Как открыть хостел | HowToHostel Как открыть хостел … 
В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.
Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам тайм-менеджмента и управления временем не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.
Однако на сегодняшний день существует немало отличных техник планирования, позволяющих научиться рационально использовать свой временной ресурс и извлекать из этого процесса максимальную выгоду для себя. Но в этой статье мы не будем рассматривать все эти техники, а приведём в пример лишь одну, которая отличается своей простотой и эффективностью. Эта техника называется «матрицей Эйзенхауэра».
Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.
Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.
Суть матрицы Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.
Квадрант A: важные и срочные дела
При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на самодисциплину.
Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:
- Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
- Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
- Дела, которые имеют отношение к здоровью
Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.
Квадрант B: важные, но не срочные дела
Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.
Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.
Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и спортивные занятия, соблюдение оптимального графика и режима питания. Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.
Квадрант C: срочные, но не важные дела
Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих целях и учитесь отличать важное от второстепенного.
К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.
Квадрант D: не срочные и не важные дела
Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».
Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.
В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение хороших книг, интеллектуальные игры, посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».
Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.
Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!
Дуайт Эйзенхауэр, генерал армии и 34-й президент США, вряд ли занимался теорией тайм-менеджмента и техниками эффективного использования времени. Но именно его фраза «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные» наилучшим образом описывает принцип, положенный в основу метода, названного матрицей Эйзенхауэра.
Иногда работаешь целый день не разгибаясь, успеваешь сделать кучу дел, буквально крутишься, как белка, а в результате — только усталость и никакого удовлетворения. Потому что не очень понятно, каким образом весь этот трудовой героизм приблизил тебя к поставленной цели.
В тайм-менеджменте это называется проблемой целеполагания, и ее последствия могут быть самыми разрушительными — жизнь превращается в изнурительный марафон с редкими передышками и непонятным результатом.
Царь Сизиф был приговорен вечно катить на гору огромный камень, который срывался вниз, едва достигнув вершины. Нас к такому никто не приговаривал, хотя иногда кажется, что мы просто пропустили оглашение приговора.
Важно понять — проблема не в том, что мы мало или плохо работаем, а в том, что перед началом любого дела не ставим правильно цели и не определяем приоритеты. Один из способов, который может помочь разобраться с этим, — использование матрицы Эйзенхауэра для быстрой сортировки задач по приоритету.
Эта техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Внешне все выглядит предельно просто — смотрим на список задач и по каждой отвечаем себе на два вопроса.
Берем лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса.
Как выглядит матрица Эйзенхауэра- Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели.
- Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни.
- Вопросы здоровья.
Если вы — монстр эффективности, то этот квадрант будет у вас пустым: вы просто не доведете дела до попадания в «пожарный» сектор. Но вы не монстр эффективности (как и мы), поэтому такое вряд ли случится. Самое главное, чтобы дела там бывали нечасто и в небольшом количестве. Если там половина вашего списка задач — беда.
Паниковать, впрочем, не стоит. Чтобы этот квадрант пустовал, сначала нужно поработать над содержанием других секторов.
- Основная деятельность.
Здесь живут задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Кто хорошо работает с этим квадрантом — того и ждет успех в достижении целей. Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике. Нет никаких препятствий, чтобы выполнить их максимально эффективно. Только не затягивайте — задачи из этого квадранта могут перейти в сектор А.
- Отвлекающие факторы.
Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают.
Коварный квадрант — есть риск спутать дела из этого сектора с делами квадранта А и получить неразбериху в приоритетах.
Парадоксальный квадрант, потому что тут живут дела:
- не несущие никакой пользы;
- наши любимые.
Прислушайтесь. Тут звучит наша любимая музыка, ждет удобное кресло и практически не требуется участие мозга.
Социальные сети, разговоры по телефону и в мессенджерах, серфинг по сети, компьютерные игры — мы постарались убедить себя, что «это тоже для работы» или «надо же и отдыхать иногда».
В тайм-менеджменте много разных, порой не очень сочетающихся друг с другом методов и техник. И это не является недостатком, поскольку люди разные. То, что отлично подходит одному, не будет работать у другого. Поэтому неизбежно придется пробовать разные техники, выбирая подходящую.
Начните прямо сейчас. Скачайте шаблон матрицы Эйзенхауэра и попробуйте заполнить.
Важно!
Получиться может далеко не сразу, но даже первые попытки помогут вам приобрести представление о приоритетах ваших текущих дел и задач.
А для более серьезного изучения тайм-менеджмента рекомендуем пройти курс по управлению проектами.
Курс «Управление Digital-проектами»
Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания.
- 32 часа теории и 16 практических заданий
- Живая обратная связь с преподавателями
- Неограниченный доступ к материалам курса
- Стажировка в компаниях-партнёрах
- Дипломный проект от реального заказчика
- Гарантия трудоустройства в компании-партнёры для выпускников, защитивших дипломные работы
Интересный вопрос. И беЗсмысленный, и смысл есть.
А вы готовы вкалывать немало лет, чтобы выйти из матрицы? Это ведь не просто дверца, которую достаточно открыть и шагнуть.
Шо це таке «матрица», в моем понимании?
Это бесчисленное количество правил и убеждений, которые впихиваются в человека воспитанием, образованием, общением и опытом. Большую часть своих действий человек делает по принципу «Так принято. Так надо. Так правильно. Так привычно. Так все делают. По другому не получится. Смотри на умных и повторяй.». Обращаю внимание, что под действиями подразумеваю даже самые маленькие действия типа «Заварить чай. Ответить на звонок. Ответить на сообщение. Почистить зубы. Улыбнуться при встрече. И тп». Получается, что годам к 20-25 от человека остается роботизированная система правил, старающаяся приспособиться к постоянно изменяющемуся миру. Да, он может обучаться новому и дальше. На основе имеющихся убеждений и только новым правилам. Правила и убеждения и создают ту клетку, за пределы которой человек шагнуть уже не может. И даже не видит такой возможности. Сюда же относится и религия, и национальный менталитет, и культурные традиции, и возрастная мода.
Как выйти из матрицы?
- Начать осознанно наблюдать за своими действиями, привычками, ежедневными ритуалами. Стараться понять их причины и цель.
- Находя (а их сотни) те, которые делаются автоматически по неким правилам и убеждениям, стараться их проанализировать. Относительно цели. Понять, что вы хотите получить и почему именно так это делаете. Если вы делаете по принципу «так принято», то ослабляете свою Волю и укрепляете клетку матрицы. Если вы делаете те же самые действия, но с четким пониманием их цели и почему именно они будут наилучшие в данной ситуации, то не укрепляете клетку матрицы и развиваете свое осознание и Волю. Улыбнуться при встрече можно потому, что так принято, а можно осознанно, с пониманием, какой результат вы хотите от этого получить и какую улыбку применить. Хотя, когда встрече рады, все предыдущее уже не важно, улыбка сама полезет))).
- Находя привычные/ритуальные/»правильные» действия, которые уже не ведут ни к какому результату или дают ненужный результат, а поддерживаются только воспитанием и убеждениями — любыми способами избавляйтесь от них.
- Забудьте, в своем отношении к миру и к действиям, такое разделение как «научное-ненаучное». Это глупо и неэффективно.
- В интересном вам деле ищите нестандартные пути и методики. Снимите ограничивающие профессиональные убеждения и постарайтесь выйти за рамки.
- Попробуйте научиться видеть ауру и чувствовать энергетическое поле предметов. Это нетрудно, зато сильно ударит по многим убеждениям. Только не надо становиться эзотериком, магом и натягивать на себя их мировоззрение.
- Критически относитесь ко всем своим мыслям, действиям, убеждениям. Не верьте им. Проверяйте их эффективность на практике. Жестко избавляйтесь от всего неэффективного. Того, что не приближает вас к вашей цели.
- Изучайте правила, а не заучивайте. Применяйте полезные правила, а не следуйте им бездумно.
Можно еще много писать. Но и этого достаточно. Мир будет становиться ярче, понятней. Возможностей начнете видеть гораздо больше. Людей станете принимать такими как есть и будете понимать их легко. Перестанете требовать и ожидать лишнего, но всегда будете по
Предположим, вы вдумчиво подошли к формулировке цели, преодолели внутреннее сопротивление в виде страха и прокрастинаци, нашли отличную мотивацию для достижения результата. Вы деятельны и полны энергии! Однако, через какое-то время вы с удивлением замечаете, что честно и упорно отработав запланированные 8 – 12 часов, не можете точно определить,
- что же из намеченного уже сделано;
- какой промежуточный результат получен;
- насколько вы стали ближе к достижению цели, которую перед собой ставите.
Картина получается довольно удручающая: ваш день полон забот, вы все время чем-то заняты, а результат не становится ближе. Вместо удовлетворения от того, что удалось пройти еще несколько ступеней на пути к цели, вы ощущаете только усталость и разочарование.
«Проблема целеполагания»
В тайм-менеджменте такое явление носит название «проблемы целеполагания». Столкнувшись с ней, вы начинаете ощущать себя известным героем древнегреческого мифа – Сизифом, который обречен изо дня в день вкатывать на вершину горы огромный валун, срывающийся вниз в тот момент, когда цель достигнута. Такой неподъемный валун в вашем случае – это ворох ежедневных дел, объем которых не уменьшается, какие бы усилия вы не прилагали.
Расставьте приоритеты
Хотя проблема, с которой вы столкнулись, действительно серьезная и масштабная, решить ее вполне реально. Но с чего начать? Во-первых, перед тем, как начать действовать, необходимо разобраться, чего именно вы хотите достичь на данном этапе и ранжировать задачи в зависимости от их приоритетности.
Не начинайте работать над задачей прежде, чем точно определите, к какой цели и насколько продвигает вас ее выполнение.
Конечно, есть целая категория дел, выполнять которые можно хаотично, по принципу «обнаружил-сделал». По-своему это даже полезно: такая активность создает определенный настрой и помогает без проблем включиться в основную работу. К таким делам можно отнести, к примеру, бытовую «текучку»: помыть посуду, вытереть пыль, подмести пол и пр. Перечень таких ежедневных рутинных задач невелик, к тому же плюс их выполнения в том, что вы практически мгновенно видите результат своих усилий и после завершения испытываете не только чувство удовлетворения от проделанной работы, но и вполне осязаемый физический комфорт.
