Как заполняется график отпусков: Образец заполнения графика отпусков на 2021 год в 2020 году

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7

В соответствии с Трудовым законодательством РФ работникам ежегодно предоставляются оплачиваемые отпуска.

В какой очередности работники организации будут уходить в отпуск, определяется графиком отпусков.

Статьей 123 Трудового кодекса РФ установлено, что составление графика отпусков является обязанностью работодателя, а работник в свою очередь обязан его соблюдать.

Итак, график отпусков – это документ, содержащий информацию о датах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам организации.

Кадровая служба ежегодно не позднее чем за две недели до наступления очередного календарного года обязана составить и представить к утверждению работодателем график отпусков на следующий год.

Если в организации образован профсоюз, то обязательным является мнение данного органа при составлении графика отпусков.

Многие кадровые работники задают вопрос: необходимо ли составлять приказ об утверждении графика отпусков?

Законодательство не содержит требования об обязательном составлении приказа об утверждении графика отпусков.

Кроме того, унифицированной формой графика отпусков № Т-7 предусмотрено его утверждение непосредственно руководителем организации («гриф утверждения») без издания соответствующего приказа.

Что необходимо учитывать при составлении графика отпусков:

• в график включаются все работники организации, в том числе и те, кто работает в данной организации по совместительству;
• работники, которые приняты уже после утверждения графика отпусков, в график не вписываются (т.е. вносить изменения в утвержденный график не нужно). Таким работникам отпуск будет предоставляться по их заявлению по истечении 6 месяцев работы.
• при составлении графика необходимо учитывать законодательство — какие льготы по предоставлению отпуска и кому предоставляются, а также характер работы организации и в обязательном порядке — пожелания работников.

Бланк графика отпусков

Для составления графика отпусков предполагается специальная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Это унифицированная форма первичной документации.

График составляется в одном экземпляре и действует в течение одного календарного года.

Посмотрите ментальную карту «Действия при утрате паспорта», о том куда необходимо обращаться с заявлением о пропаже

Или узнайте ЗДЕСЬ о ваших потребительских правах

Образец заполнения графика отпусков

• В строке «Наименование организации» указывается наименование в соответствии с учредительными документами. Если у организации есть сокращенное наименование, то сначала пишется полное наименование, а затем в скобках указывается ее сокращенное название.
• Код организации по ОКПО указывается в виде числа из восьми символов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
• Строка «Мнение выборного профсоюзного органа» заполняется, если в организации существует профсоюз. В этом случае указывается номер и дата документа, в котором профсоюз выразил свое мнение при планировании отпусков работников.
• Утверждение графика.
  График отпусков утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Реквизит «Гриф утверждения» содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утвердившего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения.
• Номер документа. Порядковый номер, нумерация присваивается кадровой службой.
• Дата составления графика: указывается цифрами в следующем порядке – день, месяц, год. В следующем столбце указывается, на какой год составлен график.

Таблица графика:

Номер графы	Наименование графы	Информация
1	Структурное подразделение	Структурные подразделения организации указываются согласно штатного расписания.
2	Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	Указывается наименование должности работника в точном соответствии со штатным расписанием организации.
3	Фамилия, имя, отчество	Данные о работнике пишутся полностью без сокращений.
4	Табельный номер	Указывается табельный номер работника, который кадровая служба присваивает при приеме на работу.
5	Количество календарных дней отпуска	Здесь указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работнику. При исчислении общей продолжительности отпуска дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Если в прошлом году работник не использовал отпуск (часть отпуска) это должно быть отражено в данной графе. (пример «28 дн + 8 дн за 2013г.»)
6	Заплани­рованная дата отпуска	Указывается дата цифрами – число, месяц, год.
7	Факти­ческая дата отпуска	Данная дата проставляется от руки после окончания отпуска работника.
8	Перенесение отпуска основание	Здесь указывается документ, на основании которого переносится отпуск (заявление работника, приказ руководителя).
9	Дата предполагаемого отпуска	Указывается дата цифрами – число, месяц, год.

• Графы с 1 по 6 заполняются до начала календарного года при составлении графика отпусков.
• Графы с 7 по 10 заполняются (от руки) по мере предоставления работникам отпусков.
• Подпись. График отпусков подписывается работником кадровой службы с наименованием его должности и расшифровкой подписи.

Ознакомление работников с графиком

Работник должен быть ознакомлен с графиком отпусков под роспись не позднее, чем за две недели до его начала – таково требование законодательства.

Кадровая служба может завести журнал для ознакомления с графиком отпусков, либо отдельный лист ознакомления, кроме того можно дополнить график отпусков графой 11 «ознакомление работника».

В любом из этих документов работник должен поставить свою подпись, означающую, что он ознакомлен и согласен с графиком отпусков.

Образец графика отпусков на 2021

Унифицированная форма: обязанность или добровольное использование

На основании ст. 123 ТК РФ, работодатели регулярно составляют план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже чем за 2 недели до окончания текущего года. Так, шаблон графика отпусков в excel на 2020 год утверждается до 17.12.2019. Это крайний срок.

Закон не требует использовать конкретный бланк, и не страшно, если форма графика отпусков на 2020 год у работодателя отличается от унифицированного шаблона Т-7, утв. Постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1. Но все реквизиты разработанного документа должны совпадать с теми, которые включает унифицированный бланк.

Шаблонный график отпусков на 2020 год (бланк)

Инструкция по заполнению на примере унифицированной формы Т-7

Предлагаем в качестве примера, как составить график отпусков на 2020 год, образец заполнения унифицированного бланка. Представленный вариант актуален для компаний, где оформляют форму Т-7 в бумажном варианте, но он же поможет и тем кадровикам, которые хотят узнать, как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2020 год в 1С: порядок и правила заполнения аналогичные.

Отметим, что в некоторых компаниях сначала выпускают специальное распоряжение, в котором указывают:

• кто и в какие сроки утверждает график;
• в какой период знакомит сотрудников с его нормами.

Общество с ограниченной ответственностью «Пион» (ООО «Пион») ПРИКАЗ
«12» декабря 2020 года		N 1257
Санкт-Петербург
Об утверждении графика отпусков В соответствии с частью 1 статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации, с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации от 11 декабря 2020 года № 52, полученного в соответствии с положениями статьи 372 Трудового кодекса Российской Федерации ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить прилагаемый график отпусков работников ООО «Пион» на 2020 год. 2. Начальнику отдела кадров И.И. Иванову обеспечить в течение 2020 года: 2.1. Соблюдение утвержденного графика отпусков. 2.2. Извещение работников о времени начала отпусков, установленных графиком, под подпись не менее чем за две недели до начала отпусков. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Генеральный директор	Воронов		А.В. Воронов
С приказом ознакомлены:
начальник отдела кадров	Иванов 12 декабря 2020 года		И. И. Иванов

Готовить образец приказа об утверждении графика отпусков на 2020 год не обязательно, поскольку это не предполагается ни одним нормативным актом.

Заполнение и работу с бланком разделим на несколько этапов.

Этап первый. Заполнение

1. В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.

2. Во второй — наименование должности лица из этого подразделения, в соответствии со штатным расписанием (форма Т-3).

3. В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.

4. В четвертый столбец записываем табельный номер лица — его посмотрите либо в личной карточке (форма Т-2), либо в приказе о приеме работника (форма Т-1).

5. В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, они все суммируются.

6. В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отдыха.

Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)

Если у вас нет профсоюза, вам ничего согласовывать не надо. Если есть, то, в соответствии со статьей 123 ТК РФ, проект утверждает руководитель, но с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ. В случае разногласий с профсоюзом руководитель вправе утвердить подготовленный документ, но профсоюзу разрешается обжаловать это решение в государственной инспекции труда или в суде.

Этап третий. Подписание

1. В графу «Наименование организации» на титульной странице документа вносим сведения о наименовании организации в соответствии с учредительными документами (если название написано заглавными буквами, пишем заглавными) без каких-либо сокращений.

2. В поле «Код» проставляем число из восьми цифр в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

3. При необходимости вносим сведения о реквизитах документа, которым профсоюз уведомил работодателя о своем мнении относительно проекта графика.

4. Присваиваем порядковый номер, текущую дату, период, на который составлен документ.

5. Документ подписывает на последней странице руководитель кадровой службы или лицо, исполняющее его обязанности.

6. Отправляемся к руководителю для утверждения.

Этап четвертый. Утверждение

Для утверждения есть два способа. Какой выбрать, решайте самостоятельно: закон не регламентирует этот вопрос.

1. Руководитель ставит подпись, фамилию, инициалы и дату в соответствующих графах документа на первом листе. Формально документ утвержден.

или

2. Готовится приказ, которым утверждается и согласуется график отпусков на 2020 год. Он идет приложением к приказу.

Первый и второй варианты одинаково законны, разница в сроках хранения: в первом случае — до 31 декабря следующего года, во втором случае — 5 лет.

Этап пятый. Ознакомление

Унифицированная форма Т-7 не имеет столбца для подписи в ознакомлении с графиком, но Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 24.03.1999 № 20 позволяет работодателю вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Изменения оформляются локальным нормативным актом (приказ или распоряжение на фирменном бланке), которым добавляются 11 и 12 столбцы в форму Т-7. В указанных столбцах предусматривается возможность для проставления даты и подписи работника при ознакомлении с графиком.

Работодателям разрешено использовать и иные варианты ознакомления подчиненных с этим документом, важным остается дата ознакомления работника с периодом предстоящего отдыха (не менее чем за две недели, в соответствии со статьей 123 ТК РФ).

Этап шестой. Убытие в отпуск

Когда форма Т-7 (иной бланк) утверждена, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить документ невозможно. Дальнейшие действия такие:

1. Работник пишет заявление на отпуск. Внимательно читайте его: ГИТ штрафует, если работодатель по собственному усмотрению добавляет к отпуску субботу и воскресенье, когда период отдыха завершается в пятницу. Это неправомерно, настаивают в Роструде.

2. Издается приказ (форма Т-6).

3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.

5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносят сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.

Этап седьмой. Перенос отпуска

При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы. К примеру, вы можете подготовить и скачать бесплатно график отпусков на 2020 год в excel с учетом праздников, утвержденных на федеральном и региональном уровнях. Надо еще учитывать, что иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободном виде.

2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае — руководитель предприятия).

Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 помните, что все они вносятся тем же порядком, которым утвержден бланк (приказ или виза руководителя).

3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берут либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график.

Если по соглашению сторон между работником и работодателем принято решение, что первый не идет в отпуск в 2020-м, он пишет заявление на перенос отпуска, заявление согласовывается, в графике заполняются столбцы 8, 9 и 10, столбец 7 не заполняется.

Заполненный бланк графика отпусков на 2020 год (образец)

Формирование умного графика отпусков

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать бесплатно график отпусков на 2020 год в excel с учетом праздников — «сервис», который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).

