Как открыть хостел | HowToHostel Как открыть хостел … 
Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте — образец 2019
Задать вопрос эксперту ClubTK Вход/регистрация рубрики- Актуально
- Анонсы
- Архивное хранение
- Больничные
- Бухгалтерия в кадрах
- Военнослужащие
- Воинский учет
- Гарантии и компенсации
- Госслужба
- Делопроизводство
- Договоры
- Документооборот
- Должностные инструкции
- Законодательство
- Инвалиды
- Иностранные работники
- Инструкции по охране труда
- Интервью
clubtk.ru
Образец докладная записка о нарушении трудовой дисциплины 2019
Задать вопрос эксперту ClubTK- Актуально
- Анонсы
- Архивное хранение
- Больничные
- Бухгалтерия в кадрах
- Военнослужащие
- Воинский учет
- Госслужба
- Делопроизводство
- Договоры
- Документооборот
- Должностные инструкции
- Законодательство
- Инвалиды
- Иностранные работники
- Инструкции по охране труда
- Интервью
clubtk.ru
Образец служебной записки. Как написать служебную записку
Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.
Примеры служебных записок:
Кто может писать служебную записку
Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки .docСкачать образец заполнения служебной записки .doc
Для чего нужна служебная записка
Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.
В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.
Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.
Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).
Основные правила написания служебной записки
Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.
Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения
- о наименовании предприятия,
- дате ее составления,
- сотруднике, который пишет записку,
- должностном лице, к которому она направляется.
Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.
Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.
После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.
Инструкция по написанию служебной записки
Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.
- В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
- Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
- После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
- Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
- В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме
Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:
- Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
- Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
- Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
- Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
- Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.
Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.
В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.
Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.
assistentus.ru
➤ Виды служебных записок и правила их оформления
Расскажем, в каких случаях составляют служебные записки и как правильно их оформлять, чтобы они имели юридическую силу.
Скачайте образцы служебных записок
Какие существуют виды служебных записок
Служебные записки относятся к внутреннему документообороту организации, наряду с объяснительными и докладными записками, разного рода справками предложениями и представлениями.
В отличие от докладных и объяснительных записок, которые нужны для передачи информации по вертикали от подчиненного к руководителю, служебные записки обеспечивают горизонтальные информационные связи между подразделениями. Официального статуса эта категория письменной документации не имеет — понятие «служебная записка» в ОКУД отсутствует.
Норм, распоряжений и поручений служебные записки не содержат. Но они могут быть основанием для принятия управленческих решений. Информацию, которая в них содержится, можно использовать как обоснование при составлении распорядительных, отчетных и плановых документов.
Назначение служебной записки — обеспечить оперативное взаимодействие между отделами. В зависимости от содержания, служебные записки можно разделить на следующие виды:
- информационные — запрос сведений и предоставление данных по запросу;
- поясняющие — выдача необходимых инструкций, которые нужны для эффективного выполнения инструкций;
- сопроводительные — пояснения к документам, которые прилагают к записке;
- уведомительные — оповещение о событии, которое случилось или произойдет.
Служебные записки составляют, если нужно внести временные изменения в режим труда сотрудника, поощрить или наказать его, скорректировать график отпусков, пополнить запасы канцтоваров и запчастей.
Образец служебной записки
Скачать образец
Правила оформления служебных записок
Несмотря на то, что все виды служебных записок относятся к категории внутренних документов, при их оформлении рекомендуется придерживаться требований, которые устанавливает ГОСТ Р. 7.0.97-2016. Это нужно, потому что информационно-справочная документация, на основании которой принимают организационные и управленческие решения, должна иметь законную силу. Юридическую значимость этих документов обеспечивают реквизиты и оформление в соответствии с госстандартами.
В ОКУД фигурирует только один вид записок — докладная. Но служебная записка без официального статуса, — это подвид докладной записки, которая обеспечивает взаимодействие по вертикали. Поэтому требования к оформлению обоих типов записок не различаются. Одинаков и состав основных реквизитов.
