Как правильно рассчитать больничный лист в 2018: Расчет и оплата больничного листа в 2021 году

Расчет больничного листа после отпуска по уходу за ребенком

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Расчет больничного листа после отпуска по уходу за ребенком (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Расчет больничного листа после отпуска по уходу за ребенком

Нормативные акты: Расчет больничного листа после отпуска по уходу за ребенком Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ
(ред. от 29.12.2020)
«Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»1. Пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком исчисляются исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, в том числе за время работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (других страхователей). Средний заработок за время работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (других страхователей) не учитывается в случаях, если в соответствии с частью 2 статьи 13 настоящего Федерального закона пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам назначаются и выплачиваются застрахованному лицу по всем местам работы (службы, иной деятельности) исходя из среднего заработка за время работы (службы, иной деятельности) у страхователя, назначающего и выплачивающего пособия. В случае, если в двух календарных годах, непосредственно предшествующих году наступления указанных страховых случаев, либо в одном из указанных годов застрахованное лицо находилось в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком, соответствующие календарные годы (календарный год) по заявлению застрахованного лица могут быть заменены в целях расчета среднего заработка предшествующими календарными годами (календарным годом) при условии, что это приведет к увеличению размера пособия.

Расчет больничного листа в 2017

Бухгалтерское сопровождение в Москве – спектр услуг, которые можно заказать в компании «Главный Бухгалтер» на выгодных условиях. Если вы желаете сделать расчет больничного листа, заработной платы, отпускных, или заказать комплексное  ведение бухучёта ИП, вам достаточно связаться с представителем нашей компании. Мы оказываем не только практическую помощь, но и консультативную. Если вы попали в сложную ситуацию, или просто не знаете как найти эффективное решение в том или ином случае, обращайтесь в нашу компанию прямо сейчас.

Вам достаточно позвонить по контактному телефону или оставить заявку на обратную связь через сайт компании, в режиме онлайн. В этом случае наш специалист перезвонит самостоятельно и ответит на дополнительные вопросы: сообщить стоимость услуг (например,  цены на выписку из ЕГРЮЛ или стоимость ежемесячного расчета заработной платы), расскажет о нюансах сотрудничества и сроках исполнения работ.

Как рассчитать больничный лист в 2017 году

В 2017 году продолжает действовать формула, которая была актуальна ранее. Для того чтобы рассчитать величину пособия, необходимо перемножить три показателя:

• СЗД – средний дневной заработок, который необходимо рассчитать за последние 2 года, учитывая все надбавки и вознаграждения, которые были выплачены за это время и облагались страховыми взносами
• С – процентный показатель, который зависит от величины стажа сотрудника
• Д – общее количество дней отсутствия на работе, в связи с временной нетрудоспособностью

Заработок за расчетный период для больничного листа в 2017 году

Следует отметить, что существует максимальный показатель, который не может быть превышен выплатой по больничному листу. Это связано с тем, что объем заработка, который учитывается за календарный год, не может превысить предельную величину общей базы, служащей для выплаты страховых взносов в ФСС. Если предположить, что оплата больничного будет происходить из 100%, то максимальная сумма за один день нахождения сотрудника на больничном, составит 1.901 рубль.

Если вам необходимо детальное разъяснение, либо вы желаете заказать расчет больничных листов как отдельную услугу, обращайтесь в нашу компанию! У нас вы найдете оптимальные цены, комфортные условия сотрудничества и индивидуальный подход. 

Вернуться в раздел Публикации

Как провести больничный лист в 1С 8.3 Бухгалтерия

В программе 1С Бухгалтерия так же, как и в 1С ЗУП есть возможность производить начисление больничных своим сотрудникам. Рассмотрим пошаговую инструкцию по расчету и начислению больничного листа в 1С 8.3.

Предварительная настройка программы

Данный функционал доступен только после произведения определенной настройки вашей программы.

Перейдите в раздел «Администрирование» и выберите пункт «Параметры учета».

В открывшемся окне перейдите по гиперссылке «Настройки зарплаты».

Наша команда предоставляет услуги по консультированию, настройке и внедрению 1С.
Связаться с нами можно по телефону +7 499 350 29 00.
Услуги и цены можно увидеть по ссылке.
Будем рады помочь Вам!

Перед вами появится форма настройки. Перейдите в раздел «Расчет зарплаты» и установите флаг на соответствующем пункте, как показано на рисунке ниже. Обратите внимание, что данный функционал доступен только если в программе нет организаций, в которых работает более 60 сотрудников.

Оформление и расчет больничного листа

Больничные листы расположены в разделе «Зарплата и кадры» — «Все начисления».

В открывшемся списке документов нажмите на кнопку «Создать». Перед вами отобразится меню с выбором вида документа. В нашем случае это «Больничный лист».

В открывшейся форме только что созданного документа укажите месяц, организацию и того сотрудника, больничный которого вы хотите отразить в программе.

Основные данные

На закладке «Главное» указывается номер больничного листа и то, является ли он продолжением другого. Причина нетрудоспособности выбирается из заполненного по умолчанию списка. Это может быть заболеванием или травмой, карантином, отпуском по уходу за ребенком и прочее.

Ниже укажите, на какой период сотрудник освобождается от работы в соответствии с больничным листом. Процент оплаты по умолчанию устанавливается в размере 60%, но в зависимости от стажа работы сотрудника вы конечно же можете его изменить.

В самой нижней части формы на вкладке «Главное» автоматически расчитываются начисления и НДФЛ. Автоматически начисление разделяется на то, которое оплачивает работодатель и ФСС. Вы можете откорректировать только данные по НДФЛ и среднему заработку, нажав на знак карандаша.

Корректировку НДФЛ мы не будем рассматривать подробно, так как там и так все интуитивно понятно. Остановимся на среднем заработке. Нажмите на знак карандаша.

Перед вами откроется форма 1С 8.3 с подробным помесячным расчетом среднего заработка сотрудников.

Здесь можно откорректировать данные, влияющие на средний заработок. Это производится в том случае, когда сотрудник недавно пришел работать в ваше предприятие, и данных о его заработке с прошлого места работы нет. Или же ранее в программе не велось начисление заработной платы.

Так же очень часты случаи необходимости изменения расчетного периода. Например, сотрудница вышла из отпуска по уходу за ребенком, соответственно начислений за отработанное время, как и самого отработанного времени у нее может не быть. В таком случае при начислении больничных ей можно изменить года для расчета среднего заработка на те, когда она фактически работала (до отпуска по уходу за ребенком).

Дополнительные данные

Перейдите на закладку «Дополнительно». В нашем случае все данные заполнились автоматически.

В поле ограничение пособия по автоматически подставляется значение «Предельной величиной базы для начисления страховых взносов». Вы можете изменить данное ограничение до размера минимального размера оплаты труда, либо до минимального размера ежемесячной страховой выплаты.

Ниже указывается доля неполного времени и льготы. Перечень доступных льгот приведен на рисунке ниже.

Начисления

На закладке «Начисления» в нашем случае появились две строки: «Больничный за счет работодателя» и «Больничный». Дело в том, что в нашем случае сотруднику положена выплата пособия за 8 дней. Первые три дня отплачивает работодатель, а последующие – ФСС. Если бы период был не более трех дней, то на данной вкладке была бы только строка с суммой больничного за счет работодателя.

В табличной части начислений вы можете изменять только суммы пособия. На вкладке «Главное» все внесенные вами изменения будут отражены и суммы пересчитаются автоматически.

Проводки по больничному листу

Проведите документ и откройте его проводки. Как мы видим, сумма пособия, которая оплачивается за наш счет, отнеслась к оплате труда (Дт26). Часть пособия, которая выплачивается за счет ФСС, учтена на Дт 69.01.

Смотрите также видео инструкцию:

Начисление больничного листа в 1С 8.3

При автозаполнении документа «Начисление зарплаты» в 1С 8.3 за тот период, в котором у нашего сотрудника был оформлен больничный, программа подставит данную сумму в соответствующую колонку. Так же, количество отработанного времени уменьшится на период болезни.

В расчетном листке начисленные суммы больничного за счет работодателя отображаются отдельными строками.

Закон о больничном времени Нью-Джерси

Нью-Джерси собирается присоединиться к ряду других штатов в растущей тенденции, требующей от работодателей оплачиваемого больничного. Закон штата Нью-Джерси о больничных часах вступает в силу 29 октября 2018 г.

, и с этого дня сотрудники начнут накапливать больничные. Новый закон устанавливает единый стандарт для штата и отменяет любые ранее принятые муниципальные постановления об отпусках по болезни.

Закон о больничном времени в США

Федеральный закон не требует, чтобы работодатели платили работникам, когда они уходят с работы по болезни.Однако многие штаты начали принимать свои собственные законы, чтобы сотрудники могли пользоваться этим преимуществом. На момент написания этой статьи Нью-Джерси является 10-м штатом в стране, в котором действует закон об оплачиваемом больничном. Государства включают:

1. Аризона
2. Калифорния
3. Коннектикут
4. Массачусетс
5. Мичиган
6. Нью-Джерси
7. Орегон
8. Род-Айленд
9. Вермонт
10. Вашингтон

В некоторых городах, например в Нью-Йорке, также действуют законы о больничном.Список городов и штатов стремительно растет.

Закон штата Нью-Джерси об оплачиваемых отпусках по болезни

Закон Нью-Джерси сопоставим с законами других штатов.

• Каждый работодатель должен предлагать оплачиваемый отпуск по болезни каждому сотруднику. Ни один работодатель не освобожден, и все сотрудники имеют право на него.
• Работодатели должны предлагать сотрудникам 1 час больничного на каждые 30 часов работы. Это может быть ограничено 40 часами. Время не может быть очищено в конце года, но его можно ограничить, чтобы оно перестало накапливаться по достижении 40 часов.
• Время по болезни может увеличиваться в зависимости от отработанных часов или может быть начислено заранее.
• Закон не должен заменять текущую политику компании в отношении PTO. Если у компании есть политика отгула, отпуска или больничного, которая предлагает не менее 40 часов, то компания соблюдает закон.
• Сотрудники могут начать использовать больничный после того, как проработают в компании 120 дней.
• Сотрудникам, получающим чаевые, должна выплачиваться как минимум обычная минимальная заработная плата за время болезни, а не более низкая минимальная заработная плата для сотрудников, получающих чаевые.

Для получения дополнительной информации о причинах получения пособия по болезни и других подробностей см. Информационный бюллетень.

FAQ

Ответы на часто задаваемые вопросы о законе можно найти в этом FAQ.

Соблюдать закон

Закон об оплачиваемом времени по болезни требует, чтобы сотрудники накапливали 1 час за каждые 30 отработанных часов, но не более 40 часов. Работодатели могут заранее загрузить эти 40 часов, но этот метод будет чрезмерно компенсировать сотрудников, занятых неполный рабочий день. Лучший способ убедиться, что вы не перегружаете своих сотрудников, — это отслеживать время болезни по их фактическим отработанным часам.

Как упростить учет рабочего времени

Отслеживание по отработанным часам было бы трудоемким процессом без онлайн-системы отслеживания рабочего времени. Система отслеживания начислений Timesheets.com автоматически отслеживает оплачиваемое время по болезни, поэтому вам не нужно выполнять какие-либо преобразования и вычисления. В нем также хранятся все числа, поэтому отдельный файл для записи не нужен.

На Timesheets.com мы знаем, что начисления могут сбивать с толку, поэтому мы будем рады помочь вам разобраться в цифрах и настроить отслеживание времени для ваших сотрудников.Когда вы запустите бесплатную пробную версию, мы свяжемся с вами!

Позвольте нам помочь вам настроить учет рабочего времени по болезни! Узнайте больше и начните пользоваться бесплатной пробной версией.

Часто задаваемых вопросов о Законе штата Нью-Джерси об оплачиваемых отпусках по болезни, часть II

Закон штата Нью-Джерси об оплачиваемых отпусках по болезни (PSLL) вступает в силу 29 октября 2018 года. За последние несколько недель мы получили сотни вопросов от работодателей, которые хотели узнать, что они должны делать, чтобы соблюдать закон до его появления. Дата вступления в силу.

Это вторая часть серии из трех частей, в которой даны ответы на некоторые из этих часто задаваемых вопросов. В первой части мы ответили на такие вопросы, как: кто подпадает под действие закона, сколько оплачиваемых отпусков по болезни получают сотрудники, как сотрудники получают отпуск по болезни и для каких целей сотрудники могут использовать отпуск по болезни? Во второй части мы рассматриваем важные вопросы, касающиеся оплаты отпуска по болезни, требований к предварительному уведомлению сотрудников и документации, ограничений на использование отпуска по болезни и требований к переносу.В заключительном сегменте, части третьей, мы углубимся в детали закона, рассмотрим взаимосвязь закона с политиками PTO и местными законами об оплачиваемых отпусках по болезни, объясним работодателям правила ведения документации и размещения уведомлений и их распространения, а также объясним штрафы за нарушение закон.

Многие из представленных ответов основаны на предложенных правилах, недавно изданных Министерством труда и развития штата Нью-Джерси (NJDOL). Некоторые из этих ответов могут измениться, когда будут выпущены окончательные правила.

Сколько получают сотрудники при использовании отпуска по болезни?

1. По какой ставке сотрудники получают оплату за использование больничного листа?

• Работодатели должны оплачивать заработанный отпуск по болезни «по той же ставке заработной платы с теми же льготами, что и обычно зарабатывает работник», и она всегда должна быть не ниже минимальной заработной платы штата.
• В предлагаемых правилах разъясняется, что в отношении льгот: «[t] использование заработанного отпуска по болезни сотрудником не должно приводить к какому-либо уменьшению размера пособий; Другими словами, для целей выплаты вознаграждений работникам, когда работник берет заработанный отпуск по болезни, это должно быть так, как если бы работник отработал эти часы.”

2. Получают ли сотрудники дополнительную оплату за использование отпуска по болезни во время сверхурочной работы?

• Нет. Предлагаемые правила предусматривают, что «[если] здесь работник использует заработанный отпуск по болезни в течение часов, которые были бы сверхурочными, если бы он работал, работодатель не обязан оплачивать сверхурочную работу».

3. Обязан ли работодатель учитывать при оплате отпуска по болезни размер премий сотрудникам?

• Это непонятно.В предлагаемых правилах говорится, что «[w] здесь размер бонуса полностью зависит от усмотрения работодателя, работодатель не обязан включать премию при определении размера оплаты труда работника для целей отпуска по болезни». Это может означать, что суммы недискреционных бонусов должны быть включены и предположительно рассчитаны таким же образом, как такие выплаты будут рассчитываться для целей компенсации сверхурочных в соответствии с федеральными законами о заработной плате и часах штата и федеральным законодательством.

4. Как работодатели платят работникам, у которых нет фиксированной ставки оплаты труда?

• Предлагаемые правила содержат дополнительные разъяснения в отношении сотрудников, которым не выплачивается фиксированная почасовая ставка или фиксированная заработная плата, включая следующее:
  • Если работник выполняет две или более разных работы у одного и того же работодателя или если размер оплаты труда одного и того же работника колеблется, ставка заработной платы за отпуск по болезни «представляет собой сумму, которую работнику регулярно платят за каждый час. работы, определяемой путем сложения общих заработков работника без сверхурочной надбавки за семь последних рабочих дней, когда работник не брал отпуск, и деления этой суммы на общее количество часов работы в течение этого семидневного периода.”
  • Если работнику выплачиваются комиссионные, будь то базовая заработная плата плюс комиссионные или только комиссионные, работодатель должен платить работнику «почасовую ставку, которая является базовой заработной платой или минимальной ставкой заработной платы штата, в зависимости от того, что больше».
  • Когда работнику платят сдельно, будь то базовая заработная плата плюс сдельная или только сдельная оплата, для расчета ставки заработной платы работника за заработанный отпуск по болезни работодатель «складывает общую заработную плату работника за семь последних рабочих дней, когда работник не брал отпуск и разделил эту сумму на количество часов, затраченных работником на выполнение работы в рабочие дни.”
  • Когда заработная плата работника включает в себя стоимость чаевых, еды или жилья, для расчета ставки заработной платы работника за заработанный отпуск по болезни, работодатель «складывает общую сумму заработка работника без сверхурочных надбавок за семь последних дней. рабочих дней, когда сотрудник не взял отпуск, и разделите эту сумму на количество часов, затраченных сотрудником на выполнение работы в рабочие дни ». Если с помощью этого метода невозможно определить точную почасовую заработную плату работника для заработанного отпуска по болезни, работодатель «считается выполнившим требование данного раздела в отношении оплаты заработанного отпуска по болезни, если размер заработной платы за больничный. отпуск основан на согласованной почасовой заработной плате, но ни в коем случае заработанный отпуск по болезни не может оплачиваться по ставке ниже установленной государством минимальной заработной платы.”

Могут ли работодатели требовать от сотрудников предварительного уведомления и документации?

1. Могут ли работодатели требовать от сотрудников уведомления о своем намерении использовать отпуск по болезни?

• Когда сотруднику необходимо использовать отпуск в обозримом будущем , работодатели могут потребовать, чтобы сотрудники заблаговременно уведомляли за семь календарных дней о намерении использовать отпуск по болезни и его ожидаемой продолжительности.
• Когда работнику необходимо использовать отпуск не предвидится , работодатели могут потребовать, чтобы сотрудники уведомили «как можно скорее» о намерении использовать отпуск по болезни и его ожидаемой продолжительности, , но только , если работодатель заранее уведомил сотрудника об этом требовании (например, в письменной политике).

2. Что такое «отпуск на ближайшее время»?

• В предлагаемых правилах говорится, что «необходимость использования заработанного отпуска по болезни считается« предсказуемой », когда работник может предсказать или знать заранее, что ему или ей потребуется использовать оплачиваемый отпуск по болезни, например, запланированный визит к врачу, регулярное лечение или плановый терапевтический прием ».

3. Что такое «непредвиденный» отпуск?

• В предлагаемых правилах говорится, что необходимость использования отпуска «непредсказуема», «когда сотруднику требуется время, чтобы позаботиться о себе или члене семьи или получить медицинское лечение, которое не ожидалось разумно», например, когда « служащий просыпается утром с температурой и чувствует себя недостаточно хорошо, чтобы выйти на работу этим утром. ”

4. Может ли работодатель потребовать документацию от работника, который берет отпуск по болезни?

• Когда работник использует отпуск по болезни в течение трех или более дней подряд, работодатель может потребовать обоснованную документацию о том, что отпуск используется с разрешенной целью.
• Когда сотрудник берет «непредвиденный» отпуск в дату отключения (см. Обсуждение даты отключения ниже), работодатель может потребовать от сотрудника предоставить разумную документацию о необходимости отпуска (даже если взятый отпуск составляет менее трех дней).

5. Какую документацию может потребовать работодатель?

• Работодатель может потребовать «обоснованную документацию», определение которой зависит от типа отпуска. Когда взят отпуск на:
  • Собственная болезнь работника или члена семьи , работодатель может потребовать «документацию, подписанную медицинским работником, который лечит этого работника или члена семьи работника, с указанием необходимости в отпуске и, если возможно, продолжительность отпуска.”
  • Отсутствия по причинам, связанным с тем, что работник или член его или ее семьи стали жертвой домашнего или сексуального насилия , работодатель может потребовать «медицинскую документацию; запись или отчет правоохранительного органа; постановление суда; документальное подтверждение того, что лицо, совершившее домашнее или сексуальное насилие, было осуждено за преступление, связанное с домашним или сексуальным насилием; свидетельство сертифицированного специалиста по домашнему насилию или представителя уполномоченного агентства по борьбе с домашним насилием или другой организации по оказанию помощи жертвам; или другая документация или свидетельство, предоставленное социальным работником, консультантом, членом духовенства, работником приюта, медицинским работником, адвокатом или другим специалистом, который помогал работнику или члену семьи справляться с домашним или сексуальным насилием.”
  • Закрытие школ и рабочих мест в связи с эпидемией или другой чрезвычайной ситуацией в области общественного здравоохранения , работодатель может потребовать «копию приказа государственного должностного лица или определения органа здравоохранения».
  • Школе необходимо , например, для участия в школьной конференции, собрании, мероприятии или другом мероприятии, требуемом школой, или для участия в собрании, посвященном уходу за ребенком сотрудника, работодатель может потребовать «материальные доказательства». о школьной конференции, собрании, мероприятии или другом мероприятии, запрошенном или требуемом школьным администратором, учителем или другим профессиональным сотрудником, ответственным за образование ребенка сотрудника; или материальное доказательство встречи относительно ухода, предоставленного ребенку сотрудника в связи с состоянием здоровья или инвалидностью ребенка.”
• Также обратите внимание, что «любая информация, которой располагает работодатель относительно здоровья сотрудника или любого члена семьи сотрудника, а также домашнего или сексуального насилия, затрагивающего сотрудника или члена семьи сотрудника, должна рассматриваться как конфиденциальная и не разглашаться, кроме как затронутому сотруднику или с письменного разрешения пострадавшего сотрудника ».

Может ли работодатель установить какие-либо ограничения на использование больничного листа?

1. Может ли работодатель установить минимальные надбавки за использование отпуска по болезни?

• Да.Работодатели могут устанавливать интервалы, в которых должен использоваться оплачиваемый отпуск по болезни (например, один, четыре или восемь часов), но работодатели не могут требовать, чтобы сотрудники использовали больше отпуска по болезни в день, чем было запланировано для работы (например, , работодатель не может требовать от работника, у которого запланировано отработать четыре часа, использование восьмичасового отпуска по болезни).

2. Может ли работодатель попросить сотрудника назначить отпуск по болезни, чтобы свести к минимуму неудобства?

• Да. От сотрудников требуется приложить разумные усилия для составления расписания отпуска по болезни, чтобы он не нарушал ненадлежащим образом деятельность работодателя.

3. Может ли работодатель запретить использование отпуска по болезни в определенные дни?

• Да и нет. Работодатели могут установить закрытые даты, когда нельзя использовать оплачиваемый отпуск по болезни, но только в том случае, если необходимость использования отпуска у работника предсказуема. Если необходимость в отпуске непредвиденная, сотруднику должно быть разрешено использовать свое больничное время, даже если в период отключения электроэнергии.
• В предлагаемых правилах указывается, что закрытые даты, когда работодатель может запретить предсказуемое использование оплачиваемого отпуска по болезни, «должны быть ограничены проверяемыми периодами большого объема работ или особыми событиями, во время которых разрешение использования предсказуемого заработанного отпуска по болезни приведет к необоснованному срыву деятельности. работодателя.
  • Примером периода большого объема для работодателя в авиационной отрасли может быть период, в течение которого он испытывает предсказуемое увеличение активности клиентов (то есть полетов) во время определенного праздника, например Дня благодарения, и в его окрестностях.
  • Примером особого события для производителя розничных продуктов может быть день или неделя, в течение которых он впервые делает новый продукт доступным (то есть запуск продукта) ».
• Кроме того, в предлагаемых правилах говорится, что «работодатель должен в разумные сроки уведомлять своих сотрудников о [закрытых датах], в которые его сотрудникам запрещается использовать заранее заработанный отпуск по болезни.”

4. Могут ли работодатели наказывать сотрудников, которые используют отпуск по болезни в ненадлежащих целях?

• Да. Предлагаемые правила гласят, что «[ничего] в этой главе не должно толковаться как требующее от работодателя разрешить использование заработанного отпуска по болезни для целей, отличных от той, которая указана [в законе]» и что «[ничего] в этом Глава должна быть истолкована как запрещающая работодателю принимать дисциплинарные меры в отношении работника, который использует заработанный отпуск по болезни для целей, отличных от той, которая указана [в законе].”

5. Могут ли работодатели рассматривать правильно взятый отпуск по болезни как отсутствие по уважительной причине?

• Нет. Закон предусматривает, что «[ни] ни один работодатель не должен засчитывать законное использование заработанного отпуска по болезни в соответствии с Законом или данной главой как отсутствие, которое может привести к дисциплинарным взысканиям, увольнению, понижению в должности, отстранению от работы, потере. или снижение заработной платы, или любое другое неблагоприятное действие. Это включает в себя политику посещаемости без ошибок, в соответствии с которой сотрудник получает балл или штраф за любое отсутствие, независимо от причины, и подвергается дисциплинарным взысканиям или лишается возможности (-ов) по продвижению после накопления определенного количества очки или недостатки.”

Что происходит с неиспользованным отпуском по болезни в конце льготного года?

1. Имеют ли сотрудники право переносить неиспользованный отпуск по болезни в конце года?

• Если работодатель не выплачивает неиспользованный отпуск по болезни (как обсуждается ниже), работникам должно быть разрешено переносить до 40 часов накопленного, но неиспользованного отпуска по болезни с одного льготного года на следующий.
• Однако это не увеличивает сумму оплачиваемого отпуска по болезни, которую сотрудники могут заработать или использовать в следующем году выплаты пособия.Другими словами, независимо от того, сколько часов отпуска по болезни сотрудник переносит на следующий год получения пособия, сотрудник не имеет права накапливать или использовать более 40 часов отпуска по болезни в следующем году выплаты пособия.

2. Если работодатель использует метод предварительной оплаты, должен ли он переносить неиспользованное время по болезни?

• Многие работодатели, которые планируют использовать метод предварительной загрузки, спрашивают, могут ли они просто использовать 40 часов отпуска по болезни в начале нового льготного года вместо того, чтобы переносить (и отслеживать) неиспользованное время по болезни. с предыдущего года.К сожалению, в законе об оплачиваемых отпусках по болезни этот вопрос не решается. Перенос неиспользованного отпуска по болезни в этом контексте, по-видимому, не нужен, поскольку сотрудники не могут перенести более 40 часов оплачиваемого отпуска по болезни и получат полное выделение 40 часов оплачиваемого отпуска по болезни в начале нового льготного года. Наше мнение, подлежащее разъяснению со стороны NJDOL, заключается в том, что работодателю, вероятно, не нужно отслеживать и выполнять технический перенос неиспользованного времени по болезни, если работодатель заранее загружает полные 40 часов оплачиваемого отпуска по болезни в начале нового пособия. год.
• Однако работодатель, возможно, должен выполнить технический переход, если у него есть политика выплаты неиспользованного больничного времени при увольнении.

3. 3. Какова цель переноса неиспользованного времени по болезни, если сотрудник не может накопить или использовать более 40 часов PSL в следующем году выплаты пособия?

3. 3. • Для работодателей, которые используют метод начисления , перенос позволяет работникам иметь доступ к отпуску по болезни сразу же в начале следующего года выплаты пособий, не дожидаясь накопления дополнительного времени в новом году выплаты пособий.
      • Для работодателей, использующих метод предварительной загрузки , переход не имеет какой-либо очевидной цели, поскольку сотрудники не могут использовать более 40 часов оплачиваемого отпуска по болезни в течение любого льготного года, а сотрудники получают 40 часов оплачиваемого отпуска по болезни сразу в начале нового льготного года. Однако возможное объяснение может заключаться в том, что закон требует переноса, поэтому, если у работодателя есть политика выплаты неиспользованного больничного времени при увольнении, работник будет иметь право на выплату любого неиспользованного больничного времени (даже если работник не может использовать это время во время работы).
   4. 4. Может ли работодатель выплатить неиспользованный отпуск по болезни вместо его переноса?

• Когда работодатель использует метод начисления , работодатель может предложить (но не обязан предлагать) сотрудникам возможность (1) получить оплату за неиспользованные накопленные оплачиваемые часы отпуска по болезни в течение последнего месяц льготного года или (2) переносить неиспользованные часы.
• Если работодатель решает предложить выплату неиспользованного оплачиваемого отпуска по болезни, работник должен в течение 10 календарных дней выбрать, принимать ли платеж.Работник может выбрать получение выплаты в размере 100% или 50% от суммы неиспользованного оплачиваемого отпуска по болезни. Если сотрудник отказывается от выплаты или принимает 50-процентную оплату, ему должно быть разрешено перенести любой неиспользованный неоплачиваемый отпуск по болезни на следующий год получения пособия.
• Если работодатель решает не предлагать выплату неиспользованного оплачиваемого отпуска по болезни, он должен перенести неиспользованные часы оплачиваемого отпуска по болезни.
• Это означает, что, когда работодатель использует метод начисления, он не может в одностороннем порядке выплатить неиспользованный оплачиваемый отпуск по болезни.Работодатель может либо предложить работникам возможность получить оплату за неиспользованный оплачиваемый отпуск по болезни, либо в одностороннем порядке перенести неиспользованный оплачиваемый отпуск по болезни.
3. Когда работодатель использует метод предварительной загрузки , работодатель должен либо (1) заплатить работникам за неиспользованные, накопленные оплачиваемые часы отпуска по болезни в течение последнего месяца года выплаты пособия, либо (2) перенести неиспользованные часы.
4. Здесь работодатель может в одностороннем порядке перенести неиспользованный оплачиваемый отпуск по болезни или в одностороннем порядке выплатить неиспользованный оплачиваемый отпуск по болезни.
5. Однако работодатель может выбрать выплату неиспользованного оплачиваемого отпуска по болезни только в том случае, если в следующем году работодатель снова использует для этого работника метод предварительной загрузки. Если работодатель переходит на метод начисления на следующий год для этого сотрудника, он должен перенести неиспользованный оплачиваемый отпуск по болезни.
6. Сумма платежа должна основываться на размере оплаты труда работника на момент выплаты.

Все, что работодатели должны знать о Законе штата Нью-Джерси об оплачиваемых отпусках по болезни

Закон штата Нью-Джерси об оплачиваемых отпусках по болезни (PSLL) вступает в силу 29 октября 2018 г.За последние несколько недель мы получили сотни вопросов от работодателей, которые хотели узнать, что им следует делать, чтобы соблюдать закон перед приближающейся датой его вступления в силу.

Это первая часть из трех частей, в которых даются ответы на некоторые из этих часто задаваемых вопросов. Ниже мы ответим на важные вопросы, например, на кого распространяется закон, сколько оплачиваемых отпусков по болезни получают сотрудники, как сотрудники получают отпуск по болезни и для каких целей сотрудники могут использовать отпуск по болезни? Часть вторая будет охватывать оплату отпуска по болезни, предварительное уведомление сотрудника и требования к документации, ограничения на использование отпуска по болезни и требования о переходе.В заключительной части, третьей части, мы более подробно рассмотрим детали закона, рассмотрим взаимосвязь закона с политикой PTO и местными законами об оплачиваемых отпусках по болезни, объясним, как работодатели должны вести учет, размещать уведомления и распространять требования, и объяснили штрафы за нарушение закона.

Многие из представленных ответов основаны на предложенных правилах, недавно изданных Министерством труда и развития штата Нью-Джерси (NJDOL). Некоторые из этих ответов могут измениться, когда будут выпущены окончательные правила.

На кого распространяется закон?

1. Какие работодатели покрываются страховкой?

• Страхование распространяется на всех работодателей из частного сектора с работниками в Нью-Джерси, включая фирмы по оказанию временной помощи.

• Исключения для мелких работодателей не существует, и страхование распространяется на работодателей за пределами штата, имеющих всего несколько сотрудников в Нью-Джерси.

2. Какие сотрудники покрываются страховкой?

• Покрываются все работники частного сектора, которые выполняют услуги за вознаграждение в Нью-Джерси, за исключением (1) работников строительной отрасли, на которые распространяется коллективный договор (CBA), и (2) работников здравоохранения, получающих суточные (как определено в закон).

• Охватывается как штатных, так и неполных сотрудников.

• Страхование распространяется как на освобожденных, так и на освобожденных от уплаты налогов сотрудников.

3. Распространяется ли закон на сотрудников, охваченных CBA, за пределами строительной отрасли?

• Да, в конце концов. На сотрудников, подпадающих под действие CBA на дату вступления закона в силу, закон не распространяется до истечения срока действия CBA. По истечении срока действия CBA на этих сотрудников распространяется действие закона.

• Кроме того, однако, закон гласит, что сотрудники «могут отказаться от прав или льгот, предусмотренных этим законом, во время переговоров по коллективному договору». Это, по-видимому, означает, что работодатели и профсоюзы могут договориться о том, что работники, охваченные профсоюзным контрактом, не будут получать все или часть отпуска по болезни, предусмотренного законом (предположительно в обмен на какое-либо другое пособие).

4. Имеют ли независимые подрядчики право на отпуск по болезни?

• №Работники, должным образом классифицированные как независимые подрядчики, не покрываются.

• Тестом для определения того, является ли работник наемным работником (и поэтому на него распространяется действие закона) или независимым подрядчиком (и, следовательно, не распространяется), будет тест «ABC», который в настоящее время используется в соответствии с законом штата о пособиях по безработице.

Какой отпуск по болезни получают сотрудники?

1. Сколько отпуска по болезни должны получать сотрудники?

• Работодатели должны предоставлять каждому сотруднику до 40 часов оплачиваемого отпуска по болезни каждый год.

• Работодатель имеет право установить соответствующий 12-месячный период, известный как год выплаты пособий, в течение которого начисляется и используется отпуск по болезни (например, календарный год, финансовый год и т. Д.).

• Работодатель должен установить единый год выплаты пособий для всех сотрудников. Однако неясно, означает ли это, что работодатель не может использовать «юбилейный год» в качестве года выплаты пособий.

2. Может ли работодатель изменить год выплаты пособия после его учреждения?

• Установленный год получения пособия не может быть изменен без уведомления NJDOL (и предоставления подробной конкретной информации).NJDOL может отклонить изменение, если он определит, что изменение направлено на уклонение от требований закона о начислении и использовании.

Как сотрудники получают отпуск по болезни?

1. Получают ли сотрудники все 40 часов отпуска по болезни в начале года?

• Работодатели имеют право выбирать, использовать ли «метод начисления» или «метод предварительной загрузки» (также известный как «метод авансирования») для предоставления отпуска по болезни сотрудникам.

  • Согласно методу начисления , сотрудники должны зарабатывать 1 час оплачиваемого отпуска по болезни за каждые 30 отработанных часов, начиная с первого дня льготного года, но не более 40 часов в год.

  • В соответствии с методом предварительной нагрузки работодатели просто предоставляют полные 40 часов отпуска по болезни в первый день льготного года. Метод предварительной загрузки позволяет упростить ведение бухгалтерского учета, но также позволяет незамедлительно начислять и использовать оплачиваемый отпуск по болезни.

• Независимо от используемого метода, работодатели не обязаны разрешать работникам накапливать или использовать в течение одного года пособия или переносить с одного года пособия на другой более 40 часов отпуска по болезни.

2. Могут ли работодатели установить период ожидания, прежде чем сотрудники смогут использовать накопленный отпуск по болезни?

• Что касается новых сотрудников (т.е. сотрудников, нанятых 29 октября 2018 г. или позднее) , работодатели могут ввести 120-дневный период ожидания, прежде чем новый сотрудник сможет использовать свой накопленный отпуск по болезни.Таким образом, в то время как новые сотрудники должны начать с начисленных отпусков по болезни при приеме на работу, от них может потребоваться подождать 120 дней до , используя их накопленный отпуск.

• Что касается существующих сотрудников (т.е. сотрудников, нанятых до 29 октября 2018 г.) , PSLL и предлагаемые правила содержат противоречивые формулировки относительно периода ожидания:

  • PSLL просто указывает, что сотрудники, нанятые до даты вступления в силу PSLL (т.е., до 29 октября 2018 г.) могут использовать свой отпуск по болезни, начисленный в соответствии с PSLL, по истечении 120 дней с после даты найма . Это означает, что:

    • Сотрудники, нанятые до 30 июня 2018 г., могут использовать накопленный отпуск по болезни, как только они начнут накапливать его в соответствии с PSLL; и

    • Сотрудники, нанятые в период с 1 июля 2018 г. по 28 октября 2018 г., могут использовать накопленный отпуск по болезни после того, как они проработали в течение 120 дней (например, сотрудник, нанятый 1 сентября 2018 г., может начать использовать отпуск по болезни, начисленный в соответствии с PSLL. 30 декабря 2018 г.).

  • Однако предлагаемые правила гласят, что сотрудники не могут использовать накопленный отпуск по болезни в соответствии с PSLL до 120 дней после даты вступления в силу PSLL (то есть до 26 февраля 2019 г.) или 120 дней после даты их приема на работу, в зависимости от того, что позже . Это означает, что все сотрудники, нанятые до 29 октября 2018 г., независимо от даты приема на работу, должны подождать 120 дней (то есть до 26 февраля 2019 г.), пока они не смогут воспользоваться своим отпуском по болезни, начисленным в соответствии с PSLL.

  • В обязательном уведомлении, подготовленном NJDOL, которое должно быть размещено и распространено, просто говорится: «Вы можете начать использовать заработанный отпуск по болезни, начисленный в соответствии с этим законом, через 120 дней после начала работы». Соответственно, мы подозреваем, что формулировка в предлагаемых правилах неверна и что опять же применимо приведенное выше толкование:

    • Сотрудники, нанятые до 30 июня 2018 г., могут использовать накопленный отпуск по болезни, как только они начнут накапливать его в соответствии с PSLL.

    • Сотрудники, нанятые в период с 1 июля 2018 г. по 28 октября 2018 г., могут использовать накопленный отпуск по болезни после того, как они проработали 120 дней (например, сотрудник, нанятый 1 сентября 2018 г., может начать использовать отпуск по болезни, начисленный в соответствии с PSLL. 30 декабря 2018 г.).

3. Получают ли сотрудники, нанятые в середине года, только пропорциональную часть отпуска по болезни?

• №Если работодатель использует метод предварительной загрузки, работник должен получить 40-часовой отпуск по болезни в день начала его работы. Если работодатель использует метод начисления, работник должен начать накапливать отпуск по болезни в день начала его работы (что может привести к тому, что работник наберет менее 40 часов оплачиваемого отпуска по болезни до начала нового года выплаты пособий, в зависимости от дата приема на работу сотрудника).

• Однако, как отмечалось выше, работодатель может установить 120-дневный период ожидания, прежде чем новый сотрудник сможет начать использовать его или ее накопленный отпуск по болезни (независимо от того, использует ли работодатель метод предварительной нагрузки или метод начисления).

4. Получают ли сотрудники, занятые неполный рабочий день, только пропорциональную часть отпуска по болезни?

• Нет. Если работодатель использует метод предварительной загрузки, сотрудник, занятый неполный рабочий день, должен получить 40-часовой отпуск по болезни, как и сотрудник, работающий полный рабочий день. Если работодатель использует метод начисления, то для сотрудника, занятого неполный рабочий день, начисляется такая же ставка, как и для сотрудника, занятого полный рабочий день, но, разумеется, сотруднику, работающему неполный рабочий день, потребуется больше времени, чтобы набрать 40 часов отпуска по болезни.

5. Может ли работодатель использовать метод начисления для новых сотрудников, а затем переключиться на метод начисления в начале нового года выплаты пособий?

• Да. Ничто в законе этого не запрещает. Многие работодатели указали, что они намерены использовать метод начисления для новых сотрудников в течение года их найма (например, если сотрудник нанимается в августе, с августа по декабрь), а затем перейти на метод предварительной загрузки в начале новый год выплаты пособий (e.г., 1 января).

6. Может ли работодатель использовать метод начисления для некоторых сотрудников и метод предварительной нагрузки для других сотрудников?

• Да. Ничто в законе этого не запрещает. Например, работодатель может использовать метод начисления для освобожденных сотрудников и метод предварительной загрузки для освобожденных сотрудников. Или, например, работодатель может использовать метод начисления для сотрудников, работающих неполный рабочий день, и метод начисления, для сотрудников, работающих полный рабочий день.

7. Что делать, если сотрудник работает в Нью-Джерси и другом штате?

• PSLL не рассматривает этот вопрос, но, по-видимому, такой сотрудник имеет право на получение отпуска по болезни только на основании часов, которые он или она фактически работает в Нью-Джерси.

8. Как временные сотрудники, работающие в временном агентстве, получают отпуск по болезни?

• Оплачиваемый отпуск по болезни начисляется на основе общего времени, отработанного по назначению в фирме по оказанию временной помощи, а не отдельно для каждой фирмы-клиента, к которой прикреплен сотрудник.

• Начисление отпуска по болезни применяется только к заданиям, выполняемым в Нью-Джерси.

• Работодатель временного агентства несет ответственность за отслеживание и оплату оплачиваемого отпуска по болезни, а не клиент, к которому прикреплен работник.

9. Что означает «отработанное время», если работодатель использует метод начисления?

• Как указано выше, если работодатель использует метод начисления, сотрудники должны зарабатывать 1 час отпуска по болезни за каждые 30 отработанных часов.

• PSLL не определяет «отработанные часы», но, по-видимому, работодатель не обязан считать оплачиваемое или неоплачиваемое свободное время (например, отпуск, отпуск по закону FMLA, больничные и т. Д.).

• Предлагаемые правила призваны прояснить это, заявив, что «отработанные часы» должны определяться в соответствии с существующими положениями о заработной плате и часах штата Нью-Джерси в соответствии с Административным кодексом штата Нью-Джерси 12: 56-5. Однако существующие правила заработной платы и рабочего времени не содержат фактического определения «отработанных часов», а вместо этого относятся к различным ситуациям, когда может потребоваться компенсация, например, времени дежурства по вызову.

10. Обязан ли работодатель регистрировать фактическое количество часов, отработанных освобожденными от налогообложения сотрудниками, если работодатель использует метод начисления?

• PSLL устанавливает, что работодатели должны вести учет отработанных часов и оплачиваемого времени по болезни, заработанного и использованного каждым работником в течение как минимум пяти лет.

• Тем не менее, предлагаемые правила разъясняют, что работодатель не требуется для ведения (или сохранения) учета часов, отработанных освобожденными работниками, если (1) работодатель использует метод предварительной загрузки или (2) если работодатель для целей метода начисления предполагается, что работник работает 40 часов в неделю.

Каковы обязанности работодателя в период «разрыва» между датой вступления закона в силу (29 октября 2018 г.) и началом нового года выплаты пособий (1 января 2019 г., для многих работодателей)?

• Многие работодатели просили разъяснить права сотрудников на начисление и использование отпуска по болезни между датой вступления в силу PSLL (29 октября 2018 г.) и датой, которую они устанавливают в качестве года выплаты пособий для своих сотрудников (что для многих работодателей будет 1 января 2019 г.).К сожалению, ответ неясен. Ни в самом законе, ни в предлагаемых правилах нет окончательных указаний, и, по сути, есть некоторые противоречивые формулировки. Основная область неуверенности заключается в том, есть ли у работодателя с действующей политикой отпусков по болезни, соответствующей требованиям PSLL, какие-либо обязательства до начала следующего льготного года. Ниже приведены два альтернативных толкования обязательств работодателя в промежутке между датой вступления закона в силу и началом следующего льготного года.

1. Более консервативное толкование: существующая политика работодателя в отношении отпусков по болезни не влияет на его обязательства в связи с дефицитом

• Все сотрудники должны начать накапливать отпуск по болезни в соответствии с PSLL или получить 40-часовой отпуск по болезни на начальном этапе 29 октября 2018 г.

• Дата, когда сотрудники могут начать использовать накопленный или заранее оплачиваемый отпуск по болезни, неясна из-за несоответствия формулировок между PSLL и предлагаемыми правилами.Как указано выше:

  • PSLL просто заявляет, что сотрудники, нанятые до даты его вступления в силу (т. Е. До 29 октября 2018 г.), могут использовать свой отпуск по болезни, начисленный в соответствии с PSLL, начиная с 120 дней после даты найма . Это означает, что:

    • Сотрудники, нанятые до 30 июня 2018 г., могут использовать накопленный отпуск по болезни, как только они начнут накапливать его в соответствии с PSLL; и

    • Сотрудники, нанятые в период с 1 июля 2018 г. по 28 октября 2018 г., могут использовать накопленный отпуск по болезни после того, как проработали 120 дней (например,g., сотрудник, нанятый 1 сентября 2018 г., может начать использовать отпуск по болезни, начисленный в соответствии с PSLL 30 декабря 2018 г.).

  • Однако предлагаемые правила гласят, что сотрудники не могут использовать накопленный отпуск по болезни в соответствии с PSLL до 120 дней после даты вступления в силу PSLL (то есть до 26 февраля 2018 г.) или 120 дней после даты приема на работу, в зависимости от того, что позже . Это означает, что все сотрудники, нанятые до 29 октября 2018 г., независимо от даты найма, должны ждать 120 дней (т.е., до 26 февраля 2019 г.), пока они не смогут использовать свой отпуск по болезни, начисленный в соответствии с PSLL.

  • Требуемое уведомление , подготовленное NJDOL, которое должно быть размещено и распространено, просто гласит: «Вы можете начать использовать заработанный отпуск по болезни, начисленный в соответствии с этим законом, через 120 дней после начала работы». Соответственно, мы подозреваем, что формулировка в предлагаемых правилах неверна и что опять же применимо приведенное выше толкование:

    • Сотрудники, нанятые до 30 июня 2018 г., могут использовать накопленный отпуск по болезни, как только они начнут накапливать его в соответствии с PSLL; и

    • Сотрудники, нанятые в период с 1 июля 2018 г. по 28 октября 2018 г., могут использовать накопленный отпуск по болезни после того, как проработали 120 дней (например,g., сотрудник, принятый на работу 1 сентября 2018 г., может начать использовать отпуск по болезни, начисленный в соответствии с PSLL 30 декабря 2018 г.).

  • Кроме того, в течение 120-дневного периода ожидания сотрудники имеют право использовать любой отпуск по болезни, который они накопили в соответствии с политикой работодателя (или местным законодательством об отпусках по болезни) до 29 октября 2018 г.

2. Менее консервативная интерпретация: существующая политика работодателя в отношении отпусков по болезни, если она соответствует требованиям PSLL, удовлетворяет обязательства работодателя в промежутке

• Менее консервативная интерпретация заключается в том, что существующая политика работодателя в отношении отпусков по болезни, если она соответствует требованиям PSLL, удовлетворит его обязательства по начислению отпусков по болезни перед существующими сотрудниками в течение этого промежутка.

• Более конкретно, когда существующая политика работодателя в отношении отпусков по болезни соответствует требованиям PSLL (то есть, она либо (1) предварительно загружает не менее 40 часов оплачиваемого отпуска по болезни в день приема на работу сотрудника, либо (2) предусматривает начисление оплачиваемых отпуск по болезни в размере, по крайней мере, столь же щедрой, как требуется PSLL [1 час на каждые 30 отработанных часов]), тогда работодатель может просто продолжать следовать своей существующей политике в отношении начисления отпуска по болезни до начала следующий год выплаты пособий.Другими словами, сотрудникам не начисляется дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни в соответствии с PSLL во время перерыва. Во время перерыва всем сотрудникам (как существующим, так и новым) должно быть разрешено использовать накопленный оплачиваемый отпуск по болезни в соответствии с политикой работодателя.

Для каких целей сотрудники могут использовать отпуск по болезни?

• Собственное заболевание работника, например время, необходимое для диагностики, ухода или лечения, или выздоровления от собственного психического или физического заболевания или травмы работника, включая профилактический уход

• Болезнь члена семьи, например время, необходимое для оказания помощи или ухода за членом семьи во время диагностики, ухода, лечения или восстановления психического или физического заболевания члена семьи, включая профилактическую помощь («член семьи» в широком смысле определяется в закон)

• Случаи бытового или сексуального насилия, такие как отсутствие на работе по обстоятельствам, проистекающим из того, что работник или член его семьи стал жертвой домашнего или сексуального насилия, если отпуск предназначен для того, чтобы работник или член семьи получил медицинское обслуживание, юридические или другие услуги жертвам

• Школьные потребности, такие как посещение школьной конференции, собрания, мероприятия или другого мероприятия, запрошенного или требуемого школой, или посещение собрания, касающегося ухода за ребенком сотрудника

• Закрытие школ и рабочих мест, например, когда «сотрудник не может работать из-за закрытия рабочего места сотрудника, школы или места опеки ребенка сотрудника по приказу государственного служащего из-за эпидемии». или другой чрезвычайной ситуации в области общественного здравоохранения, или из-за вынесения органом общественного здравоохранения определения, что присутствие в сообществе сотрудника или члена семьи сотрудника, нуждающегося в уходе со стороны сотрудника, может поставить под угрозу здоровье других ”

© 2021, Оглетри, Дикинс, Нэш, Смоук и Стюарт, П.C., Все права защищены. National Law Review, Том VIII, номер 281

.

10 фактов о новом законе об оплачиваемых отпусках по болезни, которые должен знать каждый вашингтонский работодатель

3. Сколько оплачиваемых отпусков по болезни получают сотрудники? Сотрудникам, не освобожденным от уплаты налогов, должен начисляться оплачиваемый отпуск по болезни из расчета один час оплачиваемого отпуска по болезни на каждые 40 отработанных часов.

4. Могут ли работодатели устанавливать ограничения на количество оплачиваемых отпусков по болезни, которые сотрудники могут получить или использовать? Ограничения по начислению или использованию не допускаются.Сотрудникам должно быть разрешено накапливать оплачиваемый отпуск по болезни за все часы, отработанные в течение всего года.

5. Могут ли работодатели выплачивать премиальные вместо предоставления отпуска? Нет. Хотя некоторые местные постановления разрешают выплату страхового взноса вместо отпуска, это не разрешено законом штата Вашингтон об оплачиваемых отпусках по болезни.

6. Могут ли работодатели предлагать сотрудникам возможность обналичить накопленные неиспользованные остатки отпусков в конце года? Да. Хотя сотрудникам должно быть разрешено переносить до 40 часов неиспользованного оплачиваемого отпуска по болезни на следующий год, работодатель может решить обналичить накопленный неиспользованный остаток оплачиваемого отпуска по болезни, превышающий 40 часов.

7. Могут ли работодатели загружать оплачиваемый отпуск по болезни заранее? Да, но размер оплачиваемого отпуска по болезни, оплачиваемый работодателем, должен равняться или превышать сумму, которую работник получил бы, если бы он или она накопили отпуск из расчета один час отпуска на каждые 40 отработанных часов. Если работодатель не знает с уверенностью, сколько часов работник будет работать в течение года, подсчет количества отпусков для предварительной нагрузки может быть затруднен. Кроме того, в отличие от многих местных постановлений, предварительный отпуск не освобождает работодателей от требования разрешить перенос до 40 часов отпуска на следующий год.

8. Какова ставка оплаты оплачиваемого отпуска по болезни? За каждый час оплачиваемого отпуска по болезни сотруднику должна выплачиваться наибольшая из следующих величин: (а) минимальная заработная плата или (б) «обычная почасовая оплата работника», что означает размер оплаты труда, который работник получил бы за часов, если сотрудник пришел на работу. Однако «обычная почасовая оплата» не включает сверхурочные, чаевые, чаевые, плату за обслуживание, отпускные или другие ставки премий, если работодатель или коллективный договор не допускают таких соображений.С другой стороны, если обычная почасовая оплата труда работника является разницей в смену, эта разница представляет собой «обычную почасовую компенсацию» и должна выплачиваться за оплачиваемый отпуск по болезни.

9. Могут ли работодатели требовать подтверждения использования оплачиваемого отпуска по болезни в случае отсутствия на работе менее трех дней? Нет. Проверка может быть запрошена в случае отсутствия на работе более трех дней. В случае непродолжительного отсутствия проверка не разрешается даже в случаях предполагаемого злоупотребления. Однако закон штата Вашингтон об оплачиваемых отпусках по болезни позволяет работодателям запрашивать медицинское освидетельствование, если это разрешено или требуется в соответствии с другими федеральными, государственными или местными законами или постановлениями.

10. Могут ли работодатели приостановить выплату оплачиваемого отпуска по болезни, если отпуск был не по разрешенной цели? Да. Если работодатель может продемонстрировать, что использование оплачиваемого отпуска по болезни сотрудником было сделано в целях, не разрешенных законом, работодатель может удержать оплату за использование оплачиваемого отпуска по болезни. Однако работодатель не имеет права впоследствии вычитать эти часы из накопленного неиспользованного банка оплачиваемых отпусков по болезни.

Криста Н. Хардвик — поверенный в Лейн Пауэлл.Фирма проводит веб-семинар по оплачиваемым отпускам по болезни 15 ноября. Свяжитесь с Женевой Гранатштайн для получения дополнительной информации о веб-семинаре.

Закон об оплачиваемых отпусках в Калифорнии

Без сомнения, COVID-19 повлиял на каждый штат и на то, как большинство работодателей реагируют и поддерживают потребности сотрудников в связи с заболеваниями, вызванными вирусом. Департамент производственных отношений штата Калифорния постоянно обновляет свой веб-сайт обо всех последних изменениях в законах, касающихся как работодателей, так и сотрудников, касающихся COVID-19.Государственный ресурс предлагает самую свежую и достоверную информацию о требованиях работодателей к оплачиваемым отпускам по болезни в связи с COVID-19.

Как работает оплачиваемый отпуск по болезни в Калифорнии

В Калифорнии действует один из самых полных законов об отпусках по болезни в стране. Он называется Законом о здоровых рабочих местах и ​​здоровой семье 2014 года (AB 1522), и в нем предусматривается, что работникам, занятым полный рабочий день, предоставляется трехдневный отпуск по болезни. Некоторые города Калифорнии, такие как Сан-Франциско и Лос-Анджелес, обычно добавляют дополнительные дни освещения.По состоянию на 31 января 2018 года AB 1522 был расширен, чтобы затронуть почти всех работодателей Калифорнии.

Что считается оплачиваемым отпуском по болезни?

Оплачиваемый отпуск по болезни — это время, которое работник может уволить с работы для удовлетворения личных или семейных медицинских потребностей, оплачиваемый по обычной ставке заработной платы. Сюда могут входить болезни, приемы к врачу или, в Калифорнии, отпуск по причине домашнего насилия. Хотя это и не требуется федеральным законом, в Калифорнии требуется трехдневный оплачиваемый отпуск по болезни.

В Калифорнии есть два закона, регулирующих оплачиваемый отпуск по болезни:

Эти законы Калифорнии прямо требуют, чтобы:

• Работодатели ежегодно предоставляют 24 часа оплачиваемого отпуска по болезни штатным сотрудникам
• Любой сотрудник, проработавший в Калифорнии более 30 дней, может начать получать отпуск по болезни
• Сотрудники Калифорнии могут использовать накопленный отпуск по болезни после 90 дней работы
• За отпуск по болезни сотрудникам должна быть выплачена обычная ставка
• Если работникам платят комиссионные или сдельно (например, работнику сборочной линии, которому платят за единицу сборки), то размер оплаты отпуска по болезни должен быть усреднен на основе заработка работника за предыдущие 90 дней
• Существует несколько способов расчета суммы отпуска по болезни, примеры приведены ниже.
• Работодатели не могут требовать от сотрудников брать отпуск по болезни с интервалом менее двух часов — например, два часа или менее могут считаться неоплачиваемым перерывом или обедом.
• Работодатели должны разрешать сотрудникам переносить до 48 часов неиспользованного отпуска по болезни
• Политика отпуска по болезни должна быть предоставлена ​​при приеме на работу и вывешена по месту работы
• Повторно принятые на работу сотрудники имеют право восстановить остатки на прежнем отпуске по болезни
• Документация об отпуске по болезни (т.д., начисления и выплаты по больничному листу) должны храниться в течение трех лет

Конкретные города и программы оплачиваемых отпусков по болезни

Во многих городах Калифорнии есть более строгие требования, такие как программа оплачиваемых отпусков по болезни в Сан-Франциско. Мы подробно останавливаемся на этих особых требованиях в таблице ниже.

Чем законы Калифорнии об оплачиваемых отпусках по болезни отличаются от FMLA

Федеральный закон не требует оплаты отпуска по болезни, но есть законы, такие как Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA), которые влияют на то, как должен рассчитываться отпуск, если он оплачивается.Передовые методы управления персоналом показывают, что освобожденные от налогов сотрудники не должны брать время по болезни менее чем на полный рабочий день (чтобы не подорвать их статус «освобожденных»).

В таблице ниже показано, насколько Калифорнийские правила отпуска по болезни отличаются от федеральных правил. Ниже мы приводим еще одну таблицу, в которой показаны примеры того, как многие города Калифорнии продвигают эти требования еще дальше.

Калифорния и Федеральные правила отпуска по болезни

Хотя федеральное правительство не требует оплачиваемого отпуска по болезни и поэтому предоставляет мало подробностей о том, как установить политику отпуска по болезни, Управление комиссара по труду Калифорнии предоставляет бесплатный 45-минутный веб-семинар, чтобы объяснить законы о больничном времени в Калифорнии.Они также предоставляют бесплатные плакаты на английском и испанском языках, чтобы объяснить политику вашим сотрудникам и ответить на некоторые часто задаваемые вопросы.

Федеральные законы и законы штата, влияющие на оплачиваемый отпуск по болезни в Калифорнии

Закон

Закон о собрании штата Калифорния № 304 увеличивает требования к отпуску по болезни сверх того, что требуется по закону FMLA. Кроме того, существуют дополнительные местные таинства в крупных городах, таких как Сан-Франциско, Лос-Анджелес, Сан-Диего и близлежащих населенных пунктах. В зависимости от того, где находится ваша компания, вам необходимо соблюдать более строгие из этих правил, чтобы не нарушать их при предоставлении отпусков, включая отпуск по болезни.

Закон о семейном отпуске по болезни (FMLA) — это федеральный закон, который предоставляет неоплачиваемый отпуск сотрудникам, которые работают в компаниях, в которых работает более 50 человек в одном месте. Обычно это позволяет сотруднику, проработавшему не менее 1250 часов в год, взять отпуск для себя или для нужд члена семьи. Законы Калифорнии, предусматривающие оплачиваемый отпуск по болезни, могут помочь компенсировать потерю заработной платы работника.

Закон штата Калифорния о правах семьи (CFRA) дополняет руководство FMLA и даже предоставляет инструмент, который поможет вам рассчитать, на какой отпуск может иметь право сотрудник.

Другие федеральные законы о труде, такие как законы о борьбе с дискриминацией, такие как Закон об американцах с ограниченными возможностями и Закон о дискриминации при беременности, также могут повлиять на то, как вы оцениваете или предоставляете отпуск по болезни в Калифорнии.

Как рассчитать отпуск по болезни в Калифорнии

Отпуск по болезни рассчитывается по-разному для сотрудников, работающих неполный рабочий день, и для сотрудников, получающих заработную плату, а также для сотрудников, оплачиваемых на основе комиссионных или сдельной работы. Тем не менее, начисления должны начинаться с 30-го дня работы сотрудника.Или работодатели могут предоставить единовременную выплату в течение трех дней в год для сотрудников, занятых полный рабочий день, при условии, что она предоставляется новым сотрудникам до их 120-го дня работы.

Начисление почасового отпуска по болезни

Самый простой способ рассчитать начисления для почасового персонала — выделить один час отпуска по болезни на каждые 30 часов работы сотрудника. Это включает как обычные, так и сверхурочные часы. Это также делает его справедливым для сотрудников, работающих неполный рабочий день, которые могут работать меньше часов, но все равно будут получать отпуск по болезни с той же скоростью 1:30.

Пример по часам

Вы (неполный рабочий день) и работаете 45 часов с двухмесячным периодом оплаты. Вам начисляется 1,5 часа больничного листа.

45 часов / 30 = 1,5 часа отпуска в оплачиваемый период

Начисление оплачиваемых отпусков по болезни

Для сотрудников, получающих зарплату, вы можете оценить начисления на основе 40-часовой рабочей недели, дав каждому сотруднику, получающему зарплату, 1,33 часа накопленного времени по болезни за каждую отработанную неделю. Это гарантирует, что в течение года они будут получать 24 часа оплачиваемого отпуска по болезни (три дня в год), как это требуется в Калифорнии.

Пример наемного труда

Вам (на заработной плате) платят раз в две недели. Вы получаете 2,66 часа отпуска по болезни за каждый платежный период.

1,33 часа в неделю x две недели = 2,66 часа отпуска за оплачиваемый период

Ставка начисления отпуска по болезни за сдельное рабочее место

Работникам, получающим сдельную оплату или комиссионное вознаграждение, лучше всего платить три дня в году. Чтобы определить ставку оплаты отпуска по болезни, когда работник из Калифорнии получает сдельную оплату, вам необходимо определить, за сколько частей заплатили работнику (и по какой ставке) за предыдущие 90 дней, а затем использовать среднюю дневную ставку оплатить больничный.

Пример штучной работы

Вы собрали 450 единиц за последние 90 дней, заработав 25 долларов за единицу и в среднем 7,5 единиц в день. Ваш трехдневный отпуск по болезни должен оплачиваться из расчета 187,50 долларов в день.

7,5 единиц в среднем в день x 25 долларов за единицу = 187,50 долларов в день

Ставка начисления отпуска по болезни

Расчет ставок по болезни для сотрудников, получающих комиссионные, очень похож на расчет сдельной работы. Опять же, лучше всего предоставить сотрудникам, получающим комиссионные, три дня или 24 часа в году в качестве фиксированной ставки, чтобы математика не усложнялась.Чтобы получить почасовую ставку для оплаты отпуска по болезни, разделите общую сумму комиссионных, полученных за 90 дней, на количество рабочих часов за тот же период времени.

Пример комиссии:

Вы заработали 12 000 долларов комиссионных за последние 90 дней, в то время как наемные сотрудники отработали 520 рабочих часов. Следовательно, ваш отпуск по болезни должен оплачиваться из расчета 23 доллара в час.

12 000 долл. США в виде комиссионных / 520 час = 23 долл. США в час

Как соблюдать законы Калифорнии об оплачиваемых отпусках по болезни

Лучший способ соблюдать законы Калифорнии об оплачиваемых отпусках по болезни — это следовать руководящим принципам штата Калифорния, приведенным ниже.Они описывают документирование вашей политики в отношении отпуска по болезни вместе с другими политиками, такими как политика времени, посещаемости и отпуска, в справочнике для сотрудников, а затем размещение вашей политики в отношении отпуска по болезни в офисе или комнате отдыха для сотрудников, чтобы поделиться с сотрудниками.

Шесть шагов для соблюдения отпуска по болезни, размещенного в презентации PowerPoint из штата Калифорния

Соображения относительно политики в отношении отпусков по болезни, Калифорния

Единовременная выплата на конец года в сравнении с накопленными часами отпуска по болезни

California предоставляет работодателям два варианта оформления отпуска по болезни: единовременная выплата в конце года или продление срока до трех дней (неиспользованный годовой отпуск по болезни).Однако это ваш выбор — вы можете выплачивать неиспользованный остаток отпуска по болезни в конце каждого года. Или отложите его, если вы предоставите единовременную сумму в 24 часа (три дня) в начале следующего года.

Вот различия между двумя вариантами.

Использование рекомендованного нами поставщика платежных ведомостей, например Homebase, для управления остатками отпусков сотрудников и начислениями по болезни может значительно сэкономить время и поможет избежать дорогостоящих ошибок.

Попробуйте Homebase

Увеличение времени отпуска по болезни

Закон

Калифорнии гласит, что нельзя требовать от сотрудников использовать оплачиваемый отпуск по болезни с шагом менее двух часов.Но рекомендуется использовать двухчасовой лимит только для сотрудников с почасовой оплатой, которые не освобождены от уплаты налогов. Рассмотрите более продолжительный минимум, например полдня для освобожденных от налогообложения сотрудников.

Фактически, если у вас есть служащие, получающие зарплату или освобожденные от уплаты налогов, вы можете порекомендовать использовать отпуск по болезни только с приращениями на целый день. Ежечасный учет выходных дней для освобожденных сотрудников может привести к тому, что ваш бизнес будет предъявлен иск о неправильной классификации статуса освобожденного и не освобожденного от уплаты налогов. Вот дополнительная форма с часто задаваемыми вопросами с веб-сайта правительства Калифорнии.

Оплачиваемый отпуск по сравнению с отпуском по болезни

В Калифорнии рекомендуется отслеживать отпуск по болезни сотрудников отдельно от оплачиваемого отпуска (PTO), который используется во время отпуска. Некоторые компании делают это, устанавливая две политики отпусков — одну для PTO, которая предназначена только для отпуска или для любой другой цели, например, когда сотрудник берет «день психического здоровья» или выходной для посещения школы ребенком.

В Калифорнии оплачивается PTO при увольнении сотрудника. Оплата отпуска по болезни при увольнении не требуется.Кроме того, предоставление отпуска по болезни не является обязательным, а оплачиваемый отпуск по болезни — обязательным. Если вы объедините политики и разрешите сотрудникам использовать отпуск по болезни в качестве отпуска по болезни, вы можете оказаться вынужденными выплатить его всю при увольнении, даже если в противном случае выплата больничного листа не потребовалась бы.

Города Калифорнии, число которых расширяется благодаря отпускам по болезни штата Калифорния

Во многих городах Калифорнии есть даже более строгие требования к предоставлению оплачиваемого отпуска по болезни, чем в Калифорнии как штате.В таких местах, как Сан-Франциско, требования втрое превышают требования, согласно которым сотрудникам, занятым полный рабочий день, предоставляется 72 часа оплачиваемого отпуска по болезни. Кроме того, в Сан-Франциско сотрудники получают один час оплачиваемого отпуска по болезни за каждые 30 часов работы. Работодатели, у которых есть 10 или более сотрудников, могут ограничить остаток рабочего времени сотрудника по болезни 72 часами. Работодатели, в которых работает менее 10 человек, могут ограничить баланс рабочего времени сотрудника на уровне 40 часов. В таблице ниже показаны два примера.

Оплачиваемый отпуск по болезни в Калифорнии против Сан-Франциско и Лос-Анджелеса

Кроме того, во многих других общинах недалеко от Сан-Франциско и Лос-Анджелеса действуют собственные требования к отпуску по болезни.Как владелец бизнеса в Калифорнии, посетите веб-сайт своего города / округа, чтобы узнать, каковы требования к обязательному оплачиваемому отпуску по болезни.

Риск отпусков по болезни для работодателей Калифорнии

Как и многие законы о труде в Калифорнии, существуют риски несоблюдения калифорнийских законов об отпусках по болезни. Фактически, если ваш бизнес расположен в городе с более строгими правилами, вы должны соблюдать как местные (городские) правила отпуска по болезни в том месте, где живут или работают ваши сотрудники, так и законы штата Калифорния.Ниже приведены другие риски.

Несоблюдение законодательства об отпусках по болезни

Самая распространенная проблема, с которой могут столкнуться калифорнийские предприятия, одетые в форму, — это непонимание того, что они должны предлагать оплачиваемый отпуск по болезни, иначе они будут подвергаться штрафам и пени. Однако они должны не только оплачивать отпуск по болезни, но и документировать заработанные и использованные остатки отпуска по болезни сотрудника. Чаще всего это делается путем предоставления накопленного, использованного и доступного отпуска по болезни в квитанции о заработной плате каждого сотрудника. Данные об отпусках по болезни также могут быть доступны сотрудникам в Интернете.

Пример остатков по больничному листу в квитанции о заработной плате

Другие ошибки при отпуске по болезни встречаются немного реже, но все же могут быть дорогостоящими. Запрещается увольнять работника из-за отпуска по болезни. Отсутствие надлежащего учета — одна из наиболее распространенных и дорогостоящих ошибок работодателей, а также наказание сотрудников, не предоставивших документы, за то, что они заболели.

Не требовать от работников предоставления документов для отпуска по болезни

Много лет назад работодатели часто требовали от работника справки от врача, чтобы взять отпуск по болезни.Но в Калифорнии эта документация не требуется. Кроме того, работник не обязан заранее уведомлять об этом. А работодателям Калифорнии запрещено требовать, чтобы работник сам находил замену для оплаты своей смены. Будьте осторожны, чтобы исключить подобные требования из своей политики отпуска по болезни. В Калифорнии нарушают закон.

Не принимайте ответные меры против сотрудника, использующего отпуск по болезни

Если менеджер каким-либо образом наказывает сотрудника (или, что еще хуже, увольняет его) за использование имеющегося отпуска по болезни, компания может быть оштрафована на сумму до 10 000 долларов.Кроме того, работодателю также может быть предписано выплатить работнику любую потерянную заработную плату, эквивалентную сумме, которую работник получил бы, если бы работник был отстранен от должности, понижен в должности или уволен.

Не наказывайте сотрудника за использование отпуска по болезни

Калифорния не позволяет наказывать сотрудника за то, что он взял отпуск для оплачиваемого отпуска по болезни, например, при посещении врача или по болезни. Тем не менее, вы можете дисциплинировать их, если они не уведомят вас в соответствии с вашей задокументированной политикой посещаемости (не показываться / не звонить).Кроме того, если они использовали все имеющиеся у них оплачиваемые отпуска по болезни и не заявили о себе на работу (кроме случаев, когда они имеют право на FMLA или не подали заявку на FMLA, и в этом случае политика вашей компании в отношении отпусков имеет преимущественную силу).

Прочие риски

Другие распространенные риски, с которыми могут столкнуться работодатели при проведении политики отпусков по болезни в Калифорнии, включают несоблюдение требований к хранению документации или несоблюдение требований к отпускам по болезни в определенных отраслях. Избегайте этих рисков:

• Отсутствие учета отпусков по болезни .В Калифорнии требуется трехлетний отпуск по болезни, а также другие требования к хранению документации
• Предложение больничных листов непоследовательно . Разрешение некоторым сотрудникам использовать PTO во время болезни, но не другим. Разрешение некоторым сотрудникам использовать отпуск по болезни во время отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком, но не другим.
• Не соблюдает отдельные отрасли исключения. В то время как работники подразделения по ведению коллективных переговоров (т. Е. Профсоюзов) освобождены от действия законов штата о больничном времени, работники отелей имеют свои собственные законы об отпусках по болезни, как и работники некоторых других отраслей.

Итог

Одним из преимуществ ведения бизнеса в штате Калифорния является множество возможностей для роста и развития вашего бренда. Однако в Калифорнии действуют одни из самых сложных в стране законов о занятости и трудовых отношениях. Поэтому мы рекомендуем вам рассмотреть возможность передачи на аутсорсинг кадровых и юридических задач, чтобы обеспечить соблюдение нормативных требований Калифорнии и избежать ненужных проверок трудового законодательства и штрафов. Если вы пойдете в одиночку, обязательно вернитесь к ресурсам в этой статье, которые могут помочь вашей организации.

DOL дает дополнительные рекомендации FFCRA по расчету оплачиваемого отпуска, отработанных часов и размера оплаты: SimplyHR

DOL дает дополнительные рекомендации FFCRA по расчету оплачиваемого отпуска, отработанных часов и размера оплаты

Вопросы и ответы DOL можно найти здесь полностью. Ключевые моменты из пятого набора включают:

Расчет количества часов оплачиваемого отпуска по болезни, доступного для сотрудников с нерегулярным рабочим днем ​​(DOL Q&A # 80). Когда невозможно определить количество часов, в течение которых сотрудник обычно работал бы в течение двухнедельного периода, работодатели должны сделать оценку.Чтобы оценить количество часов, в течение которых сотрудник обычно работал бы, работодатели должны:

1. Определить применимый шестимесячный период. Этот шестимесячный период заканчивается в первый день оплачиваемого отпуска по болезни.
2. Определите общее количество календарных дней в течение соответствующего шестимесячного периода.
3. Определите общее количество отработанных часов по графику, включая отработанные часы и часы в отпуске.
4. Рассчитайте среднее количество часов, которое сотрудник должен был отработать в течение календарного дня.Разделите общее количество запланированных часов на общее количество календарных дней в течение соответствующего шестимесячного периода.
5. Рассчитайте количество часов оплачиваемого отпуска по болезни. Умножьте среднее количество часов, которое сотрудник должен был отработать в течение календарного дня, на 14.
• Пример: Сотрудник с ненормированным рабочим днем ​​уходит в отпуск, начинающийся 13 апреля 2020 года. 14 октября 2019 г. и завершится 13 апреля 2020 г. — всего 183 календарных дня.В течение этого периода сотрудник отработал 1150 часов и взял 50 часов отпуска — всего 1200 часов по расписанию. Чтобы рассчитать количество часов в календарном дне, разделите 1200 часов на 183 календарных дня, что в среднем составит 6.557 часов в календарный день. Чтобы вычислить среднее значение за две недели, умножьте среднее значение за календарный день на 14, что составляет 91,8 часа. Поскольку работодатели обязаны предоставлять максимум 80 часов оплачиваемого отпуска по болезни в течение двухнедельного периода, работник имеет право на 80 часов оплачиваемого отпуска по болезни.
• ПРИМЕЧАНИЕ: За каждый взятый оплачиваемый отпуск по болезни вы должны выплачивать работнику сумму, равную по крайней мере его обычной ставке.

Расчет количества часов для оплаты труда сотрудников с нерегулярным рабочим днем ​​за каждый день расширенного семейного отпуска и отпуска по болезни (DOL Q&A # 81). Расширенные семейные пособия и отпуск по болезни для сотрудников с ненормированным рабочим днем ​​и работающих не менее шести месяцев должны рассчитываться на основе среднего рабочего дня часов.Для расчета работодатели должны:

1. Определить применимый шестимесячный период. Шестимесячный период должен заканчиваться в первый день оплачиваемого отпуска по болезни.
2. Определите общее количество рабочих дней за соответствующий шестимесячный период.
3. Определите общее количество отработанных часов по графику, включая отработанные часы и часы в отпуске.
4. Рассчитайте среднее количество часов в рабочий день. Разделите общее количество запланированных часов на общее количество рабочих дней в течение соответствующего шестимесячного периода.
• Пример: Сотрудник с ненормированным рабочим днем ​​берет отпуск, начинающийся 13 апреля 2020 г. Шестимесячный период, используемый для оценки средней продолжительности рабочего дня, — с 14 октября 2019 г. по 13 апреля 2020 г. — всего 183 календарных дня. Из 183 календарных дней сотрудник отработал 1150 часов в течение 130 рабочих дней и взял 50 часов отпуска — всего 1200 часов по расписанию. Чтобы подсчитать количество часов в рабочий день, работодатель разделит 1200 часов на 130 рабочих дней, что в среднем составляет 9.2 часа в рабочий день. 9,2 часа — это количество часов, которое необходимо оплатить этому сотруднику за каждый день расширенного семейного отпуска и отпуска по болезни.
• ПРИМЕЧАНИЕ: Чтобы рассчитать сумму, которую нужно платить сотруднику с ненормированным рабочим днем ​​за каждый взятый день расширенной семьи и отпуск по болезни, умножьте среднее количество часов в рабочий день, рассчитанное выше, на 2/3 обычной ставки сотрудника. Помните, что существует ограничение в 200 долларов в день и максимум в 10 000 долларов.

Будьте последовательны при округлении для расчета количества часов (DOL Q&A # 84). Работодатели могут продолжать свою обычную практику округления при подсчете количества часов оплачиваемого отпуска по болезни или количества часов, которые необходимо оплатить работникам с нерегулярным графиком за каждый день отпуска для расширенной семьи и отпуска по болезни. Ключ должен быть последовательным как в обычно используемом почасовом приращении, так и при применении практики округления к сотрудникам.

• Пример: После расчета количества часов оплачиваемого отпуска по болезни до 91,803 часа, работодатели, отслеживающие время с получасовым приращением, округлили бы до 92 часов.Работодатели, отслеживающие время с шагом в четверть часа, округлили бы до 91,75 часа. Работодатели, отслеживающие время с шагом в десять часов, округляются до 91,8 часа.

Расчет средней регулярной ставки сотрудников для целей Закона о борьбе с коронавирусом в первую очередь для семей (FFCRA) (DOL Q & As # 82-83, 85). Согласно FFCRA, работодатели должны платить работникам по их средней регулярной ставке за каждый час оплачиваемого отпуска по болезни или расширенного семейного отпуска и отпуска по болезни. Для сотрудников с фиксированной почасовой оплатой обычной ставкой является почасовая оплата или почасовой эквивалент заработной платы.Для сотрудников, получающих сдельную оплату, комиссионные или чаевые, обычная ставка может меняться от недели к неделе. Чтобы рассчитать обычную ставку для сотрудников с переменным доходом, работодатели должны:

1. Определить применимый шестимесячный период. Шестимесячный период должен заканчиваться в первый день оплачиваемого отпуска по болезни.
2. Определите общее количество полных рабочих недель за этот период. DOL предполагает в своем примере рабочую неделю с понедельника по воскресенье.
3. Общее количество отработанных часов без учета отпусков.
4. Общая сумма, полученная в виде неисключаемого вознаграждения за каждую полную рабочую неделю в течение шестимесячного периода.
• ПРИМЕЧАНИЕ: Комиссионные и сдельная оплата учитываются, но чаевые учитываются только в той мере, в какой работодатели применяют их для выполнения обязательств по минимальной заработной плате. Кроме того, в этот расчет не включаются выплаты за отпуск.

5. Определите среднюю регулярную ставку, разделив неисключаемое вознаграждение (№4 выше) на общее количество отработанных часов (№3 выше).

• ПРИМЕЧАНИЕ: Расчет средней регулярной ставки служащих, получающих фиксированную заработную плату, зависит от того, получает ли служащий определенное количество часов в течение каждой рабочей недели или фиксированная заработная плата компенсирует служащего независимо от количества часов в течение каждой рабочей недели. Первое будет просто почасовым эквивалентом заработной платы, но второе предполагает сложение заработной платы, выплаченной за все полные рабочие недели за последние шесть месяцев, и деление суммы на общее количество часов, отработанных в рабочие недели.Работодатели могут использовать разумную оценку, если у них нет записей о количестве часов, отработанных сотрудником.
• ПРИМЕЧАНИЕ: Работодателям необходимо указать шестимесячный период только один раз при расчете регулярной ставки в соответствии с FFCRA. Вместо определения и пересмотра нового шестимесячного периода каждый раз, когда сотрудник берет отпуск, шестимесячный период основывается на первом дне, сотруднике берет оплачиваемый отпуск по болезни или расширенный семейный отпуск и отпуск по болезни.Для работников со стажем менее шести месяцев работодатели могут рассчитывать обычную ставку за весь период занятости.

Разъяснение, когда работодатели могут потребовать от сотрудников использовать их существующий оплачиваемый отпуск в соответствии с политикой компании в отношении оплачиваемого расширенного семейного медицинского отпуска и оплачиваемого отпуска по болезни (DOL Q&A # 86). Работодатели могут , а не , требовать оплачиваемый отпуск в соответствии с политикой компании (например, оплачиваемый отпуск или отпуск), чтобы работать одновременно с оплачиваемым отпуском по болезни в соответствии с EPSLA.Однако работодатели могут потребовать от , чтобы любой оплачиваемый отпуск, предоставляемый в соответствии с политикой компании, шел одновременно с оплачиваемым расширенным семейным отпуском и отпуском по болезни. Для этого работодатель должен выплатить работнику полную заработную плату во время отпуска до тех пор, пока работник не исчерпает доступный оплачиваемый отпуск в соответствии с политикой компании. Работодатели имеют право на налоговые льготы только в отношении заработной платы, выплачиваемой в размере двух третей от обычной ставки заработной платы сотрудников (до 200 долларов в день и всего 10 000 долларов). Сотрудники, которые исчерпали доступный оплачиваемый отпуск в соответствии с политикой компании, по-прежнему будут получать оставшуюся оплачиваемую расширенную и доступную медицинскую семью с учетом ограничений, установленных EFMLA.

Сотрудники не обязаны брать оплачиваемый отпуск по болезни в соответствии с EPSLA или в соответствии с политикой компании в течение первых двух недель неоплачиваемого расширенного семейного отпуска и отпуска по болезни, но не одновременно. Однако сотрудники с частичным или отсутствующим оплачиваемым отпуском по болезни, доступным в соответствии с EPSLA, могут использовать оплачиваемый отпуск в соответствии с политикой компании для покрытия части первых двух неоплачиваемых недель расширенного семейного отпуска и отпуска по болезни.

Разъяснение о праве на оплачиваемый отпуск по болезни, когда им не разрешают работать в соответствии с предписаниями о пребывании дома, в убежище на месте, карантине или изоляции (DOL Q&A # 87). Ранее в DOL Q&A № 60 департамент объяснил, что сотрудники могут иметь право на оплачиваемый отпуск по болезни, если они не могут выполнять работу (включая удаленную работу) одним из вышеуказанных приказов. Однако сотрудники не имеют права на оплачиваемый отпуск по болезни, если их работодатели закрываются или у них нет работы из-за приказа о предоставлении убежища на месте. В Q&A № 87 Департамента труда также отмечается, что сотрудники не имеют права на оплачиваемый отпуск по болезни, если у работодателей нет работы из-за карантина или изоляции или по другим причинам.

• Пример: Сотрудник может взять оплачиваемый отпуск в соответствии с FFCRA, когда ему или ей запрещается покидать зону содержания, а работодатель находится за пределами зоны, открыт и доступная работа может выполняться только у работника. место ведения бизнеса (без удаленной работы).
• Пример: Сотрудник не имеет права на оплачиваемый отпуск в соответствии с FFCRA и должен искать компенсацию по безработице, когда его или ее работодатель закрывает одно или несколько мест из-за карантина и у сотрудника нет работы для выполнять.

Разъяснение в отношении возмещения для сотрудников, когда DOL возбуждает принудительные меры против работодателей, отказывающихся компенсировать работникам оплачиваемый отпуск по болезни (DOL Q&A # 88). Отказ в выплате сотрудникам компенсации за оплачиваемый отпуск по болезни представляет собой невыплату минимальной заработной платы, и работодатели будут подчиняться положениям Закона о справедливых трудовых стандартах. В соответствии с положениями о правоприменении работодатели будут нести ответственность перед затронутыми сотрудниками в размере полной суммы, причитающейся им в соответствии с FFCRA, которая представляет собой обычную ставку или применимую минимальную заработную плату, в зависимости от того, какая из них больше (и с учетом применимых ограничений FFCRA).

• ПРИМЕЧАНИЕ: Есть дополнительные последствия для работодателей, которые отказываются предоставить оплачиваемый отпуск по болезни. Работодатели могут нести ответственность за штрафы до 10 000 долларов и шесть месяцев тюремного заключения. За повторное нарушение работодателям грозит растущий штраф в размере 1100 долларов за каждое последующее нарушение.

Наши юристы Группы практики трудоустройства и трудоустройства постоянно следят за развитием событий и готовы ответить на ваши вопросы относительно этих обновлений высокого уровня, а также конкретных ситуаций, с которыми может столкнуться ваш бизнес в связи с COVID-19.

* Этот пост предполагает, что читатель знаком с основами FFCRA и призван быть кратким изложением основных выводов для работодателей.

Ссылка на страницу ресурсов по COVID-19

Обновленное уведомление о праве сотрудников на безопасный отпуск и отпуск по болезни должно быть предоставлено до 1 января 2021 г.

21 декабря 2020 г.

В соответствии с инструкциями, изданными Департаментом защиты прав потребителей и работников города Нью-Йорка («DCWP»), работодатели со 100 или более сотрудниками и работодатели домашних работников в городе Нью-Йорке должны распространять Уведомление о правах сотрудников: безопасный отпуск и отпуск по болезни. («обновленное уведомление») всем действующим сотрудникам до 1 января 2021 года.21 октября 2020 года DCWP опубликовал обновленное уведомление для работодателей вместе с дополнительными инструкциями относительно требований к уведомлениям в форме Часто задаваемые вопросы .

Закон города Нью-Йорка о безопасных отпусках и отпусках по болезни вступил в силу 1 апреля 2014 г. и в него дважды вносились поправки. 30 сентября 2020 г. вступили в силу поправки, расширяющие возможности безопасного отпуска и отпуска по болезни и приведение требований Нью-Йорка в соответствие с требованиями законодательства штата Нью-Йорк. Начиная с 1 января 2021 г., Закон Нью-Йорка о безопасных отпусках по болезни требует, чтобы работодатели со 100 или более сотрудниками предоставляли до 56 часов оплачиваемого безопасного отпуска по болезни, а работодатели с четырьмя или менее сотрудниками и чистым доходом в размере 1 миллиона долларов или более предоставить до 40 часов оплачиваемых отпусков по болезни.

Все охваченные работодатели обязаны уведомлять своих сотрудников об их правах на безопасный отпуск и отпуск по болезни. Согласно руководству DCWP, согласно новым поправкам, вступившим в силу 30 сентября 2020 г., работодатели с 100 или более сотрудниками и работодатели домашних работников должны до 1 января 2021 г. предоставить обновленное уведомление своим сотрудникам и опубликовать обновленное уведомление в рабочее место, где это видно и доступно для сотрудников.

Дополнительные требования к безопасному отпуску и отпуску по болезни Нью-Йорка изложены ниже.
• Размер отпуска по болезни. Требования к работодателям различаются в зависимости от размера работодателя:
  • Все работодатели. Все работодатели должны предоставлять до 40 часов безопасного отпуска и отпуска по болезни каждый календарный год.
  • Работодатели со 100 и более сотрудниками. Начиная с 1 января 2021 года, работодатели со 100 и более сотрудниками должны предоставлять до 56 часов безопасного отпуска и отпуска по болезни каждый календарный год.
    
• Платные vs.Неоплачиваемый отпуск. Требования относительно того, имеют ли сотрудники право на оплачиваемый безопасный отпуск и отпуск по болезни, различаются в зависимости от размера работодателя и чистого дохода:
  • Оплачиваемый отпуск . Работодатели должны предоставить оплачиваемых отпусков по болезни и безопасности, если:
    • У работодателя пять и более сотрудников;
    • Начиная с 1 января 2021 г., работодатель имеет чистую прибыль в размере 1 млн долларов США или более в предыдущем налоговом году; и / или
    • Работник работает на дому в качестве домашней прислуги ( e.г ., няня, домработница, труженик).
  • Неоплачиваемый отпуск. Работодатели, в которых работает менее пяти сотрудников и имеют чистый доход менее 1 миллиона долларов, могут предоставить неоплачиваемый безопасный отпуск по болезни.
    
• Начисление отпуска по болезни.
  • Сотрудники получают отпуск по болезни и по болезни из расчета один час на каждые 30 отработанных часов.
  • Сотрудники могут перенести неиспользованный отпуск по болезни и по болезни на следующий год.
  • Для сотрудников, которые могут набирать максимум 56 часов вместо 40 часов в календарном году, работодатели не должны разрешать им использовать накопленные отпуска по безопасному уходу и уходу по болезни более 40 часов до 1 января 2021 года.
  • Для сотрудников, повторно нанятых тем же работодателем в течение шести месяцев, работодатель должен восстановить ранее начисленный отпуск по болезни и по болезни, за исключением случаев, когда работодатель оплатил сотруднику неиспользованный отпуск по безопасности и по болезни, когда сотрудник уволился и сотрудник согласился на выплату.
    
• Определение размера работодателя. Работодатели должны учитывать всех сотрудников, которые работают за заработную плату на постоянной, неполной, сезонной или временной основе. Для целей подсчета не имеет значения, где живут сотрудники. Метод подсчета сотрудников зависит от того, как долго работает работодатель:
  • Работодатели, проработавшие менее одного года. Работодатели должны подсчитать количество сотрудников, выполняющих оплачиваемую работу в неделю.
  • Работодатели, проработавшие один год или более. Работодатели должны подсчитать количество сотрудников, работающих на работодателя в неделю, в то время, когда работник использовал безопасный отпуск по болезни.
    
• Охватываемые сотрудники. Безопасный отпуск по болезни и уведомление о нем должны быть предоставлены всем сотрудникам, которые работают неполный или полный рабочий день в бизнесе или некоммерческой организации любого размера в Нью-Йорке, независимо от местонахождения работодателя, включая домашних работников, временных и сезонных сотрудников, суточные и т. Д. -вызвать сотрудников и рабочих без документов.
  • Сотрудники, работающие на дому. На сотрудников, выполняющих работу в удаленном режиме, распространяется действие закона в те часы, когда они физически работают в Нью-Йорке (на месте или в удаленном режиме), даже если работодатель физически находится за пределами Нью-Йорка.
  • Сотрудники, которые иногда работают в Нью-Йорке. Для сотрудников, которые работают в Нью-Йорке на разовой основе, работодатель должен рассчитать начисления для безопасного отпуска и отпуска по болезни на основе количества часов, которые работник проводит, работая в Нью-Йорке.
  • Независимые подрядчики. Требования об отпуске по болезни не распространяются на независимых подрядчиков.
    
• Использование сотрудниками безопасного отпуска и отпуска по болезни. Сотрудники могут использовать отпуск по болезни и болезни для:
  • Здоровье, в том числе для получения медицинской помощи или восстановления после болезни или травмы;
  • Уход за членом семьи, который болен или находится на приеме у врача;
  • Когда работа сотрудника или школа его ребенка закрывается в связи с чрезвычайной ситуацией в области общественного здравоохранения; и / или
  • Безопасность работника или безопасность члена семьи из-за домашнего насилия, нежелательного сексуального контакта, преследования или торговли людьми.
    
• Уведомление об использовании отпуска сотрудниками. Работодатели могут потребовать от сотрудников заблаговременно уведомлять о запланированном использовании безопасного отпуска по болезни, например о назначении врача; однако сотрудники не обязаны заранее уведомлять о неожиданном использовании безопасного отпуска по болезни, например о внезапной болезни или неотложной медицинской помощи. Право сотрудников на неприкосновенность частной жизни включает право не сообщать работодателю подробные сведения о том, почему был использован безопасный отпуск или отпуск по болезни.
  
• Документация. Если сотрудники используют более трех рабочих дней подряд отпуск по болезни и по болезни, работодатели могут потребовать документацию, но должны возместить сотрудникам любые сборы, уплаченные за необходимую документацию. Документация не должна содержать подробных сведений о частной медицинской или личной ситуации сотрудника.
  
• Запрещенное возмездие. Для работодателей незаконно наказывать или увольнять сотрудников в отместку за запрос или использование отпуска по болезни или за сообщение о нарушениях.
  
• Требуемое письменное уведомление и раскрытие информации. Работодатели должны предоставить сотрудникам письменную политику безопасных отпусков и отпусков по болезни, в которой объясняется, как сотрудники могут пользоваться льготами.
  • Политика безопасного отпуска по болезни должна как минимум объяснять:
    • Размер безопасного отпуска и отпуска по болезни, предоставляемый работодателем;
    • Если работодатель использует систему начисления: когда начинается начисление отпуска по болезни, скорость начисления и максимальное количество часов, которое работник может накопить в календарном году;
    • Процедуры, которым должен следовать работник, чтобы уведомить работодателя о необходимости использования безопасного отпуска по болезни;
    • Все требования к письменной документации или подтверждению использования безопасного отпуска и отпуска по болезни;
    • Любое разумное минимальное увеличение и / или последующий фиксированный интервал для использования начисленного отпуска по болезни и болезни;
    • Любая политика в отношении последствий непредставления или задержки сотрудником необходимой документации;
    • Любая политика в отношении дисциплинарных мер в отношении сотрудников за ненадлежащее использование безопасного отпуска и отпуска по болезни;
    • Политика работодателя в отношении переноса неиспользованного отпуска по болезни и безопасности в конце календарного года;
    • Если работодатель использует термин, отличный от «безопасное время / время по болезни» или «безопасное время и время по болезни» для описания отпуска, предоставляемого работодателем: заявление о том, что сотрудники могут использовать отпуск для целей безопасного отпуска и отпуска по болезни без каких-либо условий, запрещенных Safe закон об отпусках по болезни; и
    • Заявление о том, что работодатель не может требовать, чтобы сотрудники, поставщик медицинских услуг или услуг раскрывали личную медицинскую информацию или подробности вопроса, по которому работник запрашивает безопасный отпуск по болезни, и что работодатель должен хранить информацию о сотруднике или член семьи сотрудника, полученный исключительно в связи с использованием конфиденциальной информации о отпуске по болезни, кроме случаев, когда сотрудник дает согласие на раскрытие информации в письменной форме или раскрытие информации требуется по закону.
  • Работодатели также должны предоставить сотрудникам письменное раскрытие информации о том, сколько отпусков по безопасному и больничному отпуску сотрудники использовали и оставили каждый период оплаты, например, указав информацию в квитанциях об оплате труда сотрудников.
    
• Положение и запись уведомления. Работодатели должны соблюдать следующие требования к уведомлениям и ведению документации:
  • Работодатели должны повесить уведомление на рабочем месте в видимой и доступной для сотрудников зоне.Обновленное уведомление должно быть опубликовано до 1 января 2021 г.
  • Работодатели также должны письменно уведомлять сотрудников о правах сотрудников, когда они приступают к работе или когда их права меняются.
    • Для сотрудников, которые уже работали до положений о безопасных отпусках и отпусках по болезни, которые вступают в силу с 1 января 2021 года, работодатели должны предоставить сотрудникам обновленное уведомление об их правах на безопасный отпуск и отпуск по болезни в течение 30 дней с даты вступления в силу 1 января 2021 года.