Как писать докладную записку на сотрудника: Докладная записка: образец 2020 и 2021

Образец служебной записки 2020 и 2021

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Для чего составляют

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

• были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
• необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
• кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
• появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
• необходимо отправить кого-то в командировку;
• требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
• любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

• запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
• сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
• сообщение о направлении в командировку;
• предложение о дополнительном премировании;
• информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

• наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
• название документа;
• текст — что необходимо сообщить руководству;
• дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адр

Как правильно оформить, написать докладную записку на сотрудника: примеры 2020

Автор tettВремя чтения 31 мин.Просмотры 80Обновлено 04.09.2020

Особенности деловой корреспонденции

Все упомянутые документы составляются согласно правилам деловой переписки. В них не должно быть личного мнения и преувеличений. Не допускается разговорная речь, сленг (за исключением профессионального), угрозы и тп. Важна грамотность формулировки предложений, лаконичность и отсутствие двусмысленных выражений.

Служебные записки, объяснительные, рапорты и письма составляются по определенным шаблонам. Среди основных аспектов:

• указание того, кто составил документ;
• отметка об адресате;
• краткое изложение сути документа;
• подпись и дата.

Далее, идут отличия, в зависимости, от типа документа. Формулировка «Довожу до вашего сведения» касается именно докладных записок, которые мы и рассмотрим детальней.

Что такое докладная записка?

Докладная записка – это важный документ внутренней коммуникации, без него не обходится ни одно влиятельное учреждение. Для нормального функционирования организации образец докладной записки должен находится под рукой почти у всех работников. Отличие ее от служебной записки в том, что она имеет иерархическую направленность, то есть всегда поступает от подчиненного к вышестоящему руководству. Записка выступает документом информационного характера, которую пишут с целью вовремя проинформировать начальство вышестоящей инстанции или другого структурного отдела о событиях, влияющих на устойчивость системы менеджмента на предприятии.

Докладная имеет юридическую силу, потому что её цель не только проинформировать руководство организации, но и побудить к выносу определенного решения по озвученной ситуации. Составляется документ по личной инициативе сотрудника или же по требованию руководителя. Код записки согласно классификатору управленческой документации — 0286041 по ОКУД. В документе должна быть четко описана возникшая проблема, а так как он имеет юридическую силу, то в нем должны отсутствовать орфографические и юридические ошибки.

В документе не только обстоятельно излагается происшествие, но и пишется вывод с приведением вариантов урегулирования ситуации. После этого руководитель обязан изучить документ и наложить свою резолюцию. В последующем эта резолюция выступает основанием для утверждения и осуществления различных мер (наложения взыскания, вынесения поощрения и т. п.). Таким образом, докладная записка — это элемент обратной связи между руководителем и подчиненным.

Обзор законодательства

Однако, прежде чем рассказывать о том, что такое “написать докладную”, следует обратиться к нор

Как писать докладную записку, чтобы она была составлена не только в рамках закона, но и возымела свое действие

Как писать докладную записку, если такое решение принято сотрудником? А что делать, если записку отказываются принимать?

Обязательно ли должны быть приняты взыскательные меры при получении докладной записки? В чем, вообще, суть составления подобных документов? Об этом и многом другом и пойдет речь в сегодняшней статье.

Виды докладных

Что такое докладная?

Докладная записка – документ, который призван о чем-то сообщить, проинформировать или отчитаться за что-либо. Обычно докладные записки составляются сотрудником для более высокого руководства. Например, от бухгалтера руководителю или же от руководителя компании учредителю.

Таким образом, записка-доклад позволяет официально сообщить важную информацию или же отчитаться о проделанной работе, реализованных мероприятиях. По своему содержанию записки можно разделить на:

• отчетные;
• инициативные;
• информативные.

В целом предназначение их полностью понятно из названия. Отчетная позволяет донести результаты выполненных работ и указать их последовательность и наличие.

Записка информационная информирует о чем-либо. Например, о том, что в штате сложилась определенная ситуация и требуются конкретные изменения. Записка инициативная – в некотором роде документ, который может быть как информационным, так и просительным.

Например, записка может содержать доклад о том, что какой-либо сотрудник не выполняет работу. Либо же, наоборот, о том, что работник хорошо справляется и его нужно повысить в должности.

По типу направленности записки можно разделить на внешние и внутренние. Внешние используются для общения руководства в основном. Чаще всего это используется между головными офисами и дочерними компаниями.

Внутренние записки могут применяться внутри компании, однако, делается это только от низшего должностного звена к высшему. От менеджера к специалисту, от бухгалтера к руководителю и так далее.

Таким образом, докладная записка, при правильном составлении – универсальный документ, который позволяет решить множество проблем и вовремя информировать руководство по сложившейся ситуации.

Правила составления

В записке указывают только достоверные факты.

Как и для всех документов, для докладной записки имеются свои правила составления, которые позволяют регламентировать нормативы документа и сделать докладную записку типовой.

Именно типовой документ является наиболее информативным и достоверным, если верить нормам статистики.

Итак, рассмотрим наиболее значимые правила составления докладной записки:

1. Записка всегда состоит из нескольких частей. А именно, в ней приводятся причины для составления документа, производится анализ ситуации и в завершение предлагаются наиболее приемлемые пути решения проблемы;
2. Записка докладного типа всегда пишется исключительно от сотрудника руководителю, от нижестоящего начальника к вышестоящему и так далее;
3. Текст документа всегда должен быть кратким, достоверным и написанным сдержанным, официальным языком. Не допускается использование жаргонных или нецензурных слов, кличек для людей и иных непотребных выражений;
4. В шапке документа обязательно указываются реквизиты того, кто пишет записку и для кого. Также указывают наименование компании и должность участников;
5. Дата и подпись в записке всегда ставятся внизу документа. Также можно оставить внизу контактный номер телефона;
6. В некоторых компаниях действует политика анонимности докладной записки. То есть, написать документ может любой желающий и отправить начальнику. Непосредственно после этого проверяется достоверность указанных сведений. Но как показывает практика, такой тип составления записок устарел и его сейчас мало кто использует;
7. Отправить документ адресату можно несколькими способами: письмом, электронной почтой, через секретаря или при личном обращении.

В целом правила эти действуют для любого типа записок, будь то внутреннее или же внешнее донесение. Разница лишь в том, что во внешней записке дополнительно указывается адрес получателя, а также контакты исполнителя, который составлял документ. Кроме того, в обязательном порядке ставится подпись начальника структурного подразделения.

Таким образом, в некотором роде, можно сказать, что докладная записка – типовой документ, призванный наладить связь между сотрудником и работодателем и вовремя принять необходимые меры по разрешению сложившейся ситуации.

Отдельно нужно заметить, что не стоит путать докладную записку с объяснительной. Работодатель имеет право запросить от сотрудника объяснения по тому или иному поводу, а вот доложить, например, вовремя ли другой сотрудник приходит на работу, а также добросовестно ли он выполняет свои обязанности, работник может только по своей инициативе.

Доклад работодатель может требовать только о том, какова обстановка на данный момент при ликвидации ЧС или внутренней аварии в компании, а также о том, какие мероприятия проводятся по ликвидации последствий форс-мажора.

Докладная за оскорбление или нарушение дисциплины

Пишется по личной инициативе.

Докладная такого типа является инициативной или информационной запиской, призванной наказать виновного сотрудника и указать ему на его недостатки непосредственно руководителем.

В записке этого типа работник указывает данные сотрудника, который ведет себя неподобающим образом, описывает подробно какие именно нарушения были допущены сотрудником, а также формулирует наиболее подходящий способ решения проблемы.

Непосредственно на основании этой записки работодатель проводит внутреннее расследование и проверяет все обстоятельства случившегося. В ситуации, если вина работника будет доказана, начальник может назначить ему соразмерное наказание либо же вовсе расторгнуть трудовой договор при грубом или неоднократно повторяющемся проступке.

Несмотря на то что докладная записка – метод восстановить справедливость при помощи «карающей руки», следует помнить, что нельзя указывать в ней неправдоподобные сведения, преувеличивать или приукрашивать события. Кроме того, перед тем как писать докладную всегда следует попробовать решить ситуацию мирным путем.

При таком подходе либо вопрос решится самостоятельно, либо же у сотрудника будут дополнительные основания для донесения руководству о проведенных попытках наладить отношения в коллективе.

Многие работники задаются вопросом о том, всегда ли руководитель обязан реагировать на докладную записку? Да, всегда. Просто так отложить документ, составленный по всем правилам, он не может.

Если после подачи докладной никаких изменений не произошло спустя 10 дней и даже не была проведена служебная проверка, сотрудник может потребовать объяснений от руководителя. Если доводы покажутся ему недостаточно вескими или же их не последует вовсе, то работник может пожаловаться в компетентные органы на бездействие руководителя.

Из этого видео вы узнаете о разнице между докладными и служебными записками.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

примеров того, как написать служебную записку сотрудникам | Работа

Автор: Джейн Смит Обновлено 27 июня 2018 г.

Когда вы открыли свою компанию, общение не создавало проблем. Общение лицом к лицу означало, что все получили одно и то же сообщение одновременно. Если у кого-то были вопросы, они получали ответ на месте. В то время вы могли проверить всех на предмет понимания и скорректировать сообщение, пока слухи не пустили корни. Стремительный рост компании означает, что вы должны выбрать новый способ заявить о себе.Пришло время отправить памятку.

Когда все должны знать

Если вы когда-либо играли в игру «телефон», то вы уже знаете, что происходит. Чем больше людей передают информацию, тем меньше общего имеет полученное сообщение с первоначальным намерением мессенджера. Чтобы написать эффективную памятку, отправьте последовательное сообщение. Это оставляет мало возможностей для интерпретации или путаницы. Кроме того, будьте краткими. Чем меньше слов вы используете в своей памятке, тем больше вероятность, что все поймут, что вы хотите передать.Включите в памятку призыв к действию и завершите простым выполнением действия.

Совет

Заканчивайте информационные записки словами «Никаких действий не требуется», — говорит тренер по копирайтингу Невилл Медхора.

Объявление об изменении руководства на высшем уровне

Некоторые компании меняют менеджеров так часто, что вам нужна система показателей, чтобы отслеживать, кто все еще в игре, а кто нет. Записки помогут вам представить нового босса и попрощаться со старым. Знание того, кто главный и каких изменений следует ожидать, помогает компании сохранять сотрудников и поддерживать моральный дух.Записки также позволяют новому менеджеру:

• Представлять новых сотрудников или правила.
  
• Предотвратить или подавить слухи.
  
• Получите достоверную обратную связь.
  

Представьте новых сотрудников или меморандум о политике

От: Том Пирсон, менеджер Пятого округа

Относительно: нового менеджера по приемам, Джеральдин Хайнс

Уважаемые сотрудники Comstock: Начиная с 15 марта , 2018 у вас будет новый региональный менеджер Пятого округа.После 35 лет непрерывной службы я оставляю всех вас в увлекательном будущем.

Я с удовольствием тренировал свою преемницу Джеральдин Хайнс в прошлом году. Джеральдин продемонстрировала, что разделяет стремление компании быть предпочтительным работодателем здесь, в Долине Солнца. Я уверен, что она приведет всех вас в стратосферу, когда мы объединим наши центры обработки вызовов и расширим доступность наших сайтов-доноров.

Пожалуйста, дайте Джеральдине тот же уровень мастерства, который вы дали мне, нашим сотрудникам и нашим спонсорам.

Том Пирсон, менеджер по уходу, Пятый округ

Записка о предотвращении или подавлении слухов

Уважаемые члены команды Warshaw: В прошлом месяце ходили слухи о возможности увольнений в наших магазинах в Аризоне. Уверяю всех членов команды, что ваша работа никуда не денется.

Пыльная буря 7 марта подняла угол крыши. Это повреждение означает, что мы должны закрыть магазин на ремонт с 10 марта по 15 мая.До тех пор никаких действий не требуется.

Аллен Грейсон, генеральный директор

Соберите поддающуюся проверке записку обратной связи

Кому: синяя, зеленая и красная команды

В отношении: 10-го ежегодного забега для друзей 5K и развлекательного забега

В прошлом году, наши маршруты Buddy Walk и Fun Run проходили вдоль Thomas Road. Во время строительства новой средней школы в городе убрали тротуары. Оцените прикрепленные новые маршруты.Рейтинги должны быть выставлены через пять дней. Отправьте свой рейтинг Эллен Барстоу в отдел кадров. Первые 10 рейтингов, которые она получит, выиграют подарочную корзину Buddy-Run стоимостью 150 долларов.

Как написать памятку об уволенном сотруднике | Малый бизнес

Кристен Мэй Обновлено 29 января 2019 г.

Работодатели, которые опасаются процесса увольнения, могут вздохнуть с облегчением после увольнения уволенного сотрудника; но работа еще не сделана. После того, как уволенный сотрудник покинет помещение, напишите небольшую памятку людям, которым необходимо знать об уходе.Сюда могут входить сотрудники службы безопасности, менеджеры, те, кто работает в отделе уволенного сотрудника, и люди, которые регулярно взаимодействовали с уволенным сотрудником.

Совет

Объявление об увольнении сотрудника требует такта. Ваше объявление должно быть четким и по существу, а также защищать конфиденциальность и достоинство бывшего сотрудника. Ваше объявление также может побудить сотрудников рассмотреть возможность подачи заявки на открывшуюся вакансию.

Четкое указание на увольнение

Напишите предложение, в котором просто и четко указано, что указанный сотрудник был уволен.Другими словами, пути компании и бывшего сотрудника расходятся. Вам не нужно указывать какие-либо причины для расторжения, и, по сути, следует избегать объяснения причин, которые могут быть предъявлены против вас или вызвать недоброжелательность.

Добавьте предложение или фразу, указывающую, когда прекращение действия вступает в силу. Это позволяет сотрудникам знать, что они не должны видеть человека в помещении после даты вступления в силу.

Пожелайте сотруднику всего наилучшего

Напишите предложение, в котором выражаются ваши наилучшие пожелания этому уволенному сотруднику в будущем.Это помогает поддерживать позитивный тон в памятке и признает тот факт, что сотрудник внес вклад в ваш бизнес и, вероятно, имел друзей в компании, которым небезразлично его будущее.

Мы ценим работу, которую Джон проделал для нашей компании, и желаем ему всего наилучшего в его будущих начинаниях.

Объясните предстоящую рабочую нагрузку

Один из основных вопросов, который возникнет у ваших оставшихся сотрудников, — придется ли им выполнять дополнительную работу из-за отсутствия уволенного сотрудника.В служебной записке укажите, кто в дальнейшем будет выполнять работу уволенного сотрудника.

С завтрашнего дня у нас будет временный сотрудник на этой должности. А пока все срочные задачи или вопросы направляйте Мэри Смит.

Приглашение на работу для нынешних сотрудников

В последней части памятки у вас есть возможность пригласить своих сотрудников, чтобы помочь вам заполнить открытую вакансию. Напишите два или три предложения, описывающих, какой квалификацией должен обладать идеальный кандидат, каковы ваши сроки заполнения вакансии и кто будет ответственным за сбор резюме.Обязательно укажите, хотите ли вы потенциально продвигаться внутри компании, прежде чем начинать внешний поиск. Это положительно завершает записку и помогает получателям смотреть в будущее, а не зацикливаться на сотруднике, которого вы были уволены.

Мы начинаем поиски кого-нибудь, кто заменит Джона в его роли менеджера по коммуникациям. Эта должность требует степени бакалавра в области коммуникаций, маркетинга или смежной области, а также не менее пяти лет опыта работы в сфере связей с общественностью или маркетинга.Если вас интересует эта должность, поговорите со своим руководителем, который свяжется с HR от вашего имени.

Как написать деловую памятку • WriteExpress

Деловых заметок по теме

Цель деловой записки

Основная цель бизнес-меморандума (обычно именуемого меморандумом ) — обеспечить своевременное общение с большим количеством сотрудников или других членов организации. Деловая памятка обычно используется вместо традиционного письма для внутреннего общения, хотя в некоторых случаях служебная записка может использоваться для общения с людьми из других организаций.

Заметки используются для самых разных целей. Они могут использоваться для передачи такой информации, как изменения политики, рекламные акции или другие кадровые изменения, обновление статуса проекта или расширенное предложение продуктов и услуг. Их также можно использовать, чтобы попросить сотрудников присутствовать на собрании или внести изменения в рабочие процедуры или методы, или они могут решить проблему, такую ​​как опоздание или отсутствие сотрудника, или предоставить отзыв о продукте или программе.

Business Memo Tips

Готовясь к составлению меморандума, подумайте о своей целевой аудитории и отправляйте памятку только тем, кто в ней нуждается.Также будьте осторожны при передаче конфиденциальной информации; В таких обстоятельствах личная встреча может быть более подходящей.

Тон записки, как правило, довольно формальный, поэтому выбирайте формулировку соответствующим образом. Неуместно быть слишком неформальным (например, используя сленг), но также не следует быть многословным или цветистым. Лаконичность и ясность языка всегда лучше. По возможности используйте активный, а не пассивный голос.

Заметки, шаг за шагом

Меморандумы обычно состоят из раздела заголовка, вступительного абзаца или раздела, основного раздела и заключительного параграфа или раздела.

Заголовок

Раздел заголовка определяет получателей напоминания, отправителя, дату отправки и тему (или цель) напоминания. В заголовке определите, кому вы собираетесь отправить письмо (то есть вашей аудитории). Включите всех, кому действительно нужна информация, но не включайте никого, кто этого не делает — это просто напрасная трата их времени и ваших денег. Убедитесь, что имена написаны правильно, а также указаны полное имя и правильные названия получателей.Строка темы должна быть достаточно конкретной, чтобы передать основную цель памятки (например, «Обязательное собрание по выплатам сотрудникам в пятницу, 4 июня», а не «Встреча»). Заголовок обычно выглядит так:

TO: (имена получателей и должности)
ОТ: (ваше имя и должность)
ДАТА: (текущая дата)
ТЕМА: (цель служебной записки)

Вы можете указать свои инициалы после имени и должности в строке «От», чтобы показать, что вы одобряете содержание служебной записки (если вы попросили кого-то другого, например секретаря или помощника администратора) написать ее на своем имени) или для подтверждения письма.

Открытие

В первом абзаце или разделе указывается цель памятки. Обычно это довольно кратко — обычно не более нескольких предложений. Если, например, меморандум является ответом на конкретную проблему, четко сформулируйте проблему. Если, с другой стороны, цель меморандума — представить новую политику или предоставить обновленную информацию о проекте, кратко укажите этот факт. Сохраните детали памятки для следующего раздела. Для более длинных заметок (заметок длиннее одной страницы) вводный раздел может начинаться с краткого обзора остальной части документа (вы также можете включить эту информацию в отдельный раздел «Резюме» над начальным абзацем; НАЗВАНИЕ ЭТО СОДЕРЖАНИЕ РЕЗЮМЕ??).Записки не начинаются с приветствия.

Кузов

В основной части (или обсуждении) памятки включите любую информацию, которая может понадобиться читателю. Самая важная (и наиболее конкретная) информация должна идти первой, а за ней следует менее важная (и более общая) информация. Не включайте информацию, которая не важна для читателей, но дайте им знать достаточно, чтобы они могли понять серьезность проблемы, причины изменения политики, проведенное исследование, которое привлекло ваше внимание к проблеме, подробности о продвижение, проблемы, которые могут возникнуть, если не будут приняты меры, текущий статус проекта и т. д.Помните, что заметки должны быть краткими (большинство из них не длиннее страницы).

Если вы приложили вложение, например график, диаграмму, список или более подробный обзор результатов исследования, вы можете указать его здесь, если это необходимо, или сделать это в заключительном разделе.

Для более длинных заметок используйте заголовки, чтобы помочь читателю быстро понять основные моменты заметки. Если ваша заметка длиннее страницы, повторите строку «Кому», дату и строку темы и добавьте номер страницы на следующие страницы.Нумерованные и маркированные списки также позволяют читателю быстро сканировать информацию. Старайтесь делать предложения и абзацы короткими и лаконичными.

Закрытие

В заключительном абзаце или разделе укажите свои рекомендации, действие, которое вы хотите, чтобы читатель предпринял, или (если никаких конкретных действий не требуется) завершите заметку на положительной ноте. Этот раздел часто может быть очень кратким, но не делайте его настолько кратким, чтобы читатель не понял, что он или она должны делать. Обязательно укажите достаточно информации, чтобы четко передать ваш запрос.Если возможно, укажите (или повторите) преимущества, которые получит читатель, выполнив действие (например, повышение безопасности в офисе путем следования новой политике), и укажите все, что вы делаете или собираетесь делать, чтобы помочь или облегчить читателю выполнение Действие.

Если у некоторых читателей его может не быть, то вы должны указать свою контактную информацию, например, номер рабочего телефона или адрес электронной почты.

Традиционно в служебных записках нет строк для подписи. Однако такая практика становится все более распространенной.В таких случаях за письменной подписью ниже следует напечатанное имя отправителя. Никаких заключительных замечаний, таких как

С уважением, или С уважением, не требуется.

Если вы приложили к своей заметке какие-либо приложения, укажите их здесь. Например:

Приложено: 25 мая Повестка дня учебного семинара

Форматирование деловой заметки

Отформатируйте документ так, чтобы абзацы выровнялись по левому краю, и вставьте дополнительный жесткий возврат перед первым открывающим абзацем, перед каждым заголовком и между абзацами текста.

К:
ОТ:
ДАТА:
ТЕМА:

Заключение

Хорошо написанные деловые записки — эффективный способ общения внутри организации. Дополнительные сведения о деловом письме см. В статьях Эффективное деловое письмо и Написание эффективного делового документа .

Как написать деловую записку: формат, шаблоны и примеры

Записка или меморандум — одна из наиболее распространенных форм делового общения.Хотя способ распространения заметок изменился — электронные письма заменили печатные заметки и физические доски объявлений компании — они по-прежнему играют решающую роль в удержании всех сотрудников на одной странице.

Давайте углубимся в то, что такое деловая записка и как ее эффективно написать.

Что такое служебная записка?

Заметка — это заметка или документ, распространяемый внутри организации для обмена информацией . Термин происходит от латинского слова «меморандум», что означает «значительный» или «памятный».

Заметки часто используются для передачи идей, решений, запросов или объявлений большим группам сотрудников, например всему вашему отделу или всем в компании — например, введение новой внутренней политики, напоминание о необходимости убрать общую комнату отдыха или приглашение на коллективную вечеринку.

Памятка позволяет компаниям распространять информацию среди своих команд асинхронно, без необходимости планировать дополнительные встречи или сообщать важные объявления по одной строке за раз в Slack.

Вот пример деловой заметки, созданной в Nuclino, инструменте совместной работы над документами и обмена знаниями для команд:

Деловая заметка во внутренней вики (созданной в Nuclino)

Формат деловой заметки

Хотя они могут принимать разные бланки, деловые записки — это всегда краткие, понятные, однотонные документы. Они имеют простую структуру и обычно включают следующие разделы:

• Дата: Включите полную дату напоминания.

• Кому: Укажите имя и должность каждого получателя. Если вы обращаетесь к группе — команде, отделу или всей компании — просто укажите название группы.

• От: Укажите свое имя и должность.

• Тема: Держите тему краткой и ясной.

• Корпус: Кратко опишите проблему.

Деловые записки обычно носят дружеский и неформальный тон.Подпись обычно не включается, но она может быть уместной в зависимости от вашего сообщения или стиля вашей компании.

Как написать деловую памятку

Когда дело доходит до написания служебных записок, следует помнить о нескольких простых правилах, которые следует и не следует делать:

• Немедленно переходите к делу. Составьте заметку так, чтобы самая важная информация находилась в начале. Не пишите подробных вступлений и не давайте обширных обзоров темы, начните с причины, по которой вы пишете эту памятку.

• Используйте маркированные точки. Если вам нужно осветить несколько вопросов, структурируйте их в виде маркированного списка. Это упростит чтение и усвоение заметки.

• Используйте заголовки. Если заметка длиннее одного абзаца, подумайте о том, чтобы разделить ее на несколько частей, чтобы читатели могли быстро просмотреть содержимое.

• Будьте лаконичны. Сосредоточьте записку на одном главном моменте. Если вы хотите предоставить своим читателям больше информации, сделайте ссылку на другие ресурсы и храните документ не более 1-2 страниц.

• Используйте шаблон: Когда вы найдете формат, который подходит вашей компании или вашей команде, придерживайтесь его и используйте его последовательно. Создайте шаблон памятки и поделитесь им со своими коллегами.

• Не распечатывайте: Избегайте распространения распечатанных заметок — в конечном итоге важные записки будут скрыты под другими документами на столах ваших сотрудников, а устаревшие записки создадут путаницу. Вместо этого поделитесь заметкой в ​​Интернете, например, через внутреннюю вики-страницу или интранет компании.

• Не выбрасывайте старые заметки: Еще одна веская причина иметь специальный инструмент для ваших заметок — например, вики или базу знаний — заключается в том, что это дает вам одно центральное место для организации всех ваших заметок. Скорее всего, вы захотите вернуться к старой заметке в будущем, и вы не захотите тратить время на поиски в своем почтовом ящике.

Если у вашей компании нет вики, вы можете легко создать ее в Nuclino. Nuclino — это рабочее пространство для совместной работы, которое не только упростит обмен записками с вашей командой, но также позволит вашим коллегам внести свой вклад.

Ваша команда может задавать вопросы и делиться своими отзывами прямо в документе, так что вы можете быть уверены, что ваша заметка передала сообщение. Используйте комментарии и упоминайте отдельных участников или группы, чтобы отправить им уведомление и привлечь их внимание.

Шаблон деловой заметки

Обязательно создайте шаблон для своих заметок и пусть его использует вся команда. Если все ваши заметки будут иметь единый стиль и структуру, их будет намного легче писать и понимать.

Когда дело доходит до написания записок, не существует универсального решения, но большинство компаний используют аналогичный формат.Скопируйте и настройте этот шаблон памятки для своей команды:

Шаблон служебной памятки (создан в Nuclino)

Написание служебных записок может показаться тривиальной задачей, но это фундаментальная часть внутренней коммуникации для каждой организации.

Если меморандум не доходит до предполагаемой аудитории или написан нечетко, это может привести к путанице и ненужным встречам только для того, чтобы собрать всех на одной странице. Однако, если все сделано правильно, памятка может стать одним из наиболее эффективных способов поделиться информацией и сохранить единство вашей команды.

Nuclino: единый источник истины для вашей команды

Nuclino — это единое рабочее пространство, которое помогает вам организовать всю работу вашей команды в одном месте. Вместо того, чтобы копаться в хаосе файлов и папок и тонуть в бесконечных встречах и уведомлениях, Nuclino позволяет вашей команде выйти из разрозненности и более вдумчиво сотрудничать.

• Создавайте совместных документов в режиме реального времени для каждой темы или проекта и легко систематизируйте их, связывая связанные документы вместе.

• Общайтесь с помощью вдумчивых подробных описаний и не тратьте меньше времени на душераздирающие встречи и хаотичные каналы Slack.

• Непосредственно встраивайте презентации, электронные таблицы, проекты и другие файлы и поддерживайте доступ ко всем ресурсам вашего проекта и синхронизируйте их.

• Создайте центральную базу знаний , которая обеспечит прозрачность вашей команды по всему, что имеет значение, и положит конец повторяющимся вопросам.

Попробовать сейчас

Как писать заметки — Управление

• Советы

  • Подумайте, действительно ли нужна памятка.
  • В первом предложении должно содержаться ваше сообщение и то, почему это важно для компании.
  • Никогда не считайте сообщение конфиденциальным.
  • Заметки, содержащие важные новости, должны включать контактную информацию для последующих вопросов.

Памятка может быть хорошим способом распространения информации среди большой группы сотрудников. Наиболее эффективные памятки охватывают новые инициативы, политику, программы или события. Они также описывают проблемы компании и предлагают решения.

Но ваши сотрудники ежедневно читают десятки, если не сотни сообщений от коллег, клиентов и заказчиков. Вы хотите, чтобы ваши сотрудники прочитали ваши заметки полностью и закончили с четким представлением о сообщении, поэтому не забрасывайте читателей мелочами.

Во-первых, подумайте, действительно ли нужна памятка. Направлено ли сообщение на небольшое количество специализированных сотрудников? Предлагаемый меморандум обсуждает развитие с низкими ставками? В таком случае ярлык «памятка» может показаться устаревшим и излишне используемым. Чтобы отметить интерес читателей или сообщить сотрудникам о новых разработках, подумайте, уместно ли поменять информационный ярлык на что-то более прямое: попробуйте что-то вроде «Новости клиентов» или «Маркетинговые новости». Если новости мрачные, например, об увольнениях или сокращенных прогнозах доходов, подумайте о том, чтобы сообщить их лично.

Далее рассмотрим аудиторию. Не отправляйте записку всей компании, если она адресована только одному отделу. Выберите одну тему и придерживайтесь ее. Первое предложение должно заключить ваше сообщение и то, почему это важно для компании. Делайте предложения короткими и разделяйте идеи маркированным списком. Внимание сотрудников колеблется после слишком долгой прокрутки.

Обычно служебные записки имеют формальный тон, но некоторые менеджеры предпочитают индивидуальный подход. Обращаясь к корпоративным меморандумам, учитывайте корпоративную культуру и возможную офисную политику.При необходимости выберите адресатов на основе ранга и звания компании. Если получателей слишком много, выберите алфавитный порядок.

Конфиденциальные заметки: заметки могут быть помечены как конфиденциальные, но нет гарантии, что они не попадут за пределы рабочего места. Записки могут стать общедоступной информацией, доказательствами в судебном процессе или появиться в блогах. Воздерживайтесь от формулировок, которые вы не хотели бы печатать на официальных бланках, и никогда не предполагайте, что сообщение является конфиденциальным, если вы не доставите его устно.

В зависимости от размера вашей компании сотрудники могут чувствовать себя отчужденными от высшего руководства. В заметках, содержащих сложные инструкции или важные новости, следует указывать контактную информацию для последующих вопросов. Даже если уточняющие вопросы будут направлены сотруднику, а не в ваш почтовый ящик, этот шаг сведет к минимуму отчуждение.

Более молодым менеджерам, возможно, придется «отучиться» от определенных форм поведения. Памятка, хотя и конкретная и краткая, не является обновлением Twitter или готовым электронным письмом.Узнайте разницу между личной и рабочей электронной почтой, заметками, деловой перепиской, текстовыми сообщениями, сообщениями в блогах и Twitter.

Думайте о своих предложениях как о рабочих лошадях. Они должны нести большой вес без витиеватой прозы, беспорядочных наречий и прилагательных.

Бумажная памятка может быть традиционным, но не самым эффективным вариантом в современных офисах. Лучшие служебные записки распространяются с технологическим документом, отправляются ли они по электронной почте или сохраняются на новостном веб-портале только для сотрудников.Убедитесь, что они организованы, заархивированы и легко доступны для поиска.

Как написать памятку

Краткое руководство по написанию памятки

Меморандум, сокращенно от «меморандум», является важным инструментом практически в любой деловой организации. Это инструмент относительно простой записанной коммуникации внутри внутренних частей организации, но в то же время он обеспечивает классически идеальное сочетание информативности и непринужденности, чтобы не превращаться в бесполезную писанину, с информационной или бюрократической точки зрения.Это то, к чему вы должны стремиться, чтобы написать кому-то хорошую памятку. При написании памятки подумайте о словах информативный, прямой и по существу.

Самое важное, о чем вы должны думать, еще до того, как вы начнете писать заметку, — это определить вашу аудиторию. Вы должны быть уверены, что знаете обязанности, ограничения, полномочия и даже уровень их компетенции.

Знание того, кому вы собираетесь написать записку, напрямую связано с вашим знанием того, что им нужно знать.Это очень простой вопрос при написании записок кому-либо. Вам поручено избегать неинформативности и при этом не выдавать не относящуюся к делу информацию. Вы бы дали оценку человеческим ресурсам менеджеру по рекламе?

Когда вам пора писать заметку, запомните этот основной формат:

Дата:
Кому:
Откуда:
Тема:
__________________________
Содержание памятки

Будьте очень строги. Все, что не относится к соответствующей информации, должно или должно быть опущено.Это означает случайные комментарии, представления и приветствия. Все, что умаляет цель памятки, а именно информирование, также должно умаляться. Используйте простой общий словарный запас, а не сложный технический жаргон или эффектные слова из тезауруса. Также следите за своим отношением. Иногда получателем вашей памятки будут лица, принимающие решения выше вашего положения в иерархии. В целях безопасности лучшая презентация при написании служебной записки — это плоский, предельно конкретный деловой подход.Приучите себя писать таким образом записки даже своим коллегам (в целом вы помогаете им, экономя их время).

Использование списков, маркированных или пронумерованных, полезно для облегчения понимания и обеспечивает удобство чтения для читателя. Это также полезно в памятке. Однако есть случаи, когда списки используются повторно, которых следует избегать. Когда список содержит менее трех пунктов, обычно хорошо, если вы вообще его не используете, за исключением случаев, когда в нем перечислены возможные альтернативы.Наличие слишком большого количества точек также делает список излишним. Меньше различий в пунктах и ​​объединение нескольких из них в один поможет упростить ваш список.

При написании рекомендаций по порядку действий подумайте о себе. Достаточно ли у вас опыта в конкретной области, чтобы ваше предложение было вообще полезным? Четко объясните причины и ожидайте вопросов от читателей, но не говорите настойчиво.