Пятница , 23 Апрель 2021

Прием на работу нового сотрудника оформляется: Оформление сотрудника на работу — пошаговая инструкция

Содержание

Прием и оформление на работу новых сотрудников

Трудовое законодательство довольно четко регламентирует порядок, согласно которому должно осуществляться заключение трудового договора и прием на работу новых сотрудников. Данные гарантии направлены на защиту прав, как работника, так и работодателя и не могут быть изменены по соглашению сторон. Исключения составляют лишь федеральные законы, которые согласно с ТК РФ могут определять правовое положение участников данных правовых отношений.

Предварительные действия, проводимые работодателем

С целью подбора необходимого персонала наниматель проводит ряд мероприятий, направленных на поиск и отбор нужных ему работников. Такие действия могут проводиться посредством  размещения рекламных объявлений в средствах массовой информации, использования посреднических услуг различных рекрутских компаний или же обращения в государственную службу занятости.

Работодатель имеет право самостоятельно выбирать нужных ему работников в зависимости от наличия у последнего необходимых деловых качеств. При этом, под деловыми качествами следует понимать профессиональный опыт, способности, состояние здоровья и возможности выполнять определенную работу. Свобода выбора работодателя также подтверждается существующей судебной практикой.

С юридической точки зрения исключено любое давление на работодателя во время принятия решения  о заполнении существующих вакантных должностей и заключении трудового соглашения.  Таким образом, прием работника на работу осуществляется в большей степени в интересах нанимателя.

Гарантии для соискателей

С целью обеспечения защиты прав нанимающихся работников, законодательством предусмотрен ряд обязанностей и ограничений для работодателей, во время проведения процедуры приема на работу новых сотрудников. Например, запрещено необоснованно отказывать соискателям в трудоустройстве, то есть отказ без учета деловых качеств кандидата, идущий в разрез с требованиями действующего законодательства будет неправомерным.

Любая дискриминация, по отношению к кандидатам,  при проведении процедуры приема на работу, будет незаконной.

Поскольку по требованию соискателя, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменном виде, любой отказ при наличии каких либо нарушений, может быть обжалован в судебном порядке.

Что касается обязанностей работодателя, то можно отметить отдельные случаи, при которых прием на работу отдельных сотрудников является обязательным. Например, в отдельных случаях устанавливается квота на принятие инвалидов, т.е. определяется минимальное количество рабочих мест для заполнения которых, должен быть заключен договор о приеме на работу с инвалидами.

Подготовительный этап  процедуры оформления принятия на работу

  1. Дополнительные процедуры. В определенных законом случаях, для того, чтобы возникли трудовые отношения между работодателем и нанимающимся, необходимо наличие совокупности определенных юридических фактов. В частности, когда трудоустройство обусловлено проведением дополнительных процедур: направление на работу, избрание по конкурсу} назначение или утверждение в должности,
  2. Предоставление документов. В соответствии нормами Трудового кодекса РФ соискатель, для подтверждения деловых качеств и надлежащего оформления трудового договора, должен предоставить работодателю ряд необходимых документов.   Формы документов для приема на работу нового сотрудника условно можно разделить на общие и специальные. Общие документы предоставляются всеми без исключения работниками и могут включать в себя паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство, документы воинского учета и др. К специализированным можно отнести документы, предусмотренные действующим законодательством, которые подтверждают определенные качества, необходимые для выполнения трудовых обязанностей. Никто не вправе требовать предоставление документов, подача которых не предусмотрена соответствующими нормативно-правовыми актами, в том числе не может устанавливаться обязанность подачи документов локальными нормативными актами работодателя.
  3. Трудовая книжка. Основным документом о трудовой деятельности гражданина является трудовая книжка. Здесь содержатся сведения о возрасте, профессии, квалификации физического лица, его предыдущих местах работы. На основании внесенной информации, в последующем будет определяться трудовой и страховой стаж, необходимый для проведения различных социальных выплат.  Трудовая книжка должна храниться у работодателя на протяжении всего времени действия трудового договора. Она выдается на руки работнику только в день его увольнения.
  4. Медицинские документы. Среди документов, которые может потребовать работодатель, могут быть только те которые предусмотрены ТК РФ и иными нормативно-правовыми актами. В частности, под данную категорию попадает требование о наличии санитарной книжки для персонала в сфере общественного питания и торговли, а также обязательный предварительный медицинский осмотр лиц, не достигших восемнадцатилетнего возраста (ст. 69 ТК РФ).
  5. Сообщение обязательных сведений. В соответствии со ст. 64.1 ТК РФ, граждане на протяжении двух лет после увольнения с должностей государственной (муниципальной) службы, перечень которых установлен НПА РФ, обязаны при трудоустройстве сообщить новому работодателю сведения о последнем месте службы.

Оформление трудоустройства

  1. Заявление о приеме на работу. По сложившейся практике, до заключения трудового соглашения, будущий работник письменно обращается к работодателю с заявлением о принятии. Однако ответ на вопрос о том, является ли заявление о приеме на работу обязательным в процедуре приема на работу, довольно однозначный. Это правило в большинстве случаев отголосок советского прошлого. На сегодняшний день, трудовое законодательство не содержит такой обязанности для большинства работодателей. Обязательная подача заявления о приеме на работу предусмотрена только при оформлении на государственную и муниципальную службу. Однако подобный документ может пригодиться при принятии на работу с установлением испытательного срока, поскольку в заявлении работник фиксирует свое согласие на такое условие принятия.
  2. Ознакомление с коллективным договором и локальными нормативными актами работодателя. Статья 68 ТК РФ, предусматривает обязанность работодателя провести ознакомление под роспись сотрудника со всеми документами, которые регламентируют его деятельность. Такое ознакомление должно проводиться до того как оформлен прием на работу по контракту и подписано трудовое соглашение. Перечень документов должен включать в себя: должностную инструкцию} правила внутреннего трудового распорядка} локальные нормативные акты, связанные с трудовыми обязанностями} коллективный договор.
  3. Заключение трудового договора. Законодатель предусмотрел соблюдение обязательной письменной формы при заключении трудовых договоров (ст. 67 ТК РФ).   Такой документ составляется в двух экземплярах, один из которых, после подписания, передается работнику, другой —} работодателю. Рекомендуется, чтобы на экземпляре, который остается у работодателя, была проставлена отметка о получении работником второго экземпляра. Таким образом, будет подтверждено выполнение условий, предусмотренных  ст. 67 ТК РФ. Фактически, с момента заключения трудового соглашения, возникают правоотношения между работником и работодателем. Однако данное правило может быть изменено в случае, если сотрудник был реально допущен к выполнению своих служебных обязанностей с согласия работодателя, но их правоотношения не были оформлены надлежащим образом.
  4. Содержание трудового договора. Данное соглашение должно содержать обязательные сведения и условия, которые предусмотрены ч. 1 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Если же по каким либо причинам требования указанной статьи не были выполнены, данное обстоятельство не является основанием для признания договора незаключенным. Соглашение должно быть дополнено соответствующими недостающими сведениями и условиями. При этом важно помнить, что сведения вносятся в текст договора, а условия оформляются в виде отдельного документа. Также, в соответствии с ч. 4 ст. 57 ТК РФ в трудовой договор могут быть включены дополнительные условия. Здесь речь может идти об уточнении места работы, установлении испытательного срока и др.
  5. Регистрация.  После подписания договоров о полной материальной ответственности и трудового, они должны быть надлежащим образом зарегистрированы в контрольных журналах.
  6. Приказ о приеме на работу. После подписания трудового договора обеими сторонами, работодатель издает соответствующий приказ. Приказ не может отличаться от условий, предусмотренных в договоре, и должен содержать основание для приема на работу.
  7. Ознакомление с приказом. В соответствии с требованиями статьи 68 ТК РФ, работник должен быть ознакомлен с изданным приказом на протяжении трех дней со дня фактического выхода на работу.
  8. Оформление трудовой книжки. После того как проведены все вышеуказанные действия, кадровой службе можно приступить к оформлению трудовой книжки работника. В соответствии со ст. 66 ТК РФ, все надлежащие работодатели обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, который проработал у них, как на основном рабочем месте свыше пяти дней. При отсутствии трудовой книжки у работника, работодатель обязан оформить ее за свой счет. Данные обо всех трудовых книжках лиц, работающих на предприятии, должны быть внесены в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
  9. Личная карточка работника. Кадровая служба на предприятии оформляет на всех сотрудников личные карточки, в которые должны быть внесены все сведения о работнике. Также в данном документе работник ставит свою роспись о том, что ознакомлен с записью, сделанной в трудовой книжке. Личные карточки подлежат регистрации в установленном работодателем порядке.
  10. Личное дело. Трудовой кодекс Российской федерации не предусматривает обязанности ведения личных дел для большинства работодателей. Однако в некоторых случаях, предусмотренных законом, оформление и ведение личных дел все-таки должно производиться. Это касается, например, оформления государственных и муниципальных служащих, работников прокуратуры, судов.

После окончания процедуры оформления нового работника, следует обратить внимание на его предыдущее место работы. Поскольку, если новый сотрудник ранее являлся государственным или муниципальным служащим, статья 64.1 ТК РФ предписывает на протяжении 10 дней  проинформировать о факте его трудоустройства бывшего работодателя.

Прием нового сотрудника на работу: пошаговая инструкция в 2020

Оформлением приема новых сотрудников занимается, как правило, специально выделенный отдел, называемый кадровый. Кадровые работники проводят отбор соискателей, выбирают подходящих кандидатов, проводят собеседования, оформляют прием новых сотрудников в должность, оформляют их отпуск, переводы, увольнение и решают прочие моменты, связанные с кадрами. Как происходит прием новых работников в 2020 году?

Если кадровой службы на предприятии нет, то занимается приемом новых сотрудников любой уполномоченный на то работник.

Прием нового сотрудника на работу: основные моменты

[adinserter block=”1″]

Прохождение медосмотров новым сотрудником

Для определенных категорий работников обязательным является прохождение медицинских осмотров перед началом трудовой деятельности. Медосмотры проходят за счет средств работодателя.

Первичные медосмотры обязательны далеко не для всех должностей. Перечень категорий работников, для которых необходимо пройти медицинское обследование перед началом работы, приведен в ст.213 ТК РФ:

  • Работающие во вредных и опасных условиях труда;
  • Работа которых связана с движением транспорта;
  • Работники пищевой промышленности, общественного питания и торговли;
  • Работники  водопроводных сооружений;
  • Медицинский персонал;
  • Работающие в детских учреждениях;
  • В возрасте до 18 лет.

Указанных выше работников нужно предварительно отправить проходить медкомиссию перед оформлением в штат предприятия. Подробнее о прохождении медосмотров, налоговом и бухгалтерском учете расходов на медосмотры можно почитать здесь.

Должностные обязанности нового сотрудника

[adinserter block=”10″]

Далее человека необходимо ознакомить с его должностными обязанностями, особенностями трудового распорядка в организации, а также с другими нормативными документами предприятия.

Должностные обязанности прописываются в должностной инструкции, которую человек должен внимательно изучить. Для каждой должности разрабатывается своя должностная инструкция.

На заметку! Скачайте должностные инструкции: → главного бухгалтера, → кассира, → специалиста по кадрам, → кладовщика, → уборщика, → секретаря, → офис-менеджера, → заведующего складом, → водителя, → менеджера по продажам, → экономиста, → менеджер по персоналу.

Помимо данного документа работника также нужно познакомить с правилами внутреннего трудового распорядка, образец которых можно найти здесь.

Кроме того, в организации может иметься коллективный договор и другие внутренние локальные акты, регулирующие вопросы, связанные с персоналом. Работник также должен ознакомиться с этими документами, чтобы знать свои права и обязанности.

Прием работника на работу: пошаговая инструкция

Трудовой договор с работником

Следующий шаг, который необходимо выполнить при приеме нового человека на работу – это заключить с ним трудовой договор. Он может быть срочный или бессрочный. Первый заключается на определенный срок, что актуально при разовых работах, при замещении другого сотрудника, например, на время его нахождения в отпуске по уходу за ребенком, а также в других случаях. Бессрочный трудовой договор не имеет срока окончания его действия, то есть заключается на неопределенный срок.

Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, содержащее права и обязанности сторон. Составляется в двух экземпляра: для работника и работодателя, подписывается обеими сторонами.

С работником также может быть заключен гражданско-правовой договор. Для работодателя это очень удобно, нет необходимости оформлять отпуск сотрудникам, платить больничные, отчисления в фонды. Но заключить его можно не всегда, должны соблюдаться определенные условия, в частности он должен предполагать конечный результат. Подробнее об этом виде договора поговорим в другой статье.

Договор о материальной ответственности

[adinserter block=”13″]

Если человек принимается на должность, предполагающую материальную ответственность, то необходимо с ним заключить договор о полной или частичной материальной ответственности.

Примерами таких работников можно назвать сотрудников бухгалтерии, склада, продавцов и прочего персоналом, имеющего доступ к материальным или денежным ценностям.

О материальной ответственности работников можно почитать здесь (см. → скачать договор о полной материальной ответственности).

Договор коммерческой тайны

При необходимости при приеме нового сотрудника с ним заключается договор, гарантирующий неразглашение коммерческой тайны, скачать образец такого договора можно по ссылке.

После того как необходимые договора оформлены и подписаны, они регистрируются в специальной регистрационной книге, в которой работник ставит свою подпись. Данная запись поможет в дальнейшем работодателю доказать, что договора с работником были заключены (трудовой, о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой тайны).

Заявление на прием на работу

После выполнения действий, указанных выше, работник пишет заявление о приеме на работу. Данный документ не является обязательным, но, тем не менее, большинство работодателей его все же требуют.

Пишется он работником на листе формата А4 в произвольной форме на имя руководителя организации.

Образец написания заявления о приеме на работу можно скачать здесь.

Приказ о приеме на работу

На основании заявления работника составляется приказ о приеме на работу. Для оформления можно воспользоваться унифицированной формой Т-1 или Т-1а. Первая используется при приеме на работу одного человека, вторая – при приеме группы сотрудников.

Порядок оформления приказа можно посмотреть здесь, где представлены бланки унифицированных форм приказов для скачивания, а также образец заполнения приказа.

Заполнение трудовой книжки

На основании утвержденного приказа о приеме на работу кадровый работник или другой ответственный специалист делает запись в трудовой книжке. При этом указывается, какого числа принят новый сотрудник, в какую должность, в какую организацию. Данные для заполнения берутся из приказа. Как заполнить трудовую книжку?

Иногда этот шаг можно выполнить позже, но трудовую книжку все равно нужно получить от работника.

Сведения о внесенной записи в трудовой книжке подлежат отражению в книге учета движения трудовых книжек.

После этого работник может приступить к своим обязанностям, а кадровый работник оформляет на него личную карточку по форме Т-2, при необходимости заводит личное дело и лицевой счет.

Для оформления этих документов от работника требуется получить паспорт, документы об образовании, военный билет, заявление о приеме на работу, анкету с биографическими данными.

Далее трудовая деятельность нового работника подлежит отражению в табеле учета рабочего времени, оформленного по форме Т-12 или Т-13. В табеле фиксируются все явки и неявки работника с указанием причины отсутствия.

На нового сотрудника также нужно оформить медицинский полис на обязательное медицинское страхование, а также пластиковую зарплатную карту (если зарплата на предприятии выдается безналичными средствами).

[adinserter block=”7″]

Прием на работу - Институт Профессионального Кадровика

Узнайте больше о документальном сопровождении трудоустройства и правилах, которые не должен нарушать ни один работодатель. Расскажем, как установить испытательный срок, можно ли принять в штат подростка и что делать с совместителями.


Порядок приема на работу: общие правила

Прием на работу — стандартная процедура, через которую проходит каждый штатный сотрудник любой организации. Общие правила приема на работу в России установлены кодексом законов о труде. Этой теме посвящена вся 11 глава ТК РФ.

Что нового появилось в трудовом законодательстве на этой неделе расскажет Валентина Митрофанова. Смотрите новый выпуск  «Кадрового обзора».

 

Вопрос

Где найти ответ

Возраст, с которого разрешен прием на работу по трудовому договору

ст. 63 ТК РФ

Гарантии сторон при заключении трудового договора

ст. 64 ТК РФ

Заключение трудового договора с бывшими муниципальными и государственными служащими

ст. 64.1 ТК РФ

Документы, предъявляемые при приеме на работу

ст. 65 ТК РФ

Оформление трудовой книжки

ст. 66 ТК РФ

Оформление трудового договора

ст. 67 ТК РФ

Фактический допуск к работе не уполномоченным на это лицом и последствия такого решения

ст. 67.1 ТК РФ

Оформление приема на работу

ст. 68 ТК РФ

Предварительный медицинский осмотр при приеме на работу

ст. 69 ТК РФ

Испытание при трудоустройстве

ст. 70 ТК РФ

Оценка результата испытания, установленного при трудоустройстве

ст. 71 ТК РФ

Стандартный алгоритм приема на работу: 5 этапов

Этап 1. Ознакомление с документами, предъявленными сотрудником
Статья 65 ТК РФ дает работодателю право запрашивать паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, аттестаты и дипломы о полученной профессиональной подготовке, трудовую книжку и СНИЛС (если работник трудоустраивается впервые, трудовая книжка и СНИЛС заводятся кадровиком при приеме на работу). Для военнообязанных к этому списку добавляются еще и документы воинского учета, а для претендентов на отдельные специфические должности — дополнительные справки, лицензии, разрешения и т.д. в соответствии с актуальным законодательством.

Этап 2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами, имеющими отношение к его работе
Речь идет о правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре, должностной инструкции, положении об оплате труда и других ЛНА на усмотрение работодателя. Сделать это нужно до, а не после заключения трудового договора. Убедитесь, что работник поставил подпись на каждом листе ознакомления, и выдайте ему распечатанный экземпляр должностной инструкции для хранения на рабочем месте.

Этап 3. Заключение трудового договора
Один экземпляр, заверенный подписями сторон, остается у работодателя, другой выдается на руки работнику. Если принимаете на работу бывшего государственного или муниципального служащего, оставившего службу менее двух лет назад, отправьте об этом письменное уведомление по последнему месту его занятости.

Этап 4. Оформление сопутствующих документов
Какие-то заполняются в обязательном порядке (например, приказ о приеме на работу или личная карточка), остальные — по ситуации. Учите, что закон обязывает государственные структуры оформлять ряд документов, необязательных для частных предприятий, например, личное дело или заявление о приеме на работу.

Этап 5. Проводится вводный и предварительный инструктаж по охране труда
Только после этого сотрудника можно допустить к выполнению должностных обязанностей.

Каждая компания вправе установить свой порядок оформления приема на работу, расширив этот список за счет дополнительных процедур и условий. Одни работодатели проводят анкетирование соискателей или проверку на полиграфе, другие — запрашивают подробную автобиографию. А для замещения некоторых должностей приходится проходить медосмотр или психиатрическое освидетельствование. Но законодательно установленный минимум действий приходится выполнять всем. Иначе процедура трудоустройства считается оформленной с ошибками, а работодателю грозит крупный штраф.

Оформление документов при приеме на работу

Заключить трудовой договор — всего лишь половина дела. Прежде чем допустить нового сотрудника к работе, следует внести его в учетные документы предприятия, завести личную карточку, заполнить трудовую книжку.

6 документов, которые оформляют при приеме на работу

Заявление на трудоустройство. Требуется не всегда, поскольку с позиции закона этот этап не считается обязательным и многие работодатели его игнорируют. Но если данная норма закреплена локальными актами и инструкциями компании, попросите соискателя написать заявление о приеме на работу. Документ составляется в свободной форме или по предложенному работодателем образцу.

Трудовой договор. Срочное или бессрочное соглашение между работником и работодателем, дающее официальный старт трудовым отношениям. Оформляйте каждый раз, когда принимаете новичка на работу (даже если она временная, сезонная или удаленная). Прежде чем заверить договор, убедитесь, что он содержит все обязательные условия и сведения о сторонах.

Внимание!

Если забыли включить в трудовой договор одно или несколько обязательных условий, как можно скорее заключите с работником дополнительное соглашение и пропишите в нем недостающие пункты. 

Приказ о приеме на работу. Обязательный документ, издается на основании трудового договора. Заполните бланк №Т-1 или разработанную работодателем форму. Убедитесь, что содержание приказа — наименование должности, размер зарплаты, характер работы, сведения о сотруднике — в точности соответствует условиям трудового договора, и передайте на подпись руководителю организации. Ознакомьте новичка с заверенным приказом под подпись в течение трех дней после фактического допуска к работе, а если нужно — выдайте копию на руки.

