2020-10-20

Расставлять приоритеты это: Как расставить приоритеты в жизни и в работе

Содержание

Как расставить приоритеты в жизни и в работе

Когда вы научитесь правильно расставлять приоритеты – шикарная жизнь вам обеспечена. Сейчас мы опишем главные методы расстановки приоритетов.

Одна из самых больших проблем на работе и личной жизни – неправильно расставленные приоритеты. Рабочие нагрузки стремительно растут, и всё кажется важным. Однако истина в том, что часть работы, которую мы выполняем каждый день на деле выполнять не нужно, по крайней мере сразу.

Научиться расставлять приоритеты – значит иметь больше времени каждый день, которое так ограничено. Это один из краеугольных камней производительности, и правильно расставленные приоритеты могут помочь по всем – от тайм менеджмента до баланса между работой и личной жизнью.

Сама суть приоритизации проста (нужно просто знать, какие дела необходимо выполнить, как их ранжировать), на самом деле это далеко не простой навык.

Чтобы упростить задачу, мы собрали в один список несколько лучших стратегий о том, как расставить приоритеты на работе и личной жизни.

❶

1. Запишите всё в основной список, а затем разбейте его на месячные, еженедельные и ежедневные цели.

Расстановка приоритетов происходит на разных уровнях. У вас есть дела, которые нужно сделать сегодня. Цели, которые вы ставите на этой неделе. И цели, которых вы достигли в предыдущем месяце.

К сожалению, эти списки не всегда совпадают. Слишком легко по умолчанию вернуться к тому, что кажется срочным, и игнорировать тот факт, что это не приближает вас к вашим более крупным приоритетам. Поэтому, прежде чем вы сможете научиться расставлять приоритеты в своей повседневной работе, вам нужно всё сложить в одном месте.

Начните с составления основного списка или плана на год – документа, туду-списка или листа бумаги, где будут храниться все текущие и будущие задачи. Подробной этот способ приоритезации описан в методологии «Get Things Done» (GTD) Дэвида Аллена – пятиэтапный процесс на страницах его книги.

Когда вы собрали все задачи в одном месте, пришло время разбить их на ежемесячные, еженедельные и ежедневные цели.

Ваш ежемесячный список вытекает из основного списка всех целей или вашего годового плана. Ваш еженедельный список извлекается из вашего ежемесячного списка. И так далее. Таким образом, вы знаете, что ваши ежедневные приоритеты совпадают с вашими большими целями.

Устанавливая свои приоритеты, старайтесь не залипать не те дела, которые вы поставили. Будьте гибкими приследуя основные цели. Главное убедиться, что вы расставляете приоритеты для более эффективной работы над основными целями.

Заполняя разные списки, помните принцип Парето, или правило 80/20, которое гласит, что 20% ваших усилий, как правило, дают 80% ваших результатов. Ищите те задачи, которые могут быть «задачами по Парето», они принесут вам реальные результаты.

❷

2. Отделите срочное от важного с помощью матрицы Эйзенхауэра.

Легко сказать, что вы должны научиться расставлять приоритеты в работе, чтобы это принесло максимальные результаты, но как на самом деле это сделать?

В некоторых случаях все сводится к опыту. Но когда вы не уверены, матрица Эйзенхауэра – идеальный инструмент для использования.

Разработанная бывшим президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, матрица представляет собой простую схему из четырех квадрантов, ответы на которую помогают вам отделить «срочные» задачи от «важных».

В общих чертах, срочные дела – это вещи, на которые, по вашему мнению, вы должны реагировать сразу, например, электронные письма, телефонные звонки, текстовые сообщения или новости. В то время как важными задачами являются те, которые способствуют вашей долгосрочной личной миссии, ценностям и целям.

При рассмотрении вопроса о том, как лучше расставить приоритеты для задач, спросите, в какой из квадрантов они лучше всего подходят. Затем выполните соответствующие действия:

Срочно и важно: выполните их как можно скорее.
Важно, но не срочно: решите, когда вы это сделаете, и запланируйте это.
Срочно, но не важно: делегируйте эту работу кому-то другому.
Ни срочно, ни важно: удалите их из своего спика и забудьте о них.

❸

3. Оцените свою работу по истинному приоритету с помощью метода Айви Ли

Иногда, несмотря на все наши усилия, мы получаем огромный список неотложных и важных задач, которые нам необходимо выполнить. В этом случае нам нужно найти способ копать глубже и найти их истинное значение.

Один из лучших способов был разработан более 100 лет назад консультантом по производительности Айви Ли. Так называемый метод Айви Ли – это смехотворно простой способ установить приоритеты в вашей повседневной жизни.

Вот как это работает:

В конце каждого дня запишите шесть самых важных вещей, которые необходимо выполнить завтра. Каждая мини-цель около 30-45 минут максимум. Не записывайте более шести штук.
Расставьте приоритеты этих шести пунктов в порядке их истинного значения.
Когда наступит следующий день, сконцентрируйтесь только на первом задании. Работайте до тех пор, пока не закончите первое задание, а затем переходите к следующему.
Подойдите к остальной части вашего списка таким же образом. В конце дня переместите все незавершенные дела в новый список на следующий день.

Повторяйте этот процесс пока срочное не завершится, затем старайтесь вернуться к первому методу.

Ограничение себя шестью задачами (или меньше) каждый день создает рамки, которые вынуждают вас правильно расставлять приоритеты и оставаться сосредоточенным, выполняя одну задачу в своём списке.

❹

4. Разделите цели со схожими приоритетами, используя метод ABCDE.

Хотя метод Айви Ли отлично подходит для определения приоритетности ежедневных намерений, есть ещё одна неясная часть: откуда вы знаете «истинную важность» цели?

Самой большой сложностью, когда речь идёт о том, как расставить приоритеты, является различие между целями, которые, как кажется, находятся на одном уровне важности.

Вот где метод ABCDE Брайана Трейси делает своё дело. Вместо того, чтобы держать все цели на одном уровне приоритета, этот метод предлагает два или более уровня для каждой цели.

Вот как это работает:

Просмотрите список и дайте каждому заданию букву от А до Е (А является наиболее приоритетным).

Для каждой задачи, в которой есть буква A, присвойте ей номер, который определяет порядок выполнения.
Повторяйте, пока все задачи не получат свои буквы и цифры.

Опять же, это обманчиво простая стратегия расстановки приоритетов. Хотя в большинстве случаев почти невозможно провести различие между целью B1 и целью A3, назначив каждой небольшой цели несколько уровней приоритизации, вы получите четкое представление о том, что действительно важно для вас.

❺

5. Начните день, съев «лягушку»

Как только вы расставили приоритеты в своей жизни или работе (какой бы метод вы ни выбрали), пришло время выбрать правильный способ для начала дня.

То, как вы начинаете день, задает тон всему остальному. И часто, выполняя большую, но важную задачу, вы получаете импульс, вдохновение и энергию для продолжения движения

Вот почему огромное количество экспертов по продуктивности предлагают тратить время на выполнение наиболее важной задачи (лягушки) каждый день.

Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади. Марк Твен

Размышляя о том, как расставить приоритеты в вашей повседневной работе, попробуйте включить одну из этих «лягушек» в начало списка.

Хотя я сам, люблю начинать день с простых дел, чтобы втянутся в будни. А затем с кофе уже делаю самые важные замыслы.

❻

6. Избавьтесь от «достаточно хороших» целей с помощью стратегии Уоррена Баффета с 2 списками.

Неважно, насколько вы эффективны и действенны каждый день, если вы работаете над неправильной целью. Вот почему полезно периодически переоценивать свои долгосрочные цели и приоритеты, чтобы убедиться, что вы все ещё на правильном пути.

Вот один отличный способ сделать это от инвестора-миллиардера Уоррена Баффета.

Как гласит история, Баффет провел своего личного пилота через этот процесс, чтобы помочь ему расставить приоритеты в своих карьерных целях.

Первый шаг – записать свои 25 желаемых целей. Это могут быть жизненные цели, карьерные цели, образовательные цели или все, на что вы хотите потратить своё время.

Теперь обведите свои пять наиболее желанных целей в этом списке (если вы делаете это прямо сейчас, сначала обведите, прежде чем двигаться дальше).

Наконец, любая цель, которую вы не обвели, попадает в список «избегать любой ценой». Вместо того, чтобы работать над этими целями, когда у вас есть время, вы должны активно избегать их. Это задачи, которые кажутся достаточно важными, чтобы заслуживать вашего внимания.

Но это не двигает вас к вашим долгосрочным приоритетам.

❼

7. Имейте в виду заблуждение затрат. Лошадь сдохла – слезь.

Выполняя эти упражнения по определению приоритетов, важно помнить, что нужно проявлять гибкость. Никто не знает будущего, а расстановка приоритетов и планирование на самом деле просто гадание.

Иногда вы можете расставить приоритеты только для того, чтобы изменить ожидания или результаты. В таком случае трудно не разочароваться.

Люди особенно восприимчивы к «невозвратным затратам» – психологическому эффекту, когда мы чувствуем себя вынужденными продолжать что-то делать только потому, что мы уже вложили в это время и усилия.

Но реальность такова, что независимо от того, на что вы тратите своё время, вы никогда не сможете вернуть это время назад. И любое время, потраченное на работу в направлении неправильного приоритета, является просто потраченным временем.

Приоритеты – великая вещь. Но, иногда, наши усилия лучше направить на смену лодки, чем пытаться устранить утечку.

Приоритеты – великая вещь. Если вы правильно расставите приоритеты в своей работе, вам гарантирован хороший день. Удивительное чувство, когда в конце рабочего дня ты осознаешь, сколько важного успел сделать. Но это не всегда возможно.

Задачи занимают больше времени, чем ожидалось. Вмешиваются различные обстоятельства. А наши дни наполняются встречами и разговорами.

Поэтому, хоть и важно знать о том, как расставить приоритеты в вашей работе, но помните, что нужно быть реалистом относительно объёма работы, который вы действительно можете делать каждый день.

Как расставить приоритеты и понять, что для вас важно: восемь советов

Антон Бахарев

Вряд ли сегодня найдется хоть один человек, который не сталкивался бы с тем, что у него очень много дел и слишком мало времени, чтобы все их переделать. Выбрать то, что действительно важно — задача не из простых. Собрали из нескольких книг советы о правильной расстановке приоритетов.

Из книги «Меняем привычки»

Главное, что нужно запомнить: если всё является приоритетом — значит, приоритетом не является ничего. Перед началом каждого рабочего дня повторяйте эту фразу. Такая «мантра» позволит прорваться сквозь многоголосый информационный «шум» к тому, что действительно первостепенно.

Лучшее время для активной мыслительной деятельности — это утро, потому что префронтальная кора, исполнительный механизм нашего мозга, к концу дня разряжается, а подзаряжается во время ночного сна. Именно поэтому сложную мыслительную работу лучше выполнять с утра, когда мозг еще свеж, не растрачивая это ценное время на электронную переписку и онлайн-конференции.

Начало дня нужно особенно ценить и беречь для самого важного.

Из книги «Заряжен на 100%»

Приоритет — слово, не имевшее множественного числа. Изначально оно означало единственную важную вещь. Но мы уже привыкли говорить «определить приоритеты», и нам это не кажется странным. Отбрасывая лингвистические нюансы, скажем так: если приоритетов больше трех, можно считать, что их нет вообще. Проблемы возникают из-за нечетких приоритетов, большого количества задач, когда непонятно, за что браться в первую очередь.

Нам с коллегами из МИФа, как и многим читателям МакКеона (автора книги «Эссенциализм») на Западе и в России, очень помогла придуманная им мантра: «Если не очевидно, что это „да“, то значит, это „нет“». Слишком много возможностей, развлечений, отвлечений жаждут наших внимания, энергии и времени. И стоит говорить «да» только тем идеям и целям, которые действительно вас зажигают.

Матрица дел

Простой инструмент для расстановки приоритетов в рутинных делах и задачах (а не стратегических целях) — матрица дел, она же матрица Эйзенхауэра, она же матрица ABCD, ставшая известной во многом благодаря бестселлеру Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей».

Матрица состоит из четырех квадрантов (A, B, C, D), по которым вы распределяете задачи, исходя из двух характеристик — их важности и срочности:

Важное-срочное
Важное-несрочное
Неважное-срочное
Неважное-несрочное

Этот инструмент известен очень многим. Но, как показывает опыт, далеко не все знающие его используют. В матрице дел проще оценивать существующую загрузку, понимать, от каких задач можно отказаться, если нужно добавить новые, каким снизить важность, и так далее.

Из книги «Ловушки мышления»

Принимая решение, дистанцируйтесь от мгновенных эмоций. Если вы откликаетесь на мгновенные эмоции, то это может напоминает ситуацию, когда после того, как вы скатитесь с американской горки, вам пытаются продать фотографию, где вы визжите во время езды. Вы можете импульсивно купить ее, потому что в вас еще бурлит адреналин. Но нужна ли вам эта фотография на следующий день? На самом деле нет. Никто не выглядит хорошо на американских горках.

Прекратить делать

Джим Коллинз, автор книги «От хорошего к великому», предлагает создать «список того, что нужно прекратить делать». Эта идея родилась в ответ на вопрос, поставленный одним из его наставников: подумать, что он стал бы делать после двух в корне меняющих жизнь звонков. Во время первого его уведомили бы, что он унаследовал 20 миллионов долларов без каких-либо обязательств. А во время второго ему сообщили бы, что в связи с редкой и неизлечимой болезнью ему осталось жить всего 10 лет.

Наставник спросил Коллинза: «Что бы вы начали делать по-другому, в частности, что бы прекратили делать?» С тех пор, говорит Коллинз, он каждый год готовит список «прекратить делать».

Наивно делать вид, будто мы на все можем найти время, установив многозадачный режим работы или начав работать более эффективно. Взглянув повнимательнее, вы обнаружите, что в расписании не так уж много пробелов. Час, проведенный за одним занятием, — это час, не потраченный на другие. Так что если вы приняли решение проводить больше времени с детьми, или пойти учиться в колледж, или больше тренироваться, то параллельно должно появиться решение, что вы собираетесь прекратить делать.

Из книги «Бизнесхак 2.0»

Это квадрат Декарта. Четыре вопроса, позволяющих принять взвешенное решение.

Есть тонкость — в квадрате НЕ-НЕ нельзя допускать ответов, аналогичных первому (а это хочется сделать из-за двойного отрицания). Этот инструмент помогает рассмотреть проблему со всех сторон. Плюсы и минусы можно взвесить, придав им субъективные численные оценки — чтобы количественно сравнить оба варианта.

Правило семи вздохов

Самураи принимали решения на протяжении семи вдохов. Если самураю не удавалось принять решение за это время, он переключался на что-то другое, поскольку это означало, что для решения либо не готов он сам, либо нет подходящих обстоятельств.

Правило 10/10/10

Принимая решение, задайте себе три вопроса:

1. Как я буду относиться к этому через десять минут?

2. Как я буду относиться к этому через десять месяцев?

3. Как я буду относиться к этому через десять лет?

Некоторые решения могут вызывать краткосрочные эмоции, страх, и бывает полезно подумать о том, какие дивиденды они способны принести в долгосрочной перспективе. Будете ли вы жалеть, что на что-то не решились? Или наоборот?

Подготовлено по книгам «Меняем привычки», «Заряжен на 100%», «Ловушки мышления», «Бизнесхак 2.0».

