Важное срочное: Матрица приоритетов Эйзенхауэра как метод тайм-менеджмента

Как без стрессов перейти из новогодней праздности в рабочие будни? / Хабр

Всего два дня остается до завершения новогодних праздников и выхода на работу. Первое время после длинных выходных всегда дается особенно тяжело. Но переход можно сделать более комфортным, если заранее уделить внимание режиму сна и распланировать все задачи. Что еще можно сделать для безболезненного возвращения к работе.

Что еще можно сделать для безболезненного возвращения к работе.

Праздник всегда приносит внутреннее ощущение волшебства и заслуженного отдыха. При этом человек воспринимает этот период в качестве награды, если он до этого жил в напряженном ритме.

Есть и те, для кого праздник становится неким стрессом. Такие люди не знают, что их будет ждать после завершения выходных. Кроме того, многие из-за пандемии остались без работы или столкнулись с другими проблемами, работая в праздники на удаленке. Поэтому праздники у них не ассоциируются с чем-то приятным. Выходные лишь откладывают решение каких-то вопросов, напряжение остается, а порой усиливается.

От того, как человек входит в праздник, будет зависеть выход его из него. Для тех, кто в праздник отдыхал, набирался сил перед новыми рабочими буднями, — это будет желание еще немного его продлить. <…> Те, кто был на праздниках в стрессе, считают дни, когда это все закончится.

Конечно, большинство в праздничные дни все же отдыхает. А значит, необходимо заранее подготовиться к рабочей неделе, чтобы снова влиться в трудовой режим.

Подготовка к работе

Необходимо хотя бы за день начать себя четко перестраивать с размытого распорядка дня и ощущения лени и безответственности. Если выходить на работу нужно в понедельник, то в воскресенье стоит уже этот день визуализировать. Ответьте себе на вопрос, зачем вам вообще нужно ходить на работу. Это поможет легче переключиться.

Еще нужно понимать, что праздник — это всегда хороший повод осмыслить, туда ли я шел, так ли жил. Может быть, если мысли о работе сейчас вызывают стресс, то, как раз, самое время в новый год начать новую жизнь.

За день до работы необходимо заняться тайм-менеджментом. Все дела на понедельник стоит четко распланировать. Для этого есть четыре критерия: важно, не важно, срочно и не срочно.

Если правильно расставить приоритеты в делах, то не будет стресса: «Шеф, все пропало, аврал, спасите, помогите».

За время новогодних праздников у многих сбивается режим сна, а также отдыха и питания.

Кроме того, не стоит пытаться «надышаться перед смертью» в последние дни отдыха и продолжать «усиленно» развлекаться. Нужно готовиться и настраиваться на выполнение других задач. При этом в первый рабочий день не стоит чересчур усердствовать.

Постепенный переход

На работе в первый день лучше побольше общаться с коллегами, чтобы через обсуждение былых новогодних утех постепенно перейти из состояния праздника к трудовому ритму. Поэтому важно делать плавные переходы, чтобы не возникало ситуаций, когда представляешь большой объем надвигающейся работы, и не можешь заснуть, а впереди тяжелый день и уже через пять часов вставать. В этом случае человек может просто потерять несколько дней нормального самочувствия.

«Перегревы» на работе случаются как раз от непривычки к структурированию дня и приобретенного за праздники безответственного пофигизма.

Это, как если человек ездил на машине на летней резине и на поворотах у него все визжало, а вот зима наступает — и очень много аварий из-за того, что не перестроился. Вот здесь как раз нужно перестроиться.

Если мы берем для себя нагрузку на грани наших возможностей, то это усиливает наш организм, который пытается адаптироваться к новой нагрузке. Если мы берем нагрузку за пределами наших возможностей, то это перегрузка, которая зачастую наносит вред как эмоциональный, психический, так и физический.

Многое будет зависеть от того, как вы отдыхали на праздниках, смогли ли расслабиться, отвлечься. Если набрались сил, сняли нагрузку, и при этом контраст по темпоритму небольшой, то возвращение на работу пройдет комфортно.

