Внешняя докладная записка: Внешняя докладная записка — образец и пример заполнения, чем отличается от внутренней?

Содержание

виды, как написать по форме, образцы

Докладная записка является нормативным служебным документом. Она относится к организационно-справочной документации, применяемой для осуществления управленческих функций на предприятии. Докладная записка используется наряду с другими информационными записками, но в отличие от них её структурное оформление строго регламентировано трудовым законодательством.

Общие понятия

Основной целью составления докладной записки является информирование о ситуации и происшествиях в организации, о случаях нарушения трудовой дисциплины или невыполнении сотрудниками своих обязанностей. Она может быть направлена руководителю структурного подразделения, всей компании или вышестоящей организации. Докладная записка составляется таким образом, что побуждает к действиям по устранению создавшегося положения.

Разница между докладной, служебной и объяснительной записками

Докладной записке присвоен код ОКУД 0286041. То есть, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации, она входит в перечень нормативных документов, структура и оформление которых определены законом.

Служебная записка составляется в произвольном виде, и её форма никаким кодом ОКУД не предусматривается. Она обычно пишется сотрудником организации по своей личной инициативе и касается информации, распространяемой «по горизонтали», между персоналом одного уровня, а не «по вертикали», как докладная записка.

Для объяснительной записки тоже предусмотрен код ОКУД, и, так же как и докладная записка, она даёт информацию «по вертикали», то есть от подчинённого к начальнику. Но она пишется исключительно по указанию или просьбе руководителя. Содержание ограничивается только разъяснением обстоятельств, связанных с дисциплинарными нарушениями.

Классификация докладных записок

В зависимости от способа классификации докладные записки можно разделить на виды. Если за основу взять инициатора оформления, то можно выделить:

докладные записки, оформленные по указанию или требованию руководства;
докладные, составленные по личной инициативе подателя документа.

Если в качестве принципа принять содержание, то выделяются информационные и отчётные докладные записки.

Важным является разделение докладных записок на основании их адресации на внешние и внутренние документы.

Структура докладных записок

Построение докладной записки в первую очередь определяется тем, является ли она документом для внутреннего пользования (внутренней докладной запиской) или передаётся в вышестоящую организацию (внешняя докладная записка).

Основные требования предъявляются к содержанию документа. Текст делится на две части. Первая часть содержит информацию, послужившую причиной написания документа, и анализ возникшей ситуации. Во второй части составитель записки должен указать свои выводы и предложения по оптимизации произошедших событий.

Внешние докладные записки

Внешние докладные записки составляются для руководства вышестоящей организации на официальном бланке той нижестоящей организации, где они оформляются.

К документу предъявляются жёсткие требования по структурному плану. Регламентируемыми пунктами записки являются:

полное название предприятия, направляющего документ;
реквизиты предприятия: юридический адрес, телефоны, электронный адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;
полное название должности руководителя внешней организации, куда направляется докладная записка;
инициалы и фамилия руководителя;
название документа, раскрывающее его основное содержание;
текст;
должность руководителя предприятия, направляющего докладную записку, его Ф. И. О. и подпись;
фамилия исполнителя и его телефон;
дата составления документа.

Внешняя докладная записка оформляется в случае её направления в вышестоящую или материнскую организацию

Внутренние докладные записки

Внутренние докладные записки подготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5. Структура такого документа менее строгая, чем для внешнего пользования, но здесь обязательно должны присутствовать следующие элементы:

должность руководителя, на рассмотрение которого направляется документ, его инициалы и фамилия;
название записки, раскрывающее её суть;
текст;
должность работника, оформляющего записку, с локализацией производственного участка, цеха или отдела, его инициалы и фамилия;
подпись служащего;
дата.

Внутренняя докладная записка составляется для подачи руководству своего предприятия

Правила составления, подачи и архивации докладных записок

Содержание и оформление записки прямо зависят от конкретных обстоятельств, послуживших поводом для её составления.

В деловой жизни наиболее часто встречаются следующие основания:

Нарушение трудовой дисциплины.
Премирование или отказ от выдачи премии.
Невыполнение или ненадлежащее выполнение сотрудником своих служебных обязанностей.
Антисоциальное поведение работника.
Хищение и нанесение вреда имуществу.

Для каждого из этих типичных случаев существует свой распространённый на практике шаблон, облегчающий составление документа.

Подача и регистрация докладных записок

Регистрация внешних докладных записок происходит так же, как и всех исходящих документов в виде писем или справок.

Регистрация внутренних докладных записок производится в Журнале регистрации служебных (докладных) записок и поощрений, составляемом в табличной форме. Никаких особых требований по ведению или не ведению такого журнала в трудовом законодательстве РФ не существует. Однако на средних и крупных предприятиях, а также в государственных организациях они обычно создаются с целью накопления информации по поощрению работников. Согласно ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов», время хранения такого журнала составляет 75 лет.

В него вносятся:

порядковый номер записки;
должность и фамилия ведущего журнал работника;
тезисное содержание документа.

Обычно такой журнал ведётся работником отдела кадров.

Докладная записка после своей регистрации попадает к руководителю для рассмотрения и организационных выводов. В результате рассмотрения документа руководитель принимает решение. Оно фиксируется в виде резолюции, написанной на самой докладной записке между адресом и текстом, или оформляется в виде отдельного документа, прилагаемого к записке. Следует заметить, что писать резолюцию на полях страницы неправильно.

Резолюция начальника является основанием для выполнения написанного в ней решения.

Типы докладных записок

Наиболее часто употребляется докладная записка о нарушении трудовой дисциплины. Автор такой записки информирует своих вышестоящих руководителей о произошедшем трудовом нарушении: прогуле, опоздании или неявке на работу, употреблении спиртных напитков и прочих проступках. Одновременно с фактическим материалом в докладной записке должно быть предложение о мерах по пресечению подобных случаев, о наложении взыскания на виновных в их совершении.

В докладной записке укакзываются все детальные обстоятельтва совершения дисциплинарного проступка

Близка по содержанию к докладной записке о дисциплинарном нарушении записка о невыполнении работником своих служебных обязанностей. Она составляется, когда сотрудник не должным образом соблюдает свои обязанности и в результате этого фирма терпит убытки. В качестве дополнения к докладной записке можно приложить, например, образцы неправильно составленных сотрудником документов или результаты видеонаблюдения за его рабочим местом. Определённой спецификой такого рода докладной является необходимость её согласования с непосредственным руководителем проштрафившегося работника.

К докладной записке желательно добавить документы, свидетельствующие о невыполнении работником своих служебных обязанностей

Довольно распространённым поводом написания докладной записки является неуместное или антисоциальное поведение работника, выражающееся в его грубости, хамстве, игнорировании просьб клиентов и тому подобном.

Написание такой записки обычно является более сложным делом, чем докладной о дисциплинарном нарушении. Здесь необходимо не только отразить факт самого некорректного поведения, но и обрисовать саму личность нарушителя.

Если не подкрепить свои слова ссылкой на свидетелей, то обвиняемое лицо может написать встречную докладную записку или даже подать на обидчика в суд для защиты чести и достоинства.

Для избежания обвинения в предвзятости или голословности автору докладной записки необходимо иметь свидетелей некорректного поведения сотрудника

Наиболее сложным поводом написания докладной записки являются факты кражи или умышленной порчи имущества. Такие случаи должны быть тщательно задокументированы. И первоначальным документом установления факта кражи нередко является докладная записка. При этом не так важна форма изложения, как точная передача всех обстоятельств. Такую записку необходимо зарегистрировать в журнале входящей документации, так как именно дата, поставленная на входящем документе, считается официальной датой извещения начальства о произошедшей краже или злостной порче имущества.

К докладной записке необходимо приложить Акт о порче имущества, подписанный комиссией в составе не менее трёх человек

Извещение работника о поступившей на него докладной записке и возникающая при этом ответственность

После поступления записки, в которой приводятся факты нарушения трудовой дисциплины, кражи или другого проступка, следует, в зависимости от обстоятельств, служебное или даже судебное разбирательство. Однако сама записка представляет собой всего лишь сообщение, приводящее факты, а не обвинительный приговор. В Трудовом кодексе РФ отсутствуют указания о необходимости ознакомления работника с содержанием докладной записки.

В случае нарушения дисциплины также составляется акт за подписью трёх свидетелей. Докладная записка вместе с этим актом является основанием для привлечения работника к материальной, дисциплинарной или иной ответственности. Подтверждением ознакомления работника с содержанием акта является его подпись на этом документе. Если работник отказывается от подписания акта, то составляется второй акт об отказе подписывать документ, который также должен быть подписан не менее чем тремя свидетелями. Однако никакой ответственности за отказ от подписания акта работник не несёт.

Если есть объективный повод для дисциплинарного взыскания, работодатель должен попросить работника написать объяснительную записку. Отказ от её написания также не влечёт никакой ответственности (ст. 199 ТК РФ). В этом случае работник может попросить работодателя ознакомить его с содержанием докладной записки, но предоставлять этот документ ему не обязаны.

Подписание или не подписание акта, а также составление или не составление сотрудником объяснительной записки не являются препятствием для понесения им соответствующего наказания вплоть до увольнения. Основанием для этого станут только доказанные факты совершения работником дисциплинарного нарушения или другого проступка. Решение руководства вступает в силу только после издания приказа.

Видео: докладная записка в делопроизводстве

Составление докладных записок является частью трудовых отношений. Оформление таких записок в соответствии с правилами делопроизводства ускоряет и облегчает решение поднятых в них вопросов.

Оцените статью: Поделитесь с друзьями!

Составление и оформление докладной записки

В предыдущей статье (>>) мы рассмотрели правила составления справок. Документом, близким к справке по содержанию и назначению, является докладная записка.

Докладная записка — это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Как видно из определения, докладные записки создаются для изложения какого-либо вопроса. Их принципиальное отличие от справок в том, что они содержат выводы и предложения автора по излагаемому вопросу.

Докладные записки могут касаться самых разных вопросов. Они составляются по вопросам основной деятельности, по личному составу (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания и т.п.), по административно-хозяйственным вопросам.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

Кроме того, докладные записки делятся на внешние и внутренние.

Внутренняя докладная записка адресуется руководителю в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Например, внутреннюю докладную записку на имя директора может подать руководитель структурного подразделения, в том числе и начальник отдела кадров. Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации автора документа. Например, директор Национального исторического архива Беларуси может направить докладную записку на имя Председателя Центрархива. Оформляется внешняя докладная записка на общем бланке.

Следует отметить, что в практике работы учреждений, организаций, предприятий внешние докладные записки встречаются относительно редко. Часто их заменяют письмами, которые, как и докладные записки, могут быть инициативными и ответными. Тем не менее внешняя докладная записка как вид документа имеет право на существование.

Докладная записка имеет следующие реквизиты:

• реквизиты бланка или наименование структурного подразделения, в котором подготовлена докладная записка;

• название вида документа;

• дата;

• регистрационный индекс;

• место составления;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения;

• подпись.

Рассмотрим правила оформления докладной записки и входящих в нее информационных элементов с учетом специфики этого документа.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 5 (16), май 2002 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА — это… Что такое ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА?