Однако если речь заходит о тех задачах, которые необходимо решить в ходе работы над масштабным проектом, список дел может стать практически «безразмерным». Хаотическая стратегия здесь не подойдет – ведь вы ограничены во времени для выполнения всего проекта. Значит, велик риск, решая массу второстепенных вопросов, просто не успеть сделать что-то действительно важное для достижения конечной цели. Поэтому прежде, чем хвататься за все сразу, выделите несколько минут для того, чтобы подумать.
Ранжируйте текущие задачи
Обдумать свои действия – идея хорошая, однако хочется сделать это не только эффективно, но и быстро. Для этой цели подойдет известный метод, который активно используется в тайм-менеджменте. Он известен как матрица Эйзенхауэра. В разных источниках предлагаются несколько различные способы использования этого метода. Нам представляется наиболее простым и рациональным тот, о котором пойдет речь далее. Он прекрасно показал себя как удобный инструмент для практического применения, поэтому с удовольствием делимся им с вами.
Матрица носит имя 34 президента Соединенных штатов Дуайта Эйзенхауэра, бывшего армейского генерала. Именно ему приписывают изобретение данного метода, но, скорее всего, заслуга Эйзенхауэра состоит в том, что в свое время он высказал мысль: «Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”. Цитата приобрела популярность и, безусловно, легла в основу идеи матрицы.
При помощи матрицы Эйзенхауэра вы сможете быстро произвести сортировку даже довольно длинного списка дел. Для этого запишите текущие задачи (лучше всего, используя методику GTD), а потом оцените каждую из них всего по двум критериям:
- Важно ли это? (да/нет)
- Срочно ли это? (да/нет)
В результате все ваши пункты списка, в зависимости от степени их важности/срочности можно будет поместить в один из 4 квадрантов Матрицы Эйзенхауэра, которая выглядит следующим образом:
Стоит заметить, что матрица в различных системах тайм-менеджмента имеет разные названия, равно как и интерпретация квадрантов может несколько различаться у разных авторов. Так, Стивен Кови, автор книги “7 навыков высокоэффективных людей”, называет ее Urgency\Importance matrix. Подробные рекомендации по ее использованию он дает в своей работе. В других источниках этот метод называют наглядным вариантом «Правила 4D», о котором мы расскажем чуть позже.
Как работать с квадрантами
Матрица Эйзенхауэра имеет не только множество вариантов названий, но и немало трактовок того, как поступать с задачами, помещенными в каждый из квадрантов. Предлагаем подробнее остановиться на двух интерпретациях, причем первая из них представляется более удобной для повседневного использования.
Метод Do-Plan-Delegate-Eliminate (Делай – Планируй – Поручай – Не делай)
Собственно, название данного метода уже несет в себе информацию о том, как следует поступать с задачами, которые вы поместили в каждый из 4 квадрантов. Остановимся на этом несколько подробнее.
Квадрант 1: Срочное и важное
Это дела, которые требуют незамедлительных действий, иначе случится непоправимое: пожар, бага, которая может заблокировать релиз, или что-то подобное. Идеальный вариант – когда этот квадрант остается пустым. В него можно, в крайнем случае, помещать задачи из квадранта № 2, если непредвиденные обстоятельства вдруг потребовали их срочного решения.
Квадрант 2: Важное, но не срочное
Это квадрант для самых продуктивных задач. Их нет необходимости решать сию секунду, поэтому каждую можно разумно спланировать и качественно реализовать. Работая над реализацией задач из второго квадранта, вы и получите в итоге ту самую продуктивность, отсутствие которой приводило вас в отчаяние.
Чтобы еще более оптимизировать работу в рамках этого квадранта, можно ранжировать задачи, помещенные в него, по тому же принципу важности/срочности. Так вы сможете сначала уделить внимание более срочным и важным (не «горящим»!) задачам, а затем спокойно перейти к решению менее срочных и важных (но все же значимых для достижения цели) вопросов.
Квадрант 3: Не важное, но срочное
Дела из этого квадранта – это те самые отвлекающие факторы, которые нарушают спокойный ход рабочего процесса и мешают достижению конечной цели. Это долгие телефонные разговоры, бесплодные обсуждения, не имеющие конечной цели, необходимость отвлечься, чтобы помочь кому-то из коллег и пр. Такие дела рекомендуется по возможности перепоручать тому, кто вполне сможет справиться с ними вместо вас. Главная идея – не выполнять их самостоятельно. Вы можете делегировать их, либо вообще отказаться от их выполнения.
Квадрант 4: Не важное и не срочное
О делах, которые оказались в этом квадранте, можно просто забыть. Как правило, это какие-то ваши сиюминутные желания, не имеющие ничего общего с поставленными целями. Если такой квадрант окажется пустым – это идеальный вариант. Но даже если в нем окажутся какие-то задачи, которые вам все же хотелось бы выполнить, отложите решение этого вопроса на неопределнно-долгий срок и вернитесь к ним после того, как основная цель будет достигнута, а пока просто не стоит тратить на них силы и время.
Правило «4D»
Справедливости ради надо сказать, что правило «4D» в различных трактовках не обязательно описывает квадранты матрицы, о которой мы ведем речь. Но одна из них вполне соответствует их описаниям, приведенным выше, и ее можно применять при работе с квадрантами:
Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай (срочно), Поручи (другим), Отложи (на время), Забрось).
Do, Decide, Delegate, Delete (Делай (сейчас), Решай (в какой последовательности делать), Поручи, Удали).
Главное достоинство описанного метода в том, что он позволяет быстро ранжировать любое количество задач. Кроме того, матрица
- Помогает визуально представить объем запланированных дел и степень их важности/срочности. Таким образом, вы получаете возможность эффективно использовать свое время.
- С ее помощью вы легко делите задачи на группы на основании всего 2 простых критериев. Если бы не это условие, то распределить задачи по квадрантам было бы намного сложнее.
Проверьте эффективность матрицы на практике
Использовать матрицу Эйзенхауэра можно не только для того, чтобы определить, решение каких именно задач приближает вас к намеченному результату, а каких – создает препятствия на пути к цели. Можно использовать этот метод и для оценки того, насколько вы эффективны в целом. Так, если все ваши задачи оказываются помещенными во второй квадрант, можно говорить о том, что вы достигли максимума эффективности.
Кроме того, разделение задач по квадрантам позволяет наглядно определить, куда именно уходит большая часть вашего времени и энергии, а также подскажет, каким путем повысить личную результативность. К примеру, всерьез задуматься над делегированием большинства задач другим членам команды или прекратить, наконец, тратить время и силы на дела, которым нашлось место в квадранте № 4.
Оптимизировать применение метода матрицы Эйзенхауэра можно с помощью приложений, которые уже существуют в различных вариантах: мобильных, веб- и десктоп-версиях. А для того, чтобы не совершать ошибок в постановке целей и определить рациональные пути их достижения, воспользуйтесь сервисом SmartProgress. С его помощью различными людьми уже воплощено более 35,000 целей. А вы определили свою цель?
Мы уже писали о том, как справиться с останавливающими нас на пути к достижению своих целей страхом и прокрастинацией. Однако после того, как мы вышли из “мёртвой зоны” бездействия и замотивировали себя на результат, мы можем впасть в другую крайность: после длинного 8-12 часового рабочего дня не получается сказать, что же, собственно, удалось сделать. И главное – какой результат от приложенных усилий мы получили? Продвинул ли он нас к поставленным целям?
В результате легко обнаружить себя в ситуации, когда “крутишься как белка в колесе”, а дела словно стоят на месте. Копится только усталость. Ощущения от достигнутых высот так и не появляется.
Проблема целеполагания
Эта проблема получила в time management’е название “Проблема целеполагания”. Последствия ошибки в целеполагании могут быть колоссальными: кажется, что жизнь превращается в череду изнуряющих рабочих марафонов без видимых результатов. Это похоже на труд древнегреческого царя Сизифа, которого после смерти приговорили вкатывать на гору огромный камень, который едва достигнув вершины срывался обратно вниз. И так – вечно.
Выбор целей и приоритетов
Несмотря на то, что проблема масштабная, а последствия у неё носят комплексный и затяжной характер, бороться с ней с ней можно. Для этого перед началом любой деятельности нужно правильно поставить цели и расставить приоритеты. Как это сделать мы расскажем чуть ниже, а сейчас сосредоточьтесь, пожалуйста, на одной-единственной мысли:
Не приступайте к выполнению намеченных задач, если не можете ответить на вопрос, насколько и к какой цели вас продвигает та или иная задача после её выполнения.
Способ действий “хаотично делать всё подряд” может почти идеально подойти для того, чтобы “завести внутренний мотор”, “проснуться” и начать что-то делать. Я, обычно, для этой цели использую домашние дела – их набор достаточно ограничен, от их выполнения сразу виден результат и отказаться от их выполнения в любом случае было бы не очень комфортно. Данный вид деятельности вполне можно делать в режиме “увидел – сделал”.
Но когда речь идёт о достижении целей в рамках рабочего проекта, мы имеем перед собой практически неограниченный простор для действий, а значит в буквальном смысле можем заниматься “чем угодно”. В режиме дефицита времени (а именно этот ресурс у нас всегда ограничен) данная методика будет непродуктивной. Поэтому здесь нас спасёт только золотое правило: “Сначала думаем, потом делаем”.
Быстрое целеполагание
Тогда возникает вопрос: есть ли какая-то эффективная методика “подумать быстро”, чтобы это не стало задачей на полдня? Да, здесь вполне уместно использовать метод, известный почти всем, кто хотя бы раз пробовал разобраться в time management и который мы вынесли в шапку поста. Это матрица Эйзенхауэра. О ней уже писалось ранее в других постах (их более-менее полный список мы приводим в конце нашего). Однако нам хотелось бы предложить свой способ использования этой матрицы, который мы уже не раз использовали на практике.
