Пятница , 30 Июль 2021

Нумерация кассовых документов: Кассовая документация ее виды правила оформления

Содержание

Как исправить ошибки нумерации счетов-фактур, РКО, ПКО и других документов в 1С 8.3?

27.05.2019

В программах 1С 8.3 документам автоматически присваивается порядковый номер. В обычной ситуации этот механизм позволяет нумеровать документы в хронологическом порядке и исключить дубли номеров, однако в некоторых ситуациях механизм может повести себя неправильно. Например, если ввести документ задним числом или отредактировать номер документа вручную. Что делать, если в программе 1С:Предприятие 8.3 сбилась нумерация документов?

Экспресс-проверка нумерации счетов-фактур и кассовых документов в 1С:Бухгалтерии 8 и автоматическая перенумерация.

В программе 1С:Бухгалтерия 8 (редакция 3.0) есть встроенный инструмент проверки нумерации счет-фактур и кассовых документов (РКО и ПКО), поскольку в соответствии с нормами бухгалтерского учета нумерация этих документов должна вестись непрерывно, без дублей и в хронологическом порядке. Чтобы запустить инструмент проверки, в разделе "Отчеты" откройте пункт "Экспресс-проверка".

В открытом окне необходимо выбрать период проверки, а затем нажать кнопку "Показать настройки", где отметить галочками пункты "Соблюдение нумерации ПКО", "Соблюдение нумерации РКО" и "Соблюдение нумерации счетов-фактур".

Для данного примера мы ввели в программу 1С:Бухгалтерия 8.3 три счет-фактуры с измененной нумерацией. После нажатия на кнопку "Выполнить проверку", программа автоматически определит ошибки в нумерации счетов-фактур. Раскройте подпункты отчета, чтобы увидеть результат проверки, возможные причины ошибки, рекомендации для их исправления. Также программа предложит использовать встроенную обработку "Перенумерация документов", которая автоматически восстановит нумерацию в хронологическом порядке.

В окне обработки можно задать начальный номер, с которого начнется нумерация (может быть отличен от 1, если идет проверка не с начала года). В этом же окне сразу отображается, какие номера будут изменены. Нажмите на кнопку "Продолжить", чтобы подтвердить изменения номеров и перепровести редактируемые документы. Чем больше документов, тем больше времени займет редактирование. Обратите внимание, что после перенумерации номера документов в программе 1С:Бухгалтерия 8 могут не совпадать с номерами первичных документов.

После окончания обработки можно еще раз запустить экспресс-проверку нумерации. На этот раз ошибок нумерации документов в программе 1С 8.3 выявлено не будет.

Что делать, если номера новых документов в 1С 8.3 назначаются неправильно?

То, что касается других конфигураций 1С 8.3 и других документов, то типовых инструментов поиска и исправления ошибок нумерации для них не предусмотрено и делать это приходится вручную. Нередко изменение номеров документов может привести к ошибкам автоматической нумерации. То есть новым документам могут назначаться номера по ошибочному алгоритму. Для того, чтобы исправить механизм автоматической нумерации, может быть необходимо перенумеровать последние документы в режиме толстого клиента. Для этого выйдите из программы и в окне запуска 1С 8.3 при выборе информационной базы нажмите "Изменить", затем "Далее", и выберите основной режим запуска "Толстый клиент"

В режиме толстого клиента перенумеруйте последние документы в таком формате, в котором необходимо вести дальнейшую нумерацию. После выхода из программы, установления режима запуска "Автоматически" и входа в обычном режиме автоматическая нумерация должна работать корректно.

Пройдите курсы 1С и Вам больше не понадобятся советы и руководства!

Расписание курсов 1C


Как сшивается кассовая книга, образец — как правильно подшивать кассу?

По российскому законодательству все организации должны хранить свободные деньги в банке, а большинство расчетов между юрлицами должно производиться в безналичном порядке. Для того, чтобы производить расчеты наличными, необходимо иметь кассу, кассира, вести кассовую книгу. (Порядок ведения кассовых операций в российской федерации)

При этом, если вы принимаете наличные деньги от населения, то должны еще иметь кассовый аппарат, поставленный на учет в налоговой инспекции и вести журнал кассира- операциониста (Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением).

Кассовую книгу можно вести и в электронном виде, ежедневно распечатывая текущую дату и подшивая ее к ранее распечатанным страницам. По окончании года ее нужно сшить.

Бланк кассовой книги можно скачать здесь.

Кассовая книга.

Кассовая книга ведется по утвержденной форме. Каждый год начинается новая кассовая книга. Заполняется за каждый день, когда совершались операции с наличными деньгами. Можно купить в магазине журнал установленной формы, тогда в начале года пронумеровываются страницы, прошиваются, все это скрепляется печатью и потом заполняется в хронологическом порядке вручную. Можно вести в электронном виде и распечатывать за каждый день, когда было движение, а в конце года прошнуровать, пронумеровать, скрепить печатью и подписью директора и главного бухгалтера (если он есть).

Кассовая книга состоит из двух частей: вкладного листа кассовой книги и отчета кассира. Если вы книгу купили, то все записи делаются шариковой ручкой под копировальную бумагу, второй экземпляр и есть отчет кассира, он отрывается и хранится отдельно.

Как правильно вести кассовую книгу КО-4

Если вы ведете кассовую книгу в электронном виде (рекомендую), то распечатываете за каждый день приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист и отчет кассира, т.е. по сути у вас получается кассовая книга, состоящая из двух частей. Листы в них нумеруются в порядке возрастания с начала года, на последнем в месяце вкладном листе проставляется общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а на последнем за календарный год — общее количество листов за год.

Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером, его отрывная часть — квитанция к приходному кассовому ордеру, подшивается к банковской выписке.

Расход денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером или несколькими. Когда вы сдаете деньги в банк, вам выдают ордер и квитанцию. Квитанцию подшиваете к кассе, ордер — к банковской выписке.

Обратите внимание!

Кассовую книгу должны вести все организации, которые работают с наличностью, нет исключений для «упрощенки» и индивидуальных предпринимателей (п.4 ст 346.11 НК РФ).

Касса.

Касса — «изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег». В реальности, если вы только выдаете деньги на зарплату и хозрасходы, это может быть кабинет бухгалтера с сейфом в нем.

Кассир.

Это может быть либо отдельный работник, либо обязанности кассира могут быть возложены на бухгалтера, или на директора. (Обычно издается приказ от имени директора с формулировкой: « в связи с отсутствием в штатном расписании должности счетного работника, обязанности бухгалтера и кассира возлагаю на себя»). С кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Чтобы получать деньги в банке, например, на выплату зарплаты, вам понадобится чековая книжка (пишется заявление на получение чековой книжки по форме банка). Перед поездкой в банк за деньгами вы заполняете чек (правила заполнения — на обложке чековой книжки), ставите подписи, печать. Обычно нужно заранее позвонить в банк и предупредить, какую сумму вы планируете снять по чеку.

В случае, если у вас постоянная денежная выручка, вы можете получить у банка разрешение использовать дневную выручку на выплату зарплаты и выдачу под отчет на хозрасходы (форму дает банк).

Также в начале года вы можете оговорить с банком лимит остатка кассы. Это сумма денег, которая может оставаться в кассе на конец дня. По умолчанию, лимит остатка кассы равен нулю, и это значит, что в конце дня все наличные деньги из кассы нужно сдать в банк. Исключение составляют только суммы, снятые на выплату зарплаты, они могут находиться в кассе в течение 3 рабочих дней.

Выдача денег под отчет.

Если нужно купить что-либо за наличные, канцтовары, к примеру, можно выдать деньги работнику под отчет (либо директору — он тоже считается работником; возможен вариант, когда директор выдает деньги сам себе (если в штате больше никого нет)). Это значит, что тот, кому выдали деньги должен на них что-то купить, а потом отчитаться о покупке, заполнив авансовый отчет (есть унифицированная форма), и приложить к нему кассовый и товарный чеки. Естественно эта продукция должна быть принята к учету, а расходы экономически обоснованы. Обратите внимание, что если организация- продавец выписывает накладную и счет-фактуру, эти документы должны быть выписаны на организацию, а у вашего сотрудника должна быть доверенность на получение продукции. Только в этом случае вы сможете принять ее к учету.

Законодательно не установлен срок, на который деньги можно выдать подотчет, организация может сама его установить (издать об этом приказ)однако не стоит устанавливать слишком большой срок, чтобы не вызвать подозрения со стороны проверяющих. По окончании этого срока сотрудник должен отчитаться о покупке либо вернуть деньги в кассу. По командировочным расходам работник должен отчитаться в течение 3 дней после возвращения из командировки. Запрещается выдавать новые суммы под отчет, если работник не отчитался по старым.

Проверка кассовой дисциплины.

Кассовую дисциплину имеет право проверить банк, в котором у вас открыт счет. Об этом вас известят в письменном виде. Нужно будет предоставить в банк на проверку полностью оформленные вкладные листы кассовой книги, отчеты кассира с прилагающимися документами и авансовые отчеты, если выдавались деньги под отчет. Если проверка затрагивает текущий год, кассовую книгу сшивать не нужно (сшивается в конце года). По окончании проверки вам вернут кассовую книгу и выдадут акт о проведении проверки кассовой дисциплины, возможно с замечаниями, в соответствии с которыми нужно будет кассовую книгу исправить.

Ведется кассовая книга по специальной утвержденной форме. В начале каждого года кассовая книга начинается заново. Ее нужно заполнять за каждый день, даже если совершалась только одна операция с наличными деньгами. Можно приобрести в канцелярском магазине журнал по установленной форме, тогда в самом начале года следует пронумеровать все страницы, подшить кассовую книгу и скрепить печатью, и уже затем, каждый день кассовую книгу полагается заполнять, причем в порядке хронологии.

На последнем подшитом листе ставится надпись «В данной книге прошнуровано и пронумеровано … листов», где указывается количество листов в книге. Можно вести кассовую

книгу в электронном виде в специальной программе, такой, как 1С:Бухгалтерия. Распечатывать листы будущей кассовой книги нужно за каждый день, когда было хотя бы одно движение, а в конце года подшить кассовую книгу. скрепив печатью и подписью руководителя вашей организации и, если есть главный бухгалтер, то и его подписью тоже.

Кассовая книга общеутвержденной формы состоит обязательно из двух частей: отчета кассира и вкладного листа в кассовую книгу. В купленной форме книги все записи производятся шариковой ручкой с применением копировальной бумаги, получившийся другой экземпляр – это будет отчет кассира, он должен отрываться и храниться отдельно.

Если организация ведет кассовую книгу в электронном варианте, что рекомендуется, то за каждый день должны распечатываться расходные и приходные кассовые ордера, отчет кассира и вкладной лист, по сути, должна получаться кассовая книга, которая состоит из двух абсолютно одинаковых по сумме частей.

Как сшивается кассовая книга образец

Листы в них пронумеровываются самой программой в порядке хронологии от начала года, вручную проставлять нумерацию страниц уже не надо. На последнем месячном вкладном листе ставится количество листов кассовой книги за месяц, а за отчетный год – на последнем листе ставится количество листов за год.

Экономическая нестабильность в стране вынуждает россиян искать дополнительные источники сохранения накопленного капитала. Вложение денег в.

Как правильно сшить кассовую книгу — образец?

Как правильно подшить кассовую книгу

В связи с тем, что существует ряд способов ведения кассовой книги, есть и несколько вариантов того, как подшивается кассовая книга. Опишем все известные способы сшивания книги.

Как известно, кассовая книга должна вестись на предприятии в одном экземпляре. Обычно она заводится на год, но возможны и другие периоды пользования одной кассовой книгой, например на протяжении квартала или месяца. Все зависит от количества оборотов по кассе у организации или индивидуального предпринимателя.

Прежде чем узнать, как подшить кассовую книгу. разберемся, зачем это надо делать.Это связано с необходимостью обеспечить сохранность внесенных в регистр сведений. То есть сшитые и пронумерованные страницы кассовой книги исключают возможность манипуляций с записями, которые может допустить кассир. Сшитые и подсчитанные листы нельзя вырвать и заменить на сфальсифицированные.

Рассмотрим, как подшивать кассовую книгу .

1. Если кассовая книга представляет собой типовой журнал, отпечатанный по форме КО-4 (в соответствии с постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88, далее — Постановление № 88), в котором все страницы расположены горизонтально, следует действовать по нашей инструкции о том, как подшить кассовую книгу (образец нафото и сама инструкцияпредставлены ниже).

Особенностью ведения такой книги является то, что каждый лист внутри журнала состоит из 2 частей, одна из которых остается в книге, а вторая отрывается и прикладывается к отчету кассира. Записи на обеих половинках листа делаются идентичными через копировальную бумагу. Соответственно, и нумерация страниц на каждой из половин листа дублируется.

В этом случае сшивается та часть листов, которые располагаются в переплете (скреплены скрепляющей скобой или проклеены). При заполнении такой книги обычно используется ручной способ занесения данных. Страницы в ней нумеруются, а сама она сшивается и пропечатывается в самом начале ее заведения.

2. В том случае, если кассовая книга заполняется машинописным способом, т.е. ежедневно все сведения заносятся кассиром сразу в бухгалтерскую программу, например в 1С:Предприятие или другую (либо если книга ведется в офисной программе по типу Excel), следует поступить так.

В конце дня, когда имели место операции по кассе, занесенные в кассовую книгу на основании приходных и расходных кассовых ордеров, кассир распечатывает заполненную страницу/страницы, которые были сформированы при помощи программного обеспечения. Страницы распечатываются в 2 экземплярах: 1 — вкладной лист кассовой книги, 2 — отчет кассира.

Вкладные листы и отчеты кассира должны быть пронумерованы. При этом нумерация начинается с начала года (или месяца/квартала — в зависимости от объема операций по кассе). Кроме того, вкладные листы и дублирующие их отчеты кассира, заполняемые на отдельных несшитых листах, могут вестись не только машинописным способом, но и от руки. В этом случае между листами следует класть копирку.