Все основные реквизиты по ГОСТ Р. 7.0.97-2016
|
РЕКВИЗИТЫ |
КАК ОФОРМЛЯТЬ |
ГДЕ ПРОСТАВЛЯТЬ |
|
01 – Герб |
Герб – Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования – воспроизводят на документах в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законами субъектов РФ и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Коммерческие компании реквизит не используют |
В середине верхнего поля бланка над реквизитом «Наименование организации – автора документа», на расстоянии 10 мм от верхнего края листа |
|
02 – Эмблема |
Эмблему организации разрабатывают и утверждают в установленном порядке для размещения изображения на бланках документов |
По центру верхнего поля бланка над реквизитом «Наименование организации – автора документа», на расстоянии 10 мм от верхнего края листа |
|
03 – Товарный знак (знак обслуживания) |
Товарный знак (знак обслуживания) регистрируют в установленном законом порядке. Изображение размещайте на бланках документов в соответствии с уставом |
В середине верхнего поля бланка документа над реквизитом «Наименование организации – автора документа» или слева на уровне этого реквизита. Во втором случае допускается захватывать часть левого поля |
|
04 – Код формы документа |
Проставляйте на унифицированных формах в соответствии с ОКУД или локальным классификатором |
В правом верхнем углу рабочего поля документа |
|
05 – Наименование организации – автора документа |
Укажите название компании, закрепленное в учредительных документах. Ниже укажите в скобках сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом или положением |
По центру верхнего поля бланка при продольном расположении реквизитов. В левом углу верхнего поля при угловом расположении реквизитов |
|
… |
||
Скачать таблицу со всеми реквизитами
Реквизиты, обязательные для всех видов служебных записок
В число обязательных для заполнения реквизитов служебной записки входят:
- должность, фамилия и инициалы адресата;
- наименование структурного подразделения, в котором числится автор записки;
- должность, фамилия и инициалы автора;
- наименование документа;
- дата составления;
- внутренний регистрационный номер записки;
- тема документа – заголовок к тексту;
- текстовая часть;
- отметка о наличии приложений и их перечень;
- подпись автора с расшифровкой;
- виза.
Ни согласовывать, ни утверждать этот тип документов не нужно. Но автор должен понимать, что форму служебной записки используют только при горизонтальном взаимодействии должностных лиц. Когда адресат — вышестоящее должностное лицо, то документ называется докладной запиской.
Памятка. Расположение реквизитов на служебной записке
Посмотреть расположение реквизитов с объяснением в журнале
Как заполняются реквизиты служебной записки
Требования к оформлению и заполнению основных и дополнительных реквизитов, перечисленных выше, изложены в ГОСТ Р 7.0.97-2016.
При заполнении текстовой части учтите, что форма всех видов служебных записок не предполагает ни выводов, ни инициатив — это сухое, краткое и точное изложение фактов, решение по которым будет принимать адресат. В тексте нельзя проявлять эмоции или приводить оценочные суждения. Если это необходимо, автор может указать причину, почему написал записку, а также сослаться на действующие внутренние и отраслевые нормы и нормативные акты, федеральное законодательство.
Визу на служебной записке ставит, как правило, руководитель подразделения, которому адресован документ и к которому относится его содержание. Право визировать внутренние документы также имеют главный бухгалтер и заместитель руководителя, который курирует данное структурное подразделение или вопросы, которых касается содержание записки.
Реквизит «Виза» располагается или сразу под реквизитом «Подпись», или же на обороте последнего листа, если документ многостраничный. Если записка имеет электронный вид и сформирована в системе электронного документооборота, визу можно проставить в цифровом виде.
После того, как адресат рассмотрит записку и получит визу, документ считается исполненным. Результат исполнения отражают в резолюции, поле которой расположено на свободном от текста месте. Если записка сформирована в СЭД, текст резолюции вносят в электронную карточку документа.
Оформление резолюции на докладной записке
Что использовать на записке: визу или резолюцию
Как регламентировать виды служебных записок и правила их оформления
На крупном предприятии с разветвленной организационной структурой служебную записку часто используют как форму оперативного взаимодействия. Требования к ее оформлению и составлению необходимо установить и включить в локальный нормативный акт — Положение или Инструкцию по делопроизводству.
Ответственным сотрудникам нужно проанализировать внутренние документопотоки между подразделениями. Чаще всего используемые виды служебных записок целесообразно оформить в виде шаблонов — готовых заполненных формуляров. Их включить в альбом с образцами других документов, которые используют в документообороте предприятия.
