Вторник , 26 Октябрь 2021

Журнал регистрации входящих документов: Журнал регистрации входящих документов

Содержание

Журнал регистрации входящих документов | Делопроизводство

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. уже начато рассмотрение в предыдущей статье. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности.

Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД). Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

Бумажный журнал регистрации входящих документов

Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте. Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах.

Исходят обычно из следующих соображений:

  • в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы,
  • обычно отдельные виды документов не смешивают при регистрации – например, деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.,
  • регистрация проводится в одном месте,
  • допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по какому-то определенному вопросу.

Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения (допускается удалить, добавить или изменить наименование графы):

Номер Дата От кого получен (корреспондент) Исходящий номер Исходящая дата Краткое содержание Роспись в получении
236 24.04.2014 ООО «Клин» 04-12/102 23.04.2014 о заключении договора

Часто еще предпочитают добавлять графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения.

Справочную работу с помощью бумажного журнала проводить неэффективно. Чтобы получить информацию о нужном документе (например, узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще какой-то документ в организацию) надо последовательно изучить каждую страницу.

Поэтому ведение регистрации входящих документов в бумажном журнале рекомендовано, только если:

  • документооборот достаточно небольшой (несколько сотен входящих документов в год, т.е. легко просмотреть данные),
  • регистрация какой-либо категории документов четко установлена нормативным актом,
  • для обеспечения надежности хранения базы регистрации особо ценных документов (как правило, с очень длительными сроками хранения).

Электронный журнал регистрации входящих документов

Гораздо более продуктивный подход – использовать электронный журнал регистрации входящих документов, заполнение формы – аналогично бумажному аналогу. Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов.

Даже если регистрация входящих документов будет проводиться в обычном файле формата doc или xls, то гораздо удобнее и быстрее станет возможным получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т.д.), используя функции «Найти» и «Фильтр».

Распечатывать журнал необходимо, только если вы хотите получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно просто не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

Регистрационные карточки в СЭД

Самый современный подход – это регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД), но для этого СЭД должна быть внедрена и использоваться в вашей организации. В СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа и в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки разнится в зависимости от применяемой системы электронного документооборота и предъявляемых требований организацией к ее форме.

О преимуществах использования электронного документооборота в организации и выборе СЭД уже было подробно изложено, прочитайте кому это интересно. Если кратко, то это суперудобный поиск, одновременная регистрация несколькими исполнителями в одной базе, проверка на однократность регистрации каждого документа, возможность контроля работы с любым документом на всех этапах, автоматизированное формирование различных полезных отчетов и многое другое.
 

 
Если СЭД не внедрена в организации и журнальная форма не подходит, то допускается вести регистрацию на бумажных карточках, затем помещать их в картотеки по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов, а также дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, рассматриваемого вопроса в документе и др.).

В дальнейшем справочная работа ведется вручную, внимательно вчитываясь и перебирая вручную карточки. Сами понимаете, получается это непродуктивно – долго и неудобно, особенно если далеко немаленький объем документооборота. Поэтому сегодня использование бумажных карточек для регистрации входящих документов не рекомендуется.

Подводя итог всему вышесказанному, рекомендация по выбору способа регистрации такая: вести журнал регистрации входящих документов в электронном виде – образец приведен (Word, Excel). Если организация пришла к пониманию необходимости ведения электронного документооборота, и позволяют денежные средства, то, разумеется, внедрять подходящую систему электронного документооборота.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 152 комментария

Как сделать журнал регистрации входящих документов образец

Журнал регистрации входящих документов — служит для документирования всей входящей документации в адрес хозяйствующего субъекта. В данном журнале отражается дата поступления документа его регистрационный номер, исходящий номер, вид документа, корреспондент кем был написан и отправлен , адресат на чье имя отправлен документ , краткое содержание, сведения о лице которому поручено исполнить данный документ, резолюция и отметка об исполнении. Для регистрации укажите Ваш E-Mail:. Для входа на сайт укажите Ваш E-Mail:. Для восстановления пароля укажите Ваш E-Mail:.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящего документа в модуле Канцелярия ПК «Делопроизводство»

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Журнал регистрации входящих документов

Активировать демодоступ. В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции. Для этих целей на предприятиях заводят специальный журнал, в который заносят сведения обо всех поступающих письмах и других документах. Как правильно вести такой журнал, рассказывается в данной статье. Прием поступающих документов осуществляет секретарь или делопроизводитель. Всем письмам присваивается регистрационный номер, они сортируется и передаются адресатам.

Некоторые современные предприятия ввели у себя систему электронного документооборота. Однако программное обеспечение для этого нововведения установлено пока еще не во всех организациях, в связи с чем поступление новых писем регистрируется в отдельном бумажном журнале.

Данная процедура — неотъемлемая часть системы управления любого предприятия. Журналом входящей корреспонденции называется специальная тетрадь, в которой фиксируется факт поступления корреспонденции и приводится информация о ее последующем распределении по организации. Тетрадь может иметь обычную бумажную форму или электронную. Право выбора способа ведения журнала остается за руководством компании. Электронные журналы дают больше возможностей для систематизации и поиска информации, в связи с чем они стали приобретать все большее распространение.

Регистрация входящей корреспонденции производится в день ее поступления в канцелярию или секретариат организации. Книга учета входящей корреспонденции служит для облегчения и формализации процесса регистрации поступающих писем.

В зависимости от формы организации делопроизводства на предприятии ведением журнала занимается либо секретарь, либо специальный работник канцелярии. Бывают ситуации, когда в организации нет указанных сотрудников, тогда учетом входящей корреспонденции должен заниматься специально назначенный руководителем работник.

Иногда считают, журнал учета входящей корреспонденции должен соответствовать некоему единому образцу или шаблону. На самом деле, это не так. Ни законодательством, ни ГОСТом не предусмотрено стандартной формы ведения этой книги.

Руководство организации может включать в данный вид учета любые дополнительные графы. Традиционный бумажный журнал регистрации входящей корреспонденции выглядит как изготовленная в типографии книга формата А4. Страницы книги имеют вид таблицы. Журнал такой формы удобен тем, что всегда остается возможность вписать в него дополнительные графы, которые руководство посчитает нужным, сообразуясь с потребностями своего делопроизводства,. Данные о входящем письме вносятся либо с левой, либо с правой стороны страницы.

Можно использовать голубые, синие, фиолетовые и черные чернила. Использование гелевых ручек не рекомендовано, поскольку они не обеспечивают сохранность информации. Лучше использовать обычную шариковую ручку. Сложившаяся практика убедительно доказывает, что бумажная форма книги является наиболее удобной в использовании и надежной в хранении.

Единственный недостаток — отсутствие поиска по книге и сортировки по заданным параметрам. Для мелких и средних предприятий этот недостаток не является большой проблемой, а более крупные организации переходят на электронную форму ведения. Что представляет собой электронный журнал учета входящей корреспонденции?

По сути, это просто отдельный файл формата Microsoft Excel или Word в форме таблицы, содержащий все те же графы, что и бумажный вариант. Существуют готовые электронные шаблоны, доступные для скачивания.

Конечно, электронной вариант системы регистрации поступающей почты имеет свои несомненные преимущества и дает дополнительные возможности.

В первую очередь, это, конечно, поиск по ключевым словам, дате, адресату, отправителю и т. Второе преимущество, это возможность сортировки столбцов по тем же параметрам. Третье преимущество — возможность хранения данных на сервере и одновременна работа с книгой нескольких человек, у которых есть к ней доступ. Преимуществ можно найти множество, но есть и недостатки и опасности. Во-первых, это риск потери данных в результате компьютерных сбоев и вирусных атак.

Во-вторых, это возможность искажения данных и несанкционированного доступа. В-третьих, это необходимость преодолеть сопротивление сотрудников старшего поколения, нежелающих переходить на электронные системы обработки входящей информации.

Все вышеперечисленные причины и масса других, неназванных, обуславливают тот факт, что многие предприятия сохраняют бумажную систему регистрации входящей корреспонденции. Какую бы форму ведения журнала вы ни избрали, он должен содержать несколько обязательных граф, без которых его наличие становится бессмысленным. Регистрационный номер состоит из цифр и букв, которые присваиваются документу.

Данная комбинация является кодовым обозначением документа. Традиционно на большинстве предприятий применяются код, состоящий из трех цифр. Первая используется для обозначения кода структурного подразделения, вторая обозначает код самого журнала он присваивается ему в номенклатуре дел либо всей организации, либо одного отдела , а третья цифра обозначает порядковый номер входящего документа.

Как видим, цифры могут разделяться либо дефисом, либо косой чертой. Когда документ получен, нужно последовательно сделать две вещи — сначала занести в журнал всю информацию, касающуюся документа, а затем уже на самом письме, в правом нижнем углу, проставить дату поступления и регистрационный номер, который должен совпадать с номер, занесенным в книгу.

Вся входящая корреспонденция бывает двух видов — внутренняя и внешняя. Сотрудник, который назначается руководством ответственным за решения вопроса, поставленного в письме, называется «исполнителем». Отправитель или автор письма называется «корреспондентом». Корреспондентом может быть физическое лицо, в этом случае фиксируется его фамилия и инициалы, или юридическое, в этом случае фиксируется его полное название.

Эти сведения являются обязательными. Руководитель организации или подразделения может добавить в книгу любое количество дополнительных граф. Наиболее распространёнными из них являются графы «Отметка об исполнении» и «Резолюция». Последняя ставится руководителем организации на входящем документе и содержит указание, что нужно сделать с ним в дальнейшем. Потом эта резолюция переписывается в книгу. Она используется для дальнейшего контроля исполнения поручения руководителя организации.

Отметка об исполнении — это итоговый результат действий, совершенных по данному документу. Чаще всего ограничиваются надписью «Выполнено», но мы рекомендуем делать расшифровку этого слова: кем и когда выполнено, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений.

Также рекомендуется рядом с резолюцией проставить дату ее наложения на письмо. Это облегчит в дальнейшем контроль за сроком выполнения данного резолюции. Дополнительными графами могут также стать информация о количестве листов в документе, способ его доставки и любое количество примечаний.

До того как вы начнете вносить в книгу информацию о входящей корреспонденции, вам нужно правильно оформить сам этот документ. На титульном листе следует указать название организации и дату его создания.

Далее, на следующих страницах, нужно разместить информацию о сотрудниках, которые несут ответственность за ведение учета. Информация содержит следующие сведения: фамилия, имя, отечество, занимаемая должность, период работы, личная подпись.

Следует иметь в виду, что сама регистрация входящей корреспонденции должна начаться только с четвертой страницы книги. Разумеется, что данный документ следует пронумеровать еще до начала работы с ним.

Нумерация сквозная, начинается каждый год. На каждый календарный год не имеет смысла заводить новый документ, можно продолжать делать записи в старом. После закрытия книги ее хранят не более пяти лет.

Документ не прошивают. Книга регистрации входящей документации не является документом строгой отчётности. Единственное, что нужно сделать — в день ее создания, книгу нужно зарегистрировать и присвоить ей регистрационный номер.

Как уже отмечалось выше, количество столбцов в книге, а также их названия никак не регламентируется законодательством. Это определяется самим руководством в соответствии со спецификой и традицией делопроизводства в каждой конкретной организации. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

Как знакомить с документами: ошибки, которые не останутся для вас без последствий. Ввести код доступа О журнале. А еще Статьи Документооборот. Как вести журнал входящей корреспонденции.

Темы: Документооборот Внутренние документы. Из статьи вы узнаете: что такое журнал входящей корреспонденции; каково назначение журнала регистрации входящей корреспонденции; как вести журнал учета входящей корреспонденции. Справка Основными функциями данной книги являются: Регистрация, учет и дальнейшая обработка поступающей корреспонденции; Оперативная реакция на требования руководства; Осуществление контроля за работой с письмами сотрудникам организации; Выдача справок по входящей документации.

Корреспондент, то есть отправитель;. Обратите внимание, что дата документа — это дата его поступления в секретариат или канцелярию. Как правильно изъять документ из дела?

Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма?

Журнал регистрации входящих документов заполнить, распечатать онлайн

Активировать демодоступ. Каждая организация зачастую получает входящие документы из других компаний или от контролирующих органов. Для того, чтобы в дальнейшем иметь возможность оперативно найти поступившую деловую бумагу, необходимо освоить правила регистрации входящей корреспонденции.

Активировать демодоступ. В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции.

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения , независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер , состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Как вести журнал входящей корреспонденции

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия.

Каждая организация оперирует как входящими, так и исходящими документами. Первые поступают на предприятие от клиентов, контрагентов и прочих организаций и учреждений, вторые наоборот, направляются организациями в различные инстанции, организации, учреждения. Для того чтобы ни один документ не потерялся, их следует регистрировать в специальном журнале. Как правило, отдельно регистрируют входящие, и отдельно исходящие документы.

Журнал регистрации исходящих документов

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

.

.

Журнал регистрации входящих документов в PDF формате скачать; Журнал регистрации Образец журнала регистрации входящих документов.

.

.

.

.

.

.

Образец журнала регистрации входящих документов

Для чего нужен журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы. Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством.

Его содержание определяется индивидуально на каждом предприятии исходя из специфики и принятой учетной политики.

Составляется для хранения отметок о фактах создания, получения или отправки документов, № и датах, кратком содержании.

Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки.

Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции. Журнал ведет делопроизводитель или секретарь.

В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные. Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.

Виды журналов

  • журнал регистрации входящих документов;
  • журнал регистрации исходящих документов;
  • журнал регистрации внутренних документов;

Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию. Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений.

Форма ведения журнала

Форма ведения журнала определяется руководством:

 Бумажная, журнальная или карточная

За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.

Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.

Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.

 Электронная

Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется. Не требует от работника углубленных знаний в ПК.

На рынке представлено большое количество специализированных программ по работе с документооборот, одни из них 1С: Документооборот или МикроДок — Документооборот Net.

Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.

Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков.

Плюсы электронного учета:

  • минимум опечаток,
  • удобный поиск и чтение,
  • проверка программой на корректность вводимых данных,
  • возможность хранения сведений о корреспондентах, чтобы не вносить их повторно.

Графы журнала регистрации входящих документов

  1. Дата регистрации только текущая (фактическая).
  2. Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий.
    Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года.
  3. Вид документа: приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, претензия и т.д..
  4. Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные. В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф.И.О. создателя, дополнительно прописывают структурное подразделение, в котором составлен документ.
  5. Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
  6. Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.
  7. Содержание. Краткое изложение целевого назначения документа.
  8. Количество листов, в т. ч. приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.
  9. Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании. Рядом могут указывать структурное подразделение.
  10. Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан). Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве.Хранит информацию о просителе: Ф.И.О, возможно должность или структурное подразделение. При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов.
    При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш.
  11. Срок выполнения. Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении. В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке.
  12. Номер дела, в которое помещен документ, вписывают после исполнения.

Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7.

Кроме регистрационного номера и даты на документе разрешено делать пометки со ссылками на другие документы, например, если входящий является ответом на отправленный запрос.

Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.

В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.

Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.

Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.

Журнал регистрации исходящих документов. Образец, бланк 2021

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов .docСкачать образец журнала регистрации исходящих документов .doc

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе две части: обложку и страницы. На обложке написаны: название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

  • Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
  • Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
  • Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
  • Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

  • Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
  • Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
  • Адресат.
  • Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
  • Кем подписана исходящая бумага.
  • Исполнитель.
  • Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
  • Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

  • справки;
  • акты;
  • запросы;
  • телеграммы;
  • переводы;
  • заявки и пр.

