статьей, — структурными подразделениями или уполномоченными должностными лицами (работниками) главного администратора бюджетных средств (администратора бюджетных средств), которому передаются указанные полномочия.

    (п. 3 в ред. Федерального закона от 26.07.2019 N 199-ФЗ)

    (см. текст в предыдущей редакции)

    4. Администратор бюджетных средств вправе передать полномочия по осуществлению внутреннего финансового аудита главному администратору бюджетных средств, в ведении которого он находится, или другому администратору бюджетных средств, находящемуся в ведении данного главного администратора бюджетных средств, в соответствии с федеральными стандартами внутреннего финансового аудита.

    (п. 4 в ред. Федерального закона от 26.07.2019 N 199-ФЗ)

    (см. текст в предыдущей редакции)

    5. Внутренний финансовый аудит осуществляется в соответствии с федеральными стандартами внутреннего финансового аудита, установленными Министерством финансов Российской Федерации.

    Федеральные стандарты внутреннего финансового аудита должны содержать принципы, в том числе принцип функциональной независимости, задачи, основания и порядок организации, планирования и проведения внутреннего финансового аудита, реализации его результатов, права и обязанности должностных лиц (работников) при осуществлении внутреннего финансового аудита, а также определять случаи и порядок передачи полномочий по осуществлению внутреннего финансового аудита.

    Главные администраторы бюджетных средств, администраторы бюджетных средств, осуществляющие внутренний финансовый аудит, издают ведомственные (внутренние) акты, обеспечивающие осуществление внутреннего финансового аудита с соблюдением федеральных стандартов внутреннего финансового аудита.

    (п. 5 в ред. Федерального закона от 26.07.2019 N 199-ФЗ)

    (см. текст в предыдущей редакции)

    6. Мониторинг качества финансового менеджмента, включающий мониторинг качества исполнения бюджетных полномочий, а также качества управления активами, осуществления закупок товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд, проводится:

    1) финансовым органом (органом управления государственным внебюджетным фондом) в установленном им порядке в отношении главных администраторов средств соответствующего бюджета;2) главным администратором бюджетных средств в установленном им порядке в отношении подведомственных ему администраторов бюджетных средств. (п. 6 введен Федеральным законом от 26.07.2019 N 199-ФЗ)

    7. Порядок проведения мониторинга качества финансового менеджмента определяет в том числе:

    1) правила расчета и анализа значений показателей качества финансового менеджмента, формирования и представления информации, необходимой для проведения указанного мониторинга;

    2) правила формирования и представления отчета о результатах мониторинга качества финансового менеджмента.

    (п. 7 введен Федеральным законом от 26.07.2019 N 199-ФЗ)

    8. Главный администратор средств соответствующего бюджета вправе внести на рассмотрение финансового органа (органа управления государственным внебюджетным фондом) предложение о передаче полномочий по проведению мониторинга качества финансового менеджмента в отношении подведомственных ему администраторов бюджетных средств и по согласованию с финансовым органом (органом управления государственным внебюджетным фондом) передать этому финансовому органу (органу управления государственным внебюджетным фондом) указанные полномочия.

    (п. 8 введен Федеральным законом от 26.07.2019 N 199-ФЗ)

    4 способа повысить эффективность исполнения

    Большинство людей признают, что исполнение является критически важным навыком, и стремятся выполнять его хорошо, но они могут а) недооценивать, насколько это важно для их карьерного роста, или б) не осознавать, что вы можете улучшить выполнение, не работая дольше.

    По первому пункту боссы уделяют особое внимание исполнению, которое мы определяем как способность достигать индивидуальных целей и задач. Фактически, когда мы попросили старших менеджеров указать важность этой способности, они поставили ее на первое место в списке из 16 навыков.Другие оценщики в организации поставили его на четвертое место после того, как он вдохновлял и мотивировал, имел порядочность и честность, а также умел решать проблемы. Мы понимаем, что в вашей работе есть много важных моментов, но если вы хотите продвигаться вперед по карьерной лестнице, возможно, пришло время удвоить усилия и просто сделать больше — это то, что хочет видеть ваш начальник.

    Это подводит нас ко второму пункту. Многие менеджеры реагируют на эту новость оборонительно или с отчаянием; в конце концов, большинство менеджеров, которых мы знаем, уже чувствуют, что у них слишком много дел.Вялых, медлительных или рассеянных людей редко (по крайней мере, по нашему опыту) продвигают на руководящие должности. Лидеры, которых мы знаем, уже много и усердно работают, а работать еще усерднее и дольше — не лучший вариант. В краткосрочной перспективе это обычно дает лучшие результаты, но в долгосрочной перспективе лидеры сгорают. И если они заставляли свои команды делать то же самое, члены команды уходили.

    Но наши данные, собранные из десятков тысяч обзоров производительности на 360 градусов, говорят нам о том, что существуют более устойчивые методы улучшения выполнения.Мы посмотрели на тысячи лидеров, которые были оценены как очень эффективные в исполнении, и искали совпадающие модели поведения, которые позволили использовать этот навык. Мы нашли набор моделей поведения, улучшающих выполнение. В частности, выделяются четыре модели поведения:

    Будьте ясны и методичны

    Многие люди, которые энергично относятся к исполнению, склонны бросаться в дела и действовать, прежде чем они организуются, создают план или связывают то, что они делают, со стратегией организации.Наличие дисциплины для организации людей, сбора ресурсов, а затем создания плана, который другие могут взять на себя обязательство, в совокупности улучшит выполнение. Так будет ясно, кто что делает; мы узнали, что когда все несут коллективную ответственность, никто не несет ответственности. Предоставление другим четкого руководства и чувства связи со стратегией организации помогает людям понять, как работа, которую они выполняют, соответствует миссии организации.

    Если вы быстро приступаете к действиям и склонны начинать проект без хорошо организованного плана атаки, или если вы получили обратную связь по поводу отсутствия у вас планирования и организации, на этом предложении можно сосредоточиться. Отдельный участник может избежать дезорганизации, но это редко срабатывает на уровне высшего руководства.

    Ставить большие цели и сроки

    Постановка сложных целей помогает группе достичь поставленных целей и вызывает большую вовлеченность и удовлетворенность членов команды. Чтобы подтолкнуть группу к достижению этих целей, сочетайте их со сроками. Хотя нам это может не нравиться, когда кто-то дает нам крайний срок, наше поведение меняется. Простая установка сроков для целей и задач имеет большое значение для достижения этих целей и задач! Если вы сопротивляетесь ставить перед своей командой завышенные цели, начните с вопросов, например: «Что нужно сделать, чтобы достичь этой цели двумя неделями раньше?» Мы обнаружили, что, бросая вызов вашей команде и поддерживая ее в достижении сложной цели, члены команды действительно чувствуют себя более заинтересованными и удовлетворенными своей работой.

    Эта статья также встречается в:

    Но не переусердствуйте; мы также обнаружили, что слишком много усилий может подорвать доверие, что в конечном итоге повредит исполнению. Когда ненадежный лидер просит дополнительных усилий, люди сомневаются в их мотивах и сопротивляются их просьбам. Более того, вовлечение вашей команды в процесс постановки целей и сроков увеличит их чувство ответственности и автономии.

