Правила записи в трудовой книжке: Правила внесения записей в трудовую книжку

Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу

Недавно мы писали о том, как правильно организовать работу по приобретению и обороту трудовых книжек. Сегодняшний материал посвящен тому, как заполнять этот документ при приеме сотрудника и его переводе. Важно делать это правильно, ведь в страховой стаж работника засчитываются только те периоды, которые оформлены в полном соответствии с законом.

Общие правила записи в трудовых книжках

Трудовые книжки должны заполняться по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Общие правила таковы:

1. На титульном листе недопустимо производить каких-либо исправлений. Если допущена ошибка, то вносить правки в запись нельзя. Такой бланк трудовой книжки считается испорченным и подлежит уничтожению.
2. Даты следует указывать в цифровом формате, например, 01. 03.2019. Применение словесно-цифрового формата является не совсем корректным способом заполнения, но на практике работодателей за это не наказывают.
3. Запись должна производиться аккуратно, шариковый, перьевой либо гелевой ручкой.
4. В трудовой книжке нельзя указывать каких-либо сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» и так далее.
5. Все записи в ТК должны нумероваться в пределах соответствующего раздела.

Возникает вопрос: нужно ли нумеровать записи, сделанные в связи с переименованием работодателя? Здесь есть небольшое противоречие: инструкция № 69 требует, чтобы такие записи не нумеровались, а в постановлении № 225 сказано, что должны быть пронумерованы все записи. В юридической практике в таком случае применяется правило из того нормативного акта, который имеет большую юридическую силу.

В данном случае это постановление № 225. То есть получается, что нумеровать записи о переименовании работодателя все-таки более правильно. То же самое относится к записям об общем стаже при выдаче дубликата трудовой книжки. Однако опять же на практике допустим как вариант с нумерацией спорных записей, так и без нее. Проверяющие органы за это никаких санкций не накладывают.

Кадровиков часто интересует и другой вопрос — может ли организация ставить штамп со своим наименованием в трудовой книжке вместо того, чтобы писать его от руки? Если исходить четко из требований нормативных актов, то применение штампы не совсем корректно. Но на практике это допускается, то есть ПФР принимает такие трудовые книжки у работников без каких-либо вопросов. Важный момент — если вы используете штамп, то ставьте его

аккуратно и строго в пределах отведенной графы и строки.

Заполнение титульного листа

Если вы первый работодатель нанимаемого сотрудника, то должны оформить ему трудовую книжку «с нуля». Это придется сделать и в том случае, если новый работник утратил ТК и не имеет желания ее восстанавливать у бывшего работодателя.

На титульном листе указывается:

1. ФИО и дата рождения. Указывается в полном соответствии с документом, удостоверяющим его личность. Ошибка хотя бы на одну букву или цифру создаст большие проблемы для работника в будущем. Не исключено, что ему впоследствии придется обращать в суд для признания того факта, что трудовая книжка действительно принадлежит именно ему.
2. Образование работника. Указывать его нужно строго на основании документов об образовании. Важно учесть, что в 2015 году классификация образования изменилась. Например, сейчас нет такого вида, как среднее профессиональное или высшее профессиональное образование. Для сотрудников с высшим образованием можно указать, какую ступень они окончили, то есть прописать образование
   «высшее магистратура» или «высшее бакалавриат». Но допустима и формулировка «высшее».
3. Профессия, специальность работника. Эти сведения также нужно указать из документа об образовании. Бывает, что работник получил образование по направлению подготовки, то есть специальность, профессия либо квалификация ему не присвоена. В таком случае эту строку можно оставлять пустой.
4. Подпись работника.
5. Дата заполнения. Бланк ТК предполагает запись этой даты в словесно-цифровом формате, хотя в инструкции написано иное. На практике это проблем не вызывает, поэтому допустимы оба варианта.
6. Подпись лица, ответственного за ведение ТК. В бланке указано, что подпись должна быть разборчивой, поэтому часто вместо подписи ответственные сотрудники прописывают свою фамилию. Это неверная практика, хотя она и очень распространена. Фамилия сотрудника кадровой службы может быть указана — это не является нарушение, но личная подпись при этом также должна быть.
7. Если работодатель использует печать, то ее нужно поставить на титульном листе трудовой книжки.

Важно! Поскольку раньше применение печатей было обязательным для всех, то трудовые книжки старых образцов должны быть с печатями. Вместе с тем работодатель не вправе делать выводы о том, что ТК без печати является недействительной.

Мнение о недействительности ТК без печати есть, и его источником является Пенсионный фонд. Органы ПФР зачастую раньше отказывали пенсионерам в принятии книжек без печатей, но

суды всегда в таких спорах поддерживают граждан. Судьи говорят о том, что работники не обязаны нести ответственность за ошибки своих работодателей.

Если изменилась фамилия

Выше мы рассказали о том, что вносить исправления на титульном листе трудовой книжки нельзя. Но если у работника произошло изменение какой-то личной информации, например, фамилии, то такие сведения в ТК отразить необходимо. Правила внесения изменений следующие (на примере фамилии):

• старая фамилия зачеркивается;
• новая фамилия указывается рядом;
• на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается запись о том, что фамилия изменена, а также документ, на основании которого это произошло;
• тут же ответственный сотрудник (инспектор по кадрам) ставит свою подпись с расшифровкой, а также печать работодателя или отдела кадров.

Часто бывает, что место в строке для указания новый фамилия не остается. Что делать в таком случае? Правила этот вопрос не регламентируют. Но специалисты-практики рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строчки с зачеркнутой фамилией. Однако бывает, что и этого пространства недостаточно. Например, человек меня фамилию несколько раз либо она очень длинная. В таком случае специалисты советуют вшить в трудовую книжку вкладыш. Обычно вкладыши вшивают, когда заканчиваются страницы для указания трудовой деятельности гражданина. Но это можно сделать в случае, если кончилось место на титульном листе.

Вверху титульного листа делается отметка о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера, а сам вкладыш учитывается в книге движения трудовых книжек.

Запись о приеме на работу

При найме на работу

порядок заполнения трудовой книжке такой:

1. В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
2. В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
3. В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
4. В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
   • отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
   • делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.

   Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.

5. В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.

Печатью запись о приеме на работу не заверяется.

Запись о переводе

Переводом считается смена должности, структурного подразделения или направление работника в другую местность вместе с работодателем.

Важное правило: в трудовой книжке отражаются только постоянные переводы. Если работник переводится временно, запись не делается.

Порядок записи при переводе такой:

1. В графе 1 указывается номер записи.
2. В графе 2 — число, месяц и год перевода.
3. В графе 3 указывается, куда и кем сотрудник переведен.
4. В графе 4 — ссылка на приказ также, как при приеме на работу.

Временный перевод может стать постоянным — условия этого прописаны в статье 72.2 Трудового кодекса. Это бывает, когда срок временного перевода окончился, но прежняя работа сотруднику не предоставлена, а он этого не потребовал и продолжает работать дальше. В этом случаем считается, что условие о временном характере перевода больше не действует. Перевод считается постоянным с даты перевода (то есть задним числом), а значит, его нужно отразить в трудовой книжке.

Как правильно оформить такой перевод? Опять же, правила не регулируют этот вопрос. Но Роструд в частных разъяснения предлагает такую схему:

1. С работником заключается дополнительное соглашение, в котором указывается, что ранее осуществленный времени перевод является постоянным.
2. Издается приказ о том, что временный характер перевода отменяется.
3. В трудовой книжке делается запись о переводе с указанием в качестве основания обоих приказов: первичного, которым сотрудник был временно переведен, а также приказа из пункта 2.

Остается невыясненным один момент, пояснить который проще на примере. Допустим, работник с 1 марта 2018 года получил временный перевод, а 1 марта 2019 года он был признан постоянным. Какой датой делать запись в трудовой книжке? Тут возможны два варианта:

1. Сделать запись датой признания перевода постоянным, то есть от 01.03.2019. Тогда в графе 3 нужно будет указать: «01.03.2018 переведен…» далее куда и кем.
2. Сделать запись датой перевода, то есть от 01.03.2018. В этом случае нужно просто указывать, куда и кем сотрудник переведен.

Вне зависимости от того, какой выбирается вариант, в графе 4 должна идти ссылка на оба приказа.

Пример записи при временном переводе, ставшим постоянным

В раздел «Сведения о работе» также вносятся записи:

• о военной службе — пример оформления на изображении ниже: Рис
• о совместительстве — по желанию работника на основании его заявления;
• о курсах повышения квалификации и профессиональной переподготовке. Обычно такие записи делаются, если работник принес в отдел кадров подтверждающие документы.

В следующей части расскажем о том, как в трудовых книжках делать записи об увольнении и исправлять ошибки.

Внесение записей в трудовую книжку работника: правила и порядок оформления — образец

2.8 «> 2.3.8 ИЛИ 1.2.3.10.9 «> 2.3.10.8 «>

№ записи	Дата					Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
		число	месяц	год
1	2					3	4
				Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)
11	01	08	2012	Принят на должность юрисконсульта 2 категории	Приказ №1к от 01.08.2012
12	02	08	2012	Принят в юридический отдел на должность юрисконсульта 2 категории	Приказ №2к от 02.08.2012
12	02	08	2012	Принят на должность учителя русского языка и литературы	Приказ №2к от 02. 08.2012
12	02	08	2012	Принят на должность мастера буровой для выполнения работ вахтовым методом	Приказ №2к от 02.08.2012
12	02	08	2012	Принят на должность газовщика 2 разряда	Приказ №2к от 02.08.2012
13	21	01	2013	Присвоен 3 разряд по должности газовщика	Приказ №12 от 21.01.2013
13	21	01	2013	Установлена вторая профессия «Газорегенераторщик» 2 разряда	Удостоверение №12 от 21.01.2013
12	01	10	2012	Принят на должность водителя	Приказ №5к от 01.10.2012
12	02	08	2012	Принят в ректорат на должность проректора по учебной части	Приказ №2к от 02.08.2012
12	02	08	2012	Принят на должность начальника службы безопасности	Приказ №2к от 02.08.2012
3	02	08	2012	Принят на должность маляра-штукатура	Приказ №2к от 02.08.2012
13	03	08	2012	Назначен на должность директора	Протокол собрания №3 от 03.08.2012
13	06	08	2013	Переведен на должность юрисконсульта 1 категории	Приказ №4к от 06.08.2013
13	07	08	2013	Переведен в отдел корпоративного права на должность эксперта	Приказ №5к от 07.08.2013
13	08	08	2013	Принят на работу по совместительству в отдел кадров на должность инспектора по кадрам	Приказ №6к от 08.08.2013
13	09	08	2013	Принят на работу по совместительству в Общество с ограниченной ответственностью «Лютик» в юридический отдел на должность юрисконсульта	Приказ ООО «Лютик» №7к от 09. 08.2013
12	12	08	2013	Принят на работу по совместительству на должность инспектора по кадрам	Приказ №8к от 12.08.2013
12	13	08	2013	Принят на работу по совместительству в Общество с ограниченной ответственностью «Лютик» на должность юрисконсульта	Приказ ООО «Лютик» №9к от 13.08.2013
14	14	08	2013	Назначен на должность директора Общества с ограниченной ответственностью «Лютик» по совместительству	Протокол собрания ООО «Лютик» №10 от 14.08.2013
				Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка») 15. 08.2013 переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Лютик» (ООО «Лютик»)	Приказ №11 от 15.08.2013
				Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка») 16.08.2013 реорганизовано путем присоединения к Обществу с ограниченной ответственностью «Лютик» (ООО «Лютик»)	Приказ №12 от 16.08.2013
				Должность «юрисконсульнт 2 категории» с 21.01.2013 переименована в «младший юрисконсульт»	Приказ №12 от 21.01.2013
1	19	08	2013	Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 01.08.2012 по 01.08.2013	Военный билет АС №131313
13	20	08	2013	Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового Кодекса Российской Федерации	Приказ №14к от 20. 08.2013
13	21	08	2013	Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока его действия, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №15к от 21.08.2013
13	22	08	2013	Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №16к от 22.08.2013
13	23	08	2013	Трудовой договор растрогнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №17к от 23.08.2013
13	26	08	2013	Трудовой договор растрогнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №18к от 26. 08.2013
13	27	08	2013	Трудовой договор растрогнут в связи с несоответствием работника занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации, пункт 3 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №19к от 27.08.2013
14	28	08	2013	Трудовой договор расторгнут в связи со сменой собственника имущества организации, пункт 4 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №20к от 28.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор расторгнут в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29. 08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор расторгнут в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей — прогулом, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор расторгнут в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей — появлением работника на работе в состоянии алкогольного опьянения, подпункт «б» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор расторгнут в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей — разглашением коммерческой тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, подпункт «в» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор расторгнут в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей — совершением по месту работы хищения, установленного вступившим в законную силу приговором суда, подпункт «г» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодеса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор расторгнут в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей — установленным комиссией по охране труда нарушением работником требований охраны труда, повлекшего за собой тяжкие последствия (авария), подпункт «д» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодеса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор расторгнут в связи с совершением работником, непосредственно обслуживающим материальные ценности, виновных действий, дающих основание для утраты доверия со стороны работодателя, пункт 7 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор расторгнут в связи с совершением аморального проступка, несовместимого с продолжением работы, пункт 8 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
14	29	08	2013	Трудовой договор расторгнут в связи с принятием необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества организации необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества организации,пункт 9 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
14	29	08	2013	Трудовой договор расторгнут в связи с однократным грубым нарушением своих трудовых обязанностей, пункт 10 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор расторгнут в связи с представлением работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора, пункт 11 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор прекращен в связи с переводом работника по его просьбе на работу к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	19	08	2013	Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с реорганизацией организации, пункт 6 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 19.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем, пункт 9 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	01	10	2013	Трудовой договор прекращен в связи с призывом работника на военную службу, пункт 1 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 01.10.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор прекращен в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению суда, пункт 2 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор прекращен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор прекращен в связи с осуждением работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу, пункт 4 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор прекращен в связи с признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, пункт 5 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор прекращен в связи с наступлением чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия), пункт 7 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор прекращен в связи с дисквалификацией, исключающей возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору, пункт 8 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор прекращен в связи с лишением работника права на управление транспортным средством, что влечет за собой невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору, пункт 9 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор прекращен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, так как выполняемая работа требует такого допуска, пункт 10 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор прекращен в связи с отменой решения суда о восстановлении работника на работе, пункт 11 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор прекращен в связи с возникновением установленных Трудовым кодексом и исключающих возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору ограничений на занятие определенными видами трудовой деятельности, пункт 13 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор прекращен в связи с нарушением установленных правил заключения трудового договора, исключающим возможность продолжения работы, пункт 11 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор расторгнут по истечении срока альтернативной гражданской службы, абзац 2 пункта 1 статьи 23 Федерального закона «Об альтернативной гражданской службе» №113-ФЗ от 25.07.2002	Приказ №21к от 29.08.2013
13	29	08	2013	Трудовой договор расторгнут в связи с неисполнением решения собрания участников, п. 6.7 трудового договора №1 от 01.08.2012, пункт 3 статьи 278 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ №21к от 29.08.2013
13	03	08	2012	Трудовой договор аннулирован в соответствии с частью 4 статьи 61 Трудового кодекса Российской Федерации, приказ о приеме №2к от 02.08.2012 отменен	Приказ №3к от 03.08.2012
				Менеджер по персоналу «подпись» А.А. Иванова печать
				Работник «подпись» Б.Б. Петров

Исправление записи в трудовой книжке — Юридическая консультация

1. Возможность внесения исправлений в трудовую книжку прямо предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

В соответствии с п. 27 указанных правил в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Пунктом 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей установлено, что если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Необходимо отметить, что трудовым законодательством не предусмотрена выдача трудовых книжек работникам на руки, за исключением случаев увольнения работника или в целях обязательного социального страхования работника (ст. 62 Трудового кодекса РФ).

Таким образом, работник имеет право обратиться с заявлением о внесении изменений в трудовую книжку:

• к старому работодателю, если работодатель все еще осуществляет деятельность, и трудовая книжка находится на руках у работника;
• к правопреемнику старого работодателя в случае его реорганизации, и если трудовая книжка находится на руках у работника;
• к новому работодателю, если старого работодателя уже не существует и у него нет правопреемников;
• к новому работодателю, если трудовая книжка не находится на руках у работника и у работника есть официальный документ от старого работодателя, подтверждающий его ошибку. В данном случае такой документ – приказ об увольнении.

 

2. По вопросу об исчислении трудового стажа на новом месте работы трудовым законодательством предусмотрено следующее.

В соответствии с абз. 3 ч. 1 ст. 65 Трудового кодекса РФ лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю, среди прочих документов, трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности.

Согласно ч. 5 данной статьи в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

В силу ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Таким образом, новый работодатель при отсутствии у работника трудовой книжки по заявлению поступающего на работу был обязан оформить ему новую трудовую книжку работника (если работник не отказался от ведения «бумажной» трудовой книжки в соответствии с ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»).

Кроме этого, во исполнение требований ст. 66.1 Трудового кодекса РФ с 1 января 2020 г. все работодатели обязаны направлять в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности, которые в силу ч. 3 ст. 66.1 Трудового кодекса РФ могут быть использованы для исчисления трудового стажа работника.

На основании изложенного, в рассматриваемом случае сведения о времени работы у нового работодателя должны учитываться при исчислении трудового стажа работника.

 

Трудовые книжки надо будет вести по новым правилам. Что меняется и какие странности обнаружились?

Недавно был опубликован Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021, которым вводится новый порядок ведения бумажных трудовых книжек, а также новая форма трудовой книжки.

При этом ныне действующая Инструкция № 69 от 10.10.2003 будет отменена.

Новые правила заработают с 1 сентября 2021 года и будут действовать до 1 сентября 2027 года.

Отметим, что новый порядок был представлен на общественное обсуждение в январе этого года. Потом в марте проект был изменен. Мы об этом писали.

Между тем уже принятый приказ отличается от того проекта. Поэтому в этом материале — обзор новых правил, которые зарегистрированы в Минюсте.

И кстати, в тексте мы нашли некоторые странности.

Меняется форма трудовой книжки и вкладыша к ней

Изменения несущественные. В частности, меняется количество разворотов, отведенных под сведения о работе и разворотов для отражения награждений.

При этом можно спокойно пользоваться старыми бланками трудовых и вкладышей, если у работодателя имеется их запас.

Ранее Минтруд разъяснял, что новые трудовые будут применяться с 2023 года. Однако в принятом Приказе об этом речи нет. Он вступает в силу с 1 сентября 2021.

Запись в трудовую книжку по-прежнему будет вноситься основным работникам, которые проработали более 5 дней

Отметим, что сначала Минтруд хотел отменить это 5-дневное правило, и заполнять трудовую надо было даже на тех, кто отработал всего 1 день. Но в окончательный вариант документа это не вошло.

Кроме того, в новом Приказе нет нормы о том, что запись на сотрудников, впервые устроившихся на работу, вносится в их присутствии. Дело в том, что на таких сотрудников с 2021 года бумажные трудовые вообще не ведутся.

Записи в трудовую книжку можно будет вносить не только ручкой

По новым правилам записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).

