Как вести кассовую книгу: Как и кому вести кассовую книгу в 2021 году — подробный разбор

В настройках файлов cookie на этом веб-сайте установлено значение «разрешить использование файлов cookie», чтобы обеспечить вам наилучшее качество просмотра.Если вы продолжаете использовать этот веб-сайт без изменения настроек файлов cookie или нажимаете «Принять» ниже, вы соглашаетесь с этим.

Закрыть

13 советов по бухгалтерскому учету для поддержания баланса в бухгалтерском учете

Бухгалтерский учет играет жизненно важную роль в компаниях любого размера, но часто становится второстепенным для владельцев малого бизнеса, в частности, поскольку они совмещают все другие обязанности по управлению и поддержанию рабочего дня -сегодняшние операции. Однако к бухгалтерскому учету никогда нельзя относиться второстепенно.

Поддержание сбалансированных бухгалтерских книг может помочь в финансовом прогнозе на месяцы в будущее и предупредить вас о потенциальных финансовых недостатках. Правильное понимание бухгалтерского учета может даже помочь вам спасти ваш бизнес, если ситуация станет тяжелой.

Одна из причин, по которой малый бизнес часто откладывает бухгалтерский учет на задний план, заключается в том, что он утомительный и пугающий. 40% владельцев малого бизнеса считают управление финансами самой сложной частью ведения бизнеса. Ошибки в бухгалтерском учете могут остановить рост вашего малого бизнеса и поставить вас на шаткую почву.

В этом посте мы собираем лучшие советы по бухгалтерскому учету, чтобы избежать типичных ошибок, которые могут пагубно повлиять на ваш бизнес. Как только вы начнете работать с чистыми книгами, вы получите все преимущества, которые они принесут.

1. Будьте внимательны к дебиторской задолженности

Получение оплаты — самая захватывающая часть ведения бизнеса. Управлять дебиторской задолженностью не так весело. Когда выставляется счет, вы регистрируете дебиторскую задолженность, то есть регистрируете, что клиент должен вам деньги.Проверяя этот список, вы можете легко увидеть, есть ли у клиента непогашенный остаток.

Когда клиент платит вам, сумма должна быть добавлена ​​к его счету и помечена как оплаченная. Однако, когда вы пытаетесь успевать за большим количеством заказов, это легче сказать, чем сделать. Депозиты клиентов слишком часто приходится согласовывать на более поздний срок, поскольку в сутках никогда не бывает достаточно часов. Это означает, что, когда придет время уплаты налогов, у вас останется много клиентских депозитов на вашем счете доходов и отчет о вашей дебиторской задолженности, которая не соответствует.

Последствиями здесь являются то, что вы тратите часы на обновление данных о компании, вы можете переплатить по своей налоговой декларации и иметь большие долги. Вот почему вам нужно сделать так, чтобы ваши транзакции отслеживались по мере их совершения. Применяйте платежи вашего клиента ежемесячно — это может сэкономить вам массу времени на выставление счетов (и деньги) в долгосрочной перспективе.

Знакомство с основами бухгалтерского учета

Самое сложное — это начать. Мы покажем вам дорогу.

2. Следите за своими денежными потоками

Когда дело доходит до советов по бухгалтерскому учету для малого бизнеса, образование — это все.Чем лучше вы понимаете стоящие перед вами числа, тем больше у вас шансов правильно ими управлять.

Выполняя еженедельные и ежемесячные финансовые обзоры, подумайте о создании отчета о движении денежных средств. Эти заявления дают вам более полное представление о движении денежных средств внутри (и за пределами) вашей компании. Отчет о движении денежных средств по сути отслеживает направление доходов. Он также включает в себя элемент времени, позволяющий визуализировать платежные циклы и сезонные расходы.

Отчеты о движении денежных средств могут дать вам знания, необходимые для прогнозирования расходов и более правильного распределения доходов.Они также полезны при построении финансовых траекторий.

Однако вам не нужно создавать отчет о движении денежных средств, чтобы понимать движение денег. Простое использование правильной технологии может помочь вам получить целостное представление о том, как деньги работают в вашей бизнес-модели.

Например, если вы решите автоматизировать бухгалтерские услуги, вы сможете легко визуализировать показатели и данные о движении денежных средств.

3. Журнал квитанций о расходах

К сожалению, владельцы малого бизнеса часто ошибаются, если не сохраняют копии своих отчетов о расходах.Это может привести к широкому спектру проблем с налогами, бухгалтерским учетом и движением денежных средств.

Если вы когда-либо смотрели свою банковскую выписку и видели списание на сотню долларов и не имели представления, что это было, то вы знакомы с проблемами, которые возникают из-за плохого ведения учета.

Одним из способов решения этой проблемы является сохранение квитанции о каждой покупке, совершаемой вашим предприятием. Это может показаться трудоемким, но есть несколько советов по бухгалтерскому учету, которые упростят его.

Первый — использовать одну кредитную карту для оплаты всех деловых расходов.Следите за своими квитанциями, определив для них место, например в машине или на столе. Или, что еще лучше, мгновенно сфотографируйте квитанцию ​​на свой телефон! Эти уловки помогут вам организовать работу и вовремя подать налоговую декларацию.

