Как писать докладную образец: Образцы докладной записки. Докладная записка на сотрудника

Содержание

Как написать докладную записку на сотрудника образец. Как правильно пишется докладная записка на сотрудника: образец и нюансы составления

Один из самых распространенных документов в любой организации частного или государственного типа, это докладная, поэтому логично более подробнее рассмотреть, что такое докладная записка (текст докладной, образец, бланк). Итак, приступим. Докладная записка – это образец документа справочно-информационного вида, широко применяемого, как в производственных и трудовых отношениях, так и в делопроизводстве. Докладная записка имеет свой код по ОКУД – 0286041. По правилу, докладная направляется от лица подотчетного к начальнику, снизу-вверх, то есть олицетворяет в служебной иерархии обратную связь.

Форма и виды докладных записок

Существуют внешние и внутренние докладные. Внешние составляются только на корпоративных бланках с реквизитами (или при наличии фирменной печати). Внутренние докладные пишутся на простом листке бумаги.

Текст докладной записки начинается с указания ФИО и должности адресата, лишь в дательном падеже. К примеру, Исполнительному директору ОАО «Стройматериалы» Соколову Алексею Ивановичу, потом ставиться дата написания и исходящий №. Затем следует наименование: «Докладная записка», после этого смысловой текст – тело.

Текст докладной записки

Докладная имеет смысловой блок, который состоит из 3х частей. Первые 2 пишутся абсолютно безотносительно, нейтрально, строго по фактам. Все рекомендации и выводы описываются в заключительной части, но без проявления любых личных эмоций, отношений и чувств. В первую очередь, докладная записка – это документ информационного характера, который обладает юридической силой. Всевозможные фельетоны и кляузы сводят ее значение к минимуму в судебном или административном разбирательстве.

Части следуют в примерном порядке и содержат следующие:

Констатирующая часть, здесь описываются все важные обстоятельства происшествия.
Аналитическая часть содержит описание последствий по продолжительности и по силе.
Рекомендательная часть – автор докладной высказывает свои домыслы и соображения, по итогу дает рекомендации, в каком направлении двигаться дальше.
Подпись, где указывается должность.

Нарушение трудовой дисциплины – образец докладной записки

Это отдельный вид докладной, так как в ней рассматривается личность человека. В следствии этого, при написании рекомендательной или аналитической части необходимо соблюдать нормы действующего законодательства. Если случай сомнительный, желательно посоветоваться с юристом, только после этого давать какие-либо умозаключения с указанием должности и ФИО юриста.

Докладная о нарушении дисциплины труда по форме отличается написанием в шапке с левой стороны название подразделения. Подобная докладная – это абсолютно внутренний документ. Чтобы контролировать ее со стороны, необходимы санкции правоохранительных органов, в противном случае, это будет не законно, так как речь ведется о личности нарушителя. В документации кадрового учета нужно лишь указать ее наличие и реквизиты – подразделение, дата, регистрационный №.

Докладная записка о прогуле

При составлении подобной докладной, нужно учитывать следующее:

Прогулом принято считать отсутствие работника на рабочем месте до 3х часов. Если хоть меньше на секунду – это считается отлучка, а не прогул. В таком случае, достаточно от работника объяснительной записки или же устных объяснений. За прогул наказание намного строже, чем за отлучку.

Перед тем, как составлять докладную записку, необходимо потребовать от трудящегося объяснений, которые будут подкреплены оправдательными документами, а в самой докладной описывается результат.

Образец докладной записки

Пример докладной о прогуле (без шапки, только тело документа):

«Охранник Лебедев Сергей Михайлович отсутствовал на положенном рабочем месте 15.10.2015 г. с 12:35 до 18:00 (до конца смены). Лебедев вышел на следующий день, и объяснил, что ему позвонил директор школы, где учиться его 13 летний сын Егор и сообщил, что он подрался с одноклассником. По словам Лебедева, беседа с сыном затянулась на 2 часа, он сильно расстроился из-за поведения сына, и пришел домой только вечером.

Если брать во внимание, что Лебедев образцовый работник, его стаж превышает 10 лет, к тому же производственный процесс из-за его отсутствия не остановился, предлагаю следующие меры:

1. Объяснения от Лебедева принять в том виде, в котором они есть.
2. Лебедева не наказывать, случившийся прогул официально не оформлять, а оформить в качестве отдыха или выходного за свой счет.
3. В обязательном порядке, провести с Лебедевым разъяснительную беседу.
4. О ситуации с Лебедевым сообщить в профком.

Начальник отдела упаковки Пирогова А.Н.

Мы можем сделать вывод, что докладная – это не обязательно карательный документ. Однако, он всегда предполагает наличие достоверных сведений, точного анализа и адекватных рекомендаций, и советов. Как именно выглядит докладная записка (текст докладной, образец, бланк), можете ознакомиться, прочитав эту статью.

При приеме на работу всем сотрудникам, вне зависимости должности, которую они будут занимать, выдается на руки экземпляр должностной инструкции. В этом документе четко обозначено, какую деятельность должен осуществлять работник. Согласие с требованиями должностной инструкции выражается подписанием трудового договора.

Жизнь такова, что ни один руководитель не застрахован от ситуации, когда подчиненный отказывается от выполнения данного ему задания. Если требования начальника правомерны, и данный вид деятельности прописан в должностной инструкции сотрудника, то за руководителем остается право уведомить вышестоящее руководство о сложившейся ситуации и потребовать применения к работнику мер дисциплинарного взыскания.

Соответственно, докладной запиской о невыполнении должностных обязанностей называют документ, назначение которого состоит в передаче информации снизу вверх по служебной вертикали. Она носит информативный характер и подготавливается начальником на своего подчиненного.

В каких случаях необходимо писать докладную записку?

Решение о целесообразности оформления докладной записки на сотрудника принимается непосредственно его руководителем, однако в каждом конкретном случае необходимо соотносить степень проступка и причины, которые спровоцировали его совершение.

Если начальник понимает, что нарушение требований должностных инструкций было умышленным, весомых аргументов в оправдание своего поведения у работника нет, то написание докладной записки представляется логичным. На ее основании к работнику могут быть применены меры дисциплинарной ответственности, например, выговор или штраф.

При неоднократном нарушении должностных инструкций, работодатель оставляет за собой право поставить вопрос об увольнении работника.

Как написать докладную записку?

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей — это внутренний документ организации и несмотря на то, что форма написания ее свободная, основные правила деловой переписки соблюдать необходимо.

Правила оформления:

Оформляется на листе формата А4. Удобно пользоваться фирменным бланком организации с прописанными на нем контактными данными и реквизитами;
Как и в остальных формальных документах, указывается наименование организации, должность адресата, после его фамилия, имя, отчество;
Ниже пишутся данные автора, но уже без указания организации;
Затем указывают наименование документа;
Далее, в теле документа коротко излагается суть происшествия. В идеальной докладной должны присутствовать ссылки на конкретные пункты должностной инструкции, от выполнения которых отказывается работник;

Если деяние сотрудника повлекло за собой причинение организации материального ущерба, об этом также следует упомянуть;
Следующим пунктом следует указание мер, принятие которых, по мнению автора, приведет к урегулированию сложившейся ситуации;
Под текстом указывается дата, записка заверяется подписью составителя;
Затем документ необходимо зарегистрировать с присвоением номера;
Вручение адресату происходит либо лично, либо через секретаря или корпоративную почту.

Структура докладной записки

В докладной записке обязательно должна излагаться следующая информация:

Данные получателя — обычно это непосредственный начальник руководителя, в подразделении которого был выявлен факт невыполнения должностных обязанностей;
Описание проблемы — необходимо в сжатой форме изложить основные тезисы. Когда, кем совершено нарушение. Какие конкретно пункты должностной инструкции не были выполнены.

Ущерб для подразделения или организации в целом . Проанализируйте какими последствиями грозит установленный факт;
Возможные пути решения. Предложите решение, которое поспособствует решению ситуации;
Заключение. Ваши данные: должность, фамилия, подпись, дата.

Образец докладной записки

Скачать образец докладной записки вы можете по следующей .

На любом предприятии бывают ситуации, когда подчиненным нужно донести до руководства важные сведения. Как нужно правильно написать докладную на работника или сообщить начальству какую-то информацию в письменной форме, знают немногие; между тем это не представляет особой сложности .

информативные — содержат информацию о конкретных деталях и способах проведения работ, имеют периодический характер;
отчетные — несут в себе данные о проделанной работе и выполненных указаниях руководства;

инициативные — обычно содержат какие-то предложения и рекомендации начальству.

В зависимости от адресата докладные бывают внутренние и внешние:

Структура и оформление

В зависимости от целей, преследуемых составителем, структура и написание некоторых докладных могут отличаться.