Александр Кичаев

Матрица Эйзенхауэра — Психологос

Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете (смотри Пустота​​​​​​​​​​​​​​). Ваш выбор?

Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Да? — Тогда смотри статью Правила отдыха

Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!

---

методика для тех, кто хочет всё успевать

Чем раньше ты научишься управлять своим временем, тем легче тебе будет совмещать учёбу, работу, личную жизнь и хобби. Чтобы совладать с распорядком дня, не нужно изобретать велосипед. За тебя всё придумал 34-ый президент США Дуайт Эйзенхауэр. Поможем разобраться с принципами планирования дел и квадратом эффективности Эйзенхауэра.

Американский государственный и военный деятель, президент США Дуайт Эйзенхауэр имел отличные организаторские способности и создал на основе своего опыта систему планирования. Методику назвали в его честь — квадрат Эйзенхауэра или матрица Эйзенхауэра. Ей до сих пор пользуются люди по всему миру

Как пользоваться квадратом Эйзенхауэра

Матрица выглядит как квадрат с четырьмя отделами. Между ними нужно распределить важные и срочные, несрочные важные, неважные срочные и несрочные неважные дела. Как это сделать, читай ниже.

Совет № 1: Выполняй важные и срочные дела в первую очередь

Выдели из своего перечня задачи, которые обязательно нужно выполнить сегодня. Из-за пропущенных важных и срочных дел бывают неприятные последствия: забыл выполнить домашнее задание — получил низкую отметку. Лучше не оставлять такие занятия на конец дня. Берись за задачи класса А в первую очередь и не накапливай их. Иначе придётся понервничать, разгребая завалы. Для удобства можно пометить в ежедневнике важные и срочные дела буквой А.

Совет № 2: Не откладывай в долгий ящик несрочные, но важные дела

Дели на кусочки долгосрочные важные задачи и уделяй им немного времени каждый день. Если постоянно откладывать их на потом, не заметишь, как они превратятся в срочные: затянул до последнего подготовку к экзамену — придётся ночами сидеть за учебниками. В планере напротив важных несрочных дел указывай букву В.

Совет № 3: Делегируй неважные, но срочные дела

В этот квадрат определяй задачи, которые не принесут тебе ощутимого результата. Например, навязанные внезапные встречи, бесцельные разговоры по телефону, бронирование билетов и т. д. Если возможно, попроси кого-нибудь помочь тебе с такими делами. Можно отложить их на вечер или выходные. В ежедневнике маркируй их буквой С.

Совет № 4: Откажись от несрочных и неважных дел

Как правило, делами из этой графы больше всего хочется заниматься: смотреть сериальчики, зависать в Инстаграме и т. д. Тебе стоит отметить «пожирателей времени» буквой D и не отвлекаться на них. От совсем бесполезных занятий стоит отказаться навсегда. Составь их список и озаглавь «Я никогда это не буду делать…». Приятные сердцу занятия, от которых ты не готов отказаться, попробуй дозировать или объединить с другими задачами. Например, сериал можно глянуть во время уборки комнаты, а проверить соцсети по дороге в школу.

Первое время пользоваться матрицей Эйзенхауэра будет сложновато. Но спустя пару недель ты научишься распределять ежедневную нагрузку быстрее. Поставь себе цель держать квадрат «важно и срочно» как можно чаще пустым. Это реально, если ты будешь вовремя и регулярно уделять внимание важным несрочным делам. Успехов!

***

Если материал был для тебя полезен, не забудь поставить «мне нравится» в наших соцсетях ВКонтакте, Instagram, Telegram, ASKfm и поделись постом с друзьями. А мы сделаем ещё больше материалов, которые пригодятся тебе для учёбы.

Перепечатка материалов с сайта adukar.by возможна только с письменного разрешения редакции. [email protected]

Больше чем тайм-менеджмент. Матрица приоритетов Эйзенхауэра

В первой части статьи я написал о том, почему гораздо важнее понимать, что ты хочешь, чем пытаться уместить максимум дел в свой день.