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

Журнал регистрации исходящих документов — как зафиксировать отправленную документацию?

array(3) {
  [0]=>
  array(40) {
    [0]=>
    string(115) "5ea3d62be21b4510c19d68998b4c8c3c.jpeg"
    [1]=>
    string(115) "0a7cf683163bfac2c8eafbfd5641daeb.jpeg"
    [2]=>
    string(113) "4db6700e41af14e2de5dec3f1f1691c0.png"
    [3]=>
    string(115) "64eaff1acca8733aab67869b05374d33.jpeg"
    [4]=>
    string(115) "4ec001fcd0546af51d287f2ad0d6c121.jpeg"
    [5]=>
    string(113) "9f9a45935d4e1d63d4edcc3bda7c7763.gif"
    [6]=>
    string(115) "0fd4fe1cb147c667abafd21b49e4f4bf.jpeg"
    [7]=>
    string(115) "a69d385b6d72954fc7518ba1e2d1021d.jpeg"
    [8]=>
    string(115) "a6dbb83a310bc4cac77423c949ec579c.jpeg"
    [9]=>
    string(115) "3232b75d71f379818cad6164260134d8.jpeg"
    [10]=>
    string(115) "a51de289d3f090cee43cddbf9710d512.jpeg"
    [11]=>
    string(113) "904868495672eecd5d1519d56e8ba7ae.gif"
    [12]=>
    string(115) "825f516f9baffec9484aac56714ade8a.jpeg"
    [13]=>
    string(115) "42e25b415da25f4c88d11aece8734b13.jpeg"
    [14]=>
    string(113) "3bea4df5a901138196d3504554bd7a7a.gif"
    [15]=>
    string(115) "8fe8c2e421f2ee828aff7c10211c9bd9.jpeg"
    [16]=>
    string(115) "5abb5c1957ad61736a65dbd81c373f57.jpeg"
    [17]=>
    string(115) "8d284e7adb44ae80a8a50d409ea2bb17.jpeg"
    [18]=>
    string(115) "c20a10aca48163945b0b6236f0e17c86.jpeg"
    [19]=>
    string(115) "063ce6db3559f323baaa19eb06bd5027.jpeg"
    [20]=>
    string(113) "c3cd42fbbefee2b4ca01b76e2daed161.png"
    [21]=>
    string(115) "1928b61c798acf516547ba0a1b476057.jpeg"
    [22]=>
    string(115) "1fc33da6da0e692f1e9376dff305594e.jpeg"
    [23]=>
    string(113) "b4eb5e7f0c40c19deccf9c694ca50fa7.png"
    [24]=>
    string(115) "1ae062d899f4b993197b9e6907ceea59.jpeg"
    [25]=>
    string(115) "cd7934a86d61a1a1188c68a26b0ad5a3.jpeg"
    [26]=>
    string(115) "56d3cfd705ca05165fff89d651d231a4.jpeg"
    [27]=>
    string(113) "d814b187711bded749bcaadaae5d5635.png"
    [28]=>
    string(115) "31fced9b4fd1ef84c892999782d9f5de.jpeg"
    [29]=>
    string(115) "c8eea5fffafded63f89d0a3ca8ea1dee.jpeg"
    [30]=>
    string(115) "f6cbb05dc909061c6fe00bfafe7d3893.jpeg"
    [31]=>
    string(115) "a19a3f8c64bdd419b5bf692c4d218641.jpeg"
    [32]=>
    string(113) "02893350c72b1b1143425ea4f10730f2.png"
    [33]=>
    string(113) "24a0c4b4dc80bf879e801c96434a6965.png"
    [34]=>
    string(113) "78218d8b456df87f91fa16d0fb8bc3d5.png"
    [35]=>
    string(115) "c169be9fc82981d12fefe30de43ccb11.jpeg"
    [36]=>
    string(115) "90070983270e1c39ab90f478994c2fb7.jpeg"
    [37]=>
    string(115) "b13b71db64067dcf8ecc74943de164b5.jpeg"
    [38]=>
    string(115) "33d426e55a3889d98533b051043cb125.jpeg"
    [39]=>
    string(115) "d1db8b33b29d0d6b4e55fd5f2ca18e4b.jpeg"
  }
  [1]=>
  array(40) {
    [0]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/5/e/a/5ea3d62be21b4510c19d68998b4c8c3c.jpeg"
    [1]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/0/a/7/0a7cf683163bfac2c8eafbfd5641daeb.jpeg"
    [2]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/4/d/b/4db6700e41af14e2de5dec3f1f1691c0.png"
    [3]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/6/4/e/64eaff1acca8733aab67869b05374d33.jpeg"
    [4]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/4/e/c/4ec001fcd0546af51d287f2ad0d6c121.jpeg"
    [5]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/9/f/9/9f9a45935d4e1d63d4edcc3bda7c7763.gif"
    [6]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/0/f/d/0fd4fe1cb147c667abafd21b49e4f4bf.jpeg"
    [7]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/a/6/9/a69d385b6d72954fc7518ba1e2d1021d.jpeg"
    [8]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/a/6/d/a6dbb83a310bc4cac77423c949ec579c.jpeg"
    [9]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/3/2/3/3232b75d71f379818cad6164260134d8.jpeg"
    [10]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/a/5/1/a51de289d3f090cee43cddbf9710d512.jpeg"
    [11]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/9/0/4/904868495672eecd5d1519d56e8ba7ae.gif"
    [12]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/8/2/5/825f516f9baffec9484aac56714ade8a.jpeg"
    [13]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/4/2/e/42e25b415da25f4c88d11aece8734b13.jpeg"
    [14]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/3/b/e/3bea4df5a901138196d3504554bd7a7a.gif"
    [15]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/8/f/e/8fe8c2e421f2ee828aff7c10211c9bd9.jpeg"
    [16]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/5/a/b/5abb5c1957ad61736a65dbd81c373f57.jpeg"
    [17]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/8/d/2/8d284e7adb44ae80a8a50d409ea2bb17.jpeg"
    [18]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/c/2/0/c20a10aca48163945b0b6236f0e17c86.jpeg"
    [19]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/0/6/3/063ce6db3559f323baaa19eb06bd5027.jpeg"
    [20]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/c/3/c/c3cd42fbbefee2b4ca01b76e2daed161.png"
    [21]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/1/9/2/1928b61c798acf516547ba0a1b476057.jpeg"
    [22]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/1/f/c/1fc33da6da0e692f1e9376dff305594e.jpeg"
    [23]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/b/4/e/b4eb5e7f0c40c19deccf9c694ca50fa7.png"
    [24]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/1/a/e/1ae062d899f4b993197b9e6907ceea59.jpeg"
    [25]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/c/d/7/cd7934a86d61a1a1188c68a26b0ad5a3.jpeg"
    [26]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/5/6/d/56d3cfd705ca05165fff89d651d231a4.jpeg"
    [27]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/d/8/1/d814b187711bded749bcaadaae5d5635.png"
    [28]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/3/1/f/31fced9b4fd1ef84c892999782d9f5de.jpeg"
    [29]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/c/8/e/c8eea5fffafded63f89d0a3ca8ea1dee.jpeg"
    [30]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/f/6/c/f6cbb05dc909061c6fe00bfafe7d3893.jpeg"
    [31]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/a/1/9/a19a3f8c64bdd419b5bf692c4d218641.jpeg"
    [32]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/0/2/8/02893350c72b1b1143425ea4f10730f2.png"
    [33]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/2/4/a/24a0c4b4dc80bf879e801c96434a6965.png"
    [34]=>
    string(62) "/wp-content/uploads/7/8/2/78218d8b456df87f91fa16d0fb8bc3d5.png"
    [35]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/c/1/6/c169be9fc82981d12fefe30de43ccb11.jpeg"
    [36]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/9/0/0/90070983270e1c39ab90f478994c2fb7.jpeg"
    [37]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/b/1/3/b13b71db64067dcf8ecc74943de164b5.jpeg"
    [38]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/3/3/d/33d426e55a3889d98533b051043cb125.jpeg"
    [39]=>
    string(63) "/wp-content/uploads/d/1/d/d1db8b33b29d0d6b4e55fd5f2ca18e4b.jpeg"
  }
  [2]=>
  array(40) {
    [0]=>
    string(37) "5ea3d62be21b4510c19d68998b4c8c3c.jpeg"
    [1]=>
    string(37) "0a7cf683163bfac2c8eafbfd5641daeb.jpeg"
    [2]=>
    string(36) "4db6700e41af14e2de5dec3f1f1691c0.png"
    [3]=>
    string(37) "64eaff1acca8733aab67869b05374d33.jpeg"
    [4]=>
    string(37) "4ec001fcd0546af51d287f2ad0d6c121.jpeg"
    [5]=>
    string(36) "9f9a45935d4e1d63d4edcc3bda7c7763.gif"
    [6]=>
    string(37) "0fd4fe1cb147c667abafd21b49e4f4bf.jpeg"
    [7]=>
    string(37) "a69d385b6d72954fc7518ba1e2d1021d.jpeg"
    [8]=>
    string(37) "a6dbb83a310bc4cac77423c949ec579c.jpeg"
    [9]=>
    string(37) "3232b75d71f379818cad6164260134d8.jpeg"
    [10]=>
    string(37) "a51de289d3f090cee43cddbf9710d512.jpeg"
    [11]=>
    string(36) "904868495672eecd5d1519d56e8ba7ae.gif"
    [12]=>
    string(37) "825f516f9baffec9484aac56714ade8a.jpeg"
    [13]=>
    string(37) "42e25b415da25f4c88d11aece8734b13.jpeg"
    [14]=>
    string(36) "3bea4df5a901138196d3504554bd7a7a.gif"
    [15]=>
    string(37) "8fe8c2e421f2ee828aff7c10211c9bd9.jpeg"
    [16]=>
    string(37) "5abb5c1957ad61736a65dbd81c373f57.jpeg"
    [17]=>
    string(37) "8d284e7adb44ae80a8a50d409ea2bb17.jpeg"
    [18]=>
    string(37) "c20a10aca48163945b0b6236f0e17c86.jpeg"
    [19]=>
    string(37) "063ce6db3559f323baaa19eb06bd5027.jpeg"
    [20]=>
    string(36) "c3cd42fbbefee2b4ca01b76e2daed161.png"
    [21]=>
    string(37) "1928b61c798acf516547ba0a1b476057.jpeg"
    [22]=>
    string(37) "1fc33da6da0e692f1e9376dff305594e.jpeg"
    [23]=>
    string(36) "b4eb5e7f0c40c19deccf9c694ca50fa7.png"
    [24]=>
    string(37) "1ae062d899f4b993197b9e6907ceea59.jpeg"
    [25]=>
    string(37) "cd7934a86d61a1a1188c68a26b0ad5a3.jpeg"
    [26]=>
    string(37) "56d3cfd705ca05165fff89d651d231a4.jpeg"
    [27]=>
    string(36) "d814b187711bded749bcaadaae5d5635.png"
    [28]=>
    string(37) "31fced9b4fd1ef84c892999782d9f5de.jpeg"
    [29]=>
    string(37) "c8eea5fffafded63f89d0a3ca8ea1dee.jpeg"
    [30]=>
    string(37) "f6cbb05dc909061c6fe00bfafe7d3893.jpeg"
    [31]=>
    string(37) "a19a3f8c64bdd419b5bf692c4d218641.jpeg"
    [32]=>
    string(36) "02893350c72b1b1143425ea4f10730f2.png"
    [33]=>
    string(36) "24a0c4b4dc80bf879e801c96434a6965.png"
    [34]=>
    string(36) "78218d8b456df87f91fa16d0fb8bc3d5.png"
    [35]=>
    string(37) "c169be9fc82981d12fefe30de43ccb11.jpeg"
    [36]=>
    string(37) "90070983270e1c39ab90f478994c2fb7.jpeg"
    [37]=>
    string(37) "b13b71db64067dcf8ecc74943de164b5.jpeg"
    [38]=>
    string(37) "33d426e55a3889d98533b051043cb125.jpeg"
    [39]=>
    string(37) "d1db8b33b29d0d6b4e55fd5f2ca18e4b.jpeg"
  }
}

Содержание граф журнала

Как было сказано выше, форма журнала выбирается полностью индивидуально, исходя из предпочтений, специфики и надобностей конкретного предприятия или организации (количество столбцов, наименования и т. д.). В качестве примера можно указать следующие данные для состава журнала:

  • номер регистрации;
  • дата;
  • отправитель;
  • получатель;
  • функциональная принадлежность корреспонденции;
  • описание документа;
  • исполнитель указанных в документе вопросов.

В качестве дополнительных граф можно указать:

  • количестве листов в документе;
  • способ отправки;
  • приложения;
  • примечания;
  • резолюция и т. д.

Виды журнала: их преимущества и недостатки

Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.

В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).

Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.. Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту

Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word

Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.

Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.

К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.

Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.

Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.

Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.

Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).

Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.

Как вести учет исходящей корреспонденции?

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации. В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003.12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия. На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя. Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.

Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в соответствующем журнале. Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия. Если отправляемая корреспонденция является ответом на поступившее письмо, нужно проставить и номер, под которым оно было зарегистрировано. Отправлять документы необходимо в день, обозначенный в журнале регистрации.

Журнал входящей корреспонденции срок хранения

К сожалению, законодательство не содержит четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов и скреплению заверительных надписей. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости. Обычно, к этой категории относятся:

  • поздравительные письма и телеграммы;
  • приглашения и пригласительные билеты;
  • рекламные и подписные издания, каталоги;
  • материалы, присылаемые для ознакомления, в виде копий;
  • документы первичного бухгалтерского учета: акты, накладные, счета-фактуры;
  • сметы, проектная документация, договоры, направленные в адрес предприятия без сопроводительного письма, в этом случае их следует передать напрямую непосредственному исполнителю.

Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями (телеграф, телефон, электронная почта). Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями.

Человек получил в наследство квартиру. Должен ли он заплатить подоходный налог, если продаст квартиру ранее 3 лет. Квартира стоит недорого, менее миллиона, человек — пенсионер.

Исходящая документация, как и входящая, хранится в организации в общем случае 5 лет. Для отдельных документов или писем можно этот срок увеличить. Отдельные деловые письма можно хранить 10 и более лет. Основания для такого длительного хранения нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации.

Подводя итог всему сказанному, в заключение совет следующий: регистрацию входящей корреспонденции целесообразнее всего вести в электронной системе документооборота. Если его установка и внедрение недоступно организации по каким-либо причинам (например, финансовые), то стоит отдать предпочтение электронному журналу в формате Word, Excel.

Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции.

Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет. Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно.

При этом, регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые и т. п.).

Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации. При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции. Журнал регистрации входящей корреспонденции, 3 года. Срок хранения журналов учета и срок сдачи в архив администрации. Система контролирует сроки. Архивное хранение входящей корреспонденции. После. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ.

Регистрация входящей и исходящей документации в подразделениях вводится приказом или распоряжением. Регламентируется инструкцией по делопроизводству. Иногда учет документации в подразделениях ведется по собственной инициативе работников (без приказов и распоряжений).

Несколько слов о правилах учета входящих документов

При обработке входящей почты необходимо четко придерживаться следующих правил:

  1. Любая бумага, касающаяся работы предприятия, требующая рассмотрения, ответа отправителю, должна быть учтена в соответствии с порядком делопроизводства, установленным в организации.
  2. Вся почта регистрируется в день поступления.
  3. Во избежание дублирования информации каждый документ фиксируется строго однократно. Этот момент необходимо отслеживать, поскольку зачастую письма попадают в канцелярию по нескольким каналам и не один раз: сначала, к примеру, по факсу, затем – то же самое в оригинале через курьера. Все идентичные документы и их копии должны проходить под одним регистрационным номером.
  4. Присвоенный письму входящий номер должен быть уникальным. Он является идентификатором в системе документооборота фирмы: по регистрационному коду отслеживается маршрут документа и результат его обработки. Согласно этому правилу не может быть двух и более разных документов с одинаковыми номерами.

Журналы и бланки

БухгалтерияОхрана труда и техника безопасностиМЧСКадровая работа: Журналы, бланки, формыЖурналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системыЖурналы, бланки, формы документов МВД РФКонструкторская, научно-техническая документацияЛесное хозяйствоПромышленностьГостиницы, общежития, хостелыСвязьЖурналы и бланки по экологииЖурналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживанииЖурналы по санитарии, проверкам СЭСЛифтыКомплекты документов и журналовНефтебазыБассейныГазовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМЖКХЭксплуатация зданий и сооруженийЖурналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатовЖурналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоковЖурналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лицЖурналы и бланки для ФТС РФ (таможни)Журналы для образовательных учрежденийЖурналы и бланки для армии, вооруженных силБанкиГеодезия, геологияГрузоподъемные механизмыДокументы, относящиеся к нескольким отраслямНефтепромысел, нефтепроводыДелопроизводствоЖурналы для медицинских учрежденийАЗС и АЗГСЭлектроустановкиТепловые энергоустановки, котельныеЭнергетикаШахты, рудники, метрополитены, подземные сооруженияТуризмДрагметаллыУчреждения культуры, библиотеки, музеиПсихологияПроверки и контроль госорганами, контролирующими организациямиРаботы с повышенной опасностьюПожарная безопасностьОбложки для журналов и удостоверенийАптекиТранспортРегулирование алкогольного рынкаАвтодороги, дорожное хозяйствоСамокопирующиеся бланкиСельское хозяйство, ветеринарияСкладСнегоплавильные пунктыСтройка, строительствоМетрологияКанатные дороги, фуникулерыКладбищаАрхивыАттракционыЖурналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетов

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Форма

                              Журнал
    регистрации входящей электронной почты абонентского пункта
     ГИС "Интернет" _________________________________________
                        (наименование центрального органа
                               военного управления)
----T---------T-----T------T-------T-----------T-----T-----T-----¬
¦ N ¦Наимено- ¦Наи- ¦Объем ¦Резуль-¦От кого по-¦Адрес¦Дата ¦Под- ¦
¦п/п¦вание    ¦мено-¦инфор-¦тат    ¦лучен доку-¦элек-¦и    ¦пись ¦
¦   ¦подразде-¦вание¦мации ¦провер-¦мент, наи- ¦трон-¦время¦поль-¦
¦   ¦ления,   ¦доку-¦в бай-¦ки на  ¦менование  ¦ной  ¦полу-¦зова-¦
¦   ¦фамилия и¦мента¦тах   ¦наличие¦подразделе-¦почты¦чения¦теля ¦
¦   ¦инициалы ¦     ¦      ¦вирусов¦ния, фами- ¦от-  ¦доку-¦     ¦
¦   ¦пользова-¦     ¦      ¦       ¦лия и ини- ¦пра- ¦мента¦     ¦
¦   ¦теля     ¦     ¦      ¦       ¦циалы отп- ¦вите-¦     ¦     ¦
¦   ¦         ¦     ¦      ¦       ¦равителя   ¦ля   ¦     ¦     ¦
+---+---------+-----+------+-------+-----------+-----+-----+-----+
¦ 1 ¦    2    ¦  3  ¦  4   ¦   5   ¦     6     ¦  7  ¦  8  ¦  9  ¦
+---+---------+-----+------+-------+-----------+-----+-----+-----+
¦   ¦         ¦     ¦      ¦       ¦           ¦     ¦     ¦     ¦
+---+---------+-----+------+-------+-----------+-----+-----+-----+
¦   ¦         ¦     ¦      ¦       ¦           ¦     ¦     ¦     ¦
+---+---------+-----+------+-------+-----------+-----+-----+-----+
¦   ¦         ¦     ¦      ¦       ¦           ¦     ¦     ¦     ¦
L---+---------+-----+------+-------+-----------+-----+-----+------

