Массовая рассылка на большое число адресов: Массовая и автоматическая email-рассылка: подготовка, создание и анализ

Как создать и отправить массовую рассылку в Gmail?

Gmail не был создан для отправки массовых email рассылок, ведь он ограничивает количество получателей и отправляемых писем в течение 24 часов. Впрочем, это нетрудно исправить. Используйте сервисы массовых email рассылок, которые специально предназначены для отправки писем большому числу подписчиков.

Существует два способа создания массовой рассылки.

С помощью Gmail вы можете вручную добавить до 500 получателей на одно письмо. Кроме того, с увеличением количества получателей повышается и вероятность попадания рассылки в спам.

Но альтернатива есть — используйте профессиональный сервис email рассылок, например, SendPulse. Он не ограничивает количество получателей, помогает избежать спам-фильтров и позволяет с легкостью создавать классные письма, которые повышают ваш доход.

Чтобы отправлять эффективные email кампании, сделайте следующие 4 шага.

Шаг 1: Зарегистрируйтесь в SendPulse

SendPulse — это мультиканальный сервис массовых рассылок, который предоставляет все необходимые инструменты для создания и отправки email кампаний:

• блочный конструктор писем;
• более 130 готовых email шаблонов;
• управление списками рассылки;
• возможность планирования отправки email кампаний;
• персонализация;
• сегментация;
• анти-спам рекомендации перед отправкой рассылки.

Чтобы создавать email кампании в SendPulse, вам не потребуется знания HTML кода или другие специальные навыки. Просто регистрируйтесь и переходите к настройке рассылки.

Шаг 2: Добавьте список рассылки

Вы можете загрузить список рассылки из Excel файла, ввести email адреса вручную или начать собирать базу контактов с помощью бесплатных форм подписки SendPulse. Создание формы подписки, как в примере ниже, занимает всего несколько минут.

Шаг 3: Создайте email кампанию

Теперь создайте первую email кампанию с помощью блочного конструктора писем SendPulse. На скриншоте ниже показан функционал и рабочее поле инструмента. Просто выбирайте необходимые элементы в меню слева и перетаскивайте их на рабочее поле, а в меню справа настраивайте блоки.

Вот подробная инструкция о том, как отправлять email кампании в SendPulse.

Шаг 4: Отслеживайте статистику

После отправки email кампании вы получите данные для анализа. Оценивайте вовлеченность пользователей с помощью открываемости, CTR, числа отписок и количества жалоб на спам.

Посмотрите, как выглядит статистика рассылки в SendPulse.

Теперь вы знаете, что отправлять массовые рассылки в Gmail неудобно. Готовы попробовать альтернативу? Закройте Gmail, и отправьте рассылку нормально.

Отправить рассылку

Обновлено: 16.10.2020

Как сделать массовую рассылку писем E-mail

Рассылка писем по электронной почте — важный инструмент информирования клиентов. Новинки, акции, изменения в работе – оперативно доставляются вашим заказчикам в удобной запоминающейся форме. Тысячи организаций используют профессиональные сервисы емейл рассылки для связи со своими покупателями.

Возникает законный вопрос — зачем мне нужен сервис если есть почтовые программы Outlook или mail.ru и рассылку писем можно сделать самостоятельно?
Если вам необходимо отправить сотни или тысячи одинаковых сообщений за короткое время Outlook или mail.ru вам не помогут, так как существуют суточные ограничения на количество отправок у большинства провайдеров.

С помощью интернет сервиса вы можете делать массовую рассылку на большое число емайл адресов. Не нужно каждый раз создавать новое письмо, вводить адрес и отправлять каждое письмо отдельно. Можно оформить шаблон письма один раз и отправлять множеству адресатов.
Именно в срочной и массовой отправке поможет сервис. Вам не придется решать вопросы с провайдерами, настраивать почтовые сервера, решать проблемы с ошибочной блокировкой рассылок спам-фильтрами. Также вы получите широкую статистику о результатах доставки и прочтении писем адресатами. Вы можете сосредоточится на своей работе.

Полный список возможностей E-mail

Формирование и изменение сообщений

HTML сообщения.  Сервис дает возможность создавать письма в современном HTML формате, с учетом требований почтовых программ, что позволяет подавляющему большинству ваших клиентов получать красивые письма с фотографиями.

Бесплатные шаблоны писем. Вы можете воспользоваться десятками бесплатных шаблонов писем, изготовленных профессиональными дизайнерами. Их можно использовать как есть, либо доработать с учетом вашего фирменного стиля.

Добавление файлов в сообщение. Вы можете добавить неограниченное количество файлов в письмо. Все эти файлы корректно отобразятся почтовыми программами получателей.

Добавление иллюстраций. В текст письма можно добавить любые картинки и фотографии для привлечения внимания к сообщению. Письмо с иллюстрациями значительно усиливает эффективность рассылки. Количество изображений в одном письме не ограничено.

Серии сообщений. Вы можете использовать популярную функцию, создания серии писем для отправки по расписанию. Например, отправлять напоминания или новости на второй, пятый и десятый день после подписки. Статистика показывает, что подобное внимание к клиенту существенно увеличивает отклик.

Работа с базой получателей

Списки любого объема. Сервис позволяет вам создать любое количество баз для рассылки с неограниченным объемом получателей.

Объединение и фильтрация баз подписчиков. Вы можете объединить несколько баз в один список или отфильтровать пользователей по определенному признаки при рассылке. Для этого адреса можно помечать метками в специальном поле.

Загрузка адресов в базу данных. Загружайте адреса в вашу базу в любом из популярных форматов txt, csv, xls. Вы можете догружать в существующий список старые и новые адреса, при этом добавятся только новые.
Экспорт списка получателей. Вы можете в любой момент экспортировать ваши списки на свой диск для дополнительной обработки.

Отписка от рассылки.

 Вам не потребуется предпринимать дополнительных действий, чтобы содержать списки актуальными. Подписчики сами могут избирательно отказаться от некоторых ваших тематических рассылок и при этом получать то, что им интересно.

Поддержка вашего брэнда

Письма от вашего имени. Вы можете указать в письме любой принадлежащий вам адрес и имя отправителя. Добросовестные сервисы не добавляют в ваши письма своей рекламы или ссылок на свой сайт.

Персонализация

Имя получателя. При оформлении письма возможно автоматически вставить в указанное место имя получателя. Благодаря этому ваши письма будут уникальными, адресованными конкретному человеку.
Дополнительные типы полей. Для удобного сегментирования списков существуют дополнительные типы полей, в частности boolen, числовые, строковые.

Статистика

Статистика по кампаниям. Сервис собирает подробную отчетность по всем рекламным кампаниям. Количество отправленных сообщений, количество доставленных, количество попавших в СПАМ.

Обновление статистики происходит в реальном времени.

Число переходов по ссылкам. По каждой завершенной рассылке есть информация, сколько человек перешли на сайт по ссылке в письме.

Статистика недоставленных писем. В каждой рассылке есть недоставленные письма по независящим от сервиса обстоятельствам. Допустим .переполнен почтовый ящик или временная недоступность сервера получателя. Вы получаете полный список недоставленных писем, с указанием причин недоставки.

Графики в отчетах. Каждый раздел статистики иллюстрируется удобными графиками и диаграммами для лучшего восприятия.

Экспорт статистических данных. Данные статистики можно выгрузить в Excel для дальнейшей обработки в специальных аналитических программах.

Преимуществ использования профессионального сервиса емайл рассылок много. Хотелось бы дать несколько небольших практических советов как сделать вашу рассылку наиболее удачной.

• Используйте для рассылки только адреса клиентов, которые дали добровольное согласие на получение от вас емайл сообщений. Если вы пользуетесь чужими или купленными базами вы не только портите свою репутацию, но и нарушаете закон.
• Не надоедайте рекламными сообщениями, лучше чередовать их с информацией, которая будет интересна вашим клиентам.
• Слишком длинный текст лучше посылать вложенным файлом, чем несколькими сообщениями.
• Используйте в теме письма короткий и ясный заголовок.
• Нежелательно использовать Caps Lock для написания темы и выделения в тексте, это воспринимается как слишком агрессивное обращение на повышенных тонах.
• Использование лишних знаков препинания или значков в тексте или теме письма создает впечатление, что это спам.
• Многие современные люди просматривают электронную почту на мобильных устройствах, убедитесь, что изображение и текст сообщения выглядят адекватно на таких устройствах.

Как обеспечить доставляемость рассылок: руководство от Exponea

Маркетологи любят рассылки. При всём обилии новых технологий email всё ещё остаётся одним из важнейших каналов коммуникации. Именно поэтому доставка писем так важна.

Мы подготовили исчерпывающее руководство, в котором рассказали, как обеспечить доставляемость. Благодаря ему ваши письма всегда будут доходить до адресатов. Узнайте, как максимизировать прибыль с рассылок.

ПОСМОТРЕТЬ: Не хотите читать? Наш эксперт по рассылкам делится знаниями о доставляемости в часовом видео, оно покрывает все важные моменты этой статьи.

Видео взято из нашей Академии Exponea. Если вы хотите углубиться в email-маркетинг или автоматизацию маркетинга, вы можете записаться на курсы здесь.

Как улучшить доставляемость? Думайте как почтовые сервисы

IЕсли вы хотите улучшить показатели доставки писем, вам необходимо думать как те, кто обеспечивает эту возможность: почтовые сервисы. Для этого следует понять, с чем они имеют дело каждый день.

Вопрос: сколько писем отправляется во всём мире ежедневно?

Есть предположения?

Порядка 270 миллиардов, плюс-минус пара миллиардов. Чуть больше половины из них — деловая переписка, в то время как немногим меньше половины — маркетинговые рассылки.

Задумайтесь над этим хотя бы на минуту. А теперь вспомните, что это ежедневный объём.

Теперь прикинем, какая часть из этих 270 миллиардов писем — спам. Верите или нет — 50%. Больше 100 миллиардов мусорных писем отправляется ежедневно.

Просто цунами спама прорывается в ваши (и все остальные) почтовые ящики.

Почтовые сервисы же прекрасно справляются с этим непрерывным натиском. Они делают так, чтобы спам вообще не доходил до вашей почты, не говоря о папке для спама и, тем более, входящих. Учитывая это, они в какой-то степени герои для всех нас.

Но для этого им приходится быть беспощадными и наказывать за подозрительную активность. Поставьте себя на их место. Они имеют дело с гигантскими объёмами вредоносных рассылок. Вы бы действовали иначе?

Если вы хотите, чтобы ваши письма доходили, старайтесь думать как почтовые сервисы. Помните, что они знают вашу историю рассылок. Им известно, какие ваши письма открывали, а какие — нет.  У них отмечено, когда в последний раз кто-то открывал ваше письмо. Так что, если никто ваши рассылки не читает, вы рискуете попасть в спам… или вообще не добраться до ящика адресата.

Какова цель доставки email

Вопрос может показаться элементарным. Цель в том, чтобы письмо было доставлено, в чём же ещё. Но не всё так просто.

Скажем, ваш последний отчёт по рассылкам демонстрирует показатель доставляемости 99%. Вроде неплохо.

Но это значение может вводить в заблуждение. Упущена важная деталь.

Вам не просто нужно, чтобы письмо было доставлено. Важно, чтобы оно попало в папку входящих.

Реальная цель доставки email — оказаться в папке входящих.

Рассылки, которые оканчивают свой путь в папке со спамом или в корзине, тоже, в целом, считаются доставленными. Поэтому формальный показатель ни о чём не говорит. Не ведитесь на него. Сосредоточьтесь на том, чтобы попасть во входящие.

Как достичь этой цели? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понимать весь путь, который проходит письмо.

Путь письма

Итак, вы создали рассылку в рамках кампании “Чёрная пятница”. Кому её отправлять? Проследим шаг за шагом.

1. Шаг: Составление списка рассылки.

Это все, кому вы отправите свои письма.

2. Шаг: Отправка email.

Большинство писем удастся отправить. При этом, некоторые окажутся заблокированными, что означает запрет на отправку. Как такое возможно? Есть несколько причин. Возможно, ряд получателей отозвали своё согласие. Когда сервис готовит рассылку к отправке, проверяется согласие каждого пользователя на её получение. Тем, кто отказался от дальнейшего получения писем, отправка будет заблокирована.

3. Шаг: Отправленные email доставлены.

Большинство отправленных писем будут в конечном счёте доставлены (туда, куда и должны). Это те, по которым не получен soft bounce или hard bounce.

Bounce: Почему письмо не было доставлено?
Soft Bounce	Hard Bounce
Переполненный ящик Превышение объёмов отправки Частота не соответствует вовлечённости пользователя	Адрес не существует или недоступен

Что такое Hard Bounce?

Hard bounce означает, что вы пытаетесь отправить письмо на несуществующий адрес. Если вы получаете много таких ответов, это сигнал для почтового сервиса о том, что со списком рассылки что-то не в порядке. Лучше очистить список и провести валидацию всех адресов.

Что такое Soft Bounce?

Soft bounce может возникать в нескольких случаях. Раньше с ним сталкивались при попытке отправить письмо на переполненный ящик. Сегодня у пользователей гораздо более объёмные почтовые хранилища, так что это перестало быть проблемой.

Большинство случаев soft bounce имеет место в результате внезапного роста количества отправляемых писем. Если вы обычно рассылаете 500 000 писем в день, а однажды, вдруг, решаете отправить 700 000, то 200 000 писем сверх нормы могут быть заблокированы. Сервисы любят предсказуемость, а не резкие отклонения.

4. Шаг: Доставленные email попадают во входящие… или нет.

Многие доставленные письма дойдут до папки входящих. Остальные либо окажутся в спаме, либо будут заблокированы получателем, либо попадут в спам-ловушку.

Что такое спам-ловушка?

