Как делать график отпусков – График отпусков: образец заполнения-2019 скачать

Шаблон графика отпусков (или графика обучения или иного графика) в MS Excel файле / Habr

Работаю небольшим руководителем и имею в обязанностях составление и поддержание в актуальном виде графика отпусков своего отдела. Данный график составляется в конце года на следующий год и предоставляется в отдел кадров организации. При этом отдел кадров требует предоставлять его в формате таблицы-списка, но самому мне для работы нужен формат наглядного графика. К тому же в связи с постоянными переносами отпусков сотрудников данный график необходимо поддерживать актуальным.

Не делать ненужную работу и все что можно автоматизировать для меня жизненный принцип. В данной статье хочу поделится опытом создания MS EXCEL файла графика. Возможно полученный шаблон или данный опыт окажется полезным и вам.

Для тех, кому данный нужен шаблон и кто не хочет особо заморачиваться тем как это устроено — сразу Ссылка для просмотра и скачивания.

Для интересующихся конструкцией нижеследующее описание.

Возникновение задачи

Итак. Требуемый кадровиками формат изображен на картинке ниже(все фамилии и должности вымышленные):
Особенности данного формата:

1. В таблицу отдельными строками включаются отдельные периоды отпусков
2. В таблице указываются даты начала отпуска и продолжительность
3. Список упорядочен по алфавиту фамилий сотрудников и по возрастанию дат начала

График — это график

График отпусков моих сотрудников нужен и мне, но я бы хотел иметь его в виде наглядного календарного графика (диаграммы), где вдоль оси времени отражаются периоды отпусков сотрудников. И я его в итоге и сделал — вот таким:

Как это сделано

Для создания графика такой формы я использовал встроенный в MS EXCEL конструктор диаграмм и тип диаграммы «Линейчатая с накоплением».
Для того чтобы горизонтальная ось диаграммы имела вид шкалы времени нужны следующие настройки:
Максимум и минимум соответствуют числовым значениям дат начала и конца года. Чтобы семидневная сетка совпадала с реальными неделями за дату начала года лучше брать не 01.01, а ближайший к этой дате понедельник.

В качестве исходных данный формирования графика используется таблица, расположенная над графиком. Область печати страницы настроена так, чтобы она не выводилась.

На самом деле диаграмма отражает не только периоды отпусков, но и разрывы между ними (настройками выполнено отображение отпусков зеленым цветом заливки, а разрывов — без заливки то есть прозрачными).

Первый ряд

Это отображаемый прозрачным период от начала времен до даты начала первого отпуска в году. Используется значение в столбце «Начало1».

Второй ряд

Это отображаемый зеленым первый отпуск. Используется значение в столбце «Дней 1» — продолжительность первого периода отпуска:
У меня столбец «Дней 1» рассчитывается по формуле:
Плюс один день потому, что дата окончания отпуска — это последний его день, а не первый рабочий.

Третий ряд

Это отображаемый прозрачным период от окончания первого отпуска до начала второго.
Также считается формулой, а так как данной значение не имеет пользовательской ценности — столбец в таблице максимально сужен.

Последующие ряды

Тут хочется просто сказать «ну и так далее…», в общем зеленые периоды отпусков строятся аналогично ряду 2, а прозрачные промежутки между ними — аналогично ряду 3. Для моей задачи хватило 5-ти периодов — это текущее ограничение шаблона, которое можно преодолеть, продолжая таблицу в ширину (насколько у вас хватит терпения).

А как быть с кадровиками?

Им же нужен просто список!?

Не держать одни и те же данные в 2-х местах, не создавать возможности их расхождения — для меня дело чести. Пусть и пришлось потратить время, но лучше один раз ввести формулы чем каждый раз править данные. Тут никаких сложностей нет — просто ссылки с листа, содержащего форму для кадровиков на ячейки все в той же исходной таблице.

Такими ссылками заполнены в каждой строке ячейки с В по Е. Для каждой строки из исходной таблицы (каждого сотрудника) созданы соответственно числу возможных отпускных периодов — 5 строк в данной таблице. Например поле E «Кол-во календ. дней», для первого сотрудника заполнено:

1-я строка — «=График!G5»
2-я строка — «=График!K5»
3-я строка — «=График!O5»
4-я строка — «=График!S5»
5-я строка — «=График!W5»

Для следующего сотрудника ссылки будут на те же столбцы и на следующую строку (это довольно трудоемко было заполнять из за того, что форма транспонирована, а как копировать формулы с транспонированием я не разобрался).

Обратите внимание, что в столбце Е стоит фильтр. Он нужен для того, что бы выводить только заполненные периоды отпусков (настроено не выводить 0).