В трудовую книжку дистанционного работника записи вносятся по его желанию

В новых правилах говорится, что по желанию дистанционного работника сведения о его работе вносятся работодателем в его бумажную трудовую книжку при условии ее предоставления работником. Дистанционщик может направить трудовую по почте заказным письмом с уведомлением.

Записи о работе и переводе должны быть внесены в течение 5 рабочих дней

Сейчас на внесение этих записей дается неделя. В новых правилах — 5 рабочих дней, что, собственно, практически одно и тоже.

Прописаны правила внесения записи о временном переводе, ставшем постоянным

В графе 2 надо будет указывать дату фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом.

В графе 4 — реквизиты приказа, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе.

Очевидно, это два разных приказа, но в Правилах он упоминается в единственном числе.

Уточнили правила внесения записей о совместительстве

По-прежнему делать запись будет основной работодатель. Но если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он при этом не осуществляет трудовую деятельность, для внесения такой записи он вправе обратиться к работодателю, у которого он ранее осуществлял работу по совместительству.

Записи о приеме на работу по совместительству и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации.

При этом запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда работа по совместительству имела место до трудоустройства к работодателю, работа у которого для работника является основной.

Правила исправление записей в трудовой книжке не дописали

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Такое правило будет сейчас, оно же было и раньше.

Но, что удивительно, в новом приказе после этой фразы идет следующий абзац:

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.

Возникает резонный вопрос — в каком таком порядке? Ведь никакой порядок не описан.

А все дело в том, что между этими двумя абзацами должен быть еще один (он был в проекте). Вот он:

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» с такого-то числа и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Но этот абзац в Приказ Минтруда не вошел.

Меняются правила внесения записи об увольнении по собственному желанию

По новым правилам в случае увольнения надо будет указывать не только статью и пункт, но и ее часть.

Кроме того, теперь не будет разночтений по поводу формулировок записи об увольнении. Дело в том, что в действующих правилах, с одной стороны, указано, что формулировки записей должны соответствовать формулировкам ТК, а с другой стороны приведена конкретная формулировка увольнения по п.3 ст. 77, которая не соответствует той, что озвучена в ТК.

Из-за этого кадровики в недоумении — что писать: «уволен по собственному желанию» или «трудовой договор расторгнут по инициативе работника».

На эту тему мы, кстати, проводили опрос. Лидирует формулировка из ТК.

Так вот, в новых правилах пример об увольнении по собственному желанию вообще убрали. Хотя в проекте эта фраза была.

При увольнении переводом в трудовой книжке надо будет указать, куда уходит работник

Делая запись об увольнении переводом, надо будет указывать наименование организации или ИП, куда переводится сотрудник.

Расширился список награждений, о которых надо делать запись в трудовой

Добавился новый вид: награждение наградами Президента и Правительства, наградами федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (в отношении членов профсоюзов).

Уточнили порядок внесения информации о вкладыше, когда их много

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

В новых правилах указано, что делать, если на титуле трудовой уже не вмещается штамп об очередном вкладыше.

В этом случае такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.

Книга учета трудовых книжек будет произвольной формы и без сургуча

Форму книги учета бланков трудовой книжки и вкладыша и книги учета трудовых книжек по-прежнему надо вести.

Но унифицированных форм не будет. Работодатель будет самостоятельно разрабатывать эти книги.

Указанные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, ИП, печатью организации (при наличии).

Сотрудники не будут расписываться в личной карточке, книге, и трудовой

Сейчас с каждой вносимой в трудовую книжку записью о работе, постоянном переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Кроме того, при увольнении сотрудник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В новых правилах эти нормы исключили.

Также не требуется заверять подписью увольняемого сотрудника все записи, внесенные в книжку за время работы у соответствующего работодателя.

Государственная инспекция труда в Новгородской области

Информация представляется в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», утвержденными этим постановлением Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (с дополнениями и изменениями, установленными  Постановлением Правительства РФ № 132 от 01.03.2008 г.( далее Правилами), Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»

(далее Инструкция ),Трудовым кодексом Российской Федерации.

    Ответы формируются согласно Вашим запросам:

1.      Как правильно сделать в трудовой книжке запись о переименовании должности ?

В указанном вами примере: запись под номером 2 следует сделать:

графа 1- порядковый номер записи

 графа 2- дата внесения записи

графа 3- сделана правильно( должность…. переименована  в ….)

графа 4- приказ №…от…..( в данном случае приказ работодателя, а не министерства) . Работодатель должен издать свой приказ во исполнение Указания или приказа Министерства.

        2.Кто имеет право вносить изменения в трудовую книжку работника ? Как это сделать

правильно?

    Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.  Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Т.е. уполномоченным лицом может быть секретарь, кадровик, бухгалтер или иное лицо, на которого возложена эта функция.  Внесение изменений в раздел «Сведения о работе» приведены в разделе 3 Инструкции. Перечислю некоторые моменты, на которые нужно обратить внимание.

  Пунктом 11 правил и пунктом 1.1 Инструкции установлено, что в трудовой книжке недопустимы сокращения. Например, нельзя писать «Пр.» вместо слова «Приказ» и «Расп.» вместо «Распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. д. Аналогично нельзя сокращать слова «пункт», «часть», «статья» и «Трудовой кодекс Российской Федерации».

          Неправильную запись в трудовой книжке можно исправить. Основное правило таково: В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание, замазывание, подделывание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. (п. 1.2 Инструкции). Чтобы исправить ошибку, нужно внести запись со следующим порядковым номером (он проставляется в графе 1). В графе 2 указывается дата внесения правильной записи. В графе 3 нужно написать, запись за каким номером считается недействительной, а в графе 4 продублировать дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.

   Из пункта 27 Правил следует, что исправления в трудовую книжку должен вносить тот работодатель, который допустил ошибку. Но в то же время новый работодатель также может внести исправительную запись на основании официального документа прежнего работодателя. Такими документами могут быть заверенные прежним работодателем копии приказов о приеме и увольнении работника.

   Если организация, которая сделала неправильную запись, реорганизована или ликвидирована,  исправление должен сделать правопреемник, а в случае ликвидации организации — работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (например, справки из архива).( п.27 Правил)

   При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника за время его работы у работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (п. 35 Правил). Работник ставит подпись рядом с подписью работодателя или на следующей строке.

  На заполнение (внесение исправлений) раздела «Сведения о награждении» распространяются те же правила, что и на раздел «Сведения о работе».

   «Запись за номером таким-то недействительна» можно объединять с текстом новой правильной записи  или  же ее можно вносить с индивидуальным номером записи в графе

3        Если в тр.кн. перепутаны порядковые номера записей ,нужно ли это исправлять и как правильно это сделать?  (аналогично предыдущему вопросу)

        4. Если в тр.кн. неверно записано имя, фамилия или отчество работника, как это исправить, на основании каких документов, если организация, которая внесла запись, ликвидирована ?

     Работнику, столкнувшемуся с такой неприятностью, можно порекомендовать обратиться в суд для признания данной трудовой книжки принадлежащей именно ему. Данная рекомендация основана на сопоставлении норм двух основополагающих нормативных правовых актов о подтверждении стажа: п. 44 постановления Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и п. 26 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91. В них предусмотрено, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его именем, отчеством или фамилией, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении, факт принадлежности этого документа данному гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке – в зависимости от того, какие данные и вследствие каких обстоятельств не совпадают.

5.Правомерно ли записи в трудовой книжке заверять не печатью самой организации, а печатью отдела кадров ( канцелярии) учреждения ?

Правомерно, поскольку « все записи внесенные в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя…» Работодатель в данном случае- юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. У юридического лица существуют различные печати ( канцелярия, кадры, финансы и т.д.) Если лицо, уполномоченное заверять трудовую книжку- секретарь или кадровик, стало быть и печать они могут ставить соответствующую своей должности. Она все равно является печатью работодателя.            

 6. Считается ли ошибкой, если в трудовой книжке имеются расхождения в записях о приеме на работу ( с 25 сентября 1968 г) и об издании соответствующего приказа ( 17 ноября 1968)

На основании ст.68 Трудового кодекса РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. В соответствии со ст.66 Трудового кодекса РФ все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении- в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

      7.В трудовой книжке работника отсутствует запись об увольнении из организации. Сама организация ликвидирована. Как это можно исправить?

      В  случае ликвидации организации соответствующую запись должен внести работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (решения о ликвидации предприятия, приказа или справки из архива). Если после ликвидации  предприятия работник больше нигде не работал и не работает, то ему необходимо обратиться в суд для принятия соответствующего решения.

     8.Организация реорганизуется в форме присоединения к другой организации, становясь ее филиалом. Работники присоединяемой организации становятся работниками филиала присоединяющей организации. Как следует оформить трудовые отношения с данными работниками ? Подлежат ли они увольнению из присоединяемой организации или можно оформить их перевод на работу в присоединяющей организации ?

            В соответствии со ст.75 Трудового кодекса РФ  « Смена собственника имущества организации не является основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации», кроме руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера.     

     «Изменение подведомственности (подчиненности) организации или ее реорганизация

( слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации. Увольнение возможно только при отказе работника от продолжения работы в связи со сменой собственника либо изменением подведомственности. В случае изменения подведомственности в трудовой книжке делается  соответствующая запись

( Предприятие… переименовано в …. ).

         9. Работодателем в трудовую книжку работника не проставлен штамп организации и одной строкой внесена запись о приеме на работу и о наименовании организации ( т.е. окончание наименования организации и слово «принят» записаны в одной строке). Является ли это ошибкой и, как следствие, считается  ли такая запись недействительной?

    Ошибкой это не считается, если при увольнении работника в его трудовой книжке после подписи работодателя проставлена печать указанного предприятия.

   10. Как в настоящее время должна выглядеть запись о приеме и увольнении в трудовой книжке, вносимая индивидуальным предпринимателем? Какой документ нужно указывать в графе 4 раздела «Сведения о работе» ?

      Изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом № 90-ФЗ, обязали работодателя – индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на своих работников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому п. 35 Правил теперь также касается и «индивидуалов».

    В п. 35 Правил указано следующее: «…все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек…». Если индивидуальный предприниматель назначил лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, то проблем с заверением записей со стороны работодателя не возникает. Секретарь, бухгалтер или инспектор по кадрам внесет в трудовую книжку свою подпись как обычно. Если ведение трудовой книжки индивидуальный предприниматель осуществляет самостоятельно, то подпись может быть такой:  Работодатель Индивидуальный предприниматель…(подпись).  Как известно, наименование «индивидуальный предприниматель» не является наименованием должности. Но реквизит «подпись» не может быть неполным, поэтому допустима  подпись в таком виде.

   В  графе 4 раздела «Сведения о работе» — запись производится как обычно- на основании приказа ( распоряжения) работодателя. Поскольку ИП  тоже является работодателем, он должен издавать приказы( распоряжения) о приеме, увольнении и др

     11. В трудовой книжке работника на титульном листе нет печати организации, оформившей трудовую книжку. При этом в разделе «Сведения о работе» все заполнено правильно, первая и последующие записи о работе заверены печатью. Организации, которая оформляла трудовую книжку нет. Как исправить ошибку ?

    Роструд в своем письме от 28.08.2008 № 0807-1. ответил на такой вопрос следующее.

   «Вопросы, связанные с порядком ведения и хранения трудовых книжек, регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее — Инструкция).

В соответствии с пунктом 2.2 Инструкции первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

В то же время полагаем, что отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки при условии, что все записи о трудовой деятельности внесены правильно, не является автоматически основанием для признания трудовой книжки недействительной.

В случае, если печать организации отсутствует и местонахождение организации неизвестно, с нашей точки зрения, работнику для избежания в дальнейшем каких-либо конфликтных ситуаций следует обратиться в архив города, в котором находилась организация, и запросить копию приказа о приеме на работу или другие документы, подтверждающие факт существования данной организации, либо в суд в порядке особого производства с заявлением об установлении факта работы в организации, где должна была быть поставлена печать (факта, имеющего юридическое значение). При этом работодатель, в случае обращения к нему, полагаем, должен оказать необходимую помощь.

Кроме этого, Пенсионный фонд Российской Федерации в своей деятельности руководствуется, в частности, Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24.07.2002 г. № 555. в соответствии с пунктом 34 Правил период работы и иной деятельности после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица подтверждаются на основании сведений индивидуального персонифицированного учета. Федеральный закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», в котором закрепляется обязанность страхователя представлять в соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о работающих у него застрахованных лицах, вступил в силу на территории Российской Федерации 1 января 1997 года.

Таким образом, для целей пенсионного обеспечения после указанного периода времени первичным является наличие сведений индивидуального персонифицированного учета.

В соответствии с п. 6 названных Правил в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

 

Полагаем, что в рассматриваемой ситуации, если имеются документы, оформленные ответствующим образом, подтверждающие период работы до регистрации в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования, то в общем трудовом и страховом стаже могут быть учтены периоды работы по этим документам.

Основные правила заполнения и оформления трудовой книжки

Трудовая книжка (заполнение) —вопросы, связанные с этой частью делопроизводства, интересуют каждого работодателя. В этой статье мы рассмотрим общие вопросы заполнения трудовой книжки, в том числе главные правила ведения трудовых книжек, их правовую основу, а также правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу и увольнении. 

Трудовая книжка: как получить 

Трудовая книжка — важный документ, который удостоверяет трудовой стаж и трудовую деятельность работника. Эти сведения необходимы не только соискателю при поступлении на работу, но и гражданину для получения некоторых социальных гарантий, льгот, пенсии и т. д. Заполнение трудовой книжки, а также порядок ее заведения, хранения и учета регулируются, помимо Трудового кодекса, соответствующими постановлениями правительства и министерства труда.

Вид трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003 (введены в действие с 01.01.2004). Из этого документа можно узнать, как выглядит действующая форма трудовой книжки, но там не найти образец заполнения трудовой книжки 2017 года, только отдельные правила, касающиеся заполнения.

Кстати, трудовые книжки прежнего образца действительны по сей день и не подлежат обмену на новый образец. 

Порядок оформления трудовой книжки, пример правильного заполнения (образец)

Будущий сотрудник при трудоустройстве предъявляет свою трудовую книжку для оформления трудовых правоотношений с нанимателем. Если трудящийся устраивается на работу в первый раз, то по соответствующему заявлению организация-наниматель (или индивидуальный предприниматель) оформляет на трудящегося новую книжку. Наниматель делает запись в трудовую книжку на всех, кто проработал у него более 5 дней (не по совместительству, а на основном месте).

Наниматель, согласно порядку заполнения трудовой книжки, должен внести в нее следующие записи:

• о трудящемся;
• самой работе;
• внутренних и внешних переводах;
• об увольнении;
• наградах и заслугах работника. 

Важно: данные о взысканиях в трудовую книжку не заносятся, исключение может составить взыскание в виде увольнения работника.

Если у трудящегося есть не только основная работа, но и по совместительству, основной наниматель может, по инициативе самого работника и при наличии справки, которая подтвердит такое совместительство, сделать запись в трудовую книжку и о совместительстве в том числе.

Обязанность по организации работы по хранению, ведению и учету трудовых книжек возложена на нанимателя, а обязанность по непосредственному хранению, учету и ведению трудовой книжки, наниматель возлагает на сотрудника, назначенного приказом или распоряжением. Назначенный сотрудник (им в разных организациях могут быть специалисты по кадрам, кадровые делопроизводители, бухгалтеры, руководители и пр.) имеет право заполнять трудовые книжки и заверять своей подписью и печатью организации записи в них. Приказы о назначении уполномоченных лиц, как правило, проверяются трудовой инспекцией.

Важно: назначить ответственным за оформление трудовой книжки можно только того работника, у которого такие обязанности предусмотрены трудовым договором или должностной инструкцией. Если руководитель организации или индивидуальный предприниматель ведет кадровый учет самостоятельно, то он должен издать приказ о возложении функций по осуществлению кадрового учета на себя. Пример заполнения трудовой книжки при этом без проблем можно найти в Сети.

Подпишитесь на рассылку

Общие правила заполнения трудовой книжки по ТК РФ

Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу или при увольнении? Вот основные правила заполнения трудовых книжек 2017 года:

1. Трудовые книжки заполняются перьевыми, гелевыми или роликовыми авторучками, чернилами черного, синего или фиолетового цветов.
2. Цифры при заполнении трудовой книжки используются арабские, при этом дата и месяц — из 2 знаков, год — из 4 знаков. Для примера: 20.01.2017.
3. При оформлении используется государственный язык России, т. е. русский. Если в субъектах нашей страны введен дополнительный государственный язык, при заполнении трудовой книжки можно использовать его.
4. В трудовой книжке нельзя использовать сокращения, в том числе в названии должностей, приказов, распоряжений и пр. Все слова пишутся полностью.
5. Любые данные вписываются в трудовую книжку на основе соответствующего распоряжения (приказа) и должны в точности с ним совпадать.
6. Записи вносятся не позднее 7 дней со дня события, за исключением записи о приеме на работу (не позднее 5 дней) и увольнения (в день увольнения).
7. Каждой записи в трудовой книжке должен соответствовать свой порядковый номер. Из этого правила существуют следующие исключения:

• порядковый номер не ставится при переименовании работодателя;
• при заполнении дубликата трудовой книжки не пишется порядковый номер в случае записи о трудовом стаже;
• не нумеруются заголовки в разделе «Сведения о работе».

Трудящегося знакомят со всеми записями в трудовой книжке, за которые он расписывается в личной карточке, сведения в которую дублируются. 

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?

По трудовому законодательству у работника должна быть одна трудовая книжка, в которую работодатель вносит все необходимые записи. Однако иногда в силу различных жизненных обстоятельств может случиться так, что у работника обнаружится вторая трудовая книжка.

Это может произойти, например, если сотрудник уволился, потерял трудовую книжку, и при трудоустройстве на новую работу ему оформили новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ, письмо Федеральной службы по труду и занятости от 30.04.2008 № 1026-6). Впоследствии же работник нашел потерянную книжку. Так у него оказалось одновременно 2 документа.

В этом случае в законодательстве не прописано каких-либо санкций за наличие у работника 2 трудовых книжек. Работодатель также не имеет права как-либо оштрафовать сотрудника или отказать ему в приеме на работу по этому основанию (ч. 1 ст. 64 ТК РФ).

При этом работодатель должен вносить сведения о работе и иные необходимые записи только в одну из трудовых книжек, поскольку ведение нескольких книжек на одного работника законом не предусматривается.

Использование при увольнении и при приеме на работу образцов заполнения трудовой книжки

Как уже оговаривалось выше, при приеме на работу работодатель, согласно правилам оформления трудовой книжки, не более чем через 5 дней делает в ней запись о его приеме на основании приказа. Если гражданин принимается на работу в первый раз, то он расписывается на титульной странице заведенной работодателем трудовой книжки, чем подтверждает правильность занесенных в нее сведений (но он не отвечает за правильное заполнение трудовой книжки).

Важно: если наниматель — физическое лицо, которое не является предпринимателем, то он не может заводить новые трудовые книжки и делать отметки (записи) в предоставленные ему трудовые книжки. Подтверждением времени рабочей деятельности и стажа в этой ситуации для трудящегося будет трудовой договор, который заключен письменно.

В день окончания трудовых правоотношений (последний день работы) наниматель должен отдать сотруднику трудовую книжку и другие документы, связанные с трудовой деятельностью, а также рассчитать сотрудника.

Когда отдать трудовую книжку по разным причинам нет возможности, наниматель в письменном виде уведомляет трудящегося о том, что необходимо забрать трудовую книжку или направить ему согласие на пересылку трудовой книжки почтой. С момента направления такого сообщения работодатель не ответственен за задержку выдачи трудовой книжки. Кроме сказанного, ответственность снимается, если последний день рабочей деятельности работника не совпадает с датой окончания трудового договора.

Чтобы не допустить ошибки, лицу, ответственному за ведение кадровых дел, имеет смысл ознакомиться с образцами заполнения трудовых книжек, в которых отмечены различные основания для приема на работу и для увольнения. Так будет проще понять, какие формулировки могут использоваться в зависимости от ситуации.

При внесении записи об увольнении следует иметь в виду, что основание увольнения, а также его причина должны в точности соответствовать формулировке закона. Кроме того, под записью об увольнении ставят подписи работодатель и сам работник. Запись заверяется печатью организации.

Настоящая статья раскрывает обобщенные понятия о ведении трудовых книжек, общие правила их заполнения. Информацию  о частных случаях, например о внесении записи в связи со сменой фамилии или об исправлении записи, а также о порядке заверки копии трудовой книжки, можно найти в отдельных статьях соответствующего раздела нашего сайта.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Трудовая книжка

Юридическая энциклопедия МИП онлайн — задать вопрос юристу » Трудовые споры » Полезные статьи по трудовому договору » Трудовая книжка

Многие недооценивают важность этого документа, а между тем он также ценен как, например, паспорт и без трудовой книжки порой бывает просто невозможно устроиться на хорошее место работы.

Что такое трудовая книжка

В нашем государстве любой гражданин, достигший возраста 14-ти лет, может начать официальную трудовую деятельность. И с этого момента у него появляется такой официальный персональный документ как трудовая книжка. В ней фиксируется вся «трудовая биография» человека.

Многие недооценивают важность этого документа, а между тем он также ценен как, например, паспорт и без трудовой книжки порой бывает просто невозможно устроиться на хорошее место работы.

Сама книжка представляет собой брошюру-бланк установленного образца и для того, чтобы содержащаяся в ней информация имела юридическую силу, она должна быть оформлена должным образом.

Как оформляются и ведутся трудовые книжки

Трудовая книжка может быть оформлена только в организации, индивидуальные предприниматели сами о себе делать в ней какие-либо записи не могут, но им позволено вносить данные о лице, работающем у них по трудовому договору.

Бланк трудовой книжки находится в свободной продаже, но чаще ее выдают на первом месте работы после оформления трудового договора. Работодатель обязан оформить этот документ уже спустя 5 дней с момента начала трудовой деятельности лица.

Каждая запись должна быть внесена только на основании соответствующего приказа и не позднее семи дней от даты его подписания.

Все записи делает уполномоченное лицо, закрепленное приказом и после совершения очередной отметки с книжкой должны ознакомить сотрудника – владельца трудовой книжки.

По общим правилам, все записи вносятся на русском языке, ручкой черного, синего или фиолетового цвета. Сокращения не допускаются. Более подробно правила ведения трудовых книжек изложены в специальной Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 №69.

Структура трудовой книжки

Трудовая книжка имеет следующую структуру:

• обложка с надписью «Трудовая книжка».
• Титульный лист, где отражены персональные сведения владельца, а также указаны индивидуальные серия и номер документа.
• Два раздела – «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Первый раздел содержат графы: номер по порядку, дата внесения записи, данные о приеме на работу, сведения о квалификации, данные об увольнении с указанием причин. Указываются и документы, на основании которых вносятся соответствующие записи.

Недействительность записи в трудовой книжке

В любом документе могут быть ошибки. Случаются они и при внесении записи в трудовую книжку. Если запись неточна или неправильна, просто зачеркнуть ее нельзя, а необходимо признать недействительной и для этого существует определенная процедура.

После последней отметки в трудовой книжке, под следующим порядковым номером и с указанием даты, в третьей графе, вносятся сведения о том, что запись под таким-то номером недействительна.

После этой фразы записываются сведения в правильной формулировке, а в четвертой графе – номер приказа или распоряжения, на основании которого была внесена правильная запись.

Такие изменения могут быть внесены как по месту работы, где была произведена ошибочная запись, так и работодателем на новом месте, но при предоставлении официального документа от нанимателя, допустившего неточность.

Как заполняются сведения о работнике

На титульном листе заполняются такие личные данные работника как фамилия, имя отчество, дата рождения, которые записываются только с предъявленного паспорта и указываются полностью, без сокращений. Кроме того, на основании документа из образовательного учреждения в трудовую книжку вносятся сведения об образовании и специальности работника.

В том числе допустимо внесение сведений о неоконченном образовании соответствующего уровня.

Сделать это можно после предъявления соответствующих документов (например, справки из ВУЗа или студенческого билета).

Также необходимо отразить такие сведения о трудовой деятельности работника, как о приеме его на службу, переводе, присвоении квалификации, увольнении, получении еще одной профессии, службе в армии, прохождении курсов, работе по совместительству.

После записи основной информации, в нижней части страницы владелец трудовой книжки ставит свою подпись. Аналогичные действия проделывает лицо, заполняющее документ, скрепив свою подпись печатью.

Порядок изменения записи в трудовой книжке

Если необходимо изменить анкетные данные работника, то делается это согласно вышеназванной Инструкции, следующим образом. Запись должна быть аккуратно зачеркнута одной чертой и поверх нее либо снизу, где позволяет свободное место, записываются новые данные. При этом на внутренней стороне обложки книжки в обязательном порядке отмечается пояснение с указанием документов, на основании которых были внесены изменения.

Если необходимо внести дополнительные сведения об образовании (например, работник со средним образованием во время трудовой деятельности закончил ВУЗ и получил образование высшее), то Инструкция указывает – просто добавить эти сведения к уже имеющимся через запятую. Делать ссылку на подтверждающий этот факт документ закон не обязывает, но и не запрещает.

Заполнение сведений о работе

Сведения о работе отражаются в специальном разделе трудовой книжки. При заполнении сведений о работе полное название предприятия, в котором трудится лицо, указывается в виде заголовка, при этом в первой графе записывается порядковый номер, а во второй – дата приема на работу.

Кроме того, в данном разделе вносятся также сведения о должности, специальности, профессии, а также в четвертой графе указан номер приказа и дата его подписания, на основании которого лицо принято на работу. 

Если гражданин работает по совместительству, то трудовую ведет та организация, где он ведет свою основную деятельность и именно эта запись является первоочередной. А запись о совмещенной работе вносится следующей под очередным номером. 

При изменении названия организации об этом также необходимо внести запись с указанием соответствующего приказа или распоряжения и даты смены названия. Период отбывания наказания в виде исправительных работ в непрерывный трудовой стаж не засчитывается. В этом случае также делается отметка, которая должна гласить, что начиная с даты отбытия этого вида наказания и по дату его окончания этот срок в непрерывный стаж не засчитывается. 

Порядок внесения сведений о награждении

Принцип внесения информации в этом разделе — «Сведения о награждениях» — аналогичен предыдущему разделу. То есть, сначала в виде заголовка пишется полное название организации, затем в соответствующих графах указываются порядковый номер записи, дата награждения, кем, чем и за какие заслуги награжден работник. В последней графе записывается номер приказа о награждении и дата его подписания.

После увольнения все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у одного работодателя, заверяются его печатью. Такое же правило относится и к сведениям о вознаграждениях. 

В настоящее время награждения и поощрения объединены в один раздел трудовой книжки, тогда как в документе старого образца их различали. Нет определенного правила, какие виды поощрений вносить в книжку нельзя. Поэтому, помимо государственных наград, званий, знаков, дипломов, владелец трудовой может потребовать внести запись о любом поощрении, вплоть до почетной грамоты и благодарности.

Запись об увольнении и основания

При увольнении работника есть два варианта формулировки записи об этом: «Уволен (в связи, за и т.д.)» и «Трудовой договор расторгнут или прекращен (в виду, в связи и т.д.)». Если работник увольняется по собственному желанию, то формулировка такой записи стандартна и делается она со ссылкой на пункт 3 части первой статьи 77 Трудового Кодекса РФ. Когда же увольнение происходит по другим общим основаниям, то формулировки могут быть различны. В любом случае, запись делается со ссылкой на соответствующие пункт и часть статьи 77 ТК РФ.

Для увольнения работника может быть множество оснований. К наиболее распространенным можно отнести увольнение в связи с истечением срока трудового договора, по соглашению сторон, в порядке перевода по просьбе работника и т.п. Запись делается в день увольнения сотрудника.

Дубликат трудовой книжки

Если книжка закончилась и в ней больше не осталось места для внесения информации, то выдается специальный вкладыш. Сам по себе он недействителен и имеет юридическую силу и значение только с трудовой.

В случаях утери трудовой книжки, негодного состояния документа или наличии неверных данных, законом предусмотрена выдача дубликата.

Дубликат должен содержать информацию, полностью соответствующую той, что содержалась в первичном документе.

Оформляется дубликат трудовой книжки в настоящем месте работы лица, но собрать документы с предыдущих мест трудовой деятельности (а без них внесение сведений в дубликат и подсчет общего трудового стажа невозможны), к сожалению, задача только самого работника единолично.

Организация по закону должна оказать содействие в этом вопросе, но на практике бегает по предыдущим местам работы в поисках необходимых справок только сам человек, которому необходимо оформить дубликат документа.

Автор статьи

Кузнецов Федор Николаевич

Опыт работы в юридической сфере более 15 лет; Специализация — разрешение семейных споров, наследство, сделки с имуществом, споры о правах потребителей, уголовные дела, арбитражные процессы.

Требования к ведению документации | Комиссия США по равным возможностям трудоустройства

Регламент EEOC требует, чтобы работодатели вели весь личный или трудовой учет в течение одного года. В случае принудительного увольнения сотрудника его / ее кадровые записи должны храниться в течение одного года с даты увольнения.

В соответствии с требованиями ADEA работодатели также должны хранить все ведомости заработной платы в течение трех лет. Кроме того, работодатели должны хранить в досье любой план вознаграждений работникам (например, пенсионные и страховые планы) и любую письменную систему трудового стажа или заслуг в течение всего периода действия плана или системы и в течение как минимум одного года после прекращения ее действия.

Согласно требованиям Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA) к ведению документации, применимым к EPA, работодатели должны вести записи о заработной плате не менее трех лет. Кроме того, работодатели должны в течение как минимум двух лет хранить все записи (включая ставки заработной платы, оценки должностей, системы трудового стажа и заслуг и коллективные договоры), объясняющие основания для выплаты разной заработной платы работникам противоположного пола в одном и том же учреждении.

Эти требования применяются ко всем работодателям, подпадающим под действие федеральных антидискриминационных законов, независимо от того, было ли предъявлено обвинение против работодателя.

Когда предъявлено обвинение

В полученном вами бланке EEOC Notice of Charge должны быть разъяснены требования агентства к ведению документации. Если против вашей компании было предъявлено обвинение EEOC, вы должны сохранить записи о персонале или трудовых отношениях, относящиеся к вопросам, расследуемым в результате предъявления обвинения, в том числе касающимся обвиняющей стороны или других лиц, предположительно пострадавших, и всех других сотрудников. занятие или поиск должностей, аналогичных занимаемым или желаемым потерпевшим (-ами)

После предъявления обвинения эти записи должны храниться до окончательного рассмотрения обвинения или любого судебного процесса, основанного на обвинении. Если обвинение не разрешено после расследования и обвиняющая сторона получила уведомление о праве на подачу иска, «окончательное решение» означает дату истечения установленного законом 90-дневного периода, в течение которого потерпевшее лицо может подать иск или, если иск предъявляется обвиняющей стороной или EEOC, дата прекращения судебного разбирательства, включая любые апелляции.

Краткое изложение отдельных обязательств по ведению документации в 29 CFR Part 1602

Какие федеральные законы относятся к ведению учета сотрудников?

Короткий ответ

На самом деле нет краткого ответа, когда дело доходит до учета сотрудников, благодаря многочисленным федеральным законам, таким как Закон об американцах с ограниченными возможностями] (http://www.ada.gov/), [Закон о справедливых трудовых стандартах] (http: / /www.dol.gov/whd/flsa/) и [Закон о семейном отпуске по болезни, и это лишь некоторые из них.

Общие правила

Как правило, вы должны вести учет за следующие годы:

• Кадровый учет за 7 лет после увольнения
• Медицинские услуги и льготы в течение 6 лет после даты плана
• Формы I-9 на 3 года после увольнения
• Записи о приеме на работу за 2 года после даты приема на работу

Исключения из сроков хранения, указанных выше

Если вы участвуете в каком-либо споре, связанном с трудоустройством, особенно с уволенным сотрудником, вы, очевидно, захотите хранить все записи до тех пор, пока спор не будет урегулирован.

Вы также должны вести медицинские записи и записи о пособиях сотрудников, которые подвергались профессиональным опасностям или заболеваниям в течение 30 лет.

Государственные законы могут отличаться

В

штатах также могут быть требования, которым вы должны следовать. Например, закон штата Миссури требует, чтобы вы вели записи в течение как минимум 3 лет:

• Имя, адрес и род занятий
• Ставка заработной платы, сумма, выплачиваемая за каждый платежный период каждому сотруднику, количество отработанных часов каждый день и каждую рабочую неделю сотрудника, а также
• Любые товары или услуги, предоставленные вами сотруднику вместо заработной платы

Возможно, вы захотите поискать в Интернете «Законы [вашего штата] о сотрудниках» по ведению документации », чтобы узнать о конкретных требованиях в вашем штате.

Заключительные советы

Общество по управлению человеческими ресурсами (SHRM) имеет удобную таблицу, в которой точно указывается, какие записи должны быть сохранены в соответствии с действующим федеральным законом и как долго каждая из них должна храниться.

Чтобы узнать о требованиях штата, посетите SHRM, чтобы ознакомиться с законами о ведении документации.

Полезные ссылки:

Информационный бюллетень о требованиях к ведению документации в соответствии с FLSA — DOL.gov — Департамент труда, в котором подробно описывается, какие записи должны вести работодатели.

Требования к ведению документации — EEOC.gov — Требования к ведению документации Комиссии США по обеспечению равных возможностей трудоустройства для работодателей

Доступ к информации о воздействии на сотрудников и медицинским записям — OSHA.gov — Требования Управления по охране труда и здоровья к доступу к медицинским записям после воздействия опасных веществ

Закладка ( 0 )

Пожалуйста, войдите, чтобы добавить закладку

Еще нет аккаунта? Зарегистрировать

Об авторе

Лорен Пералес

В качестве консультанта по кадрам в Zenefits Лорен предоставляет рекомендации и передовые методы компаниям любого размера по любым вопросам, связанным с кадрами и соблюдением нормативных требований.В свободное время она любит читать и гнать своих трех собак.

Учет рабочего времени — основная обязанность с большими последствиями

Давайте начнем с очевидного: вам необходимо вести учет рабочего времени ваших сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов. Вы ничего не знали, верно? Но знали ли вы, что, по оценкам Министерства труда США, 7 из 10 компаний не соблюдают законы о заработной плате и часах? Это определенно не та статистика, частью которой вы хотели бы быть!

По словам специалиста по комплаенсу и адвоката по трудовому праву Брайана Диксона из юридической фирмы Littler Mendelson, U.S. Федеральное трудовое законодательство гласит, что учет рабочего времени сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, является основной, не делегируемой обязанностью работодателей. И хотя это может показаться достаточно простым процессом, при неправильном выполнении все может стать очень сложным и очень быстро.

Важнейшие соображения

В отличие от освобожденных сотрудников, сотрудники, не освобожденные от налогов, могут получать оплату только за точное отработанное время, поэтому крайне важно иметь возможность точно задокументировать их часы. Компании сталкиваются с препятствием в том, что они часто не могут правильно регистрировать рабочее время, если используют ручную систему учета рабочего времени.Фактически, использование расписаний, составляемых вручную, часто вынуждает отдел расчета заработной платы компании тратить свое время, играя в детектива, чтобы разобраться, кто какие часы работал, а кому за что платить. Спросите любого, кто застрял в этом положении, и он скажет вам, что борьба с различными бумажными табелями учета рабочего времени, часто покрытыми липкими заметками со случайными изменениями и приколами к ним, — это кошмар, отнимающий полторы времени.

Также следует иметь в виду, что если работники, не освобожденные от уплаты налогов, говорят, что им причитаются сверхурочные, или втягивают вас в юридический трудовой спор, именно работодатель (а не работник) несет бремя опровержения заявленных часов. работал.Это сложная, если не невозможная задача при использовании ручных систем.

Подождите, это еще не все!

Очевидно, что очень важно правильно вести учет отработанных часов. Однако есть еще кое-что, что следует учитывать — в основном, вы также должны соблюдать федеральные правила и правила штата для записи периодов отдыха и перерывов на обед.

Например, в разных штатах действуют разные правила, регулирующие периоды отдыха. В Калифорнии, например, работодатели могут быть оштрафованы на один час заработной платы, если периоды отдыха не предусмотрены для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов.Таким образом, проблема для работодателей состоит в том, чтобы иметь гибкий способ записи каждого периода отдыха, особенно если он длится всего несколько минут.

Точно так же в каждом штате существуют разные правила документирования перерывов на обед. Например, Нью-Йорк очень строго документирует установленное время приема пищи, в то время как Коннектикут требует, чтобы время перерыва на обед / перерыв было точно рассчитано. В Калифорнии работодатели могут отказаться от отслеживания перерывов на обед, если они предоставляют работникам, не освобожденным от уплаты налогов, возможность взять 30-минутный перерыв на обед в нерабочее время; в противном случае это состояние также требует точного учета времени перерыва на обед.В других штатах есть правила, позволяющие автоматически вычитать время приема пищи.

Опасные зоны

Как вы понимаете, наземных мин предостаточно. В зависимости от штата, если кто-то придет рано после перерыва на обед, работодатель может быть оштрафован за слишком короткий перерыв. В случае отказа от сообщения времени перерыва существует опасность, что сотрудники могут заявить, что работодатель отговаривал или принуждал их не использовать требуемые им периоды отдыха или приема пищи, что может привести к трудовым спорам.А когда используются автоматические удержания, существует риск коллективных исков, если выясняется, что работодатель предположил, что время приема пищи было занято всеми сотрудниками, не освобожденными от уплаты налогов, в то время как на самом деле это не так.

Еще одна непростая задача — округлить время. Некоторые работодатели применяют систему округления времени до ближайшей четверти или получаса. Однако, если округлить отработанные часы, периоды приема пищи или перерывы для отдыха, округление может скрыть фактическое время, затраченное на работу, и люди могут получать некорректную оплату.Это идеальный рецепт для судебного процесса.

Современные решения

Лучшее решение — иметь автоматизированный способ записи рабочего времени, чтобы улаживать споры до их возникновения. Компании, которые имеют возможность точно регистрировать рабочие часы, перерывы на обед и время отдыха для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, с гораздо меньшей вероятностью столкнутся с дорогостоящими судебными исками или понесут штрафы и штрафы, чем компании, которые по-прежнему используют подверженные ошибкам старые- вылепленные бумажные табло учета рабочего времени. Облачное программное обеспечение для учета рабочего времени, например, может документировать фактические отработанные часы, обеспечивать легкий доступ к правильно записанным записям времени, позволять создавать отчеты, а затем, при необходимости, предоставлять контрольный журнал соответствующим регулирующим органам.

Чтобы узнать больше об обязанностях и последствиях учета рабочего времени, посетите бесплатный веб-семинар по этой теме по запросу, который провел эксперт по комплаенсу Брайан Диксон из международной юридической фирмы Littler Mendelson.

Запись разговоров на работе | citrusHR

1. Блог
2. HR Головные боли
3. Запись разговоров на работе

Теперь, когда у 99% людей есть смартфон в кармане, работодатели серьезно обеспокоены тем, что их тайно записывает сотрудник .Это может создать всевозможные проблемы — от недоверия между коллегами до того, что вы окажетесь не на том конце судебного иска.

Запись разговоров на работе — очень непонятная область с точки зрения законности, поскольку существует множество противоречивых судебных решений по этому вопросу. Мы советуем изложить свою позицию в отношении записей в своем справочнике для сотрудников и оставаться открытыми и честными со своими сотрудниками, чтобы вы никогда не попали в неприятную ситуацию.

Записывать разговор на работе — незаконно?

Короткий ответ: нет, запись разговора на работе не является нарушением закона.Однако для сотрудников, которые поступают таким образом, это может представлять собой проступок и привести к дисциплинарной процедуре и даже увольнению.

Если сотрудник решает использовать сделанную им запись в качестве доказательства в судебном разбирательстве, общее правило, установленное прошлыми делами, состоит в том, что запись будет допустимой, если сотрудник присутствовал, когда это произошло. Таким образом, если сотрудник оставил секретное записывающее устройство после того, как вышел из комнаты, то запись, вероятно, не будет допущена в качестве доказательства.

Однако важно помнить, что это не жесткое правило, и новые дела могут привести к другим результатам.

В случае, если работодатели тайно регистрируют своих сотрудников на работе, суды, скорее всего, будут очень смутно оценивать эти действия, поэтому никогда не поддавайтесь искушению делать это. Если вы подозреваете сотрудника в неправомерном поведении или хотите его уволить, вам следует сначала провести справедливое расследование и принять формальную дисциплинарную процедуру.

Что делать, если сотрудник записывает разговор на работе?

Есть несколько причин, по которым сотрудник может захотеть записать разговор, в том числе:

• Чтобы вспомнить, что было сказано на более позднюю дату
• Для юридических доказательств
• По ненадлежащим причинам, e.грамм. использовать как шантаж.

Сотрудник должен спросить вашего разрешения перед записью, и вы можете выбрать, разрешить ли ему это.

Если вы решите не разрешать своим сотрудникам записывать встречу или беседу, сообщите им об этом заранее и попросите подтвердить, что они не будут этого делать.

Лучше всего изложить свою позицию в отношении записи собраний в своем справочнике для сотрудников, чтобы было ясно, что будет считаться проступком. Многие работодатели предпочитают включать в свою Дисциплинарную политику строку, в которой говорится, что согласие всех сторон должно быть дано до начала записи.

Получите квалифицированную консультацию по персоналу

Наши консультанты по персоналу могут помочь вам решить проблемы, связанные с вашими сотрудниками.

Обычно, если человек делает запись тайно, не спрашивая или после того, как вы ему отказали в разрешении, это будет рассматриваться как проступок и даже может быть приравнено к грубому проступку, оправдывающему увольнение.

Тем не менее, особенно важно проконсультироваться с профессионалом относительно того, является ли их поведение грубым проступком, и до принятия каких-либо поспешных решений об их увольнении, особенно в условиях неясности закона о записи разговоров на рабочем месте.

Как правило, вы должны приходить на каждое собрание, подготовившись к тому, что сотрудник может тайно записывать его, и что запись все равно может быть разрешена в качестве доказательства в суде, даже если вы попросили сотрудника не записать разговор.

Лучшее, что вы можете сделать, чтобы помешать сотрудникам делать секретные записи, — это продвигать открытую, честную и благоприятную культуру в своем бизнесе. Такие простые вещи, как информирование сотрудников о том, что на определенных собраниях может присутствовать избранный свидетель, и последующие последующие действия с ними, могут помочь сотрудникам чувствовать себя в большей безопасности и уменьшить их чувство, что им необходимо защитить себя.

А если вы хотите записывать собрания?

Как работодатель, вы можете захотеть записать разговор или встречу с сотрудниками в следующих случаях:

Запись встречи позволит вам сосредоточиться на разговоре, который происходит, без необходимости делать заметки, а также создать запись в случае споры дальше по линии.

Однако, если вы планируете записать разговор, вы всегда должны сначала получить согласие других участников. В соответствии с GDPR рекомендуется также проинформировать их о цели записи и заставить их подписать форму, подтверждающую, что они дали разрешение на запись.

Все сотрудники должны давать свое согласие свободно и не подвергаться давлению, а также не подвергаться негативному обращению за отказ от записи. Каждая запись должна рассматриваться отдельно, поэтому, если человек дал свое согласие на одну запись, не следует предполагать, что она учитывается для всех записей.

Получите кадровую поддержку

Если вы подозреваете, что сотрудник записал разговор на работе, и вам нужны рекомендации по этому вопросу, наши консультанты по кадрам могут вам помочь.

Свяжитесь с нами по адресу [email protected] или позвоните нам по телефону 0333 014 3888, чтобы узнать больше о том, как мы можем помочь вашему бизнесу с помощью дружелюбной и квалифицированной кадровой поддержки.

ПОДРОБНЕЕ:

Содержание этого блога предназначено только для общей информации. Пожалуйста, не полагайтесь на это как на юридический или другой профессиональный совет, поскольку это не то, что мы намеревались сделать. Вы можете найти более подробную информацию об этом в наших Условиях использования веб-сайта. Если вам нужна профессиональная консультация, свяжитесь с нами.

Вы также можете прочитать эти статьи

Как долго работодатели хранят записи после увольнения сотрудника? | Малый бизнес

Рут Мэйхью Обновлено 4 февраля 2019 г.

Когда трудовые отношения прекращаются, работодатели обязаны хранить файлы сотрудников в безопасном месте. Срок хранения документации о сотрудниках варьируется в зависимости от федерального законодательства и законов некоторых штатов, касающихся ведения учета работодателем. Это строгие правила, и работодатели, которые не могут предоставить определенные файлы сотрудников после увольнения, могут быть подвергнуты суровым штрафам и штрафам, наложенным государственными органами.

Увольнение сотрудника Прекращение действия

Термин «увольнение сотрудника» охватывает ряд действий по найму, а не только принудительное увольнение или увольнение сотрудника. Работодатели используют слово «увольнение» для обозначения всех типов увольнений — добровольное увольнение, увольнение, выход на пенсию и увольнение с работы. Для непрофессионала это звучит жестко, но отделы кадров говорят о прекращении трудовых отношений просто потому, что это означает прекращение трудовых отношений, поэтому это применимо всегда, независимо от обстоятельств.

Компоненты записей о занятости

Записи о занятости состоят из кадровых файлов сотрудников, ведомостей заработной платы, форм регистрации на льготы и медицинских записей. Материалы, связанные с работой — все, кроме информации о здоровье и медицинской информации — обычно хранятся в отделе кадров и могут быть доступны сотрудникам по мере необходимости. Записи о заработной плате иногда хранятся отдельно, но для удобства доступа они хранятся по имени или идентификационному номеру сотрудника, например, номеру социального страхования.

Информация, касающаяся здоровья сотрудников или медицинских льгот и связанных с ними документов, доступна только сотруднику отдела кадров или руководителю, назначенному сотрудником по вопросам конфиденциальности, в соответствии с положениями Закона о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA), которые обеспечивают конфиденциальность определенных записей. поддерживается работодателем.

FLSA Ведение учета не освобожденных от налогов сотрудников

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) работодатели обязаны вести учет заработной платы для сотрудников, не освобожденных от налогов, в течение трех лет.Записи о заработной плате для сотрудников, не освобожденных от налогов, включают копии работодателей квитанций о заработной плате или доказательств выплаты заработной платы, подтверждения выплаченной сверхурочной заработной платы, прямых и сверхурочных часов, удержаний из заработной платы и других материалов, связанных с заработной платой. Требования к ведению документации для наемных освобожденных сотрудников немного отличаются только потому, что освобожденные сотрудники не имеют права на сверхурочную работу, и поэтому у вас не будет доказательств оплаты сверхурочной работы. FLSA требует, чтобы работодатели вели учетные записи без освобождения в течение трех лет с даты увольнения.

Требование FLSA составляет два года для таких записей, как коллективные договоры, служебные аттестации и документы, которые могут удовлетворять требованиям по обоснованию шкалы заработной платы, ставок заработной платы и уровней заработной платы.

Законы штата о ведении документации могут отличаться от федеральных, а в некоторых штатах требования длиннее, чем предписано федеральными постановлениями. Например, в штате Техас работодатели должны хранить определенную информацию о заработной плате и налогах в течение четырех лет. Определенные материалы, связанные с пособиями, должны храниться у работодателей Техаса в течение шести лет.

EEOC Ведение всех записей о занятости

Комиссия США по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) требует, чтобы вы вели все записи о занятости в течение одного года с даты увольнения сотрудника. Для целей Закона о дискриминации по возрасту при трудоустройстве (ADEA) вам необходимо вести учет заработной платы в течение того же периода времени, который требуется в соответствии с FLSA — три года с даты увольнения. Другая информация о вознаграждениях сотрудников должна храниться только в течение одного года.

Специальные правила ведения учета применяются, когда сотрудник предъявляет обвинение в дискриминации в соответствии с любым из антидискриминационных законов, которые применяет EEOC.В вопросах, связанных со спорами сотрудников в соответствии с федеральными законами о гражданских правах, вы должны хранить файлы сотрудников до тех пор, пока работодатель и федеральное агентство не примут решения или пока EEOC не вынесет свое решение. Поскольку файлы должны храниться на протяжении всего процесса разрешения споров, могут пройти годы после увольнения, прежде чем работодатель сможет безопасно удалить файлы сотрудника.

Лучше безопасно, чем извиняться

Поскольку правила ведения документации различаются в зависимости от требований федерального правительства и правительства штата, разумно вести учет сотрудников в течение максимального периода времени.Совершенно нормально хранить эти записи в электронном виде, поэтому вам не нужно выделять место и ресурсы для бумажных записей. Было бы разумно вести учет всех сотрудников в течение как минимум трех лет — чтобы охватить все основы федеральных правил — и дольше, если необходимо, для соблюдения правил штата.

OSHA Руководства по ведению записей о травмах | Малый бизнес

Управление по охране труда и здоровья, или OSHA, является подразделением Министерства труда США.Агентство отвечает за обеспечение здоровья и безопасности рабочей силы Америки, требуя от работодателей соблюдения определенных установленных стандартов для этой цели. OSHA ведет онлайн-справочник по ведению записей, предназначенный для помощи предприятиям в соблюдении правил регистрации и отчетности о профессиональных заболеваниях и травмах.

Справочник по ведению записей

С 1970 года OSHA требует, чтобы работодатели в соответствии с его правилами вели учет производственных травм и заболеваний.В 2002 году OSHA официально пересмотрела свои требования к регистрации и отчетности по профессиональным травмам и заболеваниям, чтобы упростить отчетность, и включила официальный веб-сайт с информацией и учебными материалами для работодателей и сотрудников. Справочник по ведению записей содержит стандартный набор инструкций по регистрации и сообщению о профессиональных заболеваниях и травмах.

Формы

Все данные о травмах на рабочем месте, сообщаемые в OSHA, должны быть единообразными и точными. Агентство требует предоставления трех форм при сообщении о травмах.Форма OSHA 300 называется журналом производственных травм и заболеваний и требует предоставления основной информации о вашем бизнесе и одно- или двухстрочного описания каждой регистрируемой травмы. Форма 300-A, сводная информация о производственных травмах и заболеваниях, содержит сводку на конец года по каждой форме 300. Форма OSHA 301, отчет о травмах и заболеваниях, должна сопровождать каждый зарегистрированный инцидент в журнале формы 300. В форме запрашивается подробная информация о пострадавшем сотруднике, терапевте или другом медицинском работнике, который заботился о сотруднике, о лечении сотрудника в отделении неотложной помощи или больнице, подробная информация о том, что сотрудник делал, когда он был травмирован, как произошел инцидент и предмет или вещество, причинившее вред сотруднику.Вы можете использовать форму компенсации работникам вместо отчета OSHA 301 о происшествии. Внесите каждую регистрируемую травму в журнал OSHA 300 и отчет о происшествии 301 в течение семи дней с момента получения уведомления о том, что произошла регистрируемая травма или заболевание. Кроме того, все работодатели, подпадающие под действие OSHA, должны в течение восьми часов сообщать о связанных с работой несчастных случаях или несчастных случаях, повлекших госпитализацию трех или более сотрудников.

Исключения

OSHA считает определенные виды бизнеса «низкорисковыми» в отношении производственных травм.Таким образом, эти отрасли обычно освобождены от правил ведения учета травм на рабочем месте OSHA. Освобожденные отрасли включают розничные магазины, кабинеты врачей, автосалоны, страховые компании, финансовые учреждения и офисы недвижимости, детские сады и заправочные станции.

Вовлеченность сотрудников

Работодатели обязаны информировать каждого сотрудника о надлежащем методе сообщения о производственной травме. Кроме того, работодатели должны предоставить работникам и их представителям определенный доступ к записям о травмах.Когда сотрудник или уполномоченный представитель сотрудника запрашивает копии соответствующего журнала OSHA 300 или отчета о происшествии OSHA 301, вы должны предоставить копию до конца следующего рабочего дня.

Годовая сводка

За каждый календарный год работодатели должны просматривать журнал OSHA 300, проверять точность и полноту каждой записи и вносить необходимые исправления. Добавьте столбцы в журнал OSHA 300, введите охватываемый год, название и адрес компании, среднегодовое количество сотрудников и количество часов, отработанных сотрудниками, включенными в журнал OSHA 300.Персонал, уполномоченный для этой цели, включает владельцев, должностных лиц компании, высшее должностное лицо в месте нахождения или непосредственного руководителя самого высокопоставленного должностного лица. Наконец, вы должны разместить копию годового отчета на видном месте в заведении не позднее 1 февраля следующего года и хранить его до 30 апреля.

Ссылки

Ресурсы

Writer Bio

Дэррил Кэмерон работает профессиональным редактором и писателем с 1999 года.Камерон, владеющий интерактивными и интерактивными публикациями, новыми медиа и веб-технологиями, специализируется в основном на технических вопросах, бизнес-процессах, информационных технологиях / информатике и медицине. Он написал статьи для таких публикаций, как «Автоматизация управления», «Спектроскопия» и «Управляемые рынки». Кэмерон имеет степень бакалавра искусств по английскому языку в Государственном университете Монклера в Нью-Джерси.

Как долго хранить записи о заработной плате

Как владелец бизнеса, ведение документации — одна из самых важных вещей, которые нужно помнить.Один из типов записей, которые вам необходимо вести, — это платежная ведомость. Когда дело доходит до федерального закона, вам необходимо знать, как долго хранить платежные ведомости.

Что такое ведомость заработной платы?

Заработная плата — это документы, относящиеся к оплате труда ваших сотрудников. Ниже приведены данные о заработной плате, которые вы должны хранить в своих файлах:

• Имена, адреса и номера социального страхования всех сотрудников
• Информация о рабочей неделе (например, даты начала и окончания)
• Количество отработанных часов каждый день / общее количество отработанных часов в неделю
• Как оплачивается каждый сотрудник (например,г., почасовая, оклад)
• Ставка заработной платы
• Сверхурочные заработки (если применимо)
• Доплаты к заработной плате или удержания из нее
• Общая заработная плата, выплаченная за каждый период
• Даты и периоды выплат
• Формы W-2 и W-3
• Формы W-4 и W-5
• Формы 941 или 944
• Рекорды льгот

У вас могут быть другие ведомости заработной платы, которые вам необходимо вести, например путевые листы для возмещения расходов сотрудникам.

Вести учет заработной платы за определенный период времени, чтобы избежать штрафов.Например, если вас проверяют или обвиняют в дискриминации, вам необходимо иметь записи.

Как долго хранить платежную ведомость?

Вы должны хранить все ведомости заработной платы не менее трех лет, в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA). И вам необходимо вести записи, которые показывают, как вы определяли заработную плату за два года (например, табели учета рабочего времени, соответствующие требованиям FLSA).

Вести учет налогов на трудоустройство не менее четырех лет после подачи четвертого квартала за год, согласно IRS.Эти записи включают такие документы, как форма W-4 сотрудника, личную информацию и даты трудоустройства.

Хранение ведомостей заработной платы

Вы можете хранить платежные ведомости в бумажных или онлайн-файлах. Разработайте систему учета, которая лучше всего подходит для вас.

При ведении документации на бумажных носителях вы можете хранить файлы в запираемых шкафах. Обязательно пометьте каждую из своих папок, чтобы вы могли легко получить доступ к своим записям.

Хранение файлов в Интернете также является жизнеспособным вариантом.С онлайн-файлами вам не нужно беспокоиться о потере или повреждении записей, как в случае с бумажными файлами. Вы можете хранить записи в файле на своем компьютере или в онлайн-системе расчета заработной платы.

Когда вы храните файлы в Интернете, вы все равно можете хранить некоторые бумажные файлы. Убедитесь, что созданная вами система ведения записей имеет для вас смысл. Вы можете рассмотреть возможность организации записей по годам или категориям.

Почему вы должны соблюдать требования к хранению платежной ведомости

Следующие агентства требуют, чтобы вы вели учет:

• IRS
• Закон о справедливых трудовых стандартах
• Комиссия по равным возможностям трудоустройства

Удержание платежной ведомости обеспечивает соблюдение требований IRS.И у вас должны быть записи, если вы проходите аудит со стороны IRS.

Закон о справедливых трудовых стандартах также требует, чтобы вы вели учет заработной платы. Вам необходимо сохранять идентифицирующую информацию о каждом сотруднике, а также информацию о часах их работы и их оплате.

Чтобы предотвратить дискриминацию на рабочем месте, Комиссия по равным возможностям трудоустройства (EEOC) требует, чтобы вы вели трудовую книжку. Записи могут доказать или опровергнуть факт дискриминации, связанной с увольнением человека.

Помимо требований закона, ведение учета заработной платы также может помочь вам и вашему бизнесу. Благодаря ведению записей вы можете оставаться организованными. Ведение учета помогает вам отслеживать финансы вашего бизнеса, планировать бюджеты и готовить налоги.

Хотите простой способ расчета заработной платы? Вы можете запустить онлайн-программу расчета заработной платы Patriot в три простых шага. Мы предлагаем программное обеспечение для учета рабочего времени и посещаемости, а также онлайн-надстройки для программного обеспечения HR, чтобы вы могли хранить всю информацию о заработной плате в одном месте.