Здесь я хочу рассказать о том, как успевать – но не все, но то, что действительно важно.

Теперь самое время вернуться к методам тайм-менеджмента. И начнем мы с самого простого – списка дел. Зная свои желания, цели и задачи, вы сможете адекватно применять этот инструмент. Но сначала нужно его настроить. И сделаем мы это при помощи так называемой матрицы дел Эйзенхауэра.

Разделите свои дела на четыре списка.

• Важные и срочные
  
• Важные и несрочные
  
• Неважные и срочные
  
• Неважные и несрочные
  

Как понять, какие дела куда распределить?

Важные срочные дела – это те, которые продвигают вас к вашим ближайшим целям. У Пети это поиск денег на машину, звонок клиенту, работа с портфолио. Не менее важная задача – выбор машины. Это кажется не таким серьезным, но без этого дело никуда не сдвинется.

Важные несрочные – продвигают вас к целям, неприоритетным, но важным. Дизайнер Петя хочет встретиться с хорошей девушкой, завести с ней отношения и впоследствии жениться, но сейчас для него важнее – стабильный доход. Поэтому чтение книги по отношениям (предположим, что Петя у нас осознанный молодой человек и читает книги по отношениям) – это для него важное, но не срочное дело.

Неважные срочные дела – не продвигают вас к целям, но необходимы, чтобы поддержать уровень жизни или достижений, на котором вы находитесь.

Это, например, уборка дома, мытье посуды, прогулка с собакой, покупка продуктов. На работе это заказ воды, сортировка писем, почтовые рассылки, Такие дела примерно одинаковы у всех.

Неважные несрочные дела – такие, которые не продвигают нас к целям и не нужны для поддержания уровня жизни. Это либо дела, которые вам навязали, которые вы придумали себе под влиянием социума, либо развлечения. Примеры для Пети? Помощь маме на даче, в то время как Петя ненавидит возиться на огороде. Пробный урок йоги, потому что в его окружении все занимаются восточными практиками (Пете скучно на йоге и он предпочел бы бокс, но стесняется отказаться, чтобы не показаться бездуховным). Просмотр сериала.

Что дает такая система?

Распределив дела по матрице приоритетов Эйзенхауэра, мы можем четко понять, зачем они нам, в каком порядке их делать и делать ли вообще.

Важные срочные дела

– с них нужно начинать день. Думаю, теперь понятно, почему. Именно они приближают нас к получению того, чего мы больше всего хотим. Кроме того, сделав их, мы получим заряд уверенности в себе и позитива на весь день – ведь мы понимаем, что сделали что-то полезное.

Возвращаемся к дизайнеру Пете. Ему стоит начать свой день с решения одной из бизнес-задач – звонок клиенту, работа с портфолио. Даже если он сделает только что-то одно, это уже очень хорошо.

Важные несрочные дела – ими стоит продолжить свой день. Ведь они служат целям, которых вы тоже хотите добиться – пусть и не прямо сейчас. Для Пети это может быть та же психологическая книга, чтобы лучше понимать свою будущую девушку, посещение семинара по здоровому питанию (если помните, правильно питаться было одной из его целей, но он не считает ее первоочередной).

Неважные срочные дела – в идеале нужно делегировать. Не зря в компаниях существует должность секретаря или офис-менеджера – он выполняет то, на что у руководителя нет времени, но что необходимо, иначе работа встанет или вы будете работать в бардаке.

Как быть с домашними делами? Не у всех есть возможность поручить уборку, готовку или прогулку с собакой кому-то другому. Если приходится делать такие дела самому – выбирайте время, когда вы хуже всего соображаете или не очень работоспособны. Тот же Петя может прибраться и помыть посуду после работы. И даже если получится, что он отложит это на завтра, ничего страшного не случится. Главное, что он уже сделал самые важные дела.

Неважные несрочные дела стоит просто отменять. Если не получается – тратить на них минимум времени и те моменты, когда вы наименее работоспособны и хуже всего соображаете, например, устали после работы или не выспались.

Важные дополнения

• Очередность важных несрочных и срочных неважных дел можно менять. Иногда стоит перемежать их небольшими порциями. То же мытье посуды невозможно откладывать бесконечно, а собака дизайнера Пети не даст ему пренебречь прогулкой. Но главное – начать день с важного и срочного.
  
• Бывают дни, когда вообще ничего не хочется делать. В такие дни важно сделать над собой усилие и сделать одно важное и срочное дело, а потом расслабляться. Если вы произвели расстановку приоритетов по матрице Эйзенхауэра, вам несложно будет найти такое дело. Это будет значить, что, несмотря на саботаж, вы все равно продвинулись к своим целям.
  

• Задачи, которые продвигают нас к нашим целям, часто могут нам не нравиться. Они направлены на изменения, а мозг всегда хочет сохранить то, что есть и сопротивляется переменам. На этом нюансе основан известный метод тайм-менеджмента начать утро с «поедания лягушки», то есть с дела, которое не хочется, но нужно сделать. То есть фокус не в том, чтобы непременно начать утро с чего-то неприятного, а в том, что нужное и неприятное – часто совпадает.
• Поэтому же приятнее всего заниматься срочными неважными делами и неважными несрочными. Они либо вообще ничего не значат для нас, либо направлены на поддержание текущего уровня жизни. В них мы действуем по шаблонам. Благодаря этому у мозга нет поводов для сопротивления. Но если заниматься только такими делами, изменений в жизни, роста не предвидится.
  

Итак, в двух частях статьи «Больше, чем тайм-менеджмент» мы пришли от вопроса «как все успевать?» к вопросам «зачем это успевать?» и «что именно нужно делать?». На них отвечать сложнее, но именно такие вопросы приближают нас к нашим целям и помогают достичь желаемого.

А вот несколько материалов, которые помогут вам находить и достигать своих целей:

Желаю вам успехов!

Вадим Куркин

Матрица Эйзенхауэра в тайм-менджменте: инструмент расстановки приоритетов, примеры

Планировать по матрице Эйзенхауэра

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно расставлять приоритеты в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
• Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
• Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:

1. Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
2. Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
3. После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

• Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
• Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

• Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.

Матрица Эйзенхауэра

Большинству из нас не хватает времени, и любые советы по его эффективному использованию всегда вызывают интерес.

Этот вопрос серьезно интересовал и тридцать четвертого президента США Дуайта Эйзенхауэра, который использовал для управления своим временем специальную матрицу приоритетов. Эта система до сих пор пользуется популярностью и ее подобия можно встретить в большинстве руководств по управлению временем.

Дела при таком подходе оцениваются по важности и срочности, поэтому матрица Эйзенхауэра состоит из четырёх квадрантов:

1. Важные и срочные дела
2. Важные, но несрочные дела
3. Неважные, но срочные дела
4. Неважные и несрочные дела

Важные и срочные дела

Основным критерием важности дел является то, что в случае их невыполнения:

• Вам могут грозить проблемы со здоровьем. Например, если у вас сильно болит зуб, то очевидно, что срочно нужно к дантисту, а при игнорировании этой необходимости, могут наступить большие неприятности.
• Вам могут грозить проблемы с деньгами. Например, если вы не сдадите важный проект, то вас лишат премии или уволят.
• У вас испортятся отношения с семьёй, близкими, друзьями и т.д.
• В ближайшее время могут наступить другие какие-либо серьёзные последствия.

В идеале, этот квадрант должен быть пуст. Но на практике по тем или иным причинам, некоторые важные дела нет-нет, да становятся срочными.

Важные, но несрочные дела

Это именно те дела, на которых стоит сосредотачиваться. Дело в том, что выполняя их в размеренном темпе, а не на скорую руку, вы можете выполнить их максимально качественно. Именно сосредотачиваясь на этом квадранте, люди выходят вперёд и имеют больше шансов на успех, чем те, кто работает в турбо-режиме. Но следует помнить о том, что невыполнение этих дел быстро переводит их в разряд важных и срочных. Важность этих дел определяется теми же показателями, что и важность срочных, о которых было написано выше. К важным, но несрочным делам могут относиться, например:

• Разработка планов
• Работа над своим здоровьем и физическим состоянием
• Выявление различных жизненных перспектив и т.п.