    Оставляйте больше отзывов, особенно положительных

    Речь идет об улучшении исполнения за счет внутренней мотивации, а не за счет целей и сроков.Лидеры, которые являются отличными исполнителями, умеют давать обратную связь. В частности, лидеры, которые оценивают наиболее высоко, — это те, кто предоставляет критическую обратную связь, находя время, чтобы выслушать и понять точки зрения своих сотрудников, а не просто бросить кому-то трудное сообщение и как можно быстрее завершить разговор.

    Но где мы действительно заметили серьезную разницу, так это с положительными отзывами . В частности, мы обнаружили, что лидеры, которые хорошо работают, дают гораздо более позитивное признание.Наше исследование показывает, что, хотя большее признание не повлияло на выполнение, превышение 65 -го процентиля по этому навыку оказало большое влияние.

    Разрешение конфликтов и создание единства команды

    Вы когда-нибудь были частью такой замечательной команды, что вам нравится приходить на работу? Такие команды, вероятно, выполняют все или большую часть вышеперечисленного: рабочие задания ясны, процессы имеют смысл, сроки амбициозны, но справедливы, а обратная связь многочисленна — но они также делают кое-что еще.В этих командах не только начальник мотивирует членов команды — ожидания коллег — также мощные мотиваторы. Создание такой командной культуры — важный элемент хорошего исполнения. Хотя для создания высокопроизводительных команд требуется очень многое, по нашему опыту, возможно, самая важная вещь, на которой лидеры должны сосредоточиться, — это разрешение конфликтов. Это потому, что многие проблемы в команде возникают из-за разногласий и конфликтов между членами команды; В высокоэффективных командах члены команды доверяют друг другу, и конфликт носит конструктивный, а не деструктивный или личный характер.

    Когда вы думаете о своей способности выполнять, мы чувствуем, что все четыре аспекта имеют решающее значение. Вы можете сосредоточиться на одном или двух и обнаружить, что одного не хватает. Но наши исследования показывают, что уравновешивание всех четырех этих факторов — это стратегия, которая больше всего улучшит выполнение.

    Наконец, если вы зашли так далеко и действительно чувствуете, что уже делаете все эти вещи, но при этом почему-то все еще воспринимаются как «проблемы с исполнением», примите во внимание следующее: в нашем исследовании мы также обнаружил, что между лидерами, которых считают быстрыми, и теми, кого считают великими исполнителями, существуют почти индивидуальные отношения.Предыдущая работа, которую мы проделали, показала, что некоторые из вышеперечисленных вещей — например, постановка сложных целей, наличие четких процессов и укрепление доверия — помогут вам двигаться быстрее. Но вам также может потребоваться предоставить вашим коллегам и начальникам больше доказательств вашей скорости, например, более прозрачно сообщая, над сколькими проектами вы работаете и где они находятся в стадии разработки.

    Как улучшить навыки выполнения с помощью 7 шагов

    Навыки выполнения — это то, как сотрудники выполняют задачи быстро и эффективно.Это важные навыки, потому что исполнение может мотивировать сотрудников работать усерднее и продуктивнее, что может помочь компании процветать. Если вам интересно узнать, как улучшить качество своей работы, полезно понять, как улучшить свои навыки исполнения. В этой статье мы обсуждаем навыки выполнения, определяя, что они собой представляют, и перечисляя семь шагов, которые помогут вам улучшить их.

    Что такое навыки исполнения?

    Навыки исполнения — это способности, необходимые для выполнения определенной задачи или достижения целей компании.Эти навыки обычно включают организацию, мотивацию и тайм-менеджмент. Многие менеджеры или другие лидеры могут использовать эти навыки для выполнения своих обязанностей и управления обязанностями своей команды. Даже если вы не являетесь лидером, вы можете использовать навыки исполнения, чтобы выполнить свои задачи хорошо и в срок. Например, если вы или ваша команда отстаете по производительности, вы можете применить навыки выполнения, чтобы помочь выполнить свои квоты.

    Выполнение — это навык сам по себе, но вы можете часто использовать его в сочетании с другими навыками, в том числе:

    • Внимание к деталям: Это относится к полному и точному выполнению задач, независимо от того, в чем заключается задача.Например, если вы редактор, вы можете уделять внимание деталям, редактируя текст, не делая много ошибок.

    • Коммуникация: Этот навык заключается в том, как вы передаете сообщения другим посредством устной или письменной речи, что требует активного слушания и ясного языка. Навыки исполнения могут потребовать от вас разговора со своей командой, чтобы каждый знал, как выполнять свои задачи.

    • Делегирование: Если вы менеджер или работаете в группе, вы можете использовать этот навык, чтобы разделить роли и обязанности между своей командой, чтобы вы могли выполнять задачу быстрее и эффективнее.Делегирование также может относиться к предоставлению членам команды определенных задач, основанных на их навыках и талантах, для повышения производительности труда.

    • Сотрудничество: Совместную работу можно использовать для совместной работы с командой для выполнения общей цели или задачи, например представления данных, написания отчета или планирования мероприятия. Совместная работа позволяет сотрудникам выражать и делиться различными способами выполнения задачи, что может помочь им составить план и завершить проект.

    • Выравнивание: Выравнивание означает, что компоненты задачи или группы похожи и хорошо работают вместе, чтобы процесс шел гладко.Например, если ваша команда использует навыки согласования, вы можете убедиться, что вы координируете свои процессы, цели и графики, чтобы повысить стандартизацию и эффективность.

    • Решение проблем: Это то, как вы наблюдаете и оцениваете проблему, чтобы подумать о действиях, которые вы можете предпринять для ее решения. Решение проблем — это часть навыков выполнения, потому что вам, возможно, придется анализировать проблемы в ваших задачах и придумывать способы их решения с вашей командой.

    Связано: Навыки управления: определение и примеры

    Как улучшить свои навыки исполнения

    Вот семь способов улучшить свои навыки исполнения:

    1.Создайте план

    Вы можете создать план для себя или своей команды, чтобы улучшить свои навыки исполнения. Наличие плана может помочь вам разделить задачу на более мелкие части, чтобы вы могли работать над различными компонентами плана, пока не закончите его. Планирование также может гарантировать, что вы и ваша команда будете знать, как вы собираетесь реализовать стратегию. Если все знают, в чем заключаются их обязанности, у вас может быть больше шансов выполнить задачу вовремя.

    Чтобы создать план, определите цели вместе со своей командой и подумайте, какие шаги вы можете предпринять для их выполнения.Например, если вам нужно спланировать мероприятие, рассмотрите возможность перечисления таких шагов, как выбор места проведения, создание списка гостей и найм развлечений, которые помогут вам провести мероприятие.

    Связано: Как выполнять планы в управлении проектами (с советами)

    2. Ставить цели

    Еще один способ улучшить свои навыки выполнения — это установить цели для вас и вашей команды. Например, вы можете поставить цель повысить эффективность компании или увеличить продажи. Постановка целей может помочь вам в выполнении как краткосрочных, так и долгосрочных планов, и вы можете ставить цели на неделю, месяц или даже год для себя или своей команды.Это поможет вам оставаться продуктивным и соблюдать график. Если вы хотите установить цели для своей команды, подумайте о том, чтобы провести встречу, чтобы спросить их об их личных или командных целях. Совместная работа над целями может помочь вам создать цели, которые будут хорошо работать для компании и всех членов команды.