Картинки: pixabay

Как научиться правильно расставлять приоритеты в жизни

В жизни каждого человека есть четыре основные составляющие, которые в случае их оптимального состояния делают человека счастливым. Это жизненные приоритеты. Умение правильно расставлять приоритеты в жизни подобно таланту. Оно позволяет человеку чувствовать гармонию. Жизненные приоритеты можно сравнить с ножками стола. На четырех равных ножках стол наиболее устойчив.

Первой и, пожалуй, самой важной составляющей является физическое состояние, в основе которого здоровье, внешняя привлекательность, жизненная энергия. Все три компонента находятся в тесной зависимости друг от друга. Слабое здоровье, низкая привлекательность, недостаток жизненной энергии ограничивают возможности реализовать другие составляющие счастливой жизни. Но это не единственная причина ставить физическое состояние организма на первое место. Рождаясь, человек в первую очередь учится осознанно управлять своим телом (скоординировано работать руками и ногами, держать голову, сидеть, ползать, ходить). Работа с телом всегда самая понятная (очевидность взаимосвязи действия – результат). Человек, который не умеет работать со своим телом, не умеет управлять собой! Из халатного отношения к своему организму вырастает внутренняя распущенность, лень, неорганизованность!

Как правило, природа авансирует нас, наделяя хорошим физическим состоянием в юном возрасте. Если в приоритетах человека нет должной работы по поддержанию тела в форме, и он относится к нему исключительно как к ресурсу, со временем источник начинает иссякать. Первые признаки проблемы проявляются в недостатке жизненной энергии, когда появляется лень, апатия, нежелание действовать. Снижаются шансы полноценно реализовать собственные таланты.

Самореализация — это «вторая ножка стола». Когда человек реализует свои способности и таланты он счастлив. Нереализованный потенциал делает человека злобным, завистливым, жалостливым к себе и критичным по отношению к другим! Самореализация напрямую влияет, насколько самодостаточным чувствует себя человек. Несамодостаточный всегда полагает, что весь мир ему должен. Самодостаточный человек выстраивает партнерские отношения с миром и другими людьми.

Отношения – третий компонент счастливой жизни (третья ножка стола).
Отношения, выстраиваемые человеком, зависят от гармонии или дисгармонии его внутреннего мира, его внутренней организации.

Самодостаточный человек не реагирует на происходящее (не злится, не гневается), а действует в соответствии с изменяющимися обстоятельствами. Осознавая, что каждый из нас руководствуется собственными интересам, мы понимаем и принимаем поступки других людей. Это помогает не испытывать по отношению к окружающим злости, а по отношению к себе – жалости, что мир несправедлив.

Четвертым компонентом (четвертой ножкой стола) является финансовая независимость. Потому что, во-первых, в современном мире деньги самый ликвидный товар, позволяющий удовлетворять потребности каждого в том, к чему нет собственных талантов. Во-вторых, финансовая независимость – возможность замахнуться на что-то большее.

Итак, четыре ножки условного стола — физическое состояние, отношения, самореализация, финансовая независимость.

Нужна ли столу пятая ножка? На мой взгляд, нет.

А что если надломится одна из четырех ножек? Стол будет стоять. Стол может стоять и на двух ножках, но будет очень неустойчивым! Бывают столы и на одной ножке. И в жизни тоже бывают случаи, когда человек развивается только в одном или двух направлениях. К примеру, человек большую часть своей жизни строил собственный успешный бизнес. Он реализовал свои таланты, приобрел финансовую независимость, но не построил семью, нет друзей (отношения), физическое состояние тоже оставляет желать лучшего. Или другой пример, женщина выбрала семейные отношения в качестве единственного направления собственного развития. Единственная ножка стола развивалась и крепла, становясь центром и источником счастья. Прошли годы, дети выросли, муж оставил…

При всем многообразии столов самыми устойчивыми являются, те, что держатся на четырех ножках.

Почему при всей очевидности тех ценностей, которые описаны выше, большинство людей недовольны собой и собственными жизненными результатами? Есть простой тест. Те, кто не поленится взять бумагу и ручку или карандаш, чтобы его пройти, смогут сделать для себя очень интересные выводы.

Напишите в столбик 4-5 ваших ценностей (областей жизни), которые для вас важнее всего. Можете предлагать свои формулировки, к примеру, бизнес, любимый человек, друзья, семья, деньги и прочее/
Присвойте место каждому направлению по значимости для вас в порядке убывания.
Теперь честно присвойте место в порядке убывания по времени, которое вы затрачиваете на каждое из направлений.
Давайте усложним тест! Для этого в столбик ваших приоритетов снизу допишите еще одну строчку «Другое».
А теперь распределите приблизительно, сколько своего времени в процентах вы тратите на каждое направление.

Ценности (приоритеты) Затрачиваемое время,%
___________________ ___________________
___________________ ___________________
___________________ ___________________
___________________ ___________________
_____Другое ______ ___________________

Постарайтесь быть объективными. Если одним из своих приоритетов вы написали «Деньги», скорее всего вы предполагаете немаленькую сумму. При этом вы зарабатываете в несколько раз меньше, и реально ничего не делаете, чтобы изменить ситуацию (не открыли параллельно свой бизнес, не отсылаете регулярно свои резюме в те компании, где вам будут платить, ту сумму, о которой вы размышляли в своих приоритетах). Значит, вы ничего не тратите для достижения результата, можете поставить 0% . Если в ваших приоритетах семья, то подумайте, сколько времени вы уделяете своей второй половинке, детям, родителям. Сюда не входит время, когда вы лежите перед телевизором, проводите в интернете, даже если в этот момент ваши домочадцы кружатся вокруг вас!

6. Окиньте взглядом, что у вас получилось.

Если ценность для вас и затрачиваемое время отличаются, не стоит ждать желаемых результатов.

Надеюсь, что тест помог вам понять, почему ожидания и реальность не совпадают. Если вы увидели перспективные для развития направления, значит, пора выстраивать стратегию достижения результатов и начинать действовать!

Думаю, какие бы собственные приоритеты вы не назвали, они вписываются в те направления, которые выше указаны в данном материале (физическое состояние, отношения, самореализация, финансовая независимость).

Если вы сознательно упускаете из собственных приоритетов какое-то направление, помните, что столы бывают разные, но на четырех ножках стол самый устойчивый!

Елена Ветштейн.

P.S. Научиться работать с собственными приоритетами вам помогут авторские материалы:

«Планирование в личностном росте или как создать план саморазвития»;

«Стратегия и тактика. Кто главнокомандующий в вашей жизни?»;

«7 шагов в новую жизнь».

А также авторские планировщики.

Узнать подробнее о марафонах и обучающих программах можно здесь

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Елена Ветштейн

«Начни с главного»: Как правильно расставлять приоритеты

Гэри КЕЛЛЕР

Предприниматель

Откажитесь от длинных списков дел

Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, вкладываемых средств или прилагаемых усилий отвечает за большую долю результатов, получаемой продукции или заработанного вознаграждения. Небольшая доля причин вызывает львиную долю последствий. Парето однозначно указывает: максимум того, что вы хотите, будет являться результатом минимума того, что вы делаете. Некоторые вещи важнее остальных, и очень намного. Я хочу, чтобы вы учитывали этот принцип при составлении списка дел — сначала определите 20% самого главного, затем выделите из них ещё 20% и продолжайте в том же ключе до тех пор, пока не получите единственную, самую важную вещь. Начинать можно с перечня любой длины, но с установкой на то, что вы должны расчистить себе путь к одной самой важной вещи.

Сфокусируйтесь

Чтобы приступить к новой задаче и вернуться к тому, что вы делали до того, как вас прервали, всегда нужно какое-то время, и не факт, что у вас получится продолжить именно с того места, где вы отвлеклись. Исследования показывают, что около 28% рабочего времени составляют потери, связанные с переключениями в режиме многозадачности. Мультитаскеры сильнее подвержены стрессу, совершают больше ошибок и теряют способность правильно оценивать время, необходимое для работы над задачей, — им почти всегда кажется, что времени потребуется больше, чем это есть на самом деле. Каждый раз, пытаясь заняться двумя и более вещами одновременно, мы просто делим своё внимание и снижаем требовательность к результатам каждого из процессов.

Формируйте привычки

Вопреки устоявшемуся мнению, успех не является результатом марафона дисциплинированных действий. На самом деле успех — спринт, в котором дисциплина нужна ровно до того момента, пока образуется привычка. Заставляя себя, вы приучаете себя к определённому образу действий, и с какого-то момента это перерастает в привычку. Смиритесь с тем, что жестокая дисциплина потребуется, только чтобы сделать новый вид поведения привычным, и всё станет намного иначе. В среднем на формирование привычки требуется 66 дней. Формируйте навыки поочерёдно. Успех приходит последовательно, а не одновременно. Никому не удаётся приобретать больше одной сильной привычки в один период времени.

Задайте себе главный вопрос

Чтобы выстроить задачи согласно их значимости, задайте себе Фокусирующий вопрос: «Какую одну вещь я могу сделать, чтобы всё остальное стало проще или вообще не нужно?» Это приводит к конкретике — выбрать можно только один вариант. Слова «могу сделать» содержат встроенную команду, указывающую на то, что следует предпринимать то, что возможно. Люди часто заменяют это на «должен» и «хотел бы», но все эти варианты некорректны. То, что вы можете сделать, всегда важнее благих намерений. Часть «чтобы в результате этого» говорит о критериях, которым должен соответствовать ответ. Это мостик между просто делать и делать целенаправленно. Последняя часть фразы — окончательная проверка силы воздействия. Речь о том, что, когда вы сделаете эту одну вещь, всё остальное на пути к вашей цели станет достижимо ценой меньших усилий или вообще ненужным.

Свяжите сегодняшний день с будущим

Чем отдалённее по времени будущее вознаграждение, тем меньше мотивация к его получению — это явление называется «гиперболическое дисконтирование». Оно служит объяснением того факта, что большинство предпочитают $100 прямо сейчас сумме вдвое большей в будущем. Их «текущее искажение» перевешивает логику. Есть простой образ мысли, который позволит преодолеть это.

Какую одну вещь я могу сделать, чтобы всё остальное стало проще или вообще не нужно?

Вы должны представить, как из одной маленькой вещи постепенно вырастает большая. Это немного похоже на матрёшку: ваша главная вещь «прямо сейчас» находится внутри вашей главной вещи сегодняшнего дня, которая сидит внутри вашей главной вещи на эту неделю, и так далее. Приучайте своё сознание увязывать между собой цели во времени. Свяжите своё сегодня со всеми вашими завтра. Так вы научитесь мыслить масштабно, но целенаправленно.

Планируйте важное

Успешные люди начинают с того, что планируют своё свободное от работы время. Почему? Они знают, что оно им потребуется. Для правильного функционирования всё нуждается в паузах, и вы не исключение. Спланировав время отдыха, приступайте к выделению временного блока для вашей главной вещи. По возможности он должен быть в самом начале дня. Оставьте себе час на то, чтобы разобраться с неотложными утренними делами, а затем принимайтесь за главное. Я рекомендую один четырёхчасовой временной блок в день. Сможете больше — вперёд. Следующий этап в выделении временных блоков — само планирование. Это время, когда вы размышляете о том, где вы сейчас и куда хотите попасть. Выделите один час еженедельно на обзор своих годовых и месячных задач. Спросите себя, что должно произойти в этом месяце и на этой неделе, чтобы вы оставались в рамках своих годовых целей.

Защищайте своё время

Выделить время несложно — защищать трудно. Лучший способ — установка на то, что эти временные блоки несдвигаемы. Поэтому, если кто-то пытается вас занять в это время, просто извинитесь, скажите, что вы уже заняты, и предложите другой вариант взамен. Если это правда нечто неотложное, вспомните правило «утратил — заменил» и сразу же перепланируйте свой временной блок. Если вы чувствуете, что в момент работы в голове всплывают побочные мысли, просто запишите их и продолжайте заниматься тем, чем занимались. Найдите себе место для работы в стороне от троп, которыми ходят отвлекатели. Держите под рукой все материалы, закуски и напитки, которые вам могут понадобиться, и не покидайте свой «бункер» ни при каких условиях, кроме похода в туалет. Отключите телефон, закройте электронную почту. Сообщите тем, кто может вас искать, чем вы заняты и когда освободитесь.

Учитесь отказывать

Чтобы защитить то, чему вы сказали «да», и оставаться продуктивным, следует говорить «нет» всем и всему, что может подорвать ваши усилия. Никто не умел говорить «нет» лучше Стива Джобса. Спустя два года после его возвращения в компанию в 1997 году количество товаров в продуктовой линейке Apple сократилось с 350 до 10. Он объяснил это, сказав: «Сфокусироваться — значит сказать «нет»». Каждый раз, говоря «да», вы отщипываете кусочек эффективности ваших усилий во всех областях. Поэтому чем больше вещей вы стараетесь делать, тем менее успешны в каждом из них. Вы не можете угодить всем, не стоит и пытаться.

Жизненные приоритеты: как правильно расставить приоритеты в жизни

Автор Юлия На чтение 15 мин. Просмотров 41 Опубликовано 20.10.2020

Значение понятия

Человеческая жизнь имеет много граней, она сложна, непредсказуема и индивидуальна. Каждый человек имеет свой характер, поэтому к одинаковым событиям в жизни люди относятся по-разному.

Взгляды на происходящие события и их восприятие отличает одного человека от другого. Каждый ассоциирует слово «приоритет» с разными вещами. Студент видит перед собой долгожданный диплом, спортсмен – победу в соревновании, молодой специалист – карьерный рост. Понятие, что такое жизненные приоритеты, можно охарактеризовать следующей фразой:

«Приоритеты – это занятия, которые смогут через определенное время оправдать силы и время, которое на них потратили».

Основные ценности в жизни человека

Трудно встретить двух людей, имеющих абсолютно идентичные приоритеты. Однако существуют личностные ценности, характерные для всех разумных женщин и мужчин. Что может быть главным в человеческой жизни? Базовые ценности человека составляют небольшой список.

Любовь к себе. Ее не стоит путать с эгоизмом и самовлюбленностью. Это чувство собственного достоинства, желание развиваться как личность, стремление к достижению счастья и внутренней гармонии. Без здоровой доли любви к себе, человек не сможет жить полноценной жизнью.
Семья. Для подавляющего большинства людей жизненные приоритеты заключаются в достижении семейного счастья. Жена или муж, дети, внуки, уютный домашний очаг – это огромное богатство.
Карьера. Какие бывают жизненные ценности? Многие люди первостепенное значение придают своей профессиональной деятельности. Для активных леди и джентльменов карьерный рост иногда значит больше, чем семья, поэтому они все силы направляют на достижение успехов на рабочем месте.
Общественная жизнь. Альтруисты главным приоритетом считают труд на благо общества. Собственные потребности такие люди обычно ставят на второй план.
Самодисциплина. Жизненные ценности – что это такое? Это умение направлять личную деятельность на достижение каких-либо результатов таким образом, чтобы предпринимаемые поступки не противоречили моральным принципам. Для личности чрезвычайно важна дисциплина – умение выполнять обязанности и обещания, данные себе или окружающим. Самодисциплина требует огромной силы воли и характера, однако она невероятно полезна для личностного роста.

Ценности в жизни человека могут быть и другими, индивидуальными и совершенно неожиданными. Они отражаются на поставленных целях и способах их достижения. Если говорить о не основных ценностях в жизни, какие они бывают:

честность;
здоровье;
оптимизм;
терпение;
толерантность;
духовное развитие;
уважение;
надежда;
творческая реализация;
благодарность;
вера в людей.