Трудовая книжка. Поступая на работу, соискатель приносит ее в отдел кадров, где она в дальнейшем заполняется и хранится. Внесите запись о трудоустройстве в течение недели после выхода приказа. Чтобы избежать ошибок, придерживайтесь инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003.

Личная карточка. Заводится в обязательном порядке на каждого нового сотрудника и ведется вплоть до его увольнения. За основу возьмите унифицированный бланк №Т-2, содержащий 11 разделов, или локально утвержденный аналог. Заполняйте его не со слов работника, а только исходя из официальных документов:

  • паспорта;
  • трудовой книжки;
  • приказа о приеме на работу;
  • СНИЛС;
  • военного билета; дипломов, аттестатов и т.д.

Учтите, что работник должен заверить сведения, внесенные в разделы I-III, личной подписью. Поэтому вести карточки исключительно в электронном виде невозможно. Но никто не запрещает дублировать данные, хранящиеся на бумажных носителях, в цифровом виде и распечатывать в случае необходимости.

Внимание!

Правила приема на работу государственных служащих требуют, чтобы в дополнение к личной карточке на сотрудника заводилось личное дело. Коммерческие организации ведут личные дела в добровольном порядке — например, чтобы систематизировать данные о трудовой деятельности персонала.

Табель учета рабочего времени. Отражает количество фактически отработанного персоналом времени. Внесите данные новичка в табель (унифицированная форма №Т-12 или №Т-13). Не учитывайте только сотрудников, выполняющих работы по гражданско-правовым договорам, и внешних совместителей.

Порядок приема на работу несовершеннолетних

Совершеннолетие в России по закону наступает с 18 лет. Но право работать появляется гораздо раньше — с 14 лет, а в исключительных случаях, например, для участия в съемках фильма, и с младшего возраста. Если соискателю еще не исполнилось 18 лет, прием на работу оформляется по особым правилам, установленным статьей 63 ТК РФ.

Принимать на работу несовершеннолетних можно:

  • с 16 лет — на общих основаниях, но только для выполнения работ, не способных причинить физический или психический вред, и с обязательным медосмотром;
  • с 15 лет — с теми же ограничениями + при условии получения общего образования и только на легкий труд в свободное от учебы время;
  • с 14 лет — с теми же ограничениями, что и с 15 лет, и при наличии письменного согласия одного из родителей (попечителей) и органов опеки и попечительства.

Детей младшего возраста и подростков до 14 лет могут привлекать к работе только отдельные организации: концертные, кинематографические, театральные, цирковые, спортивные (ст. 63, 348.8 ТК РФ). Поскольку у такого юного работника еще нет законного права подписывать трудовой договор самостоятельно, все документы за него оформляют родители или опекуны. Предварительно запрашивается согласие органов опеки, которые должны убедиться, что условия труда соответствуют норме, а порученная работа не нанесет ущерб нравственному и физическому здоровью ребенка.

Регламент приема на работу совместителей

Процедура приема на работу совместителей определяется типом совместительства — внешним или внутренним. Если совместительство внешнее, работник не обязан предъявлять трудовую книжку, поскольку она уже хранится по месту основной работы. Запись о дополнительной занятости можно не вносить. Но если об этом просит сам работник, выдайте ему заверенную справку, выписку или копию приказа о приеме на работу, чтобы он смог передать ее по месту основной занятости. СНИЛС и военный билет тоже не требуйте: достаточно паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (ст. 283 ТК РФ).

У внутреннего совместителя никакие документы, как правило, не запрашивают — нет необходимости. Работник уже числится в штате предприятия, а значит, предоставил все необходимые сведения еще на этапе первого трудоустройства. Но если должность по совместительству требует определенных знаний, навыков или допусков, смело запрашивайте дипломы, сертификаты и другие документы, подтверждающие их наличие.

В остальном порядок действий не меняется. Заключается письменный трудовой договор (главное основание для приема на работу) с условием о совместительстве, издается приказ, сотрудника знакомят с нормативными документами и проводят инструктаж по охране труда на новом, хоть и не основном, рабочем месте.

Внимание!

Нельзя принимать лиц до 18 лет на работу по совместительству, даже если речь идет о нескольких рабочих часах в неделю.

Оформление приема на работу с испытательным сроком

Бывает, что работник подходит по всем показателям — образование, опыт, личностные качества — но работодатель даже после нескольких собеседований не уверен, что новичок успешно справится с порученной работой. А если речь идет об ответственной должности, избавиться от сомнений вдвойне сложнее. К счастью, как раз для таких случаев Трудовым кодексом предусмотрена специальная опция — испытательный срок.

Чтобы назначить испытание при приеме на работу:

  1. Убедитесь, что это не запрещено законом. Нельзя устанавливать испытательный срок беременным женщинам и матерям детей до 1,5 лет, подросткам до 18 лет, вчерашним студентам, впервые поступающим на работу по специальности, лицам, принятым по конкурсу, и некоторым другим категориям работников.
  2. Определите продолжительность испытательного срока. На этот показатель влияет срок действия трудового договора и характер должности, занимаемой работником. Например, при приеме на работу по договору сроком действия от 2 до 6 месяцев продолжительность испытания не должна превышать 2 недель. Если договор бессрочный, испытание может длиться до трех месяцев, но для руководящих работников — директоров организаций и филиалов, их заместителей и главных бухгалтеров — максимальный срок увеличен до полугода.
  3. Включите условие об испытании в трудовой договор. Сделать это нужно в момент составления документа: как только он будет подписан, установить испытательный срок задним числом или увеличить его продолжительность уже не получится. Если стороны заранее не обсудили и не включили в трудовой договор соответствующее условие, работник считается принятым на должность без испытания.

ВЫВОДЫ

Документы. Прием работника на работу оформляется трудовым договором, приказом и другими документами.

 

Что должен сделать кадровик. Кадровик должен принять заявление на трудоустройство, если это предусмотрено внутренними нормами компании, ознакомить новичка с локальными нормативными актами и должностной инструкцией, заполнить его трудовую книжку и личную карточку.

 

Возможные проблемы. Процедура может усложняться, если сотрудник принадлежит к особой категории или принимается в штат на специальных условиях.

 

➢ Если вы хотите научиться управлять кадровой службой и вырасти до руководителя, приходите на курс.

Прием сотрудника на работу пошаговая инструкция с подробным описанием

Большинство хозяйствующих субъектов при осуществлении своей деятельности нуждаются в привлечении наемного труда. Прием работников на предприятие возлагается на кадровую службу организации, а при ее отсутствии – на определенных должностных лиц. Кто бы ни производил оформление новых людей в компании, важно знать как правильно принимать на работу сотрудника.

Испытательный срок при приеме на работу

Все данные, которые работник предоставляет в компании во время приема, не позволяют полностью сложить впечатление о фактических навыках и способностях этого сотрудника.

Испытательным сроком называется период, в течении которого за работой сотрудника производится наблюдение с целью определения его знаний, навыков, способностей.

По соглашению сторон может устанавливаться испытательный срок при приеме на работу. Законодательство требует, чтобы трудовой договор, составленный с сотрудником компании, в обязательном порядке при установлении испытания содержал информацию о нем.

Если условие об этом не отражено в контракте, то до того как работник начнет работать, это условие можно ввести дополнительно специальным соглашением. Если это не сделать, то ни о каком испытательном сроке для работника не может идти речи вообще.

Испытание должно быть прописано также в распоряжении, которое составляется, когда осуществляется оформление сотрудника на работу.

Во время действия такого периода каждая сторона получает право расторгнуть действующие трудовые отношения по упрощенной процедуре. Срок испытания, который устанавливается поступившему на работу человеку, по общим правилам, не может быть более трех месяцев.

Для руководящего персонала в соответствии с законодательством он может быть определен на период до шести месяцев. Если работник принят в компанию по контракту с определенным сроком действия от двух месяцев до полугодия, то испытание может быть ему установлено на период до двух недель.

Внимание! Кроме этого, у некоторых категорий граждан условие о проведении испытания не может вноситься в их трудовой контракт.

К таким работникам относятся:

  • Сотрудницы в положении.
  • Работники, не достигшие 18 лет.
  • молодые специалисты пришедшие сразу после учебы.
  • Поступившие по срочному трудовому договору на период до двух месяцев,
  • Выбранные по конкурсу
  • И т. д.

Можно ли принять сотрудника в выходные дни

Законодательство при регулировании трудовых отношений не устанавливает запрет на оформленных людей в компанию в нерабочие дни. Поэтому на вопрос, можно ли принять сотрудника на работу в выходной день или в праздничный, существует положительный ответ.

Надо учитывать, что приемным на работу днем является день, с которого сотрудник числится в штате компании. Он указывается в трудовом контракте и приказе на прием. Работник может начать выполнять обязанности в ближайший рабочий день.

Не стоит забывать про сменные графики, при которых работник может выходить на работу в выходные и праздничные дни. В этом случае день приема на работу и фактическое ее начало будут совпадать.

Прием сотрудника на работу пошаговая инструкция с подробным описанием

Кадровому работнику нужно точно знать, как принять на работу сотрудника. Пропуск одного из этапов может в дальнейшем повлечь наложение на организацию штрафов.

Шаг 1. Получить заявление о приеме на работу

После того, как будущему работнику сообщили о желании принять его, ему нужно составить заявление о приеме на работу. В обычных компаниях это не является обязательным условием, но требуется для организаций бюджетного сектора.

Для документа нет специальной формы. Но обычно в кадровом отделе предоставляют шаблон, в который нужно внести данные о себе. Вместе с заявлением обычно требуется предоставить в организацию обязательный набор документов.

Скачать образец заявления о приеме на работу

Шаг 2. Ознакомить сотрудника с внутренними нормативными актами

Перед тем, как оформлять с будущим работником трудовое соглашение, его необходимо познакомить со всеми нормативными актами фирмы.

Для этого можно завести специальный опросный лист, на котором гражданин будет ставить свою подпись после того, как прочитает очередной документ. Также, отметку можно делать путем проставления подписи в специальном журнале.

Эта процедура проводится для того, чтобы в случае необходимости доказать, что работник был ознакомлен со внутренними локальными актами компании.

Шаг 3. Оформить трудовой договор

ТК устанавливает, что необходимо заключить с работником трудовое соглашение в течение первых трех дней с начала выполнения им трудовых обязанностей. Но даже если администрация этого не сделает, а сотрудник все равно продолжит трудиться, то будет считаться, что договор все равно заключен, только в ненадлежащей для этого форме.

Внимание! Правила требуют, чтобы при составлении договора у каждой из сторон была своя подписанная копия. В договоре может быть указан день, когда новому сотруднику необходимо приступить к обязанностям. Если это не сделано, то началом деятельности будет считаться следующий рабочий день.

Шаг 4. Зарегистрировать трудовой договор

После того, как на договоре поставили подписи обе стороны, его регистрируют в специальном журнале, присваивая следующий номер.

Если в качестве работодателя выступает физическое лицо, не оформленное как предприниматель, договор необходимо регистрировать в местных органах управления.

Шаг 5. Издать приказ о приеме на работу

Основным документом, регистрирующим прием нового человека на работу, является приказ о его приеме. В дальнейшем на его основании вносятся записи в остальные обязательные документы.

В приказ переносятся все данные, указанные в трудовом соглашении. Работник должен ознакомиться с документом и поставить свою подпись.

Для оформления приказа можно применять стандартную форму Т-1, или Т-1а, если оформляется сразу несколько человек. Можно также составить приказ произвольно на фирменном бланке.

Скачать бланк приказа о приеме на работу

Внимание! В приказе должна стоять дата, с которой работнику нужно приступить к работе. Если он не вышел в этот день, то компания имеет право в одностороннем виде отменить это распоряжение.

Шаг 6. Зарегистрировать приказ

После того, как приказ сформирован, его нужно зарегистрировать в журнале учета приказов. В компании может формироваться единый журнал для всех типов оформляемых приказов, или же могут вестись отдельные регистры для приказов по персоналу, по основной деятельности и т. д.

Ведение такого журнала является обязательным и это закреплено законом. Однако четко не регулируется, в каком виде он должен оформляться. Поэтому, наряду с бумажным можно формировать и электронный документ.

Единой формы для журнала регистрации не существует — каждая компания разрабатывает ее исходя из собственных потребностей.

При регистрации в журнал переносится основная информация из распоряжения — дата, номер, вид, затрагиваемый сотрудник и т. д. Знакомить работника с этой записью не нужно.

Шаг 7. Сделать запись в трудовой книжке

По закону ответственное лицо должно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу в том случае, если нанятый сотрудник проработал на новом месте более пяти дней.

Запись производится пастой темного цвета, четко и разборчиво. Никакие сокращения использоваться не должны.

Если данное место работы у гражданина первое, то работодатель должен сам открыть ему книжку. В этом случае у нового бланка сначала заполняется титульный лист, куда записываются все необходимые сведения.

Первая запись о приеме производится в присутствии самого работника. Внесенная информация заверяется подписью кадровика, и при наличии — печатью.

Внимание! Иногда неопытный кадровик допускает ошибку и включает в запись лишнюю информацию — наличии испытательного срока, периоде действия срочного договора, характере работ и т. д.

Внесенная запись должна содержать только информацию о должности и структурном подразделении. Эти сведения можно взять из приказа о приеме.

Шаг 8. Внести запись в книгу учета трудовых книжек

После того, как книжка передана работником своему работодателю, на последнего возлагается ответственность по ее сохранности. Для учета книжек в компании должен использоваться специальный журнал.

Закон устанавливает обязательность его применения, а форма документа разработана Минтрудом.

По записям, внесенным в книгу, можно проследить приход и выдачу документа. Для каждой книжки должна быть использована одна строка.

Внимание! Запись в книгу вносится черной или синей пастой без сокращений. Нежелательно при заполнении пропускать пустые сроки. Однако сделать это можно, если сохраняется их сквозная нумерация.

Шаг 9. Завести личную карточку на сотрудника

На каждого нового работника должна быть открыта личная карточка сотрудника по форме Т-2. Это является обязательным, и часто при проверке контролирующие органы запрашивают эти документы. Форма карточки может быть изменена с учетом особенностей работы компании, но обязательные реквизиты все равно должны в ней присутствовать.

Заполнять карточку можно на компьютере, либо распечатанный бланк ручкой от руки. В связи с тем, что сведения, указанные в карточке, относятся к персональным данным, то их необходимо хранить в специальных шкафах, которые запираются на ключ, либо на компьютере с парольной защитой.

Для карточки не установлен точный срок, когда ее необходимо составить. Обычно кадровик это делает сразу после составления приказа на прием.

Как правильно оформить личную карточку. Скачать бланк

Для внесения данных в карточку используются следующие источники:

  • Приказ о приеме на работу;
  • Документ, определяющий личность;
  • Трудовая книжка;
  • Бланки ИНН и СНИЛС;
  • Документ воинского учета;
  • Документ подтверждающий образование;
  • Другие документы, предоставленные работником.

Внимание! При внесении определенных сведений работник должен знакомиться с ними под роспись.

Шаг 10. Оформить личное дело

В срок семь дней с момента приема сотрудника на работу, на него нужно открыть личное дело. Для того, чтобы это сделать, на обложке отдельной папки записываются полные Ф.И.О. работника, дата открытия дела, порядковый номер. В течение всего периода работы сюда прикрепляют документы, относящиеся к нему.

Личное дело должно содержать:

  • Личную карточку с фотографией;
  • Автобиографию;
  • Копию документа об образовании;
  • Заявления за все время работы;
  • Копии приказов по работнику;
  • Трудовой контракт с работником;
  • Должностную инструкцию;
  • Отзывы, рекомендации, характеристики;
  • Иные другие документы.

бухпроффи

Важно! Личное дело обязательно должно содержать опись всех находящихся в нем документов. Изъять какой-либо из них можно только с разрешения руководителя компании либо начальника кадровой службы.

Документы при приеме на работу – что можно запрашивать, а что нет

Обязательные документы

Документы при приеме на работу, которые нужно обязательно предъявлять, включают в себя:

  • Паспорт, или другой документ, которым можно удостоверить личность. Несовершеннолетние без паспорта могут предъявлять свидетельство о рождении. Если паспорт на замене, используется временное удостоверение.
  • Трудовая книжка. Это основной документ, фиксирующий стаж работника. Книжку можно не приносить, если идет трудоустройство по совместительству, либо если это первое место работы. В последнем случае обязанность открыть книжку возлагается на работодателя.
  • Свидетельство СНИЛС. Не предъявляется, если это первое место работы — работодатель также оформляет его самостоятельно.
  • Документ воинского учета. В зависимости от статуса, предъявляется военный билет либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву.
  • Документ об образовании, квалификации и т. д. Может предъявляться диплом среднего или высшего образования, аттестат, свидетельство о получении квалификации и другие аналогичные документы.
  • Справка об отсутствии судимости. Предъявляется при трудоустройстве на должности, которые не опускаются граждане с судимостью.

Дополнительные документы

При трудоустройстве в определенные отрасли, либо на определенные должности, работодатель может попросить предоставить дополнительные документы. Он это делает во исполнение требований федеральных законов, указов Президента и других нормативных государственных актов.

К ним относят:

  • Справка об условиях труда на основном месте — если работник устраивается по совместительству на место со вредными и опасными условиями трудовой деятельности;
  • Медицинское заключение о состоянии здоровья — нужно предоставлять, если гражданин устраивается в Наркологический контроль, на гражданскую службу либо будущий работник является несовершеннолетним.
  • Справка о размере доходов и имеющемся имуществе — если гражданин устраивается на гражданскую службу или замещение должности в муниципальной службе, и данная должность включена в отдельный перечень.

Следующие документы не являются обязательными, но их предоставление даст возможность работнику получить некоторые льготы:

  • Справка об имеющейся беременности для женщин;
  • Справка о составе семьи;
  • Копии свидетельств о рождении детей;
  • Справки о полученных доходах с предыдущего места работы по форме 182-Н.

Какие документы работодатель не вправе требовать

Некоторые документы работник кадрового отдела может потребовать предоставить при приеме, а в случае отказа это сделать — не принимает на работу. Однако это незаконно, и легко может оспариваться в суде.

К таким документам относят:

  • Документ, подтверждающий регистрацию. ТК не устанавливает правило, по которому организация обязана следить за регистрацией своего работника по месту его пребывания. Точно также, как компания не может устанавливать преимущества в оформлении для тех граждан, которые проживают в определенной местности, либо имеют там официальную регистрацию. Компания не имеет права отказывать в приеме тем работникам, у которых нет регистрации по адресу проживания, нахождения, либо по месту нахождения фирмы.
  • ИНН. Фирма не имеет права требовать предоставления ИНН, поскольку он не устанавливается трудовым законодательством как обязательный.

Пошаговая процедура приема на работу

Электронная база данных «Пакет кадровика». Консалтинговая компания «Стратегия»/

 1. Получить от работника заявление о приеме на работу.

Обратите внимание, что закон не требует обязательного наличия этого заявления. Однако юристы, занимающиеся судами, уверяют, что оно может пригодиться.

Во-первых, Вы можете попросить работника написать сведения, необходимые работодателю для оформления личной карточки, для внесения в личное дело.

Во-вторых, в случае спора об условиях труда, согласованных сторонами. Вспоминается случай, когда работник был принят на работу по совместительству. Примерно в это же время его уволили с основной работы в связи с затяжными прогулами. В это же время он на работе, которую выполнял по совместительству, поругался с руководством (тоже из-за прогулов) и нажаловался инспекторам по труду, что его принимали на основную работу с неполным рабочим временем, а, дескать, обманули и оформили совместительство. При проверке работодатель показал инспекторам заявление этого работника, из которого были полностью ясны первоначальные намерения работника «прошу принять меня на работу по совместительству…». Аналогичные споры случаются в отношении рабочего времени. Например, работнику устанавливают полное рабочее время, нормированный рабочий день, а он впоследствии настаивает, что при приеме на работу он просил установить неполное и/или гибкое рабочее время. Преимущественно споры случаются тогда, когда после заявления трудовой договор не оформляется или оформляется, но не содержит всех оговоренных сторонами условий.

2. Согласно ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Рекомендуем ознакомить работника, в частности, с инструкцией по охране труда, положениями об отделах, положением об аттестации, положением о коммерческой тайне, положением об оплате труда и премировании, должностной инструкцией, а также с графиками работы, графиками сменности.

3.   Заключение с работником письменного трудового договора и договора о полной материальной ответственности.

Согласно ст. 67 трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это не обязательный шаг. Однако, и он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности. А после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать или увольнять непокорных. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в эту ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности не много после, а до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу. Только не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников.