Люди всегда задают вопросы о том, где взять бизнес-расходы, когда просят совета по бухгалтерскому учету. Если вы хотите знать, что вам следует требовать / расходовать, посмотрите, попадают ли они в следующие категории:

• Выездные / дорожные расходы: Если вам приходилось путешествовать по делам, деньги, которые вы потратили на билет на самолет должен быть востребован.Если вы проводите много времени в дороге, вы можете списывать мили на машину. наряду с расходами на газ.
• Расходы на домашний офис: Если вы потратили деньги на компьютер или другие канцелярские товары, вы можете списать их на налоги.
• Развлечения и питание: Если вы заплатили за напитки с клиентом или за хороший ужин, включите это в свой отчет о расходах.
• Подарки: Они могут быть связаны с развлечениями и едой, но не всегда.Если вы идете на мероприятие или обед с деловым партнером, это будут развлечения и еда. Если потенциальный клиент ушел сам, это подарок.

Отчеты о расходах могут иметь решающее значение во время налогообложения. Убедитесь, что ваши сотрудники знают, как важно сохранять квитанции и учитывать расходы, когда они уезжают, чтобы у вас был точный учет в налоговый сезон.

4. Учет денежных расходов

Когда вы являетесь предпринимателем, очень важно отслеживать все расходы, связанные с вашим бизнесом.Таким образом, эти расходы могут быть вычтены из суммы вашего общего дохода, когда придет время платить налоги.

Это даст вам более точное представление об общей прибыльности за год. Легко увидеть прошлые расходы, оплаченные наличными. Попросите квитанцию ​​у вашего поставщика или сразу же внесите в журнал расходы, чтобы убедиться, что они внесены в бухгалтерские книги.

5. Знайте разницу между счетами-фактурами и квитанциями

Смешивание счетов-фактур и квитанций — слишком распространенный способ для владельцев малого бизнеса испортить свои бухгалтерские книги.Простой совет по бухгалтерскому учету — знать разницу между ними.

Счет-фактура — это счет, который отправляется клиентам после того, как они получили ваши услуги. Думайте о счетах как о подробных счетах, которые должны отражать все, что клиент получил от вашей компании. Счет-фактура напоминает клиентам, что они должны вам деньги. Они помогают ускорить движение денежных средств, вести финансовую отчетность и следить за тем, чтобы вам платили.

Квитанция является доказательством того, что транзакция произошла. Это то, что вы даете своим клиентам после завершения транзакции.

Смешивание квитанций и счетов может превратить бухгалтерский учет в кошмар. Если вы не можете сказать, что выполнено, а что в процессе, вы столкнетесь с множеством проблем, пытаясь сбалансировать свои бухгалтерские книги.

6. Различия между личными и бизнес-счетами

Многие владельцы малого бизнеса используют часть своих личных средств для поддержания работы в течение первых нескольких месяцев. Нет ничего плохого в том, чтобы вкладывать средства в личные средства, но использование личного банковского счета для бизнеса может быть проблематичным.

Наличие отдельного банковского счета для деловых нужд позволяет вам и вашему бухгалтеру или бухгалтеру легко видеть, как тратятся деньги. Если вы решите использовать свою личную учетную запись в деловых целях, вы можете упустить из виду важные бизнес-операции.

Двигаясь вперед, убедитесь, что вы правильно разграничиваете бизнес и личные финансы. Это может означать простую настройку отдельных кредитных карт и текущих счетов, связанных с обоими. Будьте очень внимательны при принятии решений о расходах, следя за тем, чтобы для расходов, связанных с бизнесом, использовались только бизнес-счета.То же самое и с вашим личным кабинетом.

Мы рекомендуем полагаться исключительно на кредитные карты во всех деловых операциях. Это связано с тем, что выписки по кредитной карте предоставляют вам простой и автоматический способ отслеживать расходы.

Наличные платежи легко не заметить; многие владельцы бизнеса изо всех сил стараются оставаться на вершине управления квитанциями. Пренебрежение денежными выплатами может привести к неточности в отчетах по управлению денежными потоками и плохому прогнозированию.

7. Наймите специалиста для обработки налогов

Многие люди пытаются сэкономить деньги, платя налоги самостоятельно.На самом деле, если вы не нанимаете налогового специалиста, отсутствие доступа к его бухгалтерскому опыту может стоить вашему бизнесу много денег в будущем.

Возможно, вы пропустите вычет, на который вы имеете право, или недоплатите по счету, что приведет к штрафам. Если вы потратите деньги на профессионала, он знает, что делает, и воспользуется советами по бухгалтерскому учету, чтобы поставить вас в наилучшее финансовое положение.

Они будут в курсе постоянно меняющихся налоговых законов и могут заранее спланировать повышение налогов, которое может произойти в ближайшем будущем.

8. Поддерживайте четкое общение с вашим бухгалтером

Когда вы работаете с другими профессионалами, такими как бухгалтеры или бухгалтеры, для управления своими книгами, вы можете найти их жаргон в замешательстве. Важно сообщить им, если вы не понимаете используемых ими терминов. Вы владелец малого бизнеса, а не финансовый профессионал. У вас нет причин быть в курсе последних технических терминов, используемых в финансовой индустрии.

Вы должны видеть своего бухгалтера и налоговых специалистов как часть вашей команды.Они должны следить за вашей спиной и давать вам советы по бухгалтерскому учету, на которые вы можете рассчитывать.

9. Понимание бухгалтерского учета с двойной записью

В наши дни большинство предприятий используют бухгалтерское программное обеспечение, а не физические книги, но советы по бухгалтерскому учету, лежащие в основе двойной записи, по-прежнему применимы. Основная идея заключается в том, что всякий раз, когда вы совершаете покупку для своего бизнеса, вы записываете не только расходы, но и то, что было получено от транзакции.

Например, если вы купили пару обуви за десять долларов, вы должны записать в своем балансе отрицательные десять долларов.Но при двойной бухгалтерии вы также должны написать плюс десять для увеличения запасов.

Если деньги, которые вы тратите, действительно не потеряны, этот стиль бухгалтерского учета будет лучшим способом показать, куда идут ваши деньги. Так вы сможете принимать оптимальные решения для своего бизнеса.

Как бухгалтерский учет в реальном времени может повысить ваш бизнес

Результаты реальны.

10. Планируйте свои счета

Чтобы получить наиболее полное представление о своем бизнесе, вам необходимо иметь несколько учетных записей.Каждый ключевой аспект вашего бизнеса должен иметь место для регистрации транзакций, и баланс счета должен быть соответствующим образом скорректирован.

Некоторые из наиболее важных учетных записей, которые необходимо отслеживать:

• Дебиторская задолженность (деньги, которые должны вам клиенты)
• Счета к оплате (деньги, которые вы должны кому-то другому)
• Продажи (ваш доход)
• Закупки (поставки)
• Расходы на заработную плату
• Собственный капитал (деньги, которые вы и другие владельцы вкладываете в бизнес)
• Нераспределенная прибыль (ваша прибыль)

Те, кто более ориентирован на детали, могут пойти еще дальше и разделить свои счета на субсчета для отслеживания отдельных транзакций или покупок продуктов.

11. Подготовка финансовой отчетности

В предыдущих советах по бухгалтерскому учету мы рассмотрели различные виды финансовой отчетности, которую готовит предприятие. Некоторыми примерами этого являются баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств.

Ежемесячно или ежеквартально вам следует готовить каждый из этих финансовых отчетов, потому что они помогут вам анализировать состояние вашего бизнеса с разных сторон. Баланс показывает состояние активов, пассивов и капитала вашего бизнеса в определенный момент времени.Отчет о прибылях и убытках, с другой стороны, показывает доходы и расходы, имевшие место за определенный период, а также «чистую прибыль» вашего бизнеса. Отчет о движении денежных средств позволяет увидеть, как изменились остатки денежных средств за период.

Если бы вы были публичной компанией, от вас потребовали бы ежеквартально или ежегодно составлять финансовую отчетность для ваших инвесторов. Поскольку у вас (вероятно) нет этого требования, вам решать, как часто следует составлять такой отчет для вашего бизнеса.

12. Взгляд в будущее

Когда вы составляете ежемесячный финансовый отчет, используйте его, чтобы спрогнозировать финансовую траекторию вашего бизнеса. Это может просто включать определение предстоящих затрат, таких как налоговые платежи или судебные издержки. Он может включать более подробные планы по расширению компании, включая составление бюджета для новых сотрудников и повышения арендной платы.

Прогнозирование таким образом может позволить вам эффективно использовать существующие активы. Это также может помочь вам уверенно спланировать другие важные этапы развития вашего бизнеса.Эффективный прогноз за счет ежемесячного анализа финансовых данных. Анализ на основе данных может гарантировать разумные инвестиционные движения.

13. Использование технологий

На практике ведение точных счетов — сложный процесс. По мере роста вашего бизнеса этот процесс становится еще более напряженным. Одна транзакция, которую вы совершаете, может включать несколько записей в несколько ваших разных учетных записей. Когда существуют сотни таких транзакций, пытаться вести учет может быть непосильной задачей.

Вот где на помощь приходят технологии. Бухгалтерские системы намного проще в использовании, поскольку они записывают каждую транзакцию, которую совершает ваш бизнес, в физические бухгалтерские книги, как это делалось раньше.

Если вы решите использовать программное обеспечение для бухгалтерского учета, убедитесь, что вы все еще храните копии всех ваших квитанций, будь то в физическом или цифровом виде. Таким образом, вы можете вернуться и проверить все, если вы заметите какие-либо расхождения, когда перейдете к балансировке своих бухгалтерских книг.

Обслуживание ваших книг с помощью ScaleFactor

ScaleFactor сочетает в себе использование передового программного обеспечения под руководством профессионалов бухгалтерского учета.Наши клиенты получают выгоду от команды надежных внутренних экспертов, готовых удовлетворить ваши потребности в бухгалтерском учете.

Наше мощное программное обеспечение интегрируется с различными партнерами по бухгалтерскому программному обеспечению, такими как Xero и Quickbooks, для автоматизации ежемесячных отчетов и освобождает вас, чтобы сосредоточиться на успехе и расширении, к которому вы стремитесь в своем малом бизнесе.

Когда вы готовы отказаться от рутинной работы по бухгалтерскому учету и сосредоточиться на любимом бизнесе, ScaleFactor станет вашим финансовым штабом. У нас есть мощное программное обеспечение, которое поможет вам сэкономить время и деньги, чтобы начать работу уже сегодня.

Настройте и ведите свои книги

Ведение точной финансовой отчетности — это требование закона, позволяющее составлять отчеты на конец года и налоговые декларации. Хорошо организованная, актуальная и точная финансовая отчетность имеет важное значение для анализа продаж и денежных потоков, управления кредитными ресурсами и контроля запасов.

Большинство предприятий легко справляются с собственными потребностями в бухгалтерском учете. Компьютерная система является самой быстрой и простой для всех, кроме самых простых предприятий.

Выбор системы

Настройка вашей системы

Запись продаж

Продажа за наличный расчет

Покупок

Покупки за наличные

Проверка банковских выписок

Банковская сверка

1. Выбор системы

Осознайте ограничения бумажных систем

• Если финансы вашего бизнеса не очень просты, компьютерная система будет лучше. Ведение и оценка финансовых отчетов в ручном режиме будет стоить вашему бизнесу больше времени и денег.
• Требования HMRC «Making Tax Digital», которые вводятся постепенно, требуют, чтобы многие компании представляли свои налоговые декларации по НДС и самоисчислению в режиме онлайн с использованием совместимого программного обеспечения. В конечном итоге это будет применяться ко всем предприятиям, зарегистрированным в качестве плательщика НДС или имеющим годовой оборот более 10 000 фунтов стерлингов.
• Подумайте о росте вашего бизнеса. Дальнейший переход на компьютерную систему будет разрушительным.
• Компьютерные системы предлагают повышенную скорость и гибкость. Они могут избавить вас от скуки при выполнении повторяющихся задач, но вам нужно убедиться, что ваши финансовые данные хранятся в безопасности.

Узнайте о пакетах программ для бухгалтерского учета

• Спросите у других компаний или у своего бухгалтера, какие пакеты они рекомендуют.
• Вы можете загрузить программное обеспечение в свою сеть или использовать онлайн-пакет (облачный).
• Хорошо известные варианты включают Intuit QuickBooks, Sage Business Cloud, Clear Books и Xero.

Обратитесь за советом к бухгалтеру

• Правильная система упростит им подготовку ваших счетов, сократив ваши расходы.
• Они также смогут рассказать вам, как следует сгруппировать различные затраты, чтобы информация была полезной для вас.
• Подумайте, нужно ли вам (или нужно будет) вести учет и возврат НДС. При необходимости посоветуйтесь со своим бухгалтером по вопросам обработки НДС, поскольку ошибки могут дорого обойтись.

2. Настройка системы

Вы должны регистрировать все деньги, поступающие и исходящие из вашего бизнеса, как для отслеживания вашего денежного потока, так и для вашей налоговой отчетности. HM Revenue & Customs (HMRC) имеет режим штрафов, который возлагает на предприятия обязанность проявлять разумную осторожность, усиливая необходимость хорошего ведения учета.

Создание файлов для учета продаж

• Безналичные компании выставляют счета по каждой продаже и хранят их в двух файлах: «Продажи с оплатой» и «Продажи без оплаты».
• Кассовые компании используют кассовые аппараты и кассовые системы для регистрации своих продаж. Записи об этом также должны быть сохранены.

Создание файлов для учета покупок

• Храните два файла для счетов-фактур: оплаченные покупки и неоплаченные покупки.
• Храните отдельную коробку с надписью Petty Cash для квитанций о деловых покупках, сделанных за наличные.

Открыть отдельный коммерческий банковский счет

• Отдельный банковский счет для бизнеса упрощает отслеживание доходов и расходов вашего бизнеса. Не выписывайте личные чеки с этого аккаунта.
• По возможности старайтесь совершать все деловые покупки с этого счета, а не из собственного кармана. Для небольших сумм (например, дорожных расходов) это не всегда возможно.
• Запрашивайте ежемесячные банковские выписки и систематически храните их.

Создание ручной или компьютеризированной кассовой книги для обобщения финансовой информации

• В кассовой книге регистрируются все деньги, поступающие и исходящие с вашего банковского счета (включая чеки и электронные платежи).
• Бухгалтерское программное обеспечение автоматически включает те же функции, что и кассовая книга. Если вы выберете ручную систему, вы можете купить аналитическую книгу для использования в качестве своей кассовой книги.
• Вам необходимо выбрать, какие заголовки использовать для записи различных видов расходов.Спросите совета у своего бухгалтера.

При необходимости создать отдельную книгу продаж за наличный расчет

• Эта запись будет похожа на вашу кассовую книгу, но она будет использоваться для регистрации фактических денежных поступлений в кассу и их вывода.

3. Учет продаж

Вам нужна простая рутинная процедура для отслеживания ваших продаж, упрощающая сопоставление счетов-фактур, проводок по счетам и банковских выписок.

Выставляйте счет каждый раз, когда вы совершаете продажу

• Присвойте каждому счету исходный номер (001, 002 и т. Д.) И сохраните копию.
• Если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС, вы должны выставлять счета-фактуры.
• Подайте копию счета-фактуры в «Неоплаченные продажи». Поместите самый последний счет вверху, чтобы счета были автоматически отсортированы по дате.
• Для продаж за наличный расчет может потребоваться отдельная система.

Примечание при оплате счета

• Оплатите чек клиента на свой банковский счет, если платеж не производится в электронном виде.
• Возьмите соответствующий счет-фактуру из «Продажи неоплаченные» и отправьте его в «Продажи оплачены».
• Поместите последний оплаченный счет вверху, чтобы счета автоматически располагались в том порядке, в котором они были оплачены.

Обновляйте кассовую книгу раз в неделю

• Просмотрите корешки своей платежной книжки и проверьте свою банковскую выписку в Интернете. Введите в кассовую книгу данные всех оплаченных счетов.
• Если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС, запишите отдельные цифры для суммы счета без НДС и суммы НДС.
• Сравните записи со счетами в файле «Оплаченные продажи».Поставьте галочку напротив номера счета на каждом счете, чтобы показать, что данные были введены в вашу кассовую книгу.
• Если вы регулярно платите чеками в свой банк, вам понадобится отдельный столбец «банк» в разделе «деньги в» вашей кассовой книги. Здесь отображается общая сумма чеков, выплачиваемых за каждый день, что упрощает проверку по вашей выписке по счету.

Решение любых нестандартных ситуаций

• Если в счет-фактуру вносятся изменения, выставьте новый счет-фактуру. Напишите «Отменено: см. Счет-фактуру».xxx ‘в исходном счете-фактуре и отправьте его в Sales Paid.
• Если получена частичная оплата, укажите в счете «частично оплачена», дату и сумму. Подайте ксерокопию в Sales Paid, а оригинал храните в Sales Unpaid. При обновлении кассовой книги укажите P рядом с номером счета-фактуры (например, P169).
• Если вы выписываете кредит-ноту, присвойте ему номер (например, счет-фактуру) и отправьте его в «Неоплаченные продажи». Когда вы обновляете кассовую книгу, запишите детали как обычно, но заключите сумму в скобки, чтобы показать, что это отрицательная сумма, которую необходимо вычесть из общей суммы продаж.

Проверяйте неоплаченные счета один раз в неделю

• Погоня за всеми, которые подлежат оплате или просрочены.
• Чем дольше клиент должен вам деньги, тем дальше в файле «Неоплаченные продажи» будет счет-фактура.

4. Продажа за наличный расчет

Вести отдельный учет регулярных продаж за наличные

• Используйте кассу или систему электронных торговых точек (EPoS) для регистрации продаж. Храните кассовые чеки или сводки EPoS и используйте их в качестве счетов-фактур в своей системе.
• Ведите отдельный учет (например, свою кассовую книгу) для всех поступающих и исходящих денег из кассы. Ежедневно сверяйте эту запись, чтобы проверять, соответствуют ли суммы фактически имеющимся у вас наличным деньгам.

Будьте осторожны с вашими записями и тем, как вы используете наличные деньги с кассы

• Если взять наличные из кассы и потратить их, легко потерять счет. Немедленно положите чек в кассу и относитесь к нему, как к другим покупкам за наличные.
• HMRC всегда будет более подозрительно относиться к операциям с наличными.

5. Закупки

Получайте счет или квитанцию ​​при каждой покупке

• Храните все свои счета в разделе «Неоплаченные покупки» в указанном порядке дат, причем самые последние должны быть вверху.
• Если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС, вам необходимо иметь счет-фактуру для всех покупок. Для небольших покупок товаров со стандартной ставкой (20% НДС) вы можете рассчитать уплаченный НДС, разделив общую стоимость на 6.
• Записывайте все покупки, чек на которые у вас нет.Например, если у вас нет билета, подтверждающего поездку на поезде, держите листок бумаги с указанием, куда вы пошли, когда и сколько это стоило.

Если вы оплачиваете счет чеком, укажите подробные данные на корешке чека

• Напишите дату, поставщика и сумму.
• Если вы оплачиваете несколько счетов одним чеком, запишите каждую сумму и общую сумму.
• Если вы производите платеж в электронном виде, сохраните полную информацию таким же образом.
• Возьмите счет из файла «Неоплаченные закупки» и напишите дату и контрольный номер в правом верхнем углу.
• Заполните счет-фактуру в поле «Оплаченные закупки» в дату платежа, указав наверху последний оплаченный счет.
• Если у вас есть квитанция и счет-фактура, скрепите их вместе.
• Вам нужна отдельная система для покупок за наличные и покупок, сделанных по кредитной карте.

Обновляйте кассовую книгу раз в неделю

• Просмотрите корешки чеков и проверьте свою банковскую выписку в Интернете. Введите данные оплаченных вами счетов в свою кассовую книгу.
• Сравните данные со счетами в файле «Оплаченные закупки». Поставьте галочку напротив номера чека на каждом счете, чтобы показать, что данные были внесены в вашу кассовую книгу.
• Ежедневно обновляйте свою кассовую книгу, если у вас много счетов.

6. Покупки за наличные

Записывайте любые деловые расходы, которые вы оплачиваете из собственного кармана

• Напишите подробности покупки на каждой квитанции.

Храните квитанции в своей картотеке для мелкой кассы

Итого все поступления мелкой наличности один раз в месяц

• Напишите чек на общую сумму.
• Прикрепите квитанции к листу А4 и отправьте его в папку «Оплаченные закупки».

Введите данные в кассу

• Поставьте свое имя и укажите «возмещение за мелкие деньги» в качестве поставщика.
• Разбейте итоговую сумму на разные заголовки, которые вы используете. Например, если вы потратили 10 фунтов стерлингов на канцелярские товары и 5 фунтов стерлингов на парковку, вы должны ввести 15 фунтов стерлингов в качестве общей суммы, разделенной на 10 фунтов стерлингов на канцелярские товары и 5 фунтов стерлингов на дорогу.

Точно так же обрабатываются покупки, сделанные с помощью кредитной карты

• Верните себе сумму всех деловых покупок при поступлении счета по кредитной карте.
• Скрепите все чеки вместе.
• Введите данные в кассовую книгу.

7. Проверка банковских выписок

Каждый месяц проверяйте свою банковскую выписку на предмет предметов, которых нет в вашей кассовой книге

• У вас может быть доход, не связанный с продажей, на который вы не выставили счет. Например, вы могли взять новую ссуду, получить грант, получить проценты на ваш счет или получить возврат налога.
• Платежи, произведенные прямым дебетом или постоянным поручением, банковские сборы и проценты, еще не будут записаны в кассовой книге.

Введите данные о любых пропавших без вести предметах в кассовой книге

• Введите подробные сведения обо всех внереализационных доходах после записей о деньгах, полученных от продаж.
• Введите сведения о любых недостающих платежах после списка покупок, которые вы оплатили за этот месяц.

Сопоставьте каждую запись в кассовой книге с записью в вашей банковской выписке

• Система, которую вы используете для учета продаж и покупок, означает, что записи в вашей кассовой книге должны быть в том же порядке, что и записи в вашей банковской выписке.
• Отметьте позицию в кассовой книге и в своей банковской выписке.
• Убедитесь, что все позиции в банковской выписке отмечены галочкой.

8. Банковская сверка

Итого все предметы в вашей кассовой книге, которые не были отмечены галочкой

• Это позиции, которые еще не отображались в вашей банковской выписке.
• Возможно, вы заплатили деньги, которые еще не отражены в вашей выписке, например, чеки клиентов, которые еще не прошли оплату.
• Также могут быть выплачены деньги, которых еще нет в вашей выписке — например, чеки, которые вы отправили поставщикам, но они еще не оплатили их счета.

Рассчитайте скорректированный банковский баланс

• Скорректированный баланс — это то, чем был бы банковский баланс, если бы все внесенные деньги и все выплаченные чеки были показаны в банковской выписке.
• Скорректированный остаток равен остатку на конец месяца, указанному в отчете, плюс деньги, внесенные, но не включенные в отчет, за вычетом выписанных, но не включенных в отчет чеков.

Сверьте свою банковскую выписку

• Запишите скорректированный банковский баланс на начало месяца.
• Добавьте общий уплаченный доход от продаж и другой доход за месяц (взятый из вашей кассовой книги).
• Вычтите общую сумму платежей за месяц (взято из вашей кассовой книги).
• Эта цифра должна равняться скорректированному сальдо на конец месяца. Когда это произойдет, вы успешно свернули свой банковский счет.

Отслеживание ошибок

• Если вы не сверяли банковский счет успешно, значит, где-то в бухгалтерии вы допустили ошибку.
• Разница между рассчитанной вами цифрой и скорректированным остатком на конец месяца обычно помогает вам найти ошибку.
• Например, если разница составляет 5,25 фунта стерлингов, найдите счет-фактуру, другой доход или платежную запись на сумму 5,25 фунта стерлингов. Найти его не займет много времени.

Как настроить бухгалтерские книги для малого бизнеса

В бизнесе вы должны вести учет своих транзакций в своих книгах. Ваши бухгалтерские книги предоставляют вам место для анализа доходов и расходов вашего бизнеса и определения вашего финансового положения.Систематизируя и обновляя свои книги, вы можете контролировать свои финансы и принимать разумные бизнес-решения. Но прежде чем вы сможете сделать что-либо из этого, вам нужно научиться настраивать бухгалтерские книги для малого бизнеса.

Как настроить бухгалтерские книги для малого бизнеса: 7 шагов

Мысль о регистрации всех ваших деловых операций может показаться сложной. Но запись транзакций не должна быть сложной задачей. Чем больше вы готовите свои книги, тем легче будет вести учет.

Чтобы обеспечить бесперебойное ведение документации и надлежащее состояние бухгалтерских книг, выполните следующие семь шагов по настройке бухгалтерских книг для малого бизнеса.

1. Выберите метод учета

Первым делом при настройке бухгалтерских книг является выбор метода учета. Вы можете выбрать один из следующих методов бухгалтерского учета:

• Кассовый метод : наименее сложный метод учета
• Начисление : самый сложный метод учета
• Модифицированный кассовый метод : сочетание кассового метода и начисления

Кассовый учет не требует обширных знаний в области бухгалтерского учета.С помощью этого метода записывайте транзакцию, когда деньги переходят из рук в руки. Это означает, что вы регистрируете доход при получении платежа. В кассовом методе используются только денежные счета (например, расходы, доходы и т. Д.).

Учет по методу начисления требует больших знаний в области бухгалтерского учета и требует больше времени для владельцев малого бизнеса. При начислении вы должны записывать доход при совершении транзакции, с переводом денег или без него. И записывайте расходы при выставлении счета. Метод начисления использует более сложные счета и позволяет регистрировать долгосрочные обязательства.

Модифицированный кассовый метод, или гибридный учет, представляет собой смесь учета по методу начисления и по кассовому методу. Как и при кассовом методе, вы регистрируете доход при его получении и записываете расходы при совершении платежа. В модифицированном кассовом учете используются как кассовые счета, так и счета начисления.

2. Определите, как вы будете регистрировать транзакции

Как вы планируете регистрировать транзакции в своих книгах? Может быть, вы рассматриваете:

• Ручная запись транзакций (например,г., таблица)
• Наем бухгалтера
• Использование бухгалтерской программы

Ручная запись транзакций вручную — наиболее трудоемкий вариант записи транзакций. Однако это самое дешевое решение для владельцев малого бизнеса. Когда вы записываете транзакции вручную, вручную учитывайте каждую транзакцию и вычисляйте итоги.

Наем бухгалтера освобождает вас от ведения собственных бухгалтерских книг и совершения типичных бухгалтерских ошибок. Это наименее трудоемкий, но и самый дорогой вариант.Если вы нанимаете бухгалтера, он составит финансовую отчетность и подсчитает итоги за вас.

— лучшее из обоих миров, когда дело касается сложности и стоимости. Бухгалтерское программное обеспечение — хороший вариант, если вы хотите упростить бухгалтерские процессы и сэкономить время, не платя цену за то, что бухгалтер сделает все за вас. Не говоря уже о том, что вам не нужно беспокоиться о подсчете итогов самостоятельно, поскольку программное обеспечение сделает это за вас.

3.Настроить план счетов

Ваш план счетов, или COA, перечисляет все счета в ваших финансовых отчетах и ​​разбивает ваши деньги на определенные категории. Сертификат подлинности показывает вам все деньги, которые идут в ваш бизнес, а также все деньги, которые уходят.

Ваш план счетов состоит из следующих пяти разделов:

• Активы
• Обязательства
• Собственный капитал
• Доходы
• Расходы

Чтобы еще больше разбить учетные записи, вы можете использовать дополнительные учетные записи (например,g., Product Sales) для организации транзакций. По мере роста вашего бизнеса вы можете добавлять в свой сертификат подлинности другие субаккаунты.

4. Открыть коммерческий счет в банке

Совмещение личных и деловых средств — это огромная проблема. Чтобы избежать ошибок в бухгалтерском учете, неточной налоговой отчетности и перерасхода средств, откройте отдельный банковский счет для бизнеса.

Открытие коммерческого банковского счета не только поможет вам организовать ваши записи, но также может создать четкий контрольный журнал для вашей компании.

Для открытия коммерческого банковского счета обычно требуется следующая информация:

• Номер социального страхования
• Идентификационный номер работодателя (EIN)
• Название компании
• Бизнес-лицензия
• Организационные документы (например, статьи организации)

Обратитесь в свое банковское учреждение, чтобы узнать, какую документацию вам необходимо предоставить для открытия коммерческого банковского счета.

5. Определите, как будут платить вашему бизнесу

Ваш бизнес не сможет расти, если ваши клиенты не будут вам платить.Чтобы гарантировать, что вы получаете деньги за свои продукты или услуги, установите четкую политику оплаты клиентов.

Определите, какие виды платежей вы будете принимать от своих клиентов. Это может включать:

Если вы продаете клиентам в кредит, вам нужно будет отправлять счета позже после предоставления ваших товаров или услуг. И определите условия оплаты счета-фактуры, такие как формы приемлемого платежа, когда платежи подлежат оплате, куда отправить платеж и штрафы за просрочку платежа.

6. Вести учет расходов

Учет расходов — важная часть бухгалтерского учета.Это помогает вам содержать свои книги в порядке. Кроме того, вы будете благодарить себя за то, что отслеживаете расходы, когда придет время уплаты налогов.

При ведении учета своих расходов не забудьте указать следующее:

• Квитанции
• Выписки по банковскому счету и кредитной карте
• Счета
• Купюры
• Аннулированные чеки
• Подтверждение оплаты
• Предыдущие налоговые декларации
• Формы W-2, 1099-MISC и 1099-NEC

Чем больше документации вы храните в своих записях, тем лучше будет ваш бизнес и бухгалтерские книги.

7. Составьте расписание и установите напоминания

Последнее, что вы хотите сделать, — это отложить регистрацию транзакций в своих книгах. Накапливание транзакций может привести к неорганизованным записям, ошибкам и множеству ненужных стрессов.

Чтобы упростить бухгалтерские обязанности, создайте и придерживайтесь графика или цикла бухгалтерского учета. Ваш график начинается с вашего начального остатка на счете и заканчивается, когда вы закрываете свои книги.

Запишите шаги в свой график или цикл и выделите время для каждой недели, месяца и т. Д.просмотреть их и обновить свои записи. Чтобы сделать шаг вперед, подумайте о том, чтобы установить напоминания для себя, чтобы вы знали, когда вам нужно пройти свой цикл и обновить свои книги.

Советы по систематизации книг

Если вы хотите, чтобы бухгалтерские книги вашей компании были точными, держите их в порядке и обновляйте.

Не самый организованный человек? Не стоит беспокоиться. Воспользуйтесь этими советами, чтобы поддерживать свои книги в идеальном состоянии:

1. Получите базовые знания о бухгалтерском учете, прежде чем записывать операции в свои книги
2. Воспользуйтесь бухгалтерским программным обеспечением для оптимизации процессов
3. Держите бизнес и личные финансы отдельно друг от друга
4. Отслеживайте все транзакции как можно скорее или на регулярной основе (например,г., 1 раз в неделю)
5. Найдите способ систематизировать бухгалтерские квитанции и другие документы
6. Часто просматривайте свои книги, чтобы быть в курсе финансовых событий
7. Не откладывайте запись транзакций на последнюю минуту

Боитесь мысли о необходимости создавать свои бизнес-книги? В таком случае у нас есть для вас отличное решение. Онлайн-бухгалтерия Patriot позволяет легко наладить бухгалтерский учет вашей компании. Оптимизируйте способ записи своих транзакций, запустив бесплатную пробную версию бухгалтерского программного обеспечения Patriot прямо сейчас!

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 14 февраля 2017 г.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Как создать надежную кассовую книгу

Очень важно отслеживать денежные потоки вашего малого бизнеса, и ведение кассовой книги может помочь. Думайте об этом как о расширении вашего основного реестра чековой книжки. Подробно описав свои операции с наличными, вы получите записи обо всех поступлениях и выплатах. В конце каждого месяца записанные транзакции можно использовать для сверки банковских выписок и записи денежных проводок в главную бухгалтерскую книгу.

Кассовые книги, также известные как кассовые журналы, полезны, когда простой регистр чековой книжки слишком мал для обработки бизнес-транзакций. Кассовая книга также может помочь в ведении бухгалтерского учета с двойной записью, когда регистрируются обе стороны записи, а не только кассовая часть транзакции. Если компания не полностью интегрировала свой финансовый учет в бухгалтерское программное обеспечение, но все же должна отслеживать относительно большой денежный поток, кассовая книга может помочь в выверке банковских счетов на конец месяца.

Каждая страница кассовой книги обычно охватывает один месяц деятельности, но это зависит от количества обработанных транзакций. В первой строке указывается начальный остаток денежных средств, и по мере регистрации операций денежные поступления и выплаты перечисляются вместе с балансирующей записью.

Денежные поступления регистрируются как дебетовые, поскольку они увеличивают денежный счет, который приходится на активную часть баланса.Примерами денежных поступлений являются платежи клиентов или уплата процентов на банковские счета. По мере регистрации каждого поступления и увеличения денежной наличности запись по кредиту на ту же сумму будет отражать поступающую в компанию выручку или капитал.

Выплаты уменьшают денежный счет и поэтому учитываются как кредиты. Примерами выплат являются платежи по счетам, платежи по кредитам компании или покупка оборудования. Например, если для бизнеса приобретается новый компьютер, выплата наличных будет записана как отток или кредит в наличные.Счет оргтехники будет увеличен или списан на ту же сумму.

Хотя компании обычно ведут единый централизованный кассовый отчет, онлайн-бухгалтерия со встроенными приложениями для смарт-устройств также может помочь в отслеживании действий, влияющих на кассовый счет. Например, квитанции о командировке можно отсканировать и сохранить в приложении, пока сотрудник находится в дороге. Эта информация позже может быть перемещена в кассовую книгу и, в конечном итоге, в главную книгу.

Лучший способ создать надежную кассовую книгу — это составить отчет, который поможет вам легко отслеживать поступление и вывод денежных средств из вашего бизнеса. Настройка визуального отслеживания отдельных транзакций может потребовать проб и ошибок, прежде чем вы найдете лучший метод для своего бизнеса. Возможно, вам будет полезно отделить денежные поступления от выплат с целью подведения итогов продаж в конце каждого месяца. Группировка операций по счету-фактуре или клиенту — это альтернативные методы регистрации денежных потоков.Эти записанные записи также служат в качестве контрольного следа при подготовке финансовой отчетности.

Для малого бизнеса отчетность о денежных средствах необходима для понимания общей финансовой жизнеспособности. Помимо кассовой книги, настраиваемые отчеты, онлайн-бухгалтерский учет и приложения для смарт-устройств также можно объединить, чтобы помочь отслеживать денежные потоки и согласовывать ежемесячные отчеты о деятельности с кредитных карт компании, отчеты о расходах сотрудников и банковские счета.

Кассовые книги и кассовые бюджеты | StartRunGrow

Что такое кассовая книга?
Кассовая книга — это запись всех ваших деловых операций, связанных с оплатой и получением наличных денег.Если кассовая книга правильно составлена, она может предоставить ценную информацию, которая поможет в ведении бизнеса, а также предоставит вашему бухгалтеру данные, необходимые для заполнения отчетов и финансовых счетов.

Кассовая книга записывает все транзакции, которые проходят через ваш банковский счет. В разделе денежных поступлений регистрируются все депозиты, а в разделе денежных выплат — все платежи.

Все эти транзакции подтверждаются полученной вами выпиской из банка.Все, что проходит через банковский счет, должно отображаться в вашей кассовой книге в одном или другом разделе, а затем сверяться с вашей банковской выпиской.

Преимущества и недостатки кассовой книги

Преимущества кассовой книги:

• Надежный и проверенный метод регистрации всех финансовых транзакций
• Он может сэкономить много денег, позволяя вам выполнять довольно небольшую часть работы — работы, которую обычно выполняет ваш бухгалтер.
• Если вам нужно платить налог с продаж, тогда кассовую книгу можно настроить таким образом, чтобы суммы налога с продаж можно было легко идентифицировать в отдельной колонке и легко учитывать в IRS.
• Можно увидеть, как продвигается бизнес по месяцам, просматривая кассовую книгу и анализируя разбивку доходов и расходов

К недостаткам кассовой книги относятся:

• Если ваш налог с продаж основан на счете-фактуре, то можно рассчитать налог с продаж только по кассовой книге.