Оформление графика отпусков – График отпусков: образец заполнения-2019 скачать

• Актуально
• Анонсы
• Архивное хранение
• Больничные
• Бухгалтерия в кадрах
• Военнослужащие
• Воинский учет
• Гарантии и компенсации
• Госслужба
• Делопроизводство
• Договоры
• Документооборот
• Должностные инструкции
• Законодательство
• Инвалиды
• Иностранные работники
• Инструкции по охране труда
• Интервью
• Кадровики советуют
• Командировки
• Конфиденциальность
• Материальная ответственность
• Медосмотры
• Обучение и переподготовка
• Оплата труда
• Отпуска
• Отчетность
• Охрана труда
• Оценка персонала
• Персональные данные
• Подбор персонала
• Прием на работу
• Проверки
• Профессии
• Профстандарты
• Рабочее время
• Разбираем на примерах
• Расчеты с персоналом

clubtk.ru

График отпусков

Так как в Трудовом Кодексе нет указания на то, что мы обязаны фиксировать в графике отпусков дату фактического ухода работника в отпуск, то предлагаю из формы Т-7 убрать эту графу, и все, что связано с переносом отпуска и реквизитами документа, его утверждающего. Как показывает практика, для удобства работы нам не хватает других данных, их мы и добавим.

Например, графу о дополнительном отпуске (если они предусмотрены в компании), графу об остатках отпусков за предыдущий период или «северные» отпуска. Иногда кадровики добавляют графу ознакомления работника с графиком отпусков. 

Обращаю ваше внимание, что график отпусков это не Локально-Нормативный акт, и обязанности работодателя знакомить работников с ним нет. Кроме того, в законе «О персональных данных» говориться о том, что любая информация, связанная с конкретным работником, является его персональными данными и не подлежит распространению. Следовательно, вывешивание графика отпусков в доступном всеобщему обозрению является нарушением. Чтобы этого избежать, я раздаю выписку из утвержденного графика отпусков руководителям подразделений, у которых каждый работник может ознакомиться с ним при желании.

Перед заполнением графика отпусков

Определяем список тех, кто в этот график будет внесен, а именно:
 — Сотрудники, находящиеся в штате на дату утверждения включительно

 — Те, кто оформлен на срочный трудовой договор. При этом будем учитывать срок такого договора. Если договор заканчивается в декабре текущего года, то такого сотрудника включать не будем, но если он заканчивается в следующем году — планируем отпуск. 

 — Те, кто находятся в отпуске по уходу за ребенком. Т.к., эти сотрудники (цы) уже находятся в отпуске, то предоставление двух отпусков одновременно невозможно. Если молодой родитель изъявит желание и выйдет на работу, то мы сделаем приложение к графику отпусков, указав даты отпуска

 — «Потеряшки». Это сотрудники, которые фактически долгое время отсутствуют на рабочем месте, и мы проводим мероприятия по их розыску. Мы им заблаговременно пишем письмо о том, что сейчас идет формирование графика отпусков, и просим указать предпочтительные даты. В самом графике отпусков делаем примечание напротив фамилии работника, что более точная дата будет определена по выходу работника

 — Совместители. У внешних совместителей мы запросим справку с основного места работы, чтобы указать те же даты и в своем графике, а для внутренних совместителей мы отведем 2 строки, в одной указав отпуск как у основного работника, а во второй — как для совместителя.

А как быть с теми, кто принят на работу после утверждения графика отпусков? Четкого ответа на этот вопрос нет. Проверяющие органы не могут наказать работодателя за отсутствие таких сотрудников в графике отпусков. Но! Отпуск связан с денежными выплатами, а также мы не можем нарушить рабочий процесс, поэтому есть смысл по мере необходимости делать приложения к утвержденному графику отпусков, включая туда новых сотрудников.

Часто на курсах задают вопрос: если работник и работодатель не сошлись в едином мнении о  дате предоставления отпуска. Кто прав?
Согласно нашему законодательству, работодатель обязан учитывать мнение льготных категорий граждан, а вот остальных — нет. Работодатель обязан предоставлять работнику отпуск так, чтобы не нарушить нормальный ход работы организации. Поэтому будем искать компромисс в этом вопросе.
Обратите внимание на продолжительность ежегодного отпуска. У некоторых категорий граждан отпуск превышает 28 календарных дней.