Еще осталось автоматизировать нумерацию строк (первый столбец). В первой строке руками проставлена цифра «1», для остальных использую формулу «=A6+ЕСЛИ(E7=0;0;1)» (на примере 2-й строки).

На этом все. Благодарю за внимание

habr.com

График отпусков на 2019 год в «1С:Зарплаты и кадры государственного учреждения»

Перед наступлением нового отчетного периода в государственных и муниципальных учреждениях кадровые службы, как правило, озабочены формированием графиков отпусков на следующий год. Компания 1С недавно внесла в свое программное обеспечение некоторые улучшения, связанные с графиками отпусков.

Согласно статьям 114, 122 ТК РФ работникам должны ежегодно предоставляться оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

В случае предоставления работникам отпусков «по первому требованию» могут пострадать интересы работодателя. Чтобы дать работникам возможность отдохнуть, а работодатель мог планировать свою деятельность на предстоящий год, необходимо соблюсти баланс интересов всех сторон. Своевременное установление очередности отпусков, составления графика отпусков и является способом удовлетворения интересов как работодателя, так и работников. Об этом прямо говорится и в ч. 1 ст. 123 ТК РФ.

Когда в учреждении большой штат, то сформировать график отпусков удобнее с помощь программного обеспечения, а «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» позволяет сделать это наиболее эффективно. А после небольших доработок редакции 3.1 данного продукта компании 1С работа с графиков отпуском теперь выглядит следующим образом.

Шаг 1. Вызов формы документа и заполнение списком работников

Используйте закладку «Кадры» — графики, переносы отпусков:

При необходимости заполнить график всеми сотрудниками организации необходимо по кнопке «Подбор», открыть справочник сотрудники и выделить всех по кнопке «Cntrl A». Или установить соответствующие отборы и потом выделить сотрудников:

Выбранные сотрудники попадут в документ «График отпусков». При подборе в «График отпусков» сотрудника, которому назначено несколько ежегодных отпусков, в таблицу добавится столько строк, сколько ежегодных отпусков назначено сотруднику.

Шаг 2. Определение продолжительности отпусков

Ежегодные отпуска, которые требуется запланировать, перечисляются в таблице. На каждый вид отпуска вводится отдельная строка. В ней указывается сотрудник, период отпуска и его вид. Количество дней определяется автоматически.

Или при вводе периода отпуска можно указать дату начала и количество дней, тогда дата окончания посчитается атвоматически:

Если при формировании графика отпусков или приказов на отпуск количество дней отпуска не проставляется, то необходимо заполнить графики работы на 2019 год.

Шаг 3. Корректировка графика

После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. В программе такой перенос можно оформить документом «Перенос отпуска», который можно ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском по ссылке «Оформить перенос»:

Из документа «Перенос отпуска» можно распечатать заявление сотрудника:

Для проверки положенных работнику и введенных им дней отпуска из графика отпусков можно посмотреть отклонения запланированных отпусков от данных по остаткам отпусков в программе. Это можно сделать в левом нижнем углу документа «График отпусков» по кнопке «Контроль остатков отпусков»:

Шаг 4. График по форме Т-7

После ввода всех отпусков в таблицу можно сформировать график отпусков по форме Т-7. Расшифровка подписи руководителя кадровой службы доступна в документе, по умолчанию она заполняется в соответствии с указанными в карточке организации данными.

Есть еще другой способ ввода графика отпусков в программу — это загрузка из файлов. В этом случае график отпусков можно заполнить, загрузив данные из файлов Excel по кнопке «Загрузить из файла». По кнопке «Заполнить» график отпусков заполняется занесенными приказами на отпуск в программе.

Загрузка графика отпусков может потребоваться, например, когда графики отпусков заполняются руководителями подразделения. Для этого нужно выслать шаблоны файлов для заполнения ответственным, а потом их просто загружать в систему, уже не набивая данные заново.

Заполнить данными из файла по кнопке «Загрузить из файла» можно двумя способами:

• Заполнить таблицу непосредственно в программе
• Загрузить из внешнего файла по шаблону

Вариант заполнения таблицы:

Здесь необходимо вручную внести необходимые данные в соответствующие поля, затем сопоставить данные при необходимости и дальше нажать кнопку «Загрузить данные»:

Вариант загрузки из внешнего файла рекомендуем делать следующим образом:

1. Сначала «Сохранить бланк для заполнения» (действие 1)

По этой команде произойдет сохранение шаблона файла Excel из программы на локальный диск. После этого необходимо заполнить файлик необходимыми данными.

2. Затем «Загрузить таблицу из файла» (действие 2).

Необходимо выбрать файл с уже заполненными данными, они автоматически попадут в график отпусков.