Шаблоны позволят даже неопытным исполнителям избежать ошибок при оформлении и составлении «служебок». При необходимости, любой шаблон можно оперативно скорректировать и адаптировать под конкретную производственную ситуацию.
|
Итог Соблюдайте установленные ГОСТом и локальным актом работодателя требования к оформлению и составлению всех видов служебных записок. Это станет гарантией юридической значимости служебной записки, хоть она и является документом внутреннего использования. |
www.sekretariat.ru
Как написать докладную записку
В докладных записках, которые используются во внутреннем документообороте организаций, отображаются результаты деятельности отдельных сотрудников или подразделений. Такой документ может быть составлен по требованию руководства для отчетности, но в ряде случаев докладная записка составляется инициатором, в роли которого могут выступать руководители подразделений или сами работники.
Цели и применение докладной записки
В зависимости от целей и задач докладная записка может быть информационной, отчетной или инициативной. Последний вид встречается чаще остальных, и среди таких записок преобладают жалобы на сотрудников, связанные с нарушением дисциплины, нарушением техники безопасности и рабочего графика.В этом случае докладная записка составляется непосредственным начальником такого работника и помимо доведения до сведения вышестоящего руководства такого факта может содержать требование применить соответствующее наказание.
Образец докладной записки отчетного характера используется при необходимости уведомить руководство о выполнении определенных приказов или поручений, а также для отчетов по проделанной работе с указанием их текущего статуса, если они еще не завершены. В большинстве случаев такие документы являются формальными бумагами, которые запрашивает руководство для соблюдения общей отчетности.
В отличии от отчетной информационная докладная не составляется в обязательном порядке, при этом строгого и точного отчета в таком документе от составителя не требуется.
Для общения между отделами организации в информационных целях применяется служебная записка. Например, если необходимо донести информацию директору, о том, что следует провести обслуживание оборудование, в результате выхода его из строя.Как написать докладную записку
[us_single_image image=”4987″ size=”medium” align=”right” animate=”fade” animate_delay=”” onclick=”lightbox”]Если вы не уверены в том, как писать докладную правильно – вы можете использовать готовый бланк и заполнить ее по образцу. Но в некоторых случаях такой возможности нет, и документ приходится оформлять самостоятельно. В силу того, что документ такого характера считается официальной бумагой, при его составлении необходимо придерживаться официально-делового стиля и соблюдать основные требования:- Для докладной записки можно использовать как фирменный бланк организации, так и использовать стандартный чисты лист формата А4.
- В верхней части документа указываются реквизиты организации.
- Далее составитель пишет свою должность, фамилию и инициалы в родительном падеже (например – «от мастера участка Федосеева Н.Н.).
- Обязательно пишется заглавие «Докладная записка» без кавычек.
- В основной части документа располагается текст записки, после которого ставится подпись составителя и ее расшифровка, а также полная дата составления документа: без нее документ будет не действительным.
Такой пример докладной записки подходит как для внутреннего использования в пределах одной организации, так и для отправки за ее пределы в случае взаимодействия с другими компаниями.
Нюансы составления докладной
Смысл и цели такого документа достаточно прозрачны, но иногда при его составлении люди допускают ряд ошибок, касающихся основного текста. Например, докладная записка о невыполнении должностных обязанностей – это официальный служебный документ, который может рассматриваться не только в пределах организации, но и представителями других структур.
Соответственно, в такой бумаге нет места эмоциональным высказываниям, личным претензиям и развернутым красочным описаниям. Документ должен быть выдержан в деловом стиле и содержать саму суть обращения и указание мер, которые составитель считает необходимыми для выполнения адресатом.
Докладная записка часто служит «отправной точкой» при внутренних расследованиях, которые касаются дисциплинарных нарушений сотрудников. Например, если непосредственный руководитель сотрудника застал его на работе в нетрезвом виде – вина за возможные последствия работы человека в таком состоянии ляжет не только на самого нарушителя, но и на начальника.
Если желание начальника наказать сотрудника за данное нарушение возникнет спустя несколько дней или хотя бы на следующее утро – «следов преступления» уже просто не будет, и доказать факт пребывания сотрудника на рабочем месте в пьяном виде не получится. Для этого необходимо составить такой документ по факту, указав дату и точное время события.
Важно отметить, что докладная записка сама по себе в таких случаях не может являться доказательством нарушения дисциплины. Для этого к документу необходимо приложить соответствующие дополнительные бумаги, на пример – акт о появлении работника в пьяном состоянии, который должен быть подписан двумя свидетелями. В самой записке таких подписей быть не должно.
Стандартный образец докладной должен быть на каждом предприятии: это избавит сотрудников от необходимости придумывать что-то свое и при этом допускать ошибки в оформлении. Конечно, такой образец не может быть универсальным для каждого случая, но общие правила оформления в данном случае будут понятны.
И последнее: докладная записка может отклоняться, на нее может быть составлен ответ, не устраивающий составителя, такой документ даже может игнорироваться в течение определенного времени. Все эти вопросы решаются внутри организации, но для того, чтобы документ можно было рассматривать вне организации (например – в судебных процессах), он обязательно должен быть завизирован получателем, который таким образом подтверждает, что с документом он ознакомлен.
Образец докладной записки
Скачать шаблон докладной в формате Word.
Пример докладной о невыходе сотрудника на работу.
Образец докладной записки об отсутствии сотрудника на рабочем месте
Скачать пример докладной о невыполнении сотрудником его служебных обязанностей.
infportal.ru
Докладная записка: тонкости составления и оформления
В статье рассказывается, как составить и оформить докладную записку, а также приводятся универсальные шаблоны записок.
Из статьи вы узнаете:
Для чего нужна докладная записка
Руководитель не всегда может лично зафиксировать происшествие или нарушение работником трудовой дисциплины. Как правило, о такой ситуации ему докладывают сотрудники, которые присутствовали при происшествии, или коллеги нарушителя. В некоторых компаниях обязанность сообщать об инцидентах и нарушениях правил работодатели закрепляют в локальных актах.
Многие специалисты, особенно работающие на государственных предприятиях, считают докладные формальностью, отголоском бюрократии, отнимающим время и место. Тем не менее, это распространенное мнение во многом ошибочно. В некоторых случаях соблюдение подобных формальностей может защитить сотрудника от несправедливости со стороны работодателя, помочь подстраховаться от возможных неприятностей. Как показывает практика, устные просьбы не всегда воспринимаются всерьез и быстро забываются. Официальное обращение подтверждает сам факт взаимоотношений. Оно регистрируется как исходящий документ, поэтому менее вероятно, что оно потеряется. Кроме того, такой подход свидетельствует о серьезности намерений работника, его ответственном отношении к работе.
Справка
Для чего нужен документ
Если ситуация требует конкретных решений, например, привлечь нарушителя к дисциплинарной ответственности, устного сообщения недостаточно. Сотрудник обязан доложить о произошедшем в письменном виде. Для этого используют докладную записку. Работники пишут ее как по своему желанию, так и по требованию. Адресуют документ руководителю подразделения или организации.
Унифицированных форм записок нет. Поэтому организация может разработать собственный шаблон и включить в него реквизиты по рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003.
Кто составляет
С позиции отдела кадров, докладные делятся на входящие и исходящие. В первом случае их составляют сотрудники других отделов, а во втором – записки оформляет сам кадровик. Так, работники отдела кадров могут проинформировать генерального директора о нарушении линейными руководителями установленных правил, например, о несвоевременной сдаче табелей учета рабочего времени. Однако чаще в отдел кадров попадают докладные линейных руководителей. Они сообщают, что сотрудники не соблюдают дисциплину, и требуют принять меры, например, отстранить от работы, вынести дисциплинарное взыскание.
Что нужно писать
Текст докладной записки состоит из двух или трех разделов. В первом излагают причины, обстоятельства, факты или события, которые послужили поводом ее написать. Во втором разделе составитель анализирует ситуацию и приводит возможные варианты решения. В зависимости от ситуации, второй раздел может отсутствовать. В третьем разделе автор указывает выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по его мнению, необходимо предпринять (образец ниже).
- Должность руководителя, фамилия и инициалы.
- Должность составителя, фамилия и инициалы.
- Заголовок документа.
- Работник должен указать должность и фамилию участников происшествия, где произошло событие, в чем выразилось нарушение, к каким последствиям привело.
- Сотруднику нужно перечислить последствия, сделать выводы и вписать предложения по решению вопроса.
- Наименование должности составителя, подпись, инициалы, фамилия.