    3. Поощряйте командную работу

    Вы также можете поощрять командную работу, чтобы улучшить свои навыки исполнения в группе. Работа в группе может увеличить скорость выполнения задач. Чтобы поощрять командную работу, вы можете разделить свой офис на группы и дать каждой группе задание.Постарайтесь объединиться в группы с людьми, которые могут хорошо работать вместе. Вы можете сделать это, оценив навыки сотрудников, чтобы увидеть, кто может дополнять способности друг друга.

    4. Разрешение конфликтов

    Во время работы могут возникнуть проблемы. Это естественная часть любого рабочего процесса, и лучше всего разрешать любой конфликт, чтобы улучшить свои навыки исполнения и сохранить производительность. Критическое мышление и навыки решения проблем могут помочь вам придумать способы разрешения конфликтов.Например, если двум сотрудникам сложно работать вместе, простым решением было бы позволить им работать с другими людьми, которые имеют схожий стиль работы. Это также может улучшить навыки исполнения, потому что люди, которые хорошо работают вместе, обычно более продуктивны.

    Связано: Как продемонстрировать лидерские навыки на работе

    5. Держите себя подотчетным

    Быть подотчетным означает брать на себя ответственность за свои действия.Если вы, например, поставили цель или составили план, постарайтесь ее придерживаться. Это поможет вам эффективно выполнить задачу. Вы также можете привлечь к себе ответственность, попросив о помощи или приложив больше усилий, чтобы выполнить задание. Совет по привлечению к ответственности — попросите коллегу быть вашим партнером по подотчетности, что означает, что вы помогаете друг другу в достижении своих целей. Вы можете делать это, время от времени отчитываясь друг перед другом, чтобы убедиться, что вы оба в срок для выполнения своих задач.

    6.Предоставление ресурсов

    Для выполнения цели или задачи обычно требуются соответствующие ресурсы и материалы. Например, если вы пытаетесь исследовать маркетинговые стратегии, вам может потребоваться компьютер или мобильное устройство для быстрого и эффективного выполнения этой задачи. Если вы занимаетесь руководящей позицией, вы можете распределить ресурсы между членами вашей команды, чтобы у них были необходимые материалы для выполнения своей работы. Если вы не занимаетесь руководящей ролью, вы можете попросить менеджера или руководителя предоставить вам ресурсы, необходимые для выполнения задачи.

    Связано: Выполнение стратегии: что это такое и как ее реализовать

    7. Оставьте отзыв

    По мере того, как вы и члены вашей команды выполняете задание, старайтесь дать друг другу конструктивную обратную связь. Это означает, что вы цените работу друг друга, давая полезные советы по улучшению. Обратная связь может помочь мотивировать ваших коллег, что может повысить продуктивность на рабочем месте. Если они воспользуются вашими советами по улучшению, то смогут работать более эффективно, что также поможет улучшить их навыки исполнения.Вы также можете попросить своих коллег или руководителя высказать свое мнение. Это может помочь вам определить свои сильные стороны и области, которые нуждаются в улучшении.

    4 новых способа улучшить выполнение работы

    «Я изо всех сил стараюсь оставаться на вершине своей работы. Кажется, в сутках не хватает часов, чтобы все сделать, и я боюсь, что это может стоить мне повышения по службе. Я не уверен, что смогу совмещать семью и свою карьеру ». Это были жалобы, которые я слышал от молодого руководителя, обеспокоенного своим будущим.Я знаю, что у многих были такие же страхи и трудности с казнью. Но надежда есть. Исследование, которым мы с моим коллегой Джо Фолкманом поделились в обзоре Harvard Business Review , показывает, что вы можете значительно улучшить свою способность выполнять работу, не работая сверхурочно.

    Галерея: 15 удивительных вещей, которые производительные люди делают по-разному

    15 изображений

    Эпидемия казней

    Когда мы посмотрели, кто наиболее эффективен в исполнении, мы увидели некоторые интересные результаты.Когда мы сравнили мужчин и женщин в глобальном исследовании с участием 30 922 мужчин и 16 387 женщин, мы обнаружили, что женщины в среднем оценивались как значительно (t = 10,68, сигн. 0,000) более эффективные, чем мужчины. Молодая женщина-руководитель была удивлена, услышав это.

    Она была еще более уверена, когда я проанализировал вместе с ней данные о способности среднестатистической женщины-руководителя выполнять свои обязанности по мере продвижения по карьерной лестнице. Когда мы проанализировали данные по полу и возрасту, мы увидели, что с возрастом у мужчин эффективность их выполнения снижается.Однако это не относится к женщинам.

    Это исследование ясно показывает, однако, что исполнение является проблемой не только для нашего молодого друга, но и для многих лидеров-мужчин, особенно на более позднем этапе их карьеры.

    Как лидеры могут улучшить выполнение?

    Некоторые могут предположить, что улучшение исполнения — это все о развитии хороших рабочих привычек. Это правда, что вялым, медленным или рассеянным лидерам необходимо изменить эти рабочие привычки. Обычно хорошие лидеры много работают.Логичное решение о том, как улучшить выполнение, — просто работать усерднее, быстрее и дольше. Затем потребуйте от других сделать то же самое. В краткосрочной перспективе это обычно дает улучшенные результаты, но является ли это единственным решением?

    Чтобы найти ответ на этот вопрос, мы еще раз погрузились в данные. Мы посмотрели на тысячи лидеров, которые были оценены как очень эффективные в исполнении, и искали другие общие черты поведения людей, которые преуспели в исполнении. Выделялись четыре модели поведения:

    1.Будьте стратегическими и ясными

    Многие люди, которые энергично относятся к исполнению, склонны бросаться в дела и действовать, прежде чем они организуются, создают план или связывают то, что они делают, со стратегией организации. Это классическая группа «Готовься, стреляй, целься». Наличие дисциплины для организации людей, сбора ресурсов, а затем создания плана, которому другие обязуются следовать, в совокупности улучшит выполнение. Предоставление другим четкого руководства и чувства связи со стратегией организации помогает коллегам работать над правильными задачами наиболее эффективным способом и гарантирует, что работа, которую они выполняют, соответствует миссии организации.

    2. Установите дополнительные цели и сроки

    Хотя мы можем желать, чтобы мир был другим, большинство лидеров усвоили, что, когда кто-то дает нам крайний срок, наше поведение меняется. Обязательство других нести ответственность за цели и задачи также будет иметь большое значение для обеспечения достижения целей. Кроме того, побуждение команды к достижению сложных целей не только помогает группе достичь поставленных целей, но и способствует большей вовлеченности и удовлетворенности членов команды.

    3. Часто оставляйте отзывы

    Наше исследование также выявило сильную корреляцию между способностями руководителей давать честные отзывы и их навыками исполнения. Члены команды добиваются большего, если знают, что правильно работают над проектом. И усиление обратной связи, и перенаправление наблюдений улучшают выполнение. Своевременное признание имеет большое значение для улучшения исполнения, поскольку повышает чаяния членов команды.