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

  • Журнал: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Журнал» по всему сайту
  • «Журнал регистрации входящей электронной почты абонентского пункта глобальной информационной сети «Интернет».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

  • Журнал регистрации исходящей электронной почты абонентского пункта глобальной информационной сети «Интернет
  • Журнал регистрации носителей информации ГАС «Выборы», содержащих персональные данные и иную конфиденциальную информацию (типовая форма)
  • Журнал регистрации выдачи конкурсной документации открытого конкурса на разработку за счет средств федерального бюджета проектов технических регламентов
  • Журнал регистрации запросов о разъяснении положений конкурсной документации конкурса на разработку за счет средств федерального бюджета проектов технических регламентов
  • Журнал регистрации заявок на участие в конкурсе на разработку за счет средств федерального бюджета проектов технических регламентов
  • Журнал регистрации заявок на выдачу сертификата качества муки, макаронных и хлебобулочных изделий при ввозе (вывозе) на территорию Российской Федерации, а также при поставке (закладке) муки в государственный резерв
  • Журнал регистрации поступления заявок на участие в открытом конкурсе (приложение к протоколу вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в открытом конкурсе на размещение заказов на поставку топографо-геодезической и картографической продукции, выполнение топографо-геодезических и картографических работ, оказание услуг для федеральных государственных нужд Федерального агентства геодезии и картографии)
  • Журнал регистрации представителей участников размещения заказа (приложение к протоколу вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в открытом конкурсе на размещение заказов на поставку топографо-геодезической и картографической продукции, выполнение топографо-геодезических и картографических работ, оказание услуг для федеральных государственных нужд Федерального агентства геодезии и картографии)
  • Журнал регистрации поступления заявок на участие в предварительном отборе (приложение к протоколу рассмотрения заявок на участие в предварительном отборе в целях составления перечня поставщиков для размещения у них заказа на поставки продукции, выполнение работ, оказание услуг, необходимых для оказания гуманитарной помощи либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера)
  • Журнал регистрации поступления котировочных заявок (приложение к протоколу рассмотрения и оценки котировочных заявок на участие в предварительном отборе в целях составления перечня поставщиков для размещения у них заказа на поставки продукции, выполнение работ, оказание услуг, необходимых для оказания гуманитарной помощи либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера)

Графы журнала регистрации входящих документов

  1. Дата регистрации только текущая (фактическая).
  2. Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года.
  3. Вид документа: приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, претензия и т.д..
  4. Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные. В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф.И.О. создателя, дополнительно прописывают структурное подразделение, в котором составлен документ.
  5. Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
  6. Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.
  7. . Краткое изложение целевого назначения документа.
  8. Количество листов, в т. ч. приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.
  9. Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании. Рядом могут указывать структурное подразделение.
  10. Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан). Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве.Хранит информацию о просителе: Ф.И.О, возможно должность или структурное подразделение. При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов. При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш.
  11. Срок выполнения. Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении. В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке.
  12. Номер дела, в которое помещен документ, вписывают после исполнения.

Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7.

Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.

В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.

Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.

Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

ЖУРНАЛ

регистрации входящих документов

--------T---------------T-------------T---------T---------T----------¬
¦Дата   ¦Регистрационный¦Корреспондент¦Дата     ¦Номер    ¦Краткое   ¦
¦поступ-¦номер документа¦(автор)      ¦документа¦документа¦содержание¦
¦ления  ¦               ¦             ¦         ¦         ¦документа ¦
+-------+---------------+-------------+---------+---------+----------+
¦   1   ¦       2       ¦      3      ¦    4    ¦    5    ¦     6    ¦
+-------+---------------+-------------+---------+---------+----------+
¦       ¦               ¦             ¦         ¦         ¦          ¦
+-------+---------------+-------------+---------+---------+----------+
¦       ¦               ¦             ¦         ¦         ¦          ¦
L-------+---------------+-------------+---------+---------+-----------
------------------------------------------T--------T---------T-------¬
¦  Резолюция или кому направлен документ  ¦Дополни-¦Расписка ¦Отметка¦
+------T-------T------T-------T-----------+тельные ¦в получе-¦об     ¦
¦Испол-¦Задание¦Срок  ¦Автор  ¦Дата       ¦сведения¦нии      ¦испол- ¦
¦нители¦       ¦испол-¦резолю-¦простановки¦о доку- ¦         ¦нении  ¦
¦      ¦       ¦нения ¦ции    ¦резолюции  ¦менте   ¦         ¦       ¦
+------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+-------+
¦  7   ¦   8   ¦  9   ¦  10   ¦     11    ¦   12   ¦   13    ¦  14   ¦
+------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+-------+
¦      ¦       ¦      ¦       ¦           ¦        ¦         ¦       ¦
+------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+-------+
¦      ¦       ¦      ¦       ¦           ¦        ¦         ¦       ¦
L------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+--------

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

  • Журнал: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Журнал» по всему сайту
  • «Журнал регистрации входящих документов (приложение к инструкции по делопроизводству)».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

  • Журнал регистрации исходящих документов (приложение к инструкции по делопроизводству)
  • Журнал регистрации результатов органолептического, физического и химического контроля внутриаптечной заготовки, лекарственных форм, изготовленных по индивидуальным рецептам (требованиям лечебных учреждений), концентратов, полуфабрикатов, тритураций, спирта этилового и фасовки
  • Журнал регистрации результатов контроля «воды очищенной», «воды для инъекций
  • Журнал регистрации результатов контроля лекарственных средств на подлинность
  • Журнал регистрации результатов контроля отдельных стадий изготовления растворов для инъекций и инфузий
  • Журнал регистрации режима стерилизации исходных лекарственных веществ, изготовленных лекарственных средств, вспомогательных материалов, посуды и прочее
  • Журнал регистрации учетных документов при принятии боевого оружия и боеприпасов к нему
  • Журнал регистрации курсов и кросс-курсов иностранных валют
  • Журнал регистрации представлений об устранении нарушения бюджетного законодательства Российской Федерации, Московской области и решений о приостановлении санкционирования оплаты денежных обязательств бюджетного учреждения по лицевым счетам
  • Журнал регистрации заявок о фиксации в единой государственной автоматизированной информационной системе сведений об объеме оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции

Документы, не подлежащие обязательной регистрации

Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).

Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности, а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции (утверждается как приложение к инструкции регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным приказом) определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации, а какие нет.

Согласно, общим правилам можно не регистрировать:

  1. Корреспонденцию поздравительного и личного характера.

Прессу и периодику.

Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения (документы без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).

Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.

Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.

Формы и бланки, кроме строгой отчетности.

Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.

Правила заполнения журнала регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции

Прежде чем зарегистрировать документ в журнале, нужно предварительно его просмотреть на предмет правильности исполнения (оформления).

Наименование организации на бланке документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Под полным наименованием организации (в скобках) указывается сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации.

Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 1 (см. Приложение). Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02.2012).

Регистрационный номер – цифровое или буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер документа – это порядковый номер документа в пределах календарного года и заносится в графу 2 (см. Приложение). Например, исх. №165.

Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату. Регистрация документа осуществляется в день его подписания или утверждения.

Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Ссылка на номер и дату поступившего документа используется преимущественно при оформлении писем-ответов и документов – отчетов, справок о выполнении поступивших поручений.

Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Наименование вида и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 3 (см. Приложение).

Адресат отмечается в журнале в графе 4: пишется кому и куда направляется документ. Это Ф.И.О. (если это имеется на документе) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно (если сокращение общеизвестное, чтобы можно было в дальнейшем понять, куда был направлен документ в случае, если возникнет необходимость в поиске документа по названию организации).

Заголовок документа – краткое содержание документа, который указывается вначале текса исходящего документа. К текстам писем небольшого объема (4-5 строк) заголовок можно не составлять. Заголовок или краткое содержание пишется в журнале в графе 5 (см. Приложение). Необходимо быстро оценить содержание документа или спросить у исполнителя, о чем документ.

В графе 6 указывается количество листов в документе. Если к документу имеется приложение, то количество листов в приложении проставляется через дробь. Например, 2/15. Листы документа и приложения должны быть полистно просчитаны и только после этого занесены в журнал. На документе с приложением в конце текста письма делается запись следующим образом: Приложение: на 15 л. в 1 экз. только в адрес. Если не хватает в документе или в приложении какого- либо листа, уточняется у исполнителя и возвращается на доработку.

В графе 7 проставляется количество экземпляров. В письмах, рассылаемых большому количеству адресов, исх. № документа будет один и тот же на всех экземплярах. В адресате перечисляются все адресаты и номера экземпляров. Например: Директору ООО «Ромашка» И.И.Иванову – 1 экз.Директору ЗАО «Ритм» И.А.Петрову – 2 экз.Заместителю директора ОАО НПО «КАМАЗ» – 3 экз.На каждом документе ставится исходящий номер документа и соответствующий экземпляр.

В графе 8 заносится Ф.И.О. и указывается структурное подразделение исполнителя документа.

В графе журнала 9 примечание можно указать, например, каким образом направлен документ (Почтой России, срочной экспресс-почтой, курьером или нарочным и т.п.). Можно отметить, если письмо направлялось заказным с уведомлением о вручении, когда было получено уведомление и число вручения корреспонденту. Полученное уведомление о вручении письма адресату, необходимо отдать исполнителю документа, чтобы тот подшил его в дело к копии отправленного письма.

Документы, предназначенные для пересылки по почте, вкладываются в конверт. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направленные разными структурными подразделениями в один адрес, допускается вкладывать в один конверт.

Журнал регистрации входящих документов — Энциклопедия по экономике

В качестве примера приведем форму журнала регистрации входящих документов (рис. 10.1).  [c.256]
Рис. 10.1. Форма журнала регистрации входящих документов

Порядок регистрации входящих документов рассмотрен в разделе 6.4, журнал регистрации входящих документов приведен в п. S.8.2.  [c.152]

С помощью СУБД можно относительно просто создавать базу данных (БД) с различными структурами, удобными для работы с документами, вносить в них необходимые изменения и дополнения. СУБД позволяют хранить данные в одном или более файлах. Они могут быть связаны между собой или независимы друг от друга. Данные в БД хранятся в матричной (табличной) форме. Каждый файл данных состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Например, в файле БД, созданном для регистрации входящих документов, полями будут графы Журнала регистрации входящих документов , а записями — сведения о документах, внесенные построчно в графы журнала.  [c.199]

Порядок регистрации входящих документов рассмотрен в разделе 2.4., журнал регистрации входящих документов приведен на рис. 35.  [c.85]

Рассмотрите структуру таблицы Входящие (рис. 18.43). Она соответствует форме журнала регистрации входящих документов, описанной в теоретическом курсе. В ней содержится поле Фамилия, которое является полем подстановки из запроса Исполнитель.  [c.399]

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ  [c.170]

Приложение 54 Образцы регистрационных журналов ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ  [c.111]

Текст резолюции вносится в журнал (карточку) регистрации входящих документов.  [c.47]

Осуществить регистрацию письма делового партнера как входящего, записать в Журнал регистрации входящих писем, наложить резолюцию, заполнить регистрационно-контрольную карточку (РКК), отметить постановку документа на контроль, отметить за исполнителя факт исполнения документа, направить его в соответствующее Дело.  [c.201]

Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу (171) и номера дела (1-3), в которое подшивается документ.  [c.131]

В ведении регистратора находились журнал и четыре регистрационных книги. В журнал в течение года регистратор кратко записывал содержание всех дел, решенных в коллегии (записи располагались по алфавиту с указанием, куда и когда послано дело) он же вел регистрационные книги ( регистратуры ) А, В, С и D. Книги А и В были предназначены для регистрации исходящих документов, С и D — для регистрации входящих. Коллежская система делопроизводства предусматривала регистрацию документов не только в течение всего процесса производства дела, но и после — в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствовавший номеру записи в регистрационной книге. Книга А использовалась для записи краткого содержания всех документов -реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат книга В — для записи краткого содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам книга С содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались.  [c.11]

Входящие документы являются в основном письмами, которые поступают в организацию по почте, то есть в бумажном виде, а не в виде электронного документа. Входящие документы подлежат регистрации в специальном журнале. Такой журнал можно создать в среде баз данных.  [c.399]

Определяются правила учета и хранения органами Федерального казначейства документов по исполнению судебных актов, предусматривающих обращение взыскания на средства федерального бюджета по денежным обязательствам федеральных бюджетных учреждений. Порядок распространяется на организацию указанных работ в отношении документов по исполнению исполнительных листов и судебных приказов об обращении взыскания на средства бюджетов бюджетной системы РФ по денежным обязательствам получателей бюджетных средств, лицевые счета которых открыты в органах Федерального казначейства. Учет и хранение указанных документов обеспечиваются путем ведения в электронном виде Журнала учета и регистрации исполнительных документов. Поступивший на исполнение в орган Федерального казначейства исполнительный документ подлежит регистрации в Журнале не позднее следующего дня после его поступления. Дата, зафиксированная при регистрации исполнительного документа в качестве входящей корреспонденции, указывается в Журнале датой  [c.52]

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в Журнале регистрации документов с грифом «КТ» (рис. 9.2). При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф КТ . Все листы журналов, учитывающих документы КТ, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается количество листов (цифрами и прописью).  [c.166]

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем » или «чего «, например «Приказ… о реорганизации АО», «Журнал регистрации входящих документов». Заголовки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа, например, «Акт инвентаризации», «Протокол заседания Совета директоров», «Договор аренды».  [c.45]

Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют. Учреждение (организация, предприятие) по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф. Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала или карточки. Поиск документов на ПК осуществляется последовательным просмотром ( пролисты-ванием ) журнала или по разным ключам (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).  [c.155]

Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала. Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.).  [c.107]

Карточка регистрации входящих и исходящих документов образец. Журнал регистрации входящих документов: основы правильного учета

Входящая корреспонденция любого предприятия должна своевременно обрабатываться. В организациях обязательно ведется учет поступающих писем, что фиксируется в специальном журнале. Поступающие документы должен принимать делопроизводитель или секретарь. Затем производится их сортировка и передача адресатам после присвоения регистрационного номера.

Многие крупные организации давно перешли на систему электронного документооборота. Но подобные программы внедрены далеко не во всех учреждениях, поэтому факт поступления корреспонденции фиксируется в специальном журнале. Это необходимый элемент управления каждой организации.

Журнал регистрации входящих документов: понятие, цели использования

Регистрационный журнал входящей корреспонденции – это специальная тетрадь, где отражается информация о поступающей корреспонденции и ее дальнейшем распределении.

Может вестись в бумажной или электронной форме. Обычно форму ведения выбирает руководство организации. В последнее время очень распространенными стали электронные журналы, которые позволяют систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.

Обычно письма регистрируются в день их поступления в секретариат или канцелярию. Для их полноценного учета требуется журнал входящей корреспонденции. Вот его основные цели использования:

  • Учет, систематизация и дальнейшая обработка входящей корреспонденции;
  • Своевременное оперативное исполнение решений руководства;
  • Контроль деятельности сотрудников по внешним и внутренним вопросам;
  • Проведение эффективной справочной работы с входящими документами.

Заполнением занимается секретарь или работник канцелярии, что зависит от самого предприятия и организации его деятельности. Если никого из вышеперечисленных сотрудников в организации нет, руководство назначает ответственное лицо, на которое возлагаются обязательства по ведению журнала.

Некоторые люди считают, что существует какой-то определенный образец журнала входящей корреспонденции, который должен быть единым для разных предприятий. Но это не так – никакой единой формы не существует. Отсутствие установленного шаблона приводит к тому, что руководители предприятий часто самостоятельно включают в журнал какие-то дополнительные графы, помимо основных.

Бумажная форма журнала

Журнал регистрации входящих документов в обычной бумажной форме выглядит как книга формата А4, изготовленная в типографии. Все страницы сделаны в табличной форме. Главное удобство такого журнала учета заключается в возможности руководства вписывать дополнительные графы в соответствии с нуждами конкретного предприятия.

Что касается данных о входящем документе, то они могут фиксироваться с левой и правой стороны страницы. Разрешается использовать для записей ручку с голубыми, фиолетовыми, синими или черными чернилами. Рекомендуется применение шариковых ручек, а не гелевых, для лучшей сохранности важной информации.

Бумажный журнал – это оптимальный вариант регистрации входящей корреспонденции с длительными сроками хранения. Но есть у него и недостатки. Порой для поиска данных о нужном письме приходится пролистывать почти всю книгу.

Электронная форма журнала

Во многих крупных компаниях уже давно взят курс на ведение журнала регистрации входящих документов в электронном виде. Для этого создаются компьютерные файлы в специальных программах с расширениями xls, doc, docx. Также можно скачать уже готовый электронный образец журнала и вести учет писем с его помощью.

Поиск нужных данных, сортировка информации, установка фильтрации – все это возможно, если на предприятии ведется электронный журнал учета входящей корреспонденции. В табличном варианте можно с легкостью разместить гиперссылку на копию документа, которая была отсканирована.

Если журнал хранится на внутрисетевом сервере организации, доступ к нему имеет только несколько сотрудников, которые отвечают за обмен корреспонденцией.

Электронный регистрационный журнал не дублируется на бумаге. Найти интересующий документ будет совсем не сложно. Но при использовании подобной формы журнала всегда существует вероятность искажения важной информации об исполнителе, дате поступления письма, резолюции.