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА: – разновидность служебной записки, адресованной непосредственному руководителю или вышестоящему руководителю, содержащей обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Требования к подготовке и оформлению служебных записок установлены параграфом 2.1.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Текст докладной записки делится на две части.
В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю государственного органа, оформляются на простом листе бумаги. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на бланке организации и подписывается руководителем.

ДИСПЛЕЙ (ВИДЕОМОДУЛЬ, ВИДЕОМОНИТОР, ВИДЕОДИСПЛЕЙНЫЙ ТЕРМИНАЛ)
ДОКУМЕНТ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Смотреть что такое «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА» в других словарях:

Докладная записка
— внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого либо вопроса с выводами и предложениями составителя;. .. Источник: Постановление ЦИК России от… … Официальная терминология
Докладная записка — документ, адресованный руководителю подразделения или учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Докладная записка — см. Доклад … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона
Докладная записка — документ, адресованный руководителю вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение какого либо вопроса с выводами и предложениями. Д. з. состоит из двух частей: в первой (вводной) излагаются факты и проводится их анализ; во второй… … Педагогическое речеведение
докладная записка — Жанр официально делового стиля, информационно справочный документ, сообщающий о ситуации, к. л. факте, о выполненной работе. Адресат – руководитель подразделения или учреждения. Информация записки принимается к сведению или побуждает к действию.… … Словарь лингвистических терминов Т.В. Жеребило
Докладная записка — Жанр официально делового стиля, информационно справочный документ, сообщающий о ситуации, к. л. факте, о выполненной работе. Адресат – руководитель подразделения или учреждения. Информация записки принимается к сведению или побуждает к… … Общее языкознание. Социолингвистика: Словарь-справочник
докладная записка — делопр. документ, адресованный руководству, в котором излагается какой либо вопрос с выводами и предложениями составителя … Краткий словарь терминов из области делопроизводства
докладная записка — Деловая бумага на имя начальника или вышестоящего лица с кратким изложением сущности дела, подлежащего административному рассмотрению … Словарь многих выражений
докладная записка — и. В делопроизводстве: служебный документ, адресованный руководству, в котором излагается какой л. вопрос с выводами и предложениями составителя д. з … Учебный словарь стилистических терминов
ЗАПИСКА — ЗАПИСКА, записки, жен. 1. Клочок бумаги, на которой что нибудь записано. Потерять записку с адресом нужного человека. || Коротенькое письмо, извещение о чем. нибудь. Послать записку с просьбой одолжить книгу. Передать любовную записку. || Сжатое… … Толковый словарь Ушакова

Пример оформления внешней докладной записки — Студопедия

ДОКУМЕНТЫ ОПЕРАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ

К информационно – справочным относятся справки, докладные, объяснительные записки, сводки, обзоры, акты. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно – распорядительным документам и не являются обязательными к исполнению.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о служившейся ситуации, содержащий выводы и предложения составителя. Текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «об» («о»). Внутреннюю докладную записку подписывает составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководителем.

Пример оформления внутренней докладной записки:

Кафедра ИТМ Заведующему кафедрой

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ИТМ

10.05.2010 №36 В.А.Попову

г. Екатеринбург

О замене замка в двери

Довожу до Вашего сведения, что на кафедре (ауд.301) в настоящее время сломан нижний замок во входной двери.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретении нового замка и комплекта из 10 ключей.

Ученый секретарь Подпись О.А.Карасева

Министерство Генеральному директору

образования РФ Завода точного машиностроения

И. И.Петрову

Свердловское областное

управление народного образования

Октябрьский отдел

народного образования

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

19.05.2010 №15

г. Екатеринбург

О проверке технического состояния

жилых помещений базы отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности базы отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2010 г.,….

Зав.районо Подпись Н.И.Пирогова

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины какого – либо события, факта. Эти записки используют те же реквизиты, что и внутренние докладные и подписываются составителем.

Акт– документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие. Оформляется акт на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую, выводы.

Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта (могут быть указаны присутствующие лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два – три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер, заголовок. Например: Основание: приказ директора завода от 24.05.2010 № 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе». С новой строки прямо с полей с прописной буквы пишется слово «Составлен»и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Например:

Составлен:

Председатель:_____________(должность, фамилия, инициалы)

Члены комиссии: 1. _________(должность, фамилия, инициалы)

как правильно оформить по ГОСТ Р 7.0.97-2016

Докладную записку могут подавать руководители чтобы сообщить о нарушениях работников: опозданиях, нарушениях режима труда и отдыха, не выполнении должностных обязанностей и других или вносить предложения, направленные на улучшение деятельности организации.

Докладная записка, что это за документ? Как правильно написать?

Докладная записка, что это за документ?

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса производственной деятельности с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по вопросу.

Как правильно написать докладную записку?

Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, адресат, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа.

В первой части текста излагаются факты или события послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Датой докладной записки считается дата её подписания. Докладные записки по основной деятельности организации хранятся 5 лет.

По содержанию докладные записки подразделяются на:

инициативные;
информационные;
отчётные.

Оформление докладной записка

Оформление докладной записки зависит от её адресата. Если она адресована руководителю организации, то считается внутренней, если направляется за пределы организации в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке и должны быть подписаны руководителем организации. Внутренние докладные записки оформляются на обычном листе бумаги.

Докладная записка – образец

Докладная записка, состоит из реквизитов, которые оформляем в соответствии с ГОСТ Р 6. 30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», с 01 июля 2018 года оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Докладная записка имеет такой реквизит, как дата, которая оформляется в верхнем левом углу цифровым способом 05.10.2018 или словесно-цифровым 5 октября 2017г.

Реквизит. Адресат. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываем перед фамилией, а с 01 июля 2018 года после фамилии. Должность лица, которому адресован документ указываем в дательном падеже.

Реквизит. Заголовок к тексту. Включает краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок к тексту может отвечать на вопросы: О чем? О ком? Заголовок к тексту может содержать не более 5 строк. Его располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатается через 1 интервал, точка в конце не ставится.

Реквизит. Тест документа. Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», соблюдая 1,5 ный интервал.

Реквизит. Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращённое – на документе, оформленном на бланке),личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия). Подпись располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала.

Докладная записка – образец ГОСТ 2003

Докладная записка – образец ГОСТ Р 7.0.97-2016 с 01 июля 2018 года

Источник: Блог Ольга Софронова

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

МРОТ с 01 января 2018 года

Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Трудовая книжка: как правильно оформлять записи

Профессиональный стандарт «Инструктор-проводник в сфере туризма» утвержден

Формуляр внешней докладной записки — КиберПедия

Наименование министерства или ведомства НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Справочные данные об организации ОГРН ИНН/КПП

Наименование должности адресата с включением наименования организации (в дат. падеже) И.О. Фамилия (в дат. падеже)

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

00.00.20__ №

Заголовок к тексту (О чем)

Текст докладной записки через 1,5 интервала. Текст состоит из двух частей.

Приложение: 1. План-график на 2 л. в 2 экз.

2. Таблица расчетов на 1 л. в 2 экз.

Наименование должности личная подпись И. О. Фамилия

В дело 00-00

личная подпись

Дата

Образец внешней докладной записки

Министерство общего и профессионального образования РФ Новосибирское областное управление народного образования Октябрьский отдел народного образования Справочные данные об организации ОГРН ИНН/КПП

Генеральному директору завода «Русские самоцветы» И.И. Петрову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

15.05.2014 № 12

О проверке технического состояния

жилых помещений базы отдыха

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей мною 13 мая 2014 г. был проведён осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе №1 необходимо вставить стёкла, корпус №2 нуждается в ремонте.

Заведующий районо Личная подпись Н.И. Пирогов

Формуляр внутренней докладной записки

о нарушении трудовой дисциплины

Наименование Наименование должности

структурного подразделения руководителя организации

( в дательном падеже)

И.О. Фамилия (в дательном падеже)

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

____________ № _________

О нарушении трудовой дисциплины

_____________________________

Фамилия И.О. (в родительном падеже)

_________________________________________________________________

(Фамилия, имя, отчество)

______________________________________________________________________

(Наименование должности с указанием структурного подразделения)

______________________________________________________________________

(С какого времени работает в данной организации — по необходимости)

______________________________________________________________________

(Вид нарушения)

______________________________________________________________________

(Дата нарушения)

______________________________________________________________________

(Наличие письменного объяснения)

______________________________________________________________________

(Мнение о дисциплинарном взыскании)

Руководитель

структурного подразделения Личная подпись И. О. Фамилия

Внешняя докладная записка

УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО- Управляющему делами

МЕТОДИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ администрации города

РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Б.Б. Шевченко

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10 октября 2014 г. № 35

Москва

Об увеличении штатной

численности подразделения

В связи со значительным увеличением объемов обрабатываемой корреспонденции, поступающей в связи с предстоящими выборами главы городской администрации, прошу Вас изыскать возможность увеличить штатную численность отдела на две должности: инспектора и старшего инспектора.

Начальник управления Личная подпись М.С. Касьянова

Внутренняя докладная записка

Отдел электробытовой техники Исполнительному директору

ЗАО «Примэкс»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

О. М. Кольченко

12 февраля 2014 г. № 35

О командировании сотрудника

отдела на Липецкий завод

холодильников «Стинол»

В связи с расширением ассортимента товаров, реализуемых нашей фирмой, и формированием плана рекламной кампании на 2-е полугодие 2014 г. прошу Вас командировать старшего эксперта отдела электробытовой техники Васнецова В.И. на Липецкий завод холодильников «Стинол» для ознакомления с новыми техническими и дизайнерскими разработками холодильников и морозильных камер «Стинол», а также для согласования вопросов развития договорных отношений с этим предприятием.

Руководитель отдела Личная подпись Н.О. Павлов

Внутренняя докладная записка

Отдел новых проектовГенеральному директору

агентства

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

И.Л. Петрову

10 марта 2014 г. № 25

Краскову С.С. Прошу подобрать

Об увеличении штатной двух кандидатов на должности менеджеров

численности отдела в отдел новых проектов.

Подпись руководителя 11.03.2014

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности, прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена нами из аналитического журнала «Эксперт»).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также для подготовки оперативной информации о рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Руководитель отдела Личная подпись И.А. Чернышова

Предложение

Управление делами ПРЕДЛОЖЕНИЕ	Заместителю руководителя агентства по авторским правам Н.А. Алексееву
22.04.2014 № 12

О повышении исполнительской

дисциплины при работе

с документами

Для совершенствования исполнительской дисциплины при работе с документами необходимо:

1. Во всех подразделениях агентства назначить лиц, ответственных за работу с документами в подразделении. В зависимости от объема документооборота подразделения это может быть работник подразделения, совмещающий выполнение своих основных функциональных обязанностей с делопроизводственными, или секретарь подразделения, занимающийся только организацией работы с документами в подразделении.

2. Переработать действующие нормативные документы по документационному обеспечению и привести их в соответствие с действующими законодательными и иными нормативными правовыми актами.

3. Создать группу …

Управляющий делами Личная подпись Р.Т. Петров

Представление на работника

Наименование Руководителю организации

структурного подразделения

И.О. Фамилия (в дат. пад.)

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ *

________________ № _______

Прошу Вас назначить на должность __________________________________

(наименование должности с указанием

_____________________________________________________________________

структурного подразделения)

_____________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

с окладом согласно штатному расписанию.

Ф.И.О., ____________ года рождения, образование _______________, в 20___году окончил(а) ____________________________________________ по специальности

(наименование учебного заведения)

__________________________________________________.

Имеет большой опыт работы в области _______________________. Продолжительное время занимался(-ась) ______________________.

Руководитель структурного

подразделения Личная подпись И.О. Фамилия

________________________

* Составляется в управлениях, отделах их руководителями, передается в Службу кадров.

Служебная записка

Отдел кадров СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 00.00.2014 О введении гибкого графика начала и окончания работы

Заместителю директора по персоналу А.И. Скворцову

В связи с транспортными проблемами (автомобильными пробками, неритмичной работой общественного транспорта) и участившимися случаями опозданий работников предприятия (за последний квартал их количество возросло на 17%) прошу рассмотреть вопрос о введении гибкого графика начала и окончания работы для персонала предприятия, не связанного жестко с технологией производственного процесса. Опытное опробирование подобного графика в отделе комплектации дало положительный результат.

Приложение: отчет начальника отдела комплектации на 2 л.

Начальник отдела личная подпись Н.И. Смирнов

Тест на тему «Документационное обеспечение управления»

Дифференцированный зачет по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Задание # 1

(Выберите единственно правильный ответ)Текст служебного письма составляется от

Выберите один из 3 вариантов ответа:

2-го лица единственного числа

3-го лица множественного числа

1-го лица множественного числа

Задание # 2

(Выберите единственно правильный ответ)

Реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа» оформляется

Выберите один из 3 вариантов ответа:

во всех письмах

в ответных письмах

в инициативных письмах

Задание #3

(Выберите единственно правильный ответ)

В состав реквизитов служебного письма не входит

Выберите один из 3 вариантов ответа:

адресат

название вида документа

подпись

Задание #4

(Выберите единственно правильный ответ)

Руководитель и главный бухгалтер подписывают

Выберите один из 3 вариантов ответа:

письмо-извещение

гарантийное письмо

рекламное письмо

Задание #5

(Выберите единственно правильный ответ)

Текст служебного письма можно оформить на формате А5, если

Выберите один из 3 вариантов ответа:

нет бланка формата А4

есть соответствующие указания руководителя

текст письма не превышает 6 строк

Задание #6

(Выберите единственно правильный ответ)

Максимальный объем служебного письма

Выберите один из 3 вариантов ответа:

одна страница

три страницы

две страницы

Задание #7

(Выберите единственно правильный ответ)

Печатью удостоверяется

Выберите один из 3 вариантов ответа:

письмо-напоминание

гарантийное письмо

письмо-приглашение

Задание #8

(Выберите единственно правильный ответ)

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется

Выберите один из 3 вариантов ответа:

по усмотрению секретаря

на всех документах

только на присылаемых

Задание #9

(Выберите единственно правильный ответ)

В письме отметка о поступлении документа проставляется

Выберите один из 3 вариантов ответа:

в левом нижнем углу последнего листа документа

на любом свободном месте

в правом нижнем углу первого листа документа

Задание #10

К каждому вопросу даны варианты ответов. Правильных вариантов может быть несколько. Какие признаки характерны для бланков для писем?

Выберите несколько из 4 вариантов ответа:

Наличие адресных данных предприятия на бланке

Наличие отметки для реквизита «Ссылка на индекс и дату входящего документа»

Отсутствие названия вида документа

Расположение обязательных реквизитов заголовочной части документа в левом верхнем углу

Задание #11

К каждому вопросу даны варианты ответов. Правильных вариантов может быть несколько. Какой вид делового письма направляется адресату для заключения сделки с указанием конкретных условий сделки?

Выберите несколько из 4 вариантов ответа:

Письмо-подтверждение

Сопроводительное письмо

Письмо-предложение

Договорное письмо

Задание #12

К каждому вопросу даны варианты ответов. Правильных вариантов может быть несколько. Автором служебного письма является:

Выберите несколько из 4 вариантов ответа:

исполнитель, составивший документ

должностное лицо, подписавшее документ

исполнитель, оформивший документ

организация, от имени которой отправляется письмо

Задание #13

Определите какое утверждение истинно, а какое нет…

Укажите истинность или ложность вариантов ответа:

Текст докладной записки содержит только обстоятельное изложение вопроса

Адресант в докладной записке указывается в именительной падеже

Внутреннюю докладную записку подписывает составитель

В адресате докладной записки указывают только фамилию

Внутренняя докладная записка оформляется на бланке организации

Задание #14

(Выберите единственно правильный ответ) Внутреннюю докладную записку подписывает

Выберите один из 3 вариантов ответа:

составитель

руководитель подразделения

секретарь

Задание #15

(Выберите единственно правильный ответ) В скольких экземплярах оформляется внешняя докладная записка

Выберите один из 3 вариантов ответа:

в двух

в одном

в трех

Задание #16

(Выберите единственно правильный ответ) Реквизиты объяснительной записки по поводу объяснения поступка аналогичны

Выберите один из 3 вариантов ответа:

внутренней докладной записки

внутренней справки

служебному письму

Задание #17

(Выберите единственно правильный ответ) Текст докладной записки, как правило состоит

Выберите один из 3 вариантов ответа:

из одной части

из двух частей

из трех частей

Задание #18

(Выберите единственно правильный ответ) В состав реквизитов внешней докладной записки не входит

Выберите один из 3 вариантов ответа:

печать

подпись

заголовок к тексту

Задание #19

Вставьте пропущенные в тексте слова

Докладная записка – документ, адресованный _______________________ по

конкретной теме с ___________________ и предложениями по ней.

Запишите ответ:

Ответ:

Задание #20

Вставьте пропущенные в тексте слова Внешнюю докладную записку, адресованную в вышестоящую организацию подписывает ______________________

Кратко дайте ответы на вопросы:

1. Что определяется кредитным договором?_________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________

2. Коммерческий контракт представляет собой …?__________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________

3. Что такое оферта?_____________________________________________________________________________

4. Акцепт – это …?_______________________________________________________________________________

5. Перечислить составные части контракта_______________________________________________________

Критерии оценивания: Каждый правильный ответ 1 балл .(макс.кол.-31б.)

Неудовлетворительно

«2»

Удовлетворительно

«3»

Хорошо

«4»

Отлично

«5»

Фактич. Балл

17 и меньше

18-22

23-26

27-31

Ключ к тесту

Задание #1

(Выберите единственно правильный ответ)

Текст служебного письма составляется от

Выберите один из 3 вариантов ответа:

—

2-го лица единственного числа

—

3-го лица множественного числа

1-го лица множественного числа

Задание #2

(Выберите единственно правильный ответ)

Реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа» оформляется

Выберите один из 3 вариантов ответа:

—

во всех письмах

в ответных письмах

—

в инициативных письмах

Задание #3

(Выберите единственно правильный ответ)

В состав реквизитов служебного письма не входит

Выберите один из 3 вариантов ответа:

—

адресат

название вида документа

—

подпись

Задание #4

(Выберите единственно правильный ответ)

Руководитель и главный бухгалтер подписывают

Выберите один из 3 вариантов ответа:

—

письмо-извещение

гарантийное письмо

—

рекламное письмо

Задание #5

(Выберите единственно правильный ответ)

Текст служебного письма можно оформить на формате А5, если

Выберите один из 3 вариантов ответа:

—

нет бланка формата А4

—

есть соответствующие указания руководителя

текст письма не превышает 6 строк

Задание #6

(Выберите единственно правильный ответ)

Максимальный объем служебного письма

Выберите один из 3 вариантов ответа:

—

одна страница

—

три страницы

две страницы

Задание #7

(Выберите единственно правильный ответ)

Печатью удостоверяется

Выберите один из 3 вариантов ответа:

—

письмо-напоминание

гарантийное письмо

—

письмо-приглашение

Задание #8

(Выберите единственно правильный ответ)Отметка о поступлении документа в организацию проставляется

Выберите один из 3 вариантов ответа:

—

по усмотрению секретаря

—

на всех документах

только на присылаемых

Задание #9

(Выберите единственно правильный ответ)В письме отметка о поступлении документа проставляется

Выберите один из 3 вариантов ответа:

—

в левом нижнем углу последнего листа документа

—

на любом свободном месте

в правом нижнем углу первого листа документа

Задание #10

К каждому вопросу даны варианты ответов. Правильных вариантов может быть несколько. Какие признаки характерны для бланков для писем?

Выберите несколько из 4 вариантов ответа:

—

Наличие адресных данных предприятия на бланке

Наличие отметки для реквизита «Ссылка на индекс и дату входящегодокумента»

Отсутствие названия вида документа

—

Расположение обязательных реквизитов заголовочной части документа в левом верхнем углу

Задание #11

К каждому вопросу даны варианты ответов. Правильных вариантов может бытьнесколько. Какой вид делового письма направляется адресату для заключения сделки суказанием конкретных условий сделки?

Выберите несколько из 4 вариантов ответа:

—

Письмо-подтверждение

—

Сопроводительное письмо

Письмо-предложение

Договорное письмо

Задание #12

К каждому вопросу даны варианты ответов. Правильных вариантов может быть несколько.Автором служебного письма является:

Выберите несколько из 4 вариантов ответа:

—

исполнитель, составивший документ

должностное лицо, подписавшее документ

—

исполнитель, оформивший документ

организация, от имени которой отправляется письмо

Задание #13

Определите какое утверждение истинно, а какое нет…

Укажите истинность или ложность вариантов ответа:

Истина

Текст докладной записки содержит только обстоятельное изложение вопроса

Истина

Адресант в докладной записке указывается в именительной падеже

Истина

Внутреннюю докладную записку подписывает составитель

Ложь

В адресате докладной записки указывают только фамилию

Ложь

Внутренняя докладная записка оформляется на бланке организации

Задание #14

(Выберите единственно правильный ответ) Внутреннюю докладную записку подписывает

Выберите один из 3 вариантов ответа:

составитель

—

руководитель подразделения

—

секретарь

Задание #15

(Выберите единственно правильный ответ) В скольких экземплярах оформляется внешняя докладная записка

Выберите один из 3 вариантов ответа:

в двух

—

в одном

—

в трех

Задание #16

Выберите один из 3 вариантов ответа:

внутренней докладной записки

—

внутренней справки

—

служебному письму

Задание #17

(Выберите единственно правильный ответ) Текст докладной записки, как правило состоит

Выберите один из 3 вариантов ответа:

—

из одной части

—

из двух частей

из трех частей

Задание #18

(Выберите единственно правильный ответ) В состав реквизитов внешней докладной записки не входит

Выберите один из 3 вариантов ответа:

печать

—

подпись

—

заголовок к тексту

Задание #19

Вставьте пропущенные в тексте слова Докладная записка – документ, адресованный _______________________ по конкретной теме с ___________________ и предложениями по ней.

Запишите ответ:

Ответ:

вышестоящему руководству

Ответ:

выводами

Задание #20

Запишите ответ:

Ответ:

руководитель организации

Кратко дайте ответы на вопросы:

1. Что определяется кредитным договором? Размер суммы денежных средства (кредит) заемщику и условия, на которых заемщик обязуется возвратить полученную денежную сумму и уплатить проценты .