Во вкладке «Сформировать график» нажмите кнопку и появится заполненный данными унифицированный бланк.

Обязательно загляните во вкладку «Ближайшие отпуска». В колонке (выделено красным) перечислены все федеральные праздничные дни. Если в вашем регионе добавлены дополнительные нерабочие даты, дополните колонку. Программа автоматически учтет их при расчете периода отдыха.

А если нажать на кнопку «Ближайшие отпуска», в таблице появится список работников, которых вскоре придется отправить отдыхать. Ее легко распечатать и разослать начальникам подразделений или оставить себе, чтобы ни о чем не забыть.

График отпусков 2020 (образец заполнения)

Отпуск – это период отдыха работника от своих обязанностей, время, которое он может потратить на любые личные дела. Дата, когда человеку дается отпуск, определяется, прежде всего, желанием сотрудника, а также, решением администрации на основе производственной необходимости.

Чаще всего отпуск сотрудникам дается по очереди, чтобы одновременно все желающие, например, летом отдохнуть, не покинули свои рабочие места.

Регламентируется порядок предоставления ежегодных отпусков статьями 114-125 Трудового кодекса РФ.

График отпусков – это документ, имеющий хождение только внутри фирмы.

В нем указывается и утверждается руководством информация о датах ухода каждого сотрудника в положенный ему законодательством ежегодный оплачиваемый отпуск.

Как правило, график представлен в виде сложной таблицы, где указаны административные подразделения организации, персоналии, необходимая информация о работниках, и распределена по месяцам следующего года очередность ухода всего штата в отпуск.

Зачем необходим документ?

График отпусков нужен для упорядочения и регламентирования отсутствия на рабочем месте сотрудников организации согласно действующему законодательству.

Это документ внутреннего пользования, он не выходит за пределы организации. Составляется график отпусков для каждого структурного подразделения организации отдельно. При этом администрация должна учитывать желания работников, и соотносить их с планами работы организации.

Затем, этот документ подписывается профсоюзом (если он имеется), руководством предприятия или кадровой службой.

График отпусков является обязательным для исполнения, как работником, так и работодателем, и допускает изменения и дополнения в случае переноса даты выхода сотрудника в отпуск.

Форма (т 7)

Утвержденная Госкомстатом России единая для всех предприятий форма графика отпусков представляет собой бланк, в котором отражены следующие моменты: наименование и код организации, вынесенные в шапку документа, в которых указаны данные, соответствующие учредительным документам организации, дата составления графика, период, когда он действует, номер документа (как правило, №1).

График отпусков (уницифицированная форма Т-7)

Следующие данные заполняются в табличном виде:

Структурное подразделение	Здесь указываются названия всех структурных подразделений, отделов, участков организации.
Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	Сюда заносят данные обо всех штатных единицах предприятия.
ФИО сотрудников	Записываются без сокращений.
Табельный номер	Если организация не практикует использование уникальных табельных номеров, то эта графа остается незаполненной.
Отпуск. Количество календарных дней.	В 5 графе указывается продолжительность положенного сотруднику отпуска. Минимальный срок насчитывает 28 дней. Однако некоторые категории работников имеет право на удлиненные, дополнительные отпуска. Также, отпуск может делиться на две части.
Отпуск. Дата запланированная.	В этой графе вписываются числовые данные, указывающие планируемую дату начала отпускного периода.
Отпуск. Дата фактическая.	Эта колонка заполняется не сразу, а в течение года, по мере того, как сотрудники уходят в отпуск.
Перенесение отпуска	Графы с 7 и 8 заполняются в течение года. Здесь указываются (если есть) причины и документальные основания переноса отпуска и новая дата.
Примечания	В 10 колонку вносят различные примечания, например, сведения о причинах переноса, данные о дополнительных днях к отпуску и т. д.

Особенности составления и заполнения

Чтобы документ был составлен правильно и отражал реальное положение вещей, необходимо систематизировать все сведения, провести грамотное планирование, касающееся очередности отпускных периодов сотрудников, а также, учитывать различные факторы, которые могут оказывать влияние на продолжительность отпускного периода и его документальное сопровождение.

Какие виды отпусков заносятся в график?

• Ежегодный оплачиваемый отпуск.
• Дополнительный ежегодный отпуск. Причем дополнительный отпуск без содержания не вносится в график.
• Неиспользуемые отпуска за прошедший год.

Как заполнить, если отпуск переносится в связи с болезнью работника?

Если работник заболел во время отпуска, то он может его продлить или же перенести на другой срок.

При этом, он должен написать заявление на предмет переноса отпуска на другую дату, в котором указать причины переноса и предоставить для подтверждения больничный лист.

Администрация организации, после подписания руководством заявления работника, вносит новые данные в график отпусков в колонки 8 и 9.

Как оформить перенос  в связи с производственной необходимостью?

Если текущее положение организации требует, чтобы работник отдыхал в другой временной промежуток текущего года, то работодатель имеет право перенести отпуск.

Однако же происходить это должно только, если работник не возражает. Все это отражается в бланке: в колонки 8 и 9 вносится номер приказа о переносе и новая дата отпуска.

Нужно ли включать в график сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в т.ч. работающих на условиях неполного рабочего времени?

Если сотрудница находится в декретном отпуске, то ее не нужно вносить в график отпусков. Однако если молодая мать совмещает воспитание ребенка и уход за ним с работой на условиях неполного рабочего дня, то она, также, как и другие сотрудники, имеет право уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск.

При этом продолжительность отпуска и порядок его предоставления, а также образец заполнения графика не отличаются от условий предоставления ежегодного отпуска остальному персоналу.

Единственное отличие – она получит меньшие отпускные, поскольку этот параметр зависит от ее зарплаты, которая за неполное рабочее время пропорционально меньше, чем при полной занятости.

Нужно ли вносить изменения, если сотрудник решил взять отпуск в другое время?

Если сотрудник организации по каким-либо личным причинам желает пойти в отпуск в другое время, то он должен написать о своем желании заявление.

Пишется оно в свободной форме, так как подобный бланк не предусмотрен.

Если руководство организации согласно с таким порядком, то соответствующие изменения вносятся в график отпусков в колонку 8 и 9.

В них следует вписать реквизиты приказа, на основании которого отпуск передвигается, дату составления приказа, новую дату выхода сотрудника в отпуск.

Образец заявления на отпуск можно скачать тут:

Заявление на отпуск

Нужно ли вписывать новых сотрудников?

Те сотрудники, кто работает на предприятии менее года, не вносятся в график отпусков, особенно если приняты на работу уже после утверждения графика.

Право пойти в отпуск через 6 месяцев работы появляется только у новичка.

Во второй и последующие годы работы новый сотрудник вносится в отпускной график наравне со всеми.

Как запланировать и отразить отдых совместителя?

Работники, работающие на предприятии на основе совместимости работ, предоставляют администрации данные о дате выхода в отпуск на основном месте работы.

Работодатель обязан запланировать отпуск совместителю на ту же самую дату.

Сведения об отпуске заносятся в график отпусков на общих основаниях.

Нужно ли включать отпуска, не использованные за прошлые периоды?

Если у работника за прошлый год остался неиспользованный отпуск или его часть, то эти дни должны быть добавлены к основному отпуску.

При этом, в графу о продолжительности отпуска ставится общее количество дней – основной отпуск + неиспользованные дни за прошлый год), а в графе с примечаниями указывается, сколько и за какой год добавляется дней.

Как ознакомить работника?

Администрация предприятия обязана предоставить работнику график отпусков для ознакомления не позднее, чем за две недели до даты его начала.

При этом, требуется подпись работника, которой он подтверждает свое согласие с данным документом. Для этого работодатель может составить отдельный лист ознакомления (выполненный в произвольной форме, как правило, табличной), где каждый сотрудник расписывается в том, что он ознакомился с графиком и не возражает с таким раскладом.

Еще один способ – добавить в унифицированную форму Т7 соответствующую графу, в которой каждый работник ставит свою подпись.

В данном случае, внутри предприятия должен быть издан приказ, легализующий изменение унифицированной формы Т7.

Строгих правил относительно уведомления работника о дате начала его отпуска нет.

Допускается знакомить сотрудников с этой информацией сразу же после подписания и утверждения графика или же за две недели до этого события.

В некоторых организациях практикуется рассылка за две недели до начала отпуска уведомлений, которые напоминают сотруднику о дате ухода в отпуск, дате его окончания и дате выхода на работу.

Положен ли отпуск перед декретом? Читайте об этом на нашем сайте.

Сколько дней отпуск у воспитателя детского сада? Узнайте из этой статьи.

Какова продолжительность отпуска несовершеннолетнего работника? Смотрите здесь.

Как долго следует хранить?

Храниться график отпусков должен в течение года, на который составлен. Как только год заканчивается, график перестает быть актуальным и может быть уничтожен.

Какова ответственность за отсутствие?

Отсутствие графика отпусков является нарушением Трудового кодекса РФ даже, если дело касается фирм с небольшим количеством сотрудников.

Организация, которая не имеет этого документа, может быть оштрафована Рострудинспекцией, или же ее деятельность может быть приостановлена на срок до 90 суток.

Образец заполнения (2015 год)

Процедура заполнения графика отпусков не представляет особой сложности.

Один раз стоит увидеть образец графика отпусков на 2020 год, как Вы будете иметь полное представление об этом документе.

Образец заполнения графика отпусков (форма Т7)

Наличие графика отпусков помогает упорядочить работу организации, предотвращает возможные споры между работодателем и работниками.

образец заполнения и приказа об утверждении по форме Т 7

График отпусков составляется и согласовывается перед началом года. Порядок, описанный в нём, соблюдают трудящиеся и руководство. Правильно составленный график поддерживает работу непрерывную организации.

Что такое график отпусков по трудовому кодексу

Этот расписание, по которому работники уходят в ежегодные отпуска (ст. 123, ч. 1, ТК РФ). График составляется в обязательном порядке, подготавливается до начала года. Обеспечивает право трудящихся на отдых, которое гарантируется работнику Конституцией РФ (ст. 37, п. 5).

Благодаря обозначенной очерёдности отпусков, сотрудник может заранее спланировать своё время на отдых и провести его с максимальной пользой. Работодатель контролирует укомплектованность штата и не ищет замену сотруднику в последний момент.

Как правильно подготовить и оформить документы для отпуска сотрудника, читайте у нас на сайте: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/prikaz-o-predostavlenii-otpuska.html

Отсутствие графика на предприятии недопустимо. Проверить наличие этого документа может трудовая инспекция или налоговая.

Как составить график отпусков: основные правила

Как заполнить расписание отпусков на год, образец

График составляется кадровой службой и руководством организации совместно. Составителем может быть должностное лицо, выполняющее функцию кадровика. Например, помощник руководителя в мелкой организации.

