Система 5 s в офисе: Внедрение 5S — оптимизация рабочего пространства

Внедрение 5S — оптимизация рабочего пространства

Практическая часть

Как сделать 5S рабочих мест в офисе:

1

Вытащить всё со своих мест, в том числе из всех  закоулков. (Для крупных помещений можно частями, но нежелательно).

2

Вытереть, вымыть, удалить грязь.

3

Выкинуть лишнее, или отложить его в зону карантина, или пометить «красным ярлыком», если предмет пока некуда переместить и предмет на виду.

Идея «внедри-сегодня»:

зона карантина

Нужно: 1 коробка, 3 минуты (офис) либо 1-2 квадратных метра, 5 минут (производство).

Помещайте в зону карантина предметы, которые неизвестно, нужны или нет. Если в течение 1 месяца предмет не потребовался — его надо удалить.

4

Выделить «зону хаоса»

Идея «внедри-сегодня»:

Зона хаоса

Нужно: любой способ отмаркировать место (например, изолента или открытая коробка).

Выделите место и разводите бардак только там. Со временем уменьшайте это место.   Важно! Не в ящике стола!!! — надо там, где бардак виден.

5

Запланировать, где что будет лежать. Можно сразу делать по частям (может быть придется переделать) или сначала обсудить общее расположение предметов и нарисовать общий план. Это уж как удобнее конкретным людям.   Размещение предметов нужно обсудить со всеми, кто будет пользоваться.  Этот момент -самое то, чтобы передвинуть также столы, шкафы, зоны. Выслушайте идеи всех участников обсуждения. очень часто в коллективе гораздо больше хороших решений, чем кажется.

Важно: планировать должны те, кто будет пользоваться. Дело не в том, чтобы всё внешне смотрелось красиво, а в том, чтобы было максимально

удобно использовать, то есть для каждой вещи нужно найти наилучшее место.

Это значит, что своё индивидуальное рабочее место человек должен планировать сам. И ничего страшного, если у каждого работника оно будет организовано по-разному.

А вот например общий шкаф с документами, принтер, рабочее место, которым пользуется несколько человек и т.п. — нужно обсудить вместе. Заранее выберите руководителя, который будет принимать решения,  если консенсус не получится.

6

Разложить вещи примерно так, как будет, и по мере раскладывания подправить план.

Советы

•  Зоны удобно выделять цветной изолентой. Почему? Изолента удобна, чтобы перемещать зоны, пока они не устоялись. Да, может так оказаться, что то, что придумали вначале, окажется не наилучшим. Зачем нужна зона? Чтобы было видно, что предмет на месте.

•  Когда много бумаг, скрепляйте степлером или скрепкой бумаги по одной теме и надпишите их. Так  вместо 100 бумаг получилось 14 кучек по 14 вопросам, психологически гораздо легче.

•  Что чаще используется — лежит ближе. Обратите внимание также, на какой высоте это размещено (не надо тянуться), под правую или под левую руку повешено.

•  Хранение в точке использования — это идеальное решение для часто используемых предметов (да и вообще для всех, если получится).

7

Сделать маркировку (создайте файл, которым будете всегда пользоваться, тогда у вас будут одинаковые шрифты и не придется нигде записывать, какой у них размер и пр.)

Советы

•  Чтобы не портить стену, используйте белый малярный скотч, и также можете прикрепить к стене бумагу, чтобы нанести на неё контуры предметов. Белый малярный скотч подойдет и для нанесения надписей на стену. В этом случае, пока всё не устоялось, Вы сможете поменять местами предметы, передвинуть надпись.

8

Сделать «приспособления» там, где они нужны (например, разграничители, коробки и пр.).Со временем вы сможете их улучшить и сделать более красивыми. На начальном этапе достаточно вырезать из картона и склеить скотчем, так как первое время Вы будете их перемещать и менять.

До:

После:

Советы

•  Не страшно, если сначала Ваши «приспособления» будут выглядеть грубовато. До того как их «изваять в камне», нужно будет их переделать раз по 5 🙂

•  Контурные формы можно вначале вырезать из картона, а затем уже из фанеры

•  Вам пригодятся картонные коробки и пластиковые контейнеры

•  «Удобно» всегда лучше, чем «красиво». Экономьте каждое движение, и тогда Вы действительно будете убирать предметы на место.

9

Пусть каждое рабочее место будет индивидуальным. Не пытайтесь все места сделать одинаковыми, каждый делает под себя. Пусть предметы будут там, где Вам нужно, но пусть у них будет продуманное место.

Важно! Несоблюдение этого принципа в разы повышает сопротивление сотрудников. И наоборот, соблюдение этого принципа может подтолкнуть работников найти интересные решения, сравнивать между собой и в целом гордиться сделанной работой.

10

Надпись учит нас ставить предмет на место, поэтому нужна!

Кажется, глупо писать «телефон», «чашка». Но, например, раньше я клал сумку куда попало, она все время мешала, иногда терялась. Затем я выделил место для нее, но не сразу привык класть её туда. А когда есть надпись (или другая маркировка, например, контур предмета) — сразу видно, куда положить, и сразу видно, если что-то не на месте. Можете сделать надпись так, чтобы предмет, стоящий на месте, закрывал её.

Когда речь идет о большом количестве предметов, можно использовать не надпись, а их контуры, или выдавленные в соответствующем материале формы и т.п.

Особенно это актуально, когда многие люди используют один комплект инструмента или других каких-либо вещей.

Обязательно кладите каждый предмет на отмаркированное место. Это совсем не долго, если места эти продуманы и удобны. Если предмет не ясно, куда положить, положите его в зону хаоса.

11

Закрепите провода, а также всё, что может упасть, разбиться, нанести травму.

12

Содержите свое место в чистоте! Это займет всего несколько минут в день, а настроение будет гораздо лучше.

13

Стандарт рабочего места и ответственный за содержание рабочего места (или другой зоны, например, шкафа с образцами и т.п.) позволяют проверять друг друга. Стандарт может выглядеть в виде фото с изображением предметов так, как они должны быть расположены, или схемы. Например, так:

14

Регулярно проводите аудиты друг у друга, и ставьте оценку по результатам. Поощряйте лучших.

Для рабочих мест складских

помещений и производства применяется несколько более расширенная технология, об этом будет рассказано в конце статьи.

 

5S бережливое производство: как грамотно подойти к внедрению системы

Вопросы, рассмотренные в материале:

• Какие задачи решает система 5S бережливое производство
• Как внедрить систему 5S бережливое производство
• Какие ошибки мешают успешному внедрению методологии 5S
• Какие книги помогут лучше понять систему 5S

Основная задача руководителя любой компании – приложить максимум усилий, чтобы увеличить прибыльность предприятия, но при этом не допустить роста производственных затрат. Добиться желаемого результата поможет применение системы 5S бережливое производство. В основе данной концепции лежит принцип рационального менеджмента – устранение всех видов потерь, экономически обоснованное использовании внутренних резервов, оптимизация бизнес-процессов.

Что собой представляет система 5S бережливое производств

Система 5S бережливое производство сформировалась не на пустом месте. Подобную концепцию управления производственными процессами еще в конце XIX века предложил американский инженер Фредерик Тейлор. В России разработкой методов научной организации труда занимался ученый, философ, революционер и идеолог А.А. Богданов. В 1911году была издана его книга, в которой описаны принципы научного менеджмента. Именно на основе положений, изложенных А. А. Богдановым, в СССР был внедрен НОТ – научная организация труда. Но самым идеальным инструментом рационального менеджмента на предприятии стала система 5S бережливое производство. Усовершенствованную комплексную методику организации рабочего пространства предложил и внедрил на заводе Toyota Motor японский инженер Тайити Оно.

Мудрый инженер обратил внимание на то, что из-за отсутствия согласованности на производстве происходит много потерь. Если на конвейер своевременно не поставляются нужные детали, то в результате происходит остановка всей производственной линии. И наоборот, если детали подаются с излишком, то рабочим приходится вести их обратно на склад. Это приводит к потерям рабочего времени и нерациональному использованию трудовых ресурсов. На основании своих наблюдений Тайити Оно разработал концепцию под названием «точно в срок». На конвейер необходимо поставлять только необходимое количество деталей, не допуская никаких излишков. Благодаря внедрению своих методик на предприятии, Тайити Оно дослужился до генерального директора компании Toyota.

Система 5S бережливое производство включала в себя технологию «канбан», что в переводе с японского языка означает «рекламная вывеска». Тайити Оно предложил к каждой детали или инструменту прикреплять бирку «канбан» – контрольную карточку, на которой была изложена вся нужная информация по данной детали или инструменту. Бирки «канбан» можно использовать не только на производстве, их можно цеплять на готовую продукцию, офисные папки, медикаменты и т. д. Следующим принципом бережливого производства 5S стало понятие японской философии «кайдзен», которое означает непрерывное совершенствование процессов.

Популярность японской системы объясняется простотой ее принципов и отсутствием значительных затрат. Перед каждым работником предприятия, от уборщицы до генерального директора, ставится одна задача – максимально оптимизировать свою часть деятельности, которая является составляющей общего трудового процесса. Результатом такого подхода является увеличение общей прибыли компании и, следовательно, рост доходов всего персонала. Поэтому на предприятиях всех стран активно внедряется систем

Особенности реализации системы 5S в офисе — Leanbase

Метод организации рабочих мест 5S является универсальным и применяется на любых рабочих местах в любых сферах деятельности. Разумеется, мы не сможем охватить абсолютно все рабочие места. Рабочие места, связанные с обслуживанием оборудования, подробно рассматриваются при описании метода ТРМ (Всеобщего обслуживания оборудования), поэтому на них мы также старались не останавливаться подробно.
Однако, чтобы у читателя не сложилось мнения, что 5S — это метод только для производства, мы решили выделить и рассмотреть примеры реализации метода в офисах. Под офисами мы будем понимать все процессы, работающие с нематериальным, информационным продуктом. Это может быть сфера услуг, консалтинг, или один из административных отделов на заводе (бухгалтерия, продажи, кадры и т.п.).
В данном разделе мы остановимся на особенностях реализации 5S в офисах. Суть каждого шага остается неизменной по отношению к любому рабочему месту, однако приоритеты и фокусы в работе могут немножко сместиться. Работа в направлении организации рабочих мест в офисе имеет свои нюансы, о которых нужно помнить. Кроме того, существует определенный набор ошибок, накопленных на практике, которые надо учитывать.

Помним, что существует семь видов потерь, известных вам. Этот список вполне подходит для офиса и для любой другой сферы производства. Тем не менее, поначалу бывает достаточно сложно применить их к офисному процессу. Давайте вспомним их.
Перепроизводством в офисных процессах может быть изготовление лишних копий, выполнение любой работы, которая не востребована заказчиком, разработка ненужных презентаций, документов, отчетов и т.д.
Излишние запасы — это накопление необработанных документов, любой работы, приходящей от внутреннего поставщика, которая копится.
Транспортировка —  это передача документов, лишний перенос и движение информации. Информацию мы не можем пощупать, потрогать, в данном случае это и есть продукт производства.
Лишние движения — это поиск информации, неудобное расположение оргтехники, когда приходится ходить за принтером или ламинатором достаточно далеко. Это поиск файлов в компьютере и в информационных системах предприятия. Все это можно отнести к лишним движениям.
Ожидание тоже может быть разным: ожидание утверждения документа, ожидание начала совещания в приёмной и т.д.
Излишняя обработка — это чрезмерно детализированные и излишние отчеты, сбор, анализ и оформление данных, которые не нужны заказчику (чаще всего это внутренний заказчик). Если вы, например, делаете отчет для руководителя и его интересует лишь динамика производительности, а вы красочно оформляете презентацию и дополнительно приводите какую-то аналитику, которая его не интересует, то это и есть лишняя обработка.
Переделки и дефекты — это исправление ошибок, опечаток в отчетах, утеря документов, уточнение информации и т.д.

Это универсальная классификация потерь. Она подходит под любой процесс.

В отличие от производства, где мы можем наблюдать продукт по мере его преобразования материала, мы можем увидеть его и пощупать, в офисных процессах все гораздо сложнее. Здесь мы не видим материальный продукт, но знаем, что происходит работа и продуктом, как правило, является информация или услуга.

Например, оформление страховки. Человек страхует свой автомобиль, его интересует готовый бланк страховки, а именно сам момент получения страховочного сертификата, но процесс оформления может быть достаточно долгим. По мере его выполнения могут изготавливаться лишние копии, копиться необработанные документы, передаваться неоднократно от одного работника к другому, могут происходить лишние движения, поиск информации в компьютере, ожидания работника для утверждения или согласования каких-то документов, может существовать излишняя обработка, может возникать множество ошибок в процессе. От человека требуются входящие данные: номер паспорта, водительские права и т.д. Здесь мы продукт не видим, однако, если мы понимаем, как движется информация, и знаем, как происходит процесс, то можем выявить все существующие виды потерь.

Вернемся к организации рабочих мест в офисе. Она способна частично либо полностью устранить некоторые виды потерь. К чему ведут потери в офисных процессах?

• Это увеличение срока выполнения заказа. Если, например, вы могли бы получить ту самую страховку через 20 минут, а вы ждете целый час. Это может привести также к потере управленческих решений, а мы помним, что любое решение, которое принято быстро, является лучшим вариантом, чем отличное, хорошо продуманное, принятое не вовремя.  А как вы знаете, основная задача управления и менеджмента — это принимать решения быстро, вовремя и качественно. Ошибки управленческих решений также могут происходить из-за недостоверной информации. Поэтому потери могут дать и ошибки управленческих решений.
• Может происходить увеличение себестоимости продукта, как следствие наличия потерь. То есть если для оформления страховки требуется 20 минут, а мы тратим час, то каждый сотрудник не успевает обслужить всех клиентов, приходится нанимать еще дополнительных работников, раздувать штат и т.д.
• Опоздание с выбором нового продукта на рынок тоже может иметь серьезные последствия. Буквально день или два решают судьбу компании. Потери существуют практически везде, 5S нужен в офисе в первую очередь для стабилизации процесса, которая заключается в устранении основных потерь, возникающих на рабочих местах.

Мы сейчас не будем рассматривать все офисные процессы, это тема для отдельной книги. Здесь мы посмотрим только на потери на рабочих местах, но это уже будет являться отличным фундаментом для того, чтобы оптимизировать и улучшить офисные процессы в целом.

Цель 5S в офисных процессах такая же, как в производстве — стабилизация, вовлечение персонала, организация рациональных рабочих мест.
Стабилизация в офисе имеет определенную специфику.
Стабилизация по-прежнему выражается в способности выдавать результат: давать определенное количество и качество продукта и предсказывать его (предсказуемый результат). Но стабилизация в офисе зависит от других факторов. Например, от исключения ошибок в работе. Чем меньше ошибок проникают в работу, тем проще предсказать результат и соответственно планировать, прогнозировать его и исключить какие-то другие виды потерь.
Например, ожидание — это исключение остановок процесса. Процесс может останавливаться из-за неорганизованности рабочего места, при скоплении документов, при потере документов и долгом поиске данных. Это исключение возвратов продукта (информации), которые могут возникать, когда недостает данных, либо обнаруживается критичная ошибка, исправить которую может только внутренний поставщик.
Если рабочее место организовано правильно и рационально, то исключается большинство ошибок в работе, соответственно снижается количество возвратов. То же касается уточнения информации. Мы меньше уточняем, реже останавливаем процесс, он становится более стабильным. Если информация под рукой, если мы знаем, что конкретно необходимо сделать, то становится гораздо меньше ошибок и их исправлений. Исключение потери времени на поиск, хождение и ожидание внутренних заказчиков и поставщиков.
Рациональная организация устраняет потери на рабочем месте и позволяет исключить или уменьшить некоторые факторы, негативно влияющие на стабильность процесса.

На чем следует акцентировать внимание при организации рабочего места в офисе?

• Устранение потерь времени на поиск нужного документа. Следует сделать так, чтобы поиск документации, которая используется постоянно, был минимальным. Для этого нужна сортировка и упорядочивание файлов, в том числе и на компьютере. Повышение производительности компьютера способно эту проблему частично решить. Документация, которая нам нужна в первую очередь, хранится в непосредственной близости.
• Устранение запасов и перепроизводства. Скопление документов, которые давно не нужны, должны находиться в архиве, излишки запасов канцтоваров и бумаг — все это мешает нормальной организации рабочего места, отвлекает внимание, порождает мелкие потери времени по поиску, сортировке, перекладыванию и т.д. Здесь надо подумать, откуда эти запасы появляются и как можно предотвратить появление подобных ненужных запасов на рабочем месте в дальнейшем.
• Обратите внимание, как разделить ответственность, зоны и обязанности по поддержанию чистоты. Как правило, в офисах существует достаточно большое количество зон, которые являются зонами безответственности, то есть ни к кому не относятся. Это места общего пользования, принтеры, ламинаторы, конференц-залы. Это такие территории, за которыми никто не смотрит и не ухаживает, но тем не менее, когда необходимо, например, срочно выполнить какую-то работу, может оказаться так, что картридж не заправлен, конференц-зал не подготовлен (кто-то провел совещание и не расставил стулья, не убрал бумаги) и так далее. Такие моменты надо продумать опять же применительно к рабочим местам в офисе, разделить ответственность, она может быть поделена либо по зонам, либо по времени, либо могут быть приняты правила пользования общественными местами. Например, использовали конференц-зал, провели там собрание или совещание, и после совещания тот, кто его проводил, тратит 5-10 минут для того, чтобы привести его в нужное состояние.
• Подумайте, какие ошибки можно исключить с помощью визуализации. Она может сэкономить достаточно много времени. Визуализация может помочь быстро найти документ, человека, сориентироваться в помещении, исключить ошибки в работе. Здесь надо подумать применительно к конкретному рабочему месту: какие ошибки возникают не только у того человека, который работает на конкретном рабочем месте, но и у тех людей, кто приходит к нему, кто с ним взаимодействует. С помощью визуализации часть этих ошибок можно исключить.
• Поищите, где можно устранить излишние перемещения и транспортировку. Здесь можно обратить внимание на электронный документооборот. Можно применить такие решения, как единый рациональный и визуальный сбор корреспонденции. Проблемы с излишними перемещениями, как правило, связаны с почтой в офисе. Иногда, если существует большое количество перемещений на рабочем месте, целесообразно применить диаграмму «спагетти» и проанализировать, куда работник чаще всего перемещается.

Забудьте про оконтуривание мышек, подписание карандашей и ручек, мониторов, стационарных компьютеров, от подписей, из серии «это телефон», «ножницы» и прочее. Это все бесполезные вещи, которые просто тратят ваше время и ресурсы. Они ни к чему не приводят, не устраняют никаких потерь, не стабилизируют процесс, а самое главное, демотивируют коллектив.
Поэтому, пожалуйста, не занимайтесь подобной ерундой.

Кратко подведём итог, на чём мы фокусируемся при устранении потерь в офисе. Это исключение ошибок в работе, остановок процесса, возвратов продукта, уточнения информации, внесения исправлений, потери времени на поиск, хождения, ожидание внутренних заказчиков и поставщиков. Это все, что повышает стабильность процесса.
Начиная организовывать рабочие места, помните, что основная цель —  стабилизировать процесс при помощи устранения основных потерь, которые есть в офисе, и вовлечь персонал. Такие глупости, как подписи мышек и карандашей, демотивируют персонал.
Ваш акцент в работе должен быть направлен в первую очередь на устранение времени на поиск документации, запасов и перепроизводства, исключение скопления документов, лишних перемещений и бумаг, разделение зон ответственности, закрепление общих правил, а также на исключение ошибок с помощью визуализации.

Статья подготовлена на основании материала из книги «5S. Организация рабочих мест» , 2016 г. Ф.А. Семенычев. Специально для LeanBase.ru

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

Система 5S. Организация рабочего места — Leanbase

С момента становления Бережливого производства (lean), 5S считается базовым инструментом, с которого начинаются любые улучшения и внедрение lean в целом. Об этом инструменте написано достаточно книг и статей, он является наиболее распространённым из всех известных инструментов lean в России. Не смотря на это, существует ряд проблем и часто допускаемых ошибок в применении этого инструмента. В данной статье мы не будем приводить подробного описания инструмента, ограничимся лишь его кратким обзором.

Начнём с обзора самого инструмента. 5S — это система организации и рационализации рабочих мест, являющаяся аббревиатурой пяти японских слов:

• Сэйри «сортировка» — разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних. Предметы (всё, что угодно, начиная с инструмента, комплектующих, материалов и заканчивая документацией и личными вещами), которыми не пользовались, продолжительное время удаляются.
• Сэйтон «соблюдение порядка» — организация хранения необходимых предметов, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать. Например, то, что используется постоянно, располагается в непосредственной близости. То, что раз в сутки, рядом с рабочим местом. То, что реже, на складе и т.д.
• Сэйсо «содержание в чистоте» — соблюдение чистоты и опрятности на рабочем месте. Рабочее место тщательно убирается и приводится в должное состояния, устраняются источники загрязнения.
• Сэйкэцу «стандартизация» — необходимое условие для выполнения первых трёх правил. Для предотвращения возврата к первоначальному состоянию, стандартизируются графики уборки, новое состояние рабочих мест и размещение предметов.
• Сицукэ «совершенствование» — воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций.

Инструмент применяется к определённым участкам, физическим рабочим местам (хотя принцип применим и к виртуальным, например рабочему столу компьютера). Наведение порядка на рабочих местах – это не просто красота, а ликвидация основных видимых потерь, без которых дальнейшие улучшения не имеют смысла, т.к. ценность создаётся именно на рабочих местах. Не стоит недооценивать потенциал для устранения потерь на рабочих местах, каждый раз повторяя шаги 5S можно выявлять всё новые потери. Помните, что потенциал есть везде и всегда, а 5S это не разовая акция по улучшению рабочих мест, это постоянно повторяющийся процесс их улучшения.

Основные моменты, на которые следует обратить внимание, внедряя 5S:

• Работу необходимо начинать с одного небольшого участка или рабочего места. Основными требованиями к выбору участка или рабочего места являются высокая лояльность персонала и высокий потенциал для улучшений. Другими словами, персонал по большей своей части должен поддерживать изменения, т.к. изменения не просто коснутся их привычной обстановки, но и будут реализованы их руками.
• Быстрые результаты – это второе, на чём хотелось бы заострить внимание. Применение данного инструмента, в отличие от многих прочих, рассчитано на быстрое получение первых видимых результатов. Все преобразования будут видны не только участникам процесса улучшений, но и всем работникам. То, что сразу бросается в глаза не оставит равнодушным никого, не стоит растягивать удовольствие и наслаждаться каждым шагом 5S по несколько дней или недель. Длительность работ не только утомляет, но и сеет зёрна сомнения в самих работников. Поэтому первые результаты должны быть как можно раньше. Совершенствоваться можно всегда, а потенциал для совершенствования есть где угодно, но не стоит забывать, что 5S – это цикличный процесс, который должен периодически повторяться, о чём и призвана напомнить последняя «S» — «Совершенствование». Добейтесь первых видимых результатов, стандартизируйте их и периодически возвращайтесь и проделывайте снова все шаги.
• Вовлечение работников в реализацию шагов 5S так же немаловажно. Представляете, если кто-то начнёт наводить порядок у вас дома и менять местами полки, где хранятся носки с трусами? Вряд ли это кому-то понравится. Вовлечение не означает, что мы должны полностью слушать работника, порой степень замыленности глаз бывает выражена на столько, что любые перемены для него могут казаться ужасом и глупостью. Однако работник должен чувствовать свою сопричастность к изменениям, ведь впоследствии, ему придётся повторять шаги 5S уже самостоятельно.
• Распространённая ошибка при применении 5S – игнорирование последних двух шагов, при получении первых видимых результатов. Стандартизация позволяет зафиксировать новое состояние рабочего места, однако сам по себе стандарт работать не будет, т.к. у работников существуют ещё старые привычки. Стандартизация помогает контролировать улучшение (точнее отсутствие возврата к первоначальному состоянию), а также выработать нужные привычки для его предотвращения. Для этого необходим постоянный контроль со стороны руководителей и устранение причин возврата к предыдущему состоянию. Другими словами, никогда не останавливайтесь, получив первый видимый результат, удостоверьтесь, что ситуация стабилизировалась, а новые привычки начали вырабатываться.
• Ещё одна рекомендация при внедрении 5S – уделять достаточно внимание безопасности и эргономике, а также устранению потерь на рабочем месте, а не только сортировке предметов.

По большому счёту, для рабочего всё равно, сколько деталей расположено у него на столе, или сколько инструментов находится в его шкафу, однако польза применительно для него будет заключаться в повышении уровня безопасности, удобства и стабильности его работы. Разумеется, устранение потерь является основной целью инструмента, но необходимо также стремиться к минимизации перемещений, исключению наклонов и прыжков, переноски тяжестей, исключения факторов получения травмы.

Результатом работ должны являться не только чистое, аккуратное рабочее место, но и безопасное и максимально эргономичное. Более того, работники и руководители должны следовать новым стандартам, не только поддерживать чистоту и порядок, но и улучшать рабочее место и соответствующие стандарты, вырабатывая новые привычки.

Статья подготовлена на основании материала из книги «Бережливое производство для руководителей»  2014 г. Ф.А. Семёнычев.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

Ничего лишнего. Организация рабочего места по системе 5S | GeekBrains

Японский способ навести и поддерживать порядок на столе и в жизни.

https://d2xzmw6cctk25h.cloudfront.net/post/1932/og_image/1203efd47116d0f552323ea028b97ab5.jpg

5S — это японская система, которая помогает упорядочить ту сферу, в которой она применяется. Считается, что если следовать ей в жизни, это поможет стать немного счастливее. Но это уже продвинутый уровень.

Чтобы проверить, работает ли система, предлагаем начать с малого — организовать рабочий стол по этому принципу. Это должно помочь обнаружить и устранить проблемы трудового процесса и повысить его эффективность.

Неопрятное и захламленное рабочее место вынуждает отвлекаться, подолгу искать нужные вещи. Это злит и мешает чувствовать удовлетворенность от того, чем вы занимаетесь. 5S помогает навести порядок и легко поддерживать его.

В чем суть

Система состоит из пяти этапов, названия каждого из которых начинаются в японском языке на букву «с». При переводе обычно это пытаются сохранить. В этом нет никакого сакрального смысла, но так получается красивее — название 5S сохраняет оригинальное значение.

Итак, вот эти пять элементов:

1. Сортировка.
2. Соблюдение порядка.
3. Сияющая чистота.
4. Стандартизация.
5. Самодисциплина.

Каждый из них подразумевает действия, которые в итоге должны привести к порядку на столе и облегчить процесс работы.

1. Сортировка

Этап, в котором нет места сантиментам. Все, что лежит на вашем столе и вокруг него, должно быть рассортировано по двум характеристикам — нужное и ненужное. Во вторую группу отправятся и мусор, и бумаги, которые еще вчера были нужны, а сегодня превратились в хлам, и милые сердцу вещицы вроде фигурок «Мстителей» или счастливого евроцента из первого путешествия за границу. Все это стоит выкинуть, отдать нуждающимся, отнести домой или хотя бы подальше от рабочего стола, если работаете на удаленке.

После этого нужно еще раз рассортировать нужное на то, что необходимо часто, и то, что вы используете изредка. А вот что с этим делать — уже в следующем пункте.

2. Сохранение порядка

На вашем рабочем столе остались только необходимые вещи, но и их нужно разложить так, чтобы уже завтра не вернуться к хаосу и завалам. У каждого инструмента должно появиться свое место, которое отвечает нескольким критериям:

1. Вещь лежит на видном месте.
2. Ее легко взять.
3. Ее легко использовать.
4. Ее легко вернуть на место.

Чем чаще вы используете предмет, тем тщательнее стоит выбирать место, где он будет лежать. Скажем, если вы каждые десять минут записываете что-то в ежедневник, едва ли есть смысл убирать его в ящик стола. С большой долей вероятности вам быстро надоест доставать его оттуда, и вы просто перестанете возвращать его на место.

Зато блокнот можно пристроить рядом с клавиатурой со стороны нерабочей руки. Смотрите, как просто: вы протягиваете руку, берете ежедневник, подтягиваете к себе, открывая в процессе, и тут же начинаете делать записи рабочей рукой — ни одного лишнего движения.

А вот гарнитура, которую вы используете раз в неделю для интернет-планерки, в ящике стола будет вполне на своем месте.

3. Сияющая чистота

Чтобы рабочий стол оставался чистым, его нужно периодически приводить в порядок. Этому правилу, не апеллируя ко всяким японцам, с детства учат русские мамы. И оно работает.

Проще всего поддерживать чистоту, если определить время для уборки. Это звучит гораздо зануднее, чем есть на самом деле. Например, заведите правило — перед окончанием рабочего дня выкидывать ненужные бумаги в мусорное ведро, лишние файлы — в корзину, а рабочие инструменты возвращать на место. Всего 5 минут, и рабочий стол будет выглядеть так, что и маме показать не стыдно.

4. Стандартизация

На производстве этот этап предполагает разработку должностных инструкций, включая поощрения и наказания для сотрудников. Ничто не мешает вам сделать то же самое. Систематизируйте правила, которые придумали на предыдущем этапе, и решите, как вы можете поощрить себя за их выполнение. Так вы будете разбирать ежедневные завалы с мыслью, что впереди вас ждет что-то приятное.

5. Совершенствование

Этот этап не закончится никогда, потому что нет предела совершенству. В процессе работы за преобразившимся столом вы начнете понимать, что некоторые решения были неправильными. Внесете коррективы и впредь будете действовать уже с новыми вводными.

Зачем все это нужно

Описание системы выглядит сложно. На практике все гораздо проще. Немного усилий, и вот что вы получаете взамен:

1. Чистый стол, на котором не задерживаются лишние вещи. Работать за ним легко и приятно: вы не отвлекаетесь, ничего не мешает.
2. Все необходимое под рукой. Вам не нужно искать ту самую важную бумажку. Она лежит с другими не менее важными документами, в установленном вами порядке. Больше не придется тратить время впустую. Рука автоматически тянется к месту, где должен быть нужный предмет, и, что важно, находит его там.
3. На рабочем месте легко ориентироваться не только вам. Вы легко объясните по телефону или в чате, что и где лежит, даже человеку, который впервые в глаза видит ваше рабочее место. Вы знаете точные координаты и не используете фразу «ну где-то там, на столе».

Кому подойдет

Всем подойдет, но в особенности тем, у кого много подручных материалов. Если вы используете только ноутбук, теоретически можете поставить его даже на гору мусора. Ничего не помешает — вам нужны только компьютер и клавиатура. Но если потребуются документы, бумаги с записями, макеты, что-то еще, то стол моментально исчезнет под завалами. В таких условиях любой лишний предмет сеет хаос.

А вы как организуете рабочее место? Делитесь в комментариях.

5S или как организовать свое рабочее место / Хабр

Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Знаете, что значат эти 5 непонятных японских слов? Не знаете? Я постараюсь объяснить.

Но сначала немного истории. В 50-х годах прошлого века Японии пришлось очень не сладко, страна оказалась в сильнейшем кризисе: отделенная от материка, без особых ресурсов и с множеством других проблем. Но… японцы — молодцы. Они собрались, много учились и много работали. Они перенимали все лучшие технологии, модернизировали и улучшали их. Единственным спасением Японии в тот момент было стать намного более эффективной, чем весь остальной мир.

И японцы это сделали. Они стали работать очень и очень эффективно. А способы работы они очень аккуратно, как кирпичики, сложили в систему. Система работы у японцев получилась стройная, но живая, и, что очень важно, постоянно улучшающаяся.

Wikipdia знает кое-что о бережливом производстве, Тойоте и их производственной системе, Кайдзен и Масааки Имаи.

Так вот эта система вся создана для того, чтобы максимально минимизировать и исключить все затраты, какие можно. И сделать процесс просто супер эффективным.

И одним из маленьких, но очень важных кирпичиков этой системы стала методика 5S, методика эффективной организации рабочего места. Состоит она в применении 5 простых принципов. Принципов, позволяющих экономить время и силы и работать эффективно.

Что же это за принципы?

1. Seiri (Рассортировать)

Выделите все программы, документы, инструменты, материалы и прочие вещи, которые вы используете, или которые помогают вам в работе. Остальное либо сотрите, либо выкиньте, либо куда-то подальше уберите. Оставьте, только то, что на самом деле нужно. Будьте честны и объективны. Если есть сомнения, уберите вещь в дальний ящик, понадобится — достанете.

2. Seiton (Упорядочить)

Инструменты и документы, которые вы посчитали важными, расположите по удобным и легко доступным местам. По местам, наилучшим образом соответствующим вашему рабочему процессу. Наведите порядок на рабочем столе и в компьютере. Настройте сервисы, которыми пользуетесь. Разложите справочники и книги, к которыми регулярно обращаетесь, по полкам. Сделайте свое место работы удобным.

Важно, чтобы было место подо все и все на своем месте.

На японских (а теперь уже и практически на всех современных) заводах используется так называемый метод теней — там где должен лежать конкретный инструмент рисуется контур этого инструмента. Это сделано для того, чтобы было сразу видно, если какого-то инструмента нет или он лежит не на своем месте. То, что не нужно каждый раз проверять все ли на месте и искать чего же не хватает, экономит кучу времени.

3. Seiso (Убраться)

Систематическая уборка — вещь просто необходимая. Тратьте немного времени в конце вашего дня, или, когда вы заканчиваете работать, на уборку. Уберите мусор, разложите все по своим местам. Сделайте так, чтобы утром следующего дня было приятно снова начать работать. Ключевой момент – это регулярность. Важно, чтобы уборка была частью вашего рабочего дня, а не совершалась время от времени, когда «уж слишком большой беспорядок».

4. Seiketsu (Стандартизировать)

Стандартизируйте по возможности ваш рабочий процесс. Если существуют регулярно повторяющиеся действия, опишите их, продумайте все моменты и не тратьте больше время на обдумывание, когда понадобится сделать это действие опять. Старайтесь выработать себе лучшие линии поведения. Имея под рукой готовые алгоритмы действий, вы будете экономить огромную кучу времени. И перестанете упускать из виду важные моменты.

5. Shitsuke (Поддерживать)

После того, как ваша работа более-менее стандартизирована, на столе и в целом на рабочем месте порядок, нет ничего лишнего и все на своем месте — не останавливайтесь! Очень важно все это поддерживать и постепенно улучшать.

Ну что, прочитали?

Слишком всё просто и очевидно? Посмотрите на стол вокруг себя и на свой десктоп.

Я очень рад, если у вас все в порядке, Если нет, попробуйте сегодня убрать лишнее со стола, прибраться, разложить все по местам, описать (хотя бы у себя в голове), как проходит ваш рабочий день. И хотя бы пару недель постараться выполнять эти до невозможности очевидные принципы.

A 5S Office System — Часть 1 Планирование

5S System, Lean Office и Kaizen — популярные термины, используемые для описания системы, используемой для поиска и удаления всех форм отходов в рабочей среде. Эти принципы кайдзен, которые используются в производственных цехах по всему миру для повышения производительности и эффективности, также могут быть применены в офисной среде.

Система 5S Office сделает ваш офис чистым, организованным, а офисных работников более эффективными. Ваши офисные работники смогут найти то, что им нужно, когда они им понадобятся, и точно знать, где все находится.

Офисная система 5S заложит фундамент для экономичного офиса, на котором вы сможете строить. Использование системы 5S сделает ваш офис более продуктивным, чище, поднимет моральный дух офисных работников и сэкономит деньги вашей компании. Как только эта основа бережливого офиса будет создана, вы сможете использовать ее, используя принципы Кайдзен, для постоянного улучшения офисной среды и систем управления офисом.

Эта серия статей проведет вас через этапы планирования и внедрения системы 5S Office.

• Часть 1 — Планирование
• Часть 2 — Закладка фундамента
• Часть 3 — Ваша первая кампания по 5S Office
• Часть 4 — Поддержка системы 5S Office
• Часть 5 — Развитие вашего успеха

Планирование системы 5S Office

Ключ к правильному внедрению системы 5S Office — это планирование. Узнайте о системе 5S и о том, как она используется в офисе. Вот некоторые ресурсы по системе 5S, которые могут вам пригодиться.

В Интернете есть много источников, а также книг.

Получите поддержку руководства

Чтобы добиться успеха, вам потребуется поддержка руководства и руководства. Подготовьте обзор того, что такое система 5S. Объясните, как это сделает рабочее место чище, продуктивнее, эффективнее, повысит моральный дух офисных работников и снизит затраты. Руководству нравится слышать о недорогих способах совершенствования в этих областях, поэтому это будет ваш ключевой аргумент.

Создание группы 5S Office

Чтобы помочь вам спланировать и запустить систему 5S Office, создайте команду 5S Office.Членами команды будут менеджеры, руководители, руководители команд и ваш самый организованный и знающий персонал. Выберите только несколько подходящих членов руководства. Большую часть команды должны составлять офисные работники. Наилучшие отзывы об улучшении исходят от тех, кто действительно выполняет свою работу. Они могут сказать вам, что работает, а что нужно улучшить. Эта команда поможет вам спланировать и запустить вашу систему 5S Office, а также поддержать ее.

Первая встреча

Целью вашего первого собрания группы по 5S Office System должно быть обучение членов вашей команды работе с системой 5S и постановка целей, которых вы хотите достичь.

Обсудить 5S

• Сортировка — Уберите из офисного помещения все, что не нужно для работы.
• Выпрямление — «Все и все на своих местах»
• Блеск — Чистота
• Стандартизация — Бизнес-правила для поддержки системы 5S
• Sustain — Прививайте самодисциплину, чтобы поддерживать систему 5S

Обсуди 7 отходов в офисе

• Over Production — Больше информации, чем нужно заказчику, больше информации, чем нужно для следующего процесса, создание отчетов, которые никто не читает, или изготовление дополнительных копий
• Транспортировка — Получение или хранение файлов, перенос документов на общее оборудование и с него, передача файлов другому человеку или получение подписей
• Motion — Поиск файлов, лишние щелчки или нажатия клавиш, удаление файлов на столе, сбор информации, просмотр руководств и каталогов или обработка документов
• Ожидание — Ожидание факсов или копировального аппарата, восстановления системы, ответа клиента или возврата переданного файла.
• Ненужная обработка — Создание отчетов, повторный ввод данных вручную, использование устаревших стандартных форм или использование неподходящего программного обеспечения
• Инвентаризация — Файлы, ожидающие обработки, открытые проекты, слишком много канцелярских товаров, электронные письма, ожидающие чтения, или неиспользуемые записи в базе данных
• Дефекты — Ошибки ввода данных, ошибки ценообразования, отсутствующая информация, пропущенные спецификации или утерянные записи

Во время этой встречи вы должны определить цели для вашей системы 5S Office.Примеры целей включают:

• Устранение отходов
• Повышение производительности
• Повышение эффективности
• Лучшая организация
• Повысьте моральный дух офисных работников
• Чистая рабочая среда

Привлекайте своих офисных работников

Перед запуском познакомьтесь с офисными работниками. Во время этой встречи попросите их дать как можно больше отзывов. У них будут идеи, о которых вы даже не догадывались, чтобы улучшить офисную среду.Многие из них можно интегрировать в систему 5S Office или использовать позже, когда вы строите свой компактный офис.

Для того, чтобы система 5S Office работала, у вас должны быть все на борту. Система 5S зависит от каждого офисного работника, который следует системе и выполняет свою часть работы. Вы хотите подчеркнуть, что офисные работники — самый ценный ресурс компании и что система 5S Office облегчит их работу.

Для поддержания системы потребуется индивидуальная самодисциплина. По своей природе люди сопротивляются изменениям, поэтому вам следует действовать медленно.Это упростит запуск и поддержку системы 5S, а также ее принятие офисными работниками, если они будут частью процесса.

Видео о 5S Office System

Вот несколько видеороликов о 5S в офисе, которые могут вам пригодиться.

Офисная система 5S серии

Связанные, которые могут вас заинтересовать

5S Office; Внедрение экономичного офиса

Внедрение Lean 5S в офисе

Принципы бережливого производства применимы в сфере услуг или в ваших административных офисах так же, как и в производстве; на самом деле в некоторых случаях даже важнее.Применение бережливого мышления и инструментов бережливого производства в офисных процессах часто дает большую экономию времени выполнения заказов и других проблем, чем вы могли бы когда-либо надеяться получить на своем производстве.
Рассмотрим обработку заказов большинства компаний; Сколько раз вы наблюдали, как шесть недель производственного цикла занимали 5 недель в офисе и одну неделю панического производства? К сожалению, в этом нет ничего необычного, поэтому применение идей и инструментов бережливого производства должно быть шагом вперед.
Как и в наших производственных помещениях, часто лучше иметь программу 5S для наших офисных помещений, принципы и идеи одинаковы с теми же целями; организованный, безопасный, чистый, эффективный и повторяемый рабочий процесс.Работайте, чтобы предотвратить отходы Муда, Мура и Мури и устранить эти семь отходов в вашем офисе.

Шаги 5S для экономичного офиса

5 шагов 5S

Те же 5 шагов 5S, которые вы применяли на своих производственных участках, применимы в ваших административных процессах. Так же, как и в производственных процессах, вы должны начинать с обучения, а команда должна состоять в основном из тех людей, которые работают в той области, в которой вы проводите 5S.

5S Seiri для офиса (Сортировка, Расчистка, Классификация)

Беспорядок очищен от офисных помещений.

Как и в случае с вашими производственными процессами с 5S Seiri для офиса, мы стремимся убрать весь ненужный беспорядок в вашем рабочем пространстве. Это означает, что нужно смотреть сквозь каждый шкаф, стеллаж, картотечный шкаф, под и за столами и так далее. Команда должна постараться удалить все предметы, которые не нужны повседневно.
На этом этапе, как правило, мы удаляем старые каталоги (я обнаружил, что некоторые из них старше 20 лет — никогда не открывались), старые образцы, компоненты, устаревшие документы, непонятные части оборудования, которые никто не может идентифицировать или использовать, и многое другое.
Поместите очевидный мусор в корзину (или утилизируйте) и поместите ненужные, но имеющие ценность, в карантинную зону так же, как если бы вы находились на своих производственных площадях. Красные метки также можно использовать для удаления предметов, требующих посторонней помощи.
Ваши комнатные растения и другие эстетические предметы, хотя они и могут быть строго излишками, могут быть сохранены, но, пожалуйста, постарайтесь, чтобы это огромное фиговое дерево не прерывало поток документов из одного места в другое.

Сравнение планов Microsoft 365 и Office 365 Enterprise

Перейти к основному содержанию Microsoft

Microsoft 365

Microsoft 365

• Главная
• Продукты
  • Для дома
  • Для бизнеса
  • Для предприятия
  • Приложения и сервисы
  • Больше
• Возможности
  • Продуктивность и командная работа
  • Управление бизнесом
  • Безопасность и соответствие
• Планы и цены
• Служба поддержки

• Все Microsoft
  • Программного обеспечения
  • ПК и устройства
  • Развлечения
  • Бизнес

Система 5S, мощная философия управления качеством

В этой статье объясняется практическое применение системы 5S , разработанной Сакичи Тойода.После прочтения вы поймете основы этого мощного инструмента для управления качеством .

История 5S Система

История 5S System, кажется, уходит корнями в XVI век и в Венецию. Стремясь упростить процесс сборки, рабочие использовали качественный процесс производства , чтобы строить корабли за часы, а не дни или недели. В 1970-х годах Сакичи Тойода разработал систему 5S в рамках общей производственной системы (TPS) .За прошедшие годы система 5S распространилась и ее можно найти в рамках Total Productive Maintenance (TPM), визуального рабочего места, процесса Just-In-Time (JIT) и LEAN Manufacturing. В основном все с одной целью: улучшение процессов для улучшения производства. Система 5S несложна и проста в реализации. Однако для каждого исполнения нужен правильный план. В конце этой статьи несколько советов и приемов.

Что такое 5S?

Существует пять этапов системы 5S: Перевод с японского:

1. Сейри = сортировать.Отсортировать нужные и ненужные предметы (удалить не нужно)
2. Seiton = выпрямить. Структурировать; назначить место и количество необходимых предметов
3. Seiso = блеск. Очистить для проверки и обслуживания
4. Seiketsu = стандартизировать. Устанавливайте стандарты, соглашения и визуализируйте
5. Сицукэ = сустейн. Безопасность для будущего

1. Сейри

Выберите область системы 5S, с которой нужно начать, и назначьте команду. Наклейте «нужные» и «ненужные» наклейки на разные материалы (машины, инструменты, детали, коробки, стулья и т. Д.).Соберите «ненужные» материалы в карантинной зоне. Команда решает, действительно ли это «не нужно» или нужно, но слишком много. Удалите ненужные предметы и утилизируйте их должным образом. Удалите все неиспользуемые части (обратно в универсальный магазин). Отделите нежелательные материалы на рабочем месте и утилизируйте их надлежащим образом

2. Сейтон

Установите место и количество для всех предметов, помеченных как «необходимые». Вы можете использовать эту таблицу:

3. Seiso

Чистая рабочая среда мотивирует, безопаснее и повышает эффективность. Чистка и уход — это больше, чем просто пыление и парение.Дело не только в внешнем виде машины! Включите процедуры уборки в стандартную повседневную работу сотрудника. Выберите область (подобласть) и назначьте людей для этой области / подобласти. Установите схему очистки, четко указав: что чистить, желаемый результат (норма, используйте изображения!), Метод (губка, скребок, моющее средство), интервал, необходимое время и кто. Убедитесь, что в вас принимают участие все уровни и дисциплины (включая менеджеров, руководителей групп и инженеров), даже офисный персонал, чтобы создать больше рычагов воздействия. Подчеркните, что чистка чистая для проверки.Ищите источники загрязнения. Таким образом мы определяем, что нужно улучшить, что в конечном итоге может привести к уменьшению количества уборок.

4. Seiketsu

Стандартизируйте передовой опыт в рабочей области. Стандарты необходимы, чтобы все работали одинаково. Сделайте ваши стандарты заметными. Благодаря этому они лучше управляются и их легче обслуживать. Всегда поддерживайте высокие стандарты ведения домашнего хозяйства и организации рабочего места.

5. Сицукэ

Стимулируйте всех к соблюдению высоких стандартов.Ключевым аспектом здесь является ролевое моделирование. Менеджеры, руководители групп, супервайзеры будут иметь значение на этом этапе! Настроить обучение для новых сотрудников. Проводите регулярные аудиты и передавайте отзывы об улучшении команде проверяемой области. Со временем стандарты изменятся. Это может быть связано с новыми машинами, новыми процедурами, правилами безопасности или просто с тем, что общая площадь улучшилась. Отрегулируйте стандарты 5S вместе со всеми участниками. Помните, что ответственность и компетентность 5S со временем перешли на самый нижний уровень вашей организации.Если они выступят вместе с высшими руководителями, вы заложите прочный фундамент для будущего успеха.

Советы и хитрости

Инициатива 5S — это не отдельное мероприятие. Практика системы 5S должна быть частью плана повышения производительности и стратегий повышения операционной эффективности. Не создавайте специальную команду по 5S. 5s должны стать стандартом для всех.

Менеджмент должен ВЛАДАТЬ 5S

Мгновенный убийца — это руководство, которое не идет на поводу у. Сообщение системы 5S, распространяемое менеджером, чье рабочее место не соответствует стандарту системы 5S, мгновенно теряет доверие.С умом выбирайте пилотный проект. Выберите удобное пространство. Привлечь к работе менеджера, начальника и цеха (не забудьте водителя погрузчика)

Визуализировать

Сила визуального управления очевидна. Убедитесь, что вы сделали снимки до запуска системы 5S. Сделайте картинку потом (от — к картинкам). И, прежде всего, УДИВИТЕ! Менеджеры иногда склонны забывать, что люди лучше всего работают в веселой, а не враждебной среде. Изменения, которые приносят удовольствие, обычно легче внедряются в повседневную жизнь.

Твоя очередь

Что вы думаете? Можете ли вы применить систему 5S в современных компаниях? И если да, то как вы его используете и каковы ваши общие результаты и уроки? Основы такие же или есть дополнительные факторы успеха?

Поделитесь своим опытом и знаниями в поле для комментариев ниже.
Если вам понравилась эта статья, подпишитесь на нашу бесплатную рассылку новостей, чтобы получать последние сообщения о моделях и методах. Вы также можете найти нас в Facebook, LinkedIn, Twitter и YouTube.

Дополнительная информация

1. Гапп Р., Фишер Р. и Кобаяши К. (2008). Внедрение 5S в контексте Японии: интегрированная система управления . Решение руководства, 46 (4), 565-579.
2. Лайкер Дж. И Конвис Дж. Л. (2011). Способ Toyota к бережливому лидерству: достижение и поддержание превосходства за счет развития лидерства . McGraw Hill Professional.
3. Лорриман, А. (2017). 5С на рабочем месте . Получено с: https: // www.Isolocity.com/5s-in-the-workplace/.
4. Ортис, К. А. (2015). Пособие по 5S: пошаговое руководство для практиков бережливого производства (серия пособий по бережливому производству) . Пресса о производительности; Издание Spi.
5. Циглер, Д. (2017). Шаблоны Excel Systems2win для реализации программы Lean 5S. http://www.systems2win.com/solutions/5S.htm

Как цитировать эту статью:
De Weerd, P. (2016). Система 5S . Получено [вставить дату] из ToolsHero: https: // www.toolshero.com/quality-management/5s-system/

Добавьте ссылку на эту страницу на своем веб-сайте:
ToolsHero.com: система 5S

Присоединяйтесь к нам и получите неограниченный доступ

Присоединяясь к нашей платформе электронного обучения, вы получите неограниченный доступ ко всем (1000+) статьям, шаблонам, видео и многому другому!

Узнать больше

Что такое 5S? Объяснение элементов 5S для бережливой культуры

В пятницу я рассказал об инициативах бережливого производства на высоком уровне и о том, как элементы 5S являются неотъемлемой частью инициативы бережливого производства.Бережливое мышление и методологии — важная часть повышения эффективности, расширения сотрудничества и, в конечном итоге, повышения удовлетворенности клиентов, и все это для увеличения прибыли вашей компании. Как сказано в некоторых отзывах, которые я получил в группах LinkedIn, бережливое мышление — это культурный образ мышления в вашей компании. Есть много инструментов, которые помогут вам в этом, но если бережливое производство не будет заимствовано сверху вниз, то он не будет таким эффективным. Одним из этих инструментов и методологий являются элементы 5S.Если вы спрашиваете сейчас: «Что такое 5S?» не беспокойтесь, прочтите ниже, и вы будете готовы прочитать остальную часть моей серии статей по LEAN в течение следующих нескольких недель! Как всегда, не стесняйтесь писать мне по электронной почте или связываться со мной в LinkedIn, чтобы мы могли обсудить дальнейшие вопросы или я могу проконсультировать вас о том, как сделать ваше предприятие более экономичным.

Что такое 5S?

Если вы сидите и задаетесь вопросом, что такое 5 или что составляет элементы 5, не волнуйтесь, я подробно объясню каждый ниже:

Что такое 5S: Сортировать

Сортировка — это определение наиболее успешной физической организации рабочего места.Его по-разному определяют как сортировку, систематизацию или упрощение. Это серия шагов, с помощью которых мы идентифицируем вещи, которые хранятся на рабочем месте, когда их не следует держать, или хранятся не в том месте. Проще говоря, мы можем выделить большую область, посвященную инструментам или датчикам, некоторые из которых необходимы регулярно, а некоторые — нечасто. Это приносит всевозможные проблемы, в том числе:

• Операторы не могут найти нужный предмет, не видя леса за деревьями. Время, потраченное на поиск, — пустая трата, и если бы мы только регулярно держали необходимые предметы на видном месте, мы бы сэкономили время.
• Проблемы с качеством, когда манометры не калибруются вовремя из-за того, что их слишком много.
• Проблемы безопасности при падении людей.
• Шкафчики и стеллажи загромождают рабочее место, из-за чего трудно передвигаться, видеть друг друга и общаться.

Мы должны устранить лишние материалы и незавершенное производство. Мы плечи

d рассматривать запасы и сокращение незавершенного производства как часть внедрения бережливого подхода или как элемент 5S. Лишние материалы и инвентарь, по сути, являются отходами.Ответ заключается в том, что сведение к минимуму запасов и незавершенного производства — это просто хорошая практика, основанная на здравом смысле.

Главный элемент сортировки — это просто критический, объективный взгляд на область. Первый шаг — вовлечение кросс-функциональных команд или изучение сфер деятельности друг друга. Люди, как правило, не видят ошибок на своем рабочем месте, и свежий взгляд полезен.

Еще одним элементом стандартного подхода является «красная маркировка», когда элементам присваивается метка, в которой указано, что это за элемент, в каком месте он находится и когда он был идентифицирован в этом месте.Затем мы покидаем эту область на некоторое время, и любой, кто пользуется предметом, отмечает это. Некоторое время спустя мы возвращаемся назад и можем легко определить вещи, которые не двигались или использовались. В этом случае предметы, которые не использовались, потенциально могут быть утилизированы в этом месте. В качестве первого шага нам, возможно, следует создать зону карантина, прежде чем выбрасывать предметы, продавать их или переделывать во что-то другое. Другие предметы могут быть сочтены необходимыми, но используются нечасто, поэтому можно найти альтернативное местоположение. Если оператору нужен конкретный инструмент только один или два раза в месяц, небольшая прогулка не проблема, особенно если сэкономленное место на рабочем месте помогает повысить продуктивность рабочего места или помогает решить проблемы с качеством.

Что такое 5S: Установить

Настройка — это последовательность шагов, с помощью которых оптимальная организация, определенная в первом столпе, сортируется и устанавливается. Стандартный перевод — это упорядоченность, упорядоченность, упорядоченность и стандартизация. Процесс сортировки по сути является продолжением того, что описано на этапе установки. Удаление предметов, которые нужно выбросить или хранить в другом месте, создаст пространство. Это пространство будет видно и облегчит альтернативную планировку области.

В некоторых случаях, конечно, речь идет о том, что установщик будет иметь на своей скамейке или в стойках рядом со скамейкой. В других случаях мы можем рассмотреть вопрос о том, где мы должны разместить часть оборудования, например, мы можем переместить монетоприемник, чтобы можно было выполнять работы в одной рабочей области, вместо того, чтобы требовать значительного движения по цеху.

Это то, что мы также берем на себя при освоении производства сотовой связи. Затем мы рассмотрим, как мы можем реструктурировать рабочий контент так, чтобы одни операции могли выполняться в рамках цикла других: например, мы можем выполнить операцию обрезки стального компонента, в то время как пресс, который его произвел, занят созданием следующего. .

Стандартизация включает в себя все элементы определения последовательного способа ведения дел. Это включает стандартные производственные методологии, стандартное оборудование и инструменты, рационализацию компонентов, стандартизацию чертежей, согласованность в документации, которая сопровождает работу, проектирование для производства (или параллельное проектирование) и стандартизацию канцелярских процессов, которые доставляют работу в цех и отслеживают ее прогресс. .

Все это можно сказать как часть базового подхода к всеобщему качеству.Стандартные методы работы должны включать защиту от ошибок на всех участках рабочего места.

Что такое 5S: Блеск

На этом этапе рассматриваются вопросы блеска, подметания или чистоты. Принцип здесь заключается в том, что мы все счастливее и, следовательно, более продуктивны в чистой и яркой среде. Есть более практичный элемент: если все чисто, то сразу готово к использованию.

Мы бы не хотели, чтобы прецизионный продукт регулировался гаечным ключом, покрытым смазкой, которая может попасть в некоторые пневматические или гидравлические фитинги.Мы не хотели бы поставить под угрозу сборку печатной платы металлической пылью, собранной с нечистой рабочей поверхности. Другие проблемы — это здоровье и безопасность (возможно, поскользнуться в луже масла, стружка попадет в глаза людям) и станки, поврежденные охлаждающей жидкостью, загрязненной жиром и пылью.

Задача состоит в том, чтобы обеспечить поддержание чистой окружающей среды в качестве постоянной, непрерывной программы. Следует выделять время для уборки каждый день или каждую смену. (Оператор, чистящий и смазывающий свой станок, обнаружит изношенные или поврежденные компоненты до возникновения проблем во время производства.)

Очистка — это важная часть профилактического обслуживания (PM). Очистка критически важных компонентов оборудования — это уже один из элементов деятельности, проводимой под знаком PM.

Реализация Shine вращается вокруг двух основных элементов. Во-первых, это определяет, кто за какие области отвечает. Во-вторых, это расписание, в котором написано, кто что делает, в какое время и в какие дни. Некоторые из них происходят до начала смены, некоторые во время смены, а некоторые в конце.Опять же, это очень напоминает то, что мы делаем при внедрении PM.

Цель состоит в том, чтобы свести к минимуму время простоя, необходимое для поддержания чистоты оборудования.

Все операторы должны убедиться, что оборудование, необходимое для очистки, всегда в наличии и всегда готово к использованию. Отличная параллель с этим — сокращение настройки. Мы говорим о простом использовании здравого смысла. Мы не хотим выделять 5 минут на подметание грядки на шлифовальном оборудовании, если оператор собирается потратить 4 минуты на поиск своей щетки.

Что такое 5S: стандартизация

Стандартизацию можно рассматривать как средство, с помощью которого мы поддерживаем первые три концепции 5S. Любая деятельность по улучшению сопряжена с опасностью того, что после того, как центр внимания будет удален и возникнет другой высший приоритет, все вернется к прежнему состоянию (неформальная система). Чтобы не допустить возврата к неформальному до-5S, установите расписание, по которому все элементы будут регулярно пересматриваться. Сосредоточьтесь на контроле 5S и его постоянном поддержании.

Продолжайте отмечать области красными метками, привлекая людей из других отделов бизнеса для системы проверки и баланса. Это позволит определить, где снизились стандарты. Мы не можем позволить им ускользнуть после внедрения этой формальной системы! Проверяйте все области ежемесячно или ежеквартально, чтобы убедиться, что% S поддерживается надлежащим образом и дисциплина сохраняется.

Может быть реализован контрольный список, с помощью которого внешние посетители могут отмечать территорию по ряду ключевых критериев, определенных в начале программы.Четко ли определены зоны хранения? Есть ли на стойке для инструментов четкие очертания или профили для каждого хранимого в ней инструмента? Соответствует ли территория общим стандартам чистоты?

Что такое 5S: Sustain

Заключительный этап сустейна — дисциплина. Устойчивость означает формальную строгую программу проверки, обеспечивающую сохранение преимуществ подхода.

Мы должны побуждать людей продолжать применять передовой опыт в организации магазинов и ведении домашнего хозяйства.В этом смысле «дисциплина», пожалуй, неудачный термин, поскольку он подразумевает, что людей заставляют что-то делать, и в противном случае они наказываются. Если это необходимо для поддержки 5S, мы должны сделать это после внедрения.

В любой деятельности по постоянному улучшению в любом бизнесе есть ряд элементов. Конечно, каждая организация различается в зависимости от истории и культуры этой организации. Ключевые точки:

• Связь. Нам нужны люди, чтобы знать, чего мы пытаемся достичь и почему.
• Образование. Им необходимо понимать концепции и индивидуальные методы.
• Награды и признание. Людям нужно чувствовать, что их усилия получают признание. Будет ли награда проходить мимо старшего менеджера и сказать: «Это очень хорошо, хорошо сделано», или какая-то форма награды (финансовая выгода, приз или официальное вручение сертификата) зависит от организации.
• Время. Если мы хотим, чтобы люди тратили пять минут каждые четыре часа на удаление мусора с пола вокруг своей машины, мы должны убедиться, что мы позволяем им это время.Мы не можем давать это в качестве инструкции, но в то же время подталкивать к тому, чтобы больше времени тратилось на достижение целей производительности.
• Строение. Нам необходимо определить, что должно быть сделано, кем, и обеспечить, чтобы графики обновлялись и были четко видны.

Заключение по бережливым инициативам и что такое 5s

Организация должна решать, как поддерживать 5S после внедрения. Наличие кого-то из высшего руководства, в конечном итоге отвечающего за программу 5S, вместе с лейтенантами в цехах / офисах, поможет вместе со стандартными операционными процедурами (СОП).

В конечном счете, именно люди в «цехе» и в офисе должны поддерживать его с должной дисциплиной. Как было сказано ранее, используйте старый добрый здравый смысл, чтобы направлять вас через инициативы LEAN и 5S.