4. Вручить работнику его экземпляр трудового договора. Обеспечить проставление работником на экземпляре трудового договора, передаваемого работодателю, подписи, подтверждающей получение работником его экземпляра договора. Рекомендуем перед подписью ставить фразу «экземпляр трудового договора мною получен». Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

5.   Издать приказ о приеме на работу. Приказ (распоряжение) издается по форме Т-1 (о приеме работника) или Т-1а (о приеме работников), утвержденным Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г. на основании заключенного трудового договора, и его содержание должно строго соответствовать условиям заключенного трудового договора. Не применяйте свою форму. Во-первых, названная форма распространяется «на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации» (п. 2 Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.) Во-вторых, если Вы создадите «самодеятельную» форму, то рискуете забыть внести в нее какие-либо из обязательных реквизитов или условий, например, о том, является ли работа основной или по совместительству, установлен ли испытательный срок, условия оплаты труда. А это приведет к негативным последствиям в случае спора с работником в будущем.

6.  Зарегистрировать приказ (распоряжение) о приеме работника на работу в Журнале регистрации приказов (распоряжений).

7.   Ознакомить работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под роспись. Согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

8.   Внести запись о приеме на работу в трудовую книжку. Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Если у работника трудовой книжки нет, то работодатель ее оформляет. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

7.   Заполнить Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Формы этих книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года №69.

8.   Оформить личную карточку на работника, ознакомить его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку. Форма личной карточки Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.

9.   Оформить личное дело работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела.

Также имейте в виду, что эта пошаговая процедура может быть дополнена другими этапами. Например, конкурсом на должность или обязательным медицинским осмотром (согласно ст.69 ТК РФ обязательному предварительному медицинскому осмотру (обследованию) при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами).

Рекомендуем прочитать семинар «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя» в Самоучителе.

Порядок приема на работу сотрудника и его оформление

Многие предприниматели нанимают на работу сотрудников, но не все знают, как эта процедура делается правильно. В этой статье мы детально распишем порядок приема на работу персонала и разберем все необходимые нюансы.

Введение

Все особенности приема на работу максимально корректно и точно описаны в ТКРФ. Мы рекомендуем вам изучить 10 и 11 главу кодекса, чтобы понимать все нюансы составления трудового договора. Также ознакомьтесь со статьей 66 ТК и постановлением Правительства РФ №225 “О Трудовых книжках”.

Первым делом проводится собеседование и отбор соискателей

Это позволит вам разобраться в процессе оформления сотрудников и оформлении первичной документации при приеме на работу.

Обратите внимание: правила и нормы трудового кодекса РФ действуют во всех федеральных образованиях. Все сотрудники оформляются одинаково: сезонные, временные, совместители, постоянные.

Прием на работу осуществляется по следующей схеме:

  1. Соискатель проходит собеседование, вы определяете его компетенцию и изучаете резюме.
  2. Если соискатель вам подходит, то он приносит все нужные документы для рассмотрения.
  3. Соискатель пишет заявление о приеме на работу, указывая в нем соответствующую должность.
  4. Проводится ознакомление сотрудника с нормативными документами, распорядком работы, внутренним уставом, рабочим местом, коллективом. В некоторых случаях ознакомление делается под роспись.
  5. Составляется трудовой договор, он подписывается двумя сторонами. Трудовой договор может быть типовым или измененным под реалии предприятия.
  6. Издается приказ о приеме нового работника. Приказ делается обязательно, поскольку его номер записывается в трудовую книжку.
  7. Работник отдела кадров или сам предприниматель заполняет карточку на сотрудника. Она составляется по классической форме №2.
  8. После заполнения карточки ОК составляет личное дело на сотрудника и делают запись в его трудовую. Все документы сотрудника хранятся в отделе кадров — они должны быть надежно защищены от потери.

Какие документы входят в личное дело

Теперь, когда вы знаете порядок оформления приема на работу, разберем как создается личное дело сотрудника. Сформировать его работник отдела кадров обязан сразу после приема соискателя на работу. В него входит:

  1. Копии всех заполненных страниц паспорта соискателя.
  2. Копия свидетельства о государственном пенсионном страховании.
  3. Трудовая книжка.
  4. Приписное свидетельство из военкомата или военный билет.
  5. Диплом или другое свидетельство о полученном образовании (копии).

Обратите внимание: если вы оформляете сотрудника на первое место работы, то заполнять трудовую и свидетельство о страховании нужно будет именно вам.

Рабочая деятельность сотрудника начинается после подписания трудового договора

При устройстве на некоторые предприятия или специфические должности с сотрудника могут потребовать дополнительные документы. К примеру, для шоферов обязательной считается медицинская справка. При найме на госслужбу соискатель дополнительно должен заполнить анкету, в которой указываются данные о родственниках и прочие специфические моменты. Собирать личное дело сотрудник отдела кадров начинает сразу после написания заявления о приеме на работу — в него сразу же входят копии паспорта, диплома, трудовая и пр.

Знакомство работника с нормативными актами

После того как заявление от работника принято, а его кандидатура утверждена, необходимо ознакомить его с имеющимися нормативными актами и трудовыми обязанностями. Согласно ТКРФ, делать это необходимо до подписания обеими сторонами трудового договора. Мы рекомендуем делать это под роспись, а документ об ознакомлении приложить к личному делу. Почему именно так? Если в будущем у вас возникнут какие-то проблемы с сотрудником, то он уже не заявит, что “не знал” об определенных правилах, действующих на предприятии.

С чем должен быть ознакомлен новый сотрудник? В обязательном порядке с:

  1. Расписанием режима работы, внутренним распорядком.
  2. Всеми пунктами коллективного договора.
  3. Должностными обязанностями и инструкциями.
  4. Инструкциями по охране труда.

Если у вас на предприятии действуют другие акты и распорядки, то обязательно ознакомьте с ними рабочего. Его подпись может ставиться либо в журнале (который оформлен соответствующим образом) либо на отдельных листах.

Обратите внимание: в некоторых случаях акты могут являться приложениями к действующему трудовому договору. Когда работник подписывает его, он соглашается со всеми нормативами.

Ознакомление с документами должно проходить под подпись

Составление договора

Официально прием работника на работу оформляется посредством подписания договора. Он может быть:

  1. Гражданско-правовым.
  2. Трудовым.

Человек, который отвечает за найм сотрудников и их оформление, должен понимать отличия между этими понятиями. Гражданско-правовой договор позволяет нанять человека для решения определенных задач за конкретную заработную плату, никак не соотносящуюся с зарплатами и способом их выплаты в компании. Трудовой договор оформляется с работниками, которые оформляются на постоянную занятость.

Чтобы понять отличие этих двух договоров, разберем простой пример. У вас есть компания, в которой работает 10 человек. Вы решили расшириться и взять на производство еще двоих сотрудников, которые будут работать точно также, как и остальной коллектив. В этом случае оформляется трудовой договор. Но для того чтобы расшириться, вам нужно построить новый цех. Вы не хотите нанимать для этого стороннюю бригаду, а трудоустраиваете еще четверых сотрудников, которые будут работать именно над постройкой нового помещения. Вы платите им по сдельно-премиальной схеме в зависимости от проделанной работы.

Примечательно, что при приеме подобных сотрудников нет нужды составлять приказ и проводить их по всем документам. Также на сотрудников, подписавших гражданско-правовой договор, не распространяются многие социальные гарантии. Подобное оформление возможно только в некоторых случаях — набирать по нему основной персонал не рекомендуется.

Оформление трудового договора

Теперь давайте более детально разберем основные правила приема на работу и документальное оформление сотрудника. Итак, он уже написал заявление и ознакомился с действующими на предприятии нормативами. Теперь пришло время подписать трудовой договор. Он распечатывается в двух экземплярах — один остается у сотрудника, второй находится в отделе кадров. После этого работник может приступать к исполнению своих обязанностей. Если же необходимо, чтобы он вышел на работу прямо сегодня, то подписание соглашения можно отложить на срок до 3 дней.

Трудовой договор может иметь вложения с нормативными актами

В данном документе в обязательном порядке указываются следующие данные:

  1. Полное название предприятия.
  2. Название документа, дата его подписания, печать предприятия.
  3. Дата вступления сотрудника в должность, дата начала действия документа.
  4. Если сотрудник принимается на испытательный срок или по совместительству, то данные пункты должны быть прописаны в договоре.
  5. Права сотрудника.
  6. Обязанности сотрудника.
  7. Права работодателя.
  8. Обязанности работодателя.
  9. Порядок оплаты труда, ключевая ставка.
  10. Гарантии, которые обеспечиваются предприятием.
  11. Распорядок работы, длительность отпуска.
  12. Ответственность обеих сторон.
  13. Условия, при которых договор может быть расторгнут.
  14. Условия по страхованию сотрудника.
  15. Решение спорных вопросов.

Обратите внимание: именно трудовой договор является ключевым документом, регулирующий отношения сотрудника и работодателя. Вы должны максимально подробно и четко прописывать в нем все требования и различные нюансы, касающиеся рабочих моментов.

Оформление приказа и личной карточки

После подписания ТД происходит официальное оформление на работу сотрудника путем издания соответствующего приказа. Форма приказа свободная. Этот документ печатается в трех экземплярах — один передается соискателю, второй подшивается в папку с приказами по предприятию, третий отправляется в отдел кадров. Помните, что приказ издается в день заключения трудового договора — разницы в датах быть не должно.

После приказа необходимо заполнить личную карточку на сотрудника. Для этого имеется установленная государственная форма №2. Она заполняется сотрудником отдела кадров на основании уже сформированного пакета документов. После этого работник обязан расписаться на ней, подтвердив, таким образом, правильность ее составления.

Последний этап оформления работника — внесение данных в его трудовую

Последним оформляется личное дело работника. В него вносится вся необходимая информация: ФИО, место жительства, место рождения, должность, контактные данные, образование, семейное положение. Впоследствии в личном деле указываются все необходимые дополнительные данные: повышение, выдача поощрений, выдача взысканий и пр.

После оформления сотрудник отдела кадров вносит изменения в трудовую книжку. В ней ставят дату приема на работу, должность и название компании. Книга хранится в отделе кадров и не выдается работнику на руки (при необходимости с нее делаются выписки). Ее выдают сотруднику только при увольнении, сделав соответствующую запись.

Частные случаи

Давайте разберем частные случаи трудоустройства, чтобы у вас не возникало с ними никаких проблем.

  1. Трудоустройство на полставки. При этом трудовая книжка сотрудника остается на постоянном месте работы, а в трудовом договоре вы указываете количество часов, которое должен отработать соискатель и режим его работы. Все остальное делается точно так же, как и при оформлении обычного исполнителя.
  2. Трудоустройство для студента или несовершеннолетнего. В этом случае оформление делается классическим способом, единственное, что при устройстве несовершеннолетних рекомендуется обзавестись разрешением от родителей. Обычно эти люди устраиваются на неполный рабочий день, к примеру, для студентов очной формы обучения нормой является 18-часовая занятость в неделю. Также студентам предоставляется 15 дней для сдачи сессии и 120 дней для сдачи госэкзаменов и написания диплома. В это время заработная плата сотрудникам не платится.
  3. Трудоустройство людей с ограниченными возможностями делается на общих основаниях. В обязанности работодателя входит предоставление таким людям дополнительных отпусков: 60 календарных дней для 1 и 2 группы, 30 дней для всех остальных. Инвалид может работать не более 35 часов в неделю, причем его нельзя привлекать к физически сложной и ответственной работе.

Теперь вы знаете как принять на работу сотрудника и как его правильно оформить. Строго соблюдайте требования законодательства, обеспечьте безопасность хранения документов работника (особенно трудовых книжек) и следите за соблюдением всех пунктов трудового договора.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

Как нанять первого сотрудника

Пришло время нанять первого сотрудника?

Чтобы помочь вам решить, подходящее ли время для найма вашего первого сотрудника, определите потенциальную роль, составив список рутинных задач, которые необходимо выполнять ежедневно и еженедельно, специальных предстоящих проектов, требующих определенного набора навыков и любой потенциальной работы. сотрудник мог заниматься в течение недели, когда все остальное было сделано.

Если у вас есть список текущих задач, включающий не менее 20 часов в неделю и несколько запланированных проектов, возможно, пришло время подумать о найме первого сотрудника.Вот четыре шага, которые помогут вам нанять подходящего человека для вашего бизнеса:

  1. Подготовка к процессу найма
  2. Привлечь подходящих соискателей
  3. Определите ваших лучших кандидатов
  4. Пригласите своего лучшего кандидата на борт

1. Подготовка к процессу приема на работу

Перед началом процесса найма необходимо рассмотреть несколько подготовительных и служебных задач, включая бюджетные и юридические обязательства.Вот что следует учитывать перед размещением вакансии:

Решите, что вы можете себе позволить

Наем вашего первого сотрудника часто стоит больше, чем просто его зарплата. Как работодатель, вы можете быть обязаны платить государственный налог на заработную плату, налог на безработицу и компенсацию рабочим, а также другие расходы, такие как оборудование, рабочее место и льготы.

Подумайте, имеет ли смысл нанимать сотрудника на полный, неполный рабочий день или по контракту. Независимый подрядчик может помочь с конкретными проектами на временной основе с небольшими накладными расходами.Однако у постоянного сотрудника будет более сильное чувство лояльности к компании и долгосрочной приверженности вашему видению.

Выполняйте свои юридические обязательства

Хотя это может показаться пугающим, навигация по юридическим аспектам найма нового сотрудника просто сводится к заполнению нескольких форм и соблюдению определенных правил.

Вот несколько шагов, которые вы должны рассмотреть, чтобы нанять нового штатного сотрудника в США:

Связано: Что такое налоги ER? Справочник по налогам с работодателей

Будьте готовы к своему первому сотруднику

  • Определить заработную плату и классификацию. Сколько вы заплатите своему новому сотруднику? Установите конкурентоспособную заработную плату, изучив диапазон средней заработной платы для рабочих мест в вашем регионе. Затем выберите между освобождением от налогов или освобождением от налогов в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA).
  • Настроить выплаты сотрудникам. Рассмотрите возможность создания пакета вознаграждений для сотрудников, включая медицинское страхование, пенсионные планы, участие в прибыли, отпуск по уходу за ребенком и т. Д.
  • Создайте справочник сотрудника. Прежде чем нанимать вас в первый раз, разработайте для своей компании политику и процедуры, включая кодекс поведения сотрудников, политику в области здоровья и безопасности, дресс-код, правила посещаемости, оплачиваемое время и многое другое.
  • Запустите файловую систему сотрудников. Вам понадобится файл для вашего нового сотрудника, чтобы отслеживать все его важные рабочие документы, записи и формы. По данным Министерства труда США, работодатели должны вести 12 различных записей для каждого сотрудника в течение всего срока их службы.

2. Привлечь подходящих кандидатов

Следующим шагом является поиск подходящих кандидатов для подачи заявки на вашу открытую должность - начиная с выяснения того, кого вы ищете, и преобразования этого списка желаний в убедительное описание должности.

Представьте своего идеального кандидата

Прежде чем размещать вакансию, запишите характеристики, навыки и квалификацию, которые вы ищете в своем идеальном кандидате. Эти атрибуты помогут вам составить описание должности, которое привлечет наиболее подходящих кандидатов на вашу должность. Например, вы можете представить своего первого сотрудника начинающим самостоятельно с установкой на рост. Выявление этих качеств на раннем этапе поможет вам определить идеального кандидата, когда он сидит перед вами.

Составьте убедительное описание должности

Для малого бизнеса правильное размещение вакансий имеет решающее значение для выделения в толпе крупных конкурентов. Начните с увлекательного резюме роли и четко опишите, что влечет за собой работа. Чтобы привлечь кандидатов, которым нравится работать в небольших компаниях, объясните, что вы нанимаете своего первого сотрудника и рады расширению своего бизнеса.

Найдите лучших специалистов для вашей открытой должности, включив в описание должности следующие элементы:

  • Точное название должности
  • Обзор вашей компании
  • Основные должностные обязанности и ответственность
  • Требуемые и предпочтительные навыки
  • Условия труда (эл.г., окружающая среда, физические требования, требования к поездкам)
  • Заработная плата или диапазон выплат (необязательно)
  • Льготы и льготы сотрудникам

Мы собрали образцы должностных инструкций для более чем 600 вакансий, чтобы помочь вам привлечь наиболее квалифицированных кандидатов.

3. Определите своих лучших кандидатов

После того, как вы привлекли несколько кандидатов к объявлению о вакансии, самое время проверить своих кандидатов, чтобы определить, кто должен продвигаться в процессе приема на работу.

Проведение проверки перед приемом на работу

Узнайте, какие кандидаты соответствуют вашим основным требованиям и желаемому уровню квалификации:

Интервью перспективных абитуриентов

В процессе собеседования задавайте вопросы, которые покажут, совпадает ли видение вашего кандидата с вашим, а также более общие вопросы, чтобы узнать, как они реагируют в сложных ситуациях, что их мотивирует и есть ли у них способность повышать ценность бизнеса.

Обратите внимание на следующие качества и отношения вашего кандидата:

  • Гибкость
  • Твердость и стойкость
  • Страсть
  • Культура подходит
  • Универсальность
  • Чувство ответственности
  • Конкурсный привод

Ознакомьтесь с нашим списком вопросов на собеседовании для более чем 500 вакансий, которые помогут вам нанять на определенную роль или навык.

Проверьте рекомендации вашего кандидата

Обзвон рекомендаций ваших лучших кандидатов даст вам возможность оценить их честность, навыки сотрудничества и способность выполнять работу. Помимо резюме и собеседований, общение с кем-то, кто работал непосредственно с вашими кандидатами, поможет вам понять, подходят ли они вашей компании.

Связано: Образец контрольного списка рекомендаций: форма для вашего бизнеса

4.Пригласите своего лучшего кандидата на борт

Когда вы сузили круг до лучшего кандидата, самое время предложить им работу и поприветствовать их в вашем бизнесе и их новой роли. Вот как начать работу правильно:

Отправить письмо с предложением

После устного предложения лучшему кандидату отправьте официальное письмо с предложением о работе. В вашем письме-предложении должны быть разъяснены условия найма и указаны сведения о вакансии, например:

  • Должность
  • Дата начала
  • Компенсация
  • Преимущества
  • Срок принятия / отклонения оферты
  • Заявление по желанию

Добро пожаловать в команду!

Исключительный опыт адаптации позволит вашему новому сотруднику добиться успеха в первые дни, недели, месяцы и позже.Это также дает им инструменты, необходимые для немедленного воздействия. Чтобы ваш первый сотрудник почувствовал себя более сильным в своей новой роли, подумайте о подробном планировании его первого месяца. Предложение конкретных целей и четких ожиданий поможет вам измерить их успех и даст им возможность работать.

Связанные: Формы новых сотрудников


При приеме на работу первого сотрудника нужно о многом подумать - от определения бюджета до выполнения юридических обязательств и фактического поиска и найма подходящего человека для развития вашего бизнеса.Но, выполнив эти шаги (и посоветовавшись с профессиональным юристом), вы можете убедиться, что учитываете все свои основания, чтобы сделать правильный первый найм.

Самое приятное то, что после того, как вы наняли своего первого сотрудника, часто намного проще нанять второго, третьего, четвертого и последующих сотрудников, чтобы создать отличную команду.

Статьи по теме:

Объявление о новом сотруднике

Что включать в объявление о новом сотруднике

Представьте нового сотрудника своей команде, охватив несколько ключевых элементов информации, в том числе:

  • Полное наименование
  • Дата начала
  • Должностная роль
  • Отдел
  • Непосредственный руководитель
  • Основные обязанности
  • Академическое образование
  • Профессиональная подготовка
  • Два или три забавных факта (например, особый талант, любимая спортивная команда, уникальное хобби или другой лакомый кусок информации, который может вдохновить на разговор)
  • Как связаться с новым сотрудником, в том числе, где будет его рабочее место

Рассмотрите возможность отправки вашему новому сотруднику краткой анкеты до их первого рабочего дня, чтобы помочь вам заполнить объявление о новом сотруднике.Кроме того, вы можете попросить нового сотрудника написать несколько предложений о своих увлечениях и интересах, чтобы включить их в объявление о новом найме. Также может быть полезно включить недавний снимок в голову, чтобы другие сотрудники узнали нового сотрудника в офисе.

Информационное письмо нового сотрудника обычно состоит из 150–300 слов - достаточно длинное, чтобы рассказать о наиболее важных деталях нового сотрудника, но достаточно короткое, чтобы сотрудники все равно захотели его прочитать.