Многие организации предпочитают доверять данные о корреспонденции бумажному журналу.

О системе электронного документооборота

Подобная система является современной методикой регистрации входящей корреспонденции. У каждого документа должна быть индивидуальная карточка

В системе электронного документооборота всегда существует вероятность несанкционированного доступа к важной информации. У каждого сотрудника предприятия должна быть собственная страничка с конкретными данными. Доступ к ней можно получить посредством введения пароля. Но и злоумышленники могут в любой момент взломать секретные коды и получить доступ к очень важной информации.

Единственным выходом из таких опасных ситуаций станет ведение журнала в бумажной форме. Электронный документооборот применяется исключительно для распорядительной документации:

  • Приказов руководства.
  • Разнообразных распоряжений, оформленных в письменном виде.

Журнал должен иметь определенные графы, которые требуют обязательного заполнения.

Основные графы

К ним относятся:

  • Корреспондент.
  • Исполнитель.
  • Содержание.
  • Вид документа и его дата.
  • Регистрационный номер.

Что касается номера, то он складывается из нескольких цифр и букв, которые должны быть присвоены определенному документу. Это его кодовое обозначение.

В большинстве организаций используется трехчастная структура, в которой присутствует три основные цифры. Первая из них обозначает код структурного подразделения, вторая – код самого журнала по номенклатуре дел учреждения или структурного подразделения, а третья – это порядковый номер поступившего документа.

В регистрационном номере цифры могут разделяться знаками «дефиса» или «косой черточки». Под датой документа подразумевается число, месяц и год его поступления в канцелярию определенной организации. Сначала все нужные данный до документ заносятся в журнал, а потом уже в правом нижнем углу проставляются дата и регистрационный номер. Это очень важная информация, которая обязательно должна отражаться на самом документе.

Входящая корреспонденция подразделяется на внутреннюю и внешнюю. Она может поступать в виде таких документов, как:

  • Объяснительные и служебные записки.
  • Распоряжения.
  • Заявления.
  • Письма.
  • Телеграммы.
  • Различные справки.

Исполнителем называют сотрудника, который поставлен руководством для решения вопросов, прописанных в документах. Корреспондент – это отправитель письма, то есть автор документа. Должны быть прописаны его инициалы.

Если корреспондентом является юридическое лицо, указывается название организации (в обязательном порядке).

Дополнительные графы

Отметка об исполнении и резолюция считаются наиболее распространенными графами, которые могут быть дополнительно внесены в журнал регистрации входящих писем.

Руководитель рассматривает входящий документ, а потом пишет на нем резолюцию. Это административная надпись для исполнителя, которая говорит о том, что необходимо сделать, то есть даются дальнейшие указания. Резолюция прописывается на документе и полностью переписывается в регистрационный журнал. По ней можно контролировать исполнение поручения руководства компании.

Отметкой об исполнении является конечный результат работы с конкретным единственным документом. Обычно пишется просто слово «Выполнено», но лучше расписывать информацию более подробно, чтобы потом избежать каких-то недочетов и спорных моментов. Эксперты советуют включать в журнал дату резолюции, которая поможет проследить за тем, насколько затянулось принятие решения об исполнении указанного документа.

В некоторых случаях в журнал регистрации входящих документов включают следующие графы:

  • Количество листов документа и метод его доставки.
  • Номер дела.
  • Примечание (одно или несколько).

Правила заполнения журнала

Еще до начала фиксации входящей корреспонденции потребуется указать на титульном листе наименование организации и дату открытия журнала. На последующих страницах размещается информация о лицах, которые ответственны за принятие писем и иных документов:

  • ФИО, занимаемая должность.
  • Период работы.
  • Подпись.

Непосредственная регистрация документов начинается только с четвертой страницы журнала. Еще до начала работы необходимо его пронумеровать. Нумерация должна быть сквозной и начинаться каждый год. При этом журнал новый не заводится, записи можно продолжать в старом. Срок хранения документа не должен превышать пять лет. А вот прошивать его необязательно. К документам строгой отчетности эта книга не имеет никакого отношения.

Еще в день поступления в организацию журнал должен быть зарегистрирован. Это делается один раз. Документу присваивается уникальный номер. Число и наименование столбцов зависит исключительно от специфики организации и порядка делопроизводства.

Что касается нерегистрируемой корреспонденции (поздравительные телеграммы, буклеты и рекламные листовки), то она просто заносится в инструкцию и утверждается приказом. Журнал для ее регистрации не требуется.

В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции. Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов. В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении.

Согласно Стандарту ГОСТ 2007 года «Управление документами. Общие требования», главное назначение регистрации документа заключается в доказательстве того, что он существует и включен в систему управления документами. Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др.

Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции. Данный журнал – обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации.

Основные правила регистрации корреспонденции

Обязательная регистрация всех входящих и исходящих деловых документов

Любое письменное сообщение, имеющее отношение к работе предприятия, требующее рассмотрения и ответа адресату, подлежит учету в системе делопроизводства. При этом не имеет значения способ доставки или отправления данного документа: по почте или лично.

Существует огромное количество видов входящих и исходящих документов: письма, телеграммы, объяснительные и служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, заявления, справки и др. Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации).

Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Своевременность фиксации

Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации. В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции. Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа.

Однократность регистрации

Входящее или исходящее письмо регистрируется только один раз . Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не должно. При необходимости учета документа в другом журнале, проставляется тот же порядковый номер, что и в основном журнале регистрации и ставится «дробь 1», например, «№ 352/1». Если документ поступил в организацию разными способами (сначала по факсу или путем скана по e-mail, а затем и в виде оригинала почтовым отправлением), то необходимо исключить дублирование информации.

Уникальность регистрационного номера документа

Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним. Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: если письмо важное, ему присваивается особая отметка, благодаря которой ее сразу может увидеть в журнале не только секретарь, но и руководитель предприятия.

После регистрации документы сортируются и передаются внутренним адресатам на предприятии с целью скорейшего решения обозначенных в письмах вопросов. Ответственным за регистрацию документов, как правило, назначают секретаря, делопроизводителя либо сотрудника из отдела секретариата.

Виды журналов регистрации

Форма журнала регистрации входящих и исходящих документов нормативно не установлена, поэтому каждая организация определяет ее самостоятельно. В настоящее время в делопроизводстве приняты бумажный и электронный виды фиксации документов, которые имеют свои преимущества и недостатки, а также уместность использования на каждом конкретном производстве.

Регистрация документов в журнальной форме с помощью бумажного носителя (журнала) – проверенный и надежный способ ведения документооборота. Однако он подходит для небольших организаций с количеством входящих документов не более нескольких сотен в год. Если речь идет о крупном предприятии, то использование бумажного журнала будет создавать трудности при поиске документов среди их огромного количества. В этом случае удобен электронный журнал.

Электронный журнал позволяет систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.

Автоматизированная система регистрации фиксирует одновременно и письменные, и электронные документы, отправленные на имя заведения. Для регистрации документов используются приложения Word и Excel, компьютерные файлы с расширениями xls, doc, docx. С помощью электронного журнала возможны поиск, сортировка информации, применение различных фильтров. Доступ к электронному журналу могут иметь либо все сотрудники предприятия, либо специально подготовленные несколько человек.

При очевидных преимуществах электронного способа регистрации, существует вероятность искажения какой-либо информации о документе из-за возможных сбоев в работе оборудования. Также нельзя исключать и несанкционированный доступ к важной информации. В этом плане использование бумажного журнала более надежно и позволяет хранить особо ценные документы . Кроме того, не у всех предприятий достаточно ресурсов для внедрения системы электронного документооборота.

Основные правила заполнения и хранения

По внешнему виду журнал регистрации входящей и исходящей документации представляет собой тетрадь или канцелярскую книгу формата А4, изготовленную типографским способом. Для лучшей сохранности документов при заполнении рекомендуется применение шариковых ручек синего и черного цветов.

В день поступления в организацию журнал регистрируется с присвоением уникального номера. На титульном листе указывается название организации, фиксируется дата открытия и, в последующем, закрытия журнала. Журнал пронумеровывается (нумерация сквозная и каждый год начинается заново, при этом записи продолжаются в том же журнале).

На последующих страницах размещается информация о лицах , ответственных за принятие документов (ФИО, должность, период работы и подпись). Регистрация документов начинается со страницы «4» журнала.

Журнал не является документом строгой отчетности. Он хранится в архиве в течение 5 лет, не прошивается и не нумеруется.

На предприятиях осуществляются централизованный и децентрализованный виды регистрации документов. В первом случае – это единый общий журнал, используемый в масштабах всего предприятия или организации. Второй вид характерен для крупного предприятия (несколько тысяч человек): журнал регистрации входящих и исходящих документов имеется в каждом подразделении и хранится у секретаря руководителя соответствующего отдела.

Правила работы с входящими документами и осуществление их регистрации в 1С:Документооборот рассмотрены в следующем видеоматериале:

Содержание и характеристика граф

Так как не существует шаблона данного журнала, то каждая организация имеет право сама выбирать форму его заполнения, определять число и наименование столбцов в нем. Классической формой считается указание уникального номера документа, даты его прохода и краткого описания. Эти параметры уже позволяют включить корреспонденцию в систему управления документами. Наличие остальных граф зависит от специфики конкретной организации.

Можно порекомендовать следующую структуру журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции:

  1. Регистрационный номер.
  2. Дата получения.
  3. Отправитель (корреспондент).
  4. Получатель (адресат).
  5. Вид документа.
  6. Содержание.
  7. Исполнитель.

Регистрационный номер состоит из нескольких цифр и букв (указывается и на самом документе).

Дата получения : день, месяц, год вхождения или отправления документа.

Получатель (адресат) – сотрудник или подразделение, для которого предназначен документ (с отметкой о передаче).

Вид документа означает его функциональную принадлежность.

Исполнитель – сотрудник, делегированный для решения вопросов, обозначенных в документе.

Дополнительными графами могут быть:

  • количество листов документа;
  • метод его доставки;
  • приложения;
  • примечания;
  • отметка об исполнении;
  • резолюция.

В электронном журнале на каждый отдельный массив документов создается собственный файл. Используя функции «Найти» и «Фильтр», можно найти информацию об интересующем документе по заданным параметрам (дата, номер, содержание и т.д.). Как правило, электронный журнал не распечатывается, за исключением необходимости получения подписи исполнителя для доказательства направления ему конкретного документа.

В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций. Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может. Кто занимается регистрацией поступающих и отправляемых писем? Как правильно вести их учет? Кому и зачем это нужно? Рассмотрим эти вопросы в статье.

Категории корреспонденции. Особенности исходящей документации

Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:

  • Отсылаемые (исходящая корреспонденция).
  • Получаемые (входящая корреспонденция).

Рассмотрим значение каждой категории.

Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:

  • Вышестоящие инстанции.
  • Нижестоящие организации.
  • Предприятия-партнеры.
  • Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия.

Какие документы отправляются в вышестоящие инстанции?

Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций (районных, ведомственных, региональных, а также министерств). Исходящая корреспонденция, отправляемая в эти учреждения, может представлять собой отчеты, рапорты, планы на месяц, квартал, год, ответы на запросы. Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия.

Документы для нижестоящих организаций

Не все, но многие предприятия сотрудничают с организациями, находящимися в их подчинении. Это могут быть исполнительные органы, филиалы, мелкие фирмы и прочие. Отправляемая им корреспонденция может представлять собой директивы, приказы, уведомления, положения, предписания, учебные материалы. Она также оформляется на бланках или обычных листах с логотипом предприятия. Кроме того, инструкции и учебные материалы могут иметь вид брошюр и методичек, но к ним должны прилагаться указания на стандартных бланках или сопроводительные письма с печатями и подписями. Если таковых нет, то сами методички и брошюры должны иметь печать предприятия-отправителя и подписи ответственных лиц.

Документация для фирм-партнеров

Как правило, в данном случае речь идет о поставщиках, реализаторах и клиентах. Отправляемая им корреспонденция — это заказы, уведомления о получении товара, претензии, рекламные проспекты, сообщения об изменении каких-либо условий договора или контракта, деловые предложения.

Документация в рамках одной организации

Такой вид исходящей корреспонденции имеет место на предприятиях, где существует 2 и более отдела, цеха, подразделения. В таких случаях руководящее звено издает приказы, постановления, руководства, инструкции и подобные документы, которые рассылаются по отделам и цехам. Тогда для руководителей и администрации такая корреспонденция будет исходящей, а для цеха или отдела — входящей.

Правила оформления журнала

Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету. Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции. Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки. Они могли иметь произвольный вид. Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот. Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать. Кроме того, их требовалось пронумеровать. На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен. Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица. Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц. Исправления не допускались.

Сейчас прошивание журнала нитками сохраняется при регистрации особо важных документов, имеющих финансовую или юридическую ценность.

Страницы в журнале нумеруются на большинстве предприятий.

Когда заполняется последняя строка журнала, проставляется дата его окончания. Хранится он от 3 до 5 лет. Это зависит от в нем регистрируемой. Особо важными считаются судебные постановления, финансовые счета, долгосрочные договора и тому подобное. Утилизировать журнал можно только в том случае, если каждый из записанных в нем документов утратил свою юридическую силу.

Компьютер в помощь!

В наш век компьютерных технологий трудно найти делопроизводителя, расчерчивающего журнал входящей и исходящей корреспонденции от руки. Сейчас существует определенная программа, позволяющая распечатывать бланки или вести учет в компьютере. Чтобы ею воспользоваться, нужно иметь:

  • Компьютер с программами MS Office, MS Excel.
  • Принтер.
  • Сканер.
  • Компьютерную электронную почту.
  • Штамп такого вида: «Вход. №_______, «____» ___________20___г.» Его можно набрать вручную или приобрести готовый.

Далее нужно зайти в программу, скачать нужный бланк и начинать с ним работать. Можно распечатать бланк, сделать множество ксерокопий, сшить их. Получится журнал, в котором нужно будет делать записи от руки. Можно не распечатывать, вести регистрацию прямо в компьютере. Как правило, так ведется учет документов, за которые не требуется расписываться.

Сколько нужно журналов?

Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции. Однако некоторые организации, имеющие множество партнеров и других адресатов, могут заводить несколько подобных журналов, например, такие:

  • Для регистрации корреспонденции, отправляемой сторонним организациям и для документов внутри предприятия.
  • Для писем, отправляемых отечественным компаниям и зарубежным.
  • Для документов, предназначенных определенным организациям (например, в центральное управление, министерство и так далее) и всем остальным. Это делается для удобства ведения документооборота, но любой журнал оформляется по единому стандарту.

Кроме того, в некоторых организациях заводят отдельные журналы на каждый вид документации. Например, для регистрации исходящих приказов, бухгалтерских распоряжений, уведомлений, методичек, жалоб клиентов, протоколов и так далее. Для учета таких документов могут применяться бланки с другими графами.

Как вести записи в журнале

Следует сказать, что формы бланков примерно одинаковые для учета всех видов исходящей корреспонденции. Образец, демонстрирующий, какое должно быть оформление, приведен в нашей статье.

Вверху каждой страницы имеется «шапка» с графами:

  • Порядковый номер записи, он же проставлялся на документе.
  • Дата отправления.
  • Название документа (например, «Отчет о проделанной работе»).
  • Краткое содержание (буквально пара предложений, также можно проставлять номер документа).
  • Наименование учреждения, куда отправляется корреспонденция.
  • Подпись ответственного лица, ведущего регистрацию.
  • Способ отправления (обычной или электронной почтой, факсом). Этот пункт добавился с появлением новых технологий. Раньше его в журналах регистрации корреспонденции не было.
  • Если отправляется ответ на запрос или отчет об исполнении, в журнале следует отмечать номер документа, на основании которого создано отправляемое письмо. Также обязательно нужно указывать данные об исполнителе (ФИО, должность).
  • Количество экземпляров. Иногда отдельно выделяется графа, в которой проставляется число страниц в экземпляре.
  • Примечание. Здесь указывается информация, не вошедшая в предыдущие графы.

Если исходящий документ не является ответом на запрос или отчетом, в графах об исполнении и ответственном лице ставятся прочерки.

В наше время практически не изменились содержание и заполнение журнала исходящей корреспонденции. Образец представлен выше.

Входящая корреспонденция

Письма и документы могут поступать на предприятие из таких источников:

  1. Вышестоящие инстанции.
  2. Нижестоящие организации.
  3. Фирмы-партнеры.
  4. Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам (милиция, банки, суды, частные граждане и так далее).
  5. Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии.

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах.

Документами из других учреждений могут быть повестка какому-либо сотруднику, исполнительный лист, решение суда, иск, жалоба или заявление частного лица и так далее.

Бумаги, представляющие документооборот внутри предприятия, могут быть самыми разными: приказы руководства, распоряжения, инструкции, предписания, нормативы, правила техники безопасности, уведомления и так далее.

Работа с поступающим документами

Необходимо вести не только учет исходящей корреспонденции, но и входящей. Журнал, где регистрируются поступающие на предприятие письма, оформляется по тем же правилам, что и для отправляемых документов.

Разница состоит в «шапке» на бланках. В ней должны быть такие графы:

  • Порядковый номер. Он же проставляется на документе.
  • Дата получения.
  • Организация, направившая документ.
  • Каким образом он получен (по факсу, по электронной почте или обычным письмом).
  • Название документа.
  • Количество экземпляров.
  • Куда направлен документ (цех, отдел либо название папки).

Образец одной из форм журнала входящей корреспонденции представлен ниже.

