Порядок ведения кассовой книги и отчетности кассира: Порядок ведения и заполнения кассовой книги — образец

2.2. Порядок ведения кассовой книги. Отчетность кассира

Все поступления и выдачи наличных денежных средств организации учитываются в кассовой книге. Количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в хронологическом порядке отдельно по каждому документу в 2-х экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов отрываются и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчисток и не оговоренных исправлений в кассовой книге нет, так как они не допускаются Правилами. Исправления в кассовой книге делаются путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм так, чтобы было можно прочитать зачеркнутое, надписывается над зачеркнутым исправленная сумма, внизу (на свободном месте) делается оговорка «исправлено на сумму______». Сумма указывается прописью и заверяется подписями кассира, а также главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день. Это суммарный приход кассы — оборот по дебету, из него вычитается суммарный расход — оборот по кредиту. Используя остаток средств в кассе на начало рабочего дня, кассир выводит остаток денег в кассе на конец рабочего дня. Этот же остаток является остатком на начало следующего дня.

Затем кассир передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. В бухгалтерии тщательно проверяют правильность оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствие записей в отчете данным приложенных к нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Также сверяются суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному счету. После проверки кассового отчета проставляют номера корреспондирующих счетов [приложение 10].

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. С этой целью главный бухгалтер систематически анализирует записи в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и проверяет соблюдение установленного лимита остатка наличных денег в кассе, использование полученных в банке наличных денег по целевому назначению; своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, а также кассовой выручки. Ответственность за соблюдением правил ведения кассовых операций несут руководитель организации, главный бухгалтер и кассир [1].

2.3. Отражение кассовых операций в регистрах бухгалтерского учета

После проверки всех записей в кассовом отчете и приложенных к нему приходных и расходных документов произведенные кассовые операции отражаются на счетах бухгалтерского учета. Для учета поступления наличных денег в кассу и выдачи из кассы применяется активный синтетический счет 50 «Касса». Все поступления денежных средств в кассу организации отражаются по дебету счета 50 «Касса», а выдача денег из кассы — по кредиту счета. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца. К счету 50 «Касса» могут открываться следующие субсчета [3] :

50-1 «Касса организации»,

50-2 «Операционная касса»,

50-3 «Денежные документы»,

50-4 «Валютная касса».

Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в головной кассе организации.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» открывается при наличии у организации подразделений, расположенных вне места ее расположения, не являющихся обособленными подразделениями (магазины, эксплуатационные участки и др.).

Субсчет 50-3 «Денежные документы» используется для отражения операций, связанных с приобретением и использованием денежных документов: почтовые марки, проездные билеты, путевки в санатории, дома отдыха, оплаченные авиабилеты.

Субсчет 50-4 «Валютная касса» используется организацией при работе с наличной иностранной валютой, например, при направлении работников организации в загранкомандировки.

Кассовые операции должны быть оформлены соответствующими первичными документами:

1) Приходно-кассовый ордер КО-1; талон формы № 20 ИС

2) Квитанция КВ-1

3) Накладная приходного ордера РП-4

Эти документы используются для оприходования в кассу наличных денег. Оприходование выполняется кассиром, который несет материальную ответственность за законность осуществления кассовых операций.

Выдача из кассы наличных денег осуществляется по расходным кассовым ордерам КО-2.

Массовые выплаты денежных средств из кассы оформляются платежными ведомостями. На общую сумму платежных ведомостей выписывается расходный кассовый ордер.

Документы на выдачу из кассы наличных денег подписывает кассир, главный бухгалтер и руководитель организации. Для контроля за осуществлением кассовых операций в бухгалтерии ведется два журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Приходный кассовый ордер КО-1 является бланком строгой отчетности и регистрируется в органе налоговой инспекции по месту регистрации организации в качестве налогоплательщика.

Исправления, подчистки в кассовых документах запрещены. После оформления кассовых документов и записи из них данных в кассовой книге, они гасятся «Получено».

Регистром аналитического учета кассовых операций является кассовая книга. Ее листы должны быть пронумерованы, прошиты, на последнем листе опечатаны печатью организации со следующей записью: «В данной книге пронумеровано и прошнуровано n-ое количество листов». Обязательно ставятся подписи руководителя организации, главного бухгалтера и кассира.

Записи в кассовой книге ежедневно осуществляет кассир. В начале рабочего дня он отражает в кассовой книге остаток наличных денег. Затем в течение рабочего дня на основании приходных и расходных кассовых документов записывает номер документа, от кого получено или кому выдано. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги по приходу и расходу, и выводит остаток наличных денег в кассе на конец дня. Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах под копирку. В конце одна часть листа отрывается и вместе с приколотыми кассовыми документами под расписку сдается в бухгалтерию в качестве отчета кассира.