Список можно продолжать достаточно долго. Все эти приоритеты представляют собой сложную структуру. Благодаря им человек может предвидеть негативный исход ситуации и всевозможные неудачи. Ими руководствуются в течение всей жизни, однако допускается, что со временем моральные установки могут кардинально изменяться.

Классификация приоритетов

Ценности в жизни можно сравнить с ориентирами. На них в нужный момент человек может опереться, сверить по ним правильность выбранного направления. Это личностные качества, человеческие убеждения, идеалы и ощущение правильности того, что индивид в жизни делает. Когда приоритеты в жизни расплывчаты, может наступить потеря смысла существования и, как следствие, состояние отчаяния.

Если, к примеру, существуют проблемы с положением финансового плана, или человеку подчас не слишком просто принять решение в каком-то вопросе, это означает, что мир внутри него не соответствует окружающей действительности.

Важно! Приоритеты, которые также можно назвать установками, являются хорошими попутчиками для жизни полной, яркой и продуктивной.

Приоритеты – дело сугубо индивидуальное и разное для каждого человека, мужчины и женщины. Они могут зависеть от воспитания в семье, что говорилось и прививалось ребенку с детства (как его воспитывали и учили в школе). Залог личности гармоничной закладывается с раннего возраста посредством привития нравственных качеств и других неоспоримых достоинств.

Выбор приоритетов

Список приоритетов может быть очень большим. Однако из всего существующего многообразия ценностей выделяют три основных:

Все, что касается профессиональной деятельности: бизнес, карьера, работа, ее поиск, составление резюме и все, что связано с выбранной стезей трудового направления;
Все, что относится к делам личного характера: личные отношения и личная жизнь;
Все, что можно причислить к личностному развитию: рост духовный, познание себя и жизни.

Факторы влияния на приоритеты в жизни человека

Привычки успешных людей — что делать ежедневно для успеха в жизни

Для того чтобы расставить в жизни приоритеты, необходимо учитывать влияние некоторых факторов, которые могут показаться малозначительными и простыми, но это только на первый взгляд. На самом деле они оказывают воздействие на позицию в жизни и конкретные взгляды человека:

На первое место среди всех таких факторов можно ставить время. Многие люди в молодости нечасто думают о сохранении здоровья или семейной жизни. Большее предпочтение они отдают карьере или веселью. В возрасте более зрелом они начинают расставлять ценности в порядке, совершенно обратном первому.
Следующим фактором являются те события, которые в жизни каждого происходили. Тут немаловажную роль играет то, какими они были: плохими или хорошими, грустными или радостными. От этих событий зависит то, как человек смотрит на ту или иную ситуацию в жизни, имея в своем арсенале опыт подобного в прошлом.
Самым главным и даже ключевым считается фактор пережитых жизненных трудностей в какой-либо одной или сразу нескольких сферах. Здесь вариантов, по которым события станут развиваться, может быть два. Если происходят какие-то неудачи в работе или ее поиске, человек может еще больше стремиться к лучшему результату или, боясь прошлых проигрышей, вовсе потерять всякую надежду и поставить данный приоритет на место последнее.

Как определить свои приоритеты

Чтобы суметь правильно располагать приоритеты в жизни, необходимо определиться со своим желаниями, для этого проанализировать собственные мысли, потратив на это некоторую часть времени. Нужно задать себе, к примеру, вопросы такого характера:

Чего в действительности мне хочется?
Мои цели, какие они?
Для того чтобы их достичь, на что я готов пойти?
От чего способен отказаться на ближайшее время?

Вопросы такого плана кажутся при первом рассмотрении весьма обычными, но именно они при должном к ним внимании смогут помочь раскрыть всю важность и возможность осуществления желаемого, главное – подтолкнут в определении приоритетов.

Важно! При ответе на эти вопросы человек, сам того не зная, уже может хотя бы частично понять, как приоритеты в своей жизни расставить.

Определение приоритетов

Мужские приоритеты

Жизненные приоритеты – это еще и признак принадлежности к полу. Мужчина по праву является защитником своей семьи и дома, он – опора и руководитель для близких людей. Самореализация для него – не пустой звук, очень важна. Именно в подобном статусе мужчина чувствует себя хорошо и уверенно.

Независимость в финансах – это важный мужской приоритет. Наиболее распространенными целями мужчин называют:

Обеспечение финансами;
Карьера, трудовая деятельность;
Здоровье;
Полноценный отдых.

Мужские приоритеты

Женские приоритеты

Устремления женщин в корне отличаются от ценностей мужчин. Гораздо больше внимания прекрасная половина склонна уделять заботам семейным, отношениям со своей половинкой, детям. Для них важен уют в доме, чтобы все живущие в нем чувствовали себя хорошо и комфортно. Они заботятся о здоровье каждого члена семьи и соблюдают традиции.

С некоторыми исключениями, чаще всего женщины отводят работе более скромное место в списке своих ценностей. Приоритетные ценностные направления для женщин:

Дом и семья;
Состояние здоровья;
Развитие и духовность;
Качественный отдых.

Женские приоритеты

Советы по расставлению приоритетов

1. Изучите свою жизнь за последний год, месяц, две недели, чтобы разобраться, чему уделяете максимальное количество усилий и времени.

2. Пропишите ценности в порядке уменьшения значимости – это поможет понять, к чему вы стремитесь в долгосрочной перспективе. Когда приоритеты расставлены, можно формулировать конкретные цели с обязательным указанием сроков их достижения.

3. Обзаведитесь ежедневником и заведите привычку планировать дела на ближайшие дни и недели.

4. Разделите объемные цели на совокупность мелких задач, чтобы определить порядок действий и избавиться от опасений по поводу неудач.

5. Избавьтесь от тех занятий, которые не приносят никакой пользы, заменив их теми, что приводят к поставленной цели.

6. Ни в коем случае не оставляйте недоделанных дел, переходя к новой задаче только по выполнению предыдущей.

7. Анализируйте свои поступки и определяйте их эффективность.

1. Пойми, что список приоритетов не может быть безразмерным

Нельзя растрачивать себя на всё, что только придет тебе в голову. Другими словами, список твоих приоритетов не сможет вместить неограниченное число позиций. И тебе остается только смириться с этим.

Попробуем привести пример. Представь, что список твоих приоритетов состоит из пяти пунктов. Если ты уже заполнил их, то внести новый пункт окажется невозможным. Единственное, что ты в силах сделать, — вычеркнуть один из прописанных приоритетов и поместить новый на его место.

Резюмируем: чтобы добавить новый жизненный приоритет, нередко приходится отказываться от какого-то старого. Невозможно же совмещать одновременно такие вещи, как здоровье и курение, комфорт и карьеру, высокий заработок и вечные развлечения где-нибудь на Лазурном берегу.

Отказаться от чего-нибудь подобного поможет прежде всего правильно поставленная цель. Но для того чтобы верно сформулировать ее, задумайся вот над чем: как ты хочешь себя чувствовать? Быть может, ты не готов проводить большую часть жизни в гонке за успехом, а хочешь спокойной и размеренной жизни? Или, наоборот, пребывание в гармонии быстро тебе надоедает? Главное — ответить на эти вопросы максимально честно, ведь от них зависит, насколько ты будешь доволен качеством своей жизни. Формируй цели, которые позволят тебе обрести желаемое состояние.

2. Осознай, как твои приоритеты расставлены сегодня

Даже если ты никогда раньше не задумывался, как расставить приоритеты, они всё равно есть у тебя. Всё, что ты сейчас имеешь, — это их результат их расстановки. И неважно, осознанно ты это сделал или нет.

Неосознанно ты нередко выставляешь приоритеты, основываясь не на том, что будет нужно и полезно, а на том, что важно для тебя в настоящий момент. Когда ты бесцельно лежишь на диване, для тебя важно лежать.

Когда ты поднимаешься рано, для того чтобы совершить утреннюю пробежку, — тебе важно бегать по утрам. В том же случае, когда ты лежишь на диване и думаешь о том, как бы хорошо пойти на пробежку, тебе важно лежать на диване, изображая глубокую озабоченность состоянием своего здоровья.

Научись признавать расставленные тобою же приоритеты — это один из важнейших шагов для того, чтобы построить честный диалог с самим собой. Честно опиши всё, чем владеешь сейчас: семья, друзья, работа, заработок, здоровье, вредные и полезные привычки. Пусть это будет твоей отправной точкой.

3. Проверь, насколько твои приоритеты соответствуют твоим внутренним ценностям

Ценности — это наши желания, которые идут изнутри. Приоритеты же часто оказываются навязанными лишь снаружи. И это действительно важная проблема. Когда твои ценности идут вразрез с приоритетами — как ты думаешь, что происходит? Правильно, ничего хорошего. Ты просто разрываешься между понятиями «это важно для меня» и «это должно быть важно для меня». Как итог — плохое настроение, повышенная тревожность, а в некоторых случаях даже депрессия.

Хочешь узнать свои настоящие ценности — посмотри, на что ты тратишь свое свободное время. Если ты во всеуслышание говоришь о том, как важно читать, подстегиваешь своих знакомых и друзей на занятия спортом, делаешь многочисленные репосты мастер-классов в социальных сетях, но сам предпочитаешь тратить свое время на занятия, не несущие никакой пользы, — вывод очевиден.

Второй вариант проверки ценностей — это твоя энергия. Когда твои приоритеты идут бок о бок с твоими ценностями, происходит то, что многие называют белой полосой в жизни человека. Ты движешься в правильном направлении, поэтому тебе легко добиваться поставленных целей. Если же свою энергию тебе приходится подстегивать различными способами, например при помощи кофеина или обещания развлечений, то стоит проанализировать, действительно ты занимаешься тем, чем хочешь, или ты взялся за дело только потому, что должен этого хотеть.

4. Живи не ради характеристики или резюме

Мы часто рассуждаем о жизни так, будто бы находимся на собеседовании, а напротив нас сидит строгий кадровик. Мы отвыкли говорить простыми словами, совершать простые поступки, помогать окружающим людям. Наша сосредоточенность направлена на достижение качеств, которые можно записать в резюме.

Да, они помогают нам завоевывать хорошую репутацию, получать работу мечты и выделяться среди сотни тысяч таких же специалистов, как и мы, но вот только людьми они нас не делают. А ведь именно то, как ты строишь семью, поддерживаешь отношения с друзьями и в общем-то живешь вне рабочего пространства, куда важнее.

Счастье — это не всегда свершения в карьере. Иногда это обыкновенная жизнь с возможностью включения в нее самых близких людей и поддержанием достатка, необходимого для нашего комфорта. Конечно, такой сценарий жизни подходит не всем, но он приземляет нас, для того чтобы мы еще раз оценили свои приоритеты.

5. Включи в список приоритетов отдых и хобби

Обычно в список своих приоритетов мы вписываем хобби в последнюю строчку. Но ведь именно хобби позволяет нам чувствовать себя счастливыми. Хочешь получать удовольствие от жизни — оставь немного времени для того, чтобы иметь возможность заниматься любимым делом каждый день.

Не стоит относиться к хобби как к тому занятию, которое обязательно выбирается один раз и на всю жизнь. Да, бывает и так, но в большинстве случаев с течением времени наши хобби претерпевают изменения. Также не стоит настраивать себя на то, что на хобби обязательно нужно зарабатывать. Если ты неплохо поешь, играешь на музыкальном инструменте или даже можешь совмещать эти два дела вместе, иногда лучше заниматься этим просто для своего удовольствия.

Методы

У каждого человека свой алгоритм, нужно подобрать способ, входящий в резонанс с жизненными ритмами и тогда результат от усилий увеличится в несколько раз. Можно испытать их на практике или довериться интуиции.

Матрица Эйзенхауера

Для его реализации приоритеты распределяются по двум критериям — срочность и важность. Они выписываются по принципу системы координат, где задачи выстраиваются наискосок с левого верхнего угла к правому нижнему.

Таблица наглядна и позволяет оценить как общий масштаб, так и количество промежуточных этапов. Она подстраховывает от выпадения из поля зрения дел, попадающих в категорию неотложных. Такая система не только удобна в применении, но и дисциплинирует, координирует.

Составление списков

Некоторые не понимают, как важно умение правильно расставить приоритеты в работе и жизни и что это значит для качественного выполнения намеченных целей. Хватаясь сразу за все, они рискуют все и упустить, как песок сквозь пальцы. Основной принцип списка — от важного к более незначительному. Желательно составить 2 перечня, ориентируясь по важности и срочности, а затем сверить их на предмет совпадений.

Правило Парето

Еще один оригинальный и действенный метод заключается в выделении с 20% самых необходимых дел и сосредоточить усилия именно на них, оставив остальные на постепенное выполнение по мере возможности. Получается, что первоочередное решение основных задач высвобождает массу времени и энергии для других занятий, ускоряя продвижение к финишной прямой.

Метод АВС

Исключает потерю значимых дел в суматохе повседневности. Для его реализации достаточно распределить все задачи на 3 колонки:

важно;
не слишком;
можно обойтись.

Несмотря на кажущуюся простоту способ работает великолепно, при планомерном применении дисциплинируя мысли и тренируя память.

Квадрат Декарта

В каком бы веке ни жил человек, но знание о том, что такое правильно расставленные приоритеты, будет экономить ему внутренние ресурсы. Он прост, как все гениальное, требует сосредоточенности, но дает очень точный результат. Применим для удаленных целей на несколько лет или всю жизнь. Каждая рассматривается с 4 сторон, где учитывается:

следствия отказа;
что исчезнет или не свершится при осуществлении задуманного;
чего можно лишиться, если не предпринять ничего.

Трудоемкость процесса компенсируется быстрой расстановкой заданий по мере важности.

Воспитание

Вопрос формирования жизненных целей и приоритетов преимущественно актуален для новоиспеченных родителей и тех, чье воспитание по каким-то причинам находится только в собственных руках. Большинство людей хотят вырастить сына или дочь или быть самим счастливыми и правильно развитыми. Собственное понимание родителями правильности приоритетов – это ключевой фактор при выборе системы ценностей, которую хочется привить детям.

Если жизнь ребенка обойдется без травм и сильных потрясений, выработанные в детском возрасте представления (о любви, семье, материальном обогащении, образовании, саморазвитии и карьерном росте) закрепятся в подсознании на всю жизнь. Как правило, в семье трудоголиков и карьеристов вырастают трудящиеся и амбициозные личности, которые активно стремятся к определенному статусу. Когда в приоритете семьи любовь и близкие люди, то вырастает ребенок, который ценит чувства и взаимоотношения.

Ваши приоритеты во многом зависят от жизненного опыта, того, с чем приходится ежедневно сталкиваться. Бессмысленно убеждать подрастающее поколение в значимости семейных ценностей, если, например, отец не бывает дома из-за работы, а мать все внимание уделяет подругам. Родители должны показывать то, что считают правильным и уместным, на собственном примере.

Дополнительные советы

Составьте список важных дел.

Это очень полезная практика. Нужно составить два списка.

Первый: дела, представляющие общую картину. Например, изучение английского языка, прочтение трех книг по общению с людьми и введение советов в жизнь, создание стартапа.

Второй: то, что нужно делать каждый день. Это могут быть повторяющиеся занятия: зарядка, чтение, медитация.

Важно разбить дела из первого списка на составляющие и начинать их выполнять. Параллельно следите за тем, чтобы задачи из второго списка также были выполнены. Баланс — это то, что позволит вам жить полноценной жизнью.

Заключение

Людям, не владеющим способностью расстановки приоритетов, трудно сразу сориентироваться в обилии информации, перевести теоретические выкладки в практические действия. Часто нужно показать направление и помочь сделать первые шаги, поддерживая и ободряя.