Если входящим документом является распоряжение или методическое указание руководства, поступившее в цех (отдел) для исполнения, в журнале регистрации обязательно указывается, кто является ответственным лицом, а также проставляются отметка об исполнении, дата и подпись исполнителя.

Кто ведет учет?

Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию может любое ответственное лицо, назначенное начальником. В таком случае этот вид трудовой деятельности должен быть включен в его должностную инструкцию либо утвержден приказом руководителя предприятия. Как правило, делопроизводством в организациях занимается секретарь. Кроме того, выполнять регистрацию корреспонденции может работник канцелярии или администратор (в небольших компаниях). В некоторых организациях учетом корреспонденции занимаются два сотрудника — составитель и секретарь.

В цехах и отделах также ведется учет поступившей и отправляемой документации. Занимается этим сотрудник, которому данный вид деятельности вменен в обязанности приказом руководства.

Как нужно правильно вести учет входящей документации?

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции — дело не трудное, но ответственное. Учету подлежат все документы, поступившие на предприятие. Если они пришли из организаций, на них обязательно должны быть печать и подпись руководителя. Иногда требуется и подпись ответственных лиц, например, главного бухгалтера, если это счет, выставленный предприятию. На письмах от частных лиц, например, объяснительных или претензиях, может стоять только подпись человека, который этот документ составил.

На большинстве предприятий со всей входящей корреспонденцией должен ознакомиться руководитель, чтобы быть в курсе производственных процессов. Он сам решает, что делать с поступившими документами — принять к исполнению, ознакомить с информацией причастных лиц или просто подшить бумагу в папку. Поэтому секретарь, зарегистрировав в журнале поступившую корреспонденцию, предоставляет ее начальнику. Тот на каждом документе ставит отметку, в какой отдел он должен быть направлен.

На основании этого «вердикта» секретарь в журнале регистрации входящей корреспонденции отмечает в соответствующей графе дальнейшую «судьбу» каждого письма. Например, новое положение о расчете премии может быть направлено в бухгалтерию, методические указания по ТБ — в техотдел, а претензия от гражданина Иванова в отдел контроля качества продукции. На этом работа секретаря с входящей документацией заканчивается.

Как вести учет исходящей корреспонденции?

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации. В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003.12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия. На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя. Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.

Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в соответствующем журнале. Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия. Если отправляемая корреспонденция является ответом на поступившее письмо, нужно проставить и номер, под которым оно было зарегистрировано. Отправлять документы необходимо в день, обозначенный в журнале регистрации.

Зачем нужен учет корреспонденции?

Некоторые люди, далекие от производства, полагают, что скрупулезная регистрация поступающей и исходящей корреспонденции — это лишняя работа, так называемое бумаготворчество. На самом деле учет корреспонденции выполняет такие функции:

  • Упорядочивает документооборот.
  • Обеспечивает своевременное реагирование на поступающие сигналы.
  • Рационализирует обмен информацией внутри производства.
  • Гарантирует эффективное участие компании во внешней экономической жизни.
  • Помогает быстро найти необходимый документ.

Важность этой работы очевидна, поэтому подходить к ее выполнению нужно ответственно.

Он позволяет :

  • учитывать, систематизировать, обрабатывать поступающую корреспонденцию;
  • своевременно исполнять решения руководства;
  • контролировать деятельность сотрудников по внутренним и внешним вопросам;
  • проводить продуктивную справочную работу по документам.

Заполняет журнал секретарь, референт, делопроизводитель или офис-менеджер. В случае отсутствия ответственного за регистрацию входящих документов сотрудника его функции выполняет назначенное руководством лицо.

В законодательстве РФ отсутствует утвержденный шаблон журнала.

Руководство определяет самостоятельно:

  • в какой форме будет проходить регистрация входящих документов: бумажной или электронной
  • какие графы (с учетом обязательных) включить в журнал.

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов – изготовленная типографским способом книга формата А 4.

Страницы сделаны в форме таблицы. Обычно предусмотрена возможность вписывать необходимые конкретному работодателю графы.

Информация о входящем документе записывается как с левой стороны разворота книги, так и с правой. Используют ручку с голубыми, синими, фиолетовыми или черными чернилами. Для сохранности записей предпочтительней шариковая ручка.

Электронная форма журнала

Электронный журнал ведется в привычном файле на компьютере ответственного за делопроизводства лица. Используются форматы xls, doc, docx. Журнал обычно не дублируется на бумаге.

Здесь легче, чем в бумажном журнале, находить интересующий документ. Однако существует возможность простого искажения информации о дате поступления письма, исполнителе, резолюции. Поэтому бумажная форма журнала предпочтительней.

Система электронного документооборота

Современный способ регистрации входящей корреспонденции – система электронного документооборота.

Для каждого документа создается карточка. Существует возможность контроля исполнения резолюции.

В СЭД подстерегает опасность доступа к документам лиц, которые не имеют к конкретному вопросу никакого отношения. Хотя у сотрудников есть отдельные странички с паролями, злоумышленники в состоянии их взломать.

Для снижения вероятности ознакомления с документами ограниченного доступа крупные организации нашли выход. Во всех структурных подразделениях ведутся бумажные журналы регистрации входящей корреспонденции. СЭД используется только для распорядительных документов: распоряжений, приказов руководства.

Основные графы журнала регистрации входящих документов

Существуют основные графы журнала:

  • регистрационный номер
  • дата документа
  • вид документа
  • корреспондент
  • содержание
  • исполнитель.

Регистрационный номер – уникальный набор цифр (букв и цифр), который присваивается входящему документу.

  • первая цифра – код структурного подразделения (по штатному расписанию)
  • вторая цифра – код журнала регистрации входящей корреспонденции (по номенклатуре дел организации или структурного подразделения)
  • третья цифра – порядковый номер документа.

Цифры в регистрационном номере разделяются тире или косой чертой. Простой пример. Код структурного подразделения – 100. В номенклатуре журнал регистрации стоит под номером 25.

Регистрационные номера входящих документов этого подразделения будут выглядеть:

  • 100-25/01 (вариант – 100-25-01)
  • 100-25/02
  • 100-25/03 и т.д.

Дата документа – день, месяц, год его поступления в организацию (подразделение). После занесения всех необходимых данных в журнал на самом документе ставят в правом нижнем углу регистрационный номер и дату. Пример: Вх. № 100-25/01 от 15.01.2014.

Входящая корреспонденция может быть внутренней и внешней. Основные виды документов :

  • письма
  • телеграммы
  • заявления
  • служебные записки
  • объяснительные записки
  • распоряжения
  • справки.

Исполнитель – назначенный руководителем сотрудник для решения указанного в документе вопроса.

Дополнительные графы журнала регистрации входящих документов

Для полного контроля исполнения проблемного вопроса в журнал рекомендуется включать дополнительные графы:

  • резолюция
  • отметка об исполнении.

После рассмотрения входящего документа руководитель пишет на нем резолюцию.

Эта надпись – способ административного воздействия – включает не только фамилию исполнителя, но и конкретное поручение: что необходимо сделать.

Резолюция переписывается полностью в журнал регистрации. Информация помогает отслеживать правильность выполнения поручения руководителя. Возможны варианты резолюции, которые подразумевают различные действия исполнителя:

  • Иванову П.П. Для ознакомления
  • Иванову П.П. Собрать информацию
  • Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить черновой вариант ответа
  • Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить ответ, отправить до 01.02.2014.

Отметка об исполнении – это итоговый результат работы с конкретным входящим документом. Часто здесь пишут только слово «Выполнено». Делать так не рекомендуется. Подробная информация поможет в будущем избежать неприятных ситуаций.

Полезно включить в журнал регистрации графу «Дата резолюции ». Информация покажет, когда руководитель рассмотрел входящий документ. Характерный пример. Секретарь зарегистрировал письмо в день его поступления – 27.01.2014. У руководителя появилось время прочесть его только 30.01.2014.

Решение обозначенной в письме проблемы затягивается. Но виноват не исполнитель, не секретарь, а руководитель, который не смог рассмотреть документ в день его регистрации. Увидеть подобную ситуацию поможет графа «Дата резолюции».

Для отражения в журнале полной информации о корреспонденте рекомендуется включить графу «Исходящий номер, дата документа ». По этим данным можно быстро найти необходимое письмо. Когда во входящем документе исходящий номер отсутствует, пишут «б/н» (без номера).

В журнал также допускается включение граф

  • в дело №
  • примечание
  • способ доставки документа
  • количество листов документа.

В образце журнала регистрации входящих документов приводятся примеры правильного заполнения его граф.

Основные правила заполнения журнала

До начала работы с журналом на титульной странице следует написать название организации и дату.

Когда определенная книга регистрации входящей корреспонденции полностью заполняется, записывают дату окончания журнала.

На второй, третьей страницах журнала обычно находится информация о лицах, ответственных за регистрацию входящей корреспонденции. Здесь приведены данные:

  • Ф.И.О.
  • должность
  • документ о возложении обязанности вести журнал (приказ, распоряжение)
  • период работы
  • подпись.

С четвертой страницы журнала начинается собственно регистрация документов. До начала работы книгу полностью нумеруют. Выдергивать страницы из нее запрещается. Срок хранения – 5 лет. Журнал – это не документ строгой отчетности: прошивать его необязательно.

Регистрация входящей корреспонденции ведется на принципах:

  • Своевременности. Входящий документ должен быть зарегистрирован в день поступления в организацию (структурное подразделение). Иногда приказом срок регистрации увеличивают до 3 дней
  • Однократности. Документ регистрируют 1 раз, присваивая уникальный номер
  • Полноты информации. Например, правильное заполнение графы «Содержание»: об уменьшении урожая картофеля в 2012 г. в связи с использованием устаревшего оборудования. Если написать здесь кратко «о картофеле», смысл входящего документа будет утерян
  • Сквозной нумерации в пределах одного календарного года.

Об имеющихся в делопроизводстве определенных правилах уже было сказано раньше, и начат рассказ в предыдущей статье. В случае если знакомство с темой начато вами именно с этой статьи, то для более полного уяснения вопроса необходимо вернуться и перечитать предыдущую. Кроме того, весьма полезной может быть информация о .

На современном этапе правила делопроизводства допускают регистрацию входящей корреспонденции как в бумажном журнале, так и на карточках (бумажных или в электронном виде с помощью СЭД). Чтобы осознанно сделать выбор в пользу подходящей именно вам формы регистрации, стоит рассмотреть преимущества и недостатки каждого.

Регистрация входящих документов в бумажном журнале

Для такого вида регистрации входящих документов изначально использовали простой бумажный журнал. Нормативно-правовые акты, касающиеся делопроизводства, не устанавливают его конкретную форму, предоставляя, таким образом, каждой организации свободу действий. Компания также сама решает, в каких журналах, и какого рода документы будут регистрироваться.

Как правило, руководствуются следующими принципами:

  • для исходящих, входящих и внутренних документов создают отдельные журналы регистрации;
  • на практике чаще всего стараются не смешивать отдельные категории документов при регистрации: например, деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от ), акты, протоколы, договоры, и др.;
  • регистрирование документации проводят в одном месте;
  • если группа достаточна большая, то допустимо разбить ее еще на несколько подгрупп, например, входящие письма из какой-либо конкретной организации, филиала или по тематике (определенному вопросу).

Ниже вашему вниманию представлен образец журнала регистрации входящей документации, и продемонстрирован пример его заполнения (допустима корректировка, добавление некоторых граф или их названий):

От кого получен (корреспондент)

Исходящий номер

Исходящая дата

Подпись о получении

ООО «Стопор»

о своевременной оплате услуг

Достаточно часто можно встретить графы о наличии приложения в документе, количестве листов, о содержании поручения и о том, в какие сроки его необходимо исполнить.

Пожалуй, самый главный недостаток такого журнала — неэффективность справочной работы. Потому что для получения о нужном документе какой-либо информации придется последовательно и внимательно изучать каждую страницу журнала, что может занять достаточно длительное время.

  • объем документооборота достаточно мал, когда количество входящих документов едва достигает нескольких сотен за год;
  • для отдельной категории документов специальным нормативно-правовым актом установлена именно такая форма регистрации;
  • необходимо обеспечить дополнительную надежность и защиту данных, особо ценных документов, чаще всего они имеют длительный срок хранения.

Регистрация входящей документации в электронном журнале

Значительно более продуктивной и удобной, а кроме того занимающей гораздо меньше времени, является регистрация входящей корреспонденции в электронном журнале. Притом, что заполнение формы происходит по аналогии. На каждую отдельную группу документов создается отдельный файл.

Несомненный плюс заключается в экономии времени и гораздо более быстром поиске необходимой информации, даже если все записи ведутся в формате.doc или.xls. Используя функции поиска и фильтра, вы можете по заданным параметрам (к примеру, автор, номер, содержание и т.д.) в любой момент найти все, что нужно.

Нет никакой необходимости распечатывать электронный журнал или дублировать его в бумажном варианте, что, кстати говоря, до сих пор многими практикуется. Бумажный вариант может понадобиться только в том случае, если необходимо проставить подпись исполнителя, чтобы иметь на руках доказательство направления на исполнение определенного документа.

Регистрационные карточки в СЭД

Самый современный и удобный подход — это регистрация документов в , но для этого необходимо иметь уже настроенную и используемую СЭД. Далее в ней просто создается шаблон регистрационной карточки (РК) и при необходимости заполняются только поля. В зависимости от требований, которые предъявляет организация, и применяемой ею системы электронного документооборота внешний вид и построение карточки может различаться.

О преимуществах и уже было рассказано достаточно подробно, кто интересуется, тот может прочитать. Резюмировав все сказанное, можно сказать кратко только одно — это крайне удобная система поиска и одновременно регистрации в единой базе несколькими исполнителями. Кроме того, есть функции проверки регистрации каждого документа на повторность и возможности контролировать работу с любым документом на любом этапе, а так же возможность составлять отчеты автоматизировано и много других полезных приложений и функций.

В тех случаях, когда форма регистрации в бумажном журнале не подходит, а СЭД не установлена, то допустим вариант с использованием бумажных карточек. Некоторое неудобство заключается в том, что их необходимо классифицировать и систематизировать, используя различные основания, например порядковый номер, автор и т.д.

Подводя итог всему сказанному, в заключение совет следующий: регистрацию входящей корреспонденции целесообразнее всего вести в электронной системе документооборота. Если его установка и внедрение недоступно организации по каким-либо причинам (например, финансовые), то стоит отдать предпочтение электронному журналу в формате Word, Excel. Использование бумажных журналов и карточек давно себя изжило, устарело и попросту неэффективно.

Создание записей входящих документов — Business Central

  • 2 минуты на чтение

В этой статье

На странице Входящие документы вы можете использовать различные функции для просмотра квитанций о расходах, управления задачами OCR и преобразования файлов входящих документов вручную или автоматически в соответствующие документы или строки журнала.Внешние файлы могут быть прикреплены на любом этапе процесса, в том числе к разнесенным документам и к результирующим записям поставщика, клиента и главной книги.

Чтобы записать внешний документ в Business Central, необходимо сначала создать или заполнить запись входящего документа. Вы можете сделать это вручную или сфотографировать внешний документ, а затем создать запись входящего документа с прикрепленным файлом изображения.

Прежде чем вы сможете использовать функцию «Входящие документы», вы должны выполнить необходимую настройку.Для получения дополнительной информации см. Настройка входящих документов.

Утвердить или отклонить входящий документ

Если вы действительно хотите разрешить пользователям создавать счета-фактуры или строки общего журнала из записей входящих документов, если они не утверждены, вы можете настроить утверждающих, которые должны утверждать записи перед их обработкой.

  1. Выберите значок, введите Входящие документы , а затем выберите связанную ссылку.
  2. Выберите строку с документом, который вы хотите утвердить или отклонить, а затем выберите действия Утвердить или Отклонить .

Если вы утверждаете запись входящего документа, устанавливается флажок Деблокировано в строке входящего документа. Пользователь, ответственный за создание, например, счетов-фактур, может приступить к обработке записи.

Для создания записи входящего документа путем фотографирования

Примечание

Следующая процедура применима только к клиентам Business Central Tablet и Phone.

  1. На панели приложения выберите плитку Создать входящий документ из камеры , а затем перейдите к шагу 4.

  2. Либо на панели приложения нажмите кнопку параметров, выберите Входящие документы , а затем выберите Все .

  3. На странице Входящие документы нажмите кнопку с многоточием, а затем выберите Создать из камеры . Камера на планшете или телефоне активирована.

  4. Сделайте снимок документа, такого как квитанция о покупке, который вы хотите обработать как входящий документ, а затем нажмите кнопку OK .

    Создается новая запись входящего документа с прикрепленным изображением.

Чтобы прикрепить изображение к входящему документу, сделав снимок

Примечание

Следующая процедура применима только к клиентам Business Central Tablet и Phone.

  1. На панели приложения нажмите кнопку параметров, выберите Входящие документы , а затем выберите Все .

  2. Откройте карточку для существующей записи входящего документа.

  3. На странице Входящий документ нажмите кнопку с многоточием, а затем выберите Прикрепить изображение с камеры . Камера на планшете или телефоне активирована.

  4. Сделайте снимок документа, такого как квитанция о покупке, который вы хотите обработать как входящий документ, а затем нажмите кнопку OK .

    Изображение прикрепляется к записи входящего документа.