Читайте также:
Как правильно оформить докладную записку
Составляют записки на обычном листе бумаги формата А4. Обязательно оставляют поля – не менее 10 мм по правому краю и не менее 20 мм – по прочим сторонам (п. 4.1 ГОСТ Р 6.30-2003). Это важно, так как документ потом нужно подшить в дело для хранения. Если документ займет более одной страницы, их нумеруют. Номер страницы указывают сверху посередине верхнего поля (п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003). Допустимо писать документ от руки, но чаще используют печатную форму.
После того как составили или получили докладную, зарегистрируйте ее в журнале учета внутренней документации. Он может быть как в бумажном, так и в электронном виде. Укажите дату, когда документ поступил или когда его отправили, а также регистрационный номер. В инструкции по делопроизводству работодатель определяет, где присваивать регистрационный номер документа: по месту, где документ составили или где получили. Как правило, чтобы присвоить номер, используют хронологический порядок составления документации, буквенное обозначение структурного подразделения.
Докладная записка об опоздании работника, отсутствии его на рабочем месте вместе с актом, объяснениями сотрудника и пояснениями коллег служит основанием для дисциплинарного взыскания, в том числе и увольнения, поэтому должна быть составлена корректно. Чтобы работники меньше допускали ошибок в докладных, разработайте и утвердите шаблон, который они смогут использовать в дальнейшем.
Оформляйте докладные записки по правилам ГОСТа
Документ должен иметь в правом верхнем углу шапку (п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Здесь нужно указать наименование адресата и составителя. Также при необходимости можно вписать наименование структурного подразделения, чтобы руководитель смог идентифицировать, откуда поступил документ. Ниже по центру нужно указать наименование вида документа (п. 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003). Под наименованием укажите место, где составили документ, дату и регистрационный номер (п. 3.11, 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003). Ниже впишите заголовок, который отражает краткое содержание документа. ГОСТ допускает их расположение как по центру, так и по левому краю документа. Далее идет текст документа и приложения (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003). Внизу обязательно должна стоять подпись (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).
Полезные советы, как составить докладную записку, можно найти в статье «Что вы тут понаписали». Используйте наши шаблоны для идеальных докладных и служебок
Чем отличается служебная записка от докладной
Служебная записка по назначению близка к докладной, но имеет исключительно внутренний характер.
Справка
Для чего нужен документ
Служебные записки составляют, когда нужно решить внутренние рабочие вопросы технического, информационного, организационного или хозяйственного характера. Например, специалист отдела кадров может направить служебную записку руководителям структурных подразделений с предложением улучшить контроль над соблюдением трудовой дисциплины работниками.
Кто составляет
Служебные записки обеспечивают связь структурных подразделений между собой. Этот документ составляет работник или начальник подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. В отличие от докладной, служебную записку работник может адресовать другому сотруднику, если их должности находятся на одном уровне.
Что нужно писать
Текст служебной записки состоит из двух разделов. В первом разделе указывают обоснования обращения. Во втором – суть записки: предложения, просьбы, заявки. Служебные записки оформляют и регистрируют так же, как и докладные (образец ниже). Чтобы работники не путались, что писать в документе, кому адресовать, понятно излагали просьбы, утвердите шаблон документа.
- Должность руководителя, фамилия и инициалы.
- Должность составителя, фамилия и инициалы.
- Заголовок документа.
- Работник должен указать причину обращения, например, возможную проблему или ситуацию, которая уже произошла.
- Сотруднику нужно перечислить просьбы, пожелания, заявки, сроки, когда их нужно выполнить и какие последствия возможны, а если последствия наступили, предложения, как их устранить.
- Наименование должности составителя, подпись, инициалы, фамилия.
Подведем итоги
Докладную используют, когда руководителю нужно принять решение по ситуации, которую лично он не может зафиксировать. Документ обеспечивает связь между руководством и сотрудниками по вертикали снизу вверх.
Если ситуация требует конкретных решений, например, привлечь нарушителя к дисциплинарной ответственности, устного сообщения недостаточно. Сотрудник обязан доложить о произошедшем в письменном виде. Для этого используют докладную записку.
Составляют записки на обычном листе бумаги формата А4. После того как составили или получили докладную, зарегистрируйте ее в журнале учета внутренней документации. Докладная записка об опоздании работника, отсутствии его на рабочем месте вместе с актом, объяснениями сотрудника и пояснениями коллег служит основанием для дисциплинарного взыскания, в том числе и увольнения, поэтому должна быть составлена корректно.