Традиционно, изобретение матрицы приписывают Дуайту Эйзенхауэру, 34-му президенту США, который до того был генералом армии. Однако, это не совсем так. Скорее, матрица получила своё название по знаменитой цитате президента “Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”.
Матрица позволяет вам быстро и достаточно уверенно рассортировать ваши дела, даже если их много. Всё, что нужно, это пройтись по списку дел (который вы наверняка уже “выгрузили” из своей головы по методике GTD) и ответить себе на два вопроса для каждой задачи:
- Это важно? Да\Нет
- Это срочно? Да\Нет
В зависимости от комбинации ответов, каждая задача без долгих рассуждений падает в один из квадрантов матрицы, разбитой на 4 квадранта в зависимости от важности и срочности задачи.
Надо сказать, матрица Эйзенхауэра имеет множество названий и по-разному преподносилась различными адептами и создателями time management систем. В частности, у знаменитого автора методики GTD Стивена Кови матрица носит название Urgency\Importance matrix – он также рекомендовал её использовать в своей книге “7 навыков высокоэффективных людей”. Этот же метод иногда называют визуальным вариантом “Правила четырёх D” о котором речь пойдёт ниже.
Как поступать с каждым квадрантом
Множество модификаций самой матрицы и множество трактовок того, как действовать с задачами в том или ином квадранте. Мы остановимся подробнее на двух вариантах, из которых первый кажется нам наиболее удобным.
Метод 1: Do-Plan-Delegate-Eliminate
“Делай – Планируй – Поручай – Не делай” — так будет звучать эта “формула успеха” в переводе и именно такие действия нужно совершать с задачами из соответствующих квадрантов.
Квадрант 1
Срочно и важно. В этом квадранте что-то случается: пожар или ребёнок плачет или блокирующая релиз бага. Это “плохой” квадрант, его надо, по-возможности, избегать. Изредка сюда можно “класть” задачи из второго квадранта, которые хотелось бы закрыть немедленно по той или иной иррациональной причине.
Квадрант 2
Важно, но не срочно. В этом квадранте находятся ваши самые продуктивные дела. Поскольку в случае с этими делами “время терпит”, здесь речь уже идёт о разумном планировании и качественном выполнении каждой поставленной задачи. Это и есть то, на что разумно будет потратить время именно сегодня.
Вы можете начать выполнять дела по порядку, а также можете ещё раз пройтись по списку дел из этого квадранта задавая себе вопросы «Это важно?» и «Это срочно?», таким образом сделав ещё один квадрант в рамках второго квадранта и более детализировав свои цели.
Квадрант 3
Не важно, но срочно. Один из самых непродуктивных квадрантов, т.к. в связи со своей срочностью именно эти дела «выхватывают» вас из потока вашей продуктивной деятельности и заставляют вас катать камень в гору без цели. Эти дела не продвигают вас к поставленным вами целям, как правило это различного рода информационный шум, например митинги, долгие разговоры по телефону и диалоги «ни о чем» вместо принятия решений. Рекомендуется делегировать эти задачи «кому-нибудь другому». Вы можете делегировать или совсем не делать их, главное, это то, что дела из этого квадранта не выполняются лично.
Квадрант 4
Не срочно и не важно. Просто забудьте об этих делах. Действительно, чему-то нужно уметь сказать «нет». В идеале, желательно, чтобы этот квадрант остался у вас пустым. Тем не менее, в него, чаще всего, падают различные просьбы от людей, которые вряд ли что-то сделают вам в ответ, а также мечты из разряда «всегда хотел найти жёлтого цветочного слоника на колёсах и покатать». Не на каждое спонтанное желание разумно тратить время, если вы хотите прийти к намеченным целям.
Правило четырёх D
На самом деле “4D” не всегда описывает квадранты матрицы “Важно-Срочно”, т.к. существуют различные их трактовки, тем не менее одна из них вполне подходит под описание выше и тоже может применяться к четырём квадрантам:
Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай, Поручи, Отложи, Забрось)
Do, Decide, Delegate, Delete (Делай, Решай (в каком порядке делать), Поручи, Удали)
Основная прелесть метода – его скорость. Во-первых, он представляет “статистику задач” визуально. Можно сразу оценить эффективность использования своих временных ресурсов. Во-вторых, отвечая да или нет всего на два вопроса, вы делите все задачи на 4 группы. Если бы перед вами изначально дали задание “поделите ваши задачи на 4 группы”, это заняло бы гораздо больше времени.
Проверка эффективности
Вы можете использовать метод Эйзенхауэра не только для сортировки задач на те, которые двигают вас к поставленной цели и те, которые тормозят. Вы также можете использовать его для оценки своей общей эффективности. В идеале, после того, как вы не раздумывая долго ответили «да и нет» на два уже известных вопроса для каждой задачи, вы обнаружите, что почти все ваши задачи «упали» во второй квадрант.
Но конечно, чаще всего этого не происходит, и тогда матрица наглядно показывает, где у вас перекос и где вы рискуете оказаться в конце дня, если не переключитесь на продуктивные задачи.
Для применения метода уже есть немалое количество мобильного, веб- и десктопного софта. А для постановки своих целей и их достижения у вас есть сервис SmartProgress, который уже помог осуществить более 10 000 целей. А какая цель – ваша?
P.S. Если у вас нет аккаунта на хабре, вы можете высказать свое мнение к данной статье в нашем блоге — SmartTalks
Другие посты о матрице Эйзенхауэра
SCRUM board + Квадрант Эйзенхауэра для управления продуктом
Антиавральные решения
Ключевые моменты в управлении временем
Обзор софта для управления задачами в Outlook
Time Management на практике
Управленческие инструменты: 16 концептов на каждый день
Тайм-менеджмент — это действительно просто
Как разделить срочные и важные задачи и добиться реального прогресса в жизни.
Матрица приоритетов Эйзенхауэра или просто «Матрица приоритетов» – помогает вам решать задачи и определять их приоритетность по срочности и важности, выделяя менее срочные и важные дела, которые вы должны либо делегировать, либо не выполнять вообще.
Матрица расстановки приоритетов
Стратегия Эйзенхауэра для принятия действий и организации ваших дел проста. Используя приведенную ниже матрицу решений в своём тайм-менеджменте, вы разделите свои действия на основе четырех возможностей.
- Срочно и важно – задачи, которые следует выполнять немедленно.
- Важно, но не срочно – задачи, которые нужно запланировать сделать позже.
- Срочно, но не важно – задачи, которые лучше делегировать кому-то другому.
- Ни срочно, ни важно – задачи, которые вы лучше не выполнять вовсе.
Самое замечательное в этой матрице это то, что её можно использовать для крупномасштабных задач повышения производительности – «Как я должен проводить своё время каждый месяц года?» И для небольших ежедневных планов – «Что мне сделать прямо сейчас?».
Кто такой Эйзенхауэр?
Придумал упражнение Дуайт Д. Эйзенхауэр – пятизвездный генерал Второй мировой войны и 34-й президент Соединенных Штатов – был эффективным менеджером.
В определяющей весь жанр книге по саморазвитию «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови перекомпоновал идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для расстановки приоритетов дел, теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (или Матрица управления временем, Квадрат Эйзенхауэра и Метод Эйзенхауэра).
Эта структура для определения приоритетов помогает вам бороться с эффектом «срочности», устранять утечки времени и сил в планировании жизни и создавать больше ментальной свободы для достижения ваших целей.
Давайте посмотрим внутрь квадрата Эйзенхауэра.
❶
Квадрант 1: сделать немедленно
Квадрант 1 содержит задачи, которые являются как неотложными, так и важными. Это дела из разряда «делайте первым», потому что они в какой-то степени значимы для вашей жизни или карьеры и должны быть выполнены немедленно. Вы чувствуете, что эти вещи критичны.
Это дела, которые необходимо выполнить, чтобы избежать негативных последствий. Важно уметь управлять целями в этом квадранте матрицы Эйзенхауэра.
Примером мини-цели сегмента 1 в вашей карьере может быть ответ на чувствительное ко времени электронное письмо от клиента.
Эта матрица также может быть использована в вашей личной жизни. Примером такой функции в персональной жизни может быть регистрация новорождённого ребёнка, боль в плече и требование найти массажиста или покупка билетов на завтрашний поезд.
❷
Квадрант 2: решить, когда сделать
Задачи в сегменте 2 важны, но не срочны. Это то место, куда вы хотите инвестировать большую часть своего времени. Задачи из этого квадранта матрицы Эйзенхауэра соответствуют вашим долгосрочным целям.
Каковы примеры этих проблем? Очевидно, это цели по долгосрочному планированию. Или к примеру, физические упражнения значимо для вашего здоровья, но вы можете решить, когда это можно сделать. Также следует проводить время со своей семьей, но, опять же, это должно быть согласовано с вашим графиком.
В карьере, вам может быть полезно получить дополнительное образование или натренировать новый профессиональный навык. Эти вещи полезны для вашей карьеры, но их не нужно делать немедленно.
Здесь следует понимать, что у всех разные цели и задачи. Поэтому, если что-то попадает в квадрант 2 для вас, это не значит, что для другого человека это тоже так. Кроме того, только то, что эти дела не являются срочными, не означает, что они не значимы.
Люди часто связывают неотложные вопросы с важностью, что не всегда верно. Поскольку ваши цели останутся неизменными, всё, что будет полезно для вас в долгосрочном плане, получают второй приоритет по методу Эйзенхауэра.
❸
Квадрант 3: делегировать
Вы когда-нибудь чувствовали, что уделяете слишком много внимания задаче, которая задним числом была не очень важной? Или думаете что нужно что-то сделать прямо сейчас, а на самом деле это не так?
Если это так, вы не одиноки.
Эта распространенная ошибка часто возникает, когда кто-то просит вас сделать что-то, что не приносит вам прямой выгоды или не приближает вас к достижению ваших целей. Для задач квадранта 3 матрицы Эйзенхауэра ценно научиться и понимать, как делегировать определённые вещи.
Когда вы думаете, что что-то срочно, но на самом деле это не так. Обычно, это внешний источник отвлечения. Примеры – постоянная проверка вашей электронной почты или телефона, или реагирование на людей, как только они пытаются связаться с вами.
Вы решаете, что это срочно в данный момент, поэтому вы прекращаете то, что делаете, чтобы решить эту проблему. Но на самом деле всё это может подождать.
Если вы заняты работой над проектом и звонит телефон, вам не критично сейчас отвечать на него. Таким образом, вы можете делегировать это задание кому-то ещё. Это может показаться срочным в то время, когда это происходит, но с этими мелочами могут справиться и другие люди.
❹
Квадрант 4: устранить
Честно говоря, всем нужно стараться избегать работы из квадранта 4. Этот труд просто пустая трата вашего времени, и они должны быть устранены из вашего списка дел.
Если вы сможете идентифицировать и устранить все свои активности в этом сегменте, то у вас будет свободное время, необходимое для инвестирования в работу в четверти 2.
Некоторыми примерами занятостями сектора 4 являются игры в видеоигры, просмотр телевизионных шоу, которые вы уже видели, или бессмысленный просмотр веб-страниц.
Значит ли это, что в секторе 4 ничего не должно быть частью вашей жизни? Нет. Баланс между вашей профессиональной и личной жизнью важен, и время «простоя» помогает вам восстановить силы.
Задача матрицы Эйзенхауэра, как инструмента расстановки приоритетов, чтобы провести большую часть своего времени в секторе 2, и при этом иметь достаточно времени в секторе 4.
Как сбалансировать ваши квадранты матрицы
По словам Стивена Кови, сегмент 2 – это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, повышает вашу общую эффективность. Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.
Чтобы оценить, где вы находитесь в матрице приоритетов по методу Эйзенхауэра, начните отслеживать своё время и цели. Если вы ведёте ежедневник для управления времени, вы можете легко увидеть список всех занятий, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили.
Если у вас есть данные за несколько дней, сядьте и организуйте свои дела в квадранты, задав следующие вопросы:
- Было ли это срочно для меня?
- Это было важно для меня?
Помните, что вы выбираете эти критерии только на основе желаемых результатов, а не чьих-либо ещё.
Работа с каждым квадратом матрицы Эйзенхауэра
После того, как ваши задания отсортированы по соответствующим четвертям, проведите хронометраж дня. Узнайте, на что тратится ваше время. Довольны ли вы своим балансом квадрата?
Если вы проводите много времени в первой четверти, уделите время планированию, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:
- Организуйте еженедельный или даже ежемесячный план с учётом ваших текущих целей и сроков. В конце каждой недели делайте еженедельный обзор.
- Подумайте, насколько хорошо ваш план сработал, и скорректируйте его на следующую неделю. Если большинство ваших проблем К1 поступают из внешних источников, выработайте стратегию того, как вы можете лучше планировать и предвидеть их.
- Возможно, вам придется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить с вашим боссом о восстановлении баланса чрезмерной рабочей нагрузки. Если есть определенный клиент, который создает много активностей в К1, работа может не стоить такого стресса.
Если вы проводите время в третьей четверти, делегируйте, исключайте или ограничивайте количество времени, которое вы тратите на выполнение следующих задач:
- Разработайте стратегию и напишите конкретные шаги по ограничению этих вопросов.
- Вы можете их делегировать? Вы можете просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы дел в один день в течение недели?
- Можете ли вы провести открытую дискуссию с вашим боссом о том, сколько времени вы тратите на «занятые» проблемы?
- Запланируйте время на вашей неделе, чтобы предпринять эти шаги.
Если вы проводите время в четвёртой четверти, вы можете быть выбитым из колеи, испытывать стресс или попросту избегать проблем:
- Отслеживайте время, чтобы выявить самые большие потери времени и выработать стратегию того, как их избежать или ограничить.
- Разработайте план борьбы с прокрастинацией до её начала.
- Помните, что иногда можно просто расслабиться, но действия в этом квадранте имеют уменьшающуюся отдачу при чрезмерном использовании.
5 практических советов по тайм-менеджменту при работе с матрицей Эйзенхауэра
- Помещение дел в список освобождает ваш разум. Но всегда стоит вопрос, что же делать в первую очередь. Попробуйте попрактиковать метод Альпы.
- Попробуйте ограничить себя не более чем 8 делами в одной четверти. Прежде чем добавить ещё один, сначала выполните самый приоритетный. Помните: речь идет не о сборе, а о выполнении заданий.
- Вы должны всегда поддерживать только один список для деловых и частных задач. Таким образом, вы никогда не сможете жаловаться на то, что ничего не сделали для своей семьи или для себя в конце дня.
- Не отвлекайтесь сами, и не позволяйте другим отвлекать вас. Не позволяйте другим определять ваш приоритет. Планируйте утром, затем начинайте работу. И, в конце концов, наслаждайтесь чувством завершенности.
- Наконец, постарайтесь много не прокрастинировать, даже из-за супер контроля над вашими задачами.
Дополнительные материалы:
Перемещая свои приоритеты в сторону четверти качества, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы помнить, на чём вы должны фокусироваться изо дня в день.
что это, и как её применять на деле
Приветствую Вас, друзья!
Планирование времени – это очень полезный навык, позволяющий значительно повысить собственную эффективность ценой небольших усилий. Большинство из нас, планируя свои дела, составляет один линейный список. Постепенно он разрастается, мы добавляем в него новые задачи, что-то делаем, а что-то переносим на следующий день. И чем больше список, тем ниже эффективность данного подхода, поскольку задачи становится сложно ранжировать. Матрица Эйзенхауэра – это мощный инструмент, позволяющий решить данную проблему, чётко и однозначно расставив приоритеты для всех запланированных дел. В этой статье мы подробно разберемся с тем, что такое Матрица Эйзенхауэра, и как правильно с ней работать. Начнем.
Что такое Матрица Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра – это специальная таблица для записи задач, состоящая из 4 полей (или «квадрантов»), которые позволяют однозначно распределить задачи по приоритету. Для каждой задачи определяется всего два параметра: важность и срочность. После этого, в зависимости от комбинации этих параметров, она заносится в определенную клетку матрицы.
Данный подход к планированию придумал не кто-то из современных специалистов по тайм-менеджменту, а 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. До того как стать президентом, он прошёл две мировых войны и закончил военную карьеру одним из самых почитаемых генералов своей страны. Это был, несомненно, очень эффективный человек, решавший огромное количество задач на каждом этапе своей жизни и карьеры.
Стремясь повысить собственную эффективность, он изобрёл способ организации дел, который сегодня известен как «Матрица Эйзенхауэра». Это простой, универсальный и очень эффективный подход, в котором может разобраться любой человек. И сегодня мы подробно рассмотрим, как использовать его на практике.
При этом определить, в какой квадрант нужно записать задачу, очень просто – её достаточно оценить по двум параметрам: по важности и по срочности. В двух верхних ячейках записываются важные дела, а в двух нижних – неважные. В двух левых ячейках – срочные дела, а в двух правых – несрочные. В результате все задачи разбиваются на 4 группы, для каждой из которых вполне понятна её важность и приоритетность. Выглядит довольно просто, не так ли? И всё же, прежде чем приступить, следует разобраться с некоторыми тонкостями и подводными камнями, чтобы не повторять чужих ошибок.
Как это работает?
Основная цель данного подхода заключается в том, чтобы предоставить человеку возможность быстро, точно и однозначно распределять дела, разграничивая такие понятия как важность и срочность. Люди, хорошо понимающие, что такое матрица Эйзенхауэра и как она работает, большую часть времени посвящают важным делам, своевременно решая все задачи и не доводя их до состояния срочности.
Чтобы научиться эффективно использовать данный инструмент, придерживайтесь следующих несложных правил:
- Намечайте список задач с вечера. Не нужно сразу заполнять матрицу. Достаточно набросать черновой вариант списка, чтобы утром переосмыслить его, дополнить и систематизировать. Можно записывать этот список на диктофон своего смартфона перед сном.
- Сначала выписывайте все дела на один лист. Любую информацию проще анализировать и оценивать, если записать её и держать перед глазами в максимально наглядном виде. Со временем, когда вы научитесь быстро оценивать срочность и важность каждой задачи, этот пункт можно будет пропускать.
- Просматривая списки, переоценивайте каждое дело. Не нужно постоянно править таблицу – излишний перфекционизм здесь может только навредить. Но переоценивая дела сегодня, вы сможете быстрее и точнее распределять их завтра.
- Не расстраивайтесь, если приходится переносить часть дел на завтра. Матрица Эйзенхауэра для того и нужна, чтобы грамотно ранжировать задачи по приоритету и в первую очередь выполнять наиболее важные и срочные. А остальные можно переносить без угрызений совести.
Чтобы понять, как правильно классифицировать задачу, занося её в матрицу Эйзенхауэра, задайте себе следующие вопросы:
- Связана ли эта задача с приоритетными для меня ценностями? Если да, то это важная задача.
- Приведёт ли невыполнение данной задачи к негативным последствиям? Если да, то задача важная.
- Будет ли результат другим, если я выполню эту задачу не сегодня, а завтра? Если да, то задача срочная. Если же присутствует жесткий дедлайн или выполнить задачу завтра невозможно по иным причинам, она является первоочередной по срочности.
- Приведёт ли откладывание данной задачи к негативным последствиям? Утвердительный ответ также говорит о том, что задача срочная.
Ещё один важный совет: составляйте матрицу Эйзенхауэра так, чтобы в каждом квадранте оставалось свободное место для новых пунктов. Если не получается – берите лист большего размера или уменьшите размер почерка. Не забывайте, что ваше умение учитывать и предусматривать подобные мелочи многое о вас говорит.
Структура матрицы Эйзенхауэра
Квадрант A: важные и срочные дела
Постоянное наличие дел в этом квадранте говорит о проблемах с планированием или о неправильной расстановке приоритетов, поскольку важные задачи должны выполняться до того, как перейдут в разряд срочных. Разумеется, возможны ситуации, когда и у хорошо организованных и дисциплинированных людей дела переходят в разряд важных и срочных. Но при идеальном планировании квадрант A большую часть времени должен оставаться пустым. Своевременно выполняя задачи из квадранта B, добиться этого не сложно.
Обычно в квадрант A попадают дела, для которых справедливы следующие утверждения:
- они связаны со здоровьем;
- их невыполнение (или несвоевременное выполнение) окажет отрицательное влияние на другие дела;
- их невыполнение может привести к неприятностям.
Для быстрого освобождения первого квадранта полезно использовать делегирование. Разумеется, перепоручать важные задачи можно только достаточно ответственным людям.
Квадрант B: важные, но не срочные дела
Несмотря на то, что данный квадрант идёт вторым, именно он является самым важным. В нём должны находиться дела, являющиеся наиболее приоритетными и перспективными для вас. Это задачи, выполнение каждой из которых приближает вас к цели. В идеале, именно этим делам необходимо посвящать практически всё своё время. Люди, занимающиеся преимущественно делами из квадранта B, добиваются наибольших успехов. У них лучше складывается карьера и бизнес, и даже в личной жизни присутствует больше гармонии.
Решение задач без лишней спешки позволяет делать всё более качественно, полностью раскрывая свой потенциал. В спешке человек часто не стремится понять, почему что-то не работало, а потом вдруг заработало. Если же не спешить, то всегда есть возможность тщательно проанализировать свои действия и получить ценный опыт. Однако важно учитывать, что при таком подходе работа продвигается медленнее, поэтому увеличивается риск, что важные дела перекочуют в квадрант A.
Люди, для которых организованность и самодисциплина имеют решающее значение, стараются организовать свою работу так, чтобы почти все рабочие задачи находились в квадранте B. Сюда же они обычно помещают и многие личные дела, такие как занятия спортом, медицинские осмотры, различные бытовые вопросы и прочее.
Квадрант C: срочные, но не важные дела
К этой группе относятся дела, не приближающие вас к цели, а только отвлекающие от важных дел своей срочностью. Они снижают вашу эффективность, мешая сосредоточенно работать. Но люди, которые не знают, что такое матрица Эйзенхауэра, и не используют её для планирования, обычно не отличают дела из квадранта C от дел из квадранта A. Поэтому всегда важно помнить об актуальных планах и при анализе важности каждого дела решать, приближает ли оно вас хотя бы к одной из ваших целей.
Обычно в квадрант C попадают дела, которые приходится делать, хоть они и не представляют ценности. Это может быть навязанная встреча, или чей-то день рождения, который вы не пропускаете из вежливости. Также в группу C входят всевозможные хлопоты, которых нельзя избежать, такие как разбившаяся ваза, сгоревшая лампочка, заскрипевший навес двери или сломавшийся кран на кухне. Решение этих проблем обычно не терпит отлагательств, но не продвигает вас к цели и не приносит особой пользы, а лишь устраняет внезапно возникшие неудобства, отнимая время и энергию.
Квадрант D: не срочные и не важные дела
В эту группу входят дела, которые часто называют «пожирателями времени». Они вообще не приносят пользы, и нет никакой необходимости ими заниматься. Это всевозможные рутинные развлечения, пустые разговоры в рабочее время, общение в чатах и на форумах, просмотр видео с котиками на YouTube. Иногда вам кажется, что можно «по-быстрому» разложить пасьянс «Косынка» или сыграть в «Сапёра», но в итоге эта мелочь отнимает у вас час или два, да ещё и утомляет. Отдых действительно может быть полезным и содержательным, но подобные отвлечения от работы чаще оказываются бессмысленными, рутинными и даже утомительными.
В квадрант D должны попадать такие дела как разговоры по телефону, переписка в мессенджерах и соцсетях, общение на форумах, просмотр сериалов и бессмысленных передач, которые не просто так называют «отупляющими». Разумеется, хороший отдых необходим для того, чтобы отвлекаться от работы и повседневных хлопот, но существует немало способов отдыхать более качественно, приятно и интересно, чем играя в компьютерные игры и просматривая новые сериалы. Лучше прочтите книгу, запишитесь в спортзал и бассейн, погуляйте с близкими людьми по парку или выберитесь на природу.
Заключение
Научившись применять матрицу Эйзенхауэра, вы сможете гораздо более эффективно и грамотно управлять своим временем. Довольно скоро вы заметите, что успеваете сделать гораздо больше дел, и при этом у вас появится больше свободного времени. Но самое главное – это ощущение контроля над своей жизнью, поскольку у вас больше не будет возникать авральных ситуаций, в которых вы не знаете, за какую работу хвататься в первую очередь. Люди, использующие данный подход, всегда решают важные задачи до того, как те станут срочными.
Матрица Эйзенхауэра – это отличный инструмент для каждого человека, который хочет научиться лучше управлять своей жизнью. Кроме того, она может стать панацеей для тех, кто столкнулся с таким явлением как эмоциональное или профессиональное выгорание. Если вам всегда нравилось то, чем вы занимаетесь, но сейчас ваша работа вызывает у вас лишь дисфорию, вам срочно нужно приводить дела в порядок. Не нужно ждать моментальных результатов. Но постепенно к вам придёт ощущение контроля, а вместе с ним вернётся и возможность получать удовольствие от работы, которую вы выбрали для себя не просто так.
Введение и 3-минутное видеоурок
Что такое матрица Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра, также называемая «Срочно-важной матрицей», помогает вам решать задачи и определять их приоритетность по срочности и важности, сортируя менее срочные и важные задачи, которые вы должны либо делегировать, либо не выполнять вообще.
Бесплатное видеоурок YouTube продолжительностью менее 3 минут, посвященный пониманию матрицы Эйзенхауэра
Откуда пришло название?
Дуайт Д.Эйзенхауэр был 34-м президентом США с 1953 по 1961 год. До того, как стать президентом, он служил генералом в армии Соединенных Штатов и в качестве верховного главнокомандующего союзными войсками во время Второй мировой войны. Позже он также стал первым верховным главнокомандующим НАТО.
Дуайт должен был постоянно принимать трудные решения о том, на какой из множества задач ему следует сосредоточиться каждый день. Это, наконец, привело его к изобретению всемирно известного принципа Эйзенхауэра, который сегодня помогает нам расставить приоритеты по срочности и важности.
Как использовать матрицу Эйзенхауэра?
Приоритизация задач по срочности и важности приводит к четырем квадрантам с разными стратегиями работы:
First До начала Сначала сфокусируйте | ➁ Расписание Важно, но |
➂ делегат Что срочно, | ➃ Не делай Что не является ни срочным |
Мы называем первый квадрант Делайте первый , так как его задачи важны для вашей жизни и карьеры и должны быть выполнены сегодня или завтра самое позднее. Вы можете использовать таймер, чтобы помочь вам сосредоточиться, пытаясь выполнить как можно больше из них.
Примером задачи такого типа может быть просмотр важного документа для вашего менеджера.
Второй квадрант мы называем График . Его задачи важны, но менее актуальны. Вы должны перечислить задачи, которые вы должны поместить в свой календарь здесь.
Примером этого может быть давно запланированный перезапуск занятий в спортзале.
Профессиональные тайм-менеджеры оставляют меньше вещей незапланированными и поэтому пытаются управлять большей частью своей работы во втором квадранте, снижая стресс, прерывая срочные и важные задачи до разумного срока в ближайшем будущем, когда появляется новая задача.
Третий квадрант предназначен для тех задач, которые вы могли бы делегировать , поскольку они менее важны для вас, чем другие, но все еще довольно срочно. Вы должны следить за делегированными задачами по электронной почте, телефону или во время собрания, чтобы позже проверить их выполнение.
Примером делегированной задачи может быть кто-то, кто звонит вам, чтобы попросить срочную услугу или попросить вас вступить в собрание. Вы могли бы делегировать эту ответственность, предложив лучшего человека для работы или предоставив звонящему необходимую информацию, чтобы он сам разбирался с этим вопросом.
Четвертый и последний квадрант называется Не делай , потому что он там, чтобы помочь тебе разобраться в вещах, которые тебе вообще не следует делать.
Обнаружение и избавление от вредных привычек, таких как серфинг в Интернете без повода или слишком долгая игра, дают вам повод для неспособности справиться с важными задачами в 1-м и 2-м квадранте.
5 советов по управлению временем при работе с Eisenhower Matrix
РекомендуетсяЧтение
7 привычек высокоэффективных людей
Стивен Кови
- Размещение дел в списке освобождает ваш разум.Но всегда вопрос, что стоит делать в первую очередь.
- Попробуйте ограничить себя не более чем восемью задачами в одном квадранте. Прежде чем добавить еще один, сначала выполните самый важный. Помните: речь идет не о сборе, а о выполнении заданий.
- Вы должны всегда поддерживать только один список для деловых и частных задач. Таким образом, вы никогда не сможете жаловаться на то, что ничего не сделали для своей семьи или для себя в конце дня.
- Не позволяйте ни вам, ни другим отвлекать вас.Не позволяйте другим определять ваш приоритет. Планируйте утром, затем работайте над своими вещами. И, в конце концов, наслаждайтесь чувством завершенности.
- Наконец, постарайтесь не откладывать так много. Даже не перегружая свои задачи.
Дополнительные советы вы найдете в нашем полном введении в управление временем.
Чего ты ждешь?
Присоединяйтесь ко многим другим и попробуйте наши приложения или бесплатный холст Eisenhower Matrix прямо сейчас!
,«Кто может точно определить для нас разницу между долгосрочным и краткосрочным! Особенно когда кажется, что наши дела находятся в кризисе, мы почти вынуждены уделять первоочередное внимание срочному настоящему, а не важному будущему ».
— Дуайт Эйзенхауэр, 1961 год, обращение в Ассоциацию века
Дуайт Эйзенхауэр — пятизвездный генерал во время Второй мировой войны и 34-й президент Соединенных Штатов — был продуктивным парнем.
Во время своего президентства в Соединенных Штатах он руководил строительством Системы межгосударственных автомагистралей, создал НАСА, подписал первый важный закон о гражданских правах после окончания гражданской войны, окончания Корейской войны. принял Аляску и Гавайи в союз и сумел сохранить холодную войну с Россией холодной.
И он сделал все это с размахом — Эйзенхауэр был самым уважаемым человеком Гэллапа года не менее двенадцати раз.
Как Эйзенхауэр смог набрать столько достижений, которые могли бы оказать столь длительное влияние на его страну и мир? Он понимал фундаментальную разницу между Срочным и Важным.В своей речи 1954 года Эйзенхауэр процитировал неназванного президента университета, который сказал: «У меня есть два вида проблем, срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не срочны ».
Более 3 десятилетий спустя в своей бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови переупорядочил идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для определения приоритетов задач, теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (также известная как Матрица управления временем, Эйзенхауэр Коробка, Метод Эйзенхауэра и Срочно-важная матрица).Эта структура для определения приоритетов помогает вам бороться с эффектом «срочности» (подробнее об этом позже), устранять потери времени в вашей жизни и создавать больше ментального пространства для достижения ваших целей.
Попробуйте матрицу Эйзенхауэра, если вы …
Бегите и тушите пожары весь день (образно говоря)
Заняты, но не чувствуете, что ваша работа сильно влияет
У вас есть долгосрочные цели, но нет времени или сил для их достижения.
Трудно делегировать и / или говорить нет
Хотите стать президентом Соединенных Штатов (эй, это сработало для Эйзенхауэра)
В этой статье вы узнаете, почему различие между «Срочным» и «Важным» так важно, как матрица Эйзенхауэра помогает вам в этом, и как применить матрицу как к проектам с большими изображениями, так и к повседневным задачам с помощью Todoist.
Эффект срочности a.k.a. Почему мы плохи в расстановке приоритетов
Как мы решаем, какой задаче уделить внимание в данный момент? Оказывается, не очень хорошо.
Недавнее исследование в журнале Consumer Research было посвящено изучению того, как люди решают, над чем работать, когда сталкиваются с задачами смешанной срочности и важности. В пяти отдельных экспериментах исследователи обнаружили любопытную закономерность: наше внимание обращается на чувствительные ко времени задачи, а не на срочные задачи , даже если менее срочная задача приносит большее вознаграждение .Эта психологическая причуда, получившая название «Эффект срочности», объясняет, почему мы так плохо справляемся с управлением задачами и временем. Мы с большей вероятностью будем определять приоритеты задач с крайним сроком, а не с задачами без таковых, независимо от их долгосрочных результатов.
И эффект еще более заметен у людей, которые называют себя «занятыми». Те же исследователи обнаружили, что занятые, по их словам, занятые люди с большей вероятностью выбирают срочные задачи с более низкими выплатами, потому что они уже зациклены на продолжительности задачи. Если вы уже чувствуете нехватку времени, вы, скорее всего, продолжите расставлять приоритеты для задач, которые будут держать вас сосредоточенными на часах.
Но есть и хорошие новости — эффект простой срочности можно обратить вспять. Когда участникам предлагалось рассмотреть последствия своего выбора во время отбора, они значительно чаще выбирали важную задачу, чем срочную. Результаты показывают, что если вы будете учитывать долгосрочную важность несрочных задач, вы сможете преодолеть тягу к срочным отвлечениям и сосредоточиться на том, что действительно важно.
Вот где приходит матрица Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра — срочно и важно
Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для анализа долгосрочных результатов ваших ежедневных задач и сосредоточения внимания на том, что сделает вас наиболее эффективными, а не просто наиболее продуктивными. Это помогает вам визуализировать все ваши задачи в матрице срочных / важных. Все ваши ежедневные задачи и более крупные проекты попадут в один из этих четырех квадрантов:
Срочные и важные задачи / проекты, которые должны быть завершены немедленно
Не срочные и важные задачи / проекты, которые будут запланированы на Ваш календарь
Срочные и неважные задачи / проекты, которые необходимо делегировать кому-либо другому
Не срочные и неважные задачи / проекты, которые необходимо удалить
В реальном мире проводится различие между срочными / несрочными, важно / не важно намного мрачнее, чем в экспериментальных условиях.Вот как это делает Стивен Кови:
Срочные — это те, которые требуют немедленных действий. Это видимые проблемы, которые всплывают и требуют вашего внимания СЕЙЧАС. Зачастую неотложные вопросы имеют явные последствия для невыполнения этих задач. Срочные задачи неизбежны, но тратить слишком много времени на тушение пожаров может вызвать сильный стресс и привести к выгоранию.
Важными вопросами, с другой стороны, являются те, которые способствуют достижению долгосрочных целей и жизненных ценностей.Эти предметы требуют планирования и вдумчивых действий. Когда вы сосредотачиваетесь на важных вопросах, вы управляете своим временем, энергией и вниманием, а не бездумно расходуете эти ресурсы. Что важно, так это субъективно и зависит от ваших собственных ценностей и личных целей. Никто не может определить, что важно для вас.
Ниже подробно рассматривается каждый из четырех квадрантов матрицы Эйзенхауэра, чтобы помочь вам определить, какие задачи выполняются в каждом из них и как с ними справляться.
Квадрант 1: Срочные и важные
Срочные и важные задачи требуют быстрых действий.Эти предметы обычно имеют видимые сроки и последствия для остановки при принятии мер. Чаще всего это либо вещи, которые возникли на вас из внешнего источника, либо вещи, которые вы откладывали до тех пор, пока не столкнулись с приближающимся сроком. В любом случае, они требуют реакции кризисного режима.
Например:
Освещение проекта для больного сотрудника
Автомобильные стоянки на шоссе
Утечка в раковинах и заливание вашей кухни двумя футами воды
Клиенты приходят к вам с неотложной задачей
Последний срок назначен вам
Quadrant 1 задачи неизбежны.Даже если вы никогда не откладываете (а это невозможно), всегда будет что-то вне вашего контроля. Однако проблема возникает, когда вы сосредотачиваетесь на этих неожиданных или срочных задачах, исключая важные для вас долгосрочные цели.
Кови предупреждает, что тратить слишком много времени на задачи Quadrant 1 может привести к усилению стресса, истощению и ощущению того, что ваши дни находятся вне вашего контроля. Трата целого дня на тушение пожаров быстро отнимет у вас энергию и страсть к вашей работе, и может упростить переход к бездумному побегу, найденному в Квадранте 4.
Квадрант 2: не срочно и не важно
Не срочно, но важные задачи — это действия, которые помогают вам достичь долгосрочных целей. У них может не быть срока (или даже даты окончания), поэтому их легко отложить в пользу более срочных задач. Однако эти задачи оказывают гораздо большее влияние на вашу долгосрочную эффективность в достижении ваших целей.
Примеры:
Планирование долгосрочных и краткосрочных проектов
Регулярные рутинные работы или проекты по техническому обслуживанию
Создание профессиональных сетей и развитие личных отношений
Обучение новым навыкам в соответствии с текущими исследованиями в Ваше поле, посещение образовательных мероприятий
Физические упражнения и обычное медицинское обслуживание
Кови говорит, что Quadrant 2 — это прекрасное место для управления личным временем.Это место, где вы сосредоточены не на проблемах (как в первом квартале), а на возможностях и росте. Проживание в этом квадранте матрицы означает, что вы активны и расставляете приоритеты в действиях, которые повышают ваши навыки и энергию и способствуют достижению значимых целей. В Quadrant 2 происходит «глубокая работа», потому что вы в значительной степени свободны от отвлекающих факторов.
Постоянно посещая Q2, вы уменьшаете количество насущных проблем, возникающих в Q1. Жизнь в Q2 означает, что вы можете создать план для завершения проектов и избежать возможных проблем.Например, если вы продолжаете откладывать регулярное техническое обслуживание автомобиля, вы можете заплатить за него позже, когда ваш автомобиль заглохнет.
Вы управляете другими людьми?
Квадрант 3: Срочно и не важно
Срочно, но не важно Задачи лучше всего называть занятой работой. Эти задачи часто основаны на ожиданиях, установленных другими, и не приближают вас к вашим долгосрочным целям.
Примеры:
Ненужные прерывания от сотрудников
Проверка вашего телефона или электронной почты, когда он выключается
Ответы на определенные тексты, электронные письма или сообщения в социальных сетях
Действующие по купонам или ограниченное время предложения
Некоторые встречи
Квадрант 3 — это место, где живет простой эффект срочности.Стремление к выполнению задач из-за реальных или предполагаемых сроков означает, что вы беретесь за задачи, которые на самом деле не имеют смысла для вас. Учитывая, что задачи Q3 являются срочными, но, как правило, связаны с чьими-то приоритетами, тратя слишком много времени на этом поле, вы можете почувствовать, что вы делаете то, что должны делать, а не то, что хотите. Сосредоточение на задачах Q3 может заставить вас почувствовать, что вы не достигаете своих больших жизненных целей или не можете контролировать свою повседневную жизнь.
Кови предлагает делегировать как можно больше заданий Q3.Можете ли вы, чтобы кто-нибудь еще взял эти записи? Можете ли вы доставить свои продукты вместо того, чтобы идти в магазин? Можете ли вы дать своим детям возможность мыть посуду? Можете ли вы нанять цифрового помощника для планирования посещений семейного врача? Есть ли в вашей жизни что-нибудь, что вы можете автоматизировать?
Если вы не можете делегировать эти задачи, постарайтесь не допустить, чтобы они заняли ваш рабочий день:
Отключите уведомления на телефоне и компьютере при работе
Будьте понятны с другими о том, сколько времени вы можете потратить
Обсудите свою рабочую нагрузку с вашим боссом
Сохраняйте задания Q3 на время, когда у вас очень мало энергии, а не ставьте их на первое место Квадрант 4: не срочно и не важно
Не срочно и не важно, задачи — это трата времени, которая должна быть безжалостно исключена.Эти действия не способствуют достижению ваших целей, но могут в конечном итоге отнять много времени.
Примеры:
Просмотр телевизора в течение нескольких часов
Безумное обновление социальных сетей и прокрутка
Действия по предотвращению, такие как сортировка и организация электронной почты вместо того, чтобы отвечать на нее
Чрезмерные покупки или просмотр в Интернете
43Было ли это срочно для меня?
Это было важно для меня?
Следующий шаг: Организуйте еженедельный или даже ежемесячный план с учетом ваших текущих целей и сроков. В конце каждой недели делайте еженедельный обзор. Подумайте, насколько хорошо ваш план сработал, и скорректируйте его на следующую неделю. Если большинство ваших задач Q1 поступают из внешних источников, выработайте стратегию того, как вы можете лучше планировать и предвидеть их.Возможно, вам потребуется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить с вашим боссом о восстановлении баланса чрезмерной рабочей нагрузки. Если есть конкретный клиент, который создает много задач Q1, работа может не стоить стресса.
Следующий шаг: Разработайте стратегию и запишите конкретные шаги ограничить эти задачи.Вы можете их делегировать? Вы можете просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы задач в один день в течение недели? Можете ли вы провести открытую дискуссию со своим боссом о том, сколько времени вы тратите на «занятую работу»? Запланируйте время на вашей неделе, чтобы предпринять эти шаги.
Следующий шаг: Используйте свое время для выявления самых больших затрат времени и выработки стратегии о том, как их избежать или ограничить.Разработайте план по преодолению проволочек, прежде чем соблазн прокрастинировать. Помните, что иногда можно просто расслабиться, но действия в этом квадранте имеют уменьшающуюся отдачу при чрезмерном использовании.
Добавьте @urgent и @important к задачам, которые необходимо выполнить немедленно и лично
Добавить @important для задач, срок выполнения которых выполнен лично
Добавьте @urgent к задачам, которые можно делегировать или перевести в
Не добавляйте метки к задачам, которые можно отбросить
Срочно и важно с запросом фильтра: @urgent & @important
Важно и Не срочно с запросом фильтра: @important &! @Urgent
Срочно и неважно с запросом фильтра: @urgent &! @Important
Не важно и не срочно с запросом фильтра:! @Important & ! @urgent
И / или объединить их все в один фильтр Эйзенхауэра с запросом: @urgent & @important, @important &! не срочно, @urgent &! @important,! @important &! @urgent
Срочно и важно = Приоритет 1 (красный)
Не срочно и важно = Приоритет 2 (оранжевый)
Срочно и не важно = Приоритет 3 (синий)
Не срочно и не важно = Приоритет 4 (без цвета)
Делегируйте столько задач, сколько вам возможно.Чтобы делегировать их в Todoist, вы можете делиться проектами с кем угодно, назначать задачи, устанавливать сроки, загружать файлы и обсуждать детали задач с соавторами в комментариях.
- До
- Решить
- Делегат
- Исключить
- Контрольные списки: начинаются с перечисления ваших задач в форме контрольного списка. Это послужит основой для определения ваших профессиональных и личных задач и поможет вам определить, над чем вы должны работать в следующий раз:
- Категория: После того как вы закончили составлять контрольный список и создавать соответствующие задачи, вы можете свяжите разные категории, чтобы прояснить ситуацию для себя или своей команды.Категории полностью настраиваемы и могут использоваться любым способом, который хочет пользователь.
- Уровень приоритета: наконец, назначьте уровни приоритета для ваших задач в соответствии с их срочностью. Эти уровни приоритета облегчат выбор подходящего квадранта матрицы для ваших задач и того, каким должен быть ваш следующий курс действий.
- Таблицы времени: для анализа времени, которое вы или ваша команда тратите на задачи с высоким или низким приоритетом, Вы можете легко регистрировать часы в расписаниях, а затем оценивать их, чтобы решить, где вам нужны улучшения.
Quadrant 4 — это сектор избыточного и немедленного удовлетворения, который в конечном итоге оставляет вас неудовлетворенным.
Не поймите меня неправильно, нам всем нужно свободное время. Сам Эйзенхауэр был известным игроком в бридж — даже играл по ночам до D-Day — и был классно раскритикован за его многочисленные поездки в гольф, находясь в офисе. Ключ в том, что эти действия были балансом для многих стрессовых аспектов политического лидерства. Однако, если вы не намерены делать это, то, как вы проводите время простоя, может фактически истощить вашу энергию, страсть и творческий потенциал.
Недавнее исследование, опубликованное в Журнале прикладной психологии, показало, что то, как сотрудники проводят свободное от работы время, является сильным показателем того, сколько энергии и позитива они выразили в следующий рабочий день.Сотрудники, которые занимались самообладанием, таким как физические упражнения или волонтерство, были более мотивированы на следующий день. Сотрудники, которые отдыхали от йоги, медитации или прослушивания музыки, подошли к рабочему дню более спокойно.
Сотрудники, которые занимались отвлечением, чтобы избежать или игнорировать проблемы, такие как просмотр чрезмерного телевидения, показали новый позитив в следующий рабочий день. Тем не менее, с продолжающимся использованием отвлечения их настроение и мотивация ухудшились, поскольку неделя продолжалась. Другими словами, отвлечение в умеренности было в порядке, но привычное отвлечение привело к меньшей удовлетворенности работой в целом.
Копать глубже
В недоумении, что делать в свободное время, когда телевидение и социальные сети не обсуждаются? Попробуйте эти идеи
Как сбалансировать ваши квадранты
Согласно Стивену Кови, квадрант 2 — это «Квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, повышает вашу общую эффективность. Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.
Чтобы оценить, где вы в данный момент находитесь в матрице, начните отслеживать свое время и задачи.Если вы используете Todoist для управления задачами, вы можете легко получить список всех задач, которые вы выполнили и когда вы их выполнили. Если у вас есть данные за несколько дней, сядьте и организуйте свои задачи в квадранты, задав следующие вопросы:
Помните, что вы выбираете эти критерии только на основе желаемых результатов, а не чьих-либо еще.
После того, как ваши задачи отсортированы по соответствующим квадрантам, проверьте, на что тратится ваше время.Довольны ли вы своим балансом в квадранте?
Если вы проводите много времени в первом квартале, потратьте время на планирование, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:
Если вы проводите свое время в 3-м квартале, делегируйте, исключайте или ограничивайте количество времени, которое вы тратите на выполнение этих задач:
Если вы проводите свое время в 4 квартале, вы можете оказаться в затруднительном положении, испытать стресс или избежать проблем:
По мере того как вы смещаете свои приоритеты в сторону квадранта 2, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы знать, над чем вы должны работать изо дня в день.
Как реализовать матрицу Эйзенхауэра в Todoist
Вы можете использовать Todoist для организации ваших задач в четыре срочных / важных квадранта двумя различными методами: метками или уровнями приоритета.Оба метода описаны ниже.
Использование меток
В Todoist метки и фильтры работают вместе, чтобы помочь вам упорядочить и отсортировать список задач. Для этой настройки сначала создайте эти две метки:
Добавьте @important и @urgent в свой список меток.
После того, как у вас есть две метки, выполните все свои задачи и назначьте соответствующие метки для каждой из них:
Вы можете быстро назначить метку для любой задачи, введя «@» в поле задачи.Это выведет список ваших текущих меток на выбор. Продолжайте вводить название метки, чтобы сузить список.
Используйте сочетание клавиш @ для быстрого добавления меток к вашим задачам.
После того, как все ваши срочные и / или важные задачи помечены, создайте четыре новых фильтра для соответствия каждому квадранту:
Создайте представление фильтра для каждого квадранта.
Теперь вы сможете проверить каждый вид фильтра, чтобы узнать, какие срочные и важные задачи требуют вашего внимания в первую очередь; какие важные, но не срочные задачи должны быть запланированы; какие неотложные и неважные задачи вы должны либо делегировать, либо выполнять в часы с низким энергопотреблением; и какие задачи вы должны просто удалить.
Просмотр всех ваших задач, разбитых по квадранту.
Совет Todoist
Чтобы держать важные задачи в уме, добавьте фильтры «Срочные и важные, важные и не срочные» в избранное.Они будут отображаться в верхней части меню навигации для быстрого доступа.
Использование уровней приоритета
Вместо использования ярлыков для сортировки ваших задач, вы можете использовать четыре уровня приоритета Todoist. Каждый уровень приоритета будет отображаться в соответствующем квадранте матрицы Эйзенхауэра:
Назначьте уровень приоритета любой задаче, щелкнув или нажав значок флага и затем выбрав желаемый уровень приоритета.Измените уровень приоритета в любое время, выбрав значок флага при редактировании задачи, или просто введите p1, p2 или p3 прямо в поле задачи, и Todoist распознает и назначит правильный уровень приоритета при создании задачи. Все, что не имеет цветного флага, по умолчанию — P4.
Добавьте соответствующую метку приоритета для каждой из ваших задач.
Затем настройте фильтр для просмотра ваших задач по приоритету во всех ваших проектах. Зайдите в фильтры, затем нажмите «Добавить фильтр» и назовите его «Матрица Эйзенхауэра».Под запросом введите «p1, p2, p3, p4».
Просмотрите все ваши задачи, разбитые по квадранту Эйзенхауэра.
Ваши задачи с наивысшим приоритетом будут отображаться в верхней части каждого ежедневного списка дел в ваших представлениях «Сегодня» и «Предстоящие» (задачи с указанием даты и времени должны отображаться первыми независимо от уровня приоритета).
Совет Todoist
При использовании этого метода помните, что все без цветного флага (p1, p2, p3) автоматически сортируется как P4. Если вы используете Todoist для хранения справочных материалов, вы можете изменить фильтр, чтобы исключить элементы P4 из определенных справочных проектов.В этом случае ваш запрос фильтра будет выглядеть так: «p1, p2, p3, p4 &! #Reference». (Вы можете прочитать последнюю часть этого фильтра как «показать мне все задачи p4, которых нет в моем справочном проекте».)
Работа с каждым квадрантом
После того, как вы настроили Todoist для работы с методом Эйзенхауэра, вы можете приступить к оценке ваших задач. Нажмите на новые фильтры Eisenhower Matrix, чтобы просмотреть задачи по квадранту.
Для Q1: важно и срочно, p1:
Для Q2: важно и не срочно, p2:
Для Q3: неважно и срочно, p3:
Q4: неважно и не срочно, стр. 4:
Когда вы сталкиваетесь с набором задач, как вы решаете, что решать в первую очередь? Вы выбираете задачу, которая приблизит вас к вашим долгосрочным целям? Или вы обращаете внимание на самый срочный пункт в вашем списке?
Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы избежать ловушки срочности и сделать больше того, что важно для вас.
Что такое матрица Эйзенхауэра? Как использовать это, чтобы быть более продуктивным?Стефани трудолюбивая, когда дело касается ее профессиональных обязанностей. Проводя день, она уверена, что сделала то, что ожидала, часто даже больше. Сидеть допоздна на работе, тянуть всю ночь, пропуская личные обязательства по профессиональным обязательствам — слишком распространенный опыт для нее.
И все важные пропущенные ею семейные обязательства — это совсем другая история.Но все это теперь сказывается на ее здоровье (как психическом, так и физическом) и ее продуктивности.
Итак, чего именно не хватает в ее жизни? Вы догадались — Матрица Эйзенхауэра.
Часто вы можете не осознавать этого, но единственное, что вам нужно в вашей жизни, — это немного организованности и расстановка приоритетов в отношении того, что необходимо сделать для выполнения дублирующих обязательств.
Учитывая сказанное, вы, вероятно, думаете, что это не так уж и сложно.Вы ошибаетесь и правы одновременно. Неправильно то, что если вы думаете, что случайное создание списка дел будет творить чудеса для вас, это будет работать, но не сногсшибательно.
И вы правы, приложив немного больше усилий и используя матрицу Эйзенхауэра, ваша жизнь станет намного лучше.
Что такое матрица Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра — это метод определения приоритетов ваших задач в зависимости от их срочности.Это помогает определить виды деятельности, которые являются важными и те, которые вообще не заслуживают вашего внимания. Детище знаменитой Матрицы Эйзенхауэра — Дуайт Д. Эйзенхауэр.
Одна из его знаменитых цитат: «Большинство вещей, которые срочны, не важны, а большинство вещей, которые важны, не срочны».
Эта цитата также устанавливает основу для управления личным временем Дуайта.
Что касается матрицы, матрица в основном разбивает ваши задачи на 4 квадранта в соответствии с тем, что вам нужно делать в определенное время в течение дня.
Эти 4 квадранта:
1. До
Первый квадрант матрицы Эйзенхауэра, До, состоит из ваших наиболее важных задач , Действия, которые необходимо сделать срочно. Задачи с приближающимся сроком или те, которые не могут быть отложены, обычно попадают в эту категорию.
Чтобы отнести задачи к этой категории, вам необходимо сначала тщательно проанализировать свои приоритеты, а затем решить, соответствует ли это критериям «сделай сейчас».Если задача должна быть выполнена в течение дня или не дольше, чем на следующий день, это срочная задача. Сделай это сейчас!
Еще один способ выразить это в контексте — помнить о знаменитом принципе «ешь лягушку первыми» Марка Твена, подчеркивая, что ты должен выполнять свои самые неотложные задачи на день первым делом утром.
Давайте рассмотрим конкретный пример работы, чтобы упростить вам задачу. В конце каждой недели вам поручается предоставить подробный отчет своему менеджеру.Теперь ваши выходные в пятницу. Уже утро четверга, а вы еще не подготовили отчет. Классифицирует ли это как неотложную задачу? Абсолютно!
2. Решить
Квадрантом матрицы Эйзенхауэра для 2 9007 и является Решить. Он состоит из задач, которые важны, но не обязательно срочны. Это может включать в себя множество обязанностей, начиная от профессиональных электронных писем, последующих мероприятий, до более личных встреч и обязательств.
Задачи в этом квадранте должны быть запланированы на другое время.Как правило, эти задачи соответствуют вашим долгосрочным целям и способствуют вашему росту. Обычным повседневным примером может быть тренировка. Вы знаете, что это важно для хорошего здоровья, но вы не можете посвятить этому время. Итак, вам нужно определить время, когда вы будете готовы к нему.
Планируйте задачи таким образом, чтобы они не переходили в категорию «срочные». Убедитесь, что у вас есть достаточно времени, чтобы выполнить их, пока они все еще вписываются в это подразделение.
Также читайте: Как написать ОКР компании для эффективной постановки целей?
3.Делегат
3 № Квадрант матрицы Эйзенхауэра — Делегат. Эта категория относится к задачам, которые не важны, но актуальны. Хотя это звучит нелогично, потому что, естественно, ваш первый инстинкт был бы тем, что не срочные, но и важные задачи? Не обязательно!
Эти действия обычно дают вам представление о том, что вы важны, в то время как на самом деле они не сильно влияют на вашу производительность.Вы должны решить, нужно ли вам перенести его или кто-то другой может сделать это для вас.
Некоторые из примеров могут включать в себя планирование интервью, ответы на определенные электронные письма или собрания группы, которые могут проводиться кем-то другим, пока вы заняты выполнением своих действий в квадранте 1.
4. Исключить
Последней категорией матрицы Эйзенхауэра является Исключение. Они состоят из задач, которые по сути являются вашими убийцами производительности.Они не способствуют достижению ваших целей. Определите эти действия и устраните их, чтобы повысить производительность.
Типичными примерами этих действий являются бессмысленный серфинг в социальных сетях, постоянная проверка вашего телефона на наличие звонков или сообщений, игра в видеоигры или общие действия, которые вы используете для проволочек.
См. Также:
15 Лучшие цитаты по продуктивности по продуктивности Гуру
Как использовать матрицу Эйзенхауэра для управления временем
Если к настоящему моменту вам интересно, как ваша жизнь будет волшебным образом организована с помощью эта матрица, это не так просто! Но приложив немного усилий, вы сможете добиться успеха.
Перво-наперво, вам нужно классифицировать ваши срочные и важные виды деятельности. Для этого вам нужно правильно расставить приоритеты и определить уровни срочности.
Ваши срочных задач обычно являются теми, к которым прикреплено временное ограничение. Эти действия написаны так: «Сделай это сейчас» и требуют от вас самого пристального внимания.
С другой стороны, ваши важных задач , как правило, долгосрочные и довольно целенаправленные.Как правило, они не дают немедленных результатов и больше ориентированы на принятие лучших долгосрочных решений.
После того, как вы закончите классификацию своих неотложных и важных задач, вам необходимо сделать следующие несколько вещей, чтобы полностью использовать потенциал матрицы Эйзенхауэра для управления временем:
1. Передать цветовые коды квадрантам
Назначьте цветовые коды своим квадрантам, чтобы быстро помочь вам понять всю серьезность ситуации. Распределяя цвета, вы можете быстро взглянуть на то, что нужно сделать дальше.Эти цветовые коды также помогают вам расставить приоритеты для ваших задач, чтобы принимать обоснованные решения.
Например; Квадрант do может быть окрашен в красный цвет для обозначения срочности задач.
2. Категоризация ваших профессиональных и личных заданий
Чтобы избежать дублирования обязательств, составьте отдельные матрицы для ваших профессиональных и личных задач. Это поможет вам понять, что нас ждет впереди, и сильно повлияет на ваше время.Хитрость здесь может заключаться в том, чтобы посвятить разные часы дня обоим видам обязательств и посмотреть, как это работает для вас.
3. Ограничение количества элементов в квадранте
Добавление слишком большого количества элементов в одном квадранте усложнит задачу, и цель использования матрицы Эйзенхауэра для управления временем будет потеряна. Чтобы оптимизировать его, ограничьте количество действий до 7 или 8. Таким образом, вы не будете перегружены тем, что вам нужно сделать.
См. Также:
25 лучших книг по продуктивности, которые раскрывают ваш абсолютный лучший
Давайте просто признаем тот факт, что если вы не выбираете профессиональные инструменты для управления временем Вы пропускаете много.Чтобы эта матрица работала как волшебная палочка, вам нужен инструмент управления проектами. На данном этапе давайте познакомим вас с nTask.
Используйте nTask, чтобы эффективно управлять своим временем, не опасаясь проволочек. Следующие функции инструмента помогут вам значительно повысить производительность и устранить потери времени:
Итак, чего же вы ждете? Используйте матрицу Эйзенхауэра сейчас и максимально увеличьте свою производительность.Дайте нам знать, как это работает для вас.
Понравилась эта статья? Вы можете помочь нам расти, поделившись им со своей сетью: .Матричный блокнот Эйзенхауэра — Eisenhower
Мы любим проговаривать выполненные задания на бумаге — не так ли?
Теперь доступны по всей Европе: наши блокноты Eisenhower Matrix!
Получите их сейчас на ближайшем к вам рынке Amazon:Обслуживание клиентов в США запланировано на ближайшее будущее. Мы тоже нетерпеливы!
Ваши преимущества
Маленький и удобный
Всегда держите свою матрицу Эйзенхауэра при себе, прямо на своем столе.Он не занимает экран вашего компьютера, и вы никогда не разряжаетесь, когда находитесь в пути.
Легко и приятно
Быстро запишите свои задачи в любое время. Зачеркните, когда закончите, и наслаждайтесь чудесным счастьем выполнения задач.
Ежедневный новый старт
Возьмите законченный отпечаток матрицы Эйзенхауэра, разорвите его и выбросьте в мусорное ведро — приятное упражнение после тяжелого рабочего дня.
Развертывание матрицы Эйзенхауэра в вашей компании?
Вы владелец бизнеса или менеджер, который хочет, чтобы ваши сотрудники и деловые партнеры были более целенаправленными и продуктивными? Станьте их тренером по продуктивности с этим уникальным подарком: помогите им вернуть контроль над своим временем, чтобы выжать больше достижений из рабочего дня с помощью официального блокнота Eisenhower Matrix!
Мы предлагаем более крупные заказы блокнотов, начиная с партий по 100 и более штук, каждая из которых состоит из 50 склеенных листов из высококачественной цветной бумаги DIN A5 с цветной печатью.Вы также можете добавить свой собственный брендинг за дополнительную плату.
В настоящее время мы осуществляем доставку только по Германии. Вместо этого бизнес-клиенты по всему миру могут получить лицензию на печать. Чтобы разместить заказ, пожалуйста, свяжитесь с нами по адресу [email protected].
,
.