Разделение отпуска на части

В Трудовом Кодексе сказано, что допускается разделение отпуска на части (внимание!) по соглашению между работником и работодателем. Соответственно, ни в каких Локально-Нормативных актах, ни в Трудовом договоре мы не можем написать, что «в компании принято разделение отпуска на 14 и 14 дней» или «предоставляется отпуск в количестве дней кратного 7». Это грубое нарушение. В нашем законодательстве не сказано, как должно выглядеть согласие работника и работодателя о разделении отпуска на части. Не нужно придумывать себе лишнюю работу и делать Дополнительные соглашения к Трудовому договору. 

А как же тогда зафиксировать достигнутые соглашения?

Если компания небольшая, то можно попросить работника написать заявление с просьбой разделить отпуск на части (с указанием размеров частей и дат начала) и визой руководителя о согласии.

Если компания большая, то я поступаю так. Заранее раздаю руководителям подразделений шаблон графика отпусков, и предоставляю им возможность самостоятельно урегулировать вопросы с датами. Затем, каждый работник в этот шаблон собственноручно вписывает свою фамилию, имя, должность и указывает даты начала отпуска и количество дней (или период «с.. по..») и расписывается. Все это визирует руководитель структурного подразделения. Некоторые кадровики просят еще к этому написать заявление о разбиении отпуска на части.

Как указывать даты отпусков?

Вариант 1. Сотрудник указывает точную дату начала отпуска и его продолжительность. Мы рассчитываем дату окончания (не забывайте, что праздничные дни продлевают очередной отпуск).

Вариант 2. Сотрудник указывает месяц, в котором он идет в отпуск. Т.к., согласно Трудовому Кодексу, мы обязаны предупредить о дате начала отпуска заранее, то за 3 недели мы пишем ему извещение, где напоминаем о дате начала отпуска и просим уточнить конкретные дни.

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждает руководитель организации или уполномоченное лицо. Если мы говорим о филиале или обособленном структурном подразделении, то это право может быть передано Руководителю подразделения по доверенности.

Ознакомление работника о начале отпуска

Государственная трудовая инспекция не считает наличие подписи работника в графике отпусков как акт ознакомления о начале отпуска. Исключением является если работник расписывается в графике за 2 недели до начала и ставит дату ознакомления. Но это возможно только в малых предприятиях.
Как можно ознакомить работника о начале отпуска?

 — Извещение. Мы направляем сотруднику уведомление о предстоящем отпуске. Если сотрудники находятся все в одном месте, то это не составляет труда. Работник расписывается, проставляет дату собственноручно (за 2 недели до даты начала отпуска)

 — Журнал (тетрадь) уведомлений у руководителей подразделений. Делаю рассылку по электронной почте руководителям, что у их подчиненных запланирован отпуск и прошу их ознакомить

 — По электронной почте дистанционных работников. В ответ получаю подтверждение от работника, заверенное электронной подписью, а потом почтовое отправление с бумагой

Некоторые кадровики делают приказ о предоставлении отпуска за 3 недели до начала. Это удобно и неудобно одновременно. Неудобство связано с тем, что в некоторых кадровых программах при создании приказов происходит одновременное начисление и, если работник решит перенести отпуск, то придется уничтожать приказ и так далее.

Перенос отпуска

Если работник не согласен с той датой начала отпуска, которую ему определил работодатель: на уведомлении пишет: «не согласен!». Наша с вами обязанность — уведомить. Для сохранения нормальных рабочих отношений и, если руководитель не против, можно поискать компромисс.

Если работник пишет заявление о переносе даты отпуска. При условии, что руководитель (работодатель) не против, возможно перенесение. В график отпусков изменения не вносятся, а к нему подкалывается заявление работника. Не забудьте сделать уведомление, согласно новой дате.

Если работодателю необходимо перенести дату отпуска работника. Тогда мы пишем работнику письмо, что в виду производственной необходимости, пожалуйста, перенесите свой отпуск на другие даты, и обязательно указываем, что работник имеет право отказаться. В случае согласия, просим указать новые предпочтительные даты. Затем издается приказ по компании, что в виду таких обстоятельств отпуск переносится.

Если работник, находясь в отпуске, продолжает ходить на работу, необходимо сделать ему уведомление, что он находится в отпуске, ему начислены отпускные (это время уже оплачено) и работодатель не сможет ему оплатить выходы на работу повторно.