    Обратная связь не означает просто бросить кому-то трудное сообщение и как можно быстрее завершить беседу.Это бесполезно. Лидеры, которые потратили время на то, чтобы выслушать и понять точки зрения своих сотрудников, когда они высказывали критическую обратную связь, получили самые высокие оценки.

    4. Построение единства команды

    Иногда самое большое бремя выползания из-под горы документов — это то, что вы должны делать это в одиночку или убеждать других присоединиться к вам. Но были ли вы когда-нибудь частью великой команды, которая заставляла вас любить приходить на работу? и где ожидания других участников заставили вас работать усерднее и делать больше? Возможность создать такую ​​команду повысит ваши навыки исполнения.Такие команды мотивируются не только начальником, но и другими членами команды. Высокопроизводительные члены команды доверяют друг другу и концентрируются на конструктивном разрешении конфликтов.

    Когда вы думаете о своей способности выполнять, мы полагаем, что все эти четыре поведения имеют решающее значение. Найдите минутку и изучите, как вы выполняете. Ответ на ваши проблемы может заключаться не только в увеличении рабочего времени, но и в том, чтобы стать умнее и сотрудничать в те часы, которые вы уже работаете.

    10 способов поддерживать стабильное качество проекта

    10 способов поддерживать стабильное качество проекта

    Качество имеет значение! Качество отделяет профессионала от любителя, и требуется приверженность, целеустремленность, а иногда и смелость, чтобы поддерживать стабильное качество проекта и выполнять его в рамках бюджета.

    Когда вы реализуете ИТ-проект стоимостью в несколько миллионов фунтов стерлингов, низкое качество проекта может иметь серьезные последствия, приводя к повторной работе, задержкам в графике, более высоким затратам, разочарованию, моральным проблемам и неудовлетворенности клиентов. Так как же обеспечить стабильное качество проекта от начала до конца?

    1. Определить качество

    Качество неоднозначно, оно может означать многое. Например, свод знаний по управлению проектами (PMBOK) определяет качество как «соответствие требованиям и пригодность к использованию», ISO 9000 определяет качество как «степень, в которой набор присущих характеристик соответствует требованиям».

    Независимо от типа или размера проекта, которым вы управляете, найдите время, чтобы определить критерии качества для вашей текущей работы, чтобы члены вашей команды понимали, что это такое, и как достичь и улучшить его.

    2. Приверженность качеству

    Приверженность компании качеству должна исходить сверху и многократно подтверждаться. Если бизнес не рассматривает качество как свою единственную, не подлежащую обсуждению цель, работники неизбежно почувствуют необходимость идти на компромиссы, и качество упадет.

    Как руководитель или руководитель проекта, стремитесь к качеству, поделитесь своим обязательством со своими сотрудниками и подумайте о том, как вы справитесь с любым конфликтом между вашей заявленной целью и привлекательным сокращением затрат, которое снижает качество.

    3. Придерживайтесь требований проекта!

    Как только вы определились с критериями качества и требованиями проекта, придерживайтесь их! Обеспечьте баланс между постоянными улучшениями проекта и требованиями к позолоте. Добавление функций, которые клиент не запрашивал, увеличивает вероятность задержек и более высоких затрат.Руководители проектов стремятся к улучшениям и качеству проектов, но остерегайтесь появления дополнительных вещей, выходящих за рамки объема работ.

    4. Управляйте качеством

    Совместно с командой проекта определите практический подход к управлению качеством, включая применимые стандарты и процессы качества. Они определяются вашими стандартами и процессами обеспечения качества, содержащимися в проекте.

    5. Обеспечение качества

    Выполните свой план управления качеством, используя стандарты и процессы, определенные в проекте.Проведите аудит качества, чтобы оценить, насколько хорошо команда следует плану и соответствует ожиданиям вашего клиента.

    6. Контроль качества

    Убедитесь, что результаты правильные и не содержат дефектов, и сосредоточьтесь на качестве от начала до конца проекта. Проведите осмотр для выявления дефектов. Начните как можно раньше; Выявление и устранение дефектов вблизи места их возникновения экономит время и деньги.

    7. Ориентация на требования

    Управление требованиями и управление качеством идут рука об руку.Четкие, четко определенные требования приводят к меньшему количеству переделок и задержек с графиком. Сосредоточьтесь на улучшении процесса требований — выявлении, анализе, документировании и проверке их.

    8. Следуйте процессам проекта

    Следуйте процессам и задачам, содержащимся в вашем проекте. Если вы найдете более эффективный способ что-то сделать, добавьте его в план, чтобы постоянно улучшать процессы.

    9. Извлеченные уроки

    Задокументируйте уроки, извлеченные после этапов проекта и по завершении проекта, чтобы оценить ваши процессы и «закрепить» все улучшения в проекте проекта и перенести их в будущие проекты.Это составляет часть вашей стратегии управления знаниями; вы создаете банк знаний и используете уроки, извлеченные из последнего проекта, как для существующих, так и для новых проектов.

    10. Краткий обзор проекта

    Краткое изложение проекта — это больше, чем простой разговор о том, что сработало, а что нет, он исследует, почему что-то произошло (или не произошло). Рассуждение иногда может быть таким же болезненным, как и сам проект, особенно если ваш проект провалился, и вам нужно выяснить, где что-то пошло не так.Вместо того, чтобы с головой окунуться в свой следующий проект, уделите время тщательному анализу как своей команды, так и клиента, чтобы со временем вы постоянно улучшали стабильность качества в своих проектах и ​​успешно выполняли их.

    10 способов поддерживать стабильное качество проекта
    1. Определить качество
    2. Приверженность качеству
    3. Придерживаться требований проекта
    4. Управление качеством
    5. Обеспечение качества
    6. Контроль качества
    7. Ориентация на требования
    8. Следите за процессами проекта
    9. Задокументировать извлеченные уроки
    10. Найдите время для подробного описания проекта

    Поддержание стабильного качества проекта требует приверженности, сосредоточенности и смелости, и выполнение этих шагов не только поможет вам поддерживать высокий уровень качества в проектах, но и постоянно улучшать стабильность качества ваших проектов.Чтобы узнать больше о том, как Hydra Cloud может помочь вам поддерживать и повышать стабильность качества в ваших проектах, загрузите нашу брошюру или свяжитесь с нами для получения бесплатной консультации без обязательств.

    И последнее …

    Если вам понравилась эта статья и вы хотите быть в курсе последних событий, Hydra ежеквартально публикует новости и блоги Digital Watercooler об изменении ландшафта управления проектами и предоставления услуг, и мы хотели бы поделиться им с вами.


    Как повысить производительность сотрудников за 6 шагов

    Каждый отдельный сотрудник вносит свой вклад в успех (или неудачу) вашего бизнеса.Конечно, цель — постоянно повышать качество и эффективность вашей рабочей силы. Но без четкого понимания того, какие факторы влияют на производительность сотрудников, будет сложно добиться успеха.

    Так что же такое производительность сотрудников? На какие факторы следует обратить внимание руководителям и что вы можете сделать, чтобы помочь своим сотрудникам добиться успеха?

    Что означает производительность сотрудников?

    Эффективность сотрудников определяется как то, как сотрудник выполняет свои должностные обязанности и выполняет свои требуемые задачи.Это относится к эффективности, качеству и результативности их продукции.