2. Коммерческий контракт представляет собой? это специфический вид договора, который регулирует отношения сторон в сфере поставок или же оказания

3. Что такое оферта? предложение о заключении сделки, в котором изложены существенные условия договора

4. Акцепт – это …? Ответ лица, которому адресована оферта, о её принятии. Акцепт — согласие на оплату. По российскому законодательству акцепт должен быть полным и безоговорочным (принятие предложения на иных условиях признаётся новой офертой)

5. Перечислить составные части контракта Преамбула (или вводная часть), Предмет договора, часть, содержащая существенные условия договора,_ ополнительные условия договора( условия, которые не обязательно предусматривать в каждом договоре, но которые могут существенно влиять на реализацию прав и обязанностей сторон), Прочие условия договора могут включать следующие вопросы(законодательство, регулирующее отношения сторон, особенности согласований связи между сторонами и т. п.)Заключительная часть.

_______________________________________________

Как написать профессиональную внешнюю памятку

Внутренняя служебная служебная записка касается связи внутри одной компании. Они менее формальны, чем деловые письма, и, как правило, более лаконичны. Записки широко варьируются от информирования сотрудников об изменении практики компании до объявления о предстоящем пикнике компании. Существуют два типа служебных записок: внутренние и внешние. Внешняя записка — это деловое общение между разными компаниями. Вы можете легко превратить стандартную внутреннюю памятку в профессиональную внешнюю памятку.

Распознайте разницу между внутренней и внешней памяткой. Внутренние записки остаются в секрете корпорации. Внешние служебные записки сообщают о бизнесе другой компании, обычно каким-либо образом, кроме почтовой корреспонденции, и компании, так или иначе связанной с определенными бизнес-функциями. Используйте следующее в качестве примера профессиональной внешней памятки. Компания X, компания паевого инвестиционного фонда, составляет памятку для сотрудников компании B, которые участвуют в определенном пенсионном фонде.Компания X отправляет большой пакет служебных записок компании В, сотрудники почтового отделения которой рассылают их всем получателям служебной почты. Эта внешняя памятка компании X передает информацию сотрудникам компании B, даже если сотрудники не работают в компании X.

Внутренние служебные записки касаются обмена информацией внутри той же компании.
Внешние служебные записки сообщают о бизнесе другой компании, обычно каким-либо образом, кроме почтовой почты, и компании, так или иначе связанной с определенными бизнес-функциями.

Начните писать внешнюю памятку. Откройте текстовый редактор. Введите всю необходимую контактную информацию в верхней части пустого документа, например название компании, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

Через два пробела после информации о компании введите слово «Меморандум» или «Меморандум» заглавными буквами. Сделайте двойной пробел после слова «Memo» и создайте заголовок, введя в следующие поля, убедившись, что между ними есть двойной пробел. Кому :, Откуда:, Дата: и Тема :.

Начните писать внешнюю памятку.
Через два пробела после информации о компании введите слово «Меморандум» или «Меморандум» заглавными буквами.

Заполните поля заголовка соответствующей информацией. Для внешней памятки включите название должности с именем и другие внешние данные, которые не требуются для внутренней памятки. Вместо «От: Джон Доу» введите «От: Джон Доу, президент Африканского дивизиона».

Введите текст заметки.Используйте одинарный интервал для основного текста и двойной интервал между абзацами.

Распространить памятку извне.

Многие текстовые редакторы имеют шаблоны заметок, которые можно использовать вместо создания собственных. Вы можете отправлять заметки по электронной почте в виде вложения вместо отправки бумажных копий. Внешние памятки экономят почтовые расходы, но при этом передаются так же, как и письменный документ.

Заметки не требуют приветствия, например «Уважаемый мистер Доу», поскольку в заголовке есть поле «Кому:».Не делайте отступы в абзацах основного текста заметки. В конце памятки не используйте приветственное завершение, например «С уважением». Вы уже указали составителя памятки в заголовке.

Внутренние и внешние памятки — проект NEXT Generation

Руководители по коммуникациям проекта будут раз в две недели рассылать внутренние служебные записки по проекту во второй половине дня по пятницам (это изменение с 4 августа 2017 г.). Каждую вторую пятницу они также будут рассылать внешние записки внешним контактам по проекту каждые две недели.Все заметки будут размещены здесь. Если у вас есть какие-либо вопросы относительно этих заметок, напишите нам по адресу [email protected].

2017 Обновления

декабря

Декабрь

Ноябрь

Октябрь

Сентябрь

29 сентября 2017 г. Внутренняя памятка по расширению сотрудничества nEXT Generation (веб-просмотр) — 29 сентября 2017 г.
29 сентября 2017 г. Внешняя памятная записка по совместному расширению nEXT Generation (веб-просмотр) — 29 сентября 2017 г.
15 сентября 2017 г. Внутренняя памятка по расширению сотрудничества nEXT Generation (веб-просмотр) — 15 сентября 2017 г.
15 сентября 2017 г. Внешняя памятная записка по совместному расширению nEXT Generation (веб-просмотр) — 15 сентября 2017 г.
1 сентября 2017 г. Внутренняя памятка по расширению сотрудничества nEXT Generation (веб-просмотр) — 1 сентября 2017 г.
1 сентября 2017 г. Внешняя памятная записка по совместному расширению nEXT Generation (веб-просмотр) — 1 сентября 2017 г.

Август

Июль

28 июля 2017 г. Cooperative Extension nEXT Generation Internal Memo (Webview) — 28 июля 2017 г.
21 июля 2017 г. Внутренняя памятка Cooperative Extension nEXT Generation (веб-просмотр) — 21 июля 2017 г.
21 июля 2017 г. Внешняя памятная записка по совместному расширению nEXT Generation (веб-просмотр) — 21 июля 2017 г.
14 июля 2017 г. Внутренняя памятка по расширению сотрудничества nEXT Generation (веб-просмотр) — 14 июля 2017 г.
7 июля 2017 г. Внутренняя памятка по расширению сотрудничества nEXT Generation (веб-просмотр) — 7 июля 2017 г.
7 июля 2017 г. Внешняя памятная записка по совместному расширению nEXT Generation (веб-просмотр) — 7 июля 2017 г.

Июнь

30 июня 2017 г. Cooperative Extension nEXT Generation Internal Memo (Webview) — 30 июня 2017 г.
23 июня 2017 г. Внутренняя памятка по расширению сотрудничества nEXT Generation (веб-просмотр) — 23 июня 2017 г.
23 июня 2017 г. Внешняя памятная записка по совместному расширению nEXT Generation (веб-просмотр) — 23 июня 2017 г.
16 июня 2017 г. Внутренняя памятка по расширению сотрудничества nEXT Generation (веб-просмотр) — 16 июня 2107 г.
9 июня 2017 г. Внешняя памятная записка по совместному расширению nEXT Generation (веб-просмотр) — 9 июня 2017 г.
9 июня 2017 г. Внутренняя памятка по расширению сотрудничества nEXT Generation (веб-просмотр) — 9 июня 2017 г.
2 июня 2017 г. Cooperative Extension nEXT Generation Internal Memo (Webview) — 2 июня 2017 г.

Май

26 мая 2017 г. Внутренняя памятка по расширению сотрудничества nEXT Generation (веб-просмотр) — 26 мая 2017 г.
26 мая 2017 г. Внешняя памятка для совместного расширения nEXT Generation (веб-просмотр) — 26 мая 2017 г.
19 мая 2017 г. Внутренняя памятка Cooperative Extension nEXT Generation (веб-просмотр) — 19 мая 2017 г.
15 мая 2017 г. Поделитесь своим мнением по окончательным кандидатам на должность директора по расширению территории (веб-просмотр) — 15 мая 2017 г.
12 мая 2017 г. Внутренняя памятка для совместного расширения nEXT Generation (веб-просмотр) — 12 мая 2017 г.
12 мая 2017 г. Внешняя памятка для совместного расширения nEXT Generation (веб-просмотр) — 12 мая 2017 г.
5 мая 2017 г. Внутренняя памятка по расширению сотрудничества nEXT Generation (веб-просмотр) — 5 мая 2017 г.

Апрель

28 апреля 2017 г. Cooperative Extension nEXT Generation Internal Memo (Webview) — 28 апреля 2017 г.
28 апреля 2017 г. Cooperative Extension nEXT Generation External Memo (Webview) — 28 апреля 2017 г.
21 апреля 2017 г. Внутренняя памятка по расширению сотрудничества nEXT Generation (веб-просмотр) — 21 апреля 2017 г.
14 апреля 2017 г. Внутренняя памятка по расширению сотрудничества nEXT Generation (веб-просмотр) — 14 апреля 2017 г.
14 апреля 2017 г. Внешняя памятная записка по совместному расширению nEXT Generation (веб-просмотр) — 14 апреля 2017 г.
7 апреля 2017 г. Внутренняя памятка по расширению сотрудничества nEXT Generation (веб-просмотр) — 7 апреля 2017 г.

Март

31 марта 2017 г. Внутренняя памятка по расширению сотрудничества nEXT Generation (веб-просмотр) — 31 марта 2017 г.
31 марта 2017 г. Внешняя памятная записка по совместному расширению nEXT Generation (веб-просмотр) — 31 марта 2017 г.
24 марта 2017 г. Внутренняя памятка по расширению сотрудничества nEXT Generation (веб-просмотр) — 24 марта 2017 г.
17 марта 2017 г. Внутренняя памятка по расширению сотрудничества nEXT Generation (веб-просмотр) — 20 марта 2017 г.
17 марта 2017 г. Внешняя памятная записка по совместному расширению nEXT Generation (веб-просмотр) — 20 марта 2017 г.
10 марта 2017 г. Внутренняя памятка по расширению сотрудничества nEXT Generation (веб-просмотр) — 10 марта 2017 г.
3 марта 2017 г. Внешняя памятная записка по совместному расширению nEXT Generation (веб-просмотр) — 6 марта 2017 г.
3 марта 2017 г. Внутренняя памятка по расширению сотрудничества nEXT Generation (веб-просмотр) — 6 марта 2017 г.

Февраль

24 февраля 2017 г. Внутренняя памятка по расширению сотрудничества nEXT Generation (веб-просмотр) — 24 февраля 2017 г.
17 февраля 2017 г. Внешняя памятная записка по совместному расширению nEXT Generation (веб-просмотр) — 17 февраля 2017 г.
17 февраля 2017 г. Внутренняя памятка Cooperative Extension nEXT Generation (веб-просмотр) — 17 февраля 2017 г.
10 февраля 2017 г. Внутренняя памятка по расширению сотрудничества nEXT Generation (веб-просмотр) — 14 февраля 2017 г.
3 февраля 2017 г. Внешняя памятная записка по совместному расширению nEXT Generation (веб-просмотр) — 3 февраля 2017 г.
3 февраля 2017 г. Внутренняя памятка для совместного расширения nEXT Generation (веб-просмотр) — 3 февраля 2017 г.

Январь 2017 г.

Обновления 2016

Обновление nEXT Generation (PDF, 190 КБ) — 3 ноября 2016 г.
Обновление nEXT Generation (PDF, 147 КБ) — 4 октября 2016 г.
Обновление nEXT Generation (PDF, 366 КБ) — 6 сентября 2016 г.
Обновление nEXT Generation (PDF, 282 КБ) — 8 августа 2016 г.
Обновление проекта nEXT Generation для партнеров (PDF, 430 КБ) — 20 мая 2016 г.
Обновление проекта nEXT Generation для партнеров (PDF, 511 КБ) — 15 марта 2016 г.

заметок: назначение и формат | Техническое письмо

Заметки

Меморандум (или меморандум, означающий «напоминание») обычно используется для сообщения политик, процедур или связанных официальных дел внутри организации.Это часто написано с точки зрения общедоступности (как массовые коммуникации), транслируя сообщение аудитории, а не индивидуальное межличностное общение. Его также можно использовать для информирования группы о действиях в рамках данного проекта или для информирования определенной группы внутри компании о событии, действии или соблюдении.

Назначение памятки

Целью памятки часто является информирование, но иногда она включает элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи.Неофициальная, неформальная коммуникационная сеть внутри организации часто называется grapevine , и она часто характеризуется слухами, сплетнями и инсинуациями. На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости. Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел.

Один из эффективных способов борьбы с неформальными, неофициальными предположениями — это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой.Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, то, возможно, будет разумно отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений. Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они также могут выпустить меморандум. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов. Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все (

Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующим личных затрат, они часто представляют интересы бизнеса или организации.Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников и подчеркивают общие принципы и выгоду.

Формат памятки

У заметки есть заголовок, в котором четко указано, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели. Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе. Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

В стандартном формате письма мы могли бы ожидать увидеть введение, тело и заключение.Все это присутствует в памятке, и каждая часть имеет четкую цель. Объявление в открытии использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. В обсуждении уточняются или перечисляются основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.

Давайте рассмотрим образец служебной записки.

Рисунок 9.3

Пять советов по созданию эффективных бизнес-заметок

Ориентация на аудиторию

Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении служебной записки.Акроним или аббревиатура, известные руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, и если памятка должна быть размещена и распространена внутри организации, целью является четкое и краткое сообщение на всех уровнях без двусмысленности.

Professional, формальный тон

Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от имени части или всей организации. Хотя в нем может содержаться запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников.Памятка может иметь юридическую силу, поскольку она часто отражает политики или процедуры и может, например, содержать ссылку на существующую или новую политику в руководстве для сотрудников.

Предметный акцент

Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной. Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник — например, используйте «График выходных дней Дня благодарения», а не «соблюдение праздников».

Прямой формат

Некоторые письменные деловые сообщения позволяют выбирать между прямым и косвенным форматом, но меморандумы всегда прямые.Цель четко объявлена.

Что такое правильный формат заметки? (С шаблоном и примерами)

Меморандум или «меморандум» — это письменное сообщение, используемое для внутренней коммуникации в бизнес-организации. Компании часто используют его для информирования сотрудников и внутренних заинтересованных сторон о политиках, процедурах, проектах, событиях и деятельности команды компании. Важно понимать правильный формат памятки, чтобы передать ваше сообщение профессионально. В этой статье мы представляем некоторые форматы заметок и примеры с советами по написанию профессиональных заметок.

Связано: Заметки: определения и примеры

Как выбрать формат памятки

Существуют различные типы памяток, такие как информационные запросы, подтверждения, периодические отчеты, предложения и памятки с результатами исследования.

Цель или цель сообщения будет различаться в зависимости от типа напоминания, которое вы пишете. Например, вы можете написать информационную записку, чтобы поделиться информацией с сотрудниками, в то время как записка с запросом должна быть более убедительной.Вы можете захотеть, чтобы памятка с результатами исследования сохраняла нейтральный тон, но отчетная памятка может включать соответствующие данные и таблицы.

Хотя все типы заметок имеют схожий формат, в теле сообщения могут быть некоторые различия. Например, вы можете написать основное сообщение в виде обычного текста или включить строки, столбцы или таблицы, если вам нужно включить набор данных.

Связано: что такое правильный формат заметки? (С шаблоном и примерами

Разделы служебной записки

В отличие от официального делового письма, служебная записка не содержит приветствия или подписи отправителя.Формат памятки обычно включает следующие разделы:

Заголовок

Раздел заголовка включает название и адрес компании, которые уже напечатаны в случае фирменного бланка. Сразу под адресным разделом или фирменным бланком слово «Меморандум» или «Меморандум» , кажется, дает понять, что сообщение передается посредством служебной записки.

Получатель

В этом разделе указаны получатели.Например, если вы пишете служебную записку всем сотрудникам отдела маркетинга, в ней должно быть написано «Кому: всем сотрудникам отдела маркетинга».

Отправитель

В этом разделе указываются имя, наименование и отдел лица, написавшего памятку. Например, «От: Т. Джонс, помощник менеджера по продажам».

CC или дополнительные получатели

Это получатели, к которым вы не обращаетесь напрямую в разделе Кому , но которым вы отправляете копию памятки для информации.

Дата

Все служебные записки обязательно должны включать дату написания служебной записки.

Строка темы

Строка темы дает получателям быстрое представление о содержании заметки. Он должен быть кратким и точным. Например, «Тема: Учебное занятие для сотрудников отдела SEO».

Тело сообщения

В этом разделе сообщение состоит из одного, двух или трех коротких абзацев. В теле сообщения сначала должна быть указана цель написания памятки, а затем переходить к сообщению.Если содержание этого раздела длинное, вы также можете включить краткое изложение сообщения. Сообщение должно заканчиваться четким призывом к действию, то есть тем, какие действия получатели должны предпринять.

Вложения (необязательно)

Для некоторых служебных записок, например связанных с исследованиями, презентациями или результатами, могут потребоваться дополнительные данные в виде вложения для подтверждения сообщения служебной записки.

Формат служебной записки

Вот формат, который вы можете использовать для создания служебных записок:

Меморандум

Кому: [Укажите имя получателя]

От: [Укажите свое имя и должность]

Дата: [Месяц, день, год]

Тема: [Тема служебной записки]

[Заметка не требует приветствия]

Тело служебной записки

[Начните с прямого и краткое введение, в котором указывается причина написания памятки.]

[Предоставьте читателю краткую, но подробную информацию.]

[Закончите четким закрытием и призывом к действию.]

Связано: 7 типов деловых писем и когда их использовать

Примеры памяток

Вот пять примеров бизнес-памяток для различных сценариев:

Пример 1

* Кому: Всем сотрудникам отдела закупок *

* От: Барри Баттонвуд, помощник менеджера, персонал Обучение и развитие *

* Дата: 22 августа 2020 г. *

* Тема: Обязательное обучение работе с новым программным обеспечением *

Все вы знаете о недавнем внедрении компанией нового программного обеспечения для управления цепочками поставок.Компания инвестировала в новое приложение, чтобы улучшить взаимодействие с нашими поставщиками, улучшить отслеживание заказов и сократить задержки до минимума, чтобы сэкономить средства и повысить эффективность.

25 августа 2018 года мы проведем обучающий семинар для ознакомления сотрудников отдела с новым программным обеспечением. Мы надеемся, что этот тренинг позволит всем без проблем перейти на новое приложение. Все сотрудники отдела должны присутствовать на тренинге.

Пример 2

* Кому: Всем сотрудникам *

* От: Бриджит Пол, вице-президент, производственный отдел *

* Тема: Периодическое техническое обслуживание завода *

* Дата: 21 сентября 2020 г. *

Пишу, чтобы сообщить вам, что следующее периодическое заводское обслуживание начнется 27 сентября 2017 г. и продлится в течение следующих трех недель.

По мере того, как мы продолжаем создавать новые продукты и увеличивать объемы производства, мы чувствуем необходимость поддерживать наши производственные мощности в наилучших условиях, чтобы обеспечить благоприятные условия труда для наших сотрудников, оправдать ожидания клиентов и достичь поставленных целей по доходам.

Во время периодического технического обслуживания мы будем останавливать одну фабрику каждую неделю и увеличивать количество смен на двух производственных объектах, чтобы удовлетворить наши производственные квоты. Мы приняли соответствующие меры для выплаты сверхурочных премий и уже обсудили с руководителями отделов и руководителями групп способы поддержания эффективности и производительности персонала в период технического обслуживания.

Если у вас есть сомнения или вопросы относительно планового заводского обслуживания, пожалуйста, свяжитесь с отделом кадров. Приносим извинения за неудобства, которые могут возникнуть в результате этой операции.

Спасибо за сотрудничество.

Пример 3

* Кому: Все сотрудники *

* От: Лейла Смит, генеральный директор *

* Дата: 18 февраля 2021 года *

* Тема: Повторяющийся Проблемы с безопасностью данных *

Мне стало известно, что компания испытала серию утечек данных за последние две недели из-за недавних изменений в нашей системе безопасности межсетевого экрана.Я знаю, что некоторые из вас потеряли файлы на своих рабочих станциях, и произошла, по крайней мере, случайная утечка конфиденциальной информации компании. Мы предпринимаем шаги для решения этой проблемы, чтобы предотвратить дальнейшие нарушения безопасности данных.

Тем временем мы переходим на временную систему управления данными, пока наши инженеры и внешние консультанты не устранят проблему. Мы приветствуем комментарии и предложения о том, как решить эту проблему, чтобы мы могли вернуться к достижению результатов для наших клиентов.

Спасибо за понимание.

Пример 4

* Кому: Все сотрудники *

* От: Джейден Харди, менеджер по маркетингу *

* Дата: 12 октября 2020 г. *

* Тема: Наташи свадьба *

Пишу, чтобы сообщить вам о свадьбе Наташи Одри, которая состоится в ближайшие две недели. Ей хотелось бы, чтобы каждый сотрудник отдела присутствовал на радостном событии.

Свадьба состоится в церкви Chapel of Light на бульваре Доусон, Чикаго, в субботу, 1 ноября 2020 г. Прием в Emerald Events Center в 14:00.

Компания предоставит коктейльный стол с сахарной ватой, напитками и закусками. Ответьте Энтони до четверга, 30 октября, и включите диетические инструкции в свой ответ.

Пример 5

* Кому: Отдел продаж Fintech *

* От: Джанет Андервуд, руководитель отдела продаж *

* Дата: 20 мая 2021 года *

* Тема: Достижение квоты продаж *

Я пишу, чтобы поздравить вас с похвальными усилиями и энергией, которые вы вложили в выполнение квоты продаж вашей команды за последний квартал.

Ваша команда продемонстрировала образцовые знания продукта, обслуживания клиентов, навыки ведения переговоров и сотрудничества, которые стоит подражать другим командам и отделам компании.

Спасибо за вашу преданность делу и стремление к совершенству. Мы отправим вам бонусные чеки и благодарственные письма до конца недели.

Поздравляем с достижением!

Связано: Руководство по улучшению взаимодействия в команде на рабочем месте

Советы по написанию эффективных деловых заметок

Написание деловых заметок требует правильного форматирования, профессионального тона и внимания к деталям.Вот несколько советов по написанию деловой заметки:

Тема

Сделайте тему темы как можно более конкретной. Например, если вы объявляете праздник, подумайте о том, чтобы включить его имя в строку темы. Например, в строке темы служебной записки, объявляющей расписание выходных дней Благодарения, следует читать «Праздники в День Благодарения», вместо общей фразы типа «Относительно праздников».

