Воскресенье , 26 Сентябрь 2021

Техники тайм менеджмента: Техники тайм-менеджмента

Содержание

Техники тайм-менеджмента

GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.

Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.

В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.

3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.

  • Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в 
    базу знаний
    (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
  • Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
  • Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.

Система строится на таких правилах:

  1. Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
  2. Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
  3. Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
  4. Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
  5. Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени. Однако, несмотря на сложность, GTD всё равно довольно популярен.

Статья: Разбираемся с методологией GTD: что это и как работает.

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

  1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
  2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
  3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin.com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

  • Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
  • Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
  • Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

  • Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
  • Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
  • Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных.
  • Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

  • «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
  • «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
  • «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
  • «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

  • Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
  • Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
  • Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
  • Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
  • Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
  • SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Читайте также на РБК Трендах:

Тайм-менеджмент: лучшие методы управления временем

Как ответить на следующие вопросы на собеседовании: Как вы управляете своим временем? Как вы планируете свой рабочий день? Какие техники и методы вы используете в планировании? Приведите примеры того, как вы используете навык тайм-менеджмент, чтобы успешно справиться с поставленной задачей.  Все ответы на эти вопросы вы узнаете, прочитав эту статью.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это совокупность знаний, умений и навыков, благодаря которым человек умеет расставлять приоритеты, точно планирует свое время, тем самым, повышая свою личную продуктивность в организации своего рабочего времени.

Пока вы не можете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим. Питер Друкер

Тайм-менеджмент входит в ТОП-10 навыков, которые ценят работодатели в сотрудниках больше всего. Почему работодателю важно, чтобы сотрудник имел навыки управления временем? Руководители хотят работать с подчиненными, которые вовремя приходят на работу, умеют точно рассчитать время на выполнение поставленной задачи, соблюдают дедлайн, умеют правильно расставлять приоритеты и планировать свой рабочий день.

Перед тем, как перейти к методам тайм-менеджмента, необходимо разобраться, какие факторы мешают эффективно использовать свое время.

Сделайте экспресс-диагностику: Определите барьеры, которые мешают вам оптимально использовать свое время.

  1. Перфекционизм
  2. Прокрастинация
  3. Недостаток знаний
  4. Отсутствие необходимых инструментов и ресурсов

1. Перфекционизм очень сильно затрудняет выполнение задач точно в срок. Многие считают, что это качество является сильной стороной, однако именно постоянное стремление к совершенству и неудовлетворенность полученными результатами является одной из причин неэффективного использования времени. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», вы экономите значительные ресурсы для других дел. Есть такое выражение: «перфекционизм — это зло», конечно, все это довольно относительно и в каждой отдельной ситуации можно по-разному оценивать данную характеристику личности, однако, несомненно в рамках тайм-менеджмента: пефрекционизм — это ЗЛО!

2. Прокрастинация — постоянное откладывание дел на потом, нежелание выполнять определенные обязанности. В лексиконе прокрастинирующих сотрудников доминирует слово «ЗАВТРА». Про таких людей, очень хорошо сказал Стив Джобс: «Бедный, неудачный,  несчастливый и нездоровый — это тот, кто часто использует слово «завтра».

Избавить вас от перфекционизма и прокрастинации я не смогу, моя цель —  дать знания, предоставить лучшие техники и методики, познакомить с ресурсами и инструментами для овладения навыком тайм-менеджмента. А будете вы использовать полученную информацию или нет —  все зависит исключительно от вашего желания. Однако после прочтения этой статьи, вы уже никогда не будете прежними.

Для начала предлагаю определить свои навыки управлением временем и пройти

онлайн-тест  «Как вы расходуете свое время?»

Когнитивный диссонанс заключается в том, что с одной стороны, мы не можем управлять временем, как таковым. Ведь, именно время мы не можем контролировать и кажется, что именно время управляет нами, а не мы им. Мы привыкли воспринимать время как нечто вечное и безграничное. Кажется, что его всегда много. С другой стороны, время — это один из самых ценных ресурсов, которые есть у всех нас. Важно понимать, что у времени есть свои границы, каждый день — это сосуд определенной вместимости, который вы наполняете делами. Можно заполнить его бесполезными делами, а можно заполнить делами, которые работают на ваши задачи и ведут вас к конечной цели.

Мы можем управлять собой, тем как мы планируем свой день, и как мы расходуем свое рабочее время. Разумное, продуктивное и экономное использование этого ресурса является важной составляющей частью оценки сотрудника.

Эффективность использования времени можно достигнуть двумя способами:

  1. Достижение значимых результатов за счет экономии времени. Это означает, что вы умеете добиваться выполнения задачи за минимальное время.
  2. Эффективное планирование рабочего времени позволит сократить число и объем выполняемых вами дел.

В этой статье я сделала дайджест шести лучших техник управления временем. С их помощью вы сможете научиться планировать и контролировать ваши приоритетные задачи ежедневно.

Как научиться управлять своим временем

6 лучших методов тайм-менеджмента

  1. Принцип Парето
  2. Матрица Эйзенхауэра
  3. Интеллект-карты или Mind maps
  4. Пирамида Франклина
  5. Метод АБВГД
  6. Сначала съешьте лягушку

1. Принцип Парето

Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, приложенных усилий и вкладываемых средств отвечает за большую долю результатов. Это принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни:

20% усилий дают 80% результатов

Принцип Парето в сфере тайм-менеджмента может быть сформулирован так: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.

Как именно определить, какие усилия достаточно затратить для получения хорошего результата? Представьте, что вы ищите ответы на интересующие вас вопросы в книге. Согласно рассматриваемому принципу, 80% нужной вам информации вы найдете в 20% объема текста. Если вы точно знаете, что именно вас интересует, вы сможете быстро пролистать книгу и внимательно прочитать только отдельные страницы. Таким образом, вы сэкономите 80% своего времени.

2. Матрица Эйзенхауэра

Наверное, это самая известная на сегодняшний день концепция тайм-менеджмента, которая позволяет выделять приоритеты. Данная методика, создание которой приписывают американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру, позволяет рассортировать дела одновременно и по их срочности, и по их важности. Все понимают, что в один промежуток времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Иногда без ущерба для работы только одну. И каждый раз нам приходится решать, КАКУЮ ЖЕ ИМЕННО? Американский президент Дуайт Эйзенхауэр имел обыкновение, планируя свои дела, сортировать их по нескольким важным категориям.
В соответствии с так называемой матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех типов, обозначенных на схеме.

 Матрица Эйзенхауэра

Дела Срочные Несрочные
Важные

А

Неотложные проблемы. Проекты с «горящим» сроком выполнения.

В

Профилактика проблем. Дела, ведущие к вашей цели. Восстановление сил.

Неважные

С

Предстоящие неотложные дела. Ежедневная рутина.

D

Компьютерные игры, социальные сети. Просмотр ТВ. Телефонные звонки. «Пожиратели» времени.

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на ваш бизнес. А срочность – одновременно двумя факторами: во-первых, насколько быстро надо выполнить это дело, во-вторых, привязано ли выполнение данного дела к конкретной дате и конкретному времени. Именно важность и срочность, рассматриваемые вместе, влияют на расстановку приоритетов.

Рассмотрим подробнее, какие дела можно отнести к каждому их четырех типов.

Тип I: «важное и срочное».
Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для вашего бизнеса (например, обновление лицензий, предоставление налоговых отчетов и т. д.). Определенная доля таких дел неизбежно будет присутствовать в жизни каждого человека. Тем не менее благодаря заблаговременной подготовке (дела Типа II – «важное, но не срочное») можно предотвратить возникновение многих кризисов (например, путем изучения законодательства, налаживания хороших взаимоотношений с влиятельными людьми).

Также это могут быть проекты с «горящим» сроком выполнения, неотложка. Например, посетить врача из-за проблем со здоровьем, сдать в журнал статью к жесткому сроку или оформить отчет по итогам исследования. Здесь у нас выбора нет. Дела этой группы надо выполнять, и точка. Иначе будут серьезные проблемы.

Тип II: «важное, но не срочное».
Это дела, которые ориентированы на будущее: обучение, изучение перспективных направлений развития бизнеса, совершенствование оборудования, восстановление здоровья и работоспособности. Дела, ведущие к вашей стратегической цели. Например, выучить иностранный язык, чтобы перейти на работу в другую, более перспективную организацию. Также это профилактика проблем – поддерживать себя в хорошей физической форме. К сожалению, такими делами мы зачастую пренебрегаем, откладываем их решение в долгий ящик. В итоге – язык так и не выучен, доходы не растут, а сокращаются, здоровье – ни к черту.У этих дел есть интересная особенность – если ими долго пренебрегать, то они переходят в разряд Важные — Срочные. Ведь если хотя бы раз в год не появляться у стоматолога, то рано или поздно срочный визит к нему станет неизбежен.

Тип III: «не важное, но срочное».
Многие из этих дел на самом деле не приносят большой пользы в жизни. Мы делаем их только потому, что они на нас свалились (продолжительный телефонный разговор или изучение пришедшей по почте рекламы), или в силу привычки (посещение выставок, на которых уже нет ничего нового). Как раз та самая каждодневная рутина, которая отнимает у нас уйму времени и сил.

Тип IV: «не важное и не срочное».
Это всевозможные способы «убивания времени»: злоупотребление спиртным, «легким чтением», просмотром кинфоильмов и т. д. Часто мы прибегаем к этому, когда у нас не остается сил для продуктивной работы (не стоит путать с настоящим отдыхом и общением с близкими и друзьями – делами весьма важными).Это «моль», поедающая наше время.

Поскольку вы стремитесь к успеху вашего бизнеса, вы прежде всего стараетесь выполнить дела, определенные вами как «важные» – сначала «срочные» (тип I), а затем «несрочные» (тип II). Оставшееся время можно уделить делам «срочным, но не важным» (тип III).
Нужно подчеркнуть, что основная часть рабочего времени сотрудника должна уходить на дела «важные, но не срочные» (тип II). Тогда будут предотвращены многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей развития бизнеса уже не будет для вас неожиданным.

Когда вы только начинаете пользоваться предложенной системой для расстановки приоритетов, скорее всего, вы захотите отнести многие из этих дел к «важным». Однако, приобретая опыт, вы станете более точно оценивать важность того или иного дела. Чтобы научиться пользоваться системой определения приоритетов, понадобится определенное время. Где же его взять? Скорее всего, вы отнесете работу по освоению приемов управления своим временем к делам «важным, но не срочным».
По образному выражению Стивена Кови (автор международного бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»), надо найти время, чтобы «заточить пилу», тогда и заготовка дров пойдет быстрее.

Притча

Некий человек увидел в лесу дровосека, с большим трудом рубившего дерево совершенно тупым топором. Человек спросил его:
— Уважаемый, почему бы вам не наточить ваш топор?
— У меня нет времени точить топор – я должен рубить! – простонал дровосек…

Поэтому нужно «волевым образом» выделять на планирование своих занятий определенное время, отказавшись от выполнения каких-либо менее важных дел. Если вы сумеете это сделать, то благодаря новым умениям в следующий раз сможете высвободить еще больше времени и использовать его, чтобы еще чему-либо научиться. Так, благодаря решимости повышать эффективность своей работы, вы будете постепенно освобождать время для развития своей личной продуктивности.

Критерии выделения приоритетов
Обычно, оценивая важность того или иного дела, мы считаем важными прежде всего те дела, которые надо сделать срочно (или «вчера»). Накопление невыполненных дел и обещаний создает проблемы у вашей компании, а также порождает лично у вас неприятные чувства. Именно с такими «срочными» делами мы стремимся разделаться в первую очередь. Но фактор срочности не должен быть единственным при написании списка дел и определении порядка их выполнения.
Опыт показывает, что выполнение (или невыполнение) многих срочных дел не сильно влияет на ваш бизнес, в то же время есть много несрочных дел, которые могут заложить основу для успеха в будущем. Поэтому, помимо срочности, необходимо учитывать, насколько то или иное дело влияет на успех бизнеса, т. е. определить и учитывать его важность.

3. Интеллект-карты  или Mind maps

Это разработка Тони Бьюзена – известного писателя, лектора и консультанта по вопросам интеллекта, психологии обучения и проблем мышления. Также встречаются такие переводы словосочетания «Mind maps», как «Ментальные карты», «Мыслительные карты», «Карты ума».

Интеллект-карты – это метод, позволяющий:

• эффективно структурировать и обрабатывать информацию;
• мыслить, используя свой творческий и интеллектуальный потенциал.

Это очень красивый инструмент для решения таких задач, как проведение презентаций, принятие решений, планирование своего времени, запоминание больших объемов информации, проведение мозговых штурмов, самоанализ, разработка сложных проектов, собственное обучение, развитие и т. д.

Области применения:
1. Презентации
• за меньшее время вы даете больше информации, при этом вас лучше понимают и запоминают;
• проведение деловых встреч и переговоров.

2. Планирование
• управление временем: план на день, неделю, месяц, год…;
• разработка сложных проектов, нового бизнеса…

3. Мозговой штурм
• генерация новых идей, творчество;
• коллективное решение сложных задач.

4. Принятие решений
• четкое видение всех «за» и «против»;
• более взвешенное и продуманное решение.

4. Пирамида Франклина

Это готовая система планирования, которая помогает правильно распорядиться своим временем и достичь поставленных целей. Бенджамин Франклин (1706-1790) – амер. полит. деятель. Б. Франклина отличала фантастическая работоспособность и уникальная целеустремленность. В возрасте двадцати лет он составил план достижения целей на всю жизнь вперед. На протяжении всей жизни он следовал этому плану, четко планируя каждый день. Его план достижения целей получил название «пирамида Франклина» и выглядит примерно так:

1. Фундаментом пирамиды являются главные жизненные ценности. Можно сказать, это ответ на вопрос: «С какой миссией вы пришли в этот мир?» Что вы хотите получить от жизни? Какой след на Земле хотите оставить после себя? Бытует мнение, что не наберется и 1% живущих на планете людей, которые бы об этом задумывались серьезно. Другими словами, это вектор направления движения к своей мечте.

2. Основываясь на жизненных ценностях, каждый для себя ставит глобальную цель. Кем он хочет стать в этой жизни, чего планирует добиться?

3. Генеральный план достижения целей – это фиксация конкретных промежуточных целей на пути достижения глобальной цели.

4. План на один три, пять лет называется долгосрочным. Здесь важно определиться с точными сроками исполнения.

5. План на месяц, а потом и на неделю – это краткосрочный план. Чем продуманнее он будет, чем чаще вы будете его анализировать и корректировать, тем эффективнее будет работа.

6. Последний пункт в плане достижения целей – это план на каждый день.

5. Метод «АБВГД»

Метод «АБВГД» представляет собой эффективный способ расстановки задач по приоритетности, который вы можете применять ежедневно. Этот метод прост и настолько эффективен, что способен, при условии регулярного и грамотного использования, возвести вас в ранг самых продуктивных и производительных людей в вашей сфере деятельности.
Сила метода в его простоте. Вот как он работает. Вы начинаете с составления перечня всего, что вам предстоит сделать в течение наступающего дня. Думайте на бумаге.
После этого вы ставите букву А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом вашего перечня.

Задача типа «А» определяется как нечто, имеющее на данном этапе самое важное значение, нечто, что вы обязаны сделать, иначе рискуете столкнуться с серьезными последствиями. Задачей типа «А» может стать визит к важному клиенту или написание отчета для начальника. Данные задачи представляют собой настоящих, зрелых «лягушек» вашей жизни.
Если перед вами стоит более чем одна задача типа «А», вы оцениваете их приоритетность, помечая А-1, А-2, А-3 и т. д. Задача А-1 представляет собой самую крупную и безобразную «лягушку» из всех, с которыми вам предстоит управиться.

Задача типа «Б» определяется как та, которую вам следовало бы выполнить. Тем не менее последствия, в случае ее выполнения или невыполнения, являются достаточно мягкими. Такие задачи представляют собой не более чем «головастиков» вашей жизни. Это значит, что, не сделай вы соответствующую работу, кто-нибудь окажется недовольным или поставленным в невыгодные условия, однако в любом случае по степени важности указанные задачи и близко не соответствуют задачам типа «А». Звонок по не очень срочному вопросу или просмотр накопившейся электронной почты могли бы составить сущность задачи типа «Б».
Правило, которого вы должны придерживаться, гласит: никогда не приступайте к задаче типа «Б», пока у вас остается незавершенной задача типа «А». Никогда не позволяйте «головастикам» отвлекать вас, пока крупная «лягушка» дожидается своей участи быть съеденной!

Задача типа «В» определяется как нечто, что было бы прекрасно сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий, сделай вы это или нет. Задачей типа «В» может стать звонок другу, чашечка кофе, обед с коллегой или какое-либо личное дело, совершенное в рабочие часы. Подобного рода «мероприятия» не оказывают ровным счетом никакого влияния на вашу работу.

Задача типа «Г» оценивается как работа, которую вы можете поручить кому-нибудь другому. Правило в данном случае гласит, что вы должны поручать другим все, что им по силам, тем самым высвобождая для себя время на задачи типа «А», которые вы и только вы в состоянии выполнить.

Задача типа «Д» представляет собой работу, которую можно совсем удалить из вашего перечня дел. Это может быть задача, имевшая прежде значение, но теперь потерявшая актуальность как для вас, так и для других. Нередко это работа, которую вы делаете изо дня в день либо просто по привычке, либо находя в ее выполнении удовольствие.

После того как вы применили метод «АБВГД» к своему перечню дел на день, вы полностью организовали свою работу и подготовили почву для того, чтобы более важные дела выполнялись быстрее.

Важнейшим условием для того, чтобы метод «АБВГД» действительно работал на вас, является соблюдение следующего требования: приступать к выполнению задачи А-1 без промедления и затем трудиться над ней, пока она не будет полностью завершена. Пустите в ход силу воли, чтобы начать и продолжать работу над самой главной для вас задачей на текущий момент. Беритесь за свою самую большую «лягушку» и «ешьте» ее не отрываясь до самого последнего кусочка.
Умение проанализировать свой перечень дел на день и выделить задачу А-1 послужит отправной точкой для достижения истинно большого успеха в вашей деятельности, повысит вашу самооценку, наполнит уважением к себе и чувством гордости за свои достижения.
Когда вы приобретете привычку полностью концентрироваться на своем самом важном деле, т. е. задаче А-1, — иными словами, на съедании главной своей «лягушки» — вы научитесь делать вдвое, а то и втрое больше, чем окружающие вас люди.

6. Сначала съешьте лягушку

Переход от трудного к легкому

Вы, наверное, слышали такой вопрос: «Как бы вы съели слона?» Ответ, разумеется, таков: «По кусочкам». А как бы вы съели свою самую большую и гадкую «лягушку»? Тем же манером: вы разбили бы ее на конкретные пошаговые действия и начали бы с самого первого.

Начните свой рабочий день с самой трудной задачи и выполните ее так быстро, как только вы можете. Вам будет помогать осознание того, что у вас еще много дел, а время рабочего дня ограниченно. Выполнение самого сложного дела в первую очередь даст вам огромное чувство удовлетворения. Используйте это правило ежедневно и вы увидите, какой заряд энергии вы получаете и как эффективно проходит ваш рабочий день. Постоянное откладывание проблемной задачи на конец дня, приводит к тому, что вы все равно будете думать об этой задаче весь день, и это будет мешать вам фокусироваться на выполнении других задач! Сначала съешьте лягушку, а затем приступайте к поеданию слона по частям!

Как использовать метод SMART в работе?

Инструменты планирования времени

Заранее планируйте каждый свой день.
Посредством планирования мы переносим
будущее в настоящее и тем самым имеем
возможность сделать что-нибудь
в отношении него уже сейчас

Алан Лэйкин

Основные поколения «планировщиков»
Известные сегодня технологии и средства организации рабочего времени можно разделить на несколько поколений – отличия здесь в принципах фиксации информации и технике использования.

До XX века планирование рабочего времени осуществлялось с помощью примитивных методов: записки на память, списки дел и т. п. В начале прошлого века вместе с развитием бизнеса, широко распространились новые инструменты, облегчающие работу по планированию времени менеджера.
Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла еще в XIX веке и материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 году. На каждый день отводилась одна страничка календаря, на которой указывались число, день, месяц и год. Наличие свободного места для записей позволяло делать необходимые заметки: переговоры, совещания, расходы, встречи. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом планирования времени для управленцев.

Результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник. Ежедневник – это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разного формата. Ежедневник можно было брать с собой на совещания и в командировки.
Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных дел, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации (ведь теперь она группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням). В 80-х годах еженедельники практически вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятий.

Дизайнерская идея совместить в одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась еще в 1921 году в виде «организатора» (от англ. organizer). Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Здесь в одном инструменте были совмещены накопители информации и технические средства (календарь, блокнот, адресная и телефонная книжка, визитница, ручка, микрокалькулятор). При этом отсутствовали четкая классификация и систематизация записей.

Знаменитый «тайм-менеджер» был создан в Дании в 1975 году. В нем реализовалась идея целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций («ключевых задач») и технологии реализации глобальных мероприятий («слоновьих задач»). При этом использование «тайм-менеджера» оказалось приемлемым только для организованных и дисциплинированных по натуре людей, к тому же требовались значительные финансовые расходы на обучение и приобретение.
Тем не менее название этой разновидности «организатора» – «тайм-менеджер» – стало нарицательным и обозначает сегодня общий подход к активному использованию времени как управленческого ресурса.

Развитие НТП в последние десятилетия привело к созданию принципиально новых с технологической точки зрения электронных инструментов планирования времени: электронной записной книжки, различных сервисных программ ПК, мобильных телефонов, смартфонов и т. п.

Лучшие современные технологии управления временем:

1.Trello — это бесплатное веб-приложение для управления проектами в небольших группах. Trello позволяет продуктивно работать в более тесном сотрудничестве.  Trello — это доски, списки и карты, которые позволяют организовать все дела и расставить приоритеты проектов в веселой, гибкой и легко-изменяемой форме.

2. Evernote — веб-сервис и набор программного обеспечения для создания и хранения заметок. В качестве заметки может выступать фрагмент форматированного текста, веб-страница целиком, фотография, аудиофайл или рукописная запись. Заметки могут также содержать вложения с файлами другого типа. Заметки можно сортировать по блокнотам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать.

3. Держите свою жизнь под контролем с Wunderlist. Выполнять повседневные задачи стало проще, чем когда-либо. Планируете ли вы отпуск, хотите ли поделиться списком покупок с партнером или управляете одновременно несколькими проектами, — вам поможет Wunderlist, в котором вы можете планировать выполнение, как личных, так и профессиональных задач.

Рекомендуемые книги для прочтения:

  1. Джулия Моргенстрен «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью».
  2. Брайн Трейси «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку».
  3. Алан Лэйкин «Искусство успевать».
  4. Тони Бьюзен «Научите себя думать».
  5. Стивен Кови «7 навыков высокоэффективных людей».

Следующие две вкладки изменить содержание ниже.

Карьерный коуч по поиску работы, эксперт по резюме, тренер по собеседованию, основатель и автор публикаций на bosshunt.ru.

Похожее

20 эффективных техник тайм-менеджмента - Лайфхакер

1. Правило 1‑3‑5

AndreyPopov / Depositphotos.com

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

2. Правило трёх

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

3. Способ 10 минут

У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Скажите себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.

4. Pomodoro

alessandrozocc / Depositphotos.com

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

5. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями нейрофизиолога Натана Клейтмана.

6. Метод 52/17

Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете. Согласно эксперименту , проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления. Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.

7. Поедание лягушек

Метод придумал мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело — «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.

8. Временные блоки

Viviamo / Depositphotos.com

У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности.

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

  1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
  2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
  3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
  4. Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

10. ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

  1. Собирайте всю информацию в Inbox.
  2. Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
  3. Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
  4. Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
  5. Создавайте простые короткие списки дел.
  6. Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
  7. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
  8. Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
  9. Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
  10. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

11. Канбан

comzeal / Depositphotos.com

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

12. Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

13. Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча записей. Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное. Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить. Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

14. Fresh or Fried

Fresh or Fried переводится как «Свежий или жареный». Эта философия создана блогером Стефани Ли. Согласно ей, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». А значит, вы должны определить время своего пика продуктивности и успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот как это работает.

  1. В конце дня, когда вы уже устали, уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра.
  2. Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh. Туда же отправляются дела, которые вы не любите — те самые «лягушки». Их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы.
  3. Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Они будут меньше загружать вам мозг.
  4. На следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый.

Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.

15. Метод айсберга

Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию на потом. Работает он так: вы сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий — как вам удобно.

Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.

16. Автофокус

«Автофокус» изобрёл эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям, которым тяжело следовать GTD.

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

17. Матрица Эйзенхауэра

Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

18. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

  • Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
  • Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
  • Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
  • Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

19. Хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой. Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский. Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь, узнаете в лицо своих «хронофагов» и сделаете выводы. Может, вам нужно меньше смотреть забавные видосики, или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг — телефонные звонки.

20. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Читайте также ⏲

основные принципы эффективного управления временем

Тайм-менеджмент — это совокупность техник, которые помогают правильно распределять силы и время для большей эффективности в работе. Термин дословно переводится как «управление временем».

Речь идет о времени как о ресурсе. Ограниченное количество секунд жизни каждый человек вправе использовать на свое усмотрение. Кто-то тратит их на развлечения или лежание на диване, а кто-то «оплачивает» учёбу, карьерный рост или путешествия. Распределяя ресурс своей жизни, мы используем время как инвестицию в проекты, саморазвитие, заботу о здоровье.

Существует много разных техник управления временем. Я расскажу о двух ключевых аспектах тайм-менеджмента: об избавлении от алгоритмов, снижающих продуктивность, а также о методиках грамотного целеполагания и структурирования графика.

Пожиратели продуктивности

Перед прокачкой рабочей скорости нужно в первую очередь избавиться от того, что вас замедляет. Этих факторов немного, но они железобетонно вросли в наш распорядок дня и не желают сдаваться без боя.

Вредные привычки

Вы даже не представляете, сколько времени убивают перекуры, соцсети и бессмысленная болтовня по телефону.

Все эти факторы не только отбирают драгоценные минуты, но и снижают эффективность, ведь на скорость работы влияют также состояние здоровья и настроение.

Алкоголь, курение, вредная еда, недостаток сна ухудшают способности мозга активно обрабатывать информацию, принимать решения, создавать идеи.

Еще труднее сосредоточиться после прочтения панических постов в стиле «мы все умрём», которыми пестрит лента. Для работы больше подходит спокойное ресурсное состояние и позитивный настрой. Не зря сейчас постоянно говорят об информационной гигиене. Безудержное поглощение бесполезной информации тоже приравнивается к вредным привычкам.

Если хотите понимать, что происходит в мире и стране, выберите 1-2 ресурса с хорошей репутацией, нейтральным стилем изложения, объективностью в подаче информации.

Все перечисленные привычки — враги тайм-менеджмента. Они отбирают время, здоровье, внимание, эмоциональный ресурс. Расчистите это пространство, сразу станет легче дышать.

Если у вас есть привычка надолго «залипать» в соцсетях, то существует ряд приложений, фиксирующих, сколько времени вы проводите в смартфоне. Они могут просто собирать статистику, но умеют также ограничивать доступ к приложениям. Таких сервисов много на Play Market по запросам «ограничение по времени» и «блокировка приложений на время». По количеству положительных отзывов лидирует приложение StayFree — попробуйте.

Сервисы, контролирующие поведение пользователя, есть и для компьютеров. Например, расширение для Google Chrome Productivity Owl. Продуктивная сова разрешает посмотреть на сайт несколько секунд, а затем блокирует его. Посещать без ограничений можно только сайты из «белого списка», который настраивает для себя пользователь.

Но если вам нужно много работать с информацией и тотальная блокировка не подходит, есть возможность действовать от обратного — ограничить доступ к ресурсам, отнимающим время. К примеру, так работает StayFocusd, который позволяет проводить на запрещенных сайтах ограниченное количество минут.

Прокрастинация

Сложное слово, которое знакомо каждому.

Прокрастинация — это подсознательное желание отложить начало выполнения задачи. Вместо того чтобы приступить к важной работе, мы придумываем себе отговорки: сериал посмотреть, кошку погладить, почту почитать. Вот кофе попью — и точно начну.

В процессе исследований выяснилось, что прокрастинация не болезнь, а симптом. Прокрастинация указывает на проблемы, которые мы не хотим признавать:

  • задача слишком сложная;
  • непонятно, с чего начинать;
  • мы перегрузили себя, не можем работать;
  • мы не видим смысла в выполнении этой работы или она противоречит нашему складу характера.

К примеру, творческие люди испытывают отвращение к рутине, которая не меняется изо дня в день.

Бороться нужно не с прокрастинацией, а с причиной её возникновения: делегировать другим специалистам сложную и непонятную работу, стараться избавляться от бессмысленных занятий, разделять большие проекты на мелкие задачи, вовремя отдыхать.

Не путайте прокрастинацию с ленью. Нужно внимательно прислушиваться к себе, понимать разницу между сигналами уставшего сознания и нежеланием организма шевелиться.

Есть действенный способ приступить к работе. Договоритесь с собой сделать одну небольшую задачку или поработать только 10 минут. Например, если нужно написать статью, примите решение, что прочитаете техническое задание и набросаете план. Обычно после десяти минут вы включаетесь, входите в раж и уже не хотите откладывать задачу на потом.

Неумение отказывать

Наверняка вы слышали об этой беде. Обычно она иллюстрируется толпами назойливых родственников и друзей, требующих помощи, да ещё наглым начальником, заставляющим делать работу, за которую не платят.

Все это правильно, но в самую опасную ловушку нас загоняет неумение отказывать самим себе. Ведь нужно заняться спортом, да подтянуть английский, да взять ещё пару проектов, а то денег не хватает…

У многих людей самые злые начальники — они сами. Одна из основ правильного тайм-менеджмента — способность правильно оценивать свои силы и временной ресурс, ставить посильные задачи, уметь восстанавливаться и отдыхать.

Человек достигает успеха, когда выполняет ограниченное количество действий внимательно, старательно, последовательно.

Многие возможности, существующие вокруг, противоречат друг другу. Мы не можем охватить всё сразу: строить бизнес, быть успешными в творчестве, растить троих детей, учиться… Людей засасывает водоворот возможностей и доводит до выгорания. Инициативность в паре с трудолюбием могут сыграть злую шутку, если не научиться говорить «нет» собственным амбициям.

Поберегите себя, оставьте пару приоритетных направлений, а все остальные постарайтесь сократить, даже если они очень интересны.

Техники тайм-менеджмента

Победа над пожирателями продуктивности — лишь начало пути. Теперь будем учиться правильно планировать работу, ясно формулировать задачи и сохранять сосредоточенность, чтобы успевать больше.

Ежедневное планирование

Тайм-менеджмент начинается с планирования. Это мощный инструмент, который позволяет не только структурировать задачи, но и мотивировать (или демотивировать) самого себя.

Одно из главных правил — не писать слишком много пунктов на один день и не пытаться строить поминутный график. Не выполнив поставленные задачи, вы расстроитесь, почувствуете себя неудачником. А при поминутном расписании что-то обязательно пойдёт не так, и план полетит кувырком.

Сделайте составление плана приятным ритуалом. Выделите время для распития вечернего какао или утреннего кофе и с хорошим настроем приступайте к планированию.

Планируйте в ежедневнике или пользуйтесь приложениями и сервисами. Например, многие выбирают Google Calendar. Туда записывают время, информацию о событии, его длительность. На экране задачи отображаются в виде разноцветных блоков. Чем шире блок, тем больше времени запланировано на задачу. Таким образом, вы сразу видите свою загрузку на день и можете эффективно управлять временем.

Тут же удобно отмечать важные встречи и события, запланированные заранее. Открыв календарь, вы сразу увидите, сколько времени осталось свободным для работы в тот или иной день.

Google Calendar с запланированным графиком

Обязательные условия: ставьте не более четырех важных задач на день и пишите их в порядке срочности. В вечерние часы планируйте отдых. Если считаете, что останется время, допишите несколько небольших подзадач, которые не страшно отложить на завтра. Ни в коем случае не продолжайте работу со словами: «Вот, все запланированное сделал, на часах всего десять вечера, можно ещё несколько завтрашних пунктов выполнить». Учитесь отдыхать! Это повышает продуктивность.

SMART

Это система постановки целей, которая превращает размытые мечты в конкретные планы, готовые к реализации. А абстрактные идеи в понятные задачи.

SMART — это аббревиатура, в которой каждая буква обозначает критерий измерения. Задачи должны быть Specific (Конкретные), Measurable (Измеримые), Attainable (Достижимые), Realistic (Реалистичные) и Timeable (Определенные во времени).

Например, есть цель: расширить клиентскую базу. В такой формулировке непонятно, с какой стороны за нее браться. По системе SMART задача будет звучать иначе: в течение рабочего дня прозвонить не менее 50 холодных клиентов и получить 5 заказов.

Мы знаем, что конкретно нужно делать — зайти в базу собранных номеров, начать звонить. Измеряем в цифрах — не менее 50 прозвонов и 5 заказов. Достижимость заключается в том, что обзвонить 50 человек в течение дня, уговорив 5 из них на покупку, — посильная работа. Реалистичность означает, что мы планируем процесс, на который способны влиять. Определенность во времени — рабочий день.

Видите, как все стало на свои места. Конкретность в планировании — это уже половина дела для тех, кто хочет освоить тайм-менеджмент.

Закон Парето

Его также называют принципом 80/20 — золотое соотношение вложенного ресурса и полученного результата. Закон Парето вывел экономист Вильфредо Парето, заметив, что 20% усилий дают 80% результата и наоборот. Этот закон применим во многих областях: 20% команды делает 80% работы, 20% покупателей приносит 80% прибыли.

Чтобы использовать этот закон в тайм-менеджменте, определите 20% самых эффективных действий и сделайте упор на них.

В работе часто встречаются процессы, которые можно автоматизировать или не выполнять вовсе, если они устарели и используются по привычке.

В первую очередь проведите аудит, который покажет, какой результат дают те или иные действия. После тщательного анализа вы можете понять, что утренние рассылки по понедельникам дают намного больше результата, чем ежедневный двухчасовой обзвон или запуск дорогостоящей рекламы на популярном канале в YouTube. Это не значит, что нужно сделать рассылки еще по вторникам и пятницам. Но такой анализ поможет отказаться от методов, которые не приносят эффективного результата, высвободив при этом время для другой важной работы и новых идей.

Матрица Эйзенхауэра

Жил-был солдат по имени Дуайт Эйзенхауэр. Он был таким эффективным, что сначала стал генералом, а потом — президентом США. Именно ему принадлежит авторство матрицы распределения задач по приоритетности, которую часто используют в тайм-менеджменте.

Возьмите листок и ручку, расчертите бумагу так, чтобы получилось четыре квадрата. Рассматривая каждую задачу, ответьте на два вопроса:

  1. Важная ли она?
  2. Срочная ли она?

Пример матрицы Эйзенхауэра

В блок А поместите важные и срочные задачи. К ним относится работа, невыполнение которой прямо сейчас приведет к провалу всего проекта, ухудшению жизни, серьезным проблемам. Сюда же относятся вопросы здоровья. Если что-то болит — бегом к врачу.

В идеале этот блок должен пустовать. При грамотном планировании важные задачи не превращаются в горящие, а делаются не спеша и внимательно. Старайтесь, чтобы дела не переползали в красный квадрат.

В блоке В находится важная, но не срочная работа, над которой можно трудиться спокойно, без паники. Именно этому блоку уделяйте максимум внимания, вовремя выполняйте всё запланированное.

В блок С попадают срочные, но не важные задачи. Их можно (и нужно) делегировать подчиненным, коллегам, друзьям.

Блок D — самый приятный, но бесполезный. Здесь «живут» неважные и несрочные дела. Это обитель нашего внутреннего прокрастинатора с его скарбом: бесконечными переписками в мессенджерах, постоянным заглядыванием в почту, чтением новостей в соцсетях. От таких занятий желательно отказаться или свести к минимуму.

Съешьте жабу на завтрак

Не нужно никого есть — это лишь метафора. Означает, что самое неприятное дело нужно сделать сразу. Это как оторвать пластырь — р-раз, и все.

Когда нависает какая-то неприятная, но очень важная работа, перспектива возиться с ней портит настроение и раздражает. Чем дольше ее откладываешь, тем больше накапливается негатива.

Разделавшись с жабой в начале рабочего дня, вы, довольные собой, мотивируетесь на дальнейшую эффективную деятельность.

К «жабам» можно также отнести сложные задачи: если не сделать их с утра, то к вечеру просто не останется сил.

Разделяй и властвуй

Разделяй задачу на подзадачи и властвуй над ними — вот что имеется в виду. Особенно это актуально для трудоемких проектов, которые растягиваются на несколько дней или месяцев. Тайм-менеджмент советует разбивать их на короткие этапы. В конце выполнения каждого этапа подводите итоги, хвалите себя, радуйтесь, отдыхайте, затем переходите к следующему шагу. Так можно одолеть даже самую сложную на первый взгляд задачу.

К примеру, вам нужно найти хорошую работу. Выделим список задач в этом непростом проекте:

  • Определить все важные критерии будущей должности: специальность, вид занятости, обязанности, уровень оплаты, возможность профессионального роста.
  • Узнать, как правильно писать резюме по вашей специальности, написать грамотное резюме по всем требованиям.
  • Разослать 50 резюме по объявлениям на специальных сайтах.
  • Найти сайты компаний, в которых вы могли бы работать и которые вам нравятся. Написать и выслать им письма, даже если нет вакансий.
  • Найти страницы в соцсетях, каналы в мессенджерах, где публикуются вакансии, ознакомиться, разослать резюме.
  • Отвечать на письма и звонки.
  • Делать тестовые задания.
  • Ездить на собеседования.

А теперь спрячьте с глаз долой все эти пункты и оставьте только один: определить критерии работы, которую вы хотите найти. Это же легкотня!

Один мой знакомый решил написать первую книгу. Поскольку это довольно трудоемкая задача, он подошел к ней с выдумкой: создал для себя челлендж. Каждую неделю публиковал на своей странице в соцсети главу. Знакомые ее читали, лайкали, комментировали. Для автора это было хорошим поощрением, а написать одну главу за неделю оказалось не так уж сложно. К концу года получилась большая интересная книга из 52 глав (по количеству недель), которую он напечатал в издательстве.

Эту технику тайм-менеджмента называют также «методом салями». Съесть палку колбасы целиком сложно, а вот если порезать её на кусочки и растянуть на несколько дней — даже не заметишь, куда делась вкусняшка.

Принцип помидора (Pomodoro)

Эта методика была придумана Франческо Чирилло в 1980-х годах. Главная идея: измерять эффективность работы в помидорах. Но не в тех, которыми украшают пиццу, — речь идет о кухонном таймере, оформленном в виде помидора. Возможно, у вас такой тоже есть.

Таймер-помидор, в честь которого назвали методику

Наш изобретатель был студентом и постоянно прокрастинировал, вместо того чтобы готовиться к экзаменам. Тогда он решил заставлять себя учиться небольшими отрезками: 25 минут интенсивно и сконцентрировано работать, потом 5 минут отдыхать. Все вместе — один получасовой помидор. После четырех рабочих помидоров — один для отдыха.

Если техника приживется, можно фиксировать, сколько помидоров занимает та или иная работа, и продумывать помидорные сеты наперед. Но не планируйте слишком много помидоров на день. Так можно лопнуть, а точнее — выгореть. Попробуйте начать с 4-6 помидоров в день для самых важных задач.

Метод помидора подходит тем, кто хочет максимально сконцентрироваться на поставленной задаче, а не сидеть над открытым проектом и мечтать о несбыточном.

Утреннее ускорение

То, с какой скоростью вы начинаете день, определяет его продуктивность. Есть такая техника: утром все делать как можно быстрее. Быстро собираться, принимать душ, идти на автобус. Такой темп сохранится в течение всего дня. Если же утром полчаса рассусоливать над чашкой кофе, день сложится медленным и ленивым.

Ни в коем случае не ходите в социальные сети, не воспринимайте негатив, не объедайтесь в первые полчаса после пробуждения. Лучшее утро — активное, быстрое, яркое, с хорошей музыкой, свежим воздухом из окна, настроем на бодрую и продуктивную деятельность.

Дедлайны для любых задач

Снежный ком нерешенных дел может накапливаться потому, что несрочные задачи мы откладываем на потом. Чтобы этого не происходило, ставьте дедлайны для любых дел, даже если несете ответственность за выполнение только перед собой. Иногда на решение вопроса требуется пара дней, но висеть и ждать своей очереди он будет полгода.

Недоделанные задачи высасывают энергию, поэтому проведите ревизию. Выясните, какие из них актуальны и требуют завершения, а какие пора отбросить. Рассортируйте устаревшие задачи и для действительно важных установите срок исполнения.

10-3-2-1-0

Это не просто набор случайных цифр, а формула, которая поможет правильно соотнести график работы и отдыха.

За 10 часов до сна не стоит пить кофе и другие бодрящие напитки. За три часа прекратите принимать пищу и алкоголь. За два часа до сна отложите всю работу, уделите время отдыху, подготовьтесь ко сну. За час отключите все гаджеты: доказано, что использование электронных носителей перед сном негативно влияет на засыпание. Ноль — это количество раз, которое утром можно отложить будильник на пять сладких минут. Если график построен правильно, это не понадобится. Вы будете вставать с первого раза, бодрые и готовые действовать.

Практики тайм-менеджмента разнообразны и направлены на гармонизацию всех жизненных процессов: планирование работы, отдых, грамотную постановку задач. Попробуйте каждую методику, чтобы понять, подходит ли она именно вам. Обычно в арсенале успешных людей есть несколько техник для использования в разных ситуациях. Вооружайтесь, действуйте и учитесь управлять своим временем!

6 эффективных техник тайм-менеджмента | Фоксфорд.Медиа

Когда не хватает времени на запланированные дела и всё кажется важным, сложно правильно расставить приоритеты. В результате эффективность стремится к нулю и вы погружаетесь в хаос из невыполненных задач. Чтобы вам помочь, мы составили подборку простых и проверенных техник, которые помогут правильно распределить время и силы.

Эта методика поможет вам расставить приоритеты и размеренно идти к своей цели. Она очень простая: когда-то автор этой техники, журналист Айви Ли, смог объяснить её промышленному магнату Чарльзу Швабу за 15 минут. Эффект от применения этой техники не заставил себя ждать — спустя несколько недель Шваб отправил Ли чек на огромную для того времени сумму — 25 тысяч долларов. 

Данную методику можете попробовать и вы. Для этого достаточно выполнить следующее:

  1. Определите свою главную цель на ближайшее время.
  2. Каждый вечер планируйте на завтра 6 основных задач, которые помогут вам достичь главной цели.
  3. Расставьте задачи по порядку: от приоритетных до менее важных.
  4. Работайте над каждой задачей из списка, пока она не будет завершена. Повторите всё снова на следующий день.

Техника MoSCoW была придумана в 1994 году и с тех пор активно использовалась в управлении проектами. Она помогает расставлять приоритеты в решении текущих задач и делает работу команды слаженной и эффективной. Её можно адаптировать к решению не только командных, но и личных задач.

Суть данного метода — распределить запланированные на день дела на 4 категории по степени важности:

  • Must Do (М) — обязательные к выполнению дела.
  • Should Do (S) — важные дела, но менее приоритетные, чем М. Должны быть выполнены после «Must»-задач.
  • Could Do (С) — дела и задачи, которые не требуют срочности. Их можно выполнить, если останется свободное время и желание.
  • Won’t Do (W) — дела, которые можно не сделать и ничего не потерять. Такие задачи легко могут быть перенесены на другой день.

Например, подготовка домашних заданий на завтра — важная задача категории М, её лучше не откладывать. Последствия могут быть не самыми приятными. Просьба родителей позвонить бабушке попадает в раздел S — важная, но не срочная. Сделайте домашнее задание, потом обязательно пообщаетесь с бабушкой. Общение в соцсетях или прохождение нового уровня в видеоигре— задачи, которым можно посвятить свободное время. Если вы понимаете, что эти занятия мешают выполнять необходимые дела — смело переносите или отменяйте их.

С помощью техники MoSCoW вы научитесь концентрироваться на главном и повысите собственную эффективность.

Подумайте, чего бы вам хотелось достичь в ближайшее время больше всего. Поставьте себе цель и срок для её достижения. Чтобы достичь результата быстрее, внедрите метод самой важной задачи, который научит вас уделять внимание цели без ущерба для текущих ежедневных дел.

Суть метода: не нужно пытаться сделать десяток дел ежедневно. Выделите 2-3 наиболее важные задачи и обязательно выполните их в этот день.

В отличие от методики Айви Ли, лишь одна из запланированных задач направлена на достижение главной цели. Остальные помогут решить текущие вопросы, которые нельзя отложить из-за «большой» цели. Если вы учите английский язык, практикуете йогу или осваиваете скетчинг, выделяйте ежедневно 20-30 минут на очередной урок.

Метод самой важной задачи позволит вам успевать гораздо больше, чем базовые 3 задачи из списка. Кроме того, он будет вызывать желание действовать, ведь вы каждый день будете приближаться к своей цели.

Существуют дела, которые мешают эффективности и незаметно воруют время. Попробуйте составить список таких занятий и исключите их из своего распорядка дня.

Действуйте от обратного. Начните планировать не то время, в которое вы сядете за уроки, а время, когда вы должны их закончить. Посчитайте, во сколько приступить к домашним заданиям, чтобы освободиться к намеченному часу.

Во время работы не отвлекайтесь на сообщения в социальных сетях, телефонные звонки и разговоры с членами семьи. Уберите с рабочего стола всё, что может вам помешать: смартфон, книги, не относящиеся к работе, чашку с чаем. Выключите компьютер, если он вам сейчас не нужен.

У каждого из нас бывают дни с таким количеством дел, что кажется невозможным выполнить всё запланированное. Методика пакетирования схожих задач поможет вам навести порядок в своём расписании и успеть больше.

Попробуйте сгруппировать похожие занятия и выполняйте их по «боксам», в комплексе. Это позволит вам не переключаться и эффективно выполнить все схожие задачи за 1 раз. Для этого пересмотрите свой список дел, подумайте, какие из них можно объединить вместе.

Например:

  • сделайте все необходимые звонки, напишите сообщения и ответьте на все входящие послания за один раз;
  • объедините все письменные домашние задания, сделайте их вместе. Также поступите с устными предметами. Когда закончите с уроками, соберите учебники, письменные принадлежности, тетради. Приготовьте школьную форму на завтра. Так вам не придётся возвращаться к этому вечером;
  • домашние дела и уборку объедините с прослушиванием аудиокниги или подкаста.

Чтобы ещё больше повысить эффективность, установите себе временные ограничения на выполнение каждого пакета задач.

В этой технике вы сосредотачиваетесь не на задачах, но на времени. На каждую задачу закладывается фиксированный период времени — тайм-бокс. Например, вам нужно навести порядок на столе. В зависимости от вашего настроения, загруженности и плейлиста уборка может продлиться от получаса до нескольких часов. Если вы используете метод тайм-боксинга, то вы заранее отводите на эту задачу 15 минут.  

Психологи и учёные рекомендуют планировать временные ящики продолжительностью до 45 минут — это период максимальной концентрации, на которую способен наш организм. Затем ему требуется перерыв на 5 — 10 минут. Если ваша задача более объёмная, разделите её на части, так вы справитесь с ней быстрее.

Тайм-боксинг может быть 2 видов:

  • жёсткий — когда вы работаете строго отведённое на задачу время. Если не успели — откладываете дело, чтобы завершить его в следующий раз;
  • мягкий — когда вы работаете над текущей задачей в отведённое время, но если не успеваете закончить, можете добавить дополнительное время. Важно не добавлять слишком много времени, чтобы это не снизило вашу продуктивность.

Эту технику можно использовать в чистом виде или комбинировать с перечисленными выше способами управления временем.

  1. Планируйте и прописывайте дела заранее, так вы не упустите важного и сможете сделать больше.
  2. Не пытайтесь успеть всё, концентрируйтесь на 2-3 важных делах, которые обязательно нужно сделать в течение дня.
  3. Запланируйте время на решение каждой задачи. Старайтесь завершить её в отведённый срок. Если не успели — отложите, вернётесь к ней, когда сделаете остальные запланированные дела.
  4. Работайте над каждой задачей 45 минут, затем делайте перерыв на 5-10 минут. Пауза позволит организму отдохнуть, а ваша продуктивность увеличится.
  5. Объединяйте похожие задачи вместе и выполняйте их за один раз. Так вы сэкономите время на переключении между делами и не потеряете сосредоточенность.
  6. Составьте список занятий, которые мешают вам выполнять важные задачи. Во время работы старайтесь не отвлекаться на них.
  7. Поставьте себе цель и каждый день решайте минимум одну задачу, которая приведёт к достижению этой цели.

методики тайм-менеджмента — управляй временем эффективнее.

Иногда нам всем жизненно необходим двадцать пятый час в сутках, чтобы закончить горящий проект или выучить все билеты в ночь перед экзаменом. Дополнительное время мы вам не подарим. Зато поделимся шестью методиками тайм-менеджмента, которые помогут правильно организовать свое время. А в конце статьи вы найдете пять книг об управлении временем и пять приложений для планирования.


Метод помидора

Когда использовать: когда нужно выполнять рутинную работу, требующую много времени. Например, готовиться к экзамену, писать отчет или делать уборку.

В чем суть метода: возьмите таймер, засеките его на 25 минут и работайте, не отвлекаясь ни на что. После одного «помидора» сделайте пятиминутный перерыв, а после четырех отвлекитесь от задачи на полчаса. Метод разработал студент Франческо Чирилло, когда готовился к сессии. Название появилось потому, что он засекал время на кухонном таймере в форме помидора.

Почему это работает: мозг может запоминать информацию и активно работать в течение 30 минут, а потом устает. Небольшие перерывы дают ему перезагрузиться и снова быть на пике продуктивности.


Метод  лягушки

Когда использовать: метод подходит для выполнения неприятных задач, которыми вам совсем не хочется заниматься.

В чем суть метода: начинайте каждое утром с какого-то задания (лягушки), которое вы давно откладывали. Съели лягушку — и можете спокойно заниматься более приятными и интересными делами. Распределите по неприятной задаче на каждый день недели, чтобы они не копились, а решались по мере поступления.

Почему это работает: с утра у людей больше силы воли, чем вечером. А еще после завтрака лягушкой вы получите чувство свободы и высокую мотивацию на весь день.


Метод слона

Когда использовать: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте. Так вы сможете управлять своим временем.

В чем суть метода: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте.

Почему это работает: большой проект вызывает ступор, и вы не знаете, с чего начать. А перед четко расписанным планом страх исчезает.


Метод швейцарского сыра

Когда использовать: когда нужно раскачаться, чтобы приступить к выполнению большой задачи.

В чем суть метода: методика работает так же, как со слоном, но вместо последовательного выполнения плана вы просто выбираете из большого проекта те задачи, которые вам нравятся, и решаете их в первую очередь. Таким образом, вы делаете в сыре дырки и уменьшаете его объем.

Почему это работает: задачи, которые вам интересны, завершаются быстрее и успешнее. Вы легко вычеркнете их из плана, и весь проект начнет вызывать приятные ассоциации. А еще, начав с несложных дел, вы сможете быстрее втянуться в процесс и оказаться в состоянии потока.


Метод резиновой уточки

Когда использовать: когда работаете над задачей, требующей свежего взгляда и креативности.

В чем суть метода: если вы зашли тупик, пообщайтесь с резиновой уточкой. Подробно объясните ей суть задачи, расскажите, что вы уже сделали и с какой проблемой столкнулись. Разговаривайте так, будто объясняете задачу новичку. Не стесняйтесь.

Почему это работает: иногда бывает, что вы зацикливаетесь и начинаете смотреть на проблему однобоко. Мозг не может прийти к решению, потому что идет по кругу, прогоняя одни и те же сценарии выхода из ситуации. Проговорив проблему вслух, вы, скорее всего, придете к неожиданному и простому решению. Вспомните, как это бывает, когда спрашиваете у друга совет: пока описываете вопрос, решение само приходит в голову. 


Матрица Эйзенхауэра

Когда использовать: матрица пригодится при планировании дня, недели или года. Лучше всего составить ее перед тем, как приступите к задачам. Так вам будет понятно, с чего стоит начать, а что не так важно.

В чем  суть метода: распределите свои задачи внутри четырех квадратов матрицы, отталкиваясь от их срочности и важности:

  • Квадрат A — срочно и важно. Впишите сюда неотложные дела и горящие проекты.
  • Квадрат B — важно, но не срочно. Здесь основная часть работы, слоны, долгосрочные проекты. При неправильном планировании эти таски попадают в квадрат А и начинают гореть.  
  • Квадрат C — неважно, но срочно. Это задачи, которые не принесут вам особой пользы, но выполнить их все равно надо. Например, заказ воды для кулера. Такие дела лучше всего делегировать.
  • Квадрат D — неважно и не срочно. Обычно в этом квадрате лежит то, чем мы занимаемся во время прокрастинации: проверка соцсетей или просмотр видео на YouTube. Вместо этого запланируйте полноценные перерывы, чтобы качественно отдохнуть и вернуться к работе с новыми силами.

Почему это работает: матрица распределяет задачи по приоритетам и помогает понять, что нужно сделать как можно скорее, а чем вообще можно не заниматься. Такой подход поможет не тратить время впустую.


Тратим время с пользой

Собрали пять книг по методикам и техникам тайм-менеджмента. После них у вас не пройдет даром ни минуты:

  • «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью» Джулии Моргенстерн. Эта книга о повышении личной эффективности и о том, как планировать время, чтобы достигать целей.
  • «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку» Брайана Трейси. Книга о методах организации работы и приоритизации задач.
  • «Искусство успевать» Алана Лэйкина. Автор учит рационально использовать время, чтобы никуда не спешить.
  • «Научите себя думать» Тони Бьюзена. В книге описаны подходы, которые позволяют лучше запоминать новый материал, развивать творческие способности и навыки скорочтения.
  • «7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови. Книга о системном подходе к определению жизненных целей.  

А еще нашли пять приложений, помогающих правильно распределять время между задачами:

  • Fabulous: Motivate Me! Relax, Meditate, Sleep. Приложение поможет составить распорядок дня и напомнит о каждом задании — от чистки зубов до завершения важного проекта.
  • TimeTune. Удобный планер, в котором можно составить расписание для себя и подчиненных.
  • Evernote. В этом приложении можно составлять планы. Оно позволяет организовывать важную информацию: составлять заметки, сохранять фото и аудиозаписи.
  • Хаос-контроль. Органайзер помогает выбрать приоритетные цели и расписать план их достижения.
  • Mindly. В этом приложении можно составить майндмап, разделив задачи по матрице Эйзенхауэра или удобному вам принципу.

Теги

9 Популярные методы и инструменты тайм-менеджмента

  • Программа по интересам *

    MS - Патология речи и языка Доктор физиотерапииFlex доктор физиотерапииДоктор производственной терапииFlex доктор производственной терапииМастер производственной терапииFlex Master of трудотерапияMSN - семейная медсестра MSN - практикующая семейная медсестра EducatorMSN - Руководитель медсестрыBSN to DNPBSN to DNP - Руководитель медсестрыBSN to DNP - Практикующая семейная медсестраMSN to DNPМастер управления здравоохранения MHA - Медицинская информатикаMHA - ПредпринимательствоМастер здравоохранения Преподавание и обучениеEdD - Медсестринское образованиеEdD - Спортивная подготовкаПереходный доктор физиотерапииПостпрофессиональный доктор производственной терапии (OTD) Доктор медицинских наукПрограмма ортопедической клинической ординатурыОрганизация ортопедической физиотерапииБез степениПродолжительное обучение ionCertificate - Медсестринский педагогический Сертификат - Семейная практикующая медсестраАвгустин, Флорида Остин, Техас Сан-Маркос, Калифорния

  • Предпочтительный кампус *

    Майами, Флорида. Августин, Флорида Остин, Техас Даллас, Техас Сан-Маркос, Калифорния

  • Предпочтительный кампус *

    Майами, Флорида. Августин, Флорида, Остин, Техас, Даллас, Техас, Сан-Маркос, Калифорния

  • 2-й выбор Кампус

    Майами, Флорида, штат Техас, Сан-Маркос, Калифорния Все кампусы

    Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в Майами, Флорида, Остине, Техас и Кампусы Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Майами, Флорида, Остин, Техас. Августин, Флорида Все кампусы

    Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в наших кампусах в Остине, Техас, Майами, Флорида и Сент-Огастин, Флорида. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Майами, Флорида Сан-Маркос, Калифорния. Августин, Флорида Все кампусы

    Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида, Сент-Огастин, Флорида и Сан-Маркос, Калифорния.Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Остин, Техас, Майами, Флорида, Сан-Маркос, Калифорния. Августин, Флорида Все кампусы

    Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в наших кампусах в Остине, Техас, Майами, Флорида, Сент-Огастин, Флорида и Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Остин, Техас, Сан-Маркос, Калифорния. Августин, Флорида Все кампусы

    Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в нашем Остине, Техас, Св.Кампусы Августина, Флорида и Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Майами, Флорида, штат Техас, Сан-Маркос, Калифорния Все кампусы

    Программа Master of Occupational Therapy (MOT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида, Остине, Техас и Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Майами, Флорида, Остин, Техас. Августин, Флорида Все кампусы

    Программа магистра трудовой терапии (MOT) также доступна в наших городах Остин, Техас, Майами, Флорида и Св.Августин, штат Флорида. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Майами, Флорида Сан-Маркос, Калифорния. Августин, Флорида Все кампусы

    Программа магистра профессиональной терапии (MOT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида, Сан-Маркос, Калифорния и Сент-Огастин, Флорида. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Сан-Маркос, Калифорния, Остин, Техас. Августин, Флорида Все кампусы

    Программа магистра трудовой терапии (MOT) также доступна в наших Сан-Маркос, Калифорния, Остин, Техас и Св.Августин, штат Флорида. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • Предпочтительный кампус *

    Остин, Техас, Сан-Маркос, CASt. Августин, Флорида

  • Предпочтительный кампус *

    Остин, Техас, Майами, Флорида. Августин, Флорида Сан-Маркос, Калифорния

  • Предпочтительный кампус *

    Сан-Маркос, Калифорния

  • Предпочтительный кампус *

    Даллас, Техас

  • Кампус 2-го выбора

    Остин, Техас Майами, Флорида

    Программа Flex Master of Occupational Therapy также доступны в наших кампусах в Остине, Техас и Майами, Флорида.Выберите кампус 2-го выбора, если вы готовы принять участие в дополнительных кампусах.

  • 2nd Choice Campus

    Майами, Флорида. Augustine, FL

    Программа Flex Master of Occupational Therapy (MOT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида и Сент-Огастин. Выберите кампус 2-го выбора, если вы готовы принять участие в дополнительных кампусах.

  • Скрытый

    Предпочтительный кампус *

    Расстояние

  • Предпочтительный кампус *

    Остин, Техас Даллас, Техас

  • Скрытый

    Желаемая дата начала *

    9/7/2021

    Желаемое начало

    Дата *

    07.09.2021

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20211.10.20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20215/9/20229 / 6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20215/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.2015/9/20229/6/2022

  • Желаемая Дата начала *

    07.09.20211/10/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20211/10/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    7/9 / 20215/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    9/7/202 11/10/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    7/9/202 11/10/20229/6 / 2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20211.10.20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20211.10.20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    06.09.20229.05.2023

  • Желаемая дата начала *

    07.09.2011 / 20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    9/7/202 11/10/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    7/9/20211/10/20229/6 / 2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.202 11/10/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.202 11/10/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    9/7/20211/10/20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    9/7/20211/10/20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    9 / 9/2019

  • Заинтересованы в MOT Flex?

    Программа Master of Occupational Therapy (MOT) также предлагается в удобном формате Flex (Online + Weekend Labs на территории кампуса).Проверьте здесь, если вы хотите узнать больше о Flex MOT, предлагаемом в настоящее время в Майами, Остине и Сент-Огастине.

  • Заинтересованы в DPT Flex?

    Программа «Доктор физиотерапевт» (DPT) также предлагается в удобном формате Flex (онлайн + лаборатории выходного дня на территории кампуса). Отметьте здесь, если вы хотите узнать больше о Flex DPT, который в настоящее время предлагается в Остине, Сан-Маркосе и Сент-Огастине.

  • Имя *
  • Фамилия *
  • Телефон *
  • Адрес электронной почты *
  • Почтовый индекс *
  • Без названия * Установив флажок, я даю свое явное письменное согласие для Университета Св.Августин из отдела медицинских наук, чтобы связаться со мной по электронной почте, тексту, телефону и заранее записанному сообщению относительно продолжения моего образования. Я понимаю, что звонки могут производиться с использованием автоматизированных технологий. Вы можете отказаться в любой момент. Пожалуйста, просмотрите нашу Политику конфиденциальности или свяжитесь с нами для получения более подробной информации.
  • 15 наиболее эффективных и проверенных методов управления временем

    Как лучше всего управлять временем?

    Тайм-менеджмент - это то, над чем одни люди борются, в то время как другие борются за продуктивность.В любом случае, чтобы действительно овладеть им, вам нужно знать, как это делать. А в Интернете полно советов, уловок и методов. Но они не всегда могут работать. Вы должны найти те, которые проверены и используются экспертами по тайм-менеджменту.

    Время может быть непростым. Итак, важно знать, как вписать в нее свою работу и повседневные дела. Если вам сложно управлять своей работой или вы хотите поэкспериментировать со своими текущими методами, ознакомьтесь с нашим списком из 15 самых эффективных и проверенных методов управления временем.

    1. Планируйте свой день заранее

    Планирование - это первый, лучший и наиболее проверенный метод управления временем. Во-первых, потому что это помогает правильно организовать вашу работу. Во-вторых, потому что он дает вам подробное представление обо всем, что вам нужно сделать . Если вы можете планировать свои ежедневные, еженедельные или ежемесячные задачи, остальное дается легко.

    Есть много способов спланировать и организовать свою работу:

    • Необычные календари и личные органайзеры
    • Приложения и инструменты для управления временем
    • Списки дел
    • Таблички, блокноты, маркированные журналы и другие бумажные формы менеджеров времени

    Вы можете смешивать, комбинировать.и настройте различные параметры, чтобы лучше управлять своим временем.

    2. Ограничьте прием электронной почты

    Проверка электронной почты и ответ на нее - обременительная задача. Это никому не нравится, но все это делают. Статистика говорит, что «средний рабочий тратит около 30 часов в неделю на проверку электронной почты ». Подумайте обо всех задачах, которые вы могли бы выполнить за это время.

    Ограничьте время, которое вы тратите на электронную почту, до минимума, чтобы эти 30 часов оставались для работы.Если вы проверяете его утром, отвечайте только на самые важные, которые требуют немедленного ответа. Остальное оставьте на перерывы между задачами или пройдите их в конце дня. Также не забудьте пометить эти неважные сообщения как «спам», чтобы они не попали в ваш почтовый ящик.

    Если вы хотите узнать больше об управлении электронной почтой, прочтите о методе «Обнуление входящих сообщений». Это одна из самых популярных стратегий управления временем при управлении электронной почтой.

    3. Найдите свою зону продуктивности

    Некоторые люди - ранние пташки, другие - полуночники. Мы все разные и любим работать в разное время дня… или ночи .

    Вставайте очень рано, если вы наиболее продуктивны по утрам. Или не ложитесь спать поздно ночью, если вы предпочитаете работать в темноте. Но не заставляйте себя менять свои привычки только потому, что говорят, что мы достигаем продуктивности в определенные часы. Какие бы стратегии управления временем ни работали для некоторых людей, они могут не сработать для вас. Период.

    И не забывайте о фазе глубокой работы - периоде рабочего времени, когда вы сосредотачиваетесь исключительно на задачах.

    4. Съешьте лягушку

    Марк Твен сказал: « Если ваша работа - съесть лягушку, лучше всего сделать это с утра. А если ваша работа - съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ».

    Это все о расстановке приоритетов. Сначала выполняйте самые важные дела, а когда закончите, переключитесь на менее важные. Это поможет вам лучше организовать рабочий процесс и вы станете продуктивнее. Это так просто!

    5.Делайте регулярные перерывы

    Работа без перерывов может принести больше вреда, чем пользы. Нам нужны перерывы, чтобы наш мозг мог обновить , а затем снова сосредоточиться на работе.

    Вы можете использовать технику Помидора или отправиться на небольшую прогулку. Прочтите главу своей любимой книги или сварите чашку кофе. Или потратьте свое свободное время на изучение чего-то нового во время просмотра документальных фильмов на платформах потокового видео, таких как Netflix, но вы можете столкнуться с проблемами подключения, если эта платформа заблокирована в вашей стране.Вы можете использовать VPN для подключения или прочитать, как использовать VPN для торрент-загрузки, чтобы узнать о дополнительных параметрах. Делайте перерывы, чтобы улучшить свои методы управления временем и почувствовать себя отдохнувшими. Это значительно повысит вашу производительность.

    Конечно, можно работать с длинной цепочкой, когда у вас сверхмощный поток… иногда. Но в долгосрочной перспективе вы почувствуете усталость и снизите свои творческие способности. Перерывы полезны для вашей продуктивности и хорошего самочувствия.

    А для сотрудников помните, что вы имеете право на перерывы.Это ваше право, и работодатель обязан ему подчиняться. Если у вас нет перерывов, обратитесь в соответствующие юридические лица в вашем штате.

    6. Скажите «нет» и делегируйте полномочия

    У каждого есть свои пределы. Мы просто не можем делать все, что хотят от нас люди. Это приведет к выгоранию и тревоге на работе. Вот почему так важно, чтобы был напористым, и говорил «нет», когда люди хотят поручить вам дополнительные задачи.

    Помните, нет ничего плохого в том, чтобы отказываться делать то, что вы не можете делать.А также с делегированием задач. Особенно, если есть кто-то, кто сделает работу лучше вас.

    7. Сфокусируйтесь и не отвлекайтесь

    Уведомления, всплывающие сообщения, электронная почта, коллеги постоянно с вами разговаривают. Все это отвлекает ваше внимание от работы.

    Есть много способов оставаться сосредоточенными. Вы можете убрать телефон, отключить уведомления в социальных сетях или заблокировать отвлекающие веб-сайты. Но лучший способ - это сконцентрироваться и делать то, что нужно делать .Стоит ограничить свое присутствие в социальных сетях до минимума, потому что это отнимает у вас много времени и не приносит большой ценности в вашу жизнь.

    8. Ставьте цели

    Ставьте цели, и вы будете точно знать, в каком направлении вы движетесь. Цели являются частью организационного процесса и чрезвычайно важны для управления временем.

    Чтобы воспользоваться преимуществами любого метода тайм-менеджмента, главное - это конкретность при постановке целей. Разбейте большие мечты на ежемесячные цели, чтобы их достичь.

    Например, если вы решили открыть свой онлайн-бутик в этом году и ваша цель на семестр - получить доход в размере 80 тысяч долларов, то в этом месяце вы можете заключить контракт с двумя оптовиками, нанять стажера для помощи с доставкой и найти маркетинговый канал с более низкой стоимостью привлечения, чем ваш текущий.

    Цели определяют ваш путь к успеху. Они ступеньки от лидера к вершине. Цели определяют основные цели, приоритеты и видение вашей организации.Но они также помогают делать дела быстрее и эффективнее.

    9. Прекратите многозадачность

    Я часто вижу предложения о работе, в которых многозадачность является одним из ключевых навыков кандидата. Но лучше выбросить такое предложение прямо в мусорное ведро. На самом деле многозадачность вредит нашему мозгу.

    Кажется, что выполнение нескольких задач одновременно - отличный способ тайм-менеджмента. Фактически, это резко снижает производительность. Исследование, проведенное в Стэнфордском университете, показало, что «, когда они [многозадачны] в ситуациях, когда есть несколько источников информации, поступающих из внешнего мира или возникающих из памяти, они не могут отфильтровать то, что не имеет отношения к их текущая цель.Этот отказ от фильтрации означает, что они замедляются из-за неактуальной информации ».

    Выполняйте одно задание за раз, чтобы оставаться сосредоточенным и вовлеченным в свою работу.

    10. Найдите свое время

    Знаете ли вы, сколько времени вы тратите на определенные задачи? Попался! Вы, вероятно, относитесь к числу большинства людей, которые понятия не имеют, сколько времени они посвящают деятельности каждый день.

    Если вы знаете, сколько времени вы посвящаете задачам, проектам и различным видам деятельности, вы сможете лучше организовать свой рабочий день и рабочий процесс.Самый простой способ сделать это - использовать программу учета рабочего времени . Это поможет вам точно предсказать будущие оценки и лучше распределить свое время.

    Управляйте своим временем с TimeCamp - зарегистрируйтесь бесплатно!

    11. Создайте утренний распорядок дня

    Что вы делаете в первую очередь, когда просыпаетесь? Если вы застилаете постель или занимаетесь спортом, вы на правильном пути. Но если он проверяет социальные сети, вы делаете это неправильно.

    Собственный утренний распорядок, несомненно, зарядит вас энергией на остаток дня. Это первое, что вы делаете утром, и определяет результаты, которых вы добьетесь в течение дня. Попробуйте сделать такую ​​мелочь, как заправить кровать, затем съесть здоровый завтрак и оставить социальные сети на конец дня.

    Добрый утренний распорядок поднимет настроение и мотивирует к работе.

    12. Упражнение

    Физические упражнения - отличный способ повысить уровень энергии .Это способ избавиться от напряжения, вызванного стрессом. Это также может помочь очистить ваш разум от ненужных или беспокоящих мыслей, которые только ухудшат вашу работу.

    Наденьте кроссовки и отправляйтесь на пробежку! Вы увидите, насколько регулярные упражнения могут помочь в овладении методами тайм-менеджмента.

    13. Инструменты, инструменты, инструменты

    В современном высокоразвитом мире инструменты - неотъемлемая часть нашей работы. Если вы хотите в полной мере использовать методы тайм-менеджмента, вам следует внедрить в свою повседневную работу следующее:

    • Программное обеспечение для учета рабочего времени - поможет вам отслеживать время вашей работы и следить за всеми проектами и цифрами, включая оплачиваемое время
    • Список дел - позволяет вам составлять график и планировать свою рабочую неделю
    • Программное обеспечение для управления проектами - многие инструменты учета рабочего времени имеют функцию управления проектами.Используйте его, чтобы лучше управлять своими проектами и клиентами
    • Коммуникационные инструменты - Skype, Slack, Zoom или HeySpace - они имеют решающее значение для внутренней и внешней коммуникации
    • Приложения, полезные для формирования хороших привычек - это может быть простой календарь но если вы требовательный пользователь, попробуйте Habitica или другие приложения для повышения производительности.

    Используйте TimeCamp - наше программное обеспечение для отслеживания времени, чтобы повысить вашу продуктивность.

    Хватит терять время - зарегистрируйтесь сейчас!

    14.Награди себя

    Вы выполнили задачу или проект, над которым работали? Хорошо, а теперь сделай перерыв и сделай что-нибудь для себя . Выпейте чашку кофе, послушайте любимую музыку или позвоните другу.

    Стейси Джонна, менеджер проектов Best Reviews List, предполагает: «Маленькие награды - отличный способ мотивировать себя. Это похоже на кролика, который гоняется за привязанной к ушам морковкой. Это может показаться немного странным, но когда вы думаете об удовлетворении и радости, которые вы испытаете после завершения работы, вы обнаружите, что оно того стоит.Так что давай, вздремни, прогуляйся или прочитай главу своей любимой книги! »

    15. Общайтесь

    Правильное общение может сэкономить много времени. Если вы не излагаете ясно свои планы, намерения или требования, люди не поймут свои или ваши задачи. А это приведет к конфликтам и недопониманию.

    Также не забывайте использовать специальные инструменты и приложения для улучшения коммуникации между вами и вашей командой или клиентами. Это простой, быстрый и удобный способ передачи сообщений.

    Какие методы управления временем вы используете?

    Вы правильно распоряжаетесь своим временем? А может быть, вы все еще боретесь с прокрастинацией, ленью или отсутствием мотивации? Попробуйте использовать описанное выше, шаг за шагом, и вы увидите, как ваша жизнь может измениться к лучшему. И не забывайте отслеживать свое время, чтобы понять, как вы работаете и используете свое время!

    Может быть, вы используете другие стратегии тайм-менеджмента, которых нет в списке? Поделитесь своими приемами и советами и сообщите нам, что лучше всего подходит для вас!

    10 вечных методов управления временем

    На самом деле тайм-менеджмент - это управление собой.Вы не можете «управлять» временем, потому что в сутках 24 часа, в часе 60 минут, в минуте - 60 секунд - и это никогда не меняется. Однако вы можете контролировать, где и как вы проводите свое время, и принимать меры по сокращению или устранению потерь времени. Вот десять вечных способов контролировать свое расписание каждый день, чтобы максимально использовать имеющееся у вас время.

    1) Установите приоритетные цели

    Без целей вы можете обнаружить, что склонны преследовать то, что кажется вам наиболее важным или пристально смотрит вам в глаза.Сложно не отвлекаться на блестящие предметы. Чтобы предотвратить это, определите свои истинные приоритеты в жизни и двигайтесь к ним, устанавливая годовые, ежемесячные, еженедельные и ежедневные цели или желаемые результаты. Оцените каждый из них, используя следующую систему:

    • Важность: (A = высокая, B = средняя, ​​C = низкая)
    • Срочность: (1 = высокая, 2 = средняя, ​​3 = низкая)

    Всегда сначала работайте над самыми неотложными и важными целями и задачами (A1), а затем двигайтесь дальше по списку.

    2) Следуйте Правилу 80/20

    Правило 80/20, также известное как принцип Парето, гласит, что 80 процентов ваших результатов приходят из 20 процентов ваших действий.Это способ узнать об использовании времени, расставить приоритеты для выбранных задач по отношению к наиболее важным целям. Вы сосредоточены на 20 процентах действий, которые приносят 80 процентов желаемых результатов?

    3) Научитесь говорить Нет

    Хотя быть командным игроком - это здорово, но также важно знать, когда и как проявлять настойчивость и давать людям понять, что вы не можете выполнить их просьбу в данный момент, если она противоречит вам в достижении ваших целей. Если вы согласны взять на себя задачу, договоритесь о сроке, который поможет им достичь своих целей, не жертвуя своими собственными.

    4) Преодолеть промедление с помощью системы 4D

    • Удалите: Каковы последствия невыполнения задания? Рассмотрим правило 80/20; может быть, это вообще не нужно делать.
    • Делегируйте это: Если задача важна, спросите себя, действительно ли это то, за что вы в первую очередь отвечаете. Можно ли передать задание кому-нибудь другому?
    • Сделай это сейчас: Откладывание важной задачи, которую необходимо выполнить, только вызывает чувство тревоги и стресса.Делайте это как можно раньше днем.
    • Отложить: Если задача не может быть выполнена быстро и не имеет высокого приоритета, просто отложите ее.

    5) Ешьте лягушку

    Цитируя Брайана Трейси из его книги «Съешьте эту лягушку»:

    «Если первое, что вы делаете каждое утро, - это съедаете живую лягушку, вы можете прожить день с удовлетворением, зная, что это, вероятно, худшее, что может случиться с вами за весь день."

    Ваши ежедневные лягушки - это задачи, которые будут иметь наибольшее влияние на достижение ваших целей, и обычно это задачи, с которыми вы, скорее всего, откладываете начало.

    6) Уменьшите количество встреч

    Плохо организованные собрания - это трата времени, умноженная на количество людей на собрании. Убедитесь, что у вас есть повестка дня, и вы собираетесь не просто ради встречи.

    7) Стеклянная банка: камни, галька, песок

    Классифицируйте свою работу таким образом:

    • Скалы: Ваши самые важные стратегические проекты
    • Pebbles: Важные, но не самые важные проекты и задачи
    • Песок: Меньшие, более незначительные задачи

    Сначала возьмитесь за камни.Если вы продолжите заниматься мелкими вещами (песком и галькой), а не важными стратегическими предметами, камнями, то ваша банка быстро заполнится, и больше камней не останется места.

    8) Исключите электронные траты времени

    У всех есть определенные отвлекающие факторы, которые отвлекают их и отвлекают от работы. Ваш Facebook? Твиттер? Проверка электронной почты? Постоянно общаетесь с друзьями и семьей? Прекратите проверять их так часто и начните группировать эти виды деятельности.Установите время, затем проверьте и разберитесь со всеми сразу. Дайте себе 30 минут, а затем вернитесь к задаче.

    9) Организуйтесь

    Чтобы эффективно управлять своим временем и быть продуктивным каждый день, вам необходимо создать правильную среду. Устраните бесполезный беспорядок, настройте эффективную файловую систему, найдите поблизости место для всех часто необходимых рабочих элементов и используйте инструменты управления рабочим процессом, которые помогут вам создать продуктивную среду.

    10) Заботьтесь о своем здоровье

    Хороший ночной сон, здоровое питание и упражнения придадут вам энергии, сосредоточенности и выносливости, которые необходимы, чтобы максимально эффективно провести день.Может показаться, что работа важнее, и вы всегда сможете наверстать упущенное, поспать, поесть и заняться спортом позже. Однако если вы потеряете здоровье, вы не сможете работать или заниматься чем-либо еще, так что не экономьте на уходе за собой.

    10 популярных методов тайм-менеджмента

    Сроки. Проекты. Встречи. Предложения. Задания. Мы постоянно работаем на время, чтобы уменьшить нашу, казалось бы, бесконечную рабочую нагрузку. Если бы у нас было 25 часов в сутках! Хотя это не совсем возможно, возможно, нам нужно не больше времени, а лучшее управление временем.

    Время не хуже золота - важна эффективность, а это означает, что вы сможете добиться максимальных результатов с наименьшими затратами времени. Хороший баланс между работой и отдыхом требует правильного управления своим временем. В конце концов, вся работа и отсутствие развлечений делают Джека скучным мальчиком. Вот 10 популярных техник тайм-менеджмента, которые помогут вам (и Джеку) найти время для важных дел.

    1. Техника Помидора

    Разработанная в конце 1980-х годов Франческо Чирилло, техника Помидора основана на идее, что работа должна быть разбита и завершена через промежутки времени, разделенные короткими перерывами.То есть вы работаете 25 минут, затем делаете перерыв на пять минут. Каждый из этих 25-минутных периодов называется «Помидор», в честь итальянского слова «помидор». (Чирилло использовал кухонный таймер в форме помидора, отсюда и название.) После 4 Помодори вы делаете более длительный перерыв на 15–20 минут. Конечно, ничто не должно мешать продолжающемуся Помидору.

    Философия, лежащая в основе этой техники, проста - частые перерывы могут улучшить умственную ловкость, позволяя вам почувствовать себя отдохнувшим и заряженным, готовым к новым задачам.Что еще более важно, он сводит к минимуму любые отвлекающие факторы, которые в наши дни приходят в виде сообщения в Facebook или твита. Помидор заставляет эти отвлекающие факторы подождать, чтобы вы могли сосредоточиться на своей задаче. Это также означает более высокую производительность при выполнении работы, и у вас будет больше времени для других дел.

    2. Подготовка к работе (GTD)

    Источник изображения

    Метод GTD, разработанный Дэвидом Алленом, начинается с того, что пользователь записывает все, что ему нужно или нужно для сделать, а затем разбить их на более мелкие элементы, требующие действий.Меньшие задачи выполняются немедленно, а большие задачи делятся на более мелкие, чтобы начать выполнение сейчас.

    Поскольку задачи записываются извне, этот метод работает в первую очередь, фокусируя внимание на самой задаче, а не на ее повторении. Организация задач, например, группировка похожих задач, позволяет легко управлять ими. Это также снижает тревогу, которая является слишком распространенным чувством, когда мы перегружены сотнями вещей, требующих нашего внимания.Таким образом, GTD позволяет вам лучше управлять своей работой и временем.

    3. Матрица «важно-срочно»

    Популяризованная Стивеном Кови «Семь навыков высокоэффективных людей», эта матрица 2x2 представляет собой еще один метод, помогающий пользователям более эффективно управлять своим временем. На одной оси пользователи классифицируют важные и неважные задачи. На другой оси идут срочные и несрочные задачи. В результате получается 4 квадранта: важные и срочные задачи, важные, но не срочные, не важные, но срочные, и, наконец, не важные и не срочные.

    Естественно, мы склонны сосредотачиваться на неотложных задачах. Сюда могут входить звонки, прерывания или отвлекающие факторы - трудно не дотянуться до телефона, когда он мигает с новым сообщением. Матрица помогает различать действительно срочные И важные задачи, на которые следует обратить внимание. С другой стороны, мы склонны пренебрегать важными, но не срочными задачами; это может включать планирование занятий и профессии. Кови рекомендует сосредоточиться на этом квадранте для достижения эффективности.

    4. Анализ Парето

    Этот принцип, также называемый правилом 80–20, гласит, что 80% задач могут быть выполнены за 20% времени, а остальные 20% задач займут 80% времени. время. Другими словами, 20% вашей работы составят 80% ваших достижений. Задачи, которые попадают в первую категорию, должны получить более высокий приоритет, и это поможет повысить производительность.

    Этот принцип - полезный инструмент для анализа того, где вы в настоящее время проводите время, и последующего определения того, куда его лучше направить, чтобы обеспечить разумное расходование времени.Анализ также побуждает пользователей искать более простые и легкие методы, которые требуют меньше времени для выполнения каждой задачи.

    5. Метод быстрого планирования (RPM)

    Созданный Энтони Роббинсом, RPM направлен на трансформацию вашего мышления, заставляя вас сосредоточиться на том, что действительно важно, то есть на результатах, которых вы хотите. Он также фокусируется на причинах, по которым вы этого хотите. Следующим шагом будет построение гибкого плана для достижения этой цели. Роббинс делает различие между реальным прогрессом и просто отметкой о делах из своего списка дел.Таким образом,

    RPM стремится быть больше, чем просто системой управления временем - она ​​способствует личному удовлетворению благодаря опыту вашего жизненного пути.

    6. 168 часов

    168 часов - это количество часов в неделе. Именно так автор Лаура Вандеркам предлагает нам взглянуть на наше расписание - по одной неделе за раз. Реорганизуя свое время в соответствии с вашими приоритетами, вы можете сократить время, потраченное неправильно из-за неправильных приоритетов или оправданий.

    Вандеркам считает, что у нас на самом деле больше времени, чем мы думаем, и поэтому мы можем уделять больше времени тому, чем мы всегда хотели заниматься, но никогда не находили для этого времени.

    7. Сделай это сейчас

    Источник изображения

    Стив Павлина, автор самопомощи, мотивационный оратор и предприниматель, пропагандирует менталитет «сделай это сейчас». Всякий раз, когда вы чувствуете себя ленивым и знаете, что должны что-то делать, повторение мантры «делай это сейчас» и на самом деле это сэкономит вам много времени, потраченного впустую. Если необходимо, установите этот текст в качестве экрана блокировки телефона.

    Павлина объясняет, что откладывание дел требует дополнительных затрат, потому что вы тратите дополнительное время на мысленные размышления о том, что вам нужно сделать, вместо того, чтобы делать это.Павлина также придерживается правила 60 секунд для принятия решений, больших или малых. Не тратьте время на размышления о том, какое задание выполнить - выберите одно и сделайте. Нет смысла откладывать решения.

    8. Сделай это завтра

    Подожди секунду. Разве ты не сказал мне «сделать это сейчас»? Книга Марка Форстера «Сделай это завтра и другие секреты тайм-менеджмента» бросает вызов традиционным представлениям о методах тайм-менеджмента. Форстер рекомендует взять одну задачу и полностью сосредоточиться на ней, а это означает, что все остальное игнорируется.Обоснование этого состоит в том, что мы придерживаемся двух мировоззрений, когда делаем что-то - рационального и реактивного. Ваша рациональная натура проявляется, когда вы сосредоточены на выполнении своей задачи; реагировать, когда вы имеете дело с перебоями. Таким образом, когда вас прерывают (что часто случается, если вы не полностью сосредотачиваетесь на задаче), вы не просто теряете время, когда вас прерывают, вы теряете время, переключаясь между двумя природами.

    Так где же уместно название этого метода? Форстер рекомендует составить список «сделаю», то есть список того, что вы будете делать завтра.С другой стороны, список «сделать» - это список вещей, над которыми вы хотели бы работать. Списки ни в коем случае не являются жесткими - когда вам нужно больше в вашем списке «сделают», используйте список «сделать».

    9. Съешьте эту лягушку

    Источник изображения

    «Ешьте эту лягушку» Брайана Трейси написано Марком Твеном, сказавшим: «Съешьте живую лягушку утром, и ничего хуже не будет. случится с тобой до конца дня ». Так что это значит? Ваша лягушка - ваша самая сложная и самая важная задача - та, которую вы собираетесь откладывать, если ничего не предпринимаете.Если сначала выполнить эту задачу, а потом избавиться от нее, все остальное будет казаться проще.

    Осознание того, что вы завершили эту самую ужасную вещь, даст вам импульс продолжать движение и даст вам чувство расширения возможностей.

    10. Caffeine Nap

    Этот последний метод сам по себе не является техникой управления временем, но это полезный совет, чтобы почувствовать себя отдохнувшим, чтобы вы могли продолжать. Как бы оксюморонно это ни звучало, кофеиновый сон на самом деле подтверждается научными данными.Исследования показали, что людям, лишенным сна, достаточно всего лишь чашки кофе и 15 минут сна, чтобы почувствовать себя удивительно отдохнувшим.

    Так как это работает? Выпив чашку кофе, сразу же закройте глаза и расслабьтесь, ограничив сон до 15 минут. Кофеину требуется около 20 минут, чтобы подействовать на ваше тело, и поэтому он не только не мешает вам спать, но и начинает действовать примерно в то время, когда вы просыпаетесь. В результате при пробуждении повышается бдительность, что помогает лучше сконцентрироваться.Так что, если вы либо выпивали чашку за чашкой кофе, либо спали весь день, комбинация этих двух вариантов могла бы лучше сработать для вас.

    Дэниел - руководитель отдела маркетинга в ReferralCandy , а иногда и писатель по найму. Он безумно увлечен предпринимательством, маркетингом и производительностью. Его авторство можно найти по всему Интернету, но его дом - danieltay.me

    13 Методы управления временем безумно продуктивных людей

    Применение хороших методов управления временем - это не значит втиснуть в свой день как можно больше задач.

    Речь идет об упрощении вашей работы, ускорении и улучшении работы. Так у вас будет больше времени для игр, отдыха и занятий любимым делом.

    Речь идет о том, чтобы работать умнее, а не усерднее.

    У всех нас 24 часа в сутки. Это , как мы используем те часы , которые определяют нашу работу.

    Вы не можете хранить время, брать его взаймы или сохранять для дальнейшего использования. Вы можете только решить, как лучше потратить их на деятельность более высокой, а не низкой ценности.

    Управление временем - это игра из вариантов выбора : проекты, которые нужно реализовать, задачи, которые необходимо выполнить, процедуры, которым нужно следовать.

    «Тайм-менеджмент не является второстепенным занятием или навыком. Это основной навык, от которого зависит все остальное в жизни ». - Брайан Трейси

    Ниже вы найдете список моих любимых техник тайм-менеджмента.

    Хотите сосредоточиться на важных делах, сделать больше и повысить производительность?

    Применяйте этот набор принципов, правил и навыков, поскольку они изменят ваше отношение к времени.

    1. Следите за своим временем

    Вы знаете, сколько времени вы тратите на каждую задачу? Большинство из нас может догадываться, но наши оценки обычно неверны.

    Учет рабочего времени - это метод управления временем, используемый для учета рабочего времени. Это помогает измерить рабочее время и дает информацию о том, сколько времени мы тратим на каждую конкретную задачу.

    Как отследить свое время?

    Чтобы сделать это вручную, используйте электронную таблицу. Каждые 30 минут записывайте, над чем вы работали.

    Или вы можете использовать приложение для учета рабочего времени.Приложения для учета рабочего времени могут помочь вам предоставить реальные данные о вашей производительности.

    RescueTime - бесплатное приложение, которое точно отслеживает, как вы проводите время за компьютером. В конце недели вы получите отчет о том, как вы проводите свое время. Вы также можете проверить другие показатели, например время, затраченное на каждую конкретную задачу.

    Через пару недель вы начнете замечать шаблоны и знать, где и как уходит ваше время.

    Зная, как вы используете свое время, вы можете разработать план атаковать ваши утечки и избавиться от них.

    Учет времени - мощный метод управления временем. Имея реальные данные о своей работе, вы откроете для себя понимание того, как вы можете повысить свою продуктивность.

    2. Блокировка времени

    Иногда кажется, что ваше расписание контролирует вас. Так много дел и так мало времени.

    Недостаточно составлять списки дел и отчаянно пытаться их закончить. Он не придает распорядку дня или распорядку дня.

    Необходимо внести важный элемент: время .

    Для этого начните связывать задачи со временем. Определите, когда задача будет выполнена и сколько времени это займет.

    Если это звучит просто, это потому, что это так.

    Блокировка времени - это метод, в котором вы объединяете управление задачами и календарь . Вы создаете «блоки» времени в своих днях и назначаете им задачи, на которых нужно сосредоточиться.

    Каждая задача умещается в свой временной блок. Никаких перерывов.

    С блокировкой времени ваше расписание полностью заполнено.Рабочие задания, общественные мероприятия и отдых. Все распланировано и расставлено по приоритетам.

    Самое замечательное в этой технике тайм-менеджмента то, что она заставляет вас понять, как тратить свое время.

    Это эффективнее и продуктивнее, чем бесконечные списки дел.

    3. Съешьте эту лягушку

    Из «Съешьте эту лягушку» Брайана Трейси:

    « Вы не можете съесть всех головастиков и лягушек в пруду. Но вы можете съесть самую большую и некрасивую, и этого будет достаточно, по крайней мере, на время.”

    Каждый день определяйте свою самую важную задачу . Это твоя лягушка. Это задача, которая оказывает наибольшее влияние на вашу работу.

    Начните свой день с борьбы с этой лягушкой. Дисциплинируйте себя, чтобы приступить к своей самой важной задаче и работать без перерывов.

    Почему это работает?

    Потому что этот простой метод тайм-менеджмента приносит выигрыш в начале дня. И это дает импульс и чувство достижения .Вот как вы достигаете больших целей: небольшие постоянные усилия, каждый день.

    Помните:

    Не поддавайтесь искушению решать в первую очередь самые простые задачи. Всегда начинайте свой день с лягушки.

    Но что происходит, когда у вас много лягушек?

    У Марка Твена есть ответ:

    «Если ваша работа - съесть лягушку, лучше всего с утра. А если ваша работа - съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую.”

    Итак:

    Съешьте лягушку первым делом утром.

    А когда у вас больше одной лягушки, сначала съешьте , самую большую .

    4. Техника Помидора

    Мозг может сосредоточиться только на одном деле за раз. Переключение между задачами приводит к значительным потерям для вашей работы и производительности.

    Техника Помидора - это простая система управления временем, которая заставляет вас выполнять однозадачу .

    Это один из простейших, но наиболее эффективных методов управления временем.

    Выключите все отвлекающие факторы и установите таймер на 25 минут. В течение этого времени вы можете работать только над одной задачей.

    25 минут звучит не так много. Но это 25 минут полностью непрерывной глубокой работы .

    С этого момента делайте это каждый день, чтобы выработать привычку работать с Pomodoro Productivity.

    Как техника Помидора экономит время?

    Все просто.Идея заключается в том, чтобы создать ощущение срочности.

    Вместо того чтобы чувствовать, что у вас есть целый день для выполнения своих задач, вы знаете, что у вас есть только 25 минут, чтобы добиться как можно большего прогресса.

    Также заставляет делать перерывы. Это важно, чтобы вы не теряли свежести в течение рабочего дня. Невозможно часами сидеть за компьютером, не чувствуя усталости.

    5. Матрица Эйзенхауэра

    Знание того, как расставить приоритеты в работе, является важным методом управления временем.Когда все в приоритете, ничего нет.

    Не все задачи одинаковы. Матрица Эйзенхауэра (также известная как Срочная - Важная матрица) поможет вам обнаружить ваши самые важные задачи.

    Задачи можно разделить на 4 квадранта:

    1. Срочно и важно
    2. Несрочные и важные
    3. Срочно и неважно
    4. Не срочно и неважно

    Вот как это использовать:

    1. Запишите все свои задачи.Не беспокойтесь о заказе (пока)
    2. А теперь определите, что срочно и важно. Отметьте срочные задачи буквой «U», а важные - буквой «I». Задачи могут иметь одну, обе или ни одной
    3. Вставьте каждую задачу в квадрант и выполните соответствующее действие. Работайте сразу над задачами Q1; планировать задачи Q2; в третьем квартале - делегат; удалить задачи Q4.

    Чтобы быть более продуктивным, тратит больше времени на деятельность во втором квартале . Это задачи, которые важны для вас и вашей работы, но не являются срочными.

    По словам Дуайта Д. Эйзенхауэра:

    «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

    Используйте Матрицу Эйзенхауэра каждое утро. Это эффективный инструмент тайм-менеджмента, который поможет вам ранжировать ваши задачи.

    6. Работайте вокруг своего энергетического уровня

    Уровни энергии влияют на производительность. Таким образом, должен планировать критически важные работы на периоды максимальной производительности.

    Найдите наиболее продуктивные часы и запланируйте Deep Work на эти периоды.

    Когда у вас мало энергии, работайте над малоценными и низкоэнергетическими задачами (известными как «мелкая работа » ).

    Например:

    Если утром вы наиболее продуктивны, делайте в это время самую важную работу.

    После обеда ваш уровень энергии может резко упасть. Это прекрасное время, чтобы очистить свой рабочий стол, проверить электронную почту или обновить таблицы.

    Чтобы определить, когда у вас больше всего энергии, оценивайте вашу энергию от 1 до 10 каждые 30 минут в таблице в течение нескольких недель.Со временем вы сможете определять закономерности.

    Уровни энергии также меняются в зависимости от дня недели. Вторник кажется самым продуктивным днем ​​для большинства людей. Найдите свои шаблоны.

    Вот как вы можете организовать свою неделю в соответствии со своим уровнем энергии:

    • Понедельник: Энергия в выходные дни растет. Планируйте задачи с низким спросом, такие как постановка целей, организация и планирование
    • Вторник, среда: Пик энергии.Беритесь за самые сложные задачи. Вы можете писать, проводить мозговой штурм, планировать свое время
    • Четверг: Энергия начинает спадать. Планируйте встречи, особенно когда вам нужен консенсус
    • Пятница: Самый низкий уровень энергии. Работайте без ограничений, долгосрочное планирование и построение отношений

    7. Устранение отвлекающих факторов

    Отвлекающие факторы снижают вашу продуктивность и концентрацию.

    Перефокусировка после прерывания (исследования) занимает около 23 минут.

    В «The ONE Thing» Гэри Келлер проиллюстрировал, что происходит, когда вас прерывают:

    Вот правда:

    Полчаса полный фокус продуктивнее, чем 2 часа переключения между задачами. Избавьтесь от отвлекающих факторов в своей работе, чтобы избежать затрат на переключение задач.

    Чтобы убрать отвлекающие факторы:

    • Отключить все уведомления на телефоне и компьютере
    • Оставьте телефон подальше от рабочего места
    • Используйте наушники с шумоподавлением.Коллеги с меньшей вероятностью будут вас перебивать, если вы выглядите подключенным к сети и выполняете задание
    • Сохранять статьи в Pocket или Instapaper и читать их позже
    • Отключите Wi-Fi, если он не нужен для задачи
    • Не используйте социальные сети на работе. Не можете устоять? Запланируйте «время отвлечения» на весь день
    • Включите телефон и приложения (например, Slack, Hangouts и Messenger) в режим «Не беспокоить»
    • Измените свой почтовый ящик на GTD Gmail, чтобы работать с электронной почтой более продуктивно.Вы также можете использовать паузу в папке «Входящие», чтобы не получать новые электронные письма
    • Если у вас есть офис, закройте дверь

    8. Следуйте Правилу 80/20

    Правило 80/20 гласит, что «80% вывода или результатов будут получены из 20% ввода или действия» .

    Другими словами:

    Большинство результатов объясняются мелочами.

    Чтобы более эффективно управлять своим временем, сосредоточьтесь на 20% задач, которые приносят 80% результатов. Используйте эту технику управления временем для выполнения самых важных задач.

    Вот и другие вопросы, которые следует задать себе, используя правило 80/20:

    • Являются ли 20% писем 80% важных разговоров?
    • 80% отвлекающих факторов приходят из 20% источников?
    • Доставляют ли 20% ваших задач 80% удовольствия от работы?
    • 80% проблем связаны с 20% проектов?
    • 80% клиентов используют только 20% функций программного обеспечения?
    • 20% клиентов подают 80% жалоб?

    9.Дозирование

    Пакетная обработка - это группирование определенных похожих задач и их совместное выполнение . Идея состоит в том, чтобы сосредоточиться на задачах реже и дольше.

    Когда вы обрабатываете все электронные письма за один присест или готовите целую неделю в воскресенье, вы группируете.

    Эта техника тайм-менеджмента позволяет эффективно работать над многими задачами. Таким образом, вы не потеряете поток, так как занятия требуют схожего мышления (чтобы узнать больше о потоке, прочитайте о канале потока).

    Пакетная обработка заставляет ваш мозг сосредоточиться на задачах одного типа за раз. Таким образом, сокращается время запуска и замедления, уменьшается ежедневный беспорядок и улучшается фокусировка.

    Чтобы определить, какие задачи вам следует складывать, начните с записи всех ваших действий на день и неделю. Вы можете объединить те, которые требуют схожего мышления.

    Попробуй и при необходимости можно переставить.

    Вот несколько задач, которые вы можете объединить вместе:

    • Составление всех ваших сообщений в блоге на предстоящую неделю за один присест
    • Обработка всех сообщений: электронные письма, Slack и телефонные звонки
    • Одновременное обновление нескольких связанных листов
    • Выполнение всех ваших поручений - покупка продуктов, химчистка, почта - за один раз

    Чтобы быстрее обрабатывать партии, работайте над аналогичными задачами в течение определенного периода времени, используя технику Pomodoro.

    10. Автоматизация задач

    Вам нужно выполнять одни и те же задачи каждый день (или неделю) снова и снова?

    Если вы не автоматизируете их , вы зря тратите драгоценное время. Тысячи часов в год.

    Использование автопилота для некоторых повседневных задач - ключ к умной работе.

    И хорошая новость: вы можете использовать это дополнительное время для глубокой работы или для перерывов.

    Вот несколько задач, которые можно выполнить на автопилоте менее чем за 10 минут:

    • Создавайте шаблоны ответов в Gmail для писем, которые вы продолжаете писать снова и снова
    • Устанавливайте напоминания в Google Календаре, чтобы ничего не забыть
    • Вычитайте свое письмо с помощью Grammarly
    • Используйте Buffer, чтобы заранее запланировать и автоматизировать публикации в социальных сетях
    • Используйте LastPass для заполнения онлайн-форм и сохранения всех ваших паролей в одном месте
    • Создание шаблонов электронных таблиц для задач, которые вы должны выполнять каждую неделю или месяц

    11.Планируйте свой день

    Один из лучших способов улучшить свое время - это спланировать, как вы собираетесь его использовать.

    Ритуал ежедневного планирования защищает вас от хаоса и задает направление вашему дню.

    Планируя свое время, вы лучше подготовитесь к предстоящим вызовам. Таким образом, у вас не останется места для откладывания на потом. Вы будете работать быстрее и плавнее, чем когда-либо прежде.

    Когда следует планировать свой день? У вас есть два варианта: накануне вечером или первым делом утром.

    Потратьте несколько минут на написание всего, что вам нужно сделать.

    Что должно быть в вашем списке дел? Задачи, которые помогут вам двигаться к вашим профессиональным и личным целям.

    12. Список запретов

    В математике есть метод решения задач, называемый инверсией . Вы начинаете с результата и двигаетесь в обратном направлении, чтобы вычислить причину.

    Inversion - мощный инструмент. Это заставляет вас раскрыть скрытые убеждения относительно проблемы, которую вы пытаетесь решить.

    Вам нужно подумать о том, как минимизировать негативы, а не максимизировать положительные.

    Допустим, вы хотите повысить производительность.

    Думая о будущем, вы бы перечислили все, что вы могли бы сделать, чтобы быть более продуктивным. Но, глядя на проблему через инверсию, вы подумали бы обо всем, что вы могли бы сделать, что снизило бы продуктивность.

    Внесите в список запретов.

    Создайте свой собственный, записав все привычки, от которых вы хотите отказаться, и действия, которые вы хотите удалить из своей жизни.

    Визуализируйте свой обычный рабочий день - долгие встречи с людьми, которые вам не нравятся, скучные повторяющиеся задачи - и приступайте к работе.

    Составьте список того, чего нельзя делать, включив в него все привычки, которые вы хотите удалить из своей жизни. Используйте его как ориентир того, что вы не позволяете в своей жизни.

    Вот пара примеров:

    • Не пишите утром первым делом и вечером
    • Нет утренних встреч
    • Не говори "да", если не на 100% уверен, что сможешь доставить
    • Не пейте кофе днем ​​
    • Не соглашайтесь на встречи или звонки, у которых нет четкой повестки дня или времени окончания

    Причина, по которой работает инверсия, проста: то, что вы не делаете, определяет, что вы можете делать .

    По словам Стива Джобса:

    «Люди думают, что сосредоточение означает сказать« да »тому, на чем нужно сосредоточиться. Но это вовсе не то, что это значит. Это означает отказ от сотен других хороших идей. Инновации говорят «нет» 1000 вещам ».

    13. Установка временных ограничений

    Вы становитесь более продуктивными, когда выбираете определенное время для выполнения определенной задачи. Вот почему мы устанавливаем дедлайны.

    Закон Паркинсона гласит: «работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения».

    Итак, если вы сократите время, которое у вас есть на выполнение задачи, вы заставите свой мозг сосредоточиться и завершить ее.

    Устанавливайте сроки, даже если в этом нет необходимости. Планируйте меньше времени на выполнение задач и заставляйте свой мозг сосредоточиться.

    Вот пример:

    Вы должны просмотреть электронное письмо и ответить на него - задача, которая обычно занимает около 20 минут.

    Теперь сократите доступное время до 10 минут, установите таймер обратного отсчета и постарайтесь изо всех сил, чтобы его победить.

    Таймер создает ощущение срочности и заставляет сосредоточиться и действовать более эффективно.

    Используйте крайние сроки и ограничения по времени в своих интересах. Даже если у вас нет крайнего срока, установите его. Ваш мозг это признает.

    Зная, что у вас есть только один час на заполнение отчета, вы не потеряете 20 минут на Facebook.

    О методах тайм-менеджмента

    Так легко увязнуть в делах, что мы забываем получать удовольствие от того, что делаем.Конечная цель работы - получение удовольствия. Вы хотите проводить больше времени, занимаясь тем, что вам нравится.

    Работа может и должна приносить удовольствие. Это развлечение, которое стимулирует мотивацию, страсть, творчество и продуктивность. Бояться своей работы, и никакие методы тайм-менеджмента вам не помогут.

    Некоторые из лучших техник тайм-менеджмента очень просты и понятны. Другие немного сложнее, но вы легко можете применить их все в своей повседневной жизни.

    Но помните: все разные .

    Это техники тайм-менеджмента, которые я считаю полезными в своей жизни, а вам может и нет. Выбирайте те, которые работают на вас, и продолжайте пытаться улучшить свои собственные практики.

    Регулярно переоценивайте и думайте о том, как улучшить свои навыки управления временем.

    Лучшие методы управления временем - Clockify

    Что такое методы управления временем?

    Само управление временем вращается вокруг выбора - вы решаете, что вам нужно сделать, когда вам нужно закончить и какие задачи вам нужно решить, чтобы достичь своих целей.

    Если вы сделаете приоритетными ценные и целенаправленные задачи, завершите их до установленного срока, но при этом оставите время для того, чтобы вести здоровый образ жизни, вы сможете сказать, что успешно распорядились своим временем. Но как это сделать?

    Что ж, используя правильные методы тайм-менеджмента.

    Методы управления временем - это набор правил и принципов, которым вы должны следовать, чтобы более продуктивно и эффективно распоряжаться своим временем, принимать более качественные и быстрые решения, а также достигать большего за меньшее время и с меньшими усилиями.

    Существует множество методов управления временем, основанных на утвержденных передовых методах управления временем:

    • Запишите, что вам нужно сделать сегодня
    • Работаем сначала над важными и срочными задачами
    • Экономия времени на приоритетные задачи, рутинные задачи, но и перерывы
    • Надлежащее управление стрессом
    • Надлежащее управление командой
    • Отслеживание прогресса проекта и выявление задержек

    Большинство техник управления временем связаны с одним или несколькими из перечисленных пунктов, и вы можете сделать выбор в отношении своих методов управления временем, посмотрев, что вы хотите улучшить в своей повседневной жизни.

    Кроме того, вам также необходимо принять во внимание навыки управления временем, которые необходимо улучшить, и свой личный стиль управления временем.

    Навыки тайм-менеджмента

    Навыки эффективного тайм-менеджмента включают:

    • Установка целей SMART - убедитесь, что цели, которые вы ставите перед собой, являются конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными к срокам.
    • Эффективное планирование - убедитесь, что у вас есть четкие цели, а также определенные задачи и ресурсы, чтобы составить четкий план, который приведет вас к вашим целям.
    • Управление стрессом - убедитесь, что вы справляетесь со стрессом с помощью стратегий и приемов снятия стресса, чтобы чувствовать себя более расслабленным во время работы.
    • Правильное делегирование задач - делегирование задач помогает облегчить рабочую нагрузку и поделиться ею с компетентными коллегами и сотрудниками.
    • Избегайте отвлекающих факторов - отвлекающие факторы отнимают время, когда вы должны работать (или даже отдыхать), поэтому вы должны научиться их избегать.
    • Однозадачность - сосредоточение внимания на одной задаче за раз помогает добиться качественных конечных результатов намного лучше, чем при одновременном выполнении нескольких задач.
    • Сказать «Нет» - это маленькое двухбуквенное слово поможет вам сэкономить больше времени на собственные приоритеты.
    • Установка приоритетов - Вложение времени в правильные задачи потребует меньше усилий, но принесет лучшие результаты. Это также известно как правило 20/80 или принцип Парето.
    • Как победить промедление - Определите причины промедления и устраните их.

    Чтобы улучшить свои усилия по управлению временем, вам необходимо практиковать эти навыки.

    Стили управления временем

    Не все техники тайм-менеджмента подходят всем - мы не все работаем одинаково, поэтому не все сталкиваемся с одинаковыми проблемами тайм-менеджмента. У всех есть преобладающий метод управления временем в работе, т.е.е. стиль управления временем, который порождает свои собственные проблемы управления временем - если вы задумаетесь над этим, вы можете обнаружить, что вы:

    Время мученика

    Вы заполняете свое расписание запросами от других, вместо того чтобы сосредоточиться на том, что для вас важно. Ваши собственные задачи кажутся вам слишком большой ответственностью, поэтому вы ухватываете шанс взять на себя что-нибудь еще - вы получаете одобрение от других, но пренебрегаете задачами, которые могут принести вам самоутверждение.

    Проблемы : многозадачность, пропущенные сроки, неэффективное планирование, пропуск перерывов

    Прокрастинатор

    Мученики времени хотя бы берутся за чужие задачи - Прокрастинаторы откладывают работу над всем, отдаленно важным для всех.Некоторые утверждают, что они лучше работают под давлением, но результаты, которые они получают, часто сдерживаются стрессом и тревогой, которые приносит эта практика.

    Проблемы : пропущенные сроки, неэффективное планирование, многозадачность

    Дистрактор

    Ваше сердце в нужном месте, но вас легко отвлечь. Случайный запрос коллеги с такой же вероятностью привлечет ваше мимолетное внимание, как и 20-минутный телефонный звонок от вашего владельца.

    Проблемы : многозадачность, пропущенные сроки, неэффективное планирование

    Заниженная оценка

    По вашим оценкам, на выполнение задачи у вас уйдет гораздо меньше времени, чем на самом деле - вы редко доживаете до своих оптимистичных сроков.

    Проблемы : пропущенные сроки, неэффективное планирование

    Пожарный

    Вы пытаетесь решить все самостоятельно, прямо сейчас - вы постоянно тушите «пожары» направо и налево, и не чувствуете себя удовлетворенным, если не работаете над 10 задачами одновременно и не чувствуете себя «занятым». Как только вы закончите с этим, вы просто спрашиваете: «Что дальше?» - это практика, которая рано или поздно приведет вас к выгоранию.

    Проблемы : пропущенные сроки, пропуск перерывов, неэффективное планирование

    Перфекционист

    Вы похожи на прокрастинатора и отвлекающего, но ваша неспособность закончить задачу имеет, по крайней мере, благородную причину - вы хотите, чтобы все было идеально.Вы будете работать сверхурочно и вкладывать все свои усилия в реализацию высококачественного проекта - но вы часто не знаете, как бросить работу, пока впереди, поэтому вы можете пропустить сроки и рискуете выгореть.

    Проблемы : пропущенные сроки, пропуск перерывов

    Все проблемы, перечисленные вместе с вашими стилями управления временем, могут быть решены, и все необходимые навыки управления временем могут быть усовершенствованы, если вы только выберете правильные методы управления временем.

    01.

    Помидор

    Обзор

    Вы разбиваете свою работу на 25-минутные рабочие сессии (pomodoros) и 5-минутные перерывы. После 4 циклов сделайте 20-минутный перерыв.

    Разработанная Франческо Чирилло техника Pomodoro получила свое название в честь кухонного таймера в форме Pomodoro, который Франческо использовал для отслеживания прогресса в своей работе.

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, расстановка приоритетов, отказ от

    Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, пропуск перерывов, многозадачность, пропущенные сроки

    Как это работает

    1. Установите таймер на 25 минут
    2. Сосредоточьтесь на своей работе в течение этих 25 минут
    3. Остановить, как только сработает сигнал тревоги
    4. Сделайте перерыв на 5 минут
    5. Возобновить работу еще на 25 минут после перерыва
    6. После четырех 25/5 минутных циклов сделайте 20-минутный перерыв
    7. Повторяйте процесс до тех пор, пока не закончите с задачей или проектом

    Для этого вы можете попробовать таймер Pomodoro в Clockify или узнать больше о том, как начать использовать Pomodoro.


    Преимущества
    • Лучшая оценка времени для вашей работы
    • Фиксированное время работы - у вас больше шансов сосредоточиться
    • Регулярные перерывы помогают устранить выгорание и повысить производительность
    • Помидоры - простой способ отслеживать прибыльность и производительность

    Недостатки

    Вы должны прекратить работу по истечении 25 минут - если у вас все хорошо, это контрпродуктивно.

    С соблюдением установленных интервалов - предписанные сеансы по 25/5 минут могут не сработать для вас

    02.

    Канбан

    Обзор

    Визуальный метод управления временем, который помогает вам следить за ходом выполнения ваших проектов - вы отслеживаете, как задачи перемещаются по столбцам с разными обозначениями.

    Этот метод был разработан в 1940-х годах в Японии Тайити Оно для компании Toyota Automotive с целью повышения производительности и эффективности производства.

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, SMART-цели, правильное делегирование задач, однозадачность

    Проблемы, которые он решает : многозадачность, пропущенные сроки, неэффективное планирование

    Как это работает

    Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, ручку и бумагу или доску и стикеры.

    Определите количество этапов в вашем проекте или задаче и создайте столбцы. Например, вы можете создать четыре столбца и перемещать задачи в проекте по этим этапам:

    • Backlog - вы проводите мозговой штурм и определяете все свои задачи здесь. Затем вы решаете, какие задачи вы должны переместить в столбец To Do, а какие задачи могут ждать своей очереди.
    • To Do - это задачи, над которыми вы будете работать
    • In Progress - задачи, над которыми вы сейчас работаете
    • Done - задачи, которые вы выполнили

    Преимущества
    • Нет универсального шаблона, что означает, что вы можете настроить принципы в соответствии со своими потребностями
    • Четкое визуальное представление всей вашей рабочей ситуации: прямое представление вашего прогресса в проекте
    • Вы можете разбить проект на небольшие управляемые задачи и отслеживать их прогресс по всем направлениям.
    • Команда, скорее всего, сосредоточится на выполнении своих задач, чтобы попасть в столбец «Готово»

    Недостатки
    • Не существует универсального шаблона, а это означает, что создание доски Канбан может занять много времени, поскольку вам нужно решить, сколько столбцов включить и как их назвать
    • Канбан не помогает напрямую выполнять задачи по заказу с точки зрения важности и срочности
    • Может быть трудно предсказать, когда ваша команда завершит задачи (и проект), потому что единственный показатель прогресса - движение по столбцам; нет временной составляющей

    03.

    Как все сделано

    Обзор

    Пятиэтапный метод, позволяющий продумать задачи и превратить их в простой список дел.

    Getting Things Done (GTD) был представлен Дэвидом Алленом в его книге Getting Things Done: The Art of Stress Free Productivity.

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, SMART-цели

    Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

    Как это работает

    1. Захват - отметьте каждую задачу, которая приходит на ум
    2. Уточнение - определите, является ли задача выполнимой и есть ли в ней конкретные шаги, которые вы можете изложить и выполнить.
    3. Организовать - храните задачи под разными ярлыками и снабжайте их контекстом (например,дом, офис, просьба Тома)
    4. Обдумывайте - время от времени пересматривайте свои задачи: каков следующий шаг для выполнения задачи? Вам действительно нужно закончить это на этой неделе?
    5. Взаимодействие - после того, как вы отметили, определили как требующие действий, должным образом зарегистрировали и проанализировали свои задачи, просто начинайте работать над ними

    Преимущества
    • Вы будете держать все свои задачи, задания и проекты в перспективе
    • Вы очистите голову, когда выложите перед собой все задачи, которые только можете придумать.
    • Вы можете использовать GTD для повышения личной и профессиональной производительности

    Недостатки
    • Вы должны использовать свою силу воли, чтобы прогрессировать в своей работе - GTD не дает рекомендаций по устранению отвлекающих факторов
    • Организация задач происходит по контексту, а не по проектам, что может быть бесполезным для людей, которые привыкли анализировать задачи по отношению к своему проекту
    • Слишком большое количество пунктов в списке может сделать его неэффективным, так как у вас будет меньше шансов правильно структурировать свой день

    04.

    Съешь эту лягушку

    Обзор

    Эта техника тайм-менеджмента направлена ​​на приоритезацию задач. Вы выбираете самую важную или худшую задачу (это ваша «лягушка») и завтра решаете ее первым делом. Закончив со своей «лягушкой», вы можете переходить к другим задачам на день, но не раньше.

    Это может быть задача, требующая всего вашего внимания (из-за ее важности или сложности), которую вы избегали (потому что она скучная, требовательная или трудная).

    Предпосылка «Съешь эту лягушку» была разработана Брайаном Трейси в его книге «Съешь эту лягушку! 21 отличный способ перестать откладывать дела на потом и сделать больше за меньшее время».

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, SMART-цели

    Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, многозадачность, пропущенные сроки

    Как это работает

    Вы должны идентифицировать задачи в зависимости от их приоритета и соответственно маркировать:

    • Задача A - самая важная задача, которую вы должны решить в первую очередь, иначе вы столкнетесь с последствиями.
    • Задача B - вторая по важности задача, которую вы должны решить после Задачи A. Менее важная, но все же жизненно важная.
    • Задача C - задача, которую вы могли бы выполнить, но вы бы не пострадали от последствий, если бы вы ее не выполнили.
    • Задача D - задача, которую вы в идеале должны делегировать кому-то другому и выделить это время на задачу A.
    • Задача E - задача, которую на самом деле делать не нужно, поэтому вы можете ее устранить.

    Преимущества
    • Выполнение самого важного или худшего дела первым делом утром гарантирует, что остальные пункты вашего ежедневного расписания будет легче выполнить - это будет мотивировать и заряжать вас энергией
    • Упрощает расстановку приоритетов
    • У вас будет остаток дня для более приятных дел

    Недостатки
    • Трудное и деморализующее начало дня
    • Это может быть жестким и непрактичным, если ваша самая важная задача меняется в течение дня

    05.

    Таймбокс

    Обзор

    Вы назначаете периоды времени (временные рамки) действиям; вы работаете в течение этого периода времени, а затем останавливаетесь, когда истечет установленное время. Timeboxing часто включает фиксированные сроки, поэтому он используется в управлении проектами.

    Timeboxing работает как более общий подход к технике Pomodoro - вместо 25-минутных сеансов (временных рамок) период времени в пределах timebox не так фиксирован.

    Джеймс Мартин был первым, кто объяснил эту технику более подробно в одной из глав своей книги «Быстрая разработка приложений».

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, расстановка приоритетов

    Проблемы, которые он решает : пропущенные сроки, неэффективное планирование, многозадачность, пропуск перерывов

    Как это работает

    1. Разместите все свои занятия и задачи в списке
    2. Решите, чего вы хотите достичь с помощью этих задач - определите свои цели
    3. Если задача важна и требует особого внимания, выделите ей более длительный период времени (например, 1 или 2 часа)
    4. Если это сложная задача, проанализируйте ее и выделите более короткие периоды времени (например, 20-30 минут) на ее части, чтобы упростить управление задачей
    5. Начните с первой задачи и постепенно спускайтесь вниз
    6. Когда отведенное для задачи время истекло, прекратить в ней работу
    7. Сделайте перерыв
    8. Просмотрите, чего вам удалось достичь
    9. Обратите внимание на другие временные рамки в вашем расписании

    Преимущества
    • Отлично подходит для большого количества небольших задач - будет легче отслеживать их и решать их, если вы разместите их в временных рамках
    • Крайние сроки являются важным компонентом, поэтому вы будете сосредоточены на достижении как можно большего, пока не истечет срок
    • У прирожденных перфекционистов будет меньше времени на настройку каждой детали, так как им придется перейти к следующей задаче в расписании
    • Timeboxing не позволяет выполнять многозадачность, поэтому вы можете сосредоточиться на одной задаче за раз

    Недостатки
    • Вы должны прекратить работу над задачей, когда истечет время для ее выполнения, что контрпродуктивно, когда вы погружаетесь в задачу
    • Может быть сложно придерживаться строгого графика, определяемого временными рамками, если учесть неизбежные перерывы, такие как телефонные звонки
    • Ваши расчеты тайм-бокса могут быть отключены.Слишком короткие временные рамки - возможно, вам придется остановиться еще до того, как вы погрузитесь в задачу. Слишком длинные временные рамки - вы можете потерять фокус или начать откладывать время, чтобы скоротать время до конца временного окна

    06.

    Блокировка времени

    Обзор

    Вы выделяете время для определенного действия или задачи и работаете над этим в течение этого периода времени.

    Эту технику тайм-менеджмента популяризировал Илон Маск.

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, установление приоритетов, цели SMART

    Проблемы, которые он решает : пропущенные сроки, неэффективное планирование, многозадачность, пропуск перерывов

    Как это работает

    Блокировка времени делится на 4 этапа:

    1. Этап планирования:
      • Определите свои задачи и действия, определите приоритеты
    2. Этап блокировки:
      • Назначьте каждой задаче определенный временной блок - количество минут или часов, с определенными днями, временем начала и окончания, отмеченными в вашем календаре
      • Временной блок может быть короче, например, 10 минут, или длиннее, например, 90 минут.Это зависит от уровня приоритета задачи
      • Заблокируйте больше времени для приоритетных задач; также распределите эти задачи с тем временем дня, когда вы наиболее продуктивны.
      • Заблокируйте свое менее продуктивное время дня для менее важных задач
      • Отметьте все в календаре: день, время начала и время окончания
    3. Актерская сцена:
      • Начать работу над первой ежедневной задачей (обычно это ваша приоритетная задача)
      • Работайте по графику
      • Делайте перерывы между временными блоками и планируйте эти перерывы
      • Сохраняйте гибкое представление о своем графике блокировки времени: если вы получили срочную задачу, заблокируйте для нее соответствующее количество времени и начните работать над ней как можно скорее
    4. Этап доработки:
      • Если вы видите, что задача занимает больше или меньше времени, чем вы предполагали, измените расписание для других задач, которые вы запланировали на этот день

    Преимущества
    • Комплексный способ отслеживания рабочего дня
    • отлично сочетается с идеей Кэла Ньюпорта о глубокой работе, так как вам нужно придерживаться фиксированного графика, когда вы сосредоточитесь на задаче
    • Вы почувствуете, что лучше контролируете свою рабочую нагрузку

    Недостатки
    • Неожиданные перерывы могут нарушить ваш график
    • Как и в случае с Timeboxing, ваши расчеты времени могут быть отключены - вы можете откладывать дела, ожидая завершения слишком длительного временного блока, или спешить, чтобы побить время в течение слишком короткого временного блока.
    • Трудоемкое планирование временных интервалов в календаре для всех ваших занятий, каждый день

    07.

    Inbox-Zero

    Обзор

    Подход к управлению почтовым ящиком - вы стремитесь, чтобы почтовый ящик оставался пустым или почти пустым.

    Подход был разработан Мерлином Манном, экспертом в области производительности.

    Навыки управления временем, которые он улучшает : избегание отвлекающих факторов, однозадачность, установка приоритетов, управление стрессом, эффективное планирование

    Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, многозадачность

    Как это работает

    Чтобы получить нулевой почтовый ящик, вам необходимо:

    • Определите время суток, в которое вы будете работать над управлением своим почтовым ящиком - придерживайтесь этого времени
    • Отключить уведомления и не оставлять вкладку электронной почты в браузере открытой
    • Расставьте приоритеты для писем:
      • Немедленно отвечайте на самые важные электронные письма, и на электронные письма, на которые вы можете быстро ответить
      • Переместите электронные письма, ответ на которые у вас займет больше времени, в папку «требуется ответ» (выделите на эти ответы часть своего времени «Управление входящими сообщениями»)
      • Решите, какие сообщения вы можете делегировать, а затем отправьте их другим членам команды
      • Удалять и архивировать ненужные или старые сообщения

    Преимущества
    • Отличный метод управления почтовым ящиком с большим объемом трафика
    • Уменьшает количество непрочитанных сообщений, которые мешают вам найти важные электронные письма
    • Сосредоточен на распределении управления почтовыми ящиками только на определенную часть дня, поэтому вы не будете отвлекаться на электронные письма в течение дня

    Недостатки
    • Занимает много времени, учитывая необходимость пересылки, архивирования и удаления большого количества сообщений
    • занимается только управлением почтовыми ящиками, поэтому его нужно комбинировать с другими методами управления временем, которые ориентированы на управление задачами и проектами
    • Проблема для людей, которые общаются с клиентами и коллегами по электронной почте - важные электронные письма могут быть потеряны

    08.

    Кто получил обезьяну

    Обзор

    Основное внимание в этом методе уделяется делегированию задач, и он в основном нацелен на менеджеров проектов, хотя другие тоже могут его использовать. Обезьяны - это задачи, и вы должны подумать, как с ними справляться.

    Есть 3 типа «обезьян» и управляемое время:

    • Время, назначенное боссом: действия, необходимые боссу
    • Системное время: запросы и вопросы коллег
    • Самостоятельное время: действия, которые вы решили предпринять.Вы можете использовать его для своих собственных задач и идей (свободное время) или для решения проблем и запросов подчиненных (время, установленное подчиненным)

    Вы стремитесь исключить время, наложенное подчиненными, систему контроля и время, установленное начальником, а также увеличить дискреционное время.

    Принцип основан на книге Уильяма Онкена «Управление временем управления: у кого есть обезьяна».

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, правильное делегирование задач, установка приоритетов, SMART-цели, управление стрессом, однозадачность

    Проблемы, которые он решает : многозадачность, неэффективное планирование

    Как это работает

    1. Распознать и описать «обезьяну» - указать, что это за задача, и какие действия необходимы для ее выполнения
    2. Назначьте «обезьяну» - назначьте «обезьяну» человеку
    3. Застрахуйте «обезьяну» - убедитесь, что человек правильно обращается с «обезьяной»:
      • Если обезьяна важна и не допускает ошибок, вам следует порекомендовать, что следует делать, и действовать, если необходимо.
      • Если вы уверены, что человек, назначенный с обезьяной, сможет с этим справиться, действуйте, а затем дайте совет
    4. Проверка «обезьяны» - укажите, когда вы будете обеспечивать наблюдение за обезьяной, чтобы убедиться, что все в порядке.

    Преимущества
    • Менеджеры могут эффективно использовать свое время
    • Решать проблемы сотрудников становится проще
    • Дает четкое представление о том, кому и чем назначено
    • Простой способ делегирования задач

    Недостатки
    • Имеет дело только с управлением и делегированием задач - следует сочетать с другими методами управления временем для повышения общей производительности

    09.

    Метод действия

    Обзор

    Метод действий основан на предпосылке, что все является проектом: вы рассматриваете все свои действия как проекты, анализируете и управляете ими соответственно. Таких проектов может быть:

    • Управляйте своими финансами
    • Административная работа
    • Сеть
    • Все, что угодно

    Навыки управления временем, которые он улучшает : УМНЫЕ цели, эффективное планирование

    Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

    Как это работает

    • Отметьте все свои повседневные дела как проекты и разбейте их на три этапа, чтобы сделать их более управляемыми:
    • Action Steps: задачи в проекте, которые помогут вам продвигаться вперед - переработка предложения, отправка готового программного обеспечения, отладка вашего последнего приложения.
    • Ссылки: заметки, список ссылок на соответствующие исследования, очерки. Все, что напрямую не способствует прогрессу, но служит ориентиром.
    • Задействованные предметы: все идеи и планы, над которыми вы в настоящее время не работаете, но которые могут быть реализованы когда-нибудь

    Преимущества
    • Просмотр всех ваших повседневных действий как проектов означает, что у вас будут шаги, изложенные для каждого действия, поэтому вы, вероятно, будете быстрее и эффективнее

    Недостатки
    • Это отнимает много времени и потенциально утомительно - если рассматривать все как проект, вы потратите много времени на планирование
    • Нет расписания для проверки недоработок - нет ясности, когда и нужно ли вам заниматься этими вопросами

    10.

    Матрица Эйзенхауэра

    Обзор

    Техника управления временем, при которой задачи распределяются по приоритетам, известна как матрица Эйзенхауэра - эта методика основана на маркировке каждой задачи как важной / не важной и срочной / несрочной.

    Вы оцениваете задачи по важности и срочности и решаете их в соответствии с этим.

    Матрица Эйзенхауэра названа в честь американского президента Эйзенхауэра, который был известен своей продуктивностью во время своего пребывания в должности.

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, однозадачность, отказ от отвлекающих факторов, умные цели, правильное делегирование задач

    Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, пропущенные сроки, многозадачность

    Как это работает

    Перечислите все свои задачи и разделите их на 4 квадранта:

    • 1 квадрант - Задачи важные и срочные.Вы должны сделать это немедленно.
    • 2-й квадрант - Задачи важные, но несрочные. Вы должны составить план, когда будете их решать.
    • 3-й квадрант - Задачи не важные, но срочные. Вы должны делегировать эти задачи своим коллегам.
    • 4-й квадрант - Задачи не важные и не срочные. Вы должны полностью исключить их из своего расписания.

    Преимущества
    • Простой принцип приоритизации задач
    • Позволяет решить, какие задачи вы можете делегировать или устранить

    Недостатки
    • Могут возникнуть трудности с определением степени важности и срочности задач
    • Существующая предвзятость может помешать вам полностью реализовать эту технику - вы почувствуете побуждение сосредоточиться на неотложных задачах, которые не обязательно важны

    11.

    Биологический прайм-тайм

    Обзор

    Ваше биологическое прайм-тайм - это время суток, когда у вас самый высокий уровень энергии, поэтому вы, скорее всего, будете продуктивны в своей работе.

    После того, как вы определите свое биологическое прайм-тайм, вы сможете распределить на это время свои самые важные, приоритетные задачи.

    Термин «биологический прайм-тайм» был впервые введен Сэмом Карпентером в его книге «Работа с системой»

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, избегание отвлекающих факторов, SMART-цели

    Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

    Как это работает

    • Вам придется поэкспериментировать с вашей работой в течение нескольких дней, скажем, 20 дней
    • Следите за своей концентрацией, энергией, мотивацией и объемом внимания в эти дни
    • Лучше всего отслеживать эти переменные в течение фиксированного периода времени, например, с 9:00 до 17:00 каждый день
    • График результатов каждый час и каждый день
    • Через 20 дней проанализируйте свои результаты - вы обязательно заметите, что определенное время суток выделяется как время, когда вы могли выполнить больше всего работы
    • После того, как вы определили наиболее продуктивные часы дня за эти 20 дней, начните распределять на это время свои будущие приоритетные задачи
    • Распределите менее важные задачи по временам, когда вы заметили, что ваша концентрация, уровень энергии и продолжительность концентрации внимания низкие

    Преимущества
    • Вы определите, когда вы наиболее продуктивны, и сможете распределить все важные задачи на этот период времени
    • Вы определите, когда вы менее продуктивны, и сможете выделить менее важные, но все же жизненно важные действия, такие как управление электронной почтой и телефонные звонки

    Недостатки
    • Вам придется часто настраивать и изменять свой распорядок дня и отслеживать его в течение более длительного времени, если вы хотите правильно определить свое биологическое прайм-тайм
    • Если вы кому-то подчинены и должны придерживаться дедлайнов, зная, что ваше пиковое биологическое время бесполезно - вам придется работать в соответствии с запросами и сроками начальства.

    12.

    Журнал о производительности

    Обзор

    A 18 Journal чем-то похож на обычный дневник, только вы не делаете в нем никаких личных мыслей, вы в основном отмечаете свои действия - действия, которые вы можете завершить, а затем обдумать.

    Эта техника универсальна в действиях, которые вы отмечаете, поэтому вы можете:

    • Запишите свои идеи и рабочие мысли - вы сможете воплотить их в жизнь позже
    • Запишите все задачи, которые вы выполнили в течение дня - действия, которые вы выполнили, и вы можете размышлять о
    • Перечислите все задачи, которые вам предстоит решить на следующий день - действия, которые вас ждут

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, SMART-цели

    Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, несоблюдение сроков

    Как это работает

    1. Каждый день составляйте свой список дел в блокноте или в соответствующем программном обеспечении - делайте задачи простыми, понятными и доступными
    2. Отслеживайте количество времени, которое у вас уходит на выполнение каждого элемента - вы можете использовать Clockify для этой цели и сохранять элементы из вашего списка дел как записи времени
    3. Анализируйте свои временные результаты и соответствующим образом корректируйте свои будущие списки дел
    4. Для получения более подробной информации вы также можете:
      • Оцените свою продуктивность для каждого элемента по шкале от 1 до 10
      • Составьте список отвлекающих факторов (социальные сети, YouTube, телефон), чтобы с большей вероятностью их избежать
      • Разбейте каждый пункт в вашем списке дел на более мелкие, более управляемые задачи
      • В дополнение к задачам установите цели, которые вы хотите достичь с помощью этих задач или групп задач
    5. Размышляйте о своем дне, записывая комментарии к:
      • Какие задачи вы успешно выполнили
      • С какими проблемами вы столкнулись
      • Смогли ли вы их преодолеть

    Преимущества
    • Хранит всю вашу историю производительности - у вас будут все ваши идеи, списки дел, сроки выполнения задач и проектов в одном месте
    • Запишите свои проблемы, чтобы избавиться от стресса

    Недостатки
    • Журнал может стать неструктурированным - многое зависит от вашей способности структурировать журнал, так как для этого
    • нет четких правил.
    • Возможно, слишком подробный отчет о результатах вашей продуктивности - вам, возможно, придется потратить некоторое время на поиск, чтобы найти список прошлых дел, прокомментировать конкретную задачу и аналогичные элементы в журнале

    13.

    Метод Сайнфельда

    Обзор

    Особая календарная система, которая, как утверждается, была вдохновлена ​​цитатой Джерри Сайнфельда о продуктивности: «Не рвите цепочку».

    Каждый день, когда вы работаете над навыком, вы отмечаете этот день красным и формируете цепочку «красных» дней. Если день не работаешь, красным не помечаешь, «цепочку рвешь».

    Навыки управления временем, которые он улучшает : SMART цели

    Решает : пропущенные сроки

    Как это работает

    Например, вы хотите улучшить свои навыки программирования:

    1. Вы получаете красный маркер и большой календарь, который показывает все дни
    2. года.
    3. Каждый день, когда вы кодируете, даже на короткий период времени, вы отмечаете этот день красным маркером
    4. Дни, отмеченные красным, продолжают увеличиваться по мере того, как вы продолжаете кодировать каждый день, и они образуют цепочку
    5. Если вы пропустите день кодирования, вы не помечаете этот день красным и «разрываете цепочку»
    6. Кодируйте каждый день, чтобы «не разорвать цепочку»
    "
    Преимущества
    • Наблюдая за ростом цепочки дней, отмеченных красным, вы почувствуете мотивацию продолжать ее и каждый день работать над своим навыком
    • Вы будете стремиться работать и прогрессировать каждый день, поэтому у вас будет меньше шансов откладывать дела на потом, когда вы будете спешить, чтобы выполнить некоторую работу до конца дня

    Недостатки
    • Каждый день вы должны выбирать задачу, которая достаточно актуальна для вашего мастерства, но также достижима, что может быть непросто
    • Иногда вам будет сложно найти время для работы из-за других приоритетов и обязательств, поэтому вам, возможно, придется «разорвать цепочку».

    14.

    Правило 10 минут

    Обзор

    Вы говорите себе, что поработаете над задачей 10 минут. По истечении 10 минут вы определяете, останетесь ли вы или продолжите.

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом, однозадачность, установка приоритетов

    Проблемы, которые он решает : многозадачность, пропуск перерывов

    Как это работает

    1. Выберите задачу
    2. Немедленно приступайте к работе
    3. По прошествии десяти минут подумайте о своей сосредоточенности и терпении: вы хотите прекратить работу над задачей или вы хотите продолжить еще 10 минут?
    4. Работайте в течение 10-минутных периодов времени, пока вы не захотите прекратить работу над этой задачей в течение дня

    Преимущества
  • Когда вы работаете всего 10 минут за раз, вы не чувствуете себя перегруженным даже при выполнении более крупных задач
  • Учитывая, что 10 минут - это небольшой промежуток времени, есть вероятность, что вы продолжите работать еще над 10-минутными сетами после первого.
  • Начало работы сразу после выбора задачи означает, что у вас не будет времени на негативные мысли и прогнозы
  • Меньше шансов откладывать дела на потом - у вас появится привычка сразу же приступать к работе
  • С психологической точки зрения, 90-минутную задачу легче решать как блоки 9х10 минут

  • Недостатки
    • Остановка каждые 10 минут, чтобы подумать, не встанете ли вы еще на 10 минут работы, может отвлекать, особенно если вы погрузились в задачу

    15.

    Список дел

    Обзор

    Вместо того, чтобы перечислять то, что вам нужно сделать, вы перечисляете свои достижения и задачи, которые вы выполнили на данный момент за определенный период времени.

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом

    Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

    Как это работает

    1. В конце каждой рабочей недели выделяйте 10-15 минут, чтобы записывать все, что вы сделали
    2. Рядом с каждым элементом укажите то, что вы узнали во время работы над ним
    3. Также для каждого элемента отметьте, что вы могли бы сделать по-другому в следующий раз, чтобы улучшить свои результаты

    Преимущества
    • Дает вам представление об объеме проделанной работы и объеме работы, которую вам осталось выполнить
    • Это мотивирует видеть, сколько вы достигли за определенный период времени
    • Простой способ отслеживать свой прогресс

    Недостатки
    • Знание того, что вы уже закончили, дает вам общее представление о том, какой объем работы у вас есть на предстоящий период, но вы не получаете никаких подробностей - никаких установленных сроков, никакого конкретного количества задач и проектов

    16.

    Список запретов

    Обзор

    В отличие от классического списка дел - вы перечисляете все задачи и действия, которые не будете выполнять.

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом

    Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

    Как это работает

    1. Вы составляете список перед каждым рабочим днем ​​
    2. Отметьте все задачи, идеи и привычки, которые вы НЕ стремитесь выполнять или думать о
    3. Это могут быть отвлекающие факторы, чрезмерно амбициозные идеи, над которыми объективно некогда работать, или вредные привычки, от которых вы хотите отказаться.
    4. Включите слово «Не делайте этого» перед каждым элементом в списке.
    5. Перекрещивайте каждый предмет в конце дня, если вам удалось его избежать

    Преимущества
    • Перечислив все виды деятельности, на которых вы больше не сосредотачиваетесь, вы мысленно отпустите их и освободите больше времени для важных дел
    • Держит вас под контролем в отношении ваших вредных привычек, таких как времяпрепровождение в социальных сетях, когда вам следует работать
    • Облегчает делегирование задач, так как вы сможете определить, какие задачи вы выполняете, но вместо этого следует делегировать

    Недостатки
    • Не дает подробностей о задачах, которые вы должны выполнить

    17.

    Flowtime Technique

    Обзор

    Вы устанавливаете определенный период времени от 10 до 90 минут и используете его в качестве экспериментальных временных рамок для своей работы. Если вы обнаружите, что можете сосредоточиться после истечения периода времени, вы продолжаете работать. Если вы обнаружите, что больше не можете сосредоточиться, сделайте перерыв.

    Эта техника проистекает из техники Помидора, но она менее жесткая с точки зрения времени на рабочие сессии и перерывы. Это также похоже на технику Timeboxing, только вам предлагается подумать о том, продолжите ли вы работать по истечении времени, а не принудительно останавливаться.

    Flowtime был разработан инженером-программистом Дионатаном Моура в 2015 году.

    Навыки управления временем, которые он улучшает : управление стрессом, однозадачность

    Проблемы, которые он решает : многозадачность

    Как это работает

    С предварительно установленным количеством минут для начальной рабочей сессии:

      Выберите задачу
    1. Решите поработать определенное время (например, 30 минут) и установите таймер
    2. Вы работаете до остановки таймера
    3. Затем вы думаете, сможете ли вы сосредоточиться на задаче еще несколько минут.Например, если вы обнаружите, что можете сосредоточиться еще на 10 минут, установите будильник на 10 минут
    4. Когда истечут 10 минут, спросите себя, сможете ли вы сосредоточиться на больше времени
    5. В любой момент, когда истечет заданный период времени (через 30 минут или после дополнительных 10 минут), если вы обнаружите, что больше не можете сосредоточиться, сделайте перерыв

    Вы можете запустить таймер в Clockify, как только начнете работать. Остановите таймер, чтобы узнать, сколько времени вы потратили на этот рабочий сеанс.Когда почувствуете, что вам нужен перерыв, прекратите работу


    Преимущества
    • Вы получаете преимущества рабочих сессий / перерывов Pomodoro + больше свободы в выборе продолжительности рабочих сессий и перерывов
    • Если вы считаете, что ваш первоначальный выбор количества минут для рабочего сеанса слишком велик, вы можете изменить его в следующий раз.
    • Используя счетчик времени, чтобы увидеть, когда вы наиболее продуктивны, вы можете узнать, когда вы сможете сосредоточиться на самом долгом

    Недостатки
    • Отсутствие установленного времени для продолжительности рабочего сеанса может привести к тому, что вы забудете о перерывах и рискуете выгорать
    • Задачи синтаксического анализа полностью зависят от вас - вам может не удастся разбить их на управляемые фрагменты
    • Общее отсутствие правил

    18.

    Наивысшая цель

    Обзор

    Вы определяете свою самую важную цель и каждый день выделяете время для работы над ней.

    Грег МакКаун разъяснил эту концепцию в своей книге «Эссенциализм: дисциплинированное стремление к меньшему».

    Навыки управления временем, которые он улучшает : цели SMART, эффективное планирование, управление стрессом, однозадачность, установка приоритетов

    Проблемы, которые он решает : многозадачность, неэффективное планирование

    Как это работает

    1. Вы выбираете свою наивысшую цель
    2. График работы по 2 часа каждый день
    3. Лучше всего запланировать эти 2 часа на раннее время суток, когда большинство людей спит, чтобы никто не отвлекал вас.
    4. Придерживайтесь графика
    5. Избегайте социальных сетей, YouTube и других отвлекающих факторов в это время
    6. Работайте только над своей главной целью в течение этих 2 часов
    7. Оставьте остаток дня для других дел

    Преимущества
    • Работая над задачей непрерывно в течение 2 часов, вы тренируете свои способности к глубокой работе
    • Скорее всего, вы добьетесь большого прогресса в выполнении задач, которые приведут к вашей Наивысшей цели, так как вы будете уделять им время каждый день

    Недостатки
    • Нет инструкций о том, как избегать отвлекающих факторов, которые представляют большую угрозу для вашего 2-часового рабочего пузыря
    • Когда вы только начинаете, 2 часов целенаправленной работы может быть слишком много для выполнения
    • Напротив, опытные специалисты могут посчитать, что 2 часа - это слишком мало времени, но им разрешается работать над своей главной целью только в эти фиксированные временные рамки.

    7 основных стратегий управления временем для интеллектуального планирования

    Все дело в том, чтобы делать правильные вещи за меньшее время.Это то, что помогает вам продвигаться по карьерной лестнице, успешно реализовывать проекты или даже получать продвижение по службе с повышением заработной платы. Правильный фокус подобен тренировке. Это может быть сложно, но необходимо не отставать от деятельности, которая приносит максимальную пользу вашим проектам и вашим клиентам. Чем лучше вы сможете сохранять концентрацию и управлять своим временем, тем большего вы достигнете и тем легче вам будет вовремя покинуть офис и у вас останется место на всю оставшуюся жизнь. Навыки эффективного тайм-менеджмента не только позволяют вам добиваться лучших результатов на работе, но и помогают вам вне офиса.Когда вас останется больше на всю оставшуюся жизнь, поверьте мне - ваша работа улучшится.

    Вот семь простых, но действенных советов, которые помогут превратить даже самого серьезного прокрастинатора в Умного Планировщика.

    1. Начните свой день с четкой цели.

    Первым делом вашего дня, связанным с работой, должно быть определение того, чего вы хотите достичь в этот день и что вы обязательно должны сделать. Проясните это, прежде чем проверять свою электронную почту, отвечать на запросы и решать проблемы.Для того, чтобы четко сфокусировать свой день, может потребоваться всего пять минут, но вы сэкономите несколько часов потраченного впустую времени и усилий.

    2. Имейте динамический список задач.

    Записывайте в список задачи и действия, которые вы должны выполнить, и регулярно обновляйте его в течение дня. Часто пересматривайте этот список и добавляйте новые элементы, как только они появляются. Убедитесь, что ваш список дает вам краткий обзор всего, что срочно и важно, и не забудьте включить стратегические действия и действия по налаживанию отношений, а также оперативные задачи.

    3. Сосредоточьтесь на важных делах.

    Прежде чем начинать что-то новое, определите деятельность, которая оказала бы наиболее положительное влияние на ваш проект, вашу команду и вашего клиента, если бы вы занялись этим прямо сейчас. Не поддавайтесь искушению убрать сначала более мелкие и неважные предметы. Начни с самого главного.

    Чтобы помочь вам определить, на каких делах следует сосредоточиться в первую очередь, задайте следующие вопросы:

    В чем сейчас больше всего от меня нуждается мой клиент или моя команда?

    Что доставит больше всего проблем, если этого не сделать?

    Какой самый большой вклад я могу сделать прямо сейчас?

    Какие стратегические задачи мне нужно решить сегодня, чтобы помочь нам работать эффективнее завтра?

    4.Сведите к минимуму перерывы.

    Чем больше у вас в течение дня времени для работы над важными задачами, тем эффективнее вы будете. Определите действия, которые мешают вашей работе, и найдите решение. По сути, один из самых важных навыков тайм-менеджмента - не отвлекаться. Например, не проверяйте электронную почту и не отвечайте на телефонные звонки, когда вы заняты чем-то важным. После того, как вы прервали поток, восстановить его может быть сложно. Вместо этого приучите себя работать над задачей целенаправленно, пока она не будет выполнена.

    5. Хватит откладывать на потом.

    Если вам трудно сохранять сосредоточенность или вы склонны откладывать дела на потом, вам может быть полезно создать для себя внешнее обязательство на (крайний срок). Например, назначьте встречу на два дня, на которой вы представите свою работу, и к тому времени ваши действия должны быть завершены. Также очень эффективно выполнять самые неприятные задачи в начале дня и позволять себе небольшие награды после их выполнения.

    6.Ограничьте многозадачность.

    Многие из нас выполняют несколько задач одновременно и считают, что мы эффективны, когда делаем это, но данные свидетельствуют о том, что мы не можем эффективно сосредоточиться на нескольких задачах одновременно. Чтобы отказаться от многозадачности, попробуйте следующие советы: Планируйте свой день по блокам и выделяйте определенное время для встреч, ответных звонков и выполнения подробного планирования и анализа за вашим столом. Как только вы обнаружите, что выполняете несколько задач одновременно, остановитесь и посидите спокойно минутку.

    7. Пересмотрите свой день.

    Ежедневно просматривайте список задач по 5–10 минут, прежде чем покинуть офис. Похлопайте себя по плечу, если вы добились того, чего хотели. Если вы считаете, что ваши дневные усилия не оправдались, решите, что вы будете делать завтра по-другому, чтобы выполнить то, что вам нужно. Выйдите из офиса в приподнятом настроении, решив возобновить разговор на следующий день.

    Совместно приложите усилия к этим важным навыкам управления временем, и ваши дни и проекты будут протекать намного проще!

    Организации не просто хотят иметь общие цели, о которых знают только сотрудники высшего звена - они хотят ставить, отслеживать и измерять цели для всей компании.Загрузите нашу новую электронную книгу, чтобы узнать, как ваша команда может использовать OKR.

    Эта статья впервые появилась в блоге Сюзанны Мэдсен Developing Project Leaders .