Для создания записи входящего документа вручную

  1. Выберите значок, введите Входящие документы , а затем выберите связанную ссылку.
  2. Выберите действие Создать из файла .
  3. На странице Вставить файл выберите файл, а затем выберите Открыть . Файл прикрепляется автоматически.
  4. В качестве альтернативы выберите действие Новый .
  5. Чтобы прикрепить файл, выберите действие Прикрепить файл .
  6. На странице Вставить файл выберите файл, представляющий рассматриваемый входящий документ, а затем нажмите кнопку Открыть .
  7. На странице Входящий документ заполните поля по мере необходимости. Наведите указатель мыши на поле, чтобы прочитать краткое описание.

См. Также

Обработка входящих документов
Входящие документы
Закупки
Работа с Business Central

Работа с входящими документами — Business Central

  • 2 минуты на чтение

В этой статье

Некоторые бизнес-операции не регистрируются в Business Central с самого начала.Вместо этого внешний деловой документ поступает в вашу компанию в виде вложения электронной почты или бумажной копии, которую вы сканируете в файл. Это типично для покупок, когда такие входящие файлы документов представляют собой квитанции об оплате расходов или небольших покупок.

Из файлов PDF или файлов изображений, представляющих входящие документы, вы можете настроить внешнюю службу OCR (оптическое распознавание символов) для создания электронных документов, которые затем можно преобразовать в записи документов внутри Business Central. Выберите пакет услуг, подходящий для вашей организации и / или страны / региона.Кроме того, вы можете создавать записи вручную для представления внешних документов.

На странице Входящие документы вы можете использовать различные функции для просмотра квитанций о расходах, управления задачами OCR и преобразования файлов входящих документов вручную или автоматически в соответствующие документы или строки журнала. Внешние файлы могут быть прикреплены на любом этапе процесса, в том числе к разнесенным документам и к результирующим записям поставщика, клиента и главной книги.

Процесс входящего документа может состоять из следующих основных действий:

  • Запишите внешние документы в Business Central, создав строки на странице Входящие документы одним из следующих способов:
    • Вручную, используя простые функции, либо с ПК, либо с мобильного устройства, одним из следующих способов:
      • Используйте кнопку Создать из файла , а затем заполните соответствующие поля на странице Входящий документ .Файл прикрепляется автоматически.
      • Используйте кнопку Новый , затем заполните соответствующие поля на странице Входящий документ и вручную прикрепите связанный файл.
      • На планшете или телефоне используйте кнопку Create from Camera , чтобы создать новую запись входящего документа, а затем, например, отправить изображение в службу OCR.
    • Автоматически, получая документ из службы OCR в виде электронного документа после того, как вы отправили по электронной почте соответствующий PDF-файл или файл изображения в службу OCR.Экспресс-вкладка Финансовая информация автоматически заполняется на странице Входящий документ .
  • Используйте службу OCR для преобразования файлов PDF или изображений в электронные документы, которые можно преобразовать в записи документов в Business Central.
  • Создавайте новые документы или строки общего журнала для записей входящих документов, вводя информацию по мере ее чтения из файлов входящих документов.
  • Прикрепляйте файлы входящих документов к документам покупки и продажи любого статуса, в том числе к записям поставщика, клиента и главной книги, которые возникают в результате разноски.
  • Просмотрите записи входящих документов и их вложения из любого документа или записи купли-продажи или найдите все записи главной книги без записей входящих документов на странице План счетов .
К См.
Настройте функцию «Входящие документы» и настройте службу OCR. Настройка входящих документов
Создавайте записи входящих документов, прикрепляйте файлы, используйте OCR для преобразования файлов PDF в электронные документы, конвертируйте электронные документы в записи документов, проверяйте записи входящих документов из учтенных документов продаж и закупок. Обработка входящих документов

См. Также

Закупки
Работа с Business Central

Как создать записи входящих документов

Чтобы создать документ или строку журнала в Microsoft Dynamics NAV из входящего документа, необходимо сначала создать запись входящего документа.

Вы можете создать запись входящего документа в окне Входящие документы одним из следующих способов:

  • Вручную, используя простые функции в окне Входящие документы , либо с ПК, либо с мобильного устройства, одним из следующих способов:
    • Используйте кнопку Создать из файла , а затем заполните соответствующие поля в окне Входящий документ .Файл прикрепляется автоматически.
      Это описано в следующей процедуре.
    • Используйте кнопку Новый , а затем заполните соответствующие поля в окне Входящий документ и прикрепите связанный файл.
      Это описано в следующих процедурах.
    • На планшете или телефоне используйте кнопку Create from Camera , чтобы создать новую запись входящего документа, а затем, например, отправить изображение в службу OCR.Дополнительные сведения см. В разделе «Как создать записи входящих документов с помощью фотографии».
  • Автоматически, используя функции автоматизации, которые помещают электронные документы в новые или существующие записи входящих документов одним из следующих способов:
    • Получите документ из службы OCR в виде электронного документа после отправки по электронной почте связанного PDF-файла или файла изображения в службу OCR. Экспресс-вкладка Финансовая информация автоматически заполняется в окне Входящий документ .Для получения дополнительной информации см. Как: использовать OCR для преобразования файлов PDF и изображений в электронные документы.
    • Получите документ от торгового партнера в электронном виде через службу обмена документами. Экспресс-вкладка Финансовая информация автоматически заполняется в окне Входящий документ . Для получения дополнительной информации см. Как получать и конвертировать электронные документы.

Следующие процедуры показывают, как создать запись входящего документа вручную, либо сначала выбрав файл для прикрепления, либо прикрепив файл позже.

Примечание
Большинство полей в окне Входящий документ заполняются автоматически. Все поля на экспресс-вкладке Финансовая информация заполняются автоматически, если запись входящего документа основана на электронном документе.

Чтобы создать запись входящего документа вручную
  1. В поле Поиск введите Входящие документы , а затем выберите связанную ссылку.

  2. На вкладке Home в группе New выберите Create from File . В окне Вставить файл выберите файл, а затем выберите Открыть .

  3. Либо на вкладке Home в группе New выберите New . Затем вы должны будете прикрепить файл позже. См. Раздел Чтобы прикрепить файл к записи входящего документа.

  4. В окне Входящий документ заполните поля на экспресс-вкладке Общие , как описано в следующей таблице.

    Поле Описание

    Описание

    Введите описание входящего документа. Имя прикрепленного файла вставляется по умолчанию.

    Ссылка на документ

    Это поле является необязательным.

    Укажите расположение файла, представляющего входящий документ. Это необязательно.

    OCR Service Doc. Код шаблона

    Это поле актуально, только если вы используете OCR.

    Укажите код шаблона документа, который должен использовать поставщик услуг OCR при преобразовании связанного файла PDF или изображения в электронный документ. Для получения дополнительной информации см. Как: использовать OCR для преобразования файлов PDF и изображений в электронные документы.

    Примечание
    Чтобы просмотреть все новые шаблоны документов, поддерживаемые службой OCR, нажмите кнопку Обновить список шаблонов документов в окне Настройка службы OCR .

    Тип обмена данными

    Укажите определение обмена данными, которое будет использоваться для преобразования входящего документа в документ, например счет-фактуру покупки.Для получения дополнительной информации см. Обмен данными.

    Остальные поля заполняются автоматически.

Чтобы прикрепить файл к записи входящего документа
  1. В поле Поиск введите Входящие документы , а затем выберите связанную ссылку.

  2. Выберите строку для записи входящего документа, к которой вы хотите прикрепить файл, а затем на вкладке Действия в группе Процесс выберите Прикрепить файл .

  3. Либо откройте окно Входящий документ , а затем на вкладке Действия в группе Общие выберите Прикрепить файл .

  4. В окне Вставить файл выберите файл, который представляет входящий документ, а затем нажмите кнопку Открыть .

Теперь вы можете перейти к созданию записей документов в Microsoft Dynamics NAV вручную или автоматически.Вы также можете связать новую запись входящего документа с существующим проведенным или неучтенным документом, чтобы исходный файл был легко доступен из Microsoft Dynamics NAV. Для получения дополнительной информации см. Использование входящих документов.

См. Также

Создание и подключение записей входящих документов из документов и записей

Вы можете хранить внешние бизнес-документы в Microsoft Dynamics NAV, прикрепляя файлы документов к соответствующим записям входящих документов. Если документ, такой как счет-фактура покупки, не начал свое существование как запись входящего документа, вы все равно можете создать и подключить к нему запись входящего документа позже.Вы также можете прикреплять файлы входящих документов к учтенным документам покупки и продажи, а также к проводкам поставщика, клиента и главной книги, используя, например, Файлы входящих документов FactBox в окне Размещенные счета-фактуры закупок, и Записи в бухгалтерской книге поставщиков. окно.

Из окон План счетов и Записи в Главной книге можно использовать функцию поиска, чтобы найти записи главной книги для учтенных документов покупки и продажи, которые не имеют записей входящих документов, а затем централизованно связать их с существующими записями или создать новые с прикрепленными файлами документов.Дополнительные сведения см. В разделе Как найти опубликованные документы без записей входящих документов.

Примечание
Вы можете в любой момент удалить прикрепленные файлы из неопубликованных документов, удалив соответствующую запись входящего документа. Если документ проводится, сначала необходимо удалить соединение из записи входящего документа. Дополнительные сведения см. В разделе Как удалить записи входящих документов из опубликованных документов.

Следующие процедуры показывают, как прикрепить файл к существующей накладной покупки, которая не была создана из записи входящего документа, и как прикрепить файл к записи в бухгалтерской книге поставщика.Прикрепление файла к разнесенным документам покупки или продажи работает аналогичным образом.

Чтобы создать и связать запись входящего документа из счета-фактуры покупки
  1. В поле Search введите Счета-фактуры закупок , а затем выберите связанную ссылку.

  2. Выберите строку для накладной покупки, к которой вы хотите прикрепить файл, а затем на вкладке Navigate в группе Функции в раскрывающемся списке Входящий документ выберите Create Входящий документ из файла .

  3. В качестве альтернативы выберите строку для накладной покупки, к которой вы хотите прикрепить файл, а затем в Incoming Document Files FactBox выберите Attach File .

  4. В окне Вставить файл выберите файл, который представляет входящий документ, а затем нажмите кнопку Открыть .

Чтобы создать и связать запись входящего документа из записи книги поставщиков
  1. В поле Search введите Записи книги поставщиков , а затем выберите связанную ссылку.

  2. Выберите строку для записи в бухгалтерской книге поставщиков, к которой вы хотите прикрепить файл, а затем на вкладке Домашняя страница в группе Функции в раскрывающемся списке Входящий документ выберите Создать входящий Документ из файла .

  3. В качестве альтернативы выберите строку для записи в бухгалтерской книге поставщика, к которой вы хотите прикрепить файл, а затем в Incoming Document Files FactBox выберите Attach File .

  4. В окне Вставить файл выберите файл, который представляет входящий документ, а затем нажмите кнопку Открыть .

См. Также

Входящая запись (SAP-библиотека — SAP Records Management)

Входящее сообщение

Использовать

Использование в этом процессе вы можете вводить входящие документы (электронная почта, факсы, отсканированные документы) в электронном виде во входящей почтовой книге и направить их в ответственный процессор.

Предварительные требования

были выполнены настройки для входящих почтовых позиций в пользовательской настройке.

Вы можно найти дополнительную информацию о настройке для входящих почтовых позиций в руководство по внедрению для Записи и управления делами под Входящие Опубликовать товар Действия по настройке Входящий пост .В этом документе описывается, какие действия вы должны выполнять в дополнение к деятельности IMG для записей и дела Управление , например, настройки, необходимые для SAP ArchiveLink или SAP Business Рабочий процесс .

В SAP Business Workflow в стандартная система (описана в разделе «Процесс »), для входящих документов определен четырехуровневый технологический маршрут: Post-Room Отделение Штаб-квартира Реестр Процессор .Есть возможность отрегулировать процесс маршрут на всех уровнях, включив больше сотрудников или изменив обработку поток.

Процесс Поток

1. Процесс запускается, когда документ (электронная почта или факс) получен, или бумажный документ отсканировано. В соответствии с настройками в SAP Business Workflow , сотрудник для входящее сообщение получает рабочий элемент в папке Новые входящие сообщения их рабочего списка.Эти данные автоматически копируются системой при условии, что данные отправителя уже существуют. Некоторые атрибуты, такие как даты въезда, также копируются. автоматически.

2. Сотрудники для входящей почты есть следующие задачи:

а. Они проверяют существуют ли уже данные отправителя. Если данных нет, они вводят персональные данные отправителя, использующего Sender Создать.

б. Они вошли дополнительные атрибуты для документа.

c. Если входящий почтовый элемент — это электронное письмо с вложениями (например, графикой или документ), они могут либо поместить все вложения в одно входящее сообщение, либо создать отдельный элемент для каждого вложения.

d. Они вперед входящее почтовое отправление в штаб отдела, выполнив Готово Запись под Деятельность .

3. Главы отдел автоматически получает входящую почтовую позицию как рабочий элемент в папка New Incoming Пункты . У них есть задача изучить документ и отправить это в реестр. Руководители отделов также должны проверить процесс route () и улучшаем его, если необходимо. Они направляют входящее почтовое отправление сторонам, участвующим в выполнение Переслать под Мероприятия .

4. Регистраторы получать входящий почтовый элемент как рабочий элемент в папке Новые входящие элементы своих рабочий список. Их задача — присвоить документ записи. При необходимости они может создать новую запись и назначить документ этой записи. Они вперед документ, выполнив команду Назначить запись или Создать и назначить Отметьте под Действиями .

5. Однажды запись была назначена, процессоры автоматически принимают входящие разместить элемент как рабочий элемент в папке Новые входящие элементы . Их задача — присвоить документ делу. При необходимости могут создать новое дело и назначьте документ этому делу. Они выполняют либо деятельность Назначьте дело или Создайте и назначьте дело в разделе Действия.

6. Однажды входящая почтовая позиция присваивается обращению, отображается в компоненте обращения Содержимое в папке Несортированные элементы .Для хранения входящий почтовый элемент в случае необходимости, обработчик может перетаскивать и перетащите документ из этой папки в желаемую папку.

Результат

входящее почтовое отправление хранится в кейсе и может быть просмотрено уполномоченным сотрудники.

Глава 5: Управление записями

Глава 5: Записи Управление

Управление записями ПРООН связано с созданием, использованием и поддержанием текущие записи систематическим образом и относятся к любой информации, независимо от физической формы или характеристик, происходящих из или полученных ПРООН в рамках своей официальной деятельности.

5.1.1 Входящая и исходящая корреспонденция

    • Обычная почта

    • Обычная почта открывается регистратором, передается адресату и, в конечном итоге, хранится органом регистрации в соответствии с соответствующим файлом коды.
    • Конфиденциальное или личное внимание

    • Конфиденциальная или личная почта не открывается и проходит мимо регистрационный блок адресату.При случайном открытии отдел реестра кладет его обратно в конверт, скрепляет скобами и отправляет в адресат с запиской извинений. Могут потребоваться действия для обеспечения отправители соответствующим образом маркируют конверты. Переписка может быть подана в секретный файл с необязательной перекрестной ссылкой на предметный файл, или рассекречены и хранятся в обычных файлах. Личная переписка может скопировать в личное дело адресата. Получатель конфиденциальная / личная переписка отвечает за присвоение файла номер (при необходимости).
  • Исходящая почта

    • Конфиденциальное или личное внимание

    • Отправитель определяет, является ли переписка конфиденциальной или личной. внимание. Если пакет запечатан, проверьте подпись удостоверяющего дипломатического сотрудника.

5.1.2 Файлы и архивы

Файлы должны содержать записи, исходящие от или полученные организацией. в письменной, аудио, видео, электронной и других формах.

5.1.2.1 Глобальная система классификации заявок

Текущая глобальная система классификации файлов ПРООН использует предмет классификация файлов. Основные предметы в целом делятся на следующие категории:

серии мероприятий префикс
100 серии организационная деятельность ORG
200 серии общая деятельность ADM
финансовая деятельность ФИН
кадровая деятельность PER
общественная информационная деятельность ПАБ
300/400 серии программная деятельность ПРО
500 серии правовые вопросы НОГА

Данная классификационная система организована таким образом, чтобы позволить расширение установленных сюжеты и освоение новых предметов за счет большого промежутка нумерации система.Полную глобальную систему подачи документов можно найти в разделе 5.4.2: Глобальный список заявок.

Файлы проекта хранятся отдельно по номерам проектов. Страновые отделения следует проверить выполнимость различных файлов проекта (проектные документы, оборудование, общие, стипендии и т. д.) для того же проекта.