Формирование графика отпуском в «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения» позволяет использовать уже сформированную базу данных, что экономит время кадровых служб. А возможности корректировки графика и обмена информацией об отпусках работников дает возможность руководству принимать оптимальные управленческие решения.

www.klerk.ru

Как составить график отпусков: правила, сроки, порядок, ошибки

График отпусков – обязательный комплект документации, который в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации должен быть у каждой организации. По этой причине трудовая инспекция и прокуратура, в первую очередь, проверяют наличие именно этого графика.

Понятие графика отпусков

График отпусков представляет собой расписание, в котором отображен перечень ежегодных отпусков для каждого сотрудника. Главная цель документа – обеспечить организацию необходимым количеством людей, установив оптимальное расписание отпусков.

Документ формируется в соответствии с формой Т-7, которая регламентирована Постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года.

Начиная с 2013-го года, особенности составления изменились. С этого момента организация обязана разрабатывать форму документа самостоятельно, однако в ней должны иметься все достоверные реквизиты в соответствии с первичной бухгалтерией.

Замечание. Несмотря на такое разрешение, большинство предприятий предпочитает использовать форму Т-7 из-за ее удобства.

План отдыха обязаны подписать начальник службы кадров и руководитель подразделения фирмы. При использовании формы Т-7, глава предприятия ежегодно ее утверждает.

Продолжительность отпуска

28 календарных дней – продолжительность отпуска, которое закрепляется за сотрудником за год деятельности на производстве. Единственное исключение – работники организации, состоящие на особенных условиях труда. В частности:

• Граждане, осуществляющие деятельность на опасных условиях;
• Лица, занятые работой в северных условиях.

Для любой из этой категории, время отпуска увеличивается.

Законодательство также описывает случаи, когда за деятельность работника назначаются дополнительные дни отдыха:

1. Непостоянный рабочий день сотрудника – работодатель обязан добавить к графику 3 дня отпускных;
2. Несовершеннолетним работникам полагается отпуск, который продолжается 31 день.

Замечание. Настоятельно не рекомендуется одновременно отправлять в отпуск все подразделения или службы предприятия – такой ход нарушит работу организации, что повлечет за собой серьезные убытки.

Учитывая специфику предприятия, можно составить приблизительную схему отпусков:

• Работников сельского хозяйства лучше всего отправить в отпуск зимой, так как в это время года активность организации снижена;
• Лето – идеальное время для отправления в отпуск работников учебных заведений.

Только учитывая особенности организации, можно составить оптимальный график, который не нарушит производственные возможности и не подорвет финансы компании.

Порядок составления графиков на следующий год

Стоит отметить, что график отпусков относится к документу локального характера. То есть они имеют силу в рамках конкретной организации или подразделения и неактуальны за их пределами. Практических во всех предприятиях формируются именно локальные акты, в которых отражено двустороннее отношение между сотрудником и работодателем.

Замечание. Письмо Роструда №4414-6 обязывает предприятия составлять локальные нормативные графики отпусков для каждого отделения.

На процесс формирования графика могут повлиять фундаментальные документы и прочие нормативные справки, действующие в организации. При наличии коллективного соглашения в нем могут излагаться особенности формирования плана отпусков.

Опрос сотрудников

Важным фактором формирования графика может стать опрос работников организации. Проводить опрос можно путем личной беседы или анкетированием. После анализа результатов, работник кадровой службы делает наброски с приблизительным планом отпуска для каждого служащего компании.

Важно. Если организация включает в себя множество структурных подразделений, то опрос может провести уполномоченный сотрудник.

После завершения опроса и формирования приблизительно плана, сведения передаются в кадровую службу. Здесь сотрудники по своему усмотрению меняют расписание, подстраивая его в соответствии с возможностями компании. На последнем этапе план согласовывается с самими сотрудниками и начальниками подразделений.

Законодательство

При формировании плана отпусков важно помнить о том, что некоторые сотрудники имеют полное право самостоятельно выбирать период и продолжительность отдыха. Эти нюансы полностью расписаны в законодательство Российской Федерации.

К привилегированным работникам, которые имеют законное право выбирать период и продолжительность отдыха, относят:

• Совместителей, пришедших со сторонних компаний. Такие лица могут взять одновременно два отпуска – с дополнительной и основной работы;
• Беременных девушек, которые, по расписанию должны уйти на отдых накануне декретного отпуска или после его окончания;
• Несовершеннолетних граждан, работающих на производстве с заключением трудового соглашения.

Представленный выше список не полный. Исчерпывающий перечень можно найти в Трудовом кодексе Российской Федерации.

Важно. Сотрудник, имеющий подобные привилегии, обязан предоставить пакет документов, которые подтвердят его полномочия при выборе особенностей отдыха.

Неиспользованные дни

Нередко случается так, что лицо имеет неизрасходованные за прошлый год отпускные дни, о которых кадровая служба не должна забывать. Также не стоит забывать и о расчёте отпускных выплат.

При возникновении такой ситуации, сотрудник должен уйти на отдых за текущий год, а позже в произвольном порядке работнику назначается период отдыха за неиспользованные дни.

Замечание. Неизрасходованные дни могут быть как занесены в график отпусков, так и предоставлены на основании соглашения между сотрудником и работодателем.

Сотрудник не теряет прав на неиспользованные дни в случае, если они не занесены в план отпусков. Это время остается закрепленным за работником до того момента, пока он их не использует.

Внесение корректировок в план

Закон разрешает корректировать принятый график отпусков только после согласования с сотрудником фирмы, чей отдых переносится на другое время.

На практике существует три основных нюансов, из-за которых может происходить корректировка графика:

1. Работник своевременно не получил выплаты за отпускные;
2. В случае, когда лицо получило извещение о начале запланированного отдыха с запозданием;
3. Если уход работника на отдых повлечет большие финансовые или производственные потери для компании.

Основанием для начала корректировки графика может стать приказ работодателя, однако он должен обосновать причины изменения и ответить на вопросы сотрудников.

В стандартизированной форме Т-7 для заполнения изменений существуют отдельные графы:

• Графы 7-9 заполняются в случае, когда отдых человека переносится;
• Графа 10 в случае отмены отпуска – сотрудник в срочном порядке вызывается на место работы. При этом оставшиеся дни отдыха должны быть перенесены на следующий период.

На любом предприятии принято выделять два варианта изменений графиков:

1. Создание нового документа – подразумевает оформление нового графика отпусков. Такой шаг может вызвать трудности в случае проверки от трудовых инспекций;
2. Создание дополнительной формы, которая прилагается к основному документу и теряет силу отдельно от него.

Наиболее удобным и практичным вариантом является второй – это решение не вызовет проблем со службами проверки, так как полностью исключает путаницу в документации фирмы.

Нюансы формирования графиков

Помимо основных моментов, которые необходимо учитывать при формировании плана отпусков, существует ряд дополнительных:

• Стаж сотрудника – законное право на оформление оплачиваемого отпуска имеют только работники, занятые на предприятии более 6 месяцев. Если за это время сотрудник брал дополнительный неоплачиваемый отпуск на срок более 7 дней, то он не включается в этот стаж;
• Два отпуска – его могут получить те сотрудники, которые были устроены на предприятии под конец календарного года (сентябрь, октябрь и т.д.). Лицо имеет право взять первый отдых до мая, а второй – до конца года;
• Дополнительные отпуска – локальный отдых, который имеется во множестве организаций с опасным или крайне вредными условиями труда. Время отдыха должно в обязательном порядке заноситься в график, однако использовать подобные отпуска может только лицо, отработавшее на предприятии больше 6 месяцев. Помимо этого, закон не предусматривает получение такого отпуска авансом;
• Сотрудники, которые поступают в высшие учебные заведения, имеют право самостоятельно выбирать время отпускных. Преимущественно это положение относится к лицам, работающим в районах крайнего севера.

Типичные ошибки при формировании плана

Одна из самых распространенных ошибок, которую можно встретить во многих средних и мелких организациях – отсутствие графика. Это прямое нарушение правил, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации, которое влечет за собой штраф.

Обратите внимание. В соответствии с действующим законодательством РФ, составлять план отпусков необходимо даже в фирме, где работает один человек.

Следующая ошибка – на документе нет подписей от руководителей кадровой службы. Такое происходит в случае, когда локальный план отдыха сотрудников компании разработан только «для галочки». Записи в справках и время отдыха могут не совпадать.

Еще один недочет – разбитие отпуска на несколько частей. Этот вариант приемлем только в случае полного согласия самого работника и невозможен без его одобрения. Если работодатель решил поделить отдых, то кадровая служба обязана представить работнику ознакомительный документ, где тот должен поставить подпись.

Последняя ошибка – отсутствие записи о сотруднике в графике. Это не критичное замечание, так как работник может самостоятельно написать заявление на предоставление отдыха.

Видео-составление графика отпусков

Видео, в котором подробно раскрыта тема, как составить график отпусков в организации с учетом всех нюансов:

График отпусков – один из компонентов основной документации, который в обязательном порядке должен присутствовать на предприятии, в противном случае проверяющие органы могут выписать штраф за несоблюдение положений Трудового кодекса. При составлении документа необходимо опираться не только на букву закона, но и на мнение и потребности самих сотрудников производства.

moyaidea.ru

График отпусков на 2019 год надо составлять по новым правилам в 1С

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», декабрь 2018.

Аксиния Богданова, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ».

Самое время составить график отпусков на 2019 г. Вспомним, как сделать это в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8».

Порядок составления графика отпусков

Отпуска работникам организации предоставляются, как правило, в соответствии с графиком отпусков, который ежегодно составляется в текущем году на следующий календарный год по унифицированной форме № Т-7.

График утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Работник должен быть извещен под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются: дополнительные отпуска, отпуска внешних совместителей, отпуска внутренних совместителей. Отпуска без сохранения заработной платы не отражаются в графике отпусков.

График отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и позволяет организации:

• заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные, которые выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска;
• при необходимости найти замену уходящему в отпуск работнику;
• контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.

Создание документа «График отпусков»

График отпусков в программе составляется с помощью документа «График отпусков» (раздел «Кадры» – «Графики, переносы отпусков»).

В поле «Дата» необходимо указать дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера. Дата документа используется в печатной форме графика отпусков по унифицированной форме № Т-7.

Поле «Номер» неактивно для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Номер документа также используется в печатной форме графика отпусков по унифицированной форме № Т-7.

Табличную часть можно заполнить в режиме подбора сотрудников по кнопке «Подбор» или путем добавления по одному сотруднику по кнопке «Добавить».

Табличную часть также можно заполнить по данным внешнего файла по кнопке «Загрузить из файла».

В табличной части документа перечисляются ежегодные отпуска, которые требуется запланировать:

• в колонке «Сотрудник» необходимо выбрать сотрудника, которому будет предоставлен отпуск;
• в колонках «Начало», «Окончание» необходимо указать даты начала и окончания планируемого отпуска сотрудника или дату начала отпуска и количество дней отпуска (в колонке «Кол-во дн.»), тогда дата окончания отпуска заполнится автоматически;
• в колонке «Вид отпуска» по умолчанию автоматически указывается «Основной вид отпуска». Вид ежегодного отпуска выбирается из справочника «Виды отпусков»;
• в колонке «Кол-во дн.» автоматически подсчитывается количество дней планируемого сотрудником отпуска за указанный период в колонках «Начало» и «Окончание»;
• в колонке «Фактический отпуск» отображается фактическая информация о запланированном отпуске в виде ссылок. Из этой колонки существует возможность оформить отпуск и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был оформлен, либо оформить перенос (после проведения документа) и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был перенесен.

По ссылке «Этот документ оформлен правильно?» можно проверить соответствие запланированных отпусков правам сотрудников на отпуск согласно учету остатков отпусков. Если документ оформлен правильно, будет выдано соответствующее сообщение.

Создание документа «Перенос отпуска»

После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. Такой перенос можно оформить с помощью документа «Перенос отпуска» (раздел «Кадры» – «Графики, переносы отпусков» – кнопка «Создать» – «Перенос отпуска»), который можно и удобнее ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском по ссылке «Оформить перенос» в колонке «Фактический отпуск» документа «График отпусков». В результате нажатия на ссылку будет создан и отображен документ «Перенос отпуска», в котором необходимо заполнить раздел «Отпуск перенесен»:

• в поле «На период с… по» необходимо указать период, на который переносится выбранный запланированный отпуск;
• по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск?» можно получить информацию об использовании сотрудником положенных ему отпусков и их остатках;
• в поле «В связи с» необходимо указать причину переноса запланированного отпуска для ее отражения в печатной форме;
• флаг «Перенос по инициативе сотрудника» необходимо установить, если перенос запланированного сотрудником отпуска переносится по его инициативе. В результате из документа можно будет сформировать печатную форму заявления сотрудника о переносе отпуска. В противном случае – печатную форму уведомления сотрудника о переносе отпуска.

После внесенных изменений в документ «Перенос отпуска» для их сохранения необходимо нажать на кнопку «Провести».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

buhguru.com

Как выполнить внесение изменений в график отпусков?

Внесение изменений в график отпусков может потребоваться как по инициативе работодателя, так и по просьбе работника. О том, как правильно оформить изменения и дополнения к графику, расскажем в этой статье.

График отпусков

Может ли работодатель менять график отпусков

Изменение графика отпусков по инициативе работника

Образец дополнения к графику отпусков. Дополнительный график отпусков на новых сотрудников

Смена даты отпуска. Вынесение приказа об изменении даты отпуска и замена графика

Образец приказа об изменении графика отпусков

График отпусков 

Трудовой кодекс РФ вводит обязанность составлять график ухода сотрудников в отпуск и возлагает ее на работодателя. Ст. 123 ТК РФ разъясняет, что такой график — составляемый ежегодно документ, утверждаемый распоряжением руководителя.

График предоставления отпусков обладает рядом особенностей:

1. Составляется и утверждается документ не позднее последних 2 недель перед новым годом.
2. Учет мнения профкома (при наличии такового) при его оформлении — обязательная процедура.
3. Однажды утвердив годовой график, администрация предприятия обязана придерживаться его весь год, так же как и работники.
4. В ходе формирования графика нужно учесть, что некоторые категории сотрудников обладают преимуществами при выборе времени отпуска. О том, как предоставляется отпуск и каков порядок этого, можно узнать из статьи Порядок предоставления отпуска по Трудовому Кодексу. 

График можно составить в свободной форме, однако зачастую применяется бланк Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, поскольку в нем уже предусмотрены все требуемые трудовым правом моменты.

График отпусков в обязательном порядке утверждается руководителем компании. Сделать это можно 2 способами:

1. Издать отдельный приказ об утверждении документа, а также об иных сопутствующих действиях по его исполнению за подписью руководителя.
2. Предусмотреть гриф утверждения в самом графике (как в уже упоминавшейся форме Т-7). В этом случае приказ об утверждении графика отпусков не понадобится. 

Может ли работодатель менять график отпусков 

Нередко возникает ситуация, когда необходимо изменение графика отпусков, так как документ принимается заблаговременно на длительный период и нет возможности учесть особые обстоятельства, служебную необходимость, болезнь работника и т. п.

Действующее законодательство не содержит никаких норм, указывающих на то, каким образом и как должны оформляться изменения и дополнения к графику отпусков. Однако сотрудники кадровых служб придерживаются мнения, что оформление дополнений и изменений необходимо по ряду причин:

1. Неактуальность информации, указанной в графике отпусков, может повлечь за собой наложение штрафных санкций со стороны трудовой инспекции, а именно: факт его предоставления вне утвержденных и согласованных дат (ст. 5.27 КоАП РФ).
2. Внеплановое отсутствие работников на своем рабочем месте может оказать существенное влияние на производственный процесс компании.
3. Несогласованный отпуск может помешать работе бухгалтерии, у которой на этот случай формируются резервы оплат соответствующих расходов. 

Модифицировать график отпусков можно несколькими способами:

1. Оформлением дополнения к существующему документу. Указанный способ наиболее удобен при принятии на работу нового сотрудника.
2. Внесением изменений в уже существующий график. Этот способ удобен при переносе запланированной даты отдыха сотрудника. 

В любом случае необходимо учитывать, что для изменения времени отпуска конкретного работника нужно его согласие (см. ст. 124, 125 ТК РФ), а иногда распорядительный акт руководства, посвященный не изменению графика, а его причине (например, приказ об отзыве из отпуска). 

Изменение графика отпусков по инициативе работника

График отпусков может быть изменен не только по инициативе работодателя (при наличии согласия на это от сотрудника — ч.1 ст. 123 ТК РФ), но и по обращению самого работника.

Выделим следующие особенности процедуры, непосредственно предваряющие  изменение графика отпусков по инициативе работника:

1. Сотрудник должен уведомить работодателя о своем желании перенести утвержденный графиком отпуск на другую дату или изменить его продолжительность. Для этих целей подается заявление по утвержденной в организации форме (прошу перенести запланированный (дата) отпуск, прошу внести изменения в график отпусков — образец заявления обычно содержит эти или подобные фразы).

   Важно!  В отличие от убытия в отпуск по графику, в случае переноса отпуска подавать заявление необходимо (см. ст. «Отпуск по графику — нужно ли в этом случае заявление?»).

2. Сотрудник должен уведомить работодателя заблаговременно. Срок обращения работника за переносом отпуска не регламентирован ТК РФ. Но работодатель должен иметь возможность в соответствии с законом выполнить все необходимые процедуры. Например, выплатить отпускные не менее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
3. На перенос отпуска по просьбе работника, в общем случае, требуется согласие работодателя.

К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, совместители, супруги военнослужащих — полный список читатель сможет найти в нашей статье «Обязательно ли составлять график на отпуск?».

Предоставляя работнику отпуск не по плану, работодатель сам  определяет, каким образом будут зафиксированы такие изменения графика отпусков: посредством утверждения нового графика, дополнений к нему или путем внесения соответствующих сведений в уже существующую форму (см. далее).

Образец дополнения к графику отпусков. Дополнительный график отпусков на новых сотрудников 

Если в течение рабочего года трудоустраиваются иные лица, обязанности по внесению изменений в график отпусков нет. По согласованию с руководителем предприятия возможно предоставление отпуска в любое время по письменному заявлению работника.

Но при принятии решения о документальной фиксации отпусков таких работников разумным будет составление нового графика (дополнения к уже существующему). При этом порядок его введения в действие будет аналогичным:

1. При заполнении унифицированной формы Т-7 нет необходимости в оформлении приказа об утверждении нового графика. Но при этом в графе «Примечания» следует указать дату поступления сотрудника на работу.
2. При оформлении графика отпусков в свободной форме необходимо издание распоряжения руководителя об утверждении указанного документа и согласование графика с профсоюзом. 

Порядок оформления дополнения к графику предоставления отпусков будет аналогичен порядку оформления основного документа.

Образец дополнения к графику отпусков можно скачать здесь: Образец дополнения к графику отпусков. 

Смена даты отпуска. Вынесение приказа об изменении даты отпуска и замена графика 

Если же у сотрудника меняется дата предполагаемого начала отпуска, внести соответствующие изменения можно в уже существующий график формы Т-7 следующим образом:

1. Графа 6, содержащая сведения о запланированной дате начала отпуска, остается в неизменном виде.
2. Графы 8, 9, 10 заполняются соответствующим образом, а именно:

• графа 8 информирует о документах, послуживших основанием для переноса отпуска;
• графа 9 указывает на дату предполагаемого отпуска;
• графа 10 указывает на возможные причины, послужившие основанием для переноса отпуска работника. 

При этом перенос даты начала должен оформляться соответствующим распоряжением руководителя с указанием причин, послуживших основанием.

С приказом должны быть ознакомлены под подпись все лица, в нем указанные. Кроме того, оформляется согласие работника на перенос отпуска в виде отдельного документа (например, заявление о переносе отпуска с приложением больничного листа) либо надписи на приказе за подписью работника.

Если график отпусков составлялся в свободной форме, порядок внесения изменений в него аналогичен предыдущему. 

Образец приказа об изменении графика отпусков 

Составление приказа о внесении изменений не регламентируется никакими нормами действующего трудового законодательства. Соответственно, допустимо его оформление в свободной форме с учетом применяемых в организации правил делопроизводства.

Однако этот документ должен содержать определенные реквизиты:

1. Название предприятия.
2. Название оформляемого документа.
3. Дату и место его составления.
4. Порядковый номер распоряжения.
5. Вступительную часть, содержащую причины издания соответствующего распоряжения.
6. Основную часть, содержащую всю суть волеизъявления руководителя (например, для отзыва из отпуска — собственно решение отозвать из отпуска с указанием даты выхода на работу, а также дат нового, перенесенного отпуска).
7. Подпись руководителя.
8. Подписи лиц, перечисленных в приказе, об ознакомлении с ним. 

Скачать образец приказа можно, пройдя по ссылке: Образец приказа о внесении изменений в график отпусков. 

*** 

Действующее законодательство не содержит норм, прямо указывающих на порядок внесения изменений в график предоставления отпусков на предприятии. Внесение изменений в график отпусков аналогично самому графику должно утверждаться руководителем предприятия. Если график составлен по унифицированной форме, содержащей утвердительную надпись, необходимости в составлении отдельного распоряжения нет. Если же график оформлялся в свободной форме и утверждался приказом руководства, все изменения в него также вносятся и утверждаются аналогичным способом. 

rusjurist.ru

Порядок и регламент составления графика отпусков

Трудовым Кодексом предусмотрено наличие у каждого человека права на отдых, которое относится как к обязательному наличию выходных дней во время работы, а также свободного нерабочего времени в установленных законодательством размерах, так и к предоставлению длительного ежегодного оплачиваемого отпуска. Размер такового отпуска регулируется законодательно, равно как и порядок его предоставления.

---

Оглавление: 
1. Кем составляется график отпусков
2. Порядок составления графика отпусков
3. Отпуск в праздничные и выходные дни
4. Нюансы составления графика отпусков
5. Порядок оплаты и учета перенесенных отпусков в графике

---

Кем составляется график отпусков

Рекомендуем прочитать:
Могут ли отозвать из отпуска: как проходит процедура, права работника

Право и обязанность формирования графиков отпусков всех работников возлагаются на работодателя соответственно положениям ст. 123 ТК РФ. Это значит, что именно работодатель определяет, какие сотрудники будут отдыхать в конкретное время. Однако положениями этой статьи также регламентируется уведомление профсоюзного органа в ультимативном порядке о составлении отпускного графика.

Важный факт: согласно ст. 123 ТК РФ работодателю необходимо учитывать пожелания сотрудников относительно сроков и времени предоставления оплачиваемых отпусков. При наличии жалобы в профсоюзную организацию со стороны работников, от него может быть потребован пересмотр установленного графика.