Я давно работаю с проблемой нехватки времени и помогаю тем, кто не в состоянии вырваться из повседневной трясины мелких дел. Силы на достижение мечты есть у каждого человека, для этого требуется раскрыть его внутренний потенциал.

Источники

https://cosmeton.ru/karera/zhiznennye-prioritety.html
https://srazu.pro/vospriyatie/prioritety-v-zhizni.html
https://BroDude.ru/5-shagov-kotorye-pozvolyat-pravilno-rasstavit-prioritety-v-tvoej-zhizni/
https://damienmilay.com/basis/kak-pravilno-rasstavit-glavnyie-zhiznennyie-prioritetyi/

(Visited 1 915 times, 13 visits today)

приоритизация в жизни и работе

Как часто, оглядываясь назад, многие вздыхают о том, что и вспомнить нечего. Речь идет не об авралах или серой череде будней. Досадно, когда мечты так и остались нереализованными, а желания — несбывшимися. Хорошо верить в фею-крестную или волшебную палочку. Но можно сделать так, чтобы ей стал обычный карандаш. Правильную расстановку жизненных приоритетов, примеры того, как их расставить и как это понять, можно увидеть у всех успешных людей. Начинается все именно с карандаша и небольшого листка бумаги. Они помогут сконцентрироваться и выбрать самое значимое, наметить дальние и ближние цели, найти пути к их достижению, ведь время — невосполнимо, оно наш самый ценный и ограниченный ресурс, который мы зачастую тратим неразумно и неэффективно. Именно поэтому так важно учиться распределять часы в соответствии с важностью.

Что это значит

Приоритет — это самое важное дело на данный момент, для решения которого сконцентрировано все время и силы.

Часто наблюдается своеобразное распыление между массой маленьких, но срочных задач, отнимающих энергию, но не дающих практического результата. Соблюдение определенной иерархии поможет распределить их по и срочности.

Направлений много, основными считаются:

здоровье;
семья;
карьера;
финансовое благополучие;
насущные потребности в еде и одежде;
общение;
самореализация;
творчество;
отдых.

Определить, какой вариант на сегодня требует самого пристального внимания, поможет выбор и расставление приоритетов в жизни.

Пирамида Маслоу

Эта известная таблица систематизирует человеческие потребности. Все наши нужды выстроены здесь в определенном подчинении по отношению к друг другу: не удовлетворив нижний уровень, невозможно двигаться выше.

Взаимосвязь практического и духовного давно доказана. Без удовлетворения базовых потребностей не получится сделать шаг дальше. Система, разработанная психологом Абрахамом Маслоу, наглядно показывает возможное определение приоритетных задач и целей. В основу он положил физиологические потребности, дающие силы для продвижения по дороге жизни. Следующим требованием становится безопасность человека и его близких. Далее следует потребность в любви, которая дополняется желанием признания заслуг и уважения других членов общества. На вершину он поместил самовыражение, как акт высшего творчества. Но он невозможен без соблюдения базовых требований хотя бы в минимальном объеме. Это распределение обязательно учитывается, иначе планы рискуют так и остаться в виде таблиц и графиков, не имея под собой основы для фактической реализации.

Время делать выбор

Как сложится судьба человека, сможет ли мечта стать реальностью, зависит только от него самого. Знание о том, что такое и как правильно расставлять приоритеты в жизни человека, работе, делах и как этому научиться, открывает простор не только для самосовершенствования, но и для упорядочивания своей судьбы. Для этого разработаны целые системы, они базируются на утверждении, что каждый человек идет к достижению цели своими путями и предлагают модели поведения. Остается только вникнуть в их действие и выбрать самый близкий по алгоритму вариант. Любой из них подразумевает несколько этапов осуществления задуманного. Почувствовав, что какая-то из жизненных сфер выходит из-под контроля или препятствует выходу следующий уровень развития, меняйте положение сразу же.

Первый шаг — откровенный разговор с бумажным листом

У каждого свои приоритеты в жизни. Под давлением обстоятельств они могут немного меняться местами, когда вместо отдыха требуется забота о малыше или аврал на работе заставляет на некоторое количество дней уменьшить время, уделяемое семье. Это реальность и это нормально. Но сначала нужно определить личные ценности и расставить их по степеням важности. Я рекомендую на некоторое время отставить в сторону тезис » я должен» по отношению к окружающим и выдвинуть на первое место » я хочу», применительно к себе.

Психолог Дарья Милай

Теперь нужно взять карандаш и чистый лист, чтобы ответить максимально честно на простые вопросы.

Что является самым важным. Допускается короткий список с выделением центрального пункта.
Что съедает основную часть времени. Это будет видно лучше, если распорядок дня оформить в подпунктах с указанием временных границ.
Прописать свои желания и стремления с ожидаемым результатом через 10, 20, 30 лет учитывая все основные жизненные аспекты.
Какие условия необходимы для достижения каждой цели.
Что мешает реализации задуманного. Тут придется пройтись по предыдущему пункту, но со знаком минуса.
Отметить, что не подлежит обсуждению и должно выполняться неукоснительно, например, забота о родителях.
Вынести в перечень то, без чего можно обойтись, наименее важное.

Записывать или зарисовывать информацию допустимо в любом виде, главное, чтобы она была наглядной и понятной.

Шаг второй — вдумчивый анализ

Для успеха не на одном направлении, а с учетом каждого из них, сил и времени хватит с запасом. Главное, правильно определить и расставить приоритеты в жизни. Сначала нужно выделить конечную цель, а потом, как опытный полководец, рассмотреть варианты ее достижения, проинспектировав имеющиеся ресурсы и изыскав возможности пополнить недостающее.

Нельзя действовать сгоряча, не продумав каждый нюанс. Так можно только разрушить уже имеющееся, ни на йоту не продвинувшись к желаемому.

Третий — план предстоящих действий

Когда ясна цель и виден стартовый уровень, настало время тщательно разработать поэтапное продвижение к идеалу. Нельзя сдвинуть скалу голыми руками, но можно ее раздробить на куски и постепенно перенести по одному. Так я рекомендую поступать и тем, кто решил изменить все к лучшему. Глобальная цель должна состоять из череды промежуточных, для них определяется время и просчитываются необходимые шаги.

Иногда приходится встречать людей, которые попытались сразу объять необъятное. В результате они потеряли веру в себя и опустили руки. С такими клиентами работать тяжело, но помочь им можно, проходя вместе с ними предварительные этапы и совместно намечая пути достижения цели. Как правило, их вторая попытка оказывается гораздо результативнее.

Важно не оповещать окружающих о своих планах, пока не началась их реализация. Пустые разговоры растрачивают драгоценную энергию, превращая благие начинания в бахвальство и могут серьезно навредить.

Шаг четвертый — действуйте

После тщательной подготовки пора приступать к воплощению и тут уже колебания неуместны. Реальность вокруг будет меняться постепенно, в процессе приходится иногда пересмотреть приоритеты и это нормально. Начинать нужно с мелких повседневных задач, постепенно продвигаясь к главному и сверяясь с выработанным курсом. Я рекомендую обязательно фиксировать промежуточные успехи, сравнивая запланированное с достигнутым, корректируя по мере необходимости сроки. Важно не затягивать выполнение намеченного, но и не допускать пустой суеты.

Очная консультация

Каковы особенности и преимущества очной консультации?

Консультация по скайпу

Каковы особенности и преимущества консультаций по скайпу?

В процессе работы нельзя поддаваться нерешительности, но уместно проявить дальновидность и еще раз проанализировать вектор движения.

Шаг пятый — научиться искусству жонглирования

Поняв, что такое ставить приоритеты в жизни и какие они бывают, становится гораздо легче выстроить их по важности, двигаясь вперед и не упуская из виду основной. Судьба преподносит сюрпризы и придется научиться реагировать на них, не теряя главного. Цели напоминают хрустальные шары, наполненные светом. Нельзя допустить, чтобы они упали и разбились, но иногда нужно их менять местами, образно говоря, перехватывать из одной руки в другую.

Теперь при любой неожиданности будет готов план действий, который позволит относительно безболезненно и оперативно переместить акценты, чтобы потом снова выровнять курс и уверенно двигаться в выбранном направлении. Расстановка приоритетов в работе и жизни поможет сделать путь к самой главной цели простым и понятным, разделив его на временные отрезки, определив для каждого протяженность и объем усилий.

Правильная расстановка

На первый взгляд все довольно просто, если взять за аксиому, что важное дело не терпит отлагательств. Но тогда есть риск захлебнуться в лавине неотложных проблем, требующих немедленного решения. Для оптимизации усилий есть опробованные на практике инструменты.

Методы

Матрица Эйзенхауера

Составление списков

Правило Парето

Квадрат Декарта

следствия отказа;
что исчезнет или не свершится при осуществлении задуманного;
чего можно лишиться, если не предпринять ничего.

Трудоемкость процесса компенсируется быстрой расстановкой заданий по мере важности.

Метод АВС

важно;
не слишком;
можно обойтись.

Олимпийское устройство

Применяется соревновательный подход по принципу » победитель — проигравший», где задачи выводятся по уровню важности путем сравнения, та, что признана более весомой, проходит следующий круг, от 1\8 до финала. Выстраивается стройная система, которая уже не подвергается сомнению и является руководством к действию. Это помогает понять, как поставить в приоритет что-то и добиться положительного результата.

Метод попарного сравнения

Похож на оценку в фигурном катании, но, кроме «артистичности и техники» должно быть еще 3-4 критерия, где значимость определяется по шкале из 5 баллов. Лидеры по суммарному количеству выдвигаются на первые строки, обязательные к выполнению. Идеальным вариантом будет совпадение по нескольким позициям, значит, цели дополняют друг друга и будут наиболее эффективно двигать систему к завершению процесса.

Взаимное влияние

Здесь придется просчитывать ходы, как в шахматной партии. Смысл в том, чтобы найти цель, которая косвенно влияет на осуществление других. Например, чтобы получить новую должность, нужно пройти обучение, что повысит уважение окружающих и компетентность человека как сотрудника. Для поездки на курсы необходима определенная сумма денег, что сподвигнет на поиски новых источников дохода, а они со временем повысят благосостояние семьи в целом. Отмечать зависимость удобно стрелочками или любыми другими значками. Та, на которую укажет самое большое количество знаков и становится основной на данный момент.

Задайте вопрос

Вклад в глобальные цели

Здесь объектом поиска становится задача, которая ведет к удовлетворению большего количества запросов. Метод диаметрально противоположный приоритету взаимного влияния. Тоже достоин рассмотрения и фрагментарного применения.

Многофакторный анализ

Для его реализации придется выделить не просто свободную минутку, а потратить значительное количество времени, получив в итоге довольно точный план работы. Для этого все выписывается в общий перечень, задаются несколько параметров и по каждому проставляются оценки от 1 до 5. Чем больше критериев, и честнее ответ, тем точнее прогноз.

Кроме научно обоснованных методов, существуют довольно самобытные способы приоритизации задач, которые выполнить правильно просто. К ним относятся:

способ жареного петуха, когда откладывать уже не получится;
скрипящее колесо, где критерием становится раздражение от невыполненного;
система мишени, предполагающая реализацию того, что попалось на глаза.

Такие способы действия дают кратковременный эффект, но тоже имеют право на жизнь. Главное, чтобы они приносили результат.

От накопления досадных мелочей спасает правило 2 минут. Его применяют ежедневно. Смысл в том, что если дело займет меньше 120 секунд, то оно выполняется незамедлительно и вычеркивается из перечня, не зашлаковывая пространство.

Богатство методов позволяет выбрать один или несколько, начиная с простых и осваивая постепенно более сложные и эффективные. Организация расхода времени отзовется повышением результативности работы по решению текущих задач. Доказательством утверждения является пример самых загруженных людей. Они успевают выполнить намеченное, заняться спортом, уделить некоторое количество часов любимому занятию и оставить вечер для общения с друзьями.

Заключение

Помощь психолога Дарьи Милай

Записывайтесь ко мне на личную консультацию и я помогу:

выявить приоритетность задач;
пользоваться методами расстановки целей по степени важности;
эффективно планировать время и распределять силы;
стойко переносить психологические трудности на пути к заветной мечте.

В сложных жизненные ситуациях, возникает ощущение безысходности и отчаяния. Самым действенным способом является личная консультация.

Часовая встреча по вашему уникальному запросу в Москве.

Записаться на консультацию

Интенсивный ритм жизни?
Получите он-лайн консультацию из любого уголка мира.

Skype, Viber.

Записаться на консультацию

Как научиться правильно расставлять приоритеты в жизни | Новости дня

Дом, работа, хобби или друзья – все это далеко не полный список компонентов, из которых состоит наша жизнь. Казалось бы, что трудного в том, чтобы уделять внимания каждой из этих категорий. Все верно, однако необходимо также уточнить все так просто, ровно до того момента, пока один из этих факторов не выйдет из-под контроля. Что делать тогда? Равновесие то нарушено. В такие моменты волей-неволей начинаешь думать, а правильно ли были расставлены мои жизненные приоритеты? Или все-таки, я где-то допустил оплошность? Да и как правильно расставить приоритеты в жизни. Этой насущной проблеме и посвящён сей небольшой труд.

Без расстановки приоритетов все кажется одинаково значимым. © Сергей Москалев

«Семья, долг, честь» — в таком ли порядке?

Проблема в правильном выборе приоритета актуальна во все времена, вне зависимости от времени года, политических взглядов или религиозных убеждений. Вопросом о том, как расставить приоритеты в жизни – это самый часто задаваемый вопрос самому себе, с начала осознанного возраста. Само понятие приоритет, подразумевает под собой первостепенную важность, первенство ваших стремлений и желаний. Тут главное прислушиваться к самому себе, своим собственным желаниям, на основе которых такая поочередность и выстраивается.

На сегодняшний момент, различают восемь составляющих любой комплексной модели приоритета:

Духовность и его развитие – это ваш внутренний мир, моральный устрой, а также осознание и принятие человеческих ценностей. Это так называемая моральная сторона человека, его внутренний мир;
Семья – ваши отношения с родными и близкими: друзья, родственники, любимый человек. Ваше желание им угодить и сделать счастливыми;
Здоровый образ жизни – ваше отношение к спорту, активному отдыху и разумеется собственному здоровью. Умение следить за собой;
Финансовый аспект – удовлетворенность своим материальным положением, а также стремление к богатству или роскоши. Ваши амбиции на материальной почве;
Карьера – самореализация собственных амбиций на профессиональной почве, достижение карьерных высот. Стремление стать лучше, чем остальные в профессиональной, а также трудовой сфере деятельности;
Отдых – название говорит само за себя – умение расслабиться после трудового дня или же просто от мирской суеты;
Саморазвитие – умение и стремление развиваться в интересующих направлениях;
Социум – окружающие вас люди, их отношения и ваша репутация в их глазах. Ваше желание угодить абсолютно незнакомым или малознакомым индивидам.

Каждый человек индивидуален

Как можно увидеть, подобная классификация весьма полна – она задевает все жизненные аспекты любого человека, начиная от работы и семьи, заканчивая отдыхом с хобби. Любой из нас имеет возможность расставить приоритеты в жизни используя такие составляющие. Вопрос будет только в том, что из этого списка окажется на верхушке чарта, а что будет в самом конце. Главное, ни в коем случае не осуждать тех, чья расстановка отличается от вашей. Помните, что каждый человек индивидуален, а значит по умолчанию, не обязан подстраиваться под кого-либо, даже если это семья или же близкие ему друзья.