5.1.2.2 Техническое обслуживание
  • Хронологические файлы и / или файлы для чтения

  • Организационным подразделениям в штаб-квартире и страновых отделениях следует вести ежедневный хронологический файл и / или файл чтения для одной копии каждого исходящая корреспонденция.Файл для чтения обычно уничтожается после распространения среди соответствующих сотрудников. Хронологический файл будет храниться максимум один год. Мастер-копия хранится в основном предметном файле.
  • Главный предметный файл

    • Ежедневная подача

    • Подача документов должна выполняться ежедневно во избежание скопления бумаг. и убедитесь, что файлы всегда актуальны.
    • Правильная подача

    • Входящую корреспонденцию следует размещать в хронологическом порядке. согласно дате в переписке (а не дате получения). В сотрудник, ответственный за регистрацию, должен проверять как исходящие, так и входящие соответствие для правильной классификации файлов.
    • Выполненные действия

    • Сотрудник, ответственный за регистрацию, должен проверять входящие переписка перед подачей, чтобы убедиться, что все необходимые действия были завершенный.
  • Корпуса и насадки

  • Приложения и приложения следует подавать в хронологической последовательности. с сопроводительным письмом в соответствующем тематическом файле. Если корпус / насадка слишком громоздка, чтобы ее можно было подпилить с обшивкой письмо / переписка в тематическом файле, перекрестная ссылка должна быть сделана на сопроводительное письмо с указанием объемного документа хранится в отдельном ящике файл с меткой «коробочный файл, содержащий отчеты / публикации, слишком громоздкие для основного файл.»Если приложение / приложение является копией полученного сообщения или отправлено в более раннюю дату, сотрудник должен убедиться, что он уже в файле в правильной хронологической последовательности. Если вложение / приложение отсутствует, только что полученное вложение необходимо подать в хронологическом порядке в соответствующем тематическом файле.
5.1.2.3 Архивирование

Ответственное подразделение в штаб-квартире или страновом офисе выдает руководящие принципы архивирования, которые будут отражать местную ситуацию и включать следующие директивы: См. политику хранения при архивировании.

  • Подготовка файлов к архивированию

  • Удаление файлов перед архивированием. Разложите отдельные бумаги по файлам или закрепить резинкой. Отдельные постоянные и временные файлы и архив их в отдельных коробках. По возможности размещайте файлы общего характера в один архивный ящик, например файлы проектных документов, файлы персонала. Подготовить список содержимого каждого поля с указанием имени файлов и содержимого (например, IND / 78/008 Документы проекта) и поместите одну копию в коробку.Отправить в соответствующий блок архивации с необходимым количеством копий оглавления. Подразделение архивации и организационное подразделение сохраняют копии списка содержание.
  • Подтверждение графика хранения

  • После получения и проверки ящиков, Отдел архивации свяжется с организационной единицей, и подтверждает и записывает дату утилизации в соответствии с графику хранения.
  • Запрос на возврат файлов

  • Организационные подразделения могут запрашивать файлы в письменной форме или по электронной почте, указав, если возможно, номер файла и описание коробки. Обычная ссуда срок 30 дней. Если файлы требуются более 30 дней, организационные подразделения должны запросить продление. Подразделение архивации поддерживает записи всех перемещений файлов.
  • Выбытие

  • Архивный отдел подтверждает дату утилизации организационное подразделение до утилизации файлов.

5.2 Роли и Обязанности

5.2.1 Введение

5.2.1.1 Штаб-квартира

Хранение и мониторинг архивных, постоянных и непостоянных документов Ответственность за административное обслуживание (ASD) / COHSS в Штаб-квартира. ASD наблюдает за внедрением управления записями и архивами программы, обеспечивая полноту и актуальность руководящих принципов, пересматривая графики хранения, обеспечивающие охват новых записей, а также архивирование и получение записей штаб-квартиры ПРООН.

Управление записями и систематическое ведение файлов (в соответствии с установленными процедуры) являются обязанностью каждого подразделения Штаб-квартиры. руководители отдела несут ответственность за соблюдение этих правил и эффективно внедрены процедуры управления записями и архивирования.

5.2.1.2 Страновые офисы

Управление записями и систематическое ведение файлов (в соответствии с установленными процедура) являются обязанностью каждого странового офиса.Резидент Представители несут ответственность за соблюдение этих правил. соблюдаются соответствующие процедуры управления записями и архивирования. эффективно реализовано.

Офисы могут выбрать централизованную файловую систему (с записями подразделение управления, несущее общую ответственность) или назначить сотрудника для контролировать децентрализованную файловую систему. Смесь централизованных общих файлов также могут быть рассмотрены децентрализованные файлы проекта.Какая бы система ни использовалась, четкие внутренние инструкции о том, кто несет ответственность за файлы, должны быть изданы Постоянный представитель. Документы и циркуляры, выпущенные страновым отделениям следует рассматривать как часть этой ответственности за подачу документов.

Хранение и мониторинг архивных, постоянных и непостоянных документов ответственность Постоянного представителя.

5.2.1.3 Заинтересованный персонал

Назначенный персонал должен знать свои обязанности и обязанности других единиц для обеспечения правильного управления записями и архивирования.

5.2.2 Указания

  • Классификация

  • Создатель записи несет ответственность за ее классификацию. Вся корреспонденция должна содержать соответствующий номер / имя тематического файла в в соответствии с глобальной регистрацией система классификации. Если объект классифицируется как конфиденциальный, датированный в тематическом файле должна быть сделана перекрестная ссылка, указывающая на конфиденциальное письмо / документ существует в отдельном конфиденциальном файле.Все документы должны иметь соответствующий классификационный символ и должны быть выданы в числовом порядке.
  • Языки

  • Циркулярные письма готовятся в одном или нескольких из шести подразделений организации. официальные языки: арабский, китайский, английский, французский, русский и Испанский. Все остальные документы и переписка (если иное не уполномоченный директором Финансово-административного бюро Услуги) должны быть подготовлены на английском, французском или испанском языках (основной рабочие языки).Письма на арабском языке с ответом также на Арабский язык должен сопровождаться неподписанной копией на английском языке. Это относится на письма, полученные на всех других языках, не являющихся рабочими языками ООН.
  • Зазоры

  • Переписка и документы, содержащие заявления о политике ПРООН (кроме тех, которые специально цитируются из официальных отчетов или которые пытаются для интерпретации установленной политики) должны быть представлены Ассистенту Администратор обеспокоен.Информация, подлежащая распространению, в которой сделана ссылка на мнение, выраженное Администратором, или заявление приписываемые ему / ей должны быть одобрены Администратором. Все остальные корреспонденция и документы должны быть очищены и иметь подписи в соответствии с письменная политика соответствующего подразделения или странового офиса.

5.3.1 Определение

Записи — это любая информация, независимо от физической формы или характеристик, исходящие от ПРООН или получаемые ею в рамках ее официальная деятельность.Файлы содержат записи, исходящие от или полученные организация письменных, аудио, видео, электронных и других формы. Управление записями относится к созданию, использованию и обслуживанию текущие записи систематическим образом. Архивирование занимается сохранением и ведение долгосрочных записей на временном или постоянном / бессрочном основе в соответствии с установленным графиком хранения.

5.3.2 Ключевая цель, основная политика и будущее Проезд

5.3.2.1 Введение

В целях повышения эффективности и результативности операций продвигать качество программ, и позволить ПРООН выполнять свою роль агентства развития, недавно были представлены следующие инициативы:

  • С введением децентрализации страновые отделения делегируются расширенные полномочия по утверждению, ответственность за проверку странового отделения и система отчетности, а также усиленное и независимое управление финансовыми и административные обязанности.

  • Внедрение ПРООН современных технологий управления информацией (через внедрение стандартизированной автоматизации делопроизводства в штаб-квартире и стране офисы) способствовал гораздо более быстрому и эффективному обмену информацией. В результате поток информации внутри отделов в штаб-квартире, страновые офисы, а также с дочерними организациями, а также с другими офисами потрясающе.

Переход к более децентрализованной, автоматизированной и прозрачной оперативная практика способствует эффективности и результативности ПРООН.На в то же время отдельные сотрудники несут большую ответственность за создание, распространение, ведение и сохранение официальных отчетов. Пока официальный записи более доступны, риск потери важных официальных записи выше. Поэтому крайне важно, чтобы технологически современные, систематическое и эффективное управление и хранение важных записей происходит в комплексный и скоординированный подход к быстро движущимся, высокотехнологичным операционная практика.

5.3.2.2 Ключевая цель

Целью процедур ведения документации и архивов ПРООН является установить и внедрить систематическую программу управления записями / файлами, которая позволяет сотрудникам создавать, поддерживать, оценивать и сохранять официальную ПРООН записей, что обеспечивает легкий доступ и непрерывность информации.

5.3.2.3 Основная политика

Записи ПРООН, независимо от физической формы или характеристик, являются собственностью организации.Они не могут быть уничтожены или удалены из единицы происхождения, кроме как в соответствии с установленными руководящими принципами или одобрение и консультации с руководством исходного офиса.

5.3.3 Подача документов

5.3.3.1 Предметная классификация

Текущая система классификации в настоящее время пересматривается, чтобы учесть рассмотрение перехода организации к электронному управлению файлами, и обеспечить включение многих новых инициатив и мандатов ПРООН. В ожидании завершения пересмотренной системы подачи заявок существующая глобальная система классификации заявок использоваться. Все официальные файлы должны соответствовать этой системе. Это из крайне важно, чтобы файлы были точно идентифицированы.

Глобальная система классификации файлов включает в себя все возможные предметных вопросов, но не предполагается, что каждое страновое отделение или штаб-квартира unit создает файл для каждого перечисленного числа. Система должна быть изменена в зависимости от местных условий, размера офиса и / или сферы деятельности.

5.3.3.2 Реестр

Реестр в страновых отделениях ПРООН — это институциональная память для входящих и исходящие сообщения и файлы. Учитывая меньшее укомплектование штатов страновых отделений и внедрение электронных коммуникаций, это Резидент Ответственность представителя (независимо от того, централизованный или децентрализованный), чтобы назначить кого-то для обеспечения переписки правильно закодированы и поданы, а также письменные инструкции по внутренним коммуникациям и имеются функции реестра.

5.3.3.3 Политика хранения архивов
  • Программные файлы

  • Документальные материалы, касающиеся политики, процедурного или технического характера. вопросы, которые могут рассматриваться как имеющие постоянную архивную ценность для организацию следует сохранить. Список таких файлов находится в разделе 5.4.1 Файлы для постоянного Удержание. Штаб-квартира является основным хранилищем программы файлы. Следует поддерживать программные файлы, отличные от постоянных. в течение семи лет после завершения проекта.
  • Финансовая отчетность

  • Внешние аудиторы ПРООН подтвердили в феврале 2000 г., что максимальная количество лет, в течение которых любой финансовый файл должен храниться, составляет десять (10) лет. Этот применяется как в штаб-квартире, так и в страновых офисах.
  • Записи сотрудников

  • Записи для сотрудников штаб-квартиры, набираемых на месте, и всего Персонал, набранный на международной основе, сохраняется в Штаб-квартире.Страна офисы ведут учет персонала, набранного на месте. Список постоянных записи о персонале находятся в разделе 5.4.1. Файлы для постоянного хранения. Документация в файле, отличном от Вышеупомянутые записи должны храниться как минимум семь годы.
  • Действующие договоры аренды

  • Как в штаб-квартире (Отдел административного обслуживания), так и в стране офисы должны вести постоянный учет всех действующих договоров аренды на офисные помещения и / или жилье.
  • Прочие административные, кадровые, программные, организационные файлы

  • Список постоянных файлов / записей находится в разделе 5.4.1 Файлы для постоянных Удержание.
    Все остальные файлы / записи должны храниться не более семи лет.
  • Хронология / чтение файлов

  • Один набор файлов хронологии и / или чтения должен быть сохранен для максимум один год.
  • Страновые отделения: постоянные файлы после закрытия отделения ПРООН

  • Отдел административного обслуживания (ASD) будет координировать эту операцию. Управление людских ресурсов, Отдел Финансы, и соответствующее бюро сообщит страновому офису о файлы / записи для отправки в штаб-квартиру или уничтожения.
5.3.3.4 Списание внеоборотных записей

Во избежание ненужного накопления записей в ограниченном офисе пространство, удаление файлов должно производиться ежеквартально каждой организацией подразделение / страновой офис.Если такая частота нецелесообразна или не нужна, файлы должны выходить на пенсию не реже одного раза в календарный год. Удаление файлов должно включать очистку файлов (удаление дубликатов копий, черновиков и любых ненужные документы).

При очистке файлов наивысший приоритет должен быть отдан завершенным или неактивным файлы, но устаревшие части файлов, полуактивные файлы и файлы, которые редко должен быть изъят из употребления. Исходящие офисы могут иметь доступ к пенсионерам файлы за несколько дней.При необходимости на пенсии файлы должны быть доступны в течение одного рабочего дня.

Личные и рабочие файлы, содержащие информацию ПРООН неличного природа часто поддерживается отдельными офицерами по разным причинам. Это Следует помнить, что эти файлы являются собственностью организации. Когда людям, выходящим на пенсию из организации, эти файлы следует проверять.

Записи утилизируются в соответствии с официальным графиком хранения.Когда подлежит утилизации, Группа архивации рассмотрит список записи, подлежащие удалению, проконсультируйтесь с офисом-отправителем (при необходимости) и разрешить утилизацию в случае необходимости. Если это оправдано, пересмотренная дата утилизации может должно быть создано, и Отдел архивации должным образом уведомлен о таком изменении. Файлы будут утилизировать путем сжигания и / или измельчения.

5.3.3.5 Хранение архивных материалов
  • Главный офис

  • Штаб-квартира ПРООН использует частную компанию для физического хранения официальные записи.Группа управления архивами и записями может сделать компьютеризированный подробный список всех удаленных файлов, доступных для исходных офис. Этот список представляет собой перечень заархивированных файлов, которые можно отсортировать. по разным категориям, используется для проверки того, были ли файлы удалены, и для помощи в поиске файлов.

5.3.4 Управление формами

По мере возможности, страновые отделения должны загрузить электронную версии форм или создайте необходимые формы на месте.Формы можно найти на веб-страницах BFAS и / или OHR в разделе ФОРМЫ. ПРООН Отдел административного обслуживания штаб-квартиры продолжит поставки ограниченного количество декалей и бланков ООН. Приказ бланков прилагается. как часть MOM, а также может быть найден под заголовком FORMS. Страна офисы должны обеспечить, чтобы их номер кода счета был четко обозначен, когда заказ.

5.3.5 Руководства ПРООН

Руководств ПРООН являются собственностью организации.Страновые отделения получат только ограниченные копии. Эти ПРООН выпускает руководства для офисов и должностей, а не для частных лиц. Это обязанность постоянного представителя следить за тем, чтобы руководство не было удалено или взяты любым сотрудником, и что все руководства актуальны и доступны для использование сменяющими друг друга офицерами. С появлением руководств ПРООН, передаваемых в в страновых офисах в электронном виде, постоянный представитель должен обеспечить, чтобы все сотрудники имеют доступ к последней версии такой электронной информации.

5.3.6 Информационный отчет и финансовый директор

Ожидается, что страновые отделения обновят информационный отчет и страновое поле Office Manual непосредственно в предоставленных базах данных. Шаблоны имеют Предусмотрено единообразие и простота ввода необходимых данных. Страна офисы несут ответственность за предоставление имен двух координаторов, которые будут отправьте этот проект в штаб-квартиру [[email protected]], чтобы получить необходимые пароли — страновой офис должен предоставить штаб-квартире полное имя, должность должность и адрес электронной почты соответствующих сотрудников.

Те немногие страновые отделения, которые считают, что не смогут ввести для получения информации напрямую следует обращаться за советом к координатору штаб-квартиры [mailto: %20%[email protected]]. После подтверждения того, что конкретное страновое отделение не может напрямую ввести информации, Отдел административного обслуживания будет продолжать обновлять Информация.

Информационный отчет

Информационный отчет — очень важный документ, который должен дать ответы на большинство запросы о заселении в новое место службы.Информация должна быть краткой и соответствует потребностям новичков. Рекомендуется не более половины страница может быть отдана любому подразделу главы. Постоянные представители несет ответственность за содержание и обеспечение актуальности отчета. Страна офис несет ответственность за включение данных в интранет ПРООН и за копирование и распространение, при необходимости, в другие страновые офисы и ООН агентства. Страновым офисам рекомендуется обновлять информационный отчет по крайней мере раз в год.

Инструкция по обновлению и Заполнение шаблона информационного отчета описано в разделе 5.4.3.

Финансовый директор

CFO — одно из наиболее широко используемых руководств. Постоянные представители несет ответственность за обеспечение регулярного обновления информации и, по крайней мере, раз в квартал, и ASD будет продолжать следить за тем, чтобы это было сделано. В Приложения к финансовому директору будут по-прежнему напрямую включаться во внутреннюю сеть ПРООН. штаб-квартирой.

Инструкция по обновлению и Заполнение шаблона финансового директора см. В разделе 5.4.4.

5.3.7 Распространение информации административного Природа для ПРООН и агентств ООН

Часто необходимо информировать агентства ООН и штаб-квартиру ПРООН / страну отделения определенных условий, преобладающих в месте службы, которые имеют относящиеся к административным формальностям. Это в основном (но не исключительно) касается всех аспектов командировки с точки зрения требований правительство программы, а также услуги и возможности, доступные на местном уровне через офис ПРООН или иным образом.Такие циркуляры будут транслироваться специальными странового офиса в страновые офисы ПРООН и / или затронутые агентства ООН. Информационные копии также будут отправлены в Бюро и Административное управление. Отдел обслуживания (ASD), который, в свою очередь, будет консультировать туристическую службу ООН, и вставить соответствующие статьи в Информацию о страновом полевом офисе Буклет .

5.3.8 Отчеты страновых офисов

Страновые отделения обязаны направлять в Штаб-квартира на регулярной основе:

Тип отчета Процесс
Информационный отчет Страновые отделения обязаны вводить информацию напрямую, как за 5.3.6 и 5.4.3.

Срок: не реже одного раза в год

Руководство для полевого офиса в стране Страновые отделения обязаны вводить информацию напрямую, как согласно 5.3.6 и 5.4.4.

Срок: не реже одного раза в квартал

Инвентарь / FOINVENT Дискета требуется до 31 января каждого года.
Транспортные средства, находящиеся на хранении ПРООН Отчет требуется до 5 января каждого года.
Прокат рулона Отчет требуется до 7 числа каждого месяца.
Местная инспекционная комиссия и комитет по местным контрактам членство Списки участников требуются ежегодно.
Отчет о деятельности Комитета по местным контрактам Ежегодное резюме и копии протоколов местного комитета по контрактам должны быть представлен секретарю Консультативного комитета по закупкам 15 января каждого года.
План автоматизации делопроизводства Ежегодная подача должна подаваться в начале каждого год.
Акт передачи Описано в разделах 5.3.9 и 5.3.9.1 Это предназначены для новых представителей-резидентов или другого нового персонала, и представлен во время смены персонала. Копии должны быть отправлены в штаб-квартиру. (ASD) и в региональное бюро.
План безопасности Включает список международного персонала в целях безопасности.Годовые и полугодовые списки необходимо отправлять в службу безопасности ООН. Координатор.
Каталог страновых офисов Справочник всего персонала. Копии отправляются в региональное бюро. и координатор по вопросам безопасности штаб-квартиры.
План аварийного восстановления Единовременная потребность при запуске оборудования автоматизации делопроизводства или модифицированный.
Акт медицинской эвакуации Ежегодно в Управление людских ресурсов (OHR).
Штатное расписание FOST ежеквартально в OHR. АЭС и ДПМ в OHR раз в полгода.
Прочие Как указано в других руководствах ПРООН.

5.3.9 Отчетность о процедурах передачи при отбытии

Для обеспечения бесперебойной работы и потока информации во время смены руководства уходящий старший персонал (Постоянный представитель и / или заместитель постоянного представителя, операционный менеджер) должны подготовить отчет о передаче.Этот отчет является формальным средством, с помощью которого уходящий персонал член предоставляет синопсис новому сотруднику о статусе различных аспекты взаимоотношений ПРООН: с правительством программы, агентствами в рамках системы Организации Объединенных Наций, двусторонние программы помощи, помощь координация, управление чрезвычайными ситуациями, управление программами, управление операциями (общее управление, финансы, автоматизация делопроизводства, человеческие ресурсы) и др. связанные вопросы. Даже если уходящий сотрудник может организовать личный инструктаж по передаче, должен быть подготовлен отчет о передаче в качестве фона для обсуждения и для необходимого распространения среди других стороны.

Отчет о передаче, подготовленный Постоянным представителем, должен быть всесторонний; те, которые предназначены для депутатов, должны относиться к их конкретным сферам деятельности. операции внутри странового офиса. Передаточные отчеты депутатов должны быть одобрено Постоянным представителем.

Подробное описание функций страновых отделений (см. Organizational Manual) может быть полезен в качестве справочного материала для готовим этот документ. Хотя следует избегать длинных описательных отчетов (рекомендуется десять страниц в качестве оптимального объема), деятельность странового отделения должна быть точно и кратко рассмотрено.Информация включена во внутреннюю отчеты страновых отделений или отчеты, представленные в штаб-квартиру, следует направлять до и не тиражируется. Электронная версия отчета о передаче следует хранить на дискете в страновом офисе. Это должно быть рассматривается как конфиденциальный файл.

Уходящий сотрудник должен направить копии отчета о передаче к:

  • новый сотрудник (через представителя-резидента или Исполняющий обязанности офицера, в зависимости от обстоятельств).
  • Администрация, Кабинет Администратора.
  • соответствующее региональное бюро.
  • Управление людских ресурсов.
  • Финансовый отдел.
  • Отдел административного обслуживания.
5.3.9.1 Отчет о передаче: рекомендуемое содержание
  • Отношения с правительством программы

  • Общие отношения с соответствующими государственными министерствами и ведомствами.Важная информация, которая может быть полезна приезжающему резиденту Представитель по отношению к правительственным координирующим органам и каналам коммуникации.
  • Отношения с исполнительными агентствами, другими организациями США Система наций и неправительственные организации

  • Анализ взаимоотношений с представительствами ООН, прочее организации системы Организации Объединенных Наций и неправительственные организации.Укажите, регулярно ли проводятся координационные встречи, и какие действия необходимо предпринять (если таковые имеются) для поддержания и укрепления этого процесс согласования.
  • Функции / отношения координатора-резидента

  • Анализ должен включать действия, предпринимаемые координатором-резидентом, и отношения с другими агентствами ООН и правительством программы.
  • Отношения с программами двусторонней помощи

  • Режим участия и проблемы, возникшие при двустороннем техническом помощь в государственных проектах.Предложения по обслуживанию и укрепление этих отношений.
  • Координация помощи

  • Существующие экономические и социальные условия в стране, текущие политика и планы развития. Поскольку координация помощи — это прежде всего ответственность правительства, предложения о том, как ПРООН могла бы помочь в улучшение функции координации помощи.
  • Связи с общественностью и сбор средств

  • Связи с донорами для определения стратегий, выгодных отношений с неправительственных организаций и других местных представителей национальных или международные партнеры.
  • Управление в чрезвычайных ситуациях

  • Анализ деятельности по реабилитации и развитию, в том числе национальные системы предотвращения, готовности, координации, сотрудничества и взаимосвязь между оказанием чрезвычайной помощи и развитием. Где страновой офис переживает стихийные бедствия, хорошо задокументированное приложение о шагах должны быть приняты во время такого случая.
  • Ситуация безопасности

  • Текущее состояние безопасности, включая вопросы, требующие внимание (текущее действие плана безопасности, особые меры предосторожности) вопросы и т. д.).
  • Управление программами

  • Основные вопросы, касающиеся статуса страновой программы, проектов мониторинг и оценка (круглый стол, консультативная группа и другие, пиковые бюджеты, конвейер, так далее.). Записка о национальной стратегии и возможности мобилизации неосновного финансирования (совместное несение расходов, СУМ и другие отчисления в трастовые фонды из глобальных и тематических фондов, таких как Global Экологический фонд, Монреальский протокол и т. Д.). Статус каждого текущий и планируемый проект не следует включать, так как эта информация доступный новому представителю-резиденту в других отчетах. Соответствующие отчеты, представленные в штаб-квартиру, которые касаются вопросов программы и, если необходимо, могут быть назначены необходимые последующие меры. Предложения и осуществляемые мероприятия по повышению качества управления программами / проектами. Проблемы, которые могли негативно повлиять на реализацию проекта, и меры по их устранению. направления действий следует выделить.
  • Операционный менеджмент

  • Комментарии к существующей организационной структуре странового офиса (цепочки подчинения, подчиненность, области, требующие оптимизации и усиление). Следует выделить хронические и повторяющиеся проблемные области; должны быть включены предложения о возможных коррективных или последующих действиях. В общее управление, финансы, автоматизация делопроизводства и человеческие ресурсы ситуация должна быть отражена.Уходящим сотрудникам следует подчеркнуть: рекомендации по дальнейшим действиям по различным вопросам.
  • Человеческие ресурсы

  • Органиграмма, план работы офиса, текущее состояние персонала, закрепленного за страновой офис, FOST, восприятие сотрудниками своих функций, моральный дух в Общее. Адекватность и состояние услуг, функционирование PAR / MRG система, реализация национального офицера схема.Структура местной заработной платы, шкала АЭС, назначение и Панель продвижения, план обучения, ассоциация персонала и т. Д. Предложения для необходимые последующие действия.
  • Финансы

  • Взносы правительства (невыплаченные объявленные взносы, GLOC). Финансы (бюджет, статус распределения, внебюджетные фонды, дополнительные фонды, ARL). Подотчетность (удостоверяющие и утверждающие сотрудники как по финансам, так и по дипломатической почте, банковские счета, лица с правом подписи банка, мелкие и безопасные хранители, делегирование полномочия на закупку, уровень аванса, банковское соглашение).Аудит (последний аудиторские отчеты). Мнения о возможных областях риска и о том, насколько эффективны финансовое управление и внутренний контроль могут сохраняться и усилен.
  • Общее управление

  • Проблемы с жильем в целом и статус информационного отчета. Помещения странового офиса, амбулатория и магазинные операции (если применимо), инвентарь. Местная собственность Смотровая комиссия , Местный комитет по контрактам , транспорт, оборудование, связь (факс, телефон, электронная почта, дипломатическая почта, телекс), изменения будут введены или объединены для обеспечения наиболее рентабельного использования средства связи.Существующие сервисные контракты на командировки, техническое обслуживание помещений и локальной вычислительной сети (LAN) служба поддержки.
  • Информационные системы управления и автоматизация делопроизводства

  • Состояние автоматизации делопроизводства (включая использование компьютеризированных информационные системы управления), адекватность инфраструктуры и план автоматизации делопроизводства.
  • Помещения общего пользования

  • Соглашения об общих помещениях (если применимо), совместное использование агентств, CSA резюме, план этажа, любые договоренности о субподряде, бюджеты и т. д.
  • При необходимости прочие вопросы

  • Проблемы, не охваченные в вышеперечисленных областях, которые могут иметь прямое и / или косвенное влияние на работу страновых отделений как по программе, так и по администрация.


5.4 Связанные Информация

5.4.1 Файлы для постоянного хранения

  • Досье сотрудников
    • личная история формы P.11
    • свидетельства о браке
    • изменение семейного положения
    • Указ о разводе
    • свидетельство о рождении
    • документы об усыновлении
    • национальный статус сотрудников с более чем одним национальность P.78
    • изменение гражданства
    • уведомление о разрешении Генеральным секретарем деловое свидание, встреча
    • наименование, изменение или отзыв бенефициара П.2
    • сертификатов, дипломов и др. (Доп. образование)
    • результаты языковых экзаменов
    • награды за работу за пределами ООН
    • награды за работу в ООН
    • благодарственных писем
    • кадровая книжка / информационный бюллетень
    • изменение адреса
    • форма действий персонала п.5
    • урегулирование окончательных выплат по отделение п.35
    • свидетельство об окончательном разрешении
    • ведомостей расходов на младших сотрудников категории специалистов
    • Действие по расчету заработной платы персонала
    • предложений о приеме
    • уведомление о расторжении
    • отчет о несчастном случае или болезни в связи с обслуживанием
    • изменение медицинской классификации
    • экземпляров отчетов / аттестаций
    • конфиденциальная переписка

  • Файлы программ / проектов
    • проектных предложений
    • заявок на проекты
    • итоговый отчет
    • подписанный проектный документ и исправления
    • окончательный бюджет проекта
    • оценочные отчеты
    • документальных материалов, например, касающихся политики, процедурные или технические вопросы, которые могут рассматриваться как имеющие постоянный архивная ценность для организации

  • Административная документация
    • Опись имущества длительного пользования
    • удостоверяющих сотрудников
    • кредитный союз
    • Политика таможенного оформления и импортных процедур (страновой офис)
    • Утилизация оргтехники (штаб-квартира и страна офис)
    • инструкции и справочники
    • протокол опросной комиссии (штаб-квартира и страна офис)
    • Создание / аренда офиса (штаб-квартира и страна офис)
    • политики и процедуры
    • контрактов и закупок (штаб-квартира и страна офис)

  • Кадровая документация
    • обязанности, обязанности и привилегии персонала (часов работа, официальные праздники)
    • заработная плата и соответствующие надбавки (шкала, язык надбавка, корректив по месту службы, суточные, специальная должность надбавка, сверхурочные и отгулы, авансы)
    • Совет по назначениям и продвижению по службе (штаб-квартира и страновой офис)

  • Деятельность в области общественной информации
    • полис
    • Консультативный комитет по общественной информации
    • отдельных публикаций
    • специальные статьи
    • публичная информация (включая День ООН и День)

  • Организационная документация
    • законодательных актов (Омнибусный статут, резолюции, консенсус)
    • основных исследования
    • участие в ПРООН
    • канал связи (правительства, агентства)
    • управленческих проверок
    • сотрудничество и консультация
    • Постоянные представители (глобальные, региональные, Другие)
    • Механизм ПРООН — организация и управление
    • Администратор и заместитель администратора
    • управляющий совет (круг ведения, правила и процедуры, члены, собрания, представительство, комитеты, отчеты)
    • Консультативный совет по планированию политики
    • планирование конференций

5.4.2 Глобальный список подачи

5.4.3 Инструкции по обновлению и заполнению Шаблон информационного отчета
  1. Откройте Netscape Navigator
  2. Измените URL-адрес на — http://stone.undp.org/main/undpintra.cfm
  3. Введите свой логин и пароль. Затем нажмите Редактировать информационный отчет. в разделе «Управление страной»
  4. Выберите Регион и Страна и введите информацию на шаблон.
  5. Помощь по шаблонным заголовкам приведена ниже.
  • Информация о стране : — Информация о стране добавляется автоматически в информационный отчет путем заполнения финансового директора: т.е. почтовый адрес, Почтовый адрес, телефон, факс, электронная почта FO, адрес электронной почты реестра CO.
  • I Введение в систему ООН в _______ Агентства ООН — автоматически вставляется из CFO — Mission Выписки: страновое отделение для включения
  • II Проживает в ______________ — Физическое состояние Особенности, Климат, Природные ресурсы, Политические и административные Организации, Показатели развития, Люди, Язык, Религия, Образование: страновой офис для вставки.
  • III Проживает в _______________ — Супруги и Возможности трудоустройства, магазины и рынки, еда и рестораны, PTT, телевидение, Радио и Интернет, Чем заняться, Путешествие по этой стране: страновой офис для вставки — Официальные праздники: вставляется автоматически от финансового директора — Службы ООН: страновой офис для вставки.
  • IV_____________Values ​​- Обзоры экспатриантов, советы по еде, Подарки и социальные правила: , страновой офис, чтобы вставить
  • V Перед вылетом в _____________ — Контрольный список перед отъездом страновой офис для вставки — Visa Требования: автоматически вставляется из финансового директора — Другая виза Требования, Путешествие в эту страну, Домашние животные, Пересылка Информация / импорт: страновых офисов, чтобы указать
  • VI Поселение в ___________ — Прибытие Контрольный список, Гостиницы, Охота за домом, Мебель / Техника, Помощь по дому, Коммунальные услуги, Диапазон ежемесячных затрат, Транспортные средства, Банковское дело, Школа, Здравоохранение, Безопасность, страхование: страновой офис, чтобы указать
  • VII Полезная информация — Справочная информация, Другие номера телефонов: страновой офис, чтобы указать — Номер телефона: автоматически вставляется из CFO.
  • Дата обновления появится автоматически.

5.4.4 Инструкции по обновлению и заполнению CFO Шаблон
  1. Откройте Netscape Navigator
  2. Измените URL-адрес на: http://stone.undp.org/main/undpintra.cfm
  3. Введите свой логин и пароль. Затем нажмите «Отправить» кнопка
  4. Найдите «Country Management» и нажмите CFO Edits
  5. Выберите Регион и Страна и введите информацию на шаблон.
  6. Оказывается помощь в заполнении заголовков шаблона брифинга. ниже.

[Чтобы начать НОВУЮ строку, необходимо поставить
в конце предложение]

  • Информация о стране — Автоматический ввод с помощью DIMA.
  • Постоянный координатор ООН / Постоянный представитель ПРООН — Информация вставлено OHR.
  • Персонал ПРООН Страновой офис для ввода.Однако имена сотрудников должны быть добавлены в базу данных персонала ПРООН перед включением. [Если сомневаешься свяжитесь с DIMA [email protected]
  • Почтовый адрес / почтовый адрес / основной формат телефона / принципал Формат факса — Страновой офис для ввода.
  • Дополнительные обязанности РУ — Страновой офис для ввода
  • URL — Страновой офис для ввода [адрес домашней страницы CO]
  • Страна / организация Последнее обновление: — Автоматический ввод с помощью DIMA
  • Формат телефона / Формат факса / Электронная почта и регистрационный адрес электронной почты — Страна офис для ввода
  • Обслуживает: — Страновой офис для ввода [Множественный выбор]
  • Регион / Неактивен — По умолчанию «Нет» и «Нет» [оставить как есть]
  • Другой персонал ООН / Врачи ООН / агентства с офисом в Страна / Координационная группа и каналы связи по вопросам ПРООН / Часы работы ; Официальные праздники / Требования к визе / Инокуляции / Отель Размещение / Транспорт. — Страновой офис для ввода.
  • Не просматриваемые примечания — Страновой офис для ввода.
  • Спутник A Спутник B Спутник M — Техническое обслуживание штаб-квартиры Деление [TSD] для ввода
  • URL для информации — Страновой офис для ввода
  • Дата обновления появится автоматически.

Программное обеспечение для регистрации документов

Реестр документов — это список всех документов по проекту.Обычно это чертежи, процедуры, формы спецификаций … и т. д. Важно, чтобы в реестре документов можно было четко идентифицировать последняя редакция конкретного документа. QDMS — популярная система, которая очень хорошо выполняет эту функцию.

Реестр документов действует как центральное хранилище для всех входящих документы в системе.Документы классифицируются по проекты и дисциплины в Матрица распределения регистров документов QDMS .

Некоторые преимущества реестра документов приведены ниже:

  • Время, необходимое для подачи и извлечения документов, составляет значительно сокращается за счет централизованного реестра документов.
  • Регистр документов уменьшает пространство для хранения, так как все документы хранятся в одном месте и не дублируются.
  • Регистр документов можно также использовать для снятия бумажных копий необходимые документы.
  • QDMS обеспечивает контролируемый доступ к документам через реестр документов.
  • Раздать документы из реестра документов — Распечатайте или отправьте по электронной почте одним щелчком мыши.
  • Совместная работа с документами из реестра документов по всем проектам.