Служебная записка помогает решать хозяйственные, организационные и прочие внутренние вопросы, но в отличие от докладной обеспечивает взаимодействие в компании в двух направлениях: информация идет снизу вверх от работников к руководству или между подразделениями.
Читайте также:
- Докладная или служебная?
- Основные виды документов организации в 2017 году
- Докладная записка
www.sekretariat.ru
Чем отличается служебная записка от докладной
Автор Мария Закопко На чтение 3 мин. Опубликовано
Существуют правила написания документов, регламентирующих деятельность работодатель-работник. Именно поэтому, необходимо знать, чем отличается служебная записка от докладной, в каких случаях они пишутся.
Что такое служебная записка, когда она пишется
Не всегда устное обращение позволяет решить вопрос. Поэтому необходимо знать, правила письменного обращения с просьбой, предложением к начальству. Служебная записка — внутренняя, внешняя — зависит от адресата, функций, несущих на себе. Адресовывается вышестоящему начальнику. Может содержаться просьба, замечание или предложение.
Классификация:
- докладная;
- объяснительная;
- пояснительная;
- аналитическая.
Написанная бумага не только оговаривает суть проблемы, но и указанное подробное описание, пути решения.
Суть написания заключается — сообщение вышестоящему руководящему составу о возникших ситуациях.
Четких требований к ее написанию нет, составляется документ в произвольной форме. В шапке требуется указать адресата, к которому она должна будет попасть.
Главная задача — изложить, все, что волнует, не устраивает, дать варианты решения. Для уверенности, что документ будет получен начальствующим составом, лучше составить в двух экземплярах. Передавая записку, на копии прописывается дата, время приема, личные данные и роспись. Кроме того, ставится печать компании. Копия сохраняется, пока не будет решен вопрос полностью.
Бывает ситуация, когда это единственное средство общения между отдаленными подразделениями. Тогда прописываются адреса стороны, написавшей его и получателя. При написании используется формат А4.
Что такое докладная, кем и когда пишется
Наиболее популярный вид, адресованный главному бухгалтеру, директору, вышестоящему руководству. Имеет юридическую силу, всегда направляется только вышестоящему управляющему. Главной задачей является — информирование руководящего состава о сложившейся ситуации. Возможно указание на возможность решения проблемы.
Пишется любым сотрудником организации. Могут быть отчетными, информационными, внештатными.
Функции:
- урегулирование проблемы;
- предложение по улучшению производственной деятельности;
- донесение до руководящего состава мнения коллектива;
- при конфликтной ситуации изложение своей позиции;
- отчет о ходе выполненной работы;
- информирование руководства о нарушении трудовой дисциплины.
Пишется в любом случае, когда требуется реакция руководства и его вмешательства в работу организации изнутри.
Основные отличия документов
Несмотря на всю схожесть, стоит сказать о том, что есть и отличия:
| Служебная | Докладная |
| Может быть написана на имя любого сотрудника | Адресована только вышестоящему начальству |
| Внутренний вариант | Внешний, используется для переписки между юридическими лицами разных компаний |
| Не имеет юридической силы | Имеет юридическую силу |
| Составляется на обычном листке бумаги | Используется фирменный бланк, регистрационный номер и обязательные элементы официальной переписки |
Как правильно составить: образцы и бланки
При составлении одного и другого пояснения, можно писать все самостоятельно, без использования подсказок. Лучше, воспользоваться образцами, чтобы она была принята, зарегистрирована как входящая документация.
Рекомендуем прочитать: чем отличается средне специальное образование от средне профессионального — какие учебные заведения дают?
Положение и регламент: что это такое простыми словами, определение, в чем разница? Смотрите информацию здесь.
Чем отличается импорт и экспорт и что это такое — gderaznica.ru/social/import-i-eksport.html
Образцы можно скачать, перейдя по ссылке:
Скачать пример докладной о нарушении трудовой дисциплины. doc
Скачать пустой бланк служебной записки. doc
Независимо, что пишется, юридически это должно быть оформлено правильно.
Смотрите видео, в чем разница между докладной и служебной запиской:
gderaznica.ru