Как уже говорилось, главные приоритеты жизни будут размещаться в первой тройке, таким образом показывая основное стремление человека – проще говоря его жизненную цель на текущий момент. С возрастом, шкала приоритетов может значительно измениться, например, на первое место уже будет поставлена не карьера, а личная жизнь или семья.

Факторы влияния на главные приоритеты в жизни человека

Как бы не хотелось, но для того, чтобы расставить приоритеты в жизни нужно также учитывать влияния целого ряда факторов, которые незаметно, но тем не менее, сильно влияют на нашу жизненную позицию и взгляды.

Первым таким фактором, является как бы ни тривиально это звучало – время. Будем откровенны, кто из молодых людей, в возрасте 20-25 лет думает о здоровье, правильном питании или же создании новой ячейки общества? Если наберется 5%, то это будет весьма хорошим показателем. А что касательно людей преклонного возраста? Там уже все совершенно по-иному – здоровье, семья, по сути своей полный переворот мира с ног на голову. Однако не стоит сейчас возмущаться и говорить о том, что-то или иное положение вещей неверно. Наоборот, каждый их них прав в своей расстановке интересов, просто нужно учитывать такое явление как юношеский максимализм, так и стариковская тревога. В этом случае нет ошибочного или не ошибочного мышления.
Вторым фактором будет все те ключевые события, которые произошли в жизни любого индивида. Именно они дают возможность правильно расставить приоритеты в жизни, исходя уже из собственного опыта. Этот опыт может быть, как радостный, так и печальный, но главная его задача, позволить человеку по-другому смотреть на жизнь в определенных ситуациях, которые он уже проходил или же с чем он уж имел дело. Например, для молодой семьи в приоритете будет забота о своем ребенке и только потом уже будет идти отдых.
Трудности в одной или нескольких сферах жизни — также помогает расставить приоритеты в жизни. Даже больше, именно этот фактор и является ключевым. Но при этом, возможно два вариант развития событий. Эта сфера становится ведущей, как например, неудачи на работе, заставляют еще сильнее стремиться к требуемому результату, или же наоборот – человек ее ставит на последнюю строчку своего персонального чарта. Такое очень часто наблюдается в личной жизни. Боязнь отказа или предыдущих неудач заставляют резко изменить собственные желания, поскольку человек становится яро убежденным в том, что в этом поприще, он не достигнет желаемого успеха.

Как можно теперь заметить, жизненные приоритеты – это не фиксируемая величина или своего рода аксиома, отнюдь, это нечто непостоянное, движущее и меняющее направлением явление, которое может находиться в мнительном спокойствии не более чем 5-10 лет.

Как определить свои приоритеты?

Для того чтобы научиться расставлять приоритеты в жизни, все что вам необходимо – это уделить время анализу собственных мыслей и собственных желаний.

Секрет весьма прост – найдите для себя время, а затем подумайте о ряде таких вопросов:

Чего я хочу?
Каковы мои цели?
На что я готов(ва) ради их достижения?
От чего могу я отказаться на ближайшие 5 лет?

Такие простые на первый взгляд вопросы помогут вам, однако, в полной мере понять важность некоторых составляющих, которые приводились ранее. Отвечая на эти вопросы, человек, возможно сам того, не осознавая уже знает, как расставить приоритеты в жизни: что нужно поместить в первую тройку, а от чего можно и вовсе отказаться.

Задавайтесь главными вопросами хотя бы раз в год

Но не стоит проделывать такую процедуру единожды, поскольку жизнь не стоит на месте, а значит то, что было актуально для вас сейчас, может оказаться совсем ненужным уже на следующий день. Возьмите за правило каждые полгода заниматься самоанализом подобного рода, а затем фиксировать результат вашего сеанса по прикладной психологии. После истечении некоторого срока, у вас будет возможность проанализировать возможные изменения, что сыграет вам в будущем только на руку. Поскольку смена приоритетов не проходит просто так, а только под влиянием трех факторов, вышеописанных.

Начните вести свой календарь, планируя его на основе приоритетности задач: сперва самые важные, которые не терпят отлагательств, а затем второстепенные, с выполнением которых можно и повременить. Поддавая свою ежедневную жизнь подобного рода планировке, каждый человек, с легкостью сможет в момент изменения своей жизненной позиции не растеряться, а применить этот же навык и в более глубоких планах на гораздо длительные сроки.

При любой расстановке приоритетов, единственное что должно волновать человека, то главное, чем необходимо руководствоваться в первую очередь – это собственные внутренние помыслы: «Чего я хочу на самом деле?» или же «Действительно к этому я хочу стремиться?». Задайте себе несколько вопросов подобного рода – и вы поймете, какую лучше стратегию вам выбрать, каким образом расставить приоритеты в жизни. Главное соблюдать своего рода баланс, а не впадать из крайности в крайность.

Идеальным вариантом, разумеется будет равномерная временная отдача, правда это что-то из области фантастики, достигнуть такого в принципе невозможно. Хорошим советом станет также и то, что можно использовать собственный опыт для реализации собственных желаний, которые несомненно влияют и на приоритеты. Опыт – это то преимущество, которое дает возможность принимать те решения, которые попросту недоступны для остальных. Не отказывайтесь от желания быть лучшим, просто учитесь действовать тактично и главное не забывайте оставаться человеком в любой сложившейся ситуации.

Оставайтесь при своих интересах несмотря ни на что

Главное, что хотелось бы подчеркнуть, для того, чтобы расставить приоритеты в жизни главное оставаться самим собой, не попадаясь под влияния, так называемых советчиков. Нужно понять, что правильная, а самое главное гармоничный выбор приоритетов – это залог успеха в любом начинании, поскольку вы сами знаете, чего именно желаете достигнуть.

Завершающим штрихом, будет то, что, не смотря на советы друзей или различных тренеров, не пытайтесь примерить на себя маску того, кем вы не являетесь. Если вы трудоголик и мизантроп, то для вас явно не будет в приоритете отношения и социальное общение. Следуйте собственным стремлениям и тогда все что вы для себя спланируете обязательно будет достигнуто.

Приоритезация ИТ-проектов: как решить, над чем и в каком порядке работать — BMC Software

Когда дело доходит до ИТ-проектов, обычно есть длинный список дел, которые все кажутся неотложными и срочными для заинтересованных сторон. Без времени или ресурсов для решения всех задач сразу становится важным расставить приоритеты. Эффективная расстановка приоритетов может помочь ИТ-командам управлять временем, позволить всем участникам работать более эффективно и помочь убедиться, что ваша команда в первую очередь занимается наиболее важными проектами.

При этом расстановка приоритетов ИТ-задач — непростой процесс. При участии множества различных сторон, все из которых, кажется, имеют разные мнения о том, как следует вести проекты, попытки правильно расставить приоритеты для проектов могут быть разочаровывающими и неэффективными. Однако реализация некоторых стратегий, помогающих с установлением приоритетов проекта и создание системы приоритезации, может сделать эту задачу более эффективной и действенной.

Стратегии приоритезации проектов

Некоторые вещи, которые ваша организация должна рассмотреть в рамках своей системы приоритезации, включают:

Оценка проектов с учетом стратегического планирования

Прежде чем расставить приоритеты, важно потратить некоторое время на сбор всей информации, которая нужна вашей команде, чтобы иметь возможность эффективно упорядочивать проекты.Одна часть этого сбора информации должна включать работу с командой руководителей и получение полного понимания общего видения бизнеса, направления, в котором компания планирует двигаться, и сроков любых серьезных изменений. Чтобы лучше понять эти проблемы, подумайте о том, чтобы все менеджеры проектов участвовали в планировании на стратегическом уровне. Благодаря лучшему пониманию и сохранению в памяти планирования компании на стратегическом уровне ИТ-команда получит больше возможностей для правильного определения приоритетов проектов.

Определение факторов, которые мотивируют каждый проект

Аналогичным образом, при сборе информации полезно понимать, какие факторы мотивируют каждый проект. Например, направлен ли проект на получение конкурентного преимущества, финансовой выгоды, улучшение процессов, юридических или налоговых норм, повышение качества, снижение рисков или развитие бизнеса? Понимание того, какие факторы мотивируют каждый проект, — это важная информация, которую ваша команда должна иметь перед заказом проектов.

Выявление любых проблем, которые могут повлиять на успех или завершение проекта

Еще один компонент, который необходимо продумать, — это все, что потенциально может повлиять на завершение проекта. Например, есть ли у вас проект, который можно завершить только после того, как другая команда выполнит задачу? Или тот, который зависит от факторов, находящихся вне контроля бизнеса? Если это так, важно определить эти проблемы, чтобы вы могли помнить о них при оценке проектов, за которые стоит взяться в первую очередь.

Создание матрицы на основе критериев

Собрав необходимую информацию, создайте объективную систему для взвешивания и оценки проектов. Создание матрицы на основе критериев — эффективный способ сделать это и построить модель, которую можно использовать многократно. Это позволит вашей команде оценить каждый проект на основе установленных критериев, что обеспечит объективную систему на основе данных для определения приоритетов задач.

Передача списка приоритетов руководству и руководству

После того, как вы создали список приоритетных проектов, важно передать этот список руководству и руководящей команде, прежде чем начинать работу.Помимо обмена этим списком, полезно также просмотреть матрицу с заинтересованными сторонами, чтобы обеспечить прозрачность оценки проектов. Это гарантирует, что все стороны единодушны в отношении того, каким проектам будет отдан приоритет, и помогает определить четкие ожидания. Кроме того, он предлагает еще одну возможность для обратной связи и ввода информации до того, как установленный план будет приведен в действие.

Эффективное создание и использование матрицы на основе критериев для определения приоритетов проектов

Хотя сбор информации и обмен ею являются важной частью процесса, создание и использование матрицы, основанной на критериях, возможно, является наиболее важным способом обеспечить стратегическое, объективное и эффективное определение приоритетов.Чтобы разработать матрицу, необходимо вовлечь все заинтересованные стороны в сфере ИТ.

Когда эти заинтересованные стороны сидят за столом, первым шагом будет определение критериев, которые будут использоваться для оценки проектов. Эти критерии будут специфичными для каждой организации и должны конкретно соответствовать приоритетам и потребностям вашей организации. Однако при разработке этих критериев важно убедиться, что они являются факторами, которые можно легко и объективно измерить. Примеры используемых общих критериев:

Конкурентное преимущество
Удовлетворенность клиентов
Простота внедрения
Потенциальный доход

После разработки критериев присвойте каждому критерию вес по шкале от 1 до 5, где 1 — наименее важный, а 5 — самый важный.

После того, как критерии установлены и взвешены, вы можете использовать матрицу для оценки конкретных проектов. Используя аналогичную шкалу от 1 до 5, оцените каждый проект в зависимости от того, какое влияние он окажет на каждый указанный критерий. Например, оценка 1 будет означать, что проект окажет наименьшее положительное влияние на конкретный критерий; тогда как оценка 5 будет означать, что проект окажет наиболее положительное влияние на установленный критерий.

После оценки каждого проекта на основе его влияния на каждый указанный критерий, просто умножьте рейтинг и вес, чтобы получить балл по каждому критерию.Затем сложите баллы для каждого проекта, чтобы определить порядок, в котором проекты должны быть реализованы.

Для получения дополнительных сведений о том, как разработать и использовать матрицу на основе критериев, посетите это руководство.

Советы по простому и эффективному осуществлению стратегии приоритезации

Даже при наличии хороших стратегий и систем процесс определения приоритетов ИТ-задач может быть утомительным и сложным. В конце концов, он по своей сути включает в себя множество разных людей, многие из которых имеют разные приоритеты и мнения о том, как следует реализовывать проекты.Чтобы облегчить это бремя и сделать планирование более продуктивным, помните следующие советы:

Позвольте данным управлять процессом. Когда вы садитесь с командой, чтобы определить приоритеты проектов, убедитесь, что вы взяли с собой всю необходимую информацию и данные. Использование данных, чтобы помочь сформулировать проблемы и влияние, которое будут иметь проекты, может уменьшить степень, в которой мнения и «инстинктивные чувства» влияют или отвлекают во время процесса.
Будьте последовательны в отношении используемых критериев. Еще один способ уменьшить влияние индивидуальных мнений и желаний — быть последовательным в отношении критериев, используемых в матрице планирования. Это гарантирует, что приоритеты организации находятся в центре процесса, в отличие от ведомственных желаний или необоснованного мнения отдельного человека о том, как следует решать проекты.
Объединяйтесь вокруг целей. Еще один способ убедиться, что процесс приоритезации сфокусирован на правильных вопросах, — это убедиться, что все участвующие стороны согласны и едины вокруг одних и тех же целей организации.Объединение вокруг одних и тех же целей верхнего уровня перед тем, как приступить к расстановке приоритетов, поможет сделать процесс более целенаправленным и эффективным.
Расставьте приоритеты с учетом конкретных временных рамок. При работе с командами по определению приоритетов проектов полезно указать временные рамки. Например, отделу или члену команды легче понять, что проект не будет рассматриваться «в этом месяце» или «в этом квартале», чем услышать, что он не решается. Этот небольшой сдвиг может иметь большое влияние на процесс определения приоритетов и то, как будет получен список с приоритетами.

Приоритизация ИТ-проектов — непростая и быстрая задача, но это важный шаг на пути к успеху ИТ-команд. Потраченное время на прохождение этого процесса помогает убедиться, что у команды есть необходимая информация для определения приоритетов задач и что команда в первую очередь берет на себя самые важные проекты. Кроме того, это помогает наладить общение в масштабе всей организации, четкие ожидания и прозрачность ранжирования проектов. Если в вашей организации нет системы для определения приоритетов проектов, как можно скорее начните работать с заинтересованными сторонами в области ИТ и командой лидеров, чтобы создать такую систему, которую можно было бы последовательно использовать для определения приоритетов проектов.

Эти публикации являются моими собственными и не обязательно отражают позицию, стратегию или мнение BMC.

Обнаружили ошибку или есть предложение? Сообщите нам об этом по электронной почте [email protected].

6 проверенных стратегий для оценки и определения приоритетов ИТ-проектов

Независимо от размера бизнеса, отрасли или структуры, многие проекты сегодня, к сожалению, по-прежнему отбираются и инициируются отдельными отделами, без учета общего стратегического воздействия.Каковы риски инициирования проектов таким образом? Компании рискуют столкнуться с риском конкуренции в нескольких областях за одни и те же ресурсы проекта, включая людей и технологии, а также за противоречивые сроки и цели. Они могут даже рискнуть, что результаты некоторых проектов негативно скажутся на других сферах бизнеса.

Слишком часто каждый отдел или подразделение считает свои проекты высшим приоритетом. Плохая новость заключается в том, что если у бизнеса нет неограниченных ресурсов, времени и реального четкого направления, невозможно оценить все проекты как высшие приоритеты.Хорошая новость в том, что есть несколько проверенных стратегий для оценки проектов и определения их приоритетов.

1. Примите участие в планировании стратегического уровня

Первым шагом для менеджера программы, портфеля или проекта является участие в планировании стратегического уровня. Сесть вместе с командой руководителей, чтобы получить полное представление о направлении бизнеса, сроках и их общем видении; здесь нет такого понятия, как слишком много деталей.

Это может потребовать более одного сеанса стратегического планирования и даст ценную информацию, которая поможет в принятии решений по программам, портфелям и проектам.Считайте, что это похоже на дорожную карту или план, который не только отметит желаемый пункт назначения, но и предоставит дополнительные маркеры по пути следования, чтобы помочь подтвердить, что вы движетесь в правильном направлении.

2. Определите движущие силы проекта

На реализацию проектов могут влиять различные факторы, такие как некоторые из перечисленных ниже. Некоторые из этих факторов могут мотивировать бизнес инициировать проект с целью создания или улучшения чего-либо, удовлетворения требований или препятствий, снижения риска, устранения существующей или потенциальной проблемы, увеличения доходов, предложения ранее недоступных возможностей или просто оптимизации. процесс.Поговорите с руководством, чтобы определить, какие из следующих факторов мотивируют каждый предлагаемый проект.

Конкурентное преимущество
Экономия затрат / финансовая выгода
Операционная эффективность / улучшение процессов
Законодательные / правовые / налоговые последствия
Повышение качества
Снижение риска
Рост / возможности для бизнеса

3. Количественная оценка стратегической ценности

Попросите руководство обсудить различные проекты, которые они рассматривают, чтобы определить влияние и желаемые результаты проекта.Это поможет лучше понять и количественно оценить стратегическую ценность, немедленное и / или долгосрочное воздействие, а также ожидаемые выгоды от каждого рассматриваемого проекта. Также необходимо тщательно взвесить риски несвоевременного запуска определенных проектов. Например, некоторые проекты могут иметь большую стратегическую ценность и приносить многочисленные выгоды, но при этом не могут быть наивысшим приоритетом по сравнению с другим проектом, обусловленным юридическими, налоговыми или законодательными требованиями.

4. Определите факторы, которые могут повлиять на успех проекта

Дополнительные факторы, которые следует тщательно учитывать, — это рентабельность инвестиций (ROI), бюджетные средства, доступные ресурсы и сроки, а также наличие каких-либо зависимостей или ограничений (среди другие факторы).Бюджеты и сроки компании почти всегда ограничены, что делает невозможным реализацию всех задуманных проектных идей. Некоторые проекты, возможно, придется приостановить, если они зависят от успешных результатов других проектов, или могут существовать факторы, не зависящие от бизнеса, которые могут задержать или помешать успеху одного или нескольких проектов.

5. Создайте матрицу оценки и приоритезации

После того, как вы соберете всю применимую информацию от руководства и других источников, создайте матрицу оценки и приоритезации проекта, чтобы идентифицировать и оценивать каждый проект с точки зрения критериев.Используйте взвешенную шкалу (например, от 1 до 5, где 1 = очень низкий, 2 = низкий, 3 = средний, 4 = высокий, 5 = критический), чтобы поставить оценку по каждому из критериев, чтобы точно оценить приоритет каждый проект.

6. Завершите цикл

После того, как проекты были тщательно взвешены и расставлены по приоритетам, перед запуском любого из проектов сядьте снова с руководством и изучите матрицу оценки и приоритезации проекта, а также любые другие выводы, чтобы убедиться в ясности ожиданий. со всеми вовлеченными сторонами.Это дает руководству дополнительную возможность внести дополнительные данные и подтвердить, согласны ли они с вашими выводами.

Как расставить приоритеты в работе и уложиться в сроки, когда все в порядке # 1

Знание того, как расставить приоритеты в работе, влияет на успех вашего проекта, вовлеченность вашей команды и вашу роль лидера. Всем проектам, особенно крупным и сложным, нужны четкие приоритеты.Легче сказать, чем сделать. Вы можете рассчитывать на технические проекты, даже если они хорошо спланированы, включая заказы на изменение, изменение приоритетов и регулярное появление сюрпризов. Это естественный порядок вещей.

Одна из самых больших проблем для менеджеров и руководителей проектов — это точное определение приоритетов в работе, которая имеет значение на повседневной основе. Даже если у вас лучшее программное обеспечение для управления проектами на планете, вы тот, кто вводит информацию в инструмент. И вы не хотите попадать в роль крика «высший приоритет» для любого другого проекта, который упадет.

Так же, как вы должны быть усердными и правильно разбираться в проекте, чтобы убедиться, что никто не работает над вчерашними приоритетами. Чтобы понять это, нужно много практики.

Чтобы помочь вам управлять рабочей нагрузкой вашей команды и уложиться в сроки, вот 6 шагов для определения приоритетов проектов, в которых много подвижных частей.

1. Соберите список всех ваших задач.

Соберите все, что вы могли бы подумать о том, чтобы сделать за день. Не беспокойтесь о порядке или количестве товаров.

2. Определите срочное и важное.

Следующий шаг — проверить, есть ли у вас какие-либо задачи, требующие немедленного внимания. Мы говорим о работе, которая, если не будет завершена к концу дня или в течение следующих нескольких часов, будет иметь серьезные негативные последствия (пропущенный срок для клиента, пропущенные сроки публикации или выпуска и т. Д.). Проверьте, есть ли какие-либо высокоприоритетные зависимости, которые полагаются на то, что вы завершаете часть работы сейчас.

3.Оцените ценность.

Затем посмотрите на свою важную работу и определите, что имеет наибольшую ценность для вашего бизнеса и организации. Как правило, вы хотите точно распознавать, какие типы задач имеют более высокий приоритет над другими.

Например, сосредоточьтесь на проектах клиентов перед внутренней работой; настройка компьютера нового генерального директора перед изменением конфигурации базы данных; отвечать на заявки в службу поддержки до написания учебных материалов и т. д. Еще один способ оценить ценность — это посмотреть, на скольких людей влияет ваша работа.В целом, чем больше людей вовлечено или затронуто, тем выше ставки.

4. Упорядочить задачи по оценкам трудозатрат.

Если вам кажется, что у вас есть задачи, которые связаны с точки зрения приоритета, проверьте их оценки и начните с того, для выполнения которого, по вашему мнению, потребуется больше всего усилий. Эксперты по продуктивности предлагают тактику: сначала приступайте к более длительной задаче. Но если вы чувствуете, что не можете сосредоточиться на своих более содержательных проектах, пока не закончите более короткое задание, тогда действуйте интуитивно и сделайте это.Это может быть мотивацией вычеркнуть небольшую задачу из списка перед тем, как погрузиться в более глубокие воды.

5. Будьте гибкими и адаптируемыми.

Неопределенность и изменение даны. Знайте, что ваши приоритеты будут меняться, и часто тогда, когда вы меньше всего этого ожидаете. Но — и вот в чем хитрость — вам также нужно сосредоточиться на задачах, которые вы обязуетесь выполнить.

6. Знайте, когда резать.

Вы, вероятно, не сможете добраться до всего в своем списке. После того, как вы расставите приоритеты для своих задач и посмотрите на свои оценки, вырежьте оставшиеся задачи из своего списка и сосредоточьтесь на приоритетах, которые, как вы знаете, должны и можете выполнить в течение дня.Затем сделайте глубокий вдох, погрузитесь и будьте готовы ко всему.

Организации не просто хотят иметь общие цели, о которых знают только сотрудники высшего звена — они хотят ставить, отслеживать и измерять цели для всей компании. Загрузите нашу новую электронную книгу, чтобы узнать, как ваша команда может использовать OKR.

Как получать обратную связь от полевых пользователей и расставлять приоритеты

Отзывы пользователей лежат в основе любого успешного приложения. Это помогает обосновать решения об итерациях, чтобы гарантировать, что продукт постоянно удовлетворяет потребности ваших клиентов и обеспечивает удобство, которое им нравится.Но чтобы получить пользу от отзывов пользователей, вы должны создать процесс для их сбора и определения приоритетов. Вот процесс, который вы можете настроить в соответствии со своими потребностями.

Запрос обратной связи с пользователем

Возможно, вам повезет, если у вас есть несколько очень заинтересованных пользователей, которые предлагают нежелательные отзывы. Чаще всего, если вы этого хотите, вам нужно будет попросить об этом. Прежде чем вы это сделаете, неплохо составить план его сбора.

Создать план

Начните с того, что объясните всем, для чего вы собираете отзывы.Вы ищете отзывы о конкретном наборе функций или все честно? Затем определите лучшие каналы для сбора отзывов. Получение личной обратной связи полезно для обеспечения надежного представления о пользовательском опыте, но это может быть дорогостоящим и трудно масштабируемым. Альтернативы могут включать в себя онлайн-опросы, электронные письма или даже добавление кнопки или формы обратной связи в приложение, что делает его легкодоступным, не мешая потоку пользователей.

Сбор отзывов пользователей

Организовывать отзывы по мере их сбора — это разумно.Использование репозитория, такого как Jira или Rally, может быть полезным, поскольку эти инструменты также позволяют создавать отчеты для анализа. Такие инструменты, как Confluence, помогают организовать соответствующую информацию, такую как запросы функций, интервью и отзывы клиентов, а также описание проблемы или возможности. Или вы можете просто перенести отзывы в электронную таблицу, где вы можете легко связать их с другими источниками информации, такими как интервью с клиентами.

Приоритет обратной связи с пользователями

Следующим шагом после сбора отзывов пользователей является определение приоритетов.Есть много разных методов приоритизации. Здесь мы рассмотрим три самых популярных.

Матрица приоритезации

Диаграмма приоритетов состоит из двух осей, каждая из которых представляет аспекты решения, которое будет оценивать команда, например ценность и усилия для пользователя. Затем команда голосует по каждому запросу пользователя в соответствии с каждым критерием, соответственно нанося запросы на матрицу. После того, как вы нанесете на график каждый запрос, вы обсудите размещение и приоритезацию каждого пользовательского запроса относительно друг друга.Вообще говоря, вы будете отдавать предпочтение запросам отзывов пользователей, которые имеют высокую ценность и не требуют больших усилий, и откладывать в долгий ящик запросы с низкой ценностью и большими усилиями.

MoSCoW

Метод расстановки приоритетов MoSCoW предполагает пометку каждой пользовательской истории или требования в соответствии с четырьмя категориями инициатив.

Must-Haves — Не подлежит обсуждению и является обязательным, когда приложение либо не работает, либо выпуск не соответствует потребностям пользователей.

Что необходимо — важно, но не жизненно важно.Если они не указаны, приложение по-прежнему будет работать, но добавление этих элементов увеличит ценность.

Could-Haves — Полезно и не обязательно для основных функций приложения. Если их не учитывать, они оказывают меньшее влияние.

Не будет — Не в приоритете. Некоторым может быть присвоен приоритет позже, а некоторые могут быть удалены.

Чтобы метод MoSCoW был эффективным, заинтересованные стороны должны быть согласованы по целям и согласовать, какие пользовательские истории будут приоритетными.Полезно заранее определить, как вы будете разрешать разногласия, прежде чем начинать обсуждение, чтобы гарантировать, что прогресс будет продолжаться в течение всего процесса.

Метрики

Использование показателей для определения того, как лучше всего ранжировать запросы пользователей, — это еще один способ расставить приоритеты. Некоторые примеры общих показателей включают рентабельность инвестиций (ROI), чистую оценку промоутера (NPS), удовлетворенность, рост пользователей и другие. Чтобы использовать этот метод, вернитесь к целям, которые вы создали при первом запуске приложения, и посмотрите, как вы можете определить ценность метрик для достижения этих целей.

Например, если вы запустили приложение с целью привлечь определенное количество пользователей в течение определенного периода времени, рост числа пользователей может быть важным показателем, который следует учитывать при расстановке приоритетов для обратной связи. Если ваша цель была связана с доходом или прибылью, вы можете оценить обратную связь, основанную на увеличении ценности для клиента и потенциальной окупаемости инвестиций. Потратьте время на оценку своих целей при первом выпуске приложения, чтобы определить, изменились ли они, прежде чем рассматривать этот метод, поскольку вы хотите отслеживать текущие цели.

Сбор и реализация отзывов пользователей — краеугольный камень создания любого продукта, который будет успешно удовлетворять потребности ваших пользователей в долгосрочной перспективе. Создание процесса для оценки и определения приоритетов обратной связи с пользователями поможет вам принимать более стратегические решения в области развития.

Хотите узнать больше о том, как мы помогаем клиентам создавать успешные MVP? Связаться с нами .

Как расставить приоритеты, когда все кажется важным

У вас никогда не бывает достаточно времени, чтобы сделать все, что вы хотите.Это универсальная проблема. И мы все принимаем этот факт и живем с его реальностью, пока наихудший сценарий не поднимет свою уродливую голову: не хватит времени, чтобы сделать все, что вы, , должны сделать .

Когда кажется, что все в вашем списке дел имеет решающее значение (или когда кто-то, кому вы отвечаете, думает так), пришло время использовать один или несколько методов определения приоритетов, чтобы сделать ваш список дел более управляемым и решаемым.

Что такое метод приоритезации?

У вас 300 задач в вашем списке дел.Какой из них самый важный?

Метод расстановки приоритетов поможет вам ответить на этот вопрос, предоставив формальный метод оценки необходимости выполнения каждой задачи из вашего списка. Процесс расстановки приоритетов позволяет вам принимать обоснованные решения о том, что вам нужно делать, что вам не нужно делать и когда вам нужно сосредоточиться на определенных задачах.

Методы приоритезации решают два ключевых вопроса:

Стоит ли вам действительно пойти на встречу / ответить на это электронное письмо? Если вы позволите другим людям создавать для вас список дел с помощью приглашений на собрания и входящих писем, вы никогда не сможете выполнить свою важную работу.Легче чувствовать себя оправданным, отклоняя приглашение на встречу или откладывая ответ на электронное письмо, когда вы точно знаете, на чем вам нужно сосредоточиться и почему.
Все критично! Если вам кажется, что вы тратите свой день на борьбу с пожарами, потому что все, что вас просят сделать, является «срочным», список приоритетов может помочь вам восстановить контроль над своим временем и противостоять необоснованным паническим заданиям в последнюю минуту.

Когда я работал над разработкой продукта, наши списки приоритетов были нашим щитом от задержек и отвлекающих факторов.Когда заинтересованные стороны появлялись с новыми, срочными запросами, мы просто показывали им список приоритетов и спрашивали: «Что мы должны сократить, чтобы удовлетворить этот запрос?» Увидев важность других вещей в списке, срочные запросы часто внезапно становились менее срочными.

Но это работает не только при разработке продукта. Вы можете использовать его для управления приоритетами своего начальника, коллег, семьи и даже той части вашего мозга, которая постоянно ищет новые идеи, чем заняться / новые способы откладывать дела на потом, которые удерживают вас от выполнения важной работы.

Сосредоточьтесь на своей самой важной работе с помощью этих 9 методов приоритезации

Выбор правильного метода приоритезации — это личное дело каждого: выбранный вами метод должен иметь смысл и быть правильным. К счастью, существует множество методов расстановки приоритетов, которые следует учитывать в вашем стремлении найти метод, который вам подходит.

Матрица приоритезации
MoSCoW
ABCDE
Приоритезация Scrum
Пузырьковая сортировка
Самая важная задача
Самая важная задача
Метод Ivy Lee 9
Два списка

1.Матрица приоритетов

Метод матрицы приоритетов состоит из размещения всех ваших задач в матрице из четырех блоков. Ось X представляет одно значение, а ось Y — другое. Таким образом, каждый квадрант представляет приоритет на основе определенных значений.

Это метод, который легче показать, чем рассказать:

Матрица Эйзенхауэра

Популярным примером является матрица Эйзенхауэра, в которой важность используется в качестве значения по оси Y, а срочность — в качестве значения по оси X. Вы оцениваете каждую задачу на основе ее срочности и важности, а затем помещаете каждую задачу в правильный квадрант на основе вашей оценки.

Важные и срочные задачи — ваш приоритет.
Важные, но не срочные задачи имеют более низкий приоритет — их следует запланировать на потом.
Срочные, но не важные задачи — хорошие кандидаты для делегирования.
Несрочные или важные задачи — это то, что вам, вероятно, просто не следует делать.