Допускается ведение кассовой книги с использованием средств автоматизации, но только с письменного согласия кассира. В случае ведения кассовой книги с помощью технических средств, оформляются машинограммы «вкладной лист кассовой книги».

Таблица 2.3.1.Корреспонденция счетов на поступление денежных средств в кассу [3]

Таблица 2.3.2. Корреспонденция счетов на выдачу наличных денег из кассы [3]

Регистром бухгалтерского учета, в котором на основании отчетов кассира и прилагаемых к ним первичных документов отражают кассовые операции, является журнал-ордер № 1-АПК. На его лицевой стороне фиксируются кредитовые обороты по счету 50 «Касса» в корреспонденции с соответствующими дебетуемыми счетами. На оборотной стороне журнала-ордера формы № 1-АПК накапливаются в разрезе корреспондирующих счетов дебетовые обороты по счету 50 «Касса». Здесь также отражают остаток в кассе на начало и конец месяца.

Записи в журнале-ордере формы № 1-АПК производятся итогами за день на основании отчетов кассира. В отчетах кассира на основании приложенных первичных документов бухгалтером проставляется корреспонденция счетов.

Подсчитываются суммы однородных операций и полученные за день итоги в разрезе корреспондирующих счетов записываются в журнал-ордер формы № 1-АПК по лицевой стороне и оборотной. В графе «Дата (период)» указывают дату составления отчета кассира, на основании которого производятся записи по соответствующей строке журнала-ордера [приложение 6].

В конце месяца в журнале-ордере формы № 1-АПК подсчитываются обороты за отчетный период по кредиту и дебету счета 50 в разрезе корреспондирующих счетов, производится взаимная сверка показателей, отраженных в других журналах-ордерах форм № 2-АПК «Журнал-ордер по кредиту счета 51 «Расчетный счет», 3-АПК «Журнал-ордер по кредиту счета 57 «Переводы в пути», 7-АПК «Журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 11-АПК «Журнал-ордер по кредиту счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 90 «Реализация», 92 «Внереализационные доходы и расходы» и ведомости формы № 25-АПК «Ведомость аналитического учета по счету 57 «Переводы в пути» и др. Остаток на конец месяца определяют следующим образом: к остатку на начало месяца прибавляют итог дебетового оборота за месяц и вычитают итог кредитового оборота за этот же период. Полученный остаток сверяют с остатком кассы, отраженным в последнем отчете кассира. После взаимной проверки показателей журнала-ордера формы № 1-АПК итоги кредитовых оборотов по счету 50 «Касса» переносят с лицевой стороны журнала-ордера в Главную книгу, а составляющие их суммы по дебетуемым счетам — в дебет соответствующих корреспондирующих счетов.

29. Основные правила ведения кассовых операций.

• Сумма наличных денег в кассе может использ-ся на выплату з\пл, стипендий, пособий, пенсий, покупку канцелярских принадлежностей, выдачу авансов на командиров. расходы.

• Прием налич. ден. средств в кассе организации осуществляется с применением кассовых суммирующих аппаратов зарегестрир. в налоговой инспекции.

• Поступление нал. ден. средств в кассу может происходить с р\сч, с валютного счета в виде выручки за реализованные товары, работы, услуги, возврат неиспольз. подотчетных сумм путем погашения в кассу матер. ущерба.

• Приходные кассовые ордена явл. бланками строгой отчетности. Они состоят из корешка приход. касс. ордера и квитанции к нему. Корешок выпис. в бухгалтерии в одном экземпляре, подписыв. гл. бухгалтером и кассиром. Квитанция явл. отрывной частью приход. касс. ордера и служит оправдательным документом для лица внесшего нал. деньги в кассу. На приход. касс. ордере ставится печать организации. Квитанция выдается лицу, сдавшему в кассу ден. ср-ва, а корешок, погашенный штампом «получено» прилагается к кассовому отчету кассира.

• Выдача денег из кассы оформл. расходным касс. ордером. При массовых выплатах денег физ. лицам оформл. платежные ведомости, на кот. проставляется штамп с реквизитами расх. касс. ордера после их закрытия.

• Док-ты на выдачу ден. ср-в должны быть подписан. рук-лем, гл. бухгалтером и кассиром.

• Прием и выдача денег по ордерам может производиться только в день их составления.

• Выписанные приход. и расх. ордера до передачи в кассу регистрируются в журнале регистрации приход. и расходн. косовых орденов.

• Исправления в кассовых документах не допускаются.

30. Документальное оформление кассовых операций.

Сумма наличных денег в кассе может использ-ся на выплату з\пл, стипендий, пособий, пенсий, покупку канцелярских принадлежностей, выдачу авансов на командиров. расходы.

Прием налич. ден. средств в кассе организации осуществляется с применением кассовых суммирующих аппаратов зарегестрир. в налоговой инспекции.

Поступление нал. ден. средств в кассу может происходить с р\сч, с валютного счета в виде выручки за реализованные товары, работы, услуги, возврат неиспольз. подотчетных сумм путем погашения в кассу матер. ущерба. Оприходование денег оформл. приходным касс. ордером форма №КО-1 с типограф. номером.

Приходные кассовые ордена явл. бланками строгой отчетности. Они состоят из корешка приход. касс. ордера и квитанции к нему. Корешок выпис. в бухгалтерии в одном экземпляре, подписыв. гл. бухгалтером и кассиром. Квитанция явл. отрывной частью приход. касс. ордера и служит оправдательным документом для лица внесшего нал. деньги в кассу. На приход. касс. ордере ставится печать организации. Квитанция выдается лицу, сдавшему в кассу ден. ср-ва, а корешок, погашенный штампом «получено» прилагается к кассовому отчету кассира.

Выдача денег из кассы оформл. расходным касс. ордером форма №КО-2. При массовых выплатах денег физ. лицам оформл. платежные ведомости, на кот. проставляется штамп с реквизитами расх. касс. ордера после их закрытия.

Док-ты на выдачу ден. ср-в должны быть подписан. рук-лем, гл. бухгалтером и кассиром.

Прием и выдача денег по ордерам может производиться только в день их составления.

Выписанные приход. и расх. ордера до передачи в кассу регистрируются в журнале регистрации приход. и расходн. косовых орденов форма №КО-3.

Исправления в кассовых документах не допускаются.

Какие документы надо вести при онлайн кассе: правила документооборота

Организации и индивидуальные предприниматели получили возможность отказаться от заполнения части первичной документации. Основание – внесение изменений в ФЗ №84, регламентирующий применение кассового оборудования при операциях с наличностью. Фискализирована значительная часть документации. Кассовые документы при онлайн кассе — расходные кассовые ордера (движение наличных денег по-прежнему необходимо оформлять).

Где купить онлайн-кассу

Какие унифицированные формы можно не заполнять

18 августа Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 88 1998 года утверждены унифицированные формы первичных документов, обязательных для ведения кассовых операций. Постановление Правительства № 470 отменило заполнение некоторых бумаг.

Важно! Решение властей рекомендательное. Лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность, и предприятия вправе сохранить прежний документооборот при переходе на новую систему.

При ведении кассовой книги в режиме онлайн можно не заполнять следующие формы:

1. Акт при обнулении ККМ-счётчиков (форма КМ-1).
2. Акт для снятия показаний с кассового аппарата при ремонте и подключению к работе (КМ-2).
3. Акт при возврате наличных денег (КМ-3).
4. Журнал кассира-операциониста (КМ-4).
5. Журнал для записи данных при использовании касс, функционирующих без оператора (КМ-5).
6. Справки-отчёты операциониста-кассира (КМ-6).
7. Документация, содержащая показания контрольно-кассовых машин (КМ-7).
8. Журнал учёта вызовов техспециалистов и регистрации проведённых работ (КМ-8).
9. Акт о проверке наличных средств в кассе (КМ-9).

Важно! Согласно законодательным изменениям, субъекты предпринимательства вправе в произвольной форме заполнять необязательные бумаги.

Нужен ли журнал кассира-операциониста

С июля 2017 года журнал можно не вести. Это относится ко всем фирмам, перешедшим на онлайн-кассы. В форме КМ-4 регистрируются все притоки и оттоки, поэтому для внутреннего учёта она остаётся полезной.

Можно продолжать заполнение КМ-4 в добровольном порядке для фиксирования прихода и расхода финансовых средств. Эту документацию не надо представлять в налоговый орган. Журнал операциониста-кассира для индивидуальных предпринимателей имеет особое значение. Для принятия управленческих решений сведения о приходах и расходах очень важны.

В целях контроля над поступлением и расходом денег за день или за смену в документе отражают информацию:

1. Начальные и конечные сведения со счётчика ККТ за рабочий период.
2. Сумму выручки, поступившую в течение дня или смены.
3. Объем средств, полученных или потраченных в безналичной или наличной форме.
4. Деньги, отданные покупателям по чекам за возврат продукции.
5. Компаниям, которые не перешли на новый ККТ, необходимо заполнять журнал кассира-операциониста.

По итогам каждого дня или смены вышеобозначенные данные кассир должен вносить в журнал, следуя правилам: ставить прочерки в строках КМ-4, где отсутствует информация; заносить сведения по хронологии.

Фискальные документы: форматы

В Федеральном законе №84, регулирующем применение кассового оборудования, определены требования к документации, образующейся в ходе использования онлайн касс (ст. 4.1 п. 4 и 5).

Требования в основном затрагивают отчёты и реквизиты чеков, сроки хранения в ФН (30 дней).

Важно! Прежде чем начать вести документирование по новой дисциплине, нужно изучить список обязательных к использованию фискальных документов. Все требования сосредоточены в Приказе ФСН от 21 марта 2017 года № ММВ-7-20/229.