Важно! По традиции книга должна вестись с начала года. Все принятые в компании способы ведения и заполнения кассовой книги должны быть в обязательном порядке отражены в учетной политике, утвержденной отдельным приказом.

По итогам месяца/квартала кассир должен на последнем за этот период вкладном листе указать, сколько всего в этом месяце/квартале было составлено листов из кассовой книги. Все вкладные листы, подписанные и проверенные кассиром, должны сохраняться у него в течение года. По мере накопления (либо в конце года) листы брошюруются и прошиваются.

На последнем листе сзади нитка, которой были прошиты листы, заклеивается пломбой с указанием количества сшитых листов. Все это заверяется подписями руководителя и главбуха компании. Ставится оттиск печати, который частично перекрывает пломбу, а частично остается на последнем сшитом листе.

3. Изготовленная в электронной форме кассовая книга не требует распечатывания и сшивания. Ее оформляют при помощи техсредств, исключающих несанкционированный доступ к ней. В итоге она подписывается электронными цифровыми подписями (руководителя, главбуха).

О том, как прошить кассовую книгу. детально будет рассказано в следующей части статьи.

Как прошнуровать кассовую книгу: инструкция

Разберем пошагово, как сшиватькассовую книгу. Описываемый пример прошивки данного бухгалтерского регистра подходит для книг, оформленных в виде журнала с горизонтально расположенными страницами, у которых одна часть листа отрывная.

  1. Перед тем как сшить кассовую книгу. необходимо пронумеровать все страницы. Делать это следует шариковой ручкой. Нумерация страниц сквозная, начиная с 1-й страницы. Номер каждой страницы должен дублироваться на отрывном и сшиваемом листе.
  2. Сшивается чистая книга, в которой еще нет записей. Для сшивания обычно используется толстая игла или шило, заправленные суровой нитью.
  3. Книга раскрывается, и прошиваются лишь те листы, на которых будут вестись записи, т.е. за исключением обложки и титульного листа.
  4. Сшивать надо так, чтобы петля (двойная) была свободной. Узелок завязывается так, чтобы страницы книги могли свободно раскрываться.
  5. Два конца нити после узелка накладываются на картонную обложку и приклеиваются к ней с помощью небольшого листа белой бумаги (обычно размером 5 х 10 см). Этот лист и является пломбой.
  6. Пломбировочный лист должен быть хорошо проклеен, чтобы концы нити плотно прикрепились к нему и их нельзя было потом вытянуть для подмены листов в кассовой книге.
  7. На пломбе делается надпись от руки (либо заранее пропечатывается) такого типа: В этой кассовой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов (в соответствии с Постановлением № 88). От руки прописывается и количество сшитых листов. Ниже должны стоять подписи директора и главного бухгалтера предприятия.
  8. Оттиск печати на пломбе должен лишь частично перекрывать ее. Это необходимо для того, чтобы не было возможности отклеить пломбу и сфальсифицировать страницы из кассовой книги. Частичный оттиск печати тяжело подделать и практически невозможно вставить на старое место, не повредив границы оставшегося на обложке частичного оттиска. Обратите внимание, что с 7 апреля г. ООО и АО могут не иметь печать, если она не предусмотрена уставом общества (п. 7 ст. 2 закона 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 закона № 14-ФЗ). В этом случае оттиск печати на пломбе кассовой книги не проставляется. Но если организация имеет печать, то целесообразнее проставить ее оттиск на пломбе и кассовой книге, так как все-таки сама форма кассовой книги наличие печати (штампа) предусматривает.

Как прошить кассовую книгу: фото

На представленном ниже фото наглядно показано, как сшивается кассовая книга (образец способа сшивания, который был подробно описан выше).

Важно! В отличие от журнала кассира-операциониста кассовую книгу не требуется регистрировать в ИФНС.

Как правильно сшить кассовую книгу за месяц?

** Ученик (94), закрыт 6 лет назад

В банк требуют кассовую книгу за 3 месяца? как правильно сшить каждый месяц, если это вообще нужно и как должен выглядеть титульный лист? и какой порядок дней -снизу первые числа или последние? спасибо

Любик Мудрец (14394) 6 лет назад

если вы ведете электронно. то ничего сшивать не надо. просто предоставьте несшитые листы. проблем нет никаких
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации
(утвержден решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. N 40)
(с изменениями от 26 февраля 1996 г. )

25. На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы Вкладной лист кассовой книги . Одновременно с ней формируется машинограмма Отчет кассира . Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
В машинограмме Вкладной лист кассовой книги последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм Вкладной лист кассовой книги и Отчет кассира обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы Вкладной лист кассовой книги в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы Вкладной лист кассовой книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Людмила Дмитриевна Просветленный (37280) 6 лет назад

Сшить очень просто.
Титульный список-Кассовая книга за ____месяц.
Ее сшиваете, оставляя ниточки, потом на это клеете наклейку, с обоих сторон перегиба, бумажку на которой написано:
В данной книге пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ______листов (Прописью____________)
Директор __________
главный бухгалтер________________
Данная наклейка у вас должна быть в заготовках, т. к. она постоянно нужна для работа.

Ёжжжик Ученик (187) 6 лет назад

Я не сшиваю для банка — отдаю так отчеты кассира подшитые с расходниками и приходниками и листочки за 3 месяца вкладных листов в кассовую книгу. А так же авансовы
е отчеты и оборотки по счетам. И титульный лист делаетсся по-моему за год или я ошибаюсь. а вам за три месяца нужно только сдать. В практику так и сдавала — никаких придирок с их стороны не было. Вот так у нас. у меня начало числа месяца снизу то есть 31. 12.2010г. будет посдледнем в кассовой книге

ArcKon Мыслитель (9404) 6 лет назад

Если текущий год и ведете электронно, то сшивать не надо.

Комментариев пока нет!

Посредством данного документа бухгалтерией осуществляется учет всех операций, проводимых кассой организации по выдаче или принятию наличных денег. Каждая организация должна вести кассовую книгу только в одном экземпляре. В качестве бланка применяется унифицированная форма № КО-4.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций организации вправе вести кассовую книгу как вручную, так и автоматизированным способом (в электронном виде).

Ведение кассовой книги

Электронный вариант книги допускается при обеспечении организацей необходимых мер по сохранности кассовых документов. В этом случае к началу каждого следующего рабочего дня должны составляться две одинаковые по содержанию машинограммы: «Вкладной лист» и «Отчет кассира», содержащие все необходимые реквизиты. Данные листы должны быть пронумерованы в порядке возрастания. Отсчет следует вести с начала года.

В последнем «вкладыше» каждого месяца и календарного года должно быть указано общее количество листов за каждый месяц и год соответственно.

Кассир, получив машинограммы, проверяет правильность их составления и подписывает. Вкладные листы кассир оставляет у себя и хранит их в течение года, а отчет передает в бухгалтерию (под расписку) вместе с приходными и расходными кассовыми документами.

При ведении кассовой книги автоматизированным способом вкладные страницы брошюруются (сшиваются) и опечатываются по мере необходимости или по окончании календарного года, с обязательным заверением подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия общего количества страниц за год.

Часть предприятий ведут кассовую книгу вручную. В этом случае ее заводят на определенный период, который может зависеть от количества операций.

При данном способе ведения листы кассовой книги должны быть пронумерованы до начала работы с ней, а их общее количество заверено подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия на последней странице книги.

Все страницы прошивают и опечатывают сургучной или мастичной печатью. При опечатывании книги мастичной печатью используют клей на основе жидкого стекла, бумагу типа папиросной, штемпельную краску. Бумагу с оттиском печати смазывают с двух сторон клеем, после опечатывания наносят еще один слой клея. Такие меры необходимы для того, чтобы нельзя было изъять из листы.

Заполнение кассовой книги

Рассмотрим два варианта.

Первый вариантимеет вертикальное расположение страниц. В этом случае информация за весь кассовый день обычно располагается на одной странице.

Отчет кассира может быть оформлен при этом одним из двух способов.
1. Отчетом кассира является следующая страница кассовой книги. Первые и вторые экземпляры страниц нумеруются одинаковыми номерами.

Между двумя листами кладется копировальная бумага, через которую осуществляется запись чернилами или шариковой ручкой.

Вторые экземпляры должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры остаются в кассовой книге.

2. Отчетом кассира является вкладной чистый лист. Нумерация в книге сплошная. На чистом листе пишется или печатается название «Отчет кассира за «______»     ______г.». Записи на чистом листе осуществляются через копирку.

По окончании рабочего дня записи в отчете сверяются бухгалтером с записями в кассовой книге.

Второй вариант— горизонтальное расположение страниц.

Каждая страница кассовой книги состоит при этом из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, другая (без горизонтальных линеек) — как второй экземпляре лицевой и оборотной сторон через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Для этого лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть под неотрывную, и прокладывая между ними копировальную бумагу. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части.

Первые и вторые части листов нумеруют одним и тем же номером. Первые части остаются в кассовой книге. Вторые — должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций задень не отрываются.

Сначала на листе кассовой книги указываются все приходные документы, а затем все расходные документы.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает под расписку в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

ВНИМАНИЕ!Если среди остатка денег есть деньги, отложенные на выплату заработной платы и пособий, то следует указать их сумму в отдельной строке (см. лимит остатка кассы).

Как говорилось ранее, в организации должна быть только одна кассовая книга. Организациям, имеющим обособленные подразделения (филиалы, представительства), очень сложно или даже невозможно выполнить это требование. Даже если обособленное подразделение находится в одном городе с головной организацией, то не очень удобно ежедневно подвозить выручку и кассовые документы в головной офис, так чтобы кассир успел до конца рабочего дня заполнить лист кассовой книги. Если же обособленное подразделение находится в другом городе, то такая практика становится невозможной.

В Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации нет никаких разъяснений по этому поводу. Тем не менее на титульном листе книги есть строка, в которой указывается структурное подразделение организации. Это косвенно подтверждает возможность ведения отдельной книги структурным подразделением.

Проще обстоит дело с обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс. Такие обособленные подразделения ведут свою кассовую книгу и передают в головную организацию только копии первичных кассовых документов и книги, заверенные печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера обособленного подразделения организации. Оригиналы хранятся в обособленном подразделении. Данные об остатках денежных средств в кассе обособленного подразделения должны быть показаны в его балансе.

Как сшивать кассовую книгу?

При составлении сводного баланса головное подразделение включает в него и эти показатели.

Если же обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс, то оно может вести отдельный раздел кассовой книги. Этот раздел должен быть прошнурован, опечатан и заверен подписями руководителя и главного бухгалтера организации. В этом случае разделы передаются в головную организацию вместе с оригиналами первичных кассовых документов. В обособленном подразделении остаются их копии.

В обоих случаях организации необходимо установить методику работы с кассовой книгой. Ее следует утвердить приказом по организации. Это может быть как отдельный приказ, так и пункт приказа по учетной политике.

В методике необходимо предусмотреть: 1) коды или индексы всех подразделений организации 2) порядок нумерации кассовых документов 3) способ ведения кассовой книги 4) периодичность и перечень документов, передаваемых в головную организацию. Образец заполнения кассовой
книги с вертикальным
расположением листовПример кассовой книги с горизонтальным
расположением страниц

Кассовая книга

Интересные статьи

Хранение кассовых документов

Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем.

Все кассовые документы (включая ленты ККТ) необходимо хранить в течение пяти лет. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом оформления документа.

Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. По общему правилу обработанные документы подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.

Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Для этого руководитель назначает инвентаризационную комиссию. Она составляет акт об уничтожении, оформляемый в произвольной форме.

ГЛАВНАЯ КАССА

Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. По нашему мнению, целесообразно реквизитом печати, используемой на квитанции к ПКО, сделать надпись "Получено".

Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами и расходными кассовыми ордерами. Нумерация кассовых ордеров ведётся по порядку, начиная с 1 января по 31 декабря. Кассовые ордера подлежат регистрации в Журнале регистрации формы КО-3.

Прием наличных денег проводится по приходным кассовым ордерам (ПКО), форма КО-1. Заполняется в 1 экземпляре. Вместе с ними выписывается и отрывная квитанция, которая выдается на руки лицу, предоставившему наличность в кассу.

Образец заполнения Приходного кассового ордера показан на странице 81 Пособия.

В графе Основание отражается содержание финансовой операции: выручка от реализации, вклад в уставный капитал, спонсорский взнос, остаток неиспользованного аванса, компенсация недостач и т.д.

В Приложении указываются первичные документы: авансовый отчёт, заявление, решение собрания и т. д.

Коды ОКУД и ОКПО берутся из справки Госкомстата.

"Принято от ________": в этой строке указываются фамилия, имя и отчество этого работника в родительном падеже; если деньги принимаются от работника сторонней организации, то пишем "наименование организации" через "Фамилия, имя, отчество".

В строке "В том числе" указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или делается запись "без налога (НДС)".

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу. Проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.

Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег.

При соответствии вносимой суммы сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир подписывает приходный кассовый ордер, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию.

При несоответствии вносимой суммы, кассир предлагает вносителю внести недостающую сумму или возвращает излишне вносимую сумму.

Если вноситель отказался довнести недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму. Приходный кассовый ордер кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) для переоформления приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму.

Приходный кассовый ордер может оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, на общую сумму принятых наличных денег.

КСО может оформляться не только бухгалтером, но и кассиром. В этом случае бухгалтер выдаёт кассиру подшивку бланков ПКО с проставленными номерами.

Задание 4.1.В кассу предприятия ООО «Крона» получен остаток подотчётной суммы 135р от Сидорова И. П. Главный бухгалтер Пименова И. Р., кассир Громова А. С. На основании указанных данных оформите приходный кассовый ордер № 580.

Выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам (РКО), форма КО-2. Образец представлен на странице 82. Заполняется в 1 экземпляре.

При получении расходного кассового ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера и ее соответствие образцу, соответствие сумм, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. Проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере.

Кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, либо по доверенности и документу, удостоверяющему личность.

Если выдача денег производится по доверенности, после ФИО получателя указываются ФИО доверенного лица. Доверенность остаётся как приложение к РКО.

Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями.

Получатель денег пересчитывает под наблюдением кассира наличные деньги и ставит свою подпись. Претензии не принимаются.

После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.

Задание 4.2.Из кассы предприятия ООО «Крона» выдано на командировочные расходы Сидорову И. П. 1700 р., основание – приказ № 18 от 16.01 текущего года. На основании указанных данных оформите расходный кассовый ордер № 47.

Выдача наличных денег для выплаты заработной платы и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.Составляются они в 1-м экземпляре. Образец представлен на странице 180. Отличие последних 2-х документов.

Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней и указывается на расчётно-платёжной или платёжной ведомости.

В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает запись "по доверенности". Доверенность прилагается к расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Оригинал доверенности хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

В последний день выдачи наличных денег кассир в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости):

§ проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись "депонировано" напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных денег,

§ подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию,

§ сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости),

§ проставляет свою подпись на расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю).

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) оформляется расходный кассовый ордер.

Операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в Книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Записи в книгу учета подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.

Полученные в виде торговой выручки денежные средства должны быть зачислены на счёт предприятия. Для этого они могут быть сданы в кассу банка, инкассаторам, а также предприятиям связи.

Сдача денег непосредственно в банк оформляется Объявлением на взнос наличными. Образец показан на странице 83.

Данный документ заполняет работник предприятия, который сдает выручку, или представитель банка. Объявление на взнос наличными состоит из трех частей: непосредственно объявление, квитанция и ордер. Квитанция выдается работнику фирмы и прикрепляется к расходному кассовому ордеру для подтверждения операции.

Распространённой формой сдачи выручки является договорная форма с участием инкассаторов.

За каждым предприятием закрепляется 2-3 инкассаторских сумки с номерами.

Операция передачи выручки инкассаторам оформляется с помощью препроводительной ведомости, составленной в 3 экземплярах. 2-й экземпляр называется накладная. 3-й экземпляр называется копия. Оборотная сторона ведомости содержит покупюрную опись денег.

До приезда инкассатора кассир подбирает денежные средства по купюрам в пачки по 100 штук одного достоинства и перевязывает. Деньги складывает в сумку, туда же помещает 1-й экземпляр ведомости, пломбирует сумку.

Выручка передаётся инкассаторам в установленное банком время. Инкассатор предъявляет кассиру удостоверение личности и доверенность банка. Кассир передаёт инкассатору сумку вместе с накладной, получает взамен пустую. Инкассатор расписывается на 3-м экземпляре ведомости (копии), который остаётся у кассира.

Данные средства ещё не зачислены и их учитывают на счёте 57 Переводы в пути. После проверки деньги зачисляются на счёт предприятия.

Поступающие в кассу наличные деньги и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в Кассовой книге, форма КО-4. Записи ведутся в 1-м экземпляре. Листы книги нумеруются с 1 января по 31 декабря. Листы Книги прошнуровываются и скрепляются печатью. На последней странице количество листов в книге заверяется руководителем и главным бухгалтером.

Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному и расходному документу.

В конце рабочего дня кассир выводит сумму остатка наличных денег и проставляет подпись.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются.

Обособленные подразделения передают юридическому лицу копию листа кассовой книги в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Контроль над ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер (при его отсутствии - руководитель).

Если индивидуальные предприниматели ведут учет доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения, либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовая книга ими может не вестись.

Задание 4.3.На основании приведённых ниже данных заполните кассовую книгу за 10 марта текущего года, лист 69:

§ остаток денег в кассе на вечер 9 марта 71 000 р.;

§ приходный кассовый ордер № 16 на получение от Ивановой М. И. выручки за реализованную продукцию в размере 1 400 000 р.;

§ расходный кассовый ордер № 22 на выдачу в подотчёт Григорьеву И. И. на закуп товаров 100 000 р.;

§ препроводительная ведомость к сумке с денежной выручкой № 12 на сдачу выручки в банк – 1 220 000 р;

§ платёжная ведомость № 23 на сумму заработной платы за вторую половину февраля – 134 000 р;

§ расходный кассовый ордер № 24 на выдачу денег в подотчёт Семёновой А. А. на хозяйственные расходы – 2 000 р.

Номер документа От кого получено или кому выдано № корреспондирующего счёта Приход Расход
  Остаток на начало дня 71 000  
От Ивановой М. И. 1 400 000  
Григорьеву И. И.   100 000
  В банк   1 220 000
Заработная плата   134 000
Семёновой А. А.   2 000
  Итого за день 1 400 000 1 456 000
  Остаток на конец дня 15 000  
  В том числе на заработную плату    

Синтетический учёт денежных средств в кассе ведётся на счёте 50 Касса. Поступление денег в кассу отражается по дебету, а выдача денег из кассы – по кредиту.

В конце месяца выводится сальдо на счёте 50, которое должно совпадать с остатком в Кассовой книге.

Задание 4.4.Выберите один правильный ответ:

1. Поступила выручка в кассу за реализованные товары: а) Д 50 К 90

2. Получено из банка для выдачи зарплаты: в) Д 50 К 51

3. Сдана выручка в банк по объявлению: б) 51 К 50

4. Сдана выручка в банк через инкассаторов: б) Д 57 К 50

5. Выдана из кассы зарплата: а) Д 70 К 50

6. Выплачено из кассы пособие: г) Д 69 К 50

7. Получен взнос от учредителя: а) Д 50 К 75

8. Возвращена неизрасходованная подотчётная сумма: в) Д 50 К 71



Читайте также:

 

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов: как правильно вести?

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров или документов (сокращённо ПКО и РКО) необходим организациям и индивидуальным предпринимателям, которые, согласно закону, обязаны пользоваться кассовыми аппаратами для получения и выдачи денег наличным путём. Этот журнал используют для заполнения таких необходимых данных, как дата и номер приходного или расходного ордера, точная цифра получения в кассу денег либо выдачи из неё наличных средств. Проще говоря, книга регистрации кассовых операций призван упростить ведение и учёт бухгалтерского документооборота. Вычислить конечное сальдо на нужный период юридическому лицу или ИП становится куда проще.

Кто занимается заполнением журнала регистрации

Как правило, заполняет журнал кассир либо назначенный сотрудник бухгалтерии, знающий правила заполнения, назначенные руководителем организации. Данное лицо является материально ответственным, о чем с ним заранее составляется договор. Неграмотное ведение, ошибки в журнале регистрации ПКО и РКО, которые выявляются аудитором влекут за собой привлечение к административной ответственности (ст.15 п.1 КоАП РФ).

Правила ведения журнала подразумевают внесение точных записей в поля, заполнение которых обязательно.

Положение ФЗ «О Центральном Банке РФ» №86, ст. 34 от 10.07.2002 г. поручает Банку России упорядочивание кассовых операций, проводимых юридическими лицами и предпринимателями. Тем самым, данный ФЗ устанавливает унифицированные правила, обязательные для исполнения перечисленными лицами.

Существует понятие кассового лимита для любого предприятия. Размер его определяет Центробанк — он также согласуется в индивидуальном порядке с начальством организации. Денежная сумма, превышающая установленный лимит, подлежит хранению в банке.

Стоит рассмотреть немного подробнее, что же такое приходные и расходные ордеры, которые подлежат регистрации.

Приходный и расходный кассовый ордер: понятие и функции документа

Посредством оформления приходного кассового ордера фиксируется информация о поступивших в кассу деньгах. Каждый новый ордер сначала заносится в журнал кассовых документов (форма № КО-3), а потом передается кассиру. После того как документ составили и зарегистрировали, должна быть проставлена подпись главного бухгалтера либо уполномоченного лица с обязательным указанием его фамилии и инициалов.

Далее ПКО получает кассир, который просматривает верность составления документа, наличие необходимых приложений, а также подлинность подписи уполномоченного лица. В случае выявления ошибки или неточности кассир должен отправить на доработку полученный документ.

Если же соблюдены все правила оформления, последний принимает наличную сумму, а также проставляет свою подпись и инициалы с фамилией. Делать это положено как на самом ордере, так и на прилагающейся к нему квитанции. Кассир обязан проставить на квитанции дату внесения в кассу наличных средств и заверительную печать своей подписи, крайняя часть которой должна «заходить за края» приходного ордера.

Далее по факту поступления денежных средств в кассу кассир должен оторвать заполненную квитанцию и передать лицу, внёсшему в эту кассу наличные. А приходный ордер удерживается в кассе.

Расходный кассовый ордер представляет собой кассовый документ, на основании которого происходит выдача наличных. Этим занимается также отдел бухгалтерии. Оформляется РКО на унифицированном бланке, форма № КО-2. Данный бланк заполняется бухгалтером либо другим уполномоченным лицом.

Составленный по всем правилам РКО также регистрируют в журнале по форме № КО-3. Подписывает данный кассовый документ бухгалтер / уполномоченное лицо, а также руководитель организации. Если на документах, которые прилагаются к расходному ордеру, проставлена резолюция руководителя, дающая разрешение на проведение денежной операции, тогда подпись последнего не требуется.

Далее расходный ордер переходит к кассиру, который проводит анализ правильности составления РКО. После проверки соответствующие графы заполняет лицо, получающее наличные средства и сам кассир.

РКО никогда не подлежит передаче. Он находится в кассе.

Порядок заполнения книги РКО и ПКО

Журнал допускается вести в любом удобном виде: электронном, печатном, написанном от руки. На каждом листе проставляется его порядковый номер, а также печать организации. Субъект ведения кассового журнала сам определяет, на какой период будет заводиться журнал (месяц, полгода, год).

Журнал ведётся определенный период, указанный в уставе компании. Каждая страница должна быть прошита, пронумерована, а также содержать печать.

Сам журнал состоит из двух частей: титульный лист и собственно сама учетная книга, её листы. Если заполнение происходит от руки, то исключительно ручкой синего цвета.

Заглавный (титульный) лист содержит следующую информацию:

  1. Конкретное название документа.
  2. Название организации.
  3. Код по общему классификатору (ОКПО).
  4. Период начала и окончания заполнения.
  5. Данные работника, который несет ответственность за журнал: его ФИО, должность.

Сами учетные страницы представляют собой таблицу из двух столбцов. Слева фиксируются сведения о приходах, справа — о расходах.

Необходимо помнить, что «расходник» на выдачу зарплаты регистрируется только по факту её получения работниками. Данное правило исходит из того, что для получения работником зарплаты может не хватить наличных в кассе. А в связи с тем, что РКО действует только в день его оформления, может произойти грубое нарушение правил ведения журнала, если ордер буден внесен на другой день.

Еще одно важное правило — соблюдение точного нумерованного порядка кассовых документов. Если некий приходный или расходный ордер становится ничтожным, от него следует избавиться. Остальные по порядку ордера необходимо перенумеровать.

Штрафы, предусмотренные административным законодательством за неграмотное ведение регистрации кассовых ордеров, помарки и ошибки, довольно серьёзные. Следует с большей ответственностью подходить к такому важному моменту, как заполнение журнала регистрации.

Что такое финансирование наличными против документов (CAD)?

Финансирование наличными против документов (CAD-финансирование) - это метод, при котором импортер оплачивает товары до их получения. Чтобы гарантировать удовлетворение сделки обеими сторонами, третья сторона принимает отгрузочные и правоустанавливающие документы на экспортируемые товары. Передача продукта покупателю или импортеру не производится до завершения платежа. Эта ситуация аналогична сделкам с недвижимостью, когда незаинтересованная сторона хранит деньги на условном депонировании до завершения передачи права собственности на дом.

Выплата наличными против документов

Есть выгода от финансирования CAD для обеих сторон. У экспортера есть гарантия оплаты отгруженного товара. Точно так же импортер может гарантировать получение именно тех продуктов, которые он заплатил. Этот метод избавляет от головной боли, связанной с попыткой разрешить проблемы бизнес-транзакций за границей после завершения транзакции.

Что такое процесс оплаты наличными против документов?

Транзакцию CAD обычно инициирует экспортер или продавец.После того, как заказ от международного покупателя будет принят, он подготовит необходимые транспортные документы, требуемые страной происхождения и страной назначения. Стандартная форма, которая является частью этих документов, - это Форма экспортного сбора. Форма экспортного инкассо, переводной вексель и другие товаросопроводительные документы направляются прямо в финансовое учреждение, которое использует экспортер.

После отправки документы хранятся с условием, что они не могут быть переданы импортеру до тех пор, пока назначенный платеж не будет произведен финансовому учреждению.Транзакция не завершена, и продавец сохраняет право собственности на всю партию до тех пор, пока финансовое учреждение не получит сумму.

Обработка наличных против документов

Что делает эту форму международного финансирования выгодной для покупателя, так это то, что он может проверить товары перед переводом средств в финансовое учреждение. Это означает, что транзакции CAD защищают их, гарантируя, что продукты имеют обещанное качество и в том количестве, которое было запрошено.

После одобрения поставки покупатель платит финансовому учреждению заранее оговоренную сумму за партию. После получения платежа он отправляется экспортеру. С другой стороны, импортер получает все отгрузочные документы и право собственности на товары.

Кто получает прибыль от операций по финансированию CAD?

Международная торговля может быть сложной задачей по обе стороны границы. Прямой кредит идеален, но, как правило, его невозможно получить при покупке товаров у зарубежного экспортера.Финансирование наличными против документов (CAD) - это решение, которое помогает экспортерам получать свои деньги вовремя. В то же время это также позволяет импортерам получать товары, необходимые для их бизнеса.

Получить Вам нужны наличные Cегодня

Сравнение кассовых документов VS. Аккредитивы

Аккредитивы

- это еще один метод финансирования, помогающий облегчить международные торговые сделки. Как и в случае финансирования в канадских долларах, аккредитивы выгодны экспортеру, который не желает предоставлять открытый торговый кредит.Одна из причин этого в том, что они не знакомы с импортером. То есть покупатель не имеет достоверной кредитной истории.