Поместив каждую задачу в своем списке в квадрант матрицы Эйзенхауэра, вы можете определить, над чем вам нужно работать сейчас, над чем нужно работать позже, что вам нужно делегировать, а что нужно удалить. из вашего списка.

Но вы можете заменить значения по осям x и y в матрице Эйзенхауэра на любые значения, которые вам подходят. Вот еще несколько примеров:

Матрица «усилие-влияние»

В матрице «усилие-влияние» вы оцениваете задачи на основе того, сколько усилий они потребуют для выполнения, и влияния, которое их выполнение окажет. Задачи в двух правых квадрантах — ваши приоритеты. Задачи с минимальными усилиями и высокой отдачей, вероятно, являются вашими наивысшими приоритетами, потому что они представляют собой быструю победу.

Матрица стоимости-стоимости

В матрице стоимости-стоимости два верхних квадранта являются вашими приоритетами. Предметы «высокой стоимости по низкой цене» — это ваш быстрый выигрыш, а предметы «с низкой стоимостью, высокая стоимость» — это то, чего вам, вероятно, следует избегать.

Если модель матрицы приоритетов кажется вам подходящей техникой приоритизации, вы можете построить свои матрицы на бумаге или в электронной таблице, или вы можете использовать приложение, предназначенное для построения матриц приоритетов, такое как Матрица Эйзенхауэра (бесплатно) или Матрица приоритетов ( от $ 12 / чел. / мес., оплата ежегодно).

2. MoSCoW

Метод MoSCoW (произносится как столица России) — это простой метод расстановки приоритетов, при котором вы относите каждую задачу в вашем списке дел к одной из четырех категорий:

M — Необходимо выполнить: M задач — это то, что вам необходимо делать.
S — Следует выполнить: S Задачи — это то, что вы должны делать, но они имеют более низкий приоритет, чем задачи M .
C — Смогло выполнить: C задач легко выполнить.Вы бы хотели их сделать, но если вы этого не сделаете, это, вероятно, не имеет большого значения.
W — Не буду: W задачи — это то, что просто не стоит делать.

Чтобы использовать эту технику, просмотрите свой список дел и присвойте каждой задаче категорию MoSCoW. Затем отсортируйте список по категориям. Ваши задачи M должны быть наверху. За ними следуют задачи S , за которыми следуют задачи C . W задач следует удалить.

Если вы всегда работаете со своим списком сверху вниз, вы можете быть уверены, что всегда работаете над задачами с наивысшим приоритетом.

Канбан-приложение, такое как Trello (доступен бесплатный план), хорошо работает с методом MoSCoW. Создайте главный список несортированных задач, а затем перетащите каждую задачу в соответствующую категорию. Вы также можете перетаскивать задачи вверх и вниз в списках, чтобы указать порядок, в котором вы хотите работать над ними.

Но для того, чтобы MoSCoW действительно работал, вы должны убедиться, что все задачи, которые вам нужно выполнить, добавлены в ваш главный список, чтобы вы могли их распределить по категориям.Простой способ обеспечить добавление задач в ваш список — использовать Zap (автоматический рабочий процесс от Zapier) для автоматического перемещения задач из таких мест, как ваш почтовый ящик или Slack, в ваш главный список дел. Вот несколько примеров:

3. ABCDE

Одна вещь, которую метод MoSCoW не учитывает, — это задачи, которые нужно делегировать кому-то другому. Это делает MoSCoW отличным, если вам не кому делегировать, но если вы можете делегировать задачи, это делает неясным, какие задачи следует делегировать.Альтернативой является метод ABCDE Брайана Трейси из его книги Eat That Frog .

Подобно MoSCoW, метод ABCDE начинается с помещения каждой задачи в вашем списке в категорию:

Задачи — это то, что вы должны сделать (то же самое, что и задачи MoSCoW M ).
Задачи B — это то, что вы должны делать (то же, что и задачи MoSCoW S ).
Задачи C удобны для выполнения (такие же, как задачи MoSCoW C ).
Задачи D — это задачи, которые вы должны делегировать кому-то другому (или автоматизировать).
Задачи E — это задачи, которые необходимо устранить (такие же, как задачи MoSCoW W ).

Процесс для ABCDE такой же, как и для MoSCoW: просмотрите каждую задачу в вашем списке, присвойте ей букву в зависимости от ее приоритета, затем отсортируйте задачи по буквам. Делегируйте задачи D и удалите задачи E , чтобы у вас остались только задачи A , B и C , а затем работайте сверху вниз, чтобы всегда сосредоточиться на наиболее важных задачи.

Канбан-приложения также отлично подходят для этой техники. У вас будет один главный список, за которым следуют дополнительные списки, содержащие задачи A , B , C , D и E . Перетащите задачи из главного списка в соответствующую категорию, затем приступайте к задачам A .

4. Приоритезация Scrum (упорядочивание)

Приоритезация Scrum (также известная как расстановка приоритетов Agile) — это метод расстановки приоритетов, основанный на упорядочивании.Если в вашем списке 20 задач, вы назначаете каждому заказ, пронумерованный 1-20, в зависимости от приоритета и последовательности.

Приоритизация Scrum работает очень хорошо, когда вы должны учитывать последовательность.

Например, скажем, ваша первоочередная задача — заново выложить плитку на полу в ванной комнате. Однако вы знаете, что вам также необходимо, чтобы сантехники проложили новые трубы в вашей ванной комнате, и для этого им придется прорезать пол. Прокладка новых труб может быть менее приоритетной задачей, но поскольку это повлияет на вашу первоочередную задачу по замене плитки на пол, ее необходимо выполнить в первую очередь.

При расстановке приоритетов Scrum вы оцениваете каждую задачу в своем списке по трем критериям:

Насколько важна эта задача?
Насколько это важно по сравнению с другими задачами в этом списке?
Зависит ли от этой задачи какая-либо другая задача?

Затем, используя ответы на эти вопросы, вы присваиваете каждому номер 1- n (где n — общее количество задач в вашем списке). У вас не может быть двух задач №1.Вы должны сделать один №1 и один №2. Каждой задаче присваивается уникальный номер.

Приоритизация Scrum хорошо работает сама по себе, но также хорошо сочетается с другими методами, такими как MoSCoW и ABCDE. После классификации задач по приоритету (как M , C и W или A , B и C ) вы можете начать упорядочивать задачи в том порядке, в котором вы планируете выполнить их, учитывая любые зависимости задач, которые должны повлиять на этот порядок.

Любое приложение со списком дел, которое позволяет упорядочивать перетаскивание, хорошо подходит для приоритезации Scrum. Однако вы также можете использовать специальный инструмент Scrum, такой как Yodiz (доступен бесплатный план), чтобы назначать фактические номера задачам, а не перетаскивать их.

5. Пузырьковая сортировка

Я упоминал, что при расстановке приоритетов с помощью сортировки Scrum можно задать хороший вопрос: «Насколько важна эта задача по сравнению с другими задачами в этом списке?» Но реальность такова, что это хороший вопрос для любого упражнения по приоритизации, особенно если вы страдаете от проблемы «все срочно, все — №1».

Пузырьковая сортировка — хороший способ ответить на этот вопрос. Это процесс сравнения важности каждой задачи в вашем списке с важностью каждой другой задачи в вашем списке.

Вы начинаете с размещения каждой задачи в горизонтальной сетке:

Затем вы берете первые две задачи и сравниваете их друг с другом, спрашивая: «Какая задача важнее?»

Самая важная задача перемещается влево. Итак, в этом примере, если задача 2 более важна, чем задача 1, две задачи меняются местами.

Затем вы сравниваете следующие две задачи. Что важнее? Более важная задача остается включенной / перемещается влево.

Продолжайте этот процесс, пока не дойдете до конца списка. После этого полезно начать с самого начала и снова задавать эти вопросы для каждого набора задач. Продолжайте упражнение до тех пор, пока каждая более важная задача не окажется слева от менее важной. Теперь ваши приоритеты перечислены слева направо.

К сожалению, мне не удалось найти никаких инструментов, разработанных специально для использования с техникой пузырьковой сортировки, но вы можете легко обойти эту проблему с помощью приложения Kanban, списка дел или управления проектами, которое позволяет перетаскивать и отказаться от приоритезации.Вам просто нужно работать над наборами задач сверху вниз, а не слева направо.

6. Самая важная задача (MIT)

Самая важная задача (MIT) — исключительно простой метод определения приоритетов от Дзен до Лео Бабауты из «Готово». Вместо того, чтобы пытаться расставить приоритеты для всего списка дел, каждое утро начинайте с выбора 1-3 MIT — вещей, которые вы, , должны сделать в этот день, .

По крайней мере один из ваших ежедневных MIT должен быть связан с вашими целями, чтобы вы каждый день что-то делали, чтобы помочь вам достичь своих целей.И хотя вы, скорее всего, сделаете за день больше, чем только ваши MIT, выбор MIT утром и установка крайнего срока гарантирует, что вы каждый день будете посвящать время работе над важными, высокоприоритетными задачами.

В MIT хорошо то, что технически вам даже не нужен список дел, чтобы использовать эту технику. Тем не менее, бесплатное расширение Momentum для Chrome предлагает хороший способ держать ваш MIT в центре внимания. Он предлагает вам выбрать фокус на день при первом открытии Chrome, а затем показывает вам этот фокус каждый раз, когда вы открываете новую вкладку браузера.

7. Метод Айви Ли

История, лежащая в основе метода Айви Ли, состоит в том, что Чарльз М. Шваб однажды нанял консультанта по производительности по имени Айви Ли, чтобы тот помог ему повысить эффективность своей сталелитейной корпорации. Ли попросил не вносить предоплату за консультацию. Вместо этого он сказал Швабу подождать три месяца, а затем заплатить ему ту сумму денег, которую он посчитал подходящей, исходя из результатов.

Три месяца спустя Шваб выписал Ли чек на 25 000 долларов.

Метод Айви Ли прост (и похож на метод MIT):

В конце каждого рабочего дня выбирайте шесть самых важных задач из вашего списка, над которыми вы будете работать завтра.
Затем расположите эти шесть задач по приоритету.
Когда вы придете на работу на следующий день, работайте над задачей номер один, пока она не будет завершена.
Затем работайте над задачей номер два, пока она не будет завершена, номер три и т. Д.

Продолжайте, пока не будут выполнены все шесть задач, и повторяйте процесс каждый день.

Опять же, любой список дел / Канбан / приложение для управления проектами хорошо подходит для метода Айви Ли. Однако, если вы обнаружите, что из-за встреч и других отвлекающих факторов вам сложно выполнить свои шесть задач, вы можете подумать о создании своего списка дел в приложении для блокировки времени, которое позволяет вам планировать время для этой работы в своем календаре.

8. 1-3-9

Техника приоритета 1-3-9 немного напоминает смесь MoSCoW и MIT / Ivy Lee. Это побуждает вас сосредоточиться на важных задачах, но также дает вам метод расстановки приоритетов для менее важных задач, над которыми вам неизбежно придется работать.

Каждый день вы планируете выполнять 13 задач:

одна очень важная задача (задача M от MoSCoW или задача от ABCDE)
три несколько важных задач ( S из MoSCoW или B из ABCDE)
девять задач низкой важности ( C из MoSCoW или ABCDE)

Вы можете даже извлечь из матрицы Эйзенхауэра:

3 и 9 задач с точки зрения приоритета, затем поработайте и выполните сначала задачу 1 , затем задачи 3 по порядку и, наконец, задачи 9 по порядку.

В идеальном мире мы все могли бы работать только над первоочередными, наиболее важными задачами по достижению целей, но работа редко работает таким образом. Метод 1-3-9 обращается к этой реальности, давая вам возможность убедиться, что вы, по крайней мере, работаете над наиболее важными из своих менее важных задач.

Упомянутые выше приложения с матрицей приоритетов — Матрица Эйзенхауэра или Матрица приоритетов — хорошо работают для метода 1-3-9, как и приложение Канбан с основным списком, за которым следуют последующие списки для ваших 1 , 3 и 9 задач.

9. Два списка

Метод двух списков Уоррена Баффета — еще один действительно простой подход к расстановке приоритетов.

Сначала вы составляете список из 25 вещей, которых хотите достичь. Когда список будет завершен, обведите пять самых важных пунктов в нем.

Когда вы закончите, объедините результаты в два списка:

Вы не должны тратить время на задачи из списка дел, которые нельзя делать, пока вы не выполните все из своего списка дел.

Техника двух списков действительно предназначена для работы на бумаге, но вы можете сделать то же самое с любым приложением, которое позволяет перемещать задачи из одного списка в другой.Или, если вы хотите проявить творческий подход, вы превратите свои 25 целей в каракули.

Выбор идеального метода расстановки приоритетов

Каждый метод из этого списка позволяет достичь одной и той же цели: убедиться, что вы всегда работаете над своими наиболее важными задачами. Так что, в конце концов, не имеет значения, какую технику вы используете. Неважно, используете ли вы несколько техник. И не имеет значения, смешиваете ли вы части разных техник, чтобы создать свой собственный метод.

Выберите что-нибудь, что имеет смысл и кажется естественным, и приступайте к работе.

Как безжалостно расставлять приоритеты для выполнения большего количества задач

Вычеркивать элементы из списка дел — прекрасная вещь, но это также легче сказать, чем сделать. Я нашел лучший способ убедиться, что вы выполняете свои задачи, — это безжалостная расстановка приоритетов. Это означает решение не делать того, что вам действительно хотелось бы делать. Это также означает решение самой важной задачи, даже если все в вашем списке кажется важным.

Но если вы можете расставить приоритеты до тех пор, пока у вас не останется только одна вещь, на которой нужно сосредоточиться прямо сейчас, вы не сможете не приступить к работе.Используйте приведенные ниже советы и приемы, чтобы расставить приоритеты для ваших задач.

Во-первых, объедините все свои задачи в одном источнике

Задачи поступают из различных источников. Ваш босс отправляет вам электронное письмо, вы получаете сообщение Slack от ИТ-отдела, счет приходит по почте или коллега просит об одолжении в коридоре. Чтобы эффективно расставить приоритеты в списке задач, вам нужен основной список дел, который содержит всех задач, которые вам нужно расставить по приоритетам и выполнить из всех этих источников.

Прежде чем вы начнете расставлять приоритеты, выберите место для вашего главного списка дел. Этим местом может быть приложение со списком дел, ваш почтовый ящик, Slack, бумажный блокнот или даже приложение для заметок на вашем телефоне. Неважно, где вы храните свой список, если он содержит все задачи, которые вам нужно выполнить.

Если вы все же решите использовать свой почтовый ящик, Slack или другое приложение в качестве главного списка задач, вы можете использовать Zapier для автоматического перемещения входящих задач из других источников в ваш главный список.Вот несколько примеров рабочих процессов, которые вы можете использовать, или вы можете создать свой собственный автоматизированный Zap для выполнения работы.

Когда все ваши задачи внесены в единый список, вы можете начать анализировать и готовиться к их расстановке приоритетов.

Во-вторых, проанализируйте свой список задач

Теперь пришло время просмотреть свой список, просмотреть каждую задачу и решить, что вы хотите с ней делать. У вас есть четыре варианта:

Сделать: завершить задачу сейчас
Отложить: завершить позже
Делегат: назначить его кому-то другому
Удалить: удалить это из вашего списка

Продолжайте и выполните любую задачу, выполнение которой займет менее двух минут.Это быстрый способ сузить список до тех задач, которые труднее выполнить и которые имеют более высокий приоритет.