    Performance также помогает нам оценить ценность сотрудника для организации. Каждый сотрудник — это серьезное вложение для компании, поэтому отдача от каждого сотрудника должна быть значительной.

    Business Insider исследовал, какой доход получают ведущие технологические компании в расчете на одного сотрудника. Высокопроизводительный сотрудник чрезвычайно ценен для компании. На самом деле нет большего актива, чем лучшие таланты.

    Кредит: Business Insider

    Как можно измерить производительность сотрудников?

    Оценка эффективности сотрудников зависит от ролей и отделов, но в целом ее можно измерить с помощью:

    1. Скорость и эффективность — Сколько сотрудников выполняет в среднем за день, месяц или квартал? Есть ли препятствия, которые необходимо устранить, или возможные ресурсы, которые следует учитывать, которые могут способствовать повышению производительности?
    2. Качество и глубина — Насколько «хороша» работа сотрудника по сравнению с коллегами и другими сотрудниками той же должности, области или отрасли? Делает ли сотрудник что-то уникальное для своей роли, что приносит компании добавленную стоимость?
    3. Доверие и последовательность — Можно ли полагаться на сотрудника в принятии правильных решений и своевременном выполнении своих обязанностей? Нужно ли ими тщательно управлять или они хорошо справляются сами? Демонстрируют ли они потенциал роста внутри компании или их рост приостановился?

    Специфика этих показателей будет отличаться в зависимости от конкретной должности.Все сотрудники (и их руководители) должны соответствовать целям и ожиданиям, лежащим в основе каждой метрики. Устанавливая четкие цели и сроки их достижения, каждый сотрудник должен точно понимать, чего от него ждут.

    Погрузитесь глубже: манифест обучения сотрудников для повышения производительности

    Как вы можете провести эффективный анализ производительности сотрудников?

    Хотя особенности различаются, есть несколько отличных способов составить обзор производительности.Из вариантов выберите, какой подход лучше всего оценит сотрудника и предоставит информацию, которая будет наиболее эффективной для повышения его производительности:

    Запланируйте индивидуальную встречу между сотрудником и непосредственным руководителем для мозгового штурма. Это отличная тактика для сотрудников, которые заинтересованы, например, получают прямую обратную связь, и чувствуют себя комфортно, высказывая свой собственный опыт и мнения. Это также возможность общаться и обеспечивать прозрачность между сотрудником и руководством.Вот шаблон, который нужно заполнить и помочь провести встречу:

    Кредит: Quantum Workplace

    Используйте таблицу рейтингов с числовой шкалой. Этот параметр предоставляет конкретные показатели, которые позволяют легко сравнивать производительность сотрудников в контексте. Его также можно заполнять быстро и легко, а значит, делать это можно часто. В рейтинговой диаграмме с числовой шкалой обычно перечислены показатели производительности, а затем предлагаются флажки от 1 до 5. Один — это самый низкий уровень производительности, а пять — самый высокий.Попросите сотрудника заполнить ту же таблицу, что и вы (или руководитель), а затем сравнить оценки, чтобы увидеть, где есть возможности для улучшения и более тесного взаимодействия.

    Попросите команду заполнить анонимные экспертные оценки друг друга. Иногда менеджер не может видеть или понимать, что могут видеть члены команды. Это возможность для руководства собрать ценные данные о своих сотрудниках с точки зрения людей, которые работают с ними и имеют разные точки зрения.Рецензирование должно быть анонимным, чтобы сотрудники чувствовали себя в безопасности, делясь честными отзывами и впечатлениями.

    Как можно улучшить производительность сотрудников?

    Независимо от того, являетесь ли вы руководителем группы или сотрудником, важно оценивать эффективность сотрудников и видеть, где есть возможности для улучшения.

    И руководство, и сотрудники всегда должны знать статус своей работы. Если производительность падает или пришло время для повышения, внедрение передовых методов повышения качества и производительности труда действительно может иметь значение.

    Вот шесть способов повысить производительность труда сотрудников.

    1. Изучите проблемы недостаточной производительности

    Важно досконально понять, почему сотрудник может работать неэффективно. Избегайте предположений, собирая данные и информацию, а также обращаясь к человеку напрямую.

    Сотруднику может не хватать необходимых ресурсов или, возможно, он не был должным образом обучен и не был принят на работу с самого начала. Их могут отвлекать внешние факторы, отвлекающие их от работы, и им может понадобиться некоторая поддержка со стороны отдела кадров.Возможно, сотруднику не хватает ясности в отношении целей компании, или он не чувствует себя ценным или хорошо поддерживаемым в своей роли.

    Важно понимать, в чем заключаются проблемы, чтобы лучше всего их решать и давать шанс на улучшение. Попытки скрыть проблемы с помощью «быстрых решений» в долгосрочной перспективе не помогут.

    Итог: избегайте предположений о недостаточной эффективности и выясните, что происходит на самом деле.

    2. Поощряйте постоянное общение

    Ясная и эффективная коммуникация необходима для повышения производительности сотрудников.Получать отрицательный отзыв может быть сложно и неудобно как для руководства, так и для сотрудника, но важно создать атмосферу прозрачности и прямого общения.

    Нереально ожидать, что сотрудники будут меняться и совершенствоваться, не предоставив им конкретных отзывов и конкретных действий, над которыми нужно работать. Кроме того, следует поощрять членов команды сообщать о своих взглядах на прогресс, сроки, ожидания и доступные ресурсы.

    Культура, поощряющая сотрудничество и обмен идеями, может повысить энергию в вашей команде, помочь вам развивать инновации и повысить уровень производительности для всех. Посмотрите это информативное видео от HR360 с практическими советами по внедрению успешного общения сотрудников:

    Кредит: HR360Inc

    Итог: вы можете заложить основу для повышения производительности сотрудников, четко передавая отзывы и ожидания, а также создавая атмосферу открытого общения.

    3. Создавать благоприятную рабочую среду

    Согласно Time Doctor, сотрудники, которые довольны своей рабочей средой, также работают лучше. Это не должно быть сюрпризом. Подумайте о том, как по-другому вы себя чувствуете, когда пространство вокруг вас чистое и аккуратное, а люди вокруг вас мотивируют и позитивны. Поощрение сотрудников к тому, чтобы они персонализировали и убирали загромождение своего пространства, может создать более благоприятную среду для продуктивной работы.

    Это также означает повышение морального духа команды и обеспечение позитивного общения внутри команды.Убедитесь, что у сотрудников запланированы мероприятия и мероприятия, не связанные с работой, и чтобы каждый чувствовал себя ценным в своей команде.

    Итог: более счастливые сотрудники работают лучше, поэтому убедитесь, что окружающая среда благоприятная.

    Фото: Нил Патель

    4. Обучение не заканчивается на приеме на работу

    Первоначально новым сотрудникам уделяется много внимания и указаний в процессе их адаптации. Но это не должно быть единственным обучением, которое проходят сотрудники.Постоянное обучение является важной частью сохранения вовлеченности сотрудников и их мотивации думать и работать по-новому.