Связано: Контрольный список для новых сотрудников

Кому отправлять объявление о новом найме на номер

Некоторые компании рассылают электронные письма о новых сотрудниках всей организации.Однако, если ваша компания особенно велика, вы можете отправить сообщение только сотрудникам бизнес-единицы или отдела нового сотрудника. В идеале, любого, кто будет взаимодействовать с новым сотрудником на регулярной основе, следует представить через новое письмо о найме. Обязательно отправьте копию нового сотрудника в электронное письмо, чтобы он мог видеть, отвечает ли кто-либо из их новых товарищей по команде приветственным сообщением или GIF.

Помимо электронной почты, вы также можете разместить объявление на досках объявлений и приветствовать новых сотрудников во время общих собраний, чтобы никто не пропустил заметку.


Шаблон электронного письма с объявлением о новом сотруднике

Тема: Помогите нам поприветствовать [ имя нового сотрудника ] в команде!

Всем привет,

Присоединяйтесь ко мне и поприветствуйте [ имя нового сотрудника ] в [ команду, отдел, компанию ].

[ имя сотрудника ] присоединится к нам на [ start dat e] в качестве [ роль, название ] в [ команде или отделе ], подчиняясь [ непосредственному руководителю ].[ Имя сотрудника ] будет отвечать за [ краткое описание того, что они будут делать ].

[ Академическое и профессиональное образование, в том числе место, где новый сотрудник учился, годы опыта, где они работали ранее и т. Д. ]

[ Интересные факты в формате абзацев или маркеров ]

Мы рады видеть, что [ имя сотрудника ] применяет свой опыт и образование для развития нашего бизнеса и [ влияния, которое они окажут, например, достижение цели по доходам].

Вы можете связаться с [ имя сотрудника ] по [ номер телефона, адрес электронной почты и т. Д. ].

[ Имя сотрудника ] сидит в [, расположение рабочей станции ], поэтому обязательно зайдите и поздоровайтесь!


Пример информационного письма нового сотрудника

Электронное письмо с приветствием нового сотрудника должно быть коротким, дружелюбным и информативным и отражать тон вашего бренда и культуру компании.

Вот пример:

Тема: Помогите нам поприветствовать Криса Смита в отдел продаж!

Всем привет,

Присоединяйтесь ко мне и поприветствуйте нашего нового члена команды: Криса Смита!

Крис присоединится к нам в понедельник в качестве старшего менеджера по работе с клиентами в Юго-восточном регионе, будет подчиняться менеджеру по продажам Джейн Джонсон и будет помогать расширять отношения по нескольким из наших самых важных клиентов.

Крис получил степень MBA в Университете Джорджии в 2009 году и имеет более восьми лет опыта работы в технологическом секторе. Крис пришел к нам из компании ABC, где он работал старшим AE и помог удвоить объем продаж кибербезопасности в своем регионе по сравнению с прошлым годом.

Крис - волонтер Общества защиты животных и заядлый бегун, завершивший свой первый марафон прошлой осенью. Когда он не работает, спасает животных или тренируется для следующего забега, вы можете найти его в собачьем парке с двумя его черными лабрадорами.

Мы очень рады видеть, как он применяет свой отраслевой опыт и первоклассное образование для развития нашего бизнеса в регионе Среднего Запада и достижения нашей цели по доходам на 2020 год!

Крис сидит на восточной стороне четвертого этажа, так что обязательно загляните и поздоровайтесь!


Хорошо составленное объявление о новом сотруднике может укрепить доверие к вашему новому сотруднику и помочь другим сотрудникам понять, как их новый товарищ по команде будет способствовать успеху компании.

Отправив это электронное письмо в первый день работы нового сотрудника, вы сможете облегчить общение между новым сотрудником и его товарищами по команде и убедиться, что они с самого начала чувствуют себя желанными и ценными.

Статьи по теме:

7 шагов к идеальному процессу адаптации сотрудников в 2021 году

Вы заходите в магазин.

Допустим, это один из тех огромных складских магазинов. Вы никогда там не были.Вы даже не видите ни единого знака. Самое главное, вы не видите ни одного человека.

Вы не получаете приветствия или не слышите те простые слова, которые вам так нужны: Чем могу помочь?

Вы только что узнали, что значит пройти неадекватный, неразвитый или неэффективный процесс адаптации компании .

Если сотрудники не получат информации и энтузиазма, которых они заслуживают, вскоре после того, как они примут ваше предложение о работе, они могут сделать то, что недовольные клиенты делают каждый день, и уйти, не оглядываясь.

Итак, как вы даете новым сотрудникам опыт, который им нужен, чтобы чувствовать, что их ценят?

Вы устанавливаете процесс адаптации, который приводит к блаженству, удовлетворению работой и долгосрочному удержанию сотрудников.

Продолжайте читать, чтобы узнать, как это сделать.

Что такое процесс адаптации сотрудников?

Процесс адаптации сотрудников - это систематическое и целенаправленное преобразование перспективных кандидатов в высокопроизводительных сотрудников.

Тщательно планируя этапы адаптации, компании предоставляют новым сотрудникам информацию, взаимоотношения и инструменты, которые им необходимы, чтобы чувствовать себя комфортно и уверенно, чтобы выполнять выдающуюся работу.

Преобразование начинается во время приема на работу, как кандидаты представляют себе работу в вашей компании. Это ускоряется после принятия предложения, когда кандидат впервые становится сотрудником. Кульминацией этого является критические первые дни и недели работы сотрудника, когда он (с надеждой) строит прочные связи со своими новыми товарищами по команде.

Что наиболее важно, опыт адаптации отражается на протяжении всего срока пребывания сотрудника в вашей компании, иногда задавая тон всей его карьере.

Неудачный опыт может привести к раннему уходу и высокой текучести кадров.Хороший опыт может стать началом длительного счастья. Фактически, некоторые статистические данные (составленные Click Boarding и сообщенные Обществом управления человеческими ресурсами, SHRM) показывают, что сотрудники склонны придерживаться тех работодателей, которые предлагают структурированный и приятный опыт адаптации.

Этапы процесса адаптации сотрудников

Как и любой другой сложный процесс, успешное внедрение требует хорошо задокументированных и продуманных шагов. Используйте приведенные ниже шаги как основу для вашего процесса. Разложите его на подэтапах, характерных для вашей корпоративной культуры, чтобы создать уникальный опыт адаптации, отражающий индивидуальность вашей компании.

Шаг 1. Набор новых сотрудников

Критическая цель: Ваша практика найма должна давать сотрудникам четкое представление о том, чего ваша компания хочет от должности, а также о том, кем вы являетесь как компания - о ваших миссиях, ценностях, культуре и людях.

Лучшие практики:
  • Просмотрите свои веб-сайты, описания должностей, вопросы собеседования - все возможные точки соприкосновения с потенциальными сотрудниками, о которых вы только можете подумать - на предмет ясности, точности и тона.
  • Дайте потенциальным сотрудникам задание или тест, чтобы вы могли видеть, как они работают, и они могли видеть, как вы ожидаете от них работы.
  • Будьте прозрачны в отношении политик компании, которые сильно влияют на сотрудников, включая политики планирования, политики удаленной работы и политики отпусков.
  • Изучите свои процессы, процедуры и политики найма вместе с внутренней командой отдела кадров или с внешней помощью Bambee HR.

Шаг 2. Первое посещение офиса

Критическая цель: Обеспечьте прозрачную картину дня из жизни в вашем офисе.

Совместимость с рабочей средой оказывает большое повседневное влияние на сотрудников. Совместимость рабочего места может даже указывать на общую совместимость кандидата с культурой и стилями работы вашей компании.

Лучшие практики:
  • Покажите кандидатам, где они будут работать (и какое оборудование они будут использовать для выполнения своей работы).
  • Предоставьте кандидатам полный обзор кухни. (Включая вращающийся список «привилегий» на уборку, если он у вас есть!)
  • Медленно проведите их по офису.Дайте им возможность осмотреться и задать вопросы, чтобы они знали, что вам нечего скрывать.
  • Представьте их всем, кого вы проходите.
  • Покажите им практичные пространства, которые, возможно, не будут захватывающими, но они, вероятно, будут видеть их каждый день. (Подумайте: автостоянки и гаражи, туалеты, лифты и подсобные помещения.)

Шаг 3. Отправка письма-предложения

Критическая цель: Выразите свою признательность и восхищение тем, что кандидат в рок-звезду выбрал вас - вероятно, из длинного списка других потенциальных работодателей.

Хотя продление предложения о работе, безусловно, подразумевает, что вы цените своего нового сотрудника и его таланты, вам не следует рассчитывать только на это предложение, чтобы вызвать тепло и волнение. Ничто так не вызывает чувства, что вам не терпится поработать с кем-то дома, как продуманное послание.

Лучшие практики:
  • Отправьте сообщение новому сотруднику, чтобы сообщить, насколько вы рады, что они приняли ваше предложение.
  • Четко обозначьте должностные обязанности, требования и ожидания на высшем уровне.(Письмо с предложением может стать вашим последним шансом предотвратить сюрпризы до того, как кандидаты официально присоединятся к команде.)

Шаг 4: Ранний прием на работу новых сотрудников

Критическая цель: Разбудить кандидата, одновременно подтвердив, что он сделал правильный выбор и рискнет найти новую работу.

Официально процесс адаптации начинается, когда ваш кандидат подписывает письмо с предложением. Окно в 2-3 недели между принятием предложения и датой начала представляет собой важную возможность взаимодействия.Сделать большинство из них. (Поверьте нам, ваши новые сотрудники это оценят.)

Лучшие практики:
  • Поощряйте менеджеров по найму взять на себя ответственность за опыт кандидата и сосредоточиться на том, чтобы взволновать своего нового сотрудника.
  • Делитесь ролевой информацией и документацией, включая общие сведения о конкретных заданиях, которые кандидат может взять на себя после официального начала. (Объясните, что вы не ожидаете, что ваш новый сотрудник будет что-либо проверять, если у него нет времени, а что вы просто хотите поделиться информацией для ясности и наглядности.) Некоторая информация, которую вы можете рассмотреть, включает:
    • Маршрут на первую неделю (минимум)
    • Адрес электронной почты и номер телефона компании, а также данные для доступа к средствам связи вашей компании.
    • Контрольный список заданий и целей на первую неделю (не менее)
    • Учетные данные для доступа к средствам связи или центрам управления работой, таким как monday.com.
    • Информация (желательно фотографии или видео), посвященная празднованию годовщины вашей работы и другим событиям, уникальным для вашей компании.
  • Попросите непосредственного сотрудника нового сотрудника отправить приветственное письмо с цитатой о том, почему им нравится работать в компании или почему они рады работать с новым сотрудником.
  • Обратитесь, чтобы пригласить и ответить на любые вопросы или проблемы нового сотрудника.
  • Попросите команду снять приветственное видео. Получите вдохновение, а также ресурс для создания вашего видео от команды Vidyard.

Шаг 5: Встреча новых сотрудников в первый день

Критическая цель: Доставить личный опыт, который поможет новому сотруднику почувствовать себя желанным и оцененным.Планирование множества личных встреч с новыми коллегами делает первый день личным, а не слишком запланированным.

Лучшие практики:
  • Запланируйте «закрытые» встречи, чтобы проверить работу нового сотрудника. ( Это особенно важно, если ваша команда работает удаленно, поскольку органическое взаимодействие практически невозможно, а тщательное планирование - лучший способ обеспечить качественное взаимодействие. )
    • 30 минут утром первым делом для встречи
    • 30 минут в конце дня на подведение итогов
  • Запланируйте командный обед или виртуальный обед с непосредственным руководством нового сотрудника.Посвящайте этот обед неформальным разговорам, а не рабочим вопросам. ( Повысьте узнаваемость вашего обеда с помощью викторины от Quizbreaker или Water Cooler Trivia. )
  • Подарите новым сотрудникам приветственный набор с фирменными товарами, такими как одежда и канцелярские товары, адаптированные под бренд, цвета и логотипы вашей компании.
  • Предоставьте видеоролики, веб-страницы или другую документацию с презентациями руководителей, миссией, историей вашей компании и другими историями, которые оживят вашу организацию.

Шаг 6: адаптация и ориентация новых сотрудников в первые недели

Критическая цель: Помогите новым сотрудникам понять, чего от них ждут в новой должности, а также предвидеть будущие возможности.

Люди по своей природе любят смотреть вперед. Нам нравится планировать, предвосхищать и прямо мечтать о том, что нас ждет и что может быть. Если вы можете вдохновить новых сотрудников представить себе их будущие роли в вашей компании, то вы на пути к высокому удержанию сотрудников.

Лучшие практики:
  • График «встречи и приветствия» с сотрудниками и командами по всей компании.
  • Запланируйте «встречи и приветствия» с руководителями компании или лучшими исполнителями (включая вашего последнего сотрудника месяца), чтобы новые сотрудники могли услышать их истории и извлечь уроки из их опыта.
  • Составьте список регулярных задач, целей на первый год, сложных задач и ключевых показателей эффективности.
  • Предоставьте информацию о потенциале роста для их конкретной должности или о повышении мобильности в компании в целом.Если кого-то повысили с должности нового сотрудника, пусть этот человек поделится своим опытом.

Шаг 7. Постоянное вовлечение сотрудников и построение коллектива

Критическая цель: Предоставить новым сотрудникам возможность наладить ключевые отношения. Хотя вы не можете участвовать в общении и нетворкинге для своего нового сотрудника, вы, безусловно, можете испортить свой опыт адаптации широкими возможностями для новичков, чтобы установить связи в офисе.

Лучшие практики:
  • Завершите 1-недельную, 30-дневную и 60-дневную проверку пульса, чтобы узнать, как себя чувствуют новые сотрудники, а также узнать, есть ли у них конкретная поддержка, ресурсы и оборудование, необходимые для эффективной и результативной работы.
  • Попросите непосредственных руководителей составить график регулярных проверок - обязательный долгосрочное мероприятие для всех сотрудников.
  • Случайным образом объедините нового сотрудника с сотрудниками компании для виртуальных встреч за чашкой кофе.(Если ваша компания использует Slack, интеграция с Donut упрощает эту задачу.)
  • Предложите много признания, используя такую ​​платформу, как Bonusly, для любых выполненных задач и достигнутых целей.
  • Создайте и отправьте опрос об опыте кандидата, чтобы знать, как работает ваша программа.

Программное обеспечение и ресурсы для адаптации

Считайте программное обеспечение и ресурсы для адаптации сотрудников своими главными союзниками в миссии по предоставлению наилучшего опыта найма на работу, который только можно представить.Эти инструменты помогают снять часть логистической нагрузки с вас и вашей команды.

1) Бамби

Bambee может подобрать вам квалифицированных специалистов по персоналу, которые помогут вам разработать и усовершенствовать процесс адаптации, а также убедятся, что вы понимаете и соблюдаете правила найма.

Что он добавляет к адаптации: Преимущества преданного делу специалиста по персоналу, который поможет вам убедиться, что вы выполнили все необходимые и полезные шаги по адаптации.


2) monday.com

monday.com - это облачная рабочая операционная система (ОС). Это ваш центр, где вы можете сотрудничать, задавать вопросы, оставлять отзывы и многое другое. Monday.com в основном превращает вашу офисную жизнь в онлайн-платформу, которая поможет новым сотрудникам ориентироваться в рекордные сроки.

Что это добавляет к адаптации: Приглашение новых местных или удаленных сотрудников в ваш рабочий центр monday.com немедленно привлечет их к работе.Они смогут общаться с коллегами, задавать вопросы, набирать обороты и сразу же приступать к делу.


3) Toggl

Решение для отслеживания и анализа времени, Toggl позволяет сотрудникам понять и оптимизировать использование ими самого ценного ресурса, который у нас есть: времени.

Что он добавляет к адаптации: Он помогает новым сотрудникам понять ожидания в отношении производительности и обеспечить прозрачность их предпочтений и привычек с первого дня.


4) Игра в игру

The Go Game будет планировать и проводить для вас виртуальные и личные мероприятия по командообразованию, и они будут делать это с профессиональным вниманием к деталям построения отношений. Во время каждого опыта опытные ведущие проводят и слушают, находя и подпитывая разговорные искры при каждой возможности.

Их экспертный подход к событиям приводит к незабываемому веселью и, что более важно, к прочным и подлинным связям.

Что он добавляет к адаптации: Мероприятия по созданию команды по запросу, которые превращают новичков в членов вашей рабочей семьи.


5) Let's Roam

Консьержи мероприятий в Let’s Roam стремятся сплотить команду. Они предлагают приключения в поисках мусора, а также виртуальные тимбилдинговые игры.

Let's Roam планирует все детали любого опыта по вашему выбору, чтобы вы могли сосредоточиться на общении и веселье.

Что это добавляет к адаптации: Обыскиваете ли вы свой город во время стремительной охоты за мусором или истерически смеетесь во время виртуальной игры-рисования, хорошее времяпрепровождение в Let’s Roam укрепит командное товарищество в долгосрочной перспективе.


6) Swag.com

Индивидуально настраиваемая и на 100% желанная брендовая одежда, снаряжение и офисные принадлежности Swag помогают сотрудникам погрузиться в красочную культуру вашей компании.

Что это добавляет к адаптации: Цвета компании, как и цвет команды, помогут новым сотрудникам почувствовать бесценное чувство принадлежности, которую знают и любят ваши старые сотрудники.


7) Бонус

Bonusly - это платформа признания, которая позволяет сотрудникам легко и весело аплодировать достижениям и идеям друг друга.Компании использовали Bonusly, чтобы - не посылая сотрудникам постоянных напоминаний и подталкиваний - создать успешные программы признания, которые никогда не казались обязательными.

Что это добавляет к адаптации: Когда новый сотрудник получает публичное вознаграждение, каждый может это увидеть и поговорить об этом. Таким образом, всего одним актом признания новый сотрудник может почувствовать себя увиденным и оцененным всей компанией.


8) QuizBreaker

QuizBreaker - это платформа, которая позволяет создавать и распространять викторины о вашей собственной команде.Наслаждайтесь захватывающей силой викторин, узнавая о своих коллегах.

Что он добавляет к адаптации: Он ускоряет процесс ознакомления, помогая новым сотрудникам делиться фактами о себе, а также узнавать много нового о своих новых коллегах. В противном случае для получения личной информации, которую вы можете получить с помощью одной викторины, могут потребоваться годы совместной работы в офисе.


9) Кулер для воды Мелочи

Water Cooler Trivia - это интерактивный интерфейс для мелочей.С легкостью создавайте и распространяйте викторины, а затем просматривайте результаты, чтобы узнать интересные факты о коллегах.

Что это добавляет к адаптации: Когда коллеги, особенно новые сотрудники, вместе занимаются мелочами, они узнают много друг о друге. Узнайте, у кого есть фотографическая память на научные факты или кто всегда в курсе всех текущих событий.


10) Enboarder

Enboarder - это онлайн-платформа для адаптации, цель которой - оптимизировать процессы и сделать традиционную и удаленную адаптацию более приятной и полезной для всех участников.

Эта платформа позволяет компаниям глубже, чем когда-либо, погрузиться в процесс найма сотрудников, чтобы они могли определить пути построения успешных отношений.

Что он добавляет к адаптации: Он помогает командам визуализировать и анализировать новый опыт найма с разных точек зрения, облегчая улучшение и построение эффективных программ адаптации, обеспечивающих максимальное вовлечение.

Контрольный список для нового найма

Контрольный список для приема на работу нового сотрудника - это онлайн-документ или документ, который описывает каждый шаг, который должны предпринять HR-специалисты или менеджеры по найму, чтобы приветствовать и ориентировать новых сотрудников.

Мы разделили наш новый контрольный список приема на работу на административные этапы и этапы взаимодействия, чтобы сделать его полезным для множества заинтересованных сторон, участвующих в вашей программе адаптации.

Найдите здесь контрольный список для удаленной адаптации.

Этап 1: Набор новых сотрудников

Административный:
  • Сообщите ожидаемые роли.
  • Сообщите о политике компании.
  • Просмотрите и доработайте язык во всех точках взаимодействия с потенциальными сотрудниками, включая веб-сайты и объявления о вакансиях.
Отношение:
  • Расскажите о миссии, ценностях и культуре компании.
  • Объясните процесс приема на работу и график, чтобы кандидаты знали, когда с ними свяжутся для следующих шагов или когда они получат дружеское электронное письмо с благодарностью за потраченное время.

Этап 2: Первое посещение офиса

Административный:
  • Совершите поездку по всем местам, которые сотрудники, вероятно, будут видеть каждый день, включая их рабочую среду, кухни, комнаты отдыха, парковки и гаражи, туалеты, лифты и хозяйственные помещения.)
Отношение:
  • Представьте их будущим коллегам и всем, кого вы встретите во время визита в офис.

Этап 3. Отправка письма с предложением

Административный:
  • Четко определите должностные обязанности, требования и ожидания на высшем уровне.
  • Завершить переговоры по зарплате.
Отношение:
  • Отправьте новым сотрудникам сообщение, чтобы сообщить им, насколько вы рады, что они приняли ваше предложение.

Этап 4: ранний прием на работу новых сотрудников

Административный:
  • Распространение и сбор документов для новых сотрудников:
    • Налоговые формы
    • Юридические формы
    • Банковская форма для расчета заработной платы / прямого депозита
    • Формы зачисления в пенсионный план
    • Формы регистрации в плане медицинского страхования
  • Делитесь ролевой информацией и документацией, учебными материалами и маршрутами.
  • Совместно использовать информацию о доступе к инструментам и ресурсам компании для связи, включая электронную почту и номера телефонов.
  • Подготовьте рабочее место нового сотрудника или отправьте оборудование, предоставленное компанией, если вы работаете удаленно.
Отношение:
  • Информация (желательно фотографии или видео), посвященная празднованию годовщины вашей работы и другим событиям, уникальным для вашей компании.
  • Попросите непосредственного сотрудника нового сотрудника отправить приветственное письмо с цитатой о том, почему им нравится работать в компании или почему они рады работать с новым сотрудником.
  • Обратитесь, чтобы пригласить и ответить на любые вопросы или проблемы нового сотрудника.

Этап 5: Встреча новых сотрудников в первый день

Административный:
  • Запланируйте «закрытые» встречи, чтобы проверить работу нового сотрудника.
    • 30 минут утром первым делом для встречи
    • 30 минут в конце дня на подведение итогов
  • Предоставьте видеоролики, веб-страницы или другую документацию с презентациями руководителей, миссией, историей вашей компании и другими историями, которые оживят вашу организацию.
  • Просмотрите всю документацию по политике (например, отпуск или отпуск по болезни), которую вы, возможно, уже предоставили, и ответьте на вопросы.
Отношение:
  • Запланируйте командный обед или виртуальный обед с непосредственным сотрудником нового сотрудника. Посвящайте этот обед неформальным разговорам, а не рабочим вопросам. (Повысьте узнаваемость вашего обеда с помощью викторины от Quizbreaker или Water Cooler Trivia.)
  • Подарите новым сотрудникам приветственный набор с фирменными товарами, такими как одежда и канцелярские товары, адаптированные под бренд, цвета и логотипы вашей компании.

Этап 6: адаптация и ориентация новых сотрудников в первые недели

Административный:
  • Установите и обсудите ключевые цели, а также сложные задачи и пункты обучения. Убедитесь, что у сотрудников есть список регулярных задач, целей, сложных задач и ключевых показателей эффективности.
  • Производительность реле, а также ожидания и политики компании
  • Предоставьте информацию о потенциале роста для их конкретной должности и компании в целом.
  • Объясните этапы процесса ориентации вашего нового сотрудника, если применимо.
  • Объясните этапы процесса обучения вашего нового сотрудника, если применимо.
Отношение:
  • Запланировать встречи и приветствия с другими сотрудниками и членами команды в компании.
  • Запланируйте встречи и приветствия с руководителями компании или лучшими исполнителями (включая вашего последнего сотрудника месяца), расскажите их истории и поделитесь опытом.

Этап 7: постоянное вовлечение сотрудников и создание команды

Административный:
  • Выполните 1-недельную, 30-дневную и 60-дневную проверку пульса, чтобы узнать, как новые сотрудники чувствуют себя в целом, и убедиться, что у них есть конкретная поддержка, ресурсы и необходимое оборудование.
Отношение:
  • Попросите непосредственных руководителей составить график регулярных проверок - обязательный долгосрочное мероприятие для всех сотрудников.
  • Случайным образом объедините нового сотрудника с сотрудниками компании для виртуального кофе.(Если ваша компания использует Slack, интеграция с Donut упрощает эту задачу.)
  • Предложите много признания, используя такую ​​платформу, как Bonusly, для любых выполненных задач и достигнутых целей.

Советы и рекомендации по адаптации новых сотрудников

Адаптация нового сотрудника - это живой процесс, который требует постоянной настройки и улучшения. Учтите эти советы, когда будете определять, как дополнить и оптимизировать свой процесс.

1) Тщательно документируйте свои процессы , чтобы вы могли определить и улучшить каждый аспект программы адаптации вашей компании.

2) Соберите отзывы от всех, кто участвует в процессе адаптации, включая новых сотрудников, менеджеров по найму и даже коллег, чтобы получить идеи по улучшению.

3) Используйте эмоциональный интеллект в дополнение к более формальным опросам и проверкам пульса, чтобы оценить, как идет процесс, и скорректировать его, чтобы дать различным сотрудникам то, что им нужно, чтобы они чувствовали себя желанными.

4) Положитесь на дисциплинированное планирование , особенно если ваша команда удалена и вы больше не можете рассчитывать на случайное взаимодействие и построение отношений.

5) Не бойтесь привлекать к процессу адаптации несколько человек . Если вы знаете кого-то, кто хорошо ладит с новым сотрудником, представьте его.

6) Сделайте впечатления личными . Слушайте внимательно, запоминайте ключевые детали и будьте предельно честны на протяжении всего процесса,

7) Помогите новым удаленным сотрудникам понять культуру вашей компании . Делитесь всем, что вы можете придумать: справочником для сотрудников, прошлыми презентациями, литературой о ценностях компании, а также фотографиями и видео с участием боссов и членов виртуальной команды.

8) Пригласите новых сотрудников для отслеживания людей в компании, чтобы дать им полное представление о процессах и возможностях.

9) Признавайте новых сотрудников за достижения и идеи на ранней стадии.

10) Узнайте, что новые сотрудники хотят узнать о , и свяжите их с экспертами в вашей компании или укажите возможные возможности обучения.

Если вы знаете еще какие-нибудь советы или рекомендации по адаптации новых сотрудников, поделитесь с нами в комментариях!


Люди также задают эти вопросы о процессе адаптации сотрудников

Q: Почему так важен процесс адаптации нового сотрудника?

  • A: Процесс приема на работу нового сотрудника важен, потому что он задает тон всем отношениям между работником и работодателем.Опыт адаптации может в конечном итоге определить, будут ли эти отношения плодотворными или болезненными. В этом посте есть советы, как сделать это правильно.

Q: Какие преимущества дает новый контрольный список для найма?

  • A: Новый контрольный список для найма позволяет вам подготовиться к процессу адаптации и направлять нового сотрудника на каждом этапе его пути. Это должен быть живой документ, который постоянно развивается в зависимости от того, что вы узнаете с каждым новым сотрудником. Цель состоит в том, чтобы умеренно улучшить контрольный список для новых сотрудников.Этот документированный процесс будет со временем расти и развиваться, как и вы.

Q: Сколько времени занимает процесс адаптации?

  • A: Процесс адаптации занимает около четырех месяцев. Конкретные шаги по адаптации начинаются во время приема на работу нового сотрудника и заканчиваются 90-дневным обзором или регистрацией. В целом, большинство компаний рассматривают адаптацию как циклический процесс, требующий непрерывных усилий в нескольких точках взаимодействия с сотрудниками, от приема на работу до признательности сотрудников.

Q: Что такое контрольный список для приема на работу нового сотрудника?

  • A: Контрольный список для приема на работу нового сотрудника - это онлайн-документ или документ, который описывает каждый шаг, который должны предпринять специалисты по персоналу или менеджеры по найму, чтобы приветствовать и ориентировать новых сотрудников.

Q: Как мне узнать, эффективен ли мой новый процесс адаптации?

  • A: Узнайте, эффективен ли ваш новый процесс адаптации, отправив опрос об опыте кандидата и внимательно изучив его результаты. Вы также можете проводить проверки пульса при приеме на работу в недели и месяцы после даты начала приема на работу.

Q: Каковы лучшие практики процесса адаптации?

  • A: Некоторые передовые методы процесса адаптации включают поощрение менеджеров по найму к тому, чтобы они взяли на себя ответственность за опыт кандидата, предоставление новым сотрудникам возможностей для построения ключевых отношений и выражение искреннего энтузиазма по поводу того, что новый сотрудник будет в вашей команде.Узнайте больше о передовых методах и эффективных шагах по адаптации здесь.

Q: Есть ли хороший контрольный список процесса адаптации новых сотрудников, который я могу использовать?

  • A: Вы можете найти новый контрольный список процесса адаптации сотрудников в этом посте . Этот контрольный список включает административные задачи, которые вы должны выполнить, и шаги по налаживанию отношений, которые вы должны выполнить.

В: Что отличает хорошее обучение?

  • A: Уравновешивание информации с увлечением и построением отношений дает хороший опыт адаптации.Тщательно планируя этапы адаптации, компании могут предоставить новым сотрудникам информацию, отношения и инструменты, которые им необходимы, чтобы чувствовать себя комфортно и уверенно, чтобы выполнять выдающуюся работу.

Q: Как сделать процесс адаптации увлекательным?

  • A: Сделайте процесс адаптации увлекательным, привлекая своих людей. Планируйте сочетание официальных встреч и случайных мероприятий, чтобы познакомить новых сотрудников с потенциальными образцами для подражания, с людьми, с которыми, по вашему мнению, они могут поладить, и с людьми, с которыми они будут работать на регулярной основе.

В: Как сделать первый день работника незабываемым?

  • A: Сделайте первый день сотрудника незабываемым, сделав его личным. Перед первым днем ​​поговорите (и попросите других обратиться к вам), чтобы рассказать новому сотруднику, почему вы все так взволнованы, что они присоединились к вам. Новые сотрудники никогда не забудут этот поистине личный прием. Ознакомьтесь с дополнительными советами по организации процесса адаптации, в котором сотрудники будут чувствовать себя здесь желанными гостями.

Руководство по процессу найма для малого бизнеса

Итак, вы начали свой бизнес.Дела идут хорошо.

… тоже хорошо. Вы завалены работой, и теперь пришло время нанять кого-нибудь, кто поможет вам решить эту проблему.

Это фантастическая веха! Но это также одна из самых важных задач, за которые вы когда-либо возьметесь. Поскольку в вашей ранней команде так мало людей, наем оказывает огромное влияние на ваш бизнес.

В среднем нанять нового сотрудника стоит более 4000 долларов! Таким образом, вы не хотите быть одним из 62 процентов малых предприятий, которые утверждают, что приняли неверное решение о приеме на работу.

Но разве прием на работу должен быть невозможным? Едва.

Мы создали это полное руководство, чтобы дать вам самые актуальные, обновленные и практические советы от начала до конца. Вот что мы расскажем:

Многие работодатели говорят, что найм подходящего человека поможет вам в дальнейшем избежать множества проблем. Так что изучите это руководство и используйте его внимательно - это может быть лучший шаг, который когда-либо делал ваш бизнес.

Расчет заработной платы и льгот с Gusto

Подготовка вашего бизнеса к первому найму

Прежде чем нанимать, вы должны убедиться, что ваш бизнес выполняет все ваши юридические требования.

Просто потому, что вы хотите кого-то нанять, не обязательно означает, что вы должны… или даже можете. Есть много вещей, которые нужно отметить, прежде чем вы дойдете до этого момента.

Но прежде чем мы перейдем к юридическим требованиям, вам следует хорошенько подумать, действительно ли вам нужно кого-то нанять.

Шаг № 1: Спросите себя: вам нужен сотрудник?

Вы не должны нанимать кого-то только потому, что чувствуете себя подавленным. Вы должны конкретно указать, какую работу должен выполнять этот сотрудник и сколько времени это займет у него.

Например, допустим, вам нужен кто-то, чтобы взять на себя некоторую административную работу. Вам следует:

  • Подсчитайте, сколько часов в неделю требуется для выполнения этого типа работы (оцените количество часов на задачу и сложите их). Если это всего пять часов, возможно, не стоит нанимать штатного сотрудника. Подробнее об этом скоро ...
  • У вас есть задачи, которые вы хотите выполнить, но у вас нет времени?
  • Подумайте, нужна ли вам временная или постоянная помощь. Для конкретного проекта может потребоваться временный работник, но для постоянной помощи потребуется кто-то более постоянный.

Помните, что штатный сотрудник - это постоянные расходы для вашего бизнеса. Тщательно подумайте, нужен ли вам сотрудник или подрядчик.

Независимые сотрудники против подрядчиков

Правил много, но обычно:

Число сотрудников:

  • Работа в определенное время и место, установленное вами, работодателем
  • Работа на одну компанию
  • Используйте свои инструменты и ресурсы
  • Получают зарплату или почасовую оплату
  • Отвечают за выполнение поставленных вами задач

Подрядчики:

  • Могут работать где угодно и когда угодно
  • Могут работать в нескольких компаниях
  • Использовать собственные инструменты
  • Использовать собственные ресурсы
  • Получайте оплату на проектной или фиксированной основе (но не всегда)

Это важно понимать, потому что, если вы определили кого-то в качестве подрядчика, но характер его работы больше похож на работу сотрудника, вам может потребоваться предоставить им льготы и уплатить налоги на занятость.

Если подрядчик соответствует вашим текущим потребностям, ознакомьтесь с нашим руководством по найму подрядчиков в первый раз.

Шаг №2. А теперь спросите - готовы ли вы кого-нибудь нанять?

Может ли ваш бизнес нанять кого-нибудь? Вам следует задуматься над этими вопросами:

Шаг № 3: Получите EIN

Хорошо, допустим, вы сказали «да» на все вышеперечисленное и готовы нанять кого-нибудь. Вы только что разместили рекламу?

Нет!

Вам действительно нужно сначала настроить несколько юридических вещей, и самый первый из них - это идентификационный номер работодателя.

Не волнуйтесь, это довольно просто!

Это номер, который IRS дает вам для идентификации вашей компании. Это похоже на номер социального страхования, за исключением того, что вы используете его во всех формах и документах, касающихся оплаты труда ваших сотрудников.

Вы можете проверить веб-сайт IRS, чтобы узнать, нужен ли он вам.

Как подать заявку на EIN

Так как именно зарегистрироваться для получения EIN? У вас есть несколько разных вариантов:

  • Вариант 1: Подайте заявку онлайн на веб-сайте IRS.Вам нужно ответить на несколько вопросов, в основном о структуре вашего бизнеса (партнерство, индивидуальный предприниматель и т. Д.) И о том, отвечаете ли вы за бизнес. Вам также понадобится идентификационный номер налогоплательщика, который может быть одним из следующих:
    • Индивидуальный идентификационный номер налогоплательщика
    • Идентификационный номер налогоплательщика для ожидающих усыновлений в США
    • Идентификационный номер налогоплательщика, составляющего сбор,
  • Вариант 2: Послушайте, это не самый быстрый способ, но если вам нужно, загрузите форму IRS SS-4 и отправьте ее по почте или факсу со всей вашей информацией.
  • Вариант 3: Подайте заявление по телефону через линию IRS Business and Specialty Tax Line по телефону (800) 829-4933, предоставьте свою информацию и получите свой EIN на месте.

Шаг № 4. Знайте налоговые требования своей компании

Хорошо, вы получили свой EIN! Теперь вам нужно подготовиться ко всем налоговым требованиям. В каждом штате они разные, поэтому обязательно обратитесь за профессиональным советом в вашем районе с учетом ваших индивидуальных требований.

При этом большинству предприятий необходимо знать свои федеральные налоги, налоги штата и правила удержания.

Вот некоторые из правил, которые вам следует знать (но учтите, что они не обязательно применимы в каждой ситуации):

Вы можете начать видеть, как складываются затраты на найм!

И помните, у ваших штатов тоже есть определенные обязательства - вот почему так важно связаться с департаментом труда вашего штата и выяснить, каковы ваши требования.

Например. Допустим, вы нанимаете сотрудника в Нью-Йорке за 65 000 долларов в год. Вы дополнительно заплатите 5414 долларов США в виде налогов на трудоустройство.Но в Калифорнии эти налоги составят 5 428 долларов. Маленькая разница? Конечно, но это складывается. Вы должны полностью подчиняться, и незнание не оправдание!

Шаг №5. Соблюдайте требования законодательства

Есть еще несколько вещей, которые вам нужно сделать, чтобы не нарушать закон при приеме на работу. В том числе:

Сбор налоговых форм новых сотрудников

Каждый из ваших новых сотрудников должен будет заполнить:

  • Форма W-4, чтобы вы знали, сколько подоходного налога удерживать из своей зарплаты.
  • Форма I-9, подтверждающая, что они имеют право работать в США.

(Мы расскажем вам больше об этих формах, когда вы будете готовы к работе!)

Сообщение о новом сотруднике

Мы поговорим об этом немного ниже, но имейте в виду, что вам нужно будет сообщить государству их имя, номер социального страхования и некоторую общую информацию об их занятости к определенному сроку после их первого дня.

Получение страховки компенсации работникам

В большинстве штатов это требуется.Хорошие новости? Вы можете купить его у коммерческого поставщика или через программу компенсации государственных служащих. Страхование обычно покрывает замену заработной платы в случае травмы работника, лечение и профессиональную реабилитацию среди других льгот.

По мере того, как вы нанимаете больше людей, эта тема станет более важной, поэтому обязательно прочтите свои требования сейчас.

Вешаем плакаты!

В зависимости от того, где находится ваша компания, вам нужно будет повесить определенные плакаты на рабочем месте.Воспользуйтесь инструментом советника по плакатам Министерства труда, чтобы найти и распечатать плакаты, необходимые в вашем районе.

Ознакомьтесь с местными законами

В каждом штате есть свои законы по таким вопросам, как минимальная заработная плата, увольнение, увольнение и многое другое. Вероятно, сейчас хорошее время, чтобы поговорить с юристом о ваших требованиях, но вы также можете получить бесплатные ресурсы, такие как Руководство для работодателей Министерства труда.

Шаг №6. Настройте платежную ведомость

Расчет заработной платы не так прост, как выписать чек.Вам нужно убедиться, что вы своевременно выплачиваете зарплату своим сотрудникам в соответствии со всеми законами, а также даете им хороший опыт.

В этом может помочь поставщик заработной платы. Они могут:

  • Помогите вам настроить расчет заработной платы с мобильного устройства
  • Автоматизируйте ваши процессы и сократите объем бумажной работы
  • Помогите вам соблюдать законы о кадрах, подавать налоговые декларации, отслеживать больничные и многое другое по низкой цене

Независимо от того, используете ли вы поставщика услуг или решите заняться своим расчетом заработной платы собственными силами, ознакомьтесь с нашим полным пошаговым руководством по настройке платежной ведомости в первый раз.

Готово!

Уф, это было много! Но теперь, когда вы закончили всю подготовительную работу, пора найти своего первого сотрудника.

Как найти сотрудников и нанять нужных специалистов

Связанные
Что на самом деле должна говорить ваша визитная карточка?
Наем и рост

Наем кого-то недостаточно - вы должны убедиться, что это тот человек, который подходит для работы и вашего бизнеса.

Разочарование возникает из-за неудовлетворенных ожиданий, и нет лучшего способа вызвать ужасные ожидания, чем составление вводящего в заблуждение описания должности.Если вы неточно описываете, чем занимается ваша компания, в чем будет заключаться ваша работа и что вам нужно от этой должности, вы настраиваете кандидатов на неудачу.

Чем больше усилий вы приложите в начале, тем больше времени, денег и проблем вы сэкономите позже, когда вам не придется никого увольнять.

Вы когда-нибудь слышали выражение «нанимайте медленно, стреляйте быстро»? Это не просто модная фраза, это активно помогает избежать неприятностей. Как объясняет Harvard Business Review, «предвзятое отношение к скорости» может привести к найму плохих сотрудников.В конечном итоге вы нанимаете их только потому, что хотите быстро расти, даже если они не подходят для вашей компании.

Также помните: ваш бизнес небольшой. Ваш первый найм может сыграть огромную роль в вашем успехе и росте, поэтому хорошо подумайте и не торопитесь.

Как привлечь подходящих кандидатов?

Итак, где вы на самом деле находите своих сотрудников? Хороший вопрос! Но вот лучше:

Как заставить сотрудников приходить к вам? Вот с чего начать:

Создайте описание работы, которое поможет им не справиться

Именно здесь многие предприятия ошибаются.

Они либо создают расплывчатые описания должностных обязанностей, в которых недостаточно информации о том, чем люди будут заниматься в течение дня, либо они перегибают палку. Все супер весело, круто, круто и совершенно безумно!

Описание вашей должности - это ваша возможность привлечь квалифицированных кандидатов, людей с нужным темпераментом и продемонстрировать свой бренд. Чем больше вы демонстрируете свои ценности и личность, тем больше у вас шансов привлечь людей, которые думают и действуют так, как вы.

Например, если ваш язык краток и прямолинеен, а в вашем описании подчеркиваются факты и цифры, вы, вероятно, привлечете больше аналитиков. Описание работы с более разговорным тоном, в котором подчеркивается творческий потенциал и веселье на рабочем месте, скорее всего, привлечет другой тип кандидата.

Выбранный вами язык может легко подобрать нужных кандидатов еще до того, как вы начнете интервью.

Вот формула отличного описания должности:

№1.Выберите стратегическое название должности

Сейчас в моде выбирать крутые или причудливые названия, такие как «главный менеджер по счастью», но их трудно понять. Если вы не схватите людей в течение нескольких секунд, они могут подумать, что эта работа им не подходит. На рынке соискателей это огромная ошибка.

Кандидаты обычно ищут роли по ключевым словам, поэтому использование стандартных названий ролей в Интернете может помочь в поиске. Посмотрите сами, выполнив поиск по нескольким вариантам названия вашей должности, чтобы увидеть, какие из них наиболее популярны, и опишите необходимые вам навыки.

№ 2. На самом деле опишите, чем занимается ваш кандидат

Вот ключевая ошибка, которую делают многие работодатели в своих описаниях должностей: они расплывчаты и сосредоточены на конечных результатах, а не на повседневных задачах.

Вместо того, чтобы говорить, что ваш идеальный кандидат «потратит весь день, решая проблемы и надрывая задницы!» дайте актуальные описания, например:

  • Вы будете проводить ежеквартальные технические семинары.
  • Вы будете управлять проектами и назначать их для группы из трех креативных дизайнеров.
  • Вы будете анализировать отчеты о продажах, чтобы делать подробные прогнозы.

И так далее.Таким образом вы привлечете внимание людей, которые действительно могут выполнять работу и делать ее хорошо.

Вы тоже хотите быть честными. «Хотя вы отвечаете за X, большую часть времени вы будете делать X, Y и Z». Это показывает, что вы заслуживаете доверия, и они с большей вероятностью продолжат читать.

Совет для профессионалов: не забудьте рассказать им о возможностях продвижения по службе. Вы хотите привлечь целеустремленных и отличников.

№ 3. Пишите так, как вам удобно для вашей компании

Ваш бренд - это все, но большинство компаний, как правило, не упоминают свою личность в описаниях должностей.Они могут подумать, что слишком формальны, чтобы с ними связываться.

Это неправда. Чем больше вы показываете кандидатам, каково это работать в вашем бизнесе, тем более заинтересованными и заинтересованными будут ваши кандидаты. You Need a Budget (YNAB), компания-разработчик программного обеспечения для составления личного бюджета, подает отличный пример для этого, привнося свой веселый и честный бренд в каждое предложение:

«У нас есть бонусный план, основанный на доходности. Если YNAB выигрывает, выигрывают все. И мы не можем забыть электронную таблицу «Bucket List», которую каждый член команды должен заполнить 50 элементами.Это помогает решить, что подарить людям на дни рождения и рождественские подарки. Здесь нет подарочных карт. Мы пробовали это. Супер скучно ».

Сразу же это привлекает ваше внимание. Может, это не ты - ничего страшного! Просто убедитесь, что вы пишете честно, что отражает ваши ценности. (Вы еще не доработали их? О ... Лучше займитесь этим.)

№ 4. Расскажите им о том, что они получают!

Подумайте обо всех преимуществах, которые вы можете предложить. Возможно, вы еще не работаете в большом роскошном офисе, но убедитесь, что кандидаты знают обо всех преимуществах малого бизнеса, которые могут быть недоступны крупным компаниям:

  • Гибкость.Поскольку у вас небольшая команда, вы можете не соблюдать правило «приходи к своему столу в 9, уходи в 5». Это может быть здорово для молодого родителя. Но не говори просто «гибкость». Определите, что это значит для вашей команды.
  • Надбавки, скажем, на кофе или парковку.
  • Скидки для других местных предприятий.
  • Участие в прибыли, если вы готовы ее предоставить.

№ 5. Соблюдайте все соответствующие законы

Убедитесь, что описание вашей должности не нарушает никаких законов о борьбе с дискриминацией или равных возможностей.Например, вы не можете утверждать, что кандидат вашей мечты «молод» или принадлежит к определенному возрасту, расе или полу. Если у вас более 15 сотрудников, вам также необходимо написать описания в соответствии с Законом США об инвалидах.

Подробнее о правилах читайте в нашем руководстве по написанию должностных инструкций.

Разместите онлайн-объявления о вакансиях

Хорошо, у вас есть должностная инструкция. Но где вы можете опубликовать его, чтобы он предстал перед подходящими кандидатами? Есть все обычные сайты по поиску работы, например:

Большая часть вашего успеха в размещении вакансий на этих сайтах - это то, как вы представляете свой «бренд работодателя».«Так же, как у вас есть внутренние ценности для вашего бизнеса (серьезно, давайте!), Вам также необходимо продемонстрировать ценности вашего работодателя соискателям работы, чтобы они могли понять, кто вы как компания. Вы можете сделать это по:

  • Обновление страницы LinkedIn и публикация сообщений о ценностях вашей компании
  • Создание раздела вашего веб-сайта, посвященного карьере
  • Регулярное реагирование на обзоры или публикации на сайтах для рецензентов вакансий, таких как Glassdoor

Подробнее о том, как вы можете построить свой бренд в Интернете и привлекайте замечательных кандидатов.

Есть много других способов рассказать о себе:

Спросите других сотрудников, с кем они могут знать

Есть причина, по которой рекомендации сотрудников являются лучшим источником качественного найма. Ваши нынешние сотрудники, вероятно, тоже знают других замечательных людей. Вы даже можете предложить денежные бонусы каждому успешному новобранцу, чтобы вдохновить свою команду.

Отправляйтесь на виртуальную охоту!

Социальные сети - мощный инструмент, и не только в «официальном» смысле. Например, LinkedIn - это, по сути, поисковая система для всех подходящих кандидатов в стране.Просто введите ключевые слова, которые вы, возможно, ищете, и посмотрите, кто появится.

Почему бы не обратиться к некоторым из этих людей напрямую, чтобы узнать, могут ли они заинтересоваться?

В противном случае используйте свою сеть: опубликуйте сообщение о том, кого вы ищете, и попросите людей поделиться им.

Нанять рекрутера

Если вы работаете в специализированной сфере, возможно, вам стоит получить профессиональную помощь в поиске людей с нужными вам навыками. Конечно, их помощь может быть дорогостоящей (средняя плата за найм составляет около 22 000 долларов, но это зависит от отрасли), поэтому примите это во внимание, когда решите, нужна ли вам их помощь, чтобы найти нужного человека.

Опубликовать в приватных группах

Существует множество частных групп в LinkedIn, Slack и Facebook, посвященных определенным отраслям. Найдите что-нибудь в своей области и начните публиковать. В среднем вы получите гораздо лучших кандидатов в этих специализированных группах, потому что вы будете напрямую обращаться к источнику.

Совет от профессионала: Всегда ищите потенциальных сотрудников! Если вы встретите кого-то, кто, по вашему мнению, может быть великим, не думайте, что он счастлив на своей нынешней должности.Отправьте их и посмотрите, что они говорят!

Далее, как выбрать подходящего кандидата?

Используйте методы отбора, чтобы сузить круг вариантов

Допустим, вас завалили резюме. Как быстро найти лучших кандидатов?

  1. Всегда ищите орфографические ошибки. Это не всегда является препятствием для сделки, но может быть признаком того, что они не уделяют достаточно внимания деталям. (Хотя, знаете, не сходите с ума.)
  2. Если вы попросили указать конкретные критерии в сопроводительном письме, ответили ли они на это?
  3. Соответствуют ли они требованиям должностной инструкции?

Это простые основные рекомендации, которым будут следовать хорошие кандидаты.Но убедитесь, что вы не дисквалифицируете хороших потенциальных сотрудников на основании устаревших красных флажков.

Проведите отличное собеседование при приеме на работу

За хорошими интервью нет твердой науки. Но вы должны знать заранее, что больше интервью не обязательно лучше. Фактически, Google обнаружил, что более четырех собеседований начали снижать шансы кандидата на получение предложения. Для малого бизнеса вам может понадобиться всего один или два, чтобы вы могли пройти собеседование по трем основным вопросам:

  1. Навыки
  2. Личность
  3. Культура

И интервью - не единственный вариант.На самом деле, все больше компаний приглашают потенциальных сотрудников прийти и поработать небольшой промежуток времени, или они будут использовать тесты на основе навыков, такие как проблемы с кодированием или написание оценок, потому что они дают гораздо более точное представление о том, как кандидаты будут работать. на работе.

Задавайте правильные вопросы на собеседовании

Интервью - это не столько конкретные вопросы, которые вы задаете, сколько то, что вы хотите, чтобы кандидат раскрыл - и как это применимо к должности.

Допустим, вы проводите собеседование с потенциальным секретарем.Если вы уже знаете, что у них есть некоторый опыт, вы можете получить подробную информацию по:

  • Тип повседневной работы, которую они выполняли до
  • Тип проблем, которые им приходилось решать
  • Любые конкретные области специализации, которыми они обладают

Чем больше реальных примеров они предоставляют, тем лучше. Вы можете спросить:

  • Расскажите мне о времени на работе, когда что-то пошло не так. Расскажите мне об этом. Как ты это починил?

Внимательно слушайте ответы.Насколько они специфичны? Если это так, то вы, вероятно, смотрите на человека, очень внимательного к деталям. Если они нечеткие или не могут вспомнить подробности, это не совсем способ укрепить уверенность.

Вы также можете задать такие вопросы, как:

  • Расскажите о своих карьерных целях.
  • Какими одним или двумя достижениями вы больше всего гордитесь?
  • Как вам нравится решать проблемы, с которыми вы сталкиваетесь на работе?

Эти вопросы также помогают показать, совпадают ли ценности вашего кандидата с вашими собственными.Помните…

Нанимайте не только для повышения квалификации

Согласно исследованию Leadership IQ рабочих, уволенных в течение первых 18 месяцев, только 11 процентов потерпели неудачу из-за отсутствия навыков.

Так почему же они потерпели неудачу?

Во многих случаях все сводилось к их отношению. Многие компании придерживаются этого принципа: проще нанять приятного сотрудника, которого можно обучить, чем квалифицированного или опытного, с которым работать просто кошмар.

Вот почему вам нужно обратить внимание на эти soft skills во время собеседования:

  • Язык тела. Они смотрят в глаза? Они уделяют вам все свое внимание?
  • Темперамент. Они грубые или вежливые? Они кажутся нетерпеливыми? Они хорошо относятся ко всем в офисе?
  • Пунктуальность. Уважают ли они ваше время?

Они могут иметь такое же влияние, как и любые полученные вами ответы о наборе навыков.

Будьте готовы ответить на вопросы!

Если вы работаете с отличным кандидатом, вы должны быть готовы ответить и на его вопросы.

Вот некоторые общие вопросы, которые вы можете получить от проинвестированных кандидатов:

  • Какая здесь рабочая культура? Каковы ваши типичные часы?
  • Чего вы ожидаете от меня от 30 до 60 дней на работе?
  • Что мне нужно сделать на этой работе, чтобы потерпеть неудачу?
Не забывайте общаться

Найм - время напряженное. Обязательно тщательно общайтесь, в том числе с людьми, которые не получили работу.Экономьте время, используя удобные шаблоны писем.

Закрыть сделку

Итак, вы нашли нужного человека и вам нужно сделать ему предложение, от которого он не сможет отказаться.

Как малому бизнесу вам иногда может быть трудно конкурировать с более крупным бизнесом по заработной плате. Не беспокойся. Вместо этого подчеркните возможности, которые вы можете предоставить, и попробуйте эти другие заключительные советы от руководителя по привлечению талантов в стартапе Springboard в Сан-Франциско.

Затем продолжайте читать, чтобы узнать, как можно сделать потрясающие предложения, которые понравятся кандидатам вашей мечты.

Как создавать конкурентоспособные предложения и компенсационные пакеты

Определение заработной платы, вознаграждений сотрудникам и т. Д. Сложно, но это не должно быть сложно.

Итак, вы нашли сотрудника своей мечты. Теперь вам нужно предложить работу, но это не так просто, как отправить письмо.

Шаг №1. Определить заработную плату и льготы

Есть несколько вещей, о которых нужно помнить, когда вы вычисляете, сколько кому-то платить:

  1. Сколько вы реально можете себе позволить?
  2. Сколько стоит работа на рынке?
  3. Как вы думаете, какую ценность вы получите от этого человека?

Помните, что не вся ценность, которую кто-то дает вам, заключается в том, что они создают.Кроме того, они позволяют вам сосредоточиться на других вещах.

Если вы генеральный директор и нанимаете кого-то, чтобы избавить вас от 40 часов стресса, подумайте, какую ценность вы получаете с точки зрения своего времени. Вы бы платили себе 50 долларов в час за работу, которую делаете?

Если да, подумайте об этом уравнении:

Ваше время ($$$) - Заработная плата, которую вы платите ($$$) = Рентабельность инвестиций ($$$)

Допустим, вы цените свое время в 104 000 долларов. Если вы заплатите кому-то 52 000 долларов, значит, вы уже окупаете свои инвестиции (если вы правильно используете свое время).

104 000–52 000 = 52 000

Чтобы получить правильную зарплату для вашего нового сотрудника, не обязательно спрашивать его об истории его зарплат.

Это… сложно. И есть законы. Узнайте о них больше, прежде чем спросить.

Вместо этого сделайте свое домашнее задание: поищите, что обычно получают другие в этой роли в вашем штате и городе. Вы также можете использовать такие сайты, как Salary.com и Glassdoor, для поиска данных.

Обязательно:

  • Проверьте отраслевые стандарты для конкретной должности, которая вам нужна
  • Даже спросите других владельцев бизнеса

Узнайте больше о том, как определить лучшую зарплату для нового сотрудника.

Включите преимущества в пакет

Помните, зарплата - это только часть полного компенсационного пакета. Одно исследование Glassdoor, в котором приняли участие более 2000 человек, показало, что такие льготы, как медицинское страхование, оплачиваемый отпуск, премии по результатам работы, оплачиваемые больничные и гибкий график, более важны, чем повышение заработной платы.

Конечно, как малый бизнес вы не сможете предложить дорогие льготы, такие как щедрые совпадения 401 (k), но есть множество примеров малых предприятий, предлагающих льготы, которые могут оживить компенсационный пакет:

Проявите творческий подход со своими преимуществами.Но какой здесь лучший инструмент? Просто спросите своих сотрудников, чего они хотят. Возможно, вы просто сможете дать им это, и тот факт, что вы адаптируете свои преимущества, сделает ваше предложение более привлекательным.

Шаг №2. Сделать убийственное предложение

Большинство людей делают предложения о работе по телефону. Но вам также необходимо предоставить кое-что в письменном виде, чтобы сохранить официальность - и это помогает сделать ее захватывающей. Шаблон письма с предложением может помочь в этом, но вот некоторые из вещей, которые вы должны включить:

  • T Название должности и краткое описание роли, чтобы подтвердить, что вы все на одной странице.
  • Компенсация, включая любые льготы. Если вы предлагаете оплачиваемую работу, не забудьте указать, когда вы планируете платить им и в каком цикле. Для почасовых сотрудников нормально указать сумму за час плюс то, как часто вы ожидаете, что они будут работать.
  • Расчетная ведомость. Многие предприятия платят дважды в месяц, а другие платят ежемесячно или каждые две недели. Во многих штатах установлен минимальный период оплаты труда, поэтому ознакомьтесь с местными законами, а затем определите лучший график заработной платы для вашего бизнеса.
  • Важная логистика , например дата начала, местоположение офиса и график работы.
  • Управленческие детали. Кому они подчиняются? Они за кого-нибудь отвечают?
  • Условия работы , например, сдача теста на наркотики или проверка биографических данных (убедитесь, что вы сказали, что трудоустройство зависит от этого).
  • Раздел для подписей, как ваших, так и их.

Вы также должны указать, будет ли сотрудник приниматься на работу «по желанию» - это означает, что работодатель или работник может прекратить работу в любое время.

И не забудьте указать, будут ли они классифицированы как «освобожденные или не подлежащие уплате». Освобожденные от налогообложения сотрудники обычно получают зарплату и, следовательно, не получают сверхурочной работы и могут не иметь права на получение минимальной заработной платы.

Шаг №3. Переговоры

К переговорам о зарплате следует подходить как к чему-то безличному. Не обижайтесь; вы оба просто ищете здесь хорошую аранжировку. Вы пытаетесь получить то, что хотите, а они пытаются получить то, что хотят.

Вот несколько советов:

Узнайте как можно больше о кандидате

Тщательно подумайте о том, что вы хотите предложить своему потенциальному сотруднику, но убедитесь, что вы знаете о нем достаточно, чтобы предложить то, от чего он не сможет отказаться.

Например, задайте кандидатам такие вопросы, как: « Что вы действительно цените без работы? »или« »Что для вас важнее всего на работе? ”Затем вы можете адаптировать свое предложение в зависимости от их приоритетов.

Будьте с ними настоящими

Одно исследование показало, что когда группа людей делилась своим адресом электронной почты и именами только во время переговоров, они достигли соглашения менее чем в 40% случаев. Но когда эта же группа заговорила о вопросах, не связанных с работой, 59% пришли к соглашению.

И не бойтесь предлагать поддержку. Можно сказать:

  • «Мы действительно хотим, чтобы вы присоединились к этому бизнесу, мы думаем, что вы добьетесь здесь успеха».
  • «Если вы хотите поговорить об этом подробнее, я легко могу позвонить».

Дайте кандидату понять, что вы понимаете, что это важное решение, и дайте ему время на обдумывание: « Мы хотели бы услышать ответ в течение дня… Пожалуйста, подумайте, а затем дайте нам знать.

Скажите номер быстро и скажите прямо

Бегите прямо к той части, которую они ждут. Просто скажите: «Мы хотели бы предложить вам эту работу, и за нее будет выплачиваться X долларов денег».

Посмотрите, как они ответят. Не стесняйтесь сразу же получать их отзывы, чтобы продолжить оттачивать свое предложение: « Вам нравится это предложение? Что вы думаете?"

Хорошо подумайте, как ответить. Если это поможет, есть сценарии, которым вы можете следовать, которые проведут вас через процесс согласования контрактов.

Как соблюдать требования при приеме новых сотрудников

Вы получили команду своей мечты, но теперь вам нужно, чтобы федералы были довольны! Как ты делаешь это?

Хорошо! У вас есть кандидат вашей мечты, они сказали да, и они собираются присоединиться к вашей команде. Фантастика.

Что теперь? Могут ли они просто появиться и ... начать что-то делать?

Не так быстро. Вам нужно заполнить множество новых документов о найме, чтобы убедиться, что ваш найм законен, что налоги подаются и сообщаются правильно, а также правильно платят вашему новому сотруднику.

Мы не можем переоценить важность этих вещей. Штрафы за несоблюдение налогового законодательства огромны - и они могут легко разорить ваш бизнес. Чем больше вы сделаете сейчас, чтобы убедиться, что все в порядке, тем лучше.

Хорошие новости? Это довольно просто. Вот все, что вам нужно, чтобы убедиться, что ваш новый сотрудник принят на работу правильно и законно.

Контрольный список документов для нового найма

Форма № 1: I-9

Эта форма используется, чтобы убедиться, что ваш сотрудник может работать в США, а также для проверки его личности.

Им нужно будет подтвердить свою личность со списком приемлемых документов, который доступен на последней странице формы I-9. Паспорта, водительские права, записи врача… вы получаете сделку.

Теперь собственно работать? Вам нужны приемлемые документы, такие как удостоверение личности гражданина или штата, карта социального страхования и заверенные свидетельства о рождении.

И вы, и ваш сотрудник должны заполнить форму I-9; они заполняют одну часть, а вы - другую. Вам не нужно никуда отправлять форму, но вам нужно сохранить ее в файле.

Форма № 2: W-4

W-4 определяет, сколько денег вам нужно удержать из зарплаты вашего сотрудника. Там куча вопросов, но вам не обязательно знать все подробности по каждому из них - ваш сотрудник должен знать ответы.

Они должны получить окончательный номер, который называется «удержание пособия». Это говорит вам, сколько денег вынуть из их зарплаты для налоговых целей.

Если служащий проживает в штате с подоходным налогом (каждый штат, кроме Аляски, Флориды, Невады, Южной Дакоты, Техаса, Вашингтона и Вайоминга - Теннесси и Нью-Гэмпшир не облагают налогом заработную плату, но они облагают налогом проценты и доход в виде дивидендов) , им также необходимо заполнить форму государственного удержания.Щелкните здесь, чтобы просмотреть список состояний и их приемлемые формы.

НЕ ТЕРЯЙТЕ ЭТУ ФОРМУ. Храните его в надежном месте и делайте копии.

Форма №3. W-9

W-9 - это запрос на идентификационный номер налогоплательщика и свидетельство, которое вы отправляете всем подрядчикам, которых вы нанимаете. Чтобы вы могли сообщить IRS, сколько вы им заплатили. Вы можете узнать больше о том, как заполнить форму W-9 здесь.

Какие документы должен принести ваш сотрудник или подрядчик?

Не забудьте заранее сообщить своему сотруднику, что ему, вероятно, потребуется принести несколько документов, в том числе:

  • Их удостоверение личности
  • Водительское удостоверение и карта социального страхования или паспорт
  • Заполненная форма I-9 (отправьте ее заранее)
  • Заполненная форма W-4 (отправьте ее заранее)
Файл отчет о новом найме

ОК! Мы приближаемся к цели, но еще не закончили.Вам необходимо сообщить штату о своем новом сотруднике или подрядчике с такой информацией, как их имя, адрес, номер социального страхования и когда они начали работать.

Проконсультируйтесь с вашим штатом - некоторые из них предъявляют строгие требования к тому, как быстро вам нужно сообщить о новом найме (в большинстве штатов вам дается 20 дней).

А что насчет проверки биографических данных?

Если вы решите провести проверку биографических данных перед тем, как пригласить нового сотрудника, вам необходимо знать несколько правил. Узнайте больше о том, как обеспечить законную проверку биографических данных.

Для успешного проката , соответствующего требованиям , необходимо множество деталей. Вот почему мы составили этот контрольный список, чтобы вы могли убедиться, что ваши базы покрыты.

Как добиться успеха в адаптации сотрудников

Интервью - это шанс вашего кандидата произвести хорошее впечатление. Адаптация - это ваш шанс дать свой.

Первый рабочий день вашего сотрудника - это шанс поразить его - сохранить вовлеченность и любовь к вашему делу.

Это не мелочь. В одном из опросов руководителей отдела кадров более трех четвертей заявили, что адаптация недостаточно используется в их организациях, а компании с хорошими возможностями адаптации в 2,5 раза превышают нормальный рост доходов организаций с минимальными возможностями.

Каковы передовые практики адаптации?

Во-первых, вам нужно убедиться, что абсолютно все настроено для них в тот момент, когда они входят в дверь. Это означает, что вам необходимо организовать:

  • Любая технология, которую им нужно использовать, например компьютер.(Некоторые компании спрашивают, с какими технологиями их сотрудники чувствуют себя комфортно и которые организованы соответствующим образом.)
  • Их адрес электронной почты и запись в каталоге компании.
  • Доступ к любым каналам Slack или сетям обмена мгновенными сообщениями.
  • Любые логины и пароли для электронной почты, корпоративных сетей и т. Д.
  • Визитные карточки, если они вам нужны.
  • Любые карты доступа или FOB для входа в здание.
  • Их стол! Нет ничего хуже, чем просто не сидеть. Сделайте его по-домашнему уютным - добавьте несколько воздушных шаров, может быть, красивое растение.
  • Немного хабар! Футболка, толстовка с капюшоном, ручки и блокноты - все это помогает сотруднику почувствовать себя частью команды.

Спланируйте первый день вашего сотрудника

Вы хотите снять стресс в первый день вашего сотрудника и помочь ему как можно скорее достичь результата. Для этого составьте список того, чего им следует ожидать и как их избежать. Это может включать:

  • Где припарковаться, кого встретить, когда они приедут, и во сколько ехать. Дресс-код тоже, если вы об этом не говорили.
  • Свяжите их с любыми социальными сетями, чтобы они могли почувствовать, каково там работать.
  • Руководство для их первого дня, включая то, что вы от них ожидаете. Многие предприятия не предлагают инструктаж, и сотрудникам сложно просто приступить к работе. В первый день вы можете просто сказать: «Разберитесь с бизнесом и поговорите с людьми».
  • В некоторых компаниях новые сотрудники отвечают на забавную анкету, которой можно поделиться с существующими членами команды, чтобы все знали немного о новом члене команды до их прибытия.

Если у вас есть менеджер по найму, отправьте ему по электронной почте напоминание о подготовке к первому дню нового сотрудника. Google обнаружил, что это помогает ускорить процесс адаптации на 25 процентов, а это означает, что ваш новый сотрудник может сразу же начать вносить свой вклад.

Следуйте этому контрольному списку, чтобы полностью подготовиться к первому дню своего сотрудника.

Помогите, я не могу придумать никаких хороших идей, чтобы помочь мне на борту самолета!

Ничего страшного! Это может быть сложно. К счастью, есть много предприятий, которые уже хорошо с этим справляются.Давайте посмотрим:

Уорби Паркер

Компания отправляет новым сотрудникам приветственный набор до их первого дня, в котором указаны ценности компании, история и то, что им следует ожидать в первый день, неделю и месяц работы. Новый менеджер нанимателя даже звонит им за ночь до начала регистрации.

Место для стойки

Rackspace имеет полную четырехдневную программу адаптации, плюс вся команда занимается играми, костюмами и музыкой.Для некоторых это может быть немного напряженно ... но если это ваша культура, продолжайте!

Google

Что лучше друга? Google дает новым сотрудникам приятеля, чтобы они быстро освоились - это отличный способ быстро получить ответы на любые вопросы. IBM также предоставляет наставника на 30 дней.

LinkedIn

Социальная сеть предоставляет новым сотрудникам 12-недельную «дорожную карту» - еженедельное руководство, в котором даются подробные советы о том, как быть продуктивным и эффективным на новой должности.

Убедитесь, что вы попали на ту же страницу

Onboarding - это важная возможность заинтересовать людей миссией и целями вашей компании. Чем больше ваши сотрудники согласятся с вашими ценностями (серьезно, вы их уже создали?), Тем скорее они начнут вносить свой вклад в ваше видение.

Исследование Gallup показало, что сотрудники более вовлечены, если их менеджер сидит рядом с ними и помогает им ставить цели производительности. Вы можете включить этот процесс в процесс адаптации.

Наконец, спросите новых сотрудников, чего они хотят! Чем больше вы сможете адаптировать процесс адаптации к конкретным требованиям сотрудников, тем больше у них опыта.


Ура.

Это много чего нужно знать.

Хорошие новости? Многое из этого нужно организовать при первом найме. Привлечь больше сотрудников станет проще, когда все будет готово.

Но ваша работа по управлению командой - это еще не все.У вас есть наемные работники, теперь вам нужно убедиться, что вы поступаете правильно с ними, и чтобы они выросли в роли.

Итак, теперь вам нужно подумать о…

Мы продолжим с вами и на этих этапах процесса. А пока удачи - и удачного найма!

Руководство для владельцев малого бизнеса по найму сотрудников

Наем нужных сотрудников в нужное время имеет огромное влияние на то, сможет ли растущий бизнес добиться успеха в долгосрочной перспективе, но многие владельцы малого бизнеса практически не имеют опыта найма.Первый человек, которого они попросят поработать в их бизнесе, будет первым человеком, которого они когда-либо наняли. И чтобы добиться успеха в долгосрочной перспективе, этим же предпринимателям в конечном итоге потребуется нанять целый ряд сотрудников с различными навыками и ролями для поддержки своей деятельности. К сожалению, существует ряд распространенных ошибок при приеме на работу между привлечением не того типа кандидатов, заданием незаконных вопросов на собеседовании и неправильным наймом.

Один плохой найм стоит в среднем 17 000 долларов, и это без учета потерянного времени и его негативного влияния на моральный дух.Таким образом, наем не того человека может нанести серьезный ущерб бизнесу, особенно на его ранних стадиях, что может вызвать затруднения при приеме на работу вашего первого сотрудника. Чтобы помочь вам построить эффективный процесс приема на работу, мы составили это подробное руководство, чтобы предоставить вам всю информацию, необходимую для найма не только вашего первого члена команды, но и каждого человека, который вам понадобится в будущем, от административного персонала до ИТ-специалистов и специалисты по маркетингу, которые помогут вашей компании сделать следующие шаги. В этом руководстве мы расскажем, как:

  • Решите, нужно ли вам нанимать новых сотрудников
  • Напишите описание работы и создайте объявление о вакансии
  • Выберите, просмотрите и собеседуйте кандидатов
  • Установите компенсацию для новых сотрудников
  • Предложите работу
  • Выполните соответствующие юридические требования, например, работник страхование компенсаций
  • Новые сотрудники на работе
  • Сохраняйте сотрудников, развивая позитивную культуру

Хотя наем сотрудников может быть сложной задачей для любого малого бизнеса, он необходим для роста.Осваивайте найм, и у вас не только будет больше шансов на стабильный рост вашего бизнеса, но и у вас будет больше шансов создать отличную корпоративную культуру, в которой будущие талантливые профессионалы захотят работать.

Определите подходящее время - как решить, нужно ли вам нанять нового сотрудника

Если вы изо всех сил пытаетесь удержаться на плаву при текущей рабочей нагрузке или если вы заметили и увеличили количество жалоб клиентов, то вы можете изучить возможность найма нового сотрудника.Другие сигналы включают:

  • Вы отказываетесь от новых клиентов или новых проектов от существующих клиентов.
  • Вы определили конкретную группу задач, которые может выполнять кто-то другой, чтобы заработать деньги и / или сэкономить ваше время.
  • Вы определили новый продукт или линию услуг, но у вас недостаточно пропускной способности для их запуска.
  • Вы хотите открыть второй офис или магазин.

Переживание любого из этих факторов может указывать на то, что сейчас самое время нанять кого-то нового, но как узнать, подходящее ли время для вашей компании? Выполните три следующих шага, чтобы узнать, является ли наем нового сотрудника следующим шагом для вашего бизнеса:

  1. Определите, какой тип сотрудников может наилучшим образом удовлетворить ваши текущие потребности.
  2. Определите, какой уровень опыта вам нужен.
  3. Посмотрите на свои финансовые данные за последние три месяца вместе со своими 12-месячными прогнозами, чтобы определить, можете ли вы позволить себе регулярную зарплату своего идеального сотрудника. Если нет, подумайте об аутсорсинге.

Если все знаки говорят «да», поздравляем! Пришло время начать поиск подходящего кандидата. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашей подробной статьей о том, как решить, когда пора нанимать нового сотрудника.

Поймите и сообщите, кто вам нужен - Как написать описание работы и объявление о вакансии

Если вы напишете плохое описание должности, вы, скорее всего, получите кандидатов, которые плохо соответствуют вашим потребностям.С другой стороны, отличные описания вакансий не только привлекают кандидатов с нужным набором навыков и атрибутов для работы, но также могут вдохновить их на то, чтобы они прониклись вашим видением, миссией и культурой, прежде чем они даже приедут на собеседование.

Прежде чем приступить к написанию идеального описания должности, подумайте, какие навыки и опыт вам действительно нужны. Учитывайте следующие факторы:

  • Вам нужен кто-то полный или неполный рабочий день?
  • Какие задачи и обязанности вы хотите снять с себя?
  • Каковы ваши собственные слабые стороны? Возможно, вы захотите нанять кого-нибудь с этими сильными сторонами.
  • Потребуется ли им определенная техническая подготовка или другие специальные навыки?
  • Нужен ли вашему кандидату опыт работы в отрасли?

Теперь, когда у вас есть лучшее представление о типе человека, которого вы хотите нанять, пришло время написать описание должности, в дальнейшем конкретизируя его в объявлении о вакансии - внешней версии описания должности, предназначенной для продвижения вашего бизнеса как отличное место для работы и привлечения качественных кандидатов. Итак, что включают в себя отличные объявления о работе, кроме названия должности?

  • Общая информация о вашей компании - чем она занимается и о своей миссии - а также о том, как эта новая роль впишется в нее
  • Описание ваших идеальных кандидатов - не только их опыт и навыки, но и их личные качества
  • Список обязанностей и ответственности
  • Предпочтения по навыкам ( двуязычный плюс ) и абсолютные требования и / или квалификация ( Должен уметь поднимать до 50 фунтов.)
  • Информация о вознаграждении, такая как диапазон заработной платы, пакеты льгот и другие льготы
  • Ваша контактная информация, в том числе, как вы хотите, чтобы кандидаты связывались с вами
  • Хотите ли вы сопроводительное письмо и образцы работы в дополнение к резюме

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашей подробной статьей о создании отличных объявлений о вакансиях.

Скажите, что вы нанимаете - Как рекламировать свою открытую вакансию

Как и в случае с любым другим типом рекламы, вам нужно, чтобы ваше объявление о работе было перед нужными людьми.Хорошая новость заключается в том, что современные цифровые технологии позволяют охватить более широкую сеть людей и настроить таргетинг объявлений о вакансиях на определенную аудиторию. Отличные способы распространения информации включают:

  • Платные онлайн-форумы , такие как Indeed.com, Monster.com, LinkedIn, CareerBuilder, SimplyHired и другие. Большинство из них имеют встроенные способы нацеливания на кандидатов на основе уровня опыта, навыков, образования и отрасли. Если вы ищете кандидата со специальными навыками, вы также можете изучить нишевые доски объявлений, такие как Dice, MediaBistro и SalesJobs.
  • Рефералы могут привести к найму более высокого качества, так что поспрашивайте! Поделитесь своим объявлением о вакансии в своей сети. Спросите, знают ли они кого-нибудь, кто может хорошо подойти, и не возражают ли они, чтобы более широко рассказать о вашей открытой позиции.
  • Социальная сеть дает вам возможность либо поделиться бесплатным постом со ссылкой на ваше объявление о работе, либо даже вложить немного денег в ваши усилия по набору персонала. Почти половина кандидатов используют социальные сети в рамках поиска работы, так что, возможно, вы найдете своего следующего сотрудника.
  • Рекрутеры могут избавить вас от поиска кандидатов и доставить вам проверенные резюме. Они часто также проводят предварительные собеседования, поэтому все, что вам нужно сделать, это проинтервьюировать несколько лучших кандидатов, прежде чем вы примете решение. Просто убедитесь, что вы предоставили им подробное описание работы и понимание вашего идеального кандидата.

Чтобы узнать больше, прочитайте нашу подробную статью о рекламе открытых вакансий.

Найдите подходящего человека - как выбирать, проверять и проводить собеседование

Если вы написали подробное описание вакансии и эффективно рассказали о ней, тогда у вас должны появиться качественные резюме.Пришло время разобраться в этой стопке, выбрать наиболее многообещающие резюме и предварительно отобрать кандидатов, чтобы определить, какие из них заслуживают собеседования.

Перед чтением резюме перечитайте описание своей должности. Помните о своих требованиях и идеальном кандидате, сортируя каждое резюме в одну из трех стопок:

  • Зеленый для отличников, с которыми вы определенно хотите пройти собеседование
  • Желтый для кандидатов, с которыми вы, возможно, захотите пройти собеседование
  • Красный для резюме, которое вас не интересует

Следите за этими красными флажками при просмотре резюме

Большинство кандидатов на вакансию стараются изо всех сил, когда дело касается их резюме.У них было время создать и отполировать его, так что это, вероятно, самое профессиональное отражение, которое вы их получите. Вот почему важно проверять наличие следующих красных флажков:

  • Непрофессиональный адрес электронной почты
  • Непрофессиональный язык или сленг
  • Орфографические и грамматические ошибки
  • Неряшливое или запутанное форматирование

Это может указывать на непрофессиональное поведение или потенциальные проблемы в общении в будущем, как между вами, так и сотрудником, и сотрудник, и ваши клиенты.К другим тревожным сигналам относятся заметные пробелы в занятости или свидетельство уменьшения ответственности. Это может указывать на проблемы с производительностью, поэтому обратите особое внимание на раздел истории заданий.

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашей подробной статьей о проверке резюме.

Подготовка вопросов для интервью и налаживание процесса собеседования

Перед первым собеседованием подумайте, как лучше всего определить, подходит ли кандидат, исходя из его навыков и культурных особенностей.Если вы подготовлены, ваше собеседование не только пройдет более гладко, но вы также сможете избежать потенциальных юридических ошибок, придерживаясь стандартного набора подготовленных вопросов, основанных на вашей открытой позиции. Согласно Комиссии США по равным возможностям трудоустройства (EEOC), вам следует избегать вопросов, связанных с:

  • Возраст
  • Раса, этническая принадлежность или цвет кожи
  • Пол или пол
  • Страна национального происхождения или место рождения
  • Религия
  • Инвалидность
  • Семейное положение или беременность

Будьте осторожны, чтобы не задавать вопросы, которые могут быть воспринимается как поиск информации окольным путем.Например, не спрашивайте: «В каком районе города вы живете?» Это может открыть дверь для предполагаемой социально-экономической предвзятости. Вместо этого спросите что-то вроде: «Будет ли у вас регулярный транспорт, чтобы прибыть вовремя на работу?»

Примеры вопросов для собеседования

Вы можете использовать эти примеры вопросов в качестве общей основы для вашего собеседования, добавив вопросы, относящиеся к вашей должности и вашей компании:

1. Чем Вас интересует работа в этой компании?

Ответ кандидата покажет вам, исследовали ли он ваш бизнес и / или конкретную роль, другими словами, насколько хорошо они подготовились к собеседованию.

2. Расскажите мне о случае, когда вы имели дело со сложным клиентом. Что вы сделали для решения проблемы?

Приводят реальный пример или описывают гипотетическую ситуацию? Это проверяет их способность работать с сильными клиентами - важный навык, особенно если вы нанимаете службу поддержки клиентов. Этот вопрос также может дать вам представление о том, как они справляются со стрессовыми ситуациями и решают проблемы под давлением.

3.Приведите мне пример того, где вы помогали в области, отличной от вашей обычной роли.

Иногда малым предприятиям может потребоваться сотрудник, который бы вмешался и помог с задачами, выходящими за рамки их должностных инструкций, поэтому гибкость важна. Прослушивая их ответ, обратите внимание на следующее:

  • Готовы ли они привести примеры желания большего участия?
  • Кажется, они не хотят или не хотят выходить за рамки своей роли?
  • Готовы ли они работать в команде?

4.Что стало для вас самым большим опытом обучения и почему?

Ответ кандидата на этот вопрос может раскрыть всевозможную интересную информацию. Во-первых, это скажет вам, готовы ли они учиться новому. Это также может продемонстрировать их готовность взять на себя ответственность за ошибки и показать уровень комфорта при обсуждении сложных вопросов.

5. Чего, по вашему мнению, вы можете сделать за первые 90 дней?

Их ответ покажет, насколько они организованы в своем планировании и чувствуют ли они, что могут взяться за дело без промедления или потребуются дополнительные тренировки и более длительная кривая обучения.Однако помните, что это не обязательно плохой знак, если они заинтересованы в дальнейшем изучении проблем, прежде чем предлагать решения.

6. Какие вопросы у вас есть ко мне?

То, что интересует кандидата, указывает на его или ее приоритеты. Их больше интересует, сколько у них будет отпуска или их обязанности на работе? Им интересно узнать об истории вашего бизнеса, текущих проблемах и планах расширения?

Их вопросы расскажут вам, исследовали ли они ваш бизнес и насколько они заинтересованы в том, чтобы стать частью вашей организации.Наконец, вы поймете, могут ли они воспользоваться таким открытым вопросом, чтобы мыслить критически и творчески.

Начало собеседования

Не только полезно сослаться на стандартный набор вопросов для собеседования, но также разумно принять стандартный процесс собеседования и объяснять его кандидатам в начале каждого собеседования:

  1. Сделайте обзор вашей компании и новой роли.
  2. Задайте им несколько вопросов, требующих конкретных примеров.
  3. Дайте им время задать свои вопросы.
  4. Завершите следующие шаги.

Всегда сообщайте кандидатам точные сроки для следующих шагов. Даже если вы захотите нанять идеального кандидата уже на следующий день, в реальности это может занять пару недель или больше. Наконец, избегайте соблазна слишком много говорить во время интервью. Вы хотите, чтобы они говорили больше всего, а вам нужно слушать.