Во всех случаях, когда работник отказывается от ознакомления с документом, составляем акт. Если работник не желает знакомиться категорически, вызываем его к руководителю и в присутствии свидетелей зачитываем документ и составляем акт об ознакомлении.

cpb-runo.ru

правила оформления и внесение изменений. Как правильно составить график отпусков

Ежегодный оплачиваемый отпуск – это то, что гарантировано каждому трудящемуся гражданину нашей страны в соответствии с Конституцией Российской Федерации. Составляется и утверждается график отпусков в любой организации согласно определенным правилам, о которых мы подробнее поговорим в нашем следующем материале.

Содержание:

1. Для чего фирме график отпусков?
2. Согласование отпусков в организации
3. Составление графика отпусков
4. Внесение изменений в график отпусков

Для чего фирме график отпусков?

Статья 37 Конституции РФ говорит о том, что каждому гражданину нашей страны, работающему по трудовому договору, гарантировано должен предоставляться ежегодный оплачиваемый отпуск. Но уйти в отпуск тогда, когда ему заблагорассудится, работник не имеет права. В каждой фирме существует документ, в соответствии с которым все работники уходят отдыхать – это график отпусков.

В соответствии со статьей 123 Трудового кодекса страны, график отпусков определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации, а утверждается график работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, представляющей интересы большинства работников. Утверждаться график отпусков должен не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. Данный документ является обязательным для исполнения как для работника, так и для работодателя.

Многие работодатели игнорируют требование законодательства по составлению графика отпусков и «отправляют» своих работников отдыхать просто по устной обоюдной договоренности. Делать это категорически запрещено. Стоит помнить о том, что одним из документов, которые в первую очередь попросят показать инспекторы труда при проверке вашей организации – это график отпусков, и, если он будет отсутствовать, то за несоблюдение трудового законодательства руководителя фирмы могут ждать значительные штрафы, в соответствии с Кодексом РФ об административных нарушениях.

Читайте также: Увольнение за прогул в 2016 году: пошаговая инструкция

Не стоит относиться к графику отпусков как к формальности. На самом деле, наличие этого документа значительно упрощает процесс определения последовательности отпусков и, кроме того, наличие этого документа имеет для работодателя ряд положительных моментов. Например, точно зная, в каком месяце и на какой период времени определенный работник уйдет в отпуск, работодатель может своевременно позаботиться о его замене, спланировать работу фирмы в этот период, распределить обязанности работника среди других подчиненных. Также график отпусков помогает работодателю «не запутаться» в череде дней отдыха сотрудников фирмы.

Также документ необходим для того, чтобы не получилось так, что у одного работника накопилось дней отпуска на несколько месяцев, а другие сотрудники, которые выполняют идентичные функции, вдруг решат уйти в отпуск одновременно, тем самым «оголяя» отдел и т.д. Кроме того, зная заранее об отпуске своих сотрудников, работодатель может заранее оформить все необходимые документы, подготовить к выдаче отпускные, деньги и т.д. Также согласованный с каждый работником и утвержденный графи отпусков поможет работодателю избежать конфликтов и споров с подчиненными на тему времени предоставления отпусков. Все это только улучшает механизм работы фирмы и упрощает учет отпусков и отпускных.

Согласование отпусков в организации

Прежде чем начать составление графика отпусков, каждый работодатель должен ознакомиться с положениями законодательства, в частности, со статьями 114 – 128 Трудового кодекса нашей страны. Также можно ознакомиться с рядом материалов по данной тематике, которые публиковались на страницах нашего Интернет-журнала «Бизнес.ру»:

Все они будут полезны работодателям, а также как опытным, так и начинающим предпринимателям.

Также перед составлением графика отпусков работодателю необходимо учесть специфику деятельности предприятия. К примеру, если работники фирмы трудятся в опасных или вредных условиях труда, если у них ненормированный рабочий график, то им полагаются дополнительные дни отпуска, также существуют определенные категории работников, которым оплачиваемый отпуск может предоставляться по их желанию и в удобное для них время и т.д. Все эти аспекты также нужно учитывать перед тем, как начать составление графика отпусков. Также необходимо помнить о том, что продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней, а использовать свой полный отпуск каждый работник имеет право уже спустя полгода непрерывной работы у одного работодателя.

Прежде чем заполнять график отпусков, работодатель должен рассчитать так называемый «отпускной стаж» работника, то есть, количество дней отпуска, которые положены работнику из расчета времени его фактической работы, с учетом дней прогулов, отстранения от работы, дней отпуска по уходу за ребенком, время отпуска без сохранения заработной платы и т.д. Напомним, что стаж рассчитывается исходя из того, что за каждый полный отработанный месяц сотруднику полагается 2,33 дня отпуска, то есть 28 дней за 12 календарных месяцев. Также исчисляя количество отпускных дней, нельзя забывать и о днях отпуска, не использованных работником за предыдущий период.

Читайте также: Как правильно заполнять трудовую книжку работника?

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу «Бизнес.Ру», которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

В большинстве организаций при составлении графика отпусков работодатель учитывает пожелания своих сотрудников, для этого последние пишут заявление на имя руководителя. В основном, работники хотят отдыхать в летний и осенний период. Идти на уступки здесь, безусловно, нужно, но в то же время необходимо четко следить за тем, чтобы распределение отпусков было равномерным для того, чтобы работа организации была непрерывной и постоянной.

Также следует направлять работников одного отдела в строгой очередности, а не одновременно. Помните и о том, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, а о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала – такое требование закреплено в Трудовом кодексе страны.

Составление графика отпусков

Во многих организациях составляется сначала проект графика отпусков, в котором учитываются пожелания работников и работодателя о дате отпусков. Данный «предварительный» документ утверждается руководителями всех подразделений фирмы, сотрудником отдела кадров, согласовываются с выборным органом профсоюза, если такой в компании имеется, а затем утверждается руководителем организации. Помимо ежегодных оплачиваемых отпусков, в графике необходимо отражать и дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска и отпуска, которые не были работником использованы. Составляется график по месяцам, начиная с начала года, а хранится график отпусков один год.

Для того, чтобы оформить окончательный график отпусков в организациях нашей страны используется унифицированный форма №Т-7, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 года №1. Скачать бланк данного документа можно по ссылке: График отпусков. Форма Т-7. Как правильно составить. Но не исключены случаи, когда графики отпусков в организации составляются в свободной форме. Все же специалисты советуют использовать унифицированную форму, потому как в ней предусмотрены все необходимые графы для заполнения.

— В «шапке» документа необходимо проставить наименование организации, коды фирмы по ОКУД и ОКПО (Общероссийскому классификатору управленческой деятельности и Общероссийскому классификатору предприятий и организаций). Также необходимо указать информацию о согласовании графика с выборным органом профсоюза, если таковой в организации есть.

— После названия документа «График отпусков» в нужные графы необходимо проставить номер документа, дату его составления и год, на который он составляется. Далее идет графа «Утверждаю» за подписью руководителя организации и его инициалами, а также датой утверждения готового графика отпусков.

— Далее идет табличная часть документа, состоящая из десяти основных граф. Первая графа называется «Структурное подразделение». Сюда необходимо вписать все отделы организации – «Администрация», «Бухгалтерия», «Отдел кадров», «Отдел продаж» и т.д.

— Вторая графа в таблице графика отпусков – это «Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию». Вписывать в данную графу необходимо данные только в соответствии со штатным расписанием.

Читайте также: Как составить штатное расписание фирмы в 2016 году

— Третья графа таблицы – «Фамилия, имя, отчество» работника, в четвертой графе проставляются табельные номера работников, если таковые в фирме есть, если же нет, то табельные номера проставлять не нужно.

— В пятой графе необходимо проставить количество календарных дней отпуска, на которые претендует работник. Это могут быть 14 дней, 28 дней, 40 и т.д.

— Шестая и седьмая графа таблицы – это «Запланированная дата отпуска» и «Фактическая дата отпуска» соответственно. В шестой графе вносятся предположительные даты ухода в отпуск каждого из работников, фамилии которых перечислены в третьей графе. Седьмая графа заполняется только после фактического окончания отпуска.

Вам будет интересно!     Все о подборе и оформлении персонала на работу

Как составить объявление о вакансии Проведение собеседования Грамотный подбор персонала Порядок приема на работу Оформление трудового договора

Все об испытательном сроке Обучение и развитие сотрудников Контроль работы персонала Система мотивации Документы при приеме на работу Подробнее>>

— Если же работник ушел в отпуск не в тот день, который был изначально запланирован, то в графе восьмой «Перенесение отпуска, основание (документ)» нужно отразить название и номер документа, на основании которого отпуск был перенесен. К примеру, приказ руководителя организации о переносе отпуска. То есть, если дата фактического отпуска претерпела изменения, то всю информацию об этом необходимо отразить в графах 8 и 9 табличной части документа (девятая графа «Дата предполагаемого отпуска» в соответствии с изменениями). Записи в данных графах делаются от руки.

Читайте также: Как оформить больничный лист в 2016 году

— Десятый раздел таблицы – «Примечание» заполняется в тех случаях, когда необходимо внести некие пояснения. К примеру, когда отпуск не был использован или по каким-то причинам перенесен.

— После заполнения обязательных граф – с первой по шестую – документ подписывается руководителем кадровой службы либо сотрудником фирмы, который был ответственен за составление данного графика, с указанием его должности инициалами, личной подписью. Графы с седьмой по девятую будут заполняться ответственным лицом в течение года, в процессе того, как сотрудники компании будут фактически уходить в отпуск.

После того, как окончательный график отпусков будет полностью заполнен и утвержден, его содержание необходимо довести до сведения всех сотрудников фирмы. Это должно быть сделано не позднее, чем за две недели до начала первого отпуска работника. Сотрудники организации должны быть уведомлены о предполагаемых датах отпуска и подтвердить своей росписью согласие с датами ухода на отдых в специальном листе ознакомления. Составить такое уведомление можно в произвольной форме, а после заполнения приложить его к готовому графику отпусков.

 Также можно дополнить график отпусков еще одной графой в таблице, в которой сотрудники фирмы проставят свои подписи и сделают соответствующую пометку, которая будет подтверждением того, что с графиком отпусков они ознакомлены и дата начала отпуска им известна. Но, при внесении изменений в унифицированную форму графика отпусков №Т-7, руководитель организации должен будет создать соответствующий приказ.

Внесение изменений в график отпусков

Не всегда получается так, что все сотрудники фирмы уходят в отпуск в соответствии с утвержденным еще до начала года графиком, а значит изменения в документ неизбежны. Все правки в график должны делаться по соглашению обеих сторон – и работника, и работодателя и вноситься в соответствующую (восьмую и девятую) графу таблицы.

К примеру, если у сотрудника фирмы изменились планы, и он хочет перенести дату отпуска, то, в первую очередь, он должен написать соответствующее заявление на имя руководителя в произвольной форме. Если руководитель согласен перенести отпуск работника на новую дату, он ставит визу на его заявлении. Затем, на основании заявления сотрудника, руководитель фирмы издает соответствующий приказ о внесении изменений в график отпусков. Обязательно в данном распоряжении указываются причины и основания по переносу отпуска (к примеру, семейные или непредвиденные обстоятельства) и срок, на который отпуск переносится.

Читайте также: Как изменить условия трудового договора в 2016 году

Только после издания приказа соответствующие изменения даты отпуска вносятся в утвержденный график отпусков организации. В графу №8 графика вносим основания для переноса отпуска, то есть, реквизиты приказа руководителя.

В том случае, если изменение даты отпуска того или иного сотрудника фирмы является инициативой работодателя, то схема внесения правок в график будет другой. Так, в первую очередь, работодатель должен получить письменное заявление от сотрудника о том, что он согласен на перенос отпуска, затем на основании данного заявления должен быть издан приказ по организации о переносе отпуска с формулировкой: «В связи с производственной необходимостью».  Только после этого изменения могут быть внесены в график отпусков.

В целом же, специалисты советуют максимально ответственно подходить к составлению и утверждению графика отпусков работников фирмы. Это необходимо для того, чтобы избежать нареканий со стороны надзорных органов, а также для упрощения процесса определения последовательности отпусков сотрудников организации.

www.business.ru

правила оформления и внесение изменений, Справка для бухгалтера, Справка по типовому правовому вопросу

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

График отпусков — это документ, в котором закрепляется очередность предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков (статьей 123 ТК РФ).

График устанавливает очередность предоставления отпусков работникам в течение года (ч.1 ст.123 ТК РФ). Этот документ обязателен и для работодателя, и для всех сотрудников (ч.2 ст.123 ТК РФ).

Как свидетельствует судебная практика, существует немалое количество трудовых споров по поводу предоставления отпусков. При составлении графика отпусков с одной стороны учитываются пожелания работников, а с другой — существуют и особенности производственного процесса.

