Счет фактуры что это: Как сделать счет-фактуру, когда он нужен

Как сделать счет-фактуру, когда он нужен

Счет-фактура используется компаниями и ИП, работающими на ОСНО. Подробные инструкции о том, как сделать счет-фактуру, содержатся в этой статье.

Что такое счет-фактура

Это документ, подтверждающий факт отгрузки товара или оказания услуг и предназначенный для учета НДС, чтобы налогоплательщики могли посчитать, какую сумму налога они заплатили и получили за отчетный период.

Главное отличие счета-фактуры от обычной накладной состоит в том, что он не выставляется заранее, а формируется только по факту отгрузки. После проведенной операции продавец регистрирует покупку в книге продаж и начисляет НДС к уплате в бюджет. А покупатель вносит запись в книгу покупок и рассчитывает налог к вычету.

Инвойсы регистрируются в книге покупок и книге продаж.

Что нужно знать о документе

При составлении бумаги обычно учитывают следующие правила:

1. Бумажный вариант можно заменить электронным, но только после письменного согласия второй стороны.
2. Срок выставления: 5 дней после оплаты. При нарушении этого указания в вычете НДС может быть отказано.
3. Инвойс нельзя считать доказательством отгруженной продукции.

Какие виды документа устанавливает НК РФ

Выделяют следующие виды акта (см. таблицу 1).

Наименование	Описание
Стандартный	Заполняется по типовой форме.
Авансовый	Выставляется после внесения предварительного платежа.
Исправленный	Если продавец допустил в инвойсе техническую ошибку (к примеру, вместо 29.07.2019 стоит дата 29.07.2018). Поводом может стать и неверное название компании, указанный ИНН и другие помарки.
Корректировочный	Составляется, если обнаружился брак или недостача.

Функции документа на видео:

Кто должен составлять

Выставлять счета-фактуры должны только юридические лица или ИП, которые являются налогоплательщиками. Также составлять инвойс обязаны организации, осуществляющие импорт товара через границу или предоставляющие услуги иностранным гражданам.

Когда счет-фактура не нужен

Документ необязательно выставлять в следующих случаях:

• ИП и юридическим лицам, работающим на УСН, ЕСНХ или ПСН
• Предпринимателям, торгующим в розницу за наличную оплату
• Если операция не облагается или освобождена от НДС (к примеру, медицинские услуги)

Альбомный или книжный формат

В законодательстве нет никаких указаний касательно формата счета-фактуры. Поэтому используют как альбомный, так и книжный вариант. Главное соблюдать верную форму и правильно заполнить все необходимые реквизиты.

Образец счета-фактуры

Документ нужно составлять верно, иначе налоговая не примет сумму к вычету. Если речь идет о крупной сделке, то компания потеряет много денег и времени.

В верхней части располагается шапка, которая содержит сведения о продавце и покупателе, а также валюту проведенной операции. Затем в счете-фактуре подробно описывается количество и стоимость товаров или услуг, величина НДС, страна происхождения продукции.

Образец документа можно скачать ниже:

Рекомендации по заполнению

Составлять документ можно как в бумажном, так и в электронном варианте. Во втором варианте будет достаточно отправить документ покупателю на почту. Значение имеет только согласие второй стороны. Если покупатель требует бумажной формы, то его просьбу по закону нужно удовлетворить.

Правила заполнения

Документ после составления регистрируется в книге продаж, а затем переносится в раздел № 9 декларации. Если речь идет о покупателе, то он должен зарегистрировать документ в книге покупок, а затем перенести в раздел № 8.

Во время составления инвойса важно следить за тем, чтобы в документе были четко прописаны следующие параметры:

• реквизиты и контактные данные фирмы
• четкое название объекта сделки
• стоимость реализованной продукции в правильной валюте, код которой указан в 7 строчке
• ставка налога (может быть 0%, 10% или 20%)

Шапка документа

Шапку документа можно заполнять либо от руки, либо на компьютере.

Таблица 2. Пример шапки документа.

Стандартные позиции	Заполняемые данные	Номер
Счет-фактура №	646 от 21 января 2019 года	1
Исправление №	–	1а
Продавец	ООО «Алишер»	2
Адрес	г. Екатеринбург, ул. Солнечная 123 а	2а
ИНН/КПП	7810390552/770601001	2б
Грузоотправитель	ООО «Алишер»	3
Грузополучатель, адрес	ИП Мальчуков, 234987, Архангельская область, Архангельск, ул. Ленина 5а	4
К платежно-расчетному документу №	780 от 13.01.2019	5
Получатель	ИП Мальчуков	6
Адрес	Архангельская область, Архангельск, ул. Ленина 5а	6а
ИНН	781604213807	6б
Валюта: наименование, код	Российский рубль, 643	7
Идентификатор государственного контракта	–	8

Последнюю восьмую строчку нужно заполнять только тем компаниям, которые участвуют в тендерах и госзакупках.

Видео о составлении в 1С:

Список товаров и услуг

В основной части документа, в которой содержатся важные данные о сделке, нужно указать список товаров и услуг. Вписывать можно только то, что является объектом договора между продавцом и покупателем. К примеру, если речь идет о приобретении настольного вентилятора, то его наименование должно точно соответствовать названию в соглашении между сторонами.

Нижняя часть документа

«Подвал» документа содержит подпись следующих лиц:

• руководителя
• бухгалтера
• предпринимателя: в этом случае помимо ФИО нужно написать государственный регистрационный номер

Вместо этих сотрудников поставить подпись также может другое уполномоченное лицо. Главное, чтобы у него было право подписывать бухгалтерские документы.

Счет-фактура без НДС

Составлять счета-фактуры могут не только налогоплательщики. Если закон обязывает последних выставлять документ в любом случае, то все остальные могут делать это по желанию. Счет-фактура без налога отличается от стандартного только одним: в основной части в графе 7 и 9 указывается «без НДС». Такие документы выставляют ИП на УСН, ПСН или компании, работающие на упрощенной системе налогообложения.

Место печати

Печать, которая во многих документах играет важную роль, для счета-фактуры необязательна. Подпись ответственного лица играет куда большую роль. А на электронных версиях печать, равно как и подпись, и вовсе не ставится. Вместо нее формируется электронная подпись, которая позволяет подтвердить подлинность документа.

Как сделать счет-фактуру онлайн

В отличие от печатных документов, у электронных счетов-фактур добавляется дата получения. При бумажном документообороте отследить это число практически невозможно, поэтому вместо него проставляется дата составления. Но электронные версии должны быть обязательно переданы при помощи оператора ЭДО, который четко фиксирует дату. Кроме этого, документ должен быть завизирован действующей цифровой подписью и составлен согласно требованиям законодательства.

Допущена ошибка, что делать

Если бухгалтер допустил ошибку или изменились условия сделки, то у него есть несколько вариантов исправления неточности:

1. Оформить корректировочный счет в качестве дополнения к основному документу. Как правило, к/c составляется, если изменилась цена, количество или объем услуг, выявлен брак или недопоставка. Номер счета указывается такой же, как в оригинальном документе. Если покупатель ознакомился с изменениями и согласен с ними, то он должен подписать соглашение. После этого в течение пяти рабочих дней поставщик должен выслать ему документ.
2. Оформить исправленный счет. Этот документ представляет собой новую версию инвойса с другим номером и датой составления. Сроки его выставления ограничены тремя годами.

Правила корректировки

Ошибка в названии фирмы или ИНН может затруднить начисление или вычет НДС. Но гораздо большую проблему вызывают изменения в цене или количестве товара.

Если от поставщика был получен документ на уменьшение, то покупателю необходимо восстановить налог. Если же клиент заплатил меньше, чем нужно, то заказчик вычитает НДС с повышенной цены, которая указана в корректировочном счете-фактуре.

Действия получателя счета

Если документ составлен правильно, то нужно внести его в книгу покупок, а затем рассчитать НДС согласно указанной ставке. Если же в нем найдены ошибки, то регистрировать его не нужно. Об этом стоит уведомить поставщика и потребовать корректировочного документа.

Когда надо выставлять документ, смотрите на видео:

Заполнение по факту оказанных услуг

В сфере услуг невозможно предугадать, в каком объеме будут проделаны работы. К примеру, строительная компания составила смету, но в процессе возникла необходимость достроить веранду. В этом случае изменится объем работ и их стоимость. Однако так как инвойс составляется только по факту оказанных услуг, все эти изменения можно легко отразить в документе. В графах «единица измерения», «количество» и «цена за единицу» нужно поставить прочерки.

Заполнение по предоплаченным суммам

Счет-фактура на аванс составляется по тем же правилам, что и стандартный инвойс. Главное – верно указать все реквизиты и сумму платежа. Авансовый счет не обязательно выставлять в том случае, если отгрузка произошла в течение пяти дней после предоплаты.

Заполнение корректировочного документа

Корректировочный счет составляется как дополнение к основному документу. Поэтому в него переписывается «шапка» изначального счета-фактуры за одним исключением. В третьей строке нужно указать номер исправленного документа. В основной части исправляются неверные данные, касающиеся объема услуг, их цены или количества товаров.

Журнал регистрации

Раньше журнал регистрации счетов-фактур были обязаны вести все предприниматели, но с 2015 года это правило относится только к посредникам.

Если компания назначает третью сторону, которая действует от ее лица, то возникает необходимость проверки достоверности сведений. К посредникам относятся люди, работающие за комиссию, агенты, экспедиторы и застройщики. Они должны вести журнал регистрации, состоящий из двух частей. В первой указываются выставленные документы, а во второй полученные.

Как провести в 1С

Гораздо проще формировать документы не самостоятельно, а при помощи программ. В «1С Бухгалтерии» есть раздел «Покупки и продажи». В нем есть подраздел «Реализация». Нажав на него, самостоятельно создается новый инвойс, в котором некоторые данные уже заполнены автоматически.

Счет-фактура нужен компаниям для учета НДС. Документ выставляется в двух экземплярах после оплаты, но может быть заменен электронной копией по соглашению сторон. При допущенной ошибке в реквизитах, названии или стоимости услуг составляется корректировочный или исправленный документ, на основании которого будет перерасчитан налог.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Что такое счет-фактура и какую информацию включает?

Содержание:

1. Что такое инвойс и счет-фактура? Чем они отличаются?
2. Какую базовую информацию должен содержать инвойс?
3. Инструменты для создания инвойсов
4. Лучшие дизайны инвойсов, которые могут вдохновить вас

Эволюция компании, которая проявляется в переходе из внутренней торговли в международную, несет за собой и необходимость разбираться в внешнеэкономических нормах и документах. В этой статье мы поговорим об инвойсе и почему его нужно составлять при товарных отношениях в статусе международной коммерческой деятельности.

Что такое инвойс и счет-фактура? Чем они отличаются?

Поскольку основной характеристикой товара или услуги является его цена, то документы инвойс и счет-фактуру часто путают или считают одним и тем же. Каждая из этих бумаг включает информацию о стоимости предложения и других сопутствующих характеристик, но с разной целью. Давайте разбираться в этом детальнее.

Счет-фактура — это документ, в который помогает предпринимателям нести отчетность исходных и поступающих средств для выплат НДС. Из чистой прибыли от каждого товара или услуги вычисляется процент налогов на добавленную стоимость. Этот процент плюсуется к первоначальной цене покупаемого. Таким образом клиент платит не только за то, что приобрел, но еще и дополнительно уплачивает налог в бюджет государства. Чем больше субъектов товарных отношений, чем масштабнее разновидность товаров и объем продаж, тем тяжелее делать подсчеты уплаты налогов. Поэтому документация в этом деле — вещь незаменимая. Но счет-фактуры слишком узкопрофильный для того, чтобы решить все необходимые нюансы в покупке и продаже. Для этого в маркетинге используют инвойс.

Source: by Wiktor Poltorak

Инвойс (англ. invoice — счет, накладная, квитанция) — документ, который регламентирует товарные отношения между продавцом и покупателем. Он состоит из письменно согласованных договоренностей участников сделки, что помогает избежать в дальнейшем жалоб или махинаций с обеих сторон. Вступать в товарные взаимоотношения можно без наличия инвойса. Но тогда, естественно, на законодательном уровне невозможно доказать какие-либо правонарушения с обеих сторон при их наличии.

Source: by Vishnu Prasad

Впервые об инвойсе заговорили на почве международной экономики. Поэтому до сих пор этот документ служит прежде всего необходимым документом для прохождения таможенного контроля во многих странах мира при экспорте товара за границу.

Составление инвойса требует внимания и предусмотренности, независимо от того, на какой рынок: внутренний или внешний, ориентированы продажи. Две стороны сами решают какие пункты стоит ввести в документ, придерживаясь, естественно, законодательных норм.

В некоторых случая есть смысл использовать инвойс-платформу. Это необязательный, но весьма дельный документ в том случае, когда невозможно предусмотреть и запланировать объем поставок, денежные и другие условия наперед. Тогда платформа служит в качестве чернового варианта с возможностью внесения правок в дальнейшем. Так или иначе в составлении инвойс-платформы или уже готового коммерческого инвойса нужно отталкиваться от базовых шаблонов и информации.

Source: by Vishnu Prasad

Какую базовую информацию должен содержать инвойс?

Чтобы инвойс мог выполнить все свои функции как положено, необходимо изучить его структуру, а затем добавить все необходимые составляющие в свой документ. Ознакомьтесь со списком элементов, которые помогут оформить качественный инвойс.

1. Название вашего бизнеса

Если вы торгуете от лица компании, то наличие ее названия на документе нужно как для внутренней отчетности, так и для внешней в налоговой, таможне или, порой даже для покупателя. Более того имя фирмы на инвойсе демонстрирует имидж и статусность вашего бизнеса. Таким образом клиент сочтет сотрудничество с вами более надежным, чем с теми конкурентами, которые не обладают данным элементом бренда.

Source: by Fredrik Aurdal

2. Логотип

Оформите свой инвойс, используя фирменный стиль и логотип. Это придаст документации организованности и опрятности, а ваши клиенты поймут, что имеют дело с серьезными ребятами. Поэтому постарайтесь стилизировать каждый корпоративный компонент. А если логотипа у вас все еще нет — то это совсем не причина отказаться от брендирования документов. Заходите в онлайн-сервис Logaster и разработайте свой фирменный знак всего за 10 минут.

Source: by Sandrine Beauchemin-Joyal

Хотите создать логотип для оформления инвойса?

Воспользуйтесь услугами онлайн-сервиса Logaster. Всего несколько кликов мышью и ваша документация обретет логотип и единый фирменный стиль.

3. Контактная информация продавца

Контактная информация продавца: номер телефона, адрес, емейл и т. д., является обязательным элементом инвойса. Во-первых, так вы предоставляете потребителю возможность связаться с вами в случае возникновения дополнительных вопросов, если такие появятся. Во-вторых, если сделка пройдет удачно и покупатель захочет стать вашим постоянным клиентом, то контактные данные пригодятся ему для продолжения сотрудничества.

Source: by Ivan Poddubchenko

4. Номер счета на оплату

Следует учитывать, что номер инвойса должен быть уникальным для каждого счета. Чтобы избежать дубляжа ведите учет последовательности уже используемых чисел или добавляйте буквенные символы, такие как например сокращения от имени частного покупателя, названия партнерской фирмы и т.д. Счет выставляют для удобного ведения внутренней и внешней бухгалтерской документации, а его номер поможет отслеживать текущие состояние оплаты.

Source: by Classic Designp

5. Срок сдачи

Выставить счет — это только половина дела. Ведь чтобы получить платеж вовремя необходимо обусловить строки оплаты. Для этого рассчитайте сколько понадобится времени для доставки и перечисления средств. Здесь также нужно указать какими способами допускается оплата, ведь таким образом вы ограничите клиента от ошибок и сэкономите время. Если вы договорились отсрочить сдачу, то настройте онлайн напоминание покупателю ближе к назначенной дате.

Source: by Social Media Templates

6. Счет контактной информации плательщика

Поскольку инвойс призван в том числе и для образования честной правовой сделки, то здесь нужно указывать информацию о каждом ее субъекте, с которого будет спрос, в случае невыполнения предварительных договоренностей из данного документа. Это значит, что контактная информация о вашем покупателе является необходимой частью составления инвойса. Укажите ФИО, название компании, контактный телефон, адрес и емейл плательщика.

Source: by Andy Leverenz

7. Детали продукта или услуги

Опишите то, что вы продаете как можно тщательней и доступнее. Это поможет предохранить себя от недопониманий с клиентом. Ведь иначе вам придется потратить время на доработку или переработку своего предложения, или же сделка вообще может сорваться. Более того, указав все детали товара или услуги, вы убережете себя от мошенничества со стороны аферистов, которые могут требовать скидки или другие уступки за несоответствие покупаемого.

Source: by Michael Ott

8. Налог с продаж

Не забудьте указать сумму налога с продажи в инвойсе. В зависимости от спецификации вашего бизнеса и, соответственно, предлагаемых товаров или услуг требования к налогу может существенно отличаться. Поэтому советуем фундаментально изучить этот вопрос. Обратитесь к специалистам из налогового бюро или воспользуйтесь приложениями для выставления счетов. Эта информация пригодится вам также в ведении других бухгалтерских бумаг.

Source: by Stanley Haladej

9. Скидка

Если на ваш товар или услугу предусмотрена скидка, укажите об этом в инвойсе. Это также поможет вам в правильном бухгалтерском подсчете. Это может быть либо процент от цены за предложение, либо фактическая сумма скидки.

Source: by Anuj Bhavsar

Инструменты для создания инвойсов

Из-за множества составляющих может показаться, что создание инвойса требует много времени и терпения. Но не спешите отказываться от документа или откладывать его составление на потом. Ведь существует множество инструментов, которые помогут оформить счет легко и быстро.

Генератора инвойсов от Logaster

Этот генератор позволяет быстро и легко сгенерировать счет-фактуру в формате PDF. Инструмент, предназначенный для экономии времени для малого бизнеса. Кроме того, он позволяет настроить дизайн и даже добавить свой логотип, чтобы он выглядел более профессионально. Благодаря приятному и простому в использовании интерфейсу ваши инвойсы доступны онлайн в любое время и в любом месте.

Invoice.2go.com

Invoice2go предлагает упрощенный способ осуществления оплаты из любой точки мира, пользуясь удобными гаджетами. Можно скачать мобильные приложения для iOS и Android, которые разрешают выставлять счета, отслеживать расходы, напоминать об оплате, оформить базу данных клиентов, отчеты по производительности и многое другое где и когда-угодно через сотовый. И, конечно же, здесь есть профессиональные шаблоны для инвойсов, которые можно брендировать.
Стоимость: от 4,99$ до 39,99$ / месяц в зависимости от пакета услуг

Square Invoices.com

Square Invoices обладает галереей шаблонов для организации важной документации. Здесь также можно создать качественный инвойс, и следить за статусом сделки онлайн. Сервис предоставляет возможность следить за движением средств, выставлять скидки автоматически, без сложных математических подсчетов. А также здесь можно выставить время предстоящих оплат или повторяющиеся оплаты по графику. Скачайте приложение на мобильный, чтобы иметь доступ к своим счетам в любое время.
Стоимость: 2,9% от сделки + 30 центов за оплаченный счет.

Google Docs

Если у вас еще нет учетной записи в этом онлайн-офисе, то советуем исправить это прямо сейчас. В галереи Google Docs есть несколько стандартных макетов для бизнес документов. Зайдите на страницу шаблонов и воспользуйтесь поисковой строкой, чтобы найти макет инвойса. Просмотрите варианты дизайна и выберите тот, который больше всего понравился. Затем останется только заполнить страницу информацией, о которой мы упомянули ранее.
Стоимость: бесплатно

Microsoft Word

Старик Word не перестает удивлять своей функциональностью. Если вы раньше использовали процессор только для набора текста, то познакомьтесь с еще одной его способностью — созданием инвойсов и других счетов. Естественно ворд, в отличии от онлайн-приложений не может вести подсчеты ваших средств и налогов, но благодаря наличию простых шаблонов, вы можете быстро разработать качественный документ. Для этого найдите значок “Счет” в диалоговом окне и выберите нужный макет
Стоимость: бесплатно

Microsoft Excel

База Excel также располагает примерами простых, стандартных, но удобных в использовании шаблонов бизнес документов. Это еще один способ создать незамысловатый, но качественный инвойс. Алгоритм действий для разработки счета здесь похож с тем, что и в Word: найдите значок “Счет” в диалоговом окне, выберите тип документа, который наилучшим образом подойдет под ваши потребности и заполните его всей необходимой информацией, о которой мы говорили ранее.
Стоимость: бесплатно

Bitrix24.com

Если у вас небольшой бизнес, который состоит менее, чем с 12 людей, то извлекайте из этого выгоду. Ведь именно такое ограничения в Bitrix24 для бесплатного использования. Макеты счетов в системе полностью настраиваемые, это значит, что вы можете поместить свой логотип на инвойс. Более того Bitrix24 хорошо оптимизирован под другие бизнес задачи. Так вы сможете вести базу данных клиентов и сотрудников компании, сохранять документы в облачном хранилище, систематизировать рабочий график, создать социальный портал и т. д.
Стоимость: 99$ за неограниченное количество пользователей.

Invoice Generator.com

Если все, что вы хотите — это сформулировать счет, и вас пока не интересуют никакие другие функциональные возможности сервиса, то заходите на бесплатный Invoice Generator. Здесь можно создать неограниченное количество счетов, отправить их онлайн или распечатать PDF. Это все, что предлагает сервис, но и соответственно интерфейс здесь несложный. Просто перейдите по ссылке и заполните поля макета всего в несколько кликов мышью. Сервис разрешает разработать документ за пару минут.
Стоимость: бесплатно.

Лучшие дизайны инвойсов, которые могут вдохновить вас

Если вы считаете, что документы — это не место для творчества, то мы готовы продемонстрировать примеры инвойсов где цифры отлично ужились и интересным дизайном. Пересмотрите несколько интересный счетов, чтобы вдохновится на создание собственного.

Source: by Dawar Mir Source: by Michael Cullinan Source: by Pontus Börjesson Source: by Social Media Templates Source: by PANTER Source: by Michael Volkwijn Source: by Dario Vaccaro Source: by Charlie Bob Gordon Source: by Stefan Devai Source: by Ben Dixon Source: by Samuel Nudds Source: by Omega Labs

Технологический процесс упрощает все. И если недавно этим упрощением назывался калькулятор, то теперь для бухгалтерского подсчета даже этого не нужно. Ведь теперь онлайн-инструменты могут автоматически проводить все подсчеты на основании вашей документации. Поэтому составляйте инвойсы к каждой сделке и ведите свои дела грамотно.

Счет фактура

Счет-фактура — это важный документ, служащий основанием для направления НДС к вычету. Очень важно следить за тем, чтобы счет-фактура была оформлена правильно, с выполнением всех необходимых требований по ее заполнению.

Также мы разберемся с тем, как правильно оформить счет-фактуру.

Зачем нужен счет-фактура?

[adinserter block=”1″]

Данный документ служит для выделения НДС из суммы и является сопроводительным документом при совершении сделок купли-продажи. На основе полученной счет-фактуры покупатель имеет право направить выделенный в ней НДС на уменьшение налога, подлежащего уплате в бюджет.

Как правило, при совершении купли-продажи к счет-фактуре прилагаются также товарная накладная, если товар доставляет транспортная компания, то еще и товарно-транспортная накладная форма 1-Т.

Счет-фактура для покупателя

Если покупатель – плательщик НДС, то ему необходимо, чтобы продавец заполнил счет-фактуру. Именно на основании этого документа у покупателя появляется право на применение вычета по данному налогу. Важно отметить, что счет-фактура не является фактом подтверждающим получение товаров или услуг для этих целей вам потребуется заполнить товарную накладную или акт приема-передачи работ (смотрите статью “Акт приема-передачи товаров”).

Счет-фактура не признается первичным документов в соответствии с ФЗ “О бухгалтерском учете” и Налоговом кодексе РФ.

Счета фактуры: последние изменения

Все счета-фактуры, которые мы выписали или получили учитываются в специальных журналах учета. С 2015 года журналы для тех кто осуществляет посредническую деятельность придется продублировать в интернете в ИФНС.

При предоставлении услуг населению счета-фактуры не выписываются (п.7 статья 168 НК РФ)

Налогоплательщик на ОСНО может не выписывать счет-фактуры неплательщикам НДС (при предварительном договоре в письменной форме).

Неплательщик НДС выписывает счет если он является налоговым агентом или осуществляет посредническую деятельность.

[adinserter block=”13″]

Образец заполнения счет-фактуры

Образец заполнения счета-фактуры

Строки:

• 1 — номер и дата составления счет-фактуры.
• 1а — если в документе выполняются какие-либо изменения, то заполняем эту строку.
• 2 — наименование предприятия продавца или ФИО индивидуального предпринимателя.
• 2а — для предприятий — адрес, указанный в учредительных документах, для ИП — адрес прописки.
• 2б — ИНН/КПП.
• 3 — наименование грузоотправителя и адрес его местонахождения, в случае, если грузоотправитель и продавец — это одно и то же лицо, то в этой строке пишутся слова «он же».
• 4 — наименование грузополучателя и адрес его местонахождения.
• 5 — если по указанному в счет-фактуре товару от покупателя поступала предоплата, то в этой строке указываем номер и дату платежного поручения.
• 6 — наименование покупателя (ФИО ИП).
• 6а — юридический адрес покупателя.
• 6б — ИНН/КПП.
• 7 — валюта, в которой выражены суммовые показатели в счет-фактуре, также указывается ее код. Для рубля используется код 643.

Далее заполняем таблицу, посвященную сведениям о товарно-материальных ценностях.

Указываем наименование товара, единицу измерения с указанием кода по ОКЕИ, количество, цена без НДС, сумма без НДС, отдельно указывается применяемая ставка НДС и сумма налога, стоимость товара с учетом налога.

Заполненную таким образом счет-фактуру подписывает руководитель и главный бухгалтер, правом подписи также обладают лица, на которых составлены доверенности на право подписи документов.

Печать на счет-фактуре ставить не нужно.

Резюмирую статью вам следует знать, что счет фактура – это главный документ для НДС

Скачать образец и бланк счета-фактуры

[adinserter block=”6″]

Видео-урок “Автоматическая проверка счетов фактур в 1С Бухгалтерия”

Что такое счет-фактура? (с иллюстрациями)

Счет-фактура — это подробный счет, выставленный продавцами и внешними поставщиками за товары или услуги, предоставленные компании. Как правило, в нем указывается количество каждого товара, цены, оплачиваемые часы, описание услуги и контактный адрес для оплаты. Хотя некоторые расходы могут быть оплачены из общего фонда или счета мелкой наличности, счет-фактура обычно оплачивается через отдел кредиторской задолженности в установленный срок.

Счет-фактура — это счет с подробным описанием оказанных услуг или приобретенных продуктов и их общей стоимости.

В качестве юридического документа счет-фактура может использоваться в качестве доказательства возникшей задолженности. Получатель товаров или услуг может оспорить законность индивидуальных сборов, но сам документ считается добросовестным долгом. Иногда поставщик или обслуживающий персонал не может сразу же получить счет, поэтому компания отправит счет для оплаты позже. В других случаях фактические ежедневные расходы на услугу могут быть настолько низкими, что компания просто подождет, пока расходы не достигнут определенного значения, и отправит счет, чтобы покрыть все расходы сразу.Например, обслуживающий персонал торговых автоматов и поставщики бутилированной воды могут отправлять только один счет в месяц вместо того, чтобы выставлять компании счет на несколько долларов в день за поставки.

В качестве юридического документа счет-фактура может служить доказательством возникшей задолженности.

Однако не все счета-фактуры являются счетами продажи. Производитель может выслать «накладную», в которой подробно описаны все детали и аксессуары, включенные в конкретный заказ. Этот документ следует сравнить с фактическими деталями, полученными магазином или покупателем. Автосалоны также получают с завода счет-фактуру, в котором указана фактическая цена базового автомобиля и любого установленного дополнительного оборудования.Дилер может предложить покупателю скидку, которая оказывается ниже цены счета.

Иногда счет-фактура используется в качестве доказательства законной задолженности. Недобросовестные компании могут создавать фальшивые компании для учета недостающих средств или для завышения продаж акционерам.Этот документ имеет исковую силу и является законным только в том случае, если подтверждающие доказательства, такие как инвентарь, дубликаты счетов и т. Д., Подтверждают, что товары действительно существуют или услуга действительно была оказана. Компании и частные лица имеют право оспаривать подозрительные счета-фактуры в суде.

Некоторые компании, которые часто используют счета-фактуры, разрабатывают свои собственные формы, но общие формы можно заказать в магазинах канцелярских товаров.Существуют также компьютерные программы, которые могут создавать специализированные программы с помощью шаблонов. Профессиональный счет-фактура должен содержать подробную информацию о товарах или услугах, четкие и точные цены, а также текущую контактную информацию по любым вопросам выставления счетов, которые могут возникнуть у клиента.

Счет-фактура может покрывать расходы на новое приобретенное оборудование.

Что такое счет-фактура? | QuickBooks

Номер счета

Этот ссылочный номер устанавливает бумажный след информации для вас и бухгалтерских записей ваших клиентов. Назначьте номера счетов-фактур последовательно, чтобы номер в каждом новом счете-фактуре был выше, чем последний. Счета не обязательно подлежат оплате сразу после их получения клиентами. Вы можете установить сроки оплаты счетов на срок до трех месяцев, чтобы дать вашим клиентам гибкость в управлении своими денежными средствами.

Дата

Дата выставления счета указывает время и дату, когда поставщик официально регистрирует транзакцию и выставляет счет клиенту. Дата выставления счета — это важная информация, поскольку она определяет дату платежа и срок кредита. Обычно срок оплаты составляет 30 дней после даты выставления счета. Но это может варьироваться в зависимости от потребностей компании и договоренности с клиентом или покупателем.

Деловая контактная информация

В счете-фактуре вы должны предоставить контактную информацию о вашей компании, включая имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты, а также информацию о вашем клиенте или покупателе.

Описание оказанных товаров или услуг

Вы должны указать каждый продукт или услугу, которые вы предоставляете, в счетах-фактурах как отдельную позицию. Включите цену и количество для каждой позиции. Внизу счета сложите все позиции и примените все налоговые сборы.

Вот краткий контрольный список того, что включать в список предоставляемых продуктов или услуг:

• Дата завершения обслуживания
• Описание услуг с указанием того, что вы предоставили на уровне подразделения.
• Сколько единиц заказал ваш клиент
• Ставка за единицу
• Общее количество единиц
• Общая сумма к оплате
• Любой применимый налог

Условия оплаты

Чтобы повысить вероятность получения платежа вовремя, предоставьте четкую информацию об ожидаемых платежах. В ваших условиях оплаты должно быть указано количество времени, в течение которого покупатель должен заплатить за согласованную покупку.

Выберите условия выставления счетов, которые поощряют досрочную оплату, чтобы максимизировать ваши денежные средства и вероятность получения оплаты. Вы можете получить половину авансового платежа или частичные платежи со временем или потребовать немедленную оплату после завершения.

При определении условий оплаты подумайте, как поступить с просроченными платежами. Вы также можете учитывать кредитную историю клиента при разработке условий оплаты, особенно для крупных продаж.

Затем вы можете решить, сколько времени потребуется вашему клиенту для оплаты счета. 30 дней нетто (или «N / 30 ″) — это один из наиболее распространенных условий оплаты. Это означает, что покупатель должен оплатить свой счет в течение 30 дней с даты выставления счета.

Важно помнить, что 30 дней не эквивалентны одному месяцу. Если ваш счет датирован 9 марта, клиенты несут ответственность за отправку платежа не позднее 8 апреля. Компании также могут установить условия счета-фактуры 60 или даже 90 нетто, в зависимости от своих предпочтений и потребностей.

Существует множество различных условий оплаты счетов, поэтому важно выбрать правильные условия оплаты для вашего бизнеса. В таблице ниже показаны некоторые из распространенных условий оплаты, которые вы можете выбрать.

Каковы условия оплаты счетов?

Счет-фактура — это транзакционная запись для услуг или продуктов, которые предприятие предоставляет своим клиентам, с соответствующей суммой к оплате. Этот исходный документ иллюстрирует стоимость и условия продажи с использованием так называемых условий оплаты.Эти условия определяют процесс платежа, который должен выполнить покупатель, чтобы произвести соответствующую оплату продавцу.

Так что именно вы должны включить в условия оплаты счетов-фактур вашей компании?

<< Назад: Что такое выставление счетов?

Далее: Бесплатные шаблоны счетов >>

Что включать в условия оплаты счета

Условия оплаты в ваших счетах влияют на то, как быстро вы получите оплату, поэтому важно решить, что именно вы хотите включить, и как вы указываете условия оплаты. Они должны быть четко и кратко изложены, чтобы ваши клиенты точно знали, что им нужно делать и когда им нужно это сделать.

Для получения дополнительной информации о создании счетов обратитесь к шаблонам счетов QuickBooks. В счет-фактуру для малого бизнеса или индивидуального предпринимателя вам нужно будет включить следующую информацию ниже.

Нетто 30

Нетто 30 — это наиболее распространенный тип условия платежа, который указывается в счете-фактуре. Нетто 30 означает, что покупатель должен оплатить общую сумму счета до 30 дней с момента его отправки.Иногда предприятия предлагают клиентам чистый период оплаты в 10, 20 или 60 дней в зависимости от того, когда они хотят получить оплату. Чаще используется более короткая дата нетто, поскольку это гарантирует более быстрый процесс оплаты для вашего бизнеса.

Подобные условия оплаты помогают прояснить, когда следует оплачивать счет, и помогают справиться с путаницей или просроченными платежами. Некоторые компании предоставляют клиентам льготный период в несколько дней после установленного срока, прежде чем обострить ситуацию. Льготный период — это время, которое вы даете клиентам для оплаты, при этом они не должны нести никаких штрафов за просрочку платежа или процентов.Опять же, этот период зависит от ваших склонностей и того, что, по вашему мнению, лучше всего подходит для вашей компании.

Срок оплаты счета

Срок оплаты счета — это еще один термин, используемый для обозначения даты платежа. В условиях оплаты счетов-фактур вы можете указать дату платежа или дату нетто платежа, чтобы клиент отправил вам точную сумму, причитающуюся вам в нужное время.

Какой из них выбрать, решать только вам. Некоторые клиенты предпочитают видеть дату платежа, поскольку в ней четко указана дата платежа.С другой стороны, дата нетто покажет вам, сколько дней вы должны заплатить, но клиент должен рассчитать точную дату с момента получения счета.

Условия продажи (TOS)

Условия продажи — это условия оплаты, согласованные между покупателем и продавцом. Как правило, это ожидания между покупателем и продавцом. Эти условия продажи обычно должны включать:

• Стоимость товара или услуги
• Сумма
• Доставка
• Способ оплаты
• Срок оплаты счета-фактуры или дата нетто

Налог с продаж

Этот налог взимается с услуг и товаров, когда клиент покупает товар или услугу у предприятия в Канаде.В зависимости от региона поставки в стране действуют несколько видов налогов с продаж:

Федеральный налог на товары и услуги (GST) взимается со всех налогооблагаемых товаров и услуг во всех провинциях и территориях.

• Гармонизированный налог с продаж (HST) взимается с товаров и услуг, поставляемых в провинциях Онтарио, Нью-Брансуик, Новая Шотландия, Остров Принца Эдуарда, Ньюфаундленд и Лабрадор.
• Квебекский налог с продаж (QST) взимается только в провинции Квебек.
• Провинциальный налог с продаж (PST) или налог с розничных продаж взимается в провинциях Британская Колумбия, Саскачеван и Манитоба.

Узнайте больше о применимых налогах с продаж в вашей провинции из руководства по налогам с продаж Канадского налогового агентства.

Валюта

Валюта счета-фактуры — это валюта, которую предприятие использует для оплаты своих клиентов. Покупатель соглашается с валютой после размещения заказа или подписания договора о заказе. Валюта и сумма счета фиксируются на момент выставления счета компанией, будь то до, во время или после отгрузки товаров или оказания услуг.

Внутренние транзакции (например, продажи в Канаде) обычно включают валюты счетов-фактур. Однако, поскольку валюта, используемая покупателем и продавцом, одинакова, предполагается, что валюта счета-фактуры является этой валютой. Если ваша компания ведет бизнес в других странах, QuickBooks Online предлагает мультивалютную поддержку для автоматической корректировки и отображения различных валют и обменных курсов.

Периодические платежи, если в процессе

Счета-фактуры на периодические платежи предназначены для текущих услуг и обычно одинаковы для каждого месяца. Примером этого может быть услуга на основе членства или подписки, поскольку их услуги предоставляются каждый месяц и составляют одинаковую сумму каждый месяц. Периодические счета-фактуры помогают гарантировать, что ваш бизнес генерирует и отслеживает денежный поток каждый месяц.

Пример условий оплаты счета

Некоторые сокращения, которые могут быть включены в условия платежа, включают:

• PIA: Предоплата
• CIA: Наличными заранее
• EOM: Конец месяца
• ХПК: Наложенный платеж
• CBS: Наличные до отгрузки
• CWO: Касса с заказом
• #MFI: Оплата в день месяца, следующего за датой выставления счета

Как написать условия оплаты

Вот несколько советов, которые вы можете учесть при составлении условий оплаты для вашего малого бизнеса или услуг для самозанятых.

Обсудите условия оплаты со своими клиентами до начала работы

Прежде чем вы начнете работать с клиентом или продавать ему какой-либо товар, вы оба должны согласовать условия оплаты. Когда вы создаете термины, убедитесь, что вы оба понимаете их, и что они не двусмысленны или наполнены жаргоном. Они должны быть простыми для понимания покупателем, чтобы гарантировать, что обе стороны удовлетворены сделкой.

Как долго я должен дать кому-нибудь оплатить счет?

В счетах обычно указывается диапазон дат до платежа нетто 30.Срок платежа, который вы сообщаете своему клиенту, будет зависеть от того, когда вы хотите получить оплату, вашего текущего состояния денежного потока и того, насколько вы доверяете своим клиентам платить вовремя. Принятие во внимание этих вещей обычно означает использование условий платежа, в которых указывается чистая дата до тридцати дней после получения счета.

Используйте стимулы или штрафы для обеспечения более быстрых платежей

По большей части, если вы не предлагаете каких-либо стимулов для своевременной оплаты или штрафа за просрочку платежа, у клиентов не будет стимула платить вам вовремя. Когда дело доходит до штрафов за просрочку платежа, вам нужно будет включить плату за просрочку в счетах, если они оплачиваются после установленного срока, и льготный период, если вы его предлагаете. Пени и проценты должны быть включены в условия платежа, чтобы они были обязательными.

С другой стороны, одним из самых больших стимулов, когда дело доходит до платежей, является предложение клиентам скидки, если они платят в течение более короткого периода времени, чем то, что было первоначально указано в счете. Например, некоторые компании предлагают снижение общей стоимости счета на 2%, чтобы побудить клиентов платить в первую неделю даты нетто.Чтобы узнать, выгодны ли стимулы для вашего бизнеса, вам нужно будет учитывать дату нетто и годовую стоимость скидок.

Рассмотрите программное обеспечение, отслеживающее платежи

Облачное программное обеспечение

, такое как QuickBooks, предлагает компаниям возможность отслеживать статусы счетов клиентов и отправлять вашим клиентам по электронной почте напоминания, если они пропустили платеж, так что вам не придется. После того, как клиент произведет платеж, он автоматически отобразится в ваших бухгалтерских записях в соответствующей папке клиента.

Отслеживание платежей с помощью QuickBooks — лишь одна из качественных функций этого программного обеспечения, которое помогает предприятиям работать бесперебойно и гарантирует быстрые и упорядоченные платежи.

Всегда храните копию при себе

Счета-фактуры представляют собой письменную или электронную документацию бизнеса для потребителя. Каждый счет-фактура — это бесценная информация для любого бизнеса, и для предприятий важно хранить копию каждого счета для целей ведения учета. Другие причины отслеживать все свои счета:

• Юридический
• Маркетинг
• Налоговые цели

Не усложняйте, говорите прямо

Когда дело доходит до языка счета-фактуры, иногда покупатель может не знать, что означает термин «нетто 30».Вместо этого вы можете изменить его на «30 дней», чтобы не было путаницы. Вы также можете прояснить ситуацию, указав точную дату оплаты счета-фактуры, когда должна быть произведена оплата.

Сделайте ваши условия простыми и понятными. Если вы используете в счете-фактуре двойное отрицание или отраслевой жаргон, вы можете сделать свои условия излишне запутанными, запутывая клиента и непреднамеренно вызывая задержки платежей.

Хотя для создания счета может потребоваться немного больше времени, вы должны включить подробное описание того, какие работы вы выполнили.Вам также следует рассмотреть возможность составления счета-фактуры, чтобы в них указывалось, что взимается в счете-фактуре. Это поможет убедиться, что клиент понимает, что было сделано и сколько с него было выставлено вознаграждение за предоставленные вами услуги.

Не бойтесь снова потребовать платеж

Иногда время ускользает от ваших клиентов, и они забывают вовремя выплатить вам задолженность. В таком случае стоит быть вежливым. Осторожно напомните своим клиентам по электронной почте или по телефону об их причитающихся счетах. Задержки платежей могут происходить по любому количеству причин, поэтому важно проявлять понимание, но проявлять твердость со своими клиентами.

Будьте вежливы и предлагайте быстрые способы оплаты

Независимо от того, какие условия оплаты вы выберете для выставления счетов малому бизнесу, правильное программное обеспечение может упростить создание и отправку счетов. Вы также можете создавать индивидуальные шаблоны электронных счетов для каждого клиента.

Настройка может включать добавление полей для номеров заказов на покупку, индивидуальных описаний продуктов и налоговых ставок.Не забудьте добавить в счета такие фразы, как «Спасибо за ваш бизнес» и «Пожалуйста, свяжитесь со мной, если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы», которые покажут вашим клиентам, насколько вы заботитесь об их бизнесе. Начните принимать платежи онлайн и выставлять счета прямо сегодня с QuickBooks.

<< Назад: Что такое выставление счетов?

Далее: Бесплатные шаблоны счетов >>

Что такое номер счета? Как пронумеровать счета?

Когда дело доходит до присвоения номеров счетов-фактур, может показаться, что жизнь не так проста. Это особенно верно, если у вас несколько клиентов: есть ли у вас отдельная система нумерации счетов для каждого клиента?

Наши советы по присвоению номеров счетов сделают вашу жизнь намного проще с точки зрения отслеживания всех ваших счетов, независимо от того, насколько мал или велик ваш бизнес. Более того, если у вас есть налоговая проверка, правильное выставление счетов является обязательным: так что ознакомьтесь с нашими советами, чтобы оставаться честным.

Что такое номер счета?

Номер счета — это уникальный номер, который присваивается каждому счету.Этот номер — один из самых важных элементов каждого счета. Его роль — идентифицировать транзакции, поэтому он должен быть уникальным. Номер счета может содержать только цифры или буквы и цифры. Он может содержать дату выпуска, название проекта или задачи.

Номер накладной на накладной

zistemo Совет № 1: Если вы хотите быть уверены, что ваш счет будет состоять из всех необходимых элементов — выставляйте счета БЕСПЛАТНО с помощью: FREE Invoice Generator

Рекомендации по нумерации счетов-фактур

1. Сделайте каждый номер счета уникальным — вы можете начать с любого номера
2. Присвойте последовательные номера счетов-фактур
3. Присвоение номеров счетов в хронологическом порядке
4. Структурируйте номера счетов как хотите, вы можете: использовать только номера 001, 002, 003 и т. Д., укажите имя клиента CN001, CN002 и т. д. или даже добавьте название или номер проекта PN-CN-001, PN-CN-002
5. Используйте программу выставления счетов для поддержки в системе последовательной нумерации

Присвоение номеров накладных в накладной

С какого номера счета начинать с ?

Вы можете структурировать свой номер счета по своему усмотрению, вы можете начать с номера 1 или 100, но полезно следовать некоторым правилам и передовым практикам, чтобы номера счетов были в порядке.

Как пронумеровать счета?

Простым решением является последовательная маркировка всех счетов-фактур, по крайней мере, за один и тот же налоговый год.

• Итак, первый счет, который вы отправляете любому клиенту, — это счет «1».
• Затем для второго отправленного вами счета, независимо от того, принадлежит ли он тому же клиенту или другому, будет счет с номером «2».
• Таким образом, у вас никогда не будет счетов с повторяющимися номерами.

zistemo Совет № 2: Если вы хотите быть уверенным, что номера ваших счетов-фактур назначены правильно, почему бы не начать выставлять счета с помощью zistemo?

Это больше, чем просто программное обеспечение для выставления счетов, и оно дает вам полностью настраиваемую нумерацию счетов. Поэтому, когда вы вводите начальное число, например, 0001301, zistemo автоматически увеличивает это число.

Шаблоны номеров счетов

Вот несколько примеров номеров счетов.

Счет-фактура

Проще говоря, счет-фактура — это документ, выдаваемый продавцом покупателю, в котором указывается сумма и стоимость услуг или продуктов, предоставляемых продавцом. Чтобы узнать больше, проверьте, что такое счет-фактура и как создать хороший счет, чтобы получить оплату быстрее.

Шаблоны счетов, созданные с помощью программного обеспечения zistemo Invoice Software

zistemo будет следить за цифрами, чтобы вы больше не запутались. С zistemo вы сразу увидите:

• по которым счета оплачены и неоплачены
• сколько лет каждому счету: i.е. сколько времени прошло с момента выставления счета клиенту.

Возможность путаницы при маркировке счета-фактуры можно уменьшить, пометив все счета-фактуры… Click To Tweet

Упрощают ли порядковые номера счетов вашу жизнь?

Может возникнуть соблазн создать отдельную систему счетов для каждого клиента или за каждый месяц. Таким образом, клиент 1 начинает с счета-фактуры с номером «1», а клиент 2 также начинает с номера счета-фактуры «1». Когда начинается новый месяц, у вас может возникнуть соблазн сбросить числа обратно на «1».

Вы видите, как это может вас запутать! Внезапно у вас появляется несколько счетов с меткой «3», но все для разных клиентов или для одного и того же клиента, но за разные месяцы. Даже если вы отметите счета-фактуры с клиентом и месяцем, существует повышенная вероятность путаницы. Таким образом, последовательные номера счетов упрощают вашу жизнь.

Хотите пронумеровать каждый проект отдельно?

Если вы действительно хотите, вы можете выбрать систему нумерации, связанную с проектом.В такой системе вы используете отдельную последовательность выставления счетов для каждого проекта, над которым вы работаете.

У каждого проекта может быть несколько клиентов, хотя гораздо чаще один проект выделяется одному клиенту. В этой системе первый счет для проекта 1 имеет номер «1», и номера последовательно увеличиваются до конца проекта.

Первый счет для проекта 2 также имеет номер «1», и номера для этого проекта также последовательно увеличиваются до конца проекта.И так далее.

Кажется немного сложным? Может. Но не волнуйтесь, zistemo здесь, чтобы помочь.

zistemo Совет № 3: zistemo управляет нумерацией, связанной с проектом, и поддерживает последовательность счетов-фактур на уровне клиента. Преимущество системы нумерации, связанной с проектом, заключается в том, что она помогает вам рассматривать каждый проект как самостоятельную единицу.

Почему бы не подписаться на бесплатную пробную версию и не убедиться в этом?

Это особенно хорошо для средних или крупных предприятий , в которых, возможно, есть отдельные группы сотрудников, работающих над каждым из нескольких проектов в определенный момент времени.

Тем не менее, относящаяся к проекту система нумерации работает на базовой модели с последовательной нумерацией , поэтому она также имеет преимущества систем последовательной нумерации, как обсуждалось выше.

Вы рискуете не пройти налоговую проверку?

Мы точно знаем, что:

• • Различные нормативные требования в каждой стране значительно увеличивают стоимость и сложность соблюдения налоговых требований.

• Несоблюдение национальных правил выставления электронных счетов увеличивает деловые риски, связанные с налоговой проверкой, а в некоторых случаях и штрафами.

В результате этих проблем многие компании предпочитают оформлять бумажные счета-фактуры и ручные процессы и упускают огромную возможность для экономии средств и оптимизации процессов, которые можно получить с помощью электронного выставления счетов.

Если ваши счета проходят аудит , то неверно пронумерованные счета могут выглядеть подозрительно. Более того, как было предложено выше, если у вас есть несколько счетов-фактур с одинаковыми номерами, вероятность ошибки значительно увеличивается.

Это означает, что у вас гораздо больше шансов ошибиться в расчетах налогов, если вы думаете, что вы учли фактор в определенном счете, хотя на самом деле это не так.Это еще одна причина, по которой последовательная нумерация счетов значительно облегчает вашу жизнь.

zistemo Совет № 4: «Преимущество последовательной системы нумерации состоит в том, что она помогает вам рассматривать каждый проект как самостоятельную единицу и предотвращает ошибки при расчете налогов».

Как долго нужно хранить счета?

Хранение счетов как можно дольше — хорошая идея. Это не только помогает вам отслеживать, как с годами развивались финансы вашего бизнеса, но и дает вам спокойствие.

• • Кто знает, когда клиент может запросить счет, который он оплатил несколько лет назад?

• Кто знает, когда клиент, с которым вы имели дело десять лет назад, может вернуться, желая снова поработать с вами?

В таких случаях было бы неплохо иметь старые счета-фактуры под рукой, чтобы узнать, сколько они заплатили вам, а также насколько быстро они заплатили. Если в старых счетах указано, что некоторым клиентам потребовалось больше года на оплату, например, в результате чего вы оказались в затруднительном финансовом положении, вы можете опасаться снова работать с ними.

Каждая страна, применяющая налог на товары и услуги, должна управлять своими собственными уникальными нормативными требованиями к электронным счетам — например, правила для электронных подписей, количество лет, в течение которых электронные счета должны храниться в архиве.

Хранение подсказок по счетам от zistemo

• • В качестве ориентира, однако, в зависимости от страны, в которой вы торгуете, счета-фактуры действительно следует хранить от 3 до 10 финансовых лет.

• • Выбрасывать их в этот период не рекомендуется.

• С одной стороны, ваши финансы могут быть проверены, и вам нужно будет показать все свои счета в качестве доказательства того, что вы правильно рассчитали налоги.

Небольшое предупреждение: даже если записи не нужны по налоговым причинам, они могут вам понадобиться по другим причинам. Убедитесь, что вы посоветовались со своим налоговым специалистом, прежде чем бросать важные записи.

Когда дело доходит до хранения счетов, упорядоченность является ключевым моментом . Не позволяйте им рассыпать по всему офисному полу! Хорошей идеей, например, будет прочный запертый ящик или картотечный шкаф с надписью «счета-фактуры».

Если у вас много счетов-фактур, вы всегда можете ввести их в цифровую базу данных . Просто убедитесь, что у вас есть кто-то, кто внимательно проверяет каждую запись, так как есть дополнительная вероятность ошибки, когда бумажные счета оцифровываются вручную.

Наличие компьютеризированной записи счетов-фактур также позволяет вам хранить данные по любому количеству счетов-фактур, не занимая их полки в вашем картотеке.

zistemo Совет № 5: «Последовательно пронумеруйте счета-фактуры и храните их от 3 до 10 финансовых лет, чтобы убедиться, что все в порядке с вашим бизнесом.Таким образом, вам нечего бояться потенциальной проверки ваших финансов ».

С нами нумерация счетов осуществляется без проблем!

Никогда не поздно систематизировать счета. Начните прямо сейчас, присоединившись к zistemo бесплатно, и вы увидите, насколько все становится простым.

Счет-фактура и налог на смету

---

Что такое счет-фактура и как его составить?

Содержание

Введение

Введение в бизнес-счета

Если вы владеете бизнесом, который сосредоточен на клиентах или услугах, выставление счетов — огромная часть игры. Это руководство проведет вас через тонкости выставления счетов — все, от шаблонов и рабочего процесса до работы с просроченными клиентами. Вы получите советы и рекомендации, которые упростят выставление счетов.

FAQ

Пять часто задаваемых вопросов о счетах

1. Что такое счет-фактура?

Счет-фактура — это запись о товарах или услугах, которые вы предоставили своим клиентам, а также о способе их оплаты вам за эти товары или услуги.

Подробнее об основах выставления счетов

2.Как выставить счет?

У

Square есть готовый, профессионально оформленный шаблон счета-фактуры, который включает всю важную информацию для выставления счетов. Square Invoices позволяет вам создавать, отправлять и управлять счетами и платежами прямо из вашей Square Dashboard. Узнайте больше о том, как создать счет-фактуру здесь.

3. Как отправить счет?

Вы можете отправлять электронные счета-фактуры прямо в почтовые ящики клиентов через квадратные счета-фактуры.

4. Как вы управляете счетами?

Самый простой способ управлять счетами и отслеживать их — это онлайн-система выставления счетов.Программное обеспечение для выставления счетов позволяет быстро и легко отправлять профессиональные счета прямо со своего настольного компьютера или мобильного устройства. Клиенты могут платить одним щелчком мыши, а вы можете отслеживать, кто заплатил, а кто опаздывал, на одной централизованной панели управления. Традиционно ручные задачи, такие как ведение бухгалтерского учета и нумерация счетов, выполняются на серверной стороне, поэтому легко следить за своим денежным потоком. Узнайте больше об управлении счетами здесь.

5. Как выбрать правильную систему выставления счетов?

Ваше программное обеспечение для выставления счетов должно облегчить быструю отправку и отслеживание счетов.Выберите систему, которая упрощает создание и рассылку счетов вашим клиентам, а также простой сбор платежей.

Начните работу с квадратными счетами-фактурами.

Счета всегда можно отправлять и отслеживать бесплатно. Платите по одной низкой ставке за счет, когда клиенты производят оплату кредитной или дебетовой картой онлайн.

Глубокое погружение

Что такое счет-фактура?

Во-первых, основы. Счет-фактура — это запись о товарах или услугах, которые вы предоставляете своим клиентам и покупателям, а также способ, с помощью которого они могут оплатить вам эти товары или услуги.Если вы подрядчик, который ремонтировал крышу, визажист, который оформлял фотосессию, или предприниматель, который только начал консалтинговый бизнес, скорее всего, вам нужно отправить счет.

Почему важно выставлять счет

Хорошее знание всех вопросов, связанных с выставлением счетов, имеет первостепенное значение для успеха вашего бизнеса. Если вы отложите дело на второй план или у вас будет беспорядочный процесс выставления счетов, это может послужить сигналом о том, что вы непрофессиональны. Особенно, когда вы имеете дело с дорогостоящими проектами (например, если вы организатор мероприятий или подрядчик), это не совсем хорошо для вашего бренда или для привлечения постоянных клиентов.

Надлежащий процесс выставления счетов и рабочий процесс также имеют решающее значение для управления бухгалтерским учетом. Если вы позволяете счетам накапливаться или этот процесс сбивает ваших клиентов с толку, скорее всего, на их расчет уйдет слишком много времени. Это плохая новость, когда дело касается управления денежными потоками, и большая проблема, когда дело касается бухгалтерского учета. Выставление счетов также чрезвычайно важно по налоговым причинам. Когда вы владеете собственным бизнесом, вам необходимо вести тщательный учет всех поступлений и выплат, включая копии всех счетов-фактур.

Итак, если вы только начинаете (или если у вас уже есть опыт работы и у вас проблемы с управлением), вам следует потратить некоторое время на то, чтобы научиться выставлять счета профессионально и эффективно. Ваша прибыль (и ваш бухгалтер) будут вам благодарны.

Виды счетов

В зависимости от вашего бизнеса или услуг, которые вы предоставляете, существуют разные типы счетов, которые могут иметь смысл. Вот несколько распространенных форм счетов-фактур:

• Предложение (или ставка) : если вы выполняете большую работу, вы можете создать предложение или ставку на эту работу.В нем должно быть подробно указано, сколько вы ожидаете от услуг, когда все сказано и сделано. Обязательно дайте понять всем, что это смета за работу, а не окончательная сумма.
• Промежуточные (или текущие) счета-фактуры : может иметь смысл выставлять промежуточные счета-фактуры, которые позволяют клиентам или покупателям оплачивать отдельные работы за один раз, а не единовременно, когда все будет выполнено. Промежуточные счета-фактуры должны сопровождаться одним окончательным счетом-фактурой с подробным описанием всей работы (и того, что было оплачено).
• Счета-фактуры расписания : Этот тип счета-фактуры приходит, если у вас есть бизнес, где вы взимаете с клиентов плату за время, которое они используют ваши услуги. Эти счета обычно используются консультантами, психотерапевтами, юристами и другими специалистами, чьи услуги более интеллектуальны. К другим случаям относятся случаи, когда объект арендуется на определенное время, например автомобили и строительное оборудование.

• Периодические счета-фактуры : Если у вас есть компания, которая выполняет регулярную повторяющуюся работу для клиентов (например, если вы домработница или выгуливаете собак), вы можете отправлять повторяющиеся счета через регулярные (согласованные) интервалы. (например, еженедельно или ежемесячно).

Периодические платежи легко настроить с помощью Square Invoices и упростить выставление счетов, гарантируя, что вам будут платить каждый месяц, неделю, день или даже год.

• Окончательные счета : Окончательный счет содержит подробную информацию обо всех услугах, предоставленных для конкретной работы или проекта. Если в течение всего проекта выставлялись промежуточные счета-фактуры, в окончательном счете-фактуре должны быть указаны они, а также окончательная сумма задолженности. Мы рассмотрим все, что вы должны включить в окончательный счет, в следующем разделе.
• Просроченные счета : Если клиент не оплатил счет, вам может потребоваться отправить еще один счет на оплату любых расходов, связанных с просрочкой оплаты счетов (которые ранее были подробно описаны в ваших условиях).

Счет-фактура стала проще для вас и ваших клиентов.

Отправляйте и отслеживайте счета бесплатно в Интернете всего за несколько шагов и упростите оплату для ваших клиентов.

Чем счета-фактуры отличаются от квитанций и заказов на покупку?

Счета (и векселя) — это юридически закрепленные документы, используемые для запроса оплаты от клиентов или заказчиков.Они часто сопровождаются согласованными условиями, такими как срок оплаты за оказанные услуги.

Заказ на поставку — это документ, инициированный покупателем и отправленный продавцу. Это сводка товаров и услуг, которые покупатель планирует приобрести у поставщика.

Квитанция — это документ, подтверждающий получение платежа для авторизации продажи, который может использоваться в качестве доказательства права собственности.

Электронное выставление счетов против бумажных счетов

Вы можете отправить заказчику распечатку на бумаге.Но гораздо более рациональный, удобный и экологичный способ — выставление счетов онлайн. Выбор программного обеспечения для онлайн-выставления счетов имеет несколько больших преимуществ. Вот несколько:

Более быстрые выплаты

Улитка работает медленно. Так что по своей природе сроки получения оплаты по почте очень медленные. Более того, если клиент платит чеком, на очистку средств может потребоваться некоторое время, тогда как платежи по кредитной или дебетовой карте обычно зачисляются на ваш счет в течение нескольких рабочих дней.

С помощью Square Invoices вы можете отправлять профессиональные счета прямо в почтовые ящики ваших клиентов, где у них есть возможность платить одним щелчком мыши.Вы также можете отправлять счета-фактуры с помощью Square прямо со своего мобильного устройства с помощью приложения для выставления счетов, которое удобно, когда вы находитесь в поле. Возможность отправлять счет сразу после завершения работы помогает избежать ненужного административного времени, затрачиваемого на работу за компьютером, и сокращает время, необходимое для получения платежа. В среднем счета, отправленные через Square, оплачиваются в течение следующего рабочего дня.

Онлайн-выставление счетов может значительно сократить трудоемкие административные задачи и помочь обеспечить своевременные платежи.

Улучшение денежного потока

Мы говорили о движении денежных средств ранее, и еще один способ смягчить любые проблемы — выбрать онлайн-счета. Более быстрые выплаты означают, что у вас больше шансов остаться в плюсе.

Легче отслеживать и управлять

Бумажные счета-фактуры имеют тенденцию накапливаться или теряться в глубинах картотек. Square Invoices автоматически сохраняет все ваши счета в вашей Square Dashboard, поэтому их легко найти, когда вам нужно на них ссылаться. Их также намного легче отслеживать.Инструмент автоматически фильтрует ваши счета по тому, что было оплачено, а что нет, так что вы можете быстро увидеть, с какими клиентами вам нужно связаться.

Меньше расходных материалов

Это может быть всего пара долларов здесь и там, но расходы на отправку счетов по почте могут быстро возрасти. Почтовые расходы могут показаться небольшими, но если вы регулярно отправляете счета по почте, они могут стать значительной частью вашего бюджета. Отправка счетов по электронной почте также позволяет сэкономить на печати, бумаге и чернилах.

Что включать в шаблоны счетов

Начните с профессионального шаблона

Square Invoices содержит профессионально оформленный шаблон, в котором вы можете заполнить всю необходимую информацию, связанную с проектом или работой. Мы также делаем шаг вперед и включаем область, где клиент может легко оставить отзыв или отзыв. Не готовы перейти на программное обеспечение для выставления счетов? Square также предлагает бесплатные шаблоны выставления счетов для загрузки.

Бесплатные шаблоны счетов

Square полностью настраиваются и доступны в форматах Word, PDF или Excel. Все, что вам нужно сделать, это ввести информацию, указанную в шаблоне, и затем поделиться ею со своим клиентом.

Что указывать в счете-фактуре

Хотя то, что указывать в счете-фактуре, может варьироваться в зависимости от типа бизнеса (стоматолог может захотеть указать коды процедур, например, из соображений страхования), есть несколько общих передовых методов.

Вы всегда должны включать следующее:

• Название вашей компании и контактная информация
• Имя вашего клиента
• Номер счета (для ваших записей)
• Дата и условия (в частности, с указанием периода времени, в течение которого вы ожидаете выплаты)
• Цена и описание товаров (а также количество)
• Налоги, сборы и скидки.

Четкое и подробное описание помогает упростить бухгалтерский учет и упростит понимание и понимание счетов вашими клиентами. То, что вы указываете в счете, может отличаться в зависимости от того, какой у вас бизнес. Счета-фактуры, связанные с фотографиями, могут отличаться от счетов-фактур по сантехнике. Для более подробного изучения счетов-фактур по отраслям, вот несколько примеров счетов-фактур по отраслям.

Заблаговременные затраты на реализацию масштабируемого рабочего процесса выставления счетов в конечном итоге сэкономят ваше время и деньги.

Как отслеживать свои счета

Когда дело доходит до процесса выставления счетов, вы должны быть осторожны. Это означает внедрение систем, обеспечивающих своевременную и организованную отправку счетов и получение платежей. Вот несколько советов, которые помогут вам управлять рабочим процессом выставления счетов:

Быстрая отправка счетов

Вам не заплатят, если вы не отправите счет. Итак, первое правило управления счетами — отправлять счета сразу после завершения работы.Это легко сделать с помощью Square Invoices, который позволяет вам создавать и отправлять счета прямо из приложения Square Invoicing на месте.

Отправьте счет нужным людям

Иногда счетом занимается не сам клиент. Может быть, это бухгалтер ведет бухгалтерию, а может быть, родители платят за свадебные цветы. С помощью Square Invoices вы можете отправлять электронные письма как своему клиенту, так и тому, кто действительно платит, чтобы вы могли получить свои деньги как можно быстрее.

Использование онлайн-счетов

Онлайн-выставление счетов помогает не потерять вещи в почте. Поскольку онлайн-счета отправляются в цифровом виде, клиентам всегда легко их найти — все, что им нужно сделать, это выполнить поиск в своем почтовом ящике (а не в куче нежелательной почты).

Установите кристально чистые термины

Вам необходимо четко изложить свои условия как заранее, так и в окончательном счете. Это включает любые штрафы за просрочку платежа.Наличие всего в письменном виде является ключом к предотвращению неудобного движения вперед и назад.

Иметь организационную систему

Вы должны хранить записи всех своих счетов в одном организованном месте. Это важно не только для бухгалтерского учета и налогов, но и для того, чтобы быть в курсе всех событий. В Square Invoices все хранится прямо на вашей панели инструментов и отсортировано по статусу.

Как быстро получить деньги

На сегодняшний день через квадратные счета были оплачены миллионы долларов.Основываясь на некоторых тенденциях и данных, которые мы наблюдали, вот некоторые действия, которые вы можете сделать, чтобы обеспечить быстрое получение платежей по счетам.

Используйте эти умные стратегии, чтобы ваши счета оплачивались быстро и без проблем.

• Отправляйте счета клиентам по четвергам. Мы обнаружили, что счета, отправленные по четвергам, с наибольшей вероятностью будут оплачены в течение двух дней.
• Настройте срок оплаты каждого счета. С помощью Square Invoices вы можете добавить сообщение для получателя с просьбой о том, чтобы клиент выполнил оплату при получении.Это может привести к более быстрому возврату платежей.
• Избегайте выставления счетов клиентам по воскресеньям. Люди реже всего оплачивают счет, полученный в воскресенье — в конце концов, это самый ленивый день недели.

Как работать с просроченными плательщиками

Это нормально — люди забывают платить. Но Square Invoices позволяет очень легко следить за своими правонарушителями. Поскольку в вашей Личном кабинете все отсортировано по тому, что было оплачено, а что нет, вы можете быстро войти и нажать кнопку «Отправить повторно» для всех, кому может понадобиться напоминание.Это сэкономит вам время на то, чтобы сесть и составить кучу неудобных писем. Дополнительные советы о том, как оплатить эти просроченные счета, можно найти в нашей публикации Три (тактичных) способа заставить клиентов оплачивать неоплаченные счета.

Счет-фактура стала проще для вас и ваших клиентов.

Отправляйте и отслеживайте счета бесплатно в Интернете всего за несколько шагов и упростите оплату для ваших клиентов.

Что такое счет-фактура? Руководство для владельцев бизнеса

Содержание

Введение

Введение в бизнес-счета

Если у вас есть бизнес, ориентированный на клиентов или услуги, выставление счетов — огромная часть игры.Это руководство проведет вас через тонкости выставления счетов — все, от шаблонов и рабочего процесса до работы с просроченными клиентами. Вы получите советы и рекомендации, которые упростят выставление счетов.

FAQ

Пять часто задаваемых вопросов о счетах

1. Что такое счет-фактура?

Счет-фактура — это запись о товарах или услугах, которые вы предоставили своим клиентам, а также о способе их оплаты вам за эти товары или услуги.

Подробнее об основах выставления счетов

2.Как выставить счет?

У

Square есть готовый, профессионально оформленный шаблон счета-фактуры, который включает всю важную информацию для выставления счетов. Square Invoices позволяет вам создавать, отправлять и управлять счетами и платежами прямо из вашей Square Dashboard. Узнайте больше о том, как создать счет-фактуру здесь.

3. Как отправить счет?

Вы можете отправлять электронные счета-фактуры прямо в почтовые ящики клиентов через квадратные счета-фактуры.

4. Как вы управляете счетами?

Самый простой способ управлять счетами и отслеживать их — это онлайн-система выставления счетов.Программное обеспечение для выставления счетов позволяет быстро и легко отправлять профессиональные счета прямо со своего настольного компьютера или мобильного устройства. Клиенты могут платить одним щелчком мыши, а вы можете отслеживать, кто заплатил, а кто опаздывал, на одной централизованной панели управления. Традиционно ручные задачи, такие как ведение бухгалтерского учета и нумерация счетов, выполняются на серверной стороне, поэтому легко следить за своим денежным потоком. Узнайте больше об управлении счетами здесь.

5. Как выбрать правильную систему выставления счетов?

Ваша система выставления счетов должна упростить быструю отправку и отслеживание счетов.Выберите систему, которая упрощает создание и рассылку счетов вашим клиентам, а также простой сбор платежей.

Начните работу с квадратными счетами-фактурами.

Счета всегда можно отправлять и отслеживать бесплатно. Платите по одной низкой ставке за счет, когда клиенты производят оплату кредитной или дебетовой картой онлайн.

Глубокое погружение

Что такое счет-фактура?

Во-первых, основы. Счет-фактура — это запись о товарах или услугах, которые вы предоставляете своим клиентам и покупателям, а также способ, с помощью которого они могут оплатить вам эти товары или услуги.Если вы подрядчик, который ремонтировал крышу, визажист, оформлявший фотосессию, или пекарня, которая обслуживала мероприятие, скорее всего, вам нужно отправить счет.

Чем счет-фактура отличается от квитанции?

Счета (и векселя) — это юридически закрепленные документы, используемые для запроса оплаты от клиентов или заказчиков. Они часто сопровождаются согласованными условиями, такими как срок оплаты за оказанные услуги. Квитанция — это документ, подтверждающий получение платежа для авторизации продажи, который может использоваться в качестве доказательства права собственности.

Почему важно выставлять счет

Хорошее знание всех вопросов, связанных с выставлением счетов, имеет первостепенное значение для успеха вашего бизнеса. Если вы отложите дело на второй план или у вас будет беспорядочный процесс выставления счетов, это может послужить сигналом о том, что вы непрофессиональны. Особенно, когда вы имеете дело с дорогостоящими проектами (например, если вы организатор мероприятий или подрядчик), это не совсем хорошо для вашего бренда или для привлечения постоянных клиентов.

Надлежащий процесс выставления счетов и рабочий процесс также имеют решающее значение для управления бухгалтерским учетом.Если вы позволяете счетам накапливаться или этот процесс сбивает ваших клиентов с толку, скорее всего, на их расчет уйдет слишком много времени. Это плохая новость, когда дело касается управления денежными потоками, и большая проблема, когда дело касается бухгалтерского учета. Выставление счетов также чрезвычайно важно по налоговым причинам. Когда вы владеете собственным бизнесом, вам необходимо вести тщательный учет всех поступлений и выплат, включая копии всех счетов-фактур.

Итак, если вы только начинаете (или если у вас уже есть опыт работы и у вас проблемы с управлением), вам следует потратить некоторое время на то, чтобы научиться выставлять счета профессионально и эффективно.Ваша прибыль (и ваш бухгалтер) будут вам благодарны.

Виды счетов

В зависимости от вашего бизнеса или услуг, которые вы предоставляете, существуют разные типы счетов, которые могут иметь смысл. Вот несколько распространенных форм счетов-фактур:

Предложение (или ставка)

Если вы выполняете большую работу, вы можете создать предложение или ставку на эту работу. В нем должно быть подробно указано, сколько вы ожидаете от услуг, когда все сказано и сделано. Обязательно дайте понять всем, что это смета за работу, а не окончательная сумма.

Промежуточные счета

Возможно, имеет смысл выставлять промежуточные счета-фактуры, позволяющие клиентам или покупателям оплачивать отдельные работы за один раз, а не единовременно, когда все будет выполнено. Промежуточные счета-фактуры должны сопровождаться одним окончательным счетом-фактурой с подробным описанием всей работы (и того, что было оплачено).

Периодические счета-фактуры

Если у вас есть компания, которая выполняет регулярную, повторяющуюся работу для клиентов (скажем, если вы домработница или выгуливаете собак), вы можете отправлять повторяющиеся счета через регулярные (согласованные) интервалы (еженедельно или ежемесячно, для пример).

Регулярные платежи легко настроить с помощью Square Invoices и упростить выставление счетов, гарантируя, что вам будут платить каждый месяц, неделю, день или даже год.

Окончательные счета

В окончательном счете-фактуре указываются все услуги, предоставленные для конкретной работы или проекта. Если в течение всего проекта выставлялись промежуточные счета-фактуры, в окончательном счете-фактуре должны быть указаны они, а также окончательная сумма задолженности. Мы рассмотрим все, что вы должны включить в окончательный счет, в следующем разделе.

Просроченные счета-фактуры

Если клиент не оплатил счет, вам может потребоваться отправить еще один счет на оплату любых расходов, связанных с просрочкой платежа (которые ранее были подробно описаны в ваших условиях).

Счет-фактура стала проще для вас и ваших клиентов.

Отправляйте и отслеживайте счета бесплатно в Интернете всего за несколько шагов и упростите оплату для ваших клиентов.

Электронное выставление счетов по сравнению с выставлением бумажных счетов

Вы можете отправить заказчику распечатку на бумаге.Но гораздо более рациональный, удобный и экологичный способ — выставление счетов онлайн. Выбор программного обеспечения для онлайн-выставления счетов имеет несколько больших преимуществ. Вот несколько:

Более быстрые выплаты

Улитка работает медленно. Так что по своей природе сроки получения оплаты по почте очень медленные. Более того, если клиент платит чеком, для зачисления средств может потребоваться некоторое время, тогда как платежи по кредитной или дебетовой карте обычно зачисляются на ваш счет в течение нескольких рабочих дней.

С помощью Square Invoices вы можете отправлять профессиональные счета прямо в почтовые ящики ваших клиентов, где у них есть возможность платить одним щелчком мыши.Вы также можете отправлять счета-фактуры с помощью Square прямо со своего мобильного устройства с помощью приложения для выставления счетов, которое удобно, когда вы находитесь в поле. Возможность отправлять счет сразу после завершения работы помогает избежать ненужного административного времени, затрачиваемого на работу за компьютером, и сокращает время, необходимое для получения платежа. Шестьдесят семь процентов счетов, отправленных через Square, оплачиваются в течение следующего рабочего дня.

Онлайн-выставление счетов может значительно сократить трудоемкие административные задачи и помочь обеспечить своевременные платежи.

Улучшение денежного потока

Мы говорили о движении денежных средств ранее, и еще один способ смягчить любые проблемы — выбрать онлайн-счета. Более быстрые выплаты означают, что у вас больше шансов остаться в плюсе.

Легче управлять

Бумажные счета-фактуры имеют тенденцию накапливаться или теряться в глубинах картотек. Square Invoices автоматически сохраняет все ваши счета в вашей Square Dashboard, поэтому их легко найти, когда вам нужно на них ссылаться. Их также намного легче отслеживать.Инструмент автоматически фильтрует ваши счета по тому, что было оплачено, а что нет, так что вы можете быстро увидеть, с какими клиентами вам нужно связаться.

Быстрая отправка

Вы можете отправлять счета-фактуры с помощью Square прямо со своего мобильного устройства (используя приложение для выставления счетов, которое удобно, когда вы находитесь в поле. Возможность отправлять счет-фактуру сразу после завершения работы помогает избежать ненужных административных действий). время назад на вашем компьютере.

Шаблоны счетов-фактур: что включать

Начните с профессионального шаблона

Square Invoices содержит профессионально оформленный шаблон, в котором вы можете заполнить всю необходимую информацию, связанную с проектом или работой.Мы также делаем шаг вперед и включаем область, где клиент может легко оставить отзыв или отзыв. Не готовы перейти на программное обеспечение для выставления счетов? Square также предлагает бесплатные шаблоны выставления счетов для загрузки.

Что указывать в счете-фактуре

Хотя то, что указывать в счете-фактуре, может варьироваться в зависимости от типа бизнеса (стоматолог может захотеть указать коды процедур, например, из соображений страхования), есть несколько общих передовых методов.

Вы всегда должны включать следующее:

• Название вашей компании и контактная информация
• Имя вашего клиента
• Номер счета (для ваших записей)
• Дата и условия (в частности, с указанием периода времени, в течение которого вы ожидаете выплаты)
• Цена и описание товаров (а также количество)
• Налоги, сборы и скидки.

Четкое и подробное описание помогает упростить бухгалтерский учет и упростит понимание и понимание счетов вашими клиентами. Для более подробного изучения счетов-фактур по отраслям, вот несколько примеров счетов-фактур по отраслям.

Заблаговременные затраты на реализацию масштабируемого рабочего процесса выставления счетов в конечном итоге сэкономят ваше время и деньги.

Как отслеживать свои счета

Когда дело доходит до процесса выставления счетов, вы должны быть осторожны.Это означает внедрение систем, обеспечивающих своевременную и организованную отправку счетов и получение платежей. Вот несколько советов, которые помогут вам управлять рабочим процессом выставления счетов:

Быстрая отправка счетов

Вам не заплатят, если вы не отправите счет. Итак, первое правило управления счетами — отправлять счета сразу после завершения работы. Это легко сделать с помощью Square Invoices, который позволяет вам создавать и отправлять счета прямо из приложения Square Invoicing на месте.

Отправьте счет нужным людям

Иногда счетом занимается не сам клиент. Может быть, это бухгалтер ведет бухгалтерию, а может быть, родители платят за свадебные цветы. С помощью Square Invoices вы можете отправлять электронные письма как своему клиенту, так и тому, кто действительно платит, чтобы вы могли получить свои деньги как можно быстрее.

Использование онлайн-счетов

Онлайн-выставление счетов помогает не потерять вещи в почте.«Поскольку онлайн-счета отправляются в цифровом виде, клиентам всегда легко их найти — все, что им нужно сделать, это поискать в своем почтовом ящике (а не в куче нежелательной почты).

Установите кристально чистые термины

Вам необходимо четко изложить свои условия как заранее, так и в окончательном счете. Это включает любые штрафы за просрочку платежа. Наличие всего в письменном виде является ключом к предотвращению неудобного движения вперед и назад.

Иметь организационную систему

Вы должны хранить записи всех своих счетов в одном организованном месте.Это важно не только для бухгалтерского учета и налогов, но и для того, чтобы быть в курсе всех событий. В Square Invoices все хранится прямо на вашей панели инструментов и отсортировано по статусу.

Как быстро получить деньги

На сегодняшний день через квадратные счета были оплачены миллионы долларов. Основываясь на некоторых тенденциях и данных, которые мы наблюдали, вот некоторые действия, которые вы можете сделать, чтобы ваши счета были оплачены быстро.

Используйте эти умные стратегии, чтобы ваши счета оплачивались быстро и без проблем.

• Отправляйте счета клиентам по четвергам. Мы обнаружили, что счета, отправленные по четвергам, с наибольшей вероятностью будут оплачены в течение двух дней.
• Настройте срок оплаты каждого счета. С помощью Square Invoices вы можете добавить сообщение для получателя с просьбой о том, чтобы клиент выполнил оплату при получении. Это может привести к более быстрому возврату платежей.
• Избегайте выставления счетов клиентам по воскресеньям.