Увеличение эффективности: Как повысить эффективность работы персонала

Хотя этот совет может показаться наиболее очевидным, часто его труднее всего применить на практике. Мы это понимаем — ваша компания — это ваш ребенок, поэтому вы хотите принимать непосредственное участие во всем, что с ней связано. Хотя нет ничего плохого в том, чтобы уделять приоритетное внимание качеству (в конце концов, это то, что делает бизнес успешным), проверка каждой мелкой детали самостоятельно, а не делегирование полномочий может тратить драгоценное время каждого.

Вместо этого возложите ответственность на квалифицированных сотрудников и верьте, что они будут хорошо выполнять свои задачи.Это дает вашим сотрудникам возможность приобрести навыки и лидерский опыт, которые в конечном итоге принесут пользу вашей компании. Вы наняли их не зря, а теперь дайте им шанс доказать свою правоту.

Знание навыков и стиля поведения ваших сотрудников необходимо для максимальной эффективности. Например, экстравертный, творческий, нестандартный мыслитель, вероятно, станет отличным человеком, чтобы предлагать идеи клиентам. Однако они могут столкнуться с трудностями, если им будет поручено более сложное и детально ориентированное задание.

Просить своих сотрудников быть хорошими во всем просто неэффективно — вместо этого, прежде чем давать сотруднику задание, спросите себя: подходит ли этот человек для выполнения этой задачи лучше всего? Если нет, найдите кого-нибудь, чьи навыки и стиль соответствуют вашим потребностям.

Просить своих сотрудников быть хорошими во всем — неэффективно

Каждый менеджер знает, что общение — это ключ к продуктивной работе сотрудников.Технологии позволили нам связываться друг с другом простым нажатием кнопки (или, лучше сказать, касанием сенсорного экрана). Это, естественно, означает, что современные методы коммуникации максимально эффективны, не так ли? Не обязательно. Исследование McKinsey показало, что электронные письма могут занимать почти 28% рабочего времени сотрудника. Фактически, электронная почта оказалась вторым наиболее трудоемким занятием для сотрудников (после их служебных задач).

Вместо того, чтобы полагаться исключительно на электронную почту, попробуйте инструменты социальных сетей (например, Slack), предназначенные для еще более быстрого взаимодействия в команде.Вы также можете поощрять своих сотрудников время от времени использовать более устаревшую форму контакта… голосовое общение. Быстрая встреча или телефонный звонок могут решить вопрос, на который, возможно, ушли часы переписывания по электронной почте.

Нельзя ожидать от сотрудников эффективности, если у них нет конкретной цели. Если цель четко не определена и фактически не достижима, сотрудники будут менее продуктивны. Поэтому постарайтесь, чтобы задания сотрудников были как можно более четкими и узкими.Дайте им знать, чего вы от них ожидаете, и конкретно скажите им, какое влияние будет иметь это задание.

Один из способов сделать это — убедиться, что ваши цели являются «УМНЫМИ» — конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и своевременными. Прежде чем поручить сотруднику задание, спросите себя, соответствует ли оно каждому из этих требований. Если нет, спросите себя, как можно настроить задачу, чтобы помочь вашим сотрудникам оставаться сосредоточенными и эффективными.

Один из лучших способов побудить сотрудников быть более эффективными — это на самом деле дать им повод для этого.Признание ваших сотрудников за хорошо выполненную работу заставит их почувствовать, что их ценят, и побудит их продолжать повышать свою производительность.

Принимая решение о поощрении эффективных сотрудников, обязательно учитывайте их индивидуальные потребности и предпочтения. Например, один сотрудник может оценить общественное признание, а другой предпочтет личное «спасибо». Помимо простых слов благодарности, вы можете попробовать еще несколько поощрений:

• PTO: Вместо надбавки или надбавки вы можете предложить своим сотрудникам дополнительный оплачиваемый отпуск без необходимости использовать их отпуск или больничный.
• Пригласите их на обед: Вы можете пригласить команду на обед, ужин или «счастливый час»… или, если вы практикуете социальное дистанцирование, отправьте подарочную карту GrubHub или DoorDash.
• Отправьте рукописную заметку: Отправка рукописной заметки показывает, что вы признаете огромную работу, проделанную вашими сотрудниками, и что вы достаточно заботитесь о том, чтобы посвятить свое личное время тому, чтобы поблагодарить их.
• Купоны на ленивый понедельник: Другой вариант — купон на «ленивый понедельник», который позволяет сотрудникам приходить поздно утром в понедельник.
• Сообщите своему боссу: Если вы отправите электронное письмо команде или члену команды с благодарностью за их работу, подумайте о том, чтобы скопировать ВАШЕГО босса по электронной почте.
• Попробуйте программу оздоровления: Рассмотрите возможность внедрения программы оздоровления на рабочем месте, чтобы сократить количество больничных и общие расходы на медицинское страхование вашей компании.

По возможности, старайтесь не давать сотрудникам более мелкие и ненужные задачи, когда они сосредоточены на более крупной цели.Взгляните на распорядок работы команды и посмотрите, есть ли что-нибудь, что вы можете сократить, чтобы дать сотрудникам больше времени для сосредоточения на более приоритетных задачах.

Например, если сотрудники просят писать ежедневные отчеты для своих руководителей, но у руководителей обычно нет времени их читать, подумайте о сокращении требования к количеству слов. Делать что-то просто формально — значит тратить драгоценное время, которое можно было бы использовать для достижения целей, которые действительно помогают вашей компании.

Сокращение объема обучения или сокращение всего этого может показаться хорошим способом сэкономить время и деньги компании (в конце концов, обучение на рабочем месте считается эффективным способом обучения). Однако в конечном итоге это могло иметь неприятные последствия. Принуждение сотрудников учиться работе на лету может быть крайне неэффективным.

Итак, вместо того, чтобы работники беспорядочно пытались выполнить задачу без руководства, потратьте дополнительный день на то, чтобы научить их необходимым навыкам для выполнения своей работы.Таким образом, они смогут приступить к выполнению своих задач самостоятельно, а ваше время не будет потрачено впустую, отвечая на простые вопросы или исправляя ошибки.

Прошло первоначальное обучение, поощряйте постоянное развитие сотрудников. Помогая им расширить свои навыки, вы создадите гораздо более продвинутый персонал, что принесет пользу вашей компании в долгосрочной перспективе. Есть несколько способов поддержать развитие сотрудников: индивидуальное обучение, семинары, курсы, семинары, слежка или наставничество, или даже просто увеличение их ответственности.Эти возможности предоставят сотрудникам дополнительные навыки, которые позволят им повысить свою эффективность и продуктивность.

Разрешение вашим сотрудникам работать из дома может показаться неэффективным — в конце концов, как вы можете гарантировать, что они по-прежнему будут продуктивными, если за ними никто не наблюдает? Однако в действительности все обстоит как раз наоборот (на самом деле, исследования показывают, что люди, которые работают из дома, более продуктивны, чем офисные служащие). Предоставление сотрудникам возможности удаленного доступа к работе позволит им сэкономить время, которое в противном случае было бы потрачено впустую.

Например, предположим, что сотрудник слишком плохо себя чувствует, чтобы приступить к работе (или просто беспокоится о том, что коллеги заболеют), но все еще может быть продуктивным. Если вы не разрешите им работать из дома, они будут вынуждены взять больничный и вообще пропустить работу. Или заставлять вашего сотрудника пропускать весь рабочий день, если ему приходится ждать 2–4 часа, чтобы починить холодильник, просто неэффективно. Вместо этого позвольте вашему сотруднику работать из дома, чтобы он мог максимально использовать свободное время.

Нет никакой надежды на повышение эффективности сотрудников, если они изначально не знают, что они неэффективны. Вот почему так важны обзоры производительности — измеряйте производительность своих сотрудников, а затем проводите индивидуальные встречи, чтобы сообщить им, где они преуспевают и над какими областями им нужно работать.

Повышение эффективности сотрудников — это не только то, что они могут делать лучше — часть ответственности также ложится на вас.Но, как и ваши сотрудники, вы не экстрасенс. Итак, после обзора ваших сотрудников, спросите их, что вы можете сделать, чтобы помочь им стать лучше. Может быть, им нужно немного больше рекомендаций по определенным задачам или немного больше места для творческой свободы. Запрос на обратную связь не только дает вам четкие и немедленные способы помочь вашим сотрудникам совершенствоваться, но также способствует развитию культуры открытого диалога, который позволит постоянно развиваться с течением времени.

То, что сейчас может показаться вам неэффективным использованием времени, на самом деле может оказаться вам выгодным в долгосрочной перспективе.Итак, прежде чем наложить вето на очевидное злоупотребление временем, спросите себя, какую пользу это может принести вашей компании.

Инвестирование в программное обеспечение для управления персоналом сейчас может сэкономить вашей компании и вашим сотрудникам бесчисленное количество часов в будущем. Технологии HRIS, от автоматизированного подключения до начисления заработной платы, повысят эффективность, уменьшат разочарование и помогут вашему бизнесу расти.

Воспользовавшись рядом наших советов по эффективности, вы можете быть уверены, что не отстанете, и потратите лишний час на полезное и продуктивное использование.

Этот пост был первоначально опубликован в 2015 году и с тех пор обновляется.

Пожалуйста, войдите, чтобы добавить закладку

Еще нет учетной записи? Реестр

10 лучших стратегий повышения эффективности работы

Вы когда-нибудь смотрели на часы в конце рабочего дня и чувствовали, что сделали недостаточно? Вы работаете сверхурочно по ночам и в выходные, но все еще не достигли желаемого результата? Почему вы еще не узнали, как повысить эффективность работы?

Разработка более рационального и эффективного способа управления рабочими задачами не только повысит вашу продуктивность, но и даст вам больше свободного времени, которое вы можете проводить, как хотите, улучшаете ли вы себя или расслабляетесь.

Что такое эффективность работы?

Эффективность работы — это способность получить максимальную отдачу от минимально возможных затрат. Это значит делать больше с меньшими затратами. Работаем умнее, а не усерднее. Когда вы повышаете эффективность, вы можете получить больший результат при том же объеме вложений — или даже меньше.Для сотрудников это означает возможность сделать больше за ограниченный промежуток времени: рабочий день.

Вы можете рассчитать эффективность работы по следующей формуле: выход / затраты = эффективность. Результатом формулы является стандартное рабочее время. Входными данными является фактическое количество часов, отработанных вами или вашими сотрудниками. Затем умножьте это на 100, чтобы получить процент. Это эффективность вашей работы.

Мифы об эффективности труда

Наши убеждения в производительности и эффективности работы могут фактически удерживать нас от достижения наших целей.Чтобы повысить эффективность, откажитесь от этих трех распространенных мифов.

Наше общество — это «культ занятых», который приучил нас думать, что мы работаем продуктивно, если постоянно над чем-то работаем. Но быть похороненным под грудой задач, которые не собираются сокращаться, — не способ повысить эффективность. Перестаньте путать движение с достижением и начните расставлять приоритеты. Настоящая продуктивность — это достижение желаемых результатов с меньшими усилиями и затратами времени.

Многозадачность не обязательна — это миф. Дело в том, что если вы делаете все сразу, вы на самом деле мало что делаете. «Куда идет фокус, энергия течет» — и многозадачные трещины, которые фокусируются, так что ваша энергия течет во всех разных направлениях. Гораздо эффективнее полностью сосредоточиться на одной задаче в порядке приоритета.

Работа на дому набирает обороты, и некоторые сотрудники чувствуют себя более отвлеченными и менее продуктивными.В долгосрочной перспективе отказ от жесткого расписания с 9 до 5 и длительных поездок на работу приведет к повышению эффективности работы, а не к снижению. Ключевым моментом здесь является создание среды, в которой как можно меньше отвлекающих факторов, и отказ от вредных привычек, снижающих вашу продуктивность.

Как повысить эффективность работы

Любой план самосовершенствования требует времени и самоотверженности, и обучение эффективной работе ничем не отличается.По сути, вы формируете новые привычки, которые будут способствовать вашей продуктивности, а не уменьшать ее. Вот несколько стратегий, с которых можно начать:

1. Ставьте разумные цели

Постановка целей имеет решающее значение для успеха.Мы можем ставить цели, которые помогают формировать наш путь — это может быть эффективным способом повышения эффективности работы. К сожалению, мы, возможно, не установили реалистичные сроки для этих целей — или, возможно, мы достигли слишком больших значений. Убедительные цели важны, но вам также необходимо оценить, сколько времени и ресурсов требуется для достижения вашей цели. Мы часто думаем, что можем пропустить этапы от А до Я, чтобы достичь своей цели, хотя на самом деле между ними есть много промежуточных этапов, которые необходимо учитывать. Помните о своей конечной цели (Z), но не переоценивайте важность шагов B, C, D и так далее.

Постановка разумных целей также помогает вам сосредоточиться на самой цели и желаемом результате. Когда ваша цель слишком высока для достижения или не определена, вы не можете прояснить ее или должным образом сосредоточить на ней свой ум и усилия.

2.Настройте свои методы управления временем

Если вы чувствуете, что погрязли в работе, прыгаете от задачи к задаче без четкой стратегии или боретесь с эффективностью работы, возможно, вам нужно улучшить свои навыки управления временем.Ознакомьтесь с такими процессами, как разбиение на части для группировки задач в зависимости от результата, чтобы вы чувствовали себя менее перегруженными и более организованными.

Например, если вы используете разбиение на части, чтобы организовать свой день, поместите такие задачи, как ответы на электронные письма и отслеживание телефонных звонков, ближе к началу, когда вы будете бодрее, и выполняйте поручения, которые не требуют особых размышлений, например, сбор корм для домашних животных, ближе к концу.

Повышая эффективность за счет навыков управления временем, вы уменьшаете стресс, а также делаете больше дел, создавая цикл, который позволяет вам делать еще больше.

3. Откажитесь от цифровых устройств

Мы проводим большую часть дня, глядя на какой-то экран. В то время как интенсивное использование компьютера может быть частью вашей работы, цифровые устройства могут сильно отвлекать, а платформы социальных сетей могут даже навредить вашему здоровью.Повысьте эффективность своей работы, отойдя от смартфона или компьютера. Делайте записи во время встречи и посмотрите, текут ли ваши мысли более свободно.

По сути, в цифровых устройствах нет ничего плохого, но если вы сделаете себе небольшой перерыв в своих обычных процессах, это может побудить ваш разум работать новыми, продуктивными способами. Вы можете обнаружить, что ваша память улучшается, когда вы что-то записываете от руки, а не печатаете.

Если вас отвлекают социальные сети или другие сайты, но компьютер по-прежнему нужен для работы, отключитесь от Интернета или подумайте о загрузке приложения для повышения производительности для своего браузера, которое разрешает доступ только к сайтам, связанным с работой.Когда вам сложно перейти на Facebook или другой отвлекающий сайт, вы можете сосредоточиться на текущей задаче и значительно повысить эффективность. Убрать телефон из виду и включить беззвучный режим во время работы над проектом — еще один способ повысить эффективность работы. Подумайте обо всем, что вы можете сделать, не просматривая мобильные приложения и не испытывая соблазна обсудить планы на выходные с друзьями и близкими.

4.Научитесь говорить «Нет»

Будь то из-за того, что мы чувствуем давление со стороны самих себя или окружающих, мы иногда беремся за задачи, которые нам не нужны. Мы настолько настроены на то, чтобы доказать, что мы способны выполнять несколько задач одновременно, что мы берем на себя задачи, которые можем легко делегировать другим. Мы ассоциируем слово «нет» с упущенными возможностями или неудачей, но это совсем не так.

Научитесь говорить «нет», когда ваша тарелка уже полна или вы не заинтересованы в выполнении задания. Если вы можете делегировать более мелкие задачи окружающим, сделайте это. Освободив свое расписание, вы сможете более внимательно сосредоточиться на заданиях, которые действительно важны для вас, и повысите эффективность работы.

5.Делайте перерывы

Застряли в идее? Чувствуете, что у вас так много работы, что вы не знаете, с чего начать? Беспокойство о том, что у вас слишком много дел, может стать своего рода ментальным препятствием.Прежде чем вы это осознаете, вы проведете день в мучениях, размышляя, что делать в первую очередь или как это сделать. Это быстрый способ ничего не сделать .

Если ваше внимание сосредоточено на проекте, в котором вы не можете добиться прогресса, ваша энергия блокируется, а эффективность работы падает. Сделай перерыв. Сделайте что-нибудь совершенно не связанное с поставленной задачей. Иди на прогулку. Займитесь йогой. Слушать музыку. Изменение вашего внимания может помочь вам изменить свое состояние, поэтому, когда вы вернетесь к работе, вы почувствуете себя отдохнувшим и готовым взяться за свой проект новыми глазами.Сделайте несколько перерывов в течение рабочего дня, чтобы дать себе время расслабиться и перегруппироваться, и вы обнаружите, что эффективность работы естественным образом возрастает.

6. Создайте привычный распорядок дня

Люди, которые знают, как повысить эффективность работы и последовательно добиваться поставленных целей, делают это, создавая устойчивые привычки.Разработайте распорядок дня, который поможет вам максимально продуктивно работать. Процедуры для всех выглядят по-разному, поэтому найдите тот, который заставляет вас чувствовать себя лучше. Вы можете каждое утро часок ходить в тренажерный зал или совершать долгую прогулку во время обеда, чтобы снять стресс. Одна из привычек Тони — утреннее упражнение, во время которого он корректирует свои мысли и эмоции в течение дня.

Понимание связи разума и тела может помочь вам понять, что упражнение на осознанную подготовку не только помогает вам повысить эффективность, но также может помочь вам открыть необыкновенную жизнь.Когда вы создаете распорядок дня, который заставляет вас чувствовать себя счастливым, здоровым и ясным, эффективность вашей работы резко возрастет.

7.Отпустите совершенство

Совершенство — это иллюзия, которая вызывает стресс и может привести к ограничению убеждений, которые препятствуют вашему уровню успеха. Понимание и принятие того, что ничто никогда не будет идеально, помогает вам выполнять задачи, не снижая ожиданий.Это также помогает воспринимать неудачи как опыт обучения; когда вы перестанете бояться неудач, вы будете менее склонны откладывать дела на потом, потому что мы часто откладываем дела, чтобы избежать неудач.

Чтобы обуздать свой перфекционизм, прислушивайтесь и измените свой внутренний диалог. Относитесь к себе с добротой и расслабьтесь, если в некоторых случаях вы не соответствуете своим высоким стандартам. Когда вы отказываетесь от перфекционизма и вместо этого начинаете сосредотачиваться на прогрессе, вы повышаете эффективность, а также общее благополучие.

8. Улучшите свою среду

Комфортная рабочая среда всегда была важным фактором производительности.Теперь, когда некоторые отрасли ожидают, что процент постоянных удаленных сотрудников удвоится в 2021 году, сотрудники все чаще должны повышать этот аспект эффективности работы. Сначала убедитесь, что у вас есть все инструменты, необходимые для качественной работы: несколько мониторов, эргономичное сиденье, принтер или сканер и так далее.

Затем посмотрите, насколько приятно и вдохновляет ваше пространство. Ваш стол чистый или захламленный? У вас есть музыка, которая пробуждает ваше творчество? Есть ли на стенах произведения искусства, которые поднимают вам настроение? Для повышения эффективности вашей работы необходим офис, который позволяет это.Если вы не знаете, как сделать офис более удобным для работы, подумайте о том, чтобы обратиться за советом к дизайнеру интерьера или консультанту по функциональному офису.

9.Используйте все свое время

Сколько времени вы тратите на задачи, не связанные с работой? Поездки туда и обратно, уборка дома или поход за продуктами — все это необходимые части вашего дня, но они также являются важными частями времени, которые вы могли бы потратить на работу.

У Тони есть стратегия, которую он называет «Без дополнительного времени» (N.E.T.), для выполнения небольших задач, таких как прослушивание подкастов, чтение важных рабочих документов или прохождение онлайн-курса. У вас может быть всего несколько моментов на задание, пока вы чистите кухню или едете по улице, но со временем эти моменты складываются, позволяя вам добиться многого в том, что вы в противном случае считали бы своим временем простоя.

10.Связь со своей целью

Мы часто не достигаем своих целей не потому, что мы ленивы или неэффективны, а потому, что нас не вдохновляет то, что мы должны делать каждый день. Чтобы преодолеть это препятствие, свяжите свои повседневные задачи со своей конечной целью или целями в жизни. Хотя бы раз в день проверяйте себя и убедитесь, что задачи, над которыми вы работаете, действительно важны.

У всех нас по-прежнему будут повседневные дела, которые мы не любим, но это нужно делать.Сначала сделайте это, а затем вознаградите себя работой над тем, что вам нравится. Или разделите свои задачи между неотложными (например, завершение статьи в установленный срок) и делами, которые могут подождать до следующего дня (например, возвращение электронного письма). Чтобы научиться эффективно работать, всегда нужно снова расставлять приоритеты.

Вы можете повысить эффективность работы, ставя убедительные цели, научившись управлять своим временем и развивая вдумчивые привычки. Чтобы узнать больше о достижении профессионального успеха и дальнейшем повышении эффективности работы, посетите курс Business Mastery.Многодневное мероприятие научит вас, как находить личное удовлетворение и одновременно добиваться профессиональных успехов.

Сделайте так, чтобы все ваши решения были важны для вашего успеха

Не принимайте другое важное решение, не послушав 4 Правила принятия решений Тони Роббинса.Убедитесь, что каждый ваш выбор — это шаг ближе к достижению ваших конечных целей.

Серьезное руководство по измерению производительности

Вкратце об идее

«Кто бы это ни придумал, не знает, на что похож мой бизнес». Это обычная жалоба менеджеров, сталкивающихся с чрезмерно сложными моделями измерения производительности.Некоторые индексы производительности могут похвастаться технической элегантностью и статистической точностью, но не имеют ничего общего с повседневным принятием управленческих решений или даже, если на то пошло, с прибылью. Что вам нужно, так это достаточно хорошей информации, чтобы вы могли определить, насколько хорошо ваша компания обрабатывает груду сырья, кучу машин, стопки документов и группы сотрудников и производит полезные товары или услуги.

К счастью, вам не нужно получать докторскую степень. чтобы узнать, как получить надежные, содержательные измерения производительности.Пока вы помните о том, как идеальное может мешать хорошему, несколько основных рекомендаций помогут вам разработать систему, отвечающую вашим потребностям.

Идея на практике

Что такое производительность вообще? Дело не в заработной плате — на самом деле, дело не в каком-то конкретном наборе затрат. Скорее, продуктивность равна выпуску, деленному на затрат. Таким образом, задача измерения производительности — выявить, как получить больше единиц продукции (произведенных товаров или оказанных услуг) на каждую единицу затрат (материалы, рабочее время, машинное время), чем могут предоставить ваши конкуренты.

Здесь важно понимать, что труд — это только один элемент измерения производительности. Один руководитель завода в США обнаружил, что почти 40% бюджета его компании на повышение производительности было направлено на повышение прямой производительности труда, хотя на прямую рабочую силу приходилось только 10% производственных затрат. Таким образом, при эффективном измерении производительности используется многофакторная перспектива : определяет вклад каждого фактора в производство, а затем объединяет факторы для создания понимания тенденций производительности.

Но не жертвуйте функцией ради формы. Делайте свою систему измерения простой — не потому, что люди глупы, а потому, что им нужно интуитивное понимание измерения, чтобы оно повлияло на их решения и приоритеты. Кроме того, усилия, необходимые для получения более точного измерения, могут не окупиться.

Несколько дополнительных рекомендаций:

• Включите время в то, что вы измеряете. Поскольку время не покупается, его часто игнорируют при анализе производительности.Но конкурентная сила более коротких производственных циклов очевидна.

• Найдите способы измерить продуктивность белых воротничков. Человек, который закручивает болты на сборочном конвейере, вносит очевидный вклад в создание продукта. Но как измерить, что вы получаете, скажем, от продуктовых дизайнеров? Один руководитель завода обнаружил, что чем больше и умнее его команда инженеров, тем выше производительность материалов в компании.

• Сравните яблоки с яблоками. Чтобы выводы были актуальными, сравнения между отделами или компаниями должны проводиться соответствующим образом. А показатели производительности, влияющие на такие вещи, как вознаграждение людей, должны быть точными и справедливыми.

• Интерпретируйте тенденции. Завод A может показаться более продуктивным, чем завод B, но если завод B улучшается и линии тренда завода A направляются на юг, ситуация заслуживает второго рассмотрения.

Несколько лет назад крупный производственный конгломерат попросил одаренного математика присоединиться к его корпоративному персоналу.Одним из первых его заданий было разработать систему, которую руководители высшего звена могли бы использовать для оценки операционной эффективности различных подразделений компании. Он посвятил этому заданию много месяцев, а также использовал знания нескольких академических экспертов. Результатом стала действительно сложная модель, которая объединила исторические данные о производительности с экономическими прогнозами, чтобы установить целевые уровни производительности для каждого бизнес-подразделения.

Однако, к большому разочарованию руководства, когда результаты были получены, модель показала, что ни одно подразделение не работает должным образом.Итак, штаб-квартира задала очевидный вопрос — почему? Почему организация, которая получала солидную прибыль и денежные потоки, показывала такую ​​разочаровывающую производительность? Эксперт не мог ответить на этот вопрос, и его модель не была предназначена для этого. Неудивительно, что руководители увидели мало ценности в новой системе и отказались от нее.

Важно правильно измерить производительность . Многие компании, которые хотят повысить свою конкурентоспособность, вкладывают много денег и верят в методы отслеживания эффективности своих заводов и офисов.Штатные специалисты или сторонние консультанты — эксперты по учету затрат, статистике и экономике — обычно играют важную роль в разработке этих систем. Но специалистов часто учат сосредоточиться на технической элегантности и статистической точности показателей производительности. Слишком часто они вводят очень точные методы, но игнорируют реальные проблемы, с которыми сталкиваются менеджеры.

Собирая информацию о системах измерения производительности и проводя собеседования с менеджерами на предприятиях в Соединенных Штатах в течение последних нескольких лет, я видел много примеров эффективного измерения производительности — систем, которые привели к большим успехам в операционной эффективности.Но чаще я сталкивался с разочарованием и замешательством. Менеджер посмотрит на индекс продуктивности, разработанный специалистом, и скажет: «Кто бы это ни придумал, он не знает, на что похож мой бизнес».

Измерение производительности просто слишком важно, чтобы поручать специалистам по производительности. Но менеджерам не обязательно становиться экспертами, чтобы убедиться, что существующие системы соответствуют их потребностям или что новые системы актуальны. Набор практических рекомендаций может помочь им понять, оценить и эффективно применять методы измерения производительности.

Взгляд за пределы прямого труда

Что такое производительность? Примечательно, что многие люди, которые каждый день принимают решения о повышении эффективности предприятия, не знают, как ответить на этот простой вопрос. Начнем с того, что производительность , а не .

Производительность — это не заработная плата. Высокая заработная плата может представлять проблему не потому, что рабочим платят слишком много, а потому, что они слишком мало производят. Решая, как лучше всего измерить производительность, менеджеры должны сосредотачиваться не на долларах в час, а на трудовых долларах на продукт.То есть по трудозатратам, а не по трудозатратам. Очень продуктивным работникам могут платить на тысячи долларов больше, чем работникам в других местах, и бизнес по-прежнему может процветать, как продемонстрировали такие производители, как Lincoln Electric.

При измерении производительности следует сосредоточить внимание на общих возможностях, а не на одном наборе затрат. Насколько хорошо ваша компания берет кучу сырья, кучу машин, стопки документов и группы сотрудников и выпускает полезные товары или услуги? Вот к чему должен относиться индекс продуктивности.Это, по возможности, взаимосвязь между физическими входами и выходами. Формула обезоруживающе проста.

Формула производительности

Компания, производящая больше с заданным набором ресурсов (капитала, рабочей силы и материалов) или использующая меньшее количество ресурсов для производства той же продукции, имеет преимущество перед компанией, производящей меньше. Более низкие производственные затраты создают дополнительное преимущество, но не главное преимущество, которое должны определять показатели производительности. Основная задача индекса производительности — показать, как предприятие может получить больше единиц продукции на час труда, на машину или на фунт материалов, чем его конкуренты.

Тем не менее, большая часть промышленности США по-прежнему занята прямым трудом. На национальном уровне показатели производительности от до означают производительность труда. Бюро статистики труда, основной источник информации о производительности, достаточно логично сосредотачивается на производительности труда. Учет затрат также усиливает эту предвзятость. Например, распределение накладных расходов часто основывается исключительно на рабочих часах. Такой подход мог быть разумным, когда рабочее время составляло большой процент от общих затрат, но сегодня для многих предприятий рабочая сила является второстепенным элементом затрат.Или же предвзятость может возникнуть просто из-за того, что слишком много лет, когда управление операциями означало «надрывать задницы и брать имена». Если убедить людей работать усерднее — это все, что нужно для повышения эффективности, тогда упор на производительность труда имеет смысл.

Но производительность — это гораздо больше, и многие компании упускают возможности повысить эффективность в нерабочих областях. Возьмем, к примеру, опыт одного руководителя завода в США в компании, занимающейся производством и сборкой. Долгое время ему не нравилось то, как его подразделение распределяло годовой бюджет на повышение производительности в 2 миллиона долларов.Когда его повысили до руководителя всех заводов подразделения, он сразу же пересмотрел расходы на программы повышения производительности. Его интуиция оказалась верной, как показано на Приложении I. Хотя на прямую рабочую силу приходилось только 10% производственных затрат, почти 40% бюджета производительности было направлено на повышение производительности прямого труда. Его подчиненные теперь ищут способы сократить накладные расходы и лучше использовать технологии.

Приложение I Как одна компания не сопоставила затраты на повышение производительности с производственными затратами

Целенаправленное внимание к непосредственному труду может привести к неожиданным последствиям.Несколько лет назад крупный нью-йоркский банк, обеспокоенный затратами на рабочую силу в своем бэк-офисе, внедрил систему по отделам для измерения производительности, определяемой как транзакции на сотрудника. Высшее руководство уделяло внимание новой системе и даже использовало ее для расчета значительной части бонусов, выплачиваемых линейным руководителям. Так что линейные руководители компьютеризировали все, что было видно. Результатом стало повышение производительности во всех отделах, кроме одного — обработки данных. В то время как персонал в остальной части банка сокращался, обработка данных оказалась под невероятной нагрузкой.Он увеличил штат, а также расходы на оборудование и программное обеспечение.

Если это увеличение накладных расходов было лучшим для банка, руководители никогда не могли сказать наверняка; их система измерения была сосредоточена только на производительности непосредственного труда. В нем не анализировались компромиссы между производительностью отделов (более короткое время обработки аккредитивов по сравнению с ростом числа сотрудников, занимающихся обработкой данных) или между сокращением переменных затрат (рабочая сила) и более высокими капитальными затратами (новые компьютеры).

Взгляните на многофакторную перспективу

Проблема с однофакторными измерениями производительности (будь то производительность в час труда, производительность на одну машину или производительность на тонну материала) заключается в том, что производительность одного фактора легко повысить, заменив его другим. Труд, капитал и материалы — все это потенциальные заменители друг друга. Эффективное измерение производительности требует разработки индекса, который определяет вклад каждого фактора производства, а затем отслеживает и объединяет их.

Возьмем гипотетический завод, который закупает отливки в качестве одного из этапов производства двигателей. Теперь компания решает закупить этот компонент предварительно обработанным. Предварительно обработанные детали стоят на 20% дороже стандартных отливок, но их покупка позволяет компании увольнять квалифицированных рабочих и продавать свои станки. Что происходит с производительностью? Объем производства остался неизменным, но количество рабочих сократилось, поэтому производительность труда выросла. То же самое и с производительностью капитала в силу более низкой базы активов.Но производительность материалов снизилась на 20%, поскольку объем производства не изменился, а стоимость закупленных материалов выросла.

В такой ситуации индекс производительности, ориентированный только на рабочую силу или капитал, создаст сильные стимулы для снижения добавленной стоимости в результате операций, что может вовсе не быть целью руководства. Теоретически процесс принятия компанией решения о покупке или производстве должен предотвратить такие непредвиденные результаты. Но когда высшее руководство прилагает все усилия для заметного повышения производительности, существует реальный риск того, что слишком узкое определение производительности приведет к принятию подчиненными необоснованных решений.

Следовательно, важно многофакторное представление о производительности, но трудно, чтобы один индекс охватил все исходные данные. Использование нескольких различных однофакторных показателей также может дать многофакторную перспективу. В самом деле, даже если на предприятии используется один агрегированный показатель, все же имеет смысл использовать однофакторные показатели, поскольку они помогают определить источники агрегированных тенденций производительности. Большое изменение в многофакторном измерении производительности поднимает очевидные вопросы: связано ли это изменение с одновременным изменением производительности труда, капитала и материалов, или изменилось только одно измерение?

Функция «Не жертвовать» для формы

Многофакторный индекс для отслеживания производительности дает менеджерам удобную систему показателей для ответа на вопрос: «Как у нас дела?» Но индекс может играть эту роль только в том случае, если менеджеры и работники его понимают, что может потребовать определенных компромиссов в математической элегантности и точности.Экономисты и специалисты по производительности любят использовать сложные функциональные формы, когда они объединяют труд, материалы и капитал в один индекс. Вместо того, чтобы просто складывать все или усреднять входные данные, они предпочитают логарифмические и мультипликативные методы. Когда основной целью является изучение поведения производительности, как в статистических исследованиях, эти подходы имеют теоретические преимущества. Но когда основная цель — повлиять на поведение, чем проще, тем лучше должно быть правило. Если люди, использующие индекс, не могут понять его на интуитивном уровне, это, вероятно, не повлияет на их решения и приоритеты.

В «Северном Телекоме» некоторые подразделения следят за тем, чтобы менеджеры и работники понимали многофакторную производительность, включая их в разработку индексов для конкретных подразделений и сохраняя простые индексы. Отдел разрабатывает несколько показателей эффективности (не менее трех, не более семи), которые, по его мнению, отражают суть его миссии. Например, одна группа инженеров-проектировщиков предлагает шесть соотношений, среди которых: переработанные чертежи как процент от общего числа чертежей, просроченные чертежи как процент от общего числа чертежей и сверхурочные часы как процент от общего количества часов.Затем отдел определяет текущую производительность, долгосрочные цели и промежуточные цели для каждого коэффициента. Наконец, менеджеры присваивают коэффициентам весовые коэффициенты, чтобы отразить их относительную важность, общая сумма которых составляет 100. Таким образом, индекс дает единый «балл» производительности (средневзвешенное значение коэффициентов), который измеряет прогресс в достижении согласованных целей таким образом, чтобы каждый может понять.

Этот подход не идеален с аналитической точки зрения; нет никакой статистической причины ограничивать количество коэффициентов, например, семью, а схема взвешивания, несомненно, субъективна.Но Northern Telecom следует основному принципу, который многие другие компании не понимают: решая, нужна ли вам более высокая точность измерения, сначала спросите, действительно ли повышение точности повлияет на последующие действия по повышению производительности. Руководители должны искать меру, которая обещает наибольшее воздействие, а не меру, которая может похвастаться высочайшей точностью или технической элегантностью.

Тот же принцип применяется к сбору данных. Существуют реальные затраты, связанные с разработкой и внедрением сложных систем повышения производительности.Мои исследования показывают, что момент наступает — иногда очень рано, — когда повышение точности не стоит дополнительных затрат. Например, несоответствие между информацией, предоставляемой некоторыми системами бухгалтерского учета, и информацией, необходимой для анализа производительности, часто означает, что обход учетных данных и разработка данных специально для индекса производительности повысит точность. Но это редко окупается.

Затраты могут быть еще выше, если учесть еще один фактор: время, необходимое для разработки и внедрения системы измерения производительности.Потерянное время может напрямую обернуться упущенными возможностями в сегодняшнем нестабильном деловом климате. Как один менеджер пожаловался своим сотрудникам: «Объясните мне, как если потратить дополнительные шесть месяцев на то, чтобы получить более точные измерения, это повысит мою производительность в течение этих шести месяцев».

Измерь неизмеримое

Это настоящая проблема — разработать индекс производительности, который фиксировал бы роль непосредственных факторов производства в понятной для рабочих и менеджеров форме. Но проблема идет дальше.В традиционных системах измерения производительности часто упускаются из виду два аспекта производственного процесса, которые становятся очень важными для определения международной конкурентоспособности: время производства и роль сотрудников, помимо рабочих в цехах. Поскольку ни один из них не подходит для прямого измерения, технические специалисты часто предпочитают смотреть в другую сторону. Менеджеры делают это на свой страх и риск.

Первая оплошность, время, не покупается, поэтому ее обычно игнорируют. Но процесс производства, безусловно, требует времени, и тот факт, что его не покупают, не означает, что он бесплатный.Если два предприятия используют идентичные машины, одинаковое количество людей и эквивалентные материалы для производства одинаковых продуктов, большинство индексов производительности будут давать одинаковые оценки. Но предположим, что одно предприятие отправляет заказы в течение трех дней с момента их получения, а другое занимает три недели. Их продуктивность такая же? Очевидно нет.

Это не преувеличенный пример. Все чаще компании открывают для себя конкурентную силу сокращения своих производственных циклов — или опасность того, что этого не сделают.Но если индекс производительности не придаст какое-то значение количеству затраченного времени, нереально ожидать, что менеджеры сосредоточатся на сокращении времени выполнения работ. Распределение затрат на хранение запасов — шаг в правильном направлении, хотя большинство компаний фиксируют затраты на хранение намного ниже их истинных конкурентных затрат. Расходы на содержание должны быть не только реалистичными, но и отражать, где находятся запасы (с точки зрения добавленной стоимости), а также как долго они хранятся. Дополнительная повременная плата, которая фиксирует, сколько времени занимает выполнение заказа, может еще более сосредоточить внимание на возможном выигрыше во времени выполнения заказа.

Новый руководитель завода по производству листового металла, принадлежащего крупной электронной компании, усвоил этот урок вскоре после того, как занял его место. Основная роль его предприятия заключалась в обработке прототипов новых продуктов, но он обнаружил, что несколько подразделений компании регулярно передают работы по созданию прототипов сторонним поставщикам из-за неприемлемо длительных сроков выполнения заказов на его заводе. Показатели производительности труда, капитала и материалов были вполне удовлетворительными; Рабочий процесс завода был организован таким образом, чтобы максимально использовать возможности людей и машин.Но это означало неправильное понимание его миссии. Итак, новый менеджер ввел индекс продуктивности, ориентированный на время выполнения работ, и опубликовал результаты на видном месте. В итоге завод сократил время изготовления прототипа с 20 недель до трех дней. Перенастроенная операция делает менее «эффективным» использование рабочей силы и материалов, но может ли кто-нибудь утверждать, что она менее продуктивна?

Второй важный, но часто упускаемый из виду аспект многих систем измерения производительности касается того, чья производительность измеряется.Большинство систем нацелены на вводы в цеху, но эффективность производства зависит не только от того, кто и что там находится. Инженеры, руководители и другие служащие вносят значительный вклад в производительность производства, но лишь немногие системы измеряют их роли. (Упомянутая ранее система Северного Телекома является заметным исключением.)

В значительной степени отсутствие таких показателей отражает две основные трудности количественной оценки производительности в любой сфере обслуживания: измерение выпуска и привязка действий сотрудников к результатам.Для линейного рабочего на автомобильном заводе объем производства — это в основном количество произведенных автомобилей или компонентов. Связь между активностью рабочего и производительностью также очевидна — человек затягивает по три болта на каждой машине, и это действие помогает собрать машину. Измерение продуктивности продуктовых дизайнеров — гораздо более тонкая проблема. Определение объема производства как простого количества выполненных моделей или прототипов еще не позволяет отразить истинную производительность этих рабочих. Например, разработка элемента, который упростит производство, повысит эффективность всего завода.Если такой дизайн занимает в два раза больше времени, чем более простой подход, это, конечно, не означает, что инженер менее продуктивен.

Невозможно полностью измерить отдачу или затраты белых воротничков, но этот факт не означает, что измерять можно или нужно измерять только продуктивность «синих воротничков». Однако это означает, что менеджеры должны проявлять творческий подход и быть открытыми для нового мышления об операции.

Директор завода крупного поставщика автомобильной промышленности встретил в штаб-квартире сопротивление его просьбе о пополнении своего инженерного персонала.Он знал, что дополнительные деньги будут потрачены не зря, но у него не было системы измерения, чтобы обосновать свои доводы. Инженерно-технический персонал уделял большое внимание улучшению использования материалов на заводе. Поэтому, стремясь к суррогатному индексу, менеджер утверждал, что изменения в индексе производительности материалов могут быть одним из индикаторов продуктивности команды инженеров. Действительно, со временем, когда размер и опыт инженерной группы увеличились, отношение общего объема производства к затраченным материалам резко увеличилось.В результате изменился взгляд подразделения на взаимосвязь между инженерными функциями и производительностью производства.

Дают ли суррогатные показатели полную картину деятельности группы? Нет. Являются ли они истинными индикаторами производительности? Для экономиста или специалиста по измерениям — нет. Могут ли они сосредоточить внимание руководителей и сотрудников на важнейших аспектах производственного процесса и, следовательно, привести к повышению производительности? да. Показатели производительности в мире белых воротничков могут быть актуальными и эффективными, даже если они не идеальны.

Сравните яблоки и яблоки

В конечном счете, любая система измерения производительности полезна только при правильном использовании. Бремя использования почти полностью ложится на руководство. Сегодня индексы производительности используются для сравнения производительности компаний в отрасли, заводов в компании и отделов на заводе. Результаты влияют на инвестиционный выбор, суждения о закрытии предприятий и решения о вознаграждении руководства, поэтому менеджеры должны быть осторожны, чтобы проводить справедливые сравнения.

То, что справедливо, не всегда очевидно. Рассмотрим некоторые неоднозначности, связанные с выходом коэффициента продуктивности. Приложение II описывает продукцию гипотетического завода, производившего два родственных продукта в 1986 и 1987 годах. В 1987 году цена продукта A выросла, поэтому многие покупатели переключились на продукт B. Какие выводы можно сделать об изменении объема производства и, следовательно, производительности, исходя из набора представленных фактов? В зависимости от вашей точки зрения, производительность увеличивалась, снижалась или оставалась прежней.Если посмотреть на номинальную выручку, объем производства резко вырос. Если вы сделаете поправку на изменение цен, сравнив выручку с ценами 1987 года, объем производства снизится. Если вы сосредоточитесь на физических единицах, результат останется прежним. Вы можете обратиться к стандартным затратам в качестве руководства, но они также могут создать запутанную картину, а также вызвать сомнения по поводу точности.

Приложение II Что такое продукция?

То, что на самом деле произошло в компании, зависит от того, что действительно произошло на заводе и на рынке, а не от числа.Был ли продукт А радикально переработан? Было ли некорректно прежнее соотношение цен между двумя товарами? Произошло ли резкое изменение производственных затрат для продукта А? Менеджер должен рассмотреть подобные вопросы, прежде чем оценивать тенденции производительности в таком случае.

Конечно, изменение цен — не единственный важный фактор, влияющий на выпуск. Качество влияет на показатели производительности. Самый производительный завод или компания не обязательно имеют самые низкие затраты на единицу продукции.Тем не менее, у него самая низкая стоимость на сопоставимых единиц продукции.

Предположим, одна компания производит шины с пробегом на 15 000 миль, а другая компания использует на 10% больше рабочей силы и материалов для производства шин с пробегом на 30 000 миль. Если два предприятия производят одинаковое количество шин, не сразу понятно, какая из них более производительна. Или предположим, что одно предприятие, благодаря прорыву в разработке продукта, использует одинаковое количество рабочих и машин для производства одного миллиона шин на 15000 миль в 1986 году и одного миллиона шин на 30000 миль в 1987 году.Если на данный момент не учитывать цену, является ли выпуск (и, следовательно, производительность) постоянным?

Для сравнения производительности заводов, производящих различные продукты, требуется метод определения эквивалентности. Три наиболее распространенных альтернативы — это стандартные затраты, цена и технические параметры (например, срок службы шин), которые определяют производительность продукта. Ни один фокус не является лучшим; у каждого есть свои сильные и слабые стороны, и менеджеры должны выбирать методы, соответствующие стратегии их компании. Если компания является и хочет оставаться производителем с низкими издержками, она может сосредоточиться на ценах.Если он хочет продвигать инновации, он может использовать технические параметры. Стандартные затраты сосредоточат внимание на внутренних улучшениях независимо от рыночных изменений.

Менеджеры также должны интерпретировать тенденции, которые могут создать дополнительную неоднозначность. Например, существует фундаментальное различие между уровнями производительности и темпами изменения производительности. Если посмотреть на фактические тенденции в многофакторном индексе производительности для двух заводов, производящих идентичные продукты (Приложение III), производительность завода A превышает производительность завода B в любой конкретный месяц и за весь период.Но о чьей эффективности следует беспокоиться руководству? Как оказалось, завод B резко изменил продолжительность производственного процесса, что значительно повысило производительность. Корпоративная политика подтолкнула завод А в противоположном направлении, и его производительность снизилась. Здесь акцент на абсолютной производительности может скрыть важные тенденции в относительной производительности.

Приложение III Тенденции многофакторной производительности на двух предприятиях

Часто дела обстоят не так, как они сначала появляются с данными о производительности.Один крупный производитель после введения многофакторного индекса производительности обнаружил, что его предприятия в начале 1980-х годов значительно снизили производительность. Плохой менеджмент, правда? Неправильный. Спрос на ее продукцию за этот период резко упал, и с учетом фиксированных затрат общая производительность снизилась. У одного растения была особенно большая капля. Плохой менеджмент, правда? Снова неверно. Завод, расположенный в сельской местности, где не хватало квалифицированной рабочей силы, рассматривал квалифицированных и полуквалифицированных сотрудников как постоянные затраты.Уволить этих работников означало бы потерять их навсегда для других работодателей. Значительное снижение производительности в ответ на шестимесячный спад, таким образом, свидетельствует о хорошем управлении; сотрудников следовало оставить. Измерение производительности поднимает проблемы и выявляет изменения, но не раскрывает всей картины.

Действуйте осторожно, но продолжайте

Сложности и неоднозначность измерения производительности не должны препятствовать менеджерам использовать систему.В конце концов, показатели прибыли также далеки от совершенства, но мы привыкли к их недостаткам и научились извлекать из них ценные сведения. Менеджеры должны приступить к измерению производительности, но с осторожностью. Серьезность недостатков системы зависит от того, как она используется; если бонусы или рекламные акции основаны на определенных показателях, они должны быть точными. Но для большинства приложений такая точность не требуется.

Возможно, наиболее важным применением измерения производительности является объективный источник информации о долгосрочных операционных тенденциях.Индекс может привлечь внимание к предприятиям или отделам, испытывающим необычные проблемы или необычно высокую производительность. Сравнение производительности также может вдохновить на полезный обмен идеями. Различия в масштабах вертикальной интеграции или субподряда, учетной политике и многих других факторах часто скрывают относительную производительность компаний. Тем не менее, если бизнес оказывается намного менее продуктивным, чем его конкурент, у него, вероятно, есть настоящая проблема. Менеджеры могут настаивать на том, что разрыв в производительности преувеличен, и могут быть правы.Однако им будет трудно возразить, что его не существует.

15 способов повысить продуктивность на работе

В сутках ограниченное количество часов, поэтому очень важно максимально эффективно использовать свое время. Есть два способа увеличить вашу производительность — либо увеличить количество часов, либо работать умнее. Не знаю, как вы, но предпочитаю последнее.

Повышение продуктивности на работе — это не ракетостроение, но требует более осознанного подхода к управлению своим временем.В этом посте вы познакомитесь с 15 простыми, но эффективными стратегиями повышения продуктивности на работе.

1. Отслеживайте и ограничивайте время, которое вы тратите на выполнение задач.

Вы можете подумать, что довольно хорошо умеете подсчитывать, сколько времени вы тратите на различные задачи. Однако некоторые исследования показывают, что только около 17 процентов людей способны точно оценить течение времени. Такой инструмент, как Rescue Time, может помочь, сообщая вам точно, сколько времени вы тратите на повседневные задачи, включая социальные сети, электронную почту, обработку текста и приложения.

2. Делайте регулярные перерывы.

Это звучит нелогично, но запланированные перерывы на самом деле могут помочь улучшить концентрацию. Некоторые исследования показали, что короткие перерывы во время длительных задач помогают поддерживать постоянный уровень производительности; при этом работа над задачей без перерывов приводит к неуклонному снижению производительности.

3. Установите добровольные сроки.

Хотя мы обычно думаем о стрессе как о чем-то плохом, управляемый уровень стресса, возложенного на себя, на самом деле может быть полезным с точки зрения сосредоточения внимания и достижения наших целей.Для открытых задач или проектов попробуйте установить крайний срок, а затем придерживайтесь его. Вы можете быть удивлены, обнаружив, насколько сосредоточенным и продуктивным вы можете быть, глядя на часы.

4. Следуйте «правилу двух минут».

Предприниматель Стив Оленски рекомендует применять «правило двух минут», чтобы максимально использовать небольшие промежутки времени, которые у вас есть на работе. Идея такова: если вы видите задачу или действие, которые, как вы знаете, можно выполнить за две минуты или меньше, делайте это немедленно.По словам Оленского, на выполнение задачи сразу уходит меньше времени, чем на то, чтобы вернуться к ней позже. Это сделало его одним из самых влиятельных контент-стратегов в Интернете.

5. Просто скажи нет встречам.

Встречи — одна из самых больших отстойных затрат времени, но почему-то мы продолжаем беспрекословно их заказывать, посещать и, неизбежно, жаловаться на них. Согласно Atlassian, средний офисный работник тратит более 31 часа в месяц на непродуктивные собрания.Перед тем, как записаться на следующую встречу, спросите себя, можете ли вы достичь тех же целей или задач с помощью электронной почты, телефона или веб-встречи (что может быть немного более продуктивным).

6. Провести постоянные собрания.

Если вам абсолютно необходимо провести собрание, есть некоторые свидетельства того, что постоянные собрания (это просто то, на что они похожи — все встают) могут привести к усилению группового возбуждения, снижению территориальности и повышению эффективности группы. В тех случаях, когда встречи неизбежны, вы можете попробовать эти 12 необычных способов стимулировать творчество во время встреч.

7. Закройте многозадачность.

Хотя мы склонны думать о способности выполнять несколько задач одновременно как о важном навыке для повышения эффективности, на самом деле все может быть наоборот. Психологи обнаружили, что попытка выполнить несколько задач одновременно может привести к потере времени и производительности. Вместо этого возьмите за правило посвятить себя одной задаче, прежде чем переходить к следующему проекту.

8. Воспользуйтесь преимуществами поездок на работу.

Это касается любого неожиданного «бонусного» времени, которое может оказаться у вас на руках, — предлагает автор Миранда Маркуит.Вместо Candy-Crushing или Facebook, используйте это время, чтобы набрать несколько писем, создать свой ежедневный список дел или провести мозговой штурм.

9. Откажитесь от иллюзии совершенства.

Предприниматели часто зацикливаются на попытках усовершенствовать задачу — в действительности ничто не бывает идеальным. Вместо того, чтобы тратить время на погоню за этой иллюзией, решите задачу как можно лучше и двигайтесь дальше. Лучше выполнить задание и снять его со своей тарелки; в случае необходимости вы всегда можете вернуться и скорректировать или улучшить его позже.

10. Делайте перерывы в упражнениях.

Согласно исследованию, опубликованному в журнале Journal of Occupational and Environment Medicine , использование рабочего времени для физических упражнений может помочь повысить продуктивность. Если возможно, установите в течение недели определенное время для прогулок или похода в спортзал. Перекачивание крови может быть как раз тем, что нужно, чтобы прочистить голову и вернуть себе концентрацию.

11. Будьте активными, а не реагирующими.

Разрешение входящих телефонных звонков и электронных писем определять, как вы проводите свой день, будет означать, что вы отлично справляетесь с тушением пожаров — но, возможно, это все, что вы достигли.Мой друг и деловой партнер Питер Дейзим из компании Hostt, предоставляющей бесплатный хостинг, говорит: «Выделите время для ответа на электронные письма, но не позволяйте им определять, как будет выглядеть ваш день. Составьте план атаки в начале каждого дня. , а затем сделайте все возможное, чтобы его придерживаться «.

12. Отключить уведомления.

Никто не сможет устоять перед соблазном электронной почты, голосовой почты или текстового уведомления. В рабочее время отключите уведомления и вместо этого старайтесь проверять электронную почту и сообщения.Все это часть проактивности, а не реакции (см. П. 11).

13. Работайте с интервалом в 90 минут.

Исследователи из Университета штата Флорида обнаружили, что элитные исполнители (спортсмены, шахматисты, музыканты и т. Д.), Которые работают с интервалами не более 90 минут, более продуктивны, чем те, кто работает более 90 минут. Они также обнаружили, что наиболее успешные испытуемые обычно работают не более 4,5 часов в день. Звучит неплохо!

14. Подарите себе что-нибудь красивое.

Это может показаться маловероятным, но некоторые исследования показывают, что оснащение офиса эстетичными элементами, такими как растения, может повысить производительность на 15 процентов. Оживите свой офис картинами, свечами, цветами или чем-нибудь еще, что вызовет улыбку на вашем лице. Другие идеи о том, как повысить уровень счастья на работе, можно найти в моем посте «15 проверенных советов, как быть счастливым на работе».

15. Сведите к минимуму прерывания (насколько это возможно).

Когда коллега заглядывает к вам в офис, чтобы поболтать, может показаться безобидным, но даже кратковременные перерывы, кажется, приводят к изменению режима работы и соответствующему снижению производительности.Чтобы свести к минимуму перерывы, нужно установить рабочее время, держать дверь закрытой или работать из дома над проектами, ограниченными по времени.

Если вы чувствуете необходимость повысить свою продуктивность на работе, не поддавайтесь искушению потратить больше часов или упаковать больше в свой уже заполненный календарь. Вместо этого сделайте шаг назад и подумайте, как вы можете работать умнее, , а не усерднее.

Ищете другие советы по повышению производительности? Ознакомьтесь с моими сообщениями 7 советов по повышению продуктивности, которые должен попробовать каждый занятой предприниматель, и 5 вещей, которые продуктивные предприниматели делают каждый день.

Каковы ваши лучшие советы по повышению продуктивности работы? Вы нашли секрет максимальной производительности труда в офисе? Поделитесь ниже!

Мнения, выраженные здесь обозревателями Inc.com, являются их собственными, а не мнениями Inc.com.

5-шаговое руководство по повышению эффективности процесса

У вас есть четко задокументированный процесс, но он не идет гладко. Всегда есть что-то, что где-то застревает, что сказывается на эффективности процесса.Что, возможно, сбивает с пути?

Процесс — это больше, чем просто документация. Если у вас нет хорошо продуманного процесса и плана по его постоянному отслеживанию и оптимизации, вы никогда не сможете привести свой бизнес к успеху.

Что такое эффективность процесса?

Эффективность процесса — это мера того, насколько плавно выполняется процесс, с учетом затраченного времени и ресурсов. Это прямо или косвенно влияет на прибыльность.

Почему так важно иметь эффективные процессы?

Высокая эффективность процессов является сильной стороной вашего бизнеса.Вот несколько способов ощутить влияние высокоэффективных процессов.

1. Повышение производительности

Ваши команды быстрее добираются до финиша, потому что все идет гладко.

2. Минимальные ошибки

Ошибок, связанных с людьми или системой, почти нет. Даже если ошибки возникают, они исправляются быстро, без хаоса.

3. Снижение эксплуатационных расходов

Ваша компания несет меньшие затраты за счет минимизации ошибок и быстрого восстановления.

4. Повышенная гибкость при внесении изменений

Сотрудники хорошо понимают, как выполняются процессы, что позволяет командам гибко реагировать на любые изменения в бизнес-среде.

5 шагов для повышения эффективности процесса

Вот пошаговый план действий по повышению эффективности любого процесса.

1. Изучите существующий процесс

Когда вы впервые внедрили процесс, люди могли его отлично усвоить. Но если шаги в процессе имеют неправильную форму, это может быть связано с неисправностями в системе или с ответственными людьми.Соберите данные о том, где возникают эти несоответствия и как процесс отклоняется от документации.

Вот несколько возможных ситуаций, которые могли привести к снижению эффективности.

Теневые процессы

«Я делал это много раз, это нормально не сообщить этому человеку об этом один раз», «Я сделаю это позже», «Сервер не работает, поэтому я сейчас это запишу». Это общие теневые процессы, которые вызывают ошибки.

Неквалифицированные работники

Сотруднику не хватает навыков, необходимых для квалифицированного выполнения определенной задачи.

Перегрузка / недостаточность информации

Сотрудники постоянно спрашивают дополнительную информацию или каждый раз задают один и тот же набор инструкций / данных.

Резервные ступени

Некоторые этапы процесса отнимают время и не добавляют ценности задаче.

Недостаточная осведомленность

Сотрудники не осведомлены о масштабах процесса и цели, которую вы пытаетесь достичь с его помощью.

Нет общей терминологии

Отсутствие стандартной бизнес-терминологии для процесса, приводящее к путанице.

Спросите людей и узнайте причины, побудившие их выйти из строя. Запишите все данные и переходите к следующему шагу.

2. Установите бизнес-цели и КПЭ

Какие цели вы преследуете прямо сейчас? Увеличить свой доход на 50% к следующему году? Повысьте свой показатель CSAT (удовлетворенность клиентов) до 90% в следующем квартале? Увеличить количество выпускаемой продукции на 20%? Четко сформулируйте цели. После того, как у вас есть бизнес-цели, выведите KPI, которые служат контрольными точками для достижения ваших целей.

Например, если вы хотите увеличить доход на 50% в течение следующего квартала, ваши ключевые показатели эффективности могут быть такими: количество закрытых сделок, средний доход от продажи, средняя продолжительность цикла продаж и т. Д. закрытые сделки, вы должны быстрее связываться с ними и следить за ними. Если вы хотите увеличить средний доход от продажи, вам следует преследовать потенциальных клиентов с большим бюджетом прямо сейчас.

Как показывает опыт, процессы всегда должны соответствовать вашим текущим бизнес-целям и переходить к отдельным этапам через KPI.Вот подробная статья, в которой подробно рассказывается о том, как выбрать процессные KPI.

3. Измените процесс

Теперь, когда у вас есть понимание существующего процесса, а также целей и ключевых показателей эффективности вашего бизнеса, устраните разрыв между ними, разработав новый процесс, который повысит эффективность процесса.

В качестве первого действия в редизайне процесса определите заинтересованную сторону для каждого KPI. Эти люди несут ответственность за мониторинг и оптимизацию метрики, которая измеряет их соответствующие KPI.

После назначения заинтересованных сторон приступайте к изменению рабочего процесса. Возьмите существующие шаги и начните их исправлять один за другим. Все начинается с правильного человека? Какая информация нужна следующему человеку от первого, чтобы предпринять необходимые действия? Перечислите их и включите. Хорошая практика — показывать только те данные, которые имеют отношение к конкретному человеку. Если человеку не нужны данные для оценки и принятия мер, лучше скрыть их. Вы избегаете путаницы, показывая людям то, что им нужно видеть.

После того, как вы спроектируете рабочий процесс, рассмотрите ситуации, когда шаги в вашем процессе должны нарушить спроектированный рабочий процесс. У вас их много в вашем старом процессе. Почему так случилось? Требуется ли дополнительная информация из предыдущего шага? Человек забыл об этом? Возникла непредвиденная ситуация, требующая уникального разрешения? Задокументируйте все эти выбросы в ходе редизайна вашего процесса и решите, что произойдет в этих ситуациях.

4. Внедрить улучшенный процесс

Теперь, когда у вас есть надежный процесс, пора его реализовать.Но это не так просто, как раздать всем документацию по новому процессу. Если вы сделаете только это, ваш новый процесс снова потерпит неудачу.

Для успешного внедрения процесса первым этапом является получение поддержки со стороны всех участников процесса. Вы должны показать им, почему вы вообще изменили процесс и как новый процесс поможет всем быстрее достичь своих целей.

Второй этап — реализация процесса в несколько этапов. Людям нужно время, чтобы понять, приспособиться и принять.Если им нужно приобрести новые навыки, убедитесь, что вы помогаете им учиться. К концу последнего этапа внедрения ваш новый процесс работает полным ходом. Вот подробный контрольный список внедрения BPM.

5. Отслеживайте, измеряйте и оптимизируйте новый процесс

Ваша работа не заканчивается на внедрении. Эффективные процессы требуют постоянного мониторинга и оптимизации, чтобы наблюдать рост. Как сказал известный консультант по вопросам управления Питер Друкер: «Если вы не можете измерить это, вы не можете управлять этим».Любой процесс, который у вас есть, должен быть измеримым, чтобы действовать и повышать эффективность процесса.

Следите за всеми своими ключевыми показателями эффективности на протяжении всего рабочего процесса. Это не значит, что вы должны все время отставать от каждой задачи. Вы можете создавать отчеты с постоянными интервалами, чтобы анализировать их небольшими порциями. Получите отзывы от заинтересованных сторон и узнайте, где они сталкиваются с трудностями. Выпрямите их.

После выполнения приличного объема задач проанализируйте отчеты и посмотрите, что можно улучшить.Есть более простой способ отслеживать процессы. Перейдите к следующему разделу, чтобы узнать, как это сделать.

Прочтите эту подробную статью о том, как вы можете эффективно контролировать свой процесс.

Острие эффективности процесса

Согласно исследованию, более 38% сотрудников говорят, что их работодатели по-прежнему полагаются на процессы ручного администрирования, а 48% считают, что они могли бы быть более продуктивными, если бы им предоставили доступ к более совершенным технологиям и инструментам.