Спам-ловушка — это технический email-адрес, который принадлежит провайдеру. Это может быть неиспользуемый ящик, который провайдер забрал в собственное пользование, или новый, созданный специально в качестве спам-ловушки. В любом случае, его не должно быть в вашем списке. Если ваша рассылка уйдёт в спам-ловушку, это будет удар по репутации. Фактически самый неблагоприятный сценарий для отправителя — угодить сразу в несколько спам-ловушек. Тем не менее, этот риск можно свести к минимуму.

5.

Шаг: Письма либо открывают, либо нет.

Когда email считается открытым?

Как понять, что письмо открыли, если вы, образно говоря, не заглядываете через плечо? Современные сервисы рассылок включают в письма миниатюрные изображения, называемые пикселями [отслеживания]. Когда кто-то открывает письмо, это изображение загружается (что требует запроса на сервер, где оно хранится). Данный запрос помогает сервису понять, что письмо было прочитано.

6. Шаг: Получатель взаимодействует с письмом.

Рассмотрим варианты взаимодействия, а также их сущность:

• Есть клики. Получатель кликнул на какой-то элемент письма. Это демонстрирует вовлечённость — как раз то, для чего запущена рассылка.
• Нет кликов. Не лучшая новость для вас, но ценная информация для интернет-провайдера. Низкая вовлечённость требует доработки контента. Попробуйте усилить персонализацию.
• Отписка. Также плохая новость — контакт потерян. Но провайдер понимает это так, что у пользователя просто изменились предпочтения, поэтому отписка не произведёт негативного эффекта на репутацию.
• Помечено как спам. Вот это серьёзный сигнал для почтового сервиса. Чего действительно стоит избегать, так это жалоб на спам. Клиенты могут отмечать рассылки как спам, если от них трудно отписаться, поэтому облегчите процесс отписки. Также стоит упростить навигацию страницы согласия на получение рассылок. Если пользователям сложно ориентироваться на ней, проще сразу отправить письмо в спам. Уважайте своих клиентов и делайте отписку удобной.

Примечание Exponea

Доставляемость email: участники процесса

Доставку рассылки до ящика обеспечивают три стороны: отправители (например, бизнес со своими маркетинговыми письмами), сетевые шлюзы (на стороне поставщиков услуг) и получатели (например, ваши клиенты).

Отправители

В общем и целом, отправителей можно разделить на три категории: доверенные отправители, поставщики сертификатов и спамеры.

Доверенные отправители. Это организации, имеющие основания для запуска рассылок. Это могут быть триггерные рассылки, маркетинговые email, новости и не только.

Поставщики сертификатов для электронной почты. Это не совсем отправители, но они помогают в обеспечении доставки. Обычно у этих организаций хорошие отношения с интернет-провайдерами, они могут подтвердить вашу репутацию и помочь обойти фильтры. В основном, эти сервисы работают по ежемесячной подписке —  необходимо зарекомендовать себя в них в качестве надёжного отправителя.

Спамеры. Люди, отправляющие нежелательные письма, как правило, большому числу получателей. Эти письма могут быть вредоносными (вирусы, фишинг и другой скам) или навязчивыми. Спамеры являются причиной, по которой провайдеры вынуждены идти на жёсткие меры.

Сетевые шлюзы

Сетевые шлюзы устанавливаются почтовыми сервисами и другими участниками, обеспечивающими доставку писем. Есть две основные категории провайдеров: крупные и малые (включая региональных) почтовые сервисы. Сюда мы также включим антиспам сервисы и организации, составляющие чёрные списки.

Крупные почтовые сервисы. С точки зрения доставляемости, беспокоиться стоит именно об этих провайдерах. Если вам удастся обеспечить доставляемость под их контролем, с малыми провайдерами не возникнет проблем.

Малые почтовые сервисы. Обычно применяют процессы и алгоритмы, разработанные крупными провайдерами.

B2B антиспам системы. Каждая организация настраивает антиспам по-своему, поэтому затруднительно давать рекомендации по соответствию различным конфигурациям. Хорошая новость заключается в том, что рабочие почтовые ящики почти не используются для подписки на маркетинговые рассылки, так что, не стоит беспокоиться.

Реестры недобросовестных отправителей. Существуют  организации, предоставляющие отчёты об отправителях, которые, по их мнению, ведут неприемлемую активность. Все крупные провайдеры заказывают такие отчёты и для вас крайне нежелательно оказаться в одном из них. Если это произошло, первое, о чём нужно позаботиться — о том, как из них выходить.

Получатели

Люди, которые получают ваши письма. Интернет-провайдеры заинтересованы в том, чтобы оградить их от спамеров, поэтому вам следует делать всё возможное, чтобы оказаться в папке входящих. Для этого необходимо понимание средств, с помощью которых провайдеры борются со спамерами.

Влияние почтовых сервисов на доставляемость

У почтовых сервисов есть определённый набор средств для ограничения активности спамеров. Но в связи с тем, что им приходится иметь дело с гигантским объёмом мусорных рассылок, эти средства могут задеть и вас. Рассмотрим, какие приёмы в этом случае используются и как не попасть под раздачу.

Ограничение объёмов рассылки

Для каждого отправителя интернет-провайдер устанавливает лимит. Это конкретный объём рассылок за конкретный период, который они считают приемлемым и достаточным для вас.

Как только вы достигаете лимита, происходит soft bounce и отправка писем, не прошедших в текущей рассылке, откладывается до восстановления лимита.

Для кого-то это может быть недельный лимит. Для кого-то — дневной. Всё зависит от регулярных объёмов. Если вы делаете рассылки один-два раза в неделю, у вас будет недельный лимит. 

Насколько жёстким окажется ограничение, зависит от вашей репутации. При этом, она не имеет значения, если возникает резкий скачок количества писем в рассылке — тогда неминуемо следует soft bounce.

Как управлять лимитами отправки?

Если вы стремитесь избегать soft bounce, следует постепенно наращивать объёмы рассылок. 

Например, у вас масштабная кампания в честь Чёрной Пятницы, и вам необходимо увеличить количество отправляемых писем. Лучше делать это постепенно, начав за 30 дней.

Блокировки

Блокировка означает, что вы больше не можете отправлять никакие письма. Интернет-провайдеры блокируют отправителей, на которых поступило большое число жалоб, или тех, кто слишком часто допускает hard bounce. 

Блокировка может устанавливаться на неопределённый срок, но, как правило, он составляет от двух дней до недели.

Что делать в случае блокировок?

Всё зависит от провайдера. С крупными необходимо договариваться, показав, что вы исправили ошибки. Например, уменьшили список рассылки, оставив самых вовлечённых подписчиков.

Лучший способ бороться с блокировками провайдера — избегать их. Это тот случай, в котором превентивные меры эффективнее устранения последствий. Убедитесь в том, что у вас проверенный список рассылки во избежание hard bounce. Сегментируйте базу, чтобы взаимодействовать только с вовлечённой аудиторией, а также упростите процедуру отписки от рассылок, чтобы избежать жалоб на спам.

Массовая блокировка

Иногда провайдеры начинают по умолчанию направлять письма в спам, если однажды число soft bounce и hard bounce резко вышло за разумные пределы. 

Как узнать, что рассылка попала в спам?

На многих платформах невозможно понять, было письмо отправлено в спам или нет. Но можно сделать некоторые выводы из аналитики.

Создайте отчёт, в котором отображены показатели открытия и кликов с разбивкой по провайдерам. Затем найдите резкий провал в показателях, который наблюдается у одного из провайдеров, но не у остальных. Это явное указание на попадание в спам.

Другое решение — тестовые адреса. Это список из сотен или тысяч email адресов, по которым можно отслеживать политику различных провайдеров. Вы можете добавить их в свою базу, чтобы контролировать попадание писем в спам.

Тестовые списки не должны использоваться при отправках с нового IP. Тестовые адреса не демонстрируют активности, что может навредить репутации нового IP, затронув будущие рассылки.

Чёрные списки

Провайдеры фильтруют рассылки на основе чёрных списков и могут блокировать отправку писем с попавших туда IP. Это более строгий тип блокировки и он предполагает, что вы будете под санкциями, пока не договоритесь с ответственной организацией.

Гораздо проще не попадать в чёрный список, чем удалиться оттуда. Если неприятность случилась, нужно приложить максимальные усилия, чтобы разрешить ситуацию. Вам необходимо продемонстрировать новые правила рассылок и более релевантную очищенную базу.

На что обращают внимание почтовые сервисы

С точки зрения почтовых сервисов, мир в контексте доставки рассылок чёрно-белый. Есть позитивные факторы — есть негативные. Если минимизировать негативные и усилить позитивные, можно обеспечить высокую доставляемость.

Негативные факторы

Недоставленные письма. Hard и soft bounce свидетельствуют о нарушении правил рассылок. Hard bounce означает низкое качество списка рассылки. Soft bounce говорит о несоответствии количества писем лимитам. Лучше избегать и первого, и второго.

Жалобы на спам. Интернет-провайдеры стремятся помешать спамерам и не церемонятся с ними. Важно установить порог для жалоб на спам на уровне менее 0,1% и строго придерживаться его.

Попадания в спам-ловушки. Адресов, которые используются в качестве спам-ловушек, не должно быть в базе. Отправка писем на такие адреса является сигналом для провайдера.

Существует два типа спам-ловушек:

• Чистые адреса
• Использованные адреса

Чистые создаются с нуля и добавляются с базы спам-ботами. Использованные адреса — это те, которые провайдер возвращает в собственное пользование после 180-270 дней неактивности. В первом случае всё говорит о недобросовестном подходе к сбору базы, а во втором — о том, что проигнорирована процедура обновления списков рассылки.

Письма помечены как прочтённые или удалённые, не будучи открытыми. Провайдеры отслеживают и такие случаи. Это говорит им о том, что ваш контент потенциально является спамом, и это отражается на репутации. Не так, как при пометке “спам”, но тоже ничего хорошего.

Совет: Если репутация испорчена, узнайте, как восстановить её.

Позитивные факторы

Добавление в адресную книгу. Это выдающееся событие. Оно означает, что подписчик готов получать ваш контент, и это плюс к репутации. Здесь конверсия низкая (около 2%), но стоит найти способы поднять её ради улучшения репутации.

Включите в текст письма строку с призывом наподобие: “Добавьте нас в список контактов и получайте регулярные обновления!”. Это особенно эффективно накануне больших распродаж, таких как Чёрная Пятница.

Хорошие показатели открытий и переходов. Полезные рассылки открывают и переходят по ссылкам из них. Расскажем об этом больше.

ПРИМЕЧАНИЕ EXPONEA: ТЕПЛОВЫЕ КАРТЫ КЛИКОВ ДЛЯ EMAIL

Если вы хотите увеличить показатель кликов в своих рассылках, вам необходимо понимать, как с ними взаимодействуют получатели. Тепловые карты кликов, разработанные Exponea, дают подробное представление о кликах пользователей, помогая провести идеальную оптимизацию.

Пересылка (форвард). Люди пересылают контент, который им кажется интересным, что является позитивным сигналом для провайдеров. 

Добавление в избранное. Один из важнейших показателей того, что рассылка интересная. 

Ответ. Ответ на письмо демонстрирует вовлечённость, и это здорово. Невозможность ответа расценивается провайдерами в негативном ключе — лучше избегайте этого.

Оптимальный open rate

Провайдеры могут начать принимать меры, если у вас низкие показатели открываемости. Какие показатели хорошие и к чему стремиться?

Можно сравнить данный показатель с гостиницами: у них может быть от 5 звёзд (идеальные) до 1 (худшие).

Если хотите избежать проблем с доставкой писем, придерживайтесь показателя открываемости 20% и больше. Если open rate опустится ниже, ждите вопросов с доставкой.

Если вы в диапазоне 15-19%, проблемы с доставкой будут иногда случаться. Для 10-14% возникнут систематические проблемы и придётся усиленно работать над улучшением открываемости. Показатель ниже 10% свидетельствует о серьёзных проблемах со списками рассылки, контентом или со всем сразу.

Если показатели открываемости на достойном уровне, но имеются проблемы с доставкой, есть несколько решений.

Какие параметры у вас под контролем

Эксперименты со следующими параметрами — целиком в ваших руках. Часть из них оказывают серьёзное влияние на доставляемость, тогда как остальные не столь важны.

Качество базы. Оно всегда важно, но если вы новичок или завели новый IP, это всё, что о вас знает провайдер. 

Частота и релевантность рассылок. Если вы отправляете рассылки каждый день, интернет-провайдеры будут более подозрительно к вам относиться. В этом случае сегментировать базу просто необходимо. Отправляете ли вы одно и то же сообщение всем подряд? Персонализируете ли контент? Это оказывает большое влияние на вовлечённость и, как следствие, доставляемость.

ПРИМЕЧАНИЕ EXPONEA: УПРАВЛЕНИЕ ЧАСТОТОЙ ОТПРАВКИ

В Exponea легко настраивать частоту коммуникации. Сочетая экспертные правила и AI, Exponea поможет отправить правильное количество писем каждому вашему клиенту. 

Контент и формат. Это важно, но не настолько, как некоторые думают. Заспамленные сообщения от доверенных отправителей будут иметь меньше проблем с доставкой, чем идентичные письма от тех, у кого репутация хуже. В любом случае, следует избегать признаков спама в письмах.

Репутация отправителя. Крайне важный фактор, но только в том случае, если всё перечисленное выше под контролем. Он заслуживает больше внимания.

Что влияет на репутацию отправителя

Прежде чем начать, важно сказать, что колебания репутации между “средней” и “хорошей” — это нормально. Если у вас ожидается большая кампания и необходимо отправлять много писем сегменту, который недостаточно вовлечён, это несколько ухудшит репутацию. Это нормально.

Репутация отправителя основана на двух факторах: репутация IP и репутация домена. Они считаются отдельно, но оба сильно влияют на доставляемость.

Что такое репутация IP?

Все email отправляются с компьютера или сервера с уникальным IP-адресом. IP легко привязать к конкретному отправителю, что позволяет провайдеру отслеживать его активность. 

Данный фактор учитывает исключительно IP-адрес, с которого отправляются рассылки. Он не затрагивает бренд как таковой.

Репутация IP является пропуском на сервер получателя. У отправителя либо есть выделенный IP-адрес, либо используется общий IP.

Что такое выделенный IP?

Выделенный IP означает, что письма отправляются только с него. Данный адрес не используется кем-то ещё и находится полностью в вашей зоне ответственности. 

С выделенным IP доставляемость зависит только от вас. Если вы следуете всем рекомендациям, это хорошо. Но ошибки могут дорого обходиться. 

Если адрес нужно добавить в whitelist, гораздо легче это сделать с выделенным IP.

Выделенный IP больше подходит крупным организациям с большими объёмами рассылок. Именно у них имеется достаточно ресурсов для обеспечения наилучшей доставляемости.

Что такое общий IP?

Иногда несколько компаний пользуются общим пулом IP-адресов для отправки email. Здесь начинается общая ответственность за доставляемость. Чьи-то непродуманные действия могут негативно повлиять на ваши показатели доставки писем, но выгода заключается в увеличении разрешённых объемов рассылок.

Небольшие компании могут просто не дотянуть до объемов, необходимых для хорошей репутации. Но при использовании общего IP лимиты выше благодаря суммарному объёму рассылок всех компаний, что благотворно влияет на репутацию каждой.

Общий IP также защищает небольшие компании от дорогостоящих ошибок. Если кто-то совершает промах, он не оказывает серьёзного влияния просто ввиду того, что суммарный объем рассылок с общего IP значительно превосходит долю одной организации. Если же работать недобросовестно будут сразу несколько отправителей, то достанется всем.

Таким образом, общие IP лучше использовать малым предприятиям, в то время как выделенные IP подходят тем, чьи рассылки масштабны.

Что такое репутация домена?

Репутация домена — ключ к папке входящих. В отличие от репутации IP она напрямую связана с брендом, который осуществляет рассылки. 

Репутация домена сопровождает бренд, даже если IP-адрес меняется или вы переходите на новый сервис рассылок. Это может быть хорошим бонусом, если потрачено много времени и сил на укрепление репутации.

Репутация домена также тесно связана с отраслью компании. Как правило, провайдеры более строги с представителями финансов и банковской сферы, но снисходительны к сфере ритейла и туризма.

В целом, в вопросе репутации домена важно то, насколько вы внимательны и добросовестны. Сегментируете ли базу? Исключаете ли из рассылки неактивные аккаунты? Снижаете ли интенсивность рассылок для менее вовлечённой аудитории? Всё это имеет значение.

Сегментация — один из лучших способов поднять репутацию домена.

Правила успешной сегментации рассылок

Сегментация — это разделение базы подписчиков на небольшие группы, называемые сегментами. В данном случае отправка того или иного письма производится не всем подряд, а отдельным сегментам.

Существует множество способов провести сегментацию, но мы остановимся на том, который позволяет достичь максимальной доставляемости и вероятности попадания в папку входящих.

Правильная сегментация

Можно использовать данные сервиса рассылок или собственную аналитику для проведения качественной сегментации.

Сегмент: Не дали согласия

Иногда в базе оказываются адреса, владельцы которых не давали согласия на получение рассылок. Им нельзя отправлять письма ни при каких обстоятельствах. 

Рекомендация: Не отправлять писем

Сегмент: Новые (Добавлены <30 дней назад)

Этому сегменту можно отправлять много писем, потому что он активен. Хорошей идеей будет разработать вводную рассылку с целью познакомить этих подписчиков с брендом.

Рекомендация: 1-3 письма в неделю

Сегмент: Пассивные (Добавлены 31-90 дней назад; Нет открытий и кликов)

Таким подписчикам от месяца до трёх. Они никогда не открывали письма и никуда по ним не переходили. Так как это относительно новые контакты, шанс на активность всё ещё остаётся. При этом, если у вас высокая частота рассылок, лучше её снизить, чтобы не отпугнуть этих подписчиков.

Пассивные контакты должны составлять менее 2% списка рассылки.

Рекомендация: Варьируется, но не больше 1 письма в неделю.

Сегмент: Активные (Старше 1 месяца, были открытия или клики за последние 90 дней)

Эти аккаунты недавно демонстрировали вовлечённость и могут быть включены в интенсивную рассылку. Хорошая база подписчиков включает порядка 40% активных аккаунтов. Дела идут отлично, если таких получателей в списке 65% или больше.

Рекомендация: Можно ставить максимальную частоту

Сегмент: Выбывающие (Старше 1 месяца, последняя активность 91-180 дней назад)

В этом сегменте подписчики не взаимодействовали с рассылками последние три месяца, но показывали какую-то включённость не более полугода назад. Их интерес начинает ослабевать, в основном, из-за повторяющегося или бесполезного контента.

Попробуйте оживить этот сегмент свежим контентом, сосредоточившись на высокой персонализации для роста вовлечённости. Также стоит перевести таких подписчиков на более низкую интенсивность рассылок, ведь их вряд ли удастся вернуть, усилив напор.

Рекомендация: 1-2 письма в неделю (для тех, у кого по умолчанию высокая частота рассылок)

Сегмент: Выбывшие (Старше 1 месяца, последняя активность более 180 дней назад)

У данного сегмента интерес к вашим рассылкам уже отсутствует. интернет-провайдеры могут отслеживать частоту взаимодействия абонентов с вашими рассылками, и если они не показывали никакой вовлечённости последние полгода, то, вероятно, письма начнут автоматически попадать в спам.

В этот сегмент могут попасть и спам-ловушки, так как провайдеры отзывают адреса именно спустя 180 дней без активности. Если вы регулярно попадаете в спам-ловушки, от этого страдает ваша репутация как отправителя.

Такие подписчики не приносят ценности бизнесу. От них нужно либо избавляться, либо разработать кампанию по возврату, предложив выгоду.

Рекомендация: 0 писем в неделю

Сегмент: Неактивные (Старше 90 дней, не было открытий и кликов)

Неактивные получатели не генерируют никакой прибыли и ситуация вряд ли поменяется. Им точно не нужно отправлять сообщений,так как это просто ухудшит метрики. Удаление таких адресов из списка определённо улучшит показатели открываемости и кликов, а также снизит риск попасть в спам-ловушку.

Рекомендация: 0 писем, удалить из базы

Описанная сегментация может применяться компаниями любого размера из любой отрасли. Это также отличный подход для формирования качественного списка рассылки. Чтобы узнать, как проводить сегментацию в Exponea, ознакомьтесь нашей документацией.

Что нужно делать и чего не нужно

Чтобы подвести итоги, мы составили список важных рекомендаций на предмет того, что точно нужно делать, а чего делать нельзя для обеспечения доставляемости. Узнайте, применяете ли вы лучшие практики и что можно улучшить.

Чего следует избегать в email-рассылках

• Покупка, аренда или загрузка баз из интернета. Вам нужно уяснить важность качества базы подписчиков. Если вы покупаете сразу целые списки, сложно сказать, что именно внутри. Также это может быть нарушением законодательства вашей страны или GDPR.
• Отправка email тем, кто не хочет или не может их получать. Это также потенциальное нарушение GDPR и может стать причиной многочисленных жалоб на спам.
• Отправка на групповые адреса (например, info@, sales@). Провайдеры следят за тем, чтобы письма отправлялись в индивидуальном порядке, и не одобряют подобное. Плюс, существует риск того, что кто-то из пользователей ящика отметит письмо как спам.
• Отправка на старые или неактивные адреса. Эти аккаунты не имеют ценности и ухудшают показатели рассылок. Лучше удалить любые адреса, у которых не было активности за последние полгода – отправьте их на реактивацию (или получите повторное согласие на рассылку).
• Использование спамерского языка. КАПСЛОК, обильная пунктуация (!!!), много штампов вроде “горячая распродажа!” Ни провайдерам, ни клиентам это не нравится.

Что применять в email-рассылках

• Зарегистрируйтесь на Google Postmaster, Yahoo Feedback, Microsoft SDNS. С помощью этих сервисов вы узнаете свою репутацию среди провайдеров. 
• Добавьте запоминающийся способ подписки. Если пользователи помнят, как оформляли подписку, они вряд ли отправят вас в спам. Определённо следует применять двойное согласие (подтверждение подписки и на сайте, и в письме). В результате подпишется не менее 70% желающих. Используйте капчу на странице регистрации, чтобы не дать подписаться спам-ботам.
• Учитывайте вовлечённость при установке частоты рассылок. Большую часть писем должны получать самые вовлечённые подписчики. Можно применить сегментацию, чтобы облегчит процесс. Некоторые платформы (включая Exponea) имеют встроенное управление частотой рассылок.
• Проверяйте контент инструментами для выявления спама. Лучше не доводить до блокировки писем из-за плохого кода. В интернете можно найти бесплатные инструменты для этого.
• Оценивайте кампании с точки зрения провайдеров. Отслеживайте неотправленные письма и жалобы, а также следите за тем, чтобы не было массовой блокировки на уровне провайдеров.  
• Проверяйте, что письма отображаются на всех устройствах и браузерах. Ряд сервисов для рассылок (включая Exponea) позволяют проводить визуальную проверку. Письма, которые отображаются некорректно, негативно влияют на вовлечённость и провоцируют жалобы на спам. Правильные письма повышают доверие среди провайдеров.
• Соблюдайте оптимальное соотношение текста и графического контента. Провайдеры поощряют преобладание текста, а идеальное соотношение колеблется на уровне 60:40. Постарайтесь вместе с тем сжать размер сообщения до 100KB.
• Упростите отписку от рассылок. Может показаться нелогичным, но в противном случае вас просто отправляют в спам. Уважайте свою аудиторию.
• Используйте персонализацию. Она повышает вовлечённость, что положительно влияет на репутацию и прибыль. Придумайте что-то лучше элементарной подстановки имени получателя. Учитывайте поведение, историю покупок и персональные предпочтения.

ПРИМЕЧАНИЕ EXPONEA: A/B-ТЕСТИРОВАНИЕ РАССЫЛОК

Лучший способ повысить вовлечённость — понять, какой контент работает лучше. A/B тестирование в  Exponea позволяет протестировать любые элементы ваших писем и определить, что действительно эффективно. Можно даже протестировать изменения на небольшой группе подписчиков, прежде чем применить самый лучший вариант в основной кампании. Чтобы разобраться в этом инструменте подробнее, прочтите нашу статью.

Если следовать рекомендациям выше, можно заметно повысить шансы попадания рассылок во входящие. Дополнительная выгода заключается в том, что письма становятся более релевантными и клиенты больше взаимодействуют с ними – win-win.

Больше информации: Мы помогли сотням клиентов достичь высоких показателей доставляемости. Ознакомьтесь с рекомендациями по доставляемости от Exponea.

Разумеется, доставляемость — это не единственный вызов. Внимания требует и персонализация, и тестирование. Очень кстати для вас будет ознакомиться с нашим материалом про A/B тестирование email-рассылок. А если вам хочется по-настоящему перевести свои рассылки на новый уровень, запланируйте демо Exponea. Платформа клиентских данных и клиентского опыта Exponea предоставляет революционные возможности, о каких бы каналах не шла речь, включая email. Мы с удовольствием покажем, как это работает.

Подпишитесь на нашу рассылку

Получайте полезные знания и инсайты от лидера CDP и автоматизации маркетинга.

Отправляя эту форму, вы соглашаетесь получать новостную рассылку от Exponea. Прочесть, как мы используем ваши данные, можно в нашей Политике конфиденциальности.

Спасибо!

Вы подписаны на рассылку Exponea.

Оценить статью:

Thank you for your vote!

Как сделать массовую рассылку по электронной почте

Одним из базовых элементов email-маркетинга является сбор адресной базы. Ведь, чтобы отправлять письма, необходимо cначала собрать базу подписчиков. Для того, чтобы делать это легко и просто с помощью своего сайта, на Mail-soft.ru есть возможность создавать формы подписки. Посетитель вашего сайта, оставляя свой email в такой форме, сразу же попадает в адресную базу на Mail-soft.ru. Однако, до того момента, как вы сможете отправлять ему письма, ему необходимо будет подтвердить введенный адрес, перейдя по ссылке в автоматически отправляемом Mail-soft.ru письме от вашей компании. Это называется double opt-in и является важнейшим требованием почтовых провайдеров для признания вашей адресной базы легитимной.

По-умолчанию, письмо-подтверждение — это простое письмо, отправляемое от вашего имени с небольшой информацией о том, на какую рассылку пользователь подписывается.
Выглядит оно просто и вот так:

Однако, мы получили от клиентов большое число запросов для персонификации такого письма. Мы, разумеется, пошли им навстречу, идея очень разумная и позволяет увеличить процент активаций уже после подписки (он стремится, но никогда не равен 100%).

Зайдя в настройки адресной базы и перейдя к разделу “создание формы подписки”, вы теперь можете обнаружить ссылку “письмо подтверждения”.

На появившейся странице вы можете увидеть Rich Text Editor, который позволяет редактировать произвольный текст в письме подписки. Безусловно, есть и не редактируемый текст, содержащий, например, саму ссылку на активацию.

После сохранения ваши новоявленные подписчики начнут получать уже достаточно изящное письмо активации.

Надеемся, что эта функция позволит вам улучшить показатели подписки в ваши адресные базы, а, значит, и увеличить аудиторию ваших рассылок.

С уважением, коллектив Mail-soft.ru

Почтовая рассылка

Постановка задачи

Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл. почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.

Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. Причем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.

В конце все созданные сообщения надо:

• либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
• либо распечатать для последующей отправки обычной почтой
• либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)

В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием (Mail Merge). Поехали…

Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

• Шапка таблицы должна быть простой — одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
• В таблице не должно быть объединенных ячеек.
• В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения «Уважаемый(ая)…» Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества («а» или «ч»), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT).

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home). Подробнее про такие «умные таблицы» можно почитать тут.

Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.  

Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния  на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start Mail Merge) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard):

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис — Письма и рассылки — Мастер слияния (Tools — Letters and Mailings — Mail Merge).

Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними — с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант — Письма (Letters), если мы хотим на выходе отправить созданные письма на принтер или Электронное сообщение (E-mail), если хотим разослать их по почте.

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем — Текущий документ (Current document).

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.

После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы — она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):

Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания «ый»/»ая» к слову «уважаем» (как в нашем примере), но был обычный столбец «Пол» с классическими «муж» и «жен», то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings):

Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову «уважаемый/ая» выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.

Этап 6. Завершение слияния

На завершающем этапе возможны несколько вариантов:

Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters), которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

Если вы на Шаге 1 выбирали опцию Электронные сообщения (E-mail), то на Шаге 6 вам предложат ввести тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для рассылки. Затем все созданные сообщения будут помещены в папку Исходящие (Outbox) вашего почтового клиента Outlook.

Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл — Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно «застрянут» в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.

Ссылки по теме

 

Интернетско-русский разговорник

Вы читатель данной страницы

(англ. spam, junk mail, bulk mail) Наиболее часто термин «спам» употребляется в смысле «почтовый спам» . Это сообщения, присылаемые вам от неизвестных людей или организаций, которым вы не давали на это разрешения. Как правило, спам — это массовая рассылка на большое число адресов, содержащая рекламу или коммерческие предложения, а также письма счастья и т.п. Обычно такие письма не содержат личного обращения, зато имеют захватывающие заголовки, такие как «Заработок не выходя из дома» или «Срочно!!! Уникальное предложение». Информация, рассылаемая подобным способом, не заслуживает доверия. Спам, как и интернет, явление международное. Поэтому, если вы впервые в жизни неожиданно получили письмо на английском, возможно, не стоит срочно искать переводчика — скорее всего это тоже спам. Спамовые письма могут быть «разносчиками заразы», то есть содержать файлы с вирусами. Рано или поздно любой человек начинает получать спам. Если вам приходит одно-два таких письма в месяц, проще просто удалить их из вашего почтового ящика. Однако если спама становится много, с ним хочется как-то бороться. Как правило, не стоит поддаваться на содержащееся в спамерском письме предложение «нажмите на эту ссылку, чтобы перестать получать сообщения» — вполне возможно, что после этого вы станете получать не меньше, а даже больше спама, поскольку своим действием покажете спамеру, что ваш почтовый ящик действует и вы читаете письма. Если вы получаете спам на свой корпоративный e-mail, скажите об этом своему системному администратору, или, если вы пользуетесь интернетом из дома — провайдеру. Они могут помочь вам избавится от спама одним из друх способов: или отфильтровывать спамерские сообщения, чтобы они не попадали в ваш ящик, или пожаловаться тому провайдеру, которым пользуется спамер, что часто приводит к его отключению. Есть еще один распространенный вид спама — так называемый «поисковый спам». Иногда, когда вы ищете что-то с помощью поисковой машины (особенно это касается запросов, состоящих из одного слова), вы получаете в результате поиска страницы сайтов, не имеющие ничего общего с вашим запросом. Причина этого может быть в том, что владельцы этих сайтов пытаются «обмануть» поисковую машину так, чтобы их сайт появлялся в выдаче по всем наиболее популярным запросам. Это делается с целью увеличения трафика на сайте (см. Посещаемость). Если вы столкнулись с поисковым спамом, стоит сообщить об этом владельцам поисковой машины — искалки заинтересованы в адекватности своего поиска и к спамерам применяются различные меры вплоть до исключения спамера из поисковой базы. Если даже спам не является прямым мошенничеством (реклама, присланная по почте, может вполне соответствовать действительности), он «ворует» ваше внимание, время, а часто и непосредственно деньги (например, если вы платите за доступ в интернет). Спамерство — действие неподсудное, но неприличное (см. Нетикет). По аналогии с описанными выше двумя видами, нередко спамом называют и другие явления в интернете, когда пользователь сталкивается с ненужной ему и не имеющей отношения к делу рекламной информацией — например, спам в форумах и гостевых книгах (см. Модерация), спам в виде избыточного количества рекламы на веб-странице и т.п.

Распределенные методы обнаружения спама (часть 2)

Перечисленные в предыдущем разделе особенности современных массовых рассылок приводят к тому, что в рамках отдельной почтовой системы видна только часть общей картины — спам приходит со сравнительно небольшого количества IP-адресов, имеет относительно небольшое число модификаций, единичная рассылка продолжается небольшое время. Более полную картину происходящего имеют крупные почтовые системы и провайдеры с миллионами пользователей, однако полной картиной не обладают и они.

В то же время, единичная рассылка на миллионы адресов занимает существенное время — от нескольких часов до нескольких суток. Если обнаружить ее «на старте» и каким-либо образом блокировать, то ущерб от спама понесут только те пользователи, чьи адреса были использованы в начале рассылки. Другими словами, необходимо собирать данные о спам-почте из максимально-возможного количества точек сети, обрабатывать их максимально быстро и делать доступными данные о происходящей в настоящее время рассылке для всех участников системы.

В настоящее время реализованы такие методы быстрого сбора данных о рассылках (перечислены в порядке убывания распространенности в мире):

• прием спама в специальные «ловушки» (honeypot) — E-mail адреса, предназначенные только для приема спама;
• голосование пользователей — пользователь, получивший спам, нотифицирует об этом систему сбора данных, предоставляя образец спама;
• анализ всей проходящей через почтовую систему почты с сообщением контрольных сумм отдельных сообщений на центральный сервер.

На основании собранных данных, которые выглядят как «такое-то письмо принято в мире столько-то раз», либо «на такое-то письмо пожаловались столько-то раз», строятся списки массовых на данный момент времени рассылок, которые становятся доступными участникам системы в реальном времени. Почтовые системы, приняв письмо, могут узнать его статус и либо отвергнуть (уничтожить, перенаправить в архив или карантин) как спам, либо передать получателю.

Сбор спама с помощью адресов-«ловушек»

Наиболее крупная сеть адресов-ловушек для анализа спама в реальном времени организована и поддерживается компанией Brightmail (www.brightmail.com). Детали реализации известны только из публикуемых этой компанией документов, согласно им сеть сбора спама состоит более чем из миллиона почтовых адресов-ловушек; данные по спаму пополняются и пользователями самой системы. На основании полученных спам-сообщений составляются списки сигнатур сообщений и списки правил анализа заголовков, которые доставляются подписчикам системы практически в реальном времени. Согласно публикациям компании Brightmail, ею используются как четкие сигнатуры (hashes), идентифицирующие в точности данное сообщение, так и нечеткие, которые приспосабливаются к меняющимся спамерским письмам.

Решение Brightmail Anti-Spam доступно только на коммерческой основе в виде plug-in к системам Sendmail и MS Exchange, online-сервиса и в составе некоторых сетевых устройств (Network Appliances).

Вследствие коммерческого характера системы получить данные об ее пригодности для фильтрации российского спама затруднительно. Доступны лишь данные тестов PC Magazine, согласно которым уровень обнаружения спама составил 77.79%, а уровень ложных срабатываний системы — 0.05% всех сообщений.

Аналогичная схема сбора образцов спама реализована в системе SkyScan AS компании MessageLabs. На основе маркетинговых документов компании, можно предположить, что используемые методы очень похожи на систему Brightmail; как и в случае Brightmail существенная информация о системе практически нигде не опубликована.

В тестах PC Magazine сервис SkyScan показал уровень обнаружения спама в 96% при доле ложных срабатываний 0.48%

Поддержание большого числа адресов-ловушек требует больших человеческих и административных ресурсов — это не должны быть «пустые» адреса, они должны активно функционировать — публиковаться на WWW-сайтах, форумах и конференциях, регистрироваться в онлайн-сервисах и прочим образом имитировать поведение обычного пользователя с точки зрения спамера. По всей видимости, данная технология применима только в условиях компании-разработчика антиспамерского ПО, либо в условиях крупного почтового сервиса. Создание подобной системы на базе только усилий волонтеров представляется маловероятным.

Голосование пользователей

Метод распределенного обнаружения спама методом голосования пользователей заключается в следующем:

1. Почтовая система, принявшая письмо, рассчитывает его сигнатуру, передает ее на сервер системы обнаружения и получает ответ — спам это или нет.
2. Если пользователь получил письмо, которое он считает спамом, то он может проголосовать «против него» — переправив в систему сбора данных сообщение о том, что данное письмо является спамом.
3. Если одно письмо (одна сигнатура) имеет достаточно много голосов «против», то система сбора данных считает данное письмо спамом.

Вышеописанная схема реализована в системе Vipul’s Razor/Cloudmark SpamNet.
Эта система включает в себя:

• сеть серверов под управлением компании Cloudmark;
• бесплатное клиентское ПО для Unix (как для почтовых серверов, так и для почтовых клиентов) и бесплатное право использования серверов системы;
• платная подписка на сервис для клиентов Windows
• платное серверное ПО для Windows-серверов и подписка на сервис для корпоративных пользователей.

Исходно система Vipul’s Razor была целиком бесплатной, однако после выхода Razor Version 2 (Razor v2, июнь 2002 года) установилась описанная выше схема -бесплатные версии для Unix-систем и платные для Windows.

В Razor v2 используются как четкие контрольные суммы текста письма (SHA1) , так и два варианта нечетких:

• Nilsimsa (lexx.shinn.net/cmeclax/nilsimsa.html)- метод расчета нечетких сигнатур, которые слабо меняются при небольшом изменении исходных данных (в настоящее время этот способ не используется т.к. метод Nilsimsa давал заметное число ложных срабатываний)
• Ephemeral Signatures — короткоживущие сигнатуры, основанные на случайном выборе кусочков текста для их построения (сервер сообщает клиенту необходимые данные для выбора, клиент осуществляет выбор и расчет сигнатуры). Считается, что такие сигнатуры спамерам сложно подделать, так как заранее неизвестно, какие участки текста сообщения будут использованы для анализа письма.

Клиентское ПО Razor/SpamNet поддерживает механизмы голосования «против» текста сообщения (т.е. за признание его спамом) и голосование «за» (т.е. реакция на ложные срабатывания системы). Для поддержки Ephemeral Signatures письмо при голосовании передается на сервер целиком.

Клиенты регистрируются на сервере, получая уникальный идентификатор, используемый в дальнейшем при голосованиях. Поддерживается «Truth Evaluation System» — система расчета уровня доверия к отдельным голосующим пользователям, основанная, по всей видимости, на сравнении похожести распределения голосований данного пользователя со средним по системе в целом.

Правила системы запрещают автоматическое голосование «против», за исключением использования адресов-ловушек.

Статистика и качество работы системы Razor/ SpamNet:
В настоящее время система обрабатывает более 100 млн. сообщений в сутки.

Согласно документам Cloudmark, уровень обнаружения спама данной системой достигает 95%. С другой стороны, статистика, публикуемая на сайте Cloudmark.com, показывает, что доля обнаруженного спама во всем потоке почты составляет около 25%. Так как общая доля спама в почте в настоящее время составляет около половины (по данным Brightmail, MessageLabs и самой Cloudmark), то получается, что на самом деле система Razor/SpamNet обнаруживает порядка 50% спама.

Согласно тестам PC Magazine, уровень обнаружения спама этой системой составляет 83%, уровень ложных срабатываний — 6.7%

Для спама, получаемого в России, качество работы Razor существенно хуже — по тестам автора на выборке из 11600 спам-сообщений, уровень обнаружения спама равен 10%, хотя уровень ложных срабатываний крайне низок (одно сообщение на 5000). По всей видимости, распространенность Razor в России невелика, соответственно и сигнатур русскоязычных писем в базе практически не имеется.

Проект Pyzor (pyzor.sourceforge.net) был начат, как клиент к Razor, написанный на языке Python. Однако автора (Frank Tobin) беспокоил тот факт, что серверная часть системы Razor не является открытой (недоступна как в виде исходных текстов, так и в виде исполняемых модулей), в результате Pyzor в настоящее время реализует свой алгоритм подсчета контрольных сумм (дайджест SHA по тексту письма, очищенному от html-тегов) и имеет отдельный сервер контрольных сумм. Объединение Pyzor-серверов в общую сеть и обмен данных между серверами не предусмотрены.

Судя по всему, проект заброшен автором и никем более не развивается. В данном обзоре Pyzor упомянут для полноты картины.

Анализ всей поступающей почты

Анализ всей проходящей через почтовую систему почты подразумевает, что для каждого почтового сообщения генерируются контрольные суммы, которые передаются на сервер сбора статистики. В ответ сервер сообщает количество зарегистрированных повторов данного письма. Начиная с некоторого количества повторов можно считать данное письмо спамом. Очевидно, что подобная технология не будет отличать легальные массовые рассылки от спама, следовательно, требуются «списки разрешенных» в которые такие рассылки будут внесены.

Данная технология реализована в проекте DCC — Distributed Checksum Clearinghouse (www.rhyolite.com/anti-spam/dcc/). Программное обеспечение DCC распространяется в исходных кодах по очень либеральной лицензии. Пользователям доступен как клиент, который может быть использован с имеющейся сетью DCC-серверов, так и свой сервер, который можно установить либо независимо, либо включить в общую DCC-сеть. Включенные в DCC-сеть сервера обмениваются данными о частотных контрольных суммах практически в реальном времени.

Система DCC поддерживает как анонимных, так и авторизованных клиентов. DCC-сервер можно сконфигурировать так, чтобы сообщения о спаме он принимал только от авторизованных пользователей. В системе реализован и аналог механизма голосования — отдельное сообщение (его контрольная сумма) может быть явно помечено как «спам» или «не спам».

В системе используется сразу несколько типов контрольных сумм — четкая сумма MD5 по всему тексту сообщения, отдельные контрольные суммы по адресам отправителя, получателей и части заголовков письма и два типа нечетких сумм, рассчитанных на работу с меняющимся текстом письма.

В настоящее время публичная сеть DCC обрабатывает около 40 млн. «уникальных сообщений» в сутки (публикуемая статистика не учитывает число отдельных получателей каждого письма), но не имея доступа к детальной информации у нас нет возможности перевести это число в привычные единицы. Точно так же, публикуемая статистика по обнаруженному спаму — около 30% в среднем — приводится в уникальных сообщениях, перевести это в «обычные проценты» без дополнительных данных нельзя, так как. Непонятно, как выяснить долю повторяющихся писем.

Тесты автора данной статьи, проведенные по подборке получаемого в России спама, показывают уровень обнаружения спама в 25% (в обычных терминах) при нуле ложных срабатываний (без учета получаемых легитимных рассылок с большим числом подписчиков).

Сравнительный анализ методов

Три рассмотренных метода кардинально отличаются по способу сбора спама, остальные характеристики у них близки — по полученным образцам спама генерируются сигнатуры, почтовая система может сравнить сигнатуру полученного письма с известными системе, а в случае совпадения — решить, является ли полученное письмо нежелательным.

Однако различия в способах сбора приводят к существенному отличию в поведении распределенных систем в целом.

Качество работы:
Качество работы (процент определяемого спама) распределенных систем зависит от ряда свойств системы:

• От представительности выборки — количества разнообразного собираемого спама.
• От соответствия выборки, имеющейся в системе, потоку спама конкретного пользователя.
• От методов построения контрольных сумм — насколько качественно они работают с персонализированным (со случайными последовательностями) спамом.

Судя по публикуемым данным, наиболее представительной выборкой в настоящее время обладают системы с ловушками почты, в первую очередь Brightmail, обрабатывающая около 2 млрд. сообщений в сутки. У основанных на других принципах сбора спама систем DCC и Razor потоки сообщений имеют примерно один порядок — около 100 млн. сообщений в сутки (с учетом разницы методов подсчета), однако в случае DCC в систему попадает информация обо всем потоке почты, а в случае Razor — только по выбору пользователя, соответственно представительность DCC несколько выше. Принципы построения нечетких контрольных сумм в DCC и Razor похожи, качество их должно быть близким. Соответственно, качество работы у DCC должно быть выше за счет большей представительности — что и наблюдается в тестах.

Ложные срабатывания:
Ложные срабатывания — это ошибочное принятие за спам-сообщения того, что спамом не является. Не имея детальных данных по системам с ловушками спам-почты, рассматривать этот аспект их работы невозможно. Рассмотрим проблему ложных срабатываний для двух оставшихся классов систем:

1. Системы с голосованием пользователей зависят в определении спама от выбора пользователей. По опыту автора, пользователи часто считают спамом вполне «легальные» сообщения — рассылки, на которые они подписались и не знают, как отписаться, сообщения от автоматических почтовых «роботов» и так далее. Уровень «шума» на потоке жалоб обычно составляет не более нескольких процентов. С другой стороны, обычно число жалоб на легальные сообщения меньше жалоб на массовый спам. С учетом вышесказанного, системы с голосованием должны либо повышать «порог срабатывания» (число жалоб, при котором письмо считается спамом), либо мириться с ложными срабатываниями, когда за спам принимаются легитимные рассылки. Судя по появлению механизма «голосования за» в Razor v2, данное свойство является определенной проблемой — полностью от ложных срабатываний избавиться не удается.

2. Системы с анализом всей почты принципиально подразумевают возможность ложного срабатывания — для этих систем легальные рассылки и спам выглядят одинаково. Другими словами, почтовые системы, использующие DCC или аналоги должны поддерживать списки разрешенных для всех легальных рассылок, которые хочется получать. В существенной степени, проблема ложных срабатываний переложена на конечного пользователя.

Возможность компрометации распределенных систем

В последнее время происходят массовые DoS-атаки на системы RBL, что говорит о накоплении спамерами достаточных ресурсов для попыток устранения не нравящихся им антиспамерских систем. С учетом этого факта, необходимо рассмотреть возможность компрометации распределенных систем сбора статистики.

Компрометация подобных систем возможна в двух вариантах: либо система резко снижает качество работы (долю распознаваемого спама), либо же резко увеличивается число ложных срабатываний. В дальнейшем будем рассматривать возможность компрометации только с использованием заложенных в сами системы механизмов работы.

• Системы с ловушками для почты — качество их работы зависит от почты, поступающей в ловушки. Снизить качество работы можно в ситуации, когда спам в эти ловушки перестал приходить. С учетом количества ловушек в коммерческих системах это маловероятно. Количество ложных срабатываний можно увеличить, «завалив» ловушки легитимной почтой. В обоих случаях, для компрометации системы необходимо, чтобы в руки спамеров попала существенная часть списка ловушек, компрометация без этого списка малореальна.
• Системы с голосованием пользователей. Качество работы таких систем зависит от активности пользователей — число жалоб на письмо пропорционально массовости его рассылки и количеству пользователей системы. Таким образом, снизить качество распознавания можно путем уменьшения количества спама приходящего голосующим участникам, но именно этого они и так добиваются. Другими словами, ухудшение качества распознавания за счет внешнего воздействия представляется нереальным. Компрометация системы путем увеличения числа ложных срабатываний представляется возможной — для этого спамерам нужно стать голосующим участником и голосовать «против» легитимных рассылок. Потенциально это возможно, данную проблему система Razor/SpamNet нейтрализует путем присваивания рейтинга голосующим участникам — для компрометации системы необходимо большое количество голосующих участников с хорошим рейтингом. Это опять возможно, но требует уже больших организационных ресурсов. В то же время, проблема ненамеренной компрометации базы данных Razor легальными рассылками есть и на сегодняшний день.
• Системы анализа всей проходящей почты. Данные системы строят объективную статистику проходящей почты, классифицируя ее по частоте, а не по содержанию. Занизить частотность какой-либо рассылки без нарушения целостности системы представляется невозможным. Компрометация системы за счет ложных срабатываний теоретически возможна т.к. нет способа проверить реальное число получателей сообщения, о котором рапортует почтовый сервер.

В системе DCC заложена потенциальная возможность принимать отчеты только от авторизованных клиентов, однако в настоящее время эта возможность на публичной сети DCC-серверов не используется.

Необходимо отметить, что компрометация путем увеличения числа ложных срабатываний существенна только для легальных массовых рассылок, компрометировать единичные сообщения затруднительно, ибо для компрометации необходимо получить образец компрометируемого письма до того, как оно получено большинством получателей. Для обычных писем это малореально.

В то же время, для легко компрометируемой на сегодня системы DCC проблема пропуска массовых легальных рассылок имеется и без компрометации, их в любом случае нужно вносить в список разрешенных.

Проблемы распределенных методов

Наиболее существенной проблемой для вышеописанных методов детектирования массовых рассылок является «персонализация» спама — каждое современное спамерское письмо существует в огромном количестве вариантов с незначительными отличиями в тексте. Насколько известно автору, на сегодняшний день ни одна из распределенных систем полностью данную проблему не решила.

В то же время, пути решения достаточно понятны — существует богатый разработанный математический аппарат, предназначенный для поиска похожих текстов и фрагментов текстов (сигнатуры Рабина и т.п.), который постепенно начинает использоваться в распределенных системах обнаружения спама.

Вторая существующая проблема связана с ложными определениями легальных рассылок как спама. Эта проблема характерна как для методов, анализирующих всю почту, так и, в меньшей степени, для систем с голосованием пользователей. Решение этой проблемы на локальном уровне возможно путем создания списков разрешенных, включающих все принимаемые данной почтовой системой рассылки. На глобальном уровне можно создавать как всеобщие списки разрешенных (с какой-то политикой), либо вводить методы, позволяющие уверенно и надежно идентифицировать источник рассылки.

Таким методом может быть, например, необязательная электронная подпись содержания легальных рассылок, позволяющая уверенно идентифицировать отправителя. Подписанные сообщения могли бы с гарантией проходить через почтовые фильтры.

Перспективы и пути развития распределенных систем анализа электронной почты

Дальнейшее усовершенствование распределенных систем анализа электронной почты можно разделить на два основных направления: улучшение уже построенных механизмов и создание принципиально новых методов анализа.

А. Усовершенствование имеющихся механизмов распределенных систем, очевидно, будет включать борьбу с описанными выше проблемами. Будет увеличиваться защищенность систем от компрометации, качество обработки писем с добавками случайного текста, снижаться уровень ложных срабатываний. Очевидно, что будет увеличиваться и охват распределенных систем — их эффективность в борьбе со спамом автоматически будет приводить к появлению новых клиентов.

Б. Новые возможности распределенных систем анализа. Обладание большим массивом получаемых в реальном времени данных о распространении отдельного сообщения открывает совершенно новые возможности для надежного обнаружения спама. По всей видимости, большой эффект должно дать объединение имеющихся способов фильтрации спама (RBL, детерминированный контентный анализ, статистический анализ) с данными, поставляемыми распределенными системами.

Можно привести такие потенциальные примеры:

• Автоматическое построение короткоживущих списков запрещенных IP-адресов в реальном времени. Если какое-либо сообщение, расклассифицированное как спам, рассылается в настоящее время с некоего списка IP-адресов, то весь этот список может быть временно помечен как недоверенный и какой-либо прием почты с этих машин — запрещен. Такое блокирование может осуществляться быстро, его можно делать только на время рассылки.
• Ретроспективный анализ источников спама и построение списков запрещенных на его основе. Способ предполагает анализ источников спама, рассылающих сообщения, которые не были классифицированы как спам сразу (например, по причине наличия в них больших объемов случайного текста). Если данные рассылают только спам, то они могут быть помещены в сравнительно долгоживущие списки запрещенных.
• Анализ активности отдельных машин при рассылке почты, выявление «схем поведения» пользовательской машины, рассылающей спам. По всей видимости, такая машина должна отличаться по поведению, как от обычного почтового сервиса, так и от пользовательского компьютера.
• Накопление и анализ изменений текста внутри одной массовой рассылки (один основной текст с переменными добавками). Можно как выделять общие части таких сообщений статистическими методами, так и исследовать алгоритм случайных изменений с целью предсказания дальнейших вариаций.

Богатые потенциальные возможности распределенных систем анализа почты имеют в себе и скрытые опасности — контроль над такой системой дает множество потенциальных возможностей контроля почты, не связанных с фильтрацией спама. Для предотвращения слишком большого интереса к подобным системам, они должны накапливать сведения только о массовых рассылках, а не по электронной почте в целом.

Как сделать массовую рассылку

Stamps.com позволяет печатать почтовые расходы и адреса групп людей в одном задании на печать. Адреса должны храниться в вашей адресной книге. Вы можете выбрать получателей индивидуально (вариант A ниже), использовать группу адресной книги (вариант B) или использовать слияние почты Microsoft Word (вариант C). Независимо от того, какой метод вы выберете, приложение Stamps.com автоматически проверит и исправит указанные вами адреса. Это может быть очень полезно для таких вещей, как списки потенциальных клиентов.

Вы можете создавать разные группы для разных целей. Создавайте и сохраняйте группы для рекламных акций, выставления счетов, праздничных открыток, приглашений и всего остального, о чем вы можете подумать.

Примечание: Если вы решили печатать свои адреса и почтовые расходы на этикетках для использования с конвертами, USPS требует, чтобы клиенты использовали специальные флуоресцентные этикетки, которые можно приобрести в магазине Stamps.com. Вам не нужно использовать флуоресцентные этикетки с упаковками и баллончиками, только с конвертами.

Вариант A: разовая массовая рассылка

Этот вариант рекомендуется, если вы отправите письмо в список рассылки только один раз.Вы можете использовать эту опцию с любой адресной книгой (адресной книгой Stamps.com или адресной книгой стороннего программного обеспечения).

1. Войдите в программу Stamps.com.
2. На левой панели навигации щелкните Envelopes , Packages или International.
3. Нажмите кнопку Addr , чтобы открыть адресную книгу.
4. Выберите нужную адресную книгу из раскрывающегося списка Адресная книга.
5. Установите флажок для каждого желаемого получателя.
6. Щелкните ОК .
7. Укажите все остальные параметры почтовой оплаты (класс почты, размер почтовой оплаты, конверты или этикетки и т. Д.) Для расчета почтовой оплаты.
8. Поместите в принтер подходящие конверты или наклейки. Убедитесь, что конверты или этикетки, которые вы помещаете в принтер, совпадают с этикетками, которые вы выбрали для печати.
9. Если вы раньше не печатали этот тип почтовых услуг, вы можете использовать функцию Print Sample , чтобы избежать опечаток.Распечатать образцы бесплатно.
10. Щелкните Печать почтовых отправлений .

Вариант Б. Повторные массовые рассылки

Этот вариант рекомендуется, если вы отправляете письмо в список рассылки несколько раз. Вы можете использовать только адресную книгу Stamps.com с этой опцией, потому что группы не поддерживаются для сторонних адресных книг.

1. Войдите в программу Stamps.com.
2. На левой панели навигации щелкните Envelopes , Packages или International.
3. Нажмите кнопку Addr , чтобы открыть адресную книгу.
4. Выберите адресную книгу Stamps.com из раскрывающегося списка Адресная книга.
5. Щелкните Новая группа . Откроется диалоговое окно «Информация о группе».
6. Укажите имя группы в поле «Имя группы».
7. В списке контактов выберите участников этой группы. Используйте CTRL-щелчок, чтобы выбрать несколько контактов.
8. Щелкните Добавить , чтобы назначить эти контакты в эту группу.
9. Щелкните ОК .
10. В диалоговом окне «Адресная книга» установите флажок для только что созданной группы, затем нажмите ОК .
11. Назначьте все остальные параметры почтовой оплаты (класс почты, размер почтовой оплаты, конверты или этикетки и т. Д.) Для расчета почтовых расходов.
12. Поместите в принтер подходящие конверты или наклейки. Убедитесь, что конверты или этикетки, которые вы помещаете в принтер, совпадают с этикетками, которые вы выбрали для печати.
13. Если вы раньше не печатали этот тип почтовых услуг, вы можете использовать функцию Print Sample , чтобы избежать опечаток.Распечатать образцы бесплатно.
14. Щелкните Печать почтовых отправлений .

Примечание: Вы можете выбрать как группы, так и отдельных лиц для массовой рассылки. Если вы выберете человека, который также является членом выбранной группы, почтовые расходы для этого человека будут напечатаны дважды.

Вариант C: слияние Microsoft Word

Для использования этой опции у вас должен быть установлен подключаемый модуль Microsoft Word. Щелкните здесь для получения подробных инструкций по выполнению слияния.

Лучший способ отправки электронной почты нескольким получателям в 2021 году

Нужно отправить электронное письмо нескольким получателям?

Будь то маркетинговая кампания по электронной почте или просто сообщение для членов вашего клуба, в этом посте есть все, что вам нужно знать об отправке электронного письма сразу нескольким людям.

В этой статье я покажу вам, как отправить электронное письмо нескольким получателям с помощью Outlook и Gmail .

Однако и Outlook, и Gmail имеют серьезные ограничения при отправке электронной почты нескольким людям.
Вот почему я даже расскажу, как это сделать, используя мощный инструмент для работы с электронной почтой.

Просто следуйте этому пошаговому руководству, и вы сразу же начнете массовую рассылку писем!

В этой статье содержится:

(Щелкните по ссылкам ниже, чтобы перейти к определенному разделу)

Приступим.

Использование поля BCC (скрытая копия) в Outlook и Gmail — это простой способ отправить электронное письмо нескольким контактам в адресной книге. Основной получатель не будет знать получателя скрытой копии, которого вы прикрепили — чего не будет, если вы используете поле Кому адрес или поле Копия.

Процесс отправки массовых писем почти одинаков для таких сервисов, как Yahoo Mail, Hotmail, Outlook и Gmail.

Здесь я расскажу о шагах для Microsoft Outlook и Gmail.

Как отправить электронное письмо нескольким получателям с помощью Gmail

Вот пошаговое руководство по использованию поля BCC для отправки электронного письма в Gmail:

Примечание : Метод BCC имеет серьезные ограничения.Если вам нужен гораздо более простой и надежный метод, переходите к этому разделу.

Теперь о методе BCC.

Шаг 1
Откройте свою учетную запись Gmail и нажмите Написать , чтобы открыть окно создания сообщения Gmail.

Шаг 2
Добавьте строку темы и текст сообщения электронной почты.

Шаг 3
Добавьте адрес электронной почты основного получателя вашего электронного письма в строку Кому .

Если в вашем списке рассылки несколько адресов, используйте запятую, чтобы отделить несколько адресов друг от друга.

Когда вы это сделаете, нажмите кнопку BCC в правом конце поля «Кому».

Примечание: Если вы хотите сохранить конфиденциальность адреса основного получателя, вы можете использовать нераскрытый получатель метод .

В этом случае вы включаете свой собственный адрес электронной почты в качестве нераскрытого получателя в поле Кому и всех получателей в поле BCC .Оба эти обязательные поля при отправке сообщений нераскрытым получателям .

Шаг 4
После того, как вы нажмете кнопку BCC , вы можете добавить адрес каждого скрытого получателя в свою почту.

Примечание : в то время как основной получатель не может видеть, кто еще добавлен, все в списке получателя BCC будут знать, что они были добавлены как BCC .

Шаг 5
Нажмите кнопку Отправить , и все готово — теперь вы можете отправить электронное письмо нескольким получателям!

Вернуться к содержанию

Теперь давайте посмотрим, как это сделать в Outlook.

Как отправить электронное письмо нескольким получателям с помощью Outlook

Чтобы отправить электронное письмо нескольким контактам в Outlook, выполните следующие действия:

Шаг 1
Войдите в свою учетную запись Outlook и нажмите Новый адрес электронной почты .

Затем на вкладке Параметры выберите BCC . Теперь для нового сообщения появится поле BCC.

Шаг 2
Затем введите адрес электронной почты основного получателя в поле Кому .

Введите адреса электронной почты скрытых получателей в поле BCC (оставьте поле CC пустым).

Если у вас есть список из нескольких получателей, вы можете разделить каждый адрес запятой, точкой с запятой, пробелом или нажав клавишу ввода.

Шаг 3
Теперь создайте новое сообщение, затем выберите вкладку Сообщение и нажмите кнопку Отправить .

Примечание: Здесь Питер является основным получателем, а Джон — скрытым получателем.

Основной получатель не может видеть ваших скрытых получателей, включенных в поле BCC, но каждый получатель BCC будет знать, что они были BCC.

Вернуться к содержанию

Хотя использование метода слепой копии для отправки электронного письма несложно, у него есть несколько серьезных недостатков.

7 серьезных проблем использования Outlook и Gmail для массовой рассылки писем

Вот несколько проблем, с которыми вы столкнетесь, если выберете метод отправки BCC (слепая копия):

1) Получатели могут ошибочно отвечать всем

Основная проблема с электронными письмами BCC заключается в том, что любой из ваших получателей мог по ошибке использовать «Ответить всем» вместо опции «Ответить», чтобы ответить на электронное письмо.

При этом их ответное сообщение будет рассылаться по всем адресам в цепочке электронной почты, что может привести к непреднамеренному, досадному нарушению конфиденциальности .

Возможно, вам даже придется отправить новое письмо с просьбой не отвечать всем!

2) Ограниченное количество массовых адресов электронной почты

В то время как функция BCC в Microsoft Outlook и Gmail позволяет пользователю отправлять электронные письма нескольким получателям, количество таких получателей составляет , ограничено .

Поставщик услуг электронной почты (ESP) налагает ограничение на отправку 500 (Outlook) и 2000 (Gmail), ограничивая количество получателей, чтобы избежать любой подозрительной активности.

3) Вероятность того, что массовые электронные письма будут считаться спамом

Обычно многие интернет-провайдеры (ISP) рассматривают сообщения с длинным списком скрытых получателей как спам .
В этом случае ваши получатели могут не получить электронное письмо, а ваш IP-адрес может быть помечен как спам, что нанесет ущерб вашей репутации отправителя.

4) Непрофессионально выглядит

Помните, все получатели вашей скрытой копии по-прежнему могут видеть, что они были добавлены в вашу электронную почту как объект скрытой копии. Они знают, что к этому письму добавлено несколько человек.

Это делает метод BCC крайне непрактичным для отправки сообщения в формальном контексте.

Выглядит очень непрофессионально и, вероятно, оставит плохое впечатление на ваших получателей.BCC — это устаревшая функция десятилетней давности, которая практически не играет роли в 2021 году!

5) Непрактично для массовой рассылки по электронной почте

Не рекомендуется использовать метод скрытой копии для писем с более чем десятью получателями.

Почему?
Поскольку вам нужно вручную добавить каждого получателя в обязательные поля, работа с более чем десятью получателями может быть громоздкой и подверженной ошибкам. Вы можете неправильно написать чей-то адрес электронной почты, по ошибке добавить кого-то в качестве CC; список продолжается.

Зачем использовать устаревший сервис, такой как BCC, если у вас на рынке множество продвинутых почтовых программ, таких как GMass? Они могут упростить обмен сообщениями между несколькими людьми, чтобы ничего не случилось.

6) Без персонализации

Функция скрытой копии в Gmail и Outlook не поддерживает персонализированные сообщения электронной почты. Вот почему это крайне непрактичный метод рассылки рекламных сообщений и маркетинговых писем.

Поскольку вы не можете установить связь с каждым получателем с помощью персонализированных писем, они получат мягкое, стандартное маркетинговое электронное сообщение, которое не произведет на них впечатление.

7) Нет аналитических данных

Gmail или Outlook не предлагает никаких передовых данных о ваших почтовых кампаниях.

Вы не будете знать, на какой адрес Gmail или Outlook было открыто ваше электронное сообщение, когда они открывали его, на что нажимали и т. Д.

Хотя это может не быть проблемой для личной электронной почты, это серьезная проблема для маркетологов электронной почты и продавцов, имеющих дело с массовыми электронными письмами. У вас может быть отличная массовая рассылка, но без правильной аналитики вы никогда не сможете извлечь из нее максимальную пользу.

Вернуться к содержанию

Как мы видели, вы столкнетесь с некоторыми серьезными проблемами при использовании Outlook и Gmail для электронной почты нескольким получателям. Вместо этого давайте посмотрим на GMass , эффективную альтернативу, которая преодолевает все проблемы, связанные с обычными почтовыми службами.

Лучший способ отправить электронное письмо нескольким получателям в 2021 году

GMass — это мощное программное обеспечение для работы с электронной почтой, которое позволяет пользователю запускать почтовые кампании из своего почтового ящика Gmail.

Его мощная функция слияния почты сделала его чрезвычайно популярным расширением Chrome, используемым сотрудниками Google и социальных сетей, таких как Twitter и LinkedIn.

Различные люди и группы также используют GMass для отправки электронных писем нескольким получателям, например:

• Школы и университеты
• Индивидуальные предприниматели
• Церкви
• Прочие социальные группы и организации

От отправки автоматически персонализированных писем получателям в вашей адресной книге до углубленной аналитики электронной почты — в GMass есть все необходимое для массовой рассылки писем!

И его интуитивно понятный интерфейс позволяет очень легко начать работу прямо сейчас.

Как отправить электронное письмо нескольким получателям с помощью GMass

С помощью расширения GMass невероятно легко отправлять электронные письма нескольким получателям в Gmail.

Вот как начать массовую рассылку почты за секунды:

1. Введите все адреса электронной почты в поле «Кому».
2. Составьте тему и текст сообщения электронной почты.
3. Нажмите кнопку «GMass» (вместо кнопки отправки Gmail).

Вот и все! Вам больше не придется отправлять несколько писем с одним и тем же сообщением снова и снова!

Лучшая часть?
С помощью GMass вы можете защитить конфиденциальность тех получателей, которые возражают против раскрытия своих данных другим лицам.Они также не узнают, что вы отправили это письмо кому-либо еще.

Но что, если вам нужно отправить электронное письмо сотням получателей?
Нельзя добавлять каждый адрес электронной почты вручную, верно?

Не волнуйтесь. Вот подробное описание различных способов, которыми GMass может добавлять получателей в ваши электронные письма:

Метод № 1. Используйте Google Контакты

Если вы используете Google Контакты для управления списком рассылки, вы можете легко добавить их в качестве получателей в свои электронные письма GMass. Вот как это сделать:

Шаг 1
Перейдите в Google Контакты и выберите контакты, которым вы хотите отправить электронное письмо.
Затем нажмите кнопку Отправить электронное письмо , как показано ниже.

Шаг 2
В новом всплывающем окне напишите письмо и нажмите кнопку GMass .

Метод № 2: Экспорт контактов в электронную таблицу Google

Вот как с помощью электронной таблицы можно легко добавить нескольких получателей из списка рассылки в электронные письма GMass:

Шаг 1
Перейдите в Google Контакты, выберите контакты, которые вы хотите экспортировать, и нажмите Экспорт в вертикальном меню с многоточием.

Шаг 2
Нажмите кнопку Экспорт в открывшемся диалоговом окне.

Шаг 3
Теперь загрузите экспортированный файл CSV в Google Таблицы.

Шаг 4
Удалите все лишние, пустые столбцы контактов, которые присутствуют в файле. Это ненужная контактная информация, которую GMass не сможет обработать.

Примечание: хотя бы один столбец на листе должен содержать адреса электронной почты.

Шаг 5
Используйте GMass, чтобы подключить к электронной таблице. Вот подробное руководство, как это сделать.

Шаг 6
GMass теперь добавит все эти контакты в строку Кому вашей почты.

Если получателей несколько, GMass объединит их в псевдоним, представляющий всех получателей.

Примечание: Здесь {Имя} — это персонализированная переменная , которую GMass использует для автоматической персонализации электронной почты для каждого получателя.

Затем нажмите кнопку GMass , чтобы отправить электронное письмо, и все готово!

Хотя этот метод выглядит сложным, он довольно прост. Это также самый простой способ добавить к электронному письму обширный список рассылки всего за несколько шагов.

Метод № 3: Используйте функцию GMass «Создание списка рассылки»

Мощная функция Build Email List от

GMass — отличный способ легко определить получателя и добавить его адрес электронной почты в свои электронные письма.

Вот как работает эта функция слияния писем:
Сначала введите ключевое слово в строке поиска Gmail и нажмите search .

Теперь Gmail покажет все разговоры, в которых было упомянуто это ключевое слово.

Затем нажмите кнопку Build Email List , и GMass автоматически добавит адреса электронной почты из результатов поиска в поле To в новом окне Compose.

Например, если вы хотите рассылать массовые электронные письма всем, кто говорил с вами о «рабочем процессе проекта», выполните поиск в Gmail по запросу «рабочий процесс проекта.Когда вы получите результаты поиска, нажмите кнопку «Создать список рассылки», и GMass автоматически добавит все свои данные в поле «Кому» нового письма.

Поскольку здесь не используется для ручного экспорта / импорта , у вас не должно возникнуть проблем с использованием этого метода в GMass.

Вернуться к содержанию

Преимущества использования GMass

Использование специальной службы слияния почты, такой как GMass, дает вам массу ценных преимуществ при отправке нескольких электронных писем.

Вот семь причин, по которым вам следует использовать GMass для отправки писем:

• Автоматическая персонализация ваших массовых рассылок , включая строку темы, тело сообщения, ссылки, изображения и т. Д., На основе
• Создание автоматических последующих последовательностей для повышения взаимодействия с получателем. Вы также можете настроить все аспекты этих последующих писем, включая продолжительность между ними, количество последующих писем и многое другое.
• Проанализируйте эффективность групповой электронной почты с помощью подробной аналитики электронной почты и события уведомление отчеты , созданные в вашем почтовом ящике Gmail. Вы можете анализировать открываемость, скорость отклика, показатель отказов и т. Д.
• Планирование электронной почты , чтобы ваши электронные письма доходили до получателя, когда он будет готов к взаимодействию с вами.
• Настройте поведенческих кампаний электронной почты , настроенных в соответствии с тем, как члены группы ответили на ваши предыдущие электронные письма.
• Сохраните любое электронное письмо, которое вы отправляете участникам группы, как шаблон электронной почты , чтобы повторно использовать их для будущих сообщений.
• Используйте мощные возможности GMass на своем смартфоне с надстройкой GMass для приложения Gmail на Android.

Чтобы воспользоваться этими преимуществами, просто загрузите расширение Chrome и зарегистрируйтесь, используя свою учетную запись Gmail.

Вернуться к содержанию

Легко обращайтесь к нескольким получателям с помощью GMass

Отправка электронного письма нескольким получателям не должна быть сложным и утомительным процессом.

Хотя функция скрытой копии в Gmail и Outlook может помочь, она далека от идеала. Вместо этого использование почтовых программ, таких как GMass, является гораздо более разумным решением для ваших потребностей в отправке электронной почты.

С помощью GMass пользователь может легко отправлять, управлять и настраивать массовые электронные письма за секунды, чтобы сохранять индивидуальность и эффективность.

Почему бы не создать бесплатную учетную запись и не отправлять электронные письма нескольким получателям, как правильный ?

Аджай является основателем GMass и занимается разработкой программного обеспечения для отправки электронной почты в течение 20 лет.

Как отправить массовую электронную почту в Gmail

Мы все знаем, что Gmail отлично подходит для отправки электронных писем отдельным контактам, но что, если вы хотите рассылать массовые электронные письма? В этой статье мы покажем вам, как отправлять массовые электронные письма с помощью Gmail, и объясним, почему вам лучше использовать специальную службу рассылки электронных писем.

Массовая рассылка, также известная как массовая рассылка, означает рассылку рекламных кампаний по электронной почте большому списку контактов (клиентов, подписчиков, потенциальных клиентов и т. Д.) Для достижения определенной цели, например, для продвижения продукта или передачи важной информации. .

Массовая рассылка электронной почты лучше всего управляется с помощью специального программного решения, известного как служба электронного маркетинга , например Sendinblue.

Естественно, чтобы сократить расходы, вы можете рассмотреть возможность массовой рассылки Gmail. Владельцы малого бизнеса часто задаются вопросом:

« Подождите, а нельзя ли использовать Gmail просто для рассылки массовых рассылок по электронной почте? ”

Технически да, вы можете отправлять массовые электронные письма с помощью Gmail. Однако, поскольку он не предназначен специально для этой цели, вы должны знать о его ограничениях.

Эта статья будет делать три вещи:

• Научите вас одним простым способом для массовой рассылки электронных писем с помощью Gmail
• Объясните , почему Gmail не подходит для массовой рассылки электронных писем
• Представьте вам лучшую альтернативу

Готовы?

Приступим!

Как массово рассылать электронные письма в Gmail

Для этого метода вам нужно будет использовать как Gmail , так и Google Drive .

1. Откройте новый документ Google и напишите свой адрес электронной почты
2. Откройте Google Sheet (электронная таблица)
3. Нажмите Add-ons , а затем Получите надстройки
4. Найдите Another Mail Merge и загрузите его бесплатно:
5. Вернитесь в электронную таблицу, выберите Надстройки > Еще одно слияние почты > Начать слияние почты
6. Выберите, импортировать ли ваши контакты напрямую через Gmail или добавить адреса электронной почты вручную
7. Заполните имя отправителя и выберите черновик электронного письма (первый открытый документ)
8. Нажмите Отправить X писем (в зависимости от количества писем, которые вы оставили для отправки в этот день)

Почему не следует массово рассылать электронные письма в Gmail

Gmail отлично подходит для отправки электронных писем отдельным контактам, но, как вы скоро узнаете, не так хорош, если вы хотите рассылать массовые электронные письма.

Если вы хотите развивать свой бизнес с помощью электронного маркетинга, не используйте Gmail для массовой рассылки. Конечно, это может сэкономить вам немного денег для начала, но вы столкнетесь со следующими проблемами:

Вы не можете отправлять более 500 писем в день с помощью Gmail

Массовая рассылка в Gmail ограничена. Количество писем, которые вы можете отправить и получить в течение 24 часов, составляет 500 . Количество получателей также ограничено до 500.

Для любой компании с большим списком подписчиков лимит в 500 быстро исчерпывается.Возможно, вам придется разделить списки и распределить кампании на несколько дней. Очевидно, это было бы не очень эффективно.

После того, как вы достигнете предела, вам придется подождать полные 24 часа, прежде чем вы сможете возобновить отправку электронных писем из учетной записи. Когда есть другие важные электронные письма, которые нужно отправить, это быстро становится серьезным неудобством.

Массовая рассылка электронной почты с помощью Sendinblue >>

Проблемы с доставкой массовых рассылок Gmail

Gmail имеет строгие правила для отправителей, когда дело доходит до массовой рассылки.Google временно отключит ваш аккаунт, если ваши электронные письма были помечены как спам или если вы отправили большое количество недоставленных сообщений на недействительные адреса электронной почты.

Если ваш адрес отправителя заканчивается на @ gmail.com, высока вероятность того, что ваше письмо никогда не попадет во входящие. Поставщики веб-почты предназначены для личного использования, поэтому, когда от одного из них отправляется массовое электронное письмо, оно быстро помечается как подозрительное.

Лучше иметь адрес отправителя, который использует ваше доменное имя из-за использования @gmail.com не выглядит профессиональным.

Ограниченные возможности проектирования

С помощью текстовых электронных писем Gmail привлечь внимание читателя и сделать призыв к действию непросто. Если вы хотите добавить графику, цвета или элементы брендинга в массовую рассылку Gmail, вам придется полагаться на надстройки или расширения Chrome.

Электронный маркетинг сегодня развился до очень высоких стандартов с точки зрения дизайна (если вы не верите, ознакомьтесь с этими примерами электронного маркетинга).Текстовое маркетинговое письмо может не подходить ни вашей аудитории, ни продукту, который вы пытаетесь продать.

Если вы хотите соревноваться с лучшими, вам нужны инструменты, оптимизированные для дизайна электронной почты.

Зачем нужна служба электронного маркетинга , например Sendinblue

Массовая рассылка Gmail подвергнет риску вашего отправителя и репутацию бренда. Чтобы иметь возможность отправлять маркетинговые электронные письма большому количеству контактов, вам нужна специальная служба массовой рассылки электронной почты, такая как Sendinblue.

Вы можете протестировать бесплатный план Sendinblue с до 300 электронных писем в день и неограниченным количеством подписчиков.Кредитная карта не требуется.

Тест-драйв Sendinblue бесплатно >>

Все еще думаете о массовой рассылке Gmail? Вот 5 причин инвестировать в профессиональные услуги электронного маркетинга для массовой рассылки электронных писем.

Лучшая доставляемость электронной почты

Доставляемость означает способность электронного письма попадать в почтовый ящик получателя и не попадать в папку нежелательной почты фильтрами спама.

Доставляемость — самый важный фактор, который следует учитывать при массовой рассылке электронной почты.Между адресами с ошибками и истекшим сроком действия (совет: избегайте этого, используя процесс двойной подписки) и фильтрами защиты от спама, ваша электронная почта должна преодолевать многочисленные препятствия, чтобы попасть в почтовый ящик.

Sendinblue имеет строгий процесс аутентификации, чтобы не допустить спамеров и защитить репутацию отправителя их общих IP-адресов. Выделенные IP-адреса доступны для массовых отправителей электронной почты.

Поскольку службы электронного маркетинга специально разработаны для массовых рассылок, доставляемость будет намного выше, чем у Gmail.

Дополнительная литература: 8 простых способов улучшить доставку электронной почты (+ бесплатная электронная книга!)

Ограничение по электронной почте, соответствующее вашим потребностям

С помощью Gmail вы можете отправлять 500 электронных писем в день или одно электронное письмо 500 различным получателям.

Если ваш список подписчиков содержит более 500 адресов, вы будете рассылать массовые рассылки по электронной почте в течение нескольких дней.

Может быть, у вас сейчас нет и около 500 контактов. Это нормально, но если вы нацелены на рост бизнеса, ожидайте, что ваш список адресов электронной почты в будущем будет расти.

Чтобы преодолеть это, вы можете подписаться на платформу электронной почты с ограничением электронной почты, которое соответствует вашим потребностям и бюджету.

При использовании плана Sendinblue Lite базовая цена включает 10 000 ежемесячных отправок электронной почты и неограниченное хранилище контактов.

Электронная почта

аналитика производительности

При рассылке массовой рассылки по электронной почте вам нужно знать, была ли она доставлена, сколько людей открыли ее, щелкнули по ссылкам и т. Д. Другими словами — достигла ли кампания своей цели?

Измерение эффективности — фундаментальный аспект вашей стратегии электронного маркетинга.Вы должны уметь измерять влияние и результаты своих действий, чтобы отслеживать свой прогресс или даже сравнивать себя с другими игроками в вашей отрасли.

Gmail не предлагает функции отчетности, но служба маркетинга по электронной почте предоставит вам все основные показатели электронной почты, такие как процент открытий, рейтинг кликов, показатель отказов, скорость доставки, показатель отказа от подписки и многое другое.

Чтобы дать вам представление о том, как может быть представлена ​​такая аналитика, взгляните на панель отчетности Sendinblue:

Соответствие GDPR

GDPR — это законодательство ЕС, которое устанавливает ряд правил, касающихся использования и сбора личных данных.Сюда входят адреса электронной почты.

Прежде чем отправлять кому-либо массовую рассылку электронной почты, вы должны получить его разрешение на это посредством процесса, известного как «согласие». Вам также необходимо включить опцию отказа от подписки в нижний колонтитул электронного письма.

Теперь, если вы отправляете массовую рассылку по электронной почте в Gmail, вам придется вручную проверять, все ли в вашем списке приняли участие, и что все отказы от подписки были удалены. Это займет много времени, и одна небольшая ошибка может привести к нарушению закона.

Sendinblue оснащен рядом функций, которые обеспечивают соответствие GDPR, например, формы подписки для получения согласия и ссылок для отказа от подписки во всех электронных письмах. Кроме того, любые отказы от подписки и жесткие отказы автоматически удаляются из ваших списков контактов.

Наличие службы электронного маркетинга, оптимизированной с учетом передовых практик GDPR, сэкономит вам много времени и сэкономит время.

Создавайте привлекательные и увлекательные электронные письма

Элегантный и профессиональный дизайн электронной почты укрепит доверие к вашему бренду.

Хорошая служба электронного маркетинга снабжена функциями, помогающими в создании электронного письма. Большинство из них предоставляют адаптивные шаблоны электронной почты и простые в использовании редакторы электронной почты, чтобы вы могли продвигать свой бренд с помощью красиво оформленных электронных писем — без необходимости нанимать графического дизайнера или тратить часы на кодирование.

Вставка изображений, добавление кнопок, которые перенаправляют на веб-страницы, обеспечение правильного отображения электронных писем на мобильных устройствах — подобные функции могут значительно улучшить результаты вашего электронного маркетинга.Однако вы не найдете их в Gmail.

Массовая рассылка электронной почты с помощью Sendinblue

Итак, теперь, когда вы знаете , как отправлять массовую электронную почту в Gmail, это не значит, что вы должны .

На самом деле, мы настоятельно рекомендуем вам не . 🙂

Наличие решения для электронного маркетинга, оптимизированного для массовых рассылок, улучшит внешний вид ваших кампаний, доставит их во входящие и принесет лучшие результаты.

Платформа электронного маркетинга

Sendinblue дает вам все необходимое для создания массовых рассылок и управления ими, независимо от размера вашего бюджета.Ознакомьтесь с полным спектром наших тарифных планов здесь.

Дополнительная литература: Как создать массовую маркетинговую кампанию по электронной почте: полное руководство

Как отправить массовую электронную почту в Outlook

Массовая рассылка электронной почты в Outlook возможна, но не без ограничений. Узнайте, как это сделать, и узнайте, почему использование службы электронного маркетинга является гораздо более выгодным вариантом.

Массовая рассылка — это отправка одного сообщения по электронной почте большому количеству контактов.

Хотя мы настоятельно рекомендуем использовать методы сегментации для создания персонализированных сообщений, вам все равно может понадобиться время от времени рассылать массовые электронные письма.

Если вам интересно, как использовать Outlook для массовой рассылки электронной почты, вот один из возможных способов.

Массовая рассылка электронной почты с помощью Outlook за 6 простых шагов

Outlook позволяет отправлять массовые электронные письма своим контактам с помощью Microsoft Word . Просто выполните следующие действия:

1.Откройте Word и напишите свой адрес электронной почты

2. В Word откройте ленту Рассылки

3. Щелкните меню Начать слияние , затем Сообщения электронной почты в раскрывающемся меню.

4. Щелкните Выберите получателей и выберите один из трех вариантов:

( 1) Введите новый список , где вы будете вручную вводить данные контактов в новое диалоговое окно,

( 2) Использовать существующий список , который позволяет выбрать файл.csv (Excel) со своего компьютера. Файл .csv должен быть подготовлен заранее с данными, расположенными в трех столбцах (имя, фамилия, адрес электронной почты)

( 3) Выберите из контактов Outlook . Вручную выберите адреса среди существующих контактов Outlook

5. После выбора получателей нажмите Finish & Merge , затем Send Email Messages .

6. Во всплывающем окне «Объединить в электронную почту» введите строку темы электронной почты и затем щелкните Ok.

Легко, правда? Теперь поговорим о недостатках рассылки массовых рассылок по электронной почте с помощью Outlook.

Почему не следует массово рассылать электронные письма в Outlook

В отличие от специализированных служб электронного маркетинга Outlook не предназначен для массовой рассылки электронных писем. Используйте его для этой цели, и вас быстро разочаруют следующие факторы:

• Ежедневный лимит электронной почты : Как и большинство интернет-провайдеров (ISP), Outlook ограничивает количество писем, которые вы можете отправлять в день, до 300
• Отсутствие электронной почты конструктивные особенности , такие как шаблоны электронной почты и ресурсы кодирования
• Нет отчетов или аналитики Функции, позволяющие увидеть, как работают кампании
• Массовые электронные письма, отправленные от интернет-провайдера (Outlook, Gmail, Yahoo и т. Д.)) часто помечаются как спам как другими интернет-провайдерами, так и получателями электронной почты. Поскольку веб-почта предназначена для личного использования, это действие считается подозрительным.
• Более высокие шансы, что IP-адрес вашего почтового сервера будет помещен в черный список , что означает, что он будет отклонен всеми другими серверами

Почему лучше рассылать массовые электронные письма с помощью службы электронного маркетинга

Электронный маркетинг остается наиболее прибыльным маркетинговым каналом с рентабельностью инвестиций в 32 доллара на каждый потраченный доллар.Чтобы добиться такой рентабельности инвестиций, вам необходимо инвестировать в специальную службу электронного маркетинга, такую ​​как Sendinblue, потому что только Outlook просто не поможет.

На рынке существует множество таких провайдеров, предлагающих ряд различных функций по разной цене. Чтобы найти лучший вариант, просмотрите этот список лучших услуг электронного маркетинга.

Вот несколько примеров того, что вы можете делать с Sendinblue, чего просто не можете сделать с Outlook.

Избегать черных списков электронной почты

Sendinblue защищает репутацию отправителя и гарантирует, что клиенты не попадут в черный список.

Новые учетные записи проходят строгую проверку, чтобы гарантировать оптимальную безопасность и возможность доставки для всех, кто использует общие IP-адреса Sendinblue.

Общий IP-адрес — это тот, который используется несколькими пользователями. Это более дешевый вариант для компаний, отправляющих небольшие объемы электронной почты, но существует риск того, что достаточно одного пользователя, чтобы поставить под угрозу репутацию отправителя IP-адреса для всех. Вы будете спокойны, зная, что Sendinblue прилагает все усилия для защиты своих общих IP-адресов (что характерно не для всех служб электронного маркетинга).

Компаниям с большими списками адресов электронной почты Sendinblue предлагает выделенный IP-адрес, который дает полный контроль над репутацией отправителя.

Избавьтесь от стресса, связанного с соблюдением GDPR

Первое знакомство с GDPR (законом ЕС, определяющим порядок сбора и использования личных данных) может сбить с толку. Как вы можете быть уверены в законности вашей электронной почты и создания списков?

Sendinblue имеет функций безопасности и конфиденциальности данных , чтобы гарантировать, что данные вашего подписчика собираются и используются уважительно.

Sendinblue включает опцию отказа от подписки во всех электронных письмах и позволяет загружать только контактов согласия (тех, кто дал вам свое разрешение на связь по электронной почте). Чтобы получить это согласие, вы можете создать индивидуальные формы подписки по электронной почте.

Платформа по сути настроена таким образом, что соответствие GDPR становится стандартом по умолчанию. Таким образом, вы можете сконцентрироваться на безопасном развитии своего бизнеса, зная, что данные ваших подписчиков обрабатываются на законных основаниях.

Создавайте профессиональные электронные письма, соответствующие вашему бренду

Мы знаем, насколько сложно создавать электронные письма с нуля без необходимых навыков графического дизайна, HTML или CSS.

Одним из основных преимуществ службы электронного маркетинга является то, что она предоставляет ресурсы для быстрого создания красиво оформленных электронных писем, оптимизированных для мобильных устройств.

Sendinblue предоставляет вам доступ к библиотеке шаблонов электронных писем, а также к нашему инструменту перетаскивания писем, который упрощает создание адаптивных писем.

Чистые, хорошо оформленные электронные письма, отражающие ваш бренд, помогут привлечь внимание читателей и увеличить количество конверсий.

Экономия времени на управлении списком

Добавление новых подписчиков вручную и удаление тех, кого попросили исключить из вашего списка, может занять ОЧЕНЬ много времени.

С Sendinblue легко отслеживать контакты электронной почты. Отписавшиеся автоматически удаляются из списков, пока добавляются подписки.

Вы также можете настроить рабочие процессы автоматизации маркетинга, которые перемещают контакты в определенные списки после выполнения определенных условий.

Дополнительная литература: 4 Причина, по которой вам нужна служба маркетинга по электронной почте для вашего SMB

Не рискуйте рассылать массовые электронные письма в Outlook — попробуйте Sendinblue!

Ищете альтернативу Outlook для массовой рассылки электронных писем?

Зарегистрируйтесь в Sendinblue и получайте 9000 писем в месяц (300 в день) БЕСПЛАТНО >>

Бесплатная версия программного обеспечения включает в себя все основные функции платформы, в том числе:

• Инструмент для адаптивного дизайна электронной почты с перетаскиванием
• Библиотека шаблонов электронной почты
• Неограниченное количество контактов и расширенная сегментация
• Формы подписки по электронной почте, которые можно интегрировать в ваш сайт
• Автоматизация электронной почты
• Аналитика электронной почты

Если ваши списки расти быстрее, чем ожидалось, вы всегда можете перейти на один из наших платных планов по цене от 25 долларов США до 40 тысяч электронных писем в месяц.

Чтобы получить больше подобного контента, подпишитесь на нашу ежемесячную новостную рассылку или подпишитесь на нас в Twitter!

Как настроить систему массовой рассылки

Q. Существуют ли бесплатные или недорогие программы массовой рассылки электронной почты? Мне нужна программа для отправки сообщений в списки рассылки, содержащие от 50 до 500 адресов.

A. Несколько программ для отправки электронных писем большим спискам подписчиков доступны в Интернете, и многие из них бесплатны — в определенных пределах.Некоторые службы могут ограничивать количество адресов в вашем списке рассылки или ограничивать количество сообщений, которые вы можете отправлять каждую неделю или месяц. Бесплатные версии также могут ограничивать вас общими шаблонами сообщений, но вы можете добавить собственный дизайн и другие функции в платный план.

При использовании многих служб массовой рассылки вы начинаете с регистрации учетной записи, а затем импортируете адреса в свой список рассылки из электронной таблицы Excel, файла значений, разделенных запятыми, или текстового документа. Делая покупки вокруг, не забудьте проверить список функций и прочитать отзывы пользователей, чтобы убедиться, что программное обеспечение соответствует вашим потребностям.

MailChimp, служба электронного маркетинга, основанная в 2001 году, предлагает несколько планов, включая план Forever Free, который позволяет отправлять до 12 000 сообщений в месяц максимум 2000 подписчикам. На сайте есть справочные руководства и подробные инструкции по настройке вашей первой рассылки по электронной почте. (В нем также есть информация о соблюдении законов о спаме, которую может быть полезно прочитать независимо от того, какой сервис вы в конечном итоге используете.)

Другие услуги с бесплатными тарифными планами включают SendinBlue, простую в использовании программу массовой рассылки, которая позволяет вам отправлять до 9000 сообщений в месяц неограниченному количеству контактов.Zoho Campaigns позволяет отправлять до 12000 сообщений 2000 подписчикам в месяц.

Если вам нужна программа, которую можно установить на свой компьютер, SendBlaster для Windows — один из многих вариантов. Бесплатная версия доступна на сайте компании, или вы можете купить профессиональную версию с дополнительными функциями за 129 долларов. Пользователи Windows и OS X могут также захотеть проверить массовую рассылку Max Bulk Mailer за 50 долларов. А для тех, кто ищет больше программного обеспечения для управления списками обсуждений электронной почты и информационными бюллетенями, подумайте о проектах с открытым исходным кодом, таких как GNU Mailman.

Использовать слияние для массовых рассылок, писем, этикеток и конвертов

Источники данных

Ваш первый шаг в настройке слияния — выбор источника данных, который вы будете использовать для персонализированной информации. Таблицы Excel и списки контактов Outlook являются наиболее распространенными источниками данных, но подойдет любая база данных, которую можно подключить к Word. Если у вас еще нет источника данных, вы даже можете ввести его в Word в рамках процесса слияния почты.

Дополнительные сведения об источниках данных см. В разделе Источники данных, которые можно использовать для слияния.

Excel или Outlook

Если вы знаете, что будете использовать Excel или Outlook в качестве источника данных, см .:

Типы документов

Word предоставляет инструменты для включения ваших данных в следующие типы документов.Для получения подробной информации о каждом типе перейдите по ссылкам:

Источники данных

Ваш первый шаг в настройке слияния — выбор источника данных, который вы будете использовать для персонализированной информации. Таблицы Excel и списки контактов Outlook являются наиболее распространенными источниками данных, но если у вас еще нет источника данных, вы можете ввести его в Word как часть процесса слияния почты.

Типы документов

Если вы откроете документ слияния, созданный с помощью классического приложения Word, Word Web App сохранит все настройки слияния в нем, но вы не сможете выполнить слияние или изменить какие-либо настройки слияния.

Если у вас есть классическое приложение Word, откройте в нем документ и выполните слияние с ним.

лучших практик для отправки электронных писем множеству получателей —

Рекомендации по отправке электронных писем множеству получателей

Последнее обновление: 16.06.2021

Автор: Beau Bailey

---

В этой статье представлены рекомендации по отправке законной электронной почты в несколько получателей через почтовую систему Rackspace.

Если вы получили сообщение об отказе при отправке электронного письма, см. Наш список обычные сообщения о недоставке электронной почты для получения дополнительной информации Информация.

Необходимое условие

• Применимо к: Администраторам и пользователям

Для получения дополнительной информации о необходимой терминологии см. Терминология поддержки Cloud Office.

Лучшие практики

Видеоруководство см. В разделе Электронная почта Rackspace — Флаги спама: передовые методы отправки.

Отправка электронной почты множеству получателей — обычная практика спамеров.Как результат, у большинства провайдеров электронной почты есть строгие правила в отношении этой практики, потому что трудно отличить вашу электронную почту от типичного массового маркетинга, новостной рассылки и прочего массовое нежелательное содержание электронной почты.

Чтобы ваши электронные письма доходили до адресата, мы рекомендуем использовать следующие практики:

Массовая рассылка

Rackspace Cloud Office не предлагает услуги массовой рассылки электронной почты. Чтобы убедиться, что ваш массовые рассылки не блокируются, используйте авторитетную службу массовых рассылок для отправки ваших содержание.Авторитетные поставщики услуг электронной почты доставляют ваши массовые рассылки таким образом, чтобы почтовые провайдеры принимают как хорошую почту. Ниже приведены примеры авторитетных писем. поставщики услуг:

Примечание : Если вы используете Rackspace Email для отправки электронных писем большому количеству получатели, соблюдайте требования к почте, перечисленные в разделе «Допустимое использование». Политика.

Получатели

Убедитесь, что списки получателей актуальны и точны. Отправка писем на большое количество недействительных получателей — явный индикатор спама.Также по почте провайдеры и интернет-провайдеры могут использовать обычные недействительные адреса в качестве ловушек для спама. Отправка почты к этим спам-ловушкам может привести к блокированию вашего домена.

Используйте подтвержденные методы согласия при сборе адресов электронной почты для рассылки списки. Это снижает вероятность того, что о вас сообщат как о нежелательном. Незапрошенный почта с большей вероятностью будет отмечена получателями как спам, что приведет к содержанию фильтры, помечающие отправителя как спамера.

Если вы отправляете информационные бюллетени или сообщения по электронной почте своим клиентам, дайте им способ удалить себя из списка рассылки.Обычно это можно сделать предоставление ссылки для отказа от подписки в сообщении или инструкций по ответу. В закон требует этого варианта.

Репутация

Поддерживайте безопасный и авторитетный бизнес-сайт, обеспечивающий легкий доступ к любому политика конфиденциальности и контактная информация вашего бизнеса. Спам-фильтр провайдеры часто проверяют отправителей большого объема, посещая их веб-сайты, что может быть фактором, определяющим, являетесь ли вы спамером.

Если вы разрешаете другим компаниям включать ссылки на ваш бизнес, убедитесь, что они уважаемые.Если они рассылают спам с информацией о вашей компании упомянутые в этих письмах, системы могут пометить ваш домен как связанный с спам.

Содержание сообщения

Мы рекомендуем вам следовать нашим рекомендациям при личном общении при создании содержание сообщения. Дополнительные сведения см. В разделе Рекомендации по отправке электронной почты от человека к человеку.

Примечание: Rackspace стремится поддерживать наилучшую репутацию среди других почтовые провайдеры и индустрия электронной почты. Наши группы по борьбе со злоупотреблениями и допустимому использованию усердно работать, чтобы защитить наших пользователей от оскорбительной электронной почты.Важная часть помощь нам в поддержании нашей репутации помогает вам отправлять хорошие электронные письма.

Список литературы

.