Повышение эффективности работы. Бывают ситуации, когда полноценная работа отдела или целого подразделения ухудшается из-за плохого выполнения отдельными сотрудниками своих обязанностей на рабочем месте, и руководство необходимо поставить в известность о сложившейся ситуации для применения соответствующих мер к нарушителям.
Изменение сложившейся ситуации. Если работнику стали известны обстоятельства, не позволяющие нормально работать или служащие источником какой-то опасности, то такую информацию нужно немедленно докладывать начальству.
Защита от унизительного отношения. Никто из сотрудников не должен терпеть несправедливого и дискриминирующего отношения к себе, написание докладной в данном случае является попыткой защитить свое достоинство и урегулировать конфликт, не обращаясь в контролирующие органы.
Желание снять с себя ответственность за происходящее. Если на предприятии сложилась непростая или критическая ситуация, а остальные сотрудники бездействуют или не считают ситуацию таковой, то работник, написав докладную и сообщив должностному лицу о сложившейся ситуации, может снять с себя дальнейшую ответственность за происходящее.

После того как цель определена, можно приступать к написанию самого документа. К оформлению докладной записки предъявляются определенные требования. Содержание должно быть кратким, но емким, выдержанным в стиле деловых документов. При написании докладной можно руководствоваться следующим планом:

Адресат — конкретное лицо, уполномоченное помочь в разрешении описанной в докладной ситуации. Фамилия и должность адресата указывается обычно вверху справа, также здесь можно указать и данные человека, который обращается к руководству посредством докладной.
Описание причины — краткое изложение сути произошедшей ситуации и причины обращения к вышестоящему должностному лицу.
Полное описание случившегося — здесь уже автор должен подробно рассказать о проблеме с указанием всех дат, мест и фамилий участников.
Причиненный ущерб — анализ составителем докладной сложившейся ситуации и описание возможного ущерба.
Предложения и пожелания — изложение возможных путей решения проблем и предложений по предотвращению возникновения в будущем подобных ситуаций.
Заключительная часть — в конце указываются данные автора докладной: должность и фамилия, ставится дата и подпись.

Докладная записка составляется в двух экземплярах, один из которых отдается адресату, а на втором ставится отметка о его принятии.

Пример докладной о прогуле

Докладная записка о прогуле обычно составляется для информирования вышестоящего руководства об отсутствии какого-то сотрудника на рабочем месте. Она содержит в себе сведения о данном происшествии и просьбу привлечь нерадивого работника к ответственности, чтобы избежать в будущем проблем, связанных с его отсутствием. Образец структуры докладной о прогуле можно представить следующим образом:

В шапке документа указывается должность и инициалы должностного лица, которому адресована докладная: Директору ООО «Весна» Терентьеву А. Б.
Ниже по центру пишется название документа: Докладная записка.
Далее следует описание цели подачи докладной и сути проблемы: «Довожу до вашего сведения, что 15 июля 2015 года сотрудник Тигров А. А. отсутствовал на своем рабочем месте по неизвестной причине. Ставлю вас в известность, что данный сотрудник не выходит на работу уже в пятый раз за последние три месяца. Прошу вас принять меры и применить к Тигрову меры дисциплинарного взыскания, так как его прогулы нарушают нормальную работу цеха и способствуют снижению производительности всего предприятия».

В заключение ставится должность, фамилия и подпись составителя: Начальник цеха (подпись) Петухов В. В.

Основной особенностью докладной является то, что она всегда пишется от нижестоящего лица к вышестоящему руководству. К ней также могут быть приложены документы, связанные с изложенными в докладной обстоятельствами.

В целом в написании докладных записок нет ничего сложного, главное — соблюдать структуру, четко излагать суть проблемы и возможные пути ее решения.

Как и когда составляется докладная записка — образец 2021 года

Докладная записка — это документ

Докладная записка относится к документам внутреннего пользования. Ее главная цель — донести до определенных лиц информацию о состоянии дел в организации. Однако помимо этого в бумаге могут содержаться предложения по улучшению работы или просьбы. Таким образом, делаем вывод, что записка — это документ информационно-аналитического характера.

Как правило, она составляется по инициативе должностного лица с тем, чтобы уведомить вышестоящего руководителя о чем-либо. Однако может быть и обратная ситуация: начальник поручил подчиненному обрисовать ситуацию в его подразделении.

Как правило, адресат должен дать ответ на записку. Это может быть документ в письменной форме или устная беседа с автором бумаги. В тех случаях, когда инициатор составления докладной просто информирует о состоянии дел, ответа, вероятнее всего, ждать не стоит.

В организации может быть установлен образец докладной записки, которого должны придерживаться все сотрудники. Меняется лишь внутренняя составляющая документа в зависимости от характера содержания. Кроме образца возможна разработка бланка записки, о наличии которого должны быть уведомлены все работники.

Как писать докладную?

Записка составляется в письменной форме с подписью автора. Особых требований к документу у законодателя нет, равно как и единого образца докладной записки. Более того, эта бумага даже не упоминается в ТК РФ, из чего можно сделать вывод, что докладная (образец) разрабатывается каждым конкретным предприятием.

Учитывая тот факт, что докладная в большинстве своем носит информативный характер, рекомендуем указать в документе следующее:

наименование получателя;
текст;
дату составления;
подпись, расшифровка и должность автора.

Несмотря на такую краткость, не стоит составлять документ на коленке и писать что попало. Так как записка является способом информирования руководства, целесообразно будет подойти к составлению бумаги со всей ответственностью.

Как написать докладную на деятельность подчиненного

Не всегда сотрудники добросовестно исполняют свои обязанности. При вскрытии факта недобросовестного отношения к работе непосредственный руководитель служащего должен уведомить об этом вышестоящее начальство.

Как написать докладную записку в этом случае?

В тексте документа необходимо отразить все факты виновного, по мнению непосредственного руководителя, поведения служащего. Это могут быть неверно составленные документы, неправильно отгруженный товар или систематические опоздания на работу. Можно к бумаге добавить приложение, которое подтвердит все доводы, изложенные в записке.

Образец докладной записки должен быть в отделе кадров.

Пример докладной записки

Начальнику производственного цеха № 5

Кириллину Александру Юрьевичу

12.08.____

№ 125/85/исх

Докладная записка

Настоящим довожу до Вашего сведения, что в результате проведенной проверки 05.08.____ было обнаружено, что в производственном цехе № 5 не установлено пожарное оборудование согласно требованиям законодательства. В связи с этим прошу Вас принять меры по устранению данного пробела и известить бухгалтерию о предстоящих затратах.

Бухгалтер Свирилова Л. К.

Этот пример докладной записки не является безусловным образцом. Однако все требования к документу соблюдены.

***

Больше полезной информации — в рубрике «Докладная».

служебная записка, письмо, докладная, объяснительная, рапорт, заявление

Ежедневно на работе, на любом предприятии или компании приходится составлять много документов. Кроме тех, что касаются непосредственно работы: контракты, акты и т.д. существуют служебные записки, докладные, объяснительные, заявления, рапорты и деловые письма. «Довожу до вашего сведения» образец написания документа с такой формулировкой мы и рассмотрим.

Содержание статьи

Особенности деловой корреспонденции

Все упомянутые документы составляются согласно правилам деловой переписки. В них не должно быть личного мнения и преувеличений. Не допускается разговорная речь, сленг (за исключением профессионального), угрозы и тп. Важна грамотность формулировки предложений, лаконичность и отсутствие двусмысленных выражений.

Служебные записки, объяснительные, рапорты и письма составляются по определенным шаблонам. Среди основных аспектов:

указание того, кто составил документ;
отметка об адресате;
краткое изложение сути документа;
подпись и дата.

Далее, идут отличия, в зависимости, от типа документа. Формулировка «Довожу до вашего сведения» касается именно докладных записок, которые мы и рассмотрим детальней.

Что это такое, и в каких случаях используется?

Докладная записка адресуется руководству и касается рабочего процесса или определенных ситуаций в коллективе. Она может представлять выводы и предложения, например, касательно улучшения качества работы. То есть это своего рода коммуникация по вертикали – от работника к руководителю.

Важно! Цель ее написания – побудить руководителя к принятию того или иного решения. В отдельных случаях она носит исключительно информационный характер.

Понятно, что данный документ является внутренним, то есть циркулирует исключительно в пределах компании. Более того, такой формулировки, как докладная записка нет ни в одном законодательном акте – это служебная информация общего вида.

Цели написания могут быть следующими:

Снятие с себя ответственности. Сотрудник узнал о чем-либо и стремится донести эту информацию до руководства. То есть лица, которое имеет определенные полномочия для исправления ситуации, собственно это вариант перенести на них ответственность. В случае негативного исхода любые претензии руководства будут считаться необоснованными.
Защита. Сотрудник подвергается несправедливому отношению к себе. Докладная, в этом случае, используется в качестве мирного урегулирования ситуации. В ней может быть указано, что при отсутствии реакции и адекватных действий – следующей инстанцией будет суд и иные компетентные органы.
Исправление ситуации. Работнику стали известны определенные факты, которые лично его не касаются, но могут помешать работе, то есть являются потенциальными источниками риска. Указание на них руководству поможет принять адекватные и своевременные меры.
Повышение эффективности. Если в пределах одного структурного подразделения работа происходит на отдельных участках не эффективно – это сказывается на общих показателях. Показав это руководству и предложив внести определенные коррективы, реальное достижение лучшего результата, в том числе касательно своей работы.

Виды служебных записок

Существует разделение на несколько больших групп. Первая классификация называется «по содержанию». Они делятся:

на информативные – данный документ содержит информацию о деталях или способах проведения работ. Составляются они периодически, этот процесс даже может быть частью должностной инструкции;
отчетные — сотрудник предоставляет данные начальнику о результатах проведенных работ либо указаний, которые были выполнены;
инициативные — побуждает к принятию решения, в ней допускается изложение рекомендаций, предложений.

Разделение происходит также в зависимости от адресата, а именно:

внутренняя, адресована руководству. Такие составляются на обычном листе бумаги формата А4 в печатном или рукописном виде;
внешняя – любому лицу, что находится за пределами организации. Зачастую – это официальные инстанции, инспекции. При написании обязательно используется фирменный бланк организации с ее реквизитами.

А также можно выделить классификацию по фактам, изложенным в документе. В основном они требуют незамедлительного принятия мер. Чаще всего изложение фактов касается негативных ситуаций и происшествий: нарушение трудовой дисциплины, невыполнение должностных обязанностей, оскорбления, недопустимого поведения и т. д. Значительно реже составляются докладные для подачи руководству данных, касательно успехов в работе и достойных вознаграждения.

Кто может быть автором или полномочия в составлении образца «Довожу до вашего сведения»

По сути, составить подобный документ от своего имени может любой сотрудник. Но при этом следует соблюдать правила субординации, то есть не прыгать через голову своего начальника, обращаясь к вышестоящему.

То есть рядовой сотрудник подает докладную начальнику структурного подразделения, а уже он может перенаправить ее генеральному директору, если сам не может решить поднятую в документе проблему. Единственное исключение – докладная касается того самого начальника подразделения.

Структура докладной

Как и любой документ, докладная составляется по определенной структуре. Она имеет такой вид:

получатель, то есть тот, кому она адресована. Причем нужно указывать должность и Ф.И.О. полностью. Конечно, определяя адресата, следует понимать, что решение вопроса, поднятого в документе, должно входить в его полномочия;
суть проблемы. Тут следует изложить, относительно какого вопроса составлено обращение. Цель раздела – показать важность проблемы, простимулировать дочитать докладную до конца;
подробное описание. Независимо от того чего касается документ очень важно донести его суть, описать проблему так, как она есть. Конечно, нельзя выдумывать несуществующих фактов и наводить клевету;
нанесенный ущерб или потенциальные проблемы, связанные с указанными выше обстоятельствами;
если это необходимо, то указывается перечень нормативных документов, которые являются основание для составления обращения;
предложения автора, которые помогут решить проблему, минимизировать ее последствия;
в заключительной части обязательно указать перечень прилагаемых документов, если таковые есть, а также: должность автора и дату составления документа.

Важно! Если документ будет составлен неправильно, он не может в дальнейшем быть использован как юридически значимый.

Стоит ли ждать реакции?

В большинстве случаев докладная подразумевает реакцию адресата: действия и ответ в письменной форме. Основывается такая потребность на просьбе, которая озвучивается в документе. Форма ответа имеет название – резолюция. Она является письменным подтверждением тот самой реакции. Выглядит резолюция так, как представлено ниже:

Вывод

Написание докладной записки с формулировкой «довожу до вашего сведения» проводится чаще всего на крупных предприятиях. В маленьких фирмах разногласия и существующие проблемы зачастую решаются один на один, без увеличения внутреннего документооборота.

Как написать докладную?

С докладными записками все знакомы ещё со школьной скамьи. Однако пишутся они не только на нерадивых учеников, но и на работников компаний.

Поэтому нелишне разобраться, что собой представляет этот документ каковы его реквизиты и особенности.

В данной статье рассмотрим не самый приятный, но важный документ — докладную записку, ее особенности написания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Виды докладных записок
Структура документа
Докладные записки на сотрудников
Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

причину отлучки;
наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

«Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Оглавление:

Виды докладных записок
Структура документа
Докладные записки на сотрудников
Образец докладной записки на сотрудника

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.

Структура документа

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

Докладные записки на сотрудников

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

причину отлучки;
наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Образец докладной записки на сотрудника

Видео (кликните для воспроизведения).

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

«Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Оглавление:

Виды докладных записок
Структура документа
Докладные записки на сотрудников
Образец докладной записки на сотрудника

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.

Структура документа

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

Докладные записки на сотрудников

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

причину отлучки;
наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

«Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Оглавление:

Виды докладных записок
Структура документа
Докладные записки на сотрудников
Образец докладной записки на сотрудника

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.

Структура документа

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

Докладные записки на сотрудников

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

причину отлучки;
наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

«Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

Делия, В. П. История и методология науки производства / В.П. Делия, Л.Д. Гагут, Ю.А. Гнидина. — М.: Де-По, 2013. — 304 c.
Зайцев, Р. В. Признание и приведение в исполнение в России иностранных судебных актов / Р.В. Зайцев. — М.: Wolters Kluwer, 2013. — 208 c.
Экзамен на звание адвоката. Учебно-практическое пособие. В 2 томах (комплект). — М.: Юрайт, 2014. — 184 c.
Англо-русский юридический словарь с транскрипцией / ред. И.В. Миронова. — М.: СПб: Юридический центр Пресс; Издание 2-е, испр. и доп., 2015. — 697 c.

Как написать докладную?

Оценка 5 проголосовавших: 1

Позвольте представиться на нашем ресурсе. Меня зовут Владимир Ежов. В настоящее время я уже более 6 лет работаю юрисконсультом в крупной компании. Я считаю, что являюсь специалистом в этом направлении, хочу помочь всем посетителям сайта решать разнообразные задачи.
Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести как можно доступнее всю требуемую информацию. Перед применением описанного на сайте всегда необходима ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ консультация с профессионалами.

Как писать рапорт довожу до вашего сведения. Докладная записка (текст докладной, образец, бланк)

В каких случаях необходимо писать докладную записку?

Как написать докладную записку?

Правила оформления:

Оформляется на листе формата А4. Удобно пользоваться фирменным бланком организации с прописанными на нем контактными данными и реквизитами;
Как и в остальных формальных документах, указывается наименование организации, должность адресата, после его фамилия, имя, отчество;
Ниже пишутся данные автора, но уже без указания организации;
Затем указывают наименование документа;
Далее, в теле документа коротко излагается суть происшествия. В идеальной докладной должны присутствовать ссылки на конкретные пункты должностной инструкции, от выполнения которых отказывается работник;
Если деяние сотрудника повлекло за собой причинение организации материального ущерба, об этом также следует упомянуть;
Следующим пунктом следует указание мер, принятие которых, по мнению автора, приведет к урегулированию сложившейся ситуации;
Под текстом указывается дата, записка заверяется подписью составителя;
Затем документ необходимо зарегистрировать с присвоением номера;
Вручение адресату происходит либо лично, либо через секретаря или корпоративную почту.

Структура докладной записки

В докладной записке обязательно должна излагаться следующая информация:

Данные получателя — обычно это непосредственный начальник руководителя, в подразделении которого был выявлен факт невыполнения должностных обязанностей;
Описание проблемы — необходимо в сжатой форме изложить основные тезисы. Когда, кем совершено нарушение. Какие конкретно пункты должностной инструкции не были выполнены.
Ущерб для подразделения или организации в целом . Проанализируйте какими последствиями грозит установленный факт;
Возможные пути решения. Предложите решение, которое поспособствует решению ситуации;
Заключение. Ваши данные: должность, фамилия, подпись, дата.

Образец докладной записки

Скачать образец докладной записки вы можете по следующей .

Форма и виды докладных записок

Текст докладной записки

Части следуют в примерном порядке и содержат следующие:

Нарушение трудовой дисциплины – образец докладной записки

Докладная записка о прогуле

При составлении подобной докладной, нужно учитывать следующее:

Образец докладной записки

Пример докладной о прогуле (без шапки, только тело документа):

Начальник отдела упаковки Пирогова А.Н.

В организациях для обеспечения дисциплины сотрудников и повышения производительности труда принято излагать имеющие отношение к рабочим процессам факты, предложения, жалобы в письменном виде.

Одним из наиболее распространенных документов является докладная записка на сотрудника. О том, зачем и как писать данный документ, и пойдет речь в нашей статье.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно !

Что это за документ, цели его написания и виды

Докладная записка представляет собой письменный документ, составленный в установленной форме, излагающий факты или информацию по конкретному вопросу. Целью его написания является побуждение руководителя или вышестоящего по должности лица принять решение по изложенному вопросу.

Записка бывает нескольких видов. В зависимости от содержания она может быть:

информативного характера;
инициативного характера;
отчетного характера.

Информативный характер выражается в изложении фактов касаемых, например, завершения поручения, поставленных задач, работ или о ходе их осуществления конкретным сотрудником или рабочей группой.

Инициативный характер выражается в изложении автором предложений или рекомендаций в отношении работника и его трудовой деятельности. В основном, это сообщение о нарушении дисциплины конкретным лицом: о хамском поведении, опоздании, нахождении на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения и т. д.

Отчетная докладная своей целью имеет донесение до начальника сведений об окончании выполнения поручения конкретным лицом или рабочей группой.

Служебная записка также может быть двух видов в зависимости от предполагаемых последствий за совершение или не совершение действий, касаемых дисциплины или трудовых обязанностей конкретного человека:

с вынесением предложения на поощрение;
с вынесение предложения о взыскании (дисциплинарном или материальном).

В зависимости от того, кому она адресуется, она может быть внутренней (в пределах организации или структурного подразделения) или внешней (за пределы предприятия, в вышестоящую структуру). Инициатором написания могут быть как сами работники любой из структур компании, так и ее руководитель.

Особенность документа в том, что он направляется строго в порядке прямого подчинения от нижестоящего должностного лица к вышестоящему.

Основания

Основаниями для составления документа могут послужить следующие факты:

ухудшение производственных процессов по вине сотрудника или группы лиц;
улучшение производственных процессов благодаря особой работе и достижениям работника или группы лиц;
поддержание контакта между руководителем предприятия и ответственными за выполнение конкретного поручения лицами;
изложение точки зрения при возникновении разногласий между сотрудниками по вопросам, касаемых непосредственно рабочего процесса;
выражение несогласия с решением, принятым вышестоящим лицом в структурном подразделении или непосредственно в организации.

Форма и структура документа

Докладная записка – это официальный документ, излагаемый на бумаге формата А4 или на бланке в зависимости от ее вида. В полном варианте она должна состоять из следующих частей: причины и события ее написания, анализ ситуации, выводы и предложения решения возникшей проблемы. В некоторых случаях вторая часть может отсутствовать: в таком случае сразу за изложением фактов или событием следуют конкретные предложения по принятию мер в сложившихся обстоятельствах.

С юридической точки оформления записка должна содержать определенные реквизиты. В случае, если она внутренняя, это:

наименование структурного подразделения, в котором работает инициатор докладной;
наименование документа;
дата написания;
адресат с указанием должности и ФИО;
непосредственно текст с заголовком;
подпись и полная расшифровка подписи.

В случае, если она внешняя, к реквизитам добавляются:

наименование организации, в которую она направляется;
исходящий регистрационный номер;
город составления и место составления (организация и структура).

Заголовок в докладной обязателен. Из него должно быть понятно, о чем пойдет речь. Так, это может быть:

«О невыходе на работу»;
«Об опоздании»;
«О хамстве на рабочем месте»;
«О ходе проведения работ»;
«О повышении производительности труда»;
«О премировании» и т. д.

Внутренняя записка может быть оформлена в более свободной форме. Внешняя же должна быть оформлена на бланке установленного образца.

Если документ составляется рядовым сотрудником структурного подразделения, то перед поступлением на рассмотрение непосредственно к руководителю предприятия ее визирует (подписывает) начальник этого структурного подразделения или отдела. Если он предназначен непосредственно начальнику структурного подразделения или отдела, то подпись ставит ее составитель.

Докладная оформляется, как правило, машинописным способом. Однако внутренняя записка может быть написана от руки с соблюдением установленных норм и требований.

Если она не помещается на одном листе, то каждый последующий лист нумеруется согласно существующим правилам нумерации: в верхней правой части арабскими цифрами. Если она имеет приложения, они перечисляются согласно правилам оформления деловой документации с приложением копий.

Виды и формы записок одинаковы для предприятий и организаций любых форм собственности, государственных или частных, и любых видов деятельности. Документ, составленный с нарушениями, не имеет юридической силы и не является основанием для принятия руководителем предприятия или начальником структурного подразделения мер для решения изложенной проблемы или вопроса.

информативные — содержат информацию о конкретных деталях и способах проведения работ, имеют периодический характер;
отчетные — несут в себе данные о проделанной работе и выполненных указаниях руководства;
инициативные — обычно содержат какие-то предложения и рекомендации начальству.

В зависимости от адресата докладные бывают внутренние и внешние:

внутренние — адресуются непосредственному руководителю внутри организации, пишутся на простом листе бумаги;
внешние — пишутся на специальных бланках лицу, которое находится за пределами предприятия.

Структура и оформление

Повышение эффективности работы. Бывают ситуации, когда полноценная работа отдела или целого подразделения ухудшается из-за плохого выполнения отдельными сотрудниками своих обязанностей на рабочем месте, и руководство необходимо поставить в известность о сложившейся ситуации для применения соответствующих мер к нарушителям.
Изменение сложившейся ситуации. Если работнику стали известны обстоятельства, не позволяющие нормально работать или служащие источником какой-то опасности, то такую информацию нужно немедленно докладывать начальству.
Защита от унизительного отношения. Никто из сотрудников не должен терпеть несправедливого и дискриминирующего отношения к себе, написание докладной в данном случае является попыткой защитить свое достоинство и урегулировать конфликт, не обращаясь в контролирующие органы.
Желание снять с себя ответственность за происходящее. Если на предприятии сложилась непростая или критическая ситуация, а остальные сотрудники бездействуют или не считают ситуацию таковой, то работник, написав докладную и сообщив должностному лицу о сложившейся ситуации, может снять с себя дальнейшую ответственность за происходящее.

Адресат — конкретное лицо, уполномоченное помочь в разрешении описанной в докладной ситуации. Фамилия и должность адресата указывается обычно вверху справа, также здесь можно указать и данные человека, который обращается к руководству посредством докладной.
Описание причины — краткое изложение сути произошедшей ситуации и причины обращения к вышестоящему должностному лицу.
Полное описание случившегося — здесь уже автор должен подробно рассказать о проблеме с указанием всех дат, мест и фамилий участников.
Причиненный ущерб — анализ составителем докладной сложившейся ситуации и описание возможного ущерба.
Предложения и пожелания — изложение возможных путей решения проблем и предложений по предотвращению возникновения в будущем подобных ситуаций.
Заключительная часть — в конце указываются данные автора докладной: должность и фамилия, ставится дата и подпись.

Пример докладной о прогуле

В шапке документа указывается должность и инициалы должностного лица, которому адресована докладная: Директору ООО «Весна» Терентьеву А. Б.
Ниже по центру пишется название документа: Докладная записка.
Далее следует описание цели подачи докладной и сути проблемы: «Довожу до вашего сведения, что 15 июля 2015 года сотрудник Тигров А. А. отсутствовал на своем рабочем месте по неизвестной причине. Ставлю вас в известность, что данный сотрудник не выходит на работу уже в пятый раз за последние три месяца. Прошу вас принять меры и применить к Тигрову меры дисциплинарного взыскания, так как его прогулы нарушают нормальную работу цеха и способствуют снижению производительности всего предприятия».
В заключение ставится должность, фамилия и подпись составителя: Начальник цеха (подпись) Петухов В. В.

В целом в написании докладных записок нет ничего сложного, главное — соблюдать структуру, четко излагать суть проблемы и возможные пути ее решения.

Как написать памятку

Краткое руководство по написанию памятки

Меморандум, сокращенно от «меморандум», является важным инструментом практически в любой бизнес-организации. Это инструмент относительно простой записанной коммуникации внутри внутренних частей организации, но в то же время он обеспечивает классически идеальное сочетание информативности и непринужденности, чтобы не превращаться в бесполезную писанину, с информационной или бюрократической точки зрения. Это то, к чему вы должны стремиться, чтобы написать кому-то хорошую памятку.При написании памятки подумайте о словах информативный, прямой и по существу.

Самая важная вещь, о которой вы должны думать, еще до того, как вы начнете писать меморандум, — это определить вашу аудиторию. Вы должны быть уверены, что знаете обязанности, ограничения, полномочия и даже уровень их компетенции.

Знание того, кому вы собираетесь написать записку, напрямую связано с вашим знанием того, что им нужно знать. Это очень простой вопрос при написании любых служебных записок кому-либо.Вам поручено избегать неинформативности и при этом не выдавать не относящуюся к делу информацию. Не могли бы вы дать менеджеру по рекламе оценку человеческих ресурсов?

Когда вам пора писать заметку, запомните этот основной формат:

Дата:
Кому:
От:
Тема:
__________________________
Содержание памятки

Будьте очень строги. Все, что не относится к релевантной информации, должно или должно быть опущено. Это означает случайные комментарии, представления и приветствия.Все, что умаляет цель памятки, а именно информирование, также должно умаляться. Используйте простой общий словарный запас, а не сложный технический жаргон или эффектные слова из тезауруса. Также следите за своим отношением. Иногда получателем вашей записки будут лица, принимающие решения выше вашего положения в иерархии. В целях безопасности лучшая презентация при написании служебной записки — это плоский, предельно конкретный деловой подход. Приучите себя писать таким образом записки даже своим коллегам (по большому счету, вы помогаете им, экономя их время).

Использование списков, маркированных или пронумерованных, полезно для легкого разъяснения и обеспечивает удобство чтения для читателя. Это также полезно в памятке. Однако есть случаи, когда списки повторяются, и вам следует избегать их. Когда список содержит менее трех пунктов, обычно хорошо, если вы вообще его не используете, за исключением случаев, когда в нем перечислены возможные альтернативы. Наличие слишком большого количества точек также делает список излишним. Если вы будете менее четко различать точки и сгруппируете их в одну, это поможет упростить ваш список.

При написании рекомендаций по порядку действий подумайте о себе. Достаточно ли у вас опыта в конкретной области, чтобы ваше предложение было вообще полезным? Четко объясните причины и ожидайте вопросов от читателей, но не говорите настойчиво.

Наконец, не забудьте предоставить всю информацию, хорошую или плохую. На мгновение отбросьте мысль о том, что определенная информация может негативно повлиять на читателя памятки. Честность и информативность — две вещи, которые не обходятся без друг друга.

Как написать деловую памятку

Сегодня 9 утра понедельника, и ваше электронное письмо заполнено объявлениями, обновлениями и множеством задач, которые нужно добавить в список дел. Хотя это больше не факс или распечатка, искусство деловой заметки все еще живо и процветает в цифровом пространстве. Деловые записки продолжают оставаться ценным средством коммуникации, которое помогает вам и вашим коллегам идти в ногу с постоянным развитием вашей компании, обеспечивая тем самым бесперебойную работу операций.

Понимание того, как писать деловую записку, имеет решающее значение для позитивных изменений и прогресса. Итак, давайте подробнее рассмотрим цель памятки, какую информацию она должна включать и как ее эффективно составить. Мы также обсуждаем, как вы можете помочь всей своей команде быстро улучшить свои навыки написания деловых памяток, чтобы вы могли увидеть результаты раньше, чем позже.

Что такое деловая записка?

Деловая записка — это внутренний информативный деловой документ. Деловые записки похожи на внутренние пресс-релизы; они идеально подходят для быстрого обмена краткой, но важной информацией, часто (но не всегда) сразу нескольким людям.Несмотря на то, что деловая записка менее формальна, чем деловые письма, она все же должна быть профессиональной и вежливой, особенно если в нее включены какие-либо действия для предполагаемых получателей.

Деловая записка подходит для передачи следующего:

Изменения в персонале, включая добавление в команду, увольнение и изменение ролей
Обновления о предстоящих мероприятиях, таких как встречи или собрания компаний
Смены в повседневной работе или рабочем процессе

Вы можете использовать памятки для решения бизнес-задач и объявления решений.В отличие от бизнес-предложений или бизнес-кейсов, цель бизнес-меморандума — не получить одобрение предлагаемого решения; решение, представленное в служебной записке, уже должно быть одобрено. Цель памятки — объявить, что пришло время реализовать решение, и дать инструкции, если необходимо, о том, как это сделать.

Заметки

лучше всего подходят для решения одной проблемы или изменения за раз.

Как отформатировать деловую заметку

Цель использования деловой заметки для передачи сообщения — сделать его кратким и эффективным.Следовательно, форматирование заметки должно сделать документ максимально простым для чтения и навигации.

Хотя конкретные детали форматирования, такие как цвета и шрифт, будут зависеть от внутренних правил вашей организации, во всех примечаниях должна быть уточнена следующая информация в заголовке (вверху документа):

Дата: дата, когда вы отправляете записку предполагаемой аудитории
Кому : имя и / или должность человека (лиц) или группы (групп), которым адресована ваша записка в первую очередь.
Cc (необязательно): имя или должность любого другого, кто получит копию, если применимо
Из номера : Ваше имя; обычно это сопровождается вашими рукописными инициалами и, возможно, вашей должностью
Тема : фраза, которая резюмирует содержание заметки; подумайте об этом как о неофициальном заголовке для своей служебной записки

Текст заметки будет следовать за этой информацией — сообщением, которое вы отправляете.Если сообщение простое и состоит из одного или двух абзацев, специального форматирования не требуется. Но если проблема немного сложнее, заголовки и / или маркеры могут быть отличным способом разбить текст и разбить информацию на более удобоваримые части.

Как эффективно написать деловую записку

После того, как вы поймете, как писать деловую памятку, следующим шагом будет научиться писать ее эффективно. Идеальная деловая записка — это быстро и легко читать; он должен быть ясным и лаконичным, уверенным и прямым, но не механическим.Большинство служебных записок не длиннее одной страницы, но они содержат всю необходимую информацию в удобном для читателя виде.

Вот как написать эффективную деловую записку:

Строка темы должна быть лаконичной, но при этом точной. Избегайте общих или расплывчатых строк темы, таких как «Предстоящая встреча», в пользу чего-то более конкретного, например «Уведомление об изменении даты для предстоящего собрания отдела маркетинга». Таким образом, даже занятые читатели, которые только бегло просматривают документ, поймут, о какой проблеме идет речь.
Начните с основной темы вашей памятки. С самого первого предложения должно быть ясно, о чем эта записка. Если ваша памятка длинная, ваш первый абзац должен кратко резюмировать следующее содержание.
Держите свою аудиторию в центре внимания. Адаптируйте содержание сообщения к приоритетам вашей основной аудитории. Подумайте, что для них важнее всего, и выделите этот элемент в начале сообщения, чтобы привлечь внимание читателей. Для заметок, распространяемых между несколькими командами, обязательно используйте язык, знакомый всем, избегая жаргона, который могут понять только определенные члены команды.
Включите только релевантную информацию. Некоторая вспомогательная информация может быть полезной и даже необходимой для иллюстрации конкретных моментов. Однако, если вы можете удалить предложение или абзац, не теряя смысла вашего сообщения, обычно лучше его опустить.
Выберите подходящий тон. Все записки должны быть уверенными и прямыми, но не забудьте также принять во внимание ваш контент и аудиторию. Например, чувствительные кадровые вопросы требуют более чуткого тона, чем незначительные обновления расписания.Если сомневаетесь, воспользуйтесь детектором тона Grammarly. Он оценивает тон вашей заметки и ее соответствие вашему сообщению, гарантируя, что она передана эффективно и звучит в точности так, как задумано.
Выберите правильный канал связи. Есть тонкие, но важные отличия между отправкой заметки по электронной почте и ее размещением в канале чата или на платформе обмена личными сообщениями, поэтому обязательно внимательно выбирайте свой канал при отправке сообщения. Например, срочное обновление может лучше подходить для чего-то вроде Slack, чем для электронного письма, которое нельзя открыть сразу.
Избегайте потенциально сбивающих с толку или вводящих в заблуждение ошибок. Независимо от того, насколько просто сообщение, всегда важно перечитать написанное, чтобы устранить опечатки и другие проблемы, которые могут привести к недопониманию. Grammarly не только обнаруживает опечатки и грамматические ошибки, но также может определять ваш тон и предлагать варианты выбора слов для более четкого письма.

Эффективная памятка повышает производительность за счет максимально быстрого и эффективного предоставления нужной информации нужным людям.Хорошее написание памяток также может улучшить вовлеченность сотрудников, поскольку члены команды обычно чувствуют себя более связанными с компанией, когда они находятся «в курсе».

Быстро улучшите навыки делового письма своей команды
На индивидуальном уровне научиться писать эффективные деловые записки требует некоторой практики, но в конечном итоге поможет вам и членам вашей команды общаться и сотрудничать более уверенно и эффективно. Однако у вас может не быть времени медленно развивать свои навыки делового письма — так как же вы и ваша команда можете начать улучшать сейчас ?
Команда Zapier столкнулась с аналогичными проблемами и внедрила Grammarly Business, чтобы повысить согласованность и улучшить взаимодействие между внутренними командами.Вот как ваша организация может повторить их успех:
Объедините существующие принципы коммуникации в единое внутреннее руководство по стилю бренда. Это поможет собрать всех на одной странице в отношении использования терминов, характерных для компании. Между тем, четкое изложение рекомендаций для конкретных ситуаций поможет улучшить качество написания в различных областях, включая памятки.
Поощряйте улучшение в командах. Поделитесь своим руководством по стилю с каждым членом вашей команды, но обязательно поделитесь им за пределами вашей команды.Это минимизирует вероятность недопонимания даже при сотрудничестве с другими отделами вашей организации.
Оптимизация процесса редактирования . Хотя у вас и вашей команды всегда должно быть время, чтобы перечитать свою работу, реальность такова, что мир бизнеса быстро развивается. Внедрение виртуального инструмента для делового письма, такого как Grammarly, позволит вам и вашей команде проверять документы на соответствие настраиваемому руководству по стилю, а также вычитывать ошибки в орфографии, грамматике, дикции и тоне — и все это за считанные секунды.
Помните: эффективная памятка ведет к плавно реализованным решениям; плохо написанное могло вызвать недопонимание, значительные неудачи или даже провал. Вложение в эффективное общение — это вложение в будущее вашего бизнеса.
Grammarly Business может помочь вашей команде быстро научиться лучше писать деловые записки, улучшая навыки письма на 72% всего за шесть месяцев . Чтобы узнать больше или получить Grammarly Business для своей команды, свяжитесь с нами сегодня!
Как написать памятку
Предоставлено Дином Градусом, консультантом по городам-побратимам
Общие правила
Меморандум или меморандум — это письменная корреспонденция, часто используемая в бизнесе. параметр.В таких условиях это часто пишется на фирменном бланке организации: который представляет собой документ, содержащий официальный логотип организации и цветную схема. Однако с резким увеличением использования электронной почты заметки, похоже, все больше быть написанным по электронной почте. В этой ситуации необходимо следить за тем, чтобы распространение и обслуживание, поскольку служебные записки обычно имеют официальный статус, например, чтобы интерпретироваться как официальное сообщение от высшего руководства. В следующих статьях представлены различные точки зрения на заметки.
Меморандум
(Википедия)
Как записаться Напишите хорошую и ясную памятку
Как для оформления бизнес-меморандума
Как написать Эффективная памятка
Что такое Формат памятки?
Как вы сочиняете Памятка? Какие части? Как это выглядит?
Заметки: Назначение и формат
Примеры меморандума
Образец меморандума
Медицинский
Medical Products, Inc.
Межведомственная записка

Кому:
Откуда:
Дата:
Тема:
Минди Грейпфрут
Джо Эндив
30 января 1996 г.
Запрос на покупку кофеварки
копий на:
Джордж Грейп
Джон Апельсин
Майк Селдерей
Джин Редис
Минди, последняя встреча в нашем отделе неделю я согласился изучить покупку кофеварки за отделение.Исследование дало явное предпочтение, и Готов совершить покупку.
Возможные варианты использования кофеварки включают обслуживание
— Групповые встречи
— Гости
— Любители кофе
Consumer Reports рекомендуют три конкретных кофеварки. Модели и цены указаны в таблице 1.
Таблица 1. Опции кофеварки
Тип Размер Производитель
и номер модели Цена
Капельный 12 чашек Коричневый K345-6 39 долларов.95
Перколятор 12 чашек Тостмейкер 89123 24,00 $
Мгновенный резерв 15 чашек Бенн H001-A2 89,50 $
Опрос кафедры дал подавляющее предпочтение для кофеварки с мгновенным резервированием. Люди в нашем отдел считают, что потребность в скорости и простоте использования перевешивает вопрос стоимости.
Подпишите приложенную заявку на мгновенный резерв. кофеварка, написанная для Slade’s Hardware против нашего бюджета №50.Кофе можно купить за мелкие деньги. Я остановлюсь на по дороге домой с работы, чтобы купить кофеварку и пару разновидности кофе, в том числе французской обжарки, которая вам так нравится.
Мы все будем наслаждаться чашкой или двумя кофе на утреннем собрании персонала.
«Люди рассчитывают на нашу качество »
Также учтите
Словарь
Орфография
Грамматика
Связанные темы библиотеки
Узнайте больше в блоге библиотеки по этой теме
В дополнение к статьям на этой странице см. Следующие блог, в котором есть сообщения по этой теме.Сканируйте блог страницу, чтобы увидеть различные сообщения. Также см. Раздел «Недавний блог. Сообщения »на боковой панели блога или нажмите« Далее » в конце сообщения в блоге.
Блог библиотеки
Для категории коммуникаций (Деловая переписка):
Чтобы расширить свои знания по этой теме библиотеки, вы можете просмотреть некоторые связанные темы, доступные по ссылке ниже. Каждая из связанных тем включает бесплатные онлайн-ресурсы.
Также отсканируйте рекомендованные книги, перечисленные ниже. Они были выбраны из-за их актуальности и практического характера.
Связанные темы библиотеки
Рекомендуемые книги

Как написать памятку
Чтобы написать бизнес-памятку, вы действительно должны знать, что это в первую очередь. Обычно используется для внутреннего общения на рабочем месте, меморандум — что на латыни означает «это нужно помнить» и почти всегда сокращается до «меморандум» — выполняет одну главную функцию — информировать.
Заметки
могут включать призыв к действию, например, информирование читателей о том, когда состоится собрание и кто, как ожидается, будет на нем. Заметки могут быть написаны в прямом индивидуальном формате; Чаще, однако, они рассматриваются как единое целое, например, от руководства компании до всех сотрудников. Во многих случаях встречи могут заменять служебные записки.
Как отформатировать записку?
Формат памятки простой. Есть заголовок, тело и заключение.
Жатка
Заголовок состоит из четырех строк:
Предполагаемые получатели
Имя писателя
Дата
Субъект
Кузов
Текст начинается с первого абзаца, в котором объясняется цель памятки.Оставшаяся часть памятки, которая может включать подзаголовки для каждого абзаца, поддерживает вступительное заявление, полностью объясняя его и предоставляя соответствующие детали.
Заключительный абзац
В последнем абзаце кратко излагается содержание и при необходимости могут быть даны рекомендации или призыв к действию.
Подробнее: Почему профессионализм так важен
Какой длины должна быть записка?
Типичная длина служебных записок — одна или две страницы; однако некоторые могут быть значительно длиннее.В принципе, количество страниц значения не имеет. На самом деле, некоторые заметки сами по себе могут быть довольно короткими, но они основаны на информации в виде прикрепленных таблиц или графиков, что увеличивает количество страниц.
Short, как правило, более эффективен, поэтому, если у вас есть несколько указаний, рассмотрите отдельные одностраничные заметки для каждой темы.
Итог: более важно, чтобы писатель достиг своей цели, чем придерживался слова или количества страниц. Независимо от длины записки должны быть четкими и краткими, содержать столько информации, сколько требуется, но не более того.
Виды служебных записок
Есть несколько типов заметок, которые определены по их назначению. Например, информационная памятка — это памятка, которая предоставляет читателю информацию, например, объясняющую новую корпоративную политику. Другие типы включают:
Директивная записка , которая содержит инструкции или указания, а также может служить напоминанием. Иногда информационные и директивные памятки объединяются. Например, менеджер по продажам может написать в свой отдел служебную записку, сообщая о снижении продаж.Это может закончиться директивой о том, что команда должна достичь определенного минимального количества в следующем квартале.
Памятка о состоянии — это своего рода отчет о проделанной работе. Этот тип памятки часто используется менеджером проекта или руководителем группы. Они подтверждают, где команда находится над проектом и что еще предстоит сделать.
Памятка для решения проблем — это памятка, в которой рассматривается проблема и предлагается решение. Это похоже на директивную записку, хотя в некоторых случаях автор может попросить высказать свое мнение о предлагаемом решении.
Ответная записка часто начинается как беседа один на один. Сотрудника просят ответить на запрос. Например, их могут попросить изучить новое постановление и то, как оно может повлиять на вашу компанию. Формат памятки для ответа повторно задает вопрос, а затем дает ответ.
Убедительная записка , которую иногда называют предложением внутренней записки. Большинство записок объективны; однако убедительная памятка по самой своей функции не является.Хотя его тон по-прежнему деловой и исследовательский, его цель — убедить кого-то в чем-то. Вы не будете излагать обе стороны аргумента (если это не доказывает вашу точку зрения).
Вы можете использовать этот тип памятки, когда предупреждаете сотрудников о предстоящем ограничении запасов, например, что может вызвать всплеск неудовлетворенности клиентов и жалоб. Меморандум убедит сотрудников сохранять спокойствие перед лицом растущего числа жалоб и посоветует, как лучше всего справиться с ожидаемыми проблемами, чтобы удовлетворить потребности клиентов.
Подробнее: Как оформить деловое письмо
Почему бы просто не написать всем по электронной почте?
Электронная почта
отлично подходит для повседневного общения на рабочем месте. Фактически, формат электронного письма и памятки в значительной степени взаимозаменяем.
Однако, когда тема выходит за рамки рутинного дела, записка может быть лучше. Это особенно верно, если сообщение должно быть распространено по всей компании, например, новая корпоративная политика или важное предложение.
Если на сообщение будут ссылаться с течением времени и оно будет длиться долго, записка лучше, чем менее формальное электронное письмо.
Заметки не только являются подходящим форматом для важных или официальных сообщений, но и имеют следующие преимущества:
Написание подробного, но краткого сообщения проясняет вопрос для автора.
Эта ясность передается читателям.
Это очень четкое сообщение заставляет всех двигаться вперед на одной странице, ограничивая недопонимание, которое может вызвать менее формальный обмен сообщениями.
Основные советы при написании заметок
Заметки — это гораздо больше, чем просто их стиль форматирования. Следуйте этим советам, прежде чем приступить к составлению следующего меморандума:
Убедитесь, что это необходимо. Не засыпайте коллег записками; если вы это сделаете, вы рискуете проигнорировать то, что действительно имеет значение.
Не все читатели будут знать контекст предмета. Будьте предельно ясны.
Сделайте вашу памятку простой для понимания.В зависимости от того, кто будет ее читать, сведите к минимуму жаргонизмы в заметке.
Сохраняйте памятные записки фактическими; не используйте эмоции. Сюда входят убедительные записки.
Держите тон официальным и деловым, если только это не памятка о праздничной вечеринке. Тогда вы сможете быть веселее и оптимистичнее.
Повторите свой призыв к действию в конце памятки. А если никаких действий не требуется, укажите следующее: «Никаких действий не требуется.”
Образцы служебных записок
Вот образец деловой памятки. Это памятка для решения проблем, в которой содержится решение проблемы, с которой сталкиваются все сотрудники компании.
Кому: Всем сотрудникам
От: Кари Смит, руководителю отдела кадров
Дата: 7 августа 2020 г.
Тема: Проблемы, связанные с продолжающимся строительством и парковкой
Мы следим за проблемами, связанными с парковкой, с начала строительства по соседству.Есть три альтернативных места для парковки, пока наша стоянка не работает:
1. Общественный участок на Первой авеню. Отправьте квитанции об оплате в этот офис для получения возмещения.
2. Все места для посетителей за основной стоянкой освобождены для использования.
3. Отведенные места на участке прямо через дорогу от нас.
Строительство должно закончиться к 1 декабря, когда будут доступны ваши обычные парковочные места.
Благодарим за терпение. Сообщите мне, если у вас возникнут какие-либо вопросы.
Копия: Алекса Уильямс, президенту
Приложено: карта с указанием свободных мест для парковки
Вы можете найти другие образцы, которые касаются вопросов, поднятых пандемией, в Интернете по следующему адресу:
Эта записка от Департамента образования Мичигана суперинтендантам школьных округов относительно использования федеральных титульных фондов во время обязательного закрытия COVID-19 в марте 2020 года.
Эта памятка сотрудника на самом деле является шаблоном.Он демонстрирует, как HR может консультировать сотрудников в отношении развивающихся ситуаций, таких как коронавирус.
Как написать заметку с примерами заметок
By Abs | Последнее обновление: 27 августа 2021 г., 12:28 | 4-минутное чтение
Мир становится цифровым, и большинство офисных задач теперь выполняется с помощью новейших цифровых инструментов. Однако, когда дело доходит до внутренней коммуникации, большинство менеджеров делает ставку на скромный меморандум.
Короче говоря, мы называем это памяткой. Написание памятки становится утерянным искусством, и многие профессионалы, похоже, борются с этим. Вот почему я придумал пошаговое руководство, которое отвечает на вопрос — как написать памятку.
Давайте сначала разберемся, в чем польза памятки. Записка или меморандум — самый полезный способ издавать инструкции и напоминания. Его можно распространять по электронной почте или, в редких случаях, размещать на портале для сотрудников компании. Хотя это началось в виде печатной копии, но такая форма заметок сегодня редка и неактуальна.
Хороший шаблон меморандума должен учитывать следующее —
Ясность

Меморандум должен быть четким и кратким. Это классический способ корпоративного общения, который всегда краток и по делу. Однако краткость не означает просто «несколько строк», и вполне возможно, что записка может занимать несколько страниц или больше. Идея состоит в том, что он должен исключить любой посторонний материал.
Precision

Памятка обычно имеет конкретную, определенную цель.Записка не только отправляется, но также может быть запрошена для изменения некоторых аспектов бизнеса, которые могут повлечь за собой определенные риски. Таким образом, подчиненные довольно часто ищут записку, чтобы защитить себя.
Идентификация автора

Может случиться так, что аудитория меморандума не описана должным образом, но автор обязательно должен это сделать. В служебной записке должны быть указаны имя автора и его официальное название в организации, которая позволяет им выпускать памятную записку.
Давайте углубимся и ответим на вопрос — как написать профессиональную памятку.
Идеальный образец формата меморандума будет включать следующее —
Заголовок

Вверху будет слово — Меморандум. Это должно сопровождаться названием и адресом компании и другими соответствующими деталями. Эти детали добавляют достоверности памятке.
Получатель

Когда вы учитесь писать деловую памятку, имейте в виду, что имена получателей являются ее важной частью.Обычно записки предназначены только для нескольких человек, и получатели обеспечивают уровень секретности содержимого.
Дата

Как и любой другой официальный документ или сообщение, важно добавить дату в меморандум.
Содержание

Здесь описывается цель памятки и сформулированы задачи упражнения.
Дело не в том, что меморандум должен иметь уникальный или определенный формат.Заметки представляют собой внутреннее общение и не являются юридическим документом. Таким образом, если вы напишете четкие инструкции и укажете получателей, дату и содержание, цель будет достигнута. Если вы получаете что-то, мы рекомендуем использовать инструмент для снятия снимков, чтобы захватывать изображения заметок, которые вы встречаете с коллегами, онлайн-примеры и т. Д., И добавлять их в приложение, такое как Evernote, чтобы в следующий раз, когда вам нужно было написать приложение, у вас было какое-то вдохновение.
Но если вы ищете вдохновения, то обычный поиск в Google подбросит несколько примеров памяток.
Вот несколько примеров меморандумов, которые могут помочь вам начать работу.
Юридическая информация

Если у вас возник вопрос, как написать юридическую записку, вы можете найти ответ, проконсультировавшись с правовой базой юрисдикции.
Обычно в юридической записке указываются имена истца и ответчика, а также указывается номер дела и суд, в котором оно рассматривается.Если вы хотите знать, как составить юридический меморандум, имейте в виду, что аффидевит также может потребоваться с каждым таким меморандумом.
Политика

Часто можно услышать от занятых руководителей, что они не знают, как написать служебную записку. Программный меморандум должен быть составлен или выпущен старшим руководителем, но обычно его разрабатывает кто-то, кто работает на него / нее.
Вопрос или меморандум относительно деловой политики имеет большое значение, поскольку он влияет на будущее направление всей организации.Особое внимание следует уделять тому, чтобы используемые фразы никоим образом не вводили в заблуждение или не были двусмысленными.
Объясните контекст

Хорошая памятка должна иметь четкое введение, чтобы предлагать контекст. Не все получатели могут быть знакомы с тем, что обсуждается, поэтому небольшой контекст помогает.
Например, кто-то из отдела продаж может не иметь полного представления о проблеме, связанной с внутренним возвратом в бухгалтерском учете.
Установите тон с помощью вступления, которое составляет не более одной пятой всего контента, но содержит достаточно информации, чтобы привлечь всех на одну страницу.
Подумайте о читателях

Является ли читатель заметок старшим руководителем, знакомым с бизнес-жаргоном, или продавцом-консультантом в магазине, менее знакомым с этими типичными терминами? Язык и содержание памятки должны быть адаптированы к получателю, его уровню понимания и освещенности.
Создание записки излишне технического — такая же ошибка, как и попытка упростить сложную проблему.
Определите аудиторию, поймите ее, а затем приступите к написанию служебной записки.
Разбейте

Структура и поток памятки должны быть разбиты на следующие предлагаемые разделы, формулировку проблемы, возможные результаты, предлагаемые результаты и раздел, в котором запрашиваются исходные данные.
Каждый из этих разделов имеет жизненно важное значение. Поскольку памятка находится в письменном виде, она может привести в движение колеса, которые впоследствии может быть трудно откатить назад.
Чем крупнее организация и чем больше разрыв между генеральным директором и младшим вице-президентом (буквально), тем выше вероятность путаницы.
Вот почему в большинстве крупных организаций есть опытные составители меморандумов, которые используют свой обширный опыт для создания наиболее подходящих каналов связи.
Меморандум
Кому: Руководителям групп исходящих вызовов
От: Джон Дир, старший вице-президент по корпоративным продажам, Delta Communications
CC: Салли Дарлингтон, младший вице-президент по персоналу, Delta Communications
Дата: 15-е Фев 2020
Тема: Обучение работе с новым программным обеспечением CRM
Мы представили новый пользовательский интерфейс программного обеспечения CRM, разработанный Zen Plus.Это дополнительный уровень используемых в настоящее время систем на основе PHP.
Мы собираемся сосредоточить внимание на полном переходе всех команд на новый пользовательский интерфейс в период с марта по апрель 2020 года.
Прежде чем любому сотруднику будет разрешено работать с новым пользовательским интерфейсом, будет проведено всестороннее обучение и сертификация.
Стажеры будут получать инструкции в конце каждого рабочего дня в течение двух часов, а весь модуль будет длиться девять часов, за исключением сертификации.
На этот период будет предоставлена соответствующая компенсация в соответствии с преобладающими положениями и условиями.
Любезно сотрудничать с HR и соблюдать график обучения.
Конечно, есть бесконечные варианты ответов на вопрос, как подготовить памятку. Многое из этого будет зависеть от бизнеса, цели и аудитории. Однако вышеперечисленные пункты всегда распространены и широко практикуются во всем деловом мире.
При соблюдении он обеспечивает четкую и четкую коммуникацию, что упрощает выполнение всех заданий.
Вам также может понравиться:
Погрузитесь глубже в цифровую экосистему и начните расширять свой бизнес с помощью следующих полезных ресурсов: ✖ Об авторе
Основатель и генеральный директор Appy Pie, Abs имеет совокупный опыт работы более 10 лет в мире технологического развития и предпринимательства.Его глубокие познания в технологии разработки мобильных приложений и его проницательные наблюдения вносят ценный вклад в блог. Его области знаний — поисковая оптимизация, тенденции в мире мобильных приложений и последние инновации в области искусственного интеллекта и машинного обучения. Он страстно увлечен фитнесом и любит получать суточную дозу эндорфинов во время бега и напряженных занятий в тренажерном зале.
Как написать памятку: советы по формату, содержанию и стилю (включая шаблон)
Хотя в наши дни многие компании полагаются на электронную почту и обмен мгновенными сообщениями, изначальной основой внутреннего делового общения была памятка — и, несмотря на быстрое распространение технологий в офисах, она по-прежнему актуальна и полезна сегодня.
Знание базового этикета заметок, в том числе того, как они отформатированы и когда их следует использовать вместо электронной почты, поможет вам стать более эффективным коммуникатором в вашей организации.
Что такое памятка?
Меморандум, или «меморандум», используется организациями для внутренней коммуникации, касающейся бизнеса и процедур.
Как правило, они используются, чтобы сообщить о важных изменениях, которые затрагивают значительную часть компании, или сообщить сотрудникам о предстоящих событиях.
Заметки были наиболее популярны в те дни, когда еще не было электронной почты, когда важные сообщения распечатывались, распространялись по офису, подписывались или подписывались сотрудниками.
Сегодня электронные письма в основном используются для передачи важной информации массам, однако они также используются для передачи множества другой, менее важной информации, что приводит к переполнению почтовых ящиков и потере сообщений. Современные записки, с другой стороны, могут быть отправлены по электронной почте, физически распространены среди сотрудников или размещены в общественных местах, если менеджеры хотят сократить перегрузку электронной почты.
Формат памятки
В отличие от официального письма или рабочего электронного письма, заметка может иметь свой особый формат.
Согласно Purdue Owl, заметка обычно состоит из одной или двух страниц, с одинарным интервалом и выравниванием по левому краю. Вместо отступов между предложениями пропускается строка для облегчения чтения.
Использование кратких, но конкретных заголовков в памятке помогает выделить наиболее важные моменты, и читатели могут быстро найти нужную информацию.
В служебных записках обычно встречаются следующие разделы:
Главный заголовок
Стандартные памятки содержат слово «MEMORANDUM» по центру в верхней части документа. Затем, как и в случае с электронным письмом, определяются получатели и тема сообщения. Обычно включаются следующие разделы:
Пункт 1: Цель
Первый абзац памятки должен быстро и четко передавать ее цель. Не нужно хитроумных представлений — сразу переходите к сути вашего сообщения.
Вы можете использовать такие фразы, как «Я пишу, чтобы сообщить вам…» или «Я пишу, чтобы запросить…», чтобы подчеркнуть цель заметки.
Пример: Пишу, чтобы сообщить вам, что из-за приближающегося пикового периода бронирования запросы на перерыв после 19.11.2020 приниматься не будут.
Параграф 2: Контекст
Во втором абзаце должен быть представлен контекст или подтверждающие доказательства для основного объявления, переданного в первом абзаце.
В случае внесения важных изменений или других значительных действий члены группы должны понимать причину этих изменений и то, какое влияние они окажут на их работу и организацию.
Пример: Как вы знаете, праздничный сезон — это самое загруженное время года, поэтому нам понадобится все возможное, чтобы обеспечить наилучшее обслуживание клиентов. Мы ценим усердный труд и приверженность каждого. Обратите внимание, что 19 ноября — это крайний срок для новых запросов, — это не повлияет на ранее утвержденные запросы за этот период.
Параграф 3: Требуется конкретный запрос / действие
Если ожидается, что члены команды предпримут определенные действия после прочтения памятки, четко укажите это в третьем абзаце.
Например, вам может потребоваться, чтобы они согласились на ежегодный банкет компании или подписали обновленные кадровые документы со своими руководителями.
Даже если нет конкретных действий, которые необходимо предпринять членам команды, вы можете использовать этот раздел, чтобы задать любые вопросы или проблемы.
Пример: Спасибо за понимание. Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, свяжитесь со мной напрямую.
Соответствующие приложения
Если есть какие-либо относящиеся к делу приложения, такие как важные документы, листы регистрации или контактные формы, обязательно включите их в свою памятку.Или вы можете предоставить ссылки, по которым получатели могут найти дополнительную информацию о проблеме, обсуждаемой в памятке.
Как написать памятку
В дополнение к рекомендованному формату, описанному выше, вот еще несколько советов, которые помогут вам написать четкую, краткую и эффективную деловую памятку.
Будьте краткими и прямыми. В отличие от письма, здесь нет необходимости в формальном приветствии или сердечном представлении. Вы можете (и должны) сразу перейти к делу, включив наиболее важную информацию в первые разделы вашей заметки — вы не хотите, чтобы читателям приходилось пролистывать почти всю страницу текста, чтобы найти то, что действительно важно в вашем сообщении. .
Включить заголовки. Заголовки также могут помочь читателям ориентироваться в заметке, позволяя им легко идентифицировать ключевые разделы и достопримечательности (например.
Используйте списки. Попробуйте использовать нумерованные или маркированные списки всякий раз, когда это имеет смысл. Это также помогает добиться ясности и упрощает усвоение важной информации.
Поддерживайте профессиональный тон и стиль. Деловая записка не должна звучать как мгновенное сообщение для вашего коллеги в соседнем кабинете; поддерживайте формальный профессиональный тон, поскольку ваша аудитория, вероятно, будет включать ваших коллег, сотрудников, вашего начальника или всех вышеперечисленных.
Если заметка длинная, включите ее краткое содержание. Наш первый совет — делайте записки краткими и прямыми, но иногда краткость просто невозможна. Если это так и ваша заметка превышает страницу, включите раздел «Сводка» с маркированными пунктами, которые выделяют наиболее важную информацию из вашей заметки.
Пример памятки
Ниже приведен образец служебной записки о корпоративном банкете. Обратите внимание на формат заголовка и способ разбивки информации по абзацам.
МЕМОРАНДУМ
Кому: Все сотрудники
От: Лори Татум, региональный менеджер
Дата: 29 ноября 2020 г.
Тема: Ежегодный корпоративный банкет
Рад сообщить, что наш ежегодный банкет состоится 17 декабря 2020 года в Copacabana Event Center в Anywhere, PA.
Мероприятие начнется ровно в 18:00. Мы будем раздавать наши ежегодные награды за продажи и чествовать Марка Максвелла за 35 лет работы в компании.
Пожалуйста, ответьте и отправьте свои предпочтения в еде (см. Прилагаемый бланк) не позднее 12 декабря 2020 г. Спасибо!
Шаблон памятки
Чтобы сэкономить время на написание следующей заметки, загрузите наш бесплатный шаблон заметки для Word. В нем есть место для всех ключевых разделов, описанных выше — все, что вам нужно сделать, это вставить свою информацию.
Советы по деловому письму
Умение написать эффективную памятку или электронное письмо — лишь один из навыков общения, необходимых для успеха в бизнесе.
Если вы хотите еще больше отточить свои навыки, вы можете пройти несколько онлайн-курсов по бизнесу, чтобы эффективно общаться со своими коллегами.
Вы нашли этот пост полезным? Дайте нам знать в комментариях ниже!
Если вам понравился этот пост, то вам также может понравиться:
Как автор блога TCK Publishing, Кэлин любит создавать веселый и полезный контент для писателей, читателей и творческих людей. У нее есть степень в области международных отношений с небольшой специализацией в области итальянских исследований, но ее истинной страстью всегда было письмо.Удаленная работа позволяет ей делать еще больше из того, что она любит, например путешествовать, готовить и проводить время с семьей.
1.4 Меморандумы — Техническая документация
Меморандум (или меморандум, что означает «напоминание») обычно используется для информирования о политиках, процедурах или связанных официальных делах внутри организации. Это часто написано с точки зрения общедоступности (например, массовые коммуникации), транслируя сообщение аудитории, а не индивидуальное межличностное общение.Его также можно использовать для информирования группы о действиях в рамках данного проекта или для информирования определенной группы внутри компании о событии, действии или соблюдении.
Целью памятки часто является информирование, но иногда она включает элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи. Неофициальную, неформальную коммуникационную сеть внутри организации часто называют «виноградной лозой», и она часто характеризуется слухами, сплетнями и намёками.На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости. Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел.
Один из эффективных способов борьбы с неформальными, неофициальными предположениями — это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой. Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, то, возможно, будет разумно отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений.Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они также могут выпустить меморандум. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов. Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все.
Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующим личных затрат, они часто представляют интересы бизнеса или организации.Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников и подчеркивают общие принципы и выгоду.
У заметки есть заголовок, в котором четко указано, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели. Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе. Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.
В стандартном формате письма мы могли бы ожидать увидеть введение, текст и заключение.Все это присутствует в памятке, и каждая часть имеет четкую цель. Объявление в открытии использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. В обсуждении уточняются или перечисляются основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме. На рис. 2 представлен образец памятки в формате, описанном выше.
Рис. 2. Образец памятки (щелкните изображение, чтобы открыть PDF-файл со специальными возможностями)
Ориентация на аудиторию
Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении служебной записки.Акроним или аббревиатура, известные руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, и если памятка должна быть размещена и распространена внутри организации, целью является четкое и краткое сообщение на всех уровнях без двусмысленности.
Профессиональный, формальный тон
Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от имени части или всей организации. Хотя оно может содержать запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников.Памятка может иметь юридическую силу, поскольку она часто отражает политики или процедуры и может, например, содержать ссылку на существующую или новую политику в руководстве для сотрудников.
Акцент на тему
Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной. Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник — например, используйте «График выходных дней Дня благодарения», а не «соблюдение праздников».
Прямой формат
Некоторые письменные деловые сообщения позволяют выбирать между прямым и косвенным форматом, но меморандумы всегда прямые.Цель четко объявлена.
Объективность
Записки — это место только для фактов, и они должны иметь объективный тон, без личных предубеждений, предпочтений или проявлений интереса. Избегайте субъективности.

Тип	Размер	Производитель и номер модели	Цена
Капельный	12 чашек	Коричневый K345-6	39 долларов.95
Перколятор	12 чашек	Тостмейкер 89123	24,00 $
Мгновенный резерв	15 чашек	Бенн H001-A2	89,50 $