Среда , 26 Январь 2022

Образец докладная записка: Образцы докладной записки. Докладная записка на сотрудника

Содержание

Понятие докладная записка это | Юридическая Энциклопедия

Что это такое — докладная записка?

Докладная записка — это документ, адресованный руководству другого структурного подразделения или руководителю вышестоящего учреждения.

 

Содержит он обстоятельное изложение каких-то вопросов с выводами или предложениями составителя.

 

Составляют докладную записку в основном по личной инициативе должностного лица (автора) или же по требованию руководителя.

 

 

Виды докладных записок

 

По своему содержанию их разделяют на:

 

 

Информационный документ составляется регулярно. Содержит она информацию о методах выполнения работы и ее деталях.

 

Отчетные записки информируют о выполнении распоряжений, указаний или завершении работы.

 

Инициативные записки составляются с целью, чтобы адресат принял определенное решение.

В этой записки содержатся конкретные рекомендации, выводы или предложения.

 

 

Правила оформления и содержания документа

 

В основном оформление докладной записки — это волеизъявление ее составителя и зависит только от него. Если данный документ адресован руководителю предприятия, то она считается внутренней запиской.

 

В случае направления ее за пределы предприятия, то — внешней. Внутренние документы должны оформляться на обычном листе, а внешние — на общем бланке.

 

Внутренняя записка включает:

 

  • полное наименование структурного подразделения;

  • дату;

  • заголовок текста;

  • инициалы адресата;

  • сам текст;

  • подпись.

 

А внешняя содержит:

 

  • полное наименование предприятия;

  • место составления;

  • дату;

  • индекс;

  • заголовок;

  • сам текст;

  • фамилию исполнителя;

  • подпись руководителя предприятия;

  • номер телефона руководства.

 

Текст данного документа должен состоять из вводной части и заключительной. В первой в основном излагают события и факты, которые послужили основанием для создания записки.

 

Во второй части содержатся предложения и выводы автора записки, а также конкретные меры, которые нужно предпринять.

 

Руководитель, рассмотревший внутреннюю записку вправе принять решение о издании документов или проведении мероприятий.

 

Составлять докладную записку разрешается в письменном или устном виде. С помощью этого документа можно вносить предложения об улучшении технической стороны каких-то производственных процессов или же выразить свое несогласие с принятым решением.

 

При подготовке записки автору, прежде всего, следует хорошо подумать, чтобы доступно сформулировать свою точку мнения, после чего привести убедительные доводы в свою пользу.

 

Нередко в организациях разрабатывают специальный шаблон, который используется в дальнейшем.

составляем информационный документ для руководства

Оглавление:

  1. Виды докладных записок
  2. Структура документа
  3. Докладные записки на сотрудников
  4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

  • информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
  • отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
  • инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.


Структура документа

Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов. Чуть ниже – ФИО и должность докладывающего сотрудника.

В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

  1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
  2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
  3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Составляя докладную записку, стоит помнить, что это юридически значимый документ, имеющий силу в суде, поэтому эмоциональная составляющая в тексте неуместна.

В конце документа инициатор записки проставляет свою подпись, после чего документ лично или посредством связи передается адресату.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего.

Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

  • причину отлучки;
  • наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
  • общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
  • тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

  1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И. И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
  2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
  3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
  4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
  5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
  6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Коллективная докладная записка на руководителя образец. Как правильно составить докладную о некорректном и хамском поведении работника? Наименование структурного подразделения

Документооборот любого предприятия представляет собой совокупность бумаг разного характера, систематизированных определенным образом. Одним из документов является докладная записка.

Общая характеристика и назначение документа

Для начала следует отметить, что докладная записка — это деловая бумага, которая носит информативный и одновременно рекомендательный характер. Она предназначена для предоставления руководителю предприятия или непосредственному начальнику. Этот документ может быть составлен любым по двум причинам:

  1. По инициативе самого работника.
  2. По заданию руководства.

В любом случае такая бумага содержит в себе подробную информацию относительно конкретного, отдельно взятого вопроса. По сути, это — мнение сотрудника, высказанное в письменной форме. Бывают случаи, когда для принятия решения руководителю необходимо знать соображения своих подчиненных относительно обстоятельств какого-либо дела. Тогда работник обязан составить аргументированный ответ, а в заключение добавить свое личное мнение в виде конкретных предложений и рекомендаций. Соответственно, такая записка становится уже частным мнением конкретного человека.

Не стоит путать

Принимаясь за составление того или иного документа, необходимо точно знать, что конкретно требуется предоставить. Некоторые виды очень схожи друг с другом, и их можно легко перепутать. К примеру, деловые записки бывают трех видов: служебные, докладные и объяснительные. В то же время между ними есть три существенных отличия, которые не позволяют знающему человеку совершить эту ошибку. Эти документы различаются:

1. По адресату, то есть по тому, для кого они предназначены. В отличие от служебной, объяснительная записка пишется на имя непосредственного руководителя, а докладная, вдобавок, может быть составлена прямо на директора предприятия.

2. По теме и смысловой нагрузке излагаемой информации. Тема объяснительной понятна непосредственно из названия. Служебная является частью деловой переписки между структурными подразделениями компании. Тема докладной может быть различной:

  • периодическая отчетность;
  • разовое предоставление информации по интересующему вопросу.

3. Если служебная и объяснительная служат для использования внутри предприятия, то докладная записка может быть как внутреннего, так и внешнего характера. В первом случае она предназначена для директора компании, а во втором — для вышестоящей инстанции.

Когда составляется документ

Докладная записка — это вынужденная мера. Она составляется тогда, когда сложившаяся ситуация выходит из-под контроля и грозит предприятию серьезными неприятностями. Иными словами, положение дел должно быть критическим. В этот момент сотрудник доводит информацию до сведения руководства и подробно излагает известные ему факты. Это может быть угроза выполнен

образец формы и пример заполнение бланка

Здоровая трудовая атмосфера в рабочем коллективе возможна только тогда, когда каждый его член с ответственностью относится к собственным должностным обязанностям и соблюдает нормы трудовой дисциплины. Иначе, снижается результативность всей команды, что в отдельных случаях может сказаться на заработной плате, да и на судьбе всего предприятия.

Для таких ситуаций и предусмотрена докладная записка, которая позволяет сообщить руководству в официальной форме о несоблюдении должностной инструкции нарушителем. Рассмотрим, как правильно написать докладную записку на сотрудника, и какие образцы документов предусмотрены для различных ситуаций.

Виды и содержание докладных

Докладная записка – это документ, содержащий какую-либо информацию для руководителя или вышестоящей инстанции, и призванный побудить адресата к действию или решению.

Существует некая классификация подобных документов по адресату:

  • Внутренние. Предназначены администрации, дирекции или иным руководящим лицам.
  • Внешние. Адресованы вышестоящим инстанциям, контролирующим работу предприятия.

Также, записки классифицируются по содержанию:

  • Информативные. Имеют периодический характер, так как составляются с целью информирования о рабочем процессе, его деталях и методах.
  • Инициирующие. Бывают жалобными и рекомендательными, создаются с целью инициации премирования отличившихся сотрудников или наказаниями провинившихся.
  • Отчетная. Создается в виде отчета, информирующего руководителей об итогах работы, результатах выполненных приказов.

Выделяют также служебные и объяснительные докладные записки.

Служебная записка носит информативный характер. Она широко применяется в различных организациях на любых управленческих уровнях в разнообразных ситуациях.

Этот документ может содержать информацию о перемещениях персонала между отделами, запрашивать инструкции, докладывать об изменениях в характере работы предприятия или объявлять о проведении собрания.

Положения служебной записки призваны упорядочить и ускорить коммуникацию внутри предприятия. Законодательных требований к форме служебного документа не существует.

Объяснительная – записка, которая принимается как причина совершения какого-либо происшествия на предприятии. Сюда можно отнести факты прогулов, опозданий, игнорирования должностных обязанностей или иные нарушения. Нарушителем может выступать как отдельный сотрудник, так и целое подразделение.

По закону, подобное сообщение в форме объяснительной обязан запросить руководитель организации, до принятия дисциплинарных мер к сотруднику или подразделению.

Структура документа

Вне зависимости от содержания записки, ее структура содержит следующие основные части:

  1. Первая – описывает основные события или указывает причины, которые побудили к написанию докладной.
  2. Вторая – содержит анализ данных, указанных в первой части, с указанием вариантов решения ситуации.
  3. Третья – заключительная, где подводятся итоги первых двух частей.

Записка в некоторых случаях может послужить доказательством правомерности совершенных действий или невиновности.

Порядок составления

Определенный порядок составления записки все же рекомендуется соблюдать независимо от отсутствия соответствующего документа в законодательстве: чтобы работники не допускали ошибок и не испытывали трудностей при составлении подобных документов, рекомендуется создать шаблонную форму докладной записки.

Образец оформления бланка должен находиться на видном месте – информационном стенде или в папке шаблонов.