    Кроме того, трудно сохранить так много информации, когда все новое и многообещающее. Непрерывное обучение с контекстным обучением позволяет сотрудникам получать дополнительную информацию и дополнительную информацию в случае, если что-то было упущено во время первоначальной адаптации.

    Точно так же, как обучение должно продолжаться после начальной фазы адаптации, внедрение новых приложений не завершается, когда системы развертываются для сотрудников.В ходе опроса более 500 руководителей, проведенного Harvard Business Review Analytics Services, выяснилось, что почти половина сотрудников респондентов столкнулись с трудностями при столкновении с несколькими программными приложениями для выполнения кросс-функциональных бизнес-процессов.

    Итог: Постоянное обучение позволяет сотрудникам продолжать развивать свои навыки и улучшать свои результаты.

    5. Используйте данные и платформы

    В цифровую эпоху измерение производительности сотрудника может сильно зависеть от данных.Оценка управления временем, качества выполненных задач и даже результативности работы не должна быть субъективной. Фактически, используя HR-аналитику, сотрудники могут видеть анализ своей работы, а менеджеры могут определять области, которые необходимо улучшить. Данные позволяют строить догадки из этих показателей.

    Если сотрудники знают конкретные показатели, которые будут измеряться и анализироваться, они могут лучше управлять своей работой и контролировать ее. Это одновременно расширяет возможности сотрудников, что способствует более высокому уровню мотивации и убежденности в выполнении отличной работы, а также дает им очень практические инструменты для уверенного улучшения своей работы.

    Чтобы получить полное представление о том, как управлять цифровым опытом сотрудников, их производительностью и вовлеченностью, обратитесь к «Руководству по внедрению цифровых технологий» от Futurum Research.

    Итог: Поддерживайте и направляйте сотрудников с данными, чтобы их сильные и слабые стороны в производительности были конкретными, а не субъективными.

    6. Управляйте производительностью для стимулирования роста

    В целом, люди становятся более мотивированными и продуктивными, когда они чувствуют поддержку, ценность и располагают необходимыми ресурсами для выполнения своих задач.Управление производительностью сотрудников требует глубокого понимания самих людей и способности стимулировать их рост и развитие.

    Чтобы задать тон для счастливого рабочего места, необходимо также создать приятную с эстетической точки зрения среду. Позвольте сотрудникам вносить свой вклад в дизайн своего рабочего места. Может быть, нужно больше света, или, может быть, обновление старой краски до чего-то свежего и смелого может добавить положительной атмосферы в пространство. Поощряйте сотрудников брать на себя ответственность за свое окружение, культуру и физическое пространство.

    Управление внедрением улучшений производительности сотрудников должно быть очень конкретным и целенаправленным.

    Для эффективного достижения целей полезно использовать аббревиатуру SMART от SHRM Global. Убедитесь, что ваши цели: конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и привязанные ко времени.

    Счастливые люди — лучшие сотрудники

    Производительность сотрудников определяется как физическими, эмоциональными, так и практическими факторами. Развивая здоровое и открытое общение, ставя конкретные цели и обеспечивая постоянное обучение, сотрудники будут наделены полномочиями и мотивацией для достижения, роста и успеха.

    Как улучшить рабочий процесс: руководство из 7 шагов

    Как компания, занимающаяся разработкой программного обеспечения для управления производительностью, мы постоянно взаимодействуем с организациями, которые хотят добиться большего, не только со стратегической точки зрения, но и с точки зрения способа. они работают. Выполнение стратегии и процессы идут рука об руку — это потому, что устаревшие, неэффективные и нечеткие процессы являются препятствием для роста организации. По некоторым оценкам, неэффективные процессы могут снизить выручку компании на целую треть.

    Высокодоходные организации знают это инстинктивно. Их усилия по повышению операционной эффективности привели к:

    • Более продуктивные сотрудники. Вместо того, чтобы тратить время на ненужные административные задачи или непродуктивные разговоры, они сосредотачиваются на более ценной работе, которая на самом деле способствует росту.
    • Финансовая экономия. Вместо того, чтобы тратить деньги на выполнение ненужных задач, они перенаправляют ресурсы на потенциальные возможности роста.
    • Лучшие продукты или услуги. Вместо того, чтобы довольствоваться процессами, которые работают примерно в случаях, они поддерживают более последовательный, высококачественный выпуск с более совершенными процессами.

    Все это причины, по которым все в ClearPoint просто немного одержимы улучшением внутренних процессов в дополнение к выполнению стратегии. Фактически, в сбалансированной системе показателей нашей собственной компании «операционное превосходство» указывается в качестве цели корпоративного уровня; Многие задачи на уровне отдела включают поиск способов лучше организовать и автоматизировать процессы.

    Чтобы помочь вам начать работу, ниже мы описали основные шаги по улучшению рабочего процесса; это то, что мы делаем в нашем собственном офисе для улучшения процессов. Вы также увидите, как программное обеспечение ClearPoint может быть полезно для выявления и внесения изменений в процессы на каждом этапе. (Если вы из местного правительства заинтересованы в улучшении процессов, прочтите эту статью, чтобы узнать больше о том, как один город справился с этой задачей.)

    Хотите узнать, как ClearPoint может помочь вашей организации управлять усилиями по улучшению процессов, а также вашим общим стратегическим планом? Забронируйте время, и мы вам покажем!

    Как улучшить вашу работу: 7 шагов для улучшения процессов

    1.Выберите процесс, который нужно улучшить.

    Есть процессы, связанные со всем, что делает ваша организация, как внешняя, так и внутренняя. Кого атаковать первым? Подумайте о следующем, когда вы рассматриваете свои процессы и оцениваете необходимость улучшения:

    • Какие из них наиболее важны для вашего бизнеса?
    • Какие из них отнимают много времени?
    • Какие из них используются чаще всего?
    • Какие из них кажутся устаревшими?
    • Какие из них можно было бы легче делегировать, если бы они были улучшены?

    Найдите способ расставить приоритеты для процессов, которые вы определили.Например, может ли улучшение одного конкретного процесса напрямую помочь вашей организации в достижении ее текущих целей? Или, возможно, улучшение процесса, который используется ежедневно, будет более эффективным, чем процесс, который используется реже. Анализ пробелов также может помочь определить процессы, созревшие для улучшения.

    В качестве примера, процесс, который мы определили в ClearPoint как хороший кандидат на улучшение, — это процесс RFP (запрос предложения). RFP имеют важное значение для будущего роста нашей компании, но нам нужно много времени, чтобы собрать их вместе, особенно если нам нужно создавать более одного за раз.Используя наше программное обеспечение для управления производительностью для управления процессом улучшения, мы можем создать инициативу для «улучшения процесса RFP» и связать ее с целями соответствующего отдела и компании.

    2. Назначьте ответственность за изменения.

    Назовите конкретного человека (или лиц), который будет нести ответственность за реализацию изменений. Тот, кто вовлечен в процесс на начальном уровне, является хорошим кандидатом на эту должность, потому что у него больше шансов получить полезные идеи.Хотя к анализу процесса и определению того, что и как следует изменить, могут участвовать несколько человек, ответственность одного человека за все это поможет обеспечить непрерывность действий. Это также будет человек, к которому другие будут обращаться с вопросами о процессе после внесения изменений.

    В ClearPoint мы назначаем «владельца» этой инициативы, а также «сотрудников», которые также будут работать над проектом.

    3. Запишите ваши текущие шаги в рамках этого процесса.

    Чтобы убедиться, что процесс хорошо понятен, задокументируйте, как он работает в настоящее время. (Если процесс уже задокументирован, протестируйте его, чтобы убедиться, что это все еще те шаги, которые вы предпринимаете.)

    Не забудьте включить:

    • Начальная и конечная точки (как это началось и как узнать, когда оно будет завершено?)
    • Все этапы от начала до конца
    • Роли всех участников, выполняющих каждый шаг
    • Ресурсы или информация, необходимые для выполнения
    • Что производит процесс
    • Исключения из последовательности операций

    Когда оно будет завершено, проверьте свое письменное описание, чтобы убедиться, что вы ничего не пропустили и что оно точно описывает процесс.Вы можете отслеживать эту информацию в ClearPoint в настраиваемых полях или прикрепить документ с пошаговым описанием процесса, чтобы всей команде было легко найти то, что им нужно.

    СОВЕТ: Документация процесса полезна не только для внутреннего улучшения процесса. Это также способствует обмену знаниями в компании и помогает при адаптации новых членов команды (или получении помощи от члена команды, который может не знать процесса, если вы увязли в других задачах).

    4.Выявите узкие места, препятствия и проблемы.

    Выполнение предыдущих шагов улучшит коммуникацию и контроль качества в вашей организации. Но для получения более значимых результатов вам необходимо определить, что сдерживает ваш процесс. Проведите анализ после действия, чтобы оценить его эффективность. Как прошел процесс? Что идет хорошо или нет? Как вы можете это улучшить? Может быть, задача одного человека отнимает слишком много времени или шаг неясен, постоянно вызывая вопросы. Возможно, процесс слишком зависит от других процессов или людей.

    При выявлении препятствий полезно иметь данные, связанные с процессом, для анализа. Отслеживание точек данных, таких как время, результат и рентабельность инвестиций, поможет вам выяснить, эффективны ли внесенные вами улучшения. Количество необходимых вам данных зависит; некоторые процессы (например, наш процесс запроса предложения) могут потребовать данных всего за месяц или около того, но, например, для капитального ремонта общегородского процесса запроса паспорта можно было бы получить данные за год.

    ClearPoint предлагает отличный способ отслеживать данные с целью улучшения рабочего процесса.Вы можете использовать его для сбора и хранения данных о процессе до, во время и после изменения. ClearPoint может автоматически извлекать данные из нескольких систем, чтобы они были легко доступны, все в одном месте, в любое время, когда они вам понадобятся.

    5. Найдите способы решения проблем.

    Как только вы определили, что вас сдерживает, работайте над устранением этих недостатков. Соберите группу, чтобы провести мозговой штурм, как лучше справиться с проблемными местами. Подумайте, поможет ли создание шаблона.Некоторые вещи вы никогда не сможете изменить, но постарайтесь устранить как можно больше узких мест.

    Технологии, в частности инструменты автоматизации, часто могут помочь в решении проблем эффективности. Возможно, автоматизация уже встроена в инструменты, которые вы используете регулярно, но вы просто можете не использовать ее преимущества. Поэтому внимательно присмотритесь к инструментам, которые вы используете, и посмотрите, как вы можете использовать их лучше; или, если ситуация того требует, подумайте о том, чтобы вложить больше средств в программный инструмент, который включает автоматизацию и поможет избежать ненужной ручной работы для вашей команды.

    Какие цели вы конкретно преследуете? Установите реалистичные и измеримые вехи, чтобы вы могли измерить прогресс. Что касается нашего процесса запроса предложений, в конечном итоге мы хотим сократить время, необходимое для подготовки каждого ответа. Наши первые шаги на этом пути — уменьшить количество источников, на которые нам нужно ссылаться, чтобы найти информацию, и повысить эффективность нашего процесса проверки.

    6. Протестируйте свой новый процесс.

    Задокументируйте и протестируйте новый процесс. Как это работает сейчас? Какие-то части этого неясны? Помимо самостоятельного тестирования, попросите одного или нескольких человек, незнакомых с процессом, протестировать его.(Ваше знание может омрачить ваше суждение.) Не торопитесь с фазой тестирования, чтобы убедиться, что ваш процесс улавливает все возможные исключения и дает согласованные результаты.

    Соберите и проанализируйте данные, связанные с новым процессом, чтобы увидеть, есть ли улучшения. В нашем примере RFP мы используем ClearPoint для отслеживания дат начала и окончания процесса и сбора количественных данных по нашим вехам. Мы также призываем соавторов добавлять качественные данные, комментировать, как идут дела, и при необходимости предлагать новые идеи и т. Д.Редко удается добиться изменения процесса с помощью первой итерации, поэтому будьте готовы внести некоторые изменения. Сравните производительность вашего нового процесса с целями, которые вы поставили на предыдущем шаге, чтобы знать, когда ваша работа будет завершена.

    7. Поделитесь своим процессом и продолжайте его совершенствовать.

    Когда ваш процесс формализован, задокументируйте и поделитесь им с командой. Но то, что вы достигли конца этих шагов по улучшению процесса, не означает, что вы должны перестать искать способы дальнейшего улучшения! Следите за его текущей производительностью и продолжайте совершенствовать, когда услышите больше отзывов от членов команды.Со временем в процессе могут также произойти изменения — например, обновление программного обеспечения — которые могут повлиять на общий поток и потребовать дополнительной тонкой настройки. Если вы используете ClearPoint, вы сможете продолжить сбор данных и отзывов, которые будут легко доступны в любое время для будущего анализа.

    Улучшение рабочего процесса в вашей культуре.

    Все преимущества, которые мы упомянули в начале этой статьи, не возникают автоматически в результате одного усилия по изменению процесса — они появляются, когда организации делают улучшение процессов значительной частью своей корпоративной культуры.

    Руководители должны побуждать сотрудников регулярно обдумывать и предлагать улучшения процессов, а также поощрять сотрудничество между отделами, чтобы было легче выявлять и обсуждать возможности. Назначение владельцев определенных процессов также полезно не только в контексте этих шагов по совершенствованию процессов, но и в долгосрочной перспективе, чтобы они могли постоянно искать потенциальные возможности. Когда изменение становится мышлением, а не единичным событием, ваша организация будет хорошо подготовлена ​​к росту — и всему, что ей подскажет будущее.

    10 способов повысить эффективность и производительность команды

    Согласно опросу CareerBuilder, около 75 процентов работодателей говорят, что каждый день теряется более двух часов эффективной работы. Но не всегда очевидно, что именно убивает продуктивность вашей команды. Давайте разберемся, как следующие советы помогут вашим товарищам по команде стать более продуктивными и эффективными.

    Если вам понравился этот пост, подпишитесь на бесплатную пробную версию нашего программного обеспечения!

    «Работа — это процесс, и любой процесс нужно контролировать.Следовательно, чтобы сделать работу продуктивной, необходимо встраивать соответствующие средства контроля в процесс работы ».

    — Питер Ф. Друкер, Менеджмент: задачи, обязанности, практика

    1. Ставьте и отслеживайте достижимые цели.

    Во-первых, вы должны сделать шаг назад и подумать о том, над чем именно вы хотите, чтобы ваша команда работала. Определите ключевые цели и примите во внимание возможности вашей команды по их достижению. Убедитесь, что у вас есть процессы, и подумайте о программном обеспечении для управления персоналом, чтобы отслеживать свой прогресс.

    А пока не забывайте стремиться к достижению целей. Назначение одного большого проекта даже в разумные сроки может быть непосильной задачей. В качестве альтернативы, разбиение больших проектов на более мелкие итерации показывает явный прогресс и мотивирует товарищей по команде по мере их продвижения к конечному продукту.

    2. Уточнить роли и задачи

    Следующим шагом является встреча с членами вашей команды один на один, чтобы сообщить о приоритетах и ​​ожиданиях в отношении их ролей.Прежде всего, опишите две или три первоочередные задачи, на которых вы хотите, чтобы они сосредоточились. Затем оцените время, которое ваши сотрудники должны посвятить этим задачам. В то же время помогите им понять качество работы, которую вы ожидаете. Затем обязательно объясните результат, которого вы пытаетесь достичь. И наконец, не мешайте им — дайте своим сотрудникам свободу работать наилучшим образом.

    3. Отправляйте и получайте отзывы

    По мнению экспертов американских авторов эссе, вам необходимо развивать культуру доверия в своей команде, регулярно предоставляя конструктивную и содержательную обратную связь.Например, спросите о проблемах, с которыми сталкиваются ваши сотрудники, как вы можете помочь им более эффективно распоряжаться своим временем и нужно ли им больше ресурсов. Не стесняйтесь задавать следующие вопросы, чтобы упростить процесс обратной связи:

    — Актуальны ли поставленные цели?

    — Есть ли прогресс в работе? Если нет, то почему? Покопайтесь, чтобы раскрыть корень проблемы.

    — Достижима ли и управляема ли рабочая нагрузка?

    Программное обеспечение

    для управления производительностью помогает убедиться, что процесс эффективен, а все сотрудники работают с максимальной отдачей.

    4. Не позволяйте встречам разрушить вашу продуктивность

    Улучшите способ проведения собраний. Хотя собрания имеют плохую репутацию с точки зрения результативности, они определенно нужны вам для обмена информацией и принятия решений. Приглашайте только тех людей, которые должны быть вовлечены, составляйте целенаправленную повестку дня и подводите итоги каждой встречи с четкими резолюциями. Как следствие, количество лишних встреч будет постепенно уменьшаться.

    Не бойтесь экспериментировать.В качестве иллюстрации проведите стоячую или пешеходную встречу. Даже если положительный сдвиг в производительности команды не совсем очевиден, вы определенно принесете пользу своему здоровью.

    Получите подарочную карту на 5 долларов в подарок!

    Ваше время ценно. Забронируйте (и посетите) вашу демонстрацию HR Cloud.

    Запросить демо

    5. Из самана праздности в пространство производительности

    Реорганизуйте офисное пространство, если сотрудникам не нравится нынешняя планировка. Как именно это сделать? Что ж… Только ваша команда и ваш тип рабочего процесса знают ответ.

    Например, вы можете инвестировать в офисные коконы. Отвлекающие факторы — один из самых серьезных убийц производительности. Вот почему создание удобных пространств для укрытия людей помогает им сосредоточиться в офисе. Или снабдите своих рабочих рабочими станциями с возможностью установки на стойку. Исследование, проведенное Школой общественного здравоохранения Техасского центра медицинских наук A&M, показало, что работники с этим типом стола были примерно на 46 процентов более продуктивными, чем работники с традиционными конфигурациями сидячих столов. Это ваше рабочее место в конце дня.Так что расположите его так, как вы считаете, будет способствовать развитию вашего творчества.

    Чем более осведомленными и заинтересованными будут ваши сотрудники, тем продуктивнее! Подумайте о программном обеспечении для взаимодействия с сотрудниками, чтобы оптимизировать эту связь с теми, кто на вас работает.

    6. Повысьте продуктивность за счет эффективного общения

    Один из ключей к более эффективной работе — создание единой системы связи. В пользу этой идеи говорит тот факт, что почти половина сотрудников в США предпочитает общаться с коллегами в Интернете, экономя на производительности.

    Повышение качества обслуживания сотрудников
    не должно быть трудным или дорогостоящим!

    Научиться

    Идеальная система связи для вашей компании — это командный мессенджер. Каждая команда может найти лучшее решение в зависимости от своих потребностей. Это будет вселенная вашей команды, где вы не будете отвлекаться на общение с родственниками или друзьями.

    7. Объедините все проекты, над которыми работает ваша команда, под одной крышей

    Работа в команде может стать беспорядочной и беспорядочной без централизованного пространства для управления проектами.Таким же образом программное обеспечение для совместной работы особенно важно, если ваши коллеги находятся в разных офисах и работают удаленно. Проблема в том, что можно легко запутаться в том, где находятся все данные проекта, кто выполняет задачи, насколько далеко они находятся в процессе и сколько работы осталось.

    Имея инструмент планирования в реальном времени, доступный отовсюду, ваша команда не будет втягиваться часами в собрания и переписку по электронной почте. Программное обеспечение для управления проектами, такое как Basecamp или droptask, может помочь вам координировать всю деятельность с помощью одного простого в управлении веб-инструмента.

    8. Все измерить

    Если вы не можете измерить это, вы не можете это улучшить. Так что следите за показателями, которые важны для вашей команды. Например, проанализируйте последние изменения в производительности, продажах и доходах или изучите последние показатели удержания персонала.

    Вы должны помнить, что улучшение внутренней коммуникации приносит долгосрочные выгоды. Но как менеджер вы должны понимать половину результатов. Если они вас не устраивают, попробуйте использовать другую тактику для улучшения взаимодействия в команде.В противном случае, если вы заметили положительную динамику, масштабируйте свои усилия.

    9. Не переусердствуйте …

    Лучше меньше, да лучше. Компания может одновременно использовать слишком много инструментов, советов или тактик. В конце концов, каждая компания должна унифицировать программное обеспечение, которое используют ее сотрудники, и продуктивный рабочий процесс. Без заранее установленных бизнес-процессов в офисе производительность будет снижена, а не улучшена.

    10.… и не останавливайся

    Производительность никогда не бывает случайной.Если вы качаетесь как маятник, пытаясь повысить продуктивность своей команды, единственная цель, которую вы достигнете, — это зря потраченное время. Чтобы повысить продуктивность на рабочем месте, вам необходимо постоянно контролировать рабочий процесс своей компании и никогда не останавливаться.

    Сводка

    Производительность — это не только сосредоточение внимания на выдающемся профессионализме. Дело не только в том, чтобы безупречно управлять каждой минутой дня. Продуктивность — это сложный процесс, в котором задействованы несколько корпоративных дисциплин.Но если вы примете во внимание вышеупомянутые советы, вы сможете изменить эффективность своей команды в лучшую сторону.

    Об авторе:

    Эта статья написана командой маркетинга HR Cloud. HR Cloud — ведущий глобальный поставщик решений для отслеживания кандидатов, адаптации, увольнения, коммуникаций, взаимодействия, признания и финансового благополучия.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *