Как провести собрание: Правила проведения совещаний — подготовка и основные этапы совещания

Правила проведения совещаний — подготовка и основные этапы совещания

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.

Проведение совещаний нужно сделать системой

Если для сотрудников каждая оперативка — словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный. Например: каждую среду — совещание у директора, 25 числа каждого месяца — у начальника отдела продаж и так далее.

Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью. Главное — участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Зачем проводить совещания

Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза. Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях — не проблема. Но это все не то. Руководитель, размахивающий руками и с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.

На собраниях можно угадать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами — значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный босс сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.

Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению.

И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника. Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.

Еще одна важная цель собраний — сплотить коллектив. Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний — это плохо.

Виды совещаний

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

• на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее — отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
• внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.

Готовимся к совещанию правильно

Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

• составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана — нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
• составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, бухгалтера звать не нужно;
• определите тайминг. Оптимальное время совещания — от 30 минут до часа. Если общаться меньше — вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа — сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час — разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом — 5-7 минут;
• вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
• прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
• заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку — скажут, что не успели прочитать письмо;
• подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы — распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
• попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером — не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки — самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.

Правила проведения рабочего совещания

Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.

Не делайте встречу однобокой

Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:

1. Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко — подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
2. Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
3. Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
4. Если нужно, проведите мозговой штурм.
5. Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
6. Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.

Не превращайте оперативку в набор формальностей

Проводите встречу как можно проще.

Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и голосовать за нее, вести подробный протокол и все такое — то к середине оперативки услышите дружный храп. Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома.

Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Когда начальник общается с подчиненными на “ты”, а на оперативках переходит на “вы” — это, как минимум, смешно.

Хвалите подчиненных

Во время совещания не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал. Это мотивирует людей работать лучше — это раз. Человек видит, что его заслуги не остались незамеченными — это два. Да и для других хороший пример.

Знаете, какая претензия больше всего распространена среди подчиненных? Никому не нравится, когда босс замечает только недостатки. Один раз в жизни не сдал проект вовремя — заметят сразу. А пашешь от зари до зари — этого никто не замечает и воспринимают как должное.

Не идите по такому пути. Будьте справедливыми — что может быть проще. Сделали хорошо и вовремя — похвалите, ошиблись — поругайте. Только не делайте исключений. Наказывать — так всех, никаких любимчиков и предвзятого отношения. Если за одну и ту же провинность одного лишают премии, а у другого даже не замечают — значит, что-то тут не так. Сотрудники очень тонко чувствуют дискриминацию и предвзятое отношение — так и до конфликта недалеко.

Давайте всем право голоса

Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого:

после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.

Если на собрании есть новички — уделите им чуть больше внимания, чем остальным. Новые работники могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным — такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле. Обращайтесь к ним напрямую, мол, а ты, Иван Иваныч, что об этом думаешь?

Делайте лирические отступления

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе. Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным. Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей.

На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

Протокол совещания

Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное — закрепить результаты. Если все останется на словах — будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы. И что толку от такого совещания?

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:

1. Дату собрания. Глянув на документ, сотрудники должны понимать, когда было совещание и могут сориентироваться в сроках. А лучше пускай заведут папочки и хранят в них все протоколы. Можно в электронном виде.
2. Перечень задач. Самый главный пункт. Все поручения должны быть сформулированы внятно и, самое главное, однозначно. Не забывайте: приказ, который может быть понят неправильно, будет понят неправильно.
3. Список ответственных лиц. Лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будет указана фамилия или фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение.
4. Срок выполнения задания. В этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц — укажите в протоколе 3 недели. Так вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра.
5. Подписи участников совещания. Подпись — гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Чтобы не отвлекаться, для ведения протокола пригласите помощника — пусть выполняет обязанности секретаря. Записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками движухи. Это если совещание объемное и задач много. Если пришли 3-5 человек на 10 минут — справитесь сами и помощник не нужен. Возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки. Потом оформите все, как положено. Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке — кому как удобно.

Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.

Подытожим

Рабочее совещание — очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Сделайте это системой и очень скоро вы почувствуете результат. А заодно и научитесь ораторскому искусству. Желаем успехов!

7 правил проведения собрания

Что может быть хуже бесконечного собрания — оно все тянется, тянется и тянется! Вы как руководитель должны позаботиться о том, чтобы никто не отклонялся далеко от темы и не затягивал выступление. И как помочь людям сосредоточиться, не превращаясь в надсмотрщика и не подавляя инициативу?

Что говорят специалисты

Одно приятно: правила модерирования все же не высшая математика, и вы, скорее всего, и так знаете, как себя вести. Но вот в чем проблема: чтобы не дать собранию сойти с рельс, нужна дисциплина, и мало кто готов сделать над собой должное усилие. «Кто-то не задумывается, как надо вести встречу, кого-то не научили, а кому-то и подготовиться было некогда», — говорит Роберт Поузен, старший преподаватель Гарвардской школы бизнеса, сотрудник Брукингского института, автор книги «На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов». «В компаниях в наши дни темп работы ускоряется колоссальными темпами, и менеджеры просто не успевают заранее обдумать, как будет организована та или иная встреча», — подтверждает Роджер Шварц, организационный психолог, автор книги «Smart Leaders, Smarter Teams». Но, выиграв минуты сегодня, вы проиграете часы завтра. Так что не жалейте усилий, готовясь к еженедельному командному обсуждению или расширенному собранию всей организации, где будет обсуждаться стратегия работы отдела или всей фирмы. Вот несколько способов, как сделать очередное собрание продуктивнее всех предыдущих.

Четко обозначьте цель

Многих проблем удастся избежать, если сразу определить цель встречи. Шварцу запомнился плакат в конференц-зале компании Intel: «Не начинайте собрания, если не знаете, зачем оно нужно». Разумный совет. Заранее рассылайте материалы по повестке дня, чтобы участники знали, о чем пойдет речь. Если надо, составьте список тех тем, которые вы не будете обсуждать. Шварц рекомендует писать его в виде вопросов, то есть не «Обсудить график по видеофильмам», а «Когда будут готовы видеофильмы?» — тем самым сразу задается требуемый результат. Рядом с каждым пунктом имеет смысл обозначить роли участников собрания — от кого вы ждете информации, от кого свежих идей, кто принимает решения.

Контролируйте размер

Собрание может выйти из-под контроля, если соберется слишком много людей. «С большой вероятностью участники будут невнимательны, никто не захочет брать на себя ответственность за происходящее», — говорит Поузен. Но недостаточное количество участников также не обеспечит нужного разнообразия мнений. Зовите только тех, кто действительно пригодится. «Не надо приглашать каждого, кто имеет хоть какое-то отношение к теме, — советует Поузен. — Если вы боитесь кого-то обидеть, пошлите этому человеку резолюцию и другие материалы собрания, чтобы он был в курсе».

Задайте верный тон

От менеджера зависит, насколько свободно люди высказывают свое мнение. «Вам придется собрать воедино все идеи на собрании», — предупреждает Шварц. Нужно настроить людей так, чтобы им хотелось учить и учиться. Не тратьте время на то, чтобы заставить всех согласиться с вами, но внимательно выслушивайте противоположные мнения и оценки. Признайтесь, что всех ответов у вас нет, впрочем, как нет их ни у кого из присутствующих. Не бойтесь ошибаться. Шварц говорит: нужно, «чтобы участники воспринимали собрание как пазл или мозаику —каждый выкладывает свой кусок и все вместе собирают общую картинку».

Обуздывайте болтунов

«Люди часто произносят речи, вместо того чтобы задавать вопросы», — напоминает Поузен. Обуздать болтуна трудно, однако подчас другого выхода нет. Шварц предлагает такую формулу: «Окей, Боб, ты прав на все сто, и нам имеет смысл обсудить это отдельно». Бобу придется согласиться, и в этот день он уже не попытается вновь произнести ту же речь по иному поводу. А если среди членов команды есть любители вставить словцо, поговорите с ними заранее или во время перерыва и попросите свести свои реплики к минимуму, чтобы предоставить и другим шанс высказаться по делу.

Направляйте разговор в нужное русло

Порой проблема заключается в том, что кто-то говорит пусть и не слишком долго, но не совсем о том. «Если двое или трое затронут смежные, но не относящиеся непосредственно к делу вопросы, дискуссия выродится», — предупреждает Поузен. Нужно вернуть их к главной теме. Иногда к отвлекающему маневру прибегают намеренно: быть может, выступающий недоволен тем направлением, которое вы придали разговору, или же не желает никому уступать право принимать решение. Не уличайте такого человека в попытке сорвать встречу, а спросите, в чем дело. Поузен предлагает такую формулу: «Вы уже не в первый раз отклоняетесь от повестки дня. Вас что-то тревожит?» Нужно сразу разобраться с этой проблемой, предотвратить раскол и вернуться к основной теме собрания.

Наводите мосты

«Обычно ведущий переходит к следующей теме, когда сочтет нужным, — рассуждает Шварц, — но собеседники не поспевают за ним и застревают на предыдущих пунктах». Прежде чем перейти к следующему вопросу, спросите, все ли все поняли с предыдущим. «Предоставьте людям время на обсуждение», — советует Поузен. Это способствует большей сосредоточенности разговора.

Умейте правильно закончить

Продуктивное собрание должно заканчиваться на точной ноте, чтобы после него пошла настоящая продуктивная работа. Поузен предлагает спрашивать участников: «Какие шаги мы дальше предпримем? Какой установим график реализации?» Запишите ответы и разошлите их по электронной почте, чтобы все были в курсе. Это способствует выработки ответственности: «Никто не сможет сослаться на неосведомленность», — говорит Поузен.

Запомните основные принципы

Следует:

• Четко сформулировать цель собрания и заранее разослать материалы по повестке дня.
• Предварительно поговорить с теми, кто склонен к многословности и попросить их быть максимально краткими.
• Разослать после собрания электронные письма с перечнем ближайших шагов, исполнителей, ответственных за каждый пункт в графике реализации.

Не следует:

• Приглашать слишком много участников — зовите только тех, кто реально нужен.
• Переходить к другой теме, пока не все высказались.
• Отвлекаться на смежные темы. Предложите обсудить второстепенные интересные вопросы в другое время.

Пример № 1: Выслушать всех

Билл Коллинз, вице-президент по техобслуживанию, ремонту и эксплуатации авиакомпании American Airlines, получил задание наладить отношения с членами профсоюза. Для большого разговора Билл организовал массовые заседания, пригласив 6500 его членов. Никакого успеха эти сборища не имели: «Массовые мероприятия не проводились вот уже пятнадцать лет, а у людей накопилось раздражение, и каждый из них рвался высказаться. Они бы меня охотно вздернули», — вспоминал Коллинз. Встречи, рассчитанные на час, затягивались на два и долее.

Билл решил кое-что изменить. Прежде всего, стал организовывать собрания по видам деятельности и по сменам, чтобы каждый раз в одном помещении было не более 250 человек. «Они все равно хотели меня повесить, но, по крайней мере, завязался разговор», — говорит он. Вдобавок он изменил сам ход собрания, заявляя тему в самом его начале и прося всех открыто высказываться о наболевшем. «Я говорил: ‘Мы хотим обсудить то-то и то-то. А что хотите обсудить вы?’ И если кто-то пытался высказаться на совершенно другую тему, то Билл отвечал: ‘Мы обсудим это подробно, когда перейдем к вопросам и ответам. Годится?’» — и ждал хотя бы кивка, прежде чем двигаться дальше.

Когда Коллинз описал коллегам свой новый метод, многие усомнились, не затянутся ли собрания дольше прежнего, ведь теперь все получили право высказываться. Но Билл был уверен, что все получится. «Рабочие обычно с недоверием относятся к руководству, а этот процесс нас сблизил». После первого же собрания, проведенного на новый лад, он получил доказательство, в котором нуждался: «Никто не орал. Все беседовали спокойно и сердечно. И в итоге мы закончили встречу на положительной ноте. Лидеры профсоюза сказали, что это было лучшее собрание на их памяти».

Пример № 2. Активно сдерживать мешающих

Когда Бетси Лукс заняла должность исполнительного директора HealthRIght, некоммерческой организации, занимающейся вопросами здравоохранения в штате Род-Айленд, у нее появилась новая обязанность — проводить ежемесячные встречи с двадцатью представителями различных институтов, имеющих отношение к здравоохранению: от профсоюзов, больниц, страховых компаний до адвокатов пациентов. На них требовалось решать накопившиеся проблемы и достигать компромиссов. До прихода Бетси Лукс каждое собрание посвящалось конкретной теме, но при этом отсутствовала четкая структура его проведения и невозможно было принять итоговое решение. В результате все шло вразнобой. «У каждого были свои проблемы — и говорил только о них», — рассказывает Бетси.

Она решила проводить эти встречи иначе — стала сразу определять цель. Это помогло сфокусировать дискуссию. Бетси также старалась наладить отношения с людьми, склонными завладевать разговором. «Реформа здравоохранения охватывает множество весьма острых вопросов. Каждый из участников переживает только за свою проблему, и некоторые способны бесконечно говорить об одном и том же, ведь им кажется, будто их никто не слушает», — поясняет Лукс. С этими людьми она встречалась до проведения ежемесячного общего собрания, выслушивала их лично и проверяла, верно ли она понимала их точку зрения. Затем, уже на общем собрании, она с разрешения такого участника излагала его позицию во всеуслышание, но более кратко.

К сложным в общении людям она приставляла «наблюдателя». «Был у нас человек, который всегда повторял одну и ту же речь», — вспоминает Бетси. Она попросила члена президиума сесть рядом с этим болтуном и останавливать его, как только он разойдется. Ее помощник всякий раз почтительно произносил: «Да, это прекрасная мысль» — и повторял ее, но вкратце. Болтун чувствовал, что его уважили, а Бетси спокойно продолжала собрание. «Я избавилась от роли регулировщика, но при этом не поссорилась с занудой», — подытожила она.

Такие же методы Бетси использовала и на менее крупных мероприятиях. «В случае, когда собеседников больше одного, я использую такую тактику. Если пригласить нужных людей, разослать четкий план и заранее нейтрализовать трудных участников, все пойдет как по маслу».

Эми Галло
Источник: Harvard Business Review Russia

Как эффективно провести собрание?. Рабочая книга супервайзера

Глава 16: Как эффективно провести собрание?

Эта тема очень многогранна и требует тщательного освещения. В ближайшем будущем я выделю ее в качестве отдельного исследования, где мы будем рассматривать следующие вопросы:

Как использовать «мозговой штурм» на собрании?

1.  Как придерживаться тематики собрания?

2. Как бороться с «критиками» во время проведения собрания?

3. Как сделать собрание интересным для вашего персонала?

4. Как использовать собрание для построения команды?

Сейчас я хочу остановиться на основных моментах проведения собрания.

1. Определите цель собрания

Каждый человек, который идет на собрание, хочет знать, что там будет. Внеплановые собрания без темы всегда вызывают у персонала страх. Вспомните случай, когда ваш босс просил всех собраться сегодня в 17.00. Что вы при этом испытали? Не страх ли? Скорее всего, вы начали вспоминать, что вы сделали не так или что забыли сделать, Какие вопросы начали задавать своим коллегам: «Кого собирает босс? По какому вопросу?» Неизвестность рождает страх, который мешает продуктивно работать. Вы ни о чем другом не думаете, только о том, почему босс собирает всех, и ищете ошибки, за которые вас могут наказать. Не так ли?

То же самое происходит и с вашим персоналом. Если не хотите, чтобы ваш персонал весь день работал нерезультативно, тогда сделайте следующее. Сообщите утром одному из членов команды, что сегодня вечером будет собрание и явка всех обязательна. И все. Для усиления страха в середине дня скиньте персоналу сообщение на пейджер или пошлите SMS-сообщение: «Сегодня вечером всем срочно быть на собрании. Явка обязательна».

ПРОЧТИТЕ ЭТО ВНИМАТЕЛЬНО!

Худшее собрание то, которое вообще не имеет цели. Часто менеджеры устраивают собрания, чтобы в очередной раз «попилить» персонал, публично наказать «плохих» работников. Руководитель предполагает, что тем самым он учит других, как не надо поступать. Это самое непрофессиональное действие руководителя. Чем больше вы проводите таких собраний, тем больше вы теряете доверие своего персонала.

Когда вы сообщаете цель собрания, то получаете ряд преимуществ:

1. Вы даете персоналу определенность, избавляете от страха, тем самым сохраняя эффективность его работы.

2. Вы даете возможность персоналу подготовиться к собранию, тем самым увеличиваете результативность самого собрания.

3. Вы устанавливаете рамки собрания, что также повышает эффективность его проведения. Определите цель собрания и сообщите об этом персоналу. Целью собрания может быть:

Подведение итогов работы за неделю, месяц, полугодие.

Кадровые изменения в организации.

Изменение ценовой политики.

Изменение работы с поставщиками.

Цель собрания должна быть важной и носить общий характер. Не говорите на собрании того, что можно сообщить через доску объявлений. Лучшее собрание то, что можно отменить.

Информируйте персонал о собрании заранее через доску объявлений. В качестве примера приведу объявление, которое вы можете разместить на доске объявлений:

Вниманию торговых представителей!

Завтра в 19.00 состоится собрание.

Повестка дня:

1. Подведение предварительных итогов по продаже нового продукта «Спелый персик».

2. Новая схема работы с заказчиками.

3. Структурные изменения в организации.

Если вы внимательно прочли то, о чем говорилось выше, то, скорее всего, исключите первый пункт из повестки дня собрания. Для этого можно использовать доску объявлений, где и разместить данные, графики и свой маленький комментарий.

Или вы думаете, что лучше запоминается то, что произносится вслух? Только 7 % информации человек запоминает через аудиальный (слуховой) канал, а 55 % — визуально (зрительно).

Если цель собрания указана четко и понятно, если она имеет значение для конкретных участников собрания, то можете быть уверены — персонал прибудет на ваше собрание с желанием.

2. Узнайте, что хотят участники собрания

Следует реагировать на ожидания и предложения людей, присутствующих на собрании. Задайте вопрос: «Какую информацию вы хотели бы получить на этом собрании?» Когда вы узнаете, чего они хотят, постарайтесь включить этот вопрос в повестку дня собрания. Это позволит вам узнать:

настроение участников собрания;

злободневные вопросы, которые на сегодняшний день беспокоят ваш персонал.

Предлагайте участникам собрания выбор. Например, обсудить вначале критерии оценки или критерии заработной платы. Если есть возможность, предлагайте список вопросов собрания на выбор.

Люди охотно слушают то, что их беспокоит на данный момент. Но не пренебрегайте основной целью собрания (подробнее об этом см. «Как придерживаться тематики собрания?» и «Как сделать собрание интересным для вашего персонала?»).

3. Цените умения и знания персонала

Не стоит говорить о том, что и так известно — пусть об этом расскажут сами сотрудники. Предоставляйте персоналу возможность высказать свои идеи и делиться информацией. Когда человек чувствует, что его ценят, то у него появляется дополнительный стимул к собранию. На практике я часто встречаю, как менеджеры монотонно повторяют на каждом собрании одно и то же. А вам не доводилось слышать такое от своего руководства? При этом вы думаете: «Боже, сколько раз можно об этом говорить?!».

Пример проведения собрания

«Добрый вечер. Как и было заявлено в объявлении, сегодня мы рассмотрим два вопроса. Кто мне скажет, какие именно вопросы были написаны на доске объявлений?» При этом ждите обратной связи. Пусть ваш персонал скажет, почему они сегодня собрались. Когда вы получите подтверждение, продолжайте: «Хорошо. С какого вопроса мы можем начать? Что вы хотели бы узнать в первую очередь?» И снова ждите обратной связи. «Хорошо, начнем с информации о новой схеме работы с заказчиками». Если вы хотите напомнить существующую схему работы, ни в коем случае не рассказывайте сами — спросите об этом участников собрания: «Напомните, какая схема работы существует у нас с нашими заказчиками». Слушайте и записывайте на доске. Затем спросите: «Какие минусы вы видите в работе по такой схеме?» И опять — слушайте и записывайте. Что вам это даст?

Вы вовлечете всех участников в процесс собрания, тем самым создадите доверительную обстановку.

Вы узнаете, как ваш персонал понимает сегодняшнюю ситуацию.

Вы сможете узнать дополнительную информацию, которая поможет вам в проведении собрания.

Если вы раньше не вовлекали ваш персонал в процесс собрания, то, скорее всего, на любой ваш вопрос они будут молчать. Это значит, что они вам еще не доверяют и любой ваш вопрос будут оценивать как метод манипуляции ими. В ситуации, когда ваш персонал молчит, выдержите паузу, окиньте взглядом каждого и ждите ответа. В первое время вам будет казаться, что пауза слишком затянулась, но все равно ждите и смотрите внимательно на каждого участника собрания. Ни в коем случае не ищите «жертву» («Петров, скажи нам, какая схема работы с заказчиками существует у нас»).

Если в течение 30–40 секунд вы не дождались ответа, скажите вашему персоналу: «Раньше я говорил, а вы меня слушали. Такие собрания были скучными, и все вы ждали, когда я закончу. С сегодняшнего дня я хочу с вами общаться, и эффективность нашего собрания зависит от того, как мы будем с вами разговаривать. Поэтому призываю каждого из вас к активности». Ни в коем случае не задавайте снова тот же самый вопрос. После этих слов продолжайте собрание.

Закончив дискуссию, оглашайте сделанные персоналом выводы; всячески подчеркивайте результат групповой деятельности.

4. Понравьтесь своему персоналу!

Да, господа менеджеры, — именно понравьтесь своему персоналу. Если вам это удастся, то вас охотнее будут слушать и питься у вас, поскольку вы будете являться для них моделью повеления. Основной вид обучения — это копирование поведения других людей. Мы стараемся копировать поведение тех, кто нам нравится. Улыбайтесь! Постарайтесь не создавать напряженную атмосферу, высказывая недовольство поведением кого-нибудь из персонала, например, если тот опоздал.

Большинству людей нравится, когда их развлекают. Заставьте их улыбнуться, и вы установите с ними контакт. Составьте список шуток для разных случаев. Шутки и анекдоты должны быть связаны с темой, и их нужно рассказывать без вступления. Фразы, вроде «Сейчас я расскажу вам одну историю…», «Есть одна шутка насчёт…» предупреждают людей, чтобы они подготовились к юмору. (стремитесь вызвать хотя бы несколько улыбок, а не громкий смех.

Памятка менеджеру о том, как эффективно проводить собрание:

1. Определите цель собрания.

2. Узнайте, что хотят участники собрания.

3. Цените умения и знания персонала.

4. Понравьтесь вашему персоналу!

2. Как выступать на собрании компании. Как говорить правильно и без стеснения

2. Как выступать на собрании компании

«Боже мой, ну и время выбрали для собрания! Неужели эти пустоголовые идиоты не знают, что я по уши увяз в работе и у меня нет времени даже на то, чтобы черкнуть пару строк?»

Возмущение – это нормальная реакция сотрудников компаний, распространенная гораздо шире, чем мы думаем. Хотя практически все компании устраивают собрания чуть ли не ежедневно, собрания не всегда являются запланированными и нередко проходят очень неорганизованно из-за отсутствия надлежащего руководства. Вопросы, которые можно было бы решить с помощью двух или трех телефонных звонков, нескольких электронных писем или короткой беседы в коридоре, нередко парализуют работу важных специалистов, которые вынуждены сидеть на собрании.

Хорошо спланированные и правильно проведенные собрания могут принести великолепные плоды. Давайте посмотрим, что можно сделать, чтобы собрания компании всегда были продуктивными.

Начните с повестки собрания

Когда дело доходит до собрания, подумайте, так ли уж оно необходимо.

Если вы сделали вывод, что собрание действительно нужно провести, проанализируйте вопросы, которые хотите обсудить, и составьте повестку собрания, руководствуясь приоритетами этих вопросов.

Это может показаться очевидным, но большинство собраний проходит так скверно именно потому, что повестка дня на них отсутствует.