Рекомендуется применить следующий порядок в шаблоне:

  1. Левый верхний угол – адресант (ФИО написавшего записку, его должность, отдел). Если документ внешний, то необходимо указать наименование и почтовые реквизиты организации, город составления.
  2. Правый верхний угол – адресат, те же данные, что и в предыдущем пункте.
  3. Центр страницы – заголовок с заглавной буквы.
  4. Ниже заголовка, ближе к левому краю, указывается дата составления документа и его регистрационный номер.
  5. Далее необходимо сдержанно, но доступно изложить общую суть докладной. Описать события, сделать вывод, внести предложения.
  6. Заключительная часть – фамилия и инициалы написавшего документ с указанием должности, дата и подпись. Рекомендуется все уместить на одной строке.

Если жалоба или иного рода доклад создается не по образцу, он признается действительным.

Пример

Для наглядности, стоит рассмотреть шаблон записки на примере. Как писать докладную на имя директора, если сотрудник нарушает дисциплину – опаздывает, не появляется на рабочем месте или не выполняет свои функциональные обязанности?

Применяется структура документа, приведенная выше: сначала описывают ситуацию, указывая факт одного или нескольких нарушений, затем просят руководителя принять меры или выдвигают варианты дисциплинарного наказания.

Директору ПАО АКБ «БАНК» Верещагину О.А.
Руководитель отдела продаж Краснов И.И.

Докладная записка (образец)

31. 03.2016, № 254/4545

Довожу до вашего сведения, что 31.03.2016 клиентский менеджер Крылова Е.О. отсутствовала на рабочем месте с 9-00 до 14-00, что превышает допустимый порог в 4 часа и признается прогулом. Сотрудник не предоставила объяснений и не имеет документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия. В связи с этим, предлагаю применить к сотруднику Крыловой Е.О. дисциплинарное взыскание в виде увольнения.

Руководитель отдела продаж Краснов И.И. (подпись)
31.03.2016

Не существует законодательных требований относительно структуры докладной записки.

Также можно скачать бланк докладной записки в формате word здесь.

Регистрация

В своей инструкции делопроизводственная служба организации обязана принять не только образец докладной записки, но также способы и порядок ее регистрации.

Так как докладная записка содержит в себе информацию, а также требует письменного ответа, их необходимо регистрировать, присваивая документу персональный номер. Сегодня в делопроизводстве применяется три способа регистрации документов:

  • Журнальная. Для ее применения заводится специальный журнал, в котором каждому новому документу присваивают номер по хронологическому порядку. Такой способ признается не самым удобным, так как при необходимости поиска объяснительной или докладной по номеру, нередко приходится перелистывать множество страниц.
  • Автоматическая. Классификация документов по исходящему номеру при помощи программного обеспечения. В базу данных заносится карточка с регистрационным индексом, присвоенным служебному сообщению или жалобе.
  • Карточная. Принцип тот же, что и у автоматической базы данных, но без использования информационных технологий. После присвоения исходящего номера документу, создается карточка, на которой записывается дата и индекс докладной. Карточка помещается в классификатор.

Преимущество карточного способа по сравнению с журнальным – упорядоченность, простота поиска, возможность одновременного использования несколькими сотрудниками.

Образец докладной записки | Делопроизводство

Как составляется докладная записка? Образец вы найдете в этой статье и всю необходимую информацию по этому вопросу. Ведь на практике не редко возникает необходимость написать докладную записку.

Итак, докладная записка адресуется руководству по выбранному вопросу с изложением выводов и предложений (коммуникация по вертикали). Обычно целью ее написания является желание побудить руководителя принять некое решение. Данное решение оформляется в виде резолюции руководителя. Но иногда докладная записка может быть просто информационного характера.

Данный документ довольно близок по назначению к служебной записке и так же, как правило, является внутренним. В адрес вышестоящей организации обычно направляют служебное письмо на официальном бланке организации.

В начале докладной записки сообщают причины или факты по интересующему вопросу. Далее может последовать анализ (допускается пропустить эту часть). Завершают текст докладной записки изложением выводов и предложений.

Если докладная записка представляется руководителю организации (или его заместителю), то подписывает документ начальник структурного подразделения. На имя начальника отдела докладную записку подписывает сотрудник этого одела.

Данный документ должен включать определенный состав необходимых реквизитов. Для понимания будет проще не перечислять их здесь по ходу текста, а ознакомиться с конкретным примером докладной записки.

Образец докладной записки – пример о командировании работников на семинар

ОТДЕЛ ЭКСПЛУАТАЦИИ                                                            Директору ОАО «Кувырком»
ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ                                                     К.П. Егорькину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

16.11.2014 № 08-18/93

О командировании специалистов
на семинар

В связи с предстоящим внедрением программного комплекса «Калинда» и приглашением посетить проводимый ООО «Штепсель» семинар по эффективному использованию данного комплекса прошу командировать на семинар специалистов отдела Комарикова И. Д. и Таранда Ю.Б. в г. Воронеж с 24.11.2014 по 27.11.2014.

Начальник отдела                                                                                   О.Л. Барабанко

 

 

Докладная записка на сотрудника – образец оформления о нарушении трудовой дисциплины
ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННЫХ                                                             Генеральному директору
ТЕХНОЛОГИЙ                                                                                  ООО «Беседа»

                                                                                                      И.Т. Избушкину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

09.12.2014 № 10-23/158

О нарушении трудовой дисциплины

Ставлю Вас в известность, что вчера 08.12.2014 в течение 2-х часов с 16-00 и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Фрегатов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Фрегатовым Р. В. не представлено.

В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фрегатову Р.В. объявить выговор.

Начальник отдела                                                                                       Е.С. Любимчикова

На основании приведенных образцов докладных записок легко теперь составить собственные примеры.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 668 комментариев

Пример докладной записки на сотрудника: как составлять?

Докладные записки – это документы, которые составляют в адрес руководителя, чтобы он решил какой-либо вопрос. Отправитель должен изложить свои выводы, а потом внести свои предложения в связи с рассматриваемой проблемой. Такие документы не обязательно связаны именно с проступками. Иногда они носят информационно-справочный характер, и могут затрагивать любые вопросы, связанные с производством.

Назначение, общая характеристика

Составление докладной

Докладные записки относятся к разновидностям деловой документации. Они носят одновременно информационный характер и рекомендательный, и адресованы руководителям всего предприятия либо конкретного структурного подразделения. Документ имеет право составить любой сотрудник, если есть хотя бы одна из двух причин:

  1. Личная инициатива.
  2. Задание руководства.

Главное – предоставить как можно более подробную информацию по интересующему вопросу. Можно сказать, что это просто мнение сотрудника, которое выражено в виде письменного сообщения. Часто бывает так, что самому руководителю необходимо ознакомиться с мнением подчиненных, чтобы принять правильное решение в сфере управления и производства. Тогда он и задает написать докладные. Работники приводят аргументированные ответы, и добавляют конкретные предложения, рекомендации.

Правильное оформление

Любая подобная записка имеет три основные части:

  • Описание причин, событий и фактов, которые привели к необходимости оформить документ
  • Анализ сложившейся ситуации, и варианты, с помощью которых проблема решается
  • Выводы вместе с наиболее подходящими действиями для дальнейшего продвижения

Нюансы составления

Составление начинается с указания адресата, которому написано сообщение. Чуть ниже свои данные пишет тот, кто составил саму записку. Исходящий номер вместе с датой ставятся сверху слева. Это обязательный компонент для так называемых внешних записок. На внутренних данные указывают, если этого требуют особенности делопроизводства.

В некоторых видах документов отсутствует так называемая аналитическая часть. Совершение факта уже само по себе становится предметом разбирательства. Неважно, какие наступили последствия. Например, если описывается прогул – значит, записку в любом случае написали после нарушения. Нет необходимости собирать аргументы для подтверждения.

О докладных записках на сотрудников

В организациях чаще всего сталкиваются с записками по факту нарушений в дисциплине. На основании данных документов к работникам можно применить какую-либо разновидность взысканий. Потому при составлении аналитической части рекомендуется строго придерживаться действующих законодательных норм, и ссылаться только на них.

К примеру, если человека не было несколько часов на месте, то автоматически прогул не ставится. Если проходит менее 4 часов, то факт называется отлучкой. Значит, и взыскание применяется более мягкое. Перед составлением записки лучше попросить работника объяснить ситуацию.

Рекомендуя применять ту или иную форму наказания, надо учесть:

  1. Причину отлучки.
  2. Наказания, которые накладывались раньше.
  3. Общую характеристику и важность работника.
  4. Последствия, возникшие после отсутствия на месте.

Вся эта информация подробно излагается в сути записки. После этого делаются выводы о том, какие формы наказания подходят больше всего, и какие решения будут рациональными.

Как писать докладную?

Докладчик не должен опираться на свои эмоции. Необходимо излагать только факты, и давать им объективную правовую оценку. Докладчик должен четко сказать о том, какой пункт трудового соглашения или внутреннего распорядка был нарушен. Из объяснений виновного уже можно будет сделать вывод из причин.

Вероятно, что сам директор не усмотрит сильного проступка со стороны виновного, или подумает, что объяснения удовлетворительны. В законе отсутствуют такие понятия, как уважительные либо неуважительные причины. Потому остается при трактовке полагаться только на личное мнение руководителя, его понимание ситуации.

Другая ситуация складывается, когда отчитываться по своему нарушению отказываются. Тогда рекомендуется отдельно составить акт о том, что виновный отказался от дачи показаний. Этот документ можно использовать в качестве приложения к докладной записке. После чего оформляется приказ, в котором описывается взыскание в связи с дисциплинарным проступком. После прогула и алкогольного опьянения разрешается увольнять сотрудников без дополнительных объяснений. В других случаях сначала выносятся выговоры.

Дополнительные рекомендации

Образец написания таких записок всегда должен быть у секретаря предприятия. Главное правило – ясное изложение сути происходящего. Руководитель должен сразу четко понимать, о чем говорит составитель. Лучше описывать факты, следуя хронологической последовательности. Тогда будет вырисовываться целая и ясная картина.

Если докладная нужна для использования внутри компании, то применяются обычные листы формата А4 и А5. Печать на фирменном бланке допускается при предоставлении информации в вышестоящие инстанции, другие предприятия. Подпись руководителя на документе становится обязательным требованием. Можно использовать дополнительные сведения, чтобы подтвердить свою информацию. Они представляются в то же время, что и основной документ.

Обычно докладные записки оформляются машинописным способом. От руки могут быть написаны документы, которые используются только для внутреннего оборота.

Если текст не помещается на одной странице, то последующие надо нумеровать. В верхней правой части страницы для этого ставятся арабские цифры. Если есть приложения, то их тоже нумеруют, в зависимости от общих правил делового оборота, принятых на том или ином предприятии.

Иногда составители допускают целый ряд ошибок, которые связаны с основным содержанием. Например, важно определить, какая именно структура отвечает за рассмотрение обращения. Но вне зависимости от содержания, наличие эмоций и домыслов недопустимо.

При внутренних расследованиях именно докладные записки часто служат отправными точками. Надо учитывать, что вину часто возлагают не только на самих сотрудников, но и на непосредственных начальников. Рекомендуется составлять документы сразу после обнаружения проступка. Иначе потом невозможно будет обнаружить ни одного следа. Сами по себе записки не могут служить доказательством наличия вины.

На каждом предприятии хранится стандартный образец, по которому заполняют записки. Это позволяет избегать ошибок при указании информации по составителю и адресату. Руководитель может составить ответ на записку, а может отклонить ее, если сочтет, что оснований для дальнейших действий не хватает. Любой подобный вопрос решается только внутренним руководством на предприятии. Получатель должен визировать документы, если планируется, что они выйдут за рамки той или иной организации. Подпись помогает подтвердить, что вторая сторона внимательно изучила записку вместе с ее содержанием.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Примеры меморандумов с пояснениями и рекомендациями

Меморандум имеет отчетливую структуру, которая явно выделяет этот стиль бумаги среди других форм написания из-за того, что меморандум предназначен для формального письма. Меморандум обычно идентифицирует проблему и привлекает внимание заинтересованных сторон, чтобы получатели знали о проблемах, устанавливая необходимость решения проблемы. Однако в служебных записках должны быть указаны решения рассматриваемых проблем. Поэтому представлен анализ компонентов, из которых состоит памятка, чтобы показать варианты и возможную структуру примеров памятки.

Части меморандума

Меморандум состоит из двух основных частей: Heading и Body . Сегмент заголовка обычно является первой частью мемо-примеров. Информация, содержащаяся в сегменте заголовка, обычно связана с происхождением, содержанием и желаемой аудиторией заметки. Более того, текст меморандума обычно следует сразу после заголовка, и эта часть содержит подробное, но краткое изложение проблем, решений и рекомендаций.Следовательно, каждый из этих элементов имеет общие форматы. В свою очередь, авторы систематизируют меморандумы в незначительных вариациях общих форматов, чтобы приспособить структуры меморандумов к конкретным учреждениям, достигая намеченной цели этого конкретного меморандума.

Заголовки, используемые в примерах заметок

Сегмент заголовка содержит две отдельные части: заголовок компании и описательный раздел, который включает информацию о получателях, происхождении записки и подсказки к основным абзацам.Поэтому заголовки компаний обычно привязаны к конкретному учреждению.

Назначение заголовка

Каждое слово в заголовке имеет определенное назначение. Например, описательные сегменты идентифицируют целевую аудиторию с помощью «», представляют справочную информацию с помощью « от » и намекают на контент с помощью « Subject » («Как писать» 2). Кроме того, примеры памяток содержат дату, позволяющую получателям узнать, когда авторы написали документы. Следовательно, сегменты заголовка — это первая часть для любого, кто получает заметки и начинает читать.

Позиция заголовка

Заголовки компаний обычно идентифицируют учреждения, которым принадлежат служебные записки. Например, заголовки, в зависимости от форматов, предпочитаемых учреждением, могут находиться в верхнем левом углу, в центре или в правом верхнем углу документов («Заметки»). Однако институциональные заголовки, используемые в служебных записках, обычно являются сокращенными версиями заголовков, используемых в официальных письмах. В заголовке компании обычно отсутствует подробная контактная информация и адрес, а вместо этого содержится только логотип и, в некоторых случаях, короткая строка заголовка под логотипом. Выбор того, как будут выглядеть заголовки, ложится исключительно на учреждения. Фактически, учреждения используют памятки для внутреннего общения. Однако, поскольку у компаний есть много отделов в разных местах, авторы могут включать логотипы, чтобы показать принадлежность к организации.

Структура заголовка

Описательные сегменты состоят из « по », « из », « Дата » и « Тема ». В частности, он выравнивается по левому краю. Например, слово «с по » обеспечивает платформу для перечисления всех имен предполагаемых получателей в примерах памяток («Как писать» 2).Приведенные имена обычно включают имя и фамилию получателей вместе с названиями ведомственной принадлежности. В тех случаях, когда все получатели знают друг друга, например, в отделе с менее чем десятью сотрудниками, участники используют первый инициал, за которым следует фамилия (2). Кроме того, авторы перечисляют получателей либо в алфавитном порядке, либо в соответствии с рангами в учреждениях, хотя лучше использовать ранжирование. Кроме того, отправители могут использовать сортировку имен по отделам.

Пример заголовка служебной записки

Кому : Получатели

Из : Алекс Тернер, писатель

Дата : 21 ноября 2019 г.

Тема : Руководства по образцам памяток

Иногда авторы не могут перечислить все имена получателей в позиции «» из-за большого количества получателей. Чтобы решить эту проблему, слова « См. Список рассылки » заполняются в области «», а список рассылки записывается в конце образцов меморандума (2).« From » предоставляет область для перечисления имен авторов или авторов, сопровождаемых инициалами. Следовательно, порядок имен для нескольких авторов аналогичен порядку для нескольких получателей. Кроме того, индикаторами « Date » являются месяц, день и год авторства. При указании дат не следует использовать сокращения (2). Поэтому описательные сегменты в заголовках необходимы для примеров памяток. Информация о происхождении и предполагаемых получателях делает записки более достоверными.

Основные образцы меморандумов

Тело хорошего меморандума более подробно описывает тематические темы, указанные в сегментах заголовков. В частности, основная часть служебной записки состоит из четырех основных частей: введение, изложение фактов, аргумент и заключение .

Введение

Вводная часть предназначена для установления контекста меморандума. Основной вводный абзац включает цели записки и любую дополнительную информацию, которая может помочь получателям запомнить точные события, относящиеся к напоминаниям, например, номера ссылок на букву и краткое описание оставшейся части текста («Написание заметок» 3). Следовательно, в зависимости от выбранного стиля плана памятки, длина вводного абзаца изменяется соответственно. Для одностраничного меморандума абзацы должны состоять примерно из 4-6 предложений.

Изложение фактов

Вторая часть меморандума или изложения фактов иллюстрирует конкретные моменты, связанные с проблемами или вопросами, которые решаются на примерах меморандумов. Предоставление доказательств, данных, случаев и веских аргументов более подробно раскрывает тему записки.

Аргумент

Аргументальная часть предоставляет доказательства и объясняет актуальность фактов, упомянутых в предыдущих разделах («Как писать» 3).Кроме того, эта функция показывает взаимосвязь между предлагаемыми решениями и решаемыми проблемами.

Заключение

Заключение резюмирует содержание памятки. Например, резюме может включать в себя изложение рекомендаций или конкретных действий для получателей записки. Авторы рассматривают эту ситуацию в конкретном случае, и на основе выводов меморандума указываются дальнейшие действия.

Различные структуры частей тела в примерах памяток

Тело примеров памяток может иметь различную структуру.Тип используемой структуры зависит от таких факторов, как тип и содержание. Следующая часть — это тип памятки. Например, длинный меморандум имеет более длинный и подробный текст по сравнению с коротким докладом. Кроме того, образцы памяток, представляющие результаты определенных действий, могут содержать подзаголовки, в то время как эта функция может не быть необходимой для прямого содержания, такого как информирование сотрудников о необходимости присутствовать на собраниях («Написание заметок» 2). Тем не менее, содержание записки должно быть кратким и по существу.Не должно быть дополнительных утверждений, не добавляющих ценности содержимому. Выводы должны быть очевидны для читателей из-за обработанной информации. По возможности, заключительные отрезки не следует представлять длинными сложными предложениями (см. Примеры заключения). Таким образом, основная часть служебной записки содержит все обсуждаемое содержание. В свою очередь, образец промежуточного меморандума для класса 101 по английскому языку представлен ниже:

Общее форматирование образцов мемо

Большинство образцов заметок — это обычно короткие одностраничные документы.В этом случае авторы упорядочивают документы так, чтобы они были удобочитаемы. Например, интервал обычно устанавливается по усмотрению автора, но ограничивается несколькими рекомендациями («Написание заметок» 4). Следовательно, не должно быть интервалов, не имеющих значения для заметок. Следовательно, не следует размещать ненужные интервалы для заполнения страниц. Интервал должен постоянно разбивать основные абзацы на логические разделы для удобства чтения. Писатели не могут иметь меморандумов с одним параграфом.Более того, отправители должны использовать подходящий шрифт и размер шрифта для повышения удобочитаемости. Таким образом, представление меморандума имеет решающее значение, в результате чего документ становится читаемым.

Разделы для обсуждения структуры меморандума должны предоставить адекватную информацию для всех. Примеры памяток состоят из двух основных частей: Body и Heading . Подробности каждой из этих частей были тщательно изучены. Следовательно, работодатели и сотрудники должны овладеть навыком написания памяток, поскольку они могут использовать такие знания в различных институциональных условиях.

цитируемых работ

«Заметки: цель и формат». Курсы Lumenlearning , 2019, course.lumenlearning.com/technicalwriting/chapter/memos_-purpose-and-format-2/.

Как написать эффективную памятку . Университет Кина, 2019 г., www.kean.edu/~cpdonova/HowtoWriteaMemo2.pdf.

Написание заметок . Колледж Блинна — Центр письма Брайана, 2008 г., www.des.ucdavis.edu/faculty/handy/ESP171/Writing_Memos.pdf.

Как написать памятку [Примеры и шаблоны памяток]


Автор Abs | Последнее обновление: 11 января 2021 г. , 20:42 | Чтение за 4 мин.

Мир становится цифровым, и большинство задач в офисах теперь выполняется с помощью новейших цифровых инструментов.Однако, когда дело доходит до внутренней коммуникации, большинство менеджеров делает ставку на скромный меморандум.

Короче говоря, мы называем это памяткой. Написание памятки становится утерянным искусством, и многие профессионалы, кажется, борются с этим. Вот почему я придумал пошаговое руководство, которое отвечает на вопрос — как написать памятку.

Давайте сначала разберемся, в чем польза памятки. Записка или меморандум — самый полезный способ издавать инструкции и напоминания.Его можно распространять по электронной почте или, в редких случаях, размещать на портале для сотрудников компании. Хотя это началось в виде печатной копии, но сегодня такая форма заметок редка и неактуальна.

Хороший шаблон меморандума должен учитывать следующее —

  1. Lucidity
  2. Меморандум должен быть четким и кратким. Это классический способ корпоративного общения, который всегда краток и по делу. Однако краткость не означает просто «несколько строк», и вполне возможно, что записка может занимать несколько страниц или больше.Идея состоит в том, что он должен исключить любой посторонний материал.

  3. Precision
  4. Памятка обычно имеет конкретную, определенную цель. Записка не только отправляется, но также может быть запрошена для изменения какого-либо аспекта бизнеса, который может повлечь за собой определенные риски. Таким образом, подчиненные довольно часто ищут записку, чтобы защитить себя.

  5. Идентификация автора
  6. Может случиться так, что аудитория меморандума не описана должным образом, но обязательно, чтобы это был автор.В служебной записке должны быть указаны имя автора и его официальное название в организации, которая позволяет им выпускать памятку.

Давайте углубимся и ответим на вопрос — как написать профессиональную памятку.

Идеальный пример формата меморандума будет включать следующее —

  • Заголовок
  • Вверху будет слово — Меморандум. Это должно сопровождаться названием и адресом компании и другими соответствующими данными.Эти детали добавляют достоверности памятке.

  • Получатель
  • Когда вы учитесь писать деловую записку, помните, что имена получателей являются ее важной частью. Обычно записки предназначены только для нескольких человек, и получатели обеспечивают уровень секретности их содержимого.

  • Дата
  • Как и любой другой официальный документ или сообщение, важно добавить дату в меморандум.

  • Содержание
  • Здесь описывается цель памятки и сформулированы задачи упражнения.

Дело не в том, что меморандум должен иметь уникальный или определенный формат. Записки представляют собой внутреннее общение и не являются юридическим документом. Таким образом, если вы напишете четкие инструкции и укажете получателей, дату и содержание, цель будет достигнута. Если у вас есть что-то, мы рекомендуем использовать инструмент для снятия изображений с записок, которые вы встречаете с коллегами, онлайн-примеры и т. Д., И добавлять их в приложение, такое как Evernote, чтобы в следующий раз, когда вам нужно написать приложение, какое-то вдохновение.

Но если вы ищете вдохновения, то при обычном поиске в Google можно найти несколько памятных примеров.

Вот несколько меморандумов, которые помогут вам начать работу.

Образец памятки для продвижения — обновляется ежедневно в 2021 году

Коды купоновБесплатная доставка Amazon
  • Amazon Hunter
Праздничные предложения
  • Черная пятница Купоны
  • Купоны на День подарков
  • Купоны Cyber ​​Monday
  • Купонов на День Благодарения
Популярные категории
  • Автомобильная промышленность
  • Одежда
  • Принадлежности
  • Красота и личная гигиена
  • Путешествие
  • Здоровье
  • Спортивные товары
  • Электроника
  • Образование и обучение
  • Домашние животные
  • Коды купонов
  • Бесплатная доставка
  • Amazon

    Amazon

    • Amazon Hunter
  • Праздничные предложения

    Предложения праздников

    • Купоны Черной пятницы
    • Купоны на День подарков
    • Купоны Cyber ​​Monday
    • Купонов на День Благодарения
  • Популярные категории

    Популярные категории

    • Автомобильная промышленность
    • Одежда
    • Принадлежности
    • Красота и личная гигиена
    • Путешествие
    • Здоровье

Примеры изображений в формате PNG | Векторные и PSD файлы

  • квадрат элемента памятки

    1200 * 1200

  • красочные памятки на белом фоне Коллекция разноцветных листов бумаги для заметок с загнутыми углами векторная иллюстрация

    6250 * 6250

  • 15-летний образец

    5880 * 5880

  • памятка канцелярская бумага пустой документ

    2500 * 2500

  • белая бумага памятка нестандартная лента канцелярские наклейки

    2500 * 2500

  • наклейка с пустой строкой разорванная памятка

    2500 *

  • офисная нестандартная записка пустая бумага записка заметка

    2500 * 2500

  • стикер памятка

    1200 * 1200

  • векторный дизайн упаковки помады и мазков губной помады

    800 * 800

  • 9000 рука Нарисованные цветные стикеры-памятки

    1200 * 1200

  • Рисованные стикеры-памятки e lements

    1200 * 1200

  • пустая записка порвана канцелярская записка

    2500 * 2500

  • нарисованные от руки элементы стикера памятки

    1200 * 1200

  • минималистичный стикер-памятка мультфильм

    1200 * 1200

    90

    нарисованные от руки элементы стикера-памятки

    1200 * 1200

  • минималистичный мультяшный стикер-памятка

    1200 * 1200

  • нарисованные вручную цветные стикеры-памятки

    1200 * 1200

  • нарисованные вручную цветные стикеры-памятки

    1200 * 1200

  • милые канцелярские цветные стикеры-памятки

    1200 * 1200

  • нарисованные вручную цветные стикеры-памятки

    1200 * 1200

  • нарисованные вручную плоские стикеры-памятки

    2500 * 2500

  • нарисованные вручную Цветные стикеры-памятки

    1200 * 1200

  • Копилка-памятка набор наклеек иллюстрации элемент

    1200 * 1200

  • простой стикер-памятка, нарисованный вручную

    1200 * 1200

  • элементы стикера-памятки, нарисованный вручную

    1200 * 1200

  • элемент стикера цветной памятки

    1200 * 1200

  • набор стикеров для щенков

    1200 * 1200

  • нарисованные от руки цветные стикеры-памятки

    1200 * 1200

  • нарисованные вручную свежие памятки простые элементы стикеров

    1200 * 1200

  • пустая памятка для документов с рваная лента на белой бумаге

    2500 * 2500

  • нарисованные от руки цветные стикеры-памятки

    1200 * 1200

  • звездное небо памятные стикеры набор элементов иллюстрации

    1200 * 1200

  • нарисованные вручную маленькие памятные стикеры животных элементы

    1200 * 1200

  • стикер-памятка

    1200 * 1200

  • 9052 7

    нарисованные от руки цветные стикеры-памятки

    1200 * 1200

  • нарисованные вручную цветные стикеры-памятки

    1200 * 1200

  • элемент стикера свежие памятки

    1200 * 1200

  • креативный дизайн милые памятные школьные принадлежности мультфильм image

    1200 * 1200

  • нарисованные от руки элементы стикера памятки

    1200 * 1200

  • .
  • Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *