Как оплачивается командировка: Расчёт командировочных в 2021 году. Оплата командировочных

Выходные и нерабочие дни в командировке

Так как командировки могут быть достаточно длительными, часто они захватывают нерабочие или выходные дни. Как в таком случае оформляется командировка, и какие финансовые обязательства сохраняет работодатель? На какую компенсацию может рассчитывать сотрудник? Попробуем разобраться. 

Можно выделить несколько причин, по которым сотрудник не работает в командировке:

1. Простой.
2. Выходные или праздничные дни.
3. Дни в пути к месту командировки. 

Простой в командировке

Простоем считается временная остановка работы по экономическим, технологическим, техническим или организационным причинам. Случай, когда у сотрудника нет реальных задач во время командировки или нет возможности их выполнять, тоже называются простоем. 

Если такой простой произошёл из-за работодателя, то сотрудник имеет право претендовать на не менее двух третей от своей средней зарплаты.

Когда в простое не виноват ни работодатель, ни сотрудник, важно зафиксировать, как долго длилось нерабочее время. Такой простой должен оплачиваться в объёме не менее двух третей тарифной ставки или оклада пропорционально времени простоя.

Если сотрудник останавливает работу по собственной вине на своём рабочем месте, то никакая компенсация и оплата труда ему не полагается. Но, если речь идёт о командировке, то сотрудник всё равно может рассчитывать на выплату суточных. Так как суточные выплачиваются за каждый день поездки и не зависят от выполнения работником служебных задач. Простой никак не может на них повлиять. Это разъяснила Федеральная служба по труду и занятости в своём письме №1024-6.

Работа в выходные и праздничные дни в командировке

Если сотрудник в командировке вынужден работать в выходной или праздничный день, то весь его труд должен быть оплачен по общим правилам — в двойном размере или с предоставлением дополнительного отгула (ст. 153 ТК РФ). 

При этом отгул должен быть предоставлен по договорённости с сотрудником — он должен сообщить о своём желании получить в качестве компенсации именно выходной. Работодателю при этом важно издать соответствующий приказ, получить подпись руководителя и самого командированного. 

А если работа в выходной или праздничный день планируется заранее, то сотрудник должен об этом знать и дать своё согласие ещё до отъезда.

Также во время командировки сотрудник всегда может рассчитывать на суточные.

Выходные и нерабочие дни во время командировки, в которые сотрудник не работал, не оплачиваются, хотя суточные остаются.

Выходные дни в пути

Если в выходные дни сотрудник находится в пути в командировку, то ему также полагается оплата этого времени как рабочего. Дни отъезда, приезда и пребывания в дороге считаются рабочими. Поэтому, когда они приходятся на выходные, оплачиваются тоже в двойном размере или с предоставлением дополнительного отгула  (ст. 153 ТК РФ). 

Обратите внимание, что при прибытии на место командировки после 00:00 в субботу она считается днём приезда, а значит, оплачивается как рабочий выходной день — в двойном размере или с предоставлением дополнительного отгула.

Как получить бонусы в отеле, если вы часто ездите в командировки

Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами

Аренда жилья для работника за границей

Как оформить аренду жилья за границей для командировочного

Учёт и оплата дополнительных услуг, предлагаемых отелем помимо проживания

Какие услуги отеля можно компенсировать в командировке и как правильно всё оформить

Однодневная командировка: оплата по среднему заработку

Командировка продолжительностью в 1 день — как во время нее оплачивается труд работника? Об этом — в нашем материале.

От чего зависит длительность командировки

Срок, на который работник направляется в командировку, зависит от состава, объема и сложности работы, выполняемой им во время поездки (п. 4 Положения к Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Поскольку все параметры, характеризующие работу, предстоящую в командировке, задает работодатель, он же устанавливает и продолжительность служебной поездки, учитывая в ней время, необходимое для приезда к месту командирования и возвращения из него. Время, проводимое в пути, включается в длительность служебной поездки, и весь ее срок отсчитывается, начиная от дня выезда и заканчивая днем возвращения.

Причем эти дни не всегда определяются по проездным документам — в случае удаленности места отправления соответствующего транспорта от населенного пункта, являющегося местом выезда, во внимание принимается дополнительное время, необходимое для того, чтобы добраться до вокзала, пристани или аэропорта и от них обратно до пункта выезда.

Максимальная продолжительность служебной поездки законодательно не ограничена, но для каждой из поездок необходимо установить конкретную длительность, т. к. срок для командировки является одной из обязательных ее характеристик (ст. 166 ТК РФ). А минимально возможная продолжительность служебной поездки составляет 1 день. В этот единственный день, отведенный на командировку, работник должен добраться до места командирования, выполнить служебное задание и вернуться обратно.

Расходы по поездке (какой бы длительности она не была) всегда возлагаются на работодателя (ст. 167 ТК РФ). В число таких расходов входят и суточные, призванные компенсировать работнику неудобства удаления места выполнения работы во время служебной поездки от места его постоянного проживания (ст. 168 ТК РФ). Но при однодневных командировках суточные не выплачиваются, поскольку работник в этот же день возвращается к месту своего проживания (п. 11 Положения к Постановлению № 749).

Полезная информация от Консультант+

Авансовый отчет на сумму суточных составляют, даже если других расходов не было. В случае, когда работник не представил проездные документы или документы о найме жилого помещения для подтверждения суммы суточных, он должен приложить служебную записку (иной документ) о сроке командировки с подтверждением принимающей стороны (п. 7 Положения о служебных командировках). Читать далее…

Правила оплаты труда в дни командировки

Труд работника во время нахождения в командировке оплачивается путем начисления ему среднего заработка (ст. 167 ТК РФ). Исключений из этого правила не предусмотрено. Поэтому оно действует и в отношении однодневных командировок. Выплата за этот день зарплаты, а не среднего заработка, будет расценена как нарушение трудового законодательства (Письмо Роструда от 05.02.2007 № 275-6-0 ).

Делаются начисления от среднего заработка за дни, которые по графику работы, применяемому для работника у направившего его в командировку работодателя, считаются рабочими (п. 9 Положения к Постановлению № 749). Т. е. однодневная командировка, совпавшая с днем, являющимся для командированного работника рабочим, всегда оплачивается, исходя из его среднего заработка.

Расчет среднего заработка при командировках осуществляется по стандартным правилам, закрепленным в ст. 139 ТК РФ и дополняющем эту статью Постановлении Правительства от 24.12.2007 № 922:

• период расчета равняется 12 месяцам, предшествующим месяцу, в котором состоялась служебная поездка;
• в объем доходов, учитываемых в расчете, входят все выплаты, связанные с оплатой за труд;
• из расчета исключаются неоплачиваемые периоды и периоды выплат, осуществляемых от среднего заработка или не связанных с платой за труд.

Оплата однодневной командировки на выходной

Однако однодневная командировка может совпасть и с выходным днем работника (общевыходным или нерабочим праздничным). Несмотря на наличие запрета на привлечение к работе в эти дни (ст. 113 ТК РФ), необходимость в ней может возникнуть при выполнении:

• неотложных (срочных) работ — в этом случае потребуется согласие работника на работу в его выходной;
• работ, производимых с целью предотвращения или ликвидации чрезвычайных ситуаций, — согласия работника здесь не нужно.

Оплачиваться труд в выходной день будет по особым правилам, установленным для таких именно дней (п. 5 Положения к Постановлению № 749). Суть таких правил изложена в ст. 153 ТК РФ. Применять эту статью требуется в том числе и для выходных дней, имеющих место в период командировки (письма Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37602-6-1, от 16.10.2019 № ПГ/26391-6-1 и от 16.10.2019 № ТЗ/5985-6-1).

Ст. 153 ТК РФ предписывает оплачивать труд в выходной день по одному из следующих вариантов:

• в двойном размере;
• в одинарной величине с предоставлением другого дня отдыха.

Но любой из выбранных вариантов предполагает, что сумма, от которой делается соответствующий расчет, будет определена по правилам исчисления заработной платы, поскольку ст. 153 ТК РФ оперирует показателями, характеризующими систему труда, применяемую для работника.

Таким образом, за работу в однодневной командировке, состоявшейся в выходной для работника день, придется начислить заработную плату, а не средний заработок (письма Минтруда России от 09.07.2019 № 14-2/В-527, от 25.12.2013 № 14-2-337, от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).

Подводим итоги

• Длительность командировки определяют состав, объем и сложность задания, выдаваемого командированному, а также время, необходимое на дорогу к месту командирования и обратно. Минимальная ее продолжительность равна 1 дню.
• Объем выплат за труд, осуществляемый во время командировки, рассчитывается от среднего заработка работника. Но начисляются такие выплаты только за дни, являющиеся рабочими в соответствии с установленным для работника графиком работы.
• Если же однодневная командировка совпадет с выходным для работника днем, то оплатить труд в такой день придется по правилам ст. 153 ТК РФ. Параметры, положенные в основу этих правил, соответствуют показателям, характеризующим систему платы за труд. Поэтому итогом расчета по ним станет заработная плата, а не средний заработок.

Подлежит ли учету как время командировки время, потраченное на трансфер в/из аэропорта, регистрацию в аэропорту? Например, если работник вынужден вылететь вечером в воскресенье, может ли он это время просить компенсировать ему (двойная оплата или день отдыха), если на это потрачен не весь день? html

Вопрос: Подлежит ли учету как время командировки время, потраченное на трансфер в/из аэропорта, регистрацию в аэропорту? Например, если работник вынужден вылететь вечером в воскресенье, может ли он это время просить компенсировать ему (двойная оплата или день отдыха), если на это потрачен не весь день?
Ответ: 

Днем выезда в командировку (т.е. дата начала командировки) считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы (пункт 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки утв. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 – далее Положение). Соответственно, дни отъезда, приезда, а также дни нахождения в пути относятся к периоду командировки.

Согласно пункт 9 Положения средний заработок за период нахождения работника в командировке выплачивается ему только за дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Время проезда по распоряжению работодателя подпадает под понятие рабочего времени (Статья 91 Трудового Кодекса РФ), в которое работник исполняет свои трудовые обязанности, в данном случае связанные с командировкой.

В пункте 5 Положения указано, что оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации. Также, в пункте 8 Инструкции о служебных командировках в пределах СССР от 07.04.1988 г. № 62 говориться, что в случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Статья 153 Трудового Кодекса РФ регламентирует, что оплата в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. Также, по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (пункт 11 Положения).

Выписки из нормативных актов.

 

 

Утверждено

Постановлением Правительства

Российской Федерации

от 13 октября 2008 г. N 749

 

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ

В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

 

4. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

5. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

 

9. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

11. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 настоящего Положения.

 

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ СССР

 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО ТРУДУ И СОЦИАЛЬНЫМ ВОПРОСАМ

 

ВСЕСОЮЗНЫЙ ЦЕНТРАЛЬНЫЙ СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ СОЮЗОВ

 

ИНСТРУКЦИЯ

от 7 апреля 1988 г. N 62

 

О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ В ПРЕДЕЛАХ СССР

 

(Издана на основании Постановления Совмина СССР

от 18 марта 1988 г. N 351)

8. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

В случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией.

 ТРУДОВОЙ КОДЕКС

 РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 30 декабря 2001 года N 197-ФЗ

 Статья 91. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени

 Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени.

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

 Статья 153. Оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни

 Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере:

сдельщикам — не менее чем по двойным сдельным расценкам;

работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым тарифным ставкам, — в размере не менее двойной дневной или часовой тарифной ставки;

работникам, получающим оклад (должностной оклад), — в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.

Конкретные размеры оплаты за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.

По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, может определяться на основании коллективного договора, локального нормативного акта, трудового договора.

 Статья 166. Понятие служебной командировки

 Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

 Статья 167. Гарантии при направлении работников в служебные командировки

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

 

 

Как оплачивается работа водителя в выходные дни, приходящиеся на период командировки? //

Необходимо ли письменное распоряжение работодателя для привлечения к работе в выходные дни, приходящиеся на период командировки?

  

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Каждый час, потраченный работником на выполнение служебного поручения в командировке в выходной или праздничный день, должен оплачиваться по правилам, установленным ст. 153 ТК РФ (не менее чем в двойном размере). По желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха взамен выходного дня, в который он привлекался к работе. В таком случае работа в выходной день подлежит оплате в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, работнику возмещаются суточные.

Привлечение к работе в выходной или праздничный день производится по письменному распоряжению работодателя. При этом законодательство не содержит требования о том, чтобы такое письменное распоряжение во всех случаях оформлялось отдельным документом. Распоряжение работодателя о работе в выходной день может содержаться в документах, которыми оформлена командировка: в приказе о направлении работника в командировку, командировочном удостоверении, служебном задании.

  

Обоснование вывода:

В соответствии со ст. 166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

При этом средний заработок выплачивается только за рабочие дни (п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее — Положение). Выходные и праздничные дни, приходящиеся на период командировки, по общему правилу не оплачиваются.

Согласно п. 5 Положения оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством РФ. Значит, выходные и праздничные дни в командировке, в течение которых работник не отдыхал, а привлекался к выполнению служебного поручения, должны оплачиваться, но не в размере среднего заработка, а по правилам, установленным ст. 153 ТК РФ.

Согласно ст. 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. При этом часть четвертая ст. 153 ТК РФ предусматривает, что по желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха взамен выходного (праздничного) дня, в который работник привлекался к работе. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. Соответственно, если работник не выразил желания взять другой день отдыха, работодатель обязан оплатить работу в выходной (праздник) не менее чем в двойном размере.

Пункт 5 Положения и статья 153 ТК РФ не содержат указания о том, сколько часов, приходящихся на исполнение служебного поручения в выходной или в праздник, следует оплатить в двойном размере — только фактически затраченные часы или весь день, независимо от количества часов, которые работник затратил на исполнение служебного поручения. К сожалению, официальных разъяснений по данному вопросу пока нет. На наш взгляд, вопрос можно решить следующим образом. Согласно ст. 132 ТК РФ заработная плата каждого работника зависит, в частности, от количества затраченного труда. За выходные и праздники выплачивается, как мы уже выяснили, не средний заработок, а заработная плата в двойном размере. Когда речь идет о выплате заработной платы за исполнение работником трудовых обязанностей, очевидно, что оплачивать необходимо только фактически отработанные сотрудником часы. Поэтому, по нашему мнению, в двойном размере надо оплачивать каждый час, потраченный работником на выполнение служебного поручения в командировке.

Напомним, что за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, работнику возмещаются суточные (п. 11 Положения).

Часть восьмая ст. 113 ТК РФ устанавливает, что привлечение к работе в выходной или праздничный день производится по письменному распоряжению работодателя. При этом законодательство не содержит требования о том, чтобы такое письменное распоряжение во всех случаях оформлялось отдельным документом. Распоряжение работодателя о работе в выходной день может содержаться в документах, которыми оформлена командировка: в приказе о направлении работника в командировку, командировочном удостоверении, служебном задании.

  

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Раченкова Юлия

  

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ

http://www.garant.ru

Многоканальный телефон: (347) 292-44-44

Оплата времени в пути в командировке

Чтобы правильно оплатить время в пути в командировке, необходимо не только точно посчитать количество дней нахождения в пути и на удаленной работе, но и суметь применить существующие правила расчетов на практике. Оплата производится в соответствии с законодательством РФ и дополнительными письмами и постановлениями, с которыми должен быть ознакомлен работодатель или штатный юрист.

Что оплачивать прежде всего

С одной стороны, может показаться, что относительно оплаты командировочных все ясно. Сотруднику, пребывающему в командировке, оплачивают:

1. Дни, которые он провел в командировке.
2. Суточные.
3. Дополнительные расходы, которые связаны с оплатой жилья, проезда и питания.
4. Время, потраченное на то, чтобы добраться до удаленного места работы (другого населенного пункта, города или страны).

Но, чтобы определить суточные, необходимо посчитать количество дней пребывания в пути и в самой служебной командировке и оплатить их в соответствии с законом. Однако не все так просто. Есть ряд нюансов, которые необходимо знать для того, чтобы не сделать ошибку (в большую или в меньшую сторону). Они касаются оплаты, если сотрудник добирался до места назначения в праздничный либо выходной день, провел длительное время в пути либо выехал за границу.

Все временные затраты сотрудника оплачиваются суточными, в них включены и затраты на дорогу.

Как оплатить командировочные при выезде за границу?

Чтобы ответить на данный вопрос, следует обратиться за получением информации к письму № 1037-ИХ Министерства труда, обобщающему основные правила подобных выплат. Если резюмировать информацию, которая содержится в письме, мы узнаем о том, что сотрудникам, находящимся в краткосрочной командировке в другой стране, производятся выплаты за каждый день пребывания за границей, включая время, потраченное на их поездку. С того момента, как работник находится в пути за пределами границ России, ему начисляются командировочные в строгом соответствии с правилами, установленными в той стране, куда он прибудет.

Далее, по возвращении обратно, оплата начисляется по правилам, которые действуют на территории Российской Федерации (так же с момента въезда в Россию и дальнейшего движения по стране, до пункта работы или до дома). То же самое правило действует, если сотрудник по долгу работы пересекает границы нескольких стран. В данном случае командировочные выплачиваются каждый раз по нормам, установленным в стране, куда направляется специалист.

Как оплатить командировочные в выходные и праздничные дни

В Трудовом кодексе РФ содержится информация, которая гласит, что сотрудникам, командировка которых попала на выходные или праздничные дни, идет двойная оплата. Причем она касается тех ситуаций, когда сложилось так, что сотрудник провел этот день в пути, добираясь до пункта назначения. Такой порядок действует и для тех, у кого рабочий день был на месте работы, и для тех, кто во время праздника или выходного попал в командировку (ст. 153 ТК РФ).

В вышеуказанном письме Минтруда также содержится информация, которая гласит, что сотрудникам, командировка и время нахождения в пути к месту назначения которых попала на выходные или праздничные дни, идет двойная оплата. Второй вариант, который предлагают в Министерстве труда, – стандартная оплата + 1 отгул, который работник может взять по согласованию с руководством.

Как быть с авансовым платежом

Сотруднику еще перед началом пути оплачивают ориентировочную сумму, которая понадобится с учетом дней, суточных и дополнительных расходов. Все расходы, которые происходят во время командировки, должны быть задокументированы. Как только командировка закончится, сотрудник должен представить в бухгалтерию документацию, где будут числиться все расходы (включая проезд и жилье). Это необходимо сделать в течение трех дней со дня приезда. После представления отчетности сумма аванса корректируется (происходит доплата со стороны компании, либо сотрудник возвращает оставшуюся сумму).

Все дни, которые сотрудник был в пути и находился на месте удаленной работы, оплачиваются по среднему заработку. В порядке исключения выступают только праздничные либо выходные дни (в данном случае идет двойная оплата, либо сотрудник зарабатывает официальный отгул).

Как оплачивать командировку в выходной день

Важная командировка может случиться в любой день. А чтобы к началу недели оказаться в пункте назначения или, наоборот, вернуться, уезжать иногда приходится в воскресенье. Я часто слышу от клиентов вопрос: «Наши сотрудники уезжают в командировку в воскресенье и едут из дома в аэропорт заранее. Как считать и оплачивать этот день?»

Выясним, является ли командировка в выходной день рабочим временем. Статья 91 Трудового кодекса (TK) напоминает, что рабочим временем является период, когда сотрудник на основании правил внутреннего трудового распорядка и условий трудового договора должен исполнять свои обязанности. А в ст. 166 кодекса указано, что командировка – это поездка по заданию работодателя и именно он определяет, когда надо выехать и вернуться. Следовательно, день приезда и отъезда в командировку необходимо считать рабочим временем.

С выплатами сложнее. Статья 153 ТК говорит об оплате в двойном размере за работу в выходной, если не дается отдельный день отдыха. Но здесь же упомянут и второй вариант – за работу в выходной человек получает одинарную оплату, а дополнительный отдых не оплачивается. Право выбора за работником, и компания на это повлиять не может. Тем не менее варианты компенсации лучше описать в локальных актах, например в положении о командировках.

Двойная оплата. Если вы оплачиваете сотруднику работу в выходной, еще раз обратите внимание на ст. 153 ТК. Для расчета можно применять дневную или часовую ставку, но конкретный размер устанавливается локальным актом компании – вы определяете, оплачивать работу по двойной ставке за полный день или за каждый час. Пример: сотрудник поехал в командировку в воскресенье в 19.00. Что выгоднее – оплачивать весь воскресный день или время нахождения в пути? Если оплата почасовая и сотрудник приедет к месту назначения в 6 утра, вам надо заплатить ему за 11 часов в дороге. Если же установить дневную ставку за выходной, то придется платить двойной тариф за весь день. То есть при почасовой схеме оплачиваются часы в пути, а при дневной – весь день. Поэтому предлагаю посчитать и оценить, какие расходы будут в том или ином случае. Как ни странно, возможно, оплата всего дня целиком будет для работодателей более выгодной.

День отдыха вместо двойной оплаты. Альтернатива двойной оплате – день отдыха и оплата за выходной в одинарном размере. Законодатели считают, что, когда сотрудник работает или находится в пути в выходной, он не отдыхает. Если он все-таки отдыхал, то получает оплату в одинарном размере. Если же он жертвует ради работы выходным днем и дополнительно не отдыхает, он должен получить двойную оплату. Поэтому надо реализовать его право на отдых, и это отдельно не оплачивается.

Однако в России часто происходит по-другому: сотрудник работает в выходной, потом берет отгул, который ему оплачивают как обычный рабочий день. Во время проверки Государственной трудовой инспекции компания показывает документы и расписывается в нарушении. Она получает требование оплатить сотруднику выходной день. Поэтом лучше установить законную схему с оплатой выходного и предоставлением дня отдыха, чем не оформить сначала документы на отгулы, а потом заявить об этом инспекторам.

Если же уик-энд – рабочее время для сотрудника в соответствии с его графиком, в эти дни за ним сохраняется средний заработок. Это следует из параграфа 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением правительства от 13.10.2008 № 749. При этом средний заработок сохраняется за весь день независимо от того, сколько часов сотрудник находился в пути.

Точная дата дня отдыха. Норма закона описана так, что приоритетной компенсацией считается двойная оплата, а день отдыха можно дать только по желанию работника. Значит, требуется письменное согласие сторон. Но для его оформления надо знать дату будущего отдыха, чтобы сохранить производственный процесс в отсутствие работника. Закон не уточняет, должен ли сотрудник сообщать эту дату. По моему мнению, если в заявлении день не указан, работодатель может не давать отгул и оплатить работу в выходной в двойном размере. В то же время для привлечения к работе в праздник или выходной необходимо согласие сотрудника на основании ст. 113 ТК. Если сотрудник будет недоволен предложенным видом компенсации, он может отказаться от работы в выходной или праздник.

Оплата времени в пути в командировке

У вас — сотрудники, у нас — сервис по расчёту зарплатных налогов.

Покажем, как рассчитать любую выплату за 10 минут.

Попробовать бесплатно

По специфике работы организации часто приходится отправлять работников в однодневные командировки в удаленные обособленные подразделения. Время пути до данных обособленных подразделений занимает 3-4 часа в одну сторону. Таким образом, с учетом времени нахождения в пути работники находятся на работе по 15-16 часов, а в организации установлен 8-часовой рабочий день.

Как правильно должны оплачивать труд указанных работников?

Следует ли относить время нахождения в пути к рабочему времени и, соответственно, оплачивать часы как сверхурочную работу, работу в вечернее (ночное) время?

Статьей 166 ТК РФ установлено, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

В силу п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение), днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. В случае, если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Таким образом, время, затраченное работником на проезд к месту командировки и обратно, тоже относится к периоду командировки. Соответственно, учет и оплата времени в пути в период выполнения служебного поручения регулируются нормами о служебных командировках.

По смыслу ст. 166 ТК РФ и п. 3 Положения на время командировки работник прекращает исполнять свою трудовую функцию в месте постоянной работы и исполняет служебное поручение вне места такой работы. Иными словами, находясь в командировке, работник выполняет отдельное служебное поручение, а не трудовую функцию, как она определена трудовым договором. Соответственно, время командировки не является рабочим в том смысле, в каком оно определено в ст. 91 ТК РФ. Следовательно, в командировке не может возникнуть и часов работы за пределами установленной продолжительности рабочего времени, то есть сверхурочных часов (ст. 99 ТК РФ). В связи с этим оснований для выплаты компенсаций за сверхурочную работу, а также за работу в ночное время в данном случае нет.

Определение срока командировки с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения отнесено к исключительной компетенции работодателя (п. 4 Положения).

По нашему мнению, назначение такого служебного поручения, выполнять которое заведомо придется в течение большего времени, чем нормальная его продолжительность, следует оценивать как злоупотребление правом со стороны работодателя. Полагаем, что работодатель, отправляя работника в командировку и определяя ее сроки в зависимости от объема служебного поручения, должен по аналогии применять требования трудового законодательства о нормальной продолжительности рабочего времени на определенные периоды.

В любом случае работодатель вправе компенсировать работнику возникшую в период командировки фактическую потерю времени отдыха, закрепив решение о доплате в локальном нормативном акте, определяющем систему оплаты труда и премирования работников, в коллективном договоре либо в трудовом договоре.

руководящих принципов для почасовой оплаты персонала за выезд за город в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах | Малый бизнес

Автор: Ван Томпсон Обновлено 28 января 2019 г.

Закон о справедливых трудовых стандартах — это федеральный закон, регулирующий трудовые отношения. Этот закон распространяется на почасовых сотрудников, которые, как правило, должны получать оплату за поездки за город. Многие компании не могут понять, что считается поездкой и какие часы необходимо оплачивать. Знакомство с FLSA может сэкономить деньги вашего бизнеса; нарушение этого закона может повлечь за собой серьезные штрафы и судебные иски.

Типы времени в пути

Поездки на место работы и обратно не классифицируются как время в пути в соответствии с FLSA, и работодатели не обязаны платить за это. Однако поездки в рабочее время, включая поездки на другое рабочее место, поездку на встречу с клиентом и аналогичные поездки в течение рабочего дня, должны оплачиваться по обычной почасовой ставке сотрудника в соответствии с FLSA.

Деловые поездки

Деловые поездки в другие штаты или города должны быть оплачены. Проезд в аэропорт и из аэропорта не является платным; это путешествие аналогично поездке на работу и обратно.

Однако время, потраченное на ожидание самолета, в самолете и аренду автомобиля или ожидание такси, должно оплачиваться по обычной почасовой ставке сотрудника. Работодатели также должны оплачивать время, потраченное на работу, включая посещение семинаров и встречи с клиентами. Работодателям не нужно платить за время, проведенное во сне, в отеле или за обедом.

Оплата сверхурочных в соответствии с FLSA

Закон о справедливых трудовых стандартах требует, чтобы работники получали компенсацию в размере, превышающем их обычную почасовую оплату, за каждый час, превышающий 40 часов в рабочую неделю.Сотрудники часто несут сверхурочную работу в командировках, и за это время они должны получать компенсацию. Вы можете структурировать рабочую неделю своих сотрудников по своему усмотрению, если это будет семидневная неделя. Например, если ваша рабочая неделя длится с понедельника по воскресенье, и ваш сотрудник работает в это время 50 часов, вы должны компенсировать ей 40 часов по ее обычному тарифу и 10 часов по полуторакратному тарифу.

Компенсация деловых расходов

Закон FLSA не требует, чтобы работодатели возмещали работникам командировочные расходы, такие как питание и проживание.Однако большинство работодателей, само собой разумеется, возмещают эти расходы, и в противном случае может возникнуть высокая текучесть кадров. Ваши сотрудники могут использовать командировочные расходы в качестве налогового вычета, если вы их не компенсируете; если вы это сделаете, вы сможете вычесть эти расходы. В некоторых штатах, включая Калифорнию, есть дополнительные законы, обязывающие работодателей покрывать дорожные расходы.

Исключения из правил FLSA

Не все сотрудники подпадают под действие FLSA, но все сотрудники с почасовой оплатой.Наемные сотрудники, выполняющие профессиональные или исполнительные функции и зарабатывающие более 455 долларов в неделю, освобождаются от правил FLSA с февраля 2018 года. Однако этот порог заработной платы может быть изменен в соответствии с текущими обновлениями FLSA.

Политика командировочных расходов

Обзор
Политика [Название компании] предусматривает возмещение сотрудникам разумных и необходимых расходов, понесенных во время утвержденных служебных командировок.

Сотрудники, обращающиеся за компенсацией, должны нести самые низкие разумные командировочные расходы и проявлять осторожность, чтобы избежать нарушений или их видимости.Возмещение допускается только в том случае, если возмещение не было и не будет получено из других источников. Если возникнут обстоятельства, которые конкретно не описаны в этой политике в отношении поездок, следует предпринять наиболее консервативные действия.

Политика в отношении деловых поездок согласована с правилами компании по возмещению расходов. Все командировки, связанные с бизнесом, оплачиваемые из средств [Название компании], должны соответствовать политике компании в отношении расходов.

Полномочия и ответственность
Поездки сотрудников должны быть разрешены.Путешественники должны убедиться, что запланированная поездка имеет право на возмещение, прежде чем организовывать поездку. В течение 30 дней после завершения поездки путешественник должен предоставить форму возмещения командировочных расходов и подтверждающую документацию для получения возмещения расходов.

Физическое лицо не может утверждать свое собственное путешествие или компенсацию. Форма возмещения командировок должна быть подписана исполнительным директором или финансовым директором (для командировок на сумму более 1000 долларов США) или бизнес-менеджером (для поездок на сумму менее 1000 долларов США).

Путевые расходы и компенсация членам управленческой команды должны утверждаться исполнительным директором или финансовым директором и ежегодно проверяться внутренним аудитором.

Назначенные утверждающие органы должны проверять расходы и отказывать в возмещении, если есть основания полагать, что расходы неуместны или чрезмерны.

Личные средства
Путешественникам следует ознакомиться с инструкциями по возмещению расходов, прежде чем тратить личные средства на командировки, чтобы определить, подлежат ли такие расходы возмещению.См. Подробности в Разделе II: «Командировочные расходы / процедуры». [Название компании] оставляет за собой право отказать в возмещении командировочных расходов за несоблюдение политик и процедур.

Путешественникам, которые используют личные средства для облегчения организации поездки, не будут возмещены расходы до тех пор, пока поездка не состоится и не будет предоставлена ​​соответствующая документация.

Отпуск в сочетании с деловой поездкой
В случаях, когда время отпуска добавляется к деловой поездке, любое изменение стоимости авиабилетов, аренды автомобиля или проживания должно быть четко указано в форме заявки на поездку.[Название компании] не осуществляет предоплату личных расходов с намерением «погасить» их в более позднее время, а также не возмещает какие-либо личные расходы.

Исключения
Иногда путешественникам может потребоваться запросить исключения из этой политики в отношении поездок. Запросы об исключениях из политики должны подаваться в письменной форме и утверждаться исполнительным директором или финансовым директором. Исключения, связанные с расходами директора или финансового директора, должны быть представлены на утверждение другому лицу или казначею попечительского совета.В большинстве случаев ожидаемое время рассмотрения и утверждения составляет пять рабочих дней.

Командировочные расходы / процедуры

Общая информация
Разрешенные командировки сотрудников, включающие предоплату, должны быть предварительно одобрены.

Для возмещения стоимости парковки, пробега, бензина вместо пробега и проездных на паром или автобус не требуются запросы, если они менее 10 долларов США. Запросы на возмещение расходов, превышающих 10 долларов США, необходимо подавать в форме возмещения командировочных расходов.

Допустимые предоплаченные командировочные расходы
Перед поездкой [Название компании] может выплачивать предоплату за авиабилеты, железнодорожный транспорт, аренду транспортных средств, плату за регистрацию на конференцию и авансы наличными. Применимая политика и методы оплаты этих предоплат приведены ниже.

Авиабилеты. Ожидается, что путешественники получат самую низкую доступную стоимость авиабилетов, которая в разумных пределах соответствует потребностям деловых поездок. Авиабилет может быть оплачен бизнес-офисом.

Путешественникам рекомендуется бронировать рейсы не менее чем за 30 дней, чтобы избежать повышения цен на авиабилеты.

Билеты на автобусный класс или билеты эконом-класса необходимо приобретать на внутренние или международные рейсы, продолжительность полета которых составляет менее пяти часов подряд, за исключением пересадок.

Билет класса ниже первого (т. Е. Бизнес-класс) может быть приобретен по усмотрению [Название компании] на внутренние или международные рейсы, время полета которых превышает пять часов подряд, за исключением пересадок.

Авиабилеты можно приобрести с помощью кредитной карты или чека в офисе компании с формой запроса платежа.

Железнодорожные перевозки. [Название компании] предоплатит железнодорожные перевозки при условии, что их стоимость не превышает стоимости самого дешевого авиабилета.

Аренда автомобилей. [Название компании] будет платить за разрешенное использование арендованного автомобиля. См. Раздел о возмещении расходов ниже в этом разделе.

Регистрационный взнос на конференцию. Регистрационный взнос на конференцию может быть оплачен кредитной картой или чеком через офис с запросом формы оплаты. Деловые банкеты или обеды, которые считаются частью конференции, могут быть оплачены вместе с регистрационным взносом; однако такое питание должно вычитаться из суточных путешественника.

Авансы на путевые расходы. Авансы наличными разрешены в особых ситуациях, которые могут вызвать неоправданные финансовые трудности для деловых путешественников. Эти ситуации ограничиваются сотрудниками, путешествующими от имени [Название компании].Можно авансировать максимум 80 процентов от общей сметной стоимости.

Расходы, связанные с поездкой, должны быть согласованы и подтверждены в течение двух недель с даты возврата. Путешественник должен выплатить [Название компании] любые авансы сверх утвержденных возмещаемых расходов. Отдел, инициирующий поездку, несет ответственность за уведомление бизнес-офиса о внесении любых излишков средств на соответствующий счет отдела.

Авансы на командировку обрабатываются путем отправки заполненной формы запроса на оплату и формы запроса на поездку в офис компании.Возмещение любых оставшихся расходов оформляется на форме возмещения командировок, утвержденной уполномоченным органом, выдающим разрешения.

Возмещение расходов
Запросы на возмещение путевых расходов подаются в форме возмещения путевых расходов. Эта форма должна сопровождаться подтверждающей документацией. Если запрошенное возмещение превышает 20 процентов от общей сметы до поездки, форма возмещения командировок должна быть подписана исполнительным директором или финансовым директором.

Эти формы необходимо отправить в офис в течение двух недель после завершения поездки. Формы возмещения командировочных расходов, не представленные в этот срок, требуют одобрения исключения со стороны исполнительного директора или финансового директора.

Возмещение командировочных расходов основывается на документации о разумных и фактических расходах, подтвержденной оригиналами детализированных квитанций, где это необходимо. Компенсации, которые может выплачивать [Название компании], показаны ниже.

Авиабилеты. Если авиабилет не был предоплачен бизнес-офисом, требуется оригинал квитанции авиакомпании, квитанция / выписка электронного билета или квитанция / выписка через Интернет. В квитанции должен быть указан способ оплаты и указано, что оплата была произведена.

Железнодорожные перевозки. Если железнодорожная перевозка не была предоплачена бизнес-офисом, требуется оригинал квитанции с подробным описанием, оригинал квитанции / выписки электронного билета или квитанции / выписки через Интернет. В квитанции должен быть указан способ оплаты и указано, что оплата была произведена.

Автомобиль (личный — для внутренних поездок). Для возмещения расходов требуются действующие водительские права, выданные в США, и личная автомобильная страховка. Водители должны быть осведомлены о степени покрытия (если таковое имеется), предоставляемого его или ее автомобильной страховой компанией для поездок, которые являются деловыми или не личными по своему характеру.

Компенсация за использование личного автомобиля основана на норме пробега [Название компании].

Форма компенсации командировочных расходов необходима для возмещения всех расходов, связанных с транспортными средствами, включая бензин, износ и личное автострахование.По состоянию на [дата] тариф составляет [$] за милю. Путешественники могут запросить возмещение фактических расходов на бензин вместо нормы миль [Название компании]. В этих случаях требуются оригинальные детализированные квитанции.

Автомобиль (аренда — проезд по стране). Компенсация за арендованный коммерческий автомобиль в качестве основного вида транспорта разрешается только в том случае, если арендованный автомобиль более экономичен, чем любой другой вид общественного транспорта, или если пункт назначения недоступен иным образом.Аренда автомобиля в городе назначения возмещается. Требуются оригиналы квитанций.

[Название компании] разрешает возмещение стоимости наиболее экономичного транспортного средства. При определенных обстоятельствах можно арендовать более крупные автомобили с одобрения надзорного органа. В договоре аренды должны быть четко указаны дата и пункты отправления / прибытия, а также общая стоимость. Водители должны соблюдать требования к аренде и соблюдать ограничения. Требуются оригиналы квитанций.

Когда необходима аренда автомобиля, [Название компании] поощряет путешественников приобретать страхование возмещения ущерба при столкновении (CDW) и страхового возмещения убытков (LDW).[Название компании] возместит стоимость покрытия CDW и LDW; во всех других страховых возмещениях будет отказано.

Водители должны быть осведомлены о степени покрытия (если таковое имеется), предоставляемого его или ее автомобильной страховой компанией для путешествий, которые являются деловыми или не личными по своему характеру.

Плата за парковку, сборы и другие непредвиденные расходы, связанные с использованием транспортного средства, не покрываются договором аренды.

Путешественникам настоятельно рекомендуется заправить бензобак перед возвратом автомобиля в агентство по аренде, чтобы избежать платы за обслуживание и более высоких цен на топливо.

Регистрационный взнос на конференцию. Если взнос за конференцию не был предоплачен, [Название компании] возместит эти сборы, включая связанные с бизнесом банкеты или обеды, которые являются частью регистрации на конференцию. Требуются оригиналы квитанций, подтверждающих оплату. Если конференция не предоставляет квитанцию, то для возмещения требуется аннулированный чек, квитанция / выписка по кредитной карте или документация о том, что сумма была уплачена.

Из суточных командировочных необходимо вычесть пропорциональную сумму за предоставленное питание.Подробнее см. Питание (суточные). Развлекательные мероприятия, такие как гольф и экскурсии, не возмещаются.

Регистрационный взнос, оплаченный напрямую физическим лицом, не будет возмещен до завершения конференции.

Жилье (коммерческое). Стоимость ночлега (только стоимость номера и налог) будет возмещена путешественнику, если разрешенная поездка находится на расстоянии 45 миль или более от дома путешественника или основного места работы.

Исключения из этого ограничения могут быть одобрены в письменной форме исполнительным директором или финансовым директором.

[Название компании] возместит расходы на проживание по разумной цене на одноместное размещение или по стандартной цене бизнес-номера. Если отель или мотель является местом проведения конференции или конгресса, возмещение будет ограничено ставкой конференции.

Только стоимость одноместных номеров разрешена к оплате или возмещению, если вторая сторона не представляет агентство в уполномоченном качестве. Если в квитанции о проживании указано более чем одноместное размещение, необходимо указать стоимость одноместного номера. Если запрашивается компенсация за сумму, превышающую стоимость одноместного номера, необходимо указать имя второго человека.

Питание (суточные). Суточные возмещаются за проезд в пределах штата с ночевкой на расстояние 45 миль или более от дома путешественника или основного места работы.

Суточные применяются для всех поездок за пределы штата, которые находятся на расстоянии 45 миль или более от дома путешественника или основного места работы.

[Название компании] суточные основаны на Руководящих принципах Управления общего обслуживания США, которые зависят от города. Помимо питания, в эти ставки включены непредвиденные расходы, такие как стирка, химчистка и чаевые (например,g., уборка номера или чаевые портье). Случайные расходы, если это специально не указано в этой политике, не возмещаются.

Компенсация суточных зависит от времени отправления и возвращения в течение 24-часового дня и пропорционально распределяется соответственно.

Если бесплатное питание подается в самолете, включено в регистрационный сбор на конференцию, включено в стандартную стоимость одноместного номера в отеле или заменено законным деловым обедом, суточные для этого питания не могут быть востребованы.

Квитанции на выплату суточных не требуются.Суточные возмещаются после завершения поездки.

Деловые обеды. Путешественники должны соблюдать правила [Название компании] в отношении расходов при запросе компенсации за деловые обеды. Требуются оригиналы детализированных квитанций.

Деловые расходы. Деловые расходы, включая факсы, ксерокопии, плату за Интернет, порты данных и деловые телефонные звонки, сделанные во время командировки, могут быть возмещены. Требуются оригиналы детализированных квитанций.

Парковка. Требуются оригиналы квитанций для оплаты парковки (включая парковку в аэропорту) на общую сумму 25 долларов США или более. Счет за проживание можно использовать в качестве квитанции, если расходы включены в стоимость ночевки.

Телефонные звонки. Расходы на личные телефонные разговоры оплачиваются физическим лицом.

Плата за проезд. Оригиналы квитанций требуются для дорожных сборов на общую сумму 25 долларов США и более.

Разные перевозки. Оригиналы квитанций требуются для такси, автобуса, метро, ​​метро, ​​парома и других видов транспорта, если стоимость каждого случая составляет 25 долларов США или более.

Визы, паспортные сборы и прививки. Если эти предметы необходимы для международных поездок, их возмещение остается на усмотрение вашего руководителя. Если это одобрено уполномоченным органом, требуются оригиналы детализированных квитанций.

Невозмещаемые командировочные расходы
Следующие предметы, которые могут быть связаны с командировками, не будут возмещены [Название компании]:

• Членство в клубе авиакомпаний.
• Модернизация авиакомпаний.
• Бизнес-класс для внутренних рейсов или первый класс для всех рейсов.
• Уход за детьми, присмотр за детьми, присмотр за домашними животными или в питомнике.
• Перемещение между домом и основным местом работы.
• Расходы, понесенные путешественником в результате несвоевременной отмены бронирования поездки или бронирования гостиницы.
• Вечерние или официальные расходы.
• Стрижки и уход за телом.
• Прачечная и химчистка.
• Паспорта, прививки и визы, когда они не требуются в качестве особого и необходимого условия командировки.
• Личные расходы на развлечения, включая фильмы в полете, наушники, услуги оздоровительного клуба, фильмы с оплатой за просмотр в отеле, фильмы в кинотеатрах, общественные мероприятия и сопутствующие непредвиденные расходы.
• Взносы по страхованию путешествий от несчастных случаев или покупка дополнительной туристической страховки.
• Прочие расходы, не связанные напрямую с командировкой.

Путевые расходы для лиц, не являющихся сотрудниками
Дополнительные расходы на проезд, проживание, питание или другие путевые расходы для супругов или других членов семьи не будут возмещены, если у человека нет добросовестной цели компании для участия в поездке или посещение мероприятия.Такие поездки обычно ограничиваются высшим руководством и должны происходить нечасто.

Что вам нужно знать: командировочные расходы

Поездки на работу часто воспринимаются как привилегия работы, но заявить о расходах на деловую поездку может быть сложно.

Независимо от того, являетесь ли вы сотрудником, претендующим на командировку в Великобританию или за границу, или вы работодатель, которому необходимо знать ваши варианты возмещения командировочных расходов, вы нашли правильное место — мы обозначили ключ правила ниже.

Итак, приступим.

Что такое командировочные расходы?

Командировочные расходы — это расходы, накопленные во время деловых поездок, включая пробег, питание и ночлег (называемые прожиточными), плату за парковку и плату за проезд.

(FYI, штрафы за превышение скорости и штрафы за парковку не включены.)

HMRC сообщает, что деловые поездки охватывают только следующие два типа поездок:

• поездок, являющихся частью служебных обязанностей сотрудника (например, поездки между назначениями) сервисным инженером или на внешние встречи)

• поездок, связанных с присутствием сотрудника на временном рабочем месте

Итак, если вам необходимо посетить определенные места для выполнения своей работы, за исключением поездок на обычное место работы, это деловая поездка.

Если ваша деловая поездка включает в себя ночевку, вы можете запросить компенсацию понесенных расходов. Вы также можете потребовать возмещения суточных, понесенных во время деловой поездки, например, питания в аэропорту.

Деловые поездки обычно не облагаются налогом

Законные деловые расходы не облагаются налогом или расходами на государственное страхование. Таким образом, деловые поездки, если они соответствуют всем требованиям, обычно не облагаются налогами.

Требование о расходах на еду и напитки

Можно требовать возмещения расходов на еду и напитки, если они потребляются в рабочих поездках вне обычных поездок.Они могут быть возмещены по фактической стоимости или по базовым ставкам шкалы, установленным HMRC.

Эти ставки представляют собой максимальные не облагаемые налогом надбавки, которые могут выплачиваться работодателем на оплату еды и напитков, и рассчитываются на основе количества часов, в течение которых вы находитесь вне своего обычного места работы.

Ставки:

Для использования этих ставок должны быть выполнены некоторые квалификационные условия. Эти условия следующие:

• поездка должна быть связана с выполнением служебных обязанностей или на временное место работы

• работник должен отсутствовать на своем обычном месте работы или дома в течение непрерывного периода, превышающего 5 часов или 10 часов

• Сотрудник должен был оплатить питание (еда и напитки) после начала поездки

Непредвиденные расходы на ночлег

Если вы остаетесь на ночь в командировке, вы имеют право на безналоговое возмещение ваших личных непредвиденных расходов.

Сюда входят такие вещи, как частные телефонные звонки, стирка и газеты. Суммы составляют 5 фунтов стерлингов за ночь при проживании в Великобритании или 10 фунтов стерлингов за ночь при проживании за границей.

На что следует обратить внимание, если вы являетесь сотрудником

Как и в случае с претензиями за мили, если вы понесли расходы в результате работы, и эти расходы не возмещаются вашим работодателем, вы можете потребовать налоговые льготы в HMRC. .

Необходимо выполнить несколько условий:

• Необходимые затраты на работу оплачиваются лично вами

• Эти затраты необходимы только для работы

• Ваш работодатель не возвращает вам деньги

• Ваш работодатель не предлагает вам подходящую альтернативу

(Кроме того, вы должны быть налогоплательщиком, поскольку это налоговая льгота.😀)

На что следует обратить внимание, если вы являетесь работодателем

Если вы не классифицированы как «освобождение от уплаты налогов», вы должны вычесть и уплатить налоги и национальное страхование на все расходы и льготы, которые вы даете своим сотрудникам, и сообщать о них в HMRC. как обычно.

Деловые поездки включены в «исключение» вместе со счетами за телефонные разговоры, деловыми развлечениями, униформой или рабочими инструментами. Чтобы претендовать на освобождение, вы должны либо возмещать точные расходы вашего сотрудника, либо платить контрольную ставку.Вам не нужно подавать заявление на освобождение, если вы не хотите платить своим сотрудникам индивидуальные ставки.

• Важно: если вы решите возместить фактические расходы своих сотрудников, возмещенная сумма не будет облагаться налогом в пределах суммы, разрешенной HMRC. Если вы возмещаете сотрудникам более высокие ставки, они станут заработком и, следовательно, будут облагаться налогом и национальным страхованием.

Международные командировочные расходы

Если ваши сотрудники сходят с ума и тратят небольшое состояние на проживание и питание и требуют возмещения расходов в качестве деловых расходов, у вас есть два варианта:

• , вы можете возместить их точную стоимость

• вы можете возместить в соответствии с платежами по шкале HMRC.

Возмещение расходов на международные поездки с использованием ставок HMRC

Преимущество использования платежей по шкале HMRC состоит в том, что это экономит ваше время и упрощает процесс оплаты.

Использование шкалы означает, что вам не нужно проверять каждую квитанцию ​​о расходах (хотя вы все равно должны проверять образец), и если ваши сотрудники часто путешествуют, вы можете установить бюджет на питание и проживание для всех поездок, а не для каждой поездки .

HMRC опубликовала очень длинный список стран с применимыми ставками шкалы и валютами. См. Полный список стран здесь:

https://www.gov.uk/guidance/expenses-rates-for-employees-travelling-outside-the-uk

Если вы не можете найти страну, которую вы посетили, в list, то вы должны использовать ставки, применимые к географически ближайшему городу.

Пример: возмещение командировочных расходов вашего сотрудника с использованием тарифных ставок

Ваша сотрудница Ана находится в командировке в Берлине.Она регистрируется в отеле в городе в понедельник в 15:00 и уезжает в четверг утром после завтрака рейсом в 9:00.

Вы хотите возместить ей расходы в соответствии с тарифами HMRC для зарубежных стран, которые покроют ее питание, проживание и транспорт до офиса.

Для 48 часов с 15:00 понедельника до 15:00 среды:

2 x 72 евро (24-часовой тариф)

= 144 евро

На 18 часов с 15:00 среды до 9:00 четверга:

1 x 167 евро.50 (стоимость номера на ночь в среду)

1 x 65,50 евро (10-часовой тариф с 15:00 среды до 9:00 четверг)

= 233 евро

Полная компенсация за поездку Аны:

= 377 евро

Как Expend?

Есть еще один способ обработки заявлений о командировке. Возмещение вашим сотрудникам часто связано с длительным процессом с формами или таблицами, выписками из банка и бумажными квитанциями. Кроме того, ваши сотрудники оплачивают дорожные расходы самостоятельно, пока им не возместят расходы.

Expend — это универсальная платформа для управления расходами, которая работает на любом устройстве для любого типа расходов, способа оплаты, валюты и бизнеса. Кроме того, для сотрудников, которые регулярно несут расходы, наличие карты расходов означает, что им больше не придется ждать, чтобы получить возмещение снова.

Каждая смарт-карта Mastercard позволяет устанавливать лимиты расходов для каждого сотрудника на ежедневной, еженедельной или ежемесячной основе и блокировать расходы в определенных типах розничных торговцев, таких как пабы и бары.

Ограничение снятия наличных в банкоматах или онлайн-транзакций и мгновенная блокировка карты дают вам душевное спокойствие — не оставляя места для неправомерного использования.

Через приложение «Расходы» ваши сотрудники могут легко оплачивать любые расходы по любому типу оплаты в дороге — прикрепляя квитанции, заметки и назначая расходы клиенту или номеру должности за секунды, что позволяет им контролировать свои расходы ежедневно.

После загрузки расхода менеджер может утвердить или отклонить его. Это позволяет вам видеть, о чем заявляют ваши сотрудники, и отмечать любые несоответствия или проблемы, как только они обнаруживаются.

Заявление об ограничении ответственности: это не юридическая, бухгалтерская или налоговая консультация — это просто руководство.Если вам нужна помощь, обратитесь к своему бухгалтеру или свяжитесь напрямую с HMRC.

Собирайте чемодан — правила компенсации времени в пути

19 ноября 2014 г.

Я только что вернулся из недельной поездки в Чарльстон, Южная Каролина, по работе по найму. Как человек, который регулярно путешествует по работе, я всегда помню о расходах, которые я несу на транспорт, отели, питание и десятки мелких покупок, которые в сумме складываются. Затем есть зарплата, которую я зарабатываю во время командировки, которую мой работодатель обязан предоставлять по закону.

Очень часто я задаюсь вопросом, сколько отчетов о расходах, подобных моему, мой работодатель получает на регулярной основе. В конце концов, многие из моих коллег путешествуют по миру, посещают отраслевые мероприятия и должны быть в пути, чтобы выполнить значительную часть своих должностных обязанностей. С точки зрения работодателя, какая часть этого времени и расходов подлежит юридической компенсации?

Давайте подробнее рассмотрим правила компенсации времени в пути и дадим несколько советов по снижению затрат на более мобильную рабочую силу.

Руководство для сотрудников, оплачивающих время в пути

Узнайте больше о нашем программном обеспечении для компенсаций

ПОЛУЧИТЬ ДЕМО

Вопрос номер один, который возникает при размышлениях о компенсации командировок: «Должен ли я платить сотрудникам за время в пути?» Краткий ответ — да». Согласно Nolo.com, издателю юридических справочников с 1971 года, работодатели несут ответственность за оплату времени в пути, которое официально является частью должностных обязанностей сотрудника. Если сотрудник должен уехать после обычной рабочей смены (например, чтобы ответить на срочный запрос клиента или купить что-то необходимое для бизнеса), это время подлежит компенсации.

Каждый раз, когда сотруднику приходится путешествовать с деловыми целями, все время должно получать компенсацию. Это может быть сложно. Сотрудники могут быть не в состоянии следить за входом и выходом из системы учета рабочего времени, поэтому они должны отслеживать свое собственное время. Это время может включать поездку в общественную систему, такую ​​как авиалиния, поезд или автобус. Они могут выбрать водить машину, поэтому это время также считается рабочей поездкой. Однако, если сотрудник решает навестить друзей, пройтись по магазинам или путешествовать по другим личным причинам, это время не должно включаться в его компенсацию.Правило компенсации проезда — это , а не , которое следует путать с регулярным временем на дорогу на работу и обратно.

Что касается компенсации времени во время поездки, правила сверхурочной работы по-прежнему применяются. В некоторых случаях работодатель может предложить «компенсационный отпуск», когда наемный работник превышает определенное количество времени, отработанного в течение одного периода расчета заработной платы. Однако работодатель не может заменить стандартную сверхурочную работу для почасовых сотрудников.

Прочие статьи, которые обычно являются частью компенсации командировок, включают:

• Гостиничные сборы (из кармана)
• Питание (суточные)
• Деловые потребности (канцелярские товары и товары для мероприятий, необходимые книги и т. Д.))
• Расходы, связанные с клиентом (питание, развлечения и т. Д.)
• Газ (аренда и личный автомобиль) и пробег (личный автомобиль)
• Чаевые и чаевые (опять же с установленными ограничениями)

Контроль над компенсацией командировок

Основной причиной определения компенсации командировочных является попытка контролировать расходы, связанные с этой деловой необходимостью. Важно отметить, что отдел кадров несет полную ответственность за разъяснение четкой политики командировок сотрудников с указаниями, которые позволяют сотрудникам легко их соблюдать.

Вот несколько способов добиться этого…

• Добавьте политику командировок в корпоративный справочник для сотрудников
  Каждой компании, которая требует командировок для сотрудников, нужна политика в отношении командировок, записанная в корпоративном справочнике. Эта политика не требует подробностей. Это может быть так же просто, как предоставление инструкций о том, как забронировать поездку, определенные ограничения на ежедневные расходы на питание, чаевые и другие компенсируемые расходы, а также дать сотрудникам знать, как регистрировать свое время в пути для расчета заработной платы.
• Работайте с поставщиком туристических услуг, чтобы установить ограничения на расходы.
  Чтобы облегчить вашу жизнь в качестве менеджера по персоналу или расчету заработной платы, найдите поставщика туристических услуг, который может предоставить вам доступ к недорогим туристическим услугам. Это может помочь установить ограничения на такие вещи, как авиабилеты, отели и аренда автомобилей с самого начала. Многие поставщики имеют доступ к сниженным в отрасли тарифам и специальным ценам для совместного бронирования этих поездок.
• Назначьте сотрудника отдела кадров для проверки командировочных расходов.
  В рамках ответственной деловой практики важно, чтобы хотя бы один из сотрудников отдела кадров хорошо разбирался в политике командировок, чтобы внимательно следить за отчетами о расходах.Этот человек также может быть вашим консультантом по поездкам, если возникают вопросы, связанные с расходами или временем, когда сотрудник находится в командировке, связанной с работой.
• Обучайте сотрудников способам сокращения командировочных расходов
  Сделайте политику в отношении сотрудников как можно более всеобъемлющей, используя ее как возможность для обучения. Дайте указание о способах сокращения скрытых сборов за поездку, таких как легкая упаковка (без зарегистрированного багажа), использование программ скидок на питание и ограничение внесения в последний момент изменений в авиабилеты или номера в отелях.

Есть вопрос о правилах компенсации командировочных? У Управления по управлению персоналом есть отличная общая схема политики компенсации командировок и подробные сведения о законах о занятости, лежащих в основе этого.

Когда начинается и заканчивается рабочее время при поездках, исключая время на дорогу в местный офис и обратно?

В то время как в вашем штате могут быть свои собственные правила, Министерство труда (DOL) имеет рекомендации по определению того, какие части времени, проведенного в поездках, считаются рабочими часами.Вот ряд ключевых проблем:

Однодневные туры

Согласно DOL, для однодневных командировок сотруднику компенсируется все время, потраченное на поездки между рабочими местами, но вы можете вычесть время, которое они проводят в пути »до аэропорта, автобусной остановки или железнодорожного вокзала, где они находятся. отправление из.

Ночлег

Для командировок на несколько дней применяются те же правила, за одним исключением. Хотя все время, потраченное на работу, должно быть оплачено, компенсируемое время в пути может быть ограничено часами, которые относятся к обычным рабочим часам сотрудника.Обратите внимание, что законы штата значительно отличаются от этого стандарта.

Например, если сотрудник, который обычно работает с 9:00 до 17:00, должен был улететь на 15:00 рейсом в Европу, 2 из этих часов (с 3–5) подлежат компенсации. График работы распространяется на все дни, включая выходные, даже если сотрудник обычно не работает по выходным.

Что касается часовых поясов

Если в поездке сотрудник должен пройти через 2 или более часовых пояса, время от начальной точки поездки следует использовать для определения оплачиваемых часов.

Государственные законы

Обязательно ознакомьтесь с законами своего штата относительно дополнительных положений, касающихся времени, затрачиваемого сотрудником на поездки.

Например, в Калифорнии сотрудникам, путешествующим по служебным делам, необходимо компенсировать большее количество времени, включая их поездку в аэропорт или автовокзал, а также время, потраченное на ожидание покупки билетов, зарегистрированного багажа или посадки.

Заключительные подсказки

Еще один полезный ресурс — это федеральный стандарт возмещения миль, в котором резюмируются дополнительные ставки возмещения расходов на поездку на автомобиле.

Полезные ссылки:

Деловые поездки сотрудников — nolo.com — понятное руководство по расчету компенсируемых часов в пути

Засчитываемое время в пути — law.Cornell.edu — Список законов, определяющих засчитываемое время в пути

Закладка ( 0 )

Пожалуйста, войдите, чтобы добавить закладку

Еще нет аккаунта? Зарегистрировать

Об авторе

Лорен Пералес

В качестве консультанта по кадрам в Zenefits Лорен предоставляет рекомендации и передовые методы компаниям любого размера по любым вопросам, связанным с кадрами и соблюдением нормативных требований.В свободное время она любит читать и гнать своих трех собак.

Тема № 511 Деловые командировочные расходы

Командировочные расходы — это обычные и необходимые расходы, связанные с выездом из дома по работе, профессии или работе. Вы не можете вычесть чрезмерные или экстравагантные расходы или расходы на личные нужды.

Вы уезжаете из дома, если в соответствии с вашими служебными обязанностями вы должны находиться вдали от основной зоны вашего налогового дома на период, значительно превышающий обычный рабочий день, и вам необходимо выспаться или отдохнуть, чтобы соответствовать требованиям вашей работы. в то время как вдали.

Как правило, ваш налоговый дом — это весь город или район, где находится ваше основное место работы или работы, независимо от того, где вы держите свой семейный дом. Например, вы живете с семьей в Чикаго, но работаете в Милуоки, где останавливаетесь в отеле и едите в ресторанах. Вы возвращаетесь в Чикаго каждые выходные. Вы не можете вычесть расходы на проезд, питание или проживание в Милуоки, потому что это ваш налоговый дом. Путешествие по выходным к семейному дому в Чикаго не по работе, поэтому эти расходы также не подлежат вычету.Если вы регулярно работаете более чем в одном месте, вашим налоговым домом является тот район, где находится ваше основное место работы или бизнеса.

При определении вашего основного места деятельности примите во внимание продолжительность времени, которое вам обычно необходимо проводить в каждом месте для деловых целей, степень деловой активности в каждой области и относительную значимость финансовой отдачи от каждой области. Однако наиболее важным фактором является продолжительность времени, которое вы проводите в каждом месте.

Вы можете вычесть командировочные расходы, оплаченные или понесенные в связи с временной работой вне дома. Однако вы не можете вычесть командировочные расходы, уплаченные в связи с неопределенным рабочим заданием. Любое рабочее задание более одного года считается бессрочным. Кроме того, вы не можете вычесть командировочные расходы по месту работы, если вы реально ожидаете, что проработаете там более одного года, независимо от того, действительно ли вы работаете там так долго. Если вы реально рассчитываете работать во временном месте в течение одного года или меньше, и ожидания меняются так, что в какой-то момент вы реально ожидаете работать там более одного года, командировочные расходы не будут вычитаться, когда ваши ожидания изменятся.

Командировочные расходы на конгрессы вычитаются, если вы можете доказать, что ваше участие приносит пользу вашей профессии или бизнесу. Особые правила применяются к конвенциям, проводимым за пределами Северной Америки.

Вычитаемые командировочные расходы вдали от дома включают, помимо прочего, следующие расходы:

1. Путешествуйте самолетом, поездом, автобусом или автомобилем между вашим домом и местом работы. (Если вам предоставят билет или вы едете бесплатно из-за того, что часто путешествуете или по аналогичной программе, ваши расходы равны нулю.)
2. Тарифы на такси или другие виды транспорта между:
   • Аэропорт или вокзал и ваш отель,
   • Отель и место работы ваших клиентов или клиентов, место вашей деловой встречи или временное место работы.
3. Перевозка багажа, а также образцов или демонстрационных материалов между вашими постоянными и временными рабочими местами.
4. Использование вашего автомобиля в командировке. Вы можете вычесть фактические расходы или стандартную ставку пробега, а также связанные с бизнесом сборы и плату за парковку.Если вы арендуете автомобиль, вы можете вычесть из расходов только часть коммерческого использования.
5. Проживание и питание, не связанное с развлечениями.
6. Химчистка и прачечная.
7. Деловые звонки во время деловой поездки. (Это включает деловое общение с помощью факсимильного аппарата или других устройств связи.)
8. Чаевые, которые вы платите за услуги, связанные с любыми из этих расходов.
9. Другие аналогичные обычные и необходимые расходы, связанные с вашей деловой поездкой. (Эти расходы могут включать в себя проезд до делового обеда и обратно, гонорары государственной стенографистки, плату за аренду компьютера, а также эксплуатацию и обслуживание домашнего трейлера.)

Вместо того, чтобы вести учет расходов на питание и вычитать фактическую стоимость, вы обычно можете использовать стандартное пособие на питание, которое варьируется в зависимости от того, куда вы путешествуете. Вычет за деловые обеды обычно ограничивается 50% невозмещенной стоимости.

Если вы работаете не по найму, вы можете вычесть командировочные расходы в Таблице C (Форма 1040), Прибыль или убыток от бизнеса (Индивидуальное предпринимательство), или, если вы фермер, в Таблице F (Форма 1040), Прибыль или Убытки от ведения сельского хозяйства.

Если вы являетесь членом Национальной гвардии или военного резерва, вы можете претендовать на вычет невозмещенных дорожных расходов, уплаченных в связи с выполнением услуг в качестве резервиста, что снижает ваш скорректированный валовой доход. Это путешествие должно быть на ночь и на расстоянии более 100 миль от вашего дома. Расходы должны быть обычными и необходимыми. Этот вычет ограничен обычной федеральной ставкой суточных (на проживание, питание и непредвиденные расходы) и стандартной ставкой пробега (для расходов на автомобиль) плюс любые сборы за парковку, паромные сборы и дорожные сборы.Укажите эти расходы в форме 2106 «Деловые расходы сотрудников» и укажите их в форме 1040 или форме 1040-SR как корректировку дохода.

Хорошие записи необходимы. См. Тему № 305 для получения информации о ведении документации. Для получения дополнительной информации об этих и других командировочных расходах см. Публикацию 463 «Путевые расходы, развлечения, подарки и автомобильные расходы».

Определение командировочных расходов

Что такое дорожные расходы?

Командировочные расходы — это расходы, связанные с поездкой с целью ведения деловой деятельности.Разумные командировочные расходы, как правило, могут быть вычтены бизнесом, когда сотрудники несут расходы, путешествуя вне дома специально для деловых целей. Эти бизнес-цели могут включать конференции или встречи.

Хотя многие командировочные расходы могут быть вычтены, те, которые являются необоснованными, расточительными или экстравагантными по своему характеру, или те, которые предназначены для личных целей, исключаются. Налоговая служба (IRS) считает, что сотрудники уезжают из дома, если их деловые обязанности требуют, чтобы они находились вдали от своего «налогового дома» (общего района, где находится их основное место работы) значительно дольше, чем обычный рабочий день. , и им нужно выспаться или отдохнуть, чтобы выполнять свои обязанности во время отсутствия.

Ключевые выводы

• Командировочные расходы — это расходы, связанные с поездками с целью ведения деловой деятельности.
• Вычету подлежат только обычные и необходимые командировочные расходы; расходы, которые не являются обычными и необходимыми или являются необоснованными, щедрыми или экстравагантными, а также командировочные расходы в личных целях не подлежат вычету
• IRS считает, что сотрудники уезжают из дома, если их деловые обязанности требуют, чтобы они находились вдали от своего «налогового дома» значительно дольше, чем обычный рабочий день.
• Примеры командировочных расходов включают авиабилеты и проживание, транспортные услуги, стоимость еды и чаевых, использование средств связи.
• Командировочные расходы, понесенные во время неопределенного рабочего задания, которое длится более одного года согласно IRS, не подлежат вычету в налоговых целях.

Общие сведения о командировочных расходах

Хорошо организованные записи, такие как квитанции, аннулированные чеки и другие документы, подтверждающие вычет, могут помочь людям получить компенсацию от работодателя и помочь предприятиям подготовить налоговые декларации и ответить на вопросы IRS.Примеры дорожных расходов могут включать:

• Авиабилеты и проживание специально для ведения бизнеса вдали от дома
• Транспортные услуги, такие как такси, автобусы или поезда до аэропорта или до места назначения и вокруг него
• Стоимость питания и чаевых, услуги химчистки одежды и стоимость деловых звонков во время командировки вне дома
• Стоимость аренды компьютеров и других средств связи в командировке

Путевые расходы не включают регулярные проездные.

Виды командировочных расходов

Использование личного автомобиля во время деловой поездки, включая фактический пробег, дорожные сборы и плату за парковку, может быть включено в дорожные расходы. Стоимость использования арендованных транспортных средств также может быть засчитана как командировочные расходы, но только для той части поездки, которая используется для деловых целей. Например, если во время деловой поездки путешественник посетил члена семьи или знакомого, стоимость проезда от отеля до их посещения не подлежит вычету на командировочные расходы.

Командировочные расходы, понесенные во время бессрочной работы на срок более одного года, не подлежат вычету в налоговых целях. IRS позволяет рассматривать другие виды обычных и необходимых расходов как связанные с командировкой для целей вычета. Такие расходы могут включать проезд до делового обеда и обратно, наем публичной стенографистки, оплату аренды компьютера, связанной с поездкой, а также доставку багажа и демонстрационных материалов, используемых для деловых презентаций.