Неважные, но срочные дела

Это те дела, которые реально не приближают вас к основным целям, ничего толкового для души, тела и кошелька не дают, но при этом могут маскироваться под важные и необходимые. Часто они лишь отвлекают вас от того, что вам реально необходимо, съедая ваше время впустую.

Например, это может быть звонок вашего знакомого с разговором о не интересующих вас вещах, который надолго затягивается и вовлекает вас. Или неожиданное поручение начальника, не относящееся к вашим прямым задачам.

Чтобы промониторить дело на важность, спросите себя «Что страшного будет, если я этого не выполню?»

Неважные и несрочные дела

Это такие дела, которые вообще не имеют никакого отношения к вашим ключевым интересам, и являются хронофагами, то есть пожирателями времени. К ним как раз можно отнести бесполезную переписку на форумах и в соц. сетях, а также пустые телефонные разговоры. Также к ним относится различная излишняя развлекательная активность.

Как использовать эти приемы в работе? Вы можете помещать свои дела на день или на неделю в матрицу и затем уже выстраивать свою деятельность в соответствии с расставленными приоритетами, начиная, конечно, с важных и срочных дел.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра позволяет добиться увеличения продуктивности в работе и более быстрого достижения поставленных целей.

5 способов выбрать важное, а не срочное

5 способов выбрать важное, а не срочное

Люди склонны выбирать срочные задачи, которые они могут выполнить быстро, и откладывать важные задачи, выполнение которых требует больше времени. (Эффект простой срочности)

Важные задачи занимают больше времени и требуют больше времени, чем неважные срочности.

Эффект простой срочности:

Вы склонны откладывать важные дела, говоря: «Просто дайте мне закончить это, я сделаю это позже.Но все мы знаем, что «позже» приходит редко.

Эффект простой срочности указывает на…

1. Мы выбираем неважные задачи с меньшими выплатами по сравнению с важными задачами с лучшими выплатами.
2. Мы позволяем искусственным дедлайнам заставлять нас выбирать несущественные задачи.

Вы не заменили масло в машине, потому что у вас были более срочные дела. Однажды машина начинает издавать страшные звуки. Вы пренебрегли важным — плановым ТО. Теперь у вас есть срочность.

То же самое можно сказать и о построении отношений. У тебя просто нет времени! Но умелые лидеры строят и укрепляют отношения до того, как они им понадобятся.

В эпоху, когда бегать с горящими волосами желают и ими восхищаются, важная работа отодвигается в сторону.

5 способов выбрать важное вместо срочного:

1. Поместите важную работу в свой календарь.
2. Ожидайте, что важная работа займет больше времени, чем ожидалось. *
3. Используйте значения для принятия решений.
4. Устанавливайте краткосрочные цели для долгосрочных проектов. Предположим, у вас есть важная задача, которую нужно выполнить в конце недели. Создайте эффективную срочность, поставив цель быть завершенной к 15:00. Cегодня. (Установите краткосрочные ежедневные цели для важной долгосрочной работы.)
5. Выключите социальные сети. Проверяйте электронную почту через запланированные промежутки времени. Отключите оповещения по электронной почте. (Да, не все могут это сделать.)

Бонус: Определите важную работу с вашей командой или начальником. Спросите: «Что важно на этой неделе?» Это помогает понять, что важно, если вы планируете делать то, что важно.

Как руководители могут предпочесть важное вместо срочного?

Как лидеры могут отличить важную работу от неважных срочностей?

* Дорогой Дэн, я не могу перестать помогать людям.

9 Практические методы, когда «все важно»

Одна из самых старых проблем на рабочем месте — это знание того, как расставить приоритеты в своей работе .

Из-за большего количества задач, непрерывной электронной почты и более высоких ожиданий решение о том, что заслуживает вашего внимания, может быстро стать непосильным.