Фактический аккредитив - это официальное письмо от банка импортера, обещающее покупателю финансовую поддержку. Аккредитив дает экспортеру право требовать, чтобы банк оплатил отгрузку, если покупатель не заплатит. Аккредитив может быть разовой покупкой, или покупатель может установить кредитную линию с поставщиком финансовых услуг, которая позволяет им совершать регулярные покупки у одного и того же экспортера.

Продавец получает наибольшее преимущество от аккредитивов, поскольку их оплата практически гарантирована, если только не происходит серьезного нарушения соглашения, которое они заключили с импортером. Для покупателя этот метод влияет на размер кредитной линии и кредитный рейтинг. Это потенциально мешает им иметь дело с другими поставщиками или брать бизнес-ссуды для повышения своей производительности. Для некоторых, у кого нет звездного кредитного рейтинга, банк может даже настоять на внесении депозита наличными для обеспечения суммы, указанной в аккредитиве.

Каковы условия оплаты наличными против документов?

Условия успешной транзакции CAD просты. Экспортер готовит документы для отгрузки после того, как покупатель разместит заказ. Затем компания пересылает эти документы в финансовое учреждение, облегчающее транзакцию. Фактор будет хранить документ до прибытия посылки и оплаты товара покупателем. После получения оплаты документы передаются импортеру, а экспортер получает средства.

Несмотря на то, что отгрузочные документы хранятся у третьей стороны, экспортер сохраняет право собственности на товары до перевода денежных средств. Импортер не может стать владельцем собственности в поставке до тех пор, пока у него нет титульных и товаросопроводительных документов.

Кто платит за транзакцию в канадских долларах?

Финансовое учреждение, которое помогает облегчить этот тип транзакции, взимает небольшую плату за услугу. Поскольку обе стороны выигрывают от транзакции CAD, нередко можно увидеть, как они разделяют затраты. Если нет, то сторона, ответственная за оплату согласно первоначальному соглашению, является той, кто платит комиссию. Из-за сложности, связанной с международной торговлей, и защиты, которую транзакции CAD обеспечивают для обеих сторон транзакции, затраты, уплаченные финансовому учреждению, которое выступает в качестве посредника, окупаются.

Есть ли риски при транзакции с CAD?

Хотя транзакция в канадских долларах действительно устраняет большую часть риска, связанного с международной торговлей, для обеих сторон, она более выгодна для импортера - особенно по сравнению с аккредитивами.Транзакция в канадских долларах обходится дешевле и не влияет на доступный кредит импортера. Продавец по-прежнему принимает на себя определенный риск того, что покупатель может отказаться от поставки. В этом случае экспортеру придется взять на себя дополнительные расходы. Такие расходы покрывают необходимость возврата им товаров.

На что обращать внимание в компании, финансирующей транзакции в CAD

Хотя некоторые банки предоставляют услуги CAD, они могут взимать более высокие комиссии, чем частная компания. Кроме того, у них может не быть опыта и знаний, необходимых для обработки таких международных транзакций.Это сложные транзакции, требующие определенного уровня знаний, которого нет у многих банков. Финансирующие компании ежедневно проводят операции такого типа. Они лучше подготовлены для обработки сложной документации. Кроме того, они приобрели опыт в области международного импорта и экспорта, который окажется бесценным для обеспечения успешных транзакций CAD.

Деньги, когда они больше всего нужны вашему бизнесу! ™

Руководство по работе с наличными деньгами

  • Что такое наличные?

    В данном руководстве «наличные» означает чеки, монету и валюту.
    Определение «наличных» в политике университета по обработке наличных также включает электронную торговлю / ACH, денежные переводы, ценные бумаги, дорожные чеки или другую собственность, легко конвертируемую в валюту.


    Вернуться к началу
  • Перед тем, как начать

    Персонал

    • Только компетентный и квалифицированный персонал может обращаться с наличными деньгами.Дополнительные сведения см. В разделе «Уровень владения кассовым оператором» внизу раздела.
    • Обеспечьте личную безопасность. Обратитесь к Безопасному обращению с наличными деньгами в нижней части раздела для получения дополнительной информации.
    • Убедитесь, что работа с наличными деньгами не противоречит другим обязанностям. См. Разделение обязанностей в нижней части раздела для получения дополнительной информации.
    • Обеспечение подотчетности путем обеспечения возможности установления личности кассира, обрабатывающего каждую транзакцию.
      • Квитанция, на которой не указывается личность кассира, должна быть подтверждена инициалами кассира, подписью или печатью.
      • Кассовые чеки должны идентифицировать кассира
      • Каждый кассир должен использовать штамп, подтверждающий чек, который включает уникальный идентификационный код кассира.

    Защита активов

    • Хранение наличных.
    • Держите кассу закрытой, за исключением обработки транзакции.
    • Никогда не обменивайте наличные деньги между кассовыми аппаратами, кассами, сумками для наличных и т. Д.
    • Храните неразмещенные наличные деньги в запертом безопасном месте, когда покидаете рабочую зону для обработки наличных.
    • Избыточные суммы наличных денег, накопленные в течение дня, должны быть удалены, подсчитаны и помещены в безопасное место руководителем. См. Раздел «Обеспечение безопасности валюты, монет и чеков» в нижней части раздела для получения дополнительной информации о защите наличных денег.

    Управление рисками

    • Несоблюдение процедур обработки наличных, описанных в этом руководстве, приведет к тому, что затронутый отдел будет полностью ответственен за любую потерянную выручку и любые понесенные банковские сборы.
    • Продолжающееся несоблюдение процедур приведет к лишению департамента полномочий на обработку наличных денег.
      • В некоторых подразделениях университетского городка есть специальные методы обработки наличных средств. Дополнительные сведения см. В разделе «Практика обработки наличных для конкретных единиц» в нижней части раздела.

    Квалификация кассира
    Любое лицо, участвующее в работе с наличными деньгами на любом этапе процесса, в том числе контролер кассира, составитель депозитов или кассир, должен быть компетентным и квалифицированным. Как правило, кассир должен обладать следующими атрибутами:

    1. Обязательства: Университет требует, чтобы любой, кто выполняет «критическую функцию», например, обрабатывает более 500 долларов наличными в неделю, подлежал залогу, что включает в себя все следующее:
      • Отдел найма проверяет историю занятости будущий сотрудник, а
      • Предполагаемый сотрудник проходит проверку на наличие судимости. Свяжитесь с отделом кадров, чтобы получить информацию, необходимую для проверки биографических данных.
      • Если у потенциального сотрудника есть доступ к большим суммам наличных денег, отдел найма может провести другие процедуры, такие как проверка кредитной истории, чтобы убедиться в возможности привязки куратора.
      • Если история занятости потенциального сотрудника или проверка биографических данных выявляют уголовные преступления, проступки или судебные решения, связанные с мошенничеством, связанным с наличными деньгами, акциями, облигациями или любой другой финансовой транзакцией, подразделение по найму должно получить удовлетворительное объяснение перед наймом сотрудника
    2. Нет конфликтующих обязанностей: Лицо, вовлеченное в процесс обработки наличных денег, не должно иметь конфликтующих обязанностей.Дополнительную информацию по этой теме см. В разделе «Разделение обязанностей при обработке денежных средств» ниже.
    3. Надлежащее обучение: Лицо, занимающееся обработкой наличных денег, должно получить поддержку и обучение, необходимые для успешного выполнения своих должностных обязанностей. Обучение работе с денежными средствами требуется, когда сотрудник начинает работу. Кроме того, операторы кассовых операций должны ежегодно проходить обучение работе с наличными деньгами. Если у подразделения нет программы обучения, Financial Affairs предоставляет здесь руководство для самостоятельного обучения.Также здесь доступна викторина.

    Безопасная обработка наличных

    Личная безопасность

    Обеспечьте личную безопасность при работе с наличными, выполнив следующие действия:

    • Назначенный руководитель должен удалить излишки наличных денег из кассового ящика или кассового ящика и хранить их в безопасном месте или хранилище в течение дня, чтобы минимизировать количество наличных денег, видимых клиентам
    • Если вы считаете наличные деньги, делайте это в безопасном месте, где за вами не могут наблюдать посторонние
    • Если вы вносите депозит в кассе, измените время дня и путь / маршрут, который вы выберете при транспортировке наличных денег в кассу, и спрячьте «сумку с наличными» в блокноте, коробке или сумке для переноски и т. Д.
    • Если перевозится крупная сумма наличных или перевозить наличные в кассу небезопасно, позвоните в полицию кампуса для сопровождения.
    • Координатор по работе с наличными в кампусе и полиция кампуса должны проверить физическую настройку любой операции, которая обычно обрабатывает более 7 500 долларов в день.

    Система сигнализации
    В зависимости от количества наличных денег, регулярно имеющихся в наличии, должна быть установлена ​​сигнализация.

    • Если в наличии есть наличные и ценные бумаги на сумму более 2500 долларов США, необходимо установить ручную систему сигнализации о ограблении для использования в рабочее время.
    • Если хранится наличными и ценными бумагами на сумму более 25000 долларов, в дополнение к ручной системе сигнализации о грабеже должна быть установлена ​​автоматическая система сигнализации, которая будет предупреждать полицию кампуса, если в зону хранения наличных денег войдут в нерабочее время.

    Обработка наличных Разделение обязанностей
    Поддержание хорошего разделения обязанностей в процессе обработки наличных денег означает, что ни одно лицо не несет ответственности более чем за одну из следующих категорий обязанностей, перечисленных ниже:

    • Управление активами и распоряжение ими.Эта категория обязанностей включает в себя физическое обращение с наличными на любом этапе процесса.
    • Операции резервирования в главной книге, вспомогательных книгах и журналах. Эта категория обязанностей включает регистрацию финансовых операций, связанных со сбором и внесением наличных денег.
    • Сравнение / согласование. Эта категория обязанностей включает проверку операций, отображаемых в главной книге, на предмет достоверности и обоснованности, в том числе сравнение денежных депозитов, зарегистрированных в главной книге, с суммами депозита, указанными в копиях Депозитной формы для сбора наличных в департаменте / вспомогательной кассе.

    Ожидается, что различные квалифицированные сотрудники будут выполнять каждую из следующих основных обязанностей, связанных с обработкой денежных средств и управлением фондами изменений:

    • Прием или снятие наличных и подсчет наличных как часть процесса закрытия денежного ящика. (Работа с активами)
    • Вторичный подсчет наличных денег, сравнение с первоначальным подсчетом наличных, подготовка депозита и учет наличных средств путем заполнения и отправки формы депозита для сбора наличных в отделе / ​​вспомогательной кассе.(Операция бронирования)
    • Внесение залога наличными в кассе кампуса. (Работа с активами)
    • Сравнение депозитов наличными, зарегистрированных в главной книге, с суммами депозитов, указанными в копиях формы депозита для сбора наличных в отделе / ​​вспомогательной кассе. (Сравнение / согласование).

    Вот несколько примеров того, как обязанности могут быть разделены в трех различных бизнес-средах:

    Ответственность Идеально: бизнес-среда из 4 человек Хорошо: бизнес-среда из 3 человек Минимум: 2 человека Деловая среда
    Количество приемов и закрытий кассовых ящиков Сотрудник 1 Сотрудник 1 Джойнт - Коллеги 1 и 2 *
    Подготовка депозита, заполнение другой формы получения наличных Сотрудник 2 Сотрудник 2 Joint - Коллеги 1 и 2 *
    Внесение депозита наличными Сотрудник 3 Сотрудник 1 Сотрудник 1
    Обзор транзакций главной книги Сотрудник 4 Сотрудник 3 Сотрудник 2

    * Закрытие денежного ящика выполняется совместно с обоими коллегами, которые засвидетельствовали подсчет и подтвердили сумму депозита, указанную в форме депозита для сбора наличных в отделе / ​​вспомогательной кассе. Сотрудник 2 сохраняет и сохраняет копию Формы разных расписок для проверки бухгалтерской книги.

    Обеспечение безопасности валюты, монет и чеков
    Невнесенные наличные деньги следует хранить в запертом хранилище. Тип используемой емкости зависит от общего количества валюты, монет и чеков из всех источников , поддерживаемых отделом.

    Общая сумма валюты, монет и чеков Соответствующая розетка
    До 1000 долларов США Запертый стол, картотечный шкаф или другое аналогичное запертое место.Убедитесь, что замок не относится к типу S-100, который обычно встречается на территории кампуса. Слесарь на территории кампуса может установить другой, менее распространенный замок.
    1 001–2 500 долл. США Сейф
    От 2 501 до 25 000 долларов Сейф со стальной дверью с толщиной двери не менее 1 дюйма и толщиной стенок не менее 1/2 дюйма
    От 25 001 до 250 000 долларов A Композитный сейф класса TL-15
    Более 250 000 долларов США A Стальной сейф класса TL-30 или более качественный сейф

    Сейфы и емкости с кодовыми замками - комбинации должны быть незамедлительно изменены всякий раз, когда сотрудник, имеющий доступ к сейфовой комбинации, больше не имеет обязанностей по обработке наличных или увольняется с работы в отделе.