Форматирование

Организуйте заметку в параграфы с важной информацией в первую очередь.Вы можете использовать двойной интервал между абзацами. Не делайте отступы в абзацах. При необходимости вы можете включить в основное сообщение раздел с маркированными точками. Держите стиль минималистичным, чтобы не отвлекаться. Используйте полужирный шрифт, курсив и заглавные буквы только там, где это необходимо. Памятка не требует подписи, но вы можете добавить «От:» в заголовок.

Тон

Ваш тон зависит от цели напоминания. Поскольку заметки в основном используются для внутреннего общения, вы можете поддерживать тон в дружеском, но профессиональном тоне.Сохраняйте объективность и убедитесь, что в записке нет личной предвзятости. Обратите внимание, что служебные записки часто связаны с политиками и процедурами компании и могут иметь юридическую силу.

Длина

Памятка должна быть четкой и точной. В зависимости от сообщения обычно достаточно одного или двух коротких абзацев. Однако, если вам нужно написать более длинное сообщение, сделайте заметку длиной в одну страницу.

Целевая аудитория

Всегда помните о своей аудитории, когда пишете памятку.Все получатели должны без труда понять это. Составьте акронимы и сокращения и при необходимости объясните технические термины.

Канцелярские товары

Вы можете отправить памятку по электронной почте или на бумаге. Если вы пишете или распечатываете памятку на бумаге, используйте фирменный бланк вашей компании. Если вы используете обычную бумагу, подумайте о бумаге формата A4 или Letter и напечатайте название компании и адрес в заголовке.

Связано: Как писать и правильно форматировать сообщения деловой электронной почты

Цель

Убедитесь, что заметка подходит для ваших целей.Вы можете использовать его как эффективный инструмент управления, например, чтобы опровергнуть слухи или замечания о компании или ее руководстве. Когда дело доходит до обратной связи или предложения, личный чат более уместен, чем записка.

Загружаемый шаблон

Вот шаблон, который вы можете скачать для вашего удобства.

Что такое меморандум? Определение и примеры

Меморандум, более известный как меморандум , представляет собой короткое сообщение или запись, используемую для внутренней коммуникации в бизнесе.Меморандумы, которые когда-то были основной формой внутреннего письменного общения, перестали использоваться после появления электронной почты и других форм электронных сообщений; однако умение писать четкие записки, безусловно, может пригодиться вам при написании внутренних деловых писем, поскольку они часто служат той же цели.

Назначение заметок

Записки можно использовать для быстрого сообщения широкой аудитории о чем-то кратком, но важном, например, о процедурных изменениях, повышении цен, дополнениях в правилах, расписании встреч, напоминаниях для команд или кратком изложении условий соглашения.

Написание эффективных заметок

Стратег по коммуникациям Барбара Диггс-Браун говорит, что эффективная памятка должна быть «короткой, лаконичной, хорошо организованной и никогда не запаздывать. Она должна предугадывать и отвечать на все вопросы, которые могут возникнуть у читателя. Она никогда не дает ненужной или сбивающей с толку информации».

Будьте ясны, сосредотачивайтесь, будьте краткими, но исчерпывающими. Возьмите профессиональный тон и пишите так, как будто мир может это прочитать, то есть не включайте никакой информации, которая слишком важна для всеобщего обозрения, особенно в наш век копирования и вставки или «щелкни и вперед».»

Формат

Начните с основ: кому адресована статья, даты и темы. Начните текст заметки с четкой цели, укажите, что вы хотите, чтобы читатели знали, и завершите тем, что читатели должны делать, если это необходимо. Помните, что сотрудники могут просто просмотреть заметку после получения, поэтому используйте короткие абзацы, подзаголовки и, где можно, используйте списки. Это «точки входа» для глаза, чтобы читатель мог легко вернуться к той части памятки, которая ему или ей нужна.

Не забывайте корректировать. Чтение вслух может помочь вам найти пропущенные слова, повторения и неудобные предложения.

Образец памятки об изменении расписания печати

Вот образец внутренней записки вымышленной издательской компании, информирующей сотрудников о предстоящих изменениях в расписании в связи с праздником Благодарения. Производство также могло отправлять отдельные служебные записки в отдельные отделы, особенно если бы каждому отделу было больше деталей, которые не относились бы к другим отделам.

Кому: Всем сотрудникам

От: E.J. Смит, руководитель производства

Дата: 1 ноября 2018 г.

Тема: Изменение расписания печати на День Благодарения

Продакшн хотел бы напомнить всем, что праздник Благодарения повлияет на наши крайние сроки печати в этом месяце. Любые бумажные страницы, которые обычно отправляются на принтер через UPS в четверг или пятницу в течение недели, должны быть отправлены к 15:00. в среду, 21 ноября .

Отдел продаж рекламы и редакционный отдел

Убедитесь, что кто-либо, кто отправит вам текст или изображения для публикации, не будет в отпуске на неделе 19 числа.Устанавливайте сроки раньше для всего, что приходит извне.
Имейте в виду, что у внутренних фотографов и графических дизайнеров будет больше работы и меньше времени на нее, поэтому, пожалуйста, направьте свою работу в соответствующий отдел раньше, чем обычно.
Пожалуйста, не присылайте «срочную» работу позже 16 ноября. Любые краткосрочные задачи, требующиеся на Неделю Благодарения, не могут быть гарантированно завершены к более ранним срокам, и они должны пройти через стол планировщика для утверждения перед назначением.Вместо этого приходите пораньше.

Отдел фотографии и графики

Всем членам художественного отдела будет разрешено работать сверхурочно в течение ноября, если это необходимо, чтобы справиться с трудностями начала курортного сезона и более ранними сроками.

Заранее благодарим всех за помощь в доставке материалов как можно раньше и внимание к персоналу производственного отдела.

Образец памятки о встрече

Ниже приводится вымышленная памятка для организации встречи с членами команды, которые возвращаются с выставки.

Кому: Команда выставки

От: C.C. Джонс, руководитель отдела маркетинга

Дата: 10 июля 2018 г.

Тема: Возвращение на выставку

По возвращении на работу в пятницу, 20 июля, с выставки, давайте запланируем встречу за обедом в полдень в зале заседаний восточного крыла, чтобы узнать, как прошла выставка. Давайте обсудим, что сработало хорошо, а что нет, например:

Количество дней приема
Количество и виды предоставленных маркетинговых материалов
Выставки на стенде
Как были получены призы
Расположение будки и движение транспорта в разное время суток
Что вызвало интерес у прохожих
Штатная численность стенда

Я знаю, что когда вы вернетесь с выставки, у вас будет миллион вещей, которые нужно обсудить, поэтому мы сократим время встречи до 90 минут или меньше.Пожалуйста, будьте готовы поделиться своими отзывами и конструктивной критикой маркетинговых аспектов шоу. Отзывы существующих клиентов и новые потенциальные клиенты будут рассмотрены на отдельной встрече с отделом продаж и продуктом. Спасибо за вашу работу на выставке.

Источник

Диггс-Браун, Барбара. Руководство по стилю PR. 3-е изд., Cengage Learning, 2012.

деловых заметок — Информационная служба WAC

Меморандум, сокращение от слова «меморандум», происходит от латинского слова «меморандус», что означает «помнить».»Это компактное письменное сообщение, предназначенное для того, чтобы помочь кому-то что-то вспомнить. Например, список продуктов, которые нужно забрать по дороге домой с работы, представляет собой памятку, простой список вещей, которые нужно помнить позже.

После принятия мер , служебные записки часто выбрасывают. В отличие от писем, внешних сообщений компании, служебные записки являются внутренней формой общения, и их стандартная практика заключается в их сохранении. Их цель — доставлять информацию или инструкции и писать их — серьезное дело, нос к точильному камню.Их объем должен быть ограничен одной темой, чтобы читатель быстро «понял сообщение» и, при необходимости, предпринял действия.

Привязанный к одной теме, каждый служебный, межведомственный и корпоративный меморандум становится частью институциональной памяти организации. Они записывают повседневную деятельность и устраняют необходимость в длительных встречах. Как исторические документы они часто упоминаются при написании отчетов или разрешении споров относительно прошлой деятельности. Короче говоря, они ускоряют повседневную работу по ведению бизнеса; они держат в курсе людей, которых нужно держать в курсе.

Когда бизнес-организация разрабатывает официальный бланк, она часто также разрабатывает официальный памятный лист с логотипом компании, размещенным в верхней части страницы. Помимо профессионального внешнего вида, напечатанные памятные листы часто содержат специализированные информационные поля, в которых предусмотрены определенные процедуры для ускорения внутренней коммуникации.

Если предварительно отпечатанный лист памятки недоступен, его можно легко создать. Щелкните ссылки в строке меню руководств по написанию слева, чтобы просмотреть руководства по написанию информационных и учебных деловых заметок.Каждое руководство содержит инструкции, видео-комментарии и образцы.

Информационные заметки

Информационная записка — это внутреннее сообщение, адресованное одному или нескольким лицам. Цель состоит в том, чтобы передать одну или несколько частей информации, которые относятся конкретно к теме в строке темы. Помимо фактической информации, содержание памятки должно указывать на то, почему информация, содержащаяся в ней, актуальна для читателя.

Определите своего читателя

Информационные записки часто, хотя и не всегда, предназначены для нескольких читателей.Независимо от того, есть ли у вас один, несколько или много, вы знаете, кто они, потому что они работают с вами.

В большинстве случаев это люди из вашей организации, которые разделяют потребность в одной и той же информации. Однако иногда они будут извне вашей организации и иметь прочные внутренние связи, например, субподрядчик, чье участие в совместном проекте требует, чтобы вы регулярно общались.

Заполните заголовок памятки. Решите, какой уровень формальности вы собираетесь использовать, и заполните поле TO. Пока вы на нем, заполните поля ОТ и ДАТА. Поле SUBJECT пока можно не трогать.

Определите свою цель

Цель информационной заметки — раскрыть новую или обновить старую информацию таким образом, чтобы она приносила пользу читателю или обновляла его. Он должен быть представлен четко и ясно в понятной контекстной структуре.

Чтобы информационная памятка была наиболее эффективной, представьте наиболее важные элементы в первых абзацах. Люди заняты; уважайте свое время. У ваших читателей может быть время только просмотреть основные моменты и заголовки вашей заметки, не говоря уже о том, чтобы дойти до конца, но они прочитают ваш первый абзац.

Определите свою цель. Под заголовком составьте подробный список предоставляемой вами информации. Обязательно подумайте, насколько это актуально для читателя. Ответьте на вопросы типа «W».Фрагменты в порядке. Со временем этот список станет частью вашего открытия.

По завершении ваша цель будет четко обозначена. Позже, при составлении памятки, этот список будет преобразован в полные предложения и абзац.

Определите свой охват

Объем информационного сообщения должен соответствовать теме заголовка, чтобы его цель была четко понятной для читателей, одновременно предупреждая их об актуальности информации, которую она доставляет.

Строка темы должна определять конкретную тему, к которой относится ваша информация, а начальный абзац должен убирать из головы читателя любые вопросы относительно встроенных в эту тему кто, что, где, когда и почему.

Если требуется, краткое изложение и обсуждение после открытия должны конкретизировать важные детали и закрыть все «ну и что?» Двери, которые могли быть оставлены открытыми. Подумайте об этом так: комната «игнорировать эту записку» находится прямо через эти двери «ну и что».Закрой их.