Тем не менее, приоритезация может изменить вашу жизнь. Знание ваших приоритетов снижает стресс, помогает сосредоточиться и игнорировать FOMO, может улучшить продуктивность и управление временем и даже помочь сбалансировать работу и личную жизнь, поскольку вы устанавливаете более четкие границы для своего рабочего дня.

Когда вы узнаете, как расставить приоритеты для своих задач и времени, вы поймете, что большая часть работы, которую считал срочной , на самом деле не требует вашего внимания. По крайней мере, не сразу.

Но хотя элементы расстановки приоритетов в вашей работе просты (т.е. Знайте, какие задачи необходимо выполнить, и ранжируйте их по важности), это далеко не простое упражнение.

Когда приоритеты накапливаются, вам нужна четкая система, которая поможет вам перейти от подавленности к контролю. В этом руководстве мы собрали лучшие стратегии для , как расставить приоритеты для ежедневных задач , оптимизировать свое время и сосредоточиться на работе, которая имеет наибольшее значение.

Как расставить приоритеты для ваших задач (и вашего времени)

1. Запишите все в главный список, а затем разбейте его по ежемесячным, еженедельным и ежедневным целям
2. Отделите срочное от важных задач с помощью матрицы Эйзенхауэра
3. Рейтинг ваши ежедневные задачи по их истинному приоритету с помощью метода Айви Ли
4. Разделяйте задачи со схожими приоритетами с помощью метода ABCDE
5. Задайте продуктивный тон на день, «съев лягушку»
6. Вырезайте «достаточно хорошие» цели с помощью Уоррена Баффета Стратегия с двумя списками
7. Помните об ошибке невозвратных затрат при выборе того, что заслуживает вашего времени (т.е. быть достаточно гибким, чтобы изменить свое мнение и отказаться от приоритетов)
8. Используйте множители времени, чтобы максимально использовать свои ежедневные часы
9. Расставьте приоритеты для вашей самой важной работы в течение наиболее продуктивных часов

1. Захватите все в Главный список, а затем прервите его можно уменьшить на ежемесячные, еженедельные и ежедневные цели

Невозможно расставить приоритеты для ваших задач, если они все крутятся в вашей голове.

Вместо этого начните с того, что запишите все и систематизируйте в основной список .

Считайте это свалкой мозгов. Вы хотите получить все возможные вещи , которые отвлекают ваше внимание из вашей головы и превращаются в документ.

Отличный способ сделать это — методология Дэвида Аллена Get Things Done (GTD) — пятиэтапный процесс, для которого мы написали подробное руководство.

Инструмент, который вы используете для хранения этих задач, не имеет значения (он может быть таким же простым, как лист бумаги, или сложным, как инструмент управления проектами), если он легко доступен и легко обновляется при появлении новых приоритетов.

Как только вы создадите свой Главный список, вы быстро заметите, что разные задачи заслуживают разного уровня внимания. У вас есть задачи, которые нужно выполнить сегодня. Проекты, над которыми нужно работать на этой неделе или в месяце. И долгосрочные цели, которые заставляют вас чувствовать себя выполненным и уполномоченным.

Разработав свой основной список, начните расставлять приоритеты задач по целям на месяц, неделю и день.

Как объясняет консультант по производительности Брайан Трейси, ваш ежемесячный список берется из вашего основного списка.Ваш еженедельный список берется из вашего ежемесячного списка. И так далее. Таким образом, ваши ежедневные приоритеты всегда совпадают с вашими более крупными целями.

Этот метод расстановки приоритетов также помогает бороться с предвзятостью завершения — нашей тенденцией сосредотачиваться на завершении небольших задач, а не на работе над более крупными и сложными.

Когда ваши ежедневные задачи выбираются из большого списка, вы можете быть уверены, что всегда работаете над значимыми вещами. Не только срочные.

2. Разделите срочное от важного с помощью матрицы Эйзенхауэра

Ваш основной список поможет вам понять, как расставить приоритеты для всех ваших задач.Но все еще может быть сложно решить, что нужно сделать сейчас, а что позже. Есть несколько методов приоритизации, которые вы можете использовать, чтобы отделить срочные задачи от важных.

Во-первых, существует так называемый принцип Парето или правило 80/20, согласно которому 20% ваших усилий, как правило, дают 80% результатов. Ищите те задачи, которые не просто проверяются, но которые приносят вам реальные результаты.

Принцип Парето основан на опыте. Но что, если вы работаете на новой работе или просто не знаете, какие задачи должны быть приоритетными? В этом случае вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра .

Матрица, разработанная бывшим президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, представляет собой простую четырехквадрантную рамку с ответами, которая помогает отделить «срочные» задачи от «важных».

Говоря простым языком, срочные задачи — это вещи, на которые вы чувствуете, что вам нужно немедленно реагировать, например, электронные письма, телефонные звонки, текстовые сообщения или новости. Хотя важные задачи — это те, которые способствуют вашей долгосрочной миссии, ценностям и целям.

Выбирая, как лучше всего расставить приоритеты задач, спросите, в какой из квадрантов они лучше всего подходят:

• Срочно и важно: Выполняйте эти задачи как можно скорее
• Важно, но не срочно: Решите, когда вы сделаете это и запланируете это
• Срочно, но не важно: Поручите эти задачи кому-то другому
• Ни срочно, ни важно: Удалите их из своего расписания как можно скорее

Одно из самых сложных задачи здесь становятся срочными, но не важными задачами из вашего списка приоритетов.Вот здесь и вступает в игру умное делегирование .

Делегирование начинается с поиска нужного человека и правильного объяснения задачи. Но это также включает в себя предоставление этому человеку достаточно времени и указаний, чтобы полностью снять задачу с вашей тарелки (и вашего ума).

В этом случае следуйте правилу 30X — бюджет в 30 раз больше, чем обычно требуется для выполнения задачи для обучения.

Например, если у вас есть задача, выполнение которой занимает 5 минут, вы должны выделить 150 минут на делегирование и обучение кого-то нового.Может показаться, что это много времени, но за год вы сэкономите 1100 минут в год. (5 минут в день X 250 рабочих дней в год = 1250 минут, потраченных на выполнение этой задачи.)

3. Ранжируйте свои ежедневные задачи по их истинному приоритету с помощью метода Айви Ли

Иногда, несмотря на все наши усилия, мы получаем огромный список неотложных и важных задач, которые нам необходимо выполнить. В этом случае нам нужно найти способ копнуть глубже и понять их истинную важность.

Один из лучших способов сделать это был разработан более 100 лет назад консультантом по производительности по имени Айви Ли.Так называемый метод Айви Ли заставляет вас расставлять приоритеты в течение дня, следуя простому набору правил:

1. В конце каждого рабочего дня записывайте шесть самых важных вещей, которые вам нужно выполнить завтра. Не записывайте более шести задач.
2. Расставьте приоритеты для этих шести пунктов в порядке их истинной важности.
3. Когда вы приедете завтра, сконцентрируйтесь только на первой задаче. Работайте, пока не будет выполнено первое задание, прежде чем переходить к следующему.
4. Подойдите к остальной части вашего списка таким же образом.В конце дня переместите незавершенные дела в новый список из шести задач на следующий день.
5. Повторяйте этот процесс каждый рабочий день.

Ограничение себя шестью (или менее) задачами в день создает ограничение, которое заставляет вас правильно расставлять приоритеты, а затем оставаться сосредоточенным, выполняя одну задачу по своему списку.

4. Разделяйте задачи со схожими приоритетами с помощью метода ABCDE

Хотя метод Айви Ли отлично подходит для определения приоритетов повседневных задач, есть еще одна неясная часть: Как узнать «истинную важность» задачи?

Самое большое неизвестное, когда дело доходит до расстановки приоритетов, — это различать задачи, которые кажутся находящимися на одном уровне важности.Когда вы работаете над сложными задачами или совмещаете несколько ролей, принцип Парето и матрица Эйзенхауэра не решают полностью.

Вот где метод ABCDE Брайана Трейси творит чудеса. Вместо того, чтобы держать все задачи на одном уровне приоритета, этот метод предлагает два или более уровней для каждой задачи.

Вот как это работает:

• Просмотрите свой список и дайте каждой задаче букву от A до E (A — высший приоритет)
• Для каждой задачи, имеющей A, дайте ей номер, который определяет порядок, в котором вы Сделаю это в
• Повторяйте, пока все задачи не будут содержать буквы и цифры

Опять же, это обманчиво простая стратегия приоритизации.Хотя в большинстве случаев почти невозможно отличить задачу B1 от задачи A3, если дать каждой задаче несколько уровней приоритетов, их истинная важность внезапно становится намного яснее.

5. Задайте продуктивный тон дня, «съев лягушку» (т.е. сделайте в первую очередь свою самую важную работу)

Срочное и важное — побуждение людей к действию

В 1954 году, выступая на Второй Ассамблее Всемирного Совета Церквей, бывший президент США Эйзенхауэр сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные.Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

Роберт Глейзер поделился сегодня в своем блоге этим простым, но мощным инструментом управления жизнью — матрицей срочности / важности Дуайта Эйзенхауэра.

Изображение справа показывает матрицу 2 × 2 с двумя осями: «Важно» и «Срочно». Это дает нам 4 типа задач:

1. Срочно и важно
2. Срочно и неважно
3. Важно и не срочно
4. Не срочно и не важно

У недисциплинированного человека категория 2 обычно завершается раньше, чем категория 3.У дисциплинированного человека категория 3 завершается до касания категории 2.

Джим Рон дает одно из самых убедительных определений успеха:

«Неудача — это несколько неверных решений, повторяемых каждый день. Успех — это несколько простых полезных привычек, которым следует практиковаться каждый день » Джим Рон

Есть пословица: «Яблоко в день — врачу подальше». Успех в области здоровья — это яблоко в день. Неудача — это пончик вместо яблока каждый день. Вы можете сказать: «Какая разница в 1 пончике?» Вы не заметите ущерба сегодня, вы не заметите завтра … но через год: пончик в день начинает извлекать цену.

Срочное часто возникает в результате избегания важного.

К тому времени, когда понадобятся обезболивающие, для витаминов уже поздно.

Витамины важны.

Если вы хотите потратить больше времени на важные дела и меньше на срочное, есть инструмент…

Определение честности, данное Уорреном Баффетом: «большинству вещей вы говорите нет». Если вы не говорите «нет» большинству вещей, вы делите свою жизнь на миллионы маленьких кусочков, которые отдаются приоритетам других людей.

Научитесь говорить «Нет»…

… без слова «нет».

Самые действенные способы сказать «нет» не содержат самого слова «нет».

• Вот один из эффективных способов: стратегическая недоступность.
• Другой — повысить цену вашего «Да»: если кто-то хочет встретиться за кофе, я говорю: «Да, конечно, я свободен в пятницу в 7 утра в моем офисе в Сабаделе [25 мл]». Если человек все еще хочет встретиться, это должно быть важно. 90% в конечном итоге не следят.Те немногие, кто это сделает, придут подготовленными и проведут свои исследования. Они знают, чего хотят от меня. Они знают, стоит ли потратить на это время.

У знаменитостей и политиков есть целые штаты, посвященные ограничению доступа. У Боно, певца U2, есть 25 человек, которые проверяют запросы на его время, его деньги, его внимание, чтобы позволить только важным просьбам достичь самого Боно. У Барака Обамы есть весь штат Белого дома, задача которого — гарантировать, что он тратит время и энергию только на важные дела, с которыми может справиться только он.

Если вы не начнете разрабатывать методы того, чтобы говорить «нет» сейчас, это будет только труднее, когда вы станете богаче, мудрее, известнее, опытнее и изобретательнее.

Какому срочному делу вы сегодня скажете «нет»?

Еще несколько замечательных сообщений в блоге Роберта Глейзера Friday Forward:

Сообщите миру, что вы были здесь?

Нравится:

Нравится Загрузка .