Очерёдность составляется с учётом пожеланий сотрудников. Учитываются требования рабочего процесса: распределение должно не нарушать функционирование бизнеса и быть равномерным.

Бывает и так, что сотрудники уходят на отдых вне зависимости от расписания, или «за свой счёт». Называются такие ситуации отпуском без сохранения заработной платы. Как правильно оформить и рассчитать такой отпуск, читайте у нас на сайте: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/otpusk-bez-sohraneniya-zarabotnoy-platyi-nyuansyi-oformleniya-po-tk-rf.html

Некоторые категории сотрудников по закону выбирают даты отдыха на своё усмотрение. Например:

• Лица, работающие по совместительству(ст. 286 ТК РФ).
• Несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ).
• Сотрудники, которые усыновили ребёнка в возрасте до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ).
• Работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ). А также их мужья в этот период (ст. 123 ТК РФ).
• Супруги военнослужащих, которые уходят в отпуск одновременно с супругом-военнослужащим (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76‑ФЗ «О статусе военнослужащих»).

В декабре текущего года график составляют на следующий год. Документ должен быть утверждён не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года, т. е. к 16 декабря. В крупных организациях согласование очерёдности начинается с сентября-октября. Если на предприятии есть профсоюз, то с ним также нужно согласовывать расписание.

Используется установленный бланк формы Т-7:

• Графы 1–4. Сведения о работнике: подразделение, должность, табельный номер и полное имя.
• Графа 6. Дата начала отдыха по согласованному расписанию.
• Графа 7. Фактическое начало отпуска.
• Графы 8 и 9. Сведения о перенесении срока: дата, основание.
• Графа 10. Дополнительные сведения.

В графе 6 указывают ориентировочную дату отпуска сотрудника

На основе формы №Т-7 начисляются отпускные работникам. Строгое соблюдение правил заполнения графика необходимо для правильного осуществления финансовых расчётов.

Приказ об утверждении, оформление

Закон не обязывает организации издавать приказ об утверждении расписания отпусков, но и не запрещает этого. Руководитель составляет документ на своё усмотрение в произвольной форме. В приказ можно включить следующие реквизиты:

• Наименование предприятия.
• Дата документа и номер.
• Текст, где изложена суть распоряжения.
• Подписи руководителя и исполнителей.

Этим приказом окончательно утверждается график отпусков на предприятии. График прилагается к приказу

Порядок ознакомления сотрудников

Работодатель обязан своевременно уведомить сотрудников об утверждённом графике. Документально зафиксировать ознакомление сотрудников с расписанием можно двумя способами:

• В документе с графиком отпусков выделить отдельный 11 пункт «Примечание» или «Ознакомлен», где каждый из работников ставит свою подпись и дату.
• Создать отдельный документ — лист ознакомления, где трудящиеся на предприятии расписываются.

Большинство организаций составляют отдельный лист для ознакомления сотрудников. Каждый из работников ставит подпись, что означает подтверждение факта изучения очерёдности отпусков. Форма документа может составляться на усмотрение руководства. Чаще всего имеет вид таблицы. Важно включить в документ следующие реквизиты:

• Даты отпусков в порядке очереди.
• ФИО работника, должность и подразделение.
• Место для даты и подписи.

Документ составляют в виде таблицы. Сотрудники расписываются в качестве подтверждения факта ознакомления с расписанием отпусков

Внесение изменений

В течение года могут возникнуть обстоятельства, по причине которых очерёдность отпусков нарушается:

1. В связи с производственной необходимостью (инициатива исходит от работодателя).
2. По инициативе работающего (по причине уважительных жизненных обстоятельств трудящегося).
3. В связи с беременностью, необходимостью ухода за младенцем.
4. При совпадении праздничных дней и ежегодного отдыха.

Сотрудника вызывают из отпуска досрочно или его отдых переносится на другое время. Расписание также меняют, если в штате появились новые работники. Вновь прибывшие кадры включаются в расписание после 6 месяцев работы.

Что, если работник во время отпуска решил уволиться по собственному желанию? Порядок процедуры подробно описан здесь: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/uvolnenie-vo-vremya-otpuska-po-sobstvennomu-zhelaniyu.html

Процедура изменения даты отдыха следующая:

1. Сотрудник пишет заявление с просьбой о переносе ежегодного отдыха. Если инициатор — работодатель, то от руководства сотруднику направляют уведомление с обоснованием причин переноса. Документ подписывается обеими сторонами.
2. Руководитель подписывает приказ о переносе даты отдыха.
3. Кадровая служба корректирует график и другие документы по учёту рабочего времени.

Изменить дату выхода сотрудника в отпуск можно путём корректировки очерёдности. Кадровик делает пометку в график отпусков о перенесении даты:

1. Графа 8. Документ, который принят как основание для переноса отдыха. Например, заявление сотрудника.
2. Графа 9. Дата предполагаемого отдыха.
3. Графа 10. Примечание. Здесь кадровик может сделать дополнительные записи. Например, записать реквизиты больничного листа, если перенос отдыха произошёл по причине болезни.

Заполнены графы 8 и 9, отпуск одного из сотрудников перенесен

Изменение расписания по желанию работодателя возможно, если сотрудник согласен на новые условия. Перенос нерабочих дней во время праздников производится автоматически.

Ошибки при составлении очерёдности отпусков

Если в графике предоставления отпусков есть ошибка, может нарушиться деятельность предприятия. Это препятствует корректному начислению отпускных, затягивает поиск работника для замены. Важно придерживаться правил составления документа и учитывать мнение сторон.

Типичные ошибки при составлении расписания отпусков:

• Расписание составлено не вовремя (крайний срок утверждения — 16 декабря).
• Документ подписан неуполномоченным лицом.
• Не учтены пожелания сотрудников.
• Составленный график не соблюдается.
• В отпуск одновременно уходит руководитель и его заместитель, что противоречит правилам.
• Включение в график не только ежегодных, то и других видов отпусков (декретный, учебный).
• Неправильное деление ежегодного отдыха (одна из частей отдыха должна составлять минимум 14 дней).
• Отсутствие отпуска у сотрудника в течение двух лет работы. Нельзя переносить отдых сотрудника более, чем на 12 месяцев.
• Назначение первым днём отдыха последний рабочий день недели (отпуск не может начинаться в пятницу или субботу).

Все изменения, которые утверждаются в течение года, обязательно фиксируются в графике.

Каков срок хранения документа в организации

Сроки хранения кадровой документации регламентируются нормативными актами. Правила обязательны для соблюдения организациями.

График предоставления отпусков относится к бумагам временного назначения и хранится на протяжении срока своего действия — 1 год. Это положение зафиксировано в Перечне типовых управленческих документов, утверждённом Приказом Минкультуры РФ №558 в редакции от 16.02.2016 г., ст. 693.

Ответственность работодателя за несоблюдение графика

Если расписание предоставления отпусков отсутствует или этого графика не придерживаются в организации, работодателю грозит административная ответственность. Наказание выражается в штрафе и/или прекращении деятельности до 3 лет.

Согласно КоАП (ст. 5.27, ч.1), размеры штрафов следующие:

• От 1000 р. до 5000 р. для работодателей-ИП.
• От 1000 р. до 5000 р. для лиц, выполняющих должностные обязанности на предприятии.
• От 30000 р. до 50000 р. для организаций-нарушителей трудовых прав сотрудников.

Видео по теме

График отпусков обеспечивает право работающего на ежегодный оплачиваемый отдых. Заранее спланированное расписание избавит от неожиданных совпадений, нарушения рабочего процесса.

Здравствуйте! Меня зовут Ольга. Имею высшее образование, специальность «Информационные системы управления» (магистр). Оцените статью: Поделитесь с друзьями!

График отпусков по форме Т-7: правила и образец заполнения

Радостное слово «отпуск» всегда вызывает всплеск положительных эмоций у работника. Ведь это время, которое можно посвятить своим близким, съездить на море или в лес. По статистике, после отпуска сотрудники работают эффективнее, производительность их работы значительно увеличивается. Это нужно обязательно учитывать работодателю.

Поскольку все сотрудники не могут пойти в долгожданный отпуск одновременно, то без графика отпусков обойтись нельзя. Для упрощения и унификации ведения документации создана специальная форма графика – Т-7. Предпринимателям, бухгалтерам, кадровикам и самим работникам информация об этом документе не будет лишней. Давайте рассмотрим основные моменты: его предназначение, кто и когда должен его заполнять и порядок самого заполнения.

Для чего служит этот документ

Как мы уже отметили ранее, график отпусков – довольно важный документ. Он представляет собой расписание планируемого ежегодного оплачиваемого отпуска для каждого сотрудника предприятия. Основная задача этого расписания состоит в том, чтобы работники отправлялись в отпуск в заранее спланированное время в порядке очередности. Также график призван обеспечить бесперебойную работу фирмы и необходимое для этого количество сотрудников на своих рабочих местах.

График отпусков относится к локальным документам организации, он обязателен для исполнения как сотрудниками, так и администрацией. Исключениями могут быть перенос отпуска по желанию работника, согласованного с руководством (подробнее об этом в следующем разделе статьи), форс-мажор или производственная необходимость.

Любое нарушение графика и его изменение должно быть обосновано и подтверждено приказом с визой руководителя предприятия.

Чем большее количество сотрудников у предприятия, тем сложнее составить график, ведь нужно учесть и пожелания работников и оптимально распределить их отпуска, при этом не нарушить рабочий процесс.

В случае, если на предприятии нет графика, то работодателя могут ждать неприятности. Это – прямое нарушение прав работников. За непредоставление отпуска согласно расписанию работодателя ждет административная ответственность. Также график – объект плановых и внеплановых проверок трудовой инспекции. Для того чтобы избежать штрафных санкций и других проблем, следует тщательно подходить к процессу составления данного документа.

Кто и когда его заполняет

Согласно с правилами, установленными законодательно, график заполняется один раз в год и должен быть завизирован руководством. Вносить правки нельзя, кроме одного случая – изменения срока отпуска на основании соответствующего приказа о переносе, который должен быть подписан директором. Без согласования с администрацией и профсоюзом, в случае если он есть на предприятии, невозможно корректировать график. Для того чтобы изменить расписание, работник предоставляет письменное заявление в произвольной форме.

При составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса данной организации. На больших предприятиях в коллективном договоре или ином НПА прописывается максимальное количество людей, работающих в одном секторе, которые могут находиться в отпуске одновременно. Естественно, это связано с тем, что предприятие не должно прекратить свою работу, остаться без прибыли и понести убытки. Не могут находиться в отпуске в одно и то же время начальник и его заместитель.

Заполнить график нужно в ноябре, поскольку утвердить и сдать его следует до 18 декабря, то есть за две недели до нового календарного года. Это требование установлено в Трудовом кодексе и подлежит неукоснительному соблюдению. Подойти к составлению расписания лучше заранее, чтобы успеть согласовать его с работниками и вовремя утвердить. Сводный график на всё предприятие составляется после урегулирования всех спорных моментов.

Что касается принимаемых на работу сотрудников в течение года, то в график их вносить не нужно. Отпуск им предоставляется после согласования его времени с руководством.

Кто же занимается подготовкой документа? Ответ прост: отдел кадров, если это большое предприятие, также этим может заниматься бухгалтерия или сам работодатель небольшого предприятия. Последний вариант мы не будем рассматривать, поскольку это делается самим руководителем при небольшом штате сотрудников и не требует заверения или подписей сотрудников разных отделов.

Составленный график подписывает главный кадровик – руководитель кадрового отдела, затем он заверяется подписью директора. Иногда предприятие или организация могут предусмотреть своими внутренними документами право другого лица, уполномоченного руководством, на заверку расписания. В случае, если на предприятии есть профсоюзный орган, то документ подлежит согласованию и с этим органом.

Поскольку на графике есть подпись руководителя, то отдельный приказ об его утверждении составлять не нужно.

Каждый сотрудник должен ознакомиться с графиком и знать, когда он идет в отпуск. Ознакомить работников необходимо не позднее, чем за две недели до отпуска. Делается это обязательно под роспись, хотя такой графы в форме Т-7 нет. На разных предприятиях поступают по-разному. Некоторые добавляют в расписание еще один столбец, где работники ставят свои подписи, другие составляют документ, прилагающийся к графику, в котором и зафиксирован факт ознакомления.

Стоит отметить, что законодательством определены категории граждан, имеющих право отправиться в отпуск, не предусмотренный графиком. К примеру, сотрудник может взять очередной оплачиваемый отпуск, который совпадает с отпуском жены по беременности и родам, причем длительность отработанного времени на данном рабочем месте не имеет значения. Для совместителей дата отдыха совпадает с основным местом работы и не зависит от количества отработанного времени.

На следующем видео рассмотрены особенности составления этого графика:

Порядок заполнения

График в нашем государстве заполняется по единому образцу – форме Т-7, утвержденной Госкомстатом. Составляется он в единственном экземпляре.

Форма имеет вид таблицы. Вверху справа указан номер формы, дата и орган, ее утвердивший. По центру пишется наименование предприятия, а слева делается отметка профсоюза о согласовании с обязательным указанием даты такого ознакомления. Также вносится номер протокола заседания, где обсуждался данный вопрос. В случае отсутствия профсоюза на этом месте ставится пояснительная надпись. Справа отмечается одобрение со стороны руководства – дата, подпись, а также должность подписавшего лица. Затем уже пишется название документа – «График отпусков», его номер, дата его составления и год, на который составлено данное расписание.

Теперь можно непосредственно приступать к таблице. Количество строк зависит от количества работающих на предприятии. Таблица состоит из десяти столбцов, а именно:

• первый – структурное подразделение, в котором трудится сотрудник – кадровый отдел, управление или что-то иное;
• во втором столбце – занимаемая должность в соответствии со штатным расписанием;
• следующая колонка содержит ФИО работника;
• его номер в табеле;
• пятый столбец – количество дней отпуска у данного сотрудника с учетом дополнительных видов отпуска, предусмотренных законодательством. Минимальное количество дней оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Отдых такой длины полагается всем сотрудникам, которые имеют трудовой стаж – не менее 6 месяцев непрерывной работы. Это касается новичков. Те, кто не использовал все дни в прошлом году, могут прибавить их к своему ежегодному отпуску в новом году;
• в шестом столбце содержатся сведения о запланированной заранее дате отдыха. В случае, если известно, что сотрудник может пойти в отпуск не по графику, в этом столбце указывают месяц вместо конкретной даты;
• в следующем столбце – та дата, с которой сотрудник ушел в отпуск по факту;
• восьмой и девятый столбцы посвящены переносу отпуска, если он был, то есть заполнять эти графы нужно в том случае, если дата оговариваемого отдыха и фактическая дата не совпадают. В восьмой колонке указывается основание переноса – письменный документ. Обычно это заявление или приказ. А в девятой – новая дата.
• десятый столбец – последний, в нем указывают примечания, в случае их наличия. Например, причина переноса отпуска или его продления.

После таблицы идут данные о руководителе кадровой службы – его личная подпись, фамилия и инициалы, расшифровка подписи.

Давайте рассмотрим несколько нюансов, связанных с заполнением бланка.

Сам бланк распечатывается. Данные относительно работников могут вноситься печатным способом, но графы 7-10 – только рукописным. До того, как наступит новый календарный год, кадровый отдел заполняет не все столбцы, а с первого по шестой. Остальные столбцы – с седьмого по десятый – будут заполнены тогда, когда сотрудник уходит отдыхать. Он пишет заявление на отпуск и составляется приказ (форма Т-6).

Когда работник отзывается из отпуска, он пишет заявление о согласии на выход из него, а в график вносятся изменения в графы 8-10.

В расписании необходимо отразить информацию и о разделении отпуска на части. Обратите внимание, что с января 2014 года унифицированные формы перестали быть обязательными, но они продолжают использоваться. Возможно внесение каких-либо изменений в такой документ.

Надеемся, что наша статья помогла вам понять, что такое график отпусков, зачем он нужен и как его правильно заполнить. Хорошего отпуска!

Заполнение графика отпусков в 1С ЗУП 8.3 пошагово

В данной статье мы рассмотрим, как запланировать на будущий год график отпусков в 1С 8.3 ЗУП пошагово. Рассмотрим дополнительные полезные возможности этого документа. Также поговорим о том, как быстро заполнить график отпусков по уже прошедшему году.

Работа с документом График отпусков в 1С 8.3 ЗУП

Для планирования графика отпусков в 1С ЗУП 8.3 используется документ График отпусков. Он доступен в журнале документов Графики, переносы отпусков (Кадры).

Документ необходимо заполнить списком сотрудников, по которым планируются отпуска на будущий год. Для удобства рекомендуется заполнять документ через кнопку Подбор. В этом случае программа создаст по сотруднику строки под каждый вид отпуска, на который имеет право сотрудник. Это быстрее, чем использовать команду Добавить.

Для того чтобы заполнить документ по всем сотрудникам необходимо воспользоваться кнопкой Подбор. В открывшемся окне подбора можно выбрать всех сотрудников сочетанием клавиш Ctrl+A и подобрать их в документ.

Команду Заполнить следует использовать в том случае, если График отпусков не был заполнен вовремя и теперь его можно заполнить по этой кнопке уже фактически состоявшимися отпусками, которые есть в информационной базе.

Рассмотрим на примере.

В 2020 году понадобилось заполнить График отпусков на 2019 год, который вовремя не был создан.

Для заполнения документа График отпусков на 2019 год по фактически состоявшимся отпускам необходимо в документе установить дату 2018 года (например 10.12.2018) и нажать Заполнить.

Дополнительные возможности документа График отпусков

При планировании графика отпусков на будущий год в документе можно вводить дату начала и количество дней отпуска. Дату окончания программа подставит автоматически с учетом праздничных дней.

Однако, для правильного заполнения даты окончания необходимо, чтобы в программе правильно был заполнен Производственный календарь (Настройка – Производственные календари) на предстоящий год.

Также непосредственно из документа График отпусков можно создать фактический документ Отпуск по команде Оформить отпуск. После создания фактического отпуска ссылка на него будет доступна из Графика отпусков.

Кроме того, в нижней части документа доступен Контроль остатков отпусков. В открывшемся окне программа информирует о том, какой остаток будет у сотрудников на дату начала их запланированного отпуска.

Нажав на надпись в третьей колонке, можно открыть по сотруднику отчет Справка об остатках отпусков (Кадры – Кадровые отчеты) на дату начала запланированного отпуска сотрудника.

Ещё одна интересная возможность документа – загрузка графика отпусков из файла. Для этого используется команда Загрузить из файла. В открывшемся окне необходимо либо:

• скопировать в табличную часть сведения об отпусках
• переключиться на вкладку Из внешнего файла и загрузить файл. Файл должен быть одного из перечисленных форматов с колонками Сотрудник, Вид отпуска, Дата начала, Дата окончания.

Печать формы Т-7

Форму Т-7 можно распечатать непосредственно из документа График отпусков.

Также форма доступна в Кадровых отчетах (Кадры – Кадровые отчеты – График отпусков (Т-7)).

Формирование формы из кадровых отчетов может потребоваться в том случае, если необходимо донастроить отчет (например, сделать сортировку не по фамилиям, а по дате начала или подразделениям).

См.также:

Поставьте вашу оценку этой статье: Загрузка…

Дата публикации: Янв 31, 2020

Поставьте вашу оценку этой статье:

Загрузка…

График отпусков. Форма Т-7. Правила составления

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

• Счета на оплату
• Счета-фактуры
• Накладные

• Путевые листы
• Доверенности
• Акты выполненных работ

• Акты приемки, инвентаризации
• Коммерческие предложения
• Кассовые ордеры

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Графиком отпусков именуется закрепленная нормативным документом очередность предоставления сотрудникам организации или учреждения оплачиваемого отпуска.

Для итогового оформления графика применяется унифицированная форма №Т-7 (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). В ней указывается структурное подразделение, занимаемая сотрудником должность, его инициалы и количество отпускных дней.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

«Класс365» — онлайн программа для всех:

• 50 актуальных бланков документов
• Торговый и Складской учёт
• CRM-система для работы с клиентами

• Банк и Касса
• Интеграция с интернет-магазинами
• Встроенная почта и отправка SMS

Бесплатно для одного пользователя

Как правильно заполнить форму Т-7

График отпусков необходим для фиксации сведений о времени и порядке распределения ежегодных оплачиваемых отпусков, предоставляемых всем сотрудникам организации, на календарный год по месяцам. Как правило, его составлением занимаются уполномоченные должностные лица по структурным подразделениям организации, затем график визируется руководителями структурных подразделений и кадровой службы, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается подписью руководителя организации.

Сотрудники организации должны ознакомиться с графиком не позднее, чем за две недели до начала предоставляемого им оплачиваемого отпуска. В случае, если кому-либо необходимо перенести время отпуска, согласно со статьей 124 Трудового Кодекса РФ, в график отпусков вносятся изменения и издается приказ на основании документов, подтверждающих необходимость этого переноса.

Основными графами, которые должен в первую очередь заполнить сотрудник кадровой службы при оформлении формы Т-7, являются графы с первой по шестую. Графы с седьмой по девятую заполняются в течение года по факту ухода сотрудников в отпуск. В десятой графе указываются необходимые примечания, например, о продлении отпуска, переноса по семейным обстоятельствам или о не предоставлении.

При заполнении шапки, которой обладает форма Т-7, необходимо учитывать, что под номером документа подразумевается порядковый номер выхода локального нормативного акта (как правило, первый), в графе дата составления указывается дата подготовки 1-го проекта графика отпусков, а в графе «На год» указывается предстоящий календарный год. Графа «Мнение выборного профсоюзного органа …» заполняется в случае согласия выборного профсоюзного органа с проектом графика отпусков при его наличии в организации. В грифе утверждения указывается дата не позднее 2-х недель до начала предстоящего календарного года (с 1-го января).

График отпусков является обязательным документом, при отсутствии которого предприятие может быть оштрафовано за нарушение трудового законодательства. Он подлежит хранению в течение 1-го календарного года и после уничтожается.

Время отпуска: вот как это запланировать

Вам нужен заслуженный отпуск?

Вы хотите запланировать отпуск для себя в этом году как можно скорее, и, безусловно, до конца года?

К сожалению, люди нередко не используют отведенное им на год время отпуска.

У работников может быть несколько дней и, возможно, даже недель (или месяцев!), Которые они должны использовать, но по какой-то причине они забывают, игнорируют или решают не использовать свой отпуск.

Это проблема не только с точки зрения того, что время отпуска буквально остается на столе, но и с точки зрения того, что люди не позволяют себе отдыхать и расслабляться от загруженной повседневной рутины.

Если вы давно собирались запланировать отпуск, но еще не сделали этого, то этот пост для вас!

Считайте это своим назначением отпуска на неделю. 🙂

В этом посте я предлагаю пять простых шагов, которые помогут вам запланировать отпуск в своем календаре.

Давайте прямо сейчас запланируем отпуск, чтобы вы могли отдохнуть от работы, в которой так давно нуждается.

Определите размер вашего отпуска.

Вы знаете, сколько отпускных дней вам предоставляется каждый год?

Некоторые люди знают это число с головы до ног, в то время как другие имеют смутное или общее представление.

Мы не собираемся ничего оставлять на волю случая, поэтому вы проведете небольшую детективную работу, чтобы точно определить, сколько дней отпуска у вас есть в данный момент.

Где можно узнать подробности о своем ежегодном отпуске? Возможно, вам придется откопать свой трудовой договор или справочник сотрудника, войти в приложение или программу расписания, связаться с отделом кадров или связаться со своим руководителем.

Исследуя дни отпуска, вы должны узнать все подробности. Сюда входят любые существующие дни отпуска, которые необходимо использовать (возможно, у вас есть несколько накопленных отпускных дней за прошлый год или за предыдущие годы), а также количество дней отпуска, которые вы накопили и использовали к настоящему времени в году.

Регистрация с расписанием других.

Если вы планируете провести отпуск с друзьями или семьей, вам обязательно нужно синхронизировать свое расписание.

Прежде чем связываться с другими, сначала решите, сколько всего дней отпуска вы хотите взять, а затем, какие недели и месяцы в году вы бы предпочли для отдыха.

Если вы собираетесь провести отпуск с друзьями, вашим партнером или другим человеком, проверьте свое рабочее и школьное расписание, чтобы узнать, какие месяцы и даты вам подойдут.

У всех ли у вас достаточно дней, чтобы запланировать разумный отпуск? У кого более строгий график, а у кого более гибкий?

Найдите сбалансированный график, который подходит всем. Обязательно запишите все возможные свидания.

Если вы проживаете в семье с детьми школьного возраста, составьте сводку школьных каникул или график каникул для каждого ребенка. Затем отметьте их график отпусков и праздников в календаре. Сравните эти даты с отпуском для вас и вашего партнера.

Есть ли у вас достаточное количество дней, чтобы покрыть отпуск детей? У кого более строгий или гибкий график? Какие недели и месяцы больше подходят для семейного отдыха?

Опять же, не забудьте записать все возможные даты.

Предложите дату отпуска своему руководителю.

После того, как вы определили несколько дат отпуска, пришло время официально предложить эти даты руководителям на вашем рабочем месте.

В зависимости от того, где вы работаете, вам, возможно, придется заполнить и отправить форму запроса на отпуск своему руководителю и / или в отдел кадров, отправить электронное письмо напрямую своему руководителю или назначить телефонный звонок или встречу с начальником для дальнейшего обсуждения.

Не забудьте указать количество дней, которые вы хотите запросить, а также точные даты начала и окончания отпуска. Это может выглядеть примерно так: «Пять дней: с понедельника 21 декабря по пятницу 25 декабря».

Неопределенные периоды времени, такие как «вторая и третья недели октября» или «последняя неделя августа», могут быть чрезвычайно запутанными и потенциально неверно истолкованными другими (например, это последняя полная рабочая неделя августа? Последняя рабочая неделя августа? Август? Последние несколько дней в последнюю неделю августа? И т. Д.).

Вы хотите узнать точное количество и продолжительность запрашиваемых отпускных дней, поэтому будьте предельно конкретны в датах начала и окончания.

Запланируйте отпуск в своем календаре.

Поздравляем! Время вашего отпуска одобрено. Теперь все, что вам нужно сделать, это физически запланировать время отпуска в своем календаре.

У вас будет письменный отчет о ваших отпускных днях, и вы не сможете случайно запланировать мероприятие на это время.

Если вы используете один календарь или планировщик, это можно сделать за считанные минуты.Заблокируйте все дни отпуска, начиная с даты начала и заканчивая последней датой. Вы можете ввести или написать «Отпуск» для каждого дня перерыва или написать слово «Отпуск» в течение нескольких дней.

Если вы используете несколько календарей на работе и / или дома, например общий цифровой календарь, настенный календарь, бумажный ежедневник и настольный календарь, вам придется использовать несколько иной подход.

Просто запишите даты вашего отпуска на листе бумаги и составьте список всех ваших календарей дома и в офисе.Затем обновите каждый из календарей, указав время отпуска, один за другим.

Перенесите постоянные встречи или собрания по мере необходимости.

Наконец, неплохо дважды проверить свой календарь, чтобы убедиться, что у вас нет постоянных встреч или встреч во время запланированного отпуска. Вы не хотите без нужды причинять неудобства другим или понести наказание или штраф, которых можно избежать, если можете.

Найдите несколько минут, чтобы просмотреть свои календари и записать все события, которые необходимо перенести, отменить или отложить.Затем возьмите телефон или отправьте электронное письмо, чтобы перенести каждую встречу на более позднюю дату.

Не забудьте удалить исходную встречу из своего календаря, когда закончите переносить ее. Теперь вы можете начать подготовку к отпуску, будь то подготовка к поездке, составление маршрута путешествия или уборка дома для спокойного отдыха: обратный отсчет до вашего отпуска начался!

Как насчет вас? Вы запланировали весь отпуск на этот год? Если нет, то какой из вышеперечисленных шагов вам нужно начать или выполнить? Присоединяйтесь к разговору и оставьте комментарий ниже!

4 совета, чтобы убедиться в том, что график отпусков вашей компании не повредит

июль 3, 2017 Читать 6 мин

Мнения, высказанные предпринимателями. участников являются их собственными.

Официально сейчас лето, и небольшие компании повсюду чувствуют жар. Фактически, опрос 400 сотрудников, проведенный TSheets в 2017 году, показал, что 30% опрошенных сотрудников заявили, что возьмут отпуск вместе с оплачиваемым временем. Примерно такое же число — 28 процентов — заявили, что они использовали бы это время, чтобы проводить с семьей.

Связано: действительно ли возможен «оплачиваемый отпуск»?

Хлоя Митчелл, директор по связям с талантами в Social Select, маркетинговом агентстве из Лос-Анджелеса, сказала, что, по ее опыту, летние месяцы — самое популярное время для отпуска.«На прошлой неделе трое из четырех членов нашей команды talent rRelations вышли из офиса», — сообщил Митчелл по электронной почте.

«Поскольку у нас есть общий командный календарь, в котором каждый указывает время своего отпуска, мы знали об этом неделей раньше, и у нас было время, чтобы разработать план».

Подготовка сотрудников к отпуску является ключевым моментом, отметил Митчелл. Это гарантирует, что компания будет работать бесперебойно и что сотрудники смогут спокойно отдохнуть. «Как только трое сотрудников вернулись из отпуска, мы встретились как одна команда и обсудили, как идут дела, чтобы улучшить процесс в следующий раз», — добавила она.

При управлении небольшой компанией одновременное увольнение нескольких сотрудников в отпуск может иметь негативные последствия. Однако заблаговременная подготовка как средство обеспечить сотрудникам свободное время ведет к успешному лету для всех.

С приближением лета вот четыре способа составить график отпусков вашей компании.

1. Сплотить войска.

Худшее, что работодатель может сделать во время летних каникул, — это взять на себя всю работу.Вот почему Эндрю Шраге, генеральный директор находящегося в Денвере Money Crashers, веб-сайта по личным финансам, предлагает сплотить войска.

«Так как вы обычно знаете об этих отпусках заранее, неплохо было бы провести собрание. Найдите время и спланируйте, какие сотрудники будут брать на себя определенные обязанности», — посоветовал Шраге по электронной почте.

Убедитесь, что вся ваша команда находится на одной странице, распределяя определенные обязанности. Как только все узнают, кто какие задачи будет выполнять, назначьте время для каждого «замещающего» человека, чтобы встретиться с сотрудником, находящимся в отпуске.Это поможет членам команды понять, чего от них ждут, и даст им возможность задать любые вопросы.

Кроме того, предоставление инструкций и подробностей тем, кто заполняет, поможет сотрудникам расслабиться и получить еще больше удовольствия от отдыха.

Связано: Дайте нам перерыв: миллениалы страдают от «стыда за отпуск»

2. Оставайтесь прозрачными.

Отпуск одного сотрудника — это сверхнаряженная рабочая неделя другого. Дэвид Кансел, генеральный директор Drift, службы обмена сообщениями по маркетингу и продажам в Бостоне, помогает своей команде преодолеть «летний спад», информируя всех.

«Мы позаботились о том, чтобы время отпуска каждого было задокументировано за несколько недель, если не месяцев, заранее», — объяснил Кэнсл в электронном письме. «Мы также следим за тем, чтобы сообщать друг другу о предстоящем отпуске в Slack. Через месяц вы можете отправить Slack сообщение своей команде:« Просто напоминание; в следующем месяце я уйду на этой неделе ». Затем, через две недели, вы можете отправить еще одно напоминание «.

Политика прозрачности отпуска Drift не только помогает всем вспомнить, кто и когда уходит, но и требует от всех ответственности, чтобы работа не пострадала.

Чтобы оставаться организованным, используйте универсальную HR-платформу, такую ​​как Wurk, универсальный магазин для отслеживания времени отпуска сотрудников, сообщений об их отпуске и проблемах с заработной платой. С помощью такой онлайн-системы сотрудники могут избавиться от бумажной работы и сообщить друг другу свои запросы на отпуск.

Чтобы обеспечить прозрачность в этом вопросе, установите крайние сроки, в течение которых сотрудники должны вводить в систему время своего отпуска. Это не позволит коллегам почувствовать себя ошеломленными или застигнутыми врасплох последним обновлением отпуска.

3. Делайте все возможное.

Сотрудники, которые берут на себя отпуск за своих коллег, являются настоящими командными игроками. Гэри Бекстранд, вице-президент O.C. Tanner, компания по признанию сотрудников в Солт-Лейк-Сити, штат Юта, сделала все возможное, чтобы отметить членов команды, которые помогли, когда другой сотрудник взял продолжительный отпуск.

«Честно говоря, у нас было несколько напряженных дней, но они действительно укрепили дух товарищества и укрепили отношения», — сообщил Бекстранд. «Я заложил бюджет на еду и напитки в знак признательности.Я также потратил много времени, поощряя, говоря «спасибо» и выражая признательность тем, кто сделал все возможное, с формальным признанием ».

Когда дело доходит до выражения признательности сотрудникам, Ники Йоргенсен, менеджер отдела кадров в Insperity , стратегическая компания по предоставлению кадровых услуг, базирующаяся в Хьюстоне, предлагает, чтобы компании проводили специальные мероприятия для сотрудников.

«Несколько примеров могут включать в себя организацию вечеринки с пиццей или покупку обеда для рабочих», — предположил Йоргенен. местный приют для собак, где сотрудники могут общаться с животными и даже рассматривать возможность усыновления.Игры и соревнования на рабочем месте также могут быть хорошим способом поддерживать сотрудников и заряжать их энергией в летнее время ».

4. Предлагайте более короткие недели

Более короткие недели во время чрезмерного отпуска — еще один способ вознаградить сотрудников и дать им передышку. дополнительная работа.

«Как организация, должна быть реализована четкая и последовательная политика, чтобы бизнес компании не был нарушен», — Джей Старкман, генеральный директор Engage PEO, компании по разработке решений для персонала из Голливуда, штат Флорида., сказал мне по электронной почте. «Компании могут захотеть разрешить сезонные льготы, такие как сжатые рабочие недели, пересмотренные графики работы, гибкий график или более короткие часы по пятницам, чтобы помочь сотрудникам достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью».

Старкман — не единственный, кто дает своей команде сезонные льготы. Фактически, недавний опрос 220 руководителей отдела кадров, проведенный Gartner, показал, что 42 процента опрошенных организаций заявили, что в этом году предлагают своим сотрудникам «летние пятницы».

Итак, подумайте об этих правилах для вашей компании: усадите сотрудников, чтобы обсудить гибкую политику летнего планирования, и спросите, что поможет им расслабиться и переориентировать внимание этим летом.Узнайте, что мотивирует их работать более продуктивно.

Связано: Быть трудовым мучеником не помогает вам продвигаться по карьерной лестнице, результаты исследования

Предлагаемые ими политики, однажды реализованные, помогут им чувствовать себя менее подавленными, когда их коллеги уйдут; и руководители, вероятно, обнаружат, что они также лучше могут управлять рабочим процессом.

Заблокируйте время отпуска в групповом календаре

Допустим, у вас запланирован отпуск на Мауи.Вы хотите сообщить группе, что какое-то время будете отсутствовать на рабочем месте, но не хотите загромождать почтовые ящики участников группы приглашением с описанием ваших планов отсутствия на работе. С помощью группового календаря вы можете запланировать свое мероприятие вне офиса и отказаться от отправки мероприятия другим пользователям. Когда участники группы проверяют календарь группы, они видят даты, когда вы отсутствуете.

Конечно, если вы хотите, чтобы участники вашей группы получали уведомления о ваших планах на отпуск, вы тоже можете это сделать.

1. Внизу экрана выберите , чтобы открыть Календарь.

2. На панели навигации выберите Все календари группы и выберите свою группу. Если у вас открыто несколько календарей, будут отображаться события для каждого.

3. Если у вас открыто несколько календарей, выберите календарь группы.

4. Выберите Дом > Новое назначение .

5. Заполните данные о вашем отсутствии, включая имя, место, даты начала и окончания, и, при желании, личное примечание.

6. Рядом с Показать как выберите Бесплатно .

7. Рядом с напоминанием выберите Нет .

8. Установите флажок All day event , если вас не будет на работе более чем на несколько часов.

9. Выберите Сохранить и закрыть . Если вы включили участников группы в приглашение, вместо этого выберите Отправить .

1. Внизу страницы выберите , чтобы открыть Календарь.

2. На панели навигации в разделе Группы выберите свою группу. Если у вас открыто несколько календарей, будут отображаться события для каждого. Каждый календарь имеет цветовую кодировку, как показано на панели навигации.В режиме разделения заголовок каждого календаря отображается вверху.

3. Вверху страницы выберите Новое событие .

4. В верхней части окна выберите Календарь , а затем выберите календарь группы.

5. Заполните данные о вашем отсутствии, включая имя, место, даты начала и окончания, и, при желании, личное примечание.

6. Установите флажок Весь день , если вас не будет на работе более нескольких часов.

7. Вверху диалогового окна выберите Занято , а затем выберите Свободно .

8. Рядом с Напомнить , выберите Никогда .

9. Чтобы отправить приглашение участникам группы, выберите Пригласить участников вверху диалогового окна.

10. Выберите Сохранить . Если вы включили участников группы в приглашение, вместо этого выберите Отправить .

Инструкции для классического Outlook в Интернете

1. Внизу страницы выберите , чтобы открыть Календарь.

2. На панели навигации в разделе Группы выберите свою группу. Если у вас открыто несколько календарей, будут отображаться события для каждого. Цветные вкладки в верхней части указывают, какие события соответствуют каждой группе.

3. Выбрать Новый > Календарное событие .

4. В разделе Сохранить в календаре выберите календарь группы из раскрывающегося меню.

5. Заполните данные о вашем отсутствии, включая имя, место, даты начала и окончания, и, при желании, личное примечание.

6. Установите флажок Весь день , если вас не будет на работе более нескольких часов.

7. Меньше Показать как , выберите Бесплатно .

8. В разделе Напоминание выберите Нет .

9. Чтобы отправить приглашение участникам группы, установите флажок Отправить приглашение в группу .

10. Выберите Сохранить .Если вы включили участников группы в приглашение, вместо этого выберите Отправить .

См. Также

Запланировать встречу в групповом календаре

Отправлять автоматические ответы (при отсутствии на работе) в Outlook в Интернете

Дополнительные сведения о группах Outlook.com

Создайте событие в Outlook.календарь группы com

Автоматически заполнять календарь отпусков команды

Быстро узнавайте, когда ваших коллег нет в офисе, без необходимости вводить данные вручную.

Последнее обновление: август 2019 г.

Общий календарь отпусков — отличный инструмент для совместной работы вашей команды; любой может сразу определить, кто находится вне офиса. Однако время бронирования выключение — это уже рутинная работа, и дополнительный шаг для обновления календаря может быть легко забыть.

Это решение использует скрипт Google Apps для автоматического заполнения общий календарь отпусков, основанный на индивидуальных календарях каждого человека в команда. Когда кто-то бронирует выходной, ему просто нужно не забыть добавить событие. в свой личный Календарь Google, используя ключевое слово, например «Отпуск» или «Нет офис ». Сценарий действует за кулисами, сканируя календари всех участники группы Google и синхронизируют соответствующие события с общим календарем.

Примечание. Это решение получает доступ только к событиям календаря, созданным вашими коллегами. видны вам через их настройки конфиденциальности.

Основные особенности технологий

Попробуй

Сначала настройте Календарь Google:

1. Откройте Календарь Google в браузере.
2. Создайте новый календарь под названием «Командные каникулы».
3. По-прежнему на экране настроек выберите новый календарь в левом меню.
4. Прокрутите до Интегрировать календарь и скопируйте значение под Идентификатор календаря .

Затем создайте проект скрипта приложений:

1. Откройте в браузере проект Apps Script.
2. Щелкните пункт меню Файл> Создать копию … .
3. Установите для переменной TEAM_CALENDAR_ID идентификатор календаря, который вы созданный ранее.
4. Задайте для переменной GROUP_EMAIL адрес электронной почты группы Google. содержащий членов вашей команды.

Затем запускаем скрипт:

1. Щелкните раскрывающийся список Выберите функцию и выберите setup .
2. Нажмите кнопку «Выполнить» (►).
3. При появлении запроса нажмите кнопку Проверить разрешения .
4. Выберите свою учетную запись Google Workspace из списка.
5. Нажмите кнопку Разрешить .

По завершении вернитесь в Календарь Google, чтобы увидеть календарь командных каникул. заполнен событиями. Для более подробной записи того, что сделал сценарий, вы можно просмотреть журналы, нажав Просмотр> Stackdriver Logging , а затем Панель инструментов сценария приложений .

Следующие шаги

Чтобы начать работу с Google Apps Script, попробуйте codelab который проведет вас через создание вашего первого скрипта.

Вы также можете просмотреть полный исходный код этого решения на GitHub, чтобы узнать больше о том, как он был построен.

Обратная связь

Удалось ли вам запустить решение?

Если у вас есть идея другого решения, которое вы хотели бы увидеть в нашем галерея отправить заявку на Система отслеживания проблем GitHub.

Отпуск (освобожденный и административный персонал)

Право на участие

Если вы работаете на постоянной или краткосрочной должности на полставки или более, вы имеете право на оплачиваемый отпуск.Если вы работаете по обычному графику неполный рабочий день, составляя половину рабочего дня или более, вы имеете право на пропорциональный отпуск в зависимости от количества часов, которые вы запланировали на работу. Если вы работаете менее половины рабочего дня или занимаетесь временной работой, вы не имеете права на оплачиваемый отпуск.

Начисление отпускных

Обычные должности (графики на 11 и 12 месяцев)

Если вы работаете по графику полный рабочий день 11 или 12 месяцев, вам начисляется отпуск из расчета 1,67 рабочих дней в месяц до 20 дней в году.После 25 лет непрерывной службы ваши ежемесячные начисления корректируются таким образом, что вы получаете дополнительную неделю отпуска или в общей сложности 25 дней в году.

Отпуск начисляется на годовую годовщину. Вы начинаете зарабатывать отпуск, начиная с даты найма, и продолжаете накапливать часть своего отпуска каждый месяц. Вы имеете право использовать отпуск с одобрения вашего непосредственного руководителя после завершения шести месяцев службы.

должностей на академический год (планы на 9 и 10 месяцев)

Если вы работаете по расписанию на учебный год, отпуск не начисляется.Вместо этого вы имеете право примерно на 10 оплачиваемых отпускных дней в год во время запланированных перерывов (осенние, зимние и весенние каникулы). Количество оплачиваемых отпускных дней может незначительно варьироваться от года к году в зависимости от академического календаря. Календарь каникул для сотрудников учебного года публикуется и распространяется до начала учебного года. Для новых сотрудников дни перерывов распределяются пропорционально дате приема на работу.

Если потребности отдела требуют, чтобы вы работали во время обычного периода перерыва в колледже, вы имеете право взять такой же отпуск в более поздний срок, согласованный вами и вашим руководителем.

Если вы 9- или 10-месячный сотрудник, работающий в административном отделе, вы можете взять отпуск по перерыву либо во время каникул в колледже, либо в другое время, которое согласовано между вами и вашим руководителем.

После 25 лет службы вы имеете право на дополнительные пять дней перерыва, которые могут быть взяты в периоды, согласованные между вами и вашим руководителем.

Срочные должности

Если вы занимаетесь ограниченным сроком службы, превышающим три года подряд, вы имеете право на отпуск на тех же условиях, что и сотрудники, занимающие обычные должности.Оплата будет производиться за неиспользованный отпуск по истечении срока полномочий. Тем не менее, колледж рекомендует вам взять отпуск на время вашего назначения.

11- и 12-месячные графики

Если вы занимаете должность с ограниченным сроком от одного до трех лет, вам начисляется отпуск из расчета 15 дней в году, которые вы будете использовать во время, согласованное между вами и вашим руководителем.

9- и 10-месячные графики

Если вы работаете по расписанию на академический год, ваши каникулы (примерно 10 дней) должны проводиться во время, согласованное вами и вашим руководителем.

Максимальное начисление

В тех случаях, когда из-за загруженности отдела вам сложно полностью взять отпуск или при наличии особых личных обстоятельств, отпуск может быть перенесен на следующий финансовый год. Начисление отпускных прекращается, когда сумма вашего отпускного банка в 1,5 раза превышает вашу годовую ставку накопления. Максимальное накопление для сотрудников со стажем работы менее 25 лет ограничено 30 днями. Максимальный размер начисления для сотрудников со стажем работы 25 и более лет составляет 37½ дней.

---

Выходные, выходные и отпуск

2021-2022 График выходных

День Независимости 2021 — 5 июля 2021
День труда 2021 — 6 сентября 2021
День Благодарения 2021 — 25, 26 ноября 2021
Зимний перерыв 2021 года — 23, 24, 27 *, 28 *, 29, 30, 31 декабря 2021 года
Мартин Лютер Кинг младший.День 2022 -17 января 2022
День памяти 2022 года — 30 мая 2022 года
Июнь 2022 года — 20 июня 2022 года

* Понедельник 27 декабря 2021 года и вторник 28 декабря 2021 года не являются оплачиваемыми выходными. Эти дни должны засчитываться в счет компенсационного времени (только для почасовых сотрудников), оплачиваемого отпуска, если таковой имеется, или отпуска без сохранения содержания.

2022-2023 График выходных

День независимости 2022 год — 4 июля 2022 года
День труда 2022 год — 5 сентября 2022 года
День благодарения 2022 год — 24, 25 ноября 2022 года
Зимние каникулы 2022 года — 23, 26, 27 декабря *, 28 * , 29, 30, 2021 и 2 января 2023 года
Мартин Лютер Кинг младшийДень 2023 года — 16 января 2023 года
День памяти 2023 года — 29 мая 2023 года
Июнь 2023 года — 19 июня 2023 года

* Понедельник, 26 декабря 2022 года, и вторник, 27 декабря 2022 года, не оплачиваются . Эти дни должны засчитываться в счет компенсационного времени (только для почасовых сотрудников), оплачиваемого отпуска, если таковой имеется, или отпуска без сохранения содержания.

Описание крышки

Офисы университета будут официально закрыты в эти праздничные дни, за исключением случаев, когда необходимо поддерживать непрерывную работу, чтобы избежать конфликтов с уходом за пациентами, расписанием обучения и функциями, связанными с обслуживанием.Это расписание может быть изменено для круглосуточной службы и некоторых клиник. Пожалуйста, свяжитесь с вашим отделом. Кампус Талсы может публиковать собственный календарь праздников.

Сотрудникам, которые должны работать в объявленные праздничные дни, будет предоставлено альтернативное время для работы в назначенное время между руководителями и затронутыми сотрудниками.

Право на оплачиваемый отпуск

Сотрудники имеют право на получение отпускных, если их размер составляет не менее 0,50 FTE и они находятся в статусе оплаты за день до или на следующий день после праздника, указанного в графике выходных на текущий год в вышеприведенных разделах.

Студенты и другие временные сотрудники не имеют права на оплачиваемый отпуск.

Чтобы получать отпускные, сотрудник должен находиться на работе или в утвержденном оплачиваемом отпуске в день, предшествующий празднику, или день после него.

Офисы Центра медицинских наук будут официально закрыты в объявленные праздничные дни, за исключением случаев, когда необходимо поддерживать непрерывную работу во избежание конфликтов с уходом за пациентами, расписанием обучения и функциями, связанными с обслуживанием. Сотрудникам во всех университетских городках, которые должны работать в объявленный отпуск, будет предоставлено альтернативное время для работы в запланированные даты между руководителем и затронутым сотрудником.

** ВАЖНО **

Что такое статус оплаты? HR теперь разъясняет значение термина «Платежный статус». Начиная с 3 января 2020 года, сотрудники должны иметь статус оплаты, чтобы иметь право на оплачиваемый отпуск в течение полной смены. Статус оплаты может быть комбинацией отработанного времени сотрудника и PTO. Как показано в приведенном ниже примере, требование о статусе оплаты распределяется пропорционально на основе эквивалента полной занятости (FTE) сотрудника. Если у сотрудника нет PTO, он может быть в статусе оплаты, работая полную смену.

Например, если сотрудник работает полный рабочий день (1,0 FTE), он должен иметь полные 8 часов в статусе оплаты за день до ИЛИ на следующий день после праздника. Это требование может быть выполнено за счет сочетания отработанного времени и ВОМ. Если сотрудник работает неполный рабочий день (0,50 FTE), у него должны быть полные 4 часа в статусе оплаты.

Не имеет права на получение отпускных: если это требование статуса оплаты не выполняется для оплачиваемых праздников после 3 января 2020 года, тогда сотрудник не имеет права на отпускные, и его необходимо удалить из его расписания.

OUHSC : Чтобы удалить отпускные, координаторы по расчету заработной платы должны заполнить необходимую форму и отправить ее в Payroll. Свяжитесь с Payroll с вопросами по [email protected] или (405) 271-2055.

Norman : Чтобы удалить отпускные в персонале, руководители или лица, утверждающие время, должны изменить часы отпуска на 0,00 часов и добавить строку для 8,00 часов отпуска без оплаты для каждого дня. Если у вас есть вопросы, обращайтесь в Payroll по телефону (405) 325-2961.

Общесистемные правила отпуска для администратора

Административный отпуск применяется, когда имеющий право на пособие сотрудник пропускает запланированное рабочее время из-за задержек или закрытия кампуса.Ниже приведены важные инструкции при подаче заявления или выдаче административного отпуска.

Сотрудники OUHSC

Сотрудники OUHSC, имеющие право на получение льгот, в Оклахома-Сити, пропустившие запланированное рабочее время из-за закрытия или задержки открытия кампуса, должны указать свое отсутствие как «административный отпуск с сохранением заработной платы» при сообщении о посещаемости.

Сотрудники, работающие неполный рабочий день

Сотрудники, не имеющие права на получение льгот — студенты, временные сотрудники и сотрудники, работающие неполный рабочий день, назначенные на сумму менее.50FTE — оплачиваются только за отработанное время и не имеют права на административный отпуск.

Предварительно запланированный отпуск

Сотрудник, которому назначен оплачиваемый отпуск, должен продолжать сообщать о своем отсутствии как «оплачиваемый отпуск», и никакая часть его отсутствия не должна относиться к «административному отпуску».

FMLA

Сотруднику, находящемуся в непрерывном отпуске по FMLA, не предоставляется административный отпуск, если его университетский городок закрыт в течение периода утвержденного непрерывного FMLA.

• С сотрудника с утвержденным периодическим отпуском по закону FMLA не будет взиматься плата за право FMLA в течение любого периода, когда его кампус закрыт из-за погодных явлений и т. Д. Этим сотрудникам будет предоставлен полный административный отпуск на день (дни) / время (s) закрытия кампуса.

Внеплановый отпуск

Сотрудник с внеплановым оплачиваемым отпуском в течение дня не должен оплачивать какую-либо часть своего отсутствия как «административный отпуск».

• Пример 1: Сотрудник, звонящий с внеплановым отпуском на весь день до направления уведомления о закрытии, не имеет права на административный отпуск.
• Пример 2: Сотрудник звонит до уведомления о закрытии и предупреждает свой отдел, что он не будет работать до полудня. Выдается уведомление о закрытии, в котором говорится, что их соответствующий университетский городок закроется в полдень. — С этого сотрудника взимается плата за PTO или LWOP за время, потраченное до закрытия; однако они по-прежнему имеют право на административный отпуск с момента закрытия до конца рабочего дня.

Дополнительное время отключения при закрытии

Сотрудники, которые берут дополнительное время до или после разрешенного «административного отпуска» (в день / в целях безопасности, связанных с причиной закрытия), должны использовать PTO (запланированный или внеплановый) для дополнительного времени.Эти сотрудники имеют право на санкционированный «административный отпуск».

Исключения

Некоторые сотрудники, которые были вызваны на работу во время закрытия университета, могут иметь право на специальную оплату или отгул за фактически отработанные часы. Руководители отделов должны разработать последовательные инструкции по предоставлению дополнительной компенсации или отгула вместо дополнительной оплаты для сотрудников своего отдела, которые работали во время закрытия. Любые предложения о специальной оплате или отпуске должны быть одобрены соответствующим вице-президентом.

• Любой сотрудник (основной или второстепенный), который работает частично или весь день, когда было выпущено официальное уведомление о закрытии, не имеет права на административный отпуск за фактически отработанное время.
  • Пример: Сотрудник работает 4 часа; 4 часа обычного рабочего времени и 4 часа административного отпуска. Если сотрудник, который выбирает работу или должен работать во время закрытия, не имеет права на административный отпуск на время, в течение которого он фактически работал. Административный отпуск не оплачивается.

Спутниковые кампусы

Сотрудники, работающие в сателлитах по всему штату, должны следить за закрытием близлежащих университетов, а НЕ государственных школ.

• Энид — Северо-Западный государственный университет Оклахомы
• Университет Лоутона-Камерона
• Дюрант — Государственный университет Юго-Восточной Оклахомы
• Талса — OU Талса

Гибридная работа: альтернативные графики работы

Альтернативные графики работы являются частью программы интеграции работы в кампусе и позволяют сотрудникам и отделам гибко определять, когда, где и как должна выполняться работа.Эта гибкость является критически важным фактором благополучия и производительности сотрудников и реагирует на меняющуюся профессиональную и личную демографию сотрудников разных поколений. Альтернативные графики работы, доступные в UCM, включают сжатую рабочую неделю и гибкий график.

Доказано, что при правильном управлении альтернативные графики работы повышают производительность, увеличивают вовлеченность и удержание сотрудников, обеспечивают расширенный охват и возможности перекрестного обучения, а также сокращают незапланированные отсутствия на работе.Кроме того, он способствует разнообразию и положительно влияет на корпоративную культуру и моральный дух сотрудников. Для многих людей даже небольшая гибкость может иметь огромное значение в успешном совмещении обязанностей на работе и дома.

Альтернативные инструкции по соглашению

Инструменты и ресурсы

* Пожалуйста, войдите в форму, используя один из следующих веб-браузеров:

Google Chrome: 57 и новее	Microsoft Edge: EdgeHTML 14 и новее
Mozilla Firefox: 52 и новее	Mozilla Firefox: ESR 52
Microsoft Internet Explorer: 11	Apple Safari: 9.1.x, 10.0.x, 10.1.x, 11.0.x, 11.1.x

Сжатая рабочая неделя
Полный рабочий день, который состоит из 40 часов в одну назначенную рабочую неделю или 80 часов в две последовательные рабочие недели. В нашем кампусе альтернативные графики работы включают гибкое время и сжатые рабочие недели. Наиболее распространенные типы сжатых графиков рабочих недель:

• Девять-восемьдесят (9-80): работник работает восемь 9-часовых дней и один 8-часовой рабочий день в период оплаты труда с дополнительным выходным.
• Для десятков (4-10): сотрудник работает четыре 10-часовых дня в неделю с дополнительным выходным.

Гибкий график работы
Гибкое время — это договоренность, которая позволяет сотруднику изменять время начала и окончания своего рабочего дня в соответствии с обычным графиком с 8:00 до 17:00. Flextime включает:

• Индивидуальное время начала и окончания, которое остается постоянным каждый рабочий день, например, с 7:00 до 16:00. или с 9:00 до 18:00. с часовым обедом с понедельника по пятницу
• Индивидуальное время начала и окончания, которое меняется ежедневно в зависимости от количества отработанных часов каждый день e.г., 7.00 — 16.00 в понедельник, среду и пятницу и с 8:30 до 17:30. во вторник и четверг с часовым обедом
• Индивидуальное время начала и окончания с разными часами дня, но с постоянством общего количества отработанных часов в неделю, например, с 7:30 до 17:30. в понедельник, вторник и четверг и с 9:00 до 16:30. в среду и пятницу с часовым обедом
• Продленный обеденный перерыв, компенсируемый дополнительным временем в начале и / или конце рабочего дня, например, с 7:30 до 17:30.с двухчасовым обедом
• Обеденный перерыв (не менее 30 минут, установленных законом после шести часов работы), компенсированный сокращенным временем в начале и / или в конце дня, например, с 8:30 до 17:00. с получасовым обедом с понедельника по пятницу.

Flextime не уменьшает общее количество часов, отработанных за неделю.

Основные рабочие часы
Основные рабочие часы — это часы, когда все сотрудники должны находиться на рабочем месте. Основные часы работы могут варьироваться в зависимости от требований должности и оперативных потребностей отдела.

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA)
Федеральное постановление, используемое для определения того, имеет ли должность право на сверхурочную оплату за часы, отработанные более 40 часов в неделю (без освобождения), или выплачивается фиксированная сумма за часы работали, даже если они превышают 40 часов в течение рабочей недели (освобождены).

Стандартная рабочая неделя
Стандартная рабочая неделя длится с полуночи воскресенья до полуночи следующего воскресенья и обычно составляет восемь (8) часов в день пять (5) последовательных дней, начиная с 8:00 a.м. до 17:00 с одним (1) часом на время еды.

Право на участие
Непредставленные сотрудники имеют право запрашивать меры по обеспечению гибкости рабочего места. Представленные сотрудники могут участвовать, как это разрешено их соответствующими коллективными договорами. Сотрудник инициирует запрос об альтернативном графике работы, обсуждая предложение со своим руководителем и / или начальником отдела / деканом.

• Сжатая рабочая неделя подходит не для всех должностей, не для всех настроек или не для всех сотрудников.
• Сжатая рабочая неделя в течение испытательного срока не рекомендуется из-за необходимости уточнить должностные обязанности, установить отношения с коллегами и клиентами и оценить пригодность для продолжения работы.
• Сотрудники, у которых есть проблемы с пунктуальностью, посещаемостью и / или производительностью, или которые требуют пристального надзора, не являются хорошими кандидатами.

Процедуры

Определение соответствия сжатого расписания рабочей недели

1. Изучите альтернативный график работы.
2. Сжатый график рабочей недели не должен отрицательно влиять на рабочую нагрузку или продуктивность коллег из-за перекладывания бремени или создания задержек и дополнительных шагов в рабочем процессе. Руководитель / руководитель отдела должен убедиться, что другие сотрудники того же подразделения / отдела понимают, как и почему функционируют сжатые графики рабочих недель.
3. Если несколько сотрудников запрашивают сжатый график рабочей недели, с которым подразделение / отдел может разумно справиться, руководитель / руководитель подразделения должен отвечать на запросы, соответствующие этим руководящим принципам, справедливо для всех сотрудников и в интересах Университета.Среди мер, которые могут быть приняты, — ротаций между сотрудниками, нестабильные графики и установление основных рабочих часов.

Отправить запрос с использованием альтернативного онлайн-графика работы

1. Сотрудник должен инициировать запрос на сжатую рабочую неделю, обсудив возможность альтернативного графика работы со своим руководителем / начальником отдела.
2. Если сотрудник и руководитель / руководитель отдела соглашаются на сжатую рабочую неделю, сотрудник может инициировать запрос, используя онлайн-альтернативный график работы.
3. Онлайн-заявка будет направлена ​​непосредственному руководителю для рассмотрения и принятия решения.
4. Сотрудник получит подтверждение того, что представление было получено непосредственным руководителем.
5. Супервайзер получит уведомление по электронной почте о том, что отправка была сделана и получена. Уведомление будет содержать ссылку на онлайн-заявку.
6. Непосредственный руководитель имеет шесть (6) дней с даты получения для записи решения.Если по запросу , не записано решение, запрос будет автоматически отменен, и сотрудник должен будет повторно подать свой запрос.
7. Онлайн-форма предназначена для того, чтобы позволить руководителю вносить изменения в форму, не отменяя отправку сотрудником. Цель состоит в том, чтобы позволить руководителю вносить какие-либо исправления в форму, без необходимости для сотрудника повторно отправлять форму из-за ошибок / исправлений.
8. Утвержденные заявки будут направлены в отдел расчета заработной платы, чтобы установить график работы в Системе учета рабочего времени (TRS).Однако, если в форме есть ошибка, отдел расчета заработной платы вернет заявление руководителю с инструкциями по исправлению формы.
9. Если супервизор отклоняет запрос на AWS, в онлайн-форме супервизору предлагается указать причину отклонения запроса. Сотрудник получит уведомление с указанием причины отклонения запроса.
10. После того, как AWS будет одобрен и обработан Payroll, сотрудник получит копию соглашения в формате PDF, и соглашение будет помещено в личное дело сотрудника.

Особые соображения относительно альтернативного графика работы

Отпускные дни — приходящиеся на регулярно запланированный рабочий день сотрудника : имеющий право сотрудник, работающий полный рабочий день, получает восемь (8) часов за один отпуск (или пропорционально, если меньше, чем полный рабочий день). Следовательно, сотрудники должны решить покрыть разницу за счет накопленного отпуска или рабочего времени (если они имеют право на дополнительное время).

Отпускные дни — приходящиеся на регулярно запланированный гибкий день сотрудника : Когда оплачиваемый отпуск приходится на обычный запланированный выходной день сотрудника, ему будут выплачиваться восемь часов (или пропорциональная сумма, если она меньше, чем полный рабочий день) отпускные И получить альтернативный 8-часовой выходной в течение той же рабочей недели, что и праздник.Если альтернативный запланированный рабочий день превышает 8 часов, сотрудник должен предоставить накопленный отпуск или накопленное время компенсации (если имеет право на время компенсации) для компенсации разницы.

Отпуск и отпуск по болезни — частичное отсутствие на рабочем месте : При неполном дневном отсутствии в результате отпуска или болезни потребуется оплатить количество часов (с точностью до часа), за которые сотрудник отсутствовал.

Отпуск и отпуск по болезни — отсутствие хотя бы одного полного дня, но менее полной недели : Отсутствие полного рабочего дня, которое происходит в результате отпуска или болезни, потребует оплаты количества часов, которое сотрудник обычно был запланирован работать в указанный день (т.е.g. работник должен работать 10 часов и отсутствует из-за отпуска или болезни, из его / ее начисленных отпусков должно быть вычтено 10 часов отпуска или больничного).

Отпуск и отпуск по болезни — отсутствие полной стандартной рабочей недели : Когда отпуск берется на всю стандартную рабочую неделю, сотрудник может сделать предварительный запрос, чтобы временно вернуться к традиционному графику, чтобы обеспечить не более 40 часов в любую неделю снимается с начисленных отпусков.Однако в этом случае сотрудникам потребуется вернуться к своему сжатому графику рабочей недели таким же образом, как они это делали, когда они первоначально начали свой сжатый график рабочей недели.

Обязанность присяжных заседателей — выполнение регулярного рабочего дня сотрудника : Обязанность присяжных должна оплачиваться за количество часов в день, когда сотрудник фактически находился на дежурстве присяжных, но не более, чем количество часов в обычном рабочем дне сотрудника. запланированный рабочий день. Если работа присяжных продолжается в течение длительного периода (более одной недели), сотрудник вернется к стандартной рабочей неделе.

Обязанности присяжных — выполняются во время регулярного рабочего дня работника по гибкому графику : Обязанности присяжных не должны оплачиваться за время, проведенное сотрудником в течение обычного запланированного гибкого дня, так как у работника нет графика работы в этот день.

Особые правила для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, при сокращенном графике работы 9/80

Ограничения на переключение гибких дней: Не освобожденные от уплаты сотрудники должны брать один и тот же чередующийся «гибкий» выходной день в течение их сжатого графика рабочей недели (например,g., обычный гибкий день — понедельник, нельзя переключиться на вторник или любой другой день), чтобы соответствовать определению рабочей недели в соответствии с FLSA (Закон о справедливых трудовых стандартах).