Спланируйте, сколько времени вы собираетесь потратить на каждую тему, чтобы у вас сложилось понимание общей продолжительности собрания. Таким образом, если обсуждение одного из пунктов повестки затянется, вы сможете компенсировать это, сократив обсуждение других вопросов или вообще исключив некоторые пункты повестки.

Разделите собрание на несколько этапов

Следует спланировать каждый этап собрания, чтобы облегчить участие в нем людей, обмен информацией, руководство принятием решений, установить очередность ответов на вопросы и облегчить преодоление разногласий.

1. Заявление. Руководитель должен сделать краткое вступление, в котором будет четко изложена обсуждаемая проблема, цель собрания; собранная информация; все это будет способствовать эффективному участию людей в собрании и поможет достичь желаемых результатов.

2. Обсуждение сути вопроса. После вступления группа начинает обсуждать суть дела, погружается в проблему и предлагает способы ее решения.

3. Решения. Во время дебатов от одних предложений отказываются под весом опровергающих аргументов, тогда как другие оказываются более рациональными и последовательными. Они и ложатся в основу решений, которые будут приняты на собрании.

4. Подведение итогов. Это последняя и одна из самых важных частей собрания, потому что, еще раз повторяя каждое решение, можно устранить любые ошибки или вопросы. Если на этой стадии проблема остается нерешенной, то пришло время продолжить ее обсуждение – до тех пор, пока собравшиеся не найдут выход.

Ведите себя соответствующим образом

Если вы будете вести себя в соответствии с некоторыми базовыми предложениями, то сможете эффективно участвовать в собраниях и создать себе положительный имидж специалиста. Необходимо учитывать ряд важных аспектов.

Поза

Ваша поза является важным индикатором степени вашей заинтересованности вопросами, которые обсуждают на собрании. Если вы лениво развалились на стуле или поставили локти на стол, вас могут счесть безучастным. Покажите свой интерес, слегка наклонившись всем телом вперед, – в этом случае вы будете выглядеть дисциплинированным, бдительным и решительным.

Поскольку количество присутствующих обычно невелико (менее двадцати человек), вы, скорее всего, будете выступать сидя; поэтому ваши жесты должны быть умеренными и сдержанными. Приберегите размашистые жесты для эмоциональных моментов и тех идей, которые хотите подчеркнуть.

Визуальная коммуникация

Визуальная коммуникация важна, чтобы вы могли заявить о себе как участнике собрания, для облегчения усвоения обсуждаемой темы и для того, чтобы видеть, как люди реагируют на ваше послание. Участвуя в собрании, не смотрите в пространство, не отвлекайтесь на детали освещения, украшений на стенах, пепельниц и т. д. – и не рисуйте машинально своей ручкой. Когда слушаете, внимательно и заинтересованно смотрите на человека, а когда говорите, смотрите на всех остальных участников собрания.

Словарь

Мы уже увидели, что правильным является такой словарь, который отвечает запросам аудитории. Если вы находитесь на собрании техников из соответствующего подразделения вашей компании, вы можете пользоваться профессиональным языком, принятым в этой сфере. Если же на собрании присутствуют люди из разных подразделений, то лучше избегать столь специфического технического словаря, чтобы все присутствующие смогли легко вас понять.

То, как вы говорите

Когда вы участвуете в собрании, говорите ясно и обдуманно; излагайте свою точку зрения с энтузиазмом, но всегда с определенной долей сдержанности. Даже если есть разногласия, вы должны оставаться спокойным и собранным и обсуждать свои идеи без излишнего жара, не позволяя эмоциям взять верх над голосом разума.

Предметность

Обычно собрания занимают так много времени, потому что люди говорят о вещах, не имеющих отношения к теме обсуждения. Помните, что когда вы участвуете в собрании, вы должны знать, какова его цель и какие вопросы будут рассмотрены, чтобы вы смогли предметно сформулировать свои идеи, не уходя в сторону.

Подготовка

Ясно, что гораздо легче быть предметным, если вы подготовитесь заранее, до собрания, разложите все материалы по степени важности и предусмотрите возможное сопротивление людей вашим идеям.

Серьезность

Никто не хочет быть чрезмерно серьезным во время собрания, но избыток шуток может препятствовать прогрессу. Используйте юмор в умеренных дозах, сохраняйте присутствие духа и никогда не позволяйте себе насмешек, которые могут унизить или оскорбить ваших компаньонов.

Естественность

Вы не должны пресекать свое естественное поведение просто потому, что пришли на собрание. На некоторых собраниях вы можете испытывать некоторую скованность, но это не причина отказываться от того, как вы поступаете обычно – особенно на рабочем месте, где люди прекрасно знают друг друга. Если вы поведете себя иначе, люди заметят это, что может иметь сокрушительные последствия для поддержки ваших идей и вашего имиджа.

Как проводить собрание

Успех собрания почти всегда зависит от человека, который руководит им. В роли руководителя вы должны стремиться к достижению следующих целей:

• мотивировать каждого активно участвовать в собрании;

• уделить самое пристальное внимание мышлению группы;

• предоставить информацию, необходимую для продолжения дискуссии;

• сделать так, чтобы обсуждение не отклонялось от намеченных целей и возникших проблем;

• поддерживать атмосферу доброжелательности;

• поощрять неформальный тон, но без вульгарности;

• избегать деликатных ситуаций и разбираться с ними;

• демонстрировать надлежащее присутствие духа;

• задавать вопросы, способствующие рождению и разработке групповых идей;

• начать и закончить собрание вовремя;

• избегать личных нападок;

• обеспечивать спокойствие, сердечность и терпимость;

• признавать важность каждого из участников.

Исходя из этих целей, руководитель должен учитывать следующие вещи, касающиеся его роли и поведения.

1. Если человек пришел на собрание, у него должно быть, что сказать. Именно руководитель собрания должен побуждать всех участников проявить активность.

2. Поскольку руководитель занимает высокое положение в организации, он должен сохранять нейтралитет. Если он будет высказывать свое мнение, то все подчиненные (иногда просто ради сохранения своей работы) могут отказаться от идеи высказать то, что думают на самом деле. Поэтому руководитель должен выслушать на собрании как можно больше информации, отвечать на вопросы и поощрять обсуждение заявленной темы, но при этом он должен оставаться нейтральным.

Возможно, у вас, как у некоторых руководителей, при обсуждении серьезных вопросов появляется хмурый вид. Это может напугать подчиненных, они не станут говорить того, что думают, и активно участвовать в собрании, чего хотелось бы вам. Конечно, вы не можете все время улыбаться, говоря о серьезных вещах, но более расслабленное выражение лица может дать хорошие результаты.

Как вести себя в качестве участника собрания

Если вы знаете, как правильно вести себя в качестве участника собрания, то вероятность того, что ваши идеи возобладают, а вы произведете благоприятное впечатление, существенно повышается.

• Когда вам задают вопрос, отвечайте на него твердо, уверенно и убежденно.

• Говорите понятно и с такой скоростью, чтобы люди успевали за вашими рассуждениями.

• Если ваши знания и опыт могут оказаться полезными, просите слова без колебаний.

• Не отвечайте на вопросы, заданные другим участникам собрания, за исключением тех случаев, когда на них не могут ответить, а вы уверены, что ваша помощь окажется полезной.

• Придерживайтесь заданной темы и не ведите параллельных разговоров.

• Когда говорите, смотрите на всех собравшихся; когда слушаете, смотрите на того, кто говорит.

• Не создавайте напряжения, критикуя своих коллег или отпуская неуместные саркастические замечания.

• Если вам нужно опровергнуть какую-то идею, постарайтесь не задеть чувств присутствующих. Опирайтесь на дипломатию и понимание противоположной точки зрения.

• Не доминируйте на собрании; дайте и другим шанс высказаться.

Некоторые люди ошибочно думают, что для полноценного участия в собрании они должны много говорить. В некоторых ситуациях можно принимать активное участие, не говоря ни слова, поскольку внимание, с которым вы следите за дебатами, делаете заметки и просите что-то уточнить, красноречиво свидетельствует о вашем участии.

Если вы полагаете, что должны произнести на собрании хотя бы несколько слов, но не знаете, что сказать, вы можете делать комментарии – желательно одобрительные – относительно мнений других участников. Если вам нечего сказать, то не надо тратить слова на то, чтобы раскритиковать что-то.

Как разрешать деликатные ситуации на собрании

Как поступить с отсутствием интереса

Те, кому неинтересно, остаются безучастными. Они сидят по дальним углам, занимаясь посторонними делами (читают журналы и газеты или рисуют на листке бумаги), демонстрируя полное отсутствие интереса к обсуждаемому предмету.

В этом случае для решения проблемы задайте им вопрос и дайте определенный срок, чтобы они обдумали ответ на него и вернулись обратно.

Как избежать посторонних разговоров

Иногда присутствующие болтают с соседями, обычно на темы, которые не имеют ничего общего с обсуждаемыми на собрании.

Один из способов решить эту проблему – сделать паузу, чтобы эта болтовня оказалась самым громким звуком, а люди ощутили неловкость и замолчали. Если это не сработает, попросите человека высказать свое мнение, чтобы все присутствующие могли его выслушать.

Как контролировать «монополиста»

Такой человек всегда готов рассказать историю или анекдот, высказать свое мнение о чем угодно, он разговаривает громко и смеется. С такими людьми трудно иметь дело; чтобы взять их под контроль, вам надо быть сильной личностью и уделить этому делу пристальное внимание.

Один из вариантов – поговорить с таким человеком заранее и деликатно объяснить ему, что его поведение мешает успешному ходу собрания и активному участию в нем остальных присутствующих. Если это не сработает, попросите его выступить на собрании только тогда, когда подойдет его очередь, и прервите его, если он попробует сказать что-то в другое время.

Как мотивировать молчунов

Люди, хранящие молчание на собраниях, или стесняются, или не уверены, что их присутствие имеет смысл.

Чтобы помочь им активнее участвовать в собрании, просите их как можно чаще высказывать мнение по вопросам, связанным с их сферой деятельности, или относительно предложений других участников. Действуйте тактично, но твердо.

Как нейтрализовать пессимиста

Пессимисты считают, что ничего не сработает, все решения невыполнимы и никто не знает, что надо делать. Во всем они видят только плохое. Если вы попросите объяснить причину их несогласия, то для оправдания своего пессимизма они зачастую смогут привести вам хороший пример для сравнения.

Для решения этой проблемы попросите их просто сидеть, слушать и записывать свои предложения, воздержавшись на какое-то время от высказывания мнений.

Как избежать вмешательства «защитника»

Присутствующие этого типа всегда хотят получше объяснить, что только что сказали их коллеги: «То, что на самом деле Джон имел в виду, когда говорил…» Сначала попросите их дать коллеге высказаться. А затем пусть изложат собственную версию. Спросите выступавшего коллегу, правильно ли это объяснение и что именно он подразумевает.

Как справляться с отступлениями и возражениями

Вы замечали, как люди реагируют на то, что их идеи отвергают или критикуют? Независимо от того, правы авторы этих идей или нет, они преисполняются убежденности и начинают защищаться всеми возможными способами, чтобы их мнение победило. Это случается почти с каждым, независимо от истории его жизни или служебного положения. Это нормальная реакция.

Поскольку это предсказуемое человеческое поведение, высказывать возражения нужно с соблюдением определенных мер предосторожности.

Сослаться на свой собственный пример

Если вы сами пытались делать нечто похожее на то, что предлагает сейчас человек, отстаивающий свою идею, расскажите ему об этом, попытайтесь показать, насколько та идея была важна для вас и как было трудно убедить себя в ее ошибочности. Эта причастность даст вам право говорить на эту тему и продемонстрирует вашу солидарность с коллегой, который после этого с большей готовностью выслушает ваши соображения.

Согласитесь по ряду пунктов

Согласитесь с предложением по ряду пунктов и просто попросите разрешить вам предоставить дополнительную информацию. Это разоружит автора идеи, и он с интересом выслушает вас.

Пример: «Я полностью согласен с предложением Пола, касающимся поведения нашего производственного отдела и отдела продаж. Он совершенно случайно ошибся в приведенных цифрах; он выполнил все статистические расчеты, прочитал отчеты отдела продаж и точно оценил общие перспективы поведения рынка в будущем году. Я просто хотел бы добавить несколько деталей, которые могут помочь при принятии решений». (Пауза, подождите положительной реакции со стороны вашего коллеги.) Я провел одно исследование…» (с этого момента вы можете начать высказывать свои возражения).

Защита человека от недоброжелателя

Если у человека, высказавшего идею, есть враг, а вы согласны с идеей, то выскажите свое мнение до того, как последуют возражения со стороны противника.

Пример: «Я в курсе усилий Пола, направленных на защиту проекта по диверсификации производственной линии компании. Препятствия, которые неожиданно возникли, объясняются действиями специалистов, незнакомых с исследованиями Пола и неспособных оценить его опыт в осуществлении предложенных изменений. Я знаю, насколько серьезна работа Пола, и хочу предложить для рассмотрения дополнительную информацию, потому что знаю, что Пол ставит производительность нашей компании превыше чьих-либо исследований» (здесь можно начинать высказывать возражения).

Высказывая свои идеи в такой форме, вы не заденете ничьих чувств и не вызовете ненужной оборонительной реакции.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Порядок проведения собрания собственников дома: помощь юриста

   Собственники помещений в многоквартирных домах управляют домом с помощью общего собрания, которое является органом управления МКД. Что представляет собой такое собрание, как организуется и проводится, Вы узнаете из настоящего материала.

ВНИМАНИЕ: наш адвокат по жилищным спорам в Екатеринбурге поможет в проведении общего собрания собственников многоквартирного дома (МКД): профессионально, на выгодных условиях и в срок. Звоните уже сегодня!

Кто может быть инициатором общего собрания собственников?

• Инициировать собрание может любой из собственников помещений в конкретном доме
• Помимо собственников с инициативой провести собрание может выступить управляющая организация, с которой заключен договор управления и которая соответственно осуществляет управление данным многоквартирником
• Также инициатором может выступить правление ТСЖ, если оно создано
• Кроме указанных инициаторов, созвать внеочередное собрание может ТСЖ, управляющая компания, ЖСК, ЖК, иной специализированный потребительский кооператив, если к ним письменно обратятся собственники, которые имеют минимум 10% голосов от общего количества.
• Инициировать проведение собрания может и орган местного самоуправления, если собственники не смогли выбрать управляющую компанию.

ВАЖНО: инициатор собрания, несет все расходы по его проведению.

Порядок уведомления жильцов о проведении собрания собственников МКД

   По общему правилу каждому собственнику в обязательном порядке подлежит направлению уведомление о проведении собрания. При этом уведомление направляется заказным письмом.

ВНИМАНИЕ: о том, что будет проводиться собрание, должны сообщить не позднее чем за 10 дней до той даты, когда должно состояться собрание.

   На собрании может быть избран другой способ сообщения о проведении собрания, например, вручение под роспись или размещение сообщения в определенном общедоступном месте.

   Примерную форму сообщения о проведении собрания можно посмотреть в методических рекомендациях, которые утверждены Минстроем России (приказ от 31.07.2014 № 411/пр).

Порядок организации очного собрания собственников жилья

   Очное собрание подразумевает под собой непосредственное присутствие собственников жилья на собрании. Порядок организации такого собрания выглядит следующим образом.

   По общему правилу, собрание будет правомерно, если на нем присутствуют собственники, которые имеют более 50% голосов от общего числа голосов. В отдельных случаях необходимо 2/3 голосов. Пошаговая инструкция для проведения собрания жильцов должна состоять из следующих этапов:

1. Инициатор собрания, прежде всего, должен сформулировать повестку дня. Для проведения собрания может быть создана инициативная группа для подготовки документов и выполнения иных действий.
2. После того, как сформулирована повестка дня, инициатор обязан уведомить в установленные сроки каждого собственника помещений о проведении очного собрания с указанием места, даты и времени проведения собрания. Также информация о собрании может быть размещена в доступном для жильцов МКД месте.
3. В день собрания все присутствующие собственники должны быть зарегистрированы.
4. После регистрации устанавливается наличие или отсутствие кворума для проведения собрания.
5. При наличии кворума, прежде чем перейти к голосованию, необходимо выбрать председателя собрания, а также секретаря и членов счетной комиссии.
6. После этого проводится обсуждение вопросов, указанных в повестке дня и присутствующие собственники голосуют. По общему правилу, решение принимается большинством голосов от числа присутствующих собственников.
7. После голосования подводятся итоги такого голосования.
8. Решение оформляется протоколом общего собрания.

   Важным моментом в принятии решения является то, что решение может быть принято только по вопросам, указанным в повестке дня. Изменять вопросы, подлежащие рассмотрению, непосредственно на собрании нельзя. Логика в данном случае простая, должна быть соблюдена процедура по уведомлению о вопросах, подлежащих рассмотрению, а также на собрании редко приходит 100% собственников, поэтому, если будут приниматься решения по вопросам, о рассмотрении которых не уведомляли, то будут нарушены права лиц, не явившихся на собрание.  

Как провести заочное голосование в многоквартирном доме?

   Если было организовано проведение очного собрания, но отсутствовал кворум, тогда собрание может быть проведено в заочной форме.

   Процедура заочного голосования в МКД говорит сама за себя, а именно, что собственники не присутствуют на собрании, а мнение выясняется у каждого собственника заочно.

   Для проведения в такой форме голосования потребуется также сформировать повестку дня, уведомить собственников о месте, дате и времени проведения собрания, а также сообщить о повестке дня, о том, каким образом можно ознакомиться с информацией и материалами собрания. Поскольку собрание проводиться заочно, то в уведомлении помимо приведенной к указанию информации, также необходимо указать дату, когда завершается прием решений собственников, а также место и адрес предъявления решений. 

   Собственники оформляют при заочном голосовании письменно свои решения по поставленным вопросам. Решение собственника должно содержать:

• сведения о собственнике;
• информацию о документе, который подтверждает право собственности голосующего лица;
• решения по вопросам, указанным в повестке дня, которые могут быть выражены в форме «за», «против» или «воздержался».

   Итоги голосования подводятся членами счетной комиссии, избранными на общем собрании.

   Решение оформляется в форме протокола и доводится до собственников помещений.

Как рассчитать кворум общего собрания собственников?

   Как мы уже знаем кворум собрания определяется количеством голосов. А как же определяются голоса?

   Все очень просто: каждый собственник обладает определенным количеством голосов. Количество голосов зависит от того, какая у собственника доля в праве общей собственности на общее имуществом в доме, и определяется пропорционально соответствующей доле. При этом доля в праве на общее имущество пропорциональна размеру общей площади помещения собственника в конкретном доме.  

   При голосовании количество голосов собственника учитывается полностью, т.е. собственник не может голосовать частью принадлежащих ему голосов. Иными словами, при голосовании собственник отдает свой голос за то или иное решение, а этот голос содержит в себе несколько голосов с учетом доли в праве на общее имущество в МКД.

Сроки проведения заочного голосования собственников

   По общему правилу собственники должны быть уведомлены о сроке проведения собрания не позднее чем за 10 дней.

   Если будет принято решение о проведении собрания с использованием системы, то в этом случае администратору системы должно быть передано сообщение не позднее чем за 14 дней до даты начала проведения собрания. В свою очередь администратор размещает в системе сообщение о проведении собрания не позднее чем за 10 дней.

   С использованием системы голосование может длиться не менее 3-х и не более 5-ти дней. Решение по итогам голосования сформируется автоматически и должно быть размещено в системе в течение часа после того как закончится голосование.

   Если же голосование проводилось без системы, то решение должно быть доведено в течение 10 дней и не позднее.

Извещение о решении общего собрания

    По итогам общего собрания принимается решение, которое в обязательном порядке не позднее 10 дней вместе с итогами голосования инициатором собрания должно быть доведено до всех собственников конкретного МКД. Сделано это может быть путем размещения сообщения в определенном решением собрания помещении конкретного дома, к которому имеют доступ все собственники.

Хранение материалов проведенного собрания в МКД

   Где будут храниться материалы и информация по проведенному собранию определяется на собрании.

   Копии протоколов собрания, а также решений хранятся в том месте или по тому адресу, которые определены на собрании. А что же с оригиналами протоколов собраний и решений?

   Подлинники протоколов собраний и решений направляются в уполномоченные органы в порядке, определенном Минстроем России (приказ от 28.01.2019 № 44/пр).

   Инициатор собрания предоставляет подлинники решений и протокола собрания в управляющую компанию, ЖСК, правление ТСЖ, ЖК, иной специализированный потребительский кооператив, которые после получения обязаны в течение 5 рабочих дней направить соответствующие документы в орган госжилнадзора для хранения в течение 3-х лет. При способе управления МКД непосредственно собственниками протокол и решения предоставляются в орган жилищного надзора. При необходимости копии протокола и решений предоставляются в ресурсоснабжающую компанию, а также рег. оператору по обращению с ТКО. Документы должны быть представлены со дня принятия не позднее 10 дней.

   Адвокаты и юристы нашего бюро, специализирующиеся на вопросах жилищного законодательства, всегда готовы помочь в юридических вопросах, касающихся организации проведения общих собраний, а также в решении иных спорных вопросов, связанных с управлением Вашего многоквартирного дома.

Отзыв о нашем юристе по жилищным спорам

Автор статьи:

© адвокат, управляющий партнер АБ «Кацайлиди и партнеры»

А.В. Кацайлиди

Как отключить провести собрание в панели задач Windows 10

В очередном обновлении Виндовс оптимизирована функция (или инструмент) Мгновенное создание собраний. Стоит только тюкнуть значок «Начать собрание» — иконка по умолчанию расположена на Панели задач (в трее, или ещё называют на панели инструментов).

 

Добавленная в очередном обновлении Windows 10 кнопка Собрание даёт возможность с лёгкостью настроить среду для совместной работы — приглашать контакты, например, из Скайпа, либо, что полезно, друзей или родственников не использующих Скайп — очень удобно!

 

Как отключить или убрать с панели задач Провести собрание Windows 10.

 

 

 

 

 

 

Примерно стартуя от Windows 10 Build 20221, ОС (панель задач) получила дополнительную кнопку (инструмент именуются Собрание (или Meet Now)) в области уведомлений (трее) — позволяет напрямую начать новую видеоконференцию Skype и, что важно, без необходимости регистрироваться в Skype, ведь приложение Скайп инструмент Microsoft .

 

 

 

 

 

 

Однако, если нам эта кнопка Собрание — функция без необходимости, возможно, нам целесообразно избавиться от лишней кнопки Собрание (Meet Now): как это сделать описано ниже.

 

 

 

 

вернуться к оглавлению

инструмент Собрание Windows 10

 

 

 

 

Определить, есть ли возможность инструмента Собрание в используемой Виндовс — легко. Как только ОС предложит обновиться, сразу же после обновления взгляните на панель задач, в которой должна появиться иконка, как на скрине ниже.

 

 

В финальных сборках Windows 10 функция (значок) интегрирована в панель задач.

 

 

 

 

 

 

вернуться к оглавлению

особенности работы Собрания в Виндовс

 

 

 

 

Вне зависимости от того, есть ли учетная запись Скайп у пользователя, он может стать участником беседы — присоединиться к текущим собраниям.

 

Превратить частную беседу в собрание участников возможно несколькими щелчками миши.

Собрание располагает опциями: добавить звук, видео и использовать демонстрацию экрана.

 

 

 

вернуться к оглавлению

как провести собрание в Windows 10

 

 

 

 

начало собрания прямо из панели задач

 

 

Для того, чтобы начать собрание с друзьями, выполните требуемое действие:

 

а) выберите значок для новой беседы.

 

 

 

 

б) ЛИБО: выберите значок в существующей беседе, чтобы сохранить контекстные данные всего чата.

 

с) далее, что логично, в области предварительного просмотра видео потребуется ввести имя собрания и — выбираем Провести собрание.

 

 

Если вы хотите пригласить на собрание более одного человека, выберите имена членов команды.

 

Есть вариант, ввести номер телефона — это позволит добавить людей за пределами нашей организации (тех людей, которые не используют команды в рамках наших чатов).

 

 

Интерфейс Провести собрание выглядит примерно так:

 

 

 

 

 

По стрелкам показаны опции инструмента:

 

Зелёная стрелка — имя Собрания.

 

Коричневая стрелка — возможность скопировать ссылку на Собрание и отправить (как приглашение) другу.

 

Обведено — возможность приглашения из некоторых соцсетей.

 

 

 

вернуться к оглавлению

присоединение к собранию

 

 

а) для поиска нужной группы собрания выбирайте соответственный значок уведомления о собрании в .

 

б) ЛИБО ЖЕ: выберите Присоединиться, для того, чтобы принять непосредственное участие в собрании.

 

 

 

демонстрация экрана

 

 

а) выбираем для демонстрации экрана значок непосредственно во время собрания, это позволит показать свой экран другим участникам собрания.

 

б) выберите значок дополнительных параметров (три горизонтальных кружка), чтобы записать собрание.

 

 

Как только видео будет готово, вы получите уведомление по электронной почте, что позволит просматривать, редактировать и предоставлять к готовым видео доступ другим пользователям.

 

 

 

 

вернуться к оглавлению

особенности работы Собрания

 

 

 

 

• Кнопка Собрание (и весь функционал Skype Meet Now) неотъемлемая часть Windows 10.
• Эту функцию полностью удалить нельзя. Кнопка на панели задач — системный значок, как Звук или Сеть.
• Для того, чтобы провести Собрание необязательно устанавливать Skype.
• Есть возможность записи видео собрания (примерный аналог Скайп).
• Демонстрация экрана.

 

 

Возможность инструмента Собрание Microsoft значительно оптимизировала: теперь кнопка расположена прямо на панели задач Windows 10. Достаточно щёлкнуть в области уведомлений кнопку, чтобы настроить видеозвонок и мгновенно связаться с друзьями. Что примечательно, никаких сторонних регистраций, либо установок стороннего программного обеспечения не требуется.

 

 

Провести собрание официально поддерживается и работает в большинстве известных браузерах.

 

 

 

 

вернуться к оглавлению

как отключить кнопку Собрание на панели задач Windows 10

 

 

 

 

Если нужно убрать лишнюю, на наш взгляд, кнопку Собрание из панели задач, поступаем так:

 

 

а) щелкнуть правой кнопкой мыши значок Собрание.

б) в контекстном меню выбрать Скрыть.

 

 

Кнопка тут же пропадет. Подобный вариант уборки Собрания из трея самый простой способ. Ведь как говорилось выше, отключить функционал нельзя, а значит это наиболее оптимальный вариант.

 

 

 

 

вернуться к оглавлению

как скрыть значок Собрание на панели задач в Windows 10

 

 

 

Это более изящный способ для пользователей, которые изучают ОС, добавить или удалить значок Meet Now (собрание) на панели задач: открываем приложение «Параметры» (горячие клавиши
В статье будет дан список наиболее распространённых комбинаций клавиш компьютера (так называемых — Горячих клавиш) — те используются для быстрого доступа к определённым инструментам той или другой системной программы, да и самой Виндовс. Также рассмотрим важные запросы (команды) к ОС Windows через Командную строку Win + I).

 

 

Далее… в настройках Параметров, переходим в опции Персонализация/Панель задач.

 

 

В правом окошке промотаем ленту настроек чуть книзу — отыщем «Включить или отключить системные значки» — перейдём в эту опцию (об опции Выберите значки отображаемые в панели задач ниже).

 

 

 

 

 

Далее возможно отобразить, либо скрыть кнопку «Собрание» на панели задач, не отключая её как в самом первом варианте по тексту.

 

 

 

 

 

 

 

вернуться к оглавлению

чтобы скрыть или показать значок Собрание на панели задач

 

 

 

Примечание:

Ползунок будет виден только в том случае, если в опции Всегда показывать все значки в области уведомлений активен Показ иконки в трее!

 

Если иконка Собрание показана, то её можно скрыть в специальное выпадающее меню:

 

 

 

 

 

 

Все скрытые значки отображаются в этом меню, щелкнув значок стрелка Показать/Скрыть, как показано выше.

 

 

Чтобы настроить Скрыть Показать значок Собрание, поступим так:

 

Переходим в опцию Выберите значки отображаемые в панели задач.

 

На следующей странице Включаем (по умолчанию) или Отключаем значок Собрание.

 

 

 

 

 

Значок Собрание возможно переместить в меню трея путём перетаскивания: наведите курсор на значок Собрание и притопите левую клавишу мыши и перетащите иконку в требуемое место.

 

 

 

 

Конфиденциальность — отключаем на компьютере микрофон, камеру — Виндовс

 

 

 

 

 

 

как продлить антивирус Аваст ещё на год — бесплатно!..

 

 

 

 

Если что-то не ясно и остались вопросы, делитесь ими в комментариях. ..

Самое время рассказать о статье в соцсетях, буду признателен… complitra.ru !

Правил проведения деловой встречи | Small Business

По данным Wolf Management Consultants, LLC, профессионалы в области бизнеса тратят около 31 часа в месяц на непродуктивные встречи. Иногда встреча не продуктивна из-за отсутствия четко установленных правил. Прежде чем вы начнете вести дела на своем собрании, убедитесь, что все присутствующие понимают правила, чтобы у вас было продуктивное и эффективное собрание.

Вызовите встречу по порядку в запланированное время начала, даже если кто-то опаздывает.Опоздавшим придется наверстать упущенное во время или после окончания встречи. Если член вашей группы регулярно опаздывает, отведите его в сторону, чтобы обсудить этот вопрос.

Соблюдайте расписания участников встречи и завершайте встречу вовремя. Если вы не можете охватить все вопросы в отведенное время, перенесите их в повестку дня следующего собрания.

Попросите секретаря или другого участника собрания вести протокол на каждой деловой встрече, чтобы все вспомнили, что обсуждалось и принимались решения.

Раздайте письменную повестку дня каждому участнику, чтобы уточнить направление встречи. Приблизительно, сколько минут вы потратите на обсуждение каждого пункта повестки дня, если в прошлом у вас были проблемы с переносом времени окончания собрания. Раздайте также протокол предыдущей встречи.

Перед тем, как начать, познакомьте всех присутствующих на деловой встрече с гостями.

Кратко опишите цель встречи и то, чего вы хотите достичь в самом начале.Затем начните с первого пункта вашей повестки дня.

Внимательно следите за своей повесткой дня и не позволяйте участникам собрания отклоняться от порядка обсуждения вопросов. Назначьте парламентария — своего рода нейтральную посредническую сторону при обсуждении вопросов — чтобы помочь вам при необходимости не отставать от встречи.

Запретить участникам собрания оскорблять, обсуждать, громко говорить, принижать или повышать свой голос на других участников собрания. Это снижает производительность.Если на вашей встрече кто-то неоднократно нарушает эти основные правила поведения, попросите его уйти.

Окончательно переходите к каждому новому пункту вашей повестки дня и не отступайте. При необходимости модерируйте встречу, дав каждому участнику возможность высказать свое мнение по этому вопросу. Попросите каждого ограничиться двумя минутами или меньше.

В конце встречи оставьте время для коротких вопросов и ответов, чтобы прояснить моменты, вызывающие путаницу во время встречи, или позволить особо активному участнику, у которого есть актуальный и важный момент, кратко высказать свои мысли.

Завершите встречу на позитивной ноте, которая вдохновит на действия. Обобщая, что должен делать каждый член с этого момента, чтобы достичь поставленных целей и обсудить проблемы.

Ссылки

Биография писателя

Луиза Балле пишет статьи в Интернете с 2004 года, охватывая все, от продвижения бизнеса до тем о красоте. Ее работы можно найти на разных сайтах. Она имеет опыт работы в сфере малого бизнеса и работает дизайнером макетов и графики для веб-проектов и книжных проектов.

Как провести собрание ООО | Малый бизнес

Законы штата не требуют, чтобы компании с ограниченной ответственностью или ООО проводили собрания членов. Требование о проведении собраний должно быть включено в организационные документы ООО — учредительный договор или операционное соглашение — для обеспечения присутствия. Регулярно проводимые собрания позволяют LLC документировать такие важные действия, как распределение дивидендов, проведение выборов и другие действия, требующие от участников голосования.Заседание LLC, как и все профессиональные деловые встречи, должно следовать правилам, позволяющим полноправное участие членов при сохранении организационного контроля над мероприятием.

Отправьте всем участникам письменное уведомление о собрании и приложите предварительную копию повестки дня в соответствии с операционным соглашением вашего ООО. Например, операционное соглашение LLC может указывать, что письменное уведомление должно быть отправлено не менее чем за 10 дней до даты собрания и не более чем за 60 дней до даты собрания.

Укажите в письменном уведомлении о собрании время, место и место проведения собрания, а также рассматриваемый вопрос. Кроме того, уведомите участников о предстоящем голосовании. Чтобы упростить организацию повестки дня, ваша LLC может захотеть включить в свое операционное соглашение ограничения на бизнес, обсуждаемый на собраниях, а для определенных собраний ограничить обсуждение только теми пунктами, которые указаны в уведомлении о собрании.

Поручите участнику вести протокол и полностью документировать мероприятия собрания для включения в записи LLC и для распространения среди участников, если этого требует ваше операционное соглашение.Протокол должен включать подробности голосования участников, включая имена и процент владения.

Держите копию операционного соглашения LLC под рукой, чтобы проверить его положения во время встречи. Раздайте копии окончательной повестки дня собрания, который должен включать копии прав голоса и правил LLC, участникам по мере их прибытия на собрание.

Позвоните на собрание, чтобы назначить встречу, и объявите время и дату, которые будут записаны в протоколах, прежде чем продолжить. Прочтите протокол последнего собрания и призовите к согласию внести исправления и принять официальный протокол.Принятие протокола обычно осуществляется движением и подтверждается поднятием руки.

Проводите собрание в соответствии с правилами порядка, приемлемыми для членов, и внимательно следите за повесткой дня собрания, чтобы все пункты повестки дня были рассмотрены и приняты меры. Пункты повестки дня могут включать старый бизнес, новый бизнес, а также отчеты участников и менеджеров. Руководитель собрания должен выслушивать предложения, сделанные участниками, и проводить голосование для утверждения отчетов и завершения вопросов повестки дня.

Следуйте правилам голосования вашей LLC, включенным в операционное соглашение, чтобы участники не оспаривали решения.Право голоса участников часто основано на доле владения.

Завершите собрание, сделав предложение о перерыве и попросив участников поддержать это предложение поднятием рук. Официальный «конец» дает понять, что официальные дела завершены.

Ссылки

Ресурсы

Предупреждения

• Несоблюдение правил проведения встреч участников в соответствии с требованиями операционного соглашения LLC может привести к потере защиты ответственности, предоставляемой бизнес-структурой, согласно NOLO.

Биография писателя

Гейл Сессомс, автор грантов и некоммерческий консультант, пишет о проблемах некоммерческих организаций, малого бизнеса и личных финансов. Она работает волонтером в качестве назначенного судом защитника прав детей, имеет опыт работы в социальных службах и пишет о проблемах, важных для семей. Сессомс имеет степень бакалавра гуманитарных наук.

Как проводить эффективные встречи и процветать

Проведение эффективных встреч — это не просто выполнение очевидных вещей, таких как обмен повесткой дня и своевременное начало.Хотя эти вещи важны, это всего лишь ставки за столом. Настоящий ключ к проведению отличных встреч — это их организация и проведение с участием человека, а не какой-нибудь автомат корпоративного управления.

Большинство из нас не имеют формального обучения навыкам организации встреч, но любой может научиться делать это хорошо. То же самое касается понимания того, проводить ли собрание в первую очередь и что делать после этого, чтобы убедиться, что это не пустая трата времени.

Это руководство познакомит вас с некоторыми основными правилами, которые помогут вам организовать и провести продуктивные встречи.Вы можете быть удивлены тем, что действительно важно (а что нет).

Что делает встречу эффективной?

Важно различать действенный и действенный.

Эффективное совещание начинается быстро, идет по плану благодаря рациональному использованию времени, включает как можно меньше людей и позволяет достичь поставленной цели. Работа сделана, да? Неправильно. Эффективность — качество поверхностное. Это ничего не говорит о том, были ли в комнате нужные люди по правильным причинам, или встреча принесла какую-либо пользу для бизнеса.

Эффективная встреча объединяет тщательно отобранную группу людей для конкретной цели, предоставляет форум для открытого обсуждения и приносит ощутимый результат: решение, план, список отличных идей для реализации, общее понимание работа впереди. И не только это, но и результаты делятся с другими, чья работа может быть затронута.

Успешные встречи имеют четкую цель

Давайте посмотрим правде в глаза: у большинства из нас в календарях слишком много встреч.И немногие вещи являются большей тратой времени, чем повторяющиеся встречи, которые больше не представляют ценности для участников (или для бизнеса). Легко попасть в ловушку, рассматривая встречи как единственный способ сотрудничества, но именно эта склонность к коленному рефлексу создает у нас проблемы и оставляет плохую репутацию на встречах.

Определите, действительно ли вам нужна встреча

Некоторые типы встреч законны, а другие нет. Встречи никогда не должны проводиться с единственной целью обмена информацией — это электронная почта, чат и корпоративные интрасети (например,г., Confluence) предназначены для. Заметным исключением являются общие собрания отделов и компаний. Они предоставляют уникальную возможность для людей на всех уровнях бизнеса напрямую услышать мнение руководителей и других лиц, принимающих решения — и, если вы включите время для вопросов и ответов, наоборот.

По крайней мере, хорошая встреча будет сосредоточена на продуктивном обсуждении, которое будет более эффективным в реальном времени, чем асинхронно через электронную почту или цепочки комментариев. Примеры включают ретроспективы команд или проектов, мозговые штурмы и личные встречи между менеджерами и их непосредственными подчиненными.

В лучшем случае цель встречи — принять решение или создать что-то совместно. Планирование проекта, составление схемы пути клиента, постановка целей, решение проблемы, выбор X или Y… все это ситуации, в которых проведение встречи, вероятно, является наиболее эффективным способом ее выполнения.

Выберите участников встречи, которые могут внести уникальный вклад

Встречи дорогие, поэтому подумайте, кого вы пригласите. Безусловно, вы хотите пригласить минимальное количество людей, необходимое для достижения вашей цели.Но вы также хотите, чтобы группа делится различными точками зрения и знаниями, особенно если цель встречи — принятие решений или мозговой штурм. К сожалению, не существует волшебной формулы, позволяющей уравновесить стоимость и потенциал для творчества. Используйте здравый смысл.

Совет

Попробуйте этот калькулятор стоимости встречи от Harvard Business Review, когда в следующий раз вам будет поручено провести встречу. Это заставит вас дважды подумать о своем списке участников!

Создавайте и делитесь повесткой дня

Мало что может быть более утомительным, чем человек, который отправляет приглашение на встречу без каких-либо указаний на то, что произойдет на встрече, и поэтому приглашенные не имеют ни малейшего представления о том, почему их пригласили.Не будь этим человеком. Включите свою повестку дня в приглашение, чтобы люди могли определить, действительно ли им нужно присутствовать, и, если нет, отклоните встречу или предложите кого-то еще.

В повестке дня встречи может быть только один пункт. Все в порядке! Смысл в том, чтобы иметь повестку дня, которая говорит о желаемом результате — например, «Мозговой штурм 10 или более способов снизить отток клиентов на 10% к концу года». Если вы не можете описать то, что вы собираетесь делать в практических и ориентированных на результат терминах, это означает, что проведение встречи будет пустой тратой времени.

Совет

Включите 5-минутный пункт повестки дня в конце, чтобы зафиксировать все открытые вопросы или последующие задачи и назначить для них владельцев. Не пропустите это! Лучше прервать дискуссию, чем оставить незакрепленными концы.

Эффективные встречи поддерживают интерес участников

Можно начинать встречу с ожидания, что все на 100% сосредоточены на том, что происходит в комнате. Сообщите группе, что, если у кого-то есть такая неотложная работа, у него может возникнуть соблазн выполнять несколько задач одновременно, у них есть разрешение пойти и заняться этой работой, а потом обсудить то, что произошло на собрании.Они будут работать лучше, и у вас будет больше заинтересованных участников. Беспроигрышный вариант.

График максимальной вовлеченности

В наш век глобально распределенных компаний немного подумать о сроках — ключ к эффективному управлению собраниями. Насколько это возможно, избегайте назначать встречу на обеденный перерыв для кого-то другого или на то время, когда в противном случае они читали бы своим детям сказку на ночь. Если этого невозможно избежать, по крайней мере, заранее узнайте у людей, которым будет неудобно получить бай-ин.(В зависимости от культуры вашей компании это может быть не обязательно, но всегда вежливо.)

Время встречи может иметь значение даже для участников, находящихся в одном месте. Наша способность к творческому мышлению наиболее высока сразу после сна, поэтому назначьте этот мозговой штурм первым делом утром. Напротив, мы лучше всего решаем проблемы днем, когда наш разум немного устает. Наше внимание расслабляется, поэтому мы можем увидеть больше возможностей и соединить больше точек.К тому же, мы меньше отвлекаемся на вырисовывающийся список задач на день.

Закройте крышку

Если вы не выполняете функции назначенного писаря, ноутбуки должны быть закрыты, а телефоны — вне стола. «О, но я могу сосредоточиться на обсуждаемой теме. и проверяют мою электронную почту одновременно», — могут сказать некоторые. Пожалуйста, позвольте мне называть это чушью. Кроме того, на каждого человека с открытым ноутбуком есть человек, сидящий рядом с ним, который отвлекается на то, что он набирает текст, или смотрит, чтобы увидеть, действительно ли он просто путешествует по Facebook.(Вероятность 71% это Facebook.)

Подсказка

Вместо того, чтобы записывать протокол собрания по ходу дела, попросите фасилитатора записать заметки на доске, сфотографировать его, а затем поделиться им. Так каждый сможет закрыть крышку.

Сделайте его удобным для удаленного доступа

Даже если у всех в группе есть стол в вашем офисе, всегда полезно сделать вашу встречу доступной и полезной для людей, присоединяющихся удаленно. Потому что случаются горящие командировки и дни WFH.Видеоконференцсвязь — это ближе всего к личному общению, и, к счастью, существует множество вариантов: от корпоративных систем, таких как Zoom (используется командами Atlassian) до группового видеочата.

Вы можете даже подключить всю группу удаленно со своих рабочих мест. Команда Trello делает это, если хотя бы один человек удален. Это ставит всех на равные для всех и поощряет более сбалансированное участие. Кроме того, никому не нравится быть огромной головой на экране телевизора в передней части комнаты.

Эффективные встречи обеспечивают безопасное пространство для разнонаправленного мышления

Небольшое расхождение имеет большое значение, когда вы ищете творческие идеи, ломаете голову над решениями проблемы или изучаете варианты. Вам не обязательно ставить в повестку дня конкретное упражнение по мозговому штурму, но вы должны заставить группу чувствовать себя комфортно, выражая несогласованные мнения или предлагая нестандартные идеи.

Создайте доверие в комнате

Людям нужна уверенность в том, что выход за рамки нормы не положит конец карьере.Это известный как психологическая безопасность, это один из основных показателей высокопроизводительной команды. (И что такое группа людей на собрании, если не временная команда?) Как организатор встречи и фасилитатор, у вас есть шанс показать пример и первым затронуть спорную тему или предложить необычную точку зрения или идею. .

Вы также можете укрепить доверие, задавая вопросы, которые побуждают к более глубокому обсуждению, даже если вы думаете, что знаете ответ. Вопросы типа «Почему мы думаем, что это правда?» или «Вы можете подробнее рассказать об этом?» или «Как мы можем это измерить?» продемонстрируйте смирение и любопытство со своей стороны, что задаст тон остальной части группы.

Включительно

Если вы хорошо поработали, собрав группу с разными знаниями и взглядами, каждый так или иначе будет «необычным». Единственный интроверт… единственный человек из финансового отдела… человек, который только начал на прошлой неделе. Теперь ваша задача — воспользоваться этим разнообразием, убедившись, что всех (а чувствует, что ) услышат.

Спросите нового сотрудника, как все выглядит с их еще свежей точки зрения. Подойдите к концу обсуждения к интроверту, спросив, видит ли он вопросы, которые группа еще не рассмотрела.Предложите одному представителю финансового отдела рассказать, как это решение повлияет на ее команду.

Подсказка

Если один человек начинает доминировать на собрании, попросите его взять на себя роль записи заметок на доске. Это переводит их в режим слушания и дает остальной группе больше шансов обсудить свою точку зрения.

Эффективные встречи приносят реальные результаты, которыми можно поделиться

Хорошо, кретины статистики, вот вам несколько жемчужин.47% рабочих жалуются, что на собраниях умирает продуктивность. Кроме того, рабочие считают примерно половину своих встреч пустой тратой времени, а 73% признаются, что во время встреч тайком выполняли какую-то реальную работу. Это неудачно. Если вы проводите встречи правильно, — это , где выполняется «настоящая работа».

Неустанно стремиться к результату

Вы знаете цель встречи, потому что вы ее продумали. Вы составили план, предназначенный для достижения цели.А теперь держи курс! Не допускайте слишком долгого отклонения от темы и не погружайтесь слишком глубоко в технические обсуждения. (Насколько долго «слишком долго» и насколько глубоко «слишком глубоко» — решать вам как фасилитатору встречи.)

Подсказка

«Парковка» на доске — это простой способ зафиксировать идеи, темы и вопросы, выходящие за рамки на данный момент, и продолжить встречу. Загвоздка в том, что вы обязаны следить за ними, иначе вы потеряете доверие группы.

Если встреча сосредоточена на решении, не позволяйте членам вашей команды сорваться с крючка и довольствоваться «может быть». Добивайтесь этого решения или рекомендации, чтобы люди могли приступить к выполнению действий, как только они выйдут из комнаты. Возможно, вы не достигнете полного согласия, но это нормально. Эффективная командная работа означает согласие доверять друг другу достаточно, чтобы сплотиться за решение, когда оно будет принято. Рассмотрите возможность использования метода DACI, чтобы прояснить роль каждого человека в принятии решения: водителя, утверждающего, участника или информированного.(Подробнее о DACI см. В руководстве Atlassian Team Playbook, включая глупое видео с вашим искренним участием.)

Скорее всего, ваша встреча создаст какой-то артефакт: план действий, набор идей, путешествие пользователя, список следующих шагов и т. Д. Встречи Atlassian обычно фиксируют все это в виде страницы в Confluence (wiki- специальный инструмент для интрасети, который мы создаем) и делимся страницей со всеми в списке приглашенных и другими соответствующими людьми. Совместное использование по электронной почте и в Документах Google тоже работает.

Ошибка в том, чтобы делиться с большим количеством людей, чем это строго необходимо. Очень сложно точно отслеживать, чем заняты все вокруг, или как результат вашей встречи будет зависеть от их работы. Совместное использование значительно снижает вероятность обнаружения конфликтов в конце игры и может даже привести к возможности объединить усилия с командой, выполняющей взаимодополняющую работу.

Не тратьте энергию на мелочи

Будьте внимательны к тому, где вы находитесь, и не сосредотачивайте энергию.В 99% встреч вы можете сделать перерыв и не беспокоиться о…

• Поиск места для встречи за пределами офиса
• Принесение пончиков или обед с обслуживанием
• Подготовка шикарной слайд-колоды (смерть всем встречам с «потреблением информации»!)

Вместо этого сосредоточьтесь на реальных ингредиентах, которые делают для эффективные встречи: цель, вовлеченность, безопасность и результаты. Я бы даже сказал, что своевременное начало и завершение не имеет решающего значения для успеха.Важно то, как вы используете время, которое у вас есть — сколь бы долго оно ни было.

Вот удобная памятка по «эффективным встречам», которую вы можете скачать и использовать, чтобы сосредоточиться на важных вещах.

Если встреча не состоялась, измените ее!

Тот факт, что вы все еще читаете, означает, что вы стремитесь провести отличную встречу. Ура! Однако оказывается, что вы не единственный судья, была ли встреча продуктивной или нет.

Обсудите полученный опыт с другими участниками и запросите отзывы, задав такие вопросы:

• Принесла ли эта встреча что-то ценное для бизнеса?
• Были ли у нас в комнате нужные люди? Если нет, то кого следует / не следует включать в список в будущем?
• Были ли ясны цель и повестка встречи?
• Было ли вам легко участвовать в обсуждении?
• (для повторяющихся встреч) Правильно ли мы проводим эту встречу? Если нет, как нам подстроиться?

Даже если встреча была разовой, эта обратная связь поможет вам еще лучше спланировать следующую встречу.Поддерживайте постоянный открытый диалог между людьми, с которыми вы встречаетесь чаще всего, и ставьте прогресс выше совершенства. Постоянное улучшение для победы!

Подпишитесь на Work Life

Получайте подобные истории в своем почтовом ящике

Подпишитесь

Как эффективно делать заметки о встрече: полное руководство

Хотите знать, как делать хорошие заметки о собраниях?

Либо вы ушли с встречи, а в голове у вас только несколько слов.

Или вы записали что-то на бумаге, надеясь, что позже это будет иметь смысл.Но они никогда не делают!

Борьба настоящая. И мы это понимаем.

Вот почему в этой статье будут выделены пять ценных советов о том, как эффективно делать заметки на собрании.

Приступим.

Что такое заметки к собранию?

Заметки о собраниях — это просто заметки, которые вы делаете во время собрания совета директоров, собрания команды, деловой встречи, собрания по продажам или любого другого собрания.

Подождите … разве это не то же самое, что протокол встречи ?

Нет.

Заметки о встрече более личные и неформальные.

Более того, с ними можно проявить творческий подход.

С другой стороны, протокол собрания — это версия протокола собрания для костюмов и галстуков. Официальный протокол собрания — это формальное дело, которое требует единодушного одобрения всех участников собрания.

Еще одно важное отличие состоит в том, что заметки на собраниях не всегда являются общими. Вы берете их себе, но при желании всегда можете поделиться заметками о встрече. Ваш звонок.

Тем не менее, надлежащие протоколы собрания предназначены для совместного использования со всеми участниками собрания.

Чтобы прояснить ситуацию, вот что вы найдете в хороших протоколах встречи:

• Список участников встречи
• Список членов команды, отсутствующих на встрече
• Продолжительность встречи (время начала и время окончания)
• Документирование максимально возможной информации

Примечания к собранию содержат:

• Быстрые ссылки на важные темы
• Обсуждения, которые проходят на встрече
• Цели и ключевые моменты для роста бизнеса
• Сроки, идеи и т. Д.

5 советов, как эффективно делать заметки на встрече

Ваши заметки о встрече могут быть не формальными, но они все же нуждаются в базовой структуре.

Например, допустим, у вас есть куча рукописных заметок.

Затем вы выходите из конференц-зала после встречи и забываете о них.

И когда вы вернетесь к своим письменным записям через неделю, вам понадобится криптолог, чтобы расшифровать то, что вы написали!

тьфу.

Итак, давайте взглянем на несколько советов, которые помогут вам эффективно делать заметки о встречах.

Совет № 1. Возьмите подходящие инструменты для заметок

Вы не можете пойти на рыбалку без удочки?

Точно так же вы не сможете делать хорошие заметки, если у вас нет для этого подходящих инструментов.

Узнайте, что подходит вам лучше всего.

Физический блокнот, онлайн-приложение для создания заметок или просто старый добрый документ Microsoft Word.

Все, что вам нужно, — это искать удобства.

Но вот что:

• Физический блокнот может потеряться или загромождать ваше пространство
• Специальное приложение для заметок может занять много места на вашем устройстве
• Документ Microsoft Word немного устарел, и его трудно отслеживать…

Если Если вы хотите, чтобы действительно управлял проектами, встречами, улучшал совместную работу и делал заметки о встречах, все с одной платформы, попробуйте ClickUp , инструмент с самым высоким рейтингом производительности в мире.

ClickUp’s Блокнот загружен со всеми функциями, необходимыми для того, чтобы не ограничиваться простыми заметками.

Вы можете использовать его для быстрого создания контрольных списков или заметок в ходе сеанса мозгового штурма. А когда вы закончите писать заметку, вы можете сразу же поделиться ею со своей командой, если хотите!

Docs — еще одна функция ClickUp для эффективного создания заметок.

Здесь вы даже можете назначать комментарии, чтобы делегировать задачи прямо из ваших заметок.

Лучшая часть?

Вы можете создавать документы из любого места на ClickUp.

Просто щелкните квадратный значок рядом с кнопкой + Задача, чтобы создать новый документ.

Примечание : Если вы предпочитаете общие заметки , тогда вам подойдут Документы. Каждый документ является гибким и универсальным, и вы даже можете сотрудничать в режиме реального времени.

Совет № 2: Получите повестку дня

Официальная встреча обычно включает повестку дня , которая дает вам возможность подготовиться к встрече.

Он дает вам информацию, например:

• Что такое собрание
• Темы, которые могут быть обсуждены
• Кто будет участниками
• Сроки, сроки и вехи

Используйте эти пункты повестки дня, чтобы создать схему для всех заголовков и важных тем для обсуждения. ваши заметки о встрече.

Таким образом, когда команда начнет следовать повестке дня собрания, вы можете просто выделить заголовок в своем плане и отметить вещи в этом разделе.

Просто, но умно, правда?

Если вы руководитель собрания, составьте повестку дня для себя и для удобства участников собрания.

Просто раздайте приглашения на собрания с повесткой дня всем участникам и заинтересованным лицам.

Например, взгляните на шаблон папки ClickUp под названием Meetings.

Этот шаблон собрания состоит из списков, которые позволяют категоризировать каждый тип собрания и управлять своей повесткой дня.

В каждый список вы можете добавить настраиваемые поля для более важных деталей, таких как задачи, предстоящие темы, проценты прогресса и т. Д.

Контрольный список

ClickUp также отлично подходит для создания повесток дня.

Если вы постоянно используете один и тот же контрольный список для встречи, сохраните его как шаблон контрольного списка. Вы даже можете редактировать сохраненный шаблон контрольного списка, если вам нужны незначительные изменения, вместо создания целого нового контрольного списка.

Таким образом, вам не придется искать среди тысяч шаблонов заметок или протоколов встреч, доступных в Интернете, чтобы найти тот, который соответствует вашим потребностям.

Представьте себе, сколько времени вы будете экономить!

Подождите, это еще не все!

Создавайте контрольные списки в Блокноте с помощью ClickUp, чтобы получить простой список дел, которые вы хотите обсудить с участниками собрания.

Совет № 3. Записывайте только то, что важно

Слишком много чего ни на что не годится.

То же самое и с эффектными нотами.

Не обращайте внимания на слишком много, потому что все, что обсуждалось на встрече, вероятно, не совсем важно .

Вся цель заметок к собранию состоит в том, чтобы зафиксировать ключевых, точек и только идеи.

Вот несколько быстрых советов для , а не для , где все записано:

• Используйте сокращения и делайте предложения короткими.
• Используйте ключевые слова вместо предложений везде, где это возможно.
• Отметьте только ключевые моменты и идеи.
• Забудьте о любезностях и отступлениях.

Чтобы лучше записывать встречи, чем меньше, тем лучше.

Совет № 4: включите эти обязательные заметки о встрече

Точно так же, как соль и сахар являются обязательными в списке покупок, для заметок на встрече нужны некоторые важные вещи.

Взгляните на ингредиенты, чтобы подготовить идеальные записи для встреч.

A. Действия

Разве цель ваших встреч — узнать о ходе действия ?

Именно поэтому вы, , должны включить действий в свои заметки о встрече.

Вот пример элемента действия.

Допустим, детектив Джейк Перальта из Бруклина Девять-Девять должен оформить все документы по всем своим делам к концу месяца.

И все знают, что Джейк и бумажная работа плохо друг друга.

Поэтому, когда на собрании всплывает такой вопрос, убедитесь, что вы:

• Задокументируйте задание
• Задокументируйте контекст задания
• Отметьте правопреемника ( эй, Джейк 👋 )
• Отметьте срок выполнения

Таким образом, Джейк (и его команда) знает, почему и над чем он работает, и когда это необходимо.

И мы думаем, что для него это будет прогулка Jake !

Когда вы определяете и назначаете элементы действий, они становятся точками действий .

Но делать заметки о задачах недостаточно. Вам также необходимо организовать их для использования в будущем. И вы не сможете этого сделать, если у вас на столе разбросана бумага.

Как вы можете улучшить свою организацию игру?

Превратите элементы действий в заметках в задачи с помощью ClickUp.

Преобразуйте свои мысли и заметки в задачи прямо из Блокнота.

Таким образом, вы никогда не потеряете их и сможете оставаться организованными.

Серьезно, уже откажитесь от заметок !

Если вы предпочитаете Документы для заметок, вы можете легко связать с ними задачи.

Таким образом, участники встречи могут быстро найти заметки о встрече из назначенных им задач.

B. Важное обсуждение и решения

Невозможно забыть тексты некоторых запоминающихся хитов 90-х.

А какие нюансы обсуждались на встрече?

Они вылетят из вашего мозга еще до того, как вы выйдете из комнаты!

Мы уверены, что вы, как специалист по ведению записей, справитесь с этой проблемой.

И когда дело доходит до важных обсуждений и решений, есть ключевые моменты, которые нужно записать .

Сюда могут входить:

• Принятие новой системы документооборота
• Принятие или отклонение предложения
• Изменения в распределении работы
• Изменение индивидуальных или групповых ролей

Подготовьте специальный раздел в Блокноте или Документах для таких элементов.

Будь то проблемы, последние дополнения / изменения, рекомендации или решения, записывайте их по мере поступления.

Не оставляйте их на после того, как встреча закончилась, потому что есть шанс … вы их не вспомните.

C. Требования

Одним из ключевых навыков ведения заметок для любого члена команды является способность определять требования по мере их поступления.

Помните задание Джейка по оформлению документов?

Когда вы чувствуете, что ему нужна помощь, это обязательно.

Они могут появиться без предупреждения, например, из-за плохой погоды или крайнего срока до конца месяца!

Тем не менее, отличный составитель заметок должен определять требования по мере их поступления для эффективных заметок о встречах.

D. Вопросы и ответы

Задайте правильный вопрос , и вы получите.

Ответ на забытый вопрос с предыдущей встречи может просто помочь вам решить ваши нынешние проблемы.

Для этого не нужна хорошая долговременная память.

Просто старые добрые записи встреч.

Выделите часть заметок на встрече для информативных сеансов вопросов и ответов, потому что именно там происходит все волшебство.

Совет № 5: Определите, как сохранить информацию

Будь то конференц-зал или виртуальная встреча, в выходе из встречи есть что-то, что заставляет вас терять сознание.

Почти как будто стерли твою память!

Защитите себя от отключения электроэнергии (и связанных с обязанностями агентов MIB) с помощью подходящей стратегии удержания.

В данном случае ваша средняя школа учителей все поняла. Если сомневаетесь, запишите.

Go команда ручка и бумага !

Тем не менее, вы можете сэкономить много слов с помощью правильной карты разума!

Не волнуйтесь. Вам не нужно покупать пачку маркеров, чтобы начать составление карт памяти.

Вместо этого позвольте ClickUp помочь вам.

С функцией интеллектуальных карт ClickUp вы можете с легкостью проявить творческий подход и визуализировать идеи с помощью цветов, диаграмм и многого другого.

Дайте волю своему творчеству.ClickUp справится с этим.

Эффективные заметки о встрече = просто с ClickUp

Записывать встречи не должно быть очень сложно.

Ведете ли вы эффективный протокол встречи или заметки о встрече, не забывайте, что все должно быть просто.

И пока вы этим занимаетесь, ваша организация может извлечь выгоду из правильного инструмента для создания заметок, который делает больше, чем просто записывает слова.

Think ClickUp!

Вы можете назначать задачи и комментарии, устанавливать сроки выполнения, планировать напоминания, управлять повестками дня и многое другое с помощью ClickUp, пока вы записываете эффективные заметки о собраниях.

С ClickUp вы больше никогда не оставите встречу с вопросительным знаком!

Получите ClickUp бесплатно сегодня и сделайте хорошие заметки о встречах привычкой.

Как составлять эффективные протоколы встреч (с шаблонами и образцами)

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания или мама (для протокола собрания) можно определить как письменный отчет обо всем, что произошло во время собрания. Они используются для информирования людей, которые не присутствовали на собрании, о том, что произошло, или для отслеживания того, что было решено во время собрания, чтобы вы могли повторно его посетить и использовать для информирования будущих решений.

Что вы должны включить при составлении протокола собрания?

Пять шагов, которые вы должны включить:

1. Предварительное планирование
2. Запись — при встрече
3. Минуты записи или расшифровки
4. Распространение или обмен протоколами собрания
5. Хранение или хранение минут для дальнейшего использования

Подробнее о каждом шаге читайте дальше!

Или, если вы просто ищете список шаблонов протоколов встреч, посмотрите этот пост.

Новичок в написании протокола собрания?

Независимо от того, получили ли вы задание делать заметки для комитета или назначили вас секретарем правления вашей организации, подготовка протокола собрания не должна быть сложной задачей. Вот несколько советов и идей, которые помогут вам начать писать и подготовить эффективные протоколы собраний, а также образец протокола собрания и шаблон протокола собрания, которым вы можете следовать.

Это руководство о том, как писать протоколы собраний, было подготовлено Wild Apricot для помощи волонтерам и / или персоналу небольших некоммерческих и членских организаций, которые могут быть новичками в ведении и подготовке протоколов заседаний комитетов или советов директоров. .

Обратите внимание, что, поскольку требования к формату, стилю и содержанию протоколов заседаний различаются в зависимости от организации и типа комитета или правления, эта статья предлагает только общие рекомендации, которые помогут вам начать работу.

Для чего нужен протокол собрания?

Термин «минуты» вас не пугает, поскольку на самом деле он вводит в заблуждение. В конце концов, ваш комитет или Правление не хотят и не нуждаются в поминутной записи заседаний! Но важно уловить суть встречи, включая такие детали, как:

• принятых решений (внесенных предложений, голосований и т. Д.))
• Запланированы следующие шаги
• идентификация и отслеживание действий

Протокол — это реальный отчет собрания для его участников и источник информации для членов, которые не смогли присутствовать. В некоторых случаях протокол собрания может служить ориентиром, например:

• , когда результаты встречи влияют на другие совместные действия или проекты в организации
• минут могут служить для уведомления (или напоминания) людей о назначенных им задачах и / или сроках

Загрузите наш Контрольный список минут встречи для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами и узнайте, как лучше использовать минуты.

Почему они называются протоколами собрания?

Согласно «Сегодня я узнал», «минуты» «минут собрания» относятся не к минутному измерению времени, а к «минутным» (my-newt) записям, сделанным во время встреч.

Что такое протокол собрания?

Как упоминалось выше, протокол собрания состоит из пяти этапов:

1. Предварительное планирование
2. Запись — при встрече
3. Минуты записи или расшифровки
4. Распространение или обмен протоколами собрания
5. Хранение или хранение минут для дальнейшего использования

1.Протокол предварительного планирования встречи:

Хорошо спланированная встреча помогает обеспечить эффективный протокол встречи. Если председатель и секретарь или составитель протокола работают вместе над тем, чтобы повестка дня и собрание были хорошо продуманы, это значительно упрощает занятие минут. Например, в зависимости от структуры собрания и инструментов, которые вы используете, составитель протокола может работать с председателем, чтобы создать формат документа, который также работает как повестка дня и план протокола.

Какова повестка дня собрания?

Повестка дня встречи = набросок:

По крайней мере, важно получить копию повестки дня собрания и использовать ее в качестве руководства или плана для заметок, настройки формата вашей мамы и подготовки протоколов — с порядком и нумерацией пунктов в протоколе встречи в соответствии с повесткой дня.

Кроме того, повестка дня и / или уведомление о собрании также содержат информацию, которую необходимо включить в протокол, например:

• имена всех участников собрания, включая гостей или выступающих
• документов, которые рассылаются вместе с повесткой дня или раздаются на собрании — копии (цифровые или бумажные) раздаточных материалов должны храниться вместе с протоколом собрания для дальнейшего использования и для передачи тем, кто не смог присутствовать на собрании (и другим лицам). как определено Председателем собрания).

Уточняющие ожидания:

Когда вы берете на себя новую роль протоколиста или секретаря, обязательно спросите председателя комитета или совета, каковы их ожидания в отношении вашей роли во время собрания, а также какие подробности он / она ожидает от минут. Например, если ваш Совет или комитет будет заниматься рассмотрением предложений или голосованием по пунктам / вопросам, четко укажите, нужно ли вам называть имена тех, кто вносит предложения, поддерживает их и т. Д. Если вы будете иметь дело с процедурами такого типа, вы (и ваш председатель) можете сослаться на Правила Роберта.

2. Что следует включать в протокол собрания?

Прежде чем вы начнете делать заметки, важно понять, какую информацию вам нужно записывать на собрании. Как отмечалось ранее, у вашей организации может быть необходимый контент и особый формат для мам, которому вы должны будете следовать, но обычно протоколы собраний обычно включают следующее:

• Дата и время проведения
• Имена участников собрания и тех, кто не смог присутствовать (e.г., «сожалеет»)
• Принятие или исправления / дополнения к протоколу предыдущего собрания
• Решения, принятые по каждому пункту повестки дня, например:
  • Предпринятые или предпринятые действия
  • Следующие шаги
  • Результаты голосования — например, (при необходимости, подробные сведения о том, кто сделал ходатайства; кто поддержал и одобрил, поднятием рук и т. Д.)
  • Ходатайства приняты или отклонены
  • единиц хранения более
  • Новый бизнес
  • Дата и время следующей встречи

Дополнительные шаблоны и подробные сведения о форматировании протокола собрания можно найти здесь.

Советы, которые могут помочь вам делать заметки:

• Создайте схему — как обсуждалось ранее, наличие схемы (или шаблона) на основе повестки дня позволяет вам просто записывать заметки, решения и т. Д. По каждому пункту по мере продвижения. Если вы делаете заметки от руки, подумайте о том, чтобы оставить место под каждым элементом вашего плана для рукописных заметок, затем распечатайте их и используйте для записи минут.
• Отъезд участников, когда они входят в комнату — если вы знаете участников собрания, вы можете отмечать их по мере их прибытия, если люди не представятся в начале собрания или не распространят список присутствующих, который они могут проверить. от себя.
• Записывайте решения или примечания по пунктам действий в своем плане, как только они появляются, чтобы убедиться, что они записаны точно
• При необходимости попросите разъяснений — например, если группа уходит, не приняв решения или очевидного вывода, попросите разъяснений относительно принятого решения и / или следующих шагов.
• Не пытайтесь запечатлеть все — вы не успеете, если попытаетесь записать беседу дословно, поэтому обязательно просто (и четко) напишите (или напечатайте) только решения, задания, действия , и т.д.
• Запишите это — буквально, если вас беспокоит возможность вести заметки, подумайте о записи встречи (например, на вашем смартфоне, iPad, записывающем устройстве и т. Д.), Но обязательно сообщите участникам, что они ведутся записи. Хотя вы не хотите использовать запись для дословной расшифровки стенограммы встречи, запись может пригодиться, если вам нужны пояснения.

Загрузите наш Контрольный список протокола собрания для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами протокола собрания, и узнайте, как лучше использовать протокол.

Протокол встречи Шаблон:

Вот простой шаблон, к которому вы можете обратиться в следующий раз, когда вам понадобится протокол собрания.

Вы также можете найти другие шаблоны протоколов собраний, созданные для Microsoft Word, здесь.

Протокол собрания Пример:

Все еще сомневаетесь, правильно ли вы делаете заметки? Вот пример того, как может выглядеть протокол собрания совета директоров.

3. Процесс записи протокола

По окончании встречи самое время собрать записи и написать протокол.Вот несколько советов, которые могут помочь:

4. Нужно ли утверждать протокол собрания?

Перед тем, как поделиться своим протоколом собрания, убедитесь, что председатель рассмотрел и отредактировал и / или утвердил протокол для распространения. Они не являются официальным протоколом встречи, если она не состоялась. В зависимости от вашего совета, протокол также может быть официально утвержден в начале следующего собрания.

5. Распространение или обмен протоколами собрания

В качестве официального «делопроизводителя» или секретаря ваша роль может включать распространение протоколов.

Обмен в Интернете

Метод совместного использования или распространения будет зависеть от инструментов, которые используете вы и ваша организация. Поскольку протоколы и другая документация могут превратиться в груду бумаги, было бы здорово, если бы вы могли использовать безбумажный процесс обмена. Например, если вы используете текстовый редактор (например, Microsoft Word), который не предлагает обмен в Интернете, вы можете создать PDF-файл документа и отправить это и другие вложения или документацию к собранию по электронной почте. С другой стороны, если вы все используете документы Google — для приглашений на собрания, повестки дня и дополнительного обмена документами — вы можете просто «поделиться» документом с этой группой после того, как он будет завершен.Члены комитета или совета могут просто прочитать документы в Интернете и сохранить несколько деревьев!

Совместное использование в облаке?

Если ваша организация использует облачную систему управления членством (например, Wild Apricot), вы можете опубликовать протоколы в виде веб-страницы и предоставить доступ только членам комитета или Совета, в зависимости от потребностей вашей организации. С помощью веб-страниц, предназначенных только для членов, вы можете создать безопасную онлайн-сеть для своего Совета и комитетов.

Инструменты для протоколов заседаний:

Если вам интересно, какие инструменты вы можете использовать специально для протоколов заседаний, вот несколько инструментов, которые организации, с которыми мы работали, сочли полезными:

• Google Документы: Также поддерживает совместное создание заметок.[Вот несколько примеров шаблонов минут встречи в документах Google. Если вы отправляете приглашение на встречу с помощью Календаря Google, вы можете прикрепить план повестки дня документа Google. После составления минут (с использованием схемы) вы можете просто поделиться документом с группой, используя их адреса электронной почты.]
• OneNote: (если вы пользователь Microsoft) — очень быстро и позволяет систематизировать заметки. Также поддерживает аудиозапись с соответствующей отметкой времени примечания.
• Lucid Meetings: Фантастический инструмент для встреч для автоматизации таких процессов, как заметки, посещаемость и организация.
• Evernote: Отличный инструмент для создания заметок.
• Agreedo : поддерживает создание протокола собрания и отслеживание результатов.
• minutes.io: позволяет быстро использовать минуты встречи с помощью горячих клавиш и возможности работать онлайн или офлайн.

6. Хранение протокола заседания

Большинство комитетов и советов проверяют и утверждают протоколы в начале следующего собрания или вносят в него изменения.После того, как вы внесете все необходимые изменения, протокол необходимо будет сохранить для дальнейшего использования. Некоторые организации могут хранить их в Интернете (например, в документации Google или SkyDrive), а также создавать резервные копии на внешнем жестком диске. Вам также может потребоваться распечатать и сохранить бумажные копии или предоставить их сотруднику или председателю для хранения.

И … Если вы некоммерческая организация с регулярным советом и собраниями членов

Если вы некоммерческая организация с регулярными собраниями членов совета и членов и хотите сэкономить время и деньги, управляя своей организацией, получите бесплатную пробную версию Wild Apricot, универсального программного обеспечения для управления членством, которое позволяет вам:

• С легкостью планируйте онлайн-мероприятия с помощью мгновенной обработки онлайн-платежей и автоматических счетов-фактур.
• Создайте потрясающий веб-сайт с онлайн-заявками для участников.
• Доступ к базе данных контактов с простым поиском и фильтром.
• Отправляйте профессионально оформленные информационные бюллетени и электронные письма.
• и многое другое.

Узнайте обо всех функциях бесплатного программного обеспечения для управления членством Wild Apricot здесь.

Wild Apricot также является программным обеспечением №1 для управления членством, которое ежедневно используют более 20 000 организаций. Получите бесплатную пробную версию сейчас.

Дополнительные ресурсы о том, как писать протоколы собрания:

В заключение… наслаждайтесь своей новой ролью

Протокол встречи важен — в конце концов, он фиксирует важную информацию о встрече. Но выделение и подготовка минут не должно быть сложной задачей. Мы надеемся, что эта статья поможет новичкам в создании эффективных протоколов встреч для вашей организации.

Спасибо за то, что прочитали наше руководство по написанию протокола собрания!

.