Также существуют отдельные категории работников, обладающие правом получения оплачиваемого отпуска вне установленного графика по собственному заявлению. К таким категориям лиц относятся, например, беременные женщины, которые имеют право потребовать от работодателя предоставления оплачиваемого отпуска перед началом отпуска по беременности и родам. Кроме этого, требовать от работодателя предоставления отпуска имеют право и супруги беременных женщин на любую дату, приходящуюся на их отпуск. В таком случае, работодатель может потребовать от сотрудника документальных подтверждений наличия у его супруги такового отпуска.

Порядок составления графика отпусков

Законодательством предусмотрен порядок, по которому составляются графики отпусков. В целом, отпуска должны составляться следующим образом:

• Работодатель формирует график отпусков на следующий календарный год не позднее, чем 17-го декабря. Соответствующий документ принимается в свободной форме, однако должен иметь дату составления и реквизиты работодателя.
• Не ранее, чем за 14 дней до момента начала оплачиваемого отпуска сотрудник должен быть оповещен о таковом, вне зависимости от того, выдается отпуск в соответствии с заявлением работника или же без составления такового.
• Не позднее, чем за три дня до начала отпуска, в соответствии с положениями ст. 136 ТК РФ, работнику выплачиваются отпускные.

В случае нарушения любого пункта из вышеописанного порядка составления графика отпуска, работник имеет право требовать от работодателя переноса такового отпуска на другой срок.

Важный факт: в случае, когда сотрудник требует перенести ему отпуск на законных основаниях, право выбора сроков и времени отпуска всё равно сохраняется за работодателем.

Отпуск в праздничные и выходные дни

Так как законодательно установленные федеральные праздничные дни являются общим временем для отдыха сотрудников большинства учреждений, они не включаются в длительность отпуска. Если отпуск приходится на праздничные дни, он соответствующим образом увеличивается на аналогичное количество дней, однако оплате дни отпуска, приходящиеся на праздничные, не подлежат.

В то же самое время, выходные дни, входящие в отпуск, подлежат оплате отпускными на общих основаниях, исходя из расчетов среднего заработка работника. При этом согласно трудовому законодательству непосредственно положенные выходные дни для сотрудника не считаются оплачиваемыми.

Важный факт: работодатель имеет право разделения отпуска так, чтобы его часть приходилась целиком только на выходные дни. В таком случае, работник фактически не получит дополнительного времени отдыха, однако может получить отпускные, что увеличит его доход за календарный месяц.

Нюансы составления графика отпусков

Следует отметить, что законодательство предусматривает возможность перенесения времени отпуска на следующий год, если таковой не был использован работником. Также, предусматривается и возможность переноса оплачиваемых отпусков на последующий календарный год и по инициативе работодателя в исключительных случаях, когда отсутствие сотрудника на рабочем месте будет недопустимым.

Также, сотрудник может просить перенесения отпуск у работодателя самостоятельно. При этом за работодателем сохраняется право отказать работнику в переносе оплачиваемого отдыха по собственному желанию, за исключением следующих ситуаций:

• Сотрудник является несовершеннолетним;
• Отпуск требуется беременной сотрудницей для прибавки к времени отпуска по беременности или родам;
• Сотрудник временно утратил трудоспособность и находится на больничном на время отпуска согласно графику;
• В других ситуациях, которые могут быть предусмотрены отдельными нормативными актами или законами.

Важный факт: следует помнить и о том, что работодатель обязан предоставлять 14-дневную часть отпуска сотруднику в целом неразделенном виде ежегодно. В том числе и в ситуациях, если сотрудник не подавал заявления на непрерывный отпуск соответствующей длины или даже требует предоставления ему отпуска меньшими частями.

Следует помнить, что отдельные категории работников обладают правом получения дополнительных оплачиваемых отпусков. В частности, таковым правом обладают сотрудники, трудовой договор с которыми включает в себя понятие ненормированного рабочего дня, а также работники, чьи служебные обязанности сопряжены с вредным или опасным производством.

Порядок оплаты и учета перенесенных отпусков в графике

Согласно российскому законодательству, неиспользованные дни отпуска добавляются к расчету количества доступных для отпуска дней в следующем календарном году. Вноситься в график таковые дополнительные дни могут в свободном порядке, однако если отпуск был перенесен по инициативе работодателя, он обязан предоставить работнику возможность оплачиваемого отдыха сроком не менее 14 дней в последующем году, на который был перенесен таковой отпуск. Отдельного регламента для учета и оформления перенесенных отпусков в графике нет, поэтому они могут быть учтены в свободной форме.

Важный факт: работодатель должен в обязательном порядке оплатить сотруднику все неиспользованные дни отпуска, в том числе и за предыдущие годы при его увольнении.

Допускается также выплата денежной компенсации сотрудникам за любые дополнительные дни отпусков свыше 28 календарных дней в году со стороны работодателя.

Загрузка…

pravo.moe