Вся документация заполняется в онлайн-кассе. Она хранится 30 дней в памяти ФН. Автоматический режим выдаёт бумаги Федеральной налоговой службе через интернет. Если данные не придут в течение суток, кассу заблокируют.

Какие документы обязательны для оформления

Указ БР № 3210-У от 11.03.2014 года определяет фиксирование операций. Оборот документов сохранён после перехода на новые кассы в режиме онлайн. Все, кто интересуется вопросом, «какие документы нужно заполнить для онлайн касс», получает ответ: все на добровольной основе. В обязательном порядке оформить приходные и расходные кассовые ордера с занесением в кассовую книгу, бланки строгой отчётности (БСО).

Форма № КО-4 – обязательный унифицированный реестр. В нём содержатся сведения о полученных и выданных финансовых средствах с обозначением реквизитов ПКО, РКО получателя; лица, вносившего деньги. Делают записи непосредственно в день совершения операции. Вести книгу можно в бумажной форме, на компьютере с последующей распечаткой или в электронном виде.

В приходном ордере (форма № КО-1) сосредоточена информация о полученных наличных деньгах. Бланк представляет собой непосредственно ордер и отрывную квитанцию. Кассир заполняет все графы и подписывает оба фрагмента «приходника». К нему прилагается отчёт о закрытии смены.

Расходный ордер (форма № КО-2) содержит суммы наличных средств, выданных из кассы.

Бланки строгой отчётности печатают посредством онлайн-кассы и представляют покупателю в электронном формате.

Новые документы, обязательные к оформлению

Из новых документов заполняют чек коррекции и возврата товара, отчёт об открытии и закрытии смены. Коррекционный чек пробивают, если имеет место неучтённая выручка на сумму превышения. Чек «возврат прихода» оформляется при возвращении покупателю денег за услугу или товар.

Отчёт о закрытии смены и Z-отчёт практически идентичны. Различия только в их формировании и задачах. Требования к данным в отчёте о закрытии смены определены Приказом ФСН №29. Z-отчёт зависит от самой кассы.

Реквизиты:

1. Наименование организации.
2. ИНН организации.
3. ИНН, ФИО кассира, выдавшего отчёт.
4. Дата и время закрытия.
5. Номер кассы.
6. Адрес.
7. Число подготовленных чеков.
8. Количество не отправленных в ОФД.
9. Время прекращения передачи сведений.
10. Данные об итогах смены.

Работа с онлайн кассой начинается с составления отчёта об открытии смены. Завершив расчётные операции, пробивают отчёт о закрытии смены.

Обязательными требованиями к новой документации является автоматическая передача данных в налоговую службу.

Лучшие предложения по цене и качеству

Важно! Если чеки не будут переданы в ФНС в течение 30 дней, кассу блокируют.

Согласно новым законодательным положениям, формы первичной документации, определённой Постановлением Госкомстата, не являются обязательными при использовании кассы-онлайн, какие документы вести, зависит от усмотрения предприятий и лиц, занимающихся предпринимательством. Изменения не коснулись кассовой книги, бланков строгой отчётности, приходных и расходных ордеров.

Кассовая книга

В последнее время большинство организаций преимущественно переходят на расчеты в безналичной форме. Однако это не означает, что операций с наличностью не совершается вообще. Если хотя бы часть операций проходит в наличной форме, организации должны в обязательном порядке вести кассовую книгу.

Кассовая книга

Кассовая книга представляет собой специальный журнал, в котором фиксируются все операции с денежной наличностью. Она является одним из документов бухгалтерской отчетности.

Заполнять ее нужно в строгом соответствии с законодательством. Причем вести ее должны даже организации-упрощенцы.

Основные правила

Ведение кассовой книги осуществляется в соответствии со следующими правилами:

1. Ведение кассовой книги происходит на протяжении всего года, то есть на один календарный год отводится одна кассовая книга.
2. Заполняет книгу или главный бухгалтер, или заменяющий его сотрудник (в большинстве случаев кассир).
3. В одной компании можно вести только одну книгу, даже не зависимо от того, сколько налогооблагаемых систем и видов деятельности в ней используется. Исключением является только ситуация, когда у организации имеется дочерняя фирма. «Дочки» ведут отдельные книги, копии которых в конце года они сдают в головной офис.
4. В книге должны быть прописаны все операции компании с наличностью – как операции по приходу, так и по расходу. Основанием для внесения записей в книгу являются ордера.
5. Если в какой-либо день операций с наличностью не совершалось, лист оставляют пустым.
6. Есть две формы ведения кассовой книги — в бумажном и электронном виде. Правила заполнения будут зависеть от выбранной формы.
7. Сведения вносят в книгу сразу после того, как деньги были внесены в кассу или взяты из нее.
8. Форма кассовой книги утверждена законодательно.
9. В конце каждого рабочего дня, в котором осуществлялись операции с наличностью, все сведения из книги сверяются с данными ордеров.

Кто ведет кассовую книгу

Все записи в кассовой книге делаются кассиром. Именно он осуществляет выдачу и прием наличности, сопровождая это соответствующими записями в книге. На каждом заполненном листе кассир должен проставлять свою подпись, которая будет означать, что кассир принимает на себя всю ответственность за проведенные операции.

В конце каждого трудового дня кассир должен передать в бухгалтерию остаток денег и все кассовые ордера. Бухгалтер тоже должен подписать заполненный лист книги. Если бухгалтера нет на рабочем месте, подпись может поставить его заместитель. Такую процедуру необходимо повторять ежедневно.

Способы ведения кассовой книги

Ведение кассовой книги в 2016-2017 году возможно как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

При заполнении книги на бумаге есть два варианта ее ведения:

1. Покупается готовая книга и заполняется от руки. Обычно они имеет либо пятьдесят, либо сто листов.

Перед тем, как начать ее заполнять, необходимо пронумеровать и сшить все листы, скрепить штампом, подписями управляющего компании и главного бухгалтера.

Листы такого журнала подразделяются на два вида:

• Вкладные – их можно заполнять только шариковой ручкой;
• Отрывные – их заполнение происходит с помощью копировальной бумаги, то есть на них полностью повторяются сведения, записанные на вкладные листы

2. Подготавливаются листы книги в электронном виде, после чего они распечатываются и заполняются ответственным сотрудником. Листы можно заполнять вручную, а можно на компьютере, и печатать их после заполнения.

Нумерация листов должна быть сквозной, то есть с начала года номера проставляются в порядке возрастания.

Электронная кассовая книга составляется с использованием технических средств. При заполнении на компьютере должна быть обеспечена защита от постороннего доступа, потерь и искажений информации. Подписывается документ электронными подписями.

Если при заполнении допущена ошибка

Если при заполнении книги была допущена ошибка или описка, ее можно исправить. Листы нельзя вырывать, подтирать неправильно написанные записи лезвием и пользоваться замазкой.

Исправления должны делаться следующим образом: аккуратно перечеркивается неправильная запись, рядом делается правильная запись. Исправление записи должно подтверждаться подписями кассира и главного бухгалтера. Если на одном листе делается несколько исправлений, рядом с каждым из них должны быть проставлены по две подписи.

Если ошибка такая серьезная, что ее нельзя исправить одним зачеркиванием, перечеркивается сразу весь лист. На этом листе пишут слово «аннулировано». После этого новый лист заполняется правильными сведениями.

Лист вырывать нельзя ни в коем случае. Кассир должен подать о случившемся заявление в письменном виде главному бухгалтеру. Управляющий компании или главный бухгалтер должен собрать комиссию, которая несет ответственность за корректировку книги. После этого составляют бухгалтерскую справку, где описывают ошибку и ее исправление.

Необходимо очень тщательно проверять информацию, вносимую в книгу, так как книга должна храниться в организации пять лет.

Бланк и образец заполнения кассовой книги можно найти в статье.

Часто возникающие вопросы

У компаний при ведении кассовой книги возникают следующие вопросы:

1. Кто контролирует ведение книги.
2. Какие особенности ведения книги в обособленных подразделениях.
3. Сколько книг должно быть в одной организации.

Рассмотрим каждый из этих вопросов подробнее.

Контроль за ведением кассовой книги

Контролировать, правильно ли кассир ведет книгу, должен главный бухгалтер. Процедуру проведения контроля устанавливает управляющий компании. Эта процедура должна быть отображена в учетной политике компании. Основными моментами, которые должен проверять бухгалтер, являются:

• Проверка нумерации;
• Проверка соответствия кодов;
• Правильность ведения книги;
• Проверка бумаг, которые филиалы должны передать в головной офис.

Особенности ведения книги в филиалах

Если у компании есть обособленные подразделения, они, также как и головные компании, должны заниматься заполнением кассовой книги при совершении операций с наличностью. Заполняется она в соответствии с общими правилами. Однако есть некоторые особенности:

1. Когда филиал организации самостоятельно вносит деньги на банковский счет, открытый головным офисом, кассовый лимит устанавливается такой же, как и для главного офиса. Если подразделения передают наличность в кассу компании, они могут самостоятельно устанавливать для себя лимиты. Однако в обоих случаях лимит должен быть прописан в приказе управляющего.
2. Обособленные подразделения организации должны передавать копии страниц книги в головной офис.
3. На обложке кассовой книги должно быть написано, что эти книга является книгой специального подразделения.

Количество книг в организации

Обычно в одной организации ведется одна кассовая книга. Но в некоторых случаев книг можно вести несколько:

• Организация является платежным агентом – в таком случае у компании должно быть две кассовых книги: одна предусмотрена для проведения операций с наличностью, а вторая – для наличности, принятой компании в роли платежного агента.
• Организация имеет филиалы – в каждом филиале имеется своя кассовая книга.

4. Порядок ведения кассовой книги и обязанности кассира Общий раздел Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине (утратило силу) | Нормативная база Украины

4.1. С целью обеспечения осуществления расчетов наличными предприятия должны иметь кассу, а их руководители должны обеспечить надлежащее обустройство этой кассы и надежное хранение наличных средств в ней. Если по вине руководителей не были созданы надлежащие условия для обеспечения сохранности средств во время их хранения и транспортировки, то они несут за это ответственность в установленном законодательством Украины порядке.

Хранение в кассе наличных и других ценностей, не принадлежащих этому предприятию, запрещается.

4.2. Все поступления и выдачу наличных в национальной валюте предприятия отражают в кассовой книге (приложение 5).

Каждое предприятие (юридическое лицо), имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличными в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений).

Обособленные подразделения предприятий, проводящие операции по приему наличных за проданную продукцию (товары, работы, услуги) с оформлением их приходным кассовым ордером, а также по выдаче наличных на выплаты, связанные с оплатой труда, производственные (хозяйственные) нужды, другие операции с оформлением их расходными кассовыми ордерами и ведомостями, ведут кассовую книгу.

Обособленные подразделения предприятий, страховые агенты, брокеры, распространители лотерей, которые осуществляют наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО, но не проводят операций по приему (выдаче) наличных по кассовым ордерам, а также предприниматели кассовую книгу не ведут.

Листы кассовой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены оттиском печати предприятия (юридического лица). Количество листов в кассовой книге подтверждается подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия (юридического лица).

Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах (через копировальную бумагу) чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой. Первые экземпляры, являющиеся неотрывной частью листа кассовой книги — «Вкладные листы кассовой книги», остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги — «Отчет кассира», являются документом, по которому кассиры отчитываются по движению денег в кассе. Первые и вторые экземпляры имеют одинаковые номера.

Исправления в кассовой книге, как правило, не допускаются. Если исправления сделаны, то они подтверждаются подписями кассира, а также главного бухгалтера или замещающего его лица.

4.3. Записи в кассовой книге производятся кассиром по операциям получения или выдачи наличных по каждому кассовому ордеру и расходной ведомости в день их поступления или выдачи. При отсутствии движения наличных в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге в этот день могут не осуществляться.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подытоживает операции за день, выводит остаток наличных в кассе на начало следующего дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира вторые экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги (копию записей в кассовой книге за день), с приходными и расходными кассовыми ордерами под роспись в кассовой книге. Наличные, выданные по расходным ведомостям на выплаты, связанные с оплатой труда, отражаются в кассовой книге по истечении сроков этих выплат (согласно пункту 2.10 настоящего Положения), а закрытие вышеуказанных документов и выписывание соответствующих расходных кассовых ордеров осуществляются в порядке, определенном в пункте 3.9 настоящего Положения.

Если бухгалтерия и кассир предприятия (юридического лица) не работают в выходные и праздничные дни, а его обособленное подразделение, использующее при расчетах РРО (РК), в эти дни работает, но не ведет кассовой книги, то записи в кассовой книге юридического лица осуществляются на следующий рабочий день предприятия — юридического лица.

Предприятия, имеющие обособленные подразделения, которые проводят кассовые операции с отражением их в кассовой книге и режим работы которых не совпадает с распорядком функционирования бухгалтерии предприятия — юридического лица, внутренним документом определяют порядок взаимодействия обособленных подразделений с бухгалтерией предприятия (юридического лица) согласно требованиям законодательства Украины, в частности определение времени рабочих смен, обеспечение бухгалтерского учета кассовых операций и т. п.

4.4. Предприятия при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов могут вести кассовую книгу в электронной форме при помощи компьютерных средств. Программное обеспечение, при помощи которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отражение и распечатывание каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажной форме.

Записи в кассовой книге осуществляются на основании соответствующей информации из кассовых документов. Записи в кассовую книгу должны вноситься до начала следующего рабочего дня (т. е. с остатками на конец предыдущего дня), а также содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года.

В случае распечатывания «Вкладного листа кассовой книги» в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатывания в конце года — их общее количество за год.

После распечатывания «Вкладного листа кассовой книги» и «Отчета кассира» кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать «Отчет кассира» вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под роспись во «Вкладном листе кассовой книги».

«Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По завершении календарного года (или в зависимости от необходимости) «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год подтверждается подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия — юридического лица, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется оттиском печати предприятия (юридического лица).

По завершении календарного года кассовая книга на электронных носителях должна передаваться для хранения согласно законодательству Украины.

4.5. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера или работника предприятия, уполномоченного на это руководителем.

4.6. Старший кассир перед началом рабочего дня (при наличии на предприятии нескольких кассиров) выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных под роспись в книге учета выданных и принятых старшим кассиром денег (приложение 6), которую ведет старший кассир.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться о полученных и выданных наличных по соответствующим кассовым документам и сдать остаток наличных и кассовые документы по проведенным операциям старшему кассиру под роспись в книге учета выданных и принятых старшим кассиром денег.

Книга учета выданных и принятых старшим кассиром денег применяется также для учета наличных, выданных из кассы предприятия доверенному лицу, выплачивающему заработную плату в течение установленного срока, и возврата им имеющихся наличных и кассовых документов.

4.7. Руководитель предприятия в случае зачисления на работу кассира заключает с ним договор о полной материальной ответственности и знакомит его под роспись с требованиями настоящего Положения.

4.8. Кассир согласно законодательству Украины несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены выполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности на время выполнения им обязанностей кассира.

При отсутствии кассира (в связи с болезнью и т. п.) ценности, переданные ему под ответственность, пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии, назначенной руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

Предприятия, штатным расписанием которых не предусмотрена должность кассира, выполнение его обязанностей могут возлагать согласно письменному распоряжению руководителя на бухгалтера или другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.

4.9. На предприятиях, имеющих обособленные подразделения или обслуживающихся централизованными бухгалтериями, оплату труда, выплаты пособий в связи с временной нетрудоспособностью, стипендий и премий могут производить по письменному приказу руководителя другие, кроме кассиров, лица, с которыми заключается договор, предусмотренный пунктом 4.7 настоящей главы, и на которых возлагаются обязанности, установленные для кассиров настоящим Положением.

4.10. С целью контроля за сохранностью наличных средств на предприятиях проводятся инвентаризации касс. Для проведения инвентаризации кассы, которая должна осуществляться согласно приказу руководителя, назначается комиссия, которая по завершении инвентаризации кассы составляет акт о результатах инвентаризации имеющихся средств (приложение 7).

Комиссия проверяет наличие средств путем полного пересчета всех наличных средств, имеющихся в кассе, ценных бумаг, чековых книжек и т. п. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй — остается у материально ответственного лица.

До начала инвентаризации все материально ответственные лица (лица, отвечающие за сохранность средств) дают расписку, определенную в приложении 7.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (для материально ответственного лица, сдавшего ценности, материально ответственного лица, принявшего ценности, а также бухгалтерии).

Инвентаризация касс проводится на каждом предприятии в сроки, установленные руководителем, с покупюрным пересчетом всех наличных средств и проверкой других ценностей, хранящихся в кассе. Остаток наличных в кассе сверяется с данными учета по книгам учета. Наличные, хранящиеся в кассе, но не подтвержденные кассовыми документами, считаются излишком наличных в кассе. В случае применения предприятием в расчетах РРО сверяется сумма имеющихся наличных на месте проведения кассиром расчета с суммой, указанной в отчете РРО (в РК и КУРО). При выявлении в ходе инвентаризации недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и выясняются обстоятельства их возникновения. Сумма недостачи возмещается согласно законодательству Украины, а излишек оприходуется в кассе и зачисляется в доход соответствующего предприятия.

При автоматизированном ведении кассовой книги следует проводить проверку правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Вышестоящие организации (при их наличии) на всех подведомственных предприятиях, а также аудиторы (аудиторские фирмы) согласно заключенным договорам в ходе проведения документальных ревизий обязательно проводят инвентаризацию касс и проверяют соблюдение порядка ведения кассовых операций. В хозяйственных обществах, если это предусмотрено их уставом, такие ревизии проводят ревизионные комиссии.

Проверки соблюдения порядка ведения операций с наличными осуществляют определенные законодательством Украины органы контроля согласно их компетенции (далее — органы контроля).

аудиторских процедур за наличный расчет | Малый бизнес

Автор: Chron Contributor Обновлено 15 сентября 2020 г.

Процедуры бухгалтерского учета и аудита различаются в разных компаниях и отраслях, но процедуры аудита для денежных средств аналогичны. Аудитор должен получить разумную уверенность в том, что остатки денежных средств компании указаны правильно, и делает это с использованием в основном стандартных процедур. Проверка денежных средств и их эквивалентов может устранить любые неожиданности для вас и вашей компании во время аудита.

Контрольный список кассового аудита для подтверждения

Первичной процедурой аудита, используемой при проверке остатков денежных средств, является подтверждение. Для проверки подтверждения аудиторы просят банкиров компании напрямую проверить баланс банковских счетов; ответы направляются исключительно аудиторам. Это потому, что некоторые владельцы бизнеса могут создавать ложные банковские выписки, чтобы скрыть кражу, сообщает CPA Charles Hall. Банкирам требуется запрос электронного подтверждения. У процесса подтверждения есть и непредвиденная выгода.При отправке запроса на подтверждение аудиторы обычно спрашивают, есть ли у компании какие-либо ссуды в банке. Это помогает выявить любые имеющиеся неучтенные обязательства.

Пересчет в иностранной валюте

Существуют отдельные процедуры аудита для денежных поступлений в иностранной валюте, и часть процесса кассового аудита включает проверку процесса перевода. Для проверки перевода аудитор самостоятельно рассчитывает остаток денежных средств, используя обменный курс, действующий на 31 декабря.Если перевод существенно близок к цифре компании, аудитор документирует этот вывод и приступает к проверке. Если существует разница в используемой ставке, которая приводит к существенной разнице, аудитор должен определить, является ли ставка компании разумной.

Проверка выверки

В рамках проверки кассовой наличности аудиторы также проверяют процесс выверки банковских счетов. Изучая кассовые подтверждения, аудиторы получают уверенность в банковском балансе. Однако между правильным банковским балансом и правильным балансовым остатком денежных средств могут существовать различия.Обычно эти различия касаются промежуточных депозитов и неоплаченных чеков. Пересчитывая и проверяя основную информацию при выверке банковских счетов компании, аудиторы могут устранить разрыв между бухгалтерской книгой и банковским балансом.

Классификация

Аудиторам также может потребоваться проверка правильности классификации денежных средств, отчетов Инструменты учета и упражнения, известные как проверка классификации. . Некоторые остатки денежных средств, такие как остатки денежных средств, использование которых ограничено в соответствии с договорными соглашениями, или их эквиваленты, которые были переданы в залог в качестве обеспечения, имеют сложные правила, связанные с раскрытием и классификацией.В некоторых случаях эти остатки не следует указывать в качестве денежных средств в балансе и, возможно, необходимо указать как инвестиции или ограниченные денежные средства. Если ваш бизнес подлежит аудиту и у вас есть какие-либо договорные обязательства, связанные с денежным обеспечением, обязательно изучите эти соглашения, чтобы обеспечить надлежащую классификацию.

Как сверять кассовую книгу в финансовом учете | Малый бизнес

Кимберли Леонард Обновлено 28 января 2019 г.

Сегодняшний владелец малого бизнеса, скорее всего, использует бухгалтерское программное обеспечение для ведения бухгалтерских книг.Программное обеспечение записывает все транзакции по мере их совершения, как дебетование, так и кредитование, а затем создает отчеты о том, что остается невыполненным, когда выписка по счету сверяется. Понимание того, как этот процесс работает с кассовой книгой, которая содержит все денежные поступления и платежи, включая банковские депозиты и снятие средств, помогает владельцу бизнеса подтвердить правильность кассовых операций.

Это также необходимо для выявления мошенничества и незаконной деятельности. Вам необходимы обновленные бухгалтерские записи и текущая выписка из банка для сверки счета.

Период времени для сверки

Вы должны сверять кассовые книги с выписками в конце каждого банковского цикла. Закрыв бухгалтерские книги с выверкой в ​​конце каждой банковской выписки, работу намного быстрее и проще организовать. Он также информирует вас о непогашенной дебиторской задолженности, которую, возможно, потребуется решить. После получения выписки из банка сопоставьте даты цикла выписки с периодом времени в книгах.

Большинство банковских выписок составляются ежемесячно.Для понимания предположим, что цикл идет с первого дня месяца по 31 день в выписке под рукой. Сопоставьте эту дату со своими бухгалтерскими книгами. Это период, когда вы примиряетесь. Не пытайтесь согласовать элементы, записанные после цикла, потому что банк еще ничего не отправил.

Подтверждение баланса в банке

Вы можете сверять бухгалтерские книги и выписки с помощью формы сверки, загруженной в Интернете, или использовать лист бумаги со значениями ваших бухгалтерских книг в левом столбце и значениями банковских выписок в правом.Первое, что вам нужно сделать, это проверить начальный баланс. Если вы правильно сверяли предыдущий месяц, выписка из банка и ваши кассовые книги должны совпадать. Конечный баланс не будет таким же, если все депозиты и снятие средств не будут опубликованы банком.

Добавление депозитов в пути

Денежные депозиты обычно регистрируются немедленно, но возможна задержка. Если какие-либо денежные депозиты в ваших записях еще не учтены в банковской выписке, примите это во внимание.

Прочие вычеты по сборам и штрафам

Одна из причин, по которой у многих владельцев малого бизнеса нет кассовой книги, заключается в том, что они не нашли времени для вычета банковских комиссий и штрафов. Вычтите их из своих книг на основе информации, предоставленной банком.

Устранение ошибок при ошибках

Если все операции были должным образом учтены в процессе выверки, конечные сальдо кассовой книги и выписки должны совпадать. Если это не так, начните просматривать каждый депозит, чтобы убедиться, что он был на правильную сумму.Иногда расхождения указывают на то, что кто-то обманным путем изменяет сумму депозита.

ACCT 460 Глава 10 Карточки