Определите объем вашей служебной записки. Во-первых, напишите четкое описание вашей темы в строке темы. Быть конкретным. Затем просмотрите свой список ответов на вопросы с буквой «W». Усильте его новыми строками, содержащими важную информацию, которая поможет вашему читателю понять актуальность заметки.

Опять же, фрагменты предложений в порядке. По завершении вы определите свой объем. Позже, при составлении памятки, этот список будет преобразован в полные предложения и абзацы.

Организуйте свое письмо

Перед составлением информационной записки выберите организационный метод, который лучше всего соответствует логическому или последовательному порядку, в котором вы хотите, чтобы подробности отображались.

Простой план поможет организовать ваши мысли. В полях редактирования шагов 2 и 3 вы уже приступили к выполнению этой задачи, создав списки, которые помогли вам установить цель и определить объем. Вернитесь к ним. Вместе они включают большую часть содержания, которое станет основной частью вашей заметки.

Начните систематизировать свою памятку. Просмотрите проделанную вами работу и составьте свои списки так, чтобы выстроить структуру, в которой ваш читатель будет четко понимать актуальность вашей информации.

Если ваш план кажется неорганизованным, возможно, у вас что-то не в порядке. Не стесняйтесь перемещать вещи. По завершении у вас будет простой план, который вы сможете использовать в качестве справочного руководства, когда начнете составлять памятку.

Составьте меморандум

Лучший способ составить информационную записку — быстро написать; вы должны работать по наброску.Вы уже организовали себя с последовательно упорядоченным списком, следовательно, у вас уже есть план. Этот список — все, что вам нужно. Вернитесь к нему и превратите каждый фрагмент в полное и законченное предложение, выражающее единственную мысль или идею.

Ваш голос должен быть естественным и сильным, чистым и связным, как если бы вы разговаривали с кем-то лично. Пишите быстро и сосредоточьтесь на изложении своей цели. Когда вы закончите, прочтите черновик вслух. Слушайте, как если бы вы были читателем.Содержит ли объем вашей служебной записки все, что есть в вашем организационном списке? Включает ли он все, что нужно знать читателю?

Имейте в виду, что вы пишете черновик. На данный момент вы можете игнорировать орфографию и грамматику, структуру предложений и абзацев. Это технические детали, которые будут устранены, когда вы проанализируете и исправите свою работу.

Начните писать меморандум. Начните с того момента, в котором вы чувствуете себя наиболее сильным или уверенным, а затем приступайте к остальным.Не забывайте делать это быстро. По завершении у вас будет черновик, который можно будет сохранить и отредактировать.

Закройте записку

Информационная записка должна закрываться так же четко, как открывается. Ваш последний абзац — это последняя возможность сделать выводы или дать рекомендации, и он должен четко указывать на то, что вы серьезно относитесь к делу; однако к нему также следует относиться как к возможности для укрепления доброй воли.

Представительный и услужливый тон — это в порядке вещей. По возможности и при необходимости предлагайте дальнейшую помощь.Эта, казалось бы, маленькая вещь на самом деле совсем не маленькая; он напоминает вашим читателям, что вы на их стороне, что вы командный игрок.

Закройте заметку. Добавьте заключительное замечание в конце вашего черновика и запомните; это административный инструмент, используемый для передачи важной информации. Будьте настолько представительны, насколько позволяют отношения с вашим читателем, уважая иерархические слои в вашей компании. По завершении у вас будет готовый черновик, который вы сможете просмотреть и отредактировать.

Просмотр и исправление памятки

Просмотр и редактирование вашего черновика — последний шаг в написании информационной памятки.Это время последней проверки. Теперь, когда вы оттачиваете текстовое содержание своей заметки, проверяя, четко ли сформулирована ваша цель и что ваш объем достаточно широк, чтобы читатель понял вашу директиву.

Ищите очевидные ошибки. Проверьте слова с орфографическими ошибками, неправильную структуру предложения и грамматические ошибки. Убедитесь, что вы говорите прямо и по делу. Используйте сильный активный голос.

Помните об общей целостности вашей заметки. Ищите точность, ясность и чувство полноты.Спросите себя, работают ли переходы между абзацами и соответствуют ли ваша точка зрения, тон и стиль всему тексту.

Тщательно исследуйте свой выбор слов. Неоднозначные слова приводят к путанице. Жаргонные и абстрактные термины могут быть совершенно непонятными, а аффектации, клише и банальный язык имеют тенденцию преуменьшать суть вашего сообщения.

Просмотрите и отредактируйте свою памятку. По завершении у вас будет полностью сформированная информационная памятка. Вам следует сделать перерыв, а затем просмотреть ее еще раз.

Памятки с инструкциями

Инструктивная памятка — это внутреннее сообщение, адресованное одному или нескольким лицам. Цель состоит в том, чтобы передать одну или несколько директив, которые относятся конкретно к теме, указанной в строке темы. Он будет требовать и ожидать, что будут предприняты действия. Объем служебной записки должен включать достаточно информации, чтобы читатель мог точно понять, что это за инструкции, кто их издал, а также когда, где и почему они должны быть выполнены.

Определите своего читателя

Степень или близость ваших рабочих отношений в сочетании с характером информации, которую вы даете, будут определять уровень формальности, которую вы должны использовать в своем заголовке.В образце информационной памятки читатель идентифицируется как по его полному имени, так и по занимаемой должности.

Решите, какой уровень формальности вы собираетесь использовать, и заполните поле TO. Пока вы на нем, заполните поля ОТ и ДАТА. Поле SUBJECT пока можно не трогать.

Определите свою цель

Цель учебной памятки состоит в том, чтобы передать четкую директиву, в соответствии с которой ее читатель может затем действовать. Он должен быть представлен четко и ясно в понятной контекстной структуре.

Для того, чтобы инструкция была наиболее эффективной, опирайтесь на формулировку вашей директивы. Включая свои инструкции в обсуждение, которое следует за вводным и итоговым разделами, вы показываете своим читателям, как директива вписывается в общую картину.

Определите свою цель. Под заголовком составьте список дел. Фрагменты в порядке. Со временем этот список станет учебной частью вашего обсуждения. Таким образом, это наиболее логичное место для начала создания памятки.

Определите свой охват

Объем учебной памятки должен строго соответствовать теме заголовка, чтобы ее цель была четко понятной для читателей, одновременно предупреждая их об актуальности информации, которую она доставляет.

Организуйте свое письмо

Прежде чем составлять учебную памятку, выберите организационный метод, который лучше всего соответствует логическому или последовательному порядку, в котором вы хотите, чтобы подробности отображались.

Простой план поможет организовать ваши мысли. Вы уже приступили к выполнению этой задачи, создав списки, которые помогли вам установить вашу цель и определить объем.Вернитесь к ним. Вместе они включают большую часть содержания, которое станет основной частью вашей заметки.

Составьте меморандум

Лучший способ составить учебную памятку — это быстро написать; вы должны работать по наброску. Вы уже организовали себя с последовательно упорядоченным списком, следовательно, у вас уже есть план. Этот список — все, что вам нужно. Вернитесь к нему и превратите каждый фрагмент в полное и законченное предложение, выражающее единственную мысль или идею.

Ваш голос должен быть естественным и сильным, чистым и связным, как если бы вы разговаривали с кем-то лично.Пишите быстро и сосредоточьтесь на изложении своей цели. Когда вы закончите, прочтите черновик вслух. Слушайте, как если бы вы были читателем. Содержит ли объем вашей служебной записки все, что есть в вашем организационном списке? Включает ли он все, что нужно знать читателю?

Начните писать меморандум. Начните с того момента, в котором вы чувствуете себя наиболее сильным или уверенным, а затем приступайте к остальным. Не забывайте делать это быстро. По завершении у вас будет черновик.

Закройте записку

Учебная памятка должна закрываться так же четко, как и открываться. Ваш последний абзац — это последняя возможность сделать выводы или дать рекомендации, и он должен четко указывать на то, что вы серьезно относитесь к делу; однако к нему также следует относиться как к возможности для укрепления доброй воли.

Представительный и услужливый тон — это в порядке вещей. По возможности и при необходимости предлагайте дальнейшую помощь. Эта, казалось бы, маленькая вещь на самом деле совсем не маленькая; он напоминает вашим читателям, что вы на их стороне, что вы командный игрок.

Закройте заметку. Добавьте заключительное замечание в конце вашего черновика и запомните; это административный инструмент, используемый для передачи важной информации. Будьте настолько представительны, насколько позволяют отношения с вашим читателем, уважая иерархические слои в вашей компании.По завершении у вас будет готовый черновик, который вы сможете просмотреть и отредактировать.

Просмотр и исправление памятки

Просмотр и редактирование вашего черновика — последний шаг в написании инструктивной памятки. Это время последней проверки. Теперь, когда вы оттачиваете текстовое содержание своей заметки, проверяя, четко ли сформулирована ваша цель и что ваш объем достаточно широк, чтобы читатель понял вашу директиву.

Ищите очевидные ошибки. Проверьте слова с орфографическими ошибками, неправильную структуру предложения и грамматические ошибки.Убедитесь, что вы говорите прямо и по делу. Используйте сильный активный голос.

Помните об общей целостности вашей заметки. Ищите точность, ясность и чувство полноты. Спросите себя, работают ли переходы между абзацами и соответствуют ли ваша точка зрения, тон и стиль всему тексту.

Просмотрите и отредактируйте свою памятку. По завершении у вас будет полностью сформированная памятка с инструкциями. Вы должны дать себе передышку, а затем пересмотреть это еще раз.

Форматирование деловых заметок

Формат деловой памятки отличается от формата делового письма двумя существенными признаками: 1) она не включает внутренний адрес и 2) не включает приветствие или приветственное завершение. Те элементы, которые требуются в деловом письме, не требуются в деловой записке.

Есть только два решения о форматировании, каждое из которых является простым вопросом предпочтения. Заголовок может быть отформатирован по вертикали или горизонтали, а тело — в виде полного или измененного блочного стиля.

Стиль полного блока: выравнивание по левому краю, абзацы с одинарным интервалом, разделенные двойным пробелом.
Модифицированный стиль блока: абзацы с отступом и одинарным интервалом, не разделенные двойным пробелом.
Дополнительные страницы: все страницы, кроме первой, должны включать заголовок, содержащий имя получателя, номер страницы и дату.

Три элемента деловой заметки — это заголовок, заголовок и основной текст. Если требуются дополнительные обозначения, они должны быть выровнены по левому краю на два поля ниже основного текста.

Название памятки

Название деловой заметки — это слово MEMO или MEMORANDUM, набранное соответствующим стилем шрифта по центру вверху первой страницы. Напечатанный жирным шрифтом в верхнем регистре, он информирует читателя о том, что документ является внутренним сообщением.

Нет никаких жестких правил, регулирующих размер букв, но размер шрифта, который вы выбираете, должен быть на один или два пункта больше, чем у текста, найденного в фактическом сообщении.Стандартный текст сообщения — 12, поэтому выберите 14 или 16 на панели инструментов. Примерьте каждую по размеру и выберите ту, которая вам нравится.

При написании всех будущих деловых заметок придерживайтесь своего выбора, поскольку постоянный внешний вид поможет вашим читателям выработать привычку распознавать сообщения, исходящие от вашего стола.

На предварительно напечатанном памятном листе слово MEMO будет отображаться под логотипом компании и над заголовком.

Заметка о заголовке

Заголовок деловой заметки состоит из четырех отдельных информационных полей и должен начинаться двумя пробелами под заголовком.

Каждое поле идентифицируется одним словом, за которым следует двоеточие, напечатанное жирным шрифтом в верхнем регистре. Хотя это и не обязательно, общепринято, что их порядок появления следующий:

Кому:

Здесь идет имя получателя. Общепринятой практикой является то, что такие титулы, как Mr., Mrs., и Dr. , в этой области не используются. Однако формальные ситуации требуют использования полных имен. Должность или должность, например Агент по закупкам , должны следовать, если необходимо.
Когда неформальные ситуации требуют использования имени или псевдонима, во что бы то ни стало, продолжайте. Это суждение, которое вы должны сделать, основываясь на ваших отношениях с читателем.
Когда два или три человека должны получить одну и ту же памятку, все их имена могут быть помещены в одну строку. Они должны располагаться в алфавитном порядке или в порядке убывания, в зависимости от того, где они занимают место в организационной структуре компании.
Если количество людей, которым должна быть получена одна и та же памятка, слишком велико, поместите в строку только первое или самое важное имя.Остальные могут быть названы в нотации cc.
Во многих случаях уместно использовать общий термин, например Colorado, Wyoming and Montana Sales Associates вместо имени собственного.

ИЗ:

Здесь ваше имя. Как и в случае с именем получателя, такие титулы, как Mr., Mrs., и Dr. , обычно не используются в этом поле. Однако в формальных ситуациях вы должны использовать свое полное имя, а затем название должности, например, Менеджер по связям с общественностью , если это помогает идентифицировать вас для тех, с кем вы не знакомы.
Опять же, как и в случае с именем получателя, ваше решение на уровне формальности — это суждение, которое должно основываться на ваших отношениях с читателем. Если имя или псевдоним уместно, во что бы то ни стало, продолжайте.
Вы должны вручную написать свои инициалы в конце вашего напечатанного имени. Он персонализирует вашу деловую заметку, авторизуя ее содержимое.

ДАТА:

Во избежание недоразумений дату всегда следует указывать по буквам.Это культурная вещь.
В США числовое представление 7/4/04 означает 4 июля 2004 г .; в других странах — 7 апреля 2004 года.
В глобально взаимосвязанном деловом мире точность в этом вопросе важна.

ТЕМА:

Это важное поле должно быть точным и кратким. В нем должно быть точно указано, о чем идет речь. Читатель должен сразу понять, к чему относятся информация или инструкции, содержащиеся в теле.
как тематика не режет; это слишком расплывчато. Trade Show / Travel Budget лучше, но Trade Show / Expense Account Rules намного полнее.
Все ключевые слова пишите с заглавной буквы. Артикли, союзы и предлоги должны начинаться с заглавной буквы только тогда, когда они встречаются в начале или в конце вашей темы.

Заголовок может быть размещен как в вертикальном, так и в горизонтальном расположении. Выберите тот, который вам нравится, и придерживайтесь его; последовательный внешний вид поможет вашим читателям выработать привычку распознавать сообщения, исходящие от вашего рабочего стола

Тело памятки

Тело деловой заметки, в зависимости от темы, может состоять из одного или двух предложений или до нескольких страниц.

Чем длиннее записка, тем важнее выбрать метод организации, который будет иметь логический смысл для вашего читателя.

Имейте в виду, что памятка перестает быть памяткой, если длится слишком долго. Если требуется более двух страниц, просмотрите содержимое. Вы захотите увидеть, не отклонились ли вы от темы и не увлеклись другими предметными областями.

Если у вас две темы, отправьте две записки. Если нет, а памятка все еще длинная, вы можете превратить ее в отчет или краткое изложение отчета и отправить его вместе с памяткой, в которой кратко описывается, о чем она.

Сложная записка будет включать следующие четыре элемента:

Открытие

Кто, что, где, когда, почему? В первом предложении деловой памятки должна быть указана цель или причина написания.
Цель — это ответ на некоторые или все вопросы с буквой «W», которые человек может разумно задать после прочтения строки SUBJECT в служебной записке.
Если одного предложения недостаточно для передачи цели, еще одно или два предложения могут предоставить справочную информацию, необходимую читателю для понимания цели памятки.

Резюме

После вскрытия детализировать; предоставлять, описывать и анализировать любую информацию или инструкции, относящиеся к рассматриваемой теме.
Главное — представить детали в простой форме. Читатель должен уметь быстро выделить то, что ему или ей важнее всего знать.
Это часто можно сделать в виде маркированного списка, однако важно не переусердствовать.Списки по своей природе скудны по контексту. Они отлично подходят для простых сообщений, но, тем не менее, вы должны предоставить достаточно информации, чтобы список имел контекстуальный смысл.
Более сложные сообщения можно разбить на подразделы с описательными заголовками, выделенными жирным шрифтом, подчеркнутыми или выделенными курсивом.

Обсуждение

При необходимости, дополните свое резюме разделом, завершающим детали вашей деловой заметки. Включите контекстный материал, который конкретно поддерживает информацию или инструкции, которые вы предоставляете.
Помните, что памятка также является справочным инструментом и может быть вызвана в любое время, чтобы предоставить письменный снимок предыдущего события, действия или решения. Избегайте схематичности с деталями.
Включите имена людей, время встреч, ранее предпринятые действия, принятые решения и т. Д., Если они имеют непосредственное отношение к теме вашего сообщения.

Закрытие

Заключительное слово — это возможность повторить свои наблюдения и анализ, сделать рекомендации и предложить решения.Вы написали это; теперь призываем к действию.
Если рассчитываете на сотрудничество, будьте внимательны. Как и в любой другой форме общения, уважительный тон имеет большое значение для достижения желаемых результатов.

Дополнительные обозначения

В ряде ситуаций деловая памятка должна быть помечена дополнительными пометками. Они должны быть размещены на два поля ниже основного текста заметки.

Когда служебная записка ссылается на один или несколько документов, вложенных автором, вложение отмечается одним из следующих способов:

Корпус: пакет оптовых цен
Корпуса (5)
Прил.(или Encs.)

Когда служебная записка была продиктована помощнику, она должна быть подписана. И писатель, и помощник отмечаются своими инициалами. Инициалы писателя пишутся прописными буквами, а инициалы помощника — строчными буквами одним из следующих способов:

Когда копии служебной записки отправляются указанным деловым партнерам или другим заинтересованным сторонам, эти получатели подтверждаются своим полным именем, как в следующем примере.

куб.см: Энни Гетц
куб.см: Гленн Виджет, Ида Мэй Нотт

Цитирование

Питер Коннор. (1994-2021). Деловые заметки. Информационный центр WAC. Государственный университет Колорадо. Доступно по адресу https://wac.colostate.edu/resources/writing/guides/.

Информация об авторских правах

Когда писать памятку, а не электронное письмо

До того, как электронные письма потребовали всеобщего внимания, люди общались внутри через средство, называемое межведомственным меморандумом — меморандум. Мы напечатали и распечатали его, подписали или поставили инициалы и разослали по внутренней почте людям, которые читали его, чтобы принимать решения, действовать или располагать важной информацией.

В наши дни мы заменили записки безудержными электронными письмами. Мы зашли слишком далеко в электронной почте, ожидая, что она будет передавать длинные, сложные и важные сообщения всем.Наши почтовые ящики переполнены, а важные сообщения не читаются.

Пора снять напряжение с электронной почты. Если вы хотите, чтобы люди прочитали ваши важные идеи и информацию, вам нужно оживить памятку. Рассмотрим эти предложения:

1. Определите, как лучше всего использовать электронную почту. Электронные письма выигрывают для быстрых, временных сообщений, которые читатели быстро читают, действуют и удаляют. Электронные письма выделяются краткими запросами и ответами, быстрыми обновлениями, короткими напоминаниями или проверками, своевременными объявлениями и аналогичными краткосрочными сообщениями.Они идеально подходят для краткого представления вложений, например заметок.

2. Используйте памятку, когда пишете долговечное сообщение. Если ваше сообщение представляет собой подробное предложение, важный отчет, серьезную рекомендацию, техническое объяснение, протокол собрания, новую политику или что-то еще, с чем читатели будут обращаться более одного раза, сделайте это памяткой. Ваши читатели смогут сохранить документ, прочитать его и найти, когда информация понадобится снова.

3.Используйте памятку, когда форматирование имеет значение. Если фрагмент содержит маркеры, жирные заголовки, столбцы, таблицы, график или даже хороший баланс белого пространства, памятка поможет вам сохранить это форматирование. Чтобы гарантировать форматирование, сохраните заметку в формате PDF. Если ваша аудитория читает электронные письма на своих телефонах, вложение может быть единственным способом сохранить желаемое форматирование.

4. Если люди будут распечатывать ваше сообщение, используйте памятку, а не электронную почту. Если ваше сообщение размещено на доске объявлений — например, в комнате отдыха сотрудников — напишите памятку.Если люди будут обсуждать ваши идеи на встрече, напишите памятку, чтобы облегчить им распечатку задуманного вами документа.

5. Для официального общения выберите памятку. Заметки предоставляют место в верхней части сообщения для вставки названия и логотипа компании, а также профессиональных титулов отправителей и получателей. Эти включения делают сообщение более формальным. Кроме того, хорошо отформатированное сообщение передает значение.

6. Если вы беспокоитесь, что ваше сообщение слишком длинное, как электронное письмо, напишите заметку. Невероятно длинные электронные письма часто получаются, когда вы пытаетесь включить в них важную и длительную информацию. Но записки работают лучше всего, когда люди будут возвращаться к вашему сообщению за информацией. (См. Пункт 2.) Например, если вы сообщаете детали четырехэтапного строительного проекта, используйте памятку. Чтобы передать плюсы и минусы важного решения о покупке, изложите свое исследование в памятке.

Прикрепите свою заметку к электронному письму, которое дает вашим читателям краткое изложение содержания заметки. Некоторым читателям этого резюме будет достаточно.Те, кому нужна информация, прочитают и сохранят памятку.

7. Чтобы передать сложную информацию людям за пределами вашей организации (клиентам, гражданам и т. Д.), Рассмотрите записку или письмо. Письмо — это традиционный формат для внешней переписки, особенно с людьми, которых вы обслуживаете, такими как клиенты и пациенты. Но вы можете выбрать памятку для написания поставщикам, консультантам, участникам, клиентам, профессиональным коллегам и другим лицам, которые сотрудничают с вами для достижения результатов.

8.Чтобы отправить памятку, просто прикрепите ее к короткому электронному письму. Или отправьте печатную копию по внутренней почте, если такой подход имеет смысл.

На прошлой неделе я смотрел фильм «Мир юрского периода». Речь идет о динозаврах, процветающих сегодня, в то время как эти существа не принадлежат им. Вы можете думать о записках как о динозаврах, но подумайте еще раз. Памятка поможет сделать ваши сообщения профессиональными, актуальными и имеющими непреходящую важность.

***************

Эта статья изначально появилась в нашем ежемесячном электронном журнале Better Writing at Work. Подпишитесь, чтобы ежемесячно получать практическую статью на ваш почтовый ящик.

Lynn
Обучение синтаксису