Таким образом, при составлении графика отпусков следует учесть следующее:

1) необходимо соблюсти отпускные гарантии, установленные трудовым законодательством, в частности порядок предоставления отпусков льготным категориям работников, имеющим особые преимущества;

2) важно учесть особенности организации производства на вашем предприятии. Например, на конвейере предоставление отпусков в массовом порядке в летний период может быть чревато остановкой, сокращением объема выпуска продукции. И, напротив, на сезонных работах уход в отпуск всех сотрудников в мертвый сезон выгоден. Он обернется экономией ресурсов;

3) нужно учесть пожелания работников в той степени, в какой это позволяют технологический процесс и резервы взаимозаменяемости сотрудников.

Во избежание возможных трудовых споров целесообразно порядок составления и утверждения графика отпусков закрепить в локальных нормативных актах, например, в коллективном договоре, в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Обязательность составления графика отпусков зависит и от юридического статуса работодателя. Индивидуальные предприниматели и другие физические лица, нанимающие работников, могут предоставлять им отпуска по соглашению сторон (ст.305 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 20.12.2011 N 3683-6-1). Для юрлиц составление графика отпусков обязательно.

Но это также зависит и от количества работников. В том же письме Роструда от 20.12.2011 N 3683-6-1 сказано, что при найме работодателем — физическим лицом большого числа работников целесообразно составлять график отпусков.

График отпусков 2019

Спланировать отпуска сотрудников на будущий год нужно за две недели до начала будущего года (ч.1 ст.123 ТК РФ).

То есть не позднее 17 декабря 2018 года, это понедельник.

Даже если компания фактически составит график позже, датировать его все равно лучше не позднее 17-го декабря. Ведь график отпусков может быть утвержден и раньше, так как ТК РФ не содержит запрета на утверждение графика в более ранние сроки. А вот за утверждение графика поздним числом штрафы назначат.

Форма графика отпусков

Для составления графика отпусков можно:

— воспользоваться унифицированной формой N Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», которую в качестве образца могут использовать и работодатели — индивидуальные предприниматели. C 1 января 2013 года указанная форма не является обязательной к применению;

— разработать собственную форму графика отпусков с учетом положений статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и информации Минфина России от 4 декабря 2012 года N ПЗ-10/2012.

То есть график отпусков, как и всю первичку, можно составить по любой форме, если она утверждена в учетной политике (письмо Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1). Другими словами, использовать типовую не обязательно. Но при составлении своего бланка можно взять за основу унифицированный, доработать его и упростить. Из типовой формы можно убрать сведения о табельном номере сотрудника и переносе отпуска — основание и дата предполагаемого отдыха. Эти сведения не являются обязательными. При необходимости в графике можно оставить поле «Примечание» и там отражать все особенности отдыха конкретных работников.

График отпусков должен быть подписан начальником кадровой службы и утвержден руководителем.

Если в компании есть профсоюз, то при составлении графика нужно учесть и его мнение (ч.1 ст.123 ТК РФ).

Ознакомить работников с графиком отпусков

Работодатель обязан предупредить работника о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до отпуска (ч.3 ст.123 ТК РФ).

Обязанности знакомить с графиком отпусков трудовое законодательство не устанавливает. Это решение может быть принято внутри организации.

Так как ни работодатель, ни работник не вправе в одностороннем порядке изменить установленное графиком время ухода в отпуск, то работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемым локальным нормативным актом, связанным с их трудовой деятельностью.

Можно использовать один из двух вариантов ознакомления работников с графиком отпусков.

Вариант 1. Сразу после утверждения графика отпусков руководителем пускать по отделам ознакомительные листы. В них каждый сотрудник указывает дату ознакомления с графиком отпусков и расписывается.

Вариант 2. Если в утвержденный график внесены изменения, сотрудник ставит подпись напротив даты предполагаемого отпуска в графе 10 «Примечание».

Что нужно учесть при составлении графика отпусков

docs.cntd.ru

Как составить график отпусков: правила, сроки, порядок, ошибки

График отпусков – обязательный комплект документации, который в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации должен быть у каждой организации. По этой причине трудовая инспекция и прокуратура, в первую очередь, проверяют наличие именно этого графика.

Понятие графика отпусков

График отпусков представляет собой расписание, в котором отображен перечень ежегодных отпусков для каждого сотрудника. Главная цель документа – обеспечить организацию необходимым количеством людей, установив оптимальное расписание отпусков.

Документ формируется в соответствии с формой Т-7, которая регламентирована Постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года.

Начиная с 2013-го года, особенности составления изменились. С этого момента организация обязана разрабатывать форму документа самостоятельно, однако в ней должны иметься все достоверные реквизиты в соответствии с первичной бухгалтерией.

Замечание. Несмотря на такое разрешение, большинство предприятий предпочитает использовать форму Т-7 из-за ее удобства.

План отдыха обязаны подписать начальник службы кадров и руководитель подразделения фирмы. При использовании формы Т-7, глава предприятия ежегодно ее утверждает.

Продолжительность отпуска

28 календарных дней – продолжительность отпуска, которое закрепляется за сотрудником за год деятельности на производстве. Единственное исключение – работники организации, состоящие на особенных условиях труда. В частности:

• Граждане, осуществляющие деятельность на опасных условиях;
• Лица, занятые работой в северных условиях.

Для любой из этой категории, время отпуска увеличивается.

Законодательство также описывает случаи, когда за деятельность работника назначаются дополнительные дни отдыха:

1. Непостоянный рабочий день сотрудника – работодатель обязан добавить к графику 3 дня отпускных;
2. Несовершеннолетним работникам полагается отпуск, который продолжается 31 день.

Замечание. Настоятельно не рекомендуется одновременно отправлять в отпуск все подразделения или службы предприятия – такой ход нарушит работу организации, что повлечет за собой серьезные убытки.

Учитывая специфику предприятия, можно составить приблизительную схему отпусков:

• Работников сельского хозяйства лучше всего отправить в отпуск зимой, так как в это время года активность организации снижена;
• Лето – идеальное время для отправления в отпуск работников учебных заведений.

Только учитывая особенности организации, можно составить оптимальный график, который не нарушит производственные возможности и не подорвет финансы компании.

Порядок составления графиков на следующий год

Стоит отметить, что график отпусков относится к документу локального характера. То есть они имеют силу в рамках конкретной организации или подразделения и неактуальны за их пределами. Практических во всех предприятиях формируются именно локальные акты, в которых отражено двустороннее отношение между сотрудником и работодателем.

Замечание. Письмо Роструда №4414-6 обязывает предприятия составлять локальные нормативные графики отпусков для каждого отделения.

На процесс формирования графика могут повлиять фундаментальные документы и прочие нормативные справки, действующие в организации. При наличии коллективного соглашения в нем могут излагаться особенности формирования плана отпусков.

Опрос сотрудников

Важным фактором формирования графика может стать опрос работников организации. Проводить опрос можно путем личной беседы или анкетированием. После анализа результатов, работник кадровой службы делает наброски с приблизительным планом отпуска для каждого служащего компании.

Важно. Если организация включает в себя множество структурных подразделений, то опрос может провести уполномоченный сотрудник.

После завершения опроса и формирования приблизительно плана, сведения передаются в кадровую службу. Здесь сотрудники по своему усмотрению меняют расписание, подстраивая его в соответствии с возможностями компании. На последнем этапе план согласовывается с самими сотрудниками и начальниками подразделений.

Законодательство

При формировании плана отпусков важно помнить о том, что некоторые сотрудники имеют полное право самостоятельно выбирать период и продолжительность отдыха. Эти нюансы полностью расписаны в законодательство Российской Федерации.

К привилегированным работникам, которые имеют законное право выбирать период и продолжительность отдыха, относят:

• Совместителей, пришедших со сторонних компаний. Такие лица могут взять одновременно два отпуска – с дополнительной и основной работы;
• Беременных девушек, которые, по расписанию должны уйти на отдых накануне декретного отпуска или после его окончания;
• Несовершеннолетних граждан, работающих на производстве с заключением трудового соглашения.

Представленный выше список не полный. Исчерпывающий перечень можно найти в Трудовом кодексе Российской Федерации.

Важно. Сотрудник, имеющий подобные привилегии, обязан предоставить пакет документов, которые подтвердят его полномочия при выборе особенностей отдыха.

Неиспользованные дни

Нередко случается так, что лицо имеет неизрасходованные за прошлый год отпускные дни, о которых кадровая служба не должна забывать. Также не стоит забывать и о расчёте отпускных выплат.

При возникновении такой ситуации, сотрудник должен уйти на отдых за текущий год, а позже в произвольном порядке работнику назначается период отдыха за неиспользованные дни.

Замечание. Неизрасходованные дни могут быть как занесены в график отпусков, так и предоставлены на основании соглашения между сотрудником и работодателем.

Сотрудник не теряет прав на неиспользованные дни в случае, если они не занесены в план отпусков. Это время остается закрепленным за работником до того момента, пока он их не использует.

Внесение корректировок в план

Закон разрешает корректировать принятый график отпусков только после согласования с сотрудником фирмы, чей отдых переносится на другое время.

На практике существует три основных нюансов, из-за которых может происходить корректировка графика:

1. Работник своевременно не получил выплаты за отпускные;
2. В случае, когда лицо получило извещение о начале запланированного отдыха с запозданием;
3. Если уход работника на отдых повлечет большие финансовые или производственные потери для компании.

Основанием для начала корректировки графика может стать приказ работодателя, однако он должен обосновать причины изменения и ответить на вопросы сотрудников.

В стандартизированной форме Т-7 для заполнения изменений существуют отдельные графы:

• Графы 7-9 заполняются в случае, когда отдых человека переносится;
• Графа 10 в случае отмены отпуска – сотрудник в срочном порядке вызывается на место работы. При этом оставшиеся дни отдыха должны быть перенесены на следующий период.

На любом предприятии принято выделять два варианта изменений графиков:

1. Создание нового документа – подразумевает оформление нового графика отпусков. Такой шаг может вызвать трудности в случае проверки от трудовых инспекций;
2. Создание дополнительной формы, которая прилагается к основному документу и теряет силу отдельно от него.

Наиболее удобным и практичным вариантом является второй – это решение не вызовет проблем со службами проверки, так как полностью исключает путаницу в документации фирмы.

Нюансы формирования графиков

Помимо основных моментов, которые необходимо учитывать при формировании плана отпусков, существует ряд дополнительных:

• Стаж сотрудника – законное право на оформление оплачиваемого отпуска имеют только работники, занятые на предприятии более 6 месяцев. Если за это время сотрудник брал дополнительный неоплачиваемый отпуск на срок более 7 дней, то он не включается в этот стаж;
• Два отпуска – его могут получить те сотрудники, которые были устроены на предприятии под конец календарного года (сентябрь, октябрь и т.д.). Лицо имеет право взять первый отдых до мая, а второй – до конца года;
• Дополнительные отпуска – локальный отдых, который имеется во множестве организаций с опасным или крайне вредными условиями труда. Время отдыха должно в обязательном порядке заноситься в график, однако использовать подобные отпуска может только лицо, отработавшее на предприятии больше 6 месяцев. Помимо этого, закон не предусматривает получение такого отпуска авансом;
• Сотрудники, которые поступают в высшие учебные заведения, имеют право самостоятельно выбирать время отпускных. Преимущественно это положение относится к лицам, работающим в районах крайнего севера.

Типичные ошибки при формировании плана

Одна из самых распространенных ошибок, которую можно встретить во многих средних и мелких организациях – отсутствие графика. Это прямое нарушение правил, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации, которое влечет за собой штраф.

Обратите внимание. В соответствии с действующим законодательством РФ, составлять план отпусков необходимо даже в фирме, где работает один человек.

Следующая ошибка – на документе нет подписей от руководителей кадровой службы. Такое происходит в случае, когда локальный план отдыха сотрудников компании разработан только «для галочки». Записи в справках и время отдыха могут не совпадать.

Еще один недочет – разбитие отпуска на несколько частей. Этот вариант приемлем только в случае полного согласия самого работника и невозможен без его одобрения. Если работодатель решил поделить отдых, то кадровая служба обязана представить работнику ознакомительный документ, где тот должен поставить подпись.

Последняя ошибка – отсутствие записи о сотруднике в графике. Это не критичное замечание, так как работник может самостоятельно написать заявление на предоставление отдыха.

Видео-составление графика отпусков

Видео, в котором подробно раскрыта тема, как составить график отпусков в организации с учетом всех нюансов:

График отпусков – один из компонентов основной документации, который в обязательном порядке должен присутствовать на предприятии, в противном случае проверяющие органы могут выписать штраф за несоблюдение положений Трудового кодекса. При составлении документа необходимо опираться не только на букву закона, но и на мнение и потребности самих сотрудников производства.

moyaidea.ru

График отпусков — образец заполнения в 2017 году и правила оформления