Для получения дополнительной информации прочтите нашу подробную статью о создании процесса собеседования и другие советы по собеседованию.

Просмотрите кандидатов перед наймом

Поскольку плохой прием на работу может стоить вашему бизнесу драгоценного времени и денег, разумно не основывать свое решение о приеме на работу исключительно на собеседовании. Вот почему многие малые предприятия используют различные методы проверки, включая оценку поведения, проверку рекомендаций, проверку биографических данных и тесты на наркотики.

Когда использовать оценку поведения

Один из способов проверки кандидатов помимо собеседования - попросить их пройти оценку поведения при приеме на работу.Это поможет вам выйти за рамки того, кажутся ли они квалифицированными на основе их опыта и навыков, и выяснить, как они, вероятно, будут действовать в своей новой должности. Таким образом, поведенческие тесты помогут вам решить, какие кандидаты лучше всего подходят для их роли и как часть вашей команды и бизнеса.

Популярные методы оценки поведения включают выборочный найм и прогнозный индекс.

Для получения дополнительной информации прочитайте нашу подробную статью о поведенческих тестах для кандидатов на работу.

Как проверить их рекомендации

Прежде чем предлагать работу своему лучшему кандидату, проверьте их рекомендации.Почему? Если все сделано правильно, проверка рекомендаций может помочь вам не только предотвратить плохой найм, но также лучше понять и подготовиться к тому, как управлять кем-то, если вы все же нанимаете его.

Когда вы связываетесь со ссылкой, будьте дружелюбны. Объясните, кто вы и почему звоните, прежде чем спрашивать, есть ли у них несколько минут для разговора. Обязательно заранее подготовьте список вопросов для справок, чтобы не тратить никого зря время. Каждая проверка рекомендаций должна включать проверку фактов трудоустройства, если это возможно, а также вопросы для оценки навыков, способностей и соответствия вашего кандидата.

Когда проводить фоновые проверки и тесты на наркотики

В некоторых штатах и ​​городах опасно просить о проверке биографических данных и тестах на наркотики, прежде чем продлевать предложение о работе. Самым безопасным способом действий может быть продление срока предложения о работе на основе чистой проверки биографических данных и теста на наркотики.

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашей подробной статьей о проверке кандидатов.

Решите, что платить - Как установить компенсацию для новых сотрудников

Заработная плата будет определяющим фактором качества кандидатов, которых вы можете привлечь, особенно их уровня опыта и навыков.Начните с посещения онлайн-ресурсов, таких как PayScale, Glassdoor или Salaries.com, чтобы просмотреть данные о заработной плате. Это может помочь вам установить ориентир для средней заработной платы или почасовой оплаты труда в вашем районе. Еще один хороший источник заработной платы - Glassdoor. Бюро статистики труда также предлагает информацию о шкале заработной платы, отсортированную по роду занятий, штатам и муниципальным районам.

Однако получение контрольных показателей вознаграждения - не единственная часть уравнения. Вам также необходимо понять, сколько вы можете позволить себе заплатить, выполнив следующие действия:

  1. Узнайте о расходах, связанных с сотрудниками, помимо заработной платы.Они могут включать новое оборудование, большие офисные помещения или даже пакет льгот.
  2. Подумайте, как эти расходы вписываются в ваш текущий бюджет, внимательно изучив свои 12-месячные прогнозы.
  3. Оцените размер своей прибыли.
  4. Рассмотрите возможность раннего найма на основе ролей, которые могут помочь увеличить доход.

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашей подробной статьей об определении ставок заработной платы для новых сотрудников.

Сделать предложение - Как написать письмо с предложением о работе

После того, как вы выбрали кандидата, которого хотели бы нанять, и после того, как он прошел все необходимые проверки, самое время предложить им работу.Если можете, поделитесь хорошими новостями по телефону. Часто это полезный опыт, который позволяет вам и вашему вероятному сотруднику неформально обсудить предложение и услышать энтузиазм друг друга. Однако обязательно, чтобы вы отправили официальное письмо с подробным описанием вашего предложения о работе.

Почему? Письма с предложениями о работе помогают защитить вас и вашего нового сотрудника в случае возникновения любых будущих разногласий по условиям их найма. Если возможно, попросите эксперта по правовым вопросам изучить ваше письмо с предложением, чтобы убедиться, что оно соответствует требованиям законодательства и не использует какой-либо язык, который может привести к судебному преследованию вас в будущем.Письма-предложения должны включать:

1. Требования законодательства государства

Прежде чем создавать письмо с предложением для потенциального сотрудника, имейте в виду, что оно должно соответствовать требованиям государственного законодательства для вашего местоположения. Посетите веб-сайт департамента труда вашего штата, чтобы узнать о требованиях для вашего региона.

2. Должность и основная информация

В начале письма с предложением укажите основную информацию о вакансии, которую вы предлагаете.В том числе:

  • Должность
  • Дата начала
  • Даты ориентации и обучения (если применимо)
  • Статус на полный или неполный рабочий день
  • Смена (если применимо)

Избегайте использования любых слов или фраз, которые могут предполагать гарантию будущая занятость. Общество управления человеческими ресурсами рекомендует избегать таких терминов, как «гарантия занятости», «мы семейная компания» или «в будущем».

3. Информация о заработной плате и соответствующих бонусах / комиссиях

Включите подробную информацию о компенсации и периоде оплаты вашего потенциального сотрудника.Установите почасовую, еженедельную или посуточную компенсацию, чтобы ваш потенциальный сотрудник не ожидал получить компенсацию за весь год, если работа завершится до конца года.

Также включите информацию о том, перед кем будет подчиняться ваш сотрудник, даже если это вы, и включите краткое предложение о периодах оценки, например: «ваша работа будет оцениваться после трех месяцев работы, а в дальнейшем - ежегодно».

4. Пособия и оплачиваемый отпуск

Включите краткое описание преимуществ, включенных в должность, а также требования к участникам и временные рамки для следующего:

  • Страхование здоровья
  • Страхование жизни
  • Краткосрочная и долгосрочная нетрудоспособность
  • 401 (k) или другой пенсионный план
  • Гибкий счет расходов (если применимо)
  • Помощь в обучении

Опишите любой оплачиваемый отпуск, который вы предлагаете дополнение к тем, которые требуются по закону (см. «Как выполнить соответствующие юридические требования» ниже).Включите соответствующую информацию о больничных, личных днях, расписании отпусков и оплачиваемых выходных / отпускных днях.

5. Условия занятости

Укажите все условия найма, которым должен соответствовать кандидат. Это может включать прохождение тестов на наркотики, удовлетворительные ответы на проверку биографических данных, готовность подписать соглашения о конфиденциальности о вашем бизнесе и продуктах, заполнение формы I-9 для проверки разрешения на работу в США и соблюдение иммиграционного законодательства, если применимо.

Если кандидат работал на конкурента или аналогичную компанию, рассмотрите возможность включения условия найма, согласно которому работник не будет связан соглашениями о недопустимости конкуренции или другими соглашениями с предыдущими работодателями. Когда ваш кандидат подписывает письмо с предложением, он фактически подтверждает, что у него нет предыдущих соглашений с работодателем.

6. Работа по желанию

В США письма с предложениями для новых сотрудников должны включать так называемое «заявление по желанию».Это помогает прояснить, что отношения работодателя и сотрудника не являются контрактом, который обязывает вас и сотрудника заключать договор на определенный срок.

Заявление по желанию означает, что вы можете уволить сотрудников, когда захотите, с указанием причины или без нее. Это также позволяет вашему сотруднику уйти в отставку в любое время.

7. Время ответить / Дата ответа

Не забудьте указать дату «Пожалуйста, ответьте до».

Чтобы процесс приема на работу продолжался и чтобы избежать длительного периода ожидания, в течение которого ваш второй кандидат может принять работу в другом месте, убедитесь, что ваш потенциальный новый сотрудник знает, когда истекает срок действия предложения о работе, с указанием даты, к которой вам понадобится его ответ .Включите такую ​​строку, как: «Пожалуйста, ответьте до понедельника, 4 июня, и сообщите мне, хотите ли вы принять это предложение. Я надеюсь на возможность совместной работы ».

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашей подробной статьей о составлении предложений о работе .

Оставайтесь на правильной стороне закона - как выполнять соответствующие юридические требования

Как только ваш кандидат примет ваше предложение о работе, самое время сделать его официальным сотрудником. Помимо вздоха облегчения и, возможно, праздничного обеда, есть еще несколько юридических требований, которые нужно проверить.

A - Подайте заявку на получение идентификационного номера работодателя (EIN), также известного как федеральный идентификационный номер, который вы будете использовать для подачи налоговой информации, касающейся ваших сотрудников . Когда вы становитесь работодателем, вы должны удерживать, вносить депозиты, отчитываться и платить налоги на занятость. Вот что вам нужно знать.

  1. Если у вас еще нет идентификационного номера работодателя (EIN), также известного как федеральный налоговый идентификационный номер, подайте заявку на его получение онлайн.
  2. Затем укажите, что ваш сотрудник известен как штатный сотрудник.Согласно IRS, это означает, что вы, как владелец бизнеса, «контролируете услуги, которые будут предоставляться, и то, как это будет сделано». Другие налоговые классы работников включают штатных сотрудников, сотрудников, не являющихся штатными сотрудниками, и независимых подрядчиков. Знание налогового статуса занятости вашего работника поможет вам определить, как относиться к платежам, которые вы производите работнику, когда дело касается налогов.
  3. Настройте налоговый учет для каждого сотрудника. Посетите страницу налогового учета занятости IRS, чтобы ознакомиться с актуальным списком того, что требуется.По крайней мере, ожидайте создания записей по федеральному подоходному налогу, социальному обеспечению, медицинскому обслуживанию и федеральному налогу на безработицу (FUTA) для каждого сотрудника.
  4. Узнайте, как удерживать и депонировать федеральный подоходный налог, социальное обеспечение, медицинское обслуживание и федеральный налог на безработицу (FUTA) для каждого сотрудника, посетив страницу IRS Understanding Employment Taxes.
  5. Посетите веб-сайт правительства вашего штата, чтобы найти налоговые формы штата, необходимые для каждого сотрудника, и узнать, что вам нужно будет заполнить для каждого из них.

B - Партнер с поставщиком заработной платы .Этот партнер должен не только следить за тем, чтобы вашим сотрудникам платили точно, но и обрабатывать документы для удержания налогов. Варианты для владельцев малого бизнеса включают системы расчета заработной платы, такие как Intuit Payroll, OnPay, Gusto, PayChex или Patriot Payroll.

Ваша система расчета заработной платы должна рассчитывать и удерживать налоги на социальное обеспечение, налоги на сотрудников и компенсацию работникам. Используйте его для ежеквартальной подачи налоговой декларации на заработную плату, а затем автоматически отправляйте причитающиеся квартальные налоги штата и федеральные налоги на заработную плату.Некоторые системы расчета заработной платы имеют дополнительные функции и могут также интегрироваться с вашей программой льгот или системой бухгалтерского учета. Они также создают отчеты, которые помогут вам более эффективно управлять своим бизнесом и кадровыми потребностями.

C - Посетите веб-сайт Министерства труда США, чтобы получить и разместить плакаты , необходимые для работы. Хотя DOL предоставляет бесплатные электронные копии плакатов - некоторые на других языках, - в некоторых случаях вам придется платить за печатные версии.

D - Сообщите о своем новом найме в государственный справочник .Зарегистрируйтесь в Программе отчетности вашего штата о новых сотрудниках. Федеральные законы и законы штата требуют, чтобы работодатели сообщали обо всех новых приемах на работу в течение 20 дней после приема на работу или даже раньше, в зависимости от вашего штата.

E - Получить соответствующее страхование . Это включает компенсационное страхование работников, отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни в соответствии с требованиями вашего штата. Страхование компенсации работникам защищает работников и работодателей, предоставляя пособия наемным работникам, страдающим производственными травмами или заболеваниями, и даже предоставляет семье умершего работника финансовое пособие; требования значительно различаются в зависимости от штата.

В зависимости от вашего штата вам, возможно, придется платить страховку по безработице. Найдите более подробную информацию на веб-сайте правительства вашего штата. Если ваш бизнес находится в одном из следующих штатов, существуют требования к страхованию по инвалидности, предусмотренные государством:

  • Калифорния
  • Гавайи
  • Нью-Джерси
  • Нью-Йорк
  • Род-Айленд
  • Пуэрто-Рико

В зависимости от отрасли и местоположения рассмотрите возможность защиты своего бизнеса с помощью гарантии верности.Эти облигации помогают защитить предприятия от убытков из-за мошенничества и краж сотрудников. Наконец, вы можете выбрать предоставление медицинского страхования и пенсионных пособий. Вы можете узнать больше в руководстве SBA, Наем и управление сотрудниками .

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашей подробной статьей о юридических требованиях работодателя.

Помогите своим сотрудникам оказать влияние - Как привлечь новых сотрудников

Вы только что потратили много времени и денег на найм нового сотрудника, поэтому вы, естественно, хотите, чтобы он добился максимального успеха в своей роли.С этой целью не стоит недооценивать важность эффективного адаптации, которое может ускорить продуктивность вашего нового сотрудника на 60 процентов. Организации, которые уделяют внимание процессам адаптации, не только быстрее получают продуктивных сотрудников, но и нанимают сотрудников, которые остаются в их компании на более длительный срок. Общество управления человеческими ресурсами (SHRM) отмечает, что «хорошая адаптация приводит к хорошему уровню удержания», приводя пример компании, у новых сотрудников на 69 процентов больше шансов остаться в компании в течение трех лет после посещения структурированной ориентационной программы. .

Итак, что включает в себя отличный процесс адаптации? Все, от получения надлежащих документов и объяснения преимуществ до предложения плана обучения и проведения командного обеда. Чтобы все прошло гладко, спланируйте их первый рабочий день намного раньше фактического срока. Подготовьте административные элементы и рабочее оборудование и оповестите всех действующих членов команды, при необходимости внесите в их календари. Если есть возможность, выделите в этот день время в своем собственном расписании, чтобы провести экскурсию, представить и лично поделиться более подробной информацией об истории и целях вашего малого бизнеса.

Чтобы получить помощь по эффективному адаптации новых сотрудников, ознакомьтесь с нашим контрольным списком для ориентации сотрудников. Также важно, чтобы вы создали рабочие процессы для обязанностей нового сотрудника. Это может значительно упростить обучение сотрудников и сэкономить ваше время в долгосрочной перспективе.

Сохраните своих сотрудников - Как сохранить своих сотрудников путем создания позитивной культуры

Как видите, набор и прием на работу нового сотрудника - нелегкое дело.Это требует много времени и усилий, что может временно отвлечь ваше внимание от других аспектов вашей роли. Итак, убедитесь, что после того, как вы наняли отличного сотрудника, вы сделаете все возможное, чтобы поддержать его и сохранить в своей команде. Хорошая новость заключается в том, что, хотя текучесть кадров может стоить в среднем одну треть чьей-либо зарплаты, текучесть кадров можно предотвратить в 75% случаев, что означает, что вы можете избежать расходов, связанных с увольнением сотрудника.

Итак, как вы это делаете? Воспитывайте прозрачную и позитивную культуру.Держите своих сотрудников в курсе, вовлекайте их в свою работу и с удовольствием назовите вас своим работодателем. Попробуйте следующие стратегии:

  • Предлагайте большие льготы, включая дополнительные льготы с налоговыми льготами, такие как помощь по уходу за иждивенцами, скидки для сотрудников и полурегулярные групповые обеды. Почти две трети сотрудников говорят, что льготы являются очень важным фактором, когда речь идет о том, как они относятся к своей работе и своей компании. А когда сотрудники довольны своими преимуществами, вероятность того, что они будут удовлетворены своей ролью, примерно в четыре раза выше.
  • Проведите собеседование во время пребывания , чтобы сохранить и инвестировать в ваших наиболее эффективных сотрудников, и проведите собеседование при выходе , чтобы понять, почему люди уходят и как вы можете улучшить. Данные опроса показали, что высокоэффективные сотрудники часто менее вовлечены, чем низкоэффективные. Интервью на время пребывания - отличный способ показать своих высокопроизводительных сотрудников, чем вы заботитесь об их счастье на работе.
  • Предлагать профессиональное обучение и другие формы повышения квалификации . По данным Adecco Staffing за 2018 год U.S. Отчет о трудовых ресурсах, 20 процентов сотрудников уходят в отставку, потому что не видят возможностей для роста со своим бывшим работодателем. В том же отчете более трех четвертей респондентов заявили, что хотели бы остаться у одного работодателя в течение пяти или более лет, а это означает, что у вас есть реальная возможность удержать своих лучших членов команды, если вы будете способствовать их карьерному росту.

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашей подробной статьей о найме и удержании сотрудников.

Когда придет время, наем сотрудников станет одним из самых важных дел, которыми вы будете заниматься как владелец малого бизнеса.Постоянный успех вашего бизнеса зависит от того, чтобы собрать правильную команду, чтобы обеспечить наличие у вас нужных навыков, личностей и взаимоотношений для обслуживания растущей клиентской базы.

Хотя различные шаги могут показаться сложными, не расстраивайтесь из-за объема работы, связанной с наймом новых сотрудников. Ведь то, что вам нужна помощь, - отличный знак - это означает, что ваш бизнес расширяется.

Мы надеемся, что вы сможете использовать это руководство в качестве основы для планирования собственного процесса найма, экономии времени и снижения стресса.Удачи приветствовать вашего нового члена в своей бизнес-команде!

Хотите сделать больше за день? Загрузите наше бесплатное руководство: 21 день, чтобы стать более продуктивным владельцем малого бизнеса

Наем сотрудников - Помощь малому бизнесу

Вам нужно много знать о найме сотрудников. Хорошим местом для начала процесса найма является business.gov.au - Наем сотрудников. Это поможет вам понять ваши обязательства перед правительством, включая налоги и пенсионное обеспечение.

Знать закон

Перед тем как нанять нового сотрудника, вам необходимо убедиться, что вы знаете свои права и обязанности.

Минимальные условия найма основываются на присуждении, зарегистрированном соглашении и трудовом договоре, а также Национальных стандартах занятости (NES). Чтобы найти подходящую награду, используйте наш инструмент «Найди мою награду». Чтобы узнать, применяется ли зарегистрированное соглашение, посетите веб-сайт Комиссии по справедливому труду.

Как правильно платить

Чтобы определить правильную оплату при приеме на работу нового сотрудника, вам необходимо определить статус занятости человека - будет ли он работать полный, неполный или временный сотрудник.Посетите нашу страницу Типы сотрудников, чтобы узнать разницу. Затем вы можете найти применимые минимальные ставки заработной платы, штрафы и надбавки с помощью нашего калькулятора оплаты.

Часы работы

Работодатели и сотрудники должны работать вместе и заранее согласовывать часы работы и состав. У нас есть несколько шаблонов, которые могут вам в этом помочь.

Узнайте больше о своих обязанностях в разделе «Часы работы».

Расчетные ведомости и учет

Работодатели должны вести письменный учет рабочего времени и заработной платы всех сотрудников и выдавать им ведомость заработной платы в течение одного рабочего дня после выплаты заработной платы.Чтобы узнать больше, перейдите на нашу страницу платежных ведомостей и учета.

Сделайте это прямо с самого начала

Важно установить хорошие рабочие отношения в начале работы. Чтобы это произошло, вы можете сделать несколько вещей.

Индукция

Найдите время, чтобы пройти вводный курс с вашим новым стартером. Используйте это время, чтобы сообщить о своих ожиданиях и дать им возможность задать вопросы. Это также помогает сотрудникам чувствовать себя информированными, желанными и готовыми выполнять свою работу.

Производственные рабочие места

В течение первых нескольких недель работы работодатели и работники должны организовать время для определения целей и ожиданий. Вы можете использовать эту возможность, чтобы обрисовать потребности в обучении и вместе составить план, обеспечивающий их удовлетворение.

Связь

Общение - важная часть хороших рабочих отношений. Организуйте регулярные встречи, чтобы получать отзывы о производительности и обсуждать любые вопросы или проблемы на раннем этапе, прежде чем они перерастут в проблемы на рабочем месте.

Наем ученика или стажера

Наем ученика или стажера может стать отличным вложением для вашего бизнеса. Стажировка или стажировка - это хорошая возможность для обучения на рабочем месте во время обучения для получения квалификации.

Если вы нанимаете ученика, воспользуйтесь нашим Руководством по найму ученика (DOCX) (PDF), чтобы понять свои обязанности. Вы также можете найти дополнительную информацию на нашей странице учеников и стажеров.