    Особые методы работы с наличными в подразделении
    Некоторые отделы университетского городка могут использовать особые методы работы с наличными деньгами. Убедитесь, что вы знаете, как ваш отдел решает следующие вопросы:

    • Как информация о плательщике, если таковая имеется, должна быть написана на чеке, например номер телефона получателя платежа, студенческий билет, название колледжа или номер водительского удостоверения
    • Требование проверить удостоверение личности получателя с фотографией при приеме чеков
    • Процедура разрешения ситуаций, когда имя или подпись в идентификаторе плательщика не совпадает с именем или подписью на чеке
    • Прием чеков от 2-х сторон
    • Прием крупной валюты доллара (например,g. банкноты 50 или 100 долларов)
    • Прием дорожных чеков
    • Прием «временных» чеков, на которых не указаны имя и адрес плательщика
    • Порядок обращения с поддельной валютой
    • Порядок действий при аннулировании и возврате средств
    • К кому обратиться за помощью

    Вернуться к началу
  • Основы кассового дела

    Контрольный список для начала дня

    • Обеспечьте наличие достаточного количества сдачи в соответствующем номинале. Смену можно получить в кассе кампуса.
    • Подсчитайте количество валюты и монет в денежном ящике или фонде, отметив сумму, которая будет использоваться для балансировки наличных денег в конце дня.
    • Разместите валюту в денежном ящике так, чтобы верх каждой банкноты был обращен влево.

    Дневной контрольный список

    • Снимите ленту или обертку с пачки с привязанной валютой перед тем, как выставлять из нее купюры.
      • Обвязанная валюта учитывается по полной стоимости при балансировке ссудодателя / фонда в конце дня.Удаление банкнот без снятия резинки или обертки приведет к неправильному подсчету и не позволит вам сбалансировать свои наличные в конце дня.
    • Предоставлять клиенту один из следующих типов квитанций по каждой транзакции:
      • Кассовый чек
      • Рукописная квитанция , выданная из заранее пронумерованной кассовой книги.
        • Квитанции UCSC можно приобрести в книжном магазине Bay Tree.
        • Каждая книга квитанций содержит дубликаты заранее пронумерованных квитанций, что позволяет сохранять копию каждой выданной квитанции.Суммы, указанные в квитанциях, суммируются в конце дня и используются для сверки остатка наличных денег на начало дня в денежном ящике или приемнике с остатком наличных денег на конец дня.
      • Билет с последовательной нумерацией из рулона билетов или серии разрешений.
        • В целях контроля отслеживайте начальные и конечные номера билетов или используйте двойной рулон билетов, который позволяет сохранять копию каждого выданного билета.
    • Ваш руководитель должен утверждать все аннулирования и возмещения в момент возникновения, если это возможно, но не позднее конца дня; приложите всю необходимую документацию.
    • Обратитесь к координатору по работе с наличными в кампусе для получения инструкций по отчетности, если разовый платеж в размере 2000 долларов США или более производится в валюте и монетах и , которые ваше подразделение подозревает или имеет основания подозревать, что применимо одно или несколько из следующих условий:
      • Средства были получены от незаконной деятельности
      • Выплата производится в обход закона или постановления
      • Платеж не имеет коммерческой или очевидной законной цели
      • Выплата производится в целях содействия преступной деятельности

    Контрольный список на конец рабочего дня

    1. Получите одобрение от вашего руководителя на все аннулирования и возмещения, если это еще не было сделано на момент происшествия.
    2. Закройте кассу
      • Кассир отвечает за подсчет наличных денег.
    3. Остаток собранных денежных средств
      • Общая сумма денежных средств, полученных в течение дня, должна равняться сумме, указанной в одном из следующих пунктов:
        • Кассовый аппарат «Z», итого,
        • Итоговая сумма ленты счетной машины на основе чеков, выданных из чековой книги, и / или
        • Расчет общих поступлений на основе количества выданных билетов и отпускной цены.
      • Если собранные денежные средства не соответствуют зарегистрированной сумме, выполните следующие действия:
        • Пересчитайте денежные средства.
        • Если собранные денежные средства все еще не сбалансированы, по возможности попросите второго кассира пересчитать деньги.
        • Если собранные денежные средства все еще не сбалансированы, по возможности попросите третьего кассира пересчитать деньги.
        • Если денежные средства по-прежнему не сбалансированы, надзорный орган должен обсудить с кассиром, ответственным за денежный ящик, любые необычные операции, которые могут быть причиной дисбаланса.
        • Если причина дисбаланса не может быть идентифицирована, составитель депозита должен записать превышение или короткое замыкание в форме депозита для получения наличных в отделе / ​​вспомогательной кассе.
    4. После подсчета и уравновешивания денежных средств надзорный орган несет ответственность за безопасность денежного ящика в надежном месте, например, в сейфе.

    Вернуться к началу
  • Обработка наличных денег и обработка платежей

    Валюта и монеты
    Практикуйте хорошие привычки обращения с наличными деньгами.

    • Сведите к минимуму споры по поводу суммы, выплачиваемой клиентом, оставив валюту на полке кассового аппарата или в другой защищенной области, видимой для клиента, до завершения транзакции.
    • Проверить наличие поддельных банкнот крупного достоинства.
      • Используйте ручку для обнаружения фальшивых банкнот, которую можно купить в большинстве магазинов канцелярских товаров.
      • Проверьте элементы безопасности, встроенные в счета на сумму 20 долларов и более. Эта информация доступна по адресу http: // www.moneyfactory.gov.
    • Обратный отсчет сдачи клиенту.
    • Перед обработкой следующей транзакции убедитесь, что валюта, монета или чек из транзакции помещены в денежный ящик или другой безопасный контейнер или место.
    • Платежи в валюте, отличной от американской, не принимаются.

    Проверки

    Выполните следующие действия для обработки транзакции с чеком:

    • Убедитесь, что чек соответствует всем следующим критериям:
      • Правильно заполнен и вся предоставленная информация разборчива
      • К оплате в U.
      • долларов США
      • Выплачивается «Регентам Калифорнийского университета» или «Регентам Калифорнийского университета»
      • Датировано в пределах даты «Необходимо обналичить до» или 180 дней, в зависимости от того, что меньше, но не позднее даты принятия
      • Соответствие числовой и выписанной сумм
      • Выплаченная сумма не превышает причитающуюся сумму
        • Только главная касса и книжный магазин Bay Tree могут принимать чеки на сумму, превышающую причитающуюся
      • Не содержит пометок или пометок под строкой «памятки» или подписи.
      • Разве не содержит пометку «К оплате / оплачен полностью» или аналогичную ссылку.
        • Если да, чек должен быть возвращен предъявителю
      • Подписано держателем чекового счета
    • Для проверки, представленной лично студентом UCSC, выполните следующие действия:
      • Изучите удостоверение личности кампуса, сопоставив внешний вид докладчика с фотографией на удостоверении личности
      • Напишите идентификационный номер на лицевой стороне чека
    • Для проверки, представленной лично кем-либо, кроме студента UCSC, сделайте следующее:
      • Изучите водительские права или другое действительное удостоверение личности, подтвердив следующее.
        • Внешний вид докладчика совпадает с фотографией на удостоверении личности
        • Имя и подпись на удостоверении личности совпадают с чеком
      • Подтвердите с докладчиком, что напечатанный адрес на чеке является текущим
      • Напишите на лицевой стороне чека следующую информацию:
        • Полное имя предъявителя, если оно не указано на чеке
        • Номер удостоверения личности и срок действия
        • Телефон
        • Дата рождения
    • Подтвердите чек сразу после его принятия, используя кассовый аппарат или подтверждающий штамп.

    Подтверждающий штамп должен выглядеть следующим образом. Его можно заказать в большинстве магазинов канцелярских товаров (в том числе в Интернете). Он также должен включать уникальный код, идентифицирующий каждого кассира.

    1233 Оплата по заказу 1233
    БАНК АМЕРИКИ
    НАЦИОНАЛЬНАЯ ТРЕСТОВАЯ И СБЕРЕЖНАЯ АССОЦИАЦИЯ
    ТОЛЬКО ДЛЯ ДЕПОЗИТА
    РЕГЕНТЫ УНИВЕРСИТЕТА
    КАЛИФОРНИИ - UC SANTA CRUZ
    [укажите здесь название отдела и идентификационный код кассира]
    12335-18190

    Невыполнение всех описанных выше шагов существенно увеличивает риск неплатежа

    • Департамент будет нести ответственность за все понесенные убытки и оплату любых банковских сборов, связанных с возвращенными чеками
    • Студенческий отдел обслуживания бизнеса не будет предпринимать попытки взыскания возвращенного чека, если отдел не выполнит какие-либо действия, описанные выше.

    Обработка чеков, выписанных на второй банковский счет
    Из-за значительного риска неплатежей, связанного с приемом чеков, выписанных на сторонний банковский счет, департаментам рекомендуется не принимать эти чеки.

    • Отдел берет на себя все риски и расходы, связанные с принятием такого рода чеков.
    • Если факультет принимает решение принимать сторонние чеки, имя студента, идентификационный номер и номер водительских прав должны быть указаны в верхней части чека.

    Обработка чеков, выписанных в иностранном банке
    Выполните этот шаг в дополнение к шагам, описанным в разделах выше:

    • Убедитесь, что чек является приемлемым по номинальной стоимости банком UC
      • Обратитесь в кассу университетского городка для получения дальнейших указаний перед обработкой чека

    Операции по кредитной карте

    Важная информация:

    • Обратите внимание на типы кредитных карт, которые принимает ваш отдел.
    • Определить, что подпись на чеке для продажи по кредитной карте такая же, как авторизованная подпись на обратной стороне карты.
    • Клиенты должны знать, что принимаются только кредитные карты с подписью клиента. Если на обратной стороне кредитной карты нет подписи, попросите предъявить удостоверение личности клиента
    • После подтверждения личности держателя карты попросите клиента подписать обратную сторону кредитной карты в вашем присутствии.

    Денежные переводы и дорожные чеки

    Выполните следующие действия в дополнение к шагам, описанным в разделах выше:

    • Убедитесь, что в денежном переводе указана дата покупки и ему меньше двух лет.
    • Проверьте функции безопасности, такие как водяные знаки и полосы безопасности

    Выполните следующие действия в дополнение к тем, которые описаны в разделах выше:

    • Убедитесь, что дорожный чек не старше двух лет
    • Попросите докладчика подписать дорожный чек, сравнив эту подпись с подписью, предоставленной при покупке.
      • Не принимайте дорожный чек без подписи, которая должна быть предоставлена ​​при его покупке

    Вернуться к началу
  • Подготовка денежного депозита

    Депозиты наличными производятся еженедельно или в день, когда общая сумма поступлений превышает 500 долларов США, в зависимости от того, что произойдет раньше.
    Составитель депозита заполняет форму депозита для сбора наличных в отделе / ​​вспомогательной кассе, проверяя, что полученная сумма равна общей сумме подтверждающей кассовой ленты или аналогичной документации, плюс любые избыточные или короткие суммы.
    Информацию о том, как заполнить эту форму, см. В разделе «Заполнение формы денежного депозита» в нижней части раздела:

    • Сине-белые копии прилагаются к депозиту наличными.
    • Желтая копия остается в отделе для справки и в целях проверки проводок в бухгалтерской книге.
    • Розовая копия формы депозита для получения наличных в отделе / ​​вспомогательной кассе вместе с соответствующей кассой или магнитной лентой (а) отправляется в бухгалтерию.

    Поместите денежный депозит в надежный, запечатанный денежный мешок:

    • Отнесите депозит в кассу кампуса.
    • Доставьте депозит наличными вместе с формой депозита по получению наличных в отделе / ​​вспомогательной кассе в главную кассу.
      • Если делать депозит уже поздно, храните депозит в надежном месте, например, в сейфе.

    Избыток и нехватка денежных средств
    Если сумма депозита превышает или не хватает более чем на 10 долларов, напишите письмо о несоответствии с объяснением излишка / нехватки. Прикрепите это письмо к розовой копии формы депозита по сбору наличных для отдела / вспомогательной кассы перед отправкой формы в бухгалтерию.

    Обработка чеков с неизвестными FOAPAL
    Отправьте чек в кассу университетского городка, указав, что он должен быть депонирован в "Cash Undistributed":

    • Не направляйте чек в другой офис для получения FOAPAL или любой другой информации
    • Касса университетского городка будет работать с офисами кампуса, чтобы получить правильный FOAPAL

    Подготовка формы депозита для получения наличных в отделении / вспомогательной кассе UCSC.

    Эту форму, состоящую из нескольких частей, можно приобрести в книжном магазине Baytree.

    1. Укажите следующую информацию в указанных разделах:
      • Запишите собранный налог с продаж слева от поля «Налог с продаж».
      • Сообщите единую сумму для комбинированных квитанций Visa и Mastercard.
      • Сообщите отдельную сумму для American Express (AMEX) и другую сумму для квитанций Discover Card.
      Коллекторское отделение Введите название университетского городка.
      Даты инкассо Укажите даты начала и окончания, когда эти средства были собраны. (Для разделов A – D введите суммы в долларах в крайний правый столбец)
      Раздел A Если ваше устройство использует кассовый аппарат (и), заполните этот раздел. Общая сумма на ленте регистра записывает номера начала и окончания транзакции с ленты «Z» для каждого кассового аппарата. Соответствующее значение сброса Z и общий объем продаж.
      Раздел B Если ваше устройство выдает квитанции вручную, заполните этот раздел. Общая сумма поступлений вручную (выдается в последовательном порядке) и сумма в долларах.
      Раздел C Если у вас были какие-либо аннулирования, отмены или взыскания с кредитной карты, заполните этот раздел. 1-я строка - это сумма всех отмен / аннулирований, а вторая строка - это сумма для любых сборов по кредитным картам.
      Раздел D Запишите общие поступления денежных средств.
      Раздел E Распределите общие поступления денежных средств, исключая суммы налога с продаж, по соответствующим FOAPAL. Сообщайте суммы в долларах со знаком минус в столбце «СУММА»
      Раздел F Общая сумма, распределяемая в Разделе E, обычно такая же, как и в Разделе D. Денежные средства превышены или отсутствуют - это разница между собранными денежными средствами и суммой, фактически внесенной в главную кассу. Предоставьте FOAPAL для списания в случае нехватки или для зачисления в случае превышения.
      Раздел G Запишите количество валюты, монет, чеков и общую сумму (только наличные и чеки), внесенных в главную кассу. Не включайте суммы кредитной карты.

    2. Составитель депозита удостоверяет, что предоставленная информация верна и верна, подписываясь в строке, предусмотренной для подписи «Станция субкассирования / Составитель отдела».
    3. Сохраните желтую копию формы для использования в отделении; эта копия может быть использована специалистом по проверке транзакций в Главной книге.
    4. Сохраните розовую копию формы, приложите подтверждающую документацию, такую ​​как кассовый аппарат или магнитные ленты для арифметических машин, и отправьте этот материал по адресу: Бухгалтерия, Внимание: Общий учет.
    5. Отнесите наличные для депонирования и форму депозита в офис Главной кассы. Касса вернет синюю копию формы, в которой будет указано подтверждение суммы и даты депозита. Кроме того, будет указан ссылочный номер.
    6. Сохраните синюю и желтую копии формы депозита в течение двух (2) лет с даты депозита

    Вернуться к началу
  • Внесение наличных

    Чтобы внести наличные в кассу кампуса, выполните следующие действия:

    • Транспортируйте депонируемые наличные вместе с бело-голубыми копиями заполненной формы депозита для получения наличных в отделе / ​​вспомогательной кассе.
    • Получите подтверждение суммы депозита и даты депозита на синей копии формы депозита отдела / вспомогательной кассы для получения наличных, полученной из главной кассы. Синяя копия используется бюджетным аналитиком вашего отдела при сверке главной книги подразделения.
    • Используйте ночной депозитарий для внесения наличных, когда касса закрыта.
      • Касса подтвердит получение депозита, отправив синюю копию формы депозита для получения наличных в департаменте / вспомогательной кассе в ваш отдел.Синяя копия используется бюджетным аналитиком вашего отдела при сверке главной книги подразделения.

    Вернуться к началу
  • Перед тем, как начать

    Важная информация:

    1. Разменный фонд используется только для внесения сдачи; остаток в фонде никогда не изменяется, если не увеличивается или не уменьшается.
      • Обменный фонд не может использоваться для покупок или возмещения личных расходов; использовать для этих целей мелкую кассу.
      • Чтобы свести к минимуму риск кражи и максимизировать инвестиционный доход университета, размер фонда размен должен быть минимальным.
    2. Фонд изменений может быть временным или постоянным.
      • Департаменты, в которых ведутся продажи за наличные, нуждаются в постоянном сменном фонде.
      • Отделениям с разовыми или сезонными распродажами требуется временный фонд смены.
        • Примеры включают конференции, специальные мероприятия, фестивали и сезонные операции, такие как кофейни в колледжах.
    3. Предполагаемый хранитель фонда изменений должен обладать следующей квалификацией:
      • Базовые знания университетских политик и процедур работы с денежными средствами.
      • Пройдите проверку отпечатков пальцев / биографических данных, чтобы убедиться в возможности облигационного займа, если фонд содержит более 500 долларов. Информацию о проверке биографических данных можно получить в Управлении кадровых ресурсов.
    4. Фонд изменения департамента подлежит необъявленному учету наличности, проводимому Финансовым отделом или Управлением внутренней ревизии.

    Вернуться к началу
  • Изменить обязанности хранителя фонда

    Депозитарий фонда изменений отвечает за следующее:

    1. Поддержание количества валюты и монет, необходимого для обеспечения эффективной работы с наличностью.
    2. Хранение денежного фонда в подходящем безопасном контейнере, когда он не используется. См. Раздел «Обеспечение безопасности валюты, монет и чеков» для получения дополнительной информации о защите денежных средств для сдачи.
    3. Хранение фонда сдачи физически отдельно от фонда мелкой наличности, если таковой существует.
    4. Регулярная выверка фонда изменений и подтверждение целостности фонда.
    5. Сообщение об утере или краже сдачи в соответствующие органы.
      • Хранитель фонда изменений может нести личную ответственность за убытки, причиненные халатностью или должностными преступлениями.

    Надзорный орган хранителя фонда смены или назначенное ему лицо несет ответственность за следующее:

    1. Об утверждении заявки на создание сменного фонда.
    2. Периодическая проверка того, что фонд изменения находится в распоряжении хранителя фонда. Например, перед подписанием (т. Е. Утверждением) формы подтверждения изменений фонда.

    Вернуться к началу
  • Учреждение фонда

    Чтобы создать фонд изменений, выполните следующие действия:

    1. Заполните форму «Создание мелкого денежного фонда или фонда обмена».Получите одобрение (т. Е. Подпись) руководителя депозитария сменного фонда или другого назначенного должностного лица отдела или подразделения.
    2. Отправьте форму в бухгалтерию.
    3. После утверждения запроса будет выписан чек, подлежащий оплате хранителю фонда. Постоянно записывайте ссылочный номер хранителя вашего фонда, который указан в сопроводительной накладной.
    4. Чек можно обналичить в любом банке или в кассе кампуса.
      • Необходимо заранее договориться с кассой кампуса о обналичивании чеков на сумму более 500 долларов, чтобы обеспечить наличие валюты и монет желаемого достоинства.

    Вернуться к началу
  • Увеличение или уменьшение суммы фонда

    Выполните следующие действия, чтобы навсегда или временно увеличить или уменьшить размер фонда.

    1. Полное увеличение уменьшения суммы фонда.
    2. Отправьте заполненную форму координатору кассового фонда бухгалтерии.
      • Для увеличения : После рассмотрения и утверждения запроса будет выписан чек на имя хранителя фонда.
      • Для скидок : Подготовьте ненужную сумму наличных для депозита в кассе кампуса и заполните форму депозита для получения наличных в отделе / ​​вспомогательной кассе, которую можно приобрести в книжном магазине Bay Tree, обращая особое внимание на следующее:
      • Для Описание введите «Сократить изменение фонда» (без кавычек)
      • Для индекса введите «110200»
      • Для документа / исх. № введите ссылочный номер депозитария.Номер ссылки можно найти в сопроводительной записке, предоставленной бухгалтерской службой вместе с чеком об учреждении фонда, или на корешке чека. Дополнительную помощь можно получить в бухгалтерии.

Вернуться к началу
  • Требования к соблюдению, согласованию и отчетности

    Важная информация:

    1. Всегда поддерживайте комбинацию валюты и монеты, необходимую для эффективных операций.
      • Обменяйте валюту фонда и монеты на различные номиналы в кассе кампуса.
        • Обратитесь в кассу кампуса заранее, если вам требуется большое количество валюты или монеты определенного достоинства, чтобы гарантировать их наличие.
      • Вносите регулярные депозиты денежных поступлений в кассу кампуса, сохраняя при этом сумму, равную измененному остатку средств.
        • См. Руководство по работе с наличными деньгами для получения дополнительной информации о внесении депозитов в кассу кампуса.
    2. Остаток в сменном фонде должен оставаться неизменным.
      • Запишите излишки или недостачу денежных поступлений в форму депозита для получения наличных в отделе UCSC / вспомогательной кассе.

    Фонды изменений должны регулярно выверяться хранителем фонда изменений и их руководителем.

    1. Периодичность процесса выверки изменений фонда следующая:
      • Ежемесячная выверка требуется в последний день каждого месяца для фонда на сумму 500 долларов и более.
      • Требуется ежеквартальная сверка по состоянию на 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря для фонда менее 500 долларов США.
    2. Надзорный орган хранителя фонда изменений должен проводить внезапный подсчет денежных средств фонда каждый квартал / месяц.
    3. Хранитель должен завершить проверку изменения фонда в течение 30 дней с требуемой отчетной даты и получить от своего руководителя подпись о завершении неожиданного подсчета денежных средств.
      • Подтверждение изменения фонда Подпись руководителя (или его представителя) на форме подтверждает, что фонд изменений находится в распоряжении хранителя фонда изменений и что сумма фонда верна.
    4. Заполненная форма проверки должна храниться в файлах подразделения / отдела в течение двух лет.

    Вернуться к началу
  • Особые ситуации и общий надзор

    Изменение хранителя средств
    Чтобы сменить хранителя средств, выполните следующие действия:

    1. Заполните форму «Изменить хранителя средств».
    2. Отправьте заполненную форму и подтверждающую документацию в бухгалтерию.

    Закрытие фонда и прекращение опекунства
    Чтобы закрыть фонд изменений, выполните следующие действия:

    1. Подготовьте валюту и монету в полной сумме фонда сдачи для депозита в кассе кампуса и заполните форму депозита для получения наличных в отделе / ​​вспомогательной кассе, которую можно приобрести в книжном магазине BayTree, уделяя особое внимание следующее:
      • Для Описание введите «Закрыть фонд изменений» (без кавычек)
      • Для индекса введите «110200»
      • Для документа / исх. № введите ссылочный номер депозитария.Номер ссылки можно найти в сопроводительной записке, предоставленной бухгалтерской службой вместе с чеком об учреждении фонда, или на корешке чека. Дополнительную помощь можно получить в бухгалтерии.
      • Заполните форму закрытия денежного фонда.
    2. Внесите наличные в кассу кампуса.
    3. Отправьте заполненную форму вместе с розовой копией формы депозита и квитанцией, полученной из кассы кампуса, в бухгалтерию.

    Кража разменного фонда
    В случае кражи разменного фонда выполните следующие действия:

    1. Сообщите в полицию университета и подайте заявление о краже.
    2. Уведомить Координатора кассового фонда Управления внутреннего аудита и бухгалтерского учета.
    3. Представьте следующую информацию в бухгалтерию Координатору кассового фонда:
      • Тип задействованного фонда, например, фонд изменений
      • Дата и приблизительное время (или количество часов) кражи
      • Сумма недостающих денежных средств
      • Описание обстоятельств
      • Номер дела, присвоенный полицией кампуса
      • Описание необходимых профилактических мероприятий
      • Заполненная форма прямого платежа с запросом пополнения фонда изменений
        • Расходы отдела FOAPAL, указанные в форме, будут взиматься в размере пополнения.

    Обеспечьте бесперебойную работу, избегая следующих общих упущений:

    • Забывание подписи руководителя (или уполномоченного лица) на бланке изменения фонда.
    • Объединение валюты и монеты фонда обмена с мелкой наличностью и монетой.

    Вернуться к началу
  • Перед тем, как начать

    Важная информация:

    1. Фонд мелкой наличности используется для покупок на небольшие суммы.
      • CruzBuy и UCSC Pro-Card могут использоваться для покупок вместо создания фонда мелкой наличности.
    2. Фонд мелкой наличности может быть временным или постоянным.
      • Департаменты с постоянной потребностью могут создать постоянный кассовый фонд.
      • Отделения с разовой или нечастой потребностью могут создавать временный кассовый фонд.
    3. Предполагаемый хранитель фонда мелких денежных средств должен обладать следующей квалификацией:
      • Базовые знания университетских политик и процедур работы с денежными средствами.
      • Пройдите проверку отпечатков пальцев / биографических данных, чтобы убедиться в возможности облигационного займа, если фонд содержит более 500 долларов.
    4. Фонд мелкой кассы департамента подлежит необъявленной ревизии, проводимой Финансовым отделом или Управлением внутреннего аудита.

    Вернуться к началу
  • Обязанности хранителя мелких денежных средств

    Обязанности включают следующее:

    • Поддержание надлежащего уровня денежных средств в фонде, обычно эквивалентного ожидаемым расходам мелкой наличности за один месяц.
    • Хранение наличных денег, в том числе хранение мелких сумм в соответствующем безопасном контейнере, когда они не используются. См. Раздел «Обеспечение безопасности валюты, монет и чеков» для получения дополнительной информации о защите денежных средств в виде мелких денежных средств.
    • Хранение фонда мелкой наличности физически отдельно от фонда сдачи, если таковой существует.
    • Регулярная выверка фонда мелкой кассы и проверка полной суммы фонда.
    • Сообщение об утере или краже мелкой кассы в соответствующие органы.
      • Хранитель фонда мелкой наличности может нести личную ответственность за убытки, причиненные халатностью или должностными преступлениями.

    Надзорный орган или назначенное лицо депозитария мелких денежных средств несет ответственность за следующее:

    • Об утверждении заявки на создание кассовой кассы.
    • Периодическая проверка того, что фонд мелкой наличности находится в распоряжении хранителя фонда. Например, перед подписанием (т. Е. Утверждением) формы выверки мелких денежных средств.
    • Обеспечение закрытия фонда наличных денег при смене хранителя.

    Вернуться к началу
  • Создание и содержание фонда

    Чтобы создать фонд мелкой кассы, выполните следующие действия:

    1. Если сумма фонда превысит 500 долларов, обратитесь в отдел кадров, чтобы организовать проверку отпечатков пальцев / биографических данных будущего хранителя фонда.
    2. Заполните форму «Учредить мелкую кассу или изменить фонд».
    3. Получить подпись одобрения руководителя депозитария мелкой кассы или другого уполномоченного должностного лица отдела или подразделения.
    4. Отправьте форму в бухгалтерию.
      • После утверждения запроса будет выписан чек на имя хранителя фонда. Постоянно записывайте ссылочный номер хранителя вашего фонда, который указан в сопроводительной накладной.
      • Чек можно обналичить в любом банке или в кассе кампуса.
        • Необходимо заранее договориться с кассой кампуса о обналичивании чеков на сумму более 500 долларов, чтобы обеспечить наличие валюты и монет желаемого достоинства.

    Мелкие наличные деньги могут храниться в виде валюты и монет в безопасном месте или на банковском счете.

    • Чек, подтверждающий фонд, и чеки пополнения можно обналичить в любом банке или в кассе кампуса.
      • Необходимо заранее договориться с кассой кампуса о обналичивании чеков на сумму более 500 долларов, чтобы обеспечить наличие валюты и монет желаемого достоинства.
    • Хранитель фонда может открыть банковский счет на свое имя для управления фондом.
      • Банковский счет должен быть открыт на имя хранителя фонда; его нельзя открывать под каким-либо названием, которое указывает на принадлежность к университету, например, UC, UCSC, Regents или название отдела или программы.
      • Банковский счет должен быть беспроцентным.

    Вернуться к началу
  • Увеличение или уменьшение размера фонда

    Выполните следующие действия, чтобы навсегда или временно увеличить или уменьшить размер фонда.

    1. Полное увеличение уменьшения суммы фонда.
    2. Отправьте заполненную форму в бухгалтерию.
      • Для увеличения: после рассмотрения и утверждения запроса будет выписан чек, подлежащий оплате хранителю фонда.
      • Для скидок: подготовьте излишки наличных для депозита в кассе кампуса и заполните форму депозита для получения наличных в отделе / ​​вспомогательной кассе, которую можно приобрести в книжном магазине Bay Tree. Обратите особое внимание на следующее:
        • Для Описание введите «Уменьшение мелкой кассы» (без кавычек)
        • Для индекса введите «110200»
        • Для документа / исх. № введите ссылочный номер депозитария.Номер ссылки можно найти в сопроводительной записке, предоставленной бухгалтерской службой вместе с чеком об учреждении фонда или на корешке чека. Дополнительную помощь можно получить у координатора кассового фонда бухгалтерского отдела.

    Вернуться к началу
  • Разрешенные и недопустимые средства фонда мелкой наличности

    Вот несколько примеров недорогих товаров и услуг, которые можно приобрести за мелкие деньги, , когда обстоятельства не позволяют использовать стандартные методы закупок в кампусе :

    • Принадлежности для встреч
    • Расходы на студенческие мероприятия
    • Расходы на местную парковку, автобус или такси в рамках однодневной поездки по официальному бизнесу UCSC
    • Марки и почтовые расходы (экспресс-почта, Federal Express, UPS)
    • Плата за парковку во время поездки, когда это единственная заявка на проезд

    Мелкие денежные средства не могут использоваться для оплаты следующего:

    • Товары и услуги, запрещенные к использованию, включая огнестрельное оружие, взрывчатые вещества, табачные изделия, этиловый спирт, контролируемые вещества, опасные материалы, а также аренда или аренда транспортных средств или оборудования
    • Награды и подарки
    • Инвентарное оборудование
    • Путевые расходы, за исключением случаев, указанных выше.
    • Расходы на развлекательные мероприятия, включая питание
    • Расходы на обед и напитки для деловых встреч
    • Напитки алкогольные
    • Выплаты по заработной плате или авансовые платежи
    • Расходы и расходы независимого подрядчика или консультанта
    • Правила парковки / вождения
    • Подписка или членские взносы
    • Личные обязанности

    Вернуться к началу
  • Выплаты из кассы

    Вот два метода, используемых для выплаты мелких денежных средств:

    Денежный аванс.
    Мелкие денежные средства могут быть предоставлены лицам, покупающим товары для университетских деловых целей, когда другие варианты покупки недоступны.

    • Хранитель мелкой кассы заполняет форму ваучера мелкой наличности.
    • Покупатель подписывает форму, указывая на намерение выполнить следующие требования:
      • Срок, в течение которого оригинал квитанции о покупке должен быть предоставлен хранителю.
      • Документация, такая как оригинал квитанции, которая должна быть получена для подтверждения покупки.
      • Последствия несоблюдения политики закупок UCSC.
    • После совершения покупки покупатель представляет оригиналы квитанций и другую подтверждающую документацию Хранителю мелких денежных средств вместе со всеми изменениями, оставшимися после транзакции.
    • Хранитель мелкой наличности отмечает в форме ваучера на получение наличных денег дату, сумму полученной сдачи и свои инициалы.

    Возмещение.
    Мелкие денежные средства могут быть использованы для компенсации физическим лицам, использовавшим личные средства для покупки товаров для университетских деловых целей.

    • Хранитель мелких денежных средств получает от покупателя подписанный оригинал квитанции, подтверждающей покупку, выдает покупателю наличные в сумме покупки (покупок) и хранит квитанцию ​​(и) в фонде до тех пор, пока не будет обработан запрос на возмещение.

    Вернуться к началу
  • Требования к документации и получение возмещения

    Выполните следующие действия, чтобы правильно документировать каждую операцию с мелкой наличностью:

    1. Получите оригинал кассового чека или подробный ручной чек с пометкой «оплачен», который включает следующую информацию:
      • Дата операции
      • Название поставщика
      • шт. Куплено
      • Цена и количество за единицу (если применимо)
      • Общая выплаченная сумма
      • Подпись лица, купившего товар, о получении товара или услуги
    2. Сохраните квитанцию ​​(-и).Если покупка была сделана с использованием аванса наличными, заполните форму ваучера на мелкую сумму наличными.
    3. Прикрепите квитанцию ​​(-и) к ваучеру на получение наличных мелких денег (если применимо). Храните документацию в кассовом фонде до тех пор, пока не будет обработан запрос на возмещение мелких денежных сумм.

    Возмещение фонда мелкой наличности происходит по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц, чтобы обеспечить своевременный учет расходов, и 30 июня для целей закрытия финансового года. Выполните следующие действия, чтобы получить возмещение расходов, произведенных из фонда мелкой наличности.

    1. Составляем все чеки
    2. Завершите прямой платеж, обращая особое внимание на следующее:
      • Для Сумма платежа введите общую сумму кассовых чеков
      • В таблице категорий платежей введите «X» в поле в строке «Возмещения»
      • В поле Объяснение платежа введите «Возмещение мелких денежных расходов»
      • Для FOAPAL и соответствующей информации о сумме введите информацию, соответствующую каждому из различных расходов - общая сумма записей должна равняться запрашиваемой сумме возмещения.
    3. Подпишите форму и приложите подписанные квитанции
    4. Отправьте форму и подтверждающие документы лицу, уполномоченному в отделе, для утверждения возмещения и соответствующей бухгалтерской информации.
      • Рецензент проверяет каждую операцию по расходам и подтверждающую документацию на предмет действительности, уместности и надлежащего бухгалтерского кодирования; и проверяет точность запрошенной суммы возмещения.
    5. Подайте форму и подтверждающие документы в бухгалтерию.
    6. Будет выписан чек на имя хранителя фонда.
      • Чек можно обналичить в любом банке или в кассе кампуса.

    Вернуться к началу
  • Особые ситуации и общий надзор

    Смена хранителя средств
    Чтобы сменить хранителя средств, выполните следующие действия:

    1. Заполните форму: сменить хранителя средств.
    2. Отправьте заполненную форму и подтверждающую документацию в бухгалтерию.

    Закрытие фонда или прекращение опекунства
    Чтобы закрыть мелкий денежный фонд, выполните следующие действия:

    1. Подготовьте валюту и монету в полном размере фонда мелкой наличности для депозита в кассе кампуса и заполните форму депозита для получения наличных в отделе / ​​вспомогательной кассе, которую можно приобрести в книжном магазине BayTree, обращая особое внимание на следующее:
      • Для Описание введите «Закрыть кассу» (без кавычек)
      • Для индекса введите «110200»
      • Для документа / исх. № введите ссылочный номер депозитария.Номер ссылки можно найти в сопроводительной записке, предоставленной бухгалтерской службой вместе с чеком об учреждении фонда или на корешке чека. Дополнительную помощь можно получить у координатора кассового фонда бухгалтерского отдела.
    2. Заполните форму закрытия кассового фонда и представьте квитанцию ​​о внесении депозита, полученную в кассе кампуса.
      • Все ваучеры на оплату мелких наличных денег с подтверждающими квитанциями.
    3. Внесите наличные в кассу кампуса.
    4. Отправьте заполненную форму закрытия кассового фонда и подтверждающую документацию в бухгалтерию.

    Кража фонда мелких денежных средств
    В случае кражи фонда мелких денежных средств выполните следующие действия:

    1. Сообщите в полицию университета и подайте заявление о краже.
    2. Уведомить Координатора кассового фонда Управления внутреннего аудита и бухгалтерского учета.
    3. Представьте в бухгалтерию следующую информацию:
      • Тип задействованного фонда, т.е.е. касса
      • Дата и примерное время кражи
      • Сумма недостающих денежных средств
      • Описание обстоятельств
      • Номер дела, присвоенный полицией кампуса
      • Описание необходимых профилактических мероприятий
      • Завершенный прямой платеж с запросом пополнения фонда мелкой наличности
        • Расходы департамента FOAPAL, указанные в форме, будут взиматься в размере пополнения.

    Обеспечьте бесперебойную работу, избегая следующих распространенных ошибок:

    • Забыл получить подпись руководителя (или назначенных им лиц) на Проверке изменения фонда.
    • Забыл уведомить бухгалтерию об изменении хранителя мелкой кассы.

    Вернуться к началу
  • Навигация и доступ к глоссарию

    В этом руководстве есть два способа перехода между темами:

    • щелкните тему на панели навигации в левой части каждой страницы
    • перейти к следующей теме, щелкнув заголовок «Назад к _» или «От до _» внизу страницы.

    Слова глоссария выделены синим текстом.Просто щелкните выделенное слово, чтобы перейти в окно глоссария.

    Примечание: Глоссарий откроется для первого термина, который начинается с той же буквы, что и слово, на котором вы щелкнули. Прокрутите вниз, чтобы найти конкретный термин, который вы ищете.


    Вернуться к началу
  • Добро пожаловать в Руководство по операциям с кредитными картами

    Этот справочный материал предназначен для персонала кампуса, который будет иметь доступ к информации о кредитной карте в следующих случаях:

    • обработка транзакции по кредитной карте или
    • просмотр отчетов, содержащих информацию о личных кредитных картах.

    Стандарт безопасности данных индустрии платежных карт (PCI DSS) - это набор требований безопасности, разработанный компаниями, выпускающими кредитные карты, для обеспечения последовательных мер безопасности для конфиденциальных данных держателей кредитных карт.Все продавцы UCSC, то есть подразделения и отделы, принимающие платежи по кредитным картам, должны соответствовать требованиям PCI DSS. Эти стандарты требуют прохождения обучения по стандартам безопасности данных (DSS) каждым человеком до его / ее участия в транзакции по кредитной карте или просмотра отчета, содержащего данные кредитной карты.

    Информация в этом руководстве актуальна на дату его публикации в сентябре 2008 года. Однако процедуры приема, обработки и возврата платежей могут быть изменены из-за постоянно меняющихся требований индустрии платежных карт.Это руководство содержит информацию, основанную на действующих процедурах Калифорнийского университета в Санта-Круз (UCSC) и стандартах безопасности индустрии платежных карт (PCI). Если есть какие-либо технические различия между Правилами эксплуатации PCI и настоящим руководством, Правила эксплуатации PCI имеют преимущественную силу. Торговое соглашение и Операционные правила PCI имеют приоритет перед этим руководством или любыми обновлениями его информации.

    Некоторые части этого руководства были адаптированы из Правил для продавцов Visa - Руководство по приему карт и возврату платежей © 2005 Visa U.S.A. Inc.


    Вернуться к началу
  • Обзор PCI-DSS и о программе

    Почти ежедневно в новостях сообщается о краже личных данных и личной информации.Когда наши клиенты предлагают свою банковскую карту в точке продажи, через Интернет, по телефону или по почте, им нужна уверенность в том, что информация об их учетной записи в безопасности. В ответ на эту потребность здесь, в UCSC, были разработаны и приняты Стандарты безопасности данных индустрии платежных карт (PCI-DSS). С июня 2001 года PCI служит для обеспечения того, чтобы участники отрасли, продавцы и поставщики услуг соблюдали самые высокие стандарты информационной безопасности.

    ЧТО
    PCI-DSS - критически важный компонент для минимизации рисков и максимальной защиты.Эта надежная программа, утвержденная с июня 2001 года, предназначена для защиты данных держателей карт, где бы они ни находились.

    WHO
    Продавцы UCSC должны соответствовать требованиям PCI-DSS и нести ответственность за их соблюдение. Программа распространяется на все каналы оплаты, в том числе: лично, по почте / телефону и через электронную торговлю.

    HOW
    Чтобы обеспечить соответствие требованиям PCI, продавцы и поставщики услуг UCSC должны придерживаться Стандартов безопасности данных индустрии платежных карт (PCI-DSS), которые предлагают единый подход к защите конфиденциальных данных для всех брендов карт.Проверка соответствия PCI-DSS выявляет и устраняет уязвимости, обеспечивая поддержание надлежащего уровня безопасности данных о держателях карт.

    ПОЧЕМУ
    Соблюдая требования PCI-DSS, продавцы и поставщики услуг UCSC не только выполняют свои обязательства перед индустрией платежных карт, но и создают культуру безопасности, которая приносит пользу всем сторонам.


    Вернуться к началу
  • Важность обучения, преимущества и то, для кого оно применяется к

    Помимо всего прочего, это обучение дает вам знания и навыки, необходимые для обеспечения безопасности кредитной карты.Важно понимать, что от эффективного применения мер безопасности кредитной карты выигрывают все, а не только компании, выпускающие кредитные карты:

    Ваши клиенты

    • Оцените свою способность снизить угрозу кражи личных данных
    • Доверьте вам выполнение транзакций без создания дублирующих или недействительных платежей
    • Наслаждайтесь душевным спокойствием, зная, что информация о кредитной карте в надежных руках

    Университет

    • Гордится квалифицированной рабочей силой
    • Ценит вашу способность укреплять доверие клиентов
    • Требуется ваша помощь в ограничении потенциальных убытков, штрафов и пени

    ... и ты!

    • Вы будете уверены в вашей способности безопасно и эффективно выполнять свою работу
    • Распознает и оценит ключевые функции безопасности действительных карт
    • Будут предупреждены о признаках мошенничества
    • будет знать, что вы можете принимать обоснованные решения под давлением.

    В следующих нескольких разделах вы узнаете о своей роли в предотвращении розничного мошенничества и о том, какие шаги следует предпринять, если вы считаете, что безопасность кредитной карты вашего подразделения была скомпрометирована.Очень важно, чтобы вы читали, сохраняли и ссылались на эту информацию по мере необходимости, чтобы ваши клиенты и университет обслуживались максимально безопасно и эффективно. Каждый раздел посвящен уникальной и важной части безопасности кредитной карты. Этот тренинг состоит из следующих разделов:

    • Процедуры UCSC излагают общие правила и рекомендации, установленные UCSC для приема кредитных карт и реализации процесса кредитных карт.
    • Стандарт безопасности данных индустрии платежных карт (PCI) (DSS) обсуждает прием кредитных карт, безопасность и политику сертификации Программы защиты информации о держателях карт (CISP), требуемую PCI_DSS.
    • Предотвращение мошенничества с предъявлением карты исследует функции защиты кредитных карт и другие методы предотвращения транзакций с предъявлением карты (в магазине).
    • Предотвращение мошенничества при отсутствии карты исследует функции безопасности кредитных карт и другие тактики предотвращения транзакций без карты (почта, телефон и онлайн).
    • Что делать, если безопасность нарушена объясняет, как сообщить о сомнительной карте или клиенте, обеспечивая при этом вашу личную безопасность и безопасность других клиентов и сотрудников.

    Это обучение применимо ко всем сотрудникам кампуса, имеющим доступ к информации о кредитных картах, в качестве обработчика транзакций по кредитным картам или рецензента отчетов, содержащих идентифицирующие данные кредитной карты. На протяжении всего обучения термин «Сотрудник UCSC» расширяется и включает всех, кто имеет доступ к информации о кредитной карте и работает в любом качестве для Университета, включая:

    • Персонал
    • Студенты
    • Факультет
    • Администраторы
    • Временные сотрудники
    • Добровольцы

    Примечание: Термин «продавец» относится к любому отделению или отделению университетского городка, которое принимает к оплате кредитные карты - лично или другими способами, например.г. через Интернет.


    Вернуться к началу
  • Обзор и принятые формы оплаты

    В ходе этого тренинга вы узнаете о правилах приема кредитных карт и безопасности, установленных UCSC.

    Принимаемые формы электронных платежей

    Продавцы UCSC принимают следующие четыре основные кредитные карты:

    • Виза
    • MasterCard
    • Откройте для себя
    • American Express

    Этот тренинг посвящен функциям и политикам безопасности, реализованным в стандарте безопасности данных (DSS) индустрии платежных карт (PCI).

    Процедуры PCI разделены на разделы по темам. Очень важно внимательно прочитать эту информацию и обратиться за помощью к своему руководителю, если вам потребуется дополнительная информация или разъяснения относительно ваших обязанностей.


    Вернуться к началу
  • Подотчетность, применимость и обязательства сотрудников

    Процедуры, описанные в этом учебном материале, применимы ко всем лицам, имеющим доступ к информации о кредитных картах в любой форме в "торговом" месте Калифорнийского университета в Санта-Круз.Торговец - это любое подразделение UCSC, которое принимает кредитные карты. Как уже говорилось, если у вас есть доступ к информации о кредитной карте в рамках ваших должностных обязанностей в UCSC, вы несете ответственность за обеспечение безопасности этой информации.

    Все сотрудники университета и третьи стороны, имеющие доступ к данным о держателях карт, несут ответственность за постоянную защиту этой информации как священное доверие. Информация о держателях карты должна раскрываться только , когда есть требуемая коммерческая цель.

    Все продавцы, сотрудники и третьи стороны UCSC, имеющие доступ к информации о кредитных картах, несут ответственность за защиту информации и связанных с ними данных о держателях карт, находящихся в их ведении. Данные кредитной карты и держателя карты могут быть переданы другим лицам только в том случае, если это делается в рамках обычных бизнес-процедур, таких как обработка платежей или передача квитанций о транзакциях руководителю в конце смены.

    Когда сотрудник университета (или волонтер) подозревает утерю или кражу любых материалов, содержащих данные о держателях карт, жизненно важно немедленно уведомить об этом руководителя и полицейское управление кампуса.Также следует связаться с местной полицией, если кража произошла за пределами кампуса.

    Назначенный персонал в каждом отделе будет выполнять процедуры по устранению нарушений безопасности, которые доступны на веб-сайте PCI.

    Если вы когда-либо считаете, что, возможно, имело место нарушение безопасности информации о кредитной карте, независимо от того, принимаете ли вы непосредственное участие, немедленно сообщите об этом своему руководителю, а также в Службу информационных технологий (ITS) по телефону 459-HELP или help @ ucsc.edu. ITS оценит нарушение и при необходимости свяжется как с полицейским управлением UCSC, так и с офисом контролера университета.

    Примеры утерянных или украденных материалов, содержащих данные держателей карт, включают, но не ограничиваются:

    • Кредитная карта
    • Ежедневные ленты терминала для кредитных карт
    • Компьютерные файлы, содержащие данные о держателях карт

    Позже в рамках этого обучения мы определим точные шаги, которые нужно предпринять, если вы считаете, что безопасность была нарушена.


    Вернуться к началу
  • Требования и процедуры для сотрудников и волонтеров

    UCSC требует соблюдения ряда стандартов для защиты информации о кредитных картах, хранящейся и / или используемой в университете.Обязанности и требования к сотрудникам / волонтерам и подразделениям перечислены ниже.

    Каждый сотрудник, занятый полный или неполный рабочий день, студент, временный сотрудник или волонтер, имеющий доступ к нескольким счетам кредитной карты одновременно, должен пройти проверку биографических данных. Касси, обслуживающие одну кредитную карту за раз, исключаются из этого требования, если они также не обрабатывают другие типы денежных операций на общую сумму 750 долларов США или более в неделю.

    Каждый сотрудник или волонтер должен подписать ежегодную сертификацию PCI, в которой будет указано, что он / она прочитал и понимает все требования PCI.В обязанности руководителя подразделения входит ведение файла этих форм и обеспечение ежегодного подписания каждым сотрудником новой формы.

    Передовой опыт

    • Руководитель должен убедиться, что каждый сотрудник:
      • имеет надлежащие полномочия, прежде чем разрешать им доступ к данным с ограниченным доступом, и
      • понимает, что они никогда не должны делиться или обсуждать данные с ограниченным доступом неуполномоченным лицам.
    • Всегда храните минимальный объем данных с ограничениями, необходимых для выполнения рабочих функций.
    • Используйте уникальные пароли, которые трудно угадать, и защитите эти пароли от взлома.
      • В хороших уникальных паролях используются буквы верхнего и нижнего регистра, цифры и символы; имеют длину не менее 8 символов; легко запомнить и сложно угадать.
      • Не сообщайте никому пароли или информацию личного кабинета.
      • Используйте разные пароли для учетных записей, которые обеспечивают доступ к данным с ограниченным доступом, чем для ваших менее конфиденциальных учетных записей.
    • Всегда физически защищайте файлы и оборудование перед тем, как покинуть рабочее место, то есть не оставляйте данные кредитной карты без присмотра.
      • Проверьте двери, ящики и окна.
      • Закройте все чувствительные материалы.
      • Никогда не сообщайте коды блокировки, карты доступа, ключи и т. Д.
      • Опросите людей на рабочем месте, которых вы не знаете.
      • В нерабочее время не держите двери открытыми для неизвестных.
    • Обеспечьте постоянную защиту портативных компьютеров: ноутбуки должны быть у назначенного им сотрудника или заблокированы, если сотрудник уходит.
      • Всегда: в офисе, на встречах, конференциях, в кафе и т. Д.
      • Убедитесь, что любой портативный компьютер заблокирован к чему-то или чему-то постоянно!
    • Убедитесь, что компьютер защищен новейшим антивирусным программным обеспечением и что все необходимые «заплатки» и обновления безопасности актуальны.
    • Не храните конфиденциальную информацию или свою единственную копию важных данных на портативных устройствах (ноутбуках, компакт-дисках / дискетах, картах памяти, КПК, телефонах и т. Д.), Если они не защищены должным образом.
      • Эти предметы особенно уязвимы для кражи или потери.
    • Не устанавливайте на компьютеры неизвестные или нежелательные программы.
      • Например, о программах узнали по электронной почте.
      • Они могут содержать скрытые компьютерные вирусы или открывать «черный ход», предоставляя другим доступ к вашему компьютеру без вашего ведома.
      • Если вы не уверены, обратитесь в центр поддержки ITS (459-HELP).
    • Сделайте резервные копии данных, которые вы не хотите терять, и s
  • Войдите в Bank of America Online & Mobile Banking для управления своими счетами

    Для работы с мобильным банком необходимо загрузить приложение Mobile Banking. доступно для некоторых мобильных устройств. Могут применяться скорости передачи сообщений и данных.

    Инвестирование в ценные бумаги сопряжено с риском, и при инвестировании в ценные бумаги всегда есть возможность потерять деньги.Вам следует обсудить любые запланированные финансовые операции, которые могут иметь налоговые или юридические последствия, с вашим личным налоговым или юридическим консультантом.

    Ценные бумаги предоставляются Merrill Lynch, Pierce, Fenner & Smith Incorporated (также именуемой «MLPF & S» или «Merrill»), зарегистрированным брокером-дилером, зарегистрированным инвестиционным консультантом, уровнем SIPC и дочерней компанией, находящейся в полной собственности Корпорации Бэнк оф Америка. MLPF&S предоставляет определенные инвестиционные продукты, спонсируемые, управляемые, распространяемые или предоставляемые компаниями, которые являются аффилированными лицами Bank of America Corporation.

    Bank of America Private Bank является подразделением Bank of America, N.A., членом FDIC и 100% дочерней компанией Bank of America Corporation. Трастовые и фидуциарные услуги предоставляются Bank of America, N.A. и U.S. Trust Company of Delaware. Оба являются косвенными дочерними компаниями Bank of America Corporation.

    Страховые продукты предлагаются через Merrill Lynch Life Agency Inc. (MLLA) и / или Banc of America Insurance Services, Inc., которые являются лицензированными страховыми агентствами и находятся в полной собственности Bank of America Corporation.

    Банковские услуги, кредитные карты, автомобильные ссуды, ипотека и продукты домашнего капитала предоставляются Bank of America, N.A. и дочерними банками, членами FDIC и дочерними компаниями, находящимися в полной собственности Bank of America Corporation. Кредит и залог подлежат согласованию. Принять условия. Это не обязательство кредитовать. Программы, тарифы, условия могут быть изменены без предварительного уведомления.

    Инвестиционные и страховые продукты:

    • Не застрахованы FDIC
    • Не имеют банковской гарантии
    • Могут потерять стоимость
    • Не являются депозитами
    • Не застрахованы никаким федеральным правительственным агентством
    • Не являются условием для какой-либо банковской службы или Деятельность

    Банковские продукты предоставляются Bank of America, N.A. и аффилированные банки, члены FDIC и дочерние компании, находящиеся в полной собственности Bank of America Corporation.

    MLPF & S - зарегистрированный брокер-дилер, инвестиционный консультант, член SIPC-уровня и стопроцентная дочерняя компания Bank of America Corporation.

    Помощь - Найдите решение для всех жалоб, связанных с вашей картой SBI. Bank of India, нам необходимо периодически обновлять данные клиентов и получать документы, удостоверяющие личность.

    Вам необходимо как можно скорее предоставить заверенную копию необходимых документов KYC для вашей кредитной карты и дополнительных карт (если есть).

    Следующие документы вместе с недавней фотографией паспортного размера должны быть достаточными для удостоверения личности и подтверждения адреса текущего проживания (самозаверяющие копии любого из следующих документов):

    Для клиентов NRI, если документы, представленные иностранным гражданином, не содержат подробных данных об адресе, в таком случае документы, выданные правительственными ведомствами иностранных юрисдикций, и письмо, выпущенное иностранным посольством или миссией в Индии, принимаются как проверка адреса.

    Примечание:

    См. Циркуляр RBI ниже:
    RBI / DBR / 2015-16 / 18 Master Direction DBR.AML.BC.No.81 / 14.01.001 / 2015-16 (обновлено по состоянию на 29 мая 2019 г.)

    * Для водительских прав, выданных в штатах, где специально указано, что документ не может использоваться в качестве подтверждения адреса, он не будет принят в качестве документа KYC, подтверждающего адрес.

    Важно помнить:

    ** Для карты Aadhaar замаскируйте / закройте первые 8 цифр своего номера Aadhaar. Должны быть читаемы только последние четыре цифры. Вы также можете скачать замаскированный Aadhaar через официальный сайт: https: // www.uidai.gov.in - перейдя на домашнюю страницу и нажав «загрузить Aadhaar», заполнив необходимые данные и выбрав опцию «Masked Aadhaar».

    • Документы должны быть действительны на текущую дату
    • Каждый документ должен быть заверен самим собой
    • Пожалуйста, укажите свой зарегистрированный идентификатор электронной почты / зарегистрированный номер мобильного телефона либо в теле сообщения электронной почты, либо в документах KYC

    (Нажмите здесь, чтобы загрузить форму декларации KYC)

    Вы можете подать нам необходимые самоподтвержденные документы любым из следующих способов:

    • Отправьте сканированные копии по электронной почте на адрес [email protected] со своего зарегистрированного адреса электронной почты с идентификатором
    • Войдите в свою учетную запись на сайте www.sbicard.com и загрузите документы, щелкнув
    «Отправить документы KYC» в разделе «Мои учетные записи».
    • Отправьте бумажные копии документы по нижеуказанному адресу:

    Карта SBI - Продление KYC
    SBI Cards & Payment Services Ltd.
    DLF Cyber ​​City, Tower-C, Block 2, 12th Floor
    Building 3, DLF Infinity Towers, Gurgaon-122002 (Haryana)

    В случае, если ваш текущий адрес не обновлен ни в одном из ваших официальных документов, подлежащих представлению в качестве доказательства, вы можете получить то же обновление, используя любой из следующих вариантов:

    • UID / Aadhaar: посетите https: // ssup.uidai.gov.in/ssup/, чтобы проверить необходимые документы и обновить свой адрес онлайн в UID.
    • Идентификатор избирателя: Зарегистрируйтесь на https://www.nvsp.in и выберите вариант «миграция в другое место».

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *