Когда выплачивать командировочные: — Управление персоналом

Нет, штраф в размере 10 МЗП налагается на предприятие в случае, если суточные вообще не были выплачены на момент проверки.

Если же суточные были выплачены с опозданием, то работодателя могут оштрафовать на основании абзаца восьмого ч. 2 ст. 265 КЗоТ (нарушение иных требований трудового законодательства). Штраф в таком случае составит 1 МЗП (сейчас это 4 173 грн) за все случаи несвоевременной невыплаты суточных.

Как разъясняет Минсоцполитики в своем Письме № 998, в случае невыплаты суточных до начала командировки к должностным лицам предприятия (директору, главному бухгалтеру) может быть применен административный штраф на основании ч. 1 ст. 41 КУоАП в размере от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1 700 грн).

Для применения админштрафов ст. 38 КУоАП установлен срок давности: по разовым нарушениям – 3 месяца с момента их совершения, по длящимся – 3 месяца с момента их выявления.

Отметим, что в законодательстве нет четкого определения понятия «длящееся правонарушение». Но в письме Минюста от 01.12.03 г. № 22-34-1465 можно найти пояснение.

Мы считаем, что невыплата суточных относится к длящимся правонарушениям. Это нарушение прекращает быть длящимся только после того, как работодатель выплатит сотруднику суточные в полном объеме. Тогда это будет несвоевременной выплатой суточных (разовое нарушение).

Работодатель обязан выдать работнику аванс на командировку (в т. ч. и суточные) до начала командировки. Если этого не сделать, то на предприятие могут наложить финансовые санкции:

• за невыплату суточных – в размере 10 МЗП за каждого работника, чьи суточные предприятие не выплатило, согласно абзацу четвертому ч. 2 ст. 265 КЗоТ (несоблюдение минимальных госгарантий в оплате труда),
• за выплату суточных с опозданием – в размере 1 МЗП за все случаи такого опоздания, согласно абзацу восьмому ч. 2 ст. 265 КЗоТ (нарушение прочих требований трудового законодательства).

Должностных лиц предприятия или работодателя-предпринимателя могут привлечь к административной ответственности на основании ч. 1 ст. 41 КУоАП.

Как теперь будут выплачивать командировочные в Беларуси?

Изменения коснулись условий и размеров выплат работникам, находящимся в командировке, в части расходов на съемное жилье и суточные.

Совет министров Беларуси в пятницу внес изменения в постановление № 176 от 19 марта 2019 года, которым утверждено положение о порядке оплаты командировочных. Какие изменения ждут белорусов?

Теперь в случае пребывания работника в месте командировки в личных целях в выходные, государственные и праздничные дни, признанные нерабочими, расходы за жилье и суточные за эти дни не возмещаются, при этом транспортные расходы будут оплачены на общих основаниях. Сюда также включаются случаи выбытия на место командировки после окончания рабочего дня и (или) прибытия с командировки до начала рабочего дня.

При отсутствии подтверждающих документов о найме жилья возмещение расходов осуществляется из расчета количества ночей, которые пришлись на период нахождения в месте командировки.

Если работник находится в командировке в течение одних суток в населенных пунктах разного уровня административного подчинения, наниматель сам определяет размеры выплат за съем помещения за эти сутки в соответствии с установленными размерами для одного из данных населенных пунктов. При этом работник не должен представлять подтверждающие документы.

В случаях, если съемное жилье обошлось дороже, чем положено, или если работник находился в месте командировки на территории Беларуси менее 12 часов при ее продолжительности больше двух дней, расходы возмещаются при наличии документов. При этом выплаты – не более стоимости одноместного номера первой категории в гостинице населенного пункта, в котором был работник.

В случае, когда в командировку отправляются лица, занимающие высшие государственные должности и руководящие работники госорганов и организаций, включенных в кадровый реестр президента, расходы по найму жилья в пределах Беларуси в случае, если они превышают установленные размеры, компенсируются в соответствии с фактическими расходами. При этом необходимо представить подтверждающие документы. Если их нет, дату прибытия к месту и дату выезда определяет работодатель.

В случаях командировок в пределах страны наниматель, принимая решение о ежедневном возвращении работника из места командировки к месту жительства, должен будет учитывать расстояние, условия транспортного сообщения, характер задания и помнить о необходимости создания условий для отдыха.

Если работник, отправленный в командировку, возвращается ежедневно домой, платить за жилье ему не надо.

Съем жилья во время командировки без представления подтверждающих документов оплачивается с учетом количества ночей, которые пришлись на период командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно.

Если фактические расходы на жилье и завтраки, включенные в съем жилья, оказались больше суммы, определенной законодательно, расходы возмещаются в размерах, не превышающих установленные для страны пребывания и исходя из количества дней командировки, предусмотренных приказом о командировке. Здесь обязательно представление подтверждающих документов.

В случае возмещения командировочных расходов лицам, занимающим высшие государственные должности в стране, если расходы за съем помещения превышают более чем в полтора раза установленную законодательно сумму, нужно будет представить подтверждающие документы. Без них будет выплачено 150% суммы, положенной по норме.

Есть и некоторые другие изменения оплаты командировочных для должностных лиц.

Если направляющая или принимающая сторона обеспечила работника в командировке трехразовым питанием и транспортом в пределах места командировки, суточные не выплачиваются. Исключение – суточные расходы, понесенные за время нахождения в пути.

Суточные расходы не возмещаются, если командировочное место совпадает с местом проживания (гостиница) работника, когда не требуется передвижений в месте командировки и работника обеспечили трехразовым питанием.

Также в документе Совмин уточнил определение времени нахождения в пути.

Если работник прибыл на место за день до того, как принимающая сторона обеспечивает его питанием и транспортом, суточные возмещаются в 100-процентном размере, установленном в приложении документа. То же – и в случае выбытия работника из командировочного места в день, следующий после дня, когда принимающая сторона обеспечила его питанием и транспортом.

Порядок выплаты возмещений командировочных расходов, а также минимальный размер, условия и порядок выплаты суточных при зарубежной командировке

Главная / Работодателю / Трудовые отношения / Гибкие возможности работы / Командировка

Viimati uuendatud: 07.12.2015

Постановление Правительства Республики № 110 от 25.06.2009 г. «Порядок выплаты возмещений командировочных расходов, а также минимальный размер, условия и порядок выплаты суточных при зарубежной командировке», устанавливает порядок возмещения расходов, совершенных для выполнения трудовых задач, а также минимальный размер, условия и порядок выплаты суточных при командировке, осуществленной в иностранное государство.

Для возмещения командировочных расходов и выплаты суточных работодателю следует вынести суждение, выраженное письменно. В таком документе, служащем основанием для выплаты командировочных расходов, указывается место назначения командировки, ее продолжительность и задача, а также ставки возмещаемых командировочных расходов и суточных по зарубежной командировке.

Работник вправе потребовать возмещения потенциальных расходов, сопутствующих командировке, до начала командировки, в т.ч.:

• расходы на проезд и размещение, сопутствующие командировке;
• расходы, сопутствующие покупке проездных билетов;
• страхование путешествия;
• оформление визы;
• перевозка багажа.

Работник вправе отказаться от командировки, если работодатель заблаговременно не сделал предоплаты для возмещения таких расходов.

Все расходы, связанные с командировкой, возмещаются на основании, документа, подтверждающего расход.

На основании вышеназванного постановления суточные за время нахождения во внутригосударственной командировке не выплачиваются.

Минимальный размер суточных по зарубежной командировке в 2013 году составлял 22,37 евро в день, а не облагаемый налогом максимальный размер – 32 евро в день.

Суточные по зарубежной командировке выплачиваются, если пункт назначения, расположенный в иностранном государстве, находится на расстоянии не менее 50 километров от границы населенного пункта, где расположено место выполнения работы.

Работодатель может снизить ставку суточных по зарубежной командировке до 70 процентов, если во время нахождения в месте командировки командированному будет обеспечено бесплатное питание.

Суточные  за день выезда в зарубежную командировку платятся, если транспортное средство, направляющееся в иностранное государство, выезжает не позднее 21:00. Суточные  за день прибытия из зарубежной командировки платятся, если транспортное средство прибывает после 3:00. Это означает, что в сутках не менее 3 часов должно относиться к командировке.

Visits 6039, this month 6039

Оплата командировочных расходов госслужащим в поездках по России

Выбрать журналАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложенияАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения: учет в сельском хозяйствеБухгалтер Крыма: учет в унитарных предприятияхБухгалтер Крыма: учет в сельском хозяйствеБухгалтер КрымаАптека: бухгалтерский учет и налогообложениеЖилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложениеНалог на прибыльНДС: проблемы и решенияОплата труда: бухгалтерский учет и налогообложениеСтроительство: акты и комментарии для бухгалтераСтроительство: бухгалтерский учет и налогообложениеТуристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложениеУпрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложениеУслуги связи: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложениеАвтономные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераАвтономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеБюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтераБюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложениеКазенные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераКазенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтераОтдел кадров государственного (муниципального) учрежденияРазъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфереРевизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учрежденийРуководитель автономного учрежденияРуководитель бюджетной организацииСиловые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение

20192020

НомерЛюбой

Электронная версия

НДФЛ с командировок, выплачиваемых в аванс (ЗУП 3.1.8)

В ЗУП 3.1.11 появилась возможность гибко управления моментом исчисления и удержания НДФЛ в межрасчетных документах (в т.ч. в документе Командировка).

Если оплата за время командировки выплачивается вместе с авансом, то НДФЛ с суммы оплаты за командировку рассчитывается сразу в документе Командировка:

При выплате аванса с командировкой в прошлых версиях ЗУП 3.1 этот налог сразу считался удержанным и регистрировался как налог к перечислению со сроком уплаты – не позднее дня, следующего за днем выплаты:

Однако, оплата за время командировки учитывается для целей НДФЛ как оплата труда (код дохода НДФЛ 2000). Датой получения этого дохода считается последний день месяца, за который такой доход начислен, поэтому при выплате такого дохода вместе с авансом обязанности по удержанию и перечислению НДФЛ не возникает. Налог может быть удержан и перечислен при выплате зарплаты за месяц.

Для поддержки такого сценария работы в ЗУП 3.1.8 была добавлена новая настройка учетной политики организации:

Если переключатель установить в положение Указывать в документе необходимость удержания налога при выплате с авансом, то в документе Командировка при выплате ее С авансом появляется новая настройка, когда Перечислить налог:

Если указать При выплате зарплаты после окончательного расчета, то НДФЛ с этой командировки при выплате аванса регистрироваться как удержанный уже не будет:

Вместе с тем сумма к выплате будет определяться как сумма аванса плюс оплата командировки за вычетом НДФЛ с командировки.

Налог зарегистрируется как удержанный при выплате сотруднику заработной платы за месяц:

См. отрывок из Поддерживающего семинара ЗУП за октябрь 2018:

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Можно ли не выплачивать суточные при командировке?

Работодатели иногда задаются вопросом, можно ли не выплачивать суточные при командировке своим сотрудникам. Этот вопрос резонный, поскольку на работодателя и так возлагаются все расходы, связанные с работой. Как решить такой вопрос?

О чем заботится работодатель

За редким исключением в пакет оплат работодателя при выезде сотрудника в командировку входят:

• Наем жилья.
• Расходы на транспорт.
• Оплата телефонной связи и интернета.
• Оформление документов (если требуется).
• Медицинская страховка (при выезде за границу).
• Иные представительские расходы.

Прочие затраты: питание, покупка средств гигиены и прочего – являются личными расходами работника, которые он несет и в повседневной жизни, вне зависимости от того, в командировке находится человек или нет.

Питание, покупка средств гигиены и прочего являются личными расходами работника.

Что говорит закон

Согласно абз. 3 п. 11 Положения о служебных командировках, работодатель не имеет права уходить от оплаты суточных своему сотруднику в командировке. Причем оплачивать нужно календарные дни, а не рабочие. Праздничные и выходные, проведенные в командировке, оплачиваются по повышенному тарифу. Время на дорогу до места и обратно обязательно входит в период командировки, и за это время также необходимо начислять суточные. Если во время командировки работник заболел, обратился врачу и получил больничный лист – это время также необходимо оплатить.

Единственная ситуация, когда возможна командировка без суточных, – это служебная поездка, из которой работник возвращается в тот же день домой. В этом случае выплата суточных не предусмотрена, и при нарушении этого правила на данные расходы налоговая инспекция при проверке наложит обязательство платить НДФЛ и страховые взносы.

А вот есть ли необходимость оставаться на месте выполнения служебной задачи на ночь – решает работодатель. При этом нужно учесть дальность расстояния до постоянного места жительства работника, качество транспортного сообщения и наличие возможности и времени отдыха перед следующим рабочим днем.

Публикация 463 (2020), Путевые расходы, подарки и расходы на автомобиль

Если вы не используете стандартную ставку пробега, вы можете вычесть фактические расходы на автомобиль.

. Если вы имеете право использовать оба метода, вы можете рассчитать свой вычет в обоих направлениях, чтобы увидеть, какой из них дает больший вычет. .

Если вы полностью амортизировали автомобиль, который все еще используете в своем бизнесе, вы можете продолжать требовать другие фактические расходы на автомобиль. Продолжайте вести записи, как описано далее в главе 5.

Амортизация и отчисления по статье 179.

Как правило, стоимость автомобиля, включая налог с продаж и усовершенствования, является капитальными расходами. Поскольку льготы длятся дольше 1 года, вы, как правило, не можете вычесть капитальные затраты. Однако вы можете возместить эту стоимость за счет вычета по разделу 179 (вычет, разрешенный разделом 179 Налогового кодекса), специальной амортизационной надбавки и амортизационных отчислений. Амортизация позволяет вам возмещать стоимость в течение более чем 1 года, вычитая ее часть каждый год.Вычеты по разделу 179, специальные амортизационные отчисления и амортизационные отчисления обсуждаются позже.

Как правило, на эти вычеты существуют ограничения. Если вы используете автомобиль на 50% или меньше в своей работе или бизнесе, применяются особые правила.

Вы можете подать заявку на вычет по статье 179 и использовать метод амортизации, отличный от прямолинейного, только в том случае, если вы не используете стандартную ставку пробега для расчета расходов на автомобиль, связанных с бизнесом, в год, когда вы впервые вводите автомобиль в эксплуатацию.

Если в год, в который вы впервые вводите автомобиль в эксплуатацию, вы требуете вычета по статье 179 или используете метод начисления амортизации, отличный от прямого, для расчетного срока его полезного использования, вы не сможете использовать стандартную норму пробега для этого автомобиля ни при каких условиях. будущий год.

Вы можете принять решение о возмещении всей или части стоимости автомобиля, подпадающего под действие статьи 179, до определенного предела, вычитая ее в год, когда вы вводите имущество в эксплуатацию. Это вычет по статье 179. Если вы выберете вычет по статье 179, вы должны уменьшить свою амортизируемую базу в автомобиле на сумму вычета по статье 179.

. Существует ограничение на общий вычет по статье 179, специальный отчисление на амортизацию и амортизационный вычет для легковых, грузовых автомобилей и фургонов, которые могут уменьшить или исключить любую выгоду от требования вычета по статье 179. См. Пределы амортизации , далее. .

Вы можете претендовать на вычет по статье 179 только в год ввода автомобиля в эксплуатацию. С этой целью автомобиль вводится в эксплуатацию, когда он готов и доступен для использования по назначению в торговле или бизнесе.Даже если вы не пользуетесь имуществом, оно находится в эксплуатации, когда готово и доступно для использования по назначению.

Автомобиль, впервые использованный в личных целях, не может иметь право на вычет в следующем году, когда его использование переходит в коммерческое использование.

Пример.

В 2019 году вы купили новую машину и использовали ее в личных целях. В 2020 году вы начали использовать его для бизнеса. Переход к коммерческому использованию не дает права на вычет по статье 179 в 2020 году.Однако вы можете потребовать вычет из амортизационных отчислений за использование автомобиля в коммерческих целях начиная с 2020 года. См. Амортизационные вычеты ниже.

Более 50% бизнес-использования.

Вы должны использовать собственность более чем на 50% для бизнеса, чтобы потребовать вычет по статье 179. Если вы использовали недвижимость для бизнеса более чем на 50%, умножьте стоимость недвижимости на процент использования для бизнеса. В результате получается стоимость собственности, которая может претендовать на вычет по статье 179.

Лимиты.

Есть ограничения на:

• Сумма удержания по разделу 179;

• Вычет по статье 179 для внедорожников и некоторых других транспортных средств; и

• Общая сумма вычетов по разделу 179, специальных амортизационных отчислений и амортизационных отчислений (обсуждаемых ниже), которые вы можете требовать для квалифицированного имущества.

Лимит на размер удержания по 179 разделу.

Для налоговых лет, начинающихся в 2020 году, общая сумма, которую вы можете выбрать для вычета в соответствии с разделом 179, как правило, не может превышать 1 040 000 долларов США.

Если стоимость вашего имущества по разделу 179, введенного в эксплуатацию в налоговые годы, начинающиеся в 2020 году, превышает 2 590 000 долларов, вы должны уменьшить лимит в 1 040 000 долларов (но не ниже нуля) на сумму, превышающую 2 590 000 долларов. Если стоимость вашего имущества по разделу 179, введенного в эксплуатацию в налоговые годы, начинающиеся в 2020 году, составляет 3 630 000 долларов или более, вы не можете делать вычеты по разделу 179.

Общая сумма, которую вы можете вычесть в соответствии с разделом 179 каждый год после применения перечисленных выше лимитов, не может превышать налогооблагаемый доход от активного ведения любой торговли или бизнеса в течение года.

Если вы состоите в браке и подаете совместную декларацию, вы и ваш супруг (а) рассматриваются как один налогоплательщик при определении любого уменьшения суммы в долларах, независимо от того, кто из вас приобрел недвижимость или ввел ее в эксплуатацию.

Если вы и ваш супруг (а) подаете отдельные декларации, вы рассматриваются как один налогоплательщик для ограничения в долларах.Вы должны распределить между собой лимит в долларах (после любого уменьшения).

Для получения дополнительной информации о лимитах вычета из раздела 179, см. Pub. 946.

Лимит для внедорожников и некоторых других транспортных средств.

Вы не можете выбрать вычет более 25 900 долларов США из стоимости любого тяжелого внедорожника и некоторых других транспортных средств, введенных в эксплуатацию в течение налоговых лет, начинающихся в 2020 году. Это правило применяется к любому четырехколесному транспортному средству, изначально спроектированному или используемому для перевозить пассажиров по улицам, дорогам или автомагистралям общего пользования, на которые не распространяются какие-либо ограничения на количество легковых автомобилей, описанные в разделе Амортизационные ограничения , более поздние версии, и которые рассчитаны на полную массу транспортного средства более 6000 фунтов и не более 14000 фунтов брутто вес автомобиля.Однако лимит в 25 900 долларов не распространяется на любой автомобиль:

• Рассчитан на размещение более девяти человек за сиденьем водителя;

• Оборудован грузовой зоной внутренней длиной не менее 6 футов, которая является открытой площадкой или предназначена для использования в качестве открытой площадки, но закрыта крышкой и недоступна непосредственно из пассажирского салона; или

• Имеет встроенный кожух, полностью закрывающий кабину водителя и грузоподъемное устройство, не имеет сиденья позади сиденья водителя и не имеет корпусной части, выступающей более чем на 30 дюймов перед передней кромкой лобового стекла.

Лимит вычета общей суммы по разделу 179, специальных амортизационных отчислений и амортизационных отчислений.

Дополнительный лимит амортизации в течение первого года для транспортных средств, приобретенных до 28 сентября 2017 г., больше не разрешается, если они введены в эксплуатацию после 2019 г. Лимит амортизации в течение первого года, специальные амортизационные отчисления и вычеты по разделу 179 для автомобилей, приобретенных после сентября 27 августа 2017 года, и введены в эксплуатацию в течение 2020 года, остается 18 100 долларов США.Если вы решите не запрашивать специальную амортизационную надбавку для транспортного средства, введенного в эксплуатацию в 2020 году, сумма останется 10 100 долларов США. Лимит уменьшается, если ваш бизнес использует автомобиль менее 100%. См. Пределы амортизации , далее, для получения дополнительной информации.

Пример.

В предыдущем примере под Требование более 50% коммерческого использования, Peter имел автомобиль со стоимостью (для целей вычета из раздела 179) 14 700 долларов. Однако, исходя из того, как Питер использует свой автомобиль в коммерческих целях, общая сумма его раздела 179, специальной амортизационной надбавки и амортизационных отчислений ограничена 10 860 долларами (лимит 18 100 долларов x 60% (0.60) коммерческое использование), поскольку автомобиль был приобретен после 27 сентября 2017 г. и введен в эксплуатацию в течение 2020 г.

Стоимость авто.

Для целей вычета по разделу 179 стоимость автомобиля не включает сумму, рассчитанную со ссылкой на любое другое имущество, находящееся в вашем распоряжении в любое время. Например, если вы покупаете (за наличные и в обмен) новый автомобиль для использования в своем бизнесе, ваши затраты для целей вычета по разделу 179 не включают вашу скорректированную базу в автомобиле, который вы обмениваете на новый автомобиль. .В вашу стоимость входят только внесенные вами наличные деньги.

Основа амортизации автомобиля.

Размер вычета по 179 разделу уменьшает вашу базу в вашем автомобиле. Если вы выбрали вычет по разделу 179, вы должны вычесть сумму удержания из стоимости вашего автомобиля. Полученная сумма является основой вашего автомобиля, которую вы используете для расчета амортизационных отчислений.

Когда выбирать.

Если вы хотите использовать вычет по статье 179, вы должны сделать выбор в том налоговом году, в котором вы передаете автомобиль в эксплуатацию для бизнеса или работы.

Как выбирать.

Сотрудники используют форму 2106, чтобы сделать выбор и сообщить о вычетах по разделу 179. Все остальные используют форму 4562 для проведения выборов.

. Форма 2106 будет использоваться резервистами Вооруженных сил, квалифицированными артистами-исполнителями, платными государственными или местными государственными служащими, а также сотрудниками с рабочими расходами, связанными с инвалидностью. В связи с приостановкой различных детализированных вычетов с учетом минимального уровня 2% в соответствии с разделом 67 (a), сотрудники, не подпадающие ни под одну из перечисленных категорий, не могут использовать Форму 2106..

Заполните соответствующую форму одним из следующих способов.

• Ваша первоначальная налоговая декларация, поданная за год, когда объект недвижимости был введен в эксплуатацию (независимо от того, подали ли вы ее вовремя).

• Исправленная декларация подана в срок, установленный законом. Выбор, сделанный на основе измененной декларации, должен указывать объект имущества раздела 179, к которому применяется выбор, и часть стоимости каждого такого объекта, которая должна быть принята во внимание.Измененная декларация также должна включать любые возникающие корректировки налогооблагаемого дохода.

. Вы должны вести записи, которые показывают конкретную идентификацию каждой части имущества, отвечающего требованиям раздела 179. Эти записи должны показывать, как вы приобрели недвижимость, у кого вы ее приобрели, и когда вы вводили ее в эксплуатацию. .

Отмена выборов.

Выбор (или любое уточнение, сделанное в ходе выборов) о вычете по статье 179 за 2020 год может быть отменен только с одобрения Уполномоченного.

Повторный вычет по статье 179.

Чтобы иметь право претендовать на вычет по статье 179, вы должны использовать свой автомобиль более чем на 50% для бизнеса или работы в год, в котором вы его приобрели. Если вы используете автомобиль на 50% или меньше в последующий налоговый год в течение периода восстановления, вы должны вернуть (включить в доход) в этом последующем году любую избыточную амортизацию. Любой вычет по статье 179, заявленный в отношении автомобиля, включен в расчет избыточной амортизации. Для получения информации об этом расчете см. Избыточная амортизация далее в этой главе в разделе Автомобиль, использованный на 50% или меньше для бизнеса. Для получения дополнительной информации о повторном захвате вычета по разделу 179 см. Pub. 946.

Диспозиции.

Если вы утилизируете автомобиль, на который вы потребовали вычет по статье 179, сумма этого вычета рассматривается как вычет из амортизации для целей возврата. Вы относитесь к любой прибыли от отчуждения собственности как к обычному доходу в пределах суммы вычета по статье 179 и любой допустимой амортизации (если вы не устанавливаете фактически разрешенную сумму).Для получения информации об утилизации автомобиля см. Утилизация автомобиля , далее. Для получения дополнительной информации о повторном захвате вычета по разделу 179 см. Pub. 946.

Специальные амортизационные отчисления

Вы можете потребовать специальную скидку на амортизацию вашего автомобиля, грузовика или фургона, если это квалифицированное имущество и было введено в эксплуатацию в 2020 году. Скидка на 2020 год представляет собой дополнительный вычет амортизации в размере 100% амортизируемой базы автомобиля ( после любого вычета по разделу 179, но до расчета вашего обычного вычета амортизации в соответствии с MACRS), если транспортное средство было приобретено после 27 сентября 2017 года и введено в эксплуатацию в течение 2020 года.Кроме того, хотя это применимо к новому транспортному средству, оно также применимо к подержанному транспортному средству, только если транспортное средство соответствует требованиям к подержанной собственности. Для получения дополнительной информации о требованиях к используемым свойствам см. Раздел 168 (k) (2) (E) (ii). Чтобы иметь право на получение надбавки, более 50% использования автомобиля должно быть в рамках квалифицированного коммерческого использования (как определено в разделе Амортизационные отчисления , далее).

Комбинированная амортизация.

Дополнительный лимит амортизации в течение первого года для транспортных средств, приобретенных до 28 сентября 2017 г., больше не допускается, если они введены в эксплуатацию после 2019 г.Ваши комбинированные амортизационные отчисления по разделу 179, специальные амортизационные отчисления и обычные амортизационные отчисления MACRS ограничены максимально допустимым амортизационным отчислением для транспортных средств, приобретенных после 27 сентября 2017 г. и введенных в эксплуатацию в течение 2020 г., составляет 18 100 долларов США. Если вы решите не запрашивать специальную амортизационную надбавку для транспортного средства, введенного в эксплуатацию в 2020 году, сумма составит 10 100 долларов. См. Пределы амортизации далее в этой главе.

Квалифицированный автомобиль.

Чтобы иметь право собственности, автомобиль (включая грузовик или фургон) должен пройти все следующие испытания.

• Вы приобрели автомобиль после 27 сентября 2017 г., но только в том случае, если до 28 сентября 2017 г. не существовало обязывающего письменного договора на приобретение автомобиля.

Избрание не претендовать на специальную амортизационную надбавку.

Вы можете отказаться от получения специальной амортизационной скидки для вашего легкового, грузового автомобиля или фургона, которые являются квалифицированной собственностью. Если вы сделаете этот выбор, он будет применяться ко всей собственности на 5 лет, введенной в эксплуатацию в течение года.

Чтобы сделать этот выбор, приложите к своей своевременной поданной декларации заявление (включая продления) с указанием класса собственности (5 лет для автомобилей), в отношении которого вы выбираете, и что вы решаете не требовать специального амортизационного отчисления для квалифицированная собственность в этом классе собственности.

. Если вы не решите не запрашивать специальную амортизационную надбавку, вы должны уменьшить скорректированную базу автомобиля на сумму надбавки, даже если надбавка не была востребована..

Если вы используете фактические расходы на автомобиль для расчета вычета за автомобиль, которым вы владеете и используете в своем бизнесе, вы можете потребовать вычет амортизации. Это означает, что вы можете ежегодно вычитать определенную сумму в качестве возмещения ваших затрат или другой основы для вашего автомобиля.

Обычно вам необходимо знать следующее об автомобиле, стоимость которого вы собираетесь амортизировать.

Основа.

Основой для расчета амортизации автомобиля обычно является его стоимость.Это включает любую сумму, которую вы занимаете или оплачиваете наличными, другим имуществом или услугами.

Как правило, вы рассчитываете амортизацию вашего автомобиля, грузовика или фургона, используя нескорректированный базис (см. Нескорректированный базис , далее). Однако в некоторых ситуациях вы будете использовать скорректированный базис (ваш базис уменьшен на разрешенную или допустимую амортизацию в предыдущие годы). Для одной из этих ситуаций см. Исключение в разделе Методы амортизации , далее.

Если вы меняете использование автомобиля с личного на бизнес, ваша база для амортизации — это меньшая из двух величин: справедливая рыночная стоимость или скорректированная вами база для автомобиля на дату переоборудования.Дополнительные правила, касающиеся базиса, обсуждаются далее в этой главе в разделе Нескорректированный базис .

Введен в эксплуатацию.

Обычно вы вводите автомобиль в эксплуатацию, когда он доступен для использования в вашей работе или бизнесе, в приносящей доход деятельности или в личных целях. Амортизация начинается, когда автомобиль вводится в эксплуатацию для использования в вашей работе или бизнесе или для получения дохода.

Для расчета амортизации, если вы сначала начнете использовать автомобиль только в личных целях, а затем переоборудуете его для коммерческого использования, вы передадите автомобиль в эксплуатацию в день переоборудования.

Автомобиль введен в эксплуатацию и утилизирован в том же году.

Если вы сдадите автомобиль в эксплуатацию и утилизируете его в том же налоговом году, вы не сможете подать заявку на вычет амортизации для этого автомобиля.

Методы начисления амортизации.

Обычно амортизация автомобилей рассчитывается с использованием Модифицированной системы ускоренного возмещения затрат (MACRS). MACRS обсуждается позже в этой главе.

Исключение.

Если вы использовали стандартную ставку пробега в первый год коммерческого использования и перешли на метод фактических расходов в следующем году, вы не сможете амортизировать свой автомобиль в соответствии с правилами MACRS. Вы должны использовать прямолинейную амортизацию в течение предполагаемого оставшегося срока полезного использования автомобиля.

Чтобы рассчитать амортизацию по прямолинейному методу, вы должны уменьшить свою базовую ставку в автомобиле (но не ниже нуля) на установленную ставку за милю для всех миль, для которых вы использовали стандартную ставку.Ставка за милю варьируется в зависимости от года (лет), когда вы использовали стандартную ставку миль. Чтобы узнать о применяемых ставках, см. «Корректировка амортизации », когда вы использовали стандартную ставку в милях под Распоряжение автомобиля , далее.

Это уменьшение базы является дополнением к корректировкам базы, описанным ниже в разделе Нескорректированная база . Для расчета амортизационных отчислений вы должны использовать скорректированную базу в своем автомобиле. Для получения дополнительной информации о прямолинейном методе начисления амортизации см. Pub.946.

Испытание на использование более 50%.

Как правило, для использования MACRS вы должны использовать свой автомобиль более чем на 50% для квалифицированного коммерческого использования (определено далее) в течение года. Вы должны проходить этот тест на использование более 50% каждый год периода восстановления (6 лет согласно MACRS) для вашего автомобиля.

Если в вашем бизнесе используется 50% или меньше, вы должны использовать метод прямой линии для амортизации вашего автомобиля. Это объясняется далее в разделе Автомобиль, использованный на 50% или менее для бизнеса .

Использование в коммерческих целях.

Квалифицированное коммерческое использование — это любое использование в вашей торговле или бизнесе. Он не включает использование для получения дохода (инвестиционное использование). Тем не менее, вы совмещаете свой бизнес и инвестиционное использование, чтобы рассчитать амортизационный вычет за налоговый год.

Использование вашего автомобиля другим лицом.

Не относитесь к использованию вашего автомобиля другим лицом как к использованию в вашей торговле или бизнесе, если такое использование не соответствует одному из следующих условий.

• Это напрямую связано с вашим бизнесом.

• Вы должным образом сообщаете об этом другому лицу как доход (и, если необходимо, вы удерживаете налог с дохода).

• Это приводит к выплате справедливой рыночной арендной платы. Это включает в себя любые платежи вам за использование вашего автомобиля.

Изменения в коммерческом использовании.

Если вы использовали свой автомобиль более чем на 50% в квалифицированном коммерческом использовании в год ввода его в эксплуатацию, но на 50% или менее в последующий год (включая год утилизации), вам необходимо перейти на прямолинейный метод расчета. амортизация.См. Квалифицированное использование в бизнесе 50% или меньше в последующий год в рамках Автомобиль, использованный на 50% или меньше для бизнеса , позже.

. Собственность не перестает использоваться более чем на 50% в квалифицированных деловых целях по причине передачи в случае смерти. .

Используйте более чем для одной цели.

Если вы используете свой автомобиль более чем для одной цели в течение налогового года, вы должны распределить использование для различных целей. Вы делаете это на основе пробега.Вычислите процент квалифицированного использования в бизнесе, разделив количество миль, которые вы проезжаете на автомобиле в деловых целях в течение года, на общее количество миль, которые вы проезжаете на автомобиле в течение года для любых целей.

Переход с личного на коммерческое использование.

Если вы измените использование автомобиля со 100% личного пользования на использование в коммерческих целях в течение налогового года, у вас может не быть записей о пробеге за время до перехода к использованию в коммерческих целях. В этом случае вы рассчитываете процент использования бизнеса за год следующим образом.

1. Определите процент использования в бизнесе за период после изменения. Для этого разделите служебные мили на общее количество миль, пройденных за этот период.

2. Умножьте процент в (1) на дробь. В числителе (верхнее число) указано количество месяцев, в течение которых автомобиль используется для бизнеса, а в знаменателе (нижнее число) — 12.

Пример.

Вы используете автомобиль только в личных целях в течение первых 6 месяцев года.В течение последних 6 месяцев года вы проезжаете на автомобиле 15 000 миль, из которых 12 000 миль — для работы. Это дает вам процент использования в бизнесе 80% (12 000 ÷ 15 000) за этот период. Использование вашего бизнеса в течение года составляет 40% (80% (0,80) × ⁶ / ₁₂ ).

Лимиты.

Сумма, которую вы можете требовать по разделу 179, специальной амортизационной надбавке и амортизационным отчислениям, может быть ограничена. Максимальная сумма, которую вы можете запросить, зависит от года, в котором вы поставили свой автомобиль в эксплуатацию.Вам необходимо уменьшить максимальную сумму, если вы не использовали автомобиль исключительно для бизнеса. См. Пределы амортизации , далее.

Без корректировки.

Вы используете свой нескорректированный базис (часто называемый вашей базой или базой для амортизации) для расчета амортизации с помощью диаграммы амортизации MACRS, объясненной далее в разделе Модифицированная система ускоренного возмещения затрат (MACRS) . Ваша нескорректированная база для расчета амортизации — это ваша первоначальная база, увеличенная или уменьшенная на определенные суммы.

Чтобы рассчитать нескорректированную основу, начните с исходной базы вашего автомобиля, которой обычно является его стоимость. Стоимость включает налоги с продаж (см. Налоги с продаж , ранее), сборы по месту назначения и подготовку дилера. Увеличивайте свою базу с помощью любых существенных улучшений, которые вы вносите в свой автомобиль, например, добавляя кондиционер или новый двигатель. Уменьшите свою базу на любой вычет по разделу 179, специальную амортизационную надбавку, налог на потребителя бензина и альтернативный кредит на автотранспортные средства.

См. Форму 8910 «Альтернативный кредит на автотранспортные средства» для получения информации об альтернативном кредите на автотранспортные средства.

. Если в дальнейшем использование вашего бизнеса упадет до 50% или менее, вам, возможно, придется вернуть (включить в свой доход) любую излишнюю амортизацию. См. Car Used 50% or Less for Business , later, для получения дополнительной информации. .

Если вы приобрели автомобиль в дар или по наследству, см. Паб. 551, Basis of Assets, для получения информации о вашей базе в автомобиле.

Улучшения.

Значительное улучшение автомобиля рассматривается как новый объект, подлежащий восстановлению в течение 5 лет.Он считается введенным в эксплуатацию в том году, в котором было произведено улучшение. Неважно, сколько лет машине, когда добавлено улучшение. Для снижения стоимости улучшения выполните те же действия, что и для снижения первоначальной стоимости автомобиля. Однако при применении ограничений на амортизационные отчисления вы должны относиться к усовершенствованию и к автомобилю в целом. Годовой амортизационный вычет (плюс любые вычеты по разделу 179, специальные амортизационные отчисления и амортизация любых улучшений) не может превышать лимит амортизации, применяемый для этого года.См. Пределы амортизации , далее.

Обмен автомобилей.

Если вы обменяли одну машину («старую машину») на другую («новую машину») в 2020 году, есть два способа обработки транзакции.

1. Вы можете рассматривать транзакцию как отчуждение старого автомобиля и покупку нового автомобиля. Если вы сделаете это решение, вы будете относиться к старой машине как к утилизированной во время обмена. Амортизируемая основа для нового автомобиля — это скорректированная основа для старого автомобиля (рассчитанная так, как если бы автомобиль использовался на 100% в коммерческих целях) плюс любая дополнительная сумма, которую вы заплатили за новый автомобиль.Затем вы рассчитываете размер амортизационного вычета для нового автомобиля, начиная с даты его ввода в эксплуатацию. Вы делаете этот выбор, заполнив форму 2106, часть II, раздел D. Этот метод объясняется позже, начиная с Эффект обмена на основе .

2. Если вы не сделаете выбор, описанный в (1), вы должны рассчитать амортизацию отдельно для оставшейся части старого автомобиля и для любой дополнительной суммы, которую вы заплатили за новый автомобиль. Вы должны применить два предела амортизации (см. Пределы амортизации , далее).Лимит, который применяется к оставшейся части старой машины, обычно — это сумма, которая была бы разрешена, если бы вы не обменяли старую машину. Лимит, который применяется к дополнительной сумме, которую вы заплатили за новый автомобиль, обычно представляет собой лимит, который применяется в течение налогового года, за вычетом амортизационных отчислений для оставшейся части старого автомобиля. Вы должны использовать форму 4562 для расчета амортизационных отчислений. Вы не можете использовать форму 2106, часть II, раздел D. Этот метод описан в Pub. 946.

Примечание.

Обмен аналогичного типа, совершенный после 31 декабря 2017 г., как правило, ограничивается обменом недвижимого имущества, не предназначенного в основном для продажи.

Если вы решите использовать метод, описанный в (1), вы должны сделать это в своевременно поданной налоговой декларации (включая дополнения). В противном случае необходимо использовать метод, описанный в (2).

. Форма 2106 будет использоваться резервистами Вооруженных сил, квалифицированными артистами-исполнителями, платными государственными или местными государственными служащими, а также сотрудниками с рабочими расходами, связанными с инвалидностью.В связи с приостановкой различных детализированных вычетов с учетом минимального уровня 2% в соответствии с разделом 67 (a), сотрудники, не подпадающие ни под одну из перечисленных категорий, не могут использовать Форму 2106. .

Эффект trade-in на основе.

Дальнейшее обсуждение применимо к обмену автомобилей в 2020 году, когда было принято решение рассматривать сделку как отчуждение старого автомобиля и покупку нового автомобиля. Для получения информации о том, как рассчитать амортизацию автомобилей, участвующих в обмене аналогичными товарами (trade-in) в 2020 году, для которых выбор не проводился, см. Pub.946 и раздел 1.168 (i) -6 (d) (3) Правил.

Примечание.

Обмен аналогичного типа, совершенный после 31 декабря 2017 г., как правило, ограничивается обменом недвижимого имущества, не предназначенного в основном для продажи. Раздел 1.168 (i) -6 правил не отражает это изменение в законе.

Проданный автомобиль, используемый только для бизнеса.

Если вы обмениваете автомобиль, который использовался только в своем бизнесе, на другой автомобиль, который будет использоваться только в вашем бизнесе, вашей исходной базой для нового автомобиля будет ваша скорректированная база в старом автомобиле плюс любая дополнительная сумма, которую вы платите за новый машина.

Пример.

Пол обменивает автомобиль со скорректированной базой в 5000 долларов на новый автомобиль. Кроме того, он платит 20 000 долларов за новую машину. Его первоначальная основа для нового автомобиля составляет 25 000 долларов (его скорректированная база на 5 000 долларов в старой машине плюс 20 000 долларов, выплаченных наличными). Нескорректированная база Пола составляет 25000 долларов, если он не требует вычета по разделу 179, специальной амортизационной надбавки или имеет другие увеличения или уменьшения по сравнению с исходной базой, обсуждавшейся ранее в разделе Нескорректированная база .

Проданный автомобиль, частично используемый в хозяйственной деятельности.

Если вы обменяете автомобиль, который частично использовался в вашем бизнесе, на новый автомобиль, который вы будете использовать в своем бизнесе, вы должны сделать поправку на обмен для личного использования старого автомобиля. Эта корректировка приводит к уменьшению вашей базовой стоимости вашего старого автомобиля, но не ниже нуля, для целей расчета амортизационных отчислений для нового автомобиля. (Однако эта корректировка не используется, когда вы определяете прибыль или убыток от последующей утилизации нового автомобиля.См. Паб. 544, Продажа и другое отчуждение активов, для получения информации о том, как сообщить о отчуждении вашего автомобиля.)

Чтобы рассчитать нескорректированную базу амортизации вашего нового автомобиля, сначала добавьте к скорректированной базе в старом автомобиле любую дополнительную сумму, которую вы платите за новый автомобиль. Затем вычтите из этой суммы избыток, если таковой имеется:

1. Общая сумма сумм, которые были бы допустимы в качестве амортизации в течение налоговых лет до торговли, если бы 100% использования автомобиля было коммерческим и инвестиционным использованием, более

2. Общая сумма фактически разрешенных сумм амортизации за эти годы.

Модифицированная система ускоренного возмещения затрат (MACRS).

MACRS — это название, данное налоговым правилам для возврата (возмещения) за счет амортизационных отчислений стоимости имущества, используемого в торговле или бизнесе или для получения дохода.

Максимальная сумма, которую вы можете удержать, ограничена и зависит от года, когда вы вводили свой автомобиль в эксплуатацию.См. Пределы амортизации , далее.

Период восстановления.

Согласно MACRS автомобили классифицируются как собственность на 5 лет. Фактически вы уменьшаете стоимость автомобиля, грузовика или фургона в течение 6 календарных лет. Это связано с тем, что ваш автомобиль обычно считается введенным в эксплуатацию в середине года, и вы требуете амортизацию за половину первого и шестого года.

Для получения дополнительной информации о требованиях к этому более короткому периоду восстановления и процентам, используемым при расчете амортизационного вычета, см. Главу 4 Pub.946.

Методы амортизации.

Вы можете использовать один из следующих методов для снижения стоимости вашего автомобиля.

• Метод 200% уменьшающегося остатка (200% DB) в течение 5-летнего периода восстановления, который переключается на прямой метод, когда этот метод обеспечивает такое же или большее вычету.

• Метод 150% уменьшающегося остатка (150% DB) в течение 5-летнего периода восстановления, который переключается на прямой метод, когда этот метод обеспечивает такое же или большее вычету.

• Прямолинейный метод (SL) в течение 5-летнего периода восстановления.

. Если вы используете Таблица 4-1 (обсуждается ниже) для определения нормы амортизации на 2020 год, вам не нужно определять, в каком году, используя метод прямой линии, вычитается равная или большая величина. Это связано с тем, что на графике в курсах встроен метод прямой линии. .

Перед тем, как выбрать метод, примите во внимание следующие факты.

• Использование линейного метода обеспечивает равные ежегодные вычеты в течение периода восстановления.

• Использование методов уменьшающегося остатка обеспечивает более высокие вычеты в предыдущие годы восстановления, при этом вычеты обычно становятся меньше с каждым годом.

График амортизации MACRS.

A 2020 Таблица амортизации MACRS и инструкции включены в эту главу в виде таблицы 4-1.С помощью этой таблицы вы сможете легко рассчитать амортизационные отчисления для вашего автомобиля в 2020 году. Аналогичная таблица представлена ​​в Инструкции к форме 2106.

. Возможно, вам придется использовать таблицы в Pub. 946 вместо использования График амортизации MACRS . .

Вы должны использовать Таблицы амортизации в Pub. 946, а не на 2020 MACRS График амортизации MACRS в этой публикации, если к вам применимо одно из следующих трех условий.

1. Вы подаете декларацию за финансовый год.

2. Вы подаете декларацию за короткий налоговый год (менее 12 месяцев).

3. В течение года действуют все следующие условия.

   1. Вы ввели в эксплуатацию некоторое имущество с января по сентябрь.

   2. Вы ввели в эксплуатацию некоторое имущество с октября по декабрь.

   3. Ваша база в собственности, которую вы передали в эксплуатацию с октября по декабрь (за исключением нежилой недвижимости, жилой недвижимости, сдаваемой в аренду, и недвижимости, введенной в эксплуатацию и выброшенной в том же году), составляла более 40% от вашей общей базы во всей собственности, которую вы введены в эксплуатацию в течение года.

Амортизация в будущие годы.

Если вы используете проценты из таблицы, вы, как правило, должны продолжать использовать их в течение всего периода восстановления вашего автомобиля. Однако вы не можете продолжать использовать диаграмму, если ваша база в автомобиле скорректирована из-за несчастного случая. В этом случае для года корректировки и оставшегося периода восстановления рассчитайте амортизацию без диаграммы, используя скорректированный базис в автомобиле, в конце года корректировки и за оставшийся период восстановления.См. «Расчет вычета без использования таблиц » в главе 4 Pub. 946.

. В будущем не используйте диаграмму в этом выпуске публикации. Вместо этого используйте диаграмму в публикации или инструкции по форме на те будущие годы. .

Утилизация автомобиля в период восстановления.

Если вы утилизируете автомобиль до окончания периода восстановления, вам обычно предоставляется полгода амортизации в год утилизации, если вы не приобрели автомобиль в последнем квартале года.См. Амортизационные вычеты за год выбытия в разделе Списание автомобиля, позже, для получения информации о том, как рассчитать допустимую амортизацию в год выбытия.

Как пользоваться графиком 2020 года.

Чтобы рассчитать амортизационные отчисления на 2020 год, найдите процентное значение в столбце Таблицы 4-1, основанное на дате первого ввода автомобиля в эксплуатацию и используемом вами методе начисления амортизации. Умножьте нескорректированный базис вашего автомобиля (определенный ранее) на этот процент, чтобы определить сумму амортизационных отчислений.Если вы предпочитаете рассчитывать амортизационные отчисления без помощи диаграммы, см. Pub. 946.

. Ваш вычет не может превышать максимальный предел амортизации для автомобилей. См. Пределы амортизации , далее. .

Пример.

Фил купил подержанный грузовик в феврале 2019 года, чтобы использовать его исключительно в своем ландшафтном бизнесе. Он заплатил 9 200 долларов за грузовик без всякой компенсации. Фил не требовал никаких вычетов по разделу 179, грузовик не имел права на получение специальной амортизационной скидки, и он решил использовать метод 200% DB, чтобы получить самый большой вычет на амортизацию в первые годы.

Фил использовал график амортизации MACRS в 2019 году, чтобы найти свой процент. Нерегулированная основа его грузовика равна его стоимости, потому что Фил использовал его исключительно для бизнеса. Он умножил нескорректированный базис своего грузовика, 9 200 долларов, на применявшийся процент, 20%, чтобы рассчитать его амортизационный вычет в 2019 году в размере 1840 долларов.

В 2020 году Фил использовал грузовик в личных целях, когда ремонтировал кабину своего отца. Его записи показывают, что коммерческое использование его грузовика составляло 90% в 2020 году.Фил использовал Таблицу 4-1, чтобы найти свой процент. Читая первый столбец для даты ввода в эксплуатацию и переходя к столбцу 200% DB, он находит свой процент, 32%. Он умножает нескорректированный базис своего грузовика, 8 280 долларов (затраты на 9 200 долларов × 90% (0,90) коммерческого использования), на 32% (0,32), чтобы получить вычет амортизации в 2020 году в размере 2650 долларов.

Существуют ограничения на сумму, которую вы можете вычесть при амортизации вашего автомобиля, грузовика или фургона. Вычеты по разделу 179 и специальные амортизационные отчисления рассматриваются как амортизация для целей установленных лимитов.Максимальная сумма, которую вы можете удерживать каждый год, зависит от даты приобретения легкового автомобиля и года ввода легкового автомобиля в эксплуатацию. Эти ограничения показаны в следующих таблицах на 2020 год.

Грузовые автомобили и фургоны.

Для налоговых лет до 2018 года максимальные амортизационные отчисления для грузовиков и фургонов обычно выше, чем для легковых автомобилей. Грузовик или фургон — это легковой автомобиль, который классифицируется производителем как грузовик или фургон и имеет полную массу транспортного средства не более 6000 фунтов.

Максимальный износ грузовых автомобилей и фургонов.

Автомобиль использовался менее полного года.

Лимиты амортизации не уменьшаются, если вы используете автомобиль менее полного года. Это означает, что вы не уменьшаете лимит при сдаче автомобиля в эксплуатацию или утилизации автомобиля в течение года.Однако лимиты амортизации уменьшаются, если вы не используете автомобиль исключительно в деловых и инвестиционных целях. См. Скидка для личного использования далее.

Скидка для личного пользования.

Лимиты амортизации уменьшаются в зависимости от вашего процента личного использования. Если вы используете автомобиль менее чем на 100% в своем бизнесе или работе, вы должны определить лимит амортизационных отчислений, умножив сумму лимита на процент использования бизнеса и инвестиций в течение налогового года.

Раздел 179 удержания.

Вычет по статье 179 рассматривается как амортизационный вычет. Если вы приобрели легковой автомобиль (включая грузовики и фургоны) после 27 сентября 2017 г. и поставили его в эксплуатацию в 2020 г., используйте его только для бизнеса и выберите вычет по разделу 179, специальную амортизационную надбавку и амортизационный вычет для этого транспортного средства на 2020 ограничен 18 100 долларами.

Пример.

4 сентября 2020 года Джек купил и сдал в эксплуатацию подержанный автомобиль за 15000 долларов и ввел его в эксплуатацию.Он использовал его на 80% для своего бизнеса и выбирает вычет по статье 179 за автомобиль. Автомобиль не квалифицируется как имущество для целей специального амортизационного отчисления.

Прежде чем применить ограничение, Джек рассчитывает, что его максимальный вычет по разделу 179 составляет 12 000 долларов. Это стоимость его соответствующей собственности (до максимальной суммы 1 040 000 долларов), умноженная на его коммерческое использование (15 000 долларов × 80% (0,80)).

Джек затем подсчитывает, что его вычет по разделу 179 за 2020 год ограничен 8 080 долларами (80% от 10 100 долларов).Затем он рассчитывает свою нескорректированную базу в 3920 долларов ((15000 долларов × 80% (0,80) — 8 080 долларов) для определения его амортизационного вычета. Джек достиг своего максимального амортизационного вычета на 2020 год. В 2021 году Джек будет использовать нескорректированную базу в 3920 долларов для расчета своего амортизационного вычета.

Вычеты в годах после периода восстановления.

Если амортизационные отчисления для вашего автомобиля будут уменьшены до пределов для легковых автомобилей (обсуждалось ранее), у вас будет невозмещенная основа для вашего автомобиля в конце периода восстановления.Если вы продолжите использовать свой автомобиль для бизнеса, вы можете вычесть сумму невозмещенной суммы (с учетом лимитов амортизации) после окончания периода восстановления.

Безвозвратная основа.

Это ваша стоимость или другая основа для автомобиля, за вычетом вычета из любого вычета из чистого топлива (для автомобилей, введенных в эксплуатацию до 1 января 2006 г.), кредита на альтернативный автотранспорт, кредита на электромобиль, налога на потребителя газа и амортизации (включая любые специальные амортизационные отчисления, о которых говорилось ранее, если вы не решите не требовать их) и вычеты по разделу 179, которые были бы допустимы, если бы вы использовали автомобиль на 100% для бизнеса и инвестиций.

Период восстановления.

Для собственности на 5 лет период восстановления составляет 6 календарных лет. Амортизация за неполный год разрешена в первом календарном году, амортизация за полный год разрешена в каждом из следующих 4 календарных лет, а амортизация за неполный год разрешена в 6-м календарном году.

В соответствии с MACRS период восстановления будет одинаковым независимо от того, используете ли вы убывающий остаток или прямолинейную амортизацию. Вы определяете свою невосстановленную базу на 7-м году после ввода автомобиля в эксплуатацию.

Как лечить невосстановленную базу.

Если вы продолжите использовать свой автомобиль для бизнеса после периода восстановления, вы можете потребовать вычет амортизации в каждом последующем налоговом году до тех пор, пока вы не восстановите свою базу в автомобиле. Максимальная сумма, которую вы можете удерживать каждый год, определяется датой ввода автомобиля в эксплуатацию и процентным соотношением использования вашего автомобиля. Например, вычеты не допускаются за год использования автомобиля на 100% в личных целях.

По состоянию на конец 2019 года у Боба в машине оставалась неизлечимая сумма в размере 14 626 долларов (31 500 — 16 874 доллара). Если Боб продолжит использовать автомобиль на 100% для бизнеса в 2020 году и в последующие годы, он может потребовать вычет амортизации, равную меньшей из 1875 долларов США или его оставшейся невозмещенной основе.

Если бы Боб использовал автомобиль на предприятии менее 100% в течение любого года, его амортизационные отчисления были бы меньше максимальной суммы, допустимой для этого года. Однако при определении своей невозмещенной базы в автомобиле он все равно уменьшил бы исходную базу на максимально допустимую сумму, как если бы коммерческое использование было 100%.Например, если бы Боб использовал свой автомобиль для бизнеса на 60% вместо 100%, его допустимые амортизационные отчисления составили бы 10 124 доллара (16 874 доллара × 60% (0,60)), но ему все равно пришлось бы уменьшить свою базу на 16 874 доллара, чтобы определить свою невосстановленная база.

Таблица 4-1. График амортизации MACRS на 2020 год (используется для расчета амортизации на 2020 год)

Командировочные расходы, оплачиваемые работодателями

Командировочные расходы — это расходы, которые сотрудник несет во время командировок компании. Бизнес компании может включать, например, конференции, выставки, деловые встречи, встречи с клиентами, ярмарки вакансий, тренинги и коммерческие звонки.

Расходы могут включать в себя проживание, возмещение личного пробега на автомобиле, перелеты, наземный транспорт, чаевые посыльным, питание, чаевые официантам, обслуживание номеров и другие непредвиденные расходы, с которыми сотрудник может столкнуться в дороге.

Расходы, которые возмещает организация, указаны в политике компании в отношении деловых поездок. Ознакомьтесь с политикой вашей компании, потому что такие различные расходы, как химчистка и абонемент в тренажерный зал, могут быть покрыты сотрудникам, находящимся в длительных поездках, в дополнение к ожидаемым транспортным расходам, проживанию и питанию.

Командировочные расходы сотрудников по долгосрочным контрактам

При использовании долгосрочного жилья для путешествующих сотрудников многие работодатели также предоставляют возможности для посещения семьей сотрудника, когда сотрудник находится в длительных поездках по делам. Когда сотрудника направляют в другую компанию на временной основе, работодатели иногда оплачивают посещение семьи сотрудника через определенные промежутки времени. Это предохраняет бремя удаленной работы от неблагоприятных последствий для семейных отношений.

Работодатели стремятся предоставить выгодные варианты для сотрудников, которые находятся вдали от дома и семьи в течение длительных периодов времени. Вам необходимо воспользоваться любыми привилегиями на поездки, которые предлагает ваш работодатель, чтобы укрепить моральный дух и преданность сотрудников.

Развлечение клиентов на конференциях, во время торговых звонков и выездов на места — это еще один возмещаемый расход, но знайте политику своей компании, чтобы не превышать лимитов, установленных на расходы на развлечения. Например, компании часто устанавливают ограничение на то, что вы можете потратить на то, чтобы пригласить клиента на обед.

Ознакомьтесь также с политикой вашей компании в отношении начисления миль авиакомпаний. Различается. Некоторые компании позволяют сотрудникам накапливать авиационные мили, которые они затем могут использовать для личных семейных путешествий. У других накапливается банк путевых миль, которые они используют для покрытия дополнительных деловых поездок сотрудников. Опять же, очень важно знать политику вашей компании.

Как работодатели оплачивают командировочные расходы сотрудников?

Обычно организации оплачивают командировочные расходы сотрудников этими тремя способами.

Кредитные карты предприятия

Кредитные карты выдаются сотрудникам, которым приходится часто ездить по делам. Сотрудники могут взимать большую часть расходов, которые они несут в командировке, с кредитной карты компании. Для возмещения непредвиденных расходов, таких как чаевые и фаст-фуд, сотрудникам необходимо будет заполнить отчет о расходах по возвращении из поездки.

Платежные карты удобны для сотрудников, поскольку им не нужно привозить наличные для оплаты деловых расходов до возмещения расходов.Тем не менее, узнайте о политике вашей компании; вам все равно может потребоваться сдать квитанции и другую подтверждающую документацию, даже если вы списываете эти расходы с кредитной карты.

Наличные:

Организации, не имеющие кредитных карт компании, требуют, чтобы сотрудники заполняли отчет о возмещении расходов по каждой статье, пока сотрудник находится в разъездах. Обычно они требуют квитанций и некоторого уровня обоснования каждого расхода.

Лишь изредка организация просила сотрудников заплатить за дорогостоящие вещи, такие как авиабилеты, и добиваться возмещения позже.Заказ на покупку компании или кредитная карта компании позволят оплатить крупные расходы авансом. Но сотрудники часто вынуждены оплачивать повседневные командировочные расходы наличными из своего кармана, которые позже возмещаются.

Суточные

Суточные — это суточные в размере определенной суммы денег, которые выдается сотруднику для покрытия всех расходов. Сотрудник несет ответственность за правильный выбор командировочных расходов в рамках параметров суммы денег, которую ему или ей выделяют ежедневно.

Некоторые компании платят напрямую за транспорт и жилье, но выплачивают командировочным сотрудникам суточные на все другие расходы, включая питание и наземный транспорт. Известно, что сотрудники недооценивают расходы, чтобы удержать лишние деньги из суточных. Компании обычно позволяют это.

Знайте политику своего работодателя в отношении командировочных расходов

Сотрудникам, которые путешествуют по делам, рекомендуется быть в курсе политики компании в отношении командировок и расходов, покрываемых для возмещения расходов.Расходы, выходящие за рамки политики, обычно не возмещаются и не покрываются.

Квитанции требуются большинству компаний, за исключением тех, которые выплачивают суточные. У вашей компании также, вероятно, есть форма, которую, как они ожидают, сотрудники будут использовать для возврата командировочных расходов.

Чтобы не упустить возмещаемые расходы, сотрудникам часто дается крайний срок, к которому они должны подать отчет о расходах и сдать соответствующие квитанции. У финансового отдела есть инструкции, которые помогут ему оставаться в курсе.

Если у вас есть вопросы о том, что составляет соответствующие командировочные расходы в вашей организации, обратитесь к своему руководителю и в отдел кадров. Вы же не хотите тратить деньги и получать сюрприз позже.

Работодатели используют командировки как поощрение сотрудников

Некоторые работодатели начали использовать командировки в качестве стимула для сотрудников. Когда сотрудники вознаграждаются поездками от своей компании за достижение цели, поощрительные поездки повышают как лояльность сотрудников, так и вовлеченность на рабочем месте.

Налоговые проблемы возникают, когда работодатели оплачивают командировочные расходы сотрудников

Большинство работодателей оплачивают или возмещают расходы своих сотрудников во время деловых поездок. Как правило, расходы на транспорт, питание, проживание и непредвиденные расходы могут быть оплачены или возмещены работодателем без уплаты налогов, если работник находится в краткосрочной командировке. Однако налоговые правила усложняются, если поездка длится дольше. Иногда командировочные расходы, оплаченные или возмещенные работодателем, должны рассматриваться как налогооблагаемая компенсация работнику в соответствии с отчетностью по форме W-2 и налогами на заработную плату.

Целью данной статьи является рассмотрение некоторых из наиболее распространенных командировок, которые могут привести к налогообложению доходов сотрудников для целей федерального налогообложения. Хотя деловые поездки также могут вызывать проблемы с налогами штата, эти вопросы выходят за рамки данной статьи. Эта статья предназначена только для общего обзора, так как налоговые последствия для сотрудника для данного соглашения о поездке зависят от фактов и обстоятельств этого соглашения.

В нижеследующем обсуждении предполагается, что все командировочные расходы являются обычными и необходимыми и понесены сотрудником (или партнером в партнерстве) во время ночной поездки из дома по делам работодателя.Кроме того, предполагается, что расходы обоснованы должным образом, чтобы работодатель знал: (1) кто понес расходы; (2) где, когда, почему и для кого были понесены расходы, и (3) сумма в долларах. Работодатели должны собирать эту информацию в течение разумного периода времени после понесения расходов, обычно в течение 60 дней.

Определенные расходы на питание и проживание могут подпадать под упрощенный процесс обоснования, называемый правилами «суточных» (хотя даже эти расходы должны соответствовать некоторым требованиям обоснования).Правила выплаты суточных выходят за рамки данной статьи.

Налоговый дом

Одним из ключевых элементов учета командировочных расходов сотрудника является местонахождение «налогового дома» сотрудника. Согласно IRS и судебным постановлениям, налоговым домом сотрудника является постоянное место работы сотрудника, а не его личное местожительство или семейный дом. Обычно налоговый дом включает весь город или район, в котором находится постоянное рабочее место. Как правило, только те расходы, которые оплачиваются или возмещаются работодателем в связи с поездкой сотрудника за пределы налогового дома сотрудника, имеют право на льготный налоговый режим как расходы на деловые поездки.

Поездка на постоянное рабочее место

Обычно расходы, понесенные в связи с поездкой между местом жительства сотрудника и постоянным местом работы сотрудника (налоговый дом), являются личными транспортными расходами, а не служебными поездками. Если эти расходы оплачиваются или возмещаются работодателем, они подлежат налогообложению в пользу работника. Это происходит даже тогда, когда сотрудник путешествует на большое расстояние между местом жительства и местом работы, например, когда сотрудник устраивается на новую работу в другом городе.Согласно IRS, если работник предпочитает жить вдали от своего постоянного места работы (налоговый дом), то транспортные расходы между двумя местами, которые оплачиваются или возмещаются работодателем, являются налогооблагаемым доходом для работника.

Пример: Личное место жительства Боба находится в Чикаго, но его обычное рабочее место находится в Атланте. Работодатель Боба возмещает ему квартиру в Атланте плюс транспортные расходы между двумя городами. Поскольку Атланта является налоговым домом Боба, эти дорожные расходы являются личными расходами на дорогу, а возмещение расходов работодателем является налогооблагаемой компенсацией Бобу.

Поездка на два рабочих места

Иногда работодатель требует, чтобы сотрудник постоянно работал в двух офисах из-за потребностей бизнеса работодателя. Такие факторы, как место, где сотрудник проводит больше всего времени, наибольшая деловая активность и наибольший доход, определяют, какое место является основным, а другое — второстепенным. Место жительства работника может быть как в основном, так и в дополнительном.В целом IRS считает, что транспортные расходы между двумя пунктами могут быть оплачены или возмещены работодателем без уплаты налогов. Кроме того, проживание и питание в месте, удаленном от места жительства сотрудника, обычно могут оплачиваться или возмещаться без уплаты налогов.

Пример: Кэролайн живет в Локации А и работает там в штаб-квартире своей компании. Ее работодатель открывает новый магазин в локации B и просит ее выполнять повседневные операции в течение двух лет, пока магазин набирает обороты.Но Кэролайн также нужна в штаб-квартире, поэтому ее работодатель просит ее проводить два дня в неделю в штаб-квартире в местоположении A и три дня в неделю в магазине в местоположении B. Работодатель Кэролайн, считается, что у нее есть основные и второстепенные места работы, и она не перемещается между этими двумя местами. Поездка Кэролайн между этими двумя пунктами, а также ее питание и проживание в Пункте B могут быть возмещены ее работодателем без уплаты налогов.

На практике работодатель должен тщательно рассмотреть и уметь поддерживать деловую потребность сотрудника в регулярных перемещениях между двумя офисами. В делах, связанных с двумя местами ведения бизнеса, суды рассматривали затраченное время, ведение бизнеса и доход, полученный в каждом месте. Простое выполнение сотрудником «входа в систему» ​​или «приземления» в бизнес-центре рядом с его или ее местом жительства вряд ли удовлетворяет требованиям, предъявляемым к наличию двух постоянных рабочих мест.Вместо этого IRS, вероятно, будет рассматривать сотрудника как имеющего только одно постоянное рабочее место, а оплачиваемые работодателем поездки между местом жительства сотрудника и постоянным местом работы будут облагаться налогом на поездки.

Путешествие, когда постоянное место жительства является постоянным местом работы

В некоторых случаях работодатель нанимает сотрудника для работы в целом или только из дома сотрудника, поскольку он или она физически не нужны в месте нахождения работодателя. Если работодатель требует, чтобы сотрудник работал только по месту жительства на регулярной основе, не требует и не ожидает, что сотрудник будет ездить в другой офис на регулярной основе и не предоставляет офисные помещения для сотрудника в другом месте, то место жительства может быть налоговым домом, поскольку это обычное рабочее место сотрудника.Когда сотруднику действительно необходимо уехать из своего места жительства (налоговый дом), временные командировочные расходы могут быть оплачены или возмещены работодателем на безналоговой основе.

Пример: Джейсон — программист и работает в своем доме в Индианаполисе у работодателя в Сиэтле. Он периодически ездит в Сиэтл на встречи со своей командой. Поскольку у Джейсона нет выделенных офисных помещений в Сиэтле, и его работодатель ожидает, что он будет работать из дома, его расходы на поездку в Сиэтл могут быть возмещены его работодателем на безналоговой основе.

Поездка на временное рабочее место

Иногда работодатель временно назначает сотрудника для работы в месте, удаленном от его обычного рабочего места, с ожиданием, что сотрудник вернется на свое обычное рабочее место по окончании назначения.В этом случае ключевой вопрос заключается в том, переезжает ли налоговый дом сотрудника на временное рабочее место. Если налоговый дом перемещается на временное рабочее место, транспортные расходы между местом жительства работника и временным рабочим местом, которые оплачиваются или возмещаются работодателем, являются налогооблагаемой компенсацией работнику, поскольку они являются личными расходами на проезд, а не расходами на командировку. Будет ли налоговый дом сотрудника перемещен на временное рабочее место, зависит от продолжительности назначения и ожиданий сторон.

• Один год или меньше . Если предполагается, что назначение продлится (и действительно продлится) один год или меньше, налоговый дом сотрудника, как правило, не перемещается на временное рабочее место. Таким образом, командировочные расходы между местом жительства работника и временным рабочим местом, которые оплачиваются или возмещаются работодателем, обычно не облагаются налогом для работника как деловые поездки.

Пример: Джанет живет и работает в Денвере, но ее работодатель направляет ее на работу в Сан-Франциско на 10 месяцев.Она возвращается в Денвер после 10-месячного задания. Путевые расходы Джанет, связанные с ее командировкой в ​​Сан-Франциско, которые возмещает ее работодатель, не являются для нее налогооблагаемым доходом, поскольку они считаются временными командировками, а не личными расходами на поездку на работу.

• Более одного года или бессрочно . Если предполагается, что назначение продлится более одного года или на неопределенный период времени, налоговый дом сотрудника обычно перемещается на временное рабочее место.Это так, даже если задание заканчивается досрочно и на самом деле длится один год или меньше. Следовательно, командировочные расходы между местом жительства работника и временным рабочим местом, которые оплачиваются или возмещаются работодателем, являются налогооблагаемой компенсацией работнику как личные расходы на поездку на работу.

Пример: Крис живет и работает в Далласе, но его работодатель направляет его на работу в Оклахома-Сити на 15 месяцев перед возвращением в Даллас. Транспортные расходы Криса, связанные с его назначением в Оклахома-Сити, которые возмещает его работодатель, являются для него налогооблагаемым доходом как личные расходы на поездку на работу.

• Один год или меньше, затем продлено до более чем одного года . Иногда назначение рассчитано на один год или меньше, но затем продлевается до более чем одного года. Согласно IRS, налоговый дом перемещается с обычного рабочего места на временное во время продления. Таким образом, командировочные расходы, понесенные между местом жительства работника и временным рабочим местом, которые оплачиваются или возмещаются работодателем, являются не облагаемыми налогом расходами на деловые поездки до момента продления, но являются налогооблагаемой компенсацией как личные расходы на поездку на работу после продления.

Пример: работодатель Бет назначает ее на временное рабочее место в январе с реалистичным ожиданием, что она вернется на свое обычное рабочее место в сентябре. Однако в августе ясно, что проект займет больше времени, поэтому задание Бет продлено до марта следующего года. Как только работодатель Бет узнает или реалистично ожидает, что Бет будет работать во временном месте более одного года, необходимо внести изменения в налоговый режим путевых расходов Бет.Только дорожные расходы, понесенные до продления в августе, могут быть возмещены без уплаты налогов; командировочные расходы, понесенные и возмещенные после продления, подлежат налогообложению.

Когда место жительства и постоянное место работы сотрудника находятся в одном географическом месте, а сотрудник уехал по временной командировке, сотрудник часто возвращается к месту жительства на выходные, праздничные дни и т. Д. Расходы, связанные с поездкой по пути к месту проживания и обратно могут быть выплачены или возмещены работодателем без уплаты налогов, но только в пределах суммы, которую работник понес бы, если бы он остался на временном рабочем месте, а не поехал домой.

Поездка на временное рабочее место — Особые ситуации

Для того, чтобы работодатель рассматривал оплату или возмещение командировочных расходов как не облагаемую налогом компенсацию, а не как облагаемую налогом компенсацию, необходимо сохранить связь работника с постоянным местом работы. Сотрудник должен ожидать возвращения на обычное рабочее место после назначения и фактически работать на обычном рабочем месте достаточно долго или достаточно регулярно, чтобы оно оставалось налоговым домом для работника. Особые ситуации возникают, когда назначение сотрудника включает периодические поездки на временное рабочее место, постоянные временные рабочие места и перерывы в назначениях на временные рабочие места.

• Периодические поездки на временное рабочее место . Хотя IRS не опубликовало официального руководства, на которое можно положиться, оно рассматривало ситуации, когда у сотрудника есть постоянное рабочее место и временное рабочее место, на которое сотрудник рассчитывает поехать более одного года, но только на спорадической и нечастой основе. . Согласно руководству IRS, если поездки сотрудника на временное рабочее место (1) спорадические и нечастые и (2) не превышают 35 рабочих дней в году, поездка носит временный характер, даже если она происходит более чем через год.Следовательно, расходы могут быть оплачены или возмещены работодателем на безналоговой основе как временная командировка.

Пример: Стефани работает в Локации А, но будет ездить в Локацию Б по мере необходимости в течение следующих трех лет. Если Стефани приезжает в Локацию Б нечасто и нерегулярно и не превышает 35 рабочих дней в году, ее поездка в Локацию Б ежегодно может быть возмещена ее работодателем на не облагаемой налогом основе как временная командировка.

• Временные рабочие места непрерывного действия .Иногда у сотрудника нет постоянного рабочего места, а вместо этого есть несколько временных рабочих мест. Если место жительства сотрудника не может считаться его или ее налоговым домом в соответствии с трехфакторным тестом, разработанным IRS, считается, что работник не имеет налогового дома и является «странствующим» для целей возмещения командировочных расходов. В этом случае командировочные расходы, оплачиваемые работодателем, обычно являются налогооблагаемым доходом для работника.

Пример: Патрик первоначально работал в Местоположение A, но его работодатель отправляет его в Местоположение B на одиннадцать месяцев, а затем назначает Патрика в Местоположение C еще на восемь месяцев.Патрика отправят в Локацию D после Локации С без ожидания возвращения в Локацию А. Патрик не имеет постоянного места жительства в Локации А. Дорожные расходы, оплаченные Патрику его работодателем, вероятно, будут для него налогооблагаемым доходом.

• Перерывы между временными рабочими местами . Во внутреннем меморандуме IRS рассматривает результат, когда у сотрудника есть перерыв в назначениях на временные рабочие места. При применении правила одного года IRS отмечает, что трехнедельный или менее перерыв недостаточно для предотвращения объединения заданий, но перерыв продолжительностью не менее семи месяцев будет.Некоторые компании предпочитают не объединять задания, когда перерывы короче семи месяцев, но значительно длиннее трех недель, учитывая отсутствие существенных указаний со стороны IRS по этому вопросу.

Пример: обычное рабочее место Дона находится в местоположении A. Работодатель Дона отправляет его в местоположение B на десять месяцев, обратно в местоположение A на восемь месяцев, а затем снова в местоположение B на четыре месяца. Несмотря на то, что время Дона в Месте Б составляет 14 месяцев, поскольку задания разделены перерывом не менее семи месяцев, они не суммируются для целей применения правила одного года.Следовательно, командировочные расходы, связанные с каждым отдельным назначением в Местоположение B, могут быть возмещены работодателем на безналоговой основе как временные командировки, поскольку каждое задание длилось менее года.

Заключение

Налоговые правила в отношении деловых поездок сложны, и режим налогообложения может варьироваться в зависимости от конкретной ситуации. Работодатели должны тщательно анализировать организацию деловых поездок, чтобы определить, подлежат ли командировочные расходы, которые они оплачивают или возмещают, налогообложению или не облагаются налогом для сотрудников.

Выбор оптимального способа возмещения командировочных расходов сотрудников

Если ваши сотрудники берут на себя командировочные расходы, связанные с работой, вы можете лучше привлекать и удерживать лучших специалистов, возмещая эти расходы. Но чтобы обеспечить льготное налогообложение для вашего бизнеса и ваших сотрудников, очень важно соблюдать правила IRS.

Причины возмещения

В то время как невозмещенные командировочные расходы, связанные с работой, обычно вычитаются из индивидуальной налоговой декларации налогоплательщика (с учетом 50-процентного ограничения на питание и развлечения) в качестве вычета по разным статьям, многие сотрудники не смогут воспользоваться этим вычетом.Почему?

Скорее всего, некоторые из ваших сотрудников не заносят в списки. Даже у тех, у кого это есть, может не хватить разных разрозненных расходов, чтобы превысить 2% скорректированного минимального валового дохода. И действительно могут быть вычтены только расходы, превышающие пол.

С другой стороны, возмещение может предоставить налоговые льготы как вашему бизнесу, так и сотруднику. Ваш бизнес может вычесть компенсацию (также с учетом 50% -ного лимита на питание и развлечения), и они исключены из налогооблагаемого дохода сотрудника — при условии, что расходы являются законными коммерческими расходами, а возмещение соответствует правилам IRS.Соблюдение требований может быть достигнуто с помощью метода суточных или плана подотчетности.

Посуточный метод

Метод суточных прост: вместо того, чтобы отслеживать фактические расходы каждого человека, вы используете таблицы IRS для определения возмещения расходов на проживание, питание и непредвиденные расходы или просто на питание и непредвиденные расходы. (Если вы не используете метод суточных для проживания, вам понадобятся квитанции, подтверждающие эти расходы.)

В таблицах суточных IRS указаны населенные пункты здесь и за рубежом.Они отражают сезонные колебания цен, а также различные затраты в самих регионах, поэтому цены в Лондоне будут выше, чем в Литтл-Роке. Еще более простой вариант — применить метод суточных по принципу «высокая-низкая» в континентальной части Соединенных Штатов, чтобы возместить сотрудникам до 282 долларов в день для населенных пунктов с высокими затратами и 189 долларов для других населенных пунктов.

Вы должны быть предельно осторожны, чтобы платить сотрудникам не больше, чем соответствующая сумма суточных. IRS налагает серьезные штрафы на предприятия, которые обычно этого не делают.

Бухгалтерский план

Подотчетный план — это формальная договоренность по авансированию, возмещению или предоставлению скидок на деловые расходы. Чтобы квалифицироваться как «подотчетный», ваш план должен соответствовать следующим критериям:

• Он должен оплачивать расходы, которые в противном случае вычитались бы работником.
• Платежи должны относиться к «обычным и необходимым» коммерческим расходам.
• Сотрудники должны обосновывать эти расходы — включая суммы, время и место — в идеале, по крайней мере, ежемесячно.
• Сотрудники должны возвращать любые авансы или пособия, которые они не могут обосновать, в разумный срок, обычно 120 дней.

Если вы не выполните эти условия, IRS будет рассматривать ваш план как не подотчетный, преобразовывая все возмещения в заработную плату, подлежащую налогообложению работника, с учетом подоходного налога (для служащего) и налогов на трудоустройство (для работодателя и работника).

Если у вас есть вопросы о том, какой вариант возмещения подходит для вашего бизнеса, или о дополнительных правилах и ограничениях, применимых к каждому из них, свяжитесь с нами.Мы будем рады помочь.

Пособие на командировку | Глоссарий по корпоративным поездкам Travelperk

Что такое пособие на командировку?

Пособие на командировку — это выплата, которую работодатель производит корпоративному путешественнику для покрытия расходов, понесенных во время деловой поездки. Наиболее частыми расходами являются проживание, еда, напитки и транспорт. Подход к пособию будет варьироваться от одной компании к другой, в зависимости от действующей корпоративной политики в отношении командировок.

Для чего нужны командировочные?

Хотя это будет варьироваться от одного бизнеса к другому, путешественники обнаружат, что покрываются некоторые общие расходы, например:

• Дополнительные поездки, такие как перелеты и такси
• Еда и напитки, потребляемые во время поездки
• Необходимое проживание
• Утренние и вечерние обеды при ночевке

Определение деловых расходов на командировку будет отличаться от одно дело к другому.Например, некоторые предприятия могут иметь строгие ограничения на питание, в то время как другие могут быть более щедрыми.

Где сотрудники могут узнать больше о надбавках на командировки?

Каждая компания, занимающаяся корпоративными поездками, должна работать над поддержанием четкой и актуальной политики в отношении корпоративных поездок. В этом документе будут четко изложены правила и положения, касающиеся корпоративных поездок, в том числе порядок учета надбавок на служебные командировки. Политика корпоративных поездок будет определять, например, разницу между деловыми и личными расходами.

Требуется ли субсидия на командировку по закону?

В некоторых странах компании несут юридическую ответственность за предоставление адекватного пособия вне дома. Сумма и механизм будут варьироваться от страны к стране, в дополнение к тому, как эти расходы учитываются с точки зрения налога.

Что такое ставка

Некоторые компании и организации могут принять решение предоставить путешественникам фиксированную ставку «за день», а не возмещать отдельные чеки и покупки.Это может упростить жизнь обеим сторонам, а также означает, что путешественникам будет предоставлена ​​возможность путешествовать с их собственным уровнем комфорта. Компании также могут посчитать это более экономичным вариантом.

Как компании могут стандартизировать размер командировочных?

Компании обнаружат, что путешественники используют свои командировочные по-разному. Стандартизация суммы может помочь сохранить справедливость, и корпоративная политика в отношении командировок имеет важное значение для обеспечения этого.

Также важно, чтобы работодатели установили процесс утверждения перед поездкой, в соответствии с которым план поездки утверждается до того, как поездка состоится. Это может помочь избежать непредвиденных расходов и корпоративных поездок, не соответствующих требованиям.

Что такое реалистичное пособие на командировку?

Ответ на этот вопрос будет зависеть от ряда факторов. Пункт назначения, пожалуй, самый важный, но также и стаж и предпочтения самого путешественника.Обеспечение комфортной, но рентабельной поездки — сложная задача для бизнеса, и именно поэтому им необходимо разработать сильную корпоративную политику в отношении поездок.

Часто задаваемые вопросы, суточные

Каковы налоговые последствия выплаты суточных на командировочные расходы сотрудников?

ВОПРОС: Наша компания хотела бы упростить возмещение командировочных расходов, выплачивая сотрудникам фиксированную сумму за каждый день поездки независимо от понесенных расходов.Как мы можем сделать так, чтобы выплаты суточных не рассматривались как доход для наших сотрудников, и как эти выплаты повлияют на отчетность сотрудников о расходах?

ОТВЕТ: Суточные часто используются для упрощения соблюдения правил подотчетного плана, которые позволяют исключать возмещение командировочных расходов из валового дохода сотрудников. В соответствии с этими правилами возмещаемые расходы должны быть обоснованы — как правило, путем предоставления достаточной информации о сумме, времени, месте и коммерческой цели расходов.Однако, если соблюдаются правила IRS по выплате суточных, сумма суточных считается обоснованной, поэтому сотрудникам не нужно отслеживать или предоставлять квитанции по каждому отдельному расходу. Сотрудники по-прежнему должны обосновывать время, место и деловую цель своих командировочных расходов на каждый день поездки, но когда суточные выплачиваются по соответствующей ставке, обоснование может быть значительно упрощено.

IRS устанавливают два основных метода обоснования суточных: метод высокой-низкой и метод обычной федеральной суточной.В методе обычной федеральной ставки суточных используются ставки, зависящие от местоположения, устанавливаемые федеральным правительством для гражданских служащих. Тарифы на поездки в пределах континентальной части США доступны на веб-сайте Управления общих служб. Ставки для Аляски, Гавайев и Пуэрто-Рико устанавливаются Министерством обороны. В отличие от этого, метод «высокая-низкая» использует только две ставки: одна для мест, обозначенных как места с высокими затратами, а другая — для всех остальных мест. Метод обоснования «высокая-низкая» может использоваться только в том случае, если он используется для всех сумм, выплачиваемых сотруднику за поездку за пределы дома в континентальную часть США в течение календарного года.Высокие-низкие ставки на каждый год публикуются в ежегодном уведомлении IRS (например, см. Нашу статью о Checkpoint). Для работников транспортной отрасли могут применяться специальные ставки компенсации.

Суточные могут покрывать проживание, питание и непредвиденные расходы или просто питание и непредвиденные расходы. Суммы, не покрываемые выбранной ставкой суточных, могут быть возмещены отдельно на исключительной основе, но такие возмещения должны удовлетворять всем требованиям обоснования.Это компенсировало бы упрощение, достигаемое за счет использования суточных.

При любом методе обоснования ставки суточных должны быть разумно рассчитаны, чтобы не превышать понесенные или ожидаемые командировочные расходы, покрываемые суточными. Согласно публикации 463 IRS, это означает, что ставки суточных должны отражать достаточно точные оценки соответствующих транспортных расходов, которые могут варьироваться в зависимости от местоположения. Если разумные требования к расчету соблюдены и вы устанавливаете надбавку, которая не превышает суммы, которая считается обоснованной в соответствии с одним из методов, одобренных IRS, вы (и сотрудник) можете рассматривать всю надбавку как подлежащую исключению (при условии, что время, место, и деловая цель поездки были обоснованы), даже если сотрудник не использовал всю надбавку.Если вы платите больше, чем сумма, которая считается обоснованной в соответствии с применимым методом, и вы не требуете от сотрудника своевременного возврата излишка, излишек будет считаться доходом сотруднику с учетом удерживаемого налога и налога на занятость.