Делегирование — еще один отличный способ быстро сократить список задач. Назначайте делегируемые задачи другим, и если есть что-то, чего вы ждете от других, вычеркните это из своего списка. Создайте напоминание в календаре, чтобы следить за ним позже, или добавьте его в общий проект: удаление его из списка задач облегчит необходимость постоянно видеть его там.

Затем удалите все, что вам действительно не нужно делать.Вещи, которые стоит удалить, включают задачи, которые были в вашем списке навсегда, к которым вы никогда не дойдете, или вещи, которые не представляют большой ценности по сравнению с усилиями, затраченными на их выполнение.

Например, предположим, что у вас есть задача в вашем списке дел: пройтись по картотеке, отсканировать все ваши документы и сохранить их в облаке. Вы изучали задачу годами и никогда не находили для нее времени. Вы, вероятно, никогда не сделаете этого. Поэтому вместо того, чтобы продолжать смотреть на эту задачу и чувствовать себя виноватым из-за того, что не справились с ней, удалите ее.

Если вы не хотите забывать задачу, которую удаляете, переместите ее в отдельный «когда-нибудь» список вещей, которые вы хотите сделать, если когда-нибудь обнаружите, что у вас есть время, но нечем его заполнить.

Когда вы закончите выполнение, делегирование и удаление задач, то, что у вас осталось, — это отложенные задачи. Это все, что вам нужно сделать, на выполнение которых уйдет больше двух минут. Имея в руках основной список отложенных задач, вы готовы приступить к расстановке приоритетов.

Шесть методов определения приоритетов задач

Существует множество способов определения приоритетов задач, и некоторые из них могут работать для вас лучше, чем другие.Просмотрите приведенную ниже тактику, выберите ту, которая кажется вам правильной, и затем приступайте к расстановке приоритетов.

1. Используйте матрицу приоритетов

Возьмите все свои задачи и назначьте каждой приоритет на основе этой матрицы приоритетов от Стивена Кови:

Все, что должно быть выполнено в ближайшее время (или просрочено), считается срочным. Что касается того, что действительно важно, а что еще более «приятно сделать» — решать вам, но постарайтесь быть максимально честным.

Этот инструмент особенно полезен в тех случаях, когда вы тонете из-за миллиона дел, так как он помогает визуализировать, что действительно важно, а что может подождать.

После того, как вы изложили свои задачи, постарайтесь сначала выполнить срочных и важных задач, чтобы не сбиться в срок. Тогда вы можете сосредоточиться на наиболее продуктивном квадранте: несрочный и важный . Это задачи, которые легко отложить, но они имеют большую ценность, когда они все же выполнены.

И что бы вы ни делали, по возможности избегайте занятой работы и расточителей времени, которые попадают в несрочный и не важный квадрант .

2. Используйте относительную приоритизацию

Категоризация ваших задач с помощью матрицы приоритетов помогает, но что, если у вас все еще есть десятки задач в вашей очереди срочных и важных ? Как узнать, с чего начать?

Следующий полезный шаг — присвоить каждой задаче номер приоритета. Если у вас десять задач, каждая задача получает номер от 1 до 10. Не может быть двух номер один. Упражнение здесь состоит в том, чтобы сопоставить каждую задачу с другими, чтобы определить, с чего начать в первую очередь. Например, предположим, что ваш список состоит из трех пунктов:

Если посмотреть на все три задачи, очевидно, что подача налоговой декларации должна быть вашим приоритетом номер один: это самая срочная и важная задача в вашем списке.

Для двух других задач это зависит от контекста, и сравнение ваших дел друг с другом часто помогает определить этот контекст. Возможно, презентация состоится не раньше следующей недели, но вам нужно получить некоторую информацию от своего начальника, прежде чем вы сможете приступить к составлению презентации. Это может сделать его более приоритетным, чем выполнение задания, которое должно быть завтра.

В этих случаях также полезно разбить задачи на более мелкие, чтобы лучше назначить относительные приоритеты.Таким образом, вместо:

Файловые налоги
Завершить задание
Составить презентацию

У вас есть:

Файловые налоги
Запросить метрики для презентации
Выполнить задание
Составить презентацию

Приложения со списком дел и приложения Канбан, которые позволяют устанавливать приоритеты перетаскиванием, могут быть действительно полезны при использовании метода относительной приоритезации.Вместо того, чтобы нумеровать список, вы можете перетаскивать задачи в порядке приоритета.

3. Составьте список приоритетных задач на сегодня

Назначение относительных приоритетов хорошо работает, если ваш список задач довольно статичен, но если вы добавляете несколько дел в свой список каждый день, изменение приоритетов в вашем списке становится еще одной задачей. самого себя. Если вам нужно управлять большим количеством входящих дел, полезно каждое утро составлять список приоритетных задач для того, что вы планируете сделать в этот день.

Посмотрите в свой календарь и посмотрите, сколько времени, по вашему мнению, вам придется посвятить элементам из вашего списка задач сегодня.Затем выберите из своего списка столько задач с наивысшим приоритетом, которые, по вашему мнению, вы можете выполнить сегодня. Не обращайте внимания на все остальное, чем вы могли бы заниматься (пока вы не будете готовы составить список на завтра).

Мне нравится включать любые события календаря в свой список «Сегодня», чтобы я мог видеть обзор всего своего дня и соответственно устанавливать свои ожидания. Это также мешает мне планировать слишком много задач в те дни, когда я часами нахожусь на собраниях.

Приложения для ограничения времени, такие как Plan (бесплатно для 1-4 участников), отлично подходят для этого упражнения, потому что они позволяют вам создать основной список дел, а затем перетащить их в свой календарь, чтобы запланировать их на свой день.

Хорошее практическое правило при планировании дня — недооценивать, сколько вы можете сделать, и переоценивать, сколько времени займет выполнение каждой задачи. Несомненно, у вас есть много вещей, которые вы можете сделать, если случайно отметите все из своего списка на сегодня, что намного лучше, чем всегда переносить незавершенные задачи на завтра.

Не можете оценить, сколько времени у вас уйдет на выполнение задач? Используйте эти методы оценки, чтобы получить более реалистичные оценки для ваших задач.

4. Сосредоточьтесь на своих самых важных задачах (MIT)

Это очень просто: ваш MIT — это задача, которую вы больше всего хотите или должны выполнить сегодня. — Лео Бабаута, Zen Habits

Если вы каждый день расставляете приоритеты для своих задач, но все еще не можете их выполнить, попробуйте использовать метод наиболее важных задач (или MIT). Выберите несколько (обычно три) задачи, которые нужно выполнять каждый день; они становятся вашими MIT.

При использовании MIT в вашем списке дел будет 1-3 из них, а все остальное в списке станет бонусными задачами, которые «приятно сделать, если у вас есть время».Вы работаете над бонусными задачами только в том случае, если все ваши MIT выполнены — и если все, что вы прошли, — это ваши MIT, у вас все еще был успешный день.

5. Выберите одну вещь, чтобы сосредоточиться на

Теперь мы вступаем на безжалостную территорию. Когда вы действительно пытаетесь что-то сделать, вам следует попробовать этот метод, пусть даже временно.

Когда вы посмотрите на свой список задач, выберите одну вещь , чтобы сосредоточиться на этом дне. Это может быть одна большая задача, которую вы действительно хотите выполнить, или тема, которая связана с несколькими вашими задачами, например «увеличение продаж».»Выбор одной задачи или идеи, на которой нужно сосредоточиться, может быть хорошим способом напомнить себе, что нужно не сбиваться с пути всякий раз, когда вы отвлекаетесь.

Расширение Chrome, такое как Momentum (бесплатно), отлично подходит для этого метода, потому что оно показывает вам, что вы каждый раз, когда вы открываете новую вкладку браузера, основное внимание уделяется дню. Или, если вы действительно хотите не сбиться с пути, используйте StayFocusd (бесплатно), чтобы ограничить количество времени, которое вы можете тратить на бесполезные траты времени на веб-сайты, или полностью заблокируйте их.

Вам сложно сосредоточиться на работе? Вернитесь к нужному ритму с одним из этих 10 приложений, которые помогут вам сосредоточиться и не отвлекаться.

6. Найдите свою задачу на 20%

Принцип Парето гласит: вы, как правило, получаете 80% результатов от 20% своей работы.

Что действительно сложно, так это выяснить, какие 20% приносят результаты. Но как только вы это сделаете, вы сможете безжалостно расставить приоритеты в своем рабочем дне: сделайте эти 20% работы своим приоритетом — и ориентиром для продуктивного дня.

Лучший способ определить мои 20% работы — это простое упражнение: во-первых, спросите себя, над чем бы вы работали, если бы вы могли сделать сегодня только три дела.Будьте безжалостны; выберите только три. Затем сократите это число до двух. И наконец, всего один. Если бы вам абсолютно пришлось прекратить работу после выполнения только одной задачи, что бы вы сделали?

Это действительно сложный вопрос, поскольку всем нам приходится преодолевать очень много дел каждый день, но я обнаружил, что это хороший способ понять, какая из ваших задач приносит наибольшую пользу, когда она завершена.

Для меня написание нового сообщения в блоге почти всегда составляло 20% моей работы, так как я получаю отдачу от написания разными способами — будущего SEO-трафика, репостов в социальных сетях, входящего трафика, большей видимости моего личного бренда и сайта, на котором я работаю. писать для и так далее.

По мере того, как вы практикуете безжалостность со своими задачами, вы обнаружите, что это станет легче, и вы сможете выбрать правильный метод в нужное время. И, надеюсь, вы обнаружите, что безжалостная расстановка приоритетов на самом деле может быть довольно раскрепощающей.

Первоначально опубликованный в июне 2017 года, этот пост был обновлен Джессикой Грин с добавлением некоторых дополнительных методов определения приоритетов, а также нескольких новых инструментов, которые помогают с различными методами.

Как расставить приоритеты для проектов ИТ-безопасности

Если вы профессионал в области ИТ-безопасности, вы почти наверняка знакомы с тем упадком, который испытываете, когда сталкиваетесь с огромным количеством проблем безопасности, которые необходимо исправить.Этого достаточно, чтобы заставить вас вскинуть руки и задуматься, с чего вообще начать.

Это суть проблемы, которая возникает при отсутствии эффективной приоритизации безопасности. Если вы не расставляете приоритеты рисков кибербезопасности эффективно, вы не только создаете много дополнительной работы для своей команды и себя — вы также без нужды подвергаете свою организацию атакам на ИТ-безопасность.

Для лучшей, быстрой и надежной защиты абсолютно необходима интеллектуальная приоритезация.К сожалению, сложившиеся в ИТ-сфере условия долгое время не способствовали достижению этой цели.

Почему отсутствуют показатели приоритизации

В течение многих лет атаки на ИТ-безопасность стали возможными благодаря бессистемному подходу к расстановке приоритетов. Вот что мы имеем в виду: ИТ-безопасность очень сложна и постоянно меняется; учитывая необычайное количество переменных и динамичный характер ландшафта, сотрудникам службы безопасности трудно принимать оптимальные решения — или даже понимать оптимальные процессы для принятия этих решений.

Эту проблему усугубляет тот факт, что метрикам приоритизации исторически не уделялось должного внимания. Руководители службы безопасности организации засыпаны маркетинговыми сообщениями, рекламирующими преимущества одного продукта над другим, но при этом они получают гораздо меньше помощи с задачей определения приоритетов. Кроме того, показатели приоритезации неодинаковы в отрасли, поэтому ИТ-персонал часто слышит противоречивую информацию.

Еще больше усугубляют эту проблему обычные задачи, которые сопровождают любую команду ИТ-безопасности.Ресурсы ограничены, необходимо принимать решения о том, где использовать эти ресурсы, а члены команды обычно перегружены работой и движутся в десятке направлений.

Как ИТ-командам следует расставлять приоритеты в отношении рисков?

Самый простой способ реализовать эффективную стратегию приоритезации — разработать базовую структуру, которой можно следовать и при необходимости корректировать. Ниже приводится один из таких примеров:

Идентификация рисков.

Невозможно эффективно расставить приоритеты, если вы не понимаете, что делает вас уязвимым.Риски контроля, системные риски, риски интеграции — все эти категории (и многие другие) необходимо учитывать.

Оценка рисков.

После того, как вы определили все потенциальные риски, пришло время оценить вероятность и возможное влияние этих рисков. Очевидно, что риски, относящиеся к группе с высокой вероятностью и высокой вероятностью воздействия, должны быть перемещены в начало списка исправлений. Эти риски можно определить как с качественной, так и с количественной точки зрения, и организации часто предпочитают создавать матрицу ранжирования на основе модели числовой оценки.

Управление рисками.

Следующим шагом после выявления и оценки рисков является разработка процессов для устранения существующих уязвимостей и защиты от будущих рисков. Это может включать более частое обучение и улучшение ИТ-гигиены, сканирование уязвимостей, тестирование на проникновение и т. Д.

Использование возможностей автоматизации для приоритезации

Состояние ИТ-безопасности никогда не было более опасным. Расширенные постоянные угрозы (APT), часто спонсируемые государством, могут внедряться в среду безопасности, перемещаться по сторонам и красть критически важные активы организации, не будучи обнаруженными в течение нескольких месяцев.Миграция в облако — и проблемы интегрированного управления рисками, связанными с локальной / облачной инфраструктурой, — создали новые пути атак, в то же время значительно повысив требования, предъявляемые к современным группам безопасности организации.

Эти разработки усугубляют и без того жесткий мандат специалистов по ИТ-безопасности: они должны быть правы каждый раз, а злоумышленникам нужно добиться успеха только один раз. Это не означает, что хакеры могут действовать совершенно бесплатно; они тоже должны выбирать и расставлять приоритеты. Если ваша безопасность достаточно надежна по сравнению с другими целями, злоумышленники могут посчитать, что это больше проблем, чем того стоит, особенно когда существует так много других слабо охраняемых сетей, устройств и т. Д.

Автоматизация — важнейшее оружие в этой игре атаки и защиты, поскольку она позволяет злоумышленникам максимально использовать свои ресурсы и исследовать наиболее уязвимые цели в любом масштабе. Для защитников автоматизация играет не менее важную роль. Тестирование на проникновение в ИТ-безопасность отлично справляется с выявлением слабых мест, но при этом оно выполняется вручную и периодически. Когда вы не занимаетесь активной работой по обеспечению ИТ-безопасности, ваши среды становятся уязвимыми. Автоматизированное решение, такое как современная платформа моделирования взломов и атак (BAS), может помочь обеспечить безопасность 24/7, 365 дней в году.

Эти автоматизированные решения имеют еще одно дополнительное преимущество: они упрощают эффективную приоритизацию в отрасли, которая борется с практикой. Полностью автоматизированное решение BAS может определить все векторы атак, которые могут использовать и защитить критически важные активы, как локально, так и в облаке. Эти решения работают за счет запуска контролируемых имитаций, которые имитируют наиболее вероятные пути атаки, которые выберут хакеры, что делает их бесценным инструментом в области ИТ-безопасности APT. Моделирование взломов и атак выполняется непрерывно с использованием автоматизации для обеспечения непрерывной защиты.По сути, это все равно, что иметь высококвалифицированную команду красных, которая никогда не снимает ни минуты.

Не менее важно, что передовые решения BAS предлагают приоритетное устранение пробелов в безопасности. Как мы видели выше, это критически важная функция для сегодняшних служб безопасности, которые сталкиваются с чрезвычайными проблемами и нуждаются во всей возможной помощи.

На вынос

Учитывая огромную угрозу, исходящую от APT, приоритезация ИТ должна быть ключевым мандатом организации. Выполнив шаги, описанные выше, вы можете поставить свою